Respectarea procedurilor de calcul a salariilor conform dispozițiilor interne și a legislației în vigoare.Serviciul Salubritate [310159]

[anonimizat] (URSAN) MIOARA

CONTABILITATE SI AUDIT AN II

CAPITOLUL I Date de identificare a [anonimizat], proceduri si documente

2.1 Pregatirea misiunii de audit intern

2.2 Interventia la fata locului

2.3 Raportul de audit intern

2.4 [anonimizat] a legislatiei in vigoare”

Bibliografie

CAPITOLUL I Date de identificare a institutiei publice

Directia administrarea domeniului public și privat a fost infiintata in subordinea Consililiul Local al Municpiului Petrosani in data de 01.01.2005 are ca scop buna coordonare și executare a [anonimizat] a domeniului public și privat prin:

satisfacerea nevoilor de utilitate publică a comunităților locale;

continuitatea serviciului;

ridicarea continuă a standardelor și a indicatorilor de performanță ai serviciilor prestate;

[anonimizat] a unităților administrativ teritoriale;

protecția și conservarea mediului natural și construit;

menținerea condițiilor sanitare în conformitate cu nevoile de igienă și sănătate publică.

[anonimizat], a [anonimizat].

[anonimizat], [anonimizat], [anonimizat], [anonimizat]-[anonimizat]-[anonimizat], [anonimizat], ECARISAJ

Serviciul este condus de un șef servivciu și are în subordine următoarele:
5.1 Serviciul salubritate
5.2 [anonimizat]-zone verzi;

5.3 Compartiment întreținere grupuri sanitare;

5.4 Serviciul pentru gestionarea cainilor fara stapan.

Șeful Serviciului are următoarele sarcini și atribuții principale:

1. [anonimizat], [anonimizat], [anonimizat].

2. coordonează și asigură funcționarea în condiții optime a instalațiilor din punctul de colectare;

3. asigură întocmirea fișelor limită de consum și a fișelor de activitate zilnică a autovehiculelor;

4. verifică foile de parcurs ale autocompactoarelor;

5. verifică corectitudinea datelor raportate;

6. răspunde de utilizarea optimă a resurselor umane, materiale, financiare și patrimoniale alocate pentru realizarea obiectivelor stabilite;

7. răspunde de organizarea optimă a programului de lucru;

8. întocmește pontajul lunar al personalului din subordine;

9. urmărește, supraveghează, controlează și evaluează activitatea personalului din subordine;

10. respectă normele de securitate și sănătate a muncii și de PSI și răspunde de însușirea și respectarea acestora de către toți angajații din subordine;

11. instruiește personalul la locul de muncă și instructajul periodic, conform SSM;

12. respectă și asigură cunoașterea și aplicarea RI și a ROF de către toți angajații din subordine;

13. respectă și aplică actele normative în vigoare și CCM aplicabil.

14. realizează analize și rapoarte către superiori;

15. îndeplinește orice alte sarcini date de către șefii ierarhici superiori.

5.1 Serviciul salubritate are ca atributii:

a) precolectarea, colectarea și transportul deșeurilor municipale, inclusiv ale deșeurilor toxice periculoase din deșeurile menajere, cu excepția celor cu regim special;

b) sortarea deșeurilor municipale;

c) organizarea prelucrării, neutralizării și valorificării materiale și energetice a deșeurilor;

d) depozitarea controlată a deșeurilor municipale;

e) înființarea depozitelor de deșeuri și administrarea acestora;

f) măturatul, spălatul, stropirea și întreținerea căilor publice;

g) curățarea și transportul zăpezii de pe căile publice și menținerea în funcțiune a acestora pe timp de polei sau de îngheț;

h) colectarea cadavrelor animalelor de pe domeniul public și predarea acestora unităților de ecarisaj;

i) colectarea, transportul, depozitarea și valorificarea deșeurilor voluminoase provenite de la populație, instituții publice și agenți economici, neasimilabile celor menajere (mobilier, deșeuri de echipamente electrice și electronice etc.);

j) colectarea, transportul și neutralizarea deșeurilor animaliere provenite din gospodăriile populației;

k) colectarea, transportul și depozitarea deșeurilor rezultate din activități de construcții și demolări;

l) dezinsecția, dezinfecția și deratizarea.

CAPITOLUL II REALIZAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN – ETAPE, PROCEDURI SI DOCUMENTE

Misiunile de audit intern se desfășoară conform normelor metodologice proprii activității de audit intern din entitatea respectivă și presupune parcurgerea următoarele etape:

1. pregătirea misiunii de audit intern

2. intervenția la fața locului

3. raportul de audit intern

4.urmarirea recomandărilor

2.1 Pregatirea misiunii de audit intern Etapa pregătirii misiunii de audit intern se desfășoară cu respectarea următoarelorproceduri:

1. Inițierea auditului;

2. Colectarea și prelucrarea informațiilor;

3. Identificarea și analiza riscurilor;

4. Elaborarea programului de audit intern

5. Ședința de deschidere.

Inițierea auditului

Procedura de inițiere a misiunii de audit presupune întocmirea si transmiterea ordinului de serviciu echipei de auditori interni, care are rolul de a repartiza sarcinile auditorilor pentru că aceștia să poată demara misiunea de audit intern. Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenție dat de structura de audit intern și se întocmește de către coordonatorul acesteia pe baza planului anual de audit intern și a informării – cadru privind efectuarea misiunii de audit intern. Asigurarea independenței auditorilor față de entitățile publice auditate se realizează prin întocmirea declarației de independență, al cărei scop este verificarea incompatibilităților personale ale auditorilor atât față de conducerea, personalul și activitățile auditate. Dacă în timpul misiunii de audit intern apare o incompatibilitate reală sau presupusă, auditorii sunt obligați să-l informeze de urgență pe șeful structurii de audit intern.

