Sistem Informatic DE Gestiunea

=== l ===

INTRODUCERE ARGUMENT

Lucrarea de față are ca scop descrierea modului de implementare a unei aplicații privind gestiunea activității în cadrul unei biblioteci publice.

La realizarea acestei lucrari am utilizat Microsoft Windows XP Professional 2002, proiectul fiind editat în Microsoft Word 2007.

Evoluția bibliotecii și a profesiei în societatea informației, a modului de lucru, impune bibliotecarilor o permanentă pregătire și flexibilitate în vederea îndeplinirii obiectivelor. Obiectivul principal al unei biblioteci sau al unui centru de documentare și informare este acela de a oferi accesul la orice tip de informație, pentru oricine, oricând și oriunde. Informația este un produs regăsibil în orice serviciu, iar globalizarea impune noi competențe, noi aptitudini, noi moduri de lucru la care trebuie să participe toți bibliotecarii.

Gestiunea unei biblioteci se înscrie într-o realitate socială și instituțională aflată într-un proces continuu. Relația dintre factorii decizionali, utilizatori și bibliotecari va fi studiată în permanență, conform actelor normative în vigoare: ISO 2789 (Statistica internațională de bibliotecă), ISO 9230 (Indici de prețuri pentru achiziții), ISO 9707 (Statistici legate de distribuirea documentelor pe diferite suporturi).

Proiectul răspunde la următoarele obiective generale:

facilitatea accesului la informație a cititorilor;

îmbogățirea publicațiilor în format electronic;

optimizarea timpului de regăsire a informațiilor solicitate de către utilizatori;

modernizarea activității și a serviciilor oferite publicului;

cautarea informatiei dupa cuvinte cheie.

În primul capitol este prezentată analiza și prezentarea sistemului existent în cadrul bibliotecii cu o prezentare generală: scurt istoric, obiectul de activitate al instituției, locul în sfera economică. Apoi este prezentată structura organizatorică ce cuprinde organigrama firmei bibliotecii, studiul sistemului de conducere și al sistemului condus, indicatorii de performanță pentru caracterizarea activității biblioteconomice. În finalul capitolului întâi se prezintă studiul sistemului informațional cu prezentarea activității economice, fluxul documentelor, analiza critică a sistemului existent și direcții de perfecționare a sistemului actual.

Al doilea capitol va continua conține cu proiectarea de ansamblu a noului sistem informatic, definind mai întâi obiectivele sistemului informatic, apoi prezentând rapoartele finale, proiectarea intrărilor, stabilirea colecțiilor de date, estimarea necesarului de resurse, planificarea realizării aplicației si alegerea tehnologiei de prelucrare.

În capitolul trei se va prezenta prezintă noua aplicație cu o proiectare de detaliu, proiectarea fizică și logică a intrărilor și ieșirilor sistemului informatic, machete, videoformate, sistemul de codificare a datelor, proiectarea interfeței aplicației.

Capitolul patru se referă la prezentarea produsului software, implementarea și procedura pentru exploatarea lui.

Proiectul se va încheia cu bibliografia utilizată pentru crearea acestui sistem informatic de gestiune.

La realizarea acestei lucrari am utilizat Microsoft Windows XP Professional 2002, proiectul fiind editat în Microsoft Word 2007.

Cap. 1 Analiza sistemului existent la Biblioteca…..X

1.1 Prezentarea generală a bibliotecii

1.1.1 Scurt istoric

Instituție publică, fondată în anul 2000, biblioteca are ca scop satisfacerea intereselor de studiu, lectură, informare, documentare și educare, având la bază optimizarea accesului la informații relevante prin creșterea colecțiilor de bibliotecă și prin asigurarea de servicii publice moderne de informare, adecvate fiecărei categorii de utilizatori.

Începând cu anul 2001 au fost primite numeroase donații, iar spațiile au fost modernizate și dotate cu calculatoare, săli de lectură spațioase. Din punct de vedere științific, biblioteca cuprinde cel mai valoros fond de carte ? de unde din domeniile tehnicii, istoriei, geografiei, al cărților destinate copiilor, elevilor și studenților, pentru pregatire în diverse specializări.

1.1.2 Obiectul de activitate

Biblioteca pune la dispoziția cititorilor o serie de servicii gratuite printre care acces la colecțiile de cărți din toate domeniile, publicații periodice (ziare, reviste, almanahuri, anuare), materiale audio-video (casete, CD-uri, discuri) și documente în format electronic (CD-ROM-uri); rezervarea, la cerere, a unor cărți indisponibile la momentul solicitării; informații privind colecțiile și serviciile bibliotecii, oferite în toate secția de relații cu publicul; participarea la manifestări cultural-educative: lansări de cărți, întâlniri cu scriitori, simpozioane, concursuri, videoproiecții, expozitii, etc.; informarea verbală, scrisă, telefonică, regulată, permanentă despre documentele și serviciile bibliotecii.

Compartimentul financiar-contabilitate răspunde de buna funcționare a activității financiar-contabile a bibliotecii, în conformitate cu dispozițiile legale și delegările de autoritate primite din partea conducerii, întocmește și supune spre consultare Consiliului de administrație proiectul anual al bugetului de venituri și cheltuieli, situațiile financiare, structura cheltuielilor și stocurilor de valori materiale, întocmește toate documentele și efectuează toate înregistrările contabile precum și angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor în conformitate cu prevederile legislative și cu indicațiile metodologice ale direcției de specialitate din Primăria Municipiului București, urmărește recuperarea sumelor debitoare și achitarea sumelor creditoare, alcătuiește lista de investiții, urmărind realizarea ei, verifică legalitatea și exactitatea documentelor de decontare, îndeplinește orice alte atribuții dispuse de conducerea instituției sau rezultate din actele normative în vigoare.

Cod de identificare fiscală: 12742968

Autorizația: 8/PJ/2000 3/9460

Adresa: str. Ion Ghica nr. 4, sector III, cod 030046 București, România

Cont IBAN: RO11FNNB000101028904RO01; FINANSBANK (Sucursala Bucuresti) România.

1.1.3 Locul în sfera economică

Bibliotecile moderne sunt organizații care trebuie să funcționeze bine și eficient. Există, bineînțeles, o mare deosebire între majoritatea bibliotecilor și întreprinderile comerciale, aceasta fiind profitul. Dar oricare ar fi natura întreprinderii, aceasta trebuie să funcționeze în așa fel încât să satisfacă nevoile clienților, să creeze angajaților proprii mulțumirea și mândria apartenenței la acel loc de muncă, să asigure condiții de lucru bune și fără pericole și să ofere servicii eficiente și de calitate. Pentru a realiza aceste deziderate, bibliotecile și-au însușit și și-au implementat multe principii de management din sfera economică.

O etapă deosebit de importantă în conducerea unei organizații este bugetarea. De corecta dimensionare și administrare a acestui tip de resursă depinde, într-o măsură covârșitoare, succesul îndeplinirii obiectivelor de către respectiva bibliotecă. Stabilirea bugetului unei biblioteci este direct influențată de factorii de mediu în care își desfășoară activitatea. De exemplu, la stabilirea bugetului unei biblioteci trebuie ținut cont de sfera de activități pe care o desfășoară, de scopurile pe care le are de realizat, de adecvarea la nevoile exprimate de utilizatori. Este recomandată o creștere anuală a bugetului bibliotecii cu rata inflației, în cazul în care se urmărește conservarea activității de formare și informare a utilizatorilor și cu un procent peste această depreciere, în cazul dezvoltării activităților. Din această cauză, bugetarea trebuie sa conțină plafoane minime și maxime de cheltuieli, repartizate pe categorii distincte de activități.

Consumul bugetar trebuie structurat pe intervale regulate de timp (lunar, trimestrial) care să determine o derulare ritmică a comenzilor și livrărilor pe parcursul unui an, evitându-se aglomerările de operațiuni financiare la încheierea anului financiar. Întreprinderea de servicii apare ca reprezentand o interacțiune permanentă, continuă între resursele materiale, financiare și umane care alcătuiesc conținutul său endogen și o serie de elemente extrem de variate, de natură exogenă care alcatuiesc “mediul extern” al acestuia.

În microeconomie, funcția de producție exprimă relația dintre in-put-urile și out-put-urile unei organizații, out-put-ul poate fi obținut din diferite cantități și combinații de factori in-put.

În cadrul bibliotecii această funcție este aceea de prestări servicii care presupune desfășurarea unor activități constituite dintr-un ansamblu eterogen și complex de elemente materiale și imateriale. Procesul de prestație propriu-zis reunește personalul de execuție, echipamentul și materialele necesare desfășurării acestuia. Conducerea activității de prestație se delimitează de conducerea celorlalte activități. Ea se realizează în forme specifice având un țef de compartiment care deține un loc important în sistemul de organizare și conducere a întreprinderii de servicii. În cadrul acestei funcții sunt cuprinse următoarele activități:

Prestarea propriu-zisă a serviciilor;

Conducerea activității de prestație;

Activități auxiliare ce contribuie la realizarea prestației propriu-zise;

Depozitarea mărfurilor;

Controlul tehnic de calitate;

Serviciul de întreținere și reparare.

