PROIECTAREA SISTEMULUI INFORMATIC IN GESTIUNEA STOCURILOR DE PRODUSE PENTRU [307850]

[anonimizat]

S.C. ROUMASPORT S.R.L

Coordonator științific: Student: [anonimizat] 1 Studiul si analiza sistemului existent

Prezentarea succinta a [anonimizat] a [anonimizat], in anul 1976, avandu-l drept lider pe Michel Leclercq. Expansiunea a fost un succes pe termen scurt cu o [anonimizat] 400 de magazine in 18 [anonimizat].

Brandul Decathlon si-a deschis prima unitate in Romania in anul 2009, fiind reprezentata prin ROUMASPORT S.R.L., [anonimizat], Sectorul 6, B-dul Iuliu Maniu nr 546-560, fiind inmatriculat la Registrul Comertului sub nr. J40/6890/2008, avand Codul Unic de Inregistrare (CUI) RO23727785, reprezentata de Eric Mazillier. S.C. ROUMASPORT S.R.L. detine in prezent 19 magazine Decathlon in Romania.

Producatorul DECATHLON SA se afla intr-o continua dezvoltare a procedeelor de supraveghere si de verificare a [anonimizat], [anonimizat] a oferi o experienta sportiva confortabila si de calitate. Având ca obiect principal de activitate cod CAEN (Clasificarea Activitatilor Economice Nationale) 4771 – [anonimizat], sporturi , accesorii, intretinerea, repararea si personalizarea acestora.

Fig. 1.1.1 Fatada magazinului Decathlon Iuliu Maniu

Activitatile desfasurate in unitatea economica

Inca de la infiintarea acesteia din 1976, scopul companiei Decathlon a fost mereu acelasi: <<Sa faca accesibila tuturor placerea practicarii sportului>>. Compania uneste peste 50.000 de colaboratori ce reprezinta 60 [anonimizat] 35.000 [anonimizat] 600 de ingineri ce isi desfasoara zilnic activitatea de cautare de solutii si inovatii tehnice. Au fost create propriile marci ale companiei in anul 1996, in prezent fiind in numar de 18. [anonimizat], [anonimizat] o tehnologie de varf.

[anonimizat], [anonimizat], acela de a face sportul accesibil tuturor.

[anonimizat]. La aceste rezultate se va ajunge dupa o cercetare a societatii de la inceputul activitatii pana in anul 2015.

Pentru cercetarea societatii S.C. ROUMASPORT S.R.L. se vor utiliza urmatorii indicatori de performanta: [anonimizat]. Indicatori prezentati se regasesc in figura 1.2.1, urmand mai apoi sa fie analizati fiecare in parte.

Fig 1.2.1 Indicatorii performantei nationali ai firmei

Analiza cifrei de afaceri:

Cifra de afaceri (CA) este definita prin totalul vânzărilor realizate (facturate) in perioada unui exercițiu fiscal. TVA-ul facturat nu este inclus in cifra de afaceri.

Fig. 1.2.2 Evolutia cifrei de afaceri

Conform graficului din figura 1.2.1, se poate observa cum cifra de afaceri a societatii, a cunoscut o crestere continua inca din anul 2009 pana la sfarsitul perioadei studiate, in 2015. Media nationala a cifrei de afaceri, asa cum reiese din grafic, atinge in anul 2015 punctul de 1,811,209 unitati, pe cand ROUMASPORT S.R.L. a atins 411,389,331 unitati, ceea ce reprezinta o diferenta majora.

Analiza profitului net:

Profitul este principalul obiectiv al oricarei firme. Una din formele profitului este profitul brut care este definit ca diferenta dintre totalul veniturilor(vanzari, prestari servicii, etc.) si totalul cheltuielilor, reprezentand astfel baza de impozitare. Profitul net este astfel suma care ramane din profitul brut dupa ce acesta este impozitat.

Fig. 1.2.3 Evolutia profitului net

Ceea ce reiese din graficul de la figura 1.2.2, este ca la inceputul activitatii in Romania, firma a suferit pierderi timp de doi ani pana cand a revenit si a trecut de medie in anul 2011, suferind mai apoi un declin sub medie in anul 2012. Desi au avut loc fluctuatii in primii ani ai firmei, profitul net a ajuns la 14,893,247 unitati in anul final al perioadei de test, cu mult fata de media de 64,062. Asadar, firma are o evolutie continua din acest punct de vedere.

