Rolul Biroticii In Cadrul Unei Firme Moderne

LUCRARE DE LICENȚĂ

ROLUL BIROTII ÎN CADRUL UNEI

FIRME MODERNE

CUPRINS

Introducere

Capitolul 1 . Rolul biroticii în cadrul unei firme moderne

1.1. Conceptul de birotică

1.2. Firma, în economia contemporană

1.3. Managementul firmei-noțiuni introductive

1.4. Procese și relații de management

1.5. Mediul ambiant al firmei

1.6. Activitatea de secretariat în conducerea firmei

1.6.1. Conceptul de secretariat

1.6.2. Importanța activității de secretariat

1.6.3. Secretara ideală

1.6.4. Portretul robot al secretarei

1.6.5. Funcțiile secretarei

Capitolul. 2 . Echipamente periferice care se găsesc într-o

firmă modernă

2.1. Echipamente periferice de intrare

2.1.1. Tastatura

2.1.2. Mouse-ul

2.1.3. Scanner-ul

2.1.4. Cameră de luat vederi

2.2. Echipamente periferice de ieșire

2.2.1. Monitorul

2.2.2. Imprimanta

2.2.3. Plotter-ul

2.3. Echipamente birotice de transmisie

2.3.1. Fax-ul

2.3.2. Telefonul

Capitolul 3. Calculatoare portabile electronice

3.1. Laptop-ul

3.2. Notebook

3.3. All-in-One

3.4. Subnotebook

3.5. Ultrabook

3.6. Netbook

3.7. Tableta

3.8. PDA (Personal Digital Assistant)

Capitolul 4. STUDIU DE CAZ

Concluzii

Bibliografie

Webografie

Introducere

Scopul acestei lucrări este acela de a demonstra importanța pe care birotica o are asupra unei companii, fie că este ea de mici dimensiuni, fie că are acoperire națională sau internațională.

În acest moment, pentru majoritatea persoanelor implicate în mediul de afaceri, birotica reprezintă partea cea mai vizibilă a informaticii sau mai precis, a microinformaticii, dar pentru alții, termenul de birotică se rezumă la sensul de rechizite și accesorii de birou.

În Romania, mediul de afaceri tinde să se dezvolte din ce în ce mai mult și să aibă capacitatea de adaptabilitate la cumulul de tehnologii și mecanisme performante care apar periodic. De aceea, am considerat necesar să mă implic în studiul importanței biroticii în cadrul unei firme pentru a evidenția faptul că în lipsa mijloacelor necesare activitatea în cadrul unei firme s-ar desfășura mult mai dificil, iar eficiența la nivel global ar fi drastic scăzuta. Tema aleasă pentru a fi dezbătută în cadrul acestei lucrări a fost aleasă datorită actualității acesteia și datorită faptului că studiul biroticii nu a acaparat într-o măsură consistentă atenția cercetătorilor. Pornind de la această prezumție, am considerat că o privire mai atentă aruncată asupra acestui subiect, de importanță majoră pentru existența și activitatea unei firme este de bun augur.

În prima parte a lucrării, mi-am propus să prezint câteva aspecte teoretice legate de birotica în general, de conceptul de firmă și de activitățile care au loc în aceasta. De asemenea, am considerat util să evidențiez care sunt îndatoririle unei secretare și importanța pe care o are aceasta în buna desfășurare a activității din cadrul firmei.

În a doua parte a lucrării, am decis să descriu principalele echipamente periferice folosite în cadrul unei firme, făcând o trecere în revistă a principalelor etape de evoluție a acestora din urma. Mi-am propus să scot în evidență faptul că odată cu trecerea la noile tehnologii, munca personalului firmei este ușurata.

În a treia parte a lucrării, am insistat asupra calculatoarelor portabile electronice.

Calculatoarele portabile (laptop-urile) sunt calculatoare care îndeplinesc toate funcțiile unui desktop (ideea calculatoarelor portabile s-a lansat la începutul anilor 70, dar primul laptop a fost proiectat în 1979).

Am prezentat deasemanea și PDA-ul (Personal Digital Assistant) evidențiind caracteristicile și utilitatea acestuia.

Introducerea acestor tehnici moderne de comunicație o constituie o necesitate a birourilor secretariatelor manageriale, ele oferind posibilitatea utilizării eficinte a comunicării interne și extene, a prelucrării și transmiterii automate a informațiilor.

Aceste tehnologii au schimbat enorm lumea întreprinderilor. Tranzacțiile de afaceri și procesele de comunicație se realizează tot mai mult sub aceste forme. Acest fapt are, desigur, consecințe enorme și asupra cerințelor profesionale ale angajaților.

În ultima parte a lucrării, pornind de la informațiile teoretice prezentate în cele două capitole anterioare, am prezentat activitatea firmei SC CONFORT SA cu sediul în Târgoviște, Str. Aleea Mânăstirii Dealu, Nr.1A.

Managementul firmei SC CONFORT SA s-a dovedit a fi unul eficient, care a condus firma către obținerea de avantaje financiare și la îndeplinirea obiectivelor.

Cifra de afaceri a acestei firme este una în continuă mișcare, în ciuda competitivității din domeniu și în ciuda contextului economic instabil care afectează în mod direct domeniul construcțiilor.

Strategiile pe care firma le-a implementat de-a lungul timpului au condus către dezvoltarea firmei, către extinderea domeniilor de activitate și către îmbunătățirea portofoliului de servicii.

Într-o altă perspectivă, mult mai recentă, adaptată la coordonatele societății informaționale spre care ne îndreptăm, birotica se conturează ca un proces de automatizare flexibilă aplicat la cel mai important loc de muncă al societății de astăzi, și mai ales de mâine: BIROUL.

Considerăm că demersul teoretic pentru realizarea acestei lucrări ne aduce un spor informațional util și interesant pentru practicarea viitoarei profesiuni, dar și pentru operarea echipamentelor birotice în orice muncă de birou.

Capitolul 1 . Rolul biroticii în cadrul unei firme moderne

Conceptul de birotică

În acest moment, pentru majoritatea persoanelor implicate în mediul de afaceri, birotica reprezintă partea cea mai vizibilă a informaticii sau mai precis, a microinformaticii, dar pentru alții, termenul de birotică se rezumă la sensul de rechizite și accesorii de birou.

„Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice și a devenit posibilă odată cu răspândirea pe scara largă a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus și prin accesibilitatea utilizării lor, au pătruns în orice birou sporind considerabil productivitatea și calitatea muncii administrative.”

Totodată, birotica studiază ansamblul activităților de producere, de distribuție și de exploatare a informației din perspectiva muncii de birou, fără însa a se substitui disciplinelor înrudite: informatica, telecomunicațiile, telematica.

Într-o altă perspectivă, mult mai recentă, adaptată la coordonatele societății informaționale spre care ne îndreptăm, birotica se conturează ca un proces de automatizare flexibilă aplicat la cel mai important loc de muncă al societății de astăzi, și mai ales de mâine: BIROUL.

În ziua de astăzi, birourile au trei roluri organizaționale importante:

– coordonează și conduc munca lucrătorilor aflați într-o organizație.

– integrează munca realizată pe toate nivelurile cu funcțiile din cadrul organizațiilor respective.

-cuplează organizația cu mediul, integrând informațional clienții și furnizorii.

În general, pentru a îndeplini aceste roluri, birourile desfășoară cinci mari activități:

1. Managementul documentelor;

2. Introducerea informațiilor în fișiere;

3. Conducerea proiectelor;

4. Coordonarea personalului;

5. Repartizarea pe sarcini a indivizilor și a grupurilor.

Prima activitate consumă aproximativ 40% din efortul total, celelalte activități ocupă restul de 60% în mod egal.

Conceptul de birotică se poate defini mai exact prin impunerea sublinierii particularităților și tendințelor muncii de birou, indiferent de conținutul său economic.

Astfel, o primă particularitate o reprezintă predominanța proceselor informaționale și decizionale.

Informația reprezintă materia primă a oricărei activități de birou și oferă suportul deciziei manageriale în orice sistem și organizație economico-socială.

O altă particularitate o constituie ponderea mare pe care o ocupă comunicarea de informații și de decizii, prin cele două forme ale sale: orală și scrisă.

Termenul de birotică apare pentru prima dată în SUA, în revista informatică „Gestion”, în anul 1970.

Primul congres de birotică a avut loc la Grenoble în anul 1982, unde și noi, românii am participat.

În Romania, termenul de birotică a căpătat o circulație largă după anul 1989. Acest fenomen poate fi explicat și prin influența combinată a următoarelor circumstanțe:

-evoluția tehnologică mondială care a permis descentralizarea accesului la informație prin creșterea extraordinară a numărului de calculatoare personale.

– transformarea socială care a permis dezvoltarea proprietății private, fenomen ce a dus la crearea întreprinderilor mici și mijlocii.

-liberalizarea importurilor de materiale de birou și aparate de multiplicat.

Birotica cunoaște două tendințe majore și anume:

-de natură tehnologică, care se referă la creșterea disponibilității puterii de calcul, perspectivă implicată în procesul economic și al procesului de intercomunicare.

-de natură organizațională, care se referă la dezvoltarea structurilor de tip rețea.

Birotica, în multe cazuri, este asimilată cu munca de secretariat, locul unde se intersectează cele mai importante fluxuri informaționale ale întreprinderii, dar secretariatul reprezintă numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii.

În viitor, birotica va urmări crearea biroului electronic, care se bazează pe utilizarea calculatoarelor, echipamentelor de comunicație și a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminarea consumului mare de hârtie din biroul clasic.

Obiectivul general al biroticii este dat de creșterea calității, productivității și flexibilității muncii de birou prin automatizarea activităților.

Cele mai importante activități de birou se referă la introducerea, prelucrarea, memorarea și extragerea informațiilor.

În zilele noastre, cantitatea de informație ce trebuie prelucrată este tot mai mare.

În acest sector, productivitatea muncii a cunoscut o creștere mult mai lentă în comparație cu celelalte sectoare.

„De aceea speranța creșterii productivității muncii este legată de dezvoltarea biroticii.

Informatizarea muncii de birou, în afară de creșterea calității și productivității muncii administrative, determină și alte efecte economice și sociale cum ar fi:

Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabilă a acestuia.

Eliminarea efortului fizic și intelectual solicitat de prelucrarea manuală a informației.

Eliminarea efortului solicitat de lectură și de controlul exactității documentelor primite sau expediate.

Reducerea timpului de recepție, de prelucrare și de transmitere a informației în activitatea administrativă.

Creșterea exactității proceselor informaționale, a capacității de memorare și a vitezei de regăsire a informației.

Scăderea considerabilă a costului informației și a deciziei pe care aceasta din urmă se fundamentează.”

Firma, în economia contemporană

Firma poate fi definită ca unitatea economică în care se desfășoară activități economico-sociale complexe și dinamice, care se condiționează reciproc.

„Firma reprezintă forma organizatorică în cadrul căruia are loc fuziunea între factorii de producție și anume resursele umane și cele material-energetice , cu scopul de a se produce, desface bunuri economice (produse, servicii, informații) într-o anumită structură, cantitate și mai ales calitate impuse de cererea de piață, cu scopul de a obține profit.”

O caracteristică importantă a economiei de piață o reprezintă situarea firmelor în prim-planul activității economice, pornind de la premiza că, dacă acestea sunt profitabile, toți cei implicați sunt afectați pozitiv, incluziv economia națională.

„Prin firmă se desemnează un grup de persoane organizate potrivit anumitor cerințe juridice, economice, tehnologice și manageriale, care concep și desfășoară procese de muncă, folosind anumite mijloace de muncă, concretizate în produse de muncă, folosind anumite mijloace de muncă, concretizate în produse și servicii, în vederea obținerii unui profil cât mai mare.”

Orgafi definită ca unitatea economică în care se desfășoară activități economico-sociale complexe și dinamice, care se condiționează reciproc.

„Firma reprezintă forma organizatorică în cadrul căruia are loc fuziunea între factorii de producție și anume resursele umane și cele material-energetice , cu scopul de a se produce, desface bunuri economice (produse, servicii, informații) într-o anumită structură, cantitate și mai ales calitate impuse de cererea de piață, cu scopul de a obține profit.”

O caracteristică importantă a economiei de piață o reprezintă situarea firmelor în prim-planul activității economice, pornind de la premiza că, dacă acestea sunt profitabile, toți cei implicați sunt afectați pozitiv, incluziv economia națională.

„Prin firmă se desemnează un grup de persoane organizate potrivit anumitor cerințe juridice, economice, tehnologice și manageriale, care concep și desfășoară procese de muncă, folosind anumite mijloace de muncă, concretizate în produse de muncă, folosind anumite mijloace de muncă, concretizate în produse și servicii, în vederea obținerii unui profil cât mai mare.”

Organizarea firmei îmbracă două forme principale, în funcție de conținut și anume: organizarea procesuală și organizarea structurală.

Ansamblul activităților omogene desfășurate în cadrul întreprinderii în vederea obținerii unor obiective parțiale, derivate din obiectivele generale reprezintă funcțiunea.

Funcțiunea reprezintă o serie de caracteristici ce îi conferă întreprinderii un rol bine determinat în ansamblul organelor de conducere și organizare.

La proiectarea funcțiunilor întreprinderii se ține seama de anumite criterii și anume:

1)      Criteriul identității activităților grupate într-o funcțiune;

2)      Criteriul complementaritate – grupate într-o funcțiune a unor activități între care există relații complementare sau de auxiliaritate;

3)      Criteriul convergenței – grupate într-o funcțiune a unor activități diferite orientate însă spre realizarea acelorași obiective.

În zilele noastre s-au păstrat cinci funcțiuni importante ale firmei și anume:

1)      Funcțiunea de cercetare – dezvoltare;

2)      Funcțiunea de producție;

3)      Funcțiunea comercială;

4)      Funcțiunea financiar -contabilă;

5)      Funcțiunea de personal sau de resurse umane.

Toate aceste funcțiuni ale întreprinderii se află într-o strânsă interdependență, se întrepătrund și se completează reciproc, formând sistemul organizării procesuale al întreprinderii.

Activitatea generală a sistemului firmei constă în obținerea, concentrarea, organizarea și combinarea de resurse care produc bunuri și servicii destinate vânzării.

Aceste bunuri trebuie cumpărate de la deținătorii acestor, altfel spus, aceste bunuri nu pot fi deținute în totalitate de proprietarii firmei.

Existența firmelor constă în efectul constatării, pe baza experienței societății umane, ceea ce înseamnă că pentru întreprinzători, muncitori și ceilalți deținători de mijloace de producție este mai avantajos un contract general pe termen lung decât încheierea de contracte separate, cu fiecare din aceștia.

Firmele cumpără materii prime, capital, forță de muncă, de la proprietarii acestora, transformându-le în bunuri și servicii destinate vânzării, iar proprietarii input-urilor folosesc veniturile care se obțin din vânzarea acestora pentru a cumpăra bunuri și servicii produse de firme.

