Sistem Informatic Integrat

Capitolul 1. Sisteme informaționale și sisteme informatice

Noțiuni fundamentale

Conform teoriei sistemelor orice organism economic este un sistem. Prin organizație înțelegem o intreprindere, instituție, societate comercială. Caracteristicile unui organism economic privit ca un sistem sunt următoarele:

Orice organism economic interacționează cu mediul exterior prin intermediul diferitelor fluxuri de intrare-ieșire;

Organismele economice reprezintă conglomerate complexe de departamente si filiale care se comportă la rândul lor ca niște subsisteme;

Totalitatea elementelor constitutive ale unui organism economic acționează în mod constant si unitar în vederea îndeplinirii obiectivelor organizaționale.

În orice organizație se disting trei componente:

Sistemul de conducere sau de decizie (S.D)

Sistemul informațional (S.I)

Sistemul condus sau operațional (S.O)

Din perspectiva sistemică, structura unei organizații este reprezentată astfel:

unde, FI = flux de informații ; FD = flux de date ;d = date ;I = informații ;D = decizii

Fig. 1.1 – Structura unei organizații

Sistemul informatic face legătura între sistemul condus (SO) și sistemul de conducere (SD), fiind subordonat acestuia. Deci, sistemul informatic este un ansamblu structurat de elemente intercorelate funcțional pentru automatizarea procesului de obținere a informațiilor și pentru fundamentarea deciziilor.

Pentru ca o organizație să-si satisfacă necesarul de informație, are nevoie de un sistem informațional. Sistemul informațional este un ansamblu om-mașina care în baza unor cunoștințe privitoare la domeniul de activitate al unei organizații, achiziționează, stochează, procesează și prezintă informații la nivel intra și extra organizațional. Sistemul informatic este inclus în sfera sistemului informațional, presupunând partea automatizată a acestuia.

Sistemul informațional este un ansamblu de oameni, echipamente, software, procese si date destinate sa furnizeze informații active sistemului decizional, informații necesare in elaborarea de soluții pentru problemele cu care se confrunta managerii agenților economici. Sistemul informațional face legătura între sistemul de conducere și sistemul condus este subordonat sistemului de conducere.

Sistemul informațional cuprinde ansamblul informațiilor interne și externe utilizate în cadrul organizației, precum și datele care au stat la baza obținerii lor, procedurile de obținere și de difuzare a informațiilor, precum și personalul implicat în culegerea, transmiterea, stocarea și prelucrarea datelor.

Sistemul informațional are două componente:

componenta pentru stocarea (memorarea informațiilor);

componenta pentru prelucrarea informațiilor.

Funcțiile unui sistem informațional sunt:

să colecteze informații din sistemele operațional și decizional precum și informațiile ce provin din mediul extern;

să memoreze aceste informații precum și informațiile rezultate din prelucrarea lor;

să asigure accesul la memorie în vederea comunicării informațiilor stocate;

să prelucreze informațiile la cererea sistemelor operațional și decizional

Sistemul operațional este compus din ansamblul procedurilor si persoanelor care îndeplinesc sarcinile ce se desfășoară într-o organizație. În cadrul acestui sistem are loc implementarea si ducerea la bun sfârșit a strategiilor organizației .

Sistemul informatic este o parte a sistemului informațional, adică aceea parte care cuprinde culegerea, prelucrarea si transmiterea automata a datelor si informațiilor din cadrul sistemului informațional. Prin implementarea unor modele matematice și utilizarea tehnicii electronice de calcul, sistemul informatic imprimă valențe sporite sistemului informațional sub aspect cantitativ și calitativ. Astfel, asistăm la o creștere a capacității de calcul sub aspectul volumului datelor prelucrate și a operațiilor efectuate, însoțită de creșterea exactității informațiilor, sporirea operativității și complexității situațiilor de informare – raportare. Toate aceste aspecte determină o apropiere mai mare a decidentului de fenomenele și procesele economice pe care acesta le are in atenție, cu multitudinea aspectelor economice pozitive ce derivă din acestea.

În ceea ce privește raportul dintre sistemul informatic și sistemul informațional, se poate aprecia că sistemul informatic tinde spre a egala sistemul informațional, însă acest lucru nu va fi posibil datorită limitelor sistemului informatic. Tot timpul în cadrul sferei sistemului informațional vor exista o serie de activități ce nu vor putea fi automatizate. Insă, dacă acceptam includerea in sfera sistemului informatic a activității de conducere a proceselor tehnologice cu ajutorul calculatoarelor de proces, putem asista la automatizarea completă a procesului decizional și a reglării automate a procesului tehnologic. Într-o astfel de situație, sistemul informatic depășește sfera sistemului informațional.

Caracteristicile sistemului informatic:

orice sistem trebuie sa conțină ca element central o baza de date, în care sa fie stocate date intercorelate intre ele provenind de la surse interne si externe;

informațiile furnizate de sistem trebuie obligatoriu sa fie autentice, exacte, iar suportul de prezentare sa varieze de la un nivel de conducere la altul;

sistemul trebuie sa înglobeze o varietate de modele matematice, tehnico-economice, ex: modele de optimizare, modele de simulare, modele de eficienta;

sistemul trebuie să prezinte un grad cât mai ridicat de integrare sub următoarele două aspecte: integrare internă și integrare externă

Cerințe ale sistemelor informatice – pentru realizarea unor sisteme informatice care sa îndeplinească obligatoriu caracteristicile sistemelor este necesar sa se tina cont de următoarele cerințe:

fundamentarea conceperii sistemului sa fie făcuta pe criterii de eficienta economica;

participarea nemijlocita a conducerii unitatii la conceperea sistemului informatic;

asigurarea unui nivel tehnic înalt al soluțiilor adaptate;

adoptarea de soluții in concordanta cu resursele disponibile si cu restricții impuse.

Sistem informatic integrat – specific anumitor domenii de activitate – ex. sistem financiar bancar) este sistemul care asigura introducerea unica a datelor si prelucrarea multipla a acestora in funcție de cele mai diverse cerinte formulare de către utilizatori.

Tehnologia informației este un termen contemporan care descrie combinația de tehnologii de calcul – echipamente si software – cu tehnologia comunicației – rețele de transmitere a datelor, imaginilor si vocii.

Sisteme informatice de gestiune – modelele de gestiune regrupează procedurile proprii ale unui domeniu. In activitatea practica se pot identifica o serie de modele specifice domeniului, ca de exemplu: – tehnologiile de fabricație, vânzările specifice, contabil.

Analiștii de sistem sunt acei specialiști care înțeleg atât aspectele legate de facilitatule si limitele oferite de tehnologiile informației, cat si cerințele de prelucrare a datelor necesare procesului de informare-decizie a agenților economici.

Sistemele de Prelucrare a Tranzacțiilor (SPT) sunt aplicații ale sistemului informațional care permit culegerea, stocarea si prelucrarea zilnica a datelor rezultate din desfășurarea tranzacțiilor, asigurând actualizarea bazei de date.

Un Sistem informatic de conducere (SIC) este un sistem de aplicații informatice care se ocupa cu elaborarea de rapoarte sub un format standard necesare organizării și conducerii operative a unității.

Un Sistem Suport de Decizii (SSD) – este un sistem de aplicații informatice care asigura pe utilizatori cu informații orientate pe decizii, adică cu informații referitoare la diverse situații care pot apare in luarea deciziilor. Când acest sistem este utilizat direct de către conducerea executiva a firmei se mai numește si sistem de informare executiva.

1.2 Componentele sistemului informatic

Un sistem informatic este compus din :

baza informațională;

baza tehnică;

sistemul de programe;

baza științifică și metodologică;

resursele umane;

cadrul organizatoric.

Baza informațională cuprinde:

datele supuse prelucrării;

fluxurile informaționale;

sistemele și nomenclatoarele de coduri.

Baza tehnică este constituită din totalitatea mijloacelor tehnice de culegere, transmitere, stocare și prelucrare a datelor, locul central revenind calculatoarelor electronice.

Sistemul de programe cuprinde totalitatea programelor utilizate pentru funcționarea sistemului informatic în concordanță cu funcțiunile și obiectivele stabilite. Sunt avute în vedere atât programele de bază (software de bază) cât și programele aplicative (software de aplicație).

Baza științifică și metodologică este constituită din:

algoritmi;

formule;

modele;

tehnici de realizare a sistemelor informatice.

Resursele umane constau in:

personalul de specialitate: analiști, programatori, ingineri de sistem, analiști-programatori ajutori, operatori etc.;

beneficiarii sistemului.

Cadrul organizatoric este cel specificat în regulamentul de organizare și funcționare (ROF) al unității în care va fi utilizat sistemul informatic.

1.3 Clasificarea sistemelor informatice

Sistemele informatice se clasifică după mai multe criterii :

În funcție de domeniul de utilizare, sistemele informatice pot fi:

pentru conducerea activităților economico-sociale;

pentru conducerea proceselor tehnologice;

pentru cercetare științifică și proiectare tehnologică;

pentru activități speciale.

În funcție de nivelul ierarhic ocupat de sistemul economic în structura organizatorică a societății:

pentru conducerea activității la nivelul unităților economice;

pentru conducerea activității la nivelul organizațiilor economico-sociale cu structură de grup;

sisteme informatice teritoriale;

pentru conducerea ramurilor, subramurilor și activităților la nivelul economiei naționale;

sisteme informatice funcționale generale.

În funcție de elementul supus analizei:

sisteme informatice orientate spre funcții;

sisteme informatice orientate spre proces;

sisteme informatice orientate spre date;

sisteme informatice orientate spre obiecte;

sisteme informatice orientate spre cunoștințe.

După modul de organizare a datelor:

sisteme bazate pe fișiere;

sisteme bazate pe tehnica bazelor de date: ierarhice, rețea, relaționale, orientate-obiect;

sisteme mixte.

După metoda folosită în analiza și proiectarea sistemelor:

sisteme dezvoltate după metoda sistemelor;

sisteme dezvoltate după metoda clasică a ciclului de viață;

sisteme dezvoltate după metoda structurată;

sisteme dezvoltate după metoda orientată-obiect;

sisteme dezvoltate după metoda rapidă;

sisteme dezvoltate după metoda echipelor mixte;

sisteme dezvoltate după metoda prototipurilor.

După gradul de centralizare:

sisteme centralizate;

sisteme descentralizate.

După gradul de dispersie a resurselor sistemului informatic:

sisteme informatice locale (bazate pe rețea locală, stații de lucru);

sisteme informatice distribuite (date distribuite).

După gradul de automatizare a activităților de analiză și proiectare a sistemelor informatice:

sisteme informatice dezvoltate pe baza analizei și proiectării clasice;

sisteme informatice analizate cu instrumente automate și proiectate clasic;

sisteme informatice bazate pe instrumente diverse de automatizare a analizei și proiectării;

sisteme informatice dezvoltate cu instrumente de tip CASE

1.4 Obiectivele Sistemelor Informatice

Plecând de la ideea că sistemul informatic (SI) este subordonat procesului decizional, al cărui rol este de a asigura funcționarea normală și optimă a întregii activități și de a reduce la minimum pierderile în caz de funcționare anormală, rezultă că obiectivul oricărui sistem informatic trebuie să fie subordonat obiectivului propriu-zis al unității economice.

În acest context, obiectivul principal urmăritnalizei și proiectării clasice;

sisteme informatice analizate cu instrumente automate și proiectate clasic;

sisteme informatice bazate pe instrumente diverse de automatizare a analizei și proiectării;

sisteme informatice dezvoltate cu instrumente de tip CASE

1.4 Obiectivele Sistemelor Informatice

Plecând de la ideea că sistemul informatic (SI) este subordonat procesului decizional, al cărui rol este de a asigura funcționarea normală și optimă a întregii activități și de a reduce la minimum pierderile în caz de funcționare anormală, rezultă că obiectivul oricărui sistem informatic trebuie să fie subordonat obiectivului propriu-zis al unității economice.

În acest context, obiectivul principal urmărit prin introducerea unui sistem informatic, îl constituie asigurarea, în timp util, a tuturor informațiilor necesare în procesul conducerii, în scopul fundamentării și elaborării deciziilor cu privire la desfășurarea cât mai eficientă a întregii activități din unitatea economică.

1.5 Ciclul de viață a unui sistem informatic

Un sistem informatic are o existență limitată în timp, constituind ciclul său de viață, în cursul căreia parcurge două stadii: dezvoltarea și exploatarea curentă.

Mutațiile din domeniul tehnologiei informaționale, precum și din domeniul metodelor de abordare a sistemelor, s-au reflectat și în ciclul de viață al sistemelor informatice, fie prin schimbarea etapelor acestuia, fie prin modificarea opticii de parcurgere a lor. Spre exemplu, odată cu abordarea orientată-obiect a sistemelor, s-au lansat și noi modele ale ciclului de viață

În literatura de specialitate sunt des folosite următoarele două noțiuni: ciclul de dezvoltare a sistemului informatic și ciclul de viață a sistemului informatic.

Ciclul de viață a sistemului informatic (CVSI) se extinde pe intervalul de timp cuprins între decizia de elaborare a sistemului informatic și decizia de abandonare sau de înlocuire cu alt sistem informatic.

Ciclul de dezvoltare a sistemului informatic (CDSI) se extinde de la decizia de elaborare a sistemului informatic și se încheie după momentul intrării sistemului în exploatare. Ciclul de dezvoltare a SI este inclus în ciclul de viață al SI. Există mai multe metodologii de etapizare ale ciclului de dezvoltare, depinzând de paradigma prin care vedem sistemul informațional și de modelul ales pentru CVSI.

Ciclul de dezvoltare a sistemelor informatice de gestiune (SIG) cuprinde, la rândul său, trei etape: conceperea, construirea și introducerea în exploatare – numită, de asemenea, introducere în producție .

Conceperea

Conceperea pornește de la cerințele formulate de utilizator. Asfel, se pot distinge două categorii de cerințe: cele care precizează prelucrările sau serviciile pe care sistemul urmează să le asigure, denumite funcționale și cele privind performanțele și caracteristicele de exploatare denumite nefuncționale sau calitative.

Pentru a putea realiza sistemul dorit, este necesar ca cel care-l dezvoltă să înțeleagă aceste cerințe și să evalueze posibilitatea de a le oferi un răspuns în limitele materiale, financiare și, de timp, fixate de către utilizator. Acest aspect constituie obiectul analizei. În cazul în care, sistemul este realizat chiar de către utilizator, analiza este foarte scurtă și relativ simplă. În celelalte cazuri, analiza presupune un efort de informare și evaluare considerabil, având în vedere că cel care dezvoltă sistemul trebuie să cunoască și să înțeleagă cerințele formulate de utilizator.

După analiza cerințelor, urmează ca dezvoltătorul să propună o soluție informatică ce va fi exploatabilă pe o anumită platformă, în spațiul unei anumite arhitecturi aplicative. Acest aspect constituie obiectul proiectării din care va rezulta multitudinea de elemente necesare pentru realizarea efectivă a programelor ce compun respectivul software de aplicație. Proiectarea este cea care definește datele ce vor fi memorate și structura bazei de date, în care vor fi acestea stocate, formatele ecranelor de introducere a datelor și a rapoartelor ce vor fi distribuite utilizatorilor, procedurile de prelucrare și operare, maniera de distribuire a datelor și prelucrărilor etc. Rezultatele conceperii, formează specificațiile după care se va construi sistemul.

Construirea

Construirea pornește de la specificațiile rezultate în urma conceperii și asigură redactarea programelor de calculator până la forma finală, cea executabilă. Pașii urmați în acest scop sunt: scrierea programelor într-un limbaj sursă de un anumit nivel, aducerea acestuia în formă executabilă prin compilare sau interpretare și testarea funcționării sale pe platforma de calcul. Disfuncționalitățile și erorile constatate sunt înlăturate prin modificarea adecvată a programelor sursă, după care noile programe sunt aduse din nou în forma executabilă și verificate și acest ciclu se repetă până când se ajunge la funcționarea corectă dorită.

Orice sistem informatic de calitate, proiectat și implementat profesional, trebuie să fie testat și validat înainte de a intra în faza de producție.

