Proiectarea Sistemului Informational Privind Contabilitatea Generala Si Evidenta Primara

Proiectarea Sistemului Informational Privind Contabilitatea Generala Si Evidenta Primara

Byadmin ianuarie 1, 2024

=== cap 2. LISTARE ===

CAPITOLUL 2. PROIECTAREA GENERALĂ A SISTEMULUI INFORMATIC

2.1. DEFINIREA OBIECTIVELOR SISTEMULUI INFORMATIC PROPUS

Obiectivele sistemului informatic presupun abordarea și rezolvarea informatică a unor probleme cu caracter sintetic și analitic, într-o manieră sistemică, pentru asigurarea scopurilor propuse. Aceste obiective sunt diferențiate în funcție de nivele micro, mezo și macroeconomice, având caracteristici generale și specifice, subordonate cadrului legislativ normativ, dotării cu tehnică de calcul și cerințelor dezvoltării economice, imediate și de perspectivă, a unității beneficiare.

Obiectivele sistemului informatic trebuie să asigure utilizarea eficientă și extensivă a sistemelor electronice de calcul și a rețelei de calculatoare – teletransmisie, specifice întregului sistem informatic proiectat.

2.1.1. OBIECTIVE GENERALE

Obiectivele generale ale sistemului informatic vizează probleme cu caracter global ale conducerii unității comerciale și structurale specifice compartimentelor funcționale, în scopul realizării atributelor conducerii și ale funcțiilor unităților economice. În raport de aceste aspecte obiectivele generale pot fi:

de conducere

funcționale

Obiectivele de conducere urmăresc aspecte globale de conducere ale unității economice și au în vedere următoarele probleme:

rentabilizarea permanentă a activității economice;

realizarea globală și structurală a indicatorilor economico financiari (cifra de afaceri, valoarea adăugată, profitul brut și net, capitalul propriu, capacitatea de plată, rata rentabilității, eficiența utilizării fondurilor fixe etc.), calculul și planificarea rezultatelor, planificarea financiară a investițiilor, previziunea activelor circulante și a surselor de finanțare etc.;

perfecționarea activității de conducere în vederea asigurării unui optim global la nivelul întregii activități economice;

fundamentarea deciziilor de conducere tactică, strategică și operativă pe baza informațiilor obținute ca urmare a prelucrărilor sistemului informatic;

asigurarea unei coordonări a întregului sistem informațional decizional;

degrevarea conducerii de procesele decizionale de rutină, formalizarea prin noul sistem a informațiilor sintetice necesare derulării relațiilor informaționale cu organismele de stat și cu alte societăți comerciale;

furnizarea într-o formă adecvată, eficientă și facilă a informațiilor globale necesare conducerii unității economice, sub forma unor indicatori globali, situații cu caracter sintetic, grafice etc., care trebuie să conțină date relevante, prin intermediul afișării la videoterminale;

creșterea calității procesului decizional prin abordarea sistemică a activității unității economice și utilizarea modelării matematice, adoptate sistemelor electronice de calcul.

Obiectivele funcționale ale sistemului informatic au în vedere informatizarea activităților în conformitate cu anumite funcții ale unității economice (comercială, financiar-contabilă și de personal), desfășurată la nivelul compartimentelor funcționale.

În ceea ce privește activitatea comercială, principalele obiective sunt:

fundamentarea necesarului și a comenzilor de aprovizionat;

urmărirea derulării contractelor de aprovizionare;

livrarea către clienții externi și interni a producției contractate.

În ceea ce privește activitatea financiar – contabilă, principalele obiective sunt:

înregistrarea cronologică și sistematică a tuturor operațiilor economice;

prelucrarea datelor în concordanță cu principiile și metodele contabilității;

sintetizarea întregii activități financiar contabile prin intermediul instrumentelor de bază ale contabilității (balanța și bilanțul contabil).

2.1.2. OBIECTIVE SPECIFICE

Obiectivele specifice ale sistemului informatic urmăresc rezolvarea problemelor dependente de activitatea de bază ( producție, comerț etc.). Acestea au un caracter propriu și dependent de rolul unității economice în mecanismul economiei de piață.

Principalele obiective specifice sunt:

creșterea vitezei de circulație a informațiilor, reducerea ciclului informațional și a timpului de răspuns ca urmare a realizării noului sistem informatic;

folosirea în rețea a întregii game de echipamente de calcul într-o variantă arhitecturală, pentru a satisface integral cerințele sistemului informatic proiectat;

utilizarea eficientă a unității centrale a sistemului electronic de calcul printr-o alocare dinamică a spațiului de memorie în vederea satisfacerii permanente a tuturor utilizatorilor sistemului informatic;

culegerea, transportarea, prelucrarea și arhivarea datelor din sistem în condiții de perfectă exactitate, acuratețe, cu minimizarea situațiilor de eroare;

realizarea unor facilități de accesare a sistemului conform dorințelor utilizatorilor;

proiectarea structurilor de date care să acopere datele perioadei curente dar să permită și extinderea viitoare a acesteia;

folosirea alocării virtuale a suporturilor externe de memorare în vederea realizării unei confidențialități adecvate și a unei utilizări eficiente a acestora;

realizarea celei mai adecvate și operative metode de codificare și introducere a datelor, în scopul minimalizării timpului de încărcare a colecțiilor de date prin intermediul fișierelor sau bazei de date;

adoptarea unor soluții performante de realizare a procedurilor de exploatare a colecțiilor de date în vederea obținerii la videoterminale a tuturor ieșirilor în care se concretizează obiectivele noului sistem;

asigurarea unei securități și confidențialități maxime a colecțiilor de date și a utilizatorilor etc.

realizarea unor servicii utile și agreate de client;

informațiile produse ca ieșiri ale sistemului informațional să ajute la luarea deciziilor;

veniturile realizate prin implementarea sistemului să depășească cheltuielile inițiale cu analiza, proiectarea și construirea sistemului.

2.1.3. CRITERII MINIMALE PRIVIND PROGRAMELE INFORMATICE UTILIZATE ÎN DOMENIUL FINANCIAR CONTABIL

Sistemul de prelucrare automată a datelor la nivelul fiecărei unități patrimoniale trebuie să asigure condițiile necesare efectuării controlului legal.

La elaborarea și adaptarea programelor informatice vor fi avute în vedere următoarele:

În privința controlului intern:

– cuprinderea în procedurile de prelucrare a reglementărilor în vigoare și a posibilității de actualizare a acestora în funcție de modificările intervenite în legislație;

– cunoașterea adecvată a funcțiilor sistemului de prelucrare a datelor de către personalul implicat și respectarea acestora;

– gestionarea pachetelor de produse program, asigurarea protecției lor împotriva unor accese neautorizate, realizarea confidențialității datelor din sistemul informatic;

stabilirea tipului de suport pentru păstrarea datelor de intrare, intermediare sau de ieșire;

soluționarea eventualelor erori care pot să apară în funcționarea sistemului.

În privința controlului extern:

– verificarea completă sau prin sondaj a modului de funcționare a procedurilor de prelucrare prevăzute de sistemul informatic;

– verificarea completă sau prin sondaj a operațiunilor economico-financiare înregistrate în contabilitate;

– verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat.

Sistemele de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie să răspundă la următoarele criterii considerate minimale:

să asigure concordanța strictă a rezultatului prelucrărilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementează;

să precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiții de siguranță;

să precizeze cu claritate sursa, conținutul și apartenența fiecărei date;

să asigure listele operațiunilor efectuate în evidența contabilă pe bază de documente justificative care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum și orice eliminări sau adăugiri ulterioare;

să asigure reluarea automată în calcul a soldurilor conturilor obținute anterior;

să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte prevederile art.25 din Legea contabilității nr. 82/1991;

să precizeze procedurile și suportul magnetic extern de arhivare a produselor program, a datelor introduse, a situațiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;

să nu permită inserări, modificări sau eliminări de date pentru o perioadă închisă;

să asigure următoarele elemente constitutive ale înregistrărilor contabile:

data efectuării înregistrărilor contabile a operațiunii;

jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările contabile;

numărul paginii sau numărul curent al înregistrării în jurnalul de origine;

numărul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent).

Să asigure confidențialitatea și protecția informațiilor și a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informații, copii de siguranță pentru programe și informații;

Să asigure listări clare, inteligibile și complexe, care să conțină următoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagină, după caz:

tipul documentului sau al situației;

denumirea unității patrimoniale;

perioada la care se referă informația;

datarea listărilor;

paginarea cronologică;

precizarea programului informatic și a versiunii utilizate.

Să asigure listarea ansamblului de situații financiare și documente de sinteză necesare conducerii operative a unității;

Să asigure respectarea conținutului de informații prevăzut în machetele formularelor aprobate de Ministerul Finanțelor, în cazul editării acestora cu ajutorul tehnicii de calcul;

Să permită în orice moment reconstituirea conținutului conturilor, listelor și informațiilor supuse verificării. Toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări și al unui sold anterior al acestui cont. Fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse prelucrării.

Să nu permită :

– deschiderea a două conturi cu același număr;

– modificarea numărului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont;

– suprimarea unui cont în cursul exercițiului curent sau aferent exercițiului precedent, dacă acesta conține înregistrări sau sold;

– editarea a două sau mai multor documente de același tip, cu același număr și conținut diferit de informații;

Să permită suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel puțin doi ani (exerciții financiare), în mod automat sau manual;

Să prevadă în documentația produsului informatic modul de organizare și tipul sistemului de prelucrare:

– monopost sau multipost;

– monosocietate sau multisocietate;

– rețea de calculatoare;

– portabilitatea fișierelor de date;

(r) să precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:

– preluări pe loturi cu control ulterior;

– preluări în timp real cu efectuarea controlului imediat;

– combinarea celor două tipuri;

să permită culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operațiunile contabile;

să posede documentația tehnică de utilizare a programelor informatice necesară exploatării optime a acestora;

să respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea datelor și fiabilitatea sistemului de prelucrare.

Elaboratorii de programe informatice au obligația de a prevedea, prin contracte de livrare a programelor informatice, clauze privind întreținerea și adaptarea produselor livrate, precum și clauze privind eliminarea posibilităților de modificare a procedurilor de prelucrare a datelor de către utilizatori.

2.2. PROIECTAREA SITUAȚIILOR DE IEȘIRE

Situațiile de ieșire proiectate reflectă cerințele informaționale ale conducerii unității economice sau compartimentelor funcționale în cadrul obiectivelor generale ale sistemului informatic.

Situațiile de ieșire reflectă, prin conținutul lor, starea și dinamica fenomenelor și proceselor economice care fac obiectul de prelucrare a datelor din sistemul proiectat. Natura prelucrării sistemului informatic are un caracter specific în funcție de natura activității unității economice și impune o anumită structurare a indicatorilor economico-financiari în cadrul situațiilor de ieșire.

Determinarea concretă a conținutului, formei și a circuitului informațional al situațiilor de ieșire sunt realizate în funcție de natura activității, cerințele informaționale ale conducerii unității economice, obiectivele propuse, cadrul legislativ-normativ (lege, decrete, hotărâri, norme metodologice, instrucțiuni, decizii interne) și cerințele specifice unității beneficiare. Aceste restricții impun un anumit conținut economic al situațiilor inclusiv elementele referitoare la destinație, utilizare, frecvență și forma concretă în care vor apare.

Situațiile de ieșire ce urmează a se obține în cadrul unui sistem informatic pot fi structurate și utilizate în concordanță cu:

specificul funcțiilor desfășurate concret în unitatea economică;

destinația situațiilor de ieșire;

gradul de sintetizare a indicatorilor economico-financiari incluși în situații;

momentul generării situațiilor de ieșire;

referința în timp a acestora;

modul de obținere a situațiilor de ieșire.

Situațiile de ieșire trebuie să reflecte, prin conținutul lor, starea și dinamica fenomenelor și proceselor economice desfășurate efectiv în cadrul unității economice beneficiare. Natura prelucrărilor sistemului informatic are un caracter specific determinat de natura activității unității economice, element care impune o anumită structurare a indicatorilor economico-financiari în cadrul situațiilor de ieșire.

Pentru fiecare situație de ieșire trebuie să se stabilească în detaliu indicatorii pe care îi va conține, modul de ordonare a acestora, criteriile de total, subtotal și algoritmii de calcul ai indicatorilor pe orizontală sau pe verticală. De asemenea, se precizează suportul tehnic de obținere, având în vedere restricțiile tehnice ale imprimantei sau videoterminalului, cu mențiunea că imprimanta admite rânduri cu lungimea între 132-264 caractere și 50-95 linii pe pagină, în timp ce pe ecranul videoterminalului se afișează 24 de linii cu 80 caractere pe linie.

Definitivarea fiecărei situații de ieșire presupune precizarea următoarelor elemente:

Titlul situației – care redă conținutul informațional și perioada de referință;

Indicatorii prezenți în fiecare coloană, natura și lungimea maximă a lor;

Numărul de exemplare, destinația fiecăruia, frecvența întocmirii și dispozitivul periferic de ieșire.

La definitivarea conținutului și formei situațiilor de ieșire se recomandă să se urmărească o valorificare cât mai deplină a posibilităților de prelucrare oferite de sistemul electronic de calcul. De asemenea, se vor avea în vedere și anumite cerințe cu caracter general, cum sunt rezolvarea unor funcții majore ale conducerii unității, existența unei game suficiente și reprezentative de informații, pentru a permite analiza exhaustivă a fenomenelor și proceselor economice reflectate. Aceste cerințe impun ca situațiile de ieșire să fie prezentate într-o formă simplă, inteligibilă, de natură să asigure și facilitatea în utilizare, ceea ce impune omiterea detaliilor nesemnificative, ceea ce nu corespund scopului propus.

S2: NOTA DE RECEPȚIE ȘI CONSTATARE DE DIFERENȚE

LOC OBȚINERE: MAGAZIE

DESTINAȚIA: CONTABILITATE

NR. EXEMPLARE: 3

FRECVENȚA ÎNTOCMIRII: ZILNIC