. Sistem Informatic Pentru Gestiunea Relatiilor cu Furnizorii Si a Marfurilor

1. SISTEMUL INFORMAȚIONAL

1.1. DEFINIRE, FUNCȚII

Conducerea oricărei unități economice presupune cunoașterea stării tuturor elementelor componente .

Sistemul informațional reprezintă, din punct de vedere tehnic, ansamblul informațiilor, surselor și nivelelor consumatoare , canalelor de circulație, procedurilor și mijloacelor de tratare a informațiilor din cadrul unei activități sau organism economic, social, sau cultural .

Sistemul informațional economic reprezintă un ansamblu organizat și integrat al principiilor, metodelor, mijloacelor și procedeelor utilizate într-o unitate pentru culegerea, înregistrarea, prelucrarea, stocarea și/sau transmiterea, analiza și valorificarea informațiilor economice necesare organelor de conducere în vederea luării deciziilor.

Din această definiție rezultă că sistemul informațional este alcătuit dintr-o serie de activități precum :

culegerea

selecționarea

prelucrarea

păstrarea

transmiterea

informațiilor .

Adoptarea unor decizii corecte nu este posibilă fără a dispune de un sistem informațional bine organizat, care să funcționeze operativ și să ofere date necesare cu privire la problemele studiate. Sistemul informațional, de la care se cere raționalitate și operativitate, trebuie să furnizeze managerilor datele necesare pentru transpunerea în practică a deciziilor .

În vederea realizării obiectivelor fundamentale a unității patrimoniale este necesară nu -numai existența resurselor umane, materiale și financiare ci și combinarea optimă a lor și cunoașterea cerințelor mediului extern (clienți, furnizori, diverși creditori și debitori, stat etc. ) și intern (personalul salariat). În acest scop sistemul informațional trebuie să indeplinească anumite funcții :

funcția decizională;

funcția operațională;

funcția de documentare.

Funcția decizională exprimă scopul sistemului informațional de a pune la dispoziția personalului competent informațiile necesare luării deciziilor. În vederea realizării acestei funcții sunt folosite informații atât din interiorul unității patrimoniale cât și din exteriorul acesteia. În general această funcție folosește informațiile de raportare.

Funcția operațională urmărește operaționalizarea hotărârilor decidenților, în vederea realizării obiectivelor unității. Această funcție presupune folosirea informațiilor de conducere.

Funcția de documentare a sistemului informațional exprimă menirea gnoseologică, în virtutea căreia se înregistrează o serie de informații ce vor îmbogăți cunoștințele personalului și care numai ulterior, este posibil să fie utilizate pentru a lua decizii sau pentru efectuarea anumitor operații. În condițiile ritmului rapid al progresului tehnic, al știiinței în general, această funcție devine din ce în ce mai importantă .

1.2. SISTEMUL INFORMAȚIONAL ECONOMIC

1.2.1. LOCUL SISTEMULUI INFORMAȚIONAL ÎN CADRUL SISTEMULUI ECONOMIC

Sistemul economic reprezintă un ansamblu de elemente interconectate prin relații de natură tehnologică, economică, informațională și alte tipuri în funcție de un scop obiectiv sau servind aceluiași țel .

Privit din punct de vedere organizatoric, sistemul economic este compus din trei subsisteme care interacționează între ele :

subsistemul de conducere (decizional), ce are rolul de a conduce activitățile ce se desfășoară în cadrul întreprinderii pentru realizarea obiectivelor stabilite, constituind regulatorul întregului sistem;

subsistemul operațional, ce are menirea de a executa operațiunile din cadrul activității desfășurate ca urmare a unei decizii, folosind resursele stabilite conform obiectivelor;

subsistemul informațional, ce asigură legătura în ambele sensuri între cele două sisteme (decizional-operațional) având ca suport organizarea administrativă și care reprezintă ansamblul de procedee și mijloace pentru colectarea, prelucrarea și transmiterea informațiilor .

O proprietate importantă a sistemelor este că și subsistemele se comportă, la rândul lor, ca sisteme(autonome), ceea ce le conferă o independență relativă în cadrul macrosistemului și permite analistului să le deslușească și să folosească mai bine proprietățile și caracteristicele specifice. Ținând cont de acest aspect în continuare ne vom referi la subsistemul informațional sub denumirea de sistem informațional .

Prin sistemul informațional, constituit, în principal din compartimente administrative , se realizează conexiunile oriozontale și verticale între celelalte sisteme. Procesele informaționale leagă procesele de execuție de cele decizionale. Sistemul informațional asigură legătura între sistemul de conducere și sistemul operațional prin intermediul informației astfel :

prin transmiterea deciziilor, luate de decidenții unității, sistemului operațional , aceste informații fiind informații de conducere ;

prin transmiterea rezultatelor obținute de activitatea operațională în urma aplicării deciziilor luate de decidenții unității, aceste informații fiind informații de raportare .

Grafic această legătură se poate reprezenta astfel :

Știrile și semnalele privind acțiunile întrerpinse, privind mediul în care acționează, sunt transformate prin procese informaționale de prelucrare a datelor în informații – suport al deciziior . Se apreciază ca cca 80% din subsistemul informațional economic este deținut de evidența economică .

1.2.2. CONCEPTUL DE SISTEM INFORMAȚIONAL ECONOMIC ȘI CARACTERISTICILE ACESTUIA

Sistemul informațional pentru conducerea unității economice poate fi definit ca un ansamblu ierarhizat de procese informaționale prin intermediul cărora se asigură conexiunile informaționale dintre sistemul de conducere și sistemul condus, dintre elementele componente ale acestui sistem, dintre unitatea economică și sistemul economico-social de ansamblu, în scopul realizăriide către unitate a obiectivelor proprii în concordanță cu obiectivele generale ale societății, în condiții de maximă eficiență.

În definirea sistemului informațional se operează cu noțiunile de flux informațional și circuit informațional.

Fluxul informațional reprezintă totalitatea informațiilor transmise, într-un interval de timp determinat, de la o sursă de informație la un receptor, printr-o mulțime de canale informaționale.Un sistem informațional cuprinde mai multe fluxuri informaționale, precum și o mulțime de conexiuni ce se stabilesc între diferitele componente ale acestora. În raport cu locul unde ele se există, fluxurile se pot clasifica în:

fluxuri informaționale la nivel macroeconomic;

fluxuri informaționale la nivel microeconomic.

Fiecare dintre aceste fluxuri se împarte în:

fluxuri orizontale, vizând compartimente ale întreprinderii sau centre de decizie de același nivel;

fluxuri verticale care pornesc de al un nivel ierarhic inferior la un nivel ierarhic superior, formând ceea ce se numește piramida informațională.

Se mai pot distinge : fluxuri informaționale pentru intrări de date, pentru ieșiri de date și pentru prelucrarea datelor .

La nivel de întreprindere , fluxurile informaționale pot fi clasificate în conformitate cu funcțiile întreprinderii, și anume: cercetare-dezvoltare, de producție, de resurse umane,

comercială și financiar-contabilă. De altfel, însuși sistemul informațional al întreprinderii este constituit din subsisteme informațional-decizionale în raport cu funcțiunile unităților economice .

Circuitul informațional reprezintă itinerariul parcurs de informații de la locul culegerii lor până la locul de utilizare a acestora. Această circulație include parcurgerea tuturor operațiilor din momentul apariției datelor până în momentul declanșării unei acțiuni. Întrucât mesajul informațional este definit de mulțimea informațiilor transmise simultan de la o sursă la receptor, printr-un canal, rezultă că circuitul informațional reprezintă o succesiune a mesajelor informaționale interdependente, transmise prin canale adiacente între surse și receptori.

Operativitatea circulației informațiilor este condiționată, printre altele, de lungimea circuitelor informaționale, lungime ce este determinată atât de structura funcțională și organizatorică a unității economice, cât și de nivelul de centralizare a conducerii.

În cadrul sistemului informațional, majoritatea covârșitoare a informațiilor sunt colectate, prelucrate și vehiculate pe suporți de informații și care formează ceea ce denumim în mod obișnuit sistemul de evidență a întreprinderii, ce poate fi împărțit în trei mari categorii:

sistemul de evidență tehnico-operativă

sistemul contabil

sistemul statistic

1.2.3.STRUCTURA SISTEMULUI INFORMAȚIONAL ECONOMIC

Sistemul informațional poate fi structurat în funcție de mai multe criterii :

din punct de vedere funcțional ;

din punct de vedere organizatoric ;

din punct de vedere al naturii rezultatelor încorporate .

Privit din punct de vedere funcțional, sistemul informațional este structurat în trei componente: planificarea ( bugetarea ) economico-financiară, evidența economică și legislația economico-financiară.

Aceste componente constituie un tot unitar întrucât evidența economică este organizată tinând cont de legislația în vigoare iar planificarea activității se realizează pe baza informațiilor furnizate de evidența economică și cu respectarea legislației în vigoare .

Privit din punct de vedere organizatoric, sistemul informațional este format din unități organizate corespunzător operațiilor la care sunt supuse datele și informațiile care circulă în cadrul sistemului: unități de înregistrare-culegere a datelor în momentul și la locul producerii fenomenelor și proceselor economice; unități de transmitere și introducere a datelor în unitățile de prelucrare; unități de prelucrare ; unități de redare a rezultatelor prelucrării(informații) și unități de stocare a datelor și informațiilor.

