. Proiectarea Unui Sistem Informational

CAP.I ANALIZA SISTEMULUI INFORMAȚIONAL

EXISTENT

1.1.Prezentarea generalǎ

Valoarea acțiunilor este necunoscută deoarece societatea este cotată la bursa de valori RASDAQ.

1.1.1. Istoricul evoluției unității

Surse informaționale:

statutul și contractul de societate

interogarea factorilor de conducere sau a altor persoane din unitate

alte surse informaționale (documente, fișiere, etc.)

Conținut :

Scurt istoric al societății

Unitatea s-a constituit odată cu reorganizarea teritorială a țării în județe, din fostele Intreprinderi de Gospodărire Orășenești formându-se Intreprinderea Județeană de Construcții și Prestări în Construcții care ulterior a făcut parte din DGCL Arad.

La început în 1963, unitatea s-a ocupat în principal de lucrări de reparații în construcții și construcții noi în mediul rural și în municipiul Arad.

Începând cu anul 1969, a început execuția lucrărilor de tip Gospodărire Comunală ( lucrări de alimentări cu apă, canalizări, linii de tramvai, termoficări, construcții civile și industriale), funcționând ca șantier de construcții montaj în regia IJGCL Arad.

SC Edil Construcții SA s-a înființat prin divizare din Intreperinderea Județeană de Gospodărire Comunală și Locativă Arad în baza deciziei Prefecturii Arad cu numărul 67 din 14 februarie 1991.

În ce privește dinamica și structura angajaților prezentăm urmatoarele date aferente anului 2002 :

Personal total angajat: 223 angajați.

180 muncitori direct productivi, din care peste 90 % calificați;

14 specialiști cu studii superioare tehnice din care: 4 atestați tehnic M.L.P.T.; 1 autorizat pentru laborator betoane și mortare; 1 responsabil cu protecția muncii; 1 responsabil cu calitatea; 1 responsabil P.S.I..

Evoluția obiectului de activitate: nu a înregistrat modificări până în prezent.

Cifra de afaceri pe ultimii 3 ani:

Firma dispune de următoarele autorizații: Centrală de betoane atestată tehnic; Laborator autorizat; Autorizație de furnizor feroviar AFER; Autorizație pentru efectuarea lucrărilor de execuție în domeniile gospodărirea apelor, hidroedilitare, construcții hidro; Certificat atestare execuție lucrări de Îmbunătățiri Funciare; Autorizație pentru montare mijloace de măsurare.

1.1.2.Modul de constituire

Surse informaționale:

statutul și contractul de societate și alte acte adiționale

Conținut:

Forma de proprietate: Societatea S.C. Edil Construcții S.A. este persoană juridică Română, având forma de societate pe acțiuni.

1.1.3. Profilul activității și obiective

Surse informaționale:

statutul și contractul de societate

interogarea factorilor de conducere sau a altor persoane din unitate

alte surse informaționale(documente, fișiere )

Conținut:

Descrierea obiectului de activitate:

Construcții montaj cu specific în construcții edilitare (rețele apă, canalizare, linii tramvai, etc.), civile și industriale, inclusiv lucrări de artă. Agrement prin Complexul Turistic Căsoaia, jud. Arad.

Dotări și baze de producție proprii:

Sediul societății – 2500 m.p. – utilat cu rețea de calculatoare personale, conexiune la internet, sistem telefonic cu centrală proprie telefonică, fax;

Spații de depozitare – închise și deschise aproximativ 55000 m.p. racordate la calea ferată;

Parc auto și utilaje:

Autobasculante;

Autocamioane;

Automacarale;

Autobetoniere;

Draglină;

Pompă beton;

Autospeciale pentru transport;

Utilaje de săpat tip Komatsu

Utilaje de încărcat;

Utilaje pentru aer comprimat și sudură;

Aparate de sudură în polietilenă tip Georg Fischer și Ritmo Delta.

Grupuri electrice;

Grupuri de încălzit spații mari;

Schele de lucru de diferite tipuri.

Aparate și instrumente specifice activității de construcții – montaj:

Mașini de găurit și rotopercutante;

Mașini automate de îndreptat și tăiat oțel beton;

Nivele și teodolite laser;

Mașini de tăiat și finisat betoane;

Utilaj pentru tencuit și șape autonivelante;

Foarfeci electrice pentru tablă.

Baza de producție mai cuprinde:

Stații de betoane și mortare, dotat cu laborator autorizat M.L.P.T. grupa 3;

Balastieră proprie pentru extracție balast și sorturi, cu licență de exploatare;

Poligon de prefabricate;

Atelier pentru confecționat și montat armături;

Atelier pentru confecții metalice.

Complex Turistic Căsoaia jud. Arad

Restaurant cu 36 locuri, bar.

Capacitate de cazare 84 locuri în vile, bungalouri și căsuțe.

Bază de agrement: tenis de masă, tenis de câmp, piscină.

Societatea Edil Construcții S.A. pe lângă domeniul său de activitate principal: construcțiile, s-a axat și a investit și într-un alt domeniu de activitate: agrement.

Investiții proprii:

Modernizare Hotel Moneasa, jud Arad

Modernizare Complex Căsoaia, jud. Arad

Datorită prestării unor servicii de calitate societatea a primit recomandări din partea clienților care le-a facilitat obținerea unor noi contracte atât din partea unor instituții particulare cât și a celor de stat.