Clientul trebuie să fie sigur că sistemul a fost dezvoltat și integrat în conformitate cu specificațiile proiectului.

De asemenea clientul trebuie să se asigure că funcționalitatea proiectului este corectă și fără erori.

Testarea sistemului presupune trei etape:

testarea unitară

testare de integrare

testare de sistem

Testarea unitară verifică funcționarea separată a fiecărei unități de program.

Testarea de integrare vizează funcționarea unităților de program în interacțiune.

Testarea de sistem verifică funcționarea ansamblului, în calitate de software aplicativ, coerent și unitar.

Identificarea sursei erorilor și disfuncționalităților, precum și înlăturarea lor presupune revenirea la oricare dintre nivelele de proiectare, inclusiv la programele sursă.

După ce programele sursă au fost redactate și testate se generează, prin compilare și editare de legături, formatul executabil final, livrabil, ce formează, alături de documentația de utilizare și de exploatare a sistemului, rezultatele acestei etape.

Introducerea în exploatare

Introducerea în exploatare asigură instalarea la utilizator a echipamentelor și a rețelelor de comunicație (dacă este cazul), încărcarea software-ului de aplicație în structurile adecvate, crearea și încărcarea inițială a bazei sau bazelor de date, instruirea utilizatorilor, testarea sistemului în condițiile reale de utilizare și efectuarea eventualelor corecții necesare, lansarea efectivă în funcțiune .

Mentenanța sistemului

In termeni generali, mentenanța reprezintă totalitatea acțiunilor efectuate pentru menținerea/restabilirea stării de funcționare a produselor.

Mentenanța poate fi caracterizată prin următoarele activități:

Mentenanță corectivă (neplanificată): diagnosticarea și corectarea erorilor;

Mentenanță adaptivă: activitate care modifică software-ul pentru a interacționa corect cu un mediu în schimbare (hardware sau software);

Mentenață perfectivă: activități pentru adăugarea de noi capabilități, modificarea funcționalității existente și aducerea de îmbunătățiri generale;

Mentenanță preventivă (planificată): activități care pregătesc produsul software pentru o mai bună mentenabilitate sau fiabilitate în viitor, sau pentru a pune baza unor viitoare îmbunătățiri.

Pe parcursul ciclului de viața a unui proiect, după fazele de analiză de proiect și dezvoltare, întreținerea sistemului are un rol foarte important.

Pe măsură ce un proiect devine tot mai mare și mai complex, crește cantitatea datelor gestionate și infrastructura, necesitând un suport tehnic elaborat pentru a ține în funcțiune și a întreține componentele software și hardware ale acestui sistem.

In majoritatea cazurilor un sistem informatic dezvoltat la cerere poate fi întreținut doar de compania care l-a proiectat și dezvoltat, deci este foarte important să ofere aceste servicii compania care dezvoltă un produs informatic. Astfel, în cursul exploatării curente, apar momente care solicită intervenții de menținere în funcțiune a sistemului.

Există o mulțime variată de motive pentru care apar defecte în dezvoltarea produselor software:

Lipsa comunicării sau comunicare slabă în cadrul proiectului;

Constrângeri de timp și de buget, care duc la presiune și la apariția erorilor;

Cerințe care nu au fost specificate suficient de clar;

Modificări în cerințe si o slabă documentare a lor;

Presupuneri;

Pregătire insuficientă;

Erori de programare.

Rezolvarea acestora implică intervenții ce pot include una sau mai multe dintre activitățile derulate pentru creare: (re)definire de cerințe, analiză, proiectare, construcție, testare, introducerea în exploatare, aplicate, evident, doar pentru anumite porțiuni din acestea.

Pentru că schimbările sunt inevitabile, trebuie dezvoltate mecanisme pentru a identifica, evalua, controla, efectua și raporta modificările necesare.

Aceste activități încep odată cu proiectul și se încheie doar când produsul este retras din funcțiune.

1.6 Tipuri de participanți în dezvoltarea

sistemelor informatice

În dezvoltarea sistemelor informatice, au fost identificați trei tipuri de participanți generici :

utilizatorul;

dezvoltatorul sau furnizorul software-ului aplicativ;

administratorul sistemului.

Utilizatorul reprezintă persoana, sau grupul de persoane, care folosește sistemul pentru a îndeplini cerințele informaționale.

Interacțiunile dintre utilizator și sistemul informatic sunt de trei tipuri:

intervenții asupra informațiilor stocate de sistem;

extragerea de informații din sistem;

declanșarea și/sau executarea de operații comerciale.

Dezvoltatorul este termenul generic folosit pentru a desemna creatorul software-ului aplicativ ce formează suportul sistemului informatic. În funcție de poziția acestuia față de organizație, se disting:

outsourcing: dezvoltătorul este o societate comercială specializată;

insourcing: dezvoltătorul este reprezentat de unul sau mai mulți angajați ai departamentului de informatică al organizației;

selfsourcing: utilizatorul este și dezvoltătorul sistemului.

"Outsourcing" este un termen de origine anglo-saxonă, deseori întâlnit în limba română ca "externalizare".

Externalizarea reprezintă opțiunea, deseori strategică, pe care o are o companie de a-și transfera anumite procese, total sau parțial, către furnizori de servicii specializați – BPO (Business Process Outsourcing).

În procesul de externalizare se regăsesc doi subiecți de bază:

clientul reprezentat prin întreprinderea beneficiară ce încredințează un anumit serviciu, lucrare sau activitate către externalizare;

furnizorul reprezentat prin întreprinderea care urmează să presteze serviciul sau să efectueze lucrarea, activitatea.

Pentru a externaliza cu succes anumite procese către un furnizor extern, este necesar ca intre companie si furnizorul de servicii să existe un parteneriat consolidat de încredere si responsabilitate asumată.

De exemplu, o agenție de transport aerian poate externaliza tot procesul de eliberare bilete (ticketing) care va presupune si call-center pentru managementul apelurilor clienților dar si altele, cum ar fi: trimiterea acestor bilete către clienți (mailing) etc. Beneficiile pe care le poate obține o companie in urma externalizării proceselor, ce reprezintă doar suport pentru procesul principal de producție, se concretizează în creșterea productivității muncii si economii de resurse (timp si bani).

În procesul de dezvoltare a sistemelor informatice, externalizarea conceperii de soluții software presupune:

Soluții software de uz general;

Soluții software pe măsură.

În primul caz, avem de-a face cu un produs deja disponibil, destinat, de la bun început cumpărării și utilizării de către cât mai mulți clienți. Acesta se adresează domeniilor comune oricăror afaceri, cum ar fi: calculul salariilor, urmărirea stocurilor, contabilitatea financiară etc. Acestea sunt denumite generic pachete de programe sau produse program de uz general.

Soluția software pe măsură este concepută și construită conform nevoilor și condițiilor specifice organizației. Are avantajul de a fi adaptată din start acesteia, dar costurile și durata de obținere vor fi mai mari.

Insourcing-ul sau internalizarea are loc atunci când pentru realizarea unei activități se utilizează numai resurse interne din întreprindere, fiind exclusă recurgerea la surse externe.

Dezvoltarea produsului software de către specialiștii IT ai organizației, este posibilă cu condiția ca aceștia să posede competența tehnică necesară și să existe resurse suficiente (timp, oameni și echipamente).

Selfsourcing-ul prezintă avantajul esențial de a avea aceleași persoane atât în calitatea de dezvoltător cât și în aceea de utilizator.

Utilizatorul trebuie să aibă cunoștințe suficiente de informatică pentru a concepe și construi sistemul cu o contribuție minimă din specialiști IT. Referitor la aceștia, literatura de specialitate folosește termenul de "knowledge workers". Un astfel de utilizator nu va dezvolta decât sisteme de mici dimensiuni, care răspund numai lucrărilor și sarcinilor sale curente sau a celor cu care interacționează în mod direct la locul de muncă.

Administratorul sistemului desemnează persoanele sau structurile care asigură condițiile de funcționare curentă a sistemului și gestionează măsurile de protecție și securitate a acestuia. În această postură se pot afla:

utilizatorul;

angajați din departamentul de TI al organizației;

societate specializată.

CAPITOLUL II

PREZENTAREA SISTEMULUI ERP(Enterprise Resource Planning)

Soluțiile ERP se referă la managementul resurselor de întreprindere, fiind centrate de diverse modele de afaceri care s-au dovedit de succes pe plan internațional.

Un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) reprezintă o soluție software integrată, care asigură schimbul de informații ăntre toți angajații din întreprindere prin cearea si exploatarea unei baze de date centralizate. ERP elimină barierele departamentale prin integrarea tuturor fațetelor activității într-o singură sursă de informare, accesibilă oricui.

ERP este o metoda pentru planificarea eficientă și controlul tuturor resurselor necesare pentru preluarea, realizarea expedierea și contabilizarea comenzilor clienșilor în firmele de producție, distribuție sau servicii.

Sistemele ERP (Enterprise Resource Planning) au fost create ca soluție la aceste provocări, din simplul fapt că sunt capabile să proceseze un volum foarte mare de date și informații agregate în scopul optimizarii și eficientizării proceselor.

Actualele sistemele ERP realizează integrarea tuturor funcțiilor de conducere ale unei companii, plecând de la planificare, asigurarea stocului de materii prime și materiale, definirea tehnologiilor, coordonarea proceselor de producție și, nu în ultimul rând, la realizarea gestiunii financiar contabile, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite și terminând cu dezvoltarea și menținerea relațiilor cu clienții și partenerii de afaceri.

Sistemele de tip ERP oferă anumite beneficii precum: integrarea datelor, disponibilitatea informațiilor, acces rapid și eficent pentru obținerea rapoartelor dorite.

Fiind o soluție software integrată, un sistem ERP trebuie să aibă câteva caracteristici

cheie:

Adaptabilitate – Funcționalitatea standard a aplicațiilor poate fi modificată conform cerințelor specifice ale întreprinderii utilizatoare, de regulă în procesul de implementare a unui ERP

Generalitate – să poată cuprinde și să satisfacă cele mai multe tipuri de organizații, să suporte mai multe funcții organizaționale; generalitatea și puterea de a susține organizații mari și complexe coexistă cu flexibilitatea specifică organizațiilor mici.

Modularitate – să aibă o structură modulară și orice modul să poată fi inclus sau detașat de câte ori este nevoie fară a afecta celelalte module sau intreaga structura; toate modulele sistemului sunt strâns legate între ele toți utilizatorii lucrând simultan asupra acelorași date, prin reteaua de calculatoare, în funcție de atribuțiile pe care le au.

Sistem deschis – să aibă o arhitectura de sistem deschis, să poată susține mai multe platforme hardware/software și de comunicații pentru companii care folosesc platforme eterogene; să ofere facilitate care să permită integrarea cu alte aplicații deja existente și/sau tranziția cu eforturi și costuri minime de la alte module ale aplicației; să ofere un mediu de dezvoltare și documentare pentru utilizatori avansați care preiau părți din întreținerea ,adaptarea, extinderea sistemului, dar și integrarea cu platforme și tehnologii de ultima ora cum sunt Web/Intranet/ /Internet/Data Warehouse.

Interfața cu utilizatorul standardizată – Modul de operare este unitar, prin standardizarea design-ului formularelor, a meniurilor aplicațiilor și a regulilor de operare. În acest mod este facilitat procesul de învățare pentru utilizatori.

Securitatea datelor – să permită accesul la date în condiții de securitate deosebite numai în conformitate cu drepturile acordate fiecărui utilizator; siguranța și securitatea datelor sunt asigurate la un nivel deosebit prin sistemul de drepturi de acces.

Conectivitate – să nu fie limitat la granițele organizaționale ale companiei ci să suporte conectivităti cu alte module de afaceri din alte companii.

În general, conform studiilor publicate, există două tipuri de motivații care determină implementarea unui ERP:

    Motivații tehnologice

Înlocuirea unui sistem informațional neintegrat (mai multe aplicații, depășite tehnologic sau nu, în care se operează independent).

Înlocuirea unuia sau mai multor sisteme depășite tehnologic, integrate sau nu.

îmbunătățirea calității și accesibilității informațiilor.

Integrarea proceselor de business și a sistemelor care le susțin.

  Achiziția unui sistem capabil să susțină creșterile prognozate de business.

  Simplificarea procesului de integrare a noi business-uri (achiziția unor alte companii) în infrastructura tehnologică curentă.

Motivații operaționale:

Optimizarea proceselor de business

Reducerea costurilor structural

îmbunătățirea timpilor de răspuns la cererile clienților

Simplificarea proceselor de business complexe, dar ineficiente

Implementarea a noi strategii de business

Expansiunea masivă a businessului

Standardizarea proceselor de afaceri la nivelul companiei

Ca orice alt produs existent pe piață sistemele de tip ERP au avantaje și totodată dezavantaje.

Avantajele unui sistem de tip ERP:

eliminarea vechilor sisteme inflexibile și costisitoare;

îmbunătățirea eficenței și performanței activităților desfățurate;

creșterea calității și vitezei accesului la date;

înnoirea infrastructurii tehnologice;

asigură companiei avantaje competiționale și îmbunătățeste imaginea companiei;

deschiderea către parteneriatele strategice și afacerile electronice.

Dezavantajele unui sistem de tip ERP:

implementare costisitoare și de lungă durată, cu riscuri majore de nereușită;

dificultăți în efectuarea și acceptarea schimbărilor solicitate de ERP;

probleme și costuri suplimentare de integrare cu alte sistemeș

dependența de un singur furnizor.

Odată cu creșterea ponderii și dependenței de bunuri intangibile și instituirea managementului cunoștinșelor evoluează ERP II.

Arhitectura ERP II este mai complex, bazându-se pe mai multe straturi tehnice și funcționale. Pentru a accentua natura diferită a noilor sisteme ERP, ele sunt considerate neconvenționale.

ERP II este o strategie competitivă care integrează sistemul ERP de bază (esențial= cu soluții spcializate CRM, SCM, BI.

Față de sistemele de tip ERP, cele de tip ERP II au o arhitectură mai complexă , organizația devenind o comunitate socială care adună, sintetizează și difuzează cunoașterea.

În 2011, piața de soft și servicii informatice pentru ERP din Romania este de așteptat să treacă de €250 milioane, serviciile de implementare fiind principalul vector de creștere, urmate de mentenanța pentru produsele software. Urmărind evoluția cererii și a ofertei pentru soluții ERP și serviciile aferente, PAC consideră că segmentul companiilor cu 50-250 salariați este cel care va cunoaște cea mai rapidă creștere, ponderea lui în totalul pieței crescând până la 36% în 2011, comparativ cu 33-34% în ultimii ani.

Analizând principalii actori de pe piață de software ERP destinat pieței din România, conform informațiilor pe care PAC le-a avut la dispoziție pentru realizarea studiului ERP România 2007, s-a remarcat o creștere moderată a liderilor SAP (influențat negativ de preluarea la nivel de grup a unor contracte locale) și Oracle, o scădere relativ importantă a SIVECO, precum și o crestere mult peste media pieței pentru Microsoft, TotalSoft, Epicor și TransarT.
În ceea ce privește integratorii de sistem, S&T a fost principalul partener al SAP pentru servicii de consultanță și implementare, urmat de IBM, NESS și Romsys, toți propulsați de mari proiecte SAP în special în industrie și utilități. Fiind departe de maturizare, piața de servicii pentru soluții ERP este încă dependentă de un mic numar de mari clienți, precum Petrom, Distrigaz Sud, Distrigaz Nord, Electrica, CEZ, E.ON, GSP, etc. Integratorii care sunt cei mai bine plasați în aceste conturi sunt și cei care concentrează piața și împart primele locuri.
Numărul producătorilor locali de ERP este relativ mare, dintre aceștia grupul celor mai bine plasați (Totalsoft, Wizrom, CriSoft, TransarT, BIT Software, EBS) reușind să își crească în fiecare an cota de piață.

II.1.DESCRIEREA PRINCIPALILOR FURNIZORI DE SOLUTII ERP

SAP

SAP ( Systems Applications Products) este un sistem de tip ERP ( Enterprise Resource Planning )-  Planificarea Resurselor Intreprinderii, iar SAP R/3 este este cea mai cunoscută soluție ERP de pe piată.

