ROLUL DOCUMENTELOR PRIMARE ÎN CONTABILITATE … … 1 [628485]

CUPRINS

CAPITOLUL I ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. …….. 1
ROLUL DOCUMENTELOR PRIMARE ÎN CONTABILITATE ………………………….. ……………………. 1
1.1. Definiție, conținut, structura și funcții ………………………….. ………………………….. ……………………. 1
1.2. Conținutul documentelor justificative ………………………….. ………………………….. …………………….. 1
1.3. Funcțiile documentelor justificative ………………………….. ………………………….. ……………………….. 3
1.4. Clasificarea documentelor primare ………………………….. ………………………….. ………………………… 3
1.5. Verificarea și rectificarea erorilor din documente ………………………….. ………………………….. ……. 5
1.5.1. Verificarea documentelor ………………………….. ………………………….. ………………………….. …… 5
1.5.2. Rectificarea erorilor din documente ………………………….. ………………………….. …………………. 6
1.6. Circuitul documentelor economice ………………………….. ………………………….. ………………………… 7
1.7. Reconstituirea documentelor financiar – contabile pierdute, sustrase sau distruse ………………… 8
CAPITOLUL II ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ….. 12
DOCUMENTE PRIMARE ELECTRONICE ȘI REGLEMENTĂRI SPECIFICE CONTABILITĂȚII
DIGITALE ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………… 12
2.1. Documente primare electronice ………………………….. ………………………….. ………………………….. . 12
2.1.1. Factura în formă electronică ………………………….. ………………………….. …………………………. 12
2.1.2. Chitanța în forma electronică ………………………….. ………………………….. ………………………… 14
2.1.3. Documentele în formă electronică aferente tranzacțiilor înregistrate prin intermediul
caselor de marcat și terminalelor automate bancare ………………………….. ………………………….. ….. 14
2.1.4. Registrul – jurnal ………………………….. ………………………….. ………………………….. …………….. 15
2.1.5. Registrul Cartea – mare ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……. 16
2.1.6. Registrul inventar ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………. 18
2.2. Reglementări specifice contabilității digitale ………………………….. ………………………….. …………. 19
2.2.1.Forma de contabilitate informatică ………………………….. ………………………….. …………………. 19
2.2.2. Criterii minimale privind programele informatice utilizate în activitatea financiar –
contabilă ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. …….. 20
CAPITOLUL III ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. … 25
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE A OPERAȚIUNILOR LEGATE DE TICHETELE
CADOU ACHIZIȚIONATE DE SC ENVIRO CONSTRUCT SRL – STUDIU DE CAZ ……………… 25
CONCLUZII ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……… 35
BIBLIOGRAFIE ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. … 37

1 CAPITOLUL I
ROLUL DOCUMENTELOR PRIMARE ÎN CONTABILITATE
1.1. Definiție, conținut, structura și funcții
Conform dicționarului explicativ al limbii române, documentul este ,,actul prin care se
adeverește, se constată sau se recunoaște o obligație, respectiv mărturie care servește la
cunoașterea unui fapt real, actual sau din trecut.”1
Procesul de consemnare și culegere a datelor referitoare la desfășurarea unei operațiuni
economice, la momentul și locul producerii acesteia reprezintă documentarea , care alături de
evaluare și inventariere, este unul din procedeele comune ale metodei cont abilității.
Documentele primare în contabilitate (justificative) reprezintă totalitatea actelor scrise
care consemnează operațiile economice și financiare la momentul efectuării lor .
Documentele justificative pot fi prezentate ca documente pe suport de h ărtie sau în
format digital, în condițiile întocmirii acestora potrivit normelor legale în vigoare. Prin
document în format digital se înțelege documentul care conține informațiile prevăzute de
normele legale și care a fost emis și primit în format electro nic.
Scopul întocmirii documentelor justificative este dublu, urmărind pe de o parte să
constituie dovada realizării operațiilor , iar pe de altă parte, să asigure baza înregistrărilor în
contabilitate. Din acest al doilea obiectiv rezultă caracterul justificativ al documentelor
economice și necesitatea denumirii lor într -o manieră similară.
Documentele justificative care se află l a baza înregistrărilor contabile angajează
răspunderea persoanelor care le -au întocmit, avizat și aprobat, precum și a celor care le -au
înregistrat în contabilitate. Contabilitatea operațiunilor efectuate se ține în limba română și în
moneda națională, dar pot fi întocmite documente financiar – contabile și într -o altă limbă și
altă monedă, dacă acest lucru este prevăzul expres printr -un act normativ.
1.2. Conținutul documentelor justificative
Legea contabilității și Ordinul nr. 2634/2015 precizează normele metodologice
referitoare la întocmirea și utilizarea formularelor tipizate referitoare la activitatea financiară

1 ***Dicționarul explicativ al limbii române , Ed. Academiei, București, 1999, p. 214

2 și contabilă, care nu au un regim special și sunt comune în economie,precum și modelele
acestora.2
Orice entitate juridică are obligația de a consemna operațiunile economice și financiare
la momentul efectuării lor în documente justificative. În baza acestora se realizează
înregistrările în jurnale, fișe și alte documente contabile, în funcție de situație.
În ceea ce privește conținutul documentelor , se pot identifica în structura acestora două
categorii de elemente, și anume, elementele comune (principale sau obligatorii) și elementele
specifice .
Elementele comune pentru majoritat ea categoriilor de documente fac referire la
următoarele aspecte:
– Denumirea documentului;
– Denumirea și sediul entității care elaborează documentul (dacă este cazul);
– Departamentul, compartimentul sau sectorul care a realizat documentul (dacă este
cazul);
– Numărul și data documentului;
– Părțile implicate în efectuarea operațiunilor economice (dacă este cazul);
– Conținutul pe scurt al operațiunii și temeiul legal al acesteia (dacă este cazul);
– Date cantitative și/sau valorice referitoare la operația efectuată (d acă este cazul);
– Semnăturile persoanelor care aprobă, avizează și răspund de efectuarea operației
economice; În cazul în care documentele financiar – contabile sunt întocmite și
prelucrate în contabilitate prin utilizarea sistemelor informatice de prelucra re
automată a datelor, semnătura nu constituie element obligatoriu . În asemenea
situații este necesar să se stabilească prin proceduri proprii modalitățile de
identificare a persoanlor care au inițiat, dispus și aprobat, dipă caz, efectuarea
operațiunilor respective.3

2 Ordinul nr. 2634 / 2015 privind documentele financiar – contabile , publicat în M. O., Partea I, nr. 910/9.12.2015
3 Idem

3 – Alte elemente care asigură consemnarea integrală a operațiunilor economice în
documente justificative.
Elementele specifice reprezintă acele elemente care asigură detalierea operației
economice consemnate și au, în principal, un rol de completare a elementelor comune. De
exemplu, o factură cuprinde date care fac referire la comandă, contract, aviz de însoțire a
mărfurilor, do cument de transport, conturile bancare ale instituțiilor implicate, etc.
1.3. Funcțiile documentelor justificative
Documentele economice, prin natura și conținutul lor, îndeplinesc o serie de funcții ,
după cum urmează4:
– funcția de consemnare letrică și cifrică , cantitativă și valorică a operațiilor economice,
efectuate în cadrul unei entități;
– funcția justificativă , de fundamentare a înregistrării tuturor operațiunilor economice
în contabilitatea instituției;
– funcția de asigurare a integrității averi i sau patrimoniului, care rezultă din faptul că
prin documente sunt stabilite răspunderi , sunt asumate oficial drepturi și obligații cu privire la
existentul și modificarea patrimoniului entității;
– funcția de determinare a costului efectiv de producție , consemnată în documentele
referitoare la cheltuielile de producție;
– funcția juridică sau probantă , care rezultă din folosirea documentelor pentru
rezolvarea unor litigii, expetize, lipsuri în gestiune, fraude, etc, inclusiv în investigațiile inițiate
de organele judiciare.
1.4. Clasificarea documentelor primare
Documentele economice pot fi clasificate pe mai multor criterii cum ar fi natura
operațiilor, funcția pe care o îndeplinesc, locul în care au fost întocmite, aria de utilizare, forma
de prezentare, regimul de tipărire, folosire și evidență, numărul operațiilor economice
consemnate, momentul întocmirii lor.

