. Sistem Informatic Pentru Contabilitate Financiara

Cap. I. ÎNTREPRINDEREA – LOCUL ȘI ROLUL INFORMAȚIONAL

I.1. Dezvoltarea tehnicii de calcul și

creșterea nevoii de informații

Noi toți trăim în prezent sentimentul unei urgențe, deoarece revoluția tehnologică care ne înconjoară și tehnologia societății informaționale ce a pătruns deja în multe activități, fac parte din viața noastră cotidiană.

Însă, o dezvoltare autentică a unei societăți nu este posibilă, decât dacă se bazează pe un ansamblu de tehnologii evoluate, după cum progresul acestor tehnologii nu ar putea fi conceput în afara unui proces social, dinamic, evolutiv.

Din Evul Mediu și până în prezent, istoria tehnicii de calcul este legată și condiționată de câteva mari descoperiri științifice. Astfel, revoluția cauzată de invenția lui Gutenberg, la începutul secolului al XVI-lea, a însemnat trecerea de la manuscris la tipar, ceea ce a facilitat intensificarea circulării informației scrise și a stat câteva secole mai târziu, la baza construirii perifericelor de ieșire ale calculatoarelor electronice. Însă, primul calculator mecanic a fost construit de Blaise Pascal și consta din roți dințate conectate în serie ce efectuau operații de adunare și scădere, afișând rezultatele în cele șase ferestre ale sale. Un rol deosebit în dezvoltarea tehnicii de calcul îi revine și lui Leibnitz Gottfried, matematician și fizician englez, care în 1671 a construit prima mașină de calcul capabilă să realizeze cele 4 operații aritmetice.

Un moment important în dezvoltarea tehnicii de calcul l-a constituit inventarea în S.U.A. de către inginerul Herman Hollerith a mașinii de tabulat care funcționa pe baza introducerii datelor inițiale cu ajutorul cartelelor perforate. Acesta și-a înființat și propria sa companie care să producă la scară industrială astfel de mașini, companie care mai târziu, în 1924 avea să devină Internațional Business Machines (I.B.M.) Corporation.

Între 1930 și 1946 un număr important de descoperiri științifice în domeniul matematicii, fizicii, ingineriei electrice și statisticii, făcute de universitari, au contribuit la apariția primului calculator electronic ENIAC, în 1946, creat de către John Manéhly, fizician de la Universitatea din Pensylvania și J. Prosper Eckert, inginer la aceeași universitate.

Din acest moment și până în zilele noastre, toate invențiile în domeniul tehnicii electronice de calcul au fost organizate în cinci generații de calculatoare electronice în funcție de nivelul tehnologic, de modul de utilizare și tratare, de limbajele folosite și de obiectele tratate.

Prima generație (1938-1953) s-a caracterizat prin utilizarea tuburilor electronice. Aceste prime calculatoare au fost destinate calculelor științifice și comerciale, programarea realizându-se în limbaj mașină, având la dispoziție aproximativ 100 instrucțiuni simple.

În generația a doua (1954-1963) s-a folosit tranzistorul pentru realizarea circuitelor logice, calculatoarele din această generație posedând aproximativ 100 instrucțiuni complexe, memorie magnetică și dispozitive periferice.

Generația a treia (1964-1973) este definită prin utilizarea circuitelor integrate, calculatoarele caracterizându-se prin posibilități sporite de adresare a memoriei principale și secundare, diversificarea dispozitivelor periferice, sisteme de operare complexe, disponibilitatea a numeroase limbaje de nivel înalt și foarte înalt.

Calculatoarele generației a patra (1974-prezent) sunt construite pe baza circuitelor integrate pe scară largă și foarte largă (LSI și VLSI), iar prin folosirea microprocesorului și a microprogramării se conferă mașinilor un set complex de instrucțiuni și un grad sporit de flexibilitate.

Prezentul și viitorul apropiat aparțin generației a cincea și se caracterizează prin circuite integrate specializate, multiprocesoare paralele și prelucrarea cunoștințelor.

Într-un asemenea context, al unui real progres tehnic și tehnologic, deși costurile echipamentelor de calcul și comunicație scad semnificativ, echipamentele fiind miniaturizate, performanțele ( viteza de lucru, capacitatea de memorare, etc.) sunt majorate la maxim. Odată cu creșterea complexității și a performanțelor produselor și serviciilor cerute de societatea modernă nu mai este suficientă numai " aplicarea sistematică a cunoștințelor", ci se impune tot mai mult necesitatea folosirii inovative a acestora.

În această societate informațională, postindustrială, în condițiile în care numărul "gulerelor albe" a depășit numărul "gulerelor albastre", adică cea mai mare parte a forței de muncă nu mai produce bunuri, ci muncește cu informația, nici una din activitățile omului lucrător sau gânditor nu se poate realiza fără informație. Pentru eficientizare, această informație trebuie percepută de fiecare în mod critic, într-o continuă evoluție. Informația curățită, adaptată, interpretată, selectată și transformată devine cunoștință, iar cunoștințele reprezintă unul dintre cele mai importante produse ale muncii omenești. Informația pe care omul o poate gândi ca operând în afara lui și în numele lui devine unul dintre "ingredienții" fundamentali ai evoluției tehnologiei și societății și de aici nevoia tot mai crescândă de informații care sa fie prelucrate și interpretate.

Prin realizările sale tehnologice omul a urmărit tocmai acest lucru: să creeze instrumente care să înregistreze, stocheze si prelucreze informații, el urmând a-si concentra atenția asupra luării deciziilor. Ba chiar, și pentru luarea anumitor decizii s-au creat astfel de instrumente.

Definită ca un element de noutate în raport cu cunoștințele prealabile, informația reprezintă aspectul cel mai comunicativ al realității, ea putând fi transferată cu ușurință de pe un suport pe altul, ceea ce face posibilă nu numai transmiterea ei printr-un sistem de comunicații, ci și codificarea și decodificarea ei.În felul acesta, în cadrul sistemelor de comunicație apare o legătură de tip informațional în care, după ce trece de pe un suport pe altul, informația ajunge la un destinatar capabil să recunoască și să acționeze în cadrul programului de funcționare a sistemului căruia îi aparține.

Informația este absolut necesară atât pentru organizarea substanței și energiei în sisteme complexe și ordonate în spațiu și timp, cât și pentru funcționarea adecvată a acestor sisteme în medii extrem de variate.

În concluzie, noțiunea de informație are astăzi două înțelesuri : primul este că informația este privită ca idee, concept, relație, lucru, ca o comunicare care poartă în sine urma unui fapt, eveniment sau proces oarecare; cel de al doilea este că informația este privită ca un șir de caractere ale unui alfabet dat și care se poate prelucra prin procedee formale automatizate.

I.2. Sistemul informațional și Intreprinderea

Orice societate, fie că este vorba de societate la nivel micro sau macroeconomic, fie că este la nivelul întregii lumi, nu poate exista fără informații și fără comunicarea lor. Obținerea și transmiterea informației presupun existența unui sistem care să asigure atât culegerea și prelucrarea datelor, cât și diseminarea lor. Sistemul este (sau ar trebui să fie) grefat pe structura organizațională a societății în care funcționează, presupunând un ansamblu organizat de resurse necesare atingerii obiectivelor pentru care a fost creat.

În ultimul timp, a devenit o realitate dependența dintre nevoia de informații, existența unui sistem care să asigure furnizarea acestora și dezvoltarea societății, în general.Sistemul care poate oferii informațiile cerute este sistemul informațional, un adevărat producător și distribuitor de informații. El este cel care preia datele din mediul intern și extern al organizației în care funcționează, le prelucrează și le distribuie celor care au nevoie de informațiile obținute, sub diferite forme.

Are loc, astfel, un ciclu, care poate fi comparat cu ciclul economic " Bani – Marfă – Bani " , in care elementele componente sunt :

INFORMAȚIE (DATĂ) – DECIZIE – INFORMAȚIE .

Așa cum se observă, “materia primă “ vehiculată în cadrul sistemului informațional o reprezintă informația, indiferent de numele sub care apare: "informație", "dată", "decizie". Dar informația este mai mult decât atât. Ea reprezintă puntea de legătură intre subsistemul informațional și celelalte subsisteme din cadrul oricărei societăți.

Dacă ar fi să privim sistematic societatea contemporană și fluxul de informații ce se desfășoară în interiorul ei, am oberva că acesta se realizează pe 2 nivele:

Un prim nivel e reprezentat de informațiile care circulă între subsistemele ce compun societatea (printre care se află și subsistemul economic);

Un alt nivel îl constituie fluxul de informații ce circulă în cadrul aceluiași subsistem, între diferitele nivele de organizare ce îl compun.

În ceea ce privește subsistemul economic, celula elementară de organizare o constituie unitatea economică, adică întreprinderea, la nivelul căreia au loc formarea și vehicularea informațiilor primare din economia unei țări.

Întreprinderea este principalul furnizor de informații al domeniului economic.

Schematic fluxul de informații din cadrul unei intreprinderi se prezintă astfel :

Fig.1.1 Fluxul informațional în cadrul întreprinderii

Schema ne arată importanța informației și a sistemului informatic, legatura ce există între aceste subsisteme ale întreprinderii. Sistemul informațional este cel care prelucrează datele oferite de sistemul operațional pentru a le trimite sub formă de informații sistemului de conducere. Mai departe, acesta emite decizii, care sunt transmise tot prin intermediul sistemului informațional, sistemului operațional pentru a le pune în practică, rezultând astfel alte date, și ciclul se repetă.

Rezultă că fundamentarea deciziilor la nivelul conducerii întreprinderii (care corespunde subsistemului decizional) are la bază informațiile provenite de la nivelul sistemului informațional. Acest lucru are o însemnătate deosebită pentru activitatea unității economice, întrucât bunăstarea ei depinde într-o proporție covârșitoare de rapiditatea cu care se iau decizii și de corectitudinea lor, decizii care au la bază tocmai informațiile furnizate de către sistemul informațional.

I.3. Contabilitatea și sistemul informațional al întreprinderii

I.3.1. Introducere în problematica contabilității

După unele aprecieri, întreprinderea apare în viitor, "ca o instituție centrală a societății". Și pentru că de deciziile și evoluția activităților întreprinderii se interesează un public din ce în ce mai larg, responsabilii politici ai colectivităților locale sunt preocupați de contribuția întreprinderilor la economia locală.

Iar fiindcă în această economie informațională resursa cea mai importantă este informația și pentru că procesul de producție s-a deplasat din întreprinderi prelucrătoare în "întreprinderi gănditoare", care produc "informație de masă" la fel cum obișnuiau să producă automobile pe bandă, se impune un nou domeniu al cunoaștetii și anume acela al științelor gestiunii, iar în cadrul acestuia al contabilității.

Dar, contabilitatea, produs al unei activități practice și teoretice îndelungate, este legată de devenirea omului ca ființă economică ( homo sapiens devenit homo oeconomicus). Originile sale ne întorc cu mii de ani în urmă, când oamenii participau la formarea primelor relații ceconomice,dobândind noțiuni noi ca unitate de măsură, de număr și când a apărut și nevoia omului de a cunoaște și de a ține o "evidență" a acestor relații economice, nevoie justificată mai ales de simțul proprietății. Este un moment extrem de important , mulți autori considerând-ul momentul nașterii contabilității.

Însă, “nașterea” contabilității s-a produs de fapt cu mult mai târziu, odată cu creșterea nivelulu are o însemnătate deosebită pentru activitatea unității economice, întrucât bunăstarea ei depinde într-o proporție covârșitoare de rapiditatea cu care se iau decizii și de corectitudinea lor, decizii care au la bază tocmai informațiile furnizate de către sistemul informațional.

I.3. Contabilitatea și sistemul informațional al întreprinderii

I.3.1. Introducere în problematica contabilității

Însă, “nașterea” contabilității s-a produs de fapt cu mult mai târziu, odată cu creșterea nivelului de complexitate al relațiilor economice, în special a celor monetare. Se poate spune că totul a inceput la Veneția, în anul 1494, când a fost publicată lucrarea de literatură contabilă “Tratactus de computis et scripturis”, a lui Luca Paciolo și în care este redat pentru prima dată principiul partidei duble, element de bază al contabilității. Acum se naște practic contabilitatea în partidă dublă.

Mergând înainte pe linia timpului, apariția capitalismului, revoluția industrială cât și dezvoltarea concurenței au generat relații economice din ce în ce mai complexe , relații ce au necesitat sisteme de evidență din ce în ce mai bune. Acum se formează o literatură contabilă, iar contabilitatea , așa cum se prezintă la acest moment, devine o practică socială generalizată.

Evoluția în timp, atît sub aspectul diversificării formelor de manifestare ale vieții economice, cât și sub acela al tehnicilor folosite în practica contabilă, au dus la sedimentarea și consacrarea contabilității ca o disciplină științifică, cu o bază practică și teoretică solidă.

Definirea contabilității s-a lovit în timp în principal de categoria în care ar fi trebuit încadrată, fiind considerată pe rând artă, tehnică sau disciplină științifică. Mai ales datorită genezei sale din domeniul practic, cu toată baza științifică de care dispune, se pune întrebarea : este contabilitatea, așa cum se prezintă ea astăzi, o tehnică sau o disciplină științifică? Unii autori, cum este și Michel Capron, consideră contabilitatea ca fiind “ o tehnică cantitativă de colectare, de prelucrare și de analiză a informației, aplicată evenimentelor economice și juridice ale întreprinderilor”. O dată însă cu dezvoltarea și construirea teoriei contabilității, bazată pe sistemul de principii contabile, se depășește stadiul de tehnică. În opinia altor autori, cum ar fi profesorii N.Feleagă și I. Ionașcu, contabilitatea este considerată ca fiind “o disciplină științifică matură, cu o pluritate de paradigme și grupuri disciplinare ( comunități științifice), deschisă cercetării fundamentale și aplicative.”