Functia de resurse umane se ocupă cu asigurarea resurselor umane necesare bibliotecii și reprezintă o activitate complexă, a cărei bună desfășurare condiționează reușita. Totalitatea activităților legate de asigurarea resurselor umane sunt grupate în cadrul funcției de personal. Între activitățile care definesc aceasta funcție se înscriu: identificarea, dimensionarea și descrierea surselor de asigurare a personalului, recrutarea personalului, perfecționarea, promovarea și aprecierea activității desfășurate de acesta, evidențierea modificărilor survenite în evoluția personalului.

Funcția comercială apare în cadrul pieței, pe de o parte, în calitate de cumpărător a unor bunuri materiale și servicii necesare realizării prestațiilor sale, iar pe de alta parte, în calitate de vânzător al serviciilor cuprinse în propriul său obiect de activitate. Într-o astfel de postură, întreprinderea de servicii întreține cu piața relații specifice de vînzare-cumpărare. Aceste relații presupun desfășurarea unor activități ce sunt grupate în cadrul funcției comerciale.

Funcția financiar-contabilă Resursele bănești sunt gestionate prin desfășurarea unor activități deosebit de complexe prin intermediul cărora sunt efectuate o serie de operațiuni care exprimă relațiile ce iau naștere între întreprinderea de servicii, furnizorii de materiale, prestatorii unor servicii necesare acesteia, beneficiarii serviciilor, precum și cu bancile și organismele financiare ale statului. Totalitatea acestor operațiuni sunt reunite în grupul activităților financiare.

Funcția de cercetare – dezvoltare se referă la adaptarea caracteristicilor serviciilor la nou, dezvoltarea spre perfecționarea continuă a prestațiilor în funcție de nevoile clienților.

Funcția de marketing Întreprinderea de servicii apare ca produs și agent al mediului economic social. Succesul sau insuccesul întreprinderii în cadrul pieței este dat de măsura în care întreprinderea reușește să se integreze mediului.

Conectarea întreprinderii la mediu reprezintă mijlocul prin intermediul căruia acesta reușește să obțină profitul scontat și, totodată, satisfacerea nevoilor consumatorilor. Întreprinderea desfășoară, într-o organizare specifică, activități de cunoaștere a mediului și de adaptare a activității sale la dinamica acestuia. Totalitatea acestor activități sunt reunite în cadrul funcției de marketing a întreprinderii.

1.2 Structura organizatorică

1.2.1 Organigrama instituției

1.2.2 Studiul sistemului de conducere

Consiliul de administratie al bibliotecii este compus din:

directorul Bibliotecii

contabilul șef al instituției

șeful serviciului „Relații cu publicul” din cadrul Bibliotecii

șeful de birou „Completarea colecțiilor. Evidență. Prelucrare”

informaticianul instituției

Directorul Bibliotecii are următoarele responsabilități și atribuții:

reprezintă Biblioteca în raporturile cu autoritățile administrației publice locale și centrale, în relațiile cu instituțiile de același profil sau similar, în realizarea obiectului său de activitate

exercită atribuțiile care revin instituției în calitate de persoană juridică

în calitate de ordonator secundar de credite răspunde de folosirea optimă a resurselor financiare în scopul realizării obiectului său de activitate

asigură integritatea patrimoniului pe care îl administrează

asigură conducerea activității curente a instituției

angajează personal de specialitate și administrativ în conformitate cu reglementările legale

hotărăște măsurile disciplinare sau de recompensare a personalului din subordine în concordanță cu legislația în vigoare

Contabilul sef al institutiei

răspunde de buna funcționare a activității financiar-contabile a instituției, în conformitate cu dispozițiile legale și delegările de autoritate primite din partea conducerii bibliotecii

asigură evidențierea corectă a rezultatelor activității economico-financiare

asigură întocmirea corectă și în termen a documentelor cu privire la depunerile și plățile în numerar, controlând respectarea plafonului de casă aprobat

exercită controlul zilnic asupra operațiilor efectuate de casierie și asigură încasarea la timp a creanțelor, lichidarea obligațiilor de plată, luând măsurile necesare pentru stabilirea răspunderilor atunci când este cazul.

Șeful serviciului „Relații cu publicul” din cadrul Bibliotecii are rolul de a fluidiza relația cu publicul, de a încerca o comunicare foarte bună cu potențialii clienți, prin asigurarea accesului la sala de lectură, formarea unei secții de carte în limbi străine și a uneia de cultură și educație muzicală.

Seful de birou „Completarea colecțiilor. Evidență. Prelucrare” îi este subordonată sala cataloagelor cu Punctul de înscriere utilizatori.

Informaticianul instituției se ocupă cu automatizarea prelucrării serviciilor și informațiilor.

1.2.3 Studiul sistemului condus

Personalul condus se numește personal de executie și are ca atribuție principală punerea în aplicare a sarcinilor trasate de șeful ierarhic. Aceste sarcini diferă în funcție de departamentul în care este angajatul. Definirea indicatorilor de performanță pentru bibliotecă evidențiaza urmatoărele aspecte cantitative și calitative:

satisfacția clientului;

eficiența economică, respectiv folosirea resurelor în mod rațional, judicios;

gradul de penetrare al pieței;

numărul de clienți reali, în raport cu numărul de clienți potențiali;

nivelul de acceptare de către consumatori a serviciilor oferite;

viteza de reacție a sistemului în punerea la dispoziția consumatorului de informație a produselor și serviciilor bibliotecii;

efectivitatea;

cifra de afaceri care, în acest caz, se exprimă prin volumul de împrumuturi realizat și volumul de informații oferit;

încadrarea valorilor timpilor de așteptare în zona valorilor utile din punct de vedere al consumatorului;

gradul de acuratețe al produselor și serviciilor oferite;

nivelul de exactitate;

nivelul costurilor efective pentru realizarea obiectivelor propuse (costul/buc., cost/pachet, servicii);

productivitatea la nivel de operator.

Schema de posturi a Bibliotecii are în componența sa un număr de 11 bibliotecari.

Aceștia sunt distribuiți după cum urmează:

Biroul de prelucrare și completare a colecțiilor – 3 bibliotecari cu studii superioare

Sala de lectură + Depozite – 6 bibliotecari cu studii medii

Secția de împrumut – 2 bibliotecari cu studii medii

1.2.4 Indicatorii de performanță pentru caracterizarea activităților biblioteconomice

Sistemul de indicatori poate varia de la un tip la altul de structură dar, întotdeauna, definește relația dintre resursele care intră în biblioteca (in-put-urile) și ceea ce biblioteca realizează folosind aceste resurse (out-put-urile). Sistemul indicatorilor de performanță pentru activitățile biblioteconomice este împărțit în patru clase, după cum urmează:

indicatori de performață operaționali;

indicatori de eficacitate;

indicatori de eficiență economică;

indicatori de impact.

Din clasa indicatorilor de performanță operaționali fac parte:

indicatorii de productivitate la ieșire, respectiv:

numărul documentelor catalogate pe unitatea de timp;

numărul ieșirilor de referință satisfacute pe unitatea de timp;

numărul cererilor satisfacute pe unitatea de timp.

indicatorii costurilor la ieșire (cost out-put), respectiv:

costurile de realizare ale unei catalogări;

costul răspunsului pentru o cerere de referință;

costul unei solicitări satisfacute în funcție de nivelul de calitate

indicatorii costurilor nivelurilor de calitate, respectiv:

costul unității de documente catalogate raportat la nivelul calității procesului de catalogare;

costul volumului de împrumuturi interbibliotecare raportat la nivelul de promptitudine;

costul unității de informatie furnizate raportat la valoarea medie a timpului de așteptare;

Din clasa indicatorilor de eficacitate fac parte:

indicatori de circulație, respectiv:

gradul de circulație a fondului;

volumul utilizărilor medii;

ritmul de înnoire al fondului de documente;

volumul de ieșiri din sistem.

indicatori de utilizare raportați la nivelul de atribute sau la disponibilitate, respectiv:

gradul mediu de utilizare al serviciilor de referință raportat la calitatea informațiilor furnizate;

nivelul de promptitudine asigurat serviciilor furnizate;

gradul mediu de utilizare al serviciilor de împrumut raportat la nivelul de promptitudine;

nivelul de accesibilitate al informațiilor furnizate;

nivelul de disponibilitate asigurat;

indicatori de satisfacție din punct de vedere al utilizatorilor informatiei, respectiv:

gradul de satisfacție al utilizatorului în raport cu biblioteca;

timpul mediu de așteptare pentru obținerea informației solicitate;

gradul de satisfacție al utilizatorului raportat la calitatea informației solicitate;

proporția utilizatorilor nemultumiți de serviciile oferite în raport cu numărul total de utilizatori ai serviciilor bibliotecii (pentru raportare se consideră un interval de timp convenabil ales);

Din clasa indicatorilor de eficiență economică fac parte:

indicatori ai cheltuielilor de utilizare, respectiv:

cost solicitare de referință satisfacută;

cost document fond circulant;

cost utilități depozitare pentru document fond circulant;

cost activități promovare / perfecționare;

indicatori pentru cheltuieli de capital, respectiv:

costuri achiziție fond carte nou raportate la intervalul de timp analizat;

costuri cu active de natura mijloacelor fixe raportate la intervalul de timp de analizat;

costuri asigurare facilități suplimentare spații depozitare raportate la intervalul de timp analizat;

indicatori pentru cheltuieli cu asigurarea nivelului de satisfacție, respectiv:

costuri spații de studiu în intervalul de timp analizat;

costuri achiziții în intervalul de timp analizat;

costuri localuri de funcționare;

costuri activități instruire / perfecționare utilizator;

Din clasa indicatorilor de impact se menționează:

indicatorii consumatorului de informatie, respectiv:

indicele structurii de vârstă a utilizatorilor serviciilor oferite de bibliotecă, în sensul asigurării unei acoperiri uniforme;

indicele structurii profesionale a utilizatorilor serviciilor oferite de bibliotecă;

fluxul orar de utilizatori;

indicatori pentru gradul de utilizare al capitalului, respectiv:

gradul de utilizare a spațiilor;

nivelul resurselor financiare directe raportat la bugetul total;

volumul total al resurselor financiare necesare pentru funcționare în intervalul de timp analizat;

cheltuielile de personal raportate la totalul resurselor financiare alocate;

cheltuielile de dezvoltare.