Oferta R/3 Systems vine din partea companiei germane SAP și este implementată (la nivel mondial) în peste 13 000 de companii (IBM, Xerox, Alcatel, Gilette, etc.).Statisticile anului 2000 i-au conferit 30% din întreaga piață ERP și 60% din segmentul de piață ERP al companiilor multinaționale. SAP este a patra firmă de software din lume după Microsoft, Oracle și Computer Associates International. Un merit deosebit al SAP este acela că anual investește între 20 și 25% din cifra sa de afaceri în cercetare și dezvoltare și este întotdeauna prima sau a doua din grupul BOPSE care implementează soluții sau funcționalități noi în produsele sale.

SAP AG, companie germană cu sediul central în Walldorf, este a treia companie de software din lume ca mărime și cea mai mare companie din lume în domeniul produselor software inter-enterprise. Systems, Applications, Products (SAP) produce, pe lângă soluțiile integrate inter-enterprise, și soluții de colaborare e-business pentru toate categoriile de industrie și pentru toate piețele majore. Fondată în 1972,de cinci ingineri de sistem, foști angajați IBM, SAP are acum peste 28.000 de angajați în mai mult de 50 de țări, echipa de dezvoltatori depășind 5.400 de angajați în toată lumea. Nu mai puțin de 18.000 companii din peste 120 de țări își administrează afacerile folosind SAP. SAP își tranzacționează acțiunile la câteva burse din lume, inclusiv la Bursa de la Frankfurt și la cea de la New York (NYSE).

Observăm că SAP (Systems Applications and Products in Data Processing) este mai agresivă pe piața românească după 2000 și, incontestabil, site-ul pus la dispoziția posibililor și actualilor clienți: www.sap.ro este de mare ajutor întrucât oferă multiple informații. Cifrele afișate, 22.000 de clienți în 110 țări (dintre care mai mult de jumătate sunt companii aflate în top 500 mondial) și aproximativ 10.000.000 utilizatori, sunt bineînțeles copleșitoare. Politica firmei este apropiată de clienți, compania oferind un evantai larg de aplicații. Acestea sunt dezvoltate pe domenii de activitate: electronică și high-tech, proiectare și construcții, produse de larg consu, chimie, automobile, petrol, farmacie, sănătate, mass- media , bănci, asigurări, etc.

Oracle- E-Business Suite

Oracle a pătruns pe piața ERP în 1997, în ciuda aprecierilor critice, care susțineau că domeniul său de referință sunt bazele de date. Inspirată, compania a exploatat acest avantaj în cadrul realizării de soluții ERP – ne referim aici la faptul că a fost prima casă de soft care a livrat un produs de tip Data Warehouse. Și dacă tot vorbim de “ primul care…” , să mai spunem că Oracle este lider și la integrarea Internet în soluțiile sale software.

920 de companii din toată lumea (Bank America, Hewlett Packard, Franklin Covery, Compaq, Toshiba Medical Systems Europe) au intrat pe tărâmul e-Business prin poarta Oracle e-Business Suite. Alți 3.500 de clienți au implementări Oracle 11i Applications. De la Customer Relationship Management (CRM) și Supply Chain Management (SCM) până la Financial, Project Management, Human Resources și Business Inteligence, totul este integrat în E-Business Suite 100% și toate “motoarele” sunt încărcate cu putere web 100%. Rețeta succesului în e-Business recomandată de Oracle este simplă: folosirea pachetelor de aplicații integrate, și nu integrarea de aplicații disparate. Astfel, sunt eliminate eforturile financiare și dificultățile tehnologive, dar se creează dependență de o singură platformă.

Oracle E- Bussiness Suite 11i, prezintă pe piață de la jumătatea anului 2000, integrează funcționalitățile ERP, CRM și SCM. Se afirmă că este singura companie care oferă o suită complet integrată de aplicații de întreprindere, gestionând global întregul ciclu economic și asigurând rezolvarea problemelor end-to-end (adică de la furnizor la consumatorul final). Titulatura promovată ( 100- percent- Internet) arată alinierea la noile practici economice promovate prin e-Bussines, concretizate în principal în crearea lanțurilor de aprovizionare- desfacere on-line. Clienții alec Oracle E-Bussiness Suite pentru:

– simplitatea utilizării și caracterul complet al aplicațiilor;

– proiectarea lui este făcută în așa fel încât vine în sprijinul orcărei organizații și pote fi implementat în orice țară și orice limbă;

– se bazează pe o tehnologie de ultimă oră, este flexibil și robust;

– pot avea infromații despre clienții lor mai multe ca niciodată.

Pentru România, specialiștii de la Oracle România propun soluții flexibile, modularizate, cu posibilități de implementare granduală, în care să poată fi incluse sistemele informatice existente. Nucleul suite îl constituie soluția ERP compusă din peste 50 de aplicații distincte. De asemenea, Nucleul integrează și aplicațiile self-service, ca și pe cele de analiză și suport decizional. Oferta beneficiază de toate facilitățile oferite de Internet, ce asigură reducerea costurilor de utilizare și accesul global la informație și la WEB. Soluțiile Oracle elimină astfel “zidurile dintre sistemele ERP interne ale companiilor și furnizorilor”. Astfel, sistemele interne sunt în strânsă interdependență între ele și cu sistemele externe ale frunizorilor de produse și servicii, și cu sistemul de gestionare a relațiilor cu clienții.

People Soft-PeopleSoft 8

De la fondarea sa în 1987 și până în prezent , PeopleSoft a prezentat pe piață soluții în pas cu “moda” tehnologică, de mare complexitate, de mare complexitate, pachetul aplicațiilor de întreprindere însemnând un pariu tehnologic fără precedent : pariul cu Internetul însuși. Astfel, anii 1999 și 2000 au adus multiple schimbări și transformări în sructura ERP, cu “ aplicații pure Internet” ce propun seturi noi de produse.

PeopleSoft a devenit un furnizor remarcabil de aplicații de întreprindere, făcându-și loc în elita caselor software ERP, pătrunzând și grupul acelora care pot livra majoritatea componentelor unei soluții complete e-Business. În principal, această ofertă este orientată spre : producție, servicii, educație și administrație. Primele sectoare integrate pe soluția PeopleSoft au fost sănătatea, învățământul superior și administrația publică din America de Nord, la nivelul gestiunii esurselor umane, gestiunii contabile și financiare.

Lansarea suitei PeopleSoft 8 a avut loc în septembrie 2000. Pachetul oferă 160 deaplicații, în totalitate orientare spre Internet, 59 dintre acestea fiind complet noi. Totuși, compania mai deține supremația într-un domeniu, și anume în editarea de produse-program colaborative. Soluțiile “pure Internet” oferă organizațiilor posibilitatea reducerii costurilor și sporirii productivității datorită colaborării dintre clienți, furnizori și salariați. Două atuuri detașează aceste aplicații de cele concurente: arhitectura specifică și flexibitatea pe care o oferă organizațiilor care le implementează. Pachetul este o reușită a evoluției PeopleSoft, are trăsături colaborative, este unul dintre cele mai de succes seturi de aplicații pure Internet, care favorizează dezvoltarea lanțului valoric client-întreprindere-furnizor.

Siveco- Siveco Applications

SIVECO România poartă semnătura grupului internațional Siveco, consorțiu multinațional specializat în sisteme informatice de mentenanță ți de gestiune ale resurselor întreprinderii. Firma canalizează resurse importante pentru cercertare și dezvoltare de proiecte Internet, dar în privința integrării ERP- E-Business- Internet abia se fac primii pași.

În favoarea uni parteneriat cu Siveco și alegerea Siveco Applications cântăresc ”greu ” argumentele următoare:

experiența celor peste 100 de implementări în mediul întreprinderilor mici și mijlocii, precum și cea acumulată în proiectele Oracle Applications;

dezvoltarea suitei în Romania, împreună cu implicarea continuă a experților contabili conferă anturajul unei soluții autohtone, adică 100% adaptare la specificul organizatoric, contabil, juridic și economic din firmele noastre;

platforma Oracle ce constituie un argument pro, dacă ținem seama de popularitatea și performanțele indubitabile ale colosului Oracle, sau un argument contra, din cauza ancorării într-o tehnologie proprietară, care îndrăgește opțiunile clienților;

existența unor instrumente de lucru puternice și prietenoase în același timp permite transformarea managerului român în utilizator final avansat, capabil să obțină ad-hoc infromațiile ce îi sunt necesare în procesul decizional;

seriozitatea acordată modelării profesionale a utilizatorilor, care nu se rezumă la prezentarea interfeței, a meniurilor și dialogurilor, ci include dezbateri și discușii ale entităților și fluxurilor informaționale. Chiar dacă implementarea se face doar pe unele module, este prezentată și corelația cu modulele absente – pentru garanția imaginii ansamblului și pentru motivația extinderii suitei cu noi module;

flexibilitatea aplicației prin adaptări la specificul beneficiarului: se pot defini activități specifice, ca și diferite tipuri de întreținere ( preventivă, corectivă, predictivă sau condișiontă), se poate urmări activitatea de întreținere pe zone , funcții sau categorii, cu analize și rapoarte specific ce se pot obține în mod current sau la cerere, cu ajutorul generatorului de rapoarte oferit. De asemenea, ținând cont de precaritatea sau limitele resurselor hardware de care dispun beneficirii, Siveco oferă alternativă COSMAN , versiunea pentru MS-DOS a acestui moduld;

modularitatea este caracteristică întregii suite Siveco Applications. COSWIN-Întreținere se poate integra cu celelalte componente COSWIN (achiziții sau stocuri), dar și cu module din Siveco Applications. În acest fel, după instalarea inițială a unui modul sau grup de module, beneficiarul poate opta pentru extinderea sistemului prin integrarea altor module Siveco. Strategia de piață se bazează pe “metoda abordării restrânse”, urmată de extinderea din aproape în aproape, metodă care dă rezultate, în condițiile în care puține firme romănești ăși pot permite cheltuielile presupuse de o suită integrală ERP.

Pachetul Integrat SIVECO Applications, funcționând și pe Web, acoperă funcționalități complexe:

Componenta de Management al Producției

Componenta de Management al Aprovizionării

Componenta de Management al Mentenanței

Componenta de Management al Resurselor Umane

Componenta de Management al Stocurilor

Componenta de Management Financiar-Contabil

Componenta de Management al Salarizării Personalului

Componenta de Management al Mijloacelor fixe și al Obiectelor de inventar

Componenta de Management al Bugetelor

Componenta de Management al Clienților

Componenta de Management al Tarifelor

Componenta de Management al Transporturilor

Componenta de Management al Parametrilor și al normelor

Componenta de Management al Serviciilor

Componenta de Facturare utilități

Componenta de Management al documentelor și fluxurilor de lucru

Sistem Informatic de Management.

Așadar Siveco poate fi o soluție excelentă pentru firmele care doresc să evolueze și să se conecteze la realitatea secolului în care ne aflăm.

AIS – Advanced Integrated System

Advanced Integrated System (AIS) este un sistem economic integrat, o soluție completă realizată la un înalt nivel tehnologic. AIS este destinat administrării și conducerii activităților societății , indiferent de profilul de activitate.

Este proiectat pe criterii multi-companie și multi-devize, soluție ERP (Enterprise Resource Planning) și este dezvoltat în România în conformitate cu specificul legislației românesti în vigoare, fiind perfect adaptabil oricărei eventuale modificări ulterioare a acesteia.

Prin funcționalitațile sale, AIS oferă atât asistență computerizată la nivel operațional, cât și suport de decizie la nivel managerial.

Beneficiile clienților soluției ERP- AIS sunt:

cel mai mic preț raportat la o calitate superioară, dovedită, a produselor și serviciilor sale

grija permanentă orientată spre client, printr-o comunicare eficientă și profesională cu acesta

timp minim și eficiență maximă în procesul de implementare a soluției ERP AIS

personalizarea solutiei întocmai cu specificul activității și necesitățile beneficiarului

Soluția ERP AIS – Advanced Integrated System – oferă asistență la toate nivelele de activitate: operațional, tactic, strategic.

Ceea ce o diferențiază între celelalte soluții ERP din România:

nivelul superior de integrare a modulelor componente

modul intuitiv de utilizare a aplicației, ceea ce implică, între altele, o durată redusă de scolarizare a utilizatorilor finali.

Sistemul Informatic Profesional AIS are o arhitectură de tip Client/Server. în esență, acest concept presupune gestiunea unitară a informațiilor vehiculate ca urmare, influența unei informații introduse într-un punct al sistemului se va transmite în timp real la toate parțile sistemului cu care este în relație de interdependență. Astfel se asigură un grad optim de securitate aplicațiilor rulate și viteza necesară unui produs profesional.

Baan

De mai bine de 25 de ani, intreprinderile industriale cu procese complexe de producție și service, s-au bazat pe Baan pentru a-și îmbunătăți performanțele. Baan este orientat spre livrarea de soluții informatice și servicii pentru intreprinderi industriale din sectoarele construcției de mașini și echipamente, a electronicii, aeronauticii, apărării și automobilelor. Bazându-se pe o experiența de neegalat în verticalele industriale țintă, Baan asigură clienților cele mai scăzute costuri de achiziție și intreținere, precum și cel mai scurt timp de implementare a soluțiilor. Baan are 6500 de clienți în întreaga lume și peste 15000 de instalări ale produsului la filialele acestora.

Personalul Baan cu experiență, lucrează alături de clienți, pentru a asigura proiectarea și implementarea soluțiilor informatice. Pentru a maximiza rezultatele investiției clienților, Baan oferă servicii pe întreg ciclul de viață al produsului, pentru administrarea, actualizarea și optimizarea acestuia. Scopul Baan este de a menține soluțiile Baan la un nivel de maxima eficiență, oferind clienților posibilitatea să se concentreze asupra afacerii proprii.

II.2PREZENTAREA SISTEMULUI SAP( Systems Applications Products)

SAP reprezintă Sistemul Aplicațiilor și Produselor realizat de firma germană SAP A.G. SAP-ul este la ora actuală cel mai important program de tip ERP (Planificarea resurselor întreprinderii) din lume.

SAP este liderul recunoscut în soluții software colaborative pentru afaceri pentru toate industriile ți toate piețele semnificative. SAP este cea mai mare companie de software pentru afaceri și al treilea producător independent de software la nivel mondial datorită inovării și dezvoltării. Fondată în 1972, SAP are sediul în Walldorf, Germania fiind listată la mai multe burse printre care Frankfurt Stock Exchange și New Zork Stock Exchange, cu simbolul “SAP” având peste 12 milioane de utilizatori, 100 000 de instalări de software ,1 500 de parteneri și peste 37 000 de angajați în mai mult de 50 de țări .

Programul SAP este foarte complex, fiind de mare ajutor în Servicii de Afaceri. Soluții Tehnologice, în arii precum Contabilitate, Mnagementul Relațiilor cu Clienții, Lanțuri de Furnizare și Aprovizionare, Bancar, Asigurări, Infrastructură IT, Servicii, Software. SAP oferă o gamă completă de de soluții care asigură instrumentele complete necesare pentru operațiunile desfășurate. Se câștigă vizibilitatea necesară pentru a elimina ineficiențele și pentru a obține avantaje competitive. Se obține viziunea de a identifica rapid noi oportunități de afaceri ți agilitatea de a răspunde realităților economice în schimbare. Se dispune funcționalitățile necesare pentru optimizarea operațiunilor și resurselor pentru a extinde cele mai bune practici de afaceri în cadrul întregului lanț de valoare. Soluțiile SAP sunt soluții specifice, adaptate domeniului de afaceri al companiei încorporând experiența de peste trei decenii și expertiza dobândită de SAP prin integrarea modelelor de afaceri ale celor mai de succes companii din lume.

SAP a dezvoltat pe baza vastei sale experiențe, un set complet de soluții pentru afaceri adaptate cerințelor economice actuale, asigurând colaborarea eficientă a angajaților, clienților și partenerilor de afaceri – oriunde, oricând. Folosind cele mai bune tehnologii, servicii și resurse de dezvoltare, SAP a realizat o platformă de soluții care pune ăn valoare resursele informaționale, îmbunătățește eficența lanțului de aprovizionare ți contribuie la constituirea unor relații solide cu clienții.