Ca disciplină științifică, contabilitatea poate fi definită ca un ansamblu coerent de obiective, principii (concepte), norme sau standarde și reguli prin care se informează și explică gestiunea resurselor economice separate ca entități patrimoniale.

În prezent contabilitatea se prezintă de o manieră duală, fiind “scindată” în două componente distincte, dar interdependente: contabilitatea financiară, orientată atît către consumatorii interni de informație, cât și către cei externi și contabilitatea de gestiune, orientată exclusiv către consumatorii interni de informație.

Deși în teoria contabilă există obiceiul de a așeza la poli opusi contabilitatea financiară și cea de gestiune, aceasta ruptură este artificială, căci în realitate nu există un sistem de informații pentru contabilitatea financiară și altul pentru contabilitatea de gestiune. Există însă procedee de tratare analitică a datelor contabile care permit furnizarea de informații utile gestiunii, rezultatul contabilității analitice putând fi înțeles în funcție de finalități, în funcție de rezultatele scontate.

Schematic, putem spune că spre deosebire de contabilitatea analitică, care apare ca un instrument de analiză internă utilizată de gestionari, de unde și denumirea de contabilitate de gestiune,contabilitatea financiară este în mod esențial un instrument de informare externă.

Dincolo de diferențele existente în cadrul celor două componente ale sale, contabilitatea în prezent mai este scindată și dintr-un alt punct de vedere. La ora actuală în lume există mai multe moduri de a privi contabilitatea și de aici mai multe sisteme de contabilitate. Se diferențiază astfel sistemele de contabilitate anglo-saxon și european. Având în vedere aria tot mai mare de desfășurare și complexitatea crescândă a relațiilor economice internaționale, și necesitatea de a deține informații capătă alte dimensiuni.

Problema care se ridică în acest caz este aceea de asigurare a comparabilității informațiilor desprinse din contabilitate. Însă din sisteme de contabilitate diferite nu se pot obține informații comparabile și apare astfel necesitatea unificării sau aducerii la un numitor comun a sistemelor de contabilitate.

Normalizarea contabilității la nivel mondial a presupus adaptarea regulilor internaționale de organizare și conducere a contabilității la specificul fiecărei țări, adaptare ce a avut în vedere atât nevoile de informații specifice unităților economice din fiecare țară, cât și evoluția în plan doctrinar a teoriei contabilității.

În prezent, în contextul unificării europene și introducerii monedei unice, prin directivele emise de CEE se încearcă tocmai eliminarea diferențelor existente la nivel de țară în ceea ce privește sistemul de contabilitate adoptat de fiecare țară. Directivele CEE au ca scop armonizarea legislațiilor din fiecare țară europeană în vederea asigurării unui sistem informațional contabil unitar și pentru eliminarea diferențierilor ce ar apărea în cadrul țărilor membre CEE din cauza legislațiilor diferite.

La nivel mondial, normalizarea și armonizarea contabilității se realizează prin intermediul Comitetului de Norme Contabile Internaționale (IASC), fondat în 1973. Acesta elaborează și difuzează norme contabile internaționale țărilor membre. Fiecare țară care face parte din IASC are obligația să recomande aceste norme agenților economici din țara respectivă.

Rolul contabilității în economie este la ora actuală unul foarte important: informațiile furnizate prin intermediul situațiilor contabile fundamentează deciziile economice, atât la nivel la nivel de agent economic, cât și la nivel de țară și chiar la nivelul relațiilor economice internaționale. În prezent, societatea informațională în care trăim necesită “hrană vie” sub forma informațiilor bine fundamentate, informații care în domeniul economic provin într-o proporție covârșitoare din sfera contabilului.

Privind spre viitor, nu se poate prezuma decât că rolul contabilității de furnizor de informații se va accentua și va căpăta noi dimensiuni.

I.3.2. Contabilitatea financiară în România

Contabilitatea financiară, numită în franceză "comptabilité générale", are ca obiect înregistrarea operațiilor cu exteriorul, adică fluxurile dintre întreprindere și terți, pentru a putea prezenta periodic starea financiară, documente de sinteză care permit judecarea situației financiare globale a întreprinderii. Contabilitatea financiară constituie deci un ansamblu de proceduri permițând informarea financiară a agenților externi întreprinderii ( investitorii, acționarii, banca, fiscul).

Se afirmă de multe ori că dreptul societăților și dreptul fiscal este cel care constrânge societățile la plata a numeroase obligații, iar contabilitatea financiară este cea care instituționalizează punerea lor în practică.

Însă, stabilirea stării financiare este obligatorie chiar și în cele mai mici societăți comerciale, unde sistemul de gestiune este aproape inexistent. Din acest motiv contabilitatea financiară este de multe ori resimțită ca o constrângere, ci nu ca un instrument. Ea nu înregistrează decât ceea ce intră și iese din întreprindere, permițând constatarea unui rezultat general, fără a-l explica foarte precis. De aceea pentru o întreprindere este foarte important sa pună în practică și o contabilitate analitică având ca obiectiv analiza formării rezultatului final și degajarea contribuției diferitelor activități la acest rezultat.

Cu toate acestea în România, contabilitatea financiară rămâne principala formă de contabilitate, ea fiind destinată celor care finanțează întreprinderea și de aici și denumirea de contabilitate "financiară".

La noi în țară modelul contabil se întemeiază pe normele și principiile adoptate în cadrul Noului Sistem Contabil din România inspirat după Planul Contabil General Francez și care se înscrie în Directivele IV și VII ale Comunității Economice Europene și se articulează, respectând normele naționale, la standardele contabile internaționale elaborate de I.A.S.C.(Internationnal Accounting Standards Committee).

Acest nou sistem contabil a intrat în vigoare la 1 ianuarie 1994 și este compus în principal din:

Legea Contabilității (82/1991)

HG 704/1993 pentru aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii contabilității

Planul de conturi general

Normele metodologice de utilizare a conturilor

Nomenclatorul registrelor contabile și a formularelor referitoare la activitățile financiare și contabile

Normele de utilizare a registrelor de contabilitate

Bilanțul contabil

Normele metodologice pentru elaborarea și prezentarea bilanțului contabil.

Acest complex de acte normative a fost completat ulterior de alte legi, hotărâri de guvern, etc, ce veneau să completeze sau să modifice prevederile legale inițiale.

Astfel, potrivit legii contabilității, contabilitatea financiară se organizează și se conduce de unitățile patrimoniale identificate cu: regiile autonome, societățile comerciale și alte persoane juridice, precum și persoanele fizice cu activitate comercială înmatriculate la Registrul comerțului.

Obiectivele contabilității, așa cum prevede legea, sunt de a asigura:

Înregistrarea cronologică și sistematică , prelucrarea, publicarea și păstrarea informațiilor cu privire la situația patrimonială și rezultatele obținute

Controlul operațiunilor patrimoniale efectuate și al procedeelor de prelucrare utilizate, precum și exactitatea datelor contabile furnizate

Furnizarea informațiilor necesare stabilirii patrimoniului național, execuției bugetului public național, precum și întocmirii balanțelor financiare și a bilanțului pe ansamblul economiei naționale.

Legea contabilității este completată de acte normative și norme metodologice, Ministerului de Finanțe revenindu-I obligația elaborării și emiterii:

Planului de conturi general și normelor metodologice pentru utilizarea acestuia

Modelelor registrelor contabile, formularelor comune privind activitatea financiară și contabilă, precum și a normelor metodologice privind utilizarea lor

Modelelor bilanțurilor contabile și normelor metodologice pentru întocmirea acestora.

Planul de conturi pe baza căruia se construiesc înregistrările contabile este structurat în nouă clase de conturi simbolizate cu o cifră, desfășurate pe sintetice de gradul I și II, apoi pe analitice în funcție de necesitățile unității patrimoniale. Fiecare cont, așa cum afirmă profesorul Mihai Ristea , “se delimitează ca o pistă pe care aleargă datele în vederea construirii indicatorilor economici și financiari necesari în gestiune și comunicare”. Clasele 1-7 de conturi sunt clase de conturi obligatorii, specifice contabilității financiare, clasele 8 și 9 reprezentînd clase de conturi ce pot fi adaptate de fiecare unitate patrimonială în funcție de specificul activității și de necesitățile proprii. Totodată, conturile se mai pot împărți și în conturi bilanțiere (clasele 1-5), conturi de rezultate (clasele 6 și 7) și conturi speciale , cuprinse în clasa 8 și care servesc la:

– Înregistrarea drepturilor și obligațiilor formate din angajamente acordate și angajamente primite, precum și alte valori extrapatrimoniale, care pot duce ulterior la modificarea mărimii sau structurii patrimoniului întreprinderii (funcționează în partidă simplă)

– Preluarea soldurilor conturilor bilanțiere la deschiderea și închiderea fiecărui exercițiu financiar.

Potrivit legii, contabilitatea se conduce în partidă dublă și trebuie să asigure:

Înregistrarea cronologică și sistematică în contabilitate a tuturor operațiilor patrimoniale

Stabilirea totalului sumelor debitoare și creditoare precum și soldul final al fiecărui cont

Întocmirea lunară a balanței de verificare

Prezentarea situației patrimoniului și a rezultatelor obținute

Contabilitatea se ține în limba română și în moneda națională, iar operațiile în valută se țin atât în moneda națională, cât și în valută.

Contabilitatea unităților patrimoniale se organizează de regulă în compartimente distincte, conduse de contabilul-șef, directorul financiar-contabil sau altă persoană împuternicită să dețină această funcție. Legea prevede că răspunderea pentru organizarea și ținerea contabiltății revine administratorului sau altei persoane care are obligația gestionării patrimoniului.

Legea stabilește obiectul contabilității, patrimoniul ca fiind reflectarea în expresie bănească a bunurilor mobile și imobile, inclusiv solul, bogățiile naturale, zăcămintele naturale și alte bunuri cu potențial economic, disponibilitățile bănești, titlurile de valoare, precum și mișcările și modificările intervenite în urma operațiilor patrimoniale efectuate, cheltuielile, veniturile și rezultatele obținute de acestea.

Potrivit legii, principalele registre de contabilitate sunt:

Registrul jurnal

Registrul inventar

Cartea – mare

Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu în care se înregistreaza în mod cronologic operațiile patrimoniale. Operațiile de aceeași natura pot fi recapitulate într-un document centralizator, care stă la baza înregistrarii in registrul jurnal.

Registrul inventar este un document contabil obligatoriu în care se grupează toate elementele patrimoniale de activ și de pasiv, grupate in funcție de natura lor, conform posturilor din bilanț.

Registrul cartea mare este un document contabil obligatoriu în care se inscriu lunar, înregistrarile efectuate în registrul lunar, stabilindu-se soldul inițial, rulajele creditoare, rulajele debitoare și soldurile finale. Cartea mare stă la baza intocmirii balanței de verificare.

Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate se intocmește lunar balanța de verificare, care cuprinde: simbolul si denumirea conturilor, soldurile inițiale , rulajele, totalul sumelor și soldurile finale creditoare și debitoare. Cu ajutorul balanței de verificare se verifică corelațiile dinte egalitățile generate de dubla înregistrare a operațiilor patrimoniale in contabilitate.

Totodată, legea stabilește și principalele forme de contabilitate ce pot fi utilizate la noi în țară. Formele de contabilitate constituie unul din principalele instrumente ale contabilității. Prin intermediul lor se asigură înregistrarea documentelor primare și centralizatoare în ordine cronologică (în ordinea documentelor sau numărului de ordine al acestora) și sistematică (după natura și felul lor) privitoare la operațiile economice ale unității.

Prin formele de înregistrare contabilă se reglementează:

Documentele utilizate

Modul de completare a documentelor utilizate

Tehnica de calcul folosită

Astfel, la noi în țară sunt reglementate următoarele forme de contabilitate:

Forma de contabilitate “Maestrul-șah”

Forma de contabilitate “pe jurnale”

Forma de contabilitate adaptată la echipamentele moderne de prelucrare a datelor

Forma de contabilitate “Maestrul-șah” este considerată o formă de contabilitate simplă, având o aplicabilitate mare la noi în țară. Totuși este o formă de înregistrare contabilă ce necesită un volum mare de muncă, deoarece se bazează pe înregistrarea bilaterală în conturi a operațiilor economice, atât în debitul cât și în creditul conturilor, fiecare cont având și conturi corespondente. Ca documente contabile se folosesc: note contabile, jurnalul de înregistrare, registrul jurnal, fișe sintetice șah, fișe de cont analitic, balanța de verificare, bilanțul contabil, registrul inventar.

Fig.1.2 Forma de contabilitate pe jurnale

Forma de înregistrare contabilă “pe jurnale” asigură înregistrarea operațiilor economice în mod cronologic și sistematic, direct din documentele primare și centralizatoare în jurnal, acesta fiind principalul instrument de lucru în această formă de contabilitate. Are avantajul unui volum mai mic de lucru, înregistrarea operațiilor făcându-se unilateral, adică o singură dată în creditul contului în corespondență cu debitul altui cont. Ca documente de lucru se utilizează: jurnale, registrul-jurnal, situații auxiliare, fișe de cont analitice, balanțe de verificare, bilanțul contabil, registrul inventar.

Forma de contabilitate adaptată la echipamente de prelucrare automată a datelor s-a impus ca urmare a creșterii gradului de dotare a unităților patrimoniale din economie cu echipamente moderne de calcul. În principiu, această formă de contabilitate are în vedere aceeași formularistică specifică formelor de contabilitate clasice, dar adaptată tehnicii de calcul folosite.

I.3.3. Perspective în dezvoltarea contabilității în România

Așa cum se afirmă și în ultimul capitol al lucrării "Tratat de contabilitate financiară" a domnilor profesori N. Feleagă și I. Ionașcu, sistemul contabil românesc la orizontul mileniului III trebuie să devină un "sistem performant."

