Protocol și Etichetă în Organizarea Unui Eveniment

UNIVERSITATEA DIN BUCUREȘTI

FACULTATEA DE LITERE

SPECIALIZAREA: ASISTENȚĂ MANAGERIALĂ ȘI SECRETARIAT

LUCRARE DE LICENȚĂ

Coordonator științific:

Conf. dr. Oana Iucu

Absolvent:

Moroșanu Mădălina Ana-Maria

BUCUREȘTI

2016

UNIVERSITATEA DIN BUCUREȘTI

FACULTATEA DE LITERE

SPECIALIZAREA: ASISTENȚĂ MANAGERIALĂ ȘI SECRETARIAT

Protocol și etichetă în organizarea unui eveniment

Coordonator științific:

Conf. dr. Oana Iucu

Absolvent:

Moroșanu Mădălina Ana-Maria

BUCUREȘTI

2016

ABREVIERI

alin. – alineatul

art. – articolul

nr. – numărul

op.cit. – operă citată

p. – pagina

pct. – punctual

vol. – volumul

INTRODUCERE

Prezenta lucrare s-a dorit a fi o analiză exhaustivă a instituției protocolui așa cum se regăseșete acesta consacrat la nivelul uzanțelor interne.

Astazi protocolul înseamnă mai mult decât relaționarea oamenilor în timpul unei întâlniri de afaceri. Această temă nu captează atenția doar pentru noutatea ei ci și prin faptul că subiectele de acest gen sunt tratate mai rar, iar cei care vor să aprofundeze rămân impresionați de frumusețea acestui domeniu care a devenit aproape ca un ritual savârșit de sute de ani.

Termenul de protocol provine din greaca veche și este format prin alăturarea particulei proto, adică primul sau întâiul care se adaugă cuvântului kolle adică a lipi, problemă sau examen, cu alte cuvinte prin traducere liberă înțelegem că protocolul înseamnă prima problemă sau primul examen al unui om care este pus în fața unei dificultăți în ceea ce privește politețea. Inițial înțelesul termenului era acela cu referire la prima foaie lipită pe un sul de papirus, pe care erau scrise datele originii sale.Puțin mai târziu , în secolul al VI-lea, cuvântul desemna prima pagină a unui document oficial, mai târziu el a definit succesiv textul original al unui act de notariat. În cele din urmă, la începutul secolului al XVII-lea, termenul de protocol desemna “o culegere de formule utilizate pentru a stabili corespondenta intre persoane, în funcție de rangul acestora”.

În zilele noastre bunele maniere au căpătat un stigmat sau o imagine de lucru imposibil de realizat, mai ales de tinerele generații care nu doresc să cunoască adevaratele beneficii ale uzanțelor practicate ,,abuziv” de oamenii cu bun-simț al secolului trecut.

Înainte de parcurgerea cursului de protocol, cunoștințele mele erau vagi în ceea ce privește acest subiect, însă, pentru mine toată această ,,călătorie” a început odată cu educația primită de la părinții mei, iar primul lucru pe care l-am învățat, a fost că ceea ce ofer celor din jurul meu aceea voi primi, cu alte cuvinte ceea ce semeni același lucru vei culege. Acum, cei șapte ani de acasă au devenit un mit, iar rădăcinile protocolului se află tocmai în această bună-cuviință deprinsă de la părinți.

Este primordial să ne educam copiii cât sunt încă mici ca mai apoi să deprindă singuri unele reguli, poate nescrise, ale comportamentului uman.

Pentru a fi remarcați, trebuie să avem un set personal de abilițăți sociale dobândite, ceea ce va da un plus de eleganță personalității, inclusiv în momentele dificile ale vieții. Când vorbim despre purtare cuviincioasă, ne referim la mai mulți factori indispensabili unei persoane pentru a deține cu adevărat mânuirea acestui intrument atât de puternic. Mai întâi putem să ne referim la comunicarea verbală, cea care însoțește comunicarea nonverbală. Probabil este cunoscut faptul că, atitudinea și conținutul emoțional este transmis în proporție de 55% nonverbal, 38% paraverbal, iar procentul de doar 7% rămâne comunicării verbale. Deducem de aici că, vorbim mai mult prin modul în care ne comportăm, prin îmbracăminte, bijuteriile pe care le purtăm, ticuri sau gusturi nu prin cuvinte.

Totuși, în opinia mea, puțini sunt cei care știu să decodifice realul mesaj transmis de o cravată lăsată neglijent să stea în afara sacoului sau o mână tremurândă care îți este întinsă atunci când vrei să faci cunoștință.

Motivația care m-a determinat să cercetez această temă a fost alimentată de dorința de a cunoaște mai mult și de a aprofunda problematica complexă a protocolului.

M-au fascinat dintotdeauna evenimentele în cadrul cărora grija față de invitați și crearea unei atmosfere plăcute au schimbat percepția oamenilor despre lume, civilizație și cultură.

Lucrarea, structurată în 2 (două) capitole debutează cu un scurt istoric al protocolului, precum și cu o analiză a apariției acestei instituții la nivel național.În cadrul celui de-al capitol am considerat oportun a realiza o analiză, din punct de vedere practic, al protocolului așa cum este acesta uzitat în cadrul organizării de evenimente , parcurgand in detaliu fiecare pas care ajută la creearea unui eveniment de succes.

Metode de cercetare utilizate în elaborarea lucrării

Pentru elaborarea conținutului lucrării s-a făcut apel la mai multe metode de cercetare fapt datorat specificității conținutului fiecărui capitol.

S-au utilizat principalele surse bibliografice din domeniile de cunoaștere specifice temei. Au fost consultate tratate și lucrări de specialitate, analizând în detaliu instituția protocolului. Pentru realizarea unei investigații exhaustive a temei s-a recurs la analiza problemelor prin referirea la anumite puncte de vedere doctrinare, evaluarea și sintetizarea unor aspecte din domeniul protocolului instituțional, stabilirea unor comparații și conexiuni.

Am folosit ca metodă principală-metoda inductivă deoarece știința folosește experiența ca mijloc de confirmare a concluziilor și ipotezelor sale.

Pentru studierea temei s-a avut în vedere complexitatea acesteia pentru care s-a preferat o îmbinare a unor metode clasice de cercetare cu câteva metode noi.

Astfel observația directă s-a utilizat pentru sublinierea importanței reglementărilor regulior de protocol naționale și internaționale. Observația indirectă s-a folosit prin apelul la unele constatări anterioare clare și bine întocmite în materia studiată.

Alte metode folosite de-a lungul elaborării lucrării se numără :

metoda sociologică necesară pentru colectarea, analiza și interpretarea informațiilor;

cercetarea documentară pentru a evidenția importanța normelor de protocol ;

cercetarea indirectă.

CAPITOLUL I
CONSIDERAȚII INTRODUCTIVE

Scurt istoric a instituției protocolului si etichetei

Protocolul este un cuvânt cu înțelesuri multiple, el îmbrăcând doua semnificații. Poate fi utlizat pentru a reprezenta un tratat, o convenție sau procesul verbal al unei conferințe.În acest caz ne referim la semnificația de baza a termenului “ Danemarca și Suedia au semnat un protocol de înțelegere asupra pescuitului”. De asemenea, cuvantul poate desemna un formular uitlizat pentru redactarea actelor publice, mai exact un imprimat compus din intrebari sau din spatii care urmeaza sa fie completate de catre cel care redacteaza documentul.

Aria de interveneție a protocolului cuprinde relațiile între puteri suverane a caror expresie desavârșită este statul.Tot din aria protocolului fac parte normele la care suntem obligați să apelăm în relațiile cu aceste puteri și, în general în sfera afacerilor externe. În plus, protocolul privește raporturile ierarhice stabilite între instituții și în cadrul acestora, raporturile dintre cei care au puterea și relațiile pe care subordonații le intrețin cu aceștia.

În ceea ce privește eticheta, aceasta se refera la formalismul relațiilor dintre particulari , relațiile individuale, indiferent dacă acest raport este ierarhic sau nu. De asemenea, când vorbim de eticheta ne referim la comportamentul în societate.

Cei doi termini , protocol și etichetă, au deseori tendința de a se confunda: “Dacă protocolul se aplică raporturilor instituționale, iar eticheta raporturilor individuale, în amândouă cazurile este vorba de raporturi intreținute în contextul vieții publice. Întepatrunderea acestor termini este de altfel atât de mare încat normele stabilite pentru unul sunt utile celuilalt, cu o singura deosebire că , în cazul protocolului, efectele sunt de constrângere. Neaplicarea acestora se poate solda cu consecințe negative, care afectează ansamblul colectivității, în timp ce nerespectarea etichetei determină efecte limitate doar la persoanele în cauză”.

Astfel cum rezultă din studiile celor mai vechi mărturii arheologice precum și a altor documente, din cele mai vechi timpuri se practicau diferite tituri de ceremonial.

