Secretariat Si Corespondenta
CUPRINS
=== SecretariatSiCorespondenta ===
SECRETARIAT ȘI CORESPONDENȚĂ
CUPRINS
CORESPONDENȚA DE AFACERI
SCRISOAREA DE AFACERI
Orice scrisoare echivalează cu o carte de vizită a celui care o expediază.
Acest fapt este de o deosebită importanță în cazul corespondenței de afaceri, unde mesajul scris poate fi considerat drept reprezentant al societății / firmei care-l trimite, un mesager interesat în a crea climatul favorabil pentru buna desfășurare a unei tranzacții.
Redactarea scrisorilor de afaceri constituie așadar un element esențial în cadrul unei tranzacții, iar modalitățile de realizare a acestora s-au îmbunătățit și amplificat de-a lungul deceniilor devenind – după unii autori – aproape o știință.
Pentru a capta atenția cititorului, scrisoarea de afaceri trebuie astfel concepută încât:
să poată fi citită cu ușurință, frazele să fie precise, clare, exprimate într-o succesiune logică, pentru a exclude posibilitatea unei înțelegeri eronate a mesajului;
să se evite frazele lungi, exprimările întortocheate sau exagerate, repetările ideilor sub diferite forme, deoarece ele nu fac decât să lungească și să îngreuneze lectura și înțelegerea mesajului pe care vrem să-l transmitem;
să se realizeze fixarea ideilor în propoziții scurte, grupate logic în paragrafe;
să includă formulele necesare de politețe și respect față de destinatar.
să se realizeze concordanța dintre tonul acesteia și conținut; în funcție de mesajul de transmis, acesta poate fi ferm sau conciliant, persuasiv sau prietenesc etc.
să fie redactată corect, deoarece scrisoarea poate fi folosită adesea ca document în relațiile dintre parteneri.
Corectitudinea, vizează atât aspectele legate de conținutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotații etc.), cât și de aspectele legate de corectitudinea gramaticală a exprimării sau de lexicul pentru transmiterea mesajului. Astfel, redactarea scrisorii se realizează prin folosirea unei terminologii specifice și printr-o largă selecție de fraze mai mult sau mai puțin stereotipe. Este de asemenea necesară însușirea unei anumite modalități de exprimare, influențată de obicei de o tendință stilistică sau de alta, fiecare dintre ele subordonată scopului de abordare pozitivă a mesajului de către destinatar.
Scrisorile de afaceri se diferențiază în funcție de evenimentul care le generează. Astfel, se întâlnesc:
scrisori în prima formă (simple);
scrisori de răspuns (la solicitări anterioare);
scrisori de solicitare plăți;
scrisori concise de informare (sumar);
scrisori pentru personalul de conducere;
scrisori speciale: de recomandare, de anunțarea unor evenimente, răspuns la o invitație și confirmarea ei,
cereri și răspuns pentru acordarea de referințe, cu date personale;
cereri de demisie și de confirmarea demisiei;
scrisori de felicitare/condoleanțe;
scrisori oficiale pentru:
– anunțuri, publicitare; comenzi și confirmare de comenzi.
Forma de prezentare a scrisorii
Subordonată obiectivului avut în vedere la expedierea scrisorii – crearea unei impresii pozitive asupra partenerului – forma de prezentare a scrisorii contribuie la rândul său la obținerea unei atmosfere favorabile pentru realizarea tranzacției.
Astfel, pe lângă selectarea limbajului și a tonului adecvat pentru textul scrisorii, scrisoarea necesită și o formă de prezentare atrăgătoare, realizată prin folosirea unui material de scris corespunzător – hârtie de calitate superioară, o panglică bună – dar și o dactilografiere corectă și estetică.
Pentru corespondența oficială (de afaceri, tehnică etc.) se folosesc de obicei coli de hârtie cu dimensiuni standardizate; este posibilă folosirea unor alte dimensiuni justificate de necesități tehnice sau de eficiență. În cazul operațiunilor repetabile care au în vedere obiecte de serie sau de mică valoare, se pot folosi – pentru anumite etape ale tranzacției – și formulare tipizate. Acestea includ: cererea de ofertă, oferta, specificațiile tehnice, factura, instrucțiunile de transport etc.
Pentru a obține un aspect estetic al scrisorii trebuie să se respecte câteva cerințe:
plasarea echilibrată a textului dactilografiat pe coala de hârtie, în funcție de lungimea acestuia;
lăsarea unei margini de 2,5 – 3 cm., în partea stângă a colii de hârtie;
alinierea capetelor de rând în partea dreaptă a colii de hârtie cât mai uniform posibil, lăsând un spațiu de minimum 1 cm.;
evitarea despărțirii cuvintelor în silabe la capătul rândului;
dispunerea textului în paragrafe, lăsând între acestea un interval suplimentar față de rândurile din text;
continuarea textului pe o filă nouă numai dacă acesta conține minimum două rânduri (la fila de continuare se fac în colțul din dreapta jos al primei file următoarele mențiuni: -/ 2);
menționarea pe a doua filă a antetului de report (constând din denumirea expeditorului și a destinatarului) a datei scrisorii și a numărului de pagini.
În uzanța internațională există două forme principale de aranjare a textului în pagină: forma dantelată, folosită în special de firmele din Marea Britanie și forma bloc preferată de firmele americane. Aceasta din urmă este considerată și ca formă modernă de așezare în pagină, fiind folosită într-o măsură tot mai mare. Ca varietate a lor, se întâlnesc forma semi-bloc și forma bloc modificată.
Fiecare dintre acestea prezintă următoarele caracteristici distinctive:
Forma dantelată
– Primul rând al fiecărui paragraf nou va fi retras cu
8-10 intervale de la linia marginală stângă.
Rândurile constituind adresa interioară, formula de încheiere și semnătura se vor dactilografia retrase cu 3-4 intervale față de rândul superior.
Elementele componente ale scrisorii
S-a stabilit prin uzanțele internaționale ca o scrisoare cu caracter oficial să cuprindă următoarele elemente:
antet
data și locul
referințe
adresa destinatarului/interioară
formula de salut/adresare
obiectul scrisorii
conținutul scrisorii
formulele de încheiere și salut
semnătură
referiri la anexe
În cele ce urmează se vor prezenta fiecare din aceste elemente din punct de vedere al conținutului lor și al plasării în pagină:
Antetul
În mod obișnuit, hârtia folosită pentru corespondență este prevăzută cu antet tipărit sau gravat. Acesta se plasează în partea superioară a colii de hârtie, de regulă în mijlocul acesteia; uneori apar completări ale antetului în partea stângă sau chiar la subsol. În lipsa unei hârtii cu antet tipărit, acesta se va edita în colțul din dreapta sus al colii de hârtie.
În uzanța comercială actuală, forma și grafica antetelor este extrem de variată, dar ele sunt în general simple, cu aspect plăcut, fără elemente ornamentale inutile, îndeplinind pe lângă funcția de identificare și informare și pe cea de publicitate.
De obicei, antetul cuprinde:
denumirea întreprinderii, firmei, sigla instituției, băncii, societății, reprezentanței, sucursalei, fabricii etc.;
domeniul de activitate;
adresa și sediul central (se indică strada, bulevardul, piața etc., numărul, corpul de clădire etc., țara, statul, codul poștal);
numerele de telefon;
adresa telegrafică;
numărul de telex;
numărul căsuței poștale;
numărul de înregistrare în registrul comerțului,
codurile folosite la redactarea corespondenței telegrafice;
băncile cu care firma, societatea etc. are legături de afaceri.
Data
Data emiterii corespondenței este plasată sub antet
Referințele
Referințele se plasează de obicei în partea stângă a colii de hârtie, sub dată în cazul formei bloc, sau pe aceeași linie cu data care se plasează în partea dreaptă în cazul formei dantelate.
Referințele sunt incluse în scrisoare în scopul identificării cu mai mare ușurință a direcției, serviciului sau lucrătorului care se ocupă de problema respectivă, precum și pentru o facilitare a repartizării corespondenței.
Referințele se introduc prin abrevierea “Ref.” (reference) și includ inițialele numelui lucrătorului, a dactilografului sau stenografului (separate între ele printr-o diagonală, iar la firmele americane prin două puncte) precum și diferite numere de ordine emise de secretariat sau registratură, numărul de dosar al contractului etc.
Adresa destinatarului interioară
Adresa destinatarului se plasează în partea stângă a colii de hârtie, sub linia de referință; scopul introducerii acestui element în scrisoare este identificarea corectă a scrisorii de către serviciile poștale, în special în cazul folosirii unui plic cu decupaj transparent.
Acesta cuprinde numele destinatarului, calitatea sa, sediul instituției căreia ne adresăm, inclusiv țara de destinație.
Modul în care ne adresăm destinatarului diferă în funcție de scrisoare, care poate avea un caracter oficial, formal, social sau personal.
Vom prezenta în cele ce urmează diversele posibilități de adresare care s-au generalizat în uzanțele corespondenței.
Unei persoane fizice de la o anumită firmă sau instituție (sau unei persoane particulare) ne adresăm cu numele său complet, așa cum este folosit de către aceasta fără nici o prescurtare.
Numele va fi însoțit de formule de politețe sau de funcțiile oficiale sau onorifice ale persoanei respective .
Unui funcționar al cărui nume nu-l cunoaștem sau unui serviciu din cadrul unei instituții sau firme ne adresăm denumind funcția acestuia sau serviciul.
După numele persoanei sau funcționarului căruia i se adresează scrisoarea, se indică denumirea firmei, instituției, băncii etc., menționând forma de organizare a respectivei societăți.
Formula de salut
Formula de salut se plasează cu aproximativ 3 rânduri de spații sub adresa destinatarului. Modul în care o exprimăm depinde de formula de adresare pe care am folosit-o către destinatar.
În cazul în care destinatarul este o persoană fizică, căreia ne-am adresat denumind funcția pe care o îndeplinește, formulele de salut vor fi:
Dear Sir, (Stimate Domn) pentru un bărbat;
Dear Madam, (Stimată Doamnă) pentru o femeie.
Dacă ne-am adresat folosind nume proprii, acestea vor fi folosite și în formula de salut, menționând de asemenea eventualele titluri sau funcții, sau numai pe acestea din urmă.
Dacă ne-am adresat unei instituții sau firme în general, formula va fi:
Dear Sirs, (Stimați domni)
Dear Mesdames, (Stimate doamne, pentru firme despre care se știe că sunt conduse de femei)
Formulele Sir, (Domnule) și Sirs, (Domnilor) sunt doar rareori întâlnite creând prin folosirea lor o atmosferă de distanță între parteneri. Trebuie reținut că toate formulele de salut prezentate mai sus sunt urmate de virgulă.
Obiectul scrisorii
Formularea care constituie obiectul scrisorii se plasează spre mijlocul paginii un rând sub formula de salut și se subliniază; rolul său este de a prezenta succint problema care este tratată în corespondența respectivă
Spre deosebire de celelalte elemente ale scrisorii, includerea obiectului scrisorii în corespondență nu este obligatorie și poate fi omisă, în cazul în care problema tratată în corespondența respectivă este prezentată pe scurt, în primul paragraf al scrisorii.
Conținutul scrisorii
Conținutul sau textul propriu-zis al scrisorii reprezintă partea esențială a corespondenței și de aceea trebuie redactat cu deosebită grijă.
De regulă, acesta cuprinde:
paragraful de introducere
mesajul scrisorii
încheierea
Paragraful de introducere este strâns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care îl conține ca atare: confirmarea primirii unei corespondențe, mărfuri, documente, formularea unui răspuns la o corespondență anterioară etc.
Mesajul scrisorii cuprinde punctul de vedere al expeditorului față de problemele tratate; de aceea ideile trebuie exprimate clar, într-o înlănțuire logică, folosind un vocabular adecvat și un ton corespunzător. Este recomandabilă folosirea frazelor scurte, directe, fiecare problemă tratată făcând obiectul unui paragraf separat.
Încheierea trebuie să reprezinte concluzia logică a punctului de vedere cuprins în mesaj; aceasta se poate materializa în exprimarea unei promisiuni, a unei dorințe de continuare sau întărire a relațiilor de colaborare cu partenerul, a mulțumirilor pentru modul în care acesta a rezolvat unele probleme, a unor recomandări de rezolvare, a unor scuze pentru unele erori etc.
Deci varietatea conținutului este foarte mare. Dar se impun câteva reguli care trebuie reținute referitoare la antetul scrisorii, formulele de început și de sfârșit, datarea, înregistrarea, confidențialitatea și verificarea valabilității scrisorii.
Atenție!! Nu neglijați !
Atingerea obiectivelor unei scrisori de afaceri necesită aplicarea metodei AIDA:
A = Atenție
I = Interes
D = Dorință
A = Acțiune
Este esențial ca o scrisoare să poată atrage atenția. Dacă această secvență nu este realizată, scrisoarea nu este citită.
Redactarea scrisorii de afaceri conform metodei AIDA
Introducerea:
A = Atenția.
Aceasta poate fi:
un titlu care să capteze atenția;
un paragraf scurt dar captivant.
În ambele cazuri destinatarul trebuie să înțeleagă foloasele aduse de bunul (serviciul) oferit. Într-un paragraf, pe lângă prezentarea foloaselor aduse se pot adăuga:
flatarea (se cere un sfat, o favoare);
uluirea (se prezintă o noutate senzațională);
informații utile, respectiv informații în legătură cu propria afacere sau profesie a destinatarului.
Conținutul:
I = Interesul.
Acesta poate fi provocat printr-un paragraf scurt care să răspundă imediat și satisfăcător la întrebările pe care în mod obișnuit și le pune destinatarul.
ce este, în ce constă bunul/serviciul;
cum îi poate fi de folos.
D = Dorința
Sunt necesare mai multe paragrafe, dar scrisoarea trebuie să rămână scurtă. Puțini oameni au răbdarea, timpul sau înclinația să urmărească o scrisoare lungă, respectiv care continuă pe mai multe pagini.
Regula de aur: subliniați avantajul în așa fel încât destinatarul:
să devină nemulțumit cu ce are similar;
să devină nemulțumit pentru că nu are produsul sau serviciul respectiv.
Mizați pe inducerea emoției și prezentați entuziasmul dumneavoastră. În general, entuziasmul este contagios.
Încheierea:
A = Acțiunea.
Un paragraf, cel mult două, care să îndemne la acțiune și să sugereze ce este de făcut pentru a obține bunul / serviciul oferit. Cum o simplă scrisoare de afaceri nu conduce, de obicei, la acțiune imediată, încheierea trebuie să conducă la dezvoltarea contactului prin cerere de lămuriri suplimentare, stabilirea unei întâlniri.
Notă importantă:
Scrisorile de vânzări cele mai eficiente sunt adresate personal și semnate personal;
Nimic nu are un efect mai puternic decât folosirea corectă a numelui și poziției celui ce i se adresează scrisoarea.
Conținutul scrisorii de răspuns
Redactarea conținutului scrisorii de răspuns trebuie să țină seama de următoarele aspecte:
NU încercați să-i demonstrați clientului că nu are dreptate;
răspunsul trebuie să fie prompt, amical și sincer;
răspunsul trebuie să fie scris din punctul de vedere al clientului;
răspunsul trebuie să arate o dorință reală de a-i rezolva problema;
răspunsul trebuie să satisfacă clientul;
dacă produsul / serviciul a fost de vină, acest lucru trebuie recunoscut cât se poate de deschis;
dacă scrisoarea nu are destule amănunte ca să înțelegeți reclamația, acestea trebuiesc solicitate cu grijă, fără a enerva sau jigni;
oferiți dumneavoastră amănuntele necesare atunci când acestea pot duce la clarificări, dar în modul cel mai diplomatic, fără a lăsa impresia că-l învățați pe client ce să facă sau că nu știe să folosească produsul cum trebuie.
Exemple de scrisoare răspuns la reclamație
Paragraf de început
Stimate Domnule …
Înțelegem perfect supărarea dumneavoastră la primirea unui al doilea transport de … defecte și ne grăbim să vă asigurăm că suntem la fel de dezolați ca și dumneavoastră din cauza acestei nefericite întâmplări.
Sau:
Stimată Doamnă,
Înțelegem întru totul că v-ați pierdut răbdarea datorită nesfârșitului șir de dificultăți care a însoțit livrarea ultimei dumneavoastră comenzi. În locul dumneavoastră, și noi am fi exact la fel de supărați. Vă puteți, poate, imagina cât de dezolați suntem la rândul nostru, căci știți desigur ce mult prețuim clienții buni, ca dumneavoastră.
Elemente de cuprins
Vă va face plăcere să aflați că un nou transport de …..este pe drum către dumneavoastră, unde va ajunge într-o zi sau două. În același timp, am dat instrucțiuni reprezentantului nostru local – domnul … – să vă contacteze cât mai curând pentru a putea stabili …
Sau:
Efectiv nu ne putem explica cum …… și vă suntem cât se poate de recunoscători că ne-ați adus la cunoștință această întâmplare nefericită. Fiți siguri că vom discuta problema cu furnizorii noștri; până atunci un nou transport este pe drum spre dumneavoastră:
Sau:
Ca să vă ajutăm să obțineți acele rezultate pe care le sperați când ați cumpărat aparatul nostru model ….., vă trimitem alăturat broșura intitulată: “Aparatul … la îndemâna tuturor”. Această broșură a fost pregătită special pentru clienții noștri de serviciul nostru tehnic și suntem siguri că o veți găsi cât se poate de utilă.
Sau:
Ne este dificil să stabilim cu exactitate ce anume nu a fost în regulă, fără a avea câteva informații în plus. Sunteți atât de amabil să răspundeți la întrebările înscrise pe o foaie alăturată? Aceasta ne va permite să localizăm sursa defecțiunii și să vă ajutăm să obțineți rezultate mai bune data viitoare.
Încheierea
Regretăm foarte mult nemulțumirile pe care le-au produs aparatul nostru și apreciem foarte mult modul amical în care ne-ați atras atenția asupra acestei probleme, permițându-ne să o rezolvăm.
Sau:
Sperăm sincer că aranjamentul pe care îl sugerăm va merita aprobarea dumneavoastră și așteptăm noi vești.
Sau:
Așadar, dacă veți aduce aparatul înapoi la magazin, vom fi bucuroși să îl schimbăm. Vă rugăm sincer să ne scuzați pentru neplăcerile avute și vă mulțumim pentru răbdare și cooperare.
Redactarea unei scrisori de reclamații
Aspecte generale: Clienții sunt deseori în situația de a avea nemulțumiri și, ca urmare, să transmită o scrisoare de reclamație.
Situații cum ar fi:
livrări incomplete;
mărfuri livrate deteriorate;
produse care nu corespund specificației;
produse care se defectează în termenul de garanție;
servicii de proastă calitate;
impolitețea,
sunt toate situații care necesită comunicare sau reclamații adresate celor în drept pentru a remedia situația.
Conținutul scrisorilor de reclamație:
Redactarea conținutului trebuie să țină seama de următoarele aspecte:
aveți grijă ca reclamația să fie precisă;
prezentați fapte, nu generalizări vagi;
dacă reclamația se referă la un produs care nu funcționează cum trebuie și ați încercat să faceți ceva ca să-l puneți la punct, menționați despre ce este vorba.
este plăcut să crezi că o scrisoare politicoasă, prietenoasă, va da cele mai bune rezultate, dar nu este adevărat;
metodele mai dure sunt singurele care au efect;
arătați că reclamația se referă la neajunsurile provocate și, în același timp, va sprijini furnizorul să îmbunătățească produsul / serviciul iar dumneavoastră veți putea rămâne clientul său.
Exemple de scrisoare de reclamație:
Paragraf de început
Stimați Domni, ….
De la instalare în ianuarie anul trecut, aparatul dumneavoastră model ….. s-a defectat de trei ori. Am telefonat de fiecare dată la filiala dumneavoastră locală și de fiecare dată ne-a fost trimis cineva care a făcut o reparație superficială. Ținând cont că această situație s-a repetat de trei ori în mai puțin de șase luni, avem impresia că este ceva serios în neregulă și de aceea vă scriem direct dumneavoastră, făcând o copie și pentru filiala dumneavoastră.
Sau:
Stimate Domnule …
De când ați lansat în primăvară noul tip de ….., am primit atâtea reclamații de la clienți în legătură cu acest …., încât ne-am hotărât să vi le aducem la cunoștință și să sistăm vânzarea acestui tip până la rezolvarea problemelor.
Elemente de cuprins:
Supărarea constă în faptul că aparatul își întrerupe pur și simplu funcționarea fără vreun motiv aparent. La început, mecanicul nostru l-a pornit din nou dar, aceasta ne folosind la nimic, am contactat filiala dumneavoastră locală așa cum am mai spus. A doua și a treia oară mi s-a spus că, dacă se mai întâmplă, problema va fi anunțată fabricantului.
Sau:
Iată lista detaliată a neregulilor constatate la primirea acestei livrări:
Cutia nr. 1: o duzină de … lipsă;
Cutia nr. 2: conținutul era în întregime diferit față de specificație;
Cutia nr. 3: conținea două duzini de … pe care nu le-am comandat și doar patru
duzini de … din cele comandate.
Încheierea
Am ajuns în stadiul în care nu mai dorim să așteptăm până “data viitoare”. Am dori foarte mult să trimiteți un specialist care să controleze amănunțit aparatul, să facă remedierile necesare astfel încât instalația să funcționeze cum trebuie, permanent, conform specificației. Așteptăm ca specialistul dumneavoastră să sosească fără întârziere.
Sau:
Bineînțeles, aștept să primesc piesele lipsă și am dat deja instrucțiuni ca acelea care sunt în plus să vă fie returnate. Vă scriu cu speranța că veți face eforturi pentru a îmbunătăți situația din serviciul dumneavoastră de expediție.