Colectarea și prelucrarea informațiilor

În această fază auditorii poartă discuții cu managementul entității pentru a li se prezenta cadrul general de funcționare a entității când se vor solicita principalele documente: organigrama, regulamentul de organizare și funcționare, fișele posturilor, regulamente interne, etc. Acestia se deplasează la fiecare compartiment implicat în misiunea de audit, unde se desfășoară activitățile cuprinse în plan și se familiarizează cu activitatea ce va fi evaluată. Colectarea și prelucrarea informațiilor presupune următoarele:

-identificarea principalelor elemente ale contextului instituțional și socioeconomic în care entitatea auditată își desfășoară activitatea;

-analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entității auditate; -analiza entității și a activităților sale;

-analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfășurare a misiunii de audit intern ; -identificarea punctelor cheie ale funcționării entității și ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare a punctelor slabe și a celor tari;

-identificarea constatărilor semnificative și recomandărilor din rapoartele anterioare, care ar putea să afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit intern;

-identificarea și evaluarea riscurilor cu incidență semnificativă;

-identificarea surselor potențiale de informații care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului și aprecierea validității și credibilității acestor informații.

3. Identificarea și analiza riscurilor

Evaluarea riscurilor aferente activităților unei entități reprezintă o preocupare atât a auditorilor cât și a controlului intern. Abordarea riscurilor trebuie să aibă în vedere faptul că acestea comportătrei componente:

-riscul inerent care este riscul ca o eroare materială să se producă;

-riscul de control care este riscul ca sistemul de control intern al entității să nu împiedice sau să nu corecteze respectivele erori;

-riscul de nedetectare care este riscul ce poate apărea chiar dacă auditorii interni au monitorizat riscurile existente (detectate). Procesul de evaluare a riscurilor trebuie să descopere riscurile măsurabile și riscurile nemăsurabile iar din total să le selecționaze pe cele controlabile. Auditorii evaluează și monitorizează riscurile semnificative privind entitatea auditată prin compararea propriei liste de riscuri cu riscurile controlului intern; faptul că nu analizează toate riscurile nu înseamnă că acceptă slăbiciunile minore. Prin stabilirea activităților de control se urmărește ca riscurile ridicate să devină medii sau scăzute, până la o eventuală dispariție ulterioară. Prezentăm în continuare câteva din liniile de stabilire a criteriilor de ierarhizare a riscurilor:

1) constatările anterioare ale auditului – sunt un indicator al disciplinei de control intern;

2)sensibilitatea – reprezintă evaluarea riscurilor inerente asociate entităților/structurilor auditate;

3) mediul de control – reprezintă politicile colective, regulile obișnuite, măsurile de protecție fizică a patrimoniului și personalul folosit în acest scop;

4) relații bune, atmosferă destinsă cu managementul executiv – reflectă încrederea conducătorilor auditului în managementul direct responsabil de unitatea auditată și implicarea managementului în controlul intern;

5) schimbări ale oamenilor sau sistemelor;

6) complexitatea – reprezintă potențialul pentru a comite erori sau inadecvări care ar putea trece neobservate din cauza complexității mediului.

Normele generale de audit intern stabilesc o metodologie de evaluare a riscurilor care presupune o serie de etape si anume:

a) Fiecare activitate ce urmează a fi analizată se detaliază în operații succesive, prin descrierea procesului, de la inițierea și până la realizarea lui. Ulterior pentru fiecare operație trebuie identificate controalele interne specifice și riscurilor aferente. Ca document în această fază se întocmeșteLista centralizatoare a obiectelor auditabile care cuprinde totalitatea operațiilor succesive pentru realizarea activității.

b) Identificarea riscurilor inerente asociate operațiilor prin determinarea impactului financiar al acestora. Această operațiune se concretizează în analiza operațiilor cuprinse în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile în scopul determinării controalelor interne aferente activităților și funcționalității acestora. Există mai multe posibilități și anume: – operații la care nu se identifică nici un risc (și nici controla einterne); – operații la care se identifică mai multe riscuri (și mai multe controale); – operațiicare pe lângă riscurile identificate pe operații mai pot genera în comun și alte riscuri. Această etapă a procesului de audit se finalizează prin întocmirea documentului Identificarea riscurilor pentru elaborarea căruia auditorii pot utiliza Chestionarul de control intern.

c) Stabilirea criteriilor de analiză a riscurilor și a nivelurilor de apreciere a acesora se realizează ținând cont de procedurile de audit unde se recomandă utilizarea criteriilor privind aprecierea controlului intern. Etapa se concretizează în elaborarea documentului Lista criteriilor de analiză a riscurilor.

d) Stabilirea nivelului riscului pe criteriile de apreciere se efectuează prin aplicarea la fiecare criteriu de analiză a riscurilor a nivelului de apreciere și a ponderii nivelului de apreciere, concretizat în documentul intitulat Stabilirea nivelului riscurilor.

e) Determinarea punctajului total al riscului se realizează prim înmulțirea, pe fiecare risc identificat, a nivelului și ponderilor factorilor de risc și însumarea acestora pe baza formulei de calcul următoare: P1 = Pi * Ni În acestă fază se elaborează documentul Determinarea punctajului total.

f) Clasarea operațiilor pe baza analizei riscurilor se efectuează având în vedre punctajele totale obținute anterior, stabilite în ordinea impactului produs asupra activității și departajate pe o scară cu trei niveluri: mici, medii și mari.

g) Ierarhizarea operațiilor în funcție de analiza riscurilorse realizează pe baza documentației efectuate în etapele anterioare și se concretizează în elaborarea Tabelului puncte tari puncte slabe, document care prezintă rezultatul evaluării fiecărei operații analizate și permite ierarhizarea riscurilor în scopul orientării activității de audit și elaborarea Programului de audit.

h) Tematica în detaliu a obiectelor auditabile selectate cuprinde totalitatea domeniilor de audit selectate și este semnată de șeful structurii de audit intern. Fiind adusă la cunoștința principalilor responsabili ai entității în cadrul ședinței de deschidere a misiunii de audit.

