Sistem Informatic Pentru Evidenta Cheltuielilor Si Repartizarea Acestora LA O Asociatie DE Locatari

Cuprins

Capitolul I

Introducere ………………………………………………………………………………………………………………..2

Capitolul II

Noțiuni de baze de date. Tipuri de baze de date ……………………………………………………………..3

Capitolul III

Sistem de gestiune a bazelor de date Access ………………………………………………………………….5

3.1. Crearea – accesarea unei baze de date ………………………………………………………….5

3.2. Tabele Access …………………………………………………………………………………………..7

3.3. Funcții Access …………………………………………………………………………………………17

3.4. Interogări Access …………………………………………………………………………………….19

Capitolul IV

Aplicație – Sistem informatic pentru evidența cheltuielilor și repartizarea acestora la o asociație de locatari …………………………………………………………………………………………………..20

4.1. Cerințe aplicație ………………………………………………………………………………………20

4.2. Obiectivele aplicației ……………………………………………………………………………….21

4.3. Manual de utilizare ………………………………………………………………………………….25

Capitolul V

Anexe ……………………………………………………………………………………………………………………..36

Capitolul VI

Bibliografie ……………………………………………………………………………………………………………..37

Capitolul I

Introducere

Din timpurile cele mai vechi, oamenii au folosit unelte și tehnici care să-i ajute să numere cu mai multă acuratețe, să măsoare mai precis, să țină un răboj sau să facă însemnări care să se poată păstra mai mult timp, să transmită cu mai multă precizie; ei au folosit în acest scop, de exemplu, rigle, sextante, cântare și balanțe, ceasuri etc.

Calculatorul nu e decât cel mai nou din acest șir lung de mașini de calculat și de înregistrat. Doar atât, nimic mai mult. Tot ceea ce fac calculatoarele este de a calcula și înmagazina rezultatele calculelor.

Totuși, acest principiu e mascat de un lucru practic groaznic: ceea ce fac ele poate că e simplu, dar fac lucrul respectiv în cantități impresionante – și incredibil de bine. Azi, viteza calculatoarelor se măsoară în milioane de operații pe secundă. Operațiile pot să fie simple, dar ele pot fi combinate în foarte multe feluri pentru a rezulta un șir enorm de funcții utile. Acestea s-au întâmplat aproape în întregime în ultimii 30-40 de ani.

Astăzi, în viața noastră de zi cu zi, calculatoarele sunt ceva obișnuit, ba chiar indinspensabil în unele cazuri. Se poate spune, pe drept cuvânt că trăim într-o societate informatizată. În zilele noastre, întâlnim calculatoare peste tot, de la băcanul din colt, care-și ține evidențele sale cu ajutorul unui calculator și pâna la ghișeul la care plătim telefonul. Peste tot sunt calculatoare, legate eventual între ele și formând astfel rețele de calculatoare. Toate acestea se datorează faptului că ne dăm seama din ce în ce mai mult ca PC-ul ne ușurează munca. Dar trebuie de subliniat faptul că un calculator este de fapt o “mașinărie” care prelucrează o serie de informații pe care i le dăm. Informația, este elementul esențial din acest întreg lanț. De fapt, în practică întâlnim, printre altele, două concepte legate de această și anume sistemul informațional și sistemul informatic.

În această lucrare va fi prezentat un sistem informatic, o aplicație care își are utilitatea la o asociație de proprietari și ușurează considerabil munca celor care în secolul XXI, înca mai țin evidețele pe hârtie.

Capitolul II

Noțiune de bază de date.

Tipuri de baze de date

Printre multiplele forme de organizare a datelor, bazele de date ocupă un loc aparte.

O bază de date reprezintă o colecție de date integrată, anume structurată și dotată cu o descriere a structurii și a relațiilor dintre date. În funcție de modul de organizare a informațiilor, se cunosc câteva modele de baze de date: ierarhic (arborescent), rețea, relațional ș.a.

Modelul ierarhic. Cu ajutorul modelului conceptual ierarhic, schema bazei de date poate fi reprezentată sub forma unui arbore în care nodurile exprimă colecții de date, iar ramurile reflectă relațiile de asociere între înregistrările colecțiilor de date superioare și inferioare.

Accesul la înregistrările colecțiilor de date inferioare se face prin traversarea arborelui, adică se parcurg toate colecțiile aflate în subordonare ierarhică dintre colecția – rădăcină și colecția cercetată. Unui element superior îi pot corespunde unul sau mai multe elemente inferioare, iar unui element inferior îi corespunde un singur element superior.

Modelul rețea. Modelul rețea se aseamănă cu cel ierarhic, diferența constând în aceea că unui element inferior îi pot corespunde unul sau mai multe elemente superioare.

Modelul relațional. Modelul relațional este în prezent cel mai răspândit model de baze de date. Acest model are o singură structură de date: relația sau tabelul. O bază de date relațională este un ansamblu de relații (tabele) grupate în jurul unui subiect bine definit. Deci, o relație poate fi redată printr-un tabel, în care fiecare rînd reprezintă o înregistrare diferită, iar fiecare coloană un atribut. Coloanele tabelului sunt identificate prin nume diferite și reprezintă câmpurile (atributele, caracteristicile) modelului conceptual. În fiecare coloană datele trebuie să fie de același tip. Căutarea în acest model de baza de date se face secvențial toate articolele și comparând criteriile de căutare. Articolele ce satisfac condiției căutării se selectează și pot fi afișate.

Subiectele pe care se axează tabelele unei baze de date pot fi cele mai diverse: activitatea unei firme, stocarea mărfurilor la un depozit, rezultatele unui recensământ,etc. Deși în modelul relațional principala structură de date o reprezintă tabelul, o bază de date este mai mult decît o simplă mulțime de tabele. Pe parcurs vom vedea că între tabelele bazei de date există o interdependență strînsă, în timp ce între tabelele de calcul obișnuite această interdependență practic lipsește.

Gestiunea bazelor de date.

Sistemul de gestiune a bazelor de date (SGBD) este acel sistem de programe care facilitează și supervizează introducerea de informații în baza de date, actualizarea și extragera din bază, controlul și autorizarea accesului la date. Un sistem de gestiune a bazelor de date trebuie să fie capabil să îndeplinească următoarele funcții:

– de descriere, care rezidă în definirea structurii datelor, a relațiilor dintre acestea și a condiților de acces la informațile conținute în baza de date;

– de actualizare, care presupune inserarea, redactarea și suprimarea datelor;

– de interogare a bazei de date, care permite obținerea diferitor informații din baza de date conform unor criterii de căutare;

– de obținere de date noi, care constă în prelucrarea informației inițiale în scopul obținerii unor totaluri, medii etc.;

– de întreținere, care constă în crearea copiilor de rezervă, compactarea bazei de date și repararea ei în cazul deteriorării;

– de securitate a datelor, care rezidă în protejarea bazei de date împotriva accesului neautorizat și în atribuirea drepturilor de acces.

Administrarea bazelor de date.

Administrarea bazei de date presupune coordonarea lucrărilor de proiectare a bazei de date, protecția (securitatea) informației, dezvoltarea bazei de date,etc. Aceste funcții le îndeplinește administatorul bazei de date. El definește obiectele sistemului , elaborează principiile de protecție a datelor, răspunde de alegerea și implimentarea sistemului de gestiune a bzei de date, asigură funcționarea normală a sistemului.

