Sistem Informatic Pentru Evidenta Creantelor Clientilor

INTRODUCERE

Astăzi omenirea se găseste în faza societații informaționale ca efect al celei de-a doua revoluții industriale, în care informația și calculatoarele electronice joacă un rol esențial. Dacă prima revoluție industrială a însemnat transferul îndemanării omului catre mașină, cea de-a doua revolutie industrială implică transferul inteligentei umane catre masină (calculator).

"Calculatoarele electronice nu sunt supraomenesti. Ele se strica. Fac greseli -periculoase uneori. Nu au nimic magic si cu siguranta nu sunt spirite sau suflete din mediul inconjurator. Cu aceste rezerve ele raman insa una din cele mai uimitoare si tulburatoare realizari ale omului, pentru ca ne amplifica capacitatea intelectuala, … si nu stim unde ne vor duce pana la urma propriile noastre minti." Toffler, A., Al treilea val, Ed. Politica, Bucuresti, 1983, p. 236.

Informația, ca noțiune, este foarte veche. Este utilizată cu diferite semnificații: suport al cunostințelor umane, unitate de masură în informatică, știre, noutate etc. Sensurile noțiunii de informație sunt mult discutate si interpretate de catre o disciplină sau alta. Asistăm astăzi, în lume, la afirmarea unei noi revoluții industriale bazată pe evoluția extrem de rapidă și spectaculoasă a componentelor electronice, calculatoarelor și comunicațiilor.

Pentru a fi percepută informația trebuie exprimată într-o forma concretă. Prin dată înțelegem un număr, o mărime, o relație etc. care servește la rezolvarea unei probleme sau care este obținută în urma unei cercetări urmând a fi supusă unor prelucrări.

Data poate fi considerată materia primă pentru informație. Ea este o informație potențială, întrucât prin prelucrare conduce la obținerea informațiilor. In informatică prin data întelegem "un model de prezentare a informatiei accesibil unui anumit procesor (om, unitate centrala, program etc.), model cu care se poate opera pentru a obține noi informații despre fenomenele, procesele și obiectele lumii reale''.

Datele sunt utilizate pentru:

• transmiterea informațiilor între oameni;

• păstrarea informațiilor pentru o utilizare viitoare;

• obținerea de noi informații prin prelucrări.

În literatura de specialitate, de cele mai multe ori, se consideră că sistemele de calcul operează cu date, care constituie forma fizică, efectivă, a informației si numai prin asociere cu realitatea, putem spune că sistemele de calcul prelucrează informații. În astfel de condiții datele furnizate la ieșire pot reprezenta o anumită informație pentru un utilizator si o alta pentru alt utilizator. Dacă data are o existenta fizică, tangibilă, informația există numai in receptor, fiind intangibilă. Se poate spune ca informația este produsul inteligenței omenești1

În ultimul timp, ca urmare a progreselor realizate în tehnologiile hardware și sofware, materializate în cea de-a cincea generație de calculatoare electronice se apreciază că ne aflăm în etapa în care se face trecerea de la prelucrarea datelor la prelucrarea cunoștințelor. S-a făcut trecerea de la calculatoare care calculează și memorează date la calculatoare care raționează și informează. Denumirea de "calculator" devine improprie întrucât se prelucrează cunoștințe. Termenul adecvat ar fi sisteme de prelucrare a cunostintelor (KIPS – Knowledge Information Processing System).

Dupa DEX, cunoștințele cuprind totalitatea noțiunilor, ideilor, informațiilor pe care le are cineva într-un domeniu oarecare. Deși nu întotdeauna se face distincție între noțiunile de date, informații, cunoștințe, considerăm că în domeniul gestiunii întreprinderilor delimitările sunt absolut necesare. In acest context abordările se orientează astfel2:

Datele se refera la numere, fapte, diferite documente etc. Întreprinderile păstrează datele care nu sunt prin ele însele valoroase;

Informațiile se referă la date organizate, date care au fost filtrate și ordonate după anumite criterii. Ele constituie baza deciziilor manageriale;

Cunoștințele sunt utilizate în luarea deciziilor. Cunoașterea bazată pe însușirea informației produce decizii. Managerul care studiază un raport și îl poate interpreta utilizează cunoștințe.

Interpretări asemănătoare întalnim des în literatura de specialitate. Dupa Beyon3 nivelul dată – informație este considerat primul nivel în informatica de gestiune. La aceasta se adaugă al doilea nivel, acela al informațiilor derivate din alte informații pe bază de raționament, nivel considerat a fi nivelul cunoștințelor.

Deci în informatica economică se gestionează date, informații și cunoștințe. Sensul evoluției în utilizarea calculatoarelor electronice este de la păstrarea datelor, la analiza și generarea informațiilor, respectiv la utilizarea cunoștințelor rezultate (ajungând la concluzii, elaborand recomandări sau realizând acțiuni). Ultimul aspect are în vedere utilizarea aplicațiilor de inteligența artificială (sisteme expert, sisteme bazate pe cunoștințe).

1 Trauth, EM., Kahn, B.K., Warden, F., Information literacy. An introduction to information systems, MacMillan Publishing Company, 1991.

2 Harmon P, Hall,C, Intelligent Software Systems Development. An IS Manager's Guide, John Wiley & Sons, Inc.,New York,1993,pp. 13-28.

3 Beyon, D., Information and Data Modeling, Oxford Blockwell Sci. Publication, 1990.

CAPITOLUL 1

SISTEME INFORMAȚIONALE

1.1. Sisteme informaționale și sisteme informatice în gestiunea organizațiilor Complexitatea mereu crescândă a vieții moderne determină ca în cvasitotalitatea ramurilor de activitate economică și socială să fie tot mai pregnantă necesitatea introducerii unor mijloace economice rapide, moderne, eficiente și fiabile care să clasifice, să stocheze, să prelucreze date și să informeze prompt pe utilizatori.

Definiție, rol, structură, obiective

Sistemul informațional cuprinde ansamblul mijloacelor si procedurilor de preluare, clasare, stocare, prelucrare, difuzare și valorificare a datelor și informațiilor la nivelul unei entități economico-sociale. Finalitatea sistemului informațional este furnizarea de informații sub o forma direct utilizabila, la momentul oportun, în scopul asigurării bunei funcționari a sistemelor operaționale precum și a luării deciziilor la diferite niveluri.

Rolul sistemului informațional este de a transmite informația între diferite elemente. De exemplu, în cadrul unei unități economice, rolul sistemului informațional este de a asigura persoanele din conducere cu informații necesare pentru luarea diferitelor decizii economice sau de altă natură.

În cadrul sistemului informațional se regăsesc: informația vehiculată, documentele purtătoare de informații, personalul, mijloace de comunicare, sisteme de prelucrare a informației, etc.

Printre posibile activități desfășurate în cadrul acestui sistem, pot fi enumerate: achiziționarea de informații din sistemul de bază, completarea documentelor și transferul acestora între diferite compartimente, centralizarea datelor, etc.

În cadrul sistemului informațional, majoritatea activităților se pot desfășura cu ajutorul tehnicii de calcul. Se pot prelucra datele primare și apoi, rezultatul poate fi transferat mai departe, către alt compartiment spre prelucrare. Transferul se poate face și el pe cale electronică, prin intermediul unei rețele de calculatoare sau cu ajutorul modemului.

Ansamblul de elemente implicate în tot acest proces de prelucrare și transmitere a datelor pe cale electronica alcătuiesc un sistem informatic.

Într-un sistem informatic pot intra: calculatoare, sisteme de transmisie a datelor, alte componente hardware, software-ul, datele prelucrate, personalul ce exploatează tehnica de calcul, teoriile ce stau la bază algoritmilor de prelucrare, etc.

Funcționarea unui sistem informațional-decizional presupune, în principal desfășurarea următoarelor activități:

– culegerea datelor despre starea sistemului condus și a mediului înconjurător;

– transmiterea datelor în vederea prelucrării și prelucrarea acestora pentru asigurarea necesarului de informații în cadrul procesului decizional;

– adoptarea deciziilor, transmiterea acestora spre executanți și urmărirea modului de înfăptuire a deciziilor.

Utilizarea tehnicii de calcul în realizarea acestor activități a produs mutații semnificative și implicit a determinat apariția conceptului de sistem informatic.

Un sistem informational devine, din ce in ce mai mult, un si stem informatic4 (vezi fig. nr. 1.1).

Fig.nr. 1.1. Relatia sistem informational, sistem informatic

Sursa: Reix, R., Informatique appliquee a la gestion, Les Editions Foucher, Paris, 1990, vol.2, p.8

4 Reix, R., Informatique appliquee â la gestion, Les Editions Foucher, Paris, 1990, vol.2, p.7

Totuși lucrurile nu trebuie absolutizate în sensul de a reduce sistemul informațional la sistemul informatic deoarece:

• în partea formala a sistemelor informaționale rămân încă sarcini manuale importante: preluări date, interpretare rezultate etc.

• partea neformala a unui sistem informațional rămâne, aproape exclusiv, manuala;

• exista alte instrumente neinformatice ce îndeplinesc funcții în interiorul sistemului informațional: copiatoare, mijloace audio-vizuale, telefaxuri etc.

Noțiunea de sistem informatic este legată de informatizarea activității organizației, adică de folosirea resurselor hardware si software pentru organizarea si administrarea informațiilor. Informatizarea transformă sistemele informaționale manuale în sisteme informatice prin:

• substituirea mijlocelor de lucru;

• miniaturizarea echipamentelor, reducerea timpilor de lucru, eliminarea erorilor, prelucrarea unui volum mare de date si distribuirea eficienta a informațiilor;

• calitatea prezentării informațiilor.

Sistemul informatic este inclus în cadrul sistemului informațional și are ca obiect de activitate, în general, procesul de culegere, verificare, stocare, transmitere și prelucrare automată a datelor. Acesta imprimă valențe sporite sistemului informațional, atăt sub aspect cantitativ căt și calitativ printr-o creștere a capacității de calcul sub aspectul volumului datelor prelucrate și a operațiilor efectuate, creșterea exactități informațiilor, sporirea complexității situațiilor de informare-raportare.

Sistemul informatic preia și dezvoltă o parte din operațiile de prelucrare ale întregului sistem informațional al unității economice, pe care le automatizează, devenind în acest context un subsistem informațional automatizat.

Indiferent de tipul agentului economic (regie autonomă, societate comercială), activitatea informatică presupune existența unei dotări corespunzătoare cu calculatoare electronice și cu personal capabil să proiecteze/utilizeze sisteme informatice specifice activității agentului economic. Acest cadru tehnico-organizatoric conferă activității de proiectare și realizare a sistemelor informatice un grad ridicat de complexitate, care implică îmbinarea cunoștințelor de marketing, financiar-contabile cu cele de informatică. Astfel, obiectivele principale ale sistemelor informatice de această natură constau în:

– cunoașterea stării și mișcării patrimoniului agentului economic;

– cuantificarea rezultatelor economice ale întregii activități economico-financiare desfășurate de agentul economic;

– creșterea operativității în activitatea managerială, inclusiv în luarea deciziilor;

– utilizarea eficientă a salariațiilor angajați, concomitent cu reducerea volumului documentelor folosite.

Fig. nr.1.2. Structurarea funcționala a sistemelor informaționale

Sursa: O'Brien, I, Les systemes d'information de gestion, De Boeck Universite Montreal, 1995, p.453

Obiective esențiale ale sistemelor informaționale:

• sprijinirea procesului informațional, respectiv asigurarea suportului pentru culegerea, filtrarea si vehicularea datelor ce caracterizează activitatea organizației;

• sprijinirea procesului decizional, care se refera la furnizarea informațiilor necesare istem informational, sistem informatic

Sursa: Reix, R., Informatique appliquee a la gestion, Les Editions Foucher, Paris, 1990, vol.2, p.8

4 Reix, R., Informatique appliquee â la gestion, Les Editions Foucher, Paris, 1990, vol.2, p.7

Totuși lucrurile nu trebuie absolutizate în sensul de a reduce sistemul informațional la sistemul informatic deoarece:

• în partea formala a sistemelor informaționale rămân încă sarcini manuale importante: preluări date, interpretare rezultate etc.

• partea neformala a unui sistem informațional rămâne, aproape exclusiv, manuala;

• exista alte instrumente neinformatice ce îndeplinesc funcții în interiorul sistemului informațional: copiatoare, mijloace audio-vizuale, telefaxuri etc.

Noțiunea de sistem informatic este legată de informatizarea activității organizației, adică de folosirea resurselor hardware si software pentru organizarea si administrarea informațiilor. Informatizarea transformă sistemele informaționale manuale în sisteme informatice prin:

• substituirea mijlocelor de lucru;

• miniaturizarea echipamentelor, reducerea timpilor de lucru, eliminarea erorilor, prelucrarea unui volum mare de date si distribuirea eficienta a informațiilor;

• calitatea prezentării informațiilor.

Sistemul informatic este inclus în cadrul sistemului informațional și are ca obiect de activitate, în general, procesul de culegere, verificare, stocare, transmitere și prelucrare automată a datelor. Acesta imprimă valențe sporite sistemului informațional, atăt sub aspect cantitativ căt și calitativ printr-o creștere a capacității de calcul sub aspectul volumului datelor prelucrate și a operațiilor efectuate, creșterea exactități informațiilor, sporirea complexității situațiilor de informare-raportare.

Sistemul informatic preia și dezvoltă o parte din operațiile de prelucrare ale întregului sistem informațional al unității economice, pe care le automatizează, devenind în acest context un subsistem informațional automatizat.

Indiferent de tipul agentului economic (regie autonomă, societate comercială), activitatea informatică presupune existența unei dotări corespunzătoare cu calculatoare electronice și cu personal capabil să proiecteze/utilizeze sisteme informatice specifice activității agentului economic. Acest cadru tehnico-organizatoric conferă activității de proiectare și realizare a sistemelor informatice un grad ridicat de complexitate, care implică îmbinarea cunoștințelor de marketing, financiar-contabile cu cele de informatică. Astfel, obiectivele principale ale sistemelor informatice de această natură constau în:

– cunoașterea stării și mișcării patrimoniului agentului economic;

– cuantificarea rezultatelor economice ale întregii activități economico-financiare desfășurate de agentul economic;

– creșterea operativității în activitatea managerială, inclusiv în luarea deciziilor;

– utilizarea eficientă a salariațiilor angajați, concomitent cu reducerea volumului documentelor folosite.

Fig. nr.1.2. Structurarea funcționala a sistemelor informaționale

Sursa: O'Brien, I, Les systemes d'information de gestion, De Boeck Universite Montreal, 1995, p.453

Obiective esențiale ale sistemelor informaționale:

• sprijinirea procesului informațional, respectiv asigurarea suportului pentru culegerea, filtrarea si vehicularea datelor ce caracterizează activitatea organizației;

• sprijinirea procesului decizional, care se refera la furnizarea informațiilor necesare luării deciziilor în probleme semistructurate sau nestructurate;

• sprijinirea procesului de comunicație, prin care informațiile sunt vehiculate între diferite categorii de utilizatori sau se asigura utilizarea simultana a informațiilor de către mai mulți utilizatori.

Categorii de sisteme informaționale în organizații

Se disting doua obiective esențiale ale sistemelor informaționale: sprijinirea procesului decizional si coordonarea într-un sistem cu mai multe niveluri.

Din acest punct de vedere majoritatea5 autorilor sunt de acord cu următoarea clasificare a sistemelor informaționale:

• sisteme informaționale de prelucrare a tranzacțiilor (Transaction Processing Systems – TPS);

• sisteme informaționale pentru conducere (Management Information Systems -MIS);

• sisteme de sprijinire a deciziilor (Decision Support Systems – DSS);

• sisteme informaționale pentru conducerea executiva (Executive Information Systems – EIS).

Sistemele informaționale de prelucrare a tranzacțiilor preiau datele generate de activitatea entității economico-sociale în bazele de date interne si constituie infrastructura următoarelor niveluri ale sistemelor informaționale.

Sistemele informaționale pentru conducere (MIS) pleacă de la TPS si sintetizează informațiile sub forma de rapoarte periodice într-un format predefinit dar greu de modificat.

După funcțiile îndeplinite de sistemele informaționale în procesele manageriale putem deosebi următoarele patru subsisteme:

• subsistemul de înregistrare a tranzacțiilor;

• subsistemul de gestiune si stocare a operațiilor;

• subsistemul de sprijin al deciziilor;

• subsistemul de comunicare.

Deși este o descompunere des utilizata6, la o analiza mai amănunțita se constata ca în gestiunea operațiilor se întâlnesc si funcțiile de înregistrare tranzacții, sprijin decizii si comunicare.

5 Nitchi, S., Racovitan, D., si colectiv, Bazele prelucrării informațiilor si tehnologie informaționala, Editura Intelcredo, Deva, 1996, pp. 21-24.

6 Reix, R., Informatique appliquee a la gestion, Les Editions Foucher, Paris, 1990, voi.2, p.19

Astfel, daca se tine seama de cerințele fundamentale de acoperit este posibil a distinge trei componente majore:

• subsistemul de înregistrare a tranzacțiilor;

• subsistemul de sprijin al deciziilor (la nivel operațional, tactic si strategic);

• subsistemul de comunicație (în interiorul întreprinderii si cu alte organizații).

Subsistemele de înregistrare a tranzacțiilor sunt cele mai puternic automatizate deoarece aici s-au concentrat majoritatea aplicațiilor informatice clasice întrucât si activitățile sunt bine structurate si direct formalizabile. Aceste sisteme au doua funcții esențiale:

• preluarea faptelor elementare;

• stocarea si gestionarea datelor componente în fișiere si baze de date.

Se încadrează aici preluarea înregistrărilor contabile si constituirea fișierelor sau bazelor de date aferente contabilității.

De obicei, înregistrarea tranzacțiilor se axează pe preluarea datelor din documentele justificative, sau este însoțita de producerea unui astfel de document.

