Rolul Documentelor In Modificarea Elementelor Patrimoniale Intr O Entitate Economica S.c. Galermo Furniture S.r.l

ROLUL DOCUMENTELOR ÎN MODIFICAREA ELEMENTELOR PATRIMONIALE ÎNTR-O ENTITATE ECONOMICĂ.

STUDIU DE CAZ: S.C. GALERMO FURNITURE S.R.L

Cuprins

Introducere

Lucrarea de față își propune să prezinte principalele aspect teoretice cu privire la definirea, clasificarea și funcțiile documentelor, precum și identificarea rolului pe care acestea îl au în modificarea elementelor patrimoniale în cadrul unei entități economice.

Scopul principal al acestei lucrări îl constituie studierea detaliată a documentelor care stau la baza înregistrărilor contabile,a noțiunii, importanței , conținutului și modului de întocmire al documentelor justificative .

Partea practică a lucrării este elaborată pe baza materialelor puse la dispoziție de către S.C. SECURITAS SERVICES ROMÂNIA S.R.L, cărora doresc să le mulțumesc pe această cale.

Lucrarea este structurată în cinci capitole astfel: în primele două capitole ale lucrării am prezentat importanța și clasificarea documentelor, am enumerat , definit și exemplificat principalele documente justificative și am evidențiat rolul pe care îl au documentele de comandă și documentele de execuție în stabilirea exactității elementelor patrimoniale.

În capitolul trei am abordat aspectele teoretice ale principalelor formule contabile, iar în capitolul patru am evidențiat metodele prin care are loc la nivelul entității verificarea, corectarea, circulația și păstrarea documentelor .

În ultima parte a lucrării intitulată „Modificarea elementelor patrimoniale la S.C. SECURITAS SERVICES ROMÂNIA S.R.L pe baza facturii, ……. „ este realizată prezentarea generală a societății , și un studiu de caz în cadrul acesteia în care se evidențiază modificările care au loc în patrimoniul societății la înregistrările contabile făcute pe baza următoarelor documente: factură, chitanță, ordin de plată, extras i de cont bancar, etc.

În încheiere sunt prezentate concluziile lucrării, urmate de anexe.

Capitolul I

IMPORTANȚA ȘI CLASIFICAREA DOCUMENTELOR

Aparitia si evolutia documentelor

Cuvântul „document" provine din limba latină “documentam” si înseamnă certificat, dovadă.

“ Documentele sunt acte scrise în care se consemnează operațiile economice, în cifre și litere, în momentul și locul înfăptuirii lor. Documentele pot consemna și evidenția necesități practice și organizatorice. ”

Păstrarea evidențelor economice datează din cele mai vechi timpuri. Primele sisteme de contabilitate și registre s-au găsit de la egipteni, fenicieni și romani.

Romanii țineau în mod regulat registre comerciale. La început, aceste registre se țineau pe bucăți de lemn acoperite cu ceară pe care se scria cu un fier ascuțit. În timp, tablitele au fost înlocuite cu foile de papirus,iar în cele din urmă a apărut și hârtia. Utilizarea papirusului a înlesnit înregistrarea detaliată a tranzacțiilor comerciale. În această perioadă au apărut primele forme de control a inscrisurilor contabile.

Romanii țineau evidența următoarelor registre:

Adversaria, un fel de registru de casă;

Codex accepți et expensi, primirea și cheltuiala, unde erau trecute operațiunile de casă și operațiunile pe credit ;

Codex rationum, un registru care corespunde Cărții Mari, cu conturi deschise pentru toate elementele patrimoniale;

Libelus familial sau Liber patrimonii, corespunde cu Registrul inventar de astăzi;

Kalendarium, un registru scadențar în care se treceau creanțele și dobânda de încasat.

Lipsa unei unități comune de măsură pentru bunurile tranzacționate a fost un obstacol în calea dezvoltării evidenței contabile.

Contabilitatea a fost și este și în prezent dependentă de dezvoltarea economică.Registrele de contabilitate s-au dezvoltat o data cu întemeierea marilor orașe comerciale italiene, hamburgheze și engleze, între anii 1100-1200.În această perioadă, contabilitatea a suferit un proces de modernizare accentuată în Europa. Fragmentul cel mai vechi de contabilitate descoperit datează din anul 1211 și reprezintă registrele unei bănci comerciale italiene.

Datorita schimarilor din mediul economic, contabilitatea parcurge drumul de la forma primara la o forma complexa, capabila sa satisfaca diversele cerinte ale utilizatorilor de informatii contabile. Aparitia conturilor a generat urmatoarele registre:

Memorialul;

Cartea Mare;

Jurnalul

Din necesitatea de a oglindi datoriile și creanțele, drepturile și obligațiile a apărut contul.Partea din stânga, de debit evidenția ceea ce persoana pe a cărui nume era deschis contul a primit de la partener, iar în partea dreaptă, de credit, era evidențiat ceea ce persoana a dat partenerului. După conturile de persoane au apărut conturile pentru mărfuri, bani și alte bunuri, contabilitatea dezvoltându-se din ce în ce mai mult c odată cu personificarea conturilor.

Anul 1494 este considerat anul apariției științei contabilității, o dată cu publicarea primei lucrări de specialitate cu conținut contabil a călugărului franciscan Luca Paciolo, care se numea „Suma de aritmetica, geometria proportioni et proportionalita”. Această lucrare a impulsionat organizarea calculului economic și activitatea economică, iar știința conturilor a dobândit o mare importantă, răspândindu-se în întreagă Europă.

Importanța documentelor

Documentele au o importantă deosebită în sistemul de gestiune al întreprinderii.Cu ajutorul acestora se acumulează informațiile cu privire la operațiile efectuate, ce asigură controlul asupra integrității patrimoniului.

Documentele de evidență sunt consemnările proceselor economice și financiare din cadrul unității în momentul și la locul producerii lor.Potrivit Legii Contabilității nr.82/1991,” Orice operațiune patrimonială se consemnează în momentul efectuării ei într-un înscris care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobîndind astfel calitatea de document justificativ. “. Consemnarea în aceste documente se face pe suport de hârtie sau electronic, letric sau cifric, în etalon natural sau valoric.

Importanța documentelor în cadrul unității patrimoniale se poate concretiza prin următoarele:

Documentele de evidență constituie baza înregistrărilor în contabilitate, întrucât datele pe care le conțin acestea fac dovada înfăptuirii operațiilor economice și financiare;

Documentele de exident ă se pot folosi succesiv și pentru celelalte forme de evident, contribuind la „stabilirea unei legături organice între ele și la evitarea paralelismelor în munca de evidentă.”

Prin intermediul documentelor de evident ă se efectuează controlul economic și financiar prin care se pot depista unele nereguli în gestiunea patrimoniului, cum ar fi: efectuarea cheltuielilor și plăților fără bază legală, a sustragerii de bunuri, a folosirii neeconomicoase a mijloacelor economice;

Importantă juridică în justiție în cazul litigiilor patrimoniale.

1.3 Criteriile care stau la baza clasificării documentelor

Varietatea operațiunilor economice efectuate de întreprindere impune prelucrarea unui mare număr de documente. Pentru a înțelege mai bine destinația , conținutul și a ușura prelucrarea documentelor acestea se grupează după următoarele criterii:

locul de întocmire (referitor la întreprindere);

conținut;

destinație;

volum (gradul de cuprindere a datelor);

modul de întocmire;

modul de utilizare (ordinare și cu regim special).

Clasificarea documentelor contabile este prezentată în schema de mai jos :

Fig. 1. Clasificarea documentelor contabile

Clasificarea documentelor

În ansamblul lui, sistemul documentelor contabile este foarte complex, cu numeroase particularități de conținut și restricții de completare și circulație: unele se întocmesc în unitate, altele vin sau pleacă spre exterior, unele înscrisuri au caracter de dispoziție, altele de execuție și justificare etc., în funcție de "tratarea" și complexitatea lor se pot imparti in urmatoarele categorii:

După locul de întocmire, documentele se impart în: documente interne și externe.

Documentele interne se întocmesc în cadrul societatii de către angajatii și administratorii acesteia; cuprind dispozițiile de încasare și de plată, borderourile de plată a salariilor, foile de parcurs etc.

Documentele externe sunt documentele intrate de la altepersoane juridice și fizice ,cum ar fi: facturile fiscale, facturilede expediție, buletinele medicale, documentele judiciare șititlurile executorii etc.

După natura operațiunilor economice, documentele seîmpart în :documente monetare, materiale și de decontare.

Documentele monetare se folosesc pentru întocmireaoperațiunilor cu mijloace bănești. Acestea cuprind cecurilebancare, dispozițiile de încasare.

Documentele material sunt acele documente prin care seelaboreaza operațiunile privind mișcarea activelor materiale petermen lung si a stocurilor de mărfuri. Aceste documenteinclud actul de predare-primire a mijloacelor fixe, procesul-verbal de lichidare a mijloacelor fixe, factura fiscală, bonurile de primireși bonurile de consum.

Documentele de decontare se folosesc la întocmirea operațiunilor de decontare dintre societati și altepersoane. Acestea cuprind dispoziția de plată, ordinul de plată, lista de plată etc.