Principalele lucrări executate în ultimii 5 ani cu recomandări din partea beneficiarului:

Fabrica de contoare S.C. Contor Zenner Romania S.A. – Antreprenor General;

Lucrări de reparații: linii de tramvai 4.78 km, fir contact, schimbătoare de cale, traversări, dispozitive de dilatare în municipiul Arad și suburban – Antreprenor General;

Reamenajare Hotelului Moneasa Arad – Antreprenor General;

Hală agroalimentară piața Catedralei Arad – Antreprenor General;

Introducere rețele de distribuție apă potabilă pe diferite străzi în municipiul Arad – 15,20 km – Antreprenor General;

Rețele de canalizare menajeră în municipiul Arad – Antreprenor General;

Rețele de apă în comunitatea săracă Bârzești – Antreprenor General;

Rețele de apă în comunitatea săracă Groșeni – Antreprenor General;

Rețele de canalizare menajeră în municipiul Arad – 21 km – Antreprenor General;

Lucrări noi și lucrări de reparații: linii de tramvai 4.78 km, fir contact, schimbătoare de cale, traversări, dispozitive de dilatare în municipiul Arad și suburban – Antreprenor General;

Evacuare apă pluviale zona Bujac – Antreprenor General;

Rezervor de apă 500 mc în Nădlac – Antreprenor General;

Stație de benzină „OMW” Lugoj – Subantreprenor;

Refuncționalizare sala Studio Teatrul de Stat Arad, – Antreprenor General;

Reparare trotuar pod Traian etapa I – Antreprenor General;

Stația terminal autobuze Compania de transport Public Arad – Antreprenor General;

Lucrări în Zona Industrială Nord Arad – Utilități – Antreprenor General și Subantreprenor de Specialitate;

Lucrări în Zona Industrială Micalaca Est Arad – Utilități – Antreprenor General și Subantreprenor de Specialitate;

Canalizare pluvială – strada Libertății – Antreprenor General;

Refacerea protecției anticorosive a suprastructurii podului rutier Decebal – Antreprenor General;

Reparare trotuar pod Traian etapa II – Antreprenor General;

Principalele lucrări în execuție:

Alimentare cu apă localitatea Joia Mare – Antreprenor General;

Rețele de canalizare menajeră în municipiul Arad – 21 km – Antreprenor General;

Reabilitare rețele de apă în municipiul Arad – Zona D – Antreprenor General;

Modernizare alimentare cu apă în municipiul Arad Front Captare – Antreprenor General;

Modernizare instalație CED clădire tehnologică CED gara CFR Arad – Subantreprenor de specialitate;

Legătura rutieră Dn 7 Zona II-III Micălaca – Antreprenor General;

Reabilitare rețele de apă în municipiul Arad – Pachet 1 lot A – Antreprenor General;

1.2.Prezentarea sistemului informatic existent

Surse informaționale:

interogarea personalului de la compartimentul IT sau a persoanelor direct implicate în gestionarea și utilizarea tehnici de calcul

diferite documente (facturi, fișe tehnice) care oferă informații despre componentele sistemului informatic

Conținut:

Posturile de lucru dotate cu computer din unitate sunt dispuse în următoarea structură:

Sistemele de operare utilizate sunt: DOS, Windows 95 și Windows 98. Softul utilizat pentru aplicații este Fox Pro, iar pentru proiectare Doclib. Ca utilitar pe sistemele de operare menționăm: utilitare de listări, Microsoft Office, Word (pentru editări). Compartimentul de contabilitate utilizează un program conceput special pentru societate.

Toate departamentele sunt conectate la rețeaua Internet și dispun de imprimante.

1.3.Analiza mediului extern și a relațiilor acestuia cu unitatea

Prezentarea principalelor relații cu instituțiile guvernamentale

Surse informaționale:

activitatea compartimentului financiar, contabilitate

Conținut:

Orice activitate socio-umană se desfășoară într-un cadru legislativ. Trecerea de prelucrarea manuală la cea automată nu înlătură respectarea prevederilor legale. Echipa de analiză-prelucrare trebuie să studieze și să cunoască toate actele normative aplicate în domeniul de activitate, începând cu legile, hotărârile de guvern, instrucțiuni de aplicare, decizii ale consiliilor locale. Societatea Comercială Edil Construcții S.A. funcționează în baza următoarelor legi:

Legea nr. 10 din 18 Ianuarie 1995 privind Calitatea în Construcții

Legea nr. 469 din 9 iulie 2002 privind Unele măsuri pentru întărirea disciplinei contractuale

Legea nr. 31 din 16 noiembrie 1990 privind Societățile Comerciale

Ordinul nr 784 – 34/N/1998

Anexa 1 cuprinde cele 3 legi în baza cărora funcționează societatea.

În calitate de agent economic S.C. “Edil Construcții” S.A. are față de bugetul statului o serie de obligații legate de vărsarea periodică (lunar, trimestrial, semestrial sau anual) a unor sume reprezentând impozite și taxe datorate bugetului de stat. Societatea are obligația calculării sumelor datorate și a evidențierii acestora în contabilitatea proprie corespunzător reglementarilor emise de Ministerul finanțelor, cu respectarea legislației în vigoare. Dintre impozitele și taxele datorate bugetului central, local, al asigurărilor sociale, al asigurărilor sociale de sănătate sau în contul unor fonduri cu destinație specială, menționăm: impozitul pe profit, pe dividende, pe salarii, pe clădiri și terenuri, taxe de afișaj și reclamă, pentru mijloacele de transport, contribuția la asigurările sociale, la fondul special de sănătate, la fondul de șomaj etc. Societatea depune la organele de stat abilitare declarații periodice din care să rezulte modul de dimensionare a obligației ( decont de T.V.A., declarație privind impozitul pe profit, bilanțul exercițiului, dispoziție de plată tip C.A.S., ordin de plată etc. ). Sumele virate, în plus și nedatorate statului le corespund drepturi ale unității față de stat, urmând a se parcurge procedurile legale de recuperare a sumelor respective.