Capitolul III

Sistem de gestiune a bazelor de date

Access

La începutul anilor 80 s-a produs o trecere în masă la elaborarea și utilizarea sistemelor de gestiune a bazelor de date de tip relațional.Acest fenomen se explică prin atingerea unor limite tehnice și prin flexibilitatea redusă a sistemelor de gestiune a bazelor de date cu structuri arborescente și rețea care se foloseau până atunci .Înzestrate cu limbaje de generația a patra și cu generatoare de aplicații puternice , sistemul de gestiune o bazei e date de tip relațional oferă numeroase facilități de proiectare și dezvoltare a aplicaților. Cele mai răspândite sisteme de gestiune a bazelor de date de acest tip sunt: Oracle, Informix, SyBase, MySQL, Interbase, Access, acesta din urmă fiind subiectul capitolului de față.

Sistemul de gestiune a bazelor de date MS Access 2003 (și versiunile care l-au precedat) a fost realizat de corporația Microsoft și reprezintă o nouă ideologie în acest domeniu, avînd performanțe sporite.

Lansarea sistemului MS Access

Sistemul de gestiune a bazei de date MS Access funcționează numai în mediul Windows. Există mai multe modalități de lansare a sistemului Access, una din ele fiind executarea consecutivă a acțiunilor Start/All Programs(sau Programs)/Microsoft Office/Microsoft Office Access 2003.

3.1. Crearea / accesarea unei baze de date

După cum am mai menționat, elementele principale ale unei baze de date sunt tabelele. Dar o bază de date poate conține și alte elemente care se creează pe baza tabelelor (interogări, formulare, rapoarte etc.). Aceste elemente, împreună cu tabelele, formează așa-numitele clase de obiecte ale bazei de date.

Pentru a crea o bază de date nouă, în zona Open a ferestrei reprezentate în figura 1 alegem opțiunea Create a new file, iar în caseta urmatoare – opțiunea Blank Database. Putem, de asemenea, utiliza comenzile de creare/accesare a bazelor de date din meniul File.

Fig. 1

Pentru a deschide o bază de date existentă în zona Open a ferestrei reprezentate în figura 1 executăm un clic pe denumirea uneia din bazele de date utilizate recent sau selectăm opțiunea More pentru a accesa o bază de date amplasată pe un dispozitiv de memorie auxiliară. În caseta de dialog care apare indicăm numele bazei de date și localizarea ei (dicul, dosarul). Obținem o fereastra în care sunt disponibile cele 7 clase de obiecte Access.

Închiderea / redeschiderea bazei de date

Închiderea unei baze de date poate fi făcută prin executarea comenzii Close din meniul File sau prin acționarea butonului din bara de titlu a bazei de date. De regulă, la închidere, sistemul salvează automat baza de date împreună cu toate obiectele pe care le conține. Închiderea unei baze de date nu înseamnă și închiderea aplicației MS Access, astfel încît putem deschide o altă de date sau crea o bază de date nouă, în modul descris mai sus.

Ieșirea din Access

Ieșirea din MS Access poate fi făcută în unul din următoarele moduri:

se apasă combinația de taste Alt+F4;

se execută comanda Exit din meniul File;

se acționează butonul din bara de titlu a aplicației.

3.2. Tabele Access

Crearea unui tabel

După ce am deschis o bază de date, eveniment confirmat prin apariția ferestrei cu cele 7 clase de obiecte, putem crea diferite obiecte în oricare din clasele nominalizate. Dar deoarece fiecare din clasele Queries, Forms, Reports, Pages, Macros și Modules se definesc în baza tabelelor, acestea (tabelele) trebuie create în primul rînd. Cu alte cuvinte, dacă o baza de date nu conține cel puțin un tabel, crearea altor clase de obiecte devine lipsită de sens.

Pentru a crea un tabel nou, de exemplu, Comenzi, selectăm clasa de obiecte Tables, apoi acționăm butonul . Caseta de dialog New Table ne oferă 5 moduri de definire a structurii tabelului.

Fig. 2

Dacă selectăm opțiunea Desea / redeschiderea bazei de date

Închiderea unei baze de date poate fi făcută prin executarea comenzii Close din meniul File sau prin acționarea butonului din bara de titlu a bazei de date. De regulă, la închidere, sistemul salvează automat baza de date împreună cu toate obiectele pe care le conține. Închiderea unei baze de date nu înseamnă și închiderea aplicației MS Access, astfel încît putem deschide o altă de date sau crea o bază de date nouă, în modul descris mai sus.

Ieșirea din Access

Ieșirea din MS Access poate fi făcută în unul din următoarele moduri:

se apasă combinația de taste Alt+F4;

se execută comanda Exit din meniul File;

se acționează butonul din bara de titlu a aplicației.

3.2. Tabele Access

Crearea unui tabel

După ce am deschis o bază de date, eveniment confirmat prin apariția ferestrei cu cele 7 clase de obiecte, putem crea diferite obiecte în oricare din clasele nominalizate. Dar deoarece fiecare din clasele Queries, Forms, Reports, Pages, Macros și Modules se definesc în baza tabelelor, acestea (tabelele) trebuie create în primul rînd. Cu alte cuvinte, dacă o baza de date nu conține cel puțin un tabel, crearea altor clase de obiecte devine lipsită de sens.

Pentru a crea un tabel nou, de exemplu, Comenzi, selectăm clasa de obiecte Tables, apoi acționăm butonul . Caseta de dialog New Table ne oferă 5 moduri de definire a structurii tabelului.

Fig. 2

Dacă selectăm opțiunea Design View și acționăm butonul OK, obținem o fereastră în care definim câmpurile tabelului și caracteristicile lor.

Caracteristicile câmpurilor

Pentru fiecare câmp al tabelului se specifică 3 caracteristici, și anume:

Field Name (denumirea câmpului, obligatoriu);

Data Type (tipul câmpului, obligatoriu);

Description (descrierea câmpului, opțional).

Pentru comoditate, denumirile câmpurilor se introduc pe verticală, urmînd ca în regimul de introducere a datelor Datasheet View denumirile câmpurilor să-și ocupe pozițiile obișnuite (pe orizontală). Regimul Design View nu permite introducerea înregistrărilor în tabel, ci doar descrierea câmpurilor care alcătuiesc tabelul.

Denumirea câmpului poate conține diferite caractere, inclusiv spații, cu excepția unor semne speciale ( ".", "!" ș.a.). În caz de necesitate, denumirea poate conține semnul "_" (subliniere). Lungimea denumirii câmpului (împreună cu spațiile) nu poate depăși 64 de caractere.

Exemple: autorul;Id_ țării; locul_ de_ muncă; LoculDeMuncă; Locul de Muncă.

Tipul câmpului poate fi unul din următoarele:

Text – pentru texte sau numere care nu vor fi folosite în calcule;

Memo – pentru texte lungi (biografia autorului, rezumatul cărții etc.).

Number – pentru numere care vor fi folosite în calcule;

Date/Time – pentru date calendaristice;

Currency – pentru valori bănești;

AutoNumber – pentru numere întregi care își măresc în mod automat valorile (numărul de ordine, de exemplu);

• Yes/No – pentru valori logice care pot lua numai două valori: Yes (adevăr), No (fals);

OLE Object – pentru imagini (fotografia autorului), sunete (imnul țării);

Hyperlink – pentru adrese Hyperlink. Valorile acestui câmp pot fi adrese Internet (de exemplu, www.google.com) sau locații (calea spre un fișier sau dosar din calculator);

Lookup Wizard – reprezintă, de fapt, nu un tip de date, ci o proprietate a câmpului prin care valorile lui pot fi selectate din alt tabel. Acest mod de abordare simplifică procedura introducerii valorilor câmpului și, în plus reduce riscul comiterii unor erori.