Astfel are loc un schimb permanent între firmă și beneficiarii factorilor de producție prin intermediul piețelor, fiecare influențându-l și fiind influențat de dorințele, deciziile și acțiunile celuilalt.

Trăsăturile definitorii ale firmei sunt:

– este un sistem complex  care întemeiază resurse umane, financiare, materiale, informaționale, fiecare dintre acestea fiind alcătuite dintr-un număr mare de elemente .

– este un sistem socio-economic în sensul că, în cadrul sau forța de muncă se află în strânsă independență și totodată rezultatele activității firmei sunt influențate direct de calitatea forței de muncă.

– este un sistem deschis, este supusă influenței atât factorilor interni cât și factorilor externi .

– este un sistem organic adaptiv în sensul că se schimbă permanent sub influența factorilor interni și externi adaptându-se atât la nevoile pieței cât și la nevoia de dezvoltare proprie fiecărei firme .

– este un sistem tehnico- material în sensul că între mijloacele de  muncă și materiile prime utilizate există legături ce sunt determinate de tehnologia folosită .

– este un sistem operațional pentru că are un caracter operativ cu cea mai mare parte a activității unei firme.

Managementul firmei-noțiuni introductive

Ansamblul activităților de organizare, conducere și gestiune a întreprinderilor, știința organizării și conducerii firmelor reprezintă managementul.

Managementul firmelor reprezintă studierea proceselor și relațiilor de management din cadrul acestora, în vederea descoperirii legalităților și principiilor care le guvernează și a conceperii de noi sisteme, metode, tehnici și modalități de conducere, care să asigure obținerea și creșterea competitivității acestora.

Managementul firmei reprezintă o componentă a științei managementului; de fapt este cea mai dezvoltată, cunoscută și importantă.

Acest lucru se explică prin două cauze și anume:

– în primul rând, agentul economic de bază al fiecărei economii este firma. Prin urmare, firma desfășoară activități cu majoritatea populației din fiecare țară indiferent de nivelul de dezvoltare. O importanță deosebită o au implicațiile economice, implicațiile politice ale managementului firmei și implicațiile sociale.

– în al doilea rând, primele cristalizări și cele mai importante ale științei managementului au avut ca obiect întreprinderea și firma, care a continuat să fie unul dintre cele mai fertile terenuri ale inovării pe planul practicii managementului și teoriei, contribuții nemijlocite și directe a unui număr cât mai mare de persoane.

Decizia managerială se află în mijlocul funcțiilor managementului.

Fig.1.3.1. Schema procesului de management

Procese și relații de management

„Procesul de management constă în ansamblul fazelor, în procesele prin care se determină obiectivele firmei și ale subsistemelor încorporate, resursele și procesele de muncă necesare realizării lor și executanții acestora, prin care se integrează și controlează munca personalului folosind un complex de metode și tehnici în vederea îndeplinirii cât mai eficiente a rațiunilor ce au determinat înființarea respectivei organizații.”

 În funcție de modul în care sunt exercitate funcțiile sale, procesul tipic de management se structurează în trei faze și anume:

a) Faza previzională – este caracterizată prin predominarea previziunii și prin exercitarea celorlalte funcții ale managementului într-o viziune prospectivă, care este axată pe anticiparea de modalități, metode, soluții organizatorice, motivaționale și de evaluare superioară, corespunzătoare evoluției prestabilite a organizației respective.

Managementul de tip previzional se poate concentra asupra stabilirii de obiective pentru respectiva organizație, deciziile strategice și deciziile tactice sunt prioritare, lucru ce îi aduce un caracter anticipativ.

b) Faza de operaționalizare (de aplicare, de executare)- este caracterizată prin predominarea organizării, coordonării și antrenării personalului la realizarea zilnică a obiectivelor din planurile organizației.

c) Faza finală – se mai numește și faza postoperativă. În această fază este des întâlnită exercitarea funcției de control și evaluarea modului în care au fost realizate obiectivele planificate în primă fază.

Managementul post-operativ, care este specific acestei faze, are un caracter constatativ. Acesta încheie un ciclu de conducere și pregătește condițiile pentru reluarea următorului ciclu de conducere.

Fazele se află într-o strânsă interdependență, unitate și intercondiționare, fiind dificil de disociat, ca urmare a unității și complexității procesului de conducere.

„Relațiile de management pot fi definite ca raporturile care se stabilesc între componenții unei organizații și între aceștia și componenții altor sisteme, în procesele aprovizionării, organizării, coordonării, antrenării și control-evaluării activităților firmei.”

Relațiile de management, definitorii pentru a putea realiza o conducere eficientă a activităților din firmă se prezintă în figura următoare, într-o formă simplificată.

Fig.1.3.2 Relatiile de management

Fig.1.4.2 Relațiile de management

Mediul ambiant al firmei

Firma își organizează și își desfășoară activitatea sa sub impactul condițiilor concrete ale mediului său ambiant.

„Mediul ambiant cuprinde toate elementele exogene firmei, de natură economică, tehnică, politică, demografică, culturală, științifică, organizatorică, juridică, psiho-sociologică, educațională și ecologică ce marchează stabilirea obiectivelor acesteia, obținerea resurselor necesare, adoptarea și aplicarea deciziilor de realizare a lor.”

Totodată mediul ambiant exercită o gamă variată de influențe asupra firmei, printr-un complex de factori, a căror cunoaștere facilitează înțelegerea mecanismului de funcționare a firmei, a rolului și locului său în cadrul sistemului economiei naționale.

Factorii de mediu se pot clasifica în :

– factori de mediu naturali, care sunt reprezentați de condițiile de sol, atmosferă, ape curgătoare, păduri, subsol, lacuri, toate acestea reprezintă suportul material primar al existenței și desfășurării vieții biologice și economice-sociale;

– factori artificiali, care sunt reprezentați de condițiile create de om în scopul ameliorării condițiilor sale de viață și dezvoltării sale.

Într-o companie performantă nu este un lucru care se întâmplă de la sine.

Managerii talentați și dedicați firmei își îndeplinesc rolul lor specific și fac în așa fel încât această performanță să poată fi obținută.

Persoana care se ocupă cu problemele de conducere, de organizare a unei societăți industriale, comerciale, bancare este managerul.

Istoria celor mai multe firme arată o evoluție prin care managementul a crescut de la un manager cu mai mulți subordonați, la o echipă de mai mulți manageri și cu mai mulți subordonați.

Fig.1.5.3 Un manager și mai mulți subordonați

„Mediul are o determinare spațială ca dimensiune și localizare și una temporală.”

Mediul ambiant se caracterizează în condițiile actuale printr-un dinamism accentuat, printr-o creștere spectaculoasă a frecvenței schimbărilor.

„Mediul ambiant cunoaște mai multe forme și anume:

– mediul stabil e specific perioadelor liniștite, evoluția fenomenelor fiind lentă și ușor previzibilă;

– mediul instabil e caracterizat prin frecvente modificări în majoritatea componentelor sale.

Este mediul cel mai obișnuit din zilele noastre.

– mediul turbulent reprezintă un mediu relativ ostil firmei, ridicând probleme de adaptare.

Într-un astfel de mediu, schimbările componentelor și a raporturilor dintre ele sunt bruște în forme și direcții imprevizibile.”

  Componentele mediului ambiant ale întreprinderii sunt:

– micromediul

– mezomediul

– macromediul

Micromediul întreprinderii este format din ansamblul componentelor cu care aceasta intră în relații directe, acestea fiind:
– furnizorii (aceștia îi oferă întreprinderii resursele materiale, umane sau financiare necesare pentru desfășurarea propriei activități) .

– consumatorii finali și intermediari reuniți sub conceptul de clienți ai întreprinderii, adică sunt acele persoane juridice și fizice cărora întreprinderea le oferă produsele sau serviciile sale.

– sindicatele și acționariatul care aparțin categoriei deținătorilor de interese în ceea ce privește întreprinderea.

Sindicatele sunt interesate pe de o parte de profitabilitatea întreprinderii, iar pe de altă parte, de modul în care se reflectă acestea în câștigurile personalului și de siguranța locurilor de muncă.

Acționariatul este interesat, pe de o parte de maximizarea valorii patrimoniului întreprinderii în capitalul căreia deține acțiuni, iar pe de altă parte de rentabilitatea capitalului investit, tradusă în dividendele încasate sau încasabile.

– instituțiile financiare.

Mezomediul este noțiunea intermediară care devine tot mai necesară în explicarea evoluției macroeconomice a întreprinderii.

Se studiază comportamentul întreprinderii din sistemul productiv și social cel mai apropiat întreprinderii și care poate fi un intermediar între macromediul și micromediul întreprinderii pentru remedierea oricăror deficiente de explicare.
Mezomediul trebuie să intereseze în mod deosebit sistemul de conducere al întreprinderii pentru că permite abordarea relațiilor acesteia cu mediul său în termeni mult mai apropiați de lumea afacerilor.

Macromediul întreprinderii este format dintr-un set complex de variabile care împreună formează un cadru guvernat de următorii factori: factorii economici, factorii tehnici și tehnologici, factorul demografic și structura populației, factorii socio-culturali, factorii politico-legislativi și factorii naturali.

Mediul întreprinderii nu este organizat pentru a răspunde viziunii și intereselor acesteia, ci din contră, multe componente ale mediului îi pot fi potrivnice și de aceea întreprinderea este cea care trebuie să se adapteze permanent la schimbările de mediu, iar adaptarea presupunând în primul rând cunoaștere și informație.

Este de remarcat faptul că atât forțele macromediului, cât și cele ale micromediului se întrepătrund adesea și se potențează reciproc în influența lor asupra firmei.

„Mediul exterior influențează întreprinderea ce acționează în cadrul lui și activitatea acesteia prin informațiile cu care se alimentează (privind cererile pieței, oferta de factori de producție, tendințele existente sau care se prefigurează, ș.a. ), resursele pe care i le pune la dispoziție, cerința adoptării unor forme organizatorice și metode de conducere adecvate frecvenței, complexității și amplitudinii schimbărilor, necesitatea multiplicării punctelor de contact între compartimentele și salariații întreprinderii și organismele și agenții economici care formează mediul respectiv, fapt ce determină nivelul general de cultură, de conștiință profesională și civică, de profesionalizare a salariaților întreprinderii. ”

Fluxurile economice sunt concretizate de către mișcările permanente de bunuri materiale și servicii, de resurse economice, disponibilități bănești, între agenții economici și mediul exterior în calitate de participanți la activitatea economică.

Fig.1.5.4. Relația întreprinderii cu mediul exprimată prin fluxuri

Activitatea de secretariat în conducerea firmei

Conceptul de secretariat

„Termenul de secretariat înglobează ansamblul actelor realizate de fiecare angajat reprezentând clasificarea documentelor, procesele administrative, redactarea scrisorii.”

Termenul continuă să desemneze mai multe funcții care păstrează și astăzi drept trăsături principale confidențialitatea și redactarea în scris acoperind totuși responsabilități diferite.

Evoluția dinamică a acestui post, amploarea sarcinilor pe care le presupune activitatea de secretariat a făcut loc unei noi denumiri și anume aceea de asistent care reflectă mult mai bine importanța unui astfel de departament în cadrul unei întreprinderi.

Astfel un secretar de stat este un membru al guvernului care se află sub autoritatea ministrului care acționează în urma unei delegări și numai pentru probleme de competența sa.

Birotica reprezintă ansamblul de tehnică și mijloace tinzând să automatizeze activitatea de birou.

Totodată birotica se conturează ca fiind procesul de automatizare flexibilă aplicat la unul dintre cele mai importante locuri de muncă ale societății de astăzi și anume, biroul.

Birotica se definește ca fiind biroul bazat pe utilizarea calculatorului și care tinde către eliminarea relativă a cantității de hârtie utilizată.

„În esență, birotica studiază ansamblul activităților de producere, de distribuție și de exploatare a informației din perspectiva muncii de birou, fără însă a se substitui disciplinelor înrudite: informatica, telecomunicațiile și telematica.”

Importanța activității de secretariat

Activitatea de secretariat reprezintă una dintre cele mai importante activități în cadrul unei organizații economico-sociale.

Activitatea de secretariat este structurată pe compartimente specializate și totodată are o amplă generalizare. Aceasta se desfășoară la niveluri diferite, atât în cadrul organelor centrale ale administrației de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat ( primării, consilii locale), cât și la nivelul agenților economici, al unităților cu profiluri diferite (academii, instituții de învățământ superior, școli, biblioteci ) . De aceea, forma de organizare, structura, amploarea, numărul de funcții și atribuțiile sunt diferite de la o organizație la alta.

În administrația publică, munca de secretariat prezintă unele particularități față de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului că însuși structura organizațională și managementul instituțiilor publice sunt diferite de organizarea și conducerea companiilor și firmelor private. De aici termenul de secretară a fost înlocuit cu cel de asistent manager.

Secretariatul este considerat ca interfață a șefului unei instituții cu personalul angajat și cu persoanele din afara instituției și de asemenea, reprezintă (în unele cazuri) o dublare a direcțiilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuțiilor specifice.

Astfel, o serie de atribuții privind personalul sunt preluate de către secretară, activități administrative, activități de relații cu publicul.

Munca secretarelor presupune un complex de activități într-un secretariat și anume:

– activități cu caracter specific de secretariat ( preluare, transmitere mesajelor pe telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea înscrisurilor dictate de șefi, clasarea documentelor, înregistrarea corespondenței ) .

– activități prin care se duc la îndeplinire sarcinile și atribuții care sunt prevăzute în fișa postului ( documentare, corespondență, protocol, organizarea manifestărilor ).

– activități pe care le decid, le inițiază singure (cursuri de perfecționare, instruire a secretarelor din subordine ).

– activități de reprezentare a șefilor lor ( primiri oficiale, participare la discuții cu parteneri de afaceri ) .

Secretara ideală

„În sensul său literal, secretara este o persoană care cunoaște și păstrează secrete. Termenul de secretară are, însă, multe conotații și se folosește în diferite contexte.

Cel mai frecvent, secretara este perceputa ca o persoană căreia un director sau o persoană cu funcție superioară îi dictează, urmând ca ea să reproducă, din notițele adunate, corespondența dactilografiată. În această ipostază de purtătoare a corespondenței din partea unei organizații, secretara ocupă uneori un rol cheie.”

Cea mai cunoscută formă de clasificare a secretarelor este:

– secretarele ucenice sunt persoanele care lucrează, de obicei, în întreprinderile mici, lucrează dactilografiind manuscrise, scrisori întocmite de funcționari, documente.

– tinerele secretare sunt persoanele care dactilografiază corespondența pornind de la notițe, lucrări, manuscrise.

Deseori lucrează pentru un grup de persoane din conducerea executivă.

– secretarele personale sunt persoanele care aparțin, de obicei, unui director executiv a cărei activitate o organizează scriindu-i și clasându-i corespondența. Aceste secretare au foarte bune cunoștiințe în lucrul pe calculator.

Ele sunt capabile să redacteze și să corecteze singure diferite scrisori și au responsabilități care le permit să participe la conducere.

– asistentele personale reprezintă funcția secretarială cea mai importantă și aparțin unui director general sau unui președinte.