SAP include totodată scenarii de afaceri specifice fiecărei industrii și oferă o experiență intuitivă pentru a simplifica adoptarea acesteia de către angajații companiei. Acesta asigură funcționalitățile principale necesare orcărei companii precum:gestiunea financiară, gestiunea contabilă, gestiunea mijloacelor fixe, aprovizionarea și gestiunea stocurilor, gestiunea și contabilitatea producției, vânzări și distribuție, servicii post-vânzare, managementul centrelor de cost, înglobând cele mai bune practice pentru afaceri, procese de afaceri pre-configurate și consultanță locală pentru implementare rapidă. SAP oferă acum o soluție de gestiune care poate fi implementată în scurt timp (14-20 săptămâni) la un preț fix permis de oricine.

Sistemul Informatic Integrat de Gestiune și Conducere a Intreprinderii SAP R/3 are următoarele caracteristici de bază:

FLEXIBIL: El permite o reacție rapidă la schimbări și posibilitatea de a folosi schimbarea în avantaj propriu. El ajută la extinderea activităților pentru acoperirea de noi produse și piețe.

COMPREHENSIV: În centrul spectrului de oferte al R/3 se află aplicațiile de program pentru contabilitate și gestiunea costurilor, managementul producției și al materialelor, managementul calității și întreținerea fabricii, vânzările și distribuția, managementul resurselor umane și managementul de proiect. În plus, la aplicații sunt disponibile și sisteme de informare și avertizare timpurie. Aceste sisteme prelucrează automat datele operaționale în informație de execuție, oferind suport decizional pentru supraveghere și control.

DESCHIS: Sistemul R/3 reprezintă combinația perfectă de funcționalitate și tehnologie necesară unui program standard integrat. Proiectat ca un sistem total, dar corespunzător utilizării modulare, R/3 este extensibil în etape, fiind astfel adaptabil la cerințele specifice ale afacerilor individuale. R/3 poate rula pe platformele hard ale celor mai importanți producători internaționali. De asemenea, poate fi integrat aplicațiilor interne ale clientului. Fiind deschis, pentru a permite interoperativitatea cu soluții și servicii ale unei terțe părți, poate fi instalat rapid și eficient. Sistemul R/3 este susținut pe plan mondial de un service operațional, disponibil permanent.

INTEGRAT: R/3 este superior structurilor ierarhice și orientate pe funcții, depășind oricare alt sistem. Planificarea vânzărilor și materialelor, planificarea producției și managementul depozitelor, contabilitatea financiară și managementul de personal sunt încorporate într-un flux de activitate integrat de evenimente de afaceri care traversează compartimentele și sferele funcționale. Tehnicile de flux de activitate integrat conectează etape specifice operaționale la procesele de afaceri ale Sistemului R/3. Fiecare angajat primește informația și documentația necesare, în timp util, pe biroul său.

NOU: R/3 încorporează cele mai recente tehnologii de tipul celor orientate pe produs. Noi sfere aplicative extind spectrul în care poate fi utilizat R/3. De exemplu, comerțul electronic pe Internet și canale aferente. Din ce in ce mai multe companii utilizează Internetul pentru comunicație și marketing cât și infrastrustură pentru aprovizionare, procesare de comenzi, de vânzări și service clienți. Fiind conectat direct la Internet, R/3 este pregătit pentru comerțul electronic așa cum este pregătit cu sisteme de răspuns telefonic sau informație electronică și chioscuri puncte de comandă pentru utilizarea comercială a serverelor online.

SAP R/3 este un sistem expert integrat de management și business, de mare complexitate, bazat pe tehnologia client/server, profilat pe evidența, urmărirea, controlul, optimizarea și conducerea în timp real, a centrelor de cost și profit ale unor sisteme economice mari. Sistemul R/3 permite realizarea operațiunilor contabile în sistemul românesc de conturi, precum și în sisteme străine.

Sistemul de informare pentru conducere (EIS) Sistemul de informare pentru conducere SAP-EIS – sistemul tablourilor de bord – nu este un simplu instrument de raportare. SAP-EIS conține o infrastructură completă care oferă suport pentru decizia la nivel executiv. SAP-EIS furnizează informații despre toți factorii care influențează activitatea unei intreprinderi. El combină date semnificative provenind din surse interne (R/3) și/sau externe din diferite domenii de activitate ale intreprinderii, precum și din mediul acesteia. Pentru a putea obține aceste informații este necesar să fie definită o bază de date SAP-EIS proprie intreprinderii, care să fie alimentată cu date din diverse:

componente interne R/3:

sistemul de informare financiar-contabil

sistemul de informare evidență personal-salarizare

sistemul de informare logistic (aprovizionare, producție, întreținere, vânzare etc.)

subsisteme informatice externe sistemului R/3

Datele care provin din diverse domenii pot fi structurate în seturi de date (aspecte) care trebuie să răspundă diferitelor necesități de analiză a activității intreprinderii. Pot fi create programe specifice analizării datelor grupate în diferite "aspecte".

Componentele principale ale sistemului SAP R/3 sunt:

FI- contabilitate financiară;

TR- cash management;

PS – managementul proiectelor;

MM – managementul materialelor;

PP – planificarea producției;

SD – vânzarea și distribuția;

QM – managementul calității;

PM – întreținere și reparații;

HR – resurse umane;

IS – soluții specifice;

WF – work flow;

BC – administrare sistem;

ABAP4 – limbaj de dezvoltare.

Un aspect se constituie dintr-o combinare de caracteristici și indicatori. Caracteristici pot fi sectorul de activitate, regiunea, divizia, intreprinderea. O combinație de valori ale diverselor caracteristici (de exemplu, sectorul de activitate: produse farmaceutice, regiunea: nord-vest) este numit obiect. Indicatorii, ca de exemplu cifra de afaceri, costurile fixe, costurile variabile, numărul de personal angajat, fac parte din structura aspectului definit. Valorile indicatorilor sunt înregistrate în baza de date conform caracteristicilor unui aspect.

În plus, utilizatorul poate defini indicatori calculați într-o manieră centralizată, folosind formule care conțin indicatori de bază (de exemplu, profitul pe salariat = [cifra de afaceri – reduceri acordate la vanzare – costuri variabile]/numar de personal angajat). Definind indicatorii calculați centralizat (o singură dată), utilizatorul poate fi sigur că toate rapoartele, care conțin acești indicatori, calculează valoarea în același mod.

Principalele deosebiri ale SAP față de celelalte software-uri de gestiune sunt:

Multitudinea de domenii economice de aplicabilitate (activități de producție industrială de proces continuu, discret, manufacturier, energie-gaz-apă, administrație, construcții de mașini, spitale, universități, industria petrochimică, bănci, universități etc.)

Aplicabilitatea atât în mari concerne internaționale, cât și în intreprinderi și organizații cu un număr relativ mic de angajați, datorită posibilității oferite de noile versiuni ale SAP de a implementa procese economice.

Accesul clienților SAP la un număr impresionant (peste 6.000) de modele financiar – economice incluse în software-ul SAP R/3, modele care pot fi preluate și folosite de clienții SAP.

Asigură posibilitatea schimbării în timp real a structurii economico-financiare a modelului economic, pe baza cărora funcționează software-ul, fără a fi necesară programarea.

Avantajele sistemului SAP :

Implementare rapidă

rapiditate și cost redus pentru implementare;

scenarii de afaceri complete, prefigurate;

procese predefinite, la un cost fix, ceea ce permite companiei să valorifice rapid beneficiile tangibile;

documentația consistent reduce în mod semnificativ necesitatea alocării resurselor.

O soluție sigură și validată

procese de afaceri optimizate;

asigură o abordare standard, verificată pentru evaluare și implementare;

o investiție sigură;

scopul și durata proiectului sunt clar definite și predeterminate.

Servicii pentru implementare și suport

metodologie clară, bazată pe o abordare în etape, ușor de înțeles;

soluțiile SAP ajută la administrarea proceselor critice de afaceri, incluzând managementul lanțului de distribuție, managementul ciclului de viață al produselor, ca ți multe alte procese;

Aderarea la Uniunea Europeană a impus ca prioritate pentru companiile medii din România creștera competitivității, implicând:

adaptarea rapidă la schimbările economice;

confromitatea cu noua lege;

consolidarea realțiilro cu clienții dar mai ales metode noi, innovative, de a aborda piața;

Pentru a rămâne competitivi pe piață în condițiile în care tot mai multe companii europene majore vor încerca să pătrundă în România, companiile medii sunt supuse unor presiuni crescute pentru a livra produsele pe o cantitate superioară la prețuri cît mai mici. Toate aceste presiuni se vor reflecta în necesitatea de a asigura transparența tuturor informațiilor necesare pentru definirea prețurilor de multe ori neadaptate cerințelor de moment a pieței, identificarea și expertiza proceselor ineficiente cât și eliminarea diferențelor între costurile de producție reale ți cele previzionate.

Atingerea acetor obiective poate fi dificilă în condițiile în care aplicațiile de gestiune folosite nu sunt integrate și le lepsesc funcționalitățile eențiale pentru a ține pasul cu evoluțiile rapide din mediul de afaceri.

Mai mult decît atât, în aceste condiții, menținerea în funcțiune a unei astfel de infrastructuri IT poate să fie costisitoare și să implice fortă de muncă suplimentară pentru întreținere.

Este nevoie de o soluție de management care să susțină eficientizarea proceselor de afaceri și mai ales să asigure o relație solidă cu clienții. Această soluție trebuie:

să rezolve problemele prioritare curente, dar să ofere și posibilitatea de a extinde cu ușurință funcționalitățile în viitor;

să asigure o interfață intuitivă și interactivă pentru a asigura eficența angajațilorș

să ofere un cost de total e funcționare previzibil și adaptat nivelul la nivelul companiilor medii;

SAP combină cea mai cuprizătoare și performantă soluție software pentru gestionarea resurselor întreprinderii cu platform tehnologică deschisă și flexibilă care integrează soluțiile SAP. Soluția permite organizațiilor să reducă costul total al infrastructurii IT, să obțină un retur rapid pe investiție și să beeficieze de o infrastructură IT flexibilă, care permite inovarea. În plus ,SAP asigură funcționalitățile pentru operațiuni internaționale, pentru a permite companiilor să fie attractive și să fie competitive la scară globală.

CAPITOLUL III – IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC

III.1 Cunoștințe despre entitate

Societatea S.C. AUGSBURG INTERNATIONAL IMPEX S.R.L s-a înființat în anul 1997, fiind înregistrată la Registrul Comerțului cu numărul J40/3273/1997

Sediul social al firmei se află în București,Autostrada București-Pitești, Șoseaua de Centură nr.5-6

Activitatea principală : Comerț cu ridicata de piese și accesorii pentru autovehicule, COD CAEN 4531

Cod unic de înregistrare : RO7904419

Augsburg Internațional Impex este unul din liderii pieței de distribuție a pieselor și accesoriilor pentru autovehicule din România. Societatea are în prezent 291 de angajați și relații de parteneriat cu peste 50 de producători la nivel mondial și o rețea de distribuție la nivel național ce numără circa 2.000 de parteneri. Augsburg Internațional Impex deține o rețea de mini depozite pentru asigurarea promptă a distributiei în 10 mari orașe ale Romaniei: București, Timișoara, Cluj, Iași, Brașov, Bacău, Galați, Suceava, Craiova, Sibiu.

S.C. AUGSBURG INTERNAȚIONAL IMPEX S.R.L. oferă pentru absolut toți clienții:
• profesionalism și angajament pe termen lung;

• parteneriate cu numeroși producători internaționali;

• cursuri practice;

• consiliere în vederea alegerii cursurilor potrivite;

• traineri familiarizați cu specificul pieței locale instruiți, evaluați și certificați periodic de către producători;

• ambianța deosebită, dotare tehnică și facilități moderne;

• diplome și certificări cu recunoaștere națională și internațională;

• prețuri competitive, promoții, discounturi;

• flexibilitate și deschidere față de ideile și solicitările clienților;

• diversificarea permanentă a programei de cursuri;

• sesiuni dedicate de instruire, cu o tematică și pentru o audiență alease de clienți.

III.2.Obiectivele studiului

Obiectul studiului il reprezintă implementarea sistemului informationa SAP la societatea S.C. AUGSBURG INTERNAȚIONAL IMPEX S.R.L.

Am ales acest sistem deoarece SAP :

este liderul mondial în furnizarea de soluții software pentru afaceri, oferind o soluție matură, stabilă și flexibilă, având în spate o experiență de peste 30 de ani;

deține un număr foarte mare de implementări de succes;

eficientizarea și automatizarea proceselor de afaceri într-un timp record;

procesele standard incluse în soluția SAP au acoperit cerințele societății S.C. Augsburg Internațional Impex S.R.L., eficientizând implementarea.

Beneficiile aduse de aceast sistem după implementarea lui ar fi următoarele:

optimizarea proceselor de aprovizionare, producție, depozitare, transport, vânzări șidistribuție;

asigurarea unui control mai bun asupra activităților companiei și costurilor;

coordonarea eficientă a resurselor,simplificarea operațiunilor financiare și a vitezei de răspuns către clienți;

facilitarea accesului managementului la informații coerente și consistente și raportarea consolidată la nivel de grup.

După analizarea tuturor soluțiilor existente pe piață, S.C. AUGSBURG INTERNAȚIONAL IMPEX S.R.L. s-a decis asupra soluției SAP-ERP, respectiv funcționalitatea de contabilitate financiară și managerială,mijloce fixe vânzări și distribuție, operațiuni, managementul materialelor și gestiunea proceselor de producție. Odată cu implementarea soluției SAP, compania speră să reușească eficientizarea si automatizarea proceselor de afaceri într-un timp record păstrând încrederea clienților printr-o îmbunătățire continuă a proceselor și serviciilor oferite.

S.C. AUGSBURG INTERNATIONA IMPEX S.R.L.este o firmă cu o dinamică accentuată care a ales soluția SAP ca un suport informatic pentru a-și susține strategia de afaceri orientată către eficiență, creștere și competitivitate pe termen lung, această soluție nefiind prima de acest fel implementată în cadrul companiei. Soluția informatică utilizată în ultimii ani a solicitat resurse semnificative pentru dezvoltările și personalizările necesare ca urmare a evoluției proceselor și activităților din cadrul companiei. În timp însă, acest sistem informatic nu a mai oferit suportul necesar, astfel incât managementul societății S.C. AUGSBURG INTERNATINAL IMPEX S.R.L. a luat decizia implementării unei soluții noi, care prin functionalitățile și procesele sale standard, să răspundă nevoilor organizației. Experiența din trecut a demonstrat că dezvoltările suplimentare și personalizările implică costuri foarte mari, costuri care cresc în timp și nu pot fi previzionate de la început.

În cadrul societății există, de asemenea, o nevoie acută de control asupra activității și rezultatelor, prin urmare se impunea un instrument, prin care activitatea companiei să poată fi analizată în detaliu și care să reflecte realitatea, fără a implica eforturi și resurse foarte mari.

Sistemul informatic integrat SAP s-a dovedit a fi soluția cea mai bună atât din punct de vedere al multitudinii functionalițăților oferite, al gradului înalt de personalizare pe care îl suportă, cât și al raportului calitate/preț.

În strategia companiei S.C. AUGSBURG INTERNAȚIONAL IMPEX S.R.L., și că atare și în Programele de Dezvoltare, se găsesc cuprinse obiective care urmăresc utilizarea unui sistem informatic complex integrat, unic și în timp real, cu care să se asigure condițiile pentru un management performant al tuturor activităților specifice unei companii din domeniul Distribuției și Furnizării de Piese si accesorii auto.

Sistemul SAP va asigura o gestiune corectă adevărată și în timp real, creându-se condițiile pentru analiza diverselor scenarii de organizare și funcționare într-un mediu de piață concurențial, în continuă schimbare.

Utilizarea unui astfel de sistem permite un dialog de afaceri inteligibil și eficient cu partenerii europeni dar și interni, furnizori sau clienți, pentru că SAP a devenit un instrument practic universal pentru sectorul energetic și al altor ramuri economice, cel puțin din spațiul european.

