ȘCOALA NAȚIONALĂ DE STUDII POLITICE ȘI ADMINISTRATIVE [613782]

ȘCOALA NAȚIONALĂ DE STUDII POLITICE ȘI ADMINISTRATIVE
FACULTATEA DE ADMINISTRAȚIE PUBLICĂ

Program de Master Puterea Executivă și Administrația Publică – IFR

PROCEDURILE OPERAȚIONALE ȘI DE SISTEM ÎN
ADMINISTRAȚIA PUBLICĂ

Profesor coordonator : Conf. univ. dr. Dragoș Dincă

Masterand: [anonimizat] 3
CAPITOLUL I ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………. 4
CONSIDERAȚII GENERALE ………………………….. ………………………….. ………………………….. …4
1.1. Procedura administrativă ………………………….. ………………………….. ………………………….. ..4
1.2. Scopul principal al procedurilor ………………………….. ………………………….. …………………… 6
CAPITOLUL II ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………………… 7
MODUL DE REALIZARE A PROCEDURILOR ………………………….. ………………………….. …….7
2.1. Stabilirea activităților procedurale ………………………….. ………………………….. ……………….. 7
2.2. Codificarea procedurilor ………………………….. ………………………….. ………………………….. …7
2.3. Elaborarea p rocedurilor ………………………….. ………………………….. ………………………….. …8
2.3.1. Etapa de realizare a unei proceduri de sistem ………………………….. ……………………… 18
2.3.2. Etapa de realizare a unei proceduri de operaționale ………………………….. ……………… 19
2.4. Benficiile produse de proceduri pentru instituții și angajați ………………………….. ………… 12
CAPITOLUL III ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………….. 14
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ PRIVIND ÎNTOCMIREA ȘI MODIFICAREA FIȘELOR
POSTURILOR ………………………….. ………………………….. ………………………….. …………………….. 14
CAPITOLUL IV ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………….. 21
CONCLUZII ȘI PROPUNERI ………………………….. ………………………….. ………………………….. .. 21
BIBLIOGRAFIE: ………………………….. ………………………….. ………………………….. …………………. 22

INTR ODUCERE

Sistemul de control intern managerial al oricărei entități publice operează cu o diversitate
de procedee, mijloace, acțiuni, dispoziții, care privesc toate aspectele legate de activitățile
entității, fiind stabilite și implementate de conducerea entității pentru a -i permite deținerea unui
bun control asupra funcționării entității în ansamblul ei, precum și a fiecărei activități/operațiuni
în parte .
Instrumentarul de control intern managerial poate fi clasificat în șase grupe mari:
obiective; mijloace (resurse); sistem informațional; organizare; proceduri; control.
Procedura de sis tem o putem definii ca procedura care descrie un proces sau o activitate
care se desfãșoară la nivelul tuturor compartimentelor / stucturilor dintr -o entitate.
Procedura care descrie un proces sau o activitate care se desfãșoară la nivelul unuia sau
mai m ultor compartimente dintr -o entitate o definim ca procedura operațiomală.
În prima parte a acestui proiect intitulată ,, Considerații generale ”, am prezentat aspecte
generale despre procedura administrativă, precum și scopul principal al acestor proceduri.
În capitolul doi sunt prezentate stabilirea activităților procedurale, codificarea
procedurilor, elaborarea procedurilor, etapa de realizare a unei proceduri de sistem, etapa de
realizare a unei proceduri de operaționale.
În capitolul trei este prezentat ă o aplicație practică, am realizat o procedură operațională,
intitulată ,, Procedura operațională privind întocmirea și modificarea fișelor posturilor”.
În ultima parte sunt prezentate concluziile și propunerile care au rezultat de -a lungul
acestui proiect .