Analiza numarului de angajati:

Angajatul este acea persoana incadrata intr-un loc de munca, ce serveste constient o cauza, un serviciu, in baza unui angajament voluntar.

Fig. 1.2.4 Evolutia angajatilor

Observam in figura 1.2.3 cum societatea a cunoscut o crestere semnificativa a numarului mediu de angajati inca de la inceputul perioadei analizate, pana in anul 2013, suferind mici pierderi in urmatorul an, ca mai apoi sa creasca din nou media angajatilor odata cu expansiunea societatii in diverse locatii ale tarii, ajungand astfel in anul 2015 la un numar mediu de 432 de angajati fata de media pe tara care a fost 6.

Analiza cifrei de afaceri in baza domeniului de activitate:

Avand drept obiect principal de activitate comerțul cu amănuntul îmbrăcămintei în magazine specializate, S.C. ROUMASPORT S.R.L. se ridica la nivelul asteptarilor in ceea ce priveste concurentii aferenti aceluiasi domeniu.

Fig 1.2.5 Evolutia cifrei de afaceri in domeniul de activitate al societatii

In figura 1.2.4 se poate observa cum cifra de afaceri cunoaste o crestere constanta de la inceputul analizei pana in prezent, avand o valoare de 411,389,331 unitati, cu mult fata de media domeniului din care face parte, fiind reprezentata printr-un numar de doar 687,394 unitati.

Studiul sistemului de conducere

Pentru ca tot procesul economic sa se desfasoare intr-un mod optim, este necesara organizarea unitatii industriale, aceasta din urma fiind ilustrata prin organigrama societatii. Organigrama este definita ca o diagrama ce reprezint grafic structura unei organizatii, cuprinzand noduri cu posturile regasite in organizatie si relatiile dintre acestea, fie ele de ordonare sau subordonare. Relatiile dintre posturi se regasesc si in fisa postului a fiecarei persoane ce ocupa pozitia respectiva.

Fig. 1.3.1 Organigrama companiei Decathlon

Compania Decathlon este organizata in mod structural, avand ca elemente de compozitie nivelul ierarhic, functia, postul, compartimentul si relatiile organizatorice.

Dupa cum reiese in figura 1.3.1, organizarea este de tip ierarhica simpla, cu posturi subordonate, acestea avand la baza un set de proceduri si responsabilitati bine definite si impuse de Fisa postului.

Cea mai inalta functie ocupata in magazin este cea a Directorului de magazin. Acesta are cele mai multe sarcini si responsabilitati, de la gestiunea personalului din subordine, gestiunea securitatii angajatilor, a clientilor si a bunurilor, gestiunea comerciala pana la cea admnistrativa. Directorul de magazin aproba si semneaza toate documentele de angajare/incetare/suspendare/concediere/detasare a personalului din magazin aflat in responsabilitate si sa ia toate deciziile cu privire la personal.

Ca obiective si aspiratie a postului, gasim urmatorii indicatori de performanta:

Cresterea cifrei de afaceri a magazinului (% progresie cifra de afaceri)

Creșterea numărului de clienți ai magazinului (% progresie clienti)

Cresterea profitului

Durata de viață a stocurilor

Numărul de RU (Responsabil Univers) numiți Directori

Numărul de persoane dăruite întreprinderii

Procentul auditului de exploatare magazin « Business »

Postul imediat superior este cel de Director general, pe cand cele imediat inferioare sunt posturile de Manager operatiuni, Manager Marketing, Asistent vanzazri.

Urmatoarea functie in structura ierarhica este cea de Manager operatiuni. Aceasta functie reprezinta o misiune in magazin, un rol important ce asigura siguranta oamenilor si securitatea bunurilor, gestioneaza exploatarea magazinului, optimizeaza organizarile in favoarea clientului si a echipei si garanteaza disponibilitatea si fiabilitatea stocurilor.

Postul imediat superior al Managerului de operatiuni este cel al Directorului de Magazin, avand o relatie foarte strans in ceea ce priveste colaborarea si conducerea magazinului si a personalului aferent.

Responsabilitatile Managerului de operatiuni:

GARANTAREA SIGURANTEI OAMENILOR SI SECURITATEA BUNURILOR

Pune în aplicare referința de siguranță a persoanelor în magazin (zone de test, simulare, etc.)

Aplica și se asigura de aplicarea tuturor cerințelor de siguranță și de flux (mărfuri, bani)

Face o analiză asupra riscurilor magazinului si intocmeste un plan de actiune

Verifica si asigura procesele de calitate (retrageri de la vanzare, trasabilitate, etc.)

EXPLOATAREA MAGAZINULUI

Garanteaza menținerea valorii patrimoniale a locației

Garanteaza imaginea companiei prin respectarea standardelor nationale si internationale

Garanteaza o bună funcționare a elementelor de siguranță, a instalațiilor și a uneltelor de lucru

Asigura mentenența zilnică, clădirea, materialul și informatica

Ghideaza și controleaza cheltuielile generale de două ori pe lună

Se informeaza asupra problemelor de exploatare zilnice și se ocupa de ele

Garanteaza o verificare de două ori pe lună a activității lui economice și umane.

OPTIMIZEAZA ORGANIZARILE IN FAVOAREA CLIENTULUI SI A ECHIPEI

Garanteaza ameliorarea productivității la recepție, adapteaza protecția produselor în conformitate cu supunerea lor la risc

Organizeaza competența multiplă a echipei sale, pentru a optimiza productivitatea și pentru a crește satisfacția clienților

Anticipeaza și organizeaza mutările din magazin

Garanteaza formarea și autonomia tuturor colaboratorilor în privința siguranței persoanelor și a evacuării

Formeaza permanenți și persoane care să cunoască instalațiile tehnice ale clădirii, pe teren.

Respecta și se asigura că sunt respectate toate dispozițiile de securitate (deschidere, închidere, evacuare) și a fluxului (mărfuri, bani)

DISPONIBILITATEA SI FIABILITATEA STOCURILOR

Le acorda autonomie managerilor de departament în privința gestiunii fluxurilor și stocurilor lor

Controleaza respectarea procedurilor de flux a mărfurilor (Comenzi directe, decot, etc.)

Se ocupa de lucrurile care se află în așteptare la recepție (pachetele, cumpărăturile care trebuiesc plătite, Inter-magazin, retururi, etc.)

Verifica rezultatele inventarului și pune în aplicare planurile de acțiune (Plan de acțiune împotriva furtului)

Organizeaza și anima planul de acțiuni împotriva furtului din magazin.

SECURITATEA BUNURILOR SI A PERSOANELOR

Obligații pe linie de securitate, sãnãtate în muncã, si a măsurilor de intervenție în cazul situațiilor de urgență

Deține echipamentul individual de protecție și echipamentul de lucru acordat și are acces la materiale igienico-sanitare

Întreține într-un mod adecvat acest echipament pentru a asigura o prezență impecabilă și civilizată în fața subalternilor și colaboratorilor

Va semna o fișă de magazie pentru echipament, care se va înregistra în contabilitate împreună cu celelalte efecte personale (calculator de birou, laptop, etc.)

În situația în care pleaca din unitate va returna atât uniforma cat si obiectele de inventar

Studiul sistemului condus

Relatia dintre sistemul condus si cel de conducere este una ierarhic subordonata. Din sistemul condus fac parte Managerii de Departament(Manageri de marketing) si Vanzatorii.

Managerii de Departament urmeaza in succesiunea ierarhica a magazinului. Acestia sunt persoane ce conduc entitatea economica, savarsind, integral sau partial, functiile de organizare a activitatii, coordonand si antrenand personalul ce ii este subordonat, avand control asupra obiectivelor propuse.

Postul imediat superior in rang este Directorul de magazin iar cel imediat inferior este Vanzatorul.

