Sistem Informatic Pentru Gestiunea Stocurilor

CUPRINS

=== anexa1 MCD ===

– Anexa 1 –

MODELUL CONCEPTUAL AL DATELOR

=== anexa2 MRD ===

– Anexa 2 –

MODELUL RELAȚIONAL AL DATELOR

=== anexa3 COD ===

– Anexa 3 –

Procedura VB pentru

validarea bonurilor de predare

Private Sub CmdValidare_Click()

Set tmp1 = Nothing

Set tmp1 = db.QueryDefs("NecesarBPtotal")

tmp1.Parameters![bp] = Val(cbonr.Text)

Set tmp2 = tmp1.OpenRecordset

' Verifica daca sunt suficiente materiale

If tmp2.Fields("sumofnecesar") > 0 Then

MsgBox "Bonul de predare nu poate fi validat, deoarece nu exista suficiente materiale in stoc. Verificati intrarile de materiale."

db.Execute ("delete zzznecesarbp.* from zzznecesarbp")

Set tmp4 = db.QueryDefs("actnecbp")

tmp4.Parameters![bp] = Val(cbonr.Text)

tmp4.Execute

Set tmp1 = Nothing

Set tmp1 = db.QueryDefs("BPtemp")

CrystalReport1.PrintReport

Call act(cbonr.Text)

Else

Frame1.Visible = True

ProgressBar1.value = 0

increment = 100 / (vbpg.Rows – 1)

' Deschiderea seturilor de inregistrari necesare pentru prelucrare

Set intrare = db.OpenRecordset("Intrare mat")

Set intrq = db.QueryDefs("Intr")

Set normaq = db.QueryDefs("norma produs")

Set pred = db.OpenRecordset("Predare pf")

Set bc = db.OpenRecordset("Bon Consum")

' Crearea unui bon de consum

bc.AddNew

bc.Fields("Nr_BP") = CInt(cbonr.Text)

bc.Fields("Data") = CDate(txtdata.Text)

bc.Update

bc.MoveFirst

Call find(bc, 1, CInt(cbonr.Text))

nbc = bc.Fields("Nr_BC")

' Prelucrarea se repeta pentru fiecare tip de produs fabricat

pred.MoveFirst

Do

If CStr(pred.Fields("Nr_BP")) = cbonr.Text Then

ProgressBar1.value = ProgressBar1.value + increment

Label3.Caption = CStr(Int(ProgressBar1.value)) & " %"

pr = pred.Fields("Cod_pf")

cp = pred.Fields("Cant_predata")

cost = 0

' Se verifica norma de consum pentru produsul analizat

normaq.Parameters![pf] = pred.Fields("Cod_pf")

Set norma = normaq.OpenRecordset

Do

mat = norma.Fields("Cod_mat")

cons = norma.Fields("Consum") * cp

ct = cons

intrq.Parameters![m] = mat

Set intr = intrq.OpenRecordset

Do

' Se analizeaza intrarile de materiale cronologic

intr.Requery

x = min(cons, intr.Fields("stoc"))

cons = cons – x

intrare.MoveFirst

Do While (intrare.Fields("Nr_NIR") <> intr.Fields("Nr_NIR")) Or (intrare.Fields("Cod_mat") <> intr.Fields("Cod_mat"))

intrare.MoveNext

Loop

fostcons = intrare.Fields("Cant_cons")

fostcons = fostcons + x

intrare.Edit

intrare.Fields("Cant_cons") = fostcons

intrare.Update

cost = cost + x * intr.Fields("Pret_int")

nir = intrare.Fields("Nr_NIR")

With Consum

.AddNew

.Fields("Nr_NIR") = nir

.Fields("Cod_mat") = mat

.Fields("Nr_BC") = nbc

.Fields("Cod_pf") = pr

.Fields("Cant") = ct

.Update

End With

Loop Until cons = 0

norma.MoveNext

Loop Until norma.EOF

pred.Edit

pred.Fields("Cost") = cost / cp

pred.Update

End If

'scrie cost

pred.MoveNext

Loop Until pred.EOF

Frame1.Visible = False

'–––––––––––––––-

'actualizare bp valid

bp.MoveFirst

bp.FindFirst ("Nr_BP=" & cbonr.Text)

bp.Edit

bp.Fields("BPb") = True

bp.Update

bp.Requery

cbonr.Text = ""

txtdata.Text = ""

For i = 0 To cbonr.ListCount – 1

cbonr.RemoveItem 0

Next i

bp.MoveFirst

Do

cbonr.AddItem bp.Fields("Nr_BP")

bp.MoveNext

Loop Until bp.EOF

bp.MoveFirst

Set tmp1 = Nothing

Set tmp1 = db.QueryDefs("BPtemp")

vbpg.Visible = False

CmdValidare.Enabled = False

End If

End Sub

=== cap1 ===

CAPITOLUL I

PREZENTAREA SOCIETĂȚII S.C. FUTURE S.R.L. Otopeni

1.1. DATE DE IDENTIFICARE ALE FIRMEI

SC FUTURE SRL cu sediul în Otopeni, Str. Drumul Odăii Nr. 28, a fost înființată în anul 1998, pe baza Legii nr. 31/1991 având ca unic asociat pe Dl. Marinus Theodorus Antonius Vermeulen, cetățean olandez domiciliat in Beesd – Olanda.

SC FUTURE SRL Otopeni este persoană juridică română, având forma juridică de organizare de societate comercială cu răspundere limitată cu capital în totalitate privat. Aceasta își desfășoară activitatea în conformitate cu legile române și cu statutul și contractul de societate.

Societatea are posibilitatea de a hotărî înființarea de sucursale, filiale, reprezentante, birouri, agenții, puncte de desfacere, etc., pe întreg teritoriul României.

Durata de funcționare este de 99 de ani, această perioadă putând fi schimbată, respectându-se formalitățile prevăzute de lege privitoare la înființarea societăților, pe baza hotărârii asociatului unic.

Limitarea in timp a funcționarii societății poate fi hotărâta de asociatul acesteia.

La înființarea societății, capitalul social subscris de către asociatul unic a fost în sumă de 2,000,000 lei, divizat in 20 părți sociale egale cu o valoarea nominală de 100,000 lei. Acestea nu pot fi reprezentate prin titluri negociabile.

Capitalul social este vărsat in contul societății SC FUTURE SRL la o banca autorizata din România.

Părțile sociale sunt deținute integral de asociatul unic. Transmiterea către terți a părților sociale se face numai prin hotărârea asociatului in condițiile prevăzute de lege.

Transmiterea părților sociale trebuie înscrisa in Registrul Comerțului si in Registrul de Asociați ai Societății. Transmiterea are efect fata de terți numai din momentul înscrierii acesteia in Registrul Comerțului.

Reducerea capitalului social se hotărăște de către asociații societății, respectându-se limita minimă legală, si va putea fi făcuta numai după trecerea a două luni de la publicarea hotărârii in Monitorul Oficial. Hotărârea va menționa procedeul ce va fi utilizat pentru efectuarea reducerii de capital, precum si motivele care au stat la baza luării acestei măsuri.

Din beneficiile societății se va prelua in fiecare an o cota de 5% pentru formarea fondului de rezerva al societății pana in momentul in care acesta va atinge minimum a cincea parte din capitalul social inițial subscris. Asociații vor putea hotăra ca aceasta cota de 5% sa fie mai mare. Daca fondul de rezerva, după constituire, s-a micșorat din orice cauză, el va fi completat, respectându-se dispozițiile privitoare le formarea lui.

Participarea la profit si pierderi este conforma cu cota de participare la capitalul social.

1.2. OBIECTUL DE ACTIVITATE ȘI STRUCTURA ORGANIZATORICĂ

Conform statutului societății, obiectul de activitate al societății consta in:

PRODUCTIE, de mobilier, obiecte din lemn, scaune, garnituri de hol, sofe, mobilier de bucătărie, cod CAEN 6024;

COMERT INTERN si IMPORT EXPORT, cu ridicata si cu amănuntul cu produse alimentare, agroalimentare, industriale, de uz curent sau de folosință îndelungată, electrice, electrotehnice, electronice, electrocasnice, țigări, băuturi, cafea (cu respectarea legislației in vigoare), detergenți, cosmetice si parfumerie, produse petroliere si incăltăminte, produse de carmangerie, produse lactate si coloniale, zahăr si produse zaharoase, ciocolată, sare, ulei, lapte praf si condensat, paste făinoase, pasta de tomate, măsline, portocale, citrice, legume, drojdie de bere, plancton, margarina, băuturi răcoritoare, articole de papetărie, materiale de construcții, obiecte sanitare, mașini si utilaje, autoturisme si piese de schimb, mobilier si obiecte de mobilier, obiecte din lemn, scaune, garnituri de hol, sofe, mobilier de bucatarie, folie de ambalat, precum si alte produse aflate in circuitul civil cu respectarea legislatiei in vigoare.

SERVICII, cabinet de tratament cosmetic, sala de gimnastica pentru intretinere, coafura, pedichiura, manichiura, masaj, transport auto in trafic intern si internațional, turism intern si internațional, închirieri mijloace de transport si spatii comerciale, magazinaj, depozitare, comisionari (cu excepția comisionului in vama), design industrial, ambiental, publicitar, vestimentar, reclama si publicitate, intermedieri in afaceri, reciclarea materialelor refolosibile, fast food, bar, restaurant, cofetărie, patiserie, închirieri casete video, reparații si recondiționări de obiecte din lemn si mobilier, precum si alte servicii in condițiile legii;

PRODUCTIE, de produse alimentare, agroalimentare, industriale, electrice, electrotehnice, electronice, electrocasnice, de uz curent sau de folosința îndelungata, de mobila, încălțăminte, îmbrăcăminte, produse de panificație, patiserie si cofetărie, de mobilier, garnituri de hol si bucătarii, scaune, sofe, mobilier decorativ, precum si cu orice alte produse, in condițiile legii;

CONSTRUCTII, industriale si/sau civile, din lemnărie si/sau zidărie, construcții metalice, instalații sanitare si electrice, lucrări in antrepriza.

Societatea poate întreprinde toate operațiunile si poate lua toate masurile considerate necesare si utile pentru realizarea obiectului sau de activitate, respectând legislația comerciala romana.

STRUCTURA ORGANIZATORICĂ ȘI FUNCȚIONALĂ A SOCIETĂȚII

Așa cum este prezentat în organigrama firmei, Managerul General este organul de conducere al societății care decide asupra activității acesteia și coordonează politica economică și comercială a acesteia.

Managerul general al firmei are în subordine direct sau indirect, conform organigramei, întregul personal al firmei asupra căreia își exercită autoritatea și funcțiile manageriale: prevedere, organizare, coordonare, control și evaluare.

În subordinea directa a Managerului General se afla Directorul Comercial, Inspectorul Personal, Directorul de Producție și Responsabilul de Logistica si Achiziții al unității.

Contabilitatea firmei este ținuta de un terț SC MACON SRL ceea ce justifica absenta unui serviciu de contabilitate intern. Activitatea acestei societăți este supervizată de o societate de audit si control financiar SC QUINTUS SRL.

Inspectorul de personal asigură compatibilitatea angajaților firmei cu posturile ocupate, ocupându-se de studiul cerințelor la locul de muncă și măsurilor de aplicat pentru încadrarea corespunzătoare a personalului.

Departamentul de creatie și design are în compunere designeri de mobilă și tehnicieni pentru testarea modelelor noi.

Prezint în continuare organigrama firmei SC FUTURE SRL Otopeni:

1.3. Evoluția activității SC FUTURE SRL Otopeni

Analiza cifrei de afaceri

În condițiile actuale, când factorii pieței primează în sistemul de variabile care explica rezultatele unei întreprinderi, analiza cifrei de afaceri este esențială pentru aprecierea locului întreprinderii în sectorul său de activitate, a poziției sale pe piață, a aptitudinilor acesteia de a lansa, respectiv de a dezvolta diferite activități într-o maniera profitabilă. Cifra de afaceri este cea care ajută la aprecierea importanței pe piață prin raportarea rezultatelor sale la cele ale sectorului.

Analiza cifrei de afaceri trebuie să se raporteze permanent la poziția strategică a firmei. O întreprindere care dispune de o poziție strategică favorabilă este, de regulă, mai dinamică și mai profitabilă decât alte întreprinderi din același sector; o întreprindere fără forță strategică va avea, mai devreme sau mai târziu, rezultate negative sau mediocre.

Conceptual, cifra de afaceri poate fi abordată ca: cifra de afaceri totală, cifra de afaceri medie, cifra de afaceri marginală și cifra de afaceri critică.

Cifra de afaceri totala(CA) reprezintă volumul total al afacerilor unei firme, evaluate la prețurile pieței (respectiv încasările totale).

Se constată o creștere absoluta a cifrei de afaceri în anul 2002 față de 2000 cu 1891387 mii lei, ceea ce reflectă faptul că societatea este dinamică cu o poziție buna pe piață care a reușit sa realizeze o creștere anuala semnificativa.

Variația (absoluta si relativa) a cifrei de afaceri este rezultatul acțiunii unui număr mare de factori interni și externi. Dinamica cifrei de afaceri înregistrează o creștere puternica, ceea ce ne duce spre concluzia că deciziile strategice sunt orientate spre asigurarea unui control al dinamicii costurilor și mai ales spre găsirea unor soluții de acoperire a nevoilor financiare.

Inflația joaca un rol foarte important in stabilirea fiabilității informațiilor. Evitarea erorilor de judecata și aprecierea performantelor reale ale unităților impun luarea in calcul a efectelor inflației.

Pentru exemplificarea efectului inflației asupra rezultatelor întreprinderii Future S.R.L. reținem următoarele informații:

Rata reala de creștere a cifrei de afaceri se calculează astfel:

R reala= [(1+Rc)/(1+Rp)-1]*100, unde Rc= rata de creștere a CA (statistice)

Rp= rata de creștere a preturilor

Prin urmare, creșterea medie anuala cu 4,24% a cifrei de afaceri este o creștere aparentă. Prin corectare cu rata inflației se constată ca în realitate volumul de activitate al întreprinderii a scăzut cu o rata medie anuala de 29,25%.

Analiza structurii patrimoniale a întreprinderii

Aceasta analiza furnizează informații cu privire la situația financiara a întreprinderii, mai ales in cazul analizelor comparative in timp si spațiu.

S.C. Future S.R.L. prezintă următoarele informații cu privire la principalele elemente patrimoniale:

1.Situația ratelor de structură a activelor imobilizate

Rata activelor imobilizate(Ri) calculata ca raport intre activele imobilizate și totalul activului, reprezintă ponderea elementelor patrimoniale ce servesc întreprinderea permanent.

Ri = (Active imobilizate/Activ total)*100

Măsoară gradul de investire al capitalului în întreprindere.

Rata imobilizărilor corporale(Ric) = (Imobilizări corporale/Activ total)*100

In acest caz rata este mare datorita naturii activității care solicită echipamente importante ca volum sau costisitoare.

Rata imobilizărilor financiare(Rif) = (Imobilizare financiara /Activ total)*100

Exprima intensitatea legăturilor si relațiilor financiare pe care întreprinderea analizata le-a stabilit cu alte unități.

Ca tendința, se apreciază favorabil reducerea in 2001 a ratei activelor imobilizate, care semnifica o creștere a flexibilității firmei, a capacității ei de a se adapta la eventualele schimbări ale mediului economic.

2. Situația de structura a activelor circulante

a)Rata activelor circulante(Rac)= (Active circulante /Activ total)*100

b)Rata stocurilor (Rs) = (Stocuri/ Activ total)*100

Rata stocurilor este scăzuta la întreprinderile din sfera serviciilor. Această rata este influențata de natura activității desfășurate de întreprindere și de lungimea ciclului de exploatare. In cazul acestei întreprinderi observăm ca din punctul de vedere al dinamicii se constata o scădere a acesteia in 2001 fata de 2000 cu aproape 3%, ceea ce reflecta o creștere a vitezei de rotație a stocurilor. Același lucru s-a înregistrat și în perioada 2002-2001, scădere cu aproape 7% care se traduce tot printr-o creștere a vitezei de rotație a stocurilor.

c)Rata creanțelor comerciale (Rc) = (Creanțe comerciale/Activ total)*100

Mărimea acestei rate este determinata de natura relațiilor întreprinderii cu partenerii externi, de termenele de piață pe care le acordă clienților săi. La întreprinderea analizata ea înregistrează valori foarte scăzute datorita clientelei numeroase ce-si achita datoriile in numerar.

d)Rata disponibilităților bănești (Rdp) = [(Disponibilități + Titluri de plasament)/Activ total]*100

Rata disponibilităților in cazul acestei întreprinderi înregistrează valori foarte mici ceea ce poate fi rezultatul creșterii ponderii încasărilor in numerar sau al reducerii duratei creditului – clienți. Trezoreria activa are o pondere redusa în totalul activului si nu reușește să acopere trezoreria pasivă. Consecința va fi ca întreprinderea va apela la noi la noi concursuri bancare.

3.Situația structurii surselor de finanțare a întreprinderii

Obiectivul analizei îl constituie stabilirea ponderii și evoluției principalelor categorii de surse ce participă la acoperirea mijloacelor economice ale întreprinderii.

Rata stabilității finanțării = (Capital permanent/ Total pasiv)*100

Reflecta ponderea surselor ce rămân la dispoziția întreprinderii pentru o perioada mai mare de un an în totalul surselor de acoperire a mijloacelor economice.

Rata autonomiei globale = (Capital propriu/Total pasiv)*100

Este un indicator global referitor la autonomia financiara a întreprinderii apreciata in ansamblul finanțării sale. Fiind rezultatul politicii de finanțare ea diferă de politica financiara si de rentabilitatea ei. Aceasta rata se recomanda a fi >=1/3.