Racordarea, pe această cale, la valorile de management european, cu efectele scontate în gestionarea veniturilor și costurilor societăților din domeniul specific activităților noastre, crează, în plus, și efecte de imagine pozitivă și de creștere a valorii de piață a societăților.

Sistemul informatic SAP, un sistem exact și care asigură transparența totală a operațiunilor tehnice, comerciale, financiare și structurale, schimbă mantalitatea și atitudinea întregului personal al organizației, de la top management până la executanți, fiind, din acest punct de vedere, generatorul unui proces complex de schimbare și de transformare a conceptului de calitate într-o realitate aplicată.

Aceste rațiuni impun o anumită logică a derulării proiectului și o implicare fără menajamente, justificând astfel etapele care vor fi parcurse în continuare, privind organizarea și evaluările periodice.

III.3. Metode si tehnici de realizare

Proiectul de implementare a soluției SAP-ERP și anume sistemul SAP R/3 pentru societatea S.C. AUGSBURG INTERNAȚIONAL IMPEX S.R.L. a fost realizat de partenerul SAP, Architected Business Solutions, în colaborare cu compania IDS Scheer, reprezentată în România de către ABS. Implementarea soluției complete s-a desfășurat pe parcursul a zece luni, din ianuarie 2010 până în noiembrie 2011, proiectul acoperind un număr mare de funcționalități și utilizatori. Procesul de implementare a început cu etapa de analiză, care a durat trei luni și s-a încheiat odată cu etapa de școlarizare, care s-a desfășurat în mai multe sesiuni și a durat aproximativ cinci zile pentru fiecare grupă de utilizatori.

Pe parcursul implementării sistemului R/3 activitațile de pregătire a datelor reprezintă un volum important din activitățile proiectului. Studiile efectuate arată că acest volum poate merge până la 40% din întregul buget de timp. Drept urmare atenția care trebuie acordată acestei activități trebuie să fie foarte mare pentru a asigura resursele necesare (umane, logistice, de timp) iar planificările stabilite trebuie urmărite pentru a evita, pe cât posibil, orice fel de întârzieri.

Trecerea la o aplicație unică folosind input-uri de date din aplicații diverse reprezintă o provocare dar, în același timp, și o oportunitate de a curata datele existente de informații redundante și eronate. O alta fațetă a folosirii unui sistem informatic integrat o reprezintă și completarea datelor existente cu date care nu erau folosite în aplicațiile vechi, date insă necesare pentru funcționarea sistemului în condițiile gândite de echipa de proiect. Aceste date, alaturi de cele posibil a fi extrase din aplicațiile actuale, vor trebui culese în formatul cerut prin specificatiile de conversie.

Un sistem informatic integrat prezinta și alte caracteristici care impun o disciplina obligatorie în gestionarea datelor pentru a evita coruperea acestora. Una dintre aceste caracteristici este accesul în sistem al unor utilizatori care nu cunoșteau o aplicație informatică sau erau implicați foarte puțin în intreținerea acestora, caracteristică care reprezintă o provocare dar și un risc dacă la data trecerii în producție acești utilizatori nu au cunoștințe de lucru cu calculatorul. O alta caracteristică este accesul selectiv la datele din sistem, acces determinat de profilele de autorizare. În ultimă instanță o altă caracteristică, specifică Augsburg, este folosirea unui nomenclator unic de materiale pentru materialele gestionate central și a unui plan unic de conturi funcție de apartenența la o unitate sau alta.

Ținând cont de toate aceste informații se va încerca stabilirea unei strategii pentru pregătirea datelor în vederea preluării lor în sistemul R/3 dar și de a stabili responsabilii cu această activitate precum și atribuțiile acestora.

Echipele de master data

Pentru pregătirea datelor vor fi stabilite echipe de master data în funcție de tipul de date care trebuie convertite pentru fiecare unitate organizatorică nivel sucursală și agenție. Este posibil ca anumite tipuri de date să nu fie posibil a fi extrase din aplicațiile actuale nefiind intreținute în acestea (ex: echipamentele). De aceea se vor stabili câteva reguli privitoare la modul de organizare.

Echipele se vor organiza funcție de tipul de date care trebuie pregătite (ex: o echipa care se va ocupa de nomenclatorul de clienți și de soldurile clienților)

În componenta echipei va fi responsabilul cu pregătirea datelor, unul sau maxim doi angajați din cadrul Augsburg care culeg date în aplicațiile respective (viitorii utilizatori finali).

În cadrul echipelor care vor pregăti date care pot fi extrase din aplicațiile actuale responsabil va fi programatorul care are în responsabilitate aplicația respectivă.

În cadrul echipelor care vor pregăti date care nu pot fi extrase din aplicațiile actuale responsabilul va fi șeful de departament care are în subordine activitatea respectivă.

Coordonarea echipelor de master data de la nivel de sucursală și agenție va fi asigurată de către șefii de MIS.

Utilizatorii experți pe modulele respective vor urmări că termenele stabilite pentru pregătirea datelor să fie respectate și vor verifica și valida datele transmise spre preluare în sistem. ca urmare a acestui fapt vor fi preluate în R/3 doar fișierele care vin din partea utilizatorilor experți.

Tipuri de date

În sistemul R/3 vor fi preluate urmatoarele tipuri de date:

1) nomenclator de clienți și solduri clienți (nu casnici)

2) nomenclator de furnizori și solduri furnizori

3) nomenclator de echipamente

4) nomenclator de materiale și stocuri de materiale

5) nomenclator de servicii

6) mijloacele fixe și solduri pentru acestea

7) obiecte de inventar în folosintă

8) solduri conturi de Carte Mare

9) date personal și salarizare

Pentru preluarea datelor folosite la testele de integrare și la trecerea în producție prima activitate care trebuie desfășurată este curățirea acestora. În aplicațiile actuale există multe situații în care datele gestionate nu mai sunt folositoare și care incarcă inutil bazele de date existente. Trecerea la un sistem informatic integrat, așa cum s-a mai spus, oferă oportunitatea de a prelua doar date folositoare activității organizației, asigurând garanția integrității și consistenței acestora.

Activitatea de curățire a datelor este necesară pentru a elimina datele redundante și datele care nu mai sunt de actualitate, pentru a identifica datele care trebuie reglate în aplicațiile vechi precum și pentru a realiza reconcilierea între aplicațiile actuale și valorile din balantă.

Datele redundante se pot prezenta sub diverse forme. Se dau câteva exemple:

Coduri duble (multiple) de furnizori

Coduri multiple de materiale

Coduri duble (multiple) de clienți

În general aceasta situație nu este atât de des întâlnită însă este recomandabil că astfel de reglări să se facă înainte de preluarea datelor în SAP R/3.

Datele care nu mai sunt de actualitate se prezintă, în general, sub forma de coduri de clienți, furnizori, materiale pe care nu au mai fost efectuate înregistrări de mai mult timp. Aceste date nu vor fi convertite pentru preluare în SAP R/3. De asemenea cazul obiectelor de inventar sau al mijloacelor fixe casate în aplicațiile vechi nu vor fi pregatite pentru preluare în SAP R/3.

Reglarea anumitor date din aplicațiile vechi se referă la situații de genul materialelor cu mișcare lentă, materiale care nu mai sunt folosite în activitatea curentă. Aceeași situație apare la obiectele de inventar și mijloacele fixe propuse pentru casare. Identificarea acestora și declasarea respectiv casarea lor inainte de trecerea în producție reprezintă rezolvarea acestei situații. Acest lucru va ușura trecerea în producție prin evitarea multiplicarii inregistrărilor în perioada respectivă.

De asemenea în aceeași situație sunt soldurile de furnizori sau clienți care nu mai au inregistrări de o buna perioadă de timp și pentru care se va proceda la reglarea lor în aplicațiile vechi. O alta posibilitate poate fi existenta unor sume nelămurite în conturi diverse, valori recomandabil a fi reglate în aplicațiile vechi.

În această fază, de analiză a datelor, există posibilitatea să fie identificate diferențe între valorile conturilor din balanța și cele din aplicațiile informatice (în această situație intră și diferențele între valorile de amortizate din balanță și cele din aplicațiile de mijloace fixe). în SAP R/3 se vor prelua valorile din balanță așa că este obligatorie realizarea reconcilierii între valorile acesteia și cele din aplicații acolo unde este cazul. Este situația care necesită de obicei alocarea unui buget de timp destul de important deoarece identificarea erorilor implică verificarea unui număr important de documente și inregistrări.

În vederea preluării datele vor trebui pregătite în forma cerută de specificațiile de conversie.

Este obligatorie citirea și consultarea acestor specificații deoarece regulile stabilite în aceste documente respectă configurarea sistemului și asigură consistența preluării.

Multe din erorile apărute în pregătirea fișierelor s-au datorat nerespectării acestor indicații. de aceea pentru orice nelămurire responsabilii cu pregătirea datelor din toate unitatile cuprinse în rollout au obligatia de a lua legătura cu partenerii sau consultanții IBM. fișierele vor fi livrate pentru preluare în format excel.

În cazul AUGSBURG INTERNAȚIONAL IMPEX se au în vedere trei situații speciale.Este posibil ca, în funcție de specificul fiecarei subunități, să apară și alte situații. acestea sunt:

Modul de evaluare al materialelor – preț standard în aplicațiile actuale

Echipamente

Obiecte de inventar în folosință

A. Modul de evaluare al materialelor – pentru a ușura conversia și preluarea datelor privind stocurile de materiale acolo unde aplicațiile actuale folosesc pretul standard ele vor trebui modificate pentru a calcula prețul mediu ponderat. R/3 calculează acest preț mediu ponderat în timp real (orice noua recepție modifică prețul mediu al materialelor).

B. Echipamente – situația cea mai probabilă în cazul echipamentelor este că aceste date nu există la această dată în format electronic. De aceea pentru pregătirea acestor fișiere, în vederea asigurării consistenței informațiilor furnizate, va fi necesară o conlucrare între șefii de departamente și echipa care va pregăti aceste date.

C. Obiecte de inventar în folosință – ca și în cazul echipamentelor este posibil ca anumite date cerute în specificatiile de conversie pentru obiectele de inventar să nu existe în aplicațiile actuale. De aceea pentru pregătirea acestor fișiere, în vederea asigurării consistenței informațiilor furnizate, va fi necesară o conlucrare între sefii de departamente și echipa care va pregăti aceste date.

Datorită volumului foarte mare de date care vor trebui preluate și pentru a eficientiza preluarea toate datele vor fi verificate urmărind următoarele criterii:

Numărul de înregistrări în cazul nomenclatoarelor

Valorile cantitative și valorice ale stocurilor de materiale să fie în conformitate cu balanța

Valorile soldurilor și ale pozițiilor deschise furnizori, clienți și Carte Mare să fie în corespondență cu balanța

Numărul mărcilor să fie egal cu al angajaților

Valorile din fișierele pentru interfețe să fie în corespondență cu datele din aplicațiile actuale

Orice neconcordanțe care vor apărea pot determina întârzieri apreciabile în cazul preluării punând în pericol data de trecere în producție, cu implicații directe în volumul de muncă al utilizatorilor finali în vederea recuperării decalajului de timp. De aceea responsabilitatea șefilor de MIS, care în această activitate vor trebui să aibă susținerea departamentului financiar-contabil, în verificarea acestor date este foarte mare.

Pentru a evita orice preluare a unor fișiere greșite absolut toate datele care se vor transmite partenerilor și consultanților ABS vor trece obligatoriu printr-o procedură de validare.

Responsabili pentru această validare sunt, în prima fază, șefii de MIS aceștia asigurând prin aceasta acțiune că datele sunt corecte din punctul de vedere al unității respective. În faza a doua responsabili pentru validarea datelor sunt utilizatorii experți care vor trebui să asigure prin această acțiune că datele au fost reverificate și ele corespund cu datele din balanțele unităților dar și cu cele din balanța centralizatoare.

Abia după validarea datelor de către utilizatorii experți fișierele vor fi transmise pentru preluare. În acest moment va fi încheiat, dupa modelul din proiectul pilot, un protocol de predare-primire al fișierelor.

Sistemul ERP SAP R/3, parte componentă a setului de produse mySAP.com, acoperă toate elementele de interes pentru buna gestionare a unei afaceri. Pentru înregistrarea datelor și procesarea tranzacțiilor specifice, SAP R/3 folosește diferite programe care implementează în sistem un număr foarte mare de procese de afaceri. Pentru a facilita adaptarea proceselor implementate prin program la procesele reale din organizația clientului și, totodată, pentru a ușura activitatea de pregătire a personalului în vederea utilizării noului sistem infomratic, SAP grupează toate funcționalitățile ERP în cateva module, grupate pe categorii.

Astfel, în categoria contabilitate se găsesc modulele de Contabilitate Financiară (FI), Contabilitate de Gestiune sau costuri (CO) și Controlul Intreprinderii (EC) (modul care acopera de fapt mai multe arii de interes, dar conține și elementele legate de centrele de cost), iar în categoria de logistică se regăsesc modulele de Managementul Proiectelor (PS), Vânzări și Distribuție (SD), Managementul Materialelor (MM), Planificarea și Controlul Producției (PP), Întreținere Fabrica (PM) și Managementul Calității (QM). Un statut aparte îl au modulele de Managementul Resurselor Umane (HR), Modulul de Administrare de Sistem (BASIS) și modulul de programare care permite modificarea aplicațiilor existente și dezvoltarea de noi programe integrate în sistemul SAP (ABAP).

Modulul de Contabilitate Financiară (FI) cuprinde:

FI-GL:Contabilitate Generală (CarteaMare)

FI-GL-CP: Pregatire pentru Consolidare- .Definirea rapoartelor contabile la nivel consolidat,realizarea,eliminareacheltuielilor/veniturilor,transferurilor,profiturilor/pierderilor specifice operațiilor intercompanii precum și a diferențelor de cursuri valutare care apar.

FI-LC: Consolidare Legală

FI-AP: Contabilitate Furnizori

FI-AR: Contabilitate Clienți

FI-AA: Contabilitate Active (Imobilizări necorporale, corporale, financiare)

FI-SL: Jurnale suplimentare – instrument de extindere a funcționalităților oferite de aplicațiile SAP; permit efectuarea unor analize ale diferitelor  nivele organizatorice combinând diferite aplicații și jurnale furnizate de contabilitatea centrelor de cost, a centrelor de profit sau de contabilitatea financiară.

Modulul de Contabilitate de Gestiune (CO) cuprinde toate funcțiile necesare pentru contabilitatea costurilor și veniturilor.

CO-OM: Contabilitatea costurilor de regie

CO-PC: Contabilitatea costurilor de producție

CO-PA: Analiza profitabilității

Modulul pentru Controlul Întreprinderii (EC) pune la dispoziția top-managementului informații referitoare la întreaga activitate a societății. Cuprinde:

EC-PCA: Contabilitatea centrelor de profit

EC-EIS: Sistem informațional pentru conducere (Tablouri de bord)

Modulul de Managementul Proiectelor (PS) cuprinde:

PS-BD: Date de bază

PS-OPS: Structuri operaționale

PS-PLN: Planificare proiect

PS-APP: Bugetare proiecte

PS-EXE: Executare/integrare proiect

PS-IS: Sistem de informații

Modulul de Vânzări și Distribuție (SD) cuprinde:

SD-MD: Date principale – administrarea informațiilor generale despre materialele

SD-BF: Funcțiuni de bază

SD-SLS: Vânzările – administrarea ofertelor și lansarea comenzilor de vânzare

SD-SHP: Expediția – finalizarea activităților de încărcare plus documentele necesare.

SD-TRA: Transportul – rutele pe care se face transportul, punctele de expediție, punctele de vamă.

SD-FTT: Exportul – sistemul suportă și controlează diferite proceduri de export

SD-BIL: Facturarea

SD-CAS: Informații despre Activitățile de Vânzare – informații de marketing referitoare la persoanele externe de contact , despre corespondența întreținută, etc

SD-IS:  Sistemul de Informații despre Vânzări – analiza activităților de vânzare – rapoarte / grafice

SD-EDI: Poșta electronică – corespondența și informații  transferate electronic între partenerii care au Sistemul R/3 sau intern.

