Proiectarea Unui Sistem Informatic Pentru Activitatea Economică A Unei Firme

Cuprins

Introducere………………………………………………………………………………………..3

Cap.1 Prezentarea S.C. Rigips Roman S.A.și analiza sistemului existent

1.1 Scurt istoric și obiect de activitate…………………………………………………..4

1.2 Structura organizatorică

1.2.1 Organigrama firmei…………………………………………………………………7

1.2.2 Studiul sistemului de conducere…………………………………………………..8

1.2.3 Studiul sistemului condus…………………………………………………………..8

1.2.4 Analiza principalilor indicatori economico-financiari……………………..9

1.3 Studiul sistemului informațional

1.3.1 Prezentarea activității economice

1.3.1.1 Principalii furnizori ai societății…………………………………………………………10

1.3.1.2 Principalii clienți ai societății……………………………………………………………..11

1.3.2 Fluxul documentelor…………………………………………………………11

1.3.3 Modelul conceptual de date (MCD)………………………………………….…..14

1.3.4 Modelul conceptual de prelucrare (MCP)……………………………………….15

1.3.5 Analiza critică a sistemului existent………………………………………………18

Cap.2 Proiectarea de ansamblu a noului sistem informatic

2.1 Definirea obiectivelor sistemului informatic………………………………….19

2.2 Alegerea sistemului de gestionare a bazei de date…………………………………20

2.3 Prezentarea rapoartelor finale……………………………………………………..20

2.4 Definirea si prezentarea intrarilor………………………………………………….21

2.5 Estimarea necesarului de resurse…………………………………………………..24

2.6 Planificarea realizării sistemului informatic……………………………………………..25

Cap.3 Proiectarea de detaliu noului sistem informatic

3.1 Proiectarea logică și fizică a ieșirilor…………………………………………..26

3.2 Proiectarea logică și fizică a intrărilor…………………………………………38

3.3 Proiectarea bazei de date…………………………………………………………….43

3.4 Proiectarea interfeței aplicației informatice…………………………………..54

Cap.4 Prezentarea, implementarea și exploatarea aplicației

4.1 Condiții prinvind implementarea aplicației…………………………………….56

4.2 Exploatarea curentă a aplicației…………………………………………………58

Bibliografie…………………………………………………………………………………………59

Anexe………………………………………………………………………………………………60

Introducere

Sistemul informatic (SI) este o parte automatizatâ a sistemului informațional. Rolul unui SI este de a ușura lucrul în firma unde este sau va fi implementat. Realizarea unui SI presupune parcurgerea unor etape care mai sunt numite și ciclu de viață a SI: analiza, proiectarea, dezvoltarea și testarea.

Pentru susținerea tezei anuale este nevoie anume de crearea unui SI cu parcurgerea tuturor etapelor de realizare.

Tema pentru susținerea tezei anuale este „Sistem informatic pentru activitatea de distribuție”, ea a fost aleasă din mai multe considerente, cunoașterea programului Microsoft Office Access 2007 în realizarea SI. Scopul programatorului este să realizeze SI propus în timpul limită acordat. Obiectivele SI sunt să ducă evidența și gestiunea bunurilor materiale , să ajute la contabilitatea firmei și anume salarizarea personalului și facturarea comenzilor.

Realizarea SI se va face parcurgând etapele de realizare a unui SI :

Analiza în cadrul acestei etape se va face o analiză a procesului economic și sistemului informațional existent în instituția tipografică;

Proiectarea se vor realiza diferite scheme (specificația preliminară) a SI cu ajutorul cărora se va putea realiza programul funcțional ;

Dezvoltarea având specificația preliminară la această etapă se va realiza specificația funcțională a SI;

Testarea presupune detectarea diferitor anomalii, probleme ce pot apărea dar nu au fost depistate de programatori la etapa de dezvoltare.

Odată finisat, va ajuta foarte mult în cadrul firmei de distribuție la evidența și gestiunea bunurilor materiale, salarizare personalului, iar pentru unii angajați în special contabilii se va ușura enorm lucrul.

Cap 1 Prezentarea S.C. Rigips Roman S.A.și analiza sistemului existent

Scurt istoric și obiect de activitate

Rigips România este liderul incontestabil al piețelor românești de produse de gips-carton, respectiv de ipsosuri. Pornită la drum în 1994 ca o simplă reprezentanță de vânzări a liderului mondial în domeniu, grupul britanic British Plaster Boards, BPB plc., compania a crescut rapid, reușind în scurtă vreme să se impună în mod autoritar în industria construcțiilor din România.

BPB plc este liderul pieții mondiale a panourilor de gips carton (vânzari anuale de peste un miliard de metri pătrați) și ipsosuri, respectiv unul dintre principalii furnizori de plafoanedecorative. BPB este și liderul pieței europene de materiale izolatoare pe baza de polistiren expandat.

Grupul BPB are peste 12.000 de angajați, produce si comercializează mai mult de 1000 de produse și soluții complexe pentru construcții de la cele 90 de fabrici și 15 de cariere din_peste_50_de_țări.

BPB plc a fost înființatăâ în 1915 si de atunci si-a construit o reputație solidă datorită produselor de cea mai înaltă calitate, creativității, inovațiilor tehnologice si preocupărilor față de protecția mediului înconjurator. Numele uneia dintre cele mai puternice mărci a companiei – Rigips – a devenit cu adevarat etalonul întregii industrii de profil din Europa Centrală, dar nu numai.

Rigips România a devenit companie membră a grupului BPB plc în 1994, după începerea activității în România în 1992. Compania a ajuns foarte rapid să domine piața românească, iar marca Rigips a devenit sinonimă cu materiale și soluții constructive de calitate_deosebită. Încă de la înființarea firmei, Constantin H. a fost numit Director General al Rigips România.

În 1995 activitățile de distribuție si vânzari au luat amploare, iar un an mai târziu compania a depașit un prim "prag psihologic" în materie de vânzari – un milion de euro. Marca Rigips se bucura deja de o recunoaștere generală pe piață și chiar și-a împrumutat numele produselor de gips carton în general.