Rata datoriilor pe termen scurt = (Datorii pe termen scurt/ Total pasiv)*100

Reprezintă ponderea datoriilor pe termen scurt cu exigibilitatea mai mica de un an in totalul surselor de finanțare.

Rata datoriilor totale = (Datorii totale /Total pasiv)*100

Măsoară ponderea datoriilor indiferent de durata si originea lor, in patrimoniul întreprinderii, cu cat este mai redusa cu atât autonomia financiara creste. De exemplu, în anul 2002 constatăm o reducere a nivelului acestei rate (49.58% fata de 75.60%) concomitent cu creșterea ratei autonomiei financiare (49.57% fata de 24.40%).

Stabilirea solvabilități si lichidității întreprinderii cu ajutorul ratelor specifice

Lichiditatea este proprietatea elementelor patrimoniale de a se transfera in bani.

Solvabilitatea reprezintă capacitatea întreprinderii de a-și onora obligațiile de plată la scadență.

1)Rata lichidității generale = active circulante/pasive circulante

Reflecta posibilitatea componentelor patrimoniale de activ, curente de ase transforma in termen scurt in lichidități, pentru a satisface obligațiile de plată exigibile.

Se apreciază ca fiind favorabila o mărime supraunitara (intre 2 si 2.5). După cum se observa, atât in 2001 cat si in anul 2002, întreprinderea s-a aflat in pericol sa nu-si poată achita datoriile, cel puțin pe termen scurt, chiar daca in anul 2002 valoarea ratei lichidității generale a înregistrat o ușoară creștere.

2)Rata lichidității parțiale =(Active circulante- Stocuri)/Datorii totale

Reflectă capacitatea întreprinderii de a-și onora datoriile pe termen scurt din creanțe si disponibilități; valoarea supraunitara evidențiază faptul că stocurile nu sunt finanțate prin datorii pe termen scurt; o rata cuprinsă între 0.8 si 1 pe ar reprezenta situația optimă in ceea ce privește solvabilitatea parțiala. Întreprinderea înregistrează în ambele exerciții financiare respectiv 2001 si 2002 rate de solvabilitate parțiale foarte scăzute, aflându-se in pericolul de a nu-si putea achita datoriile pe termen scurt exclusiv pe seama creanțelor și disponibilităților (acestea nu reușesc sa acopere decât in proporții foarte reduse 14.10%, respectiv 28.40%) datoriile pe termen scurt.

3)Ponderea creanțelor in activele circulante =Clienți/ Active circulante

4)Rata lichidității imediate = Disponibilități/ Datorii pe termen scurt

Caracterizează capacitatea de rambursare instantanee a datoriilor, ținând cont de încasările existente; se apreciază că are o valoare satisfăcătoare dacă este mai mare de 0,3. În cazul întreprinderii analizate, ratele lichidității imediate înregistrate sunt deosebit de scăzute, fapt ce se traduce printr-o capacitate redusă de a-și achita datoriile pe termen scurt prin intermediul disponibilităților; totuși se apreciază ca acest indicator nu este deosebit de relevant, datorită instabilității încasărilor.

5)Rata capacității de rambursare a datoriilor = Datorii totale/ CAF

CAF = profit net + ch(amortizări + provizioane) – venituri(cedarea activelor) + ch(activele cedate)

Arată în cât timp este întreprinderea capabilă să ramburseze datoriile. Raportul trebuie să înregistreze cea mai mică valoare posibilă. Băncile consideră ca 3 ani reprezintă limita maximă. Dincolo de acest prag, instituțiile bancare pot refuza sprijinul lor întreprinderilor, deoarece riscul de stopare a plaților este prea mare; întreprinderea analizata se află într-o situație critica, fiind capabilă să-și ramburseze datoriile pe perioade foarte lungi de timp (11 respectiv 19 ani).

=== cap2 ===

CAPITOLUL II

BAZELE TEORETICE SI ORGANIZATORICE

ALE CONTABILITĂȚII STOCURILOR

2.1. DEFINIȚII ȘI DELIMITĂRI PRIVIND STOCURILE

Stocurile si producția in curs de execuție reprezinta ansamblul bunurilor si serviciilor care intervin in cadrul ciclului de exploatare, fie pentru a fi vândute in aceeași stare sau la terminarea procesului de producție, fie pentru a fi consumate cu ocazia primei utilizări.

In contabilitatea financiara a întreprinderii, stocurile sunt clasificate si delimitate in funcție de patru criterii: fizic, destinația, faza ciclului de

exploatare si locul de creare a gestiunilor. Corespunzător acestor criterii sunt individualizate următoarele structuri:

materiile prime, sunt acele bunuri care participa direct la fabricarea produselor si se regăsesc in produsul finit integral sau parțial, fie in starea lor inițiala, fie transformata;

materiale consumabile, care participa sau ajuta la desfasurarea procesului de producție sau, in general, de exploatare, fara a se regăsi, de regula, in produsul finit. In aceasta categorie intra: materiale auxiliare, combustibili, materiale pentru ambalat, piese de schimb, semințe si materiale de plantat, furaje si alte materiale consumabile;

produse, reprezentate de:

semifabricate, sunt produse al căror proces tehnologic a fost terminat pentru o faza de fabricație ( intr-o secție ) si care vor continua procesul de fabricație in alta/e secție/i, pentru parcurgerea celorlalte faze, sau vor fi vândute terților;

produse finite, sunt produsele care au parcurs toate fazele procesului de fabricație si au fost depozitate, in vederea vânzării, sau au fost livrate direct clienților;

produse reziduale, sunt elemente secundare rezultate din procesul de fabricație: rebuturi, materiale recuperabile, deșeuri;

animale, post care se refera la animalele nenascute sau cele tinere de orice fel ( vitei, miei, purcei, mânji etc ), cele crescute si folosite pentru reproducție, cele puse la ingrasat pentru a fi valorificate, cele crescute pentru producția de lâna, lapte si blana, precum si coloniile de albine;

producția in curs de execuție, este producția care nu a parcurs toate fazele ( stadiile ) de prelucrare, prevăzute in procesul tehnologic, precum si produsele nesupuse probelor si recepției tehnice sau necompletate in întregime. De asemenea, producția in curs de execuție include si lucrările, serviciile, precum si studiile in curs de execuție sau neterminate;

mărfurile, sunt acele bunuri care au fost achiziționate pentru a fi revândute in aceeași stare sau după ce au suportat o foarte ușoara transformare;

ambalajele, sunt bunurile necesare pentru protecția materialelor si mărfurilor pe timpul transportului si depozitarii sau pentru o cat mai buna prezentare comerciala a acestora. Este vorba de ambalajele refolosibile achiziționate goale sau o data cu materialele si mărfurile aprovizionate, ambalajele confecționate de unitate si cele restituite de clienți, in conformitate cu contractele încheiate cu aceștia.

In contabilitate din tara noastră, in sfera stocurilor se includ si:

obiectele de inventar, reprezentate de bunuri cu o valoare mai mica decat limita prevăzuta de lege, pentru a fi considerate mijloace fixe, indiferent de durata lor de serviciu, sau o durata mai mica de un an, indiferent de valoarea lor, precum si bunurile asimilate acestora. In aceasta categorie intra: echipamentul de protecție, echipamentul de lucru, imbracamintea speciala, mecanismele, dispozitivele, aparatele de măsura si control, matrițele folosite la executarea anumitor produse si alte obiecte similare;

baracamentele si amenajările provizorii, sunt bunurile achiziționate sau construite de unitatile patrimoniale pentru executarea lucrărilor si prestațiilor de construcții ( barăci, podețe etc ) din care prin demontare sau demolare se recuperează materiale.

Conform Ordinului 94/2001, obiectele de inventar nu mai sunt prezentate ca o categorie distincta in cadrul stocurilor si producției in curs de execuție; ele sunt incluse in cadrul stocurilor de materii prime si materiale.

Stocurile se pot clasifica după următoarele criterii:

in funcție de locul de creare a gestiunilor, structurile de stocuri prezentate mai sus se grupează in:

stocuri aflate in depozitele întreprinderii;

stocuri in curs de aprovizionare sau cele sosite si nereceptionate;

stocuri sosite fara factura;

stocuri livrate dar nefacturate;

stocuri facturate dar nelivrate;

stocuri aflate la terți.

in funcție de proveniența stocurilor:

stocuri provenite din cumpărări: materii prime, materiale consumabile, mărfuri, obiecte de inventar;

stocuri provenite din producția proprie.

in funcție de apartenența la patrimoniu:

stocuri aflate in gestiune si care fac parte din patrimoniul propiu al unitatii; ele sunt depozitate fie in spatiile proprii, fie se afla la terți, in custodie sau prelucrare, fie urmărite in contabilitate cu ajutorul conturilor din bilanț;

stocuri aflate in gestiune, dar care nu fac parte din patrimoniul propiu, stocurile primite spre prelucrare sau in custodie si consignație fiind reflectate in contabilitate cu ajutorul conturilor in afara bilanțului.

in funcție de fazele procesului de exploatare in care se găsesc:

stocuri care țin de sfera aprovizionării: materii prime, materiale, combustibil;

stocuri care țin de sfera producției propriu zise: producția neterminata, rebuturi;

stocuri care țin de sfera comercializării: produse finite.

in funcție de sursele financiare de formare a stocurilor pot exista:

stocuri procurate din fonduri proprii si atrase;

stocuri procurate din surse împrumutate.

Discutate prin prisma celor doua laturi ale întreprinderii, latura financiara si latura de gestiune interna, in mod corespunzător informațiile contabile privind stocurile sunt divizate in doua structuri informaționale:

structura financiara standardizata este proprie gestiunii si contabilitatii financiare a întreprinderii si operează cu doua criterii: destinația si faza ciclului de exploatare. Interesul informațional este cel al finantarii pe termen scurt, calculării si analizei mecanismului fondului de rulment, bugetarea activitatii de exploatare si gestionarea activitatii de trezorerie;

structura interna sau de gestiune, operează cu celelalte doua criterii: fizic si locul de creare a gestiunilor. Aceasta structura cuprinde informații in măsura sa asigure integritatea materiala (prevenirea lipsurilor, furturilor) a stocurilor, precum si gestiunea lor in condiții de eficienta economica.

Din punct de vedere metodologic, in plan contabil, cele doua structuri informaționale pot fi asigurate prin doua modalitati:

modalitatea integrata: ambele structuri informaționale sunt înfăptuite prin contabilitatea financiara, adică cu ajutorul conturilor principale din Planul de conturi general simbolizate cu doua cifre, sinteticile de gradul I sau divizionare, simbolizate cu trei cifre si sinteticele de gradul II sau subdivizionare, simbolizate cu patru cifre. Aceasta modalitate se utilizează in prezent in România.

modalitatea descentralizata: structura financiara aparține contabilitatii financiare sau generale, iar structura interna este repartizata contabilitatii de gestiune. In acest scop, in contabilitatea de gestiune exista conturi sintetice si analitice specializate pentru evidenta stocurilor. Aceasta modalitate se practica in majoritatea tarilor europene.

2.2. ABORDĂRI INTERNAȚIONALE PRIVIND STOCURILE

2.2.1. IAS 2 „ CONTABILITATEA STOCURILOR “

Obiectivul normei IAS 2 „ Contabilitatea stocurilor “ îl constituie descrierea tratamentului pentru contabilizarea stocurilor în sistemul costului istoric. De asemenea, standardul furnizează indicațiile practice referitoare la determinarea costului stocurilor si recunoașterea ulterioară a acestor costuri drept cheltuială, inclusiv orice reducere până la valoarea reziduală netă.

Aria de aplicabilitate. În câmpul de aplicare al normei sunt cuprinse alte stocuri decât:

producția în curs de execuție obținuta în cadrul contractelor de constucții, inclusiv contractele de prestări servicii direct legate de acestea;

insrumentele financiare;

șeptelul, stocurile de produse agricole, forestiere precum și minereuri care aparțin producătorilor, în cazul în care sunt evaluate la valoarea realizabilă netă, pe baza unor practici bine stabilite din anumite sectoare.

Definiția stocurilor. În viziunea acestei norme, stocurile sunt active:

deținute pentru a fi vândute pe parcursul desfășurării normale a activității: mărfuri, produse finite;

active în curs de producție în vederea vânzării ulterioare: producția în curs de execuție;

active deținute pentru a fi consumate în procesul de producție sau la prestarea de servicii: materii prime, materiale.

Evaluarea stocurilor.

evaluarea stocurilor la intrare

Costul stocurilor cuprinde toate costurile aferente achiziției și prelucrării, precum si alte costuri suportate de întreprindere pentru a aduce stocurile în forma și în locul în care se găsesc în prezent.

Costurile de achiziție a stocurilor sunt formate din:

preț de cumparare;

taxe nedeductibile;

cheltuieli legate de achiziție; exemple: costuri de transport, manipulare, alte costuri care pot fi atribuite direct achiziției de produse finite, materiale și servicii.

În costurile de achiziție nu se include reducerile cu caracter comercial ( rabaturi, remize, risturne ).

Particularitate care decurge din norma IAS 21 „ Efectele variației cursurilor de schimb valutar “ : se pot include în costul de achiziție conform normei IAS 21 diferențele de curs valutar aferente datoriilor generate de achiziția stocurilor, dar numai atunci când aceste diferențe provin dintr-o devalorizare sau depreciere puternică a unei monede împotriva căreia nu există nici-un mijloc practic de asigurare și care afectează datoriile ce nu pot să fie decontate.

Costurile de prelucrare ( producție ) sunt formate din:

costuri de transformare

alte costuri

Costurile de transformare cuprind cheltuielile directe legate de unitățile produse ( materii prime și materiale directe, salarii directe si alte cheltuieli directe ) și cota parte de cheltuieli indirecte de producție, fixe și variabile, ocazionate de obținerea producției.

Cheltuielile indirecte fixe se includ în costul de producție proporțional cu gradul de utilizare a capacității de producție sau în funcție de utilizarea normală a capacității de producție.

Alte costuri sunt incluse în costul de producție în măsura în care acestea sunt angajate pentru a aduce stocurile în locul și starea în care se află.

Se pot include în costul de producție anumite cheltuieli generate de realizarea sau concepția anumitor produse specifice pentru clienți.

În general, nu se includ în costul de producție cheltuielile care se efectuează la o dată posterioara obținerii stocurilor sau cheltuielile generate de utilizarea ineficientă a capacității de producție.

Norma IAS 23 „ Costul îndatorării “ menționează că în anumite circumstanțe, cheltuielile împrumuturilor ( cheltuielile cu dobânzile ) pot să fie capitalizate dacă acestea sunt direct imputabile achiziționării sau construirii ( producției ) unui anumit bun. De exemplu, la stocurile cu ciclu lung de fabricație se pot include în costul de producție cheltuielile cu dobânzile aferente împrumuturilor contractate pentru realizarea acestora (se include în costul de producție numai dobânzile aferente perioadei de fabricație ).

evaluarea stocurilor la ieșire

Pentru stocurile identificabile, evaluarea la ieșire se face pe baza metodei identificării specifice.

Identificarea specifică a costului presupune atribuirea costurilor specifice elementelor identificabile ale stocurilor. Acest tratament contabil este adecvat pentru acele elemente ce fac obiectul unei comenzi distincte, indiferent dacă au fost cumpărate sau produse.

Identificarea specifică nu poate fi folosită în cazurile în care stocurile cuprind un număr mare de elemente care sunt de regulă fungibile ( nu se pot distinge în mod substanțial unele de altele ).

Pentru stocurile neidentificabile ( fungibile ) se utilizează următoarele metode:

Tratamentul contabil de bază ( de referință ). Costul stocurilor, cu excepția celor care nu sunt fungibile ori sunt destinate unor comenzi distincte, trebuie determinat prin metoda „primul intrat, primul ieșit” ( FIFO) sau prin metoda costului mediu ponderat ( CMP ).

Metoda FIFO presupune că bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul de achiziție ( sau de producție ) al primei intrări. Pe măsura epuizării lotului, bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul de achiziție ( sau de producție ) al lotului următor în ordine cronologică.

Metoda CMP presupune calculul costului aferent fiecărui element pe baza mediei ponderate a costurilor elementelor similare aflate în stoc la sfârșitul perioadei și a costurilor elementelor similare produse sau cumpărate în timpul perioadei. Media poate fi calculată periodic sau după recepția fiecărui transport, în funcție de perioada concretă a fiecărei întreprinderi.

Tratamentul contabil alternativ (autorizat ). Costul stocurilor, cu excepția celor care nu sunt fungibile sunt destinate unor comenzi distincte, trebuie determinat prin metoda „ ultimul intrat, primul ieșit “ ( LIFO ).

Metoda LIFO presupune că bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul de achiziție ( sau de producție ) al ultimei intrări. Pe măsura epuizării lotului, bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul de achiziție ( sau de producție ) al lotului anterior, în ordine cronologică.

evaluarea stocurilor inventar

Cu ocazia inventarierii, evaluarea stocurilor se face la valoarea actuală ( de inventar), denumită, valoare realizabilă netă.

Valoarea realizabilă netă este prețul de vânzare estimat ce ar putea fi obținut pe parcursul desfășurării normale a activității, mai puțin costurile estimate pentru finalizarea bunului și costurile necesare vânzării ( cheltuieli de transport, comisioane privind vânzările, costul garanției acordata după vânzare ).

evaluarea stocurilor la bilanț ( la închiderea exercițiului )

După inventariere, la închiderea exercițiului, stocurile trebuie evaluate la valoarea cea mai mică dintre cost si valoarea realizabilă netă.

