Secretara Clasica Vs Secretara Moderna

Argument

Capitolul 1:

1.1 Secretariatul: trecut, prezent și viitor

1.2 Activitatea secretariatulu modern

Capitolul 2:

Secretara clasică vs. Secretara modernă- Studiu de caz

Concluzii

Bibliografie generală

Lucrarea de față abordează problematica secretarei clasice în opoziție cu secretara modernă, viața secretariatelor cu activitățile din interiorul acestora. Prin această lucrare, mi-am propus să aduc în atenție istoricul acestei profesiuni, evoluția activităților și sarcinilor odată cu apariția noilor tehnologii. Astfel, lucrarea este structurată în două capitole.

Primul capitol, care este structurat și el la rândul său în două subtitluri, și anume, 1.1 Secretariatul trecut, prezent și viitor, în care vorbesc despre evoluția tehnologiilor, istoricul meseriei de secretar dar și perspectiva în viitor, și 1.2 Activitatea secretariatului modern, în acest subcapitol pe lângă exemplificarea concretă a activității secretarei moderne, doresc să exemplific efectiv activitățile secretarei dintr-un secretariat modern, sarcinile, atribuțiile dar și pregătirea necesară unei secretare moderne, de asemenea o să abordez și problema opoziției dintre modern și clasic, cum și de ce s-a produs această evoluție dintre cele două stiluri.

Al doilea capitol, denumit ,,Secretara clasică vs. secretara modernă“, este de fapt studiul de caz al lucrării. Prin acest studiu mi-am propus să abordeaz concret problema contradicției dintre secretara clasică și cea modernă întrebând opinia publică. Astfel, cu ajutorul celor 30 de chestionare efectuate, am realizat grafice representative, reușind să-mi răspund chiar eu la o serie de întrebări.

Pentru realizarea acestei lucrări, am folosit bibliografia de specialitate recomandată de profesorul coordinator, dar și bibliografia complementară.

1.1 Secretariatul- trecut, prezent și viitor

Automatizarea tehnologiilor informaționale și comunicaționale a produs schimbări majore și ireversibile în munca administrativă. Utilizarea eficientă a acestor tehnologii implică continua perfecționare a operatorului uman, reluarea, de fapt, pe o altă treaptă a activităților de birou, iar birotica, ca știință , a apărut tocmai pentru a rîspunde acestor necesități. Aplicațiile biroticii au început cu birourile secretariatelor, modificând profund modul de lucru și de comunicare, dar și de formare. Astfel, profesia de secretară a fost una dintre cele mai expuse schimbărilor, după 1989, odată cu pătrunderea acestor echipamente, dar și cu transformările produse de politica managerială, în condițiile economiei de piață. Nevoia unei pregătiri superioare a personalului de secretariat a determinat și înființarea, pentru prima oară în spațiul românesc, a colegiilor universitare cu specializările ,,Administrație și secretariatʻʻ sau ,,Biroticăʻʻ, transformate apoi în studii universitare de licență, cu specializarea ,,Asistență managerială și secretariatʻʻ.

Una dintre problemele cu care s-a confruntat această nouă structură de învățământ, a fost golul documentar, existent în bibliografia românească, în ceea ce privește unele discipline de bază, evoluate pe plan internațional: birotica, corespondența oficială, tehnici de secretariat și asistență managerială, ergonomia, protocolul, managementul, relațiile publice. În condițiile postdecembriste românești, totul trebuia adaptat și consolidat din mers, pe baza surselor documentare străine. Primele lucrări românești destinate acestei specializări, încep să apară după 1995, în ultimul deceniu proliferând, în special, cele din domeniul biroticii și managementului.

Lucrările propriu-zise de secretariat și asistență managerială, redactate pe o treaptă științifică corespunzătoare noilor exigențe profesionale, s-au lăsat așteptate aproape un deceniu. Astfel, în 2003 este publicat primul ,,Manual de secretariat și asistență managerialăʻʻ și unicul, până în prezent, adaptabil la necesitățile învățământului superior românesc.

Pe de altă parte, meseria de secretariat a căpătat o importanță mult mai mare în rândul locurilor de muncă din ce în ce mai căutate din societatea contemporană, astfel, secretariatul a dobândit funcții și roluri multiple și în același timp, ample în comparație cu anii din urmă. Toate aceste schimbări sunt potrivite și în cazul societății românești.

Principalele funcții care revin secretariatului în prezent sunt următoarele: prelucrarea informațiilor, documentarea, funcția de reprezentare, funcția de filtru și legătură pentru solicitări de contacte cu conducerea, dar și funcția de contact direct cu managementul.

Așa cum este ușor de înțeles și de constatat, în activitățile muncii de secretariat și implicit în aceea a secretarelor/ asistentei manager, predomină procesele informaționale și decizionale, informația oferind suportul pentru decizia managerială, iar comunicarea de informații și de decizii ocupând o pondere importantă într-o organizație.

Termenul de ,,secretariatʻʻ este definit de cei cunoscători în domeniu, drept centrul, ,,sâmbureleʻʻ cu activități, atribuții și obligații individuale ample din cadrul unei companii. În ziua de astăzi, munca specifică secretariatului implică o multitudine de activități și tehnici de lucru specifice precum activități de documentare, corespondență și arhivare a documentelor.

Încă de la începuturile sale, secretariatul a ocupat un loc important într-o organizație și implicit în structura organizatorică. Pentru a defini termenul de ,,organizațieʻʻ, trebuie să spunem că de-a lungul timpului, s-au formulat diferite opinii precum cea a teoreticianului din domeniul business-ului, Chris Argyris cum că este ,,intercțiunea dintre oameni în vederea atingerii anumitor obiectiveʻʻ.

Într-o formulare puțin mai complexă, organizația este un întreg sistem de interacțiune al diferitelor persoane ce au în definitiv și țeluri asemănătoare. Organizația este alcătuită din patru elemente ce stau la baza ei, mai exact scopul de a fi, resursele umane, nivelul de structurare, dau nu în ultimul rând, tehnologia. Tocmai ultimul element este cel care plasează și funcția de asistent manager în topul organizației, deoarece între noile tehnologii, asistentul manager și organizație, există o strânsă legătură. Putem spune că această legătură este o piesă dintr-un întreg, ce are puterea să facă lucrurile să funcționeze la parametrii optimi.

Chiar dacă am mai spus că tehnologia a evoluat și acest lucru este știut de toată lumea, nu înseamnă și începutul dispariției în totalitate a secretarelor clasice. Nimeni nu are nimic cu acestea, însă pentru a-și asigura continuitatea vechile secretare trebuie să fie dispuse și ele la rândul lor de o schimbare. Mai exact de o transformare prin intermediul educației și perfecționării pentru a ajunge la funcția de asistent manager.

Funcția reprezintă de fapt locul unui angajat într-o organizație și totodată constituie implicarea permanentă a acestuia în efectuarea distinctelor activități care asigură realizarea țelurilor firmei. Elementele ce caracterizează o funcție sunt multiple. Astfel, trebuie luate în considerare educația care este formată din studiile superioare, școlile și cursurile de perfecșionare, de asemenea experiența profesională are un rol însemnat întrucât unele funcții necesită o atenție sporită până să fie în totalitate atribuită unei anumite persoane.

Poziția în structura organizatorică, sau în cea ierarhică superioară, atribuțiile și sarcinile, calitățile personale, responsabilitatea sunt și ele elemente constituante ale funcției în general și dacă nu sunt respectate pot face din aceasta o adevărată bătaie de cap.

Funcția de secretară este caracterizată în fișa postului, iar pentru aprecierea acesteia există anumite norme. Aceste norme sunt alcătuite din stabilirea unui sistem de punctaje în funcție de nivelul de formare ce se află la baza fiecărei persoane, de experiența dobândită, de nivelul de risc asumat, dar și de îndemânarea de a lucra cu aparatura precum calculatorul, copiatorul, xeroxul, și nu în ultimul rând, cunoașterea și stăpânirea unei limbi străine.

Meseria de secretară are un istoric acumulat de-a lungul timpului. Așa cum susține și Maria Pariza, în cartea sa, există o serie de coordonate imporante care i-au marcat longevitatea acestei meserii de secretară până în momentul de față, ba chiar pot spune că i-au asigurat șansa de a evolua. Aceste elemente sunt constituite în primul rând de faptul că această meserie a funcționat încă de la ănceput în interiorul vieții economico-sociale și implicit pe lângă factorii de decizie ai acesteia, de asemenea fundamental acestei activități este alcătuit din dezbaterea informației sub formă scisă, și nu în ultimul rând, un rol foarte important este cel al confidențialității.

În momentul de față putem spune că, meseriile trec printr-o schimbare majoră. Pe de-o parte cele vechi trebuie să se adapteze noilor reguli, pe de altă parte se nasc noi meserii. Toate aceste schimbări au la bază transformarea mediului informațional și comunicațional.
Meseria de secretară este una destul de veche, având în spate o istorie vastă. Activitățile din domeniul secretariatului sunt în strânsă legătură cu schimbările din management și din cadrul mijloacelor de comunicare.

Din primele etape ale acestei profesiuni de secretară, s-au identificat o serie de aspecte importante fără de care nu ar fi putut funcționa și mai ales evolua. Astfel, secretariatul a fost și este în strânsă legătură cu factorii de decizie ai mediului economico-social, ai informației scrise și de asemenea ai confidențialității.Termenul de ,,secretarăʻʻ își are originea în limba latină, de la cuvântul ,,secretumʻʻ, care îi era atribuit unei persoane care avea abilitatea de a păstra o taină, un secret.

Apariția acestei meserii este strâns legată de tagma scriitorilor, a grămăticilor datorită faptului că cele dintâi acte scrise au apărut tocmai din dorința de a da ordine și dispoziții.

,,Grammatikosʻʻ este noțiunea care provine din limba greacă și care în trecut era cea care făcea referire la această meserie de secretar. Varianta românească era ,,grămăticʻʻ, care de asemenea făcea referire la scriitor și secretar. În istoricul acestei meserii, secretarul era definit drept persoana care era în subordinea alteia cu rang mai înalt în societate, care se ocupa de activitățile de redactare, transmitere și expedierea unor scrisori.

Încă de la sfîrșitul seolului 19, putem spune că se produce o schimbare în cadrul activității secretariatelor. Vorbim despre faptul că se inventează mașina de scris, dar de asemenea începe să se promoveze și fotocopiatorul. Aceste două echipamente încetul cu încetul evoluează ușurând din activitățile de birou ale unei secretare.

