Rolul Background Screening Ului In Asigurarea Calitatii Personalului

ROLUL BACKGROUND SCREENING – ULUI ÎN ASIGURAREA CALITĂȚII PERSONALULUI

INTRODUCERE

Lucrare este focalizată în întregime pe latura umană a unei organizații și analizează un nou instrument de asigurare a calității personalului, respectiv background screening-ul.

Principalul motiv pentru care am ales tema intitulată “Rolul background screening-ului în asigurarea calității personalului”, ca subiect de dezbatere în cadrul acestei lucrări, este acela că am conștientizat necesitatea implementării unui astfel de proces în cadrul departamentelor de resurse umane. Deși este un lucru extrem de important să avem în echipă oameni competenți, lucru ce poate fi demonstrat prin diferite testări teoretice, consider că este necesar ca acei oameni competenți să fie și integri. Lucrând, personal, cu un astfel de proces de mai bine de jumatate de an, am observat că utilizarea lui în cadrul companiilor, indiferent de industrie sau mărime, poate duce la creșterea cifrei de afaceri, a prestigiului și ajută la crearea unei culturi organizaționale integre.

Când vine vorba despre propria afacere și nu numai, cu toții avem tendința să ne concentrăm pe riscurile externe și să creăm bariere pentru a le stopa, neluând în seama factorii interni. Oamenii din organizație sunt cei care susțin cel mai mult afacerea și tot ei sunt cei din cauza cărora, de multe ori, poate scădea drastic profitul companiei. Un focus îndreptat în direcția potrivită poate duce la crearea unor echipe integre, unei culturi organizaționale bazată pe etică, transparența și, nu în ultimul rând, pe onestitate.

Prin urmare, mi-am propus să analizez rolul procesului de background screening în asigurarea calității personalului și în diminuarea riscurilor ce pot aparea în urma unei angajări nepotrivite.

În primul capitol voi urmari evoluția background screening-ului în timp si voi trece procesul prin lupa diferențelor culturale. Deși nu a fost reinventată roata, iar în Romania procesul a fost preluat sub aceeași formă în care a luat naștere în alte zone ale lumii, există diferențele de culturi care își pun amprenta și de această dată.

Dat fiind că procesul de background screening există în mediul de business românesc doar de 2 ani (2012-2014), am decis să realizez analiza firmei Mindit Consulting, singurul furnizor de astfel de servicii din România. Prin urmare, în capitolul al doilea voi cuprinde istoricul companiei, structura organizațională, alături de o analiză a principalilor indicatori de performanță economico-financiară. Deși este singura companie de pe piața românească care furnizează astfel de servicii, concurența există! Astfel, voi surprinde și acest aspect în cadrul acestei părți, alături de o scurtă prezentare a resurselor umane, a structurii organizatorice ce stă la baza unui astfel de business.

Având la bază teoria background screening-ului și studiul realizat în cadrul companiei Mindit Consulting (vezi anexa nr. 1) cu privire la discrepanțele ce pot apărea în urma unei verificări amănunțite, am decis să analizez percepția oamenilor de resurse umane cu privire la utilitatea acestui serviciu. Plecând de la ipoteza că implementarea procesului de background screening drept filtru la angajare va duce la creșterea gradului de calitate a personalului, am ales ca și metodă de cercetare chestionarul, pe care l-am aplicat pe un eșantion de 80 persoane având ca target oamenii de resurse umane din cadrul a 40 de companiilor care sunt clienții Mindit Consulting.

CAP 1. BACKGROUND SCREENING-UL – COMPONENTA PROCESULUI DE ASIGURARE CU PERSONAL

Evoluția atât de rapidă a societății în care trăim, fie că este cea românească, americană, englezească sau oricare alta, ne-a condus cu pași repezi către o inovație continuă. Din dorința ca totul să se realizeze mai rapid, mai sigur și mai de calitate, oamenii au fost dintotdeauna dornici de inovare. Ne putem aminti de americanul Henry Ford (1863-1947), care a introdus automatizarea în industria constructoare de mașini și a cărui invenție revoluționară a continuat să fie utilizată la scara tot mai largă până în ziua de astăzi. Deși introducerea pe piață a procesului de background screening a avut loc tot pe pământ american, aceasta s-a realizat într-un ritm mult mai lent, nu a avut un impact atât de mare și, într-o oarecare măsură, a venit natural, căpătând o amploare tot mai mare abia în ultimul deceniu.

Încă de la începuturi, oamenii erau curioși să afle mai multe informații despre cei cu care intrau în contact, iar acest instinct s-a dezvoltat tot mai mult, în special la cei care angajau oameni care să le ofere o mână de ajutor. Obținerea de referințe, așa cum le numim astăzi, se făcea "din vorbă în vorbă", însă tot mai mulți se bazau pe cele auzite și, astfel, unii dintre muncitori erau refuzați. Cu cât s-a înaintat în timp, oamenii au devenit tot mai suspicioși și au început sa acorde o mai mare atenție cu privire la persoanele pe care le angajau. Din acest motiv, astăzi nu se mai solicită doar referințele de la fostele locuri de muncă, ci și diplomele sau cazierele.

Odată cu apariția Internetului, angajatorii nu doar că au început să caute informații despre candidați pe această cale, ci au început să utilizeze rețelele sociale și pentru recrutare. Un studiu realizat pe această temă subliniază faptul că 26% dintre managerii apelează la platforme online destinate recrutării pentru a găsi candidații potriviți, pe când doar 12% apelează, în același scop, la rețelele sociale precum Facebook sau Linkedin.

Prin urmare, industria background screening-ului este într-o continuă dezvoltare și, din punctul meu de vedere, devine din ce în ce mai mult o necesitate. Chiar dacă se apelează la o firmă specializată sau, pur și simplu, se obțin informațiile din piață, acestea sunt extrem de importante și ajută angajatorul să ia cea mai bună decizie de angajare.

1.1. Background screening-ul de la începuturi până astăzi.

Procesul de background screening reprezintă o investigare, o anchetă asupra trecutului profesional al unei persoane, asupra caracteristicilor personale, a reputației în general și a modului de viață. Acesta poate fi la fel de simplu ca o căutare a antecedentelor penale sau, în funcție de senioritatea sau sensibilitatea poziției pentru care aplică respectivul candidat, se pot verifica și alte arii precum: anchete civile, verificarea extractelor de cont, rapoartelor de credit, a permisului de conducere, dar și a educației, a diplomelor absolvite, certificărilor obținute, istoricul profesional și orice alte informații ce au legătură cu activitatea lui profesională (ex: referințe obținute de la foștii angajatori). Exisă însă și cazuri cand se merge și mai departe de atât cu verificările, ajungându-se până la aplicarea testării consumului de droguri sau teste psihologice. În toate țările în care este utilizat acest proces de screening, se află la baza lui 2 valori fundamentale: etică și transparență. Prin urmare, pentru a respecta aceste valori, toate verificările se fac doar cu acordul în scris al candidatului, acesta având acces la raportul final, și se încurajează discutarea rezultatelor obținute cu candidatul înaintea interviului final. Analiza trecutului profesional acordă prioritate asigurării vieții personale/profesionale a candidatului, astfel încât, verificarea situației profesionale nu include și verificarea angajatorului actual, pentru a nu crea conflicte între acesta și angajatorul curent.

Conform unui articol redactat de către NAPBS (The National Association of Professional Background Screeners), background screening-ul a luat naștere în urmă cu un secol, în Statele Unite ale Americii, ca o extindere a așa numitei "common law fellow servant rule". Aceasta susținea angajatorul în situația în care un angajat era rănit de către un alt angajat, fie din neglijență sau intenționat. În cele din urmă, legea a fost modificată pe motiv că angajatorul are datoria de a crea angajatului un mediu de lucru în care să se afle în siguranță, incluzând angajarea și păstrarea angajaților în condiții de siguranță.

De-a lungul anilor, instanțele mai multor state au extins conținutul legii privind prejudiciile aduse de angajările neglijente pentru a acoperi tot mai multe situațiile în care acțiunile unui angajator pot provoca daune. Totuși, cererea pentru a diminua angajările neglijente, nu a fost des întâlnită decât spre finalul anilor `70, când, conform legii, angajatorul devenea răspunzător pentru daunele create dacă nu realiza demersurile necesare în selectarea și păstrarea celor mai potriviți și serioși oameni. Spre exmplu, în urma anchetării unui caz de agresiune sexuală în statul Colorado, juriul a acordat daune în valoare de 210.000 dolari în momentul în care a aflat că persoana acuzată (angajatul) a fost acuzat de molestarea propriului copil. Acest lucru ar fi putut fi aflat dacă angajatorul se interesa cu privire la trecutul acuzatului. Acest proces, alături de multe altele, au stimulat un mare interes în luarea deciziilor de angajare și de retenție în cunoștință de cauză, pe baza unui background screening aprofundat.

Nevoia de a angaja cei mai calificați candidați și de a diminua riscurile ce pot apărea în urma unei recrutări nepotrivite a crescut tot mai mult în următorii ani. Din cauza numărului crescut de crime la locul de muncă, al practicilor neetice de afaceri, al discrepanțele tot mai mari din CV-urile candidaților, managerii companiilor au pus din ce în ce mai mult accentul pe asigurarea unui mediu cât mai sigur pentru angajații lor dar și propice dezvoltării afacerii. Costurile de fraudă, delapidare, furt și violență a reprezentat o scurgere de miliarde de dolari asupra economiei Statelor Unite ale Americii. În plus, publicitatea negativă asociată cu angajarea neglijentă, mai ales ca urmare a neutilizării background screening-ului, poate devasta chiar și temelia unei organizații de încredere. Astfel, procesul de background screening a pătruns și în Europa, lăsându-și amprenta și în companiile britanice.

