Relatiile Publice Forma a Comunicarii Externe a Organizatiei
LUCRARE DE DISERTAȚIE
Relațiile publice – formă a comunicării externe a organizației
CUPRINS
Introducere
Partea I
Aspecte teoretice privind comunicarea organizațională
1.1. Delimitări conceptuale privind comunicarea
1.2. Forme de comunicare în cadrul organizațiilor
1.3. Comunicarea externă a organizației
Partea a II-a
Studiu de caz în primăria orașului Mediaș
2.1. Cadrul legal de organizare și funcționare
2.2. Organizarea primăriei Mediaș
2.3. Atribuții generale si specifice ale compartimentelor de specialitate
2.4. Serviciul de Relații cu Publicul
2.5. Proiect privind comunicarea eficientă în cadrul primăriei Mediaș
2.6. Prezentarea evenimentului Mediaș – Cetate Medievală, ediția 2011
Concluzii
Bibliografie
Anexe
Introducere
Comunicarea a reprezentat dintotdeauna un element indispensabil pentru organizarea și funcționarea colectivităților umane. Comunicarea ca ansamblu de masaje transmise și recepționate de către participanții la aceste procese ajută la planificarea, organizarea și realizarea acțiunilor umane, fiind recunoscută azi ca unul dintre cele mai eficiente instrumente în desfășurarea vieții economico-sociale a colectivității umane.
Pornind de la însemnătatea proceselor de comunicare în general, în activitatea umană, trebuie arătat că orice organizație care urmărește să se dezvolte și să își atingă obiectivele trebuie să-și concentreze eforturile în direcția eficientizării proceselor de comunicare, ca principale mijloace prin care indivizii își corelează și își unesc eforturile pentru realizarea scopurilor comune organizației.
Redusă la elementele sale de bază, comunicarea nu reprezintă decât un schimb de opinii care se realizează fie prin simpla conversație, directă sau intermediată prin telefon sau internet, fie în scris, prin scrisori, cărți, reviste și ziare, clasice sau electronice, fie prin intermediul imaginii – televiziune, film. În acest fel, comunicarea se prezintă ca un proces de transmitere a informațiilor, ideilor și opiniilor de la un individ la altul și de la un grup social la altul.
În acest context al importanței pe care o prezintă activitatea de comunicare cu toate componentele sale, lucrarea de față își propune să trateze problema relațiilor publice, ca formă a comunicării externe a organizațiilor.
Lucrarea este structurată în două părți, la care se adaugă prezentul demers introductiv și o parte de concluzii.
Partea I prezintă unele aspecte teoretice privind comunicarea organizațională. Sunt definiți în principal câțiva termeni cu care operează lucrarea de față (comunicare, mesaj, mijloc de comunicare, sistem de comunicare). Sunt prezentate apoi formele comunicării organizaționale, după care este analizată din punct de vedere teoretic comunicarea externă în cadrul organizațiilor sau, mai precis spus, comunicarea externă a organizațiilor, întrucât aceasta se realizează între organizație și mediul extern.
Partea a II-a a lucrării este aplicativă, și prezintă un studiu de caz privind relațiile publice realizate în cadrul unei instituții publice. Instituția aleasă pentru studiul de caz este primăria orașului Mediaș. Este prezentat, mai întâi, cadrul legal de organizare și funcționare al primăriei, precum și atribuțiile generale si specifice ale compartimentelor de specialitate, după care este prezentat principalul artizan al proceselor de comunicare ale primăriei, și anume Serviciul de Relații cu Publicul. În continuare, sunt detaliate două aplicații de comunicare: un proiect privind comunicarea eficientă în cadrul Primăriei Mediaș și organizarea unui eveniment care se desfășoară anual în orașul Mediaș, și anume festivalul intitulat „Mediaș – Cetate Medievală”, ediția 2011.
Lucrarea își concentrează analiza pe de o parte asupra modului în care se realizează procesele de comunicare între organizație și mediul extern, iar pe de altă parte, asupra modului în care aceste procese pot suferi modificări în scopul eficientizării în viitor a comunicării organizaționale.
Partea I
Aspecte teoretice privind comunicarea organizațională
1.1. Delimitări conceptuale privind comunicarea
Oamenii petrec mare parte din timp comunicând, în familie, la serviciu, la cumpărături, la spectacole sau în alte medii. În cele ce urmează voi analiza câteva din definițiile date, în decursul timpului, comunicării și voi încerca să realizez, din însumarea componentelor și caracteristicilor comunicării, o definiție proprie.
Dicționarul Webster definește termenul comunicare ca fiind „un act sau o activitate de transmitere a unor mesaje verbale sau scrise; un schimb de informații; un proces prin care sensurile sunt transmise între persoane prin intermediul unui sistem de simboluri”.
Comunicarea poate fi formal definită ca „orice proces prin care premisele decizionale sunt transmise de la un membru al unei instituții la altul. Comunicarea însoțește activitatea instituțiilor publice, contribuind la realizarea în bune condiții a acesteia”. Această definiție vizează numai instituțiile, deși este evident că s-ar putea aplica, în egală măsură, oricărei alte organizații. În plus, o organizație este și ea o colectivitate, un grup de oameni. Așadar, este valabilă pentru orice comunicare în cadrul grupurilor, în care mesaje sunt transmise în orice moment, între colegi, între șefi și subalterni.
Există trei semnificații date de Dicționarul Explicativ al Limbii Române pentru termenul comunicare: 1. înștiințare, aducere la cunoștință; 2. contacte verbale în interiorul unui grup sau colectivități; 3. prezentare sau ocazie care favorizează schimbul de idei sau relații spirituale.
Orice proces de comunicare presupune un emițător, un receptor, un canal de transmitere și un mesaj de transmis. Mesajul circulă de la emițător către receptor, care, la rândul lui, transmite feed-back către emițător.
Tipologizarea comunicării ține cont de mai multe criterii. Astfel, în funcție de modul în care se transmite mesajul putem vorbi de:
– comunicare directă, când participanții iau legătura direct, neintermediat
– comunicare intermediată, care se realizează prin intermediul scrierii, tipăriturilor sau suporturilor electronice, al semnalelor radio sau de alt tip.
După modul de codificare a mesajului putem distinge următoarele tipuri de comunicare:
– comunicarea verbală, care are, în general, trei scopuri: să informeze, să convingă sau să amuze, să distreze receptorul;
– comunicarea non-verbală;
– comunicare paraverbală, care urmărește comunicarea prin intonație, ritm, accent, inflexiuni, dicție, pauze de vorbire și tăceri.
În funcție de elementele de bază ale comunicării (emițător și receptor) se pot distinge:
– comunicarea intrapersonală este comunicarea în care nu se poate distinge între emițător și receptor. Cu toate acestea, dialogul interior reprezintă un proces de comunicare autentic, deși unii cercetători pun la îndoială acest lucru.
– comunicarea interpersonală este comunicarea care presupune existența a doi participanți;
– comunicarea de grup presupune existența a mai mult de doi participanți;
– comunicarea publică implică prezența unui emițător unic și a unui mare număr de receptori. Comunicarea publică se referă atât la schimbul și împărtășirea de informații de utilitate publică, cât și menținerea liantului social.
Orice tip de organizație indiferent de dimensiunea acesteia, are nevoie de o comunicare eficientă. Pentru a asigura un proces eficient de comunicare, organizația trebuie, înainte de toate, să stabilească două repere fundamentale: care este publicul-țintă și care este mesajul principal ce se dorește să se comunice. Publicul este orice grup uman ai cărui componenți au un interes sau o valoare comună. Clasificarea comună și tradițională a publicurilor distinge între: a) mass-media, b) angajații, c) membrii neangajați direct în activitate (pensionari, onorifici, organe superioare), d) comunitatea, e) instituțiile guvernamentale, f) investitorii, g) consumatorii.
Prin politica de comunicație și mijloacele care o caracterizează, organizația urmărește o difuzare cât mai amplă a unor informații despre activitatea sa, dar și recepționarea modului cum acestea sunt primite și apreciate de destinatari. Privită astfel, organizația se constituie într-un sistem deschis spre mediul său extern și, în același timp, o sursă de mesaje al căror obiectiv principal vizează întărirea imaginii și a prestigiului său. Pentru a realiza un asemenea obiectiv, întreprinderea trebuie să asigure selectarea și armonizarea informațiilor pe care le difuzează, întrucât folosirea unor mijloace neadecvate sau necorelate de difuzare pot genera situații cu efecte negative pentru prestigiul și activitatea sa. Succesul unei asemenea acțiuni depinde de respectarea de către fiecare sursă de comunicație folosită a unor cerințe primare, și anume: să fie suficient de puternică, aptă a determina o relație de autoritate față de publicul vizat; să fie atrăgătoare, în așa fel încât să poată fi identificată din multitudinea surselor de comunicație; să fie credibilă, mesajele puse în circulație corespunzând sistemului de valori al destinatarului. Ca receptor de informații, organizația va trata cu maximă atenție situațiile în care imaginea sa se bucură de aprecierile publicului, dar mai ales cazurile în care se înregistrează o diminuare a prestigiului organizației, rețineri ale publicului sau chiar o reacție de respingere. În astfel de cazuri, informațiile obținute trebuie să servească unor măsuri de revizuire a politicii de ansamblu a organizației, în sensul stabilirii de noi obiective și mijloace care să contribuie la recâștigarea poziției avute și chiar la dezvoltarea viitoare a activității.
Un sistem de comunicație este un ansamblu prin care întreprinderea pune în circulație o idee, o informație sau o atitudine. Acest ansamblu este format din următoarele elemente: o sursă de informație (organizația însăși); un mesaj (acesta este constituit din informația, ideea ce urmează a fi difuzate); un canal de comunicare (suportul mesajului); un destinatar (din mediul extern sau din interiorul organizației). Sunt rare cazurile în care organizația recurge la soluția difuzării de informații în sens unic, deci fără a se mai interesa de modul cum acestea sunt recepționate și înțelese de către destinatarii vizați; de cele mai multe ori, se adoptă sistemul de comunicație cu dublu sens, care creează posibilitatea pentru organizație de a stabili dacă mesajele (informațiile) difuzate au fost sau nu receptate și cum au fost înțelese de către destinatari, pentru a se opera modificări, după caz, în privința formei și a conținutului, a canalului de transmitere, etc. Un astfel de sistem cu dublu sens asigură un permanent dialog cu mediul extern, furnizând organizației elementele necesare desfășurării unei activități moderne eficiente.
Scopul comunicării în organizație este acela de a genera acțiuni care să permită rezolvarea problemelor aflate în sfera de interes a organizației. Din punct de vedere al comunicării, organizația devine un ansamblu de elemente care acționează și reacționează unele asupra altora, în funcție de anumite condiții impuse de norme legislative, dar și de relațiile interumane. În organizații, emitentul este orice angajat care deține informații, idei, intenții si obiective privind comunicarea. Receptorul este orice angajat – manager sau executant – care primește mesajul.
Mesajul este simbolul sau ansamblul simbolurilor transmise de emițător receptorului. Specialiștii vorbesc de textul și muzica mesajului. În timp ce textul este partea deschisă, vizibilă a mesajului, concretizată în cuvinte, muzica este partea invizibilă conținută de orice mesaj. Ea poate să implice o varietate de înțelesuri. Contextul sau mediul este o componentă adiacentă, dar care poate influența mult calitatea comunicării. El se referă la spațiu, timp, starea psihică, interferențele zgomotelor, temperaturilor, imaginilor vizuale care pot distrage atenția, provoacă întreruperi, confuzii.
Mijloacele de comunicutant – care primește mesajul.
Mesajul este simbolul sau ansamblul simbolurilor transmise de emițător receptorului. Specialiștii vorbesc de textul și muzica mesajului. În timp ce textul este partea deschisă, vizibilă a mesajului, concretizată în cuvinte, muzica este partea invizibilă conținută de orice mesaj. Ea poate să implice o varietate de înțelesuri. Contextul sau mediul este o componentă adiacentă, dar care poate influența mult calitatea comunicării. El se referă la spațiu, timp, starea psihică, interferențele zgomotelor, temperaturilor, imaginilor vizuale care pot distrage atenția, provoacă întreruperi, confuzii.
Mijloacele de comunicare constituie suportul tehnic al procesului comunicării. O data cu dezvoltarea mijloacelor tehnice care servesc procesului comunicării s-a lansat termenul comunicație.
Procesul comunicării în organizații capătă conotații specifice, în funcție de scopul pe care-l au colectivitățile umane organizate pentru realizarea unor obiective comune: economice, sociale etc. În structurile organizaționale comunicările sunt cele mai valoroase instrumente ale managementului prin care se efectuează schimbări, se provoacă acțiuni, transformări ce permit rezolvarea problemelor comune.
Sintetizând toate aspectele terminologice și elementele prezentate în această secțiune, comunicarea este un proces de transmitere de informații, idei, opinii, păreri, fie de la un individ la altul, fie de la un grup la altul. Nicio activitate umană, fie de rutină, fie complexă, nu se poate concepe în lipsa procesului de comunicare.
1.2. Forme de comunicare în cadrul organizațiilor
Marea diversitate a formelor de comunicare derulate în cadrul organizațiilor impune încadrarea lor în anumite tipologii.
I. În funcție de direcție, distingem între:
comunicarea descendentă, care se desfășoară, de obicei, în relațiile de tip ierarhic, derulându-se de la nivelul cadrelor de conducere, către nivelurile de execuție. Aceasta conține decizii, ordine, instrucțiuni, reglementări, solicitarea de informații, transmiterea de sarcini.
comunicarea ascendentă, care constă în transmiterea de mesaje de către subordonați superiorilor direcți și nivelurilor superioare de management. Prin intermediul acestora se transmit rapoarte, cereri, opinii, nemulțumiri. Rolul acestei forme de comunicare este esențial pentru eficiența procesului de comunicare, întrucât confirmă recepționarea mesajelor transmise de cadrele de conducere. Prin intermediul comunicării ascendente se informează managementul superior despre moralul personalului, despre obstacolele întâlnite în calea comunicărilor, despre nivelul și forma abaterilor înregistrate cel mai frecvent.
comunicarea orizontală sau laterală se stabilește între persoane sau compartimente situate la același nivel ierarhic și are rolul de a facilita coordonarea activităților ce vizează obiective comune, excluzând intervenția managerilor de nivel superior.
comunicarea pe diagonală se utilizează în situațiile în care membrii organizației nu pot comunica prin celelalte canale. Astfel, în managementul proiectelor, apar frecvent comunicări diagonale între echipa de proiect și restul compartimentelor structurii. Spre deosebire de comunicările clasice, acest tip prezintă avantajele economiei de timp și costuri, a folosirii unor relații informale, a stabilirii unui climat bazat pe apreciere reciprocă.
II. În funcție de modul de transmitere, se face distincție între:
comunicarea scrisă, utilizată în proporție ridicată în organizații pentru solicitarea sau transmiterea de note interne, rapoarte, decizii, planuri, scrisori adresate unor persoane din interiorul sau din afara acesteia. Deși puțini sunt managerii cărora le place să scrie sau să citească rapoarte, acest tip de comunicare este inevitabilă. Problemele majore întâmpinate în acest tip de comunicare se referă la claritate, concizie, acuratețe care, abordate corect, se pot transforma în avantaje ale acestui tip de comunicare.
comunicarea verbală este cea mai frecvent utilizată în cadrul organizațiilor. Ea se desfășoară prin intermediul limbajului, influențată, însă, de părerile personale, valorile, reperele la care se raportează indivizii atunci când transmit și receptează mesaje. În general, comunicarea verbală include: relatări privind situații, fapte, întâmplări ale existenței; sentimente și reacții pe plan central la anumite situații; părerile despre noi, alții, societate, cultură etc.; opinii, atitudini care exprimă poziția unui individ într-o situație specifică, puncte de vedere subiective. Problemele comunicării verbale apar atunci când se transmit mesaje referitoare la o componentă, iar recepția este făcută, în mod eronat, ca fiind o altă componentă.
comunicarea nonverbală este un instrument eficient care, utilizat cu abilitate, facilitează emiterea și descifrarea mesajelor. Caracteristica acestui tip de comunicare constă în concurența ei cu comunicarea verbală, ceea ce permite transmiterea unor mesaje chiar în timp ce partenerii discută. Aproape 90% dintr-un mesaj se transmite pe cale nonverbală. Comunicarea non-verbală sau metacomunicarea constă în expresia feței, mimică, privire, gesturi, poziția capului, adică toate modalitățile de care se ține cont în comunicare, dincolo de cerințele propriu-zise. Pe lângă cele enumerate, ca stimuli ai comunicării (gesturi, expresia feței), comunicarea interpersonală eficientă poate fi susținută și prin modalități precum tonul și inflexiunile vocii, care fac parte din paralimbaj. În mod frecvent paralimbajul transmite un mesaj exact opus cuvintelor însăși. Deseori oamenii comunică în modalități complet non-verbale: ridicarea din umeri (care indică nedumerire), datul din cap (exprimă aprecierea, încuviințarea sau dezacordul) etc. Canalele non-verbale sunt cele de care noi nu suntem conștienți, dar de care sunt conștienți ceilalți.
III. După modul de desfășurare:
comunicarea reciproc directă sau față în față este apreciată de practicieni ca fiind cel mai eficient mod de a construi o relație de lucru. Fiind bidimensională (deoarece implică auzul și văzul), ea permite emitentului să evalueze pe loc modul în care a fost primit mesajul. În funcție de reacțiile receptorului, mesajul poate fi repetat, reformulat, iar conduita poate fi și ea ușor adaptată. Avantajul feed-back-ului rapid este completat de cel al comunicării non-verbale. Expresiile și gesturile sunt descifrate, verificate și clarificate imediat. Comunicarea față în față rămâne o formă precisă, rapidă și eficientă, pe care se pot construi relații interpersonale sănătoase și durabile.
comunicarea reciprocă indirectă se realizează prin telefon, radio și, din ce în ce mai mult prin televiziunea interactivă. Dintre toate mijloacele menționate, cel mai utilizat, în prezent, este telefonul. Deși rapidă, preferată pentru mesajele presante, comunicarea telefonică este lipsită de o mare parte din mesajele non-verbale. Unele mesaje pot fi deduse din volumul, intonația vocii sau viteza de vorbire.
comunicarea unilaterală directă se regăsește în cazul transmiterii de ordine, mesaje care nu cer răspuns, dar și în cazul unor categorii de reuniuni – ședințele de informare.
comunicarea unilaterală indirectă se realizează prin intermediul scrisorilor, înscrisurilor, filmelor, discursurilor etc. Scrisorile constituie un tip deosebit de comunicare. În era comunicațiilor electronice, scrisoarea tinde să fie apreciată ca un gest de eleganță și curtoazie, fiind în același timp un instrument destul de puternic de comunicare.
IV. După gradul de oficializare, distingem între:
comunicarea formală include ansamblul mesajelor ascendente și descendente care circulă pe canalele relațiilor organizatorice. Ea se poate prezenta sub forme diferite: vorbită sau scrisă, directă sau indirectă, multilaterală sau bilaterală. Acest tip de comunicare rămâne necesar pentru reglementarea funcționării organizației. Documentele formale care coordonează această comunicare sunt organigrama, Regulamentul de Organizare și Funcționare, Regulamentul de Ordine Interioară și fișa postului.
comunicarea informală include zvonurile și bârfele. Cauzată de lipsa de informații sau de informații trunchiate, comunicarea informală încearcă să elimine nesiguranța, curiozitatea sau anxietatea unor persoane.
1.3. Comunicarea externă a organizației
Comunicarea externă reprezintă procesul prin care organizația schimbă mesaje cu mediul extern (elemente din mediul social, economic, politic și cultural) prin diverse canale. Pe lângă activitățile curente, organizația este supusă permanent presiunilor mediului extern. Ea trebuie să ofere explicații, să combată, să se justifice, să se apere în fața beneficiarilor serviciilor sale, presei și opiniei publice.