1.3 Studiul sistemului informațional

1.3.1 Prezentarea activității economice

Biblioteca este o structură cultural-științifică, parte integrantă a sistemului național de învățământ. Ea participă la procesul instructiv-educativ, de cercetare și perfecționare, la cunoașterea valorilor culturii și științei naționale și universale și, totodată, efectuează cercetări proprii în domeniul bibliologiei și științei informării.

Se colecționează, organizează și valorifică fonduri naționale și străine de cărți, publicații seriale, manuscrise, documente arhivistice, cartografice, de muzică tipărită, microformate, documente grafice, audio-vizuale, electronice, fotografice sau multiplicate, precum și alte categorii de documente, indiferent de suportul material. Colecțiile pot cuprinde și alte documente nespecifice bibliotecilor, istoricește constituite sau provenite din donații.

Colecțiile se constituie și se dezvoltă prin achiziționare, transfer, schimb interbibliotecar național și internațional, donații, legate, sponsorizări și Depozit Legal. Donațiile și sponsorizările din străinătate sunt scutite de taxe vamale și de T.V.A. Stabilirea statutului, evidența, prelucrarea, conservarea, recuperarea și eliminarea documentelor se fac conform Legii bibliotecilor nr. 334/2002, art. 40, pct. 1-10.

Activități ale bibliotecii: dezvoltarea colecțiilor, evidența și organizarea colecțiilor, schimb de publicații, Depozit Legal, catalogarea documentelor, clasificarea și indexarea documentelor, prelucrarea publicațiilor seriale, comunicarea și împrumutul publicațiilor, relații cu publicul, prezervarea și conservarea documentelor, patologia și igiena documentelor, activități de informare documentară și referințe științifice, cercetare științifică în domeniul științelor informării, activități de informatizare și cooperare în rețele, activități de management, marketing, inițiere, formare și perfecționare profesională, activități de reprografie-legătorie, financiar-contabilitate, administrație, planificare, organizare, salarizare, resurse umane, secretariat, pază și alte activități impuse de funcțiile și obiectivele specifice.

Biblioteca oferă servicii de lectură în săli generale și specializate, cu acces direct și indirect la publicații, servicii de împrumut de documente la domiciliu, servicii de împrumut de documente intern și internațional, servicii de referințe științifice, servicii de informare bibliografică, acces la baze de date românești și străine, servicii de orientare, îndrumare și formare a utilizatorilor în vederea perfecționării tehnicilor de muncă intelectuală.

Resursele materiale ale bibliotecii se constituie din alocațiile bugetare primite de la Ministerul Educației, Cercetării și Tineretului (pentru local, mobilier, achiziționarea publicațiilor tradiționale și electronice, audio-vizuale, bănci de date, soft de bibliotecă, tehnică de calcul și întreținerea lor, precum și fondul de salarii pentru personalul bibliotecii), și din venituri proprii provenite din servicii, activități, tarife și penalități, contracte, etc., conform legislației în vigoare, sponsorizari.

1.3.2 Fluxul documentelor

Organizarea procesuală constă în stabilirea principalelor procese de muncă necesare realizării sistemului de obiective ale instituției.

Principalele procese de muncă din bibliotecă, urmărind fluxul de prelucrare a documentului de la intrarea în bibliotecă până ajunge în mâinile cititorului, sunt: dezvoltarea colecțiilor, evidența, prelucrarea (catalogare, clasificare, indexare), organizarea colecțiilor și comunicarea documentelor.

Dezvoltarea colecțiilor reprezintă prima etapă a circuitului pe care un document îl parcurge într-o bibliotecă. Este un proces de creștere a colecțiilor prin cumpărare, donație sau schimb, o activitate complexă constituită la rândul ei din mai multe procese, fiecare având tendința de a se dezvolta independent.

Procesele ce susțin dezvoltarea colecțiilor arată ca în figura de mai jos:

Evidența publicațiilor este un proces ce desemnează totalitatea operațiilor de consemnare a datelor cantitative și valorice, globale și individuale, referitoare la mărimea, componența și dinamica colecțiilor de documente. Se urmărește identificarea și gestionarea corecta a documentelor prin două cerințe: claritate și exactitate. Odată cu automatizarea bibliotecilor tendința este de a elimina aceste documente de evidență și de a înregistra publicațiile în memoriile calculatoarelor.

Prelucrarea cuprinde ansamblul operațiilor materiale și intelectuale care sunt efectuate din momentul intrării documentului în bibliotecă până la punerea acestuia la dispoziția cititorului. Cele mai importante operații sunt catalogarea, clasificarea și indexarea, dar procesul este mult mai complex, acesta putând să cuprindă operații precum: ștampilarea, echiparea, legarea.

Organizarea colecțiilor este un proces ce implică două activități: cotarea publicațiilor și așezarea la raft. Operația de cotare se realizează cu scopul de a stabili, pentru fiecare document, locul pe care acesta urmează să-l ocupe în depozit sau în rafturile cu acces direct. Fixarea locului documentului într-o colecție se realizează prin cota topografică – acea formulă unică și nerepetabilă prin care se indică locul unde va fi așezat documentul în vederea conservării, regăsirii și circulației.

Comunicarea documentelor sau circulația acestora reprezintă scopul final al oricărei biblioteci. Acesta este un proces de punere a unui document la dispoziția utilizatorului în acces direct sau indirect, pentru lectură în sală sau pentru împrumut. Procesul de comunicare a documentelor pune în relație directă bibliotecarul și cititorul.

În activitatea oricărei biblioteci punctul inițial și final este cititorul. Se pornește de la cititor, de la interesele și de la necesitățile lui de lectură pentru a ajunge din nou la el – același și totuși altul, cu un orizont de cunoaștere mai bogat, cu un anumit nivel de cultură, cu un gust format pentru o lectură de valoare.

Este firesc, deci, ca bibliotecarul, în mod sistematic, să își propună să „descopere” cititorul și să cunoască cerințele de carte ale acestuia.

Prin studierea procesului de muncă se pot descoperi căi de creștere ale productivității muncii, se pot reduce eforturile fizice și intelectuale și se elimină sau se diminuează suprasolicitarea.

1.3.3 Analiza critică a sistemului existent

Pentru a îmbunătății performanțele sistemului informatic de evidență și gestiune a colecțiilor din bibliotecă, precum și evidența economică a veniturilor obținute din diverse activități ca abonamente sau penalități, în urma analizei sistemului informațional existent s-au identificat unele deficiențe ale acestuia:

Arhivarea tuturor actelor durează foarte mult, fluxul devenind greoi și ineficient.

În calculul sumelor achitate în urma abonamentelor, se fac multe greșeli (erori umane) ca urmare a inexistenței unui sistem de gestiune care să ajute la evidența contabilă pentru serviciul contabil.

Rapoartele întocmite pentru centralizarea informațiilor privind evidența colecțiilor de carte, cărțile împrumutate, perioada maximă a împrumutului, penalizări, cărti scoase din uz, donații, sunt realizate greoi, fiind, de multe ori, inexacte și/sau incomplete.

Transmiterea documentelor și informațiilor de lucru se face deficitar, informațiile staționează, întârziind astfel procesul de lucru și ducând la luarea de decizii eronate.

1.3.4 Analiza de piață

Cele mai utilizate metode și tehnici de analiză a pieței sunt:

observarea directă a comportamentului utilizatorilor;

chestionarul de opinie (privind serviciile, conduita și competența bibliotecarilor);

discuții (după un plan structurat sau nestructurat);

analiza documentelor, formularelor de tip administrativ (liste de sugestii de achiziții, statistici privind frecvența, numărul și tipul de documente, produse, servicii furnizate, fișierele de împrumut, caietele de observații, propuneri, sugestii și reclamații);

analiza gradului de implicare (direct sau indirect) al utilizatorilor în activitatea bibliotecii (în comisiile de completare a colecțiilor, în evaluarea serviciilor și produselor);

experimentul (crearea unor activități, servicii și produse noi);

analiza SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). traducere

Analiza SWOT folosită pe scara largă în procesele de marketing oferă informații asupra capacității serviciului de a răspunde și de a controla impactul mediului.

Într-un serviciu informațional competent care are în vedere întotdeauna impactul mediului, succesul nu va întârzia să apară.