4 Emil Horomnea, Dorina Budugan, Iuliana Georgescu, Costel Istrate, Leontina Păvăloaia, Alina Rusu,
Introducere în contabilitate – Concepte și aplicații , Ed. Tipo Moldova, Iași, 2015, p. 319

4 După natura operațiilor înregistrate, se deosebesc documente privind activitatea
financiar – contabilă (active imobilizate, circulante, resurse proprii, străine, etc.) și documente
pentru alte activități și care nu constituie acte justificative pentru înregistrările contabile).
Acestea se referă la activități de cercetare, metrologice, proiectare, personal, etc.
După funcția pe care o îndeplinesc, se deosebesc documente de dispoziție (ex.
dispoziția de plată, ordin de plată, etc.) și documente de execuție (bonul de c onsum, chitanța,
factura, etc.), documente mixte sau combinate, care cuprind atât o dispoziție cât și o dovadă a
îndeplinirii operațiunii (De exemplu, bonul de consum cuprinde, în prima parte, elemente
referitoare la solicitarea eliberării din depozit a un or cantități de materii prime, iar în partea a
doua, elemente referitoare la cantitățile efective eliberate de gestionar).
După locul unde sunt întocmite și circulă se deosebesc documente interne (care se
întocmesc în cadrul firmei, ca de exemplu, bonuri de consum, notă de predare produse, facturi,
cecuri, etc.) și documente externe (care se întocmesc în afara firmei dar se referă la raporturile
economice și juridice ale acesteia cu terți, ca de e xemplu, extrase de cont, cecuri ale terților,
facturi ale furnizorilor, etc.)
După aria de utilizare se deosebesc documente generale sau comune (care sunt utilizate
de către toate sectoarele de activitate, ca de exemplu, bonurile de consum, statul de plată al
salariilor, etc.) și documente specifice (care sunt folosite în sectoare de activitate bine
determinate, ca de exemplu, devize pe obiect și categorii de lucrări, note de predare produse,
etc.)
După forma de prezentare , se deosebesc documente tipizate (realizate pe formulare tip,
precizate de legislația în vigoare, ca de exemplu, Jurnalul, Cartea – mare, Registrul inventar,
Regisrul de casă, etc.) și documente netipizate (care se întocmesc în fucnțe de necesități).
După regimul de tipărire, folosire și evidență , se deosebesc documente întocmite pe
fromulare cu regim special (de gestionare, numerotare, arhivare, ca de exemplu, facturi, cecuri,
avize de însoțire, etc.) și documente întocmite pe formulare cu reglementări exprese de tipărire ,
gestionare, folosire și justificre, ca de exemplu, bilete de călătorie, certificate medicale, procese
verbale de constatare, etc).
După numărul operațiilor economice consemnate , se deosebesc documente singulare
(care cuprind date despre o singură operaț ie economică, ca de exemplu, chitanță, bon de
consum, factură, etc.) și documente cumulative sau centralizatoare (care cuprind date despre

5 mai multe operații de același fel, ca de exemplu, centralizatorul statelor de plată a salariilor,
borderoul facturilo r, centralizatorul intrărilor sau ieșirilor de produse finite, etc.).
După locul și momentul întocmirii , se deosebesc documente primare (care sunt
întocmite, de obicei, la locul și momentul realizării operațiilor economice, ca de exemplu,
facturi, chitanțe , bonuri de consum, etc.) și documente secundare (care se întocmesc după sau
în același timp cu documentele primare și folosesc ca bază a operațiunilor de centralizare și
verificare, ca de exemplu, documente cumulative, centralizatoare, etc.).
O prezentare schematică a clasificării documentelor economice est e prezentată în
Tabelul . nr. 1 :
CLASIFICAREA DOCUMENTELOR ECONOMICE
Dupa natura
operțiunilor
consemnate După funcția pe care o
îndeplinesc După locul unde
sunt întocmite După aria de
utilizare După forma de
prezentare După regimul de
tipărire După nr.
Operațiunilor ec.
consemnate După locul și
momentul
întocmirii lor
doc.
financiar –
contabile doc. pt. alte
actv. doc. de
dispozitie documente
de executie documente
mixte doc. int erne doc.
externe doc.
comune doc.
specifice doc.
tipizate doc.
netipizate doc. pe
formulare
cu reg.
spec. doc. pe
fromulare
cu
reglementar
i exprese doc.
cumulative doc.
primare doc.
singulare doc.
secundare

Tabelul. nr. 1 – Clasificarea documentelor economice

1.5. Verificarea și rectificarea erorilor din documente
1.5.1. Verificarea documentelor
Verificarea documentelor economice reprezintă ,,ansamblul operațiunilor întreprinse
asupra formei și fondului documentelor, în scopul depistării eventualelor erori sau ilegalități.”5
Ceea ce se urmărește prin această operațiune este să se elimine neregulile înainte de
momentul înregistrării documentelor în contabilitate.
În acțiunea de verificare a documentelor trebuie avute în vedere aspectele legate de
formă, fond și calcule efectuate.
Prin verificarea formei se urmărește adecvarea documentului la tipul operației
consemnate, completarea tuturor rubricilor documentului, existența semnăturilor dictate de

5 Ibidem , p. 323

6 tipul operațiunii consemnate și respectarea regulilor privind event ualele corecturi aduse
documentelor.
Prin verificarea fondului se controlează dacă operația economică s -a produs efectiv la
data, locul și în condițiile consemnate în document, în ce măsură operația respectivă are efecte
productive asupra activității firme i, gradul în care se justifică din punct de vedere al
momentului și locukui în care a fost sau urmează să se realizeze și măsura în care operațiunea
se încadrează în prevederile normelor legale.
Prin verificarea calculelor efectuate se înțelege verificar ea preluării corecte a datelor
cifrice din documente și corectitudinea calculelor efectuate. În vederea efectuării unei verificări
corecte este de preferat ca această operațiune să fie realizată de alte persoane decât cele care
le-au întocmit. Persoanele c are realizează controlul operațiilor efectuate în contabilitate sunt,
de regulă, persoane care conduc contabilitatea, persoane care realizează controlul financiar
preventiv sau controlul financiar de gestiune, cenzori sau alte persoane împuternicite de
instituție sau organe de control financiar și fiscal ale statului.
1.5.2. Rectificarea erorilor din documente
Dacă în momentul verificării documentelor se constată erori, acestea pot fi corectate
prin tăierea cu o linie a textului sau cifrei greșite. Corectar ea erorilor se realizează în același
mod pe toate exemplarele documentului menționându -se data efectuării corecturii. Corecția se
confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat actul respectiv.
Eventualele erori comise la întocmirea documentel or financiar – contabile la care nu se
acceptă corecturi (cecuri, chitanțe, dispoziții de plată sau de încasare) atrag după sine anularea
acestora și repetarea operațiunii de întocmire cu atenție. Documentele anulate se păstrează în
carnetul în care au fos t întocmite.
În cazul corecțiilor aduse documentelor justificative prin care se consemnează operații
de predare – primire a valorilor material și a mijloacelor fixe este necesară confirmarea prin
semnătură fie din partea primitorului, fie din partea predătorului.
Înregistrările documentelor economice în contabilitatea instituțiilor se realizează prin
intermediul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor sau manual. Dacă
documentele sunt completate prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare autom ată a
datelor, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora. Documentele prezentate

7 în listele de erori, anulări sau completări și în baza cărora se aduc modificări în fișiere sau în
baza de date a instituției, trebuie să fie semnate de pe rsoanele împuternicite de conducerea
acesteia.
1.6. Circuitul documentelor economice
Circuitul documentelor reprezintă ,, traseul parcurs de aceste suporturi informaționale
de la momentul întocmirii, respectiv, al intrării lor în unitate și până la cel al arhivării .”6
Respectarea termenelor de întocmire și de predare a documentelor și stabilirea
circuitelor optime ale acestora reprezintă activități esențiale la nivelul instituției întrucât de
acestea depinde actualitatea informației contabile.
Stabilirea circuitelor documentelor este o activitate care presupune stabilirea celor mai
scurte trasee pentru circulația documentelor, trasee care trebuie să conțină un număr cât mai
mic de compartimente, birouri, servicii, etc. Pentru eficientizare este necesar să se evite traseele
încrucișate sau în paralel pentru documentele care conțin informații asemănătoare și să se
construiască grafice de circulație care să cuprindă date referitoare la denumirea documentelor
care se întocmesc de către fiecare compa rtiment, structură, birou, etc., termenele de execuție,
persoanele responsabile de îndeplinirea sarcinilor, destinația la care trebuie transmis fiecare
document.
În funcție de conținut și de aria de cuprindere există 3 tipuri de astfel de grafice:
– grafice individuale prin care se stabilesc operațiile, respectiv, lucrările de
contabilitate pe care le execută fiecare salariat, termenele de execuție și
compartimentul sau persoana căreia i se transmit;
– grafice pe compartimente prin care se stabilesc operațiile , respectiv lucrările de
contabilitate pe care le execută fiecare compartiment al instituției;
– grafice generale sau sintetice care urmăresc un complex de operații cu implicare
generală. Acestea sunt necesare în realizarea unor lucrări cu grad ridicat de
complexitate.