Cu timpul, background screening-ul a început să fie utilizat nu doar pentru verificarea candidaților, ci și pentru potențialii parteneri de afaceri, oameni implicați în politică, membrii de bord, martorii proceselor, liderii comunității, jurați, chiar și pe antrenori sportivi. Totodată, procesul a devenit o parte integrată a urmăririi penale, civile sau financiare. În plus, presa utilizează frecvent acest proces de verificare pentru poveștile sale de știri.

Cu toate astea, un subiect care a fost trecut cu vederea de multe ori, a fost aplicarea background screening-ului pentru voluntari. De regulă, persoanele care dețin un spirit de voluntariat dezvoltat sunt foarte bine priviți în mediul de business, iar companiile consideră că aceștia nu au cum să aibă un trecut ce le poate crea probleme. De asemenea, titlurile ziarelor din ultimii ani au subliniat faptul că multe dintre persoanele care au acces

nesupravegheat la copii, persoanele în vârstă și cele care aparțin altor grupuri vulnerabile au un trecut pătat și, câteodată, pot pune într-un mare pericol pe cei din jur.

O simplă verificare a trecutului persoanelor implicate în activitatea unei companii poate face diferența între o organizație de succes și una care se îndreaptă către eșec.

În România de dinaintea anului 2012, background screening-ul era realizat la un nivel destul de scăzut de către companiile din străinătate. Prima companie din România specializată în oferirea acestui serviciu este Mindit Consulting, iar înființarea ei a reprezentat un pas important în creșterea gradului de onestitate în mediul de business românesc.

Încă din primul an de activitate, Mindit a reușit să capteze atenția și altor companii înafara multinaționalelor, care știau deja de avantajele utilizării unui astfel de serviciu. Astfel, companiile de toate mărimile au reușit să își gestioneze mai ușor riscurile interne și, bineînțeles, de imagine.

Mediul de activitate al departamentelor de HR este unul destul de competitiv iar tensiunea în interiorul acestora este într-o continuă creștere. Companiile din România duc o luptă destul de grea pentru a găsi candidații potriviți și, deși sunt atente la reputația pe care și-o creează, ele nu depun un efort foarte mare în angajarea acelui candidat care se încadrează în standardele așteptărilor. Dacă în urma interviurilor, candidatul respectiv se dovedește a fi potrivit cerințelor postului, background screening-ul este de multe ori trecut cu vederea, alegându-se astfel calea intuiției.

Companiile din România care fie apelează la firme specializate de background screening, fie realizează aceste verificări intern, obțin o serie de informații atât profesionale (punând accent pe studiile absolvite, dar și pe experiența profesională), cât și de natură personală (punând accent pe reputația în media sau pe trecutul legal). Astfel se dezvoltă relația angajat – angajator iar companiile de background screening urmăresc să creeze un mediu onest și transparent pentru ambele părți.

Prin urmare, procesul de verificare a trecutului profesional devine tot mai popular în randul companiilor din România, iar acest lucru nu poate decât să îmbunătățească relațiile interpersonale, să diminueze riscurile ce pot apărea în urma unei angajări nepotrivite și să crească gradul de onestitate.

1.2. Locul background screening-ului în procesul de recrutare și selecție

Procesul de background screening poate fi utilizat atât ca filtru la angajare cât și ca o etapă eliminatorie când vine vorba de promovări. Angajarea de personal este etapa prin care ia naștere o companie și care se dorește să fie cât mai corect realizată.

Pe întreaga durată a ciclului de viață a unei organizații, departamentele sau oamenii special aleși se vor ocupa de recrutarea și selecția celor mai potriviți candidați pentru activitatea companiei. Deoarece background screening-ul se află în strânsă legătură cu cele două procese, de recrutare și de selecție, în continuare mă voi raporta doar la legatura dintre ele, nefăcând corelație cu celelalte etape din cadrul angajării.

Prin urmare, "recrutarea și selecția de personal reprezintă o operațiune esențială și, în același timp, dificilă, care exercită o influență deosebit de importantă asupra întregii activități a organizației". Unul dintre primii pași în angajarea unei persoane, este procesul de recrutare. Acesta semnifică etapa de căutare și, bineînțeles, găsirea candidaților potriviți posturilor vacante, însă se pune accent atât pe îndeplinirea criteriului numeric, cât și pe calitatea forței de muncă. De regulă, procesul de background screening nu este integrat în această etapă, deoarece numărul de candidați ce trec prin procesul de recrutare este destul de mare iar verificarea lor ar implică atât un timp mai îndelungat, cât și costuri mai mari. Cu atât mai mult, acest lucru nu se întâmplă în cazul recrutărilor interne, unde se pune accentul pe promovări sau transfer în cadrul organizației. În această situație, avantajul este evident: poate fi un factor motivațional iar candidații interni sunt deja familiarizați cu politica companiei, insatisfacția ce ar putea proveni pe această cale fiind mult mai mică. Totodată, angajatorul îi cunoaște potențialul angajatului, știe cum reacționează în anumite situații și, de cele mai multe ori, știe și cum să îl motiveze. Prin urmare, angajatorii nu văd un beneficiu real în aplicarea background screening-ului în astfel de situații.

Pe de altă parte, există și recrutarea externă, care se bazează pe o multitudine de surse. Dacă un avantaj major ar fi că noii veniți pot avea idei și viziuni diferite, inovative asupra activității desfășurate în cadrul organizației, acesta este urmat și de un dezavantaj, care pot fi diminuat prin realizarea unui screening cu privire la activitatea candidatului la fostele locuri de muncă. Spre exemplu, noul venit poate fi respins de către ceilalți membri ai departamentului din care urmează să facă parte, astfel încât, realizând un scurt background check asupra trecutului său, se pot afla informații referitoare la tipul de personalitate și astfel se creează o echipă de oameni compatibili.

Deși există și alte forme de recrutare externă, precum anunțurile postate pe diferite site-uri de specialitate, târgurile de forță de muncă sau anunțurile făcute în cadrul instituțiilor de învățământ, ma voi opri la recrutarea făcută prin intermediul unor agenții de forță de muncă. Așa cum este menționat în lucrarea Managementul resurselor umane, scrisă de Prof.univ.dr. Emilian, R., et.al., exisă două tipuri de astfel de agenții: cele publice și cele private. De regulă, angajatorii sunt reticenți în ceea ce privește activitatea agențiilor publice, datorita candidaților mai puțin pregătiți pe care acestea îi lansează pe piață, și se îndreaptă mai mult spre cele private, care prezintă un grad mai înalt de seriozitate. Am ales să aduc în discuție acest tip de recrutare externă, deoarece aceste agenții realizează, de regulă, un background screening asupra candidaților ce urmează a fi trimiși în faza finală, către clientul lor. Unele dintre ele, aleg să externalizeze acest proces către o firmă specializată, care se ocupă în mod direct de verificarea candidaților.

Din experiența personală, pot spune ca motivul principal pentru care aceste agenții aleg să apeleze la o terță parte, este acela al lipsei de timp și de relații create în piață. O firmă specializată în background screening își dedică tot timpul în a afla informații legate de candidat, pe când firmele de recrutare se mai ocupă și de interviuri individuale, assessment center-uri, testări și alte activități. Pe de altă parte, o firmă specializată are deja o rețea de contacte creată și parteneriate cu anumite instituții, astfel încât informațiile sunt obținute într-un timp mult mai scurt. Acesta este un beneficiu extrem de important de care toate firmele de recrutare vor sa aibă parte. Prin urmare, multe dintre ele încheie parteneriate cu astfel de firme specializate în background screening, având astfel un atu în plus față de concurența lor.

După cum spuneam și mai devreme, de regulă, verificarea candidaților nu este inclusă în procesul de recrutare ci în cel de selecție. Spun "de regulă" deoarece unele companii apelează încă din prima faza la procesul de screening, pentru a avea o imagine mai clara asupra tuturor candidaților.

Selecția se referă la stadiul final al luării deciziei în procesul de recrutare și trebuie să prezinte două caracteristici esențiale: să identifice, dintr-o mulțime de angajați, acea persoană potrivită postului liber și să fie eficientă, respectiv resursele utilizate pentru proiectarea și desfășurarea procesului de selecție să fie justificate de calitatea noilor angajați. Din punctul meu de vedere și din experiența pe care o am în domeniu, consider că locul background screening-ului ar fi în etapa de selecție, dupa ce are loc testarea aptitudinilor tehnice (dacă este cazul) și, bineințeles, în urma primului interviu. Susțin acest lucru deoarece testele tehnice și primul interviu reprezintă două etape eliminatorii. Odată trecut de acestea, candidatul poate fi supus unui background check. De regulă, angajatorul apelează la acest serviciu când intră în posesia listei scurte, pe care se pot afla doi sau mai mulți candidați, însă am întâlnit cazuri când verificarea a fost realizată direct pe candidatul final, înainte sau chiar după ofertare. Poziționarea exactă a procesului este discutabilă și diferă de la un angajator la altu, în funcție de numărul de candidați și, evident, de bugetul alocat.