Forța este resursa sau capacitatea unei organizații de a-și realiza efectiv obiectivele.

Slabiciunea este o limită, o greșeală, un defect în organizație care o împiedică să-și realizeze obiectivele. De exemplu, capacitatea tehnologică limitată poate împiedica serviciul să satisfacă nevoile clienților.

Oportunitatea este orice situație favorabilă din mediul extern al serviciului. Un exemplu poate fi o schimbare tehnică: utilizarea Internetului și a altor servicii publice on-line sunt exemple ale aplicațiilor tehnologice care au creat oportunități de furnizare a unor noi servicii direct la domiciliul clienților.

Amenințarea este o situație nefavorabilă în mediul extern al serviciului care poate fi un pericol potențial pentru acesta sau pentru strategia acestuia. Poate fi o barieră sau o constrângere sau orice altceva ce poate influența negativ activitatea serviciului.

Analiza SWOT a activității bibliotecii reprezintă analizarea atât a mediului intern cât și a mediului extern și arată conform urmatorului tabel:

1.3.4 Direcții de perfecționare a sistemului actual

Pentru remedierea deficiențelor depistate se impune realizarea următoarelor activități :

Realizarea unei rețele Intranet, cu conectarea on-line a sistemelor de calcul din întreaga bibliotecă;

Accesul abonaților la Internet în sălile de lectură;

Valorificarea și punerea la dispoziție a clienților a cărților vechi, rare, de importanță culturală, în format electronic, pentru o mai ușoară accesare a informațiilor;

Securizarea documentelor cu etichete inteligente

Pentru Biroul de Prelucrare se va realiza o aplicație prin care se vor înregistra toate activitățile zilnice privind împrumutul de cărți și restituirea lor, evidența abonamentelor, gestionarea rapoartelor de diverse tipuri necesare serviciului contabil, inventar; se vor defini interogări parametrizate care vor informa factorii de decizie cu acele tipuri de informații care să permită fundamentarea actului decizional; se va implementa căutarea după cuvinte cheie a documentelor.

Cap.2 Proiectarea de ansamblu a noului sistem informatic

2.1 Definirea obiectivelor sistemului informatic

Sistemul informațional de gestiune a bazelor de date realizat urmărește ușurarea gestionării și evidenței, în orice moment, a stocurilor de cărți existente, a împrumuturilor de cărți și a termenelor de predare pentru abonați precum și posibilitatea de a consulta sumele plătite ca penalități de abonații care întârzie la predarea cărților împrumutate, clasificarea și ierarhizarea documentelor, evidența documentelor, numerotarea documentelor (atribuirea codului unic de identificare).

Prin proiectarea și realizarea noii aplicații se urmărește soluționarea următoarelor probleme:

Centralizarea informațiilor privitoare la abonații bibliotecii, cuprinzând:

Datele abonaților: nume, prenume, adresă, numar de telefon, e-mail, cod numeric personal, buletin de identitate;

Centralizarea datelor cu privire la situația cărților existente în bibliotecă, situația lor:

Informații despre cărțile găsite la momentul respectiv în bibliotecă: titlul cărții, anul apariției, prețul cărtii, autorul ei ,domeniul cărții, editura;

Informații privind situația împrumuturilor și a restituirilor;

Facilitatea accesului la informație a cititorilor;

Optimizarea timpului de regăsire a informațiilor solicitate de către utilizatori;

Modernizarea activității și a serviciilor oferite publicului;

Cautarea și regăsirea documentelor după cuvinte cheie.

2.2 Proiectarea de ansamblu a ieșirilor

Prin ieșirile unui subsistem informatic se înțelege totalitatea informațiilor furnizate de acesta beneficiarilor interni și externi, respectiv rapoarte, note de informare, interogări.

Rapoartele executate cu ajutorul aplicației trebuie să fie cât mai clare, să aduca informațiile concrete cu ajutorul cărora să se poata executa mai ușor situațiile de la sfârșit de lună privind împrumutul cărților, restituirea lor, liste cu cărțile existente în bibliotecă, necesarul de cărți ce trebuie achiziționat.

Utilizatorul va trebui să-și poată extrage datele cele mai utile într-un timp cât mai scurt, datele dintr-un raport fiind organizate într-un format cât mai prietenos, atrăgător.

Misiunea interogărilor este de a extrage din toată baza de date, acele informații necesare după anumite criterii, pentru a delimita activitățile bibliotecii dupa colecții, utilizatori, dotări.

În cazul aplicației proiectate vor rezulta următoarele ieșiri:

Situație abonați – se întocmește lunar pentru a face un raport privind categoriile de cititori dispuși să obțina informații sau să se documenteze frecventand o bibliotecă. Cuprinde pe prima coloană câmpul « ocupație », pe a doua coloană « număr abonați », care face un calcul al celor având ocupația respectivă, iar pe celelalte coloane sunt studiile absolvite de fiecare abonat în parte. Are ca suport de ieșire hârtia de imprimantă .

Situație titluri – se întocmește de câte ori este nevoie pentru a face situația privind cărțile din bibliotecă sortate pe domenii și subdomenii. Astfel se face o clasificare mai clară a documentelor și căutarea poate fi făcută și după domeniu, scurtând timpul destinat alegerii cărții de către abonat. Este organizată cu atribut principal « Subdomeniu », pe următoarea coloană fiind un total de titluri ce va fi rezultatul celorlalte atribute definind categoriile următoare: Beletristica, Cărti pentru copii, IT, Practic. Are ca suport de ieșire hârtia de imprimantă.

Carți împrumutate pe o perioadă de timp – este un raport ce se poate obține introducând o dată de început și una de sfârsit, afiseaza toate împrumuturile efectuate în perioada dată , numărul împrumutului efectuat, id-ul abonatului, id-ul cărții împrumutate, data efectuării împrumutului și data la care ar trebui restituită cartea. Poate fi selectat un anumit id_împrumut pentru a vizualiza detalii și se va obține un form care permite modificarea stării cărții sau ștergerea împrumutului. Se întocmește de câte ori este necesar.

Cărți nereturnate – pentru a observa numărul de zile întârziere, precum și penalitățile aferente se face acest raport lunar. Are ca informații id_împrumut, id_abonat, id_carte, data împrumut, data restituire, număr zile întârziere, penalități, prezintă acces la butonul « Modifică împrumut » care poate face modificarea pe id-ul respectiv.

Carți ce nu au fost împrumutate – este un raport ce analizează situația cărților libere existente în bibliotecă și se poate utiliza oricând este necesar.

Cautarea documentelor este simplificată putând fi realizată după: Titlu carte, Autor carte, Editura carte, Domeniu carte sau prin sistemul de memorare și regăsire documente, prin cuvinte cheie.

Cautarea abonatului se poate obține prin: Caută_ID_Abonat sau Cauta_Nume_Abonat.

Orice căutare se poate face prin folosirea parțiala a cuvântului de cautare, sistemul aducând la ieșire toate rezultatele găsite referitoare la ceea ce s-a introdus.

2.3 Proiectarea de ansamblu a intrărilor

Prin intrările unui sistem informatic se înțelege totalitatea datelor primare necesare obținerii informațiilor de ieșire ale sistemului. Datele primare se pot clasifica în date interne și în date externe. La nivelul fiecărui subsistem informatic este necesar ca intrările sistemului să fie condiționate de ieșirile acestuia.

Datele necesare obținerii informațiilor de ieșire ale sistemului sunt:

Pentru ABONAȚI :

Pentru TITLURI :

Pentru ÎMPRUMUT:

Pentru EDITURA :

În baza de date modelul relațional este definit prin: structura de date, operatorii care lucrează asupra structurii și restricțiile de integritate.

Pentru definirea structurii de date se folosesc concepte ca: domeniul, tabela, atributul, tuplul, cheia și schema tabelei. Datele trebuie să fie ușor adaptabile la schimbările ce pot aparea, accesul asupra lor trebuie să poata fi realizat rapid și ușor, protecția bazei de date trebuie asigurată sub aspectul securității și integrității datelor.

Pentru actualizarea datelor de intrare sunt necesare:

Videoformatul „ADAUGĂ ABONAT” permite actualizarea tuturor informațiilor referitoare la abonații bibliotecii; sunt permise adaugări rapide ale noilor abonați, precum și posibilitatea modificării datelor deja existente. Este un videoformat compus, în structura sa fiind definite trei butoane cu ajutorul cărora se aduc alte trei subformulare: „ADAUGĂ LOCALITATE”, „ADAUGĂ OCUPAȚIE” și „ADAUGă STUDII” care se completează în cazul în care noile informații nu există în baza de date.

Videoformatul „ADAUGĂ TITLU” permite adaugarea, modificarea, ștergerea datelor referitoare la o anumita carte. Are adăugate trei butoane cu ajutorul cărora se pot actualiza datele, precum și un buton pentru vizualizarea detaliilor cărtii. Aici mai sunt trei butoane: „ADAUGĂ AUTOR”, „ADAUGĂ DOMENIU” și „ADAUGă EDITURA”, necesare pentru completarea datelor în cazul în care nu există deja în baza de date.

