Reprezentari Grafice In Aplicatiile Word Si Excel

REPREZENTARI GRAFICE IN APLICATIILE WORD SI EXCEL

MICROSOF WORD

WORD este un program al pachetului Office si este specializat in introducerea textelor si a obiectelor grafice. Word poate lucra cu mai multe ferestre de introducere a datelor. Astfel, putem deschide mai multe ferestre simultan si in fiecare sa vizualizam un anumit fisier.

Procesorul de texte Word va ajuta sa creati si sa administrati fisiere document care pot contine, pe langa texte formatate, tabele, formule matematice, si diferite obiecte :imagini statice sau animate, grafice, sunete, etc.

Fisierele Word se numesc documente si au extensia .doc.

Aplicatia Word va pune la dispozitie pentru lucrul cu fisiere document urmatoarele operatii :

Crearea unui document

Salvarea unui document intr-un fisier pe disc

Deschiderea si inchiderea unui document

Obtinerea informatiilor despre un document

Protejarea unui document impotiva unui acces neautorizat

Cautarea unui document pe disc

Administrarea mai multor documente deschise

FORMATAREA TEXTULUI

Caracterele sunt reprezentate de litere, numere, simboluri(&, *, $,etc), semne de punctuatie si spatii.

Termenul de formatare al caracterelor se refera la atributele pe care le au caracterele individuale dintr-un document.

In cadrul unui text, caracterele utilizate sunt bine definite de anumite marimi cum ar fi :tipul fontului, stilul si dimensiunea acestuia. La acestea se mai pot adauga anumite efecte, utilizate in situatii speciale.

Formatarea textului permite schimbarea fontului intr-un document, a unei sectiuni din document, introducerea diferitelor stiluri, schimbarea marimii fontului pentru intreg documentul sau numai pentru o sectiune a acestuia.

Prin tipul unui font intelegem denumirea sa, cum ar fi :Times New Roman, Arial, etc.

Marimea fontului este masurata in puncte tipografice. Inaltimea corpului literei-are ca unitate de masura puntul tipografic.

O formatare de caractere se poate referi la orice portiune de text, un singur caracter sau intregul document.

Stilurile utilizate pentru evidentierea unui text sunt :Bold(Ingrosare), Italic (Inclinare) si Underline(Subliniere).

Schimbarea caracterelor: dimensiune si tip

Pentru a schimba marimea fontului se selecteaza textul caruia vrem sa-i aplicam formatarea. Aceasta poate fi intregul document, un caracter, un cuvant, o fraza sau un pragraf. O modalitate rapida de a schimba marimea fontului se realizeaza cu ajutorul icoanei Formatting din bara deinstrumente.

Schimbarea fontului se mai poate face si folosind casuta de dialog Font care apare in urma folosirii comenzii Font, din meniul Format.

Font – specifica modul de prezentare a setului de caractere

Font Style(Stil font) – determina modul de evidentiere a caracterelor; ex: Bold sau Italic

Size(Dimensiune) – determina marimea caracterelor in puncte

Underline(Stil subliniere) – determina folosirea stilului underline (subliniat)

Color (Culoare font)– determina culoarea textului

Strikethrough (Taiere text cu o linie)– o linie strikethrough este o linie desenata peste caracterele selectate

Double Strikethrough(Taiere text cu o linie dubla) – o linie strikethrough este o linie dubla desenata peste caracterele selectate

Superscript (Exponent)– textul este ridicat deasupra pozitiei normale a liniei textului

Subscript(Indice) – textul este coborat sub pozitia normala a liniei textului

Shadow(Umbra) – adauga o umbra in spatele textului

Outline(Schita) – afiseaza granitele interioare si exterioare ale fiecarui caracter

Emboss (In relief)– textul apare ca si cum ar fi sters din pagina si scos in relief

Engrave(Gravat) – textul apare ca printat sau presat in pagina

Small caps(Majuscule reduse) – textul este formatat pentru litere mici

All Caps (Doar majuscule)– textul este formatat pentru majuscule

Hidden(Ascuns) – textul este ascuns in pagina

Preview – efectul apare inainte de a aplica stilul

Folosirea optiunilor: bold (caractere aldine), italice (caractere cursive) si subliniere

Se selecteaza textul caruia dorim sa-i aplicam optiunea de bold / italic si se selecteaza icoana Bold / Italic din bara de instrumente Formatting.

Pentru a anula optinile de bold, italic sau underline, se reapasa cu mouse-ul butonul corespunzator din bara de instrumente Formatting.

Pentru a varia modalitatile de subliniere, se selecteaza textul pe care dorim sa-l subliniem si din meniul Format se alege comada Font. In sectiunea Underline options se face click pe sageata in jos care va afisa un meniu derulant cu diferite modalitati de subliniere. Se alege stilul dorit si se poate observa ca in sectiune Preview se afiseaza noua subliniere. Se apasa buronul OK pentru confirmare.

Folosirea diferitelor culori in text

Se selecteaza textul caruia vrem sa-i modificam culoarea, se face click pe icoana Font Color, care va afisa un meniu derulant din care se alege culoare dorita. Desectati textul pentru a putea observa schimbarile.

Pentru a aplica diferite culori in background, se selecteaza textul, se alege din meniul Format comanda Borders and Shading(Borduri si umbrire). In casuta de dialog care se afiseaza, se alege optiunea Shading(Umbrire) de unde se alege culoarea dorita si apoi se confirma prin efectuarea unui click pe butonul OK.