Conform autorilor Stanciu S., Ionescu M., etapele procesului de recrutare și selecție sunt următoarele:

Analiza postului

Stabilirea competentelor specifice

Stabilirea metodelor de recrutare și selecție (teste, interviuri)

Alegerea modalității de recrutare (internă sau externă)

Redactarea și publicarea anunțului de recrutare

Primirea și selecția CV-urilor

Anunțarea și susținerea testelor

Anunțarea și susținerea interviurilor

Luarea deciziei de angajare și ofertarea

Negocierea salariului

Acceptarea / respingerea ofertei de către candidați

Acestea fiind menționate, consider că procesul de background screening ar trebui să fie poziționat fie între testare și interviuri, fie înaintea interviului final, deoarece este recomandat ca angajatorul să discute cu candidatul pe baza raportului obținut în urma efectuării verificărilor.

1.3. Beneficiile și rolul background screening-ului în procesul de recrutare și selecție

Evoluția eficienței strategiilor de recrutare se află într-o strânsă legătură cu utilizarea la capacitate maximă a background screening-ului. Aflându-ne în Era tehnologiei, oamenilor de HR le este din ce în ce mai greu să țină pasul cu tendințele în recrutare. Utilizarea Internetului este astăzi o modalitate eficientă și extrem de des utilizată în căutarea tinerelor talente, însă dacă privim și cealaltă parte a paharului, putem observa că nu doar recrutorii folosesc Internetul la cote maxime, ci și candidații. Prin urmare, mulți dintre ei se folosesc de Internet, aplicații, programe, dar și de abilitățile de vânzător pe care cu toții le dobândim încă din copilărie pentru a-și crea o imagine impecabilă, pe care mai târziu o va prezenta la interviu. Având în vedere că în ziua de astăzi, recrutarea nu înseamnă doar ocupara unui post în companie, ci găsirea acelui candidat perfect pentru postul respectiv, utilizarea corectă a serviciului de background screening este o necesitate. Totodată, implementarea acestui proces nu doar că ajută la crearea unei imagini mai clare și obiectivă asupra candidatului/angajatului, ci ajută la evitarea costurilor pe care ar trebui să le suporte compania cu noile angajări, comisioanele acordate firmelor de recrutare, costurile cu departamentul de Recrutare/HR, plata angajatului în perioada de probă, traininguri și alte taxe în cazul în care necompatibilitatea cu postul respectiv este observată după angajare. Se începe astfel o relație bazată pe încredere reciprocă între angajat și angajator, dar și între colegi, care știu că se pot baza pe noii veniți. De asemenea, recrutarea este mai eficientă, evitându-se costurile cu angajări nepotrivite a unor persoane care au competențe ireale: costurile cu departamentul de resurse umane/recrutare, comisionul agențiilor de recrutare ( între 1 și 3 salarii), salariul angajatului în perioada de probă, instruiri, pachete de concediere și alte taxe în cazul în care dificultățile nu au fost descoperite în termenul de probă. Acest tip de angajare este denumită în SUA ”angajare neglijentă”, și atrage după ea sancțiuni la adresa angajatorului, dacă acesta nu efectuează analizarea angajaților care aduc prejudicii companiei. Totuși, o companie de background screening nu pune etichete și nu va spune care dintre candidați este cel mai potrivit pentru postul deschis în companie, ci va încuraja angajatorul să discute pe baza raportului și, de preferat, înaintea ultimui interviu/ofertare, despre rezultatele obținute.

Industria de background screening are un rol bine definit și îndeplinește mai multe funcții, precum:

protejează drepturile consumatorului;

ajută angajatorii să fie în conformitate conforme cu standardele de angajare stabilite prin lege;

ajută angajatorii publici și privați să evite expunerea legal pentru angajări neglijente;

ajută la asigurarea unui loc de muncă sigur și la evitarea coșmarurilor legate de violența la locul de muncă, furt, angajarea pe baza unor acreditări frauduloase sau angajării unor teroriști;

joacă un rol critic în asigurarea securității patriei;

ajută la îmbunătățirea atât a profitabilității cât și a productivității afacerilor, ajutând angajatorii să ia cele mai bune decizii de angajare.

Reputația unei companii este, de cele mai multe ori, as-ul din mânecă și este direct influențată de activitatea resurselor umane din cadrul acesteia. Cele mai importante și de temut riscuri sunt frauda internă, neîncrederea din partea angajaților, relaționarea inadecvată dintre angajați, gestionarea necorespunzătoare a conturilor de clienți, care aduc companiei prejudicii financiare dar și de imagine. Orice imagine pe care un angajat și-o crează înafara firmei, se poate reflecta asupra companiei și o poate conduce chiar spre faliment.

Un candidat care a fost acuzat de fraudă în trecut are toate șansele să reprezinte o amenințare pentru firmă, mai ales dacă noul angajator nu pune un accent atat de mare pe monitorizarea trecutului personal și profesional. Totodată, dacă un candidat a gestionat într-o manieră inadecvată comunicarea cu un client, mai ales dacă acest lucru s-a întâmplat din cauza unui temperament agresiv, reprezină un risc ce poate fi evitat printr-o monitorizare mai atentă a personalului.

Deși background screening-ul se poate aplica pe orice poziție, beneficiile majore sunt observate în cazul posturilor cheie/cu risc crescut din companie. Fie că este vorba despre poziții care necesită abilități de persuasiune, acces la resurse financiare considerabile, interacțiunea cu clienții sau luarea deciziilor strategice, background-ul persoanelor implicate ar trebui monitorizat cu atenție. Este cunoscut cazul fostului CEO Yahoo, Scott Thompson care susținea că deține o diplomă în IT sau cel al lui Jeff Papows, chief executive în cadrul companiei Lotus Corporation, care a mințit cu privire la gradele militare obținute în armată, la lucrarea sa de diplomă (susținând că a terminat studiile la Universitatea Pepperdine) și a menționat că este orfan, deși ambii părinți trăiau. Înafara acestei zone, unde este evidentă necesitatea unor astfel de verificări, firmele de background screening încurajează și verificarea persoanelor care se oferă voluntar să lucrează cu persoane vulnerabile, pentru a se asiguta că aceștia sunt bine intenționați și nu au alte interese care ar putea fi depistate analizându-le trecutul.

În ultimii 10 ani, fenomenul numit background screening a explodat, iar tot mai multe companii au început să îl implementeze drept filtru la angajare. Conform articolului celor de a NAPBS, Asociația naționala a background screening-ului profesional, cele mai convingătoare motive pentru care procesul fost atât de bine absorbit în mediul de business american au fost următoarele:

Includerea procesului de background screening în organizație nu ajută doar la îmbunătățirea eficacității (spre exemplu prin creșterea productivității), ci și la creșterea reputației, fiind astfel cu un pas în fața competitorilor direcți;

Procesul de screening poate înlocui eforturile depuse în vederea prevenirii unor posibile pierderi ale organizației, atât umane cât și financiare, prin faptul că ajută la realizarea unui mediu mai sigur pentru angajați, voluntari și pentru companie.

Cel mai des întâlnit motiv pentru care organizațiile nu apelează la un astfel de proces este costul său. Totuși, costul unui raport de background screening reprezintă doar o parte din costul cu încheierea colaborării cu un angajat, costurile cu recrutarea, cu angajarea unui înlocuitor, cu training-urile necesare înițierii lui în organizație sau cu un posibil proces inițiat de către angajat. În plus, în urma acestor verificări se poate descoperi o istorie de fraudă sau furt, iar multe organizații, mai ales cele din domeniul retail, se confruntă cu un nivel foarte ridicat al furtului. Un studiu realizat de Universitatea din Florida a evidențiat un caz de furt, unde angajatul unei companii de retail a furat 48% din vânzări, ce poate ajunge la 2% din venitul anual al companiei. Costul pentru un background check este o mică parte din suma pierdută de companie în urma furtului. În timp ce aceste pierderi pot fi recuperate, costul unei reputații pierdute este de neînlocuit.

Un raport de background check poate demasca înșelaciunea, poate afirma integritatea profesională sau personală a unui individ, prin confirmarea că acesta a spus adevarul atât cu privire la informațiile din CV, cât și la declarația privind trecutul său legal și profesional.

În unele organizații și industrii, un astfel de proces este obligatoriu, fie că este impus de lege sau de compania de asigurări.

Background screening-ul în România este încă în stadiu incipient, însă specialiștii Mindit reușesc să crească gradul de informare al oamenilor prin permanenta prezență la evenimentele dedicate reprezentanților HR. Rolul pe care il are background screening-ul și beneficiile pe care companiile dar și candidații le pot avea de pe urma lui sunt evidente. Acest serviciu este menit să ajute ambele părți, atât angajatorul cât și candidatul/angajatul. Prin urmare, un candidat/angajat are șanse mai mari sa obțină postul dorit dacă alege să spună adevarul și, bineînțeles, își dă acordul pentru a fi verificat. Totodată, reprezintă un avantaj și pentru companie deoarece, pe lângă informațiile utile pe care un raport de background check le poate aduce, nesemnarea contractului de acord de către persoana în cauza îl scutește pe angajator de timp și costuri pierdute.

1.4. Background screening-ul pus sub lupa diferențelor culturale

Un concept pe care nu îl pot evita când vine vorba despre background screening este specificitatea culturală sau diferențele culturale care își pun amprenta până și pe implementarea acestui proces în organizații.

