Secretara Clasica Vs. Secretara Moderna

CUPRINS

Argument

Introducere

Capitolul 1: Secretariatul- trecut, present

Capitolul 2: Secretara clasică Vs. Secretara modernă

Capitoul 3: Activitățile secretariatului modern

Capitolul 4: Studiu de caz

Argument

Lucrarea de față abordează problematica secretarei clasice în opoziție cu secretara modernă, viața secretariatelor cu activitățile din interiorul acestora. Astfel, lucrarea este structurată în 4 capitole.

În primul capitol, intitulat ,,Secretariatul- trecut și prezent“, mi-am propus să aduc în atenție istoricul acestei profesiuni, de asemenea și evoluția noilor tehnologii.

Al doilea capitol, denumit ,,Secretara clasică vs. secretara modernă“, abordează problema acestei opoziții ca perspectivă în viitor, de asemenea explică cum și de ce s-a produs această evoluție dintre clasic și modern.

În cel de-al treilea capitol, doresc să exemplific efectiv activitățile secretarei dintr-un secretariat modern, sarcinile, atribuțiile și pregătirile ale unei secretare moderne.

Și nu în ultimul rând, cel de-al patrulea capitol este reprezentat de studiul de caz.

Dacă la începutul primului an de studiu cea mai frecventă întrebare era ,,De ce ai ales această specializare a Facultății de Litere?“, acum întrebarea de actualitate este ,,De ce ai ales această temă pentru lucrarea de licență?“

În primul rând, specializarea Asistență Managerială și Secretariat pot spune că m-a acaparat încă din prima clipă. În ciuda faptului că la început am fost puțin neîncrezătoare gândindu-mă că sunt multe informații din diferite domenii și nu știam dacă o să pot face față, pe parcursul celor trei ani mi-am dat seama cât de mult mă va ajuta pe viitor acest cumul de informații.

Această specializare nu mi-a limitat posibilitățile, din contră, mi-a oferit o pregătire vastă în domeniu, m-a ținut în priză, m-a făcut să gândesc de foarte multe ori înainte să fac o mișcare sau să spun ceva, m-a pregătit cum să pot face față cu brio diferitelor situații, mi-a dezvoltat imaginația și spiritul organizatoric.

În al doilea rând, pentru a răspunde la ce-a de-a doua întrebare des întâlnită, trebiue să recunosc încă de la început faptul că m-a intrigat concepția oamenilor asupra secretarei și asupra activităților acesteia.

Oamenii nici până în ziua de astăzi nu sunt conștienți de cât de solicitantă poate fi această ,,profesiune“ , de câte responsabilități are o secretară, de abilitățile pe care trebuie să le dețină, de faptul că ea trebuie să țină în permanență pasul cu noile tehnologii și gadgeturi, cu cerințele din ce în ce mai mari și nu în ultimul rând, de munca colosală pe care o depune ca totul să iasă cum trebuie, ca lucrurile să meargă în ritmul alert pe care îl are un secretariat sau o firmă.

În concluzie, putem spune că aparențele înșeală! Secretara din zilele noastre, cea modernă nu mai este cea care a fost acum 20 de ani, nu mai este acea simplă fată cu picioare frumoase, fustițe scurte care știa doar să facă o cafea șefului. Nu, secretara modernă este mult mai mult de atât, ea este cea care face ca lucrurile să pară ușoare, dar în spatele acestor aparențe se află depusă o forță de muncă titanică.