Pentru a schimba tipul câmpului (implicit tipul este Text), trecem în coloana Data Type și din lista derulantă alegem tipul dorit. Apoi trecem (dacă e cazul) în coloana Description, pentru a introduce note explicative, sau în rândul următor, pentru descrierea altui câmp.

Stabilirea cheilor primare

Dacă valorile unui cîmp sunt unice (nu se repetă), putem semnala acest lucru, pentru a evita introducerea accidentală a două valori identice. Această procedură poartă denumirea de stabilire a cheii primare. Cheia primară poate fi stabilită și pe câteva câmpuri. Pentru a stabili cheia primară, selectăm câmpul respectiv, apoi executăm un clic pe butonul din bara cu instrumente. Ca rezultat, în partea din stânga a câmpului respectiv apare semnul cheii.

După încheierea procedurii de descriere a câmpurilor și de stabilire a cheii primare, salvăm tabelul (descrierea lui), selectînd comanda Save din meniul File și indicînd numele tabelului. Dacă nu am stabilit o cheie primară (acest lucru nu este obligatoriu), sistemul ne va avertiza, sugerîndu-ne stabilirea cheii pe un câmp de tip AutoNumber. Pentru a confirma, acționăm butonul Yes. În acest caz sistemul stabilește automat cheia primară pe un câmp AutoNumber (dacă el există) sau creează suplimentar un asemenea câmp (dacă el nu există), stabilind pe el cheia primară. Pentru a renunța la stabilirea cheii primare, acționăm butonul No.

Proprietățile câmpurilor

În afară de tipul câmpului, putem stabili și unele proprietăți ale sale, cum ar fi mărimea (lungimea), numărul cifrelor zecimale, formatul datei calendaristice, etc. Fiecare tip de date are proprietăți prestabilite, dar ele pot fi modificate, executînd un clic pe câmpul respectiv și modificînd valorile prestabilite care apar în partea de jos.

Câmpurile de tip Text pot avea lungimi cuprinse între l și 255 de caractere. Implicit, mărimea câmpului este de 50, dar ea poate fi modificată în limitele amintite, în funcție de lungimea maximă preconizată a valorilor câmpului respectiv. La fel procedăm și cu caracteristicile altor câmpuri.

Menționăm și cu această ocazie, că pentru câmpurile ce conțin numai valori numerice (identificatori numerici), care nu vor fi folosite în calcule, vom prefera tipul Text în locul tipului Number. Acest mod de abordare va facilita ulterior căutarea informației în baza de date.

Câmpurile de tip Number au lungimi diferite în funcție de opțiunea specificată pentru proprietatea Field Size.

Opțiunea implicită pentru câmpurile de tip Number este, de regulă, Single, dar ea poate fi modificată, utilizînd comanda Options din meniul Tools. Pentru câmpurile de tip Number poate fi stabilită și proprietatea Format, în care specificăm modul de afișare a valorilor (numărul cifrelor zecimale etc.).

Câmpurile de tip Date/Time au lungimi variabile în funcție de formatul datei/orei specificat pentru proprietatea Format a câmpului. De altfel, formatul de reprezentare a datelor calendaristice, la fel ca și delimitatorii dintre dată, lună și an, pot să difere. Reprezentarea datelor ține de modul în care a fost personalizat sistemul Windows. Pentru a schimba formatul de reprezentare a datelor calendaristice (dar și a orei, a numerelor și a valutei), este necesar de a efectua setările respective, utilizînd aplicația Regional Options din meniul Control Panel al meniului de bază Start.

Observație: Dacă anul este indicat cu 2 cifre, Access îl interpretează astfel: pentru valorile din intervalul 00-29 se subînțelege anii 2000-2029; pentru valorile din intervalul 30-99 se subînțelege anii 1930-1999.

Câmpurile de tip logic (Yes/No) ocupă în memoria calculatorului un octet și pot fi reprezentate în 4 moduri, în funcție de opțiunea specificată pentru proprietatea Format a acestui câmp, și anume: Yes/No, True/False, On/Off, -1/0. În ultimul caz valoarea – l corespunde stării True (adevăr), iar valoarea 0 – stării False (fals).

Specificarea valorilor prestabilite

Dacă o bună parte din valorile unui câmp se repetă frecvent, putem specifica o valoare prestabilită (implicită) a cîmpului respectiv. Valoarea prestabilită se specifică pentru proprietatea Default Value a câmpului. In procesul introducerii datelor sistemul atribuie câmpului valoarea prestabilită în mod automat, utilizatorul urmând să modifice doar valorile care diferă de cea prestabilită.

Stabilirea unor condiții de validare

Pentru a diminua riscul introducerii unor valori greșite, putem stabili condiții (reguli) de validare pentru valorile câmpurilor respective. Regulile de validare se stabilesc pentru proprietatea Validation Rule a câmpului. Totodată, pentru proprietatea Validation Text se specifică mesajul care trebuie să fie afișat în cazul nerespectării regulii. La fel, data împrumutului / restituirii cărții nu poate depăși data curentă, astfel că pentru câmpurile DataImpr și DataRestit putem stabili condiția <=Date() pentru proprietatea Validation Rule. Mesajul specificat pentru proprietatea Validation Text va fi și el adecvat. În fiecare din situațiile descrise vor fi afișate mesajele respective în cazul introducerii unor valori care nu corespund condițiilor de validare stabilite în procesul definirii câmpurilor.

Modificarea descrierii unui tabel

În cazul când apare necesitatea modificării descrierii inițiale a unui tabel (adăugarea sau excluderea unuia sau mai multor câmpuri, schimbarea ordinii, modificarea unor caracteristici etc), deschidem tabelul respectiv în regimul Design View și efectuăm modificările necesare după cum urmează (în orice consecutivitate):

Modificarea denumirii câmpului. Executăm un clic pe denumirea câmpului și efectuăm schimbările necesare.

Adăugarea unui câmp. Marcăm câmpul, înaintea căruia trebuie inserat noul cîmp. Pentru aceasta executăm un clic în partea stângă a rândului respectiv, acesta schimbându-și culoarea. Apoi executăm comanda Insert Row din meniul Edit.

Excluderea unui câmp. Marcăm câmpul ca în cazul precedent, apoi apăsăm tasta Delete. Confirmăm acțiunea prin OK.

Schimbarea ordinii (deplasarea) câmpurilor. Marcăm câmpul care urmează a fi deplasat, apoi, ținând apăsat butonul stâng al mouse-ului, deplasăm câmpul dat peste câmpul, înaintea căruia dorim să fie situat.

Schimbarea caracteristicilor. Executăm un clic pe rândul în care este definit câmpul, apoi stabilim caracteristicile câmpului în modul descris în paragrafele precedente. În cazul în care în tabel au fost introduse date, modificarea caracteristicilor câmpurilor tabelului poate implica denaturarea informației. Astfel, dacă micșorăm lungimea unui câmp de tip Text, este posibilă trunchierea (din dreapta) a datelor. Modificarea tipului câmpului poate avea, de asemenea, consecințe nedorite. Din această cauză ne vom strădui să definitivăm proprietățile câmpurilor înainte de a introduce valori în tabel.

Adăugarea sau anularea unei chei primare. În caz de necesitate, putem adăuga sau anula una sau mai multe chei primare. Pentru a schimba cheia primară de pe un câmp pe altul, selectăm câmpul nou, apoi acționăm butonul din bara cu instrumente. Pentru a stabili cheia primară pe câteva câmpuri, le selectăm, apoi acționăm același buton. Pentru a anula una sau mai multe chei primare, executăm comanda Indexes din meniul View, apoi în caseta care se deschide selectăm câmpurile respective și apăsăm tasta Delete. După efectuarea modificărilor, salvăm tabelul cu Save As sau Save din meniul File.

