Proiectarea Unui Sistem Informatic Pentru Activitatea DE Gestiune A Materialelor

Cuprins

Introducere………………………………………………………………………………………..3

Cap.1 Prezentarea S.C. Rigips Roman S.A.și analiza sistemului existent

1.1 Scurt istoric și obiect de activitate…………………………………………………..4

1.2 Structura organizatorică

1.2.1 Organigrama firmei…………………………………………………………………7

1.2.2 Studiul sistemului de conducere…………………………………………………..8

1.2.3 Studiul sistemului condus…………………………………………………………..8

1.2.4 Analiza principalilor indicatori economico-financiari……………………..9

1.3 Studiul sistemului informațional

1.3.1 Prezentarea activității economice

1.3.1.1 Principalii furnizori ai societății…………………………………………………………10

1.3.1.2 Principalii clienți ai societății……………………………………………………………..11

1.3.2 Fluxul documentelor…………………………………………………………11

1.3.3 Modelul conceptual de date (MCD)………………………………………….…..14

1.3.4 Modelul conceptual de prelucrare (MCP)……………………………………….15

1.3.5 Analiza critică a sistemului existent………………………………………………18

Cap.2 Proiectarea de ansamblu a noului sistem informatic

2.1 Definirea obiectivelor sistemului informatic………………………………….19

2.2 Alegerea sistemului de gestionare a bazei de date…………………………………20

2.3 Definirea și prezentarea ieșirilor……………………………………………………..20

2.4 Definirea si prezentarea intrărilor………………………………………………….21

2.5 Estimarea necesarului de resurse…………………………………………………..24

2.6 Planificarea realizării sistemului informatic……………………………………………..25

Cap.3 Proiectarea de detaliu noului sistem informatic

3.1 Proiectarea logică și fizică a ieșirilor…………………………………………..26

3.2 Proiectarea logică și fizică a intrărilor…………………………………………38

3.3 Proiectarea bazei de date…………………………………………………………….43

3.4 Proiectarea interfeței aplicației informatice…………………………………..54

Cap.4 Prezentarea, implementarea și exploatarea aplicației

4.1 Condiții prinvind implementarea aplicației…………………………………….56

4.2 Exploatarea curentă a aplicației…………………………………………………58

Bibliografie…………………………………………………………………………………………59

Anexe………………………………………………………………………………………………60

Introducere

În contextul societății actuale, caracterizată printr-o explozie fără precedent în istoria omenirii, sistemele informatice reprezintă unul din elementele fundamentale care generează și controlează fluxurile informaționale la nivel micro și macroelectronic.

De mai bine de două decenii, bazele de date prin performanțele și avantajele lor, au reprezentat și vor rămâne în continuare modalitatea principală de structurare și organizare a datelor în cadrul sistemelor informatice.

Realizarea sistemului informatic se va face parcurgând următoarele etapele de realizare:

Analiza în cadrul acestei etape se va face o analiză a procesului economic și sistemului informațional existent în instituția tipografică;

Proiectarea se vor realiza diferite scheme (specificația preliminară) a SI cu ajutorul cărora se va putea realiza programul funcțional ;

Dezvoltarea având specificația preliminară la această etapă se va realiza specificația funcțională a sistemului informatic;

Testarea presupune detectarea diferitor anomalii, probleme ce pot apărea dar nu au fost depistate de programatori la etapa de dezvoltare.

În plus, producătorii de software au creat Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date din ce în ce mai performante și în același timp cât mai simplu de utilizat.

În contextul prezentat, lucrarea ce va fi realizată, își propune să ofere o parte a cunoștințelor necesare pentru inițierea și deasemenea pentru proiectarea bazelor de date folosind SGBD-ul Microsoft ACCESS 2007.

Tema pentru susținerea lucrării de licență este „PROIECTAREA UNUI SISTEM INFORMATIC PENTRU ACTIVITATEA DE GESTIUNE A MATERIALELOR LA O SOCIETATE”.”, ea a fost aleasă din mai multe considerente, cunoașterea programului Microsoft Office Access 2007 în realizarea sistemului informatic. Scopul programatorului este să realizeze sistemul informatic propus în timpul limită acordat. Obiectivele acestuia sunt să ducă evidența și gestiunea bunurilor materiale , să ajute la contabilitatea firmei și anume salarizarea personalului, facturarea comenzilor .

Lucrarea de față, este structurată pe următoarele capitole:

Capitolul 1 denumit “Prezentarea S.C. Rigips Roman S.A.și analiza sistemului existent” va fi o prezentare a ceea ce reprezintă societatea pe piața economică din România și străinatate, a sitemului informațional și o scurtă analiză a sistemului existent.

În capitolul 2 “Proiectarea de ansamblu a noului sistem informatic”, se vor prezenta noțiuni despre sistemul de gestionare a bazei de date, definiții ale intrărilor și ieșirilor precum șsi prezentarea în ansamblu a acestora.

Capitolul 3 va reprezenta “Proiectarea de detaliu noului sistem informatic” se va prezenta în detaliu, aplicația ce va fi realizată, descriind totodată instrumentele Microsoft Access 2007 ce vor fi utilizate. Se vor explica aplicațiile ce se doresc a fi făcute pe baza de date, detalierea intrărilor și a ieșirilor, și se vor prezenta capturi din aplicația propriu-zisă.

În ultimul capitol, capitolul 4 “Prezentarea, implementarea și exploatarea aplicației“ , se vor prezenta condițiile privind implementarea aplicației, un studiu de cay sub forma unui manual de utilizare concluziile, de unde s-a pornit, cum s-a dorit a fi aplicația și care este rezultatul conceperii și proiectării bazei de date.

.

Cap 1 Prezentarea S.C. Rigips Roman S.A.și analiza sistemului existent

Scurt istoric și obiect de activitate

Rigips România este liderul incontestabil al piețelor românești de produse de gips-carton, respectiv de ipsosuri. Pornită la drum în 1994 ca o simplă reprezentanță de vânzări a liderului mondial în domeniu, grupul britanic British Plaster Boards, BPB plc., compania a crescut rapid, reușind în scurtă vreme să se impună în mod autoritar în industria construcțiilor din România.

BPB plc este liderul pieții mondiale a panourilor de gips carton (vânzari anuale de peste un miliard de metri pătrați) și ipsosuri, respectiv unul dintre principalii furnizori de plafoanedecorative. BPB este și liderul pieței europene de materiale izolatoare pe baza de polistiren expandat.

Grupul BPB are peste 12.000 de angajați, produce si comercializează mai mult de 1000 de produse și soluții complexe pentru construcții de la cele 90 de fabrici și 15 de cariere din_peste_50_de_țări.
BPB plc a fost înființatăâ în 1915 si de atunci si-a construit o reputație solidă datorită produselor de cea mai înaltă calitate, creativității, inovațiilor tehnologice si preocupărilor față de protecția mediului înconjurator. Numele uneia dintre cele mai puternice mărci a companiei – Rigips – a devenit cu adevarat etalonul întregii industrii de profil din Europa Centrală, dar nu numai.

Rigips România a devenit companie membră a grupului BPB plc în 1994, după începerea activității în România în 1992. Compania a ajuns foarte rapid să domine piața românească, iar marca Rigips a devenit sinonimă cu materiale și soluții constructive de calitate_deosebită. Încă de la înființarea firmei, Constantin H. a fost numit Director General al Rigips România.

În 1995 activitățile de distribuție si vânzari au luat amploare, iar un an mai târziu compania a depașit un prim "prag psihologic" în materie de vânzari – un milion de euro. Marca Rigips se bucura deja de o recunoaștere generală pe piață și chiar și-a împrumutat numele produselor de gips carton în general.

În 1998, Rigips România a atins urmatorul prag important: vânzarea a peste un milion de metri patrați de panouri de gips carton.
Ultimii ani au confirmat poziția de lider pe care Rigips România o deține pe piața românească. Vânzările au continuat sa crească rapid, depașind nivelul de 10 milioane de euro în 2001 si atingând 14 milioane de euro în anul fiscal 2002 (încheiat pe 31 martie 2002). N-a mai fost nevoie decât de încă doi ani pentru ca Rigips Romania să-și dubleze încă o dată vânzările, realizând în anul fiscal 2004 (1 aprilie 2003 – 31 martie 2004) o cifră de afaceri de peste 22 de milioane de euro, depășind substanțial ritmul de creștere a pieței în ansamblu.