Asistenta personală are o experiență considerabilă așa încât este în măsură să supravegheze și să îndrume activitatea tinerelor secretare, a secretarelor personale .

Portretul robot al secretarei

Întrebările unei secretare profesioniste sunt dacă aceasta este competitivă și performantă.

O enumerare a celor mai importante calități reclamate de profesiunea de secretară servește dorința acesteia de autoevaluare și autodepășire.

Dintre cele mai importante calități se pot enumera:

– cunoașterea corectă a limbii române și a unei limbi sau două străine;

– stăpânirea lucrurilor pe calculator și a muncii de birou;

– capacitatea de comunicare;

– încrederea în propriile inițiative;

– capacitatea de a lucra rapid și precis;

– simțul răspunderii;

– loialitate față de întreprindere;

– punctualitate;

– flexibilitate

– bun simț,calm și răbdare;

– spirit de echipă;

– politețe și respect al ierarhiilor.

„Abilitățile unui asistent manager de succes sunt :

DE CONDUCERE

Un asistent manager ar trebui să fie o persoană pro-activă și să dețină aptitudini de lider. El trebuie să-și asiste managerul, precum și să observe dacă echipa sa își dovedește eficiența.

Totodată, asistentul se poate ocupa de sarcinile de ultim moment, să rezolve problemele urgente, cât și să delege alte responsabilități subalternilor. Pentru acest lucru, este nevoie de răbdare și capacitatea de a lua decizii.

DE COMUNICARE

În calitate de asistent manager, indiferent de instituția unde lucrează, zilnic interacționezi cu o mulțime de oameni.

Aici, abilitățile de comunicare sunt absolut necesare pentru a trata într-o manieră profesionistă orice discuție avută la birou.

INTELIGENȚĂ

Un asistent manager este posibil să muncească ore suplimentare, să stabilească din timp planul de lucru pentru a doua zi, iar pentru acest lucru este nevoie de o minte limpede.

Mai mult, asistentul trebuie să-i învețe importanța lucrului în echipă pe colegii săi și să lucreze în tandem cu ei pentru a îndeplini obiectivele stabilite pentru echipă.”

Funcțiile secretarei

Principalele funcții ale secretarei sunt:

– Funcția de tratare a informațiilor – aceasta este o funcție continuă și permanentă. Secretarele triază, clasează și selecționează informațiile și documentele.

– Funcția de documentare – această funcție este legată de cea de informare și impune o clasificare riguroasă a materialelor documentare, care dă activității de secretariat un aspect de muncă de documentarist.

– Funcția de asistare directă a conducerii unității în organizarea unor ședințe, acțiuni, întocmirea unor evidențe.

– Funcția de planificare și control constă în programarea unor contacte, supravegherea executării deciziilor conducerii.

– Funcția de reprezentare în relațiile publice – această funcție necesită cunoașterea problemelor unității, cultură generală, capacitate de păstrare a secretului, discreție, cunoașterea unor reguli de protocol.

– Funcția specifică activității de secretariat constă în stenografie, dactilografie, multiplicare la mașini, traduceri.

„În contextul mai larg al modalităților de creștere a eficacității muncii conducătorilor și al utilizării raționale a secretariatului se impune îmbunătățirea de fond a conlucrării dintre manager și secretară.

Unii specialiști consideră că la baza eficientizării unor asemenea raporturi stau comunicarea, dialogul permanent dintre conducător și secretară.”

Capitolul. 2 . Echipamente periferice care se găsesc într-o

firmă modernă

Rolul echipamentelor periferice constă în asigurarea comunicării dintre unitatea centrală de prelucrare și mediul exterior prin intermediul unei unități de interfață.

Principalele funcții ale echipamentelor periferice de intrare / ieșire, în cadrul unui sistem de calcul pot fi grupate astfel:

–   asigură afișarea sau tipărirea rezultatelor prelucrării într-o formă accesibilă utilizatorului;

–   permite utilizatorului posibilitatea de a supraveghea și interveni, pentru asigurarea funcționării corecte a sistemului, în timpul unei sesiuni de lucru.

Echipamente periferice de intrare

Perifericele de intrare cuprind :

– tastatura;

– mouse -ul;

– scanner;

– camera de luat vederi.

Tastatura

Tastatura  reprezintă cel mai utilizat dispozitiv periferic de intrare al calculatorului. Totodată, tastatura este unul dintre cele mai vechi dispozitive de intrare, aceasta fiind inventată înaintea monitorului sau mouse-ului.

 Tastatura este realizată după tastatura vechilor mașini de scris care utilizează un anumit aranjament de butoane, ce acționează ca pârghii mecanice și comutări electrice.

De regulă, fiecare tastă are câte un caracter și/sau simbol imprimat pe el, ce corespunde simbolului unic ȋn scris.

„Tastatura conține următoarele grupuri de taste:

taste standard: alfanumerice (cifre și litere), simboluri;

taste funcționale F1 … F12, a căror semnificație depinde de aplicația software cu care lucrează în momentul apăsării tastei;

taste direcționale (de poziționare): cele cu săgeți;

taste de editare: Insert, Delete, BackSpace, Home, End, Page up, Pagedown;

taste comutator: CapsLock, NumLock și ScrollLock;

taste de comandă: Enter, Esc, Pause;

taste speciale Ctrl, Shift, Alt. Aceste taste se folosesc în combinație cu alte taste și nu generează cod dacă sunt apăsate izolat.”

„Forma, butoanele și așezarea acestora dau o notă de ansamblu foarte atrăgătoare. Instalarea nu înseamnă decât introducerea cablului într-o priză USB și execuția câtorva pași simpli în urma rulării CD-ului propriu. Suprafața tastaturii prezintă nu mai puțin de 125 de butoane, distribuite în șase zone. Dispunerea și forma butoanelor au suferit câteva modificări fața de modelele clasice cu care suntem mai mult obișnuiți. „

Toate tastaturile au ca funcție detectarea tastelor care sunt apăsate și trimiterea informațiilor corespunzătoare către calculator.

Tastaturile calculatoarelor pot deține una sau mai multe din următoarele caracteristici:

Tastaturi standard

Tastaturile standard sunt acele tastaturi alfanumerice care au la apăsare o cursă completă a tastelor.

Tastaturile computerelor desktop ( cum ar fi tastaturile tradiționale al Statelor Unite cu 101 taste sau 104 taste) , conțin caractere alfabetice, simboluri de punctuație, numere și o varietate de taste funcționale.

Tastaturile de calculator sunt asemănătoare cu tastaturile mașinilor de scris electrice, doar că acestea conțin taste suplimentare.

Tastaturile ergonomice

Problemele legate de ergonomie la birou nu se referă numai la sănătatea gâtului, a brațului sau a spatelui. 

Pentru a lucra confortabil și pentru evitarea neplăcerilor și durerilor cauzate de alinierea incorectă a încheieturii mâinii și a antebrațului, puteți opta către o tastatură ergonomică proiectată de Microsoft.

Fig.2.1.1.5. Tastatura ergonomică

Tastaturile de laptop

Tastaturile laptopurilor au o cursă mult mai scurtă și un set redus de taste pentru apăsare. Acestea pot /nu pot avea tastele numerice , iar tastele funcționale pot fi plasate ȋn zone diferite față de așezarea tastelor la tastaturile standard.

Tastaturile wireless

Aceste tastaturi au o distanță de funcționare de până la 10 m și de asemenea, putem controla de la distanță calculatorul cu ușurință.

Tastaturile wireless ne ajută să setăm volumul la videoclipuri, să punem pauză la prezentările foto, să navigăm pe net fără a ne ridica de pe canapea.

Această tastatură are încorporat un touchpad de 3,5 inch, de asemenea, touchpad-ul are incluse butoanele pentru click stânga , respectiv click dreapta.

Fig.2.1.1.6. Tastatura wireless

Tastaturile multimedia

Tastaturile cu taste suplimentare, cum ar fi tastaturile multimedia au taste speciale pentru acces la muzica, web și de asemenea alte programe utilizate ȋn mod frecvent.

Tastaturi speciale

„Au fost introduse tastaturi speciale pentru laptopuri, PDA-uri, telefoane mobile pentru utilizatori care au un spațiu de lucru limitat.

Dimensiunea unei tastaturi standard este dictată din punct de vedere practic de mărimea tastelor care trebuiesc apăsate de degete.

Pentru a reduce mărimea unei tastaturi, tastatura numerică din dreapta tastelor alfabetice poate fi ȋndepărtată, și / sau se poate reduce mărimea tastelor fapt care conduce la o scriere mai dificilă și mai lentă a textului.

O altă cale de a reduce mărimea unei tastaturi este aceea de a reduce numărul de taste prin folosirea unor combinații de taste care să tină locul celor eliminate.

Tastatura numerică (keypad-ul numeric)

Tastaturile numerice conțin doar cifre, simboluri matematice pentru adunare, scădere, ȋnmulțire și ȋmpărțire, un punct zecimal și mai multe taste funcționale sau de control (de exemplu taste de navigare, tastă de ștergere, etc.).

Acestea sunt adesea utilizate pentru a facilita intrarea de date la laptopurile mici cu tastaturi compacte care nu au tastatură numerică. ”

Tastaturi non-standard sau tastaturi de uz special

Tastaturi chorded

Tastaturile chorded grupează acțiuni cu combinații de taste apăsate în timp ce tastaturile normale grupează o acțiune cu fiecare tastă.

Deoarece există multe combinații posibile, tastaturile chorded pot produce ȋn mod eficient mai multe acțiuni pe o tastatură cu mai puține taste.

Cele mai rapide dactilografe (ȋncepând din 2007) folosesc un stenograf, un fel de tastatură chorded utilizată de către reporteri ȋn instanță.

Tastatura software

„Tastatura software sau tastatura pe ecran ia adesea forma unor programe de calculator care afișează pe ecran o imagine a unei tastaturi.

Un alt dispozitiv de intrare cum ar fi un mouse sau un touchscreen poate fi folosit pentru fiecare tastă virtuală sau pentru a introduce un text.

Tastaturile software au devenit foarte populare ȋn telefoanele mobile cu touchscreen, datorită costurilor de implementare reduse față o tastatură hardware și datorită eficientizării spațiului fizic al telefonului.

Atât sistemul de operare Microsoft Windows și Mac OS X includ tastaturi on-screen (pe ecran sau software) care pot fi controlate cu mouse-ul”.

Tastaturile pliabile, flexibile

Tastaturile flexibile sunt realizate dintr-un plastic moale sau din silicon .

Aceste tastaturi pot fi rulate sau ȋmpăturite pentru a putea fi ușor transportate (fără a ocupa mult spațiu).

Fig.2.1.1.7. Tastatura din silicon

Ȋn timp ce sunt folosite, aceste tastaturi pot fi utilizate și pe suprafețe denivelate și sunt mai rezistente la lichide decât tastaturile standard. Totodată aceste tastaturi pot fi conectate și la dispozitive portabile și smartphone-uri.

Unele modele sunt destul de rezistente la scufundarea ȋn apă, fapt care le face utile ȋn spitale și laboratoare acestea putând fi și dezinfectate.

Tastaturi cu proiecție / laser

Fig.2.1.1.8. Tastatură cu laser

Tastaturile cu proiecție proiectează o imagine a tastelor, de obicei cu tehnologie laser, pe o suprafață plană.

„Apoi dispozitivul folosește o cameră sau un senzor infraroșu pentru a urmări mișcarea degetelor și va contoriza o tastă ca fiind apăsată atunci când „vede” că degetul atinge imaginea proiectată. Tastaturile cu proiecție pot simula tastaturile de mărime normală prin intermediul unui mic proiector. Tastele nu pot fi simțite atunci când sunt „apăsate” deoarece acestea sunt doar o imagine proiectată. De asemenea, pentru acest gen de tastatură se impune folosirea unei suprafețe plane non-reflexive.”

Tastaturi cu tehnologie optică

Aceste tastaturi cu tehnologie optică se găsesc și sub numele de tastaturi foto-optice sau foto-electrice.

Tehnologia folosită ȋn tastaturile optice utilizează emițătoare de lumină și senzori foto pentru detectarea optică a tastelor acționate. Pentru a defini tastele acționate, majoritatea tastaturilor optice necesită cel puțin două fascicole (cel mai frecvent un fascicol vertical și unul orizontal).

Tastaturi iluminate

Tastaturile special concepute pentru jocuri au taste iluminate pentru a le face mai ușor de găsit de către jucători ȋn timpul jocului ȋntr-o ȋncăpere ȋntunecată.

Iluminarea facilitează utilizarea tastaturii ȋn medii ȋntunecate. Unele tastaturi pot avea mici LED-uri de lumină ȋn taste mai importante pentru a aminti utilizatorului că o anumită funcție este activată.

Fig.2.1.1.9. Tastatură iluminată

Mouse-ul

Mouse-ul a fost conceput pentru controlul cursorului pe ecran și, cu timpul, a trecut din categoria perifericelor opționale, în categoria celor obligatorii pe măsură ce au fost create interfețe grafice care-l ajută pe utilizator să se orienteze pe ecran cu ajutorul acestuia .

„Mouse-ul este o componentă a ofertei standard pentru un calculator personal. Mânuirea lui este simplă, putem să ne dăm rapid seama de regulile de funcționare și putem să însușim rapid utilizarea lor.”

Evoluția și tipurile de mouse:

Mouse-ul cu rotițe externe

Primul mouse a fost mouse-ul cu rotițe, care a fost inventat în anul 1963 de către Douglas Engelbart.

Sistemul acestui mouse era format din două rotițe așezate perpendicular, una peste alta, care odată ce acestea se roteau, mouse-ul sesiza mișcarea, iar datele erau trimise către un sistem de afișare.
În imaginea ilustrată mai jos este primul mouse din lume, ținut în mână chiar de inventatorul său Douglas Engelbart.

Fig.2.1.2.10. Primul mouse cu rotițe

Mouse-ul cu bilă

„Mouse-ul cu bilă, denumit și mouse-ul mecanic are o singură bilă ce se poate roti în orice direcție. Acest mouse a fost inventat de către inginerul Bill English care lucra la compania Xerox PARC pentru a înlocui mouse-ul cu rotite externe, la 9 ani de la inventarea acestuia. Mouse-ul a fost imediat comercializat pentru sistemele personale din anii 80' și 90' ce purtau numele Xerox Alto. Sistemul de detectare a mișcării acestuia este bazat pe o bilă și două roți dințate separate, dispuse la 90 de grade.”

Fig.2.1.2.11. Mouse –ul cu bilă

Mouse-ul optic

În anii '80 au apărut primele modele de mouse-uri optice, unul fiind inventat de Steve Kirsch, de la MIT, și Mouse Systems Corporation. Acesta folosea un led și un senzor care detecta liniile tipărite pe o suprafață metalică specială. 

Richard F. Lyon a inventat un alt model și vândut de Xerox. Acesta folosea un senzor pentru lumină vizibilă, ce urmărea punctele luminoase pe un câmp negru, tipărit pe hârtie. 
Probabil mouse-ul optic este cel mai utilizat mouse care se regăsește și astăzi pe multe dintre birourile noastre.