Introducere

Automatizarea tehnologiilor informaționale și comunicaționale a produs schimbări majore și ireversibile în munca administrativă. Utilizarea eficientă a acestor tehnologii implică continua perfecționare a operatorului uman, reluarea, de fapt, pe o altă treaptă a activităților de birou, iar birotica, ca știință , a apărut tocmai pentru a rîspunde acestor necesități. Aplicațiile biroticii au început cu birourile secretariatelor, modificând profund modul de lucru și de comunicare, dar și de formare. Astfel, profesia de secretară a fost una dintre cele mai expuse schimbărilor, după 1989, odată cu pătrunderea acestor echipamente, dar și cu transformările produse de politica managerială, în condițiile economiei de piață. Nevoia unei pregătiri superioare a personalului de secretariat a determinat și înființarea, pentru prima oară în spațiul românesc, a colegiilor universitare cu specializările ,,Administrație și secretariatʻʻ sau ,,Biroticăʻʻ, transformate apoi în studii universitare de licență, cu specializarea ,,Asistență managerială și secretariatʻʻ.

Una dintre problemele cu care s-a confruntat această nouă structură de învățământ, a fost golul documentar, existent în bibliografia românească, în ceea ce privește unele discipline de bază, evoluate pe plan internațional: birotica, corespondența oficială, tehnici de secretariat și asistență managerială, ergonomia, protocolul, managementul, relațiile publice. În condițiile postdecembriste românești, totul trebuia adaptat și consolidat din mers, pe baza surselor documentare străine.

Primele lucrări românești destinate acestei specializări, încep să apară după 1995, în ultimul deceniu proliferând, în special, cele din domeniul biroticii și managementului.

Lucrările propriu-zise de secretariat și asistență managerială, redactate pe o treaptă științifică corespunzătoare noilor exigențe profesionale, s-au lăsat așteptate aproape un deceniu. Astfel, în 2003 este publicat primul ,,Manual de secretariat și asistență managerialăʻʻ și unicul, până în prezent, adaptabil la necesitățile învățământului superior românesc.

Pe de altă parte, secretariatul în special a devenit unul dintre cele mai importante locuri de muncă în societatea contemporană; secretariatul a căpătat funcții și roluri multiple și complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformări sunt valabile și ăn cazul societății românești.

Principalele funcții care revin secretariatului în prezent sunt următoarele: prelucrarea informațiilor, documentarea, funcția de reprezentare, funcția de filtru și legătură pentru solicitări de contacte cu conducerea, funcția de asistare directă a managementului.

După cum se poate observa în activitatea de secretariat și în aceea a secretarelor/ asistentei manager, predomină procesele informaționale și decizionale, informația oferind suportul pentru decizia managerială, iar comunicarea de informații și de decizii ocupând o pondere importantă într-o organizație.

În literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activități, atribuții și sarcini individuale complexe. În zilele noastre activitatea de secretariat presupune un complex de activități și tehnici de lucru specifice precum activități de documentare, orespondență și arhivare a documentelor.

CAPITOLUL 1

Secretariatul: trecut și prezent

În momentul de față, meseriile trec printr-o schimbare majoră putem spune. Pe de-o parte cele vechi trebuie să se adapteze noilor reguli, pe de altă parte se nasc noi meserii. Toate aceste schimbări au la bază transformarea mediului informațional și comunicațional.
Meseria de secretară este una destul de veche, având în spate o istorie vastă. Activitățile din domeniul secretariatului sunt în strânsă legătură cu schimbările din management și din cadrul mijloacelor de comunicare.

Din primele etape ale acestei profesiuni de secretară, s-au identificat o serie de aspecte importante fără de care nu ar fi putut funcționa și mai ales evolua. Astfel, secretariatul a fost și este în strânsă legătură cu factorii de decizie ai mediului economico-social, ai informației scrise și de asemenea ai confidențialității.Termenul de ,,secretarăʻʻ își are originea în linba latină, de la cuvântul ,,secretumʻʻ, care îi era atribuit unei persoane care avea abilitatea de a păstra o taină, un secret.

Apariția acestei meserii este strâns legată de tagma scriitorilor, a grămăticilor datorită faptului că cele dintâi acte scrise au apărut tocmai din dorința de a da ordine și dispoziții.