Din punct de vedere al naturii rezultatelor încorporate, sistemul informațional economic curpinde :

informații cu caracter previzional și de decizie, cum sunt programul tehnico-economic al unității; programe și calendare de lucru bugetul de venituri și cheltuieli , calculația costurilor normate, rezultate ale controlului economico-financiar, decizii strategico-tactice care caracterizează traiectoria organizației pe perioade medii și lungi de timp;

informații neutrale, cu caracter analitic folosite la fundamentarea previziunilor și urmărirea realizărilor. Astfel de informații sunt conținute în documentația

tehnico-economică privind tehnologiile de fabricație și de realizare a investițiilor sub formă de norme de muncă, normative de personal, liste de prețuri, cataloage și nomenclatoare etc.

informații de evidență economică, de la consemnarea operațiilor tranzacționale și documente primare și până la obținerea situațiilor de sinteză . În procesele informaționale aferente, informațiile de evidență economică se obțin în cadrul evidenței operative și contabile. Între contabilitatea aplicată și sistemul infromațional economic există un raport ca de la parte la întreg, ca și între datele și informațiile contabile și cele economice. Prin urmare, putem aprecia că informația contabilă este o informație economică specifică, particulară, rezultată

din prelucrarea datelor contabile prin metode , procedee și instrumente de lucru specifice .

1.3.SISTEMUL INFORMATIC – COMPONENTĂ A SISTEMULUI INFORMAȚIONAL

Sistemul informatic este o parte a sistemului informațional al unei entități, mai precis acea parte a sistemului informațional care folosește pentru culegerea, prelucrarea, memorarea și transmietrea informațiilor calculatoarele electronice. Întrucât, în prezent, se utilizează pe scară largă calculatoarele și echipamentele electronice cuplate la acesta, majoritatea sistemelor informaționale cuprind și sisteme informatice .

Sistemul informatic are un rol foarte important datorită faptului că managerii, în condițiile concurenței acerbe care există la ora actuală pe piață și a globalizării mondiale, au nevoie de informații cât mai corecte și în timp util. Sistemul informatic este maîn timp util. Sistemul informatic este mai puțin predispus spre greșeli în transmiterea informațiilor, spre deosebire de sistemul informațional care nu folosește calculatorul electronic, eliminând astfel o parte din riscul de a furniza informații eronate.

Sistemele informatice au la bază "principiul introducerii unice a datelor și a prelucrării multiple a acestora, în concordanță cu specificul subsistemelor și aplicațiilor componente, ceea ce conduce la conceptul de sistem informatic integrat sau total''.

Din punct de vedere fizic, prelucrarea integrală este asigurată de o rețea locală de calculatoare, care prelucrează o colecție unică de date sub multiple variante de prelucrare, în raport de funcțiile unităților economice și de cerințele conducerii acesteia .

Din punct de vedere logic, prelucrarea integrată este subordonată specificului activității economice, a regiilor autonome sau societăților comerciale, prin intermediul unor colecții locale de date (baza de date locală) sau colecții distribuite de date (baze de date distribuite).

Sistemele informatice pot fi clasificate în funcție de mai multe criterii dintre care menționăm: domeniile de activitate cărora li se adresează, gradul de concentrare sau dispersare a capacităților de prelucrare și memorare a datelor, modul de tratare a lucrărilor ș.a.m.d.

În funcție de domeniul de activitate căruia i se adresează sistemele informatice pot fi : economice, științifice, de documentare, de inginerie tehnologică etc.

În funcție de gradul de concentrare/dispersare a capacităților de prelucrare și memorare a datelor, distingem: sisteme concentrate și sisteme distribuite.

Dezvoltarea tehnologiei calculatoarelor electronice, în primele două decenii de la apariția acestora a fost orientată către realizarea unor capacități de calcul și de memorare tot mai mari, concentrate în sisteme independente cu potențial din ce în ce mai ridicat. Ca urmare a cestui fapt, s-au dezvoltat sistemele concentrate, care au toate capacitățile care cooperează pentru prelucrarea datelor pe o arie restrânsă și nu presupun o abordare specială din punct de vedere al realizării lor. Dezvoltarea telecomunicațiilor a permis realizarea unor rețele de calculatoare pe arii întinse capabile să prelucreze și să transmită rapid informația. Apariția minicalculatoarelor a determinat realizarea unor sisteme interactive bazate pe terminale dispersate geografic și pe rețele de comunicație. Creșterea nevoilor de informare în timp real a determinat conectarea treptată a stațiilor de lucru în rețea pentru preluarea și transmiterea informațiilor între ele. În

acest fel s-s ajuns de la rețele de comunicație și de calculatoare electronice izolate la sisteme distribuite, caracterizate prin:

partajarea funcțiilor de memorare date și prelucrare pe un complex de calculatoareși linii de comunicație ;

executarea unor prelucrări complexe în mai multe puncte(multiuser);

minimizarea timpului de răspuns;

preluarea integrală a sarcinilor unui calculator defect de către alt calculator din rețea;

extinderea capacităților de calcul și de memorie prin modularizare;

prelucrarea completă a tranzacțiilor locale de către un procesor local, care memorează datele și programele de aplicație;

transmiterea către calculatorul central numai a datelor centralizate privind tranzacțiile prelucrate.

În funcție de modul de tratare a lucrărilor, sistemele informatice se clasifică în: sisteme informatice cu prelucrări în loturi (batch), sisteme informatice cu prelucrări on-line, etc.

Sistemele informatice cu prelucrări în loturi se caracterizează prin preluarea informațiilor și afișarea informațiilor obținute printr-o culegere anterioară, pe un alt sistem de calcul sau pe sistemul în cauză.

Sistemele informatice cu tratare on-line acceptă intrări direct de la sursele de date aflate la distanță și redă direct rezultatele prelucrărilor acolo unde acestea sunt necesare. Sisteme on-line trebuie să îndeplinească următoarele condiții:

preluarea datelor se face pe relația directă terminal-calculator;

suporturile de stocare a datelor să fie cu access direct, iar actualizarea datelor de pe suporturi să se facă on-line;

sistemul să fie orientat pe dialogul interactiv dintre om și calculator.

Sistemele de prelucrare on-line diferă foarte mult între ele ca nivel de complexitate. Astfel, gama aplicațiilor sistemelor on-line este foarte largă, ea incluzând:

sisteme în timp real;

sisteme de access multiplu;

sisteme conversaționale;

sisteme de comandă.

Ciclul de viață al sistemele informatice începe din momentul începerii activității de proiectare și se termină în momentul înlocuirii lui cu un alt sistem informatic. Ciclul de viață al sistemelor informatice are două faza distincte :

proiectarea și realizarea sistemului informatic;

exploatarea sistemului informatic.

Proiectarea și realizarea sistemului informatic este acea parte din ciclul de funcționare, care asigură definirea conceptuală și tehnică a sistemului informatic și elaborează documentația de proiectare, exploatare și întreținere, în vederea punerii în funcțiune la nivelul unității economice.

Exploatarea sistemului informatic este acea parte din ciclul de funcționare care asigură utilizarea efectivă a sistemului prin prelucrarea automată a datelor din unitatea economică..

Proiectarea și realizarea sistemelor informatice sunt oportune în cazul sistemelor informatice noi sau pentru dezvoltarea, modernizarea sau întreținerea celor existente . În ultima variantă, proiectarea și realizarea se desfășoară în paralel cu exploatarea curentă a sistemului

informatic, care face obiectul modernizării și expoatării.

Proiectarea și realizarea sistemelor informatice are în vedere identificarea cerințelor funcționale ale unității economice, cuantificarea acestora sub forma unor obiective riguros fundamentate, motiv pentru care este necesară analiza critică a sistemului informațional existent,

urmată de elaborarea concepției de organizare și funcționare a noului sistem informatic.Aceste elemente conduc la structurarea proiectării și realizării sistemelor informatice în mai multe procese de modelare succesivă, prin care se stabilesc următoarele elemente :

modelarea informațională asigură prin descrierea critică a sistemului existent și definește cerințele funcționale sub forma obiectivelor la care urmează să răspundă noul sistem informatic;

modelarea conceptuală sau globală descrie structura funcțională globală a noului sistem, în vederea satisfacerii în condiții cât mai bune a obiectivelor solicitate, independent de sistemul electronic de calcul, sistemul de operare, sistemul de gestiune a bazelor de date;

modelarea tehnică sau de detaliu presupune transformarea structurii funcțional-globale într-o structură operațională pe un anumit tip de calculator folosit, cu un anumit sistem de gestiune a datelor etc.

Complexitatea proiectării și realizării sistemelor informatice a determinat folosirea unor metodologii de proiectare care să asigure o abordare eșalonată a etapelor din ciclul de funcționare al unui sistem informatic .

Metodologia de proiectare a sistemelor informatice este o colecție de principii, metode, reguli și tehnici utilizate pentru realizarea și reprezentarea într-o formă standardizată a structurii sistemului informatic proiectat. Aceasta este caracterizată prin:

procesul de realizare, constituit dintr-un ansamblu ordonat pe etape, faze, activități și operații;

metoda de realizare, constituită din ansamblul de concepte și reguli prin aplicarea cărora se poate concepe și proiecta modelul unui sistem informatic;

tehnica de realizare, constituită din ansamblul de regului care concură la desfășurarea etapelor, fazelor, activităților și operațiilor în cadrul unui proces de realizare;

instrumentele de realizare, constituite din proceduri specifice, destinate automatizării unor activități sau operații de proiectare sau asistării colectivului de proiectare în rezolvarea problemelor.

Realizarea activității de proiectare a sistemului informatic se concretizează sub forma unui proiect de sistem informatic, prin intermediul căruia se definesc într-o formă standardizată modelarea informaționlă, conceptuală și tehincă.

Proiectul sistemului informatic va curpinde o documentație în care se consemnează, într-o manieră specifică, soluțiile adoptate în cursul modelării și etapelor parcurse. Documentația se subdivide, în funcție de destinație, în :

documentația de proiectare, elaborată pe parcursul realizării proiectului, redă soluțiile concrete de proiectare a noului sistem în funcție de specificul unității economice abordate. Această documentație se elaborează pe parcursul realizării proiectului și servește ca instrument de informare între membrii colectivului de proiectare;

documentația de utilizare și exploatare, elaborată în finalul proiectării, descrie sub formă sintetică și detaliată particularitățile sistemului informatic realizat și este folosită în exploatarea curentă a noului sistem.