Conform unei lucrări ale profesorului universitar Dumitru Zaiț, specialist în management intercultural, "Specificitatea culturală poate fi recunoscută prin elemente de natură comportamentală, atitudinală sau ca poziție față de acțiune și nu numai prin raportare mai mult sau mai puțin generică la un anumit sistem de norme și valori culturale. Individul aparținând de un grup sau de o entitate culturală (țară, regiune, etnie, religie etc.) este dominat de anumite precepte, cutume sau tradiții, dar și de acumulări moștenite sau căpătate în timp prin simpla lui apartenență la respectiva comunitate. El reacționează reflex sau rațional prin raportare la asemenea acumulări, reprezentări, norme sau valori, manifestându-se ca atare și considerând contextul său de acțiune ca fiind similar cu cel în care a fost format, educat, determinat să muncească, să conducă sau să decidă, să explice sau să înțeleagă etc". Să fie oare asta și problema în cazul adoptării procesului de verificare a candidaților/angajaților? Ei bine, eu consider că da, diferențele culturale ale societaților influențează într-o mare măsură implementarea acestui proces în organizații.

Din punctul meu de vedere, diferențele în modul de a adopta sau nu procesul de background screening și discrepanțele ce se regăsesc în CV-urile candidaților sunt determinate de societatea în care a luat naștere respectiva organizație. Conform unui studiu efectuat de compania Mindit Consulting, singurul furnizor de background screening din România, în anul 2013 (Vezi Anexa nr.1), discrepanțele majore sunt în aria experienței profesionale. În proporție de 51% dintre candidați mint în legătură cu perioada sau/și poziția pe care au ocupat-o la fostul loc de muncă. Consider că, din acest punct de vedere, de vină sunt interesele pe care un angajator din România le are față de un aplicant, respectiv să dețină cât mai multă experiență în muncă. Cu siguranță s-a observat că multe dintre firmele cu capital românesc, în special cele mici și mijlocii, nu sunt dispuse să investească foarte mult în pregătirea unui proaspăt absolvent pentru a ocupa un loc în acea organizație. Cei mai mulți caută persoane deja pregătite, care să dețină măcar un minimum de experiență în domeniu și care să se adapteze din mers la cultura organizațtională respectivă. Ei bine, această atitudine a angajatorilor nu fac altceva decât să încurajeze aplicantul să își cosmetizeze CV-ul și, astfel, se ajunge la apariția unor discrepanțe majore privind perioada în care a lucrat la un fost angajator, cât și privind poziția ocupată. Spre exemplu, lucrând în domeniu de mai bine de 6luni, am observat că a devenit un trend ca aplicanții să îți însușească statutul de Manager, pentru că "da bine in CV". De multe ori, aceștia susțin că au ocupat o astfel de poziție, în schimbul celei de Asistent manager. Diferența dintre cele două este mică, dacă ne uităm doar la denumire, însă atribuțiile celor două poziții sunt extrem de diferite. Acești candidați au abilitatea de a convinge persoana ce se ocupă de recrutarea lui, deoarece a stat în permanență pe lângă managerul său și îi cunoaște în amănunt activitățile de zi cu zi. În această situație, ca în multe altele, procesul de background screening vine în ajutorul angajatorului și, prin obținerea de referințe de la fostele locuri de muncă, se poate afla cu exactitate ce poziție a ocupat, pe ce perioadă și care au fost atribuțiile sale exacte.

Pe de altă parte, deși experiența profesională este aria în care se găsesc cele mai multe discrepanțe în orice țară este aplicat procesul de screening, în Statele Unite ale Americii, sunt găsite discrepanțe majore din punct de vedere al educației. În societatea americană contează foarte mult ce instituție de învățămând ai absolvit. Cu toții știm că, printre altele, Universitatea Harvard sau Yale sunt printre cele mai bine văzute universități din Statele Unite, iar statutul de absolvent al uneia dintre ele îți aduce beneficii majore la angajare. Acest lucru încurajează candidații să își modifice datele privind studiile, astfel încât să dețină șanse mai mari în obținerea jobului dorit. Aceeași problemă este întâlnită și în Marea Britanie.

Un alt obstacol în adoptarea background screening-ului în România, comparativ cu Statele Unite, este acela de educare a pieței. De mai bine de doi ani, compania Mindit Consulting abordează strategii de educare/informare a pieței de business românești. Cea mai mare deschidere către adoptarea procesului a venit din partea firmelor cu conducere străină. Aceste companii, având headquarter-ul în USA, Marea Britanie sau chiar în altă țară din Europa unde background screening-ul se afla într-un stadiu mai avansat, au conștientizat necesitatea unui astfel de proces și le-au impus oamenilor din departamentele de HR/Recrutare, să aplice procesul fie intern, fie să îl externalizeze către firma specializată din România. Astfel, reprezentanții HR au început să se informeze asupra procesului, unii dintre ei au apelat la furnizorul extern și, mulți dintre noi, au împraștiat vorba. În mod indirect, aceste companii au ajutat la educarea și informarea pieței cu privire la avantajele utilizării serviciului de background screening pe o scară mai largă.

De-a lungul timpului, în România și nu numai, companiile mari ce aveau supplier global, au ales să îl înlocuiscă cu cel local, beneficiile fiind evidente: spre exemplu, furizorul local era vorbitor de limbă română, astfel încât dialogul cu reprezentanții instituțiilor publice în vederea obținerii de informații se desfășura mult mai rapid, timpul de răspuns mai scăzut, prețurile erau adaptate la mediul de business local, relația dintre companie și furnizor era mai strânsă, iar nevoile lor erau satisfăcute din punct de vedere calitativ și într-un timp mai rapid.

Un alt obstacol care îngreunează implementarea background screening-ului în procesul de recrutare și selecție, este legislația fiecărei țări. În România, spre exemplu, singurul aspect ce este menționat în Codul Muncii, cu privire la obținerea de referințe și efectuarea unor verificări amănunțite asupra trecutului unui individ, aparține articolului 29. În cadrul acestuia, este menționat că verificările, de orice tip, se fac doar cu anunțarea în prealabil al candidatului și că acestea trebuie să aibă ca și scop dovedirea capacității de a ocupa postul respectiv, precum și aptitudinilor profesionale. Totodată, angajatorul poate cere referințe de la foștii angajatori ai candidatului, însă doar cu scopul de a verifica perioada în care a lucrat și atribuțiile avute de către acesta în cadrul poziției respective.

Pe de altă parte, în USA și UK, lucrurile stau un pic diferit. Deși ambele țări luptă pentru confidențialitatea datelor personale ale cetățenilor, ele aplică procesul de background screening un pic diferit una față de cealalta. Legislația din USA permite angajtorilor să realizeze aceste verificări fără prea multe obstacole (doar unele dintre verificări necesită aprobarea persoanei în cauză), pe când legislația UK permite realizarea lor doar în situația în care ele sunt relevante locului de muncă respectiv. În plus, operatorii de colectare a datelor trebuie să îndeplinească anumite cerințe minime și să fie înregistrați în baza de date a guvernului înainte de a putea efectua verificările. Prin urmare, legislația din UK este mai restrictivă decât cea din USA însă, cea din urmă, suferă mici modificări în funcție de statul în care se aplică.

Totodată, nu doar modalitatea de aplicare a procesului diferă, ci și procesul în sine. Ca și concept, background screening-ul în Romania a fost preluat conform procesului aplicat în UK, dat fiind că ambele se află în UE iar legislația se aseamană mai mult decât cu cea din USA. Prin urmare, cele mai solicitate verificări în UK și pe care, bineînțeles, legislație locală permite efectuarea lor sunt: vericarea poziției și perioadei la fostul loc de muncă, obținerea de referinte de la foștii angajatori, verificarea identității și adresei de domiciliu al candidatului, se verifică dacă persoana în cauză este membră într-o organizație, dacă este administrator într-o companie și dacă are datorii bancare. Pe de altă parte, americanii pun și mai mult accent pe verificarea trecutului unui individ. Este bine cunoscută teama lor față de atentatele teroriste și față de invazia imigranților. De aceea, lista lor de validări înainte de angajare cuprinde, pe lângă cele menționate mai sus, și următoarele: verificarea cetățeniei, statutul de imigrant sau permis de muncă, test poligraf, arhivă militară, evaluare medicală și psihologică, ba chiar introduc în procesul de screening și interviuri cu alte persoane ce au lucrat în mod direct cu candidatul căruia i se verifică trecutul sau se realizează testarea de droguri.

Din punctul meu de vedere, adoptarea procesului de background screening în cele trei zone geografice (USA, UK și România) sunt complet diferite, din cauza legislației dar și a percepției cetățenilor asupra procesului. Este de la sine înțeles de ce această idee a luat naștere în Statele Unite ale Americii și este normal ca acolo să fie deschiderea și interesul cel mai mare față de implementarea screening-ului ca filtru la angajare. În România, încă se lucrează la informarea pieței dar eu, personal, vad acest proces cu un potențial destul de mare de a schimba în bine societatea românească.

CAP. 2 PREZENTAREA ȘI ANALIZAREA ACTIVITĂȚII COMPANIEI MINDIT CONSULTING, COMPANIA DE BACKGROUND SCREENING DIN ROMÂNIAM ÎN PERIOADA 2012-2014.

În acest capitol, mi-am propus să analizez evoluția firmei Mindit Consulting, singura companie de background screening din România, care a intrat pe piață cu dorința de a crea un mediu de business mai onest, etic și transparent.