2.4 Diagrama entitate-asociere

Identificarea asocierilor dintre entități sunt legăturile semnificative de un anumit tip (verbele din prezentarea activității descrise):

După numărul de tipuri de entități participante asocierea poate fi:

• unară (reflexivă)

• binară

• complexă

Asocierea reflexivă (ciclică, unară) se caracterizează prin faptul că exprimă legăturile stabilite între entități aparținând aceluiași tip.

Asocierile binare reprezintă legături (corespondențe) stabilite între realizările aparținând la două tipuri de entități diferite.

Asocierile complexe exprimă legături stabilite între realizările mai multor tipuri de entități.

Relatiile din baza de date pot fi scrise astfel:

ABONAȚI (Id_Abonat, Nume, Adresă, Telefon, E-mail, Data_Inscrierii, Id_Localitate, Id_Studii, Id_Ocupație, CNP, Serie_Bi, Numar_Bi).

Cheia primară este un identificator unic pentru fiecare înregistrare. Ea centralizează informațiile, iar tabelele se leagă între ele folosind chei primare. Câmpul acesta nu este niciodată gol sau nul  – conține întotdeauna o valoare. Aici cheia primară este Id_Abonat. Cheie externă: Id_Studii care face legătura cu tabela Abonat_Studii și Id_Ocupație ce face legătura cu tabela Abonat_Ocupație.

TITLURI (Id_Carte, Titlu, An, Preț, Cod_Carte, Pagini, Id_Autor, Id_Editură, Id_Domeniu, Fotografie).

Cheie primară este Id_Carte, iar cheia externa: Id_Editură care face legătura cu tabela Edituri, Id_Domeniu face legătura cu tabela Cărți_Domeniu și Cod_Carte – cu tabela Cărți_Cuprins .

ÎMPRUMUT (Id_Imprumut, Id_Abonat, Id_Carte, Data_Împrumut, Data_Restituirii, Carte_Restituită)

Cheie primară este Id_Împrumut, iar cheie externă: Id_Abonat care face legătura cu tabela Abonați și Id_Carte – cu tabela Cărți .

STUDII (Id_Studii, Studii)

Cheia primară este Id_Studii care este și cheie externă, făcând legătura cu tabela Abonați.

CĂRȚI (Id_Carte, Cod_Carte, Carte_Liberă)

Cheia primară este Id_Carte, cheia externă fiind Cod_Carte ce face legătura cu tabela Titluri.

AUTOR (Id_Autor, Nume)

Cheia primară și cheia externă este Id_Autor.

DOMENIU (Id_Domeniu, Domeniu, Subdomeniu)

Cheia primară și cea externă este Id_Domeniu.

LOCALITATE (Id_Localitate, Localitate)

Cheia primară și cea externă este Id_Localitate.

OCUPAȚIE (Id_Ocupație, Ocupație)

Cheia primară și externă este Id_Ocupație.

EDITURA (Id_Editură, Nume, Adresă, Telefon, Fax, Mail, Id_Localitate)

Cheia primară este Id_Editura și cheie externă Id_Localitate.

Rezultatul analizei structurale este modelul static (structural) numit și diagrama entitate-asociere:

2.5 Stabilirea colecțiilor de date

Principalele criterii pe baza cărora se pot grupa datele sunt legate de sfera de cunoaștere, de domeniul de activitate, de stabilitatea conținutului datelor și de rolul datelor în procesul prelucrării.

După sfera de cunoaștere există:

colecții de date primare:

listele de abonați, cărți, împrumuturi

descrierile documentelor utilizate în activitatea de prestator servicii

colecții de indicatori tehnico-economici cu caracter operațional

colecții de indicatori tehnico-economici cu centralizare medie

După domeniul de activitate

Colecția Abonați – date din cererile de abonamente

Colecția Cărți – date din nomenclatorul cărți

Colecția Împrumuturi – date din cereri împrumut

După stabilirea datelor

Colecția Abonați – caracter descriptiv

Colecția Cărți – caracter descriptiv

Colecția Împrumut – caracter descriptiv

2.6 Estimarea necesarului de resurse

Cerințele minime pentru funcționarea aplicației care se va descrie pe larg în continuare este sistemul Office 2000. Microsoft Access 2000 este prima variantă ce suportă ADO (Accessing Data Objects – ADO ) și este inclus în variantele Premium și Professional ale Office 2000.

CPU Office 2000 Proffesional are nevoie de un procesor cu o frecvență de cel puțin 75 MHz. Un procesor cu o frecvență de cel puțin 166 MHz este cerut de varianta Premium pentru rularea corectă a PhotoDraw 2000.

SISTEM DE OPERARE – Office 2000 poate rula pe următoarele sisteme de operare:

Microsoft Windows 95

Microsoft Windows 98

Microsoft Windows NT 4.0 cu Service Pack 3 sau variante urmatoare

Microsoft Windows 2000

Microsoft Windows Millennium Edition (Me)

Windows XP

Windows Vista

RAM

Windows 95, Windows 98, or Windows Me

16 MB de RAM sunt ceruți pentru sistemul de operare, la care se adaugă 4 MB pentru fiecare aplicație ce rulează simultan cu excepția:

8 MB Microsoft Access

8 MB Microsoft FrontPage

8 MB Microsoft Outlook

16 MB PhotoDraw

Windows NT 4.0 Workstation, Windows 2000 Professional, or Windows XP

32MB de RAM sunt ceruți pentru sistemul de operare, la care se adaugă 4 MB pentru fiecare aplicație ce rulează simultan cu excepția:

8 MB Microsoft Access

8 MB Microsoft FrontPage

8 MB Microsoft Outlook

16 MB PhotoDraw

Spatiu liber pe Hard Disk

Office 2000 Professional – 217 MB

Office 2000 Premium – 252 MB

CD-ROM sau DVD-ROM pentru instalarea Office 2000

Monitor

Se recomandă un monitor Super VGA cu rezoluție minimă 800×600 și minim 256 culori

Resurse umane – 1 analist, 1 informatician, personalul existent în bibliotecă

Resurse financiare – pentru realizarea sistemului informatic se estimează suma de 2000 USD, iar pentru cheltuielile cu instruirea personalului existent ce va exploata sistemul informatic se aloca 500 USD.

2.7 Planificarea realizării sistemului informatic

Aceasta etapă are la bază principiul proiectării și implementarii eșalonate a aplicației. Esalonarea reprezintă ordinea în care vor fi abordate componentele sistemului. Durata fiecărei etape, termenele de început și de sfârsit ale lucrării sunt aratate într-o diagramă:

unde fiecare activitate reprezintă:

Datele sunt introduse într-o diagrama care arată astfel (fig…):

și apoi sunt transformate țn diagrama Gantt:

2.8 Alegerea tehnologiilor de prelucrare

Modelul relațional al bazei de date se bazează pe teoria matematică a mulțimilor, tabelele reprezentând analoagele mulțimilor – colecții de elemente distincte care au proprietăți comune.

Modul în care se structurează și se organizează datele pentru prelucrare, procedeele de introducere a datelor în calculator, metodele și tehnicile de prelucrare și de redare a rezultatelor obținute, toate acestea sunt importante pentru alegerea viitorului sistem informatic care va utiliza baze de date și va funcționa operând aceste baze. Organizarea datelor în baze de date relaționale se face prin folosirea Microsoft Access 2007, fiind realizat de firma Microsoft. Se bazează pe SQL, are limbajul procedural gazdă (Basic Access) și instrumente de dezvoltare și furnizează un set puternic de instrumente care ajută în pornirea rapidă a urmăririi, raportării și partajării informațiilor. Există posibilitatea să se creeze rapid aplicații de urmărire atractive și funcționale prin particularizarea unuia dintre cele câteva șabloane predefinite, prin conversia unei baze de date existente sau prin crearea unei baze de date noi. Utilizând Office Access 2007, adaptarea aplicațiilor de baze de date si rapoartele, la necesitățile în schimbare din ziua de astăzi este simplă.

Cap 3 Proiectarea de detaliu a noii aplicații informatice

3.1 Proiectarea logică și fizică a ieșirilor

Această etapă poartă denumirea de proiectare logică de detaliu și se finalizează prin întocmirea, pentru fiecare situație finală, a specificațiilor de ieșire care servesc la: transmiterea rezultatelor prelucrării pe calculatorul utilizatorului, transmiterea programatorului a proiectului situațiilor, fără ambiguități.

Se poate utiliza orice suport informatic pentru obținerea informațiilor de ieșire: imprimantă, display, bandă magnetică. Pentru definitivarea formei și a formatului de prezentare a situațiilor finale trebuie să se respecte: cerințele conducerii privind macheta situațiilor finale, restricțiile tehnice; elementele de eficiență; lizibilitatea și spațierea; utilizarea monitoarelor sau a terminalelor video; utilizarea generatoarelor de rapoarte.

Proiectarea de detaliu a ieșirilor cuprinde două etape:

Proiectarea fizică de detaliu a ieșirilor – se realizează pe baza specificațiilor de ieșire și presupune definitivarea formei și formatului de prezentare a rapoartelor, așezarea în pagină, spațierea rândurilor, stabilirea procedurilor de interpretare a ieșirilor. Ieșirile sistemului sunt proiectate ca interogari, prin legarea mai multor tabele prin relațiile dintre date sau ca rapoarte, ce pot fi obținute la cerere sau periodic, în funcție de necesități. Principalele ieșiri ale aplicației sunt reprezentate de situațiile de informare obținute prin accesarea interogărilor și rapoartelor.