Pentru aceasta trebuie să-și definească sau să extindă conceptele de bază cu care operează, în contextul fundamentării sale pe un cadru conceptual. Aceste concepte vizează, pe de o parte, caracteristicile calitative ale informațiilor financiare, iar pe de altă parte, ipotezele prealabile și convențiile contabile.

Ca și în cazul cadrului conceptual internațional, informațiile financiare produse de întreprinderile românești trebuie să îndeplinească patru caracteristici calitative principale: inteligibilitatea, relevanța, fiabilitatea și comparabilitatea. Două dintre ele sunt fundamentale, relevanța și fiabilitatea. Contabilitatea românească a mizat prea mult pe necesitatea unei fiabilități a informațiilor. Un sistem performant cere ca informația să fie tot mai mult utilizabilă în procesul de decizie, ceea ce înseamnă ca ea să fie tot mai relevantă. Ca atare, producătorii de informații trebuie să găsească dozajul optim de relevanță și fiabilitate, cunoscut fiind faptul că aceste două caracteristici fundamentale sunt, nu în puține cazuri, opozabile.

Sistemul contabil românesc, așa cum a fost adoptat, este de inspirație franceză, ori contabilitatea franceză, ca și contabilitatea europeană în general, este orientată înspre satisfacerea nevoilor informaționale ale statului în principal. Contabilitatea anglo-saxonă, cu o tradiție solidă în ceea ce privește rolul contabilității în primul rând de gestiune și de informare a proprietarilor de capital, oferă mult mai mult în ceea ce privește satisfacerea nevoile informaționale ce pot apărea în legătură cu activitatea unei întreprinderi. Contabilitatea anglo-saxonă este orientată în mod fundamental înspre satisfacerea nevoilor informaționale ale furnizorilor de capitaluri, deci rolul contabilității în cadrul sistemului informațional al întreprinderii are o pondere covârșitoare.

Tendința care se manifestă la ora actuală în plan internațional este pe de o parte de uniformizare la nivel mondial, de normalizare a contabilității, corelată pe de altă parte cu tendința de trecere spre sistemul contabil anglo-saxon, sistem care oferă din punct de vedere informațional mult mai mult decât celălalt sistem contabil major, și anume cel al contabilității europene.

România se circumscrie mai mult tendinței de normalizare contabilă la nivel european, sistemul contabil adoptat dovedind acest lucru. Se resimte însă imixtiunea mult prea puternică a interesului fiscal al statului în normele contabile adoptate. Pe de altă parte, lipsa unui Plan Contabil General, așa cum a fost gândit și adoptat în țările Europei occidentale, face ca această aliniere la normele contabile să fie incompletă.

Se poate previziona că în ceea ce privește sistemul contabil român, el va fi completat în viitor, mai ales în ceea ce privește necesitățile informaționale pentru managementul firmei și pentru investitori. Mai mult ca sigur, vor fi adoptate și normalizate și în România instrumentele de lucru consacrate în domeniul financiar-contabil. Este necesară o deschidere mai mare a contabilității spre nevoile informaționale ale întreprinderii și mai ales o “depoluare” în ceea ce privește imixtiunea fiscalului în contabilitate. O asemenea evoluție necesită însă importante resurse de timp, atât pentru maturizarea vieții economice românești, cât și pentru elaborarea unor instrumente care să țină seama totodată de tendințele de unificare la nivel mondial a normalizării contabile, cât și de specificitatea economiei românești.

Pe de altă parte, utilizarea tot mai intensă a sistemelor electronice de calcul în domeniul financiar-contabil deschide noi perspective în ceea ce privește normalizarea contabilă. Întrucât în ceea ce privește aceste sisteme cuvântul de ordine este eficiența, adică un raport favorabil între volumul de date stocate, nivelul lor de semnficație și mai ales viteza de prelucrare, se delimitează ca o eventuală direcție de evoluție a contabilității normalizarea acesteia în viitor pornind de la “eficientizarea” fluxurilor de informații contabile, adică o posibilă degrevare a contabilității de balastul birocratic

I.3.4. Sistemul informațional contabil

Este cunoscut faptul că pentru realizarea proceselor de cunoaștere și gestiune a patrimoniului se procedează la organizarea datelor și informațiilor într-un sistem informațional. În acest scop, se identifică evenimentele și faptele ce generează date, se delimitează obiectivele cunoașterii și conducerii, se stabilesc purtătorii materiali de informații și modul în care se culeg și înregistreză datele, se aleg modelele și instrumentele de prelucrare a acestor date, se definește destinația informațiilor și se organizează transmiterea lor la destinatari.

Discutată sub acest aspect, contabilitatea reprezintă un sistem informațional orientat spre cunoașterea și gestiunea valorilor economice separate patrimonial. În această calitate ea se delimitează ca un ansamblu de elemente interdependente orientat spre culegerea, prelucrarea, stocarea, analiza și transmitarea informațiilor privind starea și mișcarea patrimoniului. Aceste elemente sunt: fondul sau sistemul de informații, suporturile materiale ale informațiilor, mijloace de prelucrare a datelor, metodele și procedurile de prelucrare a datelor ; circuitele informaționale.

Fondul sau sistemul de informații reprezintă de fapt componeneta de bază a sistemului informațional contabil.

Într-o accepție generală, informația este o formă de cunoaștere a realității prin care se aduc știri cu privire la felul, caracteristicile și mărimea obiectelor, evenimentelor, fenomenelor și proceselor ce formează mediul înconjurător, iar expresiile concrete ale informațiilor poartă denumirea de "date" și constă din:cifre, formule, simboluri, imagini, litere, cuvinte, propoziții etc.

În viața social-economică, una din formale de bază ale informației este informația economică, iar în cadrul acesteia informația contabilă, care vehiculează cunoștințe de reflectare și control privitoare la situația patrimoniului și rezultatele obținute.

Analizată prin prisma teoriei informației, informația contabilă are o dublă determinare: calitativă sau de determinare și cantitativă sau de stare. Determinarea calitativă indică felul și natura elememtului patrimonial la care se referă informația (mijloace fixe, materii prime, disponibilități bănești), iar determinarea cantitativă se referă fie la starea în care se află elementul de patrimoniu, fie la valoarea definită prin raportare.

Multitudinea și varietatea informațiilor pe care le gestionează și le oferă sistemul informațional contabil se pot delimita în primul rând în informații de natură juridică și financiară, care se referă la operațiile generate de relațiile cu terții permițând cunoașterea în orice moment a sumelor datorate furnizorilor, angajaților, organismelor sociale, creditorilor etc., cât și sumele de primit de la clienți, debitori și alți creanțieri, prezentarea și justificarea către organele fiscale a cifrei de afaceri, a veniturilor și cheltuielilor pe baza cărora s-a determinat rezultatul sub formă de profit. În al doilea rând, se grupează în informații de natură economică, care se referă la cunoașterea costurilor de fabricație a bunurilor, de executare a lucrărilor sau de prestare a serviciilor, nivelului de rentabilitate realizat în urma vânzării lor pe piață, mărimii valorică a factorilor care au cauzat sau determinat volumul rezultatelor obținute în cursul și la sfârșitul unui exercițiu financiar și totodată pentru cunoașterea în perspectivă a modului cum vor evolua în perioada viitoare situația datoriilor, creanțelor, costurilor de producție, rezultatelor finale etc. Pe baza acestor informații furnizate conducerii întreprinderii se poate gestiona și dirija, în deplină cunoștiință de cauză, întreaga activitate economico-financiară.

În mod concret, informațiile contabile se identifică cu datele financiar-contabile privind starea și mișcarea elementelor patrimoniale și cu indicatorii economico-financiari privind resursele și rezultatele obținute.

Suporturile materiale ale informațiilor au calitatea de a conserva, stoca și restitui datele. În contabilitate purtătorii de informații constă din: documente justificative, registre de evidență contabilă, situații financiar-contabile de sinteză și raportare, precum și din purtătorii tehnici de date, benzi și discuri magnetice, microfilme etc.

Mijloacele de prelucrare a datelor sunt cele care servesc la culegerea, prelucrarea și transmiterea datelor și constă din mașini de calcul, mașini de birou specializate, echipamente electronice, calculatoare.

Metodele și procedurile de prelucrare a datelor reprezintă partea logică a prelucrării datelor în vederea obținerii informațiilor și a indicatorilor economico-financiari. Din punct de vedere teoretic, aceste metode și proceduri se întemeiază pe principiile și regulile metodei contabilității, iar în mod concret-aplicativ se identifică cu procedeele acestei metode.

Circuitele informaționale desemnează traiectul pe care-l parcurg informațiile contabile între emițător și prelucrător, între emițător sau prelucrător și destinatar, implicit returul lor.

I.3. Necesitatea automatizării fluxurilor informaționale

în cadrul unității economice

În cadrul unității economice, fluxurile de informații care apar și se desfășoară antrenează, pe lângă resurse materiale și umane, importante resurse de timp. În condițiile unei nevoi tot mai acute de a fi informat la timp cu date pertinente, apare necesitatea reducerii timpului în care informația ajunge de la sistemul operațional la cel de conducere și a celui în care deciziile ajung la sistemele destinatare.

Pentru o mai bună circulație a informației în cadrul unității economice, s-au găsit diverse soluții:

Optimizarea structurii organizaționale a întreprinderii;

Optimizarea fluxului de documente în cadrul diferitelor departamente ale întreprinderii

Reducerea numărului de verigi intermediare dintre conducere și unitățile operative

Reducerea timpului de prelucrare a datelor prin utilizarea sistemelor electronice de calcul.

Aceasta din urmă apare ca un proces de automatizare a fluxului informațional din cadrul întreprinderii, cu un accent deosebit în ceea ce privește sistemul informațional al întreprinderii.

Introducerea sistemelor electronice de calcul pentru fluidizarea fluxului informațional are ca efecte: reducerea timpului de prelucrarea a datelor, reducerea costurilor de prelucrare, etc.

Efectele pozitive pe care automatizarea fluxurilor informaționale le implică, determină, mai ales la unitățile economice mari, cu un volum considerabil de informații și date, necesitatea folosirii sistemelor electronice de calcul.

I.5. Reglementări legale privind utilizarea sistemelor informatice

în contabilitate

În ceea ce privește forma de contabilitate adaptată la sisteme de prelucrare automată a datelor, legea reglementează folosirea ei, precum și condițiile pe care trebuie să le îndeplinească un astfel de sistem.

Astfel, potrivit Regulamentului de aplicare a Legii contabilității, persoanele fizice și juridice care utilizează sisteme de prelucrare automată a datelor au obligația să asigure respectarea normelor contabile, stocarea, păstrarea sub forma suporților tehnici și controlul datelor înregistrate în contabilitate, iar organizarea sistemului de prelucrare automată a datelor trebuie să asigure toate informațiile necesare unui eventual control.

Cerințele pe care trebuie să le îndeplinească un sistem de prelucrare automată a datelor, potrivit legii, sunt:

Sistemele trebuie să precizeze tipul de suport pentru păstrarea datelor de intrare, precum și listele înregistrărilor efectuate în evidența contabilăpe bază de documente justificative care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum și orice eliminări sau adăugiri ulterioare.

Sistemele trebuie să precizeze cu claritate originea, conținutul și apartenența fiecărei date; fiecare dată trebuind să aibă la bază conținutul unui document scris.

Sistemele trebuie să permită, în orice moment, reconstituirea elementelor și conținutului conturilor, a listei și informațiilor supuse verificării, pornind fie de la cele de intrare, fie invers, de la conținutul sintetic al conturilor, listelor sau altor informații pe baza cărora să se poată determina datele de intrare.

Toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări, și după caz, a unui sold anterior acelui cont.

Fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse prelucrării.

Procedurile de prelucrare automată a datelor trebuie să fie organizate astfel încât să permită controlul respectării normelor în vigoare privind securitatea datelor și a fiabilității sistemului de prelucrare a datelor.

Cap II ANALIZA SISTEMULUI INFORMAȚIONAL

LA SOCIETATEA COMERCIALA ELVEST S.C.A.

II. 1 Prezentarea societății comerciale Elvest SCA

Societatea comercială ELVEST S.C.A. a luat fiintă în 1990 conform legii 31/90, legea societaților comerciale. Societatea s-a înființat având la bază patrimoniul vechii societăți cooperatiste ce a existat până atunci. Patrimoniul reevaluat atunci a fost în valoare de 15000000 lei și a fost împărțit în 80000 de acțiuni pentru a putea fi cumpărate atât de persoane fizice cât și juridice.

Societatea este o societate cooperatistă pe acțiuni cu capital mixt. Forul de conducere cel mai înalt este Adunarea Generală a Actionarilor(A.G.A.). AGA desemnează un Consiliu Director compus dintr-un director, un contabil șef și un inginer șef. Aceștia au în subordine diverse departamente, servicii, ateliere de producție.

Obiectul de activitate al acestei societăți îl constituie realizarea de confectii și produse de îmbrăcăminte.

În ceea ce privește conducerea întreprinderii, structura organizatorică a societății este următoarea :

Organe de conducere generală : Adunarea Generală a Acționatilor

Organe de conducere executivă: Consiliul de Administrație

Comitetul Director : director, contabil șef, inginer șef.

Compartimentele principale ale unității sunt :

Serviciul comercial

Serviciul administrativ si de resurse umane

Serviciul contabil financiar

Serviciul de productie

Forma organizatorică actuală are în vedere realizarea tuturor cerințelor pieței .

Echipa managerială acordă o atenție echilibrată atât producției, cât și factorului uman și dovedește preocupări semnificative pentru creșterea eficienței activității manageriale, mai ales la nivelul managementului superior.

Resursele umane au un rol important în desfășurarea normală și cât mai optimă a activității și sunt direct interesate, având în vedere că o parte a personalului socității detine acțiuni ale acesteia.

Numărul de personal prezent la lucru în anul 1998 a fost de 190 persoane, din care 170 persoane cu contract de muncă și 20 colaboratori.

