Servicii de Management de Documente

CUPRINS:

I.INTRODUCERE……………………………………………………………………………4

II.MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR…………………………………………….…..5

2.1. Definirea noțiunii de management al documentelor………………………………………………….5

2.2. Sistemul de Management al Documentelor…………………………………………………….8 2.3. Necesitatea adoptarii solutiei de management al documentelor…………………………15

III. GESTIUNEA ELECTRONICA A DOCUMENTELOR…………………………………………..16

3.1.Istoricul managementului electronic al documentelor………………………………………………..16

3.2.Procesul de gestionare a documentelor organizatiei…………………………………………………..17

3.3 Arhivarea electronica…………………………………………………………………………………………….20

3. 4. Argumente privind implementarea unui Sistem de Document Management……………….20

IV.SISTEME DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR………………………………………. 21

4.1. Soluții pentru managementul documentelor…………………………………………………………….21

4.2 Securitatea sistemelor document management……………………………………………24

V STUDIU DE CAZ: SC Integra Document Management SRL……………………………………….26

5.1 Date generale………………………………………………………………………………………………………..26

5.2 Pachete de programe……………………………………………………………………………………………..27

VI CONCLUZII SI PROPUNERI………………………………………………………………………………35

VII BIBLIOGRAFIE………………………………………………………………………………………………..36

INTRODUCERE

Documentele au fost au fost tot timpul importante in activitatea unei firme,administrarea cat mai eficienta si siguranta acestora devenind din ce in ce mai importante.

Am ales tema Servicii de Management de Documente deoarece am avut tot timpul o atractie catre domeniul management si in acelasi timp am reusit sa lucrez o perioada intr-o companie a carui domeniu de activitate era managementul documentelor, fapt care a contribuit la alegerea acestei teme.

Lucrarea este structurata pe patru capitole principale unde am incercat sa ating cat mai bine fiecare subiect legat de aceasta tema.

In primul dintre aceste capitole este vorba despre mangementul documentelor unde sunt prezentate definitii ale acestuia, modalitati cat mai eficiente de implementare cat si argumente pentru a se apela la un sisteme electronic de management al documentelor.

In cel de-al doilea capitol este vorba despre gestiunea electronica a documentelor. Aici este vorba despre istoria managementului de documente si despre procesul de gestionare si arhivare electronica a informatiilor.

In cel de-al treilea capitol principal sunt prezentate o serie de sisteme de management electronic,aplicatiile acestora si beneficiile implementarii unui astfel de sistem..

In capitolul patru dintre cele de baza este prezentat studiul de caz de la o companie multinationala de management de documente.Firma centrala se afla in Milano, Italia dar aceasta are o filiala si in Oradea, Romania.In acest capitol sunt prezentate date generale despre companie cat si serviciile si pachetele de programe oferite de catre aceasta.

Incheierea este facuta de o serie de concluzii si propuneri in care sunt prezentate concluziile cu privire la acest tip de administrare a documentelor in cadrul unei organizatii si beneficiile aduse de catre acesta,dar si propunerile pentru implementarea unui proces cat mai eficient de management de documente.

II. MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

Documentele detin o importanta majora in mediul de activitate al firmelor managementul si siguranta acestora devenind din ce in ce mai importante.

Referitor la pierderea unui document important putine companii si-au facut calculele reale ale pierderilor suferite datorita evenimentului neplacut,insa majoritatea s-au confruntat cu el.Fenomenul este unul foarte intalnit in lucrul cu documentele fizice,dar poate fi eliminat cu ajutorul solutiilor electronice de Document Management,ale caror beneficii nu se opresc la prevenirea pierderii documentelor, ci pot contribui chiar la cresterea eficientei companiilor asigurandu-se astfel un grad mai ridicat de satisfactie a clientilor acestora.

“Statististic vorbind, anual, o companie pierde aproximantiv intre 3 si 8 % din documentele cu care lucreaza, iar pierderile de documente fizice reprezinta aproximativ 50% din timpul de lucru al angajatilor, 30 % din costurile salariale si aproximativ 15 % din cifra de afaceri a unei companii.” Aceste date, cu toate ca poate parea greu de crezut, pot fi probate in majoritatea companiilor din lume, insa pana la aparitia unui incident major, care sa impuna luarea unor masuri radicale cu privire la managementul documentelor foarte putine companii iau acest aspect in serios.

Ignorarea acestor probleme afecteaza intreaga companie, atat eficienta si randamentul angajatilor cat imaginea in fata partenerilor si clientilor sai. Iar la un nivel superior pagubele sunt dezastruoase,deoarece un client nemultumit tinde sa-si impartaseasca experienta neplacuta cu mai multe persoane,iar cu ajutorul retelelor sociale imaginea companiei risca sa se degradeze foarte rapid.

Solutii pentru prevenirea acestor probleme exista, si odata cu evolutia tehnologiei din ce in ce mai multe companii incep sa adopte acest sistem de management al documentelor.

2.1 Definirea noțiunii de management al documentelor

“Managementul documentelor este o tehnologie care a pus accent pe capacitatea unui sistem de fișiere computerizate ceea ce oferă utilizatorilor posibilitatea să caracterizeze documentele, stocate în fișiere.”

Sistemele de management al documentelor permit utilizatorilor să stocheze, retragă și să utilizeze aceste documente mai ușor și mai puternic decât în metoda sistemului de fișier.

“Un document se definește ca un pachet de date structurate în scopuri informaționale.”

Documentele au devenit o necesitate, indiferent ca acestea se afla in forma fizica sau digitala. Un document constituie o multime de indicatori si reguli care pot angaja simultan un numar de informatii diferite sau actiuni.

Din păcate, in momentul de fata, atat in Romania cat si in alte tari,renunțarea de tot la arhiva fizică este imposibila, cauzele fiind numeroase. Un prim aspect este cel al costurilor: crearea unei arhive electronice care sa o inlocuiasca pe ca in forma fizica si sa respecte legislatiile in vigoare și normele tehnice și metodologice aferente,ar presupune pentru o companie o cheltuiala ridicata a carui grad de recuperare ar fi foarte lent, randamentul investiției rămânând un deziderat greu de atins. În acest caz, deoarece trebuie sa raspunda in fata cerintelor organismelor de audit si control ale statului majoritatea companiilor prefer sa pastreze documentele in forma fizica.Pe de alta parte schimbul de documente cu firmele partenere ar constituii o dificultate doarece acest mod nu este unanim adoptat.

Demersurile oficiale de a impune acest model în mediul public datează de aproape un deceniu, însă mai sunt de făcut numeroase eforturi și etape de parcurs până când se va putea obține un rezultat vizibil la nivel național, așa cum se dorește.

Numeroase firme locale au ales deja solutia mixta, respective pastrarea atat a unei arhive fizice cat si digitala, pusa la punct cu un sistem informatic de management al documentelor. Eliminandu-se astfel din riscurile pierderii documentelor, dar beneficiile adoptarii unui sistem de document management sunt mult mai numeroase.

Analiza efectuata de firma IDM poate fi un exemplu in acest sens. Astfel, conform IDM, “1% din documentele arhivate de o firma în forma fizică sunt consultate frecvent, restul avand o frecventa redusa de accesare.” Ce înseamnă acest lucru pentru o companie nationala sau multinationala care are,mai multe filiale, sedii, puncte de lucru, fiecare cu o arhivă proprie? Că accesul la respectivul procent de 1% documente este limitat, riscul deteriorarii si pierderii documentelor fiind unul foarte crescut. Bineinteles exista metoda multiplicarii,dar aceasta constituie timp si costuri in plus (printare/fotocopiere, expediere și, posibil, din nou, costuri de arhivare). Accesarea arhivei fizice ramane o problema reala deoarece este dificil ca la aceasta arhiva sa aiba acces cineva de la un sediu central.