1.1.3. Clasificarea sistemelor informatice

Sistemele informatice acoperă cele mai diverse domenii. În funcție de specializare, avem:

Sisteme specializate, adică sunt proiectate pentru a rezolva un anume tip de problemă dintr-un anume domeniu;

Sisteme de uz general, cu ajutorul cărora se poate rezolva o gamă largă de probleme din mai multe domenii;

Sisteme locale, programele necesare prelucrărilor de date și datele se află pe un singur sistem de calcul;

Sisteme pe rețea, sistemul funcționează într-o rețea de calculatoare, caz în care, datele și programele pot fi distribuite mai multor stații de lucru ce fac parte din acea rețea.

În ultimul timp se merge tot mai mult pe varianta sistemelor de lucru în rețea, avantajele fiind evidente: transfer de date între stații foarte rapid, costuri minime, etc.

În funcție de localizarea datelor și de locul în care sunt efectuate prelucrările, putem avea sisteme informatice:

Cu date centralizate, datele se află pe un singur sistem de calcul;

Cu date distribuite, datele se află distribuite pe mai multe calculatoare în rețea;

Cu prelucrări centralizate, prelucrarea datelor se face pe o singură stație de lucru, indiferent de numărul stațiilor pe care sunt informațiile de prelucrat;

Cu prelucrări distribuite, mai multe calculatoare prelucrează datele provenite de la unul sau mai multe calculatoare din rețea;

După domeniul în care funcționeaza, sistemele pot fi clasificate:

Pentru baze de date, specializate în gestiunea unor cantități mari de date;

Pentru prelucrări științifice, specializate pe anumite domenii științifice;

Pentru conducerea proceselor tehnologice,

Pentru conducerea unor mașini, scule, unelte computerizate;

După nivelul ierarhic ocupat de sisteme informatice în structura organizatorică a societații, putem avea:

Sisteme informatice pentru conducerea activităților la nivelul unităților economice;

Sisteme la nivelul organizațiilor cu structură de grup;

Sisteme informatice teritoriale;

Sisteme informatice la nivel de ramură și subramură și la nivel economic național;

Sisteme de uz general.

După activitatea ce o automatizează, sistemele pot fi:

Pentru conducerea producției;

Pentru activitatea comercială;

Pentru evidența contabilă;

Pentru evidența materialelor și mărfurilor;

Pentru evidența personalului și salarizare;

Pentru evidența mijloacelor fixe.

Aceste sisteme au o aplicare imediată în cadrul rezolvării unor probleme de natură economică. Deci, una dintre ramurile cele mai informatizate este economia.

Totalitatea elementelor utilizate la producerea de noi bunuri necesare poartă numele de resurse economice. Aceste resurse sunt limitate, deci trebuie gestionate corespunzător, în vederea satisfacerii prioritare a nevoilor cele mai stingente.

În cazul întreprinderilor, acestea desfășoară o activitate de producție, veniturile obținute din valorificarea acestora permițând acesteia continuarea activității și chiar a dezvoltării. Aici, nevoile sunt cele de a ramâne în competiție pe piață, iar resursele sunt constituite din materia primă folosită, forța de muncă, mijloacele de producție, etc. Criteriul satisfacerii nevoilor în cazul unei întreprinderi se transformă în țelul urmărit de aceasta – obținerea de profit maxim.

Utilizarea tehnicii de calcul, mărește considerabil eficiența economică. Unul dintre mijloacele prin care activitatea economică este automatizată este dat de sistemele informatice de gestiune economică.

În cadrul unităților economice sunt o multitudine de activități ce pot fi supuse informatizării. Acestea pot fi împărțite în grupe, în funcție de compartimentele în care se desfășoară.

Spre exemplu, în cadrul compartimentului producție se poate informatiza activitatea de stabilire a structurii producției și de dimensionare a sa, programarea și urmarirea producției, etc. În cadrul compartimentului financiar-contabil, activitatea ar putea fi informatizată aproape în totalitate, la fel ca și activitatea din cadrul compartimentului personal-salarizar. Fiecare dintre compartimentele unei unități economice poate fi informatizat într-o măsură mai mare sau mai mică, ideal însă ar fi ca toate acestea să fie înglobate într-un sistem informatic global de gestiune economică la nivelul întregii întreprinderi.

Pentru realizarea unui sistem informatic eficient, trebuiesc avute în vedere unele reguli de bază, ce au fost deduse din practică.

1.2. Proiectarea și realizarea sistemelor informatice

Proiectarea și realizarea sistemelor informatice presupune respectarea următoarelor principii generale:

– Fundamentarea realizării sistemului informatic pe criterii de eficientă economică

– Evaluarea cheltuielilor necesare pentru conceperea, realizarea, implementarea și exploatarea curentă a sistemului informatic și compararea acestora cu efectele economice directe și indirecte obținute de unitatea beneficiară;

– Participarea nemijlocită a beneficiarului la conceperea și realizarea sistemului informatic care presupune adoptarea și transpunerea în practică, de către beneficiar, a tuturor măsurilor cu caracter organizatoric necesare desfășurării, proiectării, realizării și introducerii în exploatare a sistemului;

– Utilizarea de soluții performante în realizarea sistemului informatic, ceea ce presupune aplicarea celor mai eficiente metode și tehnici de proiectare, utilizarea produselor program generalizabile, sisteme de modele matematice.

Este necesar ca, odată cu încadrarea în resursele umane și materiale existente să se urmărească integrarea și valorificarea cât mai completă a echipamentelor de calcul de diverse tipuri existente deja în dotarea societății comerciale sau a celor ce urmează a fi achiziționate de către aceasta.

În sistemele financiar-contabile interventia factorului uman se manifesta atat în faza de pregatire si preluare a datelor (tranzactiilor) cat si în faza de interpretare si valorificare a informatiilor obtinute. Sistemele financiar-contabile se încadreaza în sistemele informationale formalizate si eficienta maxima se asigura doar prin îmbinarea celor trei categorii de procedee.

Sarcinile slab structurate, gen pregatire si preluare a datelor, revin componentelor manuale sau, dupa evolutiile recente, sistemelor expert. Sistemele informatice clasice au avut în vedere mai ales operatiile repetitive, bine structurate, respectiv prelucrarea datelor, stocarea si gestionarea acestora pentru a furniza informatii pertinente factorilor de conducere sau pentru comunicarea acestora celor interesati.

Ulterior prin sisteme suport pentru decizii si, mai apoi, prin sisteme expert interpretarea rezultatelor obtinute si, în mod efectiv, luarea deciziilor a facut obiectul integrarii în sistemele informatice.

Abordarea globală modulară.

La proiectarea sistemului trebuie avută în vedere legatura acestuia cu lumea exterioară, posibilitățile de comunicare cu alte sisteme similare, compatibilitatea cu sisteme de altă natură, posibilitatea includerii sistemului într-un sistem mai complex, sau posibilitatea includerii altor sisteme.

Criteriul eficienței economice.

Principalul criteriu ce stă la baza realizării sistemului este cel economic. Cu alte cuvinte, la proiectare trebuie avut în vedere ca raportul dintre rezultatul sau rezultatele directe sau indirecte obținute prin implementarea și folosirea sistemului economic și totalitatea costurilor de realizare să fie cât mai mare. Cu alte cuvinte, trebuie să fie rentabil.

Orientarea spre utilizatori.

La realizarea sistemului trebuie să se aibă în vedere cerințele și preferințele utilizatorilor. În acest sens, trebuie purtată o discuție cu utilizatorii în prealabil și pe baza sugestiilor și preferințelor lor să se treacă la proiectarea propriu-zisă.

Asigurarea unicității introducerii datelor.

De cele mai multe ori o serie de date trebuiesc utilizate în mai multe locuri în cadrul sistemului informatic. La proiectarea sistemului, trebuie ca datele sa fie introduse o singură dată, iar sistemul să distribuie automat datele în celelalte locuri în care este nevoie de ele.

Antrenarea beneficiarului la realizarea sistemului.

Acest principiu decurge tot din orientarea spre utilizator. Trebuie discutat cu utilizatorul înainte de a trece la proiectare, pentru a înlătura de la început o serie de neajunsuri. Trebuiesc discutate modalitațile de introducere a datelor și adaptarea aplicației la nevoile utilizatorului, modul de calcul și prelucrare al datelor.

Soluție generală, independentă de configurația actuala a sistemului informatizat.

Sistemul proiectat nu trebuie, pe cât posibil, să fie dependent de dotarea tehnică actuală a beneficiarului, ci trebuie avute în vedere eventuale noi achiziții de tehnică de calcul, o eventuală schimbare a sistemului informatic.

Posibilitatea de dezvoltare ulterioară.

Trebuiesc avute în vedere posibilitatea ca sistemul să poată fi înbunătățit în raport de cerințele viitoare ale firmei beneficiare.

Sistemele informatice pun probleme serioase la realizarea lor. În funcție de modul de abordare, costurile pot fi mai mici sau mai mari, rezultatele mai bune sau mai puțin bune.

De-a lungul timpului s-au conturat două tipuri de astfel de strategii:

Ascendentă (“bottom-up” de jos în sus, de la mic la mare)

Descendentă (“top-down” de sus în jos, de la mare la mic).

Strategia ascendentă

În conformitate cu aceasta strategie, rezolvarea unei anumite probleme începe cu rezolvarea problemelor de detaliu, minore. Soluțiile sunt agregate în vederea soluționarii unei probleme mai complexe. Se procedeaza astfel până ce se ajunge la vârf, la soluționarea problemei globale.

Dezavantajul acestei metode constă în necesitatea cunoașterii în detaliu al domeniului problemei de rezolvat înainte de trecerea la rezolvarea propriu-zisă.

Strategia descendenta

Este opusă celei ascendente, abordând problema de la general la particular, de sus în jos.

Este studiată problema global, încercând descompunerea ei în probleme mai mici și se trece la rezolvarea subproblemelor astfel rezultate. Rezolvarea subproblemelor se face prin aceeași metodă, adică prin descompunerea lor în alte subprobleme, și tot așa până se ajunge la probleme a căror rezolvare este cunoscută.

Această strategie prezinta avantajul că oferă în orice moment o imagine de ansamblu asupra problemei de rezolvat.

Pentru realizarea unui sistem informatic sunt implicate multe persoane, materiale, timp, etc., ceea ce implică în final costuri ridicate. Din acestă cauză, modul de abordare a problemei proiectării este foarte important. În decursul timpului s-au cristalizat câteva metodologii standard de proiectare.

Principalele etape de parcurs pentru realizarea unui sistem informatic sunt:

Analiza sistemului existent – se studiază sistemul informatic existent și se stabilesc neajunsurile sale și cerințele ce urmeaza a fi satisfacute de viitorul sistem informatic. În acestă etapă se stabilește rentabilitatea folosirii sistemului informatic.

Proiectarea sistemului informatic – se concepe sistemul, elementele componente ale acestuia, structura lor și modul de realizare. Datorită complexității, aceasta etapă este la rândul ei descompusă în două etape:

Proiectarea de ansamblu – se stabilește arhitectura de ansamblu, modul de descompunere pe componente, intrările și ieșirile sistemului. Se finalizează prîntr-o schemă de ansamblu a sistemului în care sunt incluse toate aceste elemente.

Proiectarea de detaliu – fiecare element descris în etapa anterioară este descris în detaliu.

Elaborarea programelor – se scriu programele sistemului într-un limbaj ales anterior.

Implementarea sistemului – după ce a fost realizat sistemul se trece la implementarea sa.

Exploatarea și întreținerea sistemului – aceasta este faza finală a proiectului în care se trece la exploatarea acestuia. Este necesară în paralel și o serie de operații de întreținere a acestuia.

1.2.1. Selectarea strategiei de proiectare a sistemelor informatice

Obiectivul principal urmărit în faza de analiză l-a reprezentat definirea a „ceea ce este” și a „ceea ce ar trebui să fie” sistemul informațional. În acest sens au fost realizate două activități importante: determinarea cerințelor sistemului și structurarea (formalizarea) acestora. Prin determinarea cerințelor sistemului s-a urmărit mai întâi descrierea a ceea ce face sistemul existent prin prezentarea proceselor de prelucrare, a fluxurilor informaționale, a procedurilor de lucru, a documentelor și rapoartelor din sistem etc. Apoi, s-a urmărit identificarea a ceea ce doresc utilizatorii de la noul sistem.

Structurarea cerințelor sistemului a vizat dezvoltarea modelului logic al sistemului. Fluxurile informaționale dintre procesele de prelucrare au fost reprezentate prin diagrama fluxurilor de date, logica prelucrării datelor a fost descrisă prin intermediul tabelelor de decizie sau a englezei structurate, modelul conceptual al datelor a fost transpus prin intermediul diagramei entitate-relație.

Odată finalizată faza de analiză, trebuie aleasă calea ce va fi urmată pentru obținerea noului sistem. Așadar, punctul în care ne aflăm acum îl reprezintă trecerea de la analiza sistemului la proiectarea sitemului. Obiectivul principal al proiectării constă în a determina exact „cum” se va parcurge drumul de la „ceea ce este” la „ceea ce ar trebui să fie” sistemul pentru a se îngloba toate cerințele identificate anterior. Proiectarea trebuie să ofere soluția optimă de înglobare a tuturor cerințelor în noul sistem. Trecerea de la analiză la proiectare presupune trecerea de la „ce” la „cum” se va obține noul sistem. Toate informațiile obținute până acum trebuie transformăte în idei și soluții de proiectare pentru noul sistem.

Direcția care va fi urmată în continuare în dezvoltarea noului sistem este numită strategia de proiectare. Chiar dacă după parcurgerea fazei de analiză multe lucruri s-au clarificat, mai există unele incertitudini privind sistemul datorate contradicțiilor care pot exista între utilizatori privind cerințele funcționale, alternativele privind platformele hardware și software, cerințele funcționale care să fie incluse în noul sistem în funcție de restricțiile de costuri și timp, sursele de obținere a software-ului etc. Echipa de realizare trebuie să identifice și să definească clar câteva alternative de proiectare a sistemului pe care să le supună dezbaterii utilizatorilor și conducerii firmei, din care va fi aleasă cea optimă.

În prezentul capitol ne vom ocupa de principalele aspecte care privesc definirea strategiei de proiectare. Vor fi prezentate activitățile care trebuie parcurse, considerațiile care stau la baza generării alternativelor strategice de proiectare, criteriile utilizate la evaluarea alternativelor, modul de selectare a celei mai bune variante de sistem.

1.2.2. Considerații generale privind strategia de proiectare

După cum spuneam anterior, înainte de trecerea la proiectarea noului sistem trebuie aleasă strategia de proiectare, ceea ce implică identificarea mai multor variante de proiectare și alegerea celei optime. Dar de ce este nevoie să definim mai multe variante de proiectare?

Mai întâi să spunem că în domeniul dezvoltării sistemelor informaționale, ca de-altfel în mai toate domeniile de activitate, se aplică demersul sistemic de rezolvare a unei probleme. Acest demers presupune parcurgerea unor faze și etape interdependente și care se întrepătrund, prezentate în figura 1. După cum se poate ușor observa, primele două faze au fost parcurse deja, de următoarele trei ne vom ocupa în acest capitol, iar ultimele două vor fi abordate în cadrul celorlalte capitole.

Desigur că răspunsul ar putea fi considerat ca “evaziv”. De ce trebuie aplicat demersul sistemic? Care sunt avantajele aplicării lui în domeniul dezvoltării sistemelor informaționale?

Figura1.3. Fazele și etapele demersului sistemic de rezolvare a unei probleme

Obținerea unui sistem de calitate și într-o perioadă scurtă de timp duce la sporirea considerabilă a costurilor (vor trebui angajați numeroși specialiști din afără firmei). Prin urmare, se poate interveni doar asupra a două din cele trei aspecte importante care privesc dezvoltarea sistemelor informaționale.

Decizia asupra soluției optime trebuie să o ia utilizatorii și conducerea firmei, datorită importanței ei deosebite. După luarea acestei decizii și trecerea la proiectarea și implementarea sistemului orice revenire poate fi foarte costisitoare sau chiar imposibilă. Orice revenire până în acest punct poate să nu implice nici un cost suplimentar. După stabilirea strategiei de proiectare și trecerea la implementarea ei face dificilă orice revenire cu atât mai mult cu cât s-a înaintat în realizarea proiectului. Dacă s-a optat pentru dezvoltarea aplicațiilor în mediul FoxPro, nu se poate reveni ușor pentru trecerea la mediul Oracle deoarece s-a constatat că nu pot fi satisfăcute cerințele de securitate. Acest lucru ar însemna renunțarea la o mare parte din rezultatele obținute până în momentul respectiv.

Figura 1.4. Adevărul geometric despre dezvoltarea sistemelor informaționale

Prin urmare, cea mai bună soluție de proiectare a sistemului trebuie să asigure compromisul optim între cele trei dimensiuni: calitatea sistemului, costurile și timpul de realizare. Găsirea acestui optim implică identificarea mai multor variante și evaaluarea cu atenție a acestora cu scopul alegerii celei mai bune.

Un alt motiv care justifică necesitatea elaborării mai multor alternative de proiectare este legat de pericolul familiarizării excesive a membrilor echipei cu anumite tipuri de probleme. Dacă ei sunt specializați cu precădere în tehnologia bazelor de date, atunci soluția lor se va baza pe această tehnologie, chiar dacă cel mai indicat mod de rezolvare ar consta în utilizarea unui program de calcul tabelar. De asemenea, dacă în trecut au avut o soluție anume la un gen similar de problemă, varianta propusă de ei va fi ultima lor realizare la dezvoltarea unui alt sistem. Dacă ea ar fi și cea mai bună soluție nu ar fi nimic grav, însă, de multe ori, propunerea este subiectivă.

Definirea strategiei de proiectare presupune două activități principale:

Generarea alternativelor strategice de proiectare

Selectarea celei mai bune variante.

În continuare vom aborda aceste două probleme. La generarea alternativelor de proiectare sunt luate în considerare aria de întindere și nivelul de informatizare, definirea mediului de dezvoltare a aplicațiilor și sursele de obținere a software-ului.

1.2.3. Selectarea alternativelor privind aria de întindere și nivelul de informatizare

Una dintre activitățile realizate în faza de analiză a constituit-o definirea ariei de întindere a sistemului. Obiectivul urmărit atunci a fost definirea granițelor sistemului prin identificarea funcțiilor ce vor fi incluse și a legăturilor cu mediul său extern. Toate aceste informații au fost structurate cu ajutorul diagramelor fluxurilor de date. Un rol important l-au jucat utilizatorii, care și-au specificat cerințele funcționale.