Introducerea datelor în tabel

După ce am efectuat procedurile de descriere a tabelului , putem introduce date în câmpurile lui. Pentru a iniția procesul de introducere a datelor , deschidem baza de date (dacă nu este deschisă), apoi în fereastra Database selectăm tabelul necesar și executăm un clic pe Open. Ca rezultat, se afișează cîmpurile tabelului respectiv (inițial tabelul conține doar un rând liber).

Nu este absolut obligatoriu să completăm toate câmpurile; astfel dacă anumite date nu sânt deocamdată cunoscute, introducerea lor poate fi amânată. Excepție fac câmpurile pentru care au fost stabilite chei primare. Aceste câmpuri nu pot avea valori nule, de aceea valorile lor trebuie introduse în mod obligatoriu. Ordinea introducerii datelor poate fi și ea oricare. Dacă a fost stabilită o cheie primară, la o nouă deschidere a tabelului înregistrările vor fi afișate în ordinea crescătoare a valorilor câmpului respectiv. Datorită acestui fapt, orice înregistrare nouă se adaugă la sfârșitul tabelului, având certitudinea că ulterior ea va fi plasată în locul corespunzător. După terminarea introducerii datelor închidem tabelul, acționînd butonul sau executînd comanda Close din meniul File (modificările efectuate se salvează automat).

Redactarea datelor

Dacă apare necesitatea modificării (editării) înregistrărilor unui tabel, deschidem tabelul în regimul Datasheet View, acționînd butonul Open din fereastra Database (sau executînd un dublu-clic pe numele tabelului). Ca rezultat, obținem tabelul cu conținutul precedent, conținut pe care-1 putem modifica la dorință. Modificările pot fi cele mai diverse: înlocuirea datelor existente, completarea unor câmpuri, ale căror valori nu erau cunoscute anterior, adăugarea unor înregistrări noi, ștergerea unor înregistrări, copierea unor valori etc. Majoritatea acestor modificări se efectuează prin simpla deplasare în câmpul și rândul necesar și prin înlocuirea conținutului vechi prin altul nou. Menționăm, că semnul indică rândul curent, iar atunci când inițiem procedura se modificare a înregistrării, acest semn este înlocuit cu ultimul fiind prezent până la trecerea la o altă înregistrare.

În cele ce urmează vom descrie câteva proceduri de redactare a datelor.

Adăugarea unor înregistrări noi. Înregistrările noi sunt plasate la sfârșitul tabelului .

Excluderea unor înregistrări. Pentru a șterge una sau mai multe înregistrări consecutive, marcăm aceste înregistrări prin glisarea ("tragerea") mouse-ului pe verticala din stânga tabelului, apoi apăsăm tasta Delete sau alegem comanda Delete din meniul Edit. Ni se va cere confirmarea acțiunii, la care vom răspunde prin OK sau vom renunța prin Cancel.

Copierea unor blocuri de date. Pentru a copia un bloc de date, marcăm blocul, apoi acționăm butonul Copy din bara cu instrumente. Ca rezultat, conținutul blocului se copie în memoria Clipboard. Din acest moment, conținutul memoriei Clipboard poate fi "lipit" oriunde. In acest scop marcăm locul inserării (blocul-destinație) și acționăm butonul Paste din bara cu instrumente.

Observație: Dimensiunile și caracteristicile blocului-destinație trebuie să corespundă întocmai dimensiunilor și caracteristicilor blocului-sursă.

Modificările efectuate în orice înregistrare a tabelului se salvează în mod automat de fiecare dată cînd trecem la o altă înregistrare, sau la închiderea tabelului. Aceasta înseamnă că după terminarea lucrului cu un tabel nu este neapărat nevoie să-1 salvăm, – sistemul o va face singur. Utilizatorul trebuie doar să aibă grijă să închidă tabelul în caz că nu-1 va mai utiliza. Dacă, însă, am efectuat modificări ce țin de aspectul tabelului (lățimea coloanelor, ordinea lor etc.) și dorim ca aceste modificări să fie prezente la o nouă deschidere, înainte de a închide tabelul, îl salvăm cu comanda Save din meniul File.

MS Access păstrează informația despre modificările efectuate, ceea ce permite, în cazul cînd am greșit, anularea modificărilor și revenirea la starea precedentă. Pentru a anula modificările din câmpul curent, apăsăm tasta Esc, iar pentru a anula modificările din înregistrarea curentă -apăsăm tasta Esc de două ori. Pentru a anula modificările din înregistrare după ce s-a trecut la o nouă înregistrare, executăm comanda Undo Saved Record din meniul Edit. Prin aceasta se revine la situația anterioară acțiunii greșite (nedorite).

Modificări ce nu afectează structura fundamentală

Pe lăngă modificările care vizează structura unui tabel și conținutul lui, sunt posibile și modificări care schimbă doar modul de prezentare a tabelului, fără a afecta structura lui fundamentală. Aceste modificări țin de ordinea afișării câmpurilor (coloanelor), lățimea câmpurilor, înălțimea rândurilor etc.

a) Schimbarea ordinii afișării câmpurilor, în unele cazuri, este necesar de a schimba ordinea afișării câmpurilor, diferită de cea din descrierea fundamentală, stabilită în regimul Design View. Pentru a reamplasa un câmp, îl marcăm, apoi, ținând apăsat butonul stîng al mouse-ului, îl deplasăm în poziția dorită și eliberăm butonul. Ca rezultat, câmpul deplasat înlocuiește câmpul peste care a fost suprapus, acesta din urmă deplasîndu-se la dreapta. În mod analog putem deplasa și alte câmpuri, astfel încât ordinea câmpurilor să devină cea dorită. Dar oricare ar fi modificările efectuate în regimul Datasheet View (Foaie de date), ele nu afectează ordinea și caracteristicile câmpurilor stabilite în regimul Design View (Proiectare).

b) Sortarea înregistrărilor. Pentru a obține o consecutivitate a înregistrărilor, diferită de cea existentă, putem efectua o sortare (în ordine crescătoare sau descrescătoare) după valorile unui câmp al tabelului. Pentru aceasta plasăm cursorul pe câmpul respectiv și acționăm unul din butoanele sau . Dacă la închiderea tabelului această modificare nu se salvează, la o nouă deschidere a tabelului înregistrările se vor afișa în ordinea obișnuită. Modul de sortare descris aici nu prevede sortări complexe, acestea putând fi obținute în baza interogărilor .

c) Modificarea lățimii coloanei unui câmp. În cazul cînd lățimea unui câmp nu corespunde lungimii datelor pe care le conține, putem schimba (mări, micșora) lățimea lui. Pentru aceasta poziționăm indicatorul mouse-ului pe linia din partea dreaptă a denumirii câmpului (forma indicatorului se schimbă în săgeată dublă orizontală), apăsăm butonul stâng al mouse-ului și, deplasîndu-1 la stînga-la dreapta, micșorăm-mărim lățimea câmpului. Dacă în poziția în care indicatorul mouse-ului ia forma menționată mai sus executăm un dublu-clic, lățimea câmpului devine egală cu lungimea celei mai mari înscrieri a acestui câmp din partea vizibilă a tabelului. Subliniem și cu această ocazie că aceste modificări nu schimbă lățimea inițială a câmpului, stabilită în procesul descrierii lui în regimul Design View.

d) Modificarea înălțimii rândurilor. Pentru a modifica înălțimea rândurilor, poziționăm indicatorul pe linia ce desparte oricare două rânduri (forma indicatorului se modifică în săgeată dublă verticală), apăsăm butonul stâng al mouse-ului și, deplasându-1 în sus-în jos, micșorăm-mărim înălțimea rândurilor (se modifică simultan înălțimea tuturor rândurilor, și nu doar a celui curent).