Valoarea netă de realizare și deprecierea stocurilor

Prevederile normei IAS 2 „Contabilitatea stocurilor “ cu privire la deprecierea stocurilor sunt:

costul istoric al stocurilor poate să nu fie recuperabil dacă prețurile de vânzare ale acestora s-au redus sau dacă stocurile s-au deteriorat sau dacă au devenit în totalitate sau parțial învechite ( desuete );

deprecierile sunt calculate separat pentru fiecare articol, pentru o grupă de articole similare, pentru o categorie similară de articole în stoc ( de exemplu, produsele finite ) sau pentru produsele aferente unui sector de activitate sau dacă acestea sunt calculate global pentru totalitatea stocurilor întreprinderii;

practica calculării deprecierii stocurilor pe grupe, sector de activitate sau globală are ca rezultat compensarea pierderilor generate prin profituri nerealizate;

în situațiile financiare stocurile trebuie evaluate la valoarea cea mai mică dintre costul istoric și valoarea realizabilă netă conform pricipiului prudenței adoptat de contabilitate;

practica stabilirii deprecierii stocurilor sub costul istoric, în funcție de valoarea realizabilă netă, corespunde în principiu cu activele pe termen scurt ce nu trebuie evaluate la nivelul superior sumelor ce pot fi obținute;

stocurile normale de materii prime și materiale consumabile deținute pentru a fi încorporate în producția de bunuri nu trebuie să fie evaluate sub costul istoric dat, dacă produsele finite în care ele vor fi încorporate apar că ar trebui să fie vândute la costul istoric sau deasupra lui. Totuși, o scădere a prețurilor materiilor prime indică faptul că mărimea costului istoric al produselor finite care vor fi fabricate va depăși valoarea realizabilă netă. În aceste condiții, este necesară o reducere a prețului stocurilor, costul de înlocuire fiind în acest caz baza de evaluare a valorii realizabile nete;

pentru fiecare perioadă ulterioară se efectuează o nouă evaluare a valorii realizabile nete. Dacă aceste condiții care au determinat decizia de a diminua valoarea stocului până la valoarea realizabilă netă au încetat să mai existe, atunci valoarea cu care s-a reflectat diminuarea se va storna, astfel încât noua valoare contabilă a stocului să fie egală cu cea mai mică valoare dintre valoarea de intrare si valoarea realizabilă netă revizuită. Aceasta se întâmplă, de exemplu, când prețul unui produs a scăzut, este încă în stoc într-o perioadă ulterioară, iar prețul său de vânzare crește.

Recunoașterea drept cheltuială

Recunoașterea costului stocurilor ieșite drept cheltuială are loc atunci când se produce o reducere a avantajelor economice viitoare, generată de o diminuare de active sau de o creștere de datorii, reducere ce poate fi evaluată în mod credibil.

Norma contabilă IAS 2 prevede patru situații în care costul stocurilor trebuie recunoscut ca cheltuială:

când stocurile sunt vândute, valoarea lor contabilă trebuie recunoscută ca o cheltuială în perioada în care a fost recunoscut venitul corespunzător;

valoarea oricărei deprecieri a stocurilor pentru a le aduce la valoarea netă de realizare trebuie sa fie contabilizate la cheltuielile exercițiului în cursul căruia se produce deprecierea;

costul pierderilor de stocuri ( stocuri a căror perioadă de garanție a expirat, fără posibilitate de valorificare; stocuri deteriorate etc) trebuie recunoscut ca cheltuială în perioada în care s-au constatat pierderile.

unele elemente de stocuri pot să fie afectate altor conturi de activ. Este cazul stocurilor utilizate ca elemente ale imobilizărilor corporale produse de întreprindere pentru sine. Stocurile afectate unui element de activ sunt contabilizate la cheltuieli pe parcursul duratei utile de viață a acelui activ.

Situațiile financiare trebuie să indice:

metodele de evaluare a stocurilor, în special convenția utilizată pentru evaluarea ieșirilor;

valoarea contabilă totală a stocurilor și structurarea ei pe categorii;

valoarea contabilă a stocurilor contabilizate la valoarea netă realizabilă;

valoarea provizioanelor reintegrate în rezultatul exercițiului:

circumstanțele și evenimentele care au condus la reintegrarea acestor provizioane;

valoarea contabilă a stocurilor considerate garanții pentru datorii.

Informațiile ce vizează valorile contabile ale diferitelor categorii de stocuri, cât și mărimea variațiilor acestor categorii sunt utile destinatarilor situațiilor financiare.

2.2.2. IAS 18 „ CONTABILITATEA VENITURILOR “

Obiectiv. Norma contabilă IAS 18 „ Venituri “ prezintă tratamentul contabil al veniturilor obținute din activități ordinare. Este vorba de venituri generate de:

vânzarea bunurilor;

prestarea serviciilor;

 utilizarea de către terți a resurselor întreprinderii, care generează venituri sub formă de dobânzi, redevențe, dividende.

Veniturile reprezintă creșteri de avantaje economice în cursul perioadei care au ca efect o majorare a capitalurilor proprii pe alte căi decât prin aportul asociaților. Veniturile pot să îmbrace forma de majorări de active sau diminuări de datorii.

Veniturile sunt contabilizate în contabilitate atunci când este probabil ca întreprinderea să beneficieze de avantaje economice viitoare, iar acestea pot să fie măsurate fiabil.

Evaluarea veniturilor. Veniturile se evaluează la valoarea justă a elementelor primite sau de primit în contrapartidă.

Valoarea justă este suma la care poate fi tranzacționat un activ sau la care poate fi decontată o datorie de bună voie între părți aflate în cunoștință de cauză, în cadrul unei tranzacții în care prețul este determinat obiectiv.

Determinarea veniturilor este ușoară atunci când contrapartida îmbracă forma de lichidități sau echivalente de lichidități, dar atunci când este vorba de primarea unui bun sau serviciu în contrapartidă determinarea venitului este mai dificilă.

Contabilizarea veniturilor generate de vânzarea bunurilor.

determinarea venitului în cazul schimburilor de stocuri

În situația în care se schimbă stocuri de aceeași natură și cu aceeași valoare nu sunt necesare înregistrări în contabilitatea financiară.

Dacă stocurile schimbate au natură și mărime diferite se va înregistra un venit pentru valoarea justă a bunurilor primite, corectată cu sumele de bani ce urmează a fi plătite / încasate.

Dacă valoarea justă a stocurilor primite nu se poate determina în mod fiabil, valoarea justă a stocurilor cedate servește drept referință în determinarea venitului.

determinarea venitului în cazul vânzărilor pe credit

În cazul vânzărilor pe credit, prețul de vânzare trebuie împărțit în două componente:

venitul din vânzări

venitul din dobânzi

Venitul din vânzări este egal fie cu prețul de vânzare în numerar, fie cu valoarea actualizată a încasărilor viitoare generate de vânzarea respectivă. Actualizarea se va face la cota dobânzii pe care ar trebui să o suporte cumpărătorul dacă ar fi contractat pe piață un împrumut cu caracteristici similare.

Venitul din dobânzi se calculează ca diferență dintre prețul de vânzare și venitul din vânzări.

Norma contabilă IAS 18 precizează că se va proceda la împărțirea pe cele două componente de fiecare dată când o operație are caracterul de finanțare. Acest lucru apare atunci când creditul acordat depășește duratele obișnuite de creditare.

Pentru înregistrarea în contabilitate a veniturilor generate de vânzări de bunuri trebuie să mai fie îndeplinite următoarele trei condiții:

întreprinderea a transferat la cumpărător principalele riscuri și avantaje inerente proprietății;

costurile angajate ce vizează operația pot să fie măsurate în mod fiabil;

întreprinderea nu conservă controlul efectiv al bunurilor cedate.

Nu se înregistrează în contabilitate veniturile generate de vânzări de bunuri în următoarele situații:

realizarea veniturilor din vânzarea bunurilor este subordonată revânzării bunurilor de către cumpărător;

bunurile sunt livrate sub rezerva instalării lor. Această operație (instalarea ) reprezintă o parte importantă a contractului încă nesatisfăcută de vânzător;

vânzătorul rămâne obligat din cauza unei execuții nesatisfăcătoare neacoperită prin clauzele referitoare la garanții.

2.3. EVALUAREA STOCURILOR

2.3.1. REGULI DE EVALUARE A STOCURILOR

Evaluarea reprezinta expresia bănească (valorică) a existentei si miscării elementelor patrimoniale. Cunoscând exact volumul și structura acestora se poate asigura în orice moment obținerea de informații necesare de managerii societății comerciale. Evaluarea reprezintă un procedeu al metodei contabilității fără de care nu ar fi posibilă realizarea obiectului său.

Componentele evaluării în contabilitate sunt : obiectul evaluării, prețul și etalonul bani ca unitate de măsură.

Obiectul evaluării îl reprezintă toate structurile patrimoniale și extrapatrimoniale care fac obiectul contabilității, adică : activele, pasivele, veniturile, cheltuielile etc.

Prețul reprezintă rezultatul măsurării structurilor patrimoniale și extrapatrimoniale ce constituie obiectul evaluării prin folosirea ” leului “ în calitate sa de unitate de măsură a valorii.

Etalonul bani reprezintă unitate de calcul care asigură măsurarea valorilor economice și financiare. El se identifică cu banii in funcția lor de măsură a valorii.

În activitățile desfășurate de întreprindere există o serie de diferențieri generate de specificul activităților care dau o notă de particularitate diverselor categorii de tranzacții.

Activitățile sunt contabilizate în conformitate cu cadrul general în vigoare. Pentru contabilizare apare ca necesară evaluarea elementelor patrimoniale care fac obiectul tranzacțiilor. Deci evaluarea are rolul de a asigura un numitor comun tuturor particularităților activităților desfășurate. Datorită acestui fapt se poate spune că evaluarea constituie cea mai importantă parte a muncii contabile deoarece după efectuarea ei nu rămâne altceva de efectuat decât contarea operației.

În practica evaluării economice a întreprinderii, elementele de active circulante trebuie analizate din punct de vedere al existenței cantității, al cuantumului valoric și posibilităților de valorificare.

Evaluarea stocurilor se face respectând cele trei momente ale evaluării:

evaluarea curentă

evaluarea la inventar

evaluarea la bilanț

În ceea ce privește evaluarea curentă, aceasta are loc cu ocazia intrării și cu ocazia ieșirii stocurilor în și din patrimoniul întreprinderii

2.3.1.1. EVALUAREA STOCURILOR LA INTRARE

La intrarea în patrimoniu, stocurile sunt evaluate la costul istoric în funcție de modalitatea lor de dobândire. Valoarea contabilă de intrare stabilită pe această bază are următoarele delimitări concrete:

costul de achiziție

Stocurile procurate cu titlu oneros ( din cumpărări ) se evaluează la costul de achiziție format din :

prețul de cumpărare;

taxele nerecuperabile;

cheltuielile de transport, încărcare-descărcare, recepție, manipulare și altele aferente bunurilor achiziționate de la furnizorii externi;

cheltuieli de transport pe parcurs extern, comisioane, asigurare, cheltuieli de tranzit etc., pentru bunurile provenite din import.

De menționat că cheltuielile financiare efectuate cu finanțarea constituirii stocurilor, precum și sconturile acordate de către furnizori nu fac obiectul componenței costului de achiziție.

costul de producție

Pentru stocurile obținute din producție proprie, evaluarea se face la costul de producție, înțelegând prin acesta costul de achiziție al materiilor prime și materialelor auxiliare consumate, plus celelalte cheltuieli directe de producție, plus cota-parte din cheltuielile indirecte repartizate proporțional cu gradul de realizare a activității și numai în măsura în care sunt determinate de obținerea stocurilor în cauză.

În cazul în care întreprinderea prezintă un ciclu lung de fabricație, în calculul costului pot fi incluse și dobânzile aferente împrumuturilor utilizate pentru finanțarea activității în cauză.

O particularitate o reprezintă animalele și păsările, a căror evaluare are loc la costul de achiziție sau de producție in funcție de modalitatea de intrare, respectiv prin achiziționare de la terți sau prin obținere din producție proprie.

valoarea de utilitate

Pentru stocurile intrate prin aport la capitalul social, cu titlu gratuit sau recuperate din dezmembrarea mijloacelor fixe, costul istoric este egal cu valoarea de utilitate denumită și valoare actuală în cazul stocurilor intrate cu titlu gratuit și valoare de aport pentru stocurile intrate prin aport în natură.

Valoarea de utilitate este estimată în funcție de prețul pieței, utilitatea și starea stocurilor respective.

În cazul stocurilor dobândite prin asociere sau fuziune, evaluarea acestora se realizează de asemenea la valoarea de utilitate denumită și valoare de schimb. Aceasta este o valoare de conveniență stabilită cu acordul părților prin contractul de asociere sau de fuziune, ținând seama și de opinia unei comisii de specialiști pe probleme de evaluare.

Potrivit standardelor internaționale, evaluarea stocurilor se poate realiza și la valoarea realizabilă netă, respectiv la prețul probabil de vânzare diminuat cu cheltuielile accesorii pentru comercializarea lor ( cheltuieli de transport, comisioane cedate, cheltuieli în perioada de garanție, alte cheltuieli de desfacere ).

Valoarea realizabilă netă se poate utiliza în condițiile în care prețul de vânzare al stocurilor este mai mare decât prețul pieței, în cazul deteriorării parțiale a stocurilor supuse vânzării sau al creșterii cheltuielilor rămase de efectuat pentru comercializarea stocurilor.

2.3.1.2. EVALUAREA STOCURILOR LA IEȘIRE

Valoarea de ieșire din patrimoniu este valoarea cu care se înregistrează în contabilitate diminuările care afectează masa activelor circulante materiale ca urmare a consumului, vânzării, lipsurilor constatate la inventar etc. În principiu, valoarea contabilă de ieșire este egală cu valoarea contabilă de intrare.

Totuși, dacă bunurile de natura stocurilor au valori de intrare diferite și nu există probabilitatea identificării valorilor lor de intrare, problema fundamentală a înregistrărilor la ieșirea stocurilor cumpărate sau fabricate este cea a prețului utilizat pentru evaluarea loturilor ieșite. În acest sens s-au delimitat mai multe metode, cum sunt:

metoda identificării specifice ( IS )

metoda costului mediu ponderat ( CMP )

metoda epuizării loturilor, cu variantele:

primul intrat-primul ieșit ( FIFO )

ultimul intrat-primul ieșit ( LIFO )

următorul intrat-primul ieșit ( NIFO )

metoda ultimului preț de cumpărare

metoda prețului prestabilit

Metoda identificării specifice ( IS )

Metoda identificării specifice identifică fiecare element din stoc, iar costul acestui element se cuprinde în costul bunurilor vândute. Metoda se poate folosi numai dacă elementele de stocuri se pot separa fizic pe diferite cumpărări și se aplică numai atunci când există un număr relativ mic de bunuri, ușor identificabile.

Prezintă avantajul comparării veniturilor obținute cu cheltuielile ocazionate de ciclul de fabricație. Limita acesteia constă în aceea că unele articole la care nu există diferență decât un număr al seriei individuale, sunt înregistrate la costuri diferite, ceea ce favorizează avantajarea, “aranjarea“ profitului, considerându-se că a fost vândut acel produs care asigură interesul de moment al firmei pentru diminuarea sau majorarea profitului.

Metoda costului mediu ponderat ( CMP )

Această metodă urmărește determinarea costului mediu ponderat pe unitatea de produs folosit atât pentru determinarea costului produselor vândute, cât și pentru evaluarea stocului final, luându-se în calcul de la începutul perioadei și aprovizionările din cursul perioadei.

Costul mediu ponderat se poate calcula lunar sau după fiecare operație de intrare sau la anumite perioade, conform următoarei relații:

Valoarea totală a stocului inițial + valoarea intrărilor

CMP =

Cantitatea existentă în stocul inițial + cantitățile intrate

Evaluarea ieșirilor din stoc după metoda CMP calcul lunar prezintă avantajul unui calcul mai simplu, dar nu permite valorizarea ieșirilor în cursul lunii; în schimb, metoda CMP calculat după fiecare intrare oferă posibilitatea evaluării ieșirilor în cursul perioadei de gestiune ( lunii ), deși prezintă inconvenientul unui calcul mai complex, limită eliminată prin intermediul utilizării mijloacelor informatice.

Metoda FIFO ( primul intrat – primul ieșit )

Această metodă constă în valorizarea ieșirilor de stocuri în ordinea în care au intrat, la costul de achiziție sau de producție al primei intrări. Pe măsura epuizării lotului, bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul de achiziție sau de producție al lotului următor, în ordine cronologică. În consecință, stocul final este format din elementele evaluate la valorile cele mai recente.

Metoda prezintă avantaje multiple printre care: ușurința utilizării, concordanța dintre elementele luate în calcul și fluxul fizic al valorilor materiale, imposibilitatea influențării artificiale a profitului, soldul conturilor din bilanț se apropie de valoarea curentă de pe piață.

Evaluarea stocurilor după metoda FIFO prezintă dezavantajul că în condițiile creșterii prețurilor stocurile se trec pe cheltuieli cu valori ce contribuie la obținerea unor costuri minime și a unor profituri maxime, iar stocul final va rămâne evaluat la costul cel mai mare, afectând astfel rentabilitatea exercițiului financiar următor.

Metoda LIFO ( ultimul intrat – primul ieșit )

Presupune valorizarea ieșirilor de stocuri din gestiune la costul de achiziție sau de producție al ultimei intrări. Pe măsura epuizării succesive a fiecărui lot, bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul de achiziție sau de producție al lotului anterior, în ordine cronologică. În felul acesta stocul final este format din elementele evaluate la valorile cele mai vechi.

În cadrul metodei prețurile înregistrează o creștere constantă de la o decadă la alta astfel încât va apare profitul “ pe hârtie “, egal cu diferența dintre costul curent de aprovizionare a bunurilor vândute și costul lor de înregistrare ( istoric ); de asemenea prin această modalitate de evaluare se evidențiază profitul actual al firmei, atâta timp cât el coincide cu realitatea.

În cazul în care prețurile cresc continuu, ieșirile sunt exprimate la prețurile cele mai ridicate iar stocul final la prețurile cele mai scăzute, profitul fiind micșorat. Dacă prețurile scad, ieșirile sunt exprimate la prețuri micșorate, iar stocul final și profitul micșorat.