Modulul de Managementul Materialelor (MM) cuprinde:

MM-CBP: Planificarea necesarului de materiale:

MM-PUR: Aprovizionare

MM-IM: Gestiunea inventarului

MM-WM: Gestiunea depozitelor

MM-IV: Verificarea facturii

MM-IS: Sistemul de informare

MM-EDI: Poșta electronică

Modulul pentru Planificarea și Controlul Producției (PP) cuprinde:

PP-BD: Date de Bază: Datele principale pentru planificarea producției în fabricația discretă.

PP-SOP: Planificarea Vânzărilor și Fabricației: instrument flexibil de prognoză și planificare.

PP-MP: Planificarea Produselor Directoare – cantitățile de produs pentru un anumit interval.

PP-CRP: Planificarea Capacităților: determinarea capacităților disponibile și a necesarului de capacitate pentru efectuarea nivelării capacităților.

PP-MRP: Planificarea Necesarului de Materiale

PP-SFC: Comenzi de producție

PP-KAB: KANBAN – tehnică pentru controlul producției și al fluxului de materiale bazat pe o legatură modulară în amonte a operațiilor în producție.

PP-REM: Fabricație Repetitivă: planificarea și controlului producției de serie mare.

PP-ATO: Procese de Asamblare

PP-PI: Planificarea Producției pentru Industria de Proces: planificarea și urmărirea fabricației de tip proces continuu, orientată pe loturi.

PP-PDC: Culegerea Datelor din Producție

PP-IS: Sistemul de Informare

Modulul pentru Managemenul  Activităților de Întreținere (PM) cuprinde:

PM-EQM- Obiecte tehnice

PM-PRM: Mentenanță preventivă

PM-WOC: Managementul comenzilor de mentenanță

PM-PRO: Proiecte de mentenanță

PM-SMA: Managementul serviciilor (oferite clienților)

PM-IS: Sistem de informații

Modulul pentru Managementul Calității (QM) cuprinde:

QM-PT: Planificarea Calității

QM-IM: Inspecții de Calitate

QM-QC: Controlul Calității

QM-CA: Certificate de Calitate

QM-QN: Notificări de Calitate

Modulul pentru Managementul Resurselor Umane (HR) cuprinde:

PA -Administrarea personalului și a statelor de plată

PD – Planificarea și dezvoltarea personalului

III.4 REZULTATELE CERCETĂRII

După implementarea componentelor SAP apar și primele beneficii precum:

asigurarea controlului asupra activităților companiei și costurilor

optimizarea proceselor de logistică – aprovizionare, producție, depozitare, transport, vânzări și distribuție

coordonarea eficientă a resurselor și facilitarea accesului managementului la informații coerente și consistente

raportarea consolidată la nivel de grup

simplificarea operațiunilor financiare și a vitezei de răspuns către clienți

Cea mai importantă realizare o reprezintă controlul financiar al operațiunilor adică partea de contabilitate managerială. Astfel, datorită sistemului SAP, există posibilitatea de a urmări în mod eficent situația fiecărei comenzi și generarea rapoartelor de vânzări în timp real, având acces la rapoarte corecte despre clienți, grupe de produse ,furnizori, etc.

Datele despre materiale sunt întotdeauna organizate după același tipar ierarhic, de exemplu din punct de vedere al aprovizionării, o înregistrare de bază a materialelor conține următoarele nivele organizaționale: client, departament de aprovizionare, unitate logistică și loc de depozitare.

Client -acest nivel conține date cum ar fi descrierea materialului, grupul de materiale, unitatea de măsura de bază, detalii despre designul unui material (desene CAD) și date privind condițiile de stocare a materialelor cum ar fi (variații de temperatură, dacă materialul este exploziv sau perisabil), aplicabile tuturor companiilor din grup, tuturor unităților logistice, tuturor depozitelor aparținând unei întreprinderi (grup de întreprinderi).

Unitate logistică (Plant) – Acest nivel conține date pentru fiecare exploatare (sucursală sau agenție) definită ca unitate logistică în cadrul unei anumite companii. Datele importante pentru aprovizionare sunt stocate la acest nivel care cuprinde grupul de aprovizionare, bifa privind verificarea disponibilității și nivelul de reaprovizionare. Datele unității logistice se accesează prin introducerea codului unității logistice.

Loc de depozitare – Acest nivel conține datele specifice unui loc de depozitare. Nivelurile stocurilor (nu și valoarea acestora) sunt un exemplu de date menținute pentru fiecare loc de depozitare. Datele privind locul de depozitare se accesează introducând codurile unității logistice și locului de depozitare. Această structură a datelor facilitează organizarea informațiilor legate de materiale în întreaga întreprindere. Ea previne stocarea redundantă a datelor privitoare la materiale când un același material este utilizat în mai multe unități logistice sau este stocat în mai multe locuri de depozitare.

În cazul în care același material este stocat în doua locuri diferite, în aceeasi unitate logistică (plant), datele privind designul și achizitionarea acestui material vor fi identice. Totuși, datele despre nivelul stocurilor la fiecare locație vor fi diferite.

Datele de bază de furnizor conțin informații despre furnizorii întreprinderii. Aceste informații sunt stocate în înregistrări individuale de date de bază de furnizor. O înregistrare de date de bază de furnizor conține numele și adresele furnizorilor, precum și informații cum ar fi:valuta folosită pentru comenzile către furnizor, termenii de plată, numele persoanelor de contact importante (personalul de la vânzări).

Structura datelor de bază de furnizor o reflectă pe aceea a unității. Datele de bază de furnizor sunt subdivizate în date generale(se aplică în mod egal tuturor codurilor de companie din cadrul clientului), date cod companie(deținute la nivel de cod companie) și date departament de aprovizionare(păstrate la nivel de departament de aprovizionare).

În plus față de datele aplicabile departamentului de aprovizionare, se pot gestiona date pentru o anumită unitate logistică sau subgamă (de produse) furnizor (termeni de plată) care variază la nivel de departament de aprovizionare.

Fiecarei înregistrări de date de bază de furnizor îi este alocat un număr unic (codul sau numărul de cont al furnizorului utilizat de departamentul financiar-contabil și de aprovizionare). Acest număr este necesar pentru accesarea inregistrării de bază sau introducerea comenzilor de achiziție.

Înregistrarea info de aprovizionare servește ca sursă de informații pentru Aprovizionare. Înregistrarea de info de aprovizionare (folosită în formă abreviată ca “înregistrare info”) conține informații despre un anumit material și un furnizor al materialului. De exemplu, prețul curent al furnizorului este stocat în înregistrarea info.

Înregistrările informaționale conțin date cu privire la oferte și comenzi de aprovizionare. Datele din înregistrarea info (de exemplu prețuri) pot fi folosite, de asemenea, ca date implicite pentru comenzile de aprovizionare.

În administrarea surselor de aprovizionare este folosita lista sursă care specifică sursele de material premise (sau nepermise) pentru o anumita unitate logistică într-o perioadă predefinită.

Pentru disponibilitatea unui material sau serviciu la un moment dat, în cadrul întreprinderii se face o cerere către aprovizionare pentru procurarea unei cantități din materialul respectiv, cerere numită referat de necesitate.

Referatele de necesitate pot fi create direct sau indirect, direct însemnând ca cineva din departamentul de specialitate să introducă manual (referatul de necessitate) iar indirect însemnând ca referatul să fie inițiat prin intermediul unei alte componente SAP.

Referatul de necesitate este un document intern : nu poate fi folosit în afara întreprinderii.

În versiunea standard SAP R/3 referatul de necesitate este numerotat intern de către sistem. Acest cod are o lungime de 8 caractere.Tipul de document folosit pentru referatul de necesitate este NB.

Folosirea procedurilor de aprobare pentru referatele de necesitate implică o stabilire a unor reguli în ceea ce privește drepturile de eliberare și secvența pașilor în care se efectuează eliberarea. Introducerea unei astfel de proceduri nu este indicată a se face în perioada de început a utilizării productive a sistemului.

În plus, odată activată această procedură trebuie eliberate toate referatele de necesitate (ținind cont că acestea sunt de un singur tip de document, NB).

Procedura de eliberare a referatelor de necesitate poate fi activată și după trecerea în producție. Până la acel moment se va folosi procedura care constă în aprobarea referatelor prin modificarea lor de către persoanele responsabile (extern R/3).

Cererea de ofertă este o invitație a unui departament de aprovizionare către un furnizor de a prezenta o ofertă pentru furnizarea de materiale sau livrarea de servicii.

Această componentă este utilizată dacă se dorește gestionarea și compararea cererilor de ofertă emise către furnizori și ofertele primite de la aceștia.

În Aprovizionare cererea de ofertă și ofertele formează un singur document. Prețurile și condițiile oferite de furnizori sunt introduse în cererea de ofertă originală. Dacă s-a emis o cerere de ofertă către mai mulți furnizori, sistemul poate determina cea mai bună ofertă primită și poate genera automat scrisori de respingere ofertanților fără succes. De asemenea se pot stoca într-o înregistrare info prețurile și termenii de livrare de la anumite oferte pentru accesare ulterioară.

Un document SAP R/3 de cerere de ofertă constă în antet și în pozitii, antetul cererii de ofertă conținând informații generale despre cererea de ofertă, cum ar fi adresa furnizorului, iar pozițiile documentului, cantitățile totale și datele de livrare pentru materialele și serviciile specificate în cererea de ofertă.

O poziție a unei oferte poate conține un program al livrărilor, format dintr-un număr de linii de plan prin care cantitatea totală e împărțită în cantități mai mici, ce urmează a fi livrate la date precizate în decursul unei anumite perioade.

Legat de cerere/ofertă apare conceptul de comandă de aprovizionare care este folosită în activități variate de aprovizionare. Ea reprezintă documentul de bază în procesele de aprovizionare configurate în sistemul SAP R/3. Se pot procura atât materiale (pentru consum direct sau stocabile), cât și servicii externe.

Comenzile de achiziție se pot folosi pentru acoperirea nevoilor din surse externe (un furnizor livrează un material sau prestează un serviciu).

Se poate folosi o comandă de aprovizionare și pentru procurarea dintr-o sursă internă, adică dintr-o unitate logistică, aparținând de același cod de companie, a unui material necesar în alte unități logistice. Asemenea operațiuni implică transferuri de stocuri pe distanțe mai mari, folosindu-se un tip special de comandă de aprovizionare și anume comanda de transport stoc.

Activitățile generate de comenzile de aprovizionare (cum ar fi recepția bunurilor și facturilor) sunt cuprinse în istoricul comenzii, permițând monitorizarea procesului de aprovizionare.

Dacă se dorește realizarea unei relații de aprovizionare pe termen lung cu furnizorul, este de dorit crearea unui așa numit acord cadru, din care de obicei rezultă condiții de aprovizionare mai convenabile.

La se folosesc doar tipurile de aprovizionare standard. Livrarea cantității totale de material (sau prestarea volumului total de servicii) specificate într-o poziție a comenzii de aprovizionare poate fi împărțită pe o anumită perioadă într-un program al livrărilor, format din linii ce indică cantitățile individuale și datele de livrare planificate ce le corespund.

Costurile pot fi repartizate printre obiecte de control variate prin intermediul alocării de cont. Se poate specifica o alocare de cont pentru o poziție sau alocări multiple de cont.

Categorii de alocari de cont în sistemul SAP R/3:

Mijloc fix – Număr și subnumăr mijloc fix principal

Comanda – Comanda PM și număr de cont Carte Mare

Comanda de producție – Număr comandă de producție

Centru de cost – Centru de cost și număr de cont Carte Mare

Comanda de vânzări – Comanda de vanzări și număr de cont Carte Mare

În cazul AUGSBURG INTERNAȚIONAL IMPEX se utilizează următoarele categorii de alocare cont:

Centru de cost – Centru de cost și număr de cont Carte Mare

Comanda – Comanda PM și/sau CO și număr de cont Carte Mare

În componenta părții de aprovizionare din modulul Gestiunea Materialelor, un contract este un tip de acord cadru de aprovizionare conform căruia comenzile de aprovizionare pot fi emise pentru materialele și serviciile agreate în condițiile și la datele cerute, de-a lungul unei anumite perioade de timp. Ele poartă numele de comenzi de eliberare.

Contractul este format din poziții care definesc materiale, grupuri de materiale și servicii cu prețuri și cantități.

O poziție de document îi poate fi atribuită, ca și în cazul comenzii de aprovizionare, o categorie de poziție, care definește tipul de aprovizionare (de ex. categoria de pozitie K pentru custodie sau L pentru subcontractare).

Contractele pot avea următoarele forme :

Contracte de cantitate

Acest tip de contract se folosește în cazul în care se cunoaște în avans cantitatea totală care urmează a fi comandată în timpul perioadei de validitate a contractului. Contractul se consideră îndeplinit când au fost emise comenzi de eliberare totalizând o anumită cantitate.

Contracte de valoare

Acest tip de contract se utilizează dacă valoarea totală a tuturor comenzilor de eliberare emise conform contractului nu depașește o anumită valoare predefinită. Contractul se consideră îndeplinit când au fost emise comenzi de eliberare (aprovizionare) totalizând o anumită valoare.

În sistemul standard SAP R/3 contractele sunt numerotate intern de către sistem.

Codul are o lungime de 8 caractere, începand de la 4×000000 până la 4×999999 :

Pentru FDFEE : 46xxxxxx până la 46999999-Tip document-MKFD-Contr. cantitateFDFE -WKFD-Contr.valoareFDFE

Pentru SISE : 48xxxxxx până la 48999999-Tip document-MKSE-Contr.cantitateSISE -WKSE-Contr. valoareSISE

În componența părții de aprovizionare din modulul Gestiunea Materialelor aplicabil la modelul FDFEE-SISE, livrările de la furnizori sunt rezultatul comenzilor de aprovizionare inițiate de departamentul de aprovizionare. Sunt și alte cazuri de recepții din recuperări și producție proprie acestea nefiind însa apanajul aprovizionării.

Comanda de aprovizionare nu este doar documentul prin care departamentul de aprovizionare comandă bunuri de la furnizor; este de asemenea o unealtă importantă pentru planificare și evidență pentru urmatoarele submodule: Aprovizionare, Planificare necesar de materiale (PNM), Gestiune stocuri și Verificare facturi.

În cazul Augsburg Internațional se practică înregistrarea într-un registru special a tuturor comenzilor de aprovizionare. Acest registru poartă numele de registru unic de comenzi, fiecare organizație de achiziționare având obligația să-l actualizeze zilnic. Folosind facilitățile R /3 pentru fiecare intrare de materiale și servicii în întreprindere trebuie să existe o comandă de aprovizionare către furnizorul respectiv.

Caracteristicile recepțiilor de bunuri constau în:

Referinta la o comanda de aprovizionare

Dacă un material este livrat pentru o comanda de aprovizionare, este important pentru toate submodulele implicate ca introducerea intrarii de bunuri în sistem să se refere la aceasta comanda de aprovizionare, din urmatoarele motive :

Receptia bunurilor poate verifica dacă livrarea corespunde cu comanda.

Sistemul preia date din comanda de aprovizionare în timpul intrarii de bunuri (de exemplu materialul comandat, cantitatea, pretul, etc.). Aceasta simplifica atat intrarea datelor, cat și verificarea (supralivrarile și sublivrarile). Pentru Augsburg Internațional. nu sunt prevăzute supralivrări și sublivrări, ceea ce înseamnă că acele cantități de materiale sunt recepționate și nu pot depăși cantitățile din comanda de aprovizionare. Cantitățile recepționate pot fi mai mici decât cele din comanda, însă în acest caz comanda nu se consideră închisă putând fi recepționate ulterior și cantitățile diferență.

Livrarea este marcată în evidența comenzilor de aprovizionare. Aceasta permite departamentului de aprovizionare să țină evidența comenzilor de aprovizionare și să inițieze proceduri de inștiințare în cazul întarzierii unei livrări.

Factura furnizorului este verificată să fie în conformitate cu cantitatea comandata și cu cantitatea livrată (cantitățile din recepții sunt propuse automat la introducerea facturii cu referință la comanda de aprovizionare).