Menționăm că societatea analizată nu are datorii la obligațiile față de stat.

1.4. Studiul structurii organizatorice a unității

1.4.1. Prezentarea organigramei unității

Surse informaționale:

compartimentul resurse umane, financiar, contabilitate

Conținut:

Unitatea economică analizată este o unitate de producție și prestări servicii cu o structură organizatorică și funcțională ierarhizată prezentată în continuare:

Organigrama reflectă obiectivele sistemului economic, responsabilitățile, delegările de autoritate și legăturile funcționale. Pentru sistemele economice productive în organigramă se disting, în general 4 niveluri de reprezentare corespunzătoare ierarhizării obiectivelor sistemului:

nivelul conducerii strategice (“rădăcina” organigramei) cuprinde AGA, CA, directorul general

nivelul conducerii tactice sau nivelul directorilor pe funcțiuni cuprinde director tehnic

nivelul compartimentelor funcționale și de concepție care asigură conducerea operativă a sistemului cuprinde servicii și birouri.

Nivelul compartimentelor de producție care realizează funcția de producție a sistemului studiat cuprinde formații, secții și ateliere.

1.4.2. Prezentarea principalelor relații și fluxuri de informații/date dintre departamentele, compartimentele și serviciile din unitate în funcție de organigrama prezentată

Surse informaționale:

activitatea departamenntată

Surse informaționale:

activitatea departamentului studiat

Conținut:

Adunarea Generală a Acținarilor (A.G.A.) este autoritatea supremă de conducere a unității și care ia decizii prin vot referitor la probleme de maximă importanță: alegerea membrilor Consiliului de Administrație, emisiunea de acțiuni, promovarea de măsuri de amploare pe termen lung etc.

Consiliul de Administrație este compus din 5 membrii aleși prin vot secret de A.G.A. Președintele Consiliului de Administrație este Directorul General al unității. Membrii Consiliului de Administrație trebuie să prezinte cenzorilor, cu cel puțin 1 lună înainte de ședința A.G.A., bilanțul execuției financiare precedent cu contul de profit și pierderi, însoțit de raportul lor și de documentele specifice.

Cenzorii verifică respectarea legii în unitate.

Directorul General este subordonat A.G.A. și ales prin vot deschis de Consiliul de Administrație pe o perioadă de 4 ani. Are în subordine directă următoarele funcții și compartimente: directorul tehnic, contabil șef, compartimentul juridic, compartimentul Personal, laborator CTC, compartimentul dministrativ, secretariatul

Director Tehnic și de Producție este subordonat Directorului General și are în subordine: serviciul tehnic, serviciul producție, inginer șef – AQ. El propune Directorului General programe de fabricație, analizează studii de piață elaborate de biroul marketing, informează serviciul financiar-contabil asupra modificărilor privind cheltuielile de fabricație a produselor, verifică serviciul tehnic, dispune informarea permanentă a personalului de la biroul controlul calității, urmărește activitatea compartimentului programare-urmărirea producției, dispune biroului mecanico-energetic pregătirea utilajelor și analiza lor etc.

Contabil șef este subordonat Directorului General și are în subordine: compartimentul serviciul aprovizionare și desfacere și serviciul financiar contabil. Contabilul șef solicită Directorului General resurse financiare, reactualizează prețul de cost a producției, preia informații de la departamentul tehnic și de producție, asigură gestionarea resurselor bănești, colaborează cu Directorul Tehnic pentru contractarea unui preț de vânzare avantajos, dispune șefului biroului administrativ luarea de măsuri pentru siguranța casieriei, prezintă analize Consiliului de Administrație, informează Consiliul de Administrație, Directorul General și Directorul Tehnic în probleme specifice.

1.Compartimente subordonate Directorului General

1.1.Biroul personal fundamentează pe baza datelor furnizate de compartimentul plan-organizare necesarul de forță de muncă și fondul de salarii; elaborează împreună cu compartimentul plan-organizare statul de functii etc.

1.2.Serviciul asigurarea calității colaborează cu serviciul tehnic în proceduri operaționale de inspecție, informează serviciul asigurarea calității de neconformitățile identificate, propune Directorului General asigurarea cu resurse etc.

1.3.Biroul administrativ difuzează necesarul de materiale și echipamente serviciului aprovizionare,

1.4. Biroul juridic prezintă spre aprobare Directorului General propuneri referitoare la componența comisiei de selecționare, implementează S.I.M.

2.Compartimente subordonate Directorului Tehnic și de Producție

2.1.Serviciul tehnic furnizează serviciului aprovizionare toate datele de identificare/ specificații privind produsele aprovizionate, colaborează cu biroul mecanico-energetic la realizarea autoutilitărilor, transmite serviciului desfacere și financiar-contabil informații legate de cereri de ofertă, analizează studiile de piață.

2.2.Serviciul producție are în subordine: Formația autoutilaje, Formația PSI Betoane și Formația PSI Confecții

2.3. Inginer șef – AQ are în subordine șef șantier care coordonează:

– Formația linii CF, tramvaie

– Formația Instalații 1,2,3

– Formația Constructor 1,2,3

– Aprovizionare Desfacere

1.5. Analiza documentelor sau a altor surse informaționale privind gestionarea mărfurilor

1.5.1. Inventarul documentelor și a altor surse informaționale

Surse informaționale:

activitatea compartimentului studiat și documentele întocmite.