Nu este pentru prima dată când comenzile nu sunt corect onorate și sunt convins că vă dați seama cât este de iritant, lăsând deoparte pierderea de timp.
Sper să nu vă supere sinceritatea mea. Prețuiesc mult îndelungatele noastre afaceri și știu că în fond sunteți sincer preocupat să ne oferiți cele mai bune servicii.
Redactarea răspunsului la scrisori
Privind remedieri și reclamații
Aspecte generale: Bunăvoința clientului este “averea” cea mai prețioasă a fiecărui furnizor. Dacă clienții sunt considerați ca niște inamici, firma are nevoie urgentă de o nouă politică de vânzări. Fiecare client în parte trebuie să fie mulțumit. Un client nemulțumit reprezintă o amenințate gravă. El va prezenta și va povesti nemulțumirea sa la prieteni, rude, colegi, altor clienți. Evitați să vă angajați în dispute sau să umiliți clientul, chiar dacă acesta poartă o anumită vină.
De reținut!! Stilul reprezintă firma
"Stilul casei " ar trebui conceput de propriul dvs. agent de publicitate, care va fi fericit să vă servească;
Antetul să producă impresia justă despre firma dvs.; adică trebuie să dea imaginea societății;
Hârtia de calitate bună poate da un aer distins chiar și unui antet mai modest. Un design reușit va fi compromis dacă este reprodus pe o hârtie necorespunzătoare calitativ;
Calitatea hârtiei plicului, trebuie să se potrivească cu cea a hârtiei cu antet;
Nu neglijați culoarea, care este teribil de eficace. O puteți folosi sau incluzând-o în designul antetului, sau alegând o hârtie colorată;
În ceea ce privește dimensiunea colilor de hârtiei, majoritatea firmelor folosesc dimensiunile adoptate de Organizația Internațională a Standardelor (ISO). Pentru colile cu antet, mărimea cea mai răspândită este A4 (210 mm pe 297 mm)
Formatele ISO sunt împărțite în trei grupe: A, B și C.
grupa A este folosită pentru rechizite și foi volante;
grupa B este folosită mai ales pentru tipărituri mai mari;
grupa C este folosită pentru plicuri și împreună bineînțeles, cu
hârtia de scris din grupa A.
Toate formatele din cele trei grupe au aceeași formă, adică un dreptunghi având un raport constant între cele două laturi. Fiecare format este obținut prin împărțirea formatului precedent. Vă prezentăm mai jos formatele grupei A.
Pentru lumea afacerilor, avantajele adoptării generalizate a formatelor ISO sunt următoarele:
îndosarierea este mult mai simplă dacă toate broșurile, foile volante și scrisorile au formate similare sau corelate;
reducerea formatelor (pentru a utiliza mărimi diferite de hârtie) este mai ușoară și deci mai rapidă;
poșta sortează mai repede corespondența, deoarece echipamentul electronic este folosit eficient.
Dactilografierea și punerea în pagină necorespunzătoare pot compromite complet atât antetul cât și corespondența în sine;
Sigur că nu este ușor să scrii scrisori de afaceri. În esență, scrisorile dvs. trebuie să fie clare, simple, concise și amicale. A scrie înseamnă a gândi clar, tot așa după cum scrierea încâlcită este rezultatul gândirii încâlcite. De aceea regula de bază este: gândiți înainte de a scrie.
Exactitatea și concizia scrisorilor depinde, bineînțeles, de felul în care vă alegeți cuvintele. Orice cuvânt trebuie să-și merite locul. Într-o scrisoare concisă nu este loc pentru cuvinte parazite care nu aduc nimic nou. Dacă două cuvinte se potrivesc la fel de bine cu ceea ce doriți să spuneți, alegeți-l pe cel mai scurt. Alături de cuvântul scurt, privilegiați fraza scurtă.
Fraza de început este cea mai importantă din toată scrisoarea, deoarece dacă nu reușiți să captați atenția cititorului întregul efort va fi zadarnic. Cum puteți să-l determinați să o citească? Fie folosiți o frază de început captivantă, fie, dacă scrisoarea este adresată unui om de afaceri, folosiți un titlu atractiv cum ar fi: Cum vă puteți spori vânzările în 2001 sau în altă versiune Și dumneavoastră vă puteți spori vânzările în 2001.
Aplicați și în scrierea scrisorilor regula de aur "fii tu însuți". Dacă sunteți cumva un "diamant neșlefuit", corespondentul dvs. va fi dezorientat că îi scrieți ca un profesor universitar. Dacă sunteți glumeț și ne protocolar, va fi șocat primind una dintre acele misive demodate, în jargon de afaceri;
Este bine să preferați pe "eu" sau "noi" ca subiect al frazelor și să folosiți diateza pasivă doar atunci când n-o puteți evita;
Nu uitați niciodată să scrieți scrisorile din punctul de vedere al corespondentului. Scrieți mai bine "Vă va face plăcere să aflați că produsul pe care l-ați comandat este gata de expediere" , decât "Îmi face plăcere să vă informez……";
Dacă numărul scrisorilor este rezonabil de mic, este recomandat să semnați personal fiecare scrisoare. În caz contrar, cea mai bună soluție este un facsimil al semnăturii, în culoarea albastră. Simpla dactilografiere a numelui, o ștampilă sau o semnătură imprimată în negru odată cu restul textului nu sunt satisfăcătoare; vă vor da imediat de gol în cazul în care vreunul dintre destinatari și-ar face iluzia că va primi o scrisoare concepută pentru el personal.
Respectați pe cât posibil regulile gramaticale și de punctuație.
1.2. MEMORANDUM-ul sau NOTĂ INTERNĂ
În întreprinderi, instituții, se practică în mod uzual comunicarea între compartimente, servicii, birouri sau persoane, prin intermediul memorandum-ului.
Proiectarea documentului
Un document se tip memorandum conține două elemente: antetul și mesajul.
Antetul memorandum-ului conține:
denumirea: NOTĂ sau MEMORANDUM
destinatarul
expeditorul
data
subiectul sau motivul.
Evident atât expeditorul cât și destinatarul sunt nume de persoane.
Aceste note interne servesc pentru convocări, invitații personale, ședințe, reuniuni etc. În funcție de natura notei interne se completează mesajul acesteia.
Proiectul unui document tip memorandum mai necesită și câteva operații suplimentare de tehno-redactare:
plasarea titlului în centru
alegerea dimensiunii caracterelor și a stilului de scriere
trasarea liniei orizontale de separare a antetului.
1.3. PROCESUL VERBAL – MINUTA –
Se utilizează frecvent termenul de proces verbal, dar la fel de bine putem folosi termenul universal de "minută" pentru a sintetiza în scris concluziile unei ședințe.
Structura documentului
Un proces verbal trebuie să conțină în structura sa:
antetul documentului: numele firmei, societății
titlul documentului: PROCES VERBAL
subiectul: al ședinței Consiliului de Administrație
data: din joi 5 aprilie 2001
prezenți: numeric/nominal
absenți: nominal
subiectul ședinței: ordinea de zi
consemnări: pe scurt din luările de cuvânt și concluziile pe
puncte din ordinea de zi
semnătura
Evident, nu este o structură obligatorie, ci doar o sugestie de aranjare a textului în pagină.
1.4. FAX-ul
O modalitate nouă și rapidă de corespondență o reprezintă desigur FAX-ul. Un fax poate fi considerat orice text transmis prin binecunoscuta mașină. Mai mult, o mașină fax se poate cupla în configurația unui sistem electronic de calcul și vom putea primi sau transmite fax-uri direct de la PC. Rigoarea necesară în afaceri și bineînțeles în corespondență, face necesară fixarea câtorva repere în redactarea unui fax. Aceste documente se vor arhiva, la ele se vor face trimiteri și referiri, vor căpăta o amploare din ce în ce mai mare în circulația documentelor în lumea afacerilor. Vom analiza succint câteva aspecte legate de identificarea și autentificarea acestor documente.
Antetul
Pentru mai multă disciplină în utilizarea Fax-ului, în corespondența oficială a firmei este bine ca antetul fax-ului să aibă o structură standard. Acest antet trebuie utilizat de tot personalul abilitat să folosească fax-ul firmei.
Ori de câte ori dorim să completăm un fax vom apela documentul cadru (șablonul) performant pe ecran, în care doar vom insera informațiile noastre personale.
Exemplu:
S.N.S.P.A. – FACULTATEA DE MANAGEMENT
Catedra de Marketing
Prof. univ. dr. Traian Popa Tel. + 40-1-211.26.50/259
Șef laborator informatică Fax. +40-1-312.95.49
E-mail [anonimizat]
FAX
Data:
Pag.:
Către:
Fax Nr.:
De la:
Mesaj:
În antetul fax-ului includem:
antetul firmei cu numele, adresa, număr de telefon, număr de fax;
numele șefului de compartiment sau al persoanei abilitată să primească oficial răspunsul prin fax, cu telefonul interior, și dacă e cazul codul pentru poștă electronică;
denumirea formularului cu număr și dată, numărul paginii și câte pagini sunt în total dacă fax-ul are mai multe pagini. E foarte important să precizăm că este pagina 1 din 5, pagina a 2-a din 5, pentru a avea control asupra transmisiei integrale a fax-ului;
numărul de fax al destinatarului și numele său;
expeditorul, în cazul în care este altă persoană decât cea menționată anterior.
Toate aceste documente sunt importante, mai ales în cazul în care fax-ul este utilizat ca document primar în corespondența de afaceri.
1.5. OFERTA CĂTRE MAI MULȚI CLIENȚI
Oferta se întocmește în general în scopul de a stimula cererea clienților potențiali, sau în mod special ca răspuns la cererile de ofertă transmise firmei de partenerii de afaceri. Ea stă la baza declanșării negocierilor contractuale. Având în vedere aceste considerente, oferta trebuie să conțină următoarele categorii de informații:
date de identificare a ofertantului:
antetul cu denumirea firmei;
adresă cu telefon, fax, cod pentru poștă electronică (E-mail);
opțional numele managerului care reprezintă oficial firma și/sau numele persoanei fizice care se ocupă de tranzacție.
date referitoare la obiectul ofertei:
denumirea produsului/sortimentelor;
cantitate;
câteva caracteristici tehnice de bază și date privind calitatea.
prețul de ofertă, orientativ sau ferm;
date referitoare la termene de plată, condiții de plată și garanție;
date referitoare la transport, ambalare, etichetare și altele;
validitatea ofertei, adică termenul până la care prețul de ofertă, în primul rând, rămâne valabil.
Oferta se încheie cu o formulă de politețe apoi data, numele și semnătura expeditorului
2. TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ
(produsul Microsoft Office – WORD)
2.1. NOȚIUNI INTRODUCTIVE
Tehnoredactarea reprezintă “pregătirea tehnică și grafică a unui manuscris înainte de a începe operația de tipărire”. Această pregătire a manuscrisului se referă la aplicarea acelor operații de prelucrare care să determine, în final, obținerea unui document cu:
calități grafice superioare,
lizibilitate bună,
aspect plăcut,
o formă de prezentare adaptată conținutului.
Tehnoredactarea se poate face atât manual, prin mijloace mecanice de prelucrare (vezi mașina de scris), cât și automat, computerizat, folosindu-se ca mijloc de prelucrare calculatorul.
Tehnoredactarea computerizată presupune existența unui sistem fizic de prelucrare: calculatorul, și a unui sistem logic de prelucrare: programul după care funcționează calculatorul pentru a realiza prelucrările dorite. Acest program sau ansamblu de programe, specializat în operațiile de tehnoredactare se numește procesor sau editor de texte.
Procesoarele de text operează cu documente.
Documentul reprezintă un ansamblu de:
texte
imagini
tabele
grafice…
toate aparținând unei aceleiași lucrări (deci cu legătura logică între părți). Documentul este de fapt, echivalentul , din punctul de vedere al procesorului de text, al lucrării care se editează (articol, carte, revistă, scrisoare…).
Tehnoredactarea computerizată are o serie de avantaje, față de cea manuală:
introducerea textului de la tastatura calculatorului poate fi făcută de o persoană fără o pregătire specială;
parte din operațiile de rutină sunt executate automat de calculator;
după ce documentul a fost introdus el poate fi previzualizat pe ecranul monitorului, realizându-se astfel o eventuală corectare înaintea tipăririi;
pot fi obținute documente cu calități superioare atât din punct de vedere tehnic cât și artistic.
Microsoft Word pentru WINDOWS este un program performant de procesare texte, care se poate folosi pentru:
crearea și editarea documentelor,
inserarea și/ sau eliminarea textului și a imaginilor grafice,
crearea documentelor specializate (formulare, scrisori formatate..)
Microsoft Word asigură câteva funcții elementare pentru prelucrarea textelor, ca de exemplu:
alinierea automată a textului
posibiltatea alegerii diferitelor forme și dimensiuni pentru caractere
aranjarea textului în pagină
crearea antetelor și a notelor de subsol
editarea tabelelor
editarea ecuațiilor
Cu ajutorul acestui procesor este foarte ușor să se confere scrisorilor, plicurilor, etichetelor, rapoartelor, articolelor de ziar, listelor de prețuri, etc. aspectul dorit, personalizat, mărindu-se astfel impactul diferitelor forme de comunicare din interiorul sau exteriorul unei societăți.
Programele moderne de procesare a textelor pot fi folosite împreună cu baze de date și/ sau produse de calcul tabelar, permițându-se astfel tipărirea de rapoarte, pe baza datelor cuprinse într-un tabel, sau conceperea de oferte folosindu-se informațiile cuprinse în diferite baze de date.
Literatura de specialitate afirmă chiar că utilizarea combinată a procesoarelor de text cu bazele de date poate duce la creșterea eficienței activității unei companii, datorită atât micșorării timpului de căutare și de extragere a informațiilor dorite necesare plasării lor în corespondența de afaceri, cât și datorită acurateții acestor informații.
2.2. ELEMENTE DE BAZĂ
2.2.1. Sistemul de Help
Word pentru Windows este un program de prelucrare a textelor puternic și flexibil, uneori fiind chiar prea puternic. Pe lângă faptul că el posedă multe trăsături, dintre care unele sunt destul de complicate, se poate întâmpla ca, funcție de versiunea de program folosită să existe, de la o etapă la alta a utilizării sale, deosebiri și variații mai simple sau mai complicate, funcție de modificările aduse în timp produsului.
În această situație, sau în cazul în care, pe parcursul introducerii unui document, apar probleme ce pot conduce la ambiguități, este recomandată utilizarea sistemului de ajutor, “Help”, oferit de procesor, sistem care, pentru persoanele familiarizate cu limba engleză, este foarte bun.
Pașii ce trebuiesc urmați pentru a folosi corect sistemul de Help sunt următorii:
a) Se selectează din bara de menu opțiunea Help;
b) Se selectează din menu-ul derulant apărut Contents and Index
c) Fereastra care apare oferă 3 posibilități de selecție, identificate prin cele 3 etichete:
I) Contents: accesează “cuprinsul” aferent noțiunilor teoretice aparținând produsului Word. Prin selectarea unui rând, practic se activează un întreg “capitol” cu noțiuni legate de selecția făcută.
Exemplu :
Selectați eticheta pe care scrie Contents
Realizați dublu click pe: “Opening, Creating and Saving Documents”
Selectați, din detalierea care apare, subcapitolul: “Creating and Opening Documents” (clicați de două ori cu mouse-ul)
Selectați, din lista care apare: “Create a new document” (clicați de două ori cu mouse-ul)
Apăsați pe butonul “Display”
II) Index: este organizată asemănător indexului unei cărți. Cuvintele cheie, care identifică diferite subiecte, sunt ordonate alfabetic.
Exemplu:
Selectați eticheta pe care scrie Index
Tastați în caseta de text numele subiectului care vă interesează: Open
În caseta următoare vor apare toate subiectele care încep cu cuvântul tastat. Realizați dublu click pe subcapitolul: Opening ,
Selectați: Open a document
Apăsați butonul Display
III) Find: este organizată asemănător cu eticheta Index.
Deosebirea constă în maniera de căutare: în momentul în care se tastează un cuvânt, în caseta de text se va afișa o listă cu toate subiectele în care apare cuvântul cheie precizat și nu doar subiectele care încep cu acest cuvânt.
O altă manieră de a obține informații ajutătoare pe parcursul unei sesiuni de lucru este următoarea:
a) Se selectează din bara de menu opțiunea Help;
b) Se selectează din menu-ul derulant apărut Microsoft Word Help. Acesta este un Help inteligent; el explicitează pașii care trebuiesc urmați pe parcursul realizării unei anumite operații.
Exemplu
Tastați, în caseta de text: Create a picture. În această casetă puteți introduce orice cuvânt, propoziție sau întrebare care are legătură cu subiectul pe care vreți să-l lamuriți.
Apăsați pe butonul Search
Din lista apărută selectați (clic cu mouse-ul pe marcajul din stânga rândului): About work with picture in a document
Și, în final, cel mai simplu mod de a obține informații ajutătoare pe parcursul unei sesiuni de lucru este următorul:
Selectați (clic cu mouse-ul), din bara de instrumente standard, icon-ul de Help:
Duceți pointerul de mouse (este un semn de întrebare), fără să apăsați pe buton, în zona în care doriți obținerea unei informații rapide (în text sau pe o opțiune din menu)
Realizați click cu mouse-ul. Veți observa un mini-text explicativ în apropierea pointer-ului de mouse.
2.2.2. Crearea unui document simplu
Observație
În momentul în care se clichează pe săgeata din extremitatea dreaptă a fantei, aspectul meniului derulant este următorul:
Observație
a) În momentul în care se clichează pe săgeata din extremitatea dreaptă a fantei, aspectul menu-ului derulant este următorul:
b) Pentru modificarea:
aspectului caracterelor
formei caracterelor
dimensiunii caracterelor
se poate folosi și bara de meniu prin selectarea opțiunii:
FormatFont
Din tabelul care apare pe ecran se aleg, în aceeași manieră prezentată anterior, modificările dorite pentru secțiunea de text selectată în prealabil.
Observații
a) Salvarea, deschiderea, crearea unui document se poate face și din bara de meniu:
File Save – pentru salvare document
File Open – pentru deschidere document
File New – pentru creare nou document
b) Atunci când se salvează pentru prima dată un nou document, după apăsarea butonului de salvare, sau selectarea, din meniul principal, a succesiunii de comenzi:
File Save
va apare o fereastră de dialog cu următoarea structură:
Se va avea grijă ca, rubrica corespunzătoare numelui documentului, cea din dreptul casetei:
File Name
să fie completată corect (numele nu va conține spații, și va fi legat, ca semnificație, de funcția documentului respectiv).
Caseta din dreptul notației
Save in
va conține numele catalogului în care va fi salvat documentul (pentru găsirea catalogului se clicheză cu mouse-ul pe săgeata din extremitatea dreaptă a casetei și se alege, din lista derulantă apărută, numele catalogului dorit).
După ce s-au completat cele două casete cu informația cerută se clichează butonul
Save.
Operația de deschidere a unui document este inversa operației de salvare; de aceea trebuie reținut numele sub care este salvat documentul și catalogul în care s-a făcut salvarea, pentru ca acestea să fie apoi folosite ulterior în fereastra de deschidere a documentului.
2.2.3. Tipărirea documentelor
Observație
a) În situația în care se selectează din menu opțiunile:
File Print
aspectul ferestrei de tipărire este următorul.
Semnificația informațiilor din caseta:
Page range
este următoarea:
All – se tipăresc automat toate paginile documentului
Curent page – se tipărește numai pagina curentă (cea în care este poziționat cursorul text)
Pages – se tastează în fantă, după modelul dat, numărul paginilor care se doresc tipărite.
Formatarea documentelor
Observație
a) În urma selectării opțiunii
Format Borders and Shading
aspectul ferestrei este următorul:
Semnificația parțială a informațiilor este:
Setting permite alegerea sau nu a unui chenar:
None, selectat – fără chenar
Box, selectat – cu chenar
Shadow, selectat – chenar umbrit
Style, permite alegerea tipului de linie cu care se dorește trasat chenarul
Color, permite alegerea culorii chenarului
Width, permite alegerea grosimii liniei cu care va fi trasat chenarul
2.2.5. Deplasarea in cadrul documentelor
2.2.6. Configurarea paginii unui document
Observație
a) Prin apelarea secvenței de comenzi
View Header and Footer
Aspectul ecranului va fi următorul:
Reprezintă zona în care va fi introdus textul antetului, prin tastare.
Reprezintă fereastra de antet. Fiecare icon are o semnificație aparte (număr pagină, număr pagini, dată calendaristică,….) și prin clicarea ei se obține efectul corespunzător.
Pentru revenirea în zona documentului se clichează butonul:
Close
Pentru revenirea în zona de antet se clichează de două ori cu mouse-ul pe textul antetului.
2.2.7. Introducerea tabelelor și diagramelor într-un document
Observație
a) Pentru trasarea și umbrirea chenarului unui tabel se poate selecta, din menu, secvența:
Format Borders and Shading
Aspectul ferestrei va fi cel dat în capitolul “Formatarea documentelor”.
Se procedează în același mod având tot timpul grijă ca tabelul sau zona de tabel ce se dorește încadrată să fie selectată.
Pentru a obține zone de tabel umbrite, după selectare, se alege din fereastra de chenar, eticheta Shading.
2.2.8. Adăugarea elementelor grafice unui document
Aplicația 1
Să se introducă următorul text:
CURRICULUM VITAE
Nume Prenume
Adresă
Localitate
Telefon
Situație personală
Data nașterii
Naționalitate
Stare civilă
Studii si diplome
Liceu
Facultate
Alte stagii
Locuri de muncă
Locul, serviciul, funcția, perioada
Alte cunoștințe
Limbi străine
Informatică
Pasiuni (Hobby)
Sport
Literatură
Artă
Cinema ….