După destinație, documentele se impart in 4 grupe: documente de dispoziție, executorii (justificative), justificative – de dispoziție,side perfectare contabilă.

Documentele de dispoziție sunt acele documente care conținun ordin,o dispoziție de efectuare a unei acțiuni economicedeterminate (cum ar fi: ordinul de livrare a materialelor,dispoziția de plată, cecul pentru primirea banilor din bancă;aceste documente de dispoziție au două trăsături: – cu ajutorul lor se exprimă voința persoaneiautorizate si în baza acestora se efectuează operațiunea economica.

Documentele executorii sau justificativeatestaefectuarea operațiunii economice (de exemplu:gestionarul aprimit bunuri materiale și mărfuri) șireprezinta forma primară de reflectare și control al operațiuniieconomice; spre deosebire de documentele de dispozițiecare inițiază survenirea evenimentului., documentele justificative confirmaevenimentele economice produse.

Documentele justificative – de dispoziție (combinate)îmbină ambele funcții(de exemplu, dispoziția de plată dispune eliberare a banilor șiconfirmă primirea banilor -executarea operațiuni).

Documentele de perfectare contabilăse realizeaza exclusiv în scopuri metodologice în baza documentelor deprimele trei tipuri(de exemplu: calcularea sumeiuzurii mijloacelor fixe).

După gradul de cuprindereainformației,documentele se impart în:documente unice și cumulative.

Documentele unicesunt folosite la întocmirea șireflectarea unei operațiuni economice; se întocmesc în momentul efectuării operațiunii (spre exemplu,factura de eliberare a materialelor de la depozit).

Documentele cumulativeservesc pentru întocmirea câtorva operațiuni omogene, pe măsura efectuării acestora încursul unei perioade determinate (de exemplu în cursulunei săptămâni); cuprindfișa-limită pentru ridicarea materialelor – un document careoglindeste eliberarea multiplă a materialelor de la depozit în secție,fișa de ridicare a materialelor etc.

După modul de întocmire , documentele subdivizeaza în : documente întocmite manual si documente intocmite automatizat.

După modul de utilizare, documentele se impart în:documente ordinare și documente cu regim special.

Documentele ordinare se execută în tipografie și se comercializeazafără înregistrare; se utilizeaza in general la perfectarea operatiunilor economice cu character intern (de exemplu:dispozitii de incasare si de plata, deconturi de avans).

Documentele cu regim specialse tipăresc pe hârtie specială în mod centralizat, au serie și număr și sesupun unei înregistrări speciale în cazul vânzării și cumpărării;se utilizeaza pentru perfectarea operatiunilor legate de transportarea mărfurilor, utilizarea mijloacelor de transport auto, primirea materialelor de la furnizor, achiziționarea materiilor prime de la producători contra numerar, calcularea taxei pe valoare adaugata(facturile fiscalee fiscale).

In tara noastra s-a intocmit “Nomenclatorul privind modelele registrelor si formularelor contabile tipizate, comune privind activitatea financiară și contabilă” de catre Ministerul Finantelor Publice, in cadrul caruia se precizează forma, conținutul, structura și destinația fiecarui document.

Indiferent de natura operațiilor economice consemnate ,exista anumite elemente comune ce trebuie conținute de documentele de evidență . Elementele obligatorii ale documentelor primare sunt:

denumirea documentului;

numarul formularului;

data întocmirii;

denumirea si sediul agentului economic care a întocmit documentul;

conținutul operațiunii economice;

expresia valorică și cantitativă a operațiunii economice;

indicarea părților care au contribuit la efectuarea operațiunii economice;

numele si prenumele persoanelor responsabile de efectuarea și întocmirea corectă a operațiunii economice;

semnăturile persoanelor responsabile de efectuareaoperațiunii economice consemnate în document.

Principalele documente justificative

Activitatile desfasurate de catre societati parcurg acelasi ciclu contabil, indiferent de sistemul contabil utilizat.”Acest ciclu contabil s-ar rezuma in transpunerea tranzactiilor cu ajutorul documentelor justificative(de baza);informatiile continute de astfel de documente sunt inregistrate in diverse jurnale sau registere,sunt sistematizate si sintetizate pentru a fi reflectate in documente contabile numite situatii financiare”.

Documentele justificative sunt acele documente primare care dovedesc legal o operatiune din cadrul unei societati.Aceste documente justificative se intocmesc pe formulare tipizate sau netipizate,iar completarea lor se face manual sau electronic, intr-un singur exemplar sau in mai multe exemplare.

Prezentarea documentelor justificative:

Factura

Definitie pentru factura din DEX

Act contabil sau comercial care indica cantitatea, calitatea si pretul marfurilor sau a serviciilor executate.

Nota de plata.

Nota amanuntita (în ceea ce priveste calitatea, pretul etc.) asupra marfurilor cumparate sau expediate.

Formular tiparit pe care se întocmeste un astfel de act sau o astfel de nota de plata.

Act justificativ în care se consemneaza cantitatea, calitatea, pretul etc. marfurilor cumparate sau expediate.

Datele pe care trebuie sa le contina o factura

O factura trebuie sa cuprinda in mod obligatoriu informatiile prevazute la art.155 alin.(8) din Legea nr.571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare :

Alin. (8) din articolul 155 :

– (8) Factura fiscala trebuie sa cuprinda obligatoriu urmatoarele informatii:

seria si numarul facturii;

data emiterii facturii;

numele, adresa si codul de inregistrare fiscala al persoanei care emite factura;

numele, adresa si codul de inregistrare fiscala, dupa caz, al beneficiarului de bunuri sau servicii;

denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate;

valoarea bunurilor sau serviciilor, exclusiv taxa pe valoarea adaugata;

cota de taxa pe valoarea adaugata sau mentiunea scutit cu drept de deducere, scutit fara drept de deducere, neimpozabil sau neinclus in baza de impozitare, dupa caz;

valoarea taxei pe valoarea adaugata, pentru operatiunile taxabile.

Explicatii factura :

Toate persoanele impozabile (fizice/juridice) care folosesc facturi trebuie anual sa stabileasca si sa aloce seriile si numerele pentru facturi. Adica la inceputul fiecarui an fiscal trebuie sa mentioneze numarul de la care incepe sa emita prima factura.

De asemenea conducerea firmei trebuie sa desemneze o persoana care se va ocupa de gestionarea si alocarea numerelor aferente facturilor emise de persoana impozabila.

In figura de mai jos avem o exemplificare de factura fiscala:

Avizul de insotire a marfii

“Serveste ca document pentru eliberarea din magazine a bunurilor materiale destinate vanzarii, trimise spre prelucrare catre terti, in custodies au pastrare, pentru scaderea din gestiunea furnizorului, pentru intocmirea facturii, ca document de insotire in timpul transportului sau ca document de receptive la comparator cand nu s-a primit factura.”

In figura de mai jos am prezentat un model de aviz de insotire a marfii:

Nota de receptive si constatatre de diferente (nota de intrare receptie) :

Definitie pentru Nota de receptive si constatare de diferente de pe RUBINIAN

Document care se intocmeste de catre comisia de receptie si de catre gestionar cu ocazia receptionarii marfurilor sosite la depozit. Documentul cuprinde date privind actele insotitoare, denumirea materialelor, a ambalajelor si a materialelor refolosibile din dezambalare, codul, cantitatile si valoarea marfurilor selectionate, procentul si valoarea rabatului comercial.

Serveste ca: 

– document pentru receptia bunurilor aprovizionate; 

– document justificativ pentru incarcare in gestiune; 

– act de proba in litigiile cu carausii si furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie; 

– document justificativ de inregistrare in contabilitate. 

Se foloseste ca document distinct de receptie in cazul: 

bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii, care fac parte din gestiuni diferite; 

bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pastrare; 

bunurilor materiale procurate de la persoane fizice; 

bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare; 

bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie; 

marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare cu amanuntul sau en gros (cod 14-3-1/aA). 

Modelul de formular pentru Nota de receptie si constatare de diferente se prezinta astfel:

Chitanta

Definitie DEX

Act scris prin care se face dovada primirii unei sume de bani, a unor bunuri 

Dovadă care atestă recepționarea sau restituirea a ceva (sume de bani, bunuri materiale etc.); recipisă

La incasarea de sume in numerar, se intocmeste chitanta in doua exemplare; un exemplar circula la platitor, iar cel de-al doilea ramane in carnet.

Exemplificam mai jos cu un model de chitanta:

Ordinul de plata

Denifitie a Ordinului de plata de pe RUBINIAN:

Titlu de credit emis de posesorul unui cont bancar (ordinator), adresat bancii care gestioneaza depozitul bancar respectiv, prin care titularul contului solicita bancii sa plateasca o anumita suma de bani unei alte persoane, denumita beneficiar. 

Ordinul de plata este revocabil, plata putand fi sistata de catre ordinator, in orice moment. 

Ordinul de plata poate fi letric, cand plata se efectueaza pe baza unei scrisori adresate bancii, si telegrafic, cand banca realizeaza ordinul de plata pe baza unui telefon sau telex.

Ordinul de plata poate fi si electronic, realizat pe internet, online, prin intermediul site-urilor bancilor.

Modelul de formular de Ordin de plata se prezinta astfel:

Extrasul de cont

Este un document emis de catre banca la care are contul deschis o societate in care apar tranzactiile cu disponibilitati.

Definitie extras de cont de pe RUBINIAN:

Document intocmit de banca ce ofera clientului detalii privind platile efectuate (valoarea sumelor virate, beneficiarii platilor, documente in baza carora s-a efectuat plata), sumele intrate in cont (provenienta, documentele justificative) si soldul la zi.

Toate operatiunile efectuate prin conturile curente la banci sunt inscrise in extrasul de cont, emis de fiecare banca, pentru fiecare cont in parte; el poate fi emis zilnic sau periodic (lunar, decadal sau saptamanal).

Model de extras de cont completat:

Bonul de consum

Definitie:

Document utilizat pentru returnarea la magazie a materiilor prime/ materialelor ridicate pe baza de bon de consum.

Documentul permite:preluarea automata a unei comenzi interne; exprimarea cantitatilor pentru un articol si in alta unitate de masura decat unitatea de masura de baza a articolului; reflectarea in gestiune a modificarilor si contarea documentului; vizualizarea/ listarea documentului

Modelul documentului se prezinta astfel:

Capitolul II

ROLUL SI FUNCTIILE DOCUMENTELOR IN STABILIREA EXACTITATII ELEMENTELOR PATRIMONIALE

Documentele economice reprezinta suportul material al datelor cu privire la operatiile economice si financiare ale unitatilor patrimoniale .Cu ajutorul acestora se realizeaza urmatoarele:

consemnarea informatiilor;

culegerea datelor;

prelucrarea datelor ;

circulatia datelor;

sistematizarea informatiilor contabile;

arhivarea datelor.

Functiile documentelor sunt:

Functia de consemnare in litere sau cifre, cantitativ si valoric o operatiunilor economice care au lor in cadrul intreprinderii;

Functia de justificare, documente fiind baza inregistrarii in contabilitate a operatiilor economice;

Funcia de verificare a activitatii, prin intermediul documentelor fiind posibila urmarirea activitatii economice si financiarein cadrul unitatii patrimoniale;

Functia de asigurare a integritatii patrimoniului, pe baza documentelor stabilindu-se drepturi si obligatii cu privire la micarile de valori care au loc in cadrul unitatii patrimoniale;

Functia de calculare corecta a costului de productie, cu ajutorul documentelor cu privire la cheltuielile de productie;

Functia juridica-documentele servesc ca baza in anchetele orgalelor judiciare; cu ajutorul documentelor se stabilesc drepturi si obligatii banesti in cazul litigiilor, al expertizelor si al fraudelor.

Rolul documentelor de comanda

Rolul documentelor de executie

Capitolul III

TIPOLOGIA DOCUMENTELOR

Scopul analizei contabile a operatiilor economice este stabilirea corecta, in mod stiintific, a “formulei contabile cu ajutorul careia se reflecta operatia respective in conturi”.

Formula contabila este transpunerea in conturi a operatiilor economice in urma analizei contabile, sub forma unei egalitati.

Formula contabila cuprinde:

Denumirea sau simbolul contului correspondent debitor care se inscrie in stanga semnului egal;

Denumirea sau simbolul contului correspondent creditor care se inscribe in dreapta semnului egal;

Corelatia dintre cele doua categorii de conturi corespondente se realizeaza prin punerea semnului egalitatii ”=”.

Prin adaugarea datei la care s-a produs operatiunea si a documentului justificativ care atesta aceasta operatiune la elementele formulei contabile se obtine articolul contabil, folosit ca mijloc al reflectarii cronologice a operatiunilor economice si financiare in conturi pe baza dublei inregistrari.

Etapele parcurse de catre datele cu privire la operatiile economice si financiare, in cadrul fluxului informational sunt:

Consemnarea operatiilor economice si financiare in documente de evidenta;

Analiza contabila a operatiilor economice si financiara;

Inregistrarea operatiilor economice si financiare analizate in ordine cronologica in conturi,iar apoi in forma sistematica;

Intocmirea balantei de verificare.

Intocmirea bilantului contabil.

Inregistrarea in ordine cronologica reprezinta inregistrarea operatiilor economice si financiare consemnate in documente in ordinea in care au avut loc sub forma de articole contabile.Aceasta inregistrare se efectueaza, in activitatea practica cu ajutorul registrului Jurnal, care se prezinta in forma de fise sau foi volante.In timpul verificarii si prelucrarii documentelor primare se noteaza pe acestea conturile corespondente in care urmeaza sa se inregistreze in contabilitate operatia economica sau financiara consemnata in respectivele documente.

Contarea este inscrierea pe documentele primare a conturilor corespondente in care urmeaza a se inregistra operatia economica sau financiara, sub foma formulei contabile.

Dupa ce se inregistreaza operatiile economice si financiare in ordine cronologica , pe baza registrului Jurnal, acestea se grupeaza dupa natura operatiilor, pe conturi distincte si se inregistreaza in ordine sistematica, netinand seama de data producerii lor, cu ajutorul documentului numit registru Cartea Mare.Aceasta se prezinta sub forma de fise deschise pentru fiecare cont al contabilitatii curente si la inregistrarea operatiilor economice si financiare; in registrul Cartea Mare se foloseste explicatia contabila.

Dupa felul conturilor folosite, inregistrarile in ordine cronologica si inregistrarile sistematice pot fi:

Inregistrari contabile sintetice-se efectueaza cu ajutorul conturilor sintetice si se exprima numai in expresie valorica;

Inregistrari contabile analitice- se efectueaza cu ajutorul conturilor analitice si utilizeaza expresia valorica si uneori si expresia cantitativa.

In functie de anumite criterii, formulele contabile se pot clasifica dupa cum urmeaza:

In functie de numarul de conturi corespondente din carer se formeaza, formula contabila poate fi:

Formula contabila simpla-se compune dintr-un cont si un cont creditor;

Formula contabila compusa-se compune dintr-un cont debitor si mai multe conturi creditoare sau dintr-un cont creditor si mai multe conturi creditoare.

Dupa scopul intocmirii lor, formulele contabile pot fi:

Formule contabile de inregistrare curenta-se intocmesc pentru inregistrarea operatiilor economice si financiare care au loc in mod current;

Formule contabile de stornare- reprezinta o metoda de corectare a unor erori savarsite anterior, la inregistrarea in conturi a unor sume .

In functie de modul de inscriere a sumei in formulele contabile de stornare, pot fi:

Formula contabila de stornare in negru- anularea sau corectarea se realizeaza prin inversarea pozitiei detinute de conturi;

Formula contabila de stornare in rosu-consta in anularea unei formule contabile efectuata gresit anterior.

3.1 Formula contabila simpla

Formula contabilăsimplăesteformula în care corespondența sestabilește între un singur cont debitor

și un singur cont creditorși este specifica operațiilor economiceși financiare care modifică,in acelasi timp, numai doua elemente patrimoniale, fie doua elemente de active, fie doua elemente de pasiv, fie un element de active si un element de pasiv. Modelul este de forma:

Cont debitor = Cont creditor  Suma

Formula contabila compusa

Aceasta firmula se compune fie dintr-un cont debitor si mai multe conturi creditoare, fie dintr-un cont creditor si mai multe conturi debitoare.Este specifica operatiilor economice si financiare care afecteaza in acelasi timp mai mult de doua elemente din patrimoniu, fie elemente de pasiv, fie de activ, fie de activ si de pasiv, ceea ce impune in mod concomitent folosirea mai multor conturi corespondente.Modelul este de forma:

Cont  = %  Suma

Debitor Conturi

creditoare

Formula contabila de inregistrare curenta

Sunt acele formule contabile care se folosesc pentru inregistrarea operatiilor economice si financiare care au loc in mod obisnuit si care au frecventa cea mai mare in practica de contabilitate.

In cadrul acestor formule, inscrierea sumelor se face in negru, din acest motiv mai poarta si denumirea de formule contabile de inregistrare in negru. Sumele se aduna intre ele, atat in partea de debit a contului, cat si in partea de credit.

Aceste formule de inregistrare contabile curente reprezinta baza inregistrarilor in contabilitate.

Foarte rar se pot intalni si formule de inregistrare curenta scrise cu rosu (sau cu negru cu chenar), semnificand sume cu semnul minus “-“, care se scad din sumele inscrise pe baza formulelor contabile curente, atat in debitul, cat si in creditul contului. Acestea se mai numesc si formule contabile curente de inregistrare cu rosu sau formule contabile de inregistrare in rosu.

Formulele de inregistrare in rosu se utilizeaza la inregistrarea unor operatii curente cu un character special si au ca scop “rectificarea prin scadere a valorii unor bunuri economice inregistrate anterior la preturi sau costuri mai mari decat cele efective, in scopul aducerii lor la nivelul pretului sau costului efectiv, motiv pentru care se mai numesc si formule contabile de rectificare.”

Formule contabile de stornare

Este o modalitate de corectare a erorilor comise anterior, la inregistrarea in conturi a sumelor din operatiile economice si financiare.Este interzisa corectarea greselilor in conturi prin stergere sau taiere si atunci se impune corectarea prin stornare.

Dupa modelul de inscriere a sumei in formulele contabile, acestea se impart in:

Formule contabile de stornare in negru: sunt acele formule in care corectarea se face prin inversarea pozitiei conturilor corespondente .Contul debitor va devein cont correspondent creditor si invers. Dupa aceasta corectare, se trece la intocmirea formulei contabile curente.

Formula contabila de stornare in negru prezinta urmatoarele dezavantaje:

denatureaza rulajul conturilor prin marirea in mod artificial cu sume care nu corespund real cu tranzactiile in cauza;

au loc unele corespondente intre conturi, care in mod normal nu s-ar stabili.

Formule contabile de stornare in rosu: sunt acele formule care anuleaza o formula contabila efectuata eronat anterior prin repetarea ei cu suma inscrisa in rosu; conturile nu isi schimba pozitia in formula contabila.Ambele formule se inregistreaza in forma sistematica in conturi, iar pentru a verifica daca inregistrarea efectuata eronat anterior a fost anulata, se stabileste soldul conturilor, care trebuie sa fie 0.

Acest tip de formula contabila de stornareeste mai avantajoasa decat formula stornarii in negru deuarece nu modifica rulajele conturilor care participa la stornare.

In practica se folosesc ambele formule de stornare

Capitolul IV

VERIFICAREA, CORECTAREA, CIRCULATIA SI PASTRAREA DOCUMENTELOR

Verificarea documentelor

„Verificarea documentelor de evidenta este operatia premergatoare inregistrarii operatiilor economice si financiare in conturi si consta in controlul respectarii conditiilor de de forma si de fond pe care acestea trebuie sa le indeplineasca.”

Verificarea se face pentru a evita abaterile sau abuzurile si pentru asigurarea exactitatii datelor contabile.

Verificarea documentelor se face sub trei aspecte”

Verificarea formei consta in:

se verifica daca documentele s-au intocmit pe formulare corespunzatoare si daca s-au completat toate rubricile;

se verifica daca documentul prezinta stersaturi sau corecturi fara semnatura;

se verifica daca persoanele imputernicite pentru a viza documentul au semnat;

se verifica ca numarul de ordine a documentelor intocmite in mai multe exemplare sa fie acelasi.

Verificarea aritmetica consta in revizuirea cifrelor preluate, precum si a corectitudinii calculelor aritmetice efectuate.

Verificarea de font se face pentru a controla realitatea, necesitatea, oportunitatea si legalitatea operatiilor economice consemnate in respectivul document.

Realitatea : se verifica daca data, locul si conditiile trecute in document sunt reale.

Necesitatea: se verifica justificarea economica a operatiei, deuarece nu orice operatie este legala si necesara intreprinderii.

Oportunitatea: se verifica daca momentul si locul ales pentru executarea unei operatii sunt eficiente pentru unitatea patrimoniala.

Legalitatea: se stabileste prin raportarea operatiilor la actele normative (legi, ordonante).

In general, verificarea documentelor se face de catre alte persoane decat cele care au intocmit si au prelucrat respectivele documente.

Operatiile economice si financiare inregistrate in contabilitate se fac de catre persoanele care conduc departamentul de contabilitate, de persoanele care executa controlul financiar de gestiune sau orice alta persoana imputernicita de intreprindere sau organe de control financiar si fiscal al statului.

Corectarea documentelor

Regulile de corectare a greselilor facute cu ocazia intocmirii documentelor:

nu sunt permise stersaturi sau modificari, corectarea se face astfel incat sa se vada ca aceasta a fost facuta cu ocazia intocmirii documentului si nu ulterior;

textul gresit se taie cu o bara, astfel incat sa se poata citi ce a fost scris, iar suma sau textul se trec deasupra ;se noteaza rectificarea pe document si se confirma cu semnatura persoanei care a semnat initial documentul , trecandu-se si data efectuarii corecturii;

in documentele de casa si de banca nu sunt permise corecturi; in cazul in care se produce o greseala intr-un astfel de document, acesta se anuleaza, pastrandu-se in carnet

in documentele justificative si in documentele contabile nu sunt admise modificari , stersaturi si nici lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise sau file lipsa;

corectarea se face in toate exemplarele documentului;

la corectarea documentului privind operatiuni de predare-primire a valorilor material si a mijloacelor fixe, se confima prin semnatura predatorului si a primitorului;

in cazul in care documentele se completeaza prin sistemul informatic de prelucrare automata a datelor,rectificarile trebuiesc facute inainte de prelucrarea acestora, mentionandu-se data corecturii si semnatura persoanei care a facut respectiva modificare;

documentele care sunt incluse in listele de erori, anulari sau completari, pe baza carora se fac modificarile in baza de date a unitatii, necesita semnatura din partea persoanelor imputernicite de catre conducerea intreprinderii;

Circulatia documentelor

Traseul documentelor din momentul intocmirii pana la momentul arhivarii trebuie sa fie cat mai scurt pentru ca acestea sa isi indeplineasca functiile de surse de date pentru inregistrarea operatiilor economice si financiare, de exercitare a controlului economico-financiar si de informare operative a conducerii.

Organizarea circulatiei documentelor are ca scop determinarea si realizarea traseului documentelor.

Documentele trebuie sa circule intr-o ordine, fara a fi retinute inutil in cadrul departamentelor intreprinderii, asigurandu-se astfel rezolvarea complete si la timp a acestora.

Circulatia documentelor este necesara deuarece datele cuprinse in aceleasi documente sunt folosite de mai multe compartimente si personae din cadrul intreprinderii si nu este posibila impartirea cate unui exemplar pentru fiecare utilizator.

Pentru efecientizarea circulatiei documentelor, in cadrul unitatilor patrimoniale se intocmeste un graphic care cuprinde:

documentele care se intocmesc in cadrul fiecarui compartiment;

persoanele care intocmesc documentele;

termenele de executare;

compartimentele la care se trimit documentele.

Traseul documentelor este diferit de la o intreprindere la alta in functie de anumiti factori: dimensiunea si structura organizatorica a intreprinderii, natura operatiilor consemnate, mijloacele folosite pentru efectuarea lucrarilor de contabilitate si calculatie.

Dupa inregistrarea in conturi a informatiilor cuprinse in documente se ajunge la etapa finala a circulatiei acestora, care este clasarea lor.

Clasarea corecta si eficienta a documentelor are ca rezultat gasirea cu usurinta a oricarui document, indifferent de marimea numarului de documente sau de specificul acestora.

Clasarea documentelor se face dupa urmatoarele criterii:

Criteriulcronologic-consta in aranjarea documetelor in ordinea intocmirii lor;

Criteriul alfabetic- consta in gruparea documentelor in acelasi dosar in functie de denumirea unitatii la care se refera;

Criteriul geografic- se refera la gruparea in functie de orasul, municipiul sau judetul in care au sediul unitatile corespondente;

Criteriul dupa obiect sau grupe de operatii economice,presupeune aranjarea documentelor pe categorii: mijloace fixe, livrari de marfuri, active circulante, etc;

Criteriul pe corespondenti- consta in gruparea documentelor pe fiecare agent economic cu care intreprinderea are relatii.

In practica, cel mai des se foloseste combinatiaintre gruparea pe criteriul cronologic si criteriul dupa obiect.

Pastrarea documentelor

Pe durata exercitiului financiar, documentele se pastreaza in arhiva curenta a departamentului financiar-contabil.

Documentele de casa si o parte din documentele contabile, precum fisele de cont, balanta de verificare, bilantul contabil se pastreaza in spatii special aranjate.

Dupa incheierea exercitiului financiar si aprobarea bilantului, documentele se predau la arhiva generala a intreprinderii, de unde se pot scoate pentru consultare numai cu aprobarea persoanelor competente, la cererea organelor de control sau a instantelor judecatoresti.

La scoaterea documentelor din arhiva generala se incheieun proces verbal cu semnatura persoanei, la care se ataseaza imputernicirea si copia documentului eliberat.

Termenul de pastrare a documentelor difera in functie de legislatia contabila a fiecarei tari. In Romania, termenul de pastrare pentru registrele contabile si documentele justificative este de 10 ani, pentru alte documente justificative, termenul este de 3 ani, iar statele de salarii se pastreaza 50 ani.

Dupa expirarea timpului de pastrare, documentele se distrug sau se predau la arhiva statului, daca mai prezinta un anume interes.Documentele se mai pastreaza in arhiva si sub forma de microfilme sau microfisiere.

In cazul in care un document se pierde, este furat sau distrus, reconstituirea se face in termen de 30 zile.In cazul in care documentul distrus provine de la o alta unitate, reconstituirea se face la cerere, de catre unitatea care a emis initial documentul, in termen de maxim 10 zile.

In cazul in care documentul care a fost reconstituit se gaseste in original, se anuleaza cel reconstituit, pe baza unui process verbal.

In afara de clasarea si arhivarea documentelor, acestea se mai pot pastra sub forma de benzi magnetice, dischete,CD-uri, etc.

STUDIU DE CAZ

MODIFICAREA ELEMENTELOR PATRIMONIALE LA S.C SECURITAS SERVICES ROMANIA SRL PE BAZA FACTURII

PREZENTAREA SOCIETATII

Istoric, obiect de activitate, forma juridica

Date generale:

Denumire: Societatea Comerciala SECURITAS SERVICES ROMANIA S.R.L

Sediu: Romania, Localitatea București, Bld Dimitrie Pompeiu, Nr. 6A, tronson 2, etaj 5, sector 2, cod 020337, 11 filiale locale

Numar Înregistrare Registrul Comertului: J40/2222/2001 

Cod Unic de inregistrare: 13740159

Capitalul social: 2198000 lei

Numar salariați: 4000

Obiect de activitate: Activitati de protective si garda, cod CAEN 8010

Scurt istoric

Liderul mondial in servicii de securitate, Securitas AB, si-a lansat oficial operatiunile în Romania, prin intermediul companiei sale locale Securitas Services Romania si are drept tinta prima pozitie pe piata romaneasca de profil.

In mai 2007 Securitas AB achizitioneaza 55% din actiunile CPI Security Group, formandu-se astfel Securitas Security Services, ca apoi in iulie 2008 sa se transforme in Securitas Services Romania.

2009 reprezinta anul in care Securitas AB devine unic actionar al Securitas Services Romania.

1994 International CPI Security – incepe operarea cu servicii de paza

1996 Mondo Sprint – isi incepe functionarea cu servicii de instalare, monitorizare si service la sisteme de securitate

2001 CPI Security Group – incepe furnizarea de servicii de instruire si consultanta in securitate

2005 ca rezultat al reorganizarii, serviciile de paza sunt transferate catre CPI Security Group

 2006 ca rezultat al reorganizarii, serviciile pentru sisteme de securitate sunt transferate catre CPI Security Group

2007 mai – Securitas AB achizitioneaza 55% din actiunile CPI Security Group

2007 iulie – Numele companiei este schimbat in Securitas Security Services

2008 iulie – Noua denumire – Securitas Services Romania

2009 ianuarie – Securitas AB devine unic actionar al Securitas Services Romania

2010 decembrie –  Securitas Romania devine actionar unic al companiei Cobra Security

2011 decembrie – Cobra Security devine Securitas Services Solutions

Organigrama societatii

Serviciile oferite de SECURITAS SERVICES ROMANIA:

Paza specializata –serviciile de paza sunt complexe, cu personal calificat, fiind personalizate pentru fiecare client in parte, indiferent de segmentul de activitate al fiecarui client

Monitorizare – servicii de monitorizare, interventie rapida la receptionarea semnalelor transmise de sistemul de alarma si asistenta in situatii de urgenta

Gestionarea sistemelor de alarma;

Detectarea patrunderii neautorizate;

Detectarea inceputului de incendiu; inundatiei, emanatiei de gaze periculoase;

Avertizare antisabotaj si apel de urgenta / panica;

Gestionarea problemelor tehnice: teste de comunicare la 24 ore, stare alimentare sistem /stare acumulator backup;

Verificarea la cerere: a accesului in zona protejata prin verificarea cu parola, patrulare periodica.

Proiectare, instalare, service – proiectarea solutiilor de paza personalizate, a sistemelor de alarmare si control acces, lucrari in domeniul antiefractiei

Consultanta de securitate –servicii specializate de consultanta si evaluare in domeniul securitatii, analiza riscurilor, alegerea solutiilor optime pentru saatisfacerea cerintelor de securitate a clientilor

Serviciile de consultanta in securitate presupun:

Evaluarea riscului prin intermediul chestionarului specializat de securitate;

Audit de securitate;

Dezvoltarea politicilor si procedurilor de securitate;

Propunerea solutiilor de securitate;

Management de proiect;

Dezvoltarea procedurilor pentru situatiile de urgenta, inclusiv pentru prevenirea si stingerea incendiilor;

Evaluari de riscuri si documente specifice pentru sanatatea si siguranta muncii;

Instruirea personalului in materie de securitate

Escort- servicii de escorta specializata pentru a reduce furturile si posibilitatea pierderii bunurilor in timpul deplasarii de incarcaturi valoroase transportate cu masina sau cu transportul feroviar

Evenimente – asigurarea personalului calificat si a tehnologiei de securitate pentru organizarea evenimentelor in conditioi depline de siguranta.

Modul de organizare a contabilitații

In structura functională a S.C. SECURITAS SERVICES ROMANIAS.R.L sunt delimitate funcțiile de baza ale acesteia: funcția de cercetare-dezvoltare, comercială, financiar-contabila, de producție și de personal.

Funcția financiar-contabilă antreneaza doua genuri de activități, și anume: activitatea financiara și activitatea contabila.

Cadrul de realizare a acestei importante funcții este asigurat în structura organizatorică de direcția financiar-contabilă, condusă de către directorul financiar-contabil sau contabilul șef.

Atribuțiile direcției financiar-contabile se realizeaza pentru cele doua activitați specifice în cadrul serviciului financiar și a serviciului de contabilitate.

Serviciul contabilitate are ca atribuții: înregistrarea la timp și corect în contabilitate, în mod cronologic și sistematic, pe baza documentelor justificative, a tuturor operațiunilor patrimoniale, inventarierea patrimoniului, întocmirea registrului inventar, controlul asupra operațiunilor patrimoniale efectuate, întocmirea lucrărilor de sinteză (bilanț și anexa la bilanț, contul de profit și pierdere, raportul de gestiune), furnizarea, publicarea și păstrarea informațiilor privind patrimoniul și rezultatele obținute; evidenta și calculația costurilor, determinarea și analiza rentabilitații pe produse și lucrări.

În funcție de marimea unității patrimoniale se adopta organizarea serviciului contabilitate. O modalitatea de organizare este pe cele doua circuite ale contabilității: biroul contabilității financiare și biroul contabilității interne de gestiune, fiecare cu structuri specifice delimitate pentru operații și lucrări omogene și complementare.

In cadrul Serviciului financiar se realizeaza si evidenta contabila a elementelor legate de capital, fonduri, credite, imprumuturi, decontari cu tertii, salariatii si cele ce privesc trezoreria.

Functia financiar-contabila, in afara activitatii financiare, si a activitati de contabilitate, presupune si activitatea de control financiar

Controlul asupra operatiilor patrimoniale este exercitat de catre persoanele care conduc contabilitatea, care exercita controlul financiar preventiv si controlul financiar de gestiune, cenzori sau alte persoane specializate.

Scopul exercitarii controlului financiar il reprezinta prevenirea, descoperirea si recuperarea pagubelor materiale si banesti.

Reflectarea modificarii elementelor patrimoniale in cadrul SC seccuritas services romania SRL pe baza facturii, a…

În cursul exercițiului financiara anului N SC SECURITAS SERVICES ROMANIA SRL înregistrează următoarele operații:

La constituirea societatii S.C Securitas Services SRL, asociatii subscriu un capital social de 5000 lei.

Analiza si formula contabila

-Operatia este de natura cresterii capitalului;

-Operatia determina cresterea unui post de activ concomitent cu cresterea unui post de pasiv cu aceeasi sum a;

-Documentul pe baza caruia se face aceasta operatiune este actul constitutiv al societatii sau h. aga?;

-Rezultatele sunt de crestere a volumului patrimoniului, de forma A+x=P+x;

– Conturile corespondente intre care se stabileste corespondenta pe baza acestei operatii sunt: 456 “Decontari cu asociatii privind capitalul”, cont bifunctional, in acest caz de activ (creanta fata de asociati), care prin crestere se debiteaza si 1011 “Capital subscris nevarsat”, cont de pasiv care prin crestere se debiteaza;

-Formula contabila:

456 = 1011 5000 lei

„Decontari cu asociatii „Capital subscris nevarsat”

privind capitalul”

Asociatii varsa capitalul subbscris in bani.

Analiza si formula contabila

-Operatia este de natura varsarii capitalului subscris;

-Operatia produce asupra patrimoniului o modificare de structura de forma A+x=P ?, determinand cresterea unui post de activ;

-Conturile intre care care se stabileste corespondenta pe baza acestei operatii sunt 5121 “Conturi la banci in lei”, cont de active, care prin crestere se va debita si 456” Decontari cu asociatii privind capitalul”, cont bifunctional, in acest caz de active, care prin scadere se va credita;

-Documentul pe baza caruia se face aceasta operatiune esteordinal de plata

-Formula contabila:

5121 = 456 5000 lei

„Conturi la banci in lei” „Decontari cu asociatii

privind capitalul”

Concomitent: se constata varsarea integral a capitalului subscris de 5000 lei.

Analiza si formula contabila

-Operatia este de natura constituirii efective a capitalului subscris;

-Operatia produce o modificare patrimoniala de structura a pasivului de forma A=P+x-x determinand cresterea unui post de pasiv concomitant cu micsorarea unui alt post de pasiv cu aceeasi suma;

-Documentul pe baza caruia se face aceasta operatiune este actul contitutiv?

-Conturile corespondente intre care se stabileste corespondenta pe baza acestei operatii sunt 1011 “Capital subscris nevarsat”, cont de pasiv, care prin scadere se debiteaza si 1012 “Capital subscris varsat”, cont de pasiv, care prin scadere se crediteaza;

-Formula contabila:

1011 = 1012 5000 lei

„Capital subscris nevarsat” „Capital subscris varsat”

Asociatii decid majorarea capitalului social si cu suma de 2193000 lei care se depun la banca.

Analiza si formula contabila

-Operatia este de natura cresterii capitalului;

-Operatia determina cresterea unui post de activ concomitant cu cresterea unui post de pasiv cu aceeasi suma

-Operatia produce asupra patrimoniului o modificare de structura de forma A+x=P+x determinand cresterea volumului patrimoniului;

-Conturile intre care care se stabileste corespondenta pe baza acestei operatii sunt 456 “Decontari cu asociatii privind capitalul”, cont biifunctional, in cazul acesta de active si 1011” Capital subscris nevarsat”, cont de pasiv care prin crestere se va credita;

– Documentul pe baza caruia se face aceasta operatiune esteDecizia asociatului unic de majorare a capitalului social?

Formula contabila:

456 = 1011 2193000 lei

„Decontari cu asociatii „Capital subscris nevarsat”

privind capitalul”

Concomitent asociatii varsa capitalul subscris in banca ,in suma de 2193000 lei, pe baza ordinului de plata.

Formula contabila:

5121 = 456 2193000 lei

„Conturi la banci in lei” „Decontari cu asociatii

privind capitalul”

si se constata varsarea integral a capitalului subscris de 2193000 lei

Formula contabila:

1011 = 1012 2193000 lei

„Capital subscris nevarsat” „Capital subscris varsat”

Asociatii aduc ca aport la capital 10 mijloace de transport in valoare totala de 450000 lei si o cladire de birouri in valoare de 225000 lei.

Analiza si formula contabila

-Operatia este de natura cresterii capitalului;

-Operatia produce o modificare de structura asupra patrimoniului de forma A+x+x-x=P, determinand cresterea a doua posture de active concomitant cu micsorarea unui post de activ’

-Conturile intre care se stabileste corespondenta pe baza acestei operatii sunt 2133 ”Mijloace de transport”, 212 “Constructii”, conturi de active, care prin crestere se vor debita si 456 ”Decontari cu asociatii privind capitalul, cont bifunctional, in acest caz de active, care pri scadere se va credita

-Documentul pe baza caruia se face aceasta operatiune este?

Formula contabila:

Societatea plateste din disponibilul de la banca de 2198000 suma de 800 lei, reprezentand taxe de inmatriculare la constituirea acesteia.

Analiza si formula contabila

-Operatia este de natura angajarii unor cheltuieli de constituire;

-Operatia produce asupra patrimoniului o modificare de structura a activului de forma A+x-x=P, determinand cresterea unui post de active concomitant cu scaderea cu aceeasi suma a unui post de active;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta pe baza acestei operatii sunt 201 “Cheltuieli de constituire”, cont de active care prin crestere se debiteaza si 5121 “Conturi la banci in lei”, cont de active, care prin diminuare se crediteaza;

-Documentul pe baza caruia se face aceasta operatiune este: ?

Formula contabila:

201 = 5121 800 lei

„Cheltuieli de constituire” „Conturi la banci in lei”

Societatea Securitas Services Romania amortizeaza cheltuielile de constituire de 800 leipe o perioada de 5 ani.Se inregistreaza amortizarea cheltuielilor de constituire aferenta primului an in suma de 160 lei.

Analiza si formula contabila:

-Operatia este de natura recuperarii treptate a cheltuielilor de constituire;

-Operatia este modificativa de crestere a patrimoniului de forma A+x=P+x, determinand cresterea unui post de active, concomitant cu cresterea cu aceeasi suma a unui post de pasiv;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta pe baza acestei operatii sunt 6811 “Cheltuieli de exploatare privind amortizarea imobilizarilor”, cont de active care prin crestere se debiteaza si 2801 “Amortizarea cheltuielilor de constituire”, cont de pasiv, care prin crestere se crediteaza.

-Documentul pe baza caruia se face aceasta operatie este: ?

Formula contabila:

6811 = 2801160 lei

„Cheltuieli de exploatare „Amortizarea cheltuielilor

privind amortizarea imobilizarilor” de constituire”

Societatea amortizeaza mijloacele de transport in valoare de 450000 lei pe o perioada de 4 ani.Se inregistreaza amortizarea cheltuielilor cu mijloacele de transport aferente primului an in suma de 112500 lei.

Analiza si formula contabila:

-Operatia este de natura recuperarii treptate a cheltuielilor cu mijloacele de transport;

-Operatia este modificativa de crestere a patrimoniului de forma A+x=P+x, determinand cresterea unui post de active, concomitent cu cresterea cu aceeasi suma a unui post de pasiv;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta pe baza acestei operatii sunt 6811 “Cheltuieli de exploatare privind amortizarea imobilizarilor”, cont de active care prin crestere se debiteaza si 2813 “Amortizarea instalatiilor si mijloacelor de transport”, cont de pasiv, care prin crestere se crediteaza.

-Documentul pe baza caruia se face aceasta operatie este: ?

Formula contabila:

6811 = 2813 112500 lei

„Cheltuieli de exploatare „Amortizarea instalatillor si a

privind amortizarea imobilizarilor” mijloacelor de transport”

si se amortizeaza, in acelasi timp cladirea de birouri in valoare de 225000 lei pe o perioada de 5 ani, cu suma de 45000 lei , reprezentand suma aferenta primului an

Formula contabila:

6811 = 2812 45000 lei

„Cheltuieli de exploatare „ Amortizarea constructiilor”

privind amortizarea imobilizarilor”

Societatea achizitioneaza 8 calculatoare la un cost de 2016 lei bucata, valoare fara TVA, in valoare totala de16129 leifara TVA de la S.C. Dante international S.R.L.Plata se va face ulterior achizitiei.

Analiza si formula ontabila:

-Operatia este de natura achizitionarii unor active imobilizate corporale;

Operatia produce asupra patrimoniului o modificare de volum in sensul cresterii, de forma A+x=P+x, determinand cresterea unui post de active concomitant cu cresterea cu aceeasi suma a unui post de pasiv;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta pe baza acestei operatii sunt 214 “Mobilier, aparatura birotica, echipamente de protective a valorilor umane si material si alte active corporale”, cont de active, care prin crestere se debiteaza si 404 “Furnizori de imobilizari”, cont de pasiv care prin crestere se crediteaza.

-Documentul in baza caruia se face aceasta operatie este factura;

-Simultan se inregistreaza TVA-ul aferent

Formula contabila:

Societatea achizitioneaza 8 calculatoare la un cost de 2016 lei bucata, valoare fara TVA, in valoare totala de16129 lei fara TVA de la S.C. Dante international S.R.L.Plata se va face ulterior achizitiei.

Analiza si formula ontabila:

-Operatia este de natura achizitionarii unor active imobilizate corporale;

Operatia produce asupra patrimoniului o modificare de volum in sensul cresterii, de forma A+x=P+x, determinand cresterea unui post de active concomitant cu cresterea cu aceeasi suma a unui post de pasiv;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta pe baza acestei operatii sunt 214 “Mobilier, aparatura birotica, echipamente de protective a valorilor umane si material si alte active corporale”, cont de active, care prin crestere se debiteaza si 404 “Furnizori de imobilizari”, cont de pasiv care prin crestere se crediteaza.

-Documentul in baza caruia se face aceasta operatie este factura;

-Simultan se inregistreaza TVA-ul afferent

Formula contabila:

Societatea achizitioneaza mobilier pentru dotarea birourilor , la o valoare de achizitie de 24194 lei valoare fara TVA de la S.C. Dedeman S.R.L.Plata se va face ulterior achizitiei.

Analiza si formula ontabila:

-Operatia este de natura achizitionarii unor active imobilizate corporale;

Operatia produce asupra patrimoniului o modificare de volum in sensul cresterii, de forma A+x=P+x, determinand cresterea unui post de active concomitant cu cresterea cu aceeasi suma a unui post de pasiv;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta pe baza acestei operatii sunt 214 “Mobilier, aparatura birotica, echipamente de protective a valorilor umane si material si alte active corporale”, cont de active, care prin crestere se debiteaza si 404 “Furnizori de imobilizari”, cont de pasiv care prin crestere se crediteaza.

-Documentul in baza caruia se face aceasta operatie este factura;

-Simultan se inregistreaza TVA-ul afferent

Formula contabila:

Se achita obilgatiile la furnizorul S.C. Dante international S.R.L in valoare de 20000 lei si catre S.C. Dedeman S.R.L in valoare de 30000 lei.

Analiza si formula contabila

-Operatia este de natura platii furnizorilor;

-Operatia produce o modificare de volum in sensul diminuariipatrimoniului de forma” A-x=P-x, determinand scaderea unui post de active, concomitant cu scaderea cu aceeasi suma a unui post de pasiv;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta pe baza acestei operatiisunt 5121 “Conturi la banci in lei”, cont de active care prin scadere se crediteaza si 404 “Furnizori de imobilizari”, cont de pasiv care prin scadere se bediteaza;

Documentul pe baza caruia se face aceasta operatie este:?

Formula contabila:

404 = 5121 20000 lei

„Furnizori de imobilizari” “Conturi la banci in lei”

Formula contabila:

404 = 5121 30000 lei

„Furnizori de imobilizari” “Conturi la banci in lei”

Societatea inregistreaza amortizarea aferenta calculatoarelor in primul an de utilizare, stiind ca durata normala de functionare s-a stabilit la 3 ani, regimul de amortizare fiind cel linear.

Analiza si formula contabila:

Operatia este de natura deprecieriiireversibile a activului imobilizat corporal;

-Operatia determina o modificare de volum de forma A+x=P+x, determinand cresterea unui post de active, concomitant cu cresterea cu aceeasi suma a unui post de pasiv;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta pe baza acestei operatii sunt 6811 “Cheltuieli de exploatare privind amortizarea imobilizarilor”, cont de active care prin crestere se debiteaza si 2814 “Amortizarea altor imobilizari corporale” , cont de pasiv care prin crestere se crediteaza;

Amortizarea anuala a calculatoarelor se calculeaza dupa formula:

Aa=…………….=6667 lei

Unde:

Aa=amortizarea anuala;

Vi=valoarea imobilizarilor;

T=durata normal de functionare

Formula contabila:

6811 = 28146667

„Cheltuieli de exploatare privind” “Amortizarea altor

amortizarea imobilizarilor” imobilizari corporale”

Sub aceeasi forma se amortizeaza si mobilierul in valoare de 30000 lei, care are o durata normal de functionare de 5 ani.

Formula amortizarii

Formula contabila:

6811 = 2814 6000 lei

„Cheltuieli de exploatare privind” “Amortizarea altor

amortizarea imobilizarilor” imobilizari corporale”

Societatea Securitas Services Romania incheie un contract cu S.C. NOKIA S.R.L pentru furnizarea serviciilor de paza in valoare de 500000 lei si pentru instalarea unui sistem de securitate in valoare de 100000 lei.

Securitas Services Romania achizitioneaza de la alte societati piese componente in valoare de 65000 lei fara TVA si materiale consumabile in valoare de 5000 lei, valoare fara TVA pentru instalarea sistemului de securitate.Plata urmeaza a se face ulterior.

Analiza si formula contabila

-Operatia este de natura aprovizionarii cu materiale;

-Operatia produce o modificare de volum in sensul cresterii patrimoniului de forma A+x+x=P+x+x,determinand cresterea a doua posturi de active, concomitant cu cresterea cu aceeasi suma a unui post de pasiv;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta pe baza acestei operatii sunt 3021 “Materiale auxiliare”, cont de active care prin crestere se debiteaza, 3028 “ Alte material consumabile” , cont de active care prin crestere se debiteaza si 401 “Furnizori”, cont de pasiv care prin crestere se crediteaza;

-Documentul pe baza caruia se face aceasta operatie este:?

-Concomitent se inregistreaza TVA-ul aferent

Formula contabila:

Se inregistreaza salariile datorate personalului pe luna curenta conform statelor de salarii in suma de 350000 lei.

Analiza si formula contabila:

-Operatia este de natura inregistrarii obligatiilor societatii comerciale fata de personal pentru munca prestata;

-Operatia produce o modificare de volum in sensul cresterii patrimoniului de forma A+x=P+x, determinand cresterea unui post de active, concomitant cu cresterea cu aceeasi suma a unui post de pasiv;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta sunt 641 “Cheltuieli cu remuneratiile personalului”, cont de active care prin crestere se debiteaza si 421 “Personal-salarii datorate”, cont de pasiv, care prin crestere se crediteaza;

Formula contabila:

641 = 421350000 lei

„Cheltuieli cu “Personal-

remuneratiile personalului” salarii datorate”

Se achita furnizorilor piesele component achizitionate anterior, in suma totala de 70000 lei,suma fara TVA.

Analiza si formula contabila

-Operatia este de natura platii furnizorilor;

-Operatia produce o modificare de volum in sensul diminuarii patrimoniului de forma A-x=P-x, determinand scaderea unui post de active, concomitant cu scaderea cu aceeasi suma a unui post de pasiv;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta pe baza acestei operatiisunt 5121 “Conturi la banci in lei”, cont de active care prin scadere se crediteaza si 401 “Furnizori”, cont de pasiv care prin scadere se debiteaza;

Documentul pe baza caruia se face aceasta operatie este:?

Formula contabila:

401 = 5121 86800

„Furnizori” “Conturi la banci in lei”

Ca urmare a vanzarii sistemului catre S.C Nokia S.R.L contra sumei de 100000 lei, suma fara TVA, se descarca gestiunea de produsele achizitionate de la subcontractori pentru montarea sistemului.

Analiza si formula contabila:

-Operatia este de natura descarcarii produsului vandut;

-Operatia determina o modificare de volum in sensul diminuarii de forma A-x=P-x, determinand micsorarea unui post de active, concomitentcu micsorarea cu aceeasi suma a unui post de pasiv????;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta pe baza acestei operatii sunt 3021 “Materiale auxiliare”, cont de active, care prin scadere se crediteaza si 6021 “Cheltuieli cu materialele auxiliare”, cont de cheltuieli, care funcționează după regula conturilor de active???? Si 3028 “Alte materiale consumabile” , cont de active, care prin scadere se crediteaza si 6028 “Cheltuieli privind alte materiale consumabile”

Formula contabila:

6021 = 3021 65000

„ Cheltuieli cu “Materiale auxiliare”

materialele auxiliare”

si

Formula contabila:

6028 = 3028 5000

„Cheltuieli privind“Alte materiale consumabile”

alte materiale consumabile”

Se emite factura catre clientul S.C Nokia S.R.L pentru prestarea serviciilor de paza , in valoare de 500000 plus TVA.

Analiza si formula contabila:

-Operatia este de natura vanzarii serviciilor;

-Operatia determina o modificare de volum in sensul cresterii de forma A+x₁=P+x₂+x₃, determinand cresterea unui post de active si o crestere a doua posture de pasiv cu aceeasi suma;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta pe baza acestei operatii sunt 4111 “Clienti”, cont de active care prin crestere se debiteaza si conturile 704 “Venituri din servicii prestate”, cont de venituri care functioneaza dupa regula conturilor de pasiv, care prin crestere se crediteaza, alaturi de 4427 “TVA colectata”, cont de pasiv, care prin crestere se crediteaza.

Formula contabila:

4111 = %620000

„Clienti” 704 “Venituri din servicii prestate” 500000

4427 “TVA colectata” 120000

Concomitant se emite aceluiasi client factura pentru sistemul montat in valoare de 100000 lei plus TVA

Formula contabila

4111 = % 124000

„Clienti” 704 “Venituri din servicii prestate” 100000

4427 “TVA colectata” 24000

In urma emiterii facturilor fiscale,Securitas Services Romania incaseaza prin banca sumele aferente facturilor.

Analiza si formula contabila:

-Operatiunea este de natura incasarii in contur bancar in lei a unei creante;

-Operatiunea determina o modificare in structura activului de forma A+x-x=P, determinand cresterea unui post de active si scaderea cu aceeasi suma a altui post de active;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta pe baza acestei operatii sunt 5121 “Conturi la banci in lei”, cont de active care prin crestere se debiteaza si 4111 “Clienti”, cont de active care prin micsorare se crediteaza.

Formula contabila:

5121 = 4111 620000

„Conturi la banci in lei”“Clienti”

Si

Formula contabila:

5121 = 4111 124000

„Conturi la banci in lei”“Clienti”

Se inregistreaza consumul de energie electrica la un cost de 2000 lei, TVA 24%

Analiza si formula contabila:

-Operatia este de natura inregistrarii consumului de energie;

-Operatia produce o modificare de volum de forma A+x+x=P+x, determinand cresterea a doua posture de active concomitant cu cresterea cu aceeasi suma a unui post de pasiv;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta pe baza acestei operatii sunt 605 “Cheltuieli cu energia si apa”, cont de active care prin crestere se debiteaza si 4426 “TVA deductibila”, cont de active care prin crestere se debiteaza si 401 “Furnizori”, cont de pasiv care prin crestere se crediteaza;

Formula contabila:

Se ridica de la banca, pe baza cecului de numerar suma de 5000 lei care se depune la casieria unitatii pe baza dispozitiei de incasare.Operatia are la baza doua documente justificative si genereaza doua formule contabile.

1. Analiza si formula contabila pentru ridicarea de numerar de la banca:

-Operatia este de natura ridicarii de numerar de la banca;

-Operatia produce modificari in structura activului, de forma A+x-x=P, determinand cresterea unui post de active si scaderea cu aceeasi suma a unui post de active;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta pe baza acestei operatii sunt 581 “Viramente interne”, cont de active, care prin crestere se debiteaza si 5121 “Conturi la banci in lei”, cont de active care prin micsorare se crediteaza.

Formula contabila:

581 = 5121 5000

„Viramente interne”“Conturi la banci in lei”

Analiza si formula contabila pentru depunerea sumei de 5000 lei la casieria societatii:

-Operatia produce modificari in structura activului, de forma A+x-x=P, determinand cresterea unui post de activ si scaderea cu aceeasi suma a unui alt post de active;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta pe baza acestei operatii sunt 5311 “Casa in lei”, cont de active care prin crestere se debiteaza si 581 “Viramente interne”, cont de active care prin micsorare se crediteaza.

Formula contabila:

5311 = 581 5000

„Casa in lei”“Viramente interne”

Se plateste din casieria societatii din totalul disponibil de 5000 lei suma de 2480 lei, reprezentand facture de energie electrica.

Analiza si formula contabila

-Operatia este de natura platii din casierie a facturii de utilitati;

-Operatia produce modificari in volumul bilantului in sensul diminuarii de forma A-x=P-x, determinand micsorarea unui post de active, concomitant cu micsorarea cu aceeasi suma a unui post de pasiv;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta sunt 5311 “Casa in lei”, cont de active care prin scadere se crediteaza si 401 “Furnizori”, cont de pasiv care prin scadere se debiteaza;

-Documentul pe baza caruia se face aceasta modificare este chitanta.

Formula contabila

401 = 5311 2480

„Furnizori”“Casa in lei”

Se platesc salariatiilor prin virament bancar sumele datorate in valoare totala de 350000 lei.

Analiza si formula contabila:

-Operatia este de natura platii salariilor din contul la banca in lei ;

-Operatia produce modificari in volumul bilantului in sensul diminuarii de foarma A-x=P-x, determinand micsorarea unui post de active, concomitant cu micsorarea cu aceeasi suma a unui post de pasiv;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta sunt 5121 ” Conturi la banci in lei”, cont de active care prin scadere se crediteaza si 421 “Personal-salarii datorate”, cont de pasiv care prin scadere se debiteaza.

Formula contabila

421 = 5121 350000

„Personal-salarii datorate”“Conturi la banci in lei”

Se inregistreaza retinerea pe extrasul de cont de catre banca a comisionului bancar pentru administrarea contului societatii si pentru tranzactiile efectuate in suma de 1000 lei.

Analiza si formula contabila:

-Operatia este de natura platii unui serviciu;

-Operatia produce o modificare de structura a activului patrimonial de forma A+x-x=P, determinand cresterea, respective scaderea concomitenta cu aceeasi suma a doua posture de active;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta pe baza acestor operatii sunt 627 “Cheltuieli cu serviciile bancare si assimilate”, cont de active care prin crestere se debiteaza si 5121 “Conturi la banci in lei”, cont de active, care prin scadere se crediteaza.

-Documentul justificativ este extrasul de cont.

Formula contabila

627 = 5121 1000

„Cheltuieli cu serviciile “Conturi la banci in lei”

bancare si asimilate”

Se incaseaza dobanda aferenta disponibilitatilor in contul curent platita de banca in suma de 50 lei

Analiza si formula contabila:

-Operatia este de natura incasarii unui venit financiar;

-Operatia produce o modificare de volum in sensul cresterii patrimoniului de forma A+x=P+x, determinand cresterea unui post de active, concomitant cu cresterea cu aceeasi suma a unui post de pasiv;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta pe baza acestei operatii sunt 5121 “Conturi la banci in lei”, cont de active care prin crestere se debiteaza si 766 “Venituri din dobanzi”, cont de pasiv care prin crestere se crediteaza

-Documentul justificativ este extrasul de cont.

Formula contabila

5121 = 766 50

„Conturi la banci in lei”“Venituri din dobanzi”

Se inregistreaza regularizarea taxei pe valoare adaugata(inchiderea conturilor de TVA deductibila cu suma de 26975 lei si de TVA colectata cu suma de 144000 lei).

Analiza si formula contabila:

-Operatia este de natura regularizarii taxei pe valoare adaugata, adica de stabulire a datoriei sau creantei fata de stat privind tax ape valoare adaugata;

-Operatia produce o modificare de volum si de structura in sensul diminuarii de forma A-x=P-x₁+x₂, determinand micsorarea unui post de active concomitant cu micsorarea unui post de pasiv si cresterea altui post de pasiv cu aceeasi suma;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta sunt 4426 “TVA deductibila”, cont de active care prin scadere se crediteaza, 4427 “TVA colectata”, cont de pasiv care prin scadere se debiteaza si 4423 “TVA de plata”, cont de pasiv care prin crestere se crediteaza.

Formula contabila

4427 = % 144000

„TVA colectata” 4426 “TVA deductibila ” 26975

4423 “TVA de plata” 117025

Se plateste la bugetul de stat taxape valoare adaugata datorata in suma de 117025 lei, urmare a inchiderii conturilor 4426 “TVA deductibila” si 4427 “TVA colectata”.

Analiza si formula contabila:

-Operatia este de natura platii obligatiei societatii comerciale privind taxape valoare adaugata fata de bugetul statului;

-Operatia produce o modificare de volum in sensul diminuarii patrimoniului de forma A-x=P-x, determinand micsorarea unui post de active, concomitant cu micsorarea cu aceeasi suma a unui post de pasiv;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta sunt 5121 “Conturi la banci in lei”, cont de active care prin scadere se crediteaza si 4423 ”TVA de plata”, cont de pasiv care prin scadere se debiteaza;

-Documentul justificativ este ordinal de plata.

Formula contabila

4423 = 5121 117025

„TVA de plata”“Conturi la banci in lei”

La sfarsitul perioadei de gestiune se deconteaza cheltuielile inregistrate in cursul perioadei asupra rezultatului exercitiului, respective se inched conturile de cheltuieli, preluandu-le soldul in debitul contului 121 “Profit si pierdere”

Analiza si formula contabila:

-Operatia este de natura determinarii rezultatelor financiare;

-Avand in vedere ca influenta cheltuielilor asupra rezultatului este negative (in sensul cresterii pierderii) operatia produce o modificare de structura a activului patrimonial A-x+x=P, determinand micsorarea unor elemente de active (cheltuielile), concomitant cu cresterea cu aceeasi suma a altui element de active, pierderea exercitiului financiar;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta sunt 6811 “Cheltuieli de exploatare privind amortizarea imobilizarilor”, 641 “Cheltuieli cu salariile personalului”, 6021 “Cheltuieli cu materialele auxiliare”, 6028 “Cheltuieli privind alte materiale consumabile”, 605 “Cheltuieli privind energia si apa”, 627 “Cheltuieli cu serviciile bancare si assimilate”, conturi de active care prin diminuare se crediteaza si 121 “Profit si pierdere”, cont bifunctional, in acest caz cu functie de active *pierdere, diminuare de surse), care prin crestere se debiteaza.

Formula contabila

121 = % 593327

„ Profit si pierdere” 6811 “Cheltuieli de exploatare 160

privind amortizarea imobilizarilor”

6811 “Cheltuieli de exploatare 112500

privind amortizarea imobilizarilor”

6811 “Cheltuieli de exploatare 45000

privind amortizarea imobilizarilor”

6811 “Cheltuieli de exploatare 6667

privind amortizarea imobilizarilor”

6811 “Cheltuieli de exploatare 6000

privind amortizarea imobilizarilor”

641 “Cheltuieli cu salariile personalului“ 350000

6021 “Cheltuieli cu materialele auxiliare”65000

6028 “Cheltuieli privind alte materiale 5000

consumabile”

605 “Cheltuieli privind energia si apa” 2000

627“Cheltuieli cu serviciile bancare 1000

si assimilate”

Se inched veniturile prin incorporarea lor in rezultate, preluandu-se soldul creditor in contul 121 “Profit si pierdere”.

Analiza si formula contabila:

-Operatia este de natura determinarii rezultatelor financiare;

-Avand in vedere ca influenta veniturilor asupra rezultatului exercitiului este pozitiva, in sensul cresterii profitului, operatia produce o modificare in structura pasivelor de forma A=P+x-x-x, determinand cresterea unui post de pasiv, profitul exercitiului financiar, concomitant cu micsorarea a doua posturi de pasiv, cu aceeasi suma;

-Conturile intre care se stabileste corespondenta pe baza acestei operatii sunt 121 “Profit si pierdere”, cont bifunctional, in acest cazeste de pasiv (sursa de finantare) care prin crestere se crediteaza, pe de o parte si 704 “Venituri din lucrari executate si servicii prestate” si 766 “Venituri din dobanzi” conturi de pasiv, care prin micsorare se debiteaza.

Formula contabila:

Se inregistreaza impozitul pe profit datorat catre stat, care se calculeaza ca 16% din profitul societatii de 6723 lei

Formula contabila

691 = 441 1076

„Cheltuieli cu“Impozitul pe profit/venit”

impozitul pe profit”

si

se achita cu ordin de plata impozitul datorat

Formula contabila

441 = 5121 1076

„Impozitul pe profit/venit“Conturi la banci in lei”

Concluzii

Bibliografie

CHIRATA CARAIANI,MIHAELA DUMITRANA-Bazele Contabilitatii,Editura Universitara,Bucuresti,2008

VICTOR MUNTEANU-Bazele Contabilitatii,Editura Universitara,Bucuresti,2012

Legea Contabilitatii nr. 82/1991,republicata

Anexe

Bibliografie

CHIRATA CARAIANI,MIHAELA DUMITRANA-Bazele Contabilitatii,Editura Universitara,Bucuresti,2008

VICTOR MUNTEANU-Bazele Contabilitatii,Editura Universitara,Bucuresti,2012

Legea Contabilitatii nr. 82/1991,republicata