Conținut:

Întocmirea inventarului documentelor :

1.5.2.Fișa de analiză a documentelor

Surse informaționale:

activitatea compartimentului studiat și documentele întocmite

Conținut:

Întocmirea fișei de analiză :

1.5.3. Grila informațiilor

Surse informaționale:

activitatea compartimentului studiat și documentele întocmit

Conținut:

Întocmirea grilei informațiilor:

1.5.4.Reprezentarea fluxului informațional

Surse informationale:

-activitatea compartimentului studiat si documentele intocmite

Conținut:

Întocmirea flow-chart-urilor:

1.Notă de intrare recepție și constatare de diferențe:

completează circulă arhivare

1

2

gestionar compartimentul

financiar-contabil

În situația în care la recepție se constată diferențe Notă de recepție și constatare de diferențe se întocmește astfel:

completează circulă verifică arhivare

1

2

3

gestionar compartimentul

comisia de financiar-contabil

recepție

2.Factură vânzare:

semnează

completează arhivare

client

1

comp. fin-conta.

2

desfacere

3

serviciul fin-conta

serviciul desfacere

3.Aviz de însoțire a mărfii:

completează arhivare

client

1

comp fin-conta

2

desfacere

3

desfacere comp fin-conta,

desfacere

4.Bon de predare,transfer,restituire:

verifică

semnează circulă se reține arhivare

1 D

2

delegat comp.

fin-conta

În cazul aprovizionării cu mărfuri se primește factura de la furnizori la Serviciul Aprovizionare, Desfacere. Pe baza facturii se intocmește notă de recepție și constatare de diferențe (N.R.C.D.) în 2 exemplare pe măsura efectuării recepției.În cazul în care se constată diferențe se întocmește în 3 exemplare de către Comisia de Recepție legal constituită.În cazul în care gestionarul consideră că nu există aceste diferențe el poate întocmi și singur N.R.C.D.

N.R.C.D. se predă (originalul ) Serviciului financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică, atașată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoțire a mărfii). Exemplarul 2 e necesar gestionarului pentru înregistrarea în fișa de magazie și, eventual, Serviciului Aprovizionare. Se arhivează la Serviciul financiar-contabil.

Factura, în cazul aprovizionării, după întocmirea N.R.C.D. se transmite împreună cu originalul acestuia Serviciului financiar-contabil pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică.

În cazul vânzării de mărfuri clienților se întocmește factura în 3 exemplare de către Serviciul desfacere pe baza dispoziției de livrare. Originalul facturii se trimite clientului. Exemplarul 2 se trimite Serviciului financiar-contabil pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică, iar exemplarul 3 rămâne la Serviciul desfacere pentru scăderea din gestiune a mărfurilor. Se arhivează la Serviciul financiar-contabil (exemplarul 2) și la Serviciul desfacere (exemplarul 3).

Avizul de însoțire a mărfii se completează de Serviciul desfacere pe baza dispoziției de livrare în 3 exemplare. Exemplarul 1 însoțește marfa pe timpul transportului. Exemplarul 2 se trimite la gestiune pentru scăderea din evidența gestiunii. Exemplarul 3 servește la evidența operativă în graficul de vânzări și la întocmirea facturii. Bonul de predare,transfer,restituire în cazul transferului se întocmește în 2 exemplare de către organul care dispune transferul. Transferul se efectuează numai între gestiuni din incinta aceleiași unități. În cazul gestiunilor dispersate teritorial se întocmește avizul de însoțire a mărfii. Ambele exemplare circulă la magazia predatoare pentru eliberarea cantităților prevăzute, semnându-se de predare de către gestionar; delegatul magaziei primitoare semnează de primire pe exemplarul 1 și retine exemplarul 2; compartimentul financiar-contabil primește ambele exemplare, care după confruntare stau la baza efectuării înregistrărilor în evidența magaziilor. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

CAP.II PROIECTAREA GENERALĂ A SISTEMULUI INFORMATIC

2.1. Prezentarea critică a sistemului informațional existent

Surse informaționale:

activitatea compartimentului studiat și a întregii unității. Modul de organizare și corelare a sistemului informatic cu cel informațional. Transparența și rapiditatea transmiterii/recepționării informațiilor de către factorii de conducere.

Conținut :

Un sistem informațional se definește ca fiind un ansamblu de elemente interconectate și intercondiționate prin relații fizice, economice, sociale sau de altă natură care funcționează în vederea realizării unui obiectiv sau în vederea finalizării unui scop. Astfel întreprinderea ca sistem se constituie din ansamblul resurselor materiale și umane, interconectate și intercondiționate prin relații economice, tehnice și sociale care funcționează în vederea producerii de bunuri,

servicii sau lucrări.

Într-un sistem economic, sistemul informațional asigură legatura în ambele sensuri între sistemul condus și conducător. Sistemul condus asigură desfășurarea activităților specifice sistemului în vederea realizării obiectivului global pentru care a fost creat. Sistemul conducător asigură previziunea, comanda, organizarea și controlul desfășurării activității în vederea îndeplinirii obiectivului sistemului.

Studiul sistemului existent are ca obiectiv principal stabilirea cerințelor informaționale ale compartimentului de salarizare în vederea realizării unui sistem informatic performant. Acesta cuprinde un grup de activități care urmăresc cunoașterea performanțelor tehnico-funcționale ale sistemului informațional, atât în ansamblul său cât și pentru elementele de structură ale acestuia, a cerințelor informaționale ale acestui compartiment, a lipsurilor și restricțiilor pe care le prezintă sistemul existent.