În 1998, Rigips România a atins urmatorul prag important: vânzarea a peste un milion de metri patrați de panouri de gips carton.
Ultimii ani au confirmat poziția de lider pe care Rigips România o deține pe piața românească. Vânzările au continuat sa crească rapid, depașind nivelul de 10 milioane de euro în 2001 si atingând 14 milioane de euro în anul fiscal 2002 (încheiat pe 31 martie 2002). N-a mai fost nevoie decât de încă doi ani pentru ca Rigips Romania să-și dubleze încă o dată vânzările, realizând în anul fiscal 2004 (1 aprilie 2003 – 31 martie 2004) o cifră de afaceri de peste 22 de milioane de euro, depășind substanțial ritmul de creștere a pieței în ansamblu.

Formula succesului a fost, în cazul Rigips Romania, una foarte simplă – în aparență. Un mix echilibrat de produse și servicii de calitate excepțională, dublat de o rețea de distribuție puternică, ritm ridicat al lansării de noi produse și cel mai bun raport calitate/preț de pe piață, totul susținut de un efort investițional considerabil.

Ca o confirmare în plus a performanțelor obținute de firmă, respectiv a angajamentului pe termen lung a BPB în România, grupul britanic a decis construirea unei fabrici ultramoderne de panouri de gips-carton, tot la Turda.
O unitate care ridică totalul investițiilor BPB în România la mult peste 50 de milioane de euro, noua fabrică, a cărei construcție este deja într-un stadiu avansat, va deveni pe deplin operațională în a doua jumătate a anului 2007. Fabrica are o capacitate proiectată de peste 12 milioane de metri pătrați pe an, structura producției urmând a fi foarte flexibilă, în funcție de cerințele pieței și cuprinzând toate tipurile principale de panouri de gips carton – normale, rezistente la umezeală, rezistente la foc – ca și o gamă largă de plafoane decorative. Proiectul completează procesul de integrare verticală a BPB în România – de la extragerea și prelucrarea materiei prime la produsul finit și până la distribuție și vânzări.

Actuala rețea de distributie a companiei include peste 150 de distribuitori regionali/locali, care acoperă întreg teritoriul României.

Au fost finalizate lucrari complexe de referinta, cum ar fi Hotel Sofitel – World Trade Center, Grand Hotel Marriott, Hotel Athenee Palace Hilton, Europa House – Orange, Ateneul Roman, Palatul de Justitie, Plaza Romania etc unde au fost folosite soluții din gama Rigips pentru o mare varietate de amenajări interioare – ipsosuri, tencuieli uscate, pereți desparțitori, o gama larga de plafoane, suprafețe curbe și pardoseli. În plus, materiale din gama Rigips Ridurit au fost folosite pe scara largă pentru a asigura protecție maximă împotriva incendiilor, un element esențial în cazul clădirilor de mari dimensiuni.

Date de identificare

S.C. Rigips Romania este o societate cu răspundere limitată, cu capital integral privat. Societatea a fost inființată în anul 1994. În prezent, după fuziunea cu Gypsum Turda, principalul obiect de activitate este comercializarea sistemelor de gips-carton si producția de ipsosuri pentru construcții și industriale.

Sediul înregistrat al Societații este in Bucuresti, Str. Fabrica de Chibrituri Nr.28, Sector 5.

Societatea are patru puncte de lucru:

Punct de lucru Turda (fabrica de ipsos);

Punct de lucru Mihai Viteazu (cariera Cheia);

Punct de lucru Depozit – Jud. Ilfov.

Punct de lucru Turda (fabrica de plăci)

– CUI: RO 6194577

– nr.înregistrare – Registrul Comerțului: J40/16947/1994

– obiect de activitate: 2662 “ Fabricarea elementelor din ipsos pentru construcții”

În momentul înființării Societății, în luna august 1994, capitalul social era format din 3.000 de părți sociale emise si plătite în întregime cu o valoare nominală de 1leu fiecare, reprezentând echivalentul a 18.000 USD la cursul de 0,1666 lei/USD, acționar unic fiind Rigips Austria GesmbH.

La 31.12.2009 capitalul social subscris si varsat este de 7.078.053 lei, format din 5.308.240 lei si 1.406.667 USD. Numărul total de părti sociale este de 39.989, valoarea unei părti sociale fiind de 177 lei.

Structura capitalului social la 31 decembrie 2009 se prezintă astfel:

1.2 Structura organizatorică

1.2.1 Organigrama firmei

Sistemul de conducere

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Sistemul condus

1.2.2 Studiul sistemului de conducere

Sistemul de conducere al societății comerciale Regips Româmia.SRL este pe baze participative, adică există o conducere colectivă cu atribuții și competențe ce decurg din strategia folosită.

Directorul General – Are în subordinea sa Directorii executivi ai departamentelor. El trebuie să ducă la îndeplinire ordinele Consiliului de Administrație.

1.2.3 Studiul sistemului condus

Sistemul condus reprezintă un ansamblu de activități omogene sau complementare, respectiv identice, asemănătoare sau înrudite, care au o logică în manifestarea lor propriu-zisă și contribuie la o mai bună gestionare a resurselor și creșterea eficienței de ansamblu a întreprinderii.

Acesta este format din:

Director executiv – care asott, Hotel Athenee Palace Hilton, Europa House – Orange, Ateneul Roman, Palatul de Justitie, Plaza Romania etc unde au fost folosite soluții din gama Rigips pentru o mare varietate de amenajări interioare – ipsosuri, tencuieli uscate, pereți desparțitori, o gama larga de plafoane, suprafețe curbe și pardoseli. În plus, materiale din gama Rigips Ridurit au fost folosite pe scara largă pentru a asigura protecție maximă împotriva incendiilor, un element esențial în cazul clădirilor de mari dimensiuni.