Organizația trebuie să comunice cu exteriorul, pentru că trebuie să-și vândă serviciile /ideile, să-și rezolve problemele; să-și creeze și să-și gestioneze o imagine (nu este suficientă existența în sine a organizației pentru a fi cunoscută). Activitatea de comunicare externă vizează atingerea a două obiective: notorietatea organizației și obținerea încrederii publicului, elemente cheie în crearea imaginii.
Unul dintre cei mai influenți factori ai societății moderne este opinia publică:
favorabilă instituției reprezintă o rețetă infailibilă de succes, organizația respectivă beneficiază de receptare pozitivă și din partea celor de care depinde viitorul ei, și din partea cetățenilor.
defavorabilă influențează categoric dezvoltarea ei, dar și calitatea activității angajaților, prin scăderea implicării și eficienței acestora ca urmare a disconfortului de a fi asociat cu percepția negativă a instituției în care muncesc.
Opinia publică este expresia unei atitudini față de un subiect anume. Această expresie se poate manifesta fie prin cuvinte, fie prin acțiuni. Când atitudinile devin suficient de puternice, ele ies la suprafață sub forma opiniilor. Când și acestea devin suficient de consistente, se concretizează în comunicări verbale sau comportamente.
Instituția transmite în exterior următoarele tipuri de mesaje:
mesaje funcționale rezultate din activitatea organizației, care sunt coerente, stabile și credibile, deoarece descriu realități observabile: domeniu de activitate, localizare, tip și calitate a produselor și serviciilor oferite, structură etc. Aceste mesaje sunt recepționate de un public restrâns, de regulă cel ce relaționează cu organizația respectivă;
mesaje emise deliberat de către organizație, cu scopul de a induce o anumită percepție (pozitivă) asupra mesajelor funcționale. Aceste mesaje urmăresc promovarea identității, imaginii, idealurilor, produselor și serviciilor organizației. Funcțiile acestor mesaje sunt de informare, explicare, potențare, menținere în atenție și reducere a unui eventual impact negativ.
Gestionarea tuturor acestor mesaje este sarcina departamentului de comunicare și relații publice, care trebuie să explice permanent mesajele emise de organizație, este compatibilitatea celor două tipuri de mesaje: cele emise ca urmare a funcționării organizației și cele emise în mod deliberat (dacă faptele organizației nu susțin mesajele transmise în mod deliberat, aceasta își pierde credibilitate).
Mesajele emise în mod deliberat au funcții de informare, explicare, potențare, menținere în atenție și reducerea impactului negativ. Pentru ca organizația să-și poată transmite imaginea în spațiul de interes, ea trebuie să-și asigure vizibilitatea prin emiterea și armonizarea celor două tipuri de mesaje. Există patru posibilități de combinare a celor două tipuri de mesaje:
activitate bună +mesaj pozitiv = credibilitate (coerență)
activitate bună+mesaj negativ = credibilitate erodată (incoerență)
activitate slabă+mesaj pozitiv = organizație în pre-criză (incoerență, contradicție)
– activitate slabă+mesaj negativ = organizație în criză
Imaginea organizației. Abraham Lincoln spunea că „simpatia publicului este totul; având-o, nu vei avea eșecuri, dar, neavând-o, nimic nu-ți va reuși”. Conceptul de imagine este folosit pentru definirea reprezentării pe care un om, un grup de oameni sau un segment de populație și-o formează despre un produs, marcă sau organizație. Această reprezentare se formează ca o sumă de credințe, cerințe, atitudini, opinii, ipoteze, mentalități, prejudecăți, experiențe, așteptări asupra unei persoane, instituții sau oricăror fenomene sau obiecte. Noțiuni înrudite, suprapuse într-o anumită măsură celei de imagine, sunt: prestigiu, renume, reputație, considerație. Imaginea organizației este foarte importantă pentru funcționarea în cadrul societății; de aceea, gestionarea ei se impune a fi concepută ca o funcție a conducerii. Gestionarea imaginii de către conducere asigură funcționarea normală a organizației, reproducerea acesteia în modalități care facilitează integrarea în mediul social, evitarea disfuncționalităților de comunicare, atât în interior, cât și cu exteriorul. O imagine bună are o influență covârșitoare asupra percepției în rândul publicului larg, pe când o imagine negativă afectează uneori în mod ireversibil succesul instituției.
Crearea de imagine este o activitate continuă. Din acest motiv este datoria noastră să ne îngrijim în fiecare moment de imaginea instituției. Esența creării de imagine se focalizează pe încredere, urmărind impunerea prin diverse mijloace și metode a unei imagini proprii adecvate, care să genereze încrederea față de organizație și serviciile oferite de aceasta. Încrederea publicului se poate obține prin:
repetiția aceluiași mesaj: are ca efect acceptarea;
efectul de autoritate: se recomandă ca lucrurile importante să fie prezentate de o persoană din vârful ierarhiei manageriale.
Este important să subliniem diferența dintre imagine (modul în care instituția este percepută de publicul larg) și identitate (modalitatea prin care o instituție urmărește să se identifice pe sine). Elementele identității sunt: scopul, obiectivele, structura, personalul și cultura organizației.
În ceea ce privește mijloacele de transmitere a imaginii, acestea sunt simboluri (siglă, antet), mass-media, atmosfera (omul din afară acordă o mare atenție designului încăperilor, vestimentației și tonului discuțiilor), evenimente. Imaginea organizației se formează în două spații:
spațiul de creare a vizibilității, care aparține organizației;
spațiul de generare a credibilității și încrederii, ce aparține publicului-țintă.
Există a două tipuri de vizibilitate: directă și mediată. În cazul vizibilității directe predomină mesajele comunicate prin contacte directe cu publicul. În acest caz, mesajele sunt caracterizate de un grad de vizibilitate ridicat, însă aria de cuprindere spațială, temporală și numerică este limitat. De cealaltă parte, vizibilitatea mediată asigură cuprinderea tuturor categoriilor de public, însă posibilitatea organizației de a controla mesajele transmise este limitată.
Tipuri de comunicare externă. Autoritățile publice trebuie ca, prin întreaga lor activitate, să urmărească satisfacerea interesului general al populației, iar instituțiile administrației publice au obligația să se apropie de membrii colectivităților locale și să mențină un contact permanent cu aceștia. În acest sens, administrația publică trebuie să comunice, să fie deschisă dialogului, să respecte și să ia în considerare cetățeanul. Comunicarea publică reprezintă forma de comunicare ce însoțește activitatea instituțiilor publice în vederea satisfacerii interesului general. Mesajele transmise cuprind informații de utilitate publică. Astfel comunicarea publică trebuie să facă cunoscute cetățenilor existența organizațiilor din sectorul public, modul de funcționare și atribuțiile acestora, legalitatea și oportunitatea deciziilor adoptate. Totodată, prin comunicarea publică se urmărește cunoașterea nevoilor și dorințelor populației pentru ca instituțiile publice, prin rolul și atribuțiile pe care le dețin, să vină în întâmpinarea acestora, realizând astfel un interes general. Prin politicile instituționale realizate, precum și prin deciziile publice adoptate, se urmărește un interes general, obținându-se astfel adeziunea cetățenilor.
• Comunicarea de tip managerial. Managerul este considerat, de obicei, veriga de legătură a organizației cu exteriorul. Cea mai frecventă greșeală este reducerea întregii comunicări externe la acest gen de comunicare. Deși managerul este principalul purtător de imagine al organizației, nu este singurul. Rolul său este mai degrabă de simbol; el are un rol deosebit în interferențele cu organizații similare, dar legăturile sale cu mediul extern sunt mai degrabă oficiale.
• Comunicarea externă operațională se realizează între membrii organizației cu interlocutori din exteriorul organizației. Mare parte dintre salariați întrețin relații profesionale cu persoane din mediul extern al organizației. Fiecare dintre acești angajați sunt prin urmare, obligați să comunice, în calitate de reprezentanți ai instituției cu parteneri externi ai acesteia. Astfel, fiecare dintre noi vehiculăm o anumită imagine și anumite mesaje din partea organizației și primim, în același timp, informații pe care le retransmitem în interiorul instituției. Aceste schimburi sunt vitale pentru activitățile derulate pe termen scurt.
• Comunicarea externă strategică constă în construirea sau extinderea unei rețele de comunicare și îmbracă două forme de bază: dezvoltarea de relații de comunicare cu mediul extern și previzionarea evoluției schimbărilor care se pot produce în interiorul organizației și care pot afecta activitatea acesteia. Aceste rețele sunt proiectate în ideea că se pot dovedi utile în cazul unei crize sau a altui eveniment neașteptat.
• Comunicarea externă de promovare. Deși este considerată de literatura de specialitate o formă de comunicare externă, acest tip de comunicare reprezintă în realitate un caz aparte, deoarece se desfășoară unilateral, dinspre organizație către mediul său exterior. În această situație, cei care întrețin legătura cu exteriorul nu mai sunt membrii organizației, ci organizația ca instituție. Ea dă informații despre serviciile oferite, încearcă să-și amelioreze imaginea de ansamblu sau dorește să se facă cunoscută și să-și promoveze valorile. Formele principale prin care se concretizează acest tip particular de comunicare sunt:
Reclama (Advertising). Mesajele plătite se folosesc și în cazul în care organizațiile sunt nemulțumite de modul în care presa le prezintă activitatea sau când consideră că publicul nu le înțelege politica.
Marketingul. După Philip Kotler – părintele marketingului – acesta este o „activitate umană orientată în direcția satisfacerii nevoilor și dorințelor prin intermediul procesului schimbului”. În viziunea marketingului, organizația trebuie să ofere numai cele servicii pentru care există solicitări, cu alte cuvinte să-și orienteze activitatea în funcție de așteptările publicului/cetățenilor
Propaganda reprezintă un efort sistematic de a manipula credințele, atitudinile sau acțiunile altor persoane prin intermediul diferitelor simboluri. În funcție de domeniul în care se utilizează, termenul propagandă are mai multe semnificații: reclamă (în economie), promovare ( în activitatea de relații publice), agitare (în sfera politică), prozelitism (în religie).
Relațiile Publice (Public Relations) reprezintă o activitate sistematică în scopul dezvoltării unei înțelegeri mutuale între organizație și publicul său, și al creării și menținerii sprijinului și bunăvoinței grupurilor sociale cu care organizația se află în interacțiune, astfel încât aceasta să-și atingă obiectivele.
Relațiile publice. Se poate spune că rolul relațiilor publice este de a plasa imaginea organizației, spre deosebire de celelalte forme de promovare, care plasează serviciile oferite de organizație. Începuturile activităților de Relații Publice (PR) sunt consemnate în secolul trecut, însă originile fenomenului pornesc din adâncul istoriei. Tehnici de persuasiune folosite de babilonieni, greci sau romani, comunicarea interpersonală, discursul, publicitatea etc., se folosesc și în zilele noastre ca tehnici de relații publice. Literatura de specialitate consemnează începuturile activităților de relații publice în SUA, în ajunul primului război mondial.
În general, relațiile publice presupun o comunicare reciprocă între organizație și publicul său (cultivare sistematică și planificată de contacte directe cu beneficiarii serviciilor, rețele de furnizori, lideri de opinie, persoane influente și mass-media) cu scopul de a obține încrederea și sprijinul acestuia în efortul de dezvoltare al organizației.
Obiectivele PR urmăresc instaurarea în rândul publicului un climat de încredere în capacitatea organizației de a satisface nevoile la nivelul așteptărilor pe care acesta le are. În acest sens activitățile de PR se desfășoară în două sensuri: către public și dinspre public. Prin public înțelegem atât beneficiarii direcți ai activității desfășurate de organizație (consumatori, furnizori, asociații profesionale, mass-media etc.) – pe care îi vom numi public extern – cât și angajații organizației – pe care îi vom numi public intern.
Pentru fiecare categorie de public, PR au la dispoziție un ansamblu de tehnici și instrumente ce se pot grupa în următoarele mari categorii:
I. Tehnicile pentru publicul intern urmăresc crearea unui climat favorabil de lucru bazat pe colaborare, cunoaștere, transparență, motivare. Prin astfel de acțiuni, conducătorii pot cunoaște opiniile și sugestiile angajaților de îmbunătățire a activității. Prin comunicarea internă rațional organizată și funcțională, personalul este în mod continuu informat despre tot ceea ce se întâmplă în cadrul instituției administrative. Comunicarea internă joacă un rol important și pe linia instruirii și a motivării personalului, contribuind în acest fel la realizarea calității prestațiilor și la o mai bună satisfacere a nevoilor și exigențelor cetățenilor. Instrumentele acestor tehnici sunt publicațiile interne, crearea de evenimente, întâlniri conducere – angajați.
II. Tehnici pentru publicul extern.
1. Tehnici de primire: vizează asigurarea condițiilor de organizare și desfășurare a diverselor manifestări (conferințe de presă, simpozioane, seminarii etc.) în cadrul cărora se urmărește difuzarea de informații referitoare la instituție, dar și stabilirea de contacte cu publicul.
2. Tehnici de comunicare cu mass-media: prin aceste tehnici se urmărește crearea unui climat favorabil între organizație și publicul său, promovarea serviciilor, a imaginii și prestigiului organizației.
Instrumente: comunicate de presă; conferințe de presă; purtătorul de cuvânt, interviu
Canalele de comunicare externă specifice activității de Relațiilor publice sunt:
– Presa – reviste, ziare, buletine periodice, emisiuni radio sau TV;
– Comunicatul de presă: folosit atunci când organizația dorește să anunțe ceva important
– Buletinul de presă – difuzarea periodică a informațiilor către presă
– Dosarul de presă – ansamblu de documente puse la dispoziția presei pe timpul conferințelor de presă
– Conferințele de presă – manifestări special rezervate presei
– Interviul de presă – poate fi prestabilit sau ad-hoc, în cazul unor situații critice
– Fotografiile și filmele de presă realizate cu scopul de a completa materialul scris pus la dispoziția ziariștilor
– Convorbiri – participarea la emisiuni, transmise la televizor sau radio, față în față
– Discursuri oficiale
– Simpozioane, mese rotunde
– Manifestări destinate publicului – celebrări, lansări de proiecte, târguri, expoziții. Evenimentele pot fi naturale (inaugurări, aniversări etc.) sau create (expoziții, târguri, zile ale Porților Deschise, acordarea unor premii de notorietate etc.).
– Site-ul instituției – pagina web. Prin folosirea unei pagini web pot fi promovate serviciile sau proiectele, alte instituții partenere.
– Newsletter, buletin de informativ intern, buletin informativ extern. Editat în cadrul organizației, buletinul informativ intern este unul din cele mai complete în ceea ce privește capacitatea de promovare și chiar educare. Un editorial periodic în care membrii organizației pot regăsi informații relevante despre activitățile organizației și despre serviciile curente, oferă transparență și construiește încredere în organizație. Aplicațiile pre-instalate pe computer oferă machete pe care se poate edita ușor informația. Buletinul informativ extern este un mijloc de a fi prezent periodic în mijlocul comunității, de a oferi cele mai proaspete informații din organizație, de a fi receptivi la nevoile membrilor, voluntarilor și beneficiarilor instituției. Pe lângă scopul de promovare a activităților organizației voastre, acest tip de informare are și un puternic rol de informare și educare a oamenilor din organizație. Poate fi lunar, bilunar sau trimestrial.
– Materiale promoționale inscripționate pe CD. Sunt relativ ușor de realizat întrucât reprezintă o combinație între ceea ce deja știți (materialele informaționale și promoționale pregătite pentru tipărire) și tehnicile folosite pentru paginile web. Au avantajul de a permite transmiterea unei cantități mai mari de informații și date decât materialele tipărite. în plus, pot fi personalizate conform identității organizației. Sunt avantajoase în relațiile de comunicare cu finanțatori, parteneri instituționali despre care cunoașteți că preferă acest mod de comunicare. Costurile sunt mai mici în comparație cu serviciile de tipărire.
De asemenea, în activitatea de gestionare a imaginii unei entități este absolut necesară realizarea unei cercetări zilnice relativ la modul cum este reflectată instituția în presă: Revista presei – cotidiană sau periodică (specializată sau nu) care permite instituției să fie la curent cu datele din sectorul de referință, să profite de oportunități de receptare favorabilă și să poată preveni crize de amploare.
Iată și câteva recomandări practice pentru cei care se ocupă de funcția PR în instituție:
– cu cât publicul cunoaște mai mult o organizație, cu atât o va plăcea mai tare, presupunând că informațiile pe are le are despre ea sunt pozitive sau măcar neutre.
– schimbă lucrurile în organizație; este mai simplu decât să schimbi publicul.
– vorbește limba acțiunii: organizația trebuie să își susțină declarațiile cu fapte, dacă vrea să fie credibilă.
– nu abandona. Opinia publică are nevoie de timp pentru a se forma.
– adevărul trece cu bine prin furtună; jumătatea de adevăr și minciuna se risipesc precum vântul. Nu există substitut pentru adevăr în relațiile publice.
– nu e suficient să pui numai bani, trebuie să pui și suflet. Participarea financiară într-un proiect pentru binele comunității trebuie să fie însoțită de participarea umană.
– poate că îți plac prăjiturile, dar vei pescui mai bine cu râme. Mesajele trebuie să fie formulate pentru și în limbajul publicului țintă, nu al instituției.
– oamenii sunt cel mai mult interesați de alți oameni. Oamenii vor mult mai mult să audă despre alți oameni decât despre concepte sau produse. Exprimă ideile în termenii interesului uman.
– fii atent la butucul acela – poate fi un crocodil. Soluțiile simple sau „deștepte” au destul de rar succes.
În cadrul relațiilor publice, o mare importanță o prezintă relațiile cu presa locală. Pe măsură ce vizibilitatea organizației crește sau în situația în care vizibilitatea este dată de poziționarea organizației în cadrul comunității, trebuie să se acorde o tot mai mare atenție relațiilor organizației cu presa locală. O atitudine favorabilă din partea presei duce la o bună reflectare a imaginii organizației, la relatări favorabile referitor la activitățile acesteia etc. Contactul cu jurnaliștii locali are meritul de a pune bazele unei colaborări care să mențină legătura cu publicul. Materialele trimise mass-mediei trebuie să aibă anumite calități spre a le capta interesul: să fie actuale, deoarece informația perimată nu va fi niciodată preluată de către ziariști; să evite relatări senzaționale; să conțină relatări de interes pentru publicurile vizate.
Organizația poate transmite informațiile dorite către presă și, implicit, către publicul țintă sub mai multe forme: știrea, comunicatul, conferința, briefingul sau dosarul de presă. O organizație va utiliza cu precădere știrea și comunicatul de presă, iar în cazuri excepționale (un eveniment foarte important și cu impact la nivelul comunității etc.), se pot organiza conferințe de presa.
Folosirea de relații publice mai ample implică organizarea de diverse evenimente care generează imagine pozitivă. Acestea diferă în funcție de obiective, de publicurile vizate, de specificul activității și de bugetul alocat. Principalele tipuri de evenimente se clasifică astfel: evenimente de lansare (a unei cărți, broșuri de promovare etc.); evenimente de menținere /întreținere a relației cu publicurile vizate (periodice sau ocazionale); evenimente festive, pentru ocazii speciale (de la aniversarea managerului la ziua națională).