CAPITOLUL I
CONSIDERAȚII GENERALE

1.1. Procedura administrativă

În literatura de specialitate, noțiunea de administrație este definită în sens larg, ca
„activitatea unui grup care conlucrează pentru îndeplinirea unor scopuri comune”1 , ca „o
anumită activitate desfășurată într -un anumit scop sau pentru realizarea unor obiective și care
este condusă de cineva”2 sau ca „activitate chibzuită, rațională și eficientă de utilizare a
resurselor umane, materiale și financiare în scopul obține rii unor rezultate maxime cu eforturi
minime”3 .
În limbajul curent, termenului administrație îi pot fi atribuite multiple sensuri, după cum
urmează4:
 conținutul principal al activității puterii executive a statului;
 sistemul de autorități publice care înfăptuiesc puterea executivă;
 conducerea unui agent economic sau instituții social -culturale;
 un compartiment (direcție, departament, serviciu, birou, secție, sector) din unitățile
direct productive sau instituții social -culturale, care nu desfășoară nem ijlocit o
activitate direct productivă.
,,Dicționarul de sociologie Oxford arată că administrația publică reprezintă „sistemele
birocratice și procedurile acestora care deservesc aparatul guvernamental și îi pun în aplicare
politicile”5.
Noțiunea de admini strație prezintă un conținut complex, în aria sa de cuprindere
regăsindu -se atât conceptul de administrație publică, cât și cel de administrație privată. Chiar
dacă ambele forme de administrație urmăresc un scop și utilizează anumite mijloace pentru

1 Simon, H.A., Thompson, V.A., Smithburg, D.W., Public Administration (2000), Transaction Publishers,
Piscataway, New Jersey, (trad. Anghel, A., Hârceag, C., Constantinescu, S.), Ed. Cartier, Chișinău, 2003, p. 27;
2 Pavelescu, T., Moinescu, G. (2004), Drept administrativ român, Ed. Tritonic, București, p. 14;
3 Oroveanu, M.T. (1998), Tratat de drept administrativ, ed. a II -a revăzută și adăugită, Ed. Cerma, București, p. 38.
4 Alexandru, I. (2001), Administrația publ ică. Teorii, realități, perspective, ed. a II -a, Ed. Lumina Lex, București, p.
64
5 Dicționar de sociologie – Oxford (2003), Ed. Univers Enciclopedic, București, p. 19.

atinge rea acestuia, ele prezintă numeroase particularități atât sub raportul finalității activității
fiecăreia, cât și a mijloacelor folosite. La baza distincției dintre administrația publică și
administrația privată stau concepte precum „public”, „interes publi c” sau „putere publică”.
Procedura administrativă este definită ca ,,fiind forma în care organele administrației de
stat acționează pentru organizarea executării în concret a legilor și a celorlalte acte ale organelor
statului emise în realizarea putetii d e stat iar într -o altă accepție ca reprezentând totalitatea
nromelor juridice care reglementează forma în care se îndeplinește întreaga activitate a organelor
administrației de stat"6.
Același autor se referă și la ideea unei proceduri administrative de d rept comun, care
prezintă diferențe specifice față de toate celelalte proceduri ale celorlalte categorii de entități
publice și proceduri administrative speciale care pot fi denumite corespunzător actelor
administrative care încheie activitățile respecti ve de soluționare a litigiilor sau de încheiere și
executare a contractelor, proceduri administrative cu caracter jurisdicționale și procedu ri
administrative contractuale ".7
Procedura administrativă se realizează într -un mod simplu, adecvat, rapid, eficien t și
corespunzător scopului.
Procedura administrativă se realizează în scris, dacă caracterul urgent al măsurii nu cere o
realizare verbală a procedurii administrative.
Parte în procedura administrativă este autoritatea publică, orice persoană care a solicitat
inițierea procedurii sau împotr iva căreia procedura a fost inițiată, respectiv persoanele care au
dreptul să participe în cadrul procedurii pentru apărarea drepturilor sau intereselor lor legitime.
Procedura administrativă caracterizează „totalit atea formelor concrete ale activității
executive, întrucât toate activitățile voliționale ale administrației trebuie să îndeplinească un
minimum de formalități.
Ea se realizează în moduri specifice și diferite în cazul actelor juridice, a operațiunilor
tehnico -materiale, a faptelor, iar în cadrul ei procedura actelor administrative sau procedura
decizională este cea mai importantă categorie a procedurii administrative "8.

6 R. Ionescu – Drept administrativ, Ed. Didactică și Pedagogică, București, 1970, p. 39 3;
7 D. Apostol Tofan: Necesitatea codificării procedurii administrative, în Rev. Drept Public 1 -2002;
8 I. Santai – Drept administrativ și știința administrației, vol. II, Ed. Risoprint, Cluj -Napoca, 2003, p. 61;

