Rolul Informatiei Contabile In Managementul Modern
CUPRINS
Introducere
I. Rolul sistemului informațional contabil în organizația modernă
1.1 Sistemul informațional al organizației
1.1.1 Definirea sistemului informațional
1.1.2 Clasificarea sistemelor informaționale
1.2 Sistemul informațional contabil al organizației
1.2.1 Definirea sistemului informațional contabil
1.2.2 Componentele sistemului informațional contabil
1.2.3 Caracteristicile sistemului informațional contabil
1.2.4 Funcțiile sistemului informațional contabil
1.3 Informația
1.3.1 Definirea conceptului de informație
1.3.2 Clasificarea informației
1.3.3 Caracteristicile informației
1.3.4 Informațiile și managementul
1.3.5 Întreprinderea bazată pe informație și cunoaștere
1.4 Informația contabilă și nivelul decizional
1.4.1 Definirea informației contabile
1.4.2 Caracteristicile informației contabile
1.4.3 Utilizatorii informației contabile
Concluzii
II. Contabilitatea și implicațiile asupra conducerii
2.1 Conținutul noțiunii de management
2.2 Funcțiile managementului
2.3 Categorii de manageri și principalele aptitudini
2.4 Decizii de management
2.4.1 Definirea deciziei
2.4.2 Tipuri de decizii
2.4.3 Structura procesului decizional
2.5 Management strategic
2.5.1 Conceptul de strategie și caracteristicile acesteia
2.5.2 Clasificarea strategiilor
2.5.3 Planificarea strategică
2.6 Contabilitatea de gestiune și importanța ei în management
2.6.1 Rolul contabilității de gestiune în management
2.6.2 Cadrul conceptual al contabilității de gestiune
2.6.2.1 Legăturile dintre contabilitatea financiară și contabilitatea de gestiune
2.6.2.2 Obiectivele contabilității de gestiune
2.6.2.3 Funcțiile contabilității de gestiune
2.6.3 Informațiile contabilității de gestiune
2.7 Analiza economică-financiară și rolul ei în management
Concluzii
III. Rolul tehnologiilor informaționale în furnizarea informației contabile
3.1 Aportul tehnologiilor informaționale în noua eră
3.1.1 Definirea și evoluția tehnologiilor informaționale
3.1.2 Valoarea strategică a tehnologiei informației în domeniul financiar-contabil
3.2 eXtensible Markup Language (XBRL)
3.3 Sistemele expert
3.3.1 Definirea sistemelor expert
3.3.2 Structura sistemelor expert
3.3.3 Tipologia sistemelor expert
3.4 Depozit de date
3.5 Sistemele ERP
3.5.1 Contextul apariției și evoluției ERP-urilor
3.5.2 Definirea sistemelor ERP
3.5.3 Întreprinderea și sistemele ERP
3.6 Enterprise Applications Integration (EAI)
3.7 Electronic Date Interchange (EDI)
3.8 Globalizarea sistemelor informaționale
3.9 Gestiunea electronică a documentelor
3.10 Factura electronică
Concluzii IV. Utilizarea de calcul tabelar în decizia managerială pe baza contului de profit și pierdere
Concluzii
Bibliografie
Introducere
Economia actuala este globală, deschisă și imediată. Succesul firmei moderne depinde în directă măsură de capacitatea managerilor și a angajaților de a mări flexibilitatea și viteza de lucru și de răspuns, de a-i îndrepta preponderent preocupările către client, către dezvoltarea de noi dimensiuni ale comunicării în cadrul organizațiilor și nu în ultimul rând de abilitatea acestora de a recunoaște, asuma și gestiona riscul.
Contabilitatea, prin rolul ei de a inregistra operațiile economice, de a întocmi documentele contabile de sinteză și de a interpreta rezultatele activității economice, trebuie să ocupe întotdeauna un rol important în cadrul preocupărilor managerilor. Actuala tendință a contabilității de a deplasa centrul de greutate dinspre furnizarea de informații cu caracter istoric către furnizarea de informații curente și previzionate îi consolidează acesteia o poziție determinantă în cadrul procesului decizional al societății.
Managerii se confruntă cu probleme de concurență și risc, găsindu-se de cele mai multe ori în situația de a lua decizii în condiții de incertitudine pronunțată și de a determina câmpul constrângerilor în care trebuie să orienteze acțiunile lor. Toate aceste schimbări cer o bună capacitate managerială, dinamism și informații complete despre mediul intern și extern întreprinderii. Acestea sunt numai câteva rațiuni care solicită managerilor și profesioniștilor contabili analize, previziuni și acțiuni de control.
Contabilitatea se situează la baza edificiului financiar-contabil al întreprinderii deoarece înregistrează prin intermediul conturilor toate mișcările de valori relative la ansamblul activităților desfășurate. Ea nu este numai un sistem de înregistrare a informațiilor ci și un instrument de prelucrare și valorificare a acestora. Contabilitatea modelează întreprinderea după reguli și principii consacrate, modelare ce este apoi utilizată de celelalte componente ale sistemului financiar-contabil precum și de celelalte subsisteme ale întreprinderii.
La baza viitoarei societăți global informaționale stau tehnologiile informaționale și de comunicații recente, cât și cele care așteaptă a fi descoperite în următoarele două-trei decenii. Ne interesează în mod direct dacă oamenii vor fi pregătiți să facă față acestor tehnologii moderne. Desigur răspunsul este afirmativ, pentru că omul se adaptează la mediu și la „bine”. Atât timp cât utilizarea tehnologiilor aduce un câștig (profit) sub orice formă și la un preț convenabil, atunci omenirea va accepta foarte repede noutatea tehnologică.
Apariția și dezvoltarea Tehnologiei Informației (IT) precum și a comunicațiilor are un impact major asupra activităților economice, cu implicații sociale deosebite, determinând mutații semnificative al modului în care se abordează întreaga structură funcțională a unei organizații și/sau activității științifice. Tehnologiile informaționale și comunicațiile au un impact major asupra întreprinderii prin prisma mutațiilor în ceea ce privește noile forme de lucru și activitățile pe care acestea le pot genera.
Stadiul actual al tehnologiilor informaționale oferă soluții eficiente gestiunii întreprinderilor moderne iar activitatea financiar-contabilă, larg implicată în universul decizional al întreprinderii, poate încorpora cu succes aceste tehnologii și le poate utiliza eficient.
Rolul sistemului informațional contabil în organizația modernă
Întreprinderea modernă și sistemul său informațional contabil constituie subiecte care sunt dezbătute deosebit de aprins în literatura de specialitate actuală. În condițiile societății informatizate, o întreprindere modernă nu poate supraviețui fără să dispună de informație în timp real, provenind atât din interiorul, cât și din exteriorul său. Din punct de vedere informațional, o întreprindere modernă trebuie să fie cuplată la cele mai noi tehnologii informaționale și de comunicare ale momentului la care ne raportăm.
Informatica s-a adaptat la contabilitate. Pierre Lassègue afirma că: „informatica va determina o transformare totală a contabilității, nu doar că procedura sa va fi modificată, ci pentru că ea va înceta să mai fie o funcție automată a întreprinderii, pentru a fi integrată într-un sistem general de prelucrare a informației”.
Contabilitatea poate fi considerată un „instrument” pentru satisfacerea cerințelor utilizatorilor în luarea celor mai bune decizii și de a ajunge la cea mai bună alocare a resurselor.
Sistemul informațional al organizației
Întreprinderea se compune din următoarele subsisteme:
Subsistemul operațional, care asigură transformarea factorilor de producție (intrări) în bunuri și servicii (ieșiri), iar în plan managerial transformă deciziile în performanțe;
Subsistemul de conducere, care primește informații despre sistemul operațional și acționează prin decizii asupra acestuia;
Subsistemul informațional care, pe de o parte, evaluează performanțele sistemului operațional și, pe de altă parte, primește date despre mediu pentru a alimenta cu informații sistemul de conducere ( vezi figura nr 1.1).
Figura nr. 1.1 Abordarea sistemică a întreprinderii
(Sursa: Airinei, D., Sisteme expert în activitatea financiar-contabilă, Editura Junimea, Iași, 1997, p. 13.)
Definirea sistemului informațional
Sistemele informaționale înregistrează o evoluție accelerată ca urmare a dinamismului industriei tehnicii de calcul în noile condiții ale societății informaționale. Managementul schimbării are drept atribute îmbunătățirea și modernizarea sistemelor informaționale în scopul susținerii obiectivelor strategice ale firmei.
Sub aspectul utilității lor economice și sociale, sistemele informaționale și informatice din cadrul organizației au astăzi o legitimitate recunoscută, ținând cont de transformările generate de evoluția fenomenului de globalizare, precum și de constrângerile sau oportunitățile oferite de un mediu concurențial.
De-a lungul perioadei, sistemul informațional a fost definit de mai mulți autori de seamă. După R. Reix, sistemul informațional al unei întreprinderi:
este constituit dintr-un set de mijloace și proceduri de identificare, prelucrare și difuzare a informațiilor;
are ca obiectiv furnizarea către diferiți membri ai întreprinderii a informațiilor sub o formă direct utilizabilă și la momentul oportun, asigurând suportul pentru derularea operațiunilor din cadrul întreprinderii și luării deciziilor la diferite niveluri.
După Alexandru Țugui, sistemul informațional reprezintă „ ansamblul de mijloace tehnice și informaționale orientate/specializate în colectarea, procesarea, stocarea, accesarea și transmiterea datelor și informațiilor despre procesele ce au loc în perimetrul unei întreprinderi”. Dacă toate aceste operații se referă la procesele economice derulate în întreprindere, se poate discuta despre sistemul informațional economic al întreprinderii.
Ralph. M. Stair și George W. Reynolds considera că sistemul informațional este un set de elemente sau componente de colectare (imput), manipulare (proces) a datelor și informațiilor asigurând un mecanism de feedback pentru a atinge obiectivele:
Feedback
Figura nr. 1.2 Componentele sistemului informațional
(Sursa: Ralph M., Stair, George W., Reynolds, Fundamentals of Information Systems, Third Edition, 2006, p. 7.)
James O'Brien delimitează mai multe percepții ale sistemelor informaționale de către manageri-utilizatori:
un serviciu funcțional esențial, de care depinde funcționarea și evoluția întreprinderii, cu aceeași importanță ca și compartimentele contabilitate, financiar, organizarea producției, personal și marketing;
o parte importantă a resurselor întreprinderii și a cheltuielilor de exploatare;
un element capital care influențează randamentul operațional, productivitatea, motivarea personalului, ca și asistența acordată clienților;
o importantă sursă de informare și sprijin necesară pentru manageri în luarea unor decizii optime;
un ingredient important pentru punerea la punct de produse și servicii competitive care vor conferi firmei un avantaj strategic pe piețele interne și internaționale;
cariere stimulative și dinamice pentru milioane de oameni.
O'Brien deci consideră sistemul informațional „ ca o combinație organizată de oameni, echipamente, programe, rețele de comunicații și resurse de date care colectează, transformă și distribuie informații într-o organizație”.
După Vasile Anton, un sistem informațional este un ansamblu integrat de metode, proceduri și mijloace folosite pentru culegerea, transmiterea și prelucrare datelor, analizarea, păstrarea, difuzare și valorificarea informațiilor și a cunoștințelor.
Peter Keen afirmă că domeniul sistemelor informaționale în economie reprezintă o fuziune de elemente comportamentale, tehnice și manageriale (figura nr. 1.3).
Abordări tehnice
Abordări
comportamentale
Figura nr. 1.3 Abordări ale S.I. în economie
(Sursa: Keen, P.G.W., MIS Research: Reference Disciplines and a Cumulative Tradition, Proceedings of the First International Conference on Information Systems, 1980, citat de Oprea, D., Airinei, D., Fotache, M., Sisteme informaționale pentru afaceri, Editura Polirom, 2002, p. 171.)
Una dintre abordările cele mai frecvente, definemațional reprezintă „ ansamblul de mijloace tehnice și informaționale orientate/specializate în colectarea, procesarea, stocarea, accesarea și transmiterea datelor și informațiilor despre procesele ce au loc în perimetrul unei întreprinderi”. Dacă toate aceste operații se referă la procesele economice derulate în întreprindere, se poate discuta despre sistemul informațional economic al întreprinderii.
Ralph. M. Stair și George W. Reynolds considera că sistemul informațional este un set de elemente sau componente de colectare (imput), manipulare (proces) a datelor și informațiilor asigurând un mecanism de feedback pentru a atinge obiectivele:
Feedback
Figura nr. 1.2 Componentele sistemului informațional
(Sursa: Ralph M., Stair, George W., Reynolds, Fundamentals of Information Systems, Third Edition, 2006, p. 7.)
James O'Brien delimitează mai multe percepții ale sistemelor informaționale de către manageri-utilizatori:
un serviciu funcțional esențial, de care depinde funcționarea și evoluția întreprinderii, cu aceeași importanță ca și compartimentele contabilitate, financiar, organizarea producției, personal și marketing;
o parte importantă a resurselor întreprinderii și a cheltuielilor de exploatare;
un element capital care influențează randamentul operațional, productivitatea, motivarea personalului, ca și asistența acordată clienților;
o importantă sursă de informare și sprijin necesară pentru manageri în luarea unor decizii optime;
un ingredient important pentru punerea la punct de produse și servicii competitive care vor conferi firmei un avantaj strategic pe piețele interne și internaționale;
cariere stimulative și dinamice pentru milioane de oameni.
O'Brien deci consideră sistemul informațional „ ca o combinație organizată de oameni, echipamente, programe, rețele de comunicații și resurse de date care colectează, transformă și distribuie informații într-o organizație”.
După Vasile Anton, un sistem informațional este un ansamblu integrat de metode, proceduri și mijloace folosite pentru culegerea, transmiterea și prelucrare datelor, analizarea, păstrarea, difuzare și valorificarea informațiilor și a cunoștințelor.
Peter Keen afirmă că domeniul sistemelor informaționale în economie reprezintă o fuziune de elemente comportamentale, tehnice și manageriale (figura nr. 1.3).
Abordări tehnice
Abordări
comportamentale
Figura nr. 1.3 Abordări ale S.I. în economie
(Sursa: Keen, P.G.W., MIS Research: Reference Disciplines and a Cumulative Tradition, Proceedings of the First International Conference on Information Systems, 1980, citat de Oprea, D., Airinei, D., Fotache, M., Sisteme informaționale pentru afaceri, Editura Polirom, 2002, p. 171.)
Una dintre abordările cele mai frecvente, definește „sistemul informațional ca un ansamblu de componente, care acționează în baza unor relații de cauzalitate, în vederea culegerii și prelucrării datelor și informaților, necesare la nivel decizional și operațional”.
Această definiție pune în evidență identitatea componentelor (structura), relațiile dintre acestea (cauzalitatea), precum și obiectivul creări sistemului (finalitate). Cei trei determinanți majori ai orcărei sistem nu există în mod independent, unul față de altul. În speță relațiile de cauzalitate care se manifestă în structura sistemului informațional nu sunt în afara acțiunii cunoștințelor factorului uma. Altfel cauzalității trebuie să i se asocieze o finalitate (un obiect) direcționată și dirijată.
După Laudon și Laudon un sistem informațional poate fi definit tehnic ca un ansamblu de componente care colectează, prelucrează, stochează și distribuie informații pentru suportul procesului decizional și al controlului într-o organizație. Dar, în plus față de acestea, sistemul informațional poate ajuta managerii și celelalte categorii de personal în analiza problemelor complexe și crearea unor noi produse. Pentru întreprindere, sistemul informațional reprezintă o soluție organizațională și managerială, bazată pe tehnologia informațională, la o problemă ridicată de mediu.
Astfel, după Oprea D., Meșniță G. și Dumitriu F., sistemul informațional este considerat „un ansamblu de resurse umane și de capital, investite într-o unitate economică, în vederea colectării și prelucrării datelor necesare producerii informațiilor, care vor fi folosite la toate nivelurile decizionale ale conducerii și controlului activităților organizației”.
Definirea conceptului de sistem informațional îmbracă exprimări diverse, fiind unanim acceptat ca un asamblu structurat de elemente care oferă informații celor interesați. Putem asocia acest sistem, în sens metaforic, cu sistemul sangvin din organismele vii, care asigură colectarea, tratarea și distribuirea sângelui către alte organe.
După cum se observă, definirea sistemului informațional al unei întreprinderi a fost întreprinsă în diverse maniere: ca ansamblu de mijloace; ca realizare a unor funcții: comunicare, exploatare, pregătirea deciziilor; ca rezultat a unui ansamblu de percepții ale realității de către membrii întreprinderii.
Clasificarea sistemelor informaționale
Analiza componentelor unui sistem informațional este interesantă deoarece ne permite să înțelegem mai bine funcționalitatea sa, dar și construirea unui sistem informațional mai bine adaptat la mediu. Majoritatea clasificărilor sistemelor informaționale pleacă de la rolul acestora în procesele manageriale și se axează pe relația informație-decizie.
După funcțiile îndeplinite de sistemele informaționale în procesele manageriale putem deosebi următoarele patru sisteme:
sisteme de prelucrare a tranzacțiilor;
sisteme de informare a conducerii;
sisteme de sprijinire a procesului decizional, inclusiv a celui de grup și organizațional;
sistem de sprijinire a conducerii strategice.
Sistemele informaționale de prelucrare a tranzacțiilor (TPS) preiau tranzacțiile generate de activitatea entității economico-sociale în bazele de date interne și constituie infrastructura următoarelor niveluri ale sistemelor informaționale.Scopul principal al acestor sisteme reprezintă culegerea, validarea și înregistrarea datelor despre tranzacțiile economice.
Sistemele informaționale pentru conducere (MIS) nu le înlocuiesc pe cele de prelucrare, ci pleacă de la aceste sisteme informaționale. MIS sintetizează informațiile sub formă de rapoarte periodice într-un format predefinit și greu de modificat, fiind destinate nivelurilor intermediare de conducere și au ca finalitate controlul. Dar cum aceste rapoarte nu sunt suficient de relevante întotdeauna pentru luarea decizilor (mai ales la nivelurile superioare), s-au dezvoltat sistemele de sprijinire a procesului decizional (DSS). DSS-urile oferă informații în mod interactiv pentru a sprijini managerii în luarea decizilor, ocupându-se de problemele care se află într-o continuă schimbare.
Când sistemele de sprijinire a deciziilor se adresează nivelurilor superioare ale conducerii, acestea sunt denumite sisteme informaționale pentru conducerea strategică sau executivă (EIS). EIS sunt o categorie de sisteme informaționale ce combină caracteristicile sistemelor de informare a conducerii cu cele ale sistemelor de sprijinire a procesului decizional; ele integreză informațiile provenite din surse interne și externe, permițând top-managerilor de a controla și dispune de informații importante pentru luarea deciziilor, prezentate într-un mod personalizat.
Pentru a evidenția cât mai corect raporturile dintre TPS, MIS, DSS, EIS, Dinu Airinei realizează următoarea schemă:
Figura nr. 1.4 Raporturi între sistemele informaționale și niveluri decizionale
(Sursa: Airinei, D., Sisteme expert în activitate financiar-contabilă, Editura Junimea, Iași, 1997, p. 64.)
Observăm că TPS are legături cu toate celelalte tipuri de sisteme, deoarece „tranzacțiile sunt stocate și prelucrate mai întâi de TPS și apoi difuzate și reprelucrate de MIS, DSS sau EIS”. Pentru ca un sistem informațional-economic modern să-l poată sprijini eficient pe manager în elaborarea deciziilor, el trebuie să satisfacă următoarele cerințe:
să furnizeze date concrete, precise și actuale astfel încât managerul să poată aprecia în mod anticipat efectul unei decizii;
să prezinte informații în mod uniform, constant și operativ;
să identifice, să structureze și să cuantifice relațiile semnificative din trecut, anticipând asupra raporturilor viitoare folosind metode matematice moderne;
să combine datele financiare cu cele privind activitatea de bază pentru a putea aprecia realizările, a controla cheltuielile și a ușura luarea deciziilor de perspectivă;
să preîntâmpine greutățile fiecărui compartiment organizatoric, ca și neajunsurile firmei pe ansamblu;
să cuprindă în rapoartele de informare numai informații până la un anumit nivel, iar gradul de detaliere să corespundă nivelului ierarhic căruia i se adresează, reducând în acest fel din timpul necesar managerilor pentru a citi aceste rapoarte;
să folosească în mod eficient și efectiv personalul și echipamentul tehnic în mod optim în vederea realizării unei viteze și precizii optime și la un cost minim;
să prezinte decidentului datele și informațiile într-o formă care să minimalizeze interpretările sau analizele ulterioare;
să asigure unității respective elasticitate și adaptabilitate la schimbări;
pe ansamblul său să se realizeze cu cheltuieli minime.
Între sistemul informațional ca ansamblu de informații, metode și tehnici de culegere, transmitere și prelucrare a datelor sau informațiilor, și celelalte subsisteme funcționale existente la nivelul organismului economico-social, există o strânsă legătură.
Fiecare subsistem sau activitate din cadrul organismului economico-financiar va dispune de date, informații, decizii specifice, pentru care sunt necesare proceduri specifice și canale specifice de transmitere a datelor și informațiilor. De asemenea, între sistemul informațional și nivelurile decizionale cărora le furnizează informații, există o strânsă legătură.
Sistemul informațional de management a apărut, ca noțiune încă din anii 60, dar nici în prezent nu există o accepțiune unică a termenului. În viziunea lui Vasile Anton, sistemul informațional managerial este „ o metodă organizată de asigurare cu informații interne și externe referitoare la operațiunile trecute, prezente și viitoare ale firmei în scopul sprijinirii luării și aplicării decizilor”.
Astfel, putem spune că sistemul informațional perntru conducere este o componentă a sistemului organizației, având rol de legătură între sistemul decizional și cel operațional.
Sistemul informațional pentru conducere reprezintă dezvoltarea și utilizarea efectivă a sistemului informațional în organizație. Este un sistem utilizând proceduri formalizate pentru a asigura managementul la toate nivelurile pentru toate funcțiile cu însușirea informației, bazat pe date provenite atât din surse interne cât și externe, pentru a face posibila decizia efectivă și oportună pentru planificare, conducere și control al activităților. Sistemul informațional pentru conducere (MIS) pleacă de la TPS și sintetizează informațiile sub formă de rapoarte periodice într-un format predefinit și greu de modificat.
În concepția lui Alexandru Țugui și a lui Tudorel Fătu, sistemul informațional pentru conducere reprezintă “ totalitatea mijloacelor de comunicare, a echipamentelor, a fluxurilor informaționale, a procedurilor de procesare și a informațiilor care sunt utilizate în procesul de previziune-organizare-antrenare-coordonare-control și evaluare”.
O altă definiție este dată de profesorul universitar Ovidiu Nicolescu prin care sistemul informațional managerial este considerat un ansamblu de date, informații, fluxuri și circuite informaționale, proceduri și mijloace de tratare a informațiilor menite să contribuie la stabilirea și realizarea obiectivelor organizației.
Sistemul informațional managerial asigură implementarea pachetului de decizii și urmărirea efectelor aplicării acestuia, în scopul garantării atingerii obiectivelor organizației. Apărut în anii ’70 acest concept preia realizările primei etape, dintre care cele mai importante sunt reprezentate de creșterea cantității de date pe suport procesabil, și definirea unui utilizator obișnuit cu tehnica de calcul, cu introducerea datelor în sistem și interpretare a rezultatelor. Acest fapt a făcut posibil ca managerii să poată utiliza în procesul decizional informația furnizată de sistem, de a putea urmări planificarea proceselor economice, de a putea fi asistați în procesul de concepere a deciziei.
Sistemul informațional pentru conducere poate fi privit ca un ansamblu de subsisteme intercalate, delimitate după domeniile funcționale de bază ale firmei astfel :
sistem informațional de marketing ;
sistem informațional de producție ;
sistem informațional financiar-contabil ;
sistem informațional al resurselor umane ;
sistem informațional al conducerii strategice.
Prin apariția sistemelor expert (1980) se trece la prelucrarea cunoștințelor umane. Ele preiau, sub forme mult mai performante, o parte din activitățile surprinse prin tipurile de sisteme menționate. Sistemele suport pentru decizie și sistemele expert sunt orientate către asistarea deciziilor neprogramabile, respectiv elaborarea deciziilor de tip neprogramabil.
Stephan A. propune o structură a sistemului informațional:
Figura nr. 1.5 Schema structurii unui sistem informațional
(Sursa: Preluare după Stephan A., Moscove, Acounting information system, Fourth Edition, John Wiley&Sons, New York, 1990, citat de Oprea, D., Premisele și consecințele informatizării contabilității, Editura Graphix, Iași, 1995, p. 46.)
Când se discută despre sistemul informațional al unei întreprinderi, de fapt se vorbește despre un ansamblu de sisteme informaționale. Deci sistemul informațional contabil este un subsistem al sistemului informațional pentru conducere dintr-o organizație economică.
Sistemul informațional contabil al organizației
De-a lungul timpului, contabilitatea, a fost considerată o artă dar și o tehnică, după care a fost definită și ca o știință. În prezent, abordările sistemice și ale societății informaționale au individualizat contabilitatea ca un limbaj de comunicare, ca un sistem informațional ce cuantifică și prelucrează datele, apoi transmite informațiile financiare relative la o entitate economică, informații devenite utile în procesul decizional.
Schematic acest sistem se poate prezenta astfel:
Figura nr. 1.6 Contabilitatea ca sistem informațional pentru deciziile economice
(Sursa: Belverd, E., Needles, Jr., Henry, R., Anderson, James, C. Caldwell, Principiile de bază ale contabilității, Ediția a cincea, Editura ARC, Chișinău, 2000, citat de Budugan, D., Georgescu, I., Bazele contabilității, Editura Sedcom Libris, Iași, 2003, p. 12).
Definirea sistemului informațional contabil
Contabilitatea este „un sistem informațional care cuantifică, prelucrează și comunică informații financiare despre o entitate economică identificabilă”.Între contabilitate și dezvoltarea economico-socială există un raport de strictă interdependență. Dezvoltarea societății în ansamblul ei, modernizarea și restructurarea economiei conduc la amplificarea și diversificarea cererii de informație, a obiectului contabilității și a exigențelor impuse acestui gen de cunoaștere: realitate, actualitate, claritate, relevanță etc. contabilitatea furnizează o imagine fidelă a vieții întreprinderii pe durata unui exercițiu contabil, reținând aspectele financiare și monetare esențiale.
Sistemul informațional contabil (SIC) diferă de la întreprindere la alta, în funcție de natura activității și operațiunilor acesteia, de mărimea și de volumul datelor prelucrate și de necesitățile informaționale ale conducerii și utilizatorilor externi. Într-un sens larg, un sistem informațional contabil prelucrează datele relative la toate activitățile, pentru care conducerea dispune de informații numerice, atestate de documente justificative și exprimate în etalon bănesc, care trebuie să servească planificării, controlului și prezentării situației financiare și rezultatele exploatări întreprinderii.
Sistemul informațional contabil este obligatoriu în toate organizațiile, fiind supus unei stricte reglementări și este legat de toate activitățile întreprinderii.
Sistemul informațional contabil se definește ca fiind „un set de resurse umane și de capital dintr-o organizație, care se ocupă cu pregătirea informațiilor contabile și, de asemenea, de informațiile obținute prin colectarea și prelucrarea tranzacțiilor economice. Aceste informații sunt făcute disponibile tuturor nivelurilor conducerii pentru realizarea planificării și controlului activităților organizațiilor economice”.
Sistemul informațional contabil poate fi definit pornind de la definiția generală a sistemelor informaționale și anume: „un set de resurse umane și de capital dintr-o organizație care se ocupă cu pregătirile informaționale contabile și, de asemenea, de informațiile obținute prin colectare și prelucrare a tranzacțiilor economice. Aceste informații sunt făcute disponibile tuturor nivelurilor conducerii pentru realizarea planificării și controlul activității organizațiilor economice”.
SIC este un sistem informațional specific ce tratează cu metode, procedee și tehnici proprii contabilității despre faptele și fenomenele exprimate în monedă, ce au loc în perimetrul unei întreprinderi. Într-o întreprindere, pentru a se răspunde dorinței de informare a utilizatorilor de informație contabilă, sistemul informațional contabil se organizează în jurul celor două circuite: financiare și de gestiune. Contabilitatea financiară este orientată către utilizatorul extern de informații contabile, între care un loc principal îl ocupă statul și organismele sociale, iar contabilitatea de gestiune, prin metodele și procedeele sale, stă la dispoziția utilizatorilor interni de informații.
Componentele sistemului informațional contabil
În cadrul sistemului informațional există posibilitatea structurării acestuia folosind diferite criterii.
Un prim criteriu îl reprezintă structurarea pe cele două paliere specifice contabilității, caz în care avem:
subsistemul contabilității de gestiune, care oferă informații contabile utilizatorilor interni;
subsistemul contabiltății financiare, care oferă informații contabile utilizatorilor externi.
După Romney M. și Steinbert P.J., SIC se descompune în următoarele componente:
angajații ce operează în sistem și execută diferite activități cu ajutorul sistemului;
procedurile de prelucrare, manuale sau automate, cu privire la colectarea, prelucrarea și stocarea datelor despre activitățile organizației;
datele ce reflectă procesele organizației dintr-o anumită perioadă;
produsele software utilizate pentru realizarea procedurilor de prelucrare a datelor;
infrastructura tehnologiei informaționale ce include calculatorul, mecanismele periferice și mecanismele de comunicare prin rețea.