Criticile formulate au în vedere următoarele:

costul materiilor prime și materialelor nevândute influențează veniturile, generând o puternică subevaluare a stocurilor;

costul bunurilor rămase în stoc reprezintă doar o fracțiune din costul de înlocuire, cu atât mai mult cu cât costul istoric se referă la zeci de zile în urmă;

dacă managerii doresc cu orice preț să-și reducă veniturile, pot face aprovizionări masive spre sfârșitul perioadei curente, la prețuri mari, ducând la creșterea costului materiilor prime și materialelor vândute, implicit la reducerea venitului, iar pentru sporirea profitului, se pot amâna cumpărările de noi valori materiale.

Metoda NIFO ( următorul intrat – primul ieșit )

Potrivit acestei metode, valorizarea ieșirilor de stocuri se face la un preț anticipat, care poate fi prețul ultimei facturi sau prețul estimativ al următoarei facturi, pentru stocurile din cumpărări sau poate fi costul ultimului lot produs sau costul estimativ al următorului lot care se va fabrica, pentru stocurile din producție proprie.

Deoarece, potrivit acestei metode, ieșirile sunt evaluate la valoarea de înlocuire, pentru a nu se obține un stoc ( sold ) negativ este necesară reevaluarea permanentă a stocului.

Metoda ultimului preț de cumpărare

Prin această metodă stocurile ieșite sunt evaluate la prețul de cumpărare înscris în factura ultimelor loturi intrate în gestiunea întreprinderii.

Metoda prețului standard ( prestabilit )

Indiferent de metoda aleasă de întreprindere, trebuie reținut aspectul că, în spiritul permanenței metodelor, nu se poate face trecerea de la o metodă la alta în cadrul aceluiași exercițiu financiar, deoarece se pot denatura indicatorii financiari de analiză; indicat este ca o metodă să fie menținută pe mai multe perioade de exercițiu consecutive în vederea asigurării comparabilității datelor.

Aplicarea uneia dintre metodele de evaluare a ieșirilor din stoc trebuie analizata in funcție de fenomenul de mișcare a preturilor si politica contabila a firmei, deoarece aceleași ieșiri, evaluate după metode diferite, conduc la valori diferite ale rezultatului contabil (profitului) si mărimii stocurilor (deci, conduc la informații diferite in bilanț si contul de rezultate)..

Deci, întreprinderile dispun de o anumita „libertate” in alegerea metodei de evaluare a stocurilor si, indirect, a rezultatului lor. Astfel, in condiții de relativa stabilitate a preturilor este recomandata metoda costului mediu ponderat.

In perioadele de creștere a preturilor, aplicarea metodei LIFO are drept consecințe evaluarea consumurilor la valoare maxima, beneficiul si stocul final fiind prezentate la valori minime. Efectele aplicării metodei LIFO intr-o situație inversa, de scădere a preturilor, sunt diminuarea valorii consumului, stocul final si beneficiul fiind prezentate la valori maxime.

In cazul creșterii de preturi, prin aplicarea metodei FIFO, ieșirile sunt evaluate la valorile cele mai scăzute, stocurile finale la valorile cele mai ridicate, rezultând o majorare a rezultatului întreprinderii. Din contra, daca preturile sunt in scădere, aplicarea metodei FIFO conduce la evaluarea ieșirilor de stocuri la valoare maxima, stocul final si beneficiul fiind micșorate.

In perioadele de inflație, metodele LIFO si NIFO sunt considerate mai adecvate determinării rezultatului exercițiului si politicii de asigurare a conservării capitalului fizic al întreprinderii.

In cazul utilizării metodei LIFO, norma internaționala IAS 2 stipulează ca întreprinderea trebuie sa indice, in plus, si diferența intre valoarea stocurilor prezentate in bilanț si:

cea rezultata din reținerea valorii minime dintre costul mediu ponderat si valoarea neta de realizare

sau cea obținuta utilizând valoarea cea mai mica dintre valoarea actuala prezentata in bilanț si valoarea neta de realizare

Schimbările de metode de evaluare a stocurilor conduc la „manipularea” rezultatului întreprinderii. In consecința, rezultatul unei întreprinderi nu depinde numai de performantele economice si financiare, ci si de opțiunea pentru o anume metoda de evaluare a stocurilor. De aceea, pentru asigurarea acurateței analizelor financiare, orice schimbare de metoda de evaluare a stocurilor trebuie semnalata in anexa, cu justificarea acesteia si măsurarea incidentelor schimbării metodei de evaluare asupra rezultatului si valorii stocurilor din bilanț.

2.3.1.3. EVALUAREA STOCURILOR LA INVENTAR

Inventarierea stocurilor este realizată prin următoarele categorii de operații:

stabilirea existentului faptic pentru fiecare categorie de stocuri;

stabilirea valorii de inventar corespunzătoare fiecărei categorii de stocuri;

Pentru stabilirea existentului faptic al stocurilor se întocmește lista de inventariere de către comisia de inventariere stabilită prin ordinul administratorului de patrimoniu.

Astfel, sunt comparate cele două niveluri ale stocurilor și anume: nivelul scriptic ( cel preluat din contabilitatea analitică a stocurilor ) și nivelul faptic preluat ca urmare a constatărilor efectuate la locul unde sunt depozitate stocurile.

Deci, ca urmare a inventarierii stocurilor sunt stabilite diferențele de inventar care pot fi diferențe în plus sau în minus.

Înainte de valorificarea în contabilitate a diferențelor de inventar se procedează la efectuarea unor compensări potrivit cadrului legal în vigoare pentru categoriile de stocuri care pot fi confundate între ele.

În momentul inventarierii, stocurile și producția în curs de execuție se evaluează la valoarea actuală, avându-se în vedere prețurile pieței și utilitatea ….. pentru întreprindere

La inventar se pot stabili următoarele valori de inventar ( actuale ):

pentru materiile prime și materiale consumabile, valoarea de inventar corespunde costului de înlocuire, adică, prețului de cumpărare plus cheltuielile accesorii.

pentru produsele finite și mărfurile revândute aceeași stare, valoarea actuală este formată din prețul pieței la vânzare, diminuat cu cheltuielile accesorii: cheltuielile de transport, comisioane, garanții acordate, cheltuieli de desfacere.

producția în curs de execuție se evaluează prin metoda directă, luând în considerație componentele consumate și gradul de prelucrare a acestora, fie prin metoda contabilă, ca diferență între cheltuielile totale de producție și costul efectiv al producției principale obținute.

Potrivit normei contabile IAS 2, evaluarea contabilă se face la valoarea realizabilă, adică, la prețul de uz ce s-ar obține la timpul prezent prin vânzarea stocului sau la valoarea realizabilă netă, adică, prețul de uz ce s-ar obține diminuat cu costurile suplimentare de finisare și costul de distribuție ( desfacere ).

Având în vedere termenul de recuperare foarte scurt pentru categoriile de stocuri potrivit principiului prudenței și a costului istoric nu se efectuează înregistrări contabile cu privire la majoritatea naturii stocurilor. Aceste înregistrări ar duce la transferul unor costuri din exercițiul curent în exercițiile viitoare .

În practică există situații de majorare a valorii stocurilor de mărfuri ca urmare a evoluției prețurilor pe piață. Aceste operații se referă, de regulă, la stocurile de mărfuri.

Diferențele de preț au rolul de a acoperi parțial o serie de cheltuieli generate de uzul stocurilor. Partea de diferență care nu acoperă aceste cheltuieli se regăsește în rezultatul final și este impozabilă ca atare.

În situația în care există o valoare de inventar sub valoarea contabilă a stocurilor se constituie un provizion pentru deprecierea pe care au înregistrat-o stocurile în perioada respectivă.

Inventarierea materiilor prime și a materialelor se face pentru a verifica realitatea stocurilor scriptice reflectate și compararea acestora cu cele faptice constatate la inventariere, ambele evaluate la prețurile de intrare reflectate în contabilitate, pentru a se putea constata plusurile sau minusurile de inventar care se înregistrează în contabilitate.

Prin compararea situației faptice, stabilită prin inventariere, cu situația scriptică din contabilitate se stabilesc plusurile și minusurile de inventar și se iau măsuri în vederea punerii de acord a soldurilor scriptice cu realitatea, în vederea întăririi în gestionarea stocurilor de materii prime și materiale, în vederea răspunderilor.

Inventarierea propriu-zisă se face la locurile de depozitare a materiilor prime și materialelor respective, constatările trecându-se în listele de inventariere.

Stocurile de materii prime și materiale se înscriu în listele de inventariere cu precizarea numirii, codului, unității de măsură, indicilor calitativi, prețului unitar de evidență.

Stabilirea stocurilor faptice se face prin numărare, cântărire, cotare sau calcule tehnice și se compară cu stocurile scriptice din contabilitate.

În cazul în care stocul faptic este mai mic decât stocul scriptic, atunci există un minus în inventar care va fi înregistrat corespunzător în contabilitate, precum și în lista de inventariere.

În cazul în care stocul faptic este mai mare decât stocul scriptic, atunci există un plus de inventar care va fi înregistrat corespunzător în contabilitate, precum și în lista de inventariere.

2.3.1.4. EVALUAREA STOCURILOR LA ÎNTOCMIREA BILANȚULUI

Valoarea bilanțieră sau de închidere a exercițiului este valoarea cu care stocurile se înscriu în bilanțul anual.

Conform regulilor de evaluare a elementelor patrimoniale, valoarea bilanțieră sau de închidere a exercițiului este reprezentată de valoarea de intrare, respectiv de valoarea contabilă pusă de acord cu rezultatele inventarierii. În acest scop se compară valoarea de intrare sau valoarea contabilă cu valoarea de utilitate stabilită pe baza inventarierii, comparație în urma căreia pot rezulta două situații:

apariția unor plusuri de valoare ca urmare a existenței unei valori de inventar superioare celei de intrare, plusuri care nu se reflectă în contabilitate, situație în care imobilizările rămân reflectate în contabilitatea curentă la valoarea lor de intrare.

apariția unor minusuri de valoare ca urmare a existenței unei valori de inventar inferioare celei de intrare.

Minusurile constatate sunt considerate ca fiind deprecieri ale activelor în cauză și se reflectă fie sub forma amortizării dacă deprecierea este ireversibilă, fie sub forma unui provizion pentru depreciere dacă acesta are caracter reversibil.

De precizat că în contabilitatea curentă se menține valoarea inițială de intrare, numai în bilanț va apărea valoarea contabilă netă determinată prin diminuarea valorii de intrare cu amortizările și provizioanele înregistrate.

Valoare bilanțieră sau de închidere a exercițiului asigură aplicarea principiului realității prin utilizarea valorii de intrare ( costul efectiv, real de achiziție sau de producție ), precum și a principiului prudenței în sensul înregistrării în contabilitate numai a diferențelor în minus prin constituirea de provizioane pentru deprecierea stocurilor.

2.3.2. EVALUAREA STOCURILOR. REPERCURSIUNI ALE INFLAȚIEI ASUPRA STOCURILOR

Stocurile sunt cele care urmează imobilizărilor din punct de vedere al gradului de lichidare. În practică, sunt dese situațiile când de la o perioadă la alta se înregistrează creșteri sensibile de prețuri la aceste elemente patrimoniale cu influențe considerabile asupra reluării procesului de producție și a viitoarelor costuri de producție.

Destinate a fi consumate la prima lor utilizare, a fi vândute sub formă de produse și mărfuri sau a fi preluate în procese de producție ulterioare, stocurile constituie pentru majoritatea unităților patrimoniale cea mai mare parte a activelor de care dispune la un moment dat. De rapiditatea transformării acestora în fluxuri bănești și a fluxurilor bănești din nou în stocuri, depinde în final profitabilitatea și eficiența unității patrimoniale din punct de vedere al realizării efective a veniturilor și a deprecierii noilor fluxuri bănești.

Principalele aspecte decizionale legate de elementele patrimoniale de natura stocurilor se rezumă la metoda de inventar practicată, la metoda de evaluare utilizată la ieșirea din patrimoniu a acestora, la metoda de contabilitate analitică utilizată în gestionarea lor și la problema provizioanelor pentru depreciere.

Efectul de desincronizare afectează calitatea informației privind cheltuielile cu stocurile consumate din contul de profit și pierdere. Stocurilor disponibile ( formate din stocul inițial și achizițiile sau producția din cursul anului ) trebuie alocate între bilanț și contul de profit și pierdere. Problema se rezolvă prin introducerea unei convenții contabile, precum FIFO sau LIFO. Convenția aleasă nu trebuie să descrie fluxul fizic al stocurilor, dacă ar fi așa, LIFO ar fi greu de justificat pentru alte stocuri decât cele lichide.

Pentru evaluarea ieșirilor din gestiune a stocurilor se poate folosi, după cum s-a arătat anterior, prețul obținut din aplicarea uneia din următoarele metode, metoda primului intrat primul ieșit ( FIFO ), metoda ultimului intrat primului ieșit ( LIFO ), metoda costului ponderat ( CMP ), metoda următorului intrat – primului ieșit ( NIFO ).

Într-o perioadă caracterizată prin creșterea prețurilor, LIFO reușește o mai bună corespondență dintre veniturilor și costurile cele mai recente. Deoarece acestea din urmă se apropie de costurile de înlocuire, LIFO separă rezultatul din exploatare de rezultatul din deținerea de active, deci corectează efectul de desincronizare. FIFO asociază veniturile obținute, costurile cele mai vechi, incluzând rezultatul din deținenere în rezultatul din exploatare. LIFO servește astfel mai bine necesităților de informare a utilizatorilor, prin compararea performanței comerciale a managerilor cu rezultatele generate de achiziția de stocuri.

Popularitatea LIFO este în strânsă legătură cu diminuarea profitului impozabil. Și în condițiile în care creșterea cheltuielilor cu stocurile datorată LIFO trebuie reintegrată în rezultatul impozabil, LIFO diminuează rezultatul contabil și, deci, distribuțiile. La dispoziția întreprinderii rămân, astfel, resurse necesare reluării ciclului de producție.

Problemele ridicate de utilizarea LIFO ating aspecte ca: subevaluarea stocurilor în bilanț, descreșterea volumului fizic real al stocurilor finale, costurile ridicate precum introducerea și operarea sistemului. Prezentarea stocurilor finale la o valoare sub valorile curente de la data încheierii exercițiului este prețul plătit pentru corectarea efectului de desincronizare. De obicei, pentru a beneficia de maximum de avantaje fiscale se alege ca punct de pornire momentul în care prețurile sunt scăzute, dar se prevede creșterea lor.

Descreșterea fizică a stocului final poate conduce la reflectarea în cheltuielile de stocuri a unor articole evaluate la costuri istorice din perioade relativ îndepărtate. În această situație, efectul de desincronizare este amplificat, față de utilizarea FIFO.

Un alt inconvenient îl constituie evoluția adversă a prețurilor stocurilor, adică, în locul creșterilor așteptate să survină micșorări. În această situație, atât bilanțul, cât și contul de profit și pierdere sunt afectate, regula prudenței în evaluarea bilanțieră nefiind operantă în cazul utilizării FIFO.

Costurile administrării metodei LIFO sunt relativ ridicate, necesitând păstrarea întregii informații privind costurile începând cu anul introducerii metodei. În cazul entităților cu numeroase tipuri de stocuri, de exemplu, rețelele de supermagazine, viteza cu care se modifică sortimentele de produse cosmetice sau alimentare îngreunează comparația stocurilor finale cu cele inițiale. În plus, lichidarea unor stocuri odată cu comandarea unui nou sortiment similar ar duce la anularea avantajelor cumulate ale metodei, costurile vechi fiind reflectate în cheltuielile curente. Pentru a rezolva aceste dificultăți s-a permis crearea de grupe cu articole similare și utilizarea indicilor prin care stocul final, exprimat în costuri curente, este transformat în costurile de la începutul anului.

Atunci când se constată o depreciere valorică reversibilă a stocurilor se poate proceda la constituirea de provizioane pentru depreciere în condițiile respectării și aplicării principiului prudenței și în concordanță cu cerințele unei contabilități în costuri istorice. Din toate aceste provizioane, conform legislației în vigoare, nu este posibilă transmiterea influențelor în totalitate asupra rezultatelor exercițiului în sensul influențării profitului impozabil.

Se consideră că tehnica provizioanelor își pierde din eficiență atunci când deductibilitatea nu este permisă și, când scăderea prețurilor este rezultantă a măsurilor deflaționiste. În aceste condiții se impune o respectare cu strictețe a principiului prudenței extinse care să țină cont de condițiile unei economii hiperinflaționiste.

=== cap3 ===

CAPITOLUL III

ASPECTE TEORETICE PRIVIND IMPLEMENTAREA

UNUI SISTEM INFORMATIC DE GESTIUNE

3.1. Sisteme informatice integrate (ERP)

ERP (Enterprise Resource Planning) reprezintă o soluție care permite gestionarea proceselor din cadrul unei întreprinderi. În mod normal, o soluție de acest gen integrează într-un singur sistem informatic toate funcțiile unei întreprinderi: gestiunea resurselor umane, gestiunea contabilă și financiară, asistarea deciziilor manageriale, dar în același timp gestionează și vânzările și aprovizionările etc.

Implementarea unei astfel de aplicații este un proces atipic, de lungă durată și foarte dificil. Este foarte dificil de stabilit la început câți bani vor trebui investiți, unde vor trebui investiți, ce sectoare ale întreprinderii vor fi „atinse” de sistemul de gestiune integrat. De multe ori, aceste necunoscute descurajează managerii în implementarea unui sistem ERP.