Acum, înainte de a se trece la proiectarea sistemului, echipa de realizare a trebuie să se decidă asupra funcțiilor care vor fi incluse în sistem. De regulă, utilizatorii solicită mai multe cerințe funcționale a căror satisfacere ar duce la depășirea bugetului alocat și/sau a timpului de realizare planificat. Mai mult, se întâmplă care utilizatorii să ceară adăugarea unor noi funcții după ce s-a trecut la faza de proiectare. Astfel de situații pot fi evitate prin formalizarea procesului de identificare, grupare și stabilire a priorității cerințelor informaționale. În acest sens, echipa de realizare a sistemului va întocmi un document cu care utilizatorii să fie de acord și pe care-l vor semna. În el vor fi consemnate toate cerințele utilizatorilor.

Pentru a decide asupra funcțiilor (cerințelor funcționale) ce vor fi incluse în sistem este necesară definirea unor alternative de proiectare. Fiecare alternativă va îngloba mai puține sau mai multe din cerințele utilizatorilor. Această sarcină poate fi ușurată prin gruparea cerințelor sistemului în trei categorii: obligatorii, importante și dorite. Stabilirea priorității fiecărei cerințe este efectuată împreună cu utilizatorii și poate fi realizată chiar în faza de analiză, pe măsură ce acestea sunt identificate.

Determinarea priorității fiecărei funcții se face, de regulă, în strânsă legătură cu descrierea nivelului de informatizare a sistemului. Nivelul de informatizare privește suportul pe care sistemul informatic îl va oferi pentru fiecare funcție în parte. Pentru cele mai multe funcții ale unui sistem, pot fi definite cel puțin trei niveluri de informatizare: mic, mediu și mare. În cazul unui nivel mic de informatizare, sistemul se va limita la gestiunea înregistrărilor care privesc acea funcție. Aplicația va conține formulare pentru introducerea, modificarea, validarea și salvarea datelor și va furniza unele informații sub forma rapoartelor programate. Un nivel mare de informatizare presupune ca sistemul să realizeze cât mai multe din prelucrările specifice funcției respective. Definirea acestui nivel este foarte dificilă. Dacă în cazul unui nivel mic de informatizare se urmărește, de regulă, doar automatizarea procedurilor manuale existente, acum trebuie sesizate noi moduri de lucru, trebuie regândit complet modul de realizare a acelei funcții, cu scopul îmbunătățirii radicale a performanțelor. Acest cadru mai este întâlnit sub numele de reproiectarea proceselor economice (Business Process Reengineering – BPR). Varianta nivelului mediu de informatizare reprezintă de obicei o combinație a caracteristicilor celorlalte două alternative. Prin această variantă, care este cel mai probabil să fie selectată, analistul încearcă să facă cea mai bună alegere între ceea ce este necesar și ceea ce este posibil, ținând cont de restricțiile privind bugetul și timpul alocate.

După definirea alternativelor de proiectare, pe baza priorității și nivelurilor de informatizare pentru fiecare funcție, se trece la evaluarea acestora. Drept criterii de evaluare vor fi utilizate în primul rând restricțiile rezultate din studiile de fezabilitate a proiectului. Este evident că extinderea funcțională a sistemului și un nivel ridicat de informatizare vor implica costuri mari și timp îndelungat. În această fază, informațiile despre cerințele sistemului și dificultatea dezvoltării unor capacități ale acestuia sunt mai detaliate, echipa de dezvoltare fiind în măsură să evalueze mai exact decât în fazele anterioare costurile pentru fiecare alternativă strategică de proiectare, urmărindu-se încadrarea în bugetul aprobat. Datorită și restricțiilor de timp, noul sistem nu va putea satisface toate cerințele utilizatorilor. Însă, pe măsură ce utilizatorii capătă experiență în lucrul cu noul sistem, aceasta poate fi extins până ce se acoperă toate cerințele și se obține nivelul de informatizare dorit.

1.2.4. Definirea mediului de dezvoltare al aplicațiilor

Unul din aspectele importante ale dezvoltării unui nou sistem informațional privește mediul de dezvoltare al aplicațiilor. Mediul de dezvoltare face referire la configurația echipamentelor, a sistemelor de operare și a rețelei în care vor fi instalate noile aplicații. Pentru a determina mediul de dezvoltare trebuie găsite răspunsurile la unele întrebări precum: Aplicațiile necesită prelucrarea pe loturi a unui volum mare de date sau prelucrarea on-line? Câți utilizatori vor fi, câte posturi de lucru și cât de răspândite vor fi acestea? Unde ar trebui localizate datele? Răspunsurile la aceste întrebări (și multe altele) oferă o imagine preliminară asupra viitorului sistem, permițând echipei de realizare a proiectului să ia deciziile potrivite pentru mediul de dezvoltare.

În general, dezvoltarea noului sistem nu implică redefinirea mediului de dezvoltare. Aceste aspecte sunt extrem de importante, ele fiind luate în considerare, de regulă, în faza planificării strategice a sistemelor informaționale. În fapt, ar fi imposibilă redefinirea mediului de dezvoltare cu ocazia fiecărui proiect de realizare a unui nou sistem, fie și numai pentru că ar afecta buna funcționare a aplicațiilor dezvoltate anterior. Totuși, unele modificări pot fi aduse astfel încât să se obțină maximum de performanțe ale noului sistem sau utilizarea unor tehnologii noi.

Prin urmare, analistul trebuie să ia în considerare la formularea alternativelor strategice de proiectare și alternativele care privesc mediul de dezvoltare al aplicațiilor. În continuare vom prezenta pe scurt câteva variante posibile: prelucrarea pe loturi/prelucrarea on-line, sistem centralizat/distribuit, Internet/intranet/extranet.

1.2.5. Alternativa sistem centralizat/sistem distribuit

Atunci când vorbim despre mediul de dezvoltare a unui sistem informatic, pot fi identificate trei variante de sisteme: centralizate, descentralizate și distribuite. De-a lungul evoluției informaticii, în diferite perioade a predominat una sau alta dintre aceste variante.

Până la începutul anilor ’70, nu exista o altă variantă decât informatica centralizată. Sistemele informatice aveau la bază calculatoare de tip mainframe pe care erau rezidente toate aplicațiile și la care erau conectate terminale plasate în diferite locații din firmă. Aceste terminale permiteau doar introducerea datelor și afișarea rezultatelor prelucrării. Moda centralizării a revenit la sfârșitul anilor ’80 și începutul anilor ‘90, atunci când au apărut și s-au dezvoltat rețelele de calculatoare în care erau conectate microcalculatoare de tip IBM PC.

La începutul anilor ’80, odată cu proliferarea microcalculatoarelor, s-a dezvoltat informatica descentralizată. Majoritatea sistemelor informatice din această perioadă constau în aplicații izolate instalate pe PC-uri. Fiecare departament era dotat cu PC-uri pe care rulau aplicațiile necesare desfășurării activității lor. Marele merit al acestei scurte ”epoci” a fost mutarea informaticii dintr-un departament special spre celelalte departamente funcționale din firmă însă, lipsa integrării aplicațiilor au creat numeroase neajunsuri, ceea ce a determinat în scurt timp reorientarea către informatica centralizată.

La începutul anilor ’70, odată cu apariția minicalculatoarelor, au fost dezvoltate primele sisteme informatice distribuite. Aplicațiile sistemului erau distribuite pe mai multe minicalculatoare interconectate în rețea. Informatica distribuită a fost abandonată datorită apariței microcalculatoarelor, dar s-a revenit în anii ’90, odată cu maturizarea rețelelor de calculatoate și a altor tehnologii informaționale. În prezent se înregistrează tendința spre dezvoltarea sistemelor distribuite conform modelului client/server, asupra căruia vom reveni.

Dacă problema sistemelor informatice descentralizare nu se mai pune astăzi, în schimb sistemele centralizate și cele distribuite rămân alternativele viabile pentru dezvoltarea sistemelor informaționale. Prin comparație, un sistem informatic centralizat presupune ca un singur calculator să satisfacă nevoile organizației, la care pot fi conectate mai multe terminale (PC-uri sau NC-uri), iar un sistem distribuit va fi format din mai multe calculatoare pe care sunt distribuite aplicațiile și care împreună satisfac nevoile organizației. Problematica sistemelor distribuite este mult mai complexă, motiv pentru care vom insista asupra ei în continuare.

Sistemele distribuite pot fi definite ca “o colecție de calculatoare independente care apar utilizatorilor acestora ca un singur sistem coerent”. Această definiție evidențiază două aspecte esențiale: primul privește hardware-ul – calculatoarele sunt autonome; cel de-al doilea vizează software-ul – utilizatorii au impresia că lucrează cu un singur sistem.

Dincolo de această definiție, problematica sistemelor distribuite poate fi clarificată prin prezentarea caracteristicilor lor esențiale. Pe scurt, acestea sunt:

diferențele dintre variatele tipuri de calculatoare și modul în care ele comunică sunt ascunse (transparente) pentru utilizator, la fel ca și organizarea internă a sistemului distribuit;

utilizatorii și aplicațiile pot interacționa cu un sistem distribuit într-o manieră uniformă și consistentă, indiferent de locul și momentul în care are loc interacțiunea;

execuția concurentă a programelor reprezintă regula într-un sistem distribuit. Doi utilizatori își pot realiza sarcinile lor de lucru pe propriile calculatoare prin partajarea unor resurse, precum paginile web sau fișiere, atunci când este necesar;

sistemele distribuite trebuie să fie scalabile adică, să poată fi ușor extinse. Această caracteristică este o consecință directă a autonomiei calculatoarelor din sistem, dar și a faptului că pentru utilizator organizarea internă este transparentă;

un sistem distribuit trebuie să asigure independența față de eventualele căderi sau disfuncționalități ale unor calculatoare sau aplicații din sistem, el trebuind să fie în continuare disponibil utilizatorilor. Este responsabilitatea proiectanților de a prevedea consecințele eventualelor disfuncționalități.

Conceptul de sistem distribuit este aplicat unei mari varietăți de configurații și aplicații. Totuși, pornind de la cele două componente principale ale unui software – prelucrările și datele, pot fi identificate două tipuri de bază de sisteme distribuite: sisteme cu prelucrări distribuite și sisteme cu date distribuite. Există mai multe variante de configurare a unui mediu cu prelucrări distribuite: aplicațiile pot fi stocate într-o singură locație și accesate de către oricare procesor conectat în sistem; o aplicație poate fi replicată pe mai multe locații din rețea; diferite aplicații pot fi rezidente pe diferite locații din rețea, însă ele sunt accesibile tuturor utilizatorilor din rețea. Distribuirea datelor presupune proiectarea unei baze de date distribuite în care datele sunt fragmentate și dispersate pe diferite locații din rețea sau ele sunt replicate pe mai multe noduri din rețea în vederea ușurării accesului la date. O altă configurație de sistem distribuit poate rezulta prin combinarea celor două tipuri de bază, adică distribuirea atât a datelor cât și a prelucrărilor.

Motivația principală pentru utilizarea sistemelor distribuite o reprezintă dorința utilizatorilor de a partaja resursele. Noțiunea de resursă este una abstractă, folosită pentru a descrie mulțimea lucrurilor care pot fi partajate într-o rețea de calculatoare. Ea face referire la componentele hardware, precum discurile și imprimantele, dar și la cele software, precum fișierele, bazele de date, obiectele de toate tipurile. Partajarea resurselor nu este singurul avantaj al sistemelor distribuite, alte avantaje față de sistemele centralizate fiind enumerate în tabelul 1.

Tabelul 1. Principalele avantaje și dezavantaje ale sistemelor distribuite

Flexibilitatea dezvoltării sistemelor distribuite dată de faptul că o firmă aflată în plină dezvoltare (extindere) are posibilitatea de a adăuga incremental noi resurse (hard și soft) în sistem, respectiv achiziționarea, instalarea și conectarea lor pe măsură ce ele sunt necesare. Flexibilitatea sistemelor centralizate este limitată de inabilitatea lor de a asigura creșterea incrementală. Dezvoltarea sau extinderea activității firmei determină supraîncărcarea sistemului informațional existent și, implicit, necesitatea înlocuirii acestuia cu altul mai performant (în cazul sistemelor distribuite nu se pune problema înlocuirii acestuia ci a extinderii lui, conservându-se astfel investițiile anterioare). Chiar dacă s-ar pune problema planificării extinderii viitoare a firmei în vederea dezvoltării unui sistem informatic corespunzător, soluția unui sistem centralizat tot nu ar fi satisfăcătoare deoarece ea ar fi prea scumpă, atât timp cât o bună parte din capacitatea de stocare și prelucrare a sistemului nu va fi utilizată decât ulterior, pe măsura dezvoltării firmei, și numai dacă previziunile se adeveresc.

Creșterea disponibilității resurselor reprezintă un alt avantaj major al sistemelor distribuite. Apariția unei disfuncționalități într-un sistem centralizat (căderea serverului sau a liniei de comunicație) determină blocarea întregului sistem informațional până la remedierea problemei ivite. În schimb, sistemele distribuite sunt proiectate să funcționeze și în condițiile apariției unor disfuncționalități, care va afecta numai o parte a sistemului. Celelalte resurse rămân disponibile, ele putând chiar prelua sarcinile părții de sistem afectate, situație în care utilizatorul nu va fi conștient de disfuncționalitatea apărută.

Sistemele distribuite permit reducerea costurilor de comunicație și depășirea limitelor mediilor de comunicație. Într-un sistem distribuit, majoritatea prelucrărilor pot fi realizate local, iar datele de interes local pot fi stocate și gestionate local, ceea ce determină reducerea drastică a traficului în rețea. Cea mai mare problemă cu care se poate confrunta o bază de date centralizată, atunci când ea este accesată de la distanță, este legată de eventualitatea blocajelor rețelei de comunicație; nici supraîncărcarea serverului de numeroasele accese de la distanță nu trebuie neglijate. Sistemele distribuite oferă timpi de răspuns mai buni la cererile utilizatorilor. Sistemele centralizate păcătuiesc adesea prin oferirea unor timpi de răspuns nesatisfăcători utilizatorilor, datorită volumului mare de date ce trebuie transmise prin rețea.

În afără avantajelor prezentate, implementarea sistemelor distribuite are asociate și unele dezavantaje ce trebuie luate în considerare la dezvoltarea lor. Poate cea mai importantă piedică în extinderea utilizării sistemelor distribuite o reprezintă dificultatea dezvoltării lor generată de enorma complexitate a acestor sisteme. Principalele surse ale complexității sunt: distribuirea datelor și/sau replicarea lor, distribuirea prelucrărilor, asigurarea diferitelor forme de transparență, asigurarea consistenței datelor. Un sistem cu baze de date distribuite care trebuie să ascundă natura distribuită a datelor față de utilizatori este fără îndoială mai complex decât un sistem cu baze de date centralizate. Bazele de date replicate adaugă cel puțin un nivel suplimentar de complexitate. Dacă sistemul nu este bine proiectat, atunci el va furniza un nivel de performanță, disponibilitate și siguranță inacceptabile.

1.2.6. Modelul client/server

Arhitectura client/server reprezintă modelul arhitectural cel mai utilizat la dezvoltarea sistemelor distribuite. El este un model general ce poate fi implementat în numeroase moduri.

Ideea subiacentă conceptului client/server este serviciul. O aplicație informatică distribuită dezvoltată după modelul client/server este descompusă în două două grupuri de procese: consumatorii de servicii, numiți client și furnizorii de servicii, numiți server, care comunică între ele prin schimbul de mesaje de tip solicitare-răspuns (vezi figura 3.). De exemplu, un server poate fi conceput pentru a oferi un serviciu de baze de date clienților săi. Serverul este funcțional independent de client, iar relația între client și server este de colaborare (cooperare). Ea se diferențiază radical de aplicațiile centralizate, în care relația este de tip “stăpân-sclav” (master-slave).

În modelul client/server, clientul solicită serverului execuția unui serviciu prin transmiterea unui mesaj. La rândul său, serverul va transmite clientului rezultatul solicitării sale. Diferitele funcții ale aplicației informatice sunt regrupate sub forma programelor client și server, fiecare cu roluri bine definite. Pentru utilizator totul este transparent, el comunicând cu programul client; schimbul de mesaje realizat între programele client și server îi sunt transparente, el percepând aplicația ca un ansmablu executat doar pe postul său de lucru.

Figura 1.5. Modelul general al interacțiunii dintre client și server

Problema principală în modelul client/server este legată de distincția clară dintre client și server. Proiectarea sistemelor client/server presupune conceperea arhitecturii aplicațiilor pe straturi bine definite. O astfel de abordare permite proiectarea independentă a straturilor, singura grijă constând în definirea clară și proiectarea atentă a interfețelor, urmărindu-se ca:

fiecare strat să aibă un domeniu bine definit, în sensul definirii foarte clare a sarcinilor și responsabilităților fiecărui strat;

fiecare strat trebuie să îndeplinească o sarcină specifică; dacă, de exemplu, unul din straturi este responsabil cu interacțiunea cu utilizatorul, atunci numai acel strat va comunica cu utilizatorul, celelalte straturi realizând acest lucru prin intermediul acestui strat dacă au nevoie de informații de la utilizator.

stabilirea unor protocoale bine definite pentru interacțiunea dintre straturi, interacțiune care să se realizeze numai prin intermediul acestor protocoale.

O primă încercare în acest sens a constituit-o împărțirea aplicațiilor pe două straturi, rezultând arhitectura cu două straturi. Această arhitectură presupune descompunerea aplicației în următoarele două straturi: stratul corespunzător aplicației, în care se include interfața grafică cu utilizatorul și implementarea regulilor afacerii (business rules) și stratul corespunzător bazei de date, care este responsabil de menținerea integrității bazei de date. În acest strat poate fi implementată întreaga logică a tranzacției sau o parte a ei.