Împreună, aceste cinci componente ale SIC au trei funcții în organizație:
colectează, prelucrează și stochează datele ce reflectă activitățile organizației, despre resursele necesare acestor activități și despre angajații care participă în activități variate;
transformă datele în informații ceea ce ajută la luarea deciziilor, fără de care managementul nu și-ar putea realiza funcțiile (planificarea, executarea și controlul activităților);
furnizează un control adecvat organizației.
După criteriul circuitelor contabile ce se pot configura în cadrul SIC vom avea:
componenta cumpărari – vânzari;
componenta încasări – plăți;
componenta producție – stocuri – imobilizări;
componenta operții diverse;
componenta contabilitate generală;
componenta resurse umane/salarizare.
Astfel, putem considera că sistemul informațional contabil are următoarele cicluri:
ciclul veniturilor ce include vinderea unor bunuri sau servicii și primirea, în schimbul acestora, a unor valori bănești;
ciclul cheltuielilor ce include cumpărarea și plătirea evenimentelor;
ciclul de personal ce vizează evenimentele cu privire la angajarea și plătirea angajaților;
ciclul de producție include evenimentele de transformare a materialelor brute și a muncii în bunuri consumabile;
ciclul financiar include evenimentele de obținere a unor fonduri de la investitori și creditori și restituirea lor.
Romney și Steinbert au realizat o schemă a acestor cicluri prin care au evidențiat schimbul de informații, muncă, fonduri dintr-o organizație:
Figura nr. 1.7 SIC și subsistemele sale
(Sursa: Romney, M., Steinbert, P.J., Accounting information systems, Prentice Hall, New Jersey, 2003, p. 25)
Dacă avem în vedere criteriul etapele procesului de producție, atunci componetele SIC sunt:
aprovizionarea;
producție;
stocuri;
desfacere;
trezorerie.
Putem considera drept criteriu de eliminare în cadrul SIC natura elementelor patrimoniale, caz în care vom avea:
componenta capitaluri;
componenta imobilizări;
componenta stocuri;
componenta terți;
componenta trezorerie;
componenta venituri și cheltuieli;
componenta extra-bilanțieră.
Dacă avem în vedere tipul activității desfășurate în cadrul SIC delimităm:
componenta activității de exploatare;
componenta activității financiare;
componenta activității excepționale.
În cadrul sistemului informațional contabil putem delimita trei domenii de activitate:
contabilitate generală;
contabilitate de gestiune;
analiză financiar-contabilă.
Caracteristicile sistemului informațional contabil
Scopul principal al sistemului informațional contabil este de a facilita conducerea unei organizații, ceea ce ar însemna cuprinderea tuturor nivelurilor dintr-o unitate economică. Conducerea are ca obiective principale planificarea și controlul. Planificarea include acele activități cum sunt fixarea obiectivelor, stabilirea politicilor de dezvoltare, alegerea conducătorilor de pe nivelurile inferioare, determinarea capitalului investit și luarea deciziilor referitoare la sistemele de fabricație adoptate. Controlul implică urmărirea modului de implementare a politicilor, evaluarea performanțelor realizate la nivelurile din subordine și corectarea eventualelor dereglări.
O caracteristică importantă a SIC constă în faptul că acesta este supus unor restricții de natură juridică și socială, ca urmare a faptului că o parte din informațiile contabile stau la baza evaluărilor fiscale în relațiile cu statul (de unde restricțiile juridice), iar o altă parte dintre aceste informații se publică pentru utilizatori externi de informații (de unde și unele restricții sociale).
Din punct de vedere economic, SIC are ca finalitate o reprezentare valorică a averii unei întreprinderi, deoarece toate instrumentele contabilității au ca singur obiectiv de a arăta și de a face vizibile aspectele majore cu privire la realitatea economică din aceasta. SIC are un caracter normativ și reglementat, deoarece contabilitatea are rolul de a asigura desfășurarea normală a tranzacțiilor, de a produce informații destinate a fi făcute publice pentru acționari, creditori, salariați, furnizori, clienți și organisme fiscale.
Pentru a înțelege un sistem informațional contabil în mediul informatizat este nevoie de cunoașterea perfectă a unui SIC clasic neinformatizat. Metoda clasică neinformatizată presupune respectarea unor etape ca:
1. evenimentele economice însoțite de documente justificative sunt supuse analizei contabile;
2. articolele contabile obținute se trec în Registrul Jurnal;
3. după jurnal se întocmește Registrul Cartea-Mare;
4. se întocmește balanța de verificare periodică pe baza datelor din balanța precedentă și a datelor din Cartea-Mare;
5. la sfârșitul exercițiului financiar, pe baza datelor din Registrul Inventar, se trece la parcurgerea operațiilor premergătoare întocmirii bilanțului contabil, a contului de rezultate și a anexelor,
6. se întocmesc documentele de sinteză.
Sistemul informațional contabil clasic presupune anumite avantaje , dar și dezavantaje.
Avantajele sistemului informațional contabil clasic sunt:
simplitate în etapa de documentare și de stabilire a faptelor de controlat;
coerență în aplicarea prevederilor legale;
actualizare periodică a conturilor;
existența unui reper în activitatea de control.
Printre dezavantaje s-ar putea număra:
probleme în diviziunea muncii după categoriile de jurnale;
repetarea unor înregistrări similare;
numeroase operații de copiere;
posibilități sporite de a greși;
control întârziat față de obținerea manuală a balanței de verificare.
Odată cu implementarea sistemelor informatice în întreprinderi s-a trecut de la metodele clasice de tehnică contabilă la metodele informatizate de tehnică contabilă. Prin implementarea unui sistem informațional contabil informatizat se elimină erorile posibile în urma operațiilor de copiere manuală, scurtarea timpului de prelucrare a datelor cu posibilitatea listării la cerere a tuturor rapoartelor, precum, și posibilitatea efectuării de simulări, etc.
Cum spuneam în paragraful 1.2.1, sistemul informațional contabil diferă de la o întreprindere la alta în funcție de natura activității și operațiunile sale, de mărimea și de volumul datelor prelucrate și de necesitățile informaționale ale conducerii și ale utilizatorilor externi. Astfel arhitectura unui sistem informațional, după Romney M. și Steinbert P. J. este influențată de următorii factori: tehnologiile informaționale, strategia organizației și cultura organizațională (figura nr. 1.8). Cerințele dezvoltării strategiilor de afaceri și faptul că tehnologiile informaționale (IT) pot fi folosite pentru a implementa diferite strategii crează oportunități de modificare a organizațiilor.
Figura nr. 1.8 Factorii care influențează arhitectura SIC
(Sursa: Sursa: Romney, M., Steinbert, P.J., Accounting information systems, Prentice Hall, New Jersey, 2003, p. 6)
Fiecare firmă, indiferent de mărimea și domeniul ei de activitate, are o cultură de management proprie, care depinde de propria ei istorie, de modul de abordare a problemelor și de practicile de conducere a activităților. Cultura organizațională pune amprenta asupra modului în care vor fi realizate lucrurile, se vor efectua schimbările, se va manifesta personalitatea organizațională, climatul psiho-social și, implicit, sistemul informațional contabil (SIC) al organizației. Săgeata dintre cultura organizațională și SIC este bidirecțională, ceea ce înseamnă că nu este important numai faptul că cultura organizațională influențează SIC, ci și faptul că SIC influențează cultura organizațională prin controlul fluxurilor de informații din organizație.
1.2.4 Funcțiile sistemului informațional contabil
Contabilitatea întreprinderii are ca obiect patrimoniul în totalitatea și structuralitatea sa și modificările pe care le comportă, urmare a activității desfășurate atât în relațiile întreprinderii cu mediul exterior, cât și a modificărilor survenite în procesul intern, vizând printre altele și furnizarea de date și informații necesare procesului decizional. Astfel de informații se referă atât la situația patrimoniului în totalitatea sa, având în vedere structurile componente, exprimate la nivel sintetic (prin intermediul conturilor sintetice), cât și detalierea acestor structuri pe componente, ceea ce se realizează cu ajutorul conturilor analitice, în cadrul cărora sunt cuprinse și circuite intermediare, cum ar fi cele referitoare la parametrii de determinare a rezultatului global la nivelul întreprinderii, dar și la procesele și rezultatele parțiale stabilite în raport de caracterul activității desfășurate, vizând în principal determinarea și evaluarea, în raport cu principiile și normele contabile, a structurilor reflectate în conturile sintetice.
În vederea realizării obiectivelor fundamentale ale întreprinderii, în anumite condiții de performanță economică, este nevoie să se stabilească resursele umane, materiale și tehnice. Combinarea rațională a acestora, ca și obținerea lor, implică o permanentă cunoaștere a mediului din care organizația face parte și a stării resurselor proprii. Astfel sistemul informațional contabil îndeplinește cumulativ trei funcții ( figura nr. 1.9).
Figura nr. 1.9 Principalele funcții ale sistemului informațional contabil
Sistemele informaționale contabile nu se mulțumesc să prezinte trecutul, ele anticipează și viitorul, dând posibilitatea descoperirii tendințelor viitoare a fenomenelor și proceselor economice, adică a prevederii lor și a luării deciziilor corecte și de perspectivă. Funcția previzională constă în capacitatea de determinare a tendințelor de evoluție a proceselor și fenomenelor economice prin luarea în considerație a informațiilor contabile aferente unei perioade deja încheiate. Această funcție a condus la apariția gestiunii previzionale ce constituie baza estimărilor economice, pe care managerul modern trebuie să la asocieze într-o optică prospectivă.
Prin funcția previzională, contabilitatea modernă trebuie să răspundă la mai multe probleme:
de unde vine întreprinderea;
unde este întreprinderea în prezent;
unde se îndreaptă întreprinderea în viitor;
unde ar trebui să se îndrepte intreprinderea;
cum pot fi realizate și controlate alternativele optime în dezvoltarea întreprinderii.
Funcția decizională constă în furnizarea de informații asupra structurii și dinamicii patrimoniului, a stadiului desfășurării proceselor economice și a rezultatelor obținute la sfârșitul unei perioade de gestiune în scopul fundamentarii deciziilor .
Întreprinderea este, înainte de toate, un loc de producție, loc care reunește sectoare de muncă pentru a elabora produsele și serviciile cerute pe piață. Sistemele informaționale de contabilitate produc documentele care ghidează activitatea de producție și reflectă rezultatele obținute. Sistemele informaționale contabile determină ce este de făcut înainte ca acțiunea să înceapă, înregistrează desfășurarea acțiunii și furnizează informații despre realizările obținute.
Funcția de control constă în verificarea cu ajutorul datelor contabile a modului de păstrare și utilizarea valorilor materiale și bănești, de gospodărire a fondurilor, verificarea gradului de realizare a indicatorilor previzionați, a termenelor de achitare a datoriilor, de recuperarea drepturilor etc. Datele, contabilitatea și documentele de evidență servesc ca mijloc de probă în justiție .
1.3 Informația
Complexitatea și dinamismul ridicat al evoluțiilor tehnice, economice, informaționale și manageriale contemporane se reflectă în înnoirea accelerată și pe multiple planuri a sistemului informațional al organizației. Sintetic, acestea pot fi relevate sub formă de tendințe.
Deoarece organizațiile ce funcționează în perioada actuală, inclusiv întreprinderile, sunt sisteme deschise, puternic integrate în societate și economie, evidențierea și prezentarea tendințelor informaționale din cadrul lor se realizează într-o manieră contextuală. Mai mult decât atât, se punctează o serie de mutații majore, de natură informațională, la scară planetară, cu impact substanțial asupra sistemului informațional-managerial al organizației.
Această evoluție spectaculoasă a infrastructurilor politice și economice are la bază apariția și dezvoltarea societății informaționale ca modalitate de exploatare a unei resurse pe cât de specială pe atât de comună: informația.
1.3.1 Definirea conceptului de informație
Informația are rol hotărâtor în procesul de conducere, comandă, control și reglare a oricărui sistem în evoluția sa, fiind o materie primă implicată în toate activitățile organizației. Produsul informație poate fi oferit de sine stătător, mai ales în domeniul producției, împreună cu produsele fizice aferente. Pentru manageri, informația are un conținut decizional, luând forma unor decizii. Astfel putem considera că „informația conferă celui care o posedă putere”. Deci, o persoană cu cât deține în cadrul organizației mai multe informații și cu cât posedă capacitatea de a le utiliza în mod eficace, cu atât aceasta deține mai multă putere fie formală, fie informală.
Prin informație se înțelege o știre sau o comunicare despre un obiect, fenomen sau proces și ea mărește gradul de cunoaștere al unei ființe umane în raport cu mediul înconjurător. Informația, în general, este „ceea ce se comunică într-unul din limbajele disponibile, fiind o combinație de semnale și simboluri”. Informația pregătește și constată acțiunile și deciziile, fiind un element esențial al funcționării oricărei întreprinderi. Activitatea de conducere nu este separabilă de informație.
Sensul cuvântului informație nu poate fi explicat decât în relație cu alți doi termeni: date și cunoștințe. Schematic, cele trei noțiuni sunt legate între ele în modul următor:
Date + Tratarea datelor + Contextul utilizării = Informațiile
Informație + Raționament = Cunoștințe
Datele – sunt fapte, evenimente, tranzacții și așa mai departe care au fost înregistrate. Acestea sunt materia primă pornind de la care se va produce informația. Datele sunt fapte obținute, observate, contorizate, măsurate etc., care sunt înregistrate. Frecvent acestea sunt numite date de bază și sunt adesea înregistrate în activitățile tranzacționale de zi cu zi ale unei organizații. Datele sunt derivate atât din surse externe cât și din surse interne și ca urmare a faptului cele mai multe date externe trebuie să fie într-o formă gata de utilizat, determinând astfel activități interne care necesită sisteme de măsurare și înregistrare de maniera la care aceste date pot fi captate. Datele pot fi produse ca rezultat al unor rutine automate dar operațiile esențiale cum ar fi producerea unei facturi sau o contare specială sau o procedură de măsurare trebuie să fie introduse iar rezultatele înregistrate. În cele mai multe dintre sistemele de contabilitate, controlul stocurilor, controlul producției vor intra într-o astfel de categorie. Trebuie manifestată o foarte mare atenție legată de metodele de procesare a datelor deoarece calitatea surselor de date nu este totdeauna garantată.
Rezerva de date dintr-o organizație, provenind atât din surse externe, cât și din surse interne este limitată. Abundența acestora cauzează probleme, iar organizației îi revine rolul selector al colectării de date. În acest sens se vor monitoriza permanent procedurile de preluare a datelor pentru a asigura orientarea acestora pe nevoile dictate de scopul specific pe care îl îndeplinește.
Modelul general al comunicării informațiilor cuprinde un transmițător și un receptor. Indiferent de mărimea sau de complexitatea sistemului, comunicația necesită întotdeauna 3 elemente principale: sursa, mesajul și destinația. Mulți dintre specialiștii domeniului se bazează pe o construcție piramidală, situând la bază data, la mijloc informația, iar la nivelul de sus cunoașterea sau inteligența.
Fiecărei activități umane specifice desfășurată în forme organizatorice și structuri specifice, îi corespund informații specifice. Sursele de informații se regăsesc atât pe plan decizional cât și pe plan de execuție, adică operațional. Între sursa de informație și utilizatorul de informații, informația circulă prin canale specifice, este transportată pe diferite suporturi și este supusă unui proces de prelucrare, de transformare, pentru a servi cât mai bine obiectivelor stabilite de consumatorii de informație. Toate activitățile și mijloacele se regăsesc în cadrul sistemului informațional.
Conceptul de informație în sensul organizațional este mai complex și mai dificil decât uzul comun al acestuia îl sugerează. Informația va apare ca fiind date care au fost interpretate și înțelese de receptorul mesajului. Trebuie notat că utilizatorul și nu numai emitentul este implicat în transformarea datelor în informație. Apare un proces prin care înțelegerea implicată și urmată de un mesaj poate avea semnificații diferite pentru receptori diferiți. De aici se poate evidenția că datele care au fost analizate, rezumate sau procesate de o anumită manieră pentru a produce mesaj devin informație numai după ce aceasta a fost înțeleasă de către receptor.
Această accepțiune este vitală pentru producerea de rezultate și mesaje care trebuie permanent să țină seama de poziția în organizație, educația și cerințele utilizatorului, precum și de familiarizarea acestuia cu limbajul utilizat, cu contextul în care se va utiliza mesajul, pentru a se putea crește astfel fiabilitatea informației care va fi derivată din mesaj.
În rezumat, putem spune că informația este utilizată de receptor pentru a reduce incertitudinea. De multe ori, receptorul nu este pregătit pentru a ști ceea ce poate fi previzionat și în acest caz, dacă mesajul nu conține atribute care să fie de interesul actual și de viitor al receptorului, mesajul va conține numai date procesate și nu informație. Cu toate că acest punct de vedere apare ca evident, nu este perceput totdeauna chiar de specialiștii în informație.
1.3.2 Clasificarea informației
Informația din cadrul organizației este deosebit de complexă. Astfel, în vederea facilitării caracterizării lor, Ovidiu Nicolescu le clasifică în funcție de mai multe criterii :
după modul de exprimare, există :
informații orale ;
informații scrise ;
informații audiovizuale.
după gradul de prelucrare, avem :
informații primare ;
informații intermediare ;
informații finale.
în funcție de direcția vehiculării :
informații ascendente ;
informații orizontale.
după modul de organizare a înregistrării și prelucrării, informațiile sunt :
tehnico-operative ;
de evidență ;
statistice.
după proveniență, există :
informații exogene ;
informații endogene.
în funcție de destinația lor, informațiile sunt :
interne ;
externe.
după obligativitatea pentru adresant, avem :
informații imperative ;
informații nonimperative.
după natura proceselor reflectate, informațiile sunt :
de cercetare-dezvoltare ;
comerciale ;
producție ;
finaciar-contabile ;
de personal ;
complexe.
i) după rolul pe care le au în sistemul de management se divid în :
informații de conducere (decizii,hotărâri,dispoziții ) ;
informații de raportare furnizate de subsistemele conduse (informații financiare, contabile,indicatori statistici e.t.c. ).
j) în funcție de reflectarea în timp a proceselor și fenomenelor deosebim:
informații active sau dinamice –care sunt culese în timpul desfășurării economice putând influența ;
informații pasive sau istorice – care reflectă fenomene și procese încheiate (bilanțul contabil ,contul de profit și pierdere ,raportări statistice, etc.)
informații previzionale – care se reflectă la fenomene și procese ce vor avea loc .
Caracteristicile informației
Prin proprietățile sale caracteristice, resursa informațională se deosebește de resursele materiale financiare, umane, energetice. Informația nu se diminuează prin utilizare, poate fi folosită simultan în diverse puncte ale unui sistem sau chiar de către sisteme diferite. Deși informația este imaterială, ea are câteva proprietăți fizice esențiale:
este inepuizabilă, nelimitată spre deosebire de produse și servicii, care se consumă în procesul utilizării lor;
este indivizibilă, prezentându-se ca un tot unitar, ca o unitate indestructibilă;
este cumulativă, noile informații adăugându-se celor cumulate anterior;
este copiabilă, permițându-i să se afle concomitent în puncte diferite.
În lucrarea sa "The Wealth of Nations", Adam Smith descria două tipuri de capital – fix și circulant. În prezent, viziunea economică s-a extins prin includerea unei noi componente, și anume informația. Informația este considerată un tip special de capital circulant și devine un nou tip de marfă. Astfel, firma dispune de trei resurse de bază: capital, personal, informație.
În economiile dezvoltate, sectorul informațional s-a dezvoltat mult mai rapid decât producția, efectul datorându-se în principal faptului că producția se bazează mai puțin pe forța de muncă fizică și mai mult pe cunoaștere. Astfel P. Drücker afirma: „În toate țările dezvoltate, lucrătorii cunoașterii au devenit centrul gravitațional al forței de muncă…Dacă în următorul sfert de secol, o companie, o industrie sau chiar o întreagă națiune nu cresc în mod drastic productivitatea muncii, reducând în aceeași manieră numărul muncitorilor direct productivi, nu pot spera să rămână competitive sau chiar dezvoltate”.
Între sursa de informație și utilizatorul de informații, informația circulă prin canale specifice, este transportată pe diferite suporturi și este supusă unui proces de prelucrare, de transformare, pentru a servi cât mai bine obiectivelor stabilite de consumatorii de informație.
Veronica Adriana Popescu consideră că valoarea unei informații este dată de următorii factori:
fidelitatea informației reprezintă cantitatea de adevăr pe care aceasta o conține ;
puritatea informației este invers proporțională cu cantitatea de eroare pe care aceasta o conține ;
accesibilitatea informației ;
eficiența semiotică a informației este opusă redundanței și este expresia economiei de semne pentru comunicarea unui sens ;
efortul depus de creatorul sau distribuitorul de informație pentru obținerea, crearea, stocarea sau transmiterea acesteia, punerea în forma solicitată de utilizatori ;
efectul produs la utilizatorul de informație reprezintă utilitatea informației sau valoarea de întrebuințare ;
operativitatea reprezintă viteza cu care este oferită informația ;
oportunitatea se referă la obținerea informației dorite chiar în momentul în care este necesară desfășurării unei analize ;
durata de viață a informației reprezintă intervalul de timp în care informția își menține nealterată valoarea cognitivă.
1.3.4 Informațiile și managementul
Informația, a treia formă de manifestare a existenței fundamentale, a devenit cea mai apreciată comoară a omenirii. Japonezii afirmau că stăpânii informației de la sfârșitul secolului XX vor fi și stăpânii lumii, astfel nu energiile controlate de om, oricât de puternice ar fi ele sau efectele lor, nu aurul și alte averi materiale, sub orice formă ar exista acestea, ci informația va fi semnul puterii.
Informației îi revine un rol hotărâtor în procesul de conducere, comandă, control și reglare a oricărui sistem în evoluția sa. Intersecția corectă dintre informațiile oferite, necesare și relevante oferă domeniul comun al acestora, în cadrul unei organizații, conform figurii 1.10. Informațiile relevante sunt analizate și evidențiate cu predilecție de firmele competitive, care au nevoie doar de anumite informații și la un anumit preț. Acestea trebuie să fie obiective, pertinente, fiabile, actuale, utile, într-un cuvânt, relevante, adică să contribuie efectiv la îmbunătățirea performanțelor firmei.
Figura nr. 1.10 Domeniul comun al informațiilor necesare, relevante și oferite în cadrul firmei
(Sursa: Anton, V., Sisteme Informaționale în Marketing, Editura Expert, București, 2005, p. 81.)
Într-o societate a informației "managerul inteligent" trebuie să știe cum să adauge valoare, găsind răspunsul potrivit la întrebarea dacă există o reală revoluție a informației. Nu se poate însă vorbi de orientare adecvată fără o conștientizare pe măsură a amenințării "norului de fum și ceață" informațională, surplusul imens de informații afectând atât din punct de vedere psihologic cât și fizic. La modul ideal, managerul trebuie să fie capabil să definească tipul de informație pe care îl solicită și de care are nevoie, iar MIS trebuie să fie capabil să le furnizeze. În practică, evident, lucrurile nu stau tocmai așa, managerul fiind obligat de împrejurări să utilizeze informația disponibilă care provine de la surse disponibile.
Peter Druker evidenția: “managerul nu va fi niciodată capabil să preia toate faptele de care are nevoie. Cele mai multe decizii sunt bazate pe cunoștințe incomplete – atât din cauza că informația nu este disponibilă cât și pentru că aceasta costă prea mult în timp sau bani. Nu este nimic mai perfid sau mai dureros, mai comun decât prezumția de a aștepta fundamentarea precisă a deciziilor, bazată pe informație grosieră și incompletă”.
În mileniul al treilea, managementul organizațional trebuie să conștientizeze rolul și impactul informației și tehnologiei informației asupra schimbării și îmbunătățirii regulilor fundamentale de concurență și de identificare a unor noi arme în lupta concurențială.
Vechea manieră de a vedea întreprinderea, aceea de a o considera ca pe o grupare de resurse menită să dezvolte, să producă și să distribuie produse și servicii, lasă cunoașterea în afara ecuației progresului prin competiție și asigurarea performanței economice. Din această perspectivă personalul este considerat o componentă care poate fi oricând înlocuită. După I. Andone și N. Tabără, noua manieră de a vedea organizația, aceea bazată pe cunoaștere, tratează personalul într-un mod foarte diferit.
Lucrătorul sau proprietarul „cunoașterii" devine imediat o unitate relevantă a analizei. Ca urmare, angajații nu mai pot fi înlocuiți oricum, deoarece fiecare individ din organizație dispune de un tezaur unic de cunoștințe. Marea provocare în managementul bazat pe cunoaștere constă în aceea că trebuie înțeles cum o organizație, o unitate economică, sau funcțiile unui grup de lucru pot utiliza mai bine inteligența colaborativă sau tezaurul comun de cunoștințe. Țesătura de piese de cunoaștere care poate fi întâlnită într-o organizație sprijină derularea sarcinilor existente, dar, deoarece conține cunoaștere emergentă (care poate apărea instantaneu) datorită talentelor și deprinderilor, poate sprijini tot atât de bine și învățarea cu rol generator, înnoitor, pentru întreprindere, care poate deveni astfel din ce în ce mai inteligentă. Din aceste motive întreprinderea, în condițiile societății informaționale, este una adaptivă, bazată pe cunoaștere și învățare continuă, și implicit una inteligentă.
1.3.5 Întreprinderea bazată pe informație și cunoaștere
Cunoașterea și informația devin resursele strategice de înnoire ale societății la fel cum capitalul și munca erau resursele strategice ale societății industriale. Economia globală este, astăzi, susținută de informație, trecându-se de la fabricație ca bază a bunăstării societății, la cunoștințe, ca sursă a bunăstării.
Conștientizarea importanței cunoștințelor în economia modernă a suscitat un interes crescând în rândul specialiștilor cu privire la comportamentul firmei în raport cu noile provocări, dezvoltându-se, astfel, întreprinderea care învață continuu.
Conform Webster’s New World Dictionary of the American Language, cunoașterea reprezintă „o percepție clară și certă a unor fapte, o înțelegere a ceva, o învățare, tot ceea ce se petrece mintal, o experiență practică, o îndemânare, o competență în ceva, o cunoștință despre, o familarizare cu ceva, o recunoaștere a ceva, o informație organizată aplicată la soluționarea unei probleme”.
Putem spune că întreprinderea bazată pe cunoștințe este cea care captează cunoașterea de la experți, o depozitează într-o formă acceptată de calculator și o folosește cu ajutorul unor programe specializate la soluționarea problemelor. Reprezentarea cunoștințelor într-un calculator constă în găsirea unor corespondențe între lumea exterioară și sistemul simbolic ce permite execuția raționamentelor. În acest scop se extrag din observațiile făcute asupra obiectelor, a faptelor și a fenomenelor, acele caracteristici cărora li se pot asocia semnificații determinate de imaginea mentală formată despre lume. Descrierea are ca scop diferențierea imaginii obiectului dat de imaginile celorlalte obiecte ale lumii înconjurătoare, la fel cum obiectul fizic se deosebește de restul obiectelor lumii reale.
Viața economică și socială a devenit dependentă de cunoaștere. Cunoașterea a început să fie recunoscută și manipulată ca o entitate cu valoare inestimabilă, a devenit un bun intangibil, un activ sau o resursă ca oricare alta. James Brian Quin în Intelligent Enterprise (1992), prezintă rolul cheie al cunoașterii în organizațiile moderne:
în industriile manufacturiere, aproximativ 65-75% din valoarea adăugată se datorează serviciilor bazate pe cunoaștere;
capitalul intelectual în cele mai importante companii deține o pondere de 75-80% din totalul bilanțier.
Paul Harmon și Curtis Hall prezintă într-o formă sintetică evoluțiile întreprinderii prin prisma informatizării, cercetând lanțul valoric dată-informație-cunoaștere. Ei au identificat patru categorii de întreprinderi:
întreprinderea neinformatizată, aproape nemaiîntâlnit astăzi;
întreprinderea bazată pe date, specifică anilor ’70-’80, în care obiectivul principal era înregistrarea și prelucrarea tranzacțiilor;
întreprinderea bazată pe informație, în care se pune accent pe obținerea și transmiterea informației în timp cât mai scurt, pentru a permite luarea deciziilor și desfășurarea activităților din firmă în condiții optime;
întreprinderea bazată pe cunoaștere, a cărei apariție este legată de dezvoltarea tehnologiilor inteligente ( sisteme expert) și care au permis evoluția firmei către ceea ce se numește organizația capabilă să învețe.
O caracteristică importantă a întreprinderii bazată pe cunoaștere constă în faptul că decizia trebuie luată de oameni care sunt familarizați cu circumstanțele problemei respective, care cunosc în mod direct schimbările relevante care au loc, resursele disponibile și necesare.
Percepția generală a cunoașterii este că reprezintă ceva superior calitativ datelor și informațiilor. Dacă datele sunt ipostaze ale realității, cunoștințele constituie adevăruri deduse din fapte sau create prin raționament, utilizând metodele și instrumentele logicii. Cunoașterea vizează descoperirea unor adevăruri universale.
Organizațiile trebuie să descopere și să-și analizeze potențialul permanent la toate nivelurile, să dezvolte noi moduri de operare pe care să le configureze cu flexibilitate. Capacitatea de inovare este deosebit de importantă, iar cea de învățare continuă este primordială.
Economia se caracterizează prin ponderea ridicată a activităților al căror obiect este informația, reprezentate de crearea, analiza, sinteza, procesarea, interpretarea și diseminarea acesteia sub toate formele sale, în detrimentul reducerii activităților specifice sectoarelor tradiționale: industria, agricultura și serviciile.