Deși activitatea companiei se desfășoară, până în momentul de față, doar pe o durată de doi ani, aceasta a reușit să se integreze în piață și să aducă la cunoștință oamenilor de resurse umane avantajele implementării unui astfel de proces. Parcursul companiei până astăzi nu a fost unul ușor, însă cu siguranță am putea spune că mediul de business românesc a devenit din ce în ce mai primitor și mai deschis la noile modalități de a crește gradul de calitate al personalului.

2.1. Scurt istoric și concurență

Compania Mindit Consulting (Mindit) a fost fondată în anul 2012, de către Irina Arsene, din dorința de a diminua numărul de falsuri și erori din CV-urile candidaților/angajaților și de a descuraja această practică care devenea tot mai des aplicată. În România, procesul de background screening a fost preluat pas cu pas din SUA și adaptat la mediul de business românesc. Așa cum a declarat Irina Arsene, în cadrul unui interviu acordat celor de la PortalHR, ideea business-ului a pornit dintr-o discuție cu un prieten englez, la o cafea. Pasionată fiind de antreprenoriat și de oameni, a știut încă de la început că aceasta este ideea în care crede și pe care vrea să o implementeze și în România. Astfel, pe finalul anului 2012, Irina Arsene a pus bazele companiei Mindit alături de o echipă mică, tânără, însă care îi susțineau ideea și care au devenit între timp arhitecții unui business ce ia din ce în ce mai multă amploare.

Bineînțeles că Mindit s-a lovit peste tot de zicala "socoteala de acasa nu se potrivește cu cea din târg", întrucât ideile de afaceri care au mers în SUA este foarte probabil să nu meargă și în România, însă business-ul Irinei a mers și este într-o continuă dezvoltare. Echipa din spatele acestui nume a muncit foarte mult la informarea oamenilor de HR, a recrutorilor, dar și a reprezentanților instituțiilor publice sau de stat, de unde urmau să obțină referințe și validări. Prin urmare, realizarea primului raport de background screening a durat 30 de zile lucrătoare, iar efortul depus pentru obținerea referințelor a atins cote maxime, cu atât mai mult cu cât primul client din portofoliu era reprezentat de o corporație multinațională. Provocarea a fost mare, însă rezultatele muncii au fost pe măsură. Într-un timp relativ scurt, instituțiile de stat (Politia Română, Universitățile, Liceele), dar și oamenii de HR/Recrutorii, au înțeles importanța unui astfel de serviciu și au facilitat luarea de referințe de către reprezentanții Mindit. Prin urmare, timpul de obținere a informațiilor s-a diminuat considerabil, iar relațiile de business s-au consolidat din ce în ce mai puternic.

Astăzi, portofoliul de clienți este tot mai mare iar verificările se realizează într-un timp mult mai scurt, ajungându-se ca pentru un raport complet să fie necesare doar 10 zile lucrătoare. Totodată, echipa a crescut, piața a devenit mai informată iar oamenii, îmi place să cred, că au devenit mai atenți în realizarea CV-ului.

Din punct de vedere concurențial, compania Mindit nu întâmpină mari dificultăți deoarece este singura companie de pe piață, în momentul actual. Irina Arsene declară într-un interviu acordat celor de la PortalHR: "M-aș bucura să mai apară și altele, pentru că este greu să formezi o piață de unul singur, sper ca lumea să considere că este un serviciu util și să avem concurență!".

Pe de altă parte însă, poate fi vorba despre o concurență dacă se ia în calcul activitatea companiilor de background screening din afară, în portofoliul cărora se găsesc și firme din România. Este adevărat că activitatea lor în mediul de business românesc nu acoperă o arie foarte mare, însă există câteva companii, de regulă multinaționalele, care au drept furnizor astfel de firme. Spre exemplu, o firmă concurentă este HireRight, cu sediul în Irvine, California, USA, care a fost înființată în anul 1997 și care are în portofoliu companii atât din USA și Canada cât și din Europa, Asia, Africa și Orientul Mijlociu. Datorită faptului că este cea mai veche și cea mai cunoscută companie de background screening din USA, multinaționalele americane care au decis să implementeze acest proces au apelat la HireRight pentru a le furniza serviciile de background screening. Prin urmare, acest lucru este aplicat la nivel global, iar conducerea companiei din România este nevoită să accepte același suplier, chiar daca avantajele unui parteneriat cu o companie locală ar aduce mai multe avantaje. Un alt exemplu, ar fi și compania ADP (Automatic Data Processing), care a luat naștere în 1949, cu mult înaintea altora, în Paternson, New Jersey, USA.

Aceste tip de companii reprezintă o concurență pentru Mindit Consulting deoarece firmele care beneficiază de serviciile lor sunt așa numiții "big sharks", care cunosc deja necesitatea și avantajele utilizării background screening-ului, care recrutează, de regulă, destul de mult, și care cu siguranță le-ar crește cifra de afaceri printr-o cerere considerabilă de verificări. Adevărul este că oamenii ce se află la conducerea companiilor din România realizează nevoia unui furnizor local, însă înlocuirea celui actual este de multe ori imposibilă. Beneficiile pe care companiile le pot avea de pe urma unor servicii furnizate de un operator local sunt cu mult peste cele oferite de către firmele din afara țării. Prin urmare, în opinia specialiștilor de la Mindit, beneficiile schimbării furnizorului local de background screening sunt următoarele:

Dialogul în limba română ajută la o comunicare mai bună cu reprezentanții instituțiilor și a companiilor, în vederea obținerii informațiilor necesare;

Înțelegerea și respectarea legislației din România privind background screening-ul;

Procesul este adaptat la piața locală iar analiștii Mindit înțeleg realitatea din mediul de business românesc și reușesc să obțină cele mai bune rezultate. Spre exemplu, un furnizor local are deja o rețea de contacte creată și poate obține informațiile necesare într-un timp mai scurt;

Timpul de răspuns este mult mai mic comparativ cu cel al furnizorilor globali. Mindit oferă un raport intermediar în 5 zile lucrătoare, iar cel final in 10 zile lucrătoare;

Familiarizarea față de cultura locală ajută la o poziționare mai bună față de companii, candidați, dar și față de instituțiile publice și foștii angajatori;

Obținerea unui feedback mai obiectiv;

Existența unei rețele de parteneriate;

Capacitatea bilingvă le oferă celor de la Mindit posibilitatea întocmirii rapoartelor atât în limba română cât și în limba engleză;

Prețurile sunt adaptate la piața din România;

Mindit este membră NAPBS, astfel încât are acces la informații privind instituțiile și potențialii angajați din întreaga lume.

Prin urmare, Mindit se luptă în continuare pentru obținerea poziției de furnizor principal și în cadrul acestor companii, iar din experiența mea pot spune că lucrurile sunt pe drumul cel bun și că în curând numărul companiilor care își vor schimba furnizorul global cu unul local va crește.

Competiția ar putea veni și din partea firmelor de recrutare care, într-o oarecare măsură, realizează un background check pe candidații unor poziții cheie și doar la cererea clientului lor. Mindit nu este un competitor pentru aceste firme, ba chiar deține câteva contracte de colaborare cu ele. Acestea externalizează procesul de screening catre Mindit, asigurându-se astfel că respectivul candidat ce urmează a fi trimis către clientul lor este întradevăr cel mai potrivit.

În concluzie, competiția pe piața de background screening din România nu este mare, Mindit luptându-se momentan singură pentru a crea un mediu mai informat și mai onest.

2.2. Analiza resurselor umane în compania Mindit Consulting pe perioada 2013-2015

În anul 2013, imediat după înființare, compania Mindit era formată din 5 persoane: Irina Arsene – CEO, un general manager, doi analiști și un agent de vânzări. Ulterior, odată cu creșterea numărului de clienți la finalul anului 2013, în echipa Mindit a mai venit un analist.

Figura nr. 2.2.1 – Organigrama Figura nr. 2.2.2 – Organigrama companiei Mindit în anul 2013 companiei Mindit în anul 2014.

În anul 2014, putem observa o creștere considerabilă a numărului de angajați cu doi analiști, cinci oameni de vânzări și un recrutor. Aceasta a fost perioada cu cei mai mulți clienți și cele mai multe încasări. Organigrama evidențiază evoluția firmei pe care o voi analiza în următorul subcapitol.

După cum se va putea oberva și în analiza economico-financiară a firmei, începutul anului 2015 nu a fost foarte promițător iar managementul companiei a decis să facă anumite schimbări strategice. Astfel, numărul membrilor echipei s-a diminuat, unii dintre ei părăsind compania, alții fiind mutați în Mindit Software, compania soră specializată în dezvoltare de soluții IT.

Figura nr. 2.2.3 – Organigrama companiei

Mindit în anul 2015.

Pe întreaga activitate, Mindit a deschis și programe de internship, astfel încât a avut și suportul unor tineri talentați care au adus o reală contribuție chiar și într-un timp mai scurt. În momentul actual, compania a rămas sub aceeași structură, astfel încât ea reușeste să ducă business-ul mai departe.

Variația resurselor umane din compania Mindit Consulting a avut loc în funcție de cererea de pe piață cu privire la procesul de background screening. Astfel, începând de la doar doi angajați în anul 2012, au crescut la 4 angajați în luna februarie 2013, apoi în noiembrie, când volumul de verificări a crescut, compania avea 5 angajați. În luna ianuarie 2014, așa cum arată și tabelul de mai jos, în firmă existau 6 angajați. Ulterior, pentru că procesul de verificare a devenit tot mai cunoscut și accesat pe piață, managementul companiei a sesizat nevoia de a mări și mai mult echipa ajungând la 9 persoane. Odată cu luna aprilie s-a încercat menținerea personalului la o medie de 10-12 angajați, astfel încât business-ul să poată fi susținut. Cele mai multe plecări din companie au avut loc în luna decembrie, când cererea pentru background screening a scăzut.