______________________________________________
a) Să se respecte aparența, dimensiunea și aranjarea caracterelor în pagină;
b) Să se completeze informațiile aferente fiecărui grup de rubrici.
Aplicația 2
Să se introducă următorul text:
INSTITUTUL ROMAN DE MANAGEMENT
Către: MINISTERUL EDUCAȚIEI ȘI CERCETĂRII
Fax: 6112233
Tel: 6223344
În atenția: D-lui Ministru Secretar de Stat
Vă rugăm să avizați favorabil primirea de către Institutul nostru a 70 de colete conținând echipamente oferite de către Programul Națiunilor Unite pentru Dezvoltare.
Conținutul coletelor precum și scrisoarea de donație o anexăm în continuare. Menționăm că echipamentele vor fi luate în evidența noastră contabilă și nu vor fi comercializate.
Declarăm de asemeni că echipamentele oferite nu reprezintă un risc ecologic sau toxicologic, după cum afirmă expeditorul.
In speranța primirii unui răspuns urgent
Cu mulțumiri,
Director General
Nume + Ștampila
Data:…………..
────────────────────────────────
a) Textul care urmează după: Către, Fax, Tel, In atenția, s-a introdus după apăsarea, odată (de două ori), a tastei TAB.
b) Să se salveze textul într-un fișier, al cărui nume îl alegeți Dvs.
c) Să se caute în textul adresei cuvântul: expeditorul.
d) Să se înlocuiască cuvântul expeditorul, cu furnizorul.
e) Să se previzualizeze textul introdus.
Aplicația 3
Să se dea adresei următoarea formă:
Institutul Romăn de Management
Către: MINISTERUL EDUCAȚIEI ȘI CERCETĂRII
Fax: 6112233
Tel: 6223344 ()
În atenția: D-lui Ministru Secretar de Stat
Vă rugăm să avizați favorabil primirea de către Institutul nostru a 70 de colete conținând echipamente oferite de către Programul Națiunilor Unite pentru Dezvoltare.
Conținutul coletelor precum și scrisoarea de donație o anexăm în continuare. Menționăm că echipamentele vor fi luate în evidența noastră contabilă și nu vor fi comercializate.
Declarăm de asemeni că echipamentele oferite nu reprezintă un risc ecologic sau toxicologic, după cum afirmă expeditorul.
În speranța primirii unui răspuns urgent
Cu mulțumiri,
Director General
Nume + Ștampila
Data: 12 februarie 2001
──────────────────────────────────────
a) Să se introducă simbolul de telefon, după apariția numărului de telefon.
b) Să se introducă data calendaristică astfel încât ori de câte ori se deschide documentul ea să reprezinte data curentă.
Aplicația 4
Să se introducă următorul text:
STAR S.A.
Stimați Domni,
Am primit scrisoarea dumneavoastră din 10 noiembrie a.c. Toate containerele sunt marcate cu eticheta recunoscută pe plan internațional – fragil -, partea de sus/ partea de jos.
Vă mulțumim pentru comanda primită.
Al dumneavoastră, cu sinceritate,
Director Economic
Semnătura
Aplicația 5
Să se dea scrisorii anterioare următoarea formă:
Star s.a.
Bd. MAGHERU, Nr. 10
Sector 1, BUCUREȘTI
6684120
Stimați Domni,
Am primit scrisoarea dumneavoastră din 10 aprilie a.c. Toate containerele sunt marcate cu eticheta recunoscută pe plan internațional – fragil – , partea de sus/ partea de jos.
Vă mulțumim pentru comanda primită.
Al dumneavoastră cu sinceritate,
Director Economic
SemnAtura
Aplicația 6
Să se introducă următorul text, respectându-se:
a) Forma, dimensiunea și aparența caracterelor;
b) Existența și aspectul antetului;
c) Existența și aspectul notei de subsol;
d) Maniera de numerotare a paginilor.
12/02/2001
In atenția participanților la seminarul :
"Scăderea puterii economice în unele țări din Europa de Est"
Am plăcerea să vă anunț că, sâmbătă, 10/03/2001, la ora 10, va începe turul orașului Viena, cu autobuzul.
Se vor vizita cele mai importante complexe arhitecturale din Viena, începând cu "The Hundertwasser House", proiectată de arhitectul contemporan Friederich Hundertwasser. De aici, se va continua, pe Ringstrasse, cu principalele locuri istorice, printre care: clădirea Operei de Stat, Palatul Hofburg și Parlamentul. Se va vizita, de asemenea, Palatul SchÖnbrunn, reședința de vară a familiei imperiale Habsburg.
Vă rog ca toată lumea să fie la recepție la ora 9:00, deoarece autobuzul va pleca la ora 9:15.
Turul de vizitare durează aproximativ 3.5 ore.
Dacă sunteți în imposibilitatea de a participa la această excursie, vă rog să mă contactați în seara aceasta, la masă.
Vă mulțumesc,
Organizatorul
Aplicația 7
Să se introducă textul și tabelul existent pe pagina următoare, având în vedere următoarele considerente:
– pe fiecare pagină se va plasa un antet;
– se va face o trimitere către o notă de subsol;
– se va face numerotarea tuturor paginilor;
– se va face alinierea valorilor numerice;
– se va avea în vedere că:
Valoare premiere = Salariu * Procent premiere
Domnule Director,
Vă înaintez alăturat, tabelul cu persoanele din laboratoarele 1 si 2, care îndeplinesc condiția de premiere, precum și cu sumele ce li se pot acorda. Vă rog să încercați să luați o decizie în acest sens.
Cu mulțumiri,
Director Economic
Semnătura
Data: 9 -11 -2025
TABEL PREMIERE
Aplicația 8
Să se introducă următorul text:
INTRODUCERE ÎN WORDPERFECT
WordPerfect este un procesor de texte care, mult timp, s-a plasat în fruntea tuturor procesoarelor și chiar al altor pachete soft.
Cea mai importantă trăsătură a WordPerfect-ului este adaptabilitatea sa la activitatea de birotică. Aceasta se referă la: posibilitatea de a include desene sau ilustrații, de a roti, inversa sau modifica poziția unei imagini grafice; posibilitatea de a modifica dimensiunea și aparența caracterelor, de a crea figuri, tabele, grafice, ș.a.m.d.
1WordPerfect înglobează trăsăturile de bază ale procesoarelor de text: controlul cursorului, căutarea și înlocuirea cu-vintelor, adaptarea automată a rândului la dimensiunea prestabilită, numerotarea paragrafelor, a liniilor, scrierea mate-matică și pe coloane, formatarea a-
vansată a textului, unirea mai multor documente într-unul singur, importul și exportul de informații de la un document la altul
Versiunea 6.1 conferă WordPerfect-ului avantaje in plus, legate de utilizarea sa sub mediul WINDOWS; lucrul cu ferestre, utilizarea simultană a mai multor produse, facilități de grafică.
__________________________
Indicație:
Se va folosi:
– scrierea pe două coloane;
– introducerea desenelor.
Aplicația 9
O societate dorește să trimită tuturor colaboratorilor săi o scrisoare de invitație, cu următorul conținut ( vezi pagina următoare).
Având în vedere că numărul persoanelor implicate în această co-respondență este foarte mare, să se folosească, pentru redactarea invitației, facilitatea de “poștă”, pusă la dispoziție de produsul WORD.
Indicații:
a) Scrisoarea este prevăzută cu un antet și o notă de subsol;
b) Documentul primar conține textul scrisorii;
c) Sursa de date, conține informații legate de persoanele cărora li se trimit invitațiile, după următorul model:
mod de adresare (domn, doamna, domnișoară)
funcție
instituție.
12-feb-01
Domnului Adrian POPESCU,
Director General
VULCAN S.A., BUCUREȘTI
Avem plăcerea să vă anunțăm că, sâmbătă, 17.02.2001, ora 12 p.m., societatea noastră va organiza o masa festivă, cu ocazia încheierii acestui an. Fiind acționar la METROREX, va rugăm să luați și Dvs. parte la această întâlnire amicală, pentru a discuta și despre evoluția acțiunilor și, implicit, a societății noastre în viitor.
În speranța unei revederi
Cu cele mai distinse sentimente,
V. V.
Manager
3. Utilizarea Șabloanelor în Word
Munca de redactare și difuzare a corespondenței de afaceri poate fi mult ușurată prin facilitățile oferite de produsul Word privind:
generarea și utilizarea șabloanelor;
multiplicarea unei scrisori schimbând automat adresa destinatarului .
O parte din documentele aparținând corespondenței de afaceri au în general o caracteristică comună: ele trebuie să conțină anumite zone standard, care se repetă de la un document la altul, dar în același timp trebuie să permită completarea și adaptarea conținutului fiecărui document, scopului pentru care acesta a fost proiectat.
Toate acestea se pot realiza, având ca instrument calculatorul PC, prin intermediul șabloanelor. Șabloanele permit o "semi-automatizare" a zonelor cu caracter repetitiv ale unui document, lăsând însă loc procesului de creativitate, specific fiecărui document în parte.
"Scheletul" sau șablonul unui document de afaceri va conține textul, respectiv formatarea, care se doresc întotdeauna incluse în el.
Pentru ca șablonul să poată fi utilizat, pentru crearea altor și altor documente, se respectă următorii pași:
Se selectează, din bara de meniu, comenzile: FileSave.
În caseta de dialog Save As, în caseta de text corespunzătoare File Name, se tastează numele sub care se dorește salvat șablonul.
Se afișează conținutul casetei text Save As Type (se clichează pe săgeata din extremitatea dreaptă ) și se selectează, din lista derulantă apărută, Document Template.
În caseta text Save In, va apare automat numele folder-ului în care se va face salvarea: Templates, iar sub el, lista numelor tuturor sub-folder-elor pe care le conține. Funcție de tipul șablonului creat (memo, fax, antet de pagină…), se alege, prin dublu clic pe numele său, folder-ul corespunzător: Memos, Letters & Faxes, General,…..
Se clichează butonul Save.
Din acest moment documentul creat va fi salvat sub forma unui șablon (template).
Se selectează din bara de meniu: FileClose.
Odată ce șablonul a fost creat , se pot proiecta noi documente, având la bază textul și formatarea prestabilite. Șablonul poate fi folosit ori de câte ori este nevoie.
Pașii parcurși vor fi următorii:
Se selectează din meniu: File New. În caseta de dialog New se clichează, funcție de locul unde a fost anterior salvat șablonul, pe tab-ul: Memos, Letters & Faxes, General, …În acest moment, numele șablonului va apare în caseta de dialog.
Se clichează de două ori pe numele șablonului. Pe ecran va apare un nou document, conținând însă textul și formatarea prestabilite în șablon.
Se completează documentul cu restul informațiilor.
Se selectează din meniu: FileSave și se salvează documentul ca un fișier separat.
Șablonul original nu va fi afectat de modificările și adăugările operate în acest document
.
Când se creează un șablon trebuie avut în vedere ca textul și formatarea incluse să fie cele necesare fiecărui document ce se va crea ulterior pe bază șablonului respectiv. Tot ce s-a tastat în șablon înainte de salvarea acestuia va rămâne definitiv în șablon.
3.3. TIPURI DE ȘABLOANE
În categoria șabloanelor pot fi incluse:
Memo sau memorandum
Pagina cu antet
Faxul.
În Anexa 1 sunt precizați pașii ce trebuie urmați pentru crearea
șablonului necesar trimiterii unui fax.
În Anexa 2 sunt prezentate câteva exemple de șabloane precum
și documentele, aparținând corespondenței de afaceri, care pot fi proiectate
pe baza acestor șabloane.
Introducerea titlului paginii de fax
Se plasează cursorul în punctul în care se dorește introducerea titlului și se selectează din meniu: Insert Picture WordArt.
Se alege modelul de scriere, după care se tastează: Fax Cover Sheet. Se apasă tasta OK.
Se poziționează textul, prin alunecare cu mouse-ul, în zona de șablon dorită.
Se selectează din meniu Table Insert Table. În caseta de dialog apărută se precizează numărul de coloane, 4 și numărul de linii 5, pentru zona de informații de identificare a emitentului și receptorului de fax.
Se completează coloana 1 cu: TO, COMPANY, FAX, DATE, PAGES și coloana 3 cu: FROM, FAX, PHONE.
În coloana 2, se plasează mouse-ul în linia ce conține DATE și se selectează din meniu Insert Date and Time, iar din caseta de dialog apărută, se selectează tipul de dată și se activează proprietatea Update automatically.
Se formatează, după dorință, informațiile conținute în tabel. Trebuie avut în vedere ca tabelul să nu fie încadrat in chenar.
Crearea subsolului de pagină
Se selectează din meniu: ViewHeader and Footer.
Se face poziționarea în zona de subsol.
Se apasă de două ori pe tasta TAB, după care:
Se tastează Page
Se clichează butonul Insert Page Number, din caseta de dialog Header and Footer
Se tastează of.
Se clichează butonul Insert Number of Pages, din caseta de dialog Header and Footer
Se clichează butonul Close, din caseta de dialog Header and Footer.
Observație
Pentru introducerea denumirii societății și a siglei se utilizează proprietatea de inserare a imaginilor (Insert PictureClip Art) și folosirea casetelor text (Insert Text Box)
Salvarea documentului ca un șablon
Se selectează, din meniu, File Save.
În caseta de dialog, Save As, în caseta text File Name, se tastează numele șablonului.
In caseta de dialog Save As Type, se selectează Document Template. Se selectează folder-ul, în care se dorește realizată salvarea (eventual Letters & Faxes).
Se apasă butonul Save.
Din acest moment documentul este salvat ca un șablon.
Proiectarea unui fax utilizând șablonul
Se selectează din meniu: File New. În caseta de dialog New se clichează, tab-ul: Letters & Faxes. În acest moment, numele șablonului va apare în caseta de dialog.
Se clichează de două ori pe numele șablonului. Pe ecran va apare un nou document, conținând însă textul și formatarea prestabilite în șablon.
Se completează documentul tastând restul informațiilor.
Se selectează din meniu: FileSave și se salvează documentul ca un fișier separat.
MEMORANDUM (șablon MEMO)
CĂTRE:
DE LA:
DATA:
SUBIECT:
Hotel Felix Str. Brândușei nr. 3, Sector 2 București
MEMORANDUM (document MEMO)
CĂTRE: Dna. Director Economic Ioana POPA
DE LA: Manager
DATA: 12/02/2001
SUBIECT: Activitate pe primul trimestru
Întâlnirea pentru discutarea încasărilor obținute de hotel în primul trimestru din anul 2001, va avea loc pe 23 Martie 2001, de la ora 16 PM la ora 19PM.
Vă rog să pregătiți următoarele:
Încasările obținute pe primul trimestru;
Încasările prevăzute pe al doilea trimestru;
Noile măsuri de îmbunătățire a activității preconizate.
Dacă există vreo problemă, vă rog contactați-mă personal
Hotel Felix Str. Brândușei nr. 3, Sector 2 București
(șablon ANTET)
(document ANTET)
07.02.2001
Dnei. Rodica POPESCU
Str. Zambilei nr. 4
București
Doamna Popescu,
Deoarece sunteți un client valoros al serviciilor noastre, doresc să vă anunț ultimele dezvoltări ale Companiei noastre. Astfel:
S-au modificat orele de funcționare. Biroul nostru este deschis acum, de luni până vineri de la 8AM la 7PM, iar sâmbătă, de la 9AM la 1PM.
Avem o nouă pagină de Web. Pentru a putea fi informați în orice moment am deschis o nouă pagină Web. Această pagină conține răspunsuri la cele mai frecvente întrebări puse de clienții noștri, precum și legături cu alte zone de informații (site-uri).
Vizitați-ne deci la adresa:
www.xyz.com.
Apreciem afacerile pe care le facem cu Dvs. și de aceea încercăm să vă oferim cele mai bune linii și servicii de produse. Dacă aveți vreo nelămurire, nu ezitați să ne sunați
Cu mulțumiri,
Viorel POPA
Președintele Societății
(șablon FAX)
Ca urmare a cererii Dvs. privind livrarea a două autoturisme de teren, marca Toyota, avem plăcerea să vă anunțăm că transportul va sosi în Gara Bucureștii Noi, pe data de 15.03.2001.
Vă rugăm să trimiteți împuternicitul Dvs., în vederea încheierii formalităților de predare.
Vă anexăm alăturat actele ce trebuiesc completate pentru a scurta timpul de așteptare la Vamă.
În așteptarea răspunsului Dvs.
Cu sinceritate,
Ion Pascu
Șef Serviciu Livrări
Page 2 of 11
4. AUTOMATIZAREA OPERAȚIILOR
DE ÎNTOCMIRE CORESPONDENȚĂ
4.1. DOCUMENTE FORMATATE (STUDIU DE CAZ)
Pașii necesari rezolvării unei aplicații:
A) Crearea/ editarea documentului principal (scrisorii formatate ):
se deschide documentul care se dorește folosit drept document principal (poate fi o scrisoare existentă, sau o scrisoare în curs de creare -un document nou -)
se selectează din meniu:
TOOLS –> MAIL MERGE;
se alege butonul Create, iar din lista care apare, Form Letters;
se alege butonul Active Window;
se alege din fereastra principală, butonul Edit, iar din lista care apare, Form
Letter, Document i.
In continuare, se tastează textul care apare în fiecare scrisoare formatată, lăsând loc pentru informațiile care variază de la un document la altul din punct de vedere al conținutului (vezi Anexa1).
B) Crearea unei noi surse de date ( “baza de date” )
se selectează din menu:
TOOLS –> MAIL MERGE;
se alege butonul Get Data ( sub Data Source )
se alege butonul Create Data Source;
se stabilește structura sursei de date, fie folosind câmpurile existente și înlăturându-le pe cele în plus ( se selectează câmpul și se acționează Remove Field Name ), fie înlăturând toate câmpurile și adăugându-le pe cele noi ( se tastează câmpul și se acționează Add Field Name ).
se încheie stabilirea structurii, alegând butonul Ok.
se precizează în căsuța de dialog Save Data Source, în fanta File Name, numele sub care se dorește salvată structura sursei de date, după care se alege butonul Ok;
se alege, în următoarea căsuță de dialog, butonul Edit Data Source, introducându-se, în continuare, conținutul informației, care diferă de la o scrisoare la alta (vezi Anexa 2). După fiecare grup de informații se alege butonul Add New, iar la sfârșit butonul Ok.
Observație
În cazul aplicației, structura sursei de date poate fi:
mod_adresare
nume
prenume
funcția
nume_unitate
localitate
adresa.
C) Completarea documentului principal
se poziționează cursorul acolo unde se dorește introducerea informațiilor din sursa de date;
se apasă pe butonul Insert Merge Field din bara de instrumente aferentă operației Mail Merge, după care se selectează (click) câmpul care se dorește inserat ( să nu se omită inserarea semnelor de punctuație sau a spațiilor dintre două câmpuri sau după acestea );
se dă câmpurilor inserate dimensiunea, forma, aparența și alinierea care se dorește să apară în forma finală a scrisorii;
se salvează forma finală a scrisorii ( vezi Anexa 3 și Anexa 4 ).
D) Interclasarea informațiilor din sursa de date cu documentul
principal
se face click pe butonul View Merged Data, având scrisoarea formatată în fereastra document. Word va afișa informația din prima înregistrare a sursei de date plasată în câmpurile documentului principal;
se apasă unul din următoarele butoane din bara de instrumente aferente operației “Mail”:
Merge to New Document: dacă se dorește ca scrisorile să fie plasate într-un nou document;
Merge to Printer: dacă se dorește ca scrisorile să fie tipărite;
Mail Merge: dacă numai anumite înregistrări vor fi
implicate în procesul de interclasare.
forma finală a scrisorilor este în Anexa 5.
Anexa 1
9-nov-25
Avem plăcerea să vă anunțăm ca, sâmbătă, 24.03.2001, ora 12 p.m., societatea noastră va organiza o masa festivă, cu ocazia încheierii trimestrului. Fiind acționar la METROREX, vă rugăm să luați și Dvs. parte la aceasta întâlnire amicală, pentru a discuta și despre evoluția acțiunilor și, implicit, a societății noastre în viitor.
În speranța unei revederi
Cu cele mai distinse sentimente
V. V.
Manager
Anexa 2
Domnul
POPESCU
Adrian
Director General
VULCAN S.A.
BUCUREȘTI
Bd. Unirii nr. 58
Doamna
VASILE
Ioana
Director Economic
VULCAN S.A.
BUCUREȘTI
Bd. Unirii nr. 58
Doamna
PASCU
Smaranda
Director Tehnic
Institutul de Proiectări Energetice
BUCUREȘTI
Str. Tuzla nr. 14
……….
Anexa 3
9/11/25
<<mod_adresare>> <<prenume>> <<nume>>
<<funcția>>
<<nume_unitate>>, <<localitate>>
Avem plăcerea să vă anunțăm că, sâmbătă, 24.03.2001, ora 12 p.m., societatea noastră va organiza o masă festivă, cu ocazia încheierii trimestrului. Fiind acționar la METROREX, vă rugăm să luați și Dvs. parte la această întâlnire amicală, pentru a discuta și despre evoluția acțiunilor și, implicit, a societății noastre în viitor.
În speranța unei revederi
Cu cele mai distinse sentimente
V. V.
Manager
Anexa 4
9-nov-25
<<mod_adresare>> <<prenume>> <<nume>>
<<funcția>>
<<nume_unitate>>, <<localitate>>
Avem plăcerea să vă anunțăm că, sâmbătă, 24.03.2001, ora 12 p.m., societatea noastră va organiza o masa festivă, cu ocazia încheierii trimestrului. Fiind acționar la METROREX, va rugăm să luați și Dvs. parte la această întâlnire amicală, pentru a discuta și despre evoluția acțiunilor și, implicit, a societății noastre in viitor.