Putem concluziona că informațiile și cunoștințele devin variabile critice în crearea bunăstării societății. Astfel, nu capitalul, munca sau plusurile materiale constituie surse ale creșterii economice, ci ideile direcționează economia spre performanțe superioare.
1.4 Informația contabilă și nivelul decizional
Realitățile societății moderne ne arată că odată cu dezvoltarea economiei de piață și sporirea gradului de complexitate al acesteia, trebuie să se dezvolte corespunzător, ca arie, conținut și operativitate și informația economică, pentru ca ea să poată furniza elementele necesare luării decizilor, să poată reflecta exact situația patrimonială a entităților și rezultatele activității economico-financiare. Valorificarea eficientă a informației economice se poate realiza numai în cadrul unui sistem informațional economic în care contabilitatea este o componentă de bază al acestuia.
Sistemele informaționale contabile sunt implicate în primul rând în folosirea a două tipuri de informații pentru conducere: informații financiare și informații generate de prelucrarea tranzacțiilor economice.
Literatura de specialitate scoate în evidență faptul că informația contabilă reprezintă peste 40% din informația existentă și utilizată în cadrul sistemului informațional dintr-o întreprindere. Astfel, putem spune că sistemul informațional financiar-contabil acoperă cu informații toate celelalte componente ale sistemului informațional al întreprinderii.
Este unanim recunoscut faptul că o parte însemnată a informațiilor vehiculate în mediul economic o reprezintă informația contabilă sau derivate ale acesteia. „Contabilitatea reprezintă cea mai importantă sursă de informare a unei națiuni”, apreciază într-o lucrare de referință, Oskar Morgestern.
1.4.1 Definirea informației contabile
Informația reprezintă „o formă de cunoaștere a realității prin care se aduc știri cu privire la felul, caracteristicile și mărimea tranzacțiilor, a evenimentelor, a fenomenelor și a proceselor ce formează mediul înconjurător”. Una dintre formele informației este cea economică, ce aduce cunoștințe cu privire la resursele economice și la producție, la repartiția, schimbul și consumul de rezultate.
Pe baza informației economice se realizează funcțiile managementului (planificarea, organizarea și controlul activităților economice). În cadrul informației economice, un rol central îl are informația contabilă. Aceasta vehiculează cunoștințe de reflectare și control privitoare la tranzacțiile și evenimentele specifice poziției financiare și performanței întreprinderii.
Informația contabilă are o dublă determinare: calitativă și cantitativă. Determinarea calitativă reflectă felul și natura elementului recunoscut în situațiile financiare la care se referă informația, iar determinarea cantitativă se referă fie la starea în unități monetare sau naturale, fie la valoarea definită prin raportare.
Sistemul informațional contabil gestionează, în primul rând, informații de natură juridică și financiară, ce fac referire la operațiile generate de relațiile cu terții, permițând cunoașterea în orice moment atât a sumelor datorate furnizorilor, angajaților, organismelor sociale, creditorilor, etc., cât și a sumelor de primit de la clienți, debitori, etc. la prezentarea și justificarea către organismele fiscale a cifrei de afaceri, a veniturilor și cheltuielilor pe baza cărora s-a determinat rezultatul sub formă de profit. În al doilea rând, oferă informații de natură economică ce indică mărimea valorică a factorilor care au cauzat sau determinat volumul rezultatelor obținute în cursul și la sfârșitul unui exercițiu financiar; se referă la cunoașterea costurilor de producție a bunurilor, de executare a lucrărilor sau de prestare a serviciilor, etc. Toate aceste informații furnizate conducerii întreprinderii pot conduce la gestionarea și dirijarea, în deplină cunoștință de cauză, a întregii activități economico-financiară.
Informațiile contabile se identifică cu datele financiar-contabile privind poziția financiară și performanța întreprinderii, precum și cu indicatorii economico-financiari privind lichiditatea, profitabilitatea, solvabilitatea sau riscul și poziția pe piață a întreprinderii.
Informațiile contabile parcurg un traiect între emițător și destinatar, implicit returul lor, denumit circuit informațional. Aceste circuite informaționale, la nivelul unei organizații, se realizează sub forma transmiterii documentelor justificative de la emițător la prelucrător, prin situațiile financiar-contabile folosite pentru transmiterea informațiilor de cunoaștere și gestiune necesare întreprinzătorilor ca gestionari de patrimoniu, proprietarilor, bancherilor, furnizorilor și clienților ca parteneri de afaceri, precum și aparatului fiscal pentru activitatea de impunere.
Figura nr. 1.11 Procesul decizional
(Sursa: Belverd, E., Needles, Jr., Henry, R., Anderson, James, C. Caldwell, Principiile de bază ale contabilității, Ediția a cincea, Editura ARC, Chișinău, 2000, citat de Ristea, M., Dumitru, C. G., Contabilitate aprofundată, Editura Universitară, București, 2005, p. 27.)
Informațiile contabile stau la baza procesului decizional atât în interiorul, cât și în exteriorul întreprinderii. Ele servesc la fundamentarea deciziilor economice, fiind denumite asistent al deciziilor. Pe baza informațiilor se formulează obiectivele de atins, se analizează alternativele și se hotărăște asupra variantei considerată optimă. Pe baza informației contabile se dispune asupra măsurilor pentru realizarea deciziilor, se stabilesc rezultatele și se reformulează deciziile de corecție semnificative (figura nr. 1.11).
1.4.2 Caracteristicile informației contabile
Stoparea declinului economic, diminuarea inflației și șomajului, reducerea deficitelor și bugetelor din balanțele comerciale și de plăți, reactivarea culturii pentru muncă și disciplină, inclusiv schimbarea mentalității subiectului economic, reprezintă obiective majore, fără de care tranziția va rămâne mereu un simplu și frumos deziderat.
Gestionarea optimă a unor resurse limitate solicită contabilității o diminuare continuă a cheltuielilor și o maximizare a profitului. Evident că nu orice gen de contabilitate poate realiza asemenea obiective. De la contabilitatea rudimentară, la modelele suple de contabilitate computerizată, „știința conturilor”, a parcurs etape succesive de perfecționare și adaptare, înscriindu-se astăzi în exigențele performanței. Procesele decizionale din economie nu pot fi concepute fără aportul esențial al informației contabile, deoarece aceasta dispune de următoarele atribute:
Gradul de certitudine și relevanță a informației contabile în cadrul întregului sistem de informare economică este fără îndoială cel mai ridicat;
Pune în evidență relații „discrete” de interdependență între laturile fenomenelor și proceselor economice, neperceptibile deocamdată prin alte mijloace;
Exprimarea în etalon valoric, proprie contabilității, oferă posibilitatea unei comensurări relativ exacte a ansamblului fenomenelor și proceselor consemnate al întregului univers;
Permite efectuarea unei analize comparative în timp și în spațiu, inclusiv o apreciere obiectivă a eficienței realizate;
Confirmă sau infirmă caracterul profitabil al oricărei activități economice;
Asigură prin mijloace specifice (cont, calculație, balanțe și conturi anuale) o cunoaștere globală, generală, dar și analitică a perimetrelor studiate;
Este produsul înregistrării sistematice și cronologice a tuturor modificărilor intervenite în structura unui patrimoniu determinat în cursul unui exercițiu financiar;
Gradul de corelare, agregare și verificarea verificării informației contabile este superior, realizându-se pe baza principiului Activ = Pasiv și a altor procedee speciale: inventariere, calculație, evaluare etc.;
Utilizarea unor mijloace și procedee specifice de cunoaștere contabilă (cont, balanțe de verificare, cost, bilanț, anexă) conferă informației contabile un caracter credibil, complet și integrat;
Prin calcule complexe permite stabilirea periodică a rezultatelor financiare, a patrimoniului și a situației financiare. De aici și posibilitatea elaborării strategiilor economice viitoare ale întreprinderii;
Prin natura și structura ei tinde în permanență spre obiectivul de performanță al contabilității: imaginea fidelă.
Riscurile la care este supusă întreprinderea în condițiile economiei de piață face indispensabilă informația contabilă. Cunoștințele de contabilitate trebuie posedate nu numai de către organizatorul și conducătorul contabil, ci și de către cei care administrează și răspund de patrimoniul unei întreprinderi.
IASC identifică patru mari caracteristici ale informațiilor furnizate de documentele de sinteză publicate de contabilitatea financiară și anume: inteligibilitatea, pertinența, fiabilitatea și comparabilitatea.
Pentru ca o informație să fie inteligibilă, ea trebuie să fie înțeleasă cât mai ușor de utilizatori în condițiile în care aceștia dispun de cunoștințe suficiente privind desfășurarea afacerilor și a activităților economice, precum și de cunoștințe de contabilitate. O informație este pertinentă atunci când ea influențează deciziile economice ale utilzatorilor, facilitând evaluarea de către aceștia a evenimentelor trecute, prezente, viitoare. Relevanța informației este influențată de natura și importanța sa. Importanța unei informații este apreciată prin consecințele omisiunii sau inexactității sale asupra deciziilor economice pe care utilizatorii le iau pe baza situațiilor financiare.
O informație este fiabilă atunci când nu conține erori sau elemente care să conducă la interpretări eronate și deci utilizatorii pot avea încredere în ea în vederea reprezentării fidele a tranzacțiilor. Fiabilitatea poate fi judecată în funcție de anumite caracteristici: „imaginea fidelă degajată de informație, promordialitatea conținutului informației în fața formei sale de prezentare, neutralitatea informației, prudența în evaluarea fenomenelor ce stau la baza emiterii informației și exhaustivitatea prezentării informațiilor relative la informație”. Comparabilitatea presupune disponibilitatea informațiilor de a asigura studierea în timp și spațiu cu scopul de a putea releva tendința situației financiare și performanțele acesteia.
Putem spune că „contabilitatea face legătura dintre activitățile economice și factorii decizionali. În primul rând, contabilitatea cuantifică activitățile economice, înregistrând datele ce le privesc pentru o utilizare viitoare. În al doilea rând, datele sunt stocate cât timp este necesar, iar apoi, prelucrate pentru a deveni informații utile. În al treilea rând, informațiile sunt comunicate, prin intermediul rapoartelor, factorilor de decizie. S-ar putea spune că datele brute ce privesc activitățile economice reprezintă un imput în sistemul contabil, iar informația prelucrată, utilă pentru factorii de decizie, reprezintă output-ul”.
1.4.3 Utilizatorii informației contabile
Producător al unei informații specializate, contabilitatea prezintă o anumită ofertă. Trebuie să cunoaștem utilizatorii „produsului”, exigențele impuse, scopul în care fiecare beneficiar va folosi acest sistem specializat de informare. În ultimii ani, aria utilizatorilor informației contabile s-a extins continuu, ca efect al creșterii responsabilității întreprinderii și a rolului în societate.
În literatura de specialitate, utilizatorii informației contabile sunt grupați după următoarele categorii:
Utilizatori din cadrul managementului:
proprietari;
parteneri;
Consiliu de administrație;
manager, șefi de departamente, supervizori.
Utilizatori care au interes financiar direct:
investitori actuali sau potențiali;
creditori actuali sau potențiali.
Utilizatori care au interes financiar indirect:
organe fiscale;
organe de control;
organe de planificare la diferite niveluri;
grupuri diverse: salariați, sindicate, clienți, publicul, consultanți finaciari, etc.
Deci categoriile de utilizatori pot fi prezentați astfel:
Acționarii
Aceștia sunt ofertanții de capital și au nevoie de aceste informații pentru a le permite să urmărească rentabilitatea și riscul asociat investițiilor lor. Pe baza informațiilor contabile, ei vor decide dacă mențin, vând sau cumpără în investiția respectivă.
Managerii
Managerii sunt utilizatorii interni ai informației contabile, reprezentând principala categorie de utilizatori ai aceste informații. Informația contabilă îi ajută pe aceștia în orice treaptă a procesului decizional.
Angajații
Salariații și reprezentanții lor sindicali apelează la informații care converg către profitabilitatea și continuitatea activității, care le sunt utile în aprecierea capacității întreprinderii de a oferii remunerații, pensii, participarea la profit, premii, precum și alte aspecte sociale.
Creditorii
În această categorie se cuprind băncile, alte instituții de credit financiar și cele de credit obligatar. De obicei, înainte de acordarea unui împrumut, băncile efectuează anumite analize în care solicită numeroase informații. Ei sunt interesați de capacitatea întreprinderii debitoare să ramburseze la scadență ratele stabilite, monitorizându-i și încercând să evite apariția creditelor neperformante.
Partenerii comerciali
În această categorie sunt incluși furnizorii și clienții. Furnizorii doresc o evaluare prudentă a patrimoniului debitorului, care să-i ferească de consecințele negative ale intrării în stare de insolvabilitate a acestuia. Există și o categorie de furnizori pe care nu-i interesează solvabilitatea cumpărătorului. Este vorba despre furnizorii care au fost plătiți anticipat sau în favoarea cărora s-au acreditive de către cumpărător. Clienții au nevoie de informații care vizează susținerea ciclului de fabricație, asigurarea continuității activității întreprinderii, cu precădere asupra derulării contractelor de lungă durată.
Guvernul și instituțiile sale
Statul supraveghează activitatea economică a întreprinderii sub două aspecte esențiale:
modalități de alocare a resurselor în politica de investiții a statului,în special, pentru entitățile patrimoniale publice;
elaborarea politicii fiscale, inclusiv, aplicarea acesteia în practica economică.
Statul are nevoie de informații contabile pentru a controla organizațiile din punct de vedere fiscal, pe de o parte, pentru a îngloba informațiile contabile ale firmelor în statisticile naționale, conturile naționale și în efectuarea de previziuni economice, pe de altă parte.
Publicul
Publicul este considerat unul dintre utilizatorii indirecți ai informațiilor contabile. El este interesat să cunoască întreprinderea, fiind un potențial investitor, angajat, furnizor sau cumpărător.
Potențiali investitori
Ei urmăresc cam aceleași obiective cu investitorii efectivi: gradul de rentabilitate, perspectivele de dezvoltare ale firmei, continuitatea activității, stabilitatea legislației, calitatea forței de muncă, etc.
Concluzii
Principalul organism economic este întreprinderea iar toți mai mulți cercetători, teoreticieni și practicieni concep întreprinderea ca pe un sistem, ca pe un conglomerat de elemente interdependente care interacționează și funcționează ca un tot unitar.
Resursa strategică este astăzi informația iar mijloacele de prelucrare a acesteia fac diferența între câștigători și perdanți. Sistemul informațional contabil gestionează informații de natură juridică și financiar – contabilă, făcând referire la operațiile generate de relațiile cu terții și permițând cunoașterea în orice moment atât a sumelor datorate furnizorilor, angajațiilor, organismelor sociale, creditorilor, etc., cât și a sumelor de primit de la clienți, debitori, etc., la prezentarea și justificarea către organismele fiscale a cifrei de afaceri, a veniturilor și cheltuielilor pe baza cărora s-a determinat rezultatul sub formă de profit.
Informațiile contabile stau la baza procesului decizional atât în interiorul, cât și în exteriorul întreprinderii, servind la fundamentarea deciziilor economice, fiind denumite asistent al deciziilor. Pe baza informației contabile se dispune asupra măsurilor pentru realizarea deciziilor, se stabilesc rezultatele și se reforfulează deciziile de corecție semnificative.
II. Contabilitatea și implicațiile asupra conducerii
Contabilitatea urmărește, în principal, calcularea periodică a patrimoniului întreprinderii și determinarea variaților sale. Pentru conducere, contabilitatea rămâne un instrument de măsură a performanțelor și de asigurare a echilibrelor financiare fundamentale. Acționarii au nevoie de informații pentru a decide când să cumpere, să păstreze sau să vândă titlurile de valoare; salariații se interesează de stabilitatea și rentabilitatea firmei, urmărind ce salarii pot obține; furnizorii și creditorii întreprinderii vor să determine dacă datoriile lor vor fi plătite la data stabilită; clienții doresc să se asigure de continuitatea firmei de la care se aprovizionează; administrația publică urmărește informațiile pentru calcularea impozitelor, iar băncile trebuie să-și salveze riscurile.
Trăim în mijlocul revoluției în planul structurilor organizaționale și al managementului, în care principiile mecanistice care au dominat secolul al XIX-lea și secolul XX sunt înlocuite de cele ale unui univers electronic. Este vital ca managerii să dezvolte competențe care să le permită să observe și înțeleagă situațiile din organizații într-un nou mod. În astfel de condiții este important ca aceștia să se concentreze și să acționeze asupra problemelor cu adevărat importante. Din ce în ce mai des managerii sunt confruntați cu necesitatea de a anticipa evoluția piețelor și implicit de a prevedea și comunica viitorul afacerii.
Profilul financiar al organizațiilor, planul financiar și scenariile sunt premise și resurse ce ajută managerii, indiferent de apartenența la un nivel ierarhic, să înțeleagă cum privesc și analizează aceștia organizația și cum ar trebui să o facă, dezvoltând o abordare creativa a tot ceea ce fac. Contabilitatea de gestiune oferă informații conducerii, direct sau prin intermediul tablourilor de bord și, pe această bază, se iau decizii care vor modifica favorabil sau nu, rezultatele perioadei următoare.
2.1 Conținutul noțiunii de management
Acum aproape o sută de ani, cel care a pus bazele managementului științific, Frederick Taylor, promova principiul „Evidența strictă a timpului și normarea muncii”, făcând un pas uriaș spre creșterea eficienței în organizație. Managementul înseamnă conducerea eficientă și eficace a unei activități. Astfel, un manager nu poate face afaceri profitabile pentru firma de care răspunde dacă nu știe să gestioneze eficient resursele.
Lumea se schimbă, viața este din ce în ce mai trepidantă. Întreprinderea de astăzi capătă o dimensiune din ce în ce mai inteligentă la toate nivelurile sale, asigurând supraviețuirea în condițiile unei concurențe acerbe. Impactul tehnologic a fost atât de profund în ultimele decenii, încât, dincolo de modul de organizare a activității întreprinderilor, a mediului de lucru, de modalitatea de derulare a relațiilor dintre firme, s-a schimbat radical și modul în care oamenii percep valoarea, avuția. Trăim o nouă eră din istoria omenirii, trecând de la o economie materială la una bazată pe informații și cunoștințe. Inteligența unei întreprinderi se referă la aptitudinea unei organizații de a înțelege funcționarea pieței și modul prin care activitățile sale se integrează într-un anumit lanț de valori, de a anticipa evoluțiile viitoare și de a se adapta lor.
Noțiunea de management este utilizată în mai multe accepțiuni în literatura de specialitate și în practica de afaceri. Astăzi neologismul „management” este abordat în sensul restrictiv de știință a conducerii contemporane.
În concepția lui P. Drücker „managementul este mai degrabă practică decât știință, sau profesie, deși conține elemente din ambele părți”.
Referindu-se la importanța deosebită a însușirii cunoștințelor de management și a formării unor manageri competenți în țările în curs de dezvoltare, Philip W. Shay afirma: „ Pentru ca aceste țări să progreseze în libertate și demnitate umană, managementul trebuie să constituie resursa primordială a dezvoltării, iar managerii trebuie să acționeze ca principali catalizatori. Dacă rezolvarea problemelor legate de dezvoltarea lor se va baza numai pe experință, ele vor fi inevitabil împinse spre centralism excesiv, prin concentrarea deciziilor în mâinile celor câtorva planificatori la nivel înalt, experimentați, pe care îi au și al căror număr nu poate fi ușor sporit”.
Managementul modern implică un mare număr de abilități și orientări, dintre care multe presupun abilități legate de statistică, utilizarea tehnologiei informației, contabilitate și matematică. Managementul pune accent pe rezolvarea rațională a problemelor și pe gândirea logică. Cum managementul implică în mod necesar oameni, este de o mare importanță deținerea de abilități interpersonale – abilitatea de a lucra cu indivizii, dar și cu echipe de lucru. Ca știință, managementul reprezintă o știință economică de firmă, ca și marketingul. Locul său în cadrul sistemului științelor economice nu este central, dar conținutul său se dezvoltă prin prelucrarea conceptelor de bază de la alte științe economice pe care le interpretează într-o manieră proprie și la rândul său, oferă idei, teorii și principii care pot fi preluate de alte științe ale sistemului.
Pentru a avea succes, un manager trebuie să îndeplinească mai multe roluri și funcții. Domeniul managementului se intersectează cu un mare număr de discipline – științe sociale, logică, filozofie, matematică, tehnologie informatică, relații internaționale, lingvistică și cultură. Pentru a fi bine pregătit, viitorul manager are nevoie de un bagaj bogat de cunoștințe din domenii variate și de abilități care să îi permită să îndeplinească o serie de funcții; toate acestea îl vor ajuta să își îmbunătățească din punct de vedere calitativ deciziile și abilitățile.
Una dintre cele mai recente tendințe în gândirea managerială este aceea de a privi organizația ca o cultură sau subcultură. Acest cadru de referință operează o distincție între aspectul material și aspectul imaterial al culturii: aspectul material include factorii fizici (clădiri, aspect, echipament și tehnologie), în timp ce aspectul imaterial include valorile, normele, simbolurile și scopurile care definesc modul în care oamenii ar trebui să trăiască și să se comporte (corect și greșit, important și neimportant) și identifică scopurile pe care oamenii le consideră motivante pentru a muncii.
Majoritatea cursurilor de management încearcă să transmită cât mai multe cunoștințe și abilități manageriale generale, plecându-se de la ideea că studentul va fi capabil să descopere aspectele particulare ale industriei și organizației în care se va angaja. Un element central pentru manageri este înțelegerea de către aceștia a modului în care organizația sau subdiviziunea organizatorică pe care o conduc creează valoare. Pentru aceasta este esențială o bună cunoaștere a tehnologiilor utilizate și a modului în care funcționează afacerea ca și posibilitatea de a avea o viziune cât mai cuprinzătoare. De aceea, cei mai mulți manageri de vârf au o dublă calificare: o pregătire de bază care poate aparține unor domenii foarte diferite: inginerie, economie, filozofie, medicină, științe sociale etc. și una managerială (obținută în general prin cursuri postuniversitare).
Liderii, managerii și consultanții organizațiilor actuale acționează într-un mediu complex cu o dinamică în creștere ce cuprinde aspecte economice, tehnologice, culturale, sociale și emoționale caracterizate de un grad de incertitudine și risc ridicat.
Economia actuală este globală, deschisă și imediată. Succesul firmei moderne depinde în directă măsură de capacitatea managerilor și a angajaților de a mări flexibilitatea și viteza de lucru și de răspuns, de a-i îndrepta preponderent preocupările către client, către dezvoltarea de noi dimensiuni ale comunicării în cadrul organizațiilor și nu în ultimul rând de abilitatea acestora de a recunoaște, asuma și gestiona riscul.
2.2 Funcțiile managementului
Esența managementului o reprezintă funcțiile sau atributele, după cum a rezultat din definiție. Cunoașterea și întețelegerea funcțiilor managementului în mod aprofundat constituie o premisă majoră pentru descifrarea conținutului științei și practicii riguroase a managementului pentru însușirea și utilizarea eficientă a sistemelor metodelor, tehnicilor, procedurilor și modalităților care-i sunt proprii. Activitatea de conducere implică, după H. Fayol, cinci tipuri de sarcini sau atribute ale conducerii: prevedere, organizare, coordonare, comandă și control.
Majoritatea specialișilor consideră ca fiind esențiale următoarele funcții:
planificarea;
organizarea;
antrenarea și coordonarea;
controlul.
Figura nr. 2.1 Funcțiile managementului
(Sursa: Nica, P., Iftimescu, A., Management. Concepte și aplicații, Editura Sedcom Libris, Iași, 2004, p. 14.)
Planificarea are drept scop elaborarea unor orientări privind desfășurarea activităților viitoare și presupune stabilirea misiunii, a obiectivelor, a mijloacelor necesare și a strategiilor. Realizarea funcției de planificare presupune o preocupare permanentă a managerului pentru a anticipa viitorul, a-l prefigura și a asigura din timp condițiile realizării lui. Activitățile integrate funcției de planificare pot fi grupate în două categorii: cele de previziune, de schițare a viitorului firmei și cele de decizie, de elaborare a planurilor cu diferite orizonturi de timp și grade de detaliere a obiectivelor. La fel ca și funcția sistemului informațional contabil de previzionare, planificarea conduce la luarea deciziilor, implicând unele coordonate de bază ale activității viitoare și identificând modalitățile de acțiune potrivite din mai multe posibile. Prin planificare se realizează o legătură imaginară între situașia în care o întreprindere se află în prezent și țelul pe care dorește să-l atingă în viitor.
Funcția de organizare constă în stabilirea cadrului organizatoric optim care să permită desfășurarea activității firmei în condiții de eficiență și profitabilitate. Realizarea acestei funcții vizează:
definirea clară a tuturor elementelor care determină cadrul organizatoric;
organismele componente și relațiile din cadrul acestora;
sistemul informațional, a cărui configurație trebuie să corespundă structurii de organizare a firmei;
delegarea autorității pe diferite niveluri ierarhice ale firmei și descentralizarea activităților acesteia.
Putem considera că această funcție se confundă cu funcția decizională a sistemului informațional contabil, amândouă descriind structura și dinamica patrimoniului, a stadiului desfășurării proceselor economice și a rezultatelor obținute la sfârșitul unei perioade de gestiune în scopul fundamentării deciziilor.
Funcția de coordonare și antrenare constă într-un ansamblu de acțiuni vizând orientarea personalului în scopul realizării obiectivelor organizaționale și a sincronizării acestora într-o combinație optimă, astfel încât desfășurarea lor să se realizeze în condiții de eficiență și profitabilitate. Managerii precizează responsabilitățile fiecărui subordonat și urmăresc modul în care se corelează eforturile individuale cu cele ale grupului.
Controlul constă în verificarea permanentă și completă a modului în care se desfășoară activitățile, comparativ cu obiectivele, standardele și programele de acțiuni, în sesizarea și măsurarea abaterilor de la acestea, precum și în precizarea cauzelor și a măsurilor corective pentru înlăturarea lor.
Dacă controlul realizat de sistemul informațional contabil contribuie la verificarea cu ajutorul datelor contabile a modului de păstrare și utilizare a valorilor materiale și bănești, controlul managerial compară cifrele din plan cu rezultatele obținute, identificând cauzele care au generat abaterile de la strategia, tactica stabilită.
2.3 Categorii de manageri și principalele aptitudini
Peter Drucker, reprezentant de seamă al teoriei manageriale americane, consideră că “managementul eficient este principala resursă a țărilor dezvoltate și resursa de care au cea mai mare nevoie țările în curs de dezvoltare. Astfel, toate societățile au nevoie disperată de manageri buni.
Managerii, ca persoane investite cu autoritate și responsabilitate decizională privind folosirea eficientă a principalelor resurse ale organizației, exercită atribuții de planificare, organizare, coordonare-antrenare și control, fiind situați pe diferite niveluri ale piramidei ierarhice. Managerii pot fi împărțiți în trei categorii:
manageri superiori (top-manageri, seniori manageri);
manageri mijlocii;
manageri de primă linie.
Orice manager are trei categorii de responsabilități:
de a orienta organizația în conformitate cu misiunea și obiectivele stabilite (orientare strategică);
de a lucra cu oamenii (crearea unui climat favorabil și dezvoltarea relațiilor inter-umane)
de a direcționa activitatea în funcție de particularitatea domeniului.
Aptitudinele și calităților pe care trebuie să le aibă un manager sunt diferite de la un nivel ierarhic la altul, după cum este prezentat în figura nr. 2.2.
Figura nr. 2.2 Responsabilitățile managerilor
(Sursa: Nica, P., Prodan, A., Iftimescu, A., Management, Editura Sedcom Libris, Iași, 2001, p.14.)
La nivelurile ierarhice superioare, esențiale sunt capacitatea de orientare strategică și dezvoltarea relațiilor umane, atât în interiorul organizației cât și în raporturile acesteia cu mediul extern.
2.4 Decizii de management
Preocupările privind deciziile manageriale s-au intensificat constant în ultima jumătate de secol, ceea ce s-a reflectat atât în apariția a numeroase lucrări pe această temă, cât și în conturarea unei intense dimensiuni decizionale a activităților managerilor din firmele competitive. Managementul este un proces complex de cunoaștere, judecată și acțiune ce se exercită prin decizii. Decizia este un act rațional de alegere a unei linii de acțiune, prin care se urmărește realizarea obiectivelor, ținându-se cont de resursele disponibile și condițiile concrete.
2.4.1 Definirea deciziei
Decizia, componentă primară a sistemului decizional, constituie un element esențial al managementului, fiind, după numeroși autori, instrumental său specific de exprimare cel mai important. Decizia managerială este “un produs al managementului firmei și reprezintă o linie de acțiune, aleasă în mod conștient, dintr-un număr de alternative posibile, în scopul realizării anumitor obiective în condiții de eficiență maximă”.
Managerul eficace trebuie să ia decizii pentru a soluționa problemele care apar în cadrul organizațiilor. Este necesar să se ia o decizie atunci când sunt îndeplinite următoarele condiții: există o discrepanță între rezultatele dorite și situația actuală, decidentul este conștient de această discrepanță, este motivat să o elimine și dispune de resursele necesare pentru aceasta. Managerii trebuie să ia decizii în condiții de mediu schimbătoare și complexe care au o influență semnificativă asupra deciziilor prin cantitatea informațiilor disponibile (condiții de certitudine, risc și incertitudine), obiectivele organizaționale și cele individuale ale decidentului, sistemul de valori al managerului și cultura organizațională precum și o serie de alte condiții de mediu intern sau extern.