Într-o prima fază toate tipurile de ceremonial se manifestau „prin ritualuri de solicitare a bunăvoinței și protecției unor forțe supranaturale, evoluând, cu timpul, spre ritualuri de cult religios.” Totodată, în cadrul literaturii de specialitate s-a subliniat faptul că „odată cu dezvoltarea societății, practicile de ceremonial s-au extins și la domeniul activităților profane”, și anume „exprimarea respectului față de acei membri ai comunității care erau mai curajoși, mai puternici, a supunerii față de cei care deveneau conducători ori stăpâni.”

Trebuie subliniat faptul că, atât în ceremoniile religioase, cât și în cele cu caracter laic, se făcea apel la o simbolistică specifică, precum oferirea de jertfe sau alte ofrande, intonarea de imnuri, prosternarea, îngenuncherea, sărutarea paloșului, a mâinii, a vârfului cizmei și altele.

Intensificarea și diversificarea ceremoniilor a impus stabilirea unor reguli în scopul unei bune desfășurări a acestora, toate acestea conducând la nașterea instituției protocolului.

Inițial, instituționalizarea activităților de protocol s-a manifestat prin numirea unor persoane care să se ocupe de organizarea ceremoniilor. Ulterior, modalitatea de numire a unor persoane a fost urmată de codificarea tuturor normelor de protocol, ce au îmbrăcat forma unor îndreptare scrise.

Potrivit unor autori ai literaturii de specialitate „cele mai vechi mărturii scrise cuprinzând norme de comportare în diferite împrejurări protocolare aparțin egiptenilor. Ptahholep, vizir al faraonului Isesi din a V-a dinastie, care a domnit în jurul anului 2450 Î.H., a lăsat posterității o lucrare cunoscută sub titlul „înțelepciunile lui Ptahhotep” ce conținea „sfaturi pentru fiul său asupra uzanțelor de care să se țină seama la manifestări oficiale și în alte ocazii”.

Se impune a preciza că vechi codificări ale uzanțelor de ceremonial parvin și din China, astfel că unii autori ai literaturii de specialitate au subliniat faptul „că preocuparea pentru ceremonial, etichetă, curtoazie și bune maniere în raporturile interumane și interstatale, atenția față de acțiunile protocolare de primire a oaspeților, de oferire de cadouri și alte forme dc politețe față de aceștia, s-a impus, în China, de timpuriu, ca o condiție sine qua non a organizării sale sociale.”

În cadrul lucrării China- vieți în vâltoarea istoriei, autoarea precizează „la începutul secolului al Xl-lea î. Hr practicile acestea au fost cuprinse în lucrarea <Zhou Li> („Ceremonialul Zhou"), de către unul din fiii regelui ctitor al dinastiei Zhou (1122-225 Î.Hr.). Această scriere, una din cele mai vechi cărți de ceremonial din lume, a devenit o operă clasică a civilizației chineze, o lucrare de căpătâi și de referință pentru Confucius și alți filosofi chinezi, în efortul lor de a formula teorii cu privire la organizarea statală, relațiile interumane și ierarhia socială. Importanța acordată ceremonialului și etichetei (<Li>) în acea epocă timpurie se reflectă și în organizarea <Libu> („Cancelariei ceremonialului"), precum și în introducerea, la loc de frunte în programa școlilor, a obligativității însușirii ritualurilor și regulilor de comportament. Ambele practici au operat, fără întrerupere, până la proclamarea Republicii China, în 1912”.

Inițial, în Grecia Antică ceremonialul viza cu precădere organizarea de evenimente cu caracter religios, în viața social-politică optându-se pentru un protocol mai puțin încărcat. Însă, după cucerirea de către Alexandru cel Mare a unor regate asiatice, „somptuozitatea și solemnitatea ceremoniilor practicate de către conducătorii acelor state sunt preluate și încorporate în modul de desfășurare a manifestărilor oficiale din Grecia.”

Se impune a preciza că unul dintre cei mai importanți gânditori ai antichității, filozoful grec Platon se ocupă în scrierile sale și de problemele de protocol și ceremonial ale Atenei, descriind categoriile de oaspeți străini și modalitățile de primire a acestora.

Asemeni lui Platon, discipolul său, filozoful Aristotel evocă în lucrările sale diferite aspecte ale ceremonialului și curtoaziei timpului său, apreciind, critic de altfel, faptul că au fost adoptate „de la barbari… plecăciunile și cedarea locului”, onoruri pe care el le considera inadecvate democrației grecești.

Comparativ cu Grecia, unde preocuparea pentru ceremonii în viața publică nu a cunoscut o mare amploare, în Roma rigorile protocolare și ceremoniile erau considerate esențiale la toate nivelurile societății.

Este cunoscut faptul că romanii erau foarte sensibili la onoruri și ierarhii, mândrindu-se cu rangul lor ori de câte ori apăreau în public. Astfel, de exemplu „nu numai la manifestări oficiale care aveau loc în Senat sau la reședința șefului statului, ci și la spectacole organizate în teatre și amfiteatre, așezarea participanților se tăcea ținându-se seama de poziția socială a acestora, conform unor reglementări stabilite prin lege.”

Se impune a menționa faptul că, în ceea ce privește instituționalizarea protocolului la romani, împăratul Constantin cel Mare a acordat o atenție deosebită.

Astfel, pe lângă acceptarea creștinismului, acesta se înscrie, în istoria Romei, și ca suveran care a consolidat caracterul centralizat al imperiului, bazat pe o societate bine ierarhizată. În acest context este de evocat paternitatea atribuită lui Constantin cel Marc a documentului intitulat „Nota Dignitatum” care stabilește măsuri de perfecționare a ordinii, cu precădere a funcțiilor în stat și a celor de la palatul imperial. Documentul menționat introduce formule distincte de adresare, ținând seama de rang, pentru toți demnitarii Romei.

În cadrul Imperiului Bizantin situația este cu totul diferită față de Roma. Astfel, la curtea împăratului Justinian, maestrul de ceremonii al acestuia, pe nume Pelrus Patrikios, consemnează pentru contemporani și urmași, în lucrarea sa Despre orânduirea politică normele de protocol de care trebuie să se țină seama în imperiu, descriind, în detaliu, diferitele ceremonii de la palat.

Ținând cont de faptul că, în Bizanț, se acorda o atenție specială instituției protocolului și ceremoniilor, unul dintre împărații bizantini din secolul al X-Iea, Constantin al VII-lea Porfirogenetul, s-a ocupat, personal, de instituționalizarea acestor activități,.

Unul din elementele esențiale ale activității de protocol consta în faptul că, la curte, a fost creat un departament special însărcinat cu ceremonialul și protocolul, având misiunea de a se ocupa, în primul rând, de primirea emisarilor străini și de organizarea șederii lor în Bizanț, încât să plece impresionați de măreția și puterea acestuia, în condițiile unei stricte, dar discrete supravegheri a contactelor oaspeților cu autohtonii sau, eventual, cu alți străini din Bizanț. Ceremonia de primire la împărat excela prin fast și unele procedee de „scenografie" menite sa uimească solii sau ambasadorii in cauză.

Înfățișarea puterii militare se făcea prin introducerea în programele oaspeților veniți la Bizanț a unor lungi parade, anume organizate, la care străinii erau invitați să asiste. Aceiași soldați, intrând pe o poartă și ieșind pe alta, reveneau în fața acestora, purtând de fiecare dată alte haine și alte arme, pentru a da impresia că împăratul dispune de o armată numeroasă manipulare ce reușea să impresioneze asistența străină.

În Europa Occidentală, textele atestând existența instituționalizării unor norme de protocol sunt cunoscute cu începere din secolul al XII-lea.

Preocuparea pentru elaborarea de „normative" în materie de protocol și ceremonial se manifestă și pe alte meleaguri ale Europei, țara europeană în care regulile de protocol s-au bucurat de o importanță deosebită fiind Franța.

Seriozitatea cu care a fost privită, în Franța, activitatea de protocol, nu numai în perioada monarhică, dar și în anii republicii, a fost sintetizată de către generalul Charles de Gaulle, care aprecia ca „Protocolul este expresia ordinii în Republică”.

Astfel, se poate susține că, încă din anii Renașterii și până în epoca modernă, protocolul francez a fost sursa de inspirație pentru multe țări din Europa occidentală, fiind considerat un etalon. În secolul al XlX-lea și începutul celui de-al XX-lea se ajunge la o mare apropiere a practicilor protocolare la nivel european, putându-se vorbi de apariția unui protocol european.

Protocolul european a fost sursa de inspirație pentru protocolul țărilor din America de Nord, America de Sud, Australia, precum și pentru țările foste colonii din Africa.