Dacă nu salvăm tabelul cu Save din meniul File, modificările descrise în a)-d) își pierd actualitatea, astfel încât, la o nouă deschidere a tabelului, ordinea câmpurilor și a înregistrărilor, dimensiunile coloanelor și rândurilor vor rămîne aceleași de pînă la modificarea tabelului. Dacă însă după efectuarea modificărilor salvăm tabelul, aceste modificări vor fi actuale la o nouă deschidere a tabelului, dar și în acest caz ele nu afectează caracteristicile din descrierea lui inițială. După terminarea lucrului cu un tabel, îl putem minimiza (în cazul când intenționăm să-1 mai utilizăm) sau închide (în cazul când nu-1 vom mai utiliza). Deschizând consecutiv cîteva tabele și redimensionînd ferestrele respective, putem afișa pe ecran mai multe tabele ale bazei de date. Închiderea tabelului se face, după cum am mai menționat, prin executarea comenzii Close din meniul File. Pentru a relua lucrul cu un tabel, îl deschidem, acționând butonul Open din fereastra Database.

Relații dintre tabele. Integritatea datelor

Relațiile dintre două tabele se stabilesc, de regulă, prin intermediul unor câmpuri identice (cu aceeași denumire, de aceeași lungime, cu aceleași proprietăți) prezente în ambele tabele.

În cazul relației de tipul "unu la mulți" în tabelul primar (din partea căruia se realizează relația "unu") trebuie să existe un câmp, numit cheie primară, în care nu se admit valori care se repetă, iar în tabelul secundar (din partea căruia se realizează relația "mulți") trebuie să existe un câmp analogic cu cel din tabelul primar, numit cheie străină, care poate admite valori care se repetă.

Relația "mulți la mulți" poate fi transformată în două relații de tipul unu la mulți prin definirea unui tabel intermediar, în care se introduc, în calitate de chei străine, cheile primare ale primelor două tabele.

Relația de tipul "unu la unu" presupune existența în ambele tabele a unei chei primare cu aceleași caracteristici, în fond, două tabele între care există o relație de tipul unu la unu pot fi oriâînd unite într-un singur tabel; la fel, orice tabel poate fi divizat în două sau mai multe tabele între care se stabilește o relație de tipul unu la unu. Divizarea unui tabel în modul menționat mai sus poate fi utilă în cazul unui tabel cu un număr foarte mare de câmpuri (un tabel Access, de exemplu, nu poate conține mai mult de 255 de câmpuri), dar și în situația când o parte din informația care se referă la o entitate are un caracter confidențial, sau se utilizează foarte rar. În concluzie, deși relațiile de tipul unu la unu nu sunt caracteristice unei baze de date de tip relațional, totuși în unele situații acest tip de relații este preferabil sau chiar necesar.

Dacă la proiectarea tabelelor ținem cont de principiile expuse mai sus , atunci Access stabilește automat relațiile dintre tabelele care conțin câmpuri comune. Totuși putem stabili relații între tabelele bazei de date și în mod explicit, utilizînd comanda Relationships din meniul Tools. În acest caz apare o fereastra in care indicam tablele care stabilesc relatiile, apoi, cu ajutorul mouse-ului, trasăm legăturile între câmpurile respective.

Fig. 3

Dacă unul din câmpurile de legătură este de tip cheie primară (el are o culoare mai pronunțată), trasarea se face pornind de la acest câmp. Tabelul de la care se trasează legătura se numește tabel primar (principal), iar celălalt – secundar (subordonat). Ca rezultat, apare o casetă de dialog în care putem specifica proprietățile relației (legăturii).

Pentru relația dintre două tabele pot fi stabilite următoarele proprietăți:

1. Tipul relației (Relationship Type) poate fi stabilit ca unu la unu (one to one) sau unul la mulți (one to many);

2. Impune integritatea referențială (Enforce Referential Integrity}. Includerea acestui parametru asigură integritatea datelor în procesul introducerii, modificării sau ștergerii înregistrărilor din tabelele legate. Acest lucru este posibil doar în cazul cînd cîmpul din tabelul principal este de tip cheie primară, iar câmpul de legătură din tabelul subordonat are același tip de date. Atunci când introducem date în câmpul de legătură al tabelului subordonat, sunt acceptate doar acele valori care se conțin în câmpul respectiv al tabelului principal. La fel, nu putem exclude o înregistrare din tabelul principal, dacă valoarea câmpului de legătură a acestei înregistrări se conține în una sau mai multe înregistrări ale tabelului subordonat.

3. Modificarea în cascadă a înregistrărilor (Cascade Update Related Fields). Dacă acest parametru este inclus, sistemul va modifica toate valorile câmpului de legătură ale tabelului subordonat în cazul când valoarea câmpului respectiv al tabelului principal se modifică.

4. Excluderea în cascadă a înregistrărilor (Cascade Delete Related Records). Dacă acest parametru este activ, atunci excluderea unei înregistrări din tabelul principal implică excluderea tuturor înregistrărilor din tabelul subordonat, în care valoarea câmpului de legătură coincide cu cea a câmpului respectiv din tabelul principal. De cele mai multe ori asemenea excluderi sunt firești, deoarece existența unor înregistrări în tabelul subordonat, pentru care valoarea câmpului de legătură nu se conține și în tabelul principal, duce la pierderea integrității datelor.

Toate raționamentele de mai sus țin de integritatea datelor, asigurarea căreia reprezintă unul din principiile fundamentale ale proiectării bazelor de date.

3.3. Funcții Access

MS Access conține un set de funcții standard de cele mai diferite tipuri.

Pentru descrierea lor vom folosi urmгtoarele convenюii:

CâmpNum – argument ce reprezintă câmpuri de tip Number sau Currency;

CâmpText – argument ce reprezintă câmpuri de tip Text;

CâmpDate – argument ce reprezintă câmpuri de tip Date/Time;

Câmp – argument ce reprezintă câmpuri de orice tip;

n,m – argumente ce reprezintă numere naturale;

i – argument ce reprezintă numere întregi;

{} – argumentele incluse în paranteze figurate sunt opționale (neobligatorii);

Argumentele funcției se pun între paranteze rotunde și se separă prin punct și virgulă (uneori prin virgulă). În cazul lipsei argumentelor, după denumirea funcției se pun paranteze rotunde care nu conțin în interior nimic. În cazul când argumentul funcției reprezintă un cîmp, numele cîmpului se ia între paranteze pătrate [].

Enumerăm în cele ce urmează câteva dintre funcțiile sistemului Access:

Abs(CâmpNum) – calculează valoarea absolută (modulul).

Avg(CâmpNum) – calculează media aritmetică.

Sin(CâmpNum) – calculează valoarea sinusului.

Exp(CâmpNum) – calculează puterea numărului e.

Log(CâmpNum) – calculează logaritmul natural.

Sqr(CâmpNum) – calculează rădăcina pătrată.

Int(CâmpNum) – calculează partea întreagă.

Rnd(i) sau Rnd() – returnează un număr aleator situat între 0 și 1.

Sum(CâmpNum) – calculează suma.

Max(CâmpNum)-calculează valoarea maximă.
l 1. Min(CâmpNum) – calculează valoarea minimă.

Var(CâmpNum) – calculează variația (dispersia).

Count(Câmp) – calculează numărul valorilor nenule.

Left(CâmpText,n) – extrage primele n caractere (din stînga).