Distincția dintre cele două straturi nu este întotdeauna bine definită deoarece logica tranzacției este adesea implementată pe serverul de baze de date, sub forma procedurilor stocate, iar regulile afacerii, parte a logicii aplicației, sunt de asemenea implementate pe server, sub forma trigger-elor. În plus, sunt întâmpinate greutăți considerabile în dezvoltarea sistemului informațional pe baza creșterii accentuate a numărului de aplicații, a numărului și tipului serverelor de baze de date. Această deficiență poate fi rezolvată prin introducerea unui nivel suplimentar, care să trateze regulile afacerii, rezultând o arhitectură cu trei straturi (vezi figura 4). Această arhitectură presupune împărțirea aplicației în următoarele straturi:

gestiunea interfaței utilizator (gestiunea prezentării) – privește dialogul între utilizatori și aplicație, incluzând aici logica de prezentare a informației (ansamblul prelucrărilor efectuate asupra datelor necesare afișarii lor). El acceptă intrările de la utilizator și furnizează rezultatele prelucrărilor în formatul solicitat;

logica aplicației – cuprinde ansamblul operațiilor de prelucrare specifice aplicației și înlănțuirea lor logică;

gestiunea datelor – rezolvă cererile de date, asigură integritatea datelor, emiterea anumitor mesaje de alertare, precum și gestiunea fizică a datelor (adăugări, modificări, ștergeri).

Figura 1.6. Arhitectura client/server cu trei straturi

În esență, arhitectura pe trei straturi diferă de cea pe două straturi prin separarea logicii afacerii într-un strat distinct, localizat de regulă pe un server de aplicații care comunică strâns cu serverul de baze de date. Introducerea unui strat intermediar permite definirea și implementarea regulilor afacerii independent de logica prezentării interfeței GUI și a regulilor de proiectare a bazei de date. Acest avantaj devine evident în condițiile în care regulile afacerii sunt supuse mai des modificărilor, facilitând astfel reimplementarea lor.

În prezent se manifestă tendința dezvoltării aplicațiilor cu n straturi, în care pot exista mai mult de trei straturi, atât din punct de vedere logic, cât și fizic. De exemplu, în figura 4 stratul bazei de date sau stratul aferent logicii aplicației pot fi împărțite la rândul lor în mai multe straturi. Acest lucru este posibil datorită apariției unei noi paradigme în dezvoltarea sistemelor informaționale, referită prin sintagma orientată pe componente.

Implementarea unei aplicații multistrat necesită existența unor programe speciale care să faciliteze comunicarea dintre straturi. Programele care facilitează implementarea facilităților de comunicare între straturi sunt referite prin middleware. O definiție mai formală, consideră middleware-ul ca un nivel al software-ului al cărui scop constă în mascarea eterogenității platformei hardware și software, precum și furnizarea unui model de programare comod dezvoltatorilor de aplicații. El este format din procese sau obiecte ce se regăsesc pe un grup de calculatoare, și care interacționează între ele pentru a asigura implementarea comunicării și partajării resurselor în aplicațiile distribuite. Altfel, aplicațiile distribuite ar trebui să apeleze direct la interfața de programare furnizată de sistemul de operare al rețelei.

Pentru a simplifica dezvoltarea și integrarea aplicațiilor distribuite, majoritatea soluțiilor middleware se bazează pe un anumit model, care descrie aspectele privind distribuirea și comunicarea. Cele mai utilizate astfel de modele sunt: apelarea procedurilor de la distanță (Remote Procedure Call), distribuirea obiectelor și distribuirea documentelor. Cele mai cunoscute soluții middleware sunt Sun RPC, CORBA (Common Object Request Broker Architecture), Java RMI (Java Remote Object Invocation) și DCOM (Distributed Component Object Model).

1.2.7. Proiectarea de ansamblu a sistemelor informatice

Activități în proiectarea de ansamblu:

definirea obiectivelor;

structura sistemelor informatice;

definirea ieșirilor;

definirea intrărilor;

definirea colecțiilor de date;

alegerea modelului matematic și a programelor aferente;

alegerea soluțiilor tehnice de realizare;

listarea necesarului de resurse;

estimarea eficienței economice;

planificarea realizării sistemului;

elaborarea documentației.

Caracteristicile sistemului informatic:

orice sistem trebuie să conțină ca element central o bază de date, în care să fie stocate date intercorelate între ele provenind de la surse interne și externe;

informațiile furnizate de sistem trebuie obigatoriu să fie autentice, exacte, iar suportul de prezentare să varieze de la un nivel de conducere la altul;

sistemul trebuie să înglobeze o varietate de modele matematice, tehnico-economice (de exemplu modele de optimizare, modele de simulare, modele de eficiență);

sistemul trebuie conceput ca un sistem om-mașină oferind astfel posibilitatea unei interacțiuni imediate către utilizator și sistem.

sistemul trebuie să prezinte un grad cât mai ridicat de integrare sub următoarele două aspecte: integrare internă și integrare externă.

Cerințe ale sistemelor informatice:

Pentru realizarea unor sisteme informatice care să îndeplinească obligatoriu caracteristicile sistemelor este necesar să se țină cont de urmatoarele cerințe:

fundamentarea conceperii sistemului să fie făcută pe criterii de eficiență economică;

participarea nemijlocită a conducerii unității la conceperea sistemului informatic;

asigurarea unui nivel tehnic înalt al soluțiilor adaptate;

adoptarea de soluții în concordanță cu resursele disponibile și cu restricții impuse.

Domenii și activități în cadrul sistemelor informatice:

Planificarea tehnico-economică – activități:

elaborarea planului anual;

defalcarea planului pe trimestre, luni și unităti componente;

urmărirea modului de realizare al planului;

Pregătirea tehnică a producției – activități:

elaborarea planului;

elaborarea și actualizarea fișelor tehnologice;

calculul loturilor optime;

calculul consumurilor specifice de materii prime, materiale;

urmărirea și analiza planului privind introducerea progresului tehnic;

Programarea, lansarea și urmărirea producției de bază – activități:

calculul necesarului de fabricat pe perioada de plan;

elaborarea programelor de fabricație;

programarea operativă a producției;

lansarea manoperei;

lansarea materialelor.

Aprovizionarea tehnico-materială și desfacerea producției: – activități:

aprovizionarea tehnico-materială;

desfacerea producției;

controlul stocurilor.

Forța de muncă – activități:

elaborarea planului forței de muncă și al fondurilor de salarizare și școlarizare;

evidența personalului;

analiza și raportări statistice.

Financiar-contabil – activități:

elaborarea bugetului pe venituri și cheltuieli;

contabilitatea mijloacelor fixe;

contabilitatea valorilor materiale;

contabilitatea salariilor;

contabilitatea cheltuielilor de producție;

contabilitatea generală.

Structura sistemelor de informatice este o etapă necesară, datorită:

numărului mare de elemente și legături ce compun de regulă un sistem informatic;

implementarea simultană a tuturor componentelor sistemelor informatice într-o unitate economică apare ca o activitate deosebit de dificilă în cazul în care nu are loc structurarea sistemului;

prioritatea unor obiective;

cantitatea limitată de resurse umane și materiale fac imposibilă proiectarea în bloc a sistemului informatic.

Cerințe ale structurării sistemelor informatice în etape de proiectare de ansamblu:

pe fiecare nivel al structurării trebuie asigurată unicitatea criteriului de descompunere a sistemului;

structurarea realizată trebuie să permită constituirea ulterioară a întregului sistem prin agregarea modulelor separate;

structura creată nu trebuie să conțina întretăieturi.

Definirea ieșirilor sistemelor informatizate

Prin ieșirile unui subsistem informatic se va înțelege totalitatea informațiilor furnizate de acesta, beneficiarilor interni și externi, respectiv rapoarte, note de informare.

Definirea intrărilor sistemelor informatice

Prin intrările unui sistem informatic se ințelege totalitatea datelor primare necesare obținerii informațiilor de ieșire ale sistemului. Datele primare se pot clasifica în date interne și în date externe. La nivelul fiecărui subsistem informatic este necesar ca intrările sistemului să fie condiționate de ieșirile acestuia.

Planul logic – orice ieșire este un rezultat al aplicării unuia sau mai multor operatori asupra unui ansamblu de date de intrare.

Planul tehnologic – caracteristicile ieșirilor sistemului condiționează caracteristicile cerute intrărilor.

Stabilirea colecțiilor de date – principalele criterii pe baza cărora se pot grupa datele sunt legate de sfera de cunoaștere, de domeniul de activitate, de stabilitatea conținutului datelor și de rolul datelor în procesul prelucrării.

După sfera de cunoaștere:

date primare;

indicatori tehnico-economici cu caracter operațional;

indicatori tehnico-economici cu centralizare media;

indicatori sintetici.

După domeniul de activitate

colecția furnizori;

colecția beneficiari;

colecția contracte;

colecția produse;

colecția repere;

colecția lucrări;

colecția personal;

colecția plăți;

colecția încasări.

După stabilirea datelor

colecții de date convențional-constante;

colecții de date variabile.

Clasificarea colecțiilor de date conventional-constante: colecțiile de date cu caracter normativdetin 50-60% din volumul totalde informatii care circula în procesul informațional al unei unitati econimice.

Principalele colecții de date cu caracter normativ:

normativele de fabricație;

normativele tehnologice;

normativele de muncă;

normativele materiale.

După prelucrarea datelor

colecții de date de bază;

colecții de date pentru tranzacții;

colecții de date intermediare sau de lucru;

colecții de date statistice;

colecții de date istorice.

Alegerea modelelor economico-matematice

Modelele matematice folosite în perfecționarea activității economice sunt următoarele:

modele de programare liniară – problemele economice ce se pot rezolva cu acest tip de modele privesc optimizarea planului de producție, repartizarea sarcinilor de producție și folosirea optimă a resurselor;

modele de programare – problemele economice ce se pot rezolva cu acest tip de modele sunt determinarea minimului global/local pentru o funcție reală.

metodele de programare dinamică – problemele economice ce se pot rezolva cu aceste modele sunt realizarea analizei secvențiale a proceselor de luare a deciziilor, rezolvarea problemelor de înlocuire a utilajelor.

modele de teoria grafurilor – problemele economice ce pot fi astfel rezolvate sunt cele legate de determinarea drumurilor cu valoare optimă, determinarea fluxului maxim;

modele de gestiune a stocurilor – problemele economice ce se pot rezolva cu aceste modele privesc optimizarea activităților de aprovizionare, de producție și de desfacere;

modele de simulare – problemele economice ce se pot rezolva cu aceste modele sunt simularea evoluției fenomenelor și proceselor economice în funcție de caracterul lor;

modele de teoria deciziilor – problemele economice rezolvate în acest mod sunt legate de fundamentarea deciziilor multidimensionare, fundamentarea deciziilor în condiții de risc și incertitudine.

modele de așteptare – problemele economice ce se pot rezolva cu aceste modele privesc minimizarea timpului de așteptare concomitent cu minimizarea cheltuielilor ocazionate de așteptare.

Alegerea tehnologiilor de prelucrare

Tehnologiile pot fi clasificate în funcție de:

metodele, tehnicile și echipamentele utilizate;

modul în care se structurează și se organizează datele pentru prelucrare;

procedeele de introducere a datelor în calculator;

metodele și tehnicile de prelucrare și de redare a rezultatelor obținute.

Din punct de vedere al performanțelor tehnico-funcționale respectiv, după timpul de răspuns al sistemelor informatice, tehnologiile se pot diferenția în:

tehnologii cu răspuns întârziat;

tehnologii în timp real.

După modul de structurare și organizare a datelor, tehnologiile de preluare automată a datelor se clasifică în:

tehnologii care utilizeaza fișierele clasice;

tehnologii care utilizează fișierele clasice și/sau fișiere integrate;

tehnologii care utilizează baze de date.

După locul amplasării calculatorului electronic în raport cu punctele de generare a datelor și cu funcțiile de valorificare a informațiilor obținute din prelucrare:

tehnologii pentru sisteme informatice centralizate;

tehnologii pentru sisteme informatice distribuite.

Estimarea necesarului de resurse

Elementele determinante pentru configurația fiecărui echipament de prelucrare sunt:

Memoria internă – estimarea necesarului de memorie internă se face pe baza relației de calcul M=M1+M2 unde:

M=necesarul total de memorie,

M1=necesarul de memorie pentru folosirea sistemului de operare ales,

M2=necesarul de memorie pentru executia programelor aplicative.

Necesarul de memorie internă pentru programe aplicative este:

M2=max(Ma,Mb,. .,Mn)

Estimarea necesarului de echipamente periferice ale sistemului central de prelucrare se realizează în funcție de echipam de intrare-iesire și de unitățile de memorie externă.

Numărul echipamentelor periferice necesare se stabileste în raport de factorii:

fluxul de intrare-ieșire;

volumul de date ce se cere a fi stocat în memoria externă;

modul de exploatare;

numărul de programe ce se execută în paralel.

Estimarea necesarului de personal de specialitate – personalul de specialitate necesar realizării și exploatării sistemului informatic se determină în raport cu volumul de muncă cerut de complexitatea proiectului și volumul de muncă cerut de întreținerea și exploatarea sistemului informatic.

Estimarea necesarului de produse – program se realizează:

din ansamblul de programe care însoțesc calculatorul electronic;

prin preluarea de elemente tipizate;

prin preluarea altor programe de la alte centre de informatică;

prin elaborarea softului cu eforturi proprii.

Planificarea realizării sistemelor informatice

Această etapă are la bază principiul proiectării și implementării eșalonate.

Eșalonarea reprezintă ordinea în care vor fi abordate componentele sistemului. Eșalonarea se reprezintă sub forma unui grafic detaliat în care se specifică fiecare modul component, etapele de realizare și durata fiecăreia.

Criterii:

prioritatea obiectivelor componente;

asigurarea legăturilor între componente.

Aceste relații sunt de două tipuri, relații de precedența și relații de succesiune;

disponibilitatea resurselor.

1.2.8. Proiectarea de detaliu a sistemelor informatice

Activități în proiectarea de detaliu:

detalierea funcțiunilor și a structurii funcționale a subsistemelor;

proiectarea detaliata a “ieșirilor” fiecărui subsistem;

proiectarea codurilor;

proiectarea detaliată a “intrărilor” fiecărui subsistem;

proiectarea fișierelor și a bazei de date.

evaluarea necesarului de resurse;

planificarea elaborării programelor.

Proiectarea situațiilor cu rezultate finale – ieșirile sistemelor.

Această etapă poartă denumirea de proiectare logică de detaliu și se finalizează prin întocmirea pentru fiecare situație finală a specificațiilor de ieșire care servesc la:

transmiterea rezultatelor prelucrării pe calculatorul utilizatorului;

transmiterea proiectului situațiilor programatorului, fără ambiguități.

Alegerea suportului informațiilor de ieșire – imprimantă, display, disc fix magnetic, floppy disc, bandă magnetică.

Pentru definitivarea formei și a formatului de prezentare a situațiilor finale trebuiesc respectate cerințele conducerii privind macheta situației finale; restricțiile tehnice; elementele de eficiență; lizibilitatea și spațierea; utilizarea formularelor preplătite; utilizarea monitoarelor sau a terminalelor video; utilizarea generatoarelor de rapoarte;

Definitivarea procedurilor de utilizare și interpretare a ieșirilor reprezintă cea de-a treia direcție de lucru din cadrul proiectării fizice de detaliu și include procedurile de utilizare a informațiilor de la ieșire dar și diverse interpretoare a situațiilor finale.

Proiectarea codurilor

Codificarea externă a datelor – prin operația de codificare se înțelege generarea unor grupuri de simboluri și atribuirea lor elementelor unei înregistrări.

Prin noțiunea de cod se înțelege o combinație de simboluri asociate unei caracteristici date din cadrul unei colecții de date. Prin capacitatea unui sistem de coduri se întelege totalitatea combinațiilor posibil de realizat din simboluri ce contin un cod. Prin lungimea codului se întelege numărul de simboluri elementare dintr-un cod.

Formatul codului reprezintă forma finală a codului cu precizarea clară a următoarelor elemente identificatoare:

numărul de poziții utilizate;

natura pozițiilor utilizate;

cifra de control.

Aspecte în proiectarea sistemului de coduri:

Influența tipului și structurii codului asupra performanțelor sistemului informatic;

Implicațiile utilizării codurilor în operațiile de culegere a datelor și interpretarea rezultatelor finale de către utilizatorii neinformaticieni.

Cerinte în proiectarea codurilor:

Criterii de grupare a codurilor:

după natura caracterelor: coduri numerice, alfabetice, alfanumerice;

după lungimea codului: coduri semnificative și nesemnificative;

după structura codului: coduri elementare.

Activități parcurse în realizarea unui sistem de coduri:

analiza elementelor ce urmează a fi codificate;

precizarea și uniformizarea terminologiei;

alegerea tipurilor de coduri;

estimarea capacității, lungimii și formatului codului;

întreținerea nomenclatoarelor de coduri.

Proiectarea intrărilor sistemelor informatice

Proiectarea detaliată a intrărilor cuprinde ca etape proiectarea logică de detaliu și proiectarea fizică de detaliu.

Specificatiile de intrare trebuie sa cuprinda:

macheta documentului;

instrucțiunile de culegere, utilizare și transpunere pe suport tehnic;

regulile de control și validare.

În proiectarea fizică de detaliu este necesară realizarea a patru grupe de activități:

Alegerea suportului tehnic pentru culegerea datelor;

Proiectarea machetelor documentelor de intrare – macheta documentului primar trebuie să conțină definite urmatoarele elemente de structură: antetul, denumirea documentului; coduri de identificare, data, rubrici.

Stabilirea instrucțiunilor de culegere și regulilor de control și validarea datelor trebuie să cuprindă reguli de validare manuală a volumului a secvenței documentelor și a cifrelor de control pe pachetele de documente primare și reguli pentru controlul sintactic a datelor din documentele primare. Aceste reguli de control sunt o condiție necesară pentru scrierea programelor de verificare logică a datelor de intrare. Proiectarea videoformatului de intrare se face în funcție de modul concret de desfășurare a dialogului operator-calculator și se poate desfășura sub două forme: varianta întrebare-răspuns, cu defilarea liniilor ecranului și varianta afișare pe ecran a machetei de introducere a datelor de intrare.

CAPITOLUL II

PREZENTAREA GENERALĂ A S.C. "ORBIT OMNILOGIC" S.R.L.