Pentru obținerea de sisteme informatice de calitate superioară, într-un timp cât mai scurt și cu chletuieli cât mai reduse, se folosește în prezent tehnologia proiectării asistată de calculator.

1.6.INFORMAȚIA-ELEMENT DE BAZĂ AL SISTEMULUI INFORMATIC

1.6.1.DEFINIREA ȘI CLASIFICAREA INFORMAȚIEI

Informația reprezintă o formă concretă de reflectare prin care se aduc cunoștințe asupra realității înconjurătoare. Conform opiniei lui J. Arsac "informația este o formulă scrisă, susceptibilă de a aduce o conoștință. Ea este distinctă de această cunoștință. Expresiile concrete ale informațiilor se numesc date, ele reprezentând suportul simbolic al informației''.

Informația economică reflectă realitatea economico-socială, pe baza căreia sistemul decizional își fundamentează deciziile pe care le transmite sistemului operațional .

Informația contabilă, ca parte a informației economice, caracterizează în expresie valorică mărimea resurselor materiale și financiare, aflate la dispoziția unităților economice și bugetare.

Diversitatea proceselor ce au loc în cursul desfășurării activității, precum și sursele de unde se pot culege datele referitoare la acestea fac ca informația economică să fie susceptibilă unei multiple clasificări, după criterii variate, care de fapt reprezintă o sistematizare în funcție de diferitele puncte de vedere din care sunt privite informațiile economice.

După criteriul organizatoric, adică al nivelului la care se concentreză și se folosesc, se pot distinge două mari categorii de informații, și anume: informații la nivel macroeconomic și informații la nivel microeconomic;

După sursa de provenineță:

informații interne :

transmise de organele de conducere celor subordonate sub formă de decizii, hotărâri, instrucțiuni etc;

informații primite de conducerea unității de la organele subordonate ;

informații care se schimbă între diverse compartimente organizatorice din cadrul unității.

informații externe.

Din punct de vedere funcțional :

de stare;

de intrare;

de ieșire;

de cooperare;

de execuție.

Din punct de vedere al utilității lor :

de previziune;

de planificare operativă și programare curentă;

de pregătire lansare;

de control, reglare;

de evaluare și raportare a rezultatelor.

Din punct de vedere al gradului de prelucrare :

informații sau date primare;

informații de analiză și sinteză.

După forma de prezentare:

informații orale;

informații scrise;

informații audiovizuale.

După etaloanele informaționale:

cantitative;

valorice.

După sfera de cuprindere :

sintetice;

analitice.

După locul unde se află evidențiate și de unde se extrag datele solicitate de conducerea întreprinderii:

informații contabile;

informații statistice;

informații tehnico-operative.

Pentru ca informația economică să îndeplinească rolul ei în procesul conducerii, în fundamentarea și formularea deciziei, trebuie să posede următoarele calități :

acuratețe;

oportunitate;

valoare.

Asigurarea unei calități corespunzătoare este însă condiționată de o serie de cerințe, printre care:

să fie completă și operativă;

să fie corespunzătoare;

să fie obiectivă și reală;

să fie furnizate periodic și să aibă un caracter dinamic;

să fie prezentată într-o formă cât mai sugestivă și accesibilă înțelegerii acestuia;

să fie economică.

1.6.2.SURSELE INFORMAȚIILOR ECONOMICE

Informația economică se bazează pe o mare varietate de surse din care își extrage datele în scopul alimentării permanente a procesului cunoașterii diferitelor laturi și aspecte ale activității la diferite niveluri organizatorice ale unității.

A.Dacă avem în vedere domeniul din care povin informațiile, sursele de informații economice se pot grupa în trei mari categorii:

Legislația economico-financiară formată din legi, ordonanțe, norme metodologice, instrucțiuni care trebuie cunoscută foarte bine întrucât este obligatoriu de aplicat în toate domeniile de activitate pentru a asigura legalitatea, oportunitatea și economicitatea acțiunilor. Nerespectarea legislației conduce la erori care atrag răspunderi ale persoanelor vinovate.Dinamismul economico-social are drept consecință și perfecționarea continuă a legislației, motiv pentru care cunoașterea ei trebuie să constituie o preocupare permanentă. În sprijinul legislației vine literatura economică, care prezintă diferite metode și procedee de acțiune, cu exemple, avantaje și dezavantaje, pe etape, în raport cu anumite condiții, inclusiv realizările pe plan internațional, asigurându-se astfel o informare complexă a personalului de execuție și de conducere.

Planificarea economico-financiară constituie o sursă importantă prin faptul că furnizează date informaționale de plan sau de buget, precum și de prognoză economică ținând seama de legislația și literatura de specialitate, de datele evidenței economice privind realizările perioadelor precedente, resursele materiale, financiare și de forță de muncă disponibile precum și de necesitățile sociale.

Evidența economică constituie partea cea mai însemnată a surselor de informații, întrucât ea reflectă și controlează întreaga activitate desfășurată, analitic și sintetic, cantitativ, calitativ și valoric, pe diferite perioade și sub diferite aspecte. Informațiile oferite de evidența economică sunt furnizate de contabilitate, statistica economico-socială și de evidența operativă. Circa 70% din volumul informațiilor oferite de evidența economică provin din domeniul contabilității și se caracterizează prin faptul că sunt foarte variate, analitice și sintetice, valorice și acolo unde este cazul și cantitative, sunt reale și exacte, deoarece sunt bazate pe documente legal întocmite și verificate periodic prin inventariere și balanțe de verificare și pot fi generalizate cu ușurință la diferite niveluri.

B. În funcție de nivelul organizatoric la care ne situăm, sursele de informații economice se constituie la nivel macroeconomic și la nivel microeconomic.

La nivel macroeconomic, sursele de informare economică sunt în principal concentrate într-o serie de acte normative, materiale și dări de seamă centralizate, cu caracter statistico-contabil, în documentele încheiate în urma controalelor sau acțiunilor întreprinse de organele statului.

La nivel microeconomic, respectiv al unității patrimoniale, sursele de informare economică se grupează în surse interne și externe.

Din categoria surselor interne fac parte informațiile prin care se reflectă operațiuni și fenomene economice consemnate în documente, evidențe analitice și sintetice ale unității și al căror conținut poate fi mai simplu sau complex.

De precizat că suportul material al datelor informative îl reprezintă documentele sau formularele de unde acestea se preiau în contabilitate, precum și în celelalte forme ale evidenței economice, în vederea prelucrării sub formă de situații operative sau periodice necesare conducerii unității.

Din categoria surselor externe de informații economice fac parte datele și informațiile care provin din afara întreprinderii, cum ar fi cele provenite de la organele centrale coordonatoare și de sinteză economică, de la clienții interni și externi (corespondențe privind relațiile contractuale, reclamații privind calitatea produselor livrate, informații cu privire la asistența tehnică), de la furnizorii interni și externi (contracte, informații cu privire la cantitatea și calitatea bunurilor care pot fi livrate, modalitățile de decontare), de la organele bancare (extrasul de cont), de la oficiile de documentare (sondaje de opinie, anchete sociale).

Rolul informațiilor externe este regăsit atât în activitatea de elaborare a previziunilor pe termen lung, cât și pentru rezolvarea unor activități curente, cum ar fi aprovizionarea, desfacerea producției, realizarea programelor de investiții etc.

Deși între cele două categorii de surse informaționale convenționale există diferențe, fără o îmbinare a acestora există riscul formulării unor aprecieri incomplete și uneori eronate, care nu pot veni în sprijinul luării deciziilor. Altfel spus, complexitatea pe care o îmbracă activitatea unui agent economic necesită o largă informare ale cărei izvoare depășesc cadrul organizatoric și funcțional în care are loc procesul de producție.

Rezultă deci că informarea economică are o sferă de cuprindere mult mai mare, care depășeste cadrul evidenței economice și îmbracă atât aspecte cantitative, cât și calitative ale activității, referindu-se la perioade trecute, cât și la cele prezente și de perspectivă.

1.6.2.1. CONTABILITATEA-SURSĂ DE INFORMAȚII

Contabilitatea, în calitatea ei de componentă a sistemului informațional economic, este principala sursă de informații la nivelul firmei.

Informația contabilă este o informație rezultată din "prelucrarea prin metode, procedee și instrumente proprii a datelor din contabilitate".

Contabilitatea oferă informații privind valoarea bunurilor imobilizate și a stocurilor, privind gestiunea creanțelor, datoriilor și a mijloacelor bănești, informații privind veniturile și cheltuielile, profitul acesteia etc.

În calitate de instrument de cunoaștere, gestiune și control al patrimoniului și a rezultatelor obținute, îi revin o serie de atribuții specifice:

furnizarea datelor și a informațiilor necesare elaborării programelor de activitate, în care un loc central îl ocupă Bugetul activității generale care prevede veniturile, cheltuielile, profitul impozabil, profitul net și modul de repartizare a acestuia ;

înregistrarea cronologică a operațiilor economice și financiare, prelucrarea și păstrarea informațiilor cu privire la situația patrimoniului, informații necesare atât pentru nevoile proprii ale unității cât și în relațiile ei cu acționarii și asociații, clienții, furnizorii, băncile, cu organele fiscale și cu alte persoane fizice sau juridice ;

controlul operațiilor patrimoniale efectuate, a exactității datelor contabile, în vederea asigurării integrității patrimoniului. Din contabilitate rezultă informații privind existența și mișcarea averii unității, mărimea ei pe locuri de păstrare, persoanele în

responsabilitatea cărora se află etc. În realizarea acestor îndatoriri, contabilitatea folosește inventarierea pentru controlul faptic al averii și balanțele pentru asigurarea exactității datelor contabile ;

contabilitatea are sarcina de a contribui prin datele și informațiile ei la creșterea eficienței economice prin urmărirea folosirii judicioase a factorilor de producție, care să asigure recuperarea cheltuielilor din venituri și obținerea de profit ;

furnizarea datelor și informațiilor necesare întocmirii regulate a documentelor de sinteză care dau imgine fidelă patrimoniului, situației financiare și a rezultatelor obținute, astfel încât aceste informații să poată fi utilizate de toți utilizatorii la luarea deciziilor economice .