Ovidiu Nicolescu consideră decizia un act specific speciei umane, ce folosește drept materie primă informația. Decizia managerială implică întotdeauna cel puțin două persoane: managerul, cel care decide, și una sau mai multe persoane, executanți sau cadre de conducere ce participă la aplicarea sau concretizarea deciziei.
Decizia este considerată de teoriile conducerii ca actul suprem al managerului; decizia se exprimă printr-o informație care descrie o acțiune viitoare iar ca rezultat al procesului decizional ia un aspect solemn, formal, autentificând autentitatea decidentului pentru ca executantul să-i recunoască puterea și să i se supună.
2.4.2 Tipuri de decizii
Managerii se confruntă cu o multidudine de probleme ce duce la individualizarea deciziilor după diferite criterii:
1. După orizontul de timp al obiectivelor urmărite și incidența acestor obiective asupra organizației, deciziile sunt grupate în: strategice, tactice, operative.
Deciziile strategice vizează un orizont larg de timp, afectează întreaga organizație și sunt luate la nivelul cel mai înalt al managementului.
Deciziile tactice au în vedere orizonturi de timp, influențând numai o parte a organizației și sunt luate la niveluri ierarhice medii.
Deciziile operative au în vedere orizonturi de timp foarte reduse, vizând atingerea obiectivele unor unități de talie mică sau indivizi și sunt luate la niveluri ierarhice inferioare.
2. După numărul criterilor de preferință avute în vedere, deciziile pot fi unicriteriale sau multicriteriale. În management, și îndeosebi în managementul organizațiilor economice, marea majoritate a deciziilor sunt multicriteriale. Milton Friedman consideră că „o problemă economică apare oricând sunt utilizate mijloace rare pentru satisfacerea unor scopuri alternative. Dacă mijloacele nu sunt rare, nu există niciun fel de problemă: este Nirvana. Dacă mijloacele sunt rare și există un singur scop, problema utilizării (alternative) a mijloacelor este o problemă tehnică. În soluționarea ei nu intră judecăți de valoare, ci doar cunoașterea unor relații fizice și tehnice”.
3. După gradul de cunoaștere a impactului factorilor din mediul organizațional asupra rezultatelor viitoare ale unității, există trei categorii de decizii: în condiții de risc, în condiții de certitudine și condiții de incertitudine.
4. După Hebert Simon, se disting două clase de decizii: programate și neprogramate. Deciziile programabile intervin atunci când există un proces cunoscut și permite prelucrarea informațiilor de intrare pentru alegerea alternativelor. Procesul de decizie devine o rutină, iar formalizarea lui este directă. Spre deosebire de deciziile programabile, deciziile neprogramabile au caracter excepțional prin noutatea și elementele luate în considerare. Problemele care se încadrează în această clasă cer decidentului un mare efort pentru formalizarea lor.
5. După domeniul concret al activității care face obiectul deciziilor, acestea se pot împărți în: decizii de cercetare-dezvoltare, decizii de producție, comerciale, financiar-contabile și de personal.
Managerii trebuie să decidă când și în ce măsură își vor implica subordonații în luarea deciziilor. Implicarea subordonaților poate conduce la creșterea calității deciziilor și a gradului de implicare în implementarea acestora. Ea se va realiza numai în anumite condiții și pentru anumite decizii deoarece implică costuri ridicate. Esența exercitării atribuțiilor complexe ale managerilor constă în elaborarea coerentă a deciziilor având în permanență în vedere completarea, corectarea sau chiar reorganizarea activității la diferite niveluri, pe baza interpretării judicioase a informației ce se culege și se prelucrează simultan în vederea verificării permanente a validității soluțiilor stabilite anterior
2.4.3 Structura procesului decizional
Procesul decizional implică un consum de timp notabil, care poate fi de ordinul orelor, zilelor sau chiar săptămânilor, pe parcursul cărora se culege și analizează o anumită cantitate de informații și constă în ansamblul fazelor prin intermediul cărora se pregătește, adoptă, aplică și evaluează decizia managerială (figura nr. 2.3).
Figura nr. 2.3 Structura procesului decizional eficace
(Sursa: Nica, P., Iftimescu, A., Management. Concepte și aplicații, Editura Sedcom Libris, Iași, 2004, p. 138.)
Calitatea unei decizii depinde în mare măsură de modul de punere a problemei, de evidențierea adevăratei situații cu care decidentul este confruntat. Multe din deciziile ale căror rezultate s-au dovedit a fi necorespunzătoare au pornit tocmai de la neînțelegerea esenței problemei. Recunoașterea adevăratei probleme trebuie să cuprindă: sesizarea problemei, identificare, localizarea și descrierea abaterilor dintre situația dorită și cea existentă, stabilirea cauzei problemei.
Adoptarea deciziei reprezintă etapa principală a unui proces decizional, direcționând acțiunea viitoare, ca urmare a selectării acelei variante care oferă maximum de satisfacție din punct de vedere al obiectivului sau obiectivelor urmărite. Controlul permite adaptarea sistemului la schimbările neprevăzute intervenite în interiorul sau în afara firmei. Efectuarea controlului modului de îndeplinire a deciziilor are în vedere atât caracterul preventiv, cât și cel corectiv. Caracterul preventiv al controlului vizează stabilirea unei evidențe clare a parametrilor ce trebuie urmăriți, iar caracterul corectiv constă în aceea că identificarea deficiențelor sau a nerealizărilor trebuie să fie urmată de luarea unor măsuri oportune și concrete care să ducă la redresarea situației.
2.5 Management strategic
Cuvântul strategie provine din terminologia militară, fiind folosit pentru prima dată de grecii antici pentru a desemna arta și știința conducerii (stratos=arme, agos=conduc). În management, strategia arată măsurile sau acțiunile principale pe care managerii planifică să le întreprindă pentru a îndeplini unul sau mai multe obiective pe termen lung.
Conceptul de strategie și caracteristicile acesteia
Într-o perioadă în care accelerarea schimbărilor și creșterea complexității tuturor realizărilor omenești par să fie singurele constante, fiecare întreprindere are nevoie de o strategie prorie.
Igor Ansoff, în prima sa lucrare „Strategie du developpement de l’entreprise”, Hommes et Techinques, Paris, 1968, definește strategia firmei drept „concepția cu care firma își desfășoară activitățile sale, specificând procentul de creștere, domeniul de expansiune și direcțiile sale, punctele forte majore ce urmează a fi exploatate și profitul de realizat”.
Strategia este arta și știința de a valorifica resursele întreprinderii necesare atingerii obiectivelor stabilite prin politica întreprinderii. Strategia este un mijloc, în timp ce definirea obiectivelor care vor fi atinse cu ajutorul strategiei cade în sarcina politicii întreprinderii. Strategia întreprinderii cuprinde formularea obiectivelor întreprinderii pe termen lung, politicile și reglementările, precum și mijloacele și căile de atingere a obiectivelor.
Henry Mintzberg prezintă cinci definiții ale strategiei:
strategia ca o percepție, prin care se desemnează un curs prestabilit de acțiune, pentru a soluționa o situație;
strategia ca o schiță sau un proiect ce constă într-o manevră menită să asigure depășirea unui contraconcurent sau oponent,
strategia ca un model ce stabilește o structură de acțiuni consistente în plan comportamental;
strategia ca o poziționare a firmei ce rezidă în mijloace de identificare a locului pe care organizația îl are în mediul său, cel mai frecvent pe piață;
strategia ca o perspectivă ce implică nu numai stabilirea unei poziții, dar și o anumită percepere a realității ce se reflectă în acțiunile sale, vizând piața, tehnologia, etc.
O definiție practică o întâlnim la Mihalcea Radu și Androniceanu Armenia ce consideră strategia „un document al întreprinderii care precizează și face cunoscute intențiile, scopurile și țelurile sale, cele mai importante procedee și planuri pentru atingerea acestor țeluri, precum și componentele ramurii în care intenționează să activeze. În aceste documente se precizează, de asemenea, organizarea socială și economică a firmei, felul serviciilor pe care firmele intenționează să le aducă acționarilor, colaboratorilor, clienților și societății. Documentul precizează, de asemenea, piețele pe care firma le servește și pe care îți concentreză resursele, în așa fel încât competențele esențiale proprii sunt transformate în avantaje competitive”.
“Strategia definește căile și mijloacele care permit întreprinderii să progreseze către obiectivele sale esențiale în cele mai bune condiții, dezvoltând armonios și legând strâns mediul actual și cel viitor”
După Nica Panaite și Iftimescu Aurelian, o strategie eficace are următoarele caracteristici:
are un puternic caracter antreprenorial, în sensul că managerii au de ales între direcții alternative de inițiere și dezvoltare a afacerilor;
permite menținerea competivității organizației;
permite ca acțiunile necesare să fie întreprinse la momentul oportun.
Clasificarea strategiilor
Strategiile sunt formulate și implementate la diverse niveluri ale managementul firmei. Astfel putem avea strategii generale, strategii concurențiale și strategii funcționale.
O interesantă abordare a strategiilor este realizată de David Collins, delimitându-se patru tipuri de strategii: asiguratorie, dedicată, creștere treptată și oportunistă.
După sfera de cuprindere, strategiile pot fi grupate în două categorii: strategii globale și strategii parțiale. Strategiile globale ale organizației cuprind obiectivele fundamentale, opțiunile majore de natură antreprenorială, competitivă și funcțională, antrenează întregul potențial al organizației și are efecte asupra ansamblului activităților desfășurate în cadrul respectivei organizații. Strategiile parțiale cuprind obiectivele derivate, opțiunile de la nivelul diferitelor domenii ale activității organizației, antrenează o parte a potențialului de care dispune organizația și, în general, au efecte numai asupra domeniului pentru care au fost elaborate.
Henry Mintzberg grupează strategiile în statice și dinamice. Cele statice se caracterizează printr-o viziune conservatoare asupra dezvoltării firmei, acordând o atenție deosebită menținerii poziției sale actuale pe piață, în special prin focalizare asupra aspectelor calitative. Strategia dinamică are un conținut total diferit, esența sa fiind promovarea unor schimbări rapide în ansamblul firmei sau la nivelul unor activități majore.
Potrivit lui Michael Porter, strategiile se clasifică în trei categorii: bazate pe costuri, pe diferențiere și focalizate (figura nr. 2.4).
Figura nr. 2.4 Matricea strategiilor generice
(Sursa: Nicolescu, O., Verboncu, I., Management, Editura Economică, București, 1999, p. 162.)
După dinamica obiectivelor fixate, strategiile organizației se grupează în trei categorii: strategii de redresare, strategii de consolidare, strategii de dezvoltare. Strategiile de redresare se caracterizează prin aceea că obiectivele se stabilesc la nivelul celor dintr-o perioadă anterioară, dar superioare obiectivelor din perioada imediat precedentă. Strategiile de consolidare cuprind obiective cantitative la nivelul celor stabilite în perioada precedentă, dar superioare din punct de vedere calitativ realizărilor din perioada anterioară. Strategiile de dezvoltare presupun stabilirea unor obiective superioare celor din perioadele anterioare, atât din punct de vedere cantitativ, cât și calitativ.
Planificarea strategică
Strategia reprezintă cadrul care orientează alegerile ce determină natura și direcția organizației și reprezintă viziunea asupra imaginii viitoare a organizației. Planificarea operațională furnizează o structură a deciziilor zilnice luate la nivelele inferioare ale organizației. Declararea misiunii este o parte esențială în procesul de planificare strategică; eficacitatea strategiei depinde de atașamentul față de punctele forte ce izvorăsc din identitatea organizației. O declarație de misiune eficace este realizabilă, instructivă, specifică și reflectă valorile organizației.
După declararea misiunii, organizația își îndreaptă atenția spre formularea obiectivelor și analizarea industriei, a concurenților și a resurselor sale interne. Punctele forte sunt adecvate cu oportunitățile existente și sunt luate decizii strategice. Urmează apoi implementarea strategiei. Performanțele sunt evaluate prin procesul de control și sunt operate ajustările necesare. Multe organizații înfruntă schimbările pe care le poate aduce viitorul nepregătite. Într-un mediu economic și competițional aflat în permanentă schimbare, cheia succesului o reprezintă nu atât calitatea planificării operaționale, cât claritatea gândirii strategice a unei organizații.
Este esențial pentru o firmă să înțeleagă tipul afacerilor pe care le desfășoară și locul pe care vrea să îl ocupe la un anumit moment viitor (planificarea strategică), dar și modul în care poate atinge aceste scopuri, și care reprezintă responsabilitatea planificării operaționale și a luării de decizii. În trecut, în perioade mai puțin dinamice decât cea în care trăim, sistemele de planificare folosite de majoritatea organizațiilor constau în principal din stabilirea bugetelor anuale și extrapolarea vânzărilor curente și a tendințelor mediului pe perioade de cinci până la zece ani. Pe baza acestor previziuni (în general corecte, datorită stabilității mediului economic), managerii alocau resurse. În prezent, însă, nu se mai poate vorbi despre stabilitatea factorilor de mediu, singura constantă fiind permanența schimbării.
Planificarea strategică este planificarea pe termen lung care este focalizată asupra organizației privite ca un întreg. Procesul de planificare strategică are în compunere următoarele elemente principale: analiza mediului, analiza întreprinderii, opțiunile strategice și controlul strategic(figura nr. 2.5).
Figura nr. 2.5 Procesul planificării strategice
(Sursa: Tanțău, A., Management strategic, Editura Economică, București, 2003, p. 77.)
Managerii trebuie să efectueze în mod curent analize de mediu pentru a cunoaște evenimentele din exteriorul organizației, pentru a spori probabilitatea ca strategiile concepute să reflecte realitatea existentă. În mediul intern al întreprinderii se testează care este spațiul strategic de manevră al întreprinderii, măsura în care aceasta deține puncte forte sau slabe în comparație cu principalii concurenți. În urma evaluării rezultatelor analizei mediului și a întreprinderii se obține un prim tablou al dezvoltării viitoare a întreprinderii conform obiectivelor și strategiilor urmărite. Din mulțimea alternativelor se alege acea strategie care, în urma luării în considerare a punctelor forte și slabe ale întreprinderii, a amenințărilor și șanselor din mediul înconjurător, permite obținerea celui mai mare succes.
Controlul strategic apare odată cu primele probleme referitoare la procesul de planificare, întreprinderile de succes nefiind niciodată gata, ci aflându-se într-un proces continuu de adaptare.
Contabilitatea de gestiune și importanța ei în management
Contabilitatea de gestiune trimite la un element al procesului de management axat pe utilizarea resurselor organizaționale, referindu-se la procesele și tehnicile de management care tind să sporească valoarea organizațiilor. Contabilitatea de gestiune contribuie în mod esențial la creșterea valorii căutând în continuare să determine dacă resursele sunt utilizate în mod eficace de către organizații și dacă ele sunt creatoare de valoare pentru clienți, acționari și celelalte părți interesate. Astfel, ea este interesată în stabilirea combinațiilor strategice care susțin obiectivele organizației; în achiziția și menținerea capacităților organizaționale necesare realizării strategiilor; în negocierea transformării strategiei și a capacităților necesară succesului și supraviețuirii continue a organizației.
2.6.1 Rolul contabilității de gestiune în management
Termenul de gestiune provine de la cuvântul latin „gestio”, însemnând acțiunea sau maniera de a gera (administra, dirija, conduce, organiza) ceva, precum și perioada de timp în cursul căreia cineva gerează (administrează) o afacere.
Pentru a face posibilă tratarea informațiilor și luarea deciziilor, gestiunea întreprinderii a fost divizată într-un număr variabil de funcțiuni:
funcțiunea comercială;
funcțiunea de producție;
funcțiunea de cercetare-dezvoltare;
funcțiunea financiar-contabilă;
funcțiunea de personal.
Contabilitatea, pentru orice entitate economico-socială este definită ca un proces prin care se obțin cele mai multe informații economice necesare luării decizilor, în special a celor de alocare a resurselor.
Contabilitatea de gestiune este o parte integrantă a managementului ce se ocupă cu identificarea, prezentarea și interpretarea informațiilor folosite pentru:
formularea de strategii;
planificarea și controlul activităților;
luarea deciziilor;
optimizarea folosirii resurselor;
informarea asociaților sau altor utilizatori de informații externi;
informarea angajaților;
protejarea activelor.
Contabilitatea de gestiune strânge datele din surse interne și externe, le analizează, le procesează, interpretează și comunică rezultatele pentru utilizarea lor în cadrul organizațiilor pentru ca managementul să poată planifica, lua decizii și controla mai bine operațiile. Astfel, pentru îndeplinirea acestor sarcini, contabilul va folosi atât date din sistemul contabilității financiare cât și din cel al celei de gestiune.
Contabilitatea de gestiune, are rolul de a servi ca instrument în luarea deciziilor de către managerii firmei; de regulă ea nu este reglementată la nivel național. În schimb întreprinderile mari își definesc proceduri stricte și detaliate privind organizarea contabilității de gestiune, având în vedere specificul activității și nevoile interne de informare. Informațiile contabilității de gestiune sunt destinate exclusiv conducerii firmei, nefiind publicate în exterior și deci nedivulgabile.
Apare deci necesitatea unui sistem de informare internă care trebuie să contribuie la un diagnostic al întreprinderii, la sprijinirea decidenților în alegerea soluțiilor, la permiterea găsirii unor căi care să pună rapid în evidență anomaliile și primejdiile care apar. Se pune deci problema utilizării unei contabilități active care, în principal prin calculul costurilor și analiza rezultatelor să pregătească previziunile, controlul realizării lor, situația și explicarea abaterilor, măsurile de redresare pe care trebuie să le ia conducerea. Prin modul său de organizare, contabilitatea de gestiune oferă un model al întreprinderii considerată ca un sistem de centre de costuri sau centre de profit prin care se referă influențele factorilor de ordin intern sau de ordin extern asupra activității întreprinderilor. Utilizarea contabilității de gestiune devine din ce în ce mai evidentă și de perspectivă dacă, așa cum este cazul actual, o criză, zisă structurală repune în discuție echilibrele realizate în conducerea, de bine, de rău, a depresiunilor zise conjuncturale.
Adaptarea de la zi la zi prin acțiuni exacte nu mai este posibilă. Așadar se pune problema de restructurare, de schimbare care se manifestă în numeroase întreprinderi sau sectoare și nemijlocit, având efecte determinante asupra vitalității tuturor regiunilor atinse de șomaj. Contabilitatea de gestiune servește acelor persoane din interiorul întreprinderii, care au misiunea de a decide transformarea resurselor care le-au fost încredințate din exterior pentru administrare și de a realiza surplusul care asigură creșterea fără alte resurse din exterior. Pentru atingerea scopului, ei trebuie să acționeze direct asupra proceselor de transformare a resurselor în rezultat. Pentru a urmări etapele pe care resursele le parcurg, contabilitatea de gestiune este cea care “deschide” cutia neagră ce reprezintă procesul de conversie a resurselor consumate în rezultate, fiind detaliat acest proces pe centre de responsabilitate și pe produse.
Contabilitatea de gestiune oferă deci acele informații care privesc gestiunea internă a întreprinderii, criteriile după care aceasta își calculează costurile și asigură măsurarea performanțelor interne la nivel de sector de activitate, funcție sau produs. Contabilitatea de gestiune nu răspunde unor exigențe social exterioare și deci nu este normalizată, fiind necesar un limbaj mai apropiat “clienților” săi care sunt managerii întreprinderilor. Structurând reprezentarea mentală a managerilor, contabilitatea de gestiune devine un “instrument de modelare a întreprinderilor”.
Astfel obiectul contabilității de gestiune îl constituie determinarea costurilor prestabilite, înregistrarea cheltuielilor ocazionate de activitate de producție, executarea de lucrări, prestări servicii, determinarea costului efectiv, stabilirea abaterilor dintre costul prestabilit și costul efectiv, analiza acestora cât și determinarea rezultatelor analitice. Contabilitatea de gestiune cuprinde deci, ansamblul elementelor de identificare, măsurare, stocare, analiză, prelucrare, interpretare și comunicare, a informațiilor utilizate de management pentru a previziona, planifica, evalua și controla, în interiorul unui organism și pentru a garanta utilizarea corespunzătoare și responsabilă a resurselor sale.
2.6.2 Cadrul conceptual al contabilității de gestiune
Abordând contabilitatea de gestiune, ca interfață între strategie și gestiunea curentă, se demonstrează funcțiile acesteia privind cunoașterea și analiza costurilor și rezultatelor, controlul nivelului costurilor și folosirea informațiilor obținute pentru elaborarea unor programe de reducere a lor, orientarea acțiunilor managementului în procesul decizional prin informațiile furnizate.
O atenție deosebită se acordă structurilor calitative proprii contabilității de gestiune, precum costurile și veniturile și, implicit, rezultatelor. Cunoașterea costurilor reprezintă o necesitate permanentă atunci când sunt vizate performanțele economice, și, de aceea, o reală contabilitate de gestiune trebuie să urmărească în permanență tandemul cost – performanță.
Legăturile dintre contabilitatea financiară și contabilitatea de gestiune
Multitudinea nevoilor informaționale ale diverșilor utilizatori de informație contabilă determină constituirea a două reprezentări ale aceleași realități: o reprezentare “internă“ și alta “externă”. În plan formal, această reprezentare “duală” își găsește concretizare în existența a două componente în sistemul informațional contabil al întreprinderii: una care redă îndeosebi imaginea firmei în exterior – contabilitatea generală sau financiară, considerată “fața externă” a întreprinderii; alta, care descrie procesele interne ale întreprinderii – contabilitatea de gestiune, considerată “fața internă” a întreprinderii.
Cele două circuite, deși se delimitează structural și funcțional, sunt elemente ale aceluiași cadru, care este unitatea patrimonială și deci împreună trebuie să asigure realizarea obiectivelor de bază ale acesteia.
La 1 ianuarie 1994 a intrat în vigoare noul sistem de contabilitate, elaborat pe baza prevederilor Directivei a IV-a a Comunității Economice Europene referitoare la armonizarea contabilității din cadrul Uniunii Europene și compatibil cu Standardele Internaționale de Contabilitate. Noile reglementări contabile au fost elaborate cu scopul de a permite agenților economici să utilizeze un sistem contabil și de gestiune adaptat caracteristicilor economiei de piață.
Contabilitatea financiară, are rolul de a înregistra tranzacțiile întreprinderii cu mediul ei extern, pentru determinarea periodică și sistematică a situației patrimoniale și financiare, cât și a rezultatelor operațiilor efectuate; informațiile contabilității financiare au caracter retrospectiv și se fac publice, prin divulgarea produselor ei. Deși informațiile utilizate pentru luarea deciziilor de către manageri sunt furnizate în cea mai mare parte de contabilitatea de gestiune, contabilitatea financiară produce și ea informații pentru gestiunea curentă a clienților sau furnizorilor și pentru fundamentarea deciziei de investiție și finanțare.
Sistemul contabil diferă de la întreprindere la alta, în funcție de natura activității și operațiunilor acesteia, de mărimea și de volumul datelor prelucrate și de necesitățile informaționale ale conducerii și utilizatorilor externi. Într-un sens larg, un sistem contabil prelucrează datele relative la toate activitățile, pentru care conducerea dispune de informații numerice, atestate de documente justificative și exprimate în etalon bănesc, care trebuie să servească planificării, controlului și prezentării situației financiare și rezultatele exploatări întreprinderii. Deoarece managerii stabilesc politica contabilă a întreprinderii și sunt responsabili de elaborarea situațiilor financiare, aceștia privilegiază, adesea funcția de comunicare externă a contabilității financiare în detrimentul rolului său și de instrument de gestiune internă a afacerilor firmei.
Pentru creșterea valențelor gestionare ale contabilității financiare, managerii pot cere, pentru nevoile lor informaționale, întocmirea de documente care țin cont de prescripțiile reglementare privind calcularea și prezentarea conturilor anuale. Astfel este posibilă corectarea efectelor inflației asupra deciziilor de gestiune, prin întocmirea documentelor contabile de sinteză în costuri de înlocuire, situații destinate managerilor pentru fundamentarea deciziilor de gestiune.
Contabilitatea financiară se sprijină pe o structură normativă care permite sesizarea, înregistrarea, clasificarea și interpretarea operațiilor și altor fapte referitoare la întreprindere.
Pe plan intern, contabilitatea financiară este instrumentul de informare cu privire la gestionarea financiară a patrimoniului întreprinderii. Pe plan extern, contabilitatea financiară este instrumentul care permite informarea terților inclusiv a statului despre rezultatele financiare ale întreprinderii. Contabilitatea financiară nu este numai un sistem de colectare a informațiilor exprimate cifric. Ea este un instrument de analiză și de sinteză, realizând astfel un control al eficienței economice. Facilitează alegerea variantelor posibile de dezvoltare a unităților și de creștere a profitului. Informațiile pe care le furnizează sunt supuse analizei economice în urma căreia conducătorul unității adoptă decizii pertinente. Contabilitatea financiară prezintă caracteristici asemănătoare pentru toate întreprinderile indiferent de importanța și obiectul lor de activitate. În funcție de specificul întreprinderilor ea se poate adapta caracteristicilor proprii ale activității unităților cu respectarea regulilor de armonizare stabilite pe plan național.
Adresându-ne celor care gestionează și administrează, contabilitatea de gestiune vine să completeze prin dimensiunea economico–managerială, ce se dovedește a fi adoptată la nivelul ei, dimensiunea juridico – contabilă a contabilității financiare (în care regulile fiscale nu sunt independente de regulile contabile). Având ca finalitate furnizarea informațiilor de natură să faciliteze luarea deciziilor, contabilitatea de gestiune reprezintă un instrument esențial în “pilotarea” întreprinderii, urmărind două scopuri principale: cunoașterea costurilor, dar mai ales influențarea celor care pot acționa asupra lor. Deși cele două circuite ale contabilității întreprinderii funcționează cvasiautonom, dat fiind unitatea gestiunii globale a patrimoniului întreprinderii, există o zonă de interferență în care se face legătura între cele două circuite contabile.
Spre deosebire de contabilitatea financiară care este puternic formalizată și obligatorie pentru toate unitățile patrimoniale, contabilitatea de gestiune este organizată pe principii și baze proprii fiecărei unități patrimoniale. Deoarece este orientată cu precădere spre controlul intern, orice normalizare a contabilității de gestiune ar echivala cu o îngrădire.
Mecanismul și metodologia de realizare a corespondentelor și schimburilor de informații între aceste două circuite sunt foarte importante pentru organizarea și conducerea de ansamblu a contabilității oricărei societăți.
Pentru organizarea contabilității de gestiune în întreprindere este necesară realizarea unor condiții corespunzătoare, printre care menționăm:
stabilirea nevoilor de informare ale conducerii și asigurarea transmiterii doar a informațiilor relevante;
aducerea la cunoștința utilizatorilor de informații a consecințelor și implicațiilor economice ale deciziilor ce se intenționează a se lua;
introducerea bugetelor și asigurarea colaborării la întocmirea și controlul executării lor;
organizarea calculației costurilor pe baza costului standard și urmărirea abaterilor relevante;
determinarea zonelor contribuției contabilității de gestiune la stabilirea obiectivelor strategice;
dublarea sistemului contabil cu un sistem eficient de comunicare a informațiilor la utilizatori;
asigurarea flexibilității structurilor contabile, pentru a face față modificărilor de mediu;
cunoașterea de către compartimentul contabil a atribuțiilor și rolului celorlalte compartimente, cooperarea și coordonarea cu acestea;
instruirea utilizatorilor de informații pentru cunoașterea tehnicilor utilizate și a avantajelor pe care le oferă.
În concluzie, sistemul contabil al întreprinderii are la bază contabilitatea generală, în cadrul căreia își găsesc aplicabilitatea procedee specifice metodei contabilității și implicit sistemului conturilor (sintetice cu analiticile corespunzătoare, bazat pe dubla înregistrare). Ea furnizează date și informații cu caracter obiectiv; stabilite pe bază de documente justificative, în care se consemnează operațiunile circumscrise în obiectul contabilității. Contabilitatea de gestiune, deși furnizează informații utile procesului decizional, nu poate fi considerată ca o știință exactă, unele informații putând avea caracter subiectiv și, ca atare, reprezintă doar un auxiliar în procesul decizional.
2.6.2.2 Obiectivele contabilității de gestiune
Contabilitatea de gestiune, în calitate de parte integrantă a procesului de management, contribuie în mod specific la creșterea valorii căutând în continuare să determine dacă resursele sunt utilizate în mod eficace de către organizații – și dacă, din această cauză ele sunt creatoare de valoare pentru clienți, acționari și celelalte părți interesate.
Contabilitatea de gestiune concură la furnizarea informațiilor privind elementele constitutive ale costurilor și rezultatelor, ceea ce prezintă interes deosebit pentru managerii unităților patrimoniale. Pentru realizarea acestor deziderate este importantă obținerea și utilizarea unor informații operative, care să permită luarea de decizii fundamentate informațional. Obținerea acestor informații impune eforturi financiare însemnate, pentru crearea și dezvoltarea sistemelor economice proprii, caracterizate prin elasticitate, flexibilitate, precizie și operativitate.
În cadrul acestor sisteme informaționale un loc important îl ocupă contabilitatea în general și cea de gestiune în principal. În mod concret, contabilitatea de gestiune are rolul de a furniza elementele destinate a facilita luarea deciziilor și ale cărei obiective esențiale sunt următoarele:
Cunoașterea costurilor diferitelor funcții asumate de întreprinderi;
Determinarea bazelor de evaluare a unor elemente patrimoniale;
Explicarea rezultatelor calculând costurile produselor (bunurilor sau serviciilor), pentru a le compara cu prețurile lor de vânzare;
Stabilirea previziunilor de cheltuieli și venituri (costurile prestabilite și bugetele).