Tabelul nr. 2.2.1 – Privind fluctuația resurselor umane

În anul 2015, conform analizei făcute de managementul Mindit și care poate fi văzut în figura nr.3, numărul persoanelor a fost micșorat, ajungându-se la 10 persoane. Dintre acestea, doar 7 persoane se ocupau în mod direct de business-ul de background screening, iar celelalte 3 doar de recrutare. Dat fiind că există și Mindit Software, compania soră, care are aceeași conducere (Irina Arsene), oamenii din departamentul de Recrutare au fost implicați în activitatea ambelor companii.

2.3. Analiza principalilor indicatori de performanță economico-financiară

Compania Mindit Consulting, înființată în 2012, și-a început activitatea în următorul an, cu o investiție a fondatorului de 50.000 euro. Anul 2013 a fost perioada în care s-a investit foarte mult în publicitate, informare și crearea echipei. Primul client a apărut în luna Mai 2013 și a fost reprezentat de o companie americană multinațională, care a ajutat la crearea unei imagini puternice, la numeroase apariții în presă și, bineînțeles, la îmbunătățirea portofoliului de clienți. Prin urmare, conform analizei realizate de managementul companiei, până la finalul anului fiscal 2013 Mindit Consulting a încasat de la clienții ei suma de 8.000 euro, activitatea cea mai intensă fiind în ultimul trimestru.

Conform datelor publicate pe site-ul Ministerului de Finante pe anul 2013 și conform datelor interne pe anul 2014, Mindit deține următoarele cifre (în RON):

Tabelul nr. 2.3.1 – Datele financiare ale companiei Mindit pe anii 2013-2014

În anul 2014, "după un an de investiții financiare, de timp, efort și suflet, care ma răsplătit cu rezultate frumoase, era momentul ca afacerea să treacă la nivelul următor și să cunoască și alte linii de business", declară Irina Arsene într-un comunicat de presă. Astfel, ea l-a atras în acest business pe Sergiu Neguț, care a preluat 50% din acțiuni. În urma unui interviu, acesta declară că a urmărit evoluția firmei încă de la înființare, iar cand a primit această propunere, nu a ezitat să o accepte: "Piața muncii din România are nevoie de mai multă transparență și Mindit oferă asta, aduce mai multă normalitate și încredere între angajatori, angajați și agenții de recrutare".

Rezultatul financiar analizat de Mindit Consulting în 2014, arată că în urma comenzilor echivalente sumei de 65,308.00 euro și a livrărilor în valoare de 60,097.00 euro, câștigul a fost de 62,571.27 euro. Apogul comenzilor s-a atins în luna Iunie, cu suma de 11.580 euro, acestea fiind livrate în următoarea lună, iar cele mai puține comenzi au fost înregistrate în luna Ianuarie, acestea fiind în valoare de 1.800 euro (Vezi anexa nr. 2). Veniturile înregistrate în luna Iulie s-au datorat în mare parte unor clienți străini care au comandat în valoare de 6.480 euro, respectiv 2.520 euro, dar și a altor companii a căror sume investite în background screening au fost mai mici (Vezi anexa nr. 3). În urma unor analize procentuale realizate tot de managementul companiei, rezultă că în anul fiscal 2014, cea mai mare cerere pentru background screening a venit din partea a doi clienți străini, în proporție de 35%, respectiv 17% (Vezi anexa nr. 4). De menționat că cei 35% au venit din partea primului client Mindit.

Graficul reprezentat în anexa nr. 4 evidențiază diferența dintre cât s-a preconizat că se va realiza și cât s-a realizat defapt. Prin urmare, cele mai mari așteptări au fost în luna octombrie când s-a preconizat suma de 10.000 euro și s-au realizat doar 3.979 euro. Nu cu mult înainte, însă, în luna iunie, cererea a întrecut așteptările cu o diferență de 3.580 euro.

De asemenea, urmărind graficul Anexei nr. 5, ajungem la concluzia că P&L (profit & loss) este reprezentat de 23% pierdere. Putem vedea ca în Q1 și Q2 marginile de profit nu erau deloc promițătoare, însă în Q3 se trece pe o margine de profite pozitivă (34%) semn că firma se redresează. În Q4 se înregistrează din nou o valoare negativă, însă de această dată mult mai mică (-16%). Cash flow-ul înregistrat pe finalul anului fiscal 2014 este pozitiv, datorită investiției din luna ianuarie făcută de acționari, în valoare de 28.356 euro. Totodată, veniturile obținute în luna septembrie (16.678 euro) au ajutat la obținerea valorii pozitive a cash flow-ului (Vezi anexa nr. 6)

2.4. Prezentarea serviciilor oferite (exemplu de raport)

Procesul de verificare a trecutului profesional există în SUA de mai bine de 50 de ani, iar în Marea Britanie depășește vârsta de 30 de ani. Prin urmare, background screening-ul a fost preluat sub aceeași formă și în România, de către compania Mindit Consulting, însă serviciile oferite au fost adaptate la piața și la reglementările legislative locale.

Astăzi, acest pion al onestității în România, se ocupă atât de verificarea informațiilor din CV, cât și a celor care ies din sfera sa, doar cu acordul în scris al candidatului/angajatului. Din dorința de a acoperi o arie cât mai mare de informații verificate, pe lista lor apare:

Verificarea educației (diplome, certificări și training-uri)

În această etapă are loc verificarea trecutului educațional și se pune accentul, de regulă, pe ultimele două studii absolvite. Totodată, pot fi verificate autenticitatea altor diplome, certificări sau participarea candidatului la anumite traininguri. Acest lucru se face prin contact direct la instituțiile în cauză, care confirmă sau infirmă informațiile menționate în CV. Se întâmplă și cazuri în care candidatul a obținut o certificare cu mulți ani înainte și acesta poate să nu mai existe în baza de date, sau, mai rău, chiar instituția să nu mai activeze pe piață. Deși se face tot posibilul pentru a obține informațiile necesare, există și cazuri în care acest lucru nu ține de analiștii Mindit.

Verificarea poziției și a perioadei petrecute la fostul loc de muncă și obținerea de referințe

Aceste verificări se realizează prin contact direct cu instituțiile în cauză, fără să se facă apel la candidat pentru a oferi date de contact. Reprezentanții departamentelor de resurse umane confirmă perioada și poziție, iar ulterior, tot ei îi pun în contact pe analiști cu persoanele din firmă care au lucrat în mod direct cu candidatul pentru a oferi referințe. Se urmărește obținerea unui feedback 360 de la fostul angajator cu privire la activitatea și atribuțiile avute de către candidat.

Verificarea reputației în media dobândită de către candidat/angajat

În această etapă se analizează reputația în media, urmărind activitatea de pe rețelele de socializare (Facebook, LinkedIn, Google+) dar și articolele din presă apărute cu numele candidatului. Pe această cale se verifică doar informațiile publice, astfel încât nu se dorește pătrunderea în viața privată a persoanei respective.

Verificarea trecutului legal (autenticitatea cazierului, posibile implicări în procese)

În primă fază, această etapă presupune verificarea autenticității cazierului, care se face prin colaborare cu Poliția Română. Ulterior, pe Portalul Ministerului de Justiție, sunt verificate și posibile implicări în procese. În cazul în care în urma căutării unui candidat se găsesc mai multe rezultate, sunt aplicate filtre de căutare cum ar fi: localitatea, numele complet, corelații cu vârsta candidatului, părți implicate etc.

Verificarea acționariatului

Mindit verifică prin intermediul Oficiului Național al Registrului Comerțului dacă persoana respectivă este acționar sau administrator într-o altă companie. Acest lucru ar diminua conflictele de interese sau, cel puțin, informează angajatorul astfel încât acesta să acorde o mai mare atenție.

Pe lângă acestea, compania Mindit mai oferă și verificarea permisului de conducere, testare de droguri, verificarea adresei de domiciliu sau dacă există o altă companie înregistrată pe adresa de domiciliu a candidatului.

Datorita faptului că toate aceste verificări se fac doar cu acordul candidatului, angajatorul este scutit de interviuri inutile, cu persoane care au ceva de ascuns, deoarece aceste persoane de multe ori refuză să își ofere acordul. S-au întâmplat însă și cazuri când candidațiiau dorit să revină cu o variantă îmbunătățită a CV-ului înainte de a-și da acordul. Irina Arsene declară că "Unul dintre clienții noștri ne-a spus că atunci când roagă candidații să își dea acordul pentru background screening, aceștia își aduc aminte să le mai spună câte 2-3 lucruri. Când companiile vor face public faptul că folosesc background screening- candidații care au mințit nu vor mai aplica, cei care au exagerat își vor revizui CV-ul înainte de a-l trimite, mulți vor povesti la interviu mai pe larg despre experiențele pozitive și negative din trecut."

Reacțiile instituțiilor publice și a companiilor au fost și ele diferite. La început, prima verificare a durat 30 de zile lucrătoare, un termen extrem de lung pentru clienții Mindit care doreau să grăbească procesul lor de recrutare, nu să îl îngreuneze. Cu timpul însă, reprezentanții instituțiilor au înțeles că este în dezavantajul lor dacă un candidat falsifică informațiile însușindu-și statutul de absolvent al facultății respective. Totodată, companiile au realizat cât de important este un feedback obiectiv primit din partea foștilor angajatori și cât de mult le ajută să aleagă cei mai potriviți candidați, astfel încât au început să fie tot mai receptive la aceast proces.