Obiectivele si aspiratia postului, regasim urmatorii indicatori de performanta:

Cresterea durabila a cifrei de afaceri si beneficiu a magazinului

Creșterea durabila numărului de clienți al magazinului

Cresterea durabila numarului de cantitati vandute din fiecare produs

Evolutia echipei sale

Responsabilitatile Managerului de Departament:

In raport cu angajatii

Asigura structura umana necesara in functie de activitatea de vanzare prin recrutare constanta

Asigura organizarea si coordonarea angajatilor din echipa pe care o coordoneaza

In raport cu clientii

Asigura un contact direct in relationarea cu fiecare client

In raport cu produsele

Asigura dinamismiul activitatii comerciale pentru zona de captare

Asigura disponibilitatea la raft a produselor prin intermediul programului de stocuri (Stores)

Asigura o vanzare catre orice client prin intermediul aranjarii produselor la raft (facing)

In raport cu managerul

Respecta integrarea postului pe care il ocupa in structura organizationala prin relationare directa cu managerul direct si cu cei functionali.

Printre sarcini se regasesc urmatoarele atributii:

Dezvoltarea departamentului printr-un proiect local

Dinamizarea activitatii comerciale prin proiect comercial, garantarea disponibilitatii produselor si a calitatii raionului

Contactul direct cu fiecare client sa fie unul de calitate

Ultima pozitie in societate este ocupata de Vanzator, neavand posturi imediat inferioare, cel imediat superior fiind cel de Manager de departament.

Principalele obiective al Vanzatorului se regasesc in urmatorii indicatori de performanta:

Cresterea cifrei de afaceri a magazinului

Creșterea numărului de clienți ai magazinului

Cresterea numarului de cantitati vandute din fiecare produs

Drept responsabilitati regasim urmatoarele:

In raport cu clientii

Asigura un contact direct in relationarea cu fiecare client

In raport cu produsele

Asigura disponibilitatea la raft a produselor prin intermediul programului de stocuri (Stores)

Asigura o vanzare catre orice client prin intermediul aranjarii produselor la raft (facing)

In raport cu managerul

Respecta integrarea postului pe care il ocupa in structura organizationala prin relationare directa cu managerul direct si cu cei functionali.

Sarcinilie Vanzatorului desi nu sunt in numar mare, acestea sunt la fel de importante ca ale oricarui angajat:

Contactul cu fiecare client sa fie unul direct si de calitate

Sa asigure disponibilitatea produselor si calitatea linearului

Sa asigure securitatea bunurilor si a persoanelor

Studiul sistemului informational

Sistemul informational reprezinta un ansamblul de elemente ce sunt implicate in procesele de colectare, transmisie si prelucrare de date. Sistemul informational este folosit pentru a transmite informatii intre elemente diferite.

Schema fluxului informational aferent temei

Fig. 1.5.1.1 Schema fluxului informational aferent temei

Firma primeste in prima faza de la client o cerere de oferta produse care ii este trimisa. Apoi, clientul efectueaza o comanda pe care acesta o plateste si ii este emis bonul fiscal si factura in cazul in care se convine la realizarea platii.

Firma emite si trimite o cerere de oferte catre furnizor pentru a putea efectua o lista de cerinte in baza preferintelor. Furnizorul isi face cunoscuta lista de oferte, primeste de la firma lista de cerinte iar in baza unui contract semnat de ambele parti, se trece la expedierea produselor catre firma unde vor fi primite si li se va intocmi nota de intrare si atasarea acestora la fisa de stoc.

Inainte de a ajunge in postura de angajat, persoana in cauza trimite mai intai o cerere de oferte de contract pe care acesta le primeste si accepta sa semneze contractul in baza obligatiunilor din fisa de post. Angajatul va primi fluturasul de salariu intocmit la sfarsitul lunii.

Aria de cuprindere a circuitului informational in cadrul sistemului informational general al unitatii

Documente utilizate

Pentru un bun demers al activitatilor economice, S.C ROUMASPORT S.R.L., reprezentanta lantului de magazine Decathlon, se foloseste de diverse documente de tip financiar-contabile in scopul ducerii la bun sfarsit al obiectivelor, precum:

Contractul individual de munca. Prin acest contract, o persoana fizica, denumita salariat, se obliga sa presteze un anumit numar de ore de munca lunar.
Clauzele contractului individual de munca nu pot contine prevederi contrare sau drepturi sub nivelul minim stabilit prin acte normative ori prin contracte colective de munca.