Date de identificare

S.C. Rigips Romania este o societate cu răspundere limitată, cu capital integral privat. Societatea a fost inființată în anul 1994. În prezent, după fuziunea cu Gypsum Turda, principalul obiect de activitate este comercializarea sistemelor de gips-carton si producția de ipsosuri pentru construcții și industriale.

Sediul înregistrat al Societații este in Bucuresti, Str. Fabrica de Chibrituri Nr.28, Sector 5.

Societatea are patru puncte de lucru:

Punct de lucru Turda (fabrica de ipsos);

Punct de lucru Mihai Viteazu (cariera Cheia);

Punct de lucru Depozit – Jud. Ilfov.

Punct de lucru Turda (fabrica de plăci)

– CUI: RO 6194577

– nr.înregistrare – Registrul Comerțului: J40/16947/1994

– obiect de activitate: 2662 “ Fabricarea elementelor din ipsos pentru construcții”

În momentul înființării Societății, în luna august 1994, capitalul social era format din 3.000 de părți sociale emise si plătite în întregime cu o valoare nominală de 1leu fiecare, reprezentând echivalentul a 18.000 USD la cursul de 0,1666 lei/USD, acționar unic fiind Rigips Austria GesmbH.

La 31.12.2009 capitalul social subscris si varsat este de 7.078.053 lei, format din 5.308.240 lei si 1.406.667 USD. Numărul total de părti sociale este de 39.989, valoarea unei părti sociale fiind de 177 lei.

Structura capitalului social la 31 decembrie 2009 se prezintă astfel:

1.2 Structura organizatorică

1.2.1 Organigrama firmei

Sistemul de conducere

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Sistemul condus

1.2.2 Studiul sistemului de conducere

Sistemul de conducere al societății comerciale Regips Româmia.SRL este pe baze participative, adică există o conducere colectivă cu atribuții și competențe ce decurg din strategia folosită.

Directorul General – Are în subordinea sa Directorii executivi ai departamentelor. El trebuie să ducă la îndeplinire ordinele Consiliului de Administrație.

1.2.3 Studiul sistemului condus

Sistemul condus reprezintă un ansamblu de activități omogene sau complementare, respectiv identice, asemănătoare sau înrudite, care au o logică în manifestarea lor propriu-zisă și contribuie la o mai bună gestionare a resurselor și creșterea eficienței de ansamblu a întreprinderii.

Acesta este format din:

Director executiv – care asigură conducerea operativă a întreprinderii.

Departamentul de Cercetare – Dezvoltare – cuprinde activitățile de studiere, concepere și elaborare a cadrului tehnic și tehnologic. Vizează aspecte cum ar fi proiectarea produselor, asimilarea de produse noi, elaborarea planurilor și previziunea acitvității, etc.

Departamentul de Producție – se referă la acticitățile de bază ale întreprinderii și include acțiuni care contribuie la desfășurarea normală a proceselor de producție, inclusiv a celor auxiliare.

Departamentul Comercial – include totalitatea activităților care vizează relațiile întreprinderii cu exteriorul, respectiv activitățile de aprovizionare și desfacere. Preocupările acestui departament includ încheierea de contracte economice avantajoase, asigurarea aprovizionării ritmice, prezentarea produselor și publicitatea, prospectarea pieței, etc.

Departamentul Financiar – Contabil – înglobează activitățile de obținere și folosire rațională a disponibilităților bănești, controlul operațiilor în care s-au investit fonduri bănești, stabilirea necesarului de mijloace financiare și găsirea de noi surse de finanțare a activității.

Departamentul de Resurse Umane – reprezintă un ansamblu de activități care urmăresc procesele la care se supun resursele umane, adică asigurarea întreprinderii cu forță de muncă calificată, recrutarea personalului, selecționarea, încadrarea, promovarea, retribuirea salariaților, pregătirea și specializarea anagjaților. De asemenea, în cadrul acestui departament sunt analizate problemele sociale, de asistență medicală și raporturile manager-salariați și sunt incluse activități administrative, de secretariat și protocol.

1.2.4 Analiza principalilor indicatori economico-financiari

1.3 Studiul sistemului informațional

1.3.1 Prezentarea activității economice

1.3.1.1 Principalii furnizori ai societății

Aprovizionarea cu materii prime, precum si aparatura de specialitate pentru realizarea productiei de materiale de constructii, se realizeaza de la furnizori precum:

MADAGOS SRL

ISOVER ROMANIA SRL

DEDEMAN INTERNATIONAL, etc

Aprovizionarea cu materii prime, precum si cu aparatura de specialitate este asigurată de furnizorii de transport, care joc un rol foarte important in activitatea Rigips Romania. Costurile transportului sunt suportate integral sau parțial de Rigips, în funcție de termenii contractuali. Principalii furnizori de servicii de transport sunt:

DUMAGAS INTERNATIONAL

DIRECT AUTO ROM SRL

TRANSCAR INT.

G & G ROMANIA SRL, etc.

Aprovizionarea firmei cu diverse consumabile, intreținerea firmei, precum si administrarea acesteia în bune condiții pentru angajații săi este asigurată prin intermediul furnizorilor diverși, dintre care cei mai importanti:

NIRO SERV CLEAN

TOP BIROTICA

INFORM LYKOSS

HP

HAPPY TOUR

ADECCO RESURSE UMANE, etc.

1.3.1.2 Principalii clienți ai societății

Firma comercializează materiale de constructii persoanelor juridice, pe baza unor contracte încheiate în prealabil de managerii si reprezentanăii de vînzari ai Rigips Romania. Cei mai importanti clienti din portofoliul firmei sunt următorii:

METRO CASH & CARRY ROMANIA SRL

PRAKTIKER ROMANIA SRL

BRICOSTRORE ROMANIA SRL

BAUMAX ROMANIA SRL

BOG ART SRL, etc.

1.3.2 Fluxul documentelor

Bazele întocmirii situațiilor financiare

Situațiile financiare cuprind bilanțul, contul de profit si pierdere, situația fluxurilor de trezorerie, situația modificărilor capitalului propriu, precum si notele la acestea.