Right(CâmpText,n) – extrage ultimele n caractere (din dreapta).

Len(CâmpText) – calculează lungimea expresiei.

LTrim(CâmpText} – lichidează toate spațiile de debut (din față).

18. RTrim(CâmpText) – lichidează toate spațiile (blancurile) de la sfîrșit.

Trim(CâmpText) – lichidează toate spațiile de debut și de la sfîrșit.

Mid(CâmpText;n{;m}) – extrage primele m caractere, începând cu al n-lea. În cazul când m lipsește – extrage toate caracterele, începând cu al n-lea.

21. InStr({n;}Text,CîmpText) – calculează locul, începând cu care valoarea Text se conține în întregime în CîmpText. Căutarea se face începând cu poziția l (sau n, dacă este specificat).

22. Date() – returnează data curentă.

Time() – returnează ora curentă.

Now() – returnează data și ora curente.

Weekday(CâmpDate) – calculează ziua săptămânii care corespunde datei.

Year(CâmpDate) – extrage anul (cu 4 cifre).

DateAdd(“Tip”;i;CâmpDate) – adună/scade la/din CâmpDate i intervale de tipul dat (i poate lua și valori negative). "Tip " poate avea una din următoarele valori:

"q" – trimestre; ex.: DateAdd("q";7;Date()) – peste 7 trimestre din ziua curentă "m" – luni; ex.: DateAdd("m ";-9;Date()) – cu 9 luni în urmă față de ziua curentă.

"d" – zile; ex.: DateAdd("d";25;[DataImpr]) – peste 25 de zile de la data împrumutului.

"yyyy" – ani; ex.: DateAdd("yyyy";-4;Date()) – cu 4 ani în urmă de la data curentă,

"ww" – săptămîni; ex: DateAdd("ww";2;[DataRestit]) – peste 2 săptămîni de la data restituirii.

"h" – ore; ex.: DateAdd("h";-27;Now()) – cu 27 de ore în urmă.

Observație: Funcțiile descrise mai sus pot fi utilizate numai în interogări, formulare, rapoarte și în limbajul de programare Visual Basic for Applications.

3.4. Interogări Access

Performanțele unui sistem de gestiune a bazei de date depind în mare măsură de capacitatea extragerii rapide a diferitor informații în forma dorită. În multe cazuri este necesar de a selecta date din mai multe tabele simultan. Pentru a formula condiții de selecție, în MS Access exista o clasă specială de obiecte (alături de tabel ) numite Interogări (engl. Queries).

Interogările reprezintă modalități de selecție și afișare a informație din unu sau mai multe tabele, formulate cu ajutorul unor condiții logice.

Tipuri de interogări. În funcție de modul de definire și rezultatele acțiunii, interogările pot fi clasificate astfel:

a) interogări de selecție (folosind condiții logice);

b) interogări de sortare (indicînd câmpul/câmpurile și ordinea sortării);

c) interogări de excludere a unor înregistrări din baza de date;

d) interogări de modificare a unor înregistrări din baza de date;

e) interogări de obținerea a unor informații rezultante (în câmpuri noi), în baza informației existente;

f) interogări de obținere a unor totaluri, medii etc.;

g) interogări încrucișate.

În toate cazurile, cu excepția ultimelor două, rezultatul interogării este un nou set de date, numit set dinamic (engl: Dynaset). Setul dinamic (rezultalul interogării) conține doar câmpurile specificate ale înregistrărilor din tabelele specificate care satisfac condițiilor specificate. Denumirea '"Set dinamic" este legată de faptul că orice modificări ale datelor din tabelele specificate în interogare implică modificări respective ale rezultatului interogării (la o nouă executare a ei). Și invers, orice modificări în setul dinamic implică modificări în tabelele respective (cu condiția respectării integrității datelor). Seturile dinamice nu se memorizează; ele se formează din nou de fiecare dată cînd executăm o interogare. Dac în tabelele baze de date intervin modificări, rezultatele executării a două interogări identice pot fi diferite, în cele ce urmează vom descrie modalitățile de definire și executare a interogărilor nominalizate.

Capitolul IV

Aplicție

4.1. Cerințele aplicației

Aplicația trebuie să permită:

Intoducerea datelor referitoare la utilități, apartament și propietari.

Moficicarea datelor introduse.

Realizarea unor rapoarte ce pot fi trase la imprimantă.

Realizearea calculului întreținerii într-o asociație de locatari.

Afișarea consturilor individuale pentru:

Apă caldă

Apă rece

Gaze

Caldură

Cheltuieli comune

Total întreținere

Afișarea unor liste cu:

Date despre locatari

Apartamentele debranșate

Apartamentele cu centrală termică

Apartamentele cu convectoare

Aplicația poate rula în condiții normale pe pachelte Microsoft Office 2000, Microsoft Office Xp si Microsoft Office 2003 și la o rezoluție de 800×600 pixeli.

4.2. Obiectivele aplicației

Aplicația este formată din tabele, interogări, formulare și rapoarte.

Tabele (Table)

Tablea “Cheltuieli” conține datele primite de la furnizorul de utilități și are următoarele câmpuri:

“Apa rece1”- Conține prețul unui metru cub (m3) de apă rece.

“Apa calda1” – Conține prețul unui metru cub (m3) de apă caldă.

“Gaze1” – Conține prețul unui metru cub (m3) de gaz.

“Incalzire”- Conține costul de încălzire pentru un metru pătrat (m2).

“Alte cheltuieli” – Conține costul celorlalte cheltuieli adunate (gunoi, canalizare, curățenie, etc) pentru o persoană.

Tabela “Inregistrari” conține datele pentru fiecare apartament furnizate de locatarii apartamentului și are următoarele cămpuri:

“Suprafata” – Conține suprafața apartamentului, exprimată în metrii pătrați (m2).

“Nr apartament” – Conține numărul apartamentului.

“Nr de persoane” – Conține numărul de persoane aferent fiecărui apartament.

“Gaz” – Conține numărul de metrii cubi de gaz consumați.

“Apa1 rece” – Conține numărul de metrii cubi de apă rece consumați.

“Apa1 calda” – Conține numărul de metrii cubi de apă caldă consumați.

“Debransat” – Inregistrează dacă apartamentul respectiv este sau nu debranșat de la rețeaua comună de încălzire.

Tabela “Locatari” conține date despre titularul fiecărui apartament și are următoarele câmpuri:

“Identificator” – Conține un număr de identificare generat de calculator.

“Nr apartamnet” – Conține numărul apartamentului în care locuiește titularul.

“Nume locatar” – Conține numele titularului..

“Varsta” – Conține vârsta titularului.

“Ocupatie” – Conține ocupația titularului.

Interogări (Query)

“Apa calda pe apartament” – Calculează costul apei calde pentru fiecare apartament în parte.

“Caldura pe apartament” – Calculează costurile de încălzire pentru fiecare apartament în parte.

“Cheltuieli comune pe apartamet” – Calculează cheltuielile comune pentru fiecare apartament în parte.

“Costuri apa rece pe apartament” – Calculează costul apei reci pentru fiecare apartament în parte.

“Costuri gaz pe apartament” – Calculează costul gazelor consumate de fiecare apartament in parte.

“Date locatari” – Afișează cateva date despre locatarii apartamentelor pe baza datelor din tabela “Locatari”

“Intretinere” – Calculează costurile totale de întreținere pentru fiecare apartament în parte.

“Lista celor cu centrala” – Afișează lista apartamentelor care au instalată centrală termincă de apartament.

“Lista celor cu convectoare” – Afișează lista apartamentelor care au instalate convectoare.