2.1. Profil S.C. ORBIT OMNILOGIC S.R.L.

Orbit Omnilogic s-a înființat în decembrie 1998 ca o societate privată cu răspundere limitată*, având un capital social inițial de 550.000 USD. La subscrierea capitalului social au participat un grup de 6 asociați: 4 români și 2 străini,

În ultimii 8 ani, compania și-a câștigat reputația de a fi lider pe piața IT&C din România, piață pe care și-a asigurat încă din primul an de activitate un loc fruntaș. în ultimii ani firma și-a menținut poziția de lider pe piață, deținând în mod constant 15 % – 20 % din aceasta.

Cifra de afaceri a companiei a cunoscut o evoluție ascendentă continuă: dacă în 1993 această atingea pragul de 7,3 milioane USD, în 2000 a ajuns să depășească suma de 40 milioane USD (o creștere de peste 30 % față de anul precedent, 1999, când s-a înregistrat o cifră de afaceri de aproape 30 milioane USD).

Orbit Omnilogic este specializată în distribuirea, în partizi mari (vânzări tip en – gros), atât a sistemelor electronice de calcul, sistemelor periferice și memoriilor electronice, cât și a sistemelor de rețea (networking) și a celor de comunicație (communications). Totodată firma încurajează politica de "marcă", produsele sale fiind importante numai de la liderii în domeniu de pe piața externă.

Orbit Omnilogic dispune de o rețea de 1200 de parteneri locali în întrega țară.

Direcțiile principale în cadrul cărora acționează S.C. ORBIT OMNILOGIC S.R.L. sunt:

Vânzarea indirectă de produse de top prin canale de redistribuire;

Acordarea de consultanță și suport tehnic calificat;

Sporirea calității mărfurilor revândute;

Societatea cu răspundere limitată poate fi definită ca o societate constituită, pe baza deplinei încrederi, de două sau mai multe persoane, care pun în comun anumite bunuri, pentru a desfășura o activitate comercială, în vederea împărțirii beneficiilor, și care răspund pentru obligațiile sociale în limita aportului lor. — Art. 2 lit. e din Legea nr. 3/1990.

Realizarea unor programe de expertiză și consultanță în ceea ce privește rețelele electronice și comunicațiile;

Colaborarea permanentă cu partenerii locali — Romtelecom, diferite bănci, instituții guvernamentale și compani multi-naționale.

Activități educaționale în centre educaționale autorizate pentru distribuirea produselor de software și de rețea (networking) — centrul de testări Sylvan Thompson (Prometric), Centrul educațional autorizat Novell (NAEC), Cisco Learning Partner (CLP) pentru România și Moldova;

2.2. Structura organizatorică a firmei

Structura organizatorică a firmei reprezintă ansamblul persoanelor și subdiviziunilor organizatorice astfel constituite încât să asigure premisele organizatorice în vederea stabilirii și realizării obiectivelor previzionate.

Cunoașterea și analiza structurii organizatorice implică folosirea unor modalități adecvate pentru descrierea sa. Organigrama constituie mijlocul cel mai adecvat utilizat în acest scop. Sintetic, organigrama poate fi definită ca reprezentarea grafică a structurii organizatorice cu ajutorul anumitor simboluri și pe baza unor reguli specifice.

Structura organizatorică a Orbit Omnilogic este prezentată în figura nr 12. Ea a cunoscut, de la înființare până în prezent, o ușoară modificare datorată în primul rând ritmului accelerat de dezvoltare economică a firmei: de la o companie de nivel mediu (în primii ani de activitate), la unul mare, chiar foarte mare (de talie internațională).

În cadrul structurii organizatorice a Orbit Omnilogic deosebim două componente principale:

Structura managerială — reprezentată în organigramă prin caractere boldate;

Structura operațională — reprezentată în organigramă prin caractere obișnuite.

Structura managerială cuprinde ansamblul managerilor de nivel superior și al subdiviziunilor organizatorice prin ale căror decizii și acțiuni se asigură condițiile manageriale, economice, tehnice și de personal necesare desfășurării activității compartimentelor operaționale.

După cum se observă și din figura 2.1, structura managerială este alcătuită din 4 nivele ierarhice și anume:

Adunarea Generală a Asociaților — este organul de deliberare și decizie al societății. Exprimă voința socială și, în consecință, decide în toate problemele esențiale ale activității societății;

Consiliul de Administrație — format din membri asociați sau neasociați ce sunt desemnați prin contractul de societate sau de adunarea asociaților. Atribuțiile lor constau în efectuarea tuturor operațiilor cerute pentru aducerea la îndeplinire a obiectului societății (afară de restricțiile stabilite prin contractul de societate și statutul societății);

Managerul general — reprezentat de persoana desemnată de adunarea asociaților pentru a conduce societatea spre îndeplinirea obiectivelor propuse. El poate proveni și din afara membrilor asociați.

Managerul general, pentru a-și îndeplini cât mai bine atribuțiile, are în echipa sa un consilier juridic și unul de strategie și organizare.

Consiliul de conducere — este format din 5 directori compartimentali: Directorul Comercial, Directorul Economic, Directorul IT, Directorul Administrativ, Directorul Resurse Umane. Activitățile acestora sunt coordonate de managerul general

Structura operațională este alcătuită din totalitatea subdiviziunilor organizatorice ale firmei, în cadrul cărora se desfășoară activitățile operaționale ale societății. Ea este formată dintr-un număr de 11 birouri sau servicii, după cum urmează:

Compartimentul Comercial:

Serviciul Marketing,

Serviciu provizionare;

Biroul Transporturi – Depozite;

Biroul Desfacere.

Compartimentul Economic:

Serviciul Financiar;

Serviciul Contabilitate.

Compartimentul IT

Compartimentul Administrativ:

Serviciul Pază;

Pompieri;

Operator Telefonist.

Compartimentul Resurse Umane

Structura organizatorică asigură osatura sistemului managerial, de raționalitatea sa depinzând într-o proporție apreciabilă conținutul și îmbinarea sistemului de obiective, configurația și funcționalitatea sistemului informațional și decizional, gama metodelor și tehnicilor de management utilizate etc. Evident, toate acestea determină modul de folosire a resurselor, condițiile de vânzare a produselor și, implicit, volumul cheltuielilor, mărimea profitului etc.

Impactul structurii organizatorice nu trebuie rezumat însă doar la efectele strict economice. Implicații dintre cele mai importante au caracteristicile structurii organizatorice asupra satisfacțiilor obținute de salariații societății comerciale în procesul muncii, asupra climatului de muncă etc.

În fapt, între implicațiile "strict economice" și cele "strict umane" ale structurii organizatorice există o legătură organică, ele întrepătrunzându-se și determinând eficiența social -umană a organizării structurale a firmei.

Principalele componente ale structurii organizatorice a Orbit Omnilogic sunt:

postul — cea mai simplă subdiviziune organizatorică a firmei, definit ca fiind ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competențelor și responsabilităților care revin spre exercitare unui salariat. Structura organizatorică a S.C. ORBIT OMNILOGIC S.R.L. prevede un număr de 156 posturi. Încadrarea acesteia cu personal este prezentată în tabelul numărul 6.

funcția — managerială caracterizată printr-o sferă largă de competențe și responsabilități referitoare la obiectivele colectivului condus, care implică sarcini de previziune, organizare etc, a activității altor persoane. După cum se observă și din organigrama din figura 12, structura organizatorică a S.C. ORBIT OMNILOGIC S.R.L. prevede un număr de 16 funcții manageriale. Printre acestea amintim: manager general, directori de compartiment, ingineri – șefi de servicii sau birouri etc.

de execuție caracterizate prin obiective individuale limitate.

ponderea ierarhică — adică numărul de salariați conduși nemijlocit de un manager.

Analizând organigrama prezentată în figura 2.1, se poate observa că managerul general are în subordine 5 directori, iar aceștia, la rândul lor, un număr cuprins între 15 și 60 angajați.

compartimentul — reprezentat de ansamblul persoanelor care efectuează munci omogene
și/sau complementare, care contribuie la realizarea acelorași obiective derivate și sunt subordonate nemijlocit aceluiași manager. Exemplu: compartimentul comercial, ecomonic, IT, administrativ, compartimentul de resurse umane etc.

nivelul ierarhic — adică totalitatea subdiviziunilor organizatorice situate la aceeași distanță ierarhică de Adunarea Generală a Asociaților. Astfel, directorul comercial din figura 12 este situat pe al patrulea nivel ierarhic, precedentele fiind:

Adunarea Generală a Asociaților, Consiliul de Administrație, Managerul General. Pe același nivel ierarhic mai este situat și directorul economic, administrativ, directorul IT și cel de resurse umane.

Analizând structura organizatorică a Orbit Omnilogic se poate observa ponderea mare a funcțiilor manageriale, proporția considerabilă a funcțiilor de înaltă calificare în cadrul funcțiilor de execuție, atenuarea diferențelor dintre funcțiile manageriale și cele de execuție etc.

Figura nr.2.1

Organigrama

Orbit Omnilogic

2.3. Mediul extern al firmei

Orbit Omnilogic acționează pe piața IT&C1 din România ca revânzător. Aceasta înseamnă că firma apare pe piața da gen în două ipostaze: distribuitor și importator direct a produselor IT. În calitatea sa de distribuitor, Orbit Omnilogic are pe piața țării noastre numeroși parteneri de afaceri, dar și multe firme concurente. în prima categorie includem cele aproximativ 1200 de firme răspândite în toată România cu care Orbit Omnilogic derulează contracte de vânzare -cumpărare.

Dezvoltarea accelerată a pieței IT românești de după 1989 face ca Orbit Omnilogic să aibe, numai în București, o serie de aproximativ 95 de companii rivale. Dintre acestea, cele mai importante par a fi: Flamingo Computers, Sprint Computers, Best Gomputers, Brinel Computers, SoftNet, GeCAD, Softwin, Unidee Computer Systems, C&C Computers, Digicom SA, IM A Infoconsult, Logimax, Net Soft, ProCA România, Tornado, Siveco România SA, Q'Bit System, StarNets, MGT Trade, STS International, Unitech Electronics și altele. Direcțiile în care acestea acționează sunt apropiate de cele ale Orbit Omnilogic și constau în:

Consultanță și proiectare LAN/W AN;

Echipamente soft și hard de acces la Internet;

Servere;

Stații de lucru și portabile;

Produse pentru conectivitate și comunicații Cisco Systems, Eztrem Network și 3Com;

Echipamente stocare date, echipamente periferice, UPS-uri;

Soluții pentru managerii întreprinderilor: Scala Business Solution și SAS Institute;

Service autorizat pentru Compaq, IBM, Epson, Tally și Kyocera.

Relațiile cu partenerii externi sunt, de asemenea, foarte strânse. Principalul partener de afaceri străin al S.C. ORBIT OMNILOGIC S.R.L. este compania austriacă General Comunication GMBH.

" Piața tehnologiei informației și a comunicațiilor.

Ținând cont că Omnilogic este un importator direct pentru România, politica sa de produs se poate sintetiza în următoarele cuvinte." "produsele cu cel mai înalt nivel calitativ (fabricate cu ajutorul ultimilor descoperiri în domeniu) pentru clienții noștri, însoțite de cel mai bun preț". Cu alte cuvinte, firma pune mare accent pe satisfacerea nevoilor clienților săi la cel mai înalt nivel posibil și cu un efort material minim din partea acestora. Tot în acest sens trebuie să amintim că Omnilogic încearcă în permanență să ridice nivelul calitativ al produselor și serviciilor oferite, considerând că orice client mulțumit este un viitor consumator fidel al companiei.

CAPITOLUL III

PROIECTAREA BAZELOR DE DATE

3.1. Proiectarea logică a bazei de date

Activitățile fazei de proiectare detaliată privesc componentele principale ale oricărui sistem informatic, respectiv baza de date, interfețele (formulare, rapoarte, meniu) și programele. Desfășurarea acestor activități nu este secvențială ci, mai curând, paralelă și iterativă. Baza de date trebuie sa reflecte specificațiile de proiectare privind formularele și rapoartele din sistem, iar proiectarea formularelor și rapoartelor nu poate fi finalizată fără ca schema bazei de date să fie clar definită. Totuși, baza de date reprezintă „nucleul” oricărui sistem informatic, în jurul său „gravitând” celelalte componente, motiv pentru care ne vom opri mai întâi asupra problematicii proiectării bazelor de date.

Principalele activități care formează ciclul de viață al bazei de date sunt: proiectarea schemei logice, proiectarea fizică a bazei de date și alocarea datelor în rețea, implementarea și întreținerea bazei de date.

3.1.1 Aplicarea principiului abstractizării în modelarea datelor

Principiul abstractizării reprezintă unul din principiile fundamentale aplicate în proiectarea sistemelor informatice. După cum vom vedea ulterior, el este utilizat și la proiectarea arhitecturii programelor. Aplicarea sa permite stăpânirea complexității sistemului prin luarea în considerare în mod eșalonat a diferitelor aspecte ale proiectării sistemului. La un moment dat, analiștii se vor concentra doar asupra anumitor aspecte, ignorându-le pe celelalte, dar care vor fi luate în considerare ulterior. Concret, aplicarea principiului abstractizării în modelarea datelor presupune considerarea a trei niveluri de abstractizare, prezentate în figura 3.1: conceptual, logic și fizic. Corespunzător celor trei niveluri pot fi identificate trei activități de bază în proiectarea bazelor de date:

analiza cerințelor sistemului și modelarea conceptuală a datelor;

proiectarea logică a bazei de date;

proiectarea fizică a bazei de date.

Prin modelarea conceptuală a datelor se urmărește construirea unui model al datelor care să asigure transpunerea exactă a realității din domeniul analizat, fără a lua în considerare cerințele specifice unui model de organizare a datelor (cum este modelul relațional), criteriile de calitate privind organizarea datelor, cerințele nefuncționale ale sistemului și criteriile de performanță privind stocarea și accesarea datelor. În acest sens, se construiește diagrama entitate-relație, care evidențiază entitățile de date din sistem, atributele acestora, precum și legăturile dintre entități. Modul în care vor fi implementate legăturile dintre entități, de exemplu, nu interesează în acest moment, atenția fiind îndreptată doar spre identificarea și descrierea lor.

Proiectarea logică presupune organizarea datelor în tabele și coloane, conform regulilor modelului relațional (acesta fiind modelul cel mai popular de organizare a datelor). După cum se poate observa din figura 3.1, proiectarea logică a bazei de date presupune transformărea modelului conceptual al datelor prin aplicarea regulilor și conceptelor specifice modelului relațional și a criteriilor de calitate aplicabile modelului logic al datelor, aspecte ignorate în etapa modelării conceptuale. Scopul urmărit constă în obținerea unui model relațional pur, adică neafectat de cerințele nefuncționale și cele de performanță în accesarea datelor, nici de facilitățile oferite de diferite SGBD-uri existente pe piață. Toate aceste aspecte sunt înglobate în etapa proiectării fizice a bazei de date.

Figura 3.1. Nivelurile de

abstractizare a datelor

Principalele criterii de calitate utilizate în evaluarea modelului logic al datelor sunt:

Completitudine. Modelul logic trebuie să conțină toate datele necesare prelucrărilor și obținerii ieșirilor din sistem.

Neredundanță. Redundanța datelor generează probleme privind integritatea datelor (vezi anomaliile la actualizare) și solicită procese suplimentare pentru întreținerea datelor (vor trebui actualizate toate copiile existente pentru o dată). De aceea, modelul logic trebuie să fie format dintr-un set de tabele normalizate.

Reutilizabilitate. Schema logică a bazei de date trebuie concepută astfel încât ea să satisfacă nu doar cerințele anticipate ale sistemului ci și cele ale altor potențiali utilizatori sau eventualele cerințe viitoare care apar inevitabil. Dacă datele sunt organizate având în minte doar cerințele actuale, atunci reorganizarea datelor determinată de apariția unor noi cerințe funcționale va fi foarte costisitoare.

Stabilitate și flexibilitate. Aceste criterii vizează ușurința adaptării bazei de date la modificările ulterioare ale cerințelor sistemului. Un model al datelor este considerat stabil dacă eventualele modificări ale cerințelor funcționale nu determină modificarea sa. Schema bazei de date va fi considerată mai stabilă sau mai puțin stabilă în funcție de amploarea modificărilor generate de schimbarea cerințelor. Flexibilitatea unui model al datelor este dată de ușurința extinderii sale pentru înglobarea noilor cerințe cu impact minim asupra structurii existente.

Simplitate și eleganță. Modelul logic al datelor trebuie să ofere o clasificare naturală și elegantă a datelor. De exemplu, este inadecvată existența tabelelor Furnizor și Client atât timp cât unii parteneri de afaceri pot fi atât furnizori, cât și clienți. Aceeași situație poate apare în cazul facturilor, fiind neelegantă conceperea a două tabele, una pentru facturi emise și alta pentru facturi primite.

Modelul fizic al datelor, rezultat în urma proiectării fizice, este invizibil utilizatorilor și programatorilor. El specifică modul de stocare fizică și accesare a datelor, utilizând facilitățile oferite de un anumit SGBD. De exemplu, date din tabele diferite pot fi stocate fizic împreună pentru a putea fi transferate în memoria calculatorului printr-o singură operațiune. Luarea în considerare a acestor aspecte implică „alterarea” modelului logic (adică a modelului relațional pur), presupunând uneori prejudicierea aspectelor calitative amintite anterior. Soluția ideală ar presupune obținerea performanțelor cerute în condițiile păstrării aspectelor calitative ale modelului logic.

Obiectivul principal al proiectării fizice constă în optimizarea performanțelor bazei de date în ce privește stocarea fizică și accesul la date. În unele situații timpii de acces ceruți pot fi obținuți prin intermediul indecșilor însă, de multe ori este necesară modificarea structurii logice a datelor prin procesul denormalizării. Dacă la proiectarea schemei logice s-a urmărit prezervarea integrității datelor prin procesul de normalizare, acum poate deveni necesară introducerea unui anumit nivel de redundanță a datelor sau introducerii în schema bazei de date a câmpurilor calculate. Principala provocare constă în găsirea compromisului optim între ușurința păstrării integrității datelor și performanțele bazei de date. Denormalizarea implică selectarea proceselor dominante (interogare și actualizare a datelor) pe baza frecvenței, volumului de date și priorității acestora, evaluarea costurilor totale ale operațiunilor de actualizare, interogare și stocare a datelor, precum și evaluarea efectelor determinate de pierderea integrității datelor.