Aceste situatii financiare au fost pregătite în conformitate Legea contabilității nr 82/1991(republicată, cu completările si modificările ulterioare ) și cu Reglementările contabile prevăzute de Directivele Europene a IV-A si a VII-a aprobate prin Ordinul Ministerului de Finanțe Publice nr 1752/2005.

Înregistrarile contabile pe baza cărora au fost întocmite aceste situații financiare sunt efectuate in lei având la baza principiul costului istoric.

Moneda de prezentare

Sumele din situațiile financiare precum si cele din notele aferente sunt prezentate in lei așa cum este cerut de OMF 1752/2005.

Conversii valutare

Tranzacțiile realizate în valută sunt transformate în lei la o rată de schimb valabilă la data tranzacției. Câștigurile sau pierderile rezultate din aceste conversii valutare sunt incluse în contul de profit și pierdere, ca parte a veniturilor sau cheltuielilor financiare.

Activele și pasivele monetare exprimate în valută la data intocmirii bilanțului sunt transformate în lei utilizand ratele de schimb valabile la sfarșitul perioadei.

Principalele rate de schimb folosite pentru conversia soldurilor exprimate în valută la 31 decembrie 2009 au fost de:1 EUR = 4,1236 lei, 1 USD = 2,9145 lei, 1 GBP = 5,0390 lei.

d) Disponibilitati banesti

Disponibilitățile bănești sunt formate din numerar în casă și în conturile bancare precum și din avansuri de trezorerie și alte valori (tichete masa), inclusiv creditele bancare pe termen scurt gen overdraft.

Creante comerciale

Creanțele comerciale sunt înregistrate la valoarea anticipată de realizare. Pentru creanțele incerte se constituie provizion. Creanțele nerecuperabile sunt trecute pe cheltuieli în perioada în care au fost identificate.

f) Stocuri

Stocurile sunt evaluate la valoarea cea mai mică dintre cost si valoarea realizabilă netă. Costul stocurilor include toate costurile suportate pentru a aduce stocurile in condiția și în locul în care se găsesc în prezent, respectiv:

Materiile prime, consumabilele si mărfurile: costul de achiziție, taxele vamale si alte taxe nerambursabile, cheltuielile de transport și manipulare precum și alte costuri legate de aprovizionare.

Ambalajele se depreciază pe 2 ani calculați de la data achiziție conform estimărilor făcute de societate.

Produsele finite sunt evaluate la costul standard ajustat cu cheltuielile efective de producție aferente fiecărei perioade.

Acolo unde este cazul, se constituie provizion pentru stocuri învechite, cu mișcare lentă sau degradate. Pentru ambalaje, deprecierea se calculează lunar ținându-se cont de vechime medie a stocului de ambalaje din circuit.

Stocurile de marfuri sunt evaluate la ieșire prin utilizarea metodei costului mediu ponderat, iar cele de produse finite prin cost standard asupra caruia se repartizeaza un procent din diferențele de cost la produse.

g) Obligații comerciale

Obligațiile comerciale sunt înregistrate la valoarea de cost, care reprezintă valoarea justă a obligației ce va fi platită în viitor pentru bunurile si serviciile primite, indiferent daca au fost sau nu facturate către Societate.

h) Furnizori și alte datorii

Conturile de furnizori si alte datorii sunt evidențiate la cost. Diferențele de curs valutar care apar cu ocazia decontării datoriilor în valută la cursuri diferite față de cele la care au fost înregistrate inițial pe parcursul perioadei sau față de cele la care au fost raportate în situațiile financiare anuale anterioare trebuie recunoscute ca venituri sau cheltuieli în perioada în care apar. Atunci când datoria în valută este decontată în decursul aceluiași exercițiu financiar în care a survenit, întreaga diferență de curs valutar este recunoscută în acel exercițiu. Atunci când datoria în valută este decontată într-un exercițiu financiar ulterior, diferența de curs valutar recunoscută în fiecare exercițiu financiar, care intervine până în exercițiul decontării, se determină ținând seama de modificarea cursurilor de schimb survenită în cursul fiecărui exercițiu financiar.

i) Recunoașterea veniturilor

Veniturile sunt înregistrate de către Societate în momentul livrarii produselor (ce corespunde cu momentul emiterii facturilor), acesta fiind momentul în care riscurile semnificative și avantajele deținerii proprietății asupra bunurilor sunt transferate clientului. Sumele reprezentând veniturile nu includ taxele de vanzare (TVA).

j) TVA

Rigips Romania SRL este înscrisa ca plătitor de TVA și depune decont lunar de TVA. Datoriile către bugetul statului și bugetul asigurărior sociale sunt achitate la termen, rămânând în sold numai datoriile față de buget nescadente.

1.3.3 Modelul conceptual de date (MCD)

1,n 1,n

n

1,1 1,n

1,n

1,1

1,n

1,1 1,1

1,1

1,n 1,n 1,n

1,n

1.3.4 Modelul conceptual de prelucrare (MCP)

Procesul de aprovizionare

Procesul de recepție

Procesul de vânzare:

1.3.5 Analiza critică a sistemului existent

Toate procedurile pentru distribuția materialelor și emiterea documentelor se efectuează manual. Acest lucru duce la o eficiență scăzută în cadrul departamentului. Din cauza numărului mare de comenzi procesarea durează foarte mult acest lucru ducând la întârzieri la încasarea facturilor, la plata dărilor către stat precum și la achitarea facturilor aferente consumului.

Pentru performanțe ridicate ale sistemului informatic de gestiune a materialelor este nevoie de realizarea unui program complex de gestiune a stocului de materiale.

Cap.2 Proiectarea de ansamblu a noului sistem

informatic

2.1 Definirea obiectivelor sistemului informatic

Se dorește realizarea unui program informatic care sa permită gestiunea materialelor la firma RIGIPS ROMANIA SRL. Firma dispune de mai multe depozite si mai multe ateliere situate in localitați diferite.