1.2. Scopul principal al procedurilor

Scopul principal al procedurilor este eficientizarea activităților compartimentului și
entității publice prin stabilirea și descrierea pașilor ce trebuie urmați, a modalităților de lucru și a
regulilor de aplicat, precum și a responsabilităților persoanelo r implicate în desfășurarea
procesului sau activității ce face obiectul procedurii.
Procedurile reprezintă instrumente utile, atât pentru conducătorii entităților publice, cât și
pentru personalul responsabil cu aplicarea acestora.
Conducerea entității tr ebuie să asigure procesul de elaborare a procedurilor documentate,
respectiv a procedurilor de sistem și operaționale, pentru procesele majore sau activitățile
semnificative, desfășurate în cadrul entității și aducerea la cunoștința personalului acesteia.
Așa cum este definită, activitatea procedurală este un proces major sau o activitate
semnificativă pentru care se pot stabili reguli și modalități de lucru, general valabile, în vederea
îndeplinirii, în condiții de regularitate, eficiență, eficacitate, și economicitate a obiectivelor
compartimentului și/sau entității publice.
Procedurile se elaborează pentru activități sau procese derulate la nivelul entității publice
pentru care se pot stabili reguli și modalități de lucru, general valabile și cu caracter de
repetabilitate. Este necesar ca procedurile să fie clare, simple și specifice pentru fiecare activitate
semnificativă sau f iecare proces major repetitiv.
Ele trebuie să fie actualizate ori de câte ori este cazul, și aduse la cunoștința întregului
perso nal implicat. Pentru o elaborare unitară a tuturor procedurilor documentate, din punct de
vedere al modului de redactare, este indicat ca în entitatea publică să existe o procedura privind
elaborarea procedurilor. Aceasta trebuie să conțină propunerile pen tru toate caracteristicile de
redactare ale procedurilor.

CAPITOLUL II
MODUL DE REALIZARE A PROCEDURILOR

2.1. Stabilirea activităților procedurale

Conducătorul fiecărei entități publice răspunde pentr u pentru implementarea și
dezvoltarea sistemului de control intern managerial la nivelul entității publice, inclusiv pentru
elaborarea procedurilor documentate, aferente activităților sau proceselor desfășurate, în vederea
atingerii obiectivelor stabilite la nivelul entității.
În acest sens conducerea a sigură procesul de elaborare a procedurilor de sistem și
operaționale, pentru procesele majore sau activitățile semnificative, desfășurate în cadrul entității
și aducerea la cunoștința personalului acesteia.
Prof. R. Ionescu definește procedura administrativă ca fiind forma în care organele
administrației de stat acționează pentru organizarea executării în concret a legilor și a celorlalte
acte ale organelor statului emise în realizarea puterii de stat iar într -o altă accepție ca
reprezentând tot alitatea normelor juridice care reglementează forma în care se îndeplinește
întreaga activitate a organelor administrației de stat "9.

2.2. Codificarea procedurilor

,,În actuala perioadă care tinde spre o stabilizare legislativă se pune la nivelul tuturo r
ramurilor dreptului problema necesității sistematizării normelor juridice în raport de noile
realități sociale și constituționale. Și în domeniul administrației publice și al dreptului
administrativ necesitatea sistematizării normelor juridice este o pro blemă de primă importanță,
deoarece așa cum s -a arătat și în literatura de specialitate normele juridice care formează ramura
dreptului administrativ, spre deosebire de alte ramuri de drept care sunt codificate, sunt cuprinse
în acte normative disparate și nu într -un cod unitar care să asigure o unitate și o coeziune care să
aibă ca bază principii comune10”.

9 R. Ionescu – Drept administrativ, Ed. Didactică și Pedagogică, București, 1970, p. 393 și urm.;
10 Alexandru Negoiță, Drept administrativ și știința administrației, ed. Atlas Lex, București, 1993, p. 33 -34

Codificarea administrativă, așa cum s -au exprimat păreri în literatura de specialitate,
trebuie să asigure într -o concepție unitară: organizarea rațională a întregului aparat de specialitate
al administrației publice în scopul creșterii eficienței acestuia ; stabilirea precisă a drepturilor și
obligațiilor care revin funcționarilor din administrația publică, a răspunderii lor pentru faptele de
serviciu; cunoașterea de către cetățeni a drepturilor și obligațiilor ce le revin în calitate de
subiecte ale raport urilor juridice alături de administrația publică. S -a apreciat că acest Cod de
drept administrativ ar trebui să reflecte pe planul reglementărilor juridice atât activitatea
administrativă în ansamblul ei cât și fenomenul administrativ derivat din faptul ad ministrativ11.
Procedura de sistem implică un singur element de identificare (cod) personalizat la
nivelul entității publice, cod alocat de Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare, în timp
ce procedura operațională (care se elaborează de către un a numit compartiment, pentru o
activitate specifică acestuia sau mai multor compartimente), impune necesitatea identificării
compartimentului care a elaborat respectiva procedură. În acest sens, apare nevoia utilizării unui
element de identificare al fiecăru i compartiment, care se concretizează prin codul
compartimentului.
Astfel, la nivelul entității publice se stabilește un sistem de codificare al
compartimentelor de la primul nivel de conducere, sistem ce poate fi reprezentat uzual prin:
– codificare numeri că prin alocarea unui corespondent numeric fiecărui compartiment ;
– codificare prin abrevierea denumirii compartimentului ;