Proiectarea logică de detaliu a ieșirilor – macheta rapoartelor.

“CAUTA TITLU CARTE” este o interogare care are în componență patru tabele :

Pentru o căutare mai ușoară s-a folosit la validare criteriul Like "*" & [INTRODUCETI TITLUL: ] & "*" , astfel putem introduce numai o parte din titlul căutat, rezultatul fiind aducerea tuturor titlurilor care conțin termenii introduși.

Acest query este sub forma unei căsuțe de text în care se introduce titlul. După ce se acționează butonul OK vor fi aduse ca rezultat toate înregistrările din « Titluri » care conțin grupul de litere căutat.

Următoarea interogare este « CAUT AUTOR CARTE » care este formată din următoarele tabele:

La fel ca interogarea precedentă « Nume » din tabela « AUTOR » s-a validat cu criteriul « Like "*" & [INTRODUCETI NUMELE AUTORULUI: ] & "*" » pentru a nu fi nevoie de numele întreg al autorului:

Prin butonul « Detalii Titlu » aflat în partea de sus a formularului se pot observa date referitoare la cartea respectivă în form-ul « Titluri «

În partea din dreapta jos s-a inserat o « ImageFrame » căreia i s-a atașat un cod în sensul în care, dacă găsește Foto_coperta în aceeași locație cu aplicația, să o afișeze, daca nu găsește, spațiul este lăsat gol.

Apăsând command button-ul « Vizualizare Carti » se poate afla dacă există exemplare disponibile în bibliotecă:

În partea de jos este instalat un counter care numără câte exemplare se găsesc în bibliotecă, împrumutate sau nu:

Pentru query « CAUTA EDITURA CARTE » legăturile între tabelele folosite sunt:

Criteriul de validare s-a făcut pe campul “Nume” din tabela “EDITURA” sub forma “Like "*" & [INTRODUCETI EDITURA: ] & "*" “

Căutarea se va face prin caseta de dialog în care trebuie introduse câteva caractere:

Următoarea interogare este „CAUTA DOMENIU CARTE”, formată din tabelele:

Câmpul „Domeniu„ din tabela „DOMENIU” este validat prin criteriul „Like "*" & [INTRODUCETI DOMENIUL: ] & "*" „.

Se face căutarea în caseta text introducând domeniul căutat:

Și rezultatele apar în formularul „Titluri_caut_domeniu”:

Ultimul query este „CAUTA CUVANT” format din tabelele:

Și se vor aduce titlurile ce conin în referință cuvântul căutat:

„CAUTA ID ABONAT” apare sub forma unei căsuțe de dialog:

dacă valoarea introdusă nu există sau nu se introduce nimic, mesajul va fi:

Daca valoarea introdusa reprezinta un ID abonat valid, se va deschide fișa abonatului respectiv, având posibilitatea să modificam datele prin butonul „MODIFICA ABONAT” sau să vizualizăm împrumuturile efectuate de abonat, dacă documentul împrumutat este restituit sau nu:

La ieșirea din formular, se afișează un mesaj care avertizează asupra situației în care se împrumuta o carte și trebuie modificată starea din liber în indisponibil:

„CAUTA NUME ABONAT” s-a realizat pe același principiu: se introduce numele în căsuța text:

Rezultatul căutării este o listă a tuturor numelor ce au în componență grupul de litere introdus:

Butonul „VIZUALIZARE ABONAT” dă posibilitatea de a vedea toate informațiile necesare:

„SITUATIE ABONATI ” este un raport care arată numărul total al abonaților în funcție de ocupație, selectați în funcție de studiile absolvite, pentru a face o statistică. Este un crosstab alcătuit din tabelele „OCUPATIE” și „STUDII”.

Conține două butoane de comandă cu ajutorul cărora se poate vizualiza și tipări raportul.

Pentru o situație a titlurilor existente în bibliotecă, sortate în funcție de domeniu și subdomeniu, s-a creat un raport „SITUATIE TITLURI ”, cu numărul de titluri existente într-un subdomeniu, împărțite pe domenii.

De asemenea, poate fi vizualizat și eventual tipărit, pentru o clasificare a aparițiilor.

CARTI_IMPRUMUTATE_PE_O_PERIOADA_DE_TIMP pot fi raportate prin crearea unui raport Wizard:

Prin adăugarea atributelor necesare din cele două tabele „CARTI” și „IMPRUMUT” se constituie un raport:

Se va introduce data de început și sfârșit a perioadei de interogat pentru a vedea împrumuturile efectuate:

Raportul poate fi tipărit sau vizualizat, se pot observa detaliile împrumutului prin acționarea command button-ului DETALII IMPRUMUT:

La CARTI_NERETURNATE s-a folosit un query Imprumut_nereturnate care conține următoarele câmpuri: ID_imprumut, ID_abonat, ID_carte, Date_imprumut, Data_restituire, Zile_intarziere, Penalități din Tbl_Imprumut:

La câmpul “Numar Zile Intarziere” s-a folosit criteriul “Data_imprumut-21” deoarece în 21 de zile abonatul trebuie să restituie cartea.

Pentru campul “Penalitati” criteriul ales este “Zile_intarziere*50/100”. La acest query coloanele: Zile_intarziere: Date()-[Date_imprumut]-21si Penalitati: [Zile_intarziere]*50/100 sunt coloane calculate in query, formula de la Zile_intarziere fiind: din data acuala scade data de imprumut ( la care a fost facut imprumutul) din care se scade 21 ( numarul de zile pentru care cartea poate fi imprumutata). Formula de la Penalitati este: se ia numarul de zile calculat in coloana Zile_intarziere si se inmulteste cu valoarea in bani a penalitatii pe zi. In acasta formula s-a considerat o penalitate pe zi de 50 bani ; deoarece rezultatul trebuie sa fie in lei si nu in bani s-a recurs la inmultirea numarului de zile intarziere cu 50 si impartirea la 100 rezultatul obtinut fiind in lei. Criteriul ales este “Zile_intarziere*50/100”.

Pentru ca la Penalități sa nu mai apară numere negative în cazul în care numărul de zile întârziere nu depășește 21 de zile, s-a folosit condițional formmating pentru căsuțele de text respective:

Form in Design view -> → se dă click pe căsuța text respectivă → click de dreapta în aceeași căsuță și se alege Conditional Formmating.

În fereastra ce apare pentru casetă Zile întărziere condiția pusă este ca valorile mai mici de 21 să fie scrise cu alb.

Concluzia este că la fiecare împrumut nereturnat există valori în casetele text Zile_întârziere și Penalități, dar conform condițiilor impuse textul pentru fiecare casetă text poate avea culoarea albă și să fie invizibil pe fundalul casetei text respective:

“CARTI_ CE_ NU_ AU_ FOST_ IMPRUMUTATE” este altă interogare pentru care s-au folosit următoarele tabele:

Raportul poate fi tipărit sau vizualizat cu ajutorul butoanelor din partea de sus:

3.2 Proiectarea logică și fizică a intrărilor

Intrările unui sistem informatic reprezintă ansamblul datelor stocate, gestionate și prelucrate în cadrul sistemului, date care provin din dinamica operațiilor și proceselor economice și financiare derulate în cadrul bibliotecii.

La nivelul situațiilor de intrare, aplicația proiectată va permite introducerea rapidă a tuturor tipurilor de date, necesare pentru situațiile de raportare și informare necesare luării de decizii la nivelul managementului.

Operațiile curente de adăugare, modificare și ștergere pentru diversele categorii de date primare se pot efectua în vederea prelucrării lor în cadrul sistemului informatic.

În etapa de proiectare logică de detaliu se stabilește lista completă a intrărilor, pentru fiecare document de intrare descriindu-se elementele caracteristice cum sunt: conținutul informațional, natura și structura datelor, frecvența de apariție, volumul, criteriile de control și validare a datelor.

În proiectarea fizică de detaliu numită și proiectare tehnică de detaliu se realizează toată această activitate de proiectare a documentelor de intrare și a machetelor (ecrane, videoformate sau formulare) pentru datele de intrare, se stabilesc condițiile de validare a datelor și instrucțiuni de corectare a acestora.

Gestiunea datelor presupune și actualizările făcute în baza de date, introducerea de noi abonați, a cărților nou apărute în bibliotecă.

Proiectarea fizică a intrărilor este etapa construirii machetelor videoformat care ajută la preluarea datelor pentru o prelucrare ulterioară și obținerea rapoartelor de ieșire.

Formularul de introducere a unui nou abonat “ADAUGA ABONAT“ –datele se introduc prin completarea câmpurilor, ID_Abonat fiind un număr de înregistrare care se autocompletează în momentul introducerii datelor. În partea dreaptă, sus, este folosită o etichetă de avertisment care atenționează asupra necesității salvării datelor după completarea câmpurilor.

În partea dreaptă sunt inserate trei butoane utilizate în momentul introducerii noilor date în cazul în care localitatea nu se afla introdusă deja în baza de date sau ocupația solicitantului nu este printre datele introduse, pentru completarea câmpului “Studii“ fiind folosită aceeași regulă.