Capitolul II

Analiză practică

Organizarea și gestionarea unui eveniment

1.Definirea evenimentului

Fiecare eveniment necesită o anumită organizare, necesită respectarea unor reguli de protocol, care duc la creearea unui eveniment de success, făcând sau nu diferența. Pentru organizarea unui eveniment de success, este nevoie de colaborarea eficientă a mai multor persone, care au ca principal scop reușita evenimentului din toate punctele de vedere. Pentru a reusi acest lucru este nevoie de muncă, de coordonare, organizare, dar nu în ultimul rând de respectarea regulilor protocolare.

Organizarea evenimentelor se face din cele mai vechi timpuri. Începînd cu secolul al XX-lea, odată cu răspândirea mijloacelor de comunicare în masă, evenimentele s-au diversificat foarte mult, iar modul lor de pregătirea a început să fie normat, astfel încât în momentul actual există niște reguli generale de pregătire. La prima vedere, această activitate nu pare deloc una dificilă, majoritatea oamenilor considerând că nu este necesar să înveți nimic pentru a fi în stare să asiguri invitaților o sală în care să se desfășoare activitatea și o cameră de hotel, unde să-i găzduiești. Însă așa cum există în viața privată gazde bune, care sunt vizitate cu plăcere și a doua oară, în timp ce alții eșuează lamentabil, chiar și atunci când oferă un pahar cu apă, tot așa se întâmplă și în cazul organizării de evenimente.

Astfel că în zilele noastre, organizarea de evenimente este o profesie serioasă,, iar cursurile din acest domeniu au devenit tot mai populare.

Evenimentul este o activitate amplă, ocazională, organizată cu un anumit scop și care presupune o serie întreagă de activități de pregătire, de organizare și de coordonare.Astfel de activități implică apelul la numeroase elemente independente, care sunt foarte importante și de care trebuie să se țină seama, deoarece, dacă unul singur este omis, dar toate celelalte elemente sunt îndeplinite, întreg ansamblul în sine este compromis.

Organizarea fiecărui eveniment presupune îndeplinirea a patru sarcini interdependente:

Planificarea;

Pregătirile;

Desfășurarea evenimentului;

Activitățile ulterioare;

Există o gamă destul de largă de evenimente, tot atâtea câte grupuri și activități sociale există. Clasificarea acestora se poate face în funcție de mai multe criterii, printre care amintim:

Ora și ziua de începere;

Locația de desfășurare;

Caracterul profesional;

Funcția pe care o îndeplinesc;

Abordarea de marketing;

1.1 Tipuri de evenimente

Există mai multe tipuri de evenimente, acestea fiind clasificate în funcție de importanța lor, de gradul de dificulatate, de complexitatea pe care organizatorii o doresc în cadrul evenimentului. Astfel putem face o clasificarea a evenimentelor în funcție de importanța lor :

protocolare ( evenimente de deschidere sau de încheierea unei acțiuni);

principale ( congres, conferință);

secundarea(expoziții, program cu reprezentație scenica etc);

auxiliare( prezentări de excursii);

Din punct de vedere al avergurii lor, evenimentele oficiale pot fi clasificate în :

mondiale;

internaționale;

europene;

naționale;

locale;

Evenimetele oficiale sunt manifestări care necesită o maximă preocupare din partea organizatorilor, deoarece buna lor desfășurare, fructificarea rațională a timpului disponibil, evenimentele asociate de calitate joacă un rol important in cadrul lor.

Ca să putem vorbii despre evenimente mondiale , în cadrul lor trebuie sa participe 25-30% din țările lumii.

Evenimentele internaționale – sunt ocazii la care participă cel putin trei membri din străinătate, iar dacă este o proporție de 35-50% de participanți din țări eurpene, vorbim despre un eveniment european.

Din punct de vedere a funcției pe care o îndeplinește un evenimet , acestea se pot clasifica:

Congres, conferință și tipurile secundare ale acestoral;

Programe live,culturale și artistice;

Concursuri (raliu, competitii sportive etc);

Expoziții;

Concursuri de cultura generală;

Demonstrații, mitinguri;

Ceremonii, receptii, comemorari festive, evenimente protocolare;

Evenimente complexe, care le inglobează pe toate celelalte de la punctele anterioare;

Din punct de vedere al caracterului profesional pe care îl îndeplinește fiecare eveniment , putem face următoarea clasificare:

Cu caracter artistic ( Concerte , festivaluri);

Cu caracter științific( conferinte, simpozioane);

Cu caracter cultural(festivaluri);

Cu caracter socio politic(actiuni comunitare);

Cu caracter religios;

Cu caracter sportiv(campionate europene, mondiale, concursuri de dans etc);

Cu caracter comercial(expozitii, targuri);

Evenimente complexe care se dezvoltă din cele enumerate mai sus;

Din punct de vedere a abordării de marketing, putem face următoarea clasificare:

Evenimente în cadrul cărtora cei interesați trebuie sa-și depună candidatura;

Evenimente adaptate, al caror plan de desfășurare a fost preluat de către cei care îl organizează din altă parte;

Evenimente inovatoare;

Evenimnete convenționale;

Egalitatea între femei și bărbați reprezintă un drept fundamental . Deși în ultimii ani societatea a încercat să ofere din ce în ce mai multe drepturi femeilor sau cel puțin drepturi egale cu ale bărbaților, facându-se progrese semnificative pentru ca femeile și bărbați sa beneficieze de șanse egale în toate domeniile de activitate, încă mai există discrepanțe din acest punct de vedere.

Astfel în acest sens în perioada 08.03-10.03.2016 a avut loc Conferința „Femeia de azi pentru societatea de mâine”, din cadrul proiectului „Împreună pentru promovarea egalității de șanse”, având ca principal scop promovarea egalității de șanse, a incluziunii sociale și economice a femeilor dezavantajate din punct de vedere social. Pe parcursul lucrării vom aborda și vom parcurge toți pași , care au dus la implementarea acestui proiect și au facut posibilă realizarea lui.

Organizarea evenimentelor

2.1 Etapele organizării evenimentului

Organizarea unui eveniment cunoaște și se conturează cu ajutorul a trei etape de lucru:

Conceperea ideii evenimentului și pregătirea pentru organizarea lui;

Organizarea și desfășurarea;

Evaluarea evenimentului;

Fiecare eveniment , indiferent de natura acestuia are o temă principală care îl definește și îi determină desfășurarea în cel mai mic detaliu. Pentru a avea succes garantat, este foarte important modul în care îl abordăm încă de la început, fiind indicat să avem o întreagă echipă care să lucreze alaturi de noi, fiind delimitate foarte bine atribuțiile fiecăruia. De asemenea tema si ideea principală trebuie sa fie clare, pentru a avea posibilitatea de a ne axa fix pe ceea ce ne interesează.

O particularitatea a unui eveniment de succes este aceea ca programul să poată fi modificat chiar pe parcursul desfășurării sale. Existând posibilitatea ca activitatea să se prelungească sau unele momente să fie scoase din programul inițial.Un organizator bun este capabil să intervină în programul de desfășurare și să facă modificările necesare pe moment, în funcție de publicul prezent, astfel încât prin micile lui intervenții să nu piardă nimic din esența evenimentului.

În ceea ce privește evaluarea evenimentului, acesta se face la final după ce „cortina este trasă”. Trebuie să se acorde o atenție deosebită opiniilor formulate de către participanți, indiferent de natura acestora. Trebuie să ținem seama ca opinia va fi una de ansamblu care va cuprinde toate detaliile, de la cazare, masă, transport până la atitudinea organizatorilor.

Planificarea

Pentru a putea începe implementarea unui proiect, indiferent de natura acestuia este nevoie de colectarea anumitor date, printre care:

Scopul organizării evenimentului și dacă acesta figurează în planul de marketing sau în bugetul anual al instituției organizatoare;

Rezultatele pe care le-au mai avut astfel de evenimente ;

Detalii despre publicul țintă care va fi invitat la evenimentul planificat;

Daca au mai fost organizate astfel de proiecte;

Care sunt acele tipuri de evenimente la care persoanele participă cu mare interes și plăcere;

Următorul pas este stabilirea listei de invitați, precedată de redactarea invitațiilor care trebuie trimise din timp, pentru a avea o evidență clară a tuturor participanților.

Invitațiile

Invitațiile scrise, trimise prin poșta clasică sau prin e-mail, reprezintă cel mai bun mod de a anunța evenimentul ce urmează a fi organizat și de a asigura prezența celor a căror participare este dorită.

Invitația scrisă

Scopul unei invitații este acela de a ne asigura că mesajul va fi unul clar , bine înțeles, cu condiția ca el sa fie redactat așa cum trebuie.

“Fiind vorba despre un text scurt, scris pe un suport de dimensiuni limitatea – nu este nici o scrisoare, nici un pliant publicitar – claritatea și concizia reprezintă reguli de aur”.

Stilul invitației trebuie să fie unul clar, fără repetări, textul trebuie să fie format dintr-o singura frază, fără punctuație, pentru a putea fi citit dintr-o dată. Redactarea unei invitați se limitează la câteva teme, care sunt defapt răspunsuri la întrebările pe care destinatarul și le poate pune, și anume:

Cine invită?

Conform cărei formule de curtoazie?

Cine este invitat?

De ce?

Când este prevăzută activitatea?

În ce loc?

Cum putem răspunde?

Care este ținuta vestimentară?

Cum se ajunge acolo?

Există mai multe timpuri de invitații, dupa cum urmeaza:

a. Invitația formală

„Are onoarea de a invita pe…să participe la;

Are onoarea de a invita pe ….sa participe la;

Roaga pe … sa ii faca onoarea de a aprticipa la;”

b. Invitația mai puțin formală

Are plăcerea de a invita pe ….să participe la ;

Are plăcerea de a invita pe ….să asiste la;

Este un lucru obișnuit și foarte des întâlnit trimiterea invitațiilor nominale pentru acțiuni promoționale , acțiunii pentru strângere de fonduri. Organizatorii utilizează acest mijloc , tocmai în ideea în care acest lucru stârnește interesul și sporește valoarea cererii, facând-o mai demnă de atenție.

c. Invitația nominală

Această invitație se adresează celui care deține funcția, fără să i se specifice numele: “Roagă pe Domnul Ministru al Educației”.

În cazul în care invitația se adresează unui cuplu, se scrie titlul funcției invitatului , urmat de numele soției : „ Roaga pe Domnul Ministru al Educatiei si Doamna Lise Lamarche”

d. Invitația obișnuită

Pe acest tip de invitație nu se află scris numele persoanei .Există diferite formule pe care le folosim și pe care putem să le adaptăm genului de activitate și stilului pe care vrem să îl oferim invitației. Nuanțele posibile sunt aceleași ca și pentru invitația nominală :

“Vă roagă să îi faceți onoarea de a participa la ….;

Va roagă să îi faceti onoarea de a asista la ….;

Are onoarea să vă invite la …;

Are plăcerea să vă invite la …; “

e. Invitația contra cost: În cazul în care se solicită participarea invitaților la o acivitatea cu o sumă de bani , se vor folosi una din urmatorele formule:

Are onoarea de a vă solicita prezența la …;

Vă solicită prezența la …;

Stimate doamule/doamna Ion Popescu,

Echipa Safir are deosebita onoare de a vă invita în data de 10 martie 2016, la hotel Caro, la Conferința „Femeia de azi pentru societatea de mâine”, din cadrul proiectului „Împreună pentru promovarea egalității de șanse”, organizată pentru femeile dezavantajate, un eveniment sub formă de sesiuni interactive, unde ne dorim să ne impărtășiți câteva dintre experiențele dumneavostră în ceea ce privește promovarea egalității de șanse a femeilor dezavantajate.

Așteptăm răspunsul dumneavoastră pe adresa de e mail: moroș[anonimizat] sau la numarul de telefon : 0766663239.

Vă mulțumim!

Pregătirile

Pregătirea este etapa cea mai importantă etapa din implementare a oricărui eveniment. Principalele întrebări la care trebuie să răspundă un organizator atunci când evaluează un anumit loc sunt următoarele:

Există locuri suficiente de parcare?

Cum se poate ajunge la locurile respective cu mijloacele de transport?

Cum vor fi amenajate spațiile și unde se vor purta discuțiile?

Scena, servirea mesei, garderobă? Etc.

Există trei etape care constituie planul de perspectivă:

Amenajarea;

Desfășurarea;

Demontarea;

În etapa de amenajare, înaintea începerii unei conferințe, sunt transportate la locația unde va avea loc evenimentul echipamentele pentru traducere, mijloacele necesare pentru servirea participanților, instrumentele tehnice necesare, alte materiale (mape pliante informative,

cadouri etc.).

Desfășurarea evenimentului este strict legată de activitatea amfitrionului care trebuie să sosească primul la locul de desfășurare al evenimentului, fiind ultimul care pleacă.

Gazda trebuie să se ocupe de invitații VIP, de colaboratori și de artiștii invitați, trebuie să urmărească toți pași scenariului și să se asigure de faptul că totul este așa cum trebuie.

După terminarea evenimentului, organizatorii mai au multe lucruri de rezolvat. De la demontarea instalațiilor folosite, până la curățarea întergii săli, urmând ca în cele din urmă să o predea în stadiul inițial.

2.2 Scenariul de implementare al unui eveniment

Înaintea implementarii propriu-zise al fiecărui eveniment, indiferent de natura acestuia, se elaborează un așa numit scenariu, care constă in proiectarea celor mai importante momente.Există două tipuri de scenarii :

Tehnic;

Pentru participanți;

Rolul acestora este acela de a ajuta atât participanți, cât și organizatorii sa aibă o evidență clară asupra lucrurilor pe care le au de făcut și asupra modului de desfășurarea al întregului eveniment.

Schema de implementare al unui scenariu:

Informatii generale;

Tipul evenimentului;

Descrierea acestuia;

Informații referitoare la participanții din public;

În ceea ce privește informațiile generale , ne referim la:

Durata;

Stabilirea locului de desfășurare;

Efectivul planificat – numărul aproximativ de participanți;

Efectivul planificat – numarul aproximativ al celor din public;

Participanți pot fi și ei clasificați în mai multe categorii, după cum urmează:

Persoane protocolare;

Organizatii participante;

Organizatii colaboratoare;

Organizatiile diferitilor sponsori;

Organizatii anteprenoare secundare;

Firme colaboratoare de tip catering;

Autortiati ( politie , pompieri , salvare etc.);

De asemenea cei care participă în general sunt :

Conferențiari;

Protagoniști ai programului;

Reprezentanți mass-media;

Personae foarte importante(VIP);

Concurenți( daca este vorba despre o competiție , un concurs etc);

Pentru începerea pregătirii oricărui eveniment, organizatorii trebuie sa cunoască foarte bine anumite informați cu privire la invitați, date absolut necesare pentru ai putea întâmpina, cum ar fi:

Ce rang are fiecare invitat in parte, vârsta acestuia, câte femei și câți bărbați vor fi invitați etc.

Pe baza acestor informații se vor desemna persoanele care vor întâmpina invitații în ziua sosirii lor. Încă de la început trebuie stabilită ziua și ora de sosire, precum ora și data plecarii. Toate aceste informații sunt necesare pentru a putea face din timp rezervările invitaților la hotel, pentru a putea pregătii primirea în funcție de mijlocul de transport cu care vor venii.Trebuie găsit un hotel corespunzător și , împreună cu personalul acestuia din urmă, trebuie clarificate toate condițiile de cazare. În cazul unei delegații la nivel înalt , rezervarea hotelului figurează întotdeauna printre atribuțiile părții primitoare, însă, conform regulilor nescrise ale ospitalității, acesta este o practică valabilă și în cazul altor delegații. În vederea întâmpinăriila aeroprt a unei delegații la nivel înalt sau a unor personalități, organizatorii rezervă din timp telefonic , prin e mail o sală de așteptare, în care invitații sunt primiți în mod oficial.În același timp, personalul tehnic se ocupă de verificarea pașapoartelor , de colectarea și transportarea bagajelor.

În practica internațională, raportul privind suportarea cheltuielilor de către părți este stabilit prin acorduri bilaterale, bazate pe reciprocitate. Pot exista cazuri în care toate cheltuielile sunt suportate de către partea delegată.

Scenariul evenimentului nu este bătut în cuie încă de la început. Pot aparea modificări de la cele mai simple, la cele mai complexe, modificări în interesul invitaților, însă întotdeauna în limite raționale.

Organizatorii evenimentelor

Aceștia sunt persone special abilitate și calificate profesional care participă în mod activ la pregătirea și la desfășurarea unui eveniment. În funcție de timpul acestuia, numărul organizatorilor diferă, putând să ajungă la câteva sute în cazul unor evenimete de mare amploare.

Sarcinile fiecarui organizator diferă, în funcție de gradul de complexitatea a funcției sale și de gradul sarcnilor care îi sunt atribuite . Aceștia la rândul lor pot fi împărțiți în mai multe categorii:

Hostess;

Traducători;

Responsabili cu securitatea;

Șoferi;

Personalul de tip Hostess

Hostess reprezintă personalul anume angajat , care se asigură de buna funcționare a lucrurilor, care ajută la desfășurarea fără probleme a evenimentelor , se asigură de confortul tuturor invitaților , în calitate de “gazde profesioniste”.

Membrii personalului de primire trebuie să aibă un aspect îngrijit, să fie politicoși, amabili și zâmbitori. În cadrul unor evenimente internaționale cunoșterea a cel puțin unei limbi străine este doar una dintre cerințele de bază cărora aceștia trebuie să corespundă.