Obiectivul principal al unei soluții ERP este de a răspunde nevoilor tuturor acestor departamente. Fiecare departament are propriul sistem informatic, conceput și optimizat pentru modul în care își desfășoară activitatea, dar ERP combină toate aceste sisteme într-o singură aplicație integrată, care stochează informațiile într-o singură bază de date, asigurând astfel comunicarea, schimbul de informații dintre departamente. De asemenea, folosirea unei singure baze de date face posibilă elaborarea unor puternice instrumente de gestiune și analiză care vor asista deciziile manageriale la nivelul întreprinderii.

Principala dificultate în implementarea unei soluții ERP constă în faptul că ea va trebui să adune informații din diferite surse (departamente) și, inevitabil, în structuri diferite, ceea ce presupune un înalt grad de flexibilitate a aplicațiilor prin parametrizarea acestora, definirea variabilelor esențiale și personalizarea acestora după primele utilizări.

ERP înlocuiește vechile sisteme de sine stătătoare din fiecare departament cu un singur sistem format din module. Astfel, departamentul financiar, secția de producție și depozitul au fiecare câte o aplicație, dar toate aceste aplicații sunt interdependente, sunt legate, astfel încât, de exemplu, un utilizator din departamentul financiar poate avea acces la informații despre stocurile din depozit pentru a ști dacă o anumită comandă a fost livrată.

Majoritatea sistemelor ERP sunt destul de flexibile pentru a permite utilizarea lor fără a achiziționa toate modulele componente. Spre exemplu, dacă se consideră că la nivelul întreprinderii este nevoie de informatizarea departamentelor financiar și de resurse umane, se poate proceda la achiziționarea acestor două module, urmând ca, în ipoteza creșterii semnificative a activității, să achiziționeze în viitor și alte module pentru o gestionare mai eficientă a resurselor.

Cum poate un sistem integrat de gestiune să sporească eficiența întreprinderii?

Cel mai relevant exemplu în acest sens îl constituie modul de procesare a unei comenzi primite de la un client. Sistemul integrat de gestiune automatizează toți pașii urmați pentru satisfacerea comenzii. Când un reprezentant al departamentului de vânzări introduce comanda clientului, al are la dispoziție toate informațiile necesare pentru a prelua și satisface comanda respectivă:

istoric al comenzilor de la clientul respectiv și modul în care acesta a achitat contravaloarea lor de-a lungul timpului de la departamentul financiar;

informații despre cantitățile de produse aflate în stoc de la modulul instalat în depozite;

informații de la departamentul logistic cu privire la parcul auto (dacă există mijloace de transport disponibile pentru realizarea livrării în termen).

Utilizatorii din aceste departamente văd cu toții aceleași informații și le pot actualiza în funcție de drepturile lor de acces stabilite potrivit specificului activității lor. Când un departament termină de procesat comanda, ea este dirijată automat prin intermediul sistemului integrat către următorul departament. În orice moment se poate afla în ce stadiu se află o anumită comandă.

Astfel, prin intermediul ERP, comanda clientului este satisfăcută mai repede și cu un risc de eroare mult mai mic decât înainte. Desigur, aceeași „magie” poate fi aplicată și asupra celorlalte procese desfășurate în cadrul întreprinderii.

Teoretic, totul ar trebui să se desfășoare perfect, dar în realitate implementarea unui astfel de sistem este un proces complex, care nu impune doar achiziționarea aparaturii necesare și instalarea programului, ci și instruirea angajaților, ale căror responsabilități se schimbă dramatic. Reprezentanții departamentului de vânzări nu mai au doar rolul de a introduce în sistem datele referitoare la comanda clientului. Când un angajat al departamentului de vânzări vede pe ecran istoricul derulării comenzilor de la clientul respectiv și nivelul stocurilor de produse, el trebuie să găsească răspunsuri la întrebări ca de exemplu: „Va plăti clientul la timp?”, „Vom fi capabili să onorăm comanda în timp util?”. Acestea sunt de fapt decizii pe care, până acum, reprezentanții de vânzări nu trebuiau să le ia, dar acum, răspunsurile la întrebările respective afectează atât clientul, cât și celelalte departamente din întreprindere. De asemenea, gestionarii nu trebuie să completeze doar fișele de magazie, ci și să opereze cât mai rapid în sistemul informatic toate tranzacțiile care au loc în depozite, pentru a oferi departamentului de vânzări informații cât mai exacte cu privire la situația stocurilor. Dacă aceste tranzacții sunt omise sau operate cu întârziere, agenții de vânzări nu vor mai avea o imagine exactă a stocurilor, ceea ce le va influența negativ deciziile.

Oamenii sunt în principiu rezistenți la schimbare, iar ceea ce li se cere în cazul implementării sistemelor integrate de gestiune este să schimbe modul în care își desfășoară activitatea. De aceea sunt greu de prevăzut costurile utilizării unui astfel de sistem. Totodată, dacă sistemul integrat de gestiune este utilizat pentru a îmbunătăți modul în care angajații preiau comenzi, fabrică bunuri, le livrază, le facturează etc., atunci investiția se va dovedi utilă. Dacă însă se instalează noul program pur și simplu, fără a se schimba responsabilitățile angajaților și modul în care ei le îndeplinesc, atunci investiția nu va da roade, ba mai mult, procesele din cadrul întreprinderii se vor încetini, deoarece angajații sunt obișnuiți cu modul de operare al vechiului program.

Care sunt avantajele utilizării ERP?

Există cinci motive principale pentru care companiile recurg la implementarea unui sistem integrat de gestiune:

Integrarea informațiilor financiare – În timp ce managerii încearcă să înțeleagă performanțele firmei, situația ei financiară, pot descoperi diferite versiuni cu privire la acest aspect. Departamentul financiar deține propriul set de informații financiare, departamentul de vânzări are altă versiune și fiecare dintre celelalte departamente poate avea propria versiune cu privire la participarea la realizarea veniturilor întreprinderilor. Sistemul integrat de gestiune creează o singură imagine care nu poate fi pusă la îndoială, deoarece toți folosesc același sistem.

Integrarea informațiilor despre comenzile clienților – Sistemul integrat de gestiune stochează informații despre comenzi din momentul în care acestea sunt primite de către departamentul de vânzări și până când marfa este livrată și departamentul financiar emite factura aferentă. Avantajul constă în posibilitatea de a urmări mai ușor stadiul în care se află fiecare comandă și de a coordona mai bine procesul de fabricație, stocurile și livrările, față da cazul în care comenzile sunt înregistrate separat în mai multe sisteme informatice care nu pot comunica unele cu altele.

Standardizarea și accelerarea proceselor de producție – Adesea companiile de producție au mai multe secții de producție în care se fabrică același articol utilizând metode și sisteme informatice diferite. Sistemul integrat de gestiune are metode standard de automatizare a unor etape din procesul de fabricație. Folosirea unui astfel de sistem poate crește productivitatea diminuând timpul necesar pentru a produce și numărul de angajați din secțiile respective.

Reducerea stocurilor – Sistemul integrat de gestiune îmbunătățește fluxul de producție și ușurează modul de urmărire al satisfacerii comenzilor. Acest lucru poate conduce la niveluri reduse ale stocurilor de materii prime, materiale consumabile și semifabricate și poate ajuta utilizatorii să planifice mai eficient livrările către clienți, reducându-se astfel și stocurile de produse finite din depozite.

Integrarea informațiilor despre resursele umane ale întreprinderii – Îndeosebi în cadrul companiilor mari nu există o metodă simplă pentru contorizarea timpului lucrat de angajați și pentru comunicarea cu aceștia. Sistemele integrate de gestiune rezolvă și această problemă.

Sistemele integrate de gestiune se potrivesc oricărei companii?

Pentru o companie este extrem de important să se analizeze dacă toate metodele, procedurile din cadrul ei se potrivesc cu un pachet standard de aplicații ERP înainte de începerea implementării acestuia. Cel mai frecvent motiv pentru care companiile refuză implementarea sistemelor integrate de gestiune standard este faptul că aceste sisteme nu suportă unul sau mai multe dintre procesele importante specifice întreprinderii. În acest moment există două alternative: fie se schimbă procedurile din cadrul companiei pentru a se potrivi cu modul de operare al programului, fie se solicită efectuarea de modificări în cadrul programului (particularizarea acestuia pentru compania respectivă). Modificarea procedurilor și metodelor din cadrul întreprinderii este un proces destul de anevoios, care presupune efectuarea de schimbări profunde asupra unor proceduri foarte vechi, cu care oamenii s-au obișnuit și, de asemenea, asupra rolurilor și responsabilităților angajaților. Puține companii au „curajul” să recurgă la o astfel de soluție, deși schimbarea vechilor proceduri poate avea un efect benefic, aducând pe termen lung un plus de eficiență. Pe de altă parte, schimbarea modului de operare a sistemului informatic va avea repercursiuni asupra procesului de implementare în sensul încetinirii acestuia, apariției riscului de erori de programare și îngreunarea procesului de actualizare a sistemului (noile versiuni vor trebui rescrise având în vedere toate particularizările).

Cât costă implementarea unui sistem integrat de gestiune?

Un studiu recent efectuat de Meta Group asupra unui eșantion de 63 de companii mici, medii și mari a arătat că pentru implementarea unui sistem ERP costul mediu este de 15 milioane de dolari americani (costul minim a fost de 400.000 de dolari, iar costul maxim de 300 milioane de dolari). La calculul costului au fost luate în considerare costurile cu sistemul informatic propriu-zis, cu suportul hardware, cu instalarea sistemului, cu pregătirea personalului în vederea utilizării sistemului și costurile aferente primilor doi ani de utilizare (mentenanță, actualizare, optimizare). Concluzia la care s-a ajuns este că implementarea unui sistem integrat de gestiune este costisitoare, indiferent de tipul de companie care dorește să implementeze un astfel de sistem.

3.2. Obiectivele sistemului informatic

Definirea obiectivelor sistemului trebuie să aibă în vedere atât obiectivele noului sistem cât și funcțiile asociate acestora. El va trebui să rezolve următoarele aspecte:

Preluarea comenzilor efectuate de clienți ;

Urmărirea nivelului stocurilor si nevoilor de stocuri ;

calcularea costurilor directe ce revin unui produs intrat in fabricație;

Calcularea costurilor activităților indirecte și repartizarea acestora la sfârșitul perioadei de gestiune;

Calcularea costului complet pentru fiecare produs într-o perioadă dată

Sistemul informatic va trebui să răspundă la:

cerințele informaționale solicitate de conducere în scopul fundamentării și emiterii unor decizii în domeniu;

solicitări informaționale necesare derulării operațiilor specifice compartimentelor și serviciilor funcționale;

compatibilitatea cu sistemul de evidență existent;

respectarea cadrului legislativ;

legăturile cu alte sisteme.

Obiectivele sistemului informatic vor fi subordonate obiectivelor specifice ale unei societăți comerciale, generarea și furnizarea operativă și selectivă către toate nivelele de conducere de date cu caracter strategic, tactic, operativ, funcțional pentru fundamentarea și generarea deciziilor. Obiectivul general va trebui circumscris activității concrete desfășurate, el va fi însoțit de obiective secundare sau derivate prin care se vor asigura condițiile necesare realizării obiectivului general.

Obiectivul general are în vedere prezentarea unei imagini de detaliu privind costurile astfel încât aceasta să reflecte realitatea. Obiectivele secundare trebuie să asigure informatizarea procesului calculație a costurilor prin preluarea facilă a informațiilor de intrare, prelucrarea riguroasă a datelor și editarea unor rapoarte și indicatori care să satisfacă cerințele informaționale ale conducerii societății.

Aceasta presupune:

utilizarea extensivă și eficientă a sistemelor electronice de calcul;

creșterea vitezei de circulație a informațiilor, reducerea ciclului informațional și a timpului de răspuns;

funcționarea performantă, în condiții de fiabilitate și stabilitate în timp a întregului ansamblu de echipamente de calcul.

Sistemul informatic trebuie ca prin informațiile pe care le va oferi în timp cu privire la calculația costurilor complete să permită:

utilizarea eficientă a capacităților de producție;

modernizarea utilajelor și a altor factori de producție, atunci când acest lucru se impune;

creșterea gradului de utilizare a capacităților de producție.

Obiectivele de conducere asigură implementare a informatizată a funcțiilor de conducere specifice ( comandă, coordonare, reglare și control a activității ), prin următoarele elemente:

„modernizarea actului decizional prin intermediul datelor exacte și operative furnizate de sistemul informatic;

rentabilitate continuă a activității;

asigurarea procesului decizional de rutină prin intermediul prelucrărilor noului sistem;

proces decizional științific bazat pe modele matematice;

implementarea principiului conducerii pe bază de obiective și prin excepții;

utilizarea datelor noului sistem într-o formă modernă de informare;”

3.3. Elaborarea sistemului informatic de gestiune a stocurilor

Elaborarea unui produs-program constituie o activitate deosebit de complexă, care necesită utilizarea unei metodologii clare și unitare. De regulă, o asemenea activitate se desfășoară în echipe de lucru complexe în care sunt incluși analiști, specialiști ai domeniului pentru care se dezvoltă produsul-program, programatori, specialiști în testarea și implementarea produselor-program, utilizatori parteneri, specialiști în asigurarea feed-backului cu clienții.

Literatura de specialitate relevă o multitudine de probleme legate de metodologia elaborării produselor-program și subliniază în mod deosebit necesitatea existenței unei metodologii unitare. Totuși, putem afirma că, în forma sa finală, orice produs-program poate fi privit ca un sistem cu funcții și componente proprii, cu intrări, ieșiri, prelucrări specifice și bucla de autoreglare și cu un scop bine stabilit.

3.3.1. Modelul în cascadă de elaborare a produsului-program

Din punct de vedere practic, elaborarea sistemului informatic a presupus parcurgerea unui anumit număr de activități specifice obținerii acestuia, conform modelul în cascadă, care este cel mai des utilizat în practică. Activitățile avute în vedere la elaborarea produselor-program în cazul modelului în cascadă sunt:

1. definirea problemei;

2. analiza;

3. proiectarea;

4. dezvoltarea;

5. testarea;

6. implementarea

7. întreținerea.

Acest model a fost dezvoltat de către Royce în 1970 și este cel mai familiar programatorilor. Caracteristica fiecărei etape este aceea de a se finaliza cu o verificare și o validare în scopul eliminării eventualelor anomalii care ar putea să apară în cadrul fiecăreia. Dacă se constată eventuale anomalii, atunci se va reveni la etapa precedentă atât timp cât aceste anomalii persistă. În acest fel se realizează o minimizare a costului pentru produsul-program dezvoltat. În același timp, trecerea de la o fază la alta, în sus și în jos, oferă modelului un caracter iterativ și incremental. Pentru a nu înțelege că verificarea și validarea sunt sinonime, facem precizarea că prin verificare se urmărește dacă produsul-program respectă toate cerințele din definiția elaborată în faza I și II, în timp ce prin validare se controlează dacă funcțiile informatizate cu produsul-program satisfac beneficiarul.

3.3.2. Activitățile specifice elaborării produsului-program

Modelul în cascadă presupune parcurgerea unui set de activități cu posibilitatea revenirii într-o etapă precedentă. A fost numit model în cascadă datorită reprezentării sale care sugerează acest lucru, dar faptul că fiecare activitate se finalizează printr-o verificare-validare a rezultatelor obținute face posibilă revenirea la o etapă precedentă. În cele ce urmează vom face o prezentare pe scurt a fiecărei activități specifice acestui model.

a. Definirea problemei

În activitatea de elaborare a unui produs-program este foarte important de a ști și de a înțelege esența sarcinii de îndeplinit încă dinaintea începerii lucrului efectiv. Cu alte cuvinte, scopul acestei activități constă în a reuși să se formuleze pe înțelesul echipei de lucru problema de rezolvat și de a descrie o strategie de rezolvare a problemei .

În această etapă se poartă discuții cu specialiști ai domeniului și cu potențialii utilizatori ai viitorului produs-program. Astfel, se are în vederea extragerea de informații cu privire la cerințele, restricțiile și obiectivele avute în vedere pentru asigurarea funcționalității produselor-program. Metoda cea mai des utilizată în această activitate o constituie interviul, la care se pot adăuga informații extrase din diverse surse cum ar fi: studii comparative realizate pentru produse-program similare, studii de fezabilitate, informări etc.

Din această activitate trebuie să rezulte clar următoarele categorii de cerințe:

a. cerințe funcționale pentru utilizări simple și avansate;

b. cerințe tehnice (resursele tehnice minime necesare în utilizarea produsului-program);

c. cerințe cu privire la livrare.

Verificarea și validarea are loc pe tot parcursul acestei activități prin faptul că atât utilizatorii, cât și echipa de lucru colaborează foarte strâns la obținerea acestor informații. În această activitate un rol central îl ocupă utilizatorii, specialiștii din domeniu și beneficiarii viitorului produs-program.

b. Analiza

După obținerea unei definiții clare a problemei de rezolvat, se procedează la analizarea problemei. Scopul analizei constă în a determina cu exactitate ce trebuie făcut pentru rezolvarea problemei. De regulă, elementele logice ale sistemului (limitele, procesele și datele sale) sunt definite în cursul analizei, având în vedere cerințele formulate în etapa precedentă. Rezultatul obținut de către membrii echipei de lucru este supus verificării corespondențelor cu cerințele din etapa precedentă. Validarea se realizează de către beneficiar într-o întâlnire în care i se poate prezenta sub forma unei informări rezultatul analizei echipei de lucru. Dacă la această întâlnire se constată că trebuie făcute completări informaționale legate de natura problemei de rezolvat, atunci se poate reveni la etapa de definire a problemei ceea ce va impune o reluare/completare a analizei.. Când se constată că nu există aspecte suplimentare de clarificat, atunci are loc validarea din partea beneficiarului a activității de analiză și se poate trece la activitatea următoare.

c. Proiectarea

Proiectarea produsului-program este procesul prin care se reprezintă funcțiile fiecărei componente în maniera în care se relevă concret una sau mai multe unități funcționale, module etc.