În studierea sistemului existent se urmărește:

definirea caracteristicilor generale ale sistemului de salarizare, definire ce implică cunoașterea profilului, obiectivelor agentului economic, locului în care se desfașoară, relațiile de cooperare cu alți agenți economici, specificul activității de bază, nivelul tehnic și tehnologic, principalii indicatori economici ai întreprinderii și evoluția lor, etc;

studiul activităților desfășurate de sistemul de salarizare, studiu ce implică cunoașterea statutului de funcționare al societății și în funcție de acesta, atribuțiile ce revin diferitelor sectoare și compartimente;

studiul sistemului de conducere, care se referă la identificarea caracteristicilor sistemului de conducere existent;

studiul sistemului informațional care presupune elaborarea schemei fluxului informațional global, estimarea cantitativă și calitativă a informațiilor de intrare-ieșire, modul de culegere și prelucrare a datelor, situația raționalizării fluxurilor și documentelor din unitate, performanțele și limitele sistemului informațional existent;

identificarea metodelor și a mijloacelor tehnice utilizate pentru prelucrarea datelor.

Principalele activități desfășurate în cadrul compartimentului financiar – contabil au în vedere:

casa–banca, note contabile, balanțe analitice și balanța sintetică, situații financiare, situația compensărilor cu terții;

urmărirea încasărilor pe clienți și a plăților pe furnizor;

gestiunea materialelor, materiilor prime, piese de schimb și obiecte de inventar;

gestiunea mijloacelor fixe;

salarizarea;

contabilitatea valutară;

situația compensarilor.

Societatea Comercială S.C. Edil Construcții S.A., în compartimentul financiar – contabil utilizează un program de contabilitate special conceput de către o firmă specializată în programe contabile. Acest compartiment dispune de 5 calculatoare legate la un server. Compartimentele Secretariat, Aprovizionare, Personal și Administrativ dispun doar de câte 1 calculator fiecare, iar programele utilizate de acestea sunt Fox Pro si pachetul Microsoft Office. Compartimentul Tehnic dispune de 2 calculatoare legate între ele și utilizează programul DOCLIB.

În prezent societatea dispune de 11 calculatoare, 6 imprimante și 1 server.

Deoarece dotarea nu este de natură să susțină implementarea unui sistem informatic integrat este necesar să se depună eforturi materiale susținute pentru a se elimina această rămânere în urmă.

Societatea comercială S.C. Edil Construcții S.A. va trebui să investească în următorii ani în tehnica de calcul și este de dorit ca această investiție să aibă un rol important în alegerea strategiei societății.

Introducerea sau perfecționarea unui sistem informatic presupune un efort material pentru achiziționarea de echipamente, produse software performante, pregătire personal propriu de informatică, pregătirea personalului utilizator ,etc.

Costurile aferente echipamentelor de calcul pot fi determinate destul de precis, în condițiile cunoașterii anvergurii problemei de rezolvat, spre deosebire de cheltuielile cu produse software care nu mai pot fi determinate cu aceiași precizie, acestea depinzând foarte mult de performanțele cerute.

Un sistem informatic integrat presupune un efort material mult mai mare decât un produs program dedicat rezolvării unei anumite probleme, deoarece gradul de generalitate este mult mai mare.

Structura costurilor impuse de informatizarea unei activități este prezentată în continuare:

Costurile de implementare a sistemului informatic pentru perfecționarea activității de persoanal-salarizare a societății S.C. Edil Construcții S.A. Arad sunt prezentate în tabelul următor:

Având în vedere aceste costuri, S.C. Edil Construcții S.A. Arad va urmării obținerea unei relații optime în structura cheltuielilor sale. Pentru a evita diminuarea profitului prin costuri exagerate la această categorie de cheltuieli.

Pe baza activității de evaluare și analiză s-au identificat neajunsurile actualului sistem, urmând să se propună căile de înlăturare a acestora. Evaluarea critică a sistemului informațional existent cuprinde obiectivele sistemului, mijloacele și metodele folosite pentru culegerea, transmiterea, stocarea, prelucrarea și difuzarea informațiilor.

Principala modalitate de raționalizare a unui sistem informațional este realizarea de sistem informatic, circumscris sistemului informațional. Spre deosebire de actualul sistem, un sistem informatic performant ar asigura: securitatea datelor, perenitatea prelucrărilor, simplificarea pregătirii datelor și a schimburilor de date.

Deasemenea sistemul informatic ar trata și valorifica informația la toate nivelele sistemului în care se crează și se dezvoltă, ar asigura o informație cuprinzătoare, completă și furnizată la timp, obiectivă, bazată pe date verificate.

Având în vedere situația existentă în cadrul societății comerciale S.C. Edil Construcții S.A. Arad prelucrarea datelor pentru obținerea informațiilior dorite presupune o structură birocratica destul de rigidă ce duce la blocaje în fluxurile informaționale, fără posibilitatea luării deciziilor de către conducerea executivă și superioară într-un mod rapid și eficient.

Obiectivele sistemului informatic propus reprezintă scopuri imediate și de perspectivă ale perfecționării activității de salarizare, în vederea ridicării nivelului de informare, al perfecționării modelelor și proceselor tehnico-informaționale și de conducere pentru asigurarea eficienței și rentabilității.

Cerințele noului sistem:

să aiba în centru o bază de date complexă și completă, cuprinzând informații interioare și exterioare întreprinderii;

acces larg pentru toate persoanele din cadru sistemului decizional;

informațiile să fie utile și oportune;

prelucrare de tip interactiv.

Restricții :

compatibilitate cu structura organizatirică existentă, orice modificare să fie în corelație cu structura organizatirică;

orice modificare trebuie să fie aprobată de conducerea unității;

să respecte legislația existentă;

să permită controlul eficient și oportun a tuturor aspectelor legate de funcționarea societății;

să asigure posibilități de intervenție în vederea corectării eventualelor neconcordanțe.

Necesități:

angajarea unui specialist pentru supervizarea funcționării noului sistem;

pregătirea corespunzatoare a personalului utilizator;

asigurarea necesităților materiale pentru realizarea sarcinilor de lucru;

operatorii trebuie să fie utilizatori finali și nu intermediari.