Constatarea realizărilor și explicarea abaterilor ce rezultă (controlul costurilor și al bugetelor.
Astfel, pot fi puse în evidență elementele de bază ale contabilității de gestiune, după cum urmează:
Contabilitatea de gestiune folosește măsuri și concepte utile în culegerea de date pentru a ajuta administrația în elaborarea programului pentru realizarea anumitor obiective, supravegherea execuției și luarea unor decizii adecvate.
Contabilitatea de gestiune se sprijină pe procedurile contabile cunoscute precum culegerea, înregistrarea, clasificarea, sintetizarea, prezentarea și detalierea datelor, fie prin intermediul sistemului contabil, fie folosind procedee speciale de analiză precum: analiza limitativă, preferențială, analiza financiară și analiza statistică.
Contabilitatea de gestiune se sprijină de asemenea pe principiul relevanței. Informațiile pe care le oferă trebuie să fie relevante pentru scopul managerial al cărui realizare se bazează pe informațiile respective.
Contabilitatea de gestiune trebuie să fie utilă tuturor factorilor de decizie ai unității patrimoniale, oricare ar fi poziția lor ierarhică.
Contabilitatea de gestiune trebuie să permită obținerea de informații rapide.
Contabilitatea de gestiune este o etapă în vederea realizării unui control de gestiune complet.
Contabilitatea de gestiune nu este supusă niciunei reguli rigide, dar este adaptabilă nevoilor utilizatorului.
Contabilitatea de își preia informațiile din contabilitatea financiară, ceea ce va permite remedierea unor eventuale deformări ale datelor financiar-contabile.
Pentru a răspunde cerințelor impuse de un management modern, contabilitatea de gestiune mai trebuie să răspundă și următoarelor obiective:
de a fi un ajutor în analiza strategică a firmei;
de a ține mai mult seama de limbajul și conceptele utilizate de unitățile, sectoarele operaționale;
de a asigura un cadru temporal de analiză mai diferit;
de a pune în evidență procesele (în sensul desfășurării diferitelor activități) și căutarea unor indicatori de performanță mai lizibili, accesibil utilizatorilor.
Funcțiile contabilității de gestiune
Contabilitatea de gestiune a devenit cea mai importantă sursă de informații privind activitatea economică atât la nivelul firmei cât și la nivelul economiei naționale. Contabilitatea de gestiune constituie un sistem de pregătire și prelucrare a datelor pentru a veni în sprijinul administrației firmei în activitățile de planificare, control și adoptare a deciziilor.
În ciuda existenței a numeroase puncte de vedere în legătură cu gestiunea și definițiile ei, se pot formula principalele preocupări de care depinde succesul în realizarea obiectivelor sale și care se axează pe: planificare, organizare și control. După cum se observă funcțiile contabilității manageriale se pliază pe cele trei funcții ale managementului.
Funcția de planificare, în contabilitatea de gestiune, ajută la fixarea obiectivelor viitoare, furnizând informații necesare pentru luarea deciziilor referitoare la sistemele de fabricație adoptate, politica de prețuri a firmei, politica comercială, cât și în estimarea capitalului investit.
Funcția de organizare se manifestă în contabilitatea de gestiune prin identificarea elementelor unei structuri organizatorice și o mai bună înțelegere a metodelor de stabilire a auorității și distribuirii responsabilității.
Contolul în contabilitatea de gestiune ajută procesul de verificare a modului și a măsurii în care obiectivele propuse au fost sau nu îndeplinite realizând raportările care trebuie să arate cum sunt realizările actuale față de scopurile propuse. Controlul, ca funcție de bază a conducerii dintr-o organizație economică, implică urmărirea modului de implementare a politicilor, evaluarea performanțelor realizate la nivelurile din subordine și corectarea eventualelor dereglări, în timp ce contabilitatea de gestiune, ca instrument al controlului de gestiune, furnizează informațiile pe care se pot baza studiile și raționamentele ce permit analiza abaterilor de la bugete și luarea deciziilor corective.
2.6.3 Informațiile contabilității de gestiune
Contabilitate de gestiune încearcă să pună la dispoziția managerilor informațiile necesare luării deciziilor în deplină cunoștință de cauză. Spre deosebire de contabilitatea financiară, unde informațiile sunt standardizate, în cadrul contabilității de gestiune acestea sunt profund influențate de nevoile de informare ale utilizatorilor și de natura afacerii.
Culegerea materialului brut, a datelor contabile are loc prin intermediul consemnării sau înregistrării operațiunilor economice în documentele adecvate. Pentru a ajunge în stadiul de informație elaborată, datele contabile trebuie să parcurgă într-o anumită succesiune mai multe etape de prelucrare.
Astfel un exemplu de proces de elaborare a informațiilor contabile este dat de Dinu Airinei:
Figura nr.2.6 Procesul de elaborare a informațiilor contabilității de gestiune
(Sursa: Airinei, D., Sisteme expert în activitatea financiar-contabilă, Editura Junimea, Iași, 1997, p. 22.)
Etapa de prelucrare a informațiilor și decuparea acestora din masa datelor existente este foarte importantă deoarece de calitatea informației preluate vor depinde rezultatele obținute și, drept consecință, deciziile ulterioare. Prelucrarea informației are în vedere atât organizarea modurilor de prelucrare cât și alegerea potrivită a mijloacelor de lucru. Toate informațiile provenite din contabilitatea managerială vor alimenta tabloul de bord general al întreprinderii sau tablourile sectoriale. Fără faza de analiză și utilizare, contabilitatea analitică în întreprindere este inutilă.
Desfășurarea proceselor decizionale presupune consumul unor resurse de natură umană, materială și informațională. Adoptarea deciziei este similară producerii bunurilor și serviciilor, ea necesitând anumite costuri. În procesul decizional managerii trebuie să folosească acele costuri care sunt relevante pentru alegerea variantei sau opțiunii decizionale.
Informația de tip cost este importantă pentru manageri din cel puțin trei motive:
pe baza costului se decid achiziționarea, fabricarea sau abandonarea unui produs și este influențată de natura relațiilor cu clienții;
costurile pot reprezenta o bază pentru fundamentarea deciziilor;
prin analiza costului se identifică nevoile de îmbunătățire a produselor, a designului sau a procesului de producție.
Contabilitatea de gestiune furnizează informație pe care se pot baza studiile și raționamentele ce permit luarea deciziilor care vizează viitorul întreprinderii. De fiecare dată când este vorba de un proiect, studiul dosarului pretinde date contabile privitoare la structura costurilor. În această optică, contabilitatea de gestiune trebuie astfel organizată încât să furnizeze acele informații necesare luării deciziilor. De o manieră generală, informațiile furnizate de contabilitatea de gestiune sunt indispensabile pentru o gestiune previzională.
Aceasta presupune ca în mare parte, cunoașterea costurilor din perioadele trecute să permită previziunea costurilor viitoare, în funcție de nivelurile de activitate reținute și deci de a stabili bugete care explicitează programele de acțiune prevăzute. Atunci când gestiunea bugetară este informatizată, se poate efectua rapid un calcul al rezultatelor previzionale și apropierea cât mai mult posibil și de optim.
Pe lângă simularea bugetară, informațiile contabilității de gestiune sunt utilizate pentru „a pune la punct”, un veritabil model de funcționare a întreprinderii, utilizat pentru a testa impactul asupra rezultatelor. Contabilitatea de gestiune furnizează informațiile care confruntate cu alte informații de natură comercială permit luarea deciziilor în stabilirea de devize pentru clienți sau de fixare a prețurilor de vânzare.
Contabilitatea financiară oferă informații ale perioadei trecute, în timp ce contabilitatea de gestiune poate oferi informații atât ale perioadei curente cât și ale celor viitoare (vezi figura nr. 2.7).
Figura nr.2.7 Orizontul contabilității de gestiune
(Sursa: Budugan, D., Contabilitate, Control, Gestiune, Editura Sedcom Libris, Iași, 2002, p.36.)
Previziunile sunt făcute cu regularitate la începutul perioadei de gestiune și ele privesc toate aspectele gestiunii. La sfârșitul perioadei de gestiune, previziunile sunt confruntate cu realizările obținute pentru a permite înregistrarea diferențelor. Acestea vor fi analizate cu atenție pentru a putea lua măsuri corective.
Analiza economică-financiară și rolul ei în management
Orice soluție managerială se bazează pe o analiză. A analiza, conform Dicționarului explicativ al limbii române, înseamnă a cerceta un întreg, un fenomen etc., examinând fiecare element în parte.
Conducerea unei întreprinderi se bazează pe informații, revenindu-i sarcina de a comunica rezultatele financiare. Contabilitatea este concepută ca un sistem care furnizează informații economice, fiind folosite de beneficiar în vederea luării de decizii fundamentale. Analiza economico-financiară se impune într-o întreprindere, reprezentând un sistem complex și probabilistic, între elementele căruia există o multitudine de legături de interacțiune. Cunoașterea acestora și, mai ales, a modului lor de acțiune se poate realiza doar aplicând metode specifice de analiză economico-financiară, ceea ce face din analiza economică un instrument deosebit de diagnostic și reglare a activității întreprinderii.
Evaluarea continuă a performanțelor economice-financiare ale unei întreprinderi, studierea poziției financiare a acesteia, monitorizarea și contracararea factorilor de risc, aprecierea perspectivelor de creștere a valorii sale, cotarea la bursă, promovarea unor investiții eficiente, menținerea relațiilor contractuale echilibrate cu stakeholder etc. sunt provocări permanente pentru managerul oricărei întreprinderi, care încearcă să se mențină durabil pe o piață concurențială tot mai internaționalizată.
Creșterea complexității activității financiare a întreprinderii în condițiile trecerii la economia de piață are profunde implicații în procesul de adoptare a deciziilor manageriale care obligă la abandonarea rutinei și la utilizarea unor metode științifice bazate pe cunoașterea realității, în vederea stabilirii legăturilor cauzale dintre fenomenele economice și situația financiară.
Analiza financiară, ca studiu metodic ce folosește instrumente și mijloace specifice pentru aprecierea situației financiare a întreprinderii în vederea adoptării unor decizii coerente, urmărește diagnosticarea situației financiare pentru fundamentarea politicii economico-financiare și a strategiei întreprinderii.
Analiza economico financiară se află la intersecția funcțiunilor întreprinderii (cercetare-dezvoltare, producție comercială, financiar-contabilă, personal) cu atributele conducerii (prevedere, organizare, coordonare, comandă, control). Analiza economico-financiară este instrumentul de bază al managementul performant din orice domeniu de activitate și o condiție esențială în elaborarea și aplicarea unor decizii. În procesul de luare a deciziilor, decidentul, pe baza analizei efectuate, poate adopta o mulțime de alternative posibile în funcție de consecințele economice urmărite.
Necesitatea și utilitatea analizei financiare ca instrument de supraveghere a activității și performanțelor întreprinderii se concretizează prin impactul complex și permanent asupra deciziilor privind opțiunile în alocarea resurselor, dimensiunea alocării, respectiv investirii și eficiența utilizării lor în vederea asigurării marjei concurențiale și a viabilității.
Analiza economico-financiară joacă un rol important în procesul de comunicare internă și externă a întreprinderii. Ea oferă informații de calitate și judecăți cu valențe superioare, atât de necesare partenerilor interni și externi (manageri, investitori, creditori, fisc, organe de anchetă) pentru dezvoltarea unor relații contractuale echilibrate. Rezultatele analizei financiare se adresează administratorilor, acționarilor actuali sau potențiali, analiștilor financiari, participanților la viața întreprinderii, persoanelor juridice finanțatoare (bănci, organisme financiare, societăți-mamă, alte întreprinderi), statului, precum și altor întreprinderi susceptibile de a participa la o absorbție sau de a face o ofertă publică de cumpărare.
Acești utilizatori sunt hotărâtori în luarea diverselor decizii, cum ar fi:
decizii de gestiune a unei întreprinderi;
decizii de cumpărare sau vânzare de titluri;
decizii de acordare sau refuz al unui credit;
decizii de achiziționare totală sau parțială a întreprinderii.
Pentru administratori, importanța diagnosticului dat prin analiza financiară este fundamentală, deoarece aduce clarificări necesare luării deciziilor, nu numai în politica financiară ci și în politica generală a întreprinderii. Acționarii, persoane fizice sau juridice, sunt direct interesați de calculul valorii întreprinderii pentru că ei furnizează capitalul de risc. Analiza financiară are un rol deosebit în determinarea valorii economice, a forțelor și slăbiciunilor întreprinderii, cu scopul de a evita expunerea sa la dificultățile ce decurg din relațiile cu alte întreprinderi mai puțin viabile.
Instrumentele analizei financiare reprezintă o metodă sau o tehnică care servește la:
măsurarea eficacității pe plan financiar a acțiunilor trecute;
aprecierea performanțelor financiare;
luarea deciziilor și evaluarea consecințelor deciziilor asupra viitorului întreprinderii;
evaluarea situației financiare.
Instrumentele analizei financiare sunt orientate spre viitor, în timp ce instrumentele analizei contabile vizează cunoașterea trecutului. Sursa de date pentru analiza financiară o constituie documentele contabile de sinteză: bilanțul, contul de profit și pierdere și anexa la bilanț.
Evoluțiile actuale ale societății moderne impun perfecționarea continuă a informației economico-financiare. Ea trebuie construită astfel încât să răspundă atât cerințelor conducerii pentru fundamentarea deciziilor, cât și nevoilor informaționale ale partenerilor întreprinderii. O analiză financiară efectuată în scopul realizării unui diagnostic financiar, care să permită adoptarea unor decizii și stabilirea unor previziuni financiare se bazează în primul rând pe de date și informații provenite din situațiile financiare ale întreprinderii, dar nu se poate limita doar la acestea. Ea trebuie să înceapă prin adunarea mai multor informații:
Informații generale pe plan economic, fiscal și monetar;
Informații asupra sectorului de care aparține întreprinderea;
Informații de ordin juridic și economic asupra întreprinderii.
Utilizarea informației de către analiștii financiari se referă la patru aspecte cheie:
perspectivele de creștere ale economiei se bazează pe așteptările viitoare, în ceea ce privește economia, ca întreg, industria în general și societatea analizată, în particular acordându-se atenție deosebită factorilor care au cea mai mare influență asupra performanțelor viitoare așteptate;
factorii semnificativi ai pieței financiare, accentul punându-se pe găsirea factorilor care influențează poziția întreprinderii pe piață;
parametrii de investiții, luând în considerare dividendele și prețul pieței în conjuncție cu riscul acceptat;
strategii de investiții.
Alvin Toffler prezintă evoluția economică pe cât de plastic, pe atât fără echivocuri: „ Până nu demult se considera că producția este combinația dintre resursele materiale, mașini și mușchi…că patrimoniul cel mai important al unei firme este tangibil…că avuția națională curge dintr-un surplud al economiei bunurilor materiale…că economia serviciilor e saemnificativă numai dacă facilitează economia bunurilor…că cea mai mare parte a educației este reisipă…că cercetarea e ușuratică și cu ifose…și că arterele liberale sunt irelevante, sau mai rău dușmanele succesului în afaceri. Ceea ce conta, pe scurt, era materia.
…A fost o vreme când materialismul ar fi putut avea sens. Astăzi, când adevărata valoare a majorității produselor suzistă în cunoștințele pe care le încorporează, este o concapție atât reacționară cât și imbecilă. Orice țară care neavând de ales urmează o politică bazată pe materialism, se autocondamnă să devină Bangladesh-ul secolului 21”.
În teoria sistemelor cibernetice, o întreprindere este un sistem complex cu acțiune dinamică în care importanța resurselor informaționale este covârșitoare, iar analiza economico-financiară capătă și ea o puternică tentă informațională, devenind tot mai necesară și utilă procesului cunoașterii esenței fenomenelor, dar și în procesul descoperirii legilor și legităților care leagă fenomenele de esență. Deci analiza economico-financiară cercetează rezultatele activității economice, pe baza datelor obținute în activitatea verigilor organizatorice ale economiei, factorii care le-au determinat și căile de îmbunătățire a acestor rezultate din punct de vedere al eficienței consumului de resurse, în concordanță cu scopul activității respective.
Concluzii
Contabilitatea face legătura dintre activitățile economice și factorii decizionali. Contabilitatea efectuează previziuni care ajută la luarea deciziilor, mai ales la prevenirea și reglementarea amiabilă a dificultăților întreprinderilor.
Un adevăr clasic spune că pentru a avea succes în afaceri trebuie să câștigi mai mult decât cheltui. Este vital ca managerii să dezvolte competențe care să le permită să observe și înțeleagă situațiile din organizații într-un nou mod. În astfel de condiții este important ca aceștia să se concentreze și să acționeze asupra problemelor cu adevărat importante. Din ce în ce mai des managerii sunt confruntați cu necesitatea de a anticipa evoluția piețelor și implicit de a prevedea și comunica viitorul afacerii.
Profilul financiar al organizațiilor, planul financiar și scenariile sunt premise și resurse ce ajută managerii, indiferent de apartenența la un nivel ierarhic, să înțeleagă cum privesc și analizează aceștia organizația și cum ar trebui să o facă, dezvoltând o abordare creativa a tot ceea ce fac.
III. Rolul tehnologiilor informaționale în furnizarea informației contabile
Apariția și dezvoltarea tehnologiei informației (IT) precum și a comunicațiilor are un impact major asupra activităților economice, cu implicații sociale deosebite, determinând mutații semnificative al modului în care se abordează întreaga structură funcțională a unei organizații și/sau activități științifice.
Societatea informațională spre care se îndreaptă lumea la început de mileniu generează mutații semnificative în majoritatea domeniilor de activitate, atât în plan pragmatic cât și în plan metodologic. Cercetările noastre s-au oprit la utilizarea eficientă a tehnologiilor informaționale în întreprinderi, cu deosebire în activitatea contabilă.
3.1 Aportul tehnologiilor informaționale în noua eră
Caracteristica principală a fiecărei societăți constă în potențialul cercetării fundamentale și în resursele ei științifice și tehnologice, dar și în capacitatea sa de dezvoltare științifică și tehnologică. Astfel, putem spune că noua tehnologie informațională devine baza unei tehnologii intelectuale, în care cunoașterea teoretică și noile tehnici informaționale dependente de calculatoare sunt hotărâtoare pentru dezvoltare.
Economia și civilizația modernă sunt dominate, în general, de războaie informaționale. Astfel, pe măsură ce cunoașterea ocupă un loc tot mai important în crearea de valoare și avuție, firmele sunt considerate motorul cunoașterii. Dorința clienților pentru răspunsuri instantanee, servicii ultrarapide și produse sau sevicii care economisesc timp determină și incită la noi descoperiri în materie de tehnologie.
3.1.1 Definirea și evoluția tehnologiilor informaționale
În contextul noii realități a economiei mondiale, tehnologia informației este considerat factor cheie de abilitate, constituind o resursă strategică ce contribuie la normalizarea mediului concurențial.
În decursul istoriei omenirii, dintre toate științele, tehnologia informației a cunoscut cea mai rapidă dezvoltare. La ora actuală, a avea informații corecte, verificabile, accesibile, exact în momentul în care sunt necesare, poate reprezenta diferența ce asigură succesul unei afaceri.
Regulile jocului în mediul de afaceri actual s-au schimbat față de paradigmele formulate acum aproape un secol de către Henry Fayol (1841-1925) și contemporanii săi. Piața a înlocuit ierarhia, rotația personalului au înlocuit diviziunea muncii iar colaborarea stă la baza competiției.
Tehnologiile informaționale și comunicațiile au un impact major asupra întreprinderii prin prisma mutațiilor în ceea ce privește noile forme de lucru și activitățile pe care acestea le pot genera. În categoria noilor forme de muncă sunt incluse: telenaveta, biroul virtual și telelucrul. În aceste condiții specifice noilor forme de muncă se vor face simțite din ce în ce mai mult activități cum sunt: teleeducația, telemedicina, telecentre, cibermarketing, teleshoping, comunitățile virtuale.
Utilizarea eficientă a tehnologiilor informaționale în întreprinderi nu se poate face fără cunoașterea detaliată a domeniilor de aplicabilitate. Actualmente în majoritatea întreprinderilor în care procesul de informatizare este avansat, ponderea aplicațiilor din domeniul contabil este mare. În orice întreprindere de succes există două grupuri de decidenți care influențează nivelul de realizare a performanțelor planificate:
grupul pentru obiectivele strategice ale afacerii, format în majoritatea cazurilor din membrii consiliului director ce identifică amenințările și oportunitățile industriei și trasează calea de urmat pe termen mediu și lung;
grupul IT ce stabilesc obiectivele IT și gestionează achizițiile hardware și dezvoltarea sistemelor software.
După Vasile Anton, tehnologia informației este definită ca un ansamblu complex de elemente aflate în schimbare continuă, ce au o largă aplicabilitate, având următoarea structură:
hardware înseamnă tehnică de calcul de toate tipurile și generațiile;
software cuprinde limbajele tradiționale, ale inteligenței artificiale, baze de date și de cunoștințe, sisteme expert, etc.;
rețele de comunicație;
stațiile de lucru, reprezentate de calculatoare puternice;
circuite integrate inteligente.
O altă definiție este dată și de Departamentul de Comerț și Industrie al Marii Britanii care susține ideea conform căreia tehnologiile informaționale permit „colectarea, stocarea și transmiterea informațiilor sub formă de voce, imagine, text și numerică pe baza microelectronicii, prin intermediul combinării informaticii cu telecomunicațiile”.
Tehnologia informației trebuie analizată și prin prisma conceptului de triunghi strategic, introdus în literatura de specialitate în anul 1987 de R.E. Watton (figura nr. 3.1).
La fel cum am demonstrat în paragraful 1.2.3 (Caracteristicile sistemului informațional contabil), tehnologia informațională este un factor important în organizația modernă, un rol determinant, cu influențe majore asupra strategiei și structurii organizației.
Figura nr. 3.1 Noua dimensiune a triunghiului strategic
(Sursa: Anton, V., op. cit., p. 88)
Tehnologiile informaționale afectează modurile în care organizațiile sunt structurate, conduse și își desfășoară activitatea, fiind în măsură să schimbe natura și aspectul financiar al activităților profesioniștilor contabili. Tehnologiile informaționale modifică mediul competitiv la care participă, printre alții, și, profesioniștii contabili, și de aceea ei sunt chemați să participe la procesele de creare a informațiilor și de stabilire a arhitecturii sistemului informațional.
Valoarea strategică a tehnologiei informației în domeniul financiar-contabil
Scopul tuturor organizațiilor, într-un mediu competitiv, poate fi prezentat succint în patru cuvinte: să lucreze mai eficient. Astfel procesele din întreprinderi se află sub imperativul luării celor mai bune decizii, în caz contrar nu se vor putea desfășura eficient în mediul global din ce în ce mai competitiv. Tehnologiile informaționale joacă un rol vital în realizarea activităților tuturor organizațiilor. Profesioniștii contabili trebuie să utilizeze pe scară largă variatele tipuri ale tehnologiilor informaționale. Ei trebuie să joace un rol activ în organizarea, avizarea și evaluarea procedurilor de adaptare, dezvoltare și utilizare a tehnologiilor informaționale de către organizațiile de toate tipurile și mărimile.
Astăzi, întreprinderea suferă, în cele mai multe cazuri, de informație supraabundentă, ceea ce necesită utilizarea unor mijloace de accelerare a procesului decizional. În aceste condiții, arhitectura informațională a întreprinderii trebuie să conțină tehnologii informatice capabile să sprijine realizarea funcțiilor sau obiectivelor organizaționale. După Ioan Andone, această arhitectură s-ar compune din următoarele elemente:
Figura nr. 3.2 Arhitectura informațională a întreprinderii
(Sursa: Laudon, K.C., Laudon, J. P., op. cit., citat de Andone, I., Sisteme inteligente hibride, Editura Economică, București, 2002, p. 19).
Tehnologia oferă angajaților creativitate, posibilități de ierarhizare a importantului volum informațional și de creare a unor rețele, atât personale, cât și de afaceri. Impactul tehnologiei informației asupra firmei se poate manifesta în două direcții distincte:
în planul intern al organizației, rolul său este de inducere a eficienței și eficacității operaționale;
în plan extern, tehnologia informației are ril strategic în atingerea avantajului competitiv.
O analiză atentă a teoriilor și practicilor din domeniul gestiunii întreprinderilor demonstrează că ponderea informațiilor vehiculate de sistemele informaționale este din ce în ce mai mare și, în plus, aceste informații sunt și cele mai active. Dar cum aplicațiile inteligenței artificiale sunt apte să gestioneze cu succes aceste informații, putem spune că stadiul actual al tehnologiilor informaționale oferă soluții eficiente gestiunii întreprinderii moderne, iar activitatea contabilă, larg implicată în universul decizional al întreprinderii, poate încorpora cu succes aceste tehnologii și le poate utiliza eficient. Tehnologia informației trebuie să pună la dispoziție aplicații și suporturi de calitate ce permit monitorizarea, raportarea și optimizarea fiecărui element al ciclului de producție, distribuție și comerț, furnizând legăturile vitale între acestea, în beneficiul afacerii.
De câteva mii de ani contabilitatea s-a adaptat la cerințele de informare ale celor care aveau nevoie de informațiile sale. Secolul XXI aduce noi necesități de informare, astfel încât, dincolo de normele contabile rigide, firmele cer diferite metodologii de satisfacere a acestor nevoi. Experiența și abilitățile contabile și a tehnicilor contabile va trebuii să se pună în slujba dezvoltării acestor metodologii care să permită evaluarea și înregistrarea activelor intangibile ale firmelor ( cunoștințele din organizații, satisfacția clienților).
Astăzi, contabilii dispun de noi mijloace informatice cu ajutorul cărora ei culeg, prelucrează și distribuie atât informații concrete, reale obținute în urma tranzacțiilor economice clasice, cât și pe cele cu privire la cunoștințele, activele intangibile ale întreprinderii. Tehnologiile informaționale au un impact major asupra sistemelor financiar-contabile și anume:
o mai puternică integrare. Sistemul financiar-contabil este obligat să facă parte dintr-un sistem integrat de aplicații în cadrul firmelor, el fiind „centrul de greutate” informațional al organizațiilor. Astfel, sistemul financiar-contabil nu mai poate fi văzut ca o componentă ce se rupe de celelalte componente funcționale ale sistemului din care face parte, ci ca parte integrată a unui ansamblu de componente, uneori, inseparabile;
o nouă formă sub care se manifestă ciclul prelucrării datelor contabile. Ciclul prelucrării datelor contabile nu mai este cel tradițional (culegere, pregătire, prelucrare propriu-zisă și obținerea inforamțiilor de ieșire) și la care să participe numai personalul contabil, unele etape din cilcul prelucrării datelor contabile s-au comasat sau eliminat iar obținerea documentelor de sinteză și a altor raportări au rămas în sarcina economistului contabil;
dematerializarea suportului pe baza cărora se fac înregistrările contabile. S-a eliminat suportul de hârtie iar datele pentru articolele contabile se preiau direct din documentele contabile;
un circuit al documentelor mai lejer și rapid, eliminându-se multe dintre fazele intermediare de verificare, avizare sau aprobarea lor;
crearea arhivelor virtuale. Se apelează la forme mult mai simple de arhivare, dar pe atât de nesigure (suporturile magnetice sau optice de stocare și arhivare);
transformarea totală a controlului intern și auditului sistemelor informaționale financiar-contabile, punându-se problema auditării în jurul calculatorului, cu ajutorul calculatorului și în calculator;
eliminarea barierelor de limbaj între diferiți specialiști. Nevoia de cunoaștere și instruire permanentă a tuturor salariaților pentru a aplica strategiile noi determină ruperea barierelor ce se interpun de atâtea ori între specialiștii diferitelor domenii funcționale ale firmelor;
outsourcing-ul. Prin outsourcing, firmele apelează la terți pentru realizarea sistemelor lor informaționale. Outsourcing-ul a devenit o modalitate cunoscută de rezolvare a unor probleme specifice sistemului informațional al unei organizații, deoarece a condus la reducerea a doi parametri deosebit de importanți pentru acestea: timpul de rezolvare și fondurile alocate.
Cunoașterea acestor mijloace informatice (tehnologii informatice) ce conduc întreprinderea spre modernitate, iar societatea spre globalizare este deosebit de importantă.
După Țugui, A., aceste tehnologii informaționale și de comunicații sunt:
Internet-ul a revoluționat și a dinamizat toate activitățile economice dintr-o întreprindere, stând la baza altor tehnologii informatice
Recunoașterea optică a caracterelor este utilizată în operații de digitizare a datelor de tip text, folosindu-se pe scară largă în magazine pentru citirea codurilor de bare de pe diferite produse.
Gestiunea electronică a documentelor și lucrul în medii colaboraționiste (groupware) presupune lucrul cu documente în format electronic folosind un soft special care conține toate componentele pentru lucrul de birou la care se adaugă și componenta de transmitere coechipierilor.
Inteligența artificială și aplicațiile ei este o tehnologie informatică ce include : sistemele inteligente, recunoașterea formelor și înțelegerea vorbirii, robotica, învățământul asistat pe calculator, prelucrarea limbajului natural, etc.
Sistemele multimedia reprezintă acea configurație informatică prin intermediul căreia se pot achiziționa, prelucra, stoca și transmite date/informații multimedia.
Alte tehnologii informaționale. Putem include în aceste tehnologii moderne semnătura digitală, teleprezența la locul de muncă, microsistemele, etc.
eXtensible Markup Language (XBRL)
XBRL este considerat un limbaj universal de afaceri electronice pentru informare, raportare și analiză. El nu este un nou standard de contabilitate, ci o tehnologie de activare a standardelor curente cu flexibilitate de adaptare la schimbări ale standardelor existente sau la standarde noi.