In cazul unei arhivari digitale toate aceste probleme dispar,cu ajutor internetului documentele pot fi partajate usor intre utilizatori, in functie de drepturile de acces ale acestora.

Un alt aspect ar fi cel al securitatii informatiei,cu ajutorul unui sistem de Document Management bine pus la punct si corect implementat riscul scurgerilor de informatii este foarte mult redus.Acest sistem poate avea diferite setari incat fraudarea informatiilor sa fie cat mai dificila,de exemplu acesta poate avea un numar limitat de operatiuni per utilizator(citire, modificare, editare, publicare etc.), sau sa monitorizeze in timp real anumiti utilizatori care au acces la documente cu regim special, să poate preveni sau bloca accesarea acestora de catre persoanele neautorizate si in acelasi timp sa trimita semnale de alarma cand este incercata accesarea repetata a acestora etc.

Pe de altă parte, sistemul de Document Management contine instrumente automatizate ,crescând eficiența angajaților și reducând sensibil riscul erorilor umane.

Practic, prin intermediul unui sistem de acest gen o companie multinationala poate beneficia de o arhiva unica care poate fi accesata rapid indiferent de locatie. În plus, prin anumite metode de indexare a documentelor(se creează un sistem bazat pe metadate) cautarea si identificarea documentelor se poate face intr-un timp mult mai scurt.

Pe de altă parte, o arhivă digitală și un Document Management corect implementat pot ajuta la creearea unui sistem de lucru colaborativ eficient fiind inca un argument important pentru implementarea unui astfel de management al documentelor.

Totodată, mai există un aspect important care trebuie luat în calcul și anume că “93% din totalul informației vehiculate în cadrul unei companii este în format electronic și provine din alte surse decât documente în format fizic digital. 70% din această informație nu este niciodată imprimată pe suport de hârtie, iar 80% din informațiile care circulă în cadrul unei organizații sunt informații nestructurate, care nu se pot regăsi în baze de date, formulare, rapoarte etc.”Asadar, este de asteptat ca tot mai multe firme sa isi doreasca soluții informatice dedicate managementului și arhivării e-mail-urilor, care să permită cautarea si gasirea cât mai rapidă a informațiilor necesare.

Accesul sigur la documente a devenit o necesitate.Sistemele de Management al Documentelor asigură gestiunea documentelor în format electronic, dar și administrarea fluxurilor de lucru cu documente in acest format.

2.2. Sistemul de Management al Documentelor

Conceptul de Sistem de Management al Documentelor poate fi calificat ca si un proces de administrare a documentelor unei organizații, prin conversia și stocarea tuturor documentelor în format electronic și gestionarea acestora in acest format, de la momentul creării sau intrării până la arhivarea si uneori distrugerea lor.

Un astfel de proces depinde de aplicații și software care sa asigure gestiunea automată a fișierelor cu imaginea documentelor, asigură posibilitatea partajarii acestor documente ori arhivarea electronica.

De asemenea, procesul are integrat un sistem de comunicare electronică atat prin mesaje cat si prin apeluri de voce sau video care permite realizarea schimbului de informații sau documente între angajații organizației ori colaboratori.

Sistemele de management al documentelor sunt acele programe si aplicatii concepute pentru a ajuta companiile la managementul documentelor sau pentru a face trecerea de la documentele arhivate in forma fizica la cele arhivate electronic”Ele sunt si de mare ajutor in protejarea drepturilor de autor si a proprietatii intelectuale in documentele companiei raspandite in diferite retele,conturi de e-mail,arhive.

Aceste sisteme gestionează întregul ciclu de viață al unui document, de la crearea sa la multiplicarea, stocarea cat si un istoric al accesarii acestuia de catre diferitii utilizatori.

“Un modul important al unui sistem de management este modulul de registratura electronica, prin acest modul este realizata inregistrarea electronic a in registrele companiei a tuturor documentelor la intrare sau iesire”.

Sistemele moderne de management de documente stocheaza, clasifica si retrage documentele, informatiile, graficele.Fiecare dintre aceste documente primeste un numar de inregistrare care cuprinde informatii despre autor, caracteristici, data crearii, tipul aplicatiei utilizate, etc.

“Documentele moderne in format electronic contin adeseori informatii multimedia cum ar fi clipuri audio si video sau elemente grafice, aceste documente numindu-se documente compuse.”

Sistemele de management al documentelor ajuta la scanarea, indexarea si stocarea pe computere a documentelor fizice pentru a avea acces cat mai rapid la informatiile necesare.

Aceste sisteme de management al documentelor devin din ce in ce mai importante deoarece companiile si utilizatorii acestor sisteme incep sa constientizeze si sa beneficieze de avantajele acestei tehnologii care revoltioneaza pentru totdeauna managementul documentelor.

Sistemele de management de documente ajuta o firma in urmatoarele activitati:

Sa administreze documentele create, distribuite si stocate in cadrul firmei.

Sa ofere servicii cum ar fi :modificarea, ordonarea, stocarea si cautarea documentelor.

Sa ofere informatii despre continutul documnetelor accesibile atat in interiorul cat si in exteriorul firmei

Sa faciliteze accesarea la oricare dintre documentele stocate prin intermediul retelelor guvernamnetale si a internetului.

Efectuarea de imagini ale documentului si procesarea de formulare specifice.

Sa ofere posibilitatea unui flux de activitate si a unei tehnologii de grup pentru a oferi un management al documentelor cat mai eficient si orientat spre tranzactii si colaborare.

Asadar, companiile pot, cu ajutorul acestor tehnologii ale sistemelor de management al documentelor, sa administreze mult mai eficient si in forma electronica toate tipurile de documente pe perioada intregii durate de viata a acestora.

Sistemul ar trebui sa introduca in managementul documentelor dispositive de scanare de grup si de birou pentru a putea transforma documentele pe hartie in fisiere digitale care pot fi editate, transmise sau restrictionate anumitor utilizatori care au acces la acestea.

“Sistemele de document management ofera mai multe facilitati printre care se numara cele de stocare, indexare, cautare si afisare documente, metadatare si securiatatea avansata.”

“Extragerea datelor din documente cu ajutorul acestor sisteme poate fi facuta in diferite moduri, de exemplu: OCR (caracterele sunt recunoscute optic), ICR (se refera la recunoasterea inteligenta a caracterelor), BCR( recunoasterea codurilor de bare), patch code(recunoasterea codurilor de separare), batch code (recunoasterea codurilor de lot a documentelor), extragerea textului din documentele electronice.”

Integrabilitatea este acea capacitate a sistemelor de document management de a face parte din alte aplicatii si functionarea in interiorul acestora sub forma unui modul, utilizatorii avand perceptia unui sistem unitar.

Acestia pot accesa si vizualiza direct din repertoriul sistemului de document management pot modifica, salva ca si o noua versiune fara parasirea aplicatiei folosite si deschiderea separata a celei de Document Management.

Indexarea este acea operatie in urma careia documentele primesc un set de date unic de identificare. In general aceste date sunt preluate din baza de date sau introduse de operatori reprezentand criteriile de clasificare a documentelor. Indexarea este acea operatie cu ajutorul careia se simplifica actiunile de cautare si vizualizare a datelor.