Structura resurselor umane analizată după următoarele criterii se preintă astfel :

după principalele categorii de salariați la sfârșitul anului 1998 era următoarea situație: Personal direct productiv: 169 persoane;

Personal tehnic-ingineresc: 9 persoane;

Personal de administrare și conducere: 12 persoane;

după vârstă salariații(cu contract de muncă) aflați în întreprindere la sfrșitul anului 1998 se clasifica astfel :

persoane cu vârsta mai mică de 25 ani – 65

persoane cu vârsta cuprinsă între 26 și 35 ani – 62

persoane cu vârsta cuprinsă între 36 și 45 ani – 7

persoane cu vârsta mai mare de 45 ani – 36

în funcție de sex personalul întreprinderii este format din 11 bărbați, iar restul de 159 fiind femei;

modalitățile de calificare împarte personalul societății în:

personal cu studii superioare – 11

personal cu studii medii – 9

personal cu studii profesionale – 151

Structura personalului corespunde în general cerințelor actuale . Structura formativă și experiența personalului constituie premise favorabile realizării strategiei propuse de unitate, nepunându-se problema unor acțiuni deosebite de formare a personalului.

Pentru analiza eficienței utilizării forței de muncă am folosit o serie de indicatori de randament sintetizati în tabelul următor:

Fig. 2.1 Tabel privind calculul unor indicatori referitori la situația personalului

Concluzia care se poate trage de aici este că se observă o evoluție crescătoare în timp a tutuor acestor indicatori reprezentați aici în valori nominale, însa nu trebuie uitată nici evoluția ratei inflației care poate face ca în valori reale acești indicatori să nu mai evolueze în același ritm.

Produsele comercializate de către societatea comercială ELVEST SCA sunt în principal confecții pentru femei.

Din datele furnizate de societate evoluția producției ( volum valoric) de-a lungul perioadei de analiză (1996-1998) este prezentată în graficul ce urmează:

Fig. 2.2 Grafic privind evoluția în timp a producției

Societatea comercială ELVEST SCA activează pe piața confecțiilor.

În ultimii ani această piață este în continuă creștere, deși ca toate sectoarele economiei românești se confruntă și ea cu greutăți financiare. De altfel, marea majoritate a fabricilor de confecții lucrează în sistem lohn, utilizând în procesul de fabricație materialele (țesăturile ) trimise de către client, care de multe ori este o firmă străină.

Acesta este și cazul societății comerciale ELVEST SCA. Piața pe care activează această societate este cu precădere piața externa (germană), existând însă și o cotă, destul de redusă pentru piața internă.

Principalii clenți care au achiziționat produse ale societății în anii 1996, 1997, 1998 sunt : MARKWALD, STEILMAN , JEAN CLAIRE etc.

Concurenții societații pe piața internă cât și pe cea externă sunt deosebit de numeroși, existând în prezent o serie de societăți specializate în confectii, multe dintre ele fiind competitive si având deja conturată piața de desfacere. Nu pot fi uitate nici micile societăți care încearcă să se impună pe piață și nici casele de modă care în ultimul timp în România au devenit tot mai multe și mai competitive, concurând cu cele din străinătate. Acestea nu trebuiesc tratate numai ca si concurenți, ci trebuie avut în vedere că ele pot deveni și potențiali colaboratori, deoarece societatea poate fabrica în sistem lohn produse pentru aceștia.

În cadrul Compartimentului comercial, preocuparea specialiștilor a constat în:

-prospectarea permanentă a pieței interne și externe și întocmirea unor analize care cuprind:

specificul pieței

condiții de desfacere

concurența

potențiali beneficiari

canale de circulație

rețea de desfacere

-prezentarea ofertelor pentru desfacerea produselor și evaluarea capacităților de absorbție a piețelor interne și externe

-studierea politicii economice și sistemul vamal, fiscal, financiar pentru țările importatoare

-studierea produselor similare oferite de concurență

-efectuarea unor cercetări de determinare a cauzelor pentru care se cumpără sau nu un anumit produs

-comunicarea la serviciile tehnice a modificărilor solicitate de consumator

-editarea materialelor publicitare corespunzătoare diferențiate în funcție de produs

-organizarea participării la târguri și expoziții pe profil și încercarea de atragere a potențialilor clienți.

Un capitol important în desfășurarea activității îl reprezintă serviciul de aprovizionarea cu materii prime și materiale. Acest serviciu asigură aprovizionarea cu materiale, materii prime, accesorii, materiale necesare pentru producție.

Principalele materii prime și materiale sunt:

țesături (bumbac, lână, mătase)

accesorii (fermoare,nasturi, capse, ață)

vopseluri pentru țesături, etc.

Societatea are numeroși furnizori atât în țară cât și în exterior.

Aprovizonarea cu materii prime,materiale, piese de schimb se face pe baza necesarului trasmis de client, asta având in vedere sistemul de productie în sistem lohn.Materiile prime, materialele și alte elemente sunt spuse controlului de recepție conform reglementarilor Sistemului de Asigurare a Calității. Verificările se fac pe fise de recepție proprii fiecărui material aprovizonat,evidența materialelor fiind relativ computerizată.

Verificarrea realizării calității produselor cuprinde întreg ciclul de realizare: Concepție-aprovizionere-fabricație-asamblare-depozitare-livrare și constă în:
– verificarea materiilor prime și materialelor

controlul calității pe fluxul de fabricație

controlul calității produselor finite

Dotarea societății este la nivelul tehnicii de vârf în ramura în care funcționează. Utilajele sunt specializate și lucrează independent, iar performanțele lor sunt ridicate.

Caracteristicile tehnice ale produselor realizate de ELVEST SCA corespund cerințelor actuale ale pieței.

În cadrul compartimentului financiar-contabil se tine o evidentă a tuturor operatiilor care se realizează in cadrul societății sau în numele ei.

Astfel are loc înregistrarea în sistemul contabil a tuturor operațiunilor de mișcare a elementelor patrimoniale, cronologic, și zilnic, precum și întocmirea balanței contabile și a bilanțului contabil. Înregistrarea se face în scris, în momentul realizării ei, balanța contabila se întocmește lunar, iar bilantul semestrial.

Sistemul contabil este reglementat prin legea 82/1991 care este legea contabilității. Sistemul contabil este format din conturile contabile.

Cu ajutorul sistemului contabil se poaꗬÁGЉ37ႜ¿3737က3737Ѐ37쀑37

橢橢?383838383838383838Љ鸀 돬 돬 崟383838Ÿ38383838383838^383838_xffff_¤38383838_xffff_¤38383838_xffff_¤3838383838383838]38383838ꅂ38ɼ38ꎾ383838ꎾ383838ꖚ383838ꖚ383838ꖚ38µ3838383838ꖮ383838쀔383838쀔383838쀔38838쁌38,38쁸38Ô38ꖮ38383838Ĩ38쇂383838쇂3838쇘383838쇘383838숒383838왼38-38욚38

39욦3939393939393939393939393939393939393939$3939Ǵ39393939ఢ393939393939393939ꖚ393939욮3939393939393939393939엞39^39옼39@39욮393939욮3939393939lă.

In acest sens se calculează și se analizează o serie de indicatori economico-financiari ca de exemplu pentru cazul societății comerciale ELVEST SCA:

Pentru analiza situației patrimoniului se calculează:

Fig. 2.3 Tabel reprezentând valorile unor indicatori referitori la situația patrimoniului

In urma analizei indicatorilor calculați în tabelul anterior se poate afirma că societatea a inregistrat creșteri ale fondului de rulment comparativ cu anul 1996. În același timp și nevoia de fond de rulment a avut o tendință crescătoare. Trezoreria netă deși în anul 1996 a fost pozitivă, îmregistrând o valoare mică, in următorii ani ea devine negativă, urmare a creșterii datoriilor fiscale și sociale, totuși se poate observa o ameliorare a acestui indicator în anul 1998 comparativ cu 1997.

Patrimoniul net al societații cunoaște o tendința ascendentă mai pronunțată în anul 1997 .

De menționat este faptul că în analiza tuturor indicatorilor nu s-a ținut seama de evoluția inflației în România.

Reprezentative pentru pentru a analiza rezultatul exercițiului sunt urmatoarele informații prezentate în Contul de Profit și Pierdere :

Fig. 2.4 Tabel cuprinzând unii indicatori prezentați în contul de profit și pierdere

Fig. 2.5 Grafic privind evoluția în ultimii 3 ani a producției anuale, cifrei de afaceri și rezultatului net

Rezultatele economico-financiare ale S.C. “ELVEST” S.C.A. pe ultimii trei ani corespund unei activități cu o eficiență în creștere, obținând un rezultat pozitiv din activitatea de bază în sumă de 445.793 mii lei, mai mare decât cel din anul precedent, în valoare de 387.357 mii lei și față de anul 1996 cand a inregistrat chiar pierdere, în valoare de 13.124 mii lei.

În ceea ce privește nivelul de lichiditate și solvabilitate al firmei, indicatorii se prezintă astfel:

Fig. 2.6 Tabel cuprinzând valorile pe ultimii 2 ani a unor rate

Fig. 2.6 Grafic privind evoluția acestor rate

Ratele se înscriu în valorile acceptabile care să asigure firmei capacitatea de achitare a obligațiilor, atât pe termen scurt, cât și pe termen mediu și lung.

Din analiza Societății Comerciale Elvest S.C.A. se pot trage următoarele concluzii :

PUNCTE TARI, OPORTUNITĂȚI

Societatea desfășoară o activitate de exploatare profitabilă;

Se adresează unui segment de piață stabil;

Este caracterizată prin existența unui sortiment variat de produse;

Se constată o preocupare contunuă pentru menținerea calității produselor;

Intreaga activitate se bazează pe existența unui potențial uman calificat;

PUNCTE SLABE, RISCURI

Uzura morală și fizică a unor mijloace de producție;

Instabilitatea legislației în domeniul fiscal;

II.2 Analiza critică a sistemului informațional existent

În cadrul societății comerciale ELVEST SCA, sistemul informațional existent este concentrat în principal în jurul departamentului financiar contabil. Circuitul documentelor între departamentul financiar-contabil și restul întreprinderii și mai ales faptul că orice informație oferită de contabilitate este utilizată în procesul de management al firmei, evidențiază importanța informațiilor contabile. Si asta deoarece aceste informații contabile au toate un suport, și anume documentele ce intră la contabilitate pentru a fi prelucrate. În contabilitate toate documentele primare care intră sunt înregistrate, iar apoi prelucrate pentru a putea oferi utilizatorilor de informații datele necesare luării deciziilor.

Sistemul informatic utilizat de societate este format din 3 calculatoare, nelegate în rețea, lucrează independent pe sectoare:

un calculator este utilizat la financiar-contabil și la personal

unul este la comercial, pentru comerț exterior și interior, întocmire de declarații vamale

unul se folosește la producție pentru rapoarte de producție, realizări pe fiecare secție de producție, norme de timp ale producției, producție realizată, norme în cadrul producției.

Resursele software de care dispune societatea sunt reprezentate de sistemul de operare Windows 95 și de programele informatice de care dispune societatea.

Sistemul informatic de contabilitate folosit este reprezentat de un program de contabilitate conceput pentru sistemul de operare MSDOS, program prin care sunt realizate înregistrările,stocările, prelucrările și obținerea de situații cerute de forma de contabilitate informatică.

Baza pe care se construiește întregul ciclu al prelucrărilor contabile o reprezintă înregistrarea contabilă, care constituie intrarea principală pentru sistemul informatic. Pe baza înregistrării contabile se construiește întreg sistemul de stocare și prelucrare a datelor. Evidența cronologică a tuturor operațiilor economice și financiare înregistrate în conturi se realizează cu ajutorul jurnalului de înregistrare. Acesta se editează zilnic pentru fiecare gen de operații în parte, la care se anexează documentele justificative. La sfârșitul lunii se listează cartea mare a conturilor sintetice și analitice care evidențiază starea și mișcarea zilnică a elementelor patrimoniale.

La sfârșitul perioadei de gestiune se editează balanța de verificare a conturilor sintetice și analitice. Sintetizarea și generalizarea informațiilor financiar-contabile se realizează cu ajutorul bilanțului contabil prin însumarea și ordonarea acestora în posturi, capitole și grupe conform structurii reglementate.

Registrele de contabilitate, ca și documentele justificative se păstrează în arhivă, de regulă în forma lor originală, grupate în funcție de natura operațiilor și în ordine cronologică, în cadrul exercițiului financiar la care acestea se referă.

Sistemul informatic pentru contabilitatea financiară de care dispune societatea respectă reglementările în vigoare cu privire la cerințele minimale pe care trebuie să le îndeplinească un sistem informatic în domeniul financiar-contabil. Dintre acestea enumerăm:

Asigură elementele constitutive ale înregistrărilor contabile

Asigură confidențialitatea și protecția informațiilor

Asigură obținerea de liste clare, inteligibile și complete, care conțin elementele de identificare cerute de lege

Asigură respectarea conținutului de informații prevăzut în machetele aprobate de Ministerul Finanțelor

Nu permite deschiderea a două conturi cu același număr, modificarea numărului de cont dacă acesta conține date

Permite culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operațiile contabile

Respectă reglementările în vigoare cu privire la securitatea datelor și fiabilitatea sistemului de prelucrare:

Sistemul automat de procesare a datelor asigură condițiile necesare în vederea realizării controlului legal. De asemenea sistemul este protejat împotriva personalului neautorizat, este realizată o permanentă verificare a funcțiunilor de bază ale sistemului informațional.

Programele utilizate atât la contabilitate, cât și la celelalte 2 sectoare de activitate asigură o concordanță între rezultatul procesării datelor și standardele normative. Orice informație care este înregistrată în sistemul contabil, este de asemenea găsită și într-un document scris la care beneficiarul sau organul de control pot avea acces.