Folosirea optiunilor de aliniere a textului in cadrul unui document

Procesul de aliniere a textul relativ la marginile din stanga sau dreapta, va afecta modul de vizualizare al documentului. In mod predefinit, majoritatea corespondentei este aliniata la stanga paginii sau coloanei. Folosirea optiunii justified permite aranjarea cuvintelor atat in partea dreapta, cat si in stanga, exact ca intr-un articol sau revista in care sunt folosite mai multe coloane. Alinierea textului se face ori prin punctul de insertie la inceputul noului document si aplicarea stilului, sau prin selectarea textul si aplicarea modalitatii de aliniere. Pentru a selecta modul de aliniere a textului se folosesc butoanele din bara de instrumente Formatting.

-Aliniere la stanga-aliniaza textul de la margine, in partea stanga ; este setarea implicita

-Centru-aliniaza textul in centrul paginii, relativ la marginile din stanga sau din dreapta

-Aliniere la dreapta-aliniaza textul in marginea din dreapta a paginii

-Justified-aliniaza textul intre marginea din stanga si din dreapta, marind sau micsorand spatiul dintre cuvinte

ADAUGAREA CHENARELOR UNUI DOCUMENT

Chenarele sunt folosite pentru incadrarea textului. Prin simpla selectare a unui obiect si folosirea facilitatii Border and Shading se pot desena linii sau chenare care incadreaza obiectul.

Pentru incadrarea textului se mai pot folosi casute de text – Text Box(Caseta de text).

Adaugarea unui chenar folosind butonul Outside Border (Bordura exterioara)– se plaseaza cursorul in interiorul paragrafului si se apasa cu mouse-ul icoana.

Daca se doreste alegerea unui alt tip de chenar, se efectueaza click pe sageata in jos din

dreptul icoanei, si din cele afisate, se alege cea dorita.

Chenarele se pot crea in jurului unui text selectat. Daca nu se selecteaza mai intai textul si se aplica un chenar, acesta se va intinde de la un capat pana la celalalt al randului.

Adaugarea unui chenar unui obiect se face cu ajutorul meniurilor derulante. Se selecteaza obiectul, se alege meniul Format(Formatare) si de aici comanda Borders and Shading (Borduri si umbrire) care va afisa casuta de dialog Borders and Shading (Borduri si umbrire).

Se poate personaliza chenarul folosind urmatoarele setari:

Settings(Setare) – permite definirea tipului de chenar pe care dorim sa-l folosim. Se alege dintre variantele Box, 3-D sau Custom. Daca aplicam un chenar unui tabel, avem optiunea All sau Grid.

Style(Stil) – permite definirea unui tip de linie care va fi folosita in chenar

Color(Culoare) – permite definirea unei culori care va fi folosita in chenar

Width(Latime) – permite definirea marimii chenarului

Preview(Examinare) – permite vizualizarea efectelor aplicate inainte ca acestea sa ramana definitive

Pentru a inlatura un chenar, se selecteaza obiectul si prin acelasi procedeu se deschide

fereastra Borders and Shading. Se selecteaza None(Nici una) din tipul predefinit de chenar in Preset. Pentru a confirma inlaturarea chenarului se apasa butonul OK.

Pentru a adauga un chenar unei pagini se selecteaza din fereastra Borders and Shading(Borduri si umbrire) tabul Settings(Setare) si aici, in sectiunea Page Border(Borduri de pagina) se selecteaza efectul dorit.

Se pot alege dintre diferite stiluri, culori sau efecte grafice (Art(Arta)).

Shading(Umbrire) – pentru a aplica aceasta formatare, se alege selecteaza obiectul pe care dorim sa-l evidentiem si apoi, din fereastra Borders and Shading(Borduri si umbrire) tabul Shading(Umbrire).

FORMATAREA UNUI DOCUMENT WORD

Conceptul de formatare se refera la schimbarile care se fac in aspectul documentului. Sublinierea cuvintelor, aliniarea paragrafelor, crearea unei liste numerotate sau schimbarea marginilor paginii reprezinta formatari ale documentului.

In functie de introducerea textului, in Word exista doua metode prin care se pot aplica majoritatea comenzilor de formatare:

Pentru a formata un text, acesta se selecteaza si apoi i se da comanda de formatare.

Pentru a formata un text ce urmeaza a fi introdus, se muta cursorul in locul in care se doreste introducerea textului si apoi I se da comanda de formatare

FORMATAREA PAGINILOR

Formatarea paginii unui document Word se refera la optiunile ce trebuiesc stabilite asupra formei finale a documentului din punct de vedere al dimensiunii si orientarii paginii, marginile textului si asezarea sa in pagina.

Principalele optiuni care influenteaza aspectul paginilor unui document sunt:

Dimensiunea paginii

Orientarea paginii

Marginile textului

DIMENSIUNEA ȘI ORIENTAREA PAGINILOR (PAPER SIZE)

Înainte de a face o tipărire, aplicația Word trebuie să știe exact natura hârtiei pe care se va tipări pentru ca informația pe care o inserezi în document să poată fi tipărită corect. În funcție de imprimanta instalată sunt afișate un număr de tipuri de dimensiuni predefinite sau poate să-și definească un tip propriu.

Pentru a stabili dimensiunile și orientarea paginii deschizi caseta de dialog Page Setup(Initializare pagina) și execuți clic pe fișa Paper Size. În această fișă stabilești dimensiunea cu ajutorul listei ascunse Paper_size: (dimensiunea paginii) sau cu ajutorul controalelor Width: (lățime) și Height: (înălțime), dacă vei tipări documentul pe un format de hârtie care nu este standard.

Orientarea paginii o stabilești în zona Orientation (orientare) de unde poți selecta una din cele două valori ale orientării paginii: Portrait (portret – lățimea pe orizontală și înălțimea pe verticală) și Landscape (peisaj – lățimea pe verticală și înălțimea pe orizontală).

DIMENSIUNILE MARGINILOR (MARGINS)

Pentru ca informația pe care o inserezi în document să se încadreze într-un anumit format te vei folosi de fișa Margins, specificând astfel distanțele dintre conținut (text) și marginile colii de hâtrie.