Formula succesului a fost, în cazul Rigips Romania, una foarte simplă – în aparență. Un mix echilibrat de produse și servicii de calitate excepțională, dublat de o rețea de distribuție puternică, ritm ridicat al lansării de noi produse și cel mai bun raport calitate/preț de pe piață, totul susținut de un efort investițional considerabil.
Ca o confirmare în plus a performanțelor obținute de firmă, respectiv a angajamentului pe termen lung a BPB în România, grupul britanic a decis construirea unei fabrici ultramoderne de panouri de gips-carton, tot la Turda.
O unitate care ridică totalul investițiilor BPB în România la mult peste 50 de milioane de euro, noua fabrică, a cărei construcție este deja într-un stadiu avansat, va deveni pe deplin operațională în a doua jumătate a anului 2007. Fabrica are o capacitate proiectată de peste 12 milioane de metri pătrați pe an, structura producției urmând a fi foarte flexibilă, în funcție de cerințele pieței și cuprinzând toate tipurile principale de panouri de gips carton – normale, rezistente la umezeală, rezistente la foc – ca și o gamă largă de plafoane decorative. Proiectul completează procesul de integrare verticală a BPB în România – de la extragerea și prelucrarea materiei prime la produsul finit și până la distribuție și vânzări.
Actuala rețea de distributie a companiei include peste 150 de distribuitori regionali/locali, care acoperă întreg teritoriul României.

Au fost finalizate lucrari complexe de referinta, cum ar fi Hotel Sofitel – World Trade Center, Grand Hotel Marriott, Hotel Athenee Palace Hilton, Europa House – Orange, Ateneul Roman, Palatul de Justitie, Plaza Romania etc unde au fost folosite soluții din gama Rigips pentru o mare varietate de amenajări interioare – ipsosuri, tencuieli uscate, pereți desparțitori, o gama larga de plafoane, suprafețe curbe și pardoseli. În plus, materiale din gama Rigips Ridurit au fost folosite pe scara largă pentru a asigura protecție maximă împotriva incendiilor, un element esențial în cazul clădirilor de mari dimensiuni.

Date de identificare

S.C. Rigips Romania este o societate cu răspundere limitată, cu capital integral privat. Societatea a fost inființată în anul 1994. În prezent, după fuziunea cu Gypsum Turda, principalul obiect de activitate este comercializarea sistemelor de gips-carton si producția de ipsosuri pentru construcții și industriale.

Sediul înregistrat al Societații este in Bucuresti, Str. Fabrica de Chibrituri Nr.28, Sector 5.

Societatea are patru puncte de lucru:

Punct de lucru Turda (fabrica de ipsos);

Punct de lucru Mihai Viteazu (cariera Cheia);

Punct de lucru București (sediu, depozit și punct de vânzare)

Punct de lucru Ploiești(depozit și punct de vânzare)

Punct de lucru Turda (fabrica de plăci)

– CUI: RO 6194577

– nr.înregistrare – Regiieței în ansamblu.

Formula succesului a fost, în cazul Rigips Romania, una foarte simplă – în aparență. Un mix echilibrat de produse și servicii de calitate excepțională, dublat de o rețea de distribuție puternică, ritm ridicat al lansării de noi produse și cel mai bun raport calitate/preț de pe piață, totul susținut de un efort investițional considerabil.
Ca o confirmare în plus a performanțelor obținute de firmă, respectiv a angajamentului pe termen lung a BPB în România, grupul britanic a decis construirea unei fabrici ultramoderne de panouri de gips-carton, tot la Turda.
O unitate care ridică totalul investițiilor BPB în România la mult peste 50 de milioane de euro, noua fabrică, a cărei construcție este deja într-un stadiu avansat, va deveni pe deplin operațională în a doua jumătate a anului 2007. Fabrica are o capacitate proiectată de peste 12 milioane de metri pătrați pe an, structura producției urmând a fi foarte flexibilă, în funcție de cerințele pieței și cuprinzând toate tipurile principale de panouri de gips carton – normale, rezistente la umezeală, rezistente la foc – ca și o gamă largă de plafoane decorative. Proiectul completează procesul de integrare verticală a BPB în România – de la extragerea și prelucrarea materiei prime la produsul finit și până la distribuție și vânzări.
Actuala rețea de distributie a companiei include peste 150 de distribuitori regionali/locali, care acoperă întreg teritoriul României.

Au fost finalizate lucrari complexe de referinta, cum ar fi Hotel Sofitel – World Trade Center, Grand Hotel Marriott, Hotel Athenee Palace Hilton, Europa House – Orange, Ateneul Roman, Palatul de Justitie, Plaza Romania etc unde au fost folosite soluții din gama Rigips pentru o mare varietate de amenajări interioare – ipsosuri, tencuieli uscate, pereți desparțitori, o gama larga de plafoane, suprafețe curbe și pardoseli. În plus, materiale din gama Rigips Ridurit au fost folosite pe scara largă pentru a asigura protecție maximă împotriva incendiilor, un element esențial în cazul clădirilor de mari dimensiuni.

Date de identificare

S.C. Rigips Romania este o societate cu răspundere limitată, cu capital integral privat. Societatea a fost inființată în anul 1994. În prezent, după fuziunea cu Gypsum Turda, principalul obiect de activitate este comercializarea sistemelor de gips-carton si producția de ipsosuri pentru construcții și industriale.

Sediul înregistrat al Societații este in Bucuresti, Str. Fabrica de Chibrituri Nr.28, Sector 5.

Societatea are patru puncte de lucru:

Punct de lucru Turda (fabrica de ipsos);

Punct de lucru Mihai Viteazu (cariera Cheia);

Punct de lucru București (sediu, depozit și punct de vânzare)

Punct de lucru Ploiești(depozit și punct de vânzare)

Punct de lucru Turda (fabrica de plăci)

– CUI: RO 6194577

– nr.înregistrare – Registrul Comerțului: J40/16947/1994

– obiect de activitate: 2662 “ Fabricarea elementelor din ipsos pentru construcții”

În momentul înființării societății, în luna august 1994, capitalul social era format din 3.000 de părți sociale emise si plătite în întregime cu o valoare nominală de 1leu fiecare, reprezentând echivalentul a 18.000 USD la cursul de 0,1666 lei/USD, acționar unic fiind Rigips Austria GesmbH.

La 31.12.2009 capitalul social subscris si varsat este de 7.078.053 lei, format din 5.308.240 lei si 1.406.667 USD. Numărul total de părți sociale este de 39.989, valoarea unei părți sociale fiind de 177 lei.

Structura capitalului social la 31 decembrie 2009 se prezintă astfel:

1.2 Structura organizatorică

1.2.1 Organigrama firmei

Sistemul de conducere

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Sistemul condus

1.2.2 Studiul sistemului de conducere

Sistemul de conducere al societății comerciale Regips Româmia.SRL este pe baze participative, adică există o conducere colectivă cu atribuții și competențe ce decurg din strategia folosită.

Directorul General – Are în subordinea sa Directorii executivi ai departamentelor. El trebuie să ducă la îndeplinire ordinele Consiliului de Administrație.

1.2.3 Studiul sistemului condus

Sistemul condus reprezintă un ansamblu de activități omogene sau complementare, respectiv identice, asemănătoare sau înrudite, care au o logică în manifestarea lor propriu-zisă și contribuie la o mai bună gestionare a resurselor și creșterea eficienței de ansamblu a întreprinderii.

Acesta este format din:

Director executiv – care asigură conducerea operativă a întreprinderii.

Departamentul de Cercetare – Dezvoltare – cuprinde activitățile de studiere, concepere și elaborare a cadrului tehnic și tehnologic. Vizează aspecte cum ar fi proiectarea produselor, asimilarea de produse noi, elaborarea planurilor și previziunea acitvității, etc.

Departamentul de Producție – se referă la acticitățile de bază ale întreprinderii și include acțiuni care contribuie la desfășurarea normală a proceselor de producție, inclusiv a celor auxiliare.

Departamentul Comercial – include totalitatea activităților care vizează relațiile întreprinderii cu exteriorul, respectiv activitățile de aprovizionare și desfacere. Preocupările acestui departament includ încheierea de contracte economice avantajoase, asigurarea aprovizionării ritmice, prezentarea produselor și publicitatea, prospectarea pieței, etc.

Departamentul Financiar – Contabil – înglobează activitățile de obținere și folosire rațională a disponibilităților bănești, controlul operațiilor în care s-au investit fonduri bănești, stabilirea necesarului de mijloace financiare și găsirea de noi surse de finanțare a activității.

Departamentul de Resurse Umane – reprezintă un ansamblu de activități care urmăresc procesele la care se supun resursele umane, adică asigurarea întreprinderii cu forță de muncă calificată, recrutarea personalului, selecționarea, încadrarea, promovarea, retribuirea salariaților, pregătirea și specializarea anagjaților. De asemenea, în cadrul acestui departament sunt analizate problemele sociale, de asistență medicală și raporturile manager-salariați și sunt incluse activități administrative, de secretariat și protocol.

1.2.4 Analiza principalilor indicatori economico-financiari

1.3 Studiul sistemului informațional

1.3.1 Prezentarea activității economice

1.3.1.1 Principalii furnizori ai societății

Aprovizionarea cu materii prime, precum si aparatura de specialitate pentru realizarea producției de materiale de construcții, se realizează de la furnizori precum:

MADAGOS SRL

ISOVER ROMANIA SRL

DEDEMAN INTERNATIONAL, etc

Aprovizionarea cu materii prime, precum si cu aparatura de specialitate este asigurată de furnizorii de transport, care joc un rol foarte important in activitatea Rigips Romania. Costurile transportului sunt suportate integral sau parțial de Rigips, în funcție de termenii contractuali. Principalii furnizori de servicii de transport sunt:

DUMAGAS INTERNATIONAL

DIRECT AUTO ROM SRL

TRANSCAR INT.