Intrarea de bunuri este evaluată pe baza prețului din comanda de achiziție. Deoarece există obligația ca prețul din factură să coincidă cu cel din NIR prețul din factură trebuie să fie identic cu cel din comanda de aprovizionare.

Numarul comenzii de aprovizionare este de obicei afișat pe nota de livrare (aviz de expediție și/sau factură) care este atașată bunurilor comandate și predată de catre furnizor la punctul de intrare a bunurilor.

Dacă numarul comenzii de aprovizionare nu apare pe nota de livrare, se poate căuta în sistem comanda de aprovizionare care a inițiat livrarea, folosind codul de material sau codul de furnizor.

Înregistrarea intrărilor de bunuri se face prin codul de tranzacție MIGO. Tranzacția MIGO este folosită pentru înregistrarea intrărilor de bunuri pentru materiale care au fost procurate extern. Pot fi folosite și următoarele coduri de tranzacție cu semnificațiile respective :

Intrarea bunurilor în urma unor comenzi de aprovizionare cunoscute (cod tranzacție – MB01)

Intrare bunuri pentru comenzi de aprovizionare necunoscute (cod tranzacție – MB0A)

Introducerea unui retur livrare (cod tranzacție – MBRL)

Anularea documentelor de material pentru intrare de bunuri (cod tranzacție – MBST)

Modificarea documentelor de material pentru intrare de bunuri (cod tranzacție – MB02)

Afișarea documentelor de material pentru intrare de bunuri (cod operațiune MB03)

În cazul tranzacției MIGO toate datele apar pe un singur ecran. Nu este necesară navigarea între un ecran inițial, ecran imagine generală, și un ecran de detaliu.

Sistemul nu emite nici un mesaj în timpul introducerii unei mișcari de bunuri. În schimb, poate fi afișată o gama largă de avertizări și mesaje de eroare într-o căsuță de dialog înainte de înregistrarea mișcării bunurilor.

Într-un câmp de listă se poate alege ce tranzacție/eveniment se dorește să fie procesat :

Intrare bunuri

Retur livrare

Stornare

Afișare

În al doilea câmp de listă se definește la ce se face referință în tranzacția respectivă. De exemplu, se poate face referință la comenzi de aprovizionare, documente de material, note de livrare, livrări, transport stoc și cod de identificare transport. Se pot afișa de asemeni și documente de material.

Pe partea din dreapta, lângă câmpurile de listă, se poate introduce numărul documentului cerut sau se poate căuta o comandă de aprovizionare sau un document de material.

Pentru intrarea de bunuri pentru comenzi de aprovizionare se pot defini valori implicite pe care ulterior sistemul le propune la fiecare introducere de intrare de bunuri. Aceste valori implicite includ date cu privire la unitățile logistice, cu privire la locul de stocare (depozit) și date de tip mișcare, de exemplu. Valorile implicite se setează alegând “Setări >Valori implicite”

Se pot căuta comenzi de aprovizionare sau documente de material. Odată apelată funcția de căutare, se introduce criteriul de căutare în căsuța de dialog. Sistemul afișează rezultatele căutării în imaginea generală. Afișarea rezultatului căutarii poate varia după cerințe alegând butonul “Alegere variantă de afișare”. De asemenea, se poate sorta rezultatul căutării alegând butonul “Sortare rezultat căutare”. Acesta permite sortarea documentelor în funcție de furnizor, textul scurt de material sau data livrării. Acceptarea unui obiect pentru procesare se face prin dublu clic pe document sau pe poziție. La o accesare ulterioară a tranzacției rezultatele căutarii vor fi pierdute.

Există mai multe introduceri posibile de date despre material, furnizor, unitate logistică și loc de depozitare. Dacă utilizatorul nu își aminteste exact numărul locului de depozitare va introduce o parte din numărul sau numele locului de depozitare și alege “Continuare”. Sistemul afișează într-o căsuță de dialog toate locurile de depozitare în care datele introduse apar.

Dacă trebuie oprită procesarea unei intrări de date inainte de înregistrarea ei, sistemul poate să rețină datele introduse fără a fi înregistrate. Prin urmare, nu este necesară reintroducerea tuturor datelor data urmatoare. Acceptarea datelor care să fie reținute se face alegând butonul “Reținere” în lista datelor reținute care este afișata în imaginea generală. Sistemul șterge automat datele reținute în momentul în care se continuă procesarea intrării de bunuri. Datele reținute de care nu mai e nevoie pot fi șterse alegând “Recepție bunuri Date reținute”.

În timpul procesării unei intrări de bunuri și a introducerii de date sistemul nu emite nici un mesaj de avertizare sau de eroare. Dacă se dorește cunoasterea pozițiilor pentru care sistemul va emite un mesaj de eroare sau de avertizare înainte de înregistrarea intrării de bunuri, se alege butonul “Verificare”.

În acest caz sistemul afișează mesajele de avertizare și de eroare într-o căsuta de dialog. Dacă se dorește salvarea imediată a documentului cu butonul “Înregistrare”, se va vedea doar o căsuță de dialog cu un protocol de eroare pentru toate mesajele de eroare și de avertizare care au fost emise.

Se utilizează tipuri variate de ieșiri de bunuri, parte standard R/3 parte dezvoltate conform specificului Augsburg. Citeva exemple de mișcari, fiecare din ele fiind operat în modelul Augsburg, sunt prezentate în continuare:

Într-o companie, mișcarea bunurilor nu apare numai sub forma intrărilor și ieșirilor de bunuri. În funcție de departamentul din cadrul companiei (de exemplu depozitare descentralizată) și de politica să de vanzări pot fi necesare transferurile de stocuri interne.

Transferurile de stoc pot apare la trei niveluri diferite :

de la o unitate logistică la alta

de la o locație de stocare la alta (în unitatea logistică)

de la un cod de material la un alt cod de material

Transferurile de la un cod de companie la altul nu au fost dezvoltate în sistemul standard SAP R/3. Acesta este folosit sub forma cumpărării și vinzării între două coduri de companie.

Un transfer de stocuri de la o unitate logistică la alta conduce nu numai la o schimbare în mărimea stocurilor din amândouă unitățile logistice ; dacă unitățile logistice sunt alocate unor domenii de evaluare diferite, este creat de asemeni și un document contabil.

În sistemul R/3 se pot înregistra atât transferuri de stocuri, cât și înregistrări de transfer. Înregistrările de transfer diferă de transferurile de stocuri prin aceea că înregistrările de transfer în general nu sunt conectate cu o mișcare de bunuri fizice. De obicei implică o schimbare în tipul stocului, număr de lot sau număr de material (309).

Există trei tipuri diferite pentru efectuarea unui transfer de stoc:

Înregistrare de transfer de stoc prin transfer de stoc folosind o procedură dintr-un singur pas

Înregistrare de transfer de stoc prin transfer de stoc folosind o procedură din doi pași

Înregistrare de transfer de stoc folosind o comandă de transfer de stoc

Sistemul SAP este alcătuit din câteva componente legate între ele astfel încât departamente diferite din cadrul unei companii pot coopera unele cu celelalte.

Componenta Verificarea Facturilor este o parte din sistemul de Gestiunea Materialelor (GM). Ea asigură legatura între componenta Gestiune a Materialelor și componentele Contabilitate Financiară, Controlling și Contabilitate Mijloace Fixe.

Verificarea facturilor în gestiunea materialelor servește următoarelor scopuri:

Completează procesul de aprovizionare cu materiale – care începe cu referatul de necesitate, continuă cu aprovizionarea și intrarea bunurilor și se termină cu intrarea facturii

Permite procesarea de credite memo, anularea sau stornarea facturilor și discounturi

Sarcinile verificării facturilor includ:

Introducerea facturilor și a notelor de credit intrate

Verificarea acurateții facturilor cu respectarea conținutului, prețurilor

Efectuarea înregistrărilor de conturi rezultate dintr-o factură

Verificarea facturilor blocate datorită diferențelor prea mari față de datele din comanda de aprovizionare

În sistemul SAP gradul ridicat de integrare permite acestor sarcini să fie efectuate cu usurință și eficient.

Fiecare factură conține diverse poziții de informații. Pentru înregistrarea unei facturi, trebuie introduse aceste informații în sistem. Dacă o factură se referă la o tranzacție existentă, anumite poziții de informații vor fi deja disponibile în sistem. Sistemul propune aceste date ca date implicite, astfel încât este necesară doar compararea și, la nevoie, corectarea diferențelor posibile.

Pentru o factură ce se referă la o comandă de aprovizionare, de exemplu, e necesară doar introducerea numărului comenzii de aprovizionare. Sistemul selecționează tranzacția și propune datele din recepția(iile) facută(e) în baza comenzii de aprovizionare, incluzând furnizorul, materialul, termenii de livrare, termenii de plată.

Factura din modelul AUGSBURG SAP R/3 trebuie să facă referire la o comandă de achiziție și intrare de bunuri.Aceste date implicite pot fi, bineințeles, modificate dacă există diferențe. Se poate afisa evidența comenzilor de achiziție pentru a vedea, de exemplu, ce cantități au fost livrate și cât de mult a fost facturat deja.Dacă există diferențe între comanda de aprovizionare sau intrarea de bunuri (NIR) și factură, sistemul va emite o avertizare pe ecran.

La introducerea facturii, sistemul găsește de asemenea contul relevant. Se generează înregistrări automate pentru taxa pentru vânzări, lichidarea bonificației la plată în numerar și variațiile de pret și de asemenea se afișează înregistrările efectuate. Dacă din diferite motive, apar mici diferențe și soldul nu este zero, utilizatorul trebuie să facă corecții, deoarece o factură poate fi înregistrată doar dacă soldul e egal cu zero.

Imediat după înregistrarea facturii sunt actualizate de către sistem anumite date, cum ar fi prețul mediu al materialului comandat (dacă există diferențe față de recepție și acoperire în stoc) și evidența comenzilor de aprovizionare.

Înregistrarea facturilor completează Verificarea facturilor. Datele necesare pentru factura ce trebuie platită există acum în sistem. Departamentul contabil poate utiliza datele și efectua plațile necesare cu ajutorul componentei financiar-contabile.

În verificarea facturilor – ca și în alte aplicații – sistemul SAP are nevoie des să retragă date înregistrate, să schimbe datele dacă este necesar sau să adauge informații.

În funcție de tipul de informații, datele din sistemul SAP sunt stocate în înregistrări de bază diferite (cum ar fi înregistrarea de bază de material sau înregistrarea de bază de furnizor). Stocarea centrală de date previne redundanța.

De asemenea garantează că cele mai actualizate informații de la departamente diferite (Planificare Necesar Materiale, Aprovizionare, Gestiunea Stocurilor și Verificarea Facturilor) sunt disponibile pentru celelalte domenii în orice moment.

Datele cheie cerute pentru verificarea facturilor sunt :

Date de bază

Date tranzacție

Datele de bază sunt niște date permanente despre obiecte cum ar fi materialele în sistemul SAP. Fiecărui obiect îi este dat un cod unic, care poate fi identificat în sistem.

Date de material – Datele de material sunt informații despre materialele cumparate sau produse de companie. Acestea includ codul de material, denumirea materialului, unitatea de măsură, date despre stocuri, toleranțe de supralivrare și sublivrare, date despre controlul prețului și prețuri. Datele de material sunt menținute de departamente diferite în domeniul Gestiunii Materialelor.

Date furnizor- Datele despre furnizor asigură informații despre furnizorii cu care tratează compania. Datele furnizor includ adresa, date despre bancă, valuta furnizorului și termenii de plată și livrare. Datele furnizor sunt întreținute de departamentele de Aprovizionare și Contabilitate.

Date contabile – Datele contabile sunt utilizate la definirea conturilor din Cartea Mare. Ele includ numele contului, tipul contului, valuta în care este gestionat contul, informații despre modul în care se efectuează înregistrările pe acel cont și cărei bugetări financiare îi este alocat. Datele contabile sunt întreținute în componenta financiar contabilă.

Datele de tranzacție înregistrează tranzacții sau evenimente în sistemul SAP. Ori de câte ori se înregistrează o comandă de aprovizionare, acord de programare, intrare de bunuri sau factură, sistemul crează automat un document. Datele din document despre o tranzacție depind de aria de aplicare căreia îi aparține tranzacția. Fiecare document primește un număr de document prin care poate fi identificat în mod clar.

Document de aprovizionare – Un document de aprovizionare conține informații cum ar fi codul furnizorului, data comenzii de aprovizionare, termenii de livrare, numărul de material și cantitatea comandată.

Document de material – Un document de material se crează la înregistrarea unei intrări de bunuri. El include data înregistrării, cantitatea livrată și probabil și numărul notei de livrare și numărul comenzii de aprovizionare la care se referă intrarea de bunuri. Documentul de material înregistrează schimbările de cantitate.

Document contabil – Un document contabil este creat când se înregistrează o intrare de bunuri evaluate sau o factură. El conține detalii despre înregistrările individuale cu numărul de cont, cheia de înregistrare și suma. Documentul contabil înregistrează schimbări de valoare.

În ceea ce privește alocarea de cont, la înregistrarea unei facturi, sistemul selectează conturile ce urmează a fi înregistrate. Alocarea de cont se bazează parțial pe ce se introduce la crearea unei facturi și parțial pe informațiile stocate în sistem.

Pentru înregistrarea corecta a facturilor, trebuie definite conturile din planul de conturi și acțiunile ce trebuie realizate pentru diferite înregistrări.

Conturile SAP sunt definite într-un plan de conturi. Următoarele conturi sunt deosebit de importante pentru verificarea facturilor :

Contul de furnizor – Pentru fiecare furnizor există un cont separat în contul de evidență, în care sunt înregistrate toate sumele privind furnizorul. O înregistrare în contul de furnizor nu este același lucru cu o plată. Plata este executata doar când departamentul financiar contabil înregistrează plata către furnizor într-un cont bancar, de exemplu.

Contul de stoc – În sistemul SAP, materiale diferite cu caracteristici similare sunt grupate împreună într-un cont comun (de exemplu materii prime, piese de schimb). Acest cont relevant pentru un material este definit în sistem la crearea înregistrării de bază de material.

Contul intermediar de furnizor facturi nesosite – Acest cont este un cont intermediar între contul de stoc depozit și contul de furnizor. La intrarea de bunuri, suma netă de facturare asteptată este înregistrată din contul de stoc în acest cont de cliring. Această înregistrare este apoi lichidată printr-o intrare de compensare în contul de furnizor la recepția facturii.

Dacă factura se referă la o tranzacție anume, sistemul va extrage automat informații cu privire la tranzacție și va propune pe ecran valori pentru verificare. Informațiile care pot fi extrase includ:

Termeni de plată

Cantități de facturat

Sumele estimate de sistem pentru fiecare poziție

Dacă factura furnizorului conține detalii diferite, datele propuse pot fi suprascrise. Sistemul verifică dacă intrările efectuate sunt permise și va afișa o avertizare sau un alt mesaj dacă ceva este incorect.

Pentru obținerea rezultatelor la înregistrarea unei facturi, sistemul efectuează mișcarile de conturi și generează un document financiar contabil care afișeaza conturile implicate în înregistrare și sumele înregistrate în aceste conturi.

Sistemul crează o statistică a facturilor pentru fiecare poziție din comandă de aprovizionare. Fiecare factură înregistrată este inclusă în acest fișier. În acest fel, este posibilă afișarea în orice moment a unei imagini generale curente asupra evidenței comenzilor de aprovizionare.

Prețul mediu variabil este actualizat în înregistrarea de bază de material dacă prețul facturii este diferit de cel din comanda de aprovizionare.

Dacă prețul facturat diferă de prețul din comanda de aprovizionare pentru un material cu control al prețului mediu variabil, valoarea stocului este actualizată în înregistrarea de bază de material.

Deoarece sistemul standard SAP R/3 necesită verificarea facturii legate de intrarea de bunuri (marcatorul “Verificarea facturii bazată pe recepția de bunuri” setat), este posibilă o singură variantă și anume cea prin care variația este trecută pe valoarea materialului. Dacă cantitatea disponibilă în stoc la momentul înregistrarii facturii este mai mica decât cea din factură diferența între prețul din factură și prețul mediu ponderat va fi înregistrată într-un cont de diferențe de preț. Întrucit în modelul AUGSBURG INTENATIONAL nu sunt disponibile conturi de diferențe de preț s-a convenit ca facturarea să se facă la o dată cât mai apropiată de momentul recepției. Acest lucru este posibil ținând cont de faptul că majoritatea mărfurilor cumpărate sunt însoțite de factură.