Fig.2.1.2.12. Mouse optic

De această dată lucrurile sunt schimbate, mouse-ul nu mai are nimic care să se rotească, să se miște sau să alunece în el, deoarece folosește o diodă emițătoare și o fotodiodă care detectează mișcarea mouse-ului.

„Pentru primele mouse-uri optice era nevoie de un mouse pad pentru ca fotodioda să poată detecta mișcarea acestuia, deoarece mouse-ul optic nu mergea bine pe suprafețe transparente sau pe cele care reflectau lumina emisă de diodă.

Odată ce mouse-ul optic a evoluat, a fost introdus un sistem de circuite integrate care procesează imaginile primite de la fotodiodă direct în mouse, astfel poate fi utilizat pe mai multe tipuri de suprafețe și nu mai este nevoie de un mouse pad. Imediat după ce acest pas a fost făcut, mouse-urile optice au fost comercializate în masă.”

Mouse-ul cu led

Mouse-urile folosite în prezent au un led ce proiectează o lumină de culoare roșie pe suprafața pe care este așezat mouse-ul, iar cu ajutorul unui senzor optic primește imagini succesive astfel devenind mult mai performant.
Mouse-ul cu laser folosește raze infraroșii în locul ledului și a fost livrat, pentru prima dată, de Sun Microsystem, cu serverele Sun SPARCstation. Au început să fie disponibile pentru consumatori în anul 2004, când Logitech, în colaborare cu Agilent Technologies, au lansat MX 1000.

Fig.2.1.2.13. Mouse cu led

Mouse-ul cu laser

Spre deosebire de cel cu led, mouse-ul cu laser are o rezoluție destul de mare, fiind mult mai exact. Acest mouse este cel mai performant mouse de până acum și îndrăgit de pasionații de jocuri cu împușcături, acolo unde precizia este esențială. 

Fig.2.1.2.14. Mouse cu laser

Mouse-ul wireless
În prezent foarte folosit este mouse-ul wireless, care este foarte performant și comod de utilizat. 

În prezent există două categorii comune de mouse și anume: serial și PS/2 (IBM). Pentru funcționarea sa este necesară instalarea unui driver de mouse specific tipului utilizat.

Fig.2.1.2.15. Mouse wireless

Mouse-uri neobișnuite

Mouse-uri ce imită diferite forme
Există mouse-uri ce imită diferite forme ale animalelor, mașinilor, dar și multe alte lucruri și forme neobișnuite. Aceste mouse-uri sunt folosite de copii, dar uneori sunt folosite și de adulți.

Fig.2.1.2.16. Mouse ce imită forma unui animal

Mouse-uri touch

În prezent au fost lansate mouse-urile touch, care elimină tradiționalele butoane prin sensibilitate la atingere.

Probabil aceste mouse-uri sunt viitorul, în prezent fiind foarte puține modele pe piața hardware.

Fig.2.1.2.17. Mouse-ul Microsoft Touch Mouse

Scanner-ul

Este un dispozitiv de intrare și poate converti orice imagine de pe hârtie – sau de pe o altă suprafață plană- într-o formă electronică acceptată de calculator. Punct cu punct, scannerul poate reproduce fotografii, desene formate din linii și chiar colaje cu detalii mai fine decât pot fi reproduse de imprimanta cu laser.

Mai mult, dacă este instalat pe calculator un program de recunoaștere optică a caracterelor (OCR), textele citite de scanner ca imagini pot fi convertite în fișiere  pentru un procesor texte, o bază de date sau un sistem de editare a publicațiilor.

Din punct de vedere constructiv, acestea se pot clasifica în următoarele categorii:

scannere flatbed, numite și scannere; au capul de scanare mobil;

Fig.2.1.3.18. Scanner flatbed

scannere sheetfed – sunt similare cu scannerele flatbed, dar în cazul scannerelor sheetfed, capul de scannere este fix, iar documentul este mișcat în fața capului de scannere; au capul de scannere mobil;

Fig.2.1.3.19. Scanner sheetfed

scannere de mână (handheld) – sunt scannere mai puțin pretențioase și în general nu oferă o calitate bună a imaginii; sunt utile în special pentru a realiza o captură rapidă a textelor;

Fig.2.1.3.20. Scanner de mână

scannere cu tambur – sunt utilizate pentru a obține imagini profesionale, extrem de detaliate; acesta se bazează pe tehnologia PMT (photomultiplier); documentul de scanat este așezat pe un cilindru de sticlă; în centrul acestui cilindru se găsește un senzor care împarte lumina reflectată de document în trei fascicole, fiecare din acestea fiind trimis printr-un filtru colorat către un tub fotomultiplicator care transformă lumina în semnal electric.

Fig. 2.1.3.21. Scanner cu tambur

Cameră de luat vederi

„Sony Europe va lansa primele camere video cu DVD încorporat. Cele doua modele, DCR-DVD100 și DCR-DVD200, vor înregistra direct pe un disc DVD de 8 cm care apoi poate fi introdus într-un DVD player sau într-un DVD PC, iar peste ceva timp și într-o consola de jocuri PlayStation 2.

Prin această transformare, care răspunde popularității în continuă creștere a formatului DVD, Sony a combinat funcțiile de înaltă acuratețe ale camerelor de luat vederi cu beneficiile DVD-ului, incluzând ușurință în utilizare, accesul direct la informații și capacitatea de stocare pe un termen foarte lung.”

Fig.2.1.4.22. Camera de luat vederi

Noile camere oferă toate facilitățile de înregistrare și difuzare într-un singur format. Înalta calitate a imaginii furnizată de DVD este maximizată de procesul optic de scriere a discului, non-abraziv, calitate menținută și după înregistrare, deoarece nu există o altă copiere între format și difuzare. 

Echipamente periferice de ieșire

Perifericele de ieșire cuprind :

-monitorul;

-imprimanta;

-plotter

Monitorul

Monitorul este dispozitivul de ieșire standard care realizează afișarea datelor. Acestea pot lucra în mod text sau în mod grafic.

În mod text, ecranul este văzut precum o matrice de linii și coloane (în general 25 linii și 80 coloane). Celulele se formează la intersecția liniilor cu coloane. În fiecare celulă se poate scrie câte un caracter.

În mod grafic, ecranul este văzut ca o rețea de puncte elementare (care se pot stinge și aprinde formând imagini), purtând numele de pixeli. Densitatea acestei reprezintă rezoluția monitorului. Cu cât rezoluția este mai mare, cu atât imaginea este mai bună.

„Tot monitor se numesc și unele difuzoare de supraveghere și control suplimentare. Cu timpul, prin extensie, monitor (numit și ecran, display, iar uneori și aparat video) a fost numit și echipamentul periferic al calculatorului cu ajutorul căruia se afișează informațiile și se realizează complementar cu tastatura comanda și/sau comunicarea între utilizator și calculator. În acest caz monitorul este considerat o interfață grafică a utilizatorului, Graphic User Interface sau GUI).

Primele monitoare puteau afișa doar informația de tip text și doar în 2 culori (verde, roșu sau galben pe fond negru, precum și negru pe fond gri sau alb), spre deosebire de cele actuale care pot afișa imagini mișcătoare cu miliarde de tonuri de culori.”

Monitoarele sunt de mai multe feluri ,în funcție de tehnologia utilizată pentru afișare și anume:

monitoare CRT (cu tub catodic)

Fig.2.2.1.23. Monitor de tip CRT

Aspecte pozitive:

– Raportul de contrast este foarte ridicat (20000:1 sau mai mare, mult mai înalt decât majoritatea LCD-urilor și ecranelor cu plasmă);

– Viteză de răspuns este mică;

– Culoare este excelentă;

– Poate afișa nativ în orice rezoluție și rată de reîmprospătare;

– Unghiul de vizualizare este ridicat;

– Este o tehnologie stabilă și testată de-a lungul anilor.

Aspecte negative:

– Dimensiunea și masa sunt mari;

– Consumul de putere este mai mare decât un LCD de aceleași dimensiuni;

– Intolerant al mediilor umede;

– Există un risc (redus) de implozie (din cauza vidului intern) dacă tubul este avariat;

– Rata de reîmprospătare este scăzută cauzează un pâlpâit observabil al imaginii.

monitoare LCD (cu cristale lichide)

Fig.2.2.1.24. Monitor LCD

Aspecte pozitive:

– Este foarte compact și ușor;

– Consum de putere este redus;

– Fără distorsiuni geometrice;

– Este rezistent;

– Prezintă pâlpâit foarte redus sau absent, în funcție de lumina de fundal.

Aspecte negative:

– Raport de contrast este scăzut;

– Unghiul de vizualizare este limitat;

– Lumina de fundal este inegală și poate crea distorsiuni de luminozitate;

– Timpuri înalte de răspuns;

– Adâncime fixă a culorilor;

– Prezintă o singură rezoluție nativă;

– Este mai scump decât CRT;

– Pixeli morți pot apărea în timpul fabricării.

monitoare PLASMĂ

Fig.2.2.1.25. Monitor Plasmă

Aspecte pozitive:

– Este foarte compact și ușor;

– Raporturile de contrast sunt înalte (10000:1 sau mai mari);

– Viteză de răspuns este mică;

– Culoare este excelentă;

– Unghiul de vizualizare este ridicat.

Aspecte negative:

– Distanță mare dintre subpixeli de aceeași culoare;

– Pâlpâit observabil când este vizualizat la distanțe mici;

– Temperatură de operare este ridicată;

– Este mai scump decât LCD;

– Consumul de putere este ridicat;

– Prezintă o singură rezoluție nativă;

– Adâncimea fixă a culorilor;

– Pixeli morți pot apărea în timpul fabricării.

Conexiunea între monitor și unitatea centrală este realizată de către adaptoarele grafice.

„Deoarece adaptoarele VGA nu sunt perfect compatibile cu monitoarele digitale, a apărut un nou standard, DVI (Digital Video Interface).

În ultimii ani s-a dat multă atenție rapoartelor despre radiațiile emise de monitoarele calculatoarelor, radiații care pot fi dăunătoare sănătății.

Se recomandă utilizarea monitoarelor cu radiație redusă (Low Radiation) care sunt acceptate de organizațiile de specialitate ca fiind complet nedăunătoare sănătății utilizatorului(în special ochilor), în cazul folosirii raționale (6 ore de lucru efectiv pe zi).”

Imprimanta

Imprimanta este un echipament periferic de ieșire, care se conectează de regulă la portul paralel sau la portul USB al calculatorului.

Principalele caracteristici ale imprimantelor sunt:

– viteza de tipărire – se măsoară în pagini pe minut (ppm) sau caractere pe secundă (cps); viteza este mai mare când se tipăresc grafice și imagini în culori;

– rezoluția – arată calitatea imprimării; există o rezoluție pe orizontală și o rezoluție pe verticală; se măsoară în dpi (dots per inch = număr de puncte pe inch).

„Repere ce au marcat evoluția companiei în domeniul imprimantelor în ultimii 22 de ani:
1979 – HP inventează tehnologia imprimării termice cu cerneală;
1984 – HP a introdus prima imprimantă laser la COMDEX, revoluționând domeniul prin calitate, cost și tipărire silențioasă;
1984 – HP ThinkJet – prima imprimantă inkjet accesibilă consumatorilor, care permite

tipărirea alternativă negru, roșu, verde sau albastru;
1985 – apariția tehnologiei PCL 4, care a facut posibilă tipărirea cu caractere bold și italice, precum și selecția de fonturi diferite;
1987 – HP PrintJet – prima imprimantă HP cu două cartușe, unul cu cerneală neagră pigmentată și celălalt cu patru culori – cyan, magenta, yellow, black;
1987 – primul scanner HP;
1988 – LJ IID – prima imprimantă laser cu duplex, care permite imprimarea automată pe ambele fețe ale hârtiei;
1989 – HP PaintJet XL, cu 4 cartușe separate, tipărind text și grafica color;
1990 – tehnologiile Ret & PCL5 sporesc considerabil calitatea tipăririi și fac posibilă tipărirea cu fonturi de orice dimensiune;
1991 – HP DesignJet – primul plotter cu cerneală cu lațime de 90 cm;
1991 – LJ IIISi – prima imprimantă care permite tipărirea în rețea;
1992 – LJ 4- prima imprimantă permite comunicarea bidirecțională cu PC-ul;
1992 – HP DJ portable – prima imprimantă HP mobilă cu greutate de aproximativ 2 kg;
1993 – LJ 4L – apariția tehnologiei MEt (memory enhancement technology) & power-save, care permite stocarea mai multor informații în mai puțină memorie și realizarea de economie de energie;
1994 – LJ 4V – prima imprimantă laser A3;
1995 – LJ 5P – prima imprimantă care permite tipărirea pe port infraroșu;
1996 – HP DJ 690 c – prima imprimantă foto;
1997 – LJ 4000 cu JetSent, protocol de comunicare directă între imprimante, scannere și orice alte dispozitive conținând același protocol;
1998 – LJ 3100 – primul echipament laser all-in-one (imprimantă, copiator, scanner);
1998 – LJ 1100A înglobează tehnologia JetPath, care elimină degradarea calității și vitezei specifice copierii;
1998 – LJ 4500 & LJ 8500 -primele imprimante laser color cu duplex, care permit tipărirea fața-verso color;
1998 – HP PhotoSmart C20 – prima cameră digitală HP;
1999 – apariția tehnologiei HP PhotoRet III menită să sporească naturalețea culorii;
2001 – HP DJ 990cxi – beneficiază de High Performance Architecture, prin care imprimanta preia din sarcina calculatorului, conținând ea însăși microprocesor;
2001 – HP PhotoSmart 1315 – imprimanta cu tipărire directă de pe card de memorie din camera digitală;
2002 – apariția tehnologiei HP instant share, menită să facă accesibilă oricui utilizarea echipamentelor digitale prin trimiterea instant a imaginilor la imprimante sau adrese de e-mail.”

Imprimantele se pot clasifica în două mari categorii:

Imprimante cu impact

Aceste imprimante au un mecanism care atinge hârtia pentru a tipări o imagine.

Din această categorie fac parte imprimantele matriciale, care au un cap de imprimare cu ace care ating o panglică impregnată cu cerneală care determină depunerea acesteia pe hârie.

Fig.2.2.2.26. Imprimantă matricială

Aceste imprimante pot avea în prezent o viteză de lucru foarte mare și sunt necesare de exemplu pentru a obține mai multe copii simultane ale unui document, utilizând hârtie autocopiată.

Calitatea imprimării este însă mai redusă în general, fiind utilizate mai ales pentru texte și în plus, intervin problemele legate de uzarea neuniformă a acelor din capul de imprimare. Imprimantele matriceale color care oferă o calitate bună a imaginii au prețuri foarte ridicate.

Imprimante fără impact

Aceste imprimante se clasifică astfel:

imprimante laser – acestea utilizează cerneală uscată (toner) care este depus electrostatic pe hârtie și apoi încălzit pentru a se fixa;

„În ceea ce privește raportul preț / calitate / nr.pagini tipărite, se va alege numai în funcție de volumul de lucrări care vor fi tipărite.”