4. Elaborarea programului de audit intern

Programul de audit intern este documentul lucru al auditorilor și cuprinde acțiunile concrete de efectuat pe fiecare obiect auditabil din tematica detaliată, cu scopul de a se atinge obiectivele auditului. Programul de audit are un dublu rol: ►îl asigură pe șeful structurii de audit intern că au fost luate în considerație toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit intern; ►garantează repartizarea sarcinilor și planificarea activităților de către supervizor. Pe baza Pogramului de audit se elaborează Programul intervenției la fața locului care are scopul de a prezenta detaliat lucrările pe care echipa își propune să le efectueze și cuprinde: obiectivele, tipul testării, locul testării, durata testării, auditorii implicați. 5. Ședința de deschidere Ședința de deschidere a intervenției la fața locului se derulează la entitatea auditată, avand ca scop principal întâlnirea cu reprezentanții entității auditate pentru a discuta domeniul auditului, obiectivele urmărite și modalitățile de lucru privind misiunea de audit și aducerea la cunoștință a programului de intervenție la fața locului. Documentul ce se întocmește pe parcursul desfășurării sedintei este Minuta ședinței de deshidere.

2.2 Intervenția la fața locului

Această etapă constă în colectarea documentelor, analiza și evaluarea activității si cuprinde următoarele proceduri: 1. Colectarea informațiilor; 2.Constatarea și raportarea iregularităților; 3. Revizuirea documentelor de lucru; 4. Ședința de închidere. 1. Colectarea informațiilor Intervenția la fața locului constă în colectarea documentelor, analiza și evaluarea acestora, care reprezintă procedura de colectare a dovezilor. Scopul acestei proceduri îl constituie efectuarea testărilor stabilite prin Programul intervenției la fața locului și obținerea de probe de audit adecvate, suficiente și relevante pentru formularea constatărilor, concluziilor și recomandărilor. La realizarea procedurii de colectare a informațiilor participă aât auditorii cât și supervizorul, fiecare având atribuții spaciale, astfel: a)Auditorii: – efectuează testările și procedurile prevăzute prin program; – apreciază dovezile obținute din punctul de vedere al adecvării, suficienței și relevanței; – colectează documentele; – numerotează documentele; – pregătesc și finalizează fișele de identificare și analiză a problemei – FIAP; – tansmit FIAP – urile spre avizare supervizorului; – îndosariază documentele. b)Supervizorul: – analizează și supervizează testele; – revede și supervizează FIAP – urile. Pentru realizarea obiectivelor misiunii, auditorul în faza de intervenție la fața locului, va apela la tehnici și instrumente specifice de audit intern:

1.Verificarea – asigură validarea, confirmarea, acuratețea înregistrărilor, documentelor, declarațiilor, concordanța cu legile și regulamentele, precum și eficacitatea controalelor interne.Tehnici: comparația; recalcularea; confirmarea; punerea de acord; garantarea; urmărirea. 2. Observarea fizică – reprezintă o modalitate prin care auditorii interni își formează o opinie proprie asupra situației evaluate.

3.Interviul – se realizează de către auditori prin intervievarea persoanelor implicate în activitățile auditate sau interesate de acestea.

4.Analiza – constă în descompunerea unei activități în elamente componente, care pot fi izolate,identificate, cuantiifcate și măsurate distinct.

5. Chestionarele de luare la cunoștință, de control intern și listele de verificare – sunt instrumente care cuprind întrebările pe care le formulează auditorii interni.

6. Pista de audit – reprezintă tabloul de prezentare a circuitului auditului care permite stabilirea fluxurilor de informații, atribuțiilor și responsabilităților, stabilește documentele justificative și reconstituie operațiunile de la suma totală până la detalii individuale, și invers.

7.Formularele – se utilizează pentru prezentarea fundamentală a constatărilor de audit și sunt de două feluri: – Fișele de identificare și analiză a problemei care se întocmește pentru fiecare disfuncționalitate constatată. În cadrul acestui document sunt prezentate câteva elemente esențiale și anume:problema, constatarea, cauza, consecința și recomandarea precum și soluția propusă de auditori pentru remedierea activității la care au fost constatate deficiențe. – Fișele de constatare și raportare a iregularităților au un caracter spacial ele fiind întocmite atunci când sunt constatate abateri grave de la regulile procedurale și metodologice, respective de la regulile și legislația aplicabilă entității auditatecare ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice. 2. Constatarea și raportarea iregularităților În situația în care auditorii interni au descoperit iregularități, aceștia trebuie să: – raporteze cel târziu a doua zi șefului structurii de audit intern iregularitățile constatate, care pot fi abateri de la regulile procedurale și metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile entității auditate care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice; – supervizorul îl informează pe conducătorul entității auditate în termen de trei zile cu privire la constatarea iregularităților; managerul are obligația de a iniția procedura de constituire a unei comisii de control formată din specialiști pe domeniul ce urmează a fi cercetat.

3. Revizuirea documentelor de lucru

a) Constituirea dosarelor de audit intern:

I. Dosarul permanent:

-Secțiunea A – Raportul de audit intern și anexele acestuia: • Ordinul de serviciu; • Declarația de independență; • Rapoartele (intermediar și final); • Testele; • Fișele de identificare și analiză a problemei; • Fișele de constatare și raportare a iregularităților; • Programul intervenției la fața locului; • Programul de audit intern.

-Secțiunea B – Administrativă: • Notificarea privind declanșarea intervenției la fața locului; • Minuta ședinței de deschidere; • Minuta ședinței de închidere; • Minuta ședinței de conciliere; • Corespondența cu structura auditată.

-Secțiunea C – Documentația misiunii de audit intern: • Strategii interne; • Reguli, regulamente și legi aplicabile; • Proceduri de lucru; • Materiale despre entitatea auditată; • Informații financiare; • Rapoarte de audit anterioare; • Informații despre posturile cheie; • Documentația analizei riscurilor; • Documentația privind sistemul de control intern.

-Secțiunea D – Supervizarea misiunii de audit intern • Lista de supervizare a documentelor.