Parametrii din fișa Margins au următoarele semnificații:

Top:(Sus) – stabilește valoarea distanței dintre marginea superioară a paginii și prima linie de text de pe pagină

Bottom:(Jos) – stabilește valoarea distanței dintre marginea inferioară a paginii și ultima linie de text de pe pagină

Left: (Inside:)(Stanga) – stabilește valoarea distanței dintre marginea din stânga a paginii și marginea din stânga a paragrafului (în cazul în care se bifează opțiunea Mirror margins opțiunea Left: devine Inside:)

Right: (Outside:) – stabilește valoarea distanței dintre marginea din dreapta a paginii și marginea din dreapta a paragrafului (în cazul în care se bifează opțiunea Mirror margins opțiunea Right: devine Outside:)

Gutter(Pt indoire) – permite rezervarea unui spațiu pentru legarea documentului; legarea documentului se poate face în două poziții:

Left – legarea se va face în partea stângă

Top – legarea se va face în partea superioară a paginii

Header: – valoarea față de marginea superioară de la care începe antetul; de la această valoare în jos se desfășoară antetul

Footer: – valoarea față de marginea inferioară de la care începe subsolul paginii; de la această valoare în jos se desfășoară subsolul

Mirror margins – specifică editorului faptul că documentul va fi tipărit față/verso

2 pages per sheet – specifică editorului faptul că vor fi tipărite 2 pagini pe aceeași coală de hârtie

SURSA DE HÂRTIE (PAPER SOURCE)

Tot în această casetă de dialog, dar pe fișa Paper Source, poți stabili de unde să fie luată hârtia pentru prima pagină (First page:), respectiv pentru celelalte pagini (Other pages:). Valorile afișate de cele două opțiuni (First page: și Other pages:) depind de tipul imprimantei instalate ca fiind implicită.

SETĂRI AVANSATE (LAYOUT)

Ultima fișă (Layout) a casetei de dialog Page Setup prezintă o serie de parametri cum ar fi:

Section start: – stabilește de unde să înceapă o secțiune nouă:

Continuous – o nouă secțiune va începe în continuarea celei precedente

New column – o nouă secțiune va începe pe o nouă coloană în cazul în care documentul este împărțit pe coloane

New page – o nouă secțiune va începe pe o pagină nouă

Even page – o nouă secțiune va începe pe o pagină pară

Odd page – o nouă secțiune va începe pe o pagină impară

Headers and footers – stabilește modul în care vor fi utilizate antetele și subsolurile în cadrul documentului:

Different odd and even – stabilește că paginile impare vor avea antet și subsol diferit față de paginile pare

Different first page – stabilește că prima pagină a documentului are antet și subsol diferit față de celelalte pagini ale documentului

Vertical alignment: – stabilește alinierea pe verticală a paragrafelor în cadrul documentului:

Top – este alinierea obișnuită în care paragrafele sunt inserate începând din partea de sus a paginii către sfârșit

Center – paragrafele sunt inserate începând din mijlocul paginii și sunt deplasate în sus și în jos astfel încât paragrafele inserate până la un moment dat să fie centrate față de marginile superioară și inferioară

Justified – paragrafele sunt inserate începând din partea de sus a paginii, iar pe măsură ce sunt inserate alte paragrafe se recalculează distanța dintre ele astfel încât să existe distanțe egale și să fie răspândite pe întreaga pagină

Bottom – paragrafele sunt inserate începând din partea de jos a paginii, iar pe măsură ce sunt inserate paragrafe noi paragrafele aflate deasupra punctului de inserare sunt împinse în sus până când este completată pagina, apoi punctul de inserare este mutat la sfârșitul paginii următoare

În toate cele patru fișe ale casetei de dialog Page Setup există două elemente comune:

Lista ascunsă Apply to: – care stabilește pentru ce parte de document sunt valabile valorile pe care le-ai modificat; valorile pe care le găsești în această listă sunt:

Whole document – valorile vor fi valabile pentru tot documentul

This point forward – valorile vor fi valabile pentru partea de document aflată între poziția actuală a punctului de inserare și sfârșitul documentului

Selected text – valorile vor fi valabile doar pentru textul selectat, dar nu mai puțin de o pagină, iar paginile care nu sunt selectate integral vor fi formatate cu noile valori

Butonul Default… – care are ca efect salvarea parametrilor actuali ca fiind impliciți pentru documentele pe care le vei crea ulterior.

ANTET SI SUBSOL (HEADER SI FOOTER)

Antetul si subsolul permit introducerea de informatii in partea de sus si de jos a fiecarei pagini. Aceste informatii constituie in general numele capitolelor, numarul paginii, etc. Informatia din antet sau subsol se poate vizualiza in modul Print Preview(Examinare inaintea imprimarii), da nu si in modul normal.

Adaugare Antet si Subsol intr-un document

Crearea unui antet sau a unui subsol se realizeaza selectand din meniul View(Vizualizare) comanda Header and Footer(Antet si subsol). Daca este nevoie, Word va schimba in mod automat modul de afisare, astfel incat sa fie vizibile informatiile.

Se selecteaza antetul sau subsolul si se introduc informatiile. Pentru a schimba intre antet si subsol, se foloseste butonul Switch Between Header and Footer(Comuta intre antet si subsol).

Se insereaza textul si dupa terminare, se apasa butonul Close(Inchidere) din bara de unelte Header and Footer(Antet si subsol).

Apasand butoanele corespunzatoare din bar de unelte Header and Footer(Antet si subsol), se pot insera numarul curent al paginii, data sau ora in antet sau subsol.

Modificarea antetului sau a subsolului se face asemanator, din meniu View(Vizualizare) selectandu-se comanda Footer(Antet si subsol). Editarea textului se face folosind tehnicile normale.