Pentru o exemplificare mai bună a unor servicii Mindit, am ales să realizez un raport de background screening , verificând trecutul educațional și profesional al Mariei (Vezi anexa nr. 7). În prima etapă am obținut acordul ei pentru a demara acest proces, iar apoi am contactat instituțiile de învățământ și foștii angajatori menționați în CV. Toate instituțiile au confirmat experiențele menționate de Maria, negăsind nici o discrepanță între acestea. În urma realizării unui astfel de raport, Mindit încurajează angajatorul să discute pe baza informațiilor cu candidatul, în vederea unei înțelegeri mai bune a motivelor pentru care au apărut acele discrepanțe.

CAP. 3. CERCETARE PRIVIND BACKGROUND SCREENING-UL CA INSTRUMENT EFICIENT DE ASIGURARE A CALITATII PERSONALULUI ÎN ROMÂNIA

Prin această cercetare s-a descoperit că acest proces de background screening, cum este numit înafară, poate fi util și în mediul de business românesc și că poate să asigure o calitate mai bună a personalului.

Din experiența mea căpătată în compania Mindit, am observat că valoarea adăugată pe care o poate aduce un astfel de proces este considerabilă și îmi doresc să aflu care este și percepția oamenilor de resurse umane.

3.1. Scopul și metodologia cercetării

În această parte a lucrării sunt evidențiate rezultatele unei cercetări privind eficiența background screening-ului în procesul de recrutare și rolul său în asigurarea calității personalului. Plecând de la ipoteza că implementarea procesului de background screening drept filtru la angajare va duce la creșterea gradului de calitate a personalului, ipoteză susținută și prin studiul făcut de Mindit Consulting privind discrepanțele din CV (vezi Anexa 1), au fost stabilite patru obiective prin care aș vrea să dovedesc acest lucru.

Primul obiectiv urmărește să descopere dacă în urma unor angajări nepotrivite pot apărea riscuri ce ar putea afecta activitatea companiei și care ar putea fi prevenite prin aplicarea procesului de background screening.

De asemenea, având în vedere că înaintea începerii procesului de verificare este necesară primirea acordului în scris din partea candidatului, al doilea obiectiv urmărește în ce măsură se cere acest acord și cum influențează răspunsul candidatului procesul de recrutare.

Prin al treilea obiectiv îmi doresc să aflu care informații din CV sunt cel mai greu de validat și pe care dintre ele pun accentul cel mai mult oamenii de resurse umane.

Tot de la reprezentanții HR urmăresc să ating și al patrulea obiectiv, cu privire la externalizarea serviciului de background screening. Mi-am propus să aflu în ce măsură este util pentru companii să apeleze la firme specializatea în verificarea trecutului profesional.

Toate aceste obiective au fost atinse prin aplicarea unui chestionar ce cuprinde 22 de întrebări, dintre care 5 întrebări demografice cu privire la sex, experiență, poziția ocupată în companie, mărimea companiei și domeniul de activitate, 3 întrebări cu răspunsuri multiple și 14 întrebări cu o singură variantă de răspuns. Targetul meu au fost oamenii de resurse umane din cadrul a 40 de companiilor care sunt clienții Mindit. Am aplicat chestionarul pe un număr de 100 de persoane, dintre care 80 de persoane au avut disponibilitatea de a răspunde la întrebările chestionarului. Prin urmarele, rezultatele obținute au la bază răspunsurile a 80 de specialiști în resurse umane.

3.2. Interpretarea rezultatelor cercetării

În urma aplicării chestionarului, 80 de specialiști în resurse umane au răspuns la întrebări legate de compania/industria în care lucrează, de procesul de background screening și beneficiile pe care acesta le poate aduce, de riscurile ce pot apărea în urma unor angajări nepotrivite, creându-se o imagine asupra calității personalului adusă de implementarea acestui proces.

Din răspunsurile întrebărilor demografice, am aflat că respondenții fac parte în proporție de 65% din companii cu peste 250 de angajați, 24% din companii cu un număr între 50-249 de angajați și doar 4% din organizații cu 1-9 angajați. Domeniul de activitate predominant este cel IT (26,25%), urmat de Servicii (15%), BPO (11,25%), Outsorcing (8,75%) și altele cum ar fi FMCG, domeniul farmaceutic, bancar, recrutare, constructii și telecomunicații. Totodată, făcând o corelație între experiența din domeniul resurselor umane al respondenților și poziția ocupată de aceștia, putem observa că în majoritari au fost Directorii HR (19%), urmați de Managerii HR (17%), Recruiter Team Leader (Lider de echipă pe recrutare) în proporție de 15%, Manageri regionali (11%), Specialiști HR (12%) și recrutori juniori (6%), iar aceste poziții reflectă destul de bine experiența lor profesională.

Graficul nr. 3.1 – Poziția în companie a respondenților

Prin urmare, în proporție de 36,25% au o experiență profesională între 6-10 ani și 15% corespunde unei perioade mai mari de 10 ani. În aceste două categorii s-ar încadra cele două poziții fruntașe, respectiv cea de directori HR și manageri HR. De aici, putem trage concluzia că cea mai mare proporți din numărul respondenților este ocupată de persoanele cu putere de decizie în companie.

Graficul nr. 3.2. – Mărimea companiei din care fac parte respondenții

În continuare, am urmărit să îmi ating cele patru obiective și le-am corelat cu o serie de întrebări a căror răspunsuri se află în graficele ce urmează.

Privind primul obiectiv ce urmărește să descopere dacă în urma unor angajări nepotrivite pot apărea riscuri ce ar afecta activitatea companiei și care ar putea fi prevenite prin aplicarea procesului de background screening, am atribuit întrebări referitoare la: care sunt riscurile ce pot apărea în urma unor angajări nepotrivite, cum este asigurat procesul de recrutare în compania în care activează respondentul, cât de des sunt validate informațiile din CV-ul candidaților, care este persoana responsabilă de aceste verificări și ce informații sunt, mai exact, verificate de către aceasta. În urma răspunsurilor primite și după cum se poate vedea și în graficele de mai joc, primul obiectiv a fost atins.

Specialiștii în resurse umane au recunoscut că există câteva riscuri ce pot apărea dacă nu se acordă o mai mare atenție asupra trecutului candidaților. Locul fruntaș în top 6 riscuri îl ocupă cel al deteriorării calității muncii (100%), urmat de conflictele în echipă (81,25%), suspiciuni privind interesele personale (51,25), conflictele cu clienții (50%), frauda internă (32,5) și alte riscuri (7,5%).

Graficul nr. 3.3 – Riscurile ce pot apărea în urma unor recrutări nepotrivite

Pentru a diminua aceste riscuri, 39% solicită referințe despre candidat, 25% execută controale interne, 16% apelează la agenții de recrutare care se ocupă la rândul lor de validarea candidaților, 13% apelează la training-uri/cursuri și doar 9% realizează un backgroundscreening complet asupra unui candidat.

Deși doar 9% execută un background screening complet asupra unui candidat, frecvența cu care fiecare validează informațiile pe care le consideră cele mai importante este destul de mare. Dacă doar 13% au menționat că întotdeauna verifică informațiile, 51% au spus că acest lucru se întâmplă deseori. Un lucru promițător și care demonstrează că obiectivul a fost atins este ca nici unul dintre ceo 80 de respondenți nu au ales drept varianta de răspuns "Niciodată". Acest lucru demonstrează că specialiștii în resurse umane sunt conștienți de posibilitatea apariției unor riscuri dacă procesul de recrutare nu este realizat corespunzător și, mai ales, dacă anumite informații din CV nu sunt validate.

Graficul nr. 3.5 – Frecvența cu care se validează informațiile din CV

Pentru a valida informațiile, în fiecare companie există o persoană sau un departament care se ocupă de acest lucru. De cele mai multe ori, aceste verificări sunt realizate în cadrul departamentului de HR (54%) sau de către departamentul de anti-fraudă (29%). Din experiență pot spune ca cele mai multe companii care dețin un astfel de departament anti-fraudă fac parte din industria bancară. Din păcate, după cum se poate observa în graficul 3.6, 5% au menționat că nu se ocupă nimeni de aceste verificări și doar 12% au externalizat serviciul de background screening.

Graficul nr. 3.6 – Persoana responsabilă de aceste verificări

Informațiile care pot fi verificate se încadrează într-una din următoarele categorii: experiența profesională, referințe/recomandări din partea foștilor angajatori, reputația în media și trecutul legal. Verificarea lor diferă de la un angajator la altu, astfel încât gradul lor de importanță variază. Într-o proporție de 95%, reprezentanții HR au considerat că experiența este o parte a CV-ului pe care o verifică cel mai des, urmată de recomandări cu un procentaj de 86,25%. Spre surprinderea mea, contul de LinkedIn se află pe locul 3 în acest top (76,25%), trecând cu mult în fața contului de Facebook care, din punctul meu de vedere, este mai popular. În această situație cred că diferența este făcută de poziția pentru care validezi aceste informații deoarece pentru o poziție de management de exemplu, este mult mai util contul de LinkedIn decât cel de Facebook. Un loc codaș, din păcate pot spune, îl ocupă verificarea educației și situația litigiilor. După cum spuneam, în România accentul se pune foarte mult pe experiență și pe referințele primite din partea foștilor angajatori, iar educația este mai puțin importantă. Întradevăr, se pune într-o oarecare măsură accentul pe absolvirea unor studii superioare, însă mai puțin contează facultatea absolvită, domeniul sau media finală.