Stocarea implica inclusiv gestiunea documentelor si a ciclului de viata al acestora: unde sunt stocate, pentru cat timp, unde vor fi mutate, cum sunt clasificate, durata de viata si daca vor fi distruse.

Vizualizarea documentelor in cadrul electronic reprezinta un impediment.

Vizualizarea unui singur document in functie de un anumit criteriu reprezinta o operatiune simpla dar odata ce sunt utilizate mai multe criterii aceasta se complica datorita criteriilor care contin fraze sau anumite expresii.

Operatiile de vizualizare se efectueaza pe baza unei structuri de indici implementati pe cale interna,de asemenea utilizandu-se resurse de optimizare care se afla in cadrul gestiunii bazelor de date.

Securitatea este esentiala in majoritatea sistemelor de sistemelor de document management.

Aceste sisteme indeplinesc standarde ridicate de securitate, li se pot integra semnatura in format digital si diverse metode de criptare a informatiilor.

Unele sisteme detin modul de gestiune a drepturilor acordate utilizatorilor gestionand profile de utilizatori si drepturi de a permite accesul la anumite categorii de documente.

Mediul de lucru colaborativ: introducerea operatiunii de „check-in check-out” aduce Document Management System spre un mediu de lucru ce implica colaborarea,astfel documentul ce urmeaza a fi editat de un utilizator este disponibil spre citire pentru ceilalti utilizatori pana cand celalalt utilizator care este activ va dori sa deblocheze documentul.

Versionarea documentelor reprezinta un proces care permite utilizatorilor sa vizualizeze si sa editeze versiuni anterioare ale documentelor (acest lucru este posibil datorita procesului de check-in,check-out).

Cei care studiaza fenomenul de administrare a documentelor precizeaza ca: „in perioada actuala aproximativ 80% din informatiile aflate intr-o organizatie se afla pe suport de hartie sau intr-o alta forma de informatie neadaptata electronic.”

De asemenea tehnologiile de management al documentelor puse la dispozitie in zilele noastre necesita unele adaptari sau schimbari organizationale, acestea oferind in acelasi timp castiguri extrem de importante.Astfel ceea ce ofera Document Managementul si Document Imaging a devenit o necesitate pentru toate tipurile de organizatii.

Luand in considerare conducerea unei afaceri se identifica o cheltuiala necunoscuta de exploatare si mentinerea unui program de evidenta a documentelor aflate pe suport de hartie.Administrarea unui asemenea dimensiuni de documente este un factor care consuma importante resurse materiale, consum care afecteaza buna desfasurare a afacerii:

„90% din hartiile manipulate zilnic intr-un birou sunt amestecate si nu au o anumita ordine .

Un document este copiat de aproximativ 19 ori .

Organizatiile cheltuiesc 20 dolari pentru indosarierea unui singur document,120 de dolari pentru a identifica un document care care nu a fost indosriat corect si 220 de dolari pentru a reproduce un document.

7,5 % dintre documente sunt pierdute iar 3 % nu sunt indosariate corect.

Cei care prelucreaza documentele petrec aproximativ intre 10 si 15 % din timp pentru a studia informatia din documente si pana la 50 % din timpul lor pentru a identifica informatia de care au nevoie.

In SUA exista peste 4 bilioane de documente sub forma de hartie,avand o crestere de peste 20% pe an.

Pentru firmele din Romania, situatia documentelor este urmatoarea:

O companie detine aproximativ 50 de documente esentiale care sunt stocate sub forma de hartie,indosariate corespunzator.

Fiecarui document ii sunt alocate 6 minute, pentru 50 de documente,fiind nevoie de 300 de minute pentru a le indosaria intr-o zi.

Aceste 300 de minute reprezinta 5 ore care ii revin in sarcina unui angajat .

5 ore corespunzatoare unui angajat platit cu 20 lei/ora reprezinta suma de 100 de lei/zi.

Pentru 250 de zile lucratoare pe an,suma corespunzatoare este 25000 de lei per/an.”

In cazul in care o companie sau o organizatie detine asemenea volume de documente costurile aferente acestora sunt exacte iar cazul studiat anterior reprezinta un important instrument care releva modalitatea in care o societate poate sa isi imbunatateasca activitatea prin economisirea de timp si bani,prin adoptarea unui sistem de management al documentelor.

Astfel un IMM obisnuit detine doar 20 de documente esentiale sub forma de hartie pe zi, care urmeaza a fi indosariate. Analizand exemplul prezentat anterior si utilizand aceeasi formula de calcul,pentru a pune in dosar 20 de documente intr-o zi,sub forma de hartie, ar aduce cheltuieli de pana la 10.000 de lei pe an. Acest calcul face referire doar la timpul consumat de sistemul care se bazeaza pe documentele stocate sub forma de hartie, totodata inregistrandu-se multe alte costuri asociate unei astfel de organizari a documentelor: costul pentru a depozita documentele intr-o alta locatie, spatiul fizic ocupat de documente, materialele utilizate pentru indosarierea si transportul acestora,costurile pentru corespondenta documentelor.

Totodata in aceasta statistica nu se evidentiaza faptul ca in organizatiile in care documentele sunt stocate sub forma de hartie exista situatii in care acestea nu mai sunt gasite. Exista posibiltatea ca un angajat sa fi ratacit vreun document sau ca documentul sa se afle intr-un alt birou astfel pierderea documentelor genereaza pierderi de timp si bani.

Pe baza studiilor „7,5% din totalul de documente nu se mai gasesc iar 3% din cele care au ramas sunt pierdute in organizatie in anumite birouri.” In urma acestui studiu se poate afirma faptul ca media este de aproximativ 1 din 10 documente ce nu pot fi readuse suficient de rapid, insa existand si posibilitatea ca acestea sa nu mai fie recuperate. In acest sens documentele necesita a fi copiate si reintroduse in dosar, aceste activitati implicand o cheltuiala semnificativa.

De cele mai multe ori un sistem de management electronic al documentelor are urmatoarele caracteristici si functii:

Achizitie document:aceasta operatiune se realizeaza prin incarcarea directa sau prin imprimarea/scanarea documentelor de pe suport hartie. Aplicatiile OCR sunt folosite pentru a identifica metadate, pentru a eficientiza indexarea sau pentru a face imagini de tip text.

Indexare documente: documentelor in format electronic realizate prin scanare, prin importare sau prin crearea de catre utilizator li se acorda un nume unic de identificare si mai multe metadate care pot fi gasite repede.

Indexarea este utilizata pentru a face mai usoara regasirea documentelor.Prin intermediul arhivarii electronice informatia nestructurata se transforma in informatie ce poate fi accesata repede si usor.

Stocarea documente : este utilizata pentru a stoca fisiere active, pentru a facilita editarea si gasirea acestora, dar si pentru a pune in arhiva fisierele inactive.

Regasirea documente : Se refera la caracteristicile de baza a orcarui sistem de management electronic al documentelor. In general functionalitatea sistemului de management se evidentiaza prin prezenta unui identificator unic, a unui anumit element dintr-un identificator sau in anumite sisteme complexe prin gasirea unui termen in continutul documentului.

Distributia documentelor: aceasta se efectueaza prin identificarea mediului electronic al documentelor arhivate intr-un format care nu poate fi editat.