Introducerea datei, autorului, numarului paginii, etc in Antet si Subsol.

Inserarea numarului paginii in antet sau subsol se face folosind comanda Footer(Antet si subsol) din meniul View(Vizualizare) . Se va afisa bara de instrumente Header and Footer(Antet si subsol). Se pozitioneaza punctul de insertie in antet sau subsol si se apasa icoana Insert Page Number(Inserare numar pagina).

Pentru documentele lungi se poate dori specificarea in antet sau subsol formatul Pagina 1 din 10 (presupanand ca exista 10 pagini in document). Pentru aceasta se foloseste comanda Header and Footer(Antet si subsol) din meniul View(Vizualizare). Se va afisa bara de instrumente Header and Footer(Antet si subsol). Se pozitioneaza punctul de insertie in antet sau subsol unde se doreste introducerea formatului X of Y si se apasa butonul Autoinsert. Din meniul derulant care apare se alege optiunea Page X of Y si numarul paginii va fi inserat automat, in formatul dorit.

Pentru inserarea datei si a orei in antet sau subsol, din bara de instrumente Header and Footer(Antet si subsol) se apasa icoana Date(Inserare data), dupa pozitionarea punctului de insertie in antet sau subsol.

Pentru inserarea orei se alege icoana Time(Inserare ora) pe care se efectueaza click.

Pentru a insera numele autorului se alege din bara de instrumente Header and Footer(Antet si subsol ) butonul Autoinsert, dupa ce s-a pozitionat punctul de insertie in antet sau subsol. Din meniul derulant se alege optiunea Created By si numele autorului, stocat in Word, se va insera automat.

Numele autorului este acelasi cu cel furnizat la instalarea programului. Pentru a schimba numele, se alege din meniul Tools(Instrumente) comanda Options(Optiuni). In fereastra de dialog afisata se alege User Information(Informatii utilizator) si se editeaza daca este cazul.

Pentru a introduce in antet sau subsol numele autorului, data si numarul paginii se foloseste comanda Header and Footer(Antet si subsol )din meniul View(Vizualizare). Se pozitioneaza punctul de insertie in locatia dorita, se alege butonul Autoinsert si din meniul derulant comanda Author, Page #, Date si toti cei trei itemi se vor afisa.

TABELE

Tabelele permit organizarea itemilor in coloane si randuri, in loc sa se calculeze setarile pentru Tab. Este recomandat ca organizarea datelor sa se faca cu ajutorul tabelelor, in locul taburilor. Avantajul este acela ca datele vor trece de pe un rand pe urmatorul in mod cursiv. Tabelele sunt mult mai flexibile decat coloanele Word si sunt mai usor de manipulat si mai usor de afisat pe ecran, spre deosebire de coloane.

Crearea unor tabele standard

Cel mai rapid mod de creare a unui tabel este folosind icoana Insert Table(Inserare tabel) din bara de instrumente standard. Se plaseaza punctul de insertie in locatia dorita si se efectueaza click pe icoana Insert Table(Inserare tabel) si se trage pointerul mouse-ului peste grila pentru a selecta numarul de coloane si randuri necesar.

Introducerea datelor in tabel se face efectuand un click in celula in care dorim sa introducem datele si se poate incepe tastarea. Mutarea dintr-o celula in alta se face cu ajutorul tastei Tab. Inserarea datelor in tabel se face prin efectuarea unui click in celula in care se doreste introducerea datelor si se poate incepe tastarea. Pentru a ajunge in celula urmatoare se foloseste tasta Tab.

Selectarea unor parti ale tabelului se face prin efectuarea unui click in locatia din tabel de unde dorim sa selectam o celula, coloana, rand. Se alege din meniul Table(Tabel) comanda Select(Selectare tabel) si din submeniul afisat se alege itemul dorit: Table(Tabel), Column(Coloana), Row(Rand) sau Cell(Celula).

Schimbarea atributelor unei celule: formatare, dimensiune, coloare, etc

Specificarea marimea unui rand se alege din meniul Table(Tabel) comanda Table Properties(Proprietati tabel).

Randul trebuie sa fie selectat.

Se selectaeza casuta Specity Height(Inaltime) si se introduce valoarea dorita. Se apasa butonul OK pentru a aplica schimbarile facute.

Specificarea marimii unei coloane se face in mod asemanator. Se selecteaza coloana si din meniul Table(Tabel) se alege comanda Table Properties(Proprietati tabel). Se bifeaza casuta Preferred width(Latime preferata) si se introduce valoare dorita. Pentru a aplica schimbarile facute, se apasa butonul OK.

Introducerea si stergerea de linii si coloane

Se selecteaza coloana sau randul unde se vrea introducerea unei noi coloane sau rand. Din meniul Table(Tabel) se selecteaza comanda Insert Columns sau Insert Rows.

Inserarea coloanelor si a randurilor intr-un tabel existent se poate face si cu ajutorul

icoanelor din bara de unelte. In mod asemanator, se selecteaza randul sau coloana, dupa care se efectueaza click pe icoana care in mod normal ar fi folosita pentru inserarea unui tabel. Se poate observa ca icoana a fost redenumita in Insert Rows sau Insert Column, depinzand de ce s-a selectat.

Stergerea unei coloane sau a unui rand se poate realiza dupa selectarea itemului dorit. Se va alege apoi din meniul Table(Tabel) comanda Delete Columns sau Delete Rows.

Daca se selecteaza un rand sau o coloana si apoi se apasa tasta Del, ceea ce se va sterge vor fi datele din coloana sau randul respectiv, nu si randul sau coloana in sine.

Daca se selecteaza cateva randuri din partea de sus sau de jos a tabelului si inca o linie de deasupra sau dupa tabel si se apasa tasta Del, atunci se va sterge atat linia selectata cat si randurile selectate.