II. Dosarul documentelor de lucru

-cuprinde copii ale documentelor justificative care trebuie să confirme și să sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere și cifre pentru fiecare secțiune sau obiectiv de audit din cadrul programului de audit intern. Indexarea trebuie să fie simplă și ușor de urmărit.

b) Revizuirea documentelor de lucru

Aceasta se efectuează de către auditorii interni înainte de întocmirea Proiectului raportului de audit intern, pentru a se asigura că documentele de lucru sunt pregătite în mod corespunzător și că acestea furnizează un sprijin adecvat pentru munca efectuată și pentru dovezile/probele adunate în timpul misiunii de audit intern. În cadrul acestei etape, auditorii apreciază dacă FIAP- urile și documentele de lucru asigură un sprijin corespunzător pentru misiune, efetuează modificările necesare la documente si întocmesc nota centralizatoare a documentelor de lucru.

c) Păstrarea și arhivarea documentelor și a dosarelor de audit

Dosarele de audit sunt proprietatea entității și sunt confidențiale. Ele trebuie păstrate până la îndeplinirea recomandărilor din raportul de audit intern, după care se arhivează în concordanță cu reglementările legale privind arhivarea.

4. Ședința de închidere

Ședința de închidere a intervenției la fața locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor, a constatărilor și a recomandărilor preliminare, precum și discutarea unui plan de acțiune și a unui calendar de implementare a recomandărilor, ocazie cu care se întocmește minuta ședinței de închidere.

2.3 Raportul de audit intern

Această etapă constă în elaborarea, transmiterea și difuazrea raportului de audit intern prin parcurgerea următoarelorproceduri:

1. Elaborarea proiectului raportului de audit intern;

2. Transmiterea proiectului de audit intern;

3. Reuniunea de conciliere;

4. Întocmirea raportului de audit intern final;

5.Difuzarea raportului de audit intern.

1. Elaborarea proiectului de raport de audit intern

Elaborarea proiectului raportului de audit intern, care mai poartă numele de raport intermediar, presupune respectarea următoarelor cerințe: a) constatările trebuie să aparțină domeniului auditat; b) recomandările trebuie să fie în concordanță cu constatările și trebuie să ducă la reducerea riscurilor potențiale; c) raportul trebuie să exprime opinia auditorului; d) raportul se întocmește pe baza Fișelor de identificare și analiză a problemei; În cadrul acestei proceduri fiecare dintre membrii structurii de audit au anumite responsabilități: ●auditorii redactează proiectul raportului de audit intern, indică pentru fiecare constatare cauza care a provocat-o, transmite șefului structurii de audit proiectul raportului spre avizare; ●supervizorul analizează proiectul raportului de audit intern și formulează propuneri de modificare,stabilind dacă este cazul să consulte compartimentul juridic; ●auditorii efectuează schimbările propuse de către supervizor și îndosariază proiectul raportului de audit intern.

2. Transmiterea proiectului raportului de audit intern

Proiectul raportului de audit se transmite la structura auditată, iar aceasta poate trimite, punctele de vedere; acestea sunt analizate de auditori. Netransmiterea punctelor de vedere în termen presupune acordul tacit al structurii auditate în legătură cu proiectul raportului de audit intern. Procedura de transmitere a proiectului de raport de audit parcurge următorii pași:

– șeful structurii de audit intern transmite proiectul raportului la entitatea auditată;  reprezentanții entității auditate analizează proiectul raportului de audit intern, solicită dacă este cazul reuniunea de conciliere si transmit punctele lor de vedere cu privire la conținutul proiectulu în maximum 15 zile de la primire;

– auditoriiși supervizorul revăd răspunsurile de la entitatea auditată și pregătesc reuniunea de conciliere;

– auditorii precizează în proiectul raportului de audit intern aspectele reținute din punctul de vedere al entității auditate, dacă se impune și îndosariază punctul de vedere al entității auditate.

3. Reuniunea de conciliere

În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizează reuniunea de conciliere cu structura auditată, în cadrul căreia reanalizează constatările și recomandările formulate cu scopul de a vedea dacă acestea pot să fie modificate conform sugestiilir entității auditate. Discuțiile ce se poartă în cadrul acestei ședințe sunt consemnate în documentul numit Minuta ședinței de conciliere.

4. Elaborarea raportului de audit intern

Raportul de audit intern trebuie să includă modificările discutate și convenite pe parcursul ședinței de conciliere. ►Procedura de întocmire a raportului de audit intern urmează următoriipași: ● auditorii introduc în raportul final toate modificările convenite; ●se finalizează raportul de audit intern; ●se întocmește lista completă privind difuzarea raportului de audit; ●se semnează raportul de auditori pe fiecare pagină. ►Procedura difuzării raportului de audit intern se derulează astfel: ●auditorii transmit raportul, rezultatele concilierii și punctul de vedere al entității auditate, șefului structurii de audit intern; ●șeful structurii de audit semnează raportul și îl transmite managerului care a aprobat efectuarea misiunii de audit intern; ●managerul analizează și avizează raportul de audit intern; ●auditorii transmit o copie a raportului avizat, entității auditate. În situația în care managerul nu a avizat unele recomandări, este responsabilitatea șefului structurii de audit să transmită organului ierarhic superior o informare cu detaliarea recomandărilor formulate de auditori și neavizate de manager, însoțită de documente care să justifice urmările neimplementării respectivelor recomandări. În cazul în care nu există puncte de vedere divergente între auditori și entitatea auditată, menționăm că proiectul raportului de audit intern devine raportul final de audit intern.

2.4 Urmarirea recomandarilor

Urmărirea recomandărilor de către auditorii interni este un proces prin care se constată caracterul adecvat, eficacitatea și oportunitatea acțiunilor întreprinse de către conducerea entității auditate pe baza recomandărilor din raportul de audit intern. Procedura se desfășoară astfel:

– auditorii întocmesc fișa de urmărire a recomandărilor și verifică implementarea recomandărilor la termenele stabilite;

– entitatea auditată transmite auditorilor o notă de informare cu privire la stadiul implementării recomandărilor din raportul de audit intern;

– șeful structurii de audit intern transmite organului ierarhic superior stadiul progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor. Dacă termenele de implementare a recomandărilor nu au fost respectate este informată conducerea entității care a aprobat desfășurarea auditului.