Pentru fiecare depozit de cunosc: NrDepozit, Localitate, Adresa, Telefon.

Pentru fiecare atelier se cunosc: NrAtelier, Localitate, Adresa, Telefon si Obiectivul productiei.

În firmă exista un nomenclator de materiale ce conține: CodMaterial, DenumireMaterial, Unitate de masura, Clasa de calitate.

Materialele sunt aprovizionate de la furnizori, pentru care se cunosc: Cod Fiscal, Denumire, Adresa, Telefon.

În momentul realizării unei aprovizionari la un depozit se întocmește un NIR pe care se consemnează: Număr recepție, data recepției, materialele recepționate cu prețul și cantitatea pentru fiecare. NIR-ul mai conține valoarea totală a recepției și semnatura gestionarului care a receptionat marfa.

La un depozit sunt angajati mai multi gestionari pentru care se cunosc CNP, nume, adresa, data nașterii, data angajării si salariul de încadrare.

În momentul în care materialele sunt date spre vânzare de la un depozit la client se întocmesc facturi si avize numerotate pe care figurează materialele vândute și cantitățile vândute din fiecare.

2.2 Alegerea sistemului de gestionare a bazei de date

Pentru realizarea acestei aplicații s-a optat pentru Sistemul de Gestiune a Bazelor de Date Microsoft Access 2003, datorită usurinței în proiectare cât și în utilizare.

Prin implementarea sistemului , Rigips România a reușit să reducă costul total al infrastructurii IT, să obțină un retur rapid pe investiție și să beneficieze de o infrastructură IT flexibilă, care sa permită inovarea.

2.3 Prezentarea rapoartelor finale

Prin ieșirile unui subsistem informatic se înțelege totalitatea informațiilor furnizate de acesta beneficiarilor interni si externi, respectiv rapoarte, note de informare, interogări .

Furnizori

Situatia de informare-raportare permite evidenta clara a furnizorilor , cautarea lor in baza de date dupa nume.

Materiale

Materialele din depozit se pot cauta dupa denumire material,cantitate, pret.

Clienti

Se pot scoate rapoarte despre materialele vandute, pretul acestora si cantitate.

Rapoartele executate cu ajutorul aplicației trebuie sa fie cât mai clare , să aducă informațiile concrete cu ajutorul cărora să se poată executa mai ușor situațiile de la sfărșit de lună privind cantitatea de materiale din depozite, necesarul de materiale care urmează a fi utilizat în procesul de producție, salariile fiecărui angajat.

Utilizatorul va trebui să-și poată extrage datele cele mai utile într-un timp cât mai scurt , datele dintr-un raport fiind organizate într-un format cat mai prietenos, atragator si eficient.

2.4 Definirea si prezentarea intrărilor

Intrările în baza de date vor fi sub formă de formulare, datele de intrare vor fi datele despre furnizori, depozite, gestionari, materiale și clienți. Anume acestea sunt cele mai importante date pe care personalul firmei le va introduce în baza de date.

Videoformat formular Furnizori:

S-a realizat un formular de tip columnar pe baza tabelei Furnizori, care va afișa toate informațiile: Cod Fiscal, Nume, Adresa, telefon.

Se va crea un set de butoane pentru deplasare, adaugare, ștergere, închidere formular.

În subsolul formularului, se va adauga un combobox, care va permite cautarea automată după “Nume furnizor”.

Videoformat formular Materiale:

În videoformatul de mai sus s-a realizat un formular Materiale care va afișa toate informațiile despre: Cod material, cantitate, preț,valoare.

În subsolul formularului se va calcula TOTAL VALOARE MATERIALE

Videoformat formular Clienti:

În final s-a realizat înca un formular de tip columnar pe baza tabelei Clienti, care va afișa toate informațiile: Cod Fiscal, Nume, Adresa, telefon.

Se va crea un set de butoane pentru deplasare, adaugare, ștergere, închidere formular.

În subsolul formularului, se va adauga un combobox, care va permite cautarea automată după “Nume client”.

2.5. Estimarea necesarului de resurse

Resurse hardware:

7 calculatoare I.B.M. Intel Pentium 4 Celeron 3,4 Ghz Dual Core

placa de bază Asus LGA775

hard 120GB SATA II

512Mb DDRII,

FDD 3.5’’

Video OnBoard

DVD-RW

tastatură

PS2

mouse.

Resurse software :

Noul sistem va fi integrat pe calculatoare ca software separat.

Se va folosi sistemul de operare Windows XP Professional.

Microsoft Office 2007

Resurse umane:

Angajați operatori, ingineri și administratori , un angajat al departamentului IT pentru întreținerea programului.

Resurse financiare:

Se estimează suma de 50.000 RON pentru realizarea sistemului.

2.6 Planificarea realizării sistemului informatic

Această etapă a proiectării are la bază principiul proiectării și implementării eșalonate a sistemului:

proiectarea bazei de date – 7 zile;

proiectarea interogărilor – 5 zile;

proiectarea formularelor –10 zile;

proiectarea rapoartelor – 4 zile;

introducerea datelor – 15 zile;

verificarea corectitudinii datelor și eventuale modificări – 20 zile.

Timpul maxim de execuție a sistemului informatic este apreciat la 61 zile lucrătoare.

Cap 3 Proiectarea de detaliu a noului sistem informatic

3.1 Proiecarea logică și fizică a ieșirilor

Ieșirile sistemului informatic conțin rezultatul prelucrărilor efectuate asupra datelor de intrare și se pot prezenta sub forma unor rapoarte, a unor situații de raportare afișate pe ecran, scrise pe hârtie sau înregistrate pe un suport extern (disc hard sau flexibil, Cd, casetă magnetică, etc).

Rapoartele pot fi listate la imprimantă, vizualizate pe monitor sau memorate pe un suport magnetic în vederea continuării prelucrărilor în cadrul altor subsisteme informatice.