“Lista celor debransati” – Afișează lista apartamentelor care sunt debranșate de le rețeaua comună de încălzire.

“Tabel intretinere” – Afișează costurile de întreținere detaliate.

Formulare (Form)

1. “Front page” – Crează interfața grafică pentru prima fereastră a aplicației.

“Main page” – Crează interfața grafică pentru fereasta centrală a aplicației.

“Costuri apa calda pe apartament” – Creaza interfața grafica pentru o fereastra secundara din meniu destinata afișării si imprimării costurilor la apă caldă pentru fiecare apartament în parte.

“Costuri apa rece” – Crează interfață grafica pentru o fereastra secundara din meniu destinata afișării și imprimării costurilor la apă rece pentru fiecare apartament în parte.

“Costuri caldura pe apartament” – Crează interfața grafică pentru o fereastră secundară din meniu destinata afișării și imprimării costurilor pentru încalzire aferente fiecărui apartament în parte.

“Costuri cheltuieli comune” – Crează interfața grafică pentru o fereastră secundară din meniu destinată afișării ăi imprimării cheltuielilor comune pe care le are fiecare apartament de plătit.

“Costuri gaze” – Crează interfața grafică pentru o fereastră secundară din meniu destinata afisarii si imprimarii costurilor la gaze fiecare apartament in parte.

“Date locatari” – Crează interfața grafica pentru o fereastra secundara din meniu destinată afișării și imprimării unor date sumare despre locatari.

“Inregistrari” – Crează interfața grafică pentru o fereastră cu ajutorul căreia se introduc datele primite de la locatari.

“Intretinere” – Crează interfața grafică pentru o fereastră secundară din meniu destinată afisarii si imprimarii costurilor de intretinere pentru fiecare apartament in parte.

“Lista celor cu centrala” – Creaza interfața grafica pentru o fereastra secundara din meniu destinată afișării și imprimării unei liste cu apartamentele care au instalată centrală termică de aprtament.

“Lista celor care au convectoare” – Crează interfața grafică pentru o fereastră secundară din meniu destinată afișării și imprimării unei liste cu apartamentele care au instalate convectoare.

“Lista celor debransati” -Crează interfața grafică pentru o fereastră secundară din meniu destinată afișării și imprimării unei liste cu apartamentele debranșate de la reteaua comună de încălzire.

“Modificari apartament” – Crează interfața grafică pentru o fereastră cu ajutorul căreia se pot modifica date despre apartamente și propietarii acestora.

“Modificari preturi utilitati” – Crează interfața grafica pentru o fereastră cu ajutorul careia se pot modifica prețurile utilităților.

Rapoarte (Report)

Rapoartele în aplicație au două roluri. Se pot folosi pentru a înlocui în momentul afișării interfața mai puțin prietenoasă a interogarilor, sau petru a putea imprima datele procesate prin interogări. Aplicația are mai multe rapoarte:

“Apa calda pe apartament” – Constituie interfața grafică în momentul afișării costurilor la apă caldă pentru fiecare apartament și de asemenea, o pagină cu aceste costuri, ce poate fi imprimată.

“Caldura pe apartament” – Constituie interfața grafică în momentul afișării costurilor pentru încălzire la fiecare apartament și de asemenea o pagină, cu aceste costuri, ce poate fi imprimată.

“Cheltuieli comune pe apartament” – Constitue interfața grafică în momentul afișării cheltuielilor comune pentru fiecare apartament și de asemenea o pagină, cu aceste sume, ce poate fi imptimată.

Apa rece pe apartament” – Constitue interfața grafică în momentul afișării costurilor la apă rece pentru fiecare apartament și de asemenea, o pagină cu aceste costuri, ce poate fi imprimată.

“Costuri gaz pe apartament” – Constitue interfața grafică în momentul afișării costurilor la gaze pentru fiecare apartament și de asemenea, o pagină cu aceste costuri, ce poate fi imprimată.

“Date locatari” – Constitue interfața grafică în momentul afișării listei cu date despre locatari și constitue în aceelași timp și o pagină cu aceste date ce poate fi imprimată.

“Intretinere” – Constitue interfața grafică în momentul afișării costurilor pentru întreținere ce le are fiecare apartament în parte și de asemenea, o pagină cu aceste costuri, ce poate fi imprimată.

“Lista celor care au centrala termica” – Constitue interfața grafică în momentul afișării listei cu apartamentele care au instalată centrală termică de apartament și constitue în aceelași timp și o pagină ce poate fi imprimată.

“Lista celor cu convectoare” – Constitue interfața grafică în momentul afișării listei cu apartamentele care au instalate convectoare și constitue în aceelași timp și o pagină ce poate fi imprimată.

“Lista celor debransati” – Constitue interfața grafică în momentul afisșării listei cu apartamentele care sunt debranșate de la rețeaua comună de încălzire și în aceelași timp și o pagină ce poate fi imprimată.

“Tabel intretinere” – Constitue interfața grafică în momentul afișării costurilor detaliate la întreținere și de asemenea reprezintă un tabel ce poate fi imprimat și afișat în scara blocului pentru informarea locatarilor în legatură cu costurile de întreținere.

4.3. Manual de utilizare

Aplicația se deschide executând dublu click pe iconița aferentă aplicației. După aceasta se deschide următoarea fereastră:

Fig. 4

Fereastra conține două butoane de execuție. Pentru a intra în aplicație se execută click pe butonul “INTRARE APLICATIE” iar pentru a ieși se execută click pe buronul “INCHIDERE”.

Daca s-a executat click pe butonul “INTRARE APLICATIE”, se deschide fereastra centrală a aplicației:

Fig. 5

Aceasta conține mai multe butoane de execuție:

Butonul “INTRODUCERE DATE INTRETINERE”.

Apasând click pe acest buton se deschide o fereastra cu ajutorul căreia se introduc datele furnizate de locatari.

Fig. 6

Pentru a se introduce datele se apasă click pe butoanele și aflate în josul paginii până la rubrica “Număr apartament” apare numărul apartamentului dorit. Se introduc datele și apoi se apasă click pe butonul . După ce s-au introdus toate datele, pentru a se închide fereastra și a se reveni la fereastra principală se apasă click pe butonul “INCHIDERE”.

Butonul “DATE LOCATARI”.

Daca se execută click pe acest buton se va deschide o nouă fereastră.

Fig. 7

Această fereastră conține trei butoane:

Butonul “VIZUALIZARE DATE” pe care daca se apasă click se va deschide o noua fereastră în care vor fi afișate datele despre locatari.

Butonul “PRINTARE RAPORT”. Dacă se dorește imprimarea datelor se apăsă click pe acest buton.

Pentru închiderea ferestrei și revenirea la pagina principală se apasă click pe butonul “INCHIDERE PAGINA”.

Butonul “MODIFICARI APARTAMENT”.

Acest buton deschide o fereastră care se folosește în cazul în care se schimbă proprietarul unui apartament și sunt necesare introducerea altor date referitoare la acesta. O dată apăsat click pe acest buton se va deschide o nouă fereastră.

Fig. 8

Pentru modificarea datelor se apasă click pe butoanele și până la rubrica “Nr. Apartament” apare numărul apartamentului la care se dorește să se facă modificarea. Se modifică celelalte câmpuri și apoi se apasă click pe buronul . După ce modificările au fost efectuate, pentru a se închide fereastra și a se reveni la fereastra centrală se apasă un click pe butonul “INCHIDERE”.

Butonul “MODIFICARE PRETURI UTILITATI ”.

Acest buton deschide o fereastră care folosește la modificarea prețurilor la utilități.