A fost folosit în linia de cod ca la activarea câmpurilor din formular, să se coloreze în galben fondul căsuței:

Me.Adresa.BackColor = 13434879, iar la dezactivare fondul căsuței revine la culoarea inițială:

Me.Adresa.BackColor = -2147483643

Folosind “ADAUGA LOCALITATE“ se deschide următorul formular pentru completarea unei noi localități, folosindu-se tabela Localitaăți, ID_Localitate fiind număr unic – dacă este ștearsă o înregistrare id-ul șters rămâne nefolosit:

Pe același principiu sunt și formularele pentru “ADAUGA OCUPATIE“ sau “ADAUGA STUDII“:

O alta posibilitate pentru actualizarea datelor de intrare este cea prin care se poate adauga un titlu nou – « ADAUGA TITLU ». Folosind butonul de comandă se va deschide tabela de « TITLURI » în care se vor completa datele, prin form-ul « TITLURI »:

Aici se pot folosi cele trei butoane din dreapta formularului pentru adaugare autor, editură sau domeniu, iar în partea de jos sunt două butoane de comandă « SALVEAZA » și « STERGE ».

După completarea câmpurilor și apăsarea butonului de salvare, va apare un Message Box care anunță că înregistrarea a fost făcută:

Se poate folosi « VIZUALIZARE CARTI »pentru introducerea numărului de exemplare din cartea respectivă:

Odată cu introducerea numărului de cărți în « NUMAR DE CARTI DE ADAUGAT » se activează butonul « ADAUGA CARTE » care va folosi o variabilă contor ce ajută la repetarea secvenței de cod referitoare la adăugarea cărților. Dacă valoarea casetei text Numar_carti este diferită de șirul gol, adică este un număr, atunci se inițializează variabila număr Dorit cu valoarea inscrisă în caseta text, dacă nu se introduce nicio valoare, atunci se încheie procedura pentru Command Button Adauga face executarea adaugării. Va apare un Message Box cu textul:

Dacă se completează căsuța cu 5 exemplare – ele se vor adauga în baza de date.

În partea de jos a form-ului apare un counter care va număra exemplarele existente în baza de date:

iar mesajul text care va apare va fi de forma:

Videoformatul « ADAUGA AUTOR » este un form folosit pentru actualizarea datelor folosite pentru completarea fișei unui document care intră în bibliotecă. Conține un buton pentru adăugare autor, unul pentru a salva modificările facute, unul pentru a șterge înregistrarea și unul pentru ieșirea din formular.

S-a folosit formularul « AUTOR » conținând câmpurile Id_Autor și Nume Autor

iar în FormView va arata astfel:

La deschiderea inițială formularul va arata prima înregistrare din baza de date. Urmând săgețile de pe butoanele din partea de jos se poate trece de la prima înregistrare la ultima sau de la înregistrarea 1, la cea de a doua, a treia, pas cu pas. Odată cu apăsarea butonului « ADAUGA AUTOR », cursorul se va duce la o noua înregistrare, formularul asșteptând completarea, după care trebuie salvată modificarea. În eventualitatea că trebuie anulată adaugarea, se poate șterge înregistrarea, fiind afișat următorul mesaj:

Videoformatul « ADAUGA DOMENIU » s-a creat în baza formularului « DOMENIU », conținând câmpurile Id_Domeniu, Domeniu, Subdomeniu

În modul FormView va arata astfel:

și va conține aceleași caracteristici ca și « ADAUGA AUTOR » sau « ADAUGA TITLU ».

Videoformatul « ADAUGA EDITURA » este construit pe baza form-ului « Editura », având în componență atributele din imagine:

În modul FormView se prezintă astfel:

În plus, față de celelalte videoformate, acesta are butonul de comandă » ADAUGA LOCALITATE » care permite înregistrarea datelor de intrare pentru localitatea în care se afla sediul editurii.

3.3 Proiectarea bazei de date

O bază de date proiectată corespunzător furnizează acces la informații precise, actualizate. Deoarece o proiectare corectă este esențială pentru atingerea scopurilor utilizării unei baze de date, investiția în timpul necesar învățării principiilor unei bune proiectări este esențială.

Întotdeauna trebuie avut în vedere scopul bazei de date. Principalul pas în proiectarea bazei de date este găsirea și organizarea informațiilor necesare. Urmează împărțirea elementelor de informații în entități (tabele), alegerea cheilor primare, folosirea regulilor de normalizare.

Bazele de date relaționale sunt un tip de baze de date în care datele, văzute ca și atribute ale entităților reale, sunt stocate în tabele și sunt legate între ele prin relații.

Acest mod de structurare a datelor, bazat pe legături între date, permite eliminarea redundanței, astfel încât stocarea și, mai ales, modificarea unei informații se face într-un singur loc, iar, din punct de vedere funcțional, această structură permite regăsirea, filtrarea, ordonarea și agregarea datelor, în mod natural.

Proiectarea codurilor presupune operația de codificare, adică generarea de grupuri de simboluri și atribuirea lor elementelor unei relații. Rezultatul codificării se concretizează într-un sistem de coduri, care de regulă, sunt utilizate pentru identificarea unică a unei înregistrări. În continuare se vor descrie codurile utilizate pentru crearea tabelelor

Pentru realizarea tabelei ABONATI a fost necesară introducerea mai multor atribute, caracteristici ale fiecărui abonat în parte, date după care se pot scoate anumite rapoarte sau statistici, în funcție de necesități:

În modul Design View tabela ABONATI arată astfel:

Tabela ABONATI se leagă prin cheia externă ID_Studii de tabela STUDII și prin cheia externă ID_Ocupatie de tabela OCUPATIE, datele din cele două tabele sunt validate astfel:

Tabela STUDII:

Tabela OCUPATIE:

Legăturile dintre tabele arată că sunt de tip 1:M – legătură de tip unu la mulți când unei înregistrări dintr-o tabelă îi corespund mai multe înregistrări în cealaltă tabelă.

Tabela IMPRUMUT are următoarele atribute validate astfel:

Tabela LOCALITATE are următoarele atribute:

Între tabelele descrise mai sus există următoarele relații:

Ceea ce înseamnă că un abonat poate face mai multe împrumuturi – relație de tip 1:M și mai mulți abonați pot fi din aceeași localitate – relatie de același tip.

Tabela CARTI are următoarele atribute:

Tabela EDITURA:

Legăturile dintre tabelele descrise sunt tot 1:M (unu la mulți):

ceea ce înseamnă că o carte, având mai multe exemplare de același tip poate fi împrumutată de atâtea ori câte exemplare sunt și, în celalalt caz, mai multe edituri pot apaține aceleiași localități.

Tabela TITLURI:

Tabela AUTOR:

Tabela DOMENIU:

Relațiile dintre tabele sunt de unu la mulți: un autor poate scrie mai multe cărți și într-un domeniu pot fi mai multe titluri:

Pentru îndepărtarea anomaliilor care pot apare în manipularea bazei de date există o teorie de normalizare – teorie construită în jurul conceptului de forme normale (FN), care ameliorează structura BDR prin înlăturarea treptată a unor neajunsuri și prin imprimarea unor facilități sporite privind manipularea datelor.

Normalizarea utilizează ca metodă descompunerea (top-down) unei tabele în două sau mai multe tabele, păstrând informații (atribute) de legătură.

FN1. O tabelă este în FN1 dacă toate atributele ei conțin valori elementare (nedecompozabile), adică fiecare tuplu nu trebuie să aibă date la nivel de grup sau repetitiv. Structurile de tip arborescent și rețea se transformă în tabele cu atribute elementare.

FN2. O tabelă este în FN2 dacă și numai dacă este în FN1 și fiecare atribut noncheie al tabelei este dependent funcțional complet de cheie. Un atribut B al unei tabele depinde funcțional de atributul A al aceleiași tabele, dacă fiecărei valori a lui A îi corespunde o singură valoare a lui B, care îi este asociată în tabelă. Un atribut B este dependent funcțional complet de un ansamblu de atribute A în cadrul aceleiași tabele, dacă B este dependent funcțional de întreg ansamblul A (nu numai de un atribut din ansamblu).

FN3. O tabelă este în FN3 dacă și numai dacă este în FN2 și fiecare atribut noncheie depinde în mod netranzitiv de cheia tabelei.

3.4 Proiectarea interfeței aplicației

În cadrul acestei etape se concep și se implementează, în mod vizual și interactiv, elementele interfeței dintre aplicație și utilizatorul acesteia. Elementul care stă la baza realizării interfeței îl constituie forma – macheta de lucru sau fereastra aplicației – în cadrul căreia vor fi implementate toate controalele, bara de meniu corespunzatoare aplicației proiectate.

La elaborarea interfeței sunt luate în considerare o serie de elemente specifice … care, iar la testare se urmăresc două aspecte și anume:

măsura în care conținutul specificațiilor de interfață a fost implementat și se regăsește în produsul finit;

reacțiile utilizatorilor la traversarea succesiunii de pași necesari pentru soluționarea problemei.

Interfața proiectată trebuie să fie cât mai accesibilă, intuitivă, prietenoasă pentru utilizator, clară în cerințe, fără mesaje ambigue, extensibiă pentru viitoarele eventuale modificări.