1.6.2.2. DOCUMENTAȚIA PRIMARĂ-SURSĂ A INFORMAȚIILOR

Documentele primare justificative constituie suportul informațiilor privind operațiile economice și financiare, constituind baza înregistrărilor în contabilitate: "orice operațiune patrimonială se consemnează în momentul efectuării ei într-un înscris care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. Ele angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, ori înregistrat în contabilitate"(Legea contabilității nr 82/2 dec 1991).

Totalitatea documentelor, formularelor și situațiilor care constituie izvorul ansamblului de informații interne și mijlocul prin care acestea circulă în cadrul unității formează documentația tehnică de plan și de producție și documentația primară.

1.Prin documentația tehnică de plan și de producție înțelegem totalitatea documentelor pe baza cărora se efectuează operațiile de elaborare a programelor de producție, se fixează consumurile de materiale și de manoperă necesare fabricării structurii sortimentale a producției, se determină gradul de încărcare a utilajelor, se stabilesc indicațiile tehnologice de fabricație, cum ar fi: desene de execuție, rețete de fabricație, analize de laborator, fișe tehnologice etc.

2.Documentația primară este reprezentată de ansamblul documentelor și formularelor în care se consemnează pentru prima dată operațiile privind fenomenele și procesele economice în momentul și la locul producerii acestora, fapt pentru care cea mai mare parte a documentației primare este destinată contabilității având caracter de acte justificative ale gestiunii economice.

În categoria documentației primare, având caracter de acte justificative ale gestiunii economice ale întrerpinderii, se cuprind următoarele:

actele de încasări și plăți în numerar sau virament (ordine de plată, chitanțe fiscale, cecuri, facturi, situații de lucrări, deconturile de justificare a avansurilor spre decontare, liste de plată a drepturilor salariale aferente colaboratorilor, state de plată, liste de avans chenzinal);

documente care consemnează mișcarea valorilor materiale(note de intrare-recepție și constatare de diferențe, buletine de analiză, note de predare-transfer-restituire, bonuri de consum, scrisori de trăsură, conosamente, dispoziții de livrare, procese verbale de recepție și punere în funcțiune a mijloacelor fixe, inventarele periodice efectuate al nivelul gestiunilor de valori materiale etc.)

Caracterisica esențială a documentelor justificative o constiutie faptul că prezintă cel mai înalt grad de certitudine, deoarece nu sunt admise în circulație decât după o prealabilă verificare efectuată atât prin intermediul controlului financiar preventiv, cât și prin intermediul controlului concomitent.

3.O parte a documentației primare este utilizată de evidența tehnico-operativă, precum și de evidența statistică în vederea elaborării unor lucrări de sinteză, de analiză și de raportare a activității desfășurate. Având în vedere acest aspect, considerăm că în categoria surselor interne poate fi curpinsă și documentația de raportare.

Documentația de raportare curpinde atât dările de seamă contabile(bilanțul contabil, contul de profit și pierdere, anexa la bilanț), dările de seamă statistice, precum și rapoartele de gestiune ale administratorilor privind situația de ansamblu și de detaliu cu privire la unele probleme legate de modul de desfășurare a activității.

Aceste surse de informații pot fi completate cu o serie de materiale întocmite în urma analizelor efectuate de anumite compartimente specializate din cadrul întrerpinderii și care, deși se bazează pe datele existente în contabilitate sau în evidența tehnico-operativă, prezintă elemente noi necesare conducerii și orientării activității(studii de fezabilitate, studii de prospectare a pieței, materiale întocmite de organele proprii de control etc.).

Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale, prevăzute în structura formularelor aprobate:

denumirea documentului;

denumirea și sediul unității patrimoniale care întocmește documentul(când este

cazul;

numărul documentului și data întocmirii acestuia;

menționarea părților care participă la efectuarea operației economice și financiare

(când este cazul);

conținutul operației economice și financiare, iar atunci când este necesar și

tememiul legal al efectuării ei;

datele cantitative și valorice aferente operației economice și financiare efectuate;

numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care răspund de

efectuarea operației economice și financiare patrimoniale, ale persoanleor cu

atribuții de control financiar preventiv și ale persoanelor în drept să aprobe

operațiile respective, după caz;

alte elmente menite să asigure consemnarea completă a operațiilor în documente

justificative.

2. CONTABILITATEA OPERAȚIILOR COMERCIALE

2.1. CONTABILITATEA STOCURILOR

2.1.1. NOȚIUNI ȘI DELIMITĂRI PRIVIND STOCURILE

Stocurile sunt definite ca fiind ansamblul bunurilor și serviciilor din cadrul unității patrimoniale, destinate a fi vândute în aceeași stare sau după prelucrarea lor în unitate în procesul producției, precum și cele care sunt destinate a fi consumate la prima lor utilizare.

În gestiune ele formează stocurile propriu-zise și producția în curs de execuție.

În literatura de specialitate se cunosc mai multe criterii de clasificare a stocurilor:

1)Daca avem în vedere componența și omogenitatea stocurilor acestea se pot delimita pe următoarele categorii:

mărfurile;

materiile prime ;

materialele consumabile;

produsele;

animale și păsări;

ambalaje.

2)În funcție de locul unde se află, stocurile pot fi grupate astfel:

stocuri aflate în magaziile unității;

stocuri aflate la terți;

stocuri aparținând altor unități.

3)În funcție de nivelul atins de stocuri în procesul permanent de reînoire distingem următoarele categorii de stocuri:

stocul de siguranță;

stocul minim;

stocul de recepție;

stocul de condiționare;

stocul de alertă;

stocul maxim;

stocul mediu.

4)După participarea la procesul de circulație a mărfurilor distingem:

stocul activ(curent);

stocul pasiv.

2.1.2.OBIECTIVELE ȘI FACTORII CONTABILITĂȚII STOCURILOR

Obiectivele contabilității stocurilor sunt în principal legate de realizarea funcțiilor comerciale a întrerpinderii.

Principalele obiective ce revin contabilității în acest domeniu sunt :

urmărirea și controlul realizării programului de aprovizionare;

asigurarea integrității patrimoniale a stocurilor la locurile de depozitare și urmărirea permanentă a mișcărilor lor;

urmărirea utilizării raționale a mijloacelor materiale aprovizionate;

asigurarea delimitării cheltuielilor de transport aporvizionare de valoarea materialelor aprovizionate;

înregistrarea și controlul valorificării stocurilor de mărfuri și a celorlalte categorii de stocuri destinate a fi livrate terților;

evidența și urmărirea stocurilor de produse în procesul obținerii și livrării la prețuri competitive;

evaluarea realistă a stocurilor și determinarea influențelor asupra patrimoniului și a rezultatelor, prin aplicarea corectă a regulilor de evaluare;

promovarea principiului prudenței și a principiului continuității activității la evaluarea și înregistrarea în contabilitate a stocurilor.

Realizarea acestor obiective este condiționată de studierea și luarea în considerare a factorilor care influențează organizarea contabilității activelor circulante materiale:

mărimea întreprinderii;

structura organizatorică și funcțională a gestiunilor de stocuri;

caracteristicile tehnico-productive ale activelor circulante materiale;

decalajul, în unele situații, între aprovizionarea și recepția bunurilor, care impun delimitări în conturi distincte;

decalajul care apare uneori între vânzarea și livrarea stocurilor;

sursele de proveniență a activelor circulante materiale aprovizionate;

modul de evaluare a activelor circulante materiale;

sistemul de indicatori privind gestiunea de valori materiale.

De asemenea, la organizarea contabilității activelor circulante materiale trebuie luați în considerare și alți factori, precum: documentele însoțitoare la intrarea stocuirlor, amplasarea depozitelor, separarea mijloacelor circulante proprii de cele ce aparțin terților, fazele procesului de aprovizionare precum și de mijloacele folosite pentru executarea lucrărilor de evidență și calcul.

2.1.3. REGULI DE EVALUARE A STOCURILOR

Având în vedere cele patru momente specifice principiilor evaluării elementelor patrimoniale, conform legislației în vigoare, stocurile se evaluează la următoarele categorii de valori: de intrare în patrimoniu, de inventar, bilanțieră sau de închidere a exercițiului și de ieșire din patrimoniu.

Contabilitatea trebuie să asigure delimitarea costurilor încorporabile în stocuri și să instituie procedee de delimitare a costurilor de intrare a lor(stocurilor) în patrimoniu.

La evaluarea stocurilor și a producției în curs se disting trei momente principale stării lor patrimoniale:

evaluarea la intrarea în patrimoniul întreprinderii;

evaluarea la inventariere;

evaluarea la bilanț.

ieșirea din patrimoniu

1.Evaluarea stocurilor la intrarea în patrimoniu

Regula generală de evaluare și înregistrare a stocurilor este evaluarea la costul istoric, care poate fi :

costul de achiziție, în cazul bunurilor aprovizionate de la terți;

costul de producție, în cazul bunurilor și serviciilor obținute din activitatea proprie de exploatare.

Mărfurile se evaluează și se înregistrează în contabilitate la costul de achiziție, în structura căruia se cuprind următoarele elemente:

prețul de cumpărare al bunurilor, din care sunt deduse taxele recuperabile legal(tva și taxe asimilate), precum și rabaturile, remizele, risturnurile etc.;

taxele vamale aferente bunurilor importate;

cheltuieli accesorii de aciziționare.

Nu se cuprind în costul de achiziție cheltuielile financiare aferente finanțării necesare constituirii stocurilor și nici sconturile financiare acordate pentru plata înainte de scadență.

Costul de achiziție este denumit și valoarea de intrare, respectiv valoarea contabilă.

2.Evaluarea stocurilor cu ocazia inventarierii

Această evaluare se face la valoare actuală sau de utilitate, denumită și valoare de inventar.