În speranța unei revederi
Cu cele mai distinse sentimente,
V. V.
Manager
Anexa 5
9-nov-25
Doamna Smaranda PASCU
Director Tehnic
Institutul de Studii și Proiectări Energetice,
BUCUREȘTI
Avem plăcerea să vă anunțăm că, sâmbătă, 24.03.2001, ora 12 p.m., societatea noastră va organiza o masă festivă, cu ocazia încheierii trimestrului. Fiind acționar la METROREX, vă rugăm să luați și Dvs. parte la această întâlnire amicală, pentru a discuta și despre evoluția acțiunilor și, implicit, a societății noastre în viitor.
În speranța unei revederi
Cu cele mai distinse sentimente,
V. V.
Manager
9-nov-25
Doamna Ioana VASILE
Director Economic
VULCAN S.A., BUCUREȘTI
Avem plăcerea să vă anunțăm că, sâmbătă, 24.03.2001, ora 12 p.m., societatea noastră va organiza o masa festivă, cu ocazia încheierii trimestrului. Fiind acționar la METROREX, vă rugăm să luați și Dvs. parte la această întâlnire amicală, pentru a discuta și despre evoluția acțiunilor și, implicit, a societății noastre în viitor.
În speranța unei revederi
Cu cele mai distinse sentimente,
V. V.
Manager
9-nov-25
Domnul Adrian POPESCU
Director General
VULCAN S.A., BUCUREȘTI
Avem plăcerea să vă anunțăm că, sâmbătă, 24.03.2001, ora 12 p.m., societatea noastră va organiza o masa festivă, cu ocazia încheierii trimestrului. Fiind acționar la METROREX, va rugăm să luați și Dvs. parte la aceasta întâlnire amicală, pentru a discuta și despre evoluția acțiunilor și, implicit, a societății noastre în viitor.
În speranța unei revederi
Cu cele mai distinse sentimente,
V. V.
Manager
AUTOMATIZAREA OPERAȚIILOR DE EDITARE
PLICURI ȘI ETICHETE
Tipărirea unui plic sau a unei etichete se face folosind comanda Envelopes And Labels din meniul Tools. Comanda este utilă în special pentru trimiterea unei scrisori imediat după ce a fost scrisă.
4.2.1. Tipărirea unui plic
Pentru a tipări un singur plic, se efectuează următorii pași:
Dacă adresa de dstinație este deja scrisă într-un document (de exemplu, în capătul de sus al scrisorii), se deschide documentul respectiv. (Acest pas este opțional, deoarece adresa se poate scrie și mai târziu).
4. Dacă se dorește tipărirea unei adrese de retur, aceasta se scrie în caseta Return Address.
Dacă s-a specificat o adresă personală pentru mesajele poștale în Word, adresa respectivă va apărea în mod automat în caseta Return Address. În acest caz, se poate edita textul, dacă este necesar (pentru a specifica o adresă personală pentru mesaje poștale, se alege Options din meniul Tools, se execută clic pe eticheta User Information și se introduce adresa în caseta Mailing Address).
Dacă se introduce sau se editează textul din caseta Return Address din eticheta Envelopes, când se execută clic pe butonul Print sau Add To Document (la pasul 6), Word va întreba dacă se dorește salvarea noii adrese ca adresă de retur prestabilită. Dacă se execută clic pe Yes, Word va salva textul ca adresă personală pentru mesaje poștale.
Dacă nu se dorește tipărirea adresei de retur (de ex., dacă se folosesc plicuri cu adresa gata tipărită), se poate fie să se șteargă textul din caseta Return Address, fie să se selecteze opțiunea Omit de deasupra casetei.
INDICAȚIE
Folosirea unei agende de adrese
Dacă s-au introdus adrese într-o agendă de adrese sau în dosarul Outlook Contacts, se poate folosi butonul Adress Book de deasupra casetei Delivery Address sau de deasupra casetei Return Address pentru a se selecta o adresă, în loc să se scrie direct.
Dacă trebuie modificată una din opțiunile pentru tipărirea plicului, se execută clic pe butonul Options din eticheta Envelopes. Se deschide caseta de dialog Envelopes Options.
INDICAȚIE
Modificarea atributelor de formatare pentru textul tipărit pe plic.
Eticheta Envelopes Options permite selectarea atributele de formatare de bază pentru textul tuturor adreselor destinatarilor și de retur. De asemenea, se pot modifica atributele de formatare pentru unul sau mai multe caractere folosind caseta Delivery Address sau Return Address din eticheta Envelopes (ignorând atributele de formatare de bază).
Pentru aceasta, se selectează textul și se alege comanda rapidă pentru aplicarea (sau eliminarea) atributelor de formatare pentru caractere, de pildă Ctrl+B, Ctrl+I sau Ctrl+U pentru atributul aldin, italic sau subliniere.
Pentru a încheia tipărirea plicului, se efectuează unul din pașii următori:
Pentru tipărirea plicului imediat, se introduce plicul în imprimantă și se execută clic pe butonul Print. Plicul trebuie introdus în așa fel încât să corespundă orientării indicate în secțiunea Feed din colțul din dreapta-jos al casetei de dialog Envelopes And Labels. (se poate selecta orientarea în eticheta Printing Options din caseta de dialog Envelope Options. Eticheta se poate deschide rapid, executând clic în secțiunea Feed).
Pentru a introduce textul pentru plicul documentului din fereastra activă, se execută clic pe butonul Add To Document (Dacă informațiile pentru plic sunt deja introduse în document, acest buton va avea inscripția Change Document și va înlocui textul anterior pentru plic cu noul text). Word va insera textul plicului într-o secțiune separată la începutul documentului și va aplica acestei secțiuni marginale, formatul de hârtie, orientarea pentru tipărire și sursa de hârtie corespunzătoare pentru tipărirea plicului. Dacă este cazul, textul plicului se poate edita sau se poate completa cu text sau ilustrații.
Plicul va fi tipărit în mod automat odată cu documentul.
Această metodă se poate folosi pentru a include în același document textul pentru scrisoare și textul pentru plic. Acestea pot fi tipărite amândouă folosind o singură comandă de tipărire.
4.2.2. Tipărirea unei etichete
Pentru tipărirea unei singur etichete sau pentru tipărirea aceluiași text pe fiecare etichetă, se efectuează pașii următori:
Dacă s-a introdus deja textul etichetei într-un document (de exemplu, o adresă în antetul scrisorii), se deschide documentul respectiv. (Acest pas este opțional, pentru că textul se poate scrie și mai târziu).
Se alege Envelopes And Labels din meniul Tools și se execută clic pe eticheta Labels din caseta de dialog Envelopes And Labels.
Se poate face acest lucru pentru a tipări etichete cu adresa de retur personale.
INDICAȚIE
Formatarea textului pentru etichete
Se pot modifica atributele de formatare pentru orice bloc de text din caseta Address din eticheta Labels. Pentru aceasta, se selectează textul și se alege comanda rapidă pentru aplicarea (sau eliminarea) atributelor de formatare pentru caractere, de pildă Ctrl+B, Ctrl+I, sau Ctrl+U pentru atributul aldin, italic sau subliniere.
Pentru a indica programului Word câte etichete să tipărească, se efectuează unul din pașii următori:
Pentru a tipări o pagină întreagă de etichete în care apare același text pe fiecare etichetă, se alege opțiunea Full Page Of The Same Label. S-ar putea folosi această opțiunea, de exemplu, pentru a realiza o foaie întreagă de etichete cu adresa de retur.
Pentru a tipări o singură etichetă, se alege Single Label și se introduce poziția pe linii și coloane din foaia de etichete a etichetei care se dorește tipărită.
Dacă trebuie să se modifice una din opțiunile pentru tipărirea etichetei, se execută clic pe butonul Options pentru a deschide caseta de dialog Label Options
Dacă foaia de etichete nu corespunde nici uneia din etichetele standard, se pot specifica valorile exacte ale etichetei, selectând cea mai apropiată etichetă standard din punct de vedere al dimensiunilor, respectiv executând clic pe butonul New Label și modificând valorile din caseta de dialog New Custom.. Etichetei personalizate i se poate da o denumire, care apoi poate fi ștearsă, prin selectarea ei din lista Product Number a casetei de dialog Label Options și clicarea butonului Delete.
Pentru a încheia tipărirea etichetei, se efectuează unul din pașii următori:
Pentru a tipări eticheta imediat, se introduce foaia de etichete în imprimantă și se execută clic pe butonul Print.
Dacă se tipărește o întreagă pagină de etichete (s-a ales opțiunea Full Page Of The Same Label), se poate executa clic pe butonul New Document pentru ca Word să includă textul etichetei într-un nou document. Ulterior se pot modifica (prin adăugarea, de pildă, a unei sigle pe fiecare etichetă sau prin modificarea atributelor de formatare) și se pot tipări etichetele prin tipărirea documentului respectiv. Documentul se poate salva pentru a se putea tipări și altă dată aceleași etichete. (În acest document se va observa că Word creează un tabel și că inserează fiecare etichetă într-o celulă separată din tabelul respectiv).
INDICAȚIE
Programul Word poate să scrie scrisori !
Programul Word poate insera, în mod automat, într-un document toate elementele generice ale unei scrisori (data, adresele expeditorului și destinatarului, introducerea, …) și le poate formata conform opțiunilor alese.
Pentru aceasta, se alege Letter Wizard din meniul Tools pentru a deschide caseta de dialog Letter Wizard. În etichetele acestei casete de text, se selectează opțiunile dorite furnizându-se informațiile necesare cu privire la expeditorul și destinatarul scrisorii.
Desigur, textul pentru corpul scrisorii va trebui editat separat!
4.2.3. Tipărirea seturilor de plicuri.
Facilitatea Word de realizare a scrisorilor formatate poate fi folosită și pentru tipărirea seturilor de plicuri.
Iată în continuare pașii necesari (cei mai mulți sunt identici cu cei de la crearea scrisorilor formatate. Vezi subcapitolul 4.1 “Documente formatate”):
Se deschide un nou document și se alege Mail Merge din meniul Tools.
Se execută clic pe butonul Create și se alege Envelopes din meniul care va fi afișat.
În caseta de mesaje, se execută clic pe butonul Active Window (se folosește ca document principal documentul deschis la pasul 1, care se găsește pe ecran).
În caseta de dialog Mail Merge Helper, se execută clic pe butonul Get Data, după care se efectuează unul din pașii următori:
Pentru a folosi o sursă de date care este creată deja (de exemplu, cea folosită la scrisorile standard), se alege Open Data Source, se selectează denumirea documentului din caseta de dialog Open Data Source și se execută clic pe butonul Open.
În caseta de mesaje, se execută clic pe butonul Set Up Main Document.
Word va deschide caseta de dialog Envelope Options.
Pentru a crea o nouă sursă de date, se alege Create Data Source.
În caseta de dialog Create Data Source, se atribuie o denumire câmpurilor de date și se execută clic pe OK.
În caseta de dialog Save As, se introduce denumirea noii surse de date, se execută clic pe butonul Save, iar în caseta de mesaje care va fi afișată, se execută clic pe butonul Edit Data Source.
Se introduc toate blocurile de date în caseta de dialog Data Form și se execută clic pe OK.
Word va reveni în documentul principal care a fost deschis la pasul 1.
Dacă au fost introdue nume și adrese într-o agendă de adrese din Outlook, într-o agendă de adrese personale sau într-o listă de adrese Schedule+, se poate alege Use Address Book pentru a folosi datele pe care le conține sursa de date.
În caseta de dialog Use Address Book, se alege agenda de adrese ce va fi folosită, după care se execută clic pe OK. În caseta de mesaje, se execută clic pe butonul Set Up Main Document pentru ca Word să deschidă caseta de dialog Envelope Options.
În caseta de dialog Envelope Options se vor opera modificările necesare opțiunilor de creare a plicului sau de tipărire. Când se execută clic pe OK, Word va deschide caseta de dialog Envelope Address.
Se introduce adresa destinatarului în caseta Sample Envelope Address din caseta de dialog Envelope Address. Pentru a insera un câmp formatat, se execută clic pe butonul Insert Merge Field, după care se alege câmpul dintre cele afișate în meniul derulant.
În afara câmpurilor formatate, poate fi necesară introducerea spațiilor, virgulelor sau a altor caractere. Când s-a terminat, se execută clic pe OK; Word va reveni în caseta de dialog Mail Merge Helper.
INDICAȚIE
Se poate configura programul Word pentru a tipări un cod poștal de bare pe plic: se execută clic pe butonul Insert Postal Bar Code din caseta de dialog Envelope Address și se specifică câmpurile de date care conțin codul poștal și adresa destinatarului
În caseta de dialog Mail Merge Helper, se execută clic pe butonul Edit din secțiunea Main Document și se alege din meniul afișat denumirea documentului creat la pasul 1.
Programul va introduce adresa pentru mesaje în poziția adresei de retur (dacă s-a definit o astfel de adresă) și va modifica configurația paginii (marginile, formatul, sursa de alimentare) pentru tipărirea plicurilor (pentru a defini o adresă personală, se alege Options din meniul Tools, se execută clic pe eticheta User Information și se introduce adresa în caseta Mailing Address).
Dacă este necesar se poate edita adresa de retur sau de destinație din documentul principal.
De exemplu, dacă se folosesc plicuri cu adresa tipărită, trebuie ștearsă adresa de retur din document.
Pentru a genera plicurile, se execută clic pe butonul Start Mail Merge de pa bara cu instrumente Mail Merge.
Se deschide caseta de dialog Merge. Se aleg opțiunile dorite, apoi se execută clic pe butonul Merge.
Dacă se dorește utilizarea tuturor informațiilor din sursa de date se execută clic pe butonul Merge To New Document sau pe butonul Merge To Printer de pe bara cu instrumente Mail Merge.
4.2.4. Tipărirea seturilor de etichete cu adrese
Tipărirea unor seturi de etichete cu ajutorul facilității de formatare a scrisorilor din Word este asemănătoare cu operația de tipărire a unor seturi de plicuri.
Se pot tipări etichete pentru plicuri (de ex. pentru scrisorile standard care s-au tipărit), etichete de identificare, etichete pentru dischete, etc.
OBSERVAȚIE.
Dacă se folosește comanda Envelopes And Labels (secțiunea “Tipărirea unei etichete” ) toate etichetele aparținând unei foi trebuie să fie identice. Dacă însă se folisește comanda Mail Merge, etichetele pot fi diferite.
Pașii sunt următorii:
Se deschide un nou document și se alege Mail Merge din meniul Tools pentru a afișa caseta de dialog Mail Merge Helper
Se execută clic pe butonul Create și se alege Mailing Lables din meniul care va fi afișat.
În caseta de mesaje, se execută clic pe butonul Active Window pentru a folosi ca document principal pentru crearea etichetelor documentul deschis la pasul 1.
În caseta de dialog Mail Merge Helper, se execută clic pe butonul Get Data, apoi se efectuează unul din pașii următori:
Pentru a folosi o sursă de date deja creată (de exemplu, cea pentru scrisorile standard), se alege Open Data Source, se selectează denumirea documentului din caseta de dialog Open Data Source și se execută clic pe butonul Open.
În caseta de mesaje, se execută clic pe butonul Set Up Main Document. Word va deschide caseta de dialog Label Options.
Pentru a crea o nouă sursă de date, se alege Create Data Source.
În caseta de dialog Create Data Source, se atribuie o denumire câmpurilor de date și se execută clic pe OK.
În caseta de dialog Save As, se introduce numele sursei de date, se execută clic pe butonul Save, iar, în caseta de mesaje care va fi afișată, se execută clic pe butonul Edit Data Source. Se introduc toate blocurile de date în caseta de dialog Data Form și se execută clic pe OK.. Word va reveni în documentul principal deschis la pasul 1.
Se execută clic pe butonul Mail Merge Helper de pe bara cu instrumente Mail Merge, iar în caseta de dialog Mail Merge Helper se execută clic pe butonul Setup din secțiunea Main Document.
Word va deschide caseta de dialog Label Options.
Dacă s-au introdus nume și adrese într-o agendă de adrese din Outlook, într-o agendă de adrese personale sau într-o listă de adrese din Schedule+, se poate alege Use Address Book pentru a se folosi datele conținute în sursa de date.
În caseta de dialog Use Addresse Book, se alege agenda de adrese care se dorește folosită, apoi se execută clic pe OK.
În caseta de mesaje, se execută clic pe butonul Set Up Main Document pentru ca Word să deschidă caseta de dialog Label Options.
În caseta de dialog Label Options se operează modificările necesare pentru opțiunile folosite de Word pentru tipărirea etichetelor, conform indicațiilor de la pasul 5 din secțiunea “Tipărirea unei etichete”.
Când se execută clic pe OK, Word va afișa caseta de dialog Create Labels.
Se introduce adresa destinatarului în caseta Sample Label din caseta de dialog Create Label. Pentru a insera un câmp, se execută clic pe butonul Insert Merge Field, apoi se alege câmpul din meniul derulant afișat.
În afară de câmpuri, este posibilă introducerea spațiilor, virgulelor sau a altor caractere.
La sfârșit se execută clic pe OK; Word va reveni în caseta de dialog Mail Merge Helper
INDICAȚIE
Programul Word se poate configura pentru tipărirea unui cod poștal de bare în partea de sus a etichetei, executând clic pe butonul insert Postal Code din caseta de dialog Create Labels și specificând câmpurile de date care conțin codul poștal și adresa destinatarului.
Pentru a genera etichetele, în caseta de dialog Mail Merge Helper, se execută clic pe butonul Merge (din secțiunea Merge The Data With The Document) pentru a deschide caseta de dialog Merge
Se aleg opțiunile dorite, apoi se execută clic pe butonul Merge.
4.3. FOLOSIREA INSTRUMENTELOR DE VERIFICARE
DIN PROGRAMUL WORD
Instrumentele de verificare din Microsoft Word permit corectarea ortografiei și îmbunătățirea aspectului documentelor create. Word are instrumente de verificare ce pot fi folosite în timpul introducerii textului într-un document – mai exact, rutine pentru verificarea în timpul scrierii a ortografiei și a sintaxei, precum și un dicționar de sinonime.
4.3.1. Stabilirea limbii folosite
În versiunea programului Word comercializată în SUA, întregul text este marcat inițial ca fiind English (U.S.), adică în engleza americană. Dacă întregul text din document sau o parte a lui este scris într-o altă limbă și se dorește verificarea, se procedează astfel:
Se selectează textul care nu este scris în engleză americană;
Se alege Language din meniul Tool și apoi opțiunea Set Language… din submeniul afișat, pentru a deschide caseta de dialog Language;
Se selectează din această listă limba folosită în textul selectat (vezi Romanian);
Se clichează butonul OK (vezi Figura nr. 1).
Marcarea textului ca fiind într-o anumită limbă le permite instrumentelor de verificare din Word să caute dicționarul corespunzător când se folosesc instrumentele respective pentru a verifica textul în cauză.
Dacă se dorește ca anumite blocuri de text să fie excluse de la verificare, se procedează astfel:
Se selectează textul exclus de la verificare;
Se alege Language din meniul Tools și apoi opțiunea Set Language din submeniul afișat pentru a deschide caseta de dialog Language;
În caseta de dialog Language, se selectează opțiunea Do not check spelling or grammar.
Observație
Limba reprezintă un tip de atribut de formatare. Dacă se execută clic pe butonul Default… din caseta de dialog Language, WORD va adăuga limba selectată în stilul Normal al documentului sau șablonului.
4.3.2. Verificarea ortografiei
Verificarea automată a ortografiei în timpul scrierii
Pentru ca Word să verifice automat ortografia în timpul scrierii, se procedează astfel:
Se alege Options din meniul Tools și apoi se execută clic pe eticheta Speling & Grammer (vezi Figura nr. 2)
Se selectează opțiunea Check spelling as you type, din secțiunea Spelling
WORD va verifica ortografia textului introdus deja și va continua să verifice fiecare cuvânt scris. Dacă întâlnește un cuvânt pe care îl consideră greșit (adică un cuvânt pe care nu-l găsește în dicționar), îl va marca cu o linie roșie ondulată (vezi Figura nr. 3).
Din meniul afișat în fereastra de mai sus, se alege una din următoarele opțiuni:
Ignore, pentru a ignora cuvântul;
Ignore All, pentru ca rutina de verificare să nu mai marcheze cuvântul respectiv;
Add pentru a adăuga cuvântul în dicționarul personalizat, astfel încât Word să nu îl mai marcheze niciodată ca fiind ortografiat greșit;
AutoCorrect pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvântul respectiv din submeniul care va fi afișat:
Word va corecta cuvântul în document și va adăuga forma corectă în lista Replace text as you type asociată funcției AutoCorrect. De acum încolo, Word va corecta, fără a marca, forma greșită când va mai fi scrisă în documente, cu condiția să fie selectată opțiunea Replace text as you type. Pentru a ajunge la această opțiune, se alege AutoCorrect din meniul Tools, apoi se execută clic pe eticheta AutoCorrect din caseta de dialog care va fi afișată pe ecran:
Dacă funcția pentru verificarea ortografiei în timpul scrierii a marcat unul sau mai multe cuvinte din document, se pot localiza (și corecta) aceste cuvinte, executând dublu-clic pe pictograma Spelling And Grammar Status de pe bara de stare din Word. De fiecare dată când se execută dublu-clic pe această pictogramă, Word selectează următorul cuvânt marcat și afișează meniul derulant prezentat mai sus, ca să se poată corecta cuvântul scris greșit.
INDICAȚIE
Ascunderea tuturor greșelilor de ortografie
Dacă momentan nu se dorește depistarea greșelilor de ortografie, se poate selecta opțiunea Hide spelling errors in this document din Eticheta Spelling Grammar a casetei de dialog Options. (vezi figura de mai sus). Word nu va mai marca acele cuvinte scrise greșit cu linii roșii ondulate, dar va continua să controleze ortografia și va memora cuvintele scrise greșit.