Adeseori rapoartele de ieșire sunt însoțite de reprezentări grafice, sub forme adecvate, pentru a se putea observa mai ușor evoluția unui proces sau a unui fenomen economic. Acestea se recomandă îndeosebi managerilor de nivel înalt, care au nevoie de informații cu grad mare de sintetizare.

Cuprinde 2 etape:

Proiectarea logică de detaliu a ieșirilor – macheta raportului

Proiectarea fizică de detaliu a ieșirilor se realizează pe baza specificațiilor de ieșire și presupune definitivarea formei și formatului de prezentare a rapoartelor, așezarea în pagină, spațierea rândurilor, stabilirea procedurilor de interpretare a ieșirilor.

Într-o primă interogare „Lista FZ fără telefon” se va afișa lista furnizorilor care au sediul în Iași sau Brașov și care nu au numărul de telefon introdus în baza de date. După care se va ordona lista alfabetic după nume. Aceasta interogare conține un singur tabel FURNIZORI MSE.

Videoformat Query1 Listă Fz fără telefon:

A doua interogare numită “Lista Salarii” ne va afișa lista ordonată descrescător după salarii cu numele și salariul gestionarilor din depozitele 1,3,4,6. Într-o coloană numită impozit se va calcula pentru fiecare salariat impozitul de 16% pe salariu prin formula impozit:0.16*[Salariu], iar într-o altă coloană salariul brut al fiecărui salariat prin formula Salariu_brut: [Salariu]+[impozit]. S-a folosit tabelul GESTIONARI MSE.

Videoformatul Query 2 Listă Salarii

O a treia interogare „Gestionari parametrizați” ne va ajuta sa listăm toți gestionarii după nume si data angajării care lucrează la depozitul dintr-un oraș. Numele orașului va fi tastat ca parametru de căutare. Pentru o căutare mai ușoară s-a folosit la validare criteriul Like "*" & [Tastati orașul: ] & "*", astfel este suficient introducerea primelor litere din orașul căutat într-un query sub forma unei căsuțe de text.

Apasarea butonului OK va avea ca rezultat afișarea listei cu gestionarii din orașul dorit. Ordonarea listei se va face descrescător dupa vechime.

După cum se vede în imaginea de mai jos pentru relizarea interogării s-a folosit tabelele DEPOZITE MSE și GESTIONARI MSE.

Videoformatul Query 3 Gestionari parametrizați :

A patra interogare „Listă NIR parametrizată” va lista toate notele de recepție (NrNotaReceptie, DataReceptie, NumeFurnizor) pentru un anumit material tastat ca parametru, și doar pentru notele de recepție dintre 1.01.2010 și o anumita dată tastată ca parametru. La fel ca la interogarea de mai sus introducerea numelui materialului și a datei se face într-un query sub forma unei casuțe de text. S-a folosit pentru acestă interogare 4 tabele: FURNIZORI MSE, RECEPTIE MSE, MATERIALE MSE SI CONTINUT_RECEPTIE MSE

Videoformat Query 4 Lista NIR parametrizata:

A cincea interogare „ Cross tab cantitate ” este de tip CrossTab pentru a calcula CANTITATEA TOTALA CONSUMATA din fiecare material, în fiecare oraș ( din ATELIER). Ordonarea listei se face după orașe pe coloane si denumirea materialelor pe linii, după data de 01.07.2009. Pentru acest CrossTab au fost utilizate urmatoarele tabele: ATELIERE MSE, CONSUM MSE, MATERIALE MSE, CONTINUT_CONSUM MSE.

Videoformat Cross tab cantitate:

„Prețuri calculate” este o interogare care calculează pentru fiecare material prețul minim de recepție, prețul maxim de recepție, prețul mediu de recepție și diferența dintre prețul maxim și cel minim.Pentru aceasta s-au utilizat 3 tabele RECEPTIE MSE, MATERIALE MSE, CONTINUT_RECEPTIE MSE.

Videoformat „Preturi calculate”:

O altă interogare „Stoc actual pe material” va calcula stocul pe fiecare material. Pentru aceasta vom avea ca sursă tabela Materiale si rezultatul urmatoarelor 2 subinterogări:

Calculul valorii totale aprovzionată pe fiecare material:

Videoformat Total aprovizionat:

Calculul valorii totale a consumurilor pentru fiecare material

Videoformat Total consumat:

Așadar dupa ce am calculat Total aprovizionat si Total consumat vom putea calcula STOC ACTUAL, acesta fiind diferența între Total aprovizionat si Total consumat.

Rezultatul interogării „Stocul actual pe material” este afișat in videoformatul de mai jos:

În continuare se vor calcula o serie de rapoarte care ne vor ajuta la o mai bună gestionare a sistemului informatic.

Raport materiale recepționate și nedate in consum. Pentru realizare se utilizează următorul query:

Rezultatul raportului de mai sus este urmatorul:

Proiectarea logică și fizică a intrărilor

Intrările unui sistem informatic reprezintă ansamblul datelor stocate, gestionate și prelucrate în cadrul sistemului, date care provin din dinamica operațiilor și proceselor economice și financiare derulate în cadrul firmei

Cuprinde cele două etape:

proiectarea logică de detaliu

proiectarea fizică de detaliu.

Scopul este elaborarea machetei documentului primar și elaborarea instrucțiunilor de completare și utilizare a acestuia; stabilirea regulilor de validare a datelor.

În etapa de proiectare logică de detaliu se stabilește lista completă a intrărilor, pentru fiecare document de intrare descriindu-se elementele caracteristice cum sunt: conținutul informațional, natura și structura datelor, frecvența de apariție, volumul, criteriile de control și validare a datelor, etc

În proiectarea fizică de detaliu numită și proiectare tehnică de detaliu se realizează toată această activitate de proiectare a documentelor de intrare și a machetelor (ecrane, videoformate sau formulare) pentru datele de intrare, se stabilesc condițiile de validare a datelor și instrucțiuni de corectare a acestora, se alege suportul tehnic pentru memorarea datelor, se definesc procedurile (manuale sau automate) de culegere și transmitere a datelor și se reproiectează, dacă este cazul, chiar documentele primare de înregistrare a datelor – pentru a răspunde cerințelor prelucrării automate.