Este de menționat faptul că există o compatibilitate satisfăcătoare între resursele software și cele hardware ale sistemului electronic folosit de către societate, în sensul că programele folosite nu necesită resurse hardware superioare celor existente.

II.3 Necesitatea și oportunitatea realizării

unui nou sistem informatic

Se afirma tot mai des în ultimul timp că secolul XX este un secol al vitezei, marcat de profunde transformări și revoluții , un secol în care omenirea a evoluat cu 360 de grade.

Anul 2000, este anul cand pentru multe domenii și activități se fac bilanțuri și se analizează trecutul.Pentru domeniul software se constată în mod cert o dezvoltare fără precedent.

Dacă în urmă cu nu mult timp, idea de a dispune de un calculator personal propriu părea un gând cel puțin îndrăzneț, astăzi generalizarea folosirii calculatoarelor personale în aproape toate domeniile vieții cotidiene se impune ca fiind mai mult decât necesară.

Dezvoltarea accelerată a industriei tehnicii de calcul a fost pe de o parte cauză, iar pe de altă parte efect al extinderii unui domeniu conex ei, și anume domeniul software. De o simplitate extremă la început, aplicațiile software s-au dezvoltat în timp, atât ca nivel de complexitate, cât și ca domeniile pentru care erau create, ajungând să cuprindă treptat aproape toate domeniile de activitate.

În prezent, domeniul software este extrem de diversificat, cuprinzând de la programe simple de calcul, până la aplicații complexe din domeniul inteligenței artificiale.

Ceea ce distinge mai mult ca oricând etapa actuală pe care o traversează domeniul software de cele de până acum este apariția și dezvoltarea unei “filozofii” proprii, foarte puternice, unitare, care reunește principii și convenții de proiectare care au devenit într-un timp foarte scurt general acceptate și aplicate. Mai concret, este vorba de produsele software create și promovate de către firma Microsoft, lider mondial în acest domeniu, produse prin intermediul cărora majoritatea aplicațiilor soft create în ultima perioadă de timp tind să aibă o “înfățișare” asemănătoare, unitară.

La baza acestei schimbări care afectează etapa actuală stă impunerea sistemului de operare Windows , cu variantele sale proprii, ca sistemul de operare cel mai uzitat, ca și impunerea limbajelor de programare orientate obiect, prin intermediul cărora se pot crea aplicații cu un nivel foarte înalt de compatibilitate cu sistemul de operare Windows.

Interfața facilă, extrem de prietenoasă a aplicațiilor create pentru acest sistem de operare a fost principala cauză a acestei evoluții : cunoscând modul de utilizare al unei anumite aplicații create pentru Windows, se pot învăța cu un minimum de efort altele., datorită convențiilor de programare și interfață unitare pe baza cărora au fost concepute.

Necesitatea alinierii aplicațiilor la tendințele care se manifestă la ora actuală în domeniul software este mai mult dacât stringentă : este dictată în primul rând de către client, care va prefera o interfață prietenoasă și convenții de utilizare care îi sunt mai la îndemână, precum și o compatibilitate mai mare cu sistemul de operare. Ținând seama de numărul extrem de mare de utilizatori ai sistemului de operare Windows, rezultă că aplicațiile create specific pentru acest sistem sunt cele care, puse fiind lângă aplicații pentru alte sisteme de operare ( MS-DOS , să zicem) vor fi preferate de către utilizatori, datorită ușurinței mai mare în exploatare.

De asemenea, este știut faptul că între aplicațiile create pentru alte sisteme de operare și între un alt sistem de operare sub care acestea pot rula, pot apărea conflicte, acestea putând duce în unele cazuri la închiderea automată a aplicațiilor, chiar în timpul execuției lor (de exemplu, cazul aplicațiilor MS-DOS care rulează sub sistemul de operare Windows).

Aceste considerente sunt aplicabile și în cazul soft-ului utilizat de către SC ELVEST SCA. Dispunând de calculatoare performante, SC ELVEST SCA folosește ca sistem de operare WINDOWS 95, aplicațiile pentru domeniul contabil fiind însă proiectate pentru sistemul de operare MS-DOS .

Ținând seama de cele prezentate mai sus, se remarcă necesitatea asigurării atât a unei compatibilități între resursele soft folosite de către SC ELVEST SCA : între sistemul de operare și aplicațiile folosite, cât și a unei “alinieri” a aplicațiilor soft folosite la cele existente pe piață, evitându-se astfel perimarea morală a lor.

În ceea ce privește sistemul informatic pentru contabilitatea financiară pe care firma îl folosește , se poate considera că, deși este perfect funcțional, datorită ritmului foarte rapid și sensului în care au evoluat aplicațiile informatice în ultimul timp, acesta este perimat din punct de vedere moral.

Un alt aspect care impune necesitatea unui nou sistem informatic pentru contabilitatea financiară, compatibil cu noul val de înnoiri în domeniul aplicațiilor soft, îl reprezintă necesitatea unei compatibilități depline între sistemul de operare și aplicațiile care rulează sub acest sistem; concret, această condiție poate fi îndeplinită numai de o aplicație proiectată și realizată pentru și sub sistemul de operare Windows 95.

Din punct de vedere al gestiunii resurselor umane, exista un alt aspect care face ca realizarea unui nou sistem informatic, sub Windows 95, să fie oportună. Deși schimbarea sistemului informatic pentru contabilitatea financiară poate antrena și costuri privind recalificarea personalului departamentului financiar-contabil, pe de altă parte introducerea în exploatare a unui nou sistem informatic, cu o interfață mult mai atractivă, mult mai facilă, unitară cu a sistemului de operare, reprezintă un real câștig pentru firmă, în sensul îmbunătățirii condițiilor de muncă a personalului și implicit a rezultatelor obținute.

Cap. III PROIECTAREA SISTEMULUI INFORMATIC PRIVIND CONTABILITATEA FINANCIARĂ

III.1 Conceperea sistemului informatic

Pentru crearea oricărui sistem informatic trebuie să se țină cont de faptul că:“Obiectivul fundamental al unui sistem informatic constă în furnizarea de informașii corecte, relevante și la timp atât conducerii, cât și nivelelor operaționale specifice unei unități economice (compartimente sau servicii funcționale), în vederea îmbunătățirii activității și creșterii eficienței economice”.

Realizarea sistemelor informatice presupune o proiectare în scară: mai întâi , o proiectare la nivel general, în cadrul căreia se delimitează ca obiectiv elaborarea concepției logice a sistemului informatic (stabilirea componentelor sistemului informatic, a legăturilor dintre ele și a funcționalității structurii sale astfel încât întregul sistem să acționeze ca un tot unitar); pe un nivel următor se situează proiectarea de detaliu a sistemului informatic, având ca obiectiv asigurarea cerințelor funcționale definite în proiectarea generală, prin transformarea modelului conceptual într-un model operațional.

Din punct de vedere structural, un sistem informatic este clădit în jurul a trei componente esențiale, definite în funcție de obiectivele noului sistem: intrări, prelucrări, ieșiri.

Privită într-o abordare sistemică, proiectarea noului sistem informatic este subordonată în totalitate realizării obiectivelor propuse, putând fi realizată în mai multe variante: IEȘIRI-INTRĂRI, INTRĂRI-IEȘIRI sau MIXTĂ.

Abordarea IEȘIRI-INTRĂRI debutează cu precizarea obiectivelor noului sistem informatic, în raport cu cerințele unității economice, obiectivele fiind concretizate în ieșirile sistemului (liste/situații, indicatori, grafice).

Varianta INTRĂRI-IEȘIRI are ca punct de plecare obiectivele noului sistem informatic formulate de unitatea economică. În raport de acestea se determină mulțimea intrărilor necesare, structurate sub forma bazei informaționale de intrare.

Orice sistem informatic pentru contabilitatea financiară, dată fiind dubla sa condiționare, odată prin reglementările legale privitoare la folosirea echipamentelor informatice în activitatea financiar-contabilă, iar în al doilea rând de normalizarea contabilă, care impune indirect obținerea de situații de ieșire predefinite (balanța de verificare, fișă de cont), are un “spațiu de desfășurare” relativ restrâns, conceperea și realizarea sa fiind circumscrise obținerii de situații financiar-contabile predefinite. Iată de ce, în abordarea conceperii unui atare sistem informatic, varianta optimă se delimitează a fi IEȘIRI-INTRĂRI, în cadrul căreia se delimitează ca faze de realizare:

Definirea obiectivelor sistemului informatic

Proiectarea ieșirilor sistemului

Proiectarea bazei informaționale

Formalizarea atributelor de intrare

Proiectarea structurală și funcțională a sistemului informatic

Elaborarea documentației proiectării generale.

III.1.1 Definirea obiectivelor sistemului informatic

Obiectivele sistemului informatic reprezintă scopuri imediate și de perspectivă ale perfecționării activității de conducere, în vederea ridicării nivelului de informare operativă și previzională a structurilor organizatorice, a perfecționării metodelor și proceselor tehnico-informaționale și de conducere pentru asigurarea maximalizării eficienței economice și a rentabilității unității beneficiare.

Obiectivele sistemului informatic pot fi privite ca obiective generale și ca obiective specifice.

În descrierea obiectivelor generale trebuie avute în vedere detalierea acestora în obiective manageriale (de conducere), care urmăresc aspecte globale de conducere ale unității economice precum :

Perfecționarea activității de conducere

Furnizarea eficientă și facilă a informațiilor globale necesare conducerii

Creșterea calității procesului decizional prin utilizarea sistemelor informatice de calcul

și obiective funcționale, care au în vedere informatizarea activităților în conformitate cu anumite funcții ale unității economice (comercială, financiar-contabilă și de personal).

Activitatea financiar-contabilă din cadrul unei întreprinderi poate fi automatizată prin folosirea sistemelor electronice de calcul și a aplicațiilor software realizate pentru acest tip de activitate.

Utilizarea sistemelor informatice pentru contabilitatea financiară în cadrul departamentului financiar-contabil este o consecință a necesității optimizării activității sale, a reducerii costurilor și a creșterii operativității în obținerea situațiilor financiar-contabile. De aceea, un sistem informatic pentru contabilitatea financiară va trebui să suplinească într-un mod cât mai eficient munca angajatului contabil și să furnizeze cu costuri mai reduse aceleași rezultate. Rezultatele activității de contabilitate financiară desfășurată în cadrul unei întreprinderi devin astfel obiective ale noului sistem informatic.

Se delimitează astfel ca obiectiv major al sistemului informatic pentru contabilitatea financiară asigurarea urmăririi existentului și mișcării elementelor patrimoniale (imobilizări, stocuri, creanțe și datorii, disponibilități). Un astfel de sistem informatic ar trebui să asigure în principal:

Înregistrarea cronologică și sistematică a tuturor operațiilor economice;

Prelucrarea datelor în concordanță cu principiile și metodele contabilității;

Sintetizarea întregii activități financiar-contabile prin intermediul instrumentelor de bază ale contabilității

Sistemul informatic pentru contabilitatea financiară trebuie să îndeplinească următoarele condiții minimale, în conformitate cu reglementările legale în vigoare:

Asigurarea securității și confidențialității bazei de date

Fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse prelucrării.

III.1.2 Proiectarea intrărilor și ieșirilor sistemului informatic

Sistemele informatice pentru contabilitatea financiară sunt condiționate într-o măsură foarte mare de normalizarea contabilă și de reglementările legale referitoare la folosirea echipamentelor electronice de calcul în cadrul activității financiar-contabile, astfel că realizarea lor practică și implicit proiectarea și obținerea situațiilor de ieșire este determinată în principal de normele financiar-contabile în vigoare și într-o măsură mult mai mică de cerințele informaționale ale conducerii și structurilor organizatorice din unitatea beneficiară.

Ieșirile sistemelor informatice se pot concretiza în :

indicatori sintetici privind starea și rezultatele activității economico-financiare,

liste/situații de ieșire care cuprind indicatorii analitici ai stării și rezultatelor activității economico-financiare,

grafice care redau starea și evoluția indicatorilor economico-financiari și ieșiri către alte sisteme informatice.

În ceea ce privește sistemele informatice pentru contabilitatea financiară, potrivit atât cerințelor unității beneficiare, cât și reglementărilor în vigoare, situațiile de ieșire minimale pe care sistemul informatic trebuie să le obțină sunt:

Balanța de verificare

Fișa de cont

Registrul jurnal

Însă, pentru obținerea acestor situații finale, orice sistem informatic pentru contabilitatea financiară are nevoie de date, de informații, care prin perlucrare să conducă la aceste rezultate finale numite generic IEȘIRI. Datele, informațiile supuse prelucrării de către sistemul informatic reprezintă INTRĂRILE, iar în contabilitatea financiară principalele intrări le constituie notele contabile.

Nota contabilă este modalitatea de prezentarea grafică a fiecărei operații economice sau financiare în conturile corespondente, pe baza dublei înregistrări, sub formă de egalitate valorică.la care se adaugă explicația descriptivă a operației în cauză, data și documentul justificativ.

Un exemplu de formulă contabilă s-ar prezenta astfel:

Suma debitoare Cont debit = Cont credit Suma creditoare

Corespunzător cerințelor firmei beneficiare, ieșirile sistemului informatic privind contabilitatea financiară trebuie să se concretizeze în : balanța de verificare, fișa de cont și registrul jurnal, pornindu-se de la nota contabilă.

Fig 3.2 Fluxul de documente în sistemul informatic pentru contabilitaea financiară

Balanța de verificare asigură respectarea în contabilitate a echilibrului permanent impus de dubla îregistrare a elementelor patrimoniale, atât cu ocazia înregistrării operațiilor cu elementele respective în ordine cronologică și sistematică, cât și cu ocazia calculelor aritmetice în formulele contabile compuse sau în conturi pentru stabilirea rulajelor, sumelor totale și a soldului, oferind prin aceasta garanția exactității înregistrărilor efectuate în contabilitatea curentă și a întocmirii unor bilanțuri contabile reale și complete.