Integrarea documentelor : majoritatea sistemelor de management a documentelor sunt incorporate alaturi de alte programe,in special de programele office. De asemenea, un utilizator poate cumpara,realiza sau edita documente existente in sistemul de management in mod direct din programele cu care acesta este incorporat, le poate salva, fara a fi nevoit sa inchida sau sa deschida celelalte aplicatii aflate in functiune.

Metadatele : sunt elemente caracteristice fiecarui document care este indexat si se refera la „ date despre date”. Sunt intrebuintate pentru identificarea rapida a documentelor indexate. Unele metadate obtinute automat pot fi stabilite direct de catre utilizator.

Securitatea : aceasta caracteristica este esentiala in multe programe de management electronic al documentelor. Securitatea poate fi adaptata si incorporata la un nivel specific, orientata catre document, catre utilizator, existand la nivelul administratorului de sistem prin felul de administrare a drepturilor.

Workflow : este realizat automatizand procesele din interiorul sistemului de management electronic al documentelor.Exista workflow-uri care se pot referi la modificarea automatizata a unor drepturi si criterii, la trimiterea de emailuri sau la crearea de documente.

Colaborarea : este o functie de baza a oricarei sistem electronic al documentelor.Permite colaborarea utilizatorilor dandu-le posibilitatea de a vizualiza sau modifica un document, sistemul pastrand un istoric al operatiunlor efectuate asupra documentelor.

Principiul de baza al acestei functii este acela ca accesarea unui document este blocata pentru toti utilzatorii atata timp cat respectivul document in procesul de modificare de catre un alt utilizator.

Controlul versiunilor: „este procesul care pastreaza un istoric al modificarilor aduse unui document”.

Auditarea: „este acel proces care pastreaza un audit detaliat al totalului activitatilor. Toate operatiile precum: crearea, vizualizarea, editarea, stergerea, autentificarea, actiunile adminsitrative ,etc ., sunt salvate in cadrul sistemelor de management al documentelor”.

2.3 Necesitatea adoptarii solutiei de management al documentelor

Managementul documentelor este necesar atunci cand o companie se loveste de mai multe probleme, cateva din aceste probleme sunt :

Aparitia unor intarzieri repetate datorate unor motive administrative

Operatiile de redactare, completare, ordonare a documentelor necesita un timp prea mare

Gasirea documentelor arhivate necesita un efort prea mare si un timp indelungat

Administratea arhivelor este dificila

Apar pierderi de informatii

Se doreste un grad de securitate mai ridicat a informatiilor firmei

Odata cu trecerea timpului importanta documentelor este din ce in ce mai sporita, managementul documentelor devenind o activitate necesara la nivel de societate. Documentele care nu sunt adminstrate si planificate pot afecta grav organizatia iar daca fenomenul este scapat de sub control aceasta poate ajunge in punctul in care nu mai poate continua. De aceea, administrarea corespunzatoare a documentelor poate ajuta o firma sa fie mult mai competitiva si sa atinga niveluri fara precedent in organizarea, controlul si inspectia documentelor.

Beneficiile managemetului documentelor sunt:

Cresterea productivitatii cu ajutorul unei browser web informatiile sunt disponibile instantaneu pentru toti utilizatorii din cadrul intregii organizatii sau colaboratorii acesteia

Reducerea costurilor globale : capacitatea de stocare electronica a informatiilor elimina costurile necesare pastrarii documentelor pe format de hartie.

Acces uniform la informatii : informatiile arhivate in format electronic sunt accesibile atat tuturor membrilor organizatiei cat si colaboratorilor sau companiilor afiliate acesteia prin intermediul internetului.

Acces rapid la informatii: utilizatorii pot accesa informatiile in doar cateva secunde.

Vizualizarea clara a informatiilor : scanarea si clasificarea documentelor elimina intrebarile cu privire la precizia datelor

3. GESTIUNEA ELECTRONICA A DOCUMENTELOR

3.1.Istoricul managementului electronic al documentelor

„Primele documente pe care oamenii le-au cunoscut sunt reprezentate de scrierile pe peretii pesterilor.” In prezent documentele au devenit inscriptii electronice, virtuale si transmisibile in special cu ajutorul internetului putand fi accesate in doar cateva secunde de oriunde din lume.

Prima forma de adminstrare si gestioanare a documentelor au fost fisetele. Aparute in anul 1889 acestea au dovedit un grad de utilitate ridicat in pastrarea in ordonarea documentelor. Odata cu trecerea timpului si cu evolutia omenirii companiile si-au inmultit numarul utilizat de documente, fisetele pierzandu-si utilitatea, spatiul ocupat de acestea fiind unul prea mare.

Revolutia in managementul documentelor a aparut odata cu inventarea computerelor si a retelelor locale.

Aparitia PC-ului si a retelelor locale desi au revolutionat lumea gestiunii documentelor acest lucru nu a fost suficient deoarece nu era posibila organizarea si protejarea corespunzatoare a documentelor. Astfel a fost necesara dezvoltarea unor aplicatii de gestiune electronica a documentelor. Aceste aplicatii s-au modelat si perfectionat incontinuu, scopul lor fiind satisfacerea deplina a necesitatilor utilizatorilor.

Motoarele de cautare au inceput sa faca parte si sa fie incorporate in aplicatiile de gestiune electronica a documentelor, scopul fiind facilitarea accesului rapid la documente si informatii.

Scanner-ul este instrumentul cu o contributie deosebit de importanta in managementul si gestiunea documentelor. Astfel, cu ajutorul sau documentele au putut fi transformate in documente electronice.

Managementul documentelor cu ajutorul tehnologiei SaaS este una dintre solutiile simple, aceasta nu necesita nici o investitie din partea organizatiilor care o adopta.Componentele hardware si serverele sunt oferite gratuit de catre furnizorul serviicilor, aplicatia este accesata in cateva secunde, iar fisierele sunt protejate.

3.2.Procesul de gestionare a documentelor organizatiei

Marile schimbari necesita atentie si precizie sporita, iar o schimbare are sanse mai mari de succes atunci cand este facuta cu pasi marunti si atent planificati.

fig 1.

Implementarea aplicatiilor de gestiune si management de documente este un proces in care detaliile au o importanta majora.

Deoarece schimbarea necesita instalarea unor aplicatii software trebuie analizate capacitatile tehnice ale infrastructurii companiei.

fig.2

Integrarea softului in activitatile de zi cu zi ale firmei este urmatorul pas ce trebuie urmat, iar acesta necesita trei aspecte principale:

1.Aspectul functional: acesta presupune investigarea proceselor din interiorul companiei si modalitatea de desfasurare a acestora (ex. workflow-ul unui document).

2.Aspectul tehnic: se verifica capacitatile tehnice ale companiei si daca acestea sunt destul de performante pentru implementarea aplicatiei.

3.Aspectul administrativ : acesta contine testarea, trainingul, suportul si intretinerea, asteptarile privind aplicatia.

Internetul a facut posibila aparitia serviciului Software as Service.Manipularea si gestionarea documentelor fac parte din activitatea zilnica in cadrul unei companii. Toate tipurile de documente incepand cu cele constitutive, de natura financiara, juridica si pana la documentele care tin de corespondenta zilnica, toate necesita o gestionare cat mai eficienta care sa creasca randamentul afacerii.

fig. 3

O solutie de gestionare electronica a documentelor are trei avantaje principale: economie de spatiu, timp si resurse umane.

Traim intr-o lume din ce in ce mai dinamica, mediul de afaceri devenind si el la fel, influentand fluxul de informatii spre aceeasi directie, astfel un sistem performant de management al documentelor influenteaza decisiv si esential o companie. Pe de alta parte trecerea la managementul electronic genereaza reducerea spatiului de depozitare a arhivelor.

In ziua de azi documentele se regasesc in mediul electronic, sunt utilizate in acest mediu, iar in unele cazuri acestea nu mai sunt tiparite pe hartie. O aplicatie de management a informatiilor este o solutie care vine in ajutorul companiilor din lumea intreaga ajutandu-le sa isi imbunateasca calitatea produselor si sa isi dezvolte gradul de inovatie.

„Aparitia si introducerea semnaturii digitale si in legislatia juridica roamaneasca au creat posibiliatatea ca documentele redactate si stocate in format electronic sa poata avea puterea juridica a omologului sau fizic.”

In prezent sunt posibile 6 modalitati de stocare :

Medii magnetice (hard-drive) : desi dispozitivul este capabil sa stocheze un numar foarte mare de documente, totusi dezavantajele ar fi ca datele stocate pot fi complet pierdute prin defectiuni mecanice.]

Stocare magnetic-optica ( Disc MO) : acest mod de stocare este capabil sa stocheze un numar mai mare de date, partile mai putin avantajoase fiind ca sunt mai lente decat hard-disk-urile si pot aparea defectiuni mecanice.

Compact disk-urile : cu ajutorul acestora informatiile sunt codificate ca niste puncte microscopice pe un disk reflexiv din aluminiu. Dezavantajul principal al CD-ului este capacitatea mica de stocare.\

Disk Video Digital (DVD) : DVD-ul este varianta imbunatatita a CD-ului acesta fiind capabil sa stocheze mai multe date, dezavantajele fiind costul ridicat si lupta cu standardele .

On Write Once, Read Many ( warm ) : acest tip de date sunt permanente putand fi citite tot timpul. Acest mediu de stocare este mai putin folosit, nefiind recomandat deoarece foarte putine companii il folosesc si foarte putine firme ofera materialele si asistenta necesara pentru acest tip de tehnologie.

Memory Stick : aceste baghete de memorie bazate pe tranzistoare ce folosesc memoria flash si par a fi una dintre cele mai bune modalitati de stocare a informatiilor deoarece acestea pot stoca o cantitate foarte mare de informatii, ele fiind extrem de practice. Dezavantajul in cazul acestei modalitati de stocare este defectiunea magnetica.

3.3 Arhivarea electronica

Consta in scanarea documentelor, stocarea intr-un sistem EDM acestea putand fi regasite repede si usor cu ajutorul unei informatii de tip indice sau metadata care a fost capturata din documentul original.

Avantajele utilizarii unui sistem electronic de arhivare sunt foarte multe: de la crearea unei baze de date comuna si usor accesibila, pana la posibilitatea transferarii documentului atat in cadrul companiei dupa un program de lucru bine stabilit, cat si oriunde in lume. De asemenea, securizarea sporita a documentelor este una din avantajele arhivarii electronice.

Pe termen lung angajatii vor avea o productivitate si o eficienta sporita deoarece procesul de cautare si acces la informatie va fi cu mult simplificat, actiunile lor bazandu-se pe decizii mai bune si mai eficiente.

Timpul de gasire al informatiilor va fi redus la minim, „datele statistice spun ca firmele care au ales sa isi implementeze gestionarea electronica a informatiilor si documentelor au inregistrat costuri de arhivare cu pana la 70 % mai scazute.”

3.4. Argumente privind implementarea unui Sistem de Document Management

De obicei o companie doreste sa implementeze un sistem de management a documentelor atunci cand :

Doreste accelerarea administrarii documentelor

Urmareste reducerea costurilor cu administrarea si depozitarea documentelor

Are pe lista de obiective cresterea eficientei de lucru

Doreste optimizarea personalului administrativ

Beneficiile implementarii SDM

fig.4

IV.SISTEME DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR

4.1. Soluții pentru managementul documentelor

INDUSTRIAL SOFTWARE oferă o soluție performantă și inovativă pentru managementul documentelor la nivelul instituțiilor de administrație publică: INDSOFT-INFOCET pune la dispoziție module specifice și scalabile, sprijinind patru din cele cinci nivele de sofisticare posibile: postarea informațiilor online, interacțiune unidirecțională, interacțiune bidirecțională, personalizare și pro-activitate.

Raportat la circuitul documentelor (petiții, dispoziții, certificate etc.) și la relația survenită cu cetățeanul în acest context, activitatea în cadrul Administrației Publice Locale este una complexă.

În funcție și de mărimea instituției publice, cantitatea de documentație necesară care circulă între diverse departamente și cetățeni, precum și trasabilitatea acesteia, impun necesitatea eficientizării proceselor interne și a fluxului de documente specific activității instituției, solicitând un control mai bun al ciclului de viață al documentelor prin urmărirea lor de la depunerea la registratură, la soluționare și arhivarea electronică.

Astfel se reduc: birocrația, timpul de transfer de la un departament la altul, cantitatea de dosare arhivate, crescând ușurința căutării în acestea.

Firma INDUSTRIAL SOFTWARE propune o soluție dedicată, INDSOFT-INFOCET – parte a sistemului integrat INDSOFT (ERP, Salarizare, Impozite și Taxe, Evidența contractelor, Proiecte și Investiții, Patrimoniu, Registru Agricol, Infochioșc și Portal).

Principalele sale atu-uri sunt: ușurința în utilizarea aplicației, instruirea rapidă a utilizatorilor, experiența furnizorului în implementarea acestui tip de soluții și, nu în ultimul rând, costurile reduse ale soluției. Un alt avantaj este interfața prietenoasă a aplicației, care facilitează utilizarea acesteia și de către persoane care nu au cunoștințe avansate în domeniul calculatoarelor.

Aplicația permite înregistrarea tuturor documentelor, monitorizarea circulației acestora, stocarea și regăsirea lor. Orice document din registratură poate fi trimis spre rezolvare, consultare, aprobare, persoanelor abilitate, iar apoi poate fi expediat după soluționare (dacă este cazul).

Sistemul SIVADOC asigurã centralizarea și punerea la dispoziția întregii organizații a tuturor documentelor, indiferent de modul de intrare al acestora în sistem sau de natura acestora, fie ele simple documente de tip text, mesaje electronice, faxuri, documente scanate și chiar imagini, care stau la baza derulãrii activitãtii.

SIVADOC este destinată fluidizării circuitului documentelor, facilitării accesului la informații și gestionării eficiente a avalanșei informaționale din cadrul unei organizații moderne. Sincronizarea dintre echipele de lucru ale organizației dar și în interiorul fiecărei echipe, complexele operațiuni de arhivare și catalogare a documentelor, posibilitatea consultării unor versiuni anterioare ale acestora și mai ales definirea efectivă a fluxurilor de lucru sunt activități ce necesită un grad maxim de rafinare, astfel încât să se obțină beneficii maxime, în cel mai scurt timp posibil și cu efortul minim.

Astfel, soluția SIVADOC oferă organizațiilor soluții pentru crearea, gestionarea și arhivarea documentelor de orice natură (de la simple documente de tip text, mesaje electronice, faxuri, documente scanate și chiar imagini) existente în organizație.

De asemenea, aplicația oferă echipelor implicate în funcționarea organizației și modalități de definire a tuturor etapelor de prelucrare a documentelor.

Componentele modulare ale SIVADOC:

SIVLibrary – stochează și gestionează orice tip de documente (text, imagini etc.) și versiunile acestora, permițând vizualizarea lor și realizarea operațiunilor de salvare, modificare, marcare a unui document în lucru la un anumit utilizator;

SIVWin – realizează integrarea sistemului SIVADOC cu aplicații desktop, precum Windows Explorer și aplicațiile din pachetul Microsoft Office;

SIVWorkflow – gestionează documentele create sau modificate pe parcursul realizării unor prelucrări;

SIVNotifier – transmite înștiințări către utilizatori în momentul producerii unor schimbări sau evenimente în activitatea companiei, cum ar fi primirea unei informații sau instrucțiuni de lucru;

SIVServices – personalizează propriul spațiu de lucru, conform preferințelor utilizatorului;

SIVAdmin – administrează listele de utilizatori și ale grupurilor de utilizatori, precum și drepturile de acces ale acestora la diferite funcționalități ale sistemului;

SIVExchange – oferă mecanisme de integrare cu aplicații de e-mail, precum MS Outlook sau MS Outlook Express.

Sistemul Productis permite, pe lângă funcțiile de bază al „registrului” electronic, extinderea sarcinilor de îndeplinit care la rândul lor să ducă la bun sfârșit alte numeroase funcții. Pe baza scanării documentului final acesta poate fi găsit, accesat și verificat în orice moment. În funcție de tipul documentului, fluxul de lucru se programează automat.

Argumentele pentru implementarea unui proces de management al documentelor sunt puține dar convingătoare:

– Documentele în format hârtie ocupă spațiu mult, sunt greu de gestionat, iar un procent semnificativ din aceste documente se pierd;

– Regăsirea manuală a documentelor este foarte greoaie (fiecare angajat consumă, în medie, săptămânal, între 3 și 5 ore căutând diverse informații), iar multe documente sau informații nu pot fi regăsite manual datorită formei nestructurate în care se păstrează cea mai mare parte a informațiilor care circulă într-o organizație;

– Arhivarea documentelor în format hârtie necesită foarte multe resurse (spații de depozitare, sisteme de monitorizare a mediului, coperți, personal specializat, nomenclatoare arhivistice, etc), iar multe organizații nu dispun de aceste resurse ceea ce conduce la înregistrarea unor mari rămâneri în urmă la nivelul acestui proces.

4.2 Securitatea sistemelor document management

Securitatea informațiilor în companiile din ziua de azi începe odatã cu controlul accesului la stațiile de lucru. Autenticitatea este definitia ca și confirmarea identității pretinse a unor entități sau utilizatori. Protejarea datelor confidențiale și a programelor instalate de fiecare utilizator în parte printr-o metodã mai sigurã de autentificare previne implicit accesul neautorizat.

Autentificarea

Autentificarea se face fie prin clasica pereche username/password sau folosind sisteme biometrice, smartcad-uri etc.

Nu cu ce se face autentificarea este însă cel mai important lucru în selecția unei soluții de document management, ci cum se face autentificarea. Cu alte cuvinte, unde sunt verificate informațiile de autentificare primite de la utilizator.

Fie sistemul încorporează propria bazã de utilizatori, fie va folosi alt provider de autentificare. Primul mecanism este cel mai simplu de folosit, se vor defini utilizatorii în baza proprie a softului de document management. Însă aceasta metodă devine foarte greu de folosit, atunci când utilizatorul trebuie să foloseascã din ce în ce mai multe perechi username și parola pentru toate sistemele pe care le folosește. Alternativa este folosirea unui mecanism de single sign-on – o interfață pentru autentificarea unică la mai multe sisteme, sau folosirea unui sistem de document management care poate fi integrat cu mecanisme de managementul identității deja existente în organizație compatibile LDAP, cum ar fi Microsoft Active Directory sau IBM Directory Server.

AUTORIZAREA

Dupã ce un utilizator se prezintă în sistem, acesta primește sau nu drepturi de access la informație. Autorizarea se face folosind trei metode importante: bazată pe roluri, pe reguli sau pe conținut.

Autorizarea bazată pe roluri implementează un mecanism prin care un utilizator deține unul sau mai multe roluri în sistem, cum ar fi editor – fiecare dintre aceste roluri are diverse drepturi de access la informații.

Folosind autorizarea bazată pe reguli, nivelul de accces al utilizatorului este determinat în urma executării unui set de reguli introduse de administrator – de exemplu verificarea unor condiții.

Autorizarea bazată pe conținut folosește liste de acces, discretă pe fiecare informație sau colecție de informații, de obicei definite chiar la introducerea acesteia în sistem.

De multe ori se găsesc combinații de moduri de access, cum ar fi combinarea rolurilor și conținutului: pentru un set de informații se acordă drepturi discrete către grupuri (roluri) iar utilizatorii vor face parte din unul sau mai multe grupuri.

Un sistem de document management aduce avantaje într-o organizație. De multe ori la implementarea unui astfel de sistem se pune accentul pe funcționalitatea și arhivarea eficientă, însă se omite faptul că la acest moment se introduce un nou risc: accesului neautorizat la informație.

Unul din cele mai mari avantaje ale unui sistem de calitate de management al documentelor este integrarea într-un mod cât mai transparent posibil cu infrastructura companiei. Fie că este vorba de o companie mare sau mică, soluțiile de management al documentelor sunt usor de implementat și integrat cu intranet-ul companiei.

Rolul securității datelor în acest caz este de criptare a documentelor, permițând doar utilizatori cu drepturi corespunzătoare să vadă sau să modifice documentele.

Indiferent dacă informația se prezintã sub forma unui document Microsoft Word, un e-mail în Outlook, o prezentare PowerPoint, un fișier Adobe PDF sau informații multimedia, modulul de securitate al sistemului de management al documentelor trebuie să facă față acestor tipuri de documente, separând criptarea conținutului de listă de acces la acest document. Aceste informații sunt stocate pe server, întregul proces de acces la documente confidențiale trecând prin sistemul de securitate al soluției de management al documentelor.

Serviciile oferite de sistemele de management al documentelor trebuie să îndeplinească 3 aspecte din punct de vedere al securității:

CONFIDENȚIALITATE

Acest aspect se referă la toate restricțiile de acces la informații și resurse. Controlul, promovarea și implementarea politicilor de securitate ale companiei se reflectă în mod direct asupra sistemului de management al documentelor, oferind un rãspuns prompt la întrebarea “cine și când a accesat ce document și din aprobarea cui?”.

INTEGRITATE

“Informația are douã caracteristici: inițiator și conținut. Nivelul de încredere acordat inițiatorului și nealterarea conținutului reprezintă integritatea unei informații.” Violarea acesteia poate fi prevenită sau detectată prin implementarea soluțiilor de semnare electronică, care autentifică persoana inițiatoare ca fiind sau nu o sursă de încredere și asigură conformitatea informației cu cea inițială, prevenind schimbarea informațiilor.

DISPONIBILITATE

“Abilitatea de a accesa o informație sau o resursă este considerată disponibilitate.” Un serviciu de management al documentelor poate fi blocat de un atacator, ridicând aspectul disponibilității la nivelul securității. Dacã la primul nivel al soluției de management al documentelor sistemul este dimensionat bine referitor la numarul de utilizatori și accese pe zi, la ultimul nivel, cel al interțetei cu utilizatorul, fie că este un portal sau program executabil, autentificarea trebuie facută cu cele mai securizate metode, folosind smartcard-uri și dispozitive biometrice, pentru că aceasta este principala poartă de intrare în sistem.

Sistemele de management al documentelor sunt un pas cu valoare evidentă în era informațională și se bazează pe sistemul de lucru deja existent, care implică pãstrarea unui duplicat al documentelor, autentificarea lor prin semnatură, aprobarea acestora de persoanele avizate și păstrarea lor într-un mediu cu access controlat.

Introducerea sistemului digital se bazează pe aceste principii, având acelasi scop dar cu un plus de valoare adus prin optimizarea fluxului de documente și calitatea acestora din punct de vedere al securității.

V. STUDIU DE CAZ: SC Integra Document Management SRL

5.1 Date generale:

SC Integra Document Management SRL este o companie multinationala cu sediul principal in Milano avand filiale in toata Europa inclusiv la noi in tara. Aceasta a fost infiintata in anul 2005, avand un capital social de 1.017.022 EUR si o cifra de afaceri realizata in 2014 de 120.340.000 EUR, iar numarul total de angajati fiind de 4560 . Directorul general actual este Dionigi Ripamonti.Compania detine codul CAEN 6311, avand ca obiect de activitate prelucrarea datelor, administrarea paginilor WEB, gestionarea in format electronic a documentelor si informatiilor, arhivarea acestora si restaurarea documentelor in caz de dezastru.

Site-ul oficial IDM (www.integradm.it)

fig. 5

Solutiile firmei se adreseaza urmatoarelor domenii de activitate:

Invatamant

Transport si distributie

Medical

Administratie publica

Guvernamental

Industrie

Sanitar

Financiar-bancar

Gestionarii resurselor umane

Firma ofera urmatoarele produse si servicii:

5.2 Pachete de programe

Pachetul de programe Chico:

Chico este solutia pentru managementul electronic de documente care furnizeaza intr-o singura platforma pachete de programe pentru: captura documentelor, semnatura electronica, arhivare electronica.

Beneficii:

Creste eficienta prin extinderea accesului utilizatorilor interni sau externi la documente date, procese de bussiness.\

Accelereaza procesul de colectare a datelor reducand cu 70 % timpul de introducere a acestora in sistem

Indeplineste toate cerintele unui sistem ISO cu privire la controlul si inregistrarile documentelor

Produsele din acest pachet:

Managementul continutului digital :

-stocarea centralizata a tuturor activelor digitale

-accesul este permis si controlat in functie de drepturile utilizatorilor

-permite generarea de rapoarte detaliate

Media Viewer

-editarea este flexibila si simpla

-vizualizarea fisierelor video si a imaginilor la o rezolutie superioara

-securizarea documentelor cu ajutorul unui ID

Arhivarea electronica

–

– protejeaza proprietatea intelectuala a documentelor

-ofera integritate si credibiltate inregistrarilor electronice

-este conceputa pentru clientii care doresc sa isi pastreze documentele originale de pe hartie in format electronic

Backup & Recovery

Compania SC Integra Document Management ajută clienții în conceperea și implementarea soluțiilor de backup și continuare a afacerii în caz de dezastre pentru înregistrările aflate pe suport de hârtie, în fișiere electronice, sisteme de email, aplicații de afaceri și servere.

-asigură conformitatea cu prevederile legale în vigoare privind măsurile care se impun pentru conservarea informațiilor pe termen lung și protejarea acestora, astfel eliminând pericolul pierderii informațiilor vitale pentru funcționarea afacerii și chiar falimentul;

-protejarea informațiilor de foc, inundații, cutremure, furt, hacking, sau pierderea lor.

Packager

Prin intermediul soluțiilor Packager, create in scopul grupării informațiilor, documentele pot fi editate in timp real.

În funcție de trasaturile regasite in mediul de afaceri și de personalizarea documentelor, sistemele de informații pot fi editate, regăsite, manipulate și aranjate în format electronic sau pe hartie.
Beneficii :

Timpul consumat este mult diminuat, existand optiunea reală de a previzualiza doar acele documente de care utilizatorul are nevoie.

Comutarea sarcinilor din cadrul organizației cu operațiuni de afaceri eficientizate

Fluxuri de lucru

Soluțiile imediate pentru cantitatile de lucru promovate de către firma SC Integra Document Management pot eficientiza și imbunatati afacerile la nivel de comunitati de lucru cât și la nivel organizațional, astfel încât să se obțină intr-un timp scurt și la un preț atractiv, un beneficiu pentru afacerea oricărei firme.

Soluțiile pentru cantitatile de lucru sunt create pentru a facilita accesul la informații, în cadrul anumitor sarcini.

Beneficii:

Eficientizarea proceselor prin folosirea de noi tehnologii, imbunatatind performanțele afacerii unei firme, reducând costurile effectuate cu hârtia și neregulile intampinate in dezvoltarea aplicațiilor realizate pentru un anumit utilizator;

Creșterea veniturilor și consolidarea unor bune relații cu clienții;

Scaderea brusca a cheltuielilor operaționale și efiecientizarea proceselor de luare a deciziilor

Astfel, prin aplicarea acestor solutii se poate obtine o recuperare imediata a investiției, cât și o scadere a costurilor, datorită faptului că:

masurile sunt abordate rapid și la tarife competitive;

utilizarea volumului de lucru conecteaza angajații la cerintele actuale

Semnătura digitală

Masura adoptata pentru semnătura digitală reprezinta un mod ingenios de a semna digital documente si fișiere,. Prin intermediul acesteia, companiile pot semna facil în numeroase programe precum Microsoft® Word, Adobe Acrobat, imagini TIFF și Sisteme de Managementul Documentelor.

Beneficii:

Ștampilează fisierele, transmitand astfel dovezi privind originalitatea semnatarului si corectitudinea datelor;

Eficientizeaza procesele în afaceri eliminând ceea ce nu este util, dar in acelasi timp și cheltuielile cu tipărirea, manipularea, corespondența, scanarea și arhivarea documentelor pe hârtie;

Realizează corespondenta cu prevederile legale aflate in vigoare, semnătura digitală protejând afacerile în anumite situatii, .

Managementul înregistrărilor

Soluțiile pentru managementul înregistrărilor imbina conținutul, etapele și conectivitatea pentru a remedia problemele legate de efectuarea înregistrărilor. Acestea respinge nevoia unui program separat de managementul inscrierilor pe desktop și transmite un singur depozit pentru înregistrări.

Beneficii:

Remedierea problemelor legate de prevederile legale în domeniu, de managementul riscului, evidentiind dovada cu ceea ce se afla in vigoare

Eficientizarea întregii etape a managementului înregistrărilor, reducând timpul aferent prelucarii datelor și aparitia anumitor erori;

Clasifica, arhiveaza și regăsește într-un mediu de incredere rapid, înregistrările importante ale unei companii, asigurând eficienta capturii insemnarilor;

Efectueaza amortizarea intr-un timp scurt a investiției printr-un management a ceea ce s-a inregistrat.

Eficienta productiei este suplimentar îmbunătățită de când utilizatorii nu mai au nevoie să schimbe aplicatiile intre ele – înregistrările fiind cuprinse direct din aplicația ce elimină necesitatea introducerii manuale a informațiilor aferente inregistrarilor

Fax Manager

Compania SC Integra Document Management oferă soluții care permit automatizarea și managementul integral al proceselor de fax. Acestea combină cele mai avantajoase caracteristici ale tehnologiei de fax cu oportunitatea de a folosi email-ul, într-o unealtă ușor de utilizat. În final, clienții vor reduce semnificativ costurile cu comunicațiile, vor simplifica procesele de afaceri și vor crește productivitatea.