6 Ibidem , p. 324

8 1.7. Reconstituirea documentelor financiar – contabile pierdute, sustrase sau
distruse
Pentru a putea fi înregistrate în contabilitatea unei instituții, operațiunile economico –
financiare trebuie să fie justificate cu documente originale, întocm ite sau reconstiuite conform
prevederilor legale.
Reconstituirea documentelor este un proces necesar în situațiile în care se constată
pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile.
Dacă o persoană observă una din situațiile de mai sus, aceasta are obligația de a aduce
la cunoștință constatarea, în scris, conducătorului instituției (administratorului, ordonatorului
de credite sau altă persoană cu responsabilități de gestiune a unități i).
Acesta are obgligația ca, în termen de maxim trei zile lucrătoare de la primirea sesizării,
să dispună încheierea unui proces verbal din care să rezulte denumirea documentului pierdut,
numărul și data acestuia, persoana responsabilă cu păstrarea docum entului, data și contextul în
care s -a constatat absența documentelor respective. Procesul verbal încheiat trebuie să cuprindă
semnătura conducătorului entității, pe cea a conducătorului compartimentului financiar –
contabil sau persoana imputernicită să î ndeplinească această funcție, semnătura persoanei care
este responsabilă cu păstrarea documentelor și pe cea a șefului ierarhic al persoanei
responsabile cu păstrarea documentelor, dacă este cazul.
Dacă dispariția documentelor se datorează însuși conducăt orului instituției, măsurile de
mai sus trebuie puse în aplicare de către ceilalți membri ai consiliului de administrație.
Procedura de reconstituire în cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor
financiar – contabile trebuie să se încheie în termen de maxim 30 de zile de la constatare, cu
posibilitatea de prelungire până la 90 de zile, în caz de forță majoră.
Reconstiuirea documentelor se realizează pe baza unui ,,dosar de reconstiuire” care
trebuie să conțină totalitatea documentelor care au legătură cu constatarea și reconstiurea
documentelor dispărute, și anume:
– sesizarea scrisă a persoanei care a constatat neregula;
– procesul – verbal de constatatre a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
– dispoziția scrisă a conducătorului entității pen tru reconstiuirea documentelor;

9 – o copie a documentelor reconstituite în termen de maxim zece zile lucrătoare de la
sesizare care va purta mențiunea RECONSTITUIT.
Documentele reconstituite vor purta numărul și data dispoziției pe baza căreia s -a facut
recon stituirea și mențiunea DUPLICAT.
În cazul în care dispariția documentelor se constiuie în infracțiune, persoana
responsabilă de gestionarea entității are obligația de a înștiința organele de urmărire penală. În
această situație la ,,dosarul de reconstituire” se atașează și dovada sesizării organelor de
urmărire penală sau dovada sancționării disciplinare a persoanei vinovate.
În situația în care documentul original a fost descoperit, pe baza unui proces -verbal
documentul reconstituit se anulează și se păstrează împreună cu acesta în ,,dosarul de
reconstituire”.
1.8. Arhivarea și păstrarea documentelor financiar – contabile.
Arhivarea și păstrarea registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar –
contabile se face, prin respectarea prevederilor Ordinului Ministerului Finanțelor Publice
(MFP) nr. 2634/2015, în vigoare de la 1 ianuarie 2016.
Arhivarea reprezintă procesul de stocare într -o ordine strict determinată a
documentelor economice în vederea păstrării și reapelării lor, ori de câte ori este cazul.7
Arhivarea documentelor în format hârtie trebuie să respecte următoarele reguli
generale:
– documentele se grupează în dosare care se numerotează și se șnuruiesc;
– așezarea documentelor în dosare se face în ordine cronologică, pentru fiec are
exercițiu financiar în parte;
– dosarele se arhivează în spații special amenajate, asigurate împotriva degradării,
distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
– evidența documentelor din arhivă se ține în Registre de evidenț ă întocmite conform
Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996.

7 Ibidem , p. 326

10 În cazul în care evidența contabilă se ține prin intermediul programelor informatice,
documentele financiar – contabile se păstrează pe suporturi tehnice, pe o durată prevăzută de
lege. Acestea tre buie să poată fi listate în orice moment, în funcție de solicitările unității sau la
cererea organelor de control.
Conform prevederilor legale , registrele de contabilitate și documentele
justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se arhivează pentru o
perioadă de zece ani , cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au
fost întocmite. Excepție o constituie statele de salarii care trebuie pă strate pentru o perioadă de
50 de ani8.
Există documente care se păstrează pentru o perioadă mai mică, de cinci ani, cu începere
de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite , iar acestea sunt:
 notă de recepție și constatare de diferențe;
 bon de predare, transfer, restituire;
 bon de consum;
 bon de consum (colectiv);
 lista zilnică de alimente;
 dispoziție de livrare;
 fișă de magazie;
 listă de inventariere;
 listă de inventariere (pentru gestiuni global -valorice);
 chita nță;
 chitanță pentru operațiuni în valută;
 dispoziție de plată/încasare către casierie;
 borderou de achiziție;
 borderou de achiziție (de la producători individuali);
 decont pentru operațiuni în participație;
 ordin de deplasare (delegație);
 ordin de deplasa re (delegație) în străinătate (transporturi internaționale);

8 Legea contabilității nr. 82/1991, republicată în Monitorul Oficialal româniei, Partea I, Nr. 454 din 18.06.2008,
cu modificările ulterioare, art. 25. Aceeași precizare se regăsește în Ordinul nr. 3512/2008 privind documentele
financiar -contabile, Anexa 1 Norme metodologice de întocmire și utilizare a documentelor financiar – contabile,
pct. 50

11  decont de cheltuieli (pentru deplasări externe);
 decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale);
 notă de debitare/creditare;
 fișă de cont pentru operațiuni diverse;
 fișă de cont pent ru operațiuni diverse (în valută și lei);
 decizie de imputare;
 angajament de plată.
Documentele financiar -contabile care demonstrează achiziția unor bunuri cu durată de
viață mai mare de cinci ani trebuie să fie păstrate pe perioada corespunzătoare duratei de viață
utilă a acestora.
Eliminarea documentelor financiar – contabile din arhivă a căror perioadă de păstrare
prevăzută de lege a expirat se realizează prin topire de către o comisie constituită pe baza unei
proceduri existente la nivelul instituției, pe baza unui proces verbal în care se consemnează
scăderea documentelor eliminate din R egistrul de evidență al arhivei.
În cazul în care o entitate își încetează activitatea, actele financiar -contabile ale acesteia
se păstrează în conformitate cu prevederile Legii societăților nr. 31/1990 sau se pot preda la
arhivele statului.

12 CAPITOLUL II
DOCUMENTE PRIMARE ELECTRONICE ȘI REGLEMENTĂRI
SPECIFICE CONTABILITĂȚII DIGITALE
2.1. Documente primare electronice
Documentele primare electronice se referă la totalitatea facturilor, bonurilor fiscale și
chitanțele în formă electronică care se constituie ca documente justificative în înțelesul Legii
contabilității nr. 82 / 1991, republicată, cu modificăril e și completările ulterioare.
2.1.1. Factura în formă electronică
Orice entitate fizică sau juridică emitentă poate opta pentru emiterea facturilor în formă
electronică, cu condiția garantării autenticității, originii și integrității conținutului.9
Emiterea facturilor în formă electronică reprezintă operațiunea de întocmire, semnare
electronică și marcarea temporală a facturilor în formă electronică, în scopul arhivării lor în
formă electronică, indiferent dacă trasnmiterea se face în formă electronică sau pe suport de
hârtie .10
O persoană fizică sau juridică poate opta pentru emiterea facturilor în formă electronică
sau pe suport de hârtie, iar optarea pentru una din modalitățile de emitere se face cu notificarea
Ministerului Finanțelor Publi ce.
Emitentul facturii electronice răspunde pentru legalitatea, autenticitatea, originea și
integritatea documentului, iar conținutul acesteia trebuie să respecte conținutul stabilit de actele
normative speciale și conține marca temporală care certifică m omentul emiterii și semnătura
electronică a emitentului facturii. Certificatul aferent semnăturii electronice a emitentului
facturii în forma electronică conține date referitoare la identificatorul fiscal și numărul
notificării înregistrate la Ministerul f inanțelor Publice.
Transmiterea facturilor emise în formă electronică se face fie prin mijloace electronice,
fie pe support de hârtie, putându -se face individual, în pachete sau în loturi. Conform Legii nr.
148/2012 care reglementează înregistrarea operați unilor comerciale prin mijloace electronice
publicată în Monitorul Oficial , Partea I nr. 509 din 24.07.2012, pentru emiterea facturilor în
formă electronică emitentul facturii trebuie să îndeplinească o serie de condiții, respectiv :