De asemenea, la proiectarea fizică vor fi luate în considerare și facilitățile oferite de SGBD-ul ales. Diferențele dintre diferite SGBD-uri se referă adesea la tipurile de date suportate, reprezentarea sau nu a relațiilor dintre clase și subclase, implementarea relațiilor recursive.

Prin urmare, schema logică a bazei de date poate diferi, mai mult sau mai puțin, de schema fizică a bazei de date.

3.1.2 Demersul proiectării bazelor de date

Proiectarea schemei logice a bazei de date poate fi realizată în mai multe moduri. Abordarea tradițională, aplicată în special bazelor de date relaționale, presupune constituirea relației universale prin reunirea tuturor datelor elementare (atribute) identificate în faza de analiză și repartizarea lor în tabele pe baza analizei dependențelor dintre atribute (dependențe funcționale, dependențe multivaloare și de joncțiune) și aplicarea procesului de normalizare. Această abordare a înregistrat unele succese în cazul bazelor de date de dimensiuni mici și medii, însă ea devine foarte greoaie în cazul bazelor de date de dimensiuni mari și foarte mari.

Introducerea modelului entitate-relație (ER) a determinat reorientarea specialiștilor către o nouă abordare în proiectarea bazelor de date. Modelarea conceptuală a datelor cu ajutorul diagramelor entitate-relație (DER) a fost descrisă prima dată în lucrările lui P.P. Chen, publicate în 1976, deși primele încercări de formalizare sunt înregistrate în anii ’60 și aparțin lui Charles Bachman. Ulterior, modelul lui Chen a înregistrat numeroase modificări și extensii. Simplitatea, ușurința învățării și posibilitatea formalizării cerințelor sistemului așa cum sunt ele în realitate, independent de opțiunile de organizare și tehnologice au sporit vertiginos popularitatea modelului ER încă din anii ’80.

Noua abordare presupune, mai întâi, modelarea conceptuală a datelor prin construirea diagramei entitate-relație (DER), care evidențiază entitațile de date ale sistemului, proprietățile acestora și legăturile dintre entități. Ulterior, prin aplicarea unor reguli simple, are loc transformărea modelului entitate-relație în schema logică a bazei de date. Tabelele astfel obținute sunt în final analizate din perspectiva normalizării putând rezulta noi tabele.

Utilizarea modelului ER oferă o serie de avantaje fața de abordarea tradițională

reprezintă un util instrument de comunicare între proiectanți și utilizatorii finali pe parcursul fazelor de analiză și proiectare logică;

este foarte ușor de înțeles și conceput. În general, prezentarea grafică permite exprimarea unui volum mare de informații sub o formă compactă, ușor de urmărit și înțeles;

utilizează conceptul de abstractizare, ceea ce reduce considerabil numărul obiectelor luate în considerare la analiza și proiectarea bazei de date. Prin utilizarea noțiunii de entitate ca abstractizare pentru datele elementare (atribute) se vor analiza mai puține obiecte (numărul entitaților de date este mult mai mic decât numărul datelor elementare din sistem) și mai puține relații între obiecte (numărul relațiilor dintre entități este mult mai mic decât numărul relațiilor de dependență existente între atribute). Deși datele elementare sunt reprezentate și în această abordare, ca proprietăți ale entităților, totuși numărul dependențelor ce trebuie analizate este mult redus, fiind luate în considerare doar dependențele la nivelul entităților (adică dependențele dintre atributele unei entități) și nu la nivelul întregii baze de date (adică dependențele dintre atributele relației universale).

Existența unui set complet de reguli de transformăre a DER în tabele ale bazei de date. Aceste reguli permit transformărea simplă și rapidă a cerințelor informaționale ale sistemului, structurate în DER, în baza de date. Majoritatea instrumentelor CASE oferă suport pentru generarea automată a bazei de date în funcție de SGBD-ul dorit.

Din cele prezentate rezultă că există două strategii de proiectare a bazei de date:

strategia bottom-up, reprezintă abordarea tradițională și presupune constituirea relației universale care urmează a fi supusă normalizării pentru a se obține tabelele bazei de date;

strategia top-down, presupune construirea DER care va fi apoi transformătă într-un set de tabele prin aplicarea unor reguli. Tabelele astfel obținute vor fi analizate din perspectiva normalizării.

Pornind de la aceste două strategii, pot fi identificate mai multe demersuri de proiectare a bazei de date, mai mult sau mai puțin riguroase. Două dintre ele corespund celor două strategii, ele fiind descrise pe scurt anterior. Un demers mai riguros presupune combinarea celor două strategii; se aplică ambele strategii obținându-se două modele logice ale datelor, iar din compararea lor va rezulta schema logică finală a bazei de date. Acest demers presupune parcurgerea următorilor patru pași:

Construirea câte unui model logic al datelor pentru fiecare categorie de utilizatori identificată. Acest pas presupune normalizarea imaginilor asupra bazei de date (formulare și rapoarte) specifice fiecărei categorii de utilizatori.

Integrarea perspectivelor, care presupune combinarea tuturor perspectivelor normalizate ale utilizatorilor și obținerea schemei globale a bazei de date.

Întocmirea modelului conceptual al datelor pentru întregul sistem și transformărea acestuia într-un set de tabele normalizate.

Compararea modelului logic consolidat al datelor rezultat prin integrarea perspectivelor utilizatorilor cu cel obținut prin transformărea DER, în vederea definirii modelului logic final.

În practică, poate fi angajat un alt demers mai simplu de proiectare a bazei de date, constând în transpunerea directă a cerințelor sistemului în modelul logic al datelor, fără parcurgerea unor pași intermediari. Un asemenea demers poate fi aplicat în cazul bazelor de date de dimensiuni foarte mici sau dacă proiectantul are o mare experiență în domeniul problemei. Oricum, alegerea unui demers sau a altuia depinde de complexitatea bazei de date, experiența echipei de proiectare, timpul și resursele financiare disponibile sau cerințele de calitate dorite.

3.2. Proiectarea logică de detaliu a fișierelor

Structurarea datelor în fișiere este o operație de definire a structurilor logice, de descriere a conținutului informațional pe articole. Structurarea logică se prezintă ca un șir de caractere constituit prin concatenarea mai multor elemente informaționale.

Proiectarea structurilor logice constă în stabilirea elementelor informaționale care compun articole ținându-se seama de conținutul real al intrărilor informaționale de rolul fiecărui fișier în procesul prelucrării. Structura datelor din fișier implică definirea conținutului informațional al articolelor.

Prin precizarea caracteristicilor logice de utilizare analistul stabilește caracteristicile descriptive specifice datelor și modul lor de existentă și utilizare.

Caracteristica principală pe baza careia se stabilește formatul articolelor este factorul de repetitivitate al anumitor elemente informaționale din structură. Indicatorii de activitate ai fișierelor sunt obligatoriu de definit și respectat deoarece nivelul lor sunt condiție esențiala a realizării următoarelor operații:

stabilirea necesarului de suporturi tehnice de date;

estimarea duratelor de exploatare a fișierelor;

planificarea operațiilor de culegere și control.

Indicatori pentru fișiere – cei mai reprezentativi indicatori folosiți pentru gestiunea datelor a căror nivele maxime trebuie estimate la momentul proiectării logice sunt:

n (numărul de articole estimate în perioadele de vârf din activitate)

ns (numărul de articole șterse la momentul actualizării unui fișier)

na (numărul de articole noi adăugate la momentul actualizării unui fișier

ne (numărul de articole exploatate la momentul unei prelucrări automate)

nm (numărul de articole modificate la momentul actualizării unui fișier)

Un indicator utilizat frecvent pentru caracterizarea stabilitătii în timp, stabilitate specifică pentru fiecare tip de colecție în parte este ponderea (m) a articolelor actualizate într-o perioadă de timp.

Pentru caracterizarea modului de utilizare al articolelor din fișier, în procesul prelucrării, se poate calcula indicele de utilizare al articolelor din fișier (Iu)

Proiectarea fizică de detaliu a fișierelor

Caracteristicile fizice la nivel de fișier – vizează în principiu asocierea acelor parametrii generali și a acelor atribute reprezentative care descriu cel mai bine proprietățile colecției de date și mediul lor de stocare, fișierele sunt recunoscute și utilizate de diferite componente din cadrul sistemelor de operare.

Proiectarea structurii bazelor de date – structura bazei de date reprezintă un model al datelor exprimat în concepte specifice unui anumit sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD), lucru ce face ca proiectarea bazei de date să reprezinte transpunerea modelelor conceptuale în termenii unui model al datelor suportat de un anumit tip de SGBD, model ierarhic, rețea, relațional, funcțional.

Determinarea legăturilor dintre colecțiile de date și a modului de reprezentare a acestora se realizează pe baza legăturilor naturale dintre obiectele descrise cu ajutorul entităților identificate. Presupunem entitățile “gestiuni” și “materiale”, relațiile dintre entități pot fi de 3 tipuri:

Relații de tipul unu la unu –atunci când într-o gestiune se poate afla un singur material iar un material aparține unei singure gestiuni;

Relații de tipul unu la mulți atunci când într-o gestiune se pot afla unul sau mai multe materiale, iar un material aparține unei singure gestiuni.

Relații de tipul mulți la multi atunci când într-o gestiune se pot afla unul sau mai multe materiale, iar un material poate aparține uneia sau mai multor gestiuni.

Pentru entitățile gestiuni și materiale, pot exista gestiuni care nu dețin nici un material, reprezentând gestiunile de produse finite dar nu poate exista un material care să nu apartină nici unei gestiuni.

Proiectarea tehnologiilor de prelucrare a datelor

Caracteristicile tehnologiei de prelucrare automată a datelor – se poate defini ca fiind ansamblu de procedee, mijloace și metode utilizate în domeniul prelucrarii automate a datelor, având ca scop final, obținerea unor tabele, liste, grafice și alte tipuri de situații de ieșire ce conțin informațiile necesare fundamentării deciziilor, controlul execuției lor și execuția unor operațiuni.

Obicectivele urmărite în proiectarea organizarea și funcționarea tehnologiei de prelucrare automată a datelor, sunt subordonate obiectivului principal: asigurarea furnizării din procesul prelucrării, în timp util, a informațiilor necesare și suficiente de calitate corespunzătoare și cu cost minim pe unitatea de informație prelucrată și modificată.

Tehnologia de prelucrare automată a datelor trebuie să asigure realizarea obiectivelor secundare:

utilizarea eficientă a resurselor implicate;

realizarea concordanței între cerințele concrete și metodele și procedeele utilizate;

asigurarea calității informației în procesul prelucrării și păstrării ei pe parcursul întregului flux.

Operațiile tehnologice în prelucrarea automată a datelor sunt:

operații tehnologice de pregătire a datelor în vederea prelucrării lor automate;

operații tehnologice de prelucrare propriu-zisă a datelor;

operații tehnologice de redare a rezultatelor obținute prin prelucrare.

3.3. Realizarea sistemelor informatice – elaborarea programelor

Obiectivele urmărite

Prezentarea procesului de elaborare a produselor program:

faza 1: Specificația de realizare a programului;

faza 2: Proiectarea programului și elaborarea schemei bloc;

faza 3: Codificarea programului ;

faza 4: Testarea programelor și efectuarea corecțiilor;

faza 5: Elaborarea documentației produsului program;

faza 6: Întreținerea și dezvoltarea produsului program.

Căi și mijloace de creștere a productivității și eficienței muncii în activitatea de programare:

utilizarea instrumentelor de tip CASE;

prezentarea generațiilor de limbaje de programare.

Modalități de realizare a programelor

Utilizarea pachetelor de programe aflate în biblotecile de programe – obiectivul central este acela de a folosi cat mai mult produse program existente și de ale incorpora în noul produs program în scopul de economisi efort de realizare, timp și bani.

Realizarea modulelor/ programelor de interfata. Prin realizarea acestor interfețe se vor implementa cerințele noilor utilizatori prin adaptarea unor produse program scrise pentru alți beneficiari. Soluția interfețelor valorifică software-ul existent și micșorează efortul de programare.

Realizarea programelor originale – faze:

elaborarea specificației programului;

proiectarea programului;

codificarea programului;

testarea programului;

întocmirea documetatiei.

Activități specifice pe faze de realizare

Faza 1. Elaborarea specificației programului:

analiza proiectului tehnic;

analiza platformei și software-ului ;

Faza 2. Proiectarea programului:

descompunerea în module a produsului program într-o abordare de tip top-down;

elaborarea pseudocodului programului;

elaborarea schemei logice de program.

Faza 3. Codificarea programului:

elaborarea graficului de eșalonare a realizării modulelor produsului program și organizarea echipei de programare;

realizarea modulelor program;

Faza 4. Testarea programului:

depanarea erorilor de sintaxă la masa de lucru prin verificarea manuală a listei programului sursă;

testarea programului cu date de test la masa de lucru;

introducerea programului sursă în calculator, compilarea;

rularea programului executabil aferent unui modul cu ajutorul datelor de text și eliminarea erorilor de logică

Faza 5. Întocmirea documentației:

prezentarea generală a produsului;

structura generală a produsului;

descrierea bazei de date;

documentația de programare;

situații și rezultate finale;

instrucțiuni de utilizare;

instrucțiuni de exploatare.

Căi de creștere a eficienței și productivității în etapa de realizare a programelor

utilizarea instrumentelor de tip CASE care asigură o automatizare a muncii de programare și o asistare a programatorului pe tot parcursul elaborării produsului program;

dezvoltarea de software orientat pe obiecte, în care se pune accent nu pe funcțiunile modulului ci pe legăturile dintre module și proceduri care au fost definite ca obiecte în etapa de proiectare.

Fiecare obiect conține date dar și prelucrările necesare realizării funcțiunilor obiectului.

CAPITOLUL IV

SISTEME DE GESTIUNE

4.1. Despre sistemele de gestiune baze de date

Sistemele de gestiune (sau administrare, sau management) a bazelor de date, adică softurile specializate pe manevrarea cât mai eficientă și cât mai sigură a unor volume mari de date. Dacă excludem din discuție sistemele desktop și sistemele înglobate (embedded), rămânem cu o categorie numită generic "servere de baze de date". În vremurile noastre, acestea sunt bazate pe modelul relațional (sau pe derivate ale acestuia), înțeleg un dialect de SQL, sunt extrem de complexe și foarte scumpe.

În ultima vreme au apărut servere de baze de date gratuite, dezvoltate și furnizate în regim open source. Mai mult, acestea au încetat să mai fie curiozități sau experimente exotice și, în unele privințe, au ajuns să fie comparabile cu sistemele comerciale.

Răspândirea acestor sisteme, deși foarte rapidă, este relativ limitată din punctul de vedere al utilizării: majoritatea instalărilor sunt menite să furnizeze un back-end pentru aplicații pentru Internet sau Intranet. Un alt domeniu în care sistemele gratuite au o nișă perfectă este învățământul. Fie că este vorba de universități, fie că este vorba de autodidacți, aceste sisteme reprezintă alegerea firească.

Primele baze de date erau dezvoltate pe sisteme mainframe și erau manipulate de oameni special pregătiți pentru a gestiona aceste sisteme. Aceste baze de date erau simple Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date (SGBD). Primul Sistem de Baze de Date Relaționale (SGBDR) a fost lansat de Oracle Corporation și folosea limbajul de interogare SQL. Deși versiunea originală a fost dezvoltată pentru sisteme VAX/VMS, Oracle a fost unul dintre primii furnizori care a lansat o versiune și pentru sistemele PC pe sistemul de operare DOS.

La jumătatea anilor 80, Sybase a lansat propriul sau SGBDR – SQL Server. Acesta avea biblioteci client pentru accesul la baza de date. Asigurând suportul pentru proceduri rezidente (astăzi denumite „proceduri stocate") și interoperabilitatea cu o diversitate de rețele, SQL Server a devenit un produs de succes în scurt timp, mai ales în mediile client/server.

O dată cu dezvoltarea sistemelor personale (PC), au apărut și primele aplicații de baze de date care foloseau un singur fișier pentru a stoca toata informația din baza de date (denumite baze de date „flat file"). Ele erau de tip Xbase, un limbaj care s-a răspândit foarte repede fiind folosit în special la manipularea datelor. Sistemele care l-au folosit, daca mai este nevoie sa le enumăr, au fost dBase, FoxBase, FoxPro. Aceste versiuni rulau sub sistemul MS-DOS și împărtășeau limitările acestuia. Cea mai răspândită aplicație care folosea limbajul xBase a fost FoxPro, sistem dezvoltat de firma Fox Software. Chiar și în zilele noastre există firme care stochează alte extrem de importante în baze de date FoxPro, iar cel mai cunoscut exemplu este cel al organizației care gestionează Euro Tunel. Aceasta folosește o aplicație care gestionează câteva sute de GB de date.

La începutul anilor 90, firma Microsoft Corporation a lansat aplicația Access, aplicație care se bazează în mare parte pe logica de stocare a sistemului FoxPro, sistem care fusese achiziționat de firmă în 1998. Aplicația Access a devenit, în scurt timp, cea mai folosită aplicație de gestiune a bazelor de date „flat file" de pe sistemele personale. Începând cu versiunea 7 i s-a adăugat un limbaj de programare dedicat (Visual Basic for Applications – VBA), bazat pe limbajul de programare Visual Basic. Prin intermediul acestuia se puteau manipula datele mai ușor, se puteau folosi automatisme pentru diverse interogări, afișări etc. Începând cu versiunea 9, limbajul integrat este compatibil cu Visual Basic și cu limbajul folosit de MS SQL Server.

În privința sistemelor server, piața s-a dezvoltat uimitor de repede deoarece s-a constatat cât de folositoare sunt sistemele dedicate acestui lucru. Oracle a lansat și și-a dezvoltat baza de aplicații server. Începând cu versiunea 8i, au fost introduse extensii orientate pe obiecte. Lansată cu ocazia Oracle OpenWorld, Oracle 9i reprezintă cea mai completă infrastructura pregătită pentru rularea aplicațiilor Internet. Oracle 9i include Oracle 9i Database și Oracle 9i Application Server și pachetul de unelte de dezvoltare Oracle 9i Developer Suite.