Intrările în baza de date vor fi sub formă de formulare, datele de intrare vor fi datele despre furnizori, depozite, gestionari, materiale și clienți. Anume acestea sunt cele mai importante date pe care personalul firmei le va introduce în baza de date.

Videoformat formular Furnizori:

S-a realizat un formular de tip columnar pe baza tabelei Furnizori, care va afisa toate informatiile: Cod Fiscal, Nume, Adresa, telefon.

Se va crea un set de butoane pentru deplasare, adaugare, strergere, inchidere formular.

In subsolul formularului, se va adauga un combobox, care va permite cautarea automata dupa “Nume furnizor”.

Videoformat formular Materiale:

În videoformatul de mai sus s-a realizat un formular Materiale care va afișa toate informațiile despre: Cod material, cantitate, pret,valoare.

În subsolul formularului se va calcula TOTAL VALOARE MATERIAL

Videoformat formular Clienti:

În videoformatul de mai sus s-a realizat încă un formular de tip columnar pe baza tabelei Clienti, care va afișa toate informațiile: Cod Fiscal, Nume, Adresa, telefon.

Se va creea un set de butoane pentru deplasare, adăugare, ștergere, închidere formular.

În subsolul formularului, se va adăuga un combobox, care va permite căutarea automată după “Nume client”.

Videoformat formular Recepție cu subformular Continut Receptie:

În videoformatul de mai sus s-a realizat încă un formular de tip columnar pe baza tabelei RECEPTIE MSE, care va afișa toate informațiile: Cod Fiscal, DataReceptie, NrNotaReceptie, NrDepozit.

După care în subsolul subformularului se va putea calcula TOTAL VALOARE RECEPTIE, iar în subsolul formularului s-au adăugat butoane de deplasare la stânga și la dreapta, se va calcula totalul de TVA Receptie. În final un buton de ieșire formular.

Proiectarea bazei de date

O bază de date proiectată corespunzător furnizează acces la informații precise, actualizate. Deoarece o proiectare corectă este esențială pentru atingerea scopurilor utilizării unei baze de date, investiția în timpul necesar învățării principiilor unei bune proiectări este esențială.

Întotdeauna trebuie avut în vedere scopul bazei de date. Principalul pas în proiectarea bazei de date este găsirea și organizarea informațiilor necesare. Urmează împărțirea elementelor de informații în entități (tabele), alegerea cheilor primare, folosirea regulilor de normalizare.

Bazele de date relaționale sunt un tip de baze de date în care datele, văzute ca și atribute ale entităților reale, sunt stocate în tabele și sunt legate între ele prin relații.

Acest mod de structurare a datelor, bazat pe legături între date, permite eliminarea redundanței, astfel încât stocarea și, mai ales, modificarea unei informații se face într-un singur loc, iar, din punct de vedere funcțional, această structură permite regăsirea, filtrarea, ordonarea și agregarea datelor, în mod natural.

Proiectarea codurilor presupune operația de codificare, adică generarea de grupuri de simboluri și atribuirea lor elementelor unei relații. Rezultatul codificării se concretizează într-un sistem de coduri, care de regulă, sunt utilizate pentru identificarea unică a unei înregistrări. În continuare se vor descrie codurile utilizate pentru crearea tabelelor.

Pentru realizarea întregii aplicații a fost nevoie de un număr de nouă tabele. În videoformatele de mai jos sunt prezentate succint modul de creare a fiecărui tabel si rezutatul introducerii datelor în sistem.

Tabel RECEPTIE MSE

Tabel MATERIALE MSE

Tabel GESTIONARI MSE

Tabel FURNIZORI MSE

Tabel DEPOZIT MSE

Tabel CONTINUT_RECEPTIE MSE

Tabel CONTINUT_CONSUM MSE

Tabel CONSUM MSE

Tabel ATELIERE MSE

Pentru îndepărtarea anomaliilor care pot apare în manipularea bazei de date există o teorie de normalizare – teorie construită în jurul conceptului de forme normale (FN), care ameliorează structura BDR prin înlăturarea treptată a unor neajunsuri și prin imprimarea unor facilități sporite privind manipularea datelor.

Normalizarea utilizează ca metodă descompunerea (top-down) unei tabele în două sau mai multe tabele, păstrând informații (atribute) de legătură.

FN1. O tabelă este în FN1 dacă toate atributele ei conțin valori elementare (nedecompozabile), adică fiecare tuplu nu trebuie să aibă date la nivel de grup sau repetitiv. Structurile de tip arborescent și rețea se transformă în tabele cu atribute elementare.

FN2. O tabelă este în FN2 dacă și numai dacă este în FN1 și fiecare atribut noncheie al tabelei este dependent funcțional complet de cheie. Un atribut B al unei tabele depinde funcțional de atributul A al aceleiași tabele, dacă fiecărei valori a lui A îi corespunde o singură valoare a lui B, care îi este asociată în tabelă. Un atribut B este dependent funcțional complet de un ansamblu de atribute A în cadrul aceleiași tabele, dacă B este dependent funcțional de întreg ansamblul A (nu numai de un atribut din ansamblu).

FN3. O tabelă este în FN3 dacă și numai dacă este în FN2 și fiecare atribut noncheie depinde în mod netranzitiv de cheia tabelei.

3.4 Proiectarea interfeței aplicației informatice

În cadrul acestei etape se concep și implementează, în mod vizual și interactiv, elementele interfeței dintre aplicație și utilizatorul acesteia. Elementul care stă la baza realizării interfeței îl constituie forma – macheta de lucru sau fereastra aplicației – în cadrul căreia vor fi implementate toate controalele, butoanele de comandă corespunzatoare aplicației proiectate.

La elaborarea interfeței sunt luate în considerare o serie de elemente specifice, iar la testare se urmăresc două aspecte și anume:

măsura în care conținutul specificațiilor de interfață a fost implementat și se regăsește în produsul finit;

reacțiile utilizatorilor la traversarea succesiunii de pași necesari pentru soluționarea problemei.