– auditorii îndosariază nota de informare cu privire la stadiul implementării recomandărilor în dosarul permanent.

3.CAPITOLUL III Studiu de caz privind realizarea misiunii de audit intern cu tema

Respectarea procedurilor de calcul al salariilor conform dispozitiilor interne si a legislatiei in vigoare” -Serviciul de salubritate

Activitatea de salarizare reprezintă o funcție suport importantă, fiind un domeniu de preferință al activității auditorului intern, justificată în mare măsură de multitudinea de procese care sunt derulate și în mod implicit de riscurile care le însoțesc. Misiunile de audit intern se desfășoară conform normelor metodologice proprii activității de audit intern din societate.

Misiunile de audit se realizează printr-o metodologie proprie și presupune parcurgerea următoarele etape:

• pregătirea misiunii de audit intern

• intervenția la fața locului

• raportul de audit intern

• urmarirea recomandărilor.

Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurări managementului asupra respectarii procedurilor de calcul al salariilor, a funcționalității sistemului de control intern, respectiv a conformității cu dispozitiile interne si cadrul legislativ normativ, fiind structurate pe următoarele domenii auditabile

: • Existența procedurilor interne privind calculul salariilor;

• Evidențierea corectă a constituirii elementelor salariale și a plăților acestora în contabilitate;

• Modul de calcul si contabilizare a elementelor retinute din salarii si a cheltuielilor cu personalul;

• Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar-contabile privind salariile;

• Funcționalitatea sistemului informatic utilizat pentru calculul salariilor;

• Eficiența controlului intern privind modul de calcul al salariilor;

• Arhivarea documentelor.

Misiunea de audit intern s-a desfasurat dupa cum urmeaza:

In etapa de pregătire a misiunii de audit intern, au fost desfasurate urmatoarele activitati: – pe baza planului anual de audit intern si a Notificarii privind declansarea activitatii de audit intern a fost intocmit Ordinul de serviciu – anexa nr.1

– a fost asigurata independența auditorilor față de structurile prin întocmirea Declarației de independență- anexa nr.2

; – au fost purtate discuții cu managementul entității pentru a li se prezenta cadrul general de funcționare a entității si au fost solicitate principalele documente: organigrama, regulamentul de organizare și funcționare, fișele posturilor, regulamente interne, etc

; – identificarea si analiza riscurilor – anexa nr.3

– elaborarea Programului de audit intern – anexa nr.4

– elaborarea Programului interventiei la fata locului –

-elaborarea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile – anexa nr.6

– intocmirea Minutei sedintei de deschidere la fiecare sucursala auditata

In etapa de interventie la fata locului au fost efectuate testările și procedurile prevăzute prin programul de audit, s-au elaborat Fisele de identificare si analiza a problemelor – FIAP – anexa nr.8 si in urma discutiilor purtate cu conducerea sucursalei a fost intocmita Minuta sedintei de inchidere

Pe baza Fișelor de identificare și analiză a problemei a fost intocmit Proiectul raportului de audit intern. Intrucat nu au existat puncte de vedere divergente între auditori și entitatea auditată, proiectul raportului de audit intern a devenit Raportul final de audit intern si a fost intocmita si transmisa Fișa de urmărire a recomandărilor. Raportul de audit intren si Fisa de urmarire a recomandarilor sunt prezentate in cele ce urmeaza.

RAPORT DE AUDIT INTERN

Tema:„Respectarea procedurilor de calcul a salariilor conform dispozițiilor interne și a legislației în vigoare”.Serviciul Salubritate

I.Obiectivele principale ale misiunii de audit sunt:

1. Existența procedurilor interne privind calculul salariilor;

2.Evidențierea corectă a constituirii elementelor salariale și a plăților acestora în contabilitate;

3.Modul de calcul si contabilizare a elementelor retinute din salarii si a cheltuielilor cu personalul;

4. Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar-contabile privind salariile;

5. Funcționalitatea sistemului informatic utilizat pentru calculul salariilor;

6. Eficiența controlului intern privind modul de calcul al salariilor;

7. Arhivarea documentelor.

I. Scopurile și obiectivele misiunii de audit public intern : Scopul misiunii de audit este de a da asigurări ca procedura de organizare a activității de calculul al salariilor, organizarea și realizarea acesteia la nivel central și sucursale se desfășoară conform reglementarilor in vigoare si a Regulamentului de Organizare si Funcționare aprobat de Directorul General, precum si identificarea eventualelor disfuncționalități. Menționăm că auditul efectuat este un audit de regularitate. Problemele supuse auditării pentru fiecare obiectiv în parte au fost stabilite prin chestionare listă de verificare în cadrul etapei de pregătire a misiunii de audit, acestea fiind incluse în dosar la

, II. Date de identificare a misiunii de audit intern

2.1 Baza legală

Misiunea de audit intern s-a efectuat în conformitate cu prevederile Legii nr.672/2002 privind auditul public intern, a Ordinului nr. 38 din 15 ianuarie 2003 privind exercitarea activității de audit public intern și cu respectarea normelor proprii privind activitatea de audit intern. Misiunea de audit cu tema menționată mai sus s-a efectuat având în vedere următoarele acte normative: Contractul Colectiv de Munca valabil in anul 20015; Ordinul nr.1850/14.12.2004 privind registrele și formularele financiar-contabile; Legea 19/17.03.2000 privind sistemul public de pensii si alte drepturi de asigurari sociale; OUG nr.158/17.11.2005 privind concediile si indemnizatiile de asigurari sociale de sanatate; OMFP nr.1752/17.11.2005 pentru aprobarea reglementarilor contabile conforme cu directivele europene – cu modificarile si completarile ulterioare; Legea nr.200/22.05.2006 privind constituirea si utilizarea Fondului de garantare pentru plata creantelor salariale; Legea nr.346/05.06.2002 privind asigurarea pentru accidente de munca si boli profesionale; Legea nr.76/2002 privind sistemul asigurarilor pentru somaj si stimularea ocuparii fortei de munca; Legea nr.95/14.04.2006 privind reforma in domeniul sanatatii; Legea nr. 487 din 27.12.2006 bugetului asigurarilor sociale de stat pe anul 2007; Legea nr.571/2003 (Codul Fiscal); Ordin nr.1016/18.07.2005 privind aprobarea deducerilor personale lunare pentru contribuabilii care realizeaza venituri din salarii la functia de baza – cu modificarile si completarile ulterioare; Legea arhivelor nationale nr.16/02.04.1996, cu modificarile si completarile ulterioare; Legea nr. 53/2003 privind Codul Muncii.