Pentru a face față cu succes diferitelor probleme de comunicare, specialiștii în relații publice trebuie să posede anumite calități:
a) abilități de comunicare scrisă și orală, capacitatea de a prezenta simplu și clar idei și mesaje specifice diferitelor domenii,
b) să aibă o bună memorie a faptelor, numelor, datelor, figurilor,
c) tactul: să fie răbdător, amabil, cu simțul umorului, suficient de flexibil,
d) sociabilitatea, capacitatea de a stabili cu ușurință contacte umane (să nu fie timid, emotiv sau arogant),
e) rapiditate în gândire și în luarea deciziilor,
f) capacitate de analiză și sinteză,
g) simț de organizare, chiar de punere în scenă, de regizare,
h) prezență de spirit, intuiție, imaginație, (flexibilitate mentală și creativitate: trebuie să renunțăm la obiceiurile noastre, la stereotipuri, să gândim liberi).
Etapele unui program de relații publice sunt:
a) descoperirea problemelor; cercetarea, cunoașterea organizației, pentru a vedea provocările cu care se confruntă și a evalua oportunitățile,
b) planificarea și programarea,
c) efectuarea acțiunilor comunicative: transmiterea mesajelor către publicul țintă,
d) evaluarea efectelor activității de relații publice.
Comunicarea în instituțiile publice. Întrucât studiul de caz pe care urmează să-l prezint în partea a doua a acestei lucrări se referă la comunicarea externă a unei primării, m-am gândit să includ în finalul părții teoretice a lucrării câteva aspecte importante privind comunicarea în cadrul instituțiilor publice. Comunicarea în instituții este un proces bilateral: care presupune atât transmiterea ordinelor, informației și sfaturilor către un centru de decizie (un individ învestit cu responsabilitatea de a lua decizii), cât și transmiterea deciziilor luate de la acest centru către alte părți ale instituției. În plus, este un proces care se desfășoară ascendent, descendent și lateral în instituție.
Canalele de comunicare în instituțiile publice pot fi de două tipuri și anume formale și informale. Prin canalele formale se transmit fluxurile informaționale oficiale. Canalele informale de comunicare se stabilesc în general între persoane și grupuri informale. Acestea sunt formate din angajați având interese sau afinități comune. Informațiile transmise prin intermediu acestor canale sunt neoficiale și au un caracter personal sau general: ele nu sunt verificate. Comunicarea instituțională este o comunicare extraorganizațională prin care instituția urmărește să-și consolideze imaginea, să stabilească în jurul ei un climat de încredere și simpatie din partea cetățenilor.
Comunicarea externă a instituției publice contribuie la notorietatea și imaginea organizației. Ea îndeplinește astfel, totodată funcția de promovare a instituției publice a statului și a unităților administrativ-teritoriale. Comunicarea cu rol de promovare reprezintă, în realitate, un caz aparte, pentru că, deși literatura de specialitate o considera ca făcând parte din comunicarea externă, ea se desfășoară unilateral, dinspre instituția publică spre mediul exterior al acesteia. În această situație nu membrii organismului public sunt cei care întrețin legătura cu exteriorul, ci organizația ca instituție. Ea transmite informații despre serviciile pe care le oferă, încearcă să-i amelioreze imaginea de ansamblu sau, pur și simplu, vrea să facă cunoscute și să-și promoveze valorile.
Prin însăși natura ei, administrația publică depinde de comunicare, pe diverse paliere ale acestui proces: comunicarea între diferitele niveluri ale administrației publice; comunicarea pe același nivel; comunicarea între administrație și executivul social; comunicarea între administrație și autoritatea politică; comunicarea în mediul social. Dezvoltarea canalelor de comunicare devine din ce în ce mai importantă atât pentru administrație, cât și pentru clienții acesteia – contribuabili, cetățeni, grupuri de interese, autoritatea politică.
Formele principale prin care se concretizează acest tip particular de comunicare sunt: publicitatea – prin mass-media sau prin propriile materiale publicitare; sponsorizările – finanțarea activităților culturale sau sportive; mecenatul – ajutor financiar sau logistic acordat artiștilor, organizațiilor umanitare sau non-profit; articole care prezintă organizația în publicațiile de specialitate; organizarea de standuri la târguri și forumuri; organizarea de zile ale porților deschise; acțiuni de consiliere și ajutorare a altor instituții, similare (dar care în mod real nu sunt concurențiale) prin detașarea temporară de personal. Există așadar, o multitudine de forme de promovare a imaginii, valorilor sau serviciilor specifice instituției publice. Fiecare funcționar public poate să își asume rolul de comunicator extern, mesajul său fiind centrat pe seriozitatea, eficiența și calitatea de care dă dovada instituția. Acest lucru presupune ca funcționarul public să știe (ceea ce ține de eficiența comunicării interne ), să creadă (este vorba de coerența dintre discursul pe care îl afișează și acțiunile sale concrete), și să vrea (adică să simtă nevoia să vorbească despre instituția de administrație publică, ceea ce trimite la ideea de motivație). Comunicarea în instituțiile publice se realizează prin comunicarea verbală, de exemplu comunicarea dintre funcționar și cetățean la ghișeu sau la birou și comunicarea scrisă.
Autoritatea publică urmărește, prin comunicare, o relație de proximitate cu cetățeanul; apropiindu-se de acesta și intrând în dialog, îi cunoaște cerințele, doleanțele.
În procesul de comunicare pot apărea următoarele bariere comunicaționale:
a) La nivelul emițătorului și al receptorului: starea emoțională a receptorului; rutina, care influențează receptivitatea; imaginea de sine a emițătorului și a receptorului și imaginea despre interlocutor; caracterizarea diferită a situației de comunicare de către emițător și receptor; lipsa atenției în receptarea mesajului; concluzii grăbite asupra mesajului; lipsa de interes a receptorului față de mesaj; sentimentele și intențiile participanților la situația de comunicare.
b) La nivel de limbaj: aceleași cuvinte primesc sensuri diferite pentru persoane diferite, în special din cauza diferențelor în planul pregătirii și al experienței; dificultăți de exprimare; exprimarea cu stângăcie a mesajului de către emițător; utilizarea de cuvinte sau expresii confuze.
c) La nivelul contextului: context fizic necorespunzător (poluare fonică ridicată); suporți informaționali necorespunzători.
Diversitatea cauzelor care determină dificultățile și perturbările aferente procesului de comunicare reclamă existența în cadrul respectivului sistem a posibilităților de reglare, de adaptare și de transformare. Elementul central al acestei reglări este reprezentat de feed-back, care îi permite receptorului (de exemplu, cetățeanul) să-și emită reacțiile, iar emițătorul (de exemplu, funcționarul public, purtătorul de cuvânt al instituției etc.) să le înregistreze. Abilitatea comunicatorului de a răspunde adecvat feed-back-ului este determinantă pentru eficiența comunicării. Funcțiile feed-back-ului sunt următoarele:
a) funcția de control al înțelegerii, al receptării în bune condiții a mesajului;
b) funcția de adaptare a mesajului la caracteristicile actorilor, la dificultățile întâmpinate sau alte evenimente care presupun o modificare a conținutului sau a formei;
c) funcția de reglare socială prin flexibilitatea rolurilor și funcțiilor îndeplinite de diverși actori, în măsură să faciliteze înțelegerea punctului de vedere al celuilalt;
d) funcția socio-afectivă: feed-back-ul crește siguranța internă și satisfacția actorilor.
Comunicarea interpersonală în administrația publică. Una dintre dificultățile derulării unui proces de comunicare eficient este generată de disonanța cognitivă. Aceasta presupune selectarea surselor de informare în conformitate cu propriile convingeri ale entităților implicate în transmiterea sau receptarea mesajului comunicat. Acest fenomen este foarte obișnuit în administrația publică. Astfel, când un grup se constituie pentru a discuta diferite probleme, constatăm că, de la șefii departamentelor, la ministere, la directori generali, la secretari de stat etc., fiecare găsește grupul unde ceilalți au aceeași viziune asupra problemelor. Când membrii grupului își expun opiniile personale, ei aud propriile puncte de vedere prezentate în cuvinte diferite și pleacă întăriți în convingerile lor inițiale, care sunt asemănătoare cu ale celorlalți. În plus, și în rândul funcționarilor publici se manifestă un mecanism psihologic care acționează în sensul respingerii și al deformării informațiilor și realităților care nu sunt în concordanță cu propriile convingeri. De asemenea, pot fi identificate situații în care funcționarii publici s-au dovedit total nereceptivi față de faptele care le-au fost prezentate prin procesul de comunicare cetățean-instituție de administrație publică. Se întâlnesc frecvent situații în care funcționarul oferă impresia că ascultă, deși, în realitate, nu este atent. Este doar politicos, rămânând liniștit până când îi vine rândul să vorbească, timp în care își trece în revistă propriile argumente. Răspunsul său este, aproape în întregime, nepotrivit cu cele spuse de vorbitorul anterior, ignorând complet punctele de vedere expuse de cetățean. Ca urmare, asemenea respingere evidentă pune o problemă reală de comunicare și trebuie recunoscută ca atare.
Pentru reducerea influenței barierelor în comunicarea scrisă, și chiar înlăturarea acestora, materialul informativ trebuie elaborat în funcție de receptor.
Aflată într-un contact permanent și direct cu mediul social, instituția publică preia șocurile provenite de la acesta și încearcă să le răspundă prin inițierea, la nivel organizațional, a unor demersuri orientate spre schimbări, transformări, reechilibrări. Pe de altă parte, orice transformare sau schimbare este resimțită și în exterior, administrația influențând și modelând, la rândul ei, mediul social.
În cadrul proceselor de comunicare externă a administrației publice este posibil să apară bariere comunicaționale între diferitele instituții ale administrației publice, din cauza gradului ridicat de specializare a fiecăreia, neacordării importanței cuvenite colaborării între instituții, dar și între administrația publică și cetățeni.
Comunicarea publică. Autoritățile publice trebuie ca, prin întreaga lor activitate, să urmărească satisfacerea interesului general al populației, iar instituțiile administrației publice au obligația să se apropie de membrii colectivităților locale și să mențină un contact permanent cu aceștia. În acest sens, administrația publică trebuie să comunice, să fie deschisă dialogului, să respecte și să ia în considerare cetățeanul. Instituțiile administrației publice recurg la comunicare în cadrul acțiunilor întreprinse sau al relațiilor pe care le stabilesc. Comunicarea publică reprezintă forma de comunicare care însoțește activitatea instituțiilor publice în vederea satisfacerii interesului general. Mesajele transmise cuprind informații de utilitate publică. Astfel, comunicarea publică trebuie să facă cunoscute cetățenilor existența organizațiilor din sectorul public, modul de funcționare și atribuțiile acestora, legalitatea și oportunitatea deciziilor adoptate. Totodată, prin comunicarea publică se urmărește identificarea nevoilor și dorințelor populației pentru ca instituțiile publice, prin rolul și atribuțiile pe care le dețin, să vină în întâmpinarea acestora, realizând astfel un interes general.
Comunicării publice îi revine rolul de a convinge că, prin politicile instituționale realizate, precum și prin deciziile publice adoptate, se urmărește un interes general, obținându-se astfel adeziunea cetățenilor. Cetățeanul trebuie să fie informat cu privire la existența și modul de funcționare a serviciilor publice, trebuie ascultat când își exprimă nemulțumirea, trebuie să-i fie luate în considerare dorințele și nevoile.
În cadrul instituțiilor publice locale, comunicarea publică are următoarele forme:
– punerea la dispoziția cetățenilor a informațiilor de interes local;
– prezentarea și promovarea serviciilor publice oferite de colectivitățile locale;
– promovarea instituțiilor publice și a colectivităților teritoriale.
Cetățenii vin în contact cu instituțiile publice locale și, ca urmare, au nevoie să știe cum se adresează pentru satisfacerea unui interes legitim, ce documente trebuie să completeze, ce proceduri trebuie să urmeze. Instituțiilor publice locale le revine obligația de a pune la dispoziția publicului informații cu caracter practic, de natură să facă cunoscute cetățenilor regulile pe care trebuie să le respecte în demersurile lor, să le înlesnească accesul acestora în raport cu serviciile publice locale.
O relație deschisă, de parteneriat, va ușura fluxul de informații în ambele sensuri. Inițiatorul acestei relații trebuie să fie instituția administrativă, care are obligația să caute modelele cele mai eficiente și specifice pentru realizarea feed-back-ului și pentru cunoașterea resurselor locale. Buna funcționare a procesului de comunicare facilitează administrarea și controlul proceselor de prestare al operațiilor din care se compun diferitele procese și are un impact puternic asupra comportamentului funcționarilor publici, a eficienței și oportunității în interacțiunile cu cele mai diverse categorii de cetățeni. Prin comunicațiile interne rațional organizate și funcționale, personalul este în mod continuu informat despre tot ceea ce se întâmplă în cadrul instituției administrative. Comunicațiile interne joacă un rol important și pe linia instruirii și a motivării personalului, contribuind în acest fel la realizarea calității prestațiilor și la o mai bună satisfacere a nevoilor și exigențelor cetățenilor. Instituțiile publice pot recurge la o paletă largă de tehnici și mijloace de comunicare precum: publicații, broșuri specializate, afișaj, canale de televiziune, presa.
Comunicarea între funcționarul public și cetățean. În procesul comunicării, relația dintre funcționarii publici și cetățeni constituie substanța actului de administrație publică. Unitățile comunicaționale, respectiv funcționarul public (ca emițător) și cetățeanul (ca receptor) de mesaje au obiective clare: emițătorul își propune să informeze, să convingă, să îndrume, să capteze interesul, să fie eficient, iar receptorul se va strădui să fie atent, să înțeleagă, să rețină. Comunicarea cu cetățenii se realizează prin expuneri, activități de informare, dezbateri, sesiuni de comunicări, programe de investigare, activități cu caracter cultural-educativ, participare la concursuri, publicații proprii, afișiere, transmiterea prin forme scrise sau orale de informații diverse spre și dinspre structurile de conducere și de specialitate ale instituțiilor de administrație publică.
Liderii din administrația publică trebuie să acorde o atenție deosebită antrenării funcționarilor publici în facilitarea comunicării dintre aceștia și cetățeni. În acest sens, putem identifica următoarele sarcini: diagnosticarea problemelor; culegerea, verificarea și diseminarea informațiilor; transmiterea rezultatelor evaluării informațiilor; rezolvarea conflictelor. Pentru realizarea acestor sarcini, pot fi avute în vedere următoarele căi de rezolvare: ascultarea activă; stimularea autoanalizării problemelor; controlul tonului vocii; cultivarea înțelegerii și toleranței; detensionarea atmosferei.
Din punct de vedere al legislației în vigoare, instituțiilor publice le revine responsabilitatea informării cetățenilor (informare exactă și simplă), a primirii lor în audiență și a consultării acestora în problemele care-i privesc.
Partea a II-a
Studiu de caz în primăria orașului Mediaș
2.1. Cadrul legal de organizare și funcționare
Constituția României adoptată în anul 1991 și revizuită în anul 2003, prin art. 120-122, stabilește normele fundamentale care determină autoritățile administrației publice și competența acestora ca autorități comunale, orășenești și respectiv județene. În acest sens, normele constituționale menționate, precizează că autoritățile administrației publice prin care se realizează autonomia locală în comune și orașe, sunt consiliile locale și primarii, iar consiliul județean este autoritatea administrației publice pentru coordonarea activității consiliilor comunale și orășenești, autoritate care, potrivit acelorași dispoziții, trebuie să fie aleasă în condițiile legii. Acest procedeu folosit de constituant pentru crearea autorităților administrației publice locale, conferă acestora o garanție esențială a existenței lor, întrucât numai revizuirea prin lege constituțională a Constituției ar permite suprimarea uneia sau alteia din cele două categorii de autorități.
O trăsătură caracteristică, evidentă în sistemul constituțional românesc privitor la administrația publica locală este renunțarea la ierarhia dintre diferitele autorități administrative și acordarea unei importanțe deosebite colaborării tuturor autorităților administrației publice locale în scopul rezolvării treburilor locale și a intereselor cetățenilor din unitatea administrativ-teritorială respectivă. Autoritățile administrației publice locale își pot apăra interesele și autonomia lor, procedând mai întâi la respectarea întocmai a competențelor care le sunt atribuite și apoi prin utilizarea principiului constituțional potrivit căruia „orice persoană se poate adresa justiției pentru apărarea drepturilor, a libertăților și a intereselor sale legitime”. Această normă constituțională este în concordanță și cu prevederile art. 11 din Carta europeană a autonomiei locale, privitor la protecția legală a autonomiei locale, prin care se stabilește că „autoritățile administrației publice locale trebuie să dispună de dreptul de a recurge la justiție în scopul asigurării liberului exercițiu al competențelor lor și al respectului principiilor de autonomie locală care sunt prevăzute de Constituție sau de legislația internă”. Legea administrației publice locale nr. 215/2001, lege organică conform prevederilor art. 72, lit. o din Constituția României, statornicește cadrul legal al organizării și funcționării autorităților administrației publice locale, dezvoltând astfel principiile constituționale privind administrația publică locală. În acest cadru, normele legii organice identifică și definesc cu claritate care sunt autoritățile administrației publice locale, precum și caracterul specific fiecăreia dintre aceste autorități, stabilind astfel: consiliile locale sunt „autorități deliberative”, iar „primarii sunt autorități executive”. Aceste două autorități, consiliul local și primarul, ca autorități ale administrației publice locale funcționează ca autorități administrative autonome și rezolvă treburile publice din comune și orașe, în condițiile prevăzute de lege, ambele acționând în interdependență, în vederea realizării scopului pentru care au fost învestite cu aceste competente (art. 21 din Legea nr. 215/2001). Acestea sunt susținute și de norma constituțională instituită în alin. (1) al art. 120, care nu distinge reguli aplicabile diferențiat acestor două autorități ale administrației publice locale.
Consiliul local. Consiliile locale sunt constituite în comune și orașe (municipii), ca autorități pluripersonale ale administrației publice ce semnifică expresia realizării practice a principiului autonomiei locale. Prin caracterul pluripersonal al compunerii lor, consiliile locale poarta amprenta caracteristică a unei adunări administrative abilitate cu deliberarea tuturor problemelor de interes local, cu excepția celor care sunt date prin lege în competența altor autorități publice. Această autoritate se bucură de un statut autonom potrivit căruia deliberează asupra intereselor specifice colectivităților locale și hotărăște asupra modului lor de realizare, fără amestecul altor autorități publice sau ale administrației publice, ori chiar al primarului.
Consiliile locale sunt autorități administrative, răspunderea lor politică fiind numai de ordin electoral. Aceste autorități sunt înzestrate cu competența specifică administrației publice locale pentru a hotărî asupra modului de rezolvare a problemelor administrative, ele neavând vocație politică. Consiliile locale sunt compuse din consilieri aleși prin vot universal, egal, direct, secret și liber exprimat, în condițiile stabilite de Legea privind alegerile locale. Numărul membrilor fiecărui consiliu local se stabilește prin ordin al prefectului, în funcție de populația comunei sau orașului. Validarea sau invalidarea mandatelor consilierilor se face în ordine alfabetică, cu votul deschis al majorității consilierilor prezenți la ședință; persoana al cărei mandat este supus validării sau invalidării nu participă la vot. După validarea mandatelor și depunerea jurământului de către cel puțin două treimi din numărul membrilor consiliului local, consilierul care a condus ședința declară consiliul legal constituit.
Consiliul local este compus din consilieri locali aleși prin vot universal, direct și liber exprimat, în condițiile stabilite de legea privind alegerile locale. Numărul membrilor Consiliului local se stabilește prin ordin al prefectului județului, în funcție de numărul locuitorilor, potrivit prevederilor art. 30 din Legea nr. 215/2001 a administrației publice locale, republicată, cu modificările și completările ulterioare. Validarea alegerii consilierilor se face conform prevederilor art. 31 din Legea nr. 215/2001. Pentru validarea mandatelor candidaților declarați supleanți este aplicabilă aceeași procedură. Pot fi validați numai candidații declarați supleanți care , la data validării, fac dovada faptului că sunt înscriși în partidul politic, alianța politică sau alianța electorală pe a cărei listă au candidat la alegeri. Constituirea Consiliului local se face în conformitate cu prevederile art. 31 din Legea nr. 215/2001, la convocarea prefectului, în ședința de constituire în termen de 20 zile de la data desfășurării alegerilor. Convocarea consilierilor locali aleși se face de către prefect. La ședința de constituire poate participa prefectul sau reprezentantul său, precum și primarul sau, după caz, candidatul declarat câștigător la alegerile pentru funcția de primar.
După declararea ca legal constituit, Consiliul local alege dintre membrii săi, prin hotărâre adoptată cu votul deschis al majorității consilierilor locali în funcție, un președinte de ședință, pe o perioadă de 3 luni, care va conduce ședințele Consiliului și va senina hotărârile adoptate de acesta. Consilierul local ales ca președinte poate fi schimbat din funcție, la inițiativa a cel puțin unei treimi din numărul consilierilor locali, prin votul majorității consilierilor locali în funcție. După expirarea termenului de 3 luni, este ales președintele de ședința la propunerea grupurilor de consilieri, prin Hotărâre a Consiliului local. După alegerea președintelui de ședință acesta preia conducerea lucrărilor Consiliului.
După constituire Consiliul local stabilește și organizează comisii de specialitate pe principalele domenii de activitate, componența acestor comisii fiind prevăzută în regulamentul de organizare și funcționare a Consiliului Local. Domeniile de activitate în care se pot organiza comisii de specialitate, denumirea acestora și numărul de membri, care va fi întotdeauna impar, se stabilesc de către Consiliul local, în funcție de specificul activităților de pe raza localității respective. Comisiile de specialitate au următoarele atribuții principale: a) analizează proiectele de hotărâri ale Consiliului local; b) se pronunță asupra altor probleme trimise de Consiliul local spre avizare; c) întocmesc rapoarte scrise asupra proiectelor de hotărâri și asupra problemelor analizate cu specificarea avizului „favorabil” sau “nefavorabil” cu motivațiile de rigoare și cu amendamentele propuse, pe care le prezintă Consiliului local. Comisiile de specialitate îndeplinesc atribuțiile stabilite prin regulamentul de organizare și funcționare a Consiliului sau alte însărcinări date prin hotărâri ale Consiliului local, dacă acestea au legătură cu activitatea lor.
Consiliul local se alege pentru un mandat de 4 ani, care poate fi prelungit, prin lege organică, în caz de război sau catastrofă. Consiliul local își exercită mandatul de la data constituirii până la data declarării ca legal constituit a Consiliului nou-ales. Consiliul local se întrunește în ședințe ordinare, lunar, la convocarea primarului. Consiliul local se poate întruni și în ședințe extraordinare, la cererea primarului sau a cel puțin unei treimi din numărul membrilor Consiliului. Convocarea Consiliului local se face în scris, prin intermediul secretarului, cu cel puțin 5 zile înaintea ședințelor ordinare sau cu cel puțin 3 zile înainte de ședințele extraordinare. Odată cu notificarea convocării, sunt puse la dispoziție consilierilor locali materialele înscrise pe ordinea de zi. În caz de forță majoră și de maximă urgență pentru rezolvarea intereselor locuitorilor sau în alte situații stabilite de regulamentul de organizare și funcționare a Consiliului local, convocarea Consiliului local se poate face de îndată. În invitația la ședință se vor preciza data, ora, locul desfășurării și ordinea de zi a acesteia. Ordinea de zi a ședinței Consiliului local se aduce la cunoștință locuitorilor comunei / orașului prin mass-media sau prin orice alt mijloc de publicitate. În toate cazurile convocarea se consemnează în procesul-verbal al ședinței.
Ședințele Consiliului local se desfășoară legal în prezența majorității consilierilor locali în funcție. Prezența consilierilor locali la ședință este obligatorie. Pot lipsi de la lucrările Consiliului local sau ale comisiilor de specialitate din care fac parte consilieri locali care au obținut aprobarea Consiliului local, respectiv a președintelui comisiei, dacă au motive temeinice (boală, deplasări în străinătate în interes de serviciu, concediu de odihnă.). Nu se consideră absent consilierul care nu participa la lucrări întrucât se află în îndeplinirea unei însărcinări oficiale. Consilierul local care absentează nemotivat de două ori consecutiv este sancționat, în condițiile Regulamentului de organizare și funcționare a Consiliului local.
Ordinea de zi va fi stabilită obligatoriu după următoarea structură:
a) Procesele verbale (aprobarea proceselor-verbale încheiate în luna precedenta);
b) Momente festive, comemorări, acordări de titluri și distincții;
c) Prezentarea petițiilor primite din partea cetățenilor cu referire la problemele interes general care fac obiectul reglementarilor prin Hotărâri ale Consiliului local;
d) Proiecte referitoare la organizarea și funcționarea Consiliului local;
e) Proiecte referitoare la administrarea Bugetului local,
f) Proiecte referitoare la administrarea patrimoniului;
g) Proiecte referitoare la domeniul social;
h) Proiecte referitoare la servicii;
i) Proiecte referitoare la cultura, sport-turism;
j) Proiecte referitoare la învățământ;
k) Proiecte referitoare la Protecția mediului, sănătate;
l) Proiecte referitoare la urbanism,
m) Declarații, întrebări, interpelări din partea membrilor Consiliului;
n) Răspunsuri la întrebări.
Proiectele de hotărâri înscrise pe ordinea de zi a ședinței Consiliului Local nu pot fi dezbătute dacă nu sunt însoțite de raportul compartimentului de resort din cadrul aparatului de specialitate al Primarului, care este elaborat în termen de 30 de zile de la înregistrarea proiectului, precum și de raportul Comisiei de specialitate a Consiliului elaborat cu cel puțin 2 zile înainte de ședință cu excepția cazurilor prevăzute la alin. 2 și 4 ale art. 39 din Legea 215/2001. Dacă rapoartele prevăzute la alin. 5 nu sunt întocmite în termen de 30 de zile de la înregistrarea proiectului, acestea se consideră implicit favorabile. Raportul compartimentului de resort se întocmește și se depune la secretarul comunei /orașului, înainte de întocmirea avizului de către comisia de specialitate, spre a putea fi avut în vedere de către această comisie.
Hotărârile și alte propuneri se adoptă cu votul majorității consilierilor prezenți, în afară de cazul în care, prin lege, se dispune altfel. Se adoptă cu votul majorității consilierilor locali în funcție, potrivit art. 45 alin. 2 din Legea administrației publice locale, următoarele hotărâri ale Consiliului local:
a) hotărârile privind bugetul local;
b) hotărârile privind contractarea de împrumuturi, în condițiile legii;
c) hotărârile prin care se stabilesc impozite și taxe locale;
d) hotărârile privind participarea la programe de dezvoltare județeană, regională, zonală sau de cooperare transfrontalieră;
e) hotărârile privind organizarea și dezvoltarea urbanistică a localităților și amenajarea teritoriului;
f) hotărârile privind asocierea sau cooperarea cu alte autorități publice, cu persoane juridice române sau străine.
Hotărârile privind patrimoniul se adoptă cu votul a două treimi din numărul total al consilierilor locali în funcție. Dacă bugetul local nu poate fi adoptat după două ședințe consecutive, care vor avea loc la un interval de cel mult 7 zile, activitatea se va desfășura pe baza bugetului anului precedent până la adoptarea noului buget, dar nu mai târziu de 45 de zile de la data publicării legii bugetului de stat în Monitorul Oficial al României, Partea I. Consiliul local stabilește ca unele hotărâri să fie luate prin vot secret. Hotărârile cu caracter individual cu privire la persoane vor fi luate întotdeauna prin vot secret, cu excepțiile prevăzute de lege. Abținerile se contabilizează la voturile „contra”. Dacă în sala de ședințe nu este întrunit cvorumul legal, președintele amână votarea până la întrunirea acestuia.
Primarul. Primarul este autoritatea executivă a administrației publice locale prin care se realizează autonomia locală în comune și orașe (art. 21 din Legea nr. 215/2001). Calitatea primarului de autoritate executivă derivă, în primul rând, din faptul că el este cel care răspunde de ducerea la îndeplinire a hotărârilor consiliului local astfel că, potrivit art. 68, lit. b, prima teză din legea administrației publice locale, se stabilește că acesta „asigura aducerea la îndeplinire a hotărârilor consiliului local”. De asemenea, primarul îndeplinește și rolul de reprezentant al statului în unitatea administrativ-teritorială în care a fost ales. Primarul, ca autoritate administrativă autonomă executivă, unipersonală, prin competențele stabilite de lege, prin calitatea sa de ales al colectivității, de reprezentant al persoanei juridice, (comuna, și orașul), dar și de reprezentant al statului, se bucură de un statut specific, aparent preeminent între autoritățile administrației publice locale de la nivelul comunei sau orașului. În calitatea sa de autoritate administrativa autonomă și executivă, primarul este investit cu drepturi și obligații (atribuții), stabilite în vederea rezolvării treburilor publice locale.
Primăria este organizată și funcționează potrivit prevederilor Legii nr. 215/2001 privind administrația publică locala, republicată și în conformitate cu hotărârile Consiliului Local privind aprobarea organigramei, a numărului de posturi și a statului de funcții ale aparatului de specialitate al Primarului și serviciilor publice. 2 Primarul, Viceprimarul, Secretarul, împreună cu aparatul de specialitate al Primarului constituie o structura funcțională cu activitate permanentă, denumită Primăria, care aduce la îndeplinire hotărârile Consiliului Local și dispozițiile Primarului, soluționând problemele curente ale colectivității locale.
Primarul este șeful administrației publice locale și al aparatului de specialitate, pe care îl conduce și controlează. Primarul reprezintă autoritatea executivă în realizarea autonomiei locale. Primarul răspunde de buna funcționare a administrației publice a localității, în condițiile legii. Primarul reprezintă localitatea în relațiile cu alte autorități publice, cu persoanele fizice sau juridice române sau străine, precum și în justiție. În relațiile dintre Consiliul Local, ca autoritate deliberativă și Primarul, ca autoritate executivă nu există raporturi de subordonare. Regimul general al raporturilor juridice dintre funcționarii publici și Primăria este reglementat de Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcționarilor publici, republicată. Normele de conduită profesională a funcționarilor publici sunt reglementate de Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduită a funcționarilor publici și sunt obligatorii pentru funcționarii publici, precum și pentru persoanele care ocupă temporar o funcție publică în cadrul Primăriei. Normele de conduită profesionala a personalului contractual sunt reglementate de Legea nr.77 din 8 noiembrie 2004 privind Codul de conduită a personalului contractual din autoritățile și instituțiile publice și sunt obligatorii pentru personalul contractual, precum și pentru persoanele care ocupă temporar o funcție contractuală în cadrul Primăriei.
Principiile generale care guvernează conduita profesională a funcționarilor publici din cadrul Primăriei sunt următoarele:
– supremația Constituției și a legii, principiu conform căruia funcționarii publici au îndatorirea de a respecta Constituția și legile țării;
– prioritatea interesului public, principiu conform căruia funcționarii publici au îndatorirea de a considera interesul public mai presus decât interesul personal, în exercitarea funcției publice;
– asigurarea egalității de tratament a cetățenilor în fața autorităților și instituțiilor publice, principiu conform căruia funcționarii publici au îndatorirea de a aplica același regim juridic în situații identice sau similare;
– profesionalismul, principiu conform căruia funcționarii publici au obligația de a îndeplini atribuțiile de serviciu cu responsabilitate, competența, eficiența, corectitudine și conștiinciozitate;
– imparțialitatea și independență, principiu conform căruia funcționarii publici sunt obligați să aibă o atitudine obiectivă, neutră față de orice interes politic, economic, religios sau de altă natura, în exercitarea funcției publice;
– integritatea morală, principiu conform căruia funcționarilor publici le este interzis să solicite sau să accepte, direct ori indirect, pentru ei sau pentru alții, vreun avantaj ori beneficiu în considerarea funcției publice pe care o dețin sau să abuzeze în vreun fel de această funcție;
– libertatea gândirii și a exprimării, principiu conform căruia funcționarii publici pot să-și exprime și să-și fundamenteze opiniile, cu respectarea ordinii de drept și a bunelor moravuri;
– cinstea și corectitudinea, principiu conform căruia în exercitarea funcției publice și în îndeplinirea atribuțiilor de serviciu funcționarii publici trebuie să fie de bună-credință;
– deschiderea și transparența, principiu conform căruia activitățile desfășurate de funcționarii publici în exercitarea funcției lor sunt publice și pot fi supuse monitorizării cetățenilor.
Funcționarii publici au obligația de a asigura un serviciu public de calitate în beneficiul cetățenilor, prin participarea activă la luarea deciziilor și la transpunerea lor în practică, în scopul realizării competențelor instituției publice. În exercitarea funcției publice, funcționarii publici au obligația de a avea un comportament profesionist, precum și de a asigura, în condițiile legii, transparența administrativă, pentru a câștiga și a menține încrederea publicului în integritatea, imparțialitatea și eficacitatea autorităților și instituțiilor publice. Funcționarii publici au obligația de a apară în mod loial prestigiul Primăriei, precum și de a se abține de la orice act ori fapt care poate produce prejudicii imaginii sau intereselor legale ale acesteia.
Funcționarilor publici le este interzis:
– să exprime în public aprecieri neconforme cu realitatea în legătură cu activitatea Primăriei, cu politicile și strategiile acesteia ori cu proiectele de acte cu caracter normativ sau individual;
– să facă aprecieri neautorizate în legătură cu litigiile aflate în curs de soluționare și în care Primăria are calitatea de parte;
– să dezvăluie informații care nu au caracter public, în alte condiții decât cele prevăzute de lege;
– să dezvăluie informațiile la care au acces în exercitarea funcției publice, dacă această dezvăluire este de natură să atragă avantaje necuvenite ori să prejudicieze imaginea sau drepturile instituției ori ale unor funcționari publici, precum și ale persoanelor fizice sau juridice;
– să nu permită accesul persoanelor la ședințele publice sau să impedice implicarea persoanelor interesate în procesul de elaborare a actelor normative de interes public, în condițiile legii.
În îndeplinirea atribuțiilor de serviciu, funcționarii publici au obligația de a respecta demnitatea funcției publice deținute, corelând libertatea dialogului cu promovarea intereselor Primăriei. În activitatea lor, funcționarii publici au obligația de a respecta libertatea opiniilor și de a nu se lasă influențați de considerente personale sau de popularitate. în exprimarea opiniilor, funcționarii publici trebuie să aibă o atitudine conciliantă și să evite generarea conflictelor datorate schimbului de păreri. În exercitarea funcției publice, funcționarilor publici le este interzis: să participe la colectarea de fonduri pentru activitatea partidelor politice; să furnizeze sprijin logistic candidaților la funcții de demnitate publică; să colaboreze, în afara relațiilor de serviciu, cu persoanele fizice sau juridice care fac donații ori sponsorizări partidelor politice; să afișeze, în cadrul Primăriei, însemne ori obiecte inscripționate cu sigla sau denumirea partidelor politice ori a candidaților acestora.
Funcționarii publici nu trebuie să solicite ori să accepte cadouri, servicii, favoruri, invitații sau orice alt avantaj, care le sunt destinate personal, familiei, părinților, prietenilor ori persoanelor cu care au avut relații de afaceri sau de natură politică, care le pot influența imparțialitatea în exercitarea funcțiilor publice deținute ori pot constitui o recompensă în raport cu aceste funcții.
2.2. Organizarea primăriei Mediaș
Structura organizatorică a Primăriei municipiului Mediaș este în conformitate cu hotărârea Consiliului Local Mediaș privind aprobarea organigramei, a numărului de posturi și a statului de funcții.
În relațiile cu personalul din cadrul Primăriei municipiului Mediaș, precum și cu persoanele fizice sau juridice, funcționarii publici sunt obligați să aibă un comportament bazat pe respect, bună-credință, corectitudine și amabilitate. Funcționarii publici au obligația de a nu aduce atingere onoarei, reputației și demnității persoanelor din cadrul Primăriei municipiului Mediaș, precum și persoanelor cu care intră în legătură în exercitarea funcției publice, prin:
– întrebuințarea unor expresii jignitoare;
– dezvăluirea unor aspecte ale vieții private;
– formularea unor sesizări sau plângeri calomnioase.
Principale tipuri de relații funcționale și modul de stabilire al acestora se prezintă astfel:
A. Relații de autoritate ierarhice:
a) subordonarea Viceprimarului față de Primar;
b) subordonarea, directorilor, directorilor executivi, șefilor serviciilor și compartimentelor independente față de Primar și după caz, față de Viceprimar sau față de Secretarul municipiului Mediaș, în limita competențelor stabilite de legislația în vigoare, a dispozițiilor Primarului și a structurii organizatorice;
c) subordonarea directorilor executivi adjuncți, șefilor de servicii și șefilor de birouri față de directorii, directorii sau directorii executivi, după caz
d) subordonarea personalului de execuție fata de directorul, directorul executiv, directorul executiv adjunct, șeful de serviciu sau șeful de birou, după caz;
B. Relații de autoritate funcționale: Se stabilesc de către compartimentele din structura organizatorică a Primăriei municipiului Mediaș cu serviciile publice și instituțiile publice din subordinea Consiliului Local, precum și cu regiile autonome și societățile comerciale din subordinea Consiliului Local, în conformitate cu obiectul de activitate, atribuțiile specifice fiecărui compartiment sau competențele acordate prin dispoziția Primarului și în limitele prevederilor legale;
C. Relații de cooperare:
a) Se stabilesc între compartimentele din structura organizatorică a Primăriei municipiului Mediaș sau între acestea și compartimentele corespondente din cadrul unităților înființate prin hotărârea consiliului local.
b) Se stabilesc între compartimentele din structura organizatorică a Primăriei municipiului Mediaș și compartimente similare din celelalte structuri ale administrației centrale sau locale sau cu ONG- uri etc. din țara sau din străinătate. Aceste relații de cooperare exterioară se stabilesc numai în limitele atribuțiilor compartimentului sau a competențelor acordate prin dispoziția Primarului sau hotărârea Consiliului Local Mediaș
D. Relații de reprezentare. În limitele legislației în vigoare și a mandatului acordat de Primar (prin dispoziție), Viceprimarul Secretarul, sau personalul compartimentelor din structura organizatorică reprezintă Primăria municipiului Mediaș în relațiile cu celelalte structuri ale administrației centrale sau locale, organisme, ONG-uri etc. din țară sau străinătate. Funcționarii publici care reprezintă autoritatea sau instituția publică în cadrul unor organizații internaționale, instituții de învățământ, conferințe, seminarii și alte activități cu caracter internațional au obligația sa promoveze o imagine favorabilă țării și Primăriei municipiului Mediaș.
E. Relații de inspecție și control. Se stabilesc între compartimentele specializate în inspecție și control, compartimentele sau personalul mandatat prin dispoziția Primarului și unitățile subordonate Consiliului Local sau care desfășoară activități supuse inspecției și controlului, conform competențelor stabilite prin legi și alte acte normative în vigoare.
Primarul conduce și controlează activitatea aparatului propriu de specialitate. În cadrul numărului total de posturi aprobate prin hotărârea Consiliului Local, pentru buna funcționare a instituției, Primarul aprobă numărul de posturi pentru compartimentele din structura organizatorică, aproba transformarea posturilor vacante prevăzute în statul de funcții, conform legislației în vigoare, aprobă modificarea raporturilor de serviciu prin mutarea în cadrul altui compartiment al Primăriei, precum și constituirea de colective și compartimente de lucru, în funcție de necesități.
Aparatul de specialitate al primarului este constituit din compartimente funcționale structurate ca: direcții, servicii, birouri și compartimente a căror conducere este asigurată de către primar, viceprimar și secretarul municipiului, potrivit organigramei aprobate de consiliul local. Conducerea, îndrumarea și controlul activității curente și a personalului din cadrul compartimentelor funcționale structurate ca direcții, servicii și birouri este asigurată de către funcționarii de conducere (funcționari publici și personal contractual), numiți în condițiile legii. În cadrul subdiviziunilor aparatului propriu, se realizează atribuțiile consiliului local și ale primarului, prin acte și operațiuni tehnice, economice și juridice; ele nu au capacitate juridică, administrativă distinctă de cea a autorității în numele căreia acționează.
Primarul Municipiului Mediaș conduce activitatea desfășurată de către salariați din cadrul aparatului de specialitate precum și din cadrul serviciilor publice locale. Serviciile publice locale aflate în subordinea primarului au fost înființate în baza hotărârilor adoptate de către Consiliul Local al Municipiului Mediaș, fiind structurate astfel: Serviciul Public de Ecologizare și Serviciul Public Comunitar de Evidența Persoane. Tot în sudordinea primarului se află și cele cinci direcții publice înființate în baza hotărârilor adoptate de către Consiliul Local al Municipiului Mediaș fiind structurate astfel: Direcția Piețelor, Direcția Poliția Comunitară, Direcția Fiscală Locală, Direcția Municipală de Cultură, Sport, Turism și Tineret și Direcția de Asistență Socială
Aceste servicii și direcții sunt părți componente ale Administrației Publice locale, având fiecare propriul regulament de organizare și funcționare și se află în subordinea primarului Municipiului Mediaș.
2.3. Atribuții generale și specifice ale compartimentelor de specialitate
Atribuțiile Consiliului Local. Dispozițiile art. 36 din Legea administrației publice locale, reglementează principalele atribuții care revin consiliilor comunale și orășenești (municipale), în calitatea lor de autoritate administrativa autonoma, deliberativa.
Competența teritorială este stabilită de legiuitor prin folosirea termenului „local”, adică pe teritoriul unității administrativ-teritoriale respective (comuna, orașul sau municipiul) unde acesta a fost ales și funcționează potrivit legii.
Competența temporală a consiliului local este circumscrisă la un mandat de 4 ani și exercitat de la data constituirii pana la data declarării ca legal constituit a noului consiliu ales, care însă, poate fi prelungit prin lege organică, pe timp de război sau de catastrofă.
Atribuțiile consiliului local reprezintă investirea legală cu prerogativa de a rezolva problemele de interes local. Consiliul local are inițiativă și hotărăște, în condițiile legii, în toate problemele de interes local, cu excepția celor care sunt date prin lege în competența altor autorități ale administrației publice locale sau centrale. Consiliul local exercita următoarele categorii de atribuții:
a) atribuții privind organizarea și funcționarea aparatului de specialitate al primarului, ale instituțiilor și serviciilor publice de interes local și ale societăților comerciale și regiilor autonome de interes local;
b) atribuții privind dezvoltarea economico-socială și de mediu a comunei, orașului sau municipiului;
c) atribuții privind administrarea domeniului public și privat al comunei, orașului sau municipiului;
d) atribuții privind gestionarea serviciilor furnizate către cetățeni;
e) atribuții privind cooperarea interinstituțională pe plan intern și extern.
În exercitarea atribuțiilor de mai sus, consiliul local:
a) aprobă statutul comunei, orașului sau municipiului, precum și regulamentul de organizare și funcționare a consiliului local;
b) aprobă, în condițiile legii, la propunerea primarului, înființarea, organizarea și statul de funcții ale aparatului de specialitate al primarului, ale instituțiilor și serviciilor publice de interes local, precum și reorganizarea și statul de funcții ale regiilor autonome de interes local;
c) exercită, în numele unității administrativ-teritoriale, toate drepturile și obligațiile corespunzătoare participațiilor deținute la societăți comerciale sau regii autonome, în condițiile legii.
În exercitarea atribuțiilor prevăzute la lit. b), consiliul local:
a) aprobă, la propunerea primarului, bugetul local, virările de credite, modul de utilizare a rezervei bugetare și contul de încheiere a exercițiului bugetar;
b) aprobă, la propunerea primarului, contractarea și/sau garantarea împrumuturilor, precum și contractarea de datorie publica locală prin emisiuni de titluri de valoare, în numele unității administrativ-teritoriale, în condițiile legii;
c) stabilește și aprobă impozitele și taxele locale, în condițiile legii;
d) aprobă, la propunerea primarului, documentațiile tehnico-economice pentru lucrările de investiții de interes local, în condițiile legii;
e) aprobă strategiile privind dezvoltarea economică, socială și de mediu a unității administrativ-teritoriale;
f) asigură realizarea lucrărilor și ia măsurile necesare implementarii și conformării cu prevederile angajamentelor asumate în procesul de integrare europeană în domeniul protecției mediului și gospodăririi apelor pentru serviciile furnizate cetățenilor.
În exercitarea atribuțiilor prevăzute la lit. c), consiliul local:
a) hotărăște darea în administrare, concesionarea sau închirierea bunurilor proprietate publica a comunei, orașului sau municipiului, după caz, precum și a serviciilor publice de interes local, în condițiile legii;
b) hotărăște vânzarea, concesionarea sau închirierea bunurilor proprietate privată a comunei, orașului sau municipiului, după caz, în condițiile legii;
c) avizează sau aproba, în condițiile legii, documentațiile de amenajare a teritoriului și urbanism ale localităților;
d) atribuie sau schimba, în condițiile legii, denumiri de străzi, de piețe și de obiective de interes public local.
În exercitarea atribuțiilor prevăzute la lit. d), consiliul local:
a) asigură, potrivit competentelor sale și în condițiile legii, cadrul necesar pentru furnizarea serviciilor publice de interes local privind: 1. educația; 2. serviciile sociale pentru protecția copilului, a persoanelor cu handicap, a persoanelor vârstnice, a familiei și a altor persoane sau grupuri aflate în nevoie socială; 3. sănătatea; 4. cultura; 5. tineretul; 6. sportul; 7. ordinea publica; 8. situațiile de urgență; 9. protecția și refacerea mediului; 10. conservarea, restaurarea și punerea în valoare a monumentelor istorice și de arhitectura, a parcurilor, grădinilor publice și rezervațiilor naturale; 11. dezvoltarea urbana; 12. evidența persoanelor; 13. podurile și drumurile publice; 14. serviciile comunitare de utilitate publica: alimentare cu apa, gaz natural, canalizare, salubrizare, energie termica, iluminat public și transport public local, după caz; 15. serviciile de urgență de tip salvamont, salvamar și de prim ajutor; 16. activitățile de administrație social-comunitara; 17. locuințele sociale și celelalte unități locative aflate în proprietatea unității administrativ-teritoriale sau în administrarea sa; 18. punerea în valoare, în interesul comunității locale, a resurselor naturale de pe raza unității administrativ-teritoriale; 19. alte servicii publice stabilite prin lege;
b) hotărăște acordarea unor sporuri și altor facilități, potrivit legii, personalului sanitar și didactic;
c) sprijină, în condițiile legii, activitatea cultelor religioase;
d) poate solicita informări și rapoarte de la primar, viceprimar și de la șefii organismelor prestatoare de servicii publice și de utilitate publica de interes local;
e) aproba construirea locuințelor sociale, criteriile pentru repartizarea locuințelor sociale și a utilităților locative aflate în proprietatea sau în administrarea sa;
f) poate solicita informări și rapoarte specifice de la primar și de la șefii organismelor prestatoare de servicii publice și de utilitate publica de interes local.
În exercitarea atribuțiilor prevăzute la lit. e), consiliul local:
a) hotărăște, în condițiile legii, cooperarea sau asocierea cu persoane juridice romane sau străine, în vederea finanțării și realizării în comun a unor acțiuni, lucrări, servicii sau proiecte de interes public local;
b) hotărăște, în condițiile legii, înfrățirea comunei, orașului sau municipiului cu unități administrativ-teritoriale din alte țări;
c) hotărăște, în condițiile legii, cooperarea sau asocierea cu alte unități administrativ-teritoriale din țara sau din străinătate, precum și aderarea la asociații naționale și internaționale ale autorităților administrației publice locale, în vederea promovării unor interese comune.
Consiliul local poate conferi persoanelor fizice romane sau străine cu merite deosebite titlul de cetățean de onoare al comunei, orașului sau municipiului, în baza unui regulament propriu. Prin acest regulament se stabilesc și condițiile retragerii titlului conferit. Consiliul local îndeplinește orice alte atribuții stabilite prin lege.
Atribuțiile Primarului. Primarul nu deține competențe în nume propriu, ci în numele colectivității care l-a ales pentru realizarea autonomiei locale, și al statului, în numele căruia acționează ca reprezentant, în comuna sau orașul unde a fost ales. Atribuțiile primarului se exercită în mod legal și produc efecte juridice numai în limitele comunei sau orașului unde a fost ales, în cadrul competențelor sale materiale și teritoriale, obligatoriu de a fi respectate, fiind de ordine publică. Primarul nu poate depăși sfera atribuțiilor sale prevăzute de lege sau stabilite de consiliul local prin hotărârile sale, întrucât acestea ar atrage sancțiunea actelor sau măsurilor luate, ori chiar suspendarea sau demiterea sa din funcție. Atribuțiile ce i-au fost conferite se exercită personal numai de către primar și în regim de autonomie, în calitatea sa de autoritate administrativă unipersonală, delegarea acestor atribuții putându-se realiza numai în condițiile stabilite de lege. Primarul îndeplinește următoarele categorii principale de atribuții:
a) atribuții exercitate în calitate de reprezentant al statului, în condițiile legii;
b) atribuții referitoare la relația cu consiliul local;
c) atribuții referitoare la bugetul local;
d) atribuții privind serviciile publice asigurate cetățenilor;
e) alte atribuții stabilite prin lege.
În temeiul lit. a), primarul îndeplinește funcția de ofițer de stare civilă și de autoritate tutelara și asigura funcționarea serviciilor publice locale de profil, atribuții privind organizarea și desfășurarea alegerilor, referendumului și a recensamantului. Primarul îndeplinește și alte atribuții stabilite prin lege.
În exercitarea atribuțiilor prevăzute la lit. b), primarul:
a) prezintă consiliului local, în primul trimestru, un raport anual privind starea economică, socială și de mediu a unității administrativteritoriale;
b) prezintă, la solicitarea consiliului local, alte rapoarte și informări;
c) elaborează proiectele de strategii privind starea economică, socială și de mediu a unității administrativ-teritoriale și le supune aprobării consiliului local.
În exercitarea atribuțiilor prevăzute la lit. c), primarul:
a) exercită funcția de ordonator principal de credite;
b) întocmește proiectul bugetului local și contul de încheiere a exercițiului bugetar și le supune spre aprobare consiliului local;
c) inițiază, în condițiile legii, negocieri pentru contractarea de împrumuturi și emiterea de titluri de valoare în numele unității administrativ-teritoriale;
d) verifică, prin compartimentele de specialitate, corecta înregistrare fiscală a contribuabililor la organul fiscal teritorial, atât a sediului social principal, cat și a sediului secundar.
În exercitarea atribuțiilor prevăzute la lit. d), primarul:
a) coordonează realizarea serviciilor publice de interes local prestate prin intermediul aparatului de specialitate sau prin intermediul organismelor prestatoare de servicii publice și de utilitate publica de interes local;
b) ia măsuri pentru prevenirea și, după caz, gestionarea situațiilor de urgență;
c) ia măsuri pentru organizarea executării și executarea în concret a activităților Consiliului Local;
d) ia măsuri pentru asigurarea inventarierii, evidentei statistice, inspecției și controlului efectuării serviciilor publice de interes local, precum și a bunurilor din patrimoniul public și privat al unității administrativ-teritoriale;
e) numește, sancționează și dispune suspendarea, modificarea și încetarea raporturilor de serviciu sau, după caz, a raporturilor de munca, în condițiile legii, pentru personalul din cadrul aparatului de specialitate, precum și pentru conducătorii instituțiilor și serviciilor publice de interes local;
f) asigură elaborarea planurilor urbanistice prevăzute de lege, le supune aprobării consiliului local și acționează pentru respectarea prevederilor acestora;
g) emite avizele, acordurile și autorizațiile date în competenta sa prin lege și alte acte normative;
h) asigură realizarea lucrărilor și ia măsurile necesare conformării cu prevederile angajamentelor asumate în procesul de integrare europeană în domeniul protecției mediului și gospodăririi apelor pentru serviciile furnizate cetățenilor.
Pentru exercitarea corespunzătoare a atribuțiilor sale, primarul colaborează cu serviciile publice deconcentrate ale ministerelor și celorlalte organe de specialitate ale administrației publice centrale din unitățile administrativ-teritoriale, precum și cu consiliul județean.
Numirea conducătorilor instituțiilor și serviciilor publice de interes local se face pe baza concursului organizat potrivit procedurilor și criteriilor aprobate de consiliul local, la propunerea primarului, în condițiile legii. Numirea se face prin dispoziția primarului, având anexat contractul de management.
În exercitarea atribuțiilor de autoritate tutelar și de ofițer de stare civilă, a sarcinilor ce îi revin din actele normative privitoare la recensământ, la organizarea și desfășurarea alegerilor, la luarea măsurilor de protecție civilă, precum și a altor atribuții stabilite prin lege, primarul acționează și ca reprezentant al statului în comuna sau în orașul în care a fost ales.
În această calitate, primarul poate solicita prefectului, în condițiile legii, sprijinul conducătorilor serviciilor publice deconcentrate ale ministerelor și ale celorlalte organe de specialitate ale administrației publice centrale din unitățile administrativ-teritoriale, dacă sarcinile ce îi revin nu pot fi rezolvate prin aparatul de specialitate.
Atribuțiile de ofițer de stare civilă și de autoritate tutelară pot fi delegate și secretarului unității administrativ-teritoriale sau altor funcționari publici din aparatul de specialitate cu competențe în acest domeniu, potrivit legii.
Atribuțiile specifice compartimentelor de specialitate. Structura organizatorică a Primăriei municipiului Mediaș cuprinde următoarele compartimente care funcționează în conformitate cu atribuțiile specifice domeniului de activitate.
Direcția Economică își desfășoară activitatea în directa subordonare a primarului municipiului Mediaș și cuprinde un serviciu și trei compartimente:
– Serviciul Buget-Contabilitate. În cadrul Serviciului Buget – Contabilitate își desfășoară activitatea un număr de 9 angajați, după cum urmează: 1 șef serviciu si 8 funcționari publici de execuție.
– Compartimentul Informatică asigură informatizarea si conducerea computerizată a tuturor activităților prelucrabile pe calculator, propunând strategia creării si funcționării sistemului, necesarul de echipamente si personal, urmărind buna funcționare a acestuia. În cadrul Biroului Informatica își desfășoară activitatea un număr de 2 angajați – funcționari publici de execuție.
– Compartiment Corp Control Comercial
– Compartiment Resurse Umane – Salarizare.
În exercitarea atribuțiilor ce îi revin, Direcția Economică colaborează cu următoarele instituții: Trezoreria Mediaș; Administrația Finanțelor Publice Mediaș; Direcția Generală a Finanțelor Publice si a Controlului Financiar de Stat Sibiu; Instituții de asistenta sociala; Instituții de învățământ; Instituții de cultura; Instituții sanitare; Servicii publice si societăți de interes municipal. Atribuțiile Direcției Economice sunt:
1. Organizează, îndrumă și coordonează acțiunea de elaborare a lucrărilor privind întocmirea bugetului local pe anul în curs, pregătește și întocmește lucrările referitoare la proiectul de buget pentru anii viitori, antrenând toate serviciile publice și instituțiile care colaborează la finalizarea proiectului de buget: solicită serviciilor de specialitate și instituțiilor subordonate necesarul de fonduri în vederea stabilirii proiectului de buget; verifică și analizează legalitatea propunerilor , centralizează datele, urmărește încadrarea lor în sursele de venituri; întocmește lucrările și supune spre aprobare ordonatorului de credite proiectul de buget cu împărțirea pe capitolele execuției bugetare, repartizarea pe trimestre; bugetul aprobat este prezentat la D.G.F.P. Sibiu; comunică instituțiilor publice de interes local indicatorii financiari aprobați; verifică și analizează solicitările de modificare a bugetului propus și a bugetele unităților din subordinea primăriei.
2. Urmărește utilizarea fondul de rezervă bugetară aflat la dispoziția primăriei conform legislației în vigoare.
3. Urmărește, organizează și conduce activitatea de alimentare cu mijloace bănești pentru realizarea cheltuielilor proprii și a unităților alimentate din bugetul local.
4. Urmărește efectuarea inventarierii anuale a bunurilor materiale și a valorilor bănești.
5. Urmărește efectuarea cheltuielilor conform legii și informează ordonatorul de credite când este nevoie.
6. Asigură efectuarea controlului financiar preventiv pentru plățile efectuate potrivit legislației în vigoare.
7. Întocmește deschiderea de credite în baza bugetului aprobat pe capitolele bugetare.
8. Urmărește aplicarea hotărârilor consiliului local.
9. Verifică și centralizează execuțiile bugetare și dările de seamă depuse de unitățile finanțate din bugetul local și prezintă spre aprobare ordonatorului de credite și consiliului local contul de execuție bugetară.
10. La termenele stabilite întocmește și depune dările de seamă.
11. Realizează studiile necesare în vederea aprobării de către Consiliul local a împrumuturilor ce trebuie obținute pentru realizarea unor acțiuni si lucrări publice, urmărind respectarea formelor legale pentru fundamentare, contractare, garantare si rambursare a acestora.
12. Asigura asistența de specialitate pentru structurile Primăriei municipiului Mediaș și pentru instituțiile subordonate.
13. Urmărește și răspunde de respectarea si aplicarea hotărârilor Consiliului Local, a dispozițiilor primarului si a celorlalte acte normative în domeniul economico – financiar.
14. Propune primarului angajarea, transferarea, sancționarea si desfacerea contractelor de muncă ale personalului din subordine si alte drepturi de personal (promovarea în grade, trepte profesionale, premii în cursul anului, la sfârșit de an, calificative etc.) în condițiile legii.
15. Participă la licitații, selecții de oferte, negociază și încheie contracte economice împreună cu ceilalți factori de răspundere.
16. Întocmește și ține registrul de casă pe baza documentelor justificative conform legislației în vigoare. Efectuează periodic controale la casierie.
17. Direcția Economica exercită și alte atribuții stabilite prin lege sau alte acte normative, prin hotărâri ale Consiliului Local Municipal sau dispoziții ale primarului.
Direcția Urbanism este în directa subordonare a primarului și cuprinde un birou și trei compartimente: Biroul pentru proiecte cu finanțare internațională, Compartiment Urbanism și Peisaje Urbane, Compartiment Autorizări și Compartiment Disciplina în Construcții. Directorul executiv al Direcției Urbanism este arhitect șef. Atribuțiile Direcției Urbanism sunt:
1. Întocmește programe de organizare și dezvoltare urbanistică a localităților Mediaș și Ighișul Nou precum și programe de amenajare a teritoriului lor cu respectarea tradiției locale, asigurând și realizarea acestora conform prevederilor legale.
2. Avizează toate proiectele din domeniul urbanismului și al autorizărilor în construcții de pe teritoriul localităților Mediaș și Ighișul Nou și participă la inițierea proiectelor ce se execută din bugetul local sau alte fonduri publice.
3. Stabilește și propune Consiliului Local măsuri pentru refacerea și protecția mediului înconjurător în scopul creșterii calității vieții, asigură respectarea prevederilor legale privind protecția și conservarea monumentelor istorice, a siturilor arheologice , a parcurilor și zonelor verzi.
4. Colaborează cu toți factorii implicați la stabilirea necesarului de fonduri în vederea elaborării bugetului local, și participă la realizarea acestuia.
5. Urmărește modul de punere în aplicare a proiectelor din domeniul urbanismului și autorizării în construcții
6. Răspunde de buna desfășurare a activității disciplinei în construcții.
7. Se îngrijește de elaborarea planurilor de dezvoltare urbanistică generale, zonale și de detaliu, precum și regulamentele aferente acestora pe care apoi le aplică prin autorizațiile de construire și desființare.
8. Susține realizarea efectivă a dezvoltării urbane prin inițiere , accesare și monitorizare a programelor europene.
9. Organizează consultarea cetățenilor pentru avizarea și aprobarea proiectelor de urbanism și acelor cu finanțare europeană.
10. Urmărește starea monumentelor de arhitectură, a zonelor de protecție arhitecturală, a siturilor arheologice și face propuneri pentru conservarea , restaurarea și punerea lor în valoare.
11. Stabilește și propune Consiliului Local noile zone de dezvoltare urbanistică a municipiului
12. Identifică spații care se pretează la amenajare de parcuri și zone verzi pentru a asigura necesarul acestora conform normativelor în vigoare și le promovează spre aprobare.
13. Constată contravențiile la dispozițiile legale din domeniu și aplică sancțiunile corespunzătoare.
14. Participă cu reprezentanți la toate acțiunile privind problemele de sistematizare ale municipiului.
15. Asigură consultanță și asistență de specialitate pentru verificarea la fața locului a unor imobile cu probleme de rezistență și stabilitate.
16. Propune primarului proiectul de statut al personalului, structura organizatorică, numărul de personal, atribuții de serviciu prin fișa postului, premierea sau sancționarea personalului din cadrul direcției.
17. Elaborează :- certificate de urbanism, certificate de notare a construcțiilor, certificate de radiere a construcțiilor, autorizații de construire, autorizații de desființare, avize de urbanism, avize de spargere, procese verbale de contravenție , pentru municipiul Mediaș și sat Ighișul Nou. 18. îndeplinește orice alte atribuții stabilite prin lege, H.C.L. sau dispoziții ale Primarului.
Direcția Tehnică își desfășoară activitatea în subordinea directă a viceprimarului municipiului Mediaș și cuprinde un serviciu și trei compartimente: Compartiment Transport, Compartiment Infrastructură, Compartiment Energetic, Serviciul Investiții. Atribuțiile Direcției Tehnice sunt:
1. Inițiază proiecte, urmărește întocmirea documentațiilor tehnice și asigură realizarea tuturor lucrărilor publice ce se execută din bugetul local sau din alte fonduri publice;
2. Răspunde de derularea lucrărilor de investiții, respectarea termenelor și efectuarea recepțiilor;
3. Colaborează cu Direcția Economică și cu celelalte direcții pentru stabilirea necesarului de fonduri în vederea elaborării bugetului local;urmărește modul de utilizare și asigură gospodărirea fondurilor destinate lucrărilor de investiții, reparații, amenajări etc.;
4. Urmărește derularea contractului de delegare a gestiunii serviciului public de administrare și întreținere a drumurilor publice din municipiu, implantarea semnelor de circulație, desfășurarea normală a traficului rutier și pietonal și verifică calitatea lucrărilor executate;
5. Urmărește și monitorizează activitatea serviciului public de ecologizare în ceea ce privește salubrizarea municipiului;
6. Participă și propune măsurile pentru asigurarea unei circulații normale la nivelul municipiului Comisiei de reglementare a circulației de la nivelul municipiului și duce la îndeplinire hotărârile acesteia;
7. Urmărește și stabilește măsurile necesare precum și necesarul de surse financiare pentru: întreținerea și repararea drumurilor, străzilor, pasajelor; salubrizarea municipiului; întreținerea și revizuirea periodică a dotărilor stradale, aparate dejoacă; siguranța circulației; iluminat public; promovarea lucrărilor de investiții;
8. Ia măsuri de buna funcționare a locurilor și parcurilor de distracții și pentru revizuirea dotării acestora;
9. Propune Primarului proiectul de statut al personalului, structura organizatorică, numărul de personal, atribuțiile de serviciu și fișa postului, salarizarea și sancționarea personalului din cadrul direcției;
10. Constată contravențiile la dispozițiile actelor normative în materie și aplică sancțiunile corespunzătoare;
11. Colaborează cu S.C. Apa Târnavei Mari S.A. în ceea ce privește programele anuale de extindere a rețelelor de apă, canalizare menajeră și pluvială;
12. întocmește și urmărește programele anuale de întreținere și extindere a rețelelor de iluminat public și urmărește consumurile de energie electrică pentru acesta;
13. Asigură reactivarea, repararea fântânilor publice și împreună cu Inspecția Sanitară verifică și urmărește calitatea apei;
14. În colaborare cu Direcția Economică urmărește plata facturilor din cadrul compartimentelor și serviciilor;
15. Asigură întocmirea programului anual al achizițiilor publice după aprobarea bugetului respectând reglementările în vigoare;
16. Asigură documentațiile necesară achizițiilor publice și organizează procedurile de achiziții pentru Municipiul Mediaș
17. Urmărește executarea lucrărilor în conformitate cu contractele încheiate;
18. Urmărește arhivarea documentelor direcției în conformitate cu legislație în vigoare;
19. Asigură condițiile tehnice pentru diverse manifestări organizate de primar;
20. Asigură sprijinul logistic necesar desfășurării activității direcției (legi, acte normative, abonamente);
21. Asigură întocmirea băncii de date în vederea cuprinderii în rețeaua informativă a datelor tehnice, fizice, financiare ale direcției;
22. Urmărește rezolvarea corespondenței în conformitate cu legislația în vigoare;
23. Urmărește actualizarea săptămânală a site-ul Direcției;
24. Urmărește și eliberează autorizații pentru desfășurarea activității de taximetrie și pentru autovehicule lente;
25. Urmărește elaborarea regulamentelor în domeniul transportului de persoane /bunuri în regim de taxi, în baza reglementărilor în vigoare cu consultarea asociațiilor profesionale ale taximetriștilor, a regulamentelor privitoare la înregistrarea în circulație a vehiculelor care nu se supun înmatriculării precum și a vehiculelor de mare tonaj;
26. Urmărește respectarea dispozițiilor cu privire la managementul calității implementat la nivelul aparatului propriu al primarului;
27. Coordonează activitatea Unității municipale de monitorizare a serviciilor publice;
28. Îndeplinește și alte atribuții stabilite prin lege, hotărâri ale Consiliului local sau dispoziții ale Primarului.
Direcția Administrație Publică Locală își desfășoară activitatea în directa subordine a secretarului municipiului Mediaș și cuprinde un serviciu și cinci compartimente: Compartiment Arhivă, Compartiment Administrație Publică, Compartiment Juridic-Contencios, Compartiment Autoritate Tutelară, Aparat Consiliu Local, Serviciul Relații Publice. Principalele atribuții ale Direcției Administrație Publică Locală sunt:
1. Asigură circulația documentelor adresate Primăriei Mediaș și Consiliul Local precum și comisiilor de specialitate din cadrul Consiliului Local și răspunde de respectarea termenlor;
2. Coordonează activitatea de arhivă și asigură asistență de specialitate în redactarea documentelor pentru toate compartimentele Primăriei municipiului Mediaș;
3. Asigură și răspunde, prin compartimentul de specialitate, de activitatea de elaborare, verificare și adoptare a hotărârilor Consiliului Local și dispozițiile primarului, precum și a tuturor celorlalte acte emise în numele Consiliului Local și Primarului și verifică legal;
4. Asigură convocarea Consiliului Local în ședințele ordinare și extraordinare, precum și aducerea la cunoștiință publică a hotărârilor și dispozițiilor de interes general, precum și datele și locul de desfășurare a ședințelor Consiliului Local;
5. Organizează, coordonează și conduce activitățile necesare pentur buna desfășurare a ședințelor Consiliului Local al Municipiului Mediaș și comunică Prefectului, în termenul prevăzut de lege, hotărârile adoptate de Consiliul Local și dispozițiile Primarului;
6. Răspunde de organizarea, coordonarea și conducerea asistenței juridice în cauzele aflate pe rolul instanțelor judecătorești, în care figurează ca parte Consiliul Local prin întocmirea acțiunilor care se înaintează în instanță, împreună cu documentația necesară, exercitarea căilor legale de atac pentru apărarea domeniului pubic și privat al municipiului, a drepturilor și obligațiilor cu caracter patrimonial și a altor drepturi și obligații legale, primirea, analiza și soluționarea corespondenței specifice;
7. Asigură și răspunde de aplicarea noilor competente ce revin autorităților publice locale potrivit actelor normative nou adoptate. Ia măsuri pentru cunoașterea acestora și difuzarea către cei interesați;
8. Asigură consultanță juridică compartimentelor funcționale ale Primăriei;
9. Răspunde de analiza, îndrumarea, organizarea, coordonarea și conducerea activității privind aplicarea Legii nr. 10/2001;
10. Îndrumarea, sprijinirea și consilierea proprietarilor apartamentelor de bloc și spațiilor cu altă destinație decât cea de locuință în scopul înființării asociațiilor de proprietari, în condițiile legii;
11. Întocmește și prezintă informările prevăzute de legislația în vigoare către Consiliul Local;
12. Prezintă, la cererea Consiliului Local, Primarului și Secretarului municipiului, rapoarte și informări privind activitatea Direcției, în termenul și forma solicitată.
În exercitarea atribuțiilor ce îi revin Direcția Administrație Publică Locală colaborează cu: Instanțele judecătorești, Organele de cercetare și urmărire penală, Poliția municipiului Mediaș, Consiliul Județean Sibiu, Prefectura județului Sibiu, Guvernul României, Persoane fizice și juridice aflate în litigiu cu Primăria municipiului Mediaș.
Direcția Patrimoniu își desfășoară activitatea în directa subordonare a viceprimarului și este alcătuit din trei compartimente: Compartiment Evidență Patrimoniu, Compartiment Administrare Patrimoniu, Compartiment Gestiune Materială. Atribuțiile Direcției Patrimoniu sunt:
1. Întocmește documentele necesare pentru ședințele Consiliului Local făcând propuneri privind buna gospodărire a patrimoniului și valorificarea legală a acestuiaprin licitații, închirieri și concesionări etc.
2. Întocmește în baza Hotărârii Consiliului Local în colaborare cu unitățile specializate documentele necesare și organizează conform procedurilor legale închirierea, concesionarea și vânzarea terenurilor aflate în patrimoniu municipiului, organizează licitațiile publice pentru astfel de situații.
3. Întocmește în baza proceselor verbale de licitație contractile de închiriere, concesionare și vânzare.
4. Asigură realizarea tuturor măsurilor stabilite prin Hotărâri ale Consiliului Local sau prin dispoziții ale primarului, pentru evidențierea valorificarea și buna administrare a domeniului public și privat al municipiului Mediaș, după înscrierea în evidențele contabile.
5. Urmărește respectarea clauzelor contractuale referitoare la folosirea și păstrarea bunurilor închiriate, concesionate sau date în administrare.
6. Participă la toate acțiunile Consiliului Local și a Primăriei care au drept scop actualizarea evidenței, administrarea, exploatarea, conservarea și întreținerea domeniului public și privat al municipiului în conformitate cu actele normative în vigoare.
7. Urmărește și verifică evidența terenurilor fără construcții care fac parte din patrimoniul municipului Mediaș le administrează și exploatează conform legislației în vigoare.
8. Verifică ocuparea terenurilor sau altor bunuri aparținând domeniului public și privat al municipiului Mediaș și ia măsuri de sancționare a contravenienților.
9. Face propuneri primarului și Consiliului Local pentru mai bună utilizare a acestor bunuri.
10. Rezolvă în termen legal sesizările primite de la cetățenii municipiului referitoare la respectarea legalității în administrarea și exploatarea patrimoniului Consiliului Local Mediaș.
11. Participă la toate ședințele în care se dezbat probleme de administrare a patrimoniului.
12. Preia bunurile fără stăpân pe baza înștiințării Oficiului juridic și împreună procedează la trecerea în proprietatea statului sau proprietatea municipiului Mediaș, după caz.
13. Întocmește documentația necesară pentru constituirea și reconstituirea dreptului de proprietate asupra terenurilor aferente locuințelor conform Legii nr. 18/91 republicată în ceea ce pro ivește punerea în posesie a proprietarilor de terenuri și eliberarea ordinelor de proprietate.
14. Conduce evidența registrului cu ordinele de proprietate emise de Prefectură în condițiile art. 36 din Legea nr. 18/1991 republicată și asigură predarea lor.
15. Întocmește și răspunde de registrele de evidență a tuturor contractelor de închiriere teren.
16. Urmărește rezolvarea corespondenței în conformitate cu legislația în vigoare.
17. Întocmește rapoartele și face propuneri pentru emiterea dispozițiilor primarului.
18. Întocmește dările de seamă statistice din domeniul de activitate.
19. Ține evidența în bune condiții a hărților cadastrale ale municipiului Mediaș și satul Ighișul Nou precum și a planurilor de situație 1/1000, 1/5000 și 1/10000 pentru municipiul Mediaș.
20. Verifică și urmărește rezolvarea actelor notariale (intabulări, dezmembrări) în interesul municipiului Mediaș.
21. Participă și răspunde de verificarea expertizelor tehnice judecătorești și le supune spre însușire Consiliului Local împreună cu Oficiul juridic.
22. Participă la realizarea lucrării “introducerea cadastrului imobiliar și edilitar și de construire a băncii de date urbane” în municipiul Mediaș.
23. Asigură exploatarea și administrarea fondului locativ de stat, potrivit dispozițiilor legale în vigoare.
24. Supune aprobării spre repartizare, în condițiile legii, locuințele realizate din fondurile de stat, care sunt disponibile construite prin ANL.
25. Urmărește modul de gospodărire, întreținere și reparare a locuințelor din fondul locativ de stat date în administrare DAS.
26. Întocmește lista de priorități cu cetățenii care solicită atribuirea de locuințe, din fondul locativ de stat pentru locuințele construite prin ANL.
27. Verifică și urmărește evidențele spațiilor cu destinația de locuință, precum și a spațiilor cu altă destinație decât cea de locuință.
28. Organizează licitații în scopul închirierii spațiilor cu altă destinație decât cea de locuință.
29. Încheie contractele de închiriere pentru spațiile cu altă destinație decât cea de locuință.
30. Înaintează către Oficiul juridic documentațiile necesare acționării în judecată a chiriașilor care încalcă clauzele contractuale, impunându-se luarea măsurilor legale (recuperare creanțe, reziliere contract, evacuare) pentru locuințele A.N.L.
31. Verifică modul în care chiriașii exploatează și întrețin spațiile aflate în administrarea Consiliului Local.
32. Asigură repararea, întreținerea instalațiilor Primăriei, a celorlalte mijloace fixe și a obiectelor de inventar
33. Urmărește mișcarea mijloacelor fixe de la un loc de folosință la altul.
34. Întocmește formele de predare-primire a bunurilor pe responsabili.
35. Controlează modul de folosire a bunurilor și ia măsuri pentru întreținerea și repararea acestora, precum și scoaterea din inventar a bunurilor uzat, pe care le valorifică potrivit dispozițiilor legale.
36. Asigură efectuarea de inventarieri periodice și anuale a patrimoniului instituției și urmărește luarea măsurilor ce decurg din valorificarea acestora.
37. Face propuneri și urmărește îndeplinirea măsurilor luate cu privire la transmiterea bunurilor, întocmind documentele necesare.
38. Asigură încheierea și executarea contractelor pentru energie electrică, apă, gaze naturale și diverse prestări de servicii, și ia măsuri pentru buna gospodărire a energiei electrice, combustibilului, apei, gazelor naturale, hârtiei, rechizitelor și a altor materiale de consum.
39. Organizează și urmărește efectuarea curățeniei în birouri și celelalte încăperi și spații aflate în folosința instituției, precum și a căilor de acces în clădiri.
40. Face propuneri pentru planul de investiții necesare bunei funcționări a Primăriei precum și privind reparații la imobil, la instalațiile aferente și celelalte mijloace fixe.
41. Întocmește propuneri pentru planul de achiziție si aprovizionare privind materiale de întreținere, produse de papetărie, conform planului aprobat, întocmește note de fundamentare pentru achiziționarea conform Ordonanței 34/2006.
3.4. Serviciul de Relații cu Publicul
De multe ori, în încercarea de a identifica în cadrul unei instituții publice persoanele și respectiv biroul /departamentul responsabil de buna derulare a proceselor de comunicare organizațională, ne lovim de multe confuzii care se fac chiar la nivelul schemelor de organizare, între „relațiile publice” și „relațiile cu publicul” sau, chiar mai grav, între „comunicare” și „comunicații”. Aceste confuzii duc la structuri hibrid care alătură, din punct de vedere organizatoric, relațiilor publice tot felul de alte componente: petițiile, accesul, relațiile internaționale, secretariatul ș.a.m.d. Este necesar ca la nivelul departamentelor care se ocupa de comunicarea organizațională să se aibă în vedere coordonarea sau măcar corelarea cu activitățile de Relații cu publicul. Comun pentru ele este operarea cu ajutorul aceluiași instrument de bază – comunicarea, conștientizând, astfel, rolul transparenței și implicării publicului în procesele decizionale.
Un birou, compartiment sau serviciu de relații cu publicul este un birou de informare a publicului, mai ales cu structura unei organizații și cu drumul de urmat în soluționarea unei solicitări („Problema aceasta v-o rezolvă d-na X, etajul II, camera 15”). Comunicarea se face într-o singură direcție, de la organizație către public; biroul de relații CU publicul de obicei nu este interesat de preferințele publicului și nu dorește să-l seducă, ci doar, în condiții optime, să-i satisfacă doleanțele. S-ar putea spune chiar că, spre deosebire de celelalte direcții de comunicare organizațională, un serviciu de relații cu publicul dorește să aibă cât mai puțini solicitanți.
Este însă de o maximă importanță pentru buna imagine a unei instituții ca departamentul /serviciul de relații cu publicul să cunoască și să aplice elementele unei comunicări eficiente, ba mai mult, ca înțeleagă ca orice distorsiune la nivelul relației cu publicul se poate repercuta negativ în imaginea instituției, demontând astfel eforturile de comunicare precedente și, de multe ori, făcând ca rezultatele în cadrul campaniilor de comunicare să fie mai mici decât cele planificate având impact astfel asupra modului de folosire a resurselor organizației.
În procesul comunicării, relația funcționar public-cetățeni constituie substanță a actului de administrație publică.
Unitățile comunicaționale, respectiv funcționarul public (ca emițător) și cetățeanul (ca receptor de mesaje) au obiective clare: emițătorul își propune să informeze, să convingă, să îndrume, să capteze interesul, să fie eficient, iar receptorul se va strădui să fie atent, să înțeleagă, să rețină.
Un model de activitate în cadrul biroului de relații cu publicul:
Modelul C.A.R.E. (engl. care = grijă)
■ Competența asigură deservirea cetățeanului și nu statutul angajatului
■ Atitudine recunoașterea importanței clientului pentru instituție
■ Resurse permisiunea accesului la informații și alocarea timpului necesar
■ Empatie identificarea și înțelegerea nevoilor, aspirațiilor și frustrărilor cetățeanului
Parteneriatul interactiv funcționar public-cetățean presupune circulația informației în ambele sensuri. Din punct de vedere al legislației în vigoare, instituțiilor publice le revine responsabilitatea informării cetățenilor (informare exactă și simplă), a primirii lor în audiență și a consultării acestora în problemele care-i privesc.
Calitățile unui specialist în comunicare (pe lângă abilitățile de comunicare scrisă și orală) sunt:
Sociabilitate – să poată stabili cu ușurință contacte,
Tact – să dea dovadă de răbdare, amabilitate, simț al umorului,
Memorie și capacitate de a reține ușor fapte, date, nume, figuri, etc.
Prezență de spirit, intuiție, imaginație în rezolvarea situațiilor neprevăzute,
Rapiditate în gândire și în luarea deciziilor,
Capacitate de analiză și sinteză,
Simț organizatoric,
Onestitate, corectitudine, obiectivitate,
Abilități de prezentare.
Conform Regulamentului de ordine interioară a Primăriei Mediaș, relațiile cu mijloacele de informare în masă se asigură de către funcționarii publici desemnați în acest sens de conducătorul autorității, în condițiile legii. Funcționarii publici desemnați să participe la activități sau dezbateri publice, în calitate oficială, trebuie să respecte limitele mandatului de reprezentare încredințat de conducătorul autorității. In cazul în care nu sunt desemnați în acest sens, funcționarii publici pot participa la activități sau dezbateri publice, având obligația de a face cunoscut faptul că opinia exprimată nu reprezintă punctul de vedere oficial al autorității ori instituției publice în cadrul căreia își desfășoară activitatea.
Serviciul Relații cu Publicul din cadrul Primăriei Mediaș are următoarele atribuții, conform HCL nr. 22 /2009 privind Regulamentul de organizare și funcționare a Primăriei:
1. Realizează și întreține baza de date interne a Centrului, prin preluarea de la direcțiile, serviciile, birourile și compartimentele din cadrul Primăriei, a tuturor informațiilor oferite de acestea;
2. Se ocupă de îmbogățirea bazei de date cu informații externe, prin preluarea de la celeilalte instituții publice și agenți economici a informațiilor;
3. Oferă informații cetățenilor cu privire la activitatea Primăriei și a Consiliului Local, precum și întreaga problematică aflată în baza de date a Centrului de Informare a Cetățeanului;
4. Asigură și oferă cetățenilor formulare tipizate, prevăzute de lege;
5. Organizează și conduce întreaga activitate privind audiențele la primar, viceprimar și secretar și asigură comunicarea către direcțiile și serviciile cărora le-au fost repartizate spre rezolvare cauzele care au făcut obiectul audiențelor; ține evidența răspunsurilor comunicate cetățenilor;
6. Urmărește soluționarea solicitărilor adresate de către petenți în timpul audienței și întocmește lunar un raport privind rezolvarea acestora, care este înaintat Primarului;
7. Asigură serviciile de secretariat la cabinetul primarului, viceprimarului și secretarului, respectiv legăturile telefonice cerute de aceștia cât și desfășurarea în bune condiții a întâlnirilor și întrevederilor primarului, viceprimarului și secretarului;
8. Asigură buna funcționare a activități de protocol;
9. Ține evidența notelor telefonice primite și urmărește transmiterea acestora la conducerea executivă și compartimentele Primăriei;
10. Centrul de informare a Cetățeanului asigură și pune la dispoziția cetățenilor:
– fluturași informativi privind obținerea avizelor, aprobărilor, documentelor din sfera de competență a Primăriei municipiului Mediaș și Consiliul Local;
– informații rapide privind activitățile Consiliului Local;
– alte informații despre viața publică a comunității (agenda manifestărilor culturale, sociale și sportive);
– adrese ale instituțiilor de interes public
– elaborează și reactualizează fișe (fluturași) cu informații;
11. Asigură relația cu societatea civilă, colaborează cu organizații neguvernamentale;
12. Elaborarea proiectelor, politicilor, strategiilor de comunicare, a analizelor și statisticilor necesare realizării și implementării relațiilor publice cu mass-media, scrisă, audio și TV, în vederea realizării competenței autorității sau instituției publice;
13. Elaborarea strategiilor de presă a planului pentru promovarea unor acțiuni de interes cetățenesc, respectiv promovarea în mass-media a tuturor evenimentelor culturale și sociale organizate de Municipiul Mediaș;
14. Sprijină, organizarea de diverse conferințe, simpozioane și întâlniri de lucru interne și internaționale, cu scopul de a face cunoscute proiectele lansate în domeniu social și economic și asigurarea unui sprijin logistic financiar și material pentru realizarea acestor proiecte;
15. Monitorizarea media scrisă, audio și TV și întocmirea mapei presei și a rapoartelor privind promovarea municipiului și a intereselor acestuia;
16. Asigură respectarea principiilor consacrate de Legea nr. 544/2001 privind transparența în administrația publică vizând exclusiv relația cu mass-media, furnizând în aceste sens informațiile solicitate de reprezentanții acestora privind prezentarea agendei zilnice a funcțiilor de demnitate publică, organizarea întâlnirilor radio televizate ale acestora;
17. Asigură respectarea procedurii și a modalităților de aducere la cunoștință publică a proiectelor de acte administrative cu caracter normativ care cad sub incidența prevederilor Legii nr. 52/2003 privind transparența decizională în administrația publică
18. Răspunde și coordonează activitatea privind furnizarea informațiilor de interes public (conform Legii nr. 544/2001), în termenul legal;
19. Monitorizează evidența și rezolvarea petițiilor (conform OG nr. 27/2002) care sunt adresate autorității publice urmărind soluționarea și redactarea în termenul legal a răspunsului;
20. Ține evidența și păstrează documentațiile orașelor înfrățite a organizațiilor internaționale și a persoanelor fizice străine care colaborează cu municipalitatea, coordonează și monitorizează proiectele derulate în parteneriat cu organizații din străinătate urmărind realizarea tuturor obligațiilor ce revin municipalității;
21. Întocmirea diverselor rapoarte și informări privind problemele ridicate de cetățenii străini prin cereri, scrisori adresate Consiliului Local și Primarului, pe care le prezintă celor autorizați să decidă;
22. Constituie și întreține baza de date cu informații utile autorității publice în domeniul relațiilor internaționale; sprijină constituirea unei evidențe privind proiecte elaborate cu sprijin din străinătate derulate sau în curs de derulare fie ale municipiului fie alto organizații din subordinea sau care colaborează cu municipalitatea și asigură o legătură viabilă între strategiile elaborate și aceste programe sau proiecte;
23. Selectarea propunerilor și întocmirea documentațiilor necesare pentru conferirea de către Consiliul Local al titlului de „Cetățean de Onoare” al municipiului Mediaș unor persoane fizice române sau străine;
24. Postarea pe site-ul oficial la Primăriei Municipiului Mediaș a știrilor legate de delegați străine, sau deplasări în străinătate a reprezentanților administrației publice locale;
25. Exercită și alte atribuții stabilite prin lege sau prin acte normative primite de la șeful ierarhic, prin dispoziții ale primarului sau prin hotărâri ale Consiliului Local al Municipiului Mediaș.
Site-ul Primăriei Mediaș (www.primariamedias.ro) oferă informații utile despre serviciile oferite de Serviciul de Relații cu Publicul, cât și despre programul de lucru al Serviciului și persoanele responsabile cu această activitate specifică. Programul de lucru este luni, miercuri-vineri de la 8.00 la 15.30 și marți de la 8.00 la 18.30.
Ce fac, concret, experții în relații publice ai primăriei Mediaș?
– scriu și editează comunicate, știri de presă, radio sau televiziune, newsletter, scrisori, anunțuri, cuvântări, rapoarte de activitate etc. și produc materiale de comunicare multimedia;
– apar în fața unor publicuri interne sau externe pentru a ține cuvântări sau pregătesc liderii organizațiilor, purtătorii de cuvânt, alți membrii ai organizației pentru aceasta;
– organizează evenimente speciale care presupun comunicarea publică: conferințe de presă, inaugurări de obiective, aniversări, vizite, concursuri, lansări de programe, campanii de strângere de fonduri;
– stabilesc diferite contacte: îndeosebi în relațiile cu presa – contactează jurnaliștii, mențin legăturile cu ei, sau dintre liderii organizației și jurnaliști, distribuie informații sau plasează materiale în presă – dar și cu reprezentanții comunității de afaceri, ai altor autorități locale, cu cei care vizitează organizația și chiar și între membrii organizației;
– cercetează categoriile de public, fie externe, fie interne, care interferează cu organizația pentru a le descoperi opinia; studiază situația politică, atitudinea grupurilor cu interese specifice, atitudinea presei;
– planifică și monitorizează programele de relații publice, administrează personalul din departament.
În ceea ce privește elementele de comunicare internă în cadrul primăriei Mediaș, trebuie arătat că există mai multe tipuri de instrumente care se folosesc pentru realizarea comunicării interne eficiente. Ele diferă după necesități, disponibilități de buget:
– comunicare descendentă: note (de serviciu), afișe / anunțuri interne, reuniuni și ședințe, diverse materiale informative, materiale de întâmpinare a noilor angajați (fie o mică urare la avizier, fie un bilet personalizat etc.), Intranet (unde este posibil);
– comunicare ascendentă: cutii de idei, afișe interne, scrisori deschise, Intranet (unde este posibil), zvonuri;
– comunicare laterală: reuniuni, mese amicale, week-end-uri de destindere.
Punerea în practică a strategiei de comunicare internă a primăriei se bazează pe cinci noțiuni fundamentale: 1. definirea obiectivelor, în concordanță cu strategia globală a organizației; 2. participarea întregului personal la realizarea și difuzarea cu succes a mesajelor; 3. ascultarea permanentă a „zgomotului” organizației și evaluarea a ceea ce se comunică în diverse feluri în interior; 4. adaptarea mesajelor la obiectivele strategice care trebuie realizate de către instituția analizată; 5. implicarea constantă a conducerii în demersurile de comunicare. În final, gradul de reușită al comunicării interne depinde de corecta dozare a măsurilor formale și informale, de corelarea a ceea ce se comunică în interiorul primăriei cu strategia generală de imagine a acesteia.
Primăria Mediaș transmite informațiile dorite către presă și, implicit, către publicul țintă prin intermediul știrilor, comunicatelor de presă, conferințelor de presă, briefingului sau dosarului de presă.
Știrea de presă reprezintă relatarea sau descrierea în manieră jurnalistică a unui eveniment. Ea este destinată exclusiv publicării și, drept urmare, este preluată și difuzată ca atare de către mass-media. De aceea, trebuie acordată o atenție specială modalității de redactare. Știrea de presă se construiește după modelul „piramidei inversate”, ceea ce presupune ca informațiile cele mai importante să fie amplasate în primele paragrafe. Specialiștii în comunicare ai primăriei redactează știrile cu respectarea următoarelor reguli: structura tip introducere-cuprins-încheiere; un antet cu toate coordonatele primăriei (nume, adresa, telefon, fax, e-mail, web); introducerea de maxim 30 de cuvinte (un paragraf) care să răspundă la următoarele întrebări: cine, ce, unde, când; cuprins din mai multe paragrafe de câte 30 de cuvinte, cu detalii despre ceea ce se relatează și care răspund la întrebările ce, de ce; în cuprins nu se repetă informațiile din introducere; menționarea obligatorie a persoanei de contact, a coordonatelor acesteia și a datei.
Comunicatul de presă, spre deosebire de știrea de presă, este destinat informării presei și nu publicării ca atare. Prin comunicat, primăria informează mass-media despre acțiuni prezente sau viitoare ori oferă informații suplimentare despre acțiuni trecute. La redactarea comunicatelor se folosește tot tehnica “piramidei răsturnate” și se răspunde la aceleași întrebări: cine, ce, unde, când, cum, de ce. Dat fiind faptul că reprezintă surse oficiale de informare pentru presă, comunicatele nu sunt folosite în exces. Atât știrea, cât și comunicatul de presă trebuie să fie de maxim o pagină A4. O atenție aparte trebuie acordată titlului comunicatului de presă. Se recomandă ca acesta să fie simplu, scurt, concis și atrăgător pentru jurnalist. Comunicatele de presă lansate de primărie sunt de informare (atunci când se transmit invitații sau diverse alte informații) sau persuasive (atunci când se transmite o luare de poziție a instituției). Cea mai frecventă modalitate de transmitere a comunicatelor și a știrilor de presă este prin fax.
În ceea ce privește conferințele de presa, se ține cont de necesitatea stabilirii acestora în tronsonul orar 10-14, pentru a lăsa suficient timp ziariștilor să redacteze apoi materialele de publicat despre eveniment. Organizarea unei conferințe de presă ține cont de următoarele aspecte: alegerea unei săli încăpătoare dotată cu mese și scaune pentru ziariști, surse de energie și sistem de amplificare, masă și scaune pentru cei care susțin conferința (aceasta se desfășoară de regulă în sala de conferințe a primăriei, dar în unele situații spațiul nu este suficient și se recurge la alte amplasamente, proprii sau închiriate); pregătirea unui scurt material introductiv pentru a-i familiariza pe jurnaliști cu subiectul propus; stabilirea participanților la conferință; alcătuirea unei liste cu întrebări și răspunsuri posibile; pregătirea dosarelor de presă pentru ziariști; amenajarea unui mic bufet; anunțarea presei din timp (2-3 zile înainte), precizându-se locul și ora desfășurării, participanții, precum și subiectul abordat; asigurarea de locuri de parcare pentru ziariști. Etapele conferinței de presă sunt: 1. primirea și salutarea ziariștilor; 2. anunțarea temei și a duratei; 3. prezentarea invitaților; 4. începerea conferinței propriu-zise; 5. întrebările ziariștilor și răspunsurile; 6. anunțarea apropierii de final; 7. mulțumiri adresate ziariștilor pentru participare.
Briefingul de presă este asemănător conferinței de presă numai că supune atenției mass-media un singur subiect mai restrâns și mai puțin complex decât în cazul conferinței de presă. Briefingul este susținut de către o singură persoană, de obicei un specialist în domeniul abordat și nu trebuie să dureze mai mult de 20 de minute.
Dosarul de presă este alcătuit din materiale informative destinate presei, mult mai detaliate decât într-un comunicat de presă și este folosit cu diverse ocazii, cum ar fi conferințele de presă, lansările, călătoriile de presă etc. Un dosar de presă trebuie să conțină: coperta (pe care apare antetul primăriei, data emiterii și tema dosarului); sumarul materialelor din dosar (întotdeauna la începutul dosarului); un text sub forma unui comunicat care să sintetizeze tema respectivă; alte documente suplimentare (2-3 pagini cu diverse materiale ajutătoare).
Bunele relații cu jurnaliștii locali se mențin prin tehnici asemănătoare celor folosite în comunicarea internă, cum ar fi trimiterea de mărțișoare sau felicitări ziaristelor cu ocazia zilei de 1 martie etc. Însă trebuie ținut cont ca aceste relații să fie bine delimitate, astfel încât să nu dea naștere la interpretări nefavorabile.
O altă activitate de relații publice a primăriei privește producerea și gestionarea evenimentelor. Indiferent de natura evenimentului, organizarea sa implică strategii de comunicare atât internă, cât și externa. Printre diferitele evenimente posibile se încadrează, de regulă, și cele destinate motivării personalului. Lor li se adaugă evenimente externe, de multe ori mai eficiente decât publicitatea clasică.
Evitarea anunțurilor prin media clasice se recomandă pentru toate lansările de produse /servicii care se doresc a fi mai speciale. Cea mai bună strategie pentru acestea constă în organizarea de evenimente care să ducă la crearea de zvonuri (ceea ce se definește în vocabularul de specialitate prin termenul de „buzz”). Acest lucru se realizează eficient prin oferirea unei broșuri de promovare a imaginii (spre exemplu) unor lideri de opinie. Evenimentul inițial de lansare va juca un rol foarte important pentru credibilitatea instituției.
Puncte forte ale Serviciului Relații cu Publicul din cadrul Primăriei Mediaș sunt următoarele:
1. Preocupare din partea managementului Serviciului pentru îmbunătățirea continuă a calității serviciilor prestate.
2. Îmbunătățirea sistemului informațional.
3. Personal bine pregătit, capabil să rezolve în timp util și în condiții de calitate sarcinile care îi revin.
4. Valorificarea unor oportunități, cum ar fi atragerea de fonduri europene pentru finanțarea proiectelor de îmbunătățire a activității.
Puncte slabe:
1. Nu există un sistem de monitorizare eficientă a circulației documentelor pe care Serviciul Relații cu Publicul le preia de la solicitanți și le adresează altor instituții publice
2. Sistemul informațional existent în cadrul Serviciului Relații cu Publicul nu oferă posibilitatea de a furniza persoanelor de decizie informații fundamentate cu statistici despre specificul activității, ceea ce duce la neîndeplinirea funcției de documentare a sistemului informațional.
3. Funcționarea greoaie a sistemului informațional, rezultând dintr-un sistem informatic neperformant.
4. Inexistența organigramei Serviciului, ca element de formalizare a structurii organizatorice.
3.5. Proiect privind comunicarea eficientă în cadrul primăriei Mediaș
Primăria Municipiului Mediaș a obținut în noiembrie 2011 o finanțare europeană din fonduri structurale pentru un proiect în valoare totală de 110.000 de euro, în cadrul axei prioritare „Întărirea capacității administrative”. Suma solicitată de la finanțator reprezenta 90% din valoarea totală a proiectului, restul de 10% fiind cofinanțare asigurată din bugetul local.
Titlul proiectului: „Comunicare internă și externă eficientă în administrația publică locală în Municipiul Mediaș”
Descrierea proiectului: Proiectul vizează îmbunătățirea comunicării în cadrul administrației publice locale pe de o parte și între administrația publică și cetățeni pe de altă parte.
Perioada de implementare: Proiectul se derulează pe parcursul anului 2012.
Obiectivele proiectului:
1. Realizarea unei rețele informatice fizice de mare viteză(pe fibră optică), securizată, între sediul central al primăriei (situat în Piața Corneliu Coposu) și sediile serviciilor publice subordonate consiliului local (Direcția Municipală pentru Cultură, Sport, Turism și Tineret; Serviciul Public Comunitar Local de Evidență a Persoanelor; Direcția de Asistență Socială; Serviciul de Ecologizare; Muzeul Municipal). Conectarea în aceeași rețea informatică a tuturor serviciilor municipalității va asigura comunicarea eficientă la nivelul administrației locale și gestionarea eficientă a serviciilor publice descentralizate;
2. Implementarea infrastructurii informatice existente la nivelul sediului central și în celelalte sedii: hardware și software specializat pentru preluarea, procesarea, stocarea și transferarea informațiilor în parametrii optimi între structurile publice locale;
3. Gestionarea mai buna a resurselor (monitorizarea termenelor/duratelor pentru rezolvarea documentelor, informații despre ‘drumul’ parcurs in sistem, raportări pe probleme);
4. Integrarea portalului web cu aplicațiile specifice fiecărui serviciu pentru a da posibilitatea accesării e-serviciilor de către persoane fizice și juridice;
5. Modernizarea serviciului de cadastru: introducerea de noi instrumente (licența Autocad, plotter, GPS) pentru realizarea activităților specifice acestui serviciu;
6. Creșterea calificării personalului specializat de la nivelul colectivităților locale în gestionarea serviciilor publice prin instruiri atât în ceea ce privește sistemul informatic integrat cât și în utilizarea aplicațiilor de birou specifice sau uzuale (Autocad, editare texte, calcul tabelar).
Echipa de proiect:
– management de proiect: Claudia Moga, [anonimizat], telefon 0269-803878
– coordonator tehnic: Ștefan Cristian Bucur, [anonimizat], telefon 0269-803815
– responsabil financiar: Adina Sorina Roșca, [anonimizat], telefon 0269-803877.
Utilitatea proiectului. Locuitorii Mediașului și Ighișului au nevoie de o administrație eficientă și transparentă precum și de informații despre ceea ce se întâmplă în Mediaș.
Comunicarea rapidă între diferitele compartimente și servicii ale administrației publice, modernizarea sistemului informatic și îmbunătățirea procedurilor de lucru va micșora timpul necesar pentru rezolvarea problemelor cetățenilor și va ușura totodată și munca funcționarilor din cadrul administrației publice locale. Acest fapt va conduce la creșterea calității serviciilor administrative, la crearea unui climat prietenos și la îmbunătățirea calității vieții în municipiul Mediaș.
Orașul Mediaș și împrejurimile sunt zone valoroase atât din punct de vedere turistic cât și economic. Administrația locală dorește să atragă turiști și investitori în zonă, iar un portal web bine pus la punct poate oferi informații atractive și utile pentru aceste grupe de beneficiari ai proiectului.
Modernizarea administrației publice pe baza tehnologiilor informaționale implică inter-operabilitatea sistemelor informatice ale tuturor structurilor administrative, având cetățeanul ca pilon central și îmbunătățirea serviciilor ca scop.
Dezvoltarea Societății Informaționale, așa cum este văzută în lumina Strategiei Guvernului de Informatizare a Administrației Publice, va conduce implicit la implementarea pe scară largă a serviciilor electronice.
Acest proiect testează acest mod inovator de lucru în cadrul unui proces instituțional, dar este perceput ca un pilot pentru deschiderea în final a procedurilor electronice către cetățeni și firme, beneficiarii majorității serviciilor administrației locale:
– cetățenii-contribuabili vor fi scutiți de deplasări suplimentare de la un sediu la altul pentru a certifica informațiile solicitate de către autorități existente deja în bazele de date locale.
– cetățenii vor avea acces mult mai ușor la informație, chiar din propria lor casă prin intermediul website-ului.
– investitorii și turiști vor remarca eficiența și transparența procesului administrativ datorită accesului rapid și facil la informații de interes public ceea ce va duce la creșterea încrederii și respectului în instituțiile administrației publice locale.
3.6. Prezentarea evenimentului „Mediaș – Cetate Medievală” – ediția 2011
Fiecare colectivitate sau comunitate locală are particularitățile sale zonale /regionale, iar asemenea gen de evenimente diferă de la o instituție la alta. Evenimentul trebuie bine gândit și integrat în strategia de ansamblu, orientat către atingerea obiectivelor specifice. Nu se recomandă aceleași tipuri de evenimente pentru publicuri diferite. Petrecerile și concertele în aer liber sau festivalurile tematice sunt cele mai potrivite pentru comunitățile locale.
Un eveniment deosebit, cel mai important pentru comunitatea locală medieșeană este „Mediaș – Cetate Medievală”, aflat la a șaptea ediție în anul 2011. Voi prezenta în cadrul acestei secțiuni, activitățile organizate de primărie în cadrul acestui eveniment și derulate în iulie 2011 la Mediaș. Începând cu anul 2005, primăria Mediaș și-a propus să reînnoade tradiția medievală a burgului, sărbătorind Zilele Mediașului prin redescoperirea cântecului, portului și meșteșugului atât de cunoscut istoriei acestor locuri.
Organizarea acestui eveniment a presupus nu numai planificare, ci și foarte multă inspirație. Este necesar să se acorde o atenție specială comunicării de proximitate: săptămâni tematice, sesiuni de informare a cetățenilor, ziua porților deschise, participări la acțiuni locale de interes pentru comunitate. Este foarte important ca un asemenea loc să fie adaptat specificului evenimentului.
Organizarea evenimentului a urmat câțiva pași foarte bine definiți fiind urmărite cu atenție diversele elemente implicate. Din punct de vedere al cronologiei, se pot bifa următoarele detalii organizatorice pe lista acestui eveniment:
Înaintea evenimentului
– s-au identificat sursele de informare disponibile și s-a realizat analiza inițială;
– a fost actualizată baza de date privind evenimentele organizate de primărie;
– au fost analizate celelalte evenimente organizate înainte sau în același timp de către alte instituții;
– s-a stabilit amplasamentul și data exactă a evenimentului (8-10 iulie 2011, cu începere în curtea Muzeului municipal Mediaș);
– s-a stabilit conceptul de promovare, optându-se pentru broșuri de informare și afișe postate în zonele centrale și în vecinătatea celor mai importante instituții, publicitate pe internet și în presa locală;
– s-a stabilit lista invitaților (atenție la detalii de nume și de funcții);
– s-a realizat verificarea bazei de date de sponsori și furnizori.
În timpul evenimentului
– au fost lansate comenzi ferme către furnizori;
– s-au expediat invitațiile;
– s-a urmărit desfășurarea campaniei de promovare a evenimentului (afișare pe străzi sau în mijloace de transport, postare pe site-ul primăriei, anunțuri în media locale);
– s-a amenajat locația de desfășurare a evenimentului;
– s-a realizat instruirea personalului implicat (în special pentru persoanele însărcinate cu primirea și conducerea invitaților);
– deschiderea oficială a evenimentului sa realizat pe data de 8 iulie 2011 la Muzeul municipal;
– întreținerea bunei dispoziții în timpul evenimentului;
– promovarea proiectelor viitoare;
– au fost împărțite materiale de promovare;
– asigurarea pazei;
După eveniment
– s-a realizat emiterea facturilor conform contractelor;
– s-a verificat situația plăților de la clienți și către furnizori;
– s-au transmis scrisori de mulțumire partenerilor, oficialităților care au luat parte la eveniment;
– a fost redactat raportul final despre eveniment, care a fost înregistrat în baza de date a primăriei;
– analiza finală a evenimentului.
În cele ce urmează, voi prezenta conținutul programului evenimentului organizat de primăria Mediaș în perioada 8-10 iulie 2011. Primăria Municipiului Mediaș, prin Direcția pentru Cultură, Sport, Turism și Tineret a organizat cea de a șaptea ediție a Festivalul Mediaș – Cetate Medievală, în perioada 8 -10 iulie 2011.
Site-ul Primăriei Mediaș (www.primariamedias.ro) a oferit tuturor celor interesați, fie medieșeni, fie turiști de pretutindeni atrași de acest gen de evenimente, informații utile despre programul festivalului, iar Serviciul de Relații cu Publicul a servit ca punct de contact pentru transmiterea acestor informații și pentru mediatizarea evenimentului.
Deschiderea oficială a Festivalului „Mediaș – Cetate Medievală” a avut loc pe 8 iulie 2010, la ora 15:00, cu parada întoarcerii în Evul Mediu a domnițelor, cavalerilor, muzicienilor, stegarilor și a nobililor meșteșugari. Au participat Cavalerii Cetății Bârsei, Ordinul Cavalerilor Lup, Lupus Dacus, Gladius Dei, Ordinul Cavalerilor de Mediaș, Paladinii de Terra Medies. Parada s-a desfășurat pe traseul Str. M. Viteazu – Str. St. L. Roth – P-ța Reg. Ferdinand și retur.
În curtea Muzeului municipal Mediaș s-au adunat, cu această ocazie, peste 50 de meșteșugari din județe precum Mureș, Gorj, Vâlcea, Argeș, Sibiu, Oradea, Timiș, Prahova, Brașov și Harghita. Astfel, au putut fi admirate și chiar achiziționate obiecte de ceramică, de artizanat, icoane, tablouri, împletituri din fibre vegetale și multe altele.
Au participat în acest an la paradă Cavalerii Cetății Bârsei, Ordinul Cavalerilor Lup, Lupus Dacus, Gladius Dei, Ordinul Cavalerilor de Mediaș, Paladinii de Terra Medies.
Pentru copii au fost pregătite povestiri medievale, iar reprezentanții teatrului de păpuși „Anonimii” din Tg. Mureș au prezentat două scenete. Păpușile uriașe medievale ale Bistriței cu o înălțime de 2,5 m i-au impresionat pe cei mici.
A fost reînviată pentru trei zile epoca turnirurilor și a costumelor medievale, Mediașul a fost scena unor spectacole pirotehnice deosebite, au avut loc concursuri de orientare turistică, spectacole de dans și cântec irlandez și multe alte atracții.
N-au lipsit nici recitalurile folk (Nicu Alifantis, Ducu Bertzi, Focul Viu).
Programul Festivalului:
Vineri, 8 iulie 2011
15.00 – Deschiderea oficială a festivalului
– Parada întoarcerii în Evul Mediu a domnițelor, cavalerilor, muzicienilor, stegarilor și a nobililor meșteșugari Participă: Cavalerii Cetății Bârsei, Ordinul Cavalerilor Lup, Lupus Dacus, Gladius Dei, Ordinul Cavalerilor de Mediaș, Paladinii de Terra Medies Traseu: Str. M. Viteazu – Str. St. L. Roth – P-ța Reg. Ferdinand și retur
– Prezentare meșteșugari cu produsul specific
16.30 – Ordinul Cavalerilor de Mediaș: Lupte cu o gamă variată de arme, dans medieval
17.00 – Paladinii de Terra Medies: Prezentare de arme
17.30 – Ordinul Cavalerilor Lup: “Ofranda Lupilor”
18.00 – Cavalerii Gladius Dei: Școală de luptă
18.00 – Vernisaj expoziție de arme “Pe viață și pe moarte” la Muzeul Municipal Mediaș
18.30 – Focul Viu: Concert folk
19.00 – Recital Alexandra Fiț, Sala Traube
19.30 – Steysha School of Irish dance: Dans tradițional irlandez
20.00 – Lupus Dacus: Concert de muzică, dans și lupte Lupești
21.15 – Teatrul Scena: “Farsa Jupânului Pathlein”
21.50 – Gladius Dei: “Penumbra” – Spectacol pirotehnic
Sâmbătă, 9 iulie 2011
11.00 – Cavalerii Cetății Bârsei: “Interactiv cu publicul” – spectacol care are în vedere introducerea și inițierea publicului în arta luptei cu spada, toporul, aruncarea suliței; Schimbul de gardă – scurtă demonstrație a unui schimb de gardă din perioada medievală
12.00 – Vernisaj expoziție “Din istoria poliției române” la Muzeul Municipal Mediaș
12.00 – Cavalerii Gladius Dei: Lupte cu arme și dansuri medievale
12.30 – Concert coral sustinut de Corul de camera “Mediensis” al municipiului Medias;
13.00 – Ordinul Cavalerilor de Mediaș: Turnirul “Conducătorul de oști”
14.00 – Steysha School of Irish dance: Dans tradițional irlandez
14.30 – Ordinul Cavalerilor Lup: “Pe urmele Lupului” spectacol interactive
15.30 – Teatrul Strada: “Aladdin”
16.00 – Expoziție fotografie “Arhitectura Mediașului”, Casa Schuller
16.30 – Paladinii de Terra Medies: “Spiritele pădurii”
17.00 – Lyra: Concert
18.00 – No’Mads: Concert de muzică medievală
19.00 – Nicu Alifantis: concert
20.00 – Ordinul Cavalerilor Lup/Lupus Dacus – “Fii Lupului”
21.30 – Gladius Dei: “Sine Misione” spectacol pirotehnic
22:00 – Trupa Hypnosis: “Răpirea” spectacol pirotehnic
Duminica, 10 iulie 2011
11.00 – Ordinul Cavalerilor Lup: “Bârlogul Micilor Lupi”
12.00 – Paladinii de Terra Medies: “Călugărul”
13.00 – Ordinul Cavalerilor de Mediaș: Interactiv cu publicul – proba dansului, proba cântului, proba de forță și proba mânuirii spadei
13.30 – Concurs de orientare turistică “Misterele din Cetatea Luminii”
14.00 – Cavalerii Gladius Dei: Lupte cu arme și dansuri medievale
15.00 – Cavalerii Cetății Bârsei : “Turnirul armelor cavalerești” spectacol demonstrativ de luptă si dans medieval; Schimbul de gardă – scurtă demonstrație a unui schimb de gardă din perioada medievală
16.00 – Teatrul Strada “Muzicanții din Bremen”
16.30 – Premierea câștigătorilor concursului de orientare turistică
17.00 – Motto: concert
17.40 – Lupus Dacus – concert de muzică, dans și lupte Lupești
18.30 – Ducu Bertzi acompaniat de Mihai Nenița: Concert
19.30 – Teatrul “Radu Stanca” Sibiu prezință spectacolul “Balul Burlacilor”, Sala Traube
19.30 – Gladius Dei: “Răzbunarea” spectacol pirotehnic
20.00 – Ordinul Cavalerilor Lup/Lupus Dacus – “Fii Lupului”
21:45 – Trupa Hypnosis: “Ispita” spectacol pirotehnic
În anexele lucrării, am inserat câteva fotografii care au surprins momente inedite ale festivalului (parada, lupte, dansuri).
Festivalul Mediaș, Cetate Medievală a încercat în fiecare an să reînvie basmul medieval și să reclădească un viitor european al spiritului cultural medieșean. Timp de trei zile (8-10 iulie 2011), Mediașul s-a întors în timp, în vremea cavalerilor, domnițelor și a meșteșugarilor renumiți pentru arta lor.
Concluzii
Pentru relațiile publice și, în general, pentru orice activitate, comunicarea reprezintă o componentă esențială, o stare de spirit și un instrument. Comunicarea reprezintă calea către înțelegere și armonie, dar este în același timp și o potențială sursă a conflictelor. Comunicarea este aptitudinea de a decodifica sensul, semnificația legăturilor sociale, fie ele organizate sau nu, cu ajutorul semnelor, simbolurilor, reprezentărilor și a altor modalități, în scopul obținerii unor conduite individuale sau de grup.
Ca orice organizație, instituțiile publice trebuie să organizeze și să desfășoare un proces eficient de comunicare externă. Instituțiile administrației publice recurg la comunicare în cadrul acțiunilor întreprinse sau al relațiilor pe care le stabilesc.
În plus față de acestea, autoritățile publice trebuie ca, prin întreaga lor activitate, să urmărească satisfacerea interesului general al populației, iar instituțiile administrației publice au obligația să se apropie de membrii colectivităților locale și să mențină un contact permanent cu aceștia. În acest sens, administrația publică trebuie să comunice, să fie deschisă dialogului, să respecte și să ia în considerare cetățeanul.
Cetățenii vin în contact cu instituțiile publice locale și, ca urmare, au nevoie să știe cum se adresează pentru satisfacerea unui interes legitim, ce documente trebuie să completeze, ce proceduri trebuie să urmeze. Instituțiilor publice locale le revine obligația de a pune la dispoziția publicului informații cu caracter practic, de natură să facă cunoscute cetățenilor regulile pe care trebuie să le respecte în demersurile lor, să le înlesnească accesul acestora în raport cu serviciile publice locale.
O relație deschisă, de parteneriat, va ușura fluxul de informații în ambele sensuri. Inițiatorul acestei relații trebuie să fie instituția administrativă, care are obligația să caute modelele cele mai eficiente și specifice pentru realizarea feed-back-ului și pentru cunoașterea resurselor locale.
Comunicarea cu cetățenii se realizează printr-o varietate de mijloace: expuneri, activități de informare, dezbateri, sesiuni de comunicări, programe de investigare, activități cu caracter cultural-educativ, participare la concursuri, publicații proprii, afișiere, transmiterea prin forme scrise sau orale de informații diverse spre și dinspre structurile de conducere și de specialitate ale instituțiilor de administrație publică. Managerii din administrația publică trebuie să acorde o atenție deosebită instruirii funcționarilor publici și antrenării acestora în facilitarea comunicării cu cetățenii, ca beneficiari ai unui serviciu public de calitate.
În realizarea scopurilor pentru care au fost create, organizațiile sunt obligate să acorde o mare importanță comunicării, ca principal mijloc de eficientizare a unor activități și acțiuni specifice. În special, având în vedere faptul că astfel contribuie la crearea și menținerea unei imagini pozitive a organizației, membrii acesteia trebuie să manifeste atenție și interes față de mediul extern în realizarea proceselor de comunicare.
Bibliografie
Ioan Alexandru, Administrație publică. Teorii, realități, perspective, Editura Lumina Lex, București, 2002
Christian Baylon, Comunicarea, Editura Universității „Alexandru Ioan Cuza”, Iași, 2000
I. Chiru, Comunicare interpersonală, Ed. Tritonic, București, 2003
Cristina Coman, Relațiile publice- principii și strategii, Editura Polirom, Iași, 2001
F. Coman-Kund, Politica de comunicare externă a colectivităților locale, Editura Economică, București, 2000
Mihai Dinu, Comunicarea – repere fundamentale, Editura Orizonturi, Bucuresti, 2007
Dumitru Iacob, Diana-Maria Cismaru, Relații publice. Eficiența prin comunicare, Colecția Cursuri Universitare, Editura comunicare.ro, București, 2003
Corneliu Manda, Drept administrativ. Tratat elementar, Editura Universul Juridic, București, 2008
V. A. Munteanu, Marketing public, Ed. Sedcom Libris, Iași, 2006
Mircea Preda, Benonica Vasilescu, Drept administrativ. Partea specială, București: Lumina Lex, 2007
Adriana Ritt, Relațiile publice – imagine și reputație, Editura Solness, Timișoara, 2002
V. Stancu, M. Stoica, A. Stoica, Relațiile publice, succes și credibilitate, Editura Concept Publishing, București, 1997
Stancu Șerb, Relații publice și comunicare, Editura Teora, București, 2001
Vasile Tran, Irina Stănciugelu, Teoria comunicării, Editura Comunicare.ro, București, 2001
A. Vorzsak (coord.), Marketingul serviciilor, Presa Universitară Clujeană, Cluj-Napoca, 2004
Legea nr. 215 /2001 a administrației publice locale, republicată
Legea nr. 188 /1999 privind statutul funcționarului public, republicată
www.primariamedias.ro
ANEXE
ORGANIGRAMA PRIMĂRIEI MEDIAȘ
FOTOGRAFII REALIZATE ÎN CURSUL EVENIMENTULUI „MEDIAȘ – CETATE MEDIEVALĂ” – 2011
Bibliografie
Ioan Alexandru, Administrație publică. Teorii, realități, perspective, Editura Lumina Lex, București, 2002
Christian Baylon, Comunicarea, Editura Universității „Alexandru Ioan Cuza”, Iași, 2000
I. Chiru, Comunicare interpersonală, Ed. Tritonic, București, 2003
Cristina Coman, Relațiile publice- principii și strategii, Editura Polirom, Iași, 2001
F. Coman-Kund, Politica de comunicare externă a colectivităților locale, Editura Economică, București, 2000
Mihai Dinu, Comunicarea – repere fundamentale, Editura Orizonturi, Bucuresti, 2007
Dumitru Iacob, Diana-Maria Cismaru, Relații publice. Eficiența prin comunicare, Colecția Cursuri Universitare, Editura comunicare.ro, București, 2003
Corneliu Manda, Drept administrativ. Tratat elementar, Editura Universul Juridic, București, 2008
V. A. Munteanu, Marketing public, Ed. Sedcom Libris, Iași, 2006
Mircea Preda, Benonica Vasilescu, Drept administrativ. Partea specială, București: Lumina Lex, 2007
Adriana Ritt, Relațiile publice – imagine și reputație, Editura Solness, Timișoara, 2002
V. Stancu, M. Stoica, A. Stoica, Relațiile publice, succes și credibilitate, Editura Concept Publishing, București, 1997
Stancu Șerb, Relații publice și comunicare, Editura Teora, București, 2001
Vasile Tran, Irina Stănciugelu, Teoria comunicării, Editura Comunicare.ro, București, 2001
A. Vorzsak (coord.), Marketingul serviciilor, Presa Universitară Clujeană, Cluj-Napoca, 2004
Legea nr. 215 /2001 a administrației publice locale, republicată
Legea nr. 188 /1999 privind statutul funcționarului public, republicată
www.primariamedias.ro
ANEXE
ORGANIGRAMA PRIMĂRIEI MEDIAȘ
FOTOGRAFII REALIZATE ÎN CURSUL EVENIMENTULUI „MEDIAȘ – CETATE MEDIEVALĂ” – 2011
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Relatiile Publice Forma a Comunicarii Externe a Organizatiei (ID: 107842)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.