Interfața proiectată trebuie să fie cât mai accesibilă, intuitivă, prietenoasă pentru utilizator, clară în cerințe, fără mesaje ambigue, extensibiă pentru viitoarele eventuale modificări. Pentru aceasta s-a dezvoltat un form principal numit “INTERFATA” care are un meniu ușor, structurat în mai multe butoane de comanda care deschid alte patru forme: ”FURNIZORI”, ”GESTIONARI”, ”RECEPTIE” și ”CONTINUT RECEPTIE”, “CLIENTI”.

Un număr de paisprezece butoane deschid o serie de interogări si rapoarte:

1. Interogări

a. „Lista furnizori fără telefon”

b. „Listă salarii”

c. „Gestionari parametrizați”

d. „Listă NIR parametrizată”

e. „Crosstab cantitate”

2. Rapoarte

a. „Analiza vechime angajați”

b. „Date angajați pe fiecare oraș”

c. „Raport analiza preț”

d. „Raport de aprovizionare pe furnizor”

e. „Analiză stoc actual pe material”

f. „Raportare număr salariați pe fiecare oraș”

g. „Raport salarii”

h. „Raport materiale recepționate si nedate în consum”

i. „Raport privind analiza consumului pe fiecare oraș”

Videoformatul interfeței principale:

Testarea aplicației se face verificând și comparând rezultatele obținute în mod automat cu cele obținute folosind metodele de evidență manuală. Rezultatul testării unei interfețe este raportul de testare, în care este subliniată diferența dintre comportamentul dat în specificații și cel efectiv, pentru seturile de date descrise în specificații. După realizarea aplicației s-a procedat la anularea înregistrărilor și introducerea altora noi, cu date reale pentru testarea finală a produsului.

Responsabilitatea pentru testarea și punerea în funcțiune a sistemului va reveni firmei, proiectantului aplicației și reprezentantului IT al agentului economic.

Cap 4 Prezentarea, implementarea și exploatarea aplicației

4.1 Condiții privind implementarea aplicației

În procesul de dezvoltare al oricărei firme un aspect important îl are informatizarea firmei, implementarea de sisteme informatice care să ducă la acces rapid la informații, creșterea productivității și o mai bună urmărire a tuturor proceselor de către managementul firmei.

Integritatea aplicației este asigurată de caracteristicile tehnologiilor folosite – datele sunt protejate de sistemul de protecție asigurat de mediul Microsoft Access.

Printre caracteristicile de mentenanță se numără faptul că aplicația este dezvoltată într-un limbaj ce implementează tehnicile de dezvoltare orientate pe obiect. Este un SGBD de tip desktop, o aplicație autonomă care stocheaza o bază de date și efectuează ea însăși toate procesările SQL sau se comporta ca și client al unui server SQL.

Aplicațiile desktop au, de obicei, rolul de a optimiza procesele din diverse departamente ale unei firme, astfel am putea exemplifica:

aplicație de gestiune a furnizorilor, clientilor, materialelor și depozitelor prin crearea de interogări și rapoarte;

adăugarea și editarea de noi clienți si furnizori

evidența materialelor din depozite

Aplicația este construită pe o platformă familiară, compusă din elemente vizuale cum ar fi: butoane de comenzi, liste de opțiuni, rapoarte, zone de text, casete și etichete. Este ușor de utilizat și are o mare flexibilitate în dezvoltare.

Aici s-a încercat crearea unui sistem de gestiune a activităților preponderente din firma, dar poate fi îmbunatățit în viitor utilizându-se ca baza de plecare chiar aplicația în sine. Extinderea aplicației poate fi asigurată de tehnicile add-on, fiind complet compatibilă cu acestea, adăugarea de noi clase, module, cu acces direct la resursele globale ale aplicației – variabile, obiecte cu acces global.

Condițiile de implementare sunt asigurate prin difuzarea instrucțiunilor de executare a procedurilor manuale și automatizate, atât pentru beneficiar, cât și pentru unitatea de prelucrare, prin documentație scrisă.

Instruirea personalului utilizator se va face prin cursuri de cinci zile, organizate la sediile firmei din fiecare oraș de catre echipa de proiectare a aplicației.

4.2 Exploatarea curentă a aplicației

În continuare este prezentată procedura de lucru cu aplicația informatică .

Pentru a deschide aplicația se dă click pe Biblioteca, icoană găsită pe Desktop-ul fiecarui PC.

Să presupunem ca gestionarul dorește sa introducă in baza de date un frunizor. Va trebui sa dea click pe butonul de comandă “FURNIZORI”. Dupa deschiderea formei “FURNIZORI” se completează cu datele furnizorului: cod fiscal, nume, adresa si telefon. Daca furnizorul exista deja in baza de date si acesta solicita predarea a unui anumit tip de marfa se introduce in subformularul “RECEPTIEFRM” date despre număr notă recepție, data recepție si număarul depozitului unde se face înregistrarea.

După completare se dă click pe butonul “+” pentru adaugare în baza de date.

Introducerea materialelor recepționate în baza de date se realizea prin utilizarea formei “RECEPTII” și a subformularului aflat in interfața acesteia unde se completează cu date despre cod material, cantitate, preț si valoare.

La fel se procedează si pentru introducerea unui nou client in baza de date.

Pentru ca utilizatorul sa acceseze datele despre angajații firmei este necesară apăsarea unui click pe butonul “GESTIONARI”. Se va deschide formularul “GESTIONARI” unde se găsesc date despre numele, depozitul unde lucrează, salariu, impozitul pe salariu si salariul net. În partea de jos a formei se calculează numărul toatal de angajați si suma toatala care este platită de firmă pentru salarii.

Vizualizarea si printarea interogărilor si rapoartelor se face prin accesarea interfeței principale a aplicației informatice.

BIBLIOGRAFIE

ANEXE

1.

2.

3.

4.