Meseria de secretară este una din multe alte meserii, care în ultimul timp, mai exact în ultimii 20 de ani a trecut prin numeroase transformări. Când vorbim de transformări, automat ne referim la implementarea aparaturii de birou, la prelucrarea datelor prin efectuarea de tabele, grafic e și baze de date, de asemenea atât evoluarea Internetului și a Intranetului a adus un aport important la evoluare, cât și munca în echipă a devenit tot mai actuală, și nu în ultimul rând, cultura împreună cu gradul de socializare încep să se dezvolte la rândul lor.

Toate aceste numeroase transformări despre care vorbim în această profesiune, scot la iveală calitățile de care poate dispune o secretară în timp. Astfel, pentru a putea ,,supraviețuiʻʻ în acest mediu, trebuie să aibă anumite calități, cum ar fi adaptabilitatea la diferite situații, gândiri, vârste și culturi, dorința de a cunoaște și învăța lucruri noi, de asemenea, dorința de perfecționare.

Dacă luăm în considerare întrebarea referitoare la eficiența secretarei în raport cu noile tehnologii, răspunsul este nu. Noile tehnologii nu pot îndeplini toate activitățile pe care le are o secretară, nu îi pot ține locul într-o organizație.

Dacă luăm drept exemplu un robot, putem spune că acesta poate într-adevăr face unele acte nu. Noile tehnologii nu pot îndeplini toate activitățile pe care le are o secretară, nu îi pot ține locul într-o organizație.

Dacă luăm drept exemplu un robot, putem spune că acesta poate într-adevăr face unele acțiuni simple cum ar fi să răspundă automat la un telefon, sau să introducă informații în baza de date cu o viteză mult mai mare, însă nu este de ajuns.

O secretară știe ce are de făcut, știe când să înceapă să se apuce de treabă, nu are nevoie neapărat de cineva care să o împingă întotdeauna de la spate, ba mai mult, ea știe cum să se comporte în orice situație, neavând mișcari și răspunsuri standard care pot fi destul de rigide precum un robot.

Secretara, fie cea clasică, fie cea modernă, indiferent de timp, denumire și spațiu va avea întotdeauna un rol esențial pentru manager și pentru organizație sau pentru firmă. Trebuie însă precizat faptul că secretara modernă este oarecum avantajată de noile tehnologii ușurându-i munca prin intermediul instrumentelor specifice precum agenda electronică, Internetul, Intranetul, Extranetul, mesageria electronică și bazele de date.

În prezent, cele mai multe activități și mijloace administrative au luat forma informațională, ceea ce înseamnă cum am mai spus, că ușurează munca secretarei oferindu-i acesteia șansa de a da mai multă importanță sarcinilor cu un grad mai ridicat de dificultate și importanță.

Și la nivelul recrutărilor pentru un post de secretară/asistentă manager, de asemenea unele aspecte s-au schimbat. Cei care angajează vor ca secretarele să aibă din ce în ce mai multe aptitudini, ele fiind până la urmă cele care fac mai mult de 50% din treaba dintr-o firmă, și implicit din cea a managerului. Dacă ne raportăm la o metaforă, putem afirma că secretara/asistenta manager este gâtul, iar managerul este capul într-o companie.

Odată cu trecerea timpului, cu schimbările la nivelul mentalităților, a implementării tehnologiilor, și denumirea de ,,secretarăʻʻ a trecut prin niște modificări. Dacă la început exista doar termenul de ,,secretară clasicăʻʻ care îi făcea pe oameni să-și inagineze doar niște picioare frumoase, o fustă scurtă care putea prepara cafeaua de dimineață, acum secreatara modernă este numită și asistentă manager.

Spre surprinderea multora, postul de asistentă manager este tot mai căutat înființându-se numeroase locuri de muncă în cadrul acestui domeniu, această meserie fiind una trainică mai ales daca știi să te descurci și îndeplinești toate cerințele necesare. Mai mult, să fim sinceri, cine nu ar avea nevoie de o persoană organizată și descurcăreață care să se poată ocupa de aproape toată treaba dintr-o firmă?

Este important de precizat aspectul că femeile sunt cele pe care le caracterizează spiritul organizatoric, vor să fie întotdeauna curățenie atât la locul de muncă, cât și acasă, în viața personală, sunt cele care vor să dețină controlul. Ei bine, spre surprinderea multora, această meserie de secretar a aparținut bărbaților până la începutul secolulu 20.

Însă, după secolul 21, lucrurile încep să se schimbe, luând o întorsătură evidentă și contrară. Funcția și activitățile unei secretare/ asistentă manager, din acest secol începe să îi depășească pe bărbați cei mai mulți renunțând a mai profesa în acest domeniu, iar pentru ceilalți devenind o adevărată provocare.

În ziua de astăzi, un procent de 95% arată că femeile sunt cele care se descurcă cel mai bine în acest domeniu, ele fiind capabile să se muleze după diferitele cerințe și caractere, sunt întotdeauna mult mai atente la detalii dau nu în ultimul rând, un argument important este și coeficientul mai ridicat al inteligenței emoționale.

Daniel Goleman susține în cartea sa ,,EQ- Inteligența emoționalăʻʻ, faptul că cei care știu să-și manevreze înțelept sentimentele ajung departe în viață, putând foarte repede să avanseze pe scara ierarhică.

De asemenea, tot Daniel Goleman explică că inteligența emoțională sau sentimentală reprezintă capacitatea umană de a conștientiza propriile emoții, ba mai mult, de a manevra aceste emoții ca în definitiv să ne putem automotiva și să ne putem transpune în locul unei alte persoane. În același timp, tot el a emis o serie de cinci elemente ale inteligenței emoționale, astfel primul element îl constituie recunoașterea propriilor emoții, deoarece consideră că fiecare persoană în parte trebuie să știe în primul rând să-și conștientizeze emoțiile nefiind un element rușinos.

Al doilea element este cel al manipulării inteligente a emoțiilor, acesta este urmat de folosirea productivă a emoțiilor ce constituie al treilea element, este unul destul de important deoarece dacă înveți cum să-ți manevrezi propriile emoții o să reușești mai târziu să ieși din anumite situații mai puțin plăcute. De asemenea, empatia este al patrulea element susținut de Goleman ce presupune interpretarea corectă a sentimentelor, și nu în ultimul rând, tratarea corectă a relațiilor.

În domeniul specific al acestei meserii, au fost întâlnite trei pareri în ceea ce privește perspectiva și rolul secretariatelor, implicit al secretarei/ asistentei manager. Acestea sunt:

Prima opinie este aceea cum că secretara nu își va mai avea rostul pe viitor din pricina apariției noilor tehnologii cât și din cea a evoluției echipamentelor;

A doua opinie, este în contradicție cu prima, întrucât cei care o susțin spun că secretara este într-o continuă evoluție, nereușind niciun calculator să o înlocuiască;

Cea de-a treia opinie, este cea care spune că secretara/ asistenta manager o să ajungă la un moment dat să-și depășească limitele, adaptându-se și perfecționându-se în mai multe domenii cum ar fi domeniul economic, maangerial și informatic.

După cum am mai spus, odată cu avansarea tehnologiei informaționale, împreună cu instrumentele sale, cum este e-mailul, calculatorul, calendarul electronic, așa și secretara avansează în meseria sa, ușurând-o de sarcini și mai ales eliberând-o de hârtii, putând astfel să își organizeze mult mai eficient biroul. De asemenea, această evoluție se întâlnește sau ar trebui să se întâlnească și la nivelul studiilor.

Pentru a deveni o secretară/ asistentă manager cât mai competentă este de preferat ca aceasta să urmeze niște cursuri. Cel mai concret exemplu ar fi Facultatea de Litere care are în prezent implementată în structura sa și specializarea Asistență managerială și secretariat. Această ramură reprezintă o nouă perspectivă pentru secretarele tinere dar și pentru celelalte, putându-se specializa într-un mediu plăcut, lejer dar și serios. Trebuie precizat că pe lângă diploma universitară pe care ar trebui să o dețină orice secretară/ asistentă manager care profesează, un rol foarte important îl au ,,cei șapte ani de acasăʻʻ.

O secretară trebuie să fie educată, să aibă bunul simț pe care din păcate puțini îl mai au în ziua de azi, să stăpânească cel puțin o limbă străină, să nu pună pe primul plan problemele personale mai ales la locul de muncă, vărsându-și supărarea interioară asupra persoanelor din jur, din subordinea ei.

În egală măsură, amabilitatea și limbajul corpului sunt iarăși importante, nu de puține ori am fost pusă în situația de a intra într-un secretariat și din cauza expresiei acre pe care secretara o afișa, să îmi fie și teamă să mai întreb, sau să o rog să ma ajute cu ceva.

Deci, putem spune că deși noile tehnologii și echipamentele acestora îndeplinesc un rol important într-o instituție ușurând munca. Toate acestea nu o vor putea înlocui niciodată pe secretara educată, calificată și dornică de evoluare, pe secretara care îndeplinește calitățile pe care roboții nu le vor avea, adică sentimentele, simțurile și instinctele umane, care la un moment dat o pot scoate din diferite situații dificile.

1.2 Activitatea secretariatului modern îm opoziție cu cel clasic

Pentru a putea face această diferență trebuie să acceptăm încă de la început ideea că este într-adevăr vorba despre o transformare a secretarei clasice în una modernă. În primul rând, această transformare constă în sarcinile care s-au schimbat de-a lungul timpului, în responsabilitățile pe care trebuie să le aibă o secretară, și în al doilea rând în postura, vestimentația și mentalitatea acesteia. Însă, din păcate nu s-a schimbat și concepția oamenilor în ceea ce privește termenul de ,,secretarăʻʻ cu tot ce include acesta, ei fiind împărțiți în două extreme, și anume una care este de părere că secretara clasică este una și aceeași cu cea modernă, neschimbându-se absolut nimic în activitatea acesteia, și cealaltă care crede în această schimbare și evoluare.

Întrebarea este: există motivație pentru ocuparea unui post de asistentă manager sau secretară? Există sau poate încă mai există și acum păreri conform cărora asistenta manager este doar o denumire frumoasă pentru cineva care face cafele și răspunde la telefon.

Dacă acum 20 de ani, o secretară avea o viață relativ lejeră și fără alte griji înafară de ocrotirea și menajarea șefului de diferitele persoane care apăreau, neavând de făcut mare lucru decât răspunsul la telefon, prmirea corespondenței și distribuirea ziarelor, astăzi toate aceste lucruri s-au schimbat, mai bine zis au evoluat.

Datorită noilor contexte în care secretara modernă a fost pusă, sarcinile prost făcute, statul fără a face mare lucru, comportamentul și vestimentația inadecvate la locul de muncă, au dispărut, gradul de profesionalism crescând odată cu trecerea timpului.