Fig.2.2.2.27. Imprimantă laser

imprimantele cu jet de cerneală – care „aruncă” picături fine de cerneală pe hârtie;

Fig.2.2.2.28. Imprimantă cu jet de cerneală

imprimante cu cerneală solidă – utilizează batoane de cerneală solidă, care este topită și apoi solidificată pe loc, direct pe hârtie;

Fig.2.2.2.29. Imprimantă cu cerneală solidă

imprimante cu sublimarea cernelii – care utilizează folii transparente foarte subțiri, colorate în cele patru culori de bază pentru tipărire: turcoaz, mov, galben și negru; acestea sunt încălzite, iar pigmentul colorat pe care îl conțin se depune pe hârtie;

imprimante termice – cerneala este impregnată în hârtie și este aplicată diferențiat în funcție de gradul de încălzire al acesteia.

Fig.2.2.2.30. Imprimanta termică

În momentul de față, cele mai utilizate tipuri de imprimante sunt imprimantele laser și imprimantele cu jet de cerneală.

În prezent, rezoluția imprimantelor laser este de 600 la 1200 dpi. Viteza de imprimare este de 3-5 pagini color și 12-14 pagini alb/negru pe minut. Totodată există mai multe limbaje de descrierea a paginii.

Principalele avantaje ale imprimantelor laser sunt viteza și precizia (datorată ansamblului cu laser).

Deși prețul lor este mai mare decât al imprimantelor cu jet de cerneală, tonerul este mai ieftin și durează mult mai mult timp decât cerneala, astfel încât diferența de preț se amortizează repede în timp.

Aceste imprimante sunt foarte indicate ca imprimante de rețea.

Plotter-ul

Plotter-ul este un dispozitiv periferic de ieșire asemănător în funcționare cu imprimanta. Se folosește pentru desenare vectorială sub controlul unui computer.

Plotter-ul este construit pe principiul electromecanic, funcționarea lui este asemănătoare cu a unei imprimante matriceale și a unei imprimante cu jet.

Fig.2.2.3.31. Plotter

Echipamente birotice de transmisie

Fax-ul

„O mașină fax este similară cu un oficiu de copiere sau, mai exact, două oficii de copiere conectate electric prin linia telefonică.”

Se pot transmite documente care conțin atât texte cât și imagini.

Primele aparate telefax au fost experimentate în anul 1974 în SUA, procedeul fax evoluând multă vreme în paralel cu procedeul telex.

Dacă telexul poate transmite la distanță numai documente conținând text cu caractere standard, telefax-ul poate transmite orice fel de document, inclusiv cele cu elemente grafice precum ștampile sau semnături sau texte manuscrise.

Fig.2.2.3.32. Fax

Caracteristicile principale tehnico-funcționale ale aparatelor telefax sunt:

– modalitatea de imprimare utilizată la tipărirea documentelor primite;

– suportul utilizat pentru imprimarea documentelor primite (hârtie termică, hârtie de scris, hârtie pentru copiator);

– viteza de transmisie a informației binare corespunzătoare documentului este reglementată de normele CCIT.

– numărul maxim al nuanțelor de gri sau de culoare (64-256;16 mil);

– capacitatea memorie pentru numere de telefon ce pot fi apelate prin apăsarea a 1-2 taste;

Este cuprinsă între 6-20 numere de telefon, apelabile prin apăsarea unei taste, respectiv 50-100 numere apelabile prin apăsarea a două taste;

– puterile absorbite de la rețea în timpul funcționării și 7-15 W în repaus.

Telefonul

„Telefonul este un mijloc de comunicare care transmite și recepționează sunete la distanță. Cel mai adesea telefonul este folosit pentru a transmite vocea umană, dar poate fi folosit și la transmiterea altor tipuri de sunete. Cele mai multe telefoane operează prin transmiterea semnalelor electrice de-a lungul a diferite rețele telefonice complexe, fapt care permite aproape fiecărui utilizator al unui telefon să comunice cu aproape oricare alt utilizator al unui telefon conectat la rețea.”

Telefonul este unul dintre cele mai simple dispozitive utilizate în prezent.

Acesta este alcătuit din trei părți principale și anume:

– comutator ( pentru conectare/deconectare de la rețeaua telefonică), difuzor, microfon.

În decursul a 70 de ani, aceste gadgeturi au evoluat suficient încât să încapă în buzunarul oricui. În viitor, este posibil ca acesta să se îndoaie precum hârtia.

„De altfel, tehnologia din spatele telefoanelor a dus la o mulțime de descoperiri în domeniul telecomunicațiilor și a ajutat oameni de pe întregul mapamond să comunice, indiferent de distanțele la care se aflau unii de alții.

În 1876, americanul Graham Bell a reușit să transmită vocea cu ajutorul unor semnale electrice și, deși primele încercări nu au fost perfecte, au făcut posibilă comunicarea directă, fără a fi folosit un cod.

În anul următor, Thomas Edison a perfecționat tehnologia, realizând un microfon ce a îmbunătățit calitatea transmiterii vocii pe distanțe mari. „

În anul 1878, a fost inventat prima centrală telefonică de către Almon B. Strowger. După anul 1893, numărul companiilor de telefonie a crescut, astfel că acest serviciu a luat amploare. Au apărut centrale automate, s-au pus bazele și telefoniei la mare distanță, au fost inventate și amplificatoarele.

În anul 1962, comunicarea devine globală. După puțin timp a fost inventat și primul telefon mobil.

Acest telefon mobil a apărut în anul 1973 și a fost inventat de către dr. Martin Cooper, care era fostul manager de sistem al companiei Motorola. 
Primul apel telefonic de pe un astfel de aparat a fost realizat în aprilie 1973.

Însă, acest aparat a fost precedat de unul mai greu, care cântărea 40 kg, precursorul telefoanelor mobile.

Telefonul MTA a fost înființat în anul 1956. Acest aparat era foarte puțin folosit, însă avea o calitate importantă: un sistem automat de telefonie mobilă ce nu necesita existența unui operator care să conecteze utilizatorul la o linie telefonică exterioară. 
„În anul 1983, a apărut Motorola DynaTAC 8000X, la zece ani după ce îi fusese anunțată existența. Odată cu lansarea sa, DynaTAC 8000X a devenit un simbol cultural, o marca a celor bogați (având un preț ce ar fi echivalentul a mai bine de 8000$ în zilele noastre) și un aparat aproape miraculos, ce putea fi folosit oriunde.

Ajungând în anii '90, în 1994, compania Motorola a lansat telefonul Motorola 2900 Bag Phone, primul telefon pentru mașină. 

Tot în 1994 a apărut Nokia 1011, primul mobil tip GSM. În 1996 a apărut Motorola StarTAC, un telefon mobil de doar 100 g, ce s-a bucurat de un real succes imediat după lansare. În plus, acesta este și primul telefon cu clapetă.

În 1996 a fost lansat și Nokia 9000 Communicator, prima serie de smartphone la baza căreia se află Intel 386 CPU.

Anul 2000 a marcat apariția telefonului mobil Nokia 3310 care s-a vândut în mai bine de 120 milioane de bucăți în lumea întreagă, în special în Europa.”
În anul 2001, a fost lansat modelul Nokia 5510 care include tastatura QWERTY.

Tot în anul 2001 a apărut și Ericsson T39, fiind primul telefon mobil dotat cu bluetooth.

În anul 2002, a apărut telefonul Nokia 3510i, primul model cu GPRS Internet.

Acest telefon a marcat o evoluție importantă în domeniul telefoniei mobile, fiind dotat cu ecran color.

În anul 2003, a fost lansat Nokia 1100, un telefon mobil cu o popularitate uimitoare ce s-a vândut în mai mult de 200 milioane de exemplare. 
Tot în 2003 a apărut și primul telefon BlackBerry, Quark 6210.

În anul 2004, au fost lansate telefoanele Motorola Razor V3, Sony Ericsson P910, Nokia 7610 , dar și Nokia 3220, printre altele. Dintre toate acestea, telefonul Nokia 7610 se remarcă prin simplul fapt că este primul smartphone dotat cu o cameră foto de 1 megapixel.

În anul 2005, au apărut telefoanele Nokia 1110 și Motorola RAZR V3, Magenta.

În anul 2006 a apărut telefonul mobil Nokia N73, un smartphone încă popular în țările din lumea întreagă. 
Tot în anul 2006 a fost lansat și telefonul LG Chocolate KG800 care s-a bucurat de un real succes,care totodată a beneficiat de vânzări uriașe.

Anul 2007 a marcat lansarea primului model de iPhone. Acesta avea senzor multi-touch, touchscreen și o mulțime de alte calități care au făcut din compania Apple un jucător puternic pe piața telefoanelor mobile și, mai ales, a smartphone-urilor. Varianta 3G a popularului iPhone a fost lansată în anul 2008.

Fig.2.3.2.33. iPhone

În anul 2010 a fost lansat iPhone 4, succesorul iPhone-ului 3GS.

În anul urmator, 2011, a fost lansat iPhone 5. Acesta reprezintă un nou pas în evoluția smartphone-urilor, fiind dotat cu un ecran transparent și flexibil, printre multe altele. 

În anul 2012 a fost lansat Samsung Galaxy S III care a devenit rapid un produs apreciat. Acest telefon s-a vândut în 30 de milioane de exemplare în primele cinci luni de viață și care merită să fie numit „terminalul anului 2012”.

Fig.2.3.2.34. Telefon mobil

În anul 2013 a fost lansat Sony Xperia Z, și este cel mai performant smartphone Sony al anului. Deși arată ca un bibelou, corpul lui Xperia Z este etanș și împiedică pătrunderea apei și a prafului, iar ecranul este rezistent la zgârieturi și lovituri.

În anul 2014 este lansat Samsung Galaxy S5.Acest telefon este dotat cu cel mai recent sistem de operare Android, astfel telefonul va fi echipat cu o camera primară de 16 megapixeli, completată cu OIS.

Fig.2.3.2.35. Samsung Galaxy S5

Tot anul acesta se zvonește că Apple va dezvălui următorul iPhone și anume Apple iPhone 6. Apple va da telefonului său nou un ecran mai mare și, eventual, chiar curbat, împreună cu o memorie RAM mai mare. Opțiunile de stocare nu se vor schimba.

Fig.2.3.2.36. iPhone 6

Capitolul 3. Calculatoare portabile electronice

La dezvoltarea echipamentului cunoscut de multe persoane cu numele de calculator, au contribuit multe descoperiri și invenții.

În prezent, calculatoarele mici și portabile sunt foarte răspândite, fiind accesibile ca preț chiar și persoanelor particulare.

Tendința de miniaturizare și ieftinire permanentă este un semn al progreselor tehnologice din domeniu.

Tipurile constructive cele mai răspândite de calculatoare portabile sunt, în ordinea de la mare la mic:

Laptop-ul

Un calculator portabil electronic, care poartă denumirea și de laptop, este un calculator atât de mic, încât poate fi luat cu sine și folosit peste tot: la birou, în laborator, la școală și universitate, dar și în tren, pe stradă, la cofetărie ș.a.

Calculatorul portabil are dimensiuni mici, comparabile cu gențile diplomat sau deseori și mai mici, este ușor de transportat și prezintă și avantajul că poate fi alimentat timp de ore în șir de la acumulatoare înglobate, sau și de la un adaptor pentru rețeaua de curent electric alternativ.

Fig.3.1.37. Laptop

Notebook

Notebook-ul este un termen împrumutat de la Apple care în traducere înseamnă ''laptop''.

Fig.3.2. 38. Notebook

All-in-One

 Îndepliniți cerințele de afaceri acum și în viitor cu un PC all-in-one inteligent, echipat pentru ultra-performanță și bogat în caracteristici multimedia. Are un design care economisește spațiul ideal pentru aplicații de afaceri și zone de trafic intens.
       Cu acest aparat aveți o calitate audio uimitoare integrat, având integrate soluția SRS Premium Sound PRO și boxe interne din clasa Business.

Fig.3.3.39. All-in-One

Subnotebook

Un subnotebook ( numit un notebook ultraportabil sau mini) este o clasă de laptop-uri care sunt mai mici și mai ușoare decât un notebook tipic.

Fig.3.4.40.Subnotebook

Ultrabook

În prezent, s-a lansat noul Acer Aspire P3 Ultrabook™ convertibil și un nou stil de a folosi computerul personal. Super-subțire și ușor, Aspire P3 este un Ultrabook™ perfect pentru momentele în care vă concentrați pe activități productive și o tabletă când aveți nevoie de flexibilitate în mișcare.

Fig.3.5.41. Ultrabook

Netbook

„Termenul netbook a fost introdus de companiile Apple și Psion în anii 1995 – 1999; semnifică un calculator portabil de mici dimensiuni cu o putere de calcul suficientă pentru navigare web și pentru suite de birou..”

Netbook-ul este un calculator portabil ieftin, de obicei cu un ecran cu diagonala între cca 18 și 25 cm (7 – 10 țoli), fiind optimizat pentru Internet și funcții de calcul de bază

Fig.3.6.42. Netbook

Tableta

O tabletă reprezintă un calculator personal mobil complet, mai mare în dimensiuni decât un telefon mobil sau un PDA. Acest aparat este integrat într-un display sensibil la atingere și se operează în cea mai mare parte prin atingerea ecranului.

„Tableta utilizează o tastatură virtuală sau un pix digital, însă poate utiliza și o tastatură fizică conectată prin USB, Bluetooth.

Tabletele moderne utilizează procesoare cu arhitectură ARM, special concepută pentru echipamente portabile, acum fiind destul de puternică pentru sarcini de tipul navigare pe internet, producție ușoară și jocuri.”

Deși termenul a fost inițial introdus de Microsoft în 2000-2001, astăzi tableta se referă la orice dispozitiv personal de calcul de dimensiuni reduse, având ecran sensibil la atingere și oricare din sistemele de operare utilizate în prezent.

Fig.3.7.43. Tableta

PDA (Personal Digital Assistant)

Un PDA (Personal Digital Assistant) este un calculator portabil, de dimensiuni foarte mici, care înglobează funcțiile unui notebook: agenda electronică, planificator de program zilnic, liste de probleme, calendar, calculator de buzunar, liste de proiecte, rapoarte de cheltuieli, etc.

În plus, dispune de un procesor de texte, de foi de calcul tabelar și poate fi utilizat pentru e-mail, jocuri și muzică. Dimensiunile sale reduse și gama largă de facilități oferite au făcut din PDA unul dintre cele mai rapid vândute produse.

PDA-urile sunt de două tipuri : hand-held și palm-sized. Acestea diferă prin mărime, display și modul de introducere a datelor.

calculatoare hand-held .Acestea sunt mai mari și mai grele, având display cu cristale lichide și o tastatură în miniatură, de regulă combinată cu tehnologia touch-screen pentru introducerea de date;

Fig.3.8.44. PDA Handhelds

calculatoare palm-sized sunt mai mici și mai ușoare. Acestea au display-uri mai mici și utilizează programe de recunoștere a scrisului de mână.

Fig.3.8.45. PDA PALM-SIZED

Capitolul 4. STUDIU DE CAZ

SC. CONFORT. SA

Scurt istoric

Studiul de caz pe care am ales să îl fac este în cadrul Societății Comerciale CONFORT S.A, o societate comercială cu capital integral privat, care a fost înființată în anul 1991, având sediul în Târgoviște, Str. Aleea Mânăstirii Dealu, Nr.1A.

Această societate comercială a fost înregistrată sub numărul  J15/409/1991 la Registrul Comerțului, având codul de identificare fiscală R908456.

SC.CONFORT.SA și-a dobândit renumele prin calitatea lucrărilor executate, prin seriozitatea cu care a abordat fiecare angajament, indiferent de anvergură și gradul de dificultate al lucrării.

În perioada de la înființare și până în prezent, firma a avut o dezvoltare remarcabilă, atât în ceea ce privește producția realizată, cât și în disponibilitatea de a asimila materiale și tehnologii noi, la nivelul celor existente pe piața mondială.

Obiect de activitate

Datorită mediului economic favorabil și dezvoltărilor din sector, firma SC CONFORT SA pe parcursul a 23 ani de activitate a reușit să obțină o poziție importantă pe piața construcțiilor făcând față cu succes concurenței acerbe și căutând permanent diversificarea activității sale prin deschiderea unor linii de servicii precum:

Construcții civile și industriale

Consolidări și reparații capitale

Rețele exterioare apă, gaze (din metal), canal și termice

Proiectare și amenajări

Construcții drumuri și căi de comunicație

Comercializare materiale de construcții

Lucrări de săpături și excavație

Comercializarea agregatelor minerale

Organizarea firmei

Activitatea firmei SC.CONFORT.SA este coordonată de o puternică echipă managerială, capabilă să realizeze proiecte de orice anvergură, având ca director general pe ing. Gâlmeanu Florian.

Personalul este format din arhitecți, ingineri constructori, proiectanți și muncitori constructori, are o bogată experiență în domeniu. Personalul este bine structurat astfel încât să acopere toate aspectele unei mari varietăți de proiecte și acordă o atenție deosebită controlării corectării și îmbunătățirii calității și siguranței în realizarea unei lucrări de construcții.

      Managementul activității este asigurat de către Adunarea Generală a Asociaților ( această Adunare Generală a Asociaților este cea care hotărăște în toate problemele de importanță cu privire la societate), asistată de Consiliul de Administrație, care este condus de Președinte.

Calitatea managementului se apreciază cel mai bine prin prisma abilității de a produce profit.

Managerul fiecărui departament trebuie să fie mereu preocupat de profitabilitatea sectorului sau, mai mult, trebuie să poată arăta în orice moment, în ce măsură se reflectă munca sa în rezultatele generale ale firmei.

       Biroul de Asigurare a Calității ( QA ) este cel care coordonează aplicarea și întreținerea sistemului de calitate. Ținând cont de dorința permanentă de îmbunătățire a calității proiectelor, dar și a calității construcției, Biroul de Asigurate a Calității desfășoară programe complexe ce include acțiuni de prevenire și corectare, analize de system, analize ale realizării obiectivelor.

Ca de exemplu: pentru a realiza o contrucție complexă ce necesită un proiect bine întocmit și bine pus la punct, sunt desemnate mai multe echipe de lucru și anume: o echipă formată din arhitecți care elaborează planul și aduc ultimile corectări necesare, o echipă formata din ingineri constructori care lucrează cu altă echipă de specialiști, și în ultimul rând intră în joc muncitorii constructori, care demarează lucrul propriu-zis.

Politica generală este ca întregul personal desemnat pentru realizarea proiectului să aibă experiență și aptitudini, precum și să își înțeleagă îndatoririle și responsabilitățile sale, dublate de o respectare deplină a nevoilor și cerințelor clientului.

       Direcția Resurse Umane și Restructurare se ocupă de condițiile de muncă și relațiile sociale, coordonare generală la nivel de firmă, orientarea profesională a personalului, reconversie și promovare, multicalificare și restructurare ( doar daca este cazul ).

Managementul acestei direcții se bazează pe obiective strategice rezultate din filozofia, politica și practica pe care angajații o dobândesc.

Misiunea firmei

Misiunea CONFORT caracterizează firma în ansamblul ei și se reflectă în cultura organizațională a firmei. SC CONFORT SA se remarcă de celelalte firme care acționează în sectorul construcțiilor prin conturarea misiunii de a se dovedi un adevărat partener pentru toți beneficiarii lucrărilor, furnizându-le, cu aceeași atenție, profesionalism și înalt standard calitativ, produse și servicii de executare a lucrărilor în construcții.

Societatea Comercială CONFORT se angajează în furnizarea de servicii în domeniul construcțiilor civile și industriale în condiții de deplină securitate, atât pentru factorul uman, cât și pentru mediul înconjurător, la nivelul cerințelor legale și de reglementare.

Întreaga conducere a firmei și personalul implicat se concentrează în jurul asigurării unui proces de producție și prestare servicii care să genereze o interfață constructivă, care transformă beneficiarii în parteneri și colegi de drum pe o perioadă îndelungată.

Cultura organizațională a firmei CONFORT se fundamentează pe principiul de a servi și de a fi în permanență la dispoziția clienților, de a răspunde cu promptitudine cerințelor consumatorilor, sprijinindu-se pe o structură solidă, care are la bază o interacțiune bună între angajați, dar și între angajați și clienți.

Toate acestea constituie o premisă pentru crearea unui nivel calitativ optim al serviciilor prestate.

Valorile firmei

Ca valori ale firmei, în centrul preocupărilor SC CONFORT SA , se află permanent:

Calitatea produselor/serviciilor oferite clienților, în vederea încrederii și satisfacției acestora;

Orientarea către client. Însăși misiunea firmei este de a realiza servicii care să răspundă cerințelor clientului, acestea fiind cel mai important în relația de cooperare ce se stabilește între firmă și beneficiar;

Orientarea către angajați reprezintă o preocupare continuă pentru CONFORT .

Firma susține angajații prin trening și dezvoltare, oportunități egale și diversitate, remunerare responsabilă și corectă, asigurarea unui echilibru serviciu /viață privată;

Angajament. După semnarea unui contract de cooperare, firma își asumă responsabilitatea pentru acțiunile ce urmează a fi inițiate în vederea executării și respectării planului lucrării.

Societatea Comercială își asumă responsabilitatea de a acționa în interesul beneficiarilor;

Respectul conduce firma de la cel mai mic până la cel mai înalt nivel, acceptând și prețuind diversitatea opiniilor celorlalți și dreptul lor la individualitate ;

Integritatea în luarea deciziilor reprezintă o garanție a firmei prin acțiuni etice și corecte în activitatea de zi cu zi și în toate deciziile sale.

Structura organizațională

Societatea Comercială CONFORT . SA se bazează pe o structură organizatorică flexibilă și eficace pentru a răspunde cu promptitudine, rapiditate și eficiență la exigențele propriilor clienți – parteneri.

Coordonarea activității este asigurată de directorul general Gâlmeanu Florian.

Lucrările sunt realizate de șantiere de execuție, conduse de personal tehnic de specialitate cu experiență în domeniu.

Comunicarea dintre manageri și angajați este văzută ca un organism dinamic, capabil în orice moment să se adapteze nevoilor de informare ale angajaților din firmă. O bună comunicare între angajați și manageri are ca scop realizarea unei informări corecte, eficiente și eficace, atât pe verticală, cât și pe orizontală, având în vedere realizarea în condiții optime a solicitărilor atât ale clienților, cât și ale angajaților, în conformitate cu obiectivele manageriale și organizaționale stabilite.

Dotări

SC CONFORT SA dispune de ateliere pentru producția industrială, mijloace de transport și mijloace de mecanizare:

Politici de personal

Structura de personal cuprinde peste 213 de angajați, cadre tehnice cu studii superioare, maiștri și tehnicieni, economiști și contabili, majoritatea dintre aceștia dobândesc o bogată experiență în domeniul construcțiilor.

Personalul muncitor are o structură variată de meserii, cu peste 90% muncitori calificați. Personalul societății este format din persoane calificate, competente, recrutarea și selecția realizându-se după cele mai înalte standarde.

Munca într-o firmă ce presupune interacțiune intensă cu clienții este dificilă, toată atenția managerilor fiind îndreptată către asigurarea unei echipe de lucru cât mai bine pregătită și capabilă să intre în contact cu diverși clienți.

Asigurarea cu un personal destul de pregătit și capabil asigură un standard înalt al calității serviciilor oferite și totodată ajută la crearea unei imagini favorabile din partea clienților.

Atenția managerilor și a angajaților trebuie îndreptată către realizarea comenzilor în cele mai bune condiții, astfel asigurând un maxim de satisfacție pentru clienți. Personalul trebuie să fie orientat către satisfacerea nevoilor acestora, către realizarea eficientă și eficace al obiectivelor firmei și nu în ultimul rând către îndeplinirea sarcinilor de lucru.

 Nivelul câștigurilor salariale depinde de nivelul calificării, volumul de timp lucrat și randamentul lucrului.

În perioadele se stagnare a lucrului salariul este calculat la o valoare medie, datorate unor motive obiective.

Piața firmei

Consumatori și clienți

Sistemul actual de distribuție a serviciilor și produselor firmei SC CONFORT SA este bazat pe contracte de servicii încheiate cu partenerii de afaceri.

La baza acestui sistem stă activitatea pro activă a conducerii manageriale care are rolul de a fi o interfață între firmă și client, dar și de a strânge, în mod oficial, informații despre strategiile de dezvoltare ale clienților și a le face să fie în legătură reciprocă cu potențialul de dezvoltare al pieței de specialitate, astfel încât firma să le ofere soluții mulate special pe oportunitățile identificate pentru acel client.

După ce este identificată oportunitatea, pasul următor este realizarea – în colaborare directă cu reprezentanții clientului respectiv – arhitecturii soluției, a specificațiilor funcționale și a unui detaliat design.

Toate documentele se vor constitui în anexe la contractul de dezvoltare deja încheiat cu clientul respectiv și dedicat special proiectului.

Contractul va conține o anexă privind serviciile profesionale pe care firma le oferă atât în etapa de analiză, cât și în toate etapele proiectului din perspectiva managementului de proiect.

SC.CONFORT SA are ca surse principale pentru obținerea lucrărilor: comenzile provin din partea statului, o altă parte este câștigată în urma licitațiilor și a ofertelor de achiziții publice, iar o parte semnificativă de lucrări provine din încheierea de contracte cu persoanele fizice.

Piața țintă a companiei CONFORT este cea formată din persoanele juridice și

 statul român, ei fiind principalii beneficiari ai lucrărilor și cei mai activi.

Strategia firmei SC CONFORT SA trebuie  îndreptată către menținerea acestora, către atragerea de noi persoane juridice care să apeleze la serviciile firmei, dar nu trebuie neglijat sectorul persoanelor fizice, care reprezintă un segment ce nu ar trebui neglijat .

Concurența

Piața concurențială este extrem de competitivă, în judeul Dâmbovița aflându-se peste 100 de firme, iar la nivel național numărul acestora crește semnificativ.

SC.CONFORT.SA are o mare putere economică, datorată bunei prestații calitatice și a excelenței personalului,câștigând de-a lungul timpului credibilitate pe piață, ceea ce reprezintă un atu în domeniul de construcții, astfel devenind încă din decursul primilor ani de funcționare un brand pe piața de afaceri din judetul Dâmbovița.

Rivalii din acest domeniu sunt puțini, dar puternici, astfel creându-se un cerc care domină toată activitatea, fiecare având regiuni definite de desfășurare, dar totodată și dorința arzătoare de a se extinde, ceea ce duce la creșterea competiției și ridicarea standardelor de afacere.

Dintre principalii concurenți amintim:

ADDA SRL TÂRGOVIȘTE

CORPORAȚIA CARON SRL PUCIOASA

COMPLIS SRL TÂRGOVIȘTE

EXPERT SRL TÂRGOVIȘTE

KALOTERM SRL TÂRGOVIȘTE

Penetrarea pieței de construcții este dificilă pentru firmele noi. Pentru reușită, acestea trebuie să exercite un mare interes în acest domeniu, o mare stabilitate în luarea unor decizii manageriale și de a aduce ceva inovator în acest sector.

Necesită foarte mult timp culegerea de pe piață a informațiilor, formarea pieței de desfacere a activității, cu ajutorul executării corecte a lucrărilor, prețuri favorabile și indicate de condițiile pieței.

Politica guvernamentală are un rol foarte important în domeniul construcțiilor, deoarece este motorul care creează mediul favorabil și oferă posibilitatea investitorilor de a-și exercita activitatea.

Pe piața concurențială un atu pe care îl deține Societatea Comercială CONFORT SA și un mod prin care aceasta poate dobândi un avantaj făță de restul firmelor este acela de a ajunge primul la informație, experiență din domeniu și relațiile de încredere ce s-au clădit în timp cu partenerii asigurându-i acest privilegiu.

Conducerea managerială s-a dovedit a fi una eficientă de-a lungul timpului, iar calitățile managerilor sunt acelea de a fi buni speculatori ai fluctuațiilor economice, de pe urma acestui avantaj, societatea putându-i concentra resursele către crearea unui plan strategic în vederea îndeplinirii obiectivelor vizate.

Analiza SWOT

-PUNCTE TARI-

SC CONFORT SA beneficiază de un management adaptat la cerințele pieții;

Structura organizațională a firmei este modernă, cuprinzând sectoarele, secțiile și compartimentele necesare unei întreprinderi moderne;

Colectivul de specialiști de toate nivelele : ingineri, maiștri, muncitori,ș.a. este alcătuit în mare majoritate din oameni tineri, spre deosebire de alte unități similare, mai vechi din țară, societatea nu se confruntă cu conservatorismul, cu stereotipia sau plafonarea profesională;

Diversificarea domeniilor de activitate a constituit o preocupare permanentă, ajungând să activeze în diverse sectoare ale construcțiilor industriale, de la extracția și prelucrarea materiilor prime de balastieră la crearea de ateliere și depozite proprii;

Portofoliu bogat de lucrări corelat cu beneficiarii care au apelat în mod repetat la serviciile societății au creat o imagine favorabilă pe piață, situându-se în acest moment printre liderii din regiune.

-PUNCTE SLABE-

Se cere o analiză mult mai exactă a pieței și a firmei, pentru a asigura o poziționare strategică pe termen lung. Gândirea strategică fundamentală nu înseamnă doar orientarea către cel mai mare preț sau cele mai mari comisioane;

Obiective vag formulate, slab propagate atât în interiorul firmei cât și în exterior. Personalul este prea puțin informat și prin urmare motivat să ofere servicii ireproșabile, astfel încât firma să beneficieze de un flux crescând de clienți;

O insuficientă promovare la nivel regional și național, în ciuda ofertelor variante și foarte atractive;

Inexistența numeroaselor filiale la nivel regional și cu atât mai puțin național;

Lipsa unei rubrici în cadrul site-ului în care clienții să-și expună păreri și să poată oferi un feed-back pentru serviciile de care au beneficiat în cadrul agenției.

Oportunități

Apariția unor piețe/tehnologii noi în domeniul construcțiilor;

Apariția unor sisteme de muncă mai economice;

Echipamente mult mai performante;

Demararea unor proiecte de construcție de imobile în orașul Târgoviște sau în județul Dâmbovița;

Demararea unor proiecte de stat de reabilitare a drumurilor în județ.

Amenințări

Dezvoltarea afacerilor competitorilor și apariția unora noi pe piață;

Contextul politic actual, unul presărat de incertitudini;

Contextul economic actual, unul instabil și presărat de incertitudini pentru potențialii clienți.

Diagnosticul poziției strategice pentru România

Servicii și produse comercializate de firmă

SC CONTEXT SA în calitate de antreprenor general, execută proiecte de mare diversitate în domeniul construcțiilor civile ( cladiri publice, administrative, birouri ) și industriale ( hale industriale de producție și depozit, spații comerciale ), execută lucrări la drumuri sau poduri.

Firma oferă servicii complete în execuția construcțiilor, de la lucrări de demolare pâna la lucrări de finisaje, structuri de rezistență și amenajări interioare și exterioare.

Furnizori și sisteme concurențiale

Pentru o bună finalizare a lucrărilor contractate, Societatea Comercială CONFORT SA apelează la propriile servicii, bucurându-se de posibilitatea procurării de materii prime și prefabricate din propriile depozite, ateliere și spații de extracție a produselor de balastieră .

Analiza activității de birotică și secretariat

Organizarea activității de secretariat

Activitatea de secretariat poate fi evidențiată prin atribuțiile ce revin acestui post și anume :

Dactilografierea corespondenței de afaceri sau personală a managerilor .

Asigură interceptarea apelurilor telefonice și primirea vizitatorilor nepermițând accesul acestora în birourile managerilor decât în situația în care acest lucru este posibil.

Organizarea din punct de vedere tehnic a ședințelor , conferințelor, etc.

Sortarea, capsarea, clasarea, îndosarierea și arhivarea documentelor aflate în evidența secretariatului.

Deschiderea corespondenței, clasificarea și expedierea ei.

Prepararea și servirea cafelei /ceaiului pentru invitați și manageri.

Primirea și transmiterea comunicările prin fax sau e-mail.

Multiplicarea materialelor la copiator sau imprimantă.

Ordonarea problemelor legate de protocol în cadrul firmei (aprovizionarea cu tot ceea ce este necesar) și în afara ei (corespondența de protocol).

Păstrarea cu strictețe orice informație, secret de serviciu sau date la care se are acces prin natura serviciului.

Asigură aprovizionarea și gestionarea necesarului de produse de papetărie aferente activității din secretariat.

Echipamente și programe de birotică utilizate în cadrul firmei

Din punct de vedere al dotării cu tehnică de calcul și echipamente auxiliare se poate aprecia că S.C. CONFORT S.A. se află printre societățile bine dotate, fiecare compartiment funcțional este dotat cu necesarul de tehnică de calcul.

Echipamentele existente sunt formate din : PC 80486, PC 80586, Pentium ( la nivelul echipei manageriale), imprimante, xerox, telefon, fax, un server care asigură rețeaua informatică din cadrul firmei, elemente de rețea pentru conectarea stațiilor de lucru aflate în diverse locații, ș.a.

Aplicațiile de birotică și soft-urile sunt formate din : Office ’95 și ’97, Windows ’98 și 2000, în cadrul compartimentelor funcționale sunt utilizate diverse programe specifice activității compartimentului de referință (programe de contabilitate, de evidență a personalului, de gestiune, diverse baze de date).

Întreținerea sistemului informatic al firmei este asigurată de către o persoană angajată cu contract de muncă în timp parțial, acesta îndeplinind atât funcția de   analist-programator, cât și de inginer de rețea.

        Pentru susținerea activității firmei și dezvoltarea acesteia având ca scop final creșterea rentabilității, maximizarea profitului și îmbunătățirea evidenței contabile a veniturilor și cheltuielilor se impune să se asigure perfecționarea sistemului informatic și crearea, dezvoltarea sau achiziționarea de produse, prin:

dezvoltarea pe structura software de gestiune și contabilitate a unor aplicații care să permită prelucrarea on-line a comenzilor și confirmarea acestora;

elaborarea unor statistici și rapoarte în timp util și prelucrări specifice de date care ușurează munca personalului;

dotarea sistemului informatic cu calculatoare, pentru creșterea vitezei de lucru și a eficienței muncii și asigurarea unei rețele între departamentele din cadrul firmei;

dotarea departamentului financiar-contabil cu o imprimantă de mare capacitate care să asigure rapiditate în elaborarea rapoartelor contabile;

organizarea unor instruiri periodice cu personalul din firmă în așa fel încât toate persoanele care au în dotare calculatoare să fie capabile să le utilizeze eficient.

Circuitul și arhivarea documentelor

    Pentru corespondența de orice fel  în cadrul SC CONFORT SA se stabilește de către administrator adresa de corespondență la sediul unde funcționează societatea și se comunică membrilor și colaboratorilor.

   Toate documentele, actele, publicațiile intrate sub orice forma în această societate ( postă, fax, curieri, note telefonice ș.a.) vor fi înregistrate de către secretară .

   Circuitul documentelor de intrare va fi de la secretară pentru înregistrare la administrator pentru a stabili cine se ocupă de rezolvarea lui și din nou la secretară pentru a-l transmite persoanei desemnate de aceasta să-l rezolve.

 Circuitul documentelor de ieșire va fi de la cel care-l întocmește la secretară pentru administrator spre aprobare, și de acolo la secretară pentru înregistrare și expediere. Prin intermediul șefului direct, sarcinile de serviciu se primesc pe cale ierarhică.

                 Toate aceste acte se numerotează de către compartimentul administrativ, fiind transmise tuturor celor interesați, cu semnătura de luare la cunoștiință.

Ca de exemplu, avem o situație în care o persoană dorește să comande anumite produse/materiale pentru a construi un atelier. Acesta contactează firma de construcții pentru a-i oferi asistență, mână de lucru și să îi furnizeze marfa necesară. Secretara este cea care ia legătura cu acest client, iar împreună întocmesc o listă de materiale necesare. După verificarea listei se efectuează comanda. Apoi se face o factură, care se înregistrează într-un registru de intrări-ieșiri pentru mărfuri, iar în cele din urmă, banii intră în contul firmei, după care se face o balanță de plăți. După efectuarea acestora, clientul primește comanda dorită.

Fluxul informațional reprezintă totalitatea informațiilor transmise și procesate într-un interval de timp determinat, de la o sursă de informații la un receptor printr-o mulțime de canale informaționale, iar traiectoria pe care o parcurge informația se numește circuit informațional.

Adaptarea informațiilor potrivit nevoilor manageriale se realizează cu ajutorul mijloacelor de tratare a resursei informaționale ce se constituie într-un ansamblu unitar al mijloacelor de culegere a datelor, înregistrare, transmitere și prelucrare ale acesteia.

Un sistem informațional cuprinde mai multe fluxuri informaționale, precum și o mulțime de conexiuni ce se stabilesc între componente sale.

Activitatea statistică a firmei

Informațiile statistice asupra situației economico-financiară a firmei SC CONFORT SA se regăsesc în documente (bilanțul contabil, bugetul de venituri și cheltuieli, balanțe analitice sau de verificare sintetică) elaborate în scopuri decât cele de interpretare a potențialului economico-financiar al firmei.

În tabelul următor sunt prezentate documentele statistice și contabile întocmite zilnic, săptămânal, decadal, lunar, trimestrial.

Concluzii, limite, propuneri

Managementul firmei SC CONFORT SA s-a dovedit a fi unul eficient, care a condus firma către obținerea de avantaje financiare și la îndeplinirea obiectivelor.

Cifra de afaceri a acestei firme este una în continuă mișcare, în ciuda competitivității din domeniu și în ciuda contextului economic instabil care afectează în mod direct domeniul construcțiilor.

Strategiile pe care firma le-a implementat de-a lungul timpului au condus către dezvoltarea firmei, către extinderea domeniilor de activitate și către îmbunătățirea portofoliului de servicii.

Atât timp cât firma va ști sa își gestioneze și să își atragă un număr cât mai mare de clienți, atât persoane juridice, cât și persoane fizice, activitatea firmei va fi una profitabilă și de viitor.

Implementarea strategiilor manageriale va ajuta societatea să depășească momentul de criză actual din domeniu și să contribuie la mărimea portofoliului de servicii, penetrarea pe noi piețe și profitarea din plin de beneficiile factorilor de sinergie.

Concluzii

În urma elaborării prezentei lucrări, constatăm că informatizarea muncii de birou și stăpânirea tehnicilor de utilizare a echipamentelor constituie elemente esențiale pentru secretariatul viitorului.

Ca definiție: "Birotica este ansamblul de tehnici și mijloace tinzând spre automatizarea activităților de birou și în principal a prelucrării și comunicării cuvântului, textelor și imaginii."

Birotica are la origine nevoia integrării în munca administrativă și de birou a tehnicilor moderne de comunicație și prelucrare automată a datelor, în scopul creșterii calității acesteia. Această integrare a devenit posibilă o dată cu răspândirea pe scară largă a microcalculatoarelor de tip PC și a conectării lor în rețele de calculatoare, datorată accesibilității și costului relativ redus.

Obiectivul general al biroticii este dat de creșterea calității, productivității și flexibilității muncii de birou prin automatizarea activităților.

Cele mai importante activități de birou se referă la introducerea, prelucrarea, memorarea și extragerea informațiilor.

În birotică intră orice echipament care contribuie la îmbunătățirea circulației în activitățile de birou și care facilitează comunicarea personalului cu lumea exterioaraă informațională.

Cu ajutorul echipamentelor periferice de intrare ( tastatura, mouse-ul , scanner- ul, camera de luat vederi ), echipamente periferice de ieșire ( monitor, imprimanta, plotter) , echipamente de transmisie ( fax, telefoane mobile ), cât și calculatoare portabile ( laptop, tableta, notebook, netbook, All-in-one, Subnotebook, Ultrabook) activitatea în cadrul unei firme este ușurată, iar rezultatul final al acesteia să fie pe măsura așteptărilor și să ducă la îndeplinirea eficientă a scopurilor inițiale ale firmei.

Studiul de caz are scopul de a ilustra informațiile teoretice prezentate în primele două părți ale lucrării, urmând firul prezentării ales pentru capitolul 1 și capitolul 2.

Studiul de caz pe care am ales să îl fac este în cadrul Societății Comerciale CONFORT S.A, o societate comercială cu capital integral privat, care a fost înființată în anul 1991, având sediul în Târgoviște, Str. Aleea Mânăstirii Dealu, Nr.1A.

SC.CONFORT.SA și-a dobândit renumele prin calitatea lucrărilor executate, prin seriozitatea cu care a abordat fiecare angajament, indiferent de anvergură și gradul de dificultate al lucrării.

Datorită mediului economic favorabil și dezvoltărilor din sector, firma SC CONFORT SA pe parcursul a 23 ani de activitate a reușit să obțină o poziție importantă pe piața construcțiilor făcând față cu succes concurenței acerbe și căutând permanent diversificarea activității sale prin deschiderea unor linii de servicii precum: construcții civile și industriale, consolidări și reparații capitale, rețele exterioare apă, gaze (din metal), canal și termice, proiectare și amenajări, construcții drumuri și căi de comunicație, comercializare materiale de construcții, lucrări de săpături și excavație, comercializarea agregatelor minerale.

Activitatea firmei SC.CONFORT.SA este coordonată de o puternică echipă managerială, capabilă să realizeze proiecte de orice anvergură, având ca director general pe ing. Gâlmeanu Florian.

Structura de personal cuprinde peste 213 de angajați, cadre tehnice cu studii superioare, maiștri și tehnicieni, economiști și contabili, majoritatea dintre aceștia dobândesc o bogată experiență în domeniul construcțiilor.

SC CONFORT SA dispune de ateliere pentru producția industrială( stație de betoane, atelier de PVC și tâmplărie aluminiu), mijloace de transport( autobasculante, autobetoniere, treiler,ș.a.), mijloace de mecanizare ( buldozer, autopompă, încărcător frontal, ș.a.), dar și echipamente periferice ( imprimante, xerox, telefon, fax, calculatoare, laptopuri, ș.a.)

Managementul firmei SC CONFORT SA s-a dovedit a fi unul eficient, care a condus firma către obținerea de avantaje financiare și la îndeplinirea obiectivelor.

Cifra de afaceri a acestei firme este una în continuă mișcare, în ciuda competitivității din domeniu și în ciuda contextului economic instabil care afectează în mod direct domeniul construcțiilor.

Bibliografie

BERCIU-DRĂGHICESCU, Adina, Manual de secretariat și asistență managerială, Editura Universității, București, 2003;

BĂRBULESCU, Constantin ;GAVRILĂ, Tatiana, Economia & gestiunea întreprinderii, Editura Economică, București, 1999;

CÂRSTOIU, Dorin; OLTEAN, Virginia Ecaterina, Gestiunea documentelor, Editura Printech, 2000;

DICȚIONAR de informatică, Editura Științifică și Enciclopedică, București, 1981;

DINU, Simona, Tehnici moderne de comunicare, Ovidius University Press, Constanța, 2003;

DOBRESCU, P., Computere și trandafiri sau paradoxurile progresului , Editura Politehnică, București, 1998;

ENACHE, Ionel , Organizarea ergonomică a muncii în birou, Editura Universității, București,2001 ;

ENACHE, Ionel, Birotica, Credis, București, 2001;

ENĂCHESCU, Daniela, Birotică și rolul ei în conducerea firmei moderne din societatea informațională, Ed.Universității din Ploiești, 2003;

ENĂCHESCU, Daniela , Informatică generală, Editura Universității din Ploiești, 2005;

FOTACHE, Dorian, Groupware – Metode, tehnici și tehnologii pentru grupuri de lucru, Editura Polirom, 2002;

GOTJEN-REUTER, Margit; BEHRENS, Claudia, Manual de secretariat și asistență managerială, Editura Tehnică, București , 1999;

GUȚU, Stelian, Sisteme informatice în administrație, Editura Științifică și Enciclopedică, București, 1984;

HERBEI, Marius, Echilibrul financiar al firmei, Editura Mirton, Timișoara, 1998;

IANCU, A., Creșterea economică și resursele naturale, Editura politică, București, 1976 ;

JALOBEANU, Mihai, Internet – informare și instruire, Editura Promedia Plus, Cluj, 1995;

LAUN, Flavia, Dicționar explicativ de Birotică și Telecomunicații englez – roman, roman – englez, Editura Dacia,Cluj- Napoca, 1996;

MIHUȚ, Ioan, Management, Ed. Universității “1 Dec. 1918”, Alba Iulia, 1998;

MILOSESCU, Mariana, Manual scolar „Tehnologia informației și a comunicațiilor XI-XII – TIC 4“ , editura Didactică și Pedagogică, Bucuresti, 2006.