Verificarea manuală a ortografiei în timpul scrierii
O altă variantă pentru verificarea ortografiei este prin lansarea manuală a componentei integrate pentru verificarea ortografiei, după ce s-a introdus un bloc de text sau s-a creat întregul document.
Pentru a verifica ortografia unui text scris deja, se procedează astfel:
Dacă se dorește verificarea ortografiei în întregul document, se plasează punctul de inserare undeva în text. Dacă se dorește verificarea ortografiei într-o porțiune a documentului, se selectează porțiunea respectivă.
Se alege Spelling and Grammer din meniul Tools
Când rutina pentru verificarea ortografiei întâlnește un cuvânt pe care nu îl găsește în dicționar, îl va selecta în document și va afișa caseta de dialog Spelling and Grammer. (vezi Figura nr. 3). În această casetă de dialog, în caseta Not in dictionary este afișată o parte din propoziția în care apare cuvântul în cauză (care este afișat cu roșu). Lista Suggestions conține una sau mai multe variante considerate corecte pentru scrierea cuvântului respectiv (dacă rutina pentru verificarea ortografiei poate deduce o formă corectă și dacă este selectată opțiunea.Always Suggest Corrections).
Pentru a rezolva cuvântul selectat, trebuie să se aplice una sau mai multe din următoarele soluții:
Pentru a înlocui cuvântul și a căuta următoarea greșeală, fie se corectează cuvântul în caseta Not in Dictionary (pentru ajutor, Word introduce punctul de inserare imediat după cuvântul greșit), fie se selectează forma corectă, dacă există, în lista Suggestions. Apoi, se execută clic pe butonul Change sau pe butonul Change All.
Dacă se execută clic pe Change va fi înlocuită numai apariția cuvântului în locul respectiv. Dacă se execută clic pe Change All, vor fi corectate toate aparițiile cuvântului respectiv în întregul document. (Nu vor fi corectate aparițiile anterioare care au fost ignorate).
Pentru a lăsa cuvântul nemodificat și a căuta următoarea greșeală, se execută clic pe butonul Ignore sau pe butonul Ignore All. Dacă se execută clic pe butonul Ignore, rutina pentru verificarea ortografiei va continua să semnaleze alte apariții ale cuvântului pe care le va găsi în continuare. Dacă se execută clic pe butonul Igore All, Word nu va mai semnala cuvântul respectiv în timpul restului operației de verificare a ortografiei și nici în timpul altor operații de verificare a ortografiei din orice document, până când nu se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer .
Pentru a lăsa cuvântul nemodificat și a-l adăuga în dicționarul personalizat, astfel ca Word să nu îl mai semnaleze niciodată, se execută clic pe butonul Add.
Pentru a revoca ultima corectură, se execută clic pe butonul Undo.
După ce se selectează forma corectă din lista Suggestion sau se corectează manual cuvântul în caseta Not in Dictionary, se poate executa clic pe butonul Autocorrect pentru ca Word să genereze un bloc AutoCorrect care va corecta greșeala respectivă de fiecare dată când se va scrie.
Pentru a verifica ortografia pentru cuvântul curent folosind o listă de cuvinte dintr-o altă limbă, se alege limba respectivă în caseta cu listă Dictionary Language (în care sunt afișate limbile pentru care au fost instalate dicționare). De exemplu, în cazul în care cuvântul curent este colour și s-a ales English (U.K.) din caseta cu listă Dictionary Language, rutina de verificare a ortografiei va accepta forma și va căuta următoarea greșeală. (Însă, dacă s-a scris coluor, el va rămâne afișat, ca formă greșită).
Pentru a schimba modul în care Word verifică ortografia documentelor, se execută clic pe butonul Options.
5. GESTIONAREA TABELELOR
(produsul Microsoft Office – EXCEL)
5.1. NOȚIUNI INTRODUCTIVE
Caracteristici Generale
Produs de tip SPREADSHEET (CALCUL TABELAR), care organizează date numerice și efectuează calcule, combinând avantajele unui calculator puternic cu structura și organizarea unui registru;
Înțelege și interpretează relațiile numerice, exprimate prin formule și funcții la apariția unor modificări a datelor;
Dispune de posibilități multiple de reprezentare grafică a datelor și de tipărire a acestora.
Domenii De Utilizare
Analiza statistică;
Analiza financiară;
Evidența contabilă;
Birotica și secretariat;
Relații publice și mass-media;
Evidență personal;
Prognoze;
Conducerea și evaluarea proiectelor;
Aplicații inginerești.
Prezentarea Ecranului Standard (vezi Fig. nr. 1)
Bara de meniuri (Menu bar) – afișează numele diverselor meniuri. Când se activează un meniu, se afișează pe o porțiune a ecranului o listă de comenzi aferente meniului respectiv.
Bare de instrumente de lucru (Toolbars) – conține mai multe pictograme (icon-uri), butoane și liste derulate ce facilitează accesul rapid la cele mai des utilizate comenzi și caracteristici.
Bara cu formule (Formula bar) – permite introducerea / editarea informației în celula selectată.
Fereastra registrului de calcul (Workbook) – conține registrul în care se vor introduce datele și formulele ce-l alcătuiesc.
Bara de stare (Status bar) – afișează informații despre activitatea curentă, inclusiv informații ajutătoare și modurile de lucru ale programului și tastaturii
Figura nr. 1
Prezentarea Registrului De Calcul (Workbook)
Registru de calcul (workbook) este principalul document folosit în Excel pentru stocarea și prelucrarea datelor. Un registru de calcul este format din foi de calcul individuale (spreadsheet), fiecare din acestea putând conține date. Inițial fiecare registru de calcul conține 256.
Foaia de calcul este o matrice formată din cel mult 256 coloane și 65.536 de linii.
Coloanele au etichete dispuse în partea superioară a ferestrei documentului, notate A la Z și continuând cu AA până la AZ, BA până la BZ și așa mai departe, până la coloana IV.
Liniile sunt numerotate de la 1 la 65.536 în partea din stânga a ferestrei documentului.
Intersecția liniilor cu coloanele formează celule (cells), care sunt unitățile fundamentale pentru stocarea datelor. Fiecare celulă se identifica prin adresa dată de litera coloanei și numărul liniei la intersecția cărora se afla. (Ex. adresa celulei de la intersecția coloanei B cu linia 5 este B5).
În partea inferioară a fiecărei foi de calcul se află o serie de etichete de foaie (sheet tabs), care permit identificarea fiecărei foi în registrul de calcul. Etichetele au la început înscrise denumirile Sheet1 (Foaie1), Sheet2 (Foaie2) s.a.m.d.
Domeniul (range) este un grup de celule adiacente. Celulele dintr-un domeniu pot fi în coloana, în linie sau în orice combinație de coloane și linii, atâta vreme cât acesta este de forma dreptunghiulară.
Domeniile pot fi identificate prin:
adresa de domeniu dată de adresa celulei din colțul stânga sus urmată de două puncte (:) și adresa celulei din colțul dreapta jos (Ex. A4: D9);
nume asociat domeniului (max. 255 caractere)
Deplasarea în cadrul unei foi de calcul:
Deplasarea cu mouse-ul: se poate activa rapid o celulă plasând pointerul (indicatorul) de mouse pe celula respectivă și executând clic cu butonul din stânga al mouse-ului.
Prin utilizarea comenzii GoTo din meniul Edit sau acționând tasta cheie funcțională <F5>.
Deplasarea prin derulare: pentru a se vizualiza altă secțiune din foaia de calcul fără a se schimba celula activă, se pot folosi barele de derulare verticala și orizontala.
Deplasarea cu ajutorul tastaturii (vezi tabelul de mai jos).
5.2. INTRODUCEREA ȘI EDITAREA DATELOR
Tipuri de date:
Text (etichete) – orice combinație de litere, cifre și simboluri (max. 255 caractere). În interiorul unei celule, textul este aliniat automat la stânga.
Valori numerice (numere) constând din combinații de: caractere numerice 0 – 9, caractere specifice + – 0 , $ %. Dacă se introduce un număr într-o celulă și în aceasta apare ######### sau în sistemul de notare științifică (1.23E+09), lățimea coloanei curente este mai mică pentru a cuprinde numărul în întregime. Pentru a schimba acest lucru, se recurge la redimensionarea coloanei (ex. executați dublu clic pe marginea din dreapta a etichetei coloanei, pentru a o redimensiona).
Date calendaristice și de timp de diverse forme
(ex. MM/DD/YY etc.).
Formule și funcții. Una din funcțiile importante ale programului. Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor. În general, formulele constau din una sau mai multe adrese de celule și/sau valori și operatori aritmetici, ca de exemplu: "+" (adunare), "-" (scădere), "*" (înmulțire), " / " (împărțire). De exemplu, dacă se dorește să se calculeze valoarea medie a trei numere conținute în celulele A1, B1 și C1, se va utiliza formula:
= (A1+B1+C1)/3
Începeți corect! Fiecare formulă trebuie să înceapă cu semn (=).
Funcțiile sunt formule complexe gata elaborate, care execută o serie de operații cu o gamă de valori specificate. Fiecare funcție conține următoarele trei elemente:
Semnul (=) arată că urmează o funcție;
Numele funcției (de ex. SUM) indică operația ce va fi executată;
Lista de argumente specificată între paranteze rotunde ( ), iar argumentele sunt separate prin virgula (,). Argumentele pot fi: adrese de celule, adrese de domenii, nume de domenii sau alte funcții.
Introducerea datelor:
Se activează (selectează) celula în care se vor introduce datele;
Se tastează efectiv datele, acestea apar atât în celula activă (curenta) cât și în bara pentru formule (vezi Fig. nr. 2). Pe bara pentru formule este afișat punctul de inserție, o bară clipitoare care indică locul în care va fi afișat următorul caracter tastat;
Pe bara pentru formule apar trei casete mici. Primele două casete sunt pentru respingerea (Cancel) sau confirmarea (Enter) datelor tastate. A treia casetă activează editarea formulelor.
Introducerea formulelor (vezi Fig. nr.3) se poate realiza în două moduri:
1. Prin tastarea formulei:
1.1. Se selectează celula în care se dorește afișarea rezultatului formulei;
1.2. Se tastează semnul (=);
1.3. Se tastează formula ce va fi afișată în bară pentru formule;
1.4. Se apasă tasta <Enter> sau clic pe caseta de confirmare prezentă
în bara pentru formule.
2. Prin selectarea adreselor celulelor:
Se selectează celula în care se dorește afișarea rezultatului formulei;
Se tastează semnul (=);
Se execută clic pe celula a cărei adresă vreți să apară în formulă. Adresa celulei va apare în bara pentru formule;
Se introduce operatorul matematic, pentru a indica următoarea operație pe care doriți s-o executați;
Se execută în continuare clic pe celule și se tastează operatorii până când formula este completă.
Se apasă tasta <Enter> sau clic pe caseta de confirmare.
Editare datelor (formulelor):
Se selectează celula în care se dorește editura datelor (formulelor);
Se poziționează punctul de inserție în bara cu formule fie prin apăsare taste <F2>, fie dublu clic pe celulă sau acționând caseta de editare formule "=". Produsul va trece în modul de lucru Edit, fapt precizat și de prezența în bara de stare a indicatorului de stare Edit.
Se apasă tastele săgeți sau pentru a deplasa punctul de inserție . Se va utiliza tasta <Backspace> pentru ștergerea caracterelor la dreapta. În locul caracterelor șterse, se vor introduce cele dorite.
Se apasă tasta <Enter> sau clic pe caseta de confirmare prezentă în bara pentru formule.
5.3. INTRODUCEREA RAPIDĂ A DATELOR:
Copierea informațiilor în celule adiacente:
Se selectează celula conținând informația de copiat;
Se poziționează pointerul de mouse pe celula selectată și se glisează (“drag and drop”) peste toate celulele în care doriți să copiați informația acelei celule.
sau
Se selectează celula conținând informația de copiat, precum și domeniul în care se dorește copierea;
Se acționează meniul Edit și se selectează comanda Fill;
Din submeniul afișat, se alege direcția în care se dorește copierea.
Observație:
O variantă mai ușoară a copierii menționate mai sus se realizează astfel: se poziționează pointerul de mouse pe “tortița de umplere” (punctul întunecat din colțul din dreapta jos al celulei selectate) și se realizează glisarea în celulele în care se dorește copierea.
Copierea informațiilor cu AutoFill:
Completarea listei AutoFill cu noi elemente:
Se deschide meniul Tools și se selectează comanda Options;
Din caseta de opțiuni afișate, se execută clic pe butonul Custom Lists și apoi pe butonul Add;
Se introduc în caseta List Entries, elementele ce vor face obiectul unei liste AutoFILL;
Se apasă tasta <Enter> după introducerea fiecărei informații și apoi se execută clic pe butonul OK.
Copierea efectivă cu Auto Fill
Se introduce în celula curentă un element prezent în Lista AutoFill;
Se poziționează pointerul de mouse pe " tortița de umplere" și apoi se glisează in direcția în care se dorește copierea.
Crearea unei serii de numere:
Introducerea unei serii utilizând mouse-ul:
Se poate introduce o serie de numere care crește cu rația (pasul) 1 sau cu o rație specificată. Pentru a completa un domeniu de celule cu o serie de numere, se parcurg următorii pași:
Se introduce numărul de pornire în prima celulă a domeniului. Dacă se dorește ca rația de creștere să fie o valoare specificată, se introduc primele două valori în celule adiacente.
Se selectează domeniul care conține numerele. Se poziționează pointerul de mouse pe “tortița de umplere” și se glisează de-a lungul domeniului de celule adiacente care se dorește a fi completat.
Introducerea unei serii utilizând comenzi ale meniului Edit:
Se introduce numărul de pornire sau data calendaristică inițială în prima celulă a domeniului ce urmează a fi completat;
Se selectează domeniul ce urmează a fi completat;
Se activează meniul Edit și apoi se aleg comenzile Fill și respectiv Series;
Din caseta de dialog afișată, se alege modul de completare a seriei pe linii (Rows) sau pe coloane (Columns), se specifică tipul de serie (Type of series) care se dorește a fi creat;
În cazul în care se creează o serie de date, se va specifica unitatea de măsură (Data Unit);
Se va introduce valoarea rației (Step Value); acest număr reprezintă valoarea cu care se modifică seria;
Se introduce valoarea limita superioară (Stop Value), aceasta reprezintă ultima valoare din serie;
Se execută clic pe butonul OK.
5.4. INSERAREA / STERGEREA COLOANELOR, LINIILOR
ȘI CELULELOR ÎN FOAIA DE CALCUL
Pentru a insera o coloană, se execută următorii pași:
Se poziționează pointerul de mouse în coloana în fața căreia trebuie să apară noua coloană;
Se activează meniul Insert și din submeniul afișat se alege comanda Columns.
Pentru a insera o linie, se execută următorii pași:
Se poziționează pointerul de mouse în linia în fața căreia trebuie să apară noua linie;
Se activează meniul Insert și din submeniul afișat se alege comanda Rows.
Observație:
Pentru a insera rapid mai multe linii sau coloane, se selectează una sau mai multe linii sau coloane și apoi se execută clic cu butonul din dreapta al mouse-ului. Din meniul de comenzi rapide afișat, se alege comanda Insert.
Pentru a insera o celulă sau un domeniu, se execută următorii pași:
Se selectează celula sau domeniul de celule unde se dorește inserarea informației;
Se activează meniul Insert și din submeniul afișat se alege comanda Cells…
Din caseta de dialog afișată se selectează Shift Cells Right pentru a insera noile celule la stânga selecției, sau se selectează Shift Cells Down pentru a le insera deasupra selecției.
Pentru a șterge o coloană (linie), se execută următorii pași:
Se poziționează pointerul de mouse pe litera coloanei (numărul liniei) ce urmează a fi ștearsă;
Se activează meniul Edit și se alege comanda Delete, sau se execută clic cu butonul drept al mouse-ului și apoi din meniul de comenzi rapide afișate se alege comanda Delete.
Observație:
Pentru a șterge rapid mai multe linii sau coloane, se selectează una sau mai multe linii sau coloane și apoi se execută clic cu butonul din dreapta al mouse-ului. Din meniul de comenzi rapide afișat, se alege comanda Delete.
Pentru a șterge o celulă sau un domeniu, se execută următorii pași:
Se selectează celula sau domeniul de șters;
Se activează meniul Edit și se alege comanda Delete, sau se execută clic cu butonul drept al mouse-ului și apoi din meniul de comenzi rapide afișat se alege comanda Delete;
Din caseta de dialog afișată se selectează fie Shift Cells Left, pentru ca datele existente să fie deplasate la stânga, fie Shift Cells Up pentru ca datele existente să fie deplasate în sus.
5.5. REPREZENTAREA GRAFICĂ A DATELOR
Tipul de grafic ales depinde de datele existente și de modul în care se dorește reprezentarea lor.
Tipuri de grafice (diagrame) frecvent utilizate:
Pie utilizat pentru a prezenta relațiile dintre părțile unui întreg;
Bar utilizat pentru a compara diverse valori la un moment dat;
Column similar cu graficul Bar; utilizat de regula pentru a evidenția
diferențele dintre articole;
Linie utilizat pentru a evidenția tendințele de schimbare a valorilor
în timp;
Area similar cu graficul Line; utilizat pentru a evidenția cantitatea
schimbărilor diverselor valori.
Majoritatea tipurilor menționate se găsesc și în varianta (3-D). Pe lângă aspectul mult mai profesional decât al diagramelor standard, diagramele 3-D permit diferențierea între diversele seturi de date.
Terminologia graficelor (diagramelor):
Data Series – o serie de date înrudite (ex. vânzările lunare pentru o
singură companie). O serie de date ocupa de obicei un singur rând sau o singură coloană pe foaia de calcul;
Axis – o singură latură a graficului. Într-un grafic bidimensional
există o axă X (orizontală) și o axă Y (verticală). Într-un grafic tridimensional, axa Z reprezintă planul vertical, axa X adâncimea și axa Y lățimea;
Legend – legenda unui grafic.
Crearea unui grafic :
Se selectează datele ce urmează a fi reprezentate grafic;
Se execută clic pe butonul ChartWizard prezent în bara cu instrumente standard;
Se eliberează butonul mouse-ului și va fi afișată caseta de dialog ChartWizard Step 1 of 4.
Se execută fiecare pas precizând cerințele printr-un dialog purtat cu sistemul.
Editarea (îmbunătățirea) unui grafic:
Pentru îmbunătățirea unui grafic se pot modifica elementele existente și se pot adăuga altele noi. Cele mai utilizate modalități de îmbunătățire sunt:
Fonts – specifică stilului, mărimea și atributele textului utilizat în grafic;
Color – modifică culoarea textului sau a liniilor, barelor și sectoarelor de
grafic Pie;
Title and Label – adaugă titlul graficului sau etichete pentru oricare din axe;
Axe – afișează sau elimină liniile utilizate pentru axele X și Y.
Text Box – adaugă text explicativ sau alt text într-o casetă separată;
Border and Shading – adaugă un chenar în jurul graficului sau adaugă hașuri
pe fundal.
5.6. GESTIONAREA LISTELOR ÎN EXCEL (Baze de Date)
5.6.1. Noțiuni de bază
Una dintre cele mai utile facilități din Excel este capacitatea de a lucra cu liste. Chiar și în cazul listelor fără valori numerice, se pot efectua sortări și se poate găsi cu exactitate informația dorită.
Culegerea datelor este importantă, însă datele nu pot fi folosite decât dacă sunt gestionate corespunzător. Excel pune la dispoziție cea mai mare parte din instrumentele necesare pentru lucrul cu liste – chiar și pentru cele mai mari și mai complexe. Când se memorează într-o listă Excel informații de genul numelor de persoane și al adreselor, inventare de produs sau registre de verificare, se poate realiza sortarea pentru a alătura informații de același tip. Cu doar câteva clicuri de mouse, se pot organiza informațiile respective în grupuri și să se pot adăuga subtotaluri. Se pot chiar crea formulare pentru introducerea datelor, pentru a ușura adăugarea unor elemente noi în tabel și pentru a găsi elementele care sunt deja introduse.
O listă este termenul folosit de Excel pentru o foaie de calcul sau o parte a acesteia în care informațiile sunt organizate într-un anumit mod, specific, pe linii și coloane. În Figura 4 este ilustrat un exemplu tipic de listă.
Pentru a înțelege listele Excel, trebuie să se cunoască câteva principii de bază privind organizarea:
O listă este o colecție de elemente, denumite înregistrări (records).
Fiecare înregistrare se compune din unități de informație denumite câmpuri (fields).
De exemplu, într-o listă ca cea de mai sus având precizate numele, localitățile și numerele de fax ale principalelor firme beneficiare, fiecare firmă va avea propria sa înregistrare, iar câmpurile fiecărei înregistrări vor conține tipuri specifice de informații despre firma respectivă.
În listele Excel, fiecare înregistrare este memorată pe o singură linie și fiecare câmp este definit ca o singură coloană. Majoritatea listelor Excel au un cap de tabel (header row) – care este întotdeauna prima linie în listă, iar titlurile de coloane au rolul de nume pentru câmpuri.
În acest mod de organizare pe linii și coloane, pe înregistrări și câmpuri, este ușurată mult sortarea și căutarea informațiilor.
În contextul produsului EXCEL, listelor li se mai spun și baze de date.
Care este diferența dintre o bază de date și o listă? Tehnic vorbind, nici una. În general însă, este numită bază de date o colecție foarte mare de date care asociază mai multe liste (denumite tabele). Un exemplu simplu de bază de date poate include trei tabele: unul care conține numele clienților, un altul care conține inventarele de produse și un al treilea care memorează vânzările efectuate în firmă.