În ceea ce privește corporația Microsoft, aceasta a lansat tot în anul 2000 serverul de baze de date SQL Server 2000. Aplicația se dorește a fi un concurent direct pentru aplicațiile Oracle, iar pentru acest fapt i s-a adăugat suport 100% pentru limbajul XML prin intermediul căruia se poate interoga direct serverul dintr-un browser (dacă serverul a fost configurat să suporte această facilitate).

Tot în 2000, compania IBM a lansat varianta 7 a aplicației DB 2. Aceasta aplicație, ca și Oracle, este implementata pe mai multe platforme (inclusiv Linux), fiind o aplicație pur obiectuală. Și pentru ca am ajuns la aplicații de baze de date obiectuale, trebuie să amintim și de aplicația companiei Computer Associates, Jasmine. Deoarece despre aceasta aplicație nu se știu prea multe în România, promit ca am sa revin cu mai multe detalii.

Pe sistemele Linux, cel mai folosit server de baze de date este MySQL. Cu toate că există un alt produs gratuit (MySQL este gratuit atât timp cât aplicația dezvoltata nu este revânduta) – PostgreSQL, MySQL rămâne preferatul programatorilor de Linux. De ce? Pentru că limbajul cel mai folosit pe partea de server web – PHP – dispune de o extensie MySQL înglobată. Dar nu numai acest lucru a influențat folosirea MySQL. Una dintre alegeri a fost și datorită ușurinței administrării acestui sever, el dispunând de un client de accesare inclus.

4.2 Despre SQL

Istoria SQL (Structured Query Language) începe în laboratoarele IBM din San Jose, unde limbajul a fost dezvoltat în ultimii ani deceniului 8. Inițial a fost dezvoltat pentru produsul DB2 al IBM. SQL este diferit de limbajele procedurale și 3GL care au fost create de atunci, SQL fiind un limbaj procedural.

SQL este limbajul standard folosit pentru manipularea și regăsirea datelor din aceste baze de date relaționale. Prin SQL un programator poate face următoarele lucruri:

să modifice structura unei baze de date;

să schimbe valorile de configurare pentru securitatea sistemului;

să interogheze o bază de date asupra informațiilor;

să adauge drepturi utilizatorilor asupra bazelor de date sau tabelelor;

să actualizeze conținutul bazei de date.

4.3. Prezentarea aplicatiei Microsoft Access

Intr-o explicatie simplista, o baza de date poate fi definita ca o colectie de informatii. De exemplu, cartea de telefon este o baza de date, la fel cum este agenda cu numerele de telefon si catalogul de fise de la biblioteca. In cazul bazei de date computerizate – cum este Microsoft Access – avem un sistem de gestiune a bazelor de date relationale.

Modul de organizare a bazei de date a Microsoft Access.

Cuvinte cheie implicate:Database File, Table, Record, Field, Data-type. Ierarhia prezentata are rolul de a explica cuvintele cheie de mai sus.

Database File: Acesta este fisierul principal care inglobeaza toate obiectele bazei de date si care este salvat pe hard-disk-ul calculatorului. Exemplu) StudentDatabase.mdb

Table: Un tabel este o colectie de date specifica unui anumit topic. In baza de date pot exista mai multe tabele. Exemplu #1) Students

Exemplu #2) Teachers

Field: Campurile reprezinta categorii diferite in interiorul unui tabel (coloanele tabelului); Exemplu #1) [anonimizat][anonimizat] #2) [anonimizat][anonimizat]: Tipul datei este o proprietate a fiecarui camp. Fiecare camp are un numit tip de date (poate contine date doar de un anumit tip)

FieldName) [anonimizat][anonimizat]) Text

Lansarea aplicatiei Microsoft Access

Doua metode

Dublu click pe icon-ul Microsoft Access de pe desktop.

Click on Start –> Programs –> Microsoft Access

Crearea unei noi baze de date si deschiderea unei baze existente

In Access, primul lucru ce se poate face este sa cream un fisier de tip baza de date. Acest fisier va contine toate elementele create, nu numai toate datele, ci si formulare personalizate, rapoarte si indexuri. Fereastra Microsoft Access pune la dispozitie urmatoarele optiuni:

Crearea unei noi baze de date blank ;

Utilizarea unui wizard la crearea unei noi baze de date;

Deschiderea unei baze de date existente.

Casuta din partea de jos a ferestrei indica cele mai recent utilizate baze de date. Daca baza dorita nu se afla printre acestea, alegeti optiunea More Files option si click OK.

Crearea unei baze de date folosind programul wizard

La lansarea programului Access optati pentru Access Database Wizards, pages, and projects si click OK.

Daca aceasta fereastra nu mai este deschisa, atunc click pe New Database din bara de instrumente.

In fereastra deschisa click pe tab-ul Databases, si dublu click pe icon-ul tipului dorit de baza de date. Specificati numele si locatia bazei de date. Click pe Create pentru a incepe definirea noii baze de date

Crearea unei baze de date fara ajutorul unui wizard

La lansarea programului Access optati pentru Blank Access Database, si click OK. Daca fereastra initiala de dialog a fost inchisa, click New Database de pe bara cu instrumente si apoi dublu clic pe icon-ul Blank Database de la tab-ul General. Specifcati un nume si o locatie pentru baza de date si click pe Create.

Tabele

Un tabel este o colectie de date specifica unui anumit topic, ca de exemplu studenti sau carti. Utilizand cate un tabel separat pentru fiecare topic inseamna depozitarea (pastrarea) datelor o singura data, inlaturand redundantele si facand astfel baza de date eficienta.

Tabelele organizeaza datele in coloane (campuri) si randuri (inregistrari). Fiecare camp dintr-o inregistrare contine acelasi tip de informatie (de exemplu numele de familie al unui student). Fiecare inregistrare dintr-un tabel contine toate informatiile despre un anumit student

Crearea unui tabel Design view

Apasati tasta F11 pentru revenire in fereastra Database. Dublu-Click pe "Create table in Design view".

Se definesc in continuare campurile tabelului.Sub numele coloanei Field Name, se introduc categoriile tabelului.

Sub numele coloanei Data Type, se introduce tipul de data al categoriei respective.

Este atributul unei variabile sau al unui camp si determina ce fel de data va contine acel camp. De exemplu, intr-o baza Access campurile de tip Text si Memo pot contine atat text cat si numere, pe cand campurile Number permit pastrarea doar a datelor de tip numeric. Campurile numerice vor fi folosite in calcule matematice. Alte tipuri de date sunt Currency folosite la afisarea sau calculul de valori currency, Date/Time (date calendaristice), Yes/No (valori logice), Auto Number, si OLE object (Picture). Sub numele coloanei Description, se introduce optional un text care descrie (ofera o explicatie)fiecarui camp

Se introduc date pentru a defini campurile tabelului:

Cheia primara – Primary Key

Unul sau mai multe campuri ale caror valori identifica in mod unic fiecare inregistrare. O cheie primara nu permite valori Null si trebuie sa aiba intotdeauna valori unice. Ea este folosita pentru a relationa un tabel principal, cu chei externe din alte tabele.

NOTA: Nu este obligatorie definirea unei chei externe, dar este recomandata. Daca nu se defineste o cheie primara, Access va intreba daca se doreste crearea uneia, atunci cand se salveaza tabelul.

Pentru exemplul dat definiti campul Soc Sec # ca si cheie primara (aceasta insemnand ca fiecare student are un numar "social security" si nu exista doi studenti cu acelasi numar).

Pentru a realiza acest lucru, selectati campul Soc Sec # si apoi selectati butonul primary key .Dupa realizarea acestei operatiuni se salveaza tabelul.

Introducerea datelor

Click pe Datasheet View si se incepe introducerea datelor in campurile tabelului corespunzator fiecarei inregistrari (rand).

Manipularea datelor

Adaugarea unei noi inregistrari -Se deplaseaza cursorul in noua linie si se introduc informatiile pentru noua inregistrari; Modificarea unei inregistrari – Se selecteaza inregistrarea si campul dorit si se efectueaza modificarile dorite ; Stergerea unei inregistrari – Se selecteaza intregul rand si se apasa tasta Delete.

Relatii intre tabele (Relationships)

Dupa proiectarea mai multor tabele in baza de date, acestea vor fi relationate be baza campurilor comune, astfel incat sa se poata proiecta in continuare interogari, formulare si rapoarte care sa extraga date din tabelele bazei de date. O relatie functioneaza pe baza unor campuri comune ale tabelelor. In majoritatea cazurilor, aceste

campuri comune sunt: cheia primara a unui tabel (primary key care furnizeaza o identificare unica a fiecarei inregistrari din tabelul respectiv) si cheia externa (foreign key) a altui tabel. De exemplu profesorii (teachers) pot fi asociati cu studentii (students) pe care ii au in responsabilitatea lor, prin crearea unei relatii intre tabelele teacher si student pe baza campului TeacherID. Se urmeaza pasii urmatori pentru crearea relatiei intre cele doua tabele: In fereastra bazei de date click pe meniul Tools –> Relationships; Se selecteaza tabelele dorite a fi relationate si click pe butonul Add ; Se trage (drag) campul primary key al tabelului parinte (Teacher in acest caz), si se elibereaza peste (drop) acelasi camp din tabelul copil (Student in acest caz)

Select Enforce Referential Integrity

Atunci cand casuta Update Related Fields este bifata, orice schimbare in tabela primara va determina modificarea (updatarea) automata a valorilor corespunzatoare din inregistrarile relationate. Atunci cand casuta Cascade Delete Related Records este bifata, stergerea unei inregistrari din tabela primara va determina stergerea automata a tuturor inregistrarilor corespondente din tabelul relationat. Click Create si salvati relatia

Formulare

Un formular nu este altceva decat o reprezentare grafica a unui tabel. Se pot adauga, modifica, sterge inregistrari ale tabelului folosind un formular. NOTa: Cu toate ca formularul va avea un nume diferit de cel al tabelului, amandoua vor manipula aceeasi informatie. Modificarea unei inregistrari prin intermediul formularului va determina modificarea inregistrarii din tabel. Un formular este util si atunci cand tabelul are mai multe campuri; in acest fel, campurile vor fi vizualizate intr-un singur ecran, nefiind nevoie de barele de scroll utilizate in table view.

Crearea unui formular cu ajutorul unui wizard

Folosirea programului wizard este o buna optiune pentru utilizatorii incepatori. Pentru crearea unui formular simplu se urmeaza pasii:

Se trece in fereastra Database.; Click pe butonul Forms sub Objects in partea stanga a ecranului; Dublu click pe Create Form Using Wizard; In urmatorul ecran se selecteaza campurile dorite a fi vizualizate in formular. In majoritatea cazurilor se selecteaza toate campurile. ; Click Next; Se selecteaza layout-ul dorit; Click Next ; Se selecteaza stilul dorit ; Click Next; Se da un nume formularului se se selecteaza Open the Form and enter information; Se selecteaza Finish. Pentru a aduce modificari formularului creat se trece in modul design view.

Rapoarte

Un raport este o metoda eficienta de a prezenta datele tabelelor intr-un format tiparibil. In cadrul unui raport exista controlul asupra marimii si aspectului datelor care vor fi tiparite. Crearea unui raport folosind programul wizard : ca si in cazul formularelor, crearea unui raport cu ajutorul unui wizard este o metoda eficienta de realizare a unui raport care poate fi modificat ulterior in modul de proiectare design view. Se trece in fereastra Database. (Se apasa tasta F11); Click pe butonul Reports sub Objects in partea stanga a ecranului; Double click on Create Report Using Wizard; In urmatorul ecran se selecteaza campurile care se doresc tiparite in raport ;Click Next; Se selecteaza optiunea de grupare a inregistrarilor daca se doreste sau daca este cazul.Click Next;Se selecteaza layout-ul si orientarea paginii;Se selecteaza stilul ;Click Next;Se da un nume raportului si se selecteaza Preview the Report.Click Finish. Raportului creat cu wizard i se pot aduce modificari in modul design view.

Interogari

O interogare (query) reprezinta un mod de ascundere a informatiilor mai putin utile, pentru a vedea mai clar informatiile necesare.

CAPITOLUL V

IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC

5.1. Obiectivele sistemului

Dacă avem în vedere calitatea unei unități patrimoniale de furnizare de bunuri, lucrări și servicii, între aceasta și terți, respectiv beneficiarii bunurilor, lucrărilor sau serviciilor, se stabilesc anumite relații ce îmbracă forma creanțelor legate de livrări. Creanța se definește, în general, ca fiind un act prin care se certifică dreptul creditorului de a primi, la un anumit termen, o sumă de bani sau alte bunuri economice ori valori, de la debitor.

Creanțele rezultate din livrări individualizează din marea masă a terților o categorie distinctă denumită generic “clienți”, reprezentată de acele persoane fizice sau juridice având calitatea de cumpărători sau beneficiari potențiali ori efectivi ai bunurilor, lucrărilor ori serviciilor oferite spre vânzare de un agent economic.

Contabilității îi revine sarcina de a urmări raporturile specifice dintre întreprindere și clienții săi, respectiv de a reflecta creanțele aferente livrărilor, precum și modul de lichidare a lor. Pentru realizarea acestui scop se utilizează pentru eficientizarea activitatii sistemele de gestiune baze de date. În cazul firmei Orbit Omnilogic, un sistem informatic de evidenta a creantelor clientilor sai, realizat în Microsoft Access .

Modulul “încasări” din cadrul sistemului integrat al firmei Orbit Omnilogic este orientat pentru satisfacerea necesităților de urmărire și informare legate de fluxul creantelor . Astfel, sistemul vine în sprijinul utilizatorilor cu interfețe dedicate generării și urmăririi documentelor de gestiune, conturilor curente/ pe client, gestionării evidentei chitantelor, facturilor, destinații de consum, unități de măsură, precum și cu o serie de rapoarte parțial definibile de către utilizator.

Obiectivul sistemului îl constituie crearea unui instrument de analiză financiară care să permită: analiza fluxului de numerar bazată pe intrări și ieșiri de numerar; cunoașterea situației relațiilor financiare cu clienții; evidențierea tendințelor fluxului de numerar – diferențierea pe fluxuri de numerar negative, pozitive sau zero; agregarea / dezagregarea pe perioade de timp, cumularea, filtrarea.

5.2 Scurta prezentare a mediului de lucru – MS Access

Microsoft Access este aplicația de management al bazelor de date pusa la dispoziție de suita Microsoft Office. Spre deosebire de Excel, Access permite sa stocarea si administrarea unor volume mari de date,organizate in unitați numite inregistrari. Utilitarele de asistența din aplicatia Acess asigura un proces simplu, pas cu pas, de configurare a tabelelor, formularelor, paginilor de acces la date, rapoartelor si interogarilor.

O baza de date Access consta din urmatoarele obiecte:

Tabele – contin toate inregistrarile

Formulare – afiseaza inregistrarile din tabele,una cate una

Interogari – localizeaza inregistrari specifice

Rapoarte – tiparesc loturi de inregistrari

Pagini de acces la date – pun la dispozitie date prin intermediul paginilor Web

Macrocomenzi – actiuni automate uzuale

Module – stocheaza declaratii si proceduri Visual Basic, care va permit sa scrieti programe pentru bazele de date, astfel incat acestea sa poata interactiona cu alt software.

Elementele din fereastra Access:

Bara de meniuri – dati click pe orice denumire din bara de meniuri pentru a derula un meniu;

Bara de instrumente Access – pune la dispozitie butoane pentru comenzile folosite uzual. Bara de instrumente ofera o serie de butoane ce se modifica in functie de sarcina curenta, pe masura ce lucrati in Access;

Tabel – intr-o baza de date, tabelele contin informatiile. O singura baza de date poate sa aiba mai multe tabele, fiecare cu cate un set diferit de inregistrari associate;

Formular – formularul cu rubrici goale, gata de a fi completat, este utilizat pentru introducerea , editarea si vizualizarea informatiilor dintr-un tabel,cate o inregistrare pe rand. O singura baza de date poate sa contina multe formulare diferite,chiar mai multe formulare pentru fiecare table;

Caseta Ask a Question – caseta este utilitar pentru asistenta online;

Butoane pentru obiecte – dati click pe aceste butoane pentru a modifca lista ce arata tipurile de obiecte cu care doriti sa lucrati. Obiectele dintr-o baza de date sunt tabele, formulare, rapoarte, interogari, macrocomenzi si module.;

Fereastra bazei de date – afiseaza liste ale obiectelor dintr-o baza de date si contine butoane ce arata obiectele de un anumit tip. Dati click pe un buton al unui obiect din lista Object, dati click pe un obiect, apoi dati click pe unul dintre butoanele din fereastra Database pentru a lucra cu baza de date.;

Butoane de navigare in inregistrari – aceste elemente de control asigura trecerea de la o inregistrare la alta intr-o baza de date. In formulare si tabele, ele afiseaza prima, urmatoara, anterioara sau ultima inregistrare. De asemenea, afiseaza numarul inregistrarii curente si numarul total de inregistrari din baza de date;

Bara de stare – afiseaza informatii de stare despre sarcina curenta;

Indicatori de mod – afiseaza conditile speciale care sunt in vigoare;

Panoul de sarcini – ofera un acces rapid la alte baze de date, liste de campuri, dependente de obiecte, clipboard si optiuni pentru cautare.

Prezentarea aplicației Gestiune incasari

Vizualizarea bazei de date

Fereastra care se deschide la initializarea aplicatiei este urmatoarea

Dati click pe Tables din lista Objects pentru a vedea tabelele din baza de date

Tabelul este o colectie completa de date, afisate in randuri si coloane. Fiecare rand constituie o serie de informatii, numita inregistrare. Fiecare coloana din rand, numita camp, reprezinta o parte a informatiei din inregistrare.

Se pot afisa, edita ori tipari date intr-un tabel si, de asemenea, se poate crea un formular ca sa usureze adaugarea de date in tabel sau actualizarea datelor existente.

In orice tabel, un camp trebuie sa fie cheia principala, care contine un element unic ce identifica fiecare inregistrare – de exemplu, un numar unic.

Tabelele cu structura lor din aplicatia Gestiune incasari a firmei sunt urmatoarele:

Tabel nr. 5.1.