G & G ROMANIA SRL, etc.

Aprovizionarea firmei cu diverse consumabile, întreținerea firmei, precum si administrarea acesteia în bune condiții pentru angajații săi este asigurată prin intermediul furnizorilor diverși, dintre care cei mai importanti:

NIRO SERV CLEAN

TOP BIROTICA

INFORM LYKOSS

HP

HAPPY TOUR

ADECCO RESURSE UMANE, etc.

1.3.1.2 Principalii clienți ai societății

Firma comercializează materiale de construcții persoanelor juridice, pe baza unor contracte încheiate în prealabil de managerii si reprezentanții de vînzari ai Rigips Romania. Cei mai importanți clienți din portofoliul firmei sunt următorii:

METRO CASH & CARRY ROMANIA SRL

PRAKTIKER ROMANIA SRL

BRICOSTRORE ROMANIA SRL

BAUMAX ROMANIA SRL

BOG ART SRL, etc.

1.3.2 Fluxul documentelor

Bazele întocmirii situațiilor financiare

Situațiile financiare cuprind bilanțul, contul de profit si pierdere, situația fluxurilor de trezorerie, situația modificărilor capitalului propriu, precum si notele la acestea.

Aceste situatii financiare au fost pregătite în conformitate Legea contabilității nr 82/1991(republicată, cu completările si modificările ulterioare ) și cu Reglementările contabile prevăzute de Directivele Europene a IV-A si a VII-a aprobate prin Ordinul Ministerului de Finanțe Publice nr 1752/2005.

Înregistrarile contabile pe baza cărora au fost întocmite aceste situații financiare sunt efectuate in lei având la baza principiul costului istoric.

Moneda de prezentare

Sumele din situațiile financiare precum si cele din notele aferente sunt prezentate in lei așa cum este cerut de OMF 1752/2005.

Conversii valutare

Tranzacțiile realizate în valută sunt transformate în lei la o rată de schimb valabilă la data tranzacției. Câștigurile sau pierderile rezultate din aceste conversii valutare sunt incluse în contul de profit și pierdere, ca parte a veniturilor sau cheltuielilor financiare.

Activele și pasivele monetare exprimate în valută la data întocmirii bilanțului sunt transformate în lei utilizând ratele de schimb valabile la sfarșitul perioadei.

Principalele rate de schimb folosite pentru conversia soldurilor exprimate în valută la 31 decembrie 2009 au fost de:1 EUR = 4,1236 lei, 1 USD = 2,9145 lei, 1 GBP = 5,0390 lei.

Disponibilități bănești

Disponibilitățile bănești sunt formate din numerar în casă și în conturile bancare precum și din avansuri de trezorerie și alte valori (tichete masa), inclusiv creditele bancare pe termen scurt gen overdraft.

Creanțe comerciale

Creanțele comerciale sunt înregistrate la valoarea anticipată de realizare. Pentru creanțele incerte se constituie provizion. Creanțele nerecuperabile sunt trecute pe cheltuieli în perioada în care au fost identificate.

Stocuri

Stocurile sunt evaluate la valoarea cea mai mică dintre cost si valoarea realizabilă netă. Costul stocurilor include toate costurile suportate pentru a aduce stocurile în condiția și în locul în care se găsesc în prezent, respectiv:

Materiile prime, consumabilele si mărfurile: costul de achiziție, taxele vamale si alte taxe nerambursabile, cheltuielile de transport și manipulare precum și alte costuri legate de aprovizionare.

Ambalajele se depreciază pe 2 ani calculați de la data achiziție conform estimărilor făcute de societate.

Produsele finite sunt evaluate la costul standard ajustat cu cheltuielile efective de producție aferente fiecărei perioade.

Acolo unde este cazul, se constituie provizion pentru stocuri învechite, cu mișcare lentă sau degradate. Pentru ambalaje, deprecierea se calculează lunar ținându-se cont de vechime medie a stocului de ambalaje din circuit.

Stocurile de marfuri sunt evaluate la ieșire prin utilizarea metodei costului mediu ponderat, iar cele de produse finite prin cost standard asupra caruia se repartizeaza un procent din diferențele de cost la produse.

g) Obligații comerciale

Obligațiile comerciale sunt înregistrate la valoarea de cost, care reprezintă valoarea justă a obligației ce va fi platită în viitor pentru bunurile si serviciile primite, indiferent daca au fost sau nu facturate către Societate.

h) Furnizori și alte datorii

Conturile de furnizori si alte datorii sunt evidențiate la cost. Diferențele de curs valutar care apar cu ocazia decontării datoriilor în valută la cursuri diferite față de cele la care au fost înregistrate inițial pe parcursul perioadei sau față de cele la care au fost raportate în situațiile financiare anuale anterioare trebuie recunoscute ca venituri sau cheltuieli în perioada în care apar. Atunci când datoria în valută este decontată în decursul aceluiași exercițiu financiar în care a survenit, întreaga diferență de curs valutar este recunoscută în acel exercițiu. Atunci când datoria în valută este decontată într-un exercițiu financiar ulterior, diferența de curs valutar recunoscută în fiecare exercițiu financiar, care intervine până în exercițiul decontării, se determină ținând seama de modificarea cursurilor de schimb survenită în cursul fiecărui exercițiu financiar.

i) Recunoașterea veniturilor

Veniturile sunt înregistrate de către Societate în momentul livrării produselor (ce corespunde cu momentul emiterii facturilor), acesta fiind momentul în care riscurile semnificative și avantajele deținerii proprietății asupra bunurilor sunt transferate clientului. Sumele reprezentând veniturile nu includ taxele de vanzare (TVA).

j) TVA

Rigips Romania SRL este înscrisa ca plătitor de TVA și depune decont lunar de TVA. Datoriile către bugetul statului și bugetul asigurărior sociale sunt achitate la termen, rămânând în sold numai datoriile față de buget nescadente.

1.3.3 Modelul conceptual de date (MCD)

Nivelul conceptual este nivelul central care reflectă datele structurate astfel încât acestea să poată fi preluate și prelucrate cu ajutorul unui SGBD. Schema conceptuală stă la baza modelului conceptual care va permite definirea proprietăților elementare ale obiectelor care interesează.

Modelul conceptual al bazei de date este reprezentat grafic prin diagrame, entitate – relație. În aceste diagrame, entitățile sunt reprezentate sub formă de dreptunghiuri ce conțin numele entității respective.

Proprietățile sunt reprezentate prin elipse ce conțin numele entității respective, unite cu linii de entitățile la care sunt asociate. Elipsa se desenează punctat dacă proprietatea este derivată și dublat dacă este multivaloare. Proprietățile compuse au atașate componentele lor, reprezentate tot sub formă de elipse. Cheile sunt subliniate. Relațiile sunt reprezentate sub formă de romburi etichetate cu numele tipului relației respective. Rombul se dublează dacă relația indică legătura între o entitate specială și entitatea de care depinde ea. Relația este unită prin linii cu entitățile ce apar în ea, etichetate cu “one” sau “many” după caz. Linia se dublează dacă participarea în relație a entității este totală. Orice subtip Y al lui X se marchează cu o linie de la Y la X pe care se pune semnul de incluziune de mulțimi (a lui Y în X).

În proiectarea bazei de date la nivel conceptual, se pot utiliza mai multe modele, dintre care cel mai utilizat este modelul Entitate-Atribut-Corespondență.

O corespondență sau asociere reprezintă o legătură logică între două sau mai multe realizări de entități. La nivelul limbajulul natural, este definită printr-un verb.

O corespondență poate avea proprietăți particulare, date de atribute specifice. O realizare a unei entități se numește mulțimea formată din câte o valoare pentru fiecare atribut al relației.

Valorile fiecărui atribut component a ceea ce numim entitate alcătuiesc o realizare a entității respective.

Spunem că există o dependență funcțională între două atribute când unei valori a unei proprietăți îi corespunde o singură valoare a altei proprietăți.

Identificatorul unei entități este atributul a cărui realizare caracterizează în mod unic a realizare a entității. În reprezentarea grafică, identificatorul se subliniază cu o linie continuă.

Mulțimea entităților care participă la asociere formează colecția acesteia; numărul acestora dă gradul sau dimensiunea asocierii.

Schema modelului conceptual de date aparținând societății SC. Rigips Româmia.SRL este:

1,n 1,n

n

1,1 1,n

1,n

1,1

1,n

1,1 1,1

1,1

1,n 1,n 1,n

1,n

1.3.4 Modelul conceptual de prelucrare (MCP)

Procesul de aprovizionare

Procesul de recepție

Procesul de vânzare:

1.3.5 Analiza critică a sistemului existent

Toate procedurile pentru distribuția materialelor și emiterea documentelor se efectuează manual. Acest lucru duce la o eficiență scăzută în cadrul departamentului. Din cauza numărului mare de comenzi procesarea durează foarte mult acest lucru ducând la întârzieri la încasarea facturilor, la plata dărilor către stat precum și la achitarea facturilor aferente consumului.