În ceea ce privește balanța de verificare, modelul adoptat la cererea unității beneficiare a fost cel cu patru serii de egalități, astfel, ea cuprinde:

Soldurile inițiale debitoare și creditoare

Rulaje precedente debitoare și creditoare

Rulaje curente debitoare și creditoare

Solduri finale debitoare și creditoare

Modelul de bază adoptat pentru obținerea balanței de verificare este următorul:

Balanța de verificare la data…

La întocmirea balanței de verificare trebuie avute în vedere următoarele aspecte:

Rulajele precedente se obțin prin însumarea tuturor sumelor debitoare , respectiv creditoare, înregistrate în conturi de la începutul anului, până la începutul lunii în curs

Rulajele curente se obțin prin însumarea tuturor sumelor debitoare și creditoare înregistrare în conturi pe luna în curs

Soldurile finale, atât debitoare căt și creditoare , se obțin prin compararea sumei obținute din însumarea soldurilor inițiale debitoare, respectiv creditoare, cu rulajele precedente și cu cele curente debitoare, respectiv creditoare

Soldurile finale devin solduri inițiale numai la începutul unui nou exercițiu financiar.

Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu în care se îregistrează zilnic în mod cronologic, operație cu operație, toate mișcările patrimoniului societății.

Orice înregistrare în registrul jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la : felul, numărul și data documentului justificativ, sumele corespunzătoare operațiilor efectuate, explicații privind operațiile respective și conturile debitoare și creditoare în care acestea s-au înregistrat. În cazul formei de contabilitate informatice, registrul jurnal se poate prezenta sub formă de listări informatice legate sub formă de registru.

Modelul de bază pentru registrul jurnal ca situație de ieșire se prezintă astfel:

Registrul jurnal pe anul…..

Fișa de cont este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează mișcarea și existența tuturor elementelor patrimoniale la un moment dat. Conținutul ei stă la baza întocmirii balanței de verificare a conturilor contabile.

Modelul adoptat pentru fișa de cont este următorul :

Fișa de cont

Cont…………

Rulaj debitor………………….

Rulaj creditor………………….

Total sume debitoare………….

Total sume creditoare…………

Sold final debitor/creditor……

În ceea ce privește registrul jurnal și fișele de cont, documente care au un regim contabil special, fiind documente contabile obligatorii, corespunzător reglementărilor Ministerului de Finanțe, ele trebuie să :

Fie completate în mod ordonat, astfel încât să permită în orice moment identificarea și controlul operațiilor efectuate.

Fie păstrate în unitate timp de zece ani, de la data închiderii exercițiului în cursul căruia au fost întocmite , iar în caz de distrugere, pierdere sau sustragere, trebuie reconstituite în termen de maximum 30 de zile de la constatare.

Totodată, în conceperea sistemului informatic, trebuie avută în vedere obținerea acestor situații atât ca liste la imprimantă, cât și posibilitatea vizualizării lor la videoterminal.

III.2 Proiectarea bazei informaționale

Pentru realizarea unui sistem informatic cât mai corespunzător cerințelor sale predefinite , pentru obținerea ieșirilor în urma prelucrărilor automate care să satisfacă obiectivele sale, o importanță deosebită o reprezintă determinarea completă și corectă a mulțimii atributelor de intrare. Deoarece în conceperea sistemului informatic am ales ca modalitate de lucru varianta IEȘIRI-INTRĂRI, este necesar să se determine conținutul bazei informaționale de intrare în funcție de modul de obținere a atributelor existente în baza informațională de ieșire.

Structurarea bazei informaționale se efectuează prin intermediul unui model de reprezentare care asigură independența fizică și logică a prelucrărilor față de colecțiile de date în care va fi transpusă baza informațională. Modelul folosit pentru proiectarea bazei informaționale este cel bazat pe formalismul ENTITATE-ASOCIERE, care presupune gruparea atributelor de intrare într-un ansamblu de entități, inclusiv legăturile (corespondențele) dintre acestea.

Modelul de reprezentare ENTITATE-ASOCIERE consideră baza informațională de intrare ca un ansamblu finit de entități informaționale, caracterizate în mod unic, printr-o mulțime specifică de atribute și un ansamblu de corespondențe stabilite între entități sau chiar în interiorul acestora.

În realizarea bazei informaționale plecând de la formalismul ENTITATE-ASOCIERE, trebuie parcurse mai multe nivele:

Nivelul conceptual, care are ca rezultat modelul conceptual al datelor

Nivelul organizatoric, care are ca rezultat modelul logic de date

Nivelul fizic, care are ca rezultat modelul fizic al datelor.

III.2.1 Modelul conceptual al datelor

Scopul modelului conceptual al datelor constă în exprimarea modului în care datele din sistemul informational reflectă realitatea, urmărind să servească drept suport de comunicare între utilizator și informatician.

Modelul ENTITATE-ASOCIERE are în vedere conceptele lumii reale care sunt grupate în două clase distincte:

Entități

Asocieri

La baza formalismului ENTITATE-ASOCIERE stă entitatea, care reprezintă un obiect concret sau abstract și care se caracterizează prin următoarele elemente:

Aparține spațiului problemei de rezolvat (face parte sau este relevant pentru realitatea observată)

Are o existență de sine stătătoare

Poate fi identificat în raport cu celelalte obiecte de același tip

Ansamblul tuturor entităților care au aceleași caracteristici constitutive formează tipul de entitate.O entitate poate aparține mai multor tipuri de entități diferite. O entitate este reprezentată de un ansamblu de atribute.

Atributul este o caracteristică a entității, el poate lua pentru o anumită entitate una sau mai multe valori sau grupuri de valori de un anumit tip. El poate fi privit ca o variabilă căreia I se pot asocia o mulțime de valori prin intermediul unui indicator comun. Atributele sunt reflectate printr-un conținut concret denumit valoare , care redă nivelul real al fenomenelor și proceselor economice cuantificate prin intermediul enității.

În realizarea modelului ENTITATE-ASOCIERE o importanță deosebită o reprezintă stabilirea corectă a identificatorului entității, noțiune care desemnează un atribut sau un grup minimal de atribute care primesc valori unice pentru fiecare atribut și care pot servi astfel la identificarea fără echivoc a acestora. De cele mai multe ori, pentru simplitate, se recurge la coduri, care sunt atribute construite special astfel încât să răspundă cerinșelor de identificare sau atribute de tip număr de ordine sau numărul apariției.

Asocierea redă legăturile sau corespondențele dintre două sau mai multe entități, în care fiecare joacă un anumit rol. O asociere nu are o existență de sine stătătoare, ea depinzând de existența entităților pe care le leagă.

Un alt element cu o importanță deosebită în proiectarea bazei informaționale îl reprezintă stabilirea corectă a cardinalităților, adică a modului în care entitățile participă la asociere. Valorile uzuale pentru cardinalități sunt: 0,1 ; 1,1 ; 0,n ; 1,n.

Practic, modelul conceptual privind baza informațională a sistemului informatic pentru contabilitatea financiară se prezintă astfel (vezi fig.1)

Din analiza modelului conceptual se desprind următoarele idei:

Principalele entități ale modelului sunt : CONT , OPERAȚIE, DOCUMENT.

Entitatea CONT grupează atributele necesare descrierii informaționale a oricărui cont, elementele sale constitutive (atributele) fiind:

SIMBOL CT reprezintă simbolul contului. Atributul SIMBOL CT este și identificatorul entității CONT prin acest fapt asigurându-se unicitatea sa, cât și facilitatea utilizării sale, întrucât este un atribut deja codificat, prin Planul de Conturi General.

Planul de Conturi general este structurat pe clase, grupe si conturi de gradul I caracterizate in cadrul entității CONT de atributele CLASA, GRUPA și respectiv atributul CONT.

DEN CT este atributul care defineste numele contului.

TIP CT este un atribut ce defineste funcția contului, care poate fi de activ, pasiv sau bifuncțională.

Soldul inițial debitor reprezentat de atributul SID.

Soldul inițial creditor reprezentat de atributul SIC.

Rulajele precedente debitoare reprezentate de atributul RPD.

Rulajele precedente creditoare reprezentate de atributul RPC.

Entitatea DOCUMENT grupează atributele necesare care fac posibilă identificarea și descrierea documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor contabile. Elementele sale constitutive sunt:

Numărul documentului reprezentat de atributul NUMĂR DOCUMENT

Tipul documentului reprezentat de atributul TIP DOCUMENT

Data documentului reprezentat de atributul DATA DOCUMENT

Explicația reprezentată de atributul EXPLICAȚIA

Identificatorul entității este unul compus, format din numărul și tipul documentului, astfel încât să se evite orice ambiguitate legată de existența a două documente de tipuri diferite, dar cu același număr (de exemplu, o chitanță fiscală și o factură cu același număr), și prin aceasta unicitatea identificatorului.

Principalele asocieri ale ala acestui MCD sunt DEBITEAZĂ și CREDITEAZĂ. Modelul mai prezintă și alte asocieri precum:

Asocierea CONȚINE leagă entitățile JURNAL și OPERAȚIE. Legătura cu entitatea Jurnal se realizează prin intermediul rolului “conține”m iar cu entitatea OPERATIE prin intermediul rolului “este conținută”m cardinalitatea in acest caz fiind 1,1, ceea ce înseamnă că această asociere nu se va transforma în tabelă. De menționat că această asociere nu are atribute proprii.

Asocierea GENEREAZA leagă entitățile DOCUMENT și OPERATIE prin interșediul rolurilor “generează” și respectiv “este generată”. Nici acestă asociere nu are atribute proprii și nici nu se va transforma în tabelă, datorită cardinalității maximale 1 .

Asocierea DEBITEAZĂ care se caracterizează prin existența unui atribut, și anume SUMA DEBITOARE, prin intermediul căruia se face legătura între document și cont, putându-se obține astfel înregistrarea contabilă, sau și mai exact nota contabilă care stă la baza înregistrărilor în baza de date.

Asocierea CREDITEAZĂ, care are aceeași semnificație ca și asocierea DEBITEAZĂ.

În ceea ce privește cardinalitățile, prin modul în care a fost realizat modelul conceptual, este permisă înregistrarea formulelor contabile dezvoltate. Mai exact, legătura dintre DOCUMENT și CONT fiind de natură unu-la-multi permite înregistrarea mai multor conturi în corelație cu același document.

În cadrul acestui Model Conceptual al Datelor pentru Contabilitatea Financiară se impune definirea unor restricții. Astfel avem:

RESTRICȚII DE DOMENIU

Entitatea CONT

Denumire cont nu poate avea realizări nule;

Tip cont poate lua doar valorile “A”, “P” și “B”, iar

dacă Tip = “A” , atunci SIC = 0

dacă Tip = “P” , atunci SID = 0

dacă Tip = “B” , atunci ori SID = 0

ori SIC = 0

Entitatea DOCUMENT

Atributul Fel document trebuie să conțină valori diferite de valoarea nul

Entitatea JURNAL

Atributul Denumire Jurnal trebuie să conțină valori diferite de valoarea nul

Entitatea OPERATIE

Data operației >= Data documentului

RESTRICȚII DE ASOCIERI

Restricție de excluziune între asocierile DEBITEAZĂ și CREDITEAZĂ – un cont nu se poate debita și credita în același timp

Un cont nu poate intra în corespondență cu el însuși

III.2.2 Modelul logic al datelor. Baze de date relaționale

Nivelul logic cuprinde viziunile specifice unui utilizator sau grupuri de utilizatori asupra bazei de date conform nevoilor lor informaționale. El constutuie o premisă a independenței logice a datelor.

Pentru trecerea de la nivelul conceptual la nivelul logic am folosit modelul relațional, datorită pe de o parte atât utilizării sale extinse, căt și faptului că pentru obținerea bazei de date am folosit SGBD Access, un sistem de gestiune a bazelor de date prin excelență relațional.

Modelul relațional a fost conceput de către matematicianul C.F. Codd în 1969, pornind de la noțiunea matematică de relație. În elaborarea modelului, el a studiat posibilitățile de perfecționare a sistemului informațional, fără a lua în calcul tehnica informatică, ceea ce duce la un sistem de modelare ce asigură independența datelor față da suportul informatic.

Modelul relațional prezintă următoarele avantaje:

O descriere simplă a datelor sub formă tabelară

Actualizarea datelor fără anomalii de stocaj

Manipularea neprocedurală a datelor.

Conceptele de bază utilizate în cadrul acestui model sunt:

Relația este reprezentată de o tabelă bidimensională formată din rânduri (linii) numite tupluri și coloane numite domenii

Caracteristica, reprezentată de numele/antetul unei coloane dintr-o tabelă (relație).

Cheia este o caracteristică sau o mulțime de caracteristici a căror valoare identifică fiecare tuplu într-o tabelă.

Cheia primară este cheia care permite identificarea în mod unic a unui tuplu.

Cheia secundară este cheia ce permite identificarea tuturor tuplurilor care au aceeași proprietate

Cheia externă este cheia identică cu cheia primară a relației asociate; prin construirea cheilor externe se realizează un acces rapid la informațiile conținute în baza de date, datorită legăturilor pe care le realizează.

Domeniul este mulțimea de valori a unei caracteristici (o coloană într-o tabelă).

Gradul este numărul de coloane din cadrul unei tabele.

Cardinalitatea este reprezentată de numărul de rânduri din cadrul unei tabele.

Pentru trecerea de la modelul conceptual la modelul relațional trebuie avute în vedere următoarele reguli minimale:

Fiecare entitate devine o relație

Atributele entității devin atributele relației

Identificatorul entității devine cheia primară a relației

În ceea ce privește asocierile, orice asociere cu atribut devin în majoritatea cazurilor relații, iar atributele asocierii devin atributele relației.

În urma prelucrărilor modelului conceptual, modelul relațional rezultat se prezintă astfel:

Cont (Simbol cont, Denumire cont, Sold inițial debitor, Sold inițial creditor, Rulaje precedente debitoare, Rulaje precedente creditoare)

Document (Număr document, Tip document, Data document )

Operație (Număr operație, Data operație, Explicație, Număr document, Fel document, Cod jurnal)

Jurnal ( Cod jurnal, Denumire jurnal)

Debitează (Simbol cont, Număr document, Tip document,Suma debitoare)

Creditează (Simbol cont, Număr document, Tip document,Suma creditoare)

După cum se observă, asocierile Debitează și Creditează au devenit relații și au dobândit chei externe cheile primare ale relațiilor Cont și Document. Datorită acestui fapt, sumele ,atât debitoare cât și creditoare, vor putea fi identificate în cadrul tebelelor în legătură cu operația și contul de care sunt legate.

O caracteristică a modelului relațional o constituie restricțiile de integritate referențială, restricții prin intermediul cărora se păstrează “coeziunea” datelor în interiorul bazei de date. Concret, prin intermediul restricțiilor de integritate referențială se asigură congruența dintre cheile externe și cheile primare ale relațiilor ce compun baza informațională, cheile externe neputând lua decât valori conținute deja de cheile primare de care sunt legate.

Pornind de la modelul relațional am obținut baza de date folosind SGBD Access, mai întâi prin crearea tabelelor corespunzătoare pornind de la relațiile obținute, apoi prin implementarea legăturilor dintre acestea, în vederea asigurării restricțiilor de integritate referențială.

Concret, la nivelul SGBD Access, restricțiile de integritate referențială se îndeplinesc cu ajutorul relațiilor (Relationships) definite la crearea bazei de date. Datorită modului în care au fost concepute tabelele bazei de date (în special modului în care au fost definite cheile primare), în baza de date obținută s-a păstrat tipul de legătură și anume 1-n. Este de remarcat faptul că tabelele Debitează și Creditează nu au cheie primară, ci numai chei externe, așa cum a rezultat de altfel din modelarea relațională a bazei de date.

SGBD Access asigură respectarea restricțiilor de integritate referențială prin opțiunea de “forțare” a acestora, concret prin:

Actualizarea “în cascadă” a înregistrărilor din baza de date

Ștergerea “în cascadă” a înregistrărilor din baza de date

La nivelul bazei de date create, efectul din acest punct de vedere este următorul:

Orice ștergere sau actualizare a unui cont din tabela cont va duce la ștergerea sau actualizarea înregistrărilor în care se regăsește simbolul contului respectiv

Orice ștergere sau actualizare a unui document din tabela cont va duce la ștergerea sau actualizarea înregistrărilor în care se regăsesc elementele de identificare ale documentului respectiv.

Ținând seama de acestea și luând în considerare restricțiile impuse de lege privitoare la sistemele informatice din domeniul financiar-contabil, trebuie ca prin modulul operațional al sistemului informatic să se asigure cerințele și restricțiile legale referitoare la ștergerea, respectiv actualizarea bazei de date.

Baza de date creată în Access pe baza modelului obținut este formată din cinci principale tabele legate între ele. Vom exemplifica în continuare conținutul acestor cinci principale tabele (relații):

Tabela “CONT” în care sunt înregistrate informații referitoare la conturi și care cuprinde următoarele câmpuri:

Simbol cont, este de tip șir decaractere și este cheie primară pentru această tabelă

Denumire cont, care este de tip șir de caractere și care stochează denumirea contului

Cont, Clasa,Grupa sunt atribute de tip sir de caractere care realizează

legături cu tabelele cu același nume, având la bază procesul de

generalizare.

Sold inițial debitor, este de tip numeric și stochează, așa cum îi spune și numele, soldul inițial debitor al contului respectiv

Sold inițial creditor, asemănător soldului inițial debitor

Rulaje precedente debitoare, de tip numeric și stochează însumarea debitelor contului de la începutul anului și până la începutul lunii în curs

Rulaje precedente creditoare, idem Rulaje precedente debitoare

Tabela “DOCUMENT” stochează informații de identificare a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor contabile; cuprinde următoarele câmpuri:

Număr document, de tip șir de caractere, conține numărul documentului respectiv

Tip document, de tip sir de caractere, conține tipul documentului; împreună cu Număr document formează cheia primară compusă a tabelei

Data document, de tip dată calendaristică, conține data documentului respectiv

Tabela “OPERATIE” cuprinde informații referitoate la operațiile ce sunt înregistrate în registrul jurnal și care au la bază documente justificative.

Număr operație, de tip autonumber, sesizează numărul operațiilor generate pe baza documentelor justificative

Data operație, de tip dată calendaristică, conține data operației respective

Explicație, de tip șir de caractere, cuprinde explicatiile care însoțesc orice înregistrare contabilă

Număr document, de același tip cu Număr document din tabela “Document”, este cheie externă

Cod jurnal, de tip șir de caractere ca și Cod jurnal din tabela “Jurnal”, este cheie externă

Tabela “DEBITEAZA” conține informații referitoare la înregistrările contabile propriu-zise și care este descrisă de următoarele câmpuri:

Număr operație, de tip number, ca si Număr operație din tabela

“Operație”, este cheie externă

Simbol cont, de același tip cu cheia primară a tabelei “Plan conturi”, este cheie externă

Suma debitoare, de tip numeric, stochează suma pe debit care însoțește un anumit cont într-o înregistrare contabilă.

Tabela “CREDITEAZĂ” conține informații referitoare la înregistrările contabile propriu-zise pe credit și este descrisă de următoarele câmpuri:

Număr operație, de tip number, ca si Număr operație din tabela

“Operație”, este cheie externă

Simbol cont, de același tip cu cheia primară a tabelei “Plan conturi”, este cheie externă

Suma creditoare, de tip numeric, stochează suma pe credit care însoțește un anumit cont într-o înregistrare contabilă.

Modul în care se prezintă baza de date și relațiile dintre tabele, așa cum sunt ele reprezentate în cadrul Relationships din cadrul bazei de date realizate în ACCESS este redat mai jos.

Cap.IV. REALIZAREA PRACTICĂ A

SISTEMULUI INFORMATIC PRIVIND

CONTABILITATEA FINANCIARĂ

IV.1 Programare orientată obiect-scurtă prezentare

Elementul de bază în cadrul programării orientate obiect îl constituie clasa, iar prin instanțierea acesteia, obiectul. În esență, se consideră că orice entitate din lumea reală poate fi modelată ca un obiect care are un număr de proprietăți și de metode (operații sau proceduri). Proprietățile redau atributele fizice ale obiectelor, iar metodele exprimă acțiunile ce pot fi efectuate de un obiect. Fiecare obiect încapsulează un ansamblu de informații și de operații permise asupra acestor informații și care definesc un comportament specific. Informațiile nu sunt direct accesibile, ele putând fi modificate sau consultate numai prin intermediul metodelor.

În cadrul aplicațiilor Windows (cum sunt și cele create cu ajutorul ACCESS) între obiectele și evenimentele programabile există o strânsă legătură. Producerea evenimentelor are loc ca urmare a a acțiunii utilizatorului ori a execuției programului sau pot fi declanșate de către sistem. Obiectele pot răspunde unui anumit număr de evenimente generate de către utilizator sau de către sistem.

Mediul Microsoft Windows este prin excelență un mediu care utilizează o interfață grafică utilizator (Graphical User Interface-GUI), oferind ușurință și naturalețe în utilizare. Majoritatea aplicațiilor care rulează sub acest mediu se prezintă ca un ansamblu bine structurat de obiecte ( meniuri, butoane, liste derulante, etc), care la o anumită acțiune a utilizatorului (apăsarea unei taste de exemplu) declanșează execuția unei metode. ACCESS oferă utilizatorilor săi posibilitatea lucrului direct cu astfel de obiecte, iar dezvoltarea de aplicații cu ajutorul său se constituie într-un proces corect structurat.

Dezvoltarea de aplicații sub mediul Windows (mediu care folosește mai mult decât oricare altul conceptele programării orientate obiect) are ca rezultat obținerea de aplicații “prietenoase”, facile și care oferă satisfacții atât utilizatorilor, cât și creatorilor de aplicații.

IV.2 Proiectarea sistemului de meniuri

Ținând cont de cerințele informaționale ale conducerii firmei, precum și de necesitățile de stocare, prelucrare și obținere a informațiilor, s-au delimitat ca fiind necesare următoarele module:

Un modul pentru lucrul cu conturile , în sensul creării planului de conturi necesar efectuării înregistrărilor contabile;

Un modul pentru CONTABILITATE, ce permite crearea de note contabile, introducerea soldurilor inițiale la începutul activității;

Un modul pentru afișarea la videoterminal și listarea la imptrimantă a situațiilor finale

4.3 Elaborarea programelor

Elaborarea componentei operaționale a sistemului informatic privind contabilitatea financiară s-a făcut pornind de la sistemul de meniuri proiectat.

Utilizatorul sistemului poate accesa modul de program din interiorul unei ferestre, care pe lângă componentele enumerate mai sus mai conține și opțiunea de ieșire fereastra respectivă precum și o opțiune de ieșire din program..

La lansarea programului, este afișată o fereastră în care utilizatorul este rugat să introducă parola de acces în sistem. Necesitatea protejării bazei de date prin restricționarea accesului la program reprezintă o cerință atât a reglementărilor legale, cât și o cerință din partea unității beneficiare.

Dacă parola introdusă este incorectă, utilizatorul este avertizat printr-un mesaj de eroare, iar dacă numărul încercărilor de a introduce o parolă greșită este mai mare de trei, utilizatorul este atenționat, iar părăsirea programului se face în mod automat.

Dacă parola introdusă este corectă, atunci este afișată fereastra de introducere in program. În interiorul acestei ferestre utilizatorul poate opta fie pentru a lucra cu acest program, fie pentru a renunța la lucrul in program sau daca doreste, apăsând pe butonul care îi este indicat, să obțină mai multe informații despre program.

Dacă se optează pentru lucrul in program, prin efectuarea unui clic cu mausul pe butonul cu omulețul vesel se va deschide fereastra cu meniurile princi pale. Din această fereastră utilizatorul poate alege lucrul în oricare din cele trei module principale.

MODULUL PLAN CONTURI îi oferă utilizatorului posibilitatea definirii planului de conturi necesar realizării inregistrărilor contabile.

Fereastra care se deschide la apelarea acestui modul dă utilizatorului posibilitatea ca prin selectarea uneia din cele trei opțiuni sa ppoată vizualiza planul de conturi deja definite, să faca modificări in cadrul acestuia sau sa definească(creeze) un nou cont .

La accesarea butonului creeaza cont se deschide fereastra pentru definirea unui nou cont. Trebuie avut in vedere că pentru definirea unui nou cont este nevoie ca grupam clasa sau contul de gradul I din care face parte acesta să fi fost definete anterior. Dacă acestea nu au fost definite, pot fi creeate prin accesarea butoanelor “CREEAZA GRUPA” sau “CREEAZA CONT GRADUL I”, pentru CLASA având deja definită o listă de posibilități.

Restricțiile de domeniu definite pentru entitatea Cont au impus in cazul atributului Tip Cont doar 3 soluții posibile, un cont neputând avea decât una din funcțiile : activ, pasiv sau poate fi bifuncțional.Având în vedere acest lucru la introducerea oricărei alte valori pentru TIP CT decât “A”,”P” sau “B”, utilizatorul va fi atenționat printr-un mesaj ce-l informeaza că nu există cont de tipul respectiv.

Pentru atributele CLASA, GRUPA,CONT au fost atașate liste cu înregistrări din care se poate selecta valoarea dorită, iar dacă aceasta nu a fost definită încă, se poate defini prin acționarea butoanelor CREEAZA

GRUPA respectiv CREEAZA CONT GRAD I.

Butonul VEZI PLAN CONTURI duce la descchiderea unei ferestre ce cuprinde lista conturilor, dar și o serie de informații despre acestea.

De menționat este că în această fereastră nu se pot opera modificări lista fiind deschisă în formatul “read only”, însă printr-un clic pe oricare dintre valorile atributelor SIMBOL CT sau DEN CT se va produce deschiderea ferestrei de modificare cont.

Această fereastră ar fi putut fi deschisă direct, prin acționarea butonului MODIFICA CONT din cadrul ferestrei modulului PLAN CONTURI.

Principalele butoane din cadrul acestei ferestre sunt:

CAUTĂ ÎNREGISTRARE- permite căutarea unei înregistrări după un anumit câmp cerut

SALVEAZA MODIFICARE – are ca efect salvarea modificarii făcute

STERGE MODIFICARE – efectuează ștergerea înregistrării curente, dar nu înainte ca helpul SGBD – ului ACCESS să trimită un mesaj de atenționare asupra operației de ștergere care va fi ireversibilă prin alegerea opțiunii YES.

MODULUL CONTABILITATE este practic coloana vertebrală a întregului program, principala componentă a sistemului . El îi oferă utilizatorului posibilitatea lucrului efectiv în contabilitate, în sensul realizării înregistrărilor contabile, elemente de bază în realiyarea situațiilor finale

Fereastra care se deschide la acționarea butonului pentru activarea acestui modul se prezintă astfel :

Activarea butonului INCEPUT CONTABILITATE va duce la deschiderea unei ferestre in care se introduc datele initiale din contabilitate la inceputul tinerii ei sau la începutul anului – solduri initiale, rulaje precedente.

Prin butonul CREEAZA CONT se face legătura cu modul PLAN CONTURI, pentru a putea defini un cont care nu se găsește în lista atașată atributului SIMBOL CONT, nefiind definit anterior. Atributele SID, SIC, RPD și respectiv RPC au fost inițializate cu valoarea zero, ușurând astfel introducerea datelor.

Butonul JURNAL, dacă este activat, duce la deschiderea unei ferestre in cadrul căreia alte trei butoane ne dau posibilitatea definirii unui nou registru jurnal în care se vor introduce notele contabile, modificarii unuia dintre jurnalele create sau vizualizării unui nomenclator de registre jurnal.

DEFINESTE JURNAL este un buton de comandă ce deschide fereastra de intoducere a infornațiilor necesare definirii unui registru jurnal, fereastră prezentată în imaginea anterioară.

De menționat că în definirea codului jurnalului se folosesc codurile ierarhizate. Astfel primele 2 cifre reprezintă tipul jurnalului , iar următoarele 2 cifre luna anului pentru care este definit jurnalul respectiv.

Butoanele INTRODUCERE DOCUMENT și CREEAZĂ NOTĂ CONTABILĂ fac legătura cu submodulele DOCUMENT și respectiv NOTĂ CONTABILĂ, în vederea continuării procesului de introducere a datelor în contabilitate fără a mai fi necesară revenirea în fereastra de început a modulului Contabilitate.

Butonul MODIFICA JURNAL prin activare deschide fereasra care-i permite utilitzatorului actualizarea anumitor date referitoare la jurnalele definite anterior și chiar introducerea altora noi.

La deschiderea ferestrei aceasta se deschide implicit la prima înregistrare din tabela JURNAL, iar pentru a putea realiza modificarea unei anumite înregistrări din Jurnal , aceasta se poate activa în cadrul ferestrei de modificare căutând-o prin acționarea butonului CAUTA INREGISTRARE. La acționarea acestui buton se va deschide o fereastră de tipul FIND and REPLACE care va permite cautatea unei inregistrări după mai multe câmpuri.

Odată găsită o înregistrare aceasta devine activă în cadrul ferestrei pentru modificare si deci i se poate realiza actualizarea prin modificarea anumitor caractere, stergerea sau chiar adăugare. Orice modificare făcută pentru a putea fi definitivă trebuie salvată prin acționarea butonului SALVEAZA MODIFICARE.

Dacă pe lăngă modificarea unei înregistrări se dorește și introducerea uneia noi, asta se poate realiza prin acționarea butonului DEFINESTE JURNAL, care prin apelare va deschide fereastra pentru definirea registrelor jurnal, fereastră prezentată mai devreme.

Butonul NOMENCLATOR JURNALE prin apelare va deschide o fereastră în care se pot vizualiza toate inregistrările din talela JURNAL.

De menționat este faptul că această fereastră va fi deschisă în modul READ ONLY, însă printr-un clic cu mausul pe oricare din atributele clasei JURNAL se va deschide fereastra pentru modificare dând astfel utilizatorului posibilitatea actualizării bazei de date.

Butonul DOCUMENTE prin acționare deschide fereastra ce dă posibilitatea utilizatorului ca prin acționarea unuia dintre cele trei butoane sa poată introduce în baza de date un nou document, să modifice sau să vizualizeze lista cu documentele introduse deja în baza de date.

Prin aționarea butonului INTRODUCERE DOCUMENT se va deschide fereastra ce va permite acest lucru, iar prin butonul CREAZA NOTA CONTABILA această fereastră va face legătura cu fereastra de introducere a notelor contabile. La fel ca orice fereastră pentru introducere de date și această fereastră are butonul comandă ADAUGĂ care realizează salvarea inregistrării și permite introducerea uneia noi. Nu trebuie uitate nici cele două butoane de ieșire din fereastă și respectiv din profram care se gasesc de altfel în orice fereastră.

Butonul MODIFICĂ DOCUMENT activat va deschide fereastra pentru realizarea actualizării documentelor. În cadrul acestei ferestre la fel ca si în cazul ferestrei pentru modificarea jurnalelor există trei butoane care au aceleași funcții. Este vorba de butoanele CAUTA DOCUMENT, SALVEAZA MODIFICARE și respentiv INTRODUCERE DOCUMENT.

O listă cu documentele introduse poate fi vizualizată prin acționarea butonului VIZUALIZARE DOCUMENTE. Și această fereastră ce se vadeschide va fi în modul READ ONLY, dar ca și în cazul jurnalului se poate activa fereastra pentru modificare printr-un clic cu mausul pe oricare dintre atributele clasei DOCUMENT.

Butonul CREEAZA NOTA CONTABILA odată activat va deschide fereastra pentru realizarea acestui lucru.

Formularul de introducere a operațiilor contabile cuprinde un subformular pentru realizarea înregistrării în conturi a operației respective.

In cadrul acestui formular câmpul NR OPERATIE este definit ca Auto Number, iar câmpului SIMBOL CONT i s-a atașat o listă cu planul de conturi facilitansd astfel introducerea conturilor.

În cadrul acestui formular pe lângă butoanele clasice ce se găsesc în orice formular ( ADAUGA, butonul de ieșire din formular și cel de ieșire din program), au fost definite alte trei butoane care au rolul de a face legătura cu celelalte submodule și anume:

butonul CREEAZA CONT – face legătura cu modulul PLAN CONTURI permițând definirea de noi conturi;

butonul INTRODUCERE DOCUMENT – face legătura cu submodulul DOCUMENT permitând introducerea documentelor justificative, ce stau la baza înregistrării notelor contabile;

butonul CREEAZA JURNAL – face legătura cu submodulul JURNAL pentru a putea defini registrele jurnal în care sunt înregistrate notele contabile.

Având în vedere că în contabilitate nu sunt permise corectări decât prin stornare, nu a fost definit nici un boton prin care să se poată realiza modificarea notelor contabile daja introduse și salvate prin acționarea butonului ADAUGĂ. Orice modificare se va face numai prin operația contabilă de stornare.

Butonul VIZUALIZARE DOCUMENTE permite deschiderea submodulului pentru vizualizarea situațiilor finale. Astfel în cadrul acestui submodul prin acționarea unuia din cele trei butoane pot fi vizualizate : registrul jurnal al operațiilor din luna respectivă, cartea mare a conturilor și nu în ultimul rând balanța.

Butonul VIZUALIZARE JURNAL prin activate va deschide o fereastră din care se poate selecta dacă se dorește vizualizarea unui anumit registru jurnal sau vizualizarea unui registru jurnal în care sunt cuprinse toate înregistrările contabile.

Butonul VIZUALIZARE BALANTA permite vizualizarea ultimei balanțe contabile, iar butonul VIZUALIZARE CARTEA MARE permite vizualizarea fișei tuturor conturilor.

MODULUL SITUAȚII FINALE , deși ultimul în ordinea cronologică a realizării contabilității nu este cel din urmă, ba chiar i se poate atribui un rol foarte important, căci prin analiza acestor situații finale create pe baza datelor din contabilitate se pot lua decizii , se pot face previziuni si comparații cu situațiile trecute, se pot analiza efectele deciziilor luate .

În concluzie, realizarea situațiilor finale este unul dintre scopurile contabilității, căci pe baza interpretării datelor din aceste situații finale se desfășoară procesul de luare a deciziilor si de conducere a societății comerciale sau de producție.

Prin acționarea butonului SITUATII FINALE din fereastra de început a programului se va deschide o altă fereastră în care alte doua butoane permit utilizatorului alegerea uneia dintre cele două opțiuni: vizualizarea pe ecran a acestor situații sau listarea directă a acestora la imprimantă.

Prin acționarea butonului VIZUALIZARE se deschide o fereastră ce cuprinde aceleasi butoane și deci aceleași posibilități de lucru ca și submodulul Vizualizare documente din cadrul modulului CONTABILITATE, submodul a cărui structură a fost prezentată anterior.

Butonul imprimare dacă este activat va deschide o fereastră din care prin acționarea butonului corespunzător se poate lista la imprimantă registrul jurnal, cartea mare sau balanța.

Ieșirea din program se face prin activarea butonului “STOP” din cadrul oricărei ferestre.

Sistemul informatic pentru contabilitatea financiară, așa cum a fost conceput, permite o utilizare facilă, precum și o compatibilitate foarte mare cu sistemul de operare Windows 95. În ceea ce privește cerințele informaționale formulate de către conducerea întreprinderii pentru care a fost conceput sistemul informatic, el furnizează toate informațiile, situațiile de ieșire considerate necesare de către acestea.

Ca etapă următoare a elaborării practice a sistemului informatic se prezintă etapa de exploatare și menținere în funcțiune. Exploatarea curentă a sistemului informatic constă în menținerea acestuia într-o permanentă stare de funcționare, prin care se folosesc în mod practic baza de programe și baza de date. Menținerea stării de funcțiune constă în corectarea tuturor erorilor care apar pe parcurs, deoarece unele anomalii apărute în timpul exploatării pot conduce la modificări în structura și concepția programelor. Tot legat de menținerea în funcțiune a sistemului informatic este și funcționarea corectă a sistemului electronic de calcul pe toată durata de execuție a programelor, inclusiv remedierea oricăror defecțiuni apărute.

Exploatarea curentă și menținerea în funcțiune a sistemelor informatice asigură funcționarea acestuia pe toată durata lui de execuție.

Implementarea sistemului informatic se poate reliza cu ușurință, instalarea sa fiind facilă.

Sistemul informatic pentru contabilitatea financiară este ușor de folosit, iar modul în care a fost gândit urmează în mod natural logica contabilă, fiind ușor de asimilat.

La testarea sa cu date reale rezultatele obținute au fost corecte. Sistemul, așa cum a fost gândit, oferă securitate în exploatare, utilizatorul neavând acces direct la baza de date, iar eventualele “portițe” prin care s-ar fi putut strecura anumite erori în baza de date au fost prevăzute și s-a asigurat imposibilitatea practică de a le folosi, în conformitate cu prevederile legale în vigoare.

În concluzie, se poate spune că sistemul informatic pentru contabilitatea financiară reprezintă un sistem sigur, facil, cu interfață prietenoasă și care poate furniza conducerii întreprinderii informațiile contabile necesare cu un minim de efort.

Cap.V ANALIZA EFICIENTEI SISTEMULUI INFORMATIC REALIZAT

Pentru a analiza eficiența sistemului informatic realizat, trebuie stabilite criteriile în funcție de care să se facă această analiză.

Un prim criteriu care se delimitează este cel al atingerii obiectivelor stabilite, adică a obținerii ieșirilor cerute de conducerea întreprinderii. Din acest punct de vedere, sistemul informatic pentru contabilitatea financiară a îndeplinit cerințele formulate de către conducere, cu ajutorul acestui sistem putându-se obține balanța de verificare, registrul jurnal, fișa de cont atât la imprimantă cât și la ecranul monitorului. Totodată, prelucrările care se pot efectua cu acest sistem se înscriu și ele în cerințele formulate (modificări, ștergeri), însă în limitele formulate de reglementările legale.

Un alt criteriu în funcție de care se poate analiza sistemul este ușurința în utilizare. Sistemul informatic pentru contabilitatea financiară fiind proiectat să ruleze sub un mediu Interfață Grafică Utilizator, dispune de toate elementele necesare (interfață facilă, folosire intuitivă) pentru a ușura munca angajatului contabil care îl folosește. Pe de altă parte, la elaborarea lui s-a ținut cont de logica contabilă, fapt care îl face ușor de folosit de către persoane familiarizate cu această logică.

Viteza de lucru este un alt aspect care trebuie luat în considerare aici. Majoritatea situațiilor și prelucrărilor pe care sistemul informatic realizat le efectuează se bazează pe tehnica SQL, în mare parte fiind constituite pe baza interogărilor asupra bazei de date. Întrucât între mediul de programare în care a fost realizat sistemul (ACCESS) și sistemul de operare sub care a fost proiectat să ruleze (Windows) există o compatibilitate maximă, interogarea bazei de date se face foarte ușor, rezultatele obținându-se rapid.

În ceea ce privește securitatea sistemului informatic, au fost luate măsuri prin intermediul programului ca să se evite încercările de fraudare. Totodată, în eventualitatea că un utilizator ar putea intra în baza de date cu ajutorul SGBD Access și ar putea executa modificări asupra datelor stocate, tabelele bazei de date au fost “ascunse” astfel încât să nu poată fi accesate. Un alt element de protecție este restricționarea accesului la program, prin existența unei parole care, în cazul în care nu este introdusă corect, nu permite accesul în program.

În concluzie, se poate spune că sistemul informatic pentru contabilitatea financiară realizat corespunde cerințelor formulate, atăt din punct de vedere al necesităților informaționale, cât și din punctul de vedere al securității și ușurinței în exploatare.

Bibliografie

Niculae Feleagă, Tratat de contabilitate financiară, vol. I-II,

Ion Ionașcu Editura Economică, București, 1998

Mihai Ristea, Contabilitatea întreprinderii, vol I, Editura

Corina Cucu, Mărgăritar, București 1997

Corina Lăzărescu,

Oprea Călin, Bazele contabilității,Editura didactică și

Mihai Ristea, pedagogică, București , 1995

Ilie Văduva,

Horia Neamțu

Roșca I. Ioan, Proiectarea sistemelor informatice de gestiune,

Zaharie Dorin Note de curs anul univ. 1998-1999, Lito ASE

București, 1999

Năstase Pavel Baze de date Access, Editure Economică,

București , 1999

Tribuna Economică Săptămânal economic național , ediția 1999-

2000

SISTEM INFORMATIC PENTRU CONTABILITATE FINANCIARA

MCD

SISTEM INFORMATIC PENTRU CONTABILITATE FINANCIARA

MCD

Copyright Notice

© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.

Acest articol: . Sistem Informatic Pentru Contabilitate Financiara (ID: 148934)

Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.

. Sistem Informatic Pentru Contabilitate Financiara

Copyright Notice

Aplicatie Intranet Pentru Unitatile de Invatamant Preuniversitar

Terorismul Informatic O Noua Forma de Amenintare la Adresa Infrastructurilor Strategice

Site Www de Prezentare

Modelarea Dinamica. Exemplu de Modelare Si Simulare a Unui Proces Biomedical

Retele Virtuale Private. Implementarea Unei Solutii Vpn Pentru O Firma de Transport

Proiectarea Unei Spalatorii DE Autocamioane

Copyright Notice

Similar Posts