Putem asocia tabele cu alte tabele, pentru a crea relatii, atata timp cat partajeaza un camp comun. De exemplu, putem asocia intre ele un tabel cu evidenta platilor (chitantelor) si un tabel cu facturile emise, daca ambele tabele contin un camp pentru numarul de factura.

Odata ce ati stabilit o relatie, puteti crea un raport care include informatii din ambele tabele – de exemplu, toate facturile ce sunt acoperite partial sau total de chitante si toate

chitantele care sunt emise pentru nr. de factura si clientul n..

* Pentru a vizualiza relatiile dintre tabele , din meniul Tools alegeti comanda Relationships.

Pentru a vedea in fereastra Database o lista de obiecte de alt tip, dati click intr-unul dintre taburile din stanga listei – de exemplu tabul Forms.

Formularele cu structura lor din aplicatia Gestiune incasari a firmei sunt urmatoarele:

FACTURI Subformular – pentru introducere date facturi;

FORMULAR INTRODUCERE CHITANTE ;

FORMULAR INTRODUCERE FACTURI;

Help – se pot lega fisere tip .doc cu instructiuni legate de utilizarea meniurilor, functiilor programului , link-uri catre liste cu instructiuni;

INITIAL – este formularul principal, ce se deschide automat la lansarea aplicatiei si care are ca butoane pentru lansarea subformularelor:

Adaugare Clienti;

Modificare/Stergere Clienti;

Inregistrare facturi;

Inregistrare Chitante;

Listare chitante;

Listare centralizator chitante;

Listare centralizator facturi;

Listare scadentier;

Help;

Exit to Windows – buton care inchide aplicatia.

In vederea arhivarii situatiilor lunare si trimestriale avem urmatoarele rapoarte pentru listarea:

CENTRALIZATOR CHITANTE – Raport din tabela CHITANTE, care poate lista datele in functie de criteriul ales si informatia necesara, de exemplu, in ordinea cronologica a incasarilor, in ordine crescatoare/descrescatoare a valorii /luna in curs, avand si un total general in partea inferioara a raportului.

CENTRALIZATOR FACTURI – Raport din taela FACTURI ce prezinta situatia facturilor emise lunar sip e total perioada.

LISTARE CHITANTE – Listeaza toate chitantele introduce cu ajutorul formularului Introducere Chitante in tabela CHITANTE.

SCADENTE FACTURI – Se listeaza situatia in ordine cronologica a scadentei facturilor, valoare totala, valaore incasata, rest e incasat cu total pe fiecare coloana.

5.4. Rezultate obținute

Aplicatia “Gestiune Incasari” este un produs care ar putea fi folosit de orice firma deoarece permite urmarirea la nivel de document a situatiei creantelor. Fiabilitatea produsului consta in rapiditatea deosebita la procesarea datelor si rapoartele oferite de aplicatie.

O alta caracteristica a modulului “Incasari” este faptul ca este ergonomic – interfata de tip Windows este prietenoasa, iar programul poate fi asimilat usor chiar si de catre cei care nu sunt familiarizati cu acest mod de lucru.

Fereastra care se deschide la initializarea aplicatiei este urmatoarea:

Aplicatia permite:

adaugarea clientilor pe care ii are firma

modificarea sau stergerea acestora

inregistrarea facturilor (datelor – numar factura, valoare factura, data factura, data scadenta, etc.)

inregistrarea chitantelor emise de catre firma clientilor, in urma achitarii partiale sau totale a facturilor

vizualizarea si/sau listarea centralizatorului de chitante emise de firma intr-o anumita perioada

vizualizarea si/sau listarea centralizatorului de facturi emise de firma intr-o anumita perioada

vizualizarea si/sau listarea scadentierului (facturile neincasate emise intr-o anumita perioada scadente pana intr-o anumita data).

Adaugare clienti

Introducerea datelor despre clientii firmei se face selectand optiunea “Adaugare clienti” din fereastra ce apare in momentul deschiderii programului. In fereastra care se deschide pe ecran, stabiliti urmatoarele caracteristici ale unui client:

Denumirea;

Codul fiscal;

Adresa;

Este recomandat ca in momentul in care este utilizat programul sa fie Caps Lock-ul din tastatura apasat pentru a nu exista posibilitatea inregistrarii unui client decat fiind folosite litere mari, astfel putand fi recunoscut in utilizarea altor formulare.

Fereastra care se deschide la actualizarea tertilor este prezentata în figura de mai jos:

Dupa introducerea acestor date despre un client, exista trei optiuni:

Save and continue – salveaza inregistrarea si permite revenirea la fereastra initiala de introducere clienti, pentru adaugarea unui alt client;

Save and exit – salveaza inregistrarea si revine la fereastra initiala a aplicatiei, unde se poate accesa un alt formular (de ex. Inregistrare facturi)

Exit without saving – inchiderea ferestrei Introducere Clienti fara salvarea ultimei inregistrari facute.

Modificare / Ștergere clienți

Modificarea datelor despre clientii firmei se face selectand optiunea “Modificare/Stergere clienti” din fereastra ce apare in momentul deschiderii programului. In fereastra care se deschide pe ecran, algeti clientul pentru care doriti sa modificati datele. Pot fi modificate urmatoarele date despre client:

Codul fiscal;

Adresa;

Denumirea unui client nu poate fi modificata deoarece exista inregistrari privind facturile si chitantele acelui client, iar modificarea denumirii ar genera existenta unor facturi emise unui client ce numai exista in baza de date. Fereastra care se deschide la Modificare/Stergere clienti este urmatoarea:

In combo box-ul CLIENT se alege denumirea clientului pe care doriti sa-l modificati, in caseta COD FISCAL NOU trece-ti noul cod fiscal (daca acesta este cel ce s-a modificat), in caseta ADRESA NOUA treceti noua adresa (daca este cazul) dupa care actionati butonul Modify and exit pentru a salva modificarea si a iesi din optiunea Modificare/Stergere Clienti sau butonul Exit without saving pentru a renunta la modificarea facuta fara a o salva.

In cazul in care doriti stergerea unui client, in combo box-ul CLIENT se alege denumirea clientului pe care doriti sa-l stergeti, dupa care se actioneaza butonul Delete and exit pentru a sterge respectivul client si a renunta la optiunea Modificare/Stergere Clienti. Nu se pot sterge decat clientii cu care nu s-a mai lucrat deoarece ceilalti au inregistrari (facturi si chitante) in baza de date.

Inregistrare facturi

Pentru a înregistra o factura selectati optiunea “Inregistrare Facturi” din meniul principal. Alegeti clientul pentru care doriti sa inregistrati factura. Nu se pot alege decat clientii care au fost deja creati (vezi Adaugare Clienti). In cazul in care in lista “Client” nu apare denumirea pe care o cautati, iesiti din optiunea curenta si mergeti in “Adaugare Clienti” pentru a face inregistrarea acestuia. Dupa alegerea clientului va aparea implicit codul fiscal si adresa acestuia. Aceste campuri nu pot fi accesate. Ele pot fi modificate doar in optiunea “Modificare/Stergere clienti”.

Introduceti numarul facturii, valoarea facturii, data facturii si data scadenta. Data scadenta este data la care factura poate fi incasata. Data facturii si data scadenta trebuie introduse in format zz/ll/aaaa. In cazul in care nu sunt introduse in acest format programul va genera un mesaj de eroare ce va spune ca valoarea introdusa nu este valida.

Dupa introducerea acestor date despre o factura, exista trei optiuni:

Save and continue – salveaza inregistrarea si permite revenirea la fereastra initiala de introducere facturi, pentru adaugarea unei alte facturi;

Save and exit – salveaza inregistrarea si revine la fereastra initiala a aplicatiei, unde se poate accesa un alt formular (de ex. Inregistrare chitante)

Exit without saving – inchiderea ferestrei Inregistrare Facturi fara salvarea ultimei inregistrari facute.

Fereastra care se deschide la selectarea acestei optiuni este prezentata în figura urmatoare:

Inregistrare chitanțe

Prin inregistrarea unei chitante se realizeaza incasari in numerar de la clienti. Suma incasata reprezinta contravaloarea la facturile care se vor preciza. Aceasta operatie se realizeaza selectând optiunea Inregistrare Chitante din meniul principal.

Completati datele necesare pentru înregistrarea chitantei:

Selectati clientul;

Selectati factura care se incaseaza

Completati data chitantei. Data chitantei trebuie introdusa in format zz/ll/aaaa. In cazul in care nu este introdusa in acest format programul va genera un mesaj de eroare ce va spune ca valoarea introdusa nu este valida.

Completati numarul chitantei

Eventual modificati suma incasata in campul Valoare (în cazul în care factura nu se încaseaza integral).

Dupa introducerea acestor date despre o chitanta, exista trei optiuni:

Save and continue – salveaza inregistrarea si permite revenirea la fereastra initiala de introducere chitante, pentru adaugarea unei alte chitante;

Save and exit – salveaza inregistrarea si revine la fereastra initiala a aplicatiei, unde se poate accesa un alt formular (de ex. Inregistrare facturi)

Exit without saving – inchiderea ferestrei Inregistrare Facturi fara salvarea ultimei inregistrari facute.

Fereastra care se deschide la selectarea acestei optiuni este prezentata în figura urmatoare:

Listare chitante

Programul permite listarea chitantelor inregistrate. Pentru aceasta, selectati din meniul principal optiunea “Listare chitante”. Fereastra care se deschide la selectarea acestei optiuni este prezentata în figura urmatoare:

In continuare selectati clientul pentru care a fost intocmita chitanta in campul Client. In campul Numar chitanta vor aparea toate numerele chitantelor emise pentru acel client. Selectati numarul de chitanta si apasati butonul “Vizualizeaza si listeaza”. In acest moment va aparea pe ecran un raport ce este identic cu o chitanta. Daca doriti listarea pe imprimanta a chitantei alegeti din meniul din partea de sus a ecranului optiunea File/Print. Raportul ce va aparea pe ecran este urmatorul:

Listare centralizator chitante

Aceste raport centralizat contine toate chitantele dintr-un interval de timp dat, si are ca si campuri data chitantei, clientul, numarul chitantei, suma si numarul facturii a carei contravaloare o reprezinta chitanta.

Pentru a vizualiza acest raport selectati din meniul principal optiunea Listare centralizator chitante. Fereastra ce se va deschide este urmatoarea:

Se introduce data de inceput si data de sfarsit a intervalului pentru care doriti afisarea raportului in format zz/ll/aaaa si se actioneaza butonul Vizualizeaza si listeaza. Raportul poate fi vazut in acest moment pe ecran dar poate fi si tiparit cu ajutorul optiunii File/Print.

Raportul care se va deschide este urmatorul:

La sfarsitul raportului vor aparea doua totaluri:

Total luna: calculeaza totalul chitantelor pentru fiecare luna in cazul in care intervalul este mai mare de o luna;

Total perioada: calculeaza totalul valorii chitantelor pentru perioada filtrata.

Listare centralizator facturi

Aceste raport centralizat contine toate facturile dintr-un interval de timp dat, si are ca si campuri data facturii, clientul, numarul facturii, data scadenta si suma facturii.

Pentru a vizualiza acest raport selectati din meniul principal optiunea Listare centralizator facturi. Fereastra ce se va deschide este urmatoarea:

Se introduce data de inceput si data de sfarsit a intervalului pentru care doriti afisarea raportului in format zz/ll/aaaa si se actioneaza butonul Vizualizeaza si listeaza. Raportul poate fi vazut in acest moment pe ecran dar poate fi si tiparit cu ajutorul optiunii File/Print. Raportul care se va deschide este urmatorul:

La sfarsitul raportului vor aparea doua totaluri:

Total luna: calculeaza totalul facturilor pentru fiecare luna in cazul in care intervalul este mai mare de o luna;

Total perioada: calculeaza totalul valorii facturilor pentru perioada filtrata.

CAPITOLUL VI

CONCLUZII

În primul capitol “SISTEME INFORMATIONALE” este prezentat sistemul informational.

Un sistem informațional este un ansamblu de oameni, echipamente, software, procese și date destinate să furnizeze informații active sistemului decizional, informații necesare în elaborarea de soluții pentru problemele cu care se confruntă managerii agenților economici. Sistemul informațional face legătura între sistemul de conducere și sistemul condus și este subordonat sistemului de conducere.

Rolul sistemului informațional este de a transmite informația între diferite elemente. În cadrul sistemului informațional, majoritatea activităților se pot desfășura cu ajutorul tehnicii de calcul.

Sistemul informatic este o parte a sistemului informațional în care procesul de culegere, transmitere, stocare și prelucrare a datelor se realizează utilizând elemente sau componente ale TI, adică mijloace de calcul și de comunicare moderne, produse software specializate, proceduri și tehnici specifice la care se adaugă personalul specializat.

Pentru realizarea unui sistem informatic eficient, trebuiesc avute în vedere următoarele reguli de bază, ce au fost deduse din practică:abordarea globală modulară, criteriul eficienței economice, orientarea spre utilizatori, asigurarea unicității introducerii datelor, antrenarea beneficiarului la realizarea sistemului, posibilitatea de dezvoltare ulterioară, strategia ascendentă și strategia descendentă.

Al doilea capitol urmareste prezentarea firmei SC “ORBIT OMNILOGIC” S.R.L., infiintare, dezvoltare, organigrama, structura manageriala, structura operationala, structura organizatorica si mediul extern.

Al treilea capitol, “Proiectarea Bazelor de Date” tratează aspectele de realizare și proiectare a unei baze de date. Activitățile fazei de proiectare detaliată privesc componentele principale ale oricărui sistem informatic, respectiv baza de date, interfețele (formulare, rapoarte, meniu) și programele. Desfășurarea acestor activități nu este secvențială ci, mai curând, paralelă și iterativă. Baza de date trebuie sa reflecte specificațiile de proiectare privind formularele și rapoartele din sistem, iar proiectarea formularelor și rapoartelor nu poate fi finalizată fără ca schema bazei de date să fie clar definită.

Prin modelarea conceptuală a datelor se urmărește construirea unui model al datelor care să asigure transpunerea exactă a realității din domeniul analizat, fără a lua în considerare cerințele specifice unui model de organizare a datelor (cum este modelul relațional), criteriile de calitate privind organizarea datelor, cerințele nefuncționale ale sistemului și criteriile de performanță privind stocarea și accesarea datelor.

Proiectarea logică presupune organizarea datelor în tabele și coloane, conform regulilor modelului relațional (acesta fiind modelul cel mai popular de organizare a datelor).

Modelul fizic al datelor, rezultat în urma proiectării fizice, este invizibil utilizatorilor și programatorilor. El specifică modul de stocare fizică și accesare a datelor, utilizând facilitățile oferite de un anumit SGBD.

Proiectarea structurii bazelor de date – structura bazei de date reprezintă un model al datelor exprimat în concepte specifice unui anumit sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD), lucru ce face ca proiectarea bazei de date să reprezinte transpunerea modelelor conceptuale în termenii unui model al datelor suportat de un anumit tip de SGBD, model ierarhic, rețea, relațional, funcțional.

Al patrulea capitol tratează sistemele de gestiune (sau administrare, sau management) a bazelor de date care sunt niște softuri specializate pe manevrarea cât mai eficientă și cât mai sigură a unor volume mari de date. Dacă excludem din discuție sistemele desktop și sistemele înglobate (embedded), rămânem cu o categorie numită generic "servere de baze de date". În vremurile noastre, acestea sunt bazate pe modelul relațional (sau pe derivate ale acestuia), înțeleg un dialect de SQL, sunt extrem de complexe și foarte scumpe.

SQL este limbajul standard folosit pentru manipularea și regăsirea datelor din aceste baze de date relaționale. Prin SQL un programator poate să modifice structura unei baze de date; să schimbe valorile de configurare pentru securitatea sistemului; să interogheze o bază de date asupra informațiilor; să adauge drepturi utilizatorilor asupra bazelor de date sau tabelelor; să actualizeze conținutul bazei de date etc.

Capitolul cinci prezinta aplicația “Gestiune Incasări” ca un produs care ar putea fi folosit de orice firma deoarece permite urmarirea la nivel de document a situatiei creantelor. Fiabilitatea produsului consta în rapiditatea deosebita la procesarea datelor si rapoartele oferite de aplicatie. O alta caracteristica a modulului “Incasări” este faptul ca este ergonomic – interfață de tip Windows este prietenoasă, iar programul poate fi asimilat ușor chiar și de catre cei care nu sunt familiarizați cu mod de lucru.

BIBLIOGRAFIE

1. Trauth E.M.Kahn, B.K. Warden F. – “Information literacy. An introduction to information systems “ – MacMillan Publishing Company, 1991.

2. Harmon P. , Hall C. – “Intelligent Software Systems Development. An IS Manager's Guide” – John Wiley & Sons, Inc.,New York, 1993.

3. Beyon D. – „Information and Data Modeling” – Oxford Blockwell Sci. Publication, 1990.

4. Toffler A. – “Al treilea val” – Ed. Politica, Bucuresti, 1983

5. Reix R.- “Informatique appliquee a la gestion” – Les Editions Foucher, Paris, 1990,

6. O'Brien I. – “Les systemes d'information de gestion” – De Boeck Universite Montreal, 1995

7. Nitchi S., Racovitan D., – „Bazele prelucrării informațiilor si tehnologie informaționala”- Editura Intelcredo, Deva, 1996

Oprea D., Airinei D., Fotache M. – “Sisteme informaționale pentru afaceri“ – Editura Polirom, 2002

9. Petersen J., Trad. Slavu O.V. – “Baze de date pentru începători”, Editura All ,2002

10. Militaru Gh. – “Sisteme informatice pentru management”, Editura All, 2003

11. Hernandez M. – “Proiectarea bazelor de date”, Editura Teora,2003

12. Connolly Th., Begg C., Strachan A. – “Baze de date – proiectare, implementare, gestionare”, Editura Teora, 2002

13. Popescu I. – “Modelarea bazelor de date”, Editura Tehnica, 2001

Pavel Nastase, Florin Mihai – “Baze de date – Microsoft Access 2000 “, Editura Teora

15. Faithe Wempen, Peter Aitken–“Microsoft Office Professional ’97“–Editura Teora, 1999