Pentru performanțe ridicate ale sistemului informatic de gestiune a materialelor este nevoie de realizarea unui program complex de gestiune a stocului de materiale.

Cap.2 Proiectarea de ansamblu a noului sistem informatic

2.1 Definirea obiectivelor sistemului informatic

Se dorește realizarea unui program informatic care sa permită gestiunea materialelor la societatea SC. RIGIPS ROMANIA SRL. Firma dispune de mai multe depozite si mai multe ateliere situate in localitați diferite.

Pentru fiecare depozit de cunosc: NrDepozit, Localitate, Adresa, Telefon.

Pentru fiecare atelier se cunosc: NrAtelier, Localitate, Adresa, Telefon si Obiectivul productiei.

În firmă exista un nomenclator de materiale ce conține: CodMaterial, DenumireMaterial, Unitate de masura, Clasa de calitate.

Materialele sunt aprovizionate de la furnizori, pentru care se cunosc: Cod Fiscal, Denumire, Adresa, Telefon.

În momentul realizării unei aprovizionari la un depozit se întocmește un NIR pe care se consemnează: Număr recepție, data recepției, materialele recepționate cu prețul și cantitatea pentru fiecare. NIR-ul mai conține valoarea totală a recepției și semnatura gestionarului care a receptionat marfa.

La un depozit sunt angajati mai multi gestionari pentru care se cunosc CNP, nume, adresa, data nașterii, data angajării si salariul de încadrare.

În momentul în care materialele sunt date spre vânzare de la un depozit la client se întocmește o factură pe care figurează materialele vândute, cantitățile vândute din fiecare și valoarea propiu-zisă a facturii. Pentru fiecare client se cunosc urmatoarele date:

2.2 Alegerea sistemului de gestionare a bazei de date

O bază de date conține toate informațiile necesare despre obiectele ce intervin într-o mulțime de aplicații, relațiile logice între aceste informații și tehnicile de prelucrare corespunzătoare. În bazele de date are loc o integrare a datelor, în sensul că mai multe fișiere sunt privite în ansamblu, eliminându-se pe cât posibil informațiile redundante. De asemenea se permite accesul simultan la aceleași date, situate în acelați loc sau distribuite spațial, a mai multor persoane de pregătiri diferite, fiecare cu stilul personal de lucru.

O bază de date, mai poate fi definită ca un ansamblu de date elementare sau structurate, accesibile unei comunități de utilizatori. Mai concret, o bază de date, este un ansamblu de fișiere intercorelate, care conține nucleul de date necesare unui sistem informatic (aplicație informatică).

Sistemul de programare care permite construirea unor baze de date, introducerea informațiilor în bazele de date și dezvoltarea de aplicații privind bazele de date se numește sistem de gestiune a bazelor de date – SGBD.

Un SGBD dă posibilitatea utilizatorului să aibă acces la date folosind un limbaj de nivel înalt, apropiat de modul obișnuit de exprimare, pentru a obține informații, utilizatorul făcând abstracție de algoritmii aplicați pentru selecționarea datelor implicate și a modului de memorare a lor. SGBD-ul este o interfață între utilizatori și sistemul de operare.

Pentru realizarea acestei aplicații s-a optat pentru Sistemul de Gestiune a Bazelor de Date Microsoft Access 2007, datorită usurinței în proiectare cât și în utilizare.

Microsoft Access 2007 reprezintă un instrument foarte simplu și eficace, la îndemâna oricărui utilizator care fără prea multe cunoștințe poate implementa și utiliza o bază de date. Fiind parte componentă a pachetului OFFICE 2007, acesta oferă posibilitatea comunicării cu celelalte programe: Word, Excel și PowerPoint. Tot aici se prezintă limbajul SQL (Structured Query Linguage), care reprezintă un standard în ceea ce privește interogarea bazei de date.

Prin implementarea sistemului , Rigips România a reușit să reducă costul total al infrastructurii IT, să obțină un retur rapid pe investiție și să beneficieze de o infrastructură IT flexibilă, care sa permită inovarea.

2.3 Proiectarea de ansamblu a ieșirilor

Prin ieșirile unui subsistem informatic se înțelege totalitatea informațiilor furnizate de acesta beneficiarilor interni și externi, respectiv rapoarte, note de informare, interogări .

Un raport reprezintă o grupare de date prezentate într-un anumit format și o structură de pagină în funcție de necesitățile utilizatorilor și care servesc diverselor scopuri de informare sau de fundamentare a deciziilor. Elementele de legătură dintre rapoarte și sursa de date o constituie controalele, zonele de text, cadrele și etichetele.

Rapoartele executate cu ajutorul aplicației trebuie sa fie cât mai clare , să aducă informațiile concrete cu ajutorul cărora să se poată executa mai ușor situațiile de la sfărșit de lună privind cantitatea de materiale din depozite, necesarul de materiale care urmează a fi utilizat în procesul de producție, salariile fiecărui angajat.

Utilizatorul va trebui să-și poată extrage datele cele mai utile într-un timp cât mai scurt , datele dintr-un raport fiind organizate într-un format cat mai prietenos, atragator si eficient.

Odată cu definirea unei situații finale, toate controalele dependente vor moșteni proprietățile câmpurilor din tabele sau cererea de interogare pe care se bazează. Înregistrarea și închiderea unui raport se face ca oricare alt fișier. Rezultatul unui raport poate fi tipărit sau salvat într-un fișier, în vederea păstrării. Înainte de tipăriri, este necesară definirea parametrului de orientare a paginii.

În cazul aplicației proiectate vor rezulta următoarele ieșiri:

Rapoarte privind situația materialelor aflate în firmă:

Raport analiză preț

Raport de aprovizionare pe furnizori

Analiză stoc actual pe material

Raport materiale recepționate și nedate în consum

Raport privind analiza consumului pe fiecare oraș

Rapoarte privind situația gestionarilor din fiecare sediu al firmei:

Analiză vechime angajați

Date angajat pe fiecare oraș

Raportarea numărului de salariați pe fiecare oraș

Raport salarii

2.4 Definirea si prezentarea intrărilor

Prin intrările unui sistem informatic se înțelege totalitatea datelor primare necesare obținerii informațiilor de ieșire ale sistemului. Datele primare se pot clasifica în date interne și în date externe. La nivelul fiecărui subsistem informatic este necesar ca intrările sistemului să fie condiționate de ieșirile acestuia.

Intrările în baza de date vor fi sub formă de formulare, datele de intrare vor fi informații despre furnizori, depozite, gestionari, materiale și clienți. Anume acestea sunt cele mai importante date pe care personalul firmei le va introduce în baza de date.

Pentru aceasta aplicatie s-au realizat un număr de 3 formulare și 4 subformulare:

Formular de tip columnar pe baza tabelei FURNIZORI, în care se va putea introduce și afișa toate informațiile referitoare la furnizori în casetele de text Cod Fiscal, NumeFZ, AdresaFZ și TelefonFZ. După introducerea datelor în aceste casete de text pentru adaugare se apasă click pe butonul sau butonul pentru a șterge o înregistrare din baza de date, iar pentru a vizualiza înregistrările efectuate anterior se folosesc butoanele de navigație . În subsolul formularului există un combobox, care va permite căutarea automată după “Nume furnizor”.

Formular de tip columnar pe baza tabelei CLIENTI, în care se va putea introduce și afișa toate informațiile referitoare la clienți în casetele de text Cod Fiscal, NumeCL, AdresaCL și TelefonCL. După introducerea datelor în aceste casete de text pentru adaugare se apasă click pe butonul sau butonul pentru a șterge o înregistrare din baza de date iar pentru a vizualiza înregistrările efectuate anterior se folosesc butoanele de navigație . În subsolul formularului există un combobox, care va permite căutarea automată după “Nume client”.

Formular de tip columnar pe baza tabelei GESTIONARI, în care se va putea introduce și afișa toate informațiile referitoare la angajați în casetele de text CNP gestionar, Număr depozit,Nume gestionar, Adresă gestionar, Data naștere, Data angajare, Salariu și Telefon gestionar. După introducerea datelor în aceste casete de text pentru adaugare se apasă click pe butonul sau butonul pentru a șterge o înregistrare din baza de date iar pentru a vizualiza înregistrările efectuate anterior se folosesc butoanele de navigație . În subsolul formularului există un combobox, care va permite căutarea automată după “Nume client”.

Diagrama entitate-asociere

După numărul de tipuri de entități participante asocierea poate fi:

• unară (reflexivă)

• binară

• complexă

Asocierea reflexivă (ciclică, unară) se caracterizează prin faptul că exprimă legăturile stabilite între entități aparținând aceluiași tip.

Asocierile binare reprezintă legături (corespondențe) stabilite între realizările aparținând la două tipuri de entități diferite.

Asocierile complexe exprimă legături stabilite între realizările mai multor tipuri de entități.

Relatiile din baza de date pot fi scrise astfel:

FURNIZORI(CodFiscal, NumeFZ, AdresaFZ, TelefonFZ) Cheia primară este CodFiscal care face legătura cu tabela RECEPTIE.