Graficul nr. 3.7 – Ariile pe care se pune accentul în vederea verificării informațiilor

Pentru al doilea obiectiv, care urmărește în ce măsură se cere acordul candidaților în vederea efectuării verificărilor și cum influențează răspunsul candidatului procesul de recrutare, am aplicat două întrebări reprezentative: cat de des se solicită acordul candidatului și dacă răspunsul acestuia influențează în vreun fel procesul de recrutare. Cu alte cuvinte, am urmărit să aflu dacă respectivul candidat este păstrat în procesul de recrutare chiar dacă nu își oferă acest acord.

În urma analizării răspunsurilor am observat că o mare parte din respondenți nu cer acordul în scris al candidatului deoarece ei contactează pentru a obține referințe doar persoanele recomandate de candidat. Totodată, în proporție de 30%, se cere acordul verbal, 18% cer acordul în scris doar în unele cazuri, iar 7% cer întotdeauna acordul în scris al candidatului.

Graficul nr. 3.8 – Solicitarea acordului candidatului în vederea verificării informațiilor din CV

De asemenea, în 84% dintre cazuri candidatul este scos din procesul de recrutare dacă nu își oferă acordul în scris pentru a-i fi verificate informațiile din CV și doar 16% l-ar păstra pe lista candidaților.

Graficul nr. 3.9 – Consecințele neoferirii acordului pentru validarea informațiilor

Prin al treilea obiectiv îmi doresc să aflu care informații din CV sunt cel mai greu de validat și pe care dintre ele pun accentul cel mai mult oamenii de resurse umane. Prin urmare, întrebările care ajută la atingerea acestui obiectiv sunt cu privire la: depistarea informațiilor false în CV, care sunt informațiile cele mai importante dar și cel mai greu de validat.

În primul rând, mi-am propus să aflu dacă în urma unor verificări, indiferent în ce zone au fost efectuate, au reieșit falsuri sau discrepanțe. Astfel, la întrebarea dacă au fost descoperite informații eronate/false în CV-urile candidaților, 65% au menționat că da, au găsit discrepanțe, 24% au spus că nu, aceste lucruri nu au reieșit în urma verificărilor realizate și 11% au spus că nu știu.

Graficul nr. 3.10 – Descoperirea de falsuri în CV

În continuare, am aflat care sunt cele mai importante informații ce ar trebui validate și care sunt cel mai greu de validat. Astfel, așa cum am menționat și mai sus, se pare că în România, locul fruntaș din punct de vedere al importanței îl ocupă verificarea experienței, care obține un procentaj de 48,75%, urmată de educație și reputație. Din punct de vedere al dificultății însă, reputația se află cu multe peste celelalte elemente, având un procentaj de 57,5%, urmată de experiență și educație.

Graficul nr. 3.11 – Importanța și dificultatea verificărilor

Pentru atingerea celui de al patrulea obiectiv, cu privire la externalizarea serviciului de background screening, mi-am propus să aflu în ce măsură este util pentru companii să apeleze la firme specializatea în verificarea trecutului profesional. Astfel, întrebările care au acoperit această arie au fost cu privire la: utilitatea externalizării, beneficiile externalizării, care ar fi valoarea corectă a unei verificări și dacă au avut loc îmbunătățiri în activitatea companiei după implementarea background screening-ului drept filtru la angajare.

Utilitatea acestui proces a fost văzută diferit de către cei 80 de respondenți, astfel încât 66,25% dintre ei au considerat că procesul este util, 12,5% au răspun că procesul de screening nu are o utilitate ridicată și 21,25% au ales varianta "nu știu". Din punct de vedere al beneficiilor însă, părerile au fost mai împărțite. În proporție de 40% au considerat că principalul beneficiu în externalizarea serviciului de background screening este acuratețea serviciului, 29% economisirea timpului, 24% imparțialitatea și doar 7% au apreciat ca beneficiu efortul uman depus pentru a realiza aceste verificări.

Graficul nr. 3.12 – Beneficiile externalizării procesului de background screening

Din cei 66,25% dintre respondenți care au susținut că procesul de background screening este util în activitatea lor, 26,25% sesizat o îmbunătățire cu privire la eficientizarea procesului de recrutare, 22,5% au considerat că utilizarea sa le oferă o mai bună imagine în fața competitorilor, 10% au spus că productivitatea a crescut și doar 7,5% au sesizat o mai bună înțelegere între membrii echipelor. Tot dintre răspunsurile acestor respondenți se poate deduce că procesul de background screening este util: 48,75% au menționat că timpul pe care ei l-ar fi acordat verificărilor este eficientizat prin aplicarea acestui proces și 17,5% au spus că informațiile obținute de o terță parte sunt mai obiective și oferă o imagine mai clară asupra candidatului. În concluzie, în urma interpretărilor pe baza chestionarului aplicat, cele patru obiective sunt atinse, iar ipoteza conform căreia implementarea procesului de background screening drept filtru la angajare, va duce la creșterea gradului de calitate a personalului, a fost demonstrată.

Din punctul meu de vedere, în urma realizării acestui studiu este evident că reprezentanții HR al companiilor din România sesizează utilitatea serviciului de background screening și realizează astfel de verificări fie și intern.

CONCLUZII

În urma interpretărilor realizate pe baza acestui studiu am aflat că oamenii conștientizează pericolul ce se află în urma nerespectării procedurilor de recrutare, iar un astfel de background screening ar putea duce la diminuarea sau chiar eliminarea lor. Principalul risc de care aceștia se tem este deteriorarea calității muncii, urmat de posibile conflicte în echipă. Pentru a evita aceste riscuri, specialiștii în resurse umane își iau câteva metode de precauție, iar in topul acestora se găsesc solicitarea de referințe și controlul intern. În proporție de 53% aceștia verifică informațiile din CV cu ajutorul departamentelor de HR.

Deși riscurile sunt conștientizate, doar 7% cer întotdeauna acordul în scris al candidatului, restu dintre ei apelând la varianta verbalăs au deloc, bazându-se pe referințele luate de la persoanele recomandate de candidat. Totodată, deși procentajul persoanelor care solicită de fiecare dată acordul în scris al candidatului este relativ mic, doar 84% dintre aceștia au susținut că dacă nu primesc acordul (fie sub formă scrisă sau verbală), candidatul este scos din procesul de recutare.

O altă concluzie la care am ajuns în urma realizării acestei cercetări este că specialiștii în resurse umane din România consideră experiența ca fiind cel mai important element de verificat. Pe de altă parte, în categoria celei mai dificile arii de verificat a fost încadrată reputația/obținerea de referințe cu privire la candidat. Corelând aceste răspunsuri cu cele alocate obiectivului patru, putem sesiza nevoia unui serviciu de background screening. Specialiștii susțin că principalul beneficiu obținut ar fi eficientizarea timpului și acuratețea serviciului, lucru care ar puta ajuta la verificarea celei mai grele arii menționate de către ei, resprectiv reputația. Totodată, aceștia au sesizat o eficientizare a procesului de recrutare odata utilizând serviciul de background screening.

Prin urmare. ipoteza cercetării a fost demonstrată. Implementarea procesului de background screening drept filtru la angajare, va duce la creșterea gradului de calitate a personalului prin oferirea unei imaginii mai clare și mai obiective asupra trecutului profesional al candidatului. Astfel, aplicarea acestui proces îi ajută atât pe candidații cei mai onești să își găsească un loc de muncă potrivit, cât și pe angajatori prin crearea celor mai performante echipe.

O îmbunătățire ce s-ar putea aplica asupra angajatorilor din România este ca fiecare departament de resurse umane să ceară acordul în scris al candidaților în vederea validării informațiilor din CV-ul lor și să verifice cât mai multe arii ale acestuia pentru a crea o imagine cât mai completă și mai clară. Așa cum am observat în urma studiului realizat, externalizarea serviciului către o firmă specializată vine la pachet cu o gamă largă de beneficii, însă eu, personal, încurajez ca aceste verificări să aibă loc indiferent dacă intern sau externalizat. Consider că este un pas mare în față către un mediu de business mai onest.

ANEXE

Anexa nr. 1 – Infografic privind discrepanțele din CV-uri

Anexa nr. 2 – Grafic privind raportul dintre cereri – emiteri – venit

Anexa nr. 3 – Grafic privind câștigul obținut lunar din partea fiecărui client

Anexa nr. 4 – Procentajul veniturilor obținute din partea clienților

Anexa nr. 5 – Profit & Loss

Anexa nr. 6 – Variația Cash flow-ului

Anexa nr. 7- Exemplu de raport

Employee Screening Report

Stan Maria Alexandra

Education Profile

Status: Completed

Previous employment

Status: Completed

ANEXE

Anexa nr. 1 – Infografic privind discrepanțele din CV-uri

Anexa nr. 2 – Grafic privind raportul dintre cereri – emiteri – venit

Anexa nr. 3 – Grafic privind câștigul obținut lunar din partea fiecărui client

Anexa nr. 4 – Procentajul veniturilor obținute din partea clienților

Anexa nr. 5 – Profit & Loss

Anexa nr. 6 – Variația Cash flow-ului

Anexa nr. 7- Exemplu de raport

Employee Screening Report

Stan Maria Alexandra

Education Profile

Status: Completed

Previous employment

Status: Completed