2.2.Ordinul de serviciu

Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenție pentru desfășurarea misiunii de audit intern.

2.3 Echipa de auditare: X– șef misiune Y – auditor intern

2.4 Durata misiunii de auditare: 05.05. 2016 – 04.07.2016

2.5 Perioada auditată: 01.01.2015 – 31.12.2015

III. Modul de desfășurare a acțiunii de audit public intern

3.1 Misiunea de audit intern s-a desfășurat având la bază, ca tehnică de audit, verificarea. În aplicarea acestei tehnici s-a urmărit modul de organizare a activității de calculul a salariilor și a conformității cu cadrul legislativ și normativ aplicabil la societate. Au fost utilizate următoarele tehnici de verificare:

Comparația: s-a confirmat identitatea unei informații după obținerea acesteia din două sau mai multe surse diferite;

Examinarea: s-a avut în vedere detectarea iregularităților în aplicarea legislației și a procedurilor interne privind prevenirea și tratarea neregulilor legate de activitatea de calcul al salariilor.

Interviul: pentru lămurirea aspectelor legate de organizarea și desfășurarea activității auditate;

Observarea : în urma căreia auditorii interni și-au format opinia proprie asupra modului de prevenire și tratare a neregulilor în activitatea auditată.

3.2. Principalele instrumente de audit intern care au fost utilizate pe parcursul desfășurării misiunii de audit au fost :  Chestionarele – Tipul de chestionar întocmit este chestionarul-listă de verificare (C.L.V.) – pentru stabilirea condițiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare obiectiv auditabil; S-au întocmit un număr de 7 (sapte) chestionare-listă de verificare, care cuprind aspectele stabilite a se verifica în cadrul misiunii.  Fișele de identificare și analiza problemelor (F.I.A.P.) Pentru prezentarea fundamentată a constatărilor auditului intern s-au utilizat Fișele de identificare și analiza a problemelor (F.I.A.P.). S-au întocmit un număr de 4 (patru) astfel de documente, pentru disfuncționalitățile constatate, în care s-au prezentat rezumatul problemei, constatările, cauzele, consecințele și recomandările formulate de către auditorii interni.

3.3.Materialele întocmite în cursul misiunii de audit public intern: – ordinul de serviciu; – declarația de independență; – notificarea privind declanșarea misiunii de audit public intern; – identificarea și analiza riscurilor; – lista obiectelor auditabile; – programul de audit; – programul intervenției la fața locului; – minuta ședinței de deschidere; – chestionare listă de verificare pentru fiecare obiectiv auditabil; – teste de verificare; – fișele de identificare și analiza problemelor; – minuta ședinței de închidere; – proiectul raportului de audit intern.

IV. Constatări , cauze , consecințe , recomandări:

Obiectivul nr.1 : ” Existența procedurilor interne privind calculul salariilor.”

CONSTATĂRI: ► Salariatii Serviciului Resurse Umane nu au prevazuta in fisele posturilor atributia de tinere a evidentei efectuarii concediului de odihna si urmarire a modului de realizare a acestuia desi, conform ROF, aceasta atributie este specifica lor. In vederea identificarii personalului desemnat cu atributii de tinere a evidentei efectuarii concediului de odihna si urmarire a modului de realizare a acestuia, au fost analizate si fisele posturilor din cadrul serviciilor auditate. S-a constat ca tinerea evidentei efectuarii concediului de odihna si urmarirea modului de realizare a acestuia, nu face obiectul niciuneia dintre atribuțiile de serviciu prevazute in fisele posturilor respective .

CAUZE: Intocmirea fiselor de post pentru salariatii din cadrul Serviciului Resurse Umane fara luarea in considerare a tuturor atributiilor specifice acestui serviciu, prevazute in ROF. CONSECINȚE: Posibilitatea neacordarii unor drepturi salariale cuvenite sau a efectuarii unor plati salariale nejustificate, in unele cazuri.

RECOMANDARI: Stabilirea persoanelor responsabile cu evidentierea si urmarirea modului de efectuare a concediilor de odihna. Corelarea atributiilor cuprinse in ROF pentru Serviciul Resurse Umane cu fisele de post ale persoanelor din cadrul acestui serviciu.

Obiectivul nr. 2: ,, Evidențierea corectă a constituirii elementelor salariale și a plăților acestora în contabilitate ”.

CONSTATĂRI: ► Urmare auditarii modului de evidentiere in foile colective de prezenta a orelor prestate de unii salariati si a modului de plata a acestora, au fost constatate neconcordante intre: – orele prestate in timpul noptii in lunile octombrie si noiembrie 2015 (defalcate pe date calendaristice) si totalul orelor trecute in rubrica „ore de noapte”, inscrise in foile colective de prezenta, total ce a fost preluat in lista de plata ; – orele efectiv lucrate in luna decembrie 2015, conform foii colective de prezenta si cele platite. ► In anul 2015 au fost acordate unor salariati zile de concediu de odihna care nu corespund numarului de zile la care acestia aveau dreptul conform prevederilor Contractului Colectiv de Munca/2015 –

. Exemple: ● indemnizația de concediu de odihnă a fost calculata și plătita pentru un numar mai mare de zile de concediu de odihna decat cel la care salariatii aveau dreptul. ● nu a fost calculata și plătita indemnizația de concediu de odihnă pentru toate zilele în care salariatii se aflau efectiv în concediu de odihna . ● pentru unii inspectori de specialitate II din cadrul Serviciului Resurse Umane nu a fost calculata și plătita indemnizația de concediu de odihnă pentru toate zilele în care aceștia se aflau efectiv în CO, drepturile salariale fiind calculate și plătite ca și zile lucrătoare prestate.