CLIENTI(CodFiscal, NumeCL, AdresaCL, TelefonCL) Cheia primara este CodFiscal care face legătura cu tabela VANZARI.

RECEPTIE(NrNotaReceptie, DataReceptie, CodFiscal, NrDepozit) Cheia primară este NrNotaReceptie, iar cheile externe sunt CodFiscal, respectiv NrDepozit care fac legături cu tabelul FURNIZORI, respectiv DEPOZITE.

VANZARI(NrNotaFactura, DataFactura, CodFiscal, NrDepozit) Cheia primară este NrNotaFactura care face legătura cu tabelul Continut_Receptie

DEPOZITE(NrDepozit, AdresaD, LocalitateD, TelefonD) Cheia primara este NrDepozit care face legătura cu tabelele CONSUM, VANZARE, RECEPTIE SI GESTIONARI.

CONSUM(NrBonConsum, DataConsum, NrDepozit, NrAtelier) Cheia primară este NrBonConsum aceasta facând legatura cu tabela CONTINUT_CONSUM.

GESTIONARI(CNPGest, NrDepozit, NumeGest, AdresaG, Data Nastere, Data Angajare, Salariu, TelefonG) cheia primară este CNPGest.

MATERIALE(CodMaterial, DenMaterial,UM,ClasaCalitate) Cheia primară este CodMaterial care face legătura cu tabelele CONTINUT_RECEPTIE, CONTINUT_CONSUM și CONTINUT_VANZARI

CONTINUT_RECEPTIE(CodMaterial, NrNotaReceptie, CantitateR,PretR )

CONTINUT_CONSUM(NrBonConsum, CodMaterial, CantitateC, PretC)

CONTINUT_VANZARI(CodMaterial, NrNotaFactura, CantitateV, PretV)

Rezultatul analizei structurale este modelul static (structural) numit și diagrama entitate-asociere:

Nivelul intern (modelul fizic) este cel ce corespunde structurii în care sunt stocate datele în interiorul mașinii. Sunt specificate tabelele (fișierele), care le conțin (nume, organizare, localizare), componentele fiecărui fișier (lungime, câmpuri, plasare a acestora în cadrul fișierului), căile de acces la componentele tabelelor (relații, legături între tabele).

În cadrul ferestrei Relationships, pentru a descrie procesul de construire a relațiilor dintre tabele, folosim operația drug and drop, de la cheia primară a tabelei principale la cheia externă a tabelei secundare.

De exemplu pentru a crea relația între tabelele DEPOZITE și RECEPTIE. În fereastra Edit Relationships, dacă selectăm proprietatea Enforce Referencial Integrity (impune integritate referențială) în cadrul aplicației, aceasta înseamnă că datele nu pot fi introduse în tabele în orice ordine.

2.5. Estimarea necesarului de resurse

Resurse hardware:

7 calculatoare I.B.M. Intel Pentium 4 Celeron 3,4 Ghz Dual Core

placa de bază Asus LGA775

hard 120GB SATA II

512Mb DDRII,

FDD 3.5’’

Video OnBoard

DVD-RW

tastatură

PS2

mouse.

Resurse software :

Noul sistem va fi integrat pe calculatoare ca software separat.

Se va folosi sistemul de operare Windows XP Professional, iar ca produs software pachetul Microsoft Office 2007.

Resurse umane:

Angajați operatori, ingineri și administratori , un angajat al departamentului IT pentru întreținerea programului.

Resurse financiare:

Se estimează suma de 50.000 RON pentru realizarea sistemului

2.6 Planificarea realizării sistemului informatic

Această etapă a proiectării are la bază principiul proiectării și implementării eșalonate a sistemului:

proiectarea bazei de date – 7 zile;

proiectarea interogărilor – 5 zile;

proiectarea formularelor –10 zile;

proiectarea rapoartelor – 4 zile;

introducerea datelor – 15 zile;

verificarea corectitudinii datelor și eventuale modificări – 20 zile.

Timpul maxim de execuție a sistemului informatic este apreciat la 61 zile lucrătoare.

Cap 3 Proiectarea de detaliu a noului sistem informatic

3.1 Proiecarea logică și fizică a ieșirilor

Ieșirile sistemului informatic conțin rezultatul prelucrărilor efectuate asupra datelor de intrare și se pot prezenta sub forma unor rapoarte, a unor situații de raportare afișate pe ecran, scrise pe hârtie sau înregistrate pe un suport extern (disc hard sau flexibil, Cd, casetă magnetică, etc).

Rapoartele pot fi listate la imprimantă, vizualizate pe monitor sau memorate pe un suport magnetic în vederea continuării prelucrărilor în cadrul altor subsisteme informatice.

Adeseori rapoartele de ieșire sunt însoțite de reprezentări grafice, sub forme adecvate, pentru a se putea observa mai ușor evoluția unui proces sau a unui fenomen economic. Acestea se recomandă îndeosebi managerilor de nivel înalt, care au nevoie de informații cu grad mare de sintetizare.

Cuprinde 2 etape:

Proiectarea logică de detaliu a ieșirilor – macheta raportului

Proiectarea fizică de detaliu a ieșirilor se realizează pe baza specificațiilor de ieșire și presupune definitivarea formei și formatului de prezentare a rapoartelor, așezarea în pagină, spațierea rândurilor, stabilirea procedurilor de interpretare a ieșirilor.

Interogarea bazei de date se poate face prin:

Vizualizarea în totalitate a conținutului tabelelor;

Vizualizarea parțială sau totală a conținutului tabelelor cu ajutorul unor formulare sau situații finale;

Prin cereri explicite.

Primele două moduri pot fi catalogate ca interogări simple, fără restricții și pot fi formulate pentru o singură tabelă. Interogarea prin cereri explicite este complexă, folosește mai multe tabele, ale căror date sunt filtrate prin intermediul unor criterii. Această ultimă modalitate, în ACCESS se numește cerere de interogare (query).

Crearea unei cereri de interogare se poate face în mai multe feluri:

Proiectarea pas cu pas a cererii în modul Design View (fereastră de proiectare);

Utilizând instrumentul wizard;

Exprimarea cererii în limbajul SQL;

Crearea unui filtru și salvarea acestuia ca interogare.

Pentru a crea o cerere de interogare pas cu pas în modul Design view:

În fereastra Database se realizează clic pe <Queries> și <New>.

În caseta de dialog New Query se execută click pe Design view și apoi <OK>.

În caseta de dialog Show Table se execută click pe tab-ul care dă lista obiectelor bazei de date.

Dublu click pe numele fiecărui obiect pe care vrem să-l folosim și apoi click pe <Close>.

Dacă avem mai multe tabele și/sau cereri de interogare, trebuie să ne asigurăm că între ele există legăturile necesare pentru a răspunde cerințelor impuse de noua cerere de interogare.

Dacă nu există legăturile necesare între tabele, se stabilesc prin glisarea mouseu-lui de pe câmpul de legătură din tabela principală spre cel din cea secundară; câmpurile numerice de legătură Field Size trebuie să fie byte, integer sau long integer.

Trecerea câmpurilor dintr-o tabelă în grila de proiectare se face în două moduri: dublu click în bara de titlu a listei de câmpuri, click în lista de câmpuri și apoi deplasarea în grila de proiectare; prin deplasarea caracterului * în grila de proiectare.

Ordonarea datelor se face crescător sau descrescător, după unul sau mai multe cămpuri. Pentru aceasta se realizează click în celula de la intersecția coloanei câmpului cu caseta Sort și apoi se alege Ascending sau Descending.

Criteriile de selecție se introduc în celula aflată la intersecția coloanei câmpului cu linia Criteria din grila de interogare. Acestea pot fi simple sau compuse și pot utiliza o serie de cuvinte rezervate și expresii definite de utilizatori.

Dacă este nevoie se pot realiza câmpuri calculate.

Salvarea unei cereri de interogare se face prin comanda <File, Save>.

Într-o primă interogare „Lista FZ fără telefon” se va afișa lista furnizorilor care au sediul în Iași sau Brașov și care nu au numărul de telefon introdus în baza de date. După care se va ordona lista alfabetic după nume. Aceasta interogare conține un singur tabel FURNIZORI din care s-au selectat câmpurile NumeFZ, AdresaFZ, TelefonFZ.

Cerere de introgare „Lista FZ fara telefon”:

Rezultatul aferent cererii de interogare:

A doua interogare numită “Lista Salarii” ne va afișa lista ordonată descrescător după salarii cu numele și salariul gestionarilor din depozitele 1,3,4,6. Într-o coloană numită impozit se va calcula pentru fiecare salariat impozitul de 16% pe salariu prin formula impozit:0.16*[Salariu], iar într-o altă coloană salariul brut al fiecărui salariat prin formula Salariu_brut: [Salariu]+[impozit]. S-a folosit tabelul GESTIONARI MSE, din care au fost folosite câmpurile NumeGest, Salariu si NrDepozit.