2.3. Elaborarea procedurilor

Procedură operațională este procedura care descrie un proces sau o activitate care se
desfășoară la niv elul unuia sau mai multor compartimente dintr -o entitate, fără aplicabilitate la
nivelul întregii entități publice;
Procedura de sistem descrie un proces sau o activitate care se desfășoară la nivelul
entității publice aplicabil/aplicabilă majorității sa u tuturor compartimentelor dintr -o entitate
publică;
Denumirea procedurii se stabilește în cadrul fiecărei entități publice sau compartiment și
trebuie să reflecte într -un mod cât mai explicit procesul sau activitatea procedurală.

11 M. Anghene, Necesitaea codificării normelor privind administrația de stat, Revista Româ nă de Drept, nr. 3/1976

Procedurile trebuie să c onțină date de identificare privind:
– denumirea entității publice;
– tipul procedurii;
– denumirea;
– codul;
– numărul de ordine al ediției și reviziei în vigoare;
– numărul de ordine al exemplarului difuzat unui anumit compartiment;
– sunt cuprinse într -un format tabelar, denumit cartușul procedurii, conform modelului
orientativ de mai jos
Denumirea entității publice exprimă numele oficial al acesteia și poate conține opțional
sigla entitătii publice12.
Elaborarea procedurilor se realiz ează de către o persoană desemnată de către șeful de
departament.
Procedura documentată conține obligatoriu o structură minimală ce include:
– pagina de gardă;
– cuprinsul;
– conținutul propriu -zis al procedurii;
– scopul;
– domeniu de aplicare;
– documente de referi nță;
– definiții și abrevieri;
– descrierea activității sau procesului;
– responsabilități;
– formularul de evidență a modificărilor;
– formularul de analiză a procedurii;
– formularul de distribuire/difuzare a procedurii, anexe, inclusiv diagrama de proces.
Scopul ac estor proceduri este de a preciza utilitatea acesteia și de a descrie etapele care
trebuie parcurse pentru executarea unei activități sau a unui proces.

12 http://online.gov.ro/identitate/index.php/download , accesat la data de 25.10.2019;

Dacă procedura descrie etapele care trebuie parcurse pentru executarea unei activități sau
a unui proces la nivelul unuia sau mai multor compartimente ne referim la o procedură
operațională.
În situația în care o procedură descrie etapele care trebuie parcurse pentru executarea
unui proces complex sau unei activități care se desfășoară la nive lul întregii entități publice ori
majorității compartimentelor, se va elabora o procedură de sistem.
Entitatea publică identifică și înscrie scopul specific în cazul fiecărei proceduri
documentate elaborate, ținând cont de rolul, locul, importanța, precum și de alte elemente privind
activitatea procedurală.
Datele de identificare privind denumirea entității publice, tipul procedurii, denumirea,
codul, numărul de ordine al ediției și reviziei în vigoare, numărul de ordine al exemplarului
difuzat unui anumit compartiment, sunt cuprinse într -un format tabelar, denumit cartușul
procedurii, conform modelului orientativ de mai jos.

Tabelul 1. Cartușul procedurii
DENUMIREA ENTITĂȚII
PUBLICE Tip procedură, Procedură de sistem sau
Procedură operațională Ediția
Revizia
Denumirea procedurii Cod Exemplar nr.

2.3.1. Etapa de realizare a unei proceduri de sistem

În prima etapă se stabiliște activitățile procedurale de sistem și a responsabililor cu
elaborarea procedurii. O procedură poate să vizeze una sau mai multe activități ori procese.
În etapa d oi se elaborarează propriu -zis procedura de sistem. Persoana responsabilă de la
nivelul compartimentului va elabora procedura de sistem, pornind cu diagrama de proces.
Etapa trei va cuprinde cerificarea, avi zarea și aprobarea procedurii. Conducătorul
compartimentului verifică conținutul procedurii, transmisă de responsabilul cu elaborarea
procedurii.

