Sistem Informatic de Gestiune a Aprovizionarilor cu Materiale

Cuprins

Motivarea alegerii temei

Introducere

Partea I. Stadiul cunoasterii

1. Capitolul 1. Stocurile

1.1. Contabilitatea stocurilor

1.1.1. Generalitați privind stocurile

1.1.2. Evaluarea și recunoașterea stocurilor in evidența contabilӑ. Deprecierea

1.1.2.1.Evaluarea stocurilor la momentul intrarii in patrimoniul entitații

1.1.2.2.Evaluarea stocurilor la data inventarierii și deprecierea lor

1.1.2.3. Evaluarea la ieșirea din gestiune a stocurilor

1.1.2.4. Inventarul permanent vs. inventarul intermitent

1.1.2.5.Impactul evaluarii stocurilor asupra situațiilor financiare

1.1.3.Principalele tranzacții in care stocurile se regasesc

1.1.4.Reclasificarea unui activ circulant

1.1.5.Stocurile – element manipulabil de contabilitatea creativa?

2. Capitolul 2. Sisteme informatice destinate funcției contabile: gestionarea aprovizionarilor.

2.1. Sistem informațional și sistem informatic

2.2. Principalele tipuri de sisteme informatice

2.3. Avantajele și dezavantajele folosirii unui sistem ERP

2.4. Factori care influențeaza implementarea sistemelor ERP.

Partea a II-a. Studiu de caz.

3. Capitolul 3. Realizarea unui sistem informatic de gestiune a aprovizionarilor cu materiale.

3.1. Obiectivele sistemului informatic

3.2. Prezentarea aplicației

3.2.1. Realizarea modelului relational

3.2.2. Realizarea modelului orientat obiect

3.2.3. Relationarea tabelelor

3.2.4. Prezentarea aplicatiei

3.2.5. Mentenanta sistemului informatic

Concluzii

Bibliografie

Anexe

Motivarea alegerii temei

Principalul motiv pentru care am ales ca tema "Sistem informatic de gestiune a aprovizionarilor cu materiale" este faptul ca sunt conducatorul Departamentului de Aprovizionare a unei societați comerciale. In cadrul unui asemenea departament este vital sa se știe cat și cand trebuie comandate produse și materiale, unde, adica la ce furnizori și trebuie ținuta o evidența a produselor și materialelor comandate.

Aprovizionarea tehnico-materiala este prima faza  a fluxului tehnologic, fara de care intreprinderea nu ar putea funcționa. Este nevoie de aprovizionare pentru a putea produce și vinde. Prin acest proces se deruleaza activitați care asigura planificarea, realizarea și evidența resurselor materiale, a utilajelor, a energiei precum și deplasarea acestora de la furnizor la consumator.

Fiecare societate iși stabilește propria politica de aprovizionare. Prin aceasta politica se stabilește ce forma de aprovizionare alegem, tipul de marfuri, prețurile de achiziție a acestor marfuri, cum se aleg furnizorii. Intreprinderea alege varianta care raspunde cel mai bine criteriilor legate de calitatea, prețul, termene de livrare, condiții de plata, costurile și serviciile ce insoțesc livrarile, garanția respectarii contractului.

Aprovizionarea trebuie sa satisfaca urmatoarele cerințe:   sa stabileasca nivelul real, judicios fundamentat al diferitelor materiale achiziționate;  sa repartizeze și sa asigure o mișcare raționala a mijloacelor de producție de la producator la consumator;  sa asigure o largire continua a bazei de materii prime;  sa realizeze o valorificare superioara a resurselor materiale;  sa asigure creșterea eficienței economice prin accelerarea vitezei de rotație a cheltuielilor variabile.

Activitațile care se deruleaza în aprovizionare trebuie sa conduca la simplificarea și marirea operativitații în achiziția de materiale la reducerea cheltuielilor aferente operațiilor de transport, depozitare, manipulare, stocare precum și la îmbunatațirea condițiilor de lucru și a organizarii din cadrul departamentului specializat.

De obicei, fiecare departament al firmei are propriile sisteme informatice specializate și optimizate pentru nevoile particulare proprii. Aceste sisteme pot integra toate departamentele unei societați intr-un sistem informatic. In piata exista o multitudine de sisteme informatice care ajuta departamentul de aprovizionare sa-și indeplineasca sarcinile.

Introducere

Lucrarea de dizertație este structurată in doua parți, pe trei capitole, concluzii, bibliografie și anexe.

Partea teoretică sau Studiul cunoasterii este prezentată în primul capitol. Aici am inclus noțiunile fundamentale despre contabilitatea stocurilor, generalitați, evaluarea stocurilor și deprecierea acestora, reclasificarea activelor circulante, tipuri de inventar.

In cel de al doilea capitol sunt prezentate sistemele informaționale și informatice, clasificarea acestora, ciclul de viața, evoluția sistemelor de planificare a resurselor intreprinderii (sisteme ERP), avantajele și dezavantajele acestora.

In partea a doua a lucrarii, Studiul de caz, am prezentat etapele proiectarii unui sistem informatic de evidența a aprovizionarii cu materiale a unei intreprinderi, conceperea modelului relațional al bazei de date, realizarea modelului orientat obiect. Tot in aceasta parte sunt prezentate funcțiunile aplicației dezvoltate, mentenanța sistemului pentru evidența aprovizionarilor unei intreprinderi.

            Lucrarea se încheie cu concluzii, anexe și bibliografie.

Capitolul I. Stocurile – de la teorie la

aplicația informatica de gestiune

In vederea realizarii obiectului de activitate al unei societați se desfasoara un proces complex in care sunt antrenate o serie de elemente de natura materiala, financiara sau umana.

In calitatea ei de unitate economica generatoare de rezultate, societatea, pentru indeplinirea obiectivelor sale propuse, utilizeaza resurse tehnologice specifice domeniului de activitate desfasurat si resurse materiale.

Funcția de aprovizionare a unei societați se regasește printre cele mai importante, aceasta avand in atributiile sale atat efectuarea de achiziții de natura stocurilor, cat și a imobilizarilor deopotriva.

Patrimoniul unei societați insumeaza totalitatea bunurilor ce aparțin acesteia din punct de vedere juridic dobandite ca urmare a relaționarii cu alți terți și care creaza o serie de drepturi și obligații deopotriva. Pe scurt, patrimoniul unei persoane juridice reprezinta active, adica resursele de care dispune entitatea pentru realizarea obiectului de activitate, și datorii și capitaluri proprii, ca surse de susținere a acesteia.

Activul, in calitate de componenta patrimoniala, “evidențiaza destinația și lichiditatea bunurilor economice (perioada de transformare in bani)”. Analiza activului se realizeaza pe categorii de elemente in funcție de capacitatea lor de transformare in lichiditați.

Stocurile, elementul-cheie al prezentei lucrari, sunt considerate printre cele mai lichide active bilantiere. Impreuna cu disponibilitatile banești, creantele si investitiile financiare, ele alcatuiesc activul circulant al unei societati.

Gestiunea stocurilor ocupa un loc important in gestiunea oricarei entitati reprezentand unul dintre procesele economice ce se dorește a fi eficientizat printr-o conduita indreptata spre asigurarea concordantei atat din punct de vedere cantitativ, cat și din punct de vedere valoric.

1.1 Contabilitatea stocurilor

1.1.1. Generalitati privind stocurile

Stocurile reprezinta active circulante achizitionate sau produse in scopul comercializarii sau consumului propriu a caror perioada de detinere este mai mica de un an.

Altfel spus, “stocurile reprezinta acele valori economice care prin natura și destinația lor sunt folosite ca materii prime și materiale consumabile, producție in curs de execuție, produse finite și semifabricate, marfuri și ambalaje aflate in depozite spre vanzare.”

Intr-o perspectiva financiara, stocurile sunt definite ca fiind alocari de resurse realizabile la momentul vanzarii catre terți sau utilizarii lor de catre entitate pentru producerea altor bunuri sau prestarea de servicii.

Intr-o alta viziune, “stocul reprezinta cantitatea de bunuri (materii prime, materiale etc.) existenta, la un moment dat, ca rezerva in depozitul unui magazine, al unei intreprinderi, intr-o piata in vederea asigurarii continuitatii productiei sau a desfacerii.”

Așadar, pentru ca un element sa fie considerat stoc trebuie sa:

Sa fie detinut pentru a fi vandut, in cursul normal al activitatii;

Sa fie detinut sub forma de materiale sau furnituri, care trebuie sa fie consumat in cursul procesului de productie sau al prestarii de servicii

Cel in curs de executie sa se transforme in produs finit pentru a fi supus vanzarii.

Literatura de specialitate considera doua criterii de clasificare specifica elementelor de natura stocurilor, și anume:

Din punct de vedere al apartenentei la parimoniul entitatii vom regasi:

Stocuri ce apartin societatii și care se pot regasi in gestiunea acesteia sau se gasesc date spre pastrare sau prelucrare pe perioada temporara altor terti;

Stocuri a caror proprietate nu apartine societatii, dar care se regasesc in custodie pentru o anumita perioada de timp in cadrul gestiunii acesteia.

In functie de provenienta lor și de modalitatea de intrare in gestiune distingem:

Stocuri achizitionate de la terti in schimbul unui pret stabilit;

Stocuri intrate in gestiunea societatii prin donatie;

Stocuri aduse ca aport la capitalul social;

Stocuri rezultate in urma procesului de productie și provenite din activitatea entitatii.

Conform reglementarilor in vigoare, in categoria stocurilor regasim:

Materii prime – participa in mod direct la realizarea produselor finite și se regasesc in integralitatea lor in cadrul acestora;

Materiale consumabile – participa intr-o proportie mai mica și indirect la realizarea productiei și nu se regasesc in forma lor finala;

Materiale de natura obiectelor de inventar – sunt elemente de activ care ar putea fi incadrate in categoria imobilizarilor, dar care nu indeplinesc fie conditia de valoare (peste 1.800 lei), fie pe cea de perioada de utilizare (mai mare de 1 an);

Produse finite – reprezinta forma finala rezultata in urma procesului de productie in care sunt implicate materiile prime și materialele consumabile și care, pentru a ajunge in acest stadiu, au parcurs intreg procesul de productie;

Productia in curs de executie – cuprinde elemente ce urmeaza a fi transformate in produse finite, dar care inca nu au parcurs intreg ciclul de productie;

Marfurile – reprezinta bunuri achizitionate de la terti și care sunt supuse revanzarii in stadiul de prelucrare in care se gasesc;

Ambalaje – sunt considerate elemente ce participa indirect la activitatea societatii prin utilizarea lor la momentul transferului lor de la entitatea producatoare la clienti.

Trebuie precizat faptul ca elementele de natura stocurilor sunt reglementate in tara noastra de OMFP 1082/2014, iar pe plan international de standardul IAS 2 “Stocuri” completat și coroborat cu standardul international IAS 36 “Deprecierea activelor”. Aceste standarde sunt corelate și cu alte standarde precum: IAS 1 “Prezentarea situatiilor financiare”, IAS 10 “Evenimente ulterioare datei bilantului”, IAS 41 “Agricultura” etc.

1.1.2.Evaluarea și recunoașterea stocurilor in evidenta contabila. Deprecierea

In sens larg, “evaluarea in contabilitate consta in cuantificarea și exprimarea in unitati monetare a marimii elementelor patrimoniale și a operatiilor economice și financiare cu modificari intervenite in masa patrimoniului.”

Reglementarile surprind patru momente distincte privind evaluarea și anume: la intrarea in patrimoniu, la data inventarierii, la data incheierii exercitiului financiar și la ieșirea din patrimoniu a bunurilor de natura stocurilor.

Fig.1.1. Momentul evaluarii stocurilor

In ceea ce privește recunoașterea acestora, atat standardele internationale cat și reglementarile nationale obliga la evidentierea lor in contabilitate la data intrarii in gestiune a acestora.

In cele ce urmeaza, voi aborda pe rand cele trei situatii in care stocurile sunt supuse evaluarii.

1.1.2.1.Evaluarea stocurilor la momentul intrarii in patrimoniul entitatii

La momentul intrarii stocurilor in gestiunea societatii, “evaluarea se bazeaza pe principiul costului istoric, ceea ce implica recunoașterea stocuri natura stocurilor sunt reglementate in tara noastra de OMFP 1082/2014, iar pe plan international de standardul IAS 2 “Stocuri” completat și coroborat cu standardul international IAS 36 “Deprecierea activelor”. Aceste standarde sunt corelate și cu alte standarde precum: IAS 1 “Prezentarea situatiilor financiare”, IAS 10 “Evenimente ulterioare datei bilantului”, IAS 41 “Agricultura” etc.

1.1.2.Evaluarea și recunoașterea stocurilor in evidenta contabila. Deprecierea

In sens larg, “evaluarea in contabilitate consta in cuantificarea și exprimarea in unitati monetare a marimii elementelor patrimoniale și a operatiilor economice și financiare cu modificari intervenite in masa patrimoniului.”

Reglementarile surprind patru momente distincte privind evaluarea și anume: la intrarea in patrimoniu, la data inventarierii, la data incheierii exercitiului financiar și la ieșirea din patrimoniu a bunurilor de natura stocurilor.

Fig.1.1. Momentul evaluarii stocurilor

In ceea ce privește recunoașterea acestora, atat standardele internationale cat și reglementarile nationale obliga la evidentierea lor in contabilitate la data intrarii in gestiune a acestora.

In cele ce urmeaza, voi aborda pe rand cele trei situatii in care stocurile sunt supuse evaluarii.

1.1.2.1.Evaluarea stocurilor la momentul intrarii in patrimoniul entitatii

La momentul intrarii stocurilor in gestiunea societatii, “evaluarea se bazeaza pe principiul costului istoric, ceea ce implica recunoașterea stocurilor in contabilitate la costul de achizitie sau la costul de fabricatie.”

Am specificat in subcapitolul anterior ca in functie de modalitatea de intrare a stocurilor in gestiunea unei societati se disting trei situatii in functie de care costul initial se stabilește diferit.

Daca intrarea in gestiune se efectueaza sub forma unei achizitii, costul de intrare este costul de achizitie care cuprinde: pretul de cumparare, taxele vamale și alte taxe nerecuperabile, cheltuieli privind transportul, manipularea și alte costuri direct imputabile achizitiei.

Daca ne referim la un bun a carui apartenenta o reprezinta productia, valoarea lui va fi evaluate la cost de productie care cuprinde: cheltuieli directe precum materiile prime, materialele consumabile, manopera etc. și o cota-parte din cheltuielile indirecte ce tin de productie, fie ca ne referim la costuri fixe sau variabile.

Ultima situatie, cea in care modalitatea de intrare in patrimoniu este donatia sau aportul la capitalul social, este și cea mai ambigua, costul de intrare fiind egal cu valoarea de utilitate.Valoarea de utilitate reprezinta nivelul valoric al produsului raportat la preturile existente pe piata luand in considerare stadiul de prelucrare și cel de depreciere aferent bunului evaluat.

1.1.2.2.Evaluarea stocurilor la data inventarierii și deprecierea lor

La data intocmirii situatiilor financiare, entitatile trebuie sa supuna patrimoniul evaluarii in vederea stabilirii anumitor lipsuri sau deprecieri/aprecierii in vederea redarii unei imagini fidele in cadrul raportarilor.

Conform OMFP 1082/2014, “activele de natura stocurilor se evalueaza la valoarea contabila, mai putin ajustarile pentru depreciere constatate.”

Standardul international IAS 2 “Stocuri” precizeaza ca la aceasta data stocurile trebuie evaluate la valoarea realizabila neta care “presupune alegerea celei mai mici valori dintre cost și pretul pietei.”In cazul materiilor prime, aceasta valoare reprezinta, de fapt, costul de inlocuire.

La acest moment, se pot distinge urmatoarele situatii:

Daca valoarea realizabila neta este mai mare decat costul de intrare, managementul societatii va aborda principiul prudentei și va mentine valoarea bilantiera la cea initiala.

Daca valoarea realizabila neta este mai mica decat costul de intrare, managementul entitatii va inregistra un provizion pentru deprecierea stocurilor egal cu valoarea diferentei determinate.

Daca nivelul cantitativ rezultat in urma confruntarii inventarului scriptic cu cel faptic este diferit, in gestiunea entitatii regasindu-se mai multe produse de natura stocurilor decat cele existente in evidenta contabila, managementul va ajusta contul de stocuri astfel:

Sau,

Daca nivelul cantitativ rezultat in urma confruntarii inventarului scriptic cu cel faptic este diferit, in gestiunea entitatii regasindu-se mai putine produse de natura stocurilor decat cele existente in evidenta contabila, managementul va ajusta contul de stocuri astfel:

Trebuie precizat ca in cazul reevaluarilor care au presupus initial o scadere de valoare, deci crearea unui provizion pentru depreciere, iar ulterior rezulta o apreciere a acestuia, in evidenta contabila reluandu-se mai intai provizionul constituit:

Deprecierea stocurilor survine ca urmare a deteriorarii fizice sau morale a acestora instalate in timp, piata reprezentand principalul punct de reper in stabilirea acestui aspect.

1.1.2.3. Evaluarea la ieșirea din gestiune a stocurilor

“La data incetarii recunoașterii in contabilitate, stocurile pot fi evaluate folosind una din urmatoarele metode: primul intrat – primul ieșit (FIFO), ultimul intrat – primul ieșit (LIFO), costul mediu ponderat (CMP).”

Metoda FIFO presupune evaluarea bunurilor ieșite din gestiune in ordine cronologica, in functie de data intrarii lor in evidenta contabila. Astfel, valoarea stocului este similara celei prezente pe piata fara a determina subevaluari sau supraevaluari. Literatura de specialitate mentioneaza la capitolul “dezavantaje” a acestei metode supraevaluarea/subevaluarea stocului daca intre data achizitiei și cea a vanzarii preturile de pe piata au suferit fluctuatii majore.

“Conform metodei LIFO se evalueaza materialele ieșite la costul de productie sau achizitie al ultimei intrari. Bunurile materiale ieșite sunt considerate ca apartinand ultimului lot intrat in depozit și evaluate la costul acestuia.”Aceasta metoda este considerata ca fiind cea mai nerealista intrucat modificarile preturilor de pe piata nu se vor regasi și in valoarea stocului detinut de o entitate, iar la momentul evaluarii acestuia se va observa o apreciere/depreciere injusta ce nu ar trebui luata in seama.

Metoda CMP este cea care mentine un pret mediu intre fluctuatiile pietei pe toata perioada detinerii stocului ameliorand astfel diferentele intre momentele achizitionarii bunurilor. Aceasta metoda “se recomanda a fi utilizata in cazul in care bunurile materiale sunt cumparate la preturi diferite, iar in contabilitate acestea nu sunt individualizate in functie de costul de achizitie.” Principalele dezavantaje enuntate de literaturade specialitate sunt evaluarea globala la sfarșitul perioadei și o valoare a stocului neconforma cu piata.

Literatura de specialitate recomanda utilizarea metodei FIFO intrucat reflecta intr-un mod real situatia stocurilor detinute și astfel este evitata sub sau supraevaluarea respectandu-se principiul prudentei.

1.1.2.4. Inventarul permanent vs. inventarul intermitent

In sens larg, inventarierea cuprinde totalitatea operatiunilor utilizate in vederea constatarii existentei elementelor patrimoniale atat cantitativ, cat și valoric.

“Inventarierea are ca scop principal stabilirea situatiei reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii ale fiecarei entitati, precum și a bunurilor și valorilor detinute cu orice titlu, apartinand altor persoane juridice sau fizice, in vederea intocmirii situatiilor financiare anuale care trebuie sa ofere o imagine fidela a pozitiei financiare și a performantei entitatii pentru respectivul exercitiu financiar.”

In ceea ce privește inventarierea stocurilor, reglementarile in vigoare accepta doua metode specifice și anume:

Metoda inventarului permanent;

Metoda inventarului intermitent.

Inventarierea permanenta presupune o evidenta la zi a stocurilor aflate in gestiune atat din punct de vedere cantitativ, cat și din punct de vedere valoric. La data inventarierii patrimoniului, aceasta metoda permite compararea situatiilor scriptice cu cele faptice.

Metoda inventarului intermitent determina nivelul ieșirilor de bunuri de natura stocurilor ca diferenta intre stocul final de la sfarșitul perioadei, stocul initial stabilit la finele perioadei precedente și valoarea intrarilor din timpul perioadei.

Aceasta metoda este specifica entitatilor mici și prezinta ca dezavantaj faptul ca nu exista o evidenta la data inventarierii pentru a fi comparata cu rezultatul numararii fizice.

Literatura de specialitate considera ca principalul motiv de a alege metoda inventarierii intermitente in detrimentul inventarierii permanente este costul ridicat care il presupune cea din urma prin achizitionarea unui soft care sa permita o astfel de evidenta.

1.1.2.5.Impactul evaluarii stocurilor asupra situatiilor financiare

Trebuie precizat inca de la inceput faptul ca ori decizie adoptata de management in ceea ce privește politicile contabile adoptate de entitate au impact direct asupra situatiilor financiare intocmite de aceasta.

Așadar, decizia de a adopta o metoda de evaluare la ieșirea din patrimoniu a unui bun de natura stocurilor in detrimentul celorlalte doua, cea de a utiliza una din cele doua modalitati de inventariere, gradul de apreciere cat mai bun al valorii stocurilor la momentul evaluarii și mentinerea unei evidente cat mai corecte a acestora se vor regasi intr-o masura mai mare sau mai mica in valorile raportate.

La un nivel mai restrans, orice operatiune efectuata de entitate pornind de la achizitia stocurilor și terminand cu vanzarea finala a acestora catre clienti genereaza un lung șir de tranzactii care impacteaza in mod direct și alte posturi bilantiere precum creantele, datoriile, disponibilitatile etc.

“Informatiile privind stocurile difera in functie de faza in care se gasesc pe parcursul ciclului de exploatare, iar nivelul optim al stocului tine seama de conditiile reale de aprovizionare, tehnologie, de productie și comercializare, de reducerea capitalurilor blocate și a costurilor și este orientat spre accelerarea vitezei de rotatie, spre creșterea eficientei economice.” Ori o interpretare eronata a ceea ce inseamna evaluarea coroborata cu un management defectuos și o evidenta neclara a marimii și structurii stocurilor va conduce pe termen lung nu doar la o imagine falsa raportata principalilor utilizatori de informatie contabila, ci și a desfașurarii unei activitati neperformante.

Un management al stocurilor manifestat in mod eficient presupune o abordare corecta a reglementarilor și a tratamentelor specifice legiferate. La aceasta, avand in vedere influenta multipla exercitata, specialiștii adauga faptul ca, “optimizarea stocurilor se refera la finantarea lor, la fluxurile financiare de ieșire privind Trezoreria.”

1.1.3.Principalele tranzactii in care stocurile se regasesc

Stocurile sunt implicate intr-o serie de tranzactii ce au loc intre diferiti terti, dar și in cadrul aceleași entitati, principalele operatiuni inregistrate in evidenta contabila fiind:

Achizitia de la terti a bunurilor de natura stocurilor

Consumul de materii prime, materiale consumabile etc.utilizate in procesul de productie

Darea in folosinta a obiectelor de inventar

Obtinerea de produse finite in urma procesului de productie

Inregistrarea productiei in curs de executie la sfarșitul exercitiului financiar

Reluarea procesului de productie la inceputul exercitiului financiar

Vanzarea produelor de natura stocurilor catre terti

Planul de conturi romanesc a atribuit stocurilor și elementelor similare lor urmatoarele conturi: 301 “Materii prime”, 302 “Materiale consumabile”, 303 “Materiale de natura obiectelor de inventar”, 308 “Diferente de pret la materii prime și materiale”, 331 “Productia in curs de executie”, 341 “Semifabricate”, 345 “Produse finite”, 346 “Produse reziduale”, 371 “Marfuri”.

1.1.4.Reclasificarea unui activ circulant

In ceea ce privește reclasificarea unui activ circulant, OMFP 1082/2014 și standardele internationale au o viziune distincta fata de tratamentul ce trebuie aplicat.

“OMFP 1082/2014 precizeaza ca atunci cand se decide ca o imobilizare corporala sa fie imbunatatita iar apoi vanduta, aceasta va fi transferata in categoria stocurilor. In timp ce prevederile contabile romanești aflate in perimetrul stocurilor și aprobate prin OMFP 1082/2014 se aplica pentru toate stocurile detinute sau produse de o entitate, conform IAS 2 aceasta prevedere nu trebuie aplicata pentru:

Productia in curs de executie in cadrul contractelor de constructie, inclusiv contractele de prestari servicii direct legate de acestea, reglementate de IAS 11;

Instrumentele financiare reglementate de IAS 32 și IFRS 9;

Activele biologice legate de activitatea agricola și productia agricola in momentul recoltarii, reglementate de IAS 41.”

In continuare, voi prezenta cateva exemple de reclasificari ce au in centrul atentiei categoria stocurilor:

Sursa electronica: www.ceccar.ro, data accesare: 14.03.2014

Tabel 1.2. Reclasificari

Motivul pentru care au loc aceste reclasificari se refera strict la utilitatea bunului. Dupa cum se poate observa, de regula, aceste reclasificari se refera la imobilizarile corporale care pot deveni o marfa pentru entitate.“O entitate clasifica un activ imobilizat (sau un grup de active) ca detinut in vederea vanzarii, daca valoarea sa contabila va fi recuperata mai degraba prin vanzare decat prin utilizare.”

Tot la aceasta operatiune, IFRS 5 “Active detinute pentru vanzare și activitati intrerupte” precizeaza faptul ca reclasificarea din categoria stocurilor in categoria activelor detinute pe termen lung trebuie sa se efectueze la valoarea cea mai mica dintre:

Valoarea contabila inaintea reclasificarii

Valoarea recuperabila la data deciziei de a fi reclasificat.

In ceea ce privește amortizarea, un bun transferat din categoria stocurilor in cea a imobilizarilor va incepe sa fie supus amortizarii la momentul reclasificarii, in timp ce pentru un activ devenit circulant se anuleaza amortizarea acumulata pana in acel moment.

1.1.5.Stocurile – element manipulabil de contabilitatea creativa?

In sens larg, contabilitatea creativa insumeaza “practicile de informare contabila, adesea la limita legalitatii, practicate de anumite intreprinderi care, profitand de limitele normalizarii, cauta sa iși infrumuseteze imaginea situatiei financiare și a performantelor economice și financiare.”

O alta definitie data de un autor celebru prezinta notiunea de “contabilitate creativa” ca fiind “procesul prin care tranzactiile sunt structurate de asemenea maniera incat sa permita producerea rezultatului contabil dorit.”

Asadar, contabilitatea creativa este o latura controversata a domeniului contabil care poate conduce la beneficii de imagine a situatiei financiare a unei entitati.Cu ajutorul tehnicilor și metodelor specifice poate fi “ajustat” orice element bilantier sau de rezultat.

In ceea ce privește aplicabilitatea contabilitatii creative asupra stocurilor, acest lucru se realizeaza prin intermediul politicilor contabile aplicabile prin optiune de catre management.

Principalele instrumente de contabilitate creativa cu efect asupra stocurilor sunt:

Includerea in valoarea stocurilor a produselor moarte sau uzate moral. Daca inlaturam aceste stocuri cu data de aprovizionare veche din gestiunea unei companii, vor fi afectate cheltuielile si deci rezultatul va fi diminuat;

Alegerea metodei de evaluare la ieșirea din gestiune a stocurilorin functie de rezultatul ce se dorește a fi raportat;

Includerea sau neincluderea unor cheltuieli in costul de achizitie al stocurilor;

Includerea sau neincluderea cheltuielilor financiare in costul de productie al stocurilor;

Erori voluntare la momentul determinarii stocului faptic la data inventarierii.

Principala cauza ce conduce la posibilitatea aplicarii tehnicilor de contabilitate creativa este ambiguitatea reglementarilor in vigoare indiferent ca ne referim la cele nationale sau la standarde.

De exemplu, modificarea reglementarilor nationale aduse prin intermediul OMFP 1898/2013 se refera la piesele de schimb și la echipamentul de service care in general sunt “contabilizate ca stocuri și recunoscute in profit și pierdere atunci cand sunt consumate. Totuși, piesele de schimb importante și echipamentele de securitate sunt considerate imobilizari corporale atunci cand o entitate preconizeaza ca le va utiliza pe parcursul unei perioade mai mari de un an.”

Dupa cum se poate observa, stocurile și reglementarea lor sunt supuse unui tratament ambiguu ce poate naște interpretari atat din partea entitatilor ce trebuie sale respecte, cat și de partea institutiilor publice cu rol in vegherea respectarii lor.

De asemenea, literatura de specialitate identifica un alt punct “sensibil” al conceptelor contabile și anume costul de productie care “pentru evaluarea stocurilor și a productiei in curs este discutabil și posibil suspect intrucat nu putem vorbi despre un cost de productie calculat cu exactitate.”

Intr-adevar reglementarile in vigoare nu pot anticipa toate situatiile ce pot aparea in activitatea unei entitati, insa tratamentele contabile enuntate ar trebui sa fie mai clare pentru a nu lasa loc de interpretari privind aplicabilitatea lor.

Capitolul 2. Sisteme informatice destinate functiei contabile:

gestionarea aprovizionarilor.

In cadrul acestui subcapitol voi aborda sistemele informatice la nivel general urmand ca in final sa tratez sistemele de gestionare a aprovizionarilor cu materiale.

2.1.Sistem informational și sistem informatic

Secolul nostru, XXI este secolul informației. Accesul la informație și la sistemele informatice moderne are un rol foarte important. In viațӑ apelӑm la diverse surse de informație, cum ar fi televiziune, radio, presӑ scrisӑ și din ce in ce mai mult internetul caștigӑ teren ca și sursӑ de informație.

Sistemul informational reprezinta “un ansamblu de principii, concepte, reguli și tehnici folosite pentru culegerea, inregistrarea și transmiterea datelor in vederea prelucrarii, pentru a obtine informatii care stau la baza luarii deciziilor.”

Altfel spus, “sistemul informational reprezinta un ansamblu tehnico-organizatoric de concepere si obtinere a informatiilor in vederea fundamentarii deciziilor necesare conducerii unui anumit domeniu de activitate.”

Pentru a-și soluționa problemele cu care se confruntӑ și pentru a-și duce la bun sfӑrșit obiectivele, intreprinderile au nevoie de informații obținute in timp real. Sistemele informatice permit utilizarea eficienta a informațiilor disponibile din cadrul organizației.

Literatura de specialitate mentioneaza ca aparitia sa se datoreaza necesitatii managementului entitatilor, in special a celor a caror activitate și volum depașește nivelul mediu, iar la baza dezvoltarii sale ulterioare sta arborele decizional din ce in ce mai ramificat și evolutia activitatilor desfașurate de societati.

Nu se poate afirma existenta unei structuri fixe a sistemului informational acesta depinzand de organizarea fiecarei entitati, iar principalul sau scop este mentinerea legaturii dintre sistemul de conducere și cel operational desfașurat in ambele sensuri.

Fig.2.1. Sistem informational

Sursa: Tamas I., Nastase P., Oancea M., Bazele tehnologiei informatiei și comunicatiilor, Ed.InfoMega, 2004, p.8

Un sistem informational fiabil este acela care:

Asigura existenta și pastrarea tuturor informatiilor despre situatia trecuta, prezenta și viitoare a activitatii desfașurate de entitate;

Obtine informatii sintetice și complete privind rezultatele de ansamblu ale entitatii;

Utilizeaza o serie de indicatori ce asigura o putere mare de caracterizare;

Realizeaza accesul direct și imediat la un volum de informatii ce provine din domenii de activitate diferite;

Are capacitatea unui grad ridicat de selectie a informatiilor solicitate de utilizatori;

Asigura existenta unui sistem de urmarire și control in timp real și in mod eficient.

Sistemul informatic este“o componenta a sistemului informational in care toate transformarile (prelucrarile) semnificative ale datelor in informatii sunt efectuate de calculator.”

Altfel spus, “sistemul informatic este un ansamblu tehnico-organizatoric de obtinere automata a informatiilor in vederea fundamentarii deciziilor.”

Elementele de baza ale unui sistem informatic sunt: intrarile, prelucrarile si ieșirile.

Intrarile reprezinta volumul de operatiuni economice realizate de entitate și presupune introducerea in mod individual in sistemul de evidenta informatizat. La baza acestor intrari stau documentele primare emise de terti catre societate sau cele emise de entitate catre diverși colaboratori.

Prelucrarile reprezinta totalitatea procedurilor realizate inmod automat care actioneaza asupra datelor introduse sub forma intrarilor.

Ieșirile reprezinta rezultatul “muncii” automate depusa care va fi redata utilizatorilor de informatie prelucrata sub forma de indicatori, liste/situatii, grafice sau informative stocata pe diferite medii de salvare.

Elementele componente ale unui sistem informatic sunt:

Baza tehnico-materiala – se refera la spatiul destinat amplasarii echipamentelor necesare culegerii, prelucrarii și extragerii rezultatelor, precum și la echipamentele hard necesare;

Sistemul de operare – cuprinde aplicatiile și programele necesare realizarii celor trei elemente de baza: introducere, prelucrare și obtinere de informatie finala;

Programele de aplicatii – cuprinde programele și aplicatiile scrise intr-un limbaj de programare care au drept scop prelucrarea datelor introduse;

Baza de date – reprezinta totalitatea colectiilor de date, a programelor și a legaturilor create intre cele doua elemente in vederea apelarii ori de cate ori sunt solicitate rezultate (ieșiri);

Resursele umane – se referӑ la toti operatorii care introduce datele in forma primara, cei care se ocupa de prelucrarea lor, cei care solicita rezultatele și cei care se ocupa de mentinerea in stare functionala a aplicatiilor și programelor;

Cadrul organizatoric – se refera la organigrama privind organizarea compartimentelor informatice (statie de calcul, oficiu de calcul, centru de calcul etc.);

Cadrul legal – cuprinde totalitatea reglementarilor in vigoare privind activitatea informatica.

Ciclul de viata al unui sistem informatic poate fi redat astfel:

Fig.2.2. Ciclul de viata al unui sistem unformatic

Sursa: Zaharia D., Roșca I., Note de curs: Proiectarea sistemelor informatice de gestiune, ASE, 2000, p.6

2.3. Principalele tipuri de sisteme informatice

Sistemele informatice pot fi sisteme simple de procesare a tranzactiilor, asa cum sunt cele de inregistrare a vanzarilor si sisteme sofisticate, sisteme expert, care permit intreprinderilor, prin utilizarea lor sa economiseasca prin reducerea expertilor. Astfel sistemele se pot imparti in urmatoarele categorii.

Sisteme de procesare a tranzactiilor. Acestea sunt cele mai intalnite. Scopul lor este de a inregistra informatiile tranzactiilor din interiorul companiei cat si cele pe care organizatia le desfasoara cu alte companii.

Sisteme de management al lantului de distributie (Supply Chain Management Systems – SCM). Sunt sistemele informatice care sprijina activitatile lantului de distributie pentru productia sau vanzarea unui produs sau serviciu. Aceste sisteme pot fi incluse in alte sisteme informatice complexe, care pot genera informatiile managementului in orice etapa a unui proces.

Sisteme de management al relatiei cu clientii (Customer Relationship Management Systems – CRM). Sistemele asista gestionarea relatiilor cu clientii companiei. Pot furniza informatii simple despre clienti sau pot urmari fiecare activitate de vanzare sau interactiune cu clientii sau potentialii clienti. Cu un astfel de sistem se pot controla si corecta activitatile interne si cele care implica interactiune cu clientii. Acest lucru aduce beneficii precum cresterea productivitatii angajatilor, cresterea vanzarilor, imbunatatirea relatiilor cu clientii.

Sisteme de inteligenta in afaceri (Business Intelligence Systems). Aceste sisteme, pornind de la informatii brute, de obicei din baze foarte mari si pe baza unor modele extrag relatii sau tendinte relevante care pot ajuta compania. Aceste sisteme extrem de valoroase ajuta conducerea in luarea deciziilor.

Sisteme de asistare a deciziilor si sisteme expert (Decision Support and Expert Systems). Aceste sisteme ajuta managementul sa ia decizia corecta din mai multe variante posibile. Sistemele se bazeaza pe formule si modele ce conduc la un rezultat, numar sau tabel, care determina luarea unei decizii.

Sistemele informatice geografice (Geographic Information Systems) sunt sisteme care coreleaza informatiile cu locatiile fizice.

Sistemele informatice ajuta diferitele compartimente dintr-o intreprindere precum contabilitatea, financiar, resursele umane, marketingul, vanzari etc.

In functie de procesele de afaceri si de ariile functionale, Comisia Europeana propune o clasificare a sistemelor informatice. Aceasta clasificare este prezentata in Anexa 1

La inceputul anilor 60 au aparut primele sisteme centralizate. Acestea au fost cunoscute ca Material Requirements Planning/ planificarea Necesitatilor Materiale MRP.

Sistemul MRP punea un accent deosebit pe o planificare a aprovizionarilor cu materii prime și materiale și pe controlul stocurilor.

In perioada 1970-1980 sistemele MRP sunt foarte apreciate. Din ce in ce mai multe companii iși imbunatatesc procesele de productie prin folosirea lor. Societatile cer informaticienilor dezvoltatea aplicabilitatilor MRP și la alte procese legate de productie. Se dezvolta MRP II Manufacturing Resource Planning / Planificarea Resurselor de Fabricatie. Acum sistemele MRP II gestioneaza și procese si procese ca vanzarile, contabilitetea, aprovizionarea. Astfel, MRP II devine un sistem mai complex, format dintr-o suita de programe ce permit valorificarea informatiei la nivelul tuturor structurilor functionale.

Avantajele sistemelor MRP:

nivel al stocurilor scazut;

viteza crescuta a rotatiei stocurilor;satisfacerea nevoilor pietei la un nivel superior, prin elaborarea de programe de fabricatie pe termen scurt;

reducerea termenului de onorare a comenzilor;

crește gradul de utilizare a capacitatiilor de productie;

programul realizeaza legatura intre comenzi sau previziunile statistice și programenle de fabricatie/aprovizionare;

Imbunatatirea activitatii de planificare in stabilirea termenelor de livrare și a cantitatilor.

Dezavantajele sistemelor MRP:

prezinta un grad redus de flexibilitate. Pot crea dereglari in procesul de fabricatie;

pret crescut a aplicatiei și costuri mari pentru constituirea retelei de calculatoare;

necesitatea folosirii de date exacte, date privitoare la stocuri sau comenzi;

programele nu corespund in totalitate nevoilor firmei

Advanced Planning Systems, APS. Sunt o varianta a MRP II care in plus au abilitati de optimizare a programului de fabricatie.

Enterprise Resource Planning, ERP. Apar la inceputul anului 1990, prin dezvoltarea sistemului MRP II. ERP este un sistem informatic complex, bazat pe arhitectura client/server, alcatuit dintr-o serie de module integrate concepute pentru facilitarea integrarii tuturor proceselor unei companii.

Un sistem ERP asigura prin modulele sale intreg fluxul informational la nivelul unei intreprinderi. Modulele incluse in sistemul ERP asigura legatura intre bazele de date și functionalitetile deservite. Astfel, comunicarea intre departamente este mult mai facila.

Sistemul permite factorilor de decizie dintr-o companie sa realizeze planuri de previziune, evaluari, analize calitative.

In figura de mai jos este prezentata structura unui sistem ERP.

Tabel 2.4. Conceptul sistemelor ERP

Sursa: Rashid, M.A., Hossain, L., Patrick, J.D. (2002), The Evolution of ERP Systems: An historical perspective, Idea Group Publishing

2.3. Avantajele si dezavantajele folosirii unui sistem ERP

Avantajele principale ale implementarii unui ERP sunt: [Rashid ș.a., 2002]

Acces la informatii sigure. Informatiile privind activitatea unei companii se strang intr-o baza de date comuna;

Se evita redundanta datelor si a operatiilor;

Se reduc timpii de livrare prin micsorarea timpului de raportare;

Reducerea costurilor prin reducerea resurselor de timp pentru luarea deciziilor;

Grad ridicat de adaptabilitate. Sistemul ERP putand fi adaptat oricarei companii;

Scalabilitate imbunatatita. Modulele unui ERP pot fi adaugate in functie de nevoile intreprinderii;

Mentenanta imbunatatita. Furnizorul solutiei ERP asigura asistenta companiei timp indelungat;

Extindere. Solutiile ERP pot fi integrate cu alte aplicatii cum ar fi Managementul relatiei cu clientul (CRM) sau Managementul lantului de distributie (SCM);

Comert electronic. Pot oferi optiuni pentru comentrul pe internet.

Dezavantajele sistemelor ERP pot decurge din insasi avantajele prezentate mai sus:

Costuri extrem de ridicate. Cheltuielile unei companii pentru a implementa o solutie ERP variaza de la mii la milioane de Euro, fapt care poate fi un risc pentru companie. Organizatia nu va trebui sa plateasca doar costul de achizitie al solutiei si pentru licentele de utilizare. Pe parcursul implementarii vor apare multe cheltuieli care pot dubla sau chiar tripla bugetul initial. Astfel, pot apare pe langa costul de achizitie al platformei hardware care sustine solutia ERP, costuri de personalizare (apar cand compania doreste customizarea solutiei), costuri de suport (cost pentru suportul sistemului pe o anumita durata de timp, 20-25% din pretul de achizitie), costuri de implementare a sistemului (includ cheltuieli cu instalarea produsului, de preluare a datelor din vechiul sistem, cu traningul angajatilor care vor utiliza aplicatia), costuri de mentenanta, costuri de integrare a solutiei ERP cu celelalte aplicatii existente;

Consumatoare de timp. Procesul de adoptare a unui ERP aduce modificari in companie si poate conduce la modificari in organizatie;

Conformitatea modulelor. Cand se alege un ERP, compania trebuie sa tina cont de obiectivele sale strategice si de propriile procese;

Complexitate. Un sistem ERP poate contine foarte multe module. Se recomanda sa se instaleze doar modulele necesare companiei;

Dependenta de furnizorul solutiei. Relatia dintre furnizorul solutiei si client trebuie sa ramana extrem de apropiata si dupa finalizarea implementarii. Furnizorul trebuie sa asigure servicii de mentenanta, asistenta tehnica, upgrade la versiuni noi

2.4. Factori care influenteaza implementarea sistemelor ERP.

Unul din factorii principali de succes al implementarii unui sistem ERP intr-o companie il constituie sprijinul acordat de catre managementul de varf. Acesta trebuie sa asigure tot suportul sub forma de resurse umane, resurse financiare, echipamente și altele pe toata durata derularii procesului de implementare.

Instruirea utilizatorilor sistemului este un alt factor important. Utilizatorii trebuiesc instruiti pentru a intelege conceptele sistemului ERP adoptate, trebuie sa se familiarizeze cu procesele și practicile de afaceri puse la dispozitie de sistem.

Managamentul proiectului presupune o buna planificare, coordonare și monitorizare a activitatilor desfasurate cu ocazia implementarii solutiei ERP.

Alt factor care poate influenta negativ implementarea sistemului il constituie diferentele culturale. S-a constatat ca unele solutii dezvoltate de catre furnizori din alte tari, nu s-au implementat cu succes in companii din alte tari din cauza ca nu satisfaceau cerintele respectivelor intreprinderi.

Alegerea solutiei ERP este vitala pentru succesul implementarii. Organizatia trebuie sa ia in considerare caracteristicile sistemului, corelatia dintre functionalitatea solutiei ERP și nevoile societatii, pretul, durata de implementare, asistenta oferita de catre furnizor atat pe durata implementarii cȃt și post implementare.

Reproiectarea proceselor de afaceri. De regula solutia ERP nu se muleaza in totalitate cu nevoile firmei. De aceea va fi nevoie de o ajustare a procerelor de afaceri ale organizatiei pentru a putea folosi cu succes toate functiile oferite de ERP.

Pentru a veni in ajutor IMM care vor sa-si implementeze un sistem de acest tip, in 2010 s-a constituit primul site www.comunitateaerp.ro. Acesta prezinta atat avantajele cat si dezavantajele diferitelor solutii existente in piata.

Folosind informatiile gasite pe acest site in Anexa 1 am prezentat unele din cele mai importante solutii ERP prezente in tara noastra.

Tabelul 2.5. Soluții ERP prezente pe piața din România

Pentru compararea a doua sisteme ERP am folosit acelasi site precizat mai sus si anume www.comunitateaerp.ro. Acest site pune la dispozitia publicului si o optiune de comparare intre sistemele ERP existente in lume. Compararea facandu-se intre categoriile de produs, caracteristicile functionale, numarul de utilizatori, segmentul de piata adresat, arhitectura sistemului, infrastructura IT, baza de date, mediul software folosit, durata de implementare, resursele necesare, durata de viata a sistemului. Am ales sa fac aceasta comparatie intre Oracle E-Busines Suite si SAP. Aceste soluții ERP sunt printre cele mai raspandite. In Anexa 2 am prezentat aceasta comparație.

Odata cu trecerea timpului, conexiunea utilizatorilor la internet a devenit permanenta si foarte raspandita. Acum toate resursele disponibile pot fi puse pe internet si se pot partaja, chiar si cand utilizatorii sunt independenti intre ei, programele si informatiile putand fi aduse la cerere pe orice calculator. Aceasta este o noua etapa, o schimbare importanta, urmasa a celei din anii 1980 cand de la mainframes s-a trecut la conceptul de client-server. In anii 2006-2007 apare conceptul de cloud (nori). Solutiile in cloud "reprezinta un ansamblu distribuit de servicii de calcul, aplicații, acces la informații și stocare de date, fără ca utilizatorul să aibă nevoie să cunoască amplasarea și configurația fizică a sistemelor care furnizează aceste servicii".

Numele de cloud venind de la reprezentarea grafica a internetului, reprezentata in Fig.2.6. unde intr-o forma ca un nor sunt cuprinse aplicatii, platforme si infrastructura care sunt puse la dispozitie pe net si in exterior sunt utilizatorii.

Fig.2.6. Diagrama conceptuala a Cloud Computing

Created by Sam Johnston using OmniGroup's OmniGraffle and Inkscape (includes Computer.svg by Sasa Stefanovic)

Solutiile constau in punerea la dispozitia clientilor de catre furnizorii de Cloud Computing a unor aplicatii standard, utilizatorii avand acces printr-un browser de internet. Acest lucru fiind posibil datorita faptului ca atat aplicatia cat si datele sunt in cloud, adica pe serverele furnizorului de servicii.

Avantajele folosirii sistemelor informationale de tip cloud deriva din avantajele folosirii internetului:

Sincronizarea usoara a datelor utilizatorului;

Posibilitatea folosirii pentru accesarea aplicatiilor a unor diferite dispozitive care se pot loga la cloud: tableta, smartphone, laptop, dar si calculator;

Fara investitii suplimentare in upgradarea configuratiei sistemelor deja existente se realizeaza viteze de calcul marite si capacitate mare de stocare a datelor;

Siguranta datelor, furnizorul garantand acest lucru;

Pretul scazut.

Dezavantajele utilizarii:

Este necesara o legatura la internet, stabila si rapida;

Securitatea datelor poate da neincredere utilizatorilor;

Utilizatorul nu stie nici macar in ce tara sunt stocate datele, acest fapt putand genera o situatie legala complexa.

Partea a II-a. Studiu de caz

3. Capitolul 3. Realizarea unui sistem informatic de gestiune

a aprovizionarilor cu materiale.

Pentru evidenta comenzilor de materiale ale unei intreprinderi am creat un sistem informatic in Microsoft Office Access. Arhitectura aplicatiei fiind un program de tip monopost.

3.1. Obiectivele sistemului informatic

In conceperea unui sistem informatic, in primul rand se pleaca de la analiza cerintelor utilizatorului. Acestea pot fi functionale, cerintele care precizeaza serviciile si prelucrarile pe care trebuie sa le indeplineasca sistemul sau cele calitative sau nefunctionale. Acestea din urma se refera la caracteristicile si perfomantele pe care trebuie sa le asigure sistemul (securitatea datelor, calitate, timp de acces etc)

.

Sistemul informatic trebuie sa tina evidenta comenzilor de materii prime și materiale ale societatii, evidenta produselor livrate, a produselor ce vor fi livrate ulterior. O evidenta a facturilor primite de la furnizori, intocmirea Notelor de Intrare și Receptie (NIR) a produselor intrate in depozitul societatii, intocmirea facturilor de vanzare. Genereaza rapoarte ca Balanta stocurilor, stocuri fara mișcare, Stocuri la cerere, la o anumita data.

Programul va putea permite sa se extinda și la alte functionalitati și anume sa se urmareasca platile ce vor trebui fi facute furnizorilor, vor putea fi urmarite incasarile clientilor, evidenta furnizorilor și a clientilor firmei, evidenta contracte, poate fi o sursa pentru generarea declaratiilor fiscale.

Interfata proiectata va trebui sa ofere o utilizare facila, iar situatiile de iesire vor trebui sa satisfaca cerintele utilizatorilor, iar persoanelor cu drept de decizie sa le puna la dispozitie rapoartele de care au nevoie pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii.

Sistemul informatic creat trebuie sa respecte criteriile stabilite de OMFP 3512/2008 Anexa 1, lit. H si G

3.2. Prezentarea aplicatiei

3.2.1. Realizarea modelului relational

Am incercat sa identific cerintele viitorilor utilizatori ai scestui sistem. Pentru aceasta am intocmit un scenariu de desfasurare a activitatilor.

Pentru aprovizionare functiile sunt urmatoare:

Introducerea in sistem a comenzilor catre furnizori;

Posibilitatea ca programul sa determine stocul de siguranta si sa anunte printr-un raport a produselor ce trebuiesc aprovizionate pentru atingerea acestui stoc;

Inregistrarea aprovizionarilor, a intrarilor de materii prime si materiale prin introducerea facturilor si intocmirea Notei de Intrare si Receptie;

Editarea de rapoarte precum Balanta stocurilor, produse comandate, materii si materiale comandate dar nelivrate inca, raport privind stocul produselor fara miscare;

Pentru activitatea de vanzare am identificat urmatoarele functii:

In urma comenzilor primite de la clienti, se intocmensc facturile de vanzare;

Va putea fi urmarita incasarea facturilor de vanzare;

Editare de rapoarte privind situatia facturilor de vanzare

Cerintele functionale se determina pe baza identificarii partilor care i-au parte la un anumit proces. In cazul de fata Departamentul Aprovizionare si furnizorul de marfa. Pe langa acest caz mai pot fi identificate si alte utilizari de exeplu: vanzarea produselor, introducerea articolelor noi in depozit, care apoi vor trebui gestionate etc.

In Fig.3.1. voi prezenta scenariul activitatii de comanda produse.

Fig.3.1. Scenariu Aprovizionare

Departamentul Aprovizionare prin cererile primite de la celelalte departamente ale companiei intocmeste o precomanda de achizitie la furnizor. Pentru inchiderea comenzii va trebui sa se tina cont si de eventualele articole pentru care stocul minim (necesar desfasurarii optime a activitatii) a fost calculat, este depasit (stoc existent < stoc minim).

Dupa indeplinirea acestei verificari se trimite comanda furnizorului. Acesta intocmeste factura de vanzare si livreaza produsele conform intelegerilor contractuale dintre cele doua societati.

La primirea facturii de vanzare se intocmeste Nota de Receptie si Intrare, Depozitul verifica atat cantitativ cat si calitativ (pe cat posibil) produsele primite. Ulterior se scad cantitatile articolelor livrate din comenzi.

Cercetarea desfasurata a avut ca finalitate proiectarea si realizarea bazei de date.

In cadrul bazei de date am creat mai multe tabele. Toate tabelele sunt relationate unul cu celalalt. Aceasta este caracteristica principala a unei baze de date relationala.

ARTICOLE (CodArt, Denumire, CodClasa, Stoc, CantCdata, Stocmin)

CLASEART (CodClasa, Denumire)

DEPOZITE (CodDep, Denumire)

FURNIZORI (CodFz, NumeFz, CodFiscal, RegCom, TipAchizitie, Tara, Localitate, Adresa, Telefon, Email, Banca, Sucursala, Cont RON, Cont EURO, Cont USD)

COMANDA (NrCda, DataCda, CodFz, Termen, DataLivrare, Validata)

FACTURAAPROV (SerieFact, NrFact, CodFz, Data)

NIR (NrNir, Data, CodDep, NrFact, Validata)

FACTVZ (SerieFact, NrFact, CodFz, Data)

Pentru implementarea regulilor de gestiune au fost retinute urmatoarele restrictii structurale:

CodArt se constituie cheie primara in tabela ARTICOLE;

CodClasa este cheie primara in tabela CLASEART;

CodDep este cheie primara in tabela DEPOZITE;

CodFz este cheie primara in tabela FURNIZORI;

NrCda se constituie cheie primara in tabela COMANDA;

CodFz atribut in tabela COMANDA poate lua una din valorile tabelei FURNIZORI;

NrFact este cheie primara in tabela FACTURAAPROV;

CodFz atribut in tabela FACTURAAPROV poate lua una din valorile tabelei FURNIZORI;

NrNir se constituie cheie primara in tabela NIR;

CodDep atribut in tabela NIR poate lua una din valorile tabelei DEPOZITE;

NrFact este cheie primara in tabela FACTVZ;

CodFz atribut in tabela FACTVZ poate lua una din valorile tabelei FURNIZORI

3.2.2. Realizarea modelului orientat obiect

In baza tabelelor definite mai sus realizam modelul orientat obiect al bazei de date care este prezentat in Fig.3.2.

1,1 1,n 1,n 1,1

1,1 1,1

1,1

1,1

1,1

1,n

1,n 1,n

1,n

Fig.3.2. Modelul orientat obiect

Tabel 3.3. Tabelele bazei de date create

Pe langa tabelele de mai sus, in timpul proiectarii programului a trebuit sa mai creez inca patru tabele: ContinutNIR, ContinutCda, ContinutFactAprov si ContinutFactVz. In aceste tabele se vor stoca date referitoare la continutul comenzilor, facturilor de aprovizionare si vanzare si a Notelor de Intrare si Receptie.

3.2.3. Relationarea tabelelor

La finalul etapei de proiectare a tabelelor bazei de date a sistemului informatic a rezultat schema fizica (Fig.3.4.) a relatiilor dintre tabelele, fiecare respectand specificatiile de mai sus.

Fig.3.4. Relationarea tabelelor bazei de date create

3.2.4. Prezentarea aplicatiei

Pentru creerea tabelelor in Microsoft Office Access am folosit functia Design View si pentru fiecare tabela am definit fiecare camp si atributele lui. Mai jos, in Fig.3.5. am prezentat creerea tabelei Furnizori.

Fig. 3.5. Creerea tabelei Furnizori

Dupa introducerea tuturor tabelelor am creeat formulare pentru a facilita introducerea usoara a datelor prin intermediul unui sablon. Informatia tastata in campurile sablonului va fi salvata in tabelul corespunzator. Formularele permit vizionarea cate unui singur articol. Pentru a usura navigarea intre inregistrarile deja introduse cat si editarea acestora am introdus in formulare butoane. Astfel avem pe langa butoanele care permit navigarea, buton care salveaza inregistrarea facuta, buton pentru introducerea unui furnizor nou si un buton pentru intoarcerea la meniul principal.

Fig.3.6. Formular Furnizori

In tabela Furnizori (Fig.3.6.) la introducerea unei inregistrari noi se verifica unicitatea codului fiscal si toate campurile importante pentru identitatea furnizorului vor trebui completate pentru a avea date cat mai complete despre Furnizor/Client. Exceptie facand doar campurile conturilor in USD si Euro.

In tabela Articole, codArt a fost definit cheie primara si va avea valori distincte. Vor trebui completate toate campurile tabelei.

Tabela Depozit a fost creata in eventualitatea in care compania ar avea mai multe depozite. CodDep este cheie primara. Tabela Clase Articole foloseste la posibilitatea impartirii articolelor pe anumite grupe.

Pentru usurinta utilizarii am creat o interfata din care vor putea fi accesate toate modulele aplicatiei. In toate formularele create am postat butoane de intoarcere in meniul principal. In Fig.3.7. este prezentat meniul principal al aplicatiei.

Fig.3.7. Meniu principal

Meniul principal contine trei submeniuri: Definitii, Operatiuni si Rapoarte.

In primul submeniu, Definitii se gasesc formularele pentru definirea entitatilor de care vom avea nevoie in utilizare (Articole, Clase articole, Furnizori, Depozite). In cel de al doilea submeniu denumit Operatii am introdus formularele pentru inregistrarea operatiunilor necesare activitatii de gestiune a comenzilor si stocurilor (Comenzi, Facturi furnizor, NIR, Facturi vanzare). Submeniul Operatii este perzentat in Fig.3.8.

Fig.3.8. Submeniul Operatii

Cel de al treilea submeniu este destinat rapoartelor. Aici se gasesc rapoarte ce privesc stocurile si comenzile date (Balanta stocurilor, Viteza de rotatie a stocurilor, Comenzi date, Articole comandate si nelivrate)

Fig.3.9. Formular de comanda furnizor

In formularul de introducere a comenzilor de aprovizionare (Fig.3.9.), ca de altfel si in celelalte formulare, din aplicatie am inserat butoane pentru usurinta navigarii intre inregistrari. Celelalte butoane ajuta, prin deschiderea formularului articole, la introducerea codurilor noi. Alt buton valideaza comanda introdusa. Ultimul buton creaza un raport (comanda scrisa) care poate fi tiparit sau salvat și trimis furnizorului pe fax sau email. In Anexa 3 este prezentat raportul de Comanda Furnizor.

Am definit un raport pentru a putea vedea ce comenzi s-au dat furnizorilor intr-o anumita perioada (Fig.3.10.). Acest raport calculeaza valoarea comenzilor trimise furnizorilor.

Fig.3.10. Raport Comenzi

In momentul primirii facturii de la furnizorul care livreaza marfa in urma comenzii primite, aceasta se introduce prin intermediul formularului creat in acest scop (Fig.3.11.), in program. Introducerea furnizorului se face adaugand dintr-o lista culeasa din tabela Furnizori. Astfel avem un control asupra datelor de identificare si contact introduse in aplicatie. Si acest formular are prevazute butoane pentru navigare intre inregistrari, pentru salvare, pentru adaugare factura noua si pentru generarea Notei de Intrare si Receptie (NIR).

Fig.3.11. Formular pt introducerea facturii furnizor

Butonul prezent in formularul NIR (Fig.3.12.) valideaza intrarea prin adaugarea in stoc a produselor aprovizionate cat si a scaderii cantitatii livrate din comanda catre furnizor. In comenzi ramanand doar produsele care nu au fost onorate.

Fig.3.12. Formular NIR

Pentru activitatea de desfacere am definit un formular care permite intocmirea facturii de vanzare a produselor.

Regimul Facturilor Fiscale este stabilit prin Art.155 din Legea 571/2003 privind codul fiscal:

seria si numarul facturii;

data emiterii;

Numele, adresa si codul de inregistrare fiscala a persoanei care emite documentul;

Numele, adresa si codul de inregistrare fiscala dupa caz a beneficiarului;

Valoarea bunurilor sau serviciilor exclusiv TVA;

Denumirea si cantitatea bunurilor livrate, serviciilor prestate;

Cota de TVA sau mentiunea scutit cu drept de deducere, scutit fara drept de deducere, neimpozabil sau neinclus in baza de impozitare, dupa caz;

Numele, adresa si codul de inregistrare fiscala, valoarea taxei pe valoarea adaugata pentru operatiuni taxabile

In acest formular (Fig.3.13.) la introducerea codului in factura se va deschide o fereastra care va permite sa vizualizam codul, denumirea si stocul la data intocmirii facturii. Butonul "Validare factura" va scade stocul pentru articolele prezente in factura. In formular sunt prezente si butoanele de navigare intre inregistrari, de adaugare inregistrare noua, de salvare.

Fig.3.13. Formular Factura Vanzare

Balanta stocurilor (Fig.3.14.) este un document de sinteza si serveste la controlul exactitatii inregistrarilor facute in momentul aprovizionarii si vanzarii, la verificarea concordantei dintre contabilitatea sintetica si analitica a stocurilor si la intocmirea situatiilor financiare. Ea se intocmeste intr-un singur exemplar.

Fig.3.14. Balanta stocurilor

Viteza de rotatie a stocurilor este un indicator economico-financiar foarte important. El aproximeaza de cate ori a fost rulat stocul pe parcursul unei perioade.

(numar de ori)

Sau exprimat in numar de zile:

x365

3.2.5. Mentenanta sistemului informatic

Procesul de mentenanta incepe dupa instalarea sau implementarea unui sistem informatic. In primul rand trebuiesc urmarite si remediate erorile aparute in decursul utilizarii, care sunt ultimele update-uri ale sistemului si cum pot fi implementate. Trebuiesc actualizate si intretinute bazele de date. Alta actiune importanta este de a adapta si a dezvolta programul in functie de problemele aparute sau a unor noi cerinte. Intotdeauna vor exista cerinte noi sau dorinta de a modifica implmentari vechi. Deci, mereu vor exista schimbari in sistem, vor trebui introduse rapoarte noi, extinderea functionalitatii sistemului, interogari noi, posibile modificari din cauza schimbarii legislatiei.

Unele corectii vor putea fi facute fara a fi afectata utilizarea sistemului, in timp ce altele mai complexe pot afecta intreaga structura a bazei de date si a progarmului. Deci va trebui stabilit in ce masura este corectia sau modificarea necesara, daca este obligatorie sau recomandata, ce beneficii aduce, ce resurse implica (materiale, financiare, umane).

Concluzii

Sistemele informatice create pentru ajutorul intreprinderilor, de planificare a resurselor, sunt in continua dezvoltare. Sunt imbunatatite solutiile existente si in continuare apar sisteme noi cu mai multe functionalitati. Sistemele de tip cloud sunt si ele in continua dezvoltare si odata cu usurarea conectarii la internet si cu cresterea vitezei de internet vor fi o solutie din ce in ce mai apreciata. Asta si din cauza preturilor mai scazute pentru implementarea lor in companie.

Implementarea unui sistem de tip ERP intr-o intreprindere, aduce pentru toti utilizatorii, dar in special pentru managementul de varf, informatii noi, utile, prezentate pentru a putea fi folosite in activitatea economica a firmei.

Procesul de implementare al unei solutii ERP trebuie sa beneficieze de sprijinul intregului personal care va fi utilizator al unei companii. Ei trebuie sa se implice atat in definirea cerintelor cat si in verificarea, utilizarea si intretinerea sistemului cu date.

Functionalitatea Business Inteligence prin informatiile culese in timp real, rapoartele putand fi grafice, usor de inteles putand ajuta atat factorii de decizie din companie cat si ceilalti utilizatori de nivel scazut. Sistemele clasice care au implementata aceasta functionalitate se bazeaza pe informatiile obtinute in perioade mari de timp, calculand trenduri. Sistemele noi BI operationale permit depistarea problemelor si trendurilor imediat ce apar. Acest lucru fiind benefic pentru firma, deoarece se poate interveni rapid pentru rezolvare.

Solutia propusa in aceasta lucrare este un sistem usor de folosit, practic, care poate raspunde in mare masura unei companii mici care are nevoie sa-si urmareasca atat stadiul comenzilor catre furnizori cat si sa-si imbunatateasca partea de evidenta a stocuroilor si a vanzarilor. Prin dezvoltarea ulterioara a programului pot fi introduse usor mai multe functionalitati care pot ajuta compania.

BIBLIOGRAFIE

Carti și legislatie

Caraiani C., Sendroiu C., Bazele Contabilitatii, Ed.Universitara, 2009

Feleaga L., Feleaga N., Contabilitate financiara – o abordare europeana și internationala, Ed.InfoMega, 2005

Calin O., Ristea M., Bazele contabilitatii, Ed.Didactica și Pedagogica, 2004

Tamaș I., Nastase P., Oancea M., Bazele tehnologiei informatiei și comunicatiilor, Ed.InfoMega, 2004

Zaharia D., Roșca I., Note de curs: Proiectarea sistemelor informatice de gestiune, ASE, 2000

Teller R., Comptabilite creative, Encyclopedie de gestion, Ed.Economica, 1996

Naser K., Creative financial accounting: its nature and use, Ed. Prentice Hall, 1993

OMFP 1082/2014

Ordinul 2816/2009 privind efectuarea inventarierii.

OMFP3512/2008

Reviste, articole și surse electronice

Revista Pro Domo, nr.11/2013, Ed.CECCAR

Revista Pro Domo, nr.10/2013, Ed.CECCAR

Revista Pro Domo, nr.09/2013, Ed.CECCAR

***Articol: Contabilitatea marfurilor, Revista ContaLex, Nr.4/2011

***Revista Audit Financiar: Impactul crizei economice asupra activitații de audit, CAFR, Nr.3/2011

www.biblioteca-digitala.ase.ro, Robu D.M., Contabilitate generala,***

www.ceccar.ro, Ghid IFRS: tratamente contabile și fiscale

www.comunitateaerp.ro/utile/22

http://ro.wikipedia.org/wiki/Cloud_computing

ș

ӑ

ț

ANEXA 1

Tabel Anexa1. Clasificarea sistemelor informatice pentru afaceri in functie de ariile functionale si procesele de afaceri

ANEXA 2

Comparatie intre doua sisteme informatice, cele mai intalnite:

ANEXA 3

S.C. TEST SA.

Comanda Furnizor

NumeFz: Renania

Telefon: 0321457896

NrCda: 01

DataCda: 10.01.2015

CodArt: Denumire: UM: Cant. PretUnitar: Valoare: TVA

1618596167 SDS+ 6×100 Buc 350 3.56 lei 1,246.00 lei 299.04

1618596173 SDS+ 8×100 Buc 230 4.35 lei 1,000.50 lei 240.12

1618596177 SDS+ 10*100 Buc 300 5.40 lei 1,620.00 lei 388.8

1618596182 SDS+ 12×100 Buc 200 6.00 lei 1,200.00 lei 288

1618596185 SDS+ 8*150 Buc 120 6.30 lei 756.00 lei 181.44

1618596265 SDS+ 6*150 Buc 150 7.40 lei 1,110.00 lei 266.4

2607000096 Mandrina +Adaptor SDS+ Buc 20 35.00 lei 700.00 lei 168

2607000982 Adaptor mandrina SDS-plus Buc 30 40.00 lei 1,200.00 lei 288

2608572213 Mandrina GBH2-26DFR Buc 40 115.00 lei 4,600.00 lei 1104

2608630030 Set 5Panze T101B Set 60 8.40 lei 504.00 lei 120.96

2608630033 Set 5 Panze T144D Set 60 9.10 lei 546.00 lei 131.04

14482.5 3475.8

Total: 17958.3

29 mai 2015

Page 1 21:17:24

BIBLIOGRAFIE

Carti și legislatie

Caraiani C., Sendroiu C., Bazele Contabilitatii, Ed.Universitara, 2009

Feleaga L., Feleaga N., Contabilitate financiara – o abordare europeana și internationala, Ed.InfoMega, 2005

Calin O., Ristea M., Bazele contabilitatii, Ed.Didactica și Pedagogica, 2004

Tamaș I., Nastase P., Oancea M., Bazele tehnologiei informatiei și comunicatiilor, Ed.InfoMega, 2004

Zaharia D., Roșca I., Note de curs: Proiectarea sistemelor informatice de gestiune, ASE, 2000

Teller R., Comptabilite creative, Encyclopedie de gestion, Ed.Economica, 1996

Naser K., Creative financial accounting: its nature and use, Ed. Prentice Hall, 1993

OMFP 1082/2014

Ordinul 2816/2009 privind efectuarea inventarierii.

OMFP3512/2008

Reviste, articole și surse electronice

Revista Pro Domo, nr.11/2013, Ed.CECCAR

Revista Pro Domo, nr.10/2013, Ed.CECCAR

Revista Pro Domo, nr.09/2013, Ed.CECCAR

***Articol: Contabilitatea marfurilor, Revista ContaLex, Nr.4/2011

***Revista Audit Financiar: Impactul crizei economice asupra activitații de audit, CAFR, Nr.3/2011

www.biblioteca-digitala.ase.ro, Robu D.M., Contabilitate generala,***

www.ceccar.ro, Ghid IFRS: tratamente contabile și fiscale

www.comunitateaerp.ro/utile/22

http://ro.wikipedia.org/wiki/Cloud_computing

ANEXA 1

Tabel Anexa1. Clasificarea sistemelor informatice pentru afaceri in functie de ariile functionale si procesele de afaceri

ANEXA 2

Comparatie intre doua sisteme informatice, cele mai intalnite:

ANEXA 3

S.C. TEST SA.

Comanda Furnizor

NumeFz: Renania

Telefon: 0321457896

NrCda: 01

DataCda: 10.01.2015

CodArt: Denumire: UM: Cant. PretUnitar: Valoare: TVA

1618596167 SDS+ 6×100 Buc 350 3.56 lei 1,246.00 lei 299.04

1618596173 SDS+ 8×100 Buc 230 4.35 lei 1,000.50 lei 240.12

1618596177 SDS+ 10*100 Buc 300 5.40 lei 1,620.00 lei 388.8

1618596182 SDS+ 12×100 Buc 200 6.00 lei 1,200.00 lei 288

1618596185 SDS+ 8*150 Buc 120 6.30 lei 756.00 lei 181.44

1618596265 SDS+ 6*150 Buc 150 7.40 lei 1,110.00 lei 266.4

2607000096 Mandrina +Adaptor SDS+ Buc 20 35.00 lei 700.00 lei 168

2607000982 Adaptor mandrina SDS-plus Buc 30 40.00 lei 1,200.00 lei 288

2608572213 Mandrina GBH2-26DFR Buc 40 115.00 lei 4,600.00 lei 1104

2608630030 Set 5Panze T101B Set 60 8.40 lei 504.00 lei 120.96

2608630033 Set 5 Panze T144D Set 60 9.10 lei 546.00 lei 131.04

14482.5 3475.8

Total: 17958.3

29 mai 2015

Page 1 21:17:24