Fig. 9

Pentru modificare în dreptul utilității resprective se scrie noul preț iar apoi se apasă click pe butonul . După ce toate modificările au fost efectuate pentru a se închide fereastra și pentru a se reveni la fereastra anterioară se apasă click pe butonul “INCHIDERE”.

Butonul “COSTURI APA CALDA”.

Prin executarea unui click pe acest buton se va deschide o nouă fereastră.

Fig. 10

Această fereastră conține mai multe butoane:

Pentru vizualizarea costurilor la apă caldă pentru fiecare apartament în parte se apasă click pe butonul “VIZUALIZARE COSTURI”.

Dacă se dorește imprimarea acestor costuri se apasă click pe butonul “PRINTARE RAPORT”.

` Pentru a închide pagina și a reveni la fereastra anterioară se apasă click pe butonul “IESIRE PAGINA”

Butonul “COSTURI INCALZIRE”

.

Prin executarea unui click pe acest buton se deschide o nouă fereastră.

Fig. 11

Această fereastră conține mai multe butoane.

Pentru vizualizarea costurilor la încălzire pentru fiecare apartament în parte se apasă click pe butonul “VIZUALIZARE COSTURI”.

Dacă se dorește imprimarea unui raport al acestor costuri se apasă click pe butonul “PRINTARE RAPORT”

Pentru a închide fereastra și pentru revenirea la pagina anterioara se face click pe butonul “INCHIDERE PAGINA”.

Butonul “CHELTUIELI COMUNE”.

Prin executarea unui click pe acest buton se ve deschide o nouă fereastră.

Fig. 12

Acestă fereastră conține mai multe butoane:

Pentru vizualizarea cheltuielilor comune pentru fiecare apartament în parte se apasă click pe butonul “VIZUALIZARE COSTURI”.

Dacă se dorește imprimarea unui raport al acestor costuri se apasă click pe butonul “PRINTARE RAPORT”

Pentru a închide fereastra și pentru revenirea la pagina anterioară se face click pe butonul “INCHIDERE PAGINA”.

Butonul “COSTURI APA RECE”.

Prin executarea unui click pe acest buton se va deschide o nouă fereastră:

Fig. 13

Această fereastră conține mai multe butoane.

Pentru vizualizarea costurilor la apă rece pentru fiecare apartament în parte se face click pe butonul “VIZUALIZARE COSTURI”.

Dacă se dorește imprimarea unui raport al acestor costuri se face click pe butonul “PRINTARE RAPORT”

Pentru a închide fereastra și pentru revenirea la pagina anterioara se face click pe butonul “INCHIDERE PAGINA”.

Butonul “COSTURI GAZE”.

Prin executarea unui click pe acest buton se va deschide o nouă fereastră:

Fig. 14

Aceasta fereastră conține mai multe butoane.

Pentru vizualizarea costurilor pentru consumul de gaze la fiecare apartament în parte se apasă click pe butonul “VIZUALIZARE COSTURI”.

Dacă se dorește imprimarea unui raport al acestor costuri se apasă click pe butonul “PRINTARE RAPORT”

Pentru a închide fereastra și pentru revenirea la pagina anterioară se face click pe butonul “INCHIDERE PAGINA”.

Butonul “LISTA CELOR DEBRANSATI”.

Prin executarea unui click pe acest buton se va deschide o nouă fereastră:

Fig. 15

Această fereastră conține mai multe butoane:

Pentru vizualizarea listei celor care sunt debranșați de la rețeaua comună de încălzire apăsați click pe butonul “VIZUALIZARE LISTA”

Dacă se dorește imprimarea acestei liste se apasă click pe butonul “PRINTARE LISTA”

Pentru a închide fereastra și pentru revenirea la pagina anterioară se apasă click pe butonul “INCHIDERE PAGINA”.

Butonul “LISTA CELOR CU CENTRALA.

Prin executarea unui click pe acest buton se va deschide o nouă fereastră:

Fig. 16

Această fereastră conține mai multe butoane:

Pentru vizualizarea listei celor care au centrală termică de apartament apasă click pe butonul “VIZUALIZARE LISTA”

Dacă se dorește imprimarea acestei liste se apasă click pe butonul “PRINTARE LISTA”

Pentru aîinchide fereastra și pentru revenirea la pagina anterioară se apasă click pe butonul “INCHIDERE PAGINA”.

Butonul “LISTA CELOR CARE AU CONVECTOARE”.

Prin executarea unui click pe acest buton se va deschide o nouă fereastră:

Fig. 17

Această fereastră conține mai multe butoane:

Pentru vizualizarea listei celor care au convectoare apăsați click pe butonul “VIZUALIZARE LISTA”

Dacă se dorește imprimarea acestei liste se apasă click pe butonul “PRINTARE LISTA”

Pentru a închide fereastra și pentru revenirea la pagina anterioara se apasă click pe butonul “INCHIDERE PAGINA”.

Butonul “INTRETINERE”.

Prin executarea unui click pe acest buton se va deschide o nouă fereastră:

Fig. 18

Această fereastră conține mai multe butoane:

Pentru vizualizarea totalului costurilor de întreținere pentru fiecare apartament în parte se apasă click pe butonul “VIZUALIZARE COSTURI”.

Dacă se dorește imprimarea costurilor totale de întreținere se face click pe butonul “PRINTARE RAPORT COSTURI”.

Pentru vizualizarea detaliata a costurilor de întreținere pentru fiecare apartament în parte se face click pe butonul “VIZUALIZARE COSTURI DETALIATE”.

Dacă se dorește imprimarea costurilor detaliate de întreținere se face click pe butonul “PRINTARE RAPORT COSTURI DETALIATE”

Pentru a închide fereastra și pentru revenirea la pagina anterioară se face click pe butonul “INCHIDERE PAGINA”.

În partea inferioara a ferestrei principale se află mai multe butoane suplimentare cu ajutorul cărora se pot deschide diferite aplicații din calculator. Aceste butoane sunt:

“CALCULATOR” – Executând un click pe acest buton se va deschide un calculator care este foarte util cand trebuiesc făcute calcule și nu aveți la îndemână un alt calculator.

“SOLITAIRE” – Executând un click pe acest buton se va deschide bine cunoscutul joc de cărți solitaire care este util când aveți un moment liber și vreți să vă destindeți puțin.

“MS WORD” – Executând click pe acest buton se va deschide aplicația Microsoft Word. Acest buton este util în cazul în care aveti un text de scris.

“MS EXCEL” – Executând un click pe acest buton se va deschide aplicația Microsoft Excel foarte utilă când aveți de făcut niște tabele.

“PAINT” – Cu un click pe acest buton se va deschide aplicația PAINT.

“WINAMP” – Un click pe acest buton va dechide programul de rulat muzică, Winamp. Este foarte util dacă vreți să vă relaxați puțin ascultând muzica preferată.

După terminarea tuturor operațiilor, dacă se dorește ieșirea din aplicație se face click pe butonul “INCHIDERE PAGINA” din fereastra pricipală (Fig. 5). Astfel se va reveni la fereastra din fig. 4, de unde, prin executarea unui click pe butonul “INCHIDERE”, se iese total din aplicație.

Capitolul VI

Bibliografie

R. Jennings – Totul despre Microsoft Access 2000

Ed. Teora, București 2002

G. Courter, – Inițiere in Microsoft Office

A. Marquis Ed. All, București 1999

G. Georgescu – Analiza și proiectarea sistemelor informatice

Ed. Radial, Bucuresști 1999

B. Ionescu – Informatica utilizatorului

I. Ionescu Ed. InfoMega, București 1999

T. Popescu – Dicționar de informatică

Ed. Științifică și Enciclopedica, București 1999

.