Adaugarea marginilor unui tabel

Se face un click in interiorul tabelului si din meniul Table(Tabel) se alege comanda Select(Selectare). Din submeniul afisat se alege optiunea Table(Tabel) . Aceasta va selecta intregul tabel. Odata ce tabelul este selectat, se face click pe sageata din partea dreapta a icoanei Border(Bordura exterioara) si se alege tipul de chenar. Pentru a vedea rezultatele, se deselecteaza tabelul.

Pentru a specifica un chenar, stil sau culoare se selecteaza din meniul Format comanda

Borders and Shading(Borduri si umbrire).

Daca este necesar, se alege tab-ul Borders(Borduri).

Se selecteaza stilul (Style: ) dorit. Pentru a vedea toate optiunile se pot folosi bara de

derulare.

Se alege grosimea liniei chenarului in sectiunea Width si culoarea in sectiunea Color.

Adaugarea unor umbre in celulele tabelului se face prin selectarea unor celule. Randuri/

coloane particulare sau a intregului tabel, daca se doreste, si se alege din casuta de dialog Borders and Shading(Borduri si umbrire) tabul Shading(Umbrire).

Se selecteaza culoarea dorita si apoi se apasa butonul OK.

Folosirea instrumentului de formatare automata a unui tabel

Pentru formatarea automana a unui tabel se alege din meniul Table(Tabel) comanda Table AutoFormat(AutoFormatare in tabel). Aceasta va deschide casuta de dialog Table AutoFormat (AutoFormatare in tabel). In sectiunea Category(Categorie) exista

o lista predefinita de modele de tabele din care se poate alege cel dorit. In sectiunea Preview(Examinare) se afiseaza modelul tabelului ales. Se apasa butonul Apply(Se aplica) dupa selectarea modelului de tabel dorit.

Se va afisa o noua casuta de dialog in care utilizatorul poate introduce numarul de coloane si de randuri pentu tabel, dupa care apasa butonul OK.

GRAFICE SI IMAGINI

Word este un procesor de texte grafic, ceea ce inseamna ca permite pe langa introducerea de text si imagini grafice. Aceste imagini se pot insera din galeria de imagini cu care vine programul, din fisiere, grafice, fisiere video, etc.

Adaugarea unui fisier grafic sau imagine intr-un document

Inserarea unui clipart se face cu ajutorul icoanei Drawing(Desen) din bara de instrumente Drawing. Daca aceasta nu este afisata pe ecran, se afiseaza: meniul View(Vizualizare), comanda Toobars(Bare de instrumente) si se alege bara de instrumente dorita. Inserarea se poate face si cu

ajutorul icoanei Drawing(Desen) din bara de instrumente standard. Efectuand click pe aceasta icoana, se va afisa bara de instrumente Drawing.

Pentru introducerea unor imagini din Clipart(Inserare miniatura), se apasa butonul care va afisa o fereastra de unde se pot selecta imaginile dorite, dupa care se apasa butonul Insert(Inserare).

Inserarea unei imagini dintr-un fisier se face urmand pasii:

– se face un click in pagina, in locul in care se doreste inserarea imaginii

din meniul Insert(Inserare) se alege comanda Picture(Imagine)

din submeniul afisat se alege optiunea From File(Din fisier)

Aceasta va deschide casuta de dialog Insert Picture(Inserare imagine).

Se selecteaza imaginea dorita si se apasa butonul Insert(Inserare).

Inserarea unui grafic se face in mod asemanator. Din submeniul afisat de comanda Picture(Imagine) se alege optiunea Chart(Diagrama).

Un grafic se va insera in document.

Selectarea unei imagini sau a unui grafic se face prin efectuarea unui click pe itemul dorit.

Odata selectat, itemul va fi incadrat de 8 puncte, 8 patrate din care se poate modifica imaginea.

Imaginea se poate redimensiona daca se plaseaza mouse-ul in coltul imaginii, pe unul dintre cele 4 patrate negre. Se apasa butonul mouse-ului si se trage de coltul imaginii pentru a o mari sau micsora. Atunci cand see ajunge la marimea dorita, se elibereaza butonul mouse-ului.

Stergerea unei imagini se face apasand tasta Del dupa ce s-a selectat imaginea dorita.

Mutarea imaginilor sau desenarea obiectelor intr-un document.

Se selecteaza imaginea dorita si se trece cu mouse-ul peste ea pana cand se schimba intr-un romb cu varfurile sageti. Se apasa butonul mouse-ului si se trage imaginea pana la noua locatie, dupa care se elibereaza butonul mouse-ului.

Desenarea obiectelor se face cu ajutorul icoanelor aflate in bara de instrumente Drawing. Se pot desena cercuri, elipse, patrate sau dreptghiuri, se pot trasa linii.

UTILIZAREA IMAGINILOR ÎN DOCUMENTE

Introducerea imaginilor (Pictures) se realizează executând secvența Insert\Picture\From File (Inserare\Imagine\Din fisier). Se deschide o casetă de dialog care îți permite să ajungi la fișierul care conține imaginea dorită a fi inserată după care finalizezi apăsând butonul Insert.

După ce ai inserat o imagine într-o foaie de calcul, aceasta poate fi redimensionată cu ajutorul punctelor de manevrare, mutată, formatată sau ștearsă. Pentru a efectua modificări asupra unei imagini inserate poți utiliza facilitățile barei de instrumente Picture. Orice imagine, odată inserată, apare odată cu bara de unelte Picture. Această bară îți permite să controlezi luminozitatea imaginii, culorile, contrastul și altele pe care le vei găsi în tabelul care urmează:

EDITORUL DE ECUAȚII

Editorul de ecuații este o aplicație care permite crearea cu ușurință a formulelor și ecuațiilor matematice complexe. Această aplicație se numește Microsoft Equation. Un exemplu de ecuație ar fi cel din imaginea următoare.