Listele Excel sunt păstrate în foi de calcul normale, însă pentru ca Excel să le recunoască, trebuie să fie organizate datele respectând următoarele reguli:
Este indicat să se păstreze fiecare listă în propria sa foaie de calcul, fără nici un fel de informații suplimentare. Dacă trebuie incluse și alte date în aceeași foaie de calcul, se vor plasa înainte sau după listă, cu cel puțin un rând diferență între ele;
Nu este obligatorie includerea în listă a numelor pentru câmpuri (etichete de coloane), însă se recomandă acest lucru. Numele de câmpuri trebuie să apară în capul de tabel de la începutul listei;
Nu se lasă o linie liberă între capul de tabel și prima înregistrare. Pentru a diferenția capul de tabel de datele din listă, se folosesc alte fonturi, nuanțe, chenare și alte elemente de format pentru celule;
Se poate memora într-o listă orice tip de date: text, cifre, date calendaristice, chiar imagini grafice. Se verifică ca datele din același câmp (coloană) să fie de același tip;
Fiecare înregistrare este memorată pe o linie separată. Nu este nici o problemă dacă nu se completează unul sau două câmpuri dintr-o înregistrare, însă cel puțin un câmp din înregistrare trebuie să conțină informații. Dacă Excel găsește o linie liberă în listă, presupune că acesta este capătul listei.
5.6.2. Utilizarea formularelor pentru a facilita introducerea datelor
După ce s-a construit o listă simplă, cu un cap de tabel și cel puțin o înregistrare, se poate crea automat un formular de date.
Pentru aceasta, se poziționează punctul de inserare oriunde în cadrul listei și se execută următoarele operații.
Se alege din meniul principal opțiunea Data și apoi comanda Form… pentru a afișa caseta de dialog ilustrată în Figura 5. Se observă că formularul de date folosește numele de câmp din capul de tabel și informațiile din prima linie a listei, pentru a afișa tipul curent de informații din fiecare câmp.
Se execută clic pe butonul New, pentru a se introduce o înregistrare nouă.
Se introduc datele în casetele de text din formular. Pentru a trece la câmpul următor, se apăsă tasta Tab după fiecare valoare de intrare. Dacă s-a greșit ceva, se apasă combinația de taste Shift+Tab pentru a reveni în câmpul anterior.
Când se ajunge la ultimul câmp din formular, se apăsă tasta Enter pentru a se salva informațiile introduse și se începe o înregistrare nouă. După ce se termină de introdus datele, se execută clic pe butonul Close.
5.6.3. Sortarea (ordonarea) informațiilor în liste
Excel memorează datele în ordinea introducerii lor.
Pentru sortările simple, după un singur câmp, se execută clic pe orice celulă din coloana respectivă și apoi se execută clic pe unul din butoanele Sort de pe bara cu instrumente Standard. Butonul A-Z face sortarea în ordine crescătoare, în timp ce butonul Z-A face sortarea invers, în ordine descrescătoare.
Pentru sortări mai complexe, se procedează astfel:
Se execută clic în orice celulă din listă, sau se selectează întreaga listă.
Atenție !!
Nu se selectează mai mult de o celulă înainte de sortare! În caz contrar, Excel presupune că se dorește sortarea numai a domeniului respectiv și va aranja doar datele din celulele selectate, făcând o harababură din lista inițială. Dacă se sortează din greșeală o secțiune dintr-o listă, se execută clic pe butonul Undo pentru a anula ultima comandă și a reface ordinea inițială a înregistrărilor din listă, și apoi se execută clic pe o singură celulă pentru a repeta sortarea.
Se alege opțiunea Data și apoi comanda Sort. Excel selectează lista și afișează pe ecran caseta de dialog Sort, care este ilustrată în Figura nr. 6.
Se execută clic pe săgeata pentru listă derulantă de lângă caseta de text Sort by și se selectează primul câmp ales cheie de sortare. În acest exemplu, s-a selectat câmpul Localitatea deoarece aceasta este ordinea principală de sortare aleasă.
Se selectează opțiunea Ascending sau Descending, în funcție de ordinea de sortare aleasă. Prima opțiune sortează numerele în ordinea 0-9 și literele în ordinea A-Z, iar a doua opțiune folosește ordinea inversă.
Pentru a sorta și după un al doilea câmp, se execută clic pe săgeata de listă derulantă din caseta Then by și se selectează un nume de câmp. Și în acest caz se poate alege una din opțiunile Ascending sau Descending. În exemplu, s-a selectat câmpul Nume societate / Firmă și s-a marcat butonul Descending.
Pentru a sorta lista și după un al treilea câmp, se folosește în mod similar următoarea casetă Then by. Astfel se poate efectua sortarea folosind până la trei câmpuri.
Atenție!!
Când s-a încearcă o sortare, Excel nu a găsit toate înregistrările. Ce nu merge bine?
Probabil că undeva în listă există o linie liberă. Excel identifică lista după capul de tabel, linia liberă de la sfârșit și coloanele libere de pe margini. Dacă se uită completarea unei linii sau unei coloane, Excel presupune că acestea marchează sfârșitul listei și nu include datele existente sub linia respectivă sau în dreapta coloanei ne completate. Se căută liniile sau coloanele libere și se șterg, apoi se încercă din nou o sortare.
5.6.4. Căutarea unor informații într-o listă
Dacă lista are numai 20 de înregistrări, se aruncă o privire rapidă pe ecran și se găsește informația dorită, însă, în cazul în care se lucrează cu sute sau mii de înregistrări, nu se poate pierde vremea derulând ecran după ecran, de fiecare dată când sunt necesare anumite informații. Excel permite folosirea unui formular pentru găsirea rapidă a informației căutate. Și în acest caz este vorba tot de formularele de date, cu ajutorul cărora se trece de la o înregistrare la alta, pe baza criteriilor de căutare introduse .
Criteriile sunt instrucțiunile date programului Excel pentru o anumită operație de căutare în listă. De exemplu: criteriul (sau criteriile) poate genera o listă cu toate firmele din aceeași localitate.
Dacă se dorește găsirea unor anumite înregistrări în listă, se execută clic pe prima înregistrare și apoi se parcurg următoarele etape:
Se alege din meniul principal opțiunea Data și de aici Form.. Pe ecran apare cunoscutul formular de date(vezi Figura nr.2), completat cu datele din înregistrarea curentă.
Se execută clic pe opțiunea Criteria pentru a trece în modul de căutare al formularului. Informațiile referitoare la înregistrarea selectată dispar din casetele de test (dacă s-a căutat altceva înainte, se vede pe ecran ultimul set de criterii folosit. Pentru a șterge complet conținutul formularului, se execută clic pe opțiunea Clear.
Se introduc criteriile de căutare în casetele corespunzătoare. Excel caută înregistrările care respectă toate criteriile introduse. Se poate face căutarea după valori care sunt egale, mai mari, mai mici sau diferite față de cea introdusă în criteriu. Pentru a reprezenta acești operatori, se folosesc următoarele simboluri:
Simbol Semnificație
= ”=text” egal cu
> mai mare decât
>= mai mare sau egal cu
< mai mic decât
<= mai mic sau egal cu
<> diferit de
Sugestie
Dacă unul din criteriile alese este un fragment de text, Excel găsește toate înregistrările în care câmpul respectiv începe cu textul respectiv.
Se apăsă tasta Enter pentru a începe căutarea.
Este foarte posibil să se obțină mai multe înregistrări în lista de rezultate; pentru a vedea înregistrarea următoare, se execută clic pe butonul Find Next. Se repetă operația până când se aude un sunet de avertizare(dacă sistemul are dispozitiv sonor), prin care se comunică faptul că au fost epuizate toate înregistrările găsite.
Se execută clic pe butonul Find Prev pentru a reveni la înregistrarea anterioară. Bineînțeles, vor fi afișate pe ecran numai înregistrările care respectă criteriile de căutare.
Se execută clic pe butonul Close pentru a ieși din formularul de căutare.
5.6.5. Eliminarea liniilor inutile, cu ajutorul filtrelor
Formularele reprezintă mijlocul cel mai sigur de vizualizare a înregistrărilor care respectă anumite criterii dintr-un tabel. Cum se procedează dacă se dorește vizualizarea unui grup de înregistrări din listă, în formatul original? Pentru a restrânge numărul de înregistrări afișate pe ecran, se folosesc filtrele, care afișează lista în formatul obișnuit pe foaia de calcul, cu linii și coloane, însă redusă doar la înregistrările cerute.
Dacă se cere programului Excel folosirea filtrelor, acesta caută automat în toată lista și găsește toate înregistrările care se potrivesc pentru fiecare câmp ales drept filtru. Spre deosebire de tehnica de căutare cu ajutorul formularului de date și al criteriilor, această metodă se rezumă la alegerea unui câmp (sau câmpuri) din listă.
Pentru a aplica listei un filtru, se procedează astfel:
Se execută clic oriunde în listă.
Se alege opțiunea de meniu Data, apoi Filter și AutoFilter. Se observă cum capul de tabel se modifică puțin, lângă fiecare nume de câmp apărând săgeți pentru liste derulante, cum sunt cele ilustrate în figura de mai jos (Figura nr. 7).
Se execută clic pe săgeata de lângă un nume de câmp și se selectează un câmp din listă. În acest exemplu, s-a cerut programului Excel să afișeze doar firmele beneficiare din Buzău. Se pot vedea rezultatele obținute în figura de mai jos (Figura nr.8).
Singurele înregistrări care mai sunt vizibile sunt cele care se potrivesc cu condițiile filtrului. Pentru a afișa din nou toată lista, se deschide filtrul (sau filtrele) pentru câmpul (câmpurile) respectiv și se execută clic pe opțiunea All.
Se poate filtra chiar și filtrul !
Dacă se execută clic pe o săgeată într-o listă derulantă AutoFilter, se obține acces la opțiunile speciale precizate mai jos, care pot fi folosite pentru a restrânge și mai mult lista:
Top 10 (Primele 10): Chiar dacă numele nu spune foarte multe, acesta este un instrument nemaipomenit pentru liste. Această opțiune, care lucrează numai cu coloane care conțin numere sau date calendaristice, afișează cele mai mari sau cele mai mici valori din listă, pe baza unui număr sau a unui procent ales. Se execută clic pe săgeata pentru lista derulantă și se alege opțiunea Top 10. Se alege Top sau Bottom în prima casetă, un număr de la 1 la 100 în a doua și se specifică Items sau Percent în ultima casetă, apoi se execută clic pe butonul OK.
Custom (Personalizare): Se pot crea chiar expresii de filtre cu ajutorul operatorilor logici (mai mare decât, mai mic decât etc.) sau să se combine două criterii de căutare cu ajutorul operatorilor logici AND și OR.
All (Integral): Reface situația inițială. Numerele de linii și săgeata pentru lista derulantă vor fi trasate din nou în culoarea gri, iar lista va fi afișată integral.
Obiective: Crearea tabelului DATE SALARIAȚI conținând datele personale
ale acestora, modificarea datelor, previzualizarea și salvarea tabelului.
Să se introducă tabelul: DATE SALARIAȚI cu următorul conținut:
Indicații:
Titlul tabelului se va centra de-a lungul tabelului și se va îngroșa.
Coloanele se vor redimensiona la lățimea optimă.
Să se aplice denumirilor rubricilor tabelului următoarele formate:
Bold;
Italic;
Fontul: Cooper Black.
Să se modifice tabelul astfel:
Să se insereze o linie goală între titlul tabelului și capul de tabel.
Să se insereze înaintea numelui VASILE SILVIA o linie cu următorul conținut:
5 VOICU ELENA F SECTIE 2 DIRECTOR ADJ. 4550000
Să se modifice numerele de marcă din liniile următoare astfel
încât să fie în secvență.
Să se centreze informațiile din coloanele MARCA, LOC MUNCA
SALARIU BRUT.
Să se traseze un chenar tabelului, linii despărțitoare între coloane și o linie
separatoare între capul de tabel și prima linie a acestuia.
Să se previzualizeze tabelul.
Să se salveze foaia de calcul sub numele APLIC1.XLS
Obiective: Crearea tabelului CALCUL SALARII prin preluarea unor date din
tabelul DATE SALARIAȚI, calculul salariului net, utilizarea unor
funcții uzuale pentru raportări statistice, formatare tabel și raportări
statistice, previzualizare și salvare foaie de calcul.
Să se creeze tabelul: CALCUL SALARII cu următorul conținut:
Indicații:
Zona marcată se va copia din foaia de calcul APLIC1.XLS.
Se vor completa coloanele 1% 3% calculând procentele
corespunzătoare din SALARIU BRUT.
Se va completa coloana SALARIU NET prin scăderea din SALARIU
BRUT a sumei formate din: 1% 3% IMPOZIT.
Se va calcula TOTAL salariu net folosind suma automată
(icon-ul AutoSum).
Să se întocmească următoarea raportare statistică:
Indicații: Se vor utiliza funcțiile statistice: MAX, MIN, AVERAGE.
Să se formateze atât tabelul cât și raportarea statistică astfel încât să se confere
maximum de lizibilitate.
Să se previzualizeze foaia de calcul și să se salveze sub numele APLIC2.XLS
Obiective: Exploatarea unei Baze de Date, folosind tabelul CALCUL SALARII
creat în aplicația Nr. 2.
Să se sorteze Baza de date alfabetic după câmpul NUME PRENUME.
Să se sorteze Baza de Date crescător după câmpul LOC MUNCA și
descrescător după câmpul SALARIU BRUT.
Să se afișeze din Baza de Date curentă, persoanele care au LOC MUNCA =SECTIE 1
Să se afișeze din Baza de Date curentă, persoanele care au
LOC MUNCA =SECTIE 1
SALARIU NET mai mic decât 2.600.000
Obiective: Crearea tabelului PRODUCTIA PE TRIMESTRUL I pentru
ilustrarea evoluției producției realizate în primul trimestru al anului
curent, formatarea tabelului, reprezentarea grafică a datelor,
previzualizarea, tipărirea și salvarea foii de calcul.
Să se introducă tabelul PRODUCTIA PE TRIMESTRUL I (tone) cu următorul
conținut:
Indicații:
Coloanele A, B, C, D se vor redimensiona la lățimea optimă.
Tabelul se va formata utilizând comanda AutoFormat…. din meniul
Format.
Să se reprezinte grafic evoluția producției pe trimestrul I.
Indicații:
Se selectează domeniul de reprezentat A2:D5.
Se va utiliza instrumentul ChardWizard din bara de instrumente Standard.
Se va introduce drept titlu al graficului: PRODUCTIA PE TRIM. I.
Să se opereze în tabel următoarele modificări:
Produs 2 in luna FEB producția = 200
Produs 3 in luna IAN producția = 400.
Să se previzualizeze și să se tipărească foaia de calcul.
Să se salveze foaia de calcul sub numele APLIC4.XLS
Obiective: Analiza profiturilor / pierderilor înregistrate în primul trimestru al anului 2001 într-o unitate economică.
Să se introducă tabelul COSTURI VARIABILE UNITARE / BUCATĂ :
Indicații:
Coloana DENUMIRE se va redimensiona la lățimea de 20 de caractere.
Se va calcula totalul costurilor variabile unitare / bucată și se va scrie în celula B10.
Să se introducă următoarele informații respectând liniile și coloanele precizate:
Tabelul COSTURI FIXE:
Indicații: Se va calcula totalul costurilor fixe și se va introduce în celula B23.
Să se introducă în foaia 2 (Sheet 2) tabelul
SITUATIA VINZARILOR IN TRIMESTRUL I:
Indicații:
Coloana A se va redimensiona la 20 caractere.
Zona încadrată se va calcula pe baza formulelor:
ÎNCASĂRI = NR. BUC. *PREȚ VÂNZARE / BUC
COSTURI VARIABILE = NR. BUC.*COSTURI VARIABILE UNITARE / BUC(TOTAL)
COSTURI TOTALE = COSTURI VARIABILE + TOTAL COSTURI FIXE
PROFIT / PIERDERI = ÎNCASĂRI – COSTURI TOTALE
Să se reprezinte sub forma grafic tip coloană, următoarele:
încasările, costurile totale și profiturile / pierderile evolutiv, în cadrul celor trei luni,
pentru analiza acestora.
Să se schimbe valorile ce reprezintă numărul de bucăți vândute, urmând a se analiza
influențele variațiilor asupra evoluției profiturilor / pierderilor.
Să se salveze foaia de calcul împreună cu graficul curent sub numele APLIC5.XLS.
6. TRANSFERUL DATELOR ÎNTRE APLICAȚIILE
WORD – EXCEL (Studiu de caz)
6.1. CREAREA UNEI LEGĂTURI DINAMICE INTRE
DOCUMENTUL WORD ȘI FOAIA DE CALCUL EXCEL
Crearea unei legături (link) reprezintă adăugarea în document a unei instrucțiuni speciale care conține legătura. De fapt, când se creează o legătură în documentul Word, se cere programului, ca de fiecare dată când afișează documentul, să verifice versiunea curentă a foii de calcul Excel și să modifice datele din documentul Word dacă datele din foaia de calcul originală sunt modificate. Documentul rezultat va arăta ca și cum ar fi fost lipite datele în el.
Pentru crearea unei legături dinamice între documentele Word – Excel, se procedează astfel:
În foaia de calcul Excel , se selectează domeniul (tabelul și graficul)care urmează a fi copiat;
Se activează opțiunea Edit din bara de meniu și de aici se alege comanda Copy;
Se activează butonul START prezent în bara de taskuri și se lansează în execuție programul Word;
Se deschide documentul Word (sau se va crea un document nou) în care se vor importa elementele Excel;
Se activează opțiunea Edit din bara de meniu și de aici se alege comanda Paste Special;
Din fereastra afișată (vezi Figura de mai jos), se alege opțiunea Paste link și apoi formatul special Picture.
Exercitiu Excel
Obiective: Crearea tabelului Situația Cazării La Hotel "Savinex H.R. Bușteni"
în primul trimestru al anului curent, formatarea tabelului,
reprezentarea grafica a datelor, preluarea tabelului și a graficului în
documentul Word prezentat în Anexa II .
Să se introducă tabelul următor:
Indicații:
Coloanele A, B, C, D se vor redimensiona la lățime optimă.
Tabelul se va formata utilizând comanda AutoFormat…. din meniul
Format.
Totalul se va calcula cu butonul AutoSum.
Să se reprezinte grafic Situația cazărilor pe trim. I.
Să se opereze în tabel următoarele modificări:
Cazare în camere cu 2 paturi în regim dublu în luna FEB : 35
Cazare în camere cu 2 paturi în regim single în luna IAN : 5
Să se importe tabelul și graficul în document Word (vezi Anexa II), cu
posibilitatea de actualizare simultană a celor 2 documente.
Exercitiu Word
Să se creeze, sub forma unui șablon, o pagină cu antet, având aspectul prezentat în Anexa I și respectând următoarele cerințe:
Numele societății comerciale, din antet, este introdus într-o casetă text.
Imaginea, din antet, este preluată din Clipart.
Linia orizontală este trasată grafic.
Să se trimită documentul, prezentat în Anexa II, celor trei persoane interesate de rezultatele prezentate în tabelul și graficul preluate din Excel :
Dna. Rodica IONESCU
Director Economic
SAVINEX H.R.
BUȘTENI
Dl. Petre STOENESCU
Director Economic
Direcția Hotelieră
SINAIA
Dl. Radu POPA
Manager
Vila Căprioara
SINAIA
Observație
Pentru această operație se va folosi facilitatea de poștă, pusă la dispoziție de produsul Word (vezi subcap. 4.1 – Documente formatate).
Anexa I
Anexa II
În atenția:
Vă transmit Situația Cazării la Hotel Savinex H.R. (tabel și grafic), pentru a face observațiile pe care le considerați necesare.
Vă rog ca eventualele dumneavoastră comentarii să le trimiteți, în scris, cât mai urgent posibil.
Cu mulțumiri
Manager
11.04.01
7. INTERNET / (Internetwork System)
– Sistem de Interconectare Rețele –
7.1. NOȚIUNI GENERALE
Ce este Internet –ul?
Multe persoane cred că Internet-ul este un loc unde se discută numai despre informatică, unde se întâlnesc numai pasionații de calculatoare și că informațiile la care au acces sunt sub forma unor abrevieri criptice pe care numai specialiștii le pot înțelege. Această impresie este total greșită. Ușurința cu care se pot distribui informații, dar mai ales cu care orice utilizator, poate avea acces la informații, a făcut din Internet un mediu preferat. Structura Internet-ului a făcut posibilă nu numai distribuirea de informații “statice”, ci și existența serviciilor. De exemplu, pe baza unei cărți de credit, se pot face toate rezervările pentru petrecerea concediului de odihnă într-o frumoasă țară din lume, și se poate plăti utilizând calculatorul de acasă.
Prin urmare Internet-ul este:
O cale de comunicare foarte rapidă și atractivă între oamenii acestei lumi.
Modalitatea prin care oamenii aflați oriunde pe Glob pot comunica și schimba informații cu multă ușurință.
Oferta “de toate pentru toți”, remarcându-se prin ușurința cu care orice utilizator, fie el și novice în informatică, poate avea acces la informație.
INTERNET este o rețea de rețele .O rețea este un grup de calculatoare care au fost conectate astfel încât să poată comunica între ele (să facă schimb de informații) Ele își pot transmite mesaje unul altuia și pot folosi în comun informațiile sub forma de fișiere.
INTERNET asigură legătura între peste 21.000 de astfel de rețele și, în permanență, la acestea se adaugă tot mai multe. Unele dintre rețele sunt administrate de instituții guvernamentale, altele de universități, firme, biblioteci, școli etc.
Rețelele pot fi de mai multe tipuri:
LAN (Local Area Network) – calculatoarele sunt plasate în interiorul aceleași clădiri sau campus universitar;
MAN (Metrropolitan Area Network) – rețea extinsă la nivelul unui oraș);
WAN (Wide Area Network) – rețea națională.
