Reflectarea Contabila In Sistemul Informational a Operatiunilor cu Salariile

CAPITOLUL 1

Sistemul informațional într-o instituție publică

Definiții. Relaționarea cu alte subsisteme.

Fără nicio îndoială, în cadrul numeroaselor eterogenelor elemente care alcătuiesc o organizație în general și sistemul său managerial în special, o pondere majoră o dețin aspectele informaționale care formează sistemul informațional. Datorită impactului sistemului informațional asupra funcționalității și performanțelor organizației, apărut odată cu revoluția informațională ce se derulează cu o intensitate crescândă, acestea se amplifica substanțial rezultând o economie bazată pe cunoștințe, care tinde să se accelereze, conferă noi dimensiuni și roluri informației și sistemului informațional, într-o viziune sensibil schimbată.

Sistemul informațional poate fi definit ca ansamblul datelor, informațiilor, fluxurilor și circuitelor informaționale, procedurilor și mijloacelor de tratare a informațiilor menite să contribuie la stabilirea și realizarea obiectivelor organizației.

Aceasta definiție are un caracter cuprinzător, definirea sistemului informațional plecând de la rolul său în ansamblul activității întreprinderii, fiind o condiție sine-qua-non petru înțelegerea corectă, nu numai a problematicii informaționale, ci și în general, a problematicii manageriale

În plus definiția de mai sus are și un caracter realist, prin aceea că nu condiționează ca ansamblul elementelor încorporate să fie riguros organizate și integrate, astfel încât într-o organizație există un sistem informațional chiar dacă componentele sale nu sunt integrate sau organizate riguros, ceea ce firește că se reflectă în diminuarea funcționalității sale în ansamblu.

Creșterea importanței sistemului informațional în ultimele două decenii s-a reflectat și în conturarea așa numitului ”management al informației”. Datorită acestui fapt sistemul informațional ajuta la folosirea principiilor manageriale referitoare la previziune, organizare și încadrarea cu personal, coordonare și control în domeniul informațiilor.

Managementul informației are trei componente majore: managementul resurselor de date, managementul proceselor informaționale și managementul tehnologiei informaționale.

Sistemul informațional este pus sub semnul egalității cu sistemul informatic, care se rezuma în esență la culegerea, transmiterea și prelucrarea cu mijloacele automatizate a informațiilor, însă sistemul informațional conform definiției este sensibil mai cuprinzător.

Aceasta nu împiedica însă relaționarea dintre cele două, raporturile dintre sistemul informațional și cel informatic fiind de tip ”intreg-parte”.

O dată cu tendința actuală, care se manifestă cu o intensitate progresivă,de a amplifica utilizarea mijloacelor automatizate de tratare a informațiilor, se constată o creștere atât a ponderii, cât și a rolului sistemului informatic în ansamblul sistemului informațional. În țările dezvoltate sistemul informatic incorporează cea mai mare parte a elementelor sistemului informațional. De reținut însă că, întotdeauna vor exista elemente informaționale, cele care țin strict de natura umană, cu un pronunțat caracter informal, care nu vor face parte din sistemul informatic, acestea fiind deosebit de importante, având un rol important esențial în calitatea sistemului informațional cât și a celui managerial.

Componentele sistemului informațional

Sistemul informațional este alcătuit din mai multe elemente strâns corelate. (fig.1)

Figura nr. 1. Componentele sistemului informațional

1.2.1. Data și informația

Datele și informatile reprezintă componentele primare ale sistemului informațional, organic independente, motiv pentru care sunt abordate împreună.Data reprezintă descrierea cifrică sau letrica a unor acțiuni, procese,fapte,fenomene,referitoare la organizație sau la procese din afară sa, care interesează managementul acesteia.Unele date au caracter de informații, care sunt cele mai importante din punct de vedere managerial.

Prin informație, din punct de vedere al managementului, desemnam acele date care aduc adresantului un spor de cunoaștere privind direct și indirect organizația respectivă, ceii furnizează elemente noi, utilizabile în realizarea sarcinilor ce-i revin în cadrul respectivei organizații, informația reprezentând temeiul principal al declasării deciziilor, acțiunilor și comportamentelor în cadrul acesteia.De asemenea mai este de precizat tipul de ”informație economică” deoarece direct sau indirect, contribuie la realizarea obiectivelor previzionate ale organizației, și care în esență se rezumă la cele folosite nemijlocit în procesele economice ale organizației (contabile, comerciale, financiare etc.).

Informațiile din cadrul organizațiilor sunt deosebit de complexe, clasificate în funcție de mai multe criterii.

I.După modul de exprimare: – Orale (expuse prin viu grai; nu implică investiții în mijloacele

de tratare a informațiilor; nuanțate; viteză mare de circulație; nu sunt controlabile; lasă loc de interpretări)

Scrise (consemnate de regulă pe hârtie; pot fii păstrate nealterate timp îndelungat; implică cheltuieli moderate; consemnarea lor implica consum de timp apreciabil)

Audiovizuale (se adresează concomitent văzului și auzului; implică aparatura specială; viteză mare de circulație; capacitatea de sugestie și nuanțare ridicată; pot fii consemnate integral și rapid; costisitoare)

II.După gradul de prelucrare: – Primare (sunt rezultatul unui proces de prelucrare informațională; caracter analitic; pronunțat informative;foarte diverse; cele mai răspândite la nivelul executanților)

Intermediare (se afla în diferite faze de prelucrare informațională; cele mai răspândite la nivelul personalului funcționăresc și al managerilor de nivel inferior)

Finale (au trecut prin întreg șirul de prelucrări informaționale prevăzute; caracter sintetic; caracter decizional; se adresează, de regulă, managerilor, îndeosebi de la eșaloanele superior și mediu)

III. După direcție vehicularii: – Ascendente (se transmit de la eșaloanele ierarhice inferioare la cele superioare de management; reflectă cu prioritate modul de realizare a obiectivelor și deciziilor manageriale)

Orizontale (se transmit între titulari de posturi situate pe același nivel ierarhic; au caracter funcțional și de cooperare, servind la integrarea pe orizontală a activității organizației)

IV. După modul de organizare a înregistrării și prelucrării:

Tehnico-operative ( localizează în timp și spațiu procesele din cadrul organizației; utilizate cu preponderenta de managementul de nivel inferior pentru a controla munca executanților)

De evidentă (se referă în special la aspectele economice ale activităților organizației; folosite îndeosebi pentru fundamentarea și evaluarea deciziilor pe termen scurt)

Statistice ( reflectă sintetic, sub forma preponderent numerică, principalele activități ale organizației, corespunzător unor standarde prestabilite; caracter postoperativ; caracter sintetic, în sensul că sunt folosite cu prioritate pentru evaluarea rezultatelor organizației pentru previzionarea de noi obiective)

V. După destinație : – Interne (beneficiarii de informații sunt manageri și executanți din organizație; caracter autocuprinzator; niveluri de agregare fi diferite; grad de formalizare redus)

Externe (beneficiarii de informații sunt clienții, furnizorii sau suprasistemele din care face parte organizația; caracter selectiv, întrucât se referă la aspectele esențiale ale activităților organizației; grad de agregare ridicat; grad de formalizare mare)

VI. După proveniența: – Exogene (provin din suprasistemele din care face parte organizația; alcătuite preponderent din legi, ordonanțe, decizii, instrucțiuni, indicații etc.; o apreciabilă parte sunt obligatorii)

Endogene ( sunt generate în cadrul organizației; au caracter autocuprinzator, întrucât se referă la toate activitățile organizației; caracter eterogen, reflectând diversitatea proceselor din cadrul organizației)

VII. După obligativitatea pentru adresant:

Imperative (emise de conducători, fiind destinate nivelurilor ierarhice inferioare; caracter decizional pronunțat; luarea în considereare a mesajului informațional este obligatorie)

Nonimperative(emise de executanți și manageri, fiind destinate preponderent colegilor sau superiorilor; caracter pronunțat informativ; luarea în considerare a mesajului informațional nu este obligatorie)

VIII.După natura proceselor reflecate:

Cercetare-dezvotare (reflectă sau au în vedere activități de cercetare-dezvoltare)

Comerciale (reflecata sau au în vedere activități comerciale)

Producție (reflectă sau au în vedere activități de producție)

Financiar-contabile (reflectă sau au în vedere activități financiar-contabile)

Personal (reflectă sau au în vedere activități de personal)

Complexe (reflectă sau au în vedere activități care se încadrează în cel puțin două din domeniile anterioare)

Informația este o materie primă implicată în toate activitatiile organizației. Orice proces de muncă, indiferent de natură sa, se bazează pe informații, concomitent informația reprezintă și un produs inevitabil al oricărui proces de muncă – de producție, comercial, tehnic, financiar sau de personal.

Unele informații au un conținut decizional, luând forma unor decizii, se poate chiar defini decizia din punct de vedere decizional, ca fiind acea informație prin care se stabilește pentru alte persoane obligația de a efectua anumite procese de muncă cu o finalitate precizată.

Informația conferă celui care o posedă putere, implicit eficienta organizației este cu atât mai mare cu cât se afla în posesia mai multor informații. De asemenea informația are valoare economică, valoare de piață.

În concluzie subliniem că informația are valoare și generează eficientă la un nivel care depinde de complexitatea și caracterul concurențial al mediului implicat, de acea în contextul dezvoltării organizaților bazate pe cunostiinte, valoarea și puterea informaților – fundamentul apariției, construirii și utilizării cunoștințelor – se amplifica substanțial.

1.2.2. Circuitele și fluxurile informaționale

Utilizarea informațiilor în procesele decizionale și de execuție din cadrul organizației implica ajungerea lor la adresant sau la beneficiarul de informații, adică este necesar un circuit informațional.

Prin circuit informațional se înțelege traiectul pe care îl parcurge o informație sau o categorie de informații între emițător și destinatar. De reținut este că circuitele informaționale, prin lungime și debit informațional(cantitatea de informații ce poate fii transportată într-o unitate de timp printr-un circuit informațional) condiționează într-o proporție semnificativă funcționalitatea sistemului informațional al organizației.

Fluxul informațional reprezintă cantitatea de informații care este vehiculata între emițătorul și beneficiarul pe circuitul informațional, caracterizat prin anumite caracteristici – lungime, viteza de deplasare, fiabilitate,cost etc.

Caracteristic organizațiilor din zilele noastre este marea varietate de circuite și fluxuri informaționale, așa cum rezultă și din clasificarea lor în funcție de principalele criterii:

I. După direcția de vehiculare și caracteristicile organizatorice ale extremităților:

Vertical – se stabilește între posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite, între care există relații de subordonare nemijlocită; vehiculează informații ascendente și descendente; fundamentul organizatoric este reprezentat de relații ierarhice ( de exemplu transmiterea rapoartele zilnice privind prezenta la lucru, între un funcționar al compartimentului financiar și șeful acestuia)

Orizontal – se stabilește între posturi și compartimente situate pe același nivel ierarhic; vehiculează informații orizontale; fundamentul organizatoric este reprezentat de relațiile de cooperare sau funcționale (de exemplu transmiterea informațiilor privind situația forței de muncă, de către șeful serviciului personal-retribuire șefului serviciului plan-dezvoltare cu ocazia unei analize a stadiului realizării strategiei organizației)

Oblic – se stabilește între posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite, între care nu există realtii de subordonare nemijlocită; vehiculează informații ascendente și descendente; fundamentul organizatoric este reprezentat de relații funcționale, de stat major său control.

II. După frecventa producerii:

Periodic – se repetă la anumite intervale ( trimestru, luna etc.); fundamentul producerii lor îl reprezintă caracterul secvențial al proceselor de muncă; predomina în cadrul organizațiilor ca urmare a caracterului ciclic al proceselor de execuție și manageriale

Ocazional – se stabilește cu o frecvență aleatorie; fundamentul producerii lor îl reprezintă situațiile inedite, endogene sau exogene organizației.

Indiferent de tip, este necesar că circuitele informaționale să fie cât mai directe, în sensul evitării la maximum a punctelor intermediare de trecere, ceea ce determina atât creșterea vitezei de vehiculare a informațiilor, cât și diminuarea apariției deficientelor informaționale. De asemenea, este recomandabil că circuitele informaționale să fie cât mai scurte, evitând prelungirea în aval și în amonte de beneficiarii informaționali vizați.

Caracteristic zilelor noastre este folosirea într-o proporție din ce în ce mai mare a circuitelor informaționale electronice, bazate pe computere și telecomunicații. Ca urmare, se constată o amplificare substanțială a dimensiunii și vitezei fluxurilor informaționale.

O altă consecință majoră a acestei evoluții o reprezintă creșterea fluxurilor informaționale cu mediul exterior, inclusiv cu furnizorii situați la mare distanță de organizație,întrucât, în condițiile telecomunicațiilor moderne, a internetului și euronetului, lungimea distanței între emițătorul și receptorul de informații, practic nu mai contează.

Fundamentul acestei evoluții îl constituie amplificarea caracterului deschis al organizațiilor. În plan informational-managerial aceasta se reflectă în apariția așa numitei scanări contextuale, ce constă în activitatea sistematică de cercetare a mediului informațional al organizației, pe baza conectării la Internet și la alte surse informaționale.

Se dezvoltă astfel intense fluxuri informaționale cu mediul ambiant, prin care se absoarbe o mare cantitate de informații exogene.

1.2.3. Proceduri informaționale

O componentă a sistemului informațional ce tinde să dobândească un rol preponderent în organizațiile moderne o reprezintă procedurile informaționale.

În esență, prin proceduri informaționale, desemnam ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalități de culegere, înregistrare, transmitere, prelucrare și arhivare a unei categorii de informații, cu precizarea operațiilor de efectuat și succesiunea lor, a suportiilor, formulelor, modelelor și mijloacelor de tratare a informațiilor folosite.

La nivelul acestora se reflectă de o manieră edificatoare progresele înregistrate în conceperea și funcționarea sistemului informațional al organizației. Procedurile informaționale din organizațiile moderne reprezintă un set de caracteristici care le conferă o utilitate și importanta decisivă în cadrul sistemului său informațional.(vezi figura nr. 2)

Specific procedurilor informaționale este caracterul lor foarte detaliat. Prin proceduri se stabilesc, în primul rând, suporții de informații utilizați, adică materialele folosite petru consemnarea lor și caracteristicile acestora.

Dintre suporții informaționali frecvent întâlniți în organizație menționăm: registre, boniere, formulare de hârtie tip A4, A5 sau A6, cartele, benzi de hârtie, benzi magnetice, dischete etc. Pentru fiecare dintre suporții menționați se precizează caracteristicile dimensionale și de structură adecvată categoriilor de informații petru care vor fii utilizați.

Figura nr. 2. Principalele caracterisitici ale procedurilor informaționale

De asemenea, în cadrul procedurilor informaționale se include fixarea succesiunii tratării informațiilor, precum și operațiile pe care acestea le suporta, modelele și formulele de calcul utilizate.

Prin intermediul procedurilor informaționale se prevăd și mijloacele utilizate pentru a culege, înregistra, transmite, prelucra și arhiva informațiile.

De reținut că în determinarea elementelor menționate, care constituie conținutul principal al procedurilor informaționale, se pornește de la finalitatea informațiilor. Caracteristica organizației moderne pe acest plan este adoptarea de proceduri din ce în ce mai sofisticate. Cu o frecvență superioară în prelucrarea informațiilor se folosesc metode matematice, statistice, economice, sociologice, psihologice etc. evoluate.

Procedurilor informaționale moderne le este propriu și un grad ridicat de formalizare. Un accent deosebit se acorda codificării, tipizării și standardizării informațiilor și situațiilor informaționale, astfel încât să se faciliteze integrarea lor pe verticală sistemului organizatoric și folosirea computerelor.

Strâns legate de formalizarea ridicată a procedurilor informaționale este informalizarea lor accentuată. Valorificând imensele posibilități oferite de tehnica electronică de calcul, s-au pus punct la numeroase proceduri informaționale computerizate. Tendința actuală este că aceste proceduri să cuprindă într-o viziune integrată tratări complexe, de multiple categorii de informații interconectate. Nu rareori ele incorporează mari ansamble de operații, îmbrăcând forma unor programe specializate pe care firmele informatice specializate le vând apoi la numeroase organizații.

În aceste condiții este esențial ca procedurile informaționale să fie prietenoase, adică simple, ușor de utilizat de potențiali utilizatori, care nu poseda cunoștințe informatice substanțiale. Această caracteristică reprezintă pe baza extinderii utilizării lor rapide în societatea contemporană.

De asemenea, procedurile informaționale ale organizațiilor moderne se caracterizează și printr-un accentuat caracter operațional., printr-o tratare rapidă a informației. Această calitate este determinată în mod special de aportul bazelor de date, băncilor de informații, programelor expert, computerelor etc. Implicațiile sale pozitive sunt apreciabile atât pe planul deciziei, cât și în planul acțiunii din cadrul organizației.

Efectul sintetic al precedentelor calități ale procedurilor informaționale moderne este și economicitatea lor sporită. La amplificarea eficacității procedurilor informaționale contribuie sensibil și aplicarea unor principii relativ simple, dar foarte prețioase, cum ar fi principiul exceptilor, principiul priorității etc. în condițiile ieftinirii vertigioase a costurilor legate de achiziționarea și/sau accesul la tehnica modernă de tratare a informațiilor.

1.2.4. Mijloace de tratare a informațiilor

Totalitatea elementelor tehnico-materiale utilizate pentru culegere, înregistrarea, transmiterea, prelucrarea, interpretarea și stocarea datelor și informațiilor reprezintă mijloace de tratare a informațiilor, de la cele mai simple (creion), la cele mai complexe (computer).

Pentru sistemul informațional mijloacele de culegere, înregistrare, transmitere și prelucrare a informațiilor reprezintă suportul său tehnic. Numărul, structura și performanțele tehnice și funcționale ale mijloacelor de tratare a informațiilor condiționează într-o măsură apreciabilă performanțele sistemului și implicit performanțele organizației.

Caracteristic organizațiilor contemporane este utilizarea unei game largi de mijloace de tratare a informațiilor, care, în funcție de performanțele tehnice și de gradul de intervenție a omului, se împart în trei categorii:

Manuale (instrumente clasice; mașina de dactilografiat; mașina de calcul manual)

Caracteristici: intrarea manuală a informațiilor directă sau cu ajutorul claviaturii, absenta memoriei interne sau a memoriei foarte limitată, ieșirea informațiilor pe hârtie în una sau mai multe exemplare, posibilități de programare foarte reduse sau absența lor, producerea a numeroase greșeli, viteza redusă de tratare a informațiilor, ușurința identificării greșelilor, cost relativ scăzut.

Mecanizate (pe cale de dispariție: echipamente mecanografice, de exemplu mașina cu cartele perforate etc.)

Caracteristici: utilizarea cartelei ca suport material pentru informații, existența unei memorii interne limitate, ieșirea informațiilor consemnate pe hârtie în unul sau mai multe exemplare, viteză mai mare de prelucrare decât la mijloacele manuale, dar totuși redusă, imposibilitatea utilizării de modele complexe, cu un mare număr de variabile, costuri mai reduse decât la precedentele, mijloace de tratare a informațiilor, dar relativ modeste.

Automatizate (computere, servere etc.)

Caracteristici: purtători de informații evoluați (dischete etc.), colectarea și transmiterea automată a datelor, memorie internă puternică, posibilități de stocare a datelor în memoria auxiliară nelimitate, viteza de prelucrare foarte mare, siguranță în calcule, posibilități de utilizare a unor modele complexe, cu un număr mare de variabile, programe evoluate, forța de muncă înalt specializată, cu pregătire continuu acualizata, cost apreciabil, dar în continuă scădere.

Referitor la categoriile de mijloace de tratare a informației prezentate mai sus, este de precizat că cele mecanizate sunt pe cale de dispariție. Progresele formidabile înregistrate de mijloacele automatizate, în condițiile diminuării substanțiale a costurilor, au făcut caduce mijloacelor mecanizate.

Pe planul managementului organizației, utilizarea calculatorului electronic implica integrarea să organică în sistemul organizatoric, ținând cont de necesitățile specifice fiecărei organizații. Acesta este un proces complex, dificil, care presupune competentă, răbdare și perseverența. Atunci când se neglijează, rezultatele obținute de organizație se deteriorează.

O altă preocupare majoră a managementului în utilizarea computerului este asigurarea securității informațiilor și apărarea patrimoniului economico-financiar al organizației.

Din ce în ce mai actuală este și problema protejării mijloacelor automatizate de calcul de viruși informatici. Penetrarea acestora, intenționată sau întâmplătoare, creează probleme majore organizatorice.

Pentru managerii de organizații, una din problemele cele mai dificile în plan informațional este asigurarea în permanență de mijloace de tratare a informației cu parametri tehnici și economici la nivelul ultimelor produse ale tehnicii electronice de calcul. Ritmul de înnoire în acest domeniu este deosebit de alert, apariția de noi produse producându-se uneori la intervale de câteva luni, ridicând serioase probleme de cunoaștere.

1.3.Parametri calitativi ai informației raționale

Prin informație, din punct de vedere al managementului, desemnam acele date care aduc adresantului un spor de cunoaștere privind direct și indirect organizația respectivă, ceii furnizează elemente noi, utilizabile în realizarea sarcinilor ce-i revin în cadrul respectivei organizații, informația reprezentând temeiul principal al declasării deciziilor, acțiunilor și comportamentelor în cadrul acesteia.

Ca să îndeplinească scopul și funcțiile sale, informația trebuie să întrunească următoarele cerințe de raționalitate :

Realismul – informațiile trebuie să fie reale, în sensul în care trebuie să reflecte întocmai procesele, fenomenele sau obiectele pe care le descriu, chiar în condițiile în care respectivele informații devin indizerabile;

Complexitatea – exprima nevoia ca aceasta să redea procesul, fenomenul sau obiectul prin prisma diferențelor variabile de natură tehnică, economică, social-culturala, juridică etc.;

Claritatea și concizia – această cerință presupune că informațiile să cuprindă elemente de noutate, dar esențiale ale descrierii procesului, fenomenului sau obiectului la care se referă;

Fiabilitatea – informațiile trebuie să fie fiabile, adică să cuprindă toate elementele care să le facă utilizabile o perioadă de timp cât mai îndelungată;

Oportunitatea – se explică prin asigurarea acesteia la momentul potrivit pentru a fii folosită în luarea deciziilor și declanșarea acțiunilor;

Dinamismul – presupune nevoia că informațiile să reflecte procesele, fenomenele sau obiectele descrise în evoluția lor;

Adaptabilitatea – modul de prezentare a informațiilor trebuie adaptat la specificul receptorului, prin prisma nivelului de pregătire, gradului de informare și timpului de care dispune pentru recepționarea informației.

Informația are o anumită putere asupra individului. Creierul lui se structurează și restructurează în permanență sub influența informațiilor pe care le primește. Informația emisă de o sursă poate influența o colectivitate întreagă, ea este contagioasă. Emițătorul își poate influența astfel pe destinatarii, încât aceștia să-și însușească până la identificare informațiile primite.

Iată că informația apare ca o necesitate vitală a existenței umane și organizaționale, ea poate fii în același timp și sursa unor pericole în cazul mânuirii ei incorrecte, iresponsabile, lipsite de etică și moralitate. Acestea sunt motivele pentru care organizațiile își pun problema delimitărilor calitative privind informația.

Dacă informarea apare ca o necesitate vitală atât pentru organismul uman cât și pentru organizație, alte două aspecte care trebuiesc amintite sunt dezinformarea și suprainformarea.

Dezinformarea este o modalitate de izolarea față de realitatea economico-socială a organizației, dirijându-i pe indivizi prin judecați eronate spre stări confuze sau acțiuni haotice în cadrul acesteia.

Ea seamănă confuzie, pentru a face cunoștințele inutilizabile,astfel încât o eroare singulară de apreciere poate determină apariția unor consecințe neplăcute, respectiv dezinformarea permanenta slăbește în mod insidios posibilitatea individului de a gândii corect.

Dacă informația oferită în cantitate insuficienta aduce mari deservicii pe linia fundamentării deciziei și a folosirii eficiente a resurselor, logica ne-ar conduce la concluzia că prin creșterea volumului de informații s-ar elimina automat efectele negative.

Totuși suprainformarea, la rândul ei aduce efecte negative cum ar fi : consum de timp nejustificat, creșterea numărului de posturi în structura organizatorică, sporirea costurilor, apariția stresului etc. Formele de manifestarea ale supraîncărcării sunt: redundanță și supraîncărcarea canalelor informaționale.

În ceea ce privește corelarea sistemului informațional cu cel decizional, obeservam ca pe plan funcțional informația reprezintă materia primă pentru adoptarea deciziilor. Cu cât informațiile privind factorii și situațiile care influențează o problemă decizională sunt mai bogate, cu atât decizia poate fii mai bine fundamentată și, în consecință, se reduc incertitudinile riscului adoptării ei. În fapt deciziile în condiții de incertitudine și risc apar tocmai din lipsă de informații asupra factorilor care influențează direct și indirect deciziile.

1.4. Importantă și funcțiile sistemului informațional al organizației

În vederea realizării obiectivelor fundamentale ale organizației în legătură cu furnizarea de produse și servicii, în anumite condiții de performanță economică, nu sunt suficiente doar resursele umane, materiale și tehnice stabilite ca necesare de specialiști. Combinarea rațională a acestora, ca și obținerea lor, de altfel, implica o permanentă cunoaștere a cerințelor mediului din care organizația face parte și a stării resurselor proprii.

În consecință, este necesar ca sistemul informațional al organizației să îndeplinească cumulativ patru funcții. (fig. nr. 3.)

Figura nr. 3. Principalele funcții ale sistemului informațional

Prima dintre acestea, funcția decizională, exprima menirea sistemului informațional de a asigura elementele informaționale necesarii luării decizilor. Dată fiind importanta să deosebită, exista tendința de a utiliza denumirea de sistem informațional al managementului, știut fiind că decizia constituie elementul specific cel mai important al managementului.

Concomitent, sistemul informațional are drept scop desclansarea mulțimii de acțiuni necesare realizării obictivelor organizației – adică funcția operațională. Prin această funcție, sistemul informațional asigura operaționalizarea deciziilor, metodelor manageriale etc., realizarea obiectivelor cuprinse în strategia organizației.

Proliferarea organizațiilor care învață, adică a acelor organizații în care însușirea intensă de cunistiinte este o preocuparea permanentă la nivel de organizație, compartimente și titulari de posturi, cu efecte directe în planul performanțelor, a dus la conturarea funcției educaționale a sistemului informațional.

În conceperea componentelor sale și în funcționarea sa, se are în vedere asigurarea de informații cu caracter formativ și tratarea lor de o asemenea manieră încât să determine o creștere a efectelor educaționale în plan individual și organizațional.

Trecerea la organizația bazată pe cunostiinte, care va predomina în secolul 21, este posibilă numai prin exercitarea intensă a funcției educaționale a sistemului informațional, într-o predominantă viziune pragmatică.

Funcția de documentare a sistemului informațional exprima menirea să gnoseologica, în virtuttea căreia se înregistrează o serie de informații ce servesc îmbogățirii cunoștiințelor personalului și care, numai ulterior, este posibil să fie utilizate pentru a lua decizii sau pentru efectuarea anumitor operații. Trecerea la organizația bazată pe cunostiinte determina o amplificare substanțială a importanței acestei funcții.

În realizarea acestor funcții, sistemul informațional este confruntat cu probleme foarte complexe, dată fiind tripla dimensiune a informațiilor. Informațiile au o dimensiune individuală, în sensul că ele condiționează într-o proporție apreciabilă potențialul și realizarea aspirațiilor personale ale salariaților. În formațiile au o dimensiune organizațională, în sensul că reprezintă o premisă indispensabilă pentru stabilirea și finalizarea obiectivelor organizației.

În sfârșit, informațiile au o dimensiune socială ce decurge din rolul lor în exercitarea drepturilor și responsabilităților salariaților din cadrul organizației în calitate de cetățeni.

Cunoașterea și luarea în considerare a multidimensionalității informațiilor este esențială pentru realizarea la un nivel corespunzător a celor patru funcții ale sistemului informațional. Neglijarea, fie și parțială, a uneia din cele trei dimensiuni ale informației se reflecta mai devreme sau mai târziu în diminuarea performanțelor organizației, concomitent cu neasigurarea unui climat de muncă necorespunzător.

CAPITOLUL 2

PREZENTAREA SPITALULUI JUDEȚEAN DE URGENȚĂ PLOIEȘTI

2.1.Prezentarea generală a zonei

Spitalul Județean de Urgență din Ploiești este cea mai mare si cea mai importantă unitate medicală din județul Prahova, județ care este situat in partea central-sud-estică a României, in zona central-nordică a Munteniei, in bazinele hidrografice ale râurilor Prahova si Teleajan.

Județul are o suprafață de 4 716 km2 si 854 552 de locuitori (primul din România ca număr de locuitori), din care 45,02% bărbați si 55,98% femei. Densitatea locuitorilor este de asemenea cea mai mare din țară: 182,5 loc/km2.

Reședințele de județ sunt: Municipiul Ploiești și Municipiul Câmpina, orașe mai importante: Azuga, Băicoi, Boldești-Scăieni, Breaza, Bușteni, Comarnic, Mizil, Plopeni, Sinaia, Slănic, Urlați. Există 86 de comune, 405 sate și 40 de localități componente ale orașelor și municipiilor.

Învătamântul se desfașoară în 408 grădinițe, 422 școli generale, 42 de licee, 26 de școli profesionale, 12 școli de maiștri, o universitate la Ploiești cu 14 facultăți și una la Vălenii de Munte, care reprezintă o continuare a renumitelor cursuri de vara înființate de Nicolae Iorga, în 1908.

Rețeaua așezămintelor culturale și de arta cuprinde un teatru dramatic (Toma Caragiu), unul de păpuși și unul de estrada, o filarmonică, 14 cinematografe, 19 case de cultură, 162 de cămine culturale, 25 de muzee, 420 de biblioteci cu 4.500.000 volume.

Sănătate: există pe teritoriul județului Prahova 16 spitale, 18 policlinici, 243 dispensare, 2 sanatorii TBC, 2 preventorii, 177 farmacii, în care își desfășoară activitatea 1110 medici și 3963 cadre medicale cu pregătire medie.

Piața

Spitalul Județean de Urgență Ploiești deservește intr-un procent covârșitor populația județului Prahova, după cum se vede în tabelul nr.3.1. După Prahova cele mai importante solicitări provin de la pacienții județelor limitrofe.

Distribuția cazurilor după judțul de domiciliu al pacienților (cazuri externate)

Tabelul 2.1

Din analiza indicatorilor socio-demografici se constată că numărul pacienților tratați în spital se imparte aproape egal între cei proveniți din mediu rural sau mediu urban și că aceeși împărțire este valabilă și când vorbim de sexul bolnavilor. Procentajul persoanelor active internate (grupa de vârsta: 45-65 ani) depășește cu 10 % valoarea procentajului persoanelor cu vârsta de pensionare (>65 ani).

O altă caracteristică, relevată în graficele de mai jos, arată că marea majoritate a pacienților apelează la medic în momentele critice, ponderea internărilor prin prezentarea la urgențe fiind covârșitoare , fie ca este vorba de internări in secții chirurgicale, fie că afecțiunile necesită internarea in secții medicale.

Importanța spitalului

În consecință se poate concluziona că importanța spitalului în zona este asigurată de următorii factori:

– județul are o industrie puternică care incubă și riscuri de accidente de muncă (politraumatisme, arsuri,etc)

– situația geografică îl situează la intersecția unor aglomerate căi de comunicație către capitală sau zone turistice, DN1 inregistrând numeroase cazuri de accidente;

– este singurul spital pe o rază de 60 km care asigură asistență medicală 24 ore din 24, are linie de gardă continuă pentru investigații de laborator și radioimagistică, oferind posibilitatea rezolvării cazurilor de politraumatisme;

– spitalul are un număr de 8 secții cu caracter unic pe județ (chirurgie plastică și microchirurgie, nefrologie, diabet zaharat, cardiologie, neurochirurgie, gastroenterologie, chirurgie maxilo-faciala, dermatovenerologie).

2.2. Organizarea spitalului

A. Funcții de conducere:

I. Spitalul este condus de un manager absolvent al unei instituții de învățământ superior și al unor cursuri de perfecționare în management sau management sanitar, agreate de Ministerul Sănătății Publice și stabilite prin ordin al ministrului sănătății publice.

II. Directori: directorul medical, directorul de cercetare-dezvoltare, directorul financiar-contabil, directorul de îngrijiri, precum și alți directori, potrivit normelor interne de organizare a spitalelor.

III. Medic (farmacist, biolog, biochimist, chimist) sef secție, laborator.

IV. Asistent medical șef pe spital

V. Șef serviciu, șef birou, după caz.

B. Funcții de execuție:

I. Personal sanitar de specialitate

a- Medici și alte cadre cu pregătire superioară de specilalitate

b- Asistenți medicali,surori medicale și alte funcții echivalente ca pregătire

II. Personal administrativ și auxiliar cu pregătire superioară, postliceală, liceală

a.- Administrativ

b.- Statistică și registratură medicală

c.- Infirmiere, îngrijitoare

d.- Muncitori calificați, muncitori necalificați

În cadrul spitalului este organizat și funcționează un comitet director, format din managerul spitalului, directorul medical, directorul de cercetare-dezvoltare,directorul financiar-contabil și, după caz, directorul de îngrijiri, precum și alți directori, potrivit normelor interne de organizare. Ocuparea funcțiilor specifice comitetului director se face prin concurs organizat de managerul spitalului. Atribuțiile comitetului director sunt stabilite prin ordin al ministrului sănătății publice.

În spitalele clinice, directorul medical poate fi un cadru didactic universitar medical.

Secțiile, laboratoarele și serviciile medicale ale spitalului public sunt conduse de un șef de secție, șef de laborator sau, după caz, șef de serviciu. Aceste funcții se ocupă prin concurs sau examen, după caz, în condițiile legii, organizat conform normelor aprobate prin ordin al ministrului sănătății publice.

În spitalele publice funcțiile de șef de secție, șef de laborator, farmacist-șef, asistent medical șef sunt funcții de conducere și vor putea fi ocupate numai de medici, farmaciști, biologi, chimiști și biochimiști sau, după caz, asistenți medicali, cu o vechime de cel puțin 5 ani în specialitatea respectivă.

La numirea în funcție, șefii de secție, de laborator sau de serviciu vor încheia cu spitalul public, reprezentat de managerul acestuia, un contract de administrare cu o durată de 3 ani, în cuprinsul căruia sunt prevăzuți indicatori specifici de performanță.

În cadrul spitalelor publice funcționează un consiliu etic, un consiliu medical și un consiliu științific, pentru spitalele clinice și institutele și centrele medicale clinice. Directorul medical este președintele consiliului medical. Directorul științific este președintele consiliului științific. Consiliul medical este alcătuit din șefii de secții, de laboratoare, farmacistul-șef și asistentul șef.

Principalele atribuții ale consiliului medical sunt următoarele:

a) îmbunătățirea standardelor clinice și a modelelor de practică în scopul acordării de servicii medicale de calitate în scopul creșterii gradului de satisfacție a pacienților;

b) monitorizarea și evaluarea activității medicale desfășurate în spital în scopul creșterii performanțelor profesionale și utilizării eficiente a resurselor alocate;

c) elaborarea proiectului de plan de achiziții al spitalului în limita bugetului estimat;

d) întărirea disciplinei economico-financiare.

În cadrul spitalului public funcționează un consiliu consultativ, care are rolul de a dezbate principalele probleme de strategie și de organizare și funcționare a spitalului și de a face recomandări managerilor spitalului în urma dezbaterilor.

Membrii consiliului consultativ sunt:

a) 2 reprezentanți ai Ministerului Sănătății Publice sau ai autorității de sănătate publică, cu personalitate juridică pentru spitalele din subordinea Ministerului Sănătății Publice;

b) 2 reprezentanți ai ministerelor și instituțiilor cu rețea sanitară proprie pentru spitalele aflate în subordinea acestora;

c) 2 reprezentanți numiți de consiliul județean ori local, respectiv de Consiliul General al Municipiului București, dintre care unul specialist în finanțe publice locale, pentru spitalele aflate în administrarea consiliilor județene sau locale, după caz;

d) managerul spitalului public;

e) 2 reprezentanți ai universității sau facultății de medicină, pentru spitalele clinice, institutele și centrele medicale clinice;

f) 2 reprezentanți ai mediului de afaceri, nominalizați de patronatele reprezentantive la nivel național pentru spitalele din rețeaua Ministerului Sănătății Publice.

Consiliul consultativ se întrunește, în ședință ordinară, cel puțin o dată la 3 luni, precum și ori de câte ori va fi nevoie, în ședințe extraordinare.

2.3. Regulament privind organizarea și funcționarea Spitalului Județean de Urgență Ploiești

2.3.1 Dispoziții generale

Spitalul Județean de Urgență Ploiești este unitatea sanitară cu paturi, cu personalitate juridică îndeplinind condițiile prevăzute de lege privitor la persoanele juridice, care asigură asistență medicală completă de specialitate.

Spitalul Județean de Urgență Ploiesti este unitate sanitară cu paturi,de utilitate publică, cu personalitate juridică, ce furnizează servicii medicale.

Spitalul Județean de Urgență Ploiești răspunde de aducerea la îndeplinire a dispozițiilor Autorității de Sănătate Publică a Județului Prahova și a ordinelor Ministerului Sănătătii Publice .

În îndeplinirea atribuțiilor ce-i revin Spitalul Județean de Urgență Ploiești emite dispoziții

Spitalul Județean de Urgență Ploiești este subordonat Autorității de Sănătate Publică a Județului Prahova ca organ de specialitate.

Spitalul Judetean de Urgență Ploiești colaborează cu celelalte unități sanitare, economice, bănci.

2.3.2 Atribuțiile unității

Spitalul Judetean de Urgență Ploiești răspunde de respectarea legislației în vigoare, precum și de ducerea la îndeplinire a ordinelor și instrucțiunilor Ministerului Sănătății Publice, dispozițiilor Autorității de sănătate Publică a Județului Prahova și a Casei de Asigurări de Sănătate a Județului Prahova.

Spitalul Județean de Urgență Ploiești este obligat să asigure:

a) prevenirea și combaterea infecțiilor nosocomiale;

b) efectuarea consultațiilor, investigațiilor, tratamentelor și a altor îngrijiri medicale bolnavilor spitalizați;

c) stabilirea corectă a diagnosticului și a conduitei terapeutice pentru pacienții spitalizați;

d) aprovizionarea și distribuirea medicamentelor;

e) aprovizionarea cu substanțe și materiale de curățenie și dezinfecție;

f) aprovizionarea în vederea asigurării unei alimentații corespunzătoare, atât din punct de vedere calitativ cât și cantitativ, respectând alocația de hrană alocată conform legislației în vigoare;

g) asigurarea unui microclimat corespunzator astfel încât să fie prevenită apariția de infecții nosocomiale;

h) realizarea condițiilor necesare pentru aplicarea măsurilor de protecția muncii și pază contra incendiilor conform normelor în vigoare.

Spitalul are obligația de a acorda primul ajutor și asistență medicală de urgență oricărei persoane care se prezintă la spital, dacă starea sănătății persoanei este critică. După stabilizarea funcțiilor vitale, spitalul va asigura, după caz, transportul obligatoriu medicalizat la o altă unitate medico-sanitară de profil.

Spitalul Judetean de Urgență Ploiești va organiza înregistrarea tuturor persoanelor cărora li se acordă asistentă medicală, atât ambulator cât si a celor care se internează în spital, într-un registru de consultații.

Spitalul asigură condiții de investigații medicale, tratament, cazare, igienă, alimentație și de prevenire a infecțiilor nosocomiale, conform normelor aprobate prin ordin al ministrului sănătății publice.

Spitalul răspunde, în condițiile legii, pentru calitatea actului medical, pentru respectarea condițiilor de cazare, igienă, alimentație și de prevenire a infecțiilor nosocomiale, precum și pentru acoperirea prejudiciilor cauzate pacienților.

Cazurile deosebit de grave vor fi aduse la cunoștiință urgent medicului șef de secție sau medicului de gardă după caz.

2.3.4.Obligațiile conducerii

Managerul spitalului are obligația să încheie un Contract de management cu Ministerul Sănătății Publice pe o perioadă de 3 ani.Contractul de management poate fi prelungit sau poate înceta înainte de termen, în urma evaluării anuale efectuate pe baza criteriilor de performanță stabilite prin ordin de ministru. Modelul contractului de management, în cuprinsul căruia sunt prevăzuți indicatorii de performanță a activității, se aprobă prin ordin al ministrului sănătății publice. Nivelul indicatorilor de performanță se stabilește anual de Ministerul Sănătății Publice, respectiv de ministrul de resort, în funcție de subordonarea spitalului.

Contractul da management va avea la bază un buget global negociat, a acărui execuție va fi evaluată anual. Atrbuțiile managerului sunt stabilite prin Contractul de management.

În domeniul politicii de personal și al structurii organizatorice managerul are, în principal, următoarele atribuții:

a) stabilește și aprobă numărul de personal, pe categorii și locuri de muncă, în funcție de normativul de personal în vigoare;

b) aprobă organizarea concursurilor pentru posturile vacante, numește și eliberează din funcție personalul spitalului;

c) aprobă programul de lucru, pe locuri de muncă și categorii de personal;

d) propune structura organizatorică, reorganizarea, schimbarea sediului și a denumirii unității, în vederea aprobării de către Ministerul Sănătății Publice sau, după caz, de ministerele care au spitale în subordine ori în administrare sau rețea sanitară proprie;

e) numește, membrii comitetului director, conform Legii 95/2006 privind reforma în domeniul sănătății art.183

Persoanele din conducerea spitalului public, respectiv managerul, membrii comitetului director, șefii de secție, de laborator sau de serviciu și membrii consiliului consultativ, au obligația de a depune o declarație de interese, precum și o declarație cu privire la incompatibilitățile prevăzute, în termen de 15 zile de la numirea în funcție, la Ministerul Sănătății Publice sau, după caz, la ministerele și instituțiile cu rețea sanitară proprie.

2.3.5. Obligațiile salariaților

Personalul încadrat în unitate are obligația să își desfășoare activitatea în mod responsabil, conform reglementărilor profesionale, codului de deontologie medicală și cerințelor postului.

Principalele îndatoriri ale angajaților sunt următoarele:

a) asigură monitorizarea specifică a bolnavilor conform prescripției medicale;

b) respectă normele de securitate, manipulare și descărcare a stupefiantelor, precum și a medicamentelor cu regim special;

c) organizează și desfășoară programul de educație pentru sănătate, activități de consiliere, atât pentru pacienți, cât și pentru aparținători și diferite categorii profesionale aflate în formare;

d) utilizează și păstrează în bune condiții, echipamentele și instrumentarul din dotare, supraveghează colectarea,depozitarea transportul si eliminarea finală a materialelor și instrumentarului de unică folosință utilizat (și se asigură de depozitarea acestora în vederea distrugerii;)

e) respectă reglementările în vigoare privind prevenirea, controlul și combaterea infecțiilor nosocomiale;

f) poartă echipamentul corespunzător funcției pe care o deține, în vederea păstrării igienei și a aspectului estetic personal;

g) respectă comportamentul etic față de pacienți, aparținători și celelalte persoane cu care colaborează;

h) respectă secretul profesional;

i) respectă programul de lucru și regulamentul intern;

j) în întreaga activitate desfașurată în cadrul spitalului, întregul personal medico-sanitar are obligația de a folosi un limbaj politicos atât față de pacienți cât și față de vizitatori

k) execută orice alte sarcini de serviciu în vederea asigurării unei bune funcționări a activității spitalului.

l) să aducă la timp la cunoștiința șefului ierarhic orice neregulă, abatere sau greutate în muncă precum și în cazul când aparatele, instrumentarul si utilajul ce le sunt date în păstrare, sunt expuse deteriorării sau funcționează nereglementar.

Se interzice personalului încadrat:

a. Îndeplinirea serviciului într-o ținută necorespunzătoare.

b. Intrarea în saloanele bolnavilor fără echipament corespunzător (halat, bonetă)

c. Să părăsească locul de muncă înainte de terminarea programului de lucru.

d. Să introducă sau să consume băuturi alcoolice în incinta unității.

e. Comunicarea sau divulgarea pe orice cale, în scop personal a datelor din foi de observație sau consultație.

f. Să execute lucrări proprii sau de interes personal în timpul serviciului.

g. Să săvârsească violente, injurii, calomii și să aibă în general o atitudine irevențioasă față de șefii ierarhici și față de orice altă persoană.

2.3.7.Organizarea timpului de lucru

Durata normală a timpului de lucru este de 8 ore/zi .La locurile de muncă cu activitate specifică se pot stabili forme speciale de organizare a activității(exemplu program de 12/24). Programul de lucru (inclusiv gărzile) se stabilește de conducerea unității, respectându-se legislația în vigoare.

Programul de lucru al spitalului se stabilește după cum urmează:

a. Program de lucru de 7 ore pentru medici, farmaciști, biologi și biochimiști.

b. Program de 8 ore sau ture de 12 ore cu 24 ore liber, pentru personalul mediu și auxiliar, sanitar precum și muncitorii de la locuri cu foc continuu.

c. Program de lucru de 8 ore pentru restul personalului.

Evidența prezenței la program se ține prin condici de prezență pe secții și compartimente de muncă, cu trecerea orei de începere a programului și ora de terminare a programului, în care personalul este obligat să semneze zilnic. Nesemnarea zilnică și la timp a condicilor de prezență constituie o încălcare a normelor de disciplină a muncii și se sancționează conform legislației muncii. Condicile de prezență sunt verificate zilnic de medicul șef, care are obligația de a confirma prin semnătură, concordanța prezenței din secție cu cea din condică. Evidența orelor efectuate peste program se ține separat pe locuri de muncă și se depune la serviciul resurse umane , organizare, normare, salarizare.

Se consideră muncă prestată în timpul nopții, munca prestată în intervalul 22.00 – 6.00 cu posibilitatea abaterii o oră în plus sau în minus, față de aceste limite, în cazuri excepționale.

Este considerat program în 3 ture, sistemul 8/16, 12/24 ore, salariatul având obligația efectuării serviciului de dimineață, după-amiază și noapte, în decursul unei luni în conformitate cu prevederile legale.

2.3.8 Sancțiuni disciplinare

Abaterile de la regulile de disciplină, precum și încălcarea obligațiilor de serviciu, inclusiv a normelor de comportare, constituie abatere disciplinară și se sancționează potrivit legii, cu:

a) avertisment scris;

b) reducerea salariului de bază pe o durata de 1-3 luni, cu 5-10% ;

c) reducerea salariului de bază și/sau,dupa caz, și a indemnizației de conducere pe o perioadă de 1 – 3 luni, cu 5 -10%;

d) desfacerea disciplinară a contractului de muncă în toate situatiile se stabilește prin dispozitie scrisă a conducerii unitătii, cu arătarea motivelor si a prevederilor legale pe care se întemeiază aceasta. Dispoziția de desfacere a contractului de muncă va fi comunicată în termen de 5 zile și își produce efectele de la data comunicării.

Încălcarea Regulamentului Intern atrage sancționarea salariatului vinovat. Sancțiunea disciplinară se aplică conform art.266-268 din Codul Muncii. Împotriva sancțiunii disciplinare se poate face plângere în termen de 30 de zile de la comunicare la Tribunal – Secția litigii de muncă și conflicte de muncă.

2.3.9. Dispoziții finale

În întreaga lor activitate, toate cadrele medico-sanitare vor adopta o conduită civilizată, politicoasă.

Toți salariații spitalului precum și personalul ce deservește paza și curațenia (care pot fi angajați ai unor firme de prestări de servicii), vor acționa într-un climat de liniște care să asigure confort psihic pacienților, evitând pe cât posibil, orice disconfort fonic (prin ton ridicat, zgomote ale utilajelor si dispozitivelor cu care iși desfașoară activitatea) cu preponderență în perioadele destinate odihnei pacienților.

Atât medicii cât și personalul cu pregătire medie și auxiliari, se vor comporta cu pacienții și aparținătorii acestora într-o manieră care să excludă orice posibilitate de interpretare din partea acestora că se dorește sau se urmarește o remunerare a actului medical și de îngrijire, alta decât cea prevazută de actele normative în vigoare, respectiv decât salariul obținut pe statul de plată.

Respectarea prevederilor prezentului Regulament este obligatorie pentru toți angajații spitalului.

Regulamentul Intern poate fi modificat sau completat, ori de câte ori necesitățile legale de organizare, funcționare și disciplina muncii în unitate le cer.

Regulamentul Intern va fi prelucrat cu toți angajații, pe secții și compartimente, încheindu-se proces – verbal sub semnătură de luare la cunoștință.

Pentru personalul încadrat după intrarea în vigoare a Regulamentului Intern , prelucrarea se face de către șeful secției (compartimentului) în care acesta se angajează, confirmarea anexându-se la contractul de muncă.

Prezentul Regulament intern se completează în mod corespunzător atât cu legea drepturilor pacientului (Legea nr.46/2003) cât și cu Codul de deontologie medicală.

2.4. Finanțarea spitalului

Spitalele publice sunt instituții publice finanțate integral din venituri proprii și funcționează pe principiul autonomiei financiare.Veniturile proprii ale spitalului provin din sumele încasate pentru serviciile medicale, alte prestații efectuate pe bază de contract, precum și din alte surse conform legii.

Prin autonomie financiară se înțelege:

Organizarea activității spitalului pe baza bugetului de venituri și cheltuieli propriu,aprobat de conducerea unității și cu acordul ordonatorului de credite ierarhic superior

Elaborarea bugetului de venituri și cheltuieli, pe baza evaluării veniturilor proprii din anul bugetar și a repartizării cheltuielilor pe baza propunerilor secțiilor și compartimentelor din cadrul spitalului

Spitalele publice au obligația de a asigura realizarea veniturilor și de a fundamenta cheltuielile în raport cu acțiunile și obiectivele din anul bugetar, pe titluri, articole și alienate conform clasificației bugetare.

Contractul de furnizare de servicii medicale al spitalului public cu Casa de Asigurări Sociale de Sănătate reprezintă însă principala sursă a veniturilor în cadrul bugetului de venituri și cheltuieli și se negociază de către manager cu conducerea Casei de Asigurări Sociale de Sănătate, în funcție de indicatorii stabiliți în contractul cadru de furnizare de servicii medicale.

Spitalul mai primește în completare sume de la bugetul de stat sau de la bugetele locale, care vor fi utilizate numai pentru destinațiile pentru care au fost alocate( reparații, materiale sanitare, întreținerea clădirilor, energia).

2.5. Structura organizatorică a Spitalului Județean de Urgență Ploiești

I. SPITAL

Parter

Laborator explorări funcționale

Laborator radiologie și imagistică medicală

Serviciul anatomie patologică

Serviciul de prevenire și control al infecțiilor nosocomiale

Unitate primire urgențe (U.P.U.)

Cabinete consulțtii pediatrie, medicină internă, oto-rino-laringologie (O.R.L.), psihologie, cardiologie, ortopedie și traumatologie (adulți si infantilă),montări aparate ghipsate, neurologie, psihologie, chirurgie si chirurgie plastică (cu bloc operator și terapie intensivă pentru intervenții minore), stomatologie si chirurgie stomatologică, alergologie,urologie, diabet si boli de nutriție

Farmacie (numai pentru necesarul spitalului)

Birouri compartimente funcționale ; directori, secretariat, contabilitate, resurse umane, informatică și statistică, casierie, fișier, informații

Vestiare pacienți internați

Chioșcuri produse alimentare și de difuzare a presei

Etajul I

Laborator explorări funcționale

Laborator radiologie și imagistică medicală

Secția cardiologie (16 saloane pacienți internați, cabinet medici, cabinet asistenți medicali, cabinet medic de gardă, cabinet consultații, cabinet șef secție)

Secția neurologie (16 saloane pacienți internați, cabinet medici, cabinet asistenți medicali, cabinet medic de gardă, cabinet șef secție)

Etajul II

Secția chirurgie și chirurgie plastică (16 saloane pacienți internați, cabinet medici, cabinet asistenți medicali, cabinet medic de gardă, cabinet șef secție, cabinet pansamente)

Sectia urologie (16 saloane pacienți internați, cabinet medici, cabinet asistenți medicali, cabinet medici de gardă, cabinet șef secție, stația hemodializă)

Bloc operator

Secția anestezie și terapie intensivă (A.T.I.) și hematologie

Etajul III

Secția oftalmologie (8 saloane pacienți internați, cabinet consultații, tratamente, pansamente, cabinet medic de gardă, cabinet asistenți medicali, cabinet șef secție)

Secția ortopedie – traumatologie (8 saloane pacienți internați, cabinet medici de gardă, cabinet asistenți medicali, cabinet șef secție, cabinet pansamente)

Secția oto-rino-laringologie (O.R.L.) (8 saloane pacienți internați, cabinet șef secție, cabinet medici, cabinet asistenți medicali, cabinet consultații, chirurgie O.R.L., tratamente)

Secția chirurgie – ortopedie infantilă (8 saloane pacienți internați, sala operații chirurgicale de mică anvergură, cabinet medici de gardă, cabinet șef secție, cabinet asistenți medicali, cabinet pansamente)

Etajul IV

Secția medicina internă (16 saloane pacienți internați, cabinet medici de gardă, cabinet șef secție, cabinet asistenți medicali)

Secția diabet și boli de nutruție (16 saloane pacienți internați, cabinet șef secție, cabinet medic de gardă, cabinet asistenți medicali)

Etajul V

Secția pediatrie I (nou născuți) (8 saloane copii internați, 4 saloane mame însotitoare, 4 saloane terapie intensivă, cabinet medici de gardă, cabinet asistenți medicali, cabinet șef secție, bucătărie dietetică

Secția pediatrie II (copii mai mari de un an) (16 saloane copii internați, celelalte cabinete sunt comune cu pediatrie I)

Subsol

Bucătarie (include magazie alimente neperisabile, sală de spălat vase)

Spălatorie (include magazie lenjerie, călcătorie, croitorie)

Vestiare personal medical

Ateliere intreținere (mici incăperi pentru mecanici, instalatori, liftieri,grădinari, etc.) și debarale materiale personal de întreținere și curățenie

II. SECȚII EXTERIOARE

III. TRANSFERURI

1. Grădinițe

2. Dispensare școlare

Situația numărului de personal aprobat in statul de funcții al Spitalului Județean de Urgență Ploiești:

Total personal aprobat în statul de funcții = 1216

Posturi ocupate = 1194 din care :nr. medici: 216, nr. alt personal superior: 19, nr. personal mediu sanitar : 645, nr. personal auxiliar sanitar : 166, nr. personal tesa : 50 ,nr. personal muncitori : 98.

CAPITOLUL 3

REFLECTAREA CONTABILĂ ȊN SISTEMUL INFORMAȚIONAL A OPERAȚIUNILOR CU SALARIILE

Contabilitatea este știința și arta stăpânirii afacerilor, în care scop se ocupă cu "măsurarea, evaluarea, cunoașterea, gestiunea și controlul activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, precum și a rezultatelor obținute din activitatea persoanelor fizice și juridice", în care scop "trebuie să asigure înregistrarea cronologică și sistematică, prelucrarea, publicarea și păstrarea informațiilor cu privire la poziția financiară, performanța financiară și fluxurile de trezorerie, atât pentru cerințele interne ale acestora, cât și în relațiile cu investitorii prezenți și potențiali, creditorii financiari și comerciali, clienții, instituțiile publice și alți utilizatori" (Legea contabilității nr.82/1991, republicată în iunie 2007, art.2, al (1).

Contabilitatea s-a născut odată cu economia de subsistență a comunei primitive, desenele din peșterile rupestre nefiind altceva decât forme incipiente ale „socotelilor”: câte animale au fost, vânate și mâncate, câte piei s-au jupuit și câte haine au rezultat, etc.

Împreună cu economia în dezvoltare s-a perfecționat și „arta ținerii socotelilor”, punctul de cotitură reprezentându-l modelul matematic elaborat de Luca Paciolo di Borgia acum mai bine de 500 de ani, după care contabilitatea a devenit de neînlocuit, fără alternative, deopotrivă o știință și o artă în urmărirea existenței și mișcării capitalurilor și utilităților, al stabilirii rezultatelor activității și plasării lor, și totul de maniera că afacerile să beneficieze permanent de suportul bănesc necesar.

Contabilitatea nu are hotare. Limitele ei teoretice, științifice și practice sunt fără sfârșit atât în ceea ce privește cuprinderea fenomenelor economice cât și al modului în care ele sunt sistematizate, prelucrate și prezentate, astfel că despre ea niciodată nu poți să pretinzi că știi totul.

Companiile, întreprinderile, instituțiile, societățile de orice fel și mărime, persoanele juridice din întreaga lume întocmesc „conturi” și situații financiare pentru a fi prezentate utilizatorilor de informații, proprietarilor, controlorilor, administratorilor, organelor fiscale, după o metodologie unică – iar aceasta este contabilitatea.

Conform Legii contabilității nr. 82/1991, contabilitatea este o activitate specializată în măsurarea, evaluarea, cunoașterea, gestiunea și controlul activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, precum și a rezultatelor obținute din activitatea presoanelor fizice și juridice […] trebuie să asigure înregistrarea cronologică și sistematică, prelucrarea, publicarea și păstrarea informațiilor cu privire la poziția financiară, performanța financiară și fluxurile de trezorerie, atât pentru cerințele interne ale acestora, cât și în relațiile cu investitorii prezenți și potențiali, creditorii financiari și comerciali, clienții, instituțiile publice și alți utilizatori.

Contabilitatea este procesul prin care informațiile financiare a unei entități sunt înregistrate, clasificate, sumarizate, interpretate și comunicate.

Aprecieri asupra contabilității au făcut nu numai specialiștii în domeniu, ci și oameni de diferite preocupări, care au reușit să o înțeleagă. Astfel Goethe, mare poet și gânditor, aprecia într-una din operele sale “ea (contabilitatea) este una dintre cele mai sublime creațiuni ale genului uman…fiind o oglindă a trecutului și o călăuză a viitorului”.

3.1 Obiectul contabilității publice

Instituțiile publice au obligația să organizeze și să conducă contabilitatea proprie, respectiv contabilitatea financiară și după caz, contabilitatea de gestiune.

Contabilitatea, ca activitate specializată în măsurarea, evaluarea, cunoașterea, gestiunea și controlul activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, precum și a rezultatelor obținute din activitatea instituțiilor publice , trebuie să asigure înregistrarea cronologică și sistematică, prelucrarea, publicarea și păstrarea informațiilor cu privire la poziția financiară, performantă financiară și fluxurile de trezorerie, atât pentru cerințele interne ale acestora, cât și pentru utilizatori externi: Guvernul, Parlamentul, creditorii, clienții, dar și alți utilizatori (organismele financiare internaționale).

Contabilitatea instituțiilor publice asigură informații ordonatorilor de credite cu privire la execuția bugetelor de venituri și cheltuieli, rezultatul execuției bugetare, patrimoniul aflat în administrare, rezultatul patrimonial (economic), costul programelor aprobate prin buget, dar și informațiile necesare pentru întocmirea contului general anual de execuție a bugetului de stat, a contului anual de execuție a bugetului asigurărilor sociale de stat și fondurilor speciale.

În sensul prevederilor Legii finanțelor publice nr. 500/2002, instituții publice reprezintă denumirea generică ce include Parlamentul, Administrația Prezidențială, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administrației publice, alte autorități publice, instituțiile publice autonome, precum și instituțiile din subordinea acestora, indiferent de modul de finanțare a acestora.

Potrivit reglementarilor existente în domeniul finanțelor publice și a contabilității, contabilitatea publică cuprinde:

a) contabilitatea veniturilor și cheltuielilor bugetare, care să reflecte încasărea veniturilor și plata cheltuielilor aferente exercițiului bugetar;

b) contabilitatea trezoreriei statului;

c) contabilitatea generală bazată pe principiul constatării drepturilor și obligațiilor, care să reflecte evoluția situației financiare și patrimoniale, precum și excedentul sau deficitul patrimonial;

d) contabilitatea destinată analizării costurilor programelor aprobate planul de conturi va cuprinde:

1. conturi bugetare – pentru reflectarea încasării veniturilor și plății cheltuielilor și determinarea rezultatului execuției bugetare (excedent sau deficit bugetar). Contabilitatea veniturilor și cheltuielilor bugetare, se realizează cu ajutorul unor conturi speciale, deschise pe structura clasificației bugetare în vigoare. Aceste conturi asigură înregistrarea veniturilor încasate și a cheltuielilor plătite, potrivit bugetului aprobat și furnizează informațiile necesare întocmirii contului de execuție bugetară și stabilirii rezultatului execuției bugetare.

2. conturi generale – pentru reflectarea activelor și pasivelor instituției, a cheltuielilor și veniturilor aferente exercițiului, indiferent dacă veniturile au fost încasate iar cheltuielile plătite, pentru determinarea rezultatului patrimonial (excedent sau deficit patrimonial);

Instituțiile publice, au obligația să conducă contabilitatea în partidă dublă cu ajutorul conturilor prevăzute în planul de conturi general.

Planul de conturi general cuprinde următoarele clase de conturi:

– clasa 1”Conturi de capitaluri”;

– clasa 2 “Conturi de active fixe”;

– clasa 3 “Conturi de stocuri și producție în curs de execuție”;

– clasa 4 “Conturi de terți”;

– clasa 5 “Conturi la trezoreria statului și bănci comerciale”;

– clasa 6 “Conturi de cheltuieli”;

– clasa 7 “Conturi de venituri și finanțări”.

In cadrul claselor există mai multe grupe de conturi, iar grupele sunt dezvoltate pe conturi sintetice de gradul I și II. Conturile sintetice pot fi dezvoltate în conturi analitice în funcție de specificul activității și de necesitățile proprii de informare.

Cu ajutorul acestor conturi, instituțiile publice înregistrează operațiunile economico-financiare pe baza principiilor contabilității de drepturi și obligații (de angajamente), respectiv în momentul creării, transformării sau dispariției / anulării unei valori economice, a unei creanțe sau unei obligații.

3.2 Contabilitatea decontărilor cu personalul

Contabilitatea decontărilor cu personalul reflectă drepturile salariale, sporurile, adaosurile, premiile din fondul de salarii, indemnizațiile pentru concediile de odihnă, precum și cele pentru incapacitate temporară de muncă, plătite din fondul de salarii și alte drepturi în bani și/sau în natură datorate de instituția publică personalului pentru munca prestată și care se suportă din fondul de salarii.

Relațiile de decontare cu personalul implică înregistrarea în conturile de cheltuieli a drepturilor de personal cuvenite angajaților, cât și plata efectivă a acestor sume personalului.

Conform art. 56, alin.(l) din Legea 571/2003, sunt considerate venituri din salarii toate veniturile în bani și/sau în natură obținute de o persoană fizică ce desfășoară o activitate în baza unui contract individual de muncă sau a unui statut special prevăzut de lege, indiferent de perioada la care se referă, de denumirea veniturilor ori de forma sub care ele se acordă, inclusiv indemnizațiile pentru incapacitate temporară de muncă.

Salariile sunt formate din salariul de bază cuvenit angajaților, sporurile, adaosurile, indemnizațiile și alte sume acordate (pentru conducere, indexările de salarii pentru compensarea creșterii prețurilor, indemnizațiile acordate pentru – concediu de odihnă, etc).

în categoria decontărilor cu personalul se mai cuprind și ajutoarele materiale și de protecție socială sub formă de: ajutoare de boală, ajutoare pentru incapacitate temporară de muncă, ajutoare pentru îngrijirea copilului, ajutoare de deces și alte ajutoare acordate de instituție care se suportă din contribuția pentru asigurări sociale, sumele achitate, potrivit legii, pentru șomaj etc. precum și sumele care reprezintă premii acordate personalului.

În instituțiile publice personalul angajat poate fi încadrat fie în categoria funcționarilor publici, fie în categoria personalului contractual.

Datoriile instituției publice față de salariați privind drepturile cuvenite din salarii și asimilate sunt evidențiate cu ajutorul contulurilor din grupa 42 Personal și conturi asimilate

Pentru a stabili salariul net (suma cuvenită salariatului pentru activitatea desfășurată în fiecare lună) Anexa nr.1 se au în vedere:

deducerea personală care se acordă în fiecare lună numai pe veniturile din salarii la locul unde se află funcția de bază;

deducerea personală se deduce din venitul lunar net și se acordă diferențiat, astfel:

pentru persoanele fizice care au un venit lunar brut de până la 1000 lei inclusiv,

astfel: – pentru contribuabilii care nu au persoane în întreținere – 250 lei;

– pentru contribuabilii care au o persoană în întreținere – 350 lei;

– pentru contribuabilii care au două persoane în întreținere – 450lei;

– pentru contribuabilii care au trei persoane în întreținere – 550 lei;

– pentru contribuabilii care au patru sau mai multe persoane în întreținere -650 lei

pentru contribuabilii care realizează venituri brute lunare din salarii cuprinse între 1001 lei și 3000 lei, inclusiv, deducerile personale sunt degresive față de cele de mai sus și se stabilesc prin ordin al ministrului finanțelor publice.

Pentru contribuabilii care realizează venituri brute lunare din salarii de peste 3000 lei nu se acordă deducerea personală.

Persoana în întreținere poate fi soția/soțul, copiii sau alți membri de familie, rudele contribuabilului sau ale soțului/soției acestuia până la gradul al doilea inclusiv, ale cărei venituri, impozabile și neimpozabile, nu depășesc 250 lei lunar.

În cazul în care o persoană este întreținută de mai mulți contribuabili, suma reprezentând deducerea personală se atribuie unui singur contribuabil, conform înțelegerii între părți.

contribuțiile personalului la asigurări sociale de stat, asigurări sociale de sănătate și la ajutorul de șomaj în limitele stabilite de legislația în vigoare

impozitul pe salarii stabilit în baza unei cote de 16%

rețineri din salariu dacă este cazul

Impozitul pe venit de natura salariilor se datorează de beneficiarii de venituri din salarii. Se calculază lunar și se reține la sursă de către plătitorul venitului. Se calculază prin aplicarea cotei de 16% asupra bazei de calcul (bazei impozabile): vezi Anexa nr.2

La locul unde se află funcția de bază, baza de calcul se determină ca diferență între venitul net și deduceri. Deducerile sunt reprezentate de deducerea personală, cotizația sindicală și contribuțiile la fondurile de pensii facultative

În celelalte cazuri baza de calcul se determină ca diferență între venitul brut și contribuțiile obligatorii pr fiecare loc de realizare a veniturilor

Contul 444 Impozitul pe venitul din salarii și din alte drepturi ține evidența sumelor de natura impozitului pe salarii, impozitului pe veniturile din ajutoare și idemnizații cuvenite salariaților. În creditul contului se evidențiază sumele datorate iar în debit sumele virate bugetului de stat.

Contribuția la bugetul asigurărilor sociale de stat determină prin aplicarea unei cote astfel:

Angajați 10,5% x (venitul brut pentru perioada lucrată plus salariul de bază minim brut pe țară garantat în plată corespunzător numărului zilelor lucrătoare din concediul medical)

Salariul minim garantat pentru anul 2009 este de 600 lei.

Angajator ( cota pe grupe de muncă – 10,5%) x fondul de salarii.

În prezent cotele privind cotribuția la asigurări sociale pe grupe de muncă sunt:

31,3% pentru condiții normale de muncă

36,3% pentru condiții deosebite de muncă

41,3% pentru condiții speciale de muncă

Pentru evidența contribuției la bugetul asigurărilor sociale de stat se utilizează conturile

4311 Contribuțiile angajatorilor pentru asigurările social și 4312 Contribuțiile asiguraților pentru asigurări sociale. Ambele sunt conturi de Pasiv care colecteaza in credit sumele datorate, iar in debit se evidentiaza platile efectuate catre bugetul asigurarilor sociale.

Contribuția la bugetul Fondului național unic de asigurări sociale de sănătate se determină prin aplicarea unei cote la baza impozabilă:

Angajați 5,5% x venituri din salarii sau asimilate salariilor care se supun impozitului pe venit (exclusiv indemnizații pentru asigurări sociale de sănătate)

Angjator 5,2% x fondul de salarii

Fondul de salarii reprezintă totalitatea sumelor utilizate pentru plata drepturilor salariale sau asimilate salariilor (inclusive indemnizațiile pentr asigurări sociale de sănătate suportate de unitate). Contribuția se datorează și asupra indemnizațiilor pentru muncă și boli profesionale

Pentru evidența datoriilor la bugetul Fondului național unic de asigurări sociale de sănătate se utilizează conturile 4313 Contribuțiile angajatorilor pentru asigurări sociale de sănătate si 4314 Contribuțiile asiguraților pentru asigurări sociale de sănătate. Ambele sunt conturi de Pasiv care evidentiaza in credit datoriile catre Bugetul Asigurarilor Sociale de Sanatate, iar in debit platile efectuate catre acesta.

Contribuția la bugetul asigurărilor pentru șomaj se determină prin aplicarea unei cote la fondul de salarii (total salarii brute) din care se deduc drepturile salariale ale angajatilor pensionari care isi desfasoara activitatea pe baza de contract de munca cu timp de lucru partial:

Angajații:0,5% x salariul brut realizat,conform Legii 76/2002 privind sistemul asigurărilor pentru șomaj și stimularea ocupării forței de muncă cu modificările și completările ulterioare, art.27

Angajatorul 0,5% x fondul de salarii (Legea 76/2002 privind sistemul asigurărilor pentru șomaj și stimularea ocupării forței de muncă cu modificările și completările ulterioare)

Pentru evidenta datoriilor la fondul de somaj se utilizeaza conturile 4371 Contributiile angajatorilor la fondul de somaj si 4372 Contributiile personalului la fondul de somaj. Si acestea sunt tot conturi de Pasiv care colecteaza in credit obligatiile fata de Fondul de Somaj, iar in debit sunt evidentiate platile catre acesta.

Alte contribuții datorate de angajator

Contribuția pentru concedii și indemnizații de asigurări sociale de sănătate se determină prin aplicarea cotei de 0,85% la fondul de salarii inclusiv concedii medicale suportate de societate și indemnizația pentru incapacitate temporară de muncă urmare a unui accident de muncă sau boală profesională și este utilizată exclusiv pentru plata acestor drepturi .

Pentru evidența datoriei se folosește contul 4317 Contribuțiile angajatorului pentr concedii și indemnizații, cont de Pasiv care se crediteaza cu obligatiile angajatorului fata de Bugetul Asigurarilor Sociale de Sanatate si se debiteaza la stingerea acestor obligatii.

Contribuția de asigurări pentru accidente de muncă și boli profesionale se stabilește pentru fiecare sector de activitate în funcție de riscul de accidente și de îmbolnăvire profesională din cadrul sectorului respectiv.

Contribuția pentru accidente de muncă și boli profesionale se determină prin aplicarea unei cote de la 0,15 la 3,25 asupra fondului total de salarii brute lunare realizate. Datoria se evidențiază cu ajutorul contului 4315 Contribuțiile angajatorilor pentru accidente și boli profesionale, cont de Pasiv care colecteaza in creditul sau datoriile angajatorului fata de Bugetul Asigurarilor Sociale si se debiteaza cu plata acestora.

Contributia angajatorului la fondul de garantare pentru plata creantelor salariale se determina prin aplicarea cotei de 0,25% asupra fondului de salarii (acelasi fond la care se calculeaza si ajutorul de somaj). Evidenta acestui fond se conduce cu ajutorul contului 4373 Contributia angalatorului la fondul de garantare pentru plata creantelor salariale, cont de Pasiv care se crediteaza cu obligatiile angajatorului fata de Fondul de Somaj si se debiteaza la stingerea (plata) acestor obligatii.

3.3 Studiu de caz la Spitalul Județean de Urgență Ploiești

Pentru evidențierea salariilor în contabilitate am ales ca lună de calcul luna Decembrie 2009. Pe baza centralizatorului statelor de plată, se înregistrează următoarele:

Tabelul 5.1

În data de 15 ianuarie 2010 se achită drepturile salariale aferente lunii decembrie 2009.

Pe baza datelor de mai sus se fac următoarele înregistrări:

Se evidențiază cheltuielile cu salariile în sumă de 1.017.899 lei

1.017.899 lei 641 = 421 1.017.899 lei

Cheltuieli cu salarii Personal salarii

personalului datorate

Se evidențiază reținerile din salarii:

426.859 lei 421 = % _____426.859 lei

Personal salarii

datorate

4312 106.879 lei

Contribuțiile angajaților

pentru asigurări .sociale

4314 55.984 lei

Contribuțiile angajaților

pentru asigurări .sociale

de sănătate

4372 5.089 lei

Contribuțiile angajaților

pentru asigurări .sociale de

șomaj

444 135.992 lei

Impozit pe venit de natură

Salarială

4271 114.879 lei

Rețineri din salarii datorate

Terților

425

Avansuri acordate 8.036 lei

Personalului

Se evidențiază cheltuielile instituției privind salariile

211.723 lei 6451 = 4311 211.723 lei

Chelt cu contribuțiile Contribuțiile angajatorilor

angajatorilor pentru pentru asigurări sociale

asigurări sociale

52.931 lei 6453 = 4313 52.931 lei

Chelt cu contribuțiile angajatorilor Contribuțiile angajatorilor

pentru asigurări sociale de pentru asigurări sociale de

sănătate sănătate

5.089 lei 6452 = 4371 5.089 lei

Chelt cu contribuțiile angajatorilor Contribuțiile angajatorilor

pentru asigurări de șomaj pentru asigurări sociale de

șomaj

8.652 lei 6454 = 4315 8.652 lei

Chelt cu contribuțiile angajatorilor Contribuțiile angajatorilor

pentru accidente de muncă și accidente de muncă și

boli profesionale boli profesionale

24.607 lei 6455 = 4317 24.607 lei

Alte cheltuieli privind asig. Contribuția angajatorilor pentru

și protecția socială concedii și indemnizații

2.545 lei 6456 = 4373 2.545 lei

Chelt cu contributia angajatorilor Contributia angajatorilor la fondul

la fondul de garantare pt.plata de garantare pt.plata creantelor

creantelor salariale salariale

Se plătesc salariile prin virament pe carduri de debit:

591.040 lei 421 = 5121 591.040 lei

Personal salarii Cont curent la

datorate bănci

Se virează reținerile de pe statul de plată

418.823 lei % = 5121 _____418.823 lei

4312 Cont curent la 106.879 lei Contribuțiile angajaților banci

pentru asigurări .sociale

4314 55.984 lei

Contribuțiile angajaților

pentru asigurări .sociale

de sănătate

4372 5.089 lei

Contribuțiile angajaților

pentru asigurări .sociale

de șomaj

444 135.992 lei

Impozit pe venit

4271 114.879 lei

Rețineri din salarii

Datotate terților

Se achită contribuțiile instituției:

308.547 lei % = 5121 _____308.547 lei

4311 211.723 lei

Contribuțiile angajatorilor

pentru asigurări sociale

4313 52.931 lei

Contribuțiile angajatorilor

pentru asigurări sociale de

sănătate

4371 5.089 lei

Contribuțiile angajatorilor

pentru asigurări sociale de

șomaj

4315 8.652 lei

Contribuțiile angajatorilor

accidente de muncă și

boli profesionale

4317 24.607 lei

Contribuția angajatorilor pentru

concedii și indemnizații

4373 5.545 lei

Contributia angajatorilor la

Fondul de garantare pt.plata

Creantelor salariale

5.4 Sistemul informațional al instituțiilor publice

Conducerea procesului bugetar se înfăptuiește atât în mod centralizat cât și în profil teritorial la nivelul fiecărei instituții. Aplicarea practică a cerințelor legii finanțelor publice și a legii de adoptare a bugetului de stat se bazează pe cunoașterea acestora și pe organizarea științifică de către fiecare verigă din sistemul instituțiilor publice a unui sistem informațional adecvat, menit să asigure informațiile cerute de conducerea și controlul procesului de întocmire și execuție a bugetului de stat în întregul său. Sistemul informațional bugetar este un ansamblu unitar, coordonat care cuprinde mai multe subsisteme de informare referitoare la întocmirea și execuția bugetului de stat, a bugetelor locale ca și întraga gamă de activități privind programarea financiară și finanțarea instituțiilor publice. Este de remarcat că informația bugetară exprimă procese și fenomene în formă bănească.

Din activitatea practică, sistemul informațional se înfăptuiește prin sistemul de evidență care se organizează la nivelul fiecărei instituții centrale și locale de stat, în conformitate cu reglementările date de organele Administrației Centrale de Stat.

În funcție de natura fenomenelor, proceselor și obiectivelor circumscrise și de metodologia de observare, înregistrare, prelucrare și reflectare a datelor și informațiilor, evidență informațiilor, evidența economică se grupează în evidență: operativă, evidență statistică și evidență contabilă.

Analizând mai atent raportul dintre contabilitate și sistemul informațional rezultă că între acestea există un raport de parte la întreg. Informația contabilă este deci o informație economic-financiară specifică, rezultată din prelucrarea datelor contabile prin metode, procedee și instrumente specifice ei. Informațiile contabile se prezintă sub forma unor date cifrice în expresie valorică și se caracterizează prin faptul că sunt precise, complete și continue comparate și corelate, analitice și sintetice.

În instituțiile publice din momentul culegerii și pînă la data valorificării în procesul decizional, datele trec prin mai multe etape operaționale formând ciclul de prelucrare a datelor și care poartă de numirea de flux informațional al datelor economico-financiare.

Etapele specifice fluxului informațional sunt: primirea informației, înregistrarea

Pregătirea informației, stocarea ulterioară, transmiterea, manipularea și utilizarea informației.

În vederea delimitării noțiunii de sistem informațional și de cea de sistem informatic trebuie precizat faptul că prima se referă la informația ca atare iar cea de a doua privește informația sub aspectul structurii, ca formă. Așadar informatica nu are ca obiect principal înțelesul informațiilor, ci modul de colectare, transmitere, înmagazinare, prelucrare și obținerea lor, fiind considerată ca domeniu al prelucrării informațiilor.

Noțiunea de evidență presupune consemnarea într-o anumită ordine a fenomenelor și proceselor social economice care se desfășoară într-un anumit loc și timp, în scopul de a servi imediat sau în viitor pentru informarea asupra modului de desfășurare a activității la diferitele nivele. În munca practică de evidență se poate folosi un singur etalon sau mai multe. Prin etalon de evidență se înțelege o unitate stabilită convențional pentru măsurarea, exprimarea și raportarea fenomenelor economice supuse înregistrării. Etaloanele de evidență folosite sunt: etalonul natural, etalonul bănesc și etalonul muncă.De regulă evidența contabilă folosește etalonul valoric.

În România sistemul de evidență este unitar și el cuprinde toate laturile vieții economico sociale a țării. La instituțiile publice de stat noțiunea de evidență bugetară include toate cele trei forme de evidență.

Organizarea evidenței contabile

Organizarea evidenței contabile la instituțiile publice, ca la orice altă entitate care este obligată să țină evidența contabilă în partidă dublă, urmărește ca aceasta să îndeplinească cele trei funcții ale sale:

Cunoașterea fenomenelor

Înregistrarea operațiunilor patrimoniale,a situației financiare și a rezultatelor obținute

Controlul operațiilor înregistrate

Pentru îndeplinirea acestor funcții, contabilitatea în general trebuie să asigure:

1) înregistrarea cronologică și sistematică, prelucrarea, publicarea și păstrarea informației cu privire la situația patrimonială și rezultatele obținute

2).controlul operațiunilor patrimoniale și exactitatea datelor furnizate

3) furnizarea informațiilor necesare stabilirii patrimoniului, executarea Bugetului de venituri și cheltuieli, întocmirea bilanțurilor contabile și dărilor de seamă

Organizarea evidenței operative

Evidența tehnico- operativă furnizează informațiile primare ce stau la baza înregistrării în contabilitate , este o formă a evidenței economice prin care se înregistrează,se urmăresc și se controlează fenomenele economice în momentul și la locul producerii lor.

Evidența operativă utilizează pentru consemnarea fenomenelor economice documente specifice cum sunt: condica de prezență, bonul de consum al materialelor precum și aparate tehnice de înregistrare (case de marcat, apometre, contoare)

Evidența tehnico-operativă culege și generalizează diverse informații cum sunt:

aprovizionarea cu materiale pe grupe de materiale și furnizori, consumurile pe locuri de muncă ceea ce formează o bază de date ce este folosită în calcule ulterioare în contabilitate și statistică .

Organizarea evidenței statistice

Statistica este o formă a evidenței economice prin care se studiază latura cantitativă a fenomenelor sociale de muncă și legitățile dezvoltării economico-sociale în condițiile concrete de loc și timp, în expresia lor numerică.

Obiectul acestei forme de evidență îl formează activitatea economico-socială care se desfășoară în sectoarele social-culturale,cele ale administrației centrale de stat, ale justiției

Evidența statistica se întâlnește și în cadrul instituțiilor publice ca formă a evidenței bugetare și folosește pentru realizarea obiectivului metode proprii. Printre acestea pot fi enumerate: centralizarea, gruparea, media, indici selectivi, etc.

Documentele justificative folosite în evidența instituțiilor publice

Fenomenele și procesele economico-financiare ce se produc în activitatea instituțiilor

sunt consemnate în momentul și la locul efectuării lor cu ajutorul documentelor primare, care după ce au fost verificate, aprobate, executate și prelucrate sunt folosite ca bază pentru justificarea înregistrării operațiilor respective. Acest rol al lor le determină să poarte denumirea de documente justificative.

Documentele justificative folosite se pot clasifica:

a) În funcție de natura operațiilor documentele justificative pot privi mijloace fixe ,materiale, mijloace bănești,decontările ,salariile și alte drepturi de personal.

Pentru că lucrarea se referă în principal la decontări, salarii și alte drepturi de personal, voi prezenta numai aceste documente

Documentele care privesc mijloacele bănești și decontările – se utilizează pentru consemnarea operațiilor efectuate prin conturile la trezorerie și prin caseriile instituțiilor, precum și pe cele ocazionate de finanțarea bugetară, cum sunt:

cererea pentru deschiderea de credite, folosită la deschiderea creditelor bugetare pentru fiecare capitol de cheltuieli aprobat ordonatorilor principali de credite

dispoziția bugetară pentru repartizarea creditelor care servește la repartizarea creditelor bugetare atât pentru cheltuielile proprii ale ordonatorilor de credite cât și pentru cheltuielile instituțiilor subordonate

procesul-verbal de plăți care servește ca document justificativ pentru sumele predate de casierul instituției mandatarului plătitor în vederea efectuării plăților

chitanța pentru operațiuni în lei care se eliberează pentru orice sumă depusă în caseria instituției

cecul de numerar se folosește pentru ridicarea numerarului de la bancă

dispoziția de plată care servește ca document de dispoziție pentru caserie în vederea achitării unor sume potrivit prevederilor legale

Documentele care privesc salariile și alte drepturi de personal se utilizează pentru oglindirea operațiilor de decontare cu personalul care privesc salariul și alte drepturi cuvenite acestuia:

statul de salarii, destinat pentru calculul drepturilor bănești cuvenite salariaților precum și a contribuției privind protecția socială și a altor datorii

lista de indemnizații pentru concediul de odihnă se folosește pentru stabilirea și plata drepturilor privind indemnizațiile cuvenite personalului pe timpul efectuării concediului de odihnă

ordinul de deplasare se întocmește ca dispoziție către lucrătorul care se deplasează și ca document justificativ pentru plata avansului aprobat și pentru decontarea cheltuielilor efectuate

b) În funcție de locul de întocmire, documentele justificative sunt interne și din afara instituțiilor. Cele interne se întocmesc și circulă numai în interiorul instituției (bonurile de materiale, statele de salarii, ordinele de deplasare), iar cele din afara lor circulă și la terți (cecurile, dispozițiile bugetare, dispoziții de plată)

c) După regimul de folosire documentele se pot grupa în documente cu regim special și documente fără regim special.

Documentele cu regim special sunt folosite mai ales pentru gestionarea valorilor materiale și bănești și au un regim special de tipărire, completare, circulăție și păstrare.

După ce documentele au fost verificate din punct de vedere al formei și al conținutului se poate proceda la înregistrarea lor în evidență existând garanția că în circuitul informațional vor pătrunde date exacte, reflectând operațiile legale și oportune din punct de vedere economic