9 Legea nr. 148/2012 publicată în M.O. nr. 509, Partea I/24.07.2012
10 Idem

13 – să dispună de mijloace tehnice și umane corespunzătoare pentru garantarea
securității, fiabilității și continuității serviciilor de prelucrare a datelor în formă
electronică ;
– să folosească personal cu cunoștințe de specialitate în domeniul semnăturii
electronice și cu practică suficientă în ceea ce priveșhte procedurile de securitate
corespunzătoare ;
– să fie în măsură să gestioneze și să arhiveze toate informațiile privind fiecare factură
în formă electronică emisă, pe perioada de timp stabilită prin norme le legale în
vigoare ;
– să utilizeze sisteme de arhivare electronică în conformitate cu prevederile Legii nr.
135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică. Pe durata arhivării,
persoanele care au responsabilitatea arhivării vor lua măsuri ca orice factură în
formă electronică să poată fi accesată numai de către emitent, beneficiar sau alte
organe abilitate prin lege.
Activitățile de emitere, transmitere și arhivare a facturilor în formă electronică pot fi
realizare și de către alte persoane decât emitentul de drept prin externalizare dacă între emitent
și furnizorul de servicii de emitere a facturilor în formă electronică există un contract valabil.
În acest caz, certificatul aferent semnăturii electronice a persoanelor care prestează servic ii de
emitere, trasnmitere sau arhivare a facturilor în formă electronică trebuie să conțină informații
privind calitatea de frunizor de servicii și datele sale de identificare.
La cererea beneficiarului, furnizării de servicii de emitere a facturilor în formă
electronică pot efectua conversia facturilor deja emise pe suport de hârtie în factură în formă
electronică, dar numai după factura în original. Factura în formă electronică rezultată
dobândește calitatea de document justificativ numai după înscriere a precizării: ,,prezenta
factură este conformă cu originalul emis inițial pe suport de hârtie având seria …. nr….. din data
de ….., emisă de …..” și atașarea semnăturii electronice a furnizorului de servicii de emitere a
facturilor în formă electro nică, precum și a mărcii temporale certificând momentul conversiei,
atât în cazul facturilor individuale, cât și în cazul în care conversia se face pentru un pachet sau
lot de facturi.

14 Pachetul de facturi în formă electronică reprezintă două sau mai multe facturi în formă
electronică, emise în momente de timp diferite și transmise către același beneficiar în același
moment de timp.
Lotul de facturi în formă electronică reprezintă două sau mai multe facturi în formă
electronică, emise în momente de timp dife rite și transmise către beneficiari diferiți în același
moment de timp.
2.1.2. Chitanța în forma electronică
Chitanța în formă electronică reprezintă documentul financiar – fiscal care întrunește
toate condițiile impuse de prevederile legale în materie ref erioare la conținut și formă,
înregistrat pe medii compatibile cu prelucrarea automată a datelor, semnat cu semnătură
electronică și purtând marca temporală.
Certificatul aferent semnăturii electronice a emitentului chitanței va conține informații
privind identificatorul fiscal și numărul notificării înregistrate la Ministerul Finanțelor Publice.
2.1.3. Documentele în formă electronică aferente tranzacțiilor î nregistrate prin
intermediul caselor de marcat și terminalelor automate bancare
Bonurile fiscale și bonurile emise de terminalele automate bancare , în formă
electronică, au același regim juridic ca și cele emise pe hârtie.
Persoanele care au obligația de a emite bonuri prin intermediul caselor de marcat sau al
bancomatelor pot păstra în formă electronică documentul generat în formă electronică în
următoarele condiții:
a) să îndeplinească cerințele privind asigurarea conformității informațiilor înreg istrate
în formă electronică cu cele înscrise pe documentul pe hârtie;
b) să arhiveze și să asigure accesul la bonurile emise în formă electronică.
Toate bonurile emise în formă electronică de casele de marcat și de bancomate și
stocate la emitent trebu ie să îndeplinească condițiile privind conținutul obligatoriu stabilite de
actele normative aflate în vigoare la momentul emiterii. În acest context casele de marcat
utilizate pentru emiterea bonurilor fiscale în formă electronică se vor aviza de către emi tent cu
respectarea prevederilor Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 28/1999 privind obligația
operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicată, cu

15 modificările și completările ulterioare. De asemenea, emitentul c are păstrează în
formă electronică bonurile emise de ca se de marcat sau de bancomate are obligația de a notifica
organul fiscal competent din cadrul Agenției Naționale de Administrare Fiscală.
2.1.3.1. Arhivarea bonurilor fiscale și a bonurilor emise de case de marcat
Termenul de arhivare a bonurilor fiscale și a bonurilor emise de case de marcat sau de
către bancomate, în formă electronică, este același cu cel prevăzut pentru cele emise pe suport
hârtie.
Cheltuielile înregistrate de persoanele care emit, transmit sau arhivează facturi,
chitanțe și bonuri fiscale în formă electronică, cheltuielile efectuate cu investițiile pentru
dotări și alte utilități necesare desfășurării acestei activități sun t amortizabile pe o perioadă de
5 ani de la prima înregistrare ca utilizator de factură în formă electronică.
De asemenea, cheltuielile înregistrate de persoanele care emit facturi, chitanțe și bonuri
fiscale în formă electronică privind investițiile l egate de modificarea și perfecționarea
sistemelor informatice utilizate în activitatea de facturare electronică sunt amortizabile pe o
perioadă de 3 ani, începând cu data inițierii investiției, probată cu hotărârea administratorului,
respectiv a consiliu lui de administrație al persoanei care inițiază cheltuiala, iar în cazul
persoanelor fizice, prin declarație pe propria răspundere.
2.1.4 . Registrul – jurnal
Registrele contabile folosesc la înregistrarea operațiilor economice în ordinea efectuării
lor, iar consemnarea acestora se face sub forma articolelor contabile.
Registrul – jurnal este un document contabil obligatoriu, reprezentativ pentru
înregistrarea cronologică, care oferă o reală cunoștere valorică a operațiilor efectuate într -o
perioadă determinată de timp. Înregistrările din registrul – jurnal trebuie să conțină elemente
cu privire la felul, numărul și data documentului justificativ, explicații pri vind operațiunile
respective și conturile sintetice debitoare și creditoare în care s -au înregistrat sumele
corespunzătoare pentru fiecare operațiune efectuată.
Forma unui registru – jurnal este prezentată în Tabelul nr. 2:

16 REGISTRU – JURNAL NR. 1
Unitatea……
Luna : septembrie, anul……
Pag…….

Nr.
înreg. Data
înreg. Documentul Explicatia Simbol cont Sumele
Felul Nr. Data D C D C
1. 02. IX Factura 207 30. IX Furnizor
SC BETA SRL 301 401 1.340 1.340
2. 03. IX factura 317 29. IX Furnizor
SC SCOPRINT SRL 301
4426 401 1.000
190 1.190

Tabelul. nr. 2 – Registrul – jurnal
Instituțiile care realizează un volum mare de operațiuni contabile utilizează în
activitatea practică Registrul – jurnal auxiliar și Registrul – jurnal general.
Registrul – jurnal auxiliar sau analitic se folosește pentru înregistrarea operațiilor
repetate frecvent în activitatea instituției. Aici intră jurnalul aprovizionărilor, jurnalul
vânzărilor, jurnalul de încasări și plăți, jurnalul pentru operații diverse, etc. La intervale de timp
regulate, de obicei lunar, totalurile din registrele -jurnal auxiliare se centralizează în Registrul
– jurnal general.
Registrul – jurnal general unește toate operațiile consemnate în registrele analitice și
reprezintă baza înreg istrărilor în evidență sintetică.
2.1.5. Registrul Cartea – mare
Cartea – mare este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar și
sistematic, prin regruparea conturilor, mișcarea și existența tuturor elementelor de natura
activelor, d atoriilor și capitalurilor proprii, existente la un anumit moment dat.
Cartea – mare face parte din registrele pentru evidența sistematică a unei instituții care
au drept scop înregistrarea și gruparea operațiilor economice după natura lor și în ordinea
succesiunii lor în timp.
Cartea – mare reprezintă un instrument de verificare a înregistrărilor contabile
efectuate, și poate fi utilizat ca bază de informații în analiza economico -financiară a unei
instituții.

17 Acest document contabil de sinteză și sistematizare va conține întotdeauna simbolul
contului și al conturilor corespondente (debitoare sau creditoare), rulajul debitor și creditor,
precum și soldul contului.
Registrul Cartea – mare poate fi înlocuit cu fișa de cont pentru operații diverse sau de
fișa de cont pentru conturi corespondente .
Fișa de cont pentru operații diverse este folosită pentru evidența analitică a furnizorilor,
clienților, debitorilor, creditorilor, etc. Forma unui astfel de document est e prezentată în
Tabelul nr. 3:
FIȘA DE CONT PENTRU OPERAȚII DIVERSE
Unitatea: …….
Fișa de cont
Contul CASA Simbol cont Pag.
Data Documentul Explicatia Simbol
Cont corespondent Debit Credit D/C Sold
1 ianuarie Bilanț Sold inițial – – – 250
2 ianuarie C.E.C Încasat Bancă 5121 1.430 – D 1.680
3 ianuarie Chitanța 8 Încasat debitor 461 240 – D 1.920
3 ianuarie Chitanța 9 Încasat Clienți 4111 650 – D 2.570

Tabelul. nr. 3 – Fișa de cont pentru operații diverse
Dacă se consemnează în fișa de cont evidența analitică a valorilor materiale cum sunt
mărfurile, produsele finite, ambalajele, etc., se adaugă suplimentar coloane pentru cantitatea
intrată, ieșită și stoc.
Fișa de cont pentru conturi corespondente este folosită de regulă de instituțiile care
utilizează forma de contabilitate pe jurnale. Forma unui astfel de document este prezentată în
Tabelul nr. 4 :
CARTEA – MARE
Unitatea: …….

Contul CASA

Luna Conturi corespondente creditoare Total rulaj
debitor Total rulaj
creditor Sold
Conturi la
banci în Lei
jurnal Debitori
Jurnal Contul
clienți
Jurnal D C
Sold inițial – – – – 250 –
Ianuarie 1.430 240 650 2.320 2.570

18 Februarie
–
–
–
–
–
Decembrie
–
–
–

–
–
–
–
–
–
–

–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–

TOTAL

Tabelul nr. 4 – Cartea – mare

2.1.6. Registrul inventar
Registrul inventar este un document contabil obligatoriu menționat în Legea
contabilității (art.20) în care se înregistrează elementele de natura activelor, datoriilor și
capitalurilor unei instituții, grupate în funcție de natura lor. Registrul inventar face parte din
categoria registrelor combinate prin care se realizează ordonarea specifică registrului
cronologic, cât și cea specifică registrului sistematic Cartea – mare.
Registrul –inventar se completează la inventarierea generală a bunurilor instituției în
una din următoarele situații:
– la începutul activit ății;
– în situația fuzionării sau a încetării activității;
– cel puțin o dată la un an;
– în alte situații prevăzute de lege.
Elementele înscrise în Registru – inventar au la bază listele de inventar sau alte
documente care demonstrează natura acestor elemente existente în patrimoniu la finalul
exercițiului financiar.
Dacă inventarierea are loc pe parcursul anului, în registrul – inventar se înregistrează
soldurile existente la momentul inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor și se scad
rulajele ie șirilor de la data inventarierii până la data închiderii exercițiului financiar.
Registrul – inventar este un document cu regim special, tipizat (cod 14 -1-2), prin
intermediul căruia componentele patrimoniului sunt grupate în fucnție de natura lor în cadr ul
recapitulației.
Forma unui astfel de document este prezentată în Tabelul nr. 5:

19 REGISTRUL – INVENTAR
Unitatea: …….
Nr.
crt. Recapitulația
elementelor
inventariate Valoarea
contabilă
(cost istoric) Valoarea de
inventar Diferențe de evaluare
(de înregistrat)
Valoare Cauzele
diferenței
0 1 2 3 4 5

Tabelul nr. 5 – Registrul – inventar
Atât Registrul – jurnal cât și Registrul – inventar, conform prevederilor legislative, se
înregistrează la organele fiscale, unde se depun în pagini șnuruite, numerotate și parafate.
Fiecare dintre documente poate fi utilizat ca probă în cazul litigiilor, lichidării, falimentului,
etc. Legea contabilității specifică în mod clar că ,,registrele de contabilitate obligatorii și
documentele justificative c are stau la baza înregistrărilor contabile, se păstrează în arhiva
unității timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului în cursul căruia au fost
întocmite.”
Șirul prelucrării datelor contabile în cadrul unei forme de contabilitate porneș te
întotdeauna de la Registrul – inventar și de la documentele justificative continuând cu
înregistrarea cronologică și sistematică care este verificată prin balanța de verificare –
document contabil care este utilizat pentru verificarea înregistrării cor ecte în contabilitate a
operațiunilor efectuate și controlul concordanței dintre contabilitatea sintetică și cea analitică –
și agregată la bilanțul contabil.
2.2. Reglementări specifice contabilității digitale
2.2.1. Forma de contabilitate informatică
Alegerea formei de contabilitate se face, de regulă, în funcție de mărimea unității,
volumul activităților și operațiunilor care urmează a fi contabilizată, numărul de persoane
angajate în departamentul de contabilitate, gradul de echipare cu mijloace de p relucrare
automată a datelor.
În țara noastră se folosesc următoarele forme de contabilitate:
– forma de contabilitate pe jurnale;
– forma de contabilitate maestru șah;

20 – forma de contabilitate Jurnal Cartea – mare;
– forma de contabilitate informatică
Forma de contabilitate informatică se fundamentează pe folosirea masivă a
tehnologiei moderne de calcul. Această formă reprezintă rezultatul procesului de adaptare a
formelor de contabilitate pe jurnale, maestru șah și cartea – mare la nevoile de obținere a
informației contabile în timp real.
Această formă de contabilitate se poate desfășura în două moduri și se referă la:
– executarea exclusivă a operațiunilor de prelucrare a datelor fără efectuarea analizei
contabile și formularea articolului contabil;
– executarea operațiunilor de prelucrare a datelor, inclusiv elaborarea articolului
contabil adecvat.
În varianta de contabilitate informatică (digitală) editarea evidenței cronologice,
respectiv a Registrului – jurnal care folosește la verificarea și validar ea datelor introduse în
calculator, se realizează în mod automat. În funcție de solicitări, se pot edita totalitatea
registrelor: fișe pentru cont sintetic, situațiile pentru evidența analitică, balanța de verificare
sintetică și analitică, situațiile fina nciare semestriale sau anuale, etc.
2.2.2. Criterii minimale privind programele informatice utilizate în activitatea
financiar – contabilă
Reglementările legislative în vigoare, respectiv Legea contabilității, aduce referiri
precise asupra formei de con tabilitate digitală. Astfel, potrivit art. 23, ,,persoanele fizice și
juridice care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligația să
asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu normele contabi le,
controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice.”11
Sistemul informatic de prelucrare automată a datelor la nivelul unei instituții trebuie
să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările
contabile aplicabile, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice. Orice program
informatic utilizat în activitatea financiar -contabilă a unei instituții trebuie să asigure ori de

11 Legea contabilității nr. 82/1991, repub licată în Monitorul Oficial al R omâniei, Partea I, nr. 454 din 18.
06.2008, cu modificările ulterioare.

21 câte ori este nevoie și în orice moment a documentelor financiar -contabile solicitate de organele
de control.
Orice instituție care folosește programe informatice pentru înregistrarea datelor în
contabilitate trebuie să aibă în vedere ca programele achiziționate să poată fi actualizate
permanent, pe baza modificărilor care intervin în legislație. În același timp este necesar să se
stabilească categoria de suport care va fi folosită pentru prelucrarea datelor de intrare ,
intermediare sau de ieșire și să se asigure protecție împotriva accesului persoanelor
neautorizat e la aceste sisteme.
La elaborarea și adaptarea programelor informatice se vor avea în vedere și aspecte
care țin de soluționarea eventualelor erori care p ot apărea în funcționarea sistemului informatic.
Verificarea acestora trebuie făcută integral sau prin sondaj, dar și prin teste de control a
operațiilor economico -financiare înregistrate în contabilitate.
Orice sistem informatic de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar –
contabil va răspunde următoarelor criterii, considerate prin lege12 ca drept fiind minimale:
a) să asigure concordanța strictă a rezultatului prelucrărilor informatice cu prevederile
actelor normative care le reglementează;
b) să precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiții de siguranță;
c) fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se regăsească în conținutul unui
document, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât și organele de control;
d) să asigure listele operațiunilor efectuate în contabilitate pe bază de documente
justificative, care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându -se inserări, intercalări,
precum și orice eliminări sau adăugări ult erioare;
e) să asigure reluarea automată în calcul a soldurilor conturilor obținute anterior;
f) să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte prevederile
legii contabilității;

12 Ordinul nr. 2634 / 2015 privind documentele financiar – contabile , publicat în M. O., Partea I, nr.
910/9.12.2015

22 g) să precizeze procedurile și suportul magnetic extern de arhivare a produselor –
program, a datelor introduse, a situațiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de
reintegrare în sistem a datelor arhivate;
h) să nu permită inserări, modifi cări sau eliminări de date pentru o perioadă închisă;
i) să asigure următoarele elemente constitutive ale înregistrărilor contabile:
– data efectuării înregistrării contabile a operațiunii;
– jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările c ontabile;
– numărul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);
j) să asigure confidențialitatea și protecția informațiilor și a programelor prin parole,
cod de identificare pentru accesul la informații, copii de siguranță pentru pro grame și
informații;
k) să asigure listări clare, inteligibile și complete, care să conțină următoarele elemente
de identificare, în antet sau pe fiecare pagină, după caz: – tipul documentului sau al situației; –
denumirea entității; – perioada la care s e referă informația; – datarea listărilor; – paginarea
cronologică; – precizarea programului informatic și a versiunii utilizate;
l) să asigure listarea ansamblului de situații financiare și documente de sinteză
necesare conducerii operative a entității;
m) să asigure respectarea conținutului de informații prevăzut pentru documente;
n) să permită, în orice moment, reconstituirea conținutului conturilor, listelor și
informațiilor supuse verificării; toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul u nei liste de
înregistrări și al unui sold anterior al acelui cont; fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază
elemente de identificare a datelor supuse prelucrării;
o) să nu permită:
– deschiderea a două conturi cu același simbol;
– modificarea si mbolului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel
cont;

23 – suprimarea unui cont în cursul exercițiului financiar curent sau aferent
exercițiului financiar precedent, dacă acesta conține înregistrări sau sold;
– editarea a două sau a m ai multor documente de același tip, cu același număr și
conținut diferit de informații în cadrul aceluiași exercițiu financiar;
p) să permită suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel puțin 2
ani (exerciții financiare), în mod automat sau manual;
q) să prevadă în documentația produsului informatic modul de organizare și tipul
sistemului de prelucrare:
– monopost sau multipost;
– monosocietate sau multisocietate;
– rețea de calculatoare;
– portabilitatea fișierelor de date;
r) să precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:
– preluări pe loturi cu control ulterior;
– preluări în t imp real cu efectuarea controlului imediat;
– combinarea celor două tipuri;
s) să permită culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operațiunile
contabile;
t) să posede documentația tehnică de utilizare a programelor informatice necesară
exploatării optime a acestora;
u) să respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea datelor și fiabilitatea
sistemului informatic de prelucrare automată a dat elor.
Programele informatice utilizate în activitatea financiar – contabilă pot fi achiziționate
de instituții pe bază de contracte de achiziție. Aceste contracte trebuie să prevadă clauze privind
întreținerea și adaptarea prodselor achiziționate, precum și clauze care să ateste că programele

24 informatice nu dau posibilitatea utilizatorilor de a modifica procedurile de prelucrare automată
a datelor.
Orice instituție trebuie să păstreze la sediul său un manual de utilizare complet și
actualizat al fiecăru i program, să se asigure de perenitatea versiunilor de produs -program, să
se ocupe de arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare astfel încât informațiile
să fie procesate integral.
Toate versiunile, modificările, corecturile și schimbările de sistem informatic sunt
înregistrate la nivelul instituției în registre de gestiune. Dacă o instituție înlocuiește sistemul de
calcul, respectiv de prelucrare a datelor, atunci este necesar să se facă o corelare a datelor
arhivate cu versiunile noi ale produselor – program și ale echipamentelor de calcul. Toate
arhivele pe suport magnetic trebuie actualizate periodic asigurându -se accesibilitatea datelor.

25 CAPITOLUL III
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE A
OPERAȚIUNILOR LEGATE DE TICHETELE CADOU
ACHIZIȚIONATE DE SC ENVIRO CONSTRUCT SRL
STUDIU DE CAZ

SC ENVIRO CONSTRUCT SRL este o societate comercială cu capital integral privat
românesc, înființată în anul 2006, care are ca principal dome niu de activitate efectuarea
lucrărilor de construcții șosele, drumuri și poduri. Societatea dispune de un parc cu utilaje de
ultimă generație pe care le folosește atât p entru realizarea lucrărilor con tarctate cât și pentru a
crește beneficiile financiare ale societății prin închirierea acestora terților pe perioade bine
determinate.
Societatea SC ENVIROCONS TRUCT SRL realizează de asemenea lucrări de
execuție a construcțiilor civile, cum sunt ansambluril e rezidențiale , clădirile de birouri, centrele
comerciale sau unitățile de turism , cu ajutor ul unei echipe formată din 84 de persoane
permanent angajate la care se adaugă angajați pe perioade determinate, în funcție de
complexitatea lucrărilor contractate. Pe lângă persoanele angajate, societatea are și un număr
de 20 de colaboratori.
Pentru a crește calitatea relațiilor de muncă dar și pentru a veni în sprijinul
suplimentării veniturilor propriilor angajați cu fonduri dedicate achiziționării de produse
casnice, SC ENVIROCONSTRUCT SRL a decis să achiziționeze în luna decembrie 2016
tichete cadou pentru salariații angajați permanent.
În Codul fiscal se regăsesc următoarele paragrafe referitoare la acordarea tichetelor
cadou:
,,art. 76. Definirea veniturilor din salarii și asimilate salariilor
(3) Avantajele, în bani sau în natura, cu excepț ia celor prevazute la alin. (4), primite
în legatur ă cu o activitate mentionată la alin. (1) si (2) includ, însă nu sunt limitate la:
a) cazare, hrană, îmbrăcă minte, persona l pentru munci casnice, precum ș i alte bunuri
sau servicii oferite gratuit ori la un preț mai mic decât prețul pieț ei;

26 b) tichete cadou ac ordate potrivit legii, cu excepț ia destina țiilor și limitelor prevă zute
la alin. (4) lit. a), tichete de masă, vouchere de vacanță ș i tichete de creșă , acordate potrivit legii
(4) Urmă toarele venituri n u sunt impozabile, în inț elesul impozitului pe venit:
a) ajutoarele de înmormâ ntare, ajutoarele pentru bolile grave ș i incurabile, ajutoarele
pentru dispozitive medicale, ajutoarele pentru naș tere, ajut oarele pentru pierderi produse în
gospodă riile proprii ca urmare a calamităț ilor naturale, veniturile reprezentând cadouri în bani
și/sau în natură , inclusiv tichete cadou, oferite salariaț ilor, c ât și cele oferite pentru copiii minori
ai acestora, c ontravaloarea transportului la și de la locul de muncă al salariatului,
contra valoarea serviciilor turistice ș i/sau de tratament, inclusiv transportul, pe perio ada
concediului, pentru salariații proprii și membrii de familie ai acestora, acord ate de angajator
pentru salariaț ii proprii sau alte persoane, astfel cum este prevăzut în contractul de muncă .
Cadourile, inclusiv tichetele cadou , oferite de angajatori salariaț ilor, c ât și cele oferite
în benefici ul copiilor m inori ai acestora, cu ocazia Paș telui, zilei de 1 iunie, Craciunului și a
sărbă torilor similare ale a ltor culte religioase, precum ș i cadourile, inclusiv tichetele cadou,
oferite salariatelor cu ocazia zilei de 8 martie sunt neimpozabile, în m ăsura î n care valoarea
acestora pentru fiecare persoană î n parte, cu fiecare ocaz ie din cele de mai sus, nu depăș ește
150 lei.
Nu sunt incluse î n veniturile salariale și nu sunt impozabile nici veniturile de natura
celor prevă zute mai sus, re alizate de persoane fizice, dacă aceste venituri sunt primite în baza
unor legi speciale și finanț ate din buget; ”13
Normele de aplicare la rândul lor prevăd14:
,,La stabil irea venitului impozabil se au în vedere ș i avant ajele primite de persoana
fizică, î n conformitate cu prevederile art. 76 alin. (3) din Codul fiscal , cum ar fi:
e) cadourile, inclusiv tichetele cadou prim ite cu diverse ocazii, cu excepția celor menț ionate la
art. 76 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal;
(…)
In sensul prevederilor art. 76 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal limita de 150 lei se aplică
separat pentru cadourile, inclusiv tichetele cadou, acordate pent ru fiecare ocazie din cele

13 https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/Cod_fiscal_norme_2016.htm – Legea nr.
27/2015 privind Codul fiscal , ultima actualizare: Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 46
din 31 august 2016 , Ediție adnotată cu Normele metodologice aprobate prin H.G. 1/2016,
ultima actualizare: Hotărârea Guvernului nr. 159 din 11 martie 2016 precum și cu ordinele
pentru aplicarea Codului fiscal emise până la data de 18 noiembrie 2016
14 Ibidem

27 prevăzute, pentru fiecare angajat ș i pentru fiecare cop il minor al angajatului, chiar și în cazul
în care parinț ii lucrează la acelaș i angajator. Partea care depășeș te limita de 150 lei reprezin tă
venit impozabil din salarii.
(…)
ART. 25 – Cheltuieli
(3) Urmatoarele cheltu ieli au deductibilitate limitată :
b) cheltuielile sociale, î n limita unei cote de pâna la 5%, aplicat ă asupra valorii
cheltuielilor cu salariile personalului, potrivit Codului muncii . Intră sub incidența aces tei
limite urmă toarele:
1. ajutoarele de î nmormântare, ajutoarele pentru bolile grave ș i incurabile, ajutoarele
pentr u naș tere, ajutoarele pentru proteze, ajut oarele pentru pierderi produse în gospodă riile
proprii, ajutorarea copiilor din ș coli și centre d e plasament;
2. cheltuielile pentru funcționarea corespunzătoare a unor unități aflate î n administrarea
contribuabili lor, precum: creșe, gradinițe, ș coli, muzee, biblioteci, cantine, baze sportive,
cluburi, c ămine de nefamiliști ș i altele asemenea;
3. chel tuielile reprezentând: cadouri în bani sau î n natura, inclusiv tich ete cadou oferite
salariatilor ș i copiilor minori ai acestora, servicii de sănătate acordate în cazul bolilor
profesionale și al accidentelor de muncă pâna la internarea într -o unitate sani tară, tichete de
creșă acordate de angajator în conformitate cu legislația î n vigoare, contravaloarea serviciilor
turistice și/sau de tratament, inclusiv transportul, acord ate de angajator pentru salariaț ii proprii
și membrii lor de familie, precum și contribuția la fondurile de intervenție ale asociaț iilor
profesionale ale minerilor;
4. alte cheltuieli cu car acter social efectuate î n baz a contractului colectiv de muncă sau
a unui regulament intern .”15
Tichetele cadou se acordă salariaților prin respecta rea prevederilor Legii nr. 193/2006
privind acordarea tichetelor cadou și a tichetelor de cre șp. În acest act normativ sunt prevăzute :

,,Art. 2 (1) Tichetele cadou se pot utiliza pentru cam panii de marketing, studiul pieței,
promovarea pe pieț e existente sau noi, pentru protocol, pentru cheltuielile de reclam ă și
publicitate, precu m și pentru cheltuieli sociale.”
În Normele de aplicare a acestei legi se arat ă:

15 Idem

28 ,,2.3.Angajații persoane fizice care desfășoară o activitate într -o relaț ie de angajare, în
baza unui raport de muncă reglementat de Legea nr. 53 /2003 – Codul muncii, cu modifică rile
și completarile ulterioa re, sau de o lege specială , pot beneficia de tichete cadou acordate de
angaja torii lor, numai pentru destinațiile sau evenimentele care se î ncadre ază în cheltuielile
sociale. Angajatorii acord ă anga jatilor proprii tichete cadou, în limita sumei prevăzute î n
bugetul de venituri de chel tuieli aprobat potrivit legii, într -o poziție distinctă de cheltuieli
denumită "Tichete cadou" pentru cheltuieli soci ale.
Angajatorul împreună cu organizaț iile sindicale legal constituite sau cu reprezentanții
salariaț ilor, dupa caz, vor stabili prin Regulamentul intern d e acordare a tichetelor de creșă ș i a
tichetelor cadou prevederi referitoare la:
a) stabilirea concr etă a activităților, destinațiilor și evenimentelor care se încadrează î n
cheltuielile sociale, pentru care se vor acorda salariaților tichete cadou și tichete de creșă ș i care
vor face obiectul c ontractelor comerciale de prestări de servicii cu unitățile emitente de tichete
de creșă ș i de tichete cadou .”
Sintetizând cele prezentate mai sus putem reține, din punct de vedere fiscal,
următoarele aspecte:
Dacă orice cadou – acordat doar ca tichete cadou, ca tichete cadou plus cadou, doar
cadou sau doar bani – acordat pe ntru fiecare persoan ă beneficiară (salariat ă și / sau copil aflat
în întreținere ) per eveniment se încadrează î n limita de 150 lei, atunci această sumă este integral
deductibilă la nivelul salariatului (care poate primi un cadou de 150 lei pent ru el însuș i și un
cadou de 150 lei pentru copilul din întreținere ), fără a se datora plata impozit ului pe salariu ș i
a contribuț iilor.
Pentru înregistrările contabile SC ENVIRO CONSTRUCT SRL foloseșe programul de
contabilitate digitală DIGIConta cu G estiune prezentat în Fig. nr. 1 eloborat de SC R.S.I. SRL
(RETELE SISTEME INFORMATICE) care este o societate franco -româna
de servicii informatice infiintata in 1994, avâ nd ca principal obiect de activitate realizarea de
aplicaț ii pentru domeniul economic.
Programul DIGIConta cu Gestiune este un program de gestiune financiar –
contabil ă (program de contabilitate , salarii , imobilizari cu gestiune , facturare și stocuri )
adaptat prevederilor legale ș i normelor din România, reprezentând una din noutățile apărute pe
piața de software în domeniu, lansat fiind de SC R.S.I. SRL în anul 2015.

29

Figura n r. 1 – Interfața programului DIGIConta cu Gestiune

După consultarea mai multor oferte, societatea a decis achiziționarea bonurilor cadou
de la firma SC SODEXO PAAS ROMÂNIA SRL care, după încheierea contractului pentru
emiterea tichetelor cadou, a pus la dispoziția SC ENVIRO COSNTRUCT SRL lista
partenerilor afiliați la care tichetele puteau fi cheltuite pentru achiziționarea produselor casnice.
Societatea SC ENVIRO CONSTRUCT SRL a achiziționat tichetele cadou și le -a
distribuit angajaților permanenți în ultima decadă a lunii decembrie, pentru luna următoar e,
respectând prevederile art. 9 din normele de aplicare a Legii 142/1998.
SC ENVIRO CONSTRUCT SRL a întocmit și organizat evidența tichetelor cadou
conform prevederilor Normelor de aplicare a Legii nr. 193/2006 privind acordarea tichetelor
cadou. Acesta s -a realizat sub forma unui tabel predefinit ( Fig. nr. 2 – Situatia centralizatoare
a tichetelor cadou achizitionate și utilizate in 21.12.2016) în care au fost trecuți toți angajații
care au beneficiat de tichetele cadou.
Pentru fiecare salariat a fost inserată o coloană aferentă numărului de copii, cu nume,
prenume și cod numeric personal. În dreptul fiecărei persoane beneficiare s -a trecut cantitatea,
prețul și valoarea totală .

30 Situatia centralizatoare a tichetelor cadou

Nr.
crt. Nume si prenume salariat /
copil aflat în întreținere CNP Cantitate
tichete cadou
acordate Preț tichete
cadou
1.
1.1.
1.2.
1.3.
Valoare totala tichete cadou
2.
2.1.
2.2
Valoare totala tichete cadou
…
84.
84.1.
84.2.
Valoare totala tichete cadou
Fig. nr. 2 – Situatia centralizatoare a tichetelor cadou
achizitionate și utilizate in luna …….. anul ……. .

Schema contabilă realizată de către SC ENVIRO CONSTRUCT SRL a fost
următoarea:
1. achizitie tichete cadou , pe baza facturii emise de catre societatea distribuito are (Fig. nr. 3.
si Fig. nr.4):
FC
% = 401 (Furnizori) 26.093,60 RON
(val nominala + imprimarea
tichetelor+TVA)
5328
(Alte valori) 26.000,00 RON
(val nominala a tichetelor )
628
(Alte chelt. cu serv . exec. de terti) 78,00 RON
(cost imprimare tichete)
4426
(TVA deductibil) 15,60 RON

31

Fig. nr. 3 – Factura furnizor

Fig. nr. 4 – Factura fiscala furnizor

32 2. achitarea facturii reprezentând contravaloarea tichetelor de masă achiziționate
conform Fig. 5 – Fișa document de plată furnizor și Fig. 6 – Ordin de plată :

401 (Furnizori) = 5121 (Conturi la banci in lei) 26.093,60 RON

Fig. 5– Fișa document de plată furnizor

Fig. 6 – Ordin de plată

33 4. includerea pe cheltuieli a contravalorii tichetelor cadou acordate salariaților, în
momentul distribuirii acestora conform Fig. 7 și Fig. 8 – Fișe note contabile:

642
(chelt. cu tichetele acordate salar .) 5328
(Alte valori) 26 000 lei
(5 200 buc. x 50 lei/buc.)

Fig. 7 – Fișa notă contabilă

Fig. 8 – Fișa notă contabilă

34
Avantaje:
În mediul de afaceri privat, folosirea tichetelor cadou reprezintă un mijloc de motivare
a salariaților pentru a crește performanța la locul de muncă prin disciplină și productivitate.
Salariații care au primit tichete cadou la SC ENVIRO CONSTRUCT SRL au beneficiat de
creșterea puterii de cumpărare deoarece în luna decembrie 2016 au dispus de venituri
suplimentare folosite pentru achiziționarea de produse de uz casnic (alimentare și nealimentare)
din magazinele afiliate la sistemul tichetelor cadou.

35 CONC LUZII

Conectarea prin intermediul internetului cu ajutorul echipamentelor IT, accesul rapid la
informații și eliminarea operațiilor redundante au avut consecințe majore în activitatea
profesioniștilor cotabili și au contribuit la îmbunătățirea permanentă a sistemului de raportare
financiară.
Impactul pozitiv al utilizării mijloacelor informatice în contabil itatea digitală depășește
efectele negative ale acestora, precum frauda sau problemele de securitate a datelor ca urmare
a utilizării IT.
Competitivitatea instituțiilor și îmbunătățirile performanțelor acestora sunt posibile cu
ajutorul noilor instrument e software (ca de exemplu, s oftware -ul pentru contabilitate) utilizate
pentru efectuarea prelucrărilor de date în cadrul activității de bussines.
Un avantaj semnificativ al IT asupra sistemelor de contabilitate este dat de capacitatea
acestora de a înregi stra și de a urmări în mod cât mai eficient tranzacțiile contabile.
Sistemul informațional contabil este în general un sistem informatizat folosit pentru
realizarea sarcinilor contabile din cadrul unei instituții. El este introdus în rețeaua
informațională a unității și are rolul de generarea informațiilor necesare în procesul luării
deciziilor .
Software -ul contabil înlocuiește adesea sistemul manual în care se folosește masiv forța
de muncă și care se bazează îndeosebi pe prelucr area manuală. Software -ul contabil este un
instrument utilizat pentru înregistrarea și procesarea tranzacțiilor contabile și a evenimentelor
din cadrul unei instituții care cuprinde o varietate de module funcționale, cum sunt statele de
plată, conturile cr editoare și debitoare, balanțele de verificare sau modulele de raportare
financiară. Modulele software de contabilitate pot fi achiziționate în mod independent și
adaptate la necesitățile instituției. .
Designul sistemului informațional contabil este dat de structura organizatorică a
instituției și ține cont de dimensiunea acesteia, modul său de culegere și raportare a
informațiilor financiare, dar și de utilizatorii informațiilor furnizate de sistemul informațional
contabil. De asemenea, designul sistemu lui informațional contabil este determinat și de tipul
deciziilor luate la nivelul conducerii instituției .
O utilitate a sistemelor informațional e contabil e se regăsește și în faptul că acestea pot
fi folosite pentru a conecta toate departamentele instituției și folosesc la îmbunătățirea
comunicării dintre partenerii de afaceri întrucât c analele de comunicare puse la dispoziție de

36 sistemul informațional contabil pot difuza și transmite informația într -un mod mai rapid și
eficient, dând posibilitatea obținerii informații lor financiare în mod oportun și mai precis .
Printre principalele oportunități oferite de utilizarea sistemelor contabile digitale putem
menționa: folosirea e -mailurilor, a foilor de calcul Excel, atât pentru procedurile contabile, cât
și în activitatea de raportare financiară, instrumentele de procesare a textelor, software -urile de
contabilitate și audit.
Un alt avantaj al utilizării sistemelor contabile digitale îl constituie reduce rea costurilor
contabile suportate de instituții prin eliminarea sarcinilor redundante, migrarea procedurilor cu
costuri ridicate într -un mediu online, precum și prin utilizarea serviciilor de outsourcing .
Folosirea sistemelor contabile digitale conduce de asemenea la reduce rea erorile
matematice create d e realizarea manuală a înregistrărilor contabile.
Una din preocupările constante ale cercetătorilor în domeniu o reprezintă securitatea
inform ațiilor contabile. Acest lucru presupune limitarea accesului la informațiile confidențiale
ale instituției și folo sirea unor instrumente de prevenire a utilizării lor neautorizate.
Reglementările legislative cu privire la securitatea informațiilor contabile obligă la
restricționarea accesului la datele confidențiale ale companiilor.
Prin urmare, într -un mediul în care asistăm la schimbări rapide, tehnologia informației
devine un important partener strategic pentru afaceri. Software -ul de contabilitate, utilizat
astăzi aproape la orice nivel și accesibil prin preț la achiziționare, oferă profesioniștilor
contabil i un ajutor de necontestat în realizarea sarcinil or zilnice de contabilitate.
Internetu l are calitatea de a putea conecta totul din orice loc. Ca urmare a conexiunilor
pe care le pune la dispoziție , documentele contabile pot fi partajate, iar sistemul fi scal online
de evidență și plată a contribuit consistent la îmbunătățirea activității departamentelor de
contabilitate.
Cercetarea de față și -a propus și a demonstrat impactul pozitiv al utilizării documentelor
primare în contabilitatea digitală care cond uc la îmbunătățirea performanței în afaceri.
Tranzacțiile se realizează mult mai rapid, într -un mod simplificat, iar managerii de instituții
sunt capabili să ia decizii mai bune pentru atingerea obiectivelor instituțiilor pe care le conduc ,
crescând compe titivitatea acestora și îmbunătățind legăturile cu partenerii de afaceri .

37 BIBLIOGRAFIE
1. Airinei, D., Depozite de date, Ed. Polirom, Iași, 2002;
2. Budugan, D., Georgescu, I., P ăvăloaia, L., Bazele contabilității. Cadrul conceptual și
aplicații , Ed. Universității “Al.I.Cuza”, Ia și, 2014 ;
3. Ceran, M.B., Güngör, S., Konya, S. (2016), The Role of Accounting Information Systems
in Preventing the Financial Crises Experienced in Businesses , Economics, Management
and Financial Marke ts, vol. 11, nr. 1, pp. 294-302;
4. Feleagă, L., Feleagă, N., Contabilitatefinanciară – o abordare europeană și
internațională, Vol. 1 -2, Ed. Economică, 2007;
5. Gallani, S., Krishnan, R., Wooldridge, J.M. (2015), Applications of Fractional Response
Model to the Study of Bounded Dependent Variables in Accounting Research , Working
Paper, nr. 16 -016, Harvard Business School, SUA;
6. Horomnea, E., Fundamentele științifice ale contabilității, Ed. TipoMoldova, Iași, 2010;
7. Horomnea, E. (coord), Budugan, D., Georgescu, I., Istrate, C., P ăvăloaia, L., Rusu,
A.,Introdicereîncontabilitate. Concepteșiaplicații, Ed. TipoMoldova, Iași, 2015;
8. Matiș, D. (coord), Bazele contabilității. De la practică la teorie, Ed. Alma Mater,
ClujNapoca, 2005;
9. Matiș, D., Bazele contabilității. Fundamente și premise pentru un raționament profesional
autentic, Ed. Casa Cărții de Știință, Cluj, 2010;
10. Opera, D., Analiza și proiectarea sistemelor informaționale economice, Ed. Polirom, Iași,
1999;
11. Staicu, C., Contabilitatea financiar ă armonizată cu Directivele Europene, Ed. CECCAR,
București, 2002 ;
12. Tabără, N ., Sisteme contabile comparate, Ed. TipoMoldova, Iași, 2014;
13. Toma, C., Managementul contabilității financiare, Ed. TipoMoldova, Iași, 2012;
14. Țugui, Al., Inflația. Concepte, teorii și politici economice, Ed. Economică, București,
2000;
15. Thapayom, A., Ussahawanitchakit, P. (2015), Accounting Information System Excellence
and Goal Achievement: Evidence from Information and Communication Technology
Businesses in Thailand , The Business and Management Rev iew, vol. 7, nr. 1, pp. 309 -321;
***

38 1. ***, Dicționarul explicativ al limbii române , Ed. Academiei, București, 1999
2. ***, Ordinul nr. 2634 / 2015 privind documentele financiar – contabile , publicat în M. O., Partea
I, nr. 910/9.12.2015
3. ***, Legea contabilității nr. 82/1991, republicată în Monitorul Oficialal româniei, Partea I, Nr.
454 din 18.06.2008, cu modificările ulterioare, art. 25. Aceeași precizare se regăsește în Ordinul
nr. 3512/2008 privind documentele financiar -contabile, Anexa 1 Norme metodologice de
întocmire și utilizare a documentelor financiar – contabile, pct. 50
4. ***, Legea nr. 148/2012 publicată în M.O. nr. 509, Partea I/24.07.2012
5. ***, Standarde Internaționale de raportare Financiară – Norme oficiale emise la 1
ianuarie 2015, Partea A Cadrul general conceptual și dispoziții, Ed. CECCAR, București,
2015;
6. ***,Standarde Internaționale de raportare Financiară – Norme oficiale emise la 1
ianuarie 2015 , Partea B Documente care însoțesc standardele , Ed. CECCAR, București,
2015;
7. Colecțiile revistelor și periodicelor de specialitate (1990 -2016): Finan țe, Credit și
Contabilitate, Finanțe Publice și Contabilitate, Tribuna Economică, Revista generală de
Contabilit ate și Expertiză, Economistul, C apital, Adevărul Economic.