Limite:

integrarea în capacitatea financiară a firmei ce poate fi orientată spre modernizare;

asigurarea minimului de pregătire a personalului în operarea pe calculator;

Figura următoare prezintă relațiile între sistemul de conducere și sistemul condus.

Evaluarea critică a sistemului informațional cuprinde:

obiectivele sistemului

mijloacele și metodele folosite pentru: – transmiterea

– prelucrarea informațiilor

– difuzarea

– personalul

– costurile de funcționare

Analiza sistemului informațional decizional este în general axată pe sistemul obiectiv și tehnicile utilizate sunt în general comune cu tehnicile analizei economice. Metodele folosite în elaborarea proiectului tehnic pot fi atât descendente cât și ascendente. Dintre tehnicile utilizate în studiul și analiza sistemului existent, în cadrul acestei lucrări, enumerăm: observarea directă, interviul, chestionarul, analiza concordanței dintre intrări și ieșiri, tabele de decizie,etc.

Tabelele de decizie în funcție de tipul relațiilor ce pot exista între ele pot fi:

tabele de decizie deshise;

tabele de decizie închise.

Tabelele de decizie pot fi utilizate pentru redarea sintetică și găsirea soluțiilor cele mai bune ale oricărei probleme din procesul de realizare a sistemului informatic deoarece ele asigură o descriere logică, completă, inteligibilă a tuturor regulilor, condițiilor și acțiunilor care apar.

2.2.Definirea obiectivelor sistemului informatic propus

Obiectivele ca scopuri principale urmărite în realizarea unei lucrări sau unei activități se pot împărți în obiective generale și obiective specifice.

Obiectivele generale

Se referă în principal la obiectivele de conducere și obiectivele funcționale.

creșterea eficienței economice a activității desfășurate;

îmbunătățirea calității datelor și a fiabilității întregului sistem;

sporirea operativității și exactității datelor furnizate în vederea luării unor decizii cât mai corecte pentru conducătorul unității;

selectarea,sistematizarea și analiza datelor în vederea îmbunătățirii metodelor de conducere;

îmbunătățirea calității produselor;

realizarea globală și structurală a indicatorilor economici.

La organizarea contabilității mărfurilor trebuie avute în vedere următoarele obiective:

evidența permanentă a existenței și mișcării mărfurilor în vederea asigurării controlului gestionar al lor;

cunoașterea valorii mărfurilor la intrarea în patrimoniu, la ieșirea din patrimoniu, la inventariere și la încheierea exercițiului.

Obiectivele specifice

Această categorie de obiective urmăresc rezolvarea unor probleme dependente strict de activitatea de bază și de cea auxiliară.

Obiectivele specifice fiecărei activități se aseamănă cu situațiile de ieșire ce se proiectează. Astfel se urmărește asigurarea unui control riguros asupra mărfurilor aflate în evidenta unității precum si obținerea cu rapiditate a oricărei informații necesare în domeniul analizat.

2.3. Elaborarea planului de acțiune

Elaboraea planului de acțiune este o etapă care trebuie să respecte următoarele principii:

Elaborarea planului de acțiune este o etapă importantă în cadrul proiectării sistemului informatic, etapă care trebuie să respecte următoarele principii:

procesul de elaborare trebuie să fie bine structurat, planificat, organizat;

proiectul trebuie să respecte parametrii: calitate,termen,costuri;

rezultatele obținute să îndeplinească condițiile de calitate;

să se calculeze indicatorii de eficiență economică;

să se evalueze efectele economice directe și indirecte;

să se stabilescă resursele necesare (costurile de sistem);

avizarea și alegerea variantei de sistem de către beneficiar;

să se specifice cerințele privind gradul de generalitate al sistemului.

Acțiunile principale și cele induse pentru realizarea sistemului informatic pefecționat sunt prezentate în tabelul următor:

La stabilirea acțiunilor principale și a celor induse este necesară colaborarea cu utilizatorii produsului informatic pentru eventuale recosiderări a anumitor fișiere și stabilirea periodicității prelucrărilor.

2.4 Prezentarea situațiilor de ieșire a sistemului informatic

Realizarea obiectivelor oricărui sistem informatic are loc practic prin satisfacerea cerințelor informaționale ale conducerii, deci furnizarea la cerere a rapoartelor ce grupează informații necesare pentru fundamentarea deciziilor.

Utilitatea și viabilitatea sistemului informatic este determinată de tipul, conținutul și operativitatea cu care se transmit situațiile de ieșire factorilor de decizie. În proiectarea ieșirilor sistemului informatic pentru perfecționarea activității de salarizare s-a ținut cont de o serie de cerințe ale factorilor de decizie.

Ieșirile informaționale proiectate în cadrul sistemului informatic de perfecționare a activității de salarizare sunt atât sintetice (situații de personal, dări de seamă statistice, etc) în scopul desfășurării activității manageriale, dar și suficient de detaliate pentru a putea fi utilizate de restul personalului cu acces la ele. Ieșirile informaționale proiectate în cadrul acestui sistem informatic folosesc atât monitoarele echipamentelor de calcul , pe care sunt reprezentate ieșirile în mod text, cât și suportul hârtie pentru imprimare.