La locul de desfășurare al evenimentului, activitatea celor desemnați cu primirea invitaților sau participanților, este coordonată de un superior delegat de către firma de hostess, organizatorii și responsabilul cu protocolul evenimentului țin legătura exclusiv cu cel din urmă.

Este indicat ca organizatorii să poarte ecusoane, iar în unele situații și uniformă, diferențiindu-se astfel de restul participanților, fiind mult mai ușor pentru invitații să stie cui să se adreseze și cui să ceară ajutorul în legatură cu diversele probleme care pot apărea.

Translatori și interpreți

De foarte multe ori ne-am lovit de faptul că cei din jurul nostru , cu care încercăm să purtăm o conversație nu ne înțeleg,sau poate că noi suntem cei care nu reușim să ne facem înțeleși. În timpul unui eveniment este bine să evităm astfel de momente, mai ales dacă ne gândim la reuniunile internaționale în cadrul cărora se dezbat probleme politice delicate.

Responsibilitățile translatorului și cele ale interpretului se referă strict la exactitatea traducerii.Ei nu răspund nici de conținutul textului tradus, nici de reușita sau de eșecul tratativelor sau a discuțiilor la care participă.

Prin urmare, translatorul nu are voie să modifice în niciun fel conținutul textului, fie el oral sau scris.Din acestă cauză este importantă cunoșterea de către translator la perfecție a limbii din care traduce, deoarece el nu se poae baza pe mijloace auxiliare, performanța activității sale depinzând doar de pregătirea de care acesta dispune.

Locul interpretului este in stânga persoanei pentru care traduce. Există și situații, cînd invitații sunt așezați la o masă lungă pe aceeași parte, interpretul poate să stea in spatele acestuia, deși nu este o poziție foarte comodă și nici indicată.

Personalul de securitate

În ceea ce privește protecția invitaților, aceste lucru reprezintă obligația fiecărei gazde.

Protecția invitatului căruia nu îi este asigurat personalul de securitatedin oficiu de către organul statului gazdă ține de atribuțiile organizatorului sau de ale responsabilului cu protocolul. La alcătuirea programelor trebuie luate in considerație și criteriile ce țin de acest aspect. Pentru persoanele cărora li se cuvine paza de corp din oficiu, acesta este asigurată de firmele de specialitate.

Elaborarea planului de securitate este influențată de cunoștiințele profesionale ale responsabilului cu protocolul.

Sarcina personalului de pază și de securitate constă în prevenirea unor situații excepționale și totodată în prevenirea acestora. Principalele atribuții ale agenților de pază în timpul unui eveniment sunt :

Participarea la planificarea securității evenimentului;

Colaborarea cu organizatorii la elaborarea traseelor de evacuare;

Stabilirea măsurilor necesare în astfel de cazuri și sarcinile care le revin organizatorilor privind luarea acesor măsuri;

Acționarea în mod cât mai discret, în cazurile de tulburare a ordinii;

Șoferii

În mod categoric, aceștia sunt indispensabili pentru asigurarea reușitei unui eveniment. Deoarece ei sunt responsabili pentru soarta pasagerilor lor, trebuie să fie pregătiți pentru rezolvarea oricărei probleme care apare in trafic. Atfel, este necesar ca un bun șofer să știe exact locurile și traseele asociate rutelor din programul evenimentului , de asemenea trebuie să știe unde se află cea mai apropiată secție de poliție, spital sau unitate de pompieri , asta în cazul problemelor nedorite care pot apărea în timpul traseului. Soferilor li se poate furniza liste cu adresele și numerele de telefon ale persoanelor de contact sau instrucțiuni în ceea ce privește traseul.

Șoferii trebuie să aibă un aspect îngrijit, iar pe întreg programul lor să poarte costum și cravată. De asemenea este indicat să fie întodeauna politicoși, fără a friza servilismul în fața unui invitat străin.

Sarcini organizatorice care precedă sosirea invitaților

Pe baza informațiilor adunate, organizarea propriu zisă poate începe cu alegerea hotelului și cu rezervarea camerelor. Pentru rezervarea camerelor, organizatorii trbuie sa abiă în vedere numarul corect al invitaților , numărul cuplurilor , numarul celor care vin singuri , precum și numarul femeilor și al bărbaților în parte. Dacă este posibil, este recomandat să se asigure camere separate pentru fiecare membru în parte. În momentul în care se fac rezervările pentru locurile de cazare , trebuie să se clarifice și aspectele finaniciare aferente, stabilindu-se în mod clar ce cheltuieli vor fi suportate de fiecare parte. Conform practicii internaționale, tariful hotelierilor conține cazarea și micul dejun, care sunt achitate de către partea primitoare. Contravalorea celorlalte servicii, este achitată fie de invitați , fie de gazde.

Din acest motiv, scrisoarea de rezervare pe care organizatorii o vor adresa hotelului, trebuie să menționeze toate aspectele legate de suportarea cheltuielilor, precizând fără ambiguitate cum se va face plata , ce va platii partea primitoare și ce anume va fi plătit de către invitat. Există și situații în care rezervarea camerelor se face direct de către invitat, însă cu toate acestea organiztorilor le revine responsabilitatea de a verifica dacă totul este exact așa cum trebuie.

Pe parcursul pregătirilor este indiact să se clarifice și aspectele legate de transportul de la aeroport sau de la gară, precum și cele referitoare la protecție.

Formular de rezervare

Hotel Caro București

Rezervare de cameră

Strada Barbu Văcărescu, nr.164A

Tel 0214.363.330

Conform discuției telefonice din data de 23.02.216, rezervăm prin prezenta o cameră cu un pat pentru data de 9-10 martie 2016, miercuri-joi (2 nopti), în valoare de 200 RON/zi/pers., pentru invitatul nostru, Dl. Popescu Mihai.

Prețul camerei conține taxa de cazare și micul dejun. În cazul în care vor mai aparea costuri suplimentarea, cum ar fi contravaloarea convorbirilor telefonice sau folosirea serviciului de minibar, aceste cheltuieli vor fi suportate tot de către noi.

Achitarea se va face cash, în momentul în care camera va fi eliberată, cu rugămintea să ne tipăriți și o factură detaliată, pe care să figureze și 260, numărul de identificare al comenzi noastre.

București, 23 februarie 2016

Scenariul organizatoric sau tehnic

Rolul acestuia este acela de a-i ajuta pe organizatori să nu scape din vedere lucruri esențiale, să facă tot ceea ce este necesar pentru funcționarea corectă a lucrurilor și să nu scape din vedere niciun detaliu. De multe ori, acest scenariu reprezintă o adevărată soluție salvatoare, mai ales în ultimele momente de pregătire.

Scenariul poate cuprinde o perioadă de câteva săptămâni sau poate fi făcut cu câteva zile înaintea începerii evneimentului, în funcție de modul în care preferă fiecare organizator.

Nu trebuie omis faptul că pot apărea modificări, pe care trebuie să fim foarte atenți să le modificăm de fiecare dată și să le aplicăm pe toate exemplarele existente.

Fiecare sarcină trebuie bine evidențiată și bifată odată cu îndeplinirea ei. În cazul în care una dintre sarcinii nu este posibilă, este important să trecem în dreptul ei niște observații care ne pot fi de folos în momentul în care vom revenii aspra ei.

Datele care trebuie să se regăsească intr-un astfel de scenariu sunt:

Stabilirea responsabililor;

Elaborarea bugetului evenimentului;

Stabilirea datei si locului evenimentului;

Rezervarea verbală și scrisă a locurilor;

Sala de conferință;

Instalații pentru asigurarea traducerii simultane;

Sonorizare,micofoane;

Organe de mass media și agenții de presă;

Asigurarea locurilor de parcar, posibilități de servire a mesei;

Modalitățile de acces în incinta locației, conform măsurilor de siguranță valabile;

Organizatori,membrii personalului de hostess si de host, șoferii, translatorii;

Asistență medicală;

Ecusoane, prelucrarea lor prealabilă în cazul în care apar modificări, mape, stilorui, cadouri , Ornamente florale;

Amenajarea sălilor;

Însoțirea invitaților de către persoanele desemnate să se ocupe de acest aspect;

Stabilirea orelor de plecare și de sosire a mijloacelor de transport ;

Înregistrarea exactă a numărului de invitați, a numerelor de camera care trebuiesc închiriate și restul datelor importante cu privire la aceste lucruri;

Menținerea legăturii cu soferii , cu membrii personalului de hostess si host;

Asigurarea faptului ca toate lucrurile sunt exact așa cum trebuie în ziua evenimentului;

Scenariu organizatoric

Denumirea evenimentului: “Femeia de azi pentru societatea de mâine”

Data: 10 martie 2016

Locatia: Hotel Caro

Numar de participanti

Preconizati: Circa 50

Toate modificările care vor apărea vor fi update sau în cazul în care vor aparea sarcini noi, acestea vor fi de asemenea introduse în acest table.

Scenariul participanților

În comparație cu cel al organizatorilor, acesta trebuie să fie unul extrem de succint , care sa cuprindă doar informațiile referitoare la participanți si la activitățile acestora., fiind un ghid de îndrumare.

Conținutul secenariului destinat participanților este unul cuprinzător, iar aceștia au nevoie să știe:

Cronologia acțiunilor care vizea relația lor cu organizatorii

Lucrărările și programele obligatorii la care participă

Durata șederii acestora și hotelul unde vor fi cazați

În momentul în care se alcătuiește programul unei delegații, este necesar să se țină cont de durata călătoriei făcute de membrii acesteia până la destinație și de diferența de fus orar. De aceea programul organizat pentru ziua în care sosesc invitații nu trebuie să fie foarte aglomerat, pentr a putea lăsa suficient timp pentru odihnă.

Scenariu

09.03. – 10.03.2016

09 martie 2016 ( miercuri)

10 martie 2016 ( joi)

Desfășurarea programului la sosirea invitaților

Organizatorilor le revin câteva îndatoriri în ceea ce privește întâmpinarea oaspeților la aeroprt, la gară sau la punctul de trecere a frontierei:

Luarea de măsuri privind recuperarea bagajelor și transportarea acestora în condiții de securitate;

Înlesnirea înregistrării la hotel, a ocupării camerei sau a camerelor rezervate, pentru ca aceste activități să se desfășoare în timpul cel mai scurt;

După toate aceste formalități si după ce și-au ocupat camerele, invitaților dintr-o tară apropiată în plan geografic li se asigură circa o oră pentru schimbarea vestimentației și pentr odihnă. În cazul în care aceștia sosesc dint-o țară îndepărtată, este recomandat ca programele să înceapă în ziua următoare sosirii lor.

Programele trebuie să se desfșoare în ordinea precizată în scenariu , iar eventualele modificări trebuie aduse la cunoștință participanților în timp util. Pot apărea și anumite cereri din partea invitaților, de care trebuie să se țină seama.

Stabilirea bugetului unui eveniment

Orice eveniment, indiferent de natura acestuia, presupune anumite cheltuieli.Fie că vorbim de întîlniri de afaceri, de simple ședințe, în timpul acestora participanților li se pot oferi răcoritoare, iar prețul acestora trebuie să se regăsească intr-un buget. Cu atât mai mult este nevoie de acest lucru, atunci când ne aflăm în fața unor evenimente de amploare, fie ele naționale sau internaționale.

În cazul unor astfel de evenimente trebuie elaborat în prealabil un buget , iar de cele mai multe ori trebuie elaborate chiar mai multe, din cauza modificărilor care pot apărea pe parcurs. Bugetul cheltuielilor finale se poate face abea după finalizarea proiectelor, atunci fiind momentul în care se pot stabilii cu adevărat cheltuielile proiectului.Pentru elaborarea bugetului unui eveniment, cei din departamentele financiare trebuie să colaboreze cu organizatorii evenimentului, astfel încât acesta să fie cât mai apropiat de realitate și să fie raportat le evenimentul preconizat.

Tipurile de cheltuieli

Cheltuielile pe care le necesită organizarea unui eveniment de amploare nu se referă doar la cazare și la servirea invitaților, ci se constituie în mai multe categorii, pe care responsabilii cu finanțele trebuie să le ia în calcul.

Pentru elaborarea oricărui buget, este nevoie de cunoașterea prețurilor pe care le au seviciile și obiectele necesare, iar pentru acest lucru este nevoie ca organizatorii să solicite oferte de prețuri de la cât mai multe firme și instituții vizate, astfel încât să poată face comparații între ele și să se oprească asupra celor mai convenabile pentru nevoile de care dispun. Aceste antecalcule având drep scop identificarea cheltuielilor preconizate.

Cheltuielile de cazare sunt de obicei acele cheltuieli făcute pentru șederea invitaților pe parcursul evenimentului, ele intrând în atribuțiile organizatorilor . Pe langă aceste lucruri , există posibilitatea să se adauge și seviciile utilizate de oaspeți în timpul sederii lor.

Este important ca în cazul unui eveniment de mare anvergură, să se solicite oferte de preț de la mai multe hoteluri.

La rezervarea locurilor de cazare trebuie precizate:

Durata planificată a șederii;

Numarul preconizat al participanților;

Diferitele servicii solicitate ( mic dejun, cină, etc.);

După formularea comenzi inițile, hotelurile vor trimite o confirmare a acesteia, care vor fi validate, prin semnătura, de către firma sau persoana care a făcut comanda.

Cheltuielile referitoare la servirea mesei

Deseori, aceste cheltuieli reprezintă sume considerabile în componența bugetelor. Aceste calcule referitoare la ansamblul cheltuielilor se servire a mesei iau în considerați, de obicei, prețul dejunului si al cinei, cel al meselor festive, precum și prețul diferitelor servicii utilizate în pauzele discuțiilor, convorbirilor, conferințelor. Toate aceste calcule trebuie să aibă la bază suma necesară pentru o singuă persoană, ca mai apoi să se facă calculul pentru întreaga listă de invitați.

La calcularea cheltuielilor trebuie luate în considerație prețurile practicate de către restaurantul care va asigura masa participanților, dar și de tarifele firmei de catering cu care se va lucra.

Cheltuieli referitoare la transport

Aceste cheltuieli includ tarifele de închiriere a automobilelor, a microbuzelor, a autobuzelor, care vor servii la transportul participanților în cadrul evenimentului.

Tot în calculul cheltuielilor de transport intră și biletele de avion, eventual și prețul biletelor sau al abonamntelor valabile pentru mijloacele de transport în comun, asigurate paticipanților.

Numeroase organizații dispun de un parc auto propriu, iar în acest caz se ia în calcul cheltuielile referitoare la utilizarea automobilelor solicitate în vederea desfășurării evenimentului. În cazul în care organizatorii nu dispun de un parc auto propriu, aceștia pot închiria de la firme de specialitate automobilele necesare pentru transportarea invitaților, pe tot parcursul evenimentului.Și în acest caz prețurile diferă, asta în funcție de modul în care este percepută taxa de închiriere.

Cheltuieli pentru translator, interpreți și echipamentele pentru translație

Aceste cheltuieli sunt extreme de importante pentru reușita unui evenimet de success, iar acești specialiști trebuie contactați din timp, pentru a fi siguri că nu vor apărea probleme.

Contractul pe care partea organizatoare îl încheie cu o firmă de specialitate trebuie să conțină și să facă referi precise la

Data la care este nevoie de serviciile translatorilor;

Onorariile ce vor fi plătite acestora;

Limbile străine ce vor fi necesare ;

Sistemul de translație și toate echipamentele tehnice;

Pentru o pregătire prealabilă a translatorului, în vederea evenimentului la care va participa și la care va lucra, este recomandat să i se trimită din timp materialele care vor fi folosite, temele care vor fi abordate în timpul evenimentului, pentru a putea lucra la ele și a evita evenutalele neplăceri.

La planificarea și la calcularea bugetului trebuie să se țina seama de orele de lucru ale translatorului. În cazul programelor delegațiilor este de ajuns translatorul însoțitor, însă în cazul unei conferințe trebuie angajați interpreți simultani.În cazul în care translația se efectueză în mai multe limbi, cu atât mai mari vor fi și costurile pentru acest serviciu.,

Interpretariatul simultan este folosit în cazul în care persoana care necesită interpretarea nu participă în mod direct la procesul de comunicare.Acest lucru se face

La caști

Pentru congrese, conferințe, seminarii când auditoriul este format dintr-un grup numeros de persoane ce, de regulă vorbesc limbi diferite. Pentru acest tip deinterpretariat este nevoie de aparatură de specialitate (microfoane, căști, cabine pentru interpreți);

Tip whispering

În acest caz, ascultătorul este o singură persoană și nu este nevoie de aparatură de specialitate.

Tarifele pentru astfel de servicii variază între 20-40 euro/oră, asta în funcție de gradul de dificultate și de specialitate a limbajului.

Cheltuieli legate de angajarea personalului de tip hostess

La orice evenimente de anvengură poate fi solicitate personaul de hostess, care îndeplinește anumite sarcini de coordonare și de organizare, asigurându-se în permanenșă de confortiul invitațiilor.

Comandarea acestui serviciu se face din timp și se realizează printr-un contract cu firma care oferă astfel de sevicii. În cadrul contractului este stabilit numărul de persoane necesare, precum și numărul zilelor și al orelor de activitate în ceea ce privește munca acestora.

Pregătirea echipei de hostess care va lucra în cadrul evenimentului este asigurată de firma de la care provin persoanele respective, cu condiția ca materialele necesare în acest sens să ajungă la timp și să fie trimise int-un mod cât mai corect de către organizatorii evenimentului.