XBRL este un mijloc de comunicare mai ușor, mai rapid și mai eficient al informației financiar-contabile. De fapt este un subset al limbajului XML (eXtensible Markup Language), la rândul său un subset al limbajului SGML (Standard Generalized Markup Language). De aceea, pentru a cunoaște și folosi perfect limbajul XBRL trebuie înțeles și cunoscut limbajul XML. În loc de a trata informația economico-financiară ca pe o entitate de tip text, XBRL pregătește o etichetă de identificare pentru fiecare element individual de date, ca să poată fi citit mai ușor de calculator. El poate prelua și comunica pe internet rapoartele economico-financiare interne și externe ale companiei, rapoartele tuturor tipurilor de instituții de standardizare; poate prelua completarea rapoartelor privind creditele acordate și evaluarea riscului creditului; poate realiza schimbul de informații între departamente sau între alte instituții.
XML este un limbaj de formatare a documentelor de orice tip în vederea introducerii lor în recipiente speciale similare rândurilor și coloanelor din tabelele specifice software-lui de calcul tabelar (spreadsheets). Ca urmare, XBRL oferă atât conținutul cât și structura datelor financiar-contabile de orice fel, și nu numai. Se spune
despre XBRL că oferă utilizatorului abilitatea de a afișa atât numere cât și contextul despre modul de creare a informației numerice.
Deci, XBRL (eXtensible Business Reporting Language) este un limbaj extensibil de raportare economică destinat colectării informațiilor financiar-contabile despre procesele informaționale din întreprinderi, care pot fi, conform normelor legale, raportate acționarilor, băncilor, normatorilor, investitorilor și tuturor terților interesați. Scopul acestui limbaj constă în ușurarea analizei și schimbului de informații de către și /între toți utilizatorii interesați. Pentru a se putea raporta și distribui informații financiar-contabile într-o formă consistentă, creatorii acestui limbaj urmăresc punerea la punct a unui vocabular unitar, respectat la toate documentele raportate în rețeaua Internet, pe întreg ciclul de viață al informației, începând cu crearea documentelor primare (facturi, comenzi, etc.), a altor documente pentru operațiile de colectare, agregare și procesare a informației financiar-contabile, și finalizând cu reglementările legale, declarațiile de orice fel și alte rapoarte ale întreprinderii.
XBRL creează un vocabular comun pentru descrierea exactă a informațiilor financiar- contabile în toate detaliile lor pentru includerea lor într-un raport, cu luarea în seamă a deosebirilor de reglementare legală și altor reglementări. XBRL este conceput ca un limbaj standard care poate fi utilizat în oricare întreprindere la definirea documentelor de raportare financiară specifice domeniului de interes.
XBRL este un utilital deschis (open source) ce permite întreprinderilor reducerea costurilor de procurare a formularelor financiar-contabile, același document XBRL putând fi transformat în diverse formate de prezentare (web, pdf, HTML) fără intervenție umană, diminuându-se existența erorilor în informația oferită și crescând rapiditatea procesului. Cu XBRL, persoana care recepționează informația poate să realizeze comparații, adăugări și analize versificate. Emitenții informației au avantajul că printr-un singur fișier pot informa diferite organisme externe, în loc de a crea o nouă versiune pentru fiecare din ele.
De exemplu, pentru comunitatea de afaceri și financiară, dezvoltarea pe o metodă XBRL este un semnal foarte important asupra relevanței noii metodologii. În figura nr. 3.3, XBRl-ul este prezentat ca o parte din lanțul de furnizare a raportării financiare, pentru care s-au înregistrat rezultate omologate. XBRL intenționează să îmbunătățească produsul declarației financiare prin înțelegerea standardelor de contabilitate și nu prin schimbarea în unele noi, facilitând schimbările posibile în raportul financiar pe termen lung. Specificația XBRL este menită să maximizeze beneficiile tuturor părților care îl folosesc:
responsabilii cu pregătirea informației financiare;
intermediarii în procesul de pregătire și distribuire;
utilizatorii înformației financiare;
vânzătorii care distribuie software și servicii la mai mulți utilizatori.
Figura nr. 3.3 Raportarea financiară folosind XBRL
(Sursa: Coffin, 2000, citat de Stoica, M., Business Reports Based on XBRL, în revista Informatică Economică, nr. 3/2004, p. 28.)
Datele financiare care au fost salvate ca documente XBRL pot fi citite, procesate și transferate de/și către orice calculator, platformă sau aplicație. Beneficiile metodei XBRL sunt legate de noile cerințe ale formatului de schimb cerut de mediul de rețea al internetului. Aceste avantaje ar fi:
Putere de exprimare universală, caracterizat prin:
este extensibilă de orice adaptator pentru a-și lărgi domeniul de aplicabilitate;
elimină nevoia de rescrieri ale rapoartelor financiare pentru a acomoda sistemele incompatibile de contabilitate;
își definește utilizatorii prin faptul că o roganizație care utilizează XBRL nu va fi nevoie să raporteze mai multă informație decât dorește, utizatorii fiind capabili să controleze ceea ce vor raporta și nu vor trebui să facă vreo schimbare pentru standardele de contabilitate existente.
Intemporabilitate sintactică, manifestată prin următoarele caracteristici:
este independentă de platformă;
este independentă de aplicație și poate fi integrată cu orice sistem de baze de date;
căutări rapide și la subiect.
Intemporabilitate semantică, manifestată prin următoarele caracteristici:
un format standard în care să se pregătească rapoartele financiare;
facilitează căutarea avansată către informația detaliată.
Există multe organizații reticiente în privința adoptării, preferând să aștepte până când XBRL va fi validat tehnologic. Cei care au cele mai multe avantaje folosind XBRL sunt analiștii financiari interni și externi.
3.3 Sistemele expert
Baccouche, C., în „L’utilisation de l’intelligence artificielle en comptabilité”, Revue francaise de comptabilité, no 185, decembre 1987, p. 41 considera că „succesul profesional al experților contabili în acest sfârșit de secol XX va depinde, în mod sigur, de capacitatea de a stăpâni informații și cunoștințe privind dreptul fiscal, civil și comercial, științele contabile sau disciplinele conexe. Această capacitate nu poate fi realizată decât cu ajutorul calculatorului și a programelor informatice care-i permit să administreze și să combine acest ansamblu gigant de informații”.
Putem considera că acest scriitor avea dreptate, din moment ce, în ziua de astăzi toate informațiile din firme sunt prelucrate cu ajutorul tehnologiilor și programelor informatice iar, fără îndoială că acele programe informatice amintite sunt sistemele expert și sistemele suport pentru decizii de tip expert. Necesitatea dezvoltării sistemelor expert în contabilitate derivă din creșterea exponențială a cunoștințelor și specialităților pe care trebuie să le stăpânească specialistul contabil.
3.3.1 Definirea sistemelor expert
În orice domeniu de activitate factorul cheie în atingerea scopurilor propuse este reprezentat prin luarea unei decizii bune. Dar drumurile către o decizie bună sunt uneori multe. Totuși la bază există o combinație de trei aspecte: experiență din cazuri anterior rezolvate, rezultatele ultimelor cercetări și raționamentul personal.
Tehnologia sistemelor inteligente de tip sisteme expert este cea mai veche și cea mai bine pusă la punct (sisteme expert bazate pe reguli). Există foarte multe sisteme expert, pentru o gamă foarte largă de aplicații. Toate folosesc o cunoaștere numită expertiză, provenită de la experții umani, iar procesul de colectare a acesteia se numește achiziția cunoașterii. Este nevoie de mai multe interviuri cu expertul sau de alte metode adecvate până este pusă la punct baza de cunoștințe, o componentă importantă a acestor sisteme. Pe lângă baza de cunoștințe adevărata putere stă în motoarele de inferențe(componenta de raționament) și în sistemele de explicații de care dispun.
Impactul sistemelor expert asupra organizației depinde de nivelul la care sunt folosite aceste sisteme, specificul problemelor soluționate și concepția adoptată cu privire la sprijinirea managementului. De exemplu, literatura de specialitate arată că cel mai important motiv pentru care organizațiile introduc această tehnologie este câștigul pe seama creșterii productivității muncii. Raho și Belohlav prezintă grafic aceste motive (figura nr.3.4).
Figura nr. 3.4 Rațiunile introducerii sistemelor expert
(Sursa: Raho, L. E., Belohlav, J., Organizational Implications of Expert Systems. Information Executive, Summer, 1991, citat de Andone, I., Mockler, R. J., Dologite, D., G., Țugui, A., op. cit., p. 244.)
Timpul și consistența deciziilor stau pe locul 1. Prin creșterea productivității, o firmă nu numai că își îmbunătățește profitabilitatea dar va rămâne și în competiție. Putem spune că sistemele expert au un mare potențial pentru creșterea productivității și avantajului competitiv.
După D., Dumitrescu, un sistem expert este „un program de inteligență artificială bazat pe cunoaștere, ce soluționează probleme care în mod normal reclamă experiența unui specialist”. Sistemele expert își găsesc aplicabilitate, mai întâi, în domeniul preluării datelor și apoi în faza de interpretare a informațiilor de sinteză care, de fapt, se suprapune cu sfera de acțiune a analizei financiare.
Sistemele expert constituie un domeniu fertil mai ales pentru întreprindere, satisfăcând vechiul vis de obținere a mașinilor inteligente ce simulează raționamentul uman pentru sarcini specifice unor domenii relativ restrânse.
H. Farreny dă o definiție funcțională a acestor sisteme: „sistemele expert sunt produse software, dar pot fi atât de bine și echipamente, destinate să înlocuiască sau să asiste omul în domeniile unde este recunoscută o expertiză umană insuficient structurată pentru a constitui o metodă de lucru precisă, sigură, completă, direct transpusă pe calculator și supusă revizuirilor sau completărilor în urma experienței acumulate”.
Edward Feigenbaurn a definit sistemul expert ca pe „un program inteligent pentru calculatorul electronic, care utilizează cunoașterea și proceduri de inferență pentru soluționarea problemelor, care suficient de dificile pentru a necesita o expertiză umană semnificativă pentru soluționarea lor”.
Putem concluziona că sistemul expert este un ansamblu de programe informatice destinate a simula raționamentul uman al experților într-un domeniu specific de activitate; este un program, care pe baza cunoștințelor (reținute într-o bază de cunoștințe), raționează (folosind un anumit algoritm) pentru obținerea de rezultate într-o activitate dificilă întreprinsă uzual doar de experții umani.
Din aceste definiții rezultă următoarele caracteristici ce conturează suficient noțiunea de sistem expert:
rezolvă probleme dificile tot așa de bine sau chiar mai bine decât experții umani;
explică raționamentul sau deciziile sugerate, folosind ceea ce specialiștii consideră a fi metode empirice eficiente;
dispun de metode de invocare a cunoașterii și exprimarea expertizei, comportându-se ca un asistent inteligent;
interacționază cu omul în diferite moduri, inclusiv în folosirea limbajului natural;
pot lucra în condiții de incertitudine, efectuând raționamente chiar dacă unele cunoștințe sunt incomplete sau nu sunt în totalitate corecte;
sunt capabile să memoreze cunoșterea, să stabilească legături între cunoștințe și să infereze concluzii, soluții, recomandări, sfaturi.
Specialiștii contabili sunt antrenați într-un număr mare de activități specifice domeniului iar sistemele expert sunt concepute pentru a le ușura munca. Indiferent de problema pe care o are de rezolvat (probleme în audit, în sensul că sunt de nerezolvat prin metode de optimizare sau că există un număr mare de reguli de respectat în conformitate cu legislația și standardele contabile în vigoare făcând problemele contabile foarte dificile sau în contabilitatea de gestiune unde sunt multe probleme de proiectare ce presupun planificare și control), specialistul contabil asistat de sistemul expert rezolvă toate aceste situații complexe mult mai eficient.
Structura sistemelor expert
Sistemele expert sunt alcătuite dintr-o colecție integrată și interdependentă de componente:
Baza de cunoștințe este reprezentată ca o structură de date ce conține ansamblul cunoștințelor specializate introduse de către expertul uman. Baza de cunoștințe conține informații, fapte sau piese de cunoaștere prelucrate de la experții umani în legătură strânsă cu domeniul problemei și care descriu situații evidente, fapte reale sau ipotetice, reguli, etc.
O bază de cunoștințe pentru un sistem expert bazat pe reguli de producție poate fi compusă dintr-o bază de reguli și o bază de fapte.
Mecanismul de inferență preia cunoștințele din baza de cunoștințe ce sunt utilizate pentru construirea raționamentului, elaborează planul de rezolvare al problemei și execută acțiunile prevăzute în planul de rezolvare.
Baza de fapte este reprezentată de o memorie auxiliară ce conține toate datele utilizatorului (faptele inițiale ce descriu enunțul problemei de rezolvat) și rezultatele intermediare produse în cursul procedurii de deducție.
Interfața utilizator este cea care asigură dialogul dintre utilizator și sistem. Dezvoltarea interfeței și integrarea cu mediul lor de acțiune nu sunt aceleași pentru toate sistemele expert. De aceea sunt necesare interfețe diferite în funcție de intrările și ieșirile necesare mediului în care operează.
Interfața cu utilizatorul permite accesul diferitelor categorii de utilizatori la datele și cunoștințele înregistrate sau furnizate de diverse componente de prelucrare. În general interfața transmite sub forma unui apel de procedură parametrii interogației și primește de la componentele sistemului lansate în execuție rezultatele, pe care le transmite utilizatorului. Comunicarea cu utilizatorul în ambele sensuri trebuie să fie accesibilă utilizatorilor neinformaticeni, să se realizeze cu minim de efort într-o formă cât mai naturală și să permită utilizatorului să se implice în procesele de rezolvare de probleme și de învățare.
Modulul de achiziție al cunoștințelor preia cunoștințele specializate furnizate de expertul uman sau inginerul de cunoștințe într-o formă ce nu este specifică reprezentării interne (fișiere).
Modulul de explicații permite trasarea drumului de urmat în raționare de către sistemul rezolutiv și emiterea justificărilor pentru soluțiile obținute, evidențiindu-se în acest mod cauza greșelilor sau motivul eșecurilor.
Grafic această structură este redată astfel:
Figura nr. 3.4 Componentele unui sistem expert
(Sursa: prelucrare după Stair, R.M., Reynolds, G.W., Principles of Information Systems, 6th Edition, Course Technology, Thomson Learning, Boston, 2003, p. 473; McLeod Jr., R., Schell, G., Management Information Systems, 8th Edition, Prentice Hall, Upper Saddle River, New Jersey, 2001, p. 269, citați de Oprea, D., Meșniță, G., Dumitriu, F., op. cit., p. 87.)
Tipologia sistemelor expert
Sistemele expert pot fi folosite pentru a rezolva probleme din orice domeniu de activitate și pot asista specialiștii în toate etapele procesului de rezolvare a unei probleme. Tipurile de sistem expert se deosebesc între ele pe baza funcțiilor ce le-au fost atribuite și domeniile de utilizare:
Sistem expert pentru diagnostic și întreținere – sunt programele cele mai utilizate în practică, analizând defectele și recomandând soluții pentru remedierea acestora pe baza cunoștințelor ce sunt adesea structuri euristice. Sistemul expert de diagnostic și întreținere procesează întrebări care reprezintă problema de rezolvat.
Sistem expert pentru depanare și reparare – sunt folosite în aplicațiile de reparare, oferind diagnostic, pentru care dezvoltă un plan de reparații și controlează decizia.
Sistem expert de instruire – sunt sistemele utilizate în învățământ și conțin cunoștințe privind materiile de instruire, utilizând de obicei diagnoza și clasificarea.
Sistem expert de interpretare – sunt utilizate la analiza informațiilor pentru a le determina semnificația; conțin scenarii cu modele cunoscute, fiind folosite în supravegherea proceselor industriale, analiza imaginilor, înțelegerea vorbirii și altele.
Sistem expert pentru prognoză – sunt folosite în predicție pentru a determina viitoarele condiții din anumite situații, deducând cu tehnici de probabilitate consecințele fenomenelor observate.
Sistem expert pentru proiectare și planificare – sunt utilizate în aplicații inginerești și de management pentru minimizarea restricțiilor privind timpul, costul materialelor, condiții și altele.
Sistem expert de monitorizare și control – sunt utilizate în aplicații de timp real, de monitorizare și control a proceselor complexe de fabricație, unde nu pot fi utilizați oamenii.
Sistem expert de simulare – sunt utilizate în aplicații care simulează diferite condiții și pentru care realizarea practică ar costa foarte mult.
3.4 Depozit de date
La sfârșitul anilor ’90 una dintre cele mai importante dezvoltări din domeniul sistemelor informaționale a devenit depozitul de date. Depozitul de date este piesa centrală în orice sistem inteligent din domeniul Business Intelligence. Un depozit de date (data warehouse) este o bază de date foarte mare, construită prin metode specifice din datele operaționale păstrate de o organizație/companie. Rostul unui astfel de depozit este de a oferi cunoștințe: datele sunt prelucrate și analizate prin diverse metode ce țin de domeniul inteligenței artificiale, obținându-se informații utile în managementul organizației, în conceperea de planuri și strategii și altele.
Depozitele de date sunt produsul mediului economic și al tehnologiilor avansate. Pe de o parte, mediul economic este tot mai competitiv, global și complex și solicită informații elaborate pentru sprijinirea deciziilor strategice, iar pe de altă parte, evoluțiile tehnologiilor informaționale oferă soluții eficiente de gestionare a unor volume mari de date integrate, de ordinul terabytes-lor, asigurând niveluri de sinteză/detaliere adecvate. Depozitele de date (data warehouse) furnizează arhitecturi și instrumente utile conducerii executive prin organizarea sistematică, înțelegerea și utilizarea datelor în luarea deciziilor strategice.
Primele domenii care au adoptat tehnologia depozitelor de date au fost telecomunicațiile, băncile și comerțul cu amănuntul. Ulterior depozitele de date au pătruns și în alte domenii cum ar fi industria farmaceutică, sistemul sanitar, asigurările, transporturile, etc.
Dezvoltarea tehnologiei bazelor de date a condus la apariția unor baze de date mari și foarte mari. O astfel de bază, în care o organizație păstrează toate datele proprii privind producția, datele financiar-contabile, clienții, furnizorii etc. a căpătat denumirea de data warehouse, adică depozit de date. Creșterea volumului de informații, precum și perfecționarea software-ului de exploatare a acestuia au condus la o nouă calitate a folosirii datelor prin analize care pot releva conducerii organizației informații greu sau chiar imposibil de obținut pe alte căi. Se pot obține astfel informații privind preferințele clienților, profilul lor, distribuția, etc.
Un depozit de date este alcătuit din baze de date conținând între 1 și peste 10 terabyte (1 terabyte = 1012 byte), aceste cifre neavând decât un caracter orientativ. Există astfel și depozite de date conținând zeci de terabyte.
Depozitele de date sunt produsul mediului economic și al tehnologiilor avansate. Depozitele de date (data warehouse) furnizează arhitecturi și instrumente utile conducerii executive prin organizarea sistematică, înțelegerea și utilizarea datelor în luarea deciziilor strategice. Un număr din ce în ce mai mare de companii consideră că sistemele data warehouse dispun de instrumente valoroase în mediul economic de astăzi, mediu competitiv.
Scopurile unui depozit de date sunt :
acces sporit la date pentru utilizatori ;
redarea corectă a realității și înregistrarea cu acuratețe a trecutului;
vizualizarea informațiilor din depozitul de date sub diferite unghiuri și sub diferite niveluri de detaliere;
separarea prelucrărilor de nivel operațional și analitic.
Un depozit de date constă într-o bază de date de dimensiuni foarte mari conținând informațiile pe care le pot folosi utilizatorii finali. Tipurile de date întâlnite sunt : date detaliate, date agregate, metadatele.
Metadatele evidențiază intrările în depozitul de date prin structura datelor, proveniența lor, regulile de transformare, de agregare și de calcul.
Sursele de date pentru depozite sunt : bazele de date operaționale curente, bazele de date vechi arhivate, bazele de date externe.
Sistemele ERP
Sistemul Enterprise Resource Planning (ERP) este considerat centrul organizației și este folosit ca suport pentru a extinde strategia de afaceri a acesteia. ERP furnizează companiei flexibilitatea necesară pentru a răspunde cerințelor clienților și pentru a administra mai bine producția firmei și rezervele. Cu ERP, firma poate crea o nouă bază informațională prin înlocuirea sistemelor vechi iar managerii obțin un control mai bun asupra informațiilor și își pot îmbunătății suportul decizional.
În țările dezvoltate, din punct de vedere tehnologic, ERP constituie încununarea evoluției de peste patru decenii a tehnicilor de gestiune economică beneficiare ale suportului tehnologiilor informaționale. Provocarea principală constă în integrarea tuturor proceselor economice și optimizarea resurselor disponibile.
3.5.1 Contextul apariției și evoluției ERP-urilor
Sistemele Enterprise Resource Planning (ERP) și-au făcut loc în aplicațiile de întreprindere în contextul exploziei informaționale și dezvoltării tehnologiei informaționale și comunicațiilor la începutul anilor ’90. În această perioadă, ERP-ul a devenit o prezență obișnuită în marile corporații și în companiile multinaționale. Deabia, în a doua jumătate a ultimului deceniu din secolul XX a însemnat deschiderea lor și pentru segmentul întreprinderilor medii și mici.
Sfârșitul anilor ’80 a adus pe piață primele sisteme ERP, o nouă categorie de software de întreprindere, ce erau considerate soluții la cheie și a căror implementare presupunea adaptarea lor la cerințele și specificul beneficiarului.
Spre deosebire de vechile sisteme de aplicații, dezvoltate in-house (create cu forțe proprii), ERP a adus avantajul integrării: un pachet multimodul care este adaptat specificului și care poate fi ulterior extins cu alte module.
ERP a devenit în ultimii ani un subiect extrem de popular; nenumărate cărți, articole, studii, prezentări, promovări și versiuni demonstrative încearcă să convingă comunitatea de afaceri de binefacerile implementării aplicațiilor integrate de gestiune a firmelor.
Definirea sistemelor ERP
Un ERP reprezintă o infrastructură software ce oferă suport de gestiune și coordonare a diferitelor structuri și procese din companie, în vederea realizării obiectivelor de afaceri. Un sistem de tip ERP este o soluție software complexă, ale cărei elemente sunt integrate într-o platformă comună, pentru gestionarea resurselor companiei. Sistemele de gestiune a afacerilor au evoluat de-a lungul timpului, începând cu simple programe de planificare a materialelor și apoi a producției, fiind concentrate în special pe gestionarea proceselor de producție și a activităților financiar-contabile.
Sistemele ERP actuale realizează integrarea tuturor funcțiilor de conducere ale unei companii, plecând de la planificare, asigurarea stocului de materii prime și materiale, definirea tehnologiilor, coordonarea proceselor de producție și, nu în ultimul rând, la realizarea gestiunii financiar-contabile, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite și terminând cu dezvoltarea și menținerea relațiilor cu clienții și partenerii de afaceri. Un astfel de sistem ERP permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete asupra realizării planului de afaceri. Prin opțiunile de simulare a activităților și prin caracterul flexibil și dinamic al aplicațiilor se pot realiza planuri de previziune, evaluări și predefiniri ale tendințelor de evoluție ale industriei din care face parte compania, analize calitative, integrarea cu noile tehnologii e-business și comunicare online.
American Production and Inventory Control Society a definit sistemele ERP „o metodă pentru planificarea eficientă și controlul tuturor resurselor necesare pentru preluarea, realizarea, expedierea și contabilizarea comenzilor clienților în organizațiile de producție, distribuție sau servicii”.
ERP reprezintă un sistem informațional contabil bazat pe interfețe grafice utilizator, baze de date relaționale, limbaje de generația a IV-a, instrumente CASE și arhitectură client/server.
ERP este o soluție software completă și autocuprinzătoare pentru întreprindere, prin care se asigură comunicarea informațiilor tuturor utilizatorilor interesați de un anumit domeniu de activitate sau care sunt dependenți de acele informații pentru îndeplinirea propriilor responabilități, prin crearea și exploatarea unei baze de date unice. Deci, ERP-ul constă dintr-o singură bază de date, un singur software și o interfață unificată la nivelul întregii firme.
Enterprise Resource Planning reprezintă „sisteme bazate pe arhitectura client/server dezvoltate pentru prelucrarea tranzacțiilor și facilitarea integrării tuturor proceselor, din faza planificării și dezvoltării producției, până la relațiile cu furnizorii, clienții și alți parteneri de afaceri”.
Aplicațiile ERP sunt realizate cu ajutorul instrumentelor CASE, ce simplifică munca programatorilor. Utilizarea instrumentelor CASE sprijină consistența aplicațiilor și standardizarea sub aspect funcțional, conducând la reducerea timpului de dezvoltare și obținerea unui produs de calitate, prin minimazarea erorilor.
Întreprinderea și sistemele ERP
Pentru majoritatea firmelor, supraviețuirea într-un mediu de afaceri global este cea mai importantă problemă. Tehnologiile informaționale actuale creează multiple oportunități de afaceri, oferă soluții problemelor și facilitează regândirea și reorganizarea activităților firmelor. Multe dintre firme se orientează spre sisteme ERP deoarece, prin setul de programe integrate de care dispun, sprijină gestiunea operațiilor economice esențiale ale firmei. Implementarea cu succes a unui sistem ERP poate avea un impact major asupra întregii firme, funcționarea optimă a sistemului fiind posibilă doar prin armonizarea cu activitățile funcționale zilnice din cadrul organizației.
Astfel, o firmă care implementează acest tip de sistem are următoarele avantaje:
au o bază de date unică, ceea ce implică eliminarea operațiilor repetitive de actualizare;
permite accesul la date în timp real, monitorizând funcțiile economice ale firmei;
eliminarea vechilor sisteme inflexibile și costisitoare și înlocuirea lor cu un set integrat de aplicații la nivelul întregii firme;
îmbunătățește eficiența și performanța activităților desfășurate deoarece ERP este flexibil și adaptabil la modificări;
înnoiește infrastructura tehnologică, astfel odată cu implementarea sistemului ERP, firma trebuie să se decidă și asupra echipamentelor, sistemelor de operare și de gestiune a bazelor de date cu care urmează să lucreze;
deschide către parteneriate strategice și afaceri electronice.
Dar implementarea unui sistem ERP nu înseamnă rezolvarea automată a tuturor problemelor organizației și creșterea productivității „peste noapte”. ERP ridică provocări destul de importante și solicită numeroase resurse, cei mai buni specialiști în sisteme informaționale și un sprijin substanțial din partea conducerii, dar și a personalului. Astfel, cum există și implementări nereușite, precizăm câteva dintre dezavantajele ERP-urilor:
sunt considerate proiecte consumatoare de timp iar insuccesul se manifestă după implementare și nu în fazele incipiente ale proiectului;
au costuri mari;
dificultăți în efectuarea și acceptarea schimbărilor solicitate de ERP, firma trebuind să aleagă un sistem a cărui arhitectură și componente corespund proceselor economice, culturii și obiectivelor strategice ale organizației;
este un sistem complex;
necesitatea extinderii și dezvoltării ulterioare a sistemului;
dependența de un singur furnizor.
Sistemele ERP pot genera ca ieșiri diferite documente, cu formă și conținut standard: facturi, avize de expediție, NIR-uri, comenzi etc. Dacă în primele sisteme ERP, nu era posibilă configurarea documentelor de ieșire în forma dorită (firmele fiind nevoite să modifice formatele), sistemele actuale oferă diverse soluții pentru obținerea ieșirilor în formatul dorit. Sunt utilizate instrumente de proiectare third-party pentru flexibilitate în definirea ieșirilor. Majoritatea oferă facilități grafice, pentru utilizarea însemnelor firmei (logo/antet specific).
Enterprise Applications Integration (EAI)
Organizația de astăzi, sub presiunea mediului economic și a schimbărilor tehnologice, trebuie să lupte cu sarcinile complexe, scumpe și mari consumatoare de muncă ale integrării sistemelor. Enterprise Applications Integration (EAI) a apărut ca o soluție salvatoare pentru problema integrării, chiar dacă, la rândul ei, este scumpă, presupune eforturi considerabile și necesită adaptări și particularizări specifice fiecărui proiect în parte.
EAI în organizație se realizează prin interconexiunile dintre produsele program ale unei sau mai multe firme cu scopul de a informatiza procesele de afaceri. Această dezvoltare a devenit importantă odată cu apariția fenomenului de globalizare..
EAI se referă la utilizarea în comun a datelor și proceselor de afaceri pentru toate aplicațiile și sursele de date dintr-o organizație. Pe măsură ce organizațiile s-au dezvoltat și au resimțit necesitatea transferului și partajării informațiilor și aplicațiilor între sisteme informatice diferite, ele au investit în EAI în vederea reunirii proceselor și păstrării tuturor elementelor din organizație interconectate.
Companiile implementează produse EAI pentru translația și transformarea datelor, pentru transferul acestora între baze de reguli și de conținut, precum și pentru asigurarea conectivității cu aplicațiile specializate ale altor furnizori.
Soluțiile EAI și-au demonstrat viabilitatea, prin abordarea structurată, rațională, bazată pe tehnologii validate pe practică, EAI înseamnând integrarea unui grup de aplicații pentru liberul schimb informațional și de procese (figura nr. 3.4).