,,Termenul ,,grammatikosʻʻ, care denumea în limba greacă și profesia de secretar, poate fi considerat cel mai sugestiv în ceea ce privește posibilitatea asocierii acestei meserii cu începuturile scrierii. În limba română, termenul a fost preluat sub forma de ,,grămăticʻʻ și a circulat cu sensul de ,,secretarʻʻ sau ,,scriitorʻʻ într-o cancelarie domnească. Secretarul era persoana din subordinea unui personaj de rang înalt, având ca principale activități redactarea, transcrierea și uneori expedierea scrisorilor oficiale. Apoi, prin trecerea de la un system economic la altul, și prin evoluția mijloacelor de comunicație, apar alte coordinate funcționale ale acestei meserii.ʻʻ

Încă de la sfîrșitul seolului 19, putem spune că se produce o schimbare în cadrul activității secretariatelor. Vorbim despre faptul că se inventează mașina de scris, dar de asemenea începe să se promoveze și fotocopiatorul. Aceste două echipamente încetul cu încetul evoluează ușurând din activitățile de birou ale unei secretare.

,,Profesiunea de secretară este, poate una dintre acele meserii care au cunoscut în ultimii 20 de ani transformări semnificative. Toate acestea s-au datorat:

Introducerii aparaturii de birou, automatizării și prelucrării datelor, ceea ce a determinat apariția unor sarcini noi: tabele, grafice, baze de date;

Dezvoltării Internetului, a Intranetului cât și a altor programe;

Dezvoltării muncii în echipă;

Informatizării tuturor sau în parte a proceselor administrative;

Externalizării unor părți din vechile instituții;

Diversității culturale și sociale.ʻʻ

Toate aceste numeroase transformări despre care vorbim în această profesiune, scot la iveală calitățile de care poate dispune o secretară în timp. Astfel, pentru a putea ,,supraviețuiʻʻ în acest mediu, trebuie să aibă anumite calități, cum ar fi adaptabilitatea la diferite situații, gândiri, vârste și culturi, dorința de a cunoaște și învăța lucruri noi, de asemenea, dorința de perfecționare.

Dacă luăm în considerare întrebarea referitoare la eficiența secretarei în raport cu noile tehnologii, răspunsul este nu. Noile tehnologii nu pot îndeplini toate activitățile pe care le are o secretară, nu îi pot ține locul într-o organizație.

Dacă luăm drept exemplu un robot, putem spune că acesta poate într-adevăr face unele acțiuni simple cum ar fi să răspundă automat la un telefon, sau să introducă informații în baza de date cu o viteză mult mai mare, însă nu este de ajuns.

O secretară știe ce are de făcut, știe când să înceapă să se apuce de treabă, nu are nevoie neapărat de cineva care să o împingă întotdeauna de la spate, ba mai mult, ea știe cum să se comporte în orice situație, neavând mișcari și răspunsuri standard care pot fi destul de rigide precum un robot.

Secretara, fie cea clasică, fie cea modernă, indiferent de timp, denumire și spațiu va avea întotdeauna un rol esențial pentru manager și pentru organizație sau pentru firmă. Trebuie însă precizat faptul că secretara modernă este oarecum avantajată de noile tehnologii ușurându-i munca prin intermediul instrumentelor specifice precum agenda electronică, Internetul, Intranetul, Extranetul, mesageria electronică și bazele de date.

În prezent, cele mai multe activități și mijloace administrative au luat forma informațională, ceea ce înseamnă cum am mai spus, că ușurează munca secretarei oferindu-i acesteia șansa de a da mai multă importanță sarcinilor cu un grad mai ridicat de dificultate și importanță.

Și la nivelul recrutărilor pentru un post de secretară/asistentă manager, de asemenea unele aspecte s-au schimbat. Cei care angajează vor ca secretarele să aibă din ce în ce mai multe aptitudini, ele fiind până la urmă cele care fac mai mult de 50% din treaba dintr-o firmă, și implicit din cea a managerului. Dacă ne raportăm la o metaforă, putem afirma că secretara/asistenta manager este gâtul, iar managerul este capul într-o companie.

Odată cu trecerea timpului, cu schimbările la nivelul mentalităților, a implementării tehnologiilor, și denumirea de ,,secretarăʻʻ a trecut prin niște modificări. Dacă la început exista doar termenul de ,,secretară clasicăʻʻ care îi făcea pe oameni să-și inagineze doar niște picioare frumoase, o fustă scurtă care putea prepara cafeaua de dimineață, acum secreatara modernă este numită și asistentă manager.

Spre surprinderea multora, postul de asistentă manager este tot mai căutat înființându-se numeroase locuri de muncă în cadrul acestui domeniu, această meserie fiind una trainică mai ales daca știi să te descurci și îndeplinești toate cerințele necesare. Mai mult, să fim sinceri, cine nu ar avea nevoie de o persoană organizată și descurcăreață care să se poată ocupa de aproape toată treaba dintr-o firmă?

Este important de precizat aspectul că femeile sunt cele pe care le caracterizează spiritul organizatoric, vor să fie întotdeauna curățenie atât la locul de muncă, cât și acasă, în viața personală, sunt cele care vor să dețină controlul. Ei bine, spre surprinderea multora, această meserie de secretar a aparținut bărbaților până la începutul secolulu 20.

Însă, după secolul 21, lucrurile încep să se schimbe, luând o întorsătură evidentă și contrară. Funcția și activitățile unei secretare/ asistentă manager, din acest secol începe să îi depășească pe bărbați cei mai mulți renunțând a mai profesa în acest domeniu, iar pentru ceilalți devenind o adevărată provocare.

În ziua de astăzi, un procent de 95% arată că femeile sunt cele care se descurcă cel mai bine în acest domeniu, ele fiind capabile să se muleze după diferitele cerințe și caractere, sunt întotdeauna mult mai atente la detalii dau nu în ultimul rând, un argument important este și coeficientul mai ridicat al inteligenței emoționale.

Daniel Goleman susține în cartea sa ,,EQ- Inteligența emoționalăʻʻ, faptul că cei care știu să-și manevreze înțelept sentimentele ajung departe în viață, putând foarte repede să avanseze pe scara ierarhică.

De asemenea, tot Daniel Goleman explică că inteligența emoțională sau sentimentală reprezintă capacitatea umană de a conștientiza propriile emoții, ba mai mult, de a manevra aceste emoții ca în definitiv să ne putem automotiva și să ne putem transpune în locul unei alte persoane.

În domeniul specific al acestei meserii, au fost întâlnite trei pareri în ceea ce privește perspectiva și rolul secretariatelor, implicit al secretarei/ asistentei manager. Acestea sunt:

Prima opinie este aceea cum că secretara nu își va mai avea rostul pe viitor din pricina apariției noilor tehnologii cât și din cea a evoluției echipamentelor;

A doua opinie, este în contradicție cu prima, întrucât cei care o susțin spun că secretara este într-o continuă evoluție, nereușind niciun calculator să o înlocuiască;

Cea de-a treia opinie, este cea care spune că secretara/ asistenta manager o să ajungă la un moment dat să-și depășească limitele, adaptându-se și perfecționându-se în mai multe domenii cum ar fi domeniul economic, maangerial și informatic.

După cum am mai spus, odată cu avansarea tehnologiei informaționale, împreună cu instrumentele sale, cum este e-mailul, calculatorul, calendarul electronic, așa și secretara avansează în meseria sa, ușurând-o de sarcini și mai ales eliberând-o de hârtii, putând astfel să își organizeze mult mai eficient biroul. De asemenea, această evoluție se întâlnește sau ar trebui să se întâlnească și la nivelul studiilor. Pentru a deveni o secretară/ asistentă manager cât mai competentă este de preferat ca aceasta să urmeze niște cursuri. Cel mai concet exemplu ar fi Facultatea de Litere care are implementată în structura sa și specializarea Asistență managerială și secretariat. Această ramură reprezintă o nouă perspectivă pentru secretarele tinere dar și pentru celelalte, putându-se specializa intr-un mediu plăcut, lejer dar și serios.

Trebuie precizat că pe lângă diploma universitară pe care ar trebui să o dețină orice secretară/ asistentă manager care profesează, un rol foarte important îl au ,,cei șapte ani de acasăʻʻ.

O secretară trebuie să fie educată, să aibă bunul simț pe care din păcate puțini îl mai au în ziua de azi, să stăpânească cel puțin o limbă străină, să nu pună pe primul plan problemele personale mai ales la locul de muncă, vărsându-și supărarea interioară asupra persoanelor din jur, din subordinea ei. De asemenea, amabilitatea și limbajul corpului sunt iarăși importante, nu de puține ori am fost pusă în situația de a intra într-un secretariat și din cauza expresiei acre pe care secretara o afișa, să îmi fie și teamă să mai întreb, sau să o rog să ma ajute cu ceva.

În concluzie, putem spune că deși noile tehnologii și echipamentele acestora îndeplinesc un rol important într-o instituție ușurând munca. Toate acestea nu o vor putea înlocui niciodată pe secretara educată, calificată și dornică de evoluare, pe secretara care îndeplinește calitățile pe care roboții nu le vor avea, adică sentimentele, simțurile și instinctele umane, care la un moment dat o pot scoate din diferite situații dificile

CAPITOLUL 2

Secretara clasică vs. Secretara modernă

Pentru a putea face această diferență trebuie să acceptăm încă de la începutcideea că este într-adevăr vorba despre o transformare a secretarei clasice în una modernă. În primul rând, această transformare constă în sarcinile care s-au schimbat de-a lungul timpului, în responsabilitățile pe care trebuie să le aibă o secretară, și în al doilea rând în postura, vestimentația și mentalitatea acesteia. Însă, din păcate nu s-a schimbat și concepția oamenilor în ceea ce privește termenul de ,,secretarăʻʻ cu tot ce include acesta, ei fiind împărțiți în două extreme, și anume una care este de părere că secretara clasică este una și aceeași cu cea modernă, neschimbându-se absolut nimic în activitatea acesteia, și cealaltă care crede în această schimbare și evoluare.

Întrebarea este: există motivație pentru ocuparea unui post de asistentă manager sau secretară? Există sau poate încă mai există și acum păreri conform cărora asistenta manager este doar o denumire frumoasă pentru cineva care face cafele și răspunde la telefon.

Dacă acum 20 de ani, o secretară avea o viață relativ lejeră și fără alte griji înafară de ocrotirea și menajarea șefului de diferitele persoane care apăreau, neavând de făcut mare lucru decât răspundul la telefon, prmirea corespondenței și distribuirea ziarelor, astăzi toate aceste lucruri s-au schimbat, mai bine zis au evoluat.

Datorită noilor contexte în care secretara modernă a fost pusă, sarcinile prost făcute, statul fără a face mare lucru, comportamentul și vestimentația inadecvate la locul de muncă, au dispărut, gradul de profesionalism crescând odată cu trecerea timpului.

În ziua de astăzi, secretara mai este numită astfel doar în instituțiile din administrația publică, în mediul politic dar și în învățamântul de stat. În cadrul firmelor, companiilor private, multinaționalelor, secretara capătă denumirea de asistentă manager.

Secretara zilelor noastre nu înseamnă doar puțină dactilografie, picioare frumoase și arta de a face cafea, ea lucrează acum pe calculator, folosește Internetul, are cunoștiințe de management, de drept, primește și transmite mesaje prin telefon, fax sau e-mail în limbi străine pe care le stăpânește mai bine decât șeful ei, dispune de un mic atelier informațional, dactilografiază pe calculator folosind metoda ,,oarbăʻʻ. Ea întocmește și folosește diverse sisteme de evidență, fiind la curent cu instituțiile, organismele și departamentele din țară și străinătate, cu persoanele lor cheie.