Aceste ecuații nu calculează un rezultat, ca formulele dintr-un tabel sau dintr-o foaie de calcul, ci permit doar scrierea lor.

APELAREA EDITORULUI DE ECUAȚII

Apelarea editorului de ecuații de face inserând în document un obiect Microsoft Equation. Pentru a insera în document un astfel de obiect trebuie să parcurgi următorii pași:

Poziționează punctul de inserare acolo unde vrei să apară ecuația.

Selectează comanda Object… (Obiect) din meniul Insert(Inserare). Pe ecran va fi afișată caseta de dialog Object(Obiect), iar din lista Object type(Tip obiect) selectezi valoarea Microsoft Equation 3.0, apoi apeși butonul OK.

În urma acestei acțiuni sunt ascunse barele de unelte și meniul principal al aplicației Microsoft Word și sunt afișate meniul principal al aplicației Microsoft Equation și bara de unelte Equation. În plus este inserată o ecuație goală care trebuie completată cu simboluri matematice.

După completarea ecuației se revine la document prin executarea unui clic în exteriorul ecuației.

Editorul de ecuații mai poate fi apelat și prin adăugarea butonului  (Equation Editor) în una din barele de unelte predefinite sau într-o bară de unelte proprie.

GRAFICE

Graficele sunt cea mai bună metodă de prezentare a unor date prezente în tabele. Aplicația Word permite inserarea în documente a unei game variate de grafice. Graficele sunt obiectele de date cele mai utilizate în domeniile economic, marketing, vânzări și alte domenii de afaceri. Reprezentările grafice reprezintă un suport esențial pentru strategiile, rapoartele și ideile pe care vrei să le expui în fața unui auditoriu.

Pentru a crea grafice ai la dispoziție următoarele metode:

Legi un obiect diagramă din Excel sau alt program de calcul tabelar

Utilizezi aplicația Microsoft Excel Chart pentru a crea un grafic pornind de la zero

Utilizezi aplicația Microsoft Graph pentru a crea un grafic pornind de la zero

Metoda folosită pentru a insera grafice depinde de experiența în materie de programe de calcul tabelar și de creare a diagramelor, precum și de existența unei foi de calcul din care să preiei datele.

Dacă ești familiarizat cu aplicația Microsoft Excel poți crea atât tabelul care conține datele cât și diagramele. Folosind mecanismul de copiere poți lipi în document legături sau obiectul în sine al oricărui grafic. De asemenea, poți utiliza aplicația Microsoft Excel Chart care inserează în document atât tabelul cu date cât și graficul punând la dispoziția utilizatorului toate facilitățile de care ar dispune dacă ar utiliza aplicația Microsoft Excel fără a părăsi aplicația Microsoft Word.

Dacă nu ai suficiente cunoștințe despre Excel sau un alt program de calcul tabelar sau de creare a graficelor, poți utiliza aplicația Microsoft Graph care permite crearea graficelor complexe, dar nu permite utilizarea formulelor de calcul pentru tabelele din care își extrage datele.

INSERAREA FOLOSIND APLICAȚIA MICROSOFT GRAPH

Principalul avantaj al utilizării aplicației Microsoft Graph în raport cu Excel sau alte programe de calcul tabelar sau de creare a graficelor este faptul că acesta este inclus în aplicația Word, ceea ce înseamnă că poți distribui documentul și altor utilizatori Word fără să te întrebi dacă persoanele respective dispun de aplicația pe care ai utilizat-o sau nu.

Inserarea unui grafic folosind aplicația Microsoft Graph se face parcurgând următorii pași:

Poziționează punctul de inserare acolo unde vrei să inserezi noul grafic.

Selectezi comanda Object…(Obiect) din meniul Insert(Inserare) Pe ecran va fi afișată caseta de dialog Object(Obiect), iar din lista Object type: selectezi valoarea Microsoft Graph Chart.

Apeși butonul OK pentru a insera obiectul. Obiectul inserat va arăta ca cel prezentat în imaginea următoare.

În foaia de calcul trebuie să inserezi datele pe care vrei să le reprezinți grafic, deoarece datele inițiale sunt niște date fictive care ajută la desenarea unui model de grafic. Graficul se va modifica instantaneu pe măsură ce introduci noile valori.

Poți modifica aspectul graficului, apoi execuți un clic în exteriorul graficului.

INTRODUCEREA VALORILOR ÎN FOAIA CU DATE

La crearea unui grafic, foaia cu date conține un set de date fictive. Poți adăuga propriile date prin tastarea acestora în interiorul celulelor sau le poți copia dintr-un alt tabel sau foaie de calcul.

Înainte de a introduce date într-o celulă, trebuie ca celula respectivă să devină celulă activă. Pentru aceasta, execută clic pe celula respectivă sau folosește tastele săgeți pentru a schimba celula activă.

SCHIMBAREA TIPULUI DE GRAFIC

Datele din fereastra foii cu date sunt afișate automat sub forma unui grafic cu coloane. Există mai multe tipuri de grafice, iar fiecare tip conține unul sau mai multe subtipuri.

Pentru schimbarea tipul graficului trebuie să parcurgi următorii pași:

Inserează un grafic nou (eventual, modifică valorile din foaia cu date) sau execută dublu clic pe unul existent în document.

Selectează comanda Chart Type… din meniul Chart sau din meniul rapid. Este afișată caseta de dialog Chart Type, care are două fișe cu tipuri de grafice ca în imaginile următoare.