Figura nr. 3.4 Integrare e-business prin Entreprise Application Integration
(Sursa: Craggs, S., Pay for play business sservices, http://www.eaiindustry.org/docs/member%20docs/eai/Pay_for_Play_Business_Services.pdf, citat de Fotache, D., Hurbeanu, L., op. cit., p. 152.)
EAI presupune legarea aplicațiilor, indiferent dacă acestea sunt comerciale sau dezvoltate de firmă într-o platformă unică care sprijină procesele de afaceri.
Firmele, prin integrarea afacerii cu EAI, se așteaptă la atingerea de beneficii maxime, la salvarea costurilor și flexibilitate în afaceri. Terence O’ Donovan, manager IT, Data Mirror Toronto, punctează cele mai importante avantaje:
scalabilitate, prin înlocuirea tuturor interfețelor cu una singură, asigurând toate punctele de acces la sistemul informațional și admistrarea lor ușoară;
performanță, asigurând securitate datelor;
adminstrare centralizată;
eliminarea erorilor,prin livrarea datelor la țintă;
eterogenitatea surselor, transformarea datelor în informații realizându-se prin posibilitatea de a combina date din surse eterogene;
securitate;
menținerea legăturilor doar cu parteneri care dețin sisteme integrate;
suport nelimitat;
referințe, prin deținerea unei platforme integrate.
Electronic Date Interchange (EDI)
Utilizarea rețelelor de calculatoare în gestiunea întreprinderilor și extinderea sistemelor informaționale interorganizaționale din ultima perioadă de timp generează mutații importante și în activitatea de contabilitate. În acest context, EDI parcurge drumul de la sfidare la oportunitate. Sfidare pentru că determină dematerilizarea documentelor justificative și a documentelor contabile, oportunitate pentru care asigură înlăturarea risipei generate de preluarea repetată a acelorași date în sistemele informatice
Apariția EDI a fost determinată de un complex de factori și se încadrează în tendința de informatizare accelerată a societăților ca urmare a evoluției tehnologiilor informaționale.
EDI este cea mai utilizată soluție pentru înlăturarea dificultăților din contabilitate. Schimbul electronic de date (EDI) este un schimb inter-organizațional de documente și informații, bazat pe anumite standarde, prin intermediul calculatoarelor, aflându-se la intersecția a trei orientări tehnologice:
informatica;
telecomunicațiile;
standardizarea.
După Meșniță, G., utilizarea EDI în firmă are următoarele avantaje:
reducerea costurilor prin eliminarea suportului clasic, dematerializarea documentelor justificative și a documentelor contabile, eliminarea unei părți din costurile cu transmiterea documentelor în formă clasică și a celei privind culegerea și prelucrarea datelor;
minimizarea erorilor prin dispariția preluării datelor primare în mod manual de către mai multe persoane;
capacitatea de a realiza tranzacțiile într-un timp foarte scurt. Prin EDI se reduce foarte mult timpul din momentul primirii/transmiterii unei comenzi și cel de onorare/aprovizionare cu bunurile sau serviciile solocitate prin acele comenzi;
adaptabilitate sporită la noile forme de afaceri și obținerea de avantaje strategice. Modificările substanțiale pe care le aduce EDI nu provin doar din înlocuirea fluxurilor de documente bazate pe hârtie, ci din integrarea sistemului EDI în sistemul de aplicații al unei firme, cu posibilitatea conectării între ele a unor funcții diferite, cum ar fi achizițiile, comenziile, livrările, gestiunea stocurilor și conturile de plăți și încasări.
EDI este unul din principalele instrumente folosite ce permite firmelor să schimbe între ele documente într-o formă standardizată, prin intermediul rețelelor private. Sistemul a fost folosit încă din anii ’60. În prezent, EDI nu presupune numai schimbul de bunuri și transferul de fonduri, ci și tranzacționarea a ceea ce a devenit astăzi o resursă strategică pentru firme, respectiv informația.
Globalizarea sistemelor informaționale
Globalizarea este termenul întrebuințat pentru a descrie un proces multicauzal care are drept rezultat faptul că evenimente care au loc într-o parte a globului au repercusiuni din ce în ce mai ample asupra societăților și problemelor din alte părți ale globului. Globalizarea este termenul modern folosit la descrierea schimbărilor în societăți și în economia mondială care rezultă din comerțul internațional extrem de crescut și din schimburi culturale. Descrie creșterea comerțului și a investițiilor datorită căderii barierelor și interdependenței dintre state. În context economic, este des întâlnită referirea aproape exclusivă la efectele comerțului și în particular la liberalizarea comerțului sau la liberul schimb. Globalizarea a condus, în lumea dezvoltata, la sporirea valorii informației, concomitent cu apariția de noi oportunități de afaceri. Faptul ca tehnologiile actuale permit coordonarea și controlul de la mare distanță a modului de comunicare cu furnizorii și clienții, operarea 24 de ore pe mari întinderi geografice și oferirea de servicii unor clienți necunoscuți subliniază importanța existenței unui puternic sistem informațional al unității economice. Globalizarea are două consecințe asupra firmei: prima este faptul că lărgește potențialul lor de piață, iar a doua se referă la faptul că firma trebuie să cunoască toate preferințele clienților.
Sistemele informaționale globale presupune studiul interfeței dintre sistemele informaționale și tendințele de globalizare mondială. Trendul globalizării este stabilit, în principal, de dezvoltarea tehnologiilor informaționale. Prin implementarea sistemelor informaținale globale se preconizează că informația și cunoștințele vor înlocui bunurile materiale iar afacerile vor avea, în primul rând, o dimensiune informațională, puterea constând în eforturile întreprinse pe această linie. Cercetările întreprinse de echipele coordonate de Dr. Prashant Palvia au condus gruparea țărilor în trei categorii: țări avansate, țări mai puțin dezvoltate și țări subdezvoltate. Problemele sistemelor informaționale globale sunt diferite în funcție de apartenența la o categorie sau alta.
Țările avansate orientează sistemele informaționale globale în următoarele direcții:
folosirea sistemelor informaționale pentru obținerea unui avantaj competițional;
sincronizarea sistemelor informaționale cu scopul organizației;
planificarea strategică a sistemelor informaționale;
creșterea productivității sistemelor informaționale;
securizarea datelor.
Țările mai puțin dezvoltate vizează:
planificarea strategică a sistemelor informaționale;
aspecte operaționale;preocupări pe linia contribuției sistemelor informaționale la progresul organizației;
calitatea datelor de intrare;
utilizarea și securizarea datelor;
standarde ale echipamentelor și software-ului;
utilizarea prietenoasă a sistemelor;
îmbunătățirea productivității sistemelor informaționale.
În țările subdezvoltate sunt vizate:
gradul de învechire a echipamentelor și software-ului;
disponibilitatea și perfecționarea personalului specializat în sisteme informaționale pentru conducere;
îmbunătățirea productivității muncii.
Gestiunea electronică a documentelor
Gestiunea electronică a documentelor, a fost și încă mai este considerată de către specialiștii IT drept unul dintre cele mai promițătoare domenii ale informaticii moderne, chiar dacă la ora actuală alte concepte precum Content Management sau, mai complexul, Enterprise Content Mangement se bat pentru supremație.
Cotată drept soluția ideală care ar putea elibera o organizație de masele din ce în ce mai mari de documente, gestionând optim activitățile de informare și comunicare în cadrul acesteia, sistemele de gestiune electronică rămân încă, în pofida numeroaselor implementări de succes, un demers dificil. Deși estimările optimiste sunt pertinente, iar tehnologia promițătoare, punerea în aplicare ridică numeroase dificultăți, implementarea unui sistem de gestiune electronică impunând reexaminarea și revalorificarea la un nivel superior a elementelor esențiale ale unui bussines – informația și comunicarea –, efectul fiind modificarea, în timp, a întregii organizații.
În mediul de afaceri actual, capacitatea de a utiliza informația potrivită la momentul potrivit reprezintă o premisă a succesului în afaceri. Pentru cele mai multe companii, identificarea de noi modalități de organizare, protecție, gestiune și stocare a documentelor și a informațiilor confidențiale se prefigurează a deveni o preocupare constantă. În aceste condiții, în era informației, gestiunea eficientă a documentelor se impune deja ca o disciplină de bază pentru companiile care vehiculează un număr mare de documente. Pentru acestea, devine important să găsească soluții eficiente de reducere a timpului alocat unor activități consumatoare de timp, dar lipsite de valoare adăugată.
Conform studiilor și statisticilor internaționale, piața soluțiilor de gestiune elctronică se află pe un trend ascendent de câțiva ani buni. Aproximativ 30% dintre companiile din Uniunea Europeană au implementat o astfel de soluție, nivelul investițiilor estimat pentru 2006 fiind undeva în jur de două miliarde de dolari. În România, procentul companiilor este sensibil mai mic, fiind estimat la circa 10%, potrivit prognozei date publicității de către ANIS în 2005.
Deși este considerat un produs necesar dezvoltării economice a firmelor, implementarea sistemelor de gestiune electronică presupune diferite dezavantaje:
vulnerabilitatea perifericelor de stocare. Chiar dacă datele sunt centralizate, ele se află pe un suport fizic (server, hard-disk, CD-Rom, disc optic ețc.) care necesită anumite condiții de depozitare. În plus, ritmul frenetic al evoluției tehnologice conduce la o învechire rapidă a suporturilor de stocare, ceea ce impune un sistem mai sofisticat în cazul unei eventuale migrări;
un sistem dependent de rețea. Fără o rețea locală, un sistem de gestionare electronică a documentelor nu își are rostul, viabilitatea sa impunând dezvoltarea unui Intranet sau, și mai bine, a unui Extranet. Inconvenientul este dacă rețeaua pică, datele nu mai sunt disponibile;
constrângeri de ordin tehnic și financiar. Implementarea unei soluții de gestiune electronică poate fi dificilă în anumite cazuri, când organizațiile posedă arhive cantitative importante. În acest caz, aplicațiile de gestiune electronică necesită resurse hardware suplimentare importante (servere, linii de comunicație, stații de lucru, scannere, imprimante etc.). Securitatea informațiilor poate, de asemenea, suprasolicita nota de plata.
Dar dincolo de aceste impedimente, specialiștii consideră că implementarea unei soluții de gestiune electronică a documentelor dificultatea este mai mult organizațională decât tehnică. Aceasta deoarece reușita unei implementări este adesea condiționată de implicarea utilizatorilor, în particular a departamentului managerial. Principalele probleme asociate utilizării documentelor în format fizic vizează atât necesitatea alocării unui spațiu suplimentar de depozitare a acestora, cât și dificultăți legate de regăsirea informațiilor necesare, sau de uzura acestora în urma utilizării frecvente a hârtiei. Printre avantajele acestui produs, pot fi considerate următoarele:
creșterea productivității prin: eliminarea timpilor morți, reducerea timpului de căutare, reutilizarea informațiilor, viteza crescută de accesare a datelor, posibilitatea procesării automate a informațiilor;
reducerea riscului de pierdere a documentelor;
crearea unui mediu standardizat pentru introducerea de conținut;
disponibilitate ridicată a informației la nivelurile la care este nevoie de aceasta;
eficiența mai mare în manipularea informațiilor;
acces securizat la informație pe baza unor reguli stricte;
reducerea spațiului, respectiv, a costului impus de arhivarea documentelor;
creșterea nivelului de interacțiune cu cetățeanul prin oferirea de informații actuale, răspuns rapid la solicitările acestuia (de exemplu, posibilitatea indicării stadiului în care se află o solicitare depusă) etc.
nivel de transparență sporit.
Deci, păstrarea în siguranță a documentelor confidențiale și eliminarea riscului de pierdere a acestora sunt considerate cele mai importante beneficii asociate utilizării documentelor în format electronic. Accesul dificil la documentele fizice stocate în locații diferite este unul dintre inconvenientele cu care se confruntă companiile la ora actuală. De aceea, majoritatea firmelor sunt nevoite, să păstreze documentele de uz curent în aceeași locație în care angajații companiei își desfășoară activitatea.
Legea arhivării electronice presupune liber la dematerializare, constituind motorul principal prin care gestiunea electronică s-ar putea manifesta în România. Legea privind arhivarea documentelor în formă electronică nr. 135/2007 a fost publicată în Monitorul Oficial nr. 345 din 22 Mai 2007 și a intra în vigoare pe 25 Mai 2007. Primii pași în această direcție au fost făcuți în 2001, cand s-a adoptat „Legea semnăturii electronice“, cadrul legal ce face posibilă utilizarea semnăturii electronice în Romania.
Legea arhivării electronice stabilește regimul juridic aplicabil creării, conservării, consultării și utilizării documentelor în formă electronică arhivate sau care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică. Operațiunile de prelucrare arhivistică a documentelor în
formă electronică se fac cu respectarea dispozițiilor Legii Arhivelor Naționale nr.16/1996, cu modificările și completările ulterioare, precum și a reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul și protecția informației cu caracter public sau privat.
Factura electronică
Data de 1 ianuarie 2007 a fost un fel de punct terminus pentru legislația românească, aceasta fiind data până la care a trebuit sa fie modificate actele normative ale căror prevederi nu erau aliniate la cerințele comunitare. La 1 ianuarie 2007 a intrat în vigoare Ordonanța de urgență nr. 110/2006 pentru modificarea și completarea Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, ordonanță publicată în Monitorul Oficial la finele lunii decembrie 2006.
Apariția Ordinului nr. 1077/ 6 august 2003 al Ministerului Finanțelor Publice privind condițiile în care se pot edita, într-un singur exemplar, facturile fiscale cu regim special de tipărire, inseriere și numerotare, utilizate în activitatea financiară și contabilă a fost privită ca un important pas privind dematerializarea documentelor. Printre modificările Codului Fiscal, aprobate de Parlament în luna iulie a anului 2006 și intrate în vigoare la 1 ianuarie 2007, se numără și introducerea prevederilor referitoare la facturarea electronică, aplicabile de la data aderării.
Proiectul de lege al facturii electronice prevede introducerea posibilității ca firmele să emită, să transmită și să primească facturi, bonuri și chitanțe fiscale în format electronic, prin folosirea semnăturii electronice. Legea are 34 de articole și reglementează utilizarea formatului electronic în tranzacțiile comerciale dintre agenții economici pentru aproape toate documentele utilizate.
Introducerea facturii electronice are diferite avantaje:
automatizarea procedurii de transmitere de documente fiscale, ceea ce ar crea economie de timp și de bani;
emiterea în format electronic poate reduce costurile de tipărire și expediere cu câteva milioane de euro pe an și creează noi oportunități de afaceri în domeniul IT&C, prin dezvoltarea unor programe software specifice, dar și prin favorizarea afacerilor din domeniul semnăturii electronice;
aceste facturi sunt sigure. Nu pot fi modificate deoarece sunt semnate electronic și au o dată extrem de certă pentru că au marca temporală pe ele în momentul emiterii;
plațile se pot face de acasă, prin e-Banking, iar facturile și chitanțele se primesc prin e-mail. Acest lucru înseamnă o economie de timp foarte mare. Firmele economisesc foarte mulți bani din reducerea costurilor de tipărire și expediere, ceea ce le-ar permite fie să investească mai mulți bani în calitatea serviciilor, fie să își crească profiturile, aducând impozite mai mari la bugetul de stat.
Astfel, în momentul în care cineva cumpără un produs sau mai multe, ar putea primi factura pe e-mail sau direct pe o memorie flash, având posibilitatea ca, în locul stocării unui morman de hirtii în dosare, să poată păstra documentele fiscale pe hard-disk-ul propriului calculator, pe un server, pe un CD sau DVD. Prin adoptarea acestei legi inițiatorii speră că vor "creea instrumente rentabile necesare schimbului rapid de documente între agenții economici". Astfel, o factură dată pe e-mail va fi la fel de valabilă ca una prinsă în dosarul de contabilitate al oricărui agent economic.
Această lege face o distincție foarte clară între emitere și transmitere, pentru că datorită serializării este foarte riscant să se permită emitere în formă mixtă, adică să se emită o parte în formă electronică și o parte pe hârtie. Emitentul trebuie să opteze în mod clar dacă dorește emiterea în formă electronică sau dorește emiterea pe hârtie. Există un dezavantaj al acestei legi și anume că pe factura electronică vor fi imposibile returnările ilegale de TVA, facturi false și alte lucruri de acest gen.
Concluzii
Întreprinderea secolului XXI trebuie să prezinte niște caracteristici dominante diferite față de secolul abia încheiat: flexibilitate, deschidere, receptivitate la integrare și globalizare. În efortul continuu de a se adapta și configura conform exigențelor pieței apare necesitatea ca orice organism economic să se transforme și să se schimbe pentru a putea supraviețui și funcționa în mod corespunzător.
Problema principală cu care se confruntă socitățile comerciale este ținerea unei evidențe contabile riguroase. Contabilitatea folosind metode clasice prezintă atât dezavantajul unui timp mare de lucru în vederea calculării și furnizării rezultatelor necesare luării deciziilor în timp real în societate, cât și posibilitatea obținerii unor rezultate eronate datorate erorilor de calcul. O întreprindere modernă nu poate supraviețui fără să dispună de informații în timp real, provenite atât din interiorul, cât și din exteriorul său. Din punct de vedere informațional, o întreprindere modernă trebuie să fie cuplată la cele mai moderne tehnologii informaționale și de comunicare ale momentului la care ne raportăm.
Tehnologia informațională este cea care schimbă modul de percepere a contabilității și de prelucrare a informațiilor contabile iar organizațiile sunt acum, mai mult ca oricând, dependente de IT și majoritatea prognozelor arată că această dependență este în creștere.
IV. Utilizarea de calcul tabelar în decizia managerială pe baza contului de profit și pierdere
Microsoft Office Excel este un instrument puternic, care se utilizează pentru a crea și formata foi de lucru și pentru a analiza și partaja informații, în scopul de a lua decizii mai informate. Aplicatia Excel oferă posibilitatea creării unor baze de date simple. Se poate stoca înregistrări de informații, care sunt atât de formă text, cât și numerice, și se poate sorta, căuta și extrage valori dintr-o bază de date.
Microsoft Office Excel permite folosirea unor functii complexe pentru efectuarea calculelor tehnice, matematice, statistice si economice. Aceste calcule pot fi de la cele mai simple, precum totalul sau media valorilor pe un rand sau o coloana, la cele mai complexe, precum evaluarea duratei de amortizare a unei investitii sau întocmirea balantei în contabilitate. Gama larga de functii financiare, multitudinea de tipuri de diagrame disponibile, puterea de sintetizare a rapoartelor si interfata prietenoasa fac din mediul Excel unul dintre cele mai utilizate programe.
Cu ajutorul lui Microsoft Office Excel se prelucrează informațiile economice necesare luării deciziilor manageriale. Astfel, pe baza unui exemplu concret vom demonstra că acest program nu numai că facilitează calculele din contabilitate dar ajută și la interpretarea informației contabile. Pornind de la informațiile prelucrate în Microsoft Excel, specialiștii contabili pot genera aplicații complexe de sisteme expert. Putem, astfel, considera că Microsoft Excel contribuie la dezvoltarea altor tehnologii informaționale.
Performanța financiară reprezintă dezideratul oricărei întreprinderi și deviza tuturor utilizatorilor de informații financiare. Pentru a veni în întâmpinarea acestora, organismele de normalizare contabilă au fost preocupate de găsirea unor modele care să reflecte informațiile privind performanța întreprinderii.
Evaluarea stării economice și financiare a firmelor pe piața concurențială reprezintă o direcție în care se îndreaptă cercetarea în domeniul microeconomic. Aceasta presupune și impune cu necesitate utilizarea unor metode de investigare de mare rigurozitate știintifică menite a evidenția cât mai exact gradul de stabilizare economică și financiară a firmelor. Numai pe aceasta baza se pot apoi elabora o serie de strategii pe termen lung care să direcționeze un anumit comportament al firmei. În cadrul analizei financiare un rol deosebit ocupă și informatica, deoarece cu ajutorul calculatoarelor se poate realiza o bună evidență a stocurilor, calculul indicatorilor, calculul echilibrelor financiare, efectuarea previziunilor financiare plecând de la anumite ipoteze, realizarea de analize de sensibilitate și simulări, analiza și calculul soldurilor intermediare de gestiune.
Obiectivul dominant al oricărei activități economice, acela de a fi performantă, a constituit o provocare pentru identificarea unui model de reflectare a acesteia. Pe măsura dezvoltării economiilor, polul de interes al performanței se mută de la câștig la profitul descris de contul de profit și pierdere. Acesta reflectă fluxurile de valoare care au concurat la creșterea sau diminuarea bogăției unei întreprinderi într-o anumită perioadă de timp. Așadar, contul de profit și pierdere evidențiază succesul activității unei întreprinderi, necesar supraviețuirii sale, sau eșecul acesteia.
După părerea noastră, contul de profit și pierdere devine “ofertantul principal”, deoarece furnizează informațiile necesare, pe de o parte, evaluării performanțelor trecute și viitoare, iar pe de altă parte, determinării riscului fluxurilor viitoare de numerar. De asemenea, pe baza informațiilor reflectate de contul de profit și pierdere se realizează o analiză pertinentă a performanțelor întreprinderii, se calculează o varietate de indicatori, fie într-un anumit moment în timp, urmând apoi interpretarea lor prin comparații, fie în timp, dar corelați cu anumite procedee statistice. Contul de profit și pierdere ocupă un loc central în cadrul interpretării economice a întreprinderii deoarece el sintetizează fluxurile de operații și explică modul de formare a diferitelor rezultate, comparând cheltuielile efectuate cu veniturile realizate în cursul exercițiului.
Informațiile reflectate de contul de profit și pierdere se grupează în funcție de natura activităților desfășurate de unitate într-o anumită perioada de gestiune. Sunt considerate operațiuni curente (de exploatare) acele care concură la realizarea obiectului principal de activitate al întreprinderii, având un caracter repetitiv și obișnuit. Alături și în sprijinul operațiilor curente, agentul economic desfășoară o activitate financiară, dar și acțiuni cu caracter extraordinar.
Atfel pornind de la contul de profit și pierdere al societății Alfa.SRL (tabelul nr. 4.1), putem calcula mai mulți indicatori economici ce reflectă situația sa de performanță. Efectuarea cu mai multă ușurință a acestor calcule este realizată cu ajutorul lui Microsoft Office Excel.
CONTUL DE PROFIT ȘI PIERDERE
la data de 31.12.2006
Tabelul nr. 4.1 Contul de profit și pierdere
Marja comercială este primul indicator de performanță al întreprinderilor comerciale. Acest indicator poate fi calculat în marimi absolute și relative astfel:
în marimi absolute, marja comercială se determină pe baza relației:
Mc = CA – Cc = CA – (c + ca + ∆S)
în care
CA – cifra de afaceri;
Cc – costul de cumpărare al mărfurilor vândute;
c – costul de cumpărare (achiziție) al mărfurilor;
ca – cheltuieli de achiziție aferente respectivelor mărfuri;
∆S – variația stocurilor (diferența dintre stocul de la începutul și cel de la finele exercițiului)
în marime relativă, marja comercială poate fi analizată cu ajutorul ratei marjei comerciale(RMC):
, respectiv
Utilizarea ratei marjei comericale permite efectuarea de analize comparativ între întreprinderile din același sector de activitate. Rezultatul analizelor comparative servește evidențierii incidenței deciziilor comerciale legate de preț, alegerea furnizorilor, precum și a modalităților de comercializare a mărfurilor (prin magazine proprii sau închiriate), în cazul întreprinderilor cu activitate mixta.
În dinamică, marja comercială (în mărimi absolute și relative) la întreprinderea analizată a înregistrat dimensiunile prezentate în tabelul 4.1.
Tabelul 4.2 Marja comerciala în perioada 2005-2006 la Societatea Alfa SRL.
În Microsoft Office Excel, aceste calcule se realizează prin introducerea unor formule de calcul:
Figura nr. 4.1 Calculul marja comerciale în Microsoft Excel
Marja comercială a crescut în anul 2006 față de anul 2005 cu 9177 lei, de la 72859 lei la 82036 lei. Această creștere s-a datorat influenței pozitive a vânzărilor de mărfuri care au crescut determinând creșterea marjei comerciale cu 60951 lei. Costul mărfurilor vândute a crescut influențând negativ marja comercială care scade cu 51774 lei.
Rata marjei comerciale evidențiază ponderea marjei comerciale din vânzările de mărfuri, iar aceasta a oscilat de la 12.12% în anul 2005 la 12.39% în anul 2006.
Cifra de afaceri (CA) reprezintă volumul total al afacerilor unei firme evaluate la prețul pieței (respectiv încasările totale).
Cifra de afaceri = Vânzări de mărfuri – Producția vândută
Tabelul 4.3 Evoluția cifrei de afaceri în perioada 2005-2006
În Microsoft Office Excel, aceste calcule se realizează prin introducerea unor formule de calcul:
Figura nr.4.2 Calculul cifrei de afaceri în Microsoft Excel
După cum se poate observa din tabelul de mai sus cifra de afaceri a crescut în anul 2006 cu 2084211 lei față de anul 2005 ca urmare a creșterilor vânzărilor de marfuri cu 60951 lei și a producției vândute cu 2023260 lei.
Cifra de afaceri este un indicator semnificativ pentru măsurarea activității prestate de unitate. Tendința de creștere a acestui sold intermediar de gestiune arată că întreprinderea desfășoară o activitate profitabilă.
Producția exercițiului (Pex) reflectă volumul total al activității industriale, producătoare de bunuri sau prestatoare de servicii desfașurate în cadrul unei întreprinderi pe parcursul unui exercițiu financiar. Acest indicator include valoarea bunurilor fabricate și a serviciilor prestate de întreprindere pentru a fi vândute, stocate sau utilizate pentru nevoile proprii. Este necesar a se face distincție între producția exercițiului și cifra de afaceri. Dacă cifra de afaceri reprezintă vânzările de produse (producția vândută) la întreprinderile industriale și vânzările de mărfuri și produse la întreprinderile mixte, producția exercițiului reprezintă producția vândută, producția stocată și producția imobilizată.
în care:
Qv – producția vândută;
∆Qs – variația producției stocate;
Qi – producția imobilizată.
Producția vândută exprimă vânzările de produse, lucrări și servicii, iar variația producției stocate reflectă creșterea sau descreșterea stocurilor de produse finite, semifabricate, producție în curs de execuție, ețc. Producția stocată este evaluată la costuri de producție. Producția imobilizată reprezintă costul imobilizărilor corporale și necorporale realizate în regie proprie.
Întrucât la calculul cifrei de afaceri sunt ignorate decalajele între momentul fabricării și cel al facturării, antrenând variația stocurilor, precum și producția imobilizată, acest indicator poate crea o imagine deformată asupra activității întreprinderii. Din acest punct de vedere, producția exercițiului oferă o imagine fidelă a activității reale a întreprinderii.
Pe de altă parte, producția exercițiului nu reflectă o realitate financiară, întrucât este constituită din elemente eterogene, unele fiind evaluate la preț de vânzare (producția vândută), iar altele la cost de producție (producția stocată și imobilizată).
Tabelul 4.4 Evoluția producției exercițiului în perioada 2005-2006
Cu ajutorul Microsoftului Excel, producția exercițiului se calculează în următoarea manieră:
Figura nr. 4.3 Calculul producției exercițiului în Microsoft Excel
În perioada 2005-2006, producția exercițiului a avut un trend ascendent, astfel încât în anul 2006 acesta a crescut cu 2279395 lei (5.31%) față de 2005, ca urmare a creșterii producției vândute cu 2023260 lei (4.86%), a creșterii producției stocate cu 256135 lei.
Valoarea adăugată (Vad) reprezintă surplusul de încasări peste valoarea consumurilor provenite de la terți, respectiv bogația creată prin valorificarea resurselor tehnice, umane și financiare ale întreprinderii.
Exprimând aportul întreprinderii în ceea ce privește producția de bunuri sau servicii, valoarea adăugată permite aprecierea structurii și metodelor de producție ale întreprinderii, prin intermediul gradului de integrare (ca raport între valoarea adăugată și producția corespunzatoare sau cifra de afaceri), precum și dezvoltarea sau regresul activității întreprinderii.
Valoarea adăugată se poate determina prin două metode:
metoda substractivă (diferenței sau sintetică)
Potrivit acestei metode, distingem urmtoarele două părți ale valorii adăugate:
valoarea adăugată produsă (Vad) determinată ca diferență între producția exercițiului (Qe) și consumurile intermediare provenite de la terți(Ci).
Vad = Pex – Ci sau VA = (Pex + Mc) – Ci
valoarea adaugată realizată (VA’) este rezultatul deducerii din cifra de afaceri (CA) a consumurilor intermediare aferente acesteia (C’i), consumuri a căror determinare este dificil de realizat.
metoda aditivă (de repartiție)
Utilizând această metodă, valoarea adaugată rezultă prin însumarea elementelor sale componente: cheltuieli cu personalul (Chp), cheltuieli cu amortizarea (Cha), cheltuieli financiare(Chf), impozite și taxe (It), dividende (Dv) și rezultatul net al exercițiului (Rn), astfel:
Regrupând elementele în cauză, se poate considera că valoarea adăugată asigură remunerarea:
muncii, prin cheltuielile cu personalul și participarea salariaților la profit;
capitalului tehnic, prin amortizare și provizioanele destinate să conserve valoarea acesteia;
capitalului împrumutat, prin dobânzi;
capitalului propriu, prin profit (dividende);
statului, ca generator de infrastructură, prin impozitele și taxele incluse.
Din punct de vedere metodologic, analiza valorii adăugate se poate face în mărimi absolute (potrivit metodologiei mai sus prezentate) și în mărimi relative, pe baza ratelor valorii adăugate.