,,Introducerea unor noțiuni și competențe din domenii conexe precum: teoria comunicării, relațiile publice, branding-ul, publicitatea, marketingul, managementul, managementul resurselor umane, determină definirea unui nou profil al secretarei/ asistentei, în noul context al integrării noastre în Uniunea Europeană. Datorită schimbărilor generate de nevoile de comunicare ale diferitelor corporații, secretariatele preiau o serie de atribuții de PR și publicitate, funcționând ca interfață a imaginii companiei și a managementului acesteia în raport cu clienții, partenerii companiei, dar și cu furnizorii sau chiar cu presa.ʻʻ

Dacă vorbim de secretara clasică în mod aparte, avem câteva exemple concrete în ceea ce o privește. Pentru a evidenția concepția oamenilor asupa secretarei clasice, putem foarte simplu să dăm modelul serialului ,,Mad Menʻʻ. Chiar dacă este doar un serial, părerea mea este că aduce în discuție foarte multe situații din viața reală a unei secretare clasice. Atitudinea, comportamentul, vestimentația sunt aspecte esențiale dezbătute în acestă serie, din care ne putem da seama cum se desfășura viața unei secretare de tipul clasic, din trecut.

Un prim exemplu ar fi cel al lui Joan Holloway. Prin personajele sale din seria ,,Mad Menʻʻ, scoate în evidență ideea că secretara clasică nu însemna nici mai mult, nici mai puțin decât fuste foarte scurte, tocuri, un machiaj strident și nelipsitele buze roșii, mai exact, ajungem să spunem cu toate astea că sprijinul de bază al corporatiștilor avea un adevărat șablon.

Voi prezenta și o serie de fotografii pentru a sublinia nu numai modul neadcvat de a se îmbrăca o secretară, dar de asemenea și comportamentul acesteia la locul de mumcă. Lucruri precum fumatul, flirtratul, consumul de alcool în mediul profesional sunt activități care în trecut secretara clasică le putea face, însă în zilele noastre pentru o asistentă manager sunt strict interzise.

Un alt exemplu, îl reprezintă relația șef-secretară care nu era una tocmai potrivită. Prin atitudinea sa, secretara flirtra atât cu șeful, cât și cu renumiții parteneri de afaceri. Acest exemplu este susținut tot de seria ,,Mad Menʻʻ, unde secretara Joan a avut o aventură cu șeful său Roger Sterling, iar în cel de-al cincilea sezon, directorul de publicitate- Don Sraper ajunge să se căsătoarească cu însuși secretara sa, Megan.

Am ales să dau aceste exemple din seria ,,Mad Menʻʻ, datorită faptului că potrivit unui studiu, a avut un impact foarte mare asupra oamenilor. După ce a fost lansat acest serial, a început din ce în ce să se utilizeze termenul de ,,secretarăʻʻ, dupaia termenul de ,, asietent administrativʻʻ, ca mai apoi să se ajungă la denumirea de ,,asistent managerʻʻ care este păstrat și utilizat și în zilele noastre.

În decursul anilor ʻ60, locurile de muncă pentru femei erau în mare parte de profesor, secretar, dactilograf și contabil. Ele au fost întotdeauna mult mai hotărâte decât barbații, au fost mai active și mai directe.

Se știe că secretara există încă din cele mai vechi timpuri, chiar dacă nu neapărat cu această denumire concretă de ,,secretarăʻʻ. Până și renumitul fizician și om de știință, Albert Einstein a avut o secretară personală căreia îi dicta lucrările sale științifice. Binențeles, că aceasta nu avea comportamenul pe care l-am menționat mai sus.