Și în acest caz bugetul diferă în funcție de exigențele pe care le au organizatorii cu privirea la echipa de hostess pe care o solicită – dacă aceștia își doresc ca în timpul evenimentului echipa de hostess să poarte uniformă pentru a putea fi ușor de identifica de către participanți, trebuie luat în calcul și un buget alocat pentru închirierea / confecționarea uniformelor.

Tarifele de închiere a sălilor fac si ele parte din bugetul unui eveniment, fiind extrem de importante și atingând sume destul de mari.

Organizatorii și persoana însărcinată cu controlul utilizării sălii trebuie să fie la locul evenimentului înainte de începerea acestuia cu cel puțin o jumătate de zi înaintea deschiderii evenimentului, deoarece în acest timp au loc:

Transportul si instalarea diferitelor echipamente;

Aranjarea microfoanelor, meselor, scaunelor, aranjamentelor florale etc ;

Pregătirile tehnice necasare desfășurării evenimentului;

Tot aici intră și ultima fază de lucru, și anume închiderea sălii. Acest lucru presupune transportarea echipamentului adus, reamenajarea și curățarea sălii, în așa fel încât acesta să revină a aspectul inițial.

Cheltuieli legate de cadouri

La majoritatea evenimentelor sunt oferite mici cadouri. Prin urmare și aceste cheltuieli ajută la realizarea bugetului și este evident faptul că trebuie să se regăsească pe lista prioritară a cheltuielilor.

Alte Cheltuieli

În timpul oricărui eveniment pot apărea cheltuieli neprevăzute.Bugetul poate să mai conțină : cheltuieli de înregistrare, sume plătite pentru diferite echipamente de birotică, cheltuieli protocolare, legate de sponsorii evenimentului.

Evenimentele multilaterale

Asumarea organizării evenimentelor internaționale nu ține totdeauna doar de decizia celor care aspiră la acest lucru. Deseori, organizațiile care colaborează pe anumiete teme se întrunesc anual sau cu o anumită regularitate. Aceste intruniri având loc de fiecare dată intr-o altă țară.

Organizarea evenimentelor de mare anvergură constituie un set complex de sarcini, de aceea ele nu pot cădea în sarcina unui singur organizator, fiindnevoie de o întregă echipă care să stea în sptele unui astfel de eveniment.

Asumarea și autorizarea organizării evenimentelor multilaterale se realizează cu contribuția bugetară a unei organizații, în unele cazuri initiatorii având nevoie de o aprobare guvernamentală prealabilă.

Termenul predării documentelor în acest sens poate fi stabilit prin diferite ordonanțe, la cerearea corespunzătoare trebuie anexat proiectul de program și planul de cheltuieli, iar pentru luarea deciziei, cei îndreptățiți pot lua în considerație chiar și hotărârile de guvern anterioare, referitoare la organizarea de evenimente. În vederea conceperii evenimentelor tebuie inființate mai multe comisii de lucru.

Comisia de organizare

În cazul multor organizații, acestă activitate ține de de atribuțiile așa-numitului coordonator de program care organizează periodic ședințe de coordonare, în care subcomisiile și anteprenorii informează despre stadiul în care se află activitatea de organizare.

În cadrul subcomisiilor intră următoarele atribuții:

Aproximarea numărului participanților la eveniment, desemnarea și invitarea invitaților de onoare.

Rezervarea camerelor de hotel, comandarea mâncărurilor și organizarea servirii mesei pentru toți participanții;

Organizarea sosirii, a plecării și a transportului invitaților;

Pregătirea participanților la diferite programe (culturale, de lucru, vizite în diferite locuri etc.)

Înființarea unui departament de informații, care are ca principale atribuții: evidența numerelor membrilor delegației, a locului de cazare, a automobilelor utilizate de către aceștia, a sălilor libere care pot fi utilizate în anumite scopuri, a echipamentului tehnic cu care sunt prevăzute aceste încăperi; de asemenea ei îi informează pe organizatori în legătură cu modificările de program dacă acestea apar.

Subcomisiile

Acestea sunt diviziuni ale comisiei de organizare, fiind împărțite în funcție de sacinile specifice pe care le îndeplinesc și care au ca principal scop comunicarea cu celelalte comisii prin intermediul departamentului de informații și al ședințelor periodice.

Fiecare subcomisie are atributii bine definite, după cum urmează:

Membrii subcomisiei de personal coordonează orarul activității translatorilor și interpreților și al personalului de tip hostess. De asemenea asigură asistența medicală necesară, aflandu-se în legătură permanentă cu persoanele responsabile cu securitatea participanților.

Urmează membrii subcomisiei financiare. Sarcina esențială a acestora o constituie clarificarea caracterului invitației. Dacă este vorba de invitație de reciprocitate , trebuie asigurate celor sosiți din țări străine aceleași servicii de care s-a bucurat și delegația țării gazdă pe parcursul vizitei în țările respective.

Reciprocitatea poate avea mai multe forme. Practica generală în cazul delegațiilor ministeriale sau de nivel înalt este aceea conform căreia cheltuielile de ședere și de cazare ale invitatului străin sunt suportate de partea care a lansat invitația, iar cele de călătorie sunt suportate de țara din care provine invitatul. În cazul unei delegații mai numeroase, o modalitate aplicată deseori este aceea că partea care a lansat invitația suportă cheltuielile invitaților mai importanți, iar cheltuielile celorlalți membrii sunt suportate dee ei înșiși.

După clarificarea acestor chestiuni, acestei subcomisi îi revine sarcina de a elabora bugetul evenimentului. În ceea ce privește această sarcina rolul subcomisiei este aceea de a solicita oferte de prețuri, iar mai apoi achită sumele de plată venite în urma comenzi lor.

Subcomisia tehică asigură locul de desfășurare al evenimentului, precum si mijloacele tehnice necesare pentru a bună desfășurare a evenimentului (curent electric, sonorizare, microfoanele, tehnici de protecție etc.).

Totodată această subcomisie asigură serviciul de dispecerat, ornamentația, în atribuțiile lor intrând și verificarea unităților oferite de locul desfășurării evenimentului. De asemenea aceștia trebuie să aibă grijă ca mapele, stilourile, paharele, sticlele cu băuturi răcoritoare etc. să fie amplasate la vedere, iar dacă este cazul coordonează și activitatea personalului angajat pentru servirea de răcoritoare, cafea sau ceai.

Subcomisia mass-media trebuie să înștinteze în ceea ce privește evenimentul principalele agenții de presă, dar și posturi de radio și de televiziune al căror profil este înrudit cu caracterul evenimentului în cauză. O altă atribuție este aceea de a amenaja o sală de presă dotată cu cele necesare pentru reprezențanți mass-media.

Subcomisia de securitate contactează firmele de specialitate pentru pază și securitatea participanților la eveniment, precum și pentru protecția bunurilor personale ale acestora.

Cheltuielile

În proiectul de buget sunt stabilite atât cheltuielile suportate de organizatori, cât și cele suportate de către participanți.De cele mai multe ori în cazul acestor evenimente, țara organizatoare este ce care suportă cheltuielile de cazare, organizarea recepției de deschidere și a celei de încheiere sau una dintre mesele festive, precum și cheltuielile de transport legate de deplasarea invitaților. Toate celelalte cheltuieli sunt suportate de către invitați.

Activități Complementare legate de evenimentele bilaterale

Procesul alegerii locului și a datei de desfășurare a evenimentuloc lui poate începe după luarea deciziei privind organizarea și asumarea acestuia. Organizatorii trebuie să cunoască foarte bine ce alte evenimente au loc în aceeași perioadă, pentru a putea, dacă este cazul, să facă legătura între acestea și evenimentul organizat, astfel încât să se evite suprapunerea a două evenimente de facturi total diferite, sau chiar supapunerea a două evenimente asemănătoare.

Trebuie trecute în revistă toate locurile eligibile pentru desfășurarea evenimentului respectiv. Pentru a putea fi ales spațiul respectiv trebuie să prezinte anumite facilități, cum ar fi:

Accesul la acesta cu mijloacele de transport în comun;

Să dispună de săli corespunzătoare pentru desfățurarea sedințelor plenare: săli mai mici, pentru desfățurarea ședințelor pe secțiuni; săli care pot fi puse la dispoziția secretariatelor; încăperi mai mici, pentru discuții, unde se pot întâlni diferitele delegații. De asemenea trebuie să asigure o sală pentru reprenzentanții mass-media, o sală separată pentru eventuala ședință medicală; să existe o sală de așteptare pentru șoferi; să cuprindă locuri de odihnă pentru translatori și interpreți;

Toate aceste ceințe diferă în funcție de natura evenimentului, însă pentru orice eveniment multilateral există cam același tip de necesități organizatorice.

Dacă rezervarea locurilor de cazare intră în atribuțiile țării gazdă, este recomandat ca organizatorii să aleagă un hotel în care se poate organiza întreg evenimentul.

Programul planificat

Există trei tipuri de programe parțiale din care este alcătuit programul unui astfel de evniment:

Programe de specialitate;

Programe de timp liber;

Programe tehnice;

În categoria celor de specialitate se regăsesc:

Discuțiile de specialitate;

Întâlnirile cu alți parteneri de afaceri;

Vizitele la înteprinderi ți institutii;

Ședințele plenare din cadrul conferințelor și congreselor

Ședințele pe secțiuni

În categoria celor de timp liber intră

Turul orașului;

Excursiile;

Mesele festive;

Participarea la evenimente culturale etc;

Programele tehnice includ:

Cazarea;

Servirea mesei;

Transportul;

Comanda privind translatorii;

Sarcinile de securitate etc;

Varianta finală a programului de ansamblu,, trebuie redactată în limba țării organizatoare și cel puțin într-o limbă de circulație internațională. Acesta trebuie trimisă tuturor părților implicate.

Cu toate că programele oficiale au adeseori un titm destul de intens, trebuie rezervat în cadrul lor timp suficient și pentru programele de timp liber și cele culturale, precum și cele pentru odihnă, prin intercalarea unor pausze de cafea în timpul programului.

Scurt istoric Compania React

Asociatia React dezvolta o cultură  organizațională bazatâ pe implicare și pe profesionalism, menite să asigure creșterea  organizației si dezvoltarea ei durabila. Avem ca obiectiv dezvoltarea unei culturi a sustenabilitatii, de aceea, la React, utilizam resursele naturale, materiale si umane in mod eficient in vederea implementarii cu succes a proiectelor noastre. Asa am crescut sustenabil, abordand de la un an la altul domenii noi de activitate. Am creat si implementat proiecte care au atins sute de mii de oameni, am dezvoltat 5 centre regionale si am castigat 10 premii de excelenta la nivel national si international.

Ce reprezintă Proiectul Safir

Proiectul Safir este Scoala de antreprenoriat pentru femei cu initiative responsabile (Safir) este un proiect de dezvoltare pe termen lung a comunitatilor urbane prin cresterea numarului de cetateni activi social si economic. Proiectul se desfasoara in regiunile Bucuresti-Ilfov, Sud-Vest Oltenia, Centru si Nord-Est.

Desi in ultimii ani s-au facut progrese notabile in eliminarea discriminarii femeilor pe piata muncii, acestea continua sa fie mai prost platite decat barbatii pentru aceeasi munca prestata, sa se regaseasca in numar mult mai mic in functii de conducere si sa ramana victime ale stereotiputilor de gen.

Solutiile noastre

Promovarea incluziunii sociale si a ocuparii femeilor  prin oferirea de cursuri gratuite de calificare, operare calculator si antreprenoriat;

Infiintarea si dezvoltarea unor retele a femeilor specializate in ingrjire la domiciliu, in cadrul carora sa faca schimb de informatii, experiente si bune practici, sa aiba acces la resurse utile in activitatea lor si sa aiba posibilitatea de a gasi informatii despre posibili angajatori, clienti sau colaboratori;

Promovarea egalitatii de sanse prin organizarea de sesiuni de instruire adresate operatorilor mass media si reprezentantilor societatii civile.

Stabilirea obiectivelor și a datei evenimentului

Principalele obiective ale „Conferinței Femeia de azi pentru societatea de mâine” sunt:

În primul rând integrarea femeilor dezavantajete pe piața muncii;

Oferirea de cursuri gratuite în domeniul IT;

Oferirea posibilitatii unui loc de munca , cu carte de munca;

Pentru stabilirea datei evenimentului s-au luat în considerare mai multe lucruri printre care :

Data să nu coincidă cu alte evenimente ;

Agenda de lucru a invitaților etc.;

Având în vedere toate aceste considerente, sa decis ca ziua de desfășurare a conferinței să fie pe data de 10 martie 2016( Joi), la ora 10.00.

Stabilirea locului de desfasurare a evenimentului

Tinându-se cont de natura evenimentului, locația a fost aleasă cu mare grijă. În primul rând ne-am dorit ca locația să dispună de toate facilitățile necesare unui astfel de eveniment, astfel încât să nu fim nevoiți să căutam resurse în mai multe părți.

Sala de desfășurare a evenimentului ne-am dorit să fie chiar în incinta hotelului unde au fost cazați invitați , pentru a putea economisii în primul rând timp și alte cheltuieli suplimentare, ca de exemplu, transportul de la locul cazarii la sala de conferinta.

Ne-am dorit ca locația să fie una mare, cu capacitatea de circa 60 de persone, cu locuri de paracre, spații special amenajate pentru pauza de cafea, spații pentru fumat, accesul cu usurință la mijloacele de transport în comun, etc.

Urmărind toate aceste aspecte, am cerut mai multe oferete de la diferite hoteluri care gazduiesc astfel de evenimente și care pot pune la dispoziție toate cele menționate mai sus.

Cerere de ofertă

Stimate domn / Stimată doamnă,

Organizația React, implementează proiectul „Femeia de azi pentru societatea de mâine”, proiect ce va avea loc în data de 10 martie 2016. În cadrul acestui proiect dorim să achiziționăm servicii de cazare pentru invitații nostri. Durata contractului va avea loc în perioada 9-10 martie 2016.

În acest sens, vă rugăm să ne trimiteți ofertele dumneavoastră de preț pentru următoarele tipuri de servicii de cazare în regim de 3 sau 4 stele:

Cazare în cameră single\noapte cu mic dejun;

Cazare cameră dublă\ noapte cu mic dejun;

Posibilitatea închirieri pentru data de 10 martie 2016, a unei Sali de conferință, în incinta hotelului cu următoarea mențiune: Capacitatea acesteia să fie de circa 60 de persoane.

Dorim să menționăm, că:

Numărul de persoane pentru care dorim să asigurăm servicii de cazare va fi de aproximativ 15 persoane pe durata contractului, cu mențiunea posibilității unui număr mai mare sau mai mic de invitați.

Vom avea nevoie de cazare pentru două nopți.

Contractul va intra în viguare la data semnării lui de către ultima parte și se va incheia la 8 martie 2016.

Criterii de selecție a ofertei:

Prețul – 100%

În cazul în care doriți să asigurați astfel de servicii, vă rugăm să ne comunicați interesul dumneavoastră și oferta financiară să corespundă solicitării de mai sus, pâna la data de 27 februarie 2016, ora 10.00, la adresa [anonimizat].

Cu respect,

Mircea Măndiță

Sef de proiect

În urma cererilor de ofertă și a răspunsurilor primite, atenția nostră sa îndreptat asupra hotelului Caro din București. Cerințele noastre s-au mulat exact pe ofertele pe care le-am primit în urma cererii.

Am reușit să obținem atât cazare, cât și inchirierea sălii de Conferință necesară pentru data de 10 martie 2016.Sală care se află exact in incinta hotelului unde vor fi cazați invitații.

Desfășurarea evenimentului.

După ce au fost stabilite datele privind: Scopul evenimentului, locul, data, ziua de desfășurare s-au trecut la urmatorii pași privind implementarea proiectului.

În primul rând detalierea echipei și a sarcinilor fiecărui membru, prin creearea unui scenariu tehnic care a fost urmărit intru-totul. Principali protagoniști care au gestionat demersul întregului eveniment și care s-au asigurat de bunul mers al fiecărui detaliu au fost:

Oprea Emilian – Președintele Asociației React

Domnul Zamfir Emanuel – Director general Asociația React

Doamna Stroe Sorina- Director General Asociația React

Domnul Albu Iont – Manager Asociația React

Andreea Rotaru – Manager comunicare Asociatia React

Lista invitaților a fost următorul pas abordat, urmat de redactarea acestora și de trimiterea lor. Important pentru noi fiind confirmarea cât mai din timp a prezenței celor invitați, astfel încât să știm care este numărul exact de participanți, ca să putem continua. Invitațiile au fost concepute pe modelul standard, fără a avea ceva deosebit. Lista de invitați a fost un factor cheie în organizarea intregului eveniment. La Conferință au fost prezenți invitați de seama, care au avut o intervenție de aproximativ 25-30 minute, în care au vorbit despre experiența personală privind încalcarea principiului egalitatii de șanse a femeilor în raport cu bărbații, în situatii concrete din viața de zi cu zi. Invitați au fost șu sunt implicați în activități pentru drepturile omului sau drepturile femeii.

Partea tehnică a evenimentului

Catering

Translatori

Cadouri

Ornamente florale

Inchiriere masini

Ziua precenenta evenimentului detaliata

Ziua evenimentului

Incheierea evenimentului

Buget :