În ziua de astăzi, secretara mai este numită astfel doar în instituțiile din administrația publică, în mediul politic dar și în învățamântul de stat. În cadrul firmelor, companiilor private, multinaționalelor, secretara capătă denumirea de asistentă manager.

Secretara zilelor noastre nu înseamnă doar puțină dactilografie, picioare frumoase și arta de a face cafea, ea lucrează acum pe calculator, folosește Internetul, are cunoștiințe de management, de drept, primește și transmite mesaje prin telefon, fax sau e-mail în limbi străine pe care le stăpânește mai bine decât șeful ei, dispune de un mic atelier informațional, dactilografiază pe calculator folosind metoda ,,oarbăʻʻ. Ea întocmește și folosește diverse sisteme de evidență, fiind la curent cu instituțiile, organismele și departamentele din țară și străinătate, cu persoanele lor cheie.

,,Introducerea unor noțiuni și competențe din domenii conexe precum: teoria comunicării, relațiile publice, branding-ul, publicitatea, marketingul, managementul, managementul resurselor umane, determină definirea unui nou profil al secretarei/ asistentei, în noul context al integrării noastre în Uniunea Europeană. Datorită schimbărilor generate de nevoile de comunicare ale diferitelor corporații, secretariatele preiau o serie de atribuții de PR și publicitate, funcționând ca interfață a imaginii companiei și a managementului acesteia în raport cu clienții, partenerii companiei, dar și cu furnizorii sau chiar cu presa.ʻʻ

A fi secretară nu este un lucru simplu așa cum cred multe persoane. Această gândire este total greșită. Meseria de secretară, precum alte meserii, este una în continu progres și cultivare, putem spune astfel că secretara este o persoană educată și educabilă.

Secretara zilelor noastre este cât se poate de complexă. Are abilitatea și capacitatea ca înaintea înțelegerii și rezolvării propriilor sarcini și probleme, să se ocupe de cele ale altora. Ea poate să comunice atât în scris, cât și verbal, poate înțelege diferitele tipuri de psihologii și caratere, știe amănunte și elemente ale activității se secretariat cum este și normal, dar pe lângă acestea, se bunură și de cunoștințe manageriale care o clasează drept persoana cea mai importantă după manager. Secretara se poate numi managerul propriei sale instituții, adică secretariatul.

Tocmai din cauza precepției greșite pe care oamenii o au asupra acestei meserii, intervin dificultăți în privința recrutării și implicit angajării a unei asistente manager. Meseria de secretară/asistentă manager, este percepută ca fiind una inferioară altor meserii, de asemenea nu este înțeleasă la adevărata sa valoare, acesta fiind și motivul pentru care preocupaarea pentru acest job este la un nivel scăzut în raport cu exigențele angajatorului.

O soluție pentru ca această meserie și percepție să evolueze, ar fi aceea ca însuși managerul care le examinează pe presupusele candidate pentru acest job, sa vadă dincolo de aparențe. Să poată vedea calitățile și competențele care le pot pune în valoare, ca mai apoi să se producă evoluția personală, și implicit profesională.

Un exemplu ce poate susține cele spuse mai sus, este acela că managerul unei firme, trebuind să evalueze o candidată pentru un post de secretară, a descoperit că persoana respectivă are mai multă pregătire decât o simplăsecretară. De aceea, managerul a hotărât să o țină de probă pe un post de asistentă, ba mai mult, dându-i în grija și alte două departamente, în final sesizând că fata face față cu brio atât sarcinilor unei asistente manager, cât și departamentelor. Astfel, persoana angajată pentru postul de asistentă a evoluat foate repede ajungând general manager în foarte scurt timp.

Deci, pot spune că dacă managerul o angaja pentru postul de simplă secretară nu ar fi făcut o alegere bună, deoarece nici ea nu s-ar fi simțit în largul ei știind că poate mai mult, dar nici managerul care nu ar fi putut beneficia de competențele ei.

Vreau să cred că dacă părerea celor din jur nu s-a schimbat cât de puțin până acum, se va putea schimba de acum înainte în privința imporanței asistentei manager într-o companie sau instituție. Sper ca odată cu numărul foarte mare al firmelor care caută asistenți manageri capabili și educați în acest domeniu, și perspectivele să fie frumoase pentru cele care urmează această ,,caleʻʻ.

Din cauza lipsei de candidate care să întrunească toate cerințele managerilor, aceștia sunt împărțiți în două categorii:

Manageri care angajează o asistentă fără experiență pe care o vor modela după bunul plac, astfel încât să poată ajunge într-un final să îndeplinească toate standardele respectivei firme;

Manageri care angajează o asistentă cu experință, dar care să fie dispusă după aceea să urmeze cursuri de perfecționare pentru ca mai apoi să se poată adapta atât cerințelor, cât și culturii instituției din care face parte.

Fig. 2: Secretara clasică

În ciuda opiniei publice care nu consideră jobul de asistentă manager ca fiind prea important, tot mai mulți manageri ajung la concluzia că asistenta manager este precum un metal prețios într-o firmă. Este piesa fără de care nu s-ar putea pune în mișcare motorul firmei, fără de care nici managerul nu s-ar putea descurca de fiecare dată. Tocmai de aceea, nu se caută asistente care să țină evidența numai unor hârtii, să facă agendă după agendă, ci asistente capabile să țină pasul cu tehnologia, să vină cu idei, să aibă imaginație pe lângă toate celelalte calități, astfel firma poate produce încât să ajungă în top.

Dacă vorbim de secretara clasică în mod aparte, avem câteva exemple concrete în ceea ce o privește dar din domeniul artistic, cel al filmulu. Pentru a evidenția concepția oamenilor asupa secretarei clasice, putem foarte simplu să dăm modelul serialului ,,Mad Menʻʻ. Chiar dacă este doar un serial, părerea mea este că aduce în discuție foarte multe situații din viața reală a unei secretare clasice. Atitudinea, comportamentul, vestimentația sunt aspecte esențiale dezbătute în acestă serie, din care ne putem da seama cum se desfășura viața unei secretare de tipul clasic, din trecut.

Un prim exemplu ar fi cel al lui Joan Holloway. Prin personajele sale din seria ,,Mad Menʻʻ, scoate în evidență ideea că secretara clasică nu însemna nici mai mult, nici mai puțin decât fuste foarte scurte, tocuri, un machiaj strident și nelipsitele buze roșii, mai exact, ajungem să spunem cu toate astea că sprijinul de bază al corporatiștilor avea un adevărat șablon.

În structura acestei lucrări, voi prezenta și o serie de fotografii pentru a sublinia nu numai modul neadcvat de a se îmbrăca o secretară, dar de asemenea și comportamentul acesteia la locul de muncă în opoziție cu asistenta manager de astăzi. Lucruri precum fumatul, flirtratul, consumul de alcool în mediul profesional sunt activități care în trecut secretara clasică le putea face, însă în zilele noastre pentru o asistentă manager sunt strict interzise.

Un alt exemplu, îl reprezintă relația șef-secretară care nu era una tocmai potrivită. Prin atitudinea sa, secretara flirtra atât cu șeful, cât și cu renumiții parteneri de afaceri. Acest exemplu este susținut tot de seria ,,Mad Menʻʻ, unde secretara Joan a avut o aventură cu șeful său Roger Sterling, iar în cel de-al cincilea sezon, directorul de publicitate- Don Sraper ajunge să se căsătoarească cu însuși secretara sa, Megan.

Am ales să dau aceste exemple din seria ,,Mad Menʻʻ, datorită faptului că potrivit unui studiu, a avut un impact foarte mare asupra oamenilor. După ce a fost lansat acest serial, a început din ce în ce să se utilizeze termenul de ,,secretarăʻʻ, după aceea termenul de ,, asistent administrativʻʻ, ca mai apoi să se ajungă la denumirea de ,,asistent managerʻʻ care este păstrat și utilizat și în zilele noastre.

Secretara clasică nu ținea cont de norme, de ținută sau de poziție la locul de muncă, de asemenea sarcinile nu erau atât de solicitante pe cât sunt astăzi pentru o asistentă manager, în trecut lucrurile nu erau atât de complicate, de evoluate.

Trebuie precizat faptul că aceste imagini arată tocmai modul în care se comportau secretarele în trecut, ilustrează comportamente care astăzi nu sunt demne de urmat, societatea dorind din ce în ce să evolueze și nu să se întoarcă la trecut.

Activitățile secretariatului clasic nu erau atât de variate pe cât sunt în cel modern, deși secretara avea de efectuat o serie de sarcini, nu erau atât de solicitante pe cât sunt astăzi pentru o asistentă manager.

În decursul anilor ʻ60, locurile de muncă pentru femei erau în mare parte de profesor, secretar, dactilograf și contabil. Ele au fost întotdeauna mult mai hotărâte decât barbații, au fost mai active și mai directe.

Se știe că secretara există încă din cele mai vechi timpuri, chiar dacă nu neapărat cu această denumire concretă de ,,secretarăʻʻ. Până și renumitul fizician și om de știință, Albert Einstein a avut o secretară personală căreia îi dicta lucrările sale științifice. Binențeles, că aceasta nu avea tocmai comportamenul pe care l-am menționat mai sus, însă este de apreciat că încă din vechile timpuri a fost nevoie de această meserie.

Fig. 7: Albert Einstein dictând secretarei sale

Dacă vorbim despre succesul și eficiențaîn activitatea profesională a asistentei manager, dar nu numai, un factor important care poate influența cu ușurință randamentul muncii de birou este oboseala și stresul. Pentru a combate aceste două elemente negative, trebuie adoptată o ținută și o poziție adecvată, astfel încât la un moment dat asistenta manager să nu se confrunte cu acea stare de rău și de oboseală ca mai apoi să o facă să renunțe la activitate, nemaiducând la bun sfârșit țelurile zilei. De asemenea, un rol important îl constituie și eficiența, printre multele calități de care trebuie să dispună o asistentă manager trebuie să se găsească și aceasta.

Asistenta manager trebuie să țtie să-și aloce timpul necesar pentru fiecare activitate în parte, astfel încât să poată fi la timp cu termenele și datele limită ale fiecărei probleme. Așa cum am mai spus, activitățile secretariatului clasic nu se compară cu cele ale secretariatului modern. Tocmai din acest motiv asistena manager trebuie să fie mult mai atentă și să încerce pe cât posibil să evite stresul și starea de oboseală la locul de muncă, chiar dacă lucrul acesta poate părea imposibil.

Astfel, este important ca asistenta să știe cum să-și organizeze cât mai bine cu putință activitățile pe care le are de îndeplinit pentru o zi de lucru obișnuită. ,,Modul de a manageria și de a folosi timpul este unul foarte important în obținerea eficienței și a unui echilibru între viața personală și cea profesională.ʻʻ

Pe lângă toate aceste elemente, și modul de a sta la birou, ținuta și postura au un rol important în eficientizare și în diminuarea stresului și oboselii, așa încât, asistenta manager trebuie să adopte o poziție corectă la birou. Spațiul de lucru trebuie să fie fără obiecte ascuțite atât pentru siguranță, cât și pentru a nu deranja în timpul muncii, trebuie să existe loc suficient pentru poziția corectă a coapselor și a picioarelor , genunchii trebuie să fie flexați în unghi de 90 de grade(între 70- 110 grade), pentru a fi relaxați.

De asemenea, trebuie să existe sub masa de birou un suport adcvat pentru picioare pentru a se efectua circulația cât mai bine, șoldurile trebuie să fie băgate înăuntru cât mai mult posibil și îndoite în unghi drept(între 90-100 de grade). Dacă vorbim de nivelul brațelor, atunci când se folosește mouse-ul, coatele trebuiesc să fie îndoite în unghi de 90 de grade, de asemenea când se folosește tastatura coatele sunt îndoite tot în unghi de 90 de grade, brațul și suprafața podelei formând un unghi drept. Urechile, umerii și șoldurile fiind aliniate pe verticală iar încheieturile rămânând drepte.

Trebuie să precizez faptul că simptomele specifice epuizării dar și ale suprasolicitării sunt insomniile, dificultățile de concentrare, amețeala, presiunea, lipsa poftei de viață, inactivitatea, ba chiar durerile inexplicabile de cap. Pentru a evita toate aceste stări neplăcute, trebuiesc luate în considerare upă cum am mai spus, și poziția și ținuta în timpul lucrului la birou.

Fig. 8: Poziție incorectă vs Poziție corectă

Fig. 9: Poziția corectă la birou

Fig. 10: Poziția corectă a unei asistente manager la locul de muncă

Chiar dacă multe persoane știu care este poziția corectă la birou, sau care sunt regulile ce trebuiesc urmate pentru a nu cauza mai târziu discomfort, de cele mai multe ori acestea nu se respectă. Astfel, multe ajung să aibă stări neplăcute de oboseală, chiar de nervozitate, de câte ori nu ne-am confruntat cu situația în care să primim răspunsuri agresive, sau chiar să auzim țipete din partea persoanei care se află la ghișeu și are funcția de secretară.

Pentru a putea face diferența între o secretară și o asistentă manager trebuie să exemplificăm activitățile pe care cele două le întreprind în organizația/instituția din care fac parte, astfel funcția de secretară necesită educație, experiență profesională, calitățile personale, de asemenea și un fel special de responsabilități.

Asistenta manager este responsablă să reproducă documentele dictate, folosind de asemenea și calculatorul; să conceapă corespondența și să fie capabilă să facă rezumatul rapoartelor și ședințelor, să utilizeze sistemul computerizat peanru a direcționa mesajele interne, să primească și să administreze corespondența, iar la finalul unei zile de lucru să se poată ocupa de redactarea și expedierea scrisorilor și mesajelor, de asemenea să aibă abilități ridicate de comunicare astfel încât să se poată descurca cu primirea oricărui vizitator, să direcționeze mesajele telefonice și să transmită atât faxuri, cât și e-mail-uri;

O sarcină tot la fel de importantă ca și celelalte enunțate este aceea de a păstra jurnalul directorului, de a fixa întâlnirile de lucru/afaceri, de a-l asista în planificarea zilnică a programului astfel încât timpul să fie folosit cât mai bine cu putință;

Să fie o bună organizatoare de ședințe, călătorii, dar și a biroului șefului, să fie capabilă să poată susține un discurs sau o ședință, să organizeze graficele persoanelor angajate, dar și sarcinile acestora, să poată să transmită clar și concis informațiile ce intră în instituție, astfel încât ceilalți colegi să poată să înțeleagă mesajul, să țină sub observație personalul inferior, să aibă tăria de a putea ține în frâu personalul astfel încât să se mențină disciplina.

O asistentă manager profesionistă care se dedică exclusiv meseriei sale și care vrea să fie într-o continuă evoluare, ajunge la un așa nivel încât se specializează în mai multe domenii, astfel să aibă calități și în domeniul real pentru a putea să calculeze corect și să țină evidența banilor care circulă în interiorul instituției, dar și cei alocați decontărilor. De asemenea, se ocupă și de lucruri mai minore cum ar fi de procurarea materialelor de papetărie necesare în instituție, și nu în ultimul rând, să respecte regulamentul instituției cu privire la protecția muncii, dar să se asigure și că ceilalți angajați o fac.

Pe lângă aceste activități enunțate, trebuie să precizez că în realitate sunt mult mai multe, poate chiar mai grele decât par la prima vedere, tocmai din acest motiv nu oricine poate ocupa funcția de asistent(ă) manager(ă).

În funcție de mediul și instituția în cadrul căreia este angajată, caracterizarea postului de secretară diferă, așa încât trebuie ținut cont de anumite aspecte cum ar fi obiectivul și funcția secretariatului din planul economic și social al respectivei instituții, treapta pe care activitățile secretariatului se află, răspunderea pe care o are, dar și tipurile de legături pe care secretariatul le are cu celelalte persoane ale departamentelor implicate în întregul proces al muncii.

Meseria de secretară, după cum am mai spus în repetate rânduri, este într-o continuă dezvoltare. Când vorbim de dezvoltare, ne gândim la schimbarea denumirii, până la evoluarea și acumularea de și mai multe acttivități și responsabilități. Înființarea mai multor școli și cursuri de perfecționare au dus la rolul indispensabil pe care o secretară îl are în cadrul instituției din care face parte, dar și la schimbarea statutului, astfel prezența unei asociații specifice, Asociația EUMA (European Management Assistant) denotă profesionalizarea și europenizarea funcției de secretară.

Funcția de asistent manager este cea care te poate face să evoluezi foarte repede pe scara ierarhică a instituției, dar în același timp te încarcă cu și mai multe responsabilități, sarcini, activități, stres și nervi întinși la maxim. Asistenta manager ideală trebuie să aibă capacități de comunicare foarte dezvoltate atât scris, cât și verbal, de asemenea capacitate de ordonare a activității dar și la locul de muncă, implicit a biroului ei cât și al managerului, să fie multifuncțională, adică să aibă abilitatea de a putea face mai multe sarcini deodată, să aibă inițiativă și să vină cu idei noi.

Prin această funcție, ca asistentă manager intri în mediul de afaceri modern, astfel asistentul manager are acces la informații confidențiale și variate legate de toate departamentele situându-se la intersecția dintre acestea.

Asistenta manager este cea care face conexiuni între informațiile care vin din toate colțurile companiei, ca la final să le transmită managerului pentru scopul comun, adică funcționarea acesteia.

Postul de asistent manager are rolul de a ușura munca managerului, de a-i prelua din activități, astfel acestuia rămânându-i sarcinile de a supraveghea angajații și de a se interesa de bunul mers al afacerii, de luarea deciziilor mai importante. În acest caz, asistenta manager este cea care organizează, filtrează informațiile ca mai apoi să transmită mai departe, să ia măsuri pentru problemele intervenite între departamente, fiind un conector aflat între acestea și manager.

Pentru a putea duce la bun sfârșit atât activitățile din oficiu, cât și pe cele preluate de la manager, asistenta acestuia trebuie să dețină calități și aptitudini așa cum am mai spus. Astfel, calitățile și aptitudinile unei asistente manager trebuie să fie numeroase, destul de dezvoltate și chiar perfecționate. Inteligența este una dintre aceste calități, care la rândul ei cuprinde elemente precum raționamentul și reflecția, capacitatea de analiză, de adaptare, bunul simț și înțelegerea, perspicacitatea, spiritul metodic. Discernământul, memoria, atenția, inițiativa, spiritul creativ, simțul estetic, ordinea, politețea, meticulozitatea, tactul împreună cu diplomația, punctualitatea, autocontrolul, independența, loialitatea, eficiența sunt de asemenea calități importante.

Pentru o bună funcționare a vieții profesionale, cât și a celeli personale a unei asistente manager, aceasta trebuie să dețină măcar o parte din aceste calitătți deoarece suntem conștienți că nu există persoana perfectă care să le poată avea pe toate. De asemenea, pe lângă cele enunțate, la o asistentă manager model trebuie să regăsim și spiritul ordinii, calități de vorbire și redactare deoarece aceasta lucrează exclusiv cu actele și implicit cu compunerea conținuturilor acestora, capacitatea de a comunica, capacitatea de a colabora, de a lucra în echipă, în același timp cea de a lucra sub presiune, mediul de lucru al unei asistente fiind unul presant și solicitant.

Trebuie precizat și faptul că nu este o regulă ca o asistentă să îndeplinească toate calitățile existente, nefiind o persoană care să fie atât de dotată până în momentul de față, plus că în opinia mea, persoana care este una cu o capacitate mare de adaptabilitate este deja un câștig pentru managerul său, deoarece aceasta poate trece cu ajutorul acestei calități peste situațiile intervenite, se poate mula foarte ușor problemelor.

Fig. 11: Secretara modernă vs. Secretara clasică

Tot pentru a se realiza diferența între o secretară și o asistenă manager, este necesară o enumerare a responsabilităților și activităților celei din urmă. Astfel, asistenta manager este răspunzătoare pentru:

Primirea, transmiterea dar și îndosarierea corespondenței venită de la diferiți parteneri de afaceri, clienți cât și angajați; de asemenea, tot ea este cea care asigură și trimiterea răspunsurilor la cererile primite din partea acestora;

Organizarea întâlnirilor managerului și ocuparea planificării progamului acestuia, redactându-i până și documentele;

Organizarea călătoriilor de afaceri cu tot ce pot include acestea (rezervarea biletelor, asigurarea transportului, cazarea);

Păstrarea contactului cu partenerii de afaceri sau cu oamenii de legătură ai acestora;

Rezolvarea în timp util a problemelor de ultimă oră, astfel încât să nu afecteze programul inițial și să se instaleze haosul;

Înștiințarea managerului în legătură cu dificultățile ivite care depășesc atribuțiile funcției sale;

Prezentarea rapoartelor de activitate către manager;

Aplicarea măsurilor aprobate de conducere cu privire la îmbunătățirea activității interne;

Rezolvarea conflictelor, dar și ajutarea managerului în luarea de decizii importante pentru interesul tuturor;

Secretara clasică VS Secretara modernă- studiu de caz

Mai întâi de toate, trebuie să spun că în opinia mea, această contradicție dintre secretara clasică și cea modernă este cu adevărat o problemă. Unele persoane încă nu știu să facă diferența între activitățile unei secretare și sarcinile unei asistente manager, iar acest fapt este unul care ne alarmează atât pe noi, studenții care urmăm o facultate în acest domeniu, cât și pe cadrele noastre didactice care ne îndrumă și ne învață tot ce este mai bun pentru a progresa, pentru a deveni mai profesioniști în decursul acestor ani urmați în programul de licență.

De multe ori am fost întrebată ce este de fapt această disciplină dacă o putem numi așa, adică ce este asistența managerială, cu ce se ocupă, ce ne învață, ce devenim de fapt după ce urmăm cursurile aceste specializări. Oamenii sunt încă destul de reticenți la modernitate, la noii termeni, noile meserii care evolueză și ele odată cu evoluția prin care trecem, mai ales cea a noilor tehnologii, programelor, aparaturii, gadget-urilor.

Pentru a efectua studiul de caz, am ales sa dezbat această problemă a contradicției dintre secretara clasică și secretara modernă, numită mai nou asistentă manager, cu ajutorul opiniei publice prin intermediul chestionarelor.

Astfel, am efectuat un număr de treizeci de chestionare a câte unsprezece întrebări relevante în legătură cu această temă, și le-am împărțit diferitelor categorii de oameni, în funcție de vârstă, sex, ocupație, cerându-le părerea. În urma acestui sondaj, am urmărit să văd concret care este opinia publică. De asemenea, am dorit să aflu dacă se crede că s-a produs într-adevăr o evoluție a acestei meserii de secretară, dacă încă mai suntem la stadiul de concepții învechite cum că și în zilele noastre o secretară înseamnă doar prepararea cafelei, niște picioare lungi și frumoase, și fuste scurte așa cum se credea, sau dacă din contră, secretara clasică s-a transformat într-o adevărată profesionistă cu ajutorul studiilor continue, ba chiar numindu-se asistentă manager.

Întrebările chestionarului sunt după cum urmează: Ce ocupație aveți?, Vârsta?, Sexul?, Studii?, Mediul de proveniență?, Ce sarcini credeți că are o secretară?, Dar un asistent manager?, Credeți că există o diferență între o secretară și o asistentă manger? S-a produs o evoluție a acestei meserii?, Care dintre următoarele aspecte credeți că ar trebui să constituie calități ale unei asistente manager?, Ce salariu credeți că ar putea avea o secretară/asistentă manager?, Meseria de secretară/asistentă manager s-ar putea înscrie pe lista dumneavoastră de posibile job-uri?.

Prin intermediul acestor întrebări, am încercat să îmi dau seama ce părere au oamenii, și în funcție de ocupația, sexul, vârsta, mediul de proveniență, pot avea răspunsuri diferite. De asemenea, dacă răspunsurile lor diferă în funcție de poziție, gradul de studii, cu privire la o secretară sau la o asistentă manager, la evoluția acestei meserii. Am dorit să văd concret dacă publicul larg, și-a schimbat concepția învechită în legătură cu sarcinile și activitățile unei secretare, dar mai ales dacă știu ce înseamnă să fi un/o asistent(ă) manager.

Trebuie să precizez faptul că răspunsurile la întrebările din chestionar au fost susținute atât prin metoda clasică, pe suport de hârtie, cât și printr-un chestionar online. Chestionarul online a fost creat și cu ajutorul site-ului isondaje.ro, unde persoanele mi-au putut răspunde liber din orice loc, din mediul de confort, direct de la propriile calculatoare, ca mai apoi să fie trecute și pe suport clasic.

Mai întâi de toate, trebuie să precizez faptul că sunt de părere că opinia fiecărei persoane este influențată de mai mulți factori, aceștia putând fi externi sau interni. Fiecare individ se raportează mai întâi de toate la propria persoană atunci când dă un răspuns, sau argumentează o idee.

Prima întrebare a chestionarului este Ce ocupație aveți?. Prin răspunsurile date la aceasta, am dorit să aflu efectiv ocupația fiecărei persoane, dar în același timp am dorit să raportez răspunsurile la ocupație. Astfel, la această întrebare au răspuns un număr de treizeci de persoane, ocupațiile fiind diverse precum candru activ M.A.I, oficiant urban, gestionar marfă, recepționer, agent vânzări, șofer, secretară, casier, ba chiar studenții au răspuns întrebărilor chestionarului. Toate persoanele au dat răspunsuri decente, normale, au fost receptivi, încântați de această metodă a chestionarelor și așa cum mă așteptam, au răspuns de asemenea liber, fără rețineri, nefiind nevoie să-și dezvăluie identitatea tocmai pentru a nu se cenzura, sau abține în a da anumite răspunsuri, în cazul meu, în a bifa o opțiune, întrebările având majoritatea mai multe alegeri.

Cea de-a doua întrebare este legată de vârsta respondenților, Aveți vârsta cuprinsă între, deoarece știm prea bine că este un factor de influență destul de important. Pe măsură ce înaintăm în vârstă, concepția unor persoane se poate schimba, nu mai suntem dispuși către noutate, nu mai acceptăm așa ușor unele lucruri făcute altfel decât știm sau le-am făcut noi până acum.

Categoriile de vârsta selectate la această întrebare sunt între 18-25 de ani, 25-45 de ani și peste 45 de ani. La categoria înte 18-25 de ani au răspuns majoritatea persoanelor clasând această categorie în top, un număr de 21 a selectat această opțiune. 70% este procentul pentru această opțiune, la categoria între 25-45 de ani au răspuns un număr de 15 persoane, reprezentând 16,7% din total, iar categoria peste 45 de ani a fost selectată de 4 persoane, adică 13,3%.

Pentru a dovedi cele spuse mai sus, o să atașez graficele reprezentative pentru fiecare întrebare în parte, astfel este mult mai ușor de urmărit rezultatul de pe urma răspunsurilor persoanelor chestionate. Așa încât încep cu graficele acestei întrebări, pentru a vedea clar grupele de vârstă, ca mai apoi să pot interpreta în funcție de acestea răspunsurile la întrebările următoare.

Fig. 11: Prima întrebare a chestionarului

Fig. 12: Întebarea cu privire la vârstă

În continuarea întrebării legată de vârstă, am ajuns și la cea cu privire la sexul respondenților. Am ales să formulez și această întrebare, deoarece se știe prea bine că încă din cele mai vechi timpuri părerile femeilor au fost în opiziție cu cele ale bărbaților. De puține ori sexul feminin este pe aceeași lungime de undă cu sexul masculin și invers, mai ales când se pune în discuție o situație care interesează pe ambele părți.

Prin intermediul acestei opțiuni, am dorit să aflu opinia atât a femeilor, cât și a bărbaților cu privire la tema mea, și anume, ce crede mai exact o persoană de sex feminin despre sarcinile și activitățile unei/unui secretar(e)/asistent(e) manager, cât și pe cea a unei persoane de sex masculin.

Binențeles, părerile sunt împărțite și în funcție de acest aspect, am putut să-mi dau seama din răspunsurile acestora dacă într-adevăr sunt diferențe sau nu. Eu sunt de părere că bărbații nu acordă prea mult credit femeilor pe cât ar trebui. Aceștia le desconsideră, fiind de părere că ele sunt sexul slab, iar ei, bărbații fiind reprezentanții sexului tare, puternic sunt cu mult deasupra lor. Nimic mai greșit în această concepție, din punctul meu de vedere. De cele mai multe ori, femeile sunt cele care știu cum să conducă o firmă, cum să țină personalul în frâu, cum să-l managerieze astfel încât lucrurile să meargă fără nicun fel de problemă. Nu sunt puține exemplele de femei lider de mare succes care au ajuns să conducă popoare și chiar imperii, printre aceste amintim pe Cleopatra, ioana D-Arc, și multe altele.

Astfel, la această întrebare au răspuns un număr de 17 persoane de sex feminin, adică un procent de 56,7% și un număr de 13 persoane de sex masculin, mai exact, 43,3%, fiind cât pe ce ca procentele să fie la egalitate.

Fig. 13: Întrebarea cu nr. doi a chestionarului

De asemenea, pentru a putea face o clasificare și în funcție de studiile pe care le are fiecare persoană chestionată, am ales și întrebarea legată de studii, existând două opțiuni de răspuns, adică studii medii și studii superioare.

Consider că nu neapărat studiile ne fac să avem o anumită părere, însă cei care au studii superioare au fost ajutați să-și aprofundeze și să-și întărească ideile, să își exprime liber și fără probleme opiniile, dar mai ales să știe cum să își argumenteze un răspuns astfel încât să nu aibă goluri în vorbire și exprimare. Toate aceste elemente sunt esențiale într-o societate care se vrea a fi din ce în ce mai modernă, a fi într-o continuă evoluție. De aceea, un om care este într-o continuă transfomare, chiar învățare este unul care niciodată nu v-a intra în monotonie, acesta își va păstra spiritul și creierul tânăr și antrenat.

La această întrebare, au fost chestionate 30 de persoane, dintre care 12 au optat pentru studiile medii, iar 19 persoane au răspuns că au studii superioare.

Fig. 14: Întrebarea cu nr. trei a chestionarului

La nivel de procent, cel mai ridicat a fost cel al studiilor superioare, care a fost de 61,3%, iar la studiile medii rămânând un procent de doar 38,7%. Acest lucru nu poate fi decât unul îmbucurător că mai mult de jumătate dintre persoanele chestionate sunt ceele care au optat să urmeze studiile superioare.

Fig. 15: Întrebarea cu privire la studii din chestionar

Pentru că mediul de proveniență este un factor important în exprimarea opiniei, constituie una dintre întrebările chestionarului meu. Consider că într-adevăr nu este o rușine să fii de la țară, sau din contră, de la oraș cum s-ar spune într-o exprimare mai puțin academică, însă aceste două aspecte au un rol destul de important, cel puțin din punctul meu de vedere.

În primul rând, persoana care locuiește în mediul rural se poate să nu fie atât de mult informată cu privire la noile tendințe din orice domeniu chiar dacă și-ar dori lucrul ăsta, și mai ales din cel pe care în studiez eu, cel al mediului de afaceri, al noilor job-uri, chiar al noilor tehnologii.

În al doilea rând, trebuie să precizez că până și persoanele care vin din mediul urban pot fi neinformate, și nu din cauza faptului că nu ar avea acces la informații. Din contră, aceste persoane au acces la informație mai mult decât mediul rural, însă din păcate nu știu să profite de șansele care li se acordă, sunt dezinteresați de lucrurile ce se petrec în jurul lor, fiind chiar pasivi. În orice categorie sunt situații și situații, depinzând numai de fiecare persoană în parte cum își alocă resursele și cum le manevrează în folosul propriu.

Astfel, la întrebarea Mediul de proveniență?, au răspuns 30 de persoane, procentul fiind împărțit în mod egal, 15 persoane optând pentru mediul rural și 15 pentru mediul urban.

Fig. 16: Întrebarea cu nr. patru a chestionarului

În continuarea chestionarului, am trecut la întrebări concrete despre opinia oamenilor privind sarcinile, activitățile, calitățile pe care ar trebui să le dețină fie o secretară, fie un/o asistent(ă) manager.

Însă, pentru a putea ajunge pe parcursul studiului mei de caz să întreb oameni despre lucruri mai complexe ce țin de activitatea și totodată de calitățile unei secretare sau ale unei asistente manager, s trebuit mai întâi de toate să definim acești termeni. Pentru acest lucru, am întrebart pe cale orală persoanele chestinate ,,Ce este de fapt o asistentă manager?ʻʻ. La această întrebare, unele persoane au fost de părere fie că este o variantă mai evoluată a unei secretare, dar că de fapt în umbra acestei denumirii puțin mai plăcute se află tot acea persoană care doar se pricepe foarte bine în a prepara cafeaua, fie au spus că asistenta manager este ,,mâna dreaptăʻʻ a managerului, a șefului, fiind oglinda companiei. Cei drept, persoanele care au avut cea din urmă părere au fost mult mai multe din punct de vedere numeric așa cum se va vedea și în sondajele mele.

Astfel, la întrebarea cu numărul cinci, Ce sarcini credeți că are o secretară?, am enumerat o serie de sarcini posibile cum ar fi: prepararea cafelei, corespondența, delegarea sarcinilor, traducerea actelor, scrierea rapidă, dactilografierea, multiplicarea materialelor, întocmirea contabilității, punând la dispoziție și opțiunea ,,alteleʻʻ .În modul acesta, am lăsat,respondenții să-și exprime liber opinia, având posibilitatea la răspunsuri multiple, alegând dintr-o varieate de opțiuni.

Fig. 17: Întrebarea a cincea a chestionarului

Totalul de răspunsuri a fost de 129, repondenții considerând activitatea de corespondență cea mai specifică unei secretare având un număr de 23 de răspunsuri, de asemenea și cea de multiplicare a materialelor clasându-se în top cu 21 de opțiuni, urmată de dactilografiere cu 20, după care scierea rapidă acumulâns un număr de 16 răspunsuri, întocmirea contablității cu 14 accesări, de asemenea traducerea actelor a strâns un număr de 10 opțiuni la fel ca și activitatea de a prepara cafea acestea două fiind la egalitate, delegarea sarcinilor și opțiunea ,,alteleʻʻ fiind pe ultimele două poziții cu 8, respectiv 7 accesări.

Fig. 18: Grafic reprezentativ al întrebării nr. cinci

Dacă întrebarea cu numărul șase se referă la sarcinile unei secretare, este necesar să aducem în discuție și pe cele ale unei asistente manager. De aceea întrebarea cu numărul șapte face referire la activitățile unei asistente manager. Așa încât, asemenea întrebării anterioare cu numărul șase, am enumerat și de această dată o serie de activități posibile ale unei asistente manager.

Respondenții au avut de ales dintre următoarele opțiuni: Utilizarea noilor tehnologii, curățatul biroului șefului, delegarea sarcinilor, asigurarea circuitului informației, luarea deciziilor, participarea la ședințe, administrarea documentației, pregătirea călătoriilor de afaceri.

Trebuie să precizez că activitatea unei asistente manager este mult mai complexă, pe lângă aceste opțiuni de activități date în acest chestionar, în viața de zi cu zi această funcție este mult mai solicitantă și stresantă tocmai din pricina cantității de muncă depusă. Prin intermediul acestei întrebări am dorit ca persoanele chestionate să-și exprime opinia alegând din opțiunile date pe cele care consideră a fi potrivite activității unei asistente manager în contadicție cu cele întreprinse de o secretară, având totodată posibilitatea la răspunsuri multiple.

Fig. 19: Întrebarea a șasea a chestionarului

Numărul total de răspunsuri a fost de 134, dintre care majoritatea a fost de părere că activitatea unei asistente manager este strâns legată de participarea la ședințe, această opțiune având un număr de 25 de răspunsuri, urmată de asigurarea circuitului informației cu un număr de 23 de răspunsuri, administrarea documentației cu 20 de răspunsuri, utilizarea noilor tehnologii cu un număr destul de mare de 19 răspunsuri deși așteptările mele erau mult mai mari în privința acestei opțiuni respondenții au fost de altă părere, de asemenea luarea deciziilor se află printre activitățile de top cu 16 accesări, pregătirea călătoriilor de afaceri cu 15, delegarea sarcinilor cu 11, iar curățatul biroului șefului numără 4 accesări.

Fig. 20: Grafic cu sarcinile unei asistente manager

Deși așteptările mele erau înclinate către utilizarea noilor tehnologii, crezând că oamenii vor atribui această activitate muncii unui asistent manager, se pare că răspunsurile m-au contrazis. Persoanele chestionate au fost de părere că mai degrabă participarea la ședințe este activitatea specifică acestei funcții, urmată binențeles de celelalte și de multe altele pe care eu nu le-am menționat.

Fig. 21: Sarcinile interpretate alea unei asistente manager

Întrebarea cu numărul șapte din chestionar este Credeți că există o diferență între o secretară și o asistentă manager?. Aceasta este una importantă pentru studiul de caz deoarece constituie exact unul din aspectele cele mai importante ale acestui studiu. Cu ajutorul răspunsurilor mi-am putut face o părere concretă despre opinia publicului în legătură cu această controversată situație. Astfel, deși întrebarea nu are decât două variante de răspuns, adică cu da sau nu, mi-am putut face o idee despre cum gândesc celelalte persoane când vorbim de o secretară sau de o asistentă manager.

Fig. 22: Întrebarea șapte a chestionarului

Numărul total de respondenți a fost de 30, dintre care 25 au ales varianta cu ,,daʻʻ, iar ceilalți 5 au aleas-o pe cea cu ,,nuʻʻ. Procentul acestei întrebări fiind după cun se și vede în graficul atașat de 80,6% pentru răspunsul da și numai 19,4% pentru răapunsul cu nu.

Tot pentru a face o delimitare de categorii a răspunsurilor, trebuie să adaug faptul că la această întrebare legată de diferențele dintre o secretară și o asistentă manager, într-adevăr majoritatea a fost de părere că unele diferențe există. De asemenea, un număr de 15 femei au răspuns pozitiv iar unul de 2 a răspuns negativ, trecând la sexul opus, 10 bărbați au fost de acord cu diferența dintre cele două, pe când un număr de 3 nu au fost de acord. Deși au fost unele persoane care au răspuns negativ, per total atât femeile, cât și bărbații de data aceasta au ajuns să fie de aceeași părere.

A opta întrebare a chestionarului este S-a produs o evoluție a acestei meserii?

Chiar dacă și aceasta este tot una fără prea multe variante de răspuns, având de asemenea două opțiuni, și anume cea cu ,,daʻʻ sau cu ,,nuʻʻ. Țin să menționez faptul că rezultatul acestei întrebări nu poate fi decât unul îmbucurător, cel puțin pentru mine. Deși eram de părere că opinia publică este una negativă cu privire la diferențele dintre cele două funcții, cea de secretară și cea de asistentă manager, rezultatul din chestionar la această întrebare pot spune că m-a contrazis. Astfel, de pe urma întrebării din chestionar reiese faptul că cele 30 de persoane chestionate au o părere pozitivă în legătură cu evoluția acestei meserii/ profsiuni.

Fig. 23: Întrebarea a opta a chestionarului

Astfel, din numărul total de 30 de răspunsuri, 25 de persoane au fost de părere că într-adevăr s-a produs o schimbare, iar celelalte 5 persoane au fost de părere că încă nu se poate vorbii de o schimbare propriu-zisă. Procentul este de 83,9% care este pro, și 16,2% împotriva.

Am ținut în mod special să încadrez și această întrebare în chestionarul meu, deoarece poate am mai spus, mă deranjează foarte tare persoanele care afirmă că o secretară și o asistentă manger este unul și același lucru. Într-adevăr, în zilele noastre încă mai există și secretare chiar dacă s-a produs o evoluție.

Pe secretare le întâlnim mai mult în posturile vechi care au ales să aibă aceeași structură mergând pe modelul clasic, în firmele foarte mici care nu au atâtea sarcini pentru secretara respectivă, în mare parte în instituțiile de stat. De asemenea, trebuie să precizez că odată cu această contradicție, nu vreau să scot în lumină faptul că o secretară nu este capabilă sau nu are și ea la rândul ei calități, însă aș dori la opinia publică să știe să facă diferența dintre cele două funcții.

Așa cum am mai afirmat, acest procent nu poate fi decât unul îmbucurător, chiar dacă au fost într-adevăr unele persoane care nu cred într-o evoluție, pe lângă cei care constituie mai mult de jumătate din cei care au răspuspuns pozitiv, numărul celor contra nici nu mai contează foarte mult. Aceste răspunsuri mă fac să am speranțe pe viitor că nu o să mai fie persoane care să se întrebe ce face de fapt un asistent manager, sau să confunde secretara clasică cu asistentul manager.

Întrebarea cu numărul nouă este formulată astfel: Care dintre următoarele aspecte credeți că ar trebui să constituie calități ale unei/unui asistent(e) manager?

Este foarte bine de știut faptul că este important cum este de fapt o persoană, mai ales o asistentă manager care lucrează într-o companie de nivel mare, sau într-o internațională. Pe lângă faptul că trebuie să fie foarte atentă la comportamen, trebuie să aibă și o serie de calități pe care să știe cum să le pună în valoare prin munca prestată, activitățile întreprinse, cât și prin performanțele îndeplinite.

Prin intermediul acestei întrebări am avut intenția de a vedea concret care este de fapt opinia pesoanelor chestionate cu privire la calitățile unei asistente manager, și cât de multă importanță dau aceștia la aceste aspecte.

Fig. 24: Întrebarea a noua a chestionarului

Numărul total de răspunsuri a fost de 123. Respondenții au răspuns așa cum era de așteptat, cu mici excepții pe care eu le consider doar niște erori de înțelegere. Aceștia au fost de părere că aspectul cel mai important, calitatea principală ar trebui să fie, sau este inteligența care a acumulat cele mai multe opțiuni, și anume 28. De asemenea, la egalitate sunt două calități, cu un număr de 16 accesări fiecare, adică politețea și răbdarea. Hărnicia este una dintre acele calități pe care persoanele chestionate au încadrat-o pe locul patru, fiind accesată de 23 de ori.

Meticulozitatea se află pe locul cinci, având un număr de 16 opțiuni, dar asta nu înseamnă în niciun caz că are o importanță mai scăzută pe lângă celelalte calități menționate, ba mai mult, sunt multe altele care cararcterizează pe o asistentă manager. Celelalte cinci opțiuni rămase și anume răutăcioasă care are 2 răspunsuri, introvertită cu un răspuns, vulcanică, irascibilă și dezordonată pot spune că sunt de fapt niște capcane.

Ultimele două menționate sunt fără niciun răspuns,fiind cele care se dorește a nu fi regăsite în persoana unei asistente manager, deși există cazuri în viața de zi cu zi, când dăm și peste astfel de defecte, din păcate. Când se întâmplă acest lucru trebuie să țtim cum să ieșim dintr-o astfel de situație, dacă persoanele în cauză nu sunt capabile să-și respecte atât munca, cât și persoanele cu care intră în contact pentru că respectând toate aceste lucruri, de fapt se respectă pe sine.

Fig. 25: Calitățile unei asistente manager

Întrebarea zece din chestionar se referă la salariul pe care îl poate avea o secretară sau o asistentă manager: Ce salariu credeți că ar putea avea o secretară/un asistent manager?

Întrebarea are trei opțiuni de răspuns, și anume între 1000-2000 ron, între 2000-3000 ron și peste 3000 ron.

Deși este un subiect mai delicat, chiar confindențial, pe care lumea îl ocolește de cele mai multe ori, am decis că este necesar să aflu opinia diferitelor persoane cu privire la acest aspect cu ajutorul acestei întrebări.

În opinia mea, multe aspecte nu sunt evaluate corect în domeniul acesta al afacerilor, al joburi-lor care sunt active pe piața muncii, salariul ar trebui să fie direct proporțional cu munca sau serviciile prestate de persoana/instituția respectivă. Din această categorie poate face parte și meseria de asistentă manager.

Din câte se știe, pentru oricine banii adică profitul de pe urma muncii depuse, este un factor destul de important ce influențează viața unei persoane. Tocmai de aceea, la întrebarea mea despre suma pe care respondenții o cred potrivită pentru munca depusă de o secretară sau o asistentă manager, trebuie precizat că trebuie să se ia în considerare și faptul că pentru această funcție salariul este unul de variat. Din informații de la persoane care cunosc destul de bine aceste aspecte, pot afirma că suma pornește de la de 150 de euro și poate ajunge chiar la 500 de euro. Însă acestea sunt sume mari care necesită și o mai mare implicare din partea asistentei manager. Nu oricine poate ajunge la aceste cifre, depinde de cât de solicitant este postul, de asemenea și de experiența persoanei respective, dar și de abilitățile, modul și timpul de soluționare al sarcinilor pentru ca lucrurile să meargă bine în afacere.

Pe de-o parte, pentru munca, stresul și forța depusă zi de zi, consider că salariul nu este unul pe măsura așteptărilor. La prima vedere, examinând o asistentă manager, care este calmă, organizată și stăpână pe sine, poți spune că ceea ce face ea poate fi una ușoară, una pe care o poate face oricine. Ei bine, această concepție este total greșită. În spatele calmității se află depusă o muncă titanică, zeci de termene de dus la bun sfârșit, o grămadă de acte de ținut în frâu, persoane de supervizat ca lucrurile să meargp ca pe roate, toate aceste lucruri sunt cele care pot duce cu ușurință la epuizare fizică, cât și psihică.

Pe de altă parte, o asistentă manager se dedică trup și suflet profesiei sale. Pentru ea există oră de venire la muncă, dar când vine vorba de ora de plecare, aceasta este incertă, deoarece nu poate lăsa nimic pe a doua zi sau neterminat, precizia fiind elementul de bază. De asemenea, viața personală este pusă în planul al doilea, nemaifiind timp și pentru așa ceva. Asistenta manager din zilele noastre este într-o continuă deplasare, însoțind managerul în călătoriile de afaceri, ba chiar ea fiind cea care le și organizează, se asigură de bunul mers al tuturor lucrurilor și departamentelor dintr-o companie sau firmă, binențeles ajutată și de alte persoane, aceasta având posiblitatea delegării sarcinilor. Asistenta manager este mâna dreaptă a unui manager.

Fig. 26: Întrebarea cu nr. zece a chestionarului

Pentru toate aceste activități, și pentru multe altele întreprinse de o asistentă manager, pot spune că salariul nu este pe măsura implicării în această meserie.

Revenind la întrebarea cu privire la salariul unei secretare/asistente manager, s-au înregistrat 33 de răspunsuri totale dintre care cele mai multe au fost pentru suma cuprinsă între 2000 și 3000 de ron. Nu știu după ce criteriu s-au ghidat respondenții, dar de asemenea s-au înregistrat 15 răspunsuri și pentru suma cuprinsă între 1000 și 2000 de ron, rămânând un număr de 2 răspunsuri pentru suma de peste 3000 de ron.

Acest rezultat îmi arată faptul că opinia publică are totuși o idee despre cum stau lucrurile când vorbim despre sume raportate la munca depusă, însă numai cine trece prin situații asemănătoare știe clar cum ar trebui evaluată o meserie și din ce punct de vedere.

Fig. 27: Întrebarea privind salariul unei asistente

Ultima întrebare a chestionarului, este cea cu numărul unsprezece, și sună în următorul mod: Meseria de secretar(ă)/asistent(ă) manager s-ar putea înscrie pe lista dumneavostră de posibile job-uri?

La această întrebare nu au fost date prea multe variante de răspuns, ci numai cu ,,daʻʻ sau ,,nuʻʻ, persoanelor chestionate fiindu-le ușor să răspundă doar prin alegerea unuei singure opțiuni.

Pot spune că deși nu mă așteptam, răspunsurile la această întrebare m-au surprins plăcut, majoritatea alegând opțiunea pozitivă cum că această meserie/profesie s-ar putea înscrie lejer pe lista de job-uri posibile a fiecărei persoane care a fost de această părere.

Fig. 28: Întrebarea nu nr. unsprezece a chestionarului

Din numărul total de răspunsuri care este constituit dintr-un număr de 30, opstrezece sunt cele alocate pentru răspunsul care este pro meseriei de secretara/asistenta manager, iar treisprezece sunt contra. Procentul la această întrebare fiind de 58,1% pentru și 41,9% contra.

Din pricina faptului că am realizat unele întrebări în funcție de anumite criterii, doresc în continuare a face o comparație între răspunsurile persoanelor se sex feminin și răspunsurile celor de sex masculin.

Chiar dacă aveam tendința de a spune că persoanele de sex masculin chestionate or să aibă părer diferite în privința întrebărilor din chestionarul propus, de această dată pot spune că m-am înșelat. Atât femeile, cât și bărbații au avut cam aceleași opinii, răspunsurile lor corespunzând la întrebarea ,,S-a produs o evoluție a meseriei de secretară?ʻʻ. Majoritatea răspunsurilor din partea feminină, dar și cele din partea opusă, au avut aceeași părere cum că evoluția s-a produs. De asemenea, și la întrebarea ,,Credeți că există o diferență între o secretară și o asistentă manager?ʻʻ, răspunsurile celor două tabere, să le numim așa, au coincis. Atât femeile cu un număr de 15 răspunsuri, cât și bărbații cu unul de 10 au fost de acrosd cu existența acestor diferențe intervenite în privința celor două funcții.

Dacă până acum am spus de faptul că a existat o asemănare în ceea ce privește răspunsurile celor două categorii, în cazul întrebării ,,Meseria de secretar(ă)/asistent(ă) manager s-ar putea înscrie pe lista dumneavoastră de posibile job-uri?ʻʻ lucrurile s-au schimbat puțin.

La această întrebare majoritatea femeilor au spus că ar dori să aibă o astfel de meserie, de secretară sau de asistentă manager, în timp ce bărbații au răspuns negativ, dar cu un număr de 3 excepții de la această regulă.

Din aceste răspunsuri pot deduce faptul că deși această meserie la începuturile ei a fost numai pentru bărbați care făceau toate activitățile specifice acelor timpuri, în ziua de astăzi lucrurile s-au schimbat destul de drastic. Astfel, femeile au venit la conducerea acestei meseri, a acestei profesii pot spune, au început să fie cele care de cele mai multe ori optează pentru un asemenea job.

Femeile sunt mult mai organizate decât bărbații, știu să țină sub control mai multe activități deodată, au atenție distributivă, sunt mult mai active, de asemenea știu să se împartă foare bine atât între profesie, cât și între viața personală, tocmai de aceea sunt mult mai potrivite pentru o funcție de asistentă manager, iar managerii sunt interesați ca posturile aceste ale firmelor lor să fie ocupate de femei.

Tot la nivel de interpretare, la întrebarea Ce sarcini credeți că are o secetară?, între cele două categorii din punct de vedere al sexului s-au remarcat unele diferențe de răspuns. Mai exact, persoanele de sex feminin au avut un număr de paisprezece accesări la opțiunea dactilografierea, nu știu dacă au știut neapărat ce înseamnă mai exact această activitate, dar după cum se pare au atribuit-o meseriei de secretară fiind în topul răspunsurilor. Mai departe, pe locul al doilea ca număr de accesări din partea opiniei feminine se află corespondența cu douăsprezece accesări. La nivel de egalitate este scrierea rapidă și multiplicarea materialelor cu zece accesări. Întocmirea contabilității se află pe locul 4 în acest top cu opt accesări, traducerea actelor cu cinci iar prepararea cafelei și delegarea sarcinilor fiind la egalitate cu patru accesări, opțiunea ,,alteleʻʻ râmânând pe ultimult loc.

Din punctul de vedere al sexului masculin, pe primul loc s-a clasat corespondența dar împreună cu multiplicarea materialelor care au acumulat din partea bărbaților un număr de zece accesări. Pe următorul loc s-a poziționat întocmirea contabilității cu șase opțiuni, iar cu același număr de accesări, adică cinci, s-au situat pe locul 3 prepararea cafelei, scrierea rapidă, traducera actelor dar și dactilografierea. Opțiunea ,,alteleʻʻ spre dezamăgirea mea, a fost pe locul penultim, delegarea sarcinilor rămânând pe ultimul loc.

De pe urma acestor centralizări dintre părerile puțin diferite ale femeilor față de cele ale bărbaților, îmi pot da seama că femeile au fost mai sigure pe ele, știind destul de bine ce să răspundă, față de sexul masculin care a a răspuns aproape în mod egal la toate opțiunile, fapt ce denotă că nu au fost chiar îm cunoștiință de cauză.

La întrebarea despre sarcinile unui asistent manager, ca și la celelalte, sexul feminin a știut mult mai bine despre ce trebuie să fie vorba, au împărțit răspunsurile mult mai semnificativ decât bîrbații, însă la unele opțiuni li s-au potrivit răspunsurile. Astfel, atât femeile cât și bărbații au fost de acceași părere cum că activitatea cea mai reprezentativă pentru funcția de asistent(ă) manager este cea de participare la ședințe dar s-au potrivit și la opțiunea curățatul biroului șefului care au poziționat-o pe ultimul loc.

O altă asemănare în răspunsurile dintre cele două sexe este cea de asigurare a circuitulu informației care se situaează pe a doua poziție în ambele categorii. Luarea deciziilor din perspectiva femeilor este pe locul patru, urmată de administrarea documentației, delegarea sarcinilor, și curățatul biroului șefului pe ultimul loc.

Bărbații pe lângă cele două opțiuni care s-au potrivit cu alea opiniei feminine, au ales să poziționeze utilizarea tehnologiilor pe locul 3, delegarea sarcinilor, luarea deciziilor și pregătirea călătoriilor de afaceri fiind toate la egalitate pe locul 4.

Trebuie să precizez că la această întrebare atât femeile cât și bărbații au avut destul de multe răspunsuri asemnănătoare cu mici excepții, ceea ce pune în lumină faptul că sunt informați și au idee de sarcinile și activitățile pe care le întreprinde un/o asistent/ă manager.

În urma răspunsurilor la întrabările din chestionar, pot spune că mi-am atins scopul. Am dorit să aflu ce crede fiecare persoană chestionată despre secretara clasică cu activitățile, sarcinile și calitățile ei, dar în aceeași măsură am dorit să aflu aceste aspecte și despre secretara modernă care poartă denumirea de asistentă manager.

În ciuda faptului că nu mă așteptam ca publicul să știe toate aceste lucruri, despre adevărata transformare a secretarei clasice, ei bine, pot spune că am rămas uimitp că răspunsurile celor chestionați m-au uimit. Este adevărat că și eu am venit în ajutorul lor cu variante de răspuns, ba chiar le-am dat posibilitatea de a alege răspunsuri multiple, însă lucrul cel mai important îl constituie faptul că lumea crede cu adevărat în această transformare. Crede în evoluția despre care am tot vorbit, ceea ce rezultă că sunt și persoane informate, care știu de apariția noilor tehnologii, de tehnicile de lucru mult mai avansate și de multe alte lucruri ce țin de munca de birou.

Faptul că cel puțin o parte din publicul larg este informat nu poate decât să mă bucure, însă pe de altă parte, pe lângă acești oameni încă mai există și aceia care nu știu cu ce se mănâncă munca de birou. Nu știu câte ore pe zi trebuie să stai să aranjezi acte, termene, ca totul să fie bine pus la punct pentru zilele ce urmează, nu știu cât stres implică această meserie, nu mai știu faptul că trebuie să fi până la urmă și tu într-o continuă evoluție odată cu apariția noilor tehnologii,

trebuie să înveți să ți pasul cu ele pentru că altfel ești îndepărtat ca în locul tău să fie adusă o altă persoană poate mai capabilă și mai dornică de a învășa mult mai multe.

Ca asistentă manager trebuie să înevți mai întâi de toate să te mulezi după mediul în care lucrezi, să ai idee cum să te adresezi diferitelor tipuri de persoane, de caractere, să te faci plăcută, să poți să răspunzi frumos, politicos și calm oricărei persoane cu care intri în contact, chiar dacă poate ai momente mai puțin bune, ai stări diferite ca tot omul normal, când îți vine să lași totul baltă și să pleci departe.

Eu spun toate aceste lucruri din perspectiva omului care încă mai învață, care este la început de drum, și poate dacă nu urmam cursurile acestei specializări de Asistență Managerială și Secretariat, vorbeam ca și ceilalți oameni care nu au cunoștință de unele lucruri, însă nu se dau la o parte din a comenta viața și mesera celorlalți.

Dacă la începutul primului an de studiu cea mai frecventă întrebare era ,,De ce ai ales această specializare a Facultății de Litere?“, acum întrebarea de actualitate este ,,De ce ai ales această temă pentru lucrarea de licență?“

În primul rând, specializarea Asistență Managerială și Secretariat pot spune că m-a acaparat încă din prima clipă. În ciuda faptului că la început am fost puțin neîncrezătoare gândindu-mă că sunt multe informații din diferite domenii și nu știam dacă o să pot face față, pe parcursul celor trei ani mi-am dat seama cât de mult mă va ajuta pe viitor acest cumul de informații.

Această specializare nu mi-a limitat posibilitățile, din contră, mi-a oferit o pregătire vastă în domeniu, m-a ținut în priză, m-a făcut să gândesc de foarte multe ori înainte să fac o mișcare sau să spun ceva, m-a pregătit cum să pot face față cu brio diferitelor situații, mi-a dezvoltat imaginația și spiritul organizatoric.

În al doilea rând, pentru a răspunde la ce-a de-a doua întrebare des întâlnită, trebiue să recunosc încă de la început faptul că m-a intrigat concepția oamenilor asupra secretarei și asupra activităților acesteia.

Oamenii nici până în ziua de astăzi nu sunt conștienți de cât de solicitantă poate fi această ,,profesiune“ , de câte responsabilități are o secretară, de abilitățile pe care trebuie să le dețină, de faptul că ea trebuie să țină în permanență pasul cu noile tehnologii și gadgeturi, cu cerințele din ce în ce mai mari și nu în ultimul rând, de munca colosală pe care o depune ca totul să iasă cum trebuie, ca lucrurile să meargă în ritmul alert pe care îl are un secretariat sau o firmă.

Prin lucrarea mea de licență, tocmai aceste aspecte am dorit să le pun în evidență. Să reliefez faptul că într-adevăr a fi secretară este destul de greu, dar a fi asistentă manager este și mai greu. Deși această funcție îți oferă o variatate de posibilități, te face să vezi lumea cu alți ochi, pot spune că îți mărește orizonturile, îți înfrumusețează și schimbă viața, în aceeași măsură îți ocupă o mare parte din timp și îți consumă toate resursele. Dar cu toate astea, în urma discuțiilor cu persoane care au ocupat sau chiar ocupă această funcție, această meserie este una cât se poate de frumoasă, ba chiar dacă ajungi la un anumit nivel ai oportunitatea de a vedea și alte culturi, alte obiceiuri și alte medii.

Pot să afirm că o secretară este una din persoanele care merită respectul fiecăreia dintre noi, și mai mult decât atât ar trebui să fie apreciată la adevărata ei valoare, pentru că, da, este o persoană foarte valoroasă ce activează în domeniul administrativ, mai exact în cel al afacerilor. Fie că vorbim de o instituție mică, o companie mare, chiar o multinațională, secretara/asistenta manager este cea care contribuie într-o mare măsură la evoluția acestora, la profitul și propulsarea în topul celor mai bune fime, deoarece cele mai bune firme au în structura lor echipe și mai bune care dau totul pentru obiectivele comune.

Persoana care îndeplinește funcția de asistentă manager din punctul meu de vedere este una câștigată și când spun câștig, nu mă refer la partea materială, ci la celelalte avantaje. Prin funcția de asistentă manager poți rămâne mult timp cu un spirit tânăr, cu perspective moderne, chiar dacă vârsta înaintează, cel mai important este să existe acea dorință către modern, către nou pentru a nu lăsa monotonia să intervină în viața noastră deaorece odată cu ea pot interveni și alte efecte negative.

Deși mă așteptam la cu totul alte răspunsuri înainte să întreb publicul cu privire la secretara clasică în opoziție cu cea modernă, am avut și surprize. Din cauza faptului că mediul meu de provenință este cel rural, credeam că lumea nu este atât de informată în ceea ce privește această problemă, că nu știe de fapt de producerea evoluției a acestei profesiuni.

Prin studiul de caz efectuat în cadrul acestei lucrări, în primul rând mi-am demosntrat mie că în ziua de astăzi mai există persoane care sunt de părere că secretara clasică este totuna cu secretara modernă mai bine zis cu asistenta manager, dar pe lângă acestea o mare pare sunt de părere că această meserie a trecut prin niște schimbări colosale, mai bine spus a evoluat considerabil, iar acest fapt nu poate decât să mă bucure enorm..

În concluzie, putem spune că aparențele înșeală! Secretara din zilele noastre, cea modernă nu mai este cea care a fost acum 20 de ani, nu mai este acea simplă fată cu picioare frumoase, fustițe scurte care știa doar să facă o cafea șefului. Nu, datorită faptului că am urmat cursurile specializării care educă tinere/ tineri dornici să profeseze în acest domeniu din cadrul facultății de Litere, pot afirma cu hotărâre fapul că secretara modernă adică asistenta manager este mult mai mult de atât, ea este cea care face ca lucrurile să pară ușoare, dar în spatele acestor aparențe se află depusă o forță de muncă titanică de care lumea ce se află de cealaltă parte, adică publicul nu trebuie să simtă, dar asta nu înseamnă că trebuie să aruncăm cu vorbe grele și urâte, să credem despre secretare că sunt niște femei ușoare care stau toată ziua fără să facă ceva util la locul de muncă.

GATJENS, Reuter, Margarit; Behrens, Claudia; Manual de secretariat și asistență managerială, București, Ed. Tehnică, 1999;

GOLEMAN, Daniel, Inteligența emoțională, București, Ed. Curtea Veche, 2001;

PARIZA, Maria, Curs de secretariat și asistență managerială, București, Ed. C.H Beck, 2008;

POPESCU, Maria, Management pentru tinerele secretare, București, Ed. Universității Mării Negre, 1995;

SCOROBEANU, Ionel, Iordana; Secretele secretariatelor, structuri, atribuții, eficiență, București, Ed. Eficient, 1998;

VÂRGOLICI, Niculina, De la secretară la asistentă: evoluția unei profesiuni, București, Ed. Ars Docendi, 2009;

GATJENS, Reuter, Margarit; Behrens, Claudia; Manual de secretariat și asistență managerială, București, Ed. Tehnică, 1999;

GOLEMAN, Daniel, Inteligența emoțională, București, Ed. Curtea Veche, 2001;

PARIZA, Maria, Curs de secretariat și asistență managerială, București, Ed. C.H Beck, 2008;

POPESCU, Maria, Management pentru tinerele secretare, București, Ed. Universității Mării Negre, 1995;

SCOROBEANU, Ionel, Iordana; Secretele secretariatelor, structuri, atribuții, eficiență, București, Ed. Eficient, 1998;

VÂRGOLICI, Niculina, De la secretară la asistentă: evoluția unei profesiuni, București, Ed. Ars Docendi, 2009;