► In cursul anului 2015 au fost acordate unor salariati indemnizatii pentru incapacitate temporara de munca ce nu au fost calculate conform prevederilor legale in vigoare. Exemple:

a) în situația în care unui salariat i s-au acordat mai multe concedii medicale pentru aceeași afecțiune, fără întrerupere între ele, la calculul indemnizațiilor pentru certificatele de concediu medical în continuare nu s-a menținut baza de calcul determinată pentru concediul medical inițial, conform prevederilor Ordonanței de Urgență a Guvernului nr.158/2005 privind concediile și indemnizațiile de asigurări sociale de sănătate, cu modificările și completările ulterioare.

b) in situația în care unui salariat i s-au acordat mai multe concedii medicale pentru afecțiuni diferite, fără întrerupere între ele, indemnizația pentru incapacitate temporară de munca nu s-a calculat și plătit separat, conform Ordonanței de Urgență a Guvernului nr.158/2005 privind concediile și indemnizațiile de asigurări sociale de sănătate, cu modificările și completările ulterioare, menținându-se baza de calcul determinată pentru concediul medical inițial.

c) indemnizațiile pentru incapacitate temporară de muncă ce au fost acordate unor salariați nu au fost suportate de către angajator din prima zi pana în a 5-a zi (calendaristică) de concediu medical și din bugetul Fondului național unic de asigurări sociale de sănătate, începând cu ziua următoare celor suportate de angajator, conform prevederilor Ordonanței de Urgenta a Guvernului nr.158/2005 privind concediile și indemnizațiile de asigurări sociale de sănătate, cu modificările și completările ulterioare.

e) cuantumul brut lunar al indemnizatiei pentru incapacitate temporara de munca acordata unui salariat pentru perioada 24.10-30.10.2015, pe baza certificatului de concediu medical nr.XXXXX, nu a fost determinat prin aplicarea procentului de 100% asupra bazei de calcul, conform articolului 17.2 din Ordonanța de Urgenta a Guvernului nr.158/2005 privind concediile și indemnizațiile de asigurări sociale de sănătate, cu modificările și completările ulterioare, desi codul indemnizatiei trecut pe certificatul de concediu medical este 06 – „urgenta medico-chirurgicala”

– f) in cazul in care prima zi de incapacitate temporara de munca coincide cu o zi in care salariatul ar trebui sa fie liber, conform graficului de lucru din luna respectiva, aceasta zi de concediu medical nu este trecuta in foaia colectiva de prezenta si nu este luata in calcul la stabilirea indemnizației de incapacitate temporara de munca, precum si a drepturilor salariale din luna respectiva, pentru a nu se depăși norma de lucru lunara. Situația prezentata anterior se regăsește doar in cazul personalului turant. In legislația in vigoare se menționează: 1. Ordonanța de Urgenta nr.158/17.11.2005 privind indemnizațiile de asigurări sociale de sănătate, cu modificările si completările ulterioare – articolul 10.5 prevede ca: ”din duratele de acordare a concediilor medicale, exprimate in zile calendaristice, se plătesc zilele lucrătoare”; 2. Norma de aplicare a Legii nr.19/2000 privind sistemul public de pensii si alte drepturi de asigurări sociale, din data de 04.05.2001, cu modificările si completările ulterioare – D „Alte drepturi de asigurări sociale -pct. I art.12 prevede, de asemenea, ca: ” indemnizațiile de asigurări sociale, cu excepția celor acordate pentru creșterea copilului, se calculează și se plătesc în baza certificatelor de concediu medical, care constituie ordin de plată și care se eliberează pe durate exprimate în zile calendaristice” ► Nu au fost aplicate prevederile Deciziilor de sanctionare emise de conducerea institutiei in anul 2015, respectiv diminuarea salariului personalului vinovat cu procentele si in perioadele prevazute de acestea . CAUZE: ● Verificarea insuficienta, in unele cazuri, a concordantei dintre: -orele prestate in timpul noptii de unii salariati (defalcate pe date calendaristice) si totalul orelor trecute in rubrica „ore de noapte”, evidentiate in foaia colectiva de prezenta; -datele trecute in foile colective de prezenta si cele preluate in listele de plata; -zilele de concediu de odihna uzate de salariati si zilele la care acestia aveau dreptul conform prevederilor Contractului Colectiv de Munca/2015. ● Inexistenta procedurilor interne cu privire la aplicarea prevederilor Ordonantei de Urgenta a Guvernului nr.158/2005 privind concediile si indemnizatiile de asigurari sociale de sanatate, cu modificarile si completarile ulterioare sau aplicarea necorespunzatoare a acestor prevederi; ● Inexistența procedurilor scrise privind completarea foilor colective de prezență sau intocmirea eronata a acestora ; ● Exercitarea necorespunzatoare a controlului ierarhic cu privire la activitatea de calcul al drepturilor salariale, de catre:; -sefii unitatilor exterioare, asupra salariatilor care intocmesc foile colective de prezenta; ● Inexistenta instrucțiunilor interne referitoare la remunerarea salariaților turanti in situația in care aceștia se afla in incapacitate temporara de munca, in concordanta cu timpul efectiv lucrat si zilele de concediu medical de care aceștia beneficiază ; ● Lipsa instructiunilor scrise privind modul de constituire a drepturilor salariale.

CONSECINȚE: – Neacordarea sau crearea posibilitatii neacordarii unor drepturi salariale cuvenite; – Efectuarea unor plati salariale nejustificate, in unele cazuri; – Constituirea eronată a contribuțiilor aferente salariilor datorate de unitate.