INTERNET este o interconectate de LAN-uri, MAN-uri și WAN-uri prin legături rapide (satelit, circuite comunicație digitală etc.).
Toate calculatoarele dintr-o rețea trebuie să comunice între ele pe baza unui set de reguli fixe (limbaj), denumit protocol Protocolul folosit s-a standardizat și se numește TCP/IP (Transmission Control Protocol / Internet Protocol).
Pentru a beneficia de facilitățile Internet, un utilizator trebuie să conecteze calculatorul său la una dintre subrețelele precizate mai sus. În acest mod, calculatorul său devine nod în Internet și utilizând protocolul TCP / IP va putea folosi diverse programe cu rol de client pentru a putea transfera informații de la alte calculatoare cu rol de server conectate la rândul lor la Internet.
Cine administrează Internet-ul?
NIMENI!!! Nu există vreo companie care să impună o serie de reguli. Singurele reguli care guvernează INTERNET-ul sunt cele ale bunului simț.
Există totuși o organizație a utilizatorilor INTERNET-ului numită ISOC (INTERNET SOCIETY), care are obligația să gestioneze din punct de vedere tehnic INTERNET-ul și să standardizeze tehnologia folosită.
Cum vă conectați la Internet?
Există patru moduri principale de conectare la INTERNET:
Legătura permanentă (permanent connection).
Sunt folosite de marile organizații de genul universități, școli corporații. Cheltuielile pentru instalarea și funcționarea unei astfel de legături dedicate sunt de mii de dolari;
Legătura directă prin modem1 (dial-in direct connection)
Acest gen de legătură este cel mai bun, după legătura permanentă. Este accesibil persoanelor individuale și firmelor mici, deoarece cheltuielile pentru instalare și funcționare sunt de aprox. 50 dolari. Deoarece este un serviciu “dial-in”, aveți nevoie de un modem și va trebui să formați un număr de telefon pe care vi-l indică furnizorul de servicii;
Legătura prin modem și terminal (dial-up terminal connection).
Acest gen de legătură va permite conectarea prin modem la furnizorul de servicii și, după stabilirea legăturii, calculatorul dvs. funcționează ca un terminal.
Legătura prin poșta electronica.
Acest gen de legătură va permite transmiterea / recepționarea de mesaje
e-mail în INTERNET.
Observație
Cel mai bun mod de conectare la INTERNET este sistemul OPM: Other People’s Money (Banii altora). Mulți utilizatori ai rețelei INTERNET se conectează prin intermediul unei organizații care are o legătură permanentă la INTERNET.
Servicii disponibile în INTERNET
Comunicarea și schimbul de informații în INTERNET se realizează prin “servicii”, ce permit exploatarea și căutarea de informații aflate în această uriașă rețea. Pentru oricare dintre servicii există un calculator care solicită informații – un client al serviciului respectiv – de la un alt calculator care furnizează informațiile, numit server. Fiecare calculator legat în rețea, poate fi atât client cât și server.
Cel mai utilizat serviciu în INTERNET este World Wide Web (WWW). Acesta este un sistem cu hipertext2 care va ajuta să vă deplasați pe cale electronică în jurul lumii, căutând informații. Web vă permite să “urmăriți” legăturile.
Pentru a folosi serviciul WWW, aveți nevoie de un browser Web (răsfoitor prin INTERNET) un program care afișează documente Web. (Internet Explorer, Netscape etc).
Aproape fiecare persoană (fizică sau juridică) si-a creat propria pagină Web, în care publică informații utile. În momentul de față, o mare parte din paginile de Web au un aspect comercial și deci informația cu adevărat folositoare este în permanentă scădere. Acest lucru nu trebuie să fie îngrijorător, deoarece acolo unde există aspect comercial, apare implicit și legea concurenței. Datorită ei, numai firmele cele mai “capabile” vor reuși să supraviețuiască puternicului val. Deși în ultimul timp a crescut capacitatea și nivelul de performanță al rețelei INTERNET, utilizatorii percep o scădere a calității serviciilor datorată în special aglomerării rețelei.
Factorii care determină aglomerarea rețelei INTERNET sunt:
asaltul neprofesioniștilor, care în condițiile unor costuri scăzute de acces, manifestă un comportament irațional și neeconomic, având ca efect “poluarea” Internet-ului;
inexistența unor soluții tehnice de acces care să facă o diferențiere a serviciilor solicitate și să permită acordarea priorității diferențiate de servicii;
imperfecțiunea pieței serviciilor INTERNET, structura ei reflectându-se asupra prețului și vitezei de comunic.
Funcții ale rețelei INTERNET
E-mail (Poșta electronică).
Rețeaua World Wide Web (rețeaua Web sau WWW, ce oferă acces la fișiere, documente, imagini, sunete din mii de zone Web).
Grupuri de dialog UseNet (UseNet newsgroups) – grupuri de discuții care tratează subiecte referitoare la știință, evenimente, muzică, calculatoare etc.
Transferul de fișiere cu ajutorul protocolului FPT (File Transfer Protocol).
Ce informații sunt necesare pentru conectare la INTERNET? (preluate de la furnizorul de servicii).
Tipul de legătură asigurată prin SLIP (Serial Line Internet Protocol) sau PPP(Point-to-Point Protocol);
Denumirea utilizatorului;
O parolă;
Numărul de telefon pentru accesul pe plan local al furnizorului;
Adresa IP(Internet Protocol) pentru Domain Name Server (pe scurt DNS este metoda folosită de INTERNET pentru a crea denumiri unice pentru fiecare server de rețea);
Tehnica de autentificare (denumirea pentru conectarea și parolă înscrise într-o fereastră), sau alte metode.
Observație.
Toate paginile Web sunt identificate printr-o adresă unică, denumită Universal Resource Locator (URL – sistem universal pentru localizarea resurselor).
Adresele rețelei WWW încep în același mod:
http:// reprezintă prescurtarea de la Hyper Text Transfer Protocol
(“limbajul” din Web)
De exemplu, adresa URL pentru paginile firmei Microsoft respectiv SNSPA
arăta astfel:
httf://www.microsoft.com sau httf://www.snspa.ro
SOFT pentru INTERNET
Un browser pentru rețeaua World Wide Web. Browserele existente sunt Internet Explorer, Mozaic și Internet Assistant, produse ale firmei Microsoft, Netscape, etc.
Program pentru poșta electronică – Eudora, produs al firmei Qualcomm;
Os Mail, produs de Open System; Z-Mail produs de Network Computing Devices; MS-Office –Outlook, produs al firmei Microsoft.
Program pentru citirea mesajelor grupurilor de dialog UseNet. – NewsZpress, Free Agent etc.
Program pentru căutarea fișierelor: Gopher, Archie Veronica etc.
Ce este Intranet-ul?
Intranet-ul înseamnă utilizarea tehnologiilor Internet în vederea legării într-un tot unitar a resurselor informaționale ale unei organizații. Intranet-ul derivă din Internet: este o rețea de calculatoare bazată pe protocoale Internet. Intranet-ul este răspunsul momentan pentru nevoile legate de gestiunea informațiilor și lucrul în grup al unei organizații. Intranet-ul facilitează comunicarea între oamenii unei organizații, concretizându-se în infrastructura tehnologică necesară unei bune și eficiente colaborări.
Similitudinea dintre cele două concepte Internet și Intranet face dificilă trasarea unei granițe de demarcație. Totuși cea mai importantă diferență se află nu atât la nivel tehnologic, cât mai ales la cel semantic. Internet-ul este zona informațiilor publice, iar Intranet-ul este cu predilecție zona informațiilor cu caracter privat.
Avantajele Intranetului derivă din:
utilizare browser – “răsfoitor” ca interfață cu utilizatorul;
”dizolvarea” distanțelor geografice;
costul scăzut de menținere și întreținere a unui sistem Intranet;
informația disponibilă în cadrul unui sistem Intranet este bine organizată și controlată, ea va avea totdeauna un “stăpân”;
asigurarea securității informațiilor gestionate(în special securitatea accesului);
este ușor de învățat, utilizatorul parcurge o singură dată curba de învățare a specificațiilor unei interfețe (meniuri, bare de instrumente, casete de dialog etc.).
8. SISTEMUL E-mail (Electronic mail – Poșta electronică)
8.1. NOȚIUNI GENERALE
Scopul Comunicării în organizație îl constituie transmiterea și recepția de mesaje în vederea obținerii unor efecte pragmatice.
În acest scop se recomandă sistemul poșta electronică – E-mail, prin care se transmit mesaje într-o rețea de calculatoare.
Din cauza structurii Internet-ului și a răspândirii acestuia, poșta electronică pe Internet oferă posibilitatea comunicării cu ușurință între oamenii aflați pe Glob.
Conceptual, poșta electronică este o analogie a celei normale. Există un oficiu poștal numit mail server, care păstrează cutiile poștale ale abonaților. Când un abonat al oficiului poștal A dorește să trimită un mesaj unui abonat la oficiul poștal B, nu trebuie să scrie decât mesajul și să precizeze adresa destinatarului (conține numele cutiei poștale și al oficiului poștal de destinație). Pentru scrierea și transmiterea unei scrisori electronice trebuie folosit un client de poștă (Netscape Nagigator Mail, Eudora etc.) . Scrisoarea respectivă este caracterizată de adresa destinatarului (câmpul To), adresele altor persoane la care se mai trimite scrisoarea (câmpul Cc- Carbon copy) și câteva cuvinte descriptive (Subject line). După completarea câmpurilor respective și scrierea efecivă a conținutului scrisorii (în zona de text ), se transmite efectiv apelând la butonul Send.
Avantaje
Este ieftin – de regulă, mai ieftin decât trimiterea unui mesaj prin poștă și adesea mai ieftin decât o discuție telefonică.
Este rapid. Mesajele sunt transmise adesea în timp de secunde.
Este comod. Se pot crea grupuri de utilizatori, lucru care permite scrierea unui mesaj și transmiterea lui prin E-mail tuturor persoanelor grupului. De asemenea, se poate scrie un mesaj, se adresează unei singure persoane, apoi prin sistemul “CC” (Carbon Copy – copie la indigo) poate fi transmis altor utilizatori ai sistemului E-mail.
Dezavantaje
Două pericole în sistemul E-mail
Fără nimic deosebit …
… Iar ei nu vă văd fața
Scrierea adresei
Scrierea adresei pentru majoritatea mesajelor E-mail nu este o problemă. Pentru a transmite un mesaj E-mail unui membru al unui serviciu online,se reține adresa din INTERNET formată din două părți: numărul de identificare sau denumirea pentru conectare a persoanei(firmei) și denumirea domeniului serviciului online separate prin semnul @
(de exemplu, [anonimizat]). Rețeaua INTERNET analizează denumirea domeniului, găsește numărul asociat cu ea (adresa calculatorului care administrează mesajele prin poștă) și folosește numărul respectiv pentru a trimite mesajul în locul corect.
Eticheta în INTERNET
Când lucrați cu E-mail prin INTERNET, respectați următoarele reguli pentru a evita jignirea oamenilor și punerea dvs. în situații delicate.
Nu scrieți nimic ce ați putea regreta mai târziu.
Aveți grijă la tonul mesajului.
Dați-i adresantului ocazia de a se explica.
DEZACTIVAȚI TASTA <CAPS LOCK> . Mesajele scrise cu majuscule sunt greu de citit și pot fi considerate ca echivalentul scris al vorbitului cu voce ridicată.
Citiți mesajul înainte de a-l expedia.
Fiți politicos.
Este cam banal, dar dacă vă place…
Utilizatorii E-mail au realizat câteva metode pentru clarificarea mesajelor:
Emoticons
Puteți folosi de exemplu următoarele “emoticons”:
Tristețe, dezamăgire;
😎 Un zâmbet mai prostesc
sau fata cu ochelari;
:- Un zâmbet;
😉 O clipire;
* Moș Crăciun;
:-& Fără glas;
😮 O privire socată;
………
Dacă se întoarce pagina cu 90 de grade, astfel încât marginea din stânga să fie orientată în sus, iar marginea din dreapta în jos, se va observa semnificația simbolurilor de mai sus.
Prescurtări pentru mesaje
BTW By the way (Apropos);
FYI For your information
(Doar ca informație);
TIA Thanks in advance
(Mulțumiri anticipate)
…….
Adevăratul câștig al utilizării acestor prescurtări este acela că le conferă persoanelor care le folosesc impresia că au propriul lor “cod secret”.
CE PROGRAM E-mail PUTEȚI FOLOSI? (Câteva sugestii)
Dacă aveți instalat WINDOWS, puteți folosi programul Microsoft Exchange, pentru transmiterea mesajelor E-mail în rețeaua firmei. Principala lui problema e că este prea lent.
Dacă aveți instalat cel puțin WINDOWS 97, puteți folosi programul Microsoft Office –Outlook.
Se poate folosi și programul EUDORA, unul dintre cele mai cunoscute programe pentru E-mail din INTERNET. Este mult mai rapid și mai ușor de folosit decât Exchange
9. GESTIONAREA INFORMAȚIILOR PERSONALE
(produsul Microsoft Office – OUTLOOK)
9.1. ELEMENTE DE BAZĂ
Outlook este un program de gestionare a informațiilor personale (Personal Information Manager – PIM).
Funcțiuni
Transmiterea și recepționarea masajelor E-mail atât într-o rețea locală cât și pe INTERNET;
Permite realizarea unei agende personale;
Permite crearea unei Liste cu probleme de rezolvat, o bază de date cu nume și adrese și poate ține evidența tuturor fișierelor deschise în care se lucrează cu alte programe din pachetul Office 97.
În concluzie, această aplicație poate înlocui cu succes munca unei secretare personale!
Componentele aplicației Outlook
Componentele programului sunt structurate pe dosare, fiecare dosar apare ca icon pe bara Outlook și în lista de dosare (Folder List);
Pe bara Outlook există trei grupuri:
Outlook
Other
Dosarele grupului Outlook:
Inbox Conține mesaje trimise și primite prin E-mail;
Calendar Conține datele întâlnirilor de afaceri, diverse evenimente și
programările pentru ședințe;
Contacts Conține numele și adresele persoanelor cu care lucrați;
Tasks Conține toate problemele pe care trebuie să le rezolvați;
Journal Conține toate intrările din jurnal, de exemplu contactele telefonice și
notițele de la ședințe;
Notes Conține notițele pentru D-vs. sau alte persoane.
Deleted Items Conține articole pe care le ștergeți din celelalte dosare
Dosarele grupului Mail:
Inbox Conține toate mesajele primite;
Sent Items Conține toate mesajele trimise;
Outbox Conține mesaje care trebuie trimise;
Deleted Items Conține toate mesajele E-mail care au
fost șterse.
Dosarele grupului Other
Grupul Other conține dosare aflate pe calculatorul D-vs., dar care nu sunt în Outlook – My Computer, My Documents Favorites.
Componenta E-mail
Crearea mesajelor E-mail
Compunerea unui mesaj presupune următorii pași:
În caseta Inbox executați clic pe butonul New Mail Message sau selectați Compose New Mail Message. Pe ecran apare fereastra Untitled – Message
Introduceți numele destinatarului în caseta To, sau executați clic pe butonul To și selectați numele persoanei din Address Book;
Introduceți în caseta de text Cc numele persoanei căreia vreți să-i trimiteți o copie a mesajului, sau executați clic pe butonul Cc și selectați numele din Address Book;
În caseta de text Subject, introduceți textul mesajului;
Mesajul îl puteți expedia imediat sau puteți mai întâi să verificați ortografia și modul de formatare.
Formatarea mesajelor E-mail
Pentru formatarea textului procedați astfel:
Selectați Format (din bara de meniu) Font și apoi alegeți din caseta de dialog afișată opțiunile dorite.
Utilizați bara cu instrumente de formatare.
Atenție!!
Dacă bara cu instrumente nu este afișată, selectați
View Toolbars Formatting.
Atributele de formatare pot fi văzute numai dacă destinatarul folosește Outlook drept client E-mail.
Verificarea ortografiei mesajului
Selectați Tools Spelling and Grammer.
Trimiterea mesajelor E-mail
Executați clic pe butonul Send
sau
Selectați File Send
Atenție!!
AutoSignature Selectați Tools AutoSignature pentru ca Outlook să adauge automat un mesaj, un citat sau un alt text la sfârșitul oricărui mesaj pe care îl trimiteți.
Selectarea opțiunilor pentru E-mail
Outlook vă permite:
Să marcați mesajelor atribut de prioritate:
Executați clic pe eticheta Options clic pe săgeata de derulare Importance și selectați nivelul de prioritate din listă: Low – scăzut, Normal sau High – ridicat.
Să protejați mesajele:
Executați clic pe săgeata de derulare Sensitivity și selectați una dintre următoarele opțiuni:
Normal – pentru a semnala un conținut standard;
Personal – pentru a semnala un mesaj de natură personală;
Private – pentru a împiedica modificarea mesajului după ce îl expediați;
Confidențial – pentru a arăta că mesajul este confidențial.
Să se permită destinatarilor să-și exprime votul într-o anumită chestiune:
Selectați caseta de validare Use Voting Buttons și selectați
Approve – aprobat sau Reject – respins.
Să se precizeze numele persoanei căreia trebuie să-i fie trimis mesajul:
Selectați caseta de validare Have Replies Sent și indicați numele persoanei. Puteți folosi butonul Select Names pentru a deschide agenda de adrese.
Selectați caseta de validare Save Sent Massage TO pentru a salva mesajul în dosarul Sent Items, care este cel implicit.
Opțiuni de expediere
Precizarea datei și a orei de expediere a mesajului:
Selectați caseta de validare Do Not Deliver Before prezentă în zona Delivery Options din eticheta Options.
Precizarea datei și a orei la care expiră valabilitatea mesajului:
Selectați caseta de validare Expires After prezentă în zona Delivery Options din eticheta Options.
Utilizarea marcajelor pentru mesaje
Tipurile de marcaje pe care le puteți folosi în Outlook:
Call (suna-mă)
Do Not Forward (nu înaintea altor persoane)
Follow Up (continuare)
For Your Information (spre informare)
Forward (înaintează altor persoane)
No Response Necessary (nu este necesar răspuns)
Read (citește)
Reply (răspunde)
Reply to All (răspunde la tot)
Review (recitește)
Pentru marcarea mesajelor, se efectuează următorii pași:
În fereastra Message, executați clic pe Message Flag sau selectați Edit Message Flag;
Executați clic pe săgeata de derulare Flag și selectați textul pe care vreți să-l includeți în mesaj;
Executați clic pe săgeata de derulare By și selectați o dată din calendar sau introduceți manual o dată în caseta de text.
Executați clic pe OK.
Anexarea unui fișier la un mesaj
Puteți trimite documente din Word, foi de calcul din Excel, prezentări din Power Point, sau orice document pe care îl creați într-o aplicație sub Windows.
Pentru a anexa un fișier la un mesaj, se efectuează următorii pași:
În fereastra Message, plasați punctul de inserție pe textul mesajului, apoi selectați Insert File sau executați clic pe butonul Insert File de pe bara de instrumente;
Din lista derulantă Look In, selectați unitatea de disc și dosarul ce conține fișierul pe care vreți să-l anexați;
Din lista derulantă Files of Type, selectați tipul de fișier – de exemplu, Word sau Excel;
Din caseta List, selectați fișierul pe care vreți să-l anexați.
Executați clic pe OK pentru a insera fișierul în mesaj.
Atenție!!
Fișierul anexat apare ca un icon (pictogramă) în cadrul mesajului.
Destinatarul trebuie să aibă programul-sursă pe care l-ați folosit pentru a crea fișierul.
Componenta CALENDAR
Funcțiuni:
Realizează programarea întâlnirilor de afaceri, diverse evenimente și programarea ședințelor.
Fereastra STANDARD CALENDAR
Executați clic pe săgeți pentru a vedea
luna anterioară sau luna următoare Data curentă Panoul cu programări lunare
Panoul cu programări Panoul cu lista de sarcini
Programarea unei întâlniri
O întâlnire este un eveniment care marchează o oră în agendă. Când programați o întâlnire, puteți adăuga subiectul, locul de întâlnire, ora de începere, categoria și chiar un semnal de alarmă care să vă reamintească de ea din timp.
Pentru a programa o întâlnire, se efectuează următorii pași:
În panoul cu programări lunare, selectați luna și data pentru care doriți să faceți programarea;
În panoul cu programări, executați dublu clic în dreptul orei la care este programată să înceapă întâlnirea. Pe ecran va apare caseta de dialog Untitled – Appointment, având deschisă secțiunea Appointment;
Introduceți tema întâlnirii în caseta de dialog Subject;
În caseta de text Location, introduceți locul de întâlnire;
Introduceți ziua și ora în casetele de text Start Time și End TIME;
Selectați caseta de validare Reminder și indicați cu cât timp înainte vreți să fiți anunțat în legătură cu o anumită programare. Pentru a alege un semnal sonor de avertizare executați clic pe butonul cu (clopoțel) și selectați un sunet;
Din lista derulantă Show Time, selectați modul în care vreți să fie afișată ora programată în calendar;
În caseta de text din partea de jos, introduceți textul întâlnirii sau materialele pe care trebuie să le luați la întâlnire;
Executați clic pe butonul Categories și încadrați întâlnirea într-o categorie;
10.Executați clic pe butonul Save and Close pentru a reveni în Calendar.
Programarea unei întâlniri periodice
Dacă anumite întâlniri se repetă săptămânal, sau lunar sau la o periodicitate de un anumit fel, se programează în calendar ca întâlniri periodice.
Pentru a programa o întâlnire periodică, se efectuează următorii pași:
Selectați Calendar New Recurring Appointment.