Pentru aceasta s-a dezvoltat un form principal care are un meniu ușor, structurat în mai multe file: ”CARTI”, ”ABONATI”, ”STATISTICA/RAPOARTE” și ”GESTIUNE DATE”, adăugate prin INSERT PAGE dând click dreapta pe una din pagini:

Accesând butonul Image din bara de stare s-a inserat imaginea din partea dreapta. Pentru ca aceasta să nu ocupe prea mult spațiu s-a recurs la alegerea unei imagini de 47.1 KB:

Fiecare pagină din meniu este structurată astfel încât interogările să poata fi făcute facil și intuitiv: dacă se dorește o căutare referitoare la cărți și tot ceea ce este legat de acest obiect – titlu, autor, editură, domeniu, cuvinte de referință – se intră în meniul „CARTI” și se acționează command button-ul respectiv.

Aici s-au adăugat butoane de comandă care deschid bazele de date, ca eveniment de construcție folosindu-se tabela respectivă, care trebuie deschisă -„OpenForm ” și se face cșutarea prin form-ul „CautEditura”:

La fel s-a procedat și cu celelalte pagini ale meniului.

S-a proiectat un buton de comanda pentru inchiderea form-ului principal si pentru iesirea din aplicatie. Parasirea meniului principal se face dand click cu mouse-ul pe butonul special “IESIRE APLICATIE”.

Celelalte pagini ale aplicației au fost îmbogățite cu imagini specifice:

Pentru o mai usoara accesibilitate s-a creat un meniu care ajuta la alegerea optionala a proceselor ce urmeaza a fi intocmite : s-a dat click pe sageata aflata in capatul optiunilor “undo “ si “redo” , se selecteaza “More commands” , se alege “Current database “ ca in figura de mai jos (fig ),

dupa care se debifeaza “Allow Full Menus”.Va apare un mesaj :

Se redeschide aplicatia si bara pentru Biblioteca se afiseaza cu click pe Add-Ins :

Acest meniu este folositor in cadrul executarii imprumutului deoarece abonatul , dupa nume sau id , poate fi cautat din interfata, iar cartile se pot cauta din meniu.

De pe site-ul Microsoft http://www.helpgenerator.com/downloadacchelp.htms-a instalat Help Generator Microsoft Access folosindu-se varianta trial a aplicatiei .Acesta s-a editat in fisierul Help , apoi a fost compilat in fisier CHM fiind necesara instalarea MS HTML Help Workshop din http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms669985 .Fisierul a fost asignat butonului din bara de meniu (fig ).

Modul de instalare al aplicatiei este explicat in Instalare Aplicatie ( fig. )

Descrierea pornirii aplicatiei se face accesand „Starting the program”(fig. )

Toate formularele, tabelele sau rapoartele utilizate in aplicatie sunt prezentate detaliat conform figurii nr :

wwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwww

La deschiderea aplicatiei apare un mesaj care permite utilizatorului sa modifice rezolutia (fig )

Codul pentru modificarea rezolutiei este scris in „Modul Rezolutie” (fig )

Ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc parola

wwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwww

Testarea aplicației se face verificând și comparând rezultatele obținute în mod automat cu cele obținute folosind metodele de evidență manuală. Rezultatul testării unei interfețe este raportul de testare, în care este subliniată diferența dintre comportamentul dat în specificații și cel efectiv, pentru seturile de date descrise în specificații. După realizarea aplicației s-a procedat la anularea înregistrărilor și introducerea altora noi, cu date reale pentru testarea finală a produsului.

Responsabilitatea pentru testarea și punerea în funcțiune a sistemului va reveni instituției, proiectantului aplicației și reprezentantului IT al bibliotecii.

Cap 4 Prezentarea, implementarea și exploatarea aplicației

4.1 Condiții privind implementarea aplicației

În procesul de dezvoltare al oricărei firme un aspect important îl are informatizarea firmei, implementarea de sisteme informatice care să ducă la acces rapid la informații, creșterea productivității și o mai bună urmărire a tuturor proceselor de către managementul firmei.

Integritatea aplicației este asigurată de caracteristicile tehnologiilor folosite – datele sunt protejate de sistemul de protecție asigurat de mediul Microsoft Access.

Printre caracteristicile de mentenanță întreținere se numără faptul că aplicația este dezvoltată într-un limbaj ce implementează tehnicile de dezvoltare orientate pe obiect. Este un SGBD de tip desktop, o aplicație autonomă care stocheaza o bază de date și efectuează ea însăși toate procesările SQL sau se comporta ca și client al unui server SQL.

Aplicațiile desktop au, de obicei, rolul de a optimiza procesele din diverse departamente ale unei firme, astfel am putea exemplifica:

aplicație de gestiune a clienților și împrumuturilor, crearea de interogări și rapoarte;

adăugarea și editarea de noi clienți, titluri de cărți

evidența împrumuturilor, penalități

Aplicația este construită pe o platformă familiară, compusă din elemente vizuale cum ar fi: butoane de comenzi, liste de opțiuni, rapoarte, zone de text, casete și etichete. Este ușor de utilizat și are o mare flexibilitate în dezvoltare.

Aici s-a încercat crearea unui sistem de gestiune a activităților preponderente din bibliotecă, dar poate fi îmbunatățit în viitor utilizându-se ca baza de plecare chiar aplicația în sine. Extinderea aplicației poate fi asigurată de tehnicile add-on, fiind complet compatibilă cu acestea, adăugarea de noi clase, module, cu acces direct la resursele globale ale aplicației – variabile, obiecte cu acces global.

Condițiile de implementare sunt asigurate prin difuzarea instrucțiunilor de executare a procedurilor manuale și automatizate, atât pentru beneficiar, cât și pentru unitatea de prelucrare, prin documentație scrisă.

Instruirea personalului utilizator se va face prin cursuri de cinci zile, organizate la sediul bibliotecii.

4.1 Exploatarea curentă a aplicației

? In continuare este prezentata procedura de lucru a aplicatiei .

Pentru a deschide aplicația se dă click pe Biblioteca, icon găsit în Start menu, în Programs / BIBLIOTECA.

Să presupunem că un client dorește să se înscrie ca abonat al bibliotecii.

În meniul “ADAUGA ABONAT“ se completează datele clientului: nume, adresa, localitate, ocupație, studii, telefon, e-mail, cnp, serie, numar buletin, data înscrierii. Dacă localitatea din care provine clientul nu există în baza de date, va trebui să o introducem in baza de date apăsând butonul “ADAUGA LOCALITATE”, după care revenim pentru a completa celelalte date. La fel se procedează în cazul în care în baza de date nu există ocupația sau studiile respective.

După completarea datelor se apasă butonul “SALVEAZA MODIFICARE”.

Presupunem că acest client dorește să împrumute cartea “Drumuri prin memorie “ de Octavian Paler.

Va trebui să vedem dacă această carte există în bibliotecă, și, în cazul în care exista, dacă sunt exemplare libere. Se apasă “CAUTA TITLU CARTE” și se tastează primele litere ale titlului cărții. Vor apare toate titlurile ce au în componența grupul de litere tastat. Se observă că titlul căutat există în bibliotecă. Petru a vedea dacă exista exemplare libere se apasă “DETALII TITLU”. Mai departe, în “VIZUALIZARE CARTI” se observaă că există un exemplar liber. Cu fișa abonatului deschisă, se acordă împrumutul cărții, apasând butonul “IMPRUMUTA”. Apare un mesaj care anunță că împrumutul s-a înregistrat:

La înregistarea unui nou abonat se procedează la accesarea filei din interfața „GESTIUNE DATE” -> →”ADAUGA ABONAT”, se introduc datele începând cu numele, adresa;? dacă localitatea , dacă ocupația sau studiile nu sunt în baza de date, se actualizează cu încărcarea lor prin accesarea butoanelor „ADAUGA LOCALITATE”, ”ADAUGA STUDII”, ”ADAUGA OCUPATIE”; dacă există în baza de date, se aleg din listă datele necesare, după care se salvează.

La înregistrarea cărților în baza de date se apasă „ADAUGA TITLU”, se completează datele începând cu numele titlului, se completează câmpul „DETALII” cu referința cărții, se introduce numele fișierului pentru poza coperții, dacă aceasta există, se salvează, după care apare mesajul care anunță că înregistrarea a fost efectuata. În ”VIZUALIZARE CARTI” se completează ”NUMAR DE CARTI DE ADAUGAT” – câte exemplare din titlul respectiv trebuie înregistrate în bibliotecă, se apasă butonul „ADAUGA CARTE” după care se salvează datele introduse.

În „STATISTICA/RAPOARTE” se pot vizualiza și lista rapoarte despre „SITUATIE ABONATI”, ”SITUATIE TITLURI”, „CARTI IMPRUMUTATE PE O PERIOADA DE TIMP”, „CARTI NERETURNATE”, „CARTI CE NU AU FOST IMPRUMUTATE”(anexele 1,2,3 ).

ÎNCHIERE

BIBLIOGRAFIE

UNIVERSITATEA ROMANO-AMERICANĂ

FACULTATEA INFORMATICĂ MANAGERIALĂ

LUCRARE DE LICENȚĂ

SISTEM INFORMATIC DE GESTIUNEA

ACTIVITĂȚII UNEI BIBLIOTECI

Coordonator științific

Profesor universitar

Doctor Virgil Chichernea

Absolvent

Daniela Gabriela Stan

BUCUREȘTI 2010

Cuprins