În teoria și practica economică, cele mai frecvent utilizate rate ale valorii adăugate și indicatori de eficiență determinați pe baza acesteia sunt:
Rata variației valorii adăugate sau rata de creștere a întreprinderii, care permite sublinierea aprecierilor privind creșterea sau regresia activității:
Rata valorii adăugate(Rv)(gradul de integrare pe verticală) constituie un indicator al gradului de integrare economică a întreprinderii, fiind expresia productivității globale, respectiv a bogației create la un anumit nivel de activitate.
Rata valorii adăugate se determină ca raport între valoarea adăugată (VA) și cifra de afaceri (CA), și reprezintă ponderea valorii adăugate în totalul cifrei de afaceri, astfel:
Evoluția sa permite aprecierea strategiei industriale a întreprinderii, iar diminuarea ratei poate semnifica o utilizare ineficientă a factorilor de producție. În industrie, aceasta rată înregistrează un nivel mediu de 50-60%, dar interpretarea evoluției sale trebuie făcută cu prudență, luând în considerare structura cifrei de afaceri pe tipuri de activități. Pentru o întreprindere mixtă (de producție și comercializare), deteriorarea nivelului acestei rate semnifică creșterea ponderii activității comerciale, cu o rată specifică mai redusă.
Gradul de dependență externă (Rs) este un indicator utilizat la comparațiile în spațiu și între întreprinderi din același sector de activitate. Se determină ca raport între cifra de afaceri și valoarea adăugată, exprimând cifra de afaceri care poate asigura Vad de 100 u.m.
Ratele de remunerare ale valorii adăugate reprezintă ponderea deținută de fiecare element component în valoarea adăugată și constituie expresia remunerării partenerilor sociali.Aceste rate permit efectuarea de comparații sectoriale și interexerciții, și oferă, totodată, informații asupra repartiției valorii adăugate între factorii muncă și capital.
Valoarea adăugată pe salariat (Vad/Ns) exprimă eficiența utilizării potențialului uman, respectiv productivitatea muncii definită ca valoarea adăugată realizată în medie de un salariat.
Acest indicator de eficiență se determină ca raport între valoarea adăugată (VA) și numărul mediu de salariați(Ns) astfel:
valoarea adăugată la 1000 lei active imobilizate (VA1000 Ai) exprimă bogația creată prin valorificarea potențialului material (resurselor tehnice) și se determină ca raport între valoarea adăugată (Vad) și activele imobilizate (Ai) astfel:
Modul de determinare a valorii adăugate prin metoda substractivă și analiza rapoartelor statistice și dinamice dintre indicatorii valorici ai producției, sunt prezentate în tabelele 4.5 și 4.6.
Tabelul 4.5 Evoluția valorii adăugate în perioada 2005-2006
Figura nr. 4.4 Calculul valorii adăugate în Microsoft Excel
În urma analizei indicatorilor în tabelul de mai sus se constată următoarele aspecte:
valoarea adăugată a scăzut în anul 2006 cu 422192 lei (4.04%) datorită creșterii cu 2279395 lei (5.31%) a producției exercițiului, cu 9177 lei (12.6%) a marjei comerciale și cu 2710764 lei (8.33%) a consumului de la terți. Primele două compenete au efecte pozitive asupra marjei comerciale, ultima determinând o reducere a acesteia în mărimi absolute și relative.
în dinamică, rata valorii adăugate are o tendință de scădere. Ca indicator al gradului de integrare economică a întreprinderii, rata valorii adaugate denotă scăderea ponderii valorii adăugate în cifra de afaceri. Rata valorii adăugate scade de la 24.75 în anul 2005 la 22.64 în anul 2006, situație ce reflectă scăderea capacității întreprinderii de a-și asigura prin forțe proprii desfășurarea activității de exploatare, crescând dependența față de terți;
valoarea adăugată pe salariat sau randamenul muncii, în întreprinderea analizată a scăzut în perioada analizată, de la 26873.61 lei/salariat în anul 2005 la 26751.04 lei/salariat în anul 2006, în condițiile în care numărul mediu de muncitori s-a diminuat de la an la an, fapt care reflectă o scădere a productivității muncii și implicit a valorii adăugate.
valoarea adăugată la 1000 lei active imobilizate a crescut în perioada luată în calcul de la 384.66 lei/1000 lei în anul 2005 la 385.68 lei/1000 lei în anul 2006, ca urmare a scăderii într-un ritm mai mare a activelor imobilizate (cu 1166774 lei) față de ritmul de scădere a valorii adăugate (cu 422192 lei).
Tabelul 4.6 Analiza rapoartelor statistice și dinamice dintre indicatorii valorici ai producției
Aceste calcule în Microsoft Excel sunt realizate astfel:
Figura nr. 4.5 Calculul raportului static dintre valoarea adăugată și producția exercițiului în Microsoft Excel
Interpretarea rezultatelor:
Raportul static dintre valoarea adăugată și producția exercițiului s-a diminuat cu 2.16%, adică în perioada precedentă la 100 lei producție a exercițiului se obțineau 24.36 lei, față de numai 22.20 lei în perioada curentă.. Paralel a crescut ponderea consumurilor intermediare în producția exercițiului (sci =Ci/Pex *100) de la 75.81% la 77.98%.
Primul raport dinamic este subunitar (0.91), ca urmare a scăderii valorii adăugate (Ivad = 95.96%; diminuare egală cu 4.04%) față de ritmul de creștere a producției exercițiului (Ipex = 105.31%; creștere egală cu 5.31%).
Figura nr. 4.6 Raportul static dintre valoarea adăugată și cifra de afaceri
Interpretarea rezultatelor:
Raportul ce corelează valoarea adăugată cu cifra de afaceri a înregistrat valori descrescătoare, reflectând scăderea independenței întreprinderii față de consumurile intermediare provenite de la terți.
Raportul dinamic aferent (0.91) explică reducerea valorii adăugate într-un ritm mai rapid (Ivad = 95.96%) decât ritmul de creștere a cifrei de afaceri (ICA = 104.94%).
Figura nr. 4.7 Raportul static dintre cifra de afaceri și valoarea adăugată
Interpretarea rezultatelor:
Observațiile făcute în urma analizei raportului static anterior sunt confirmate și de valorile în creștere ( cu 0.38%) ale raportului static dintre cifra de afaceri și valoarea adăugată, care indică o creștere a riscului întreprinderii din cauza dependenței sale față de terți.
Raportul dinamic supraunitar (1.09) dintre indicele cifrei de afaceri și al valorii adăugate exprimă creșterea cifrei de afaceri într-un ritm mai alert ( ICA = 104.94%) decât ritmul de diminuare a valorii adăugate (Ivad = 95.96%).
Figura nr. 4.8 Raportul static dintre producția vândută și producția exercițiului
Interpretarea rezultatelor:
Se diminuează ponderea producției vândute în producția exercițiului cu 0.42%, fapt care sugerează că întreprinderea are dificultăți în valorificarea producției sale. În același timp, a crescut ponderea producției stocate în producția exercițiului, de la 2.97% la 3.39%.
Raportul dinamic este subunitar (0.99), deoarece s-a înregistrat o creștere a producției vândute mai mică ( cu 4.86%) față de creșterea producției exercițiului mai mare ( cu 5.31%).
Figura nr. 4.9 Raportul static dintre valoarea adăugată netă și valoarea adăugată brută
Interpretarea rezultatelor:
Raportul static crescător (cu 0.52%) dintre valoarea adăugată netă și valoarea adăugată brută reflectă o scădere a cheltuielilor cu amortizarea în structura valorii adăugate brute, de la 12.44% la 11.92%.
Raportul static subunitar (0.43) dintre indicii acestor două mărimi sugerează un ritm de diminuare a valorii adăugate nete mai rapid (IVadn = 41.67%) decât ritmul de diminuare a valorii adăugate brute ( Ivad = 95.96%).
Putem spune că rezultatele acestei analizei financiare se adresează administratorilor, acționarilor actuali sau potențiali, analiștilor financiari, participanților la viața întreprinderii, persoanelor juridice finanțatoare (bănci, organisme financiare, societăți-mamă, alte întreprinderi), statului, precum și altor întreprinderi susceptibile de a participa la o absorbție sau de a face o ofertă publică de cumpărare.
Analiza economico-financiară efectuată a evidențiat rolul deosebit pe care îl au indicatorii implicați în programul informatic, respectiv înalta calitate pe care o poate avea actul decizional prin explicarea metodei prezentate.
Economiile de timp sunt foarte mari deoarece introducerea datelor din contul de profit și pierdere constituie singurul efort uman; celelalte operații de calcul a indicatorilor se efectuează automat și sistematic de către program. Ca o concluzie generală, se poate remarca faptul că actul decizional are rolul esențial în funcționarea normală a organizației pe termen lung. Orice suspiciune apărută în prezent cu privire la performanțele economico-financiare poate deveni ulterior o realitate dură, dacă managementul societății nu se sesizează și nu întreprinde măsuri de redresare la timp. Așa cum preciza și François Bacon „dacă omul începe cu certitudinile va sfârși prin a se îndoi, dar dacă se va mulțumi a începe cu îndoielile, va sfârși prin a avea certitudini”.
Concluzii
Informația financiar-contabilă reprezintă, fără îndoială, una din principalele surse informaționale ale oricărui proces decizional. De la raportări privind producția obținută sau stocurile deținute și până la întocmirea conturilor anuale, motivația este aceeași: sprijinirea diverselor categorii de utilizatori în alegerea soluțiilor optime. Contabilitatea este adesea percepută drept un veritabil „arbitru” între oferta de informații, pe de o parte și varietatea cerințelor informaționale, aparținând fiecărei categorii de utilizatori în parte.
Dezvoltarea contabilității este indisolubil legată de aceea a societății, așa că putem afirma fără a greși, că fiecare pas făcut în devenirea sa drept un sistem coerent de evaluare și evidențiere a operațiunilor economico-financiare, a fost precedat de cerințele tot mai variate ale lumii economiei. Informația contabilă este suportul deciziilor economice și financiare necesare în coordonarea activității unei organizații.
Realitățile actuale ne arată că dezvoltarea economiei de piață și sporirea gradului de complexitate a acesteia necesită asigurarea unei informații economice operative și complete. Astfel de informații economice ne oferă situațiile financiare și ne ajută să cunoaștem și să controlăm modul de utilizare a resurselor materiale și umane în vederea luării deciziilor ce se impun.
Evoluția rapidă din ultimele decenii ale tehnicii și sistemelor de calcul este însoțită de mutații notabile și în informatica economică. Preocupările specialiștilor sunt orientate spre crearea de sisteme de informare apropiate utilizatorilor (prietenoase) care să răspundă prompt și corect la cereri. De la sisteme informatice care soluționează, în special, problematica administrației s-a trecut la sisteme de asistare a deciziilor, bazate pe modelare și prelucrări de cunoștințe.
Astfel actul decizional în contextul unei societăți într-o continuă schimbare și cu un ritm foarte dinamic expune pe marea majoritate a managerilor în situația de a fi nevoiți să opteze fie pentru soluții tradiționale, fie pentru soluții noi. Dacă soluțiile tradiționale au șabloane standard și au fost îndelung comentate, soluțiile noi propun timpi de răspuns mai mici, o eficiență mai mare și o precizie ridicată. Tehnologiile informaționale au influențat evoluția procesului managerial, oferind mijloace din ce în ce mai puternice ce permit managerilor să-și asume mai ușor responsabilitatea acestui act.
În această lucrare ne preocupă cum informația contabilă poate deveni suport decizional pentru toate nivelurile decizionale din organizația economică, cum utilizarea tehnologiilor informaționale poate facilita atât prelucrarea informației contabile, cât și interpretarea ei, dar și perspectivele utilizării inteligenței artificiale în secolul XXI.
Putem conchide că utilizarea tehnologiilor informaționale, în viitor, vor rezolva toate problemele legate de prelucrarea informației, interpretarea informației și utilizarea informației, deoarece tehnologiile informaționale sunt singurele care oferă adevăratul sistem nervos ce leagă ideile și acțiunile indivizilor și organizațiilor într-un tot din ce în ce mai bine coordonat, informat și conectat.
Bibliografie
Cărți
Airinei, D., Depozit de date, Editura Polirom, Iași, 2003.
Airinei, D., Sisteme expert în activitate financiar-contabilă, Editura Junimea, Iași, 1997.
Albu, N., Albu, C., Instrumente de management al performanței, Editura Economică, București, 2003.
Andone, I., Sisteme inteligente hibride, Editura Economică, București, 2002.
Andone, I., Mockler, R. J., Dologite, D., G., Țugui, A., Dezvoltarea sistemelor inteligente în economie, Editura Economică, București, 2001.
Andone, I., Țugui, A., Sisteme inteligente în management, contabilitate, finnanțe-bănci și marketing, Editura Economică, București, 1999.
Andone, I., Tabără, N., Contabilitate, tehnologie și competivitate, Editura Academiei Române, București, 2006.
Anton, V., Sisteme Informaționale în Marketing, Editura Expert, București, 2005.
Bâgu, C., Deac, V., Strategia firmei, Editura Eficient, București, 2000.
Budugan, D., Contabilitate, Control, Gestiune, Editura Sedcom Libris, Iași, 2002.
Burduș, E., Tratat de management, Editura Economică, București, 2005.
Constantinescu, C., Particularități ale tehnologiei informației pentru managementul strategic, Editura Economică, București, 2000.
Diaconu, P., Contabilitate managerială&Planuri de afaceri, Editura Economică, București, 2006.
Dumitrescu, D., Principiile inteligenței artificiale, Editura Albastră, Cluj-Napoca, 2002.
Fotache, D., Hurbean, L., Soluții informatice integrate pentru gestiunea afacerilor-ERP, Editura Economică, București, 2004.
Gavrilă, T., Lefter, V., Managementul general al firmei, Editura Economică, București, 2002.
Georgescu, I., Elemente de contabilitate aplicate în socitățile comerciale și instituțiile publice, Editura Sedcom Libris, Iași, 2004.
Ghilic-Micu, B., Stoica, M., eActivitățile în societatea informațională, Editura Economică, București, 2002.
Horomnea, E., Contabilitatea construcțiilor și transporturilor, Univ. "Al. I.Cuza", Iasi, 1986.
Horomnea, E., Tratat de contabilitate. Teorii, concepte, principii, standarde. Aplicații, Vol. Al II-lea, Editura Sedcom Libris, Iași, 2003.
Horomnea, E., Tabără, N., Budugan, D., Georgescu, I., Bețianu, L., Bazele contabilității, Editura Sedcom Libris, Iași, 2005.
Hossain, L., Patrick, J.D., Rashid, M.A., Enterprise Resource Planning: global opportunities and challenges, Idea Group Publishing, 2002.
Meșniță, G., Sisteme informaționale contabile în contextul globalizării, Editura Junimea, Iași, 2002.
Mihalcea, R., Androniceanu, A., Management, Editura Economică, București, 2000.
Mironiuc, M., Analiză economico-finaciară. Elemente teoretico-metodologice și Aplicații, Editura Sedcom Libris, Iași, 2006.
Munteanu, A., Auditul sistemelor informaționale contabile, Editura Polirom, Iași, 2001.
Nica, P., Iftinescu, A., Management. Concepte și aplicații, Editura Sedcom Libris, Iași, 2004.
Nica, P., Prodan, A., Iftimescu, A., Management, Editura Sedcom Libris, Iași, 2001.
Nicolescu, O., Sistemul informațional managerial al organizației, Editura Economică, București, 2001.
Nicolescu, O., Sistemul decizional al organizației, Editura Economică, București, 1998.
Nicolescu, O., Verboncu, I., Management, Editura Economică, București. 1999.
Norris, G., Hurley, J.R., Hartley, K.M., Dunbavy, J.R., Balls, J.D., E-Business and ERP. Transforming the Entreprise, John Willy &Sons, INC, New York, 2000.
Oprea, D., Premisele și consecințele informatizării contabilității, Editura Graphix, Iași, 1995.
Oprea, D., Airinei, D., Fotache, M., Sisteme informaționale pentru afaceri, Editura Polirom, 2002.
Oprea, D., Meșniță, G., Dumitriu, F., Analiza sistemelor informaționale, Editura Universității „Al. I. Cuza”, Iași, 2005.
Petrescu, S., Analiză și diagnostic financiar-contabil, Editura CECCAR, București, 2006.
Petrescu, S., Dignostic economic-financiar, Editura Sedcom Libris, Iași, 2004.
Petrescu, S., Suport curs – Analiză economico-financiară. Concepte, metode, studii de caz, anul IV Contabilitate și informatică de gestiune, Iași, 2006.
Petrescu, S., Mihalciuc, C. C., Diagnosticul financiar-contabil privind performanța întreprinderii. Aspecte teoretice și aplicative de contabilitate și analiză financiară, Editura Universității, Suceava, 2006.
Pântea, I.P., Bodea, G., Contabilitatea financiară românească conformă cu directivele europene, Editura Intelcredo, Deva, 2006.
Radu, I., Ursăcescu, M., Vlădeanu, D., Cioc, M., Burlacu, S., Informatică și Management- o cale spre performanță, Editura Universitară, București, 2005.
Ralph M., Stair, George W., Reynolds, Fundamentals of Information Systems, Third Edition, 2006.
Ristea, M., Dumitru, C. G., Contabilitate aprofundată, Editura Universitară, București, 2005.
Romney, M., Steinbert, P.J., Accounting information systems, Prentice Hall, New Jersey, 2003.
Serain, D., Entreprise Application Integration. L’ architecture des solutions e-business, Dunod, 2000.
Spătaru, L., Analiză economico-financiară. Instrument al managementului întreprinderii, Editura Economică, București, 2004.
Tanțău, A. D., Management strategic, Editura Economică, București, 2003.
Țugui, A., Produse informatice generalizate pentru contabilitate, Editura Ceccar, 2003.
Țugui, A., Fătu, T., Managementul resurselor informatice, Editura Sedcom Libris, Iași, 2004.
Reviste sau articole din volume
Andone, I., Valoarea cunoașterii în societate bazată pe competiție, în revista Informatică Economică, nr. 1/2003.
Crețu, L.G., Enterprise Remodeling with Information Technology, în Revista Informatică Economică, nr. 3, 2004.
Dumitriu, F., Învățarea organizațională și tehnologiile inteligente, în revista Informatică Economică, nr. 2/2002.
Popescu, V. A., Auditul sistemelor informatice-o cerință a epocii informaționale actuale, în Revista “Control, expertiză, auditul afacerilor”, nr. 12, decembrie, 2004.
Stoica, M., Business Reports Based on XBRL, în revista Informatică Economică, nr. 3/2004.
Țugui, A., Țugui, I., Huțanu, A., „Modalități de intregare a produselor informatice financiar-contabiel în întreprinderi”, în Revista „Contabilitatea, Expertiza și auditul afacerilor”, nr. 12, decembrie, 2005.
Referințe Internet
http://www.agora.ro/index.php?qs_sect_id=2395 (04.05.2007)
http://www.computerworld.ro/?page=node&id=2666&print=true (29.05.2007)
http://www.cotidianul.ro/index.php?id=8804&art=24306&cHash=699b50e36o (29.05.2007)
http://www.infolegal.ro/index.php/articles/Modificarea_Codului_Fiscal (04.06.2007)
http://www.marketwatch.ro/articles.php?ai=243 (29.05.2007)
http://www.racai.ro/RISC1/DumitruOprea.pdf (27.04.2007).
Htp://www.revistaie.ase.ro/antet/30/andone.pdf (25.04.2007).
http://www.spiruharet.ro/ei/SecțiuneaB/Dragomir%20Robert%20Gabriel.pdf (26.04.2007).
http://www.ueb.ro/management/biblioteca/sif-note-de-curs.pdf (4.06.2007).
http://209.85.135.104/search?q=cache:IYlURWjFVFgJ:ro.wikipedia.org/wiki/Globalizare+globalizare&hl=ro&ct=clnk&cd=1&gl=ro (27.04.2007).
http://209.85.129.104/search?q=cache:TyEAinXkTusJ:www.comunic.ro/stiri.php/Piata_de_Document_Management_asteapta_boomul/1/14577/+gestiune+electronica&hl=ro&ct=clnk&cd=1&gl=ro (25.05.2007)
http://209.85.129.104/search?q=cache:frI1yqlTbRoJ:www.agora.ro/index.php%3Fqs_sect_id%3D1879+studiu+gestiune+electronica&hl=ro&ct=clnk&cd=8&gl=ro (29.05.2007)
http://209.85.129.104/search?q=cache:Lt7O8dCFIgQJ:www.agora.ro/index.php%3Fqs_sect_id%3D2395+factura+electronica&hl=ro&ct=clnk&cd=1&gl=ro (29.05.2007).
www.computerworld.ro , Vilan, A., Data warehouses, data marts și data mining, 29 ocombrie, 1997.
Bibliografie
Cărți
Airinei, D., Depozit de date, Editura Polirom, Iași, 2003.
Airinei, D., Sisteme expert în activitate financiar-contabilă, Editura Junimea, Iași, 1997.
Albu, N., Albu, C., Instrumente de management al performanței, Editura Economică, București, 2003.
Andone, I., Sisteme inteligente hibride, Editura Economică, București, 2002.
Andone, I., Mockler, R. J., Dologite, D., G., Țugui, A., Dezvoltarea sistemelor inteligente în economie, Editura Economică, București, 2001.
Andone, I., Țugui, A., Sisteme inteligente în management, contabilitate, finnanțe-bănci și marketing, Editura Economică, București, 1999.
Andone, I., Tabără, N., Contabilitate, tehnologie și competivitate, Editura Academiei Române, București, 2006.
Anton, V., Sisteme Informaționale în Marketing, Editura Expert, București, 2005.
Bâgu, C., Deac, V., Strategia firmei, Editura Eficient, București, 2000.
Budugan, D., Contabilitate, Control, Gestiune, Editura Sedcom Libris, Iași, 2002.
Burduș, E., Tratat de management, Editura Economică, București, 2005.
Constantinescu, C., Particularități ale tehnologiei informației pentru managementul strategic, Editura Economică, București, 2000.
Diaconu, P., Contabilitate managerială&Planuri de afaceri, Editura Economică, București, 2006.
Dumitrescu, D., Principiile inteligenței artificiale, Editura Albastră, Cluj-Napoca, 2002.
Fotache, D., Hurbean, L., Soluții informatice integrate pentru gestiunea afacerilor-ERP, Editura Economică, București, 2004.
Gavrilă, T., Lefter, V., Managementul general al firmei, Editura Economică, București, 2002.
Georgescu, I., Elemente de contabilitate aplicate în socitățile comerciale și instituțiile publice, Editura Sedcom Libris, Iași, 2004.
Ghilic-Micu, B., Stoica, M., eActivitățile în societatea informațională, Editura Economică, București, 2002.
Horomnea, E., Contabilitatea construcțiilor și transporturilor, Univ. "Al. I.Cuza", Iasi, 1986.
Horomnea, E., Tratat de contabilitate. Teorii, concepte, principii, standarde. Aplicații, Vol. Al II-lea, Editura Sedcom Libris, Iași, 2003.
Horomnea, E., Tabără, N., Budugan, D., Georgescu, I., Bețianu, L., Bazele contabilității, Editura Sedcom Libris, Iași, 2005.
Hossain, L., Patrick, J.D., Rashid, M.A., Enterprise Resource Planning: global opportunities and challenges, Idea Group Publishing, 2002.
Meșniță, G., Sisteme informaționale contabile în contextul globalizării, Editura Junimea, Iași, 2002.
Mihalcea, R., Androniceanu, A., Management, Editura Economică, București, 2000.
Mironiuc, M., Analiză economico-finaciară. Elemente teoretico-metodologice și Aplicații, Editura Sedcom Libris, Iași, 2006.
Munteanu, A., Auditul sistemelor informaționale contabile, Editura Polirom, Iași, 2001.
Nica, P., Iftinescu, A., Management. Concepte și aplicații, Editura Sedcom Libris, Iași, 2004.
Nica, P., Prodan, A., Iftimescu, A., Management, Editura Sedcom Libris, Iași, 2001.
Nicolescu, O., Sistemul informațional managerial al organizației, Editura Economică, București, 2001.
Nicolescu, O., Sistemul decizional al organizației, Editura Economică, București, 1998.
Nicolescu, O., Verboncu, I., Management, Editura Economică, București. 1999.
Norris, G., Hurley, J.R., Hartley, K.M., Dunbavy, J.R., Balls, J.D., E-Business and ERP. Transforming the Entreprise, John Willy &Sons, INC, New York, 2000.
Oprea, D., Premisele și consecințele informatizării contabilității, Editura Graphix, Iași, 1995.
Oprea, D., Airinei, D., Fotache, M., Sisteme informaționale pentru afaceri, Editura Polirom, 2002.
Oprea, D., Meșniță, G., Dumitriu, F., Analiza sistemelor informaționale, Editura Universității „Al. I. Cuza”, Iași, 2005.
Petrescu, S., Analiză și diagnostic financiar-contabil, Editura CECCAR, București, 2006.
Petrescu, S., Dignostic economic-financiar, Editura Sedcom Libris, Iași, 2004.
Petrescu, S., Suport curs – Analiză economico-financiară. Concepte, metode, studii de caz, anul IV Contabilitate și informatică de gestiune, Iași, 2006.
Petrescu, S., Mihalciuc, C. C., Diagnosticul financiar-contabil privind performanța întreprinderii. Aspecte teoretice și aplicative de contabilitate și analiză financiară, Editura Universității, Suceava, 2006.
Pântea, I.P., Bodea, G., Contabilitatea financiară românească conformă cu directivele europene, Editura Intelcredo, Deva, 2006.
Radu, I., Ursăcescu, M., Vlădeanu, D., Cioc, M., Burlacu, S., Informatică și Management- o cale spre performanță, Editura Universitară, București, 2005.
Ralph M., Stair, George W., Reynolds, Fundamentals of Information Systems, Third Edition, 2006.
Ristea, M., Dumitru, C. G., Contabilitate aprofundată, Editura Universitară, București, 2005.
Romney, M., Steinbert, P.J., Accounting information systems, Prentice Hall, New Jersey, 2003.
Serain, D., Entreprise Application Integration. L’ architecture des solutions e-business, Dunod, 2000.
Spătaru, L., Analiză economico-financiară. Instrument al managementului întreprinderii, Editura Economică, București, 2004.
Tanțău, A. D., Management strategic, Editura Economică, București, 2003.
Țugui, A., Produse informatice generalizate pentru contabilitate, Editura Ceccar, 2003.
Țugui, A., Fătu, T., Managementul resurselor informatice, Editura Sedcom Libris, Iași, 2004.
Reviste sau articole din volume
Andone, I., Valoarea cunoașterii în societate bazată pe competiție, în revista Informatică Economică, nr. 1/2003.
Crețu, L.G., Enterprise Remodeling with Information Technology, în Revista Informatică Economică, nr. 3, 2004.
Dumitriu, F., Învățarea organizațională și tehnologiile inteligente, în revista Informatică Economică, nr. 2/2002.
Popescu, V. A., Auditul sistemelor informatice-o cerință a epocii informaționale actuale, în Revista “Control, expertiză, auditul afacerilor”, nr. 12, decembrie, 2004.
Stoica, M., Business Reports Based on XBRL, în revista Informatică Economică, nr. 3/2004.
Țugui, A., Țugui, I., Huțanu, A., „Modalități de intregare a produselor informatice financiar-contabiel în întreprinderi”, în Revista „Contabilitatea, Expertiza și auditul afacerilor”, nr. 12, decembrie, 2005.
Referințe Internet
http://www.agora.ro/index.php?qs_sect_id=2395 (04.05.2007)
http://www.computerworld.ro/?page=node&id=2666&print=true (29.05.2007)
http://www.cotidianul.ro/index.php?id=8804&art=24306&cHash=699b50e36o (29.05.2007)
http://www.infolegal.ro/index.php/articles/Modificarea_Codului_Fiscal (04.06.2007)
http://www.marketwatch.ro/articles.php?ai=243 (29.05.2007)
http://www.racai.ro/RISC1/DumitruOprea.pdf (27.04.2007).
Htp://www.revistaie.ase.ro/antet/30/andone.pdf (25.04.2007).
http://www.spiruharet.ro/ei/SecțiuneaB/Dragomir%20Robert%20Gabriel.pdf (26.04.2007).
http://www.ueb.ro/management/biblioteca/sif-note-de-curs.pdf (4.06.2007).
http://209.85.135.104/search?q=cache:IYlURWjFVFgJ:ro.wikipedia.org/wiki/Globalizare+globalizare&hl=ro&ct=clnk&cd=1&gl=ro (27.04.2007).
http://209.85.129.104/search?q=cache:TyEAinXkTusJ:www.comunic.ro/stiri.php/Piata_de_Document_Management_asteapta_boomul/1/14577/+gestiune+electronica&hl=ro&ct=clnk&cd=1&gl=ro (25.05.2007)
http://209.85.129.104/search?q=cache:frI1yqlTbRoJ:www.agora.ro/index.php%3Fqs_sect_id%3D1879+studiu+gestiune+electronica&hl=ro&ct=clnk&cd=8&gl=ro (29.05.2007)
http://209.85.129.104/search?q=cache:Lt7O8dCFIgQJ:www.agora.ro/index.php%3Fqs_sect_id%3D2395+factura+electronica&hl=ro&ct=clnk&cd=1&gl=ro (29.05.2007).
www.computerworld.ro , Vilan, A., Data warehouses, data marts și data mining, 29 ocombrie, 1997.
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Rolul Informatiei Contabile In Managementul Modern (ID: 160508)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.