Scopul activității de proiectare constă în a determina modul în care va fi rezolvată

problema. În cursul proiectării, atenția analistului se deplasează de la latura logică la cea fizică. Procesele sunt convertite în proceduri manuale sau programe de calculator. Elementele datelor sunt grupate pentru a forma structuri de date fizice, machete, rapoarte, fișiere și baze de date. Sunt definite componentele hardware care susțin programele și datele.

Diagrama de descompunere în structură pentru un produs-program în forma sa generală se prezintă sub forma ierarhizată cu unul sau mai multe niveluri de descompunere.

În etapa de proiectare a produsului-program se parcurg următoarele faze:

a. proiectarea arhitecturală;

b. specificația produsului-program;

c. proiectarea de ansamblu;

d. proiectarea detaliată.

Prin parcurgerea acestor faze se va obține un proiect cu două categorii de informații: de ansamblu și de detaliu. Parcurgerea unor faze din cele prezentate mai sus se poate repeat prin așa-numitul proces de rafinare prin care se verifică rezultatul obținut după proiectarea de detaliu cu proiectarea arhitecturală și specificațiile produsului-program.

În faza proiectării arhitecturale se stabilește arhitectura generală a viitorului produs-program în corelație cu cerințele fazelor precedente.

Specificația produsului-program constă într-o documentație, care va fi obiectul unui contract încheiat între beneficiar și dezvoltator. În această documentație se va avea în vedere stabilirea funcțiilor de informatizat și cuprinderea condițiilor de lucru efectiv.

În faza proiectării de ansamblu se stabilește structura modulară a produsuluiprogram, pornind de la specificația și arhitectura stabilită anterior. Elementul de bază al structurii îl constituie modulul.

În faza proiectării detaliate se procedează la stabilirea algoritmului de lucru pentru fiecare modul și se ține cont de toate detaliile funcționale ale acestuia. După cum se observă verificarea are loc permanent prin raportare atât la cerințele stabilite în prima activitate, cât și la arhitectura generală stabilită la începutul acestei activități. Astfel, verificarea este în directă corelație cu rafinarea succesivă. Validarea se pune în evidență prin acceptarea specificației produsului-program de către beneficiar.

d. Dezvoltarea

Crearea propriu-zisă a produsului-program are loc în cadrul activității de dezvoltare. Astfel, în cadrul acestei etape au loc următoarele sub-activități:

a. Se codifică și se corectează algoritmii de lucru pentru fiecare modul al arhitecturii produsului-program;

b. Se documentează și se testează fiecare componentă arhitecturală;

c. Se pregătește documentația pentru utilizatorul final;

d. Se inițializează bazele de date și fișierele;

e. Se pot instrui și serii de utilizatorii.

3.4. Proiectarea bazei informaționale

3.4.1. Modelul Conceptual al Prelucrărilor

Rolul modelării conceptuale a prelucrărilor

Conceptul de prelucrare reprezintă:

partea dinamică a sistemului informațional

materializarea sub formă de acțiuni a regulilor de gestiune specifice activității întreprinderii

Modelul conceptual al prelucrărilor

este o reprezentare schematică a activității specifice unui domeniu din cadrul întreprinderii independentă de particularitățile organizatorice și mijloacele concrete de realizare

răspunde la întrebarea “Ce prelucrări se realizează ?”

permite reprezentarea înlănțuirii operațiilor cu precizarea condițiilor necesare pentru declanșarea acestora si consecințele derulării operațiilor respective.

În cadrul MCP se impune respectarea cerințelor determinate de regulile de gestiune, impunând următoarele aspecte:

dacă unele operații s-au realizat, înseamnă ca alte activități urmează să se execute

unele operații trebuie executate înaintea altora

unele operații nu pot fi executate decât dacă alte operații au fost deja realizate;

unele operații pot fi declanșate în timp ce altele sunt în curs de desfășurare;

un obiect al realității supus unei operații (transformări) își schimbă starea.

În concluzie, MCP permite:

precizarea evenimentelor declanșatoare ale operațiilor (prelucrărilor)

precizarea înlănțuirii operațiilor al căror conținut îl descrie succint fără detalii referitoare la modul de execuție a operațiilor (manual sau automat), particularități organizatorice sau repere temporale;

prezentarea rezultatelor generate în urma executării operațiilor.

MCP nu trebuie să conțină aspecte referitoare la:

locul, momentul sau persoanele implicate în prelucrări

modul concret de realizare a operațiilor

Concepte de bază ale MCP

Procesul constituie un subansamblu al unei activități în care punctele de intrare și de ieșire sunt stabile și independente de particularitățile organizatorice.

Operația este o secvență continuă de acțiuni elementare producătoare de evenimente care se execută neîntrerupt din momentul declanșării ei de către unul sau mai multe evenimente și care determină întotdeauna producerea unui eveniment / unor evenimente.

Tipul de operație

reprezintă o categorie de operații prezentând aceleași caracteristici

se caracterizează prin:

conținutul acțiunilor elementare ce formează operația;

durată;

evenimentele produse și condițiile de emisie a acestora.

Regula de emisie

reprezintă o propoziție logică care dacă se dovedește adevărată va determina producerea unui anumit eveniment;

este expresia condițiilor referitoare la contextul în care se va derula operația.

Evenimentul reprezintă o circumstanță (un semnal) adusă la cunoștința sistemului la care acesta trebuie să răspundă.

Clasificarea evenimentelor declanșatoare ale operațiilor:

Evenimente externe: provin din exteriorul organismului studiat (firmei) sau al domeniului investigat (în cadrul firmei) și nu sunt controlabile de către sistem.

Evenimente interne: sunt generate de desfășurarea unei operații și se clasifică în:

Evenimente rezultate: reprezentate de ieșiri ale unei operații destinate

Mediului exterior sistemului

Evenimente interne intermediare: sunt generate în urma executării unor operații și au rolul de a declanșa alte operații în cadrul sistemului.

Eveniment indus concept folosit în literatura de specialitate, ce desemnează evenimente externe apărute ca urmare a unor evenimente-rezultat emise anterior de sistem.

Tipul de eveniment

reprezintă un concept generic descriind ansamblul evenimentelor prezentând aceeași natură

există o serie de convenții de reprezentare a tipurilor de evenimente permițând delimitarea celor externe de cele interne intermediare și interne rezultat

Capacitatea sistemului de a percepe producerea realizărilor unui tip de eveniment se concretizează în doi parametri:

Capacitatea: exprimă numărul maxim de realizări ale tipului de eveniment ce pot fi percepute de sistem. În mod implicit, valoarea capacității este infinită. O valoare finită ar indica incapacitatea sistemului de a percepe mai mult de un număr de realizări ale tipului de eveniment.

Frecvența: indică legea de apariție a realizărilor tipului de eveniment.

Sincronizarea

reprezintă un ansamblu de condiții, exprimate prin evenimente contributive și care determină declanșarea unei operații;

este expresia condițiilor ce trebuie să se realizeze pentru ca o operație să se poată declanșa.

Sincronizarea se exprimă printr-o propoziție logică ce trebuie să respecte două cerințe:

condițiile exprimate trebuie să privească evenimentele declanșatoare ale operației;

trebuie să existe situații care să permită declanșarea acestor evenimente.

Tipul de sincronizare

reprezintă un concept generic descriind o categorie de sincronizare

se definește prin:

tipurile de evenimente implicate în sincronizare;

o propoziție logică privind realizările de evenimente;

condițiile locale exprimând condițiile apariției de realizări ale evenimentelor declanșatoare;

răgazul sincronizării, care reprezintă intervalul de timp între momentul din care sincronizarea este activabilă (toate condițiile sunt îndeplinite pentru ca operația să poată fi declanșată) și momentul în care ea este efectiv declanșată;

durata limită, exprimând timpul maxim în care trebuie să se producă sincronizarea, măsurat de la producerea primei realizări de eveniment participant la sincronizare.

Dinamica modelului conceptual al prelucrărilor:

descrie înlănțuirea activităților sistemului analizat;

reprezintă înlănțuirea activităților printr-un graf;

nodurile grafului sunt evenimente sau operații reprezentând sincronizări;

arcele grafului reprezintă legături cronologice între evenimente sau operații;

Principiile funcționării modelului

Înlănțuirea operațiilor. MCP cuprinde o înlănțuire de blocuri elementare, fiecare operație fiind declanșată ca urmare a unor evenimente externe sau emise de alte operații aflate în amonte și determinând la rândul ei producerea altor evenimente

Dinamica

Derularea fluxurilor se materializează prin apariția realizărilor de tipuri de evenimente;

Dacă sincronizarea se produce (s-au înregistrat realizări ale tuturor tipurilor de evenimente declanșatoare) se produce o consumare a realizărilor de evenimente declanșatoare și se lansează în execuție operația.

Concluzii

Toate realizările de evenimente (din MCP) trebuie consumate. Dacă sincronizările prevăzute în model nu se realizează pentru declanșarea operațiilor vor trebui prevăzute în model alte operații consumatoare ale realizărilor tipurilor de evenimente declanșatoare;

Fiecare operație trebuie să genereze cel puțin o realizare de eveniment;

Numărul de realizări de evenimente emise nu este determinat de numărul realizărilor de evenimente declanșatoare;

Realizările tipurilor de evenimente interne rezultat (destinate exteriorului sistemului) sunt considerate consumate în momentul emiterii lor;

Un MCP nu poate fi considerat încheiat dacă ultimul tip de eveniment emis este intern ci doar dacă ultimul tip de eveniment emis este destinatexteriorului.

Regulile de construire a modelului conceptual al prelucrărilor

Regula 1

O operație este o succesiune neîntreruptă de prelucrări.

Orice intervenție a unui actor extern care conduce la o întrerupere determină o decupare a operației.

Regula 2

În interiorul unei operații nu se admite producerea unui rezultat intermediar care să

condiționeze derularea operațiilor procesului (operația trebuie să fie omogenă în raport cu

evenimentele pe care le generează).

Pe lângă regulile prezentate în realizarea MCP trebuie să se țină seama și de următoarele recomandări:

elaborarea MCP pentru fiecare proces atunci când domeniul de activitate cuprinde un număr mare de operații ce pot fi grupate în procese distincte;

neincluderea în model a nici unui element de ordin organizațional, logic sau fizic;

un același eveniment nu poate declanșa în mod unic două operații distincte;

se pot include în MCP doar operații elementare realizându-se astfel un model conceptual ușor de înțeles.

Modelarea unui proces

Procesul

constituie un subansamblu al unei activități în care punctele de intrare și de ieșire sunt stabile și independente de particularitățile organizatorice;

este format din succesiunea de operații executate (ca urmare a producerii unor evenimente declanșatoare) și generatoare la rândul lor de evenimente emise.

Realizarea MCP presupune parcurgerea următoarelor etape:

1) Delimitarea domeniului de investigat:

presupune determinarea precisă a:

ariei supuse analizei cu scopul identificării fluxurilor informaționale desfășurate în

cadrul acesteia;

actorilor (participanților) implicați.

se pornește de la postulatul că orice flux informațional este în mod necesar asociat unui eveniment;

identificarea și analiza fluxurilor informaționale dintre actori permite realizarea unui graf al fluxurilor unde:

nodurile sunt reprezentate de fluxurile informaționale (asociate evenimentelor

produse);

arcele reprezintă legături (între fluxuri) având caracter de anterioritate;

săgețile nu indică existența unei implicări ci doar ideea de anterioritate;

fluxurile externe (provenite din exteriorul domeniului investigat) sunt întotdeauna noduri sursă și niciodată noduri destinație.

2) Identificarea evenimentelor

pornește de la postulatul că orice flux informațional este în mod necesar asociat unui

eveniment;

odată ce evenimentele au fost identificate se poate realiza o primă variantă a grafului

evenimentelor;

3) Realizarea tabloului evenimente – rezultate

are ca scop să precizeze evenimentele declanșatoare, acțiunea indusă și evenimentele

emise de aceasta;

în plus față de graful evenimentelor se precizează și acțiunile desfășurate.

4) Definirea operațiilor

se realizează plecând de la acțiunile evidențiate în cadrul tabloului evenimente-rezultate și de la regulile de gestiune specifice care vor corespunde regulilor de emisie în MCP.

5) Identificarea sincronizărilor

presupune specificarea evenimentelor declanșatoare ale unei operații;

atunci când este cazul, se specifică și durata sincronizării;

fiind definite evenimentele, sincronizările și operațiile, poate fi definit blocul fiecărei

operații după reprezentarea grafică generică:

6) Precizarea regulilor de emisie

Cunoscând regulile de gestiune se vor putea preciza care dintre acestea vor reprezenta

condiții de generare a evenimentelor emise (reguli de emisie);

se va proceda la completarea blocului fiecărei operații care are reguli de emisie:

8) Validarea modelului conceptual al prelucrărilor

presupune verificarea măsurii în care cerințele specifice realizării MCP au fost respectate

orice operație este declanșată de cel puțin un eveniment;

orice operație generează la rândul său cel puțin un eveniment;

blocurile operație sunt înlănțuite prin respectarea cronologiei producerii evenimentelor.

3.4.2. Modelul Conceptual a Datelor

Pentru definirea modelului conceptual al datelor se apelează la modele intermediare care sunt folosite ca suport al unei metodologii de proiectare. Un model conceptual este un ansamblu de concepte și reguli de combinare a acestor concepte permițând reprezentarea realității circumscrise domeniului supus informatizării.

Modelele utilizate se numesc modele semantice și au drept obiectiv ca prin conceptele oferite să permită reprezentarea lumii reale. Modelele semantice utilizează abstracții reprezentând lumea reală ca pe o colecție de entități și de legături, stabilite între acestea. Majoritatea modelelor permit definirea de restricții descriind aspectele statice, dinamice sau chiar temporale ale entităților.

Modelul EA urmărește obținerea unei reprezentări fidele, utilizând concepte specifice, a realității. Această reprezentare a lumii reale se va realize făcându-se abstracție de orice restricție fie ea informatică sau organizatorică. Pornind de la semantica obiectelor lumii reale și a legăturilor stabilite între acestea modelul EA servește în egală măsură ca un mijloc de comunicare între modelator (informatician) și viitorul utilizator al sistemului (beneficiarul sistemului informatic), care descrie realitatea supusă modelării în conformitate cu propria lui percepție.

ENTITATEA reprezintă un obiect al realității modelate caracterizat printr-o existență proprie, cu o identitate proprie și o mulțime de caracteristici care exprimă proprietățile acestuia.

TIP DE ENTITATE reprezintă un concept generic desemnând mulțimea tuturor entităților

prezentând aceleași caracteristici constructive. Fiecare tip de entitate se definește prin mulțimea caracteristicilor comune entităților aparținând

ATRIBUTUL definește o proprietate distinctă a unei entități. Fiecare atribut prezintă un domeniu, adică o mulțime de valori admise. Într-o entitate se regăsesc realizări corespunzătoare caracteristicilor definitorii pentru tipul de entitate.

Atributele pot fi clasificate în funcție de mai multe criterii:

a) După complexitate atributele sunt:

• elementare (simple) ale căror realizări nu pot fi descompuse

• decompozabile (complexe) ale căror realizări sunt decom

b) După realizările pe care le pot prezenta atributele pot fi:

• obligatorii (trebuie să prezinte obligatoriu o realizare, ceea ce corespunde sintagmei NOT NULL – orice realizare).

• opționale ( sunt atribute care pot să nu prezinte nici o valoare (realizare) în cadrul unei entități.

• monovaloare: atribute care prezintă o singură valoare în cadrul unei entități

• multivaloare: atribute care prezintă mai multe realizări în cadrul aceleiași entități

Problema de modelat este adesea deosebit de complexă în cadrul ei putându-se identifica obiecte simple, compozite și/ sau complexe.

În modelul EA obiectelor lumii reale le corespund entități, iar entitățile definite prin aceleași caracteristici formează un tip de entitate. Aceasta înseamnă că obiectelor simple le va corespunde în modelul conceptual al datelor câte un tip de entitate. Obiectele compozite se caracterizează prin faptul că ele conțin una sau mai multe caracteristici multivaloare (cărora în modelul EA le vor corespunde atribute multivaloare). Aceasta va determina ca în modelul conceptual optimizat al datelor acestui obiect compozit să-i corespundă mai multe tipuri de entități (atributele multivaloare se vor regăsi într-un tip de entitate distinct).

Obiectele compuse sunt decompozabile ele regrupând în structura lor obiecte simple între care există o anumită legătură. Chiar dacă în modelul EA inițial pentru un obiect compus s-a definit un singur tip de entitate, ulterior acesta se va descompune în tipuri de entități de sine stătătoare corespunzătoare obiectelor elementare care intră în structura obiectului compus ASOCIEREA dintre entități exprimă legătura stabilită dintre acestea și rolul pe care îl joacă fiecare entitate participantă la legătură. Exprimând o legătură dintre entități ea nu are o

existență de sine stătătoare. O asociere poate prezenta unul sau mai multe atribute proprii cu rol de a caracteriza, explicita, legătura stabilită între entitățile participante la asociere.

TIPUL DE ASOCIERE se definește ca ansamblul legăturilor, prezentând aceiași semnificație, dintre entitățile aparținând la două sau mai multe tipuri de entități.

CARDINALITATEA cuplului entitate-asociere reprezintă cuplul de valori întregi (x,y) astfel încât:

• x (cardinalitate minimală) exprimă numărul minim de realizări ale legăturii (asocierii) existând pentru o entitate.

• y (cardinalitate maximală) reprezintă numărul maxim de apariții ale corespondenței putând exista pentru o entitate.

Cardinalitatea minimală 0 indică faptul că pot exista entități care să nu participe la nici o asociere:

Cardinalitatea minimală 1 indică faptul că toate realizările tipului de entitate trebuie să participe la o realizare a tipului de asociere.

Cardinalitatea maximală n indică faptul că mai multe entități de un anumit tip participă la o

asociere.

