Recrutarea Si Selectia Resurselor Umane In Clinica de Nutritie Healthy Lif

INTRODUCERE

În ziua de astăzi, în orice organizație, departamentul de Resurse Umane joacă un rol foarte important. Planificarea Resurselor Umane este un ingredient vital pentru succesul organizației pe termen lung. Într-o organizație sunt mai multe căi prin care aceasta se poate asigura de faptul că are ca angajați oameni capabili, la locul și momentul potrivit, astfel încât organizația să își poată atinge obiectivele.

Pentru fiecare organizație este important să aibă omul potrivit pe postul potrivit. Recrutarea și selecția de personal joacă un rol vital în această situație. Din această cauză, angajatorii pun o presiune mare asupra Departamentului de Resurse Umane. Este recomandat, pentru rezultate maxime, ca firma să pună la punct o analiză strategică a procesului de recrutare și selecție.

Pornind de la ideile de mai sus, această lucrare pune în lumină procesul de recrutare și selecție, prin descrierea teoretică a celor două componente amintite anterior, Recrutarea și Selecția. În prima parte a lucrării, voi stabili semnificația procesului de recrutare, voi descrie modul de organizare și desfășurare a recrutării și selecției, sursele și metodele de recrutare, factorii care influențează procesul de selecție. În cea de-a doua parte a lucrării, aspectele teoretice vor fi aplicate practic pe studiul de caz realizat în cadrul Clinicii de Nutriție Healthy Life. În acest capitol voi analiza metodele de îmbunătățire a sistemului de recrutare și selecție și voi evidenția rezultatele obținute.

Recrutarea și selecția de personal sunt procese simultane, care nu pot exista unul fără celălalt. Aceste două procese sunt foarte importante, de aceea trebuie înțelese foarte bine de organizații, pentru a putea fi capabile să angajeze doar pe cei mai competenți candidați.

Recrutarea și selecția resurselor umane – aspecte teoretice

I.1. Recrutarea de personal

I.1.1. Semnificația procesului de recrutare

Recrutarea este o activitate a managementului resurselor umane care are rolul de a căuta și a găsi candidați pentru posturile vacante ale organizației, astfel încât aceasta să poată selecta cele mai potrivite persoane.

Termenul de ”recrutare” se referă la primii pași făcuți de o organizație pentru a ocupa posturile libere pe care le are. Aceste goluri pot să apară din mai multe motive:

Crearea unui nou post – acest lucru se întâmplă în momentul în care volumul de muncă al angajaților existenți crește sau când compania se dezvoltă. În primă fază, departamentul de HR al firmei trebuie să constate dacă angajații pot face fără a se crea noi posturi.

Demisia / încetarea contractului de muncă a unui angajat – în acest caz resursele umane vor decide dacă este nevoie să angajeze o nouă persoană pe postul respectiv. Există posibilitatea împărțirii sarcinilor angajatului care pleacă, între angajații rămași.

Procesul de recrutare nu are ca scop doar atragerea candidaților pentru a ocupa un post în cadrul unei organizații, ci și păstrarea acestora în firmă odată angajați. Recrutarea constă într-un set de activități în urma cărora să se genereze cât mai mulți candidați calificați pentru un anumit post. Prin recrutare, sunt atrase într-o companie resursele umane, care sunt recunoscute ca fiind cele mai importante pentru ca o firmă să supraviețuiască și să se dezvolte.

Conform lui Schuler și Huber, obiectivele specifice ale recrutării sunt:

Determinarea nevoilor de angajare actuale și viitoare ale unei organizații;

Reducerea numărului de candidați necalificați sau supracalificați, astfel ajutând la succesul procesului de selecție;

Păstrarea cât mai mult în cadrul companiei a candidaților recrutați și selectați, diminuând astfel numărul celor care părăsesc organizația într-un timp scurt;

Creșterea eficienței în firmă, atât cea individuală, cât și cea organizațională, pe termen scurt, mediu și lung;

Evaluarea tehnicilor folosite și a surselor de recrutare pentru a vedea cât de eficiente sunt.

În ceea ce privește activitățile de recrutare, acestea se referă la:

Determinarea nevoilor de personal ale organizației pe termen scurt, mediu și lung. Acestea se stabilesc în funcție de postul vacant și de poziția ocupată în ierarhia organizațională;

Analizarea pieței muncii și adunarea de informații despre candidații existenți pe piață;

Realizarea materialelor necesare recrutării;

Atragerea candidaților potriviți pentru posturile disponibile prin utilizarea diverselor surse și metode de recrutare;

Evaluarea eficienței efortului depus pentru recrutare.

I.1.2. Organizarea și desfășurarea recrutării

În companiile mari și mijlocii recrutarea de personal este realizată de departamentul de resurse umane. Acesta constă într-un birou care include persoane specializate în recrutare, interviuri sau activități de selecție. Angajații departamentului de resurse umane joacă un rol foarte important în cadrul firmei. Aceștia au datoria de a redacta anunțurile de recrutare, să întrețină relații cu instituțiile de învățământ sau cu alte surse externe, să răspundă cererilor de angajare ale candidaților (interni sau externi).

În companiile mici, recrutarea și alte activități se fac în general de o singură persoană, conducătorul firmei.

Recrutarea resurselor umane presupune crearea unei strategii care se bazează pe trei decizii fundamentale:

Determinarea publicului țintă – această problemă trebuie discutată în primul rând când vine vorba de tipul candidatului căutat. Se stabilesc competențele necesare și tipul de angajare (angajare temporară sau permanentă). Pe baza acestor date, organizația poate determina:

Limitele geografice ale procesului de recrutare;

Tipul de pregătire a candidatului (absolvenți de liceu, cu studii superioare);

Interesul pentru un grup anume (absolvenți cu rezultate foarte bune, minorități etc.).

Determinarea surselor de recrutare

Identificarea metodelor celor mai potrivite de atragere a candidaților spre companie. Organizația trebuie să decidă cum să atragă candidații cei mai competenți.

În momentul în care într-o organizație se începe procesul de recrutare, trebuie să se țină cont de anumiți factori care influențează eforturile de recrutare. Compania trebuie să-și analizeze situația economico-financiară și să stabilească punctele forte și punctele slabe. De asemenea, recrutarea poate fi influențată de cererea și oferta de pe piața muncii, condițiile economice și sociale, condițiile legislative în vigoare, imaginea organizației.

Recrutarea trebuie să țină cont și de candidat. Acesta caută un loc de muncă unde dorește să i se satisfacă nevoile într-o măsură destul de mare. Bineînțeles, fiecare persoană are nevoi diferite și percepe în mod diferit satisfacerea acestor nevoi. De aceea, este foarte important ca organizația să informeze posibilii candidați despre ce așteaptă firma și postul respectiv de la cel care îl va ocupa.

Pentru individ, cele mai importante criterii pe baza cărora alege un loc de muncă sunt salariul, tipul muncii și beneficiile suplimentare. De asemenea, alegerea unui loc de muncă este influențată și de personalitatea candidatului. În literetura de specialitate este evidențiat faptul că anumite locuri de muncă atrag anumite tipuri de persoane, de aceea organizațiile trebuie să aibă în vedere acest lucru în momentul stabilirii strategiei de recrutare.

I.1.3. Surse și metode de recrutare

Procesul de recrutare se poate desfășura consumând multe resurse financiare. De aceea, o organizație trebuie să utilizeze cele mai eficiente surse și metode de recrutare. Sursele de recrutare sunt locurile unde se găsesc candidați pentru un post. Metodele de recrutare sunt mijloacele prin care candidații sunt atrași în firmă. Sursele și metodele de recrutare sunt interne și externe.

Metodele interne de recrutare sunt mijloace prin care sunt identificați angajați actuali, capabili să ocupe posturile vacante dintr-o companie. Pentru acest lucru se folosesc câteva instrumente: baze de date cu angajații, anunțuri pentru posturile disponibile, ofertele de candidatură. Cu ajutorul anunțurilor, angajații sunt informați de disponibilitatea unor posturi. Angajații care consideră că dețin calificările necesare depun ofertele de candidatură.

Avantajele acestor proceduri sunt:

Evit suspiciunile angajaților legate de faptul că nu e transparență în ceea ce privește recrutarea;

Este încurajată libertatea de alegere și dezvoltare a carierei;

Se salvează timp și bani.

Există și dezavantaje:

Dacă solicitanții nu obțin postul, trebuie să li se explice motivele pentru care nu l-au primit;

Dacă se face o alegere greșită, se diminuează credibilitatea managerilor;

Chiar dacă procedurile s-au implementat cu succes, nu poate fi evitată nemulțumirea celor care nu au fost aleși.

Metodele externe de recrutare reprezintă mijloacele prin care sunt atrași într-o organizație candidații găsiți prin surse externe de recrutare. Metode externe sunt: publicitatea, agenții de recrutare, asociații profesionale. De asemenea, se poate face recrutare și pe perioada desfășurării programelor de practică a studenților.

Dacă se alege publicitatea ca metodă de recrutare, organizația trebuie să aleagă cel mai bun mediu (presă scrisă, televiziune, radio, internet), în funcție de natura posturilor pentru care se face recrutarea și să aibă grijă la modul de construire a anunțurilor. Scopul anunțului este de a atrage atenția și de a dezvolta interesul pentru postul respectiv.

Compania nu trebuie să uite că prin publicitate oferă o imagine despre sine și despre post.

Agențiile de recrutare, publice sau private, ajută angajatorul să recruteze indivizi și, în același timp, asistă candidații să localizeze un post vacant. Agențiile publice oferă serviciile gratuit, în timp ce agențiile private percep o taxă, fie angajatorului, fie potențialului angajat.

Stagiul de practică constă în plasarea unui elev sau student pe un post temporar, fără ca firma să fie obligată să îl angajeze la final sau ca studentul să accepte postul.

Recrutarea din surse interne de obicei constă în promovarea sau transferul în cadrul organizației a angajaților. Recrutarea internă este avantajoasă pentru angajații performanți din cadrul unei firme deoarece aceștia răspund la solicitările profesionale, știind că vor fi apreciați și răsplătiți prin promovare, salarizare, carieră. În plus, aceștia cunosc deja politica firmei, iar riscul apariției nemulțumirilor este mult mai mic. Recrutarea internă nu este costisitoare, ci reprezintă o investiție pentru firmă.

Dezavantajele acestui tip de recrutare constau în faptul că solicitanții interni nu pot aduce idei noi și produce schimbări deoarece ei sunt deja obișnuiți cu metodele de lucru. Totodată, aceștia pot păstra legăturile cu vechii colegi, pe care îi pot avantaja la un moment dat. Candidații care nu vor fi selectați sau promovați pot avea resentimente față de firmă.

Pentru ca recrutarea din surse interne să fie eficientă, organizația trebuie să respecte câteva cerințe:

Atât promovarea, cât și transferurile trebuie anunțate;

Anunțul trebuie afișat cu o anumită perioadă de timp înainte de a începe recrutarea din exterior;

Criteriile de selecție să fie clarificate și comunicate.

Recrutarea externă se poate face din numeroase surse și este folosită de obicei de firmele care se dezvoltă rapid și care în același timp au nevoie de oameni cu idei noi, care sunt creativi și talentați.

Recrutarea externă are ca prim avantaj ideile noi care sunt aduse în organizație de angajații recenți. Aceștia nu se conformează ușor presiunilor care pot apărea în grupuri și care pot afecta morala angajatului și productivitatea muncii lui.

Ca dezavantaj, amintim faptul că atragerea, contactarea și evaluarea candidaților sunt dificile și necesită mult timp și costuri ridicate. În plus, noii angajați au nevoie de o perioadă de acomodare cu valorile, politicile, procedurile și colectivul organizației.

Trebuie ținut cont de faptul că aspectele psihosociale au un rol important: dacă există angajați care îi vor respinge pe noii veniți, aceștia din urmă se vor adapta mai greu și își vor pierde motivația și interesul față de locul de muncă.

Surse externe de recrutare sunt: liceele și școlile vocaționale, universitățile, competitorii și alte firme, referințele oferite de angajați, aplicanții direcți, internet.

Instituțiile de învățământ reprezintă o sursă importantă de recrutare a unor talente manageriale, tehnice, profesionale. Recrutarea din aceste surse nu este una simplă deoarece necesită timp pentru stabilirea unor relații cu școlile. Acestea trebuie să cunoască politica firmei pentru a putea recomanda cei mai potriviți candidați.

Pentru consolidarea relațiilor cu școlile, organizațiile pot oferi materiale publicitare, angajări pe durata vacanțelor, dar și menținând un contact permanent cu instituțiile de învățământ.

Persoanele care intră în contact cu firma, prin aplicarea pentru un post, direct sau prin poștă reprezintă o altă sursă de recrutare. Marile firme întocmesc fișiere ale acestor candidați și sunt folosite la nevoie pentru a selecta persoanele dorite, ceea ce înseamnă un efort minim de recrutare din partea firmei.

Referințele oferite de angajați sunt o sursă ce trebuie luată în considerare. De cele mai multe ori, firmele sunt cele care apelează la angajați pentru a primi recomandări, astfel implicându-i în procesul de recrutare. Cu toate acestea, această sursă trebuie folosită cu grijă, deoarece angajații au tendința să recomande persoane apropiate lor (rude, prieteni) și uneori acestea nu sunt cele mai potrivite.

O altă sursă externă de recrutare o reprezintă internetul. În zilele noastre, majoritatea companiilor apelează la această sursă din mai multe motive:

Costuri scăzute în raport cu alte surse de recrutare;

Rapiditatea – de cele mai multe ori candidații sunt identificați în aceeași zi în care s-a făcut anunțul;

Schimbul de informații suplimenta și relevant atât despre organizație, cât și despre candidat, în timp real.

Totusi, această sursă externă de recrutare prezintă și unele dezavantaje:

Prezența unor aplicanți pentru alte posturi decât cele disponibile;

Un număr mare de CV-uri care presupune mult timp de analiză;

Violarea confidențialității în cazul în care nu există sisteme de protecție.

Căile de recrutare oferite de internet organizațiilor sunt:

Site-uri specializate în recrutare;

Crearea de către firme a propriei pagini de internet care să aibă secțiuni dedicate posturilor vacante, care să ofere candidaților posibilitatea să-și creeze și să trimită propriul CV;

Participarea la forumuri de discuții online despre carieră.

În ultimii ani, organizațiile au apelat din ce în ce mai mult la această sursă de recrutare, ceea ce a dus la apariția foarte multor site-uri specializate pe recrutare. Majoritatea profesioniștilor în resurse umane preferă să primească CV-urile și să utilizeze o serie de teste prin internet.

I.2. Selecția personalului

Selecția reprezintă procesul prin care candidații recrutați sunt triați, astfel încât la finalul acestei etape să rămână doar cei mai potriviți candidați pentru un anumit post, conform unor criterii bine stabilite.

Pregătirea, aptitudinile și capacitatea de muncă ale candidaților sunt elementele care influențează procesul de selecție. Întotdeauna o organizație dorește să angajeze indivizi ale căror nevoi sunt adecvate nevoilor companiei.

Selecția este etapa finală a luării deciziei în procesul de recrutare și trebuie să aibă două caracteristici esențiale:

Să identifice acea persoană potrivită postului vacant și care să realizeze performanțele cerute de organizație;

Să fie eficientă, adică resursele utilizate pentru proiectarea și desfășurarea procesului de selecție să fie justificate de calitatea noilor angajați.

Responsabilitatea selecției revine compartimentului de resurse umane, împreună cu specialiștii departamentelor care au posturi libere. Resursele umane au în special îndatorirea de a verifica dosarele candidaților, primirea acestora la sediul firmei, realizarea preselecției, organizarea interviurilor, coordonarea procedurilor de selecție până în etapa finală.

I.2.1. Factorii care influențează selecția

Procesul de selecție este influențat de următorii factori: legislația, viteza de decizie, lotul candidaților, tipul de organizație și perioada de probă.

Legislația – atât conducerea, cât și compartimentul de resurse umane trebuie să cunoască foarte bine legile care stabilesc regulile de selecție și de angajare. Organizațiile trebuie să fie foarte atente să nu existe discriminări de gen, etnice etc. pentru a nu pierde bani și timp. Dacă nu respectă legislația, acestea riscă procese foarte costisitoare, care necesită mult timp și energie, și care în final pot afecta imaginea companiei.

Viteza de decizie – acest lucru influențează ce candidați sunt angajați în final. Cu cât perioada de selecție și de decizie este mai mare, cu atât crește riscul ca cei mai buni candidați să se orienteze către alte companii.

Lotul candidaților – procesul de selecție este influențat și de numărul candidaților interesați de un post. Dacă numărul acestora este mare, organizația poate alege cei mai buni candidați. Dacă, dimpotrivă, numărul persoanelor interesate este scăzut, atunci resursele umane trebuie să îi identifice pe cei mai potriviți, ținând cont de situație.

Tipul organizației – în funcție de tipul de organizație în care candidații urmează să fie angajați este determinat procesul de selecție. Organizația poate fi publică, privată sau non profit, iar selecția se va face diferit.

Perioada de probă – în general, companiile apelează la perioada de probă, care este între 3 și 6 luni, pentru a verifica abilitățile angajatului. Perioada de probă poate influența procesul de selecție prin substituirea unor faze ale selecției.

I.2.2. Descrierea procesului de selecție

Selecția se poate realiza prin mai multe metode și tehnici. Astfel, poate fi selecție empirică – se bazează pe recomandări, modul de prezentare la interviu, impresii – și selecție științifică – se realizează pe baza unor criterii stricte, a unor teste, probe practice.

Indiferent de metodele sau tehnicile alese, acestea trebuie să îndeplinească unele condiții:

Eficiența, ca raportare a costurilor de selecție la rezultatele obținutecu ajutorul metodei respective;

Practicabilitatea, adică metoda să fie usor de aplicat și acceptată de ambele părți (candidat și organizație);

Generalitatea, posibilitatea aplicării pentru mai multe tipuri de posturi;

Legalitatea, adică eliminarea discriminărilor.

În general, procesul de selecție parcurge anumite etape, acestea identificându-se cu o anumită metodă de selecție.

1. Prima etapă, interviul preliminar, are ca scop eliminarea celor care nu îndeplinesc cerințele postului. În această etapă candidatului i se pun întrebări scurte și la obiect, astfel se elimină candidații nepotriviți și, în același timp, se descoperă aptitudini potrivite altor posturi din cadrul companiei.

Se pot folosi mai multe tipuri de interviuri preliminare: interviul telefonic, interviul față în față, interviul online.

Interviul telefonic păstrează costurile la un nivel minim, dar angajatorul pierde prin lipsa contactului direct manifestările nonverbale ale intervievatului. În schimb, la interviul față în față, aceste elemente sunt prezente. În plus, se observă aptitudinile de relaționare interpersonală. Însă acesta din urmă presupune costuri mai mari. În ultimii ani s-a introdus interviul online, care constă în chestionare pe care le completează candidații și care mai apoi sunt analizate de un program ce afișează rezultatele.

2. Analiza curricum-ului vitae se realizează ținând cont de cerințele fișei postului pentru a determina adecvările dintre solicitările organizației și calificările candidatului. În această fază, procesul de selecție poate fi îngreunat deoarece unii candidați vor să se pună într-o lumină favorabilă, dar care poate fi nu neapărat realistă.

3. Testele de selecție sunt mijloace prin care sunt aleși candidații potriviți pentru postul respectiv. Prin intermediul lor, angajatorul obține informații la care nu poate ajunge prin interviul preliminar sau prin analiza cv-ului. Pentru crearea acestor teste pentru fiecare post în parte este necesară cunoașterea fișei fiecărui post.

Există mai multe tipuri de teste de selecție:

Testele de aptitudini cognitive – acestea determină capacitatea de gândire, memoria, vocabularul. Acestea se folosesc pentru evidențierea candidaților cu o bază temeinică de cunoștințe.

Testele de abilități psihomotorii – cu ajutorul cărora se măsoară forța, coordonarea și dexteritatea.

Testele privind profesia – măsoară gradul de cunoaștere de către candidat a îndatoririlor pe care le presupune postul respectiv.

Testele de simulare – solicită candidaților să îndeplinească o sarcină reprezentativă pentru postul respectiv. Aceste teste se bucură de avantajul că rezultatele sunt reale, nu pot fi falsificate, astfel ajută la configurarea unor predicții bune. Candidații își evidențiază cunoștințele, abilitățile, experiența profesională.

Testele vocaționale – indică dacă un individ este interesat și poate fi satisfăcut de postul respectiv.

Testele de personalitate – se folosesc pentru a descoperi candidații puternic motivați, flexibili și capabili să lucreze în echipă.

4. Interviul constă într-o conversație structurată, cu ajutorul căreia angajatorul și angajatul schimbă informații. Interviurile sunt metoda de bază utilizată de companii pentru a evalua candidații. Această etapă este semnificativă deoarece solicitanții ajunși aici au supraviețuit celorlalte etape preliminare. În cadrul interviului se verifică predilecțiile făcute înainte.

Planificarea interviului este o activitate foarte importantă în procesul de selecție a candidaților. Următoarele aspecte trebuie avute în vedere:

Calendarul interviului;

Locația – trebuie să fie plăcută și lipsită de elemente care bruiază discuția;

Intervievatorul trebuie să aibă o atitudine deschisă, o personalitate plăcută, să fie comunicativ;

Stabilirea unui profil bazat pe fișa postului.

Subiectele generale care se ating în timpul unui interviu sunt: experiența profesională a candidatului, realizările academice, aptitudinile de relaționare interpersonală, calitățile personale, obiectivele candidaților.

Interviurile sunt de mai multe tipuri:

Interviul nestructurat – nu are un format predefinit. Acest lucru îi permite intervievatorului să își îndrepte întrebările în direcții diferite.

Interviul structurat – acest interviu are o bază definită anterior. Acest tip de interviu este mai fiabil și minimizează subiectivismul intervievatorului. Interviul structurat conține cinci tipuri de întrebări: contextuale, cu caracter profesional, de simulare, legate de experiența profesională.

Există mai multe metode de intervievare:

Interviul unul la unul presupune întâlnirea unui candidat cu un intervievator. Acest tip de interviu este folosit cel mai frecvent.

Interviul de grup – mai mulți candidați interacționează între ei, dar și cu angajatorii.

Interviul sub presiune – presiunea este creată deliberat prin adresarea de întrebări incomode și alerte pentru a observa reacția candidatului la stres.

5.Verificarea referințelor și a experienței profesionale – prin această etapă se obține un plus de informații despre candidat. În același timp, este verificată acuratețea informațiilor oferite.

În această etapă se verifică și următoarele aspecte:

Locul de muncă anterior;

Pregătirea școlară;

Cazierul;

Experiența profesională.

6. Luarea deciziei în procesul de selecție – decizia de angajare va fi luată după colectarea și evaluarea tuturor informațiilor despre finaliștii procesului de selecție. Compartimentul de resurse umane va fi implicat în toate etapele descrise mai sus, dar decizia va fi luată de conducere după analizarea rezultatelor selecției.

Rezultatele procesului de selecție trebuie communicate tuturor candidaților, indiferent dacă sunt angajți sau nu. Rezultatele nefavorabile trebuie transmise într-o formă elegantă, astfel putând apela la acei candidați cu alte ocazii. Mijloacele de informare diferă: prin contact personal, prin telefon sau e-mail.

Întotdeauna organizațiile trebuie să deruleze un proces de recrutare și selecție obiectiv, bine structurat, având criterii clare.

II. Recrutarea și selecția resurselor umane în Clinica de Nutriție Healthy Life. Perfecționarea sistemului de recrutare și selecție

II.1. Prezentarea firmei și obiectul de activitate

Healthy Life este o firmă înființată relativ recent, în luna mai a anului 2008. Bazele firmei au fost puse de doi medici diabetologi, împreună cu un finanțator german.

Healthy Life este cea mai mare clinică de nutriție din România, în momentul de față având deschise în București patru clinici. Pe viitor, se urmărește extinderea în întreaga țară, pe lista orașelor-țintă fiind Constanța, Cluj-Napoca, Timișoara, Brașov.

Obiectul principal de activitate a clinicii este nutriția. Healthy Life se ocupă în special de cazuri de obezitate, dar oferă consultații și pacienților care doresc să se îngrașe sau să învețe să mănânce sănătos.

În prezent, clinica are în cele patru sedii 30 de medici cu următoarele specializări:

Diabet și boli metabolice;

Endocrinologie;

Medicină de familie;

Geriatrie;

Nutriție pentru copii;

Nutriție pentru gravide;

Nutriție terapeutică;

Stil de viață sănătos.

Firma s-a axat foarte mult pe dezvoltarea clinicilor și pe angajarea personalului medical, partea administrativă fiind adusă în prim-plan în ultimul an.

Compania este structurată pe două compartimente mari:

Clinicile

Medici;

Recepționiste.

Biroul administrativ

Secretariat;

Departamentul de Recepție, Resurse Umane si Call Center;

Departamentul de Marketing;

Departamentul de PR;

Departamentul ADA.

II.2. Structura organizației. Organigrama.

Structura organizatorică a unei companii reprezintă elementul esențial al sistemului de conducere, determinând într-o proporție însemnată funcționalitatea acesteia, modul de organizare al resurselor umane, materiale și financiare, nivelul cheltuielilor și profitului.

Aprecierea structurii organizatorice a firmei reprezintă un proces de cunoaștere, înțelegere și explicare a situației existente prin analiză detaliată a factorilor care influențează starea ei: strategia de dezvoltare, dimensiunea, mutațiile ce au loc în mediul exterior, cadrul juridic, statutul firmei etc.

În cadrul Healthy Life există o structură funcțională de conducere, adică la nivel superior – Președinte Director General, Director Executiv și Manager General Medical – și supervizori ai departamentelor organizatorice care iau decizii asigurând buna desfășurare a activității.

Structura organizațională a firmei

II.3. Recrutarea și selecția personalului

II.3.1. Recrutarea de personal

În cadrul firmei Healthy Life, recrutarea se face atât din mediul intern, cât și din cel extern. În continuare sunt detaliate sursele și metodele folosite pentru recrutarea și selecția personalului.

Mediul intern

Angajații prezenți

Această sursă este în mod normal prima opțiune dintre sursele interne de recrutare, iar Healthy Life o folosește întotdeauna. Departamentul de Resurse Umane apelează la angajații prezenți în momentul în care se eliberează o poziție mai înaltă decât cea pe care o ocupă angajatul respectiv.

Angajații sunt anunțați printr-un e-mail dat pe rețeaua internă de disponibilitatea unui post într-un departament. Cei interesați trebuie să își anunțe candidatura printr-un e-mail către departamentul Resurse Umane.

La procesul de selecție participă Directorul General, Directorul Executiv, Managerul Medical General și Managerul Resurselor Umane. Tuturor angajaților care au aplicat pentru postul respectiv li se face o analiză a activității pe care au avut-o în firmă, a evoluției și a performanțelor obținute. Cei patru decid care angajat este cel mai potrivit pentru postul respectiv și anunță decizia.

Healthy Life preferă această metodă pentru posturile mai înalte deoarece dorește ca fiecare angajat să evolueze în cadrul firmei și să îl formeze încă de la început pe valorile firmei.

Metoda recrutării din rândul angajaților prezenți nu este însă folosită pentru posturile de debut.

Recomandările angajaților

Aceasta este o sursă foarte bună de recrutare internă. Angajații pot recomanda prieteni, rude pentru posturile vacante și, în același timp, își consolidează relațiile cu apropiații, oferindu-le o șansă să aplice pentru un post în firma în care lucreză ei.

În cadrul Healthy Life, această modalitate de recrutare se aplică doar pentru posturile de execuție și niciodată pentru cele de conducere. Departamentul de Resurse Umane apelează la recomandările angajaților firmei înainte de a începe recrutarea din alte surse. Angajații sunt anunțați printr-un e-mail de posturile libere și sunt rugați să trimită departamentului de Resurse Umane CV-urile prietenilor sau ale rudelor, dacă aceștia sunt interesați.

Aplicanții anteriori

Deși nu sunt cu adevarat o sursă internă de recrutare, persoanele care au aplicat anterior pentru un post în cadrul firmei pot fi contactați printr-un e-mail sau telefonic. Această metodă este simplă și necostisitoare și este posibilă datorită unei baze de date bine pusă la punct, care există în cadrul firmei Healthy Life. Această bază de date conține detalii despre fiecare aplicant: nume, prenume, date de contact, detalii din curriculum vitae, postul pentru care a aplicat anterior, data aplicării și detalii despre interviu, dacă a avut unul loc.

Mediul extern

Healthy Life este o firmă mică, dar care dorește să se dezvolte cât mai mult. În prezent, numărul angajaților este de 62 de persoane. Fiind o companie mică, în momentul recrutării externe trebuie să țină cont de constrângerile financiare și să își aleagă cu grijă sursele.

Site-uri web

Site-urile web specializate pe recrutare de personal sunt cele mai folosite surse în cadrul Healthy Life. Firma a încheiat un contract cu site-ul Ejobs, în urma căruia poate publica anunțuri pentru posturile libere pe acest site. În plus, periodic, Ejobs trimite firmei un e-mail cu recomandări pentru candidați care se potrivesc descrierii postului.

Aplicanți direcți

Aceasta sursă este cea mai des întâlnită și cel mai puțin costisitoare, atât pentru aplicant, cât și pentru firmă. Aplicanții direcți oferă firmei o bază de date pentru momentul în care va exista un post vacant. Healthy Life culege datele aplicanților direcți și le stochează pentru viitor.

II.3.2. Selecția personalului

Filtrarea inițială

Aceasta este o etapă foarte importantă în firma Healthy Life deoarece asigură angajatorul de faptul că la interviul față în față se vor prezenta doar cei mai buni candidați. Dacă filtrarea este facută corect, se vor economisi timp și energie atât pentru angajator, cât și pentru potențialul angajat.

Filtrarea inițială are loc pentru candidații din afara firmei, fie că aceștia sunt din recomandările angajaților, fie că sunt de pe site-uri spcializate sau aplicanți direcți.

Filtrarea inițială constă într-un chestionar online pe care orice candidat trebuie să îl completeze înainte de a putea fi chemat la un interviu. În continuare voi prezenta pe scurt și celelalte etape ale procesului de selecție, urmând să revin asupra acestui punct pentru a întelege mai bine sistemul pe care îl folosește Healthy Life pentru a alege cei mai buni candidați.

Testul de competențe

Healthy Life folosește testul de competențe pentru posturile de debut, ca asistent manager receptie, asistent manager call center, asistent manager administrativ, asistent manager marketing, asistent manager PR, șofer, asistentă medicală. În cazul medicilor, aceștia sunt chemați direct la un interviu cu managerul medical general.

Interviul cu departamentul de Resurse Umane

Acest interviu este susținut de candidații care au trecut testul de competențe. Se discută pe baza CV-ului candidatului și se urmărește dacă potențialul angajat se potrivește cu valorile organizației, dacă are abilități de comunicare, ce personalitate are, ce așteptări are de la firmă și colectiv. I se prezintă detalii despre post, program, beneficii.

Interviul cu managerul departamentului respectiv

Dacă managerul RU își dă acordul pentru un candidat, acesta este chemat la un nou interviu cu viitorul său manager. Acesta urmărește dacă este un candidat potrivit pentru postul pe care îl are liber în departamentul său. Acest lucru se stabilește conform fișei de trăsături pe care fiecare manager o întocmește pentru posturile pe care le coordonează.

Oferta și negocierea

La acest punct, deja candidatul a trecut de etapele selecției și i se înaintează oferta salarială. Dacă totul este în regulă, se continuă cu ultima etapă.

Semnarea contractului

Această etapă încheie procesul de recrutare și selecție pentru candidatul respectiv. În cadrul Healthy Life, contractul se semnează pe perioadă nedeterminată, dar cu perioadă de probă de 3 luni.

II.4. Perfecționarea sistemului de recrutare și selecție

Așa cum spuneam în paginile anterioare, filtrarea inițială este foarte importantă pentru Healthy Life deoarece selectează doar cei mai potriviți candidați care vor trece și prin celelalte etape. Pentru această etapă a procesului de recrutare și selecție, Healthy Life a dezvoltat pentru fiecare post de debut un chestionar online. Acesta este obligatoriu, fără completarea lui nefiind posibile următoarele etape. Candidatul trebuie să caute anunțul postat de firmă pe site-ul Ejobs și să acceseze de acolo chestionarul.

În continuare vom analiza chestionarul creat pentru postul de recepționistă în cadrul Healthy Life. Acest chestionar, în formă inițială, a fost postat pe internet pe o perioadă de 4 luni, după care a fost supus analizei departamentului de Resurse Umane. Această analiză a avut ca scop modificarea chestionarului deoarece în perioada dată nu a generat suficienți candidați care să îl fi completat corect.

La finalul celor 4 luni s-au descărcat pentru analiză 3431 de chestionare completate de către candidați. Mai departe vom observa procentele în care candidații au răspuns corect fiecărei întrebări și modificările aduse chestionarului.

La prima și la a doua întrebare a chestionarului, data completării chestionarului și datele de contact ale candidatului (nume, prenume, oras, adresa de e-mail, număr de telefon), candidații au răspuns în proporție de 100%.

La a treia întrebare a chestionarului,

Sexul:

Masculin

Feminin, varianta corectă este b. Procentele au fost următoarele:

Figura 1

Ce vârstă ai?

Sub 20 ani;

20-25 ani:

26-30 ani;

31-40 ani;

Peste 40 ani. Răspunsurile urmărite sunt b și c, împreună având un procent de 81,13%.

Figura 2

Întrebarea 5 este întrebare deschisă: În ce oraș locuiești acum?, răspunsul căutat fiind București. Procentul a fost de 62,72%.

Care este nivelul de experință în muncă la care te încadrezi?

Sub 1 an;

1-3 ani;

4-6 ani;

Peste 7 ani.

Variantele b, c și d sunt cele corecte, iar procentul în care au fost alese este de 59,85%.

Figura 3

La această întrebare, departamentul de Resurse Umane a observat o scădere mare a ratei de răspuns corect. Din 2152 candidați rămași la întrebarea anterioară, s-a ajuns la 1288 candidați după filtrul pus acestei întrebări. Cu o diferență de aproape 1000 candidați, s-a hotărât ca această întrebare să nu mai fie filtrată. Deși experiența anterioară a candidatului este importantă, s-a considerat că pentru postul de recepționistă acest criteriu nu este suficient de puternic încât să mai fie luat în calcul.

Întrebarea numărul 7, câte joburi ai avut în ultimii 2 ani?

0;

1;

2;

3;

> 3, are ca variante corecte b și c.

Procentul de răspuns corect este de 89,05%.

Figura 4

Întrebarea 8 se referă la salariul dorit de candidat. Este o întrebare deschisă, iar răspunsurile corecte sunt cele care conțin sume mai mici sau egale cu 1500 lei. Din 1147 candidați rămași după filtrul de la întrebarea 7, au rămas 823 candidați, adică 71,75%. Deși este o diferență de aproape 20 procente, această întrebare nu suferă nicio modificare a filtrelor aplicate. Grila de salarizare pentru postul de rcepționistă este prestabilită, astfel încât nu pot fi selectați candidați care doresc salarii de pornire mai mari decât mediul salariului oferit.

Următoarea întrebare este:

Dacă tu ai fi o potențială pacientă a clinicii Healthy Life și ai dori să slăbești, la câte kilograme ai vrea să renunți?

< 2 kg;

2-3 kg;

5-10 kg;

> 10 kg.

Variantele corecte sunt a și b. Procentul rămas după acest filtru este de 29,40%, adică 242 persoane, față de 823 anterior. Este o diferență foarte mare, observată de cei de la Resurse Umane, dar la acest criteriu nu se poate renunța pentru postul de recepționistă. În timp ce pentru celelalte posturi, din cadrul biroului administrativ, nu contează atât de mult înfățișarea, pentru Front Desk este foarte importantă. În cadrul clinicilor Healthy Life se pune mare accent pe motivarea pacienților, pentru ca aceștia să aibă rezultate. Recepționistele și medicii, prin înfățișarea lor, joacă un rol important deoarece pacienții întotdeauna își stabilesc o țintă, fiindu-le mai ușor să aibă un exemplu concret.

Figura 5

Întrebarea 10: Cât de bine știi limba engleză (citit, scris și vorbit)?

Nu prea;

Așa și așa;

Mă descurc;

Bine;

Ca un englez, are ca variante corecte c, d și e.

Procentul este de 89,25%.

Figura 6

Următoarea întrebare este: Care dintre următoarele activități ți se pare cea mai dificilă? Alege maxim două variante.

Să stai de vorbă 8 ore cu necunoscuții;

Să lucrezi 8 ore singur la calculator;

Să supraveghezi camerele video dintr-o clădire timp de 8 ore;

Să organizezi dosarele unei arhive timp de 8 ore;

Să fii persoana care primește invitații la o petrecere de 100 persoane.

Această întrebare urmărește să selecteze candidații sociabili, care se pot adapta repede cu persoanele necunoscute. Răspunsurile pe care trebuie să le aleagă candidații sunt b, c sau d.

Procentul în care au fost alese este de 93,98%.

Figura 7

Întrebarea 12 este legată ca scop de întrebarea anterioară:

Ce părere ai despre oamenii care zâmbesc tot timpul?

Majoritatea sunt niște prefăcuți;

Nu mi se pare natural ca o persoană să zâmbească aproape tot timpul;

Cred că aceștia sunt oamenii care creeză buna dispoziție;

Consider că este necesar să zâmbești doar atunci când situația o cere;

Nu pot să-mi dau cu părerea pentru că sunt unul dintre ei.

Candidații trebuia să aleagă fie varianta c, fie varianta e. Procentul a fost unul bun, de 85,22%.

Figura 8

Deoarece postul de recepționistă presupune să intri în contact tot timpul programului cu oameni noi și, automat, cu situații neașteptate, următoarea întrebare vizează spiritul de inițiativă al candidatului:

Care dintre următoarele definiții despre inițiativă îți place cel mai mult?

Inițiativă înseamnă să fac repede ce mi s-a spus;

Inițiativă înseamnă să pun în practică propriile idei cât mai repede;

Inițiativă înseamnă să fac mai mult decât mi se cere pentru a aduce cele mai bune rezultate;

Inițiativă înseamnă să vin cu idei la întâlnirea mea cu șeful;

Inițiativă înseamnă să fac tot ce șine de mine pentru a avea rezultate bun în munca mea, fără a-mi deranja superiorii.

Răspunsurile corecte sunt c și e, un procent de 90,17%.

Figura 9

Întrebarea 14 este legată de una dintre responsabilitățile postului de recepționistă, încasarea banilor:

Una dintre responsabilitățile tale va fi să încasezi bani și să te asiguri că aceste sume sunt în concordanță cu registrul de casă. Cât de sigură ești că te vei descurca?

Destul de sigură, deși cred că voi avea nevoie de ajutor la început;

Sigură, mă descurc bine cu banii;

Foarte sigură, am mai făcut asta;

Nu foarte sigură. Nu am mai făcut încasări până acum.

Variantele ce trebuie alese sunt a, b sau c. Măsura în care au fost alese aceste variante este de 66,66%. Departamentul de Resurse Umane a considerat acest procent relativ mic, dar criteriul aplicat acestei întrebări, adică posibilul angajat să știe să lucreze cu banii și contabilitate pimară, este important și nu se poate renunța la el dacă doresc să selecteze cei mai buni candidați.

Figura 10

Câte cărți ai citit în ultimele 6 luni?

Niciuna;

1;

2;

3;

Mai mult de 3.

Inițial, erau selectați doar candidații care răspundeau varianta d sau e. Procentul de răspuns corect a fost unul îngrijorător, de doar 45,19%, adică 47 de candidați față de 104, câți au rămas după întrebarea 14.

Resursele Umane ale Healthy Life au discutat această problemă și au hotărât să renunțe la aceste criterii. Astfel, au adăugat la cele două variante corecte deja luate în calcul și varianta c, 2 cărți citite.

Figura 11

Întrebarea 16 vine ca o completare a celei anterioare și este o întrebare deschisă:

Spune-ne, te rugăm, titlurile celor mai bune 3 cărți citite de tine în ultimele 6 luni și de ce le-ai recomanda (maxim două popoziții pentru fiecare carte).

Criteriile de eliminare a candidaților pentru această întrebare sunt în primul rând legate de domeniul cărților citite. Healthy Life nu lua în considerare cărțile care nu erau de specialitate, deoarece considera că cei mai buni candidați sunt cei care vor să se dezvolte continuu, cărora le place să învețe tot timpul. În urma analizei, s-a constatat că puțini candidați citeau numai cărți de specialitate. Procentul a fost de 51,06%, adică 24 candidați din 47, câți erau la întrebarea anterioară.

Pentru a remedia această problemă, s-a decis ca una din cărțile enumerate să fie de specialitate, restul putând fi beletristică sau altceva.

Ultimele două întrebări ale chestionarului online sunt deschise, iar criteriile principale de evaluare sunt exprimarea și scrierea corecta, coerența, limbajul folosit, cunoașterea regulilor de redactare a unui e-mail.

Întrebarea 17 constă în scrierea unui e-mail către un pacient pe care să îl anunțe că programarea pe care o are a doua zi se anulează din cauza greșelii pe care a făcut-o colega de la departamentul de call center. La această întrebare se urmărește, pe lângă criteriile enumerate mai sus, dacă se dă vina pe colegă. În acest caz, candidatul este eliminat.

Procentul de răspuns corect la această întrebare este de 75%.

Ultima întrebare este de tipul celei anterioare, sarcina fiind de a scrie un e-mail către un potențial client, prin care solicită amânarea întâlnirii stabilite între managerul clinicii și client. Criteriile sunt asemănătoare, sunt eliminați candidații care dau vina pe manager.

Procentul a fost unul foarte bun, răspunzând corect 88,88% dintre candidații selectați.

Prin această analiză, departamentul de Resurse Umane a înțeles că acest chestionar online are unele criterii de selecție prea stricte, iar candidați care pot fi potriviți pentru postul de recepționistă se pierd prin filtre și nu sunt niciodată chemați la interviu. Bineînțeles, este valabilă și cealaltă direcție, când trec de filtre candidați care sunt opusul a ceea ce caută cei de la Resurse Umane. Procentul acestora este totuși mic, de aproximativ 12%.

După cum am văzut mai sus, au fost câteva întrebări care necesitau modificări ale criteriilor de selecție. După o lună după ce s-a renunțat la aceste criterii, departamentul de Resurse Umane a analizat din nou chestionarul, de data aceasta doar întrebările respective. S-a observat o creștere a numărului candidaților trecuți de filtre, astfel:

Întrebarea legată de experiența candidatului în muncă, nemaifiind filtrată, a generat un procent de 100% de răspuns, față de cel anterior, care era de 59,85%.

Întrebarea despre câte cărți a citit candidatul în ultimele 6 luni a adus o creștere a procentului de răspuns corect, acesta fiind de 68, 90% de la 45,19%, cât era înainte de modificare.

Întrebarea în care candidatul detaliază cele două cărți citite în ultimele 6 luni a înregistrat și aceasta o creștere, de la 51,06% la 62%.

Așadar, este foarte important pentru o firmă să aibă un sistem de recrutare și selecție foarte bine pus la punct, care să aducă în cadrul firmei numai oamenii pe care aceasta și-i dorește cu adevărat. Perfecționarea acestui sistem de recrutare și selecție necesită timp și răbdare, dar și conștientizarea faptului că nu poate fi perfect încă de la început. Pentru a se putea dezvolta, o firmă are nevoie de resurse umane, de aceea este necesar să se investească tot ce trebuie pentru perfecționarea sistemului de recrutare și selecție.

Concluzii

În orice organizație, elementul uman este cea mai importantă achiziție care poate fi făcută. Analiza de aproape a sistemului de recrutare și selecție și îmbunătățirea acestuia este cheia care diferențiază o companie de alta, elementul care aduce prosperitate firmei.

Esența procesului de recrutare este ”filosofia atragerii cât mai multor aplicanți posibil pentru un anumit post”. Valoarea acestei definiții este cea care a ghidat activitatea de recrutare în trecut. În zilele noastre, important este ca organizația să își alinieze obiectivele cu cele ale angajatului. Transformând acest lucru într-o prioritate, compania își protejează interesele și valorile. În cele din urmă, o persoană mulțumită este o persoană stabilă în cadrul firmei, astfel oferind organizației performanțe stabile, garantate.

Rezultatul final al procesului de recrutare este o masă de candidați, în esență. Următorul pas după recrutare este selecția candidaților calificați și competenți. Prin urmare, acest proces se concentrează pe diferențierea candidaților pentru a identifica – și angaja – acei indivizi ale căror abilități sunt în concordanță cu cerințele firmei.

În această lucrare, am analizat aceste două procese, recrutarea și selecția candidaților, care nu sunt procese opuse, ci se completează reciproc, având același scop comun – angajarea celui mai potrivit candidat pentru companie.

Prin intermediul lucrării, am dorit să evidențiez cât de complexă poate fi activitatea de recrutare și selecție a personalului, reprezentând unul dintre cele mai importante procese care au loc în cadrul unei firme.