În etapa patru se realizează distribuirea (difuzarea) procedurii.
În etapa cinci se analizează situațiile când trebuie actualizate procedurile de sistem și
dispune măsuri actualizarea și arhivarea, de către comisia de monitorizare.
2.3.2. Etapa de realizare a unei proceduri de operaționale

În etapa unu se stabilește activitățile procedurale operaționale și a responsabililor cu
elaborarea procedurii. Conducătorul compartimentului st abilește, la începutul anului, o biectivele
specifice și activitățile compartimentului, de asemenea dispune de elaborarea evidenței
activităților procedurale pentru procedurile operaționale și numește responsabili cu elaborarea și
actualizarea acestora.
Etapa doi este elaborarea propriu -zisă a procedurii operaționale. Conducătorul
compartimentului dispunere elabora rea procedurilor operaționale .
Etapa include verificarea, avizarea și aprobarea procedurii . Conducătorul
compartimentului verifică și semnează procedura operațională, dacă nu are observații pe
conținutul acesteia.
Etapa patru distribuirea (difuzarea) proc edurii . Responsabilul care a elaborat procedura,
distribuie copii ale procedurii tuturor factorilor implicate.
Etapa cinci actualizarea și arhivarea. Ori ce c âte ori este cazul conducătorul
compartimentului dispune actualizarea procedurii operaționale.
Procedura documentată este supusă permanent monitorizării și după caz, actualizării prin
revizii sau ediții.
Procedura documentată se aplică fie la nivelul majorității compartimentelor, respectiv
întregii entități publice, în cazul procedurii de sistem, fie, la nivelul unui compartiment sau mai
multor compartimente, în cazul procedurii operaționale.
Astfel, pentru evitarea situațiilor în care procedura poate deveni neaplicabilă, pentru
eliminarea confuziei responsabilităților sau pentru eliminarea unor potenți ale erori în procesul de
implementare a procedurii, se recomandă consultarea compartimentelor implicate în aplicarea
(implementarea) procedurii.
După aprobarea procedurii, aceasta se distribuie compartimentelor implicate sau tuturor
compartimentelor, în fu ncție de tipul procedurii.

Verificarea detaliată a procedurii documentate se realizează la nivelul compartimentului
responsabil cu activitatea procedurală, de către conducătorul compartimentului.
Aprobarea procedurilor documentate este recomandat să se rea lizeze la nivelul
conducătorului entității publice, în conformitate cu principiul responsabilității manageriale.
Domeniul de aplicare definește activitățile specifice pentru care se aplică procedura și
precizează compartimentul/compartimentele, care vor im plementa procedura, în cazul unei
proceduri operaționale sau întreaga entitate publică, în cazul unei proceduri de sistem. Această
componentă se bazează pe colaborarea dintre compartimentele entității publice, astfel încât la
fixarea și definirea activităț ii, la delimitarea acesteia de alte activități sau la precizarea
compartimentelor cu atribuții legate de activitatea respectivă, să fie eliminată orice situație de
suprapunere de activități, necuprinse în procesul de analiză și elaborare a procedurilor, de
suprapunere de atribuții între compartimente, precum și de atribuții pentru care nu au fost fixate
responsabilități.

2.4. Benficiile produse de proceduri pentru instituții și angajați

Autoritățile și instituțiile publice, prin esența lor, gestionează interesul general al
societății pentru ca statul să se asigure că interesul indivizilor, în suma lor sau în particular,este
susținut sau măcar apărat. Un concept atât de important conduce la crearea unor suporturi
funcționale importante de oglindire a rolu lui esențial al statului – documentele. Una dintre
caracteristicile importante ale modelului de organizare a instituțiilor publice este aceea că se
bazează pe documente scrise. Nu ne putem imagina nici o organizație publică, cât de mică, fără
ca aceasta se gestioneze documente. Inițial însăși esența aparatului birocratic al statului era legată
de modul în care funcționarii angajații reușeau să gestioneze serviciil e publice prin conexiunea
dintre nevoile cetățenilor (și documentele scrise emise de către aceș tia) cu documentele și
procedurile interne și externe create de organizația publică, pentru rezolvarea problemelor.
Astfel, din punct de vedere funcțional, rolul de bază al serviciilor publice sau administrative a
fost considerat ca fiind acela de a primi, de a procesa și de a transmite sau difuza informații.
Procedurile sunt instrumentul de control intern, acestea ajută și contribuie la
îmbunătățirea desfășurării activităților angajaților, ajută la separarea sarcinilor și implicit a
eficientizarea lor, st abiliește responsabilitățile personalului din cadrul entității publice. De