MILOȘESCU, Mariana, Manual de informatică pentru clasele a X-a – Sisteme de operare, Editura Teora;

NĂFTĂNILĂ, Ion, Birotică și performanță managerială , ASE, București, 2000;

NĂFTĂNILĂ, Ion, Birotică și secretariat – Manual pentru clasa a XII-a, Editura Niculescu, București, 2002;

NĂFTĂNILĂ, Ion, Dicționar de birotică, Editura All, București, 1999;

NICOLESCU, Ovidiu ;VERBONCU, Ion, Management, Editura Economica, 1997;

PARIZA, Maria, Cursuri universitare de Birotică (manuscris);

PANĂ, Adrian; IONESCU, Bogdan; MASEȘ Valerica; Birotică, Editura All, București, 1996;

POPESCU, Cătălin, curs Bazele managementului, anul II, 2013;

RUSSU, Corneliu, Management, Editura Expert, București, 1993;

SECARA, Gheorghe, Curs Management, anul I, Universitatea Creștină “Dimitrie Cantemir”, Facultatea de Relații Economice Internaționale, Brașov;

SOMNEA, D; CALCIU, M; DUMITRESCU, Birotică, Editura Tehnică, București, 1998;

STANCIOIU, Ion ;MILITARU, Gheorghe, Management, Elemente fundamentale, Editura Teora, 1998;

SURCEL, Traian; SOFRONIE, Gheorghe; PREDA, Ștefan, Word perfect pentru secretariat și corespondență de afaceri, Editura Calipso, București, 2000;

UȚĂ, Daniela, Curs Marketing, anul III, Universitatea Petrol și Gaze-Ploiești, Facultatea Litere și Științe, Specializare Asistență Managerială și Secretariat.

Webografie

-http://www.scritub.com/sociologie/resurse-umane/CONCEPTUL-DE-BIROTICA14458.php

-http://www.romanialibera.ro

-http://ro.wikipedia.org/wiki/Tastatur%C4%83

-http://www.referatele.com/referate/informatica/online9/Echipamente-periferice-ale-calculatoarelor-personale-referatele-com.php

-http://www.microsoft.com/hardware/ro-ro/ergonomic-keyboards

-http://www.altex.ro/tastatura-wireless-logitech-touch-k400-usb-negru

-http://ro.saferpedia.eu/wiki/Tastatura

-http://www.xamb.com/2011/04/06/it-industry-comes-with-a-gadget-that-can-not-be-broken-the-flexible-keyboard/#.U6QeLvl_sXk

-http://da.zf.ro/dupa-afaceri/gadget/tastatura-fara-taste-3669103

-http://www.eurosoft-computers.ro/periferice/tastaturi/tastatura-razer-tron-edition-gaming-iluminata-neagra_P20678

-http://www.roportal.ro/articole/mouse-optic-vs-mouse-laser-4020.htm

-http://www.agerpres.ro/lifestyle/2013/12/08/documentar-istoria-si-evolutia-mouse-ului-11-04-47

-http://www.azerty.ro/mouse/mouse-b-move-venom-senzor-optic-rezolutie-2400-dpi-6-butoane-led-uri-verzi-gaming

-http://www.roportal.ro/articole/mouse-optic-vs-mouse-laser-4020.htm

-http://www.connect.md/publicatii/20-10-2008/mouse-uri-wireless-cu-nanoreceptor

– http://www.mygarage.ro/editorial/92235-istoria-evolutia-si-tipurile-unui-mouse.html

-http://www.pcmag.com/article2/0,2817,2409508,00.asp

-http://www.glykon.ro/cititoare_coduri_motorola_handheld.php

-http://www.scritub.com/stiinta/informatica/ECHIPAMENTE-PERIFERICE-DE-INTR111121105.php

-http://www.referat-scoala.ro/citeste-referat-Echipamente_periferice-10155.html

– http://www.zoom-biz.ro/sisteme-de-supraveghere-cu-camere-de-luat-vederi-pf

-http://ro.wikipedia.org/wiki/Monitor

-http://blog.smartbuy.ro/ce-trebuie-sa-stiti-despre-monitoare.html

-http://www.cel.ro/monitoare-plasma/monitor-plasma-pioneer-50-inch-pdp-50mxe20-l/

-http://www.clubafaceri.ro/9206/imprimanta-matriceala-epson-fx-890-1436023.html

-http://www.cartuseria.ro/imprimante-laser/1690-imprimanta-laser-xerox-phaser-3010.html

-http://www.inktoner.ro/imprimante-jet-de-cerneala-a3-c4/imprimanta-cu-jet-de-cerneala-canon-pixma-pro9000-mark-ii-p4313.html

-http://www.roladecasa.ro/product_info.php?products_id=50

-http://simplegenerationn.blogspot.ro/

-http://www.deslogistic.ro/fax.html

– http://ro.wikipedia.org/wiki/Telefon

-http://www.studentie.ro/campus/de_la_telefon_fix_la_iphone/c-47-a-123897

-http://www.gandul.info/magazin/r-evolutia-telefoanelor-mobile-in-imagini-de-la-rucsacul-de-12-kilograme-la-iphone-si-chiar-mai-departe-8243665

-http://www.go4it.ro/telefoane-mobile/top-cele-mai-bune-telefoane-mobile-din-2012-10387542/

-http://incomemagazine.ro/articole/top-10-telefoane-astepate-in-2014

-http://yourmoney.wall-street.ro/slideshow/124336/Dell-Precision-M6400-Primul-laptop-cu-16-GB-RAM.html

-http://news.softpedia.com/newsImage/Asus-Starts-Selling-15-6-Inch-X53SC-Notebook-in-Europe-2.jpg/

-http://www.evomag.ro/SISTEME-PC-All-In-One-PC/HP-All-In-One-PC-HP-Compaq-Elite-8300-Intel-Core-i3-3220-23FHD-4GB-500GB-7200rpm-Win7-Pro-64-95834.html

-http://www.hitechways.com/views35.html

-http://www.techpowerup.com/forums/threads/msi-slider-s20-ultrabook-starts-selling.177635/

-http://ro.wikipedia.org/wiki/Netbook

– http://www.1025theparty.com/ipad-vs-netbook-tight-race

-http://www.tabletworld.ro/article–Ce-este-o-tableta–39.html

-http://en.wikipedia.org/wiki/Palm-size_PC

Bibliografie

BERCIU-DRĂGHICESCU, Adina, Manual de secretariat și asistență managerială, Editura Universității, București, 2003;

BĂRBULESCU, Constantin ;GAVRILĂ, Tatiana, Economia & gestiunea întreprinderii, Editura Economică, București, 1999;

CÂRSTOIU, Dorin; OLTEAN, Virginia Ecaterina, Gestiunea documentelor, Editura Printech, 2000;

DICȚIONAR de informatică, Editura Științifică și Enciclopedică, București, 1981;

DINU, Simona, Tehnici moderne de comunicare, Ovidius University Press, Constanța, 2003;

DOBRESCU, P., Computere și trandafiri sau paradoxurile progresului , Editura Politehnică, București, 1998;

ENACHE, Ionel , Organizarea ergonomică a muncii în birou, Editura Universității, București,2001 ;

ENACHE, Ionel, Birotica, Credis, București, 2001;

ENĂCHESCU, Daniela, Birotică și rolul ei în conducerea firmei moderne din societatea informațională, Ed.Universității din Ploiești, 2003;

ENĂCHESCU, Daniela , Informatică generală, Editura Universității din Ploiești, 2005;

FOTACHE, Dorian, Groupware – Metode, tehnici și tehnologii pentru grupuri de lucru, Editura Polirom, 2002;

GOTJEN-REUTER, Margit; BEHRENS, Claudia, Manual de secretariat și asistență managerială, Editura Tehnică, București , 1999;

GUȚU, Stelian, Sisteme informatice în administrație, Editura Științifică și Enciclopedică, București, 1984;

HERBEI, Marius, Echilibrul financiar al firmei, Editura Mirton, Timișoara, 1998;

IANCU, A., Creșterea economică și resursele naturale, Editura politică, București, 1976 ;

JALOBEANU, Mihai, Internet – informare și instruire, Editura Promedia Plus, Cluj, 1995;

LAUN, Flavia, Dicționar explicativ de Birotică și Telecomunicații englez – roman, roman – englez, Editura Dacia,Cluj- Napoca, 1996;

MIHUȚ, Ioan, Management, Ed. Universității “1 Dec. 1918”, Alba Iulia, 1998;

MILOSESCU, Mariana, Manual scolar „Tehnologia informației și a comunicațiilor XI-XII – TIC 4“ , editura Didactică și Pedagogică, Bucuresti, 2006.

MILOȘESCU, Mariana, Manual de informatică pentru clasele a X-a – Sisteme de operare, Editura Teora;

NĂFTĂNILĂ, Ion, Birotică și performanță managerială , ASE, București, 2000;

NĂFTĂNILĂ, Ion, Birotică și secretariat – Manual pentru clasa a XII-a, Editura Niculescu, București, 2002;

NĂFTĂNILĂ, Ion, Dicționar de birotică, Editura All, București, 1999;

NICOLESCU, Ovidiu ;VERBONCU, Ion, Management, Editura Economica, 1997;

PARIZA, Maria, Cursuri universitare de Birotică (manuscris);

PANĂ, Adrian; IONESCU, Bogdan; MASEȘ Valerica; Birotică, Editura All, București, 1996;

POPESCU, Cătălin, curs Bazele managementului, anul II, 2013;

RUSSU, Corneliu, Management, Editura Expert, București, 1993;

SECARA, Gheorghe, Curs Management, anul I, Universitatea Creștină “Dimitrie Cantemir”, Facultatea de Relații Economice Internaționale, Brașov;

SOMNEA, D; CALCIU, M; DUMITRESCU, Birotică, Editura Tehnică, București, 1998;

STANCIOIU, Ion ;MILITARU, Gheorghe, Management, Elemente fundamentale, Editura Teora, 1998;

SURCEL, Traian; SOFRONIE, Gheorghe; PREDA, Ștefan, Word perfect pentru secretariat și corespondență de afaceri, Editura Calipso, București, 2000;

UȚĂ, Daniela, Curs Marketing, anul III, Universitatea Petrol și Gaze-Ploiești, Facultatea Litere și Științe, Specializare Asistență Managerială și Secretariat.

Webografie

-http://www.scritub.com/sociologie/resurse-umane/CONCEPTUL-DE-BIROTICA14458.php

-http://www.romanialibera.ro

-http://ro.wikipedia.org/wiki/Tastatur%C4%83

-http://www.referatele.com/referate/informatica/online9/Echipamente-periferice-ale-calculatoarelor-personale-referatele-com.php

-http://www.microsoft.com/hardware/ro-ro/ergonomic-keyboards

-http://www.altex.ro/tastatura-wireless-logitech-touch-k400-usb-negru

-http://ro.saferpedia.eu/wiki/Tastatura

-http://www.xamb.com/2011/04/06/it-industry-comes-with-a-gadget-that-can-not-be-broken-the-flexible-keyboard/#.U6QeLvl_sXk

-http://da.zf.ro/dupa-afaceri/gadget/tastatura-fara-taste-3669103

-http://www.eurosoft-computers.ro/periferice/tastaturi/tastatura-razer-tron-edition-gaming-iluminata-neagra_P20678

-http://www.roportal.ro/articole/mouse-optic-vs-mouse-laser-4020.htm

-http://www.agerpres.ro/lifestyle/2013/12/08/documentar-istoria-si-evolutia-mouse-ului-11-04-47

-http://www.azerty.ro/mouse/mouse-b-move-venom-senzor-optic-rezolutie-2400-dpi-6-butoane-led-uri-verzi-gaming

-http://www.roportal.ro/articole/mouse-optic-vs-mouse-laser-4020.htm

-http://www.connect.md/publicatii/20-10-2008/mouse-uri-wireless-cu-nanoreceptor

– http://www.mygarage.ro/editorial/92235-istoria-evolutia-si-tipurile-unui-mouse.html

-http://www.pcmag.com/article2/0,2817,2409508,00.asp

-http://www.glykon.ro/cititoare_coduri_motorola_handheld.php

-http://www.scritub.com/stiinta/informatica/ECHIPAMENTE-PERIFERICE-DE-INTR111121105.php

-http://www.referat-scoala.ro/citeste-referat-Echipamente_periferice-10155.html

– http://www.zoom-biz.ro/sisteme-de-supraveghere-cu-camere-de-luat-vederi-pf

-http://ro.wikipedia.org/wiki/Monitor

-http://blog.smartbuy.ro/ce-trebuie-sa-stiti-despre-monitoare.html

-http://www.cel.ro/monitoare-plasma/monitor-plasma-pioneer-50-inch-pdp-50mxe20-l/

-http://www.clubafaceri.ro/9206/imprimanta-matriceala-epson-fx-890-1436023.html

-http://www.cartuseria.ro/imprimante-laser/1690-imprimanta-laser-xerox-phaser-3010.html

-http://www.inktoner.ro/imprimante-jet-de-cerneala-a3-c4/imprimanta-cu-jet-de-cerneala-canon-pixma-pro9000-mark-ii-p4313.html

-http://www.roladecasa.ro/product_info.php?products_id=50

-http://simplegenerationn.blogspot.ro/

-http://www.deslogistic.ro/fax.html

– http://ro.wikipedia.org/wiki/Telefon

-http://www.studentie.ro/campus/de_la_telefon_fix_la_iphone/c-47-a-123897

-http://www.gandul.info/magazin/r-evolutia-telefoanelor-mobile-in-imagini-de-la-rucsacul-de-12-kilograme-la-iphone-si-chiar-mai-departe-8243665

-http://www.go4it.ro/telefoane-mobile/top-cele-mai-bune-telefoane-mobile-din-2012-10387542/

-http://incomemagazine.ro/articole/top-10-telefoane-astepate-in-2014

-http://yourmoney.wall-street.ro/slideshow/124336/Dell-Precision-M6400-Primul-laptop-cu-16-GB-RAM.html

-http://news.softpedia.com/newsImage/Asus-Starts-Selling-15-6-Inch-X53SC-Notebook-in-Europe-2.jpg/

-http://www.evomag.ro/SISTEME-PC-All-In-One-PC/HP-All-In-One-PC-HP-Compaq-Elite-8300-Intel-Core-i3-3220-23FHD-4GB-500GB-7200rpm-Win7-Pro-64-95834.html

-http://www.hitechways.com/views35.html

-http://www.techpowerup.com/forums/threads/msi-slider-s20-ultrabook-starts-selling.177635/

-http://ro.wikipedia.org/wiki/Netbook

– http://www.1025theparty.com/ipad-vs-netbook-tight-race

-http://www.tabletworld.ro/article–Ce-este-o-tableta–39.html

-http://en.wikipedia.org/wiki/Palm-size_PC