Sistem Informatic DE Gestiune A Aprovizionarii CU Materii Prime Si Materiale

=== 1-10 ===

SISTEM INFORMATIC DE GESTIUNE A APROVIZIONĂRII CU MATERII PRIME ȘI MATERIALE

CUPRINS:

Capitolul 1: întreprinderea – locul și rolul informațional

Tehnologia informației și managementul afacerilor

Sistemul informațional și intreprinderea ………………………

Sisteme informatice de gestiune ……………………….

Capitolul 2: Noțiuni generale privind managementul aprovizionării și contabilitatea stocurilor ……………………………………………………………………

2.1. Aprovizionarea tehnico-materială – componentă a activității comerciale

Delimitări și structuri privind stocurile

Evaluarea stocurilor

Evaluarea stocurilor la intrare

Evaluarea în contabilitate a stocurilor la ieșire

Evaluarea stocurilor conform ias 2 "Contabilitatea stocurilor"

2.4. Contabilitatea operațiilor privind stocurile

Analiza și funcționarea conturilor utilizate în contabilitatea stocurilor

Contabilitatea operațiilor privind stocurile cumpărate- metoda inventarului
permanent

Operații privind cumpărările de stocuri

Operații privind ieșirea stocurilor

2.4.3 Contabilitatea operațiilor privind stocurile cumpărate

– metoda inventarului intermitent

Contabilitatea operațiilor privind stocurile fabricate

Cazuri particulare

Stocuri cumpărate fără facturi sosite

Cumpărări de stocuri cu reduceri comerciale și financiare

Contabilitatea stocurilor la preț prestabilit

Contabilitatea stocurilor de mărfuri la preț cu amănuntul

Vânzări de stocuri cumpărate, altele decât mărfurile

Stocuri trimise spre prelucrare la terți

Importul de bunuri pe cont propriu la o întreprindere de import

export

2.5. Contabilitatea analitică a stocurilor

Capitolul 3:Analiza sistemului informațional Ia societatea comercială
„INTERRO"S.A

3.1. Prezentarea societății comerciale „Interro" S.A

3.2 Analiza sistemului informatic existent

Capitolul 4: Proiectarea și realizarea sistemului informatic de gestiune a
aprovizionării cu materii prime și materiale

Evoluția metodelor de proiectare

Modelarea conceptuală a datelor

4.2.1 Modelul entitate-asociere (E-A)

4.2.2. Reguli de verificare și normalizare a modelului conceptual al datelor

Modelarea conceptuală a prelucrărilor

Modelarea logică a datelor

Modelarea fizică a datelor

Proiectarea bazei de date și realizarea sistemului informatic propus ,

Funcțiile subsistemului informatic propus

Codul sursa al principalelor formulare:

Analiza eficientei sistemului informatic realizat

CAPITOLUL 1 ÎNTREPRINDEREA – LOCUL ȘI ROLUL INFORMAȚIONAL

1.1. TEHNOLOGIA INFORMAȚIEI ȘI MANAGEMENTUL AFACERILOR

*f Astăzi, mai mult ca niciodată , desfășurarea oricărei activități economice, nu se poate

,% imagina fără utilizarea unui puternic suport informațional care să asigure avantajul

concurențial în raport cu ceilalți competitori de pe piață . A dobândi cunoaștere prin informația obținută este rolul tehnologiei informației (TI).

Tehnologia Informației înseamnă hardware, software, comunicații, rețele, baze de date, automatizarea lucrărilor de birou precum și toate celelalte echipamente și componente software necesare prelucrării informației.

Tehnologia Informației oferă astăzi nu doar suportul informațional necesar desf ășurării afacerii în condiții de eficiență ci și soluții pentru regândirea modului de a-ți organiza afacerea cu scopul menținerii competitivității.

Modul de desfășurare a afacerii în cadrul oricărei firme se schimbă ca urmare a acțiunii conjugate a următorilor factori (lista acestora rămâne deschisă):

Globalizare

Competiție de nivel înalt

Informația devenită resursă cheie

Spațiul virtual de muncă și chiar derularea activității în condițiile companiei virtuale

• Comerț electronic

Existența în cadrul firmei a personalului specializat în procesarea datelor și analiză;

Un nou tip de relație cu banca prin care se obțin servicii și produse noi ca urmare a
promovării noilor soluții TI etc.

Impactul Tehnologiei Informației asupra firmei nu se resimte doar din mediul exterior
ci și din interiorul firmei. Orice organizație (firmă , bancă etc) presupune existența a cinci
elemente (componente) interdependente:
£ – Structura organizatorică

a – Managementul și procesele afacerii

,Jr – Tehnologia informației

Strategia organizației ,?"•

– Angajații și cultura organizației.

Componenta TI cunoaște o dinamică deosebită . Acest lucru determină mutații calitative asupra celorlalte componente. Dinamica componentei TI se resimte și la nivelul strategiei organizației oferind mijloace și instrumente specifice analizei și fundamentării strategiei.

..J5

-Planificare și control la nivelul

întregii firme

-Elaborarea strategiei firmei

-Planificarea și controlul la nivelul subunităților organizatorice

Management operațiuonal

-Planificarea și

controlul operațiilor zilnice

Figura 1: Nivelurile de management în cadrul firmei

Sistemul informatic al firmei trebuie să integreaze subsisteme informatice acoperind nevoile informaționale specifice fiecărui palier managerial (fig. 1).

1.2. SISTEMUL INFORMAȚIONAL ȘI ÎNTREPRINDEREA

Orice societate, fie că este vorba de societate la nivel micro sau macroeconomic, fie că este la nivelul întregii lumi, nu poate exista fără informații și fără comunicarea lor. Obținerea și transmiterea informației presupun existența unui sistem care să asigure atât culegerea și prelucrarea datelor, cât și diseminarea lor. Sistemul este (sau ar trebui să fie) grefat pe structura organizațională a societății în care funcționează, presupunând un ansamblu organizat de resurse necesare atingerii obiectivelor pentru care a fost creat.

Un sistem reprezintă un ansamblu de elemente (componente) interdependente, între care se stabilește o interacțiune dinamică, pe baza unor reguli prestabilite, cu scopul atingerii unui anumit obiectiv. Interacțiunea dinamică dintre elemente se materializează în fluxurile stabilite între acestea, fluxuri implicând resursele existente.

Lucrările în domeniul sistemicii au condus la definirea unui model care promovează viziunea sistemică asupra întreprinderii pe care o consideră formată din următoarele trei subsisteme:

'Subsistemul decizional valorifică informațiile oferite de subsistemul informațional în fundamentarea deciziilor.

'Subsistemul informațional joacă un dublu rol: pe de o parte asigură toate informațiile necesare luării deciziilor pe toate nivelurile de responsabilitate, conducere și control iar pe de altă parte asigură căile de comunicare între celelalte subsisteme, deoarece deciziile formulate de subsistemul de conducere sunt transmise factorilor de execuție prin subsistemul informațional (flux descendent).

'Subsistemul operativ (în cadrul căruia se desfășoară procesele economice specifice domeniului de activitate a agentului economic) are loc culegerea datelor care apoi sunt transmise subsistemului informațional (flux ascendent) în vederea stocării și prelucrării datelor necesare obținerii informațiilor utilizate în fundamentarea deciziior la nivelul subsistemului decizional (de conducere).

Subsistemul informațional reprezintă ansamblul tehnico-organizatoric de culegere, transmitere, stocare și prelucrare a datelor în vederea obținerii informațiilor necesare procesului decizional.

Subsistemul informațional se interpune între subsistemul decizional și subsistemul operativ, având drept scop asigurarea informațiilor necesare staffului managerial reprezentând în același timp un mijloc de comunicare între celelalte două subsisteme.

Subsistemul informațional nu trebuie văzut doar ca o interfață între sistemul operativ și sistemul de conducere ci și ca elementul de legătură a mediului intern al firmei și cel exterior lui (mediu economic, financiar, bancar).

Scopul principal al sistemului informațional este de a furniza fiecărui utilizator, în funcție de responsabilitățile și atribuțiile sale, toate informațiile necesare.

în ultimul timp, a devenit o realitate dependența dintre nevoia de informații, existența unui sistem care să asigure furnizarea acestora și dezvoltarea societății, în general. Sistemul care poate oferi informațiile cerute este sistemul informațional, un adevărat producător și distribuitor de informații.

Sistemul informațional este definit ca "ansamblul informațiilor existente impreuna cu relațiile dintre acestea, legile de transformare si elementele purtătoare de informații din cadrul unei instituții" sau ca "totalitatea procedeelor, metodelor si mijloacelor folosite in procesul informațional".

Sistemul informațional este constituit din totalitatea informațiilor economico-sociale impreuna cu procedeele, metodele si mijloacele si tehnicile, considerate ca un ansamblu organizat si integrat al operațiilor de culegere, transmitere, prelucrare si valorificare, utilizate in procesul de conducere. El este cel care preia datele din mediul intern și extern al

organizației în care funcționează, le prelucrează și le distribuie celor care au nevoie de informațiile obținute, sub diferite forme.

Are loc, astfel, un ciclu, care poate fi comparat cu ciclul economic " Bani – Marfa – Bani ", în care elementele componente sunt:

INFORMAȚIE (DATĂ) – DECIZIE – INFORMAȚIE .

Așa cum se observă, "materia primă " vehiculată în cadrul sistemului informațional o reprezintă informația, indiferent de numele sub care apare: "informație", "dată", "decizie". Dar informația este mai mult decât atât. Ea reprezintă puntea de legătură intre subsistemul informațional și celelalte subsisteme din cadrul oricărei societăți.

Dacă ar fi să privim sistematic societatea contemporană și fluxul de informații ce se desfășoară în interiorul ei, am oberva că acesta se realizează pe 2 nivele:

Un prim nivel e reprezentat de informațiile care circulă intre subsistemele ce compun
societatea (printre care se află și subsistemul economic);

Un alt nivel îl constituie fluxul de informații ce circulă în cadrul aceluiași subsistem, intre
diferitele nivele de organizare ce îl compun.

în ceea ce privește subsistemul economic, celula elementară de organizare o constituie unitatea economică, adică întreprinderea, la nivelul căreia au loc formarea și vehicularea informațiilor primare din economia unei țări.

întreprinderea este principalul furnizor de informații al domeniului economic. Schematic fluxul de informații din cadrul unei intreprinderi se prezintă astfel:

O

NN

X

1

S

Schema ne arată importanța informației și a sistemului informatic, legătura ce există intre aceste subsisteme ale intreprinderii. Sistemul informațional este cel care prelucrează datele oferite de sistemul operațional pentru a le trimite sub formă de informații sistemului de conducere. Mai departe, acesta emite decizii, care sunt transmise tot prin intermediul

sistemului informațional, sistemului operațional pentru a le pune în practică, rezultând astfel alte date, și ciclul se repetă.

Rezultă că fundamentarea deciziilor la nivelul conducerii intreprinderii (care corespunde subsistemului decizional) are Ia bază informațiile provenite de la nivelul sistemului informațional. Acest lucru are o insemnătate deosebită pentru activitatea unității economice, intrucât bunăstarea ei depinde intr-o proporție covârșitoare de rapiditatea cu care se iau decizii și de corectitudinea lor, decizii care au la bază tocmai informațiile furnizate de către sistemul informațional.

Sistemul informatic reprezintă o parte a sistemului informațional care permite realizarea operațiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor și difuzare a informațiilor astfel obținute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informației (TI) și a personalului specializat în prelucrarea automată a datelor.

Sistemul informatic cuprinde:

ansamblul informațiilor interne și externe, formale sau informale utilizate în cadrul
firmei precum și datele care au stat la baza obținerii lor;

software-ul necesar procesării datelor și difuzării informațiilor în cadrul organizației;

procedurile și tehnicile de obținere (pe baza datelor primare) și de difuzare a
informațiilor;

platforma hardware necesară prelucrării datelor și disipării informațiilor;

• personalul specializat în culegerea, transmiterea, stocarea și prelucrarea datelor.
Sistemul informatic este structurat astfel încât să corespundă cerințelor diferitelor

grupuri de utilizatori:

factori de conducere la nivelul conducerii strategice, tactice și operative;

personalul implicat în procesul culegerii și prelucrării datelor;

• personalul implicat în procesul cercetării științifice și proiectării de noi produse și
tehnologii de fabricație.

Structura generală a unui sistem informatic:

Pentru a defini structura generală a unui sistem informatic este necesar să plecăm dela funcția acestuia de a prelucra datele disponibile în vederea obținerii informațiilor necesare luării deciziilor în procesul conducerii. Cele trei componente majore care formează sistemul

informatic sunt:

■ ■■■■■■-. .-.-..

'Intrările

•Prelucrările

•Ieșirile

Intrările reprezină ansamblul datelor încărcate, stocate și prelucrate în cadrul sistemului în vederea obținerii informațiilor.

Intrările se clasifică în două grupe și anume:

A) Tranzacțiile externe care redau dinamica operațiilor și proceselor economice și
financiare din cadrul firmei. Provin din mediul exterior sistemului informatic. Sunt tranzacții

I externe: datele referitoare la aprovizionările cu materii prime, datele reflectând operațiile de

** încasări și plăți etc.

« Tranzacțiile externe sunt reprezentate de:

*. «Date consemnate în documente primare, la locul producerii

operațiilor pe care le evidențiază, în cadrul firmei (de exemplu.

un bon de consum, o factură emisă unui client etc);

•Date care provin din mediul economic-financiar-bancar,

consemnate în documente sau înscrise în norme și/sau

prevederi legale (facturi primite de la furnizori, ordin de plată

onorat de client, cota legală de TVA, cotele de impozit pe profit

etc);

•Date provenind de la alte sisteme informatice operaționale în

cadrul aceleiași firme.

•Date provenind de la alte sisteme informatice exterioare

firmei.

B) Tranzacțiile interne sunt urmarea unor prelucrări automate desfășurate în cadrul
sistemului informatic conducând la modificări structurale în cadrul colecțiilor de date.
Exemple: valoarea totală a produselor livrate, valoarea totală a încasărilor etc.

Prelucrările, cel de al doilea element definitoriu al sistemului informatic, reprezintă un ansamblu omogen de proceduri automate realizând:

•Crearea inițială și actualizarea bazei de date •Exploatarea bazei de date •Reorganizarea bazei de date •Salvarea/restaurarea bazei de date.

<*.

& Ieșirile sistemului informatic sunt reprezentate de rezultatele prelucrărilor desfășurate.

* Aceste ieșiri, în funcție de natura prelucrărilor care le-au generat, sunt de două

• categorii:

• Ieșiri obținute în urma unor operații de transfer al datelor, care nu și-au modificat
. ~ valoarea față de momentul introducerii lor în sistem. De exemplu: numărul și data

unei facturi, denumirea unui produs, cantitatea facturată etc.

• Ieșiri obținute în urma unor operații de calcul pe baza unor algoritmi prestabiliți (valoarea produsului facturat, total factură, valoarea vânzărilor pe luna… etc).

Ieșirile sistemului informatic pot fi clasificate în funcție de conținutul și forma lor de prezentare în:

. • Indicatori sintetici regăsiți în tablourile de bord oferite managerilor ce pot fi consultate on-line;

• Rapoarte (situații) care grupează diverși indicatori sintetici sau analitici sub formă tabelară.Exemplu: Statul de plată , Situația stocurilor de produse finite la data …, Balanța sintetică.

Alături de definirea strategiei de afaceri este necesară definirea strategiei sistemului informatic și aceasta deoarece:

sistemul informatic susține managerii, prin informațiile furnizate, în conducerea și controlul
activității în vederea atingerii obiectivelor strategice ale organizației;

sistemele informatice sunt deschise și flexibile adaptându-se permanent cerințelor impuse
de mediul dinamic în care operează firma;

promovarea soluțiilor TI susține organizația în consolidarea și dezvoltarea afacerii
(ex.: comerțul electronic, e-banking etc);

sistemul informatic oferă informațiile necesare controlului îndeplinirii și adaptării planurilor
operaționale și strategice ale organizației;

■ organizația trebuie să cunoască și să controleze riscurile legate de implementarea noilor tehnologii și adaptarea sistemului informatic la noile cerințe;

• stabilirea unor standarde la nivelul sistemului informatic care au menirea de a preciza
caracteristicile și performanțele hard și soft ale componentelor ce urmează a se achiziționa și
ce metodologii urmează să se utilizeze în dezvoltarea sistemului.

1.3. SISTEME INFORMATICE DE GESTIUNE

Sistemele informatice de gestiune sunt definite în literatura de specialitate urmându-se două abordări:

a) plecând de la informație și de la suportul acesteia;

b) plecând de la funcția pe care sistemul informatic de gestiune trebuie să o realizeze.

în primul caz, sistemele informatice de gestiune reprezintă ansamblul informațiilor utilizate în cadrul firmei, a mijloacelor și procedurilor de identificare, culegere, stocare și prelucrare a informațiilor.

în cea de a doua abordare a definirii sistemelor informatice de gestiune se pornește de la scopul acestuia și anume oferirea informației solicitate de utilizator în forma dorită și la momentul oportun în vederea fundamentării deciziilor.

Sistemele informatice de gestiune (SIG) presupun definirea: domeniilor de gestiune, datelor,modelelor, regulilor de gestiunt.

Domeniile de gestiune corespund fiecăreia dintre activitățile omogene desfășurate în cadrul firmei – cercetare-dezvoltare, comercială , de producție, de personal, financiar-contabilă – cu luarea în considerare a interacțiunilor dintre ele. Mai mult, abordarea acestor domenii se realizează într-o viziune ierarhică conducând la indentificarea următoarelor nivele:

Tranzacțional în cadrul căruia se efectuează operații elementare;

Operațional unde se desfășoară operații curente, deciziile luate la acest nivel sunt
curente, de rutină;

Tactic corespunzând activităților de control și deciziilor pe termen scurt;

• Strategic caracteristic deciziilor pe termen lung și/sau care angajează global firma.
Datele reprezintă "materia primă " a oricărui sistem de gestiune. Sunt avute în vedere

toate datele vehiculate și prelucrate indiferent de natura lor, caracterul lor formal sau informai sau de suporturile pe care se află.

Modelele de gestiune regrupează procedurile proprii unui domeniu. Putem exemplifica prin modelul:

• Contabil, specific domeniului financiar-contabil;

• Tehnologiei de fabricație specifică domeniului producției;

• De vânzări specific domeniului comercial.

Regulile de gestiune permit prelucrarea datelor și utilizarea informațiilor în conformitate cu obiectivele sistemului.

în cadrul unei firme cu activitate de producție și/sau comercială pot fi identificate următoarele reguli de gestiune: – aprovizionarea se realizează când stocul efectiv scade sub stocul normat;

8

evaluarea materialelor se realizează conform metodei FIFO, LIFO, CMP sau cost standard;

o materie primă se stochează în una sau mai multe gestiuni etc.

Sistemul informatic de gestiune asigură obținerea și furnizarea informației solicitate de utilizator, folosind mijloacele TI, pentru fundamentarea deciziilor privind un anumit domeniu din cadrul firmei.

Sistemele informatice de gestiune actuale sunt sisteme integrate. Ele se caracterizează prin aplicarea principiului introducerii unice a datelor și prelucrării multiple a acestora în concordanță cu nevoile informaționale specifice fiecărui utilizator.

Ciclul de viață al unui sistem informatic

Punctul de început al acestui ciclu este reprezentat de decizia de realizare a unui nou SI mai performant, iar punctul final al ciclului de viață este reprezentat de momentul deciziei de înlocuire a sistemului informatic existent cu unul nou, mai bine adaptat cerințelor asigurând performanțe informaționale, tehnice și economice superioare.

In timp au fost elaborate mai multe modele ale ciclului de viață al sistemelor informatice, autorii încercând să identifice, în viziune proprie, etapele de dezvoltare a produsului software. Numărul, numele, conținutul și înlănțuirea fazelor propuse în cadrul acestor modele diferă , dar încercând o sinteză putem reține următoarele faze ca elemente comune diferitelor abordări:

1. Definirea cerințelor utilizatorilor: utilizatorii vor preciza obiectivele pe care
urmează să le îndeplinească viitorul sistem informatic, criteriile de eficiență , securitate,
performanță pe care acesta urmează să le asigure. Calitatea și performanțele unui produs
software depind de abilitatea echipei de analiză în colectarea de specificații cât mai complete
de la viitorul utilizator și de a-1 face pe acesta să "vadă " funcționalitatea viitorului sistem
informatic.

2. Specificația cerințelor sistemului: prezentarea detaliată a rezultatelor pe care
\ sistemul informatic urmează să le asigure. Se va evidenția ce anume urmează să facă sistemul

fără a se sugera în nici un fel cum va face acest lucru sistemul. Această fază este un răspuns
£ la specificația cuprinzând cerinele utilizatorului ți va fi utilizați în faza de proiectare a

* sistemului.

Specificația cerințelor software: evidențiază ce urmează să facă produsul software
și restricțiile sub care funcționalitatea sa urmează să fie asigurată .

Proiectarea generală în cadrul căreia se definesc soluții cadru, conceptuale privind
viitorul sistem informatic.

9

9 î

Proiectarea de detaliu care rafinează soluția cadru, rezultat al proiectării generale,
având ca finalitate definirea soluției finale a sistemului informatic.

Realizarea componentelor sistemului informatic pe baza soluțiilor oferite de
proiectarea de detaliu.

7. Testarea componentelor: verificarea modului de funcționare, modului de
îndeplinire a cerințelor și fiabilitatea în utilizare.

8. Integrarea componentelor și testarea finală a sistemului: reunirea componentelor
în cadrul produsului final și verificarea funcționării lui în ansamblu.

Implementarea și testarea produsului la beneficiar urmate de acceptarea
produsului de către acesta.

Exploatarea si întreținerea sistemului: utilizarea curentă a sistemului informatic
și întreținerea lui.

Dezvoltarea sistemului informatic: realizarea și integrarea de noi componente
care să îmbunătățească și/sau dezvolte funcționalitatea și performanțele sistemului.

în cadrul diferitelor modele aceste faze (alături de cele specifice fiecărui model) sunt reunite în cadrul unor etape și anume:

Analiza sistemului care pleacă de la analiza sistemului existent și se continuă cu fazele 1-3 mai sus menționate;

Proiectarea generală (4)

Proiectarea de detaliu (5)

Realizarea sistemului informatic (6-8)

Instalarea sistemului informatic pe sistemele de calcul ale beneficiarului (9)

Exploatarea și întreținerea SI( 10)

Dezvoltarea SI (11)

10

=== 11.135 ===

CAPITOLUL 2

NOȚIUNI GENERALE PRIVIND MANAGEMENTUL APROVIZIONĂRII ȘI CONTABILITATEA STOCURILOR

2.1. APROVIZIONAREA TEHNICO-MATERIALA – COMPONENTA A ACTIVITĂȚII COMERCIALE

Desfășurarea procesului de producție într-o unitate economică impune organizarea activității de aprovizionare cu mijloace materiale de tipul materiei prime, materialelor, combustibil, energie, apa, utilaje si mașini.

Aprovizionarea este reprezentata de ansamblul operațiunilor care au ca obiectiv punerea la dispoziția întreprinderii a produselor si serviciilor de care aceasta are nevoie si pe care le procura din afara întreprinderii.

întreprinderea industrială trebuie privită ca un sistem complex în care fiecare compartiment are atribuții precise , iar legătura cu piața este absolut necesară.

Din punct de vedere al resurselor materiale piața de desfacere oferă informații privind oferta, prețul, cantitatea și calitatea acestora în condițiile în care ele sunt oricum limitate și epuizabile. In funcție de planul și programul de desfacere al firmei se emit comenzi, contracte către principalii furnizori de materii prime, materiale, energie, combustibili și alte utilități, iar conținutul material, efectiv al acestora se aprovizionează și în funcție de necesitățile de consum care intră în procesul de fabricație. Desigur, strategia firmei este cea a costurilor minime, calității corespunzătoare, eficienței, oportunității și fluenței în aprovizionare.

In momentul emiterii comenzilor de aprovizionare se au în vedere atât necesitățile de consum curent pentru fabricație, cât și cele de reînnoire și completare a stocurilor curente.

Organizarea aprovizionării tehnico-materiale trebuie astfel făcuta încât sa contribuie la asigurarea completa, complexa si la timp a unității economice cu mijloacele de munca si obiectele muncii, asigurarea condițiilor optime de depozitare a resurselor materiale, alimentarea raționala a locurilor de munca cu resursele materiale necesare si utilizarea raționala a resurselor materiale astfel încât sa se respecte normele de consum stabilite si stocurile de producție determinate.

11

Pentru îndeplinirea acestor cerințe, conducerea întreprinderii poate realiza organizarea aprovizionării tehnico-materiale după unul din următoarele sisteme:

sistemul funcțional,

sistemul de organizare pe grupe de materiale,

sistemul de organizare în funcție de destinația de consum a resurselor materiale,

sistemul mixt de organizare a activității de aprovizionare.

Asigurarea managementului aprovizionării revine compartimentelor specializate, de cele mai multe ori aflate în subordinea directorului comercial al firmei sau a managerului general.

Conform sistemului funcțional, activitățile sunt grupate funcțional pe următoarele sectoare si anume:

sistemul de programare,

sistemul de materiale,

– sistemul de depozite de materiale.

în cadrul sistemului de organizare pe grupe de materiale, se constituie sectoare de aprovizionare-depozitare pentru fiecare grupa principala de materiale, iar fiecare sector curpinde în aceasta organizare totalitatea activităților pe care le solicita aprovizionarea si depozitarea grupei respective, adică stabilirea necesarului de materiale, depozitarea si alimentarea secțiilor.

Sistemul de organizare în funcție de destinația de consum a resurselor materiale se aplica în situația în care materialele ce se consuma diferă de la o secție la alta, în acest scop organizându-se sectoare care se ocupa cu aprovizionarea si depozitarea materialelor pentru fiecare secție în parte.

Sistemul mixt de organizare a aprovizionării tehnico-materiale presupune ca pentru unele resurse materiale, în special pentru materialele auxiliare sa se constituie sectoare speciale de aprovizionare, depozitare, aferente grupelor respective de materiale iar la alte materiale, mai ales cele principale, sa se organizeze sectoare care sa se ocupe de aprovizionarea si depozitarea pentru fiecare secție.

Sistemul logistic al întreprinderii industriale schematizat în figura următoare evidențiază tocmai legăturile reciproce dintre aceste activități ce încep și se încheie cu piața de desfacere, trecând prin subsistemul aprovizionare materială – subsistemul producție și subsistemul desfacere – vânzări.

12

Piața de desfacere

Clienți reali și potențiali

Cerere

Subsistemul desfacere – vânzări

Plan și programe de desfacere

Contracte, comenzi acceptate

Stocuri de produse finite

Subsistemul producției

Plan și programe de producție

Fabriratjp.

Necesități de consum

Stocuri de materiale

Subsistemul aprovizionare

Plan și programe de aprovizionare

Materiale refolosibile

Studii de piață, alegere furnizori

Piața de desfacere

Strategii

Negocieri, contracte, convenții

Sistemul logistic al întreprinderii industriale

13

In cadrul procesului de aprovizionare tehnico-materiala, un loc important îl ocupa elaborarea programului de aprovizionare tehnico-materiala.

în activitatea de elaborare a programului de aprovizionare se parcurg doua etape:

A. Etapa de pregătire a întocmirii programului de aprovizionare.

In cadrul ei se culeg si se prelucrează toate datele necesare întocmirii programului. Astfel se stabilește lista de resurse materiale pentru produsele si lucrările prevăzute în programul de producție. Lista de resurse materiale cuprinde toate categoriile de materii prime, energie, apa, si combustibil de care are nevoie unitatea economica, grupate după anumite principii si indexate după un anumit sistem de indexare.

Norma de consum specific de aprovizionare reprezintă cantitatea maxima dintr-un anumit material prevăzuta pentru consum specific de aprovizionare reprezintă cantitatea maxima dintr-un anumit material prevăzuta pentru consum în scopul obținerii unei unități de produs sau executării unei unități de lucrări în anumite condiții tehnico-organizatorice specifice unității economice.

B. A doua etapa – elaborarea propriu-zisa a programului de aprovizionare.

Organizarea aprovizionării tehnico-materiale cuprinde doua parti:

necesarul de resurse materiale,

sursele de acoperire a necesarului de resurse materiale.

In partea de necesar de resurse materiale trebuie sa se fundamenteze următorii indicatori:

necesarul propriu-zis pentru fabricarea producției programate,

stocul la sfârșitul perioadei de program,

necesarul total de resurse materiale.

In partea de resurse, pentru acoperirea necesarului de resurse materiale se cuprind următorii indicatori:

stocul de la începutul perioadei de program,

resursele interne ce pot fi folosite în cursul anului,

necesarul de aprovizionat.

Dimensionarea corecta a stocurilor de resurse materiale influențează pozitiv ritmicitatea producției si viteza de rotație a mijloacelor circulante. Principalele atribuții ale aprovizionării sunt:

1. procurarea la termenele stabilite a materiilor prime, materialelor de care

întreprinderea are nevoie;

urmărirea evoluției piețelor produselor pe care întreprinderea le utilizează;

stabilirea modalităților de aprovizionare pe care trebuie sa le respecte

compartimentele întreprinderii;

elaborarea programelor de aprovizionare în funcție de planul de fabricație

stabilirea regulilor de control al mărfurilor aprovizionate;

stabilirea criteriilor pentru o buna gestiune a stocurilor.

14

Responsabilii cu aprovizionarea trebuie, pe de o parte, sa aducă în întreprindere si sa stocheze resursele materiale necesare la un cost cât mai mic, iar pe de alta parte sa asigure disponibilitatea lor în scopul satisfacerii nevoilor celor care le utilizează.

Pentru a se face o aprovizionare la un cost cât mai scăzut trebuie sa se respecte următoarele cerințe:

sa se cumpere la un preț cât mai scăzut dar tinându-se cont de condițiile de calitate
cerute;

costul de stocare sa fie cât mai mic, adică sa se stocheze cantități cât mai mici posibil;

prin stocare sa se imobilizeze cât mai putini bani.

Produsele stocate si destinate a fi livrate trebuie sa îndeplinească un anumit nivel de servire pe care întreprinderea îl dorește. Acest coeficient de servire se poate calcula ca raport între cantitatatile cerute si cantitățile furnizate sau la raportul între numărul de cereri satisfăcute si numărul total de cereri.în general se caută ca aprovizionarea si stocarea sa se facă la costuri cât mai mici, tinându-se cont de un anumit coeficient de servire.

Politica de aprovizionare este condiționată de un anumit număr de parametri care pentru responsabilii cu aprovizionarea reprezintă tot atâtea restricții. Acești parametri sunt;

Mărimea capitalului disponibil pentru a fi investit în stocuri si anume politica ce va fi
aleasa va trebui sa tină cont de posibilitățile financiare ale întreprinderii.

Consumul pe perioade. O buna politica de aprovizionare nu poate fi conceputa decât
prin previziunea producției.

Costuri.

Exista mai multe categorii de costuri de care trebuie sa se tina seama: a), costul de stocare, care include cheltuielile de depozitare, deprecierile sau deteriorările produselor stocate precum si costurile financiare de natura dobânzilor;

b). costul de derulare a comenzilor care cuprinde cheltuielile administrative ocazionate de aprovizionare, precum si costul livarii;

c). costul de penurie, care are în vedere o eventuala ruptura de stoc si implica cheltuieli suplimentare pentru întreprindere.

Condițiile de cumpărare. Acestea se refera la durata de aprovizionare;

Natura produselor. Politica de aprovizionare trebuie sa tina cont de natura
produselor stocate ( de numărul acestora si periodicitatea aprovizionării lor).

Coeficientul de servire cerut. Un coeficient ridicat de servire va permite livrări rapide
în cazul întreprinderilor comerciale si deci o buna servire a clienților.

15

Alegerea unei politici de aprovizionare este condiționată în mod hotărâtor de regularitatea ieșirilor de produse. Aceasta va permite efectuarea de comenzi la intervale regulate de timp si într-o mărime constanta. Atunci când consumul variază în timp sunt avute în vedere cel puțin trei variante de politici de provizionare, si anume: 1). O prima opțiune are în vedere comenzi la date fixe în cantități variabile. în acest caz, din momentul în care s-a fixat periodicitatea aprovizionării, este suficient sa se calculeze mărimea cantităților necesare pentru a satisface nevoile producției până la următoarea livrare. 2). A doua opțiune se refera la comenzi în cantități constante efectuate cu o periodicitate variabila. In acest caz din momentul în care cantitățile sunt fixate urmează numai calcularea datelor la care trebuie sa se efectueze comenzile tinându-se cont de stocul la un moment dat, de previziunile ieșirilor si de termenele de livrare stabilite. 3). A treia opțiune presupune efectuarea de comenzi în cantități variabile si cu o periodicitate variabila. In acest caz întreprinderea consulta în permanenta stocul si face comenzi pentru cantitățile fixate în funcție de obiectivele care se urmăresc.

Procesul de aprovizionare cuprinde mai multe etape:

decizia de cumpărare

procesul administrativ al cumpărării

recepția.

1). în cadrul deciziei de cumpărare, o mare importanta o are alegerea furnizorilor, care se face ținând seama de doua cazuri specifice si anume:

în primul caz întreprinderea are furnizori cunoscuți, cu care are relații comerciale
neîntrerupte;

în al doilea caz, întreprinderea va caută în permanenta cele mai bune condiții oferite
de piața.

O mare importanta prezintă culegerea informațiilor asupra furnizorilor.

Aceștia sunt, în general, selecționați pe baza următoarelor criterii:

prețul propus care, de cele mai multe ori, este hotărâtor,

calitate,

termenele de livrare si regularitatea livrărilor,

facilitați de plata,

reputația furnizorului.

în practica exista doua modalități de efectuare a cumpărării si anume:

contractul de cumpărare unic, care conține cantitățile ce urmează a fi livrate la o data
stabilita,

contractul la termen, care prevede aprovizionări ritmice pentru o perioada destul de lunga.

16

2). Procesul administrativ de cumpărare antrenează execuția unui număr mare de activități si elaborarea de documente cum ar fi:

cererea de cumpărare sau de aprovizionare emisa de compartimentul solicitantului,

comanda redactata în scris de către compartimentul de cumpărări;

urmărirea comenzii care are un caracter preventiv.

3). Recepția cuprinde operații care constau în compararea conținutului livarii cu elementele comenzii. Operațiile de recepție sunt realizate de compartimentele specializate astfel:

un prim control se face asupra aspectului fizic si calitativ al livrării;

al doilea control se face prin comparație cu conținutul efectiv al lucrării.
După recepție se face verificarea facturii prin compararea următoarelor documente si
anume:

bonul de comanda emis inițial,

bonul de comanda corectat cu ocazia recpetiei,

factura furnizorului.

DEPOZITAREA

Depozitele întreprinderii se prezintă într-o mare varietate:

depozite de vânzare, si reprezintă locurile unde sunt păstrate mărfurile si la care are
acces clientela,

depozite de produse finite care reprezintă de fapt antrepozite pentru mărfurile aflate
pe punctul de a fi vândute,

depozite de materii prime sau alte produse intermediare care sunt stocate în vederea
satisfacerii nevoilor producției,

depozite de furnituri si de utilaje destinate sa alimenteze diversele compartimente ale
întreprinderii.

Depozitele au ca sarcina aprovizionarea compartimentelor cu produsele de care acestea au nevoie, iar în acest scop trebuie sa asigure evidenta produselor stocate, prin înregistrarea sistematica a ieșirilor si intrărilor de materiale, sa informeze compartimentul cumpărări despre situația stocurilor si sa declanșeze comenzile de aprovizionare si sa asigure conservarea si manevrarea serviciilor pe care le au în primire.

17

Intrările si ieșirile de materiale în cadrul depozitelor sunt înregistrate în diferite moduri: intrările se întregistreaza prin bonurile de recepție sau prin cele de intrare emise de către compartimentul de recepție, iar ieșirile sunt înregistrate pe bonul de ieșire emis de către compartimentul care solicita materialul.

Reunirea tuturor informațiilor referitoare la un articole din stoc se face cu ajutorul fisei de stoc care poate fi ținuta numai din punct de vedere cantitativ sau atât cantitativ cât si valoric în cadrul unui inventar permanent al stocurilor.

GESTIUNEA STOCURILOR

Administrarea în mod economic a stocurilor presupune minimizarea ansamblului costurilor legate de aprovizionare în condițiile asigurării unui anumit nivel al coeficientului de servire.

Principalele probleme ce se impun a fi rezolvate se refera la doua aspecte:

A) Determinarea nivelului stocurilor care presupune determinarea în principal a doua
categorii de stocuri:

stocul minim sau curent al unui produs corespune consumului produsului respectiv pe
durata intervalului de aprovizionare,

stocul de siguranța reprezintă o rezerva permanenta pentru a face fata situațiilor
neprevăzute legate de ritmul consumului si al termenelor de livrare,

stocul de alerta sau pragul de declanșare a comenzii reprezintă cantitatea în stoc sub
nivelul căreia trebuie sa fie făcuta comanda.

B) Determinarea cantității economice de comandat.

Avându-se în vedere aceasta problema, pot fi luate în considerare doua politici de aprovizionare:

a) presupune un număr mic de comenzi bazate pe cantitățile mari de produse
comandate,

b) presupunem un număr mare de comenzi bazate pe cantități mici de produse
comandate.

18

2.2. DELIMITĂRI ȘI STRUCTURI PRIVIND STOCURILE

Stocurile și producția în curs de execuție reprezintă, după caz, bunurile materiale, lucrări și servicii destinate să fie consumate la prima lor utilizare, să fie vândute în situația în care au starea de marfă sau produse rezultate din prelucrare, precum și producția în curs de execuție aflată sub forma producției neterminate.

In contabilitatea financiară a întreprinderii stocurile sunt clasificate și delimitate în funcție de patru criterii: fizic, destinația, faza ciclului de exploatare și locul de creare a gestiunilor. Corespunzător acestor criterii sunt individualizate următoarele structuri:

materiile prime, care participă direct la fabricarea produselor, regăsindu-se în
componența lor integral sau parțial, în starea inițială sau transformată ;

materialele consumabile sau furniturile cuprind materialele auxiliare, combustibilii,
materiale pentru ambalat, piesele de schimb, semințele și materialul de plantat,
furajele și alte materiale consumabile care participă indirect sau ajută activitatea de
exploatare fără a se regăsi, de regulă, în produsul rezultat;

produsele sub forma semifabricatelor (produse în curs de fabricație), produselor
fmite(produse care au parcurs întregul proces de fabricație) și produselor reziduale
(rebuturi, materiale recuperabile și deșeuri) ;

animale care nu au îndeplinit condițiile pentru a fi trecute la animale adulte, animalele
de îngrășat, păsările și coloniile de albine ;

producția în curs de fabricație reprezintă materiile prime care nu au trecut prin toate
stadiile de fabricație, produsele nesupuse probelor și recepției tehnice sau
necompletate în întregime, precum și lucrările și serviciile în curs de execuție sau
neterminate;

mărfurile, respectiv bunurile pe care întreprinderea le cumpără în vederea vânzării;

ambalajele (cu excepția ambalajelor de natura obiectelor de inventar și mijloacelor
fixe) de transport refolosibile care însoțesc bunurile în procesul circulației lor
(recuperabile facturate consemnate distinct care circulă prin restituire sau incluse în
prețul mărfii și care se pot valorifica sau nu după utilizare).

în contabilitatea din țara noastră, în sfera stocurilor se includ și materialele de natura obiectelor de inventar. Acestea sunt bunuri cu o valoare mai mică decât limita prevăzută de lege pentru a fi considerate mijloace fixe, indiferent de durata lor de serviciu, sau cu durata mai mică de un an, indiferent de valoarea lor, precum și bunurile asimilate acestora (echipamentul de protecție, echipamentul de lucru, îmbrăcămintea specială, sculele, instrumentele, mecanismele, dispozitivele și verificatoarele cu destinație specială, modelele, stanțele, matrițele și alte obiecte asimilate).

19

în raport de locul de creare a gestiunilor, structurile de stocuri prezentate mai sus se grupează în: stocuri aflate în depozitele întreprinderii, stocuri în curs de aprovizionare sau sosite și nerecepționate, stocuri sosite fără factură, stocuri livrate dar nefacturate, stocuri facturate dar nelivrate, stocuri aflate la terți.

Corespunzător criteriilor de clasificare prezentate mai sus sunt individualizate două structuri informaționale de bază: structura financiară standardizată și structura internă sau de gestiune.

Structura financiară standardizată este proprie gestiunii și contabilității financiare a întreprinderii și operează cu două criterii: destinația și faza ciclului de exploatare. Interesul informațional este cel al finanțării pe termen scurt, calculării și analizei mecanismului fondului de rulment, bugetarea activității de exploatare și gestionarea activității de trezorerie. Din punct de vedere metodologic, o asemenea structură se realizează și se identifică prin conturile grupă sau principale din Planul de conturi general simbolizate cu două cifre, sinteticele de gradul I sau divizionare, simbolizate cu trei cifre și sinteticele de gradul II sau subdivizionare, simbolizate cu patru cifre.

Structura internă sau de gestiune , necesară, dar nestandardizată, este opozabilă contabilității interne de gestiune. Ea operează cu celelalte două criterii: fizic și locul de creare a gestiunilor și se delimitează prin conturile analitice de stocuri corespunzătoare sortimentelor și gestiunilor (depozitelor create ca entități gestionare repartizate în răspunderea unor persoane fizice).

Modelul de contabilitate a stocurilor în România adoptat în cadrul reformei este conceput în condițiile în care ambele structuri informaționale sunt realizate prin contabilitatea financiară. O asemenea opțiune are motivația nevoii de a asigura, în primul rând, deocamdată în perioada de tranziție, printr-un sistem standardizat, obligatoriu, evidența și controlul integrității stocurilor.

Soluția realizării evidenței analitice a stocurilor prin contabilitatea financiară este discutabilă. In cele mai multe țări care au adoptat modelul continental de contabilitate, evidența analitică a stocurilor pe sortimente și gestiuni se realizează prin contabilitatea internă de gestiune. Mai mult, ea se integrează într-un sistem mai general de control, prin costurile de stocare, asupra nivelului stocurilor. De asemenea, în plan teoretic și practic se apreciază că evidența analitică a stocurilor nu poate fi standardizată. Metodele și tehnicile folosite sunt de detaliu, nefundamentale, și în consecință decizia de adoptare trebuie să corespundă conducerii întreprinderii.

Totuși, la o analiză mai atentă se poate aprecia că gestiunea analitică a stocurilor nu este numai o problemă internă a întreprinderii. Metodele de evaluare a stocurilor au implicații financiare, ele antrenează efecte atât asupra rentabilității cât și asupra fiscalității. Inventarierea stocurilor și nivelarea costurilor constituie o problemă de construire a informației consolidate în situațiile financiar – contabile de sinteză și raportare care sunt standardizate. Dată fiind această realitate, se poate aprecia că soluția pentru evidența analitică

20

a stocurilor reprezintă o problemă care pendulează între contabilitatea financiară și contabilitatea de gestiune; criteriul de alegere fiind cel al obiectivelor și intereselor informaționale. In măsura în care nu există și nu funcționează un sistem de control de gestiune asupra stocurilor, problema evidenței analitice a stocurilor pe sortimente și gestiune poate fi rezolvată prin contabilitatea financiară.

în domeniul bugetar, noțiunea de aprovizionare se referă la noțiunile de stocaj și achiziție, aceasta din urmă sub toate aspectele sale (comandă, livrare, regularizare). încă de la început, trebuie să subliniem că accentul nu trebuie să cadă pe operațiunea de achiziție, care are o conotație juridică prea ridicată. Cei care elaborează bugetul aprovizionărilor trebuie să aibă în vedere mai degrabă caracteristicile financiare legate de achiziții și nu datele la care acestea au avut loc. Astfel, ei trebuie să stabilească un program care:

să permită evitarea apariției unei rupturi în stoc;

să nu antreneze gestiunea unor stocuri prea voluminoase.

In concluzie, ei se vor preocupa de:

reaprovizionări, caracterizate prin livrări (cu cele două caracteristici: cantități și
date), achiziițile nefiind considerate decât elemente secundare;

comenzi care, în amonte, condiționează livrările.

Un stoc este o rezervă constituită în vederea satisfacerii unei nevoi ulterioare. Stocurile apar în diferite faze ale procesului de producție. De aceea, se vorbește despre stocuri de: materii prime, materiale consumabile, produse în curs, produse finite etc.

Motivele pentru care se constituie stocuri sunt multiple. Acestea ar putea fi clasificate astfel:

tehnice : ritmul fluxului de producție este diferit de ritmul utilizării (consumului);

economice : influența costurilor fixe și randamentele crescânde din procesul de
producție și de aprovizionare obligă întreprinderile să comande sau să producă în
serie;

financiare : existența unor piețe cu prețuri fluctuante;

securitate : incertitudinea este o caracteristică definitorie a cererii și a condițiilor de
aprovizionare.

Stocurile contribuie de o manieră decisivă la flexibilitatea întreprinderii, dar, în același timp, constituie o imobilizare de capitaluri și antrenează costuri de naturi diferite. Deciziile referitoare la stocuri sunt adesea de natură conflictuală: departamentul financiar va dori un stocaj minim; centrele operaționale, din contră, au tendința de a prefera un stoc mai ridicat pentru o flexibilitate mai bună la nivel de producție sau la nivel comercial. Dar se știe că deținerea de stocuri provoacă importante nevoi de finanțare: creșterea cu o singură zi a duratei de deținere a produselor finite implică, înaintea creditului-furnizori, o nevoie de fond de rulment suplimentară în valoare de o zi cheltuieli de producție.

21

De aceea, gestiunea stocurilor trebuie să fac obiectul unui calcul economic riguros, iar modelele de gestiune a stocurilor sunt foarte numeroase. Acestea, ca toate celelalte modele, transcriu în practică politica întreprinderii. Insă, domeniul lor de aplicare se situează pe termen foarte scurt și aceasta întrucât ele determină un comportament foarte sensibil în raport cu elementele pe care le integrează

Structura unui sistem de gestiune a stocurilor

în general, un sistem de stocuri conține două categorii de elemente:

elemente fizice;

elemente necorporale, legate de procesul informațional și decizional

A. Elementele fizice care privesc gestiunea stocurilor

Orice stoc este alimentat de un flux de aprovizionare și este destinat satisfacerii unui flux al cererii, adică:

FLUX DE APROVIZIONARE => STOC => FLUX AL CERERII

Un stoc de producție este destinat a fi integrat/consumat în cursul procesului de producție.

Un stoc de distribuție este destinat vânzării.

Cererea este o constrângere pe termen scurt, necontrolabilă de întreprindere; este o constrângere impusă întreprinderii. Previziunea cererii este esențială și trebuie efectuată luând în considerare cel puțin două elemente:

gradul de certitudine a cererii: certă sau aleatoare;

gradul de stabilitate a legii statistice a cererii.

22

Gradul de certitudine este puternic influenat de originea cererii:

Originea cererii

Producție p< anticipează ct se cunosc m anumită certit

Producție la cerere fin anticipabilă; n

Cererea nefiind controlabilă pe termen scurt, reglarea stocuril ovizionare, întrucât aceasta este o variabilă controlată de întreprindere.

Aprovizionarea poate fi privită ca un flux de bunuri ce alimentează u jificată după mai multe criterii:

• după originea ei (dacă provine din întreprindere sau de la furniz

internă

externă

• în funcție de periodicitate:

continuă: linie de asamblare care aprovizionează un stoc;

periodică: care la rândul său poate fi:

periodică și punctuală: comenzi de la furnizori

periodică și progresivă: reconstituirea unui stoc prin s

Un flux continuu este caracterizat prin debitul său (exemplu: x pies iodic este caracterizat prin data lansării unei comenzi, prin volumul ata necesară aprovizionării. Dacă aprovizionarea este internă (provine astă durată va fi echivalentă cu durata de fabricație. Durata de fabric iabilă cvasi-sigură. Dacă aprovizionarea este externă (provine de la ur esară aprovizionării va fi egală cu durata livrării (livrare + transport + iabilă are un caracter aleator.

23

B. Elementele necorporale care privesc gestiunea stocurilor

Presupunând că problemele strategice sunt rezolvate (alegerea amplasrii și a dimensiunii depozitelor, arbitrajul dintre stoc și capacitate de producție etc), ne vom ocupa de reglarea stocurilor în timp. In mare,trebuie să se găseasc răspunsul la două întrebări:

CÂND ?, adică la ce dată trebuie aprovizionat stocul ?

CÂT ?, deci care trebuie să fie volumul aprovizionării ?

Pentru a putea răspunde la aceste întrebări, vom prezenta componentele fundamentale ale unui stoc:

Supoziție: se presupune că evoluția stocului este perfect liniară, situație rar întâlnită în practică. Adesea stocul are o evoluție în trepte.

Schema prezentată pune în evidență fazele succesive ale unui ciclu de stocaj:

ti => aprovizionarea stocului, tl-t2 => consumul stocului,

t2 => o noua aprovizionare

24

în continuare, vom analiza principalele definiții implicate de gestiunea stocurilor.

• Stocul activ este cantitatea de produse intrată în stoc la fiecare livrare și care este
apoi consumată. Acesta mai poartă denumirea de "cantitate economică".

Valoarea sa diferă în iiincție de tipul cererii (sigură sau aleatoare). în cazul în care avem de-a face cu o cerere determinată, atunci stocul activ este egal cu cererea cunoscută și ateptată pentru perioada T. Dacă cererea este aleatoare, stocul activ este egal cu previziunea făcut pentru perioada T.

Stocul de siguranță are drept scop evitarea apariției unor rupturi în stoc, în cazul în
care cererea se dovedește a fi superioară cererii medii previzionate și pentru a face față
întârzierilor aleatoare ale livrării.

Marja de siguranță (MS) reprezintă timpul necesar consumării stocului de siguranță.

Stocul critic (SC) reprezintă nivelul stocului în momentul în care trebuie lansată
comanda. El mai poartă denumirea de "stoc de reaprovizionare". Stocul critic include și
stocul de siguranță, dacă acesta există.

Pentru o bună gestiune a stocurilor, există în principal două metode: – o gestiune calendaristică a stocului:

CÂND? – la date fixe CÂT ? – cantități variabile

Aprovizionarea se face la date fixe, în timp ce volumul comenzilor variază de la perioadă la perioadă. Este un stoc de "recompletare". Practic, această metodă constă în inventarierea stocului la anumite intervale regulate de timp și la recompletarea sa în fiincție de ceea ce lipsește în raport cu un anumit stoc total determinat în avans.

– o gestiune "lapunct de comandă":

CÂND? – la date variabile CÂT? – cantități fixe

O aprovizionare are loc numai atunci când stocul atinge un anumit nivel, numit stoc de reaprovizionare, moment în care trebuie lansată o comandă. Volumul comenzii corespunde stocului activ (determinat de o manieră rațional, adică astfel încât să se minimizeze costurile de stocare).

25

Existența unui stoc trebuie să permită satisfacerea cât mai rapidă a cererii, dar în același timp trebuie minimizate costurile de stocare. Acestea cuprind mai multe cheltuieli pe care întreprinderea trebuie să le suporte:

• Costul aprovizionării: reprezint costul actului de reconstituire a stocului. El poate fi:

de origine externă: costul lansării unei comenzi (cheltuieli administrative,

parte de cheltuieli fixe) sau cost de achiziție (preț de cumpărare + cheltuieli de

transport și alte cheltuieli accesorii); – de origine internă: costul lansării unei serii de fabricație (reglarea utilajelor,

organizarea muncii – aceste cheltuieli pot fi considerate fixe) sau costul

fabricării produselor.

Costul lansării comenzii sau al unei serii de fabricație este în general fix în raport cu volumul comenzii sau al lotului defabricație. Pe o anumit perioadă de timp, aceste costuri sunt proporționale cu numărul de lansări. Costul unitar de achiziție sau costul unitar de fabricație, după caz, sunt adesea degresive în raport cu volumul (reduceri acordate de furnizori, economii de producție etc).

• Costul deținerii: este format din mai multe componente:

o componentă independent de volumul stocului: cheltuielile legate de capacitatea de depozitare (chiria sau amortizarea clădirilor, asigurări, pază…); o componentă legat de volumul stocului: asigurarea produselor, întreținere, manevrarea produselor stocate;

o componentă financiară: imobilizarea capitalurilor în stocuri. Acest cost este proporțional cu valoarea medie a stocului.

Costul de suprastocaj: acest cost există în cazul în care avem un excedent de stoc. El
are valoarea nulă, dacă excedentul poate fi absorbit în perioada urmtoare fără pierderi, însă
are o valoare importantă pentru produsele perisabile.

Costul de ruptură: acest cost există dacă cererea dintr-o perioadă nu poate fi
satisfăcută. Consecințele depind de natura cererii. In cazul în care avem de-a face cu o cerere
internă, ruptura unui stoc riscă să provoace șomaj tehnic în atelierele situate în aval. Două
situații pot fi avute în vedere: dacă este posibilă o reorganizare a producției, costul de ruptură
este considerat fix și este egal cu costul reorganizării; în cazul în care nu este posibilă
reorganizarea producției, costul de ruptura este proporțional cu durata rupturii. El poate să
includă cheltuieli speciale necesare unei aprovizionări mai rapide. Dacă însă cererea este
externă, provenind de la clienți, costul de ruptură poate să cuprindă: lipsa câștigului (refuzul
clienților de a cumpăra alte produse substituibile), costul unor penalități datorate clienților
pentru neîndeplinirea la timp a unor condiții contractuale și degradarea imaginii mărcii
întreprinderii (cost dificil de estimat).

26

• Costul de depășire: apare în cazul în care stocul este superior capacității de stocaj de care dispune întreprinderea. Acest cost corespunde necesității găsirii unor noi depozite și unor eventuale deteriorări suferite de produse din această cauză.

în marea majoritate a cazurilor, aceste costuri sunt ușor de identificat și evaluat și ele sunt integrate într-o relație care să exprime costul total de stocare. Apoi se urmărește determinarea volumului optim al stocurilor cu ajutorul unor modele de optimizare sau de simulare (modele deterministe).

Insă, în anumite cazuri, costurile nu pot fi evaluate cu exactitate (de exemplu, evaluarea costurilor de ruptură este dificilă). In aceste condiții, stocul optim este cel care permite respectarea unei constrângeri stabilite apriori. Adeseori, această constrângere se exprimă sub forma unei probabilități. Ea exprimă o valoare limită pe care probabilitatea de a intra într-o ruptură de stoc nu trebuie să o depășească (modele stocastice, cu variabile aleatoare).

27

2.3. EVALUAREA STOCURILOR

2.3.1. Evaluarea stocurilor la intrare

Pornind de la prevederile IAS este prezentată evaluarea stocurilor în contabilitatea din țara noastră.

Principial, la intrare stocurile sunt evaluate la costul istoric, identificat după caz, prin costul de achiziție, pentru stocurile cumpărate, costul de producție pentru stocurile fabricate și alte costuri ocazionate de stocurile intrate.

Costul de achiziție cuprinde prețul de cumpărare, inclusiv taxele de import și celelalte taxe de cumpărare, costurile de transport și de manipulare și alte costuri accesorii de achiziție imputabile direct, cu excepția rabaturilor, risturnelor și remizelor primite de la furnizori.

Costul de producție cuprinde costul de achiziție al materiilor prime și materialelor consumate, celelalte cheltuieli directe de producție (transformare) precum și cota cheltuielilor indirecte de producție determinate rațional ca fiind legate de fabricația bunurilor. De asemenea pot fi incluse dobânzile la creditele bancare contractate pentru producția cu ciclu lung de fabricație, aferente perioadei.

Pentru stocurile intrate prin aport la capitalul social, cu titlu gratuit sau recuperate din dezmembrarea mijloacelor fixe, costul istoric este egal cu valoarea de utilitate estimată în funcție de prețul pieței, utilitatea și starea acestora.

2.3.2. Evaluarea în contabilitate a stocurilor Ia ieșire

Problema fundamentală a înregistrărilor la ieșirea stocurilor cumpărate sau fabricate este cea a prețului utilizat pentru evaluarea loturilor ieșite. în acest sens s-au delimitat mai multe metode cum sunt:

metoda identificării specifice (IS );

metoda costului mediu ponderat ( CMP );

metoda epuizării loturilor, cu variantele:

. primul intrat – primul ieșit ( FIFO ); . ultimul intrat – primul ieșit ( LIFO ); . următorul intrat – primul ieșit (NIFO).

metoda ultimului preț de cumpărare;

metoda prețului prestabilit;

28

Metoda identificării specifice pornește de la ipoteza că fiecare articol ieșit este identificat prin data de intrare și costul de achiziție. Sistemul de depozitare permite o asemenea identificare. O asemenea metodă utilizată pentru elementele de stocuri care sunt în mod obișnuit fungibile, prin alegerea loturilor, poate reprezenta o modalitate de "aranjare" a beneficiului perioadei.

Metoda costului mediu ponderat (CMP). Costul mediu ponderat se poate calcula lunar sau după fiecare operație de intrare sau înainte de fiecare operație de intrare, ca raport între valoarea totală a stocului inițial plus valoarea intrărilor pe de o parte și cantitatea existentă în stocul inițial plus cantitatea intrată, pe de altă parte.

Potrivit metodei epuizării loturilor, varianta "primul intrat – primul ieșit" (FIFO) bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul de achiziție al primei intrări (lot). Pe măsura epuizării lotului, stocurile ieșite se evaluează la costul de achiziție al lotului următor în ordine cronologică.

Metoda epuizării loturilor, varianta "ultimul intrat – primul ieșit" (LIFO), ieșirile din stoc sunt evaluate la costul de achiziție al articolelor intrate ultimele în stoc. Pe măsura epuizării lotului, stocurile ieșite din gestiune se evaluează la costul de achiziție sau de producție al lotului anterior în ordine invers cronologică.

Metoda epuizării loturilor, varianta "următorul (proximul) intrat – primul ieșit" (NIFO), ieșirile din stoc sunt evaluate la valoarea de înlocuire bazată pe prețul ultimei facturi (eventual la prețul estimativ al următoarei facturi). De regulă acest preț este egal cu prețul pieței sau costul de înlocuire, după caz.

Metoda ultimului preț de cumpărare, stocurile ieșite sunt evaluate la prețul de cumpărare înscris în factura ultimelor loturi intrate în gestiunea întreprinderii.

Metoda prețului prestabilit, antecalculat pe baza prețurilor medii ale bunurilor respective din exercițiile precedente, corectate cu indicele de variație a prețurilor. Diferențele între prețul prestabilit și costul efectiv de achiziție se înregistrează în faza de intrare distinct în contabilitate. De asemenea, sunt reflectate și diferențele între prețul prestabilit al stocurilor inițiale din exercițiul precedent și prețul prestabilit al acelorași stocuri antecalculat pentru exercițiul curent.

Diferențele de preț privind stocurile inițiale și intrările de stocuri înregistrate în conturi distincte se repartizează asupra cheltuielilor pentru stocurile ieșite în baza relațiilor de calcul:

29

a) determinarea coeficienților de repartizare:

Coeficientul de repartizare

Soldul inițial al conturilor de diferențe de preț

Soldul inițial al conturilor

de stocuri la prețul

prestabilit

Rulajul debitor al conturilor de diferențe de preț

Rulajul debitor al conturilor de stocuri la preț prestabilit

b) determinarea cotei de repartizare aferentă stocurilor Ia finele lunii de referință:

Cota de repartizare aferentă stocurilor la finele lunii de = referință

Coeficientul de repartizare

Valoarea la preț

prestabilit a stocurilor

la finele lunii de

referință

c) determinarea cotei de repartizare aferentă stocurilor ieșite:

Cota de repartizare

aferentă ieșirilor pe

luna de referință

Soldul debitor al conturilor de

diferențe înainte de

repartizarea diferențelor pe

luna de referință

Cota de repartizare

aferentă stocurilor la

finele lunii de referință

Relațiile de calcul prezentate mai sus operează cu date cumulate de la începutul anului, fiind verosimile numai în cazul în care diferențele sunt înregistrate în negru – roșu în conturile de diferențe potrivit tehnicii:

30

Dacă se folosește tehnica înregistrării diferențelor numai în negru, situația în conturile de diferențe se diversifică cu implicații asupra determinării cotei de repartizare. Ea se prezintă astfel:

Pentru a depăși situația de mai sus, relațiile de calcul adoptate pentru determinarea coeficientului de repartizare nu pot fi decât de forma:

Coeficientul de repartizare

Soldul debitor sau creditor (după caz) al conturilor de diferențe înainte de repartizare pe perioada (luna) de referință

Soldul debitor al conturilor de stocuri la sfârșitul perioadei (lunii) când se face calculul de repartizare fără ieșirile pe perioada (luna)

de referință

în continuare sunt valabile relațiile de calcul prezentate mai înainte la punctele "b" și

"c".

Structural, coeficienții de repartizare a diferențelor de preț pot fi calculați la nivelul conturilor sintetice de gradul I și II prevăzute în Planul general de conturi, pe grupe sau categorii de stocuri.

Folosirea prețurilor prestabilite, identificate prin costurile standard sau costurile normate la cumpărare sau obținere din producție proprie reprezintă o problemă mult mai complexă decât așa cum este tratată prin normele contabile din România. Soluția adoptată pentru rezolvarea ei, în țara noastră, se identifică, cu unele rezerve, cu metoda costului mediu ponderat.

Ideea care se degajă din IAS 2 „Contabilitatea stocurilor" cu privire la costul standard este aceea că acest preț este adoptat ca mărime de evaluare și decontare la intrare – ieșire a

31

stocurilor în contabilitatea financiară. Așa cum rezultă din standard "Tehnici cum sunt metoda de evaluare a produselor la costul standard sau metoda de evaluare a mărfurilor la prețul cu amănuntul pot fi utilizate pentru rațiuni practice cu condiția ca ele să conducă la rezultate care sunt apropiate rezultatelor ce s-ar fi obținut utilizând una din metodele prevăzute mai înainte". In consecință orice diferență între costul istoric și costul standard nu formează obiectul includerii în costul bunului ci în cel al costului perioadei. Deci, diferențele de preț constatate la intrare trebuie înregistrate direct la conturile de cheltuieli din clasa 6 "Conturi de cheltuieli".

Sistemul de evaluare mai întâi a ieșirilor, iar apoi prin diferență a stocurilor finale, propriu metodei inventarului permanent, este greoi și uneori imposibil de aplicat în practică. El poate fi acceptat numai în condițiile folosirii prețului prestabilit. în cazul celorlalte prețuri (CMP, FIFO, LIFO,NIFO), pentru a depăși această situație în cadrul metodei inventarului permanent se poate folosi varianta evaluării mai întâi a stocurilor finale, iar prin scădere determinarea valorii ieșirilor specifică metodei inventarului intermitent. Relația de calcul folosită în acest sens este de forma:

Costul bunurilor _ Costul bunurilor disponibile Costul stocului de la

consumate sau vândute pentru consum sau vânzare sfîrșitul perioadei

Costul bunurilor Costul bunurilor

Costul stocului de la începutul
disponibile pentru = , – intrate m cursul

perioadei
consum sau vânzare perioadei

O asemenea evaluare poate fi adoptată în condițiile în care operațiile de ieșire în cursul anului sunt evaluate prin metoda prețurilor prestabilite, iar la închiderea exercițiului financiar să se efectueze regularizarea prin metoda de evaluare adoptată. Deci să nu se aplice calculele de repartizare a diferențelor aferente ieșirilor.

Varianta de mai sus fiind operațională în cazul aplicării metodei inventarului intermitent, este unul din motivele pentru care în țările apusene această metodă este practicată de întreprinderile mari și foarte mari care au o structură sortimentală a stocurilor foarte variată și multiple operații de ieșire în cursul perioadei.

Inventarul intermitent și adaptările de mai sus impun o nuanță în alegerea și aplicarea metodei epuizării loturilor cu una din variantele FIFO, LIFO, NIFO. Fiecare din aceste variante are în vedere evaluarea ieșirilor de stocuri fiind regăsite întocmai în condițiile inventarului permanent. Dacă se aplică inventarul intermitent, în cadrul căruia

ieșirile = stocul inițial + intrările- stocul final

32

evaluarea se realizează pornind de la stocurile finale. în aceste condiții, metodele de evaluare FIFO, LIFO și NIFO operează în sens invers în raport cu folosirea lor la evaluarea ieșirilor. De exemplu, dacă pentru ieșiri se aplică metoda LIFO, în mod implicit stocurile finale nu pot fi evaluate decât potrivit metodei FIFO, deoarece loturile ieșite au fost deja evaluate în sens invers cronologic începând cu prețul ultimului lot intrat.

Fiscalitatea și rentabilitatea sunt principalii factori care condiționează adoptarea unei metode sau a alteia, deoarece evaluarea cantității de stocuri la sfârșitul perioadei este cheia care conduce la supra sau subevaluarea profitului, iar pe această bază încadrarea sau nu în principiul prudenței.

Relațiile de calcul folosite în judecățile de valoare sunt: a) pentru stocurile cumpărate și vândute:

Rezultatul = Vânzări Iar:

Costul bunurilor consumate sau vândute

Costul bunurilor

disponibile pentru

vânzare

Costul bunurilor vândute

Costul bunurilor disponibile pentru vânzare

Costul bunurilor în stoc la începutul perioadei

Costul bunurilor în

stoc la sfîrșitul

perioadei

Costul bunurilor + cumpărate în cursul perioadei

b) pentru stocurile fabricate:

Rezultatul = Vânzări — Costul bunurilor vândute

Costul bunurilor consumate sau vândute

Costul bunurilor disponibile pentru vânzare

Costul bunurilor în

stoc la sfîrșitul

perioadei

Costul bunurilor

disponibile pentru vânzare

Costul de achiziție al stocurilor consumate

Cheltuielile directe

+ de producție pentru +

prelucrare

Cota de

cheltuieli

indirecte de

producție

repartizate

Costul de achiziție al stocurilor consumate

Costul de achiziție al stocurilor disponibile

Costul de achiziție al

bunurilor rămase în stoc la

sfârșitul perioadei

33

„ , , ,. . . , Costul de achiziție al Costul de achiziție al

Costul de achiziție al

., ., = bunurilor in stoc la + stocurilor cumpărate in cursul
stocurilor disponibile …. • , •

începutul perioadei perioadei

Relațiile prezentate mai înainte relevă faptul că orice supraevaluare a bunurilor rămase în stoc la sfârșitul perioadei conduce la creșterea rezultatului, care la rândul său formează obiectul impozitării și distribuirii ca dividende. în mod indirect este afectată menținerea integrității capitalului social. în consecință, pentru ca întreprinderea să se înscrie în principiul prudenței, concomitent cu rezolvarea raporturilor cu fiscalitatea într-o economie stabilă se recomandă metoda costului mediu ponderat și FIFO, în schimb într-o economie inflaționistă sunt indicate metodele LIFO și NIFO.

2.3.3. Evaluarea stocurilor conform IAS 2 "Contabilitatea stocurilor"

Conform IAS2 (OMF94) Stocurile trebuie evaluate la valoarea cea mai mică dintre cost și valoarea realizabilă netă.

Stocurile nu trebuie reflectate în bilanț la o valoare mai mare decât valoarea ce se poate obține prin utilizarea sau vânzarea lor. în acest scop, valoarea stocurilor se diminuează până la valoarea realizabilă netă, prin constituirea unui provizion.

Costul stocurilor trebuie să cuprindă toate costurile aferente achiziției și prelucrării, precum și alte costuri suportate pentru a aduce stocurile în forma și în locul în care se găsesc în prezent.

Costurile de achiziție a stocurilor cuprind: prețul de cumpărare, taxe de import și alte taxe (cu excepția acelora pe care întreprinderea le poate recupera de la autoritățile fiscale), costuri de transport, manipulare și alte costuri care pot fi atribuite direct achiziției de produse finite, materiale și servicii. Reducerile comerciale, rabaturile și alte elemente similare sunt deduse pentru a determina costul de achiziție.

Costurile de achiziție pot include diferențele de curs valutar care au apărut direct din achiziționarea recentă de bunuri facturate în valută doar în acele cazuri rare care sunt permise prin tratamentul alternativ prevăzut în IAS 21 „Efectele variației cursurilor de schimb valutar". Aceste diferențe de curs valutar se limitează doar la acelea care au rezultat dintr-o depreciere monetară accentuată împotriva căreia nu există nici un mijloc practic de acoperire și care afectează datorii care nu pot fi decontate, rezultate din achiziția recentă a stocurilor.

Valoarea realizabilă netă este prețul de vânzare estimat ce ar putea fi obținut pe parcursul desfășurării normale a activității, mai puțin costurile estimate pentru finalizarea bunului și a costurilor necesare vânzării.

34

Costurile de prelucrare a stocurilor includ costurile direct aferente unităților produse, cum ar fi costurile cu manopera directă. De asemenea, ele includ și alocarea sistematică a regiei de producție, fixă și variabilă, generată de transformarea materialelor în produse finite. Regia fixă de producție constă în acele costuri indirecte de producție care rămân relativ constante, indiferent de volumul producției, cum sunt: amortizarea, întreținerea secțiilor și utilajelor, precum și costurile cu conducerea și administrarea secțiilor. Regia variabilă de producție constă în acele costuri indirecte de producție care variază direct proporțional sau aproape direct proporțional cu volumul producției, cum sunt costurile indirecte cu materiile prime și materialele și cu forța de muncă.

Alocarea regiei fixe de producție asupra costurilor de prelucrare se face pe baza capacității normale de producție. Capacitatea normală de producție este producția estimată a fi obținută în medie, de-a lungul unui anumit număr de perioade sau sezoane, în condiții normale. Având în vedere și pierderea de capacitate rezultată din întreținerea planificată a echipamentului. Nivelul actual de producție poate fi folosit dacă se consideră că acesta aproximează capacitatea normală. Valoarea regiei fixe alocate fiecărei unități produse nu se majorează ca urmare a obținerii unei producții scăzute sau a neutilizării unor active. Regia nealocată este recunoscută drept cheltuială în perioada în care a apărut. în exercițiile în care se înregistrează o producție neobișnuit (anormal) de mare, valoarea regiei fixe alocate fiecărei unități produse este diminuată, astfel încât stocurile să nu fie evaluate la o valoarea mai mare decât costul lor. Regia variabilă este alocată fiecărei unități produse pe baza folosirii reale a facilităților productive.

Alte costuri se includ în costul stocurilor numai în măsura în care reprezintă costuri suportate pentru a aduce stocurile în forma și în locul în care se găsesc în prezent. De exemplu, poate fi adecvată includerea în costul stocurilor a regiilor generale sau costul proiectării produselor destinate anumitor clienți.

Mai jos sunt enumerate exemple de costuri care nu trebuie incluse în costul stocurilor, și sunt recunoscute drept cheltuieli ale perioadei în care au survenit:

pierderile de materiale, manoperă sau alte costuri de producție înregistrate peste
limitele normal admise;

cheltuieli de depozitare, cu excepția cazurilor în care astfel de costuri sunt necesare în
procesul de producție, anterior trecerii într-o nouă fază de fabricație;

regii generale de administrație care nu participă la aducerea stocurilor în forma și în
locul în care se găsesc în prezent; și

costuri de desfacere.

în anumite circumstanțe, costul îndatorării poate fi inclus în costul stocurilor. Aceste circumstanțe sunt identificate prin tratamentul contabil alternativ permis în IAS 23 Costul îndatorării.

35

Diverse tehnici de măsurare a costurilor, cum sunt metoda cost standard sau metoda cu amănuntul pot fi folosite pentru simplificare, dacă se consideră că rezultatele acestor metode aproximează costul. Costul standard ea în considerare nivelurile normale ale materialelor și consumabilelor, manoperei, eficienței și capacității de producție. Aceste niveluri trebuie revizuite periodic și ajustate, dacă este necesar, în funcție de condițiile actuale. Metoda cu amănuntul este adesea folosită în comerțul cu amănuntul pentru a măsura costul stocurilor de articole numeroase și cu mișcare rapidă, care au marje similare și pentru care nu este practic să se folosească altă metodă de determinare a costului. Costul bunurilor vândute este calculat prin deducerea valorii marjei brute din prețul de vânzare al stocurilor. Procentajul marjei brute utilizat ea în considerare stocurile al căror preț a fost redus sub prețul de vânzare inițial. Adesea este utilizat un procent mediu pentru fiecare departament.

Costul acelor stocuri care nu sunt de obicei rungibile și al acelor bunuri sau servicii produse și destinate unor comenzi distincte trebuie determinat prin identificarea specifică a costurilor individuale.

Tratamentul contabil de bază. Costul stocurilor, cu excepția celor menționate mai sus trebuie determinat prim metoda primul — intrat, primul — ieșit (FIFO) sau metoda costului mediu ponderat.

Tratamentul contabil alternativ. Costul stocurilor, cu excepția celor menționate anterior trebuie determinat prin metoda ultimul intrat-primul ieșit (LIFO)

36

2.4. CONTABILITATEA OPERAȚIILOR PRIVIND STOCURILE

2.4.1. ANALIZA ȘI FUNCȚIONAREA CONTURILOR UTILIZATE EV CONTABILITATEA STOCURILOR

Evidența constituirii și mișcării stocurilor și a producției în curs de execuție se realizează prin conturile ce formează conținutul clasei a 3 – a din Planul de conturi general, denumită "Conturi de stocuri și producție în curs de execuție"

CLASA 3 "CONTURI DE STOCURI ȘI PRODUCȚIE ÎN CURS DE EXECUȚIE"

30 STOCURI DE MATERII PRIME ȘI MATERIALE

Materii prime

Materiale consumabile

Materiale auxiliare

Combustibili

Materiale pentru ambalat

Piese de schimb

Semințe și materiale de plantat

Furaje

3028 Alte materiale consumabile

303 materiale de natura obiectelor de inventar
308 Diferențe de preț la mateiii prime și materiale

33 PRODUCȚIA ÎN CURS DE EXECUȚIE

Produse în curs de execuție

Lucrări și servicii în curs de execuție

34 PRODUSE

341 Semifabricate

Produse finite

Produse reziduale

348 Diferențe de preț la produse

3481 Diferențe de preț la semifabricate

Diferențe de preț la produse finite

Diferențe de preț la produse reziduale

35 STOCURI AFLATE LA TERȚI

351 Materii și materiale aflate la terti 354 Produse aflate la terți

3541 Semifabricate aflate la terți

Produse finite aflate la terți

Produse reziduale aflate la teiți

Animale aflate la terți

Mărfuri în custodie sau consignație la terți

37

358 Ambalaje aflate la terți

36 ANIMALE

361 Animale și păsări

368 Diferențe de preț la animale

37 MĂRFURI

371 Mărfuri

378 Diferențe de preț la mărfuri

38 AMBALAJE

381 Ambalaje

388 Diferențe de preț la ambalaje

39 PROVIZIOANE PENTRU DEPRECIEREA STOCURILOR ȘI PRODUCȚIEI ÎN CURS DE EXECUȚIE

Provizioane pentru deprecierea materiilor piime

Provizioane pentru deprecierea materialelor

3291 Provizioane pentru deprecierea materialelor consumabile

3922 Provizioane pentru deprecierea materialelor de natura obiectelor de inventai"

Provizioane pentru producția în curs de execuție

Provizioane pentru deprecierea produselor

3941 Provizioane pentru deprecierea semifabricatelor

Provizioane pentru deprecierea produselor finite

Provizioane pentru deprecierea produselor reziduale

395 Provizioane pentru deprecierea stocurilor aflate la terți

Provizioane pentru deprecierea materiilor prime și materialelor aflate la terți

Provizioane pentru deprecierea semifabricatelor aflate la terți

Provizioane pentru deprecierea produselor finite aflate la terți

Provizioane pentru deprecierea produselor reziduale aflate la terți

Provizioane pentru deprecierea animalelor aflate la terți

Provizioane pentru deprecierea mărfurilor aflate la terți

Provizioane pentru deprecierea ambalajelor aflate la terți

Provizioane pentru deprecierea animalelor

Provizioane pentru deprecierea mărfurilor

Provizioane pentru deprecierea ambalajelor

Sunt conturi de bilanț sau inventar, și furnizează informația de reflectare și control gestionar privind situația și mișcarea stocurilor și comenzilor în curs de execuție. Soldul lor debitor este preluat în activul bilanțului.

Prețul de înregistrare din conturi, corespunzător valorii contabile de intrare a stocurilor și producției în curs de execuție, este egal cu costul de achiziție pentru bunurile procurate din afară și costul de producție pentru bunurile obținute din producția proprie.

Conturile de stocuri și producția în curs de execuție au funcția contabilă de activ. Se debitează cu valoarea stocurilor intrate în gestiunea unității patrimoniale prin achiziționarea de la furnizori, aportate de către asociați, realizate din producția proprie și din alte surse. Se creditează cu valoarea stocurilor ieșite din gestiunea unității patrimoniale prin consum, vânzare și alte destinații. Soldul conturilor este debitor și reprezintă valoarea bunurilor și serviciilor în stoc sau în sold la sfârșitul exercițiului financiar.

38

Conținutul și funcția contabilă a conturilor de stocuri se diferențiază în raport de metoda inventarului permanent sau intermitent, folosită pentru evidența mișcării stocurilor. Astfel, în cazul folosirii metodei inventarului permanent conturile de stocuri și comenzi în curs de execuție se debitează cu intrările de valori materiale și se creditează cu ieșirile de valori materiale.

In cazul utilizării metodei inventarului intermitent, conturile înregistrează numai stocurile de valori materiale și producție în curs de execuție. Astfel, la închiderea exercițiului financiar, în debitul conturilor se înregistrează stocurile de la sfârșitul perioadei, determinate prin inventariere, iar la deschiderea exercițiului, în credit, stocurile de la începutul perioadei preluate în categoria cheltuielilor, pentru perioada următoare de gestiune, în cazul materialelor și mărfurilor, și ca venituri, în cazul produselor și producției în curs de fabricație. Rulajul intrărilor și ieșirilor se înregistrează direct prin debitul, respectiv creditul conturilor de cheltuieli în cazul materialelor și mărfurilor și de venituri, în cazul produselor, lucrărilor și serviciilor.

O variantă a metodei inventarului intermitent este și cea a debitării și creditării conturilor numai cu variația – creșterea și micșorarea – stocurilor la sfârșitul perioadei de gestiune. Creșterea – micșorarea stocurilor de materiale și mărfuri generează o creștere -micșorare de cheltuieli, iar creșterea – micșorarea de producție neterminată, semifabricate și produse finite determină o creștere – micșorare de venituri.

In cazul în care evaluarea și înregistrarea în contabilitate a stocurilor se face la prețuri prestabilite (standard), conturilor de stocuri li se asociază conturi distincte care înregistrează diferențele de preț față de costul de achiziție sau costul de producție. în debitul conturilor de diferențe, de regulă, se înregistrează diferențele aferente bunurilor intrate în gestiunea întreprinderii, iar în creditul lor, diferențele corespunzătoare stocurilor ieșite. Soldul conturilor reprezintă diferențele de preț aferente bunurilor economice existente în stoc în gestiunea întreprinderii. O asemenea modalitate de funcționare impune înregistrarea în roșu a diferențelor dacă prețurile prestabilite sunt mai mari decât costul de achiziție sau de producție, după caz și în negru în situația inversă.

Dacă nu se acceptă mecanismul de înregistrare roșu – negru, prezentat mai sus, conturile de diferențe înregistrează în debit diferențele în plus (costul de achiziție sau de producție este mai mare decât prețul prestabilit) aferente stocurilor intrate în gestiune și diferențele de preț în minus (costul de achiziție sau de producție este mai mic decât cel prestabilit) aferente stocurilor ieșite din gestiune. în creditul conturilor se reflectă diferențele de preț în minus aferente stocurilor intrate în gestiune și diferențele în plus corespunzătoare stocurilor ieșite din gestiune.

De asemenea, în cadrul clasei s-a creat o grupă distinctă de conturi: 39 "Provizioane pentru deprecierea stocurilor și producției în curs de execuție". Cu ajutorul acestor conturi se ține evidența provizioanelor pentru deprecierea stocurilor. Sunt conturi de pasiv, în creditul lor se înregistrează valoarea provizioanelor pentru depreciere, constituite pe seama

39

cheltuielilor, în debitul acelorași conturi se reflectă valoarea provizioanelor reluate prin diminuare sau anulare. Soldul creditor al acestor conturi reprezintă valoarea provizioanelor constituite prin prelevarea din rezultate.

2.4.2. Contabilitatea operațiilor privind stocurile cumpărate – METODA INVENTARULUI PERMANENT

2.4.2.1. Operații privind cumpărările de stocuri

In cursul exercițiului, toate operațiile privind cumpărările de materiale și mărfuri de la furnizori se înregistrează la costul de achiziție în debitul conturilor de stocuri în corespondență cu creditul conturilor de furnizori, dacă aprovizionarea se face pe credit comercial, și prin conturile de trezorerie dacă se utilizează instrumente de plată imediată.

Documentul justificativ care stă la baza înregistrării cumpărării este "factura". în cazul în care stocurile consemnate în factură fac parte din gestiuni distincte, se constată diferența la recepție, sau stocurile primite nu sunt însoțite de documente de facturare, se întocmește "Nota de recepție și constatare de diferențe".

Cumpărările de stocuri implică anumite cheltuieli accesorii: cheltuieli de transport, asigurarea transportului, onorarii intermediarului ce a facilitat achiziția etc. Principial aceste cheltuieli trebuie adăugate la prețul de achiziție și contabilizate în debitul conturilor de stocuri, în cazul metodei inventarului permanent și în debitul conturilor 601 "Cheltuieli cu materii prime", 607 "Cheltuieli privind mărfurile" etc, în cazul metodei inventarului intermitent, și totuși, practicile contabile nuanțează rezolvarea, în sensul că în toate cazurile în care aceste cheltuieli nu sunt delimitate fără ambiguitate privind anumite cumpărări particulare, ele pot fi înregistrate utilizând conturile 613 "Cheltuieli cu primele de asigurare"; 622 "Cheltuieli privind comisioanele și onorariile"; 624 "Cheltuieli cu transportul de bunuri și personal" etc.

O problemă specifică intrării stocurilor cumpărate este cea a contabilizării cheltuielilor cu transportul efectuat cu mijloace proprii. NSC a adoptat soluția înregistrării cheltuielilor direct prin conturile din clasa a 6 – a "Conturi de cheltuieli" în funcție de natura lor. De exemplu, dacă transportul s-a realizat cu autocamionul propriu, salariul șoferului se înregistrează în debitul contului 641 "Cheltuieli cu salariile personalului", amortizarea autocamionului se reflectă în debitul contului 681 "Cheltuieli de exploatare privind amortizările și provizioanele" etc.

Soluția de mai sus nu-și propune să divulge utilizarea de către agenții economici a unor servicii în unitățile acestora. Motivația prezentată în acest sens este aceea că aceste servicii se încorporează direct în bunurile supuse taxei pe valoarea adăugată.

40

Totuși, această soluție conduce la un rezultat în care costul de achiziție al stocurilor cumpărate nu cuprinde și valoarea serviciilor de transport efectuate cu mijloace proprii. Acest aspect nu poate fi expediat la cutia neagră, deoarece poate deveni o componentă a cheltuielilor cu variația stocurilor, cu implicații asupra fidelității rezultatului calculat.

în situația în care s-ar delimita și serviciile proprii privind transportul stocurilor cumpărate, pentru costul de producție înregistrarea ar fi de tipul:

3xx = 711

Conturi de stocuri Variația stocurilor

Cheltuielile, în funcție de natura lor, se înregistrează în clasa 6 "Conturi de cheltuieli".

în spiritul demersului de mai sus se înscrie și soluția normalizată privind înregistrarea la contul 635 "Cheltuieli cu alte impozite, taxe și vărsăminte asimilate" a taxei pe valoarea adăugată facturată de furnizori aferentă bunurilor pierdute pe timpul transportului. O asemenea cheltuială este generată de o taxă nedeductibilă și în consecință devine un element component al costului de achiziție al stocurilor.

2.4.2,2. Operații privind ieșirea stocurilor

Consumul de materii prime și materiale se înregistrează pe baza "bonurilor de consum" sau a "fișei limită de consum", formula contabilă fiind:

60x = 3 xx

_,,,.,. . . , ., Conturi de stocuri și producție în curs de execuție

Cheltuieli privind stocurile

Similar se înregistrează și ieșirile pe calea vânzărilor.

41

2,4.3 Contabilitatea operațiilor privind stocurile cumpărate – METODA INVENTARULUI INTERMITENT

în cadrul metodei inventarului intermitent, la deschiderea exercițiului se preiau la cheltuielile perioadei stocurile intrate reflectate în conturile din clasa a 3 – a "Conturi de stocuri și producție în curs de execuție". Pe baza listelor de inventariere, înregistrarea este de tipul:

60x = 3 xx

. … ., Conturi de stocuri și producție în curs de execuție

Cheltuieli privind stocurile

Cumpărările de stocuri efectuate în cursul perioadei se înregistrează prin relația:

60x = 401

,-,,,.,. . . , .„ Furnizori

Cheltuieli privind stocurile

4426 TVA – deductibilă

La sfârșitul perioadei, pe baza listelor de inventariere întocmite, stocurile finale sunt reflectate prin formula contabilă:

3xx = 60x

Conturi de stocuri și producție

în curs de execuție Cheltuieli privind stocurile

42

2.4.4. Contabilitatea operațiilor privind stocurile fabricate

Dacă se folosește metoda inventarului permanent, în cursul exercițiului pe baza " bonurilor de predare, transfer, restituire", produsele recepționate se înregistrează la costul de producție prin relația:

34 = 711

Produse Variația stocurilor

înregistrarea de mai sus este valabilă și în cazul folosirii metodei inventarului intermitent, cu deosebirea că ea se efectuează numai la finele perioadei și numai pentru stocurile finale de produse sau producție în curs de execuție.

Ieșirea de produse prin vânzare, metoda inventarului permanent, generează înregistrarea:

711 = 34

Variația stocurilor Produse

Reluarea producției în curs de execuție la începutul perioadei următoare implică înregistrarea:

711 = 33

Variația stocurilor Producția în curs de execuție

In situația în care se utilizează metoda inventarului intermitent, ciclul complet de înregistrări se prezintă astfel:

a) decontarea asupra veniturilor a stocurilor inițiale de produse și producție în curs de
execuție:

711 = 33

Variația stocurilor Producția în curs de execuție

34 Produse

b) preluarea la conturile de stocuri a produselor și producției în curs de execuție
consemnate la sfârșitul perioadei în "listele de inventariere":

33 = 711

Producția în curs de execuție Variația stocurilor

34 Produse

43

2.4.5. Cazuri particulare

Comparativ cu metodologia generală de înregistrare a intrărilor și ieșirilor de stocuri, în contabilitatea internă sunt unele cazuri particulare. In continuare se vor analiza aceste situații concrete .

2.4.5.1. Stocuri cumpărate fără facturi sosite

Pentru acest caz la închiderea exercițiului "N" pentru bunurile sosite fără factură, pe baza " Notei de recepție și constatare de diferențe" se debitează conturile de "Stocuri" și se creditează contul 408 "Furnizori – facturi nesosite". La deschiderea exercițiului "N+l" se stornează în negru înregistrarea de mai sus. Ulterior, pe măsura sosirii facturii se debitează conturile de "Stocuri " și se creditează contul 401 "Furnizori".

Se poate folosi și varianta în care la primirea facturii se înregistrează numai diferențele între valoarea estimată în faza inițială și cea înscrisă în factură. Formula contabilă întocmită este:

408 = 401

Furnizori – facturi nesosite Furnizori

(valoarea estimată înregistrată în exercițiul încheiat) (valoarea facturii)

3xx

Conturi de stocuri și producție în curs de execuție (diferența în plus față de valoarea estimată)

4426

TVA – deductibilă (TVA aferentă diferenței în plus)

Totodată se face înregistrarea :

4426 = 4428

TVA – deductibilă TVA – neexigibilă

44

Cele două înregistrări pot fi reunite într-una singură, recapitulativă, caz normal:

408 = 401

Furnizori – facturi nesosite Furnizori

(valoarea estimată înregistrată în exercițiul încheiat) (valoarea facturii)

3xx 4428

TVA – neexigibilă

Conturi de stocuri și producție in curs de execuție (diterenta

.,!.„', . ' ' (storno negru TVA

in plus fata de valoarea estimata) .

neexigibila)

4426

TVA – deductibilă (TVA calculată și consemnată în factură)

Dacă diferențele privind valoarea stocurilor ar fi fost în minus se înregistrau în creditul conturilor din clasa 3 "Conturi de stocuri și producție în curs de execuție".

Dacă se folosește metoda inventarului intermitent, operațiile privind cumpărările de stocuri se înregistrează direct în debitul conturilor din grupa 60 "Cheltuieli privind stocurile" și în creditul conturilor 40 "Furnizori și conturi asimilate".

2.4.5.2. Cumpărări de stocuri cu reduceri comerciale și financiare

Reducerile primite în cazul cumpărărilor de stocuri pot avea caracter comercial și caracter financiar.

Reducerile comerciale îmbracă forma de rabaturi, remize și risturne

Rabatul reprezintă reducerea practicată, asupra prețului convenit anterior
între furnizor și client, ținându-se cont de unele defecte de calitate sau de neconformitate a
bunurilor comerciale, față de clauzele prevăzute în contract.

Remiza este reducerea practicată asupra prețului curent de vânzare, ținându-
se cont de volumul vânzărilor sau de importanța cumpărătorului, în clientela vânzătorului.
Remiza corespunde unui procent aplicat asupra prețului brut, procent prevăzut în oferta de
prețuri a vânzătorului sau care rezultă din negociere între cei doi parteneri de afaceri.

Risturnul reprezintă o reducere de preț practicată asupra ansamblului
operațiilor efectuate cu același cumpărător pe o perioadă determinată.

Reducerile financiare sunt sub formă de sconturi de decontare pentru achitarea datoriilor înainte de termenul normal de exigibilitate.

Din punct de vedere metodologic, reducerile se determină în cascadă în ordinea rabat, remiză, risturn, sconturi.

45

Reducerile comerciale nu se înregistrează în cazul în care sunt consemnate în factura inițială; la conturile de stocuri se evidențiază mărimea netă comercială. în schimb, sconturile primite se contabilizează la primire sau decontarea facturii.

Reducerile comerciale se contabilizează numai în cazul când se acordă după întocmirea facturii de aprovizionare, fiind înscrise în facturi distincte de reduceri. Pe baza acestor facturi se debitează contul 401 "Furnizori" și se creditează contul de stocuri.

Pentru a simplifica operațiile de înregistrare a reducerilor comerciale există și opinia folosirii contului 658 "Alte cheltuieli din exploatare" în locul contului de stocuri. Este o soluție discutabilă în condițiile în care prin contabilitatea financiară se realizează atât structura financiară cât și cea gestionară. Se pierde în plan valoric controlul gestionar asupra stocurilor.

De asemenea, utilizarea contului 658 "Alte cheltuieli de exploatare" elimină reducerile comerciale primite din sfera cheltuielilor cu materiile prime, materialele și mărfurile, plasându-le în afara relațiilor de calcul a valorii adăugate.

în cazul folosirii metodei inventarului intermitent, reducerile comerciale primite ar trebui să se înregistreze în debitul conturilor de cheltuieli în funcție de natura lor. Totuși, normalizatorii contabili din România recomandă soluția utilizării contului 658 "Alte cheltuieli de exploatare".

2.4.5.3. Contabilitatea stocurilor la preț prestabilit

A.

In acest caz cu ocazia operațiilor de intrare se face înregistrarea de principiu:

3xx

Conturi de stocuri și producție în curs de execuție (la preț prestabilit)

308

Diferențe de preț la materii prime și materiale

328 Diferențe de preț la obiecte de inventar

348 Diferențe de preț la produse

368 Diferențe de preț la animale și păsări

40

Conturi de furnizori și conturi

asimilate (în cazul intrărilor prin

achiziție)

sau 71

Variația stocurilor

(în cazul intrărilor de stocuri din

producție proprie)

46

în conturile de diferențe se înregistrează diferențele între prețul prestabilit și costul de achiziție. De asemenea, în aceleași conturi se înregistrează și cheltuielile de transport -aprovizionare și alte cheltuieli accesorii în cazul când ele figurează în documente distincte de factură.

Variația stocurilor (în cazul vânzărilor de produse și

reluarea producției în curs de execuție)

3xx

Conturi de stocuri și producție în curs de execuție

308

Diferențe de preț la materii prime și materiale

328 Diferențe de preț la obiecte de inventar

348 Diferențe de preț la produse

368 Diferențe de preț la animale și păsări

378 Diferențe de preț la mărfuri

înregistrările se fac în negru sau roșu în funcție de felul și sensul diferenței nefavorabile sau favorabile. Se poate folosi și varianta înregistrării pe debitul conturilor a diferențelor nefavorabile și pe creditul conturilor în cazul diferențelor favorabile.

Pentru a spori relevanța evidenței este indicat ca la nivelul conturilor de diferențe să se opereze cu două analitice, unul pentru diferența de preț și altul pentru cheltuielile de transport aprovizionare. De asemenea, nu poate fi exclusă nici soluția înregistrării cheltuielilor de transport – aprovizionare într-un cont distinct al conturilor de stocuri. Exemplu

301.1 "Materii prime" și 301.8 "Cheltuieli de transport aprovizionare" Similar se procedează și pentru celelalte conturi de stocuri.

47

2.4.5.4. Contabilitatea stocurilor de mărfuri Ia preț cu amănuntul

în cazul metodei inventarului permanent poate fi delimitată ca un caz particular și varianta de evidență la preț de vânzare a stocurilor de mărfuri. In acest caz intrările și ieșirile de mărfuri sunt evaluate la preț de vânzare format din prețul de achiziție plus adaosul. Contul utilizat pentru evidența adaosului este 378 "Diferențe de preț la mărfuri". Cheltuielile de transport – aprovizionare sunt evidențiate într-un analitic distinct al contului de mărfuri. In mod corespunzător pentru contul 371 "Mărfuri" se creează analiticele 371.1 "Stocul de mărfuri", 371.8 "Cheltuieli de transport – aprovizionare".

a) cumpărări de mărfuri în cazul în care cheltuielile de transport – aprovizionare sunt înscrise în factură, prețul cu amănuntul (vânzare) = costul de achiziție (inclusiv cheltuielile de transport – aprovizionare) + adaosul (marja) comercial calculat:

371 Mărfuri (prețul de vânzare)

4426

TVA – deductibilă (TVA de dedus)

401

Furnizori (costul de cumpărare +TVA deductibilă)

378

Diferențe de preț la mărfuri (adaosul comercial calculat)

Dacă cheltuielile de transport – aprovizionare figurează în documente distincte, prețul cu amănuntul (vânzare) = prețul de achiziție (cumpărare) + adaosul comercial calculat, iar înregistrarea devine:

371.1

Stocul de mărfuri (prețul de vânzare)

4426

TVA – deductibilă (TVA de dedus)

401

Furnizori (prețul de cumpărare +TVA deductibilă)

378

Diferențe de preț la mărfuri ( adaosul comercial calculat)

și pentru cheltuielile de transport — aprovizionare:

371.8 Cheltuieli de transport – aprovizionare

4426 TVA – deductibilă

Conturile de terți sau trezorerie în funcție de modalitatea de efectuare a transportului

48

Structurile de înregistrări din acest ultim caz pot fi reținute și pentru exemplele prezentate anterior; în felul acesta se asigură o divulgare integrală a informației privind cheltuielile de transport – aprovizionare, indiferent de modalitatea de efectuare.

b) vânzarea mărfurilor:

4111 Clienți

( prețul de vânzare + TVA)

707

Venituri din vânzarea mărfurilor (prețul de vânzare)

4427

TVA – colectată (TVA aferentă prețului de vânzare)

și pentru ieșirea din gestiune:

607

Cheltuieli privind mărfurile

(costul calculat pe baza relației:

preț de vânzare – adaos comercial)

378

Diferențe de preț la mărfuri (rabatul comercial aferent)

371

Mărfuri (prețul cu amănuntul)

Pentru determinarea adaosului comercial aferent mărfurilor ieșite se folosesc două metode: metoda procentului mediu de adaos comercial și metoda analitică.

METODA PROCENTULUI MEDIU DE ADAOS COMERCIAL se

caracterizează prin folosirea următoarelor relații de calcul:

a) determinarea procentului mediu de adaos comercial:

Sold ct. 378 la începutul anului

Rulaj creditor ct.378 cumulate de la începutul anului până la finele lunii de referință

K308 =

Sold ct. 371 la începutul anului (exclusiv TVA neexigibilă)

Rulaj debitor ct.371 cumulate de la începutul anului până la finele lunii de referință (exclusiv TVA neexigibilă)

49

b) determinarea adaosului comercial aferent stocului (ACS):

_ v~,nQ Valoarea stocului de mărfuri la finele lunii de referință

ACS — K.378 x . .

(exclusiv TVA neexigibila)

c) determinarea adaosului comercial aferent mărfurilor ieșite (ACE):

Soldul creditor al contului 378

ACE = înainte de repartizarea adaosului – ACS

comercial pe luna de referință

Primul termen al relației mai este definit și prin "Totalul sumelor creditoare existente la sfârșitul lunii în contul 378" format din soldul inițial la începutul lunii plus rulajul creditor din luna de referință.

METODA CALCULULUI ANALITIC constă în determinarea prin însumare a adaosului comercial aferent mărfurilor în stoc la 31.XQ.N.

Dacă adaosul este diferențiat pe sortimente și grupe de mărfuri, se procedează la transformarea procentului de adaos în procent de rabat (marjă diminuată) pe baza relației:

, , , . , 100 x% Adaos

Procentul de rabat comercial = —

100 + % Adaos

Stocurile de
Adaosul aferent mărfurilor în Procentul de rabat

= mărfuri la preț cu x

stoc ' comercial

amănuntul

In continuare se determină adaosul comercial aferent mărfurilor ieșite potrivit relației c) prezentate anterior.

Pentru cheltuielile de transport – aprovizionare aferente mărfurilor ieșite se face înregistrarea:

607 = 371.8

Cheltuieli privind mărfurile Cheltuieli de transport – aprovizionare

50

Determinarea cotei de repartizare se efectuează în baza următoarelor relații de calcul:

a) determinarea coeficientului de repartizare (K371.8):

Soldul contului 3 78.8 la Rulajul debitor al ct. 3 71.8

începutul anului cumulat de la începutul anului

Soldul contului 371.1 la Rulajul debitor al ct. 371.1

începutul anului cumulat de la începutul anului

b) stabilirea cotei aferente stocului de mărfuri la finele lunii de referință:

Cota de repartizare aferentă Valoarea stocului de mărfuri la finele

stocului la finele lunii de =K371.8 x lunii de referință (mai puțin TVA
referință neexigibilă)

c) stabilirea cotei aferente mărfurilor ieșite pe luna de referință:

Cota de repartizare Soldul debitor al ct. 371.8 Cheltuielile de transport

aferentă stocurilor _ înainte de repartizarea aprovizionare aferente

ieșite pe luna de cheltuielilor pe luna de stocului de mărfuri la

referință referință finele lunii de referință

2.4.5.5. Vânzări de stocuri cumpărate, altele decât mărfurile

Un caz particular îl constituie și vânzările de materii prime și materiale consumabile fără a fi prelucrate. Ele se contabilizează în debitul contului 371 "Mărfuri" și în creditul contului 301 "Materii prime", 302 "Materiale consumabile", 303 "Obiecte de inventar" și 361 "Animale și păsări". în continuare fiind înregistrate ca mărfuri, se contabilizează operațiile de vânzare corespunzătoare. Este o situație discutabilă, deoarece în măsura în care au fost înregistrate la contul 371 "Mărfuri" iar la vânzare în contul

707 "Venituri din vânzări de mărfuri" sunt incluse în cifra de afaceri. Pentru a evita această situație este indicat ca orice vânzare de materii prime și materiale consumabile să nu tranziteze contul 371 "Mărfuri", fiind înregistrate direct în contul 758 "Alte venituri din exploatare". Tipurile de înregistrări ar fi:

51

a) facturarea bunurilor vândute, pentru prețul de vânzare:

461 = 758

Debitori diverși Alte venituri din exploatare

b) ieșirea din inventar, pentru valoarea contabilă:

658 = 3xx

,,.,., , Conturi de stocuri și producție în curs de execuție

Alte cheltuieli de exploatare

2.4.5.6. Stocuri trimise spre prelucrare la terți

Elemente specifice determină materiile prime și materialele date spre prelucrare sau în custodie la terți. în faza de ieșire se face înregistrarea:

35 = 30

. _ Stocuri de materii prime, materiale și obiecte de

Stocuri aflate la terți

inventar

34 Produse

36 Animale

37 Mărfuri

52

Primirea bunurilor de la terți generează înregistrarea inversă, în raport cu cea de remitere spre prelucrare. Concomitent se înregistrează în debitul conturilor de stocuri rezultate din prelucrare, valoarea lucrărilor și serviciilor prestate, inclusiv TVA aferentă:

30 = 401

Stocuri de materii prime, materiale și obiecte de inventar Furnizori

34 Produse

36 Animale

37 Mărfuri

4426 TVA deductibilă

în debitul acelorași conturi de stocuri rezultate din prelucrare se reflectă și cheltuielile efectuate cu transportul la ducere și înapoiere. Procedând astfel se poate respecta principiul evaluării și înregistrării stocurilor la costul de achiziție. In cazul prelucrării la terți acest cost este egal cu valoarea materiilor prime sau materialelor trimise spre prelucrare la terți, plus cheltuielile ocazionate de transportul la ducere și înapoiere, plus valoarea lucrărilor și serviciilor prestate la furnizori.

Dacă se folosește metoda inventarului intermitent, cheltuielile cu transportul la remitere – înapoiere inclusiv valoarea manoperei se înregistrează în debitul conturilor din grupa 60 "Cheltuieli privind stocurile", în raport de natura stocului rezultat din prelucrare.

2.4.5.7. Importul de bunuri pe cont propriu la o întreprindere de import – export

Importul de bunuri pe cont propriu reprezintă un caz particular generat de:

• componentele specifice ale costului de achiziție: valoarea în vamă, taxele nerecuperabile

plătite în vamă (taxa vamală, comisionul vamal, accizele) și cheltuielile interne de transport — manipulare;

• fundamentarea prețului de vânzare la intern (preț negociat) pe două elemente: valoarea în

vamă în valută sau costul de achiziție în vamă n valută transformat în lei la cursul de schimb al zilei când are loc negocierea ori vânzarea și marja importatorului.

53

înregistrarea mărfurilor primite în condițiile de mai sus se face prin operațiiile:

a) înregistrarea facturii de achiziție:

371 = 401

Stocuri de mărfuri Furnizori externi

408 Furnizori interni

446 Alte impozite, taxe și vărsăminte asimilate

447 Fonduri speciale taxe și vărsăminte asimilate

b) plata în vamă privind taxele vamale, comisionul și TVA:

446 = 512

Alte impozite, taxe și vărsăminte asimilate Conturi curente la bănci

447 Fonduri speciale taxe și vărsăminte asimilate

4426 TVA deductibilă

In situația în care la sosirea mărfurilor din import nu se poate determina valoarea definitivă în vamă, Legea codului vamal admite ca, la cerere, importatorul să ridice mărfurile din vamă, cu condiția constituirii unei garanții bănești sau bancare, acceptată de autoritatea vamală. In acest caz, întreprinderea importatoare înregistrează la primirea mărfurilor atât garanția constituită (exemplu pentru garanția bancară: debit 8011 „Giruri și garanții acordate") cât și mărfurile primite al căror cost de achiziție se determină pe bază de date antecalculate. Obligația de plată pentru cheltuielile pentru care nu s-au primit documentele justificative se evidențiază în contul 408 „Furnizori —facturi nesosite",

371 = 401

„. . , r. • Furnizori

Stocuri de mărfuri _

Furnizori – facturi nesosite (transport antecalculat)

446

Alte impozite, taxe și vărsăminte asimilate (taxe vamale antecalculate)

447 Fonduri speciale taxe și vărsăminte asimilate

54

Dacă în termenul legal (30 de zile) importatorul prezintă documente concludente privind determinarea valorii în vamă, diferența dintre cheltuielile efective și cele antecalculate, precum și diferențele de taxe nerecuperabile se contabilizează fie într-un cont distinct de mărfuri 371/x „ Diferențe de preț la mărfuri", fie în contul 607 „Cheltuieli privind mărfurile" cu sume în negru sau în roșu, în funcție de natura diferențelor.

factura pentru cheltuielile înregistrate inițial pe bază de date antecalculate (estimate):

408 = 401

Furnizori — facturi nesosite Furnizori

371/X Diferențe de preț la mărfuri

665 Cheltuieli din diferente de curs valutar

– diferențele de taxe nerecuperabile:

371/X = 446

Diferențe de preț la mărfuri Alte impozite, taxe și vărsăminte asimilate

447 Fonduri speciale taxe și vărsăminte asimilate

concomitent cu plata taxelor efectiv datorate în vamă, autoritatea vamală eliberează scrisoarea de garanție bancară, operație care este evidențiată la importator prin creditarea contului 8011 „Giruri și garanții acordate".

Dacă în termenul legal (30 de zile) importatorul nu prezintă documente concludente privind determinarea valorii în vamă, autoritatea vamală procedează la executarea garanției, operația de vămuire fiind considerată încheiată. în acest caz importatorul înregistrează la primirea facturilor doar diferența dintre cheltuielile efective și cele estimate în contul 371/x „ Diferențe de preț la mărfuri", sau 607 „Cheltuieli privind mărfurile" în negru sau în roșu, după caz.

55

2.5. CONTABILITATEA ANALITICA A STOCURILOR

In principiu contabilitatea analitică a stocurilor se organizează pe feluri (sortimente) de bunuri materiale stocate sau pe grupe de stocuri și locuri de depozitare (gestiuni create). Excepție face contabilitatea analitică a mărfurilor și ambalajelor aflate în unitățile de desfacere cu amănuntul, care se ține global – valoric pe gestiuni (magazine de desfacere). Aceeași structură se poate adopta și în cazul contabilității rechizitelor de birou, imprimatelor și materialelor folosite pentru ambalare.

Din punct de vedere metodologic contabilitatea analitică se nuanțează în raport de metoda inventarului permanent sau cea a inventarului intermitent folosită pentru evidența stocurilor.

în cazul folosirii inventarului permanent, contabilitatea analitică se poate organiza după una din metodele: metoda cantitativ – valorică, metoda operativ-contabilă și metoda global – valorică.

Metoda cantitativ – valorică constă în organizarea la locul de depozitare a unei evidențe cantitative pe feluri de bunuri stocate, iar în contabilitatea analitică a unei evidențe cantitativ – valorice pe feluri de bunuri și gestiuni.

în cadrul ambelor evidențe, înregistrarea se face pentru stocuri, intrări și ieșiri. Se poate folosi și varianta în care se conduce numai evidența cantitativ – valorică realizată prin contabilitatea analitică.

Metoda operativ – contabilă (pe solduri) constă în organizarea la locul de depozitare a unei evidențe cantitative pe feluri de bunuri stocate, iar în contabilitatea analitică a unei evidențe valorice a mișcărilor (intrări – ieșiri) pe gestiuni, pe grupe sau subgrupe de bunuri, după caz. Totodată, se organizează și o evidență cantitativ-valorică, numai pentru stocuri, pe feluri de bunuri stocate și gestiuni. Această evidență se creează la sfârșitul lunii cu scopul de a verifica concordanța dintre contabilitatea analitică și evidența cantitativă ținută la locul de depozitare.

Ecuația de control proprie unei asemenea metode este:

Soldul final al gestiunii 'N' „,,,,-,, • •• -*« , , , •,

Soldul final al gestiunii N calculat pe baza evidentei
calculat m contabilitatea = ..,,,.

cantitative de la depozite analitica

Soldul final al gestiunii "N" calculat în contabilitatea analitică are la bază relația:

Soldul final al _ Soldul inițial al + Valoare intrărilor Valoare ieșirilor

gestiunii "N" gestiunii "N" gestiunii "N" gestiunii "N"

56

Soldul final al gestiunii "N" calculat pe baza evidențelor cantitative de la depozite se determină prin ponderarea cantităților în stoc cu prețul de evaluare ales în funcție de metoda de evaluare, identificării specifice, epuizării loturilor (FIFO, LIFO, NIFO) și prețul standard (prestabilit). Nu se poate aplica metoda costului mediu ponderat.

Indiferent de una sau alta din cele două metode alese pentru contabilitatea stocurilor, apreciem că ele trebuie raționalizate, în sensul adoptării unei evidențe cantitativ – valorice realizate prin sistemul de conturi în cadrul compartimentului financiar – contabil. Se poate renunța la evidența cantitativă ținută la locul de depozitare al bunurilor stocate.

Metoda global – valorică constă în ținerea unei evidențe valorice atât la nivelul gestiunii, cât și în contabilitatea analitică.

Periodic, se efectuează controlul asupra integrității bunurilor stocate. în acest scop se procedează la inventarierea stocurilor și evaluarea lor, potrivit uneia din metodele: identificării specifice, epuizării loturilor (FIFO, LIFO, NIFO) și prețul standard (prestabilit). Soldul final astfel calculat trebuie să fie egal cu cel stabilit în contabilitatea analitică pe baza relației;

Soldul final al _ Soldul inițial al + Valoare intrărilor Valoare ieșirilor

gestiunii "N" gestiunii "N" gestiunii "N" gestiunii "N"

Dacă pentru evidența stocurilor se folosește inventarul intermitent, contabilitatea analitică este circumscrisă numai la nivelul stocurilor inițiale și finale, fiind realizată cantitativ – valoric direct prin inventarul stocurilor. Pentru a se exercita controlul asupra integrității stocurilor este necesar ca prin conturile grupei 60 "Cheltuieli privind stocurile" să se organizeze o evidență global – valorică a mișcărilor pe gestiuni de stocuri.

In aceste condiții controlul asupra stocurilor se realizează prin relațiile:

Soldul final al gestiunii "N" calculat pe _ Soldul final al gestiunii "N" calculat pe
bază de inventar baza evidenței de la depozite

Și

Valoarea ieșirilor gestiunii "N" _ Valoarea ieșirilor gestiunii "N" calculată pe
calculată pe bază de inventar baza recapitulației documentelor de ieșire

Problematica ridicată mai sus este specifică și rezolvată printr-una din metodele analizate numai în condițiile în care evidența analitică a stocurilor este realizată prin

57

contabilitatea financiară. Rezolvările se diferențiază în situația în care evidența analitică se realizează prin contabilitatea de gestiune.

După unele păreri, contabilitatea internă nu poate adopta decât metoda inventarului permanent, în condițiile în care prin sistemul de conturi analitice se realizează evidența cantitativ – valorică pe feluri de bunuri stocate și pe gestiuni. O asemenea opțiune se întemeiază pe necesitatea organizării unui sistem de urmărire a nivelului stocurilor, orientat spre eliminarea costurilor de stocare, știind că stocuri prea mari sau prea mici costă mult. Pentru a răspunde la această cerință, trebuie organizată o evidență a mișcărilor stocurilor care să furnizeze informații referitoare la următoarele probleme: cantitatea economică care trebuie comandată; costul economic de stocare; sortimentele, problemă pentru responsabilii de gestiune. La această cerință nu poate răspunde decât metoda inventarului permanent.

58

CAPITOLUL 3

ANALIZA SISTEMULUI INFORMAȚIONAL LA SOCIETATEA COMERCIALĂ „GRIRO" S.A.

3.1. PREZENTAREA SOCIETĂȚII COMERCIALE „GRIRO" S.A.

GRIRO a fost fondata în 1897, sub denumirea de "Atelierul CFR Grivița" devenind în scurt timp cea mai importanta uzină din România pentm fabricarea și repararea locomotivelor și vagoanelor de cale ferata.

Din 1961, uzina si-a schimbat linia de afaceri fiind autorizata sa proiecteze și să fabrice echipament de proces (vase sub presiune), de-a lungul anilor capabilitățile uzinei fiind probate și recunoscute pentru aceste activități de mulți clienți și diferite firme de inspecție.

în anul 1968, întreprinderea, denumită în anul 1961 „GRIVIȚA ROȘIE" a fost împărțită în „întreprinderea de echipamente chimice -Grivița Roșie" ce avea ca obiect de activitate fabricarea de utilaje pentru industria chimică și rafinării și „întreprinderea de echipamente de cale ferată -Grivița Roșie".

în anul 1990 „întreprinderea de echipamente chimice – Grivița Roșie" a fost organizată ca societate pe acțiuni sub denumirea de SC GRIRO SA în baza H.G. nr. 1224/23.11.1990, proprietarul acțiunilor fiind statul român și înmatriculată la Oficiul Registrului Comerțului al Municipiului București cu nr. J40/240/1991.

Astăzi, GRIRO este o societate pe acțiuni cu un capital social de 63 miliarde lei (65.49% FPS, 30% FPP, 4.5% persoane fizice, 0.01%) și!600 de angajați, obținând o producție anuală de « 5000 tone de echipament de proces (sau părți ale acestora). Sediul societății este în România, localitatea București, strada Calea Griviței, nr. 355-357 având de asemeni unități de producție în localitatea Chitila, strada Oxigenului, nr. 1, un cămin de nefamiliști în București, strada Chișcani, nr. 25 și Baza sportivă și legumicolă -Dămăroaia în București, strada Neajlovului.

Scopul societății este proiectarea, producerea și realizarea în țară și străinătate a instalațiilor, echipamentelor și utilajelor tehnologice, promovarea și punerea în aplicare a inițiativelor de interes național în domeniul fabricației de utilaje chimice, prelucrarea țițeiului, a stufului, a hârtiei și celulozei, domenii conexe și realizarea de beneficii.

Obiectul de activitate al societății este activitatea industrială, de comercializare, proiectare și servicii în domeniul instalațiilor, echipamentelor, utilajelor, aparatelor sub presiune ce se utilizează în industria chimică, petrochimică, rafinării, industria alimentară, prelucrarea cauciucului, celulozei și hârtiei, energetică nucleară, procese chimice, elemente pentru platforme de foraj marin, piese turnate și forjate din oțel, asistență și servicii tehnice,

59

engineering, colaborarea directă cu bănci de comerț exterior , efectuarea de operațiuni valutare putând participa și conveni la operațiuni de credit, desfășurarea de activități cu caracter social în favoarea salariaților.

PRODUCȚIA DE BAZĂ A S.C. GRIRO SA o constituie producerea utilajelor tehnologice pentru industria chimică, petrochimică, celulozei și hârtiei, cauciucului și energetică, presele de vulcanizat, piesele turnate și forjate și alte utilaje grupate astfel:

Echipamente de proces – acestea sunt de regula utilaje sub presiune ce se înglobează în
diferite instalații din chimie, rafinării, petrochimie având funcții diferite. Cele mai întâlnite
sunt coloanele, reactoarele, separatoarele, absorberele și tancurile de stocare. Pentru industria
materialelor de construcție se pot fabrica: cojitoare, autoclave, uscătoare și granulatoare;

Răcitoare cu aer – sunt produse utilizate în diverse industrii pentru răcirea unor fluide cu
ajutorul aerului ventilat;

Tankcontainere și cisterne – ambele produse servesc transportului de lichide, gaze sau
substanțe pulverulente. Cisternele se utilizează de regula numai pe calea ferata iar
tankcontainerele reprezintă soluția actuala de transport putând fi transportate auto, naval sau
pe cale ferata;

Prese de vulcanizat anvelope – de diferite dimensiuni utilizate de fabricanții de anvelope
ca utilaj final al liniilor de fabricație;

Schimbătoare de căldura – care pot fi de înalta sau joasa presiune, condensatoare sau
boilere utilizate toate în principiu pentru schimbul de căldura dintre diferite fluide sau gaze;

Subansamble și piese de rezerva – pentru aceste utilaje;

Servicii – GRIRO oferă servicii legate de utilajele pe care le fabrica începând cu serviciile
de inginerie (concepție) asamblare-montaj în șantier, întreținere și finalizând cu cele de
întreținere tehnica;

Energie termica și electrica – GRIRO are o centrala termo-electrică prin care vinde în mod
special agentul termic regiei locale RADET dar vinde și surplusul de energie electrica
RENEL-ului.

utilaje tehnologice de construcție specială pentru energetica nucleară precum coloană rece,
coloană caldă, baterii de răcire, preîncălzitoare, rezervoare pentru hidrogen sulfurat;

în cadrul acestor grupe de utilaje se realizează produse cu performanțe tehnice deosebite din oțeluri speciale, inoxidabile, înalt aliate și placate , capabile să funcționeze la presiuni foarte mari (peste 250 bar), în medii puternic corozive și în gamă mare de temperaturi, cu greutăți și gabarite foarte mari) maxim 500t/buc, 9m diametru, lOOm lungime).

Piața societății este constituită din segmentul care cuprinde utilizatori ai utilajelor chimice, petrochimice și energetice.

60

Principalii beneficiari sunt întreprinderile din industria de îngrășăminte, industria petrochimică și prelucrarea țițeiului, industria de coloranți și pigmenți organici, lacuri și vopseluri, industria de fibre și fire sintetice și artificiale, industria de medicamente, de detergenți, de prelucrare a cauciucului, a maselor plastice și industria producerii și prelucrării de celuloză și hârtie.

La nivelul pieței externe volumul investițiilor în industria chimică și petrochimică tinde să scadă. Investițiile se realizează, în general, în țări în curs de dezvoltare din Asia, Orientul Mijlociu, Africa, America Latină.

De regulă, pentru investițiile realizate în țări dezvoltate , antreprenorii apelează la furnizori de marcă, recunoscuți pe piața mondială, care asigură produse de înaltă calitate și care aparțin în marea lor majoritate țărilor dezvoltate. Pentru investițiile realizate în țări în curs de dezvoltare se preferă firmele cu o calitate bună a produselor care practică insă prețuri mai scăzute, cum este cazul societății GRIRO SA.

In acest context, pe piața externă SC GRIRO SA are perspectiva de a livra în continuare utilaje tehnologice ca subfuraizor al marilor firme care cunosc potențialul tehnic al societății.

Materiile prime, materialele și subansamblurile sunt asigurate prin intermediul serviciului Aprovizionare din cadrul Direcției Generale, pentru aprovizionările din țară și prin Direcția Export-import, pentru importuri. Sortimentele cele mai utilizate sunt țevile, tablele (din oțel carbon și inoxidabil), laminatele, piesele forjate și materialele de sudură.

Prin specificul lor, furnizorii interni de materiale sunt furnizori unici, specializați pe produse; dacă există mai mulți furnizori cu același profil aceștia sunt specializați pe fabricarea unor sortotipodimensiuni.

Unii beneficiari, în special cei de pe piața externă, impun anumite calități de material produselor realizate de către GRIRO, acestea putându-se obține numai prin folosirea unor materiale importate.

MANAGEMENTUL GENERAL AL FIRMEI

Subsistemul managementului general al SC GRIRO SA este structurat pe șase nivele ierarhice conform organigramei (Anexa 1).

Nivelul 1: Adunarea Generală a Asociaților și Comisia de Cenzori;

Nivelul 2:Administratori:Director General, Director Export-import, Director Economic, Șeful Serviciului strategic, plan, analize economice și dezvoltare; Nivelul 3:Director General;

Nivelul 4:Directori executivi, Consilieri, Inginer șef cu calitatea; Nivelul 5:Inginer șef concepție, Inginer șef platforma Chitila, Șefi secție; Nivelul 6: Șefi servicii și Șefi ateliere.

61

ADUNAREA GENERALA A ACȚIONARILOR

COMISIA DE CENZORI

ADMINISTRATORI

DIRECTOR GENERAL (MANAGER GENERAL)

DIRECTOR ECONOMIC

DIRECTOR TEHNIC SI DE PRODUCȚIE

DIRECTOR COMERCIAL

DIRECTOR MANAGEMENT SI RESURSE UMANE

OFICIUL JURIDIC

CONTROL

FINANCIAR

INTERN

SERVICIUL FINANCIAR

SERVICIUL CONTABILITATE

SERVICIUL ANALIZE

ECONOMICE -CONTROL PRETURI

INGINER SEF CONCEPȚIE

SERVICIUL PROIECTARE

SERVICIUL TEHNOLOGIC

BIROUL CERCETARE-DEZVOLTARE

INGINER SEF PRODUCȚIE

SERVICIUL

PROGRAMARE SI

URMĂRIREA

PRODUCȚIEI

SECȚIA MECANICA

SECȚIA UTILAJ

TEHNOLOGIC

COMPLEX

DIRECTOR ADJUNCT COMERCIAL

SERVICIUL EXPORT

SERVICIUL

VINZARI INTERN

SERVICIUL MARKETING

SERVICIUL

APROVIZIONARE

PRODUCȚIE

CURENTA

SERVICIUL RESURSE UMANE

SERVICIUL

MANAGEMENT

SI PROTECȚIA

MUNCII

SERVICIUL INFORMATICA

INGINER

SEF

SERVICIUL

MECANO-

ENERGETIC

SECȚIA

TINERE SI REPARAȚII

CENTRALA ELECTROTERMICA

SECITA SCULARE

SERVICIUL

APROVIZIONARE

DIVERSE-DEPOZITE

SERVICIUL ADMINISTRAȚIA'

SERVICIUL TRANSPORTURI

Din punct de vedere al nivelurilor ierarhice raportate la dimensiunea firmei și la prevederile literaturii de specialitate, care recomandă 5-7 niveluri , actuala organigramă este echilibrată , influențând favorabil circulația informațiilor și în final calitatea și operativitatea subsistemului decizional.

Strategia societății și politicile aplicate s-au schimbat pe parcursul ultimilor ani, în funcție de conjuctură și necesitățile etapei respective:

în primii ani de după revoluție s-a prevăzut necesitatea imperioasă de a organiza funcția
comercială , în momentul de față existând posibilitatea efectuării directe de către societate a
acțiunilor de import sau export, indiferent de anvergura și complexitatea acestora.

au urmat eforturile pentru ocuparea și apoi consolidarea unui loc pe piața actuală,
substanțială modificată, prin informatizarea fabricii, obținerea sau reînnoirea unor atestări
(ASMC, TUV, ISO 9001,9002), asimilarea de produse noi cu parametrii tehnici deosebiți.

dezvoltarea funcției de cercetare-dezvoltare prin modernizarea activităților de concepție
datorită achiziționării de echipamente moderne care asigură efectuarea proiectării asistate de
calculator, cu reduceri substanțiale ale cheltuielilor de proiectare, inclusiv a colaborărilor cu
alte instituții de cercetare și proiectare și chiar execuția de proiecte pentru export.

restructurarea patrimoniului în funcție de noua conjuctură prin vânzarea de active.

adaptarea pe parcurs a organigramei societății.

în prezent, conducerea societății este preocupată de reducerea cheltuielilor, în special
pentru export pentru a face față pe de o parte concurenței acerbe și pe de altă parte creșterii
continue a prețului materiilor prime și materiale.

LANȚUL DE VALOARE ADĂUGATĂ

In principiu intr-o activitate de dezvoltare a unor instalații din chimie sau petrochimie, lanțul valorii adăugate are următorii pași:

Cercetare + Dezvoltare

Proiectarea tehnologica a procesului

Proiectarea mecanica a utilajelor

Fabricarea utilajelor

Transportul din fabrica spre locul de montaj

Asamblare, montare utilaje în instalație

Punerea în funcțiune a instalației

Majoritatea firmelor producătoare de utilaje pentru aceste industrii asigura numai câțiva pași din lanțul de valoare adăugată. La fel se comporta și GRIRO care asigură activitățile de la punctele 3, 4 și 5 în mod curent iar la cerere poate asigura și punctele 6 și 7.

63

La prima vedere s-ar cere o extindere de activitate pentru a câștiga din valoarea adăugată prin cercetare și proiectare tehnologica dar analizând domeniul rezulta că aceste activități nu pot fi asigurate decât de mari firme integrate care pot suporta cheltuielile enorme legate în special de cercetare (exemplu de firme: Shell, Mobil Oii, Mitsubishi, BP, Bechtel, Linde, Chiyoda etc.).Aceleași argumente sunt valabile pentru activitățile de proiectare tehnologica și pentru activitățile de punere în funcțiune care necesită o specializare și resurse financiare importante.

SERVICIUL APROVIZIONARE PRODUCȚIE CURENTA

Activitatea de import este organizata sub forma de serviciu în subordinea Directorului Comercial, având următoarele atribuții:

întocmește planul de aprovizionare din import pe baza consumurilor de materiale
și termenelor de livrare produse;

Analizează specificațiile de materiale din import, verifica condițiile tehnice pentru
fiecare grupa de produse;

întocmește cererile de materiale din import în baza specificațiilor de materiale, a
condițiilor tehnice pentru materiale ;

Transmite la firme specializate cererile de oferta pentru materiale și semifabricate;

Obține oferte de la firme și clarifică toate condițiile de livrare;

Clarifică cu serviciile de specialitate condițiile de livrare ale materialelor oferite
daca sunt conform condițiilor din documentația de execuție;

Clarificarea observațiilor la ofertele de materiale cu firmele furnizoare;

Negociază contractul de materiale și semifabricate, întocmește și obține aprobarea
referatului de import, încheierea contractului;

Avizarea prețurilor de livrare pentru materiale, stabilirea termenelor de livrare;

64

Urmărește derularea contractului / comenzii de import inclusiv vămuirea și
preluarea mărfii, recepția acesteia;

Aplică furnizorilor penalizările prevăzute de actele normative pentru abaterile de
la disciplina contractuala;

Rezolvă cererile de suplimentare la import și schimbarea sortimentelor după caz;

Repartizează materialele contractate pe comenzile de fabricație;

Asigură documentele de calitate pentru materiale în conformitate cu cerințele
tehnice din documentația de execuție;

Recuperează taxele vamale plătite pentru importuri ce se folosesc la produsele de
export în colaborare cu serviciul export;

16. Predă la Serviciul Aprovizionare-depozite documentele de însoțire ale
materialelor și materialele importate.

17. Asigură implementarea , menținerea și îmbunătățirea cerințelor sistemului calității
fabricației.

18. Comunică Serviciului Asigurarea Calității potențialii furnizori în vederea
analizării și includerii în Lista furnizorilor acceptați;

Coordonează activitatea de aprovizionare din import de la furnizorii acceptați în
condițiile prevăzute de procedurile funcțiilor sistemului calității;

Asigura instruirea personalului din subordine.

65

DIAGRAMA DE RELAȚII

SERVICIUL ANALI ZE ECONOMICE, INVESTIȚII

SERVICIUL PROGRAMAREA Șl URMĂRIREA PRODUCȚIEI

SERVICIUL ORGANI ZARE Șl PROTECȚIA MUNCII

SERVICIUL RESURSE UMANE

SERVICIUL APROVI ZIONARE-DEPOZITE

SERVICIUL CONTROLUL CALITĂȚII FABRICAȚIEI

FIRME STRĂINE

SERVICIUL SUDOR ȘEF

DIRECTOR COMERCIAL

SECȚII LE DE PRODUCȚI E

SERVICIUL MARKETING

SERVICIUL TRANSPORTURI

SERVICIUL PROI ECTARE

SERVICIUL FINANCIAR

SERVICIUL CONTROL PREȚURI

SERVICIUL TEHNOLOGIE

RECE,

SDV-uri, TRATAMENTE TERMICE

66

SERVICIUL APROVIZIONARE DIVERSE – DEPOZITE

Activitatea de aprovizionare-depozite este organizata sub forma de serviciu în subordinea Direcției Aprovizionare, având următoarele atribuții:

1. întocmește planul de aprovizionare pe an și semestru în baza consumurilor
specifice de materiale pe comanda sau produs și a termenelor de livrare ;

2. Sintetizează planul de aprovizionare aprobat pe resurse, încheind contracte cu
grafice de livrare corespunzătoare asigurării procesului de producție;

Adaptează programul de aprovizionare funcție de programele de fabricație,
retehnologizare sau evoluția stocurilor;

Analizează stocurile de materiale și execută fișe de înlocuire materiale pentru
folosirea integrală a materialelor din stoc;

Emite comenzi la furnizorii de materiale, urmărește confirmarea comenzii, aprobă
prețul și definitivarea contractelor;

Preia de la furnizori a informațiilor privind mărcile de materiale executate în
conformitate cu normele solicitate de proiectant prin documentația de execuție;

Cunoaște posibilitățile tehnice de execuție a produselor la diverși furnizori;

Urmărește permanent crearea unei baze tehnico-materiale pentru realizarea
produselor din planul de fabricație;

întocmește listele cu materialele din stoc care sunt disponibile, pentru a le da spre
vânzare;

Verifica și urmărește existența materialelor necesare planului de fabricație și
pentru alte utilizări;

Asigura aprovizionarea cu materiale și materii prime, materiale pentru sudură,
combustibil, lubrifîanți, diverse subansamble necesare tuturor secțiilor de fabricație în
vederea realizării ritmice a fabricației;

întocmește normele de stoc a materialelor, mijloacelor circulante, pieselor de
schimb, obiectelor de inventar, echipamentelor de producție, ambalajelor și altor materiale;

Răspunde de contractarea bazei tehnico-materiale conform prescripțiilor tehnice și
condițiilor de calitate prevăzute de documentația tehnica, în care scop emite comenzi la
furnizori și încheie contracte cu furnizorii de materiale;

Soluționează neconcordanțele în timpul încheierii contractelor;

Răspunde de respectarea strictă a disciplinei contractuale în cea ce privește
sortimentele, calitatea, termenele de livrare, aplica după caz furnizorilor penalizări prevăzute
în contracte;

Ține evidenta materialelor asigurate și repartizarea lor pe produse, comenzi,
conform programelor de fabricație și consumurilor specifice pe comanda sau produs;

17. în activitatea de colaborare cu alte societăți:

67

în baza fișei de colaborare și documentației tehnice, emite comenzi la societățile
colaboratoare, perfectează contracte, urmărește definitivarea acestora și rezolvă cu unitățile
colaboratoare divergențele apărute ( condiții tehnice, preț, termene de livrare, etc);

Ia masuri pentru asigurarea pieselor din colaborare în conformitate cu termenele
din graficele de fabricație și in condițiile solicitate prin contracte;

Stabilește termenele și urmărește transmiterea de materiale și semifabricate la
societățile colaboratoare, verifică documentele însoțitoare și corespondența acestora cu
prevederile contractuale;

Tine evidența tuturor colaborărilor, comunicând stadiul lor de realizare, ia
măsuri pentru respectarea termenelor de execuție în conformitate cu graficele de fabricație;

17.5 Primește piesele și subansamblele de la furnizori, verifică documentația de
însoțire și participă la recepția pieselor;

17.6 Răspunde de aducerea ritmică în societate a reperelor, subansamblelor
executate în colaborare, programează mijloacele de transport, urmărește efectuarea
transportului în bune condiții;

Urmărește facturile, le verifica și le avizează pentru acceptare la plata;

Vizează bonurile pentru scoaterea din depozite;

Urmărește derularea contractelor de colaborare și ia masuri pentru respectarea
termenelor de livrare;

18. In domeniul depozitarii materiilor prime și materialelor:

18.1 Organizează spațiul în vederea depozitarii produselor pe grupe și
sortotipodimensiuni, precum și pentru optimizarea fluxurilor de depozitare;

Menține în stare corespunzătoare spațiile de descărcare și încărcare în vederea
efectuării operațiilor de primire și predare;

Organizează primirea, depozitarea și conservarea fără pierderi, degradări ,
sustrageri a materialelor, combustibililor, carburanților, pieselor, ambalajelor semifabricatelor
și produselor finite și ia masuri pentru depozitarea acestora conform normelor tehnice de
depozitare și prevenire a incendiilor;

Organizează și ține evidenta operativa a materialelor, materiilor prime,
combustibilului, semifabricatelor;

18.5 Asigura eliberarea de materiale, semifabricate către secțiile de producție în
conformitate cu cerințele acestora, pe baza bonurilor de materiale având viza de control
preventiv;

întocmește notele de intrare – ieșire pentru toate materialele din gestiune;

Primește și recepționează marfa sosită în depozite , din punct de vedere
cantitativ, conform actelor de însoțire și întocmește procese verbale de recepție;

întocmește documentele necesare pentru materialele și produsele ce se livrează
din depozite și magazii în societate și în afara societății;

68

18.9 Răspunde de eliberarea la timp a materiilor prime și materialelor în concordanta
cu solicitările secțiilor de producție;

Trimite zilnic la Serviciul Contabilitate, borderourile de bonuri de materiale
însoțite de bonuri;

Asigură reducerea la minim a cheltuielilor necesare primirii, depozitării și
eliberării materiilor prime și materialelor;

Sesizează operativ organele de decizie privind situația stocurilor de materiale și
materii prime care periclitează continuarea producției;

18.13. Efectuează împreună cu comisiile stabilite, inventarierea periodică privind bunurile depozitate, întocmește toate lucrările specifice acestor operații;

întocmește propuneri de clasare și declasare a mijloacelor circulante, pe care le
transmite compartimentelor de specialitate;

Controlează sistematic în depozite și magazii modul de gospodărire a materiilor
prime, materialelor și produselor finite; ia masuri pentru eliminarea pierderilor, degradărilor
și lipsurilor;

Urmărește și ia masuri pentru reducerea cheltuielilor de aprovizionare prin
căutarea surselor de aprovizionare cele mai apropiate și cu mijloace cat mai ieftine;

Organizează și participa pa recepția cantitativa și calitativă a materiilor prime și
semifabricatelor, utilajelor și echipamentelor aprovizionate; face propuneri privind
componenta comisiilor de recepție; ia masuri pentru ca recepția sa se facă în condiții bune;
face forme de respingere pentru marfa necorespunzătoare.

Asigura implementarea, menținere și îmbunătățirea cerințelor sistemului calității
fabricației.

Comunica Seviciului Asigurarea Calității potențialii furnizori în vederea analizării
și includerii pe Lista furnizorilor acceptați;

Coordonează activitatea de aprovizionare din tara de la furnizori acceptai în
condițiile prevăzute în procedurile funcțiilor sistemului calității;

Asigura instruirea personalului din subordine.

69

DIAGRAMA DE RELAȚII

SERVICIUL ANALI ZE ECONOMICE, INVESTIM

SERVICIUL PROGRAMAREA Șl URMĂRIREA PRODUCȚIEI

SERVICIUL CONTROLUL CALITĂȚII FABRICAȚIEI

SERVICIUL ORGANI ZARE Șl PROTECȚIA MUNCII

SERVICIUL CONTABILITATE

SERVICIUL INFORMATICA

UNITĂȚI FURNIZOARE

SERVICIUL PROIECTARE

SERVICIUL TEHNOLOGIE RECE SDV-uri,TRATAMENTE TERMICE

SECȚIILE DE PRODUCȚIE

DIRECTOR COMERCIAL

COMPARTIMENTUL INGINER ȘEF MECANO-ENERGETIC

SERVICIUL MARKETING

SERVICIUL RESURSE UMANE

SERVICIUL VÂNZĂRI INTERN

SERVICIUL SUDOR ȘEF

SERVICIUL TRANSPORTURI

SERVICIUL FINANCIAR

70

3.2 ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIC EXISTENT

Obiectivul principal al S.C. "GRIRO" S.A. este execuția de utilaj tehnologic. Acțiunea care declanșează procesul de producție este comanda beneficiarului insotita de proiectul de execuție. In urma activităților declanșate in cadrul S.C. GRIRO S.A., rezultatul este produsul finit care este predat beneficiarului. Intre aceste doua momente se desfășoară activități complexe care toate, au rolul de a facilita execuția produsului comandat, la termenul si in condițiile de calitate solicitate de beneficiar. In acest scop sunt mobilizate resurse materiale, mijloace de producție, foita de munca, se desfășoară activități de pregătire tehnica a fabricației, programare, lansare, urmărire a producției, execuție propriu-zisa a produsului, controlul calității fabricației, activitatea financiar-contabila. O Resursa foarte importanta, capabila sa scurteze drumul execuției unui produs, o constituie informația. Calitatea informațiilor, organizarea acestora, fluxul informațional si decizional, sunt de maxima importanta.

In cadrul S.C. GRIRO S.A. fluxul si prelucrarea informațiilor se face pe doua cai:

informațiile de interes general au fost organizate in baze de date, accesibile
tuturor serviciilor, compartimentelor si secțiilor interesate si autorizate sa aibă acces la aceste
informații.

informațiile de utilitate locala, in cadrul activității unui singur compartiment
se prelucrează prin aplicații independente, utile numai compartimentului respectiv.

Exemple:

– codul si denumirea grupei de materiale. Se actualizează de către centrul de
calcul, la cererea beneficiarilor de aplicații (serv. Tehnologie, serv. Contabilitate, serv.
Aprovizionare – Depozite).

– numărul matricol si numele angajatului se actualizează de serv. Personal.
Fluxul informațional generat in paralel cu etapele activităților de baza ale societății

debutează cu prezentarea unei comenzi de către un beneficiar. In urma analizării acestei comenzi de către serv. Tehnologie si serv. Proiectări, comanda beneficiarului este avizata favorabil sau nii. Daca comanda este acceptata, comanda beneficiarului capata un număr de comanda interna, atribuit de Direcția Economica (plan). In acest moment incepe incarcarea bazei de date. Serviciul Strategie-plan incarca numărul comenzii precum si alte date referitoare la acea comanda (număr de bucati, termen de livrare date despre beneficiar, etc). Proiectul de execuție este inaintat serv. Proiectări care continua incarcarea bazei de date cu alte informații, cum ar fi nomenclatorul si structura produsului, atașarea codului calității materialelor utilizate in produs, etc. In continuare proiectul de execuție se transmite la serv. Tehnologic, grupa materiale care continua incarcarea bazei de date cu informațiile referitoare la materialele efectiv atașate unui reper, subansamblu sau ansamblu (cod grupa si cod dimensiuni, care impreuna cu codul calității stabilit de serv. Proiectare formează codul

71

materialului) precum si consumul preconizat. In continuare proiectul de execuție este transmis la grupele de proiectare tehnologie care continua încărcarea bazei de date cu fluxul operațiilor necesare pentru execuția reperelor, subansamblelor si ansamblului general precum si cu normarea (manual si automat) acestor operații. Grupa de tehnologie sudura incarca in baza de date consumul de materiale specifice procesului de sudare la nivel de produs.

Baza de date astfel completata este in continuare la dispoziția serv. Preturi care continua introducerea de date referitoare la prețul materialelor care intra in structura produsului si nu au intrat in componenta altor produse evaluate anterior.

In acest moment datele introduse si validate de diverse servicii, in baza de date, sunt suficiente pentru declanșarea operației de lansare in fabricație a produsului.

Din datele incarcate pana in acest moment in baza de date sunt puse la dispoziția beneficiarilor autorizați următoarele liste, pe ecranul calculatorului si/sau la imprimanta:

– Nomenclator de produs, cu itinerariu;

– Consum informativ de materiale pe produs;

– Lista consumuri specifice de materiale;

– Bonuri de manopera;

– Bonuri de material;

– Borderou bonuri de manopera;

– Borderou bonuri de material;

– Lista cu intreaga tehnologie a unui produs;

– Lista cu tehnologia atașata unui singur reper tehnologic;

Bonuri de manopera cumulata pe produs;

L.C.S. manopera;
12-L.C.S. material;

Fila de plan cu costuri;

Antecalculatie de preț;

Lista comenzilor deschise sistate, anulate m luna….;

Portofoliul de comenzi pe beneficiari (comenzi valabile);

Portofoliul de comenzi pe clase de utilaj (comenzi valabile);

Situația portofoliului pe comenzi (comenzi valabile, anulate, sistate);

Portofoliul de comenzi diverse (altele decât utilaj tehnologic);

Execuția produselor lansate în fabricație presupune utilizarea de materiale, mijloace de producție, forța de munca. Presupune deasemenea programarea execuției, urmărirea execuției si a calității acesteia, urmărirea cheltuielilor necesitate precum si urmărirea încasărilor de la beneficiari pentru producția realizata si livrata.

72

In acest moment baza de date se incarca concomitent din diferite puncte ale intreprinderii (servicii si secții) după cum urmează:

Serv. Programarea producției

întocmește programul de fabricație lunar.

Serv. Aprovizionare

In baza programului de fabricație lunar si a stocurilor de materiale existente întocmește necesarul de aprovizionat precum si contractele necesare cu furnizorii de materiale. Biroul depozite actualizează baza de date cu toate tranzacțiile de materiale (intrări si ieșiri) precum si cu conturile contabile aferente.

Secția Mecano – Energetica si biroul Metrologie

Asigura funcționarea in bune condiții a utilajelor si A.M.C.-urilor si introduce in baza de date datele referitoare la intrările si ieșirile de noi utilaje, efectuarea reparațiilor de toate tipurile, casarea unor utilaje, etc.

Serv. Personal

Asigura forța de munca necesara executării producției, introduce in baza de date toate modificările survenite in structura personalului.

Secțiile de producție

Executa producția fizica, introduc in baza de date datele referitoare la operațiile executate si/sau bonurilor de lucru aferente. La terminarea produsului, intocmesc nota de predare, o inainteaza la serv. Strategie-plan care apoi o introduce in baza de date.

In acest moment, cu noile date introduse in baza de date se pot obține următoarele situații:

– Lista încărcarea manoperei din bonuri de manopera (ore si valoare) pe o luna;

– Situația incarcarii cu manopera pe o luna, pe secții si comenzi din bonuri
manopera (ore si valoare);

73

– Situația incarcarii cu manopera pe o luna, pe sectii si comenzi din bonuri
manopera (ore si valoare);

– Situația comenzilor cu note de predare, incarcate cu manopera din bonuri;

– Consumul de materiale pe secții/ateliere;

– Centralizator al consumului de materiale pe conturi si gestiuni pe luna….;

– Situația intrărilor de materiale intr-o perioada;

– Situația stocurilor la data curenta;

– Total consum pe sectii si gestiuni;

– Vânzări lunare de materiale (pe gestiuni);

– Situație stocuri cu valoare;

31- Total consum lunar de materiale pe comenzi (valoric);

– Liste contracte furnizori (diferite criterii de agregare);

– CIM cumulat pe un grup de comenzi;

– Situația materialelor fara mișcare;

– Lista comenzilor inchise in luna.;

– Soldul producției finite;

– Sold produse finite pe beneficiari;

– Situația produselor finite-utilaj tehnologic pe luna.;

– Portofoliul de comenzi livrate in anul…;

– Portofoliul de comenzi livrate pe termene contractuale;

– Portofoliul de comenzi pe liste de utilaj;

– Situația comenzilor (turnate, forjate + diverse) in anuL;

– Evoluția portofoliului in anul… (stare comenzi);

– Calculul manoperei la comenzile din programul de fabricație;

– Rest manopera la comenzile din portofoliul de comenzi deschise;

– Consum materiale de sudura pe secție, echipa, sudor, comanda;

– Lista intrărilor de fonduri fixe;

– Lista fondurilor fixe in conservare;
49.- Lista fondurilor fixe disponibile
50.- Situația amortizării;

– Lista fondurilor fixe propuse pentru casare;

– Lista amortizării lunare;

– Calculul amortizării lunare;

– Diverse inventare;

– Nomenclator aparate de măsura si control;

– Liste A.M.C.-uri pe secție, pe domeniu de măsura;

– Centralizator al consumului de materiale pe conturi si gestiuni;

– Balanța de materiale pe gestiuni

74

In cadrul GRIRO SA, aplicațiile informatice se impart in:

Sistem informatic integrat de gestiune

Aplicații locale (AUTOCAD, MICROSOFT OFFICE)

Aplicațiile locale nu ridica probleme legate de anul 2000 nici din punct de vedere soft, nici din punct de vedere hard (softul aplicativ ori este pregătit pentru anul 2000 (MICROSOFT OFFICE), ori nu face operații cu data calendaristica. Echipamentele hardware pe care funcționează aplicațiile au trecut cu succes de anul 2000). Ca măsura de precauție, Serviciul de informatica a salvat in decembrie 1999 datele înmagazinate de aceste aplicații pe CD-uri pentru a preveni eventualele incidente neprevăzute.

Sistemul informatic de gestiune GRIRO este structurat pe următoarele module:

Subsistem proiectare constructiva

Subsistem proiectare tehnologica

Subsistem calcul costuri

Subsistem lansare-urmarire

Subsistem aprovizionare-gestiune stocuri

Subsistem plan-desfacere

Subsistem post-calcul

Subsistem mijloace fixe

Subsistem AMC-uri

Subsistem gestiune sudura

Subsistem personal-salarizare

Nucleul sistemului integrat si principalele sale funcții sint dezvoltate pe calculatoare AS/400 cu sistem de operare OS/400

S-a optat pentru aceasta soluție in urma analizei studiului făcut de firma COMPUTER SHARING BUCUREȘTI care a propus aceasta soluție ca fiind optima la momentul dat (anul 1990).

La acel moment nu exista pe piața internaționala un sistem integrat de gestiune pentru intreprinderi mijlocii si mari cu profil de producție de unicat (specificul GRIRO) si s-a optat pentru adaptarea produsului ACG (orientat spre producția de serie).

Colectivul de analisti-programatori ai GRIRO impreuna cu cel al COMPUTER SHARING BUCUREȘTI au analizat sistemul informațional al societății si au stabilit ce modificări sint necesare pentru faza I de implementare. Aceasta faza s-a referit la

75

subsistemele de proiectare constructiva, tehnologica, calcul costuri, lansare-urmarire si aprovizionare-gestiune stocuri, care s-au considerat a fi prioritare. Pentru celelalte module s-au găsit soluții de rezolvare in sistemul AS/400 cu soft aplicativ propriu sau prin transfer de aplicații de pe sistemule FELIX si/sau INDEPENDENT (care erau funcționale ) pe PC-uri.

Astfel, modulelele sistemului informatic GRIRO au fost dezvoltate pe 3 cai:

1. Personalizarea pentru GRIRQ pe AS/400 a modulelor ACG :

Modulo base

Distincta base e costi

Gestione magazzini,

achiziționate in februarie 1990 o data cu calculatorul AS/400 model D10 (procesor cu performanta relativa 1,9; capacitate disc 1,9 Gb; memorie RAM 20Mb).

Aceasta personalizare a fost efectuata de Serviciul Informatica, cu aportul a 10 analiști programatori, in colaborare cu un colectiv de 10 analiști programatori de la Computer Sharing București SRL.

In acest mod au fost acoperite subsistemele :

Proiectare constructiva

Proiectare tehnologica

Calcul costuri

Lansare-urmarire

Aprovizionare-gestiune stocuri, care au fost implementate.

2- Dezvoltarea de aplicații pe AS/400 non ACG si anume:

Subsistem plan-desfacere dezvoltat de Griro – implementat

Subsistem post-calcul dezvoltat de Griro – implementat

Subsistem mijloace fixe dezvoltat de Computer Sharing București, neimplementat

Subsistem AMC-uri dezvoltat de Griro – implementat

Subsistem gestiune sudura dezvoltat de Griro – implementat

Subsistem personal-salarizare dezvoltat inițial de Computer Sharing București, apoi
modificat si implementat de Griro

3. Dezvoltarea de aplicații locale in limbaje de gestiune baze de date care acoperă următoarele domenii :

Mijloace fixe

Contabilitate generala – balanța contabila

Post calcul – decontare producție marfa

Aceste aplicații preiau si furnizează date sistemului integrat, in regim off-line.

76

Achiziționarea calculatorului AS/400 a necesitat:

– crearea unei infrastructuri de rețea formata din terminale si PC-uri conectate la sistemul
AS/400 prin 3 tipuri de legaturi: token-ring, twin-axial si ascii (legaturi la distanta prin
rețeaua telefonica interna a GRIRO).

Realizarea infrastructurii a fost făcuta de Computer Sharing București si intretinuta de CCE Gr ir o.

– încheierea unui contract de service cu IBM România

In decembrie 1993 s-a achiziționat inca un calculator AS/400, model E10 (procesor cu performanta relativa 2,6; capacitate disc 0,998 Gb; memorie RAM 16Mb) si inca 4 module ACG:

GEN (contabilitate generala)

CLI (contabilitate clienți)

FOR (contabilitate furnizori)

FAT (facturări)

Necesitatea acestor achiziții a fost dictata de:

mărirea volumului de date inmagazinat

nevoia de completare a sistemului integrat cu funcțiile subsistemelor soft achiziționate

Nu au fost personalizate, si nici implementate pentru Griro noile module soft
achiziționate, deoarece personalul de proiectare software din Griro s-a diminuat si din
lipsa de fonduri nu s-a putut continua colaborarea cu Computer Sharing București.

In urma achiziției din 1993 s-a realizat migrarea subsistemelor de personal-salarizare si AMC-uri pe noul calculator E10, celelalte rămânând pe D10.

In anul 1998 s-a realizat un upgrade a sistemelor AS/400 după cum urmează: modelul E10 a fost transformat in model 200-2031 (procesor cu performanta relativa 4,00; capacitate hard de 5Gb; memorie RAM 40Mb)

ambele tipuri de calculatoare au suferit upgrade soft la nivelul sistemului de operare de la versiunea 2.3 la versiunea 3.7.

Upgade-ul a avut la baza un studiu privind necesarul de dotare pentru Griro SA efectuat de Computer Sharing București si a rezolvat următoarele probleme:

mărirea capacității de stocare a datelor, devenita insuficienta

suportarea de către sistemul de operare a problemei legate de trecerea la anul 2000

software de conectivitate Client Access/400 sub Windows 95 ce permite un transfer
de date AS/400 – PC pentru eventuala prelucrare cu programe Microsoft Office.

77

S-a realizat cu aceasta ocazie migrarea aplicației de personal salarizare pe sistemul AS/400 model D10, iar a celorlalte aplicații pe noul sistem AS/400 model 200-2031.

Cu ocazia upgrade-ului s-a intenționat realizarea unei colaborări cu Computer Sharing București pentru dezvoltarea subsistemelor existente, crearea de noi subsisteme pe AS/400 (mijloace fixe, plan reparații – capacități de producție, ofertare) si personalizarea pentru Griro SA a modulelor ACG achiziționate (GEN, CLI, FOR, FAT), ceea ce ar fi condus la obținerea unui sistem integrat de întreprindere.

Contractul făcut in acest sens nu a fost realizat decit in partea de upgrade hard si sistem de operare din lipsa de fonduri.

STADIUL ACTUAL:

Se impune cu necesitate dezvoltarea subsistemelor existente si creerea de noi subsisteme pentru obținerea unui sistem integrat de întreprindere. In vederea rezolvării acestor probleme Serviciul de informatica a prospectat piața in vederea obținerii de oferte clare atit din punct de vedere tehnic cit si comercial

De ce sistem de întreprindere (si nu pur si simplu de gestiune) ?

Pentru ca activitățile de aprovizionare si de desfacere ale societății sunt subordonate aceleia de producție (de unicate cu ciclu lung de fabricație), iar aceasta activitate de producție este precedată de activitatatea de contractare , de cea de proiectare constructiva si de cea de proiectare tehnologica.

De ce sistem integrat ?

Pentru ca doar un sistem integrat permite controlul managerial prin informație coerenta si la timp pentru luarea rapida a unor decizii eficiente, atit pe planul planificării strategice si tactice cit si pe acela al imbunatatirii administrării societății.

Aceste deziderate se ating prin:

viteza mare de acces la informații si posibilități avansate de regăsire a acestora.

Transfer rapid de informații intre punctele de lucru.

Securitatea informațiilor si a accesului la ele

Posibilități de a centraliza si consolida informațiile din cadrul intregului sistem cu implicații
in special financiare.

De ce nou?

Pentru ca sistemul actual nu mai răspunde la dezideratul de integrat.

De ce nu mai răspunde la dezideratul de integrat?

Pt. ca a fost implementat in 1990 avind la baza un soft aplicativ ACG.

78

Au fost achzitionate practic toate modulele de baza dar au fost implementate doar:

modulul de proiectare constructiva si tehnologica

modulul de calcul costuri (antecalculatie)

modulul de lansare-urmarire

modulul de aprovizionare-desfacere.

Celelalte module in principal modulele financiare:

modulul contabilitate generala

modulul contabilitate clienți

modulul contabilitate furnizori

modulul contabilitate mijloace fixe

modulul de mentenanta, etc nu au fost implementate.

Funcțiile acestor module neimplementate au fost dezvoltate pe 2 cai: O cale a fost aceea de aplicații locale pe AS-400 în aceasta situație aflându-se modulele de:

plan-desfacere

contabilitate clienti-fumizori

evidenta si gestiune AMC-uri

evidenta si gestiune materiale de sudura.

Cea de-a doua cale a fost aceea de aplicații locale dezvoltate in alte limbaje de gestiune baze de date (DBASE,FOXPRO,EXCEL,etc), in aceasta situație aflindu-se modulele de:

contabilitate generala

post calcul

contabilitate mijloacelor fixe mentenanta.

Valoarea creata de întreprindere depinde in mare măsura de o gestionare foarte buna a proceselor de exploatare. Dar aceste procese sunt sugrumate atunci când aprovizionarea producției cu materii prime, materiale sau servicii nu este realizata in timp util, datorita gestionarii ineficiente a necesarului de materiale sau a relației dintre întreprindere si furnizori sai.

O mare parte a valorii materialelor achiziționate se regăsește in produsele sau serviciile vândute de întreprindere. Reducerea costului total al aprovizionării, fie ca aceasta este influențată de timp, de calitatea relației cu furnizorii sau de calitatea materialelor intrate in produsul final, va genera o creștere a valorii produsului final si implicit a profitului întreprinderii.

Pentru a integra lanțul de aprovizionare in lanțul logistic al întreprinderii si a gestiona costul total al aprovizionării, soluția ideala este gestiunea relațiilor cu furnizorii (Supply Relationship Management – SRM ).

79

Obiectivele acestei strategii si a implementării soluției sunt atinse prin:

Optimizarea procesului de aprovizionare, prin reducerea timpului si a costurilor pe
tranzacție;

Reducerea costurilor prin selecția furnizorilor, in cadrul celor mai avantajosi termeni
comerciali, prin fixarea si urmărirea unei politici de achiziții la nivel de organizație

Transparenta procesului de aprovizionare

Stabilitate si vizibilitate asupra preturilor materialelor si serviciilor pe un interval de
timp mai mare decât in prezent, ceea ce oferă posibilitatea previzionarii necesarului
de materiale, raportat la fluxul de numerar disponibil

Valoare introdusa in patrimoniu prin achiziționarea de tehnologie inalta la preț minim

Reducerea cheltuielilor de stocare.

S-au conturat astfel 3 variante:

dezvoltarea subsistemelor existente si creerea de noi subsisteme pe AS/400
pina la obținerea sistemului integrat.

inlocuirea sistemului existent cu o rețea de PC-uri pe care va rula un sistem
integrat complet nou de gestiune a intreprinderii.

păstrarea unor module existente pe AS/400 si pregătirea lor pentru anul 2000
si achiziționarea pentru restul subsistemelor de produse noi ce vor rula pe o
rețea de PC-uri.

Toate variantele au in vedere realizarea unei colaborări intre Serviciul de Informatica al GRIRO SA si alta firma specializata.

80

CAPITOLUL 4

PROIECTAREA ȘI REALIZAREA SISTEMULUI INFORMATIC DE GESTIUNE A APROVIZIONĂRII CU MATERII PRIME ȘI

MATERIALE

4.1. EVOLUȚIA METODELOR DE PROIECTARE

Evoluția metodelor de proiectare este consecința mutațiilor calitative și cantitative în planul:

Abordării sistemelor informatice

Dezvoltării bazei conceptuale specifice proiectării și realizării sistemelor informatice
(mai ales odată cu promovarea abordării obiectuale)

Apariția și extinderea utilizării tehnicilor rapide de proiectare

Evoluția permanentă a limbajelor de programare

• Sporirea considerabilă a complexității aplicațiilor realizate în condițiile creșterii
nivelului de integrare a acestora

Extinderea ariei de utilizare a informaticii

Utilizării tehnicilor de gestiune în timp real.

Putem spune că în timp s-au conturat mai multe curente de gândire care au promovat și dezvoltat anumite metode de proiectare. Este însă greu să realizăm o clasificare a acestor metode tocmai datorită diversității punctelor de vedere asupra acestei probleme.

O clasificare realizată plecând de la abordările promovate de metodele de proiectare ne conduce la următoarea grupare:

Metode timpurii, metode nestructurate specifice perioadei '50 – '60.

Metode orientate spre ieșiri (sfârșitul anilor '60) caracterizate prin faptul că
proiectarea sistemului informatic avea ca punct de plecare ieșirile pe care acesta trebuia să le
asigure: rapoarte, grafice etc. Pe baza ieșirilor identificate se determinau apoi datele de intrare
și prelucrările.

Metode orientate spre procese, utilizate în deceniul șapte, prezentând drept
caracteristică utilizarea diagramelor fluxurilor de date.

D) Metode orientate spre date, specifice anilor '80, prezentând ca element
caracteristic utilizarea diagramelor entitate-relație;

E) Metode orientate obiect promovate în anii '90 caracterizate prin promovarea
conceptului de obiect care încapsulează date și metode.

81

Ivar Jacobson, de numele căruia sunt legate realizări deosebite în domeniul metodelor de proiectare orientate obiect, grupează în două mari categorii metodele actuale de proiectare:

•Metode funcție/date •Metode orientate-obiect

O altă posibilă grupare a metodelor de proiectare ar putea fi : •Metode orientate spre funcții (metode ale descompunerii funcționale) •Metode orientate spre procese (metode orientate spre fluxuri de date) •Metode orientate spre informații sau date (având rădăcini în ingineria informației elaborată de James Martin și în diagramele entitate-relație elaborate de Chen) •Metode orientate obiect

Curentul de gândire francez propune o clasificare a metodelor de proiectare plecând de la modalitățile în care este perceput sistemul: funcțional, sistemic, obiectual. S-a ajuns astfel la următoarea clasificare:

•Metode ierarhice (generația I a metodelor de proiectare) ■Metode sistemice (generația a Ii-a) •Metode obiectuale numite și metode orientate obiect (generația a IlI-a)

Metodele ierarhice

Metodele ierarhice au la bază analiza funcțională a întreprinderii. Astfel, sistemul informatic cuprinde în arhitectura sa subsisteme definite la nivel de funcții ale întreprinderii. Cum fiecare funcție este subdivizată ierarhic în subfuncții, iar acestea la rândul lor, se descompun succesiv până la definirea unor componente elementare ușor de programat, arhitectura sistemului informatic va urma această ierarhie, fiecare componentă a sa acoperind o subdiviziune funcțională .

Avantajele metodelor ierarhice constau în simplitate și o bună adaptare la cerințele formulate de utilizator.

Dezavantajele pornesc de la conceperea sistemul informatic conform cerințelor analizei funcționale, ceea ce determină concentrarea efortului de analiză și proiectare asupra prelucrărilor în condițiile în care, tocmai acestea sunt cele mai susceptibile modificărilor în timp, modelarea datelor căzând pe un plan secund.

Metodele orientate proces

Sunt cunoscute și sub denumirea de metodele fluxurilor de date. Propun elaborarea fluxurilor datelor, descrierea transformărilor datelor, modului de stocare a acestora, precizarea specificațiilor de proces și realizarea dicționarului datelor.

82

Aceste metode permit reprezentarea lumii reale prin descrierea fluxurilor de date. Acestea stabilesc care sunt purtătorii de informații (documentele primare), unde se întocmesc, unde este transmis fiecare exemplar din documentul primar întocmit și ce prelucrări se realizează pe baza acestor documente.

Metodele orientate proces prezintă asemănări cu metodele descompunerii funcționale, de aceea unele limite specifice acestora se regăsesc și la metodele orientate proces. Un pas mai important s-a realizat în versiunile mai noi ale metodelor orientate proces prin reprezentarea evenimentelor, din domeniul supus modelării, la care sistemul trebuie să răspundă . S-a deschis astfel calea spre ceea ce la nivelul metodelor obiectuale numim metode.

Metodele sistemice

Reprezentative sunt metodele: Information Engeneering, MERISE, AXIAL etc. Ceea ce este specific acestor metode este utilizarea teoriei sistemelor în abordarea întreprinderii.

Sistemul informatic este abordat sub două aspecte complementare – datele și prelucrările – analizate și modelate independent, reunirea celor două modele realizându-se cât mai târziu cu putință .

Spre deosebire de metodele ierarhice, metodele sistemice acordă prioritate datelor față de prelucrări și respectă cele trei niveluri de abstractizare introduse de raportul ANSI/SPARC. conceptual, logic, fizic.

O parte a avantajelor metodei sistemice decurg din promovarea tehnologiei bazelor de date. Faptul că această metodă se axează pe conceptul de bază de date duce la o stablitate sporită a sistemelor informatice proiectate prin această metodă. în plus utilizarea acestui concept asigură eliminarea eventualelor redundanțe.

Metoda sistemică se bazează pe teoria sistemelor în analiza întreprinderii. Prin această abordare se încearcă replicarea cât mai fidelă sub forma unui sistem informatic a sistemului propriu-zis și a activității sale. Aceasta duce la un alt avantaj al acestei metode: reprezetarea coerentă a elementelor (entităților) ce compun o întreprindere și a relațiilor dintre ele.

O primă deficiență a acestei metode este faptul că datele și prelucrările sunt modelate independent una de cealaltă și sunt reunite cât mai târziu cu putință, ceea ce duce la apariția în unele cazuri la discordante între modelele datelor și a prelucrărilor.

Un dezavantaj major apare din faptul că metoda sistemică acordă atenție în special modelării datelor. Deși această atenție sporită asupra modelării datelor aduce o stabilitate și o coerență bună sistemului informatic, totuși produce și un efect negativ: apariția unor deficențe în modelarea prelucrărilor.

83

Metodele obiectuale

Primele concepte ale tehnologiei orientate pe obiecte (OO) au fost formulate la începutul anilor '80. Cele mai cunoscute metode de proiectare orientate pe obiecte sunt: OOD elaborată de Booch, OOA/OOD – Analiză OO/Proiectare OO elaborată de Coad, OOM autor Rochfeld, OMT elaborată de Rumbaugh aceasta fiind cea mai cunoscută și utilizată . La ora actuală s-a realizat unificarea tuturor metodelor de proiectare OO proiectul fiind reprezentat de UML – Unified Modeling Language (limbaj unificat de modelare).

Caracteristic metodelor OO este faptul că sistemul informatic este gândit ca un ansamblu de obiecte autonome care se organizează și cooperează între ele. Pentru prima dată, datele și prelucrările (metodele) se găsesc implementate în cadrul aceleiași structuri, obiectul. Fiecărui obiect îi este implementat un anumit comportament definit prin ansamblul metodelor pe care le poate realiza. Datele și prelucrările sunt încapsulate în cadrul obiectului.

Metoda de proiectare orientată obiect incearcă a repara grașeala ce se face în cadrul medodei sistemice, aceea de a modela datele și prelucrările independent. De această dată o entitate (obiect) va avea incorporată pe lângă date și prelucrările (care vor fi defini comportamentul entității).

Astfel prin această medodă se reușește apropierea, din punct de vedere a reprezentării, de realitate mai mult decât metoda precedentă prin încercarea de percepere a sistemului ca pe o structura de obiecte (entități) ce cooperează între ele pentru a atinge un scop.

în plus o astfel de proiectare permite o "reciclare" a entităților, o reutilizare în alte situații a aceluiași obiect (în unele cazuri chiar fără nici o modificare a comportamentului entității). Aceast avantaj face ca sistemul informatic proiectat cu această metodă să fie mai maleabil, ușor adaptabil la alte scopuri (într-adevar, nu cu mult diferite de scopul inițial) sau la schimbările apărute în cadrul unei întreprinderi.

Un alt avantaj adus de această metodă este faptul că obiectele astfel pot fi utilizate în a construi obiecte mai complexe ceea ce apropie și mai mult obiectele reprezentate prin această metodă de obiectele reale (majoritatea obiectelor din lumea reală sunt obiecte compuse din alte obiecte mai simple).

Marele dezavantaj a acestei metode decurge din faptul că nu întotdeauna realitatea poate fi reprezentată prin obiecte.

84

4.2. MODELAREA CONCEPTUALA A DATELOR

Nivele de abstractizare și modelare în cadrul metodelor sistemice de proiectare:

4.2.1 MODELUL ENTITATE-ASOCIERE (EA)

Pentru definirea modelului conceptual al datelor se apelează la modele intermediare care sunt folosite ca suport al unei metodologii de proiectare.

Un model conceptual este un ansamblu de concepte și reguli de combinare a acestor concepte permițând reprezentarea realității circumscrise domeniului supus informatizării.

Modelele utilizate se numesc modele semantice și au drept obiectiv ca prin conceptele oferite să permită reprezentarea lumii reale.

Modelele semantice utilizează abstracții reprezentând lumea reală ca pe o colecție de entități și de legături, stabilite între acestea. Majoritatea modelelor permit definirea de restricții descriind aspectele statice, dinamice sau chiar temporale ale entităților. Modelul entitate-asociere (EA) pe care îl vom utiliza în continuare pentru definirea modelului conceptual al datelor este și el un model semantic.

Modelul Entitate-Asociere urmărește obținerea unei reprezentări fidele, utilizând concepte specifice, a realității (problemei de rezolvat ce urmează a fi informatizată ). Această reprezentare a lumii reale se va realiza făcându-se abstracție de orice restricție fie ea informatică sau organizatorică . Pornind de la semantica obiectelor lumii reale și a legăturilor stabilite între acestea modelul Entitate-Asociere servește în egală măsură ca un mijloc de comunicare între modelator (informatician) și viitorul utilizator al sistemului (beneficiarul sistemului informatic), care descrie realitatea supusă modelării în conformitate cu propria lui percepție.

85

Concepte de bază ale modelului Entitate Asociere:

ENTITATEA este reprezentarea unui "obiect" concret sau abstract care:

aparține spațiului problemei de rezolvat (face parte sau este relevant pentru realitatea
observată);

are o existență de sine stătătoare;

poate fi identificat în raport cu celelalte obiecte de același tip.

în activitatea de modelare interesul se focalizează pe definirea tipurilor de entități aparținând problemei de rezolvat și nu pe entități care reprezintă realizările tipurilor de entități. In locul noțiunii de tip de entitate, unii autori folosesc conceptul de clasă de entități. Modelul abstract pe care ni-1 oferă modelul Entitate-Asociere se bazează tocmai pe aceste tipuri generice de entități și a legăturilor stabilite între acestea.

TIP DE ENTITATE reprezintă un concept generic desemnând mulțimea tuturor entităților prezentând aceleași caracteristici constructive.

O entitate poate aparține mai multor tipuri de entităț i diferite.

Fiecare tip de entitate se definește prin mulțimea caracteristicilor comune entităților aparținând tipului.

ATRIBUTUL reprezintă o caracteristică sau proprietate distinctă a unei entități, semnificativă pentru spațiul problemei de rezolvat.

Fiecare atribut prezint ă un domeniu, adică o mulțime de valori admise. într-o entitate se regăsesc realizări corespunzătoare caracteristicilor definitorii pentru tipul de entitate.

Atributele pot fi clasificate în funcție de mai multe criterii:

a) După complexitate atributele sunt:

•elementare (simple) ale căror realizări nu pot fi descompuse (exemplu: unitate monetară , prețunitar, marca angajatului, etc).

•decompozabile (complexe) ale căror realizări sunt decompozabile (ex: data calendaristică – se poate descompune în zi, lună, an;).

b) După realizările pe care le pot prezenta atributele pot fi:

obligatorii (trebuie să prezinte obligatoriu o realizare, ceea ce corespunde sintagmei
NOT NULL – orice realizare).

opționale (sunt atribute care pot să nu prezinte nici o valoare (realizare) în cadrul unei
entități (de exemplu atributele: telefon, fax – nu toate persoanele au telefon, fax).

monovaloare: atribute care prezintă o singură valoare în cadrul unei entități (exemplu:
nume student, nr. matricol, data nașterii, codul numeric personal etc).

multivaloare: atribute care prezintă mai multe realizări în cadrul aceleiași entități.

Problema de modelat este adesea deosebit de complexă în cadrul ei putându-se identifica obiecte simple, compozite și/ sau complexe.

86

în modelul Entitate-Asociere obiectelor lumii reale le corespund entități, iar entitățile definite prin aceleași caracteristici formează un tip de entitate.

Aceasta înseamnă că obiectelor simple le va corespunde în modelul conceptual al datelor câte un tip de entitate

Obiectele compozite se caracterizează prin faptul că ele conțin una sau mai multe caracteristici multivaloare (cărora în modelul Entitate-Asociere le vor corespunde atribute multivaloare). Aceasta va determina ca în modelul conceptual optimizat al datelor acestui obiect compozit să-i corespundă mai multe tipuri de entități (atributele multivaloare se vor regăsi într-un tip de entitate distinct).

Fiecare tip de entitate prezintă un identificator reprezentat de un atribut sau un grup de atribute care primesc valori unice pentru fiecare realizare a entității respective și pot servi astfel pentru identificarea fără echivoc a acestora.

De multe ori identificatorul este reprezentat de un atribut de tip "număr de ordine" (incrementat cu 1 pentru fiecare nouă valoare atribuită) sau de un cod (construcție artificială având o anumită semnificație).

în reprezentarea grafică a tipului de entitate identificatorul este marcat distinct prin subliniere.

ASOCIEREA dintre entități exprimă legătura stabilită dintre acestea și rolul pe care îl joacă fiecare entitate participantă la legătură. Exprimând o legătură dintre entități ea nu are o existență de sine stătătoare și implicit nu are identificatori specifici.

O asociere poate prezenta unul sau mai multe atribute proprii cu rol de a caracteriza, explicita, legătura stabilită între entitățile participante la asociere.

Entitățile care participă la o asociere constituie colecția acesteia.

Numărul de entități care participă la o asociere formează dimensiunea sau gradul acesteia (mai mare sau egală cu numărul de entități al colecției).

TIPUL DE ASOCIERE se definește ca ansamblul legăturilor, prezentând aceeași semnificație, dintre entitățile aparținând la două sau mai multe tipuri de entități.

CARDINALITATEA cuplului entitate-asociere reprezintă cuplul de valori întregi (x,y) astfel încât:

• x (cardinalitate minimală) exprimă numărul minim de realizări ale legăturii
(asocierii) existând pentru o entitate.

• y (cardinalitate maximală) reprezintă numărul maxim de apariții ale
corespondenței putând exista pentru o entitate.

Cardinalitatea minimală 0 indică faptul că pot exista entități care să nu participe la nici o asociere.

Cardinalitatea minimală 1 indică faptul că toate realizările tipului de entitate trebuie să participe la o realizare a tipului de asociere.

Cardinalitatea maximală n indică faptul că mai multe entități de un anumit tip participă la o asociere.

87

Valorile uzuale pentru exprimarea cardinalității sunt: 0,1; 1,1; 0,n;l,n. După numărul de tipuri de entități participante asocierea poate fi:

unară (reflexivă)

binară

complexă

Asocierea reflexivă (ciclică, unară) se caracterizează prin faptul că exprimă legăturile stabilite între entități aparținând aceluiași tip.

Asocierile binare reprezintă legături (corespondențe) stabilite între realizările aparținând la două tipuri de entități diferite.

Asocierile complexe exprimă legături stabilite între realizările mai multor tipuri de entități. Se recomandă însă reducerea asocierilor complexe la asocieri binare.

RESTRICȚIILE DE INTEGRITATE definesc cerințele pe care datele trebuie să le respecte pentru a fi corecte și coerente în raport cu realitatea pe care o reflectă .

Restricțiile de integritate reprezintă o modalitate de integrare a semanticii datelor în mod indirect în modelul entitate asociere pe care astfel îl îmbogățesc.

Restricțiile de integritate privesc:

valorile pe care le pot lua atributele entităților și asocierilor;

valorile identificatorilor entităților;

rolurile jucate de entități în asocierile la care participă ;

asocierile stabilite între entități.

După momentul în care acționează, restricțiile de integritate pot fi statice (se verifică permanent) sau dinamice (privesc evoluția în timp a datelor). Restricțiile de integritate se împart în:

Restricțiile de domeniu;

Restricții structurale;

Restricții de roluri;

Restricții de asocieri.

Restricțiile de domeniu reprezintă condiții (reguli) care privesc ansamblul de valori admise pentru un atribut în cadrul tipului sau domeniului său.

Domeniul este o mulțime de valori pe care le poate lua un atribut. El poate fi definit printr-o condiție privind un atribut sau un grup de atribute (precizarea unui interval de valori sau prin simpla enumerare a valorilor permise).

Restricțiile pot viza realizările unui/unor atribute aparținând unei aceleiași entități sau asocieri, caz în care se numesc restricții intraentitate, sau a unui/unor atribute aparținând unor entități și/sau asocieri diferite, caz în care se numesc restricții interentități. Restricțiile pe domeniu se pot exprima cu privire la:

1. Conținutul unui singur atribut al unei entități sau asocieri: Exemplu: Unit. Măsură ={ "KG","Buc"}

88

2. Corelațiile ce trebuie să se respecte între valorile mai multor atribute sau asocieri
aparținând aceleiași entități sau asocieri:

Exemple: Număr gestiune = 1 atunci nume gestionar = "Ion Toma" Cod produs =12 atunci Unit Măsură ="BUC"

3. Corelațiile care trebuie să existe între atributele aparținând mai multor entități sau
asocieri diferite:

Exemplu: în gestiunea 1 se stochează doar produsele având codurile în mulțimea (1000, 1001), sau Cod produs=l 12 atunci număr gestiune =1

4. Corelații realizate pe baza unor valori obținute prin operații de sintetizare
(însumare, calculul mediei, valorii minime /maxime etc.) a unui ansamblu de entități:

Exemplu: Prețul mediu al produselor >200 000

Restricțiile structurale.

Fiecare entitate va trebui să fie identificată fără echivoc. Acest lucru impune ca

identificatorul entității să ia valori unice și nevide (NOT NULL).

Există și cazuri speciale cum ar fi cazul în care identificatorul este format din mai multe

atribute, atunci identificatorul devine combinația unică a valorilor atributelor care îl

formează.

Restricții de roluri.

Asocierea exprimă legătura stabilită între entități diferite, fiecare dintre acestea jucând un anumit rol. Plecând de la rolurile jucate de entități în cadrul asocierilor putem defini o serie de restricții de integritate și anume de : egalitate, incluziune și excluziune de roluri.

Restricția de incluziune de roluri statutează faptul că , dacă o entitate El care joacă rolul rl în asocierea Al va trebui să joace și rolul r2 în asocierea A2. Rezultă că rolul rl include (implică prin incluziune) rolul r2 . Pentru reprezentarea restricției de incluziune de roluri se va utiliza următoarea reprezentare grafică:

rl ( A I ► r2

Restricția de egalitate de roluri presupune ca restricția de incluziune între două roluri
_ să fie reciprocă. Ea este reprezentată grafic prin semnul "=";

rl ( = ) ► r2

Restricția de excluziune de roluri specifică faptul că un rol Rl jucat de o entitate El în asocierea Al exclude existența rolului R2 jucat în asocierea A2. Reprezentarea grafică se face cu semnul " # "

89

Restricțiile de asocieri.

Restricțiile de asocieri funcționează și sunt repezentate asemănător ca restricțiile de roluri, singura diferență este că se referă nu la rolurile pe care le joacă entitățile în cadrul unei asocieri ci chiar la asocierile dintre entități.

Restricțiile de asocieri sunt:

Incluziunea de asocieri;

Egalitatea asocierilor;

Excluziunea asocierilor.

DEPENDENȚE FUNCȚIONALE. Conceptul de dependență funcțională (DF) este fundamental în analiza structurii datelor. Studiul dependențelor funcționale stabilite între atribute ne permite obținerea unei reprezentări formalizate a structurii de date. Dependențele funcționale evidențiază raporturile de determinare stabilite între atributele unei entități. O dependență funcțională pune în relație două atribute: determinantul și determinatul.

Determinant

Determinat

între două atribute A și B există o dependență fucțională simplă notată A-»B, dacă fiecărei valori a lui A îi corespunde o singură valoare a lui B.

Atributul aflat în stânga dependenței funcționale este numit determinant. Acesta poate fi compus din unul sau mai multe atribute.

O dependență funcțională X—>Y este elementară dacă pentru orice X ' strict inclus în X, dependența funcțională X'^Y nu este verificată.

între două atribute A și B există o dependență fucțională multivaloare notată A—»—»B, dacă o valoare a lui A determină un ansamblu de valori al lui B. în concluzie:

dependențele fucționale reprezintă restricții de integritate;

identificatorul unei entități este un atribut sau un grup de atribute față de care
toate celelalte atribute depind funcțional;

dependențele fucționale pot exista și între entități și asocieri;

* • cardinalitățile 1,1 corespund întotdeauna unor dependențe fucționale.

<<*

GENERALIZAREA ȘI SPECIALIZAREA.

Aceste două dezvoltări au apărut ca urmare a necesității rafinării modelului EA prin evidențierea unor seturi disticte de entități manifestate în cadrul unui tip definit.

90

Un subtip (subclasă) de entități reprezintă un grup de entități aparținând unui tip, reprezentate distict în cadrul modelului ele prezentând anumite elemente caracteristice ce le detașează, individualizează, de celelalte entități.

Prin această grupare a entităților aparținând unui tip se ajunge la definirea unor supertipuri de entități asociate subtipurilor. Subclasele sunt rezultanta unei specializări la nivelul entităților, ele conservând însă capacitatea de a moșteni de la supertipul lor elementele comune definitorii.

a) Generalizarea reprezintă un proces de modelare a cărui finalitate este reprezentată de
definirea unui supertip regrupând toate atributele comune, și a mai multor subtipuri
regrupând atributele specifice unui subansamblu de realizări ale unui tip generic de
entități.

Generalizarea prezintă o serie de proprietăți:

Moștenirea atributelor (subtipul moștenește atributele supertipului);

Atributele supertipului nu aparțin subtipului;

Nu există moștenire colaterală (un subtip nu poate moșteni atribute de la un alt

subtip când cele două au același supertip.

b) Specializarea reprezintă operația opusă generalizării permițând realizarea unei
decupări a unui tip de entitate (ce va deveni supertipul) în subtipuri de entități
diferențiate prin atribute proprii sau prin anumite realizări aparținând unui atribut.

Operația de specializare poate fi: totală sau parțială .

•Specializarea totală corespunde situației în care orice entitate a supertipului face

parte dintr-un subtip.

Grafic se marchează printr-o linie dublă.

•Specializarea parțială corespunde situației în care pot exista realizări ale supertipului care nu aparțin nici unui subtip

Grafic se reprezintă printr-o linie simplă.

REPREZENTAREA TIMPULUI

Timpul, cel mai frecvent sub forma datei calendaristice, intervine în numeroase probleme. Modelul Entitate-Asociere nu oferă formalisme specializate pentru reprezentarea timpului. Astfel, reprezentarea este uniformă atât pentru entități durabile (permanente) cât și pentru cele de tip "eveniment" care caracterul unei schimbări, modificări, asocieri produse la un moment dat.

Astfel, elementul timp trebuie de cele mai multe ori să se regăsească în cadrul modelului conceptual definit. Așa se explică faptul că modelul Entitate-Asociere permite atât reprezentări sincronice (care aduc o viziune atemporală) cât și diacronice (care surprind elementul timp în Modelul Conceptual).

In privința reprezentării evenimentelor nu apar probleme deoarece, prin definiție acestea sunt punctuale și au o dată sau un moment de producere. Cum în activitatea curentă

91

de gestiune acestea sunt reflectate în documente cărora li se atribuie numere unice ce pot servi ca identificatori, data apare ca un simplu atribut.

Asocierile repetitive sau de scurtă durată ce apar între entitățile stabile ridică însă probleme specifice. In cazul acestora există două posibilități: fie transformarea asocierii dintre două entități în entitate în cadrul căreia sa existe și un atribut temporal fie introducerea unui nou tip de entitate temporală.

Caracteristic pentru entitățile temporale este faptul că ele sunt definite adesea printr-un singur atribut (data calendaristică). In cazul în care prezintă mai multe atribute, fiecare dintre acestea reprezintă o unitate de măsură a timpului (zi, oră , minut) iar ansamblul acestor atribute formeaz ă identificatorul tipului de entitate.

Soluțiile prezentate pot fi generalizate în sensul că:

cea mai avantajoasă soluție constă în plasarea timpului sub formă de atribute în
cadrul entităților sau asocierilor corespunzătoare;

dacă acest lucru nu este posibil, fie se introduce o entitate abstractă pentru
reprezentarea timpului fie se transformă asocierea dintre entitățile durabile într-
un nou tip de entitate care să reflecte derularea relațiilor dintre acestea în timp.

4.2.2. REGULI DE VERIFICARE ȘI NORMALIZARE A MODELULUI CONCEPTUAL AL DATELOR

A) Reguli de verificare a MCD:

Realizarea MCD impune respectarea următoarelor reguli:

Regula de unicitate a numelor se aplică tuturor elementelor care participă la definirea
MCD: tipuri de entități, tipuri de asocieri, atribute, roluri. Această regulă impune eliminarea
din model a omonimelor și sinonimelor. Aceasta înseamnă că de exemplu, nu vom putea da,
în cadrul aceluiași MCD, și unui atribut și unui tip de entitate același nume.

Regula unicității atributelor (neredundanței) impune ca un atribut să definească un
singur tip de entitate sau un singur tip de asociere.

Regula de unicitate a asocierilor, aplicabilă în cazul asocierilor neierarhice, specifică
faptul că pentru fiecare realizare a asocierii nu poate să existe decât o singură realizare a
fiecărei entități participante la asociere. Dacă pentru aceleași entități apar mai multe asocieri
(de același tip), înseamnă că restricția de unicitate este încălcată.

Regula proprietăților și determinantului unei entități precizează că un atribut care este
determinat de mai mulți determinanți, aceștia fiind identificatori ai unor tipuri de entități
diferite, trebuie să definească tipul de asociere creat între respectivele tipuri de entități.

92

Regula atributelor derivabile recomandă evitarea includerii în MCD a atributelor rezultate
din calcule. Prezența unor astfel de atribute în MCD se justifică numai dacă ele sunt
purtătoare ale unei informații cu o anumită relevanță și frecvență de utilizare.

Regula atributelor decompozabile precizează că pot fi menținute în cadrul MCD atribute
complexe în măsura în care prelucrările nu impun descompunerea lor pe componente
elementare.

• Regula minimizării identificatorilor specifică necesitatea stabilirii cu atenție a
identificatorilor entităților reținând în grupul de atribute un număr cât mai mic de elemente
(atribute). Nerespectarea acestei reguli poate fi ușor evidențiată prin examinarea
dependențelor funcționale dintre atributele sau rolurile ce compun identificatorul.

• Regula valorii NULL. Deoarece există definite în cadrul tipurilor de entități atribute care
nu prezintă realizări obligatorii la nivelul fiecărei entități, rezultă că MCD poate fi rafinat prin
definirea unor subtipuri de entități care să cuprindă doar atributele specifice acelei
submulțimi de entități. Atributele cu rol de identificator vor trebui să primească obligatoriu
realizări.

B) Reguli de normalizare a MCD

Normalizarea este considerată o parte importantă a procesului de proiectare a datelor. Modelul Entitate-Asociere este rezultatul unui proces iterativ care a permis identificarea tipurilor de entități, atributelor definite în cadrul acestora, a identificatorilor și a asocierilor.

Normalizarea vizează atributele entităților pe care le analizează cu scopul eliminării anomaliilor asigurându-se astfel definirea unor tipuri de entități "libere" de dependențe funcționale tranzitive și multivaloare.

Normalizarea este un proces care asigură:

– eliminarea redundanțelor fără pierdere de informație semnificativă

eliminarea anomaliilor manifestate în procesul actualizării; Procesul normalizării se poate desfășura urmând una din următoarele abordări:

• Varianta "top down" caracterizată prin urmărirea respectării formelor
normale la nivelul entităților;

• Varianta "bottom up" caracterizată prin definirea unui tip de entitate unic
înglobând toate atributele modelului Entitate-Asociere la nivelul căruia să se
identifice mulțimea dependențelor funcționale existente între ele.

Regulile de normalizare a MCD sunt:

Regula nr. 1 (FN1): Fiecare entitate trebuie să prezinte un identificator prezentând realizări unice, nenule.

Această regulă este consecința directă a definirii tipului de entitate în cadrul Modelului Conceptual al Datelor. O regulă suplimentară celei enunțate deja este cea referitoare la caracterul elementar al atributelor.

93

Regula nr. 2 (FN2): Toate atributele entității, altele decât identificatorul, trebuie să fie în dependență funcțională completă și directă cu identificatorul entității.

Altfel spus, în toate realizările tipului de entitate, fiecare atribut trebuie să fie determinat de

identificator și trebuie să ia o singură valoare și numai una (nu se admit valori multiple deci

dependențe funcționale multivaloare). Sintagma de dependență completă exprimă necesitatea

ca atributele să fie determinate de identificator în ansamblul lui, și nu doar de o parte a lui (nu

se admit dependențe parțiale).

Din cele menționate rezultă faptul că o entitate care prezintă identificatorul format dintr-un

singur atribut respectă automat această regulă .

Regula nr. 3 (FN3): Toate atributele unei asocieri trebuie să depindă complet de

identificatorul asocierii (identificatorii entităților participante la asociere) iar fiecare

atribut trebuie să depindă de întregul identificator și nu de o parte a acestuia.

Forma Normală Boyce-Cood (FNBC): O entitate se află în FNBC dacă respectă

cerințele Formei Normale 3 și nici un atribut ce compune identificatorul nu depinde

funcțional de un alt atribut.

Regula nr. 4 (FN4): O entitate se află în Forma Normală 4 dacă respectă cerințele

Formei Normale Boyce-Codd și nu prezintă dependențe multivaloare.

4.3. MODELAREA CONCEPTUALA A PRELUCRĂRILOR

Prelucrările reprezintă partea dinamică a sistemului informațional. Ele descriu acțiunile executate asupra datelor cu scopul obținerii informațiilor dorite. Prelucrările reprezintă de fapt materializarea sub formă de acțiuni a regulilor de gestiune specifice activității întreprinderii.

Reprezentarea schematică a independenței de particularitățile organizatorice și mijloacele concrete de realizare a activității specifice unui domeniu din cadrul întreprinderii corespunde modelului conceptual al prelucrărilor (MCP).

Modelul conceptual al prelucrărilor prezintă succesiunea în timp a operațiilor de căutare la care este supus modelul conceptual al datelor, adică: – ce trebuie făcut la nivel conceptual fără a indica:

• cine, când și unde se realizează aceste prelucrări
(conceptul organizațional);

• cum se vor realiza ele în mod concret (conceptul fizic)

94

are drept scop să descrie conținutul (ce operații, ce rezultate) și dinamica (derularea în timp) unei prelucrări într-o manieră independentă de utilizare a mijloacelor utilizate.

Modelul conceptual al prelucrărilor este modelul „eveniment – rezultat" al metodei Merise, ce repune în discuție procedurile (elementele) abordate de modelul conceptual al datelor formulând pentru fiecare element întrebări de forma:

– acest element este indispensabil și ce se întâmplă dacă îl suprimăm;

există posibilitatea de a-1 suprima (atenție la normele juridice și reglementările legale);

cât costă menținerea acestui element în procedurăsau ce avantaje se obțin din menținerea lui.

Modelul conceptual al prelucrărilor vede întreaga prelucrare ca o succesiune ordonată și logică de proceduri înlănțuite, toate în concordanță strictă cu legislația în vigoare.

în reprezentarea acestei înlănțuiri de operații și evenimente declanșatoare în cadrul modelului se impune respectarea unor cerințe determinate de regulile de gestiune, impunând următoarele aspecte:

dacă unele operații s-au realizat înseamnă că alte activități urmează să se
execute;

unele operații trebuie executate înaintea altora ;

unele operații nu pot fi executate decât dacă alte operații au fost deja realizate;

unele operații pot fi declanșate în timp ce altele sunt în curs de desfășurare;

un obiect al realității supus unei operații (transformări) își schimbă starea;

Nu se poate trece cu vederea impactul utilizării instrumentului informatic (sistemul de
gestiune a bazelor de date) asupra modelului conceptual al prelucrărilor. Astfel, anumite
validări pot fi efectuate încă de la culegerea datelor, în loc să se constate ulterior că datele
sunt complete sau eronate, deci anumite operații din modelul conceptual al prelucrărilor pot fi
eliminate. •

Concepte de bază ale modelului conceptual al prelucrărilor:

# Ca și în cazul Modelului conceptual al datelor, formalismul modelelor de prelucrare

se bazează pe construirea unei diagrame având trei elemente de bază:

evenimentul declanșator, reprezentat grafic printr-o elipsă, de la care pleacă o săgeată de legătură:

95

PROCESUL constituie un subansamblu al unei activități în care punctele de intrare și de ieșire sunt stabile și independente de particularitățile organizatorice.

OPERAȚIA este o secvență continuă de acțiuni elementare producătoare de evenimente care se execută neîntrerupt din momentul declanșării ei de către unul sau mai multe evenimente.

Operația reprezintă un bloc de prelucrare cuprinzând acțiuni elementare generatoare de evenimente interne, nefiind permisă generarea de evenimente intermediare între acțiunile elementare aparținând operației.

O operație determină întodeauna producerea unui / unor evenimente. Natura acestor evenimente depinde de contextul în care are loc derularea operației și condițiile formulate în legătură cu acest context, aceste condiții se numesc reguli de emisie.

O regulă de emisie este expresia condițiilor referitoare la contextul în care se va derula operația și reprezintă o propoziție logică care dacă se dovedește adevărată va determina producerea unui anumit eveniment.

Tipul de operație reprezintă o categorie de operații prezentând aceleași caracteristici si se caracterizează prin:

•conținutul acțiunilor elementare ce formează operația;

•durată;

96

•evenimentele produse și condițiile de emisie a acestora. Grafic, un tip de operație se reprezintă astfel:

Cod operație

Denumire operație

Acțiuni

Reguli de emisie

Evenimente produse

EVENIMENTUL reprezintă o circumstanță (un semnal) adusă la cunoștința sistemului la care acesta trebuie să răspundă.

Pentru a fi considerat eveniment semnalul trebuie să îndeplinească următoarele condiții:

trebuie să producă CEVA în interiorul sau în exteriorul sistemului;

acest "CEVA" produs trebuie să poate fi perceput de către sistem;

acest fapt produs interesează sistemul în măsura în care poate fi declanșatorul
posibil al unei operații.

Evenimentele reprezintă elementele declanșatoare ale unor operații care arată reacția sistemului la acest stimul. La rândul lor evenimentele declanșatoare se clasifică astfel:

1) Evenimente externe provin din exteriorul organismului studiat și sunt
necontrolabile de către sistem, (modificarea unor elemente de genul cursului
valutar);

2) Evenimente interne sunt generate de desfășurarea unei operații și se clasifică
în:

Evenimente rezultate reprezentate de ieșiri (rezultate) ale unei operații
destinate mediului exterior sistemului;

Evenimente interne intermediare: sunt generate în urma executării unor
operații și au rolul de a declanșa alte operații în cadrul sistemului.

Evenimentul indus este concept folosit în literatura de specialitate, ce desemnează evenimente externe apărute ca urmare a unor evenimente-rezultat emise anterior de sistem.

97

Un ultim concept în ceea ce privește evenimentele este tipul de eveniment. Tipul de eveniment este un concept generic descriind ansamblul evenimentelor prezentând aceeași natură.

Eveniment extern

Eveniment intern intermediar

Eveniment intern rezultat

Evenimente declanșatoare

Evenimente emise

Capacitatea sistemului de a percepe producerea realizărilor unui tip de eveniment se concretizează în doi parametrii:

capacitatea: exprimând numărul maxim de realizări ale tipului de eveniment ce
pot fi percepute de sistem;

frecvența: indică legea de apariție a realizărilor tipului de eveniment.

O operație nu se poate declanșa decât dacă anumite condiții se realizează, cu alte cuvinte dacă se produc anumite evenimente declanșatoare. Expresia acestor condiții se numește sincronizare.

SINCRONIZAREA unei operații reprezintă un ansamblu de condiții, exprimate prin evenimente contributive și care determină declanșarea acestei operații.

Sincronizarea se exprimă printr-o propoziție logică care trebuie să respecte următoarele cerințe:

condițiile exprimate trebuie să privească evenimentele declanșatoare ale operației;

trebuie să existe situații care să permită declanșarea acestor evenimente.

Astfel dacă El, E2, E3 sunt evenimente contributive pentru operația "01" atunci sincronizarea se poate exprima prin următoarea propoziție logică: El și (E2 sau E3) sau El a (E2 v E3)

ceea ce specifică faptul că operația "01" se declanșează dacă se înregistrează realizări ale evenimentului El odată cu realizarea fie a evenimentului E2 fie a evenimentului E3.

98

Tipul de sincronizare reprezintă un concept generic descriind o categorie de sincronizare și se definește prin:

tipurile de evenimente implicate în sincronizare;

o propoziție logică privind realizările de evenimente;

condițiile locale exprimând condițiile apariției de realizări ale evenimentelor
declanșatoare;

răgazul sincronizării, care reprezintă intervalul de timp între momentul din care
sincronizarea este activabilă (toate condițiile sunt îndeplinite pentru ca operația să
poată fi declanșată) și momentul în care ea este efectiv declanșată;

durata limită, exprimând timpul maxim în care trebuie să se producă sincronizarea,
măsurat de la producerea primei realizări de eveniment participant la sincronizare.

Reprezentare grafică:

Conceptul de sincronizare imprimă o logică și dinamică prelucrărilor.

La un moment dat, propoziția logică poate fi verificată. Atunci sincronizarea este activă și operația este declanșată.

La un alt moment este posibil ca un singur eveniment declanșator să fie realizat; în acest caz sincronizarea este în așteptarea realizării altor envenirnente care să declanșeze operația.

Dacă nici un eveniment nu are loc, sincronizarea este inactivă.

Evenimentul A Evenimentul B

Sfârșit ooeratie

1

ti

t2

t3

Timrj

Sincronizare inactivă

Sincronizare în așteptare

Sincronizare activă (operație declanșată)

Sincronizare inactivă

Sincronizarea reprezintă concordanța între două sau mai multe evenimente. Ea face ca evenimentele să aibă loc simultan, în același timp, concomitent, sincron.

Nu trebuie uitat faptul că evenimentele „sincronizate", prin sincronizare , declanșează o singură operație. Totodată, pentru ca un eveniment să participe la o sincronizare, el trebuie să fie utilizat în această declanșare.

Dinamica modelului conceptual al prelucrărilor:

descrie înlănțuirea activităților sistemului analizat;

reprezintă înlănțuirea activităților printr-un graf;

nodurile grafului sunt evenimente sau operații reprezentând sincronizări;

arcele grafului reprezintă legături cronologice între evenimente sau operații;

Evenimente declanșatoare

Evenimente produse

Principiile funcționării modelului:

înlănțuirea operațiilor

• MCP cuprinde o înlănțuire de blocuri elementare, fiecare operație fiind declanșată ca urmare a unor evenimente externe sau emise de alte operații aflate în amonte și determinând la rândul ei producerea altor evenimente

100

Dinamica

Derularea fluxurilor se materializează prin apariția realizărilor de tipuri de

evenimente;

Dacă sincronizarea se produce (s-au înregistrat realizări ale tuturor tipurilor de

evenimente declanșatoare) se produce o consumare a realizărilor de evenimente

declanșatoare și se lansează în execuție operația.

Concluzii

Toate realizările de evenimente (din MCP) trebuie consumate. Dacă sincronizările

prevăzute în model nu se realizează pentru declanșarea operațiilor vor trebui

prevăzute în model alte operații consumatoare ale realizărilor tipurilor de evenimente

declanșatoare;

Fiecare operație trebuie să genereze cel puțin o realizare de eveniment;.

Numărul de realizări de evenimente emise nu este determinat de numărul realizărilor

de evenimente declanșatoare;

Realizările tipurilor de evenimente interne rezultat (destinate exteriorului sistemului)

sunt considerate consumate în momentul emiterii lor;

Un MCP nu poate fi considerat încheiat dacă ultimul tip de eveniment emis este intern

sau intermediar (deoarece acesta în mod implicit determină declanșarea altei operații)

ci doar dacă ultimul tip de eveniment emis este intern rezultat (destinat exteriorului).

MODELAREA UNUI PROCES

Un proces descrie dinamica prelucrărilor dintr-o activitate determinată. El este format din operații executate ca reacție la evenimente și producând rezultate. Un proces este:

omogen: operațiile și rezultatele concură la o finalitate comună;

limitat: are granițe marcate de evenimentele de origine și de rezultatele terminale.

101

Etapele elaborării unui proces:

Realizarea Modelului conceptual al prelucrărilor presupune parcurgerea următoarelor etape:

1. Delimitarea obiectului de activitate.

In cadrul acestei etape trebuie precizate granițele domeniului de care sunt legate activitățile care interesează.

2. Identificarea principalelor evenimente.

Aici trebuie revăzute principalele evenimente externe și interene ale procesului; acestea sunt elemente cheie în realizarea modelului.

3. Construirea tabelului evenimente – rezultate.

Acest tablou permite definirea conținutului procesului, precizând pe coloane, evenimentele, acțiunile induse și rezultatele.

F.venimente declanșatoare Antiuni executate

Kvenimente rezultate

4. Identificarea și descrierea operațiilor.

Tabloul evenimente – rezultate, în coloana centrală permite deja identificarea acțiunilor induse de evenimentele declanșatoare. O analiză mai completă a contextului permite relevarea regulilor de gestiune, care sunt adesea elemente ale operațiilor.

5. Reperarea sincronizărilor.

Aparent, mai multe evenimente distincte pot să declanșeze aceeași operație. O dată stabilite aceste elemente se poate construi schema de bază pentru fiecare operație. Această schemă se numește bloc operație.

6. Precizarea condițiilor de obținere a rezultatelor.

Se caută, printre regulile de gestiune, acelea care definesc condiții de obținere a rezultatelor. Se completează apoi schema de bază cu elementele respective.

7. Ordonarea blocurilor – operație.

Structura generală a procesului decurge din cronologia evenimentelor. Deci evenimentele trebuie ordonate cornologic. Acest fapt permite ordonarea diferitelor blocuri – operație și legarea lor conform principiului: un rezultat (al operației n-1) declanșează operația următoare (operația n).

8. Verificarea și validarea modelului.
Se verifică dacă:

orice operație duce la cel puțin un rezultat;

orice operație este declanșată de cel puțin un eveniment;

toate blocurile sunt legate.

Validarea modelului se face de către persoanele implicate în proces. Numai ele pot judeca pertinența modelului propus.

102

Regulile de construire a modelului conceptual al prelucrărilor:

Regula 1

O operație este o succesiune neîntreruptă de prelucrări.

Orice intervenție a unui actor extern care conduce la o întrerupere determină o
decupare a operației.

Regula 2

• în interiorul unei operații nu se admite producerea unui rezultat intennediar care să
condiționeze derularea operațiilor procesului (operația trebuie să fie omogenă în
raport cu evenimentele pe care le generează ).

Pe lângă regulile prezentate în realizarea MCP trebuie să se țină seama și de următoarele recomandări:

elaborarea MCP pentru fiecare proces atunci când domeniul de activitate cuprinde un
număr mare de operații ce pot fi grupate în procese distincte;

neincluderea în model a nici unui element de ordin organizațional, logic sau fizic;

un același eveniment nu poate declanșa în mod unic două operații distincte;

se pot include în MCP doar operații elementare (evitându-se posibilitatea apariției
unor rezultate intermediare), realizându-se astfel un model conceptual ușor de înțeles.

4.4. MODELAREA LOGICA A DATELOR

Trecerea de la modelul conceptual al datelor, care este un model universal, spre o soluție informatică se face gradat, luând în considerare un anumit tip de soluție și apoi, în cadrul tipului respectiv, o soluție direct implementabilă.

Expresia modelului conceptual al datelor în termenii unui anumit tip de soluție informatică constituie modelul logic al datelor (MLD).

Deoarece aplicațiile informatice de gestiune se caracterizează prin stocarea și prelucrarea relativ simplă a unor volume mari sau foarte mari de date, tipurile de soluții luate în considerare vizează modalitățile de gestionare a datelor pe suporturile de memorie externă.

103

MODELUL RELAȚIONAL

Introdus de E. F. Codd în 1970, modelul relațional constituie și astăzi cel mai utilizat model pentru gestionarea bazelor de date.

Succesul acestui model ține de faptul că:

este un model simplu și în consecință ușor (realitatea se reprezintă prin tabele

bidimensionale);

dispune de o bază solidă pentru proiectarea componentelor bazei de date numite

tabele;

pe specificul lui s-a dezvoltat:

un set de operatori ce formează impreună Algebra relațională;

un limbaj standard de gestiune a bazelor de date relaționale (limbajul SQL:
Structured Querz Language).

Modelul relațional are la bază conceptul de relație definit în teoria matematică a mulțimilor ca fiind o sub mulțime a produsului cartezian a mai multor mulțimi:

RcMl xM2x …. xMn Relațiile se reprezintă grafic sub formă de tabele, în care se disting:

gradul relației: numărul de atribute utilizate (numărul de coloane în tabel);

cardinalitatea relației: numărul de tupluri (numărul de linii în tabel)
și sunt supuse următoarelor reguli:

în fiecare coloană toate valorile sunt de același fel;

fiecare valoare este un număr sau un șir de caractere (nu trebuie să fie grup
sau ansamblu);

ordinea liniilor în tabel nu este predefinită și nu sunt admise duplicate;

coloanele sunt identificate prin nume distincte care reprezintă atributele
relației.

Cardinalitatea unei reiații este variabilă în timp datorită operațiilor de actualizare care pot adăuga sau șterge tupluri.

Tuplul reprezintă o linie în cadrul tabelului și se mai numește și înregistrare.

ATRIBUTUL reprezintă o caracteristică care poate lua valori într-un domeniu, fiecărei caracteristici fiindu-i rezervată o coloană în cadrul relației.

DOMENIUL este o noțiune mai cuprinzătoare decât atributul, reprezentând mulțimea tuturor valorilorposibile care definesc o anumită proprietate a unui obiect, spre deosebire de atribut, care reprezintă mulțimea valorilor existente la un moment dat în coloana pe care o desemnează în cadrul relației. într-o relație pot exista mai multe atribute care iau valoari în aceleași domenii.

Privită prin prisma modelului relațional, baza de date apare ca o colecție de relații (tabele), în care fiecare coloană reprezintă un atribut distinct, iar fiecare rând, un tuplu

104

distinct; de unde și apelativul tabelă bidimensională. Tuplurile unei relații se pot identifica în mod unic prin intermediul valorilor unuia sau mai multor atribute, care joacă rol de cheie primară a relației respective. Se numește domeniu primar un domeniu pe care este definit un singur atribut drept cheie primară. Dându-se două relații Rl și R2 cu atributele Al și A2 chei primare definite pe același domeniu primar D, spunem că Al este cheie externă, dacă, utilizând o parte din valorile ei sau toate, putem regăsi tuplurile relației R2. Altfel spus, un atribut al unei relații este cheie externă dacă se regăsește pe post de cheie primară într-o altă relație.

CHEIA PRIMARĂ reprezintă cel mai mic ansamblu de atribute (eventual unul singur) care permite identificarea iară echivoc al fiecărui tuplu al unei relații; atributele care compun cheia primară nu pot avea valori nule.

CHEIA CANDIDAT este o altă posibilă cheie primară, care nu a fost însă reținută ca atare.

CHEIA EXTERNĂ este un ansamblu de atribute (eventual unul singur) care este cheie primară într-o altă relație.

Deoarece relațiile reflectă un anumit aspect din realitate, acestea se supun unor restricții care sunt de două tipuri:

• restricții de integritate care depind de semantica valorilor domeniilor și care cer ca
relațiile să se supună următoarelor reguli:

integritatea entității, prin care valorile cheii primare trebuie să fie diferite de
zero; altfel chei nu va mai fi identificator;

integritatea referirii, potrivit căreia valorile unei chei externe trebuie să refere
tuplurile unei alte relații sau să fie nedefinite.

• alte restricții care se aplică asupra domeniilor, reflectând anumite corelații de ordin
valoric (egalitate, inegalitate);

E. F. Codd a arătat că într-o anumită formă relațiile posedă proprietăți nedorite, pe care le-a numit anomalii de actualizare:

– Anomalia de ștergere constă în faptul că anumite date care urmează să fie șterse fac parte din tupluri în care se găsesc și alte date care mai sunt necesare în continuare, ori ștergerea facându-se la nivelul tuplului, acestea se pierd; Anomalia de adăugare constă în faptul că anumite date care urmează să fie adăugate fac parte din tupluri incomplete (pentru care nu se cunosc toate datele), ceea ce face ca acestea să nu poată fi adăugate;

Anomalia de modificare rezultă din faptul că este dificil de modificat o valoare a unui atribut atunci când ea apare în mai multe tupluri ale relației.

105

Trecerea de la modelul EÂ la modelul logic al datelor se realizează aplicând o serie de reguli:

Regula 1: Fiecărui tip de entitate din modelul Entitate – Asociere îi este asociată schema unei relații formată din toate atributele entității. Identificatorul tipului de entitate devine cheia primară a relației.

Regula 2 : Dacă într-o asociere binară A fiecare dintre entități prezintă pentru cuplul entitate asociere cardinalitatea (0,1) sau (1,1) se adaugă în schema relației Rl corespunzând entității El cheia primară a celeilalte relații, R2 corespunzătoare entității E2 participante la asociere, cheia externă va trebui să respecte restricția de integritate referențială.

Regula 3 : Dacă într-o asociere A există o singură entitate El pentru care cardinalitatea cuplului entitate – asociere este egală cu (0,1) sau (1,1) se adaugă în schema relației Rl, ce corespunde entității El cheia primară a relației R2 care corespunde entității E2 participante la asociere.

Acest "transport" al cheii relației R2 în schema relației Rl (unde va juca rolul de cheie externă) este impus de rolul dominant al primei relații asupra celei de a doua;

Când între două entități se stabilește o asociere 1: n înseamnă că entitatea care prezintă pentru cuplul entitate – asociere cardinalitatea (l,n) sau (0,n) este dominantă, iar cea de a doua va fi considerată entitate "fiu" și va primi drept cheie externă cheia primară a entității "părinte", iar dacă sunt definite atribute pentru asocierea A ele vor fi cuprinse în schema relației "fiu".

Regula 4 : Dacă într-o asociere A nu există nici o entitate E pentru care cardinalitatea cuplului EA să fie egală cu (0,1) sau (1,1) se va defini o a treia relație cuprinzând în schema sa cheile primare ale celorlalte două relații împreună cu atributele definite pentru asocierea A.

In cazul asocierilor ciclice se aplică tot regulile 1-4 in funcție de cardinalitățile celor două cupluri entitate – asociere prezente.

4.5. MODELAREA FIZICĂ A DATELOR

Descrierea fizică a datelor este legată de sistemul de gestiune a bazelor de date ales

pentru crearea bazei de date. Pentru proiectarea sistemului informatic de gestiune a aprovizionărilor cu materii prime și materiale am ales ca sistem de gestiune a bazelor de date Microsoft Access.

106

107

Furnizori

NIR

NrNIR

Data NIR

Număr factura

Cgdjz&sțhme

Conținut NIR

Materiale

Cod material Denumire material Specificații tehnice UM

Stoc

Cod material

Cod gestiune

Cantitate

Preț

Data intrării

Gestiune

Conținut factura

Nr factura Cod material Cantitate facturata Preț unitar facturat

Document plata

NrDocPlata Fel Document Data document Nrfacțura Suma plătită Cod_furnizor

Comenzi

Cod comanda

Data comanda

Detalii

Cod furnizor

Continutcomanda

108

109

MODELUL FIZIC AL DATELOR

RdationsNps For GRIRO:

ConUnuirFaciura

Furnizori

Gjd Firnizor Denumire Fumiasr Adresa Telefon God Fiscal Gont Bancar Unitate Bancara Termen de plata

slrDocPlata :d Document Data Document

Factura CodFurrizor 5um a Plătită

Comena

Ood Comanda Dafca Comanda Detalii Furnizcr

«Cod

DO

Facturi

Ir Factura Data Factura Cod Furnizor

Gestiune

Cod Ge^iune Denumire Gestiune

~" \lr Factura God Material Cantitate Facturata 'ret Facturat

NIR

MrNIR Data NIR Factua CodGesbune

Stoc

God Material

Data Intrării

Cantitate

Preț

Cod Gestiune

MODELUL CONCEPTUAL AL PRELUCRĂRILOR

Etapa 1: Subsistemul aprovizionării cu mărfuri

Actorii participanți sunt: gestiunea (transmite necesarul de aprovizionat), departamentul aprovizionare (efectuează comanda), serviciul financiar (ordona plata), banca prin care are loc efectuarea plații.

Etapa 2: Evenimente identificate

E 1: Comanda trimisa

E 2: Comanda acceptata (eveniment extern) E 3: Comanda refuzata E 4: Factura primita (eveniment extern) E 5: Recepție marfa E 6: Marfa acceptata E 7: Marfa refuzata E 8: NRCD intocmita E 9: NRCD înregistrata E 10: Marfa înregistrata in gestiune Eli: OP trimis E 12: OP înregistrat Etapa 3:

Etapa 4: Identificarea operațiilor

Opl = Trimitere comanda

Op2 = Primire confirmare

Op3 = Primirea mărfii de la furnizor

Op4 = Analiza mărfii

Op5 = Primire marfa in gestiune

110

111

Op4

Analiza mărfii

Termen de garanție

Calitate

Cantitate

R1v(R2aR3) (R1aR2)vR3 Non(RlAR2AR3)

Op5 Primire in gestiune

E8

S6

Op6

înregistrare NRCD

înregistrare NRCD in evidenta operativa

112

1

E9

S7

Op7

înregistrare marfa

înregistrare marfa

ElO

Efectuarea plații:

Eli

Op8

înregistrare OP

înregistrare OP

113

4.6. PROIECTAREA BAZEI DE DATE ȘI REALIZAREA SISTEMULUI INFORMATIC PROPUS

Proiectarea bazei de date presupune realizarea modelelor conceptual, logic și fizic prin trecerea de la modelul conceptual la modelul relațional, apoi de la modelul relațional la modelul fizic al datelor, care au fost prezentate în subcapitolul precedent.

Dicționarul atributelor

114

4.6.1. FUNCȚIILE SUBSISTEMULUI INFORMATIC

PROPUS

Lansarea în execuție a programului va afișa un meniu prezentat în figura 4.3., prin care utilizatorul poate efectua o serie de operații, cum ar fi:

crearea și actualizarea tabelelor bazei de date;

introducerea și actualizarea datelor cu validările specifice;

obținerea rapoartelor de ieșire;
a terminarea sesiunii de lucru.

în vederea eliminării interdependențelor dintre programe și pentru dezvoltarea ulterioară prin noi proceduri, produsul program este modularizat.

Aplicația este concepută astfel încât să asigure un dialog simplu și concis cu utilizatorii finali.

Programele au fost realizate sub formă de proceduri, monitorizate în concordanță cu opțiunile din meniul principal.

iAprovEi

Lance!

* APflOViZiONABF

■ ■•: i ) ; !

Material©

Magazii

i

O

115

Meniul principal monitorizează întreaga aplicație, iar prin selectarea fiecărei opțiuni a meniului, sunt activate o serie de proceduri, în cadrul meniului Furnizori, Materiale și Gestiuni se pot realiza operații de adăugare de noi tupluri în tabelele de bazei de date și vizualizare a celor existente.

|1001

Data Comanda: j2l08~2003

Detalii: |cmd pentru romp.

Cod Furnizor: |11

Adăugare

Modificare

Ștergere

Actuc

primul precedentul! următorul

IEȘIRE

. ■■'. .■■■■ . ■■■■ ■■■■■■■■ .: . . . ■ ■ ■ ■ ■ ■ . ■ ■:.■■.■■..■:.■..■■…

Din meniul comenzi se pot efectua comenzi și adaugă în baza de date și se pot vizualiza comenzile precedente.

Formularul permite adăugarea, modificarea, ștergerea și vizualizarea comenzilor existente.

Din meniul facturi se inregistreaza facturile sosite de la furnizori, tot din acest meniu se achita facturile.

Formularul permite adăugarea, modificarea, ștergerea și vizualizarea comenzilor existente.

116

117

Din meniul Furnizori se pot adaugă, modifica, șterge și vizualiza furnizorii de materiale pentru societatea comerciala:

Cont Bancar 1514223694

Unitate Bancara:

Modificare Ștergere Actualizare j

Primul

Precedentul l

IEȘIRE

i

Meniul Materiale conține nomenclatorul materialelor și permite adăugarea, modificarea, ștergerea și afișarea materialelor.

ATERIALE

mm$;m^m.

'. • -i [Qk2Q00

Adăugare Modificare Ștergere | Actualizare

:■;.: !

IEȘIRE

Din meniul Magazii se pot adaugă, modifica, șterge și vizualiza gestiunile (magaziile) unde s-au livrat materialele.

118

Etapa de implementare a sistemului informatic finalizează activitatea de proiectare și realizare a sistemului informatic, având ca obiectiv testarea noului sistem cu date reale, în vederea aducerii lui la stadiul de exploatare efectivă.

Implementarea începe în momentul în care toate componentele sistemului informatic au fost testate individual și permit asamblarea lor la nivelul fiecărei unități funcționale; implementarea se încheie cu punerea în funcțiune a sistemului proiectat odată cu acceptarea de către beneficiar a raportului de implementare.

Implementarea constă în realizarea activităților de introducere, listare, expermentare și funcționare a sistemului informatic în condiții de eficiență economică. în același timp se urmărește realizarea obiectivelor propuse, a parametrilor proiectați, definitivarea documentației de exploatare a noului sistem în vederea omologării acestuia.

Pentru implementarea subsistemului informatic trebuie parcurse o serie de etape, precum:

difuzarea instrucțiunilor de executare a procedurilor (manuale și
automate);

instruirea personalului;

asigurarea condițiilor organizatorice;

asigurarea resurselor hard;

asigurarea datelor reale necesare implementării.

119

Verificarea performanțelor subsistemului informatic proiectat se realizează prin evaluarea rezultatelor obținute la testarea și implementarea produsului informatic, în funcție de cerințele stabilite în etapa de proiectare.

Definitivarea documentației de exploatare a subsistemului se concretizează în întocmirea manualului de prezentare și exploatare.

Recepția și omologarea subsistemului reprezintă acceptarea oficială a acestuia de către unitatea beneficiară. Omologarea se realizează în urma verificării încadrării subsistemului implementat în obiectivele solicitate de societatea beneficiara.

Exploatarea curentă a subsistemului informatic presupune punerea în stare operațională a calculatorului electronic și a perifericelor necesare, după care se continuă cu operațiile următoare:

lansarea în execuție a programelor pentru crearea și actualizarea bazei de
date, eliminarea erorilor;

exploatarea bazei de date în vederea obținerii situațiilor de ieșire;

verificarea corectitudinii rezultatelor obținute.

Exploatarea curentă a subsistemului informatic se încredințează compartimentelor funcționale care răspund de efectuarea tuturor operațiilor ce se realizează de la introducerea datelor până la obținerea rapoartelor finale.

Menținerea în funcțiune a subsistemului informatic presupune corectarea și eliminarea erorilor care apar pe parcurs, întrucât unele anomalii apărute în timpul exploatării pot duce la schimbări în structura programelor.

De asemenea, întreținerea subsistemului presupune introducerea unor perfecționări care conduc la sporirea niveluli papametrilot tehnico-funcționali și economici ai subsistemului.

Până în prezent au fost elaborate teorii și concepte ce privesc eficiența economică a sistemelor informatice și care se polarizează în trei mari grupe.

Prima grupă se axează pe utilitatea sistemelor informatice și deci eficiența lor nu se poate pune în discuție atâta timp cât ele nu servesc

cerințelor informaționale ale conducerii unităților social-economice. Pentru acesta se stabilesc criterii privind selecționarea judicioasă a fluxurilor informaționale, sunt selecționate cele mai performante metode, tehnici, proceduri de organizare a datelor și proceselor de prelucrare, sunt proiectate configurații optimale ale sistemelor de calcul, etc. Totodată se va urmări ca sistemul informatic să fie caracterizat de stabilitate.

Această abordare conduce la o aplicare limitată, deoarece introducerea sistemului informatic este privită ca o înlocuire a mijloacelor de prelucrare a datelor cu altele noi, mai performante. Se introduc astfel metode, tehnici, care vor crește productivitatea sistemului informatic dar nu și perfecționarea sistemului însuși.

A doua categorie are în vedere faptul că eficiența unui sistem informatic rezultă din impactul acestuia asupra activităților din unitățile economico-sociale.

Măsura eficienței va fi dată de valoarea informațiilor pe care sistemul le furnizează.; această valoare se calculează pe baza caracteristicilor tehnice și a cheltuielilor cu obținerea lor.

Pentru evaluarea eficienței economice se are în vedere și calitatea informației care se determină tot prin prisma unor caracteristici tehnice ale sistemului informatic.

Corelarea calității cu valoarea informației conduce la următoarele aspecte:

valoarea informației va crește proporțional o dată cu creșterea calității ei,
până la un moment dat, după care creșterea în continuare a calității va
duce la o creștere nesemnificativă a valorii;

până la un moment dat, ritmul creșterii calității informației îl devansează
cu mult pe cel al creșterii cheltuielilor; după acest punct, la creșteri
nesemnificative ale calității se vor înregistra salturi semnificative ale
cheltuielilor.

Această categorie de teorii privește mai ales efectul economic prin prisma eficacității activității de conducere.

A treia categorie grupează teorii și concepte prin care eficiența economică a unui sistem informatic se poate evalua prin contribuția adusă la

in

sporirea eficienței activităților cu caracter tehnic, de producție, economic sau social. Pentru acest lucru se au în vedere indicatorii:

indicatori de fundamentare tehnico-economici ai sistemului informatic,
cum ar fi: creșterea profitului, reducerea cheltuielilor de producție,
reducerea cheltuielilor de funcționare a sistemului informatic;

indicatori sintetici de evaluare a eficientei sistemului informatic.

A,

In ansamblu, prin evaluarea eficienței economice a sistemului informatic se determină efectele rezultate și resursele utilizate.

Pentru acest lucru, se urmăresc obiectivele: a selectarea din ansamblul sistemului informatic a acelor fluxuri care se

concretizează în aplicații informatice eficiente economic; a selectarea modalităților care dau o eficiență maximă pentru realizarea

aplicațiilor informatice;

□ formularea criteriilor de evaluare a eficienței economice a sistemului informatic deja realizat.

Efectele economice ale introducerii sistemului informatic dau eficiența acestuia. Aceste efecte sunt determinate în funcție de mai multe criterii: rezultatele care sunt considerate ca efecte ale introducerii sistemului informatic, modul de realizare a efectelor, locul de manifestare a efectelor. Toate acestea conduc la două forme de efecte economice: directe și indirecte.

Efectele directe se referă la realizatorul sistemului informatic (eficiența apare datorită cercetării și proiectării și la utilizatorul sistemului informatic (eficiența apare datorită exploatării).

Efectele indirecte rezultă din nivelul cantitativ și calitativ superior al informației, care rezultă din introducerea sistemului informatic.

4.6.2. CODUL SURSA AL PRINCIPALELOR FORMULARE:

MODULUI DE BAZA

Public codulfz As Stiing Public nrlctdeachitat As String > Public codfzdeachitat As Stiing Public detaliufz As Boolean Public rsdecautat As Recordset Public IMainFonn As frmMain Public conn As ADODB.Connection

Public Sub Main()

On Error GoTo err_handler

frmMain.FIide frmLogin.Show Dim fs, f, ts

Set fs = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")

Set f = fs.GetFile("C:\Program Files\Griro\path.txt")

Setts = f.OpenAsTextStream(l)

strpath = ts.ReadLine

ts.Close

Caii ConnectDatabase

Exit Sub eiT_handler:

MsgBox EiT.Description,, "Main"

End Sub

Public Sub ConnectDatabaseQ If conn îs Nothing Then

Set conn = New ADODB.Connection

conn.ConnectionStiing = "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.3.51;Data Source-" & strpath & '"JPersist Security Info=False"

conn.CursorLocation = adUseClient conn.Open conn.BeginTrans Endlf End Sub

Public Sub DisconnectDatabaseQ Ifconn îs Nothing Then Exit Sub If conn. State = adStateClosed Then Exit Sub Caii conn.Close Set conn = Nothing End Sub

FORMULARUL PENTRU COMENZI:

Dim WithEvents adoPrimaryRS As Recordset

Dim mbChangedByCode As Boolean

Dim mvBookMark As Variant

Dim mbEditFlag As Boolean

Dim mbAddNewFlag As Boolean

Dim adaug As Boolean

Dim modific As Boolean

Dim șterg As Boolean

Dim modificaiiefectuate As Boolean

Dim mbDataChanged As Boolean

Private Sub Form_Load() Dim db As Connection Set db = New Connection

db.CursorLocation = adUseClient

db.Open"PROVIDER=MSDataShape;DataPROVIDER=MicrosoftJet.OLEDB.3.51;conn

Set adaPrimaryRS = New Recordset

adoPrimaryRS.Open "SHAPE {select [Cod Comanda],[Data Comanda],Detalii,[Cod Furnizor] trom Comenzi Order by [Cod Comanda]} AS ParentCMD APPEND ({select [Cod Comanda],[Cod Material],[Cantitate Comandata] from ContinutComanda Qrder by [Cod Comanda]} AS ChildCMD RELATE [Cod Comanda] TO [Cod Comanda]) AS ChildCMD", db, adOpenStatic, adLockOptimistic

Dim oText As TextBox For Each oText In Me.txtFields Set oTextDataSource = adoPrimaryRS

Next

Set grdDataGiid.DataSource = adoPiimaiȚRS("ChildCMD").UnderlyingValue

mbDataChanged = False End Sub

Private Sub Form_Resize()

On Eixor Resume Next

grdDataGrid.Width = Me.ScaleWidth

grdDataGrid.Height = Me.ScaleHeight – grdDataGridTop – 30 – picButtons.Height – picStatBox.Height

lblStatus. Width = Me. Width -1500

cmdNext.Lett = lblStatus. Width + 700

cmdLastLeit = cmdNexLLeft + 340 End Sub

Private Sub Form_Unload(Cancel As Meger)

Screen.MousePointer = vbDefault End Sub

Private Sub adoPrimaryRS_WillChangeRecord(ByVal adReason As ADODB.EventReasonEnum, ByVal cRecords As Long, adStatus As ADODB.EventStatusEnum, ByVal pRecordset As ADODB.Recordset) Dim bCancel As Boolean

Select Case adReason Case adRsnAddNew Case adRsnClose Case adRsnDelete Case adRsnFirstChange Case adRsnMove Case adRsnRequery Case adRsnResynch Case adRsnUndoAddNew Case adRsnUndoDelete Case adRsnUndoUpdate Case adRsnUpdate End Select

If bCancel Then adStatus = adStatusCancel End Sub

Private Sub SetButtons(bVal As Boolean)

cmdAdd. Visible = bVal

cmdEdit. Visible = bVal

cmdUpdate, Visible = Not bVal

cmdCancel. Visible = Not bVal

cnxiDelete. Visible = bVal

cmdClose. Visible = bVal

cmdRefresh. Visible = bVal

cmdNextEnabled = bVal

cmdFirstEnabled = bVal

cmdLast.Enabled = bVal

cmdPrevious.Enabled = bVal End Sub

Private Sub Adaugare_Click() With adoPrimaryRS If Not (.BOF And .EOF) Then mvBookMark = .Bookmark Endlf

SetaiiButoane False .AddNew EndWith Exit Sub End Sub

Private Sub Precedentul_Click()

If Not adoPrimaryRS.BOF Then adoPrimaryRS.MovePrevious If adoPrimaryRS.BOF And adoPixtnaryRS.RecordCount > 0 Then

Beep

'moved off the end so go back

adoPrimaryRS .MoveFirst End ff

'show the cuixent record modificariefectuate = False Exit Sub End Sub

Private Sub Stergere_Clici:() șterg = True SetaiiButoane False Exit Sub End Sub

Private Sub Ultimul_Click()

adoPrimaryRS. MoveLast

modificariefectuate = False

Exit Sub End Sub Private Sub Urmatorul_Click()

If Not adoPrimaryRS. EOF Then adoPrimaryRS. MoveNext

If adoPrimaryRS.EOF And adoPrimaryRS.RecordCount > 0 Then Beep

'moved off the end so go back adoPrimaryRS. MoveLast

End If

'show the current record

modificariefectuate = False

Exit Sub End Sub

Private Sub Primul_Click() adoPrimaryRS .MoveFirst modificariefectuate = False

Exit Sub End Sub

Private Sub Salvare_Click() adoPrimaiyRS.UpdateBatchadAffectAll If adaug Then

adoPrimaryRS. MoveLast 'move to the new record

End If If șterg Then With adoPrimaryRS .Delete .MoveNext

If .EOF Then .MoveLast End With End If

modific = False adaug = False

șterg = False SetariButoane True modificariefectuate = False

Exit Sub End Sub

Private Sub Anulare_Ciiclc() SetariButoane True modific = False adaug = False

adoPrimaryRS. CancelUpdate If mvBookMark > 0 Then adoPrimaryRS. Bookmark = mvBookMark Else

adoPrimaryRS.MoveFirst End If modiiîcariefeciuate = False

End Sub

Private Sub Iesire_Click()

Unload Me

End Sub

Private Sub Modificare_Click()

modific = Trae

SetariButoane False

Exit Sub End Sub

Private Sub SetariButoanefbVal As Boolean)

Adăugare. Visible = bVal

Modificare. Visible = bVal

Salvare. Visible = Not bVal

Anulare. Visible = Not bVal

Ștergere. Visible = bVal

Ieșire. Visible = bVal

Actualizare. Visible = bVal

urmatoml.Enabled = bVal

primul.Enabled = bVal

ultimul.Enabled = bVal

precedentul. Enabled = bVal End Sub

Private Sub Actualizare_Click()

This is only needed for mulți user apps

On Enor GoTo RefreshErr

adoPrimaryRS.Requery

Exit Sub RefreshEix:

MsgBox EiT.Description End Sub

FORMULARUL PENTRU FACTURI

Dim WithEvents adoPrimaryRS As Recordset Dim WithEvents adoRS4grid As Recordset Dim mbChangedByCode As Boolean Dim mvBookMark As Variant Dim mbEditFlag As Boolean Dim mbAddNewFlag As Boolean

Dim adaug As Boolean

Dim modific As Boolean

Dim șterg As Boolean

Dim modificariefectuate As Boolean

Dim mbDataChanged As Boolean

Private Sub Cautare_Click()

On Error Resume Next

k = 0

poziția = adoPrimaryRS.AbsolutePosition

For t = 0 To adoPrimaryRS.RecordCount

If adoPrimaryRS(k) = Me.txtcautare Or k >= 7 Then Exit Sub Else

k = k+l Endlf adoPrimaryRS. MoveNext

Nextt

adoPrimaiyRS.Move (poziția)

End Sub

Private Sub CF_Click() detaliufz = Trae codulfz = Me.txtFields(2).Text fraiListaFurnizori. Show End Sub

Private Sub Form_Load()

Set adoPrimaryRS = New Recordset

adoPrimaryRS.Open "select [Nr Factura],[Data Factura],[Cod Furnizor] from Factuii Order by [Data Factuia]", conn, adOpenStatic, adLockOptimistic

Dim oText As TextBox

For Each oText In Me.txtFields Set oText.DataSource = adoPrimaryRS

Next populeazagrdl (txtFields(O))

mbDataChanged = False End Sub Private Sub Form_Resize()

On Error Resume Next

grdDataGiid.Width = Me.ScaleWidth

grdDataGrid.Height = Me.ScaleHeight – grdDataGridTop – 30 – picButtons.Height – picStatBox.Height

lblStatus. Width = Me. Width -1500

cmdNext.Left = lblStatus. Width + 700

cmdLastLeft = cmdNext.Lett + 340 End Sub

Private Sub Form_KeyDown(KeyCode As Integei; Shift As Integer) If mbEditFlag Or mbAddNewFiag Then Exit Sub

Select Case KeyCode Case vbKeyEscape cmdClose_Click Case vbKeyEnd cmdLast_Click Case vbKeyHome cmdFirst_Click Case vbKeyUp, vbKeyPageUp If Shift = vbCtrlMask Then

cmdFirst_Click Else

cmdPrevious_Click Endlf

Case vbKeyDown, vbKeyPageDown If Shift = vbCtrlMask Then

cmdLastJOlick Else

cmdNext_Click Endlf End Select End Sub

Private Sub Fonn_Unload(Cancel As Meger)

Screen.MousePointer = vbDefault End Sub

Private Sub adoPrimaryRS_WillChangeRecord(ByVal adReason As ADODB.EventReasonEnum, ByVal cRecords As Long, adStatus As ADODB.EventStatusEnum, ByVal pRecordset As ADODB.Recordset) Dim bCancel As Boolean

Select Case adReason

Case adRsnAddNew

Case adRsnClose

Case adRsnDelete

Case adRsnFii-stChange

Case adRsnMove

Case adRsnRequery

Case adRsnResynch

Case adRsnUndoAddNew

Case adRsnUndoDelete

Case adRsnUndoUpdate

Case adRsnUpdate

End Select

If bCancel Then adStatus = adStatusCancel End Sub

Private Sub Adaugare_Click() grdl.Clear

With adoPrimaryRS If Not (.BOF And .EOF) Then mvBookMark = .Bookmark End If

SetariButoane False .AddNew

End With

Exit Sub End Sub

Private Sub grdl_DblClick() Ifgrdl.Row>OThen

'ștergere înregistrare 'If grdl .Col = 0 And grdl.Text o "" Then PopupMenu mnuRecord

'introducere If grdl. Col = IThen grdl .Enabled = False CmbCodmaterial. Visible = Trae grdl.Col=l

'Set CmbCodmaterial.DataSource = "SELECT [Cod Material], [Denumire Material],[Specificații Tehnice] From Materiale"

'cmbCodmaterial.ListField = "Cod_Culoare" 'CmbCodmaterial. Text = "" •grdl .Col = 2

CmbCodmaterial.Top = grdl.Top + grdl.CellTop CmbCodmaterial.Lett = grdl.Left + grdl.CellLeft CmbCodmaterial. Width = grdl.CdlWidth+ 200 CmbCodmaterial. Visible = Tme CmbCodmaterial. Refresh Endlf

Else: CmbCodmaterial. Visible = False Endlf EndSub

Piivate Sub grdmateriale_DblClick()

If grdmateriale.Text = "" Then Exit Sub grdmateriale.Col = 1 strcodmaterial = grdStoc.Jext grdmateriale.Col = 2 strdenumire = grdStoc.Text grdmateriale.Col = 3 strdescriere = grdStoc.Text grdmateriale.Col = 4 strum = grdStoc.Text

' grdmateriale.Row = gridGetRow(strCategory) 1 grdmateriale.Col = lngCol

'verificam daca produsul a mai fost introdus la vanzaii sau nu For i = 1 To grdl .Rows -1 grdl.Row = i grdl.Col = l

If strcodmaterial = grdl.Text Then lngSoldRow = i

GoTo update_handler End If Next 'adăugam in grdl materialul

gr d 1. Rows = grd 1. Rows + 1 grdl.Row = grdl.Rows – 2 grdl .Col = 0

grdl .Text = CStr(grdl .Row) grdl .CellBackColor = RGB(22,29, 84) grdl .CellForeColor = vbWhite grdl.Col=l

grdl. Text = strcodmaterial grdl .Col = 2 grdl .Text = strdenumire grdl .Col = 3 grdl .Text = strdescriere grdl .Col = 4 grdl .Text = strum grdl.Col = 5

grdl.SelectionMode = tlexSelectionFree grdl.RowSel = grdl.Row 'grdl .Text = strcantitate grdl .Col = 6

grdl.SelectionMode = fiexSelectionFree grdl.RowSel = grdl.Row 'grdl .Text = strpret

'txtcantitate.Text = grdl .Text 'txtcantitate.Top = grdl.Top + grdl.CellTop 'txtcantitate.Lefî = grdl .Left + grdl.CellLeft 'txtcantitate.Height = 270 'grdl .Enabled = False 'txtcantitate. Visible = True 'txtcantitate. SetFocus 'Exit Sub

updatejiandler:

Response = MsgBoxf "Produsul a mai fost ales. Doriți sa faceți modificări?";, vbYesNo) If Response = vbYes Then

'căutam produsul respectiv in gridui cu conținutul facturii For i = 1 To grdl.Rows -1

grdl.Row = i

grdl.Col=l

strcodmaterial = grdl.Text

grdl.Col = 2

sti"denumire = grdl .Text

grdl.Col = 3

strdescriere = grdl.Text

If strProduct = strSoldProduct And strColour = strSoldColour And strSize = strSoldSize Then grdSoldProducts.SelectionMode = flexSelectionFree grdSoldProducts.Col = 5 grdSoldProducts.Row = i -1 grdSoldProducts.RowSel = i grdSoldProducts.TopRow = i Exit Sub Endlf Next Endlf

Exit Sub End Sub

Private Sub Iesire_Click() Unload Me

End Sub

Private Sub plata_Click()

Dim strsql As String

If MsgBoxf'Sunteti sigur ca achitați factura cu nr " & adoPrimaryRS(O) & "? \ vbYesNo, Atenție) = vbYes Then

stisql = " DELETE FROM ContinutFactura WHERE ({Nr Factura] = '" & adoPrimaryRS(O) & '")"

sti-sql.Execute

adoPrimaiyRS. Delete

adoPrimaryRS.MoveNext

If adoPrimaiyRS.EOF Then adoPrimaiyRS.MoveLast

nrfctdeachitat = adoPrimaiyRS(O)

codfzdeachitat = adoPrimaryRS(2)

fiTnDocumentPlata. Show

Else: Exit Sub

End If

End Sub

Private Sub StergerejClickQ șterg = Trae SetaiiButoane False

Exit Sub End Sub Private Sub Modificare_Click()

modific = Tme

SetaiiButoane False

Exit Sub End Sub Private Sub Salvare_Click()

adoPrimaiyRS.UpdateBatchadAtîectAll

If adaug Then
adoPrimaryRS.MoveLast 'move to the new record

Endlf

If stei-g Then

With adoPrimaiyRS .Delete .MoveNext If .EOF Then .MoveLast

End With

Endlf

modific = False adaug = False șterg = False SetaiiButoane True modiiîcarieiectuate = False

Exit Sub End Sub Private Sub Anulare_Click()

SetaiiButoane Tme

modific = False

adaug = False

adoPrimaryRS. CancelUpdate

If mvBookMark > 0 Then adoPrimaiyRS.Bookmark = mvBookMark

Else adoPrirnaryRS.MoveFirst

End If

modificariefectuate = False

End Sub

Private Sub Actualizare_Click()

'This is only needed for multi user apps

On Enor GoTo RefreshErr

adoPrimaryRS Requery

Exit Sub RefreshErr:

MsgBox EiT.Description End Sub

Private Sub cmdClose_Click()

Unload Me End Sub

Piivate Sub cmdFirst_Click() On EiTor GoTo GoFirstError

adoPrimaiyRS. MoveFirst mbDataChanged = False

Exit Sub

GoFirstError: MsgBox EiT.Description End Sub

Private Sub cmdLast_Click() On Error GoTo GoLastError

adoPrimaiyRS. MoveLast mbDataChanged = False

Exit Sub GoLastError:

MsgBox Err.Description End Sub

Private Sub cmdNext_Click() On EiTor GoTo GoNextError

If Not adoPrimaryRS.EOF Then adoPrimaiyRS. MoveNext If adoPrimaiyRS.EOF And adoPrimaryRS.RecordCount > 0 Then Beep

'moved offthe end so go back adoPrimaiyRS. MoveLast End If

'show the ciment record mbDataChanged = False

Exit Sub GoNextError:

MsgBox Err.Descriptian End Sub

Private Sub cmdPrevious_Click() Qn Enor GoTo GoPrevEnor

If Not adoPrimaiyRS.BOF Then adoPrimaiyRS. MovePrevious If adoPrimaiyRS. BOF And adoPrimaiyRS.RecordCoimt > 0 Then

Beep

'moved off the end so go back

adoPrimaiyRS. MoveFirst Endlf

'show the ciment record mbDataChanged = False

Exit Sub

GoPrevError:

MsgBox Err.Description End Sub

Private Sub SetButtons(bVal As Boolean)

cmdAdd. Visible = bVal

cmdEdit. Visible = bVal

cmdUpdate. Visible = Not bVal

cmdCancel. Visible = Not bVal

cmdDelete. Visible = bVal

cmdClose. Visible = bVal

cmdRefresh. Visible = bVal

cmdNext.Enabled = bVal

cmdFirst.Enabled = bVal

cmdLast.Enabled = bVal

cmdPrevious.Enabled = bVal End Sub

Private Sub populeazagrdl(nrfact As String) On Error Resume Next gi'dl.Row = 0

grdl.Col = 0

grdl .Text = "Nr cil"

grdl .CellFontBold = Trae

grdl.CellFontName = "Book Antiqua"

grdl.Col = l

grdl .Text = "Cod material"

grdl.CellFontBold = True

grdl.CellFontName = "Book Antiqua"

grdl .Col = 2

grdl. Text = "Denumire"

grdl .CellFontBold = Trae

grdl.CellFontName = "Book Antiqua"

grdl.Col = 3

grdl. Text = "Descriere"

gi-dl.CellFontBold = True

grdl.CellFontName = "Book Antiqua"

grdl .Col = 4

grdl .Text ="UM"

grdl .CellFontBold = True

grdl.CellFontName = "Book Antiqua"

grdl.Col = 5 grdl.Text = "Cantitate" grdl.CellFontBold = True grdl.CellFontName = "Book Antiqua" grdl.Col = 6 grdl.Text = "Preț" grdl.CellFontBold = True grd 1. CellFontName = "Book Antiqua"

Set adoRS4grid = New Recordset

adoRS4grid.Open "SELECT ContinutFactura. [Cod Material],Materiale. [Denumire Material],Materiale. [Specificații Tehnice],Materiale.UM, ContinutFactura. [Cantitate Facturata],ContinutFactura. [Preț Facturat] From ContinutFactura, Materiale, Facturi WHERE ContinutFactura. [Cod Material] = Materiale. [Cod Material] AND ContinutFactura. [Nr Factura] = Facturi.fNr Factura] AND (Facturi.[Nr Factura] ="' & nrfact & '")", conn, adOpenStatic, adLockOptimistic grdl.Rows= 1 adoRS4grid.MoveFirst If adoRS4grid.RecordCount = 0 Then MsgBox "factura nu conține nici un produs!" Exit Sub Endlf For i = 1 To adoRS4grid.RecordCount

grdLAddltem (i & Chr(9) & adoRS4grid(0),Value & Chr(9) & adoRS4grid(l).Value & Chr(9) & adoRS4grid(2).Value & Chr(9) & adoRS4grid(3) & Chr(9) & adoRS4grid(4) & Chr(9) & adoRS4grid(5)) If i o adoRS4grid.RecordCount Then adoRS4grid.MoveNext

Next End Sub

Private Sub SetariButoane(bVal As Boolean)

Adaugare.Visible = bVal

Modificare. Visible = bVal

Salvare. Visible = Not bVal

Anulare.Visible = Not bVal

Ștergere. Visible = bVal

Iesire.Visible = bVal

Actualizare.Visible = bVal

urmatorul.Enabled = bVal

primul.Enabled = bVal

ultimul.Enabled = bVal

precedentul.Enabled = bVal End Sub

Private Sub Precedentul_Click()

If Not (adoPrimaryRS.BOF) And adoPrimaryRS.RecordCount > 0 Then

adoPrimaryRS. MovePrevious

grdl.Clear

populeazagrdl (txtFields(O))

Endlf End Sub

Private Sub Primul_Click()

If Not (adoPrimaryRS.BOF) And adoPrimaryRS.RecordCount > 0 Then

adoPrimaryRS.MoveFirst

grdl.Clear

populeazagrdl (txtFields(O))

Endlf End Sub

Private Sub Ultimul_Click()

If Not (adoPrimaryRS.BOF) And adoPrimaryRS.RecordCount > 0 Then

adoPrimaryRS.MoveLast

grdl.Clear.

populeazagrdl (txtFields(O))

End If

End Sub

Private Sub Urmatorul_Click()

If Not (adoPrimaiyRS.EOF) And adoPrimaryRS.RecordCount -1 > 0 Then

adoPrimaryRS .MoveNext

grdl.Clear

populeazagrdl (txtFields(O))

Endlf

End Sub

Private Sub populeazagid2() On Enor Resume Next

grd2.Row = 0 grd2.Col = 0 grd2.Text = "Nr cit" grd2.CellFontBold = Tme grd2.CellFontName = "Book Antiqua" grd2.Col = 1

grd2.Text = "Cod material" grcH.CellFontBold = True grd2.CellFontName = "Book Antiqua" grd2.Col = 2 grd2.Text = "Denumire" grd2.CellFontBold = Tme grd2.CellFontName = "Book Antiqua" grd2.Col = 3 grd2.Text = "Descriere" grd2.CellFontBold = Tme grd2.CellFontName = "Book Antiqua" grd2.Col = 4 grd2.Text = "UM" grd2.CellFontBold = Trae grd2.CellFontName = "Book Antiqua"

Set adoRS4grid2 = New Recordset

adoRS4grid2.Open "SELECT [Cod Material], [Denumire Material], [Specificații Tehnice], UM FROM Materiale ", conn, adOpenStatic, adLockOptiinistk grd2.Rows = 1 grd2.SetFocus adoRS4giid2.MoveFirst MsgBox adoRS4grid2.RecordCount Forj = 1 To adoRS4grid2.RecordCount

grd2.AddItem (j & Chr(9) & adoRS4grid2(0).Value & Chr(9) & adoRS4grid2(l).Value & Chr(9) & adoRS4giid2(2).Value & Chr(9) & adoRS4grid2(3) & Chr(9) & adoRS4grid2(4)) If j o adoRS4giid2.RecordCount Then adoRS4grid2.MoveNext

Next End Sub

4.6.3. ANALIZA EFICIENTEI SISTEMULUI INFORMATIC REALIZAT

Pentru a analiza eficiența sistemului informatic realizat, trebuie stabilite criteriile în funcție de care să se facă această analiză.

Un prim criteriu care se delimitează este cel al atingerii obiectivelor stabilite, adică a obținerii ieșirilor cerute de conducerea întreprinderii. Un alt criteriu în funcție de care se poate analiza sistemul este ușurința în utilizare. Sistemul informatic pentru gestiunea aprovizionărilor de materii prime și materiale fiind proiectat să ruleze sub un mediu Interfață Grafică Utilizator, dispune de toate elementele necesare (interfață facilă, folosire intuitivă) pentru a ușura munca angajatului contabil care îl folosește. Pe de altă parte, la elaborarea lui s-a ținut cont de logica economica, fapt care îl face ușor de folosit de către persoane familiarizate cu această logică.

Viteza de lucru este un alt aspect care trebuie luat în considerare aici. Majoritatea situațiilor și prelucrărilor pe care sistemul informatic realizat le efectuează se bazează pe tehnica SQL, în mare parte fiind constituite pe baza interogărilor asupra bazei de date. întrucât între mediul de programare în care a fost realizat sistemul (ACCESS) și sistemul de operare sub care a fost proiectat să ruleze (Windows) există o compatibilitate maximă, interogarea bazei de date se face foarte ușor, rezultatele obținându-se rapid.

In ceea ce privește securitatea sistemului informatic, au fost luate măsuri prin intermediul programului ca să se evite încercările de fraudare.. Un element de protecție este restricționarea accesului la program, prin existența unei parole care, în cazul în care nu este introdusă corect, nu permite accesul în program.

In concluzie, se poate spune că sistemul informatic pentru gestiunea aprovizionărilor de materii prime și materiale realizat corespunde cerințelor formulate, atăt din punct de vedere al necesităților informaționale, cât și din punctul de vedere al securității și ușurinței în exploatare.

Bibliografie

Niculae Feleagă, Ion Ionașcu

Tratat de contabilitate financiară, voi. I-II,

Editura Economică, București, 1998

Mihai Ristea,

M. Ristea, M. Dima,

IASC

Roșea I. loan, Zaharie Dorin

Stanciu Victoria, Zaharie D., Rosca I. L,

Năstase Pavel, Florin Mihai, Luana Cosăcescu, Liana Covrig Andrei Stanciu

Contabilitate financiară,

Editura Mărgăritar, București 1997

Contabilitatea societăților comerciale

Ed. Universitara, București, 2002

Standardele Internationale de Contabilitate 2002

Proiectarea sistemelor informatice de gestiune,

Note de curs, Editura ASE, București, 2000

Proiectarea sistemelor informatice,

Editura Dual Tech, București, 2002

Proiectarea obiectuala a sistemelor informatice,

Ed. Dual Tech, București, 2002,

Baze de date Access, Editura Economică, București, 2000