Selectia Candidatilor cu Ajutorul Chestionarului de Personalitate

Cuprins

INTRODUCERE

CAPITOLUL I. SISTEMUL INFORMAȚIONAL- SISTEMUL INFORMATIC

1.1. Fundamente teoretice, definții și clasificări

1.2. Informația- resursă strategică

1.3. Structura unui sistem informatic

1.4. Funcțiile sistemului informatic

CAPITOLUL II. REALIZAREA SISTEMELOR INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT

2.1. Principii metodologice

2.2. Etapele realizării sistemelor informatice pentru management

2.2.1.1. Etapa de analiză detaliată

2.2.1.2. Etapa de analiză preliminară

2.2.2. Proiectarea

2.2.3. Construcția sistemelor informatice

2.2.4. Implementarea noului sistem

2.2.5. Exploatarea și menținerea în funcțiune a sistemului

CAPITOLUL III. TENDINȚE MODERNE ÎN INFORMATIZAREA MANAGEMENTULUI ORGANIZAȚIILOR

3.1. Managementul cunoștințelor într-o organizație

3.2. Sisteme bazate pe cunoștințe

3.2.1. Conceptul de memorie organizațională

3.2.2. Organizarea bazei de cunoștințe

3.2.3. Arhitectura sistemelor de management al cunoștințelor

3.3. Inteligența artificială și sistemele expert, ca faza incipientă a dezvoltării inteligenței artificiale

CAPITOLUL IV. METODE ȘI TEHNICI ASISTATE DE CALCULATOR PENTRU REZOLVAREA SITUAȚIILOR MANAGERIALE COMPLEXE

4.1. Considerații generale

4.2. Simularea managementului organizației

4.2.1. Metodologia simulării proceselor organizaționale

4.2.2. Arhitectura modelelor de simulare

CAPITOLUL V. PLATFORME DE E-ORGANIZATION

5.1. Sisteme Intranet și rețele virtuale private

5.2. Sisteme de învățământ online

5.2.1. Conceptul de instruire la distanță

5.2.2. Formarea profesională utilizând tehnici de e-Learning

CAPITOLUL VI: APLICAȚIE PRACTICĂ: SELECȚIA CANDIDAȚILOR CU AJUTORUL CHESTIONARULUI DE PERSONALITATE -FPI-

6.1. Proiectarea bazei de date și implementarea acesteia în SQL

6.1.1. Proiectarea tabelelor

6.1.2. Crearea tabelelor în MySQL

6.2. Arhitectura aplicației

6.3. Implementarea aplicației în html si php

6.3.1. Conectarea la serverul MySQL și definirea funcțiilor – config.php

6.3.2. Pagina principala – index.php

6.3.3. Informatii despre chestionar – despre.php

6.3.4. Sustinerea testului – test.php

6.3.5. Afișarea interpretarii – val.php

6.3.6. Pagina administratorului – admin.php

6.3.7. Formatare – stil.css

6.3.8. Deconectarea administratorului – logout.php

6.4. Prezentarea aplicației

6.5. Instalarea aplicației

CONCLUZII ȘI PROPUNERI

BIBLIOGRAFIE

ANEXE

INTRODUCERE

În ultimii ani computerul a devenit parte integrantă de necontestat în viața omului, ceea ce a determinat să aibă o întrebuințare largă în diferite domenii, atrăgând după sine necesitatea dezvoltării unor softuri specializate fiecărei sfere de activitate.

În urma unui proces activ de cunoaștere și a unei dorințe de înțelegere a problematicii aplicării în domeniul militar a unor structuri informatice moderne și portabile, ușor de accesat în concordanță cu cerințele actuale și cu orientarea procesului de reformă și modernizare din armata noastră, am decis să dezvolt o aplicație care vine în sprijinul psihologului, rezolvând astfel o problema legată de timp. Aplicația prelucrează datele dintr-un test de personalitate, ca în final să le interpreteze pentru a afișa profilul psihologic al candidatului.

Sub aspect gnoseologic, profilul psihologic este un proces complex de cunoaștere, care vizează înțelegerea personalității candidatului în cele mai diverse ipostaze ale sale. Astfel, subiectului i se pot descoperi deficite necunoscute sau i se pot confirma unele temeri, prilejuindu-i o luptă intensă cu sine, cu propria capacitate de efort.

Profilul psihologic descrie trăsături, comportamente care permit identificarea unui candidat.

Pentru conturarea profilului psihologic al celui examinat se utilizează diferite instrumente de investigare. Testul nu este decât unul din instrumentele cele mai utilizate.

Testele de personalitate se structurează în două categorii : teste analitice, care studiează caracteristici delimitate ale personalității, instrumentele specifice acestei categorii fiind chestionarele și testele sintetice care interpretează structuri complexe ale personalității, cele mai reprezentative fiind testele proiective.

Chestionarele sunt probleme psihologice compuse dintr-un număr de itemi la care persoana trebuie să răspundă prin „DA” sau „NU”. Cele care sondează o singură trăsătură de personalitate se numesc unifazice, iar cele care vizează personalitatea în ansamblu sunt multifazice.

Chestionarul pe care se bazează aplicația mea este Chestionarul F.P.I. Inventarul de Personalitate Multifazic Freiburg, folosit cu succes de psihologi din întreaga lume. Chestionarul F.P.I. este elaborat pe baza teoriilor personalității care evidențiează rolul trăsăturilor în structura comportamentului. Acesta grupează multifazic factorii care oferă un tablou complex al personalităților individuale.

Lucrarea de față este structurată pe șase capitole. În cuprinsul acestora am urmărit explicarea unor concepte privind sistemele informatice, rolul pe care aceste sisteme îl au în fundamentarea sarcinilor stabilite, în sesizarea fenomenelor negative și furnizarea datelor necesare adoptării operative a unor soluții eficiente pentru a putea ajunge la scopurile propuse precum și pentru investigarea noilor tendințe ale progresului tehnico-științific, în asigurarea datelor și informațiilor necesare elaborării deciziilor previzionale.

Pentru a găsi cele mai viabile și moderne căi și metode de implementare a tehnologiei informației în activitatea de selecție în domeniul militar, în primul rând trebuie înțeleasă noțiunea de sistem informatic. Aceasta este și motivația pentru care primul capitol din lucrare dezvoltă aspecte legate de relația dintre sistemul informatic și cel informațional, definirea, funcțiile, structura și elementele componente ale sistemelor informatice.

Capitolul doi are ca obiect explicarea parcurgerii unor etape cu un conținut și o metodică bine definite care au la bază o serie de principii metodologice ce trebuiesc respectate începând cu etapa de analiză și terminând cu cea de exploatare și menținerea în funcțiune a sistemului informatic.

Capitolul trei se referă la tendințele moderne de informatizare a managementului organizațiilor, procesul de sistematizare și gestionare activă a cunoștințelor într-o organizație, dar și la arhitectura sistemelor de management al cunoștințelor, construirea și administrarea unei memorii a organizației ce necesită o abordare multidisciplinară și care pune accent preponderent pe aspectele umane și organizaționale.

Capitolul patru prezintă conceptul de simulare a managementului organizației, abordând metodele și tehnicile asistate de calculator, pentru rezolvarea situațiilor manageriale complexe.

Capitolul cinci este destinat platformelor de e-Organization. Aici este descrisă modalitatea în care este posibilă instruirea la distănță, prin sistemele de învățământ on-line.

Ultimul capitol reprezintă descrierea aplicației, modul de implementare și de utilizare a acesteia. Este prezentată utilitatea fiecarui fișier în parte, cât și legăturile dintre acestea, fapt ce duce la profilul psihologic.

CAPITOLUL I. SISTEMUL INFORMAȚIONAL- SISTEMUL INFORMATIC

Sistemul informatic constituie în prezent un subiect amplu analizat în literatura de specialitate. Într-o formă simplistă se poate considera că, dacă, într-un sistem informațional predomina ca echipament mijloacele de automatizare, atunci acesta este denumit sistem informatic. Prin urmare, sistemul informațional, având o sferă mai largă, include și sistemul informatic. De altfel, înca de la începutul deceniului 70 prin sistem informațional se subînțelegea si sistemul informatic, adică ansamblul de mijloace- calculatoare, programe, fișiere. Prin sistem informatic se consideră acea parte din sistemul informațional în care prelucrarea este automată. Altfel spus, sistemul informatic, presupus parte integrantă din cel informațional, se referă la prelucrarea structurilor de informație, pe când cel informațional, la conținutul lor. Un sistem informatic devine integrat atunci când pentru tot sistemul informațional, prelucrarea este automată. În aceeași ordine de idei, un punct de vedere este și acela al egalității sub care sunt privite cele doua noțiuni ce se pot înlocui reciproc.

Apariția calculatorului electronic a indus ideea că un sistem de informare modern nu poate fi conceput decât complet mecanizat si automatizat, lăsând impresia că sistemul informatic nu este chemat să completeze sistemul informațional, ci să îl înlocuiască. O asemenea abordare s-a dovedit exagerată. S-a constatat astfel, ca un calculator electronic poate fi foarte util în conducerea proceselor de producție cu componente tehnologice relativ standardizate, în care omul este mai puțin implicat.

Însa, cum nu toate procesele de conducere și execuție pot fi standardizate, rămân o serie de activități care nu pot fi conduse exclusiv prin calculator, în această componentă a sistemului informațional se operează prin oameni și informațiile sunt tratate potrivit înțelesului lor. În acest caz, informațiile de prelucrat sau cele prelucrate apar în punctele de intrare si ieșire, unde sunt identificate de oameni.

Această constatare a fost coroborată cu apariția microprocesorului și a calculatoarelor personale care, practic au revoluționat procesele manageriale. O gamă foarte mare de aplicații au fost orientate către întreprinderile comerciale, unde datorită intervențiilor oamenilor în estimarea factorilor de risc, era extrem de dificilă o automatizare a sistemelor informaționale. Pe de alta parte, într-un sistem informațional, culegerea, prelucrarea si transmiterea datelor ocupa un foc central. Acestea au tendința de a deveni preponderente, pe măsura automatizării proceselor.

Cu timpul, datorita creșterii ponderii prelucrării electronice, deci a utilizării sistemelor electronice ca exponente ale modernizării, s-a acreditat ideea renunțării la noțiunea de sistem informațional, cel informatic fiind suficient. În condițiile menționate, si-a făcut astfel loc părerea ca prin sistem informatic se înțelege un proces de informare perfecționat, mecanizat sau automatizat, negându-se importanta celorlalte parți componente ale sistemului informațional- concepte, metodologii de prelucrare, reguli de transmitere a informațiilor, care derivă din existenta sistemului decizional.

Fundamente teoretice, definții și clasificări

Într-o organizație există trei categorii de activități care produc informații necesare acesteia: activitățile de intrare a datelor/ informațiilor, de procesare și de ieșire a rezultatelor. Informațiile produse sunt folosite pentru adoptarea deciziilor, controlul operațiilor, analiza problemelor și realizarea de produse sau servicii noi.

Datele sunt fapte, statistici, opinii sau predicții clasificate pe o anumită bază pentru a fi stocate, procesate sau regăsite atunci când este necesar.

Informațiile, în schimb, sunt date care au relevanță pentru nevoile managerilor și contribuie la exercitarea funcțiilor manageriale.

Tehnologia calculatoarelor a mărit viteza de procesare a datelor, a crescut capacitatea de stocare și a îmbunătățit metodele de printare, astfel încât managerii adesea sunt inundați cu date. Dar ei au nevoie de cele mai bune informații și nu de volume din ce în ce mai mari de date. În plus, managerii se orientează atunci când achiziționează calculatoare după cum procedează omologii lor din alte companii, deoarece competiția fără o analiză rapidă și corectă a necesităților informatice din propria organizație nu este posibilă.

Pentru ca informația să poată servi eficient procesului decizional și operațional, este necesar să îndeplinească următoarele criterii de calitate:

Să fie oportună;

Să fie clară;

Să fie completă;

Să fie concisă;

Să fie fidelă;

Să aibă relevanță.

Oportunitatea informației este legată de timp. O informație este oportună dacă este disponibilă imediat după ce s-a produs evenimentul, sau în orice caz, înainte de a fi utilizată în procesul decizional.

Claritatea încestea au tendința de a deveni preponderente, pe măsura automatizării proceselor.

Cu timpul, datorita creșterii ponderii prelucrării electronice, deci a utilizării sistemelor electronice ca exponente ale modernizării, s-a acreditat ideea renunțării la noțiunea de sistem informațional, cel informatic fiind suficient. În condițiile menționate, si-a făcut astfel loc părerea ca prin sistem informatic se înțelege un proces de informare perfecționat, mecanizat sau automatizat, negându-se importanta celorlalte parți componente ale sistemului informațional- concepte, metodologii de prelucrare, reguli de transmitere a informațiilor, care derivă din existenta sistemului decizional.

Fundamente teoretice, definții și clasificări

Într-o organizație există trei categorii de activități care produc informații necesare acesteia: activitățile de intrare a datelor/ informațiilor, de procesare și de ieșire a rezultatelor. Informațiile produse sunt folosite pentru adoptarea deciziilor, controlul operațiilor, analiza problemelor și realizarea de produse sau servicii noi.

Datele sunt fapte, statistici, opinii sau predicții clasificate pe o anumită bază pentru a fi stocate, procesate sau regăsite atunci când este necesar.

Informațiile, în schimb, sunt date care au relevanță pentru nevoile managerilor și contribuie la exercitarea funcțiilor manageriale.

Tehnologia calculatoarelor a mărit viteza de procesare a datelor, a crescut capacitatea de stocare și a îmbunătățit metodele de printare, astfel încât managerii adesea sunt inundați cu date. Dar ei au nevoie de cele mai bune informații și nu de volume din ce în ce mai mari de date. În plus, managerii se orientează atunci când achiziționează calculatoare după cum procedează omologii lor din alte companii, deoarece competiția fără o analiză rapidă și corectă a necesităților informatice din propria organizație nu este posibilă.

Pentru ca informația să poată servi eficient procesului decizional și operațional, este necesar să îndeplinească următoarele criterii de calitate:

Să fie oportună;

Să fie clară;

Să fie completă;

Să fie concisă;

Să fie fidelă;

Să aibă relevanță.

Oportunitatea informației este legată de timp. O informație este oportună dacă este disponibilă imediat după ce s-a produs evenimentul, sau în orice caz, înainte de a fi utilizată în procesul decizional.

Claritatea înseamnă percepția fără echivoc a faptelor ce se petrec. Cerința asupra clarității evită greșelile ce s-ar putea produce în procesul decizional din cauza confuziilor și ambiguității.

Completitudinea informației este conferită de existența unui fond suficient de date pertinente. Asigurarea acestei condiții impune o anumită cumpănire, deoarece pot exista cazuri în care datele achiziționate să depășească necesarul, ducând la birocrație, precum și cazuri când datele sunt prea puține și nu permit descrierea satisfăcătoare a fenomenelor.

Concizia constă în redarea faptelor cât mai comprimat, fără detalii inutile care în procesul decizional pot consuma timp și resurse suplimentare.

Fidelitatea informației urmărește să asigure exprimarea adevărului, a realității nefalsificate. Oricare dintre condițiile de mai sus devine superfluă în procesul decizional dacă nu este asigurată fidelitatea.

Relevanța exprimă gradul de utilitate pragmatică a informației. Pragul de relevanță admisibil al unei informații este dictat de impactul pozitiv pe care trebuie să-l aibă pentru o decizie semnificativă, care aduce un folos.

Intrările se referă la achiziționarea sau capturarea datelor, într-o formă nemodificată, din mediul intern sau extern al organizației. Procesarea se referă la conversia lor într-o formă în care să capete semnificații. Ieșirile sau rezultatele asigură transferul informațiilor procesate către persoanele care au nevoie de ele. Pentru a asigura stabilitate în timp există o buclă de control, prin care informațiile de ieșire sunt returnate către persoanele responsabile din organizație, spre a le ajuta să evalueze și să corecteze intrările.

O analiză completă a sistemului informațional al unei organizații conduce la identificarea a două tipuri de sisteme informaționale, și anume:

Sistemele informaționale formale se bazează pe definirea și acceptarea datelor și a procedurilor pentru colectarea, stocarea, procesarea, diseminarea și utilizarea acestor date. Sistemele formale sunt, în principiu, structurate, astfel că operează în conformitate cu anumite reguli predefinite, care rămân mult timp neschimbate, iar modificările nu se pot realiza ușor.

Sistemele informaționale neformale se bazează pe acorduri implicite și reguli de comportament care nu sunt predefinite. În cazul acestor sisteme nu există nici un acord cu privire la informațiile ce trebuie procesate sau stocate.

Sistemele informaționale pot fi, la rândul lor, clasificate în sisteme care se bazează pe utilizarea calculatoarelor, sisteme informatice, și sisteme care se bazează pe prelucrări manuale folosind tehnologii bazate pe hârtie și creion, sistemele manuale. Sistemele manuale servesc rezolvării unor nevoi importante pentru organizație.

În terminologia europeană, acestea se numesc sisteme informatice și reprezintă ansamblul de echipamente conectate între ele, care lucrează împreună, folosind tehnici și proceduri specifice pentru colectarea, procesarea, stocarea și diseminarea informațiilor, în vederea susținerii proceselor de adoptare a deciziilor, coordonare, control, analiză și monitorizare a activităților organizaționale. Terminologia americană nu folosește denumirea de sistem informatic ci pe cea de sistem informațional pentru conducere. În schimb, se folosește pe scară largă noțiunea de tehnologia informației, care se apropie mai mult de informatică.

Informația- resursă strategică

Dezvoltarea pe termen lung a unei organizații poate fi asigurată dacă managerii au capacitatea necesară și pot să identifice soluțiile corespunzătoare la două probleme esențiale:

susținerea sau menținerea avantajelor competiționale existente;

reducerea sau eliminarea barierelor organizaționale în cazul producerii unor schimbări majore în mediul organizațional.

Menținerea avantajelor competiționale se realizează cu mare dificultate, datorită schimbărilor care apar în cadrul piețelor și a reacției în timp a competitorilor. Impactul strategic al utilizării tehnologiei informațiilor asupra evoluției viitoare a organizației poate fi sistematizat ca în figura 1.

Implementarea unor strategii noi necesită schimbări organizaționale profunde. Aceste schimbări strategice reprezintă o bază de susținere solidă pentru menținerea avantajelor competiționale pe termen lung. Ele nu sunt ușor de realizat, deoarece organizația manifestă o anumită rezistență la schimbări, prin intermediul managerilor de la nivelul mediu sau chiar al celor de la nivelul strategic. Rezistența la schimbări reprezintă cel mai mare obstacol pentru modificările strategice. În cazul sistemelor informatice interorganizaționale, se poate identifica o rezistență la schimbări când o organizație percepe că va pierde dacă acceptă o coordonare foarte strânsă din partea alteia.

În trecut, informațiile erau considerate ca un rău necesar, asociate fiind birocrației din domeniul proiectării, producției sau distribuției de produse sau servicii. În anii '50 ai secolului 20, prin utilizarea sistemelor informatice s-a urmărit reducerea costului de procesare a datelor, datorat consumului mare de hârtie și manoperă. Pe la mijlocul anilor '80, informațiile au început să fie percepute ca un activ strategic sau ca o resursă pe care organizațiile o pot utiliza pentru a face față concurenței. Aceste schimbări conceptuale asupra informațiilor reflectă progresul realizat în teoria și planificarea strategică.

Astăzi, organizațiile consideră informațiile ca fiind o resursă strategică asemenea resursei financiare și a resursei umane.

Toate tipurile de sisteme informatice descrise anterior sunt valoroase, pentru că sprijină organizațiile să-și rezolve o multitudine de probleme foarte importante. Aceste sisteme sunt instrumente puternice, care permit organizațiilor să rămână în competiție; ele se mai numesc sisteme informatice strategice.

Importanța lor rezidă din faptul că pot opera la orice nivel al unei organizații. Ele pot conduce la schimbarea obiectivelor, a proceselor, produselor, serviciilor sau a relațiilor cu mediul exterior al organizațiilor. În plus, ajută organizațiile să obțină avantaje competiționale față de concurență. În anumite cazuri, aceste sisteme au produs schimbări chiar la nivelul portofoliului organizației, determinând organizația să asimileze un nou model comportamental. În anumite situații, organizația este nevoită să-și schimbe modul în care realizează operațiile interne pentru a obține avantajele furnizate de noile tehnologii, specifice sistemelor informatice strategice. Aceste schimbări pot conduce la căutarea unor manageri care să facă față noilor cerințe, utilizarea unor categorii noi de personal și configurarea unor relații mai strânse cu celelalte organizații.

Structura unui sistem informatic

Creșterea complexității în industria informaticii, determinată în mod esențial de proliferarea noilor tehnologii ale informației, generează la nivelul microeconomic o evoluție și o regândire a însăși noțiunii de sistem informatic. De la nota dominantă a acestuia în sfera producției, la informatica integrată a anilor 2000, de la centrarea pe productivitate a obiectivelor acestei categorii de sisteme, la axarea pe inovație, sistemele informatice devin un vector principal al schimbărilor organizaționale.

Teoria și practica sistemelor relevă două abordări majore care stau la baza conceperii acestora, abordări ce pot fi agreate în funcție de scopurile la care trebuie să răspundă sistemul, aceste sunt prezentate în tabelul nr.1.

În proiectarea sistemelor informatice, fiecare dintre aceste două abordări este valabilă, în funcție de scopurile avute în vedere, de aria de cuprindere a proceselor ce vor fi automatizate, precum și de complexitatea soluțiilor software folosite.

Prin arhitectura unui sistem informatic este reliefat un ansamblu de elemente logice, care funcționează intercorelat și acționează de pe niveluri diferite. Sistemul informatic integrat este caracterizat de o structură modulară care permite ca elementele să fie dependente unele față de altele, din punct de vedere funcțional. Cu toate acestea, modificarea în structura unei componente nu trebuie să influențeze funcționarea sau comportamentul celorlalte, astfel încât arhitectura generală a sistemului să permită identificarea, analiza, modificarea și reutilizarea elementelor componente.

În general, arhitectura unui sistem informatic integrat este caracterizată de câteva dimensiuni importante, reflectate prin:

Concepție de proiectare integrată.

Module intercorelate, accesate simultan de utilizatori prin intermediul rețelei de calculatoare, în baza drepturilor de acces;

Legături directe între module, fără a necesita operații de import/

export de date și fără a fi generate redundanțe ale acestora;

Fluxuri de date și informații rapide, bine structurate și organizate, care asigură feed-back-ul între structurile de decizie și cele de execuție.

Flexibilitate și scalabilitate.

Posibilitatea adaptării la specificul organizației, prin realizarea configurației optime, în funcție de componentele și serviciile care se doresc a fi incluse;

Capacitatea de funcționare pe mai multe platforme hardware/ rețea/ sistem de operare.

Prezența noilor tehnologii informatice și de comunicație.

Integrarea unor tehnologii informatice avansate: internet, intranet, extranet etc.;

Grad ridicat de adaptare pentru lucrul în rețea;

Posibilitatea operării on-line, chiar în condițiile conectării utilizatorilor la sistem prin linii de viteză redusă: modem, linii telefonice publice;

Acces securizat la date, în conformitate cu drepturile acordate fiecărui utilizator.

Se poate considera că, realizarea unui sistem informatic integrat, prin însăși natura ei impune o abordare de tip sistemic, care respectă filozofia fundamentală a acestei categorii de sisteme: centralizarea și coordonarea unui volum mare de informații care să asigure corelarea structurilor informaționale virtuale, cu structurile reale de decizie și execuție din organizație.

Prin urmare, obiectivul fundamental al unui sistem informatic integrat este structurat în următoarele direcții:

Asigurarea de aplicații clasice de gestiune: contabilitate, plăți, gestiune comercială etc.

Asigurarea unor aplicații de gestiune, superior elaborate: ordonanțarea fabricației, gestiunea fluxurilor logistice, gestiunea calității, managementul documentelor și al fluxurilor de lucru etc.

Asigurarea aplicațiilor de informatică decizională: tablouri de bord electronice, tehnici de modelare pentru optimizarea procesului decizional, proceduri și instrumente de analiză, prognoză etc.

Evident, complexitatea conținutului unui astfel de obiectiv apropie tratarea sistemului informatic integrat într-o organizație, de conceptul de ERP, acesta din urmă reunind în esență, diferitele aplicații informatice într-un sistem unic, coerent, care permite conducerea organizației pe baza domeniilor funcționale ale acesteia.

Funcțiile sistemului informatic

Sistemele informatice nu pot fi ignorate de manageri, deoarece joacă un rol critic în cadrul organizațiilor de astăzi. Existența lor poate reprezenta o constrângere importantă pentru organizații. Se constată o creștere a interdependenței dintre strategii, reguli și proceduri, pe de o parte și sistemele informatice compuse din programe de calculator, baze de date și echipamente de telecomunicații, pe de altă parte. O schimbare în oricare dintre aceste componente conduce adesea la schimbări semnificatve asupra celorlalte. Această relație devine critică atunci când managementul organizației efectuează planificări pe termen mediu și lung. Creșterea cotei de piață, obținerea unei calități înalte sau a unui cost redus, dezvoltarea de produse noi și creșterea productivității angajaților, depind din ce în ce mai mult de tipul și calitatea sistemelor informatice existente în organizație.

La început, sistemele informatice au produs într-o măsură mai mare schimbări la nivel tehnic, ce au fost relativ ușor de realizat și au afectat un număr redus de angajați. Mai târziu, sistemele au afectat activitățile de control și comportamentul managerial, iar acum influențează activitățile esențiale ale unei organizații care se referă la strategiile privind produsele, piețele, furnizorii și clienții.

Dezvoltarea rapidă a sistemelor informatice s-a bazat pe creșterea puterii de calcul și pe reducerea costurilor aferente tehnologiei calculatoarelor. Puterea de calcul a fost dublată la fiecare 18 luni, astfel că performanțele microprocesoarelor s-au îmbunătățit de cel puțin 25000 de ori, de când au fost inventate, acum 30 de ani. De asemenea, s-au dezvoltat impresionante rețelele de calculatoare.

Cea mai extinsă rețea de calculatoare din lume este Internetul. Acesta este o rețea globală, formată din rețele care furnizează o platformă foarte flexibilă pentru distribuția de informații. Internetul conectează sute de mii de diferite rețele, din aproape 200 de țări din întreaga lume. Flexibilitatea Internetului rezidă din faptul că adăugarea unor rețele noi sau îndepărtarea altora, nu va afecta restul rețelei, ea continuând să funcționeze. Companiile și persoanele private pot folosi Internetul pentru a schimba mesaje, imagini, grafice, sunet, animație, video și a efectua tranzacții, indiferent de locația unde se află. În felul acesta s-a reușit eliminarea barierelor tehnice, geografice și s-au redus costurile care obstrucționau fluxul global de informații.

O capabilitate a Internetului foarte importantă pentru organizații și manageri este cunoscută sub numele World Wide Web. Prin aceasta se pot asigura utilizatorilor noi posibilități de a face afaceri. WWW este un sistem cu standarde universal acceptate pentru stocarea, regăsirea, formatarea și afișarea informațiilor într-o rețea de calculatoare. Informațiile sunt stocate și afișate sub forma „paginilor” electronice și pot conține texte, grafice, animație, sunet și video. Aceste pagini Web pot fi conectate electronic la alte pagini Web, indiferent unde sunt ele localizate și pot fi vizualizate folosind orice tip de calculator.

Sistemele informatice pot deveni instrumente puternice pentru a face organizațiile mai competitive și mai eficiente. Tehnologia informației poate fi utilizată la reproiectarea și remodelarea organizațiilor, la transformarea structurii lor, a mecanismelor de raportare și de control, a practicilor de muncă curente, a fluxurilor documentelor a produselor și serviciilor realizate. Printre principalele transformări pe care tehnologia informațiilor le poate realiza asupra organizațiilor sunt:

Aplatizarea ierarhiei sistemului de conducere al organizațiilor. Reducerea numărului de angajați și a numărului de niveluri ale ierarhiei organizaționale este posibilă prin utilizarea sistemelor informatice.

Eliminarea distanțelor în activitatea multor organizații. Prin utilizarea tehnologiei informațiilor, astăzi, afacerile se pot gândi și organiza global, în timp ce se poate acționa local. Părți întregi dintr-o organizație pot să dispară fără a avea consecințe negative pentru ea. Mulți angajați își desfășoară activitatea departe de casă sau în timp ce călătoresc în mașini sau avioane pentru a se deplasa de la o locație la alta, e-business.

Companiile, prin activitățile lor, nu se mai limitează la o anumită localitate sau în marginile fizice ale organizațiilor lor pentru a furniza bunuri economice. Sistemele informatice conectate în rețea permit companiilor să-și coordoneze la nivel global, geografic, distribuția bunurilor și chiar să-și coordoneze activitățile cu alte organizații, formând în acest mod companii virtuale sau organizații în rețea.

Organizațiile virtuale folosesc rețelele de calculatoare pentru a conecta oameni, active și idei, cu scopul de a crea și a distribui produse și servicii fără limitări legate de dimensiunile fizice sau de locațiile unde se desfășoară. O companie poate beneficia de avantaje competiționale semnificative prin folosirea capacității unei alte companii de a le genera, fără a fi legată fizic de aceasta prin fuziuni, preluări etc. Prin urmare, o companie virtuală formează o legătură temporară între parteneri de afaceri independenți prin intermediul TI, cu scopul valorificării unei oportunități de afaceri, știind că separat nu dețin resursele necesare pentru a fructifica acea oportunitate. Fiecare companie contribuie cu competențele sale principale la formarea și funcționarea organizațiilor virtuale.

Creșterea flexibilității organizațiilor. Tehnologiile de comunicații moderne au permis multor organizații să se organizeze în diferite moduri, obținând o creștere a capacităților lor de a răspunde la schimbările care se produc în mediul de afaceri, și de a fructifica noile oportunități. Sistemele informatice oferă organizațiilor mai mari sau mai mici o flexibilitate suplimentară pentru a depăși limitele impuse de
dimensiunile lor.

Sistemele de producție orientate spre clienți permit marilor producători să ofere clienților produse în cantități mici, care răspund mai bine cerințelor lor, urmărind maximizarea satisfacției acestora. Existența unor baze de date foarte mari, cu înregistrările privind achizițiile anterioare efectuate de clienți, oferă posibilitatea de a realiza analize economico- financiare, astfel încât companiile pot cunoaște nevoile și preferințele clienților lor, chiar dacă aceștia sunt de foarte mică importanță.

Marile companii pot utiliza tehnologia informațiilor pentru a obține agilitatea și promptitudinea specifice micilor organizații, în activitatea pe care o desfășoară acestea.

În cazul producției de masă, rețelele de calculatoare și software-ul specializat sunt folosite pentru a corela producția cu proiectarea, comenzile și achizițiile. Rezultatul este crearea unui mediu dinamic, în care produsele pot fi oferite într-o mai mare varietate constructivă către clienții potențiali, fiind astfel mai ușor de valorificat.

Redefinirea limitelor organizaționale și dezvoltarea comerțului electronic. Sistemele informatice conectate în rețea pot permite realizarea de tranzacții, ca de pildă: efectuarea de plăți sau achiziții folosind mediile electronice care conectează o companie cu clienții, furnizorii sau distribuitorii săi; aceste medii se numesc sisteme informatice interorganizaționale, deoarece automatizează fluxul de informații între organizații. Asemenea sisteme permit ca anumite capabilități de procesare a informațiilor ale unei organizații să îmbunătățească performanțele unei alte organizații sau să îmbunătățească relațiile între organizații.

Sistemele interorganizaționale oferă servicii mai multor organizații, prin conectarea unui număr mare de organizații, în calitate de cumpărători sau vânzători, creând astfel piața electronică. Cumpărătorii și vânzătorii pot încheia tranzacții digitale pentru vânzarea bunurilor, indiferent de localitățile unde se află.

Internetul creează o piață electronică globală, unde o mare varietate de bunuri și servicii sunt promovate, cumpărate și schimbate în întrega lume. Toate genurile de produse și servicii sunt disponibile pe Web, inclusiv vânzarea florilor proaspete, a cărților, intermedierile imobiliare, vânzarea înregistrărilor muzicale, a electronicelor, a autoturismelor, a acțiunilor, obligațiunilor și a instrumentelor finaciare.

Comerțul electronic este procesul de cumpărare și vânzare electronică a bunurilor de către vânzători și cumpărători care pot fi persoane fizice sau persoane juridice, companie la companie, prin efectuarea de tranzacții computerizate. Comerțul electronic a permis accelerarea efectuării comenzilor, a livrărilor și plăților pentru bunurile și serviciile achiziționate, prin înlocuirea procedurilor manuale cu variante electronice și prin utilizarea fluxurilor de informații în modalități noi și dinamice în plus, acest sistem a condus la reducerea costurilor de operare și de stocare a mărfurilor.

Reorganizarea fluxurilor de documente. Încă de la primele utilizări ale tehnologiei informațiilor în afaceri, sistemele informatice au înlocuit progresiv procedurile manuale de lucru cu proceduri automate de realizare și circulație a documentelor în organizație. Fluxurile de documente au redus costurile de operare în multe companii, prin înlocuirea hârtiei și a activităților rutiniere aferente cu mediile electronice.

Reproiectarea fluxurilor documentelor poate avea un profund impact asupra eficienței organizației și poate chiar conduce la noi structuri organizatorice, produse sau servicii.

CAPITOLUL II. REALIZAREA SISTEMELOR INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT

Principii metodologice

Realizarea subsistemelor informatice este posibilă prin parcurgerea unor etape metodologice cu un conținut și metodică bine definite care trebuie să aibă la bază, o serie de principii metodologice necesare a fi respectate începând cu etapa de analiză și terminând cu cea de dare în exploatare a fiecărui subsistem informatic. Principiile metodologice pot fi evidențiate în următoarea succesiune:

Proiectarea sistemului trebuie să înceapă, conform concepției sistemice, de la ieșirile acestuia și de la conținutul situațiilor informaționale finale. Conform acestui principiu, cunoscut și sub denumirea de principiul viitor- trecut, determinarea și analiza ieșirilor trebuie să se facă desfășurând ponderea principală a activităților de la nivelul strategic și tactic spre nivelul operativ, proiectarea sistemului desfășurându- se după următoarea succesiune logică de activități: analiza ieșirilor → determinarea modelelor pentru conducerea strategică și tactică → elaborarea tehnicilor adecvate de organizare a bazei de date și a programelor destinate administrării acesteia → determinarea configurației hardware.

După cum este și firesc, parcurgerea acestor faze nu se poate face fără întoarceri și reluări deoarece în orice moment poate apărea necesitatea revederii succesiunii fazelor pentru luarea în considerare a unor noi obiective sau restricții.

Abordarea realizării viitorului sistem informatic pentru management trebuie să se facă de pe poziția întregului, urmărindu-se în același timp satisfacerea cerințelor părților sale componente. Abordarea globală permite să se acorde o pondere justă obiectivelor strategico- tactice ale activităților organizației. Respectarea acestui principiu asigură integrarea subsistemelor informatice dintr-o organizație, prin crearea posibilităților de constituire a unei baze de date unice în care informația este culeasă o singură dată și este folosită de toate aplicațiile informatice dezvoltate.

Asigurarea independenței structurii sistemului informatic față de structura organizatorică a organizației. Modul principal de realizare a acestei independențe relative este abordarea proiectării sistemului informatic pe bază funcțională, prin integrarea în etapele elaborării sale a celor cinci funcțiuni ale organizației.

Implementarea noului sistem trebuie să înceapă întotdeauna de la nivelul strategic care asigură obținerea unui randament maxim. Acest mod de abordare permite ghidarea activității de implementare pentru fazele ulterioare datorită posibilității de a se simula pe însuși sistemul informatic implementat comportarea sa în faza următoare. Începerea implementării sistemului informatic de la nivelul strategic și tactic permite de asemenea, agregarea datelor care prezintă avantajul grupării lor în fișiere de dimensiuni mici, a căror prelucrare necesită, într-o primă fază, configurații modeste de calcul și un efort relativ mic în procesul de pregătire a datelor.

Includerea în sistemul informatic a componentelor sale de avarie.

Realizarea componentelor de avarie ale sistemului informatic, posibilă în special cu ajutorul modelelor dinamice, permite constituirea unor fișiere de tip arhivă care stochează o perioadă mare de timp variabilele de stare ale activităților economice preluate pe calculator. Existența acestor fișiere prezintă avantajul de a putea regenera starea activităților economice la momentul (t-1) în cazul alterării unor informații la momentul (t).

Etapele realizării sistemelor informatice pentru management

Realizarea sistemelor informatice reprezintă un ansamblu de activități care impune folosirea unui volum mare de resurse financiare, umane și materiale, într-o perioada lungă de timp. Activitățile ce trebuie parcurse sunt numeroase, cu un pronunțat caracter creativ, ele reprezentând un proces complex, ordonat într-o înlănțuire de faze și care presupune utilizarea unui instrumentar de metode și tehnici specifice.

Proiectării unui sistem informatic îi corespunde un anumit ciclu de dezvoltare, care reprezintă un proces complex, format dintr-o succesiune de etape, prin care se transferă o cerință de ordin managerial într-un sistem informatic.

În general, specialiștii apreciază că ciclul de dezvoltare al unui sistem informatic pentru management cuprinde cinci etape: analiza, proiectarea, implementarea, exploatarea și menținerea în funcțiune.

La rândul lor, etapele de mai sus sunt caracterizate prin obiective bine definite, succesiuni de faze componente, precum și printr-un ansamblu de tehnici și metode specifice fiecăreia.

Realizarea și implementarea sistemului informatic pentru management în cadrul unei organizații trebuie să se facă într-o concepție unitară și modulară respectând o serie de cerințe a căror definire anticipează de regulă procesul de analiză și proiectare a sa. Realizarea unui sistem informatic integrat pentru management trebuie să se facă într-o abordare paralelă, pe două planuri:

„De sus în jos", ceea ce presupune definirea obiectivelor specifice sistemului de pe poziția întregului. Această condiție restricționează fixarea obiectivelor la nivel de subsistem, în sensul eliminării acelora care sunt favorabile subsistemului, dar influențează negativ funcționarea întregului sistem care îl conține. Dezvoltarea de aplicații informatice „de jos în sus", astfel încât implementarea lor să asigure realizarea obiectivelor stabilite anterior. Această caracteristică de realizare a sistemelor informatice, specifică implementării pe scară largă a microcalculatoarelor, este posibilă doar prin asigurarea unei funcționării în timp real a tuturor aplicațiilor. Nucleul acestor aplicații îl constituie bazele de date distribuite, gestionate prin intermediul unui SGBD asociat și care asigura eliminarea redundanțelor în procesul de stocare a datelor.

Etapa de analiză detaliată

Obiectivul fundamental urmărit constă în cunoașterea detaliată a funcționării sistemului informațional, a particularităților sale, precum și evaluarea sa critică prin prisma modului în care asigură legătura între subsistemul decizional și cel operațional în strânsă corelație cu asigurarea luării în timp util a unor decizii pertinente .

Etapa se caracterizează prin parcurgerea mai multor faze care asigură în final identificarea celor mai fiabile soluții de perfecționare a sistemului. Analiza documentelor din sistem, activitate componentă a primei faze, urmărește culegerea tuturor informațiilor care să permită echipei de cercetare cunoașterea principalelor aspecte referitoare la situațiile informaționale manuale și automate care circulă în sistem. Informațiile culese trebuie să poată răspunde la următoarele cerințe :

Denumirea documentelor, activitate la care se referă și compartimentul în care se generează;

Persoana care introduce în circuitul informațional documentele și temeiul legal în baza căruia se desfășoară operații asupra lui;

Destinația finală a fiecărui document, cu precizarea compartimentelor prin care acesta trece;

Periodicitatea obținerii documentului și numărul de exemplare asociat lor;

Baza metodologică care costituie fundamentul completării documentelor, parțiale sau totale, de-a lungul fluxurilor pe care le parcurg;

Tipul documentului, prin care se manifestă natura sa tipizată, modul de obținere, manual sau automat, precum și poziția acestuia față de sistemul analizat, interior sau exterior sistemului;

Gradul de codificare a informațiilor conținute în document și modul în care acesta răspunde cerințelor unor eventuale prelucrări automate;

Impactul conținutului documentelor asupra categoriilor de decizii fundamentate în sistem.

Culegerea categoriei de informații specificate mai sus este un proces dificil deoarece solicită personalului din toate verigile organizatorice ale sistemului și implică răspunderea acestuia. Din acest considerent punctajul de mai sus poate deveni eficient printr-o îmbinarea armonioasă a metodei interviului cu cea a chestionarului. Deoarece informațiile culese stau la baza analizei economice în urma căreie se depistează punctele slabe și forte ale activității analizate, se recomandă ca ele să poarte girul factorilor de decizie din compartimentele care le-au pus la dispoziție .

Analiza fluxurilor informaționale este operația care definește conținutul celei de a doua faze a etapei de analiză. Pentru fiecare document identificat și analizat în faza precedentă trebuie să se evidențieze existența unor eventuale deficiențe generale cum ar fi: prezența redundanțelor, documentele inutile care circulă în sistem, paralelismul existent între circuite care conțin informații identice sau foarte asemănătoare, numărul nejustificat de mare al exemplarelor generate din fiecare document etc.

În același timp, analiza fluxurilor informaționale trebuie să permită identificarea zonelor de prelucrări care se pretează cel mai bine procesului de automatizare, precum și situațiile informaționale ce urmează a fi obținute pe calculator.

Atunci când sistemul informațional este deosebit de complex și analiza se efectuează pe sisteme componente, se recomandă folosirea unei tehnici speciale de reprezentare grafică a circuitului documentelor, tehnică denumită FLOWCHART. Avantajele folosirii acestei metode constă în faptul că, eliminând efectul distructiv al memoriei umane la citire, permite redarea succesiunii operațiilor la care sunt supuse documentele și informațiile într-o manieră care ajută la depistarea facilă a deficiențelor existente în funcționarea sistemului.

Faza a treia a etapei de analiză se caracterizează prin evidența tuturor cerințelor decizionale care vor sta în fața sistemului informațional reproiectat. În acest sens se folosesc o serie de metode specifice procesului managerial pentru cunoașterea și prezentarea detaliată a categoriilor de decizii influențate de informațiile care circulă în sistem precum și modul în care componentele acestuia asigură cerința fundamentării în timp util a unor decizii eficiente.

Evaluarea critică a funcționării sistemului informațional reprezintă conținutul ultimei faze a procesului de analiză. În cadrul său are loc o detaliere riguroasă a problemelor identificate în cursul analizei preliminare sau a altor rezultate prin parcurgerea fazelor precedente. Pentru fiecare problemă identificată trebuiesc precizate cauzele care le favorizează precum și efectele directe și indirecte pe care le produc. Inexistența unei codificări unice și coerente ale tuturor categoriilor de informații cu impact deosebit asupra performanțelor viitoarelor subsisteme informatice și a modului în care sunt satisfăcute unele cerințe decizionale.

Însumarea unui volum mare de muncă manuală pentru extragerea operațiilor din sistem cu influență negativă asupra acurateții rezultatelor și a vitezei de informare a factorilor de decizie.

Concluzionând, etapa de analiză se finalizează prin evidențierea tuturor deficiențelor caracteristice activităților din sistem în vederea găsirii celor mai bune soluții prin care să se asigure o funcționare eficientă a sistemului informațional.

Etapa de analiză preliminară

Această etapă este una distinctă în succesiunea activităților desfășurate pentru perfecționarea sistemului informațional și dezvoltarea în cadrul său a unor componente informatice.

Obiectivul fundamental al acestei etape constă în identificarea și definirea ariei de întindere a sistemului informațional ce urmează a fi analizat, precum și a problemelor care justifică din punct de vedere economic decizional raționalizarea sa. Realizarea acestui obiectiv este condiționată de atingerea următoarelor două obiective derivate :

Raționalizarea sistemului informațional, urmărindu-se preponderent îmbunătățirea componentelor sale fără a se urmări trecerea la prelucrarea automată a datelor;

Creșterea calității informațiilor care circulă în sistem, a vârstei și acurateței acestora prin dezvoltarea în cadrul sistemului a unor subsisteme informatice.

În această abordare, etapa de analiză preliminară presupune parcurgerea unei faze la a căror realizare participă de regulă o echipă mixtă de specialiști care include specialiști atât din cadrul compartimentului, cât și din afara lui. Fazele parcurse în timpul analizei preliminare variază funcție de natura și complexitatea activităților sistemului informatic și ar trebui parcursă următoare cale :

Identificarea problemelor care justifică procesul de perfecționare a sistemului informațional .Problemele localizate în această fază trebuie să aibă un caracter general și să evidențieze o serie de aspecte negative în funcționarea sistemului informațional , atât din punct de vedere economic cât și decizional;

Identificarea problemelor care vor sta la baza perfecționării sistemului informațional permite trecerea la faza următoare care constă în stabilirea activităților ce vor fi implicate în procesul de analiză . Abordarea activităților trebuie făcută într-o manieră care să țină cont de dinamica acestora evitându-se , pe cât posibil , particularizarea acestora la nivel de compartiment.

Argumentul principal constă în faptul că activitățile de bază ale sistemului informatic sunt rezultate ale interdependențelor existente între o mulțime de activități care le preced.

Faza a treia a studiului de perfecționare a sistemului informațional urmărește stabilirea a două categorii de obiective care trebuie atinse în final: obiectivul fundamental urmărit precum și obiectivele derivate din acesta. Dacă obiectivul fundamental trebuie enunțat la nivelul întregului sistem, cele derivate sunt specifice activităților conținute în el.

Analiza concepției și a structurii funcționale urmărește cunoașterea verigilor organizatorice în care se desfășoară activitățile din sistem precum și a centrelor de decizii. În cadrul acestei faze are loc identificarea circuitelor și fluxurilor informaționale precum și a suporților purtători de informații care le străbat;

Analiza preliminară se finalizează prin elaborarea și prezentarea variantelor de soluții globale care vizează perfecționarea funcționării sistemului informațional.

Proiectarea

Obiectivul fundamental îl reprezintă definirea conceptului general și detaliat al noului sistem și a componentelor sale informatice. Realizarea etapei parcurge fazele :

Prezentarea soluțiilor de perfecționare a sistemului informațional face obiectul primei faze. Conținutul acestora este rezultatul parcurgerii fazei de evaluare critică din etapa precedentă. În această fază sunt evidențiate două categorii de soluții :

Cele care vizează perfecționarea componentelor informaționale, cum ar fi circuitele, fluxurile și procedurile;

Soluții care prevăd trecerea la prelucrarea automată pentru anumite activități din cadrul noului sistem.

Celei de-a doua faze îi corespunde activitatea de identificare a subsistemelor informatice definite în faza precedentă cărora le corespund costuri antecalculate supradimensionate. În acest scop se folosește un ansamblu de tehnici cunoscute sub numele de “ingineria valorii”. Ea este o metodă de conducere prin costuri și face parte din aceeași categorie cu metoda “analizei valorii”, deosebirea constând în faptul că ingineria valorii permite identificarea produselor sau sistemelor cu costuri antecalculate supradimensionate, inexistente în momentul aplicării metodei, în timp ce analiza valorii realizează același lucru pentru produse sau sisteme existente.

Dacă noul sistem informațional are cel puțin o componentă informatică, cea de a treia fază se caracterizează prin proiectarea logică a subsistemului informatic. Caracteristice acestei faze sunt următoarele operații :

Prezentarea situațiilor informaționale furnizate de noul sistem și destinațiile acestora;

Definirea conceptului și a structurii generale a bazei de date asociată subsistemului;

Elaborarea schemei logice de sistem pentru redarea sub formă grafică a succesiunilor procedurilor automate, a tipului de erori semnalate în noul sistem și modul de eliminare al acestora, precum și evidențierea interferențelor dintre sistemul informațional și subsistemele sale informatice.

Proiectarea logică se continuă cu faza de proiectare detaliată a subsistemelor informatice din noul sistem. Ea se caracterizează printr-o detaliere a conceptului general definit în faza precedentă, operațiile reprezentate fiind:

Prezentarea analitică a conținutului rapoartelor finale, prin precizia lungimilor coloanelor, a totalurilor și subtotalurilor obținute în cadrul lor, precum și a algoritmilor de obținere a valorilor asociate capurilor de tabel;

Descrierea modului de lucru al fiecărei proceduri automate din schema de sistem cu precizarea intrărilor, a ieșirilor și cu descrierea algoritmilor folosiți în aceste proceduri;

Evidențierea schemelor logice de program din care să rezulte variabilele de stare corespunzătoare fiecărui program;

Redarea modelelor economico-matematice folosite în procedurile automate într-o manieră clară care să permită înțelegerea metodelor de rezolvare folosită;

Cuantificarea impactului implementării noului sistem asupra componentelor sistemului de management și a factorului uman din cadrul său;

Validarea modului de lucru al procedurilor automate prin testarea funcțiior acestora cu date care au caracteristici cu cele reale.

Etapa de proiectare a noului sistem trebuie să se finalizeze cu un program de măsuri care vizează acțiunile ce trebuiesc întreprinse pentru trecerea la etapa de implementare a sistemului. Acest program trebuie să conțină responsabilitățile ce revin factorilor de decizie și personalului de execuție în procesul de implementare a sistemului, cu precizarea termenelor de finalizare a fiecărei acțiuni și a persoanelor care răspund de realizare a ei.

Construcția sistemelor informatice

Multe organizații examinează metode diferite de construcție a unui sistem informatic nou. Identificarea variantei constructive optime se poate realiza luând în considerație mai mulți factori, dintre care:

determinarea strategiei de realizare a sistemului informatic, care trebuie să fie compatibilă cu arhitectura informațională a organizației;

extinderea controlului asupra sistemului informatic aflat în afara departamentului de informatică, pentru ca integritatea datelor și conexiunile în sistem să nu fie afectate.

Dintre cele mai cunoscute metode de construcție a sistemelor informatice, se pot menționa următoarele: metoda ciclului de viață al sistemului informatic, prototipul, pachetele software pentru aplicații, dezvoltarea de către utilizatorii finali a sistemelor informatice și sistemele informatice outsourcing.

Metoda ciclului de viață al unui sistem informatic se bazează pe faptul că un sistem informatic are un ciclu de viață similar cu orice organism viu, cu o perioadă de început, una medie și una finală. Concret, ciclul de viață al unui sistem informatic are șase etape: definirea proiectului, studiul sistemului, proiectarea, programarea, instalarea și evaluarea rezultatelor după implementare. Fiecare etapă este alcătuită din activități principale, care trebuie terminate înainte de a trece la etapa următoare.

În figura nr. 2.1 se prezintă etapizarea ciclului de viață pentru realizarea unui sistem informatic, precum și rezultatele specifice fiecărei etape în parte.

Etapa de definire a proiectului se concentrează asupra propunerii de realizare a unui nou sistem informatic. În această etapă a ciclului de viață se determină dacă lansarea unui proiect pentru realizarea unui sistm informatic nou se justifică sau se recomandă modificarea celui existent. Acest lucru se poate stabili analizând problemele cu care se confruntă organizația și determinând dacă aceste probleme pot fi rezolvate sau nu printr-un sistem informatic nou. În plus, în această etapă se identifică obiectivele generale, se specifică scopul proiectului și se elaborează un plan de realizare a proiectului.

Studiul sistemului este etapa în care sunt analizate problemele sistemelor existente, se definesc obiective care urmează a fi atinse și sunt evaluate diferite soluții alternative. În această etapă, se analizează fezabilitatea fiecărei soluții. Toate informațile obținute în timpul fazei de studiu a sistemelor vor fi utilizate pentru a determina cerințele software ale sistemului informatic.

Proiectarea este următoarea etapă, în care se definesc soluțiile cadru și conceptuale și se stabilesc specificațiile de proiectare fizică și logică pentru soluția de sistem aleasă. În principiu, există două niveluri de proiectare, proiectarea de ansamblu, generală și proiectarea de detaliu, care are scopul principal de a rafina soluțiile cadru. Proiectarea de detaliu se va finaliza prin elaborarea soluției detaliate a sistemului informatic.

Programarea este etapa în care se realizează translatarea specificațiilor de proiectare, stabilite pe baza arhitecturii informatice create în fazele de proiectare, în instrucțiuni program, soft. Analiștii de sistem lucrează cu programatorii pentru a pregăti specificațiile fiecărui program în parte. Acestea se referă la ce va face fiecare program în parte, limbajul de programare folosit, definirea intrărilor și a ieșirilor, logica procesării, planificarea procesării și a procedurilor de control.

Implementarea este ultimul pas, în care sistemul informatic cel nou sau cel modificat devine operațional. Această etapă constă în testare, instruire și conversie. Un plan de conversie oferă o planificare detaliată a tuturor activităților necesare pentru a implementa noul sistem sau când sistemului convertit într-unul nou.

Testarea componentelor sistemului informatic se va concretiza în verificarea modului de funcționare, fiabilitate și măsura în care acestea răspund cerințelor formulate inițial.

Integrarea componentelor și testarea finală a sistemului se realizează prin reuniunea modulelor, componentelor într-o formulă unitară și verificarea funcționalității acesteia.

Etapa postimplementare constă în utilizarea, mentenanța și evaluarea sistemului după ce a fost implementat. Tot în această etapă se pot face modificările necesare pentru a îmbunătăți performanțele sistemului informatic, astfel încât să corespundă noilor cerințe.

Metoda ciclului de viață este încă utilizată pentru construcția sistemelor mari de procesare a tranzacțiilor și pentru sistemele informatice destinate managementului organizației, unde cerințele informaționale sunt structurate și bine definite. Totuși, această metodă are limite de aplicare și nu este recomandată pentru sistemele informatice de dimensiuni mici. Dintre limitele acestei metode pot fi menționate următoarele:

Necesită o perioadă de timp foarte mare pentru colectarea informațiilor și pregătirea specificațiilor informaționale necesare. Poate dura ani de zile până când va fi instalat sistemul. Datorită acestui consum de timp, cerințele informaționale se pot modifica înainte ca sistemul să devină operațional;

Nu este flexibilă și nu permite schimbări;

Nu este corespunzătoare pentru aplicații orientate pe susținerea procesului de adoptare a deciziilor. Factorii de decizie, adesea, nu-și pot specifica în avans nevoile informaționale. Formal, specificarea cerințelor poate crea probleme deosebite pentru construcția sistemelor, datorită nivelului înalt de incertitudine specific situațiilor decizionale nestructurate.

În timp, au apărut mai multe dezvoltări ale modelului ciclului de viață, căutând adaptarea la noile cerințe ale modelării obiect. Dintre modelele care s-au consacrat, se pot menționa următoarele: modelul cascadă, modelul în V, modelul spirală, modelul în X, modelul în W, modelul evolutiv și modelul RAD.

Modelul cascadă a fost elaborat de W.W Royce la începutul anilor 1970. Este un model de referință în literatura de specialitate și se caracterizează prin parcurgerea secvențială a fazelor ciclului de viață.

Modelul în V este o variantă a modelului cascadă, care aduce elemente calitative noi. Un element caracteristic al modelului este introducerea conceptelor de sistem și subsistem, aplicându-se teste explicite pentru creșterea controlului asupra modului în care se desfășoară etapele.

Modelul în W reia ideea modelului în V, pe care îl dezvoltă și perfecționează prin integrarea activităților de validare la nivelul fazelor de proiectare.

Modelul evolutiv pornește de la realizarea unui studiu inițial al obiectivelor viitorului sistem informatic, a cărui arhitectură este definită ulterior. Fiecare componentă astfel definită își va urma propriul ciclu de viață, urmând să fie livrată beneficiarului în momentul finalizării. Integrarea componentelor interactive se bazează pe arhitecturi deschise și flexibile.

Modelul spirală, elaborat de Barry Boehm, se bazează pe același principiu ca și modelul evolutiv. Modelul presupune construirea mai multor prototipuri succesive, în condițiile realizării unei analize a riscului pe fiecare nivel în parte. Fazele de dezvoltare sunt reluate la fiecare iterație în aceeași succesiune și presupun analiza riscurilor, relizarea unui prototip, simularea și testarea prototipului, determinarea cerințelor în urma rezultatelor testării, validarea cerințelor, planificarea ciclului următor. În centrul spiralei este plasată cunoașterea cerințelor și estimarea costurilor la nivel preliminar.

Prototipul presupune construcția unui sistem experimental rapid și cu cheltuieli minime pentru demonstrație și evaluare, astfel încât utilizatorii finali pot determina mai bine cerințele informaționale. Cu alte cuvinte, prototipul este o versiune de lucru a unui sistem informatic sau a unei părți din acesta și constituie numai un model preliminar.

Construcția prototipului se realizează iterativ din aproape în aproape, până când varianta constructivă obținută satisface în mod corespunzător nevoile utilizatorilor. Cerințele informaționale sunt determinate dinamic, în timp ce este realizat prototipul.

Prototipul existent este îmbunătățit, pe baza schimbărilor solicitate de utilizatori. După revizuire, ciclul se reia de la etapa a treia până când se ating obiectivele fixate.

În figura nr. 2.2 este prezentat procesul de realizare a unui prototip. Prototipul este valoros, în special pentru proiectarea interfeței utilizator finale a sistemului informatic. Interfața utilizator este acea parte a sistemului prin care utilizatorii interacționează direct cu sistemul. Mai mult decât atât, această variantă constructivă a unui sistem informatic implică utilizatorii sistemului în primele faze de proiectare ale acestuia, ei fiind mult mai intim implicați în efortul de proiectare. Acest lucru este important, în special când sunt dezvoltate aplicațiile care susțin procesul de adoptare a deciziilor.

Prototipul este cel mai potrivit pentru aplicații de dimensiuni mici. Sistemele mari trebuie să fie divizate, astfel încât pentru fiecare diviziune în parte se pot construi prototipuri. Divizarea generează probleme, deoarece interacțiunea dintre părțile obținute este dificil de modelat.

Pachetele de aplicații sunt compuse din programe de calculator achiziționate de pe piață. Când este disponibil un pachet software corespunzătorul elimină nevoia de a scrie programele pentru realizarea unui sistem informatic. În felul acesta se obține o reducere a volumului de muncă pentru proiectare, testare, implementare, instalare și mentenanța sistemului informatic, iar costurile de dezvoltare sunt considerabil mai mici. În tabelul nr. 2.3 sunt prezentate câteva exemple de aplicații pentru care sunt disponibile pe piață pachete software.

Utilizarea pachetelor de aplicații a devenit din ce în ce mai frecventă, deoarece multe organizații au cerințe informaționale comune. Prin urmare, când se dorește realizarea unui sistem informatic, nu este productiv ca fiecare organizație să-și scrie propriile programe.

Opțiunea folosirii pachetelor software se justifică în următoarele circumstanțe:

funcțiile vizate sunt comune pentru mai multe organizații;

nu există personal suficient de bine calificat și nici bugete destinate special realizării de sisteme informatice de către personalul din organizații;

aplicațiile sunt realizate pentru PC-urile din organizație, care urmează a fi integrate într-un sistem informatic.

Un dezavantaj important specific softului sub formă de pachete de aplicații este că nu poate răspunde foarte bine la toate cerințele utilizatorilor potențiali. Există posibilitatea ca o organizație să aibă o anumită cerință, pe care pachetul de programe să nu o poată satisface. Pentru aceste situații, softul are anumite caracteristici care pot fi personalizate fără a afecta softul de bază. Prin personalizare, pachetul de aplicații se modifică pentru a cuprinde cerințele specifice organizației. Unele pachete de aplicații au o construcție modulară, care oferă clienților posibilitatea să selecteze numai acele funcțiuni ce corespund nevoilor lor de procesare a datelor.

Selectarea pachetului de aplicații este o activitate foarte importantă. Achiziția pachetului software specializat necesar unei organizații pentru realizarea unui sistem informatic se face pe baza unui set de criterii de evaluare. Cele mai importante criterii folosite de firme sunt: funcțiile pe care le oferă pachetul, flexibilitatea, ușurința în utilizare, resursele hardware și software, cerințele pentru baza de date, efortul de instalare și întrebuințare, documentația, calitatea vânzătorului și prețurile practicate de acesta.

Implementarea noului sistem

Prin procesul de implementare se înțelege, de regulă, ansamblul activităților desfășurate și a măsurilor organizatorice luate care asigură înlocuirea vechiului sistem cu cel proiectat. Activitățile de implementare trebuie dublate de școlarizarea personalului utilizator, în condițiile în care exploatarea sistemelor informatice se va face prin intermediul unor rețele locale de calculatoare în care spațiile de lucru sunt amplasate în compartimentele funcționale și cele de execuție. Practica demonstrează că neglijarea acestui aspect duce întotdeauna la o eficiență scăzută a noului sistem dacă nu chiar la compromiterea întregii lucrări .

Exploatarea și menținerea în funcțiune a sistemului

Majoritatea specialiștilor apreciază că durata medie de viață a unui sistem informatic este de circa cinci ani. Însă, dacă el este conceput într-o viziune modulară și sub un software de bază performant, atunci poate fi exploatat un timp mai îndelungat deoarece modificările de natură economică și metodologică pot fi făcute fără a fi necesară reproiectarea sa .

Conceperea sau perfecționarea unui sistem informatic este o activitate deosebit de complexă care nu se poate finaliza cu succes fără existența unei echipe de cercetare formată din specialiști cu experiență în domeniu și fără o implicare totală a factorilor de decizie și a viitorului personal utilizator.

CAPITOLUL III. TENDINȚE MODERNE ÎN INFORMATIZAREA MANAGEMENTULUI ORGANIZAȚIILOR

Astăzi, societatea și economia informațională pun un accent special pe managementul informațiilor. Obținerea și distribuirea de cunoștințe și inteligență reprezintă obiective vitale pentru consolidarea și dezvoltarea organizațională. Activitatea de proiectare, birotica și adoptarea deciziilor manageriale sunt beneficiarii incontestabili ai cunoștințelor și informațiilor generate, colectate și prelucrate de sistemele informatice.

Managementul cunoștințelor într-o organizație

Procesul de sistematizare și gestionare activă a cunoștințelor într-o organizație este numit managementul cunoașterii. Sistemele informatice pot juca un rol important în managementul cunoașterii, ajutând oraganizația să-și optimizeze fluxurile de informații și să rețină cunoștințele de bază.

Sistemele destinate automatizării activităților de birou, a activităților aferente cunoașterii și aplicațiile dezvoltate pe baza inteligenței artificiale sunt printre cele mai utile pentru managementul cunoașterii, deoarece se concentrează, în primul rând, pe susținerea activităților care vizează informațiile și cunoștințele din organizație, acestea sunt prezentate in tabelul nr. 3.1.

Un sistem destinat muncii de cunoaștere, KWS, susține activitățile lucrătorilor foarte pricepuți în domenile cunoașterii și ale profesioniștilor, astfel încât aceștia pot să creeze noi cunoștințe, pe care, ulterior, le vor integra în organizație. Sistemele bazate pe inteligență artificială pot furniza organizațiilor și managerilor anumite cunoștințe profesionale de care au nevoie, cum sunt cele utilizate în proiectare, în sectorul financiar ș.a.m.d.

Tabelul 3.1.Principalele sisteme informatice destinate să susțină managementul cunoașterii într-o organizație

Productivitatea organizației depinde de creșterea productivității personalului din domeniul informatic și în special al cunoașterii. În consecință, organizațiile au făcut investiții masive în tehnologia informației. Măsura în care investițiile în domeniul IT contribuie la creșterea productivității implică discuții. Pe lângă reducerea costurilor, calculatoarele pot crește calitatea produselor și a serviciilor furnizate consumatorilor. Aceste beneficii, oarecum netangibile, sunt însă dificil de măsurat. În plus, datorită competiției, valoarea creată de calculatoare poate mai degrabă să fie transferată consumatorilor decât să fie reținută în organizație, astfel încât recuperarea investițiilor făcute în domeniul TI poate fi evaluată greu prin profiturile realizate direct de către organizație.

Sisteme bazate pe cunoștințe

Cvasitotalitatea aplicațiilor informatice pentru management dezvoltate în prezent la nivelul organizațiilor funcționează, după cum se cunoaște, pe principiul băncilor de date și, implicit, a sistemelor de gestiune care asigură crearea și gestionarea acestora. Caracteristica fundamentală a acestor aplicații este dată de faptul că elementul primar al prelucrărilor este informația, generată întotdeauna în sistemul informațional, prelucrată în cel informatic și interpretată, în forma sa finală, fie în subsistemul decizional, fie tot la nivelul celui informațional, în același timp, aceste aplicații nu au capacitatea de a genera la rândul lor informații suplimentare pornind de la cele stocate la un moment dat în baza de date. Se poate spune astfel că exactitatea și acuratețea informațiilor rezultate dintr-o aplicație sau dintr-un subsistem informatic sunt condiționate de calitatea informațiilor primare transmise de componenta informațională a sistemului de management.

Creșterea complexității actului decizional și apariția, tot mai frecventă, a situațiilor în care decidenții trebuie să fundamenteze decizii optime în timp scurt folosind atât experiența proprie cât și metode specifice procesului managerial, dar și informațiile avute la dispoziție despre activitatea condusă au ridicat problema folosirii tehnicii de calcul într-o manieră care să asigure managerului obținerea unor cunoștințe noi pornind de la un portofoliu de cunoștințe existente. Au apărut astfel primele încercări de folosire a calculatoarelor în acest scop finalizate prin realizarea și implementarea unor sisteme informatice specifice cunoscute sub denumirea de sisteme de asistare a deciziei, SAD și de sisteme expert, SE.

Sistemele de asistare a deciziilor sunt sisteme informatice interactive concepute pentru asistarea factorilor de decizie umani în conducerea unui domeniu de activitate pentru care nu pot fi definiți algoritmi riguroși în procesul de elaborare a deciziilor. Un astfel de sistem acționează fie prin informarea decidenților în urma consultării bazei de date, fie prin folosirea prealabilă momentului informării acestora a unor metode de stabilire a unei mulțimi de alternative decizionale optimale.

Conceptul de memorie organizațională

Evoluția mediului economico-social, la nivel național și mondial, precum și explozia tehnologiilor informatice, care conduc organizațiile spre fenomenul de mondializare, implică o reconsiderare fundamentală de concepție referitor la rolul și locul organizației.

Pe plan mondial se observă în ultimii ani, o adevărată efervescență în domeniul capitalizării cunoștințelor din interiorul organizațiilor. Necesitatea creării unor instrumente care să permită gestionarea resurselor de cunoștințe, difuzarea și valorificarea lor a condus spre promovarea unui concept nou, cel de memorie organizațională, prezent tot mai des în reflectările strategice ale marilor organizații.

Eforturile necesare construirii memoriei organizaționale sunt considerabile, iar realizarea cu succes a capitalizării cunoștințelor într-un cadru organizațional, nu trebuie să minimalizeze condițiile și constrângerile specifice și mai ales, nu trebuie redusă întreaga problematică la aspectele de ordin tehnic. Construirea și administrarea unei memorii a organizației necesită o abordare multidisciplinară care pune accent preponderent pe aspectele umane și organizaționale.

Definirea conceptului de memorie organizațională cunoaște, în literatura de specialitate, diverse abordări, a căror interpretare sintetică conduce la următoarea definiție:

Memoria organizației reunește într-o concepție sistemică ansamblul de date și cunoștințe individuale și colective, generate de mediul intern și extern al organizației, în scopul capitalizării și valorificării lor.

Construirea unei memorii a organizației este justificată în principal de necesitatea de a conserva, localiza, difuza și valorifica cât mai eficient întreg patrimoniul de cunoștințe acumulat de organizație în decursul existenței sale. Se poate afirma astfel că, scopul procesului de capitalizare al cunoștințelor îl constituie asigurarea premiselor pentru reutilizarea, într-un mod pertinent, a cunoștințelor unui domeniu, cunoștințe care au fost ulterior stocate și prelucrate în vederea îndeplinirii de noi sarcini sau obiective.

Din punct de vedere structural, memoria organizațională include două mari categorii de elemente:

Elemente tangibile, reflectate în date, proceduri, planuri, modele, algoritmi, documente de analiză și sinteză, tehnici de analiză, elemente care pot fi capitalizate prin intermediul gestiunii datelor tehnice, gestiunea documentelor, gestiunea diferitelor activități de bază ale întreprinderii;

Elemente intangibile, reunind cunoștințe private, aptitudini individuale sau colective, talente profesionale, experiențe anterioare ale decidenților, cunoștințe privind evoluția întreprinderii, anumite contexte de adoptare a deciziilor strategice și tactice.

Literatura de specialitate prezintă o tipologie diversă a memoriei întreprinderii, făcând referire la unele funcțiuni esențiale, cum ar fi: cercetarea-dezvoltarea, producția, resurse umane.

În condițiile unui mediu concurențial deosebit de dinamic în care organizațiile devin tot mai conștiente de necesitatea găsirii unei soluții viabile care să le permită, în ultimă instanță obținerea unui avantaj concurențial durabil, se conturează în mod firesc din partea lor, cercetarea necesității de a dispune, sau nu, de o memorie organizațională. Acest demers trebuie privit în mod evident, din două direcții diametral opuse: utilizatorul și proiectantul memoriei organizației.

Literatura de specialitate și, mai ales acțiunile efective întreprinse de către companiile internaționale în această direcție vor fi, cu certitudine, în măsură să demonstreze utilitatea și eficiența pe plan strategic al investițiilor în construirea memoriei organizației. În acest sens, autorii americani Walsh și Ungson precizează în „The Academy of Management Review" că: „precum un individ, atunci când memoria sa cedează, poate cere altora să-1 ajute în a-și aminti un eveniment particular, o organizație se poate baza pe surse externe pentru a rememora mai bine".

Ca și în cazul conceperii și dezvoltării de sisteme informatice, demersul de construire a unei memorii organizaționale trebuie inițiat prin efectuarea unui tip de diagnosticare asupra organizației, care să permită identificarea deficiențelor manifestate pe diverse planuri, managerial, informațional, tehnologic și care justifică necesitatea unei operații de capitalizare a cunoștințelor. În funcție de rezultatele diagnosticării, proiectanții vor viza un anumit tip de memorie tehnică, de proiect etc. Astfel, în funcție de utilizatorii vizați și de nivelul de tehnologie al organizației, memoria poate fi constituită după cum urmează:

Memoria documentară

Se bazează pe principiul că anumite documente existente în cadrul organizației, considerate drept importante, necesită o operație de conservare a lor. Menționăm faptul că un bun sistem de documentare constituie probabil soluția cea mai puțin costisitoare și cea mai realistă pentru capitalizarea cunoștințelor.

Funcționarea cotidiană a organizației relevă o mare diversitate a documentelor existente, atât pe suportul clasic de hârtie, cât și în formă electronică, utilizate de angajați sau de factori de decizie:

Documente personale: notații, arhive personale, etc;

Documente legate de anumite proiecte ale întreprinderii: analize economico financiare, documente contractuale – caietul de sarcini, rapoarte tehnice etc;

Norme și standarde interne ale organizației, reguli și proceduri, reglementări legale;

Documentația privind calitatea produselor și managementul calității;

Documente vizuale – fotografii, documente iconografice;

Rapoarte tehnice, articole științifice sau tehnice.

Indiferent de statutul acestor documente, arhivarea lor se poate realiza pe suport de hârtie sau în format electronic.

Necesitatea integrării lor într-o memorie documentară face ca tot mai mult să fie apelate diverse tehnologii informatice pentru a le transforma în documente electronice, mult mai facil structurate și accesate. Deoarece memoria documentară vizează să permită utilizatorilor accesul la documente pertinente, nu este de neglijat posibilitatea apelării la un descriptor al documentelor, fie prin indexare, fie prin rezumat. Astfel, indexul permite să se asocieze la un text un ansamblu de cuvinte cheie, plecând de la informațiile esențiale ale textului respectiv.

Materializarea memoriei organizației sub forma memoriei documentare este desigur, mult mai eficientă și eficace prin utilizarea tehnologiilor informației și de comunicație. Se creează, astfel, premisele pentru dezvoltarea unei infrastructuri, capabile să asigure utilizarea unor sisteme de gestiune electronică a documentelor, de tipul managementului documentelor și a fluxurilor de lucru care permite:

Gestiunea documentelor de orice natură;

Actualizarea documentară;

Prelucrarea și cercetarea documentelor.

Memoria pe bază de cunoștințe

Organizația modernă a secolului XXI se îndreaptă în mod indubitabil către generalizarea unor metode de arhivare a cunoștințelor, în paralel cu cea a datelor și informațiilor, care au generat după anii '60 conceptele de baze de date și bănci de date.

Ingineria cunoștințelor în vederea construirii unei memorii organizaționale se bazează pe o serie de tehnici de culegere și modelare explicită a cunoștințelor unor experți sau specialiști ai organizației, precum și pe o reprezentare formală a cunoștințelor adiacente unui domeniu specific. Din acest punct de vedere va putea fi luat în considerare un paralelism cu o clasă aparte de sisteme de gestiune a cunoștințelor – sistemele expert. Totuși, o memorie a organizației bazată pe cunoștințe constituie un obiectiv mai puțin ambițios decât cel al unui sistem expert.

În timp ce acesta din urmă, vizează o rezolvare automată pentru o anumită sarcină, cu capacități proprii de raționament, o memorie bazată pe cunoștințe trebuie să ajute utilizatorul, furnizându-i informații proprii organizației, din domenii diverse, dar lăsându-i responsabilitatea unei interpretări proprii și a unei evaluări contextuale a informațiilor.

Memoria pe bază de cunoștințe poate integra sau nu, ansamblul de cunoștințe formale. Astfel, dacă sunt explicate cunoștințele unui expert uman, acestea se pot înscrie într-un document text sau multimedia, sau într-o bază de cunoștințe formale, formalizate ca și datele, prin intermediul unor modele de inginerie a cunoștințelor. Dacă memoria de întreprindere nu este proiectată să exploateze și capacitatea de raționament, proprie sistemelor expert, atunci devine mai puțin necesară formalizarea cunoștințelor, prin găsirea unor procedee care dau regulile de formare a enunțurilor și de derivare a lor, unele din altele.

Memoria pe bază de caz, experiență

Una din tehnicile esențiale ale tehnologiei artificiale, raționamentul, poate fi utilă pentru construirea unei memorii a organizației. Funcționarea cotidiană a organizației în spiritul orientărilor strategice proprii generează un întreg capital de experiențe anterioare, reflectate deopotrivă în succese sau eșecuri. Toate aceste experiențe pot fi descrise în diverse cazuri, apelând la diverse metode de formalizare a cunoștințelor, datelor și informațiilor implicate. Evident, este de dorit ca organizația să rememoreze eșecurile anterioare, cu scopul de a evita să le producă în viitor. Dificultatea cea mai pregnantă în explicarea acestor erori o constituie, în primul rând, problemele umane și organizaționale care le-au generat.

Derularea unui raționament plecând de la caz, vizează să găsească, pentru o problemă prezentă, o soluție constituită prin reutilizarea unei soluții memorate, aferentă unei probleme similare celei actuale.

Necesitatea construirii unei baze de cazuri se relevă a fi tot mai importantă pentru organizația modernă, așa cum proiectarea bazelor de date după anii '60 a revoluționat dezvoltarea sistemelor informatice pentru automatizarea diverselor operații care definesc funcționarea organizației. O memorie pe bază de caz poate permite echipelor care lucrează la diferite proiecte de dezvoltare să navigheze printr-o bibliografie a proiectelor și studiilor de caz anterioare, pentru a găsi un exemplu similar situației lor actuale.

Apelarea la noile tehnologii informatice oferă posibilitatea utilizării unor sisteme interactive, în care sistemul adresează întrebări utilizatorului, iar acesta poate sugera opțiunile sale, repetând acest ciclu până la găsirea cazului cel mai apropiat de problema sa. Din punct de vedere structural, un astfel de sistem construit pe o bază de cazuri include următoarele elemente:

Bibliotecă de cazuri, formată din cazuri concrete de dezvoltare și realizate a diferitelor proiecte. Regăsirea acestora se face după un vocabular de indexare care capturează caracteristicile cele mai reprezentative și individualizează cazurile între ele.

Bază de cunoștințe care conține elemente generale, structurate pe domenii și care permite sistemului să furnizeze direcții de căutare în baza de cazuri a unei probleme similare din punct de vedere al conținutului cu problema prezentă;

Adaptarea soluției problemei similare, pentru a o putea reutiliza în rezolvarea celei prezente;

Memorarea problemei actuale și a soluției la care s-a ajuns, sub forma unui nou caz, în ideea reutilizării ei anterioare.

O interfață utilizator de evaluare a situației, care relevă caracteristicile cele mai semnificative înainte de începerea regăsirii unui caz util, adecvat problemei actuale.

În funcție de sistemele de căutare a informației, clasice sau pe Web cu ajutorul motoarelor de căutare, interfața utilizată este capabilă să folosească un vocabular semantic relativ la un proiect, incluzând modelele care exprimă relațiile dintre entitățile unei aplicații, cum ar fi de exemplu modelul entitate – relație. Acest lucru permite utilizatorului să formuleze o cerere.

Ideea centrală în studierea problematicii referitoare la memoria organizațională reflectă găsirea unui echilibru între problemele tehnice și cele care țin de factorul organizațional și uman. Reducerea abordării, strict la soluțiile metodologice și tehnice în procesul de capitalizare a cunoștințelor, fără a lua în considerare suficient elementele de cultură organizațională și strategie conduce la un eșec sigur în promovarea acestui instrument, care este memoria organizației.

Organizarea bazei de cunoștințe

Amplificarea dimensiunii inovatoare a managementului unei organizații este dependentă, din ce in ce mai mult, de folosirea activelor intangibile ale organizației. Astfel, în ultimii ani s-a remarcat o sporire a inițiativelor în domeniul managementului de cunoștințe, concretizată în investiții importante in domeniul IT. Primele eforturi în această direcție au fost dezvoltarea unor aplicații din categoria „data warehousing” și realizarea de rețele Intranet care să permită accesul nerestricționat la resurse indiferent de localizarea fizică a utilizatorului.

În acest context, în paralel cu perfecționarea instrumentelor asociate managementului cunoștințelor, sub impactul exploziei tehnologiilor informaționale, s-au dezvoltat primele sisteme de tip KMS. O abordare a acestei problematici necesită, în primul rând, definirea celor două concepte.

Managementul Cunoștințelor reprezintă un proces organizational sistematic de colectare, organizare si stocare a cunoștințelor angajaților în asa fel încit ele să poată, să fie accesate și utilizate de alți membri ai organizației.

Un Sistem de Management al Cunoștințelor, KMS, constă într-un ansamblu de metode și tehnici prin care se operaționalizează procesele de management al cunoștințelor, incluzând soluții de regăsire a documentelor, baze de date de expertiză, liste de discuții si sisteme de căutare după conținut, precum si tehnologii colaborative de filtrare.

Orice sistem KMS trebuie să îndeplinească două cerințe fundamentale. Să faciliteze lucrul colaborativ între utilizatorii implicați in derularea proceselor de management al cunoștințelor și să asigure administrarea informațiilor de la baza sistemului. În vederea satisfacerii acestor cerințe, KMS utilizează o serie de instrumente care permit integrarea cunoștințelor sub formă de baze de cunoștințe sau memorii colective. În cadrul acestora, datele sunt structurate în unități de cunoaștere care se regăsesc, de regulă, sub formă de documente. Unitățile de cunoaștere trebuie să fie organizate în așa fel încât să permită interconectarea cunoștințelor și realizarea de topologii de tip "arbore de cunoștințe".

De altfel, cunoștințele organizaționale sunt rezultatul parcurgerii unor faze de combinare, internalizare, socializare si externalizare (figura nr. 3.2). Acest proces dinamic implică definirea unor reguli de comunicare între grupurile de indivizi din cadrul organizației. Chiar dacă, uneori, între grupuri există perspective diferite de interpretare a cunoștințelor prin prisma semnificației și terminologiei utilizate, comunicarea asigură partajarea resurselor și accelerarea proceselor inovatoare. Figura nr. 3.2 reflectă etapele generării cunoștințelor organizației.

Figura nr. 3.2. Etapele generării cunoștințelor organizației

În literatură, există numeroase abordări ale conceptului de KMS și ale modalităților concrete de implementare a acestuia în cadrul organizațiilor. Punctul de vedere al specialiștilor este însă acela că o metodologie de proiectare clasică a sistemelor informatice nu poate fi aplicată cu succes în dezvoltarea unui KMS. Această situație se datorează, în principal, naturii și dinamicii obiectivelor, precum și rezultatelor și proceselor specfice managementului de cunoștințe.

Astfel, este dificil să se cunoască aprioric ce informații vor fi accesate, care sunt grupurile de persoane care le vor solicita sau le vor furniza, precum și momentul și modul în care vor fi folosite informațiile respective. Ținând cont de aceste considerente, se apreciază că principalele categorii de probleme care diferențiază sistemele de management al cunoștințelor de sistemele tradiționale sunt:

Stabilirea profilurilor utilizatorilor și organizarea acestora în grupuri.

Definirea obiectivelor finale ale eforturilor de dezvoltare.

Exploatarea și perfecționarea sistemului.

Ritmul de împrospătare a conținutului.

Gradul de utilizare a resurselor umane.

Efectele implementării unui sistem de management al cunoștințelor asupra proceselor de învățare, inovare și dezvoltare a expertizei sunt greu de cuantificat. Ținând cont că, în general, experiența joacă un rol important în procesul de învățare organizațională, beneficiile unui sistem KMS se amplifică pe măsura utilizării acestuia de către angajați. Astfel, pe termen lung, membrii organizației își vor extinde experiența în obținerea și utilizarea nu numai a cunoștințelor explicite, ci și a celor tacite, care presupun un efort mai mare pentru a fi accesate. Un alt efect este acela că, prin utilizarea frecventă a sistemului, angajații vor căpăta deprinderi în a apela baza de cunoștințe ori de câte ori este necesar.

Luând în considerare argumentele de mai sus, se poate concluziona că utilizarea sistemelor KMS poate conduce atât spre rezultate pozitive cât și negative. O organizație poate cistiga eficiență, pe termen scurt, prin standardizarea procedurilor de accesare a cunoștințelor, dar treptat își poate pierde capacitatea de inovare. Din acest motiv, un sistem eficient de management al cunoștințelor este acela care asigură un echilibru între procesele de exploatare a cunoștințelor și cele de explorare a noilor soluții.

Implementarea unui sistem de management al cunoștințelor trebuie să pornească de la localizarea cunoștințelor, în funcție de care se stabilește dacă un utilizator va fi direcționat către un document sau către contactarea unui expert și de la definirea nivelului de organizare al cunoștințelor, care asigură translatarea problemei într-o formă care să corespundă unei anumite logici de structurare. În funcție de modul în care aceste două dimensiuni sunt abordate, specialiștii apreciază că instrumentele de management al cunoștințelor pot fi grupate în patru categorii, conform tabelului nr. 3.3. din ANEXA 1.

Eficiența sistemelor de management al cunoștințelor este dependentă de modul în care se asigură utilizarea colaborativă a instrumentelor de mai sus, urmărindu-se identificarea unei modalități de structurare și indexare a cunoștințelor care să satisfacă cerințele concrete ale utilizatorilor.

Arhitectura sistemelor de management al cunoștințelor

În general, sistemele KMS au o arhitectură distribuită, în care un element cheie îl reprezintă agenții inteligenți. Aceștia asigură eliminarea problemelor generate de dimensiunea bazei de cunoștințe și permit filtrarea conținutului nerelevant prin construirea unui profil al fiecărui utilizator și eșantionarea canalelor de transmitere a cunoștințelor. Agenții inteligenți îndeplinesc o serie de funcții, printre care și: cunoașterea conținutului explicit al fiecărui context, identificarea asemănărilor și deosebirilor între contexte, direcționarea de solicitări către alți agenți etc.

Transformarea sistemelor bazate pe prelucrarea informațiilor în sisteme bazate pe prelucrarea cunoștințelor presupune, în primul rând, o serie de modificări la nivel organizational. Din acest motiv, managementul cunoștințelor integrează concepte din alte arii ale științei managementului precum: cultura organizațională, memoria organizațională, managementul strategic, inteligența artificială etc. Privit prin prisma instrumentelor practice pe care le utilizează, managementul cunoștințelor include tehnologii precum:

Infrastructuri Intranet care asigură funcționalități de transmitere a datelor în rețea în vederea partajării resurselor și accesării acestora de grupuri mari de utilizatori, indiferent de localizarea fizică a acestora;

Sisteme de management al documentelor, care permit manipularea documentelor în format electronic pe toată durata ciclului lor de viață;

Sisteme de management al fluxurilor de lucru care descriu procedurile definite în cadrul organizației și urmăresc în dinamică derularea acastora;

Instrumente de inteligență artificială care asigură facilități de generare și administrare a profilurilor de utilizator, precum și gestionarea tuturor proceselor analitice;

Instrumente de vizualizare care servesc la reprezentarea relațiilor existente între cunoștințe, oameni și procese;

Platforme Groupware care asigură suport pentru managementul timpului de lucru și pentru dezvoltarea de cercuri de cercetare și ateliere de lucru de tip "workshop";

Sisteme de e-Learning care asigură derularea procesului de învățare la distanță cu suport electronic etc.

Profesorul M. Zack apreciază că funcțiile asigurate prin intermediul tehnologiilor de mai sus, cu aplicabilitate în sfera managementului cunoștințelor, pot fi grupate în trei categorii: integrative, interogative și de legătură. Acestea sunt prezentate în tabelul nr.3.4 din ANEXA 2.

Datorită faptului că, organizațiile dețin infrastructura hardware necesară pentru implementarea unui sistem de management al cunoștințelor, o mare parte din funcțiile de mai sus sunt deja disponibile. Totuși, de foarte multe ori, acestea nu sunt folosite intensiv, ca urmare a unor motive de natură tehnică, inexistența unei benzi de transmisie suficient de rapidă, lipsa unor componente multimedia etc. Sau de natură organizatorică, lipsa unor privilegii pentru utilizatorii sistemului care să îi stimuleze pe aceștia să participe activ în cadrul sistemului, existența unor bariere individuale, insuficienta delegare a responsabilităților pentru activități din sfera managementului de cunoștințe etc.

De cele mai multe ori, implementările de sisteme KMS evidențiază o focalizare preponderentă spre funcțiile integrative ale KMS. În ceea ce privește componenta interactivă, organizațiile folosesc de regulă cele două funcții de bază, respectiv email-ul și listele de adrese e-mail personalizate. Un sistem eficient de management al cunoștințelor este acela care combină cele trei categorii de funcții asigurând astfel efectuarea de analize semantice, legături dinamice între cunoștințe, clasificări și structurări ale acestora.

La momentul actual, aproape toate organizațiile mari dețin o platformă Intranet care, împreună cu anumite extensii și instrumente specifice, asigură funcționalitățile de bază ale sistemelor KMS, cum ar fi partajarea facilă a documentelor electronice și accesul în timp real la informații. De asemenea, unele organizații au dezvoltate platforme de tip Groupware care permit lucrul in echipă și organizarea eficientă a activităților colaborative.

Numeroase funcții ale sistemelor de management al cunoștințelor sunt deja implementate sub formă de componente ale arhitecturii Intranet sau a unor soluții specifice cum ar fi cele de tip CRM. În aceste condiții, implementarea unui sistem KMS presupune intensificarea utilizării funcțiilor existente și dezvoltarea de funcții noi.

În ceea ce privește piața KMS, aceasta este una destul de confuză și dinamică ca urmare a faptului că, la momentul actual, nu există o soluție standard cu un nivel ridicat de interoperabilitate. Mai mult decât atât, achiziționarea unui pachet standard ar putea conduce la pierderea avantajului competitiv ca urmare a nivelului redus de satisfacere a cerințelor specifice. Din acest motiv, de regulă, organizațiile recurg la capacitatea de dezvoltare proprie. O altă problemă este cea a integrării sistemului KMS cu alte aplicații cum ar fi cele de management al documentelor și fluxurilor de lucru. În acest sens, o soluție tehnică la care recurg tot mai multe companii este cea a dezvoltării de portaluri de cunoștințe care pot facilita integrarea sistemelor KMS prin utilizarea funcțiilor inteligente în procesul de manipulare a cunoștințelor.

Inteligența artificială și sistemele expert, ca faza incipientă a dezvoltării inteligenței artificiale

Organizațiile pot utiliza sistemele bazate pe inteligența artificială pentru a achiziționa noi cunoștințe sau informații, cu scopul de a forma și dezvolta o bază proprie de cunoaștere.

Inteligența artificială implică sisteme ce folosesc calculatoare și software dedicate, cu un comportament informațional apropiat de cel al oamenilor.

Sistemele bazate pe inteligența artificială sunt capabile să învețe diferite limbaje, să realizeze coordonarea sarcinilor prin utilizarea de echipamente de percepție vizuală și vocală, să imite expertiza umană și modul în care sunt adoptate deciziile, sisteme expert. Astfel de sisteme au un comportament care se bazează pe logică, gândire și intuiție, similar ființelor umane. In figura 3.5 sunt prezentate principalele aplicații bazate pe inteligență artificială.

Figura 3.5 Principalele tipuri de aplicații ale inteligenței artificiale

Scopul sistemelor cu învățare automată este de a reproduce procesele de gândire umană, în particular, să construiască reguli similare cu cele formulate de către experții umani. Aceste sisteme au două obiective:

(1) înțelegerea capabilităților de învățare a creierului uman;

(2) dezvoltarea de algoritmi capabili să reproducă procesul de învățare umană și să construiască reguli similare cu cele formulate de experții umani.

Un sistem de învățare automată este constituit din mediu, elementul de învățare, elementul de evaluare, baza de cunoștințe și elementul de prelucrare. În figura nr. 3.6 este prezentată structura sa.

Mediul generează stimulii pentru îmbunătățirea cunoștințelelor din baza de cunoștințe. Cunoștințele vor fi utilizate de elementul de prelucrare pentru rezolvarea problemelor.

Figura nr. 3.6 Structura unui sistem de învățare automat

Elementul de prelucrare este, de fapt, motorul de inferență al sistemului și formează, împreună cu baza de cunoștințe, componenta destinată rezolvării problemelor.

Calitatea rezolvării problemei este analizată de componenta de evaluare a procesării datelor/informațiilor, iar rezultatele analizei sunt transmise elementului de învățare.

În funcție de tipul de învățare folosit, sistemele de învățare automată pot fi clasificate în sisteme de învățare prin memorie, prin instruire, prin inducție, exemple, prin analogie, prin explicații, prin grupare sau prin operaționalizare.

Succesul sistemelor bazate pe inteligență artificială provine din faptul că acestea folosesc expertiza umană, cunoștințele și modelele de gestiune, dar nu înlocuiesc total inteligența ființelor umane. Sistemele existente care folosesc inteligența artificială nu utilizează soluții noi, necunoscute oamenilor. Aceste sisteme extind puterea de expert, dar nu pot substitui persoanele, nici nu pot obține de la acestea un plus de inteligență. Pe scurt, sistemele existente nu sunt echivalente cu ființele umane și nu le pot substitui.

Inteligența umană este mult mai complexă și mai profundă decât cea deținută de calculatoare sau de sistemele informatice. Un element esențial prin care se disting ființele umane de aparate este faptul aceea că oamenii realizează asocieri și folosesc metafore și analogii. Folosind metaforele și analogiile, oamenii creează reguli noi, aplică reguli vechi în situații noi și pot acționa intuitiv și/sau instinctiv în afara regulilor. Potențialul creativ al omului rezidă în capacitatea acestuia de a crea metafore și analogii.

Cu toate că aplicațiile bazate pe inteligență artificială sunt mult mai reduse decât cele bazate pe inteligența umană, prezintă un mare interes pentru organizații, din următoarele motive:

Păstrează expertiza experților umani recunoscuți ca valoroși care s-ar putea pierde prin pensionare, demisie sau deces;

Stochează informațiile într-o formă activă, pe care mulți angajați o pot utiliza. Se poate realiza o bază de cunoștințe în organizație;

Elimină sarcinile de rutină și insatisfacția la locul de muncă;

Contribuie ia creșterea bazei de cunoștințe a organizației, prin furnizarea unor soluții la problemele care sunt prea mari și complexe.

Sistemele informatice care rezolvă problemele decizionale prin reținerea cunoștințelor din domenii foarte specifice și limitate ale expertizei umane se numesc sisteme expert. Un sistem expert poate asista factorii de decizie prin formularea unor întrebări relevante și poate explica motivele pentru care sunt adoptate anumite acțiuni. Sistemele expert sunt definite de profesorul Edward Feigenbaum, de la Universitatea Stanford, USA, sub următoarea formulare: „Sistemele expert sunt programe inteligente care utilizează cunoștințe, fapte și tehnici de raționare pentru a rezolva problemele care, în mod normal, necesită cunoștințele experților umani”.

În acest sens, sistemele expert sunt sisteme de preluare a datelor, care, pe lângă elemetele clasice, conțin și o bază de cunoștințe, precum și elementele necesare manipulării acestora sub forma unui mecanism de inferență. Ele conțin și componentele necesare achiziției de cunoștințe și implementării de noi cunoștințe, reprezentării rezultatelor și analizei a posteriori a unui proces de obținere a expertizei.

Sistemelor expert le lipsește dimensiunea cunoașterii și înțelegerea principiilor fundamentale ale expertului uman. Ele sunt relativ limitate, superficiale și fragile. Ele îndeplinesc în mod obișnuit sarcini foarte limitate, care pot fi realizate de profesioniști în câteva minute sau ore. Problemele care nu pot fi rezolvate de experții umani în aceeași perioadă de timp sunt la fel de dificile și pentru un sistem expert. Dar, prin reținerea expertizei umane într-un domeniu de activitate limitat, sistemele expert pot furniza beneficii semnificative, prin adoptarea unor decizii de înaltă calitate, cu personal mai redus.

Un sistem expert constă din următoarele module fundamentale: o bază de cunoștințe, realizată prin reținerea de cunoștințe de la experți; un motor de inferență, care permite sistemului să simuleze procesul de rezolvare a problemei ca și un expert uman; o interfață utilizator, prin care sunt furnizate informații despre problema care se rezolvă; interfața cu expertul uman, baza de date, inginerul de cunoștințe, module de grafică și de calcule.

Sistemele expert trebuie să ofere posibilitatea eliminării anumitor reguli și adăugării unora noi. În felul acesta, baza de cunoștințe poate fi continuu rafinată, iar sistemul expert este în mod continuu îmbunătățit. Pentru a descrie modul în care funcționează sistemele expert, este necesar să se plece de la cunoașterea umană care trebuie să fie modelată sau reprezentată într-o formă pe care o poate înțelege un calculator. Modelul cunoașterii umane utilizat de sistemele expert este numit bază de cunoștințe.

Baza de cunoștințe cuprinde o colecție de cunoștințe relevante despre un anumit domeniu și este compusă din reguli și fapte. Faptele au rolul de a reprezenta starea obiectelor la un moment dat. Regulile se referă la operațiile care pot fi efectuate asupra obiectelor conținute în baza de date. Structura generală a unei reguli este de tipul „dacă/atunci", cu privire la obiectivele și evenimentele pertinente pentru rezolvarea problemelor. „Dacă” este partea din regulă ce prezintă problema, iar „atunci” este partea care oferă răspunsul.

Interfața cu expertul uman este un subsistem pentru achiziția de cunoștințe și este folosit la studiul comportamentului experților, descoperirea cunoștințelor fundamentale ale experților, selectarea și utilizarea unor instrumente pentru a construi sistemul expert.

Reprezentarea cunoștințelor se poate realiza sub formă de reguli, structuri împachetate, programarea orientată pe obiecte, logica formală etc.

Reprezentarea cunoștințelor sub formă de reguli constituie o construcție standard, folosită în programarea structurată și este de forma „dacă-atunci”, în care este evaluată o anumită condiție. În cazul în care condiția este adevărată, atunci o anumită acțiune este admisă

Se cunoaște faptul că toate programele de calculator conțin declarații de tipul „dacă-atunci”. Diferența dintre aceste programe clasice și programele sistemelor expert care folosesc reguli, este numărul foarte mare de reguli (între 200 și 1000) conținute de programele bazate pe inteligența artificială, în comparație cu cele clasice, care conțin un număr mult mai mic de declarații de forma „dacă-atunci” (între 50 și 200). În plus, complexitatea regulilor dintr-un sistem expert este considerabilă în raport cu programele clasice.

Structurile împachetate, cadrele de cunoștințe sunt un grup de atribute care descriu un obiect dat. Fiecare obiect este stocat într-un compartiment care conține valoarea sau valorile atașate acestor atribute. Structurile pot fi înzestrate cu proprietatea de moștenire, pe baza căreia se generează legături ierarhice între acestea. Legăturile între diversele obiecte pot fi reprezentate sub forma unui arbore.

Reprezentarea orientată pe obiecte se bazează pe faptul că unifică, în aceeași unitate structurală numită „obiect", datele și funcțiile, care acționează asupra lor. Din punctul de vedere al tehnicii de programare, tipurile structurilor amintite se definesc cu ajutorul conceptului de clasă.

Clasele sau grupurile formează uzual o ierarhie; un grup de nivel mai înalt are un număr mai mic de atribute comune decât cel de nivel inferior. Atributele unui grup de la nivelul mai înalt sunt „moștenite" la nivelurile inferioare.

Motorul de inferență este un program general, care implementează mecanismul prin care se construiesc raționamentele. Motorul de inferență prelucrează cunoștințele și datele pe baza acestor raționamente, folosind diferite procedee. El constituie mecanismul de raționament având ca sarcină explorarea regulilor și generarea răspunsurilor la întrebările puse de utilizatori. Motorul de inferență este elementul efectiv de prelucrare folosit în sistemele expert. Acesta, pornind de la fapte, datele de intrare ale problemei, acționează regulile corespunzătoare din baza de cunoștințe, efectuând asociații și legăturile necesare pentru rezolvarea problemei.

Din regulile existente în baza de cunoștințe se pot construi arbori de inferență care au ca noduri premisele, condițiile, iar ca ramuri arcele care conectează diferite premise. Un rol important în sistemele expert îl dețin strategiile de căutare.

Prin strategie de căutare se înțelege un set de norme care ghidează procesul de căutare a regulilor care pot fi aplicate la rezolvarea unei probleme. Există două procedee de căutare: procedeul de căutare înainte și procedeul de căutare înapoi.

În procedeul de căutare înainte, motorul de inferență începe cu introducerea informațiilor de către utilizator și caută în baza de reguli pentru a ajunge la o anumită concluzie. Strategia este îndeplinirea unei anumite acțiuni care corespunde regulii, atunci când o condiție este adevărată.

Procedeul de căutare înapoi este bazat pe utilizarea unui raționament concentrat pe scop, ceea ce presupune că o problemă de rezolvat se descompune pe sub-probleme până la găsirea faptelor care în final permit atingerea scopului.

În afară de procedeele de căutare înainte și înapoi, există procedeul de căutare mixt. Acesta se apropie mai mult de modul în care raționează omul.

Bazându-se pe faptele furnizate de utilizator și pe regulile de raționare, motorul de inferență deduce concluzii pe care încearcă să le verifice prin solicitări suplimentare de fapte/informații de la utilizator sau prin obținerea de date suplimentare din baza de date. Pentru a realiza acest lucru, motorul de inferență controlează procesul de consultare cu utilizatorul. În felul acesta, un sistem expert este dirijat de un motor de inferență și de datele introduse în timpul consultării cu utilizatorul.

Principalele probleme aferente sistemelor expert. Deși acestor sisteme le lipsește robustețea și inteligența ființelor umane, ele pot furniza beneficii organizațiilor, dacă limitele lor sunt bine înțelese. Numai anumite categorii de probleme pot fi rezolvate cu ajutorul sistemelor expert. Virtual, toate sistemele expert de succes tratează problemele pentru care există relativ câteva alternative de răspunsuri și toate aceste răspunsuri posibile sunt cunoscute în avans. Multe sisteme expert sunt destul de costisitoare pentru a fi create și dezvoltate în organizație. În acest sens, nu trebuie omis faptul că angajarea mai multor experți poate fi o variantă mai ieftină decât construcția unui sistem expert.

CAPITOLUL IV. METODE ȘI TEHNICI ASISTATE DE CALCULATOR PENTRU REZOLVAREA SITUAȚIILOR MANAGERIALE COMPLEXE

Considerații generale

Exercitarea atributelor procesului managerial dintr-o organizație, previziune, organizare, coordonare, antrenare și control-evaluare, în condiții de concurență și de modificare necontrolată a parametrilor pieței, impune folosirea unor produse informatice dedicate capabile să satisfacă cerințele impuse de factorul timp în luarea deciziilor, precum și necesitatea identificării unor decizii posibile din care să se aleagă decizia optimală. Aceste produse software de optimizare a proceselor decizionale se caracterizează prin folosirea unui aparat economico-matematic, adeseori foarte complex, ale cărui modele sunt prelucrate prin intermediul unor limbaje de nivel înalt. Caracteristica principală a acestui tip de aplicații informatice constă în utilizarea unor algoritmi cu grad mare de detaliere și o solicitare corespunzătoare a resurselor hardware, îndeosebi a memoriei interne.

De regulă, astfel de aplicații se caracterizează printr-un număr mic de date de intrare și ieșire care, uneori, asigură interfața între un calculator de proces și unul sau mai multe calculatoare numerice. In prima etapă a implementării informaticii în cadrul organizațiilor, astfel de aplicații s-au folosit pentru conducerea proceselor tehnologice.

Odată cu dezvoltarea software-ului de bază orientat pe optimizarea activităților organizației, astfel de aplicații au început să fie utilizate în simularea proceselor decizionale, asigurându-se astfel exercitarea asistată de calculator a atributelor procesului de management.

O altă caracteristică importantă a acestor produse informatice este dată de faptul că atenționează factorul de decizie asupra unor posibile manifestări negative în funcționarea subsistemului condus, cu un orizont de timp acceptabil înaintea apariției acestora, existând astfel posibilitatea preîntâmpinării acestor fenomene negative prin luarea unor măsuri apriorice de eliminare totală sau parțială a lor.

Optimizarea proceselor manageriale dintr-o organizație presupune utilizarea unor produse informatice dedicate, bazate pe o infrastructură matematică complexă, capabile să ajute decidentul la exercitarea atributelor manageriale, să simuleze, parțial sau total, comportamentul organizației într-un mediu concurențial. Situațiile manageriale complexe, întâlnite la nivelul organizațiilor, pot fi rezolvate prin utilizarea următoarelor metode și tehnici asistate de calculator pentru optimizarea deciziilor:

Determinarea deciziei optimale în condiții multicriteriale de certitudine. Metodele din această categorie includ aplicații ale teoriei mulțimilor fuzzy și sunt utilizate în procesul de identificare a alternativei optimale, atunci când decidentul trebuie să aleagă dintr-o mulțime de alternative decizionale, în funcție de un set de criterii economice, cu nivele de importanță diferite. Folosind astfel de algoritmi specifici, se pot optimiza, spre exemplu, procesele de recrutare și evaluare a resurselor umane, de selectare a unui furnizor de servicii etc.

Metode pentru exercitarea atributului de previziune. Sunt destinate efectuării studiilor de prognoză, fiind utilizate și la extrapolarea evoluției unor indicatori economici. În mod deosebit pot fi folosite pentru prognozarea duratei de viață a produselor marketate de organizație, elaborarea variantelor de prețuri atunci când firma participă la ofertarea produselor sale, pentru cunoașterea, cu o probabilitate acceptabilă, a comportamentului viitor al pieții etc.

Metode asociate atributelor de organizare și coordonare. Sunt destinate aplicării managementului prin proiect și funcționează pe baza metodei adc sau a metodei alc. Prin utilizarea aplicațiilor software din această categorie, se asigură planificarea și urmărirea în dinamică a proceselor de investiții, realizându-se minimizarea duratei de realizare a proiectului în condițiile menținerii unui anumit nivel al consumului de resurse materiale, umane și financiare.

Simularea managementului organizației. Produsele software din această categorie asigură un mediu virtual de testare, formare și dezvoltare a abilităților manageriale și profesionale. De regulă, ele sunt reprezentate prin jocuri manageriale funcționale pe baza unor modele economico-matematice care, pe parcursul mai multor runde decizionale, preiau deciziile echipelor participante la joc și returnează rezultatele prelucrării acestora sub forma unor indicatori economici.

Optimizarea unicriterială a deciziilor. Metodele din această categorie, asistate de calculator, sunt destinate rezolvării situațiilor manageriale ale căror modele economico-matematice atașate fac parte din clasa modelelor de programare matematică liniară și care au la bază algoritmul simplex primal, oferind și posibilitatea evidențierii „prețurilor umbră", ca soluții ale problemei duale.

Optimizarea proceselor de conducere prin costuri. Arhitectura informatică asociată are la bază tehnica ingineriei valorii și este utilizată, în general, atunci când beneficiarul unui sistem, dorește să verifice dacă costul solicitat de către furnizor este supradimensionat.

Optimizarea rutelor de transport. În esență, metodele din această categorie urmăresc alegerea unui traseu care să permită plecarea unui mijloc de transport dintr-un punct inițial, parcurgerea locațiilor pe care trebuie să le deservească o dată și numai o dată și întoarcerea în punctul inițial, astfel încât cheltuielile totale de transport să fie minime.

Simularea managementului organizației

Una din inovațiile majore ale ultimului sfert de secol o reprezintă simularea managerială a comportamentului organizației într-un mediu concurențial. Simularea managerială, care în esență este o simulare decizională, face parte din categoria metodelor de pregătire activă cu mari valențe pedagogice mai ales în planul formării și dezvoltării de abordări și comportamente manageriale eficace.

Metodologia simulării proceselor organizaționale

In esență, simularea managerială decizională constă în crearea unui model managerial pe baza identificării și stabilirii relațiilor logice dintre variabilele ce definesc o situație managerială tipică, cu o anumită periodicitate, cu ajutorul căruia se proiectează mai multe variante decizionale, pentru care se determină efectele, în vederea facilitării selecționării celei ce corespunde în cea mai mare măsură anumitor criterii manageriale prestabilite.

Din analiza definirii simulării manageriale utilizată în perfecționarea managementului organizațiilor, se desprind principalele sale caracteristici:

Se folosește numai pentru situații manageriale tipice care se produc cu o anumită repetabilitate;

Se bazează pe construirea unui model din variabilele manageriale implicate ce reproduc mecanismul decizional aferent situației manageriale;

Se proiectează, cu ajutorul modelului, pe baza unor informații de pornire, mai multe variante decizionale pentru care se determină caracteristicile manageriale și efectele pe care le generează la nivelul organizației;

Se alege, dintre variantele sau alternativele decizionale proiectate, aceea care corespunde în cea mai mare măsură unui set de criterii decizionale prestabilite de managementul firmei;

Presupune existența unui scenariu de derulare a jocului ale cărui elemente sunt obligatorii pentru participanții la procesul educațional;

Generează o succesiune de intervenții ale participanților la jocul managerial sub forma deciziilor, ale căror rezultate intermediare servesc drept bază de plecare pentru următoarele decizii și acțiuni ale acestora;

Stabilește un câștigător individual sau colectiv pe baza criteriilor manageriale utilizate în activitatea organizațiilor.

Jocul managerial este o simulare managerială care în final stabilește un manager sau un organism managerial câștigător.

La baza fiecărui joc managerial se află o anumită teorie asupra comportamentului persoanelor și grupelor, urmărindu-se realizarea unor comportamente orientate, care facilitează atingerea anumitor tipuri de obiective.

Abordate ca metode de învățământ, jocurile și simulările manageriale prezintă mai multe particularități: să fie credibile pentru participanți; restricțiile prevăzute în jocuri sau simulări manageriale să fie familiare participanților; să modeleze activități sau situații manageriale tipice.

În situația unor simulări decizionale dinamice, care implică decizii referitoare la mai multe etape succesive, se repetă procesele de stabilire de alternative decizionale și decidere în funcție de numărul de perioade constituite. Cu cât aceste etape sunt mai numeroase, cu atât sporește utilitatea educațională a jocului sau simulării manageriale.

Eforturile depuse în ultimile decenii pentru proiectarea și utilizarea jocurilor manageriale se reflectă în constituirea unui adevărat „arsenal” la care și-au adus contribuții valoroase un număr mare de organizații specializate în pregătirea managerilor din mai multe țări. În vederea facilitării cunoașterii și folosirii acestora este utilă schițarea unei tipologii a jocurilor și simulărilor manageriale care, este indicat să cuprindă elementele prezentate în tabelul nr. 4.1 din ANEXA 3.

Din examinarea tipologiei prezentate reies varietatea și complexitatea deosebită a jocurilor și simulărilor manageriale, care reflectă gama largă a caracteristicilor proceselor de conducere, precum și eterogenitatea abordărilor și mijloacelor folosite în conceperea și utilizarea acestei metode moderne de pregătire a managerilor.

Analiza în dinamică a tipologiei jocurilor și simulărilor manageriale relevă manifestarea pe parcursul ultimelor decenii a mai multor tendințe ce reflectă, pe de o parte, progresele sensibile înregistrate în conceperea și utilizarea jocurilor de conducere și, pe de altă parte, mutațiile produse în management, în dimensionarea, structurarea și funcționalitatea organizațiilor.

Dintre tendințe importante, se pot considera următoarele:

Accentuarea caracterului realist al jocurilor și simulărilor manageriale, indiferent de tipul în care se încadrează, ceea ce le conferă valențe educaționale sensibil superioare;

Extinderea utilizării jocurilor manageriale computerizate, predominante din punct de vedere cantitativ;

Proliferarea, pe scară largă a jocurilor și simulărilor manageriale de tip interactiv ce reflectă, în mod adecvat, specificul proceselor și relațiilor de conducere care, prin însăși definirea lor, impune ample raporturi interpersonale;

Accentuarea conceperii și utilizării de jocuri și simulări de conducere specializate, prin intermediul cărora se ia în considerare, la un nivel superior, specificul de execuție și managerial al principalelor activități din cadrul societăților comerciale;

Creșterea ponderii jocurilor și simulărilor manageriale participative, care reflectă atât intensificarea dimensiunii participative a conducerii, cât și amplificarea capacității specialiștilor în acest domeniu de a proiecta și utiliza jocuri cu un grad ridicat de complexitate.

Intensa proliferare a utilizării jocurilor și simulărilor manageriale în cadrul programelor de pregătire a cadrelor de conducere este determinată de importanțele valențe formative ale acestei metode.

Pentru participanții la procesele de pregătire, jocul managerial reprezintă un adevărat laborator decizional. Îndeosebi jocurile de conducere computerizate oferă posibilitatea de a simula procese decizionale de mare complexitate, efectuând experimente manageriale controlabile, fără riscurile inerente din viața reală. Pentru formarea și perfecționarea cadrelor de conducere, metoda jocurilor îndeplinește funcții similare și are aceeași importanță ca lucrările practice de laborator pentru pregătirea și perfecționarea fizicienilor, chimiștilor etc, marcând un serios pas înainte în direcția scientizării pregătirii managerilor.

Metoda jocului de management contribuie, într-o măsură sensibil superioară, comparativ cu alte metode, la formarea și perfecționarea unor aptitudini manageriale privind: proiectarea și aplicarea de strategii și politici de conducere, fundamentarea științifică a deciziilor, crearea și dezvoltarea spiritului de echipă, organizarea muncii managerilor, amplificarea capacității de conducere participativă.

Dincolo de opinia unanim acceptată, care atribuie jocurilor de conducere un rol semnificativ în formarea profesională a resursei umane, ele sunt potrivite, poate mai mult decât alte instrumente să genereze multiple valențe în planul aptitudinilor personale ale participanților.

De-o deosebită însemnătate este aportul jocurilor manageriale la însușirea și dezvoltarea abordării sistemice a organizației și a componentelor sale. Indiferent de tip, jocul de conducere, prin caracteristicile sale constructive și funcționale, incită la sesizarea și luarea în considerare a principalelor interdependențe proprii domeniului respectiv, în strânsă legătură cu obiectivele sale. Participarea la desfășurarea de jocuri amplifică capacitatea de a situa pe primul plan entitatea sau ansamblul proceselor conduse, în condițiile identificării principalelor componente și a relațiilor dintre ele, astfel încât să se asigure realizarea la un nivel cât mai înalt a obiectivelor majore ce le-au fost desemnate.

Datorită simulării dinamice a activităților, într-un ritm superior derulării lor în realitate, jocul și simularea managerială contribuie sensibil și la comprimarea duratei procesului de învățare.

Un alt avantaj semnificativ al jocurilor și simulărilor manageriale constă în faptul că permit efectuarea de experimentări multiple. În situația în care rezultatele obținute nu sunt satisfăcătoare, simularea poate fi reluată, menținându-se aceleași ipoteze de lucru, dar testându-se efectul adoptării altor decizii.

Folosirea mijloacelor automatizate de prelucrare a datelor în cadrul jocului, familiarizează participanții cu aspectele specifice implicate de utilizarea calculatorului în procesele manageriale. Ca urmare a participării la desfășurarea jocurilor de conducere computerizate, participanții își aprofundează cunoștințele referitoare la avantajele și limitele calculatoarelor electronice, la modalitățile de utilizare a acestora, astfel încât marele lor potențial să fie valorificat pe un plan superior, în vederea creșterii eficienței activităților desfășurate.

Așa cum este concepută, metoda jocurilor furnizează o serie de indici obiectivi pentru evaluarea pregătirii participanților respectivi. Creșterea rigurozității pregătirii studenților sau conducătorilor pe baza utilizării de criterii și modalități folosite în organizații, mărește interesul acestora pentru procesul de pregătire și oferă o apreciere mai corectă a potențialului managerial al participanților la joc sau simulare.

Arhitectura modelelor de simulare

Orice structură a unui model de simulare conține o serie de elemente de bază și anume:

Reguli de luare a deciziilor, acestea au o mare importanță asupra
felului în care trebuie obținute rezultatele intermediare și finale;

Entități, respectiv variabile, le sunt atribuite diferite valori
numerice, variabile cantitative și/sau logice, variabile calitative;

Relații de legătură, descriu maniera în care entitățile sunt legate
între ele;

Starea sistemului, în general orice sistem este descris într-o
anumită stare care poate avea un caracter static;

Evenimente exogene, evenimente care se pot produce sau au loc
independent de starea sistemului la un moment dat;

Relații de feed-back, prin intermediul lor, mărimile de ieșire caracterizează, după anumite reguli, mărimile de intrare;

Criterii de oprire, cu rol de delimitare fie a orizontului de timp, fie a preciziei și fineții modelului.

Verificarea modelului de simulare este de asemenea, o acțiune complexă și nu rareori dificilă deoarece:

Se pot construi cu ușurință părți ale modelului care, luate separat, conduc la rezultate bune;

Nu orice model rezultat din "ansamblarea" părților componente conduce la rezultate bune.

Acestea sunt motivele pentru care se recomandă ca modelul să pornească de la un nucleu verificat experimental, suficient de simplu care apoi să fie extins pas cu pas, până la obținerea gradului de acuratețe dorit.

Frecvent, se întâmplă ca, la adăugarea de noi elemente, acuratețea să poată scădea, figura nr. 4.2. Dacă procesul de adăugare și creștere a complexității este mare, atunci acuratețea se îmbunătățește însă, cel puțin la fel de repede, cresc și dificultățile legate de timp și de sistemele de operare pe calculator. Nu rareori se întâmplă ca, prin adăugarea de noi variabile și restricții la modelul de bază, acuratețea modelului să nu urmeze graficul din figura nr. 4.2, ci să scadă în mod continuu, ceea ce trebuie sugereze ideea realizării modelului de bază simplu și, mai ales, operațional.

Figura nr. 4.2 Variația gradului de acuratețe a modelelor de simulare în funcție de numărul de variabile luate în considerare

Perfecționarea modelului se realizează atunci când abaterile dintre valorile rezultate din model și cele reale sunt minime. Cu alte cuvinte, dacă se notează:

Fm(x) = funcția model a sistemului;

Fr(x) = funcția care descrie funcționarea reală a sistemului;

atunci, pentru diferite valori discrete xi se va putea scrie:

┌ym(i)= fm(xi)

┤

└yr(i)= fr(xi)

În acest caz, funcția scalară de eroare ce trebuie optimizată va fi:

minE = min∑e2(i), unde:

e(i)=ym(i)- yr(i), (i = l,m)

Dacă modelul descrie o funcție continuă de timp cu valorile

┌ym(t)= fm(xt)

┤

└yr(t)= fr(xt)

atunci funcția de optimizat va fi:

minE= ∫e2(t)dt, unde :

e(t) = ym(t)- yr(t)

În continuare vor fi analizate principalele aspecte legate de date și orizontul de timp. În acest sens, trebuie menționat că orice model se bazează pe date și parametri reali și nu pe cifre abstracte, ceea ce face ca obținerea și prelucrarea unor date de încredere să fie de maximă importanță și utilitate pentru realizarea unei reprezentări convenabile a realității prin model, pe de altă parte și din aceleași motive, datele trebuie să fie nu numai corecte, ci și suficiente.

Acestea sunt motivele pentru care trebuie evitate situațiile de a folosi în modele, date rezultate din extrapolări sau, mai corect, din prognoze. Dacă, totuși, se fac extrapolări, acestea trebuie să îndeplinească următoarele condiții:

Intervalul acoperit cu date este [to,tf];

Modelul se testează pe intervalul [to,tk];

Extrapolarea se face pe orizontul [tk+1,tf], k < f.

În acest caz, extrapolarea vine de fapt să completeze verificarea modelului. Este de asemenea indicat, să se evite utilizarea din șirul de date, a acelora care provin dintr-o serie de procese nestaționare și conjuncturale, ceea ce nu trebuie să se confunde cu fenomenele periodice deoarece, dacă intervalul de timp analizat este suficient de larg, se pot percepe variațiile specifice. În caz contrar, se pot obține extrapolări greșite, ca în figura nr. 4.3.

Cu alte cuvinte, dacă din diferite motive se încearcă a se elabora modelul și apoi a se realiza prognoza cu datele din orizontul I, prognoza va avea traseul 1, un traseu nereal;

Dacă se încearcă realizarea acelorași lucruri cu datele din orizontul II, prognoza va avea de asemenea un traseu fals. Rezultă că orizontul III poate fi considerat complet și numai analiza datelor din cadrul lui permite sesizarea de fapt a unui proces ciclic.

Figura 4.3. Corelarea metodei de extrapolare a evoluției unui fenomen economic cu orizontul de timp.

După depășirea orizontului, în condiții de mediu și structurale sensibil identice, fenomenul ar putea evolua după curba f1(t). Dacă apar însă modificări ce nu mai permit respectarea într-o proporție semnificativă a condițiilor de evoluție, atunci fenomenul își va păstra caracterul ciclic, însă cu siguranță evoluția va avea un cu totul alt traseu, de exemplu f2(t), acestea sunt reprezentate în figura nr 4.4.

Reconsiderând acum problema timpului, dar continuând ideile de mai sus, se poate aprecia că, în raport cu lungimea orizontului de prognoză se pot defini următoarele categorii de variabile, ca în figura nr. 4.5:

Variabile conjuncturale, descriu foarte aproximativ tendințele de scurtă durată, și în general, aproximabile cu ajutorul derivatelor de ordin I;

Variabile tendențiale, care descriu tendința esențială a fenomenului pe termen mediu, aproximativ cu ajutorul derivatelor de ordin II;

Variabile structurale, care adeseori nu se pot defini univoc, tocmai pentru că ele își manifestă influența pe orizonturi foarte îndepărtate.

Figura 4.5 Influența relativă a variabilelor conjuncturale, de tendință și structurale, asupra evoluției pe termen scurt, mediu și lung, a unui fenomen

Având în vedere toate aceste considerente, rezultă că cea mai generală formulare a unui model poate fi scrisă sub forma:

Y(t)= ɸ1(ct) ɵ1 ɸ2(Tt) ɵ2 ɸ3(St), unde:

ɸ1 , ɸ2 , ɸ3 – funcții care trebuie determinate;

ct, Tt, St, – variabile conjuncturale, tendențiale și structurale;

ɵ1, ɵ2 – operatori de calcul (+, x, -, :).

CAPITOLUL V. PLATFORME DE E-ORGANIZATION

Sisteme Intranet și rețele virtuale private

Conceptul de Intranet este strâns legat de tehnologia comutării de pachete la distanță cu ajutorul calculatoarelor electronice. La fel ca și alte tehnologii, aceasta a luat naștere cu sprijinul și finanțarea guvernului. Astfel, la mijlocul anilor '60, agenția de proiecte de cercetare avansate a S.U.A. (A.R.P.A.) a creat ceea ce s-a numit ARPA-net, respectiv o rețea de calculatoare guvernamentale cheie, capabile să supraviețuiască defecțiunii liniilor convenționale de comunicație ce ar putea surveni în cazul unui război sau al unui dezastru de proporții.

Mai târziu, la începutul anilor '80, A.R.P.A. a avut nevoie de un nou set de reguli, de un protocol mai eficient pentru gestionarea pachetelor în condițiile varietății tot mai mari de rețele, care la momentul respectiv includeau și sateliții. Astfel, protocolul original a fost înlocuit in 1983 cu Protocolul de Control al Transportului/ Protocolul Internet.

În ultimele 2 decenii, rețelele Internet bazate pe protocolul TCP/IP au cunoscut o creștere continuă, însă în ultimii ani a apărut o utilizare a acesteia cu o dezvoltare și mai rapidă, care a transformat în mod radical modul de comunicare al companiilor cu angajații, clienții și furnizorii: sistemele Intranet.

Un sistem Intranet reprezintă o rețea specifică a unei companii, care utilizează tehnologiile Internet bazate pe protocolul TCP/IP.

Deosebirea esențială între o rețea Intranet și o rețea locală de calculatoare rezidă tocmai în folosirea acestui protocol. Mai simplu spus, un sistem Intranet reprezintă aplicarea tehnologiilor TCP/IP la nivelul unei rețele private LAN sau WAN a unei organizații. Deosebirea esențială între Intranet si Internet este aceea că Intranetul se adresează informațiilor cu caracter privat, în timp ce Internetul se adresează informațiilor cu caracter public.

Utilizarea sistemelor Intranet la nivelul organizațiilor prezintă o serie de avantaje de ordin mai general. Primul și cel mai evident dintre acestea, este folosirea în comun a resurselor, în scopul de a face toate programele, echipamentele și în special informațiile, disponibile pentru oricine din sistem, indiferent de localizarea fizică a resursei și a utilizatorului. Un al doilea aspect evident este fiabilitatea mare, prin accesul la mai multe echipamente de stocare alternative.

Pentru domeniile militar si bancar, controlul traficului aerian, siguranța reactoarelor nucleare și multe alte asemenea activități, posibilitatea de a nu întrerupe operarea unor echipamente în eventualitatea unor probleme hardware este de maximă importanță.

Un al treilea avantaj general este economisirea resurselor financiare, pentru că implementarea unui sistem Intranet va determina realizarea de economii prin reducerea cantității de materiale tipărite și a cheltuielilor de distribuție asociate. Un ultim beneficiu direct, de această dată de ordin social, îl constituie faptul că un sistem Intranet creează un mediu de comunicare puternic între angajați aflați la mare depărtare unii fata de ceilalți, favorizând munca în echipă și întărind relațiile interumane dintre salariații organizației.

Folosirea tehnologiei Intranet a cunoscut o explozie în ultimii ani în toate domeniile de activitate, în prezent existând peste 6 milioane de servere Intranet răspândite în întreaga lume. Dintre soluțiile de eficientizare a activității organizațiilor, care au la bază sisteme Intranet, se numară:

Infochioșcurile: reprezintă browsere WEB amplasate în vecinătatea marilor magazine prin care clienții pot să obțină o listă cu articolele căutate. Avantajele sunt multiple, deoarece un chioșc WEB conectat la rețea poate transmite continuu rapoarte de activitate către o baza de date ce poate fi actualizată de către reprezentanți ai departamentelor de vânzări, marketing și deservire a clienților. Totodată, un infochioșc poate permite efectuarea de cumpărături online și poate realiza validări ale cărților de credit.

Instituții de învățământ: implementarea unui sistem Intranet in cadrul unei instituții de învățământ permite studenților și personalului didactic efectuarea unor operații precum: distribuirea de cataloage, repartizarea electronică a notelor și a suporturilor de curs, crearea unui mediu interactiv de partajare a informațiilor, reducerea costurilor de tipărire în toate departamentele; dezvoltarea de cursuri educaționale în afara instituției.

Magazine virtuale: indiferent daca este vorba de mici magazine sau puternice lanțuri de supermarket-uri, un sistem Intranet poate avea utilizări variate precum efectuarea de studii asupra satisfacției clienților, oferirea de informații despre produse, publicarea de liste cu vânzările viitoare sau evenimente speciale.

Publicații de afaceri sau buletine de știri: un buletin de știri poate fi publicat în Intranet și pus la dispoziția clienților. De fapt, în funcție de tipul de servicii furnizat de compania proprietară a Intranetului, buletinul de știri poate fi folosit drept un instrument de vânzări care avertizează, amintind clienților să cumpere produsele companiei.

Utilizarea în practică a sistemelor Intranet a prezentat însă o serie de riscuri legate de securitatea informațiilor, atunci când se punea problema punerii acestora la dispoziția publicului larg, în funcție de o serie de drepturi de acces. Problemele de această natură, au impus necesitatea perfecționării unei noi tehnologii, care să asigure extinderea unei rețele Intranet private pe o rețea publică, în condițiile menținerii unui nivel ridicat de securitate și unui nivel redus al cheltuielilor. Astfel, au luat naștere rețelele VPN, Virtual Private Networks.

O rețea virtuală privată, VPN, reprezintă o simulare a unei rețele private de tip WAN, Wide Area Network, la nivelul rețelei Internet, folosind adrese publice IP.

Structura standard a unei rețele VPN este reprezentată în figura nr. 5.1. Datorită problemelor sporite de securitate, elementul central al unei arhitecturi VPN îl reprezintă sistemul de comunicații, care asigură transferul de date între entitățile sistemului.

Procesul de comunicație, denumit și „tunneling” este unul complex, format din trei mecanisme :

Mecanismul de criptare/ decriptare a datelor, care are la bază o cheie de criptare publică și una privată, prima din ele fiind utilizată în procesul de teletransmisie a datelor în rețeaua Internet, iar cea de a doua pentru criptarea sau decriptarea mesajelor;

Mecanismul de autentificare, care verifică dacă datele au ajuns la receptorul dorit și prin intermediul căruia receptorul verifică integritatea mesajului și sursa acestuia;

Mecanismul de autorizare, care asigură restricționarea accesului la resursele localizate în rețea, după ce utilizatorul a fost autentificat cu succes.

Figura nr.5.1 Arhitectura standard a unei rețele virtuale private

Din punctul de vedere al obiectivelor, tehnologiile VPN vizează satisfacerea a trei cerințe fundamentale :

Accesul permanent al angajaților la resursele rețelei;

Interconectivitatea între sediile organizației, chiar dacă acestea sunt dispersate din punct de vedere geografic;

Accesul controlat la resursele rețelei furnizorilor, clienților și a altor parteneri externi ai organizației.

În funcție de modul în care se asigură satisfacerea cerințelor de mai sus, rețelele VPN pot fi grupate în trei mari categorii:

Rețele VPN de tip Remote Access. Acest tip de rețele permit accesul salariaților organizației la resursele sistemului pe baza unui server de acces VPN, situat la sediul central, reprezentat în figura nr. 5.2.

Figura nr. 5.2 Arhitectura unei rețele VPN de tip Remote Access

Rețele VPN de tip Intranet. Sunt utilizate pentru interconectarea sucursalelor la rețeaua Intranet a organizației. Spre deosebire de o rețea WAN clasică, se reduce numărul de routere utilizate și personalul tehnic care asigură funcționarea acestora, figura nr. 5.3.

Rețele VPN de tip Extranet. Asigură partajarea resurselor, pe baza drepturilor de acces, către furnizorii, clienții și partenerii organizației. Spre deosebire de un sistem Extranet clasic, nu este necesară interconectarea la rețelele WAN ale partenerilor externi, prezentat în figura nr. 5.4.

Figura nr. 5.4 arhitectura unei rețele VPN de tip Extranet

Într-o abordare strict economică, implementarea sistemelor VPN în cadrul organizațiilor asigură o serie de avantaje. Astfel, un prim avantaj îl reprezintă cheltuielile reduse de implementare, deoarece alternativele, bazate pe linii de comunicații închiriate, sunt mult mai costisitoare. De asemenea, conectarea la distanțe mari este înlocuită cu conectarea către un furnizor de Internet, ISP local. Aceasta conduce și la o reducere a cheltuielilor de exploatare a rețelei WAN, precum și a costurilor cu echipamentele VPN, deoarece acestea sunt gestionate de către furnizorul ISP. Se reduc, de asemenea, costurile cu forța de muncă specializată în întreținerea acestor echipamente. Un al doilea avantaj îl reprezintă conectivitatea sporită deoarece VPN utilizează rețeaua Internet, singura rețea accesibilă global, pentru a realiza transferul de date între componentele sistemului Intranet. În al treilea rând, o rețea VPN asigură creșterea securității comunicațiilor datorită protocoalelor sofisticate utilizate pentru criptarea și decriptarea datelor, pentru autentificarea și autorizarea utilizatorilor.

Ca principal dezavantaj, arhitectura VPN este dependentă de disponibilitatea rețelei Internet. Aceasta înseamnă că pot apărea probleme de trafic care pot afecta în mod negativ performanțele sistemului.

Sisteme de învățământ online

Conceptul de instruire la distanță

Sistemele de învățământ asistat de calculator au cunoscut o dezvoltare accelerată în ultimii ani, odată cu extinderea pe scară largă a tehnologiilor Internet, însă potențialul educațional al acestora a fost sesizat de către specialiști încă din anii '60. Eforturile cercetătorilor au fost îndreptate, la vremea respectivă, în două direcții: identificarea unor tehnici de instruire asistată de calculator, CBI – Computer Based Instruction, și proiectarea de sisteme tutoriale inteligente, ITS -Intelligent Tutoring Systems.

Costurile de implementare au reprezentat însă un obstacol major în calea proliferării acestor soluții. Dezvoltarea tehnologiilor bazate pe protocolul TCP/IP și a arhitecturilor de tip client-server au generat noi oportunități care au dus la apariția primelor sisteme de instruire la distanță, denumite și sisteme de educație virtuală. Pe lângă determinantul tehnologic, au exisat și o serie de factori sociali, economici și manageriali care au influențat evoluția acestor sisteme.

De asemenea, educația virtuală a luat naștere și ca urmare a ineficientei metodelor clasice de instruire și a problemelor generale cu care se confruntau sistemele de învățământ. O primă astfel de problemă o reprezintă distanța, deoarece instruirea tradițională implica interacțiunea dintre lector și cursanți, ale cărei cheltuieli, de cele mai multe ori, nu se justificau din punct de vedere economic.

O a doua problemă este reprezentată de dimensiunea audienței și infrastructura necesară deoarece, în cazul unor grupuri prea mari sau prea mici de cursanți, învățământul tradițional este ineficient. Chiar și în condițiile în care toate resursele necesare sunt disponibile, este foarte dificil procesul de planificare a acestora.

Deși asigură soluții pentru rezolvarea problemelor de mai sus, învățarea asistată de calculator nu este o alternativă puțin costisitoare. Dacă o organizație dorește realizarea unui astfel de sistem doar pentru reducerea cheltuielilor, beneficiile pe care le va obține s-ar putea să fie insesizabile. Din acest motiv, este indicat ca instruirea la distanță să fie implementată sub forma unei componente a unei strategii globale de perfecționare a activităților de pregătire a resurselor umane, în vederea obținerii avantajului competitiv.

Pornind de la aceste cerințe, în teorie și practică au fost formulate numeroase abordări cu privire la conceptele asociate învățământului la distanță. Astfel, majoritatea specialiștilor apreciază că instruirea la distanță se realizează prin intermediul următoarelor tipuri de sisteme: sisteme de e-Learning, sisteme de instruire on-line și sisteme de instruire asistată de calculator. Între aceste sisteme există o relație de incluziune (figura nr. 5.5).

Figura nr.5.5 Locul și rolul sistemelor de eLearning în cadrul sistemelor de instruire la distanță

Este necesară distincția între conceptul de e-Learning și cel de instruire on-line. Astfel, termenul de elearning, desemnează toate tipurile de aplicații prin intermediul cărora se desfășoară procese de învățare la distanță. Instruirea online, reprezintă o componentă a elearning-ului și anume aceea care asigură training-ul prin Internet, Intranet sau Extranet.

În cadrul fiecăruia dintre sistemele de mai sus se desfășoară procese de învățare la distanță care, în funcție de modul de organizare și coordonare, pot fi structurate în două mari categorii:

Procese sincrone, sunt acele procese care asigură învățarea în timp real, coordonată de un instructor, în care toți participanții sunt conectați la sistem în același timp și comunică direct între ei, folosind drept principale tehnologii: clasele virtuale, simulările și audio/video conferințele.

Procese asincrone, sunt acele procese de învățare lipsite de coordonarea directă a unui instructor, în care cursanții nu au posibilitatea de a comunica direct între ei și care folosesc drept tehnologii: cursurile publicate pe Internet sau CD-ROM, prezentările WEB sau audio/video, forum-urile, chat-ul sau serviciile de e-mail.

Din punctul de vedere al atenției acordate în literatura de specialitate și al impactului avut asupra activităților de training și instruire în cadrul organizațiilor, din rândul sistemelor descrise mai sus, se disting prin prisma importanței, sistemele de e-Learning.

Formarea profesională utilizând tehnici de e-Learning

E-Learning este tehnologia care a revoluționat sistemul tradițional de învățare la distanță, iar oportunitățile sale au fost sesizate și valorificate atât în instituții de învățământ, cât și la nivelul organizațiilor publice sau private. Din punctul de vedere al structurii, un sistem de elearning asigură facilități pentru transferul de cunoștințe prin dezvoltarea și publicarea de conținut educațional sub forma de cursuri sau biblioteci virtuale și verificarea și testarea cunoștințelor folosind simulări manageriale, scenarii sau studii de caz pentru evaluare.

Un sistem de elearning constă într-un ansamblu de metode, tehnici, instrumente și proceduri prin care se asigură furnizarea de programe de învățare sau training, folosind mijloace electronice, precum și evaluarea gradului de asimilare a cunoștințelor de către cursanți.

Formarea profesională a beneficiarilor de e-Learning prin intermediul unui sistem integrat se poate realiza în trei moduri: auto-formarea, formarea individuală și clasa virtuală.

Principalul instrument de auto-formare îl reprezintă bilbioteca virtuală. Aceasta reprezintă o colecție de articole și publicații în format electronic care pot fi apelate folosind tehnologii Internet, de către un anumit grup de utilizatori, pe baza unui set de referiri bibliografice, accesibil online.

Biblioteca virtuală reprezintă un centru de informare și perfecționare a salariaților proprii, precum și a altor categorii de persoane interesate, punând la dispoziția acestora informații și cunoștințe organizaționale, în baza unor drepturi de acces. De asemenea, biblioteca virtuală a unei organizații poate fi utilizată în cadrul proceselor de formare continuă sau autoperfecționare profesională, deoarece oferă documentare pentru lărgirea și aprofundarea cunoștințelor transmise cursanților prin intermediul sistemului de e-Learning.

Din punctul de vedere al arhitecturii, o bibliotecă virtuală este formată dintr-o listă de referințe bibliografice și un ansamblu de documente electronice, sub formă de cărți sau de alte publicații. Principalele funcții ale unei biblioteci electronice sunt accesul la materialele de instruire prin intermediul platformei de elearning, consultarea sistematică a conținutului și posibilitatea de interogare a bazei de date, adăugarea de conținut educațional prin editoare specifice.

Ca principale avantaje ale implementării unei biblioteci virtuale se pot menționa: eficientizarea proceselor de gestionare a cunoștințelor, valorificarea rapidă a cunoștințelor cuprinse în colecțiile de documente, creșterea calității informațiilor furnizate.

Formarea individuală în cadrul sistemelor de e-Learning se desfășoară folosind metode de învățare asincrone, cum ar fi: e-mail-ul, chat-ul, forumul sau dialogul interactiv. De asemenea, instructorii au posibilitatea de a organiza și gestiona ateliere de cercetare sub forma workshop-urilor.

Cele mai multe cunoștințe sunt transferate de către lectori către persoanele școlarizate prin intermediul cursurilor virtuale, desfășurate în mod interactiv cu ajutorul produselor multimedia. Atât cursanții cât și profesorii sunt coordonați în procesul de predare-învățare prin programe de activitate și planificări calendaristice. În general, cursurile sunt împărțite în unități de învățare, succesiunea acestora precum și metodele de evaluare fiind definite prin reguli precise și însoțite de feedback din partea cursanților.

Spre deosebire de clasa tradițională, fizică, clasa virtuală prezintă drept avantaj faptul că poate să fie accesată din orice loc, fară restricții privind numărul cursanților. De asemenea, într-o clasă virtuală, fiecare cursant are posibilitatea de a relua o anumită parte a cursului sau de a elimina din programul de învățare anumite informații. Un sistem de e-Learning permite definirea modulelor, a cursurilor și a relațiilor de ordine între acestea. Astfel, un cursant care participă la un modul nu poate fi înscris și la un altul, desfășurat în paralel.

În strânsă legătură cu formarea profesională, sistemele de e-Learning integrează instrumente pentru evaluarea cunoștințelor asimilate de cursanți. De regulă, această evaluare se realizează folosind teste electronice.

Trebuie menționat faptul că un sistem de e-Learning trebuie să fie construit după un model flexibil, atât din punct de vedere organizatoric, cât și din punctul de vedere al materialelor de instruire, și să permită desfășurarea de procese de învățare sincrone și asincrone. Astfel, în proiectarea sistemului trebuie să se pornească de la principalii actori implicați în procesele de învățare online, respectiv instructorii, coordonatorii și cursanții.

Există numeroase variante de implementare a unui sistem de e-Learning. Astfel, de cele mai multe ori, se recurge la soluții de tip "blended learning", care combină metodele clasice de învățare cu cele de tip e-Learning, indiferent de soluțiile tehnice la care se recurge, un sistem de e-Learning trebuie să asigure o serie de funcționalități, sintetizate în tabelul nr. 5.6 din ANEXA 4.

Ca principale beneficii ale dezvoltării de sisteme e-Learning, se pot enumera:

Reducerea cheltuielilor de instruire prin eliminarea costurilor de transport și cazare a personalului didactic;

Asistarea proceselor de instruire și învățare folosind tehnologii informatice moderne;

Monitorizarea procesului de instruire și a rezultatelor obținute de cursanți și instructori;

Diminuarea timpilor neproductivi datorați participării la cursuri;

Realizarea instruirii exact în momentul în care aceasta este necesară;

Eficientizarea procesului de învățare prin amplificarea receptivității și a gradului de asimilare a cunoștințelor;

Stimularea creativității și competiției;

Posibilitatea dezvoltării ulterioare a unui sistem de management al cunoștințelor;

Inexistența unei limitări fizice a numărului de participanți care pot urma simultan un curs;

Reducerea costurilor de perfecționare a personalului propriu;

Eficientizarea proceselor de autoinstruire datorită faptului că fiecare cursant își poate selecta disciplinele pe care dorește să le studieze, momentul în care acestea îi sunt necesare și metoda de învățare;

Amplificarea nivelului de cunoștințe al organizației datorită actualizării permanente a informațiilor puse la dispoziția cursanților.

E-Learning-ul nu trebuie abordat ca un fenomen individual, ci ca un mecanism de impulsionare a altor domenii ale organizației, cum ar fi managementul cunoștințelor, managementul cercetării-dezvoltării sau managementul relațiilor cu clienții.

CAPITOLUL VI: APLICAȚIE PRACTICĂ: SELECȚIA CANDIDAȚILOR CU AJUTORUL CHESTIONARULUI DE PERSONALITATE -FPI-

Sistemul informatic construit este o aplicație Web dinamică, relizată utilizând tehnologiile: HTML, PHP, MySQL, CSS și JavaScript Language. Limbajul static HTML a fost folosit pentru partea de interfața și formatare, combinat cu tehnologia CSS, rezultând o aplicație flexibilă, optimizată pentru browser-ul Mozilla Firefox. Limbajul de server-side scripting PHP a fost folosit pentru: citirea datelor din baza de date, prelucrarea datelor ce vor fi afișate, adăugarea de noi date, precum și modificarea celor existente în baza de date. Pentru administrarea bazei de date s-a folosit sistemul de gestiune a bazelor de date open-source MySQL, datele fiind stocate într-o baza de date având în componență 2 tabele. Prin utilizarea limbajului JavaScript, aplicația devine elegantă și stabilă din punct de vedere funcțional.

Aplicația se poate prezenta că o aplicație de sine stătătoare sau poate fi implementată atât pe site- ul Academiei Forțelor Terestre “Nicolae Bălcescu”, pentru evaluarea psihologică a studenților, dar și pe site-urile Centrelor Zonale de Informare și Recrutare a candidaților pentru structurile MApN. În cazul implementării acestei aplicații pe unul dintre site-uri, aceasta vine in sprijinul psihologului, furnizându-i date importante despre profilul psihologic al candidaților, în procesul de selecție al acestora, rezolvând astfel o problemă legată de timp.

Aplicația este construită pe baza unui chestionar de personalitate foarte cunoscut și care este aplicat cu succes de mulți psihologi, din întreaga lume, Inventarul de Personalitate Freiburg Multifazic, FPI. Studiile în domeniul orientării profesionale au demonstrat eficiența acestui inventar de personalitate.

Proba descrie 12 dimensiuni ale structurii de personalitate, astfel:

Nervozitate

Agresivitate

Depresivitate

Emotivitate

Sociabilitate

Calm

Tendinte de dominare

Timiditate

Fire deschisa

Extroversiune-introversiune

Labilitate emotionala

Masculinitate

Fiecare trăsătură este descrisă cu ajutorul mai multor întrebări închise. Acestea au fost formulate în așa fel încât să asigure caracterul de unicitate al fiecărei trăsături descrise. Prezentarea itemilor este în formă afirmativă, pentru a determina o proiecție autentică a persoanei care completează inventarul de personalitate.

Pentru fiecare item, sunt posibile două variante de răspunsuri la alegere: „DA” și „NU”.

Fiecare dimensiune are itemii grupați pe un anumit număr de subdimensiuni, însușiri. Nota brută obținută la fiecare dimensiune relevă gradul de pregnanță, de manifestare a dimensiunii respective, iar însușirile ce compun fiecare dimensiune permit o analiză calitativă a acestora.

Denumirea dimensiunilor exprimă natura adaptării sau a comportamentului vizat. În principiu, o notă ridicată indică o însușire „pozitivă”, iar una joasă, o însușire „negativă”. Calitățile puternic negative sunt însă semnul dificultăților în adaptare.

Chestionarul conține un set de 212 întrebări la care se poate raspunde cu DA sau NU, neexistând răspunsuri corecte sau greșite, toate întrebările fiind obligatorii, iar pe baza acestor răspunsuri, în urma prelucrării se conturează un profil psihologic, decizia finală revenindu-i psihologului.

În urma parcurgerii tuturor întrebarilor, la apăsarea butonului „trimite”, în cazul în care la o întrebare nu s-a răspuns, este afișat un mesaj de eroare în care este indicat și numarul întrebării respective. În cazul în care formularul a fost completat corespunzător, răspunsurile sunt analizate, prelucrate, trimise catre baza de date, unde sunt memorate într-un tabel și apoi se afișează profilul psihologic.

În funcție de scorul obținut pentru o dimensiune, este afișată o descriere cu principalele caracteristici, atât pentru o valoare mare, atunci când se depașește 70% din punctajul total, dar și pentru o valoare mică, în caz contrar.

Accesul la baza de date este restricționat prin folosirea unui formular de autentificare, în care sunt solicitate un nume de utilizator și o parolă. Acestea sunt stocate în baza de date într-un alt tabel, special creat. Parola se poate modifica dupa autentificare, prin completarea formularului de modificare a parolei.

În urma autentificării, scriptul php se conecteză la baza de date, citește înregistrarile din tabelul test și le afișează sub formă tabelară, unde sunt afișate numele, prenumele, vârsta și rezultatul obținut pentru fiecare dimensiune în parte. În dreptul fiecărei înregistrări apare un link ce oferă posibilitatea de a șterge înregistrarea respectiva.

Proiectarea bazei de date și implementarea acesteia în SQL

Proiectarea tabelelor

În urma analizei obiectivelor pe care aplicația trebuie să le îndeplinească, am ajuns la concluzia că este nevoie de 2 tabele, pentru baza de date MySQL. În figura nr. 6 este prezentată structura tabelelor folosite de către aplicație. Într-un tabel se vor memora datele de autentificare, numele de utilizator și parola, iar în celălalt tabel, numele și prenumele candidatului, dar și punctajul obținut pentru fiecare dimensiune.

Numele de utilzator și parola pot fi introduse direct în baza de date, iar parola se poate modifica atât în interfața de administrare a serverului MySQL, cât și în pagina administratorului, admin.php, prin completarea formularului de modificare a parolei.

Figura nr 6. Structura tabelelor MySQL

Crearea tabelelor în MySQL

Se creeaza baza de date “pers” astfel:

Se accesează interfața de administrare a serverului MySQL, astfel :

//localhost/phpmyadmin, după care se taseteaza numele “pers” in caseta Create new Database și se apasă butonul Create.

In sectiunea SQL se executa comenzile de mai jos pentru crearea celor 2 tabele:

CREATE TABLE `admin`

(

`id` int(11) NOT NULL auto_increment,

`user` varchar(50) NOT NULL default '',

`parola` varchar(50) NOT NULL default '',

PRIMARY KEY (`id`)

)

ENGINE=MyISAM

DEFAULT CHARSET=latin1 AUTO_INCREMENT=2 ;

CREATE TABLE `test`

(

`id` int(11) NOT NULL auto_increment,

`nume` varchar(50) NOT NULL default '',

`prenume` varchar(50) NOT NULL default '',

`varsta` int(11) NOT NULL default '0',

`s1` int(11) NOT NULL default '0',

`s2` int(11) NOT NULL default '0',

`s3` int(11) NOT NULL default '0',

`s4` int(11) NOT NULL default '0',

`s5` int(11) NOT NULL default '0',

`s6` int(11) NOT NULL default '0',

`s7` int(11) NOT NULL default '0',

`s8` int(11) NOT NULL default '0',

`s9` int(11) NOT NULL default '0',

`s10` int(11) NOT NULL default '0',

`s11` int(11) NOT NULL default '0',

`s12` int(11) NOT NULL default '0',

PRIMARY KEY (`id`)

)

ENGINE=MyISAM

DEFAULT CHARSET=latin1 AUTO_INCREMENT=7 ;

Arhitectura aplicației

Din punct de vedere funcțional aplicația este împărțită în urmatoarele module:

Implementarea aplicației în html si php

Paginile aplicației au fost realizate în limbajele HTML, PHP si JavaScript

Codul sursă PHP este încadrat de <?php

……

?>

Conectarea la serverul MySQL și definirea funcțiilor – config.php

Pagina principală – index.php

Informații despre chestionar – despre.php

Susținerea testului – test.php

Afișarea interpretarii – val.php

Pagina administratorului – admin.php

Această pagină păstrează aceeași formatare, dar după ce este completat, trimis și verificat formularul de autentificare, administratorul are posibilitatea de a modifica parola, de a vizualiza înregistrările din baza de date și de a le șterge.

Formatare – stil.css

Deconectarea administratorului – logout.php

Prezentarea aplicației

Prima pagină care se încarcă atunci cand este accesată aplicația este pagina creată în urma rulării scriptului index.php, această se prezintă ca în figura nr. 6.1.

Figura nr. 6.1 index.php

Pagina administratorului, creată cu ajutorul fișierului admin.php, înainte de autentificare arată ca în figura nr 6.2, iar după autentificare ca în figura nr . 6.3.

Figura nr. 6.2 admin.php, înainte de autentificare

Figura nr. 6.3 admin.php, după autentificare

Am creat o pagină cu informații despre chestionar și modalitatea de susținere a probei, fișierul despre.php. Acesta se prezintă ca în figura nr. 6.4.

Figura nr. 6.4. despre.php

Pagina unde este susținută proba se numește test.php și arată ca în figura nr. 6.5. Aceasta conține întrebarile din chestionar și tot aici va fi afișat profilul psihologic, dupa ce fiecare întrebare a primit un răspuns.

Figura nr. 6.5. test.php

Instalarea aplicației

Pentru instalarea și rularea aplicației este nevoie de aplicația EasyPHP, un browser web și drepturi de administrator pe calculatorul unde se rulează. Dacă este implementată pe un server este nevoie de conexiune la Internet și un browser web.

Dacă nu este instalat, se instaleaza EasyPHP;

Se copiaza folderul personalitatea in C:\Program Files\EasyPHP 2.0\www;

Se copiaza folderul pers în C:\Program Files\EasyPHP 2.0\mysql\data ;

sau

În interfața MySQL se crează baza de date pers și se execută scriptul SQL conținut în fișierul pers.sql;

Se accesează aplicația la adresa //localhost/personalitatea.

CONCLUZII ȘI PROPUNERI

Astăzi, într-o societate în care tehnologia evoluează mai repede decât ne putem imagina, sistemele informatice ocupă un loc important, atât în viața noastră de zi cu zi, dar și în organizația în care ne desfășurăm activitatea.

Zilnic suntem puși în fața deciziilor, decizii care nu sunt deloc ușor de luat, și nu de puține ori apelăm la inteligența artificială pentru a primi asistență în vederea soluționării unei probleme. Și totuși apare o întrebare: „oare aceste mașini inteligente pot înlocui factorul uman?”

Părerea mea este că niciodată, o mașină, oricâtă inteligeță artificială ar cuprinde, nu poate fi generator autonom de decizii, dar reprezintă în ultimii ani, în procesul decizional, o componentă ce nu poate fi neglijată.

Consider că abilitatea umană de fundamentare a deciziilor nu poate fi pusă la îndoială, în schimb capacitatea sa de optimizare a deciziilor nu se poate ridica în totalitate la randamentul pe care îl oferă implementarea soluțiilor informatice în procesele decizionale, dar această opțiune îi revine comandantului.

Ca viitor comandant propun axarea pregătirii manageriale, pe modalități de fundamentare și optimizare decizională moderne, care să permită formarea unor abilități de raționalizare și implementare a hotărârilor, și astfel rezolvând o problema legată de timpul în care este adoptată o decizie, de către viitorii ofițeri.

Personal, consider că sunt situații în care nu te poți decide la adoptarea unui model de optimizare decizională sau a altuia însă cu certitudine trebuie să o faci, atâta timp cât ești un lider în adevăratul sens al cuvântului, atâta timp cât conștientizezi că pe umerii tăi apasă așteptările celor care depind de tine, de decizia ta, și care fără îndoială în anumite situații ar da totul pentru ca tu să rămâi în viată. Din acest aparent simplu motiv, consider că orice model adoptat trebuie să aibă ca principal obiectiv schimbarea condiției sau a stării în care se găsesc cei conduși și în al doilea rând atingerea cerințelor și a obiectivelor organizaționale. Desigur sunt momente în care istoria și chiar realitatea din zilele noastre ne contrazic, dar nu trebuie uitat faptul că orice sistem este perfectibil și interschimbabil.

O decizie corectă insă, nu poate fi luată decât atunci când factorul de decizie dispune de suficiente informații, iar factori perturbatori ca: stresul, timpul, oboseala fizică și psihică se află la parametri normali. Din acest motiv, consider că procesul de selecție trebuie să fie mult mai riguros, organizat pe criterii mult mai stricte.

Sunt de parere că informatizarea procesului de selecție al candidaților va rezolva două probleme majore: reducerea gradului de subiectivism al factorului uman, dar și reducerea timpului în care se realizează selecția.

Acesta este și motivul pentru care la partea practică am decis să dezvolt un sistem informatic care să vină în sprijinul psihologului în procesul de selecție.

Lucrarea de față nu se vrea o analiză exhaustivă a problematicii sistemelor informatice pentru management, ci doar o introducere în această problematică, abordând preponderent o serie de teme considerate de interes.

Partea cea mai importantă a acestei lucrări o constituie aplicația, care reprezintă un prim pas spre implementarea unui sistem informatic în procesul de selecție al candidaților pentru structurile MApN.

Propun implementarea acestei aplicații pe site-ul Academiei Forțelor Terestre „Nicolae Bălcescu”.

BIBLIOGRAFIE

*** – Tribuna Economică, nr.40, Ediția 1999;

Anderson, K.,- Customer Relationship Management, Editura McGraw Hill, 2002;

Bușe, F., – Informatică managerială, Editura Călăuza, Deva, 1998;

Cook, C.,- Just Enough Project Management, Editura McGraw Hill, 2005;

Gheorge, I., – Securitatea sistemelor militare, Editura Militară, București, 1995;

Ghișă, A., – Coordonatele macroproiectării sistemelor informatice în activitatea de management militar, Academia Tehnică Militară, al XXVI-lea simpozion internațional, vol. V;

Ioan, R.,(coord) – Informatică și management, O cale spre performanță, Editura Universitară, București, 2007;

Jalobeanu, M., -WWW în învățământ. Instruirea prin Internet, Casa Coroului Didactic, Cluj, 2001;

Larry Ullman, PHP și MySQL pentru site-uri WEB dinamice, Editura Teora, București, 2006;

Lungu, I., Sabău, G.,- Sisteme informatice- analiză, proiectare și implementare, Editura Economică, 2003;

Militaru, G.,- Sisteme informatice pentru management, Editura All, București, 2004;

Mureșan D., Experience in Developing the Advanced Distributed Learning Capabilities in the Academic Area, la The 2nd International Conference on Virtual Learning, ICVL 2007;

Newman R. M., Mehlinger H.D., O'Meara P., Changing Perspectives on International Education, Education Indiana University Press, 2001;

Noveanu E., Competențele educatorului în școala de mâine. Impactul informatizării // Tehnologii educaționale moderne (coord. V. Mândâcanu), vol. V, Editura Le mot, București, 1999;

Oancea, M., – „Sisteme informatice de asistare a deciziei financiare”, Ed. ASE, București, 2005;

Oprea, D., Airinei, D., Fotache, M.,- Sisteme informaționale pentru afaceri, Editura Polirom, Iași, 2002;

Palloff, R. M., Pratt, K., Building learning communities in cyberspace. San Francisco: Jossey-Bass,1999;

Petrașcu, C., – Rolul și importanța tehnologiilor grupware în activitatea de managemet militar, Revista A.T.U.,Sibiu, 1999;

Radu, I., – Inforatică mangerială, Editura Economică, București, 1996;

Richard Wagner, Allen Wyke R., JavaScript, Editura Teora, București, 2000;

Rusu, Ș., Management tehnologic, Editura Matrixrom, 2000;

Stanciu, V., – Proiectarea sistemelor informatice de gestiune, Editura Cison, București, 2000;

Stanciu, V.,- Proiectarea sistemelor informatice, Editura Dual Tech, București, 2002;

Teleșpan, C., Managementul informațiilor în organizația militară, Editura Academiei Forțelor Terestre, Sibiu, 2004;

Terry A., Fathi E.,Theory and Practice of Online Learning, Athabasca University, 2004;

Traian, A., Programarea in PHP. Ghid practic, Editura Polirom, București, 2005;

BIBLIOGRAFIE

*** – Tribuna Economică, nr.40, Ediția 1999;

Anderson, K.,- Customer Relationship Management, Editura McGraw Hill, 2002;

Bușe, F., – Informatică managerială, Editura Călăuza, Deva, 1998;

Cook, C.,- Just Enough Project Management, Editura McGraw Hill, 2005;

Gheorge, I., – Securitatea sistemelor militare, Editura Militară, București, 1995;

Ghișă, A., – Coordonatele macroproiectării sistemelor informatice în activitatea de management militar, Academia Tehnică Militară, al XXVI-lea simpozion internațional, vol. V;

Ioan, R.,(coord) – Informatică și management, O cale spre performanță, Editura Universitară, București, 2007;

Jalobeanu, M., -WWW în învățământ. Instruirea prin Internet, Casa Coroului Didactic, Cluj, 2001;

Larry Ullman, PHP și MySQL pentru site-uri WEB dinamice, Editura Teora, București, 2006;

Lungu, I., Sabău, G.,- Sisteme informatice- analiză, proiectare și implementare, Editura Economică, 2003;

Militaru, G.,- Sisteme informatice pentru management, Editura All, București, 2004;

Mureșan D., Experience in Developing the Advanced Distributed Learning Capabilities in the Academic Area, la The 2nd International Conference on Virtual Learning, ICVL 2007;

Newman R. M., Mehlinger H.D., O'Meara P., Changing Perspectives on International Education, Education Indiana University Press, 2001;

Noveanu E., Competențele educatorului în școala de mâine. Impactul informatizării // Tehnologii educaționale moderne (coord. V. Mândâcanu), vol. V, Editura Le mot, București, 1999;

Oancea, M., – „Sisteme informatice de asistare a deciziei financiare”, Ed. ASE, București, 2005;

Oprea, D., Airinei, D., Fotache, M.,- Sisteme informaționale pentru afaceri, Editura Polirom, Iași, 2002;

Palloff, R. M., Pratt, K., Building learning communities in cyberspace. San Francisco: Jossey-Bass,1999;

Petrașcu, C., – Rolul și importanța tehnologiilor grupware în activitatea de managemet militar, Revista A.T.U.,Sibiu, 1999;

Radu, I., – Inforatică mangerială, Editura Economică, București, 1996;

Richard Wagner, Allen Wyke R., JavaScript, Editura Teora, București, 2000;

Rusu, Ș., Management tehnologic, Editura Matrixrom, 2000;

Stanciu, V., – Proiectarea sistemelor informatice de gestiune, Editura Cison, București, 2000;

Stanciu, V.,- Proiectarea sistemelor informatice, Editura Dual Tech, București, 2002;

Teleșpan, C., Managementul informațiilor în organizația militară, Editura Academiei Forțelor Terestre, Sibiu, 2004;

Terry A., Fathi E.,Theory and Practice of Online Learning, Athabasca University, 2004;

Traian, A., Programarea in PHP. Ghid practic, Editura Polirom, București, 2005;