Asocierea reflexivă (ciclică, unară) se caracterizează prin faptul că exprimă legăturile stabilite între entități aparținând aceluiași tip

Asocierile binare reprezintă legături (corespondențe) stabilite între realizările aparținând la două tipuri de entități diferite.

Restricțiile de integritate definesc cerințele pe care datele trebuie să le respecte pentru a fi corecte și coerente în raport cu realitatea pe care o reflectă. Restricțiile de integritate reprezintă o modalitate de integrare a semanticii datelor în mod indirect în modelul entitate asociere pe care astfel îl îmbogățesc.

Restricțiile de integritate privesc:

• valorile pe care le pot lua atributele entităților și asocierilor;

• valorile identificatorilor entităților;

• rolurile jucate de entități în asocierile la care participă;

• asocierile stabilite între entități.

Restricțiile de integritate pot fi statice (se verifică permanent) sau dinamice (privesc evoluția în timp a datelor).

Restricții de domeniu

Domeniul, ca mulțime de valori pe care le poate lua un atribut, poate fi definit printr-o proprietate (o condiție privind un atribut sau un grup de atribute), prin precizarea unui interval de valori sau prin enumerarea mulțimii de valori admise.

Restricțiile de domeniu reprezintă condiții (reguli) care privesc ansamblul de valori admise pentru un atribut în cadrul tipului sau domeniului său. Restricțiile pot viza realizările unui/unor attribute aparținând unei aceleiași entități sau asocieri, caz în care se numesc restricții intraentitate, sau a unui/unor atribute aparținând unor entități și/sau asocieri diferite, caz în care se numesc restricții interentități.

Restricții structurale

Identificarea entităților. Fiecare entitate va trebui să poată fi identificată fără echivoc. Acest lucru impune ca identificatorul entității să ia valori unice diferite de NULL

Restricții de integritate de roluri

În definirea asocierii am subliniat faptul că aceasta exprimă legătura stabilită între entități diferite, fiecare dintre acestea jucând un anumit rol. Plecând de la rolurile jucate de entități în cadrul asocierilor putem defini o serie de restricții de integritate și anume de : egalitate, incluziune și excluziune de roluri.

Restricții de integritate de asocieri

Restricțiile analizate în acest subcapitol vizează asocierea însăși împreună cu entitățile

participante. Altfel spus restricțiile se referă la mulțimea tuturor rolurilor aparținând asocierii. Acestea sunt de incluziune, de excluziune si de egalitate de asocieri

Dependențe funcționale

Conceptul de dependență funcțională (DF) este fundamental în analiza structurii datelor. Studiul dependențelor funcționale stabilite între atribute ne permite obținerea unei reprezentări formalizate astructurii de date. Dependențele funcționale evidențiază raporturile de determinare stabilite între atributele unei entități.

3.4.2.1 Reguli de verificare și normalizare a MCD

3.4.2.1.1 Reguli de verificare a MCD

Realizarea MCD impune respectarea următoarelor reguli:

• Regula de unicitate a numelor se aplică tuturor elementelor care participă la definirea MCD: tipuri de entități, tipuri de asocieri, atribute, roluri. Această regulă impune eliminarea din model a omonimelor și sinonimelor.

• Regula unicității atributelor (neredundanței) impune ca un atribut să definească un singur tip de entitate sau un singur tip de asociere.

• Regula de unicitate a asocierilor, aplicabilă în cazul asocierilor neierarhice, specifică faptul că pentru fiecare realizare a asocierii nu poate să existe decât o singură realizare a fiecărei entități participante la asociere.

• Regula proprietăților și determinantului unei entități precizează că un atribut care este determinat de mai mulți determinanți, aceștia fiind identificatori ai unor tipuri de entități diferite, trebuie să definească tipul de asociere creat între respectivele tipuri de entități.

• Regula atributelor derivabile recomandă evitarea includerii în MCD a atributelor rezultate din calcule. Prezența unor astfel de atribute în MCD se justifică numai dacă ele sunt purtătoare ale unei informații cu o anumită relevanță și frecvență de utilizare.

• Regula atributelor decompozabile precizează că pot fi menținute în cadrul MCD atribute complexe în măsura în care prelucrările nu impun descompunerea lor pe componente elementare.

• Regula minimizării identificatorilor specifică necesitatea stabilirii cu atenție a identificatorilor entităților reținând în grupul de atribute un număr cât mai mic de elemente .

• Regula valorii NULL. Deoarece există definite în cadrul tipurilor de entități atribute care nu prezintă realizări obligatorii la nivelul fiecărei entități, rezultă că MCD poate fi rafinat prin definirea unor subtipuri de entități care să cuprindă doar atributele specifice acelei submulțimi de entități. Atributele cu rol de identificator vor trebui să primească obligatoriu realizări.

3.4.2.1.2 Reguli de normalizare a MCD

Normalizarea este considerată o parte importantă a procesului de proiectare a datelor. Modelul EA este rezultatul unui proces iterativ care a permis identificarea tipurilor de entități, atributelor definite în cadrul acestora, a identificatorilor și a asocierilor. Normalizarea vizează atributele entităților pe care le analizează cu scopul eliminării anomaliilor asigurându-se astfel definirea unor tipuri de entități “libere” de dependențe funcționale tranzitive și multivaloare.

Regulile de normalizare a MCD sunt:

Regula nr. 1 (FN1): Fiecare entitate trebuie să prezinte un identificator prezentând realizări unice, nenule. Această regulă este consecința directă a definirii tipului de entitate în cadrul MCD. O regulă suplimentară celei enunțate deja este cea referitoare la caracterul elementar al atributelor.

Regula nr. 2 (FN2): Toate atributele entității, altele decât identificatorul, trebuie să fie în dependență funcțională completă și directă cu identificatorul entității.

Altfel spus, în toate realizările tipului de entitate, fiecare atribut trebuie să fie determinat de identificator și trebuie să ia o singură valoare și numai una. Sintagma de dependență completă exprimă necesitatea ca atributele să fie determinate de identificator în ansamblul lui, și nu doar de o parte a lui. Din cele menționate rezultă faptul că o entitate care prezintă identificatorul format dintr-un singur atribut respectă automat această regulă.

Regula nr. 3 (FN3): Toate atributele unei asocieri trebuie să depindă complet de

identificatorul asocierii (identificatorii entităților participante la asociere) iar fiecare atribut trebuie să depindă de întregul identificator și nu de o parte a acestuia.

3.4.3. Modelul logic al datelor. Baze de date relaționale

Modelul logic al datelor se realizează prin conversia modelului conceptual al datelor prin intermediul unei succesiuni de operații:

transformarea modelului conceptual al datelor exprimat în formalismul entitate-asociere în modelul logic al datelor exprimat în formalismul logic adaptat strict unui SGBD;

cuantificarea în modelul logic;

optimizarea generală pentru realizarea modelului logic al datelor optimizat ca sursă de obținere a modelului fizic (a schemei bazei de date).

Modelul logic al datelor asigură metode și tehnici eficiente de verificare a coerenței și redundanței datelor (folosește tehnica normalizării relațiilor)care permite definirea unei structuri conceptuale optime a datelor prin care se minimizează riscurile de eroare la actualizare și de redundanță. Dispune de un suport tehnic teoretic puternic din punct de vedere matematic perfecționat continuu. Asigură un grad ridicat de independență a aplicațiilor informatice în raport cu modul de reprezentare internă a datelor și metodelor de acces la date.

Oferă posibilitatea utilizării unor limbaje procedurale, bazate pe algebra relațională, precum și a unor limbaje neprocedurale ( declarative ) ce folosesc calculul relațional. Manipularea datelor se face la nivel de relație, proprietate ce asigură paralelismul și prelucrarea datelor, inclusiv posibilitatea utilizării limbajelor SQL. Asigură integritatea și confidențialitatea datelor prin intermediul unor mecanisme flexibile de specificare și manipulare a relațiilor virtuale și restricțiilor de integritate.

Modelul relațional are următoarele componente:

structura relațională a datelor; datele sunt organizate sub forma unor tablouri bidimensionale de date, denumite relații. Asocierile dintre relații se realizează prin intermediul atributelor de legătură ( denumite chei primare și chei externă ). Aceste relații, constituite într-un ansamblu coerent și funcțional, formează o bază de date relaționale prin care sunt definite datele și legăturile dintre aceste date;

elemente de algebră relațională; conțin în principal operatorii modelului relațional, ce descriu operațiile ce se pot aplica relațiilor în vederea realizărilor funcțiilor esențiale de prelucrare: creare, consultare, modificare, inserare, ștergere;

restricțiile de integritate ale modelului; definesc cerințele pe care trebuie să le îndeplinească datele unei baze de date pentru a fi coerente și corecte în raport cu realitatea pe care o reflectă.

Relația este conceptul central al modelului și poate fi definită ca un tabel bidimensional de date în care coloanele se numesc atribute, iar liniile se numesc tupluri ( înregistrări sau realizări ). Fiecare relație are un nume unic la nivelul bazei de date, atribuirea lui este supusă tuturor restricțiilor precizate la atribuirea identificatorilor pentru atributele relației. Atributul este reprezentat de numele asociat unei coloane, stabilit cu semantica datelor din respectiva coloană.

Baza de date relațională se definește ca un ansamblu de relații rezultat în urma conversiei modelului conceptual al datelor în cadrul modelului logic al datelor în raport cu anumite criterii folosite în funcție de tipul maxim, de cardinalitate și situația în care o relație din modelul conceptual al datelor posedă sau nu atribute specifice.

Constrângerile de integritate sunt aserțiuni care trebuie verificate prin intermediul atributelor prezente în relațiile unei baze de date relaționale. Sunt de fapt constrângeri de unicitate ale valorii, referitoare la proprietățile cheii primare specificate într-o relație, precum și constrângerile referențiale ce trebuie să admită concatenarea a două relații distincte. Constrângerile de integritate a valorii cheii primare au în vedere conceptele de cheie primară ( simplă sau compusă ) și cheie secundară. Constrângerile referențiale sunt de natură semantică și se stabilesc între două relații prin duplicarea sau aspirarea cheii primare dintr-o relație într-o altă relație, cheia aspirată fiind denumită și cheie externă.

Eliminarea datelor redundante și valorilor nule se realizează prin operația de normalizare, care presupune urmărirea a cinci etape:

FN 1 presupune ca toate atributele să fie elementare și nerepetitive;

FN 2 toate atributele non-identificator sunt dependente de întregul identificator;

FN 3 orice atribut non-identificator nu are dependențe tranzitive față de dentificator;

FN 4 nici un atribut care compune identificatorul nu depinde funcțional de un alt atribut;

FN 5 nici o entitate nu prezintă dependențe funcționale multivaloare.

Formalizarea atributelor

Intrările unui sistem informatic pot fi realizate fie direct, prin introducerea documentelor cu ajutorul mijloacelor multimedia în baza de date, fie indirect prin documentele de intrare.

Documentele de intrare aferente unui sistem informatic vor furniza starea și dinamica fenomenelor și proceselor din unitatea economică respectivă, ca urmare ele trebuie să întrunească câteva condiții:

sunt generate la momentul si locul desfășurării unui proces;

reflectă operații specifice prin intermediul cărora se vor declanșa procese de prelucrare automată;

reflectă circuitele obligatorii și modul corect de prelucrare a documentelor stipulate în reglementările legale și normele interne;

gradul de prelucrare al datelor la nivelul acesta este minim, rolul lor esențial fiind acela de consemnare al operațiilor care generează date pentru sistem;

Pentru a corespunde cerințelor de prelucrare a datelor ele trebuie sa prezinte anumite caracteristici de natura sa asigure formalizarea acestor documente din punct de vedere al conținutului si al formatului de prezentare. La acestea se adaugă elemente adiționale : termene, număr de exemplare si eventual circuitul pentru fiecare exemplar in parte, folosirea unor coduri, semnăturile persoanelor autorizate.

Pentru a putea să corespundă cerințelor, documentele pot fi supuse unor modificări de formă si de conținut. Modificările de conținut vizează adăugarea unor rubrici pentru coduri in cazul in care documentele nu prevăd asemenea rubrici, eliminarea atributelor ce conțin calcule, regruparea si modificarea rubricilor in scopul creării unei zone comune identice pentru toate documentele. Modificările de format au in vedere gruparea atributelor, evitarea intercalărilor, precizarea numărului maxim de caractere și a punctului zecimal.

Documentele sunt surse de intrare pentru sistemul informatic prin conceptul de tranzacții externe ( fluxuri informaționale prin care datele din documente sunt preluate prin intermediul video-terminalelor cu ajutorul modelelor informatice ale acestor documente de intrare, numite video-formate, sunt transpuse in urma unor procese manuale de tastare precum și a unor procese automate de validare, coerență, stocare și manipulare într-o bază de date ).

Pentru a fi eficient, sistemul informatic trebuie să recurgă la un număr cât mai mic de documente de intrare, cu o formă cât mai simplificată și care să fie gestionate de un sistem de evidență cât mai perfecționat. O cale importantă de realizare a acestor deziderate o reprezintă activitatea de codificare.

3.4.4. Modelul fizic al datelor

Se obține prin reprezentarea modelului logic al datelor într-un limbaj de descriere a datelor asociat strict unui sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD). Practic, un SGBD va utiliza acest model al datelor pentru ca prin intermediul modelului fizic al datelor să poată asigura un ciclu coerent de prelucrare, format în principal din:

Crearea structurii fizice a bazei de date;

Actualizarea bazei de date prin operațiuni de adăugare, modificare, inserare, ștergere a unor date;

Exploatarea bazei de date prin operațiuni de calcul, sortare, listare;

Salvarea și restaurarea bazei de date;

Reorganizarea bazei de date.

Obiective care trebuie avute în vedere la realizarea modelului:

ne-redundanța datelor; acestea sunt integrate în fișiere ce conțin date distincte, reducându-se astfel problemele legate de cereri de date, actualizare și risc de incoerență;

coerența datelor se asigură prin expresia constrângerilor de integritate;

partajarea datelor are în vedere posibilitatea folosirii simultane a datelor fizice de către mai multe aplicații informatice prin intermediul unor mecanisme specifice la nivelul SGBD;

securitatea datelor presupune protejarea acestora împotriva accesului ne-autorizat, ne-profesional în cadrul operațiilor complexe efectuate asupra bazei de date de către SGBD.

Sistemul de gestiune a bazelor de date prezintă o serie de obiective organizatorice:

asigurarea controlului riguros asupra datelor;

optimizarea accesului la date;

optimizarea mediilor informatice;

rezolvarea conflictelor între diversele puncte de vedere ale utilizatorilor;

utilizarea unui administrator al datelor ce se va ocupa de semantică, valori reale și aspectele organizatorice impuse de generarea, transmiterea, prelucrarea și distribuirea datelor;

existența unui administrator al bazei de date ce se va ocupa de problemele tehnice ale utilizării fizice a unei baze de date locale sau distribuite.

Arhitectura unui SGBD asigură organizarea datelor stocate sub formă de tabele, permițând definirea unei scheme relaționale ce asigură conversia logic-fizic prin descrierea datelor din diferitele tabele.

Un sistem de gestiune a bazelor de date folosește:

limbaj de descriere a datelor – într-o manieră unică și centralizată, dependentă de un standard utilizat pe scară largă de SGBD. Asigură coerența datelor sub aspectul modelului fizic al datelor;

limbaj de manipulare a datelor – actualizarea și consultarea bazei de date, inclusiv gestiunea diferitelor obiecte (ecrane, forme, etichete, cadre);

limbaj de interogarea a datelor – program complementar definit și utilizat special de către utilizatori ne-informaticieni. Un asemenea limbaj este produsul SQL folosit pentru interogarea punctuală a bazelor de date relaționale. Este un limbaj declarativ care permite exprimarea solicitărilor de date, a cererilor și nu a procedurilor, procesarea datelor fiind realizată în exclusivitate cu ajutorul operatorilor relaționali.

Legătura dintre modelul logic și modelul fizic al datelor este prezentată în următorul tabel:

Variante ale modelului fizic al datelor pot fi bazele de date locale sau distribuite. În funcție de diferitele caracteristici fizice ale bazei de date și ținându-se cont de utilitatea finală a acesteia, se va opta pentru varianta cea mai potrivită scopului urmărit.

Modelul fizic al datelor asociat unei baze de date locale poate folosi ca soluție practică de realizare un SGBD sau un procesor de tabele de tip LOTUS (Excel, Quattro) utilizând conceptul de schemă fizică. Schema fizică rezultă din conversia MLD în MFD, asigurându-se astfel o structură ce elimină posibilitatea apariției de anomalii și defecte în utilizarea bazei de date (există posibilități multiple de creare, actualizare și întreținere a bazei de date). MFD-ul asociat unei baze de date locale conține descrierea relațiilor prin intermediul următoarelor elemente:

identificatorul relației – definește în mod unic relația în cadrul bazei de date și face referire la tabela din MCD;

accesul și spațiul fizic au în vedere specificarea următoarelor elemente:

identificatorii cheilor primare, secundare și externe;

lungimea înregistrării relației;

numărul mediu de realizări asociat unei relații;

constrângerile structurale referențiale inter-relații sunt în fapt cele aferente restricțiilor referențiale, prin intermediul căreia valorile cheii primare dintr-o relație R1 poate lua valorile cheii externe existente într-o relație R2;

structura înregistrării este formată din setul de câmpuri sub care va fi stocată relația în structura fizică a bazei de date și va conține următoarele elemente: numărul de ordine al câmpului/atributului, identificatorul câmpului, tipul și lungimea, condițiile de validare luate din dicționarul atributelor.

Exemplu:

3.4.5. Modelul fizic al prelucrărilor

Are rolul esențial de a asigura funcționalitatea sistemului informatic la nivelul operațional folosind MFD, în scopul realizării de proceduri automate ce pot fi corelate cu procesele de prelucrare specifice noului sistem. Procedurile automate devin elemente esențiale ale MFP prin care se asigură întreaga operaționalitate la nivel fizic. Ele sunt caracterizate prin funcții, date de intrare-ieșire și o logică internă de prelucrare specifică. Există o tipologie adecvată în raport cu care procedurile automate se descompun în module ce implementează funcții elementare de prelucrare, deduse din funcția generală specifică procedurii automate. Pentru a asigura operaționalitatea procedurilor automate se vor folosi prelucrările necesare deduse din categoria prelucrărilor specifice aplicațiilor informatice din care fac parte respectivele proceduri automate.

Procedurile automate sunt reprezentate de o colecție de comenzi unitară scrise într-un limbaj de descriere și manipulare a datelor, în aplicația de față Visual Basic 6.0 , prin care sunt definite prelucrările specifice diferitelor tipuri de componente ale unei baze de date relaționale (tabel, interogare, formular, raport), executate în sensul solicitat de către o sarcină preluată din MLP, în mod permanentizat, fără întreruperi. Prin aceste proceduri, o mulțime de date de intrare sunt transformate în date de ieșire și/sau date intermediare în raport cu un algoritm de prelucrare sau de calcul.

Realizarea programului presupune parcurgerea următoarelor etape:

scrierea procedurilor și a funcțiilor folosind Visual Basic 6.0

modelarea intrărilor specifice – modalitățile tehnice de introducere a datelor din documentele de intrare în baza de date;

introducerea și validarea datelor asigurată prin intermediul tranzacțiilor externe generate datorită datelor consemnate în documentele de intrare. Introducerea datelor este realizată simultan cu validarea acestora pentru a se asigura corectitudinea datelor furnizate tabelelor din baza de date. Validarea se realizează prin utilizarea condițiilor de validare specificate fie în descrierea structurii relațiilor fie în dicționarul atributelor;

prelucrarea bazei de date se realizează prin aplicarea unor operatori generali și relaționali care prin prelucrări succesive aduc baza de date într-o formă pe baza căreia are loc apoi generarea practică a ieșirilor. Operatorii sunt funcții generale de prelucrare a relațiilor fizice ale bazei de date prin intermediul cărora se realizează operații distincte asupra bazei de date implementate la nivelul unor comenzi, funcții sau chiar proceduri automate special realizate;

realizarea relațiilor intermediare necesare atunci când pentru obținerea ieșirilor se preiau date din mai multe tabele fizice ale bazei de date;

modelarea ieșirilor specifice are în vedere proprietățile pe care trebuie să le asigure datele listate: facilitate în utilizare, lizibilitate în consultare, ordonare în funcție de criteriile solicitate de utilizator.

Funcționalitatea programului de calculație a costurilor complete se realizează prin proceduri, funcții și prin interogările aplicate bazei de date.

3.4.6. Realizarea video-formatelor de prezentare

Video-formatele, denumite și ecrane fizice de intrare, sunt de fapt zone de ecran definite pe baza atributelor existente într-o relație fizică a bazei de date, pentru care sunt stabilite anumite proprietăți fizice specifice (denumire atribut, poziție ecran, condiții de validare impuse valorilor reale, dimensiunea ecranului fizic), prin intermediul cărora se introduc date în cazul procedurilor de actualizare.

Aceste video-formate pot fi utilizate în mod simplificat astfel:

se creează video-formatele de intrare prin intermediul unui mediu de programare;

se actualizează datele dintr-o relație fizică sau mai multe relații fizice prin intermediul acestora;

video-formatele pot fi modificate atunci când se schimbă structura relației fizice actualizate sau când se dorește schimbarea proprietăților acestora.

Crearea video-formatelor are loc prin amplasarea pe ecranul fizic folosit de către acestea a mai multor tipuri de obiecte, descrise practic la formatarea ecranului. La introducerea efectivă a datelor de intrare se mențin condițiile de validare preconizate în dicționarul atributelor, descrierea relației și în video-format.

Video-formatele de ieșire sunt folosite pentru afișarea datelor din baza de date în raport cu tipurile de ieșiri asociate sistemului informatic.

Video-formatele sunt folosite și în cadrul procedurilor de listare, prin care se vor aranja datele de ieșire în contextul solicitat de indicatorii sintetici și de rapoartele de ieșire. Structura fizică a unui video-format de ieșire se descrie pe o suprafață de lucru structurată în benzi (zone), unde sunt grupate tipuri de informații cum ar fi:

texte, linii, imagini preluate;

valori ale atributelor relației active, valori ale unor câmpuri calculate, variabile și funcții generate de sistem sau de utilizator sau rezultatele unor expresii relative la atributele din relația activă;

valori generate de funcțiile standard ale sistemului folosite pentru a acționa asupra unor grupuri de înregistrări consecutive;

funcții standard sau variabile sistem pentru afișarea timpului și date curente, numărul paginii curente, numărul înregistrării curente.

3.4.7. Meniurile de prelucrare

Prin meniurile de prelucrare se realizează dirijarea (monitorizarea) pașilor de urmat în utilizarea rațională a sistemului informatic proiectat. Asigură definirile generale ale diferiților parametri globali utilizați de către toate celelalte proceduri membre ale aplicațiilor informatice, precum și activitățile celorlalte proceduri din aceeași aplicație. Realizează o activare automată a celorlalte proceduri în funcție de meniurile de prelucrare interactivă, asigurând totodată și controlul modului în care sunt declanșate, executate și finalizate prelucrările celorlalte tipuri de proceduri.

O clasificare a meniurilor de prelucrare relevă existența a două sisteme diferite de interacționare utilizator-aplicație, și anume:

Meniuri cu activare interactivă – utilizatorul are la dispoziție un meniu de prelucrare afișabil pe ecran și din multiplele variante de activare a procedurilor automate el poate alege în orice moment, fără limită, orice funcție de prelucrare prin care se apelează o procedură automată. Inconvenientul acestei metode constă în necesitatea ghidării anterioare a utilizatorului în ceea ce privește succesiunea de apelare a funcțiilor prevăzute în meniuri, pentru a putea asigura finalitatea integrală și corectă a aplicației;

Meniuri cu activare pe laturi – utilizatorul este ghidat în folosirea aplicației informatice prin structura automată determinată de succesiunea logică a procedurilor automate, folosindu-se în sens strict anumite elemente ale arborelui optim de prelucrare.

Pentru aplicația de față, am optat pentru prima variantă de construire a meniurilor, în ideea realizării unei interfețe cât mai atractive și mai ușor accesibile. Deși nu este cea mai performantă metodă de implementare, îmi dă posibilitatea de a grupa la nivel general o serie de comenzi aplicabile tuturor formelor, în felul acesta realizând o clarificare a formularelor aplicației, precum și o ușurință în folosire. Dezavantajul major ar fi o greutate mai mare a controlării totale a cursului de desfășurare a programului, deoarece prin generalizarea comenzilor am anulat orice șansă de adaptare perfectă a acestora la situația concretă de lucru, neîncălcând totuși regulile funcționalității finale, reguli care sunt îndeplinite.

3.4.8. Resursele hardware și software

Pentru realizarea unui sistem informatic sunt necesare atât resurse hardware cât și software. Din punct de vedere al resurselor software, acestea sunt reprezentate de un sistem de operare, un sistem de gestiune a bazelor de date relaționale și de produsul program. Sistemul de operare folosit poate fi oricare din gama Windows (95’, 98’, Me, 2000, XP).

Resursele hardware se referă la existența unui computer compatibil IBM capabil să suporte familia de sisteme de operare Windows. Cerințele minime sunt: procesor Intel Pentium sau compatibil (Amd, Cyrix), o memorie internă de minim 16 Mb Ram, un suport de memorie externă ( hard-disk ) cu o capacitate de 400 Mb minim, precum și un monitor VGA. În configurația minimă mai este inclusă o imprimantă pentru tipărirea ieșirilor, o unitate floppy-disk sau Cd-rom pentru realizarea copiilor de siguranță și transmiterea datelor off-line.

=== cap4 ===

CAPITOLUL IV

IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC

DE GESTIUNE A STOCURILOR

4.1. OBIECTIVELE SISTEMULUI INFORMATIC

Definirea obiectivelor sistemului trebuie să aibă în vedere atât obiectivele noului sistem cât și funcțiile asociate acestora. El va trebui să rezolve următoarele aspecte:

furnizarea de date necesare cunoașterii nivelului stocurilor de materii prime, materiale și produse finite;

calculul costului cu materialele pentru produsele fabricate pentru înregistrarea acestuia în contabilitatea financiară;

Sistemul informatic va trebui să răspundă la:

cerințele informaționale solicitate de conducere în scopul fundamentării și emiterii unor decizii în domeniu;

solicitări informaționale necesare derulării operațiilor specifice compartimentelor și serviciilor funcționale;

compatibilitatea cu sistemul de evidență existent;

respectarea cadrului legislativ;

Obiectivele sistemului informatic vor fi subordonate obiectivelor specifice ale unei societăți comerciale, generarea și furnizarea operativă și selectivă către toate nivelele de conducere de date cu caracter strategic, tactic, operativ, funcțional pentru fundamentarea și generarea deciziilor. Obiectivul general va trebui circumscris activității concrete desfășurate, el va fi însoțit de obiective secundare sau derivate prin care se vor asigura condițiile necesare realizării obiectivului general.

Obiectivul general are în vedere prezentarea unei „imagini fidele” privind elementele de natura stocurilor astfel încât aceasta să reflecte realitatea în condițiile respectării reglementărilor legale. Obiectivele secundare trebuie să asigure informatizarea procesului de evidență a stocurilor prin preluarea facilă a informațiilor din documentele de intrare, prelucrarea riguroasă a datelor și editarea unor rapoarte și indicatori care să satisfacă cerințele informaționale ale conducerii societății.

Aceasta presupune:

utilizarea extensivă și eficientă a sistemelor electronice de calcul;

creșterea vitezei de circulație a informațiilor, reducerea ciclului informațional și a timpului de răspuns;

funcționarea performantă, în condiții de fiabilitate și stabilitate în timp a întregului ansamblu de echipamente de calcul.

Obiectivele de conducere asigură implementarea informatizată a funcțiilor de conducere specifice (comandă, coordonare, reglare și control a activității), prin următoarele elemente:

modernizarea actului decizional prin intermediul datelor exacte și operative furnizate de sistemul informatic;

rentabilitate continuă a activității;

asigurarea procesului decizional de rutină prin intermediul prelucrărilor noului sistem;

implementarea principiului conducerii pe bază de obiective și prin excepții;

utilizarea datelor noului sistem într-o formă modernă de informare;

4.2. DESCRIEREA GENERALĂ A SISTEMULUI

Sistemul informatic „GESTOC” realizează gestiunea automatizată a stocurilor de materii prime, materiale consumabile și produse finite din cadrul unei companii de producție.

Metoda de evaluare la ieșire a acestor elemente de natura stocurilor este FIFO, ceea ce presupune validarea fiecărui document (notă de recepție, bon de predare, factură) după ce a fost introdus, ulterior acestei validări urmând să se realizeze în mod automat tranzacțiile aferente din gestiune.

Fig. 1 – Meniul principal al aplicației

Având în vedere acest aspect, meniul de introducere a datelor în program este divizat în trei secțiuni: INTRODUCERE DOCUMENTE, VALIDARE DOCUMENTE și DEFINIȚII.

Secțiunea de definiții este destinată construirii nomenclatoarelor de materiale, produse finite, precum și a „legăturii” dintre acestea, normele de consum. De asemenea, în cadrul secțiunii de definiții se poate actualiza și nomenclatorul de terți (furnizori și clienți).

Fig. 2 – Nomenclatorul de produse finite

Meniul „Introducere documente” permite utilizatorilor să opereze documentele curente: note de recepție pentru materii prime și materiale, bonuri de predare și facturi de vânzare a produselor finite către clienți.

Fig. 3 – Fereastra de introducere a bonurilor de predare

După introducere, documentele nu sunt luate în calcul la procesările ulterioare și la întocmirea rapoartelor decât după ce vor fi validate, în acest sens fiind concepută secțiunea „Validare documente”. În cazul notelor de recepție, validarea este o simplă certificare a faptului că respectivul document a fost corect operat. În cazul bonurilor de predare și al facturilor, validarea implică și efectuarea unor prelucrări. De pildă, la validarea unui bon de predare se verifică întâi dacă există suficiente materii prime și materiale în stoc pentru fabricarea produselor de pe bon. În cazul în care stocul este insuficient, bonul nu va fi validat, iar pe ecran va fi afișată situația necesarului de resurse. Dacă se constată că nivelul stocurilor de materiale este suficient de mare pentru a permite fabricarea produselor, se întocmește automat bonul de consum aferent, se stabilesc costurile de materialele pentru fiecare articol fabricat (metoda FIFO) și se validează bonul de consum. În mod asemănător, validarea facturilor de vânzare este condiționată de existența în depozit a produselor comandate.

Fig. 4 – Validarea notelor de recepție

Aplicația este prevăzută cu o serie de rapoarte care satisfac nevoile de informare ale tuturor utilizatorilor sistemului. Informațiile prezentate se pot clasifica în două categorii:

informații utile pentru contabilitate financiară și gestiune:

fișe de magazie pentru materii prime și materiale;

fișe de magazie pentru produse finite;

situația cantitativ-valorică a stocurilor de materii prime și materiale;

situația cantitativ-valorică a stocurilor de produse finite;

fișe de inventar;

informații utile pentru fundamentarea deciziilor manageriale:

Situația necesarului de aprovizionat pentru satisfacerea unei anumite comenzi;

Situația marjei brute pe produse;

Topul produselor (după volumul de vânzări);

Topul produselor (după marja brută rezultată din vânzare);

Topul clienților.

Fig. 5 – Fișă de magazie pentru o materie primă.

4.3. DESCRIEREA MODULUI DE IMPLEMENTARE A SISTEMULUI

Aplicația informatică a fost realizată cu ajutorul mediului de programare Microsoft Visual Basic 6.0, baza de date fiind proiectată și implementată cu sistemul de gestiune a bazelor de date Microsoft Access 2000. Rapoartele au fost proiectate cu Seagate Crystal Reports.

Primul pas în conceperea aplicației l-a constituit proiectarea bazei de date (identificarea tuturor entităților ce trebuie abstractizate, restricțiile la care se vor supune pentru asigurarea integrității datelor și structurarea acestor elemente într-o manieră care să faciliteze apoi implementarea prelucrărilor automate). Această etapă s-a concretizat cu crearea modelului conceptual al datelor (anexa 1), care adaptat pentru SGBD Access 2000 a devenit modelul relațional al datelor (anexa 2).

După realizarea celor două, modele, Access 2000 a mai fost folosit pentru efectuarea unor interogări care sunt apelate de aplicație pentru realizarea anumitor prelucrări de date. Au fost construite interogări de selecție (select query), interogări de adăugare (append query) și interogări de actualizare (update query).

Un exemplu de interogare de selecție este cea care calculează stocul de materii prime și materiale. În continuare este prezentată această interogare în format QBE (Query by Example), și în limbaj SQL:

Fig. 6 – Interogarea pentru calculul stocului de materiale – QBE

Fig. 7 – Interogarea pentru calculul stocului de materiale – SQL

Aplicația a fost apoi construită în mediul Visual Basic 6.0, accesul la date fiind realizat prin intermediul colecției de obiecte DAO 3.6 (Data Access Objects). Au fost definite obiecte de tip set de înregistrări (Recordset) și interogări (QueryDef), cu ajutorul cărora au fost accesate și actualizate datele.

Sintaxa utilizată pentru obiectele DAO 3.6 este următoarea:

pentru declararea obiectelor:

Dim [nume] As Recordset

pentru inițializarea obiectelor Recordset:

Set [nume] = [bază de date].OpenRecordset([set de înregistrări]),

unde [set de înregistrări] este un șir de caractere care specifică numele tabelei/interogării de deschis sau o frază SQL.

pentru citirea datelor:

[variabilă] = [nume].Fields ([index])

pentru actualizarea datelor:

[nume].Edit

[nume].Fields ([index]) = valoare

…

[nume].Update

În anexa 3 este prezentată drept exemplu o astfel de procedură care realizează validarea bonurilor de predare (scăderea din gestiune a materiilor prime și materialelor consumate, intrarea în gestiune a produselor finite obținute și evaluarea produselor la preț de cost).

4.4. ASPECTE PRIVIND DEZVOLTAREA APLICAȚIEI

Aplicația, deși realizează toate prelucrările relevante cu privire la procesul de gestionare a stocurilor nu este încă în forma ei finală. O serie de îmbunătățiri vor fi aduse în versiunile viitoare, acestea referindu-se la arhitectura generală, securitate și introducerea datelor.

Dat fiind faptul că procesele gestionate cu ajutorul aplicației implică mai multe departamente din cadrul întreprinderii, o arhitectură tip client-server trebuie implementată, pentru ca fiecare utilizator să aibă acces la date de la locul de muncă.

De asemenea, odată cu utilizarea aplicației în rețea, va trebui dezvoltată securitatea aplicației, în sensul că accesul se va face pe bază de utilizatori și parole. Astfel, fiecare utilizator va avea drepturi de acces corespunzătoare cu rolul său în cadrul companiei (exemplu: doar șeful secției de producție va putea introduce bonuri de predare).

O altă direcție de dezvoltare pentru aplicația prezentată este cea a automatizării cât mai mult posibil a introducerii datelor fapt ce va avea ca rezultat diminuarea riscului de erori de introducere. În acest sens, se va opta pentru un sistem de coduri de bare, astfel materialele din recepții și produsele din bonuri de predare și facturi vor fi introduse automat. Deja în cadrul aplicației s-a construit o prelucrare care atribuie fiecărui articol din stoc un cod tip EAN 13 auto-detector de erori (codurile articolelor sunt formate din 12 cifre și o sumă de control).