În ceea ce privește costurile de livrare, în sistemul SAP, există două tipuri :

Costurile de livrare planificate sunt introduse în comanda de aprovizionare. Ele sunt setate pentru costurile relevante la intrarea de bunuri. Referiri la costurile de livrare înregistrate la intrarea de bunuri se pot face la intrarea facturii.

Costurile de livrare neplanificate sunt introduse doar la inroducerea facturii. La intrarea bunurilor nu se face nici o înregistrare a acestora.

Costurile de livrare planificate au avantajul că, costurile de livrare sunt incluse în evaluarea materialului (sau, în cazul unei comenzi de aprovizionare cu alocare de cont, obiectul contului poate fi debitat) la intrarea de bunuri. Debitările urmatoare la intrarea facturii se vor face doar dacă costurile de livrare din factură variază de la costurile de livrare planificate.

Costurile de livrare planificate sunt costuri de livrare agreate cu furnizorul, o societate de transport sau un birou vamal înainte de crearea comenzii de aprovizionare și sunt introduse la introducerea comenzii de aprovizionare.

Este posibilă definirea altor tipuri de origine utilizând funcționalitatea condițiilor în sistemul de configurare din Aprovizionare.

Calculul costurilor

Suma fixă, independent de cantitatea livrată

Suma dependentă de cantitatea livrată

Valoare procentuala a bunurilor livrate.

Costurile de livrare planificate sunt înregistrate automat într-un cont de cliring la introducerea intrării de bunuri. Fiecare tip de origine are propriul său cont de cliring. La înregistrarea facturii pentru aceste costuri de livrare sunt setate conturile de cliring corespunzătoare.

În Verificarea Facturilor este posibilă listarea tuturor costurilor de livrare planificate pentru o comandă de aprovizionare, un furnizor ori o scrisoare de trăsura. Pozițiile relevante pot fi copiate din această listă în document.

Nu trebuie specificat un anumit furnizor pentru costurile de livrare planificate. La planificarea costurilor de livrare într-o comandă de aprovizionare se poate introduce un furnizor (de exemplu un furnizor sau un birou vamal). În verificarea facturilor, totuși, costurile de livrare pot fi înregistrate către o alta parte emitentă.

Costurile de livrare planificate se introduc în comanda de aprovizionare pentru fiecare poziție. La intrarea facturii, ele sunt alocate pozițiilor relevante.

Există facturi blocate pe care contabilitatea financiară nu le poate plăti

Această componență permite efectuarea inventarului stocurilor din depozitele companiei. Pentru aceasta pot fi implementate mai multe proceduri.

În modelul AUGSBURG INTERNAȚIONAL inventarul poate fi efectuat doar pentru stocul propriu al companiei. Tot în modelul AUGSBURG un inventar va fi efectuat pentru stocul cu utilizare nerestricționată în depozit.

Inventarul tuturor tipurilor de stoc menționate poate fi făcut într-o singură tranzacție. Pentru materialele care urmează a fi inventariate, se crează cate o poziție în documentul de inventar pentru fiecare tip de stoc.

Inventarul are loc la nivel de locație de depozitare. Se creaza cate un document separat de inventar pentru fiecare locație de depozitare.

Sistemul standard SAP R/3 suportă urmatoarele proceduri de inventar:

Inventar periodic

Într-un inventar periodic, toate stocurile companiei sunt inventariate în data cheie stabilită. În acest caz, fiecare material trebuie inventariat. În timpul inventarierii, mișcarea materialelor trebuie blocată în intregul depozit.

Inventar continuu

În procedura de inventar continuu, stocurile sunt inventariate continuu în timpul întregului an fiscal. În acest caz, este important să ne asigurăm că fiecare material este inventariat cel putin o dată în timpul anului.

Inventar ciclic

Inventarul ciclic este o metodă de inventariere în care acesta se face la intervale egale din timpul unui an fiscal. Aceste intervale (sau cicluri) depind de indicatorul de inventariere ciclică setat pentru materiale.

Eșantionare pentru inventar

În această metodă stocuri selectate aleator sunt inventariate în data cheie bilanț. Dacă variațiile dintre rezultatul contului și balanța stocurilor contabile sunt destul de mici, se presupune ca balanțele stocurilor contabile pentru celelalte stocuri sunt corecte.

Indiferent de metoda de inventariere, procesul de inventar poate fi divizat în trei faze:

Pregătirea inventarului

Crearea unui document de inventar

Blocarea materialelor pentru înregistrare

Tipărirea și distribuirea documentului de inventar.

Inventarierea

Inventarierea stocurilor

Introducerea rezultatului inventarierii în listingul documentului de inventar

Analiza inventarului

Introducerea rezultatului inventarierii în sistem

Initierea unei reinventarieri, dacă e necesar

Înregistrarea diferențelor de inventar

Pentru monitorizarea procesului de inventar, fiecare document de inventar înregistreaza pașii care au fost efectuați. Aceste informații sunt continute în datele de poziție și în antetul documentului.

Evidența inventarului în datele de poziție – Evidența inventarului informează despre ce pași au fost efectuați pentru poziție.

Antetul documentului – În antetul documentului, câmpurile “Starea inventarului”, “Starea ajustării” și “Starea ștergerii” specifica dacă unele dintre poziții sau toate pozițiile au fost inventariate, înregistrate (diferențe de inventar) sau șterse.

Se pot afișa de asemenea statistici pentru documentul de inventar ; statisticile arată câte pozitii de document sunt deschise, inventariate, înregistrate (diferențe de inventar), reinventariate sau șterse.

În ceea ce privește rezultatul inventarului fizic, la înregistrarea diferențelor de inventar, sistemul ajustează valorile din balanță de stocuri și valorile contabile astfel încât să corespundă cu stocurile propriu-zise și valoarea acestora. În plus, înregistrarea de bază de material este schimbată, stocul total este ajustat automat la cantitatea inventariată. Din punct de vedere contabil, aceasta corespunde unei intrări sau ieșiri de bunuri, însemnând că la introducerea diferenței de inventar contul de stoc este debitat sau creditat :

În cazul în care cantitatea inventariată este mai mică decât balanța de stocuri contabile, contul de stoc e creditat cu următoarea valoare: diferența de inventar x preț. Intrarea de compensare e facută în contul « Cheltuieli din inventar ».

În cazul în care cantitatea inventariată este mai mare decât balanța de stocuri contabile, contul de stoc e debitat cu următoarea valoare: diferența de inventar x preț. Intrarea de compensare e facuta în contul « Venituri din inventar ».

CONCLUZII ȘI PROPUNERI

“Motivarea este arta de a face oamenii să facă
ceea ce vrei tu, pentru că ei doresc să o facă.”
Dwight Eisenhower

Această sintetizează cunoștințele de bază referitoare la sistemele informatice plecând de la premise că este dificilă dacă nu chiar imposibilă conducerea unei organizații moderne fără un minim de cunoșințe în domeniul sistemelor infromatice.

În procesul de elaborarea a lucrării am pus un accent important pe descrierea sistemului informatic SAP, pe modul în care acesta poate face ca afacerile să devină mai eficiente, iar întreprinderea mai cmpetitivă.

Sistemele informatice joacă un rol esențial în crearea de firme competitive, pentru administrarea afacerilor la nivel grlobal și furnizarea de produse și servicii utile clienților. Globalizarea afacerilor, apariția economiei digitale ți extinderea Internetului și a altor rețele de comunicații globale au remodelat rolul sistemelor informaice în afaceri ți management. Internetul asigură infrastructura infromatică necesară pentru noi modele de afaceri, noi procese de derulare a afacerilor și noi modalități de diseminare a cunoștințelor.

Având în vedere consumul de resurse umane și financiare la dezvoltarea unui sistem informatic, este necesar să se desfășoare anumite activități care să conducă la atingerea obiectivului propus, la timp, cu nivelul de calitate stabilit și în limita bugetului alocat. Una dintre aceste activități, deosebit de importantă, atât pentru realizatori, cât, mai ales, pentru utilizatori, este auditul sistemelor informatice .

Auditul sistemelor informatice este o ramură a auditului general care se ocupă cu controlul tehnologiilor informațiilor și comunicațiilor. Auditul sistemelor informatice studiază, în primul rând, sistemele și rețelele de calcul din punct de vedere al examinării eficienței controlului tehnic și procedural pentru a minimize riscurile. Auditarea sistemelor informatice presupune discuții cu personalul care stabilește specificațiile, dezvoltă, testează, conduce, administrează și utilizează sistemele de calcul.

Obiectivul lucrării îl constituie stabilirea unor modalități de realizare a auditului sistemelor informatice, prezentarea sistemului ERP(Enterprise Resource Planning) în special prezentarea sitemului SAP și totodată aplicarea acestuia pe o societate.

Am ales aplicația SAP din următoarele motive:

Numărul mare de implementări de succes al SAP și referințele în domeniul distribuției;

Aspecte principale ale implementării;

Eficientizarea și automatizarea proceselor de afaceri într-un timp record;

Procesele standard incluse în soluția SAP au acoperit cerințele firmei alese , eficientizând implementarea.

Apariția si extinderea sistemelor ERP la nivel mondial a avut un impact puternic asupra rezultatelor întreprinderilor, în sensul că implementarea lor a dus la o gestionare mai eficientă a resurselor, o reducere a volumului de muncă și prin urmare, o creștere a veniturilor obținute.

Dezvoltarea sistemelor ERP, însă a trebuit, la început să treacă de niște obstacole de ordin psihologic, în sensul că nu multe societăți și instituții erau pregătite să aloce sume destul de mari și să-și asume riscuri în fața inovațiilor. Întreprinzătorii deschiși noilor soluții însă au riscat și au reușit. Au obținut un volum de muncă mai redus și venituri tot mai mari. Astfel tot mai multe întreprinderi, din diferite domenii au apelat la implementarea de sisteme ERP. Prin urmare, marile firme furnizoare de soluții ERP și-au mărit rezultatele, ajungând la sume colosale de ordinul miliardelor de dolari.

Au fost și cazuri de implementări de sisteme ERP, eșuate, deci acesta nu este un instrument magic și nu se vinde cu cheia succesului.

Însă în majoritatea cazurilor, soluțiile ERP au dus la îmbunătățirea managementului întreprinderii, ele furnizând modele de afaceri de success pe plan internațional. Este evident așadar, că o afacere prosperă nu poate fi concepută fără o bună planificare și organizare a resurselor interne ale întreprinderii sau a relațiilor cu clienții.

Chiar dacă, pe piața românească procentul de implementări de sisteme ERP nu este foarte ridicat, este incontestabil interesul crescând al companiilor pentru administrarea riguroasă, analitică și eficientă a tot ceea ce înseamnă resursă a intreprinderii, relația cu clienții, imagine, marketing. Firmele au realizat importanța folosirii metodele moderne de administrare a resurselor, prin intermediul calculatorului și cu facilitățile oferite de un software adecvat.

Tot mai multe firme ar trebui să apeleze la soluțiile oferite de sistemele ERP pentru simplul motiv că aceasta ar putea duce la rezultate incuantificabile. Trebuie să se treacă însă de marcajele de ordin psihologic. Este tot atât de adevărat însă și faptul că firmele românești sunt la început de drum în cadrul economiei de piață față de companiile străine consecrate în domeniul afacerilor și mult mai deschise spre inovații. Ceea ce este însă important este faptul că procentul întreprinderilor românești care apelează la soluțiile oferite de sistemele ERP este în continuă creștere. Chiar dacă este vorba despre o investiție mare, specialiștii au arătat că aceasta se poate recupera in cel mult un an. Există si variații însă, în funcție de managementul anterior al companiei și de specificul fiecărei industrii.

S.C. Augsburg Interna;ional Impex S.R.L. a adoptat soluția SAP R/3, componentă a ERP (Enterprise Resource Planning) care este si cea mai cunoscută soluție ERP de pe piața. Sistemul ERP SAP R/3 gestionează, în cadrul întreprinderii, mai multe arii de interes precum logistica, contabilitatea, resursele umane.

În versiunea comercializată curent, licențele pentru sistemele ERP R/3 au fost achiziționate sub forma setului de produse mySAP Business Suite.

Astfel, în Strategia Augsburg și în Programele de Dezvoltare, se găseau obiective care urmăreau utilizarea unui sistem informatic complex, integrat, unic și în timp real, cu care să se asigure condițiile pentru un management performant al tuturor activităților specifice unei companii din domeniul Distribuției si Furnizării Pieselor Auto. Așadar, SC Augsburg Internașional Impex S.R.L. a stabilit ca Sistemul Informatic de Management SAP, să fie utilizat pentru conducerea activităților în toate entitățile sale.Va rezulta o gestiune corectă, adevărată și în timp real, creându-se, astfel, condițiile pentru analiza diverselor scenarii de organizare și funcționare într-un mediu de piață concurențial, în continuă schimbare.

S-a demonstrat că utilizarea unui astfel de sistem permite un dialog de afaceri inteligibil și eficient cu partenerii europeni dar și interni, furnizori sau clienți, pentru că SAP a devenit un instrument practic, universal pentru sectorul energetic sau al altor ramuri economice, cel puțin din spațiul european.

Racordarea, pe această cale, la valorile de management european, cu efectele scontate în gestionarea veniturilor și costurilor societăților din domeniul specific activităților noastre, crează, în plus, și efecte de imagine pozitivă și de creștere a valorii de piață a societăților.

Folosirea sistemului informatic SAP asigură transparența totală a operațiunilor tehnice, comerciale, financiare și structurale, schimbă mentalitatea și atitudinea întregului personal al organizației, de la top management până la executanți, fiind din acest punct de vedere, generatorul unui proces complex de schimbare și de transformare a conceptului de calitate într-o realitate aplicată.

Astfel, pentru reușita Programului de Implementare a Sistemului Informatic de Management (SAP și celelalte componente) în Augsburg Internațional Impex , este nevoie, în primul rând, de schimbarea radicală de mentalitate și atitudine și de implicarea totală a factorilor decizionali ai top managementului.

De asemenea, se consideră, fară nici o exagerare, că întregul complex de acțiuni ce se va derula, constituie o piatră de încercare care va proba calitățile și capacitățile manageriale ale celor numiți factori decizionali.

Ajungând la partea tehnică, se observă că SAP R/3, pentru a facilita adaptarea proceselor implementate prin program la procesele reale din organizația clientului și totodată pentru a ușura activitatea de pregătire a personalului în vederea utilizării noului sistem informatic, grupează toate funcționalitățile ERP în module. Un modul foarte important este cel al managementului calității care cuprinde planificarea calității inspecțiile de calitate, controlul calității, certificate de calitate și notificări de calitate.

Forma de integrare a calității cu producția a evoluat pe parcursul diferitelor etape de integrare. La rândul său, problema complexă a calității a cunoscut diferite abordări după obiectivele urmărite, mijloacele și instrumentele utilizate. Astfel, a apărut în ultimii ani, conceptul de management total al calității (TQM) care vine să generalizeze imperativul calității la toate nivelurile manageriale, pornind de la vârf, în numele îmbunătățirii continue. Totodată TQM orientează toate eforturile către satisfacerea cerintelor interne și externe ale clienților, utilizându-se, fără rezerve, de toate instrumentele posibile pentru angajare și participare, de educare și antrenare la prosperitatea organizației.

Integrarea calității cu producția poate fi privită pe parcursul etapelor de viață ale produselor, în sensul larg al ingineriei concurente și simultane, precum și la fiecare nivel al sistemului managerial-strategic, tactic sau operațional. Integrarea în planul informațional prezintă un interes deosebit pentru conceperea, structurarea si realizarea sistemelor informatice

Aceasta a dus la preluarea TQM, de către ERP ca unul dintre principalele sale module prin care să asigure întreprinderii rezolvarea unei multitudini de obiective, în special cele legate de satisfacerea optimă a cerințelor consumatorilor și de îmbunătățire a imaginii vis-a-vis de concurență.