Contractul individual de munca este incheiat pe o durata nedeterminata. Contractul individual de munca poate fi incheiat si pe o durata determinata in conditiile prevazute de lege. Contractul individual de munca este reglementat prin Codul Muncii.

In figura 1.5.3.1 de mai jos se regaseste contractul individual de munca semnat de catre angajatii Companiei Decathlon.

Fig. 1.5.3.1 Contractul individual de munca

Factura (Figura 1.5.3.2) este definita ca un document de tip contabil ce este emis de catre o companie (furnizorul) unei alte companii sau persoane (clientul), in care este trecuta lista cu produsele vandute sau serviciile prestate clientului de furnizor. Documentul contine si datele de identificare fiscala ale clientului, datele furnizorului, cota de TVA, pretul, cantitatea si valoarea produselor vandute.

Fig. 1.5.3.2 Factura persoana fizica cu bonul fiscal aferent

Fluturasul de salariu se regaseste in Figura 1.5.3.3 si este un document eliberat angajatilor de catre firma angajatoare ce informeaza angajatul la plata salariului. Acest document nu este obligatoriu de predat prin legislatie.Fluturasul contine informatii despre sporurile orelor de munca, despre salariul brut, cat si despre salariul net.

Fig. 1.5.3.3 Fluturasul de salariu

Factura de retur(Figura 1.5.3.4) este un document ce este emis atunci cand se doreste returnarea unui produs de catre client. Factura de retur se va considera intrare de marfa iar in aceasta se va completa acelasi produs(cel returnat) la acelasi pret cu cantitate -1. Factura de retur este insotita si de bonul de retur ce se poate gasi mai jos in Figura 1.5.3.5.

Fig 1.5.3.4 Factura de retur

Bonul de retur insoteste factura de retur, continand pe acesta detalii despre produsul returnat si contravaloarea acestuia.

Fig. 1.5.3.5 Bonul de retur

Proceduri utilizate

Analizand schema fluxului informational de la punctul 1.5.1, se vor regasi urmatoarele proceduri pentru intocmirea urmatoarelor documente finale:

Factura

Firma trimite catre eventualul client o oferta a produselor

Dupa analizarea ofertelor, clientul va efectua o comanda

Firma primeste si accepta comanda si va primi de la client plata, urmand sa i se emita bonul fiscal sau factura in functie de caz

Fisa de stoc

Firma expediaza catre furnizor cererea de oferte pentru a putea stabili o lista de cerinte de produse

Furnizorul isi enunta ofertele catre firma

Firma dupa ce analizeaza ofertele furnizorului, isi poate acum intocmi lista de cerinte

Furnizorul accepta cererea iar cele doua parti vor incheia un contract prin care produsele vor fi livrate catre firma unde vor fi despachetate si verificat numarul acestora pentru a fi in conformitate cu cererea

Dupa verificare, acestora li se intocmeste nota de intrare, respectiv fisele de stoc pentru evidenta

Fluturasul de salariu

Viitorul angajat isi exprima mai intai dorinta de a se angaja printr-o cerere a unui contract de angajare catre firma

Acestuia ii este adusa la cunostinta oferta de contract si conditiile de munca

Analizand si acceptand oferta, contractul va fi semnat de catre proaspatul angajat, urmand ca la sfarsitul fiecarei luni sa ii fie emis fluturasul de salariu

Analiza sistemului actual si identificarea neajunsurilor existente in functionarea sistemului existent

Concluziile deduse la sfarsitul analizei sistemului actual sunt urmatoarele:

In ciuda faptului ca societatea S.C ROUMASPORT S.R.L. isi creste in mod constant cifra de afaceri, avand un sistem de conducere bine pus la punct, cu o vasta istorie in domeniu si un numar mare de clienti fideli, aceasta nu dispune de o gestiune a stocurilor de produse bine definita, prezentand neajunsuri din pricina uzurii morale si a proiectarii deficitare de la inceput.

Directii de perfectionare a sistemului actual

Pentru aducerea sistemului la un nivel optim de actualitate se impune sa se proiecteze si realizeze un sistem informatic superior celui actual, creand astfel o baza de date ce va tine evidenta stocurilor de produse, permitand utilizatorilor sa vizualizeze rapid principalele elemente ce tin de gestiunea acestor stocuri.