Din lista Chart Type: selectezi tipul de grafic, iar din partea dreaptă selectezi un subtip care să fie cât mai relevant pentru datele pe care vrei să le reprezinți. După selectarea subtipului, în partea de jos, este afișată o explicația privind modul de afișare al datelor în diagramă.

Execută clic pe butonul Press and Hold to View Sample (apasă și ține apăsat pentru a vedea un exemplu). Acesta permite previzualizarea graficului cu datele din foaia cu date, ca în imaginea următoare.

Execută clic pe butonul OK pentru a aplica graficul pe datele din foaia cu date.

MODIFICAREA OPȚIUNILOR GRAFICULUI

Opțiunile graficului sunt grupate în caseta de dialog Chart Options. Pentru a afișa această casetă de dialog trebuie să selectezi comanda Chart Options… din meniul Chart sau din meniul rapid. Opțiunile care pot fi modificate pentru un grafic sunt grupate în șase fișe cu opțiuni. Acestea sunt:

Titles (titluri) – permite definirea titlurilor. Titlurile care pot fi definite sunt: titlul de ansamblu și titlurile pentru toate axele (în funcție de tipul de grafic ales setul de axe disponibile este altul).

Axes (axe) – afișează sau ascunde orice axă a graficului și selectează tipul scării de valori pe axa X.

Gridlines (linii de grilă) – afișează sau ascunde liniile de grilă principale sau secundare, pa axa X. Dacă lucrezi cu un grafic tridimensional, poți să modifici liniile de grilă și pereții în varianta bidimensională.

Legend (legendă) – modifică poziția legendei sau o ascunde complet.

Data Labels (etichete de date) – adaugă etichete pentru toate punctele de date, etichete care conțin valorile acestora.

Data Table (tabel de date) – afișează foaia de date în grafic.

MICROSOFT EXCEL

Programul Microsoft Excel face parte din pachetul de programe Microsoft Office, alaturi de Word si PowerPoint. Fiind o aplicatie din pachetul Microsoft Office , Microsoft Excel prezinta o interfata destul de asemanatoare cu cea a programelor Word si PowerPoint, avand o serie de elemente comune : aceeasi organizare a sistemului de meniuri si a barelor de instrumente. Fisierele create cu aceste programe au extensia .xls. Programul Excel se va lansa si implicit, va deschide un document nou-reprezentand un caiet cu foi de calcul(WorkBook). Acesta este alcatuit din mai multe foi de calcul(Sheet), prima dintre ele fiind cea activa. Fiecare foaie de calcul este alcatuita din linii si coloane-formand de fapt, un tabel. Intersectiile liniilor si coloanelor genereaza celule, in care utilizatorul va introduce in timpul lucrului, diferite informatii(numere, texte, formule). Fiecare agenda de lucru contine initial trei foi de calcul, care pot fi modificate pe parcursul unei sesiuni de lucru. O foaie de calcul este formata din 256 de coloane si 65 536 de linii . Codul atasat liniilor este 1,2,3 ……… iar cel al coloanelor este A, ……. Z, AA,…….. AZ, BA, ………BZ, ……. O celula se afla la intersectia unei linii cu o coloana, adresa acesteia fiind data de litera coloanei si numarul liniei pe care se afla(exemplu : B10,C2). Prin indicator de celula activa intelegem un chenar ingrosat care delimiteaza celula. In coltul dreapta jos a chenarului se afla un mic dreptunghi care poarta denumirea de maner de umplere.

In momentul in care lansezi aplicatia Excel se deschide o ferestra de lucru care are urmatoarea componenta:

INTRODUCEREA DE FORMULE SIMPLE INTR-O CELULA

Se alege din meniul Insert comanda Function… care va deschide casuta de dialog Insert Function. Aici se alege functia dorita.

Dupa ce se alege functia se apasa butonul OK. O ferestra de dialog se va afisa in care se vor specifica argumentele asupra carora va actiona functia.

RANDURI SI COLOANE

INSERAREA DE RANDURI SI COLOANE

Se selecteaza randul care dorim sa-l coboram atunci cand se insereaza un rand nou. Cu clic dreapta de mouse se afiseaza un meniu derulant si se selecteaza comanda Insert. Toate datele se vor muta cu un rand mai jos, pentru a face loc celui nou.

Se selecteaza coloana pe care dorim s-o mutam mai spre stanga si cu clic dreapta de mouse se afiseaza meniu derulant se selecteaza comanda Insert. Toate datele se vor muta catre stanga pentru a face loc noi coloane.

MODIFICAREA LATIMII COLOANEI SI INALTIMII RANDULUI

Se gaseste chenarul din stanga al coloanei, in capul de coloana, a carei dimensiune dorim

s-o schimbam. Cand mouse-ul ajunge in partea de sus a coloanei, pointerul se va transforma intr-o linie subtire intersectata de o sageata dubla. Se efectueaza clic pe chenarul din stanga si se trage mouse-ul catre dreapta pentru a micsora dimensiunea coloanei, sau catre stanga pentru a o mari. Daca se introduce text care depaseste latimea coloanei, acesta se va imparti si in coloana alaturata, daca nu contine date. Daca coloana alaturata contine date , atunci acestea vor fi trunchiate.

Exista si posibilitatea sa se seteze automat latimea coloanei, astfel incat sa incapa datele. Se gaseste marginea din stanga a capului de coloana si se face dublu clic pe chenar, coloana latindu-se cat este necesar pentru a cuprinde datele introduse.

Pentru a schimba inaltimea randului se alege din meniul Format comanda Rows si din meniul Format Row, comanda Height. Se va afisa casuta de dialog Row Height si se introduce o valoare intre 0-409 in casuta text Row Height. Valoarea reprezinta inaltimea randului in puncte. Se apasa butonul OK pentru a confirma schimbarile.