Cerere de interogare „Lista salarii”:

Rezultat interogare „Listă Salarii”:

O a treia interogare „Gestionari parametrizați” ne va ajuta sa listăm toți gestionarii după nume si data angajării care lucrează la depozitul dintr-un oraș. Numele orașului va fi tastat ca parametru de căutare. Pentru o căutare mai ușoară s-a folosit la validare criteriul Like "*" & [Tastati orașul: ] & "*", astfel este suficient introducerea primelor litere din orașul căutat într-un query sub forma unei căsuțe de text.

Apasarea butonului OK va avea ca rezultat afișarea listei cu gestionarii din orașul dorit. Ordonarea listei se va face descrescător dupa vechime.

După cum se vede în imaginea alăturată pentru relizarea interogării s-a folosit tabelele DEPOZITE și GESTIONARI. Din aceste 2 tabele s-au utilizat doar câmpurile NumeGest, DataAngajare, LocalitateD.

Cerere de interogare „Gestionari parametrizati”

Rezultatul cererii „Gestionari parametrizați” :

A patra interogare „Listă NIR parametrizată” va lista toate notele de recepție (NrNotaReceptie, DataReceptie, NumeFurnizor) pentru un anumit material tastat ca parametru, și doar pentru notele de recepție dintre 1.01.2010 și o anumita dată tastată ca parametru. La fel ca la interogarea de mai sus introducerea numelui materialului și a datei se face într-un query sub forma unei casuțe de text. S-a folosit pentru acestă interogare 4 tabele: FURNIZORI, RECEPTIE, MATERIALE SI CONTINUT_RECEPTIE.

Cerere de interogare „Lista NIR parametrizata”:

Rezultatul cererii „Lista NIR parametrizata”:

A cincea interogare „ Cross tab cantitate ” este de tip CrossTab pentru a calcula CANTITATEA TOTALA CONSUMATA din fiecare material, în fiecare oraș ( din ATELIER). Ordonarea listei se face după orașe pe coloane si denumirea materialelor pe linii, după data de 01.07.2009. Pentru acest CrossTab au fost utilizate urmatoarele tabele: ATELIERE, CONSUM, MATERIALE, CONTINUT_CONSUM.

Cerere de interogare „Cross tab Cantitate”

Rezultatul CrossTab-ului este:

„Prețuri calculate” este o interogare care calculează pentru fiecare material prețul minim de recepție, prețul maxim de recepție, prețul mediu de recepție și diferența dintre prețul maxim și cel minim. Pentru aceasta s-au utilizat 3 tabele RECEPTIE, MATERIALE, CONTINUT_RECEPTIE.

Cerere de interogare „Preturi calculate”:

Rezultatul cererii:

O altă interogare „Stoc actual pe material” va calcula stocul pe fiecare material. Pentru aceasta vom avea ca sursă tabela MATERIALE si rezultatul urmatoarelor 3 subinterogări:

Calculul valorii totale aprovizionată pe fiecare material:

Videoformat Total aprovizionat:

Calculul valorii totale a consumurilor pentru fiecare material:

Videoformat Total consumat:

Calculul valorii totale a vânzărilor pentru fiecare material:

Videoformat Total consumat:

Așadar dupa ce am calculat Total aprovizionat, Total consumat si Total vandut vom putea calcula STOC ACTUAL, acesta fiind diferența între Total aprovizionat si Total consumat+Total vandut.

Limbajul SQL este un limbaj neprocedural sau declarativ, deoarece utilizatorul lui descrie numai informațiile pe care vrea să le obțină în urma interogării, fără a fi nevoie să stabilească modalitățile de a ajunge la rezultatele dorite.

În același timp, SQL nu poate fi considerat un limbaj de programare sau unul de sistem, ci mai curând un limbaj de aplicații, fiind orientat pe mulțimi.

SGBD-ul ACCESS 2007 acceptă utilizarea limbajului de interogare SQL. Existența tehnicii grafice QBE (Query by Example) permite proiectarea facilă a unor interogări complexe. Informația definită pe QBE va fi automat transformată într-o instrucțiune SQL.

Pentru crearea cererilor de interogare în SQL, este necesară definirea unor instrucțiuni ce vor fi folosite în interogarea bazei de date.

Exprimarea cererii de interogare „Stoc actual pe material” in limbajul SQL este urmatoarea:

SELECT MATERIALE.DenMaterial, [Query 10 Total Aprovizionat].[Total aprovizionat], [Query 10 Total Consumat].[Total consumat], [Query 10 Total Vandut].[Total vandut], [total aprovizionat]-nz([total consumat])-nz([total vandut]) AS STOC_ACTUAL

FROM (([Query 10 Total Consumat] INNER JOIN MATERIALE ON [Query 10 Total Consumat].CodMaterial=MATERIALE.CodMaterial) INNER JOIN [Query 10 Total Aprovizionat] ON

MATERIALE.CodMaterial=[Query 10 Total Aprovizionat].CodMaterial) INNER JOIN [Query 10 Total Vandut] ON MATERIALE.CodMaterial=[Query 10 Total Vandut].CodMaterial

GROUP BY MATERIALE.DenMaterial, [Query 10 Total Aprovizionat].[Total aprovizionat], [Query 10 Total Consumat].[Total consumat], [Query 10 Total Vandut].[Total vandut];

Rezultatul interogării „Stocul actual pe material” este afișat in videoformatul de mai jos:

În continuare se vor calcula o serie de rapoarte care ne vor ajuta la o mai bună gestionare a sistemului informatic.

Raport materiale recepționate și nedate in consum. Pentru realizare se utilizează următorul query:

Rezultatul raportului de mai sus este urmatorul:

3.2 Proiectarea logică și fizică a intrărilor

Intrările unui sistem informatic reprezintă ansamblul datelor stocate, gestionate și prelucrate în cadrul sistemului, date care provin din dinamica operațiilor și proceselor economice și financiare derulate în cadrul firmei

Cuprinde cele două etape:

proiectarea logică de detaliu

proiectarea fizică de detaliu.

Scopul este elaborarea machetei documentului primar și elaborarea instrucțiunilor de completare și utilizare a acestuia; stabilirea regulilor de validare a datelor.

În etapa de proiectare logică de detaliu se stabilește lista completă a intrărilor, pentru fiecare document de intrare descriindu-se elementele caracteristice cum sunt: conținutul informațional, natura și structura datelor, frecvența de apariție, volumul, criteriile de control și validare a datelor, etc

În proiectarea fizică de detaliu numită și proiectare tehnică de detaliu se realizează toată această activitate de proiectare a documentelor de intrare și a machetelor (ecrane, videoformate sau formulare) pentru datele de intrare, se stabilesc condițiile de validare a datelor și instrucțiuni de corectare a acestora, se alege suportul tehnic pentru memorarea datelor, se definesc procedurile (manuale sau automate) de culegere și transmitere a datelor și se reproiectează, dacă este cazul, chiar documentele primare de înregistrare a datelor – pentru a răspunde cerințelor prelucrării automate.

Intrările în baza de date vor fi sub formă de formulare, datele de intrare vor fi datele despre furnizori, depozite, gestionari, materiale și clienți. Anume acestea sunt cele mai importante date pe care personalul firmei le va introduce în baza de date.

Formularele (Forms) reprezintă interfața principală între utilizator și o aplicație Microsoft ACCESS, fiind obiecte ale bazei de date ce permit introducerea și afișarea datelor într-o manieră cât mai atractivă.

În cadrul unei aplicații, formularele pot îndeplini mai multe funcții:

Afișarea și editarea datelor – cea mai des întâlnită formă de utilizare a formularului. Formularul permite afișarea datelor în forma dorită, datele afișate pot fi ușor modificate sau șterse.

Controlul operațiilor realizate de aplicație – se pot proiecta formulare, care împreună cu comenzi macro sau cu proceduri Visual Basic, să realizeze afișarea automată a anumitor date sau executarea automată a unui șir de operașii cum ar fi deschiderea unui subformular dintr-un formular.

Introducerea de date.

Afișarea de mesaje – pot furniza date privind modul în care aplicația poate fi utilizată sau despre operațiile ce urmează a fi executate.

Tipărirea informațiilor.

În general, un formular este compus din trei părți: antetul (Detail), zona de lucru și subsolul. În zona detaliu sunt prezentate, în fapt, datele. În antet și subsol sunt prezentate informații statice care nu se schimbă pe măsură ce edităm alte înregistrări.

.

Videoformat formular FURNIZORI cu subformular RECEPTIE:

S-a realizat un formular de tip columnar pe baza tabelei Furnizori unde se vor putea ediat toate informațiile asupra urmatoarelor câmpuri: Cod Fiscal, NumeFZ, AdresaFZ, TelefonFZ.

Dupa care s-a creat un set de butoane pentru deplasare, adăugare, ștergere și închidere formular.

În subsolul formularului, se va adauga un combobox, care va permite cautarea automata dupa “Nume furnizor”. Totodată în acest formular este inclus și subformularul RECEPTIEFRM unde se pot vizualiza, modifica sau șterge toate informații aferente receptiilor. Acesta conține câmpurile NrNotaFactura, DataFactura, NrDepozit și în subsol totalul de vânzări efectuate unui anumit furnizor.