asemenea, ajută ca fluxul de activități să fie logic structurate și organizate, în scopul atingerii
unor obiective definite.
Procedurile stabilesc modul de lucru și activitățile desfășurate în mod curent în instituții,
asigurând un management intern eficient și eficace.
Elaborarea și implementarea procedurilor reprezintă o parte integrată a unui sistem al
calității de succes, deoarece conferă angajaților informații utile pentru ac tivitatea zilnică și
facilitează realizarea obiectivelor.
Aria de acoperire a unei proceduri este determinată atât de gradul de eficacitate a
sistemului de control intern managerial din cadrul entității publice, cât și de stadiul în care se află
procesul d e informatizare a activității procedurale.
Fiecare entitate publică își particularizează sistemul de procedurare al activităților în
funcție de mărimea și specificul entității, tipurile și complexitatea activităților, în conformitate cu
o procedură de sis tem proprie, având la bază (obligatoriu) structura minimală prevăzută în
Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 600/2018, inclusiv cu respectarea prevederilor
Standardului 9 – Proceduri.

CAPITOLUL I II
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ PRIVIND ÎNTOCMIREA ȘI
MODIFICAREA FIȘELOR POSTURILOR

PRIMĂRIA LEHLIU

GARĂ Procedură operațională privind întocmirea și
modificarea fișelor posturilor Ediția 2
Revizia: 1
Cod: P.O. 09.09. Exemplar
nr.1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea procedurii operaționale.

Nr. Responsabilii Nume și prenume Funcția Data Semnătura
1.1. Elaborat Botea Alexandra Consilier 01.11.2019

1.2. Verificat Banciu Ileana Secretar 01.11.2019
1.3. Aprobat Tudor Gheorge Primar 01.11.2019

2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale

Nr. Ediția/ revizia în cadrul
ediției Componenta
reviziuită Modalitatea
reviziei Data la care se
aplică prevederile
ediției
1 2
2.1. Ediția 1
2.2. Revizia 1

PRIMĂRIA LEHLIU

GARĂ Procedură operațională privind întocmirea și
modificarea fișelor posturilor Ediția 2
Revizia: 1
Cod: P.O. 09.09. Exemplar
nr.1

3. Lista curpinzând persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz revizia din cadrul
procedurii operaționale.

Scopul
difuzării Exempla
r nr. Compartiment Funcția Nume și
prenume Data
primirii Semnătur
a
1 2 3 4 5 6 7
3.1 Aplicare 1 Resurse umane consilier
3.2 Informare 1 Primar Primar
3.3 Aplicare 1 Compartiment
registratură consilier
3.4 Informare 1 Compartiment
economic Director
executiv
3.5 Informare 1 Direcția Poliția
Locală Director
executiv
3.6 Informare 1 S.V.S.U. Șef serviciu
3.7 Informare 1 Compartiment
Urbanism Arhitect șef
3.8. Informare 1 S.P.C.L.E.P. Inspector
3.9 Arhivare 1 Compartiment
arhivă secretar
3.1
0 Aprobare 1 Primar Primar

PRIMĂRIA LEHLIU

GARĂ Procedură operațională privind întocmirea și
modificarea fișelor posturilor Ediția 2
Revizia: 1
Cod: P.O. 09.09. Exemplar
nr.1

4. Scopul
4.1 Stabilește modul de realizare a activității, compartimentele și persoanele implicate
4.2. Dă asigurări cu privire la existența documentației adecvate derulării ativității
4.3. Asigură continuitatea activității incusiv în cindițiile de fluctuație a personalului
4.4. Sprijină auditul intern și alte organisme în acțiunile de auditare și control, iar pe prima r
în luarea de decizii
4.5. Elaborarea fișelor posturilor pentru toate posturile din administrația locală Lehliu Gară

5. Domeniu de aplicare

5.1 Definirea activității la care se referă procedura operațională; întocmirea fișelor posturilor
de către șefii de servicii/ compartimente pentru toți salariații din cadrul structurilor
coordonate;
5.2. Listarea principalelor activități de care depinde activitatea proceduală; îndeplinirea
activităților de serviciu de către toți salariații primăriei L ehliu Gară; contribuția la
realizarea scopurilor, funcțiilor, atribuțiilor și obiectivelor instituției; limitele de
autoritate aferente exercitării funcției;
5.3. Listarea compartimentelor furnizoare de date, sau beneficiare de rezultate ale activității
proceduale;

PRIMĂRIA LEHLIU

GARĂ Procedură operațională privind întocmirea și
modificarea fișelor posturilor Ediția 2
Revizia: 1
Cod: P.O. 09.09. Exemplar
nr.1