Aceste valori se stabilesc în funcție de utilitatea bunului în întrerpindere și prețul pieții.

Valoarea de utilitate sau prețul pieței, ca bază de evaluare a bunurilor la inventariere, se identifică, în principal în funcție de destinația lor, astfel bunurilor destinate vânzării li se stabilesc, de regulă, valoarea de inventar sub forma valorii nete de realizare care este dată de prețul de vânzare, din care se scad cheltuielile rămase de efectuat pentru comercializarea lor, cum sunt cheltuieli de transport, comisioanele cedate, cheltuieli în perioada de garanție etc.

3.Evaluarea stocurilor la închiderea exercițiului prin bilanț contabil

Această evaluare se face la valoarea de intrare, respectiv valoare contabilă pusă de acord cu rezultatele evaluărilor la inventariere.

În acest scop, valoarea de intrare se compară cu valoarea de utilitate:

pentru stocurile la care au rezultat difernțe în plus între valoarea de inventar și valoare de intrare, în bilanț acestea sunt evaluate la valoarea lor de intrare. Deci plusul de valoare nu se înregistreză în contabilitate;

pentru stocurile la care s-au constatat diferențe în minus între valoarea de inventar și valoare lor de intrare, acestea se evalueză în bilanț la valoarea de inventar.

4.Evaluarea la ieșirea din patrimoniu

Valoarea de ieșire din patrimoniu este valoarea cu care se înregistreză în contabilitate diminuările care afectează masa activelor circulante materiale ca urmare a consumului, vânzării, lipsurilor constatate la inventar etc.

Această valoare este identică cu valoarea de intrare în patrimoniu sau cu cea corectată ca urmare a aplicării dispozițiilor legale cu privire la regimul reevaluărilor și poartă denumirea de valoare contabilă existentă la data înregistrării operației de ieșire.

Din punct de vedere practic, acestă regulă generală se transpune prin intermediul unor metode de evaluare care corespund specificului stocurilor, în sensul unei frecvențe foarte mari a intrărilor care pot genera costuri individuale de intrare diferite.

În acest context Regulamentul de aplicare a Legii contabilității recomandă folosirea următoarelor metode de evaluare: Metoda costului mediu ponderat, FIFO, LIFO, Metoda prețurilor standard sau prestabilite.

2.1.4.METODE DE EVALUARE A STOCURILOR

La ieșirea din patrimoniu sau darea în consum, stocurile sunt evaluate și se înregistrează scăderea din gestiune la valoarea lor de intrare.

În condițiile în care pe parcursul desfășurării activității aceleași feluri de bunuri(materiale, mărfuri, ambalaje etc.) se procură la prețuri diferite, pentru evaluarea cantității de stocuri ieșite, având la bază valoarea de intrare(costul estimat de intrare) a acestora, reglementările și standardele internaționale recomandă următoarele metode de evaluare:

metoda costului mediu ponderat(CMP);

metoda prima intrare-prima ieșire(FIFO);

metoda ultima intrare-prima ieșire(LIFO);

metoda proxima intrare-prima ieșire (NIFO);

metoda costului standard;

metoda identificării specifice.

Metoda costului mediu ponderat

Costul unitar mediu ponderat se calculează ca raport între valoarea totală a stocului inițial(Si) plus valoarea totală a intrărilor (Vi) și cantitatea existentă în stocul inițial (Csi), plus cantitățile intrate (Ci):

Metoda costului mediu ponderat poate fi aplicată în două variante:

actualizarea costului unitar mediu ponderat după fiecare intrare;

actualizarea periodică a costului unitar mediu ponderat fie lunar, fie la alte perioade, care în principiu să nu depășească durate medie de stocare.

Metoda prima intrare-prima ieșire (FIFO)

Potrivit acestei metode, bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul primului lot intrat, respectiv al articolului care este mai vechi în stoc. Pe măsura epuizării lotului, bunurile

ieșite din gestiune se evaluează la costul lotului următor în ordine cronologică. Ca urmare, stocurile, sunt evaluate cu costurile ultimelor loturi achiziționate.

Metoda ultima intrare-prima ieșire (LIFO)

Ieșirile sunt evaluate la costul ultimului lot intrat, respectiv al articolului care este cel mai recent. După epuizarea ultimului lot, cantitățile ieșite vor fi evaluate la costul lotului anterior.

Metodele FIFO și LIFO dau rezultate extreme, prima evaluând stocul final la ultimul cost de achiziție, mai mare, face ca ieșirile să aibă o valoare mai mică față de valoarea determinată prin metoda LIFO. La metoda CMP, evaluările se situează ca mărime între valorile date de celelalte două metode.

2.1.5. ORGANIZAREA EVIDENȚEI OPERATIVE

Evidența operativă a stocurilor are rolul de a urmări, din punct de vedere cantitativ, intrările, ieșirile și stocurile existente. În acest scop evidența operativă se realizează cu ajutorul fișei de magazie obișnuite pentru majoritatea stocurilor materiale și cu ajutorul raportului de gestiune.

Fișa de magazie este un document de evidență la locul de depozitare și, în același timp, document de contabilitate analitică în cadrul metodei operativ-contabile(pe solduri), precum și sursă de informații pentru controlul operativ curent și contabil al stocurilor de valori materiale.

În vederea identificării cu ușurință a stocurilor existente în magazie, la fiecare loc de depozitare se află fișa de raft, iar pe loturile sau baloturile de materiale se atașează eticheta de material care conține denumirile pe scurt, codurile, dimensiunile și principalele caracteristici fizico-chimice ale materialelor.

Rapotul de gestiune este specific comerțului en detail. Caracteristic evidenței operative prin raportul de gestiune este faptul că se conduce numai valoric și se întocmește de către responsabilul de gestiune pe baza documentelor de intrare rspectiv ieșire a mărfurilor în magazie, stabilindu-se la afârșitul zilei soldul.

PURTĂTORII DE INFORMAȚII PRIVIND STOCURILE

Operațiile economice privitoare la mișcarea stocurilor sunt consemnate în documente de evidență primară al căror tip este influențat de căile de intrare-ieșire a acestora.

Operația de luare în primire a valorilor materiale apovzionate se numește recepție. La sosirea materialelor de la furnizor se execută următoarele lucrări de recepționare:

recepția transportului;

recepția cantitativă;

recepția calitativă.

Dacă la recepția valorilor materiale se constată deteriorarea sau lipsa coletelor, nepotriviri calitative față de datele indicate în documentele însoțitoare, se întocmește Nota de recepție și

constatare diferențe.Prin acest document materialele necorespunzătoare calitativ sau în neconcordanță cu comanda sunt respinse la recepție, preluate în custodie și ținute la dispoziția furnizorului.

Dacă materialele se primesc în tranșe sau sosesc înainte de primirea facturii de la furnizor, precum și în cazul în care materialele respective au fost achitate și lăsate un timp în custodia furnizorului, la sosirea acestora, pentru consemnarea recepției, se întocmește Nota de recepție și constatare de diferențe.

În cazul în care factura sosește odată cu materialele recepția valorilor materiale, se poate consemna direct pe factură fără a se mai întocmi nota de recepție și constatare diferențe.

Livrarea mărfurilor către terți se face pe baza facturii.

2.2. CUMPĂRĂRILE ȘI VÂNZĂRILE

Pentru a-și realiza obiectul de activitate în vederea obținerii de profit, orice întrerpindere cu activitate industrială, comercială, de servicii sau de altă natură, efectuează în mod curent tranzacții de cumpărări și vânzări de bunuri și servicii.

Operațiile curente de cumpărări și vânzări de bunuri și servicii dau conținut funcției comerciale a unei firme și se efectuează pe baza politicilor de cumpărări și vânzări stabilite de managerii întrerpinderii.

Derularea operațiilor de cumpărări de bunuri și servicii pentru activitatea curentă a întrerpinderii presupune selecția furnizorilor în funcție de o serie de parametrii cum sunt : prețurile și tarifele practicate de furnizor, termenele de livrare, modul de livrare, condițiile de plată, capacitatea de producție pentru a face față cererii, calitatea produselor, garanțiile de bună execuție etc.

2.2.1. EVALUAREA DATORIILOR COMERCIALE

Datoriile față de furnizori sunt datorii din exploatare ce apar ca urmare a derulării operațiilor de aprovizionare a unității patrimoniale cu cele necesare în vederea desfșurării în bune condiții a activităților lor. Obligațiile unității patrimoniale față de furnizorii lor, se ridică la nivelul valorii bunurilor, lucrărilor și serviciilor primite, inclusiv cota de TVA aferentă (cota de taxă pe valoarea adăugată se aplică numai operațiilor supuse impozitării).

În situația în care furnizorul acordă reduceri comerciale, valoarea de înregistrare a obligației este la nivelul netului comercial, plus cota de tva aferentă. Cu alte cuvinte, valoarea de înscriere a datoriei intrate în patrimoniu este valoarea ei nominală de rambursare.

Specificăm faptul că în contabilitate se înregistrează doar datoriile certe față de furnizori. Datoria devine certă în momentul transferului dreptului de proprietate pentru bunuri, respectiv în momentul realizării lor pentru lucrări și servicii.

2.2.2. METODE DE STABILIRE A PREȚULUI DE VÂNZARE

Fixarea prețului de vânzare se bazează pe o politică care trebuie să răspundă obiectivelor strategice ale întrerpinderii, care, între altele, sunt:

supraviețuirea;

maximizarea profitului;

maximizarea dezvoltării;

promovarea imaginii.

Acestor strategii le corespund mai multe metode de calcul al prețului de vânzare:

metoda " cost plus marjă" presupune stabilirea prețului de vânzare plaecând de la costul de achiziție, la care se adaugă o marjă, destinată să acopere cheltuielile generate de administrație și cele de distribuție și să asigure o anumită profitabilitate;

valoarea primită: prețul depinde de poziționarea firmei pe piață și determină o rată de rentabilitate care poate să fie sau nu acceptabilă pentru întreprindere;

prețul pieței: întrepinderea își ajustează prețurile în funcție de prețurile practicate de principalii săi concurenți.

2.2.4. EVIDENȚA OPERATIVĂ

Prin specificul lor, datoriile și creanțele sunt reprezentate de o multitudine de persoane juridice sau fizice a căror urmărire individuală trebuie realizată prin organizarea unei contabilități analitice adecvate.

Spre deosebire activele circulante materiale, pasivele de natura datoriilor se urmăresc în desfășurarea lor analitică numai valoric, eventual cu evidențierea distinctă a datei și a documentului de naștere a lor și respectiv a datei și documentului de lichidare a lor.

La nivelul compartimentului de aprovizionare, evidența operativă constă dintr-un Registru de evidență al comenzilor emise, respectiv al contractelor încheiate în care acestea se consemnează în ordine cronologică și, pe scurt, clauzele contractuale și demersurile efectuate și dintr-o Fișă de urmărire a executării comenzilor.În aceste evidențe se înscriu comenzile emise de către furnizori, precum și termenele de livrare stabilite de comun acord cu aceștia, prin contractele economice sau în lipsa acestora, prin confirmarea de comandă trimisă de furnizor, data la care a fost executată comanda, se fac mențiuni privind revenirile pentru urgentarea executării coemenzii, penalizările datorate pentru nexecutarea condițiilor contractuale etc.

Deși, în ultimul timp, aprovizionările au loc prin negociere directă cu furnizorii, lipsind atât comenzile, cât și contractele de aprovizionare, este necesară instituirea unei evidențe operative a aprovizionărilor, pe feluri sau sortimente de materiale, utilizând în acest scop Fișa de evidență a aprovizionărilor deschisă pentru fiecare furnizor.

2.2.5. PURTĂTORII DE INFORMAȚII PRIVIND DATORIILE COMERCIALE

În vederea îndeplinirii obiectivelor prevăzute în programul de aprovizionare, unitățile patrimoniale emit către furnizori comenzi, pe baza cărora încheie contractele economice.În anumite condiții contractele economice sunt înlocuite de către furnizori prin confirmarea de comandă.

În cadrul executării comenzii și a contractului de aprovizionare, întrerpinderea cumpărătoare primește de la furnizor avizul de însoțire și/sau factura. Primirea avizului de însoțire și a facturii, sosirea transportului și plata facturii se înscriu, în ordine cronologică, în Registrul de comenzi și în Fișa de urmărire a executării comenzilor.

Documentele pe baza cărora se înregistrează în contabilitate datoria față de furnizor sunt factura și nota de recepție și constatare de diferențe.

3. SISTEMUL INFORMATIC DE EVIDENTA A RELATIILOR CU FURNIZORII SI A MARFURILOR GEFIM

3.1. SURSE INFORMATIONALE. DOCUMENTE

Sursele informaționale de bază pentru consemnarea operațiilor economice sunt, indiferent de mijloacele tehnice folosite pentru prelucrarea informațiilor, documentele justificative.

Documentele justificative folosite pentru evidența relațiilor cu furnizorii și pentru gestiunea stocului de mărfuri sunt:

1) Comanda de cumpărare și contractul de vânzare cumpărare: sunt formulare care au un format și conținut diferit în funcție de necesitățile unităților care le întocmesc.

Realizarea obiectivelor prevăzute în programul de aprovizionare, unitățile partimoniale emit către furnizori comenzi, pe baza cărora se întocmesc contractele economice.

2) Factura fiscală: este un formular cu regim special de tipărire, înseriere și de numerotare .

Ea este tipărită în blocuri cu câte 150 de file, formate din 50 de seturi cu câte 3 file în culori diferite: albastru – exemplarul 1, roșu – exemplarul 2, verde – exemplarul 3.

Servește ca:

documente pe baza căruia se întocmește instrumentul de decontare a produselor și mărfurilor livrate, a lucrărilor executate sau a serviciilor prestate;

document de însoțire pe timpul transportului a mărfii;

document de încărcare în gestiunea primitorului;

document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului și a cumpărătorului.

3) Avizul de însoțire a mărfii: este un formular cu regim special de tipărire, înscriere și numerotare.

Este tipărit în blocuri cu câte 150 de file, formate din 50 de seturi a câte trei file, în culori diferite: albastru – exemplarul 1, roșu – exemplarul 2, verde – exemplarul3.

Servește ca:

document de însoțire a mărfii pe timpul transportului;

document ce stă la baza întocmirii facturii;

dispoziție de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiași unități;

document de primire în gestiunea cumpărătorului sau în gestiunea primitoare din cadrul aceleiași unități, în cazul transferului.

4) Nota de recepție și constatare de diferențe: este un formular comun privind activitatea financiară și contabilă, tipărit pe ambele fețe, în blocuri de 150 de file.

Servește ca:

document pentru recepția bunurilor aprovizionate;

document justificativ pentru încărcare în gestiune;

act de probă în litigiile cu cărăușii și furnizorii, pentru diferențele constatela recepție;

document justificativ de înregistrare în contabilitate.

6) Rapoarte, care sunt situații privind stocurile, relațiile cu furnizorii.

Aceste documente sunt prezentate sintetizat în Tabelul 1. Inventarul docuentelor

Tabelul 3.1

Inventarul documentelor

Informațiile care urmează a fi preluate de sistemul informatic precum și cele care sunt sunt reflectate de situațiile de ieșire sunt prezentate cu ajutorul grilei informațiilor (Tabelul 2.)

Tabelul 3.2

Grila informațiilor

3.2. PROIECTAREA BAZEI DE DATE

Structurarea bazei de date reprezintă gruparea conținutului acesteia într-un ansamblu de entități inclusiv corespondențele ( legăturile ) dintre acestea. Gruparea atributelor în entități informaționale și reflectarea corespondențelor dintre acestea se realizează gradat printr-un proces de modelare ce permite definirea riguroasă a structurii bazei de date.

Acest model consideră baza de date ca un ansamblu finit de entități, caracterizate în mod unic, printr-o mulțime specifică de atribute și un ansamblu de corespondențe (legături) stabilite între entități sau chiar în interiorul acestora.

3.2.1. PREZENTAREA ENTITĂȚILOR

Entitatea constituie unitatea definitorie a structurii bazei de date. Entitatea este descrisă printr-un nume unic și un grup de atribute, care eflectă starea sau dinamica fenomenelor economice și mulțimea corespondențelor (legăturilor) dintre entități.

În continuare voi face referire la entități cu denumirea de tabele iar la atribute cu denumirea de câmpuri.

Entitățile bazei de date sunt prezentate în Tabelul 3.3.

Tabelul 3.3.

Entitățile bazei informaționale

Registrul de operații

Acest tabel reflectă datele de identificare și valoarea documentelor pe baza cărora au fost livrate mărfurile de către furnizor precum și valoarea vânzărilor. În plus acest tabel mai conține șase câmpuri suplimentare, care sunt folosite pentru generarea diferitelor rapoarte privind relația cu furnizorii, câmpuri care sunt:

numărul operației: acest câmp generază un număr de ordine unic pentru fiecare înregistrare, acest lucru fiind impus de faptul că fiecare furnizor își incepe numerotatea facturilor de la 1, reducând astfel posibilitatea creării unor confuzii privind marfa furnizată de furnizori când facturile au acelși număr;

anulat: acest câmp va fi testat înainte de efectuarea unor calcule necesare pentru generarea rapoartelor;

tip operație: acest câmp va fi completat automat pentru operațiile de vânzare sau de cumpărare, el fiind testat înainte de generarea unor rapoarte;

data scadentă: acest câmp este completat cu data la care va trebui plătită datoria față de furnizor;

cota penalizare: acest câmp reflectă cota de penalizare care se va plica datoriei care nu a fost plătită în termenul scadent;

plătit factura: acest câmp se referă operația de plată a facturii, operație care se consemnează cu ''plătit'' dacă a fost plătită factura, valoarea implicită este ''neplătită''.

Câmpul ''cod furnizor'' este generat în mod automat de program pentru a identifica un furnizor în mod unic și pentru a evita înscrierea eronată a denumirii unui furnizor.

Informațiile sunt preluate din factură respectiv avizul de însoțire a mărfii pentru achiziția mărfurilor respectiv din macheta ''vânzări'' pentru vanzarea mărfurilor. Pe baza acestui tabel sunt generate o parte din rapoartele privind relația cu furnizorii.

Tabelul 3.4.

Registrul de operații

Aviz delegați

Acest tabel reflectă informații cu privire la delegații care au însoțit mărfurile pe parcursul transportului, în situația în care acestea au fost însoțite de avizul de însoțire. În plus mai conține un cămp ''numărul operației'', care face legătura cu tabelul ''Registrul de operații'' , prin care fiecărei înregistrări din ''Registrul de operații'' îi corespunde una sau mai multe înregistrări din tabelul ''Aviz delegați''.

Informațiile sunt preluate din avizul de însoțire.

Tabelul 3.5.

Aviz delegați

Factură delegați

Acest tabel reflectă informații cu privire la delegații care au însoțit mărfurile pe parcursul transportul, când acestea însoțite pe parcursul transportului de factură. Acest tabel conține un câmp suplimentar ''numărul operației'' prin care se face legătura cu tabelul ''Registrul de operații''.

Informațiile sunt preluate de pe factură.

Tabelul 3.6.

Factură delegați

Nrcd față antet

Acest tabel conține informații referitoare la documentele justificative care au legătuă cu marfa recepționată: număr factură sau aviz, după caz, număr contract sau comandă precum și alte atribute necesare pentru asigurarea unei funcționări corespunzătoare a sistemului informatic:

numărul operației: acest câmp preia informații tabelul ''Registrul de operații'';

anulat: care va fi completat implicit cu valoarea ''nu'', el fiind completat cu ''da'' doar în situația în care se anulează documentul.

Informațiile sunt preluate de pe nota de recepție și constatare diferențe.

Tabelul 3.7.

Nrcd față antet

Nrcd față comisie

Acest tabel conține informații referitoare la comisia de recepție: numele membrilor comisie de recepție, data. Câmpul ''număr document'' face legătura cu tabelul ''Nrcd față antet'' pentru a putea identifica care este comisia care a făcut recepția la un anumit lot de marfă livrat de furnizor .

Informațiile sunt preluate de pe nota de recepție și constatare de diferențe.

Tabelul 3.8.

Nrcd față comisie

Nrcd față delegați

Acest tabel conține informații cu privire la delgații care însoțesc transportul. De asemenea și acest document va conține câmpul ''număr document'' prin care este realizată legătura cu tabelul ''Nrcd față antet''.

Informațiile sunt preluate din nota de recepție și constatare de diferențe.

Tabelul 3.9.

Nrcd față delegați

Nrcd verso anlzconl

Acest tabel conține informații referitoare la mijloacele prin care s-a detereminat cantitatea și calitatea mărfurilor recepționate precum și concluziile comisiei de recepție. Câmpul ''număr document'' face legătura cu tabelul ''Nrcd față antet''.

Informațiile sunt preluate de pe nota de recepție și constatare de diferențe.

Tabelul 3.10.

Nrcd verso anlzconcl

Nrcd verso date expediție

Acest tabel conține informații detaliate referitoare la expediția mărfurilor. Acest tabel conține un câmp prin care se face legătura cu tabelul ''Nrcd față antet''.

Informațiile sunt preluate de pe nota de recepție și de constatare diferențe.

Tabelul 3.11.

Nrcd verso date expediție

Nrcd verso delegat

Acest tabel conține informații referitoare la delegații care însoțesc marfa. Legătura cu tabelul ''Nrcd față antet'' este realizată prin câmpul ''număr document''.

Informațiile sunt preluate de pe nota de recepție și constatare de diferențe.

Tabelul 3.12.

Nrcd verso delegat

Comanda

Acest tabel conține informații cu privire la comenzile lansate de unitate către furnizori în vederea aprovizionării cu necesarul de mărfuri. Ea nu conține date cu privire la mărfurile comandate, aceste date sunt conținute de o altă entitate. Tabelul mai conține în plus trei câmpuri prin care se asigură o corectă prelucrare a informațiilor din tabel:

executată: dacă comanda a fost executată atunci se va trece în acest câmp valoarea ''executată'', valoarea implicită fiind ''neexecutată'';

anulat: acest câmp se va completa cu ''da'' doar atunci când se va anula o înregistrare făcută, valoarea implicită fiind ''nu''.

Informațiile sunt preluate de pe comanda emisă.

Tabelul 3.13.

Comanda

Contracte

Acest tabel conține informații cu privire la contractele de vânzare cumpărare încheiate cu furnizorii, cu specificația că datele referitoare la mărfurile care fac obiectul contractului vor fi conținute de o altă entitate.

La contractele care au fost încheiate cu furnizorii pe baza unor comenzi emise în prealabil de unitate va fi menționată și comanda pe baza căreia a fost încheiat.

Câmpurile ''anulat'' și ''executat'' au aceeași semnificație cca la tabelul ''Comanda''.

Informațiile sunt preluate de pe contractele de vânzare cumpărare încheiate.

Tabelul 3.14.

Contracte

Cmdcrt marfă

Acest tabel conține informații cu privire la marfa care face obiectul comenzilor lansate de unitate sau al contractelor de vânzare sumpărare încheiate. Câmpurile ''anulat'' și ''executată'' au aceeași semnificație ca la tabelele ''Contracte'' și ''Comanda''. Câmpul ''tip document'' se referă la tipul documentului pe baza căruia se înregistrează marfa (comandă sau contract de vânzare cumpărare), el fiind testat înainte de a genera rapoarte referitoare la marfa comandată sau contractată.

Informațiile sunt preluate de pe comenzile emise sau contractele de vânzare cumpărare încheiate.

Tabelul 3.15.

Cmdcrt marfă

Denumire marfă

Acest tabel conține informații referitoare la marfa care a fost achiziționată, existentă în stoc sau care a fost epuizată. Datele conținute se referă la denumire, categorie, caracteristici, sold cantitate, preț de vânzare. Informațiile conținute de acest tabel sunt folosite pentru vânzare.

Tabelul 3.16.

Denumire marfă

Materiale recepționate

Acest tabel conține informații cu privire la materialele recepționate pe baza notei de recepție sau a facturii. În acest tabel sunt înregistate și alte informații pe lângă cele conținute de nota de recepție și constatare de diferențe precum:

numărul operației: acest câmp conține numărul operației care este preluat din tabelul ''Registrul de operații'' pentru identificarea documentelor care au însoțit marfa pe parcursul transportului;

tip document;

anulat: acest se va completa cu ''da'' dacă se anulează documentul ca urmare a unei erori, care face ca documentul să fie necorespunzător din punct de vedere al calității informației;

tip operație: valoarea introdusă în acest câmp va fi testată înainte de generarea unor rapoarte privind mărfurile recepționate;

recepționat: acest caâmp se completa cu ''recepționat'' dacă mărfurile nu vor fi respinse la recepție, respectiv cu ''nerecepționat'' dacă mărfurile vor fi respinse la recepție.

Informațiile sunt preluate după caz din nota de recepție și constatare de diferențe sau din factură, în funcție de documentul pe baza căruia se face recepția.

Tabelul 3.17.

Materiale recepționate

Materiale diferențe

Acest tabel conține informații cu privire la diferențele costatate, la mărfurile livrate, cu ocazia recepției.

Informațiile sunt preluate din nota de recepție și constatare diferențe.

Tabelul 3.18.

Materiale diferențe

Furnizori

Acest tabel cuprinde informații cu privire la identificarea furnizorilor.

În acest tabel este generat un cod al furnizorului care este unic pentru fiecare furnizor în parte. Acest cod va fi folosit pentru a înlocui introducerea în celelalte tabele a tuturor datelor de identificare a furnizorilor, prin introducerea codului furnizorului.

Informațiile sunt preluate din documentele justificative care conțin date de identificare a furnizorilor.

Tabelul 3.19.

Furnizori

Unitate

Acest tabel conține informații cu privire la unitatea care utilizează sistemul informatic.

Informațiile unt preluate de la personalul unității, autorizat să ofere astfel de informații.

Tabelul 3.20.

Unitate

Anulat

Acest tabel este o entitate auxiliară din punct de vedere funcțional.

Informațiile conținute de ea vor fi folosite pentru validarea înregistrărilor.

Tabelul 3.21.

Anulat

Categorie marfă

Acest tabel ca și precedenta are un carecter auxiliar din punct de vedere funcțional.

Informațiile conținute de ea sunt folosite pentru o mai bună funcționare a sistemului.

Tabelul 3.22.

Categorie marfă

Executată

Acest tabel conține informații cu privire la comenzile emise sau contractele încheiate.

Informațiile conținute vor fi folosite pentru determinarea stării comenzilor sau contractelelor, executate sau neexecutate.

Tabelul 3.23.

Executată

Recepționat

Acest tabel conține informații cu privire la rezultatul recepției pentru fiecare marfă primită de la furnizor, înscriindu-se recepționat sau nerecepționat după caz.

Tabelul 3.24.

Recepționat

Tip document

Acest tabel conține informații cu privire la tipul documentului care stă la baza înregistrării, document care poate fi factură, aviz de însoțire, notă de recepție și constatare de diferențe.

Tabelul 3.25.

Tip document

Tip operație

Acest tabel conține informații cu privire la tipul operației efectuate, care poate fi aprovizionare sau cumpărare.

Tabelul 3.26.

Tip operație

3.2.2. RELAȚIILE DINTRE ENTITĂȚILE BAZEI DE DATE

Relațiile dintre entitățile cele mai importante ale bazei de date sunt prezentate in figura de mai jos:

Figura 3.1. Prezentarea relațiilor dintre entitățile bazei de date

Folosirea relațiilor permite o mai bună gestionare a dimesnsiunii bazei de date, prin eliminarea multiplicării unor informații. De exemplu în cazul unei facturi datele referitoare la materiale sunt păstrate într-o entitate separată de cea în care sunt păstrate datele referitoare la furnizor sau delegați.

În continuare voi prezenta câteva relații dintre cele mai importante.

Comandă – Cmdcrt marfă

Prin acestă relație este făcută legătura între entitatea ''Comanda'' și ''Cmdcrt marfă''. Astfel fiecăerei înregistrări din entitatea ''Comanda'' îi corespunde una sau mai multe înregistrări din entitatea ''Cmdcrt marfă'', prin această relație este înlocuită creșterea dimensiunii bazei de date cu toate înregistrările aferente entității ''Comanda'' (110 caractere) pentru fiecare marfă comandată cu creșterea dimensiunii bazei de date doar cu dimeniunea câmpului ''număr comandă'' (5 caractere). Se poate deci observa cum se face o economie de 105 caractere.

Comandă – Contracte

Prin această relație se face legătura între entitățile ''Comandă'' și ''Contracte''. Rolul ei este acela de a nu lua în considerare la calculul mărfurilor comandate și contractate a mărfurilor care sunt cuprinse în comenzile pe baza cărora au fost încheiate contracte de vânzare-cumpărare, altfel valoarea care s-ar obține nu ar fi reală, ceea ce ar duce la luarea unor decizii eronate, în sensul că valoarea

mărfurilor comandate și contractate ar fi mai mare decăt valoarea reală a mărfurilor care urmează a fi primite ceea ce ar putea duce la rupturi de stoc cu consecințe negative asupra activității firmei.

Denumire materiale – Materiale recepționate

Aceată relație se stabilește pentru a pemite introducerea unor denumiri de marfă în entitatea ''Materiale recepționate'' decât dacă au fost introduse în prealabil în entitatea ''Denumire materiale''. Ca urmare a acestei relații sunt evitate situațiile în care, datorită unor introduceri eronate a denumirilor mărfurilor recepționate, sunt calculate prețuri de vânzare eronate, în caer descărcarea gestiunii ese făcută la un cost eronat etc.

Registrul de operații – Materiale recepționate

Prin această relație fiecărei înregistrări din ''Registrul de operații'' îi corespund una sau mai multe înregistrări din entitatea ''Materiale recepționate''. Această legătură asigură introducerea corectă a numărului opeației din ''Registrul de operații'' și implicit a numărului documentului pe baza căruia au fost livrate mărfurile.

3.3. INTERFAȚA CU UTILIZATORUL

Interfața cu utilizatorul are un dublu rol: primul de a introduce în sistemul informatic datele necesare pentru a putea funcționa corespunzător iar cel de-al doilea de a pune la dispoziția utilizatorilor informațiile necesare pentru luarea deciziilor.

Interfața cu utilizatorul este constituită din machete de intrare, prin care se realizează, de regulă, introducerea datelor, și din rapoarte, care sunt situații de ieșire prin intermediul cărora sunt transmise informații către utilizatorii sistemului informatic.

MACHETELE DE INTRARE

Principalele machete de intrare ale sistemului informatic Gefim sunt prezentate în cele ce urmează.

Figura 3.2. Macheta de intrare Meniu

Această machetă este folosită pentru direcționarea acțiunilor utilizatorului spre principalele direcții de acțiune: aprovizionare, vânzare, gestiunea mărfurilor, obținere de rapoarte, introducere date de identificare furnizor și unitatea utilizatoare a sistemului informatic. Macheta ''Meniu'' constituie de altfel macheta de întâmpinare, punctul de pornire al interfeței.

1) Aprovizionarea cu mărfuri

Prin acționarea butonului ''Aprovizionare'' se deschide o nouă machetă de introducere a datelor privitoare la emiterea de comenzi sau la încheierea de contracte, primirea mărfurilor și a documentelor care le însoțesc de la furnizor, efectuarea unor operații de actualizare a datelor care privesc atât mărfurile cât și furnizorii.

Această machetă poartă numele de ''Aprovizionare'' și este prezentată în figura de mai jos:

Figura3.3. Aprovizionare

Activitatea de aprovizionare cuprinde următoarele domenii:

Emiterea de comenzi

Pentru introducerea datelor de identificare a comenzilor emise se folosește macheta ''Introducere comenzi'', prezentată în figura de mai jos.

Figura 3.4. Introducere comenzi

Pentru introducerea datelor privind mărfurile cuprinse în comenzi se folosește macheta ''Marfă comandată'':

Figura 3.5. Marfă comandată

Introducerea datelor din contractele economice încheiate

Înregistrarea contractelor încheiate în baza de date se realizează prin acționarea butonului ''Introducere contracte'' care deteremină deschiderea unei alte machete ''Introducere contracte''. Această machetă este prezentată în figura următoare:

Figura 3.6. Introducere contracte

În această machetă sunt introduse date de identificare a contractului precum și alte date referitoare la condiții de livrare, modalitate de plată, termen de plată, dobânda penalizatoare, valabilitate. Marfa care face obiectul contractului este introdusă cu ajutorul unei alte machete prin acționarea butonului ''Introducere marfa contractată''. Macheta care va apare pe ecran este următoarea:

Figura 3.7. Marfă contractată

Cu ajutorul acestei machete vor fi introduse datele referitoare la mărfurile care fac obiectul contractului.

Primire aviz de însoțire a mărfii

Pentru introducerea avizului de însoțire a mărfii se acționează butonul ''Primire aviz de însoțire a mărfii'' care determină afișarea pe ecran a machetei ''Introducere date aviz''.

Figura 3.8. Introducere date aviz

Această machetă permite introducerea datelor de identificare a furnizorului, a delegaților.

Pentru introducerea datelor privitoare la mărfuri recepționate se acționează butonul ''Întocmire notă de recepție și constatare de diferențe'', care determina afișarea pe ecran a unei alte machete: ''Nota de recepție și constatare de diferențe''.

Figura 3.9. Intocmire nota de recepție și constatare de diferențe

Această machetă permite introducerea datelor privitoare la mărfurile recepționate.

În cazul în care se constată diferențe la recepție se va acționa butonul ''Diferențe constatate'', care va duce la afișarea formularului ''Introducere diferențe constatate''.

Figura 3.10. Introducere diferențe constatate

Primire factura

Înregistrarea facturii se realizează pe baza machetei ''Introducere data factura''.

Figura 3.11. Primire Factura

În cazul în care recepția are loc pe baza facturii, materialele recepționate se vor înregistra în această machetă, întocmirea unei note de recepție și constatare de diferențe nefiind necesară. Acționarea butonului ''Întocmire note de recepție și constatare de diferențe'' va duce la afișarea machetei ''Introducere date nota de recepție și constatare de diferențe'', care a fost prezentat mai sus.

Butonul ''Introducere cote de penalizare'' este folosit pentru a introduce cotele de penalizare aplicate asupra valorii documentului în situația depășirii termenului de plată stabilit. Acționarea lui va deteremina afișarea pe ecran a machetei ''Introducere cote de penalizare''.

Figura 3.12. Introducere cote penalizare

Vânzarea mărfurilor

Introducerea datelor referitoare la vânzarea de mărfuri se realizează cu ajutorul machetei ''Vânzare''.

Această machetă permite afișarea soldului fiecărui produs pentru a ști dacă un produs este în stoc, în cazul în care este solicitat un produs.

Figura 3.13. Vânzare

Introducere/modificare date mărfuri

Pentru a realiza introducerea sau modificarea unor date privind mărfurile se acționează butonul ''Gestiune mărfuri'' de pe macheta ''Meniu''.

Această categorie de operații se referă la introducerea sau modificarea unor informații privind: prețul de vânzare, descărcarea gestiunii, modificarea stocului minim, caracteristici, categorii de produse, unități de măsură.

Descărcarea gestiunii se realizează prin intermediul machetei ''Descărcare gestiune''.

Figura 3.14. Descărcare gestiune

Introducere/modificare specificații marfă

Această categorie de operații se referă la modificarea unor informații privind caracteristici, preț de vânzare etc. Realizarea acestei operații se realizează prin intermediul machetei ''Introducere/modificare specificații marfă''.

Figura 3.15. Introducere/modificare specificații marfă

Introducere/ modificare stoc minim

Această operație este realizată prin intermediul machetei ''Introducere/modificare stoc minim''. Prin această operație se urmărește emiterea din timp a comenzilor către furnizori, în vederea evitării rupturii de stoc care ar avea consecințe negative asupra societății.

Figura 3.16. Introducere/modificare stoc minim

Achitare furnizor

Această operație se realizează cu ajutorul machetei ''Achitare furnizor'' care presupune modificarea unui singur câmp ''plătit'', restul cămpurilor neputând fi modificate.

Figura 3.17. Achitare furnizor

Introducere/modificare date furnizori

Această operație se realizează cu ajutorul machetei ''Introducere/modificare date furnizori''

Figura 3.18. Introducere/modificare date furnizori

Introducere/modificare date unitate

Introducerea datelor de identificare a unității se realizează cu macheta ''Introducere modificare date unitate''.

Figura 3.19. Introducere/modificare date unitate

3.3.2. RAPOARTE

Rapoartele obținute prin sistemul informatic Gefim sunt:Situația penalizărilor pentru neplata în termen a datoriilor față de furnizori, Fișa generală furnizori, Fișă individuală furnizori, Situația furnizorilor neplătiți, Numărul de zile până la plată, Situația stocului existent, Total marfă contractată, Total marfă comandată, Total datorie furnizori, Situația vânzărilor pe zile.

Principalele rapoarte obținute sunt:

Fișă individuală furnizor

Situația penalizărilor pentru neplata în termen a datoriilor față de furnizori

Figura 3.20. Situația penalizărilor pentru neplata în termen a furnizorilor

Situația stocului existent

Total marfă contractată

Situația vânzărilor pe zile

Bibliografie

Constanța I. – Sistemul informational contabil la nivelul firmei, Tribuna Economică, București, 2000

Cotleț D. – Contabilitate, informație, decizie, Editura Orizonturi Universitare, Timișoara, 1998

Epuran M., Băbăiță V. – Bazele contabilității, Editura Mirton, Timișoara, 1999

Epuran M., Băbăiță V. – Contabilitatea Financiară, Editura de Vest, vol 1, Tmișoara, 1996

Epuran M., Cotleț D., Ineovan F., Pereș I. – Contabilitatea Financiară, volumul 2, Editura Mirton, Timișoara, 1998

Feleagă N, Ionașcu I. – Tratat de Contabilitate Financiară, volumul 2, Editura Economică, București, 1998

Muntean M., Lupulescu M., Popovics A., Dănăiață D., Margea R. – Medii de programare, Visual Basic & Access, Editura Mirton, Timișoara, 1999

Munteanu V. – Contabilitatea financiară a întreprinderilor, volumul 2, Editura Lucman Serv, București, 1998

Oprean D., Racovițan D. M., Oprean V. – Informatica de gestiune și managerială, Editura Eurounion, Oradea, 1994

Roșca I., Macovei E., Davidescu N., Răileanu V. – Proiectarea sistemelor informatice financiar- contabile, Editura Didactică și Pedagogică, Bucuresti, 1993

Stepan A., Petrov Gh., Iordan V. – Fundamentele proiectării și realizării sistemelor informatice, Editura Mirton, Tmișoara, 1995

Tomescu F. – Managementul societăților comerciale, Editura Didactică și Pedagogică, București, 1998

Ministerul Finantelor – Norme metodologice pentru întocmirea și utilizarea formularelor comune privind activitatea financiară și contabilă, Editura Economică, București, 1998

Ministerul Finanțelor Publice – Catalogul formularelor cu regim special privind activitatea financiară și contabilă, Editura Economică, București, 2001