Videoformat formular CLIENTI cu subformular VANZARI:

Videoformatul de mai sus s-a realizat un formular de tip columnar pe baza tabelei CLIENTI unde se vor putea ediat toate informațiile asupra urmatoarelor câmpuri: Cod Fiscal, NumeCL, AdresaCL, TelefonCL. Se va creea un set de butoane pentru deplasare, adăugare, ștergere, închidere formular.

În subsolul formularului, se va adăuga un combobox, care va permite căutarea automată după “Nume client”.

Totodată în acest formular este inclus și subformularul VANZARI unde se pot vizualiza, modifica sau șterge toate informații aferente vânzărilor. Acesta conșine câmpurile NrNotaFactura, DataFactura, NrDepozit și în subsol totalul de vânzări efectuate unui anumit client.

Videoformat formular RECEPTIE cu subformular Continut Receptie:

În videoformatul de mai sus s-a realizat un formular de tip columnar pe baza tabelei RECEPTIE, care va afișa toate informațiile: Cod Fiscal, DataReceptie, NrNotaReceptie, NrDepozit.

Formularul conține Subformularul Continut Receptie unde se poate vizualiza câmpurile CodMaterial, CantiateR, PretR și ValoareR. Datele afișate aparțin fiecărui furnizor în parte. În subsolul subformularului se va putea calcula TOTAL VALOARE RECEPTIE.

Formularul RECEPTIE mai conține printre altele butoane de deplasare și o caseta de text unde se va calcula totalul de TVA Receptie.

Realizarea și conținutul formularului VANZARI este asemanator cu cel de mai sus.

Videoformat formular GESTIONARI

3.3 Proiectarea bazei de date

O bază de date proiectată corespunzător furnizează acces la informații precise, actualizate. Deoarece o proiectare corectă este esențială pentru atingerea scopurilor utilizării unei baze de date, investiția în timpul necesar învățării principiilor unei bune proiectări este esențială.

Întotdeauna trebuie avut în vedere scopul bazei de date. Principalul pas în proiectarea bazei de date este găsirea și organizarea informațiilor necesare. Urmează împărțirea elementelor de informații în entități (tabele), alegerea cheilor primare, folosirea regulilor de normalizare.

Procesul normalizării se poate desfășura urmând una din următoarele abordări:

Varianta „top down” caracterizată prin urmărirea respectării formelor normale la nivelul entităților;

Varianta „bottom up” caracterizată prin definirea unui tip de entitate unic înglobând toate atributele modelului EA la nivelul căruia să se identifice mulțimea dependențelor funcționale existente între ele.

Anomaliile se pot manifesta în procesul actualizării în cursul operațiilor de adăugare, ștergere și modificare.

Anomalia de inserare (adăugare) constă în faptul că anumite date care urmează să fie adăugate, fac parte din tupluri incomplete (pentru care nu se cunosc datele), ceea ce face ca acestea să nu poată fi adăugate.

Anomalia de ștergere constă în faptul că anumite date care urmează să fie șterse, fac parte din tupluri în care se găsesc și alte date care mai sunt necesare în continuare, iar ștergerea făcându-se la nivelul tuplului, acestea se pierd.

Anomalia de modificare rezultă din faptul că este dificil de modificat o valoare a unui atribut atunci când ea apare în mai multe tupluri ale relației.

Formele normale sunt următoarele:

FN1: O entitate este în FN1, dacă toate atributele sale sunt elementare și nerepetitive.

FN2: O entitate este în FN2, dacă respectă cerințele FN1 și toate atributele non-identificator sunt dependente de întregul identificator.

Altfel spus, în toate realizările tipului de entitate, fiecare atribut trebuie să fie determinat de identificator și trebuie să ia o singură valoare și numai una. Dacă o entitate analizată prezintă un identificator (cheie) format dintr-un singur atribut, este automat în FN2.

FN3: O entitate este în FN3, dacă este în FN2 și orice atribut non-identificator, nu are dependențe tranzitive față de identificator.

Bazele de date relaționale sunt un tip de baze de date în care datele, văzute ca și atribute ale entităților reale, sunt stocate în tabele și sunt legate între ele prin relații.

Acest mod de structurare a datelor, bazat pe legături între date, permite eliminarea redundanței, astfel încât stocarea și, mai ales, modificarea unei informații se face într-un singur loc, iar, din punct de vedere funcțional, această structură permite regăsirea, filtrarea, ordonarea și agregarea datelor, în mod natural.

Crearea structurii tabelelor se poate face în trei moduri:

Utilizând fereastra de proiectare – Create table in design view;

Prin introducerea datelor – Create table by entering data;

Utilizând instrumentul Wizard – Create table by using wizard.

Crearea unui tabel utilizând instrumentul wizard permite adăugarea unor câmpuri standard ce se află deja în cadrul bibliotecilor de tabele standard. Crearea de tabele prin introducerea de date reprezintă o formă rapidă de a introduce datele. Ea nu poate fi aplicată eficient în cadrul unei aplicații complexe.

Pentru crearea unui tabel utilizând fereastra de proiectare, prin realizarea unui dublu clic pe Create table in design view pe ecran va apărea fereastra Table . În cadrul acestei ferestre se definesc numele câmpului (Field Name), tipul de date (Data Type) și, opțional, o descriere a câmpului respectiv (Description).

Proiectarea codurilor presupune operația de codificare, adică generarea de grupuri de simboluri și atribuirea lor elementelor unei relații. Rezultatul codificării se concretizează într-un sistem de coduri, care de regulă, sunt utilizate pentru identificarea unică a unei înregistrări. În continuare se vor descrie codurile utilizate pentru crearea tabelelor.

Tabel RECEPTIE

Tabel MATERIALE

Tabel DEPOZIT MSE

Tabel GESTIONARI MSE

Tabel FURNIZORI MSE

Tabel CONTINUT_RECEPTIE

Tabel CONTINUT_CONSUM

Tabel CONSUM MSE

Tabel ATELIERE MSE

3.4 Proiectarea interfeței aplicației informatice

În cadrul acestei etape se concep și implementează, în mod vizual și interactiv, elementele interfeței dintre aplicație și utilizatorul acesteia. Elementul care stă la baza realizării interfeței îl constituie forma – macheta de lucru sau fereastra aplicației – în cadrul căreia vor fi implementate toate controalele, butoanele de comandă corespunzatoare aplicației proiectate.

La elaborarea interfeței sunt luate în considerare o serie de elemente specifice, iar la testare se urmăresc două aspecte și anume:

măsura în care conținutul specificațiilor de interfață a fost implementat și se regăsește în produsul finit;

reacțiile utilizatorilor la traversarea succesiunii de pași necesari pentru soluționarea problemei.

Interfața proiectată trebuie să fie cât mai accesibilă, intuitivă, prietenoasă pentru utilizator, clară în cerințe, fără mesaje ambigue, extensibiă pentru viitoarele eventuale modificări. Pentru aceasta s-a dezvoltat un form principal numit “INTERFATA” care are un meniu ușor, structurat în mai multe butoane de comanda care deschid alte patru forme: ”FURNIZORI”, ”GESTIONARI”, ”RECEPTIE” și ”CONTINUT RECEPTIE”, “CLIENTI”. Pentru a lega secvențele de cod de butoanele formularelor, în modul Design al formularului, selectăm butonul respectiv, și folosind fereastra de dialog Properties alegem numele butonului (Caption), numele (Name), și în secțiunea event, la evenimentl dorit se alege Event Procedure și se leagă butonul respectiv de secvența de cod.

În cazul de față, pentru baza de date de CD-uri, au fost create formulare, care ușurează deschiderea tabelelor, cererilor de interogare, rapoartelor sau celorlalte formulare sub diferite vizualizări (design, normal, preview), prin folosirea de butoane de comandă, care au atașate secvențe de cod VBA (Visual Basic Access).

Un număr de douăzeci și două de butoane deschid o serie de interogări, rapoarte și formulare:

1. Interogări

a. „Lista furnizori fără telefon”

b. „Listă salarii”

c. „Gestionari parametrizați”

d. „Listă NIR parametrizată”

e. „Crosstab cantitate”

2. Rapoarte

a. „Analiza vechime angajați”

b. „Date angajați pe fiecare oraș”

c. „Raport analiza preț”

d. „Raport de aprovizionare pe furnizor”

e. „Analiză stoc actual pe material”

f. „Raportare număr salariați pe fiecare oraș”

g. „Raport salarii”

h. „Raport materiale recepționate si nedate în consum”

i. „Raport privind analiza consumului pe fiecare oraș”

3. Formulare

a. „Furnizori”

b. „Clienti”

c. „Receptie”

d. „Vanzari”

e. „Continut receptii”

f. „Continut vanzari”

g. „Gestionari”

h. „Salarii gestionari”

Videoformatul interfeței principale:

Testarea aplicației se face verificând și comparând rezultatele obținute în mod automat cu cele obținute folosind metodele de evidență manuală. Rezultatul testării unei interfețe este raportul de testare, în care este subliniată diferența dintre comportamentul dat în specificații și cel efectiv, pentru seturile de date descrise în specificații. După realizarea aplicației s-a procedat la anularea înregistrărilor și introducerea altora noi, cu date reale pentru testarea finală a produsului.

Responsabilitatea pentru testarea și punerea în funcțiune a sistemului va reveni firmei, proiectantului aplicației și reprezentantului IT al agentului economic.

Cap 4 Prezentarea, implementarea și exploatarea aplicației

4.1 Condiții privind implementarea aplicației

În procesul de dezvoltare al oricărei firme un aspect important îl are informatizarea firmei, implementarea de sisteme informatice care să ducă la acces rapid la informații, creșterea productivității și o mai bună urmărire a tuturor proceselor de către managementul firmei.

Integritatea aplicației este asigurată de caracteristicile tehnologiilor folosite – datele sunt protejate de sistemul de protecție asigurat de mediul Microsoft Access.

După ce o bază de date a fost proiectată și realizată este de luat în calcul, securitatea sa. Baza de date trebuie să fie protejată împotriva unei distrugeri logice (anomalie de actualizare) sau fizice. Pentru aceasta există instrumente care permit:

crearea unor puncte de repriză – altfel spus salvarea din timp în timp a unor copii coerente ale bazei de date;

gestiunea unui jurnal de tranzacții – lista operațiilor realizate asupra bazei de date după ultimul

Dacă apare o anomalie care ar putea distruge baza de date, pe baza copiei de la ultima repriză și a jurnalului de tranzacții se poate reface baza de date în forma inițială. Protecția împotriva unei distrugeri fizice se face prin realizarea unei copii a bazei de date.

Pentru securitatea datelor, se ține seama deasemenea de confidențialitatea datelor.

Confidențialitatea datelor este asigurată prin proceduri de:

identificare a utilizatorilor prin nume sau cod;

autentificarea prin parole – în acest mod este restricționat accesul persoanelor din afară la baza de date;

autorizarea accesului diferențiat prin drepturi de creare, consultare, modificare, ștergere pentru anumite segmente de date.

Printre caracteristicile de mentenanță se numără faptul că aplicația este dezvoltată într-un limbaj ce implementează tehnicile de dezvoltare orientate pe obiect. Este un SGBD de tip desktop, o aplicație autonomă care stocheaza o bază de date și efectuează ea însăși toate procesările SQL sau se comporta ca și client al unui server SQL.

Aplicațiile desktop au, de obicei, rolul de a optimiza procesele din diverse departamente ale unei firme, astfel am putea exemplifica:

aplicație de gestiune a furnizorilor, clientilor, materialelor și depozitelor prin crearea de interogări și rapoarte;

adăugarea și editarea de noi clienți si furnizori

evidența materialelor din depozite

Aplicația este construită pe o platformă familiară, compusă din elemente vizuale cum ar fi: butoane de comenzi, liste de opțiuni, rapoarte, zone de text, casete și etichete. Este ușor de utilizat și are o mare flexibilitate în dezvoltare.

Aici s-a încercat crearea unui sistem de gestiune a activităților preponderente din firma, dar poate fi îmbunatățit în viitor utilizându-se ca baza de plecare chiar aplicația în sine. Extinderea aplicației poate fi asigurată de tehnicile add-on, fiind complet compatibilă cu acestea, adăugarea de noi clase, module, cu acces direct la resursele globale ale aplicației – variabile, obiecte cu acces global.

Condițiile de implementare sunt asigurate prin difuzarea instrucțiunilor de executare a procedurilor manuale și automatizate, atât pentru beneficiar, cât și pentru unitatea de prelucrare, prin documentație scrisă.

4.2 Exploatarea curentă a aplicației

În continuare este prezentată procedura de lucru cu aplicația informatică. Pentru a deschide aplicația se dă click pe Biblioteca, icoană găsită pe Desktop-ul fiecarui PC.

Să presupunem ca gestionarul dorește sa introducă in baza de date un frunizor. Va trebui sa dea click pe butonul de comandă “FURNIZORI”. Dupa deschiderea formei “FURNIZORI” se completează cu datele furnizorului: cod fiscal, nume, adresa si telefon. Daca furnizorul exista deja in baza de date si acesta solicita predarea a unui anumit tip de marfa se introduce in subformularul “RECEPTIEFRM” date despre număr notă recepție, data recepție si număarul depozitului unde se face înregistrarea.

După completare se dă click pe butonul “+” pentru adaugare în baza de date.

Introducerea materialelor recepționate în baza de date se realizea prin utilizarea formei “RECEPTII” și a subformularului aflat in interfața acesteia unde se completează cu date despre cod material, cantitate, preț si valoare.

La fel se procedează si pentru introducerea unui nou client in baza de date.

Pentru ca utilizatorul sa acceseze datele despre angajații firmei este necesară apăsarea unui click pe butonul “GESTIONARI”. Se va deschide formularul “GESTIONARI” unde se găsesc date despre numele, depozitul unde lucrează, salariu, impozitul pe salariu si salariul net. În partea de jos a formei se calculează numărul toatal de angajați si suma toatala care este platită de firmă pentru salarii.

Vizualizarea si printarea interogărilor si rapoartelor se face prin accesarea interfeței principale a aplicației informatice.

Se doreste realizarea unui program informatic care sa permita gestiunea materialelor la firma RIGIPS ROMANIA SRL. Firma dispune de mai multe depozite si mai multe ateliere situate in localitati diferite.

Pentru fiecare depozit de cunosc: NrDepozit, Localitate, Adresa, Telefon.

Pentru fiecare atelier se cunoasc: NrAtelier, Localitate, Adresa, Telefon si Obiectivul productiei.

In firma exista un nomenclator de materiale ce contine: CodMaterial, DenumireMaterial, Unitate de masura, Clasa de calitate.

Materialele sunt aprovizionate de la furnizori, pentru care se cunosc: Cod Fiscal, Denumire, Adresa, Telefon.

In momentul realizarii unei aprovizionari la un depozit se intocmeste un NIR pe care se consemneaza: Numar receptie, data receptiei, si materialele receptionate cu pretul si cantitatea pentru fiecare. NIRul mai contine valoarea totala a receptiei si semnatura gestionarului care a receptionat marfa.

La un depozit sunt angajati mai multi gestionari pentru care se cunosc CNP, nume, adresa, data nasterii, data angajarii si salariul de incadrare.

In momentul in care materialele sunt date spre consum de la un depozit la atelier se intocmesc bonuri de consum numerotate pe care figureaza materialele consumate si cantitatile consumate din fiecare.

REGULI DE GESTIUNE:

Un gestionar lucreaza pentru un singur depozit..

O nota de receptie NIR se intocmeste pentru materiale de la un singur furnizor.

Preturile de aprovizionare difera de la un furnizor la altul si se pot modifica in timp.

Pe un NIR pot exista oricate materiale.

Un NIR se intocmeste pentru un singur depozit.

Pe un bon de consum pot exista oricate materiale.

Un bon de consum se intocmeste la un singur depozit, catre un singur atelier.

Încheiere

Lucrarea de față, realizată cu ajutorul programului Microsoft Access, reprezintă o încercare de a oferi utiliyatorilor, modalitatea în care a fost concepută și proiectată, o bază de date care ilustrează gestiunea materialelor. De aceea, lucrarea este intitulată sugestiv „PROIECTAREA UNUI SISTEM INFORMATIC PENTRU ACTIVITATEA DE GESTIUNE A MATERIALELOR LA O SOCIETATE”.

Lucrarea a fost realizată folosind Microsoft Access 2000 – un instrument puternic, ușor de utilizat și care prezintă o interfață grafică realizată pentru ușurința folosirii instrumentelor sale și totodată prietenoasă cu utilizatorul.

Pe baza modelului fizic astfel creat, au fost efectuate: interogări în modul Design View și interogări SQL de extragere a datelor dorite, de creare a unei tabele dintr-o cerere de interogare deja existentă, modificări ale datelor din tabela creată, adăugarea și ștergerea de date; crearea de formulare de afișare a datelor și formulare de deschidere a celorlalte aplicații realizate în baza de date, utilizând butoane de comandă, ce folosesc secvențe de program în VBA; rapoarte sau situații finale și macrocomenzi.

Documentul aferent bazei de date, prezintă generalități despre domeniul bazelor de date și despre programul Microsoft Access, iar modul în care a fost creată baza de date și aplicațiile aferente au fost explicate pe rând, ca un manual de folosire al unui program.

Baza de date astfel creată, reprezintă un instrument ușor de folosit pentru stocarea și gestionarea dunor CD-uri dintr-o bibliotecă personală, sau spre exemplu în cadrul unei firme. Baza de date poate fi modificată pentru a deveni un instrument de stocare a datelor într-un magazin de închirieri de CD-uri.

În concluzie, crearea unor baze de date folosind Microsoft Access este ușor de realizat datorită interfeței ușor de folosit, iar crearea de aplicații pe baza de date se face foarte facil, datorită instrumentelor wizard care ușurează munca utilizatorilor.

BIBLIOGRAFIE

ANEXE

1.

2.

3.

4.