6. Documente de referință
6.1. Reglementări internaționale

SREN ISO 9001: 2001
Legea 53/2003 legea 53/2003 actualizata 2019
H.G. Nr. 611/2008, cu modificările și completările ulterioare

6.2. Alte documente, inclusiv reglementările interne ale emtități publice

Regulamentul de Organizare și F uncționare
Regulamentul intern

PRIMĂRIA LEHLIU

GARĂ Procedură operațională privind întocmirea și
modificarea fișelor posturilor Ediția 2
Revizia: 1
Cod: P.O. 09.09. Exemplar
nr.1

7. Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în pricedura operațională
7.1. Definiții ale termenelor
Nr. Crt. Termenul Definiția și/sau actul care definește termenul
1 Procedura operațională Prezentarea în scris a tuturor paților care trebuie urmați, a
metodelor de lucru stabilitie și a regulilor de aplicat în
vederea realizării activității, cu privire la aspectul procesual.
2 Ediția unei proceduri
operaționale Forma inițială sau actualizaă, după caz, a unei proceduri
operaționale, aprobatî și difuzată.
3 Revizia în cadrul unei ediții Acțiunile sau modificările a unei proceduri operaționale
4 Fișa postului Cuprinde toate elementele necesare unui angajat pentru a
îndeplini sarcinile

7.2. Abrevierile termenelor
Nr. Crt. Termenul Termenul abreviat
1 P.O. Procedura operațională
2 E Elaborare
3 V Verificare
4 A Aprobare
5 Ap. Aplicare
6 Ah. Arhivare
7 RU Resurse Umane
8 Primăria L EHLIU GARĂ

S.V.S.U. Serviciu Voluntar pentru Situații de Urgență
S.P.C.L.E.P. Serviciu Public Comunitar Locat pentru Evidența Persoanei
O.U.G. Ordonanța de Urgență a Guvernului

PRIMĂRIA LEHLIU

GARĂ Procedură operațională privind întocmirea și
modificarea fișelor posturilor Ediția 2
Revizia: 1
Cod: P.O. 09.09. Exemplar
nr.1

8.1. Generalități
– întocmirea fișelor postului care delimitează elementele: contribuția la realizarea scopurilor,
funcțiilor, atribuțiilor, obiectivelor instituției, limitele de autoritate, cerințele și condițiile pe
care trebuie să le îndeplinească ocupantul postului;

8.2. Documente utilizate
Nr.
Crt. Denumire
document Întocmit
de Nr.
Exemplar Termen
întocmire Circula la Se arhivează la
1 Fișa postului Șef
direct 2 La aprobarea
organigramei,
modificări COMP RU,
titular post;
șef direct Dosar profesional; titular,
dosar fișe post;

8.3. Resurse necesare
– resurse materiale: calculator, imprimantă, hârtie;
– resurse umane;
– resurse financiare;

8.4. Modul de lucru
Compartimentul resurse umane întocmește nota internă prin care se comunică tuturor
conducătorilor de compartimente și direcții obligația întocmirii, modificării, actualizării
atribuțiilor ce sunt cuprinse în fișa postului, după caz;
Se întocmește partea din fișa postului care cuprinde specificații generale ale postului;
– denumirea postului;
– scopul principal al postului;
– vechimea în specialitatea necesară;

PRIMĂRIA LEHLIU

GARĂ Procedură operațională privind întocmirea și
modificarea fișelor posturilor Ediția 2
Revizia: 1
Cod: P.O. 09.09. Exemplar
nr.1

– condiții privind ocuparea postului;
– limite de competență;

9. Responsabilități și răspunderi în derularea activității

Nr.
Crt. Compartimentul/
Acțiunea Statistică Șef serviciu Șefi compartimente Manager
1 Întocmire notă internă Ah E. V. Ap. A.
2 Întocmire atribuții Ah V. E. Ap. A.
3 Întocmire fișa post Ah V. Ap. A.
E – elaborare; V-verificare; A- aprobare; Ap. -aplicare; Ah. -arhivare

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.
anexă Denumirea
anexei Elaborator Aprobă Nr. De
exemplare Difuzare Arhivare Alte
elemente
Loc Perioadă
0 1 2 3 4 5 6 7 8
1 Nota
internă Comp. RU Primar 1 Toate
compartimentele Comp. RU 3 ani
2 Fișa post
atribuții Șef direct Primar 2 Titular comp.
RU Dosar
personal
titula 5 ani
3 Fișa post
date
generale Comp. RU Primar 2 Titular comp.
RU Dosar
profesional
titular;
dosar fișe
post 5 ani

PRIMĂRIA LEHLIU

GARĂ Procedură operațională privind întocmirea și
modificarea fișelor posturilor Ediția 2
Revizia: 1
Cod: P.O. 09.09. Exemplar
nr.1

11. Cuprins
Numărul
componenei în
cadrul
procedurii
operaționale Denumirea componentei din cadrul procedurii operaționale Pagina
Coperta
1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea
procedurii operaționale. 1
2 Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii
operaționale 1
3 Lista curpinzând persoanele la care se difuzează ediția sau, după
caz revizia din cadrul procedurii operaționale 2
4 Scopul 3
5 Domeniu de aplicare 3
6 Documente de referință 4
7 Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în pricedura
operațională 5
8 Generalități 6
9 Responsabilități și răspunderi în derularea activității 7
10 Anexe, înregistrări, arhivări 7
11 Cuprins 8

CAPITOLUL IV
CONCLUZII ȘI PROPUNERI

Procedurile reprezintă instrumente utile, atât pentru conducătorii entităților publice, cât și
pentru personalul re sponsabil cu aplicarea acestora, scopul principal al procedurilor este
eficientizarea activităților compartimentului și entității publice.
Procedurile trebuie să fie clare, simple, specifice pentru fiecare activitate semnificativă
sau proces major repetitiv; procedurile trebuie să fie actualizate ori de câte ori este cazul, aduse
la cunoștința întregului personal implicat și înțelese de acesta.
Procedurile trebuie să fie elaborate chiar dacă există acte normative care reglementează
activit ățile sau procesele în domeniu, acestea completează procesul în ansamblul său cu
responsabili, termene de realizare, conexiuni între activități și secvențialitatea acestora.
Procedurile trebuie să sprijine personalul entității publice, prin clarificări care n u sunt
precizate în actele normative și nu doar să fie o reproducere a acestora.
Procedurile trebuie să pună în practică standardele cuprinse de componentele controlului
intern managerial, respectiv mediul de control, performanțe și managementul riscului, activități
de control, informarea și comunicarea, evaluare și audit.
Procedura de sistem stabilește modul unic de inițiere, elaborare, conținutul, formatul,
revizia, retragerea și modul de arhivare al oricărei proceduri elaborată și aplicată în cadrul
primăriei. Aceasta stabilește modul de lucru și responsabilitățile pentru documentarea
procedurilor, proceselor și activităților desfășurate în mod curent în Primăria Lehliu Gară, pentru
a asigura un management intern eficient și eficace. Reprezintă un ghid pentru elaborarea,
codificarea, verificarea, avizarea, aprobarea, difuz area și păstrarea documentelor care descriu
proceduri, procese și activități.
Procedură operațională este procedura care descrie un proces sau o activitate care se
desfășoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr -o entitate, fără aplicabilita te la
nivelul întregii entități publice;
Prezenta procedură se aplică în cadrul Aparatului de Specialitate al Primarului Orașului
Lehliu Gară.

BIBLIOGRAFIE :

1. Alexandru, I, Administrația publică. Teorii, realități, perspective, ed. a II -a, Ed. Lumina
Lex, București, 2001;
2. Anghene M., Necesitatea codificării normelor privind administrația de stat, Revista
Română de Drept, nr. 3/1976;
3. Apostol D. Tofan, Necesitatea codificării procedurii administrative, în Rev. Drept Public
1-2002;
4. Apostol Tofan: Necesita tea codificării procedurii administrative, în Rev. Drept Public 1 –
2002;
5. Dicționar de sociologie – Oxford, Ed. Univers Enciclopedic, București, 2003;
6. Ionescu R. Drept administrativ, Ed. Didactică și Pedagogică, București, 1970;
7. Negoiță A., Drept administrat iv și știința administrației, ed. Atlas Lex, București, 1993;
8. Oroveanu, M.T., Tratat de drept administrativ, ed. a II -a revăzută și adăugită, Ed. Cerma,
București,1998;
9. Pavelescu, T., Moinescu, G., Drept administrativ român, Ed. Tritonic, București, 2004;
10. Simon, H.A., Thompson, V.A., Smithburg, D.W., Public Administration (2000),
Transaction Publishers, Piscataway, New Jersey, (trad. Anghel, A., Hârceag, C.,
Constantinescu, S.), Ed. Cartier, Chișinău, 2003;
11. ***http://online.gov.ro/identitate/index.php/downl oad;