SI-FACTURA (DE VÂNZARE)

Loc obținere: serviciul desfacere

Destinație: serviciul desfacere,compartimentul financiar contabil,client

Nr exemplare: 3

Dispozitiv sau periferic de ieșire:

SI-AVIZ DE ÎNSOȚIRE A MĂRFII

Loc obținere: serviciul desfacre

Destinație: serviciul desfacere, compartimentul financiar contabil, client

Nr exemplare: 3

Dispozitiv sau periferic de ieșire:

2.5. Formalizarea documentelor de intrare

SI-SITUAȚIA INTRĂRILOR (pe gestiuni și firmă)

Loc obținere: Serviciu Aprovizionare

Destinația: Serviciul Aprovizionare, Magazie, Compartimentul financiar-contabil

Număr de exemplare: 1-2

Frecventa: zilnic

Dispozitiv sau periferic de ieșire:

SI- SITUAȚIA VÂNZĂRILOR ( pe firmă)

Loc obținere : Serviciul Desfacere

Destinația : Serviciu Desfacere, Compartimentul financiar-contabil

Număr de exemplare : 1

Frecventa : Lunar

Dispozitiv sau periferic de ieșire :

Proiectarea unei baze de date cuprinde proiectarea structurii conceptuale, logice și fizice. Este un proces neliniar, în care apar frecvente reluări ale unor etape anterioare. Proiectarea bazei de date este unul dintre momentele cele mai importante ale proiectării noului sistem, de aceasta depinzând în cea mai mare măsură performanța întregului sistem, performanță măsurată în timp de răspuns, posibilități de regăsire informații,etc.

Proiectarea structurii conceptuale este realizată de către echipa de proiectare a sistemului de administrare a bazei de date. Proiectarea structurii conceptuale a bazelor de date presupune realizarea următoarelor activități:

definirea detaliată a colecțiilor de date;

determinarea legăturilor dintre colecții ;

definirea modelului conceptual de ansamblu al datelor.

1. Definirea detaliată a colecțiilor de date presupune analiza colecțiilor de date și normalizarea lor pentru creșterea performanțelor în stocarea, actualizarea și prelucrarea lor.

2. Determinarea legăturilor între colecții se face pe baza legăturilor naturale care există între obiectele descrise cu ajutorul entităților identificate. În cazul aplicației informatice de salarizare proiectate, legăturile între entități sunt legături de tipul 1 la .

3. Definirea modelului conceptual se realizează prin integrarea tuturor entităților definite în prima etapă -1-, prin intermediul relațiilor definite în etapa a doua -2- , într-un model unic de ansamblu al datelor.

2.6.Proiectarea bazei informaționale

2.6.1.Determinarea conținutului bazei informaționale

2.6.2.Definirea entitățiilor bazei informaționale și a relațiilor dintre acestea

Atributele din cadrul bazei informaționale vor fi structurate sub forma unor entității.

Denumirea acestor entități și structura lor este prezentată în tabelele următoare.

ENTITĂȚIILE BAZEI INFORMAȚIONALE

CONȚINUTUL ENTITĂȚIILOR

DESCRIEREA ATRIBUTELOR OBȚINUTE PRIN CALCUL:

Relațiile dintre atributele entităților bazei informaționale

2.7.Reproiectarea și adaptarea documentelor de intrare

Adaptarea „NOTEI DE INTRARE –RECEPȚIE ȘI CONSTATARE DE DIFERENȚE”:

CAP III PROIECTAREA DE DETALIU A UNITĂȚILOR

3.1.Proiectarea fișierelor de bază

3.1.1.Proiectarea fișierelor permanente

Au fost identificate următoarele fișiere permanente:

FURNIZOR

MATERIAL

Fișierul Furnizor.DBF

Fișierul Material.DBF

3.1.2.Proiectarea fișierelor variabile

Fișierul Recepții.DBF

Fișierul Clienți.DBF

3.1.3.Proiectarea fișierelor temporare

Fișier Fisa.DBF

3.2.Determinarea unităților de prelucrare

Unitatea de prelucrare 1:INTRĂRI DE MĂRFURI

În sistemul de evidență a mărfurilor va intra factura de cumpărare corespunzător fiecărei operații de achiziție efectuată de firmă. Utilizatorul va introduce datele achiziției prin selectarea în prealabil a furnizorului și a mărfii achiziționată dintr-o listă oferită de sistem. Operația de achiziție determină încărcarea bazei de date Recepții cu noua intrare și cu repartizarea mărfii pe gestiuni, concomitent având loc încărcarea gestiunii ce preia marfa prin încărcarea bazei de date.

Dacă achiziția provine de la un furnizor nou, utilizatorul va introduce datele acestuia în fișierul Furnizori.dbf, iar dacă firma achiziționează în premieră marfă, se va actualiza de utilizator fișierul Material.dbf cu datele noii mărfi.

Unitatea de prelucrare 2:VÂNZĂRI

Vânzarea se poate înregistra în Avizul de însoțire urmând ca factura să fie completată ulterior,la completarea facturii după vizualizarea acesteia utilizatorul va șterge ( alegând opțiunea Modificare din meniu) înregistrările introduse în fișierul Recepții.dbf, și în Gestiune.dbf cu ocazia întocmirii ulterioare a facturii, pentru evitarea dublei înregistrări a datelor aferente vânzării, introduse deja la întocmirea avizului se poate opta pentru înregistrarea directă a vânzării pe bază de factură.

Vânzarea unei mărfi se realizează prin introducera de către utilizator a datelor vânzării în limita cantității de marfă existente,sistemul limitează automat posibilitatea de vânzare prin selectarea în prealabil a gestiunii vânzătoare și a mărfii din listele oferite de produsul informatic, urmând ca sistemul să opereze descărcarea gestiunii vânzătoare de cantitatea vândută de marfă prin actualizarea (descărcarea ) din fișierul Gestiune.dbf. Concomitent are loc încărcarea cu datele corespunzătoare vânzării fișierul Clienți. Descărcarea de marfă se efectuează automat prin diminuarea cantității existente din marfa selectată de utilizator după codul mărfii . Vânzarea este înregistrată și în fișierul ce reflectă activitatea gestiunii prin adăugarea datelor aferente vânzării cu introducerea valorii “-1” în câmpul “Nr. Receptie” pentru noua înregistrare aferentă vânzării. La dorința utilizatorului se poate vizualiza Factura sau Avizul de însoțire aferent operațiunii efectuate (după caz).