RECOMANDARI: ● Recalcularea drepturile salariale, avandu-se in vedere constatarile prezentate. ● Verificarea modului de calcul, acordare și suportare a indemnizațiilor pentru incapacitate temporară de muncă, pentru anul 2015, ținându-se cont de constatările prezentate; ● Verificarea, pentru anul 2015, a modului de acordare a zilelor de concediu de odihna si aplicare a Dispozitiilor de sanctionare emise de conducerea societatii ; ● Asigurarea, in cadrul programului informatic, a unui algoritm de calcul al indemnizatiilor pentru certificatele de concediu medical in continuare, in vederea mentinerii bazei de calcul determinata pentru concediul medical initial; ● Elaborarea unor instructiuni scrise cu privire la : – aplicarea prevederilor Ordonantei de Urgenta a Guvernului nr.158/2005 privind concediile si indemnizatiile de asigurari sociale de sanatate, cu modificarile si completarile ulterioare ; – controlul ierarhic asupra modului de calcul al drepturilor salariale, in concordanta cu atributiile cuprinse in fisele posturilor persoanelor desemnate cu efectuarea acestuia ; – modul de constituire a drepturilor salariale, a urmaririi si verificarii documentelor justificative care stau la baza procedurii de calcul al salariilor; – intocmirea foilor colective de prezenta si desemnarea persoanelor raspunzatoare de exactitatea datelor mentionate in acestea ; – remunerarea salariaților turanti in situația in care aceștia se afla in incapacitate temporara de munca, in concordanta cu timpul efectiv lucrat si zilele de concediu medical de care aceștia beneficiază. ● In urma stabilirii instructiunilor cu privire la remunerarea salariaților turanti in situația in care aceștia se afla in incapacitate temporara de munca, in concordanta cu timpul efectiv lucrat si zilele de concediu medical de care aceștia beneficiază, se vor analiza aspectele constatate de echipa de auditori, prezentate in FIAP si se vor lua masurile corespunzatoare

Obiectivul nr. 3 : ,, Modul de calcul și contabilizare a elementelor reținute din salarii și a cheltuielilor cu personalul ”.

CONSTATĂRI: ► In luna noiembrie 2015 au fost retinute unor salariati sume reprezentand imprumuturi si cotizatii la Casa de Ajutor Reciproc fara a se avea la baza documente justificative. CAUZE: – Inexistenta instructiunilor scrise referitoare la retinerile din salarii a imprumuturilor si cotizatiilor CAR si la controlul asupra acestora.

CONSECINȚE: – Posibilitatea retinerii din salarii a unor sume ce nu coincid cu cele datorate de personal in baza imprumuturilor CAR contractate.

RECOMANDĂRI: ● Elaborarea unor instructiuni scrise referitoare la retinerile din salarii a imprumuturilor si cotizatiilor CAR si la controlul asupra acestora. ● Retinerea cotizatiilor si imprumuturilor CAR contractate de salariati doar pe baza documentelor justificative. Obiectivul nr. 7 : „Arhivarea documentelor”.

CONSTATĂRI: ► Pentru evidenta tuturor intrărilor si ieșirilor din arhiva a documentelor create nu este înființat un registru, iar acestea nu se depun la depozitul arhivei pe baza de proces-verbal de predare-primire, conform prevederilor articolului 9 din Legea nr.16/1996 a Arhivelor Naționale, cu modificările si completările ulterioare. ► La data auditării nu sunt repartizate atribuții de arhivare a documentelor, conform prevederilor articolului 23 din Legea nr.16/1996 a Arhivelor Naționale, cu modificările si completările ulterioare.

CAUZE: Lipsa unor instrucțiuni proprii privind arhivarea documentelor sucursalei. CONSECINȚE: Posibilitatea pierderii sau distrugerii unor documente.

RECOMANDĂRI: ● Întocmirea unor instrucțiuni proprii privind modul de arhivare a documentelor rezultate din activitatea de salarizare, conforme cu Legea nr.16/1996 a Arhivelor Naționale, modificată și completată de Legea nr. 358/2002. ● Luarea masurilor pentru repartizarea atribuțiilor de arhivare a documentelor si includerea acestora in fisa de post a persoanei desemnate. Concluziile raportului de audit In urma desfasurarii misiunii de audit, echipa de auditori interni a ca nu exista instructiuni de lucru scrise pentru toate activitățile de salarizare. Prin elaborarea acestor instructiuni de lucru și implementarea recomandărilor menționate, considerăm că se vor putea elimina in buna masura deficientele constatate, in vederea imbunatatirii activitatii de calcul al salariilor. Fișa de urmărire a recomandărilor Misiunea de audit: „De a da asigurări privind respectarea procedurilor de calcul a salariilor conform dispozițiilor interne și a legislației în vigoare”. Nr. Recomandare Implimentat Implimentat parțial Neimplimentat Data implimentării 1. Stabilirea persoanelor responsabile cu evidențierea și urmărirea modului de efectuare a concediilor de odihnă. Corelarea atribuțiilor cuprinse în ROF pentru Serviciul resurse umane cu fișele de post ale persoanelor din cadrul acestor servicii 2. Recalcularea drepturilor salariale, avîndu-se în vedere constatările prezentate 3. Verificarea modului de calcul, acordare și suportare a indemnizațiilorpentru incapacitatea temporară de muncă, pentru anul 2015, ținîndu-se cont de deficiențele constatate în cadrul misiunii de audit intern .

Bibliografie

• S.I. Grigorescu Auditul instituțiilor publice” – Editura Info Mega, 2005

. J. Renard „Teoria și practica auditului intern”, Editat de Ministerul Finanțelor Publice, București, 2002

•M.Boulescu, M.Ghita, V.Mares, P.Popanga „Controlul financiar si de gestiune a agentilor

economici”, Editura Tribuna Economica, Bucuresti,2001

• IIA – Institutul Auditorilor Interni

-„Norme profesionale ale auditului intern”, Editat de Ministerul Finanțelor Publice, 2003

-Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările și completările ulterioare

-Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 38/2003pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern

-Ordinul nr.252/03.02.2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etica a auditorului

-Ordonanta nr.119/31.08.1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv

-Norme metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv