Realizarea Unui Subsistem Informatic Pentru Desfacerea Stocurilor DE Marfuri – Aplicatie
CUPRINS
CAP. 1 APROVIZIONAREA TEHNICO-MATERIALA SI ACTIVITATEA DE DESFACERE-VANZARE A PRODUSELOR
1.1. Notiuni generale privind activitatea de aprovizionare si de desfacere
1.2.Gestiunea economica a stocurilor
1.2.1. Stocurile – definitie, rol, functii si natura ecomica
1.2.2. Tipologia stocurilor de materile
1.2.3. Modalitati de exprimare a stocurilor
1.2.4. Factorii care influenteaza nivelul de formare al stocurilor
1.2.5 Lipsa de stoc, suprastocarea si stocurile neeconomice
1.3. Activitatea de desfacere – vanzare a produselor
Elemente caracteristice vanzarilor de produse
Vanzarile complexe si functiile serviciilor
Indicatori de evaluare a programelor de desfacere a produselor
Activitatea de desfacere a produselor finite
CAP. 2 PREZENTAREA SOCIETATII COMERCIALE ‘DALIA’ S.R.L. SI A ACTIVITATII DE DESFACERE DIN CADRUL ACESTEIA
2.1 CARACTERISTICI GENERALE ALE SOCIETATII COMERCIALE ‘DALIA’ S.R.L.
PROFILUL UNITATII
OBIECTIVELE AGENTULUI ECONOMIC
RELATIILE DE COLABORARE CU ALTI AGENTI ECONOMICI
ORGANIGRAMA SOCIETATII COMERCIALE
2.2.PREZENTAREA ACTIVITATII DE DESFACERE DIN CADRUL SOCIETATII DALIA S.R.L.
SARCINILE SI ATRIBUTIILE COMPARTIMENTULUI DE DESFACERE
CAP. 3 ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT
3.1. CONCEPTUL DE SISTEM INFORMATIONAL
3.2. SUBSISTEMUL INFORMATIONAL AL SOCIETATII COMERCIALE DALIA S.R.L. PRIVIND DESFACEREA DE MARFA
3.2.1. IESIRILE SISTEMULUI
3.2.2. INTRARILE SISTEMULUI
3.3. APRECIERI REFERITOARE LA SUBSISTEMUL INFORMATIONAL ACTUAL
CAP. 4 PROIECTAREA SUBSISTEMULUI INFORMATIC DESFACEREA STOCURILOR DE MARFA
STRUCTURA DE BAZA A SUBSISTEMULUI PROPUS SI ARIA SA DE CUPRINDERE
PROIECTAREA IESIRILOR – DESCRIEREA RAPOARTELOR FINALE
PROIECTAREA INTRARILOR – DESCRIEREA DOCUMENTELOR DE INTRARE
4.4. DESCRIEREA BAZEI DE DATE RELATIONALE
4.5.PROIECTAREA STRUCTURII TABELELOR
BAZEI DE DATE
4.6.REALIZAREA SUBSISTEMULUI INFORMATIC PROPUS
4.6.1. FUNCTIILE SUBSISTEMULUI PROPUS
4.6.2. DESCRIEREA PROGRAMELOR
4.7.IMPLEMENTAREA SI EXPLOATAREA SUBSISTEMULUI INFORMATIC
4.7.1. ETAPA DE IMPLEMENTARE
4.7.2.ETAPA DE EXPLOATARE
CAPITOLUL 5
EFICIENȚA ECONOMICĂ A SISTEMULUI INFORMATIC
5.1.TEORII, CONCEPTE ȘI METODE EXISTENTE
5.2.OBIECTIVELE EVALUĂRII SISTEMULUI INFORMATIC
5.3 FORMELE EFICIENTEI ECONOMICE A SISTEMULUI INFORMATIC
5.4.INDICATORII EFICIENTEI ECONOMICE A SISTEMULUI INFORMATIC
Pagini 71
=== l ===
CUPRINS
CAP. 1 APROVIZIONAREA TEHNICO-MATERIALA SI ACTIVITATEA DE DESFACERE-VANZARE A PRODUSELOR
1.1. Notiuni generale privind activitatea de aprovizionare si de desfacere
1.2.Gestiunea economica a stocurilor
1.2.1. Stocurile – definitie, rol, functii si natura ecomica
1.2.2. Tipologia stocurilor de materile
1.2.3. Modalitati de exprimare a stocurilor
1.2.4. Factorii care influenteaza nivelul de formare al stocurilor
1.2.5 Lipsa de stoc, suprastocarea si stocurile neeconomice
1.3. Activitatea de desfacere – vanzare a produselor
Elemente caracteristice vanzarilor de produse
Vanzarile complexe si functiile serviciilor
Indicatori de evaluare a programelor de desfacere a produselor
Activitatea de desfacere a produselor finite
CAP. 2 PREZENTAREA SOCIETATII COMERCIALE ‘DALIA’ S.R.L. SI A ACTIVITATII DE DESFACERE DIN CADRUL ACESTEIA
2.1 CARACTERISTICI GENERALE ALE SOCIETATII COMERCIALE ‘DALIA’ S.R.L.
PROFILUL UNITATII
OBIECTIVELE AGENTULUI ECONOMIC
RELATIILE DE COLABORARE CU ALTI AGENTI ECONOMICI
ORGANIGRAMA SOCIETATII COMERCIALE
2.2.PREZENTAREA ACTIVITATII DE DESFACERE DIN CADRUL SOCIETATII DALIA S.R.L.
SARCINILE SI ATRIBUTIILE COMPARTIMENTULUI DE DESFACERE
CAP. 3 ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT
3.1. CONCEPTUL DE SISTEM INFORMATIONAL
3.2. SUBSISTEMUL INFORMATIONAL AL SOCIETATII COMERCIALE DALIA S.R.L. PRIVIND DESFACEREA DE MARFA
3.2.1. IESIRILE SISTEMULUI
3.2.2. INTRARILE SISTEMULUI
3.3. APRECIERI REFERITOARE LA SUBSISTEMUL INFORMATIONAL ACTUAL
CAP. 4 PROIECTAREA SUBSISTEMULUI INFORMATIC DESFACEREA STOCURILOR DE MARFA
4.1. STRUCTURA DE BAZA A SUBSISTEMULUI PROPUS SI ARIA SA DE CUPRINDERE
4.4. DESCRIEREA BAZEI DE DATE RELATIONALE
4.5. DESCRIEREA BAZEI DE DATE RELATIONALE
INTRODUCERE
Obtinerea de catre agentii economici a unei eficiente economice sporite, este conditionata de existenta unei conduceri bazate pe o buna cunoastere a legilor economice, pe cunostarea exacta a cererii si ofertei pe piata interna si externa. Acest lucru impune promovarea in munca de conducere a unor metode, tehnici si mijloace moderne de informare, analiza si decizie.
In cadrul unei societati comerciale, un rol important il are activitatea de aprovizionare, care asigura resursele materiale necesare (respectiv materii prime, materiale, combustibili, energie, utilaje) desfasurarii activitatii.
Obiectivul activitatii de aprovizionare il reprezinta asigurarea completa si complexa a unitatii economice cu materiile prime si materialele necesare, la termenele solicitate si cu costuri cat mai mici.
In vederea realizarii acestui obiectiv se realizeaza o serie de activitati specifice, cum ar fi:
determinarea volumului de materii prime si materiale necesare desfasurarii activitatii societatii;
prospectarea pietei interne si externe in vederea selectarii furnizorilor a caror oferta prezinta cele mai avantajoase conditii economice si asigura certitudine in livrarile viitoare pe termen scurt sau lung;
elaborarea strategiilor de achizitionare a resurselor in raport cu piata interna;
negocierea si concretizarea relatiilor cu furnizorii selectati;
stabilirea spatiilor de depozitare, alegerea sistemelor eficiente de deozitare.
Proiectarea unui subsistem informatic simplu si operativ, pentru activitatea de gestiune a stocurilor de marfuri, este necesara pentru a vehicula volumul mare de informatii intr-un timp scurt, pentru evidentierea clara a starii reale a procesului de aprovizionare si a situatiei marfurilor in orice moment.
CAPITOLUL 1
APROVIZIONAREA TEHNICO-MATERIALA SI ACTIVITATEA DE DESFACERE-VANZARE A PRODUSELOR
1.1. NOTIUNI GENERALE PRIVIND ACTIVITATEA DE APROVIZIONARE SI DE DESFACERE
Managementul aprovizionarii reprezinta activitatea prin care se asigura elementele necesare productiei, in volumul si structura care sa permita realizarea obiectivelor generale ale intreprinderii, in conditiile unor costuri minime si ale unui profit cat mai mare. In acelasi cadru se include si activitatea de cooperare dintre intreprinderi pentru realizarea unor produse, ca o consecinta directa a gradului de dezvoltare si specializare in productie, de diversificare a relatiilor economice dintre acestea.
Managementul desfacerii produselor reprezinta activitatea prin care se asigura vanzarea rezultatelor productiei. Aceasta impica stabilirea cailor, formelor si modalitatilor prin care urmeaza a fi vandute produsele, si a pietelor care pot constitui sfera de desfacere. Prin desfacerea produselor se incheie practic circuitul economic al intreprinderii.
Managementul aprovizionarii si respectiv al desfacerii sunt concepte unitare complexe, carora le este proprie o structura extinsa de activitati componente, care au in vedere, ca elemente de ansamblu, probleme de conducere-coordonare, de organizare, antrenare, de urmarire-control, analiza si evaluare.
Aprovizionarea materiala se integreaza in activitatea de ansamblu a unitatii economice asa cum se observa si din figura de mai jos.
––––––––––––––––––––––––
Piata de
desfacere
–––––––––––––––––––––-
Subsistemul
Desfacere-Vanzari
–––––––––––––––––––––-
Subsistemul
Aprovizionare
–––––––––––––––––––––-
In ceea ce priveste managementul aprovizionarii, acesta asigura echilibrul intre necesitatile (de resurse) si disponibilul de resurse materiale care poate fi asigurat de o unitate economica. Principalul obiectiv al activitatii de aprovizionare se concretizeaza in asigurarea unitatii economice cu resurse materile si tehnici corespunzatoare calitativ, la locul si termenele solicitate, cu un cost minim. Pentru realizarea acestui obiectiv, se desfasoara mai multe activitati specifice dintre care amintim:
identificarea si stabilirea volumului si structurii materiale si energetice necesare desfasurarii activitatii de ansamblu a unitatii economice si in primul rand a celei comerciale;
fundamentarea tehnico-economica a planului de aprovizionare materiala si energetica a unitatii;
dimensionarea pe criterii economice a stocurilor si a loturilor (a cantitatilor de comandat) de resurse materiale pentru comanda si aprovizionare;
prospectarea pietei interne si externe de resurse materiale si energetice in vederea localizarii surselor reale si potentiale de furnizare;
alegerea furnizorilor a caror oferta prezinta cele mai avantajoase conditii economice si asigura certitudine in livrarile viitoare pe termen scurt sau lung;
negocierea si concretizarea relatiilor cu furnizorii alesi;
urmarirea si controlul derularii contractelor de asigurare materiala, intocmirea fiselor de urmarire operativa a aprovizionarii pe furnizori si resurse;
asigurarea conditiilor normale de primire-receptie a partizilor de materiale sosite de la furnizori;
urmarirea si controlul utilizarii resurselor materiale si energetice pe destinatii de consum;
conceperea si aplicarea unui sistem informational simplu si operativ, asezat pe baze informatice, care sa permita: vehicularea volumului imens de informatii intr-un timp scurt, evidentierea starii reale a procesului de asigurare materiala, evidentierea corecta a materialelor.
Prin natura informatiilor, sistemul aprovizionare materiala poate contribui si la imbunatatirea performantelor tehnice si de calitate a produselor fabricate de intreprindere, aceasta prin identificarea de standarde noi de calitate care se impun pe piata, de materiale si echipamente tehnice noi.
Importanta subsistemului aprovizionare materila pentru activitatea intreprinderii decurge si din faptul ca, prin aceasta se asigura resurse materiale a caror pondere in costul total al productiei este semnificativa, respectiv de peste 50%. Ca urmare, orice actiune a subsistemului aprovizionare care determina reducerea costurilor materile este benefica.
Managementul desfacerii – componenta a functiunii comerciale a intreprinderii – are ca obiectiv principal vanzarea produselor din profilul propriu de fabricatie in conditii de eficienta. In acest scop se desfasoara mai multe activitati specifice, si anume:
elaborarea studiilor de marketing, in vederea cunoasterii cererii si a situatiei concurentei, a preturilor, a noilor produse care pot fi asimilate;
colectarea comenzilor emise de cienti, incheierea de contracte comerciale in stricta concordanta cu cererile clientilor;
elaborarea programelor de livrare-vanzare a produselor contractate pe sortimente corecte si pe caile de distributie-vanzare stabilite;
modernizarea si extinderea retelelor proprii de desfacere a produselor pe piata interna si externa;
organizarea unor retele proprii de service sau modernizarea si extinderea celor existente;
extinderea relatiilor de vanzare pe baza de comenzi, contracte prezinta o actiune care asigura certitudine in activitatea de desfacere pentru o anumita perioada;
informatizarea sistemelor de gestiune a stocurilor de desfacere, de urmarire a derularii livrarilor, de intocmire a documentiei de livrare;
1.2. GESTIUNEA ECONOMICA A STOCURILOR
1.2.1. STOCURILE – DEFINITIE, ROL, FUNCTII SI NATURA ECONOMICA
Stocurile sunt cantitati de resurse materiale care se acumuleaza in depozitele si magaziile unitatilor economice,
intr-un anumit volum si o anumita structura, pe o perioada de timp determinata, cu un anumit scop. Stocurile sunt de fapt rezultatul activitatii de aprovizionare si de desfacere, al activitatii comerciale, in general, care este dependenta de natura si caracteristicile materialelor si produselor, de conditiile si modalitatile de furnizare si asigurare-transport.
Agentii economici isi constituie stocuri de resurse materiale sau de produse pentru a asigura alimentarea continua a subunitatilor de consum sau servirea clientilor in vederea desfasurarii normale a activitatii si realizarii obiectivelor pe care si le-au propus.
Formarea stocurilor de materiale si produse asigura conditii optime pentru desfasurarea, dupa un sistem rational, a activitatii fiecarei unitati economice; fara stocuri nu se pot satisface cererile clientilor in stricta concordanta cu pretentiile pe care le emit, nu se pot desfasura o serii de operatii din sistemele aprovizionare si desfacere cu cheltuieli rezonabile.
Detinerea de stocuri necesita spatii special amenajate si dotate, cheltuieli de depozitare-pastrare, taxe de asigurare, dobanzi pentru credite s.a, amplificand efortul investitional aferent. La acesta situatie se adauga efectele negative ale uzurii morale a resurselor materiale sau produselor stocate. Sub acest aspect nu ar fi justificata formarea de stocuri, dar in procesul de furnizare, aprovizionare si utilizare a resurselor materiale, intervine influenta multor situatii care conditioneaza necesitatea formarii stocurilor si anume:
periodicitatea productiei la furnizori determina formarea de stocuri curente la utilizatori;
aparitia unor dereglari in livrarile de la furnizori determina formarea de stocuri de siguranta la consumatori sau in magazinele de desfacere;
intreruperea exploatarii sau a transportului ca urmare a conditiilor naturale sau sezonalitatea productiei determina formarea stocurilor sezoniere;
necesitatea conditionarii materialelor inaitea trecerii lor in consum implica constituirea stocurilor de pregatire.
Principalele probleme care se pun in fata agentilor economici se refera la: stabilirea tipurilor de stocuri care trebuie constituite la nivelul acestora. In vederea stabilirii avantajelor si dezavantajelor care sunt determinate de procesul de stocare, este necesara cuantificarea efortului de stocare Es pe care il face unitatea economica. Practic, acesta se compune din:
efortul direct Eds care cuprinde cheltuielile pentru detinerea stocurilor de materiale (cheltuieli cu salariile personalului administrativ, din depozire; cheltuieli pentru energia electrica, combustibili; cheltuieli cu amortismentele mijloacelor fixe din depozite; cheltuieli pentru intretinerea si repararea echipamentelor; cheltuieli pentru materialele auxiliare necesare activitatii depozitului);
efortul indirect Eids determinat de marimea investitiei financiare efectuate pentru cumpararea si stocarea unor cantitati de materiale sau produse pe o anumita perioada de timp.
Es = Eds + Eids
Efortul total Es trebuie amortizat prin efectele favorabile determinate de constituirea stocurilor.
In consecinta, o politica eficienta este cea care asigura formarea unor stocuri minim necesare, care, prin nivel si structura, asigura continuitate in alimentarea consumului in conditiile unui cost minim de stocare.
1.2.2. TIPURI DE STOCURI DE MATERIALE
Pentru desfasurarea normala a activitatii, unitatile economice isi constituie stocuri in functie de conditiile de aprovizionare, de natura resurselor materiale, de organizarea subunitatilor de consum, de strategia si politica adoptate in formarea stocurilor.
La nivelul unitatii economice, se prevede constituirea obisnuita a stocului curent si, cu titlu de exceptie, stocurile de siguranta, de conditionare, de transport intern si de iarna.
Stocul curent reprezinta cantitatea de materii prime si materiale noi si refolosibile, de combustibili si lubrifianti, de piese de schimb, subansamble care se acumuleaza in depozitele si magaziile unei unitati economice in scopul acoperirii cererilor pentru consum in intervalul dintre doua aprovizionari succesive. Este stocul care se formeaza in mod obisnuit in intreprinderi, pentru alimentarea consumului.
Evolutia stocului curent, pe percursul formarii si utilizarii inregistreaza mai multe nivele:
nivelul maxim se inregistreaza in momentul intrarii, receptiei si trecerii in gestiune a unui lot nou de materiale sosit de la furnizori;
nivelul mediu estimat va fi nivelul maxim impartit la doi;
nivelul minim estimat este teoretic egal cu zero.
Consumul din stoc poate fi ritmic sau neritmic, continuu sau periodic, constant uniform in timp sau variabil. Semnificativ este momentul calendaristic la care urmeaza a se declansa actiunea de comanda-aprovizionare, acesta putand fi prestabilit in functie de: durata de aprovizionare, distributia statistica a cererii, conditiile de furnizare.
Stocul in curs de transport reprezinta cantitatea de resurse materiale care se gaseste in mijloacele de transport pe timpul deplasarii acestora de la sursele de furnizare la depozitele destinatarilor. Marimea acestui stoc depinde de distanta de transport si de mijlocul de transport folosit in deplasarea materialelor.
Stocul in curs de transport este sursa materiala de reintregire a celui curent, marimea lui fiind, de regula, la nivelul cantitatii de materiale comandate.
Stocul de siguranta reprezinta cantitatea de materiale acumulata in depozitul consumatorului, fiind destinata asigurarii continuitatii consumului cand stocul curent a fost epuizat si intarzie reintregirea lui din cauza unor dereglari in livrarile de la furnizori.
Formarea stocului de siguranta inseamna o acumulare suplimentara de resurse materiale in stoc si implica o imobilizare mai mare de fonduri financiare antrenate la cumpararea lor. Formarea acestuia se practica si in sistemul activitatii de desfacere-vanzare, pentru satisfacerea cererii clientilor, onorarea lor prompta.
Este un stoc considerat intangibil, consumul din cadrul acestuia se face cu acordul conducerii asigurarii materiale si presupune reintregirea lui imediata, din loturile urmatoare primite de le furnizori.
Stocul de pregatire reprezinta cantitatea de materiale care se acumuleaza si este stationata o perioada de timp, in vederea aducerii resurselor respective, prin operatia de conditionare, la parametrii fizico-chimici care sa permita prelucrarea lor corespunzator conditiilor impuse de normele tehnologice.
De regula, operatia de conditionare se executa la producatori-furnizori, acestia fiind obligati sa livreze marfa la parametrii calitativi prevazuti in standarde. Exista insa situatia cand conditionarea trebuie facuta la utilizator, atunci cand operatia s-a prevazut a se realiza (prin contract) la consumator sau cand, parametrii fizico-chimici nu pot fi mentinuti. Dupa conditionare, materialele se trec in stoc curent pentru utilizare pe destinatiile de consum prevazute.
Stocul pentru transport intern reprezinta cantitatea de resurse materiale care se acumuleaza in depozitele subunitatilor de consum in scopul acoperirii cererilor pentru consum pe durata eliberarii si transportului materialelor de la depozitul central la destinatiile de folosire. Situatia este specifica unitatilor care au in structura mai multe subunitati care consuma aceleasi resurse si sunt alimentate alternativ de la un depozit central, precum si unitatilor care au subunitatile de consum amplasate dispersat in teritoriu.
Asemenea stocuri pot sau nu pot fi constituite ca o marime distincta fata de stocul curent, formarea separata de acesta amplificand volumul stocurilor, implicit capitalul circulant si scade eficienta in utilizarea fondurilor intreprinderii. Prin esalonarea rationala, cantitativa si in timp, a stocului curent, pe puncte de consum se poate preveni situatia de mai sus.
Stocul de iarna reprezinta cantitatea de materiale care se acumuleaza in depozitele unitatii in scopul alimentarii continue a consumului pe perioada de intrerupere a exploatarii si/sau transportului unor resurse, ca urmare a conditiilor naturale si de clima. Aici se incadreaza resursele materiale care, prin natura lor, sunt afectate de asemenea conditii sau productia are caracter sezonier.
Formarea stocurilor sezoniere se realizeaza in perioadele de presezon prin acumulari esalonate in limitele necesarului de aprovizionat prestabilit pentru sezonul de iarna.
Alaturi de aceste tipuri de stocuri destinate asigurarii continuitatii activitatii lor, agentii economici pot constitui si alte categorii de stocuri, si anume:
Stocurile strategice sunt formate la resursele materiale achizitionate in volum mare in momentul in care se considera ca pretul de achizitie este cel mai favorabil, iar in viitor acesta va avea o tendinta de crestere; eficienta acestor stocuri este data de diferenta dintre pretul de achizitie si cel in vigoare in momentul consumului acestor resurse;
Stocul anticipat este constituit in scopul evitarii penuriei de resurse la consumatori pe perioada cand este prevazuta incetarea livrarii acestora de la furnizori, ca urmare a intrarii in modernizare;
1.2.3. MODALITATI DE EXPRIMARE A STOCURILOR
Stocurile se exprima in diferite marimi si unitati de evaluare fizica si valorica, in functie de necesitatea corelarii lor cu alti indicatori. Exista urmatoarele forme de exprimare a stocurilor:
Exprimarea in unitati naturale care serveste la estimarea fizica a potentialului de productie, de lucrari sau servicii, care se poate realiza. Totodata, se asigura determinarea necesarului de spatii pentru depozitare, a necesarului de mobilier, dispozitive, instalatii pentru dotare, a necesarului de forta de munca din depozit;
Exprimarea valorica prin care se asigura evaluarea resurselor financiare si valutare antrenate de formarea stocurilor si, prin aceasta, stabilirea impozitelor si dobanzilor care trebuie platite. Exprimarea valorica permite stabilirea stocurilor totale (prin insumare), determinarea capitalului circulant aferent materiilor prime si materialelor, a vitezei de rotatie, a cheltuielilor de stocare;
Exprimarea in zile prin care se evidentiaza perioada de timp pentru care stocul fizic constituit acopera cererea pentru consum. In functie de exprimarea in zile se stabilesc momentele calendaristice de declansare a actiunii de reaprovizionare.
1.2.4. FACTORII CARE INFLUENTEAZA NIVELUL DE FORMARE AL STOCURILOR
Frecventa livrarilor de la furnizori; o importanta deosebita prezinta modul in care furnizorul isi organizeaza livrarile catre clientii sai.
Strategiile care pot fi aplicate de furnizor in organizarea si derularea livrarilor catre clienti sunt: livrarea alternativa sau simultana. Livrarea alternativa conduce la formarea (la clienti) a unor stocuri mai mari pentru perioade de timp mai lungi. Livrarea simultana actioneaza invers, fiind mai eficienta pentru clienti, necesitand organizarea mai complexa si mai ampla a activitatii de desfacere, implicand un efort suplimentar din partea furnizorului.
Cantitatea minima care poate fi comandata de un client in conditii economice avantajoase sau la preturi accesibile;
Aceasta este stabilita de producator, ca reprezentand limita sub care fabricatia unui produs ar antrena cheltuieli de productie mai mari si implicit preturi de vanzare mai ridicate. Acest factor defavorizeaza solicitantii de cantitati mai mici, iar pentru a se evita o astfel de situatie, acestia se pot aproviziona prin unitatile en-gros care colecteaza mai multe comenzi de la mai multi clienti.
Capacitatea de transport a mijloacelor folosite; marimea stocurilor este conditionata in anumite cazuri de capacitatea de transport, in special pentru resursele materiale care se asigura din import;
Conditiile naturale si de clima determina, de regula, formarea stocurilor de iarna la resursele materiale a caror exploatare sau trasport se intrerupe, ca urmare a influentei nefavorabile specifice sezonului de iarna;
Proprietatile fizico-chimice influenteaza in sensul ca limiteaza durata de stocare in timp a resurselor materiale perisabile, a celor cu termene de garantie scurte sau a celor care se degradeaza;
Capacitatea de depozitare exitenta, disponibila limiteaza cantitatea maxima de materiale ce poate fi stocata la un moment dat. Stocarea peste aceasta limita se poate face decat prin extinderea spatiilor de depozitare;
Durata de comanda-aprovizionare conditioneaza nivelul de formare a stocului de iarna;
1.2.5. LISPA DE STOC, SUPRASTOCAREA SI STOCURILE SUPRANORMATIVE
Pe parcursul derularii aprovizionarii, evolutia stocurilor inregistreaza variatii diferite ca marime; aceasta face ca, stocurile efective sa se situeze la nivele mai mari decat cele economice predeterminate, sa se epuizeze sau sa se mentina la aceeasi dimensiune in mod nejustificat.
In cazul in care se inregistreaza lipsa de stoc, aceasta situatie implica stabilirea unor decizii e genul:
impulsionarea furnizorilor pentru livrarea la termenul prestabilit sau cu anticipatie a loturilor de resurse comandate;
aprobarea consumului din stocul de siguranta daca este format;
acceptarea lipsei de stoc prin reprogramarea fabricatiei produselor aflate sub incidenta actiunii.
Suprastocarea reprezinta formarea de stocuri mai mari decat nivelul prestabilit. Nivelul estimat anticipat poate sau nu sa fie precizat pe criterii economice. De exemplu, la unele resurse cu caracter deficitar, care se asigura prin import si se afla sub incidenta fluctuatiilor preturilor se poate opta pentru stategia formarii unor stocuri mai mari. La resursele care nu intra intr-o asemenea situatie, stocurile se vor forma la nivelul limitelor economice predeterminate.
Pentru ultimul caz, cantitatile de resurse materiale acumulate peste limita admisa sunt neeconomice, reprezentand imobilizari suplimentare de materiale si implicit de fonduri financiare antrenate la cumparare. Pe parcursul perioadei de gestiune, in depozitele unitatii economice se pot identifica stocuri care nu mai sunt necesare consumului propriu; aceste stocuri se definesc stocuri fara miscare.
De asemenea, sunt si stocuri al caror consum se inregistreaza in cadrul perioadei de gestiune prevazute, sau peste, dar intr-un ritm lent, in cantitati mici la intervale relativ mari; asemenea stocuri se numesc stocuri ci miscare lenta.
Toate cele trei categorii de stocuri – peste limita stabilita, cu miscare lenta sau fara miscare – sunt neeconomice pentru ca antreneaza nejustificat un efort material suplimentar, diminuand astfel posibilitatile unitatii de a folosi cu eficienta sporita resursele banesti de care dispune.
Cauzele care determina formarea unor astfel de stocuri, ca si lipsa de stoc sunt in cea mai mare parte de ordin subiectiv,dependente sau nu de unitatea la care se constituie; intre acestea amintim pe cele cu frecventa mai mare de aparitie, respectiv:
supradimensionarea necesarului de resurse materiale ca urmare a folosirii in calculele de fundamentare a unor norme de consum specific mai mari, care au fost stabilite in neconcordanta cu factorii care influenteaza consumul de materiale;
livrarea de catre furnizori a unor materiale in sortimente, dimensiuni, calitati diferite de cele prevazute in comenzile clientilor;
achizitionarea unor materiale care nu concorda calitativ si structural cu cerintele de consum;
livrarea de catre furnizor a materialelor comandate la alte termene decat cele stabilite;
depozitarea si conservarea in conditii necorespunzatoare a resurselor materiale;
schimbarea profilului de activitate, restrangerea structurii de fabricatie pe parcursul anului fara corelarea actiunii cu sectorul de aprovizionare.
Pentru perioada in care s-au format si sunt detinute, aceste stocuri se considera nejustificate economic si ca urmare acestea trebuie verificate operativ, pe mai multe cai, si anume:
folosirea resurselor materiale devenite disponibile chiar in cadrul unitatii, dar pe alte destinatii de consum decat cele intiale;
desfasurarea unei actiuni de informare a potentialilor clienti de pe piata interna si internationala asupra resurselor materiale si produselor disponibile pentru vanzare;
apelarea unor unitati specializate in comercializarea de produse;
apelarea la institutii specializate in studiul pietei interne si internationale, a unor agenti comerciali cu experienta si sfera de actiune mare;
participarea la targuri si expozitii interne si internationale.
Cand resursa materiala sau produsul nu-si mai gasesc utilizarea in forma in care se prezinta, atunci se apeleaza la valorificarea prin recuperarea substantei materiale in sine si reciclarea acesteia.
1.3. ACTIVITATEA DE DESFACERE-VANZARE A PRODUSELOR
1.3.1. ELEMENTELE CARACTERISTICE VANZARILOR DE PRODUSE
Vanzarea produselor reprezinta actul prin care se asigura valorificarea rezultatelor productiei; este un moment al activitatii de desfacere care finalizeaza toate actiunile pe care le face intreprinderea, agentul de vanzare pentru ca produsul propriu sa fie solicitat si acceptat de clienti. Prin acest act se realizeaza, de fapt, scopul celui care produce si/sau vinde, respectiv acela de
a-si recupera cheltuielile facute cu fabricarea si pregatirea produsului pentru vanzare.
Vanzarea produselor se face pe mai multe cai, si anume:
pe baza de contract comercial incheiat anticipat la cererea clientului;
pe baza de comanda anticipata ferma, urmata sau nu de onorarea imediata a acesteia;
la cererea neprogramata, dar previzibila, din magazinele si depozitele proprii sau ale retelei comerciale publice.
Modalitatea prin care se vand produsele este in functie de natura produselor, sfera de utilitate, potentialul de cumparare al solicitantilor, caile de distributie utilizate. Un rol definitoriu in extinderea vanzarilor in economia de piata, ii revine actiunii de promovare, a celei de informare a viitorilor utilizatori asupra caracteristicilor produselor, a conditiilor de desfacere.
Firmele care realizeaza produse similare, care se vand unui numar mai mare de clienti, isi programeaza productia anticipand comenzile de vanzari; se asigura astfel conditii pentru reducerea ciclului intre primirea comenzii si livrarea produselor.
Pentru unii producatori, comenzile clientilor reprezinta informatii de baza privind produsele si cantitatile aferente care trebuie sa fie disponibile pentru desfacere. Livrarile se fac din stocurile de produse finite sau din productia realizata pana la momentul cand trebuie efectuata expeditia marfurilor conform comenzilor.
1.3.2. VANZARILE COMPLEXE SI FUNCTIILE SERVICIILOR ASIGURATE DE CATRE FURNIZORI
Un element stimulator, important in extinderea vanzarilor, il reprezinta sfera serviciilor asigurate de furnizori. In fundamentarea deciziilor intereseaza serviciile care contrubuie la conceperea, producerea, desfacerea si utilizarea produselor. Sfera de cuprindere a serviciilor se prezinta astfel:
Servicii care contribuie la conceperea si fabricarea produselor industriale cuprind: consultingul, cesionarea de licente, tehnologii si procedee de fabricatie, etc. Dupa modul de realizare ele pot fi : specializate si integrate;
Serviciile care inlesnesc comercializarea produselor cuprind: leasingul, factoringul, logistica de marketing, servicii de asigurare;
Serviciile care contribuie la valorificarea produselor si care se realizeaza pe parcursul utilizarii acestora, pana la scoaterea din uz; se asigura de catre unitatile producatoare sau specializate in comercializare si cuprind: asistenta tehnico-economica in timpul comercializari, punerii in functiune, reviziile, reparatiile curente si capitale, intretinerea.
Vanzarile complexe se definesc ca o forma speciala de desfacere a produselor, compusa din ansamblul de livrari de produse si servicii aferente sau efectuate de un singur furnizor in beneficiul unui singur utilizator.
Serviciile joaca un rol deosebit in promovarea vanzarilor, reprezentand in cazul vanzarilor complexe, componenta antrenanta in extinderea desfacerilor pe pietele interna si externa.
In general, actiunea de promovare a vanzarilor, publicitatea trebuie sa aiba in vedere toate componentele desfacerii complexe.Serviciile, optim dimensionate si structurate influenteaza favorabil exercitarea functiilor specifice celorlalte componente ale managementului desfacerii.
Functiile serviciilor sunt multiple; sintetic, se definesc astfel: de antrenare; de sporire a volumului si eficientei vanzarilor; de imbunatatire a calitatii ofertei; de promovare; de stabilizare si permanentizare a relatiilor cu partenerii.
Functia de antrenare este exercitata, in general, de majoritatea componentelor vanzarilor complexe, astfel:
functia de antrenare a serviciilor de productie se transmite direct asupra produselor fizice si serviciilor de pregatire a fortei de munca; indirect, efectul se transmite asupra celorlalte categorii de servicii;
functia de antrenare a produsului fizic se manifesta in sensul ca acesta indeplineste rolul de “element motor” fata de serviciile comerciale, cele de dupa vanzare si de pregatire a personalului;
functia de antrenare a serviciilor de pregatire a fortei de munca; acesta reprezinta un factor determinant fata de toate delelalte categorii de servicii ca si fata de produsele fizice.
Functia de sporire a volumului si eficientei vanzarilor difera ca influenta de la produs la produs, cu cat acesta este mai complex, cu atat functia capata mai mult in dimensiune.
Functia serviciilor de promovare a produselor cuprinde actiuni de promovare a produselor si serviciilor aferente ca: pregatirea patrunderii pe piata a noilor produse, efectuarea reclamei,formarea relatiilor publice, formarea si cultivarea imaginii asupra marcii.
Functia serviciilor de stabilizare si permanentizare a relatiilor cu clientii asigura stabilitatea in timp a activitatii, planificarea si programarea cu un grad mare de certitudine a productiei, a comercializarii pe termen scurt, mediu si lung. Totodata, se elimina influenta fluctuatiilor de pe piete, se creeaza conditii pentru o mai buna adaptare a produsului la cerintele utilizatorilor.
1.3.3. INDICATORII DE EVALUARE A PROGRAMELOR DE DESFACERE A PRODUSELOR
Strategia in domeniul desfacerii se concretizeaza la nivelul fiecarui an intr-un plan global care cuprinde vanzarile estimate a se realiza intr-un orizint de timp definit. Evaluarea, in cadrul planului global anual, a nivelului viitoarelor vanzari de produse se realizeaza cu ajutorul unor indicatori specifici, care definesc continutul programelor de desfacere ale unitatii; acestia sunt:
volumul desfacerilor Vdd;
stocul preliminat de produse finite la inceputul perioadei de gestiune Spi;
stocul de produse finite la sfarsitul perioadei de gestiune Ssf.
Volumul desfacerilor exprima cantitatea de produse care se prevede pentru livrare-vanzare diferitilor clienti intr-o perioada de gestiune definita. Acest indicator se determina pe fiecare tip, sortiment sau varianta constructiva de produs si pe total productie, fizic si valoric, pornind de la raportul dintre cerere si oferta. Modul de estimare a volumului de desfacere se realizeaza diferit pentru produse unicat, de serie mica sau mijlocie fata de cele cu fabricatie in serie mare, pentru produsele specifice unor anumite categorii de consumuri fata de cele cu utilitate generala.
In consecinta, pentru produsele comandate in cantitati mici sau unicat, volumul de desfacere se va dimensiona prin simpla insumare a cantitatilor camandate de clienti pe tipuri, sortimente Qci cu ajutorul relatiei:
Vd = ∑ Qci
In cazul anumitor produse, cum sunt cele de sezon, sau cele pentru care se estimeaza vanzarea unor cantitati suplimentare qs peste cele comandate, volumul desfacerii se va calcula cu ajutorul relatiei:
Vd = ∑ Qci + qs
In situatia in care cererea este mai mare decat oferta sensul de actiune in estimarea volumului desfacerilor se modifica astfel: se organizeaza fabricatia si se defineste potentialul de productie, apoi se determina volumul desfacerilor Vd , avandu-se in vedere situatiile:
produs nou a carui fabricatie incepe in perioada de gestiune;
produs in fabricatie curenta, cu perspectiva extensiei si in perioada de gestiune urmatoare;
produs in fabricatie curenta, cu extensie in perioada de gestiune urmatoare cand productia lui va si inceta.
In primul caz, volumul desfacerilor se va estima cu ajutorul relatiei:
Vd =Qf –Ssf –Ci,
In al doilea caz:
Vd = Qf +Spi –Ssf –Ci,
In al treilea caz:
Vd= Qf+Spi-Ci,
in care:
Qf = productia prevazuta pentru fabricatie;
Ssf= stocul de produse finite la sfarsitul perioadei de gestiune;
Spi = stocul preliminat de produse finite la inceputul perioadei de gestiune;
Ci= consumul intern al intreprinderii care fabrica produsul.
Stocul la inceputul perioadei de gestiune –Spi- exprima cantitatea probabila de produse finite care se prevede sa exite la momentul respectiv, in scopul satisfacerii cererilor clientilor si se calculeaza cu ajutorul relatiei:
Spi= Sex +Qo –Lo ,
din care:
Sex = stocul de produse finite exitent in depozitul de desfacere la momentul determinarii;
Qo = productia pe perioada curenta care urmeaza a se mai fabrica conform comenzilor;
Lo = livrarile programate pentru perioada care a mai ramas din anul curent.
Stocul de produse finite la sfarsitul perioadei de gestiune – Ssf – exprima cantitatea de produse finite programata sa existe la incheierea acestei perioade in depozitele si magaziile unitatii producatoare. Este, de fapt, stocul de produse finite care se formeaza in perioada de gestiune sub forma stocului de desfacere in scopul servirii continue, ritmice a clientilor.
Conditiile de prezentare la vanzare impuse de clienti in contracte si chiar de concurenta, determina efectuarea unui lant de operatiuni care se aplica produsele finite; acestea sunt, in general, urmatoarele: primirea si receptia produselor finite sosite de la sectiile de fabricatie; inregistrarea si incarcarea gestiunii; sortarea produselor finite; asamblarea, efectuarea unor operatiuni de montaj; etichetarea, marcarea; ambalarea pentru prevenirea deteriorarii lor la operatiunile de manipulare si transport; facturarea si descarcarea din gestiune.
In dimensionarea stocurilor de desfacere se pot folosi, dupa caz: metoda directa (de calcul analitic) si metoda statistica.
Metoda directa sau analitica presupune calculul nivelului stocului de desfacere, cu ajutorul relatiei:
Sd = ∑ tpli + qmz ,
in care:
∑ tpli = suma datelor de timp prevazute pentru executia operatiilor specifice depozitelor de produse finite pana la distributia acestora la magazinele proprii de vanzare, la angrosisti sau clientilor finali;
qmz = productia medie zilnica.
Productia medie zilnica (sau ritmul mediu zilnic al productiei) se determina prin raportarea productiei prevazute pentru fabricatie Qpi la numarul de zile lucratoare din perioada de gestiune avuta in vedere Nzi.
qmz =Qpi:Nzi
Metoda statistica se bazeaza pe datele efective inregistrate in perioada de gestiune curenta referitoare la stocurile fizice de produse finite sau la duratele efective de stationare a produselor in depozite. Dupa acesta metoda, stocul de desfacere se stabileste cu ajutorul relatiei:
Sd = Ts x K x qmz ,
in care:
Ts = timpul mediu de stocare a produselor finite in depozitul desfacere, in perioada curenta;
k = coeficientul de corelatie care exprima efectul eventualelor masuri tehnico-organizatorice in scopul reducerii perioadei de stationare a produselor finite in depozitele de desfacere;
qmz = productia medie zilnica estimata pentru perioada de gestiune urmatoare.
1.3.4. ACTIVITATEA DE DESFACERE A PRODUSELOR FINITE
Elaborarea programelor de livrare-vanzari este rezultatul unui efort complex, care se desfasoara practic pe parcursul intregii perioade de gestiune, in scopul corelarii structurii fabricatiei cu cererile clientilor. Printr-o asemenea armonizare unitatea producatoare isi asigura satisfacerea intereselor proprii, aderenta la clienti, extinderea vanzarilor, functionalitate in conditii de eficienta.
Procesul operativ de livrare-vanzari (componenta a activitatii de desfacere a produselor finite) presupune parcurgerea unui numar relativ mare de operatiuni specifice (prezentate in tabelul de mai jos), iar prin realizarea acestora se asigura onorarea cererilor clientilor si incasarea contravalorii produselor livrate la preturile de vanzare negociate. Prin activitatea operativa de livrare se asigura transferul produselor finite de la producator la destinatarii acestora (clienti finali, intermediari, comercianti). Aceasta activitate presupune: organizarea operatiunilor de pregatire a produselor pentru livrare; formarea loturilor complete si complexe, unitare pentru livrare; intocmirea documentelor de expeditie; derularea propriu-zisa a actiunii.
Desfasurarea in bune conditii a acestui proces necesita cunasterea in detaliu a cerintelor clientilor referitoare la:tipul de produs, termenele de livrare, cantitate, calitate, etc.
CAPITOLUL 2
PREZENTAREA SOCIETATII COMERCIALE ‘DALIA’ S.R.L. SI A ACTIVITATII DE DESFACERE DIN CADRUL ACESTEIA
2.1. CARACTERISTICI GENERALE ALE SOCIETATII COMERCIALE ‘DALIA’ S.R.L.
2.1.1. PROFILUL UNITATII
Reforma economica are meritul incontestabil de asezare in centrul economiei a unitatii productiv-comerciale cu toate gradele sale de libertate necesare intre care: organizarea conducerii, drepturi exhaustive in manuirea resurselor si propriul autocontrol.
In acesta perioada de tranzitie pietele de desfacere capata o importanta deosebit de mare. In ultima instanta, ele sunt cele care hotarasc soarta societatilor comerciale. Astfel, daca produsele fabricate si/sau comercializate de catre o societate comerciala sunt competitive, desfacute la preturi atractive (cu profit), existenta si dezvoltarea societatii sunt asigurate. Deci, evoluatia economica a unei societati comerciale depinde de vanzarea produselor, mai precis de profitul realizat.
Proiectul de fata face referire la societatea comerciala “DALIA SRL” situata in cadrul complexului comercial TITAN, in Str. Liviu Rebreanu, Nr.14, Sect. 3, Bucuresti.
Societatea comerciala DALIA S.R.L. este persoana juridica romana, avand forma de societate cu raspundere limitata. Aceasta societate isi desfasoara activitatea in conformitate cu legile romane si cu statutul sau.
Infiintare: Societatea comerciala DALIA S.R.L. a luat fiinta in conformitate cu legea nr. 30/1990 si s-a inmatriculat la Oficiul Registrului Comertului sub numarul J40/136/1995.
Codul fiscal: R 2779730;
Cont nr.: 40016092120276 – deschis la BCR;
Obiect de activitate:
Coform statutului obiectul de activitate al firmei este comercializarea cu ridicata si cu amanuntul a produselor de imbracaminte si de incaltaminte.
Ulterior, prin cereri de inscriere de mentiuni la Registru Comertului, a fost completat obiectul de activitate cu activitati de import-export, reclama si publicitate, comercializarea de diverse produse industriale alimentare prin punctele de desfacere proprii sau inchiriate.
Capitalul social:
Societatea comerciala DALIA S.R.L. are un capital subscris si varsat de 20.000.000 lei, repartizat in 1000 de parti sociale (conform statutului), in valoare de 20.000 fiecare.
2.1.2. OBIECTIVELE AGENTULUI ECONOMIC
Obiectivul principal al societatii comerciale este si va fi in continuare comercializarea cu ridicata si cu amanuntul a articolelor de imbracaminte si incaltaminte. Se urmareste diversificarea sortimentelor de produse comercializate prin contactarea de noi furnizori de pe piata interna si/sau internationala, marirea termenului de garantie la articolele de incaltaminte ca urmare a imbunatatirii calitatii produselor achizitionate de la diferiti furnizori.
In domeniul comercializarii se urmareste crearea unor retele de magazine in principalele orase din tara pentru desfacerea directa a produselor catre populatie si agenti economici.
In domeniul tehnic obiectivele sunt de o mare diversitate,
urmarindu-se in principal achizitionarea unui mobilier modern pentru prezentarea adecvata a sortimentelor de produse comercializate.
Pentru cresterea productivitatii muncii se are in vedere imbunatatirea organizarii compartimentelor auxiliare, reducerea timpului de manevrare a produselor, in special din activitatea de transport intern.
Un alt obiectiv il constituie imbunatatirea activitatii de aprovizionare cu marfuri pentru a elimina golurile in aprovizionare.
In domeniul tehnologic se are in vedere cresterea pregatirii profesionale si calificarii salariatilor, cu influente in cresterea eficientei economice in toate compartimentele.
Un alt obiectiv foarte important este dezvoltarea sistemului informatic existent. Se are in vedere trecerea de la un sistem informatic care are ca suport hardware calculatoare la unul ce se bazeaza pe folosire calculatorului intr-o retea care sa permita fluidizarea mai mare a informatiilor si reducerea timpului in care acestea ajung la factorii de conducere.
2.1.3. RELATIILE DE COLABORARE CU ALTI AGENTI ECONOMICI
Societatea comerciala DALIA S.R.L. are relatii de colaborare cu furnizorii si cu clientii care se bazeaza pe respectarea contractelor incheiate intr-un cadru legal. Se urmareste reducerea blocajelor financiare rezultate din relatiile cu furnizorii si clientii societatii prin achitarea, respectiv incasarea facturilor in timpul prevazut in contract.
Societatea comerciala DALIA S.R.L. practica o politica flexibila in domeniul comercializarii articolelor de imbracaminte si incaltaminte (si prin acordarea unor sconturi) pentru pastrarea actualilor clienti, dar si pentru gasirea altora, mai ales in marile orase ale tarii. Si in ceea ce priveste relatiile cu furnizorii politica practicata este tot de intarire a colaborarii cu cei existenti, de gasire a unor noi furnizori atat in tara cat si in strainatate.
Principalii furnizori cu care societatea intretine relatii sunt:
S.C. Antilopa S.A. situata in Sos. Dudesti-Pantelimon 44, Sect. 3 care comercializeaza pantofi cu fete din piele si inlocuitori, incaltaminte sport pentru barbati, femei si copii, precum si incaltaminte tip “casual”;
S.C. Carmen S.A. situata in Str. Inclinata 1;
S.C. Crisdia Trading Company S.R.L. aflata in Str. Theodor Pallady 287, Sector 3, Bucuresti;
S.C. Comart S.C.A. situata in Str. Radu Cristian 5.
In ceea ce priveste relatiile de colaborare cu alti agenti economici, este necesar ca activitatea desfasurata de unitatea economica sa fie in concordanta cu cerintele economiei de piata, care sa includa diversificarea gamei de produse oferite, reducerea cheltuielilor, amenajarea corespunzatoare a punctelor de desfacere;
ORGANIGRAMA SOCIETATII COMERCIALE
‘DALIA’ S.R.L.
ORGANIGRAMA SOCIETATII ‘DALIA’ S.R.L.
2.2. PREZENTAREA ACTIVITATII DE DESFACERE DIN CADRUL SOCIETATII COMERCIALE DALIA S.R.L.
Compartimentul de desfacere din cadrul societatii comerciale DALIA S.R.L., are ca obiectiv principal vanzarea marfurilor achizitionate de la diferiti furnizori, in termenele solicitate si cu costuri (de depozitare, transport) cat mai mici.
Activitatea de desfacere se realizeaza astfel:
se analizeaza cantitatile de produse vandute (pe sortimente, tipuri calitative) pe baza planului de desfacere prevazut a se realiza;
ulterior, societatea comerciala contracteaza noi produse in functie de noile comenzi primite si de modificarile aparute in planul de desfacere.
Relatiile stabilite intre compartimentul de desfacere si principalele verigi ale sistemului de conducere sunt prezentate in urmatoarea diagrama:
Compartimentul Desfacere transmite conducerii societatii comerciale informatii referitoare la indicele de realizare a desfacerii planificate pentru o anumita perioada, stocurile de produse din depozite, asigurarea bazei materiale, comenzi, contracte si primeste aprobari, sugestii.
Catre compartimentul Financiar-Contabilitate transmite datele necesare elaborarii planului financiar, date privind situatia intrarilor, iesirilor si stocurile de marfuri, impreuna cu documentele aferente.
De la compartimentul Aprovizionare primeste necesarul de aprovizionat pe urmatoarea perioada.
Modalitatile practice folosite uzual sunt:
factura – se intocmeste atat pentru furnizori, cat si pentru beneficiari;
chitanta fiscala – se intocmeste pentru plata marfii pe loc;
ordin de plata – se intocmeste pentru clientii care au de platit sume mari, reglarea conturilor realizandu-se prin intermediul bancilor; se intocmeste pentru plata furnizorilor, cantitatile contractate fiind in general mari si costisitoare;
carnet CEC – modalitatea de plata prin intermediul filelor de carnet CEC;
registre speciale- se intocmesc lunar, pe post de documente centralizatoare.
Diagrama de resurse este urmatoarea:
Factura Factura
Factura
Activitatea de desfacere a produselor se desfasoara in doua magazine, fiecare dintre acestea avand un depozit aferent. In fiecare magazin, receptia si intrarea in gestiune se fac pe baza documentelor de livrare care insotesc valorile materiale in cursul transportului.
NIR in cazul utilizarii ca document de predare a produselor la depozit se utilizeaza potrivit normelor prevazute pentru “Bonul de predare-transfer, restituire”. Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, dupa caz, pe masura efectuarii receptiei, potrivit prevederilor legale, la locul de depozitare in magaziile proprii.
Elementele sistemului de conducere sunt:
La nivel operational, seful serviciului aprovizionare-desfacere ia decizii simple, impune anumite reguli de desfasurare a activitatii.
La nivel tactic, se iau decizii administrative, cum ar fi:
categoria de clienti admisa;
sistemul de discount practicat;
analiza solvabilitatii clientului;
La nivel strategic, se iau decizii pe termen lung:
acapararea unor piete de desfacere;
diversificarea sortimentelor de produse comercializate;
retehnologizarea societatii.
2.3. SARCINILE SI ATRIBUTIILE COMPARTIMENTULUI DE DESFACERE
Compartimentul de desfacere din cadrul societatii comerciale DALIA S.R.L., are ca principale sarcini si atributii urmatoarele:
controlul desfasurarii contractelor si comenzilor cu principalii clienți:
analizeaza stadiul derularii contractelor;
alege furnizorii a caror oferta prezinta cele mai avantajoase conditii economice si asigura certitudine in livrarile viitoare;
intocmeste fisele de urmarire operativa a desfacerii;
asigura conditiile necesare livrării la timp a produselor contractate.
urmarirea receptiei stocurilor de marfuri:
organizeaza si urmareste receptia cantitativa si calitativa a marfurilor aprovizionate;
intocmeste nota de intrare-receptie pe baza avizului de expeditie care insoteste marfa si intocmeste fisa de magazie;
stabileste anticipat spatiile de depozitare;
alege cele mai eficiente sisteme de depozitare;
elibereaza marfurile din magazii;
se preocupa de controlul evolutiei stocurilor efective pentru a se evita consecintele economice nefavorabile pe care le poate genera suprastocarea sau lipsa de stoc asupra activitatii economice a societatii comerciale.
CAPITOLUL 3
ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT
3.1. CONCEPTUL DE SISTEM INFORMATIONAL
Sistemul informational este definit ca “ansamblul informatiilor existente impreuna cu relatiile dintre acestea, legile de transformare si elementele purtatoare de informatii din cadrul unei institutii” sau ca “totalitatea procedeelor, metodelor si mijloacelor folosite in procesul informational”.
Sistemul informational este constituit din totalitatea informatiilor economico-sociale impreuna cu procedeele, metodele si mijloacele si tehnicile, considerate ca un ansamblu organizat si integrat al operatiilor de culegere, transmitere, prelucrare si valorificare, utilizate in procesul de conducere.
Functionarea unui sistem informational presupune desfasurarea urmatoarelor activitati:
culegerea datelor despre starea sistemului condus si a mediului sau inconjutator;
transmiterea datelor in vederea prelucrarii;
prelucrarea datelor in scopul asigurarii informatiilor necesare procesului decizional;
adoptarea deciziilor;
transmiterea deciziilor spre executie;
asigurarea controlului si punerii in practica a deciziilor.
Sistemul informational face legatura intre sistemul condus si sistemul decizional, fiind subordonat acestora.
Structura de conducere a unui sistem economic este prezentata in figura 3.1:
SISTEM SISTEM INFORMATIC INFORMATIONAL
Conducerea unei activitati economice presupune culegerea unor date si informatii din cat mai multe surse si cat mai precise. Aceste date si informatii sunt mai apoi selectionate, prelucrate, comparate si analizate, finalizandu-se astfel faza de pregatire a deciziei, respectiv etapa de informare in care se culeg datele, se elaboreaza ipotezele si propunerile.
Sistemul informatic este un ansamblu structurat de elemente intercorelate functional pentru armonizarea procesului de obtinere a informatiilor si pentru fundamentarea deciziilor.
Sistemul informatic este inclus in cadrul sistemului informational si are ca obiect de activitate procesele de culegere, verificare, transmitere, stocare si prelucrare automata a datelor. In general este acceptata ideea ca sistemul informatic reprezinta partea automatizata a sistemului informational.
Un sistem informatic este alcatuit din elementele prezentate in figura 3.2.
Baza informationala cuprinde datele asupra prelucrarii, fluxurile informationale, sistemele si nomenclatoarele de coduri.
Baza tehnica a sistemului informatic este constituita din totalitatea mijloacelor tehnice de culegere, transmitere, stocare si prelucrare a datelor, in care locul principal revine calculatorului electronic.
Un sistem informatic trebuie sa dispuna, in afara de calculatorul electronic, si de echipamente de culegere, verificare, transmitere si stocare a datelor, in conformitate cu figura 3.3.
Sistemul de programe cuprinde totalitatea produselor program care asigura functionarea sistemului informatic, in concordanta cu functiunile si obiectivele ce i-au fost stabilite. Se au in vedere atat programele de baza cat si cele aplicative.
Baza stiintifico-metodologica este formata din algoritmi, formule, modele matematice ale proceselor si fenomenelor economice, metode si tehnici de realizare a sistemelor informatice.
Cadrul organizatoric este specificat in regulamentul de organizare si functionare al unitatii in care functioneaza sistemul informatic.
3.2.SUBSISTEMUL INFORMATIONAL AL SOCIETATII COMERCIALE “DALIA” S.R.L. PRIVIND DESFACEREA STOCURILOR DE MARFA
Activitatea de gestiune a stocurilor de marfa incepe odata cu receptionarea marfurilor primite de la furnizori si intrate in depozitele unitatii si se finalizeaza in momentul livrarii lor catre clienti.
Intrarea marfurilor in gestiune se face pa baza facturii si a notei de intrare-receprie, iar iesirea marfurilor din gestiune se face pe baza facturii, avizului de expeditie si a dispozitiei de livrare.
3.2.1. IESIRILE SISTEMULUI
In cadrul serviciului de desfacere a stocurilor de marfa, se intocmesc o serie de documente ce formeaza iesirile sistemului informational, prezentate in cele ce urmeaza.
Nota de transfer-iesire
Serveste ca:
dispozitie de transfer a marfurilor de la o gestiune la alta a aceleasi unitati;
document justificativ pentru scoaterea din gestiunea predatorului si incarcarea in gestiunea primitorului;
document de insotire pe timpul transportului a marfurilor transferate;
document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.
Se intocmeste in doua exemplare, pe masura ce se efectueaza transferuri. Odata cu predarea marfurilor respective, gestionarul unitatii predatoare inmaneaza persoanei delegate cu primirea lor doua exemplare, dupa care un exemplar de primire in gestiune si de inregistrare in contabilitate se restituie unitatii predatoare.
Circula la urmatoarele servicii:
la compartimentul financiar-contabil;
la magazie predatoare pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnandu-se de catre gestionar (ambele exemplare);
la magazia primitoare (exemplarul 2).
Avizul de expeditie se prezinta in blocuri a cate 100 de file, format A4, tiparite pe ambele fete.
Serveste ca:
document pentru eliberarea din magazie a marfurilor destinate vanzarii;
document justificativ de scadere din gestiunea furnizorului;
document de insorire pa timpul transportului;
document de baza pentru insotirea facturii;
document de receptie si de primire in gestiunea cumparatorului;
document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului.
Se intocmeste in mai multe exemplare, si anume: in doua exemplare, cand marfurile sau alte valori materiale livrate sunt insotite pe timpul transportului de un exemplar al facturii sau in 3 exemplare, in cazul unitatilor care pot intocmi factura in momentul livrarii.
Circula in cadrul urmatoarelor servicii:
la magazie, pentru eliberarea marfurilor si pentru inregistrarea in evidenta magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator (toate exemplarele);
la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatii livrate si pentru intocmirea facturii;
la compartimentul financiar-contabil, atasata la factura.
Se arhiveaza la compartimentul desfacere si financiar- contabil.
Dispozitia de livrare se prezinta in blocuri a cate 100 de file, tiparite pe ambele fete.
Serveste ca:
document pentru eliberarea din magazie a marfurilor destinate vanzarii;
document justificativ de scadere din gestiunea furnizorului;
document de insorire pa timpul transportului;
document de baza pentru insotirea facturii;
document de receptie si de primire in gestiunea cumparatorului;
document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului.
Se intocmeste in mai multe exemplare, si anume: in doua exemplare, cand marfurile sau alte valori materiale livrate sunt insotite pe timpul transportului de un exemplar al facturii sau in trei exemplare, in cazul unitatilor care pot intocmi factura in momentul livrarii.
Circula astfel:
la magazie, pentru eliberarea marfurilor si pentru inregistrarea in evidenta magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator (toate exemplarele);
la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatii livrate si pentru intocmirea facturii;
la compartimentul financiar-contabil, atasata la factura.
Se arhiveaza la compartimentul desfacere si financiar-contabil.
3.2.2. INTRARILE SISTEMULUI
In cadrul serviciului de desfacere a stocurilor de marfa, sunt intocmite o serie de documente ce formeaza intrarile sistemului informational, si anume:
Nota de intrare-receptie se prezinta in blocuri a cate 100 de file, tiparita pe ambele fete, in format A4 si se completeaza in trei exemplare de catre gestionar.
Serveste ca:
document pentru receptia valorilor materiale, utilajelor si instalatiilor pentru investitii care necesita montaj, precum si a materialelor refolosibile rezultate din dezasamblare;
document justificativ pentru incarcare in gestiune;
act de proba in litigii cu furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie;
document justificativ de inregistrare in evidenta depozitelor si in contabilitate.
Se ataseaza la dispozitia de livrare la unitatea furnizoare (exemplarul 2) si la cea de transport (exemplarul 3) pentru comunicarea lipsurilor stabilite, in cazul constatarii de diferente la receptie.
Circula:
la magazie, dupa semnarea da catre gestionar si comisia de receptie, pentru incarcarea in gestiune;
la compartimentul a carui sarcina principala este urmarirea si controlul intrarilor din livrari in vederea autentificarii platilor catre furnizori;
la serviciul financiar-contabil pentru efectuarea de plati, pentru eliminarea impreuna cu furnizorii a diferentelor constatate
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
Lista de inventar se prezinta in blocuri a cate 100 de file, tiparita pe ambele fete, in format A4.
Serveste ca:
document pentru inventarierea marfurilor aflate in gestiunea societatii;
document de baza pentru stabilirea minusurilor si plusurilor de valoare materiala;
document de consemnare a rezultatelor inventarierii mijloacelor fixe la care se constata lipsuri sau plusuri in inventar;
document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor si in contabilitate a minusurilor si plusurilor constatate.
Se intocmeste intr-un exemplar, la locurile de depozitare, de regula anual sau in situatiile prevazute de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale si mijloace fixe ale unitatii.
In cazul valorilor materiale, la toate unitatile trebuie sa se respecte urmatoarele cerinte:
respectarea cerintelor cu privire la inregistrarea in fisele de magazie si in contabilitate a tuturor documentelor de intrare si iesire a valorilor materiale;
verificarea concordantei dintre inregistrarile efectuate in evidenta de la locul de depozitare si in contabilitate;
inscrierea in listele de inventariere a eventualelor plusuri sau minusuri constatate.
Circula la urmatoarele niveluri: la gestionar, pentru semnarea fiecarei file;
la compartimentul financiar-contabil pentru calcularea diferentelor valorice; la comisia de inventariere, pentru stabilirea plusurilor sau minusurilor;la conducerea unitatii, impreuna cu procesul verbal privind rezultatele inventarierii.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
Nota de transfer-intrare serveste ca:
dispozitie de transfer a valorilor materiale, de la o gestiune la alta a aceleasi unitati;
document justificativ pentru scaderea din gestiunea predatorului si incarcarea in gestiunea primitorului;
document de insotire pe timpul transportului a valorilor materiale transferate;
document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.
Se intocmeste in doua exemplare, pe masura ce se efectueaza transferuri. Odata cu predarea valorilor materiale respective, gestionarul unitatii predatoare inmaneaza persoanei delegate cu primirea lor doua exemplare, dupa care un exemplar de primire in gestiune si de inregistrare in contabilitate se restituie unitatii predatoare.
Circula la urmatoarele servicii:
la compartimentul financiar-contabil;
la magazie predatoare pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnandu-se de catre gestionar (ambele exemplare);
la magazia primitoare (exemplarul 2).
APRECIERI REFERITOARE LA SUBSISTEMUL INFORMATIONAL ACTUAL
Prin analiza si evaluarea sistemului existent se urmareste evidentierea performantelor si limitelor sistemului informational in raport cu cerintele sistemului de conducere si evaluarea gradului de pregatire al unitatii economice studiate pentru introducerea unui sistem informatic. Formularea de aprecieri asupra sistemului informational are la baza ansamblul criteriilor de calitate impuse acestuia prin prisma informatiilor economice prelucrate si difuzate de diferiti utilizatori.
Procedeele de analiza a sistemului informational sunt diversificate si se utilizeaza in raport cu conditiile concrete de desfasurare a analizei sistemului . Din multitudinea procedeelor de analiza utilizate pentru analiza sistemului existent au fost alese observarea directa, inventarierea documentelor si interviul.
Observarea directa a activitatilor desfasurate in sistemul informational este realizata prin deplasarea membrilor colectivului in compartimentele functionale, pentru a evidentia sfera activitatilor desfasurate in fiecare compartiment.
Procedeul prezinta avantajul ca este usor de realizat, dar nu se utilizeaza ca procedeu de baza in analiza sistemului, pentru ca nu presupune o relatie directa intre echipa de analiza si personalul implicat.
Observarea directa se foloseste pentru o analiza cat mai obiectiva a modului de realizare a operatiilor de prelucrare a datelor, timpul necesar realizarii fiecarei informatii, in vederea formarii unei viziuni globale asupra caracteristicilor fiecarei activitati.
Inventarierea documentelor utilizate in sistemul informational a constat in identificarea tuturor documentelor din sistemul informational cu ajutorul unor fise in care au fost consemnate toate datele privind fiecare document analizat (denumirea documentului, cine il intocmeste, in cate exemplare, mijloace de calcul folosite).
Procedeul prezinta avantajul ca permite comensurarea obiectiva a efortului unitatii in utilizarea si vehicularea documentelor din sistemul informational, dezavantajul fiind generat de complexitatea surprinderii tuturor aspectelor ce decurg din utilizarea documentelor.
Interviul este un procedeu care consta in studiul sistemului informational prin dialogul direct intre membrii colectivului de analiza si personalul din compartimentele implicate.
Procedeul prezinta avantajul contactului direct cu personalul din compartimentele analizate, ceea ce asigura obtinerea tuturor datelor necesare pentru evaluarea critica a sistemului existent in vederea inlocuirii acestuia cu un sistem informatic.
Utilizarea interviului ca procedeu de baza in analiza sistemului informational presupune parcurgerea unor faze care au ca scop pregatirea, desfasurarea si finalizarea interviului.
Pregatirea interviului consta intr-o documentare prealabila cu privire la sistemul informational analizat, prin care s-au definit obiectivele interviului, s-au stabilit interlocutorii din compartimentele functionale implicate care detin functii de executie si de decizie.
De asemenea, interviul a fost pregatit cu anticipatie, prilej cu care s-a stabilit problematica, locul si momentul desfasurarii interviului.
Interviul s-a desfasurat in compartimentul functional implicat si anume aprovizionare-desfacere pentru a exista posibilitatea furnizarii imediate a datelor care justifica raspunsurile persoanei intervievate.
Desfasurarea interviului a constat in formularea intrebarilor in limita obiectivelor stabilite, intr-o forma clara, directa si accesibila;in receptionarea raspunsurilor s-a urmarit daca persoanele intervievate au furnizat date corecte si exacte. Finalizarea interviului s-a concretizat intr-o discutie de sinteza asupra problemelor abordate.
In urma acestei sinteze a rezultat o imagine clara a sistemului, putandu-se trage primele concluzii cu privire la aspectele negative, cauzele generatoare de perturbatii ale sistemului.
In subsistemul informational actual existent la S.C. DALIA S.R.L., se desfasoara un volum foarte mare de munca de rutina, iar timpul de raspuns al sistemului nu este cel asteptat.
Datorita faptului ca o mare parte a operatiilor se executa in regim manual, prin sistemele clasice de lucru, rezultatele prelucrarilor sunt afectate prin prisma exactitatii. De asemenea, culegerea, transmiterea, stocarea, prelucrarea si difuzarea informatiilor se face greoi, prin proceduri manuale, cu intarziere si aceasta influenteaza negativ operativitatea informatiilor evaluata pe baza timpului de raspuns al sistemului informational. Timpul mare de raspuns face ca posibilitatile de analiza si previziune sa fie reduse.
Datele distribuite in puncte diferite ale unitatii ingreuneaza actualizarea operativa si corecta.
Caile principale de actiune pentru reducerea acestui timp sunt dezvoltarea si perfectionarea mijloacelor folosite pentru culegerea, transmiterea, stocarea si prelucrarea datelor, inlaturarea eventualelor deficiente de organizare a proceselor informationale.
Neajunsurile prezentate anterior pot fi inlaturate prin introducerea prelucrarii automate a datelor in domeniul desfacerii de produse, ceea ce va duce la marirea numarului de rapoarte finale, la eliminarea erorilor de calcul si la cresterea operativitatii.
In concluzie, sistemul informational existent la societatea “Dalia S.R.L.” asigura conditii minime de analiza si mai ales de alegere a solutiilor optime pentru activitatile viitoare. De aici, se desprinde necesitatea imbunatatirii actului de conducere prin implementarea unui sistem informatic care, chiar daca initial e mai costisitor constituie o investitie cu efecte benefice sigure.
CAPITOLUL 4
PROIECTAREA SUBSISTEMULUI INFORMATIC DESFACEREA STOCURILOR DE MARFA
STUCTURA DE BAZA A SUBSISTEMULUI PROPUS SI ARIA SA DE CUPRINDERE
Obiectivul principal al subsistemului informatic proiectat consta in gestionarea automata a stocurilor de marfa, in conditii optime de calitate si operabilitate, in vederea asigurarii conducerii cu informatii reale si in timp util, necesare fundamentarii deciziilor.
In acelasi timp se vor crea premize pentru abordarea in viitor si a altor aspecte precum: calculul cheltuielilor cu marfurile depozitate, determinarea necesarului de aprovizionat, etc.
Subsistemul informatic implementat asigura evidenta cantitativa si valorica a marfurilor iesite din unitate, precum si obtinerea unor situatii finale privind miscarea acestora, stocurile de marfa existente.
Programul este realizat modularizat conform fluxului de prelucrare a documentelor de evidenta primara si asigura o serie de facilitati, cum ar fi:
usurinta in utilizare (putand fi folosite si de utilizatori neinformaticieni) datorita interfetei prietenoase, avand mesaje de atentionare in caz de eroare;
produsul program are o structura modulara, putand fi dezvoltat ulterior prin adaugarea unor noi proceduri;
adaptabilitatea programului la modificarea purtatorilor de informatii, la cerintele fluxului si procedurilor de prelucrare;
utilizarea documentelor primare in etapa de introducere a datelor,de validare;
reducerea timpului consumat cu editarea propriu-zisa a situatiilor finale.
Structura de baza a subsistemului informatic este prezentata in figura 4.1., care reda componentele informatice asociate fluxului tehnologic de prelucrare care cuprinde: operatii de culegere si inregistrare a datelor, operatii de actualizare si validare, centralizarea si editarea situatiilor de iesire.
SCHEMA GENERALA A SUBSISTEMULUI INFORMATIC
DOCUMENTE
PRIMARE
ERORI
BAZA DE DATE
ERORI
PROIECTAREA IESIRILOR – DESCRIEREA RAPOARTELOR FINALE
Rapoartele finale obținute în cadrul sistemului informatic de desfacere a stocurilor de mărfuri grupează informații necesare cunoașterii realitații curente.
Rapoartele furnizate de subsistemul informatic proiectat au următorul conținut:
SITUATIA INTRARILOR DE MARFURI – conține pentru fiecare marfă următoarele: numărul documentului, felul documentului de intrare, codul mărfii, data intrării, cantitățile intrate, prețul unitar și valoarea intrării.
SITUATIA IESIRILOR DE MARFURI – conține pentru fiecare marfă ieșită din gestiune următoarele: felul documentului de ieșire, numărul acestui document, data ieșirii, cantitățile ieșite, prețul unitar și valoarea ieșirii.
LISTA STOCURILOR DE MARFURI – conține pentru fiecare marfă în parte următoarele: codul mărfii, denumirea mărfii, unitatea de măsură, cantitatea intrată, cantitatea ieșită, cantitatea rămasă în stoc și valoarea.
LISTA STOCURILOR NULE – conține mărfurile care au stocul zero, iar pentru fiecare marfă afișează codul mărfii, denumirea mărfii, unitatea de măsură, cantitatea intrată, cantitatea ieșită, stocul și valoarea.
LISTA STOCURILOR SUB LIMITA ADMISA – conține marfurile care se află sub limita stocului de siguranță, iar pentru fiecare marfă afișează codul mărfii, denumirea mărfii, unitatea de măsură, cantitatea intrată, cantitatea ieșită și stocul.
PROIECTAREA INTRARILOR – DESCRIEREA DOCUMENTELOR DE INTRARE
Datele de intrare necesare prelucrării automate au drept sursă documentele primare ce se întocmesc în cadrul activității de evidență a mișcării mărfurilor.
Proiectarea intrarilor din punct de vedere fizic:
4.4. DESCRIEREA BAZEI DE DATE RELATIONALE
Subsistemul informatic proiectat in scopul gestionarii automate a stocurilor da marfa, utilizeaza facilitatile oferite de catre sistemul de gestiune al bazelor de dare relationale VISUAL FOXPRO 6.0., sistem de gestiune al bazelor de date care poate fi utilizat si exploatat pe calculatoarele personale IBM-PC sub sistemul de operare Windows.
In alegerea acestui sistem de gestiune al datelor s-a tinut cont de criterii precum: performantele de exploatare cerute, asigurarea securitatii datelor, specificul aplicatiei, precum si de aspecte de natura economica privind incadrarea in bugetul alocat pentru realizarea aplicatiei.
Baza de date a acestei aplicatii este constituita din trei tabele de baza:MARFURI.DBF, VANZARI.DBF, STOC.DBF, INTRARI.DBF in care sunt stocate informatiile preluate din documentele primare privind iesirile de marfuri. Aceste tabele pot fi actualizate prin intermediul unor proceduri special proiectate.
Fiecare tabela are cate o cheie primara pentru regasirea automata a datelor pe suportul extern, iar celelalte campuri sunt in relatie de dependenta functionala cu campul cheie primara.
Proiectarea structurii tabelelor ce alcatuiesc baza de date s-a facut tinandu-se seama de criteriile de normalizare impuse de SGBD-ul utilizat:
stabilirea cheilor primare si externe;
verificarea unicitatii cheilor primare;
verificarea dependentelor functionale si a celor multivaloare;
eliminarea dependentelor tranzitive.
Tabela MARFURI este formata din campurile: CODMF, DENMF, UM. Cheia primara a acestei tabele este CODMF, iar cheia de legatura cu tabela VANZARI este CODMF, iar cu tabela STOC este COD.
Tabela VANZARI este formata din campurile NRDOCE, FELDOCE, CODMF, CANTITATE, DATA, PRET, VALOAREA. Cheia primara a acesteia este NRDOCE, iar cheia de legatura cu tabela STOC este COD.
Tabela STOC este formata din campurile: COD, STOC, MIN, MAX, iar cheia primara acesteia este COD.
Tabela INTRARI este formată din câmpurile: NRDOCI, FELDOC, CODMF, DATA, CANT, PRET, VAL.
4.5.PROIECTAREA STRUCTURII TABELELOR
BAZEI DE DATE
Tabelele bazei de date au urmatoarea structura si semnificatie a campurilor de date:
Tabela MARFURI.DBF contine marfurile achitizionate:
Tabela STOC.DBF reprezinta stocul ramas din fiecare produs:
Tabela VANZARI.DBF reprezinta vanzarile de marfuri:
Tabela INTRARI.DBF reprezintă intrările de mărfuri:
Schema legaturilor între tabelele bazei de date este prezentata in figura 4.2.:
INTRARI
MARFURI.DBF
VANZARI.DBF
STOC.DBF
4.6.REALIZAREA SUBSISTEMULUI INFORMATIC PROPUS
4.6.1. FUNCTIILE SUBSISTEMULUI PROPUS
Lansarea în execuție a programului va afișa un meniu prezentat în figura 4.3., prin care utilizatorul poate efectua o serie de operații, cum ar fi:
crearea și vizualizarea tabelelor bazei de date;
introducerea și actualizarea datelor cu validările specifice;
obținerea rapoartelor de ieșire;
terminarea sesiunii de lucru.
În vederea eliminării interdependențelor dintre programe și pentru dezvoltarea ulterioară prin noi proceduri, produsul program este modularizat.
Aplicația este concepută astfel încât să asigure un dialog simplu și concis cu utilizatorii finali.
Programele au fost realizate sub formă de proceduri, monitorizate în concordanță cu opțiunile din meniul principal.
4.6.2. DESCRIEREA PROGRAMELOR
Programul principal monitorizează întreaga aplicație, iar prin selectarea fiecărei opțiuni a meniului, sunt activate o serie de proceduri. Procedurile de adăugare sunt: ADAUGAREINT, ADAUGAREMF, ADAUGAREVAN și realizează operații de adăugare de noi tupluri în tabelele de bazei de date.
După apelarea opțiunii ADAUGARE, pe ecran apare videoformatul de introducere a datelor în concordanță cu tabela selectată. Nu este permisă introducerea de date eronate, în caz contrar fiind atenționat utilizatorul prin anumite mesaje.
Macheta programului ADAUGAREINT este:
ADAUGARE INTRARI
NUMAR DOCUMENT:
FEL DOCUMENT:
DATA:
COD MARFA:
CANTITATE:
PRET:
VALOARE:
Macheta programului ADAUGAREVAN este:
ADAUGARE VANZARI
NUMAR DOCUMENT:
FEL DOCUMENT:
DATA:
COD MARFA:
CANTITATE:
PRET:
VALOARE:
Macheta progamului ADAUGAREMF este:
ADAUGARE MARFURI
CODUL MARFII:
DENUMIREA MARFII:
UNITATE DE MASURA:
4.7.IMPLEMENTAREA SI EXPLOATAREA SUBSISTEMULUI INFORMATIC
4.7.1. ETAPA DE IMPLEMENTARE
Etapa de implementare finalizează activitatea de proiectare și realizare a sistemului informatic, având ca obiectiv testarea noului sistem cu date reale, în vederea aducerii lui la stadiul de exploatare efectivă.
Implementarea începe în momentul în care toate componetele sistemului informatic au fost testate individual și permit asamblarea lor la nivelul fiecărei unitați funcționale; implementarea se încheie cu punerea în funcțiune a sistemului proiectat odată cu acceptarea de către beneficiar a raportului de implementare.
Implementarea constă în realizarea activităților de introducere, listare, expermentare și funcționare a sistemului informatic în condiții de eficiență economică. În același timp se urmărește realizarea obiectivelor propuse, a parametrilor proiectați, definitivarea documentației de exploatare a noului sistem în vederea omologării acestuia.
Pentru implementarea subsistemului informatic trebuie parcurse o serie de etape, precum:
difuzarea instrucțiunilor de executare a procedurilor (manuale și automate);
instruirea personalului;
asigurarea condițiilor organizatorice;
asigurarea resurselor hard;
asigurarea datelor reale necesare implementării.
Verificarea performanțelor subsistemului informatic proiectat se realizează prin evaluarea rezultatelor obținute la testarea și implementarea produsului informatic, în funcție de cerințele stabilite în etapa de proiectare.
Definitivarea documentației de exploatare a subsistemului se concretizează în întocmirea manualului de prezentare și exploatare.
Recepția și omologarea subsistemului reprezintă acceptarea oficială a acestuia de către unitatea beneficiară. Omologarea se realizează în urma verificării încadrării subsistemului implementat în obiectivele solicitate de societatea beneficiară.
ETAPA DE EXPLOATARE
Exploatarea curentă a subsistemului informatic presupune punerea în stare operațională a calculatorului electronic și a perifericelor necesare, după care se continuă cu operațiile următoare:
lansarea în execuție a programelor pentru crearea și actualizarea bazei de date, eliminarea erorilor;
exploatarea bazei de date în vederea obținerii situațiilor de ieșire;
verificarea corectitudinii rezultatelor obținute.
Exploatarea curentă a subsistemului informatic se încredințează compartimentelor funcționale care răspund de efectuarea tuturor operațiilor ce se realizează de la introducerea datelor până la obținerea rapoartelor finale.
Menținerea în funcțiune a subsistemului informatic presupune corectarea și eliminarea erorilor care apar pe parcurs, întrucât unele anomalii apărute în timpul exploatării pot duce la schimbări în structura programelor.
De asemenea, întreținerea subsistemului presupune introducerea unor perfecționări care conduc la sporirea niveluli papametrilot tehnico-funcționali și economici ai subsistemului.
CAPITOLUL 5
EFICIENȚA ECONOMICĂ A SISTEMULUI INFORMATIC
La baza proiectării sistemelor informatice stă conceptul de eficiență economică, respectiv compararea efectelor obținute cu cheltuielile necesare pentru funcționarea sistemului. Evaluarea celor două elemente se va realiza ținând cont de caracterul complex al manifestării efectelor și de sistemul factorilor endogeni și exogeni care influențează funcționarea sistemului.
TEORII, CONCEPTE ȘI METODE EXISTENTE
Până în prezent au fost elaborate teorii și concepte ce privesc eficiența economică a sistemelor informatice și care se polarizează în trei mari grupe.
Prima grupă se axează pe utilitatea sistemelor informatice și deci eficiența lor nu se poate pune în discuție atâta timp cât ele nu servesc cerințelor informaționale ale conducerii unităților social-economice. Pentru acesta se stabilesc criterii privind selecționarea judicioasă a fluxurilor informaționale, sunt selecționate cele mai performante metode, tehnici, proceduri de organizare a datelor și proceselor de prelucrare, sunt proiectate configurații optimale ale sistemelor de calcul, etc. Totodată se va urmări ca sistemul informatic să fie caracterizat de stabilitate.
Această abordare conduce la o aplicare limitată, deoarece introducerea sistemului informatic este privită ca o înlocuire a mijloacelor de prelucrare a datelor cu altele noi, mai performante. Se introduc astfel metode, tehnici, care vor crește productivitatea sistemului informatic dar nu și perfecționarea sistemului însuși.
A doua categorie are în vedere faptul că eficiența unui sistem informatic rezultă din impactul acestuia asupra activitaților din unitățile economico-sociale.
Măsura eficienței va fi dată de valoarea informațiilor pe care sistemul le furnizează.; această valoare se calculează pe baza caracteristicilor tehnice și a cheltuielilor cu obținerea lor.
Pentru evaluarea eficienței economice se are în vedere și calitatea informației care se determină tot prin prisma unor caracteristici tehnice ale sistemului informatic.
Corelarea calitații cu valoarea informației conduce la următoarele aspecte:
valoarea informației va crește proporțional o dată cu creșterea calitații ei, până la un moment dat, după care creșterea în continuare a calitații va duce la o creștere nesemnificativă a valorii;
până la un moment dat, ritmul creșterii calitații informației îl devansează cu mult pe cel al creșterii cheltuielilor; după acest punct, la creșteri nesemnificative ale calității se vor înregistra salturi semnificative ale cheltuielilor.
Această categorie de teorii privește mai ales efectul economic prin prisma eficacitații activitații de conducere.
A treia categorie grupează teorii și concepte prin care eficiența economică a unui sistem informatic se poate evalua prin contribuția adusă la sporirea eficienței activitaților cu caracter tehnic, de producție, economic sau social. Pentru acest lucru se au în vedere indicatorii:
indicatori de fundamentare tehnico-economici ai sistemului informatic, cum ar fi: creșterea profitului, reducerea cheltuielilor de producție, reducerea cheltuielilor de funcționare a sistemului informatic;
indicatori sintetici de evaluare a eficienței sistemului informatic.
OBIECTIVELE EVALUĂRII SISTEMULUI INFORMATIC
În ansamblu, prin evaluarea eficienței economice a sistemului informatic se determină efectele rezultate și resursele utilizate.
Pentru acest lucru, se urmăresc obiectivele:
selectarea din ansamblul sistemului informatic a acelor fluxuri care se concretizează în aplicații informatice eficiente economic;
selectarea modalitaților care dau o eficiență maximă pentru realizarea aplicațiilor informatice;
formularea criteriilor de evaluare a eficienței economice a sistemului informatic deja realizat.
5.3 FORMELE EFICIENTEI ECONOMICE A SISTEMULUI INFORMATIC
Efectele economice ale introducerii sistemului informatic dau eficiența acestuia. Aceste efecte sunt determinate în funcție de mai multe criterii: rezultatele care sunt considerate ca efecte ale introducerii sistemului informatic, modul de realizare a efectelor, locul de manifestare a efectelor. Toate acestea conduc la două forme de efecte economice: directe și indirecte.
Efectele directe se referă la realizatorul sistemului informatic (eficiența apare datorită cercetării și proiectării și la utilizatorul sistemului informatic (eficiența apare datorită exploatării).
Efectele indirecte rezultă din nivelul cantitativ și calitativ superior al informației, care rezultă din introducerea sistemului informatic.
INDICATORII EFICIENTEI ECONOMICE A SISTEMULUI INFORMATIC
Utilitatea și eficiența unui sistem informatic sunt date print-o serie de caracteristici, care sunt de două tipuri:
funcționale;
constructive.
Caracteristica funcțională este dată de capacitatea sistemului de a răspunde la cerințele utilizatorilor (pestabilite sau apărute ulterior).
Caracteristica constructivă este dată de raportul efect / effort și se referă la resursele informatice și procesele informaționale din sistemul informatic.
Caracteristicile funcționale și constructive ale unui sistem informatic sunt condiționate de două categorii de factori: organizatorici și tehnico-economici.
Factorii organizatorici sunt specifici unitații pentru care se realizează sistemul informatic. Dacă pentru aceeași unitate se realizează mau multe variante de sistem informatic, influența factorilor organizatorici este aproximativ constantă.
Factorii tehnico-economici oferă un ansamblu de elemente, cu ajutorul cărora se pot analiza diferite variante ale sistemului informatic, posibil de realizat.
Pentru acestă analiză există următorii indicatori:
coeficientul de satisfacere a cerințelor informaționale;
coeficientul timpului de răspuns;
coeficientul eficienței economice;
coeficientul timpului de recuperare;
coeficientul economiei de personal.
Pentru proiectul analizat, au fost considerați relevanți – și, în consecință s-a urmărit calculul lor -, următorii indicatori:
Coeficientul de satisfacere a cerințelor informaționale (Csc) ;acest indicator este dat de raportul dintre cantitatea informațiilor proiectate a fi furnizate de sistemul informațional (Cp) și cantitatea informațiilor real furnizate (Cr).
CSC = Cp / Cr
Sistemul nostru furnizează exact informațiile utile, acoperind în întregime necesarul de informații folosit de conducere la fundamentarea deciziilor. Pentru aceasta, se consideră că valoarea acestui indicator este 1.
Cp=Cr;
CSC=1.
Coeficientul timpului de răspuns (Ctr) este dat de raportul dintre timpul de răspuns al componentelor sistemului informatic (Tri) și diferența dintre timpul de reglare admis pentru sistemul informatic (Tra) și perioada aferentă desfășurării proceselor de conducere (Tec).
Ctr = Tri / (Tra- Tec)
Se consideră că timpul de răspuns al componetelor sistemului informatic este foarte mic (este un sistem performant, nu are implementați algoritmi ce necesită un timp ridicat de răspuns, regăsirea datelor este foarte rapidă, la fel și prelucrarea lor), și se consideră că sistemul asigură un grad ridicat al operativitații deciziilor, bazate pe informațiile furnizate de sistemul informatic.
Coeficientul eficienței economice (CEE) este dat de raportul dintre suma efectelor economice potențiale pentru o perioadă, de exemplu un an, (EC), și resursele informatice pe aceeași perioadă (Ri).
CEE = ∑ EC / Ri
Efectele economice sunt date de:
creșterea cifrei de afacere;
reducerea cheltuielilor de depozitare;
reducerea cheltuielilor generale ale unitații.
Resursele utlizate în sistem sunt date de: valoarea capitalului mijloacelor fixe și a mijloacelor circulante necesare funcționării sistemului, precum și de valoarea cheltuielilor cu elaborarea și întreținerea sistemului.
Efectele economice ale introducerii acestui sistem se concretizează în reducerea cheltuielilor generale ale unitații, astfel:
reducerea cheltuielilor materiale pentru producerea de informații necesare compartimentului financiar-contabil pentru fundamentarea deciziilor;
reducerea cheltuielilor umane pentru culegerea de informații necesare conducerii societații prin redistribuirea sarcinilor personalului aferent;
eliminarea erorilor datorate factorului uman în procese de rutină;
eliminarea efectelor nedorite datorate necunoașterii la timp a datoriilor comerciale ale firmei, care pot aduce mari prejudicii societații (prin aplicarea unor dobânzi.
Luând în considerare o valoare estimativă a tuturor reducerilor implicate, evaluăm coeficientul Ec=60 milioane lei.
Valoarea cheltuielilor cu elaborarea și implementarea sistemului este evidențiată astfel:
cheltuieli cu procurarea software-ului necesar;
cheltuieli cu instruirea personalului;
cheltuieli pentru asigurarea intreținerii sistemului.
Astfel, valoarea coeficientului Ri=20 milioane lei. După cum se observă, coeficientul eficienței economice CEE=50/20=2,5.
În concluzie, se remarcă faptul că necesitatea realizării acestui sistem informatic este reflectată clar prin efectele implementării și exploatării acestuia (reducerea cheltuielilor unitații, reducerea considerabilă a timpului necesar obținerii informațiilor folosite de conducere la fundamentarea deciziilor, asigurarea unei relații ferme cu furnizorii și clienții unitații, etc), iar eficiența acestui sistem este evidentă.
Încă o dată se demonstrează că activitațile automatizate asigură rapiditate, siguranță, corectitudine, eficiență și este recomendabilă lărgirea sferei de utilizare a acestora.
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Realizarea Unui Subsistem Informatic Pentru Desfacerea Stocurilor DE Marfuri – Aplicatie (ID: 149231)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.