Beneficii:

Transmiterea /recepția fax-urilor direct din /în sisteme de management al documentelor;

Reducerea costurilor cu comunicațiile în proporție de 60%;

Transmiterea, primirea, salvarea, trimiterea și urmărirea fax-urilor în doar câteva secunde, direct de pe desktop și din oricare aplicație Microsoft Office.

Formulare electronice

Cu ajutorul formularelor electronice procesarea documentelor este mult mai rapida si eficienta.

Beneficii:

Tipizarea documentelor indiferent de complexitatea acestora;

Completarea asistată a documentelor;

Reducerea posibilităților de frauda.

Captura Date

Ca solutie de copiere si introducere a informatiilor, soluțiile pentru captura datelor pot recunoaște virtual orice tip de formular sau document (structurat, semi-structurat sau nestructurat), sau orice fel de date, indiferent dacă sunt tipărite de mașină, scrise de mână, în casete, bife sau coduri de bare.

Captura datelor reprezintă un element important într-o soluție automată pentru procesele afacerii și furnizează o serie de beneficii.

V. CONCLUZII SI PROPUNERI

Importanța folosirii unui sistem de management electronic al documentelor e pe zi ce trece tot mai evidentă și mai necesară, dar, ca orice sistem, managementul electronic al documentelor are anumite avantaje și dezavantaje.

Principalele avantaje pe care un sistem de management electronic al documentelor le poate oferi sunt viteza, eficiența și securitatea, trei lucruri pe care companiile și le doresc pentru desfășurarea activității lor în cele mai bune condiții.

Astfel:

un document electronic poate fi partajat cu ușurință între diverși utilizatori, prin intermediul Internetului, în funcție de drepturile de acces ale acestora, iar dacă respectiva companie are filiale pe plan național poate beneficia de o arhivă unică, care poate fi accesată rapid, indiferent de locație;

un sistem de management electronic al documentelor conține elemente de automatizare incluse în workflow-uri, care pot fi desenate și configurate astfel încât să răspundă optim necesităților de business, crescând eficiența angajaților și reducând sensibil riscul erorilor umane.

un sistem de document management corect implementat reduce considerabil riscul scurgerilor de informații pentru o companie, prin crearea unui sistem de accesare a documentelor clar configurat pe roluri sau profiluri de utilizator; sistemul poate fi astfel configurat încât să permită un număr limitat de operațiuni per utilizator, să monitorizeze exact persoanele care accesează anumite documente cu regim special, să prevină și să blocheze accesarea acestora de către persoanele neautorizate, să semnaleze tentativele repetate ale acestora etc.

Aceste avantaje pe care le oferă sistemele de management electronic al documentelor justifică necesitatea adoptării lor de către firme, mai ales că în afară de desfășurarea în bune condiții a activității acestora utilizarea unui sistem de management electronic al documentelor înseamnă și costuri reduse în viitor.

Dificultatea care poate apărea în adoptarea unui sistem de management electronic al documentelor este legat de costurile creării unei arhive digitale, care să înlocuiască total arhiva fizică și care să respecte prevederile Legii arhivării documentelor în formă electronică, normele tehnice și metodologice aferente, costuri a căror rată de recuperare este lentă.

Cu toate acestea consider că investiția într-un sistem de management electronic al documentelor, reprezintă o investiție importantă cu atât mai mult cu cât tehnologiile informatice sunt într-o permanentă dezvoltare iar partajarea electronică a documentelor și comunicarea sunt cerințe ale societății de astăzi.

Propuneri:

Informația înseamnă bani, iar pentru dezvoltarea unei afaceri întotdeauna avem nevoie de informații: informații operaționale, informații despre cuantumul vânzărilor și cheltuielilor, informații despre furnizori și beneficiari, precum și alte informații. În mod fundamental, tot ceea ce are valoare implică informații.

Pentru protejarea informațiilor avem nevoie în primul rând de:

componente hardware dedicate,

instrumente moderne și puternice pentru mediile în care se manipulează volume mari de date.

Orice firmă dorește creșterea eficienței activității sale iar acest lucru este posibil datorită standardizării proceselor, lucru care permite un control mai bun al execuției.

O calitate importantă pe care o companie trebuie să și-o însușească este flexibilitatea, respectiv flexibilitatea de a adapta fluxurile de lucru la nevoile în continuă schimbare ale companiei, fără a fi necesară intervenția unui programator.

A fi flexibil înseamnă a fi capabil de a accepta schimbări și a duce decizii la bun sfarșit. O companie trebuie să se adapteze rapid unui mediu economic schimbator, să fie cu un pas înaintea concurenților săi, să fie în permanență pregatiți pentru schimbare. Un sistem de management electronic al documentelor oferă aceasta flexibilitate.

Adoptarea unei decizii de implementare a unei aplicații de management electronic al documentelor este fără îndoială o schimbare în bine.

Ca și participanți activi în lumea business-ului, trebuie să învățăm să înlăturăm sisteme învechite și să primim cu brațele deschise soluțiile noi și inteligente.

BIBLIOGRAFIE

Baron C., Isăilă N.: Sisteme Informatice, Editura Pro Universitaria, Bucuresti, 2009;

Corneliu Russu: Calitatea managementului firmei, Editura: Economică, 2008;

Cornescu Viorel: Managementul organizației, Editura: C.H. Beck, 2004;

Ianoș-Schiler E., Baron C., Isăilă N.: Informatică economică, Editura Pro Universitaria, București, 2010;

Ioan Radu: Informatica si Management – o cale spre performanța, Editura: Universitară,2005;

Ion Lungu: Sisteme de gestiune a bazelor de date relaționale, Editura: ALL, 1998;

Laurent Boksenbaum: Informatica de gestiune, Editura:Economica, 2002;

Manole Velicanu, Ion Lungu, Constanța Bodea, Cristina Ioniță, G. Bădescu: Sisteme de gestiune a bazelor de date, Editura: Petrion, 2000.

Mircea Baduț: Informatica in management, Editura: Albastră, 2007;

[10] Ogrinja Gheorghe: Calitatea software în managementul documentelor: suport de curs, ASE 2003;

[11] V. Patriciu: Securitatea comerțului electronic,Editura: All, 2001;

[12] Pavelescu Romeo Mihail, Odagescu Ioan: Gestiunea și arhivarea electronică a documentelor, curs ASE 2003;

[13] Peter Buckley, Duncan Clark: Ghid complet Internet, Editura: Litera, 2009;

[14]Postolache Mihai: Gestiunea Informatică a documentelor, Ed: Fair Partners, 2008;

[15] Vasiu, L.Vasiu: Informatica juridica și drept informatic 2009, Ed: Albastră, 2009;

[16] Victor Laiber, Dan David: Informatica o stiință a prezentului, Editura: Ion Creangă, 1977;

Site-uri:

1) http://www.bringmore.ro

2) http://biblioteca.ase.ro

3) http://biblioteca.euroweb.ro

4) http://www.abactiv.ro

5) http://blog.ezdocx.ro

6) http://www.wiz-soft.ro

7)http://www.indsoft.ro/

8)http://www.marketwatch.ro/

9)http://www.productis.ro/

10)http://www.arl.org