STERGEREA RANDURILOR SI COLOANELOR SELECTATE

Se selecteaza randul sau coloana pe care dorim s-o stergem si cu clic dreapta de mouse se afiseaza un meniu derulant apoi se selecteaza comanda Delete.

SORTAREA SI FILTRAREA LISTELOR

SORTAREA LISTELOR

Dupa ce ai creat o lista este posibil sa doresti sa afisezi informatia in mai multe moduri. Pentru acesta Excel iti permite sa sortezi listele sau sa folosesti sortari personalizate. Pentru a sorta o lista trebuie sa parcurgi secventa Data\Sort pentru a deschide o caseta de dialog Sort unde vei selecta conditiile de sortare.

Daca nu selectezi nimic inainte de a deschide caseta de dialog Sort, programul Excel va selecta ceea ce considera el ca ar fi lista-toate celelalte date adiacente la celula activa, mai putin prima linie, pe care programul o considera a fi linia cu titluri. In cazul in care lista contine linii sau celule goale efectueaza selectia inainte de a incepe procesul de sortare, astfel este posibil ca parti ale listei sa fie excluse la sortare. Programul Excel poate sorta datele alfabetic, numeric sau dupa data calendaristica.

Pentru a efectua o sortare a unei liste trebuie sa parcurgi pasi:

Sortarea unei liste poate fi efectuata simultan dupa maxim trei campuri. Specifica in sectiunile Sort by si Then by coloanele dupa care se efectueaza sortarea in ordinea importantei lor pentru sortare.

Specifica ordinea de sortare. O lista poate fi sortata ascendent(0-9 sau A-Z) sau descendent(de la 9-0 sau Z-A)

Specifica daca lista are cap de tabel sau nu. Atunci cand sortezi datele manual trebuie sa alegi optiunea No header row daca lista nu are cap de tabel si Header row daca lista ta are cap de tabel. Atunci cand se efectueaza o selectare automata, daca indicatorul de celula se gaseste intr-o lista aparent fara linie de titluri, programul Excel selecteaza optiunea No header row. Daca lista pare ca ar avea cap de tabel atunci Excel alege optiunea Header row.

Pentru o sortare mai avansata selecteaza butonul Options. Se deschide o caseta de dialog de unde poti opta pentru:

Sortarea listei de sus in jos(Sort top to bottom)

Sortarea listei de la stanga la dreapta(Sort left to right)

Sortarea sensibila a listei dupa tipul de litera(Case sensitive)-sa sorteze separat intrari de tipul Data sau data

Sortarea listei in functie de listele personalizate pe care le-ai creat

FILTRAREA LISTELOR

Daca lucrezi cu liste mari, cu volum mare de informatie este posibil ca localizarea unei inregistrari sa dureze destul de mult. Atunci cand doresti sa vizualizezi una sau mai multe inregistrari specifice, filtrarea listei iti permite sa afisezi doar informatia dorita. In cazul filtrarilor lista ramane nemodificata, dar vei vizualiza la acel moment numai informatia specificata in filtru. Filtrul poate fi modificat in orice moment pentru a afisa un alt set de inregistrari. Inregistrarile filtrate pot fi formatate, editate si chiar reprezentate grafic. Programul Excel pune la dispozitie doua tipuri de filtre:

AutoFilter(Filtrare automata) aplica un filtru simplu, automat, de selectie a listei, pe care il poti, apoi, personaliza

Advanced Filter(Filtrare avansata) iti permite sa stabilesti criterii de filtrare mai complexe

Pentru a efectua o filtrare automata a unei liste trebuie sa executati secventa Data\Filter\ AutoFilter. Aceasta comanda este un comutator. Daca o repeti poti dezactiva in orice moment filtrul automat. Intr-o lista cu filtru automat programul Excel afiseaza butoane cu sageti pentru fiecare intrare din linia cu titluri. Aceste butoane activeaza meniuri derulante care iti permite sa stabilesti ce inregistrare individuala doresti sa vezi la un moment dat sau mai multe inregistrari cu aceeasi intrare in campul respectiv.

La alegerea filtrarii prin metoda AutoFilter butoanele de filtrare sunt pozitionate pe celulele care contin titlurile de coloana iar lista ramane afisata in intregime. Ca sa afiseze o lista de inregistrari filtrate foloseste unul din butoanele sau o combinatie de butoane

Crearea unui filtru personalizat

Daca filtrul automat prestabilit nu ofera suficiente optiuni, poti crea un filtru personalizat. Pentru a realiza un filtru personalizat trebuie parcursi pasii:

In caseta de dialog Custom AutoFilter precizeaza criteriul ce va fi utilizat la filtarea listei

Executa clic pe OK

CREAREA, APLICAREA SI MODIFICAREA FORMULELOR SIMPLE

Toate formulele incep cu semnul egal(=)

Formulele pot folosi in calcul referinte de celule sau numere reale(denumire valori constante)

Operatorii aritmetici recunoscuti de Excel sunt: +(adunare), – (scadere), *(inmultire), /(impartire), ^(ridicarea la putere) si %(procenti)

Poti introduce paranteze pentru a stabili ordinea de executare a operatiilor aritmetice in formula

Dupa ce ai introdus formula, o poti vedea in bara de formule atunci cand este activa. Rezultatul formulei este afisat in celula in care ai creat formula

Cand editezi o formula, o poti vedea atat in bara de formule cat si in celula in care este creata. O poti modifica in oricare din aceste locuri.

Utilizarea operatiilor aritmetice de baza

Programul Excel foloseste regulile matematice standard de efectuare a operatiilor. Au prioritate inmultirea si impartirea si apoi se executa adunarea si scaderea. Se respecta urmatoarele reguli:

Toate operatiile din paranteza sunt efectuate primele

Obtinerea unui numar negativ precede orice alte operatii astfel incat in restul calculelor sa se utilizeze valoarea negativa