Sinergie Si Benchmarking In Institutiile Publice

CUPRINS

INTRODUCERE…………………………………….2

CAPITOLUL I. Procesul de benchmarking în cadrul unei instituții publice/firme.Benchmarkingul și sinergia în proiecte

1.1.Noțiunea de Benchmarking……………………………….4

1.2.Tipuri de benchmarking……………………………………

1.3. Etapele procesului de benchmarking………………….

1.4.Benchmarking,copyright,spionaj industrial și reglementări…………………………………………………………..

1.5.Importanța benchmarkingului într-un proiect………..

CAPITOLUL II. Sinergia în cadrul proiectelor/ organizației

2.1.Definirea sinergiei…………………………………

2.2.Sinergia în proiecte………………………………..

2.3.Teoria sistemelor complexe (cibernetice)……………..

2.4.Efectele sinergice……………………………………………

2.5. Sinergie și benchmarking………………………………

CAPITOLUL III.Aplicarea în practică a cunoștințelor teoretice la nivelul unei organizații/instituții

metodele și instrumentele de studiu, analiză și investigare utilizate;

un scurt istoric al organizației/instituției/spatiului analizat;

o prezentare a profilului organizației/instituției;

rezultatele studiilor și analizelor efectuate etc.

CONCLUZII……………………………………

BIBLIOGRAFIE………………………………

ANEXE…………………………………………

INTRODUCERE

CAPITOLUL I. Procesul de benchmarking în cadrul unei instituții publice/firme.Benchmarkingul și sinergia în proiecte

1.1.Noțiunea de Benchmarking

Conceptul de benchmarking este foarte practicat în SUA, “benchmark” însemnând “bornă” sau ”referință”.

Benchmarkingul a apărut în sectorul afacerilor în perioada modernă, reprezentând o formă de analiză concurențială, analiză a sectoarelor industriale și ca o paralelă a performanțelor si funcțiunilor. Este un instrument ce aparține managementului calității, prin care “ceva” poate fi măsurat sau apreciat.Rolul esențial al benchmarking-ului este acela de a schimba metodele și procesele de muncă din cadrul unei organizații pentru ca eficacitatea să crească atingând astfel performanța maximă.

O mare parte din organizații sunt predestinate eșecului încă de la începutul înființării lor.Cauza principală fiind neacordarea atenției asupra schimbărilor ce au loc în sectorul lor de activitate, bazându-se, astfel, pe informații imprecise sau reduse.O altă cauză a eșecului este reprezentată de incompetența managerială de care dau dovadă managerii respectivei organizații.

Gerald Balm definește benchmarkingul astfel: “Acțiune continuă de comparare a unui proces, produs sau serviciu cu o activitate similară, reputație, cunoscută ca cea mai bună cu scopul de a fixa obiectivele și acțiunile de ameliorare ambițioase dar realiste, pentru a deveni și rămâne mai bun între cei buni într-un timp rezonabil”.

Deci, rezistența în timp a unei organizații sau întreprinderi este susținută de competitivitatea acesteia în raport cu cele concurente.Modelul Porter, subliniază cinci forțe care ajută la competitivitatea unei firme:

1. Intrarea pe piață a unor noi competitori, cu același domeniu de activitate ca al firmei noastre.

2. Riscul apariției unor produse care pot înlocui cu ușurință produsele firmei noastre.

3. Puterea mare de negociere a furnizorilor firmei concurente.

4. Puterea mare de negociere a clienților ce își pot impune propriile condiții.

5. Competiția interna între firmele care operează in același domeniu.

Din analiza acestui model putem concluziona că a fi competitiv pe piață nu se rezumă doar în a produce produse competitive ci și a avea parte de un management bun al firmei, de a fi în relație apropiată atât cu clienții cât și cu furnizorii, de a avea o viziune asupra tendințelor pieții și competiției dar și o gestiune bună a resurselor informaționale.

Din punct de vedere educațional, benchmarkingul poate fi caracterizat prin evaluarea propriilor performanțe cu cele ale celor mai bune școli, determinând felul în care aceste instituții savârșesc performanța, acționeaza pentru realizarea scopurilor și strategiilor propriei entități.

Componentele principale ale acestor explicații le constituie puterea de învățare și asimilare în cadrul organizației, a celor mai bune practici ca resurse însemnate pentru sporirea performanței și competitivității.

Benchmarkingul răspunde la întrebări de tipul:

„ Cum funcționează sau acționează organizația noastră? ”

„ Cum funcționează sau acționează organizațiile performante? ”

„ Ce schimbăm sau adoptăm în organizația noastră? ”

„ De ce schimbăm sau adoptăm? ”

„ Cum facem aceste schimbări? ”

Astfel reușim să depășim barierele și să înțelegem cum anume funcționează organizația noastră, cât și organizațiile studiate în paralel, generându-se, în acest fel motivația și obiectivele schimbării precum și planul necesar pentru îndeplinirea acestor scopuri.

1.2. Tipuri de benchmarking

Tipul de benchmarking va fi ales în funcție de :

– Scopul firmei;

– De mediul competițional în care operează;

– De gradul de dezvoltare și transformare al organizației;

– De situația mediului economic.

În funcție de scopul și sectorul supus cercetării, benchmarking-ul se clasifică în:

1. Benchmarking intern – Paralela se desfășoară între sectoarele din cadrul aceleiași organizații.Acest tip de bechmarking se practică în special în cadrul organizațiilor cu structură teritorială ce permite fiecărei unități în parte să se dezvolte.Riscurile la care sunt supuse organizațiile se diminuează cu ajutorul benchmarking-ului intern deoarece schimbările sunt de mică amploare, deci sunt mai ușor de tolerat, comunicarea internă, cooperarea cât și accesul la informație sunt mult mai ușor de realizat. Practica acestui tip de benchmarking are rol formativ pentru personalul organizației, reușind în timp să integreze cu succes practicile performante din cadrul organizațiilor concurente.

2. Benchmarking competitiv – După cum îi spune și numele, compararea există între principalii competitori din domeniul de activitate ca al organizației noastre.

3.Benchmarking extern – Compararea se face cu liderii din domeniul de activitate, datoria noastră fiind aceea de a identifica ce anume putem însuși in cadrul organizației noastre.

4. Benchmarking funcțional sau generic – Compararea se face cu liderii din alte domenii de activitate, datoria noastră fiind aceea de a identifica practici și metode ce pot fi asimilate în cadrul organizației noastre.

5.Benchmarking de proces – Compararea se face pentru a îndrepta procese critice cu liderii cunoscuți din domeniul de activitate. Cercetarea se face pe baza hărților de proces ușurând astfel comparația cât și analiza.

6.Benchmarking internațional – Compararea se face cu organizații din alte țări.

1.3. Etapele procesului de benchmarking

Benchmarking-ul reprezintă un proces care impune parcurgerea a cinci etape:

1. Etapa de planificare în care se fixează:

Obiectivele evaluării, ce se evaluează și cum pot fi exploatate rezultatele;

Tiparul de referință folosit în cercetare;

Datele ce vor fi adunate și modul de colectare.

2. Etapa de analiză este foarte importantă in procesul de benchmarking deoarece se bazează pe o bună cunoaștere și înțelegere a proceselor și practicilor cât și pe modul în care se va acționa în viitor pentru a crește performanța și eficacitatea organizației în comparație cu celelalte organizații. În cadrul acestei etape datele obținute trebuie să răspundă la următoarele:

“Sunt celelalte organizații mai bune decât noi?”

“Ce anume le face mai bune decât noi?”

“Cu cât sunt mai bune?”

“Care sunt in prezent cele mai bune metode ?”

“Cum pot fi aceste metode implementate în organizația noastră?”

3.Etapa de implementare a rezultatelor se adaptează la situațiile specifice organizației în așa fel încât rezultatele să poată fi însușite și aplicate, astfel :

Se stabilesc câștigurile datorită noilor practici și se așteaptă acordul conducerii pentru implementarea acestora;

Se realizează planul de implementare a schimbărilor apărute în urma competitivității;

Se anunță obiectivele și planul de acțiune pentru a pune în aplicare schimbările rezultate în urma evaluării de benchmarking.

4.Etapa de acțiune în care sunt concretizate măsurile și în care este monitorizat procesul de implementare pentru a se vedea dacă sistemul corespunde și se adaptează schimbărilor.

În cazul în care apar nepotriviri între rezultatele obținute și cele așteptate, acestea pot fi schimbate în așa fel încât să corespundă cerințelor organizației.

5.Etapa de maturitate se realizează atunci când noile metode sunt puse în practică în cadrul organizației. Datorită benchmarking-ului, organizația a trecut la un al nivel de competitivitate, fiind capabilă de autodepășire.

Benchmarking,copyright,spionaj industrial și reglementări

Benchmarking-ul fiind un concept managerial promovat sau acceptat care ține sub observație realizările concurenței și furnizorilor potențiali cât și asimilarea în propria companie a metodelor, utilajelor și materialelor care au efecte în altă parte și pot fi aplicate în organizația noastră poate reprezenta chiar și spionaj industrial.

Din punct de vedere al celui ce oferă informații, benchmarking-ul poate fi făcut cu forța, asta în cazul în care „informatorul” nu își dorește schimbul de informații cu privire la reușita organizației respective.

Benchmarking-ul mai poate fi înrudit cu “copierea ” și ”mimetismul ” , cu toate că este mai mult decât o copiere a unor soluții, faza primară a acestui concept se bazează pe imitare. Organizațiile preocupate cu adevărat de modernizare vor fi întotdeauna cu un pas înaintea celor ce practică benchmarking-ul, dacă nu au ca strategie de a evolua copierea practicilor celorlalte organizații cu care sunt în competiție.

Deși benchmarking-ul face parte și din viața cotidiană a fiecărui individ, atunci când ne referim la conceptual managerial în sine,lucrurile stau cu totul diferit. Organizațiile ce aplică acest concept alocă resurse materiale cât și financiare pentru monitorizarea practicilor si metodelor din domeniul lor de activitate și fac cercetări de oportunitate cu privire la asimilarea acestora în organizația proprie.

Benchmarking-ul are un potențial uriaș in dezvoltare, nu există organizație care să nu practice niciun fel de benchmarking.Numai prin simplu fapt de a-ți arunca o privire în jurul marilor organizații din același domeniu de activitate și deja îți asiguri documentarea necesară ale opțiunilor de dezvoltare, iar acest lucru nu implică niciun risc.Doar atenția la detaliile care fac diferența în cadrul organizațiilor similare care au evoluat adoptând o strategie nouă pe piață, un produs nou sau o tehnologie nouă. Benchmarking-ul nu ne ajută doar să ne dezvoltăm dar ne ajută să nu greșim în cazul unor situații neprevăzute și să diminuam riscul la care suntem supuși ca și organizație. Într-un cuvânt managementul zilelor noastre depinde de acest concept pentru a se consolida și a se dezvolta.