În caseta Appointment Time, introduceți orele pentru Start, End și Duration, pentru întâlnire respectivă;
În caseta Recurrence Pattern indicați frecvența de repetare a întâlnirii: Daily (zilnic), Weekly (săptămânal), Monthly (lunar) sau Yearly (anual);
În caseta Range of Recurrence, introduceți limitele de timp conform următoarelor criterii:
Start Selectați data la care încep întâlnirile periodice;
No End Date Selectați această opțiune dacă
întâlnirile periodice nu au un program limitat;
End After Selectați această opțiune și introduceți numărul de
întâlniri, dacă există o anumită limită temporară
pentru întâlnirile periodice;
End By Selectați această opțiune și introduceți o dată finală
pentru a limita numărul întâlnirilor periodice;
Executați clic pe OK pentru a închide caseta de dialog Appointment Recurrence;
Completați datele din caseta de dialog Appointment, conform indicațiilor anterioare. Când terminați, executați clic pe butonul Save and Close pentru a reveni în aplicația Calendar.
Programarea evenimentelor
Un eveniment este o activitate care durează minimum 24 de ore (exp.: o expoziție, o conferință).
Pentru a programa un eveniment, se efectuează următorii pași:
Selectați Calendar New Event. Pe ecran va apare caseta de dialog Event ;
Completați casetele Subject Location Start Time End Time;
Atenție!!
În caseta de validare ALL Day Event să apară marcajul de validare.
Executați clic pe butonul Save and Close pentru a reveni în aplicația Calendar.
Atenție!!
Pentru a programa un eveniment periodic, selectați
Calendar New Recurring Event
Programarea unei ședințe
Outlook vă oferă o metodă prin care puteți fixa data și ora pentru o ședință, puteți stabili tema și locul de desfășurare, puteți specifica resursele necesare și puteți invita alte persoane să participe.
Atenție!!
Ședința o întâlnire la care invitați anumite persoane și folosiți resurse.
Participanți sunt persoane care participă la ședință.
Resurse întregul echipament pe care îl folosiți în desfășurarea ședinței
(calculatorul, retroproiectorul, chiar și camera propriu-zisă).
Pentru a programa o ședință, se efectuează următorii pași:
Selectați Calendar Plan a Meeting;
Pentru a introduce numărul participanților, executați clic pe Type attendee names here în lista ALL Attendees. Introduceți numele și apoi apăsați tasta <Enter>;
Atenție!!
Invitați mai multe persoane executați clic pe butonul Invite Others pentru a selecta nume din agendele Personal Address Book sau Outlook Address Book.
Fereastra STANDARD PROGRAMARE ȘEDINȚE
Panoul pentru introducerea Panoul pentru precizarea orei de
participanților începere și terminare a ședinței
Pentru a fixa data ședinței deschideți lista derulantă Meeting Start Time din extrema stângă și selectați data din calendar;
Pentru a fixa ora de începere a ședinței alegeți una din următoarele metode:
Deschideți lista derulantă Meeting Start Time din extrema dreaptă și selectați ora;
Introduceți ora în căsuța de text;
Trageți bara verde din Panoul orar al casetei de dialog.
Pentru a fixa ora de închidere a ședinței alegeți una din următoarele metode:
Deschideți lista derulantă Meeting Start Time din extrema dreaptă și selectați ora;
Introduceți ora în căsuța de text;
Trageți bara roșie din Panoul orar al casetei de dialog.
După ce ați fixat datele ședinței, executați clic pe butonul Make Meeting.
Stabilirea detaliilor privind ședința
Pentru a stabili detaliile privind ședința pe care ați programat-o, efectuați următorii pași:
Dacă nu ați stabilit participanții, fie executați clic pe caseta de text To și introduce-ți numele persoanelor, fie executați clic pe butonul To pentru a selecta numele din agenda de adrese;
În caseta de text Subject, introduceți tema ședinței;
În caseta de text Location, introduceți locul de desfășurare a ședinței;
(Opțional) Selectați caseta de validare Reminder și introduceți o oră la care să se emită un semnal pentru a vă reaminti de ședință;
(Opțional) Introduceți în caseta de text corespunzătoare, textul pe care vreți să-l trimiteți participanților;
Când sunteți gata pentru a trimite invitațiile pentru ședință, executați clic pe butonul Send.
Atenție!!
O invitație trimisă din greșeală poate fi anulată selectând Appointment Cancel Invitation.
Crearea unei liste cu persoanele de contact
Introducerea unei noi persoane în listă
Atenție!!
Persoană de contact o persoană sau firmă pentru care ați introdus numele, adresa, numărul de telefon și alte informații similare. Puteți lua legătura cu persoana de contact trimițându-i un mesaj E-mail, programând o întâlnire, sau trimițându-i o scrisoare.
Pentru a introduce în listă o persoană de contact, efectuați următorii pași:
Executați clic pe dosarul Contacts;
Selectați Contacts New Contacts sau executați clic pe butonul New Contacts;
Executați clic pe butonul Full Name pentru a deschide caseta de dialog Check Full Name apoi introduceți titlul și numele întreg al persoanei de contact;
(Opțional) Introduceți denumirea firmei și a postului ocupat de client;
In caseta File As , introduceți sau selectați metoda prin care doriți să organizați numele persoanelor de contact. Puteți alege între folosirea ca reper a numelui de familie sau a prenumelui, ori puteți folosi un sistem propriu de organizare – de exemplu după firmă sau după orașul de reședință;
(Opțional) Introduceți adresa în caseta Address – adresa de la serviciu (Business), de acasă (Home) sau altă adresă (Other);
În lista derulantă Phone , alegeți genul de număr de telefon – Business (serviciu), Car (mașină), Home (acasă) etc.
(Opțional) Introduceți până la trei adrese E-mail în caseta de text E-mail;
(Opțional) În caseta de text destinată comentariilor puteți introduce descrieri, comentarii sau alte informații pe care le considerați a fi necesare. Apoi, selectați sau introduceți o categorie pentru a clasifica persoana de contact;
Deschideți meniul File și selectați una din următoarele comenzi:
Save – Salvează înregistrarea și închide caseta de dialog Contacts ;
Save and New – Salvează înregistrarea și golește caseta de dialog Contacts,
în care puteți introduce o nouă persoană;
Save and New in Company – Salvează înregistrarea și golește toate casetele de
text, mai puțin Company.
Afișarea listei cu persoanele de contact
Puteți schimba modul de afișare a listei cu datele persoanelor de contact selectând una din următoarele opțiuni din View Current View:
Address Cards – afișează numele, prenumele, adresele și numerele de telefon ale persoanelor de contact;
Detailed Address Card – afișează opțiunile pentru clasificarea după nume, numele complet, titlu, firmă, adrese, numere de telefon, adrese E-mail, categorii, comentarii, într-un format de cartelă;
Phone List – afișează numele complet, titlul, firma, tipul de clasificare, departamentul, numerele de telefon și categoriile, într-un tabel;
By Category – afișează numele persoanelor de contact pe rânduri, pe categorii, într-un tabel;
By Company – afișează numele persoanelor de contact pe rânduri, grupate după firmă, într-un tabel;
By Location – afișează numele persoanelor de contact pe rânduri, grupate după localitate, într-un tabel.
Comunicarea cu persoane de contact
Trimiterea mesajelor
Pentru a trimite un mesaj se procedează astfel:
Selectați persoana căreia îi veți trimite un mesaj;
Selectați Contacts New Message to Contacts sau executați clic pe butonul New Message to Contacts;
În caseta de dialog Untitled-Message, introduceți subiectul și mesajul și selectați opțiunile dorite;
Executați clic pe butonul Send.
Atenție!!
Pentru a trimite un mesaj unei persoane de contact, trebuie să fie introdusă adresa E-mail a persoanelor respective.
Programarea unei întâlniri cu persoanele de contact
Pentru a programa o întâlnire cu o persoană de contact se procedează astfel:
Selectați persoana respectivă;
Selectați Contacts New Meeting with Contacts sau executați clic pe butonul New Meeting with Contacts;
În caseta de dialog Untitled-Meeting, introduceți tema, locul, ora și ziua de desfășurare etc.;
Executați clic pe butonul Send.
Atenție!!
Pentru a programa o întâlnire cu o persoană de contact, aceasta trebuie să
aibă o adresă E-mail valabilă.
Repartizare sarcini unei persoane
Pentru a repartiza o sarcină unei persoane se procedează astfel:
Selectați persoana respectivă;
Selectați Contacts New Task for Contact;
În caseta de dialog Untitled-Task, introduceți tema, termenul limită, stadiul și alte informații;
Executați clic pe butonul Send and Close.
Atenție!!
Pentru a repartiza o sarcină unei persoane, aceasta trebuie să aibă o adresă
E-mail valabilă.
Expedierea unei scrisori către o persoană de contact
Pentru a expedia o scrisoare unei persoane de contact se procedează astfel:
Selectați persoana respectivă;
Selectați Contacts New Letter to Contact sau executați clic pe butonul New Meeting with Contacts;
Word va deschide fereastra Letter Wizard, care vă va ajuta să concepeți și să formatați scrisoarea.
Crearea unei liste de sarcini
Introducerea unei sarcini în listă
Atenție!!
Listă de sarcini o listă cu lucrările pe care trebuie să le efectuați pentru a finaliza o lucrare, a planifica o ședință, a organiza un eveniment etc. Aceste sarcini pot fi: scrierea unei scrisori, tipărirea unei foi de calcul, rezervarea biletelor de avion etc.
Pentru a introduce o sarcină în listă, se procedează astfel:
Deschideți dosarul Task;
Selectați Task New Task, sau executați clic pe butonul New Task de pe bara cu instrumente;
În caseta de dialog Untitled-Task, caseta de text Subject introduceți tema sarcinii;
(Opțional) Introduceți data la care lucrarea trebuie să fie finalizată, respectiv data de începere;
Din lista derulantă Status, selectați situația curentă a proiectului: Not Started (nu a fost început), In Progress (în desfășurare), Completed (încheiat), Waiting on Someone Else (în așteptarea altei persoane) sau Deferred (amânat);
În lista derulantă Priority , selectați Normal, Low (scăzută) sau Higt (mare);
În caseta de text % introduceți gradul de execuție a lucrării;
(Opțional) Introduceți semnalul de Reminder, comentarii și respectiv categoria .
Atenție!!]
Dacă doriți ca alte persoane să nu aibă acces la informațiile legate de lucrarea respectivă, selectați caseta de validare Private.
Când ați terminat, executați clic pe butonul Save and Close.
Afișarea sarcinilor
Puteți schimba modul de afișare a listei de sarcini selectând una din următoarele opțiuni din View Current View:
Simple List – afișează lucrările, casetele de validare, tema și termenul de finalizare;
Detalied List – afișează lucrările, prioritatea, tema, situația, nivelul de finalizare și categoriile;
Active Tasks – afișează aceleași informații ca și lista detaliată, dar nu include lucrările finalizate;
Next Seven Days – afișează numai lucrările programate pentru următoarele 7 zile, inclusiv lucrările finalizate;
Overdue Tasks – prezintă o listă a lucrărilor cu termenul de execuție depășit;
By Category – afișează lucrările pe categorii; executați clic pe butonul ce reprezintă categoria pe care vreți să o vedeți;
Assignment – afișează lucrările care v-au fost repartizate de alții;
By Person Responsible – afișează lucrările în funcție de persoana care le-a repartizat;
Completed Tasks – afișează numai lucrările finalizate, împreună cu termenele de finalizare și de predare;
Task Timeline – folosește modul de afișare a lucrărilor după zile, săptămână sau lună.
Gestionarea sarcinilor
Adăugarea unei sarcini: executați clic pe rândul Click Here to Add a New Task;
Editarea unei sarcini: executați dublu clic pe sarcina respectivă;
Marcarea unei sarcini finalizate: executați clic pe caseta de validare din a doua coloană de la stânga, sau executați clic cu butonul din dreapta mouse pe sarcina respectivă și selectați Mark Complete;
Ștergerea unei sarcini: executați clic cu butonul din dreapta mouse pe sarcina respectivă și selectați Delete;
Repartizarea unei sarcini altei persoane: executați clic cu butonul din dreapta mouse pe sarcina respectivă și selectați Assign Task. Completați numele persoanei căreia vreți să-i repartizați sarcina și executați clic pe butonul Send;
Repartizarea unei noi sarcini altei persoane: selectați Tasks New Task Request. Introduceți datele conform procedurii obișnuite și executați clic pe Send.
Înregistrarea datelor statistice în legătură cu o anumită lucrare
Pentru a introduce datele statistice despre o lucrare, executați clic pe eticheta Status și alegeți următoarele informații:
Date Completed – introduceți data la care va fi finalizată lucrarea;
Total Work – introduceți volumul de muncă (timpul) care considerați că va fi alocat lucrării. Când finalizați lucrarea, se calculează automat timpul real necesar, și va fi introdus în această casetă de text;
Actual Work – introduceți timpul care v-a fost necesar pentru efectuarea lucrării;
Mileage – introduceți distanța parcursă (în mile) pentru finalizarea lucrării;
Billing Information – introduceți datele despre costuri, cum ar fi: orele de plată, resursele folosite și cheltuielile pentru echipamente;
Contacts – introduceți numele persoanelor din interiorul firmei sau din afara ei care au fost implicate în finalizarea lucrării;
Companies – introduceți numele firmelor la care lucrează persoanele de contact implicate, sau care au legătură cu proiectul in general;
Update List – afișează automat lista persoanelor ale căror sarcini sunt actualizate atunci când operați modificări legate de lucrarea dvs. ;
Create Unassigned Copy – copiază lucrarea pentru a putea fi repartizată altcuiva.
Evidența sarcinilor repartizate altor persoane și
primirea rapoartelor despre situația execuției:
Selectați Tools Options ;
Din caseta de dialog afișată, secțiunea Task Defaults selectați caseta de validare Keep Updated Copies of Assigned Tasks on My Task List. În acest fel, veți putea urmări evoluția noilor lucrări pe care le repartizați altor persoane;
Selectați caseta de validare Send Status Reports When Assigned Tasks are Completed pentru a primi automat o notă privind finalizarea lucrărilor repartizate;
Executați clic pe OK.
Tipărirea în Outlook
Atenție!!
Pagină este acea parte din foaia de hârtie pe care sunt tipărite informațiile. De exemplu, puteți tipări două sau chiar patru pagini pe o singură foaie de hârtie;
Stil de tipărire combinația dintre configurarea formatului foii de hârtie și cea al paginii, prin care se controlează rezultatul tipăririi.
Pentru dosarele Inbox, Contacts și Tasks pot fi folosite următoarele stiluri:
Table Style – afișează datele pe coloane și rânduri în formatul 8,5 x 11 inci, orientare Portrait, cu margini de 0,5 inci;
Memo Style – afișează datele împreună cu un antet care conține informații despre mesaj, urmat de text obișnuit, pe o foaie de 8,5 x 11 inci, orientare Portrait, cu margini de 0,5 inci;
Dosarul Calendar are stilul Memo, plus următoarele:
Daily Style – afișează întâlnirile programate pentru o zi pe o foaie de 8,5 x 11 inci, orientare Portrait, cu margini de 0,5 inci;
Weekly Style – afișează întâlnirile unei săptămâni dintr-o pagină pe o foaie de 8,5 x 11 inci, orientare Portrait, cu margini de 0,5 inci;
Monthly Style – afișează întâlnirile dintr-o lună dintr-o pagină pe o foaie de 8,5 x 11 inci, orientare Landscape, cu margini de 0,5 inci;
Tri-fold Style – afișează agenda zilnică, lista de sarcini și agenda săptămânală pe o foaie de 8,5 x 11 inci, orientare Landscape, cu margini de 0,5 inci.
Dosarul Contacts are stilul Memo, plus următoarele:
Card Style – două coloane și anteturi pe o foaie de 8,5 x 11 inci, orientare Portrait, cu margini de 0,5 inci;
Small Booklet Style – o pagină cu o coloană, egală cu 1/8 dintr-o foaie de hârtie – încât opt pagini formează o foaie de 8,5 x 11 inci, cu margini de 0,5 inci. Paginile 1/8 sunt tipărite în orientare Portrait;
Medium Booklet Style – o pagină cu o coloană, egală cu ¼ dintr-o foaie de hârtie– încât patru pagini formează o foaie de 8,5 x 11 inci, cu margini de 0,5 inci. Paginile 1/4 sunt tipărite în orientare Portrait;
Phone Directory Style – o coloană, foaie de 8,5 x 11 inci, orientare Portrait, cu margini de 0,5 inci;
]
Salvarea articolelor în Outlook
Pentru salvarea unui articol, se efectuează următorii pași:
Selectați File Save As;
Din lista derulantă Save In, selectați unitatea de disc și dosarul dorit;
Din lista derulantă Save As Type, selectați unul din următoarele tipuri de fișiere:
Text Only – salvează fișierul în format ASCII (numai text), pe care îl puteți folosi în alte aplicații, cum ar fi Word sau Notepad;
RTF Text Format – salvează în formatul rich text, care poate fi citit de mai multe programe de procesare texte;
Outlook Template – salvează un șablon (sau foaie cu stil) pe care îl puteți folosi ca bază pentru alte articole;
Message Format – salvează într-un format pe care îl puteți folosi în mesajele E-mail.
Introduceți denumire pentru articol în caseta File Name;
Executați clic pe butonul Save.
Managerul general al firmei "OMEGA" S.A. Sibiu, dorește să-și optimizeze activitatea prin exploatarea rapidă și eficientă a produsului Outlook.
Pentru aceasta propune asistentei manager:
Să creeze o listă cu directorii activităților de Marketing ai celor mai reprezentative firme beneficiare (eventual 50 persoane);
Să se trimită la min. 30 firme beneficiare oferta de produse pentru anul 2001 (eventual să fie proiectată și tehnoredactată în Word, utilizând facilitățile de formatare scrisori);
Să se programeze o întălnire cu min. 30 directori de Marketing, în vederea prezentării ofertei de contract pentru anul 2002 (eventual să fie deja realizată cu produsul EXCEL o listă cu propunerile pe prețuri în USD și în lei la cursul de zi pentru principalele produse);
Să se creeze o listă cu lucrările ce trebuie realizate de salariații compartimentului de Marketing-Publicitate până la sfârșitul anului curent. Să se precizeze situația curentă a lucrărilor, nivelul de prioritate, gradul de execuție, eventual precizarea datelor statistice privind lucrările menționate etc.
Managerul general al firmei "OMEGA" S.A. Sibiu, dorește să-și optimizeze activitatea prin exploatarea rapidă și eficientă a produsului Outlook.
Pentru aceasta propune asistentei manager:
Să programeze principalele întâlniri ce urmează să se desfășoare luni ,
28.03.2001, printre care:
ora 900, discuție cu managerul de marketing al firmei, privind reacția la ofertele trimise firmelor beneficiare;
ora 1200, întâlnire, la sediul unității, cu reprezentantul programului PHARE;
ora 1430, ședința cu sectorul economic, pentru evaluarea beneficiului societății la șfârșitul trimestrului;
ora 1600, verificarea textului adresei ( deja tehnoredactat în Word) , destinate convocării șefilor de compartimente, la ședința din data de 04.04.2001.
Să se programeze principalele întâlniri de afaceri ce urmează să se desfășoare în perioada 02.04 – 30.06.2001;
Să se programeze în fiecare zi de joi a săptămânii (începând cu 01.03.2001), până la sfârșitul lunii decembrie , întâlniri cu liderii de sindicat din firmă;
Să se programeze pregătirea simpozionului "COMUNICAREA ORGANIZAȚIONALĂ ȘI MANAGERIALĂ" (eveniment) la hotelul Palace din stațiunea Sinaia (eventual anunțate persoanele implicate în organizarea evenimentului);
Să se programeze pentru data 07.03.2001, întâlnirea (ședința) cu directorii activităților de marketing din unitățile beneficiare.
10. BIBLIOGRAFIE
: Dicționarul explicativ al limbii române – DEX, ediția a II-a, ed. Univers Enciclopedic, București, 1998.
DEEP, Sam și Lyle SUSSMAN: Secretul oricărui succes: să acționăm inteligent, ed. Polimark, București, 1997.
HILTROP, Jean-M. și Sheila UDALL: Arta negocierii, ed. Teora, București, 1998.
HINDLE, Tim: Negotiating Skills, ed. Dorling Kindersley, Londra, 1998.
Dan POPESCU, Arta de a comunica, Editura Economică, București, 1998.
Ștefan PRUTIANU, Comunicare și negociere în afaceri. Editura Polirom Iași, 1998.
Nicki STANTON, Comunicarea, Editura Societatea Știință și Tehnică, București, 1995.
Allan PEASE, Allan GARNER, Limbajul vorbirii, Editura Polimark, București, 1997.
Maria POPESCU, Management pentru tinerele secretare -Ghid practic,
Fundația Universitară a Mării Negre, 1995.
A. CHIRIACESCU, L. MUREȘAN, Corespondența de afaceri în limbile română
și engleză Editura Teora, București, 1994.
Mary BASTICCO, Scrisori de afaceri, Editura Tehnică, București, 1998.
Emilian M. DOBRESCU, Valeriu IOAN-FRANC, Mică enciclopedie, Editura Expert, București, 1997.
Vera F. BIRKENBIHL, Antrenamentul comunicării sau Arta de a înțelege,
Editura Gemma Press, 1998.
Aurelia Anastasia MARINESCU, Codul bunelor maniere astăzi, Editura Humanitas, București, 1995.
Microsoft Office2000 Small Business , Editura TEORA, București , 2000.
Microsoft Office 97 Profesional, Editura TEORA, București , 1999.
T. Surcel, Gh. Sofrone, Șt. Preda, WordPerfect pentru secretariat și corespondență de afaceri, Editura Calipso – 2000, București, 1995
Peter Kent, traducere din limba engleză de Nicolae Ionescu-Cruțan – Internet cu
Windows 95, Editura TEORA, București , 1997.
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Secretariat Si Corespondenta (ID: 133879)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.