Unitatea de prelucrare 3: COMPLETAREA FIȘEI DE MAGAZIE

Fișa de magazie este completată și afișată în mod automat de sistem, corespunzător datelor existente privind gestiunea aleasă de utilizator, de fiecare dată când se dorește acest lucru. Având în vedere că datele sunt preluate în întregime din alte fișiere, fișierul Fișa.dbf este utilizat doar pentru vizualizarea fișei, fiind șters automat după părăsirea acestei opțiuni, datele necesare rămânând disponibile în continuare în fișierul sursă al fișei (Gestiune.dbf)

Celelalte vizualizări sunt afișate automat pe baza datelor din fișierul sursă corespunzător fiecăreia dintre ele, utilizatorul optând pentru sfera de întindere a situației. Toate vizualizările sunt în mod Video-format, documentele completându-se pe baza acestora.

Modificările se fac prin selectarea domeniului vizat (având corespondent un fișier) și a unui criteriu de selecție a înregistrării de modificat specific fiecărui domeniu. Utilizatorul poate opta pentru transformarea operației de modificare în una de ștergere, având ca efect ștergerea înregistrării aferente selecției.

3.3.Proiectarea unităților de prelucrare

3.3.1.Proiectarea dialogului cu unitățile de prelucrare

ADĂUGARE

ADĂUGARE MARFĂ

NR.RECEPȚIE:

NUME FURNIZOR:

COD FISCAL:

DATA RECEPȚIE:

MARFĂ: COD MARFĂ:

CANTITATE:

PREȚ:

COTA T.V.A.: VALOARE:

VALOARE T.V.A.:

GESTIUNEA 1 ?

CONTINUAȚI ADĂUGAREA POZIȚIILOR ? (D/N)

CONTINUAȚI ADĂUGAREA RECEPȚIILOR? (D/N)

ADĂUGARE FURNIZOR

COD FISCAL:

DENUMIRE FURNIZOR:

CONTINUAȚI ? (D/N)

ADĂUGARE MATERIAL

COD MARFĂ:

DENUMIRE MARFĂ:

UNITATE DE MĂSURĂ:

PREȚ UNITAR:

COD FURNIZOR:

CONTINUAȚI ? (D/N) :

IEȘIRE

AVIZ DE ÎNSOȚIRE A MĂRFII

GESTIUNEA VÂNZĂTOARE:

NUMĂR AVIZ DE ÎNSOȚIRE:

MARFĂ: COD MARFĂ:

DATA VÂNZĂRII:

PREȚ UNITAR:

CANTITATE VÂNDUTĂ: CANTITATE TOTALĂ:

COTA ADAOS: VALOARE VÂNZARE:

CLIENT:

COD FISCAL:

CONTINUAȚI ? (D/N) :

VIZUALIZARE AVIZ ? (D/N):

FACTURA VÂNZARE

GESTIUNEA VÂNZĂTOARE:

NUMĂR FACTURĂ FISCALĂ:

MARFĂ: COD MARFĂ:

DATA VÂNZĂRII:

PREȚ UNITAR: COTA TVA:

CANTITATE VÂNDUTĂ: CANTITATE TOTALĂ:

COTA ADAOS: VALOARE TVA:

CLIENT: VALOARE VÂNZARE:

COD FISCAL:

NUMĂR AVIZ DE ÎNSOȚIRE:

CONTINUAȚI ? (D/N) :

VIZUALIZARE FACTURĂ ? (D/N):

MODIFICARE

CONȚINUTUL BAZELOR DE DATE

1.FURNIZORI

2.MĂRFURI COMERCIALIZATE

3.ACHIZITII MARFĂ

4.ACTIVITATEA GESTIUNII

5.CLIENȚI

ALEGEȚI DOMENIUL DORIT:

Doriți ȘTERGEREA înregistrărilor pentru câmpul selectat ? (D/ N) :

CONTINUAȚI ? (D/N) :

3.4.Proiectarea prelucrărilor specifice ale unității de prelucrare

3.4.1.Determinarea modulelor de prelucrare

Unitatea de prelucrare 1:INTRĂRI DE MĂRFURI

modul 1: ADĂUGARE MARFĂ

modul 2: ADĂUGARE FURNIZOR NOU

modul 3: ADĂUGARE MATERIAL NOU

Unitatea de prelucrare 2:VÂNZĂRI

modul 1: VÂNZĂRI GESTIUNE – AVIZ ÎNSOȚIRE MARFĂ

modul 2: VÂNZĂRI GESTIUNE – FACTURA VÂNZARE

Unitatea de prelucrare 3: COMPLETAREA FIȘEI DE MAGAZIE

modul 1: AFIȘARE FIȘA DE MAGAZIE

UP1

M1:ADĂUGARE MARFĂ

M2:ADĂUGARE FURNIZOR NOU

M3:ADĂUGARE MATERIAL NOU

UP2

M1:VÂNZĂRI GESTIUNE

UP3

M1:AFIȘARE FIȘA DE MAGAZIE

3.4.2.Organigrama de sistem a unităților de prelucrare

Cap IV Prezentarea programului informatic

Forma de introducere în tabelul ANGAJAȚI:

Forma de introducere în tabelul CLIENȚI:

Forma de introducere în tabelul FURNIZORI:

Forma de introducere în formularul CLIENȚI: