Proiectarea Si Implementarea Sistemului DE Management AL Calitatii In Cadrul S.c. Robypan S.r.l. Sat Cheia, Jud.valcea

CONCEPT ȘI ELEMENTE ALE SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂȚII

Noțiuni generale despre calitatea produselor si serviciilor

Ce este calitatea?

Calitatea produselor (serviciilor) a fost în centrul atenției oamenilor începând cu apariția primului proces de schimb, așa zisul troc, și a continuat pe parcursul dezvoltării societății omenești – de la o formațiune social-economică la alta. Că este așa o demonstrează și multitudinea existentă de definiții date calității.

Intrinsec face referire la o ceva cu caracter permanent. Termenul cerință este definit de același standard ca fiind expresii ale nevoilor sau așteptărilor, în general implicite sau obligatorii, stipulate într-un document. Reprezintă de fapt un criteriu față de care se apreciază conformitatea sau neconformitatea unei anumite caracteristici. Cerințele pentru calitate se referă, în egală măsură, la cerințele pieței, cele contractuale, cerințele interne ale organizației și cerințele societății.

Entitate reprezintă o activitate sau un proces, un produs, organizație, sistem, persoană sau o combinație a acestora.

Produsul este rezultatul unor activități sau procese. Produsele pot fi materiale, imateriale sau o combinație a acestora.

Exista patru categorii de produse:

hardware (componente, subansamble etc);

software (programe, proceduri, informatii, date etc);

materiale procesate;

servicii (transport, asigurare, bancare etc).

Serviciul este rezultatul activităților desfasurate la interfața furnizor/client și ale activităților interne ale furnizorului pentru satisfacerea cerințelor clientului.

In situații contractuale, în standarde sau in cazul domeniului reglementat (de ex., domeniul protecției mediului, protecției consumatorului, domeniul securității nucleare etc), necesitățile sunt specificate (exprimate). In alte situații, necesitățile implicite trebuie identificate și definite.

P. Crosby arată că, dacă am putea elimina toate erorile și am atinge nivelul de zero defecte în cazul unui sector de producție, nu numai ca s-ar reduce costurile referitoare la calitate, dar și s-ar îmbunătăți considerabil nivelul de satisfacție în rândul clienților. Deci, un produs sau un serviciu care posedă caracteristici ce răspund cerințelor clienților este un produs de calitate, în timp ce un produs ale cărui caracteristici nemulțumesc clienții nu este un produs de calitate, în ambele cazuri arbitrul final al calității fiind clientul.

Calitatea nu este sinonimă cu prestigiul, cu luxul, ci se definește întotdeauna prin raportare la cerințe.

Calitatea nu se referă numai la produse, ci vizează procesele, resursele materiale și umane, structurile, organizațiile etc

Operaționalizarea calității, în relație cu nevoile utilizatorilor, se realizează prin intermediul caracteristicilor de calitate

Calitatea și siguranța produselor alimentare

Calitatea alimentelor și, mai ales, inocuitatea lor i-a preocupat în permanență pe specialiști. De aceea, an de an, s-au îmbunătățit rețetele, practicile, tratamentele, metodele astfel încât acestea să-și sporească valoarea, aportul lor la sănătatea și dezvoltarea armonioasă a organismului uman.

Calitatea și siguranța produselor alimentare au devenit un drept al consumatorilor, cu efecte directe asupra calității vieții, iar problematica axată pe calitatea și siguranța produselor se află în centrul atenției organismelor constituite pentru apărarea intereselor consumatorilor.

Ghidurile de bune practici sunt instrumente utile, de mare importanță pentru operatorii din industria alimentară care îi ajută să producă "calitate" prin respectarea regulilor de igienă alimentară în toate etapele lanțului alimentar.

Deoarece producția de pâine și de specialități de panificație este unul din cele mai importante domenii din cadrul industriei alimentare, aceste produse destinate consumului uman stând la baza piramidei nutriționale, am considerat că acest sector trebuie să beneficieze cât mai curând de un asemenea ghid de bune practici care să vină în sprijinul producătorilor pentru ridicarea nivelului calitativ și de siguranță alimentară la nivelul de competitivitate al produselor europene.

Produsele de panificație și de cofetărie-patiserie sunt produse care pot afecta sănătatea consumatorilor în cazul unor contaminări biologice, chimice sau fizice, imediat sau în timp, prin acumulări nocive în organism. Numai respectarea riguroasă a unor reguli de fabricație pe tot parcursul procesului tehnologic poate asigura calitatea și siguranța alimentară a acestor produse.

Societăților producătoare din domeniu au posibilitatea să implementeze

fie un sistem de siguranță alimentară bazat pe metoda HACCP

fie un sistem de management pentru siguranța alimentară bazat pe principiile managementului calității (conform ISO9001/2008) și ale metodei HACCP adoptată de Codex Alimentarius.

Alegerea sistemului de siguranță alimentară se face funcție de mărimea societății, de perspectivele comerciale pe care le previzionează etc.

Producătorii trebuie să acționeze prin practici de igienă, de producție și de distribuție optime care să asigure reducerea și chiar anularea contaminărilor de natură biologică, fizică sau chimică care ar putea afecta siguranța alimentelor, sănătatea și chiar viața consumatorilor.

Protecția consumatorilor

Competitivitatea unui produs se realizează în mod optim pe o piață în care consumatorii sunt educați, informați și protejați, putând decide în cunoștință de cauză oportunitatea și condițiile în care doresc să achiziționeze un produs. Societatea trebuie să trateze nediscriminatoriu ambele elemente ale binomului producător – consumator, respectiv să creeze un cadru concurențial stimulator pentru producător și să protejeze drepturile fundamentale ale consumatorului. Acestea se referă la securitate, informare, selecționare, reprezentare, despăgubire, educație, satisfacerea necesităților fundamentale, mediu ambiant nepoluant. Consumatorii produselor, serviciilor au dreptul la educație și informație cu privire la caracteristicile și performanțele acestora, astfel încât selectarea unui produs sau altul să se facă în cunoștință de cauză, în funcție de propriile interese și de necesitatea de a-și proteja viața și sănătatea.

Intervenția autorităților publice, precum și a altor organizații specializate cu care acestea colaborează în cadrul unei politici naționale de protecție a consumatorului, este cu atât mai utilă în situația grupurilor defavorizate, reprezentate de tineri, batrâni, bolnavi, handicapați, analfabeți, săraci etc. Intervenția autorităților publice trebuie să se facă simțită în respectarea regulilor de funcționare ale economiei de piață în sensul supravegherii și respectării acestora prin legislație și cu ajutorul unor structuri de supraveghere adecvate care să asigure: pentru consumatori, respectarea drepturilor acestora; pentru producători, răspunderea juridică pentru produsul pus pe piață. De menționat că există o politică europeană de protejare a consumatorilor, bazată pe Tratatul de la Amsterdam (1997) și implementată în colaborare cu toți factorii interesați: organizațiile guvernamentale / neguvernamentale de protecție a consumatorului, agenții economici, organizațiile interesate în protecția mediului, autoritățile publice. Legislația europeană în domeniul protecției consumatorului este deosebit de complexă și cuprinde 12 directive ale căror prevederi sunt obligatorii în statele membre și care vizează aspecte referitoare la:

publicitatea înșelătoare,

contractele negociate în exteriorul mediului furnizorului,

creditul pentru consum,

emisiunile de televiziune,

pachetele de servicii turistice,

publicitatea pentru medicamentele de uz uman,

condițiile contractuale neleale,

time-share-ul,

televânzarea (teleshoping),

acțiunile în justiție pentru protejarea intereselor consumatorilor,

garanțiile asociate comercializării bunurilor,

comerțul electronic.

Funcțiile managementului calității

În literatura de specialitate sunt exprimate puncte de vedere diferite în ceea ce privește funcțiile managementului calității.

Luând în considerație conceptul de triologie a calității, definit de Juran, rezultă trei funcții principale ale managementului calității: planificarea, ținerea sub control și îmbunătățirea calității.

Ținând seama de succesiunea etapelor corespunzătoare procesului managerial în general și de specificul managementului calității, se consideră că funcțiile acestuia sunt: planificarea, organizarea, coordonarea, antrenarea personalului, ținerea sub control, asigurarea și îmbunătățirea calității.

a)Planificarea calității constă din ansamblul proceselor prin intermediul cărora se determină principalele obiective ale firmei în domeniul calității, precum și resursele și mijloacele necesare realizării lor.

b)Organizarea și coordonarea activităților referitoare la calitate – definește ansamblul activităților desfășurate în organizație pentru realizarea obiectivelor stabilite în domeniul calității. O formă specifică de organizare în domeniul calității sunt cercurile calității.

c)Funcția de coordonare constă din ansamblul proceselor prin care se armonizează deciziile și acțiunile firmei referitoare la calitate în scopul realizării obiectivelor definite în cadrul sistemului calității stabilit anterior. Asigurarea unei coordonări eficiente este condiționată de existența unei comunicări adecvate în toate procesele managementului calității.

d)Antrenarea personalului pentru realizarea obiectivelor calității – se referă la totalitatea proceselor prin care personalul întreprinderii este atras și determinat să participe la realizarea obiectivelor planificate în domeniul calității, luând în considerație factorii motivaționali.

e)Ținerea sub control a calității se referă la ansamblul activităților de supraveghere a desfășurării proceselor și de evaluare a rezultatelor în domeniul calității în fiecare din etapele traiectoriei produsului, în raport cu obiectivele și standardele prestabilite, în scopul eliminării deficiențelor și prevenirii apariției lor în procesele ulterioare. Aici un rol important îi revine auditului calității și analizei sistemului efectuat de conducere. Unul dintre cei mai importanți indicatori de ținere sub control a calității îl reprezintă costurile referitoare la calitate (v. tema respectivă).

f)Asigurarea calității se referă la ansamblul activităților preventive prin care se urmărește în mod sistematic să se asigure corectitudinea și eficacitatea activităților de planificare, organizarea, coordonare , antrenare și ținere sub control în scopul de a garanta obținerea rezultatelor la nivelul calitativ dorit. Aceste activități se desfășoară în paralel cu activitățile corespunzătoare celorlalte funcții ale managementului calității și în mod continuu.

g)Îmbunătățirea calității se referă la activitățile desfășurate în fiecare din etapele traiectoriei produsului în vederea îmbunătățirii performanțelor tuturor proceselor și rezultatelor acestor procese pentru a asigura satisfacerea mai bună a nevoilor clienților în condiții de eficiență. Această funcție a managementului calității este considerată, tot mai mult, ca fiind cea mai importantă. O dovadă în acest sens o reprezintă și faptul că standardele ISO seria 9000 pun un accent deosebit pe îmbunătățirea calității. Se recomandă ca organizațiea să implementeze un asemenea sistem al calității, care să favorizeze îmbunătățirea continuă a calității proceselor și rezultatelor acestora.

1.2.1. Principiile managementului calității

Managementul calității se bazează pe opt principii, ce stau la baza întregului Sistem de Management al Calității .

Principiile Sistemului de Management al Calitatii sunt urmatoarele:

a)Orientarea către client

Organizațiile depind de clienții lor, de aceea ar trebui să înțeleagă necesitățile prezente și viitoare ale clienților, ar trebui să satisfacă cerințele clientului și ar trebui să se preocupe să depășească așteptările clientului.

Identificarea și satisfacerea cerse referă la ansamblul activităților de supraveghere a desfășurării proceselor și de evaluare a rezultatelor în domeniul calității în fiecare din etapele traiectoriei produsului, în raport cu obiectivele și standardele prestabilite, în scopul eliminării deficiențelor și prevenirii apariției lor în procesele ulterioare. Aici un rol important îi revine auditului calității și analizei sistemului efectuat de conducere. Unul dintre cei mai importanți indicatori de ținere sub control a calității îl reprezintă costurile referitoare la calitate (v. tema respectivă).

f)Asigurarea calității se referă la ansamblul activităților preventive prin care se urmărește în mod sistematic să se asigure corectitudinea și eficacitatea activităților de planificare, organizarea, coordonare , antrenare și ținere sub control în scopul de a garanta obținerea rezultatelor la nivelul calitativ dorit. Aceste activități se desfășoară în paralel cu activitățile corespunzătoare celorlalte funcții ale managementului calității și în mod continuu.

g)Îmbunătățirea calității se referă la activitățile desfășurate în fiecare din etapele traiectoriei produsului în vederea îmbunătățirii performanțelor tuturor proceselor și rezultatelor acestor procese pentru a asigura satisfacerea mai bună a nevoilor clienților în condiții de eficiență. Această funcție a managementului calității este considerată, tot mai mult, ca fiind cea mai importantă. O dovadă în acest sens o reprezintă și faptul că standardele ISO seria 9000 pun un accent deosebit pe îmbunătățirea calității. Se recomandă ca organizațiea să implementeze un asemenea sistem al calității, care să favorizeze îmbunătățirea continuă a calității proceselor și rezultatelor acestora.

1.2.1. Principiile managementului calității

Managementul calității se bazează pe opt principii, ce stau la baza întregului Sistem de Management al Calității .

Principiile Sistemului de Management al Calitatii sunt urmatoarele:

a)Orientarea către client

Organizațiile depind de clienții lor, de aceea ar trebui să înțeleagă necesitățile prezente și viitoare ale clienților, ar trebui să satisfacă cerințele clientului și ar trebui să se preocupe să depășească așteptările clientului.

Identificarea și satisfacerea cerințelor clientului reprezintă în managementul calității punctul de plecare al tuturor activităților din întreprindere. Aplicarea acestui principiu nu se limitează doar la preocupare pentru identificarea cerințelor, ci este mult mai complexă. Ultima ediție a standardelor din familia ISO 9000 subliniază această idee prin formularea cerințelor privind procesele referitoare la relația cu clientul.

b) Leadership

Liderii stabilesc unitatea scopurilor, direcției și mediului intern al organizației. Ei creează mediul în care oamenii pot fi complet implicați în îndeplinirea obiectivelor organizației.

Principiul subliniază rolul decisiv al managementului în realizarea obiectivelor referitoare la calitate și, mai ales, necesitatea ca managerii să-și asume rolul de lider. La ora actuală, mai mult decât oricând, organizațiile au nevoie de lideri la toate nivelurile ierarhice, pentru realizarea unor performanțe fără precedent.

c) Implicarea personalului

Oamenii de la toate nivelurile constituie esența unei organizații și implicarea lor totală permite ca abilitățile lor personale să fie utilizate în beneficiul organizație.

Participarea, delegarea și implicarea angajaților sunt esențiale pentru obținerea unor performanțe înalte. Argumentele sunt multiple: executanții proceselor cunosc problemele reale ale domeniului în care acționează; sunt valorificate ideile angajaților obținându-se avantaje economice. La fel de importante sunt efectele sociale asociate managementului participativ: îmbunătățirea comunicării, a sistemului de relații, crearea motivației și creșterea satisfacției angajaților.

d) Abordarea bazată pe proces

Rezultatele dorite sunt mai eficient obținute când activitățile și resursele legate de acestea sunt gestionate ca procese.

Acest principiu ocupă un loc important în teoria modernă a organizării, fiind asociat structurilor evoluate. Ultima ediție a standardelor referitoare la calitate din familia ISO 9000 sprijină aplicarea lui prin formularea cerințelor pentru procesele componente ale sistemelor de management al calității.

e) Abordarea managementului ca sistem

Identificarea, înțelegerea și conducerea proceselor corelate ca un sistem contribuie la eficacitatea și eficiența unei organizații în realizarea obiectivelor sale

Abordarea ca sistem este singura în măsură să asigure coerența acțiunilor referitoare la calitate desfășurate în cadrul organizației. Se realizează prin instrumente specifice managementului, cum sunt: strategia și politica privind calitatea, planificarea integrată a obiectivelor, cu accent pe înțelegerea legăturilor dintre procese etc.

f) Îmbunătățirea continuă

Îmbunătățirea continuă a performanțelor globale ale unei organizații ar trebui să fie un obiectiv permanent al organizației.

Sensul dat conceptului de îmbunătățire continuă nu este cel cunoscut, introdus de japonezi, pentru care îmbunătățirea continuă definește schimbările de mică amploare, realizate sistematic, pas cu pas. Principiul îmbunătățirii continue se referă la faptul că, pentru a menține organizația în competiție, managementul trebuie să abordeze schimbarea ca pe un proces continuu și să creeze mecanisme eficiente de realizare a schimbării.

g) Abordarea pe bază de fapte la luarea deciziilor

Deciziile eficace sunt bazate pe analiza datelor și informațiilor.

Rezolvarea problemelor, concretizată în deciziile luate de angajați, de manageri în ultimă instanță, se bazează pe informații. Organizațiile trebuie să-și creeze sisteme care să asigure circulația eficientă a informațiilor pe verticală și pe orizontală.

h) Relatii reciproc avantajoase cu furnizorii

O organizație și furnizorii ei sunt interdependenți și o relație reciproc avantajoasă crește abilitatea ambilor de a crea valoare.

Furnizorii ocupă un loc important între factorii externi ce influențează calitatea. Relațiile cu furnizorii trebuie abordate altfel decât în trecut, concepția modernă a managementului aprovizionării caracterizându-se prin extinderea colaborării cu furnizorii și promovarea unor obiective comune, pe baza acordurilor de parteneriat.

Aceste opt principii de management al calității constituie baza standardelor de management al calitații din cadrul familiei ISO 9000.

Sisteme de management al calității

În continuarea lucrării se va utiliza următoarea prescurtare :

SMC = Sistem de Management al Calității

Dupa cum este definit in Standardul ISO 9000: 2005 ,,Sisteme de management al calității –Principii fundamentale si vocabular”, prin sistem de management al calității se ințelege acea parte a sistemului de management al organizației prin care se orientează și se controlează o organizație în ceea ce privește calitatea.

Concepte referitoare la managementul calității si sistemul de management al calitățtii sunt evidențiate in ANEXA 1

Obiectivele calității sunt complementare altor obiective ale organizației cum ar fi acelea referitoare la creștere,finanțare,profitabilitate, mediu și securitate ocupațională.

Diferitele părți ale sistemului de management al unei organizații ar putea fi integrate, impreună cu sistemul de management al calității, intr-un singur sistem de m,anagement care folosește elemente comune. Aceasta poate facilita planificarea, alocarea resurselor, definirea obiectivelor complementare și evaluarea eficacității globale a organizatiei.

1.3.1. Scopul unui Sistem de Management al Calității

Sistemul de Management al Calității în organizații are ca scop integrarea tuturor elementelor care influentează calitatea unui produs sau serviciu oferit de o firmă.

Majoritatea producătorilor sau furnizorilor de servicii doresc să obtină calitate și depun eforturi considerabile pentru a atinge acest obiectiv. O mare parte a eforturilor se îndreaptă către activități de verificare și remediere a rebuturilor în timpul fabricației. S-a dovedit însă că numai controlul calității nu poate rezolva calitatea unui produs sau serviciu. Calitatea unui produs și în general a tuturor activităților trebuie să fie proiectată și fabricată. Conștientizarea calității trebuie să înceapă cu identificarea clară a cerințelor clientului, a cerințelor de reglementare (norme, legi, standarde aplicabile, etc.). Acest efort de conștientizare trebuie să treacă prin diferite stadii, începând cu analizarea cerințelor clienților, a cerințelor de reglementare și continuând cu toate celelalte procese interne ale societății implicate în realizarea produsului / serviciului.

1.3.2. Elementele Sistemului de Management al Calității

Elementele sistemului de management al calității conform SR EN ISO 9001:2008 sunt împărțite în patru domenii:

Responsabilitatea managementului

Managementul resurselor

Realizarea produsului

Măsurare, analiză și îmbunătățire

Acestea vor fi analizate in detaliu in cadrul cap.2. Standarde utilizate în domeniul calității -subcap. 2.2.3. Cerințele standardului SR EN ISO 9001:2008

1.3.3.Domeniile funcționale și activitățile incluse în abordarea SMC

Acestea sunt următoarele:

Marketingul și prospectarea pieței;

Analiza cerințelor clienților și a cerințelor de reglementare;

Comunicarea cu clientul;

Proiectarea și dezvoltarea;

Aprovizionarea;

Planificarea proceselor de realizare efectivă a produselor;

Realizarea efectivă a produselor/serviciilor;

Verificarea, încercarea, examinarea;

Păstrarea produselor (ambalare, conservare, depozitare, etc);

Livrare, distribuție;

Conceptele moderne de management al calității prevăd pe lângă funcțiile prezentate anterior și o serie de alte funcții ca de exemplu:

Managementul resurselor (umane, de infrastructură, mediu de lucru);

Monitorizarea și măsurarea proceselor SMC;

Măsurarea gradului de satisfacție al clienților;

Analiza datelor;

1.3.4.Avantajele implementării unui Sistem de Management al Calității

Principalele avantaje ale implementării unui SMC sunt:

mai buna relație cu clienții si cu furnizorii de materiale și servicii;

o mai bună proiectare a produselor;

reducerea neconformităților în fabricație, a rebuturilor și reclamațiilor clienților;

o calitate imbunătățită a produselor;

utilizarea eficientă a personalului și a infrastructurii organizației prin creșterea productivității;

eliminarea disfuncționalităților în producție și a atmosferei de lucru;

obținerea constientizării calității și a unei satisfacții mai mari a muncii printre angajați, creînd astfel un cult al calității la nivelul organizației;

creșterea gradului de încredere și al satisfacției clienților;

îmbunătățirea imaginii organizației și a credibilității pe piața internă și externă ceea ce este esențial pentru succesul în afaceri al organizației.

1.3.5.Concluzii

Un Sistem de Management al Calității vizează pe langă identificarea tuturor sarcinilor legate de calitatea produselor, distribuirea responsabilităților , stabilirea relațiilor de colaborare. De asemenea are ca scop stabilirea mecanismelor pentru integrarea tuturor funcțiilor într-un sistem integrat. Orice SMC trebuie să fie transparent în asa fel încât atât personalul propriu, cât și furnizorii și clienții săi să înteleagă clar cum intenționează societatea să se asigure că produsele livrate vor satisface cerințele clientilor.

Globalizarea în continuă creștere a comerțului, recenta aderare a Romaniei la Uniunea Europeană, fac ca un Sistem de Management al Calității să fie esențial pentru orice organizației. Un astfel de sistem face posibil ca organizațiile să asigure dovada obiectivă a funcționării unui SMC care le-ar înlesni îndeplinirea tuturor cerințelor clienților precum și a celor de reglementare.

Implementarea unui SMC inspiră încrederea clienților în situații contractuale. Este, de asemenea, de o inestimabilă valoare pentru toate organizațiile pentru că transformă sistemele aleatoare ale controlului calității în sisteme organizate care pot asigura avantaje competitive organizațiilor prin combinarea unei calității ridicate cu aspecte legate de continua îmbunatațire a organizației și creșterea perfomanțelor generale. Un număr tot mai mare de organizații, nu numai că implementează Sisteme de Management al Calității în propriile societăți, dar și insistă ca principalii lor furnizori de materiale și servicii să aibă Sisteme de Management al Calității implementate și certificate.

STANDARDE UTILIZATE ÎN DOMENIUL CALITĂȚII

Clasificarea standardelor

Standardele sunt acte normative care stabilesc însușirile tehnice și economice pe care trebuie să le îndeplinească un produs sau serviciu, potrivit nivelului de dezvoltare la un moment dat. Ca acte normative, standardele pot defini și tehnologii din domenii diferite. Aceste acte normative se pot grupa în 3 mari categorii:

Acte normative care reglementează calitatea și aspecte cle calității produselor (ex. Ordonanța 19/1992 privind activitatea de standardizare în România);

Documente care prescriu calitatea produselor: standarde, caiete de sarcini, documentații tehnice;

Documente care certifică calitatea produselor: certificate de garanție, certificate de calitate, buletine de analiză.

Din definirea standardelor rezultă că ele sunt documente care prescriu calitatea. Standardizarea privește toate domeniile vieții umane, deci, există standarde în toate aceste domenii.

Standardele se pot clasifica astfel:

După domeniul de activitate:

Standarde în domeniul producției industriale;

Standarde în domeniul construcțiilor;

Standarde în domeniul transporturilor;

Standarde în domeniul comerțului, etc.

După conținutul pe care-l au:

Standarde care definesc unii termeni;

Standarde care clasifică unii termeni;

Standarde care clasifică produsele;

Standarde care fac specificații la caracteristicile de calitate a unor produse.

După nivelul la care sunt emise:

Standarde individuale;

Standarde de firmă;

Standarde profesionale;

Standarde naționale;

Standarde regionale;

Standarde internaționale.

În funcție de dimensiunea lor:

Standarde de produs;

Standarde cu caracter general.

Dintre toate aceste clasificări, ultimele două sunt cele mai des utilizate, și considerate cele mai importante.

Câteva din particularitățile acestora :

În cazul standardele clasificate după nivelul la care au fost emise :

Standardul individual este elaborat de fiecare entitate umană în parte pentru a-și atinge anumite scopuri practice, anumite necesități.

Standardul de firmă se aplică persoanelor juridice. Elaborarea și aprobarea programelor de standardizare se face de către firmele care și-au propus acest lucru, după cum modificările sau anulările ulterioare au la bază același organ tehnic care le-a realizat. În general, aceste standarde au la bază fie standarde mai vechi din aceeași firmă, fie standarde naționale, la care firma dorește să se alinieze

Standardele profesionale se aplică în unele domenii de activitate, în cadrul organizațiilor profesional legal constituite. Elaborarea, modificarea, suspendarea sau anularea de standarde se face în cadrul acestor organizații, de către organisme specializate, cel mai adesea de către comitetele tehnice de standardizare stabilite de organele interesate. Prin intermediul standardelor profesionale se stabilește un limbaj și o terminologie adecvată care permite comunicarea facilă, mai ales în relațiile internaționale, barierele impuse de limbă dispărând.

În cazul standardelor clasificate in funcție de dimensiunea lor :

Standardul general se referă la probleme de standardizare de interes general, care se pot aplica unor produse diferite.

Standardul de produs poate fi complet sau parțial.

Standardul complet de produs se referă la un produs concret, reglementând toate problemele legate de acesta ( tipuri, sorturi, clase, condiții tehnice de calitate, reguli pentru verificarea calității, metode de verificare a calității, marcare, ambalare, transport, depozitare.).

Standardul parțial de produs analizează numai una sau câteva probleme din standardul complet al aceluiași produs.

Standardele din domeniul calității

Principalele standarduri in domeniul calității sunt prezentate in tabelul 2

Tabel 2 Standarde și ghiduri din domeniul calității

Sudiu de caz : PROIECTAREA ȘI IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂȚII ÎN CADRUL S.C. ROBYPAN S.R.L. – sat Cheia, jud.Vâlcea

Locația firmei și caracteristicile turistice ale zonei

Firma S.C. ROBYPAN S.R.L. are sediul in satul Cheia , comuna Băile Olănești, județ Vâlcea.

Satul Cheia din judetul Valcea , cu o populație de aproximativ 1200 locuitori ,este situat pe valea râului Cheia la cca 3 km distanță de stațiunea balneoclimaterică Băile Olănești . Datorită amplasării geografice căt și datorită frumuseții peisajului ce-l înconjoară, satul Cheia se inscrie in câteva trasee turistice ale zonei de acces către Parcul Național Buila- Vânturarița situat în partea central-nordică a Județului Vâlcea .

Proiectarea și implementarea Sistemului de Management al Calității (SMC) in cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L.

Sistemul de management al calității este un sistem modern de gestionare a calității care presupune implicarea întregului personal în acțiunile întreprinse.

După cum s-a prezentat in capitolele anterioare ale lucrării , Sistemul de Management al Calității presupune respectarea unor cerințe generale  ( conform cărora „organizația trebuie să stabilescă, să documenteze și să mențină un sistem de management al calității și să îmbunătațească continuu eficacitatea acestuia”) și a unor cerințe referitoare la documentație (declarații documentate ale politicii, întocmirea unui manual al calității, proceduri documentate cerute de acest standard, documente necesare organizației pentru a se asigura de eficacitatea planificării, operării și controlului proceselor sale, controlul înregistrărilor).

Proiectarea , dezvoltarea și implementarea Sistemului de Management al Calității în societatea S.C. ROBYPAN S.R.L. a început în aprilie 2008, odată cu participarea întregului personal de conducere la un curs de trei zile despre Managementul Calității și despre standardul SR EN ISO 9001: 2001- ,,Sisteme de management al calității.Cerințe.”

La acest curs au participat 7 persoane, de la director și până la coordonatorii diferitelor compartimente și sectoare de activitate.

S.C. ROBYPAN S.R.L. și-a propus să proiecteze, să dezvolte , să implemeteze și să îmbunătățească un Sistem de Management al Calității deoarece :

are nevoie să demonstreze abilitatea sa de a furniza consecvent produse care să satisfacă cerințele clientului și cerințele reglementărilor aplicabile;

dorește să mărească satisfacția clientului prin aplicarea eficace a sistemului, inclusiv a proceselor de îmbunătățire continuă a sistemului și prin asigurarea conformității cu cerințele clientului și a celor de reglementare aplicabile.”

Pentru proiectarea și implementarea Sistemului de Management al Calității in cadrul

S.C. ROBYPAN S.R.L. a fost necesar să se identifice procesele necesare pentru implementarea efectivă a sistemului, să se stabilească și să se înțeleagă interacțiunile dintre aceste procese, să se documenteze până la detaliu fiecare proces în parte pentru a asigura o funcționare și un control eficace. Toate activitățile au fost documentate respectându-se principiul “Scrie ceea ce trebuie să faci și fă ceea ce ai scris!”

Analizarea proceselor a fost cea a dus la stabilirea documentației necesare pentru SMC și nu documentația a condus procesele.

Pentru proiectarea și implementarea SMC și elaborarea documentatiei acestuia, în cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L. s-a ținut cont de de :

mărimea organizației;

complexitatea proceselor și interacținea acestora ;

competanța personalului.

De asemenea, pentru proiectarea și implementarea SMC și elaborarea documentatiei acestuia

s-au respectat cele opt principii ale managementului (vezi cap.1. pct. 1.2.3 ) și s-au avut ca documente de referință principale standardele SR EN ISO 9001:2008,, Sisteme de management al calității.Cerințe”și SR ISO/10013 -,,Linii directoare pentru documentația sistemului de management al calității”.

Alte standardele și documentele de referință aplicabile vor fi prezentate în continuare, la capitolul despre Manualul Calității.

Etapele implementării Sistemului de Management al calității în cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L.

Ținând cont de toate considerentele prezentate , pentru implementarea unui Sistem de Management al Calitătii în cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L. au fost propuse următoarele etape:

A) Evaluarea situației existente în organizație

Planificarea activităților pentru realizarea scopului propus:

B.1. Stabilirea strategiei pentru realizarea scopului propus;

B.2. Elaborarea stucturii organizatorice a SMC cu definirea responsabilităților, autorităților și a interacțiunilor dintre acestea;

Organizarea compartimentului de Control al Calității

Instruirea personalului

Elaborarea documentației SMC

F) Managementul resurselor

G) Managementul proceselor

H) Implementarea operațională a SMC în cadrul organizației

I) Evaluare , analiză și îmbunătățirea rezultatelor

elaborarea și ținerea sub control a documentației sistemului de management al calității;

managementul resurselor în vederea implementării și îmbunătățirii continue a sistemului de management al calității;

evaluarea, analiza și îmbunătățirea rezultatelor.

A ) Evaluarea situației existente în organizație

Aceasta etapă presupune:

1. Stabilirea scopului proiectului;

2. Compararea practicilor curente ale întreprinderii cu secțiunile corespunzătoare ale standardului ISO 9001, stabilirea volumului de lucru necesar și a documentului de referință.

3. Pregătirea unui Raport către Directorul General al întreprinderii referitor la constatările făcute, obținerea angajamentului managementului pentru implementarea Sistemului Calității.

B) Planificarea activităților pentru realizarea scopului propus:

B.1. Stabilirea strategiei pentru realizarea scopului propus

În această etapă se fundamentează următoarele:

angajarea conducerii privind implementarea SMC;

definirea politicii calității și a obiectivelor referitoare la calitate;

stabilirea responsabilităților și a competențelor decizionale privind implementarea SMC;

desemnarea reprezentantului conducerii pentru sistemul de management al calității;

stabilirea sistemului de comuncare internă;

B.1.1. Angajarea conducerii privind implementarea sistemului de Management al Calității

Rolul conducerii uniității este deosebit de important pentru orice demers în domeniul calității. Fără susținere din partea conducerii orice program de implementare a Sistemului de Management al Calității va eșua.

Din acest motiv, conducerea S.C. ROBYPAN S.R.L. a înțeles, în primul rând, care sunt avantajele pe care le oferă un asemenea demers și a evaluat corect efectele posibile asupra rezultatelor activităților desfășurate.

Conducerea unității a demonstrat implicarea sa în implementarea și îmbunătățirea permanentă a sistemului de management al calității, prin:

• promovarea principiilor de bază ale managementului calității, principii care să fie comunicate întregului personal;

• definirea politicii și a obiectivelor referitoare la calitate;

• asigurarea resurselor necesare pentru implementarea și îmbunătățirea sistemului de management al calității. Angajamentul conducerii S.C. ROBYPAN S.R.L. este documentat și este inclus în ,,Declarația administratorului general al S.C. ROBYPAN S.R.L. privind politica referitoare la calitate” din Manualul Calității.

B.1.2. Definirea politicii și a obiectivelor referitoare la calitate

a)Definirea politicii S.C. ROBYPAN S.R.L. în domeniul calității

Cerințe: Conducerea S.C. ROBYPAN S.R.L. a definit în scris politica sa în domeniul calității și s-a asigurat că aceasta:

• corespunde cerințelor clienților, ale societății în ansamblu și intereselor firmei;

• include angajamentul privind implicarea sa în satisfacerea cerințelor definite și în asigurarea îmbunătățirii continue a resurselor și proceselor firmei;

• oferă un cadru adecvat pentru stabilirea obiectivelor referitoare la calitate;

• este implementată,comunicată și înțeleasă de întreagul personal;

• este analizată periodic, pentru a se asigura actualizarea sa permanentă, luând în

considerare evoluția fenomenelor.

Pentru elaborarea politicii referitoare la calitate, conducerea unității a trebuit , în prealabil, să se asigure că cerințele clienților externi și interni au fost determinate, transpuse în planurile sale și alte documente de referință, astfel încât aceste cerințe să fie integral satisfăcute. Politica ROBYPAN s.r.l referitoare la calitate a trebuit , prin urmare, definită în raport cu cerințele clienților externi și interni, și în concordanță cu competențele profesionale și sociale așteptate.

În acest scop conducerea unității a stabilit proceduri pentru identificarea și definirea cerințelor clienților externi și interni și a luat măsurile necesare pentru aplicarea procedurilor respective. Ea este astfel elaborată încât să se asigure compatibilitatea cu celelalte politici sectoriale ale unității (politica financiară, politica în domeniul resurselor umane etc.).

Politica conducerii S.C. ROBYPAN S.R.L. în domeniul calității este parte componentă a politicii generale a firmei.

Politica în domeniul calității este garantată și aprobată de către conducere , este documentată și este inclusă în Manualul Calității.

(Vezi ,,Declarația administratorului general al S.C. ROBYPAN S.R.L. privind politica referitoare la calitate”).

Pe de altă parte, conducerea organizatiei a luat toate măsurile necesare pentru ca această politică să fie înțeleasă, implementată și menținută la toate nivelurile structurilor organizatorice. În acest scop , textul scris cu Politica conducerii S.C. ROBYPAN S.R.L. este expus la loc vizibil în toate birourile și celelalte sectoare de activitate.

b) Stabilirea obiectivelor referitoare la calitate

Pe baza politicii definite S.C. ROBYPAN S.R.L. a determinat obiectivele referitoare la calitate, până la nivelul fiecărui angajat al unității.

Conducerea S.C. ROBYPAN S.R.L. și-a propus ca stabilirea obiectivelor să se realizeze cu participarea nemijlocită a întregului personal, asigurându-se corelarea recompenselor cu nivelul realizării acestor obiective.

De asemenea, în stabilirea obiectivelor calității, conducerea firmei s- asigurat că la toate nivelurile structurilor organizatorice și pentru fiecare entitate funcțională au definite obiective referitoare la calitate, astfel încât acestea:

• să fie în concordanță cu politica unității în domeniul calității;

• să fie în concordanță cu angajamentul conducerii unității privind îmbunătățirea continuă a proceselor și rezultatelor acestora;

• să asigure satisfacerea cerinților specificate referitoare la calitate.

Pentru asigurarea succesului în realizarea obiectivelor calității firmei S.C. ROBYPAN S.R.L., conducerea acesteia a ținut seama seama de următoarele cerințe:

• obiectivele calității nu trebuie să reprezinte o constrângere sau o piedică înrealizarea obiectivelor strategice ale unității; dimpotrivă, ele au fost astfel formulate încât să contribuie la realizarea lor;

• obiectivele calității au fost formulate clar, pentru a fi înțelese de personalul unității, dar și de clienții acesteia; fiecare angajat trebuie să înțeleagă rolul său în realizarea obiectivelor calității și să cunoască contribuția activității sale la succesul firmei în ansamblu;

• obiectivele calității S.C. ROBYPAN S.R.L. sunt realiste, astfel încât există posibilitatea îndeplinirii lor, ținând seama de resursele umane, materiale și financiare disponibile.

• obiectivele calității au fost astfel formulate încât să existe posibilitatea evaluării (măsurării) lor.

Pentru ca realizarea obiectivelor să poată fi controlată, conducerea S.C. ROBYPAN S.R.L. a stabilit responsabilități, competențe, termene precise, evaluându-se, periodic, gradul lor de îndeplinire.

S.C. ROBYPAN S.R.L. și-a propus atingerea unor obiective generale referitoare la calitate, după cum urmează:

• stabilirea unui sistem de evaluare permanentă a cerințelor clienților referitoare la procesele unității și rezultatele acestora;

• îmbunătățirea calității sistemului de informare a clienților cu privire la oferta unității;

• sensibilizarea și instruirea personalului unității în domeniul calității;

• stabilirea unui sistem de evaluare a calității activităților personalului;

Obiectivele specifice S.C. ROBYPAN S.R.L. , așa cum sunt stipulate în Manualul Calității sunt:

certificarea Sistemului de Management al Calității conform cerințelor SR EN ISO 9001:2008 combinat cu cerințele pentru siguranța alimentului după metoda HACCP

pana la data de 01.10.2010;

cresterea numarului de produse si servicii prestate, prin identificarea cerintelor clientilor tradiȚionali si ale unor noi clienti

cresterea motivarii si satisfactiei angajatilor S.C. ROBYPAN S.R.L.

îmbunătățirea continuă a performanțelor angajaților prin programe de instruire

C ) Organizarea Compartimentului Controlul Calitatii

Conducerea S.C. ROBYPAN S.R.L. a decis ca responsabilitatea coordonării tuturor activităților de control al calității să fie încredințată Managerului pentru calitate.

Acesta are rolul de a sprijini conducerea firmei în elaborarea politicii calității, a obiectivelor fundamentale în acest domeniu. Asigură, de asemenea, suportul tehnic necesar pentru desfășurarea activităților referitoare la calitate, la nivelul tuturor entităților funcționale.

Managerul pentru calitate coordoneaza activitatea Compartimentului Controlul Calitatii stabilind responsabilități pentru toți membrii acestuia , în vederea indeplinirii obiectivelor de calitate stabilite și în vederea conformarii produselor executate cu cerintele clientului având ca scop satisfacerea acestuia.

Compartimentul Calitatii din cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L. cuprinde 6 persoane : Managerul pentru Calitate , Auditorul intern pe probleme de calitate și siguranța alimentului și 4 controlori CTC .

Prin decizie , Managerul pentru Calitate indeplineste si functia de Reprezentant al Managementului pentru calitate ( RMCM ).

Atribuțiile RMCM sunt :

a asigura că procesele sistemului de management al calității sunt stabilite și menținute, în conformitate cu politica firmei în domeniul calității ;

a raporta conducerii asupra performanțelor sistemului de management al calității, pentru a fi analizat, în vederea îmbunătățirii acestuia;

a promova principiul "orientării spre clienți" la toate nivelurile structurilor organizatorice, astfel încât să fie satisfăcute în permanență cerințele acestora.

Responsabilitatea "reprezentantul conducerii" pentru sistemul de management al

calității unității se poate referi și la reprezentarea firmei în relațiile cu părțile interesate, în ceea ce privește aspectele referitoare la acest sistem. El are acces neîngrădit la directorul general, raportând direct acestuia, constatările pe care le face. De asemenea, are dreptul de a întrerupe desfășurarea activităților care nu sunt conforme cu cerințele definite, referitoare la sistemul de management al calității unității.

Atribuțiile personalului din cadrul compartimentului Controlul Calității sunt :

sprijină conducerea organizatiei în elaborarea politicii și a obiectivelor referitoare la calitate;

asigură implementarea politicii și a obiectivelor referitoare la calitate, declarate de conducere;

asigură implementarea și meținerea conformității sistemului de management al

calității cu cerințele specificate;

coordonează activitățile de ținere sub control a documentelor sistemului de

management al calității (manualul calității și procedurile sistemului de management al calității);

asigură toate informațiile necesare pentru analiza eficacității sistemului de

management al calității efectuată de conducere;

coordonează activitățile de analiză a neconformităților constatate în implementarea și menținerea conformității sistemului de management al calității cu cerințele specificate și propune conducerii acțiunile corective sau de îmbunătătire care se impun;

desfășoară activitățile necesare în vederea certificării conformității sistemului de management al calității cu cerințele specificate;

coordonează auditurile interne ale sistemului de management al calității ;

supraveghează menținerea condițiilor certificării sistemului de management al

calității firmei;

coordonează activitățile de instruire a personalului în domeniul calității.

D ) Instruirea personalului

Instruirea întregului personal joacă un rol determinant pentru asigurarea succesului în implementarea sistemului de management al calității. “Poziția-cheie” a factorului uman în cadrul acestui demers este, tot mai larg recunoscută în practica economică.

Top managementul trebuie:

să identifice competențele cerute pentru persoanele care desfășoară activități cu

incidență asupra calității;

să asigure instruirea personalului pentru satisfacerea cerințelor;

să evalueze eficacitatea instruirii personalului;

să se asigure că fiecare persoană este conștientă de importanța propriei activități pentru realizarea obiectivelor universității referitoare la calitate;

să păstreze înregistrările corespunzătoare cu privire la nivelul de instruire,

experiență si calificările necesare.

Identificarea competențelor cerute pentru implementarea și funcționarea sistemului de management al calității, respectiv a programelor specifice de instruire necesare, se realizează la nivelul fiecărei entități funcționale, de conducerea acestora, împreună cu directorul cu asigurarea calității.

In manualul calității se precizează cum se realizează această identificare, prin ce metode, care sunt responsabilitățile implicate. Prezentarea în detaliu a metodologiei adoptate se face într-o procedură, menționată în manualul calității.

Pe baza necesităților de instruire identificate la nivelul departamentelor, se elaborează un "program anual de instruire" a personalului. Acest program conține următoarele elemente: persoanele care vor participa la programul de instruire, tematica, perioada de desfășurare, responsabilul programului. Răspunderea pentru implementarea programelor aprobate revine conducerii departamentelor. Au fost precizate tipurile de programe de instruire pentru care s-a optat, în funcție de gradul de implicare a persoanelor în asigurarea funcționării sistemului de management al calității și anume:

instruirea inițială a întregului personal, pentru a înțelege importanța implementării SMC;

instruirea suplimentară a personalului direct implicat în implementarea SMC,

pentru a putea desfășura activitățile prevăzute în acest scop (de exemplu, elaborarea documentației SMC);

instruirea auditoruluilor intern care verifică periodic conformitatea SMC cu standardul de referință.

a) In scopul conștientizării angajaților privind importanța propriei activități pentru realizarea obiectivelor organizatiei referitoare la calitate, s-a recomandat ca întregul personal, începând cu conducerea, să fie cuprins într-un program general de instruire, care să asigure înțelegerea:

semnificației unor aspecte de ordin conceptual și metodologic privind sistemul de management al calității;

importanței desfășurării corecte a activităților, în conformitate cu politica unității referitoare la calitate și cu reglementările în vigoare aplicabile;

efectelor negative posibile ale nerespectării procedurilor documentate referitoare la sistemul de management al calității și a procedurilor de lucru corespunzătoare;

responsabilităților privind realizarea obiectivelor individuale referitoare la calitate, stabilite pe baza politicii universității în acest domeniu.

b) Persoanele cu responsabilități și competențe decizionale privind funcționarea

sistemului de management al calității (RMCM, Managerul pentru calitate.), pentru care se cere, prin fișa postului, o instruire specifică și experiență în domeniu, au fost cuprinse în programe distincte de instruire.

c) O atenție deosebită s-a acordat instrurii persoanelor desemnate să efectueze

auditurile interne ale sistemului de management al calității.

Aceste persoane fac parte din Comisia de audit intern pe probleme de calitate stabilita prin decizia managerului general.

De asemenea, au obtinut calificarea necesară, prin programe specifice de instruire în domeniul auditului calității, luând în considerare recomandările standardului internațional ISO 10011 partea a 2-a, referitoare la calificarea auditorilor calității. Pentru demonstrarea instruirii s-au elaborat "fișe individuale de instruire", semnate de persoanele în cauză și de lectorii implicați. Aceste înregistrări sunt gestionate de compartimentul de control al calității.

E ) Elaborarea documentatiei SMCM

Cerințe: Conducerea firmei trebuie să stabilească documentele care vor fi

utilizate pentru implementarea și menținerea conformității sistemului de management al calității. Se recomandă ca principalul document utilizat să fie manualul calității, care să includă cel puțin următoarele elemente:

scopul sistemului de management al calității, incluzând detalii și justificări cu

privire la aspectele care nu fac obiectul manualului;

proceduri documentate ale sistemului de management al calității sau refeririri la acestea;

o descriere a secvențelor proceselor sistemului de management al calității și a

interacțiunii dintre aceste procese.

Luând în considerare elementele mai sus prezentate, documentele sistemului de

management al calității au fost elaborate în următoarea succesiune:

• etapa 1 – elaborarea procedurilor operaționale și a instrucțiunilor de lucru:

Într-o primă etapă, au fost elaborate procedurile operaționale, instrucțiunile de lucru și alte documente pe baza cărora se desfășoară activitățile curente ale unității, de către compartimentele implicate, sub coordonarea compartimentului de control al calitatii.

• etapa 2 – elaborarea procedurilor sistemului de management al calității:

În etapa a doua s-a trecut la elaborarea procedurilor sistemului de management al calității, de către compartimentul de control al calității, cu consultarea compartimentelor implicate. În scopul facilitării acestui proces, s-a elaborat mai întâi un "ghid pentru întocmirea procedurilor sistemului de management al calității", în care s-au precizat responsabilitățile persoanelor participante și metodologia utilizată.

• etapa 3 – elaborarea manualului calității:

În etapa finală s-a elaborat Manualul calității, de către compartimentul de asigurare a calității, cu consultarea responsabililor de procese implicate.

Responsabilitatea elaborării manualului calității unității a revenit Managerului pentru calitate (care in cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L. este si RMCM ) care detine originalul .

Documentele sistemului de management al calității sunt aprobate de conducerea organizației/ compartimentului, în funcție de nivelul lor de aplicare. Pagina de gardă a documentelor conține numele și semnătura persoanelor care au elaborat, verificat și aprobat documentele respective. Formularele fac excepție de la cele precizate mai sus, ele fiind aprobate de către Managerul pentru calitate sau de către Auditorul intern , după care sunt menționate în lista formularelor în vigoare. Fiecare document trebuie să aibă înscris numărul ediției și data. Înscrierea ediției și a datei se face pe pagina frontală a Manualului calității , a procedurilor de sistem sau operationale , a instructiunilor de lucru și în continuarea codului, în cazul formularelor.

Fiecare document a primit un cod unic, care s-a înregistrează de către managerul pentru calitate în lista specifică a documentelor în vigoare.

In cadrul unei organizații în care se dorește definirea și implementarea unui Sistem de Management al Calității , Manualul Calitații este documentul de bază .

MC este redactat pe formular tipizat , pe care sunt prevăzute :

numele societății

numele documentului

codul documentului

ediția

revizia

data reviziei

pagina

Foaia de garda cuprinde :

cine a proiectat documentul , data și semnătura

cine a verificat, data și semnătura

cine a controlat, data și semnătura

codul formularului

situația documentului: controlat sau informativ

Foaia de gardă este urmată de formularul ,,Situația reviziilor”

Modul in care au fost codificate documentele calității din cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L. se evidentiaza in ANEXA 1 – Manualul Calității .

Documentele sistemului de management al calității trebuie ținute sub control.

În acest scop a fost elaborată o procedură documentată ( ANEXA 2 ,,Controlul documentelor” , care să se stabilească:

modul de aprobare a documentelor;

modul de analiză și actualizare a documentelor;

cum se identifică stadiul reviziei documentelor;

cum se asigură ca documentele să poată fi identificate și accesibile;

cum se asigură ca documentele de proveniență externă să fie identificate iar

difuzarea lor controlată;

cum se previne utilizarea neintenționată a documentelor nevalabile/ perimate.

Toate documentele și constatările referitoare la Sistemul de Management al calității sunt înregistrate ( planuri de instruire , planuri de audit , chestionare de audit , rapoarte de audit , procese verbale de instruire , planuri de masuri , decizii , fise ale posturilor , comenzi , cereri de ofertă etc).

În acest scop a fost elaborată o procedură documentată ( ANEXA 3 ,,Controlul inregistrărilor” ) care stabilește , pentru fiecare proces din organizație , ce documente constituie

,, înregistrările “respectivului proces precum și responsabilitățile privind elaborarea , controlul sau revizia acestora .

Înregistrările referitoare la sistemul de management al calității unității sunt ținute sub control. Fiecare înregistrare este păstrată o perioadă determinată ca dovadă a conformității Sistemul de Management al Calității cu cerințele și a funcționării efective a acestui sistem.

F ) Managementul resurselor

Top managementul din cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L. a analizat, a determinat și a prevăzut, pentru perioade definite, resursele materiale , logistice și de personal necesare în vederea:

implementării și îmbunătățirii continue a Sistemului de Management al Calității;

satisfacerii cerințelor clienților externi și interni.

Managementul organizației este responsabil pentru identificarea resurselor necesare, în

raport cu cerințele specificate și pentru asigurarea acestor resurse, astfel încât să poată fi aplicată politica managementului referitoare la calitate.

O atenție deosebită a fost acordată pentru asigurarea resurselor de personal necesare implementării , menținerii și ținerii sub control a SMC precum și imbunătățirii acestuia astfel :

Desemnarea personalului cu responsabilități privind Sistemul de Management al Calității

Cerințe: Persoanele cărora li s-au stabilit responsabilități cu privire la sistemul de management al calității trebuie să aibă competența necesară, dovedită printr-un nivel corespunzător de pregătire și experientă în domeniu.

b) Instruirea, conștientizarea și competențele referitoare la Sistemul de Management al Calității

Instruirea și antrenarea întregului personal joacă un rol determinant pentru asigurarea succesului în implementarea sistemului de management al calității.

c) Asigurarea celorlalte resurse necesare pentru implementarea și îmbunătătirea continuă a Sistemului de Management al Calității

Cerințe: Managementul organizației este în continuu preocupat să identifice și să procure resursele necesare pentru asigurarea conformității Sistemului de Management al Calității cu cerințele specificate și pentru îmbunătățirea continuă a acestui sistem, printre care:

spații corespunzător dotate pentru desfășurarea activităților;

echipamentele necesare, hardware și software;

servicii suport pentru desfășurarea activităților.

Identificarea resurselor necesare pentru implementarea și funcționarea sistemului de management al calității, s-a realizat la nivelul fiecărei entități organizatorice, de conducerea acestora, împreună cu directorul cu asigurarea calității. In manualul calității s-aprecizat cum se realizează această identificare, prin ce metode, care sunt responsabilitățile implicate.

d) Asigurarea unui mediu de lucru adecvat

Cerințe: Managementul organizației trebuie să identifice și să țină sub control factorii mediului de lucru, care influențează desfășurarea corespunzătoare a proceselor, astfel încât să poată fi asigurată conformitatea sistemului de management al calității cu cerințele specificate.

e) Asigurarea unei comunicari interne și externe adecvate scopului propus

Sarcina de a stabili și implementa un sistem de comunicare adecvat scopului și obiectivelor de calitate propuse îi revine top managementului din cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L.

Comunicarea se realizează atât in interiorul organizației cât și exterior , cu clienții , furnizorii sau cu alte entități ( de exemplu cu organisme ale statului : juridice , financiare etc).

Comunicarea internă a fost stabilită în conformitate cu organigrama , atât pe orizontală ( intre nivelele de competente egale ) cât și pe verticală (între nivelele subordonate și nivelele de competență superioare sau top management );

Comunicarea externă se realizează pe nivele de competență ( contabilul cu organismele financiare , Managerul de calitate pentru răspunsul la reclamații responsabilul de marketing pentru ofertare etc ), cu excepția cazului în care organizația trebuie reprezentată in exterior , această responsabilitate revenindu-i Directorului General/Administratorului .

G) Managementul proceselor

Top managementul din cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L. are în permanență in vedere urmatoarele acțiuni :

Planificarea proceselor organizației

Cerințe: Pentru a da încredere că procesele vor fi eficace în raport cu cerințele definite, prin planificarea acestora se asigură:

determinarea obiectivelor referitoare la calitatea proceselor și rezultatelor acestora;

stabilirea documentației, a resurselor necesare pentru desfășurarea lor;

sistemul de verificare și validare a proceselor, precum și definirea criteriilor de acceptare ale acestora;

înregistrările necesare pentru a dovedi conformitatea proceselor și rezultatelor acestora cu cerințele specificate

Managementul calității se realizează prin administrarea proceselor organizației sub două aspecte:

din punct de vedere al structurii și funcționării proceselor;

din perspectiva rezultatelor acestor procese

Prin urmare, în planificarea proceselor firmei trebuie luate în considerare și cerințele referitoare la implementarea și menținerea conformității sistemului de management al calității. Aceste procese au fost documentate într-o formă convenabilă, luând în considerare specificul unității. In manualul calității se face trimitere la procedurile documentate, utilizate pentru identificarea și planificarea proceselor. Pentru ca sistemul de management al calității să fie eficient, procesele respective, ca și responsabilitățile, competențele decizionale, procedurile și resursele necesare au fost definite într-o manieră coerentă. De asemenea, se are în vedere coordonarea și asigurarea compatibilității proceselor și definirea interfețelor acestora.

In manualul calității s-a precizat cum se asigură documentarea proceselor și resursele necesare pentru desfășurarea lor, astfel încât să fie satisfăcute cerințele specificate cu privire la sistemul de management al calității universității.

De asemenea, în manualul calității a fost definit sistemul de verificare și validare a proceselor universității, pe baza unor criteriilor de acceptare precizate.

b) Stabilirea proceselor referitoare la relația cu clienții externi si interni

Identificarea cerințelor clienților

Cerințe: Top managementul trebuie să identifice:

cerințele exprimate de clienții externi;

cerințele exprimate de clienții interni;

cerințele neexprimate de clienții externi și interni, dar care ar trebui satisfăcute;

cerințele care decurg din reglementările în vigoare aplicabile.

Identificarea cerințelor clienților reprezintă punctul de plecare al tuturor activităților din unitate.Orientarea spre client reprezintă un principiu de bază al modelelor de management al calității promovate în prezent în toate domeniile vieții economico- sociale.

Managementul din cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L. ține cont in politica sa de aceste cerințe iar calitatea proceselor organizației a fost definită în raport cu cerințele clienților interni și externi.

În Manualul Calității s-a precizat cum se asigură identificarea cerințelor clienților externi și interni și care sunt responsabilitățile implicate. Cerințele identificate sunt analizate, în Manualul Calității menționându-se, de asemenea, metodologia utilizată și responsabilitățile implicate. Această analiză asigură că cerințele sunt definite și documentate în mod corespunzător.

Analiza capabilității unității privind îndeplinirea cerințelor clienților

Luând în considerare rezultatele analizelor efectuate referitoare la cerințele clienților și la oferta altor organizații cu acelasi profil , managementul S.C. ROBYPAN S.R.L. se asigură că organizația este capabilă să satisfacă cerințele respective. In acest scop sunt luate în considerare resurselor disponibile, precum și perspectivele de dezvoltare ale firmei, în raport cu obiectivele sale strategice. In Manualul Calității sunt precizate responsabilitățile implicate pentru evaluarea capabilității organizației.

Inregistrările referitoare la această evaluare sunt păstrate o perioadă determinată.

Comunicarea cu clienții externi și interni

Cerințe: Conducerea organizației trebuie să identifice și să implementeze un sistem de comunicare permanentă cu clienții.

În Manualul Calității este prezentat modul în care se asigură comunicarea cu clienții externi și interni, pentru a putea lua în considerare cerințele acestora în definirea proceselor organizației. Sistemul de comunicare este astfel definit încât să poată fi obținute informațiile necesare atât la nivelul organizației cât și la nivelul fiecărei entități funcționale (departament/ compartiment administrativ).

H) Implementarea operațională a SMC în cadrul organizației

Implementarea operațională a SMC a presupus parcurgerea tuturor etapelor descrise anterior .

Responsabilitatea implementării SMC a revenit intregului personal , top managementul și Managerul pentru calitate/RMCM asigurându-se că acesta a fost instruit și constientizat .

In implementarea SMC s-a avut in vedere conformarea cu cerințele standardului ISO 9001:2008 , managementul asigurându-se ca Sistemul de Management al Calității este monitorizat , evaluat , menținut și aflat intr-o imbunătățire continuă.

I) Evaluare , analiză și îmbunătățirea rezultatelor

Cerințe: Conducerea unității trebuie să asigure un sistem corespunzător de evaluare, analiză și îmbunătățire a rezultatelor obținute, în raport cu cerințele clienților externi și interni și cu cerințele specificate, referitoare la sistemul de management al calității. Un asemenea sistem presupune:

planificarea activităților de analiză, evaluare și îmbunătățire a rezultatelor;

definirea metodologiei de evaluare a cerințelor clienților externi și interni;

stabilirea metodologie de evaluare și monitorizare a sistemului de management al calității unității;

colectarea, prelucrarea și comunicarea datelor necesare pentru monitorizarea și îmbunătățirea performanțelor firmei, la nivelul fiecărei entități funcționale.

Conducerea unității a definit și a implementat activități de evaluare și monitorizare necesare pentru a asigura conformitatea sistemului de management al calității cu cerințele specificate. În acelasi timp au fost identificate posibilitățile de îmbunătătire a eficacității și eficienței sistemului de management al calității. În acest scop au fost luate în considerare rezultatele evaluării satisfacției clienților externi și interni, ale auditurilor interne, precum și rezultatele evaluării competențelor dobândite, în raport cu cerințele definite.

Evaluarea satisfacției clienților externi și interni

Evaluarea satisfacției clienților este asigurată în mod continuu, astfel încât să poată fi întreprinse acțiunile corective și de îmbunătățire necesare, la momentul potrivit, cu privire la procesele unității. Satisfacția clienților este evaluată și în raport cu oferta altor firme cu același profil, mai ales a celor cu performanțe deosebite, apelând în acest scop la benchmarking. Pot fi, astfel, mai bine definite direcțiile prioritare de acțiune pentru creșterea avantajului competitiv al unității.

Rezultatele evaluării satisfacției clienților sunt sintetizate și prezentate de Managerul pentru calitate, cu prilejul analizei sistemului de management al calității efectuată de top managementul organizației, pentru a fi stabilite măsurile corective sau de îmbunătățire necesare.

În Manualul Calității se precizează cum se asigură verificarea implementării acestor acțiuni și eficacitatea lor în eliminarea neconformităților, în raport cu cerințele clienților.

Înregistrările cu privire la evaluarea satisfacției clienților sunt elaborate, difuzate și păstrate o perioadă determinată, în conformitate cu procedura "Controlul înregistrărilor".

Auditul intern al sistemului de management al calitătii

Cerințe: Managementul din cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L. se asigură de planificarea și efectuarea de audituri interne ale Sistemului de Management al Calității, pe baza unei proceduri documentate, în două scopuri principale:

pentru a verifica dacă sistemul de management al calității este conform cu cerințele specificate;

pentru a determina eficacitatea acestui sistem în realizarea obiectivelor referitoare la calitate.

Auditurile sistemului de management al calității din cadrul organizației sunt realizate în scopuri interne și externe: pentru evaluarea propriului sistem de management al calității, în raport cu un anumit standard sau pentru a verifica dacă acest sistem este implementat și satisface în permanență cerințele specificate. Prin această evaluare se urmărește determinarea conformității elementelor sistemului de management al calității cu cerințele specificate, stabilindu-se acțiunile corective necesare pentru eliminarea neconformităților.

Efectuarea auditurilor interne ale SMC se încredințează unei echipe de audit, a cărei activitate este condusă și coordonată de către un auditor șef. Membrii echipei de audit nu au responsabilități directe în domeniile / compartimentele auditate.

În Manualul Calității este prezentată succint metodologia adoptată pentru auditurile interne ale SMC, făcându-se trimitere la procedura documentată ,,Audit intern „ ( ANEXA 6 ) care detaliază această metodologie, precum și responsabilitățile și competențele decizionale stabilite.

Responsabilitatea stabilirii acțiunilor corective pentru eliminarea neconformităților identificate cu prilejul auditului, sau a cauzelor acestora, revine compartimentului auditat. Responsabilitatea auditorului se limitează la identificarea neconformităților. Luând în considerare constatările menționate în raportul de audit și în rapoartele de neconformități, responsabilul de process auditat inițiază și implementează acțiunile corective/ preventive necesare pentru a elimina neconformitățile și cauzele acestora. Transmite apoi, rapoartele de neconformități completate cu acțiunile corective stabilite, managerului pentru calitate, în maximum 15 zile de la primirea raportului de audit, pentru ca aceste acțiuni să fie evaluate de auditorul șef. Acțiunile corective inițiate sunt verificate, de regulă, cu prilejul următorului audit programat pentru procesul respectiv. Dacă se consideră necesar, poate fi efectuat un audit de urmărire (neprogramat), pentru a verifica acțiunile corective/ preventive inițiate de auditat.

În cadrul auditului de verificare a aplicării acțiunilor corective/ preventive se închide dosarul de audit și se consemnează implementarea și eficacitatea acestor acțiuni în rubrica corespunzătoare a rapoartelor de neconformități inițiale. În cazul în care acțiunile corective nu au fost implementate, se stabilesc noi măsuri și termene de aplicare, cu acordul RMCM (Managerul pentru calitate) și se planifică un nou audit intern.

Rezultatele auditurilor interne sunt luate în considerare în cadrul “analizei sistemului de management al calității” efectuate de managementul organizației.

Analiza sistemului de management al calității efectuată de top management

Cerințe: Top managementul organizației S.C. ROBYPAN S.R.L. analizează Sistemul de Management al Calității, la intervale prestabilite, pentru a asigura conformitatea cu cerințele specificate și funcționarea eficace a acestui sistem. Analiza include evaluarea măsurilor de îmbunătățire necesare cu privire la sistemul de management al calității, inclusiv a politicii și obiectivelor referitoare la calitate.

Sistemul de management al calității este analizat periodic de către top management, la intervale care sunt precizate în Manualul Calității, punându-se accentul pe necesitatea și posibilitățile de îmbunătățire ale acestuia, în raport cu cerințele specificate și cu obiectivele referitoare la calitate.

Toate aceste informații se obțin, în principal, din raportul prezentat de Managerul pentru calitate, în calitate de reprezentant al managementului pentru Sistemul de Management al Calității.

Cu prilejul acestei analize sunt stabilite acțiuni pentru:

îmbunătățirea sistemului de management al calității;

îmbunătățirea calității prestării serviciilor;

determinarea resurselor necesare pentru îmbunătățirea sistemului de management al calității.

Observațiile, concluziile și recomandările făcute cu prilejul acestei analize, consemnate în scris, servesc ca bază pentru definirea unui program de îmbunătățire a sistemului de management al calității. In acest program sunt precizate termenele și reponsabilitățile pentru aplicarea măsurilor preconizate.

Inregistrările referitoare la aceste analize (raportul directorului cu asigurarea calității, procesul verbal încheiat cu prilejul analizei și programele de îmbunătățire propuse) sunt păstrate o perioadă determinată, care este menționată în manualul calității.

BIBLIOGRAFIE

Pekar V., „Marketingul panificației. Probleme și studii de caz”, Ed.Junimea, Iași, 1997;

Săseanu A.S., „Strategii manageriale în industria de panificație”, Editura Matrix Rom, București, 2005;

Autoritatea Națională pentru Protecția consumatorului disponibilă on-line la adresa: http://www.anpcnet.ro

S.C. Boromir Ramnicu Valcea- Manualul Calitatii

Standardul ISO 9001:2008

ANEXA 1

Foaia de gardă

S.C. ROBYPAN S.R.L.

MC – 01

MANUALUL CALITĂȚII

Aprobat de Administratorul general :

Data: 17.05.2015

Ediția : 1

Revizia : 0

Exemplarul nr.

Document controlat / informativ

FPS-01/01-rev.0/25.03.2015 ANEXA 1

Lista de difuzare

LISTA DE DIFUZARE

FPS-01/01-rev.0/25.03.2015

ANEXA 1

Situația reviziilor

SITUAȚIA REVIZIILOR

FPS-01/02-rev.0/25.03.2015

ANEXA 1

Cuprins MC

PS-01/03-rev.0/25.02.2015

ANEXA 1

Formular redactare

FPS-01/03-rev.0/25.02.2015

ANEXA 1

În cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L. structura MC este în strânsă concordanță cu cerințele stipulate în standardele SR EN ISO 9000:2006 și SR EN ISO 9001:2008 referitoare la Sistemul de Management al Calității și la documentația acestuia.

Declarația administratorului general al S.C. ROBYPAN S.R.L. privind politica referitoare la calitate este următoarea:

,,Organizația, pe baza experienței acumulate, își desfășoară activitatea în domeniul alimentației publice , executând atât produse de panificație ,cofetărie și patiserie cât și comercializarea acestora in cadrul unității de desfacere proprii.

Organizația îmbină într-o gamă complexă producția cu serviciile și cu stilul flexibil de abordare a oricărora dintre acestea orientându-și strategia și tactica spre satisfacerea într-un grad cât mai ridicat al cerințelor explicite și implicite ale clienților.

Pentru acesta Administratorul general al organizației ca reprezentant al S.C. ROBYPAN S.R.L. se angajează la:

dezvoltarea și implementarea continuă a unui Sistem de Management al Calității care utilizează ca mod de lucru abordarea bazată pe procese conform SR EN ISO 9001:2008;

respectarea termenelor contractuale, a cerințelor actelor normative și de reglementare din domeniul alimentației publice și al panificației;

orientarea către satisfacerea clienților printr-o monitorizare și măsurare a satisfacției clienților;

instruirea, conștientizarea și implicarea tuturor angajaților pentru cunoașterea, înțelegerea, realizarea cerințelor clienților, astfel încât să privească termenul calitate ca pe un concept care se construiește și se realizează de către tot personalul implicat într-un anumit proces;

îmbunătățirea mijloacelor de comunicare pe verticală cât și pe orizontală în cadrul organizației astfel încât să se poată face dovada obiectivă că această politică este înțeleasă și cunoscută la toate nivelurile;

Conducerea S.C. ROBYPAN S.R.L. analizează periodic politica referitoare le calitate și se asigură că aceasta este continuu adecvată și că toate activitățile sunt integrate în cadrul unor procese bine definite, înțelese conduse și corelate ca un sistem întreg.

Evaluarea furnizorilor, crearea și menținerea unor relații de parteneriat cu furnizorii sau subcontractanții constituie bazele succesului organizației pentru toate produsele și serviciile achiziționate.

Toate aceste principii la care se adaugă modificările impuse de piață, aflată într-o continuă modificare, nu se pot realiza fără o cultură proprie organizației noastre combinată cu îmbunătățirea continuă a performanțelor globale, respectiv autoevaluarea pe fiecare activitate luată ca și proces.

Calitatea reprezintă factorul important pentru obținerea și păstrarea unui înalt nivel de competitivitate pe piața de execuție a produselor de panificație și a serviciilor de alimentație publica .

În acest moment conducerea firmei a definit responsabilitatea, autoritatea și relațiile reciproce pentru personalul care conduce, execută și verifică activitatea care influențează calitatea.”

Semnează :

Administrator general

Ing. Pîrvulescu Adina

În Anexa 1 se poate vedea structura MC pentru SMC din cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L. – Cheia , Râmnicu Vâlcea.

În continuare, numerotația capitolelor și subcapitolelor este strict legată de Manual Calității și nu are legătură cu numerotația capitolelor și subcapitolelor lucrării.

Manualul calității se arhivează de către fiecare destinatar în momentul în care acesta este înlocuit cu o ediție/revizie nouă. Destinatarul arhivează exemplarul său perimat/scos din uz, pe o perioadă de 3 ani.

ANEXA 1

MANUALUL CALITĂȚII

0. INTRODUCERE

0.1. Generalități

S.C. ROBYPAN S.R.L. a proiectat un Sistem de Management al Calității care satisface cerințele standardului SR EN ISO 9001:2008.

Pe această bază, organizația S.C. ROBYPAN S.R.L. dorește să construiască Sistemul de Management al Calității, care pe lângă controlul și asigurarea calității să dezvolte și funcțiile de planificare și îmbunătățire a calității, precum și o strategie globală pe termen lung.

Prin implementarea sistemului de management al calității S.C. ROBYPAN S.R.L. urmărește :

executarea de produse care să satisfacă așteptările clienților referitoare la calitate și caracteristici, oferite la prețuri competitive și nu în ultimul rând obținute în condiții de profit ;

utilizarea cu succes a tehnologiei avansate și dezvoltarea de procese noi care să conducă la realizarea de noi produse ;

dezvoltarea relației calitate-eficacitate resurse umane, prin acordarea de sprijin în utilizarea cunoștințelor, îndemânării și aptitudinilor personalului, în rezolvarea problemelor de calitate și stimularea lucrului în echipă;

dezvoltarea capabilității organizației de a constitui noi parteneriate cu potențiali furnizori și clienți precum și alte organizații care sunt importante pentru succesul organizației.

Managementul de la cel mai înalt nivel de la S.C. ROBYPAN S.R.L. consideră că există spiritul managerial și climatul necesar ca întreg personalul să aibă capacitatea de a găsi soluții și răspunsuri adecvate la evoluția cerințelor clienților, că există resurse suficiente pentru atigerea cu succes a obiectivului propus.

0.2. Prezentarea societății

Actul de înființare : S.C. ROBYPAN S.R.L. a fost înființată în anul 2005 ca societate comerciala cu raspundere limitată cu capital integral privat romanesc. Durata societății este nelimitată cu începere de la data înregistrării la Registrul Comerțului Vâlcea.

Statutul juridic : S.C. ROBYPAN S.R.L. are personalitate juridică proprie și cont în bancă conform Legii nr.31/1990 modificată și completată cu OU nr.32/1997. Desfășoară relații economice, financiare și juridice cu societăți comerciale, firme și alte forme de organizare independente sau profesionale. Este înregistrată la Registrul Comerțului Vâlcea cu nr : J38/589/1996, cod fiscal R8859187

Sediul societății : România, Băile Olanești, sat Cheia, nr.154, județul Vâlcea

Mijloace de comunicare : tel/fax : 0250/

Număr salariați : 20

Obiectul de activitate, conform codului C.A.E.N -2008, sunt următoarele :

107-Fabricarea produselor de brutărie și a produselor făinoase

1072- Fabricarea biscuițițor și pișcoturilor, fabricarea prăjiturilor și a produ selor conservate de patiserie

472-Comert cu amanuntul al produselor alimentare, bauturilor si al produselor din tutun, in magazine specializate

4724-Comert cu amanuntul al painii, produselor de patiserie si produselor zaharoase, in magazine specializate

4725-Comert cu amanuntul al bauturilor, in magazine specializate

56- Restaurante si alte activitati de servicii de alimentatie

563- Baruri si alte activitati de servire a bauturilor

Principalele produse de patiserie-cofetărie fabricate și comercializate de către S.C. ROBYPAN S.R.L. sunt :pișcoturi, fursecuri, cornuri cu rahat ,cornuri croissant , ștrudel cu mere, plăcintă cu brânză , plăcintă cu nucă , plăcintă cu fructe , sărățele , covrigei sărați , prăjituri de casă , prăjituri amandine , prăjituri șanticler , ecleruri , savarine, tort de ciocolată, tort diplomat , tarte cu fructe , turtă dulce , bomboane fondante , etc

Produsele și serviciile societății au reușit să se impună într-un mediu concurențial, raportul preț/calitate permițând un salt important al veniturilor din exploatare în anul 2008.

În scopul promovării produselor sale firma ROBYPAN a inițiat :

acțiuni de reclamă prin posturile regionale de televiziune VTV și VÂLCEA 1

serie de anunțuri publicitare în ziarele “Curierul de Vâlcea”, „Gazeta de Vâlcea”,etc.

a sponsorizat cu produsele sale diferite evenimente organizate de către Camera de Comerț și Industrie Vâlcea ( simpozioane , întâlniri de afaceri )sau de către Primăria comunei Băile Olănești.

Infrastructura:

– 1 spațiu de servire cu suprafața de 34 mp , dotat cu mobilier corespunzător

– 2 sectii de productie : o secție pentru patiserie, piscoturi, croissant și o secția pentru cofetarie

– 1 laborator propriu de analize fizico-chimice pentru :făină,produse de patiserie și cofetărie

In plus, periodic se fac analize la laboratoare acreditate, conform unui grafic stabilit

Sectia patiserie are suprafata de 130mp si dotarea tehnologica:

– siloz faina 1bucx 12 to

– malaxor 2bucx250kg

– masina laminat 1buc

– banda transport – 1buc

– cuptoare rotative 2buc

– camera frig – 1 buc

– balanta electronica 15 kg – 1 buc

Logistică

S.C. ROBYPAN S.R.L. are în dotare 1 autoutilitară IVECO de 1 tonă , 2 autoturisme CIELO si o Dacia papuc.

Resurse umane

– nr.total de angajati: 20 din care 3 cu studii superioare

Clienții firmei sunt consumatorii locali și turișii , firma comercializând produsele fabricate în spațiul(magazinul) propriu de desfacere.

Concurența la nivel local nu există, firma ROBYPAN fiind singura de acest gen în localitate.

Situându-se la distanță relativ mică de stațiunea Băile Olănești , firmele cu profil de patiserie-cofetărie din această localitate reprezintă concurența.

Principalii furnizori :

S.C. ARROYO SL-Ramnicu Valcea : brânză

Romiv SRL- Ramnicu Valcea : arome

FALA SRL-Râmnicu Vâlcea”: drojdie

FALA SRL-Râmnicu Vâlcea: ciocolată menaj

S.C. LACTIDO SA CRAIOVA- Craiova: lapte condensat

S.C. ANNABELLA s.r.l – Râmnicu Vâlcea : gem de fructe

GIB GABRIEL I.I.– Vâlcea : prune

S.C. OLPO-Podari : ulei vegetalAMYLON SA- Sibiu :glucoză de porumb

NORDIC IMPEX S.R.L. Râmnicu Vâlcea : făină

ORKLA FOODS ROMANIA S.A. Craiova : unt

SANO VITA S.R.L. Păușești Măglaș ( Vâlcea) :nuci

AKTIV SERV Bucuresti margarină

S.C. AVICOLA Băbeni : ouă

EUROCONNEXION S.R.L.Budești( Vâlcea) : portocale

NORDIC IMPEX S.R.L.Râmnicu Vâlcea : zahăr

FALA SRLRâmnicu Vâlcea”-amelioratori

CHIMROCraiova :antioxidanți

ALMAROM s.r.l. –Râmnicu Vâlcea : etichete

DUPLEX S.R.L. Râmnicu Vâlcea cutii de carton

PROMOTIONAL PUBLISTAR SRL: folie transparentă ambalare

1. PREZENTARE MANUAL

1.1.Scop

Prezentul Manual al Calității enunță politica referitoare la calitate precum și obiectivele calității așa cum sunt formulate de către administratorul general al S.C. ROBYPAN S.R.L. . De asemenea, în Manualul Calității este descris Sistemul de Management al Calității reprezentat printr-un ansamblu de cerințe generale și specifice funcționării sale, construit și implementat pentru realizarea și menținerea calității produselor și serviciilor executate de către S.C. ROBYPAN S.R.L., pentru satisfacerea clienților și menținerea încrederii în competența sa.

Manualul Calității definește metodele folosite de către S.C. ROBYPAN S.R.L. pentru atingerea obiectivelor calității stabilite și precizează organizarea structurală, responsabilitățile șii autoritatea personalului implicat în organizarea și implementarea Sistemului de Management al Calității.

Manualul Calității se utilizează pentru documentarea într-un mod ordonat a proceselor care se desfășoară în cadrul organizației și a cerințelor necesare pentru buna lor funcționare, pentru cunoașterea și aplicarea acestora de către întreg personalul, pentru verificarea implementării Sistemului de Management al Calității. Manualul Calității este utilizat și pentru demonstrarea conformității Sistemului de Management al Calității cu cerințele standardului SR EN ISO 9001:2008, acesta fiind documentul de referință pentru evaluarea efectuată în scopul acordării și/sau menținerii certificării.

1.2.Domeniu de aplicare

Domeniul de aplicare al Manualului Calității estre reprezentat de ansamblul activităților si acțiunilor desfășurate de către S.C. ROBYPAN S.R.L. în vederea executării de produse și servicii de bună calitate, conform specificului activității, pentru a satisface cerințele clienților.

Prezentul MC se aplică Sistemului de Management al Calității pentru produsele (serviciile) executate de către S.C. ROBYPAN S.R.L. , excepție făcând punctul 7.3. (Proiectare)

1.3 .Organizarea și administrarea Manualului Calității

Manualul Calității este structurat pe capitole dezvoltate în paragrafe și subparagrafe.

Responsabilitatea elaborării Manualului Calității revine Responsabilului cu Managementul

Calității iar aprobarea revine Administratorului organizației.

Revizia Manualului Calității se face periodic, o dată la doi ani, sau ori de către ori necesitățile o impun, asupra întregii ediții sau asupra unor capitole din acesta, de către aceleași funcții ca la redactarea inițială (ediția 1, revizia 0). Numărul reviziilor începe cu cifra „0” și se menționează pe fiecare pagină din manual.

Reeditarea Manualului Calității se face după 5 revizii sau când există modificări importante în organizarea S.C. ROBYPAN S.R.L., modificându-se documentele de referință sau reformulându-se politica în domeniul calității, caz în care reeditarea este decisă de către Administratorul organizației. Reeditarea se face în aceleași condiții ca și redactarea inițială. Numărul edițiilor începe cu cifra „1” și se menționează pe fiecare pagină din manual.

Difuzarea Manualului Calității se realizează în regim controlat de către Responsabilul cu Managementul Calității pe baza listei de difuzare cod FPS –01/05 aprobată de către Administratorul organizației.

Arhivarea Manualului Calității se face de către Responsabilul Management Calitate. Alte detalii privind acest paragraf sunt prezentate în procedura de sistem PS – 01 Controlul documentelor.

2.DOCUMENTE DE REFERINȚĂ ȘI PREVEDERI LEGALE APLICABILE

2.1. Documente de referință

2.2. Prevederi legale cu caracter general

Conform ANEXA nr. 2

3. TERMINOLOGIE ȘI ABREVIERI

În prezentul manual sunt aplicate definițiile din standardul ISO 9000:2006.

3.1.Termeni referitori la calitate

3.1.1. Calitatea : măsura în care un ansamblu de caracteristici intrinseci îndeplinesc cerințele.

3.1.2. Cerință : nevoie sau așteptare care este declarată, în general implicită sau obligatorie.

3.1.3. Satisfacție a clientului : percepție a clientului despre măsura în care cerințele clientului au fost îndeplinite.

NOTA 1 : Reclamațiile clientului sunt un indicator obișnuit al satisfacției scăzute a clientului , dar absența acestora nu implică în mod necesar o satisfacție înaltă a clientului.

NOTA 2 : Chiar dacă cerințele clientului au fost stabilite cu acesta și au fost îndeplinite , aceasta nu asigură în mod necesar și o satisfacție înaltă a clientului.

3.1.4. Capabilitate : abilitatea unei organizații , sistem sau proces de a realiza un produs care va îndeplini cerințele pentru acel produs.

3.2.Termeni referitori la management

3.2.1. Sistem de management : ansamblu de elemente corelate sau în interacțiune prin care se stabilesc politica și obiectivele și se realizează acele obiective.

NOTA : Un sistem de management al unei organizații poate include diferite sisteme de management cum sunt: un sistem de management al calității , un ssâistem de management financiar , al mediului, al siguranței alimentului,etc

3.2.2. Sistem de management al calității :sistem de management prin care se orientează și se controlează o organizație în ceea ce privește calitatea.

3.2.3. Politica referitoare la calitate : intenții și orientări generale ale unei organizații referitoare la calitate așa cum sunt exprimate oficial de managementul de la cel mai înalt nivel.

3.2.4. Obiectiv al calității :ceea ce se urmărește sau spre care se tinde , referitor la calitate.

NOTA 1 : În general obiectivele calității se bazează pe politica organizației referitoare la calitate.

NOTA 2 : În general obiectivele calității sunt specificate pentru nivelurile și funcțiile relevante din organizație.

3.2.5. Managementul de la cel mai înalt nivel :persoană sau grup de persoane de cel mai înalt nivel care orientează și controlează o organizație.

3.2.6. Planificarea calității : parte a managementului calității concentrată pe stabilirea obiectivelor calității și care specifică procesele operaționale necesare ăi resursele aferente pentru a îndeplini obiectivele calității.

NOTA : Stabilirea planurilor calității poate fi parte a planificării calității.

3.2.7. Controlul calității : parte a managementului calității, concentrată pe îndeplinirea cerințelor referitoare la calitate.

3.2.8. Asigurarea calității : parte a managementului calității , concentrată pe furnizarea încrederii că cerințele referitoare la calitate vor fi îndeplinite.

3.2.9. Îmbunătățirea calității : . parte a managementului calității , concentrată pe creșterea abilității de a îndeplini cerințele referitoare la calitate.

NOTA : Cerințele referitoare la orice aspecte cum ar fi: eficacitatea, eficiența sau trasabilitatea.

3.2.10. Îmbunătățirea continuă : activitate repetată pentru a crește abilitatea de a îndeplini cerințele.

NOTA: Procesul de stabilire a obiectivelor și de determinare a oportunităților de îmbunătățire este un proces continuu care utilizează constatările auditului și concluziile auditului, analiza de date , analize efectuate de management sau alte mijloace și conduce în general la acțiuni corective și preventive.

3.2.11. Eficacitate : măsura în care activitățile planificate sunt realizate și sunt obținute rezultatele planificate.

3.2.12. Eficiență : relație între rezultatul obținut și resursele utilizate.

3.3. Termeni referitori la organizație

3.3.1. Organizație : grup de persoane și facilități cu un ansamblu de responsabilități , de autorități și relații determinate ( ex. companie, corporație, firmă, întreprindere , instituție, organizație de caritate , comerciant individual, asociație sau părți sau combinații ale acestora.

3.3.2. Structura organizatorică : ansamblu de responsabilități , autorități și relații dintre persoane.

3.3.3. Infrastructura: ,,organizație”, sistem de facilități , echipamente și servicii necesare pentru funcționarea unei organizații.

3.3.4. Mediu de lucru : ansamblu de condiții în care se desfășoară activitatea.

NOTA : Condițiile includ factori fizici, sociali, psihologici și de mediu ( cum ar fi temperatura, scheme de recunoaștere a meritelor, factori ergonomici și cei referitori la compoziția atmosferei).

3.3.5. Client : organizație sau persoană care primește un produs ( ex. consumator, cumpărător, utilizator final, comerciant cu amănuntul, beneficiarși achizitor).

NOTA: Un client poate fi din interiorul sau exterioarul organizației.

3.3.6. Furnizor : organizație sau persoană care furnizează un produs ( ex. producător, distribuitor, comerciant cu amănuntul sau vânzător al unui produs, sau furnizor al unui serviciu sau al unei informații).

NOTA 1 : Un furnizor poate fi din interiorul sau exteriorul organizației.

NOTA 2 : În situații contractuale furnizorul este denumit uneori ,,contractant”.

3.3.7. Parte interesată : persoane sau grup de presoane care au un interes referitor la funcționarea sau succesul unei organizații ( ex. clienți, proprietari, persoane în cadrul unei organizații, furnizori, bancheri, sindicate, parteneri sau societăți).

3.4. Termenei referitori la proces și produs

3.4.1. Proces : ansamblu de activități corelate sau în interacțiune care transformă elemente de intrare în elemente de ieșire.

3.4.2. Produs : rezultat al unui proces.

NOTA 1 : Există patru categorii generice de produse, după cum urmează :

-servicii

-software

-hardware

materiale procesate

NOTA 2 : Serviciul este rezultatul cel puțin al unei activități realizate în mod necesar la interfața dintre furnizor și client și este în general imaterial.

3.4.3. Proiect : proces unic care constă dintr-un ansamblu de activități coordonate și controlate , cu dată de început și finalizare, întreprins pentru realizarea unui obiectiv onform cerințelor , specifice și care include constrângeri referitoare la timp, costuri și resurse.

3.4.4. Proiectare și dezvoltare : ansamblu de procese care transformă cerințe în caracteristici specifice sau în specificații ale unui produs,proces sau sistem.

3.4.5. Procedură : mod specificat de desfășurare a unei activități sau al unui proces.

NOTA 1 : Procedurile pot fi documentate sau nu.

NOTA 2 : Atunci când o procedură este documentată , se utilizează frecvent termenul de ,,procedură scrisă” sau,,procedură documentată”. Documentul care conține o procedură poate fi definit ca ,,procedură document”.

3.5. Termeni referitori la caracteristici

3.5.1. Trasabilitate : abilitatea de a reconstrui istoricul, aplicarea sau localizarea a ceea ce este luat în continuare în considerare.

NOTA : Atunci când este luat ân considerare un produs, trasabilitatea se poate referi la:

-originea materialelor și componentelor

-istoricul procesării

-distribuția și localizarea produsului după livrare

3.6. Termeni referitori la conformitate

3.6.1. Conformitate : ândeplinirea unei cerințe.

3.6.2. Neconformitate : neândeplinirea unei cerințe.

3.6.3. Defect : neândeplinirea unei cerințe referitoare la o utilizare intenționată sau specificată.

3.6.4. Acțiune preventivă : acțiune de eliminare a cauzei unei neconformități potențiale sau a altei situații nedorite potențiale.

3.6.5. Acțiune corectivă : acțiune de eliminare a cauzei unei neconformități sau a altei situații nedorite detectate.

3.6.6. Corecție : acțiune pentru a elimina o neconformitate constatată.

3.6.7. Repreluare ( remaniere ) : acțiune asupra unui produs neconform , pentru a-l face conform cu cerințele.

3.6.8. Reparare : acțiune asupra unui produs neconform pentru a-l face acceptabil pentru utilizarea intenționată.

3.6.9. Rebutare : acțiune asupra unui produs neconform pentru a-i împiedica utilizarea intenționată inițial.

3.7. Termeni referitori la documentație

3.7.1. Document : informația împreună cu mediul ei suport ( ex. înregistrare , specificație , document procedură, desen , raport,standard ).

NOTA 1 : Mediul poate fi hârtie, discuri magnetice,electronice sau optice pentru computer,

fotografie sau mostra sau combinații ale acestora.

NOTA 2 : Un set de documente , de exemplu specificații și înregistrări este frecvent denumit ,,documentație”.

NOTA 3 : Unele cerințe ( lizibilitatea ) se referă la toate tipurile de documente ,totuși pot fi cerințe diferite pentru specificații ( ex. să fie controlată revizia ) și înregistrări ( ex. cerințe de a fi regăsite ).

3.7.2. Specificație : document care stabilește cerințe .

3.7.3. Manualul Calității : document care descrie sistemul de management al calității al unei organizații.

3.7.4. Planul Calității : document care specifică ce proceduri și resurse asociate trebuie aplicate , de cine și când , pentru un anumit proiect, proces, produs sau contract.

3.7.5. Înregistrare : document prin care se declară rezultate obținute sau furnizează dovezi ale activităților realizate.

NOTA : Înregistrările pot fi utilizate, de exemplu,pentru a documenta trasabilitatea și pentru a furniza dovada verificării acțiunii preventive și corective.

3.8. Termeni referitori la examinare

3.8.1. Inspecție : evaluarea conformității prin observare și judecare însoțite după măsurare , încercare sau comparare cu un calibru.

3.8.2. Încercare : determinarea uneia sau mai multor caracteristici în conformitate cu procedura.

3.8.3. Verificare : confirmare, prin furnizare de dovezi obiective că au fost îndeplinite cerințele specificate.

NOTA : Confirmarea poate include activități ca :

efectuarea de calcule alternative

compararea unei specificații pentru un proiect nou cu o specificație pentru un proiect similar verificat

efectuarea de încercări și demonstrații

analizarea documentelor înainte de emitere.

3.8.4. Validare : confirmare, prin furnizarea de dovezi obiective că au fost îndeplinite cerințele pentru o anumită utilizare sau o aplicare intenționată.

3.9. Termeni referitori la audit

3.9.1. Audit: proces sistemic, independent și documentat în scopul obținerii de dovezi de audit și evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit.

3.9.2. Program de audit : ansamblu de unu sau mai multe audituri planificate pe un anumit interval de timp și orientate spre un scop anume.

3.9.3. Criterii de audit : ansamblu de politici , proceduri sau cerințe utilizate ca o referință.

3.9.4. Dovezi de audit : înregistrări , enunțarea faptelor sau alte informații care sunt relevante în raport cu criteriile de audit și verificabile.

3.9.10. Constatări ale auditului : rezultatele evaluării dovezilor de audit colectate în raport cu criteriile de audit.

3.9.11. Concluzii ale auditului : rezultatele unui audit furnizate de echipa de audit , după luarea în considerare a obiectivelor de audit și a tuturor constatărilor de audit.

3.9.12. Auditat : organizație care este auditată.

3.9.13. Auditor : persoană care are competențe de a efectua un audit.

3.9.14. Echipa de audit : unul sau mai mulți auditori care fectuează un audit

3.9.15. Expert tehnic ,,audit” : persoană care furnizează cunoștințe sau experiența profesionașă specifice în legătură cu subiectul de auditat.

3.10. Termeni referitori la asigurarea calității proceselor de măsurare

3.10.1. Proces de măsurare : ansamblu de operații având ca scop determinarea valorii unei mărimi.

3.10.2. Echipament de măsurare : mijloc de măsurare , software, etalon, material de referință sau aparatura auxiliară sau combinații ale acestora necesare pentru a realiza un proces de măsurare

Abrevieri

Tabel 9 Abrevieri

4. SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITĂȚII

4.1. Cerințe generale

S.C. ROBYPAN S.R.L. a proiectat și implementat un SMC conform ISO 9001 :2008 și pentru aceasta :

a identificat procesele necesare SMC și aplicarea acestora,

a determinat succesiunea și interacțiunea acestor procese,

a identificat și asigurat resursele necesare pentru a asigura operarea proceselor,

monitorizează, măsoară și analizează aceste procese,

implementează acțiuni necesare pentru a realiza rezultatele planificate și îmbunătățirea continuă a acestor procese.

În Fig. 2 sunt indicate categoriile de procese aplicate în cadrul societății

Fig. 2 Categorii de procese din cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L.

4.2. Cerințe referitoare la documentație

4.2.1. Documentele SMC din cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L. sunt următoarele :

Declarația Administratorului General privind politica referitoare la calitate, care este documentată în MC

Obiectivele calității sunt stabilite anual de către conducerea societății;

Manualul calității – MC ;

Proceduri

Proceduri de sistem :

PS – 01, Controlul documentelor

PS – 02, Controlul înregistrărilor

PS – 03, Control produs neconform

PS – 04, Audit intern

PS – 05, Acțiuni corective

PS – 06, Acțiuni preventive

Aceste proceduri sunt proceduri obligatorii in documentația unui Sistem de Management al Calității .

In ANEXELE 3-9 sunt prezentate procedurile de sistem din cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L.

Proceduri operaționale :

PO – 01, Analiza efectuată de management

PO – 02, Aprovizionare

PO-03, Verificarea produsului aprovizionat

PO – 03, Evaluarea satisfacției clienților

PO-O4, Recepția

PO – 04, Instruire

Instrucțiuni de lucru

IL – 01, Modul de depozitare a materialelor aprovizionate

IL – 02, Modul de ambalare a produselor de panificație

IL – 03, Modul de servire a produselor in cazul desfacerii in magazinul propriu

Alte documente necesare societății.

4.2.2 Controlul documentelor

S.C. ROBYPAN S.R.L. are stabilită și documentată procedura PS–01 privind „Controlul documentelor”. Controlul documentelor este un proces ce se aplică pe toată durata de viață a acestora pentru a se asigura că:

documentele sunt emise, verificate și aprobate de personal autorizat înainte de multiplicare și difuzare pentru a intra în sistem numai documente adecvate;

edițiile valabile ale documentelor, inclusiv reviziile acestora, sunt disponibile în toate punctele de utilizare;

toate modificările aduse documentelor SMC sunt identificate, efectuate și aprobate de aceleași funcții

care au emis și aprobat documentele inițiale;

documentele perimate sunt retrase prompt din uz, iar cele păstrate în alte scopuri sunt identificate corespunzător;

documentele rămân lizibile și identificabile cu ușurință;

documentele de proveniență externă sunt identificabile și distribuția lor este controlată.

Fiecare document al SMC (manual, proceduri, formulare aferente, etc.) emis în cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L. se va codifica în mod unic. Documentele revizuite vor purta același cod ca și documentele originale. S.C. ROBYPAN S.R.L. ține la zi Lista documentelor SMC cu ediția/revizia respectivă.

Difuzarea documentelor este controlată pentru a se asigura că documentația pusă la dispoziția personalului organizației este cea corespunzătoare și pentru a preveni utilizarea neintenționată a documentelor perimate.

4.2.3. Controlul înregistrărilor

S.C. ROBYPAN S.R.L. are stabilită procedura privind controlul înregistrărilor, PS-02, prin care se poate demonstra că Sistemul de Management al Calității este eficient, este în conformitate cu cerințele și se aplică în toate activitățile. Înregistrările trebuie să rămână lizibile, identificabile și regăsibile cu ușurință. Înregistrările trebuie păstrate pe o perioadă de timp corespunzătoare cu legislația în vigoare sau cu obligațiile contractuale.

Accesul la înregistrări se face conform prevederilor din fiecare procedură cu acordul Administratorul organizației și al RMC.

5. RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

5.1 Angajamentul managementului

Conducerea S.C. ROBYPAN S.R.L. demonstrează permanent angajamentul său privind dezvoltarea și implementarea SMC precum și continua sa îmbunătățire și eficacitate prin:

stabilirea unei politici referitoare la calitate adecvată scopului organizației;

stabilirea obiectivelor calității în concordanță cu politica referitoare la calitate;

comunicarea în cadrul organizației a importanței satisfacerii cerințelor clienților;

comunicarea în cadrul organizației a importanței respectării cerințelor legale și a celor de reglementare;

analiza periodică a SMC efectuată de către S.C.ROBYPAN SRL ;

identificarea cerințelor privind resursele (materiale, financiare și de personal) necesare pentru satisfacerea exigențelor referitoare la calitate și asigurarea că acestea sunt suficiente și corespunzătoare pentru implementarea SMC și îndeplinirea obiectivelor calității.

5.2. Orientarea către client

Conducerea S.C. ROBYPAN S.R.L. are ca elemente de intrare cerințele clientului.

Conducerea S.C. ROBYPAN S.R.L. trebuie să se asigure că cerințele clientului sunt identificate și satisfăcute. Organizația trebuie să analizeze cerințele clienților și să depisteze eventualele cerințe nespecificate de către aceștia dar necesare pentru calitatea produsului (lucrării). Aceste cerințe se aduc la cunoștință clienților și se solicită acceptul acestora de către organizație. Organizația are în vedere și cerințele legale și/sau de reglementare referitoare la produs. S.C.ROBYPAN SRL monitorizează informațiile referitoare la satisfacția clientului. Modalitățile de monitorizare sunt chestionare precum și discuții purtate cu clienții.

5.3. Politica în domeniul calității

Declarația cu privire la politica referitoare la calitate este definită de către Administratorul generel al organizației și este documentată în prezentul manual. Conducerea S.C. ROBYPAN S.R.L. asigură că politica referitoare la calitate:

este adecvată statutului organizației;

include angajamentul de a satisface cerințele clienților și de a îmbunătăți continuu SMC;

furnizează un cadru general pentru stabilirea și analizarea obiectivelor calității;

este comunicată și înțeleasă în cadrul organizației;

se va actualiza pentru continua adecvare.

Politica referitoare la calitate și obiectivele calității sunt aduse la cunoștință întregului personal prin instruiri, analize periodice și prin afișarea ei. Punând în centrul atenției satisfacerea cerințelor

clienților conducerea S.C. ROBYPAN S.R.L. trebuie să se asigure că acest deziderat este realizat existând un angajament clar și o asumare a responsabilităților și o funcționare eficientă a SMC.

5.4. Planificare

5.4.1. Obiectivele calității

Obiectivele strategice ale S.C. ROBYPAN S.R.L. pentru perioada imediat următoare sunt :

certificarea Sistemului de Management al Calității conform cerințelor SR EN ISO 9001:2008 combinat cu cerințele pentru siguranța alimentului după metoda HACCP

pana la data de 01.10.2010;

cresterea numarului de produse si servicii prestate, prin identificarea cerintelor clientilor tradiȚionali si ale unor noi clienti

cresterea motivarii si satisfactiei angajatilor S.C. ROBYPAN SRL

îmbunătățirea continuă a performanțelor angajaților prin programe de instruire.

5.4.2 Planificarea sistemului de management al calității

Planificarea SMC are în vedere modul în care :

sunt îndeplinite cerințele SR EN ISO 9001:2008, obiectivele calității și politica în domeniul calității;

este asigurată identificarea, definirea și realizarea proceselor și a resurselor necesare realizării obiectivelor;

este menținută integritatea SMC și elaborată documentația necesară atunci când au loc schimbări în organizație.

5.5.Responsabilitate, autoritate și comunicare

5.5.1 Responsabilitate și autoritate

Responsabilitatea și autoritatea personalului care conduce, efectuează și verifică activitățile ce influențează calitatea sunt definite și documentate în MC și procedurile SMC.

Responsabilitățile, atribuțiile și relațiile ierarhice sunt stabilite și comunicate. Acest lucru se asigură prin : fișele posturilor, instruiri, proceduri operaționale și instrucțiuni de lucru.

5.5.2. Reprezentantul managementului

Administratorul general a numit șeful compartimentului Asigurarea Calității (AC) ca Responsabil cu Managementul Calității (RMN). Acesta are responsabilitatea și autoritatea pentru implementarea, funcționarea și menținerea SMC în societate, reprezentarea societății în relațiile cu părți externe în probleme referitoare la Sistemul de Management al Calității.

5.5.3. Comunicarea internă

Îmbunătățirea continuă a activităților desfășurate în cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L. impune implicarea tuturor angajaților. Mijloacele pentru comunicare în cadrul societății sunt :

– comunicarea în organizație a documentelor SMC,

– procesul de instruire internă,

– procesul de audit intern,

– urmărirea asigurării satisfacerii clienților.

5.6. Analiza efectuată de management

Managementul de la cel mai înalt nivel efectuează, în mod planificat, sau ori de câte ori situația o impune, analize ale SMC, pentru a se asigura că acesta este în permanență corespunzător, adecvat și eficace, că obiectivele sunt atinse. Aceste analize vor urmări obligatoriu modul de realizare a măsurilor stabilite în analiza precedentă.

Analiza efectuată de managementul de la cel mai înalt nivel include de asemenea evaluarea oportunităților de îmbunătățire a SMC.

Pentru analiza efectuată de managementul de la cel mai înalt nivel, elementele de intrare ale analizei fac referire la :

sinteza rapoartelor de audit;

analiza reclamațiilor de la clienți;

analiza notelor de neconformitați;

stadiul acțiunilor corective/preventive;

analiza satisfacției clienților;

acțiunile de urmărire de la analizele anterioare efctuate;

schimbări interne care pot influența SMC.

Elementele de ieșire ale analizei, vor face referire la :

îmbunătățirea eficacității SMC;

îmbunătățirea calității produselor;

bugete, resurse alocate.

Procesul analiză efectuată de management este descris în PO – 01, Analiza efectuată de management.

6. MANAGEMENTUL RESURSELOR

6.1. Asigurarea resurselor

S.C. ROBYPAN S.R.L. dispune de resurse necesare pentru implementarea și menținerea Sistemului de Management al Calității precum și pentru creșterea satisfacției clienților prin îndeplinirea cerințelor acestora. Totodată managementul de la cel mai înalt nivel, în funcție de mărimea lucrării, are mereu în atenția sa aducerea de resurse suplimentare materiale și umane pentru buna funcționare a organizației.

6.2. Resurse umane

6.2.1. Generalități

În diagrama de procese acesta este procesul resurselor. S.C. ROBYPAN S.R.L. dispune de personal calificat având competență și experiență adecvată. Resursele umane se concretizeaza intr-un numar de 20 persoane, structurat astfel: 1 Director General ;1 Șef producție ; 1 Manager Calitate ; 1 Auditor intern ; 1 inginer proces ; 1 contabil ; 2 studii medii ; 4 pasticeri , 2 cofetari, 4 controlori CTC , 2 soferi .

6.2.2. Competență, conștientizare și instruire

Conducerea S.C. ROBYPAN S.R.L. și-a identificat competența necesară pentru personalul care desfășoară activități ce influențează calitate. Aceste competențe sunt trecute în fișa postului a fiecărei funcții în parte.

Conducerea S.C. ROBYPAN S.R.L. identifică și asigură instruirea pentru menținerea calificării personalului din subordine.

Conducerea S.C. ROBYPAN S.R.L. asigură, prin înstruiri cu personalul, că acesta este conștient de relevanța și de importanța activității sale. Totodată la aceste întruniri se discută modul în care fiecare angajat contribuie la realizarea obiectivelor calității.

6.2.2. Infrastructura

S.C. ROBYPAN S.R.L. dispune și are în vedere în permanență menținerea și asigurarea infrastructurii de care are nevoie pentru realizarea produsul/serviciului în conformitate cu cerințele impuse. Societatea are un sediu (un birou ) în satul Cheia (situat deasupra spațiului de servire , în aceeași clădire cu spațiile de producție).

După cum s-a evidențiat în cap. 4 , subcap. 4.2.2. la pct. 0.1- ,,Prezentarea societății” , firma mai dispune de:

1 spațiu de servire

2 sectii de productie

1 camera frigorifică

1 laborator propriu de analize fizico-chimice       

dotări tehnologice performante

2 calculatoare personale cu softuri corespunzătoare

2 case de marcat

spatii de depozitare a materiilor prime si materialelor,

spatii de parcare pentru mijloacele auto proprii,

Parcul auto al societății constă în : 4 autoutilitare Dacia Papuc și 1 autoturism ARO 10

7. REALIZAREA PRODUSULUI

7.1. Planificarea realizării produsului

S.C. ROBYPAN S.R.L. își planifică procesele pentru realizarea produsului in corelare cu cerintele referitoare la celelalte procese ale Sistemului de Management al Calitatii .

. La planificarea proceselor pentru realizarea produsului organizația are în vedere următoarele:

Cerințele realizării produsului/serviciului precum și obiectivele calității;

documentele și resursele necesare pentru realizarea produsului/serviciului;

activitățile de verificare, monitorizare și inspecție specifice recepționării produsului;

înregistrările necesare pentru a furniza dovezi obiective privind ținerea sub control a proceselor și că produsul/serviciul executat satisface cerințele.

Planificarea realizarii produsului implica planificari successive ale activitatilor adiacente ( planificarea aprovizionarii , planificarea vanzarii sau a punerii in functiune , etc ).

Elementele de iesire ale acestei planificari sunt intr-o forma adecvata metodei de operare utilizate in S.C. ROBYPAN S.R.L.

Elementele de iesire ale acestei planificari sunt intr-o forma adecvata metodei de operare utilizate in S.C. ROBYPAN S.R.L.

7.2. Procese referitoare la relația cu clientul

7.2.1 Determinarea cerințelor referitoare la produs

S.C. ROBYPAN S.R.L. are obligația de a identifica și determina:

cerințele specificate de client, inclusiv cerințele referitoare la recepție;

cerințele nespecificate de client dar necesare atunci când sunt cunoscute;

cerințe legale și de reglementare referitoare la lucrare (produs), dacă este cazul;

orice alte cerințe suplimentare.

7.2.2 Analiza cerințelor referitoare la produs

Înainte de a începe executarea unui produs sau serviciu corespunzător specificului activității, S.C. ROBYPAN S.R.L. analizează dacă are capabilitate tehnică( dotare tehnică, tehnologie, posibiltatea aprovizionării materiilor prime, autorizațiile și acreditările necesare , etc ) și umană pentru efectuarea acestora .

În România, pot fi oferite spre vânzare numai produsele sau serviciile validate, certificate sau prezentând condiții speciale de calitate, prevăzute în contractele de livrare sau în documentațiile tehnice, astfel încât acestea să nu afecteze viața, sănătatea și securitatea oamenilor, animalelor precum și protecția mediului înconjurător.

In cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L. cerințele produsului sunt cuprinse în Specificațiile tehnice ale produsului.

Aceste specificații sunt întocmite atât în conformitate cu cerințele clientului și a normativelor de calitate cât și în conformitate cu cerințele metodei HACCP pentru siguranța alimentului.

În ANEXA 9 este prezentat un exemplu de specificație tehnică pentru produsul ,,savarină”.

7.2.3 Comunicarea cu clientul

S.C. ROBYPAN S.R.L. are dezvoltat un sistem eficient de comunicare cu clienții. Dispune de chestionare pe care le pune la dispoziție clienților, a pus la dispoziția acestora o condică de sugestii și reclamații expusă în mod vizibil în cadrul spațiului de servire și analizează informațiile primite de la clienți prin sesizările transmise referitoare la produsele executate , toate acestea cu scopul de a realiza feedback-ul de la clienți.

7.3 . Proiectare și dezvoltare

Sistemul de Management al Calității proiectat și implementat în S.C. ROBYPAN S.R.L. are exclusă activitatea de proiectare și dezvoltare .

S.C. ROBYPAN S.R.L. își desfășoară activitatea după norme și standarde care se referă la materiile prime, produse finite, procedeele de fabricație care fac obiectul activității proprii, în scopul facilitării desfășurării activității interne și a relațiilor cu alte firmei.

În elaborarea normelor și a standardelor, firma apelează la surse externe și surse interne.

Ca surse externe pot servi standardele naționale și standardele internaționale. Dintre acestea, prioritate se acordă standardelor elaborate de organismul de standardizare din România .

Sursele interne sunt reprezentate de practica firmei privind organizarea muncii, procedee de fabricație, etc.

7.4. Aprovizionarea

S.C. ROBYPAN S.R.L. stabilește criteriile de aprovizionare după analizarea cerințelor clienților .

S.C. ROBYPAN S.R.L. controlează produsul aprovizionat pentru a se asigura că este conform cu cerințele de aprovizionare specificate.

Tipul și amploarea controlului aplicat furnizorului și produsului aprovizionat depinde de efectul produsului aprovizionat asupra realizării ulterioare a produsului sau serviciului .

S.C. ROBYPAN S.R.L. iși selecteaza furnizorii pe baza capabilității acestora de a furniza un

produs in concordanță cu cerințele sale , stabilind criterii de selecție , evaluare și reevaluare adecvate .

Înregistrările rezultatelor și ale oricăror acțiuni necesare rezultate din evaluare sunt menținute .

Procedura de sistem PS-02-Aprovizionarea reglementează procesul de aprovizionare.

S.C. ROBYPAN S.R.L. desfașoară activități de recepție pentru a se asigura că produsul aprovizionat satisface cerințele de aprovizionare specificate .

Datorită specificului produselor , S.C. ROBYPAN S.R.L. efectuează evaluarea și controlul pericolelor în faza de aprovizionare conform metodei HACCP.

La recepția produsului ( materii prime sau materiale) sunt verificate documentele însoțitoare ale acestora : factura, certicatul de calitate, declarația de conformitate , certificatul sanitaro-veterinar și certificatul de garanție.

Reglementările activității de recepție se găsesc in procedura de sistem PS-03- Verificarea produsului aprovizionat.

7.5. Producție și furnizare de servicii

7.5.1 Controlul producției

S.C. ROBYPAN S.R.L. planifică și realizează producția și furnizarea de servicii în condiții controlate care includ , după caz :

disponibilitatea informațiilor care descriu caracteristicile produsului ,

disponibilitatea instrucțiunilor de lucru , dacă sunt necesare ,

utilizarea echipamentelor adecvate ,

disponibilitatea și utilizarea echipamentelor de măsurare și monitorizare ,

implementarea monitorizării și măsurarii ,

implementarea activităților de livrare .

(datorită specificului produselor) evaluarea și controlul pericolelor conform metodei HACCP.

7.5.2 Validarea proceselor de producție și a serviciilor

În S.C. ROBYPAN S.R.L. nu au fost identificate procese de producție ale căror elemente de

ieșire rezultate nu pot fi verificate prin măsurări sau monitorizări ulterioare și in care deficiențele să devină evidente numai după ce produsul se află in utilizare .

Această excludere nu afectează abilitatea sau responsabilitatea S.C. ROBYPAN S.R.L. de a furniza produse care să satisfacă cerințele clienților și ale reglementărilor aplicabile .

7.5.3. Identificarea și trasabilitatea

S.C. ROBYPAN S.R.L. identifică produsele in toate etapele realizarii produsului: aprovizionare, prelucrare și pe perioada depozitării. In cadrul activității de recepție se verifică corespondența datelor înscrise pe etichete cu datele înscrise în documentele de însoțire ale acestora.

Pentru identificarea pe timpul depozitării se utilizează etichete pe care sunt specificate: tipul produsului, cod produs, data recepției.

În cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L. au fost identificate produse/servicii pentru care trasabilitatea să fie o cerință.

Trasabilitatea este obligatorie pentru toate procesele și activitățile ce țin de siguranța alimentului și se realizează atât conform cerințelor standardului SR EN ISO 9001:2008 cât și conform cerințelor metodei HACCP.

La lansarea in fabricație a unui produs se lansează și o FISA DE URMARIRE care insoțește produsul in toate etapele . Pe aceasta fișă se inscriu toate informațiile necesare identificării produsului respectiv : denumire client , nr. comandă , nr. lot fabricație , operatția care se excută , nume operator , nume controlor CTC și semnătura acestuia.

La finalizarea produsului și predarea acestuia la depozit , fisa de urmarire se inaintează compartimentului Calitate , unde se arhivează.

7.5.4. Proprietatea clientului

S.C. ROBYPAN S.R.L. nu lucrează după documentația sau materialele clientului , avănd exclusă această activitate din Sistemul de Management al Calității.

Aceasta excludere nu afectează abilitatea sau responsabilitatea S.C. ROBYPAN S.R.L. de a furniza produse care să satisfacă cerințele clienților și ale reglementărilor aplicabile .

7.5.5. Păstrarea produsului

Această păstrare include identificarea , manipularea , ambalarea , depozitarea , protejarea și ,

(datorită specificului produselor) evaluarea și controlul pericolelor conform metodei HACCP.

7.6. Controlul echipamentelor de măsurare și monitorizare

S.C. ROBYPAN S.R.L. datorită specificului activității, măsoară și monitorizează produsele cu dispozitive care necesită etalonări ( cantare mecanice și electronice , termometru pentru ambient si termometru pentru măsurarea temperaturii in timpul

procesării etc).

Periodic , aceste echipamente de măsurare și monitorizare se etalonează .Fiecare etalonare este insoțită de termenul de garanție acordat .

8. MONITORIZARE, ANALIZĂ ȘI ÎMBUNĂTĂȚIRE

8.1. Generalități

S.C. ROBYPAN S.R.L. planifică și implementează procese de monitorizare, măsurare, analiză și îmbunătățire., pentru a demonstra:

conformitatea produsului/serviciului cu cerințele clientului;

pentru a sigura conformitatea SMC cu cerințele standardului de referință :

și pentru a îmbunătății continuu eficacitatea SMC .

8.2. Monitorizare și măsurare

8.2.1. Satisfacția clientului

Una din modalitățile de măsurare a performanțelor Sistemului de Management al Calității aplicată de către S.C.ROBYPAN SRL este monitorizarea satisfacției clienților prin intermediul unor chestionare. Informațiile primite de la clienți prin intermediul chestionarelor sunt procesate și analizate de către conducerea. S.C. ROBYPAN S.R.L., iar dacă este cazul sunt luate măsuri care se impun pentru îmbunătățirea sistemului calității.

8.2.2. Audit intern

S.C. ROBYPAN S.R.L. efectuează audituri interne la intervale planificate și neplanificate pentru a determina dacă Sistemul de Management al Calității este conform cu cerințele standardului SR EN ISO 9001: 2008 și cu cerințele SMC stabilit de organizație și că acesta este implementat și menținut în mod eficace.

Criteriile , domeniul de aplicare , frecvența și metodele auditului sunt definite .

Selectarea auditorilor și modul de efectuare al auditurilor asigură obiectivitatea și imparțialitatea procesului de audit . Auditorii nu iși auditează propria lor activitate .

Responsabilitățile și cerințele pentru planificarea și efectuarea auditurilor , precum și raportarea rezultatelor și menținerea înregistrărilor sunt definite în procedura de sistem

PS -05 – Audit intern .

Activitățile de urmărire includ verificarea acțiunilor întreprinse și raportarea acestora in cadrul ,, Analizei efectuate de management “.

8.2.3. Monitorizarea și măsurarea proceselor

S.C. ROBYPAN S.R.L. aplică metode adecvate pentru monitorizarea și , acolo unde este aplicabil , măsurarea proceselor Sistemului de Management al Calității , care demonstrează capabilitatea proceselor de a obține rezultatele planificate .

Atunci când rezultatele planificate nu sunt obținute , sunt întreprinse corecții și acțiuni corective , pentru a asigura conformitatea produsului .

Reglementările acestor activități sunt cuprinse în procedurile de sistem

PS-05,,Audit intern “ .

8.2.4 Monitorizarea și măsurarea produselor

S.C. ROBYPAN S.R.L. monitorizează și măsoară caracteristicile produsului/serviciului pentru a verifica dacă sunt satisfăcute cerințele referitoare la acesta. Aceste activități se realizează în diverse etape ale realizării produsului, conform instrucțiunilor de lucru.

Dovezile conformității cu criteriile de acceptare sunt menținute . Înregistrările indică persoana (persoanele ) care autorizează eliberarea produsului.

8.2.5. Monotorizarea riscurilor și a punctelor critice de control

S.C. ROBYPAN S.R.L. identifica și evaluează riscurile , determină punctele critice de control (PCC) și le monitorizează.

Această acțiune se desfașoară în conformitate cu cerințele metodei HACCP și este caracteristică tuturor etapelor activităților și proceselor , de la recepția materiilor prime și a materialelor până la ambalare,depozitare,servire, combaterea dăunătorilor starea de sănatate a peronalului , igiena acestuia

și a echipamentelor de protecție.

8.3. Controlul produsului neconform

S.C. ROBYPAN S.R.L. are metode de identificare a produsului neconform (prin etichetare) și de ținere sub control (locații speciale pentru produsul neconform) pentru a preveni utilizarea sau livrarea neintenționată. Detalii în PS-08 – Controlul produsului neconform.

8.4. Analiza datelor

S.C. ROBYPAN S.R.L. colectează și analizează toate datele (audituri interne, analiza efectuată de management, conformitatea cu cerințele referitoare la produs/serviciu. chestionarele primite de la clienți, informații referitoare la furnizori, etc.) pentru a demonstra eficacitatea Sistemului de Management al Calității, pentru a evalua unde se poate aplica îmbunătățirea continuă a eficacității SMC. Analiza datelor trebuie să furnizeze informații referitoare la: satisfacția clientului, conformitatea cu cerințele produsului/serviciului, furnizori, caracteristicile produselor și proceselor, etc.

8.5. Îmbunătățire

8.5.1. Îmbunătățire continuă

S.C. ROBYPAN S.R.L. își îmbunătățește continuu eficacitatea Sistemului de Management al Calității ținând cont de politica și obiectivele referitoare la calitate, de rezultatele auditurilor interne, de analiza datelor, de analiza efectuată de management, etc.

8.5.2. Acțiune corectivă

S.C. ROBYPAN S.R.L. acționează permanent pentru eliminare cauzelor neconformităților în scopul prevenirii reapariției acestora. Acțiunile corective trebuie să fie adecvare consecințelor neconformităților apărute.

Procedura de sistem PS-09 – Acțiuni corective definește cerințele pentru :

a)analiza neconformităților (inclusiv a reclamațiilor clienților ),

b)determinarea cauzelor neconformităților ,

c)evaluarea necesității de a îmbunătăți acțiuni pentru a se asigura că neconformitățile nu reapar ,

d)determinarea și implementarea acțiunii necesare ,

e)înregistrările rezultatelor acțiunii întreprinse ,

f) analiza acțiunii corrective intreprinse

8.5.3. Acțiune preventivă

S.C. ROBYPAN S.R.L. acționează pentru eliminarea cauzelor neconformităților potențiale în vederea prevenirii apariției acestora. Acțiunile preventive trebuie să fie adecvate consecințelor problemelor potențiale.

Procedura de sistem PS-010 – Actiuni preventive definește cerințele pentru :

determinarea neconformităților potențiale și a cauzelor acestora;

evaluarea necesității de acțiuni pentru a preveni apariția neconformităților;

determinarea și implementarea acțiunii necesare;

inregistrările rezultatelor acțiunii întreprinse ;

analiza acțiunii preventive întreprinse .

ANEXA 2

S.C. ROBYPAN S.R.L.

PS – 01

CONTROLUL DOCUMENTELOR

Aprobat de Administratorul general :

Data : 17.05.2015

Ediția : 1

Revizia : 0

Exemplarul nr.

Document controlat / informativ

FPS-01/01-rev.0/17.04.2015

SITUAȚIA REVIZIILOR

FPS-01/02-rev.0/17.04.2015

1. SCOP

Prezenta procedură stabilește un sistem de control pentru aprobarea, difuzarea, adminstrarea și modificarea documentației, inclusiv retragerea documentelor perimate în S.C. ROBYPAN S.R.L.

2. DOMENIU DE APLICARE

Prezenta procedură se aplică în toate compartimentele și activitățile S.C. ROBYPAN S.R.L.

DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

TERMINOLOGIE ȘI ABREVIERI

Terminologie

Termenii utilizați în prezenta procedură sunt definiți în SR EN ISO 9000. În plus s-au mai utilizat următorii termeni:

document : Informații înregistrate pe un mediul suport.

NOTĂ – Mediul suport poate fi hârtia, discuri magnetice, optice sau electronice.

documentație : Un set de documente.

document intern : Document emis în cadrul

document extern : Document de proveniență străină.

NOTĂ – Documentele externe pot fi : standarde, regulamente, cerințe ale cliențiolor etc.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

4.2 Abrevieri

AC : Asigurarea Calității

IL : Instrucțiune de lucru

MC : Manualul Calității

SMC : Sistemul de Management al Calității

PO : Procedură Operațională

PS : Procedura de Sistem

RMC : Reprezentantul Managementului pentru Calitate

PROCEDURĂ

Generalități

5.1.1 În cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L. este implementat un sistem de control privind elaborarea/modificarea, verificarea, aprobarea, difuzarea și arhivarea documentelor și datelor.

5.1.2 Sistemul se referă la următoarele categorii de documente și date :

a) documentele Sistemului de Management al Calității :

– Manualul calității;

– Declarațiile Administratorului General privind politica și obiectivele în domeniul

calității;

– Proceduri ale SMC;

– Instrucțiuni de lucru

b) documente și date cu caracter tehnic :

standarde;

norme externe;

proiecte ( puse la dispoziție de clienți)

c) documente cu caracter comercial :

documente contractuale;

chestionare de evaluare a subcontractanților;

d) documente referitoare la personal :

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

fișele posturilor;

contracte de muncă;

Identificarea documentelor și datelor

5.2.1 Tipurile de documente și datele descrise mai sus reprezintă dovezi obiective ale modului de implementare și funcționare a SMC.

5.2.2 Fiecare compartiment își identifică propriile documente și date ce vor fi controlate.

5.2.3 Responsabilitatea identificării acestor documente și date revine elaboratorilor documentelor

SMC.

5.2.4 După identificarea documentelor și datelor ce vor fi utilizate în regim controlat, este identificat suportul documentului (hârtie sau magnetic).

Elaborarea și codificarea documentelor

După identificare, persoanele desemnate elaborează documentele SMC.

În cadrul SMC implementat în S.C. ROBYPAN S.R.L. se elaborează următoarele de tipuri de proceduri/instrucțiuni:

proceduri funcție de sistem – PS;

proceduri operaționale – PO;

instrucțiuni de lucru – IL.

5.3.3 Procedurile funcție de sistem, care descriu aplicarea cerințelor standardului de referință SR

EN ISO 9001 în cadrul SMC, sunt elaborate de RMC.

Procedurile operaționale, care descriu anumite activități proprii unor compartimente, sunt

elaborate de către RMC împreună cu șefii compartimentelor respective.

Instrucțiunile de lucru, care descriu detalii precise despre modalitatea în care urmează să

fie făcută o activitate pentru a se atinge performanța dorită, se elaborează de șefii compartimentelor respective.

Fiecare procedură/instrucțiune este organizată din punct de vedere al modului de redac-

tare, pe capitole, subcapitole, paragrafe. Denumirile capitolelor sunt prezentate mai jos :

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

SCOP

DOMENIU DE APLICARE

DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

TERMINOLOGIE. ABREVIERI

PROCEDURĂ

ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI

ÎNREGISTRĂRI

Anexe

Formulare

SCOP – acest capitol conține o descriere clară și concisă a intenței procedurii, din care

trebuie să rezulte “ de ce este scrisă procedura “.

DOMENIU DE APLICARE – în acest capitol se precizează tipul de activități la care se

aplică procedura, domeniile tratate de procedura/instrucțiunea respectivă și limitele de aplicabilitate.

DOCUMENTE DE REFERINȚĂ – în acest capitol se indică documentele care stau la baza

elaborării documentelor SMC, ajutând la înțelegerea și aplicarea documentului.

TERMINOLOGIE. ABREVIERI – în acest capitol se definesc termenii noi, specifici

documentului respectiv, precum și prescurtările utilizate.

PROCEDURĂ – în acest capitol se detaliază pas cu pas activitățile necesare și modalitățile

care concură la realizarea scopului declarat al documentului.

ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI – în acest capitol se explicitează atribuțiile și

responsabilitățile care revin funcțiilor implicate în aplicarea documentului.

ÎNREGISTRĂRI – în acest capitol se listează toate tipurile de documente ce trebuie întocmite

pentru a certifica sau dovedi că au fost îndeplinite și verificate cerințele stabilite, De asemenea, capitolul include cerințe privind numărul de exemplare, transmitere, mod de identificare, loc și perioada de păstrare. Toate documentele listate în acest capitol se trec în matricea de documente.

ANEXE – acestea cuprind prevederi suplimentare și reprezintă părți integrante ale

procedurilor și sunt prezentate la sfârșitul acestora.

După elaborarea procedurii/instrucțiunii, se elaborează și se anexează formularele care au

fost identificate pe parcursul elaborării.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

Modelul general de formular conține pe partea superioară a paginii datele de identificare

ale documentului, astfel:

numele firmei;

denumirea documentului;

codul formularului și alte date necesare identificării documentului, cum ar fi :

procedura la care se referă;

numărul și data reviziei.

După elaborare, documentele sunt codificate astfel:

– proceduri funcție de sistem : PS – nn

– proceduri operaționale : PO – nn

– instrucțiuni de lucru : IL – nn

– formulare: Fmm-nn/xx-rev…./data

unde :

nn este grupa de numere care identifică unic procedura (01, 02…..)

mm este grupa de litere care identifică procedura la care se referă formularul (PS, PO sau IL)

xx este numărul formularului

EXEMPLU : Formularul 02 al procedurii PS-04, revizia 0, elaborată la 14.05.2015, va avea codul : FPS – 04/02-rev.0/14.05.2015

Formularele trebuie să fie unic codificate, să fie incluse în Lista documentelor în vigoare și să aibă indice de revizie.

Procedurile/instrucțiunile de lucru se elaborează în faza de proiect după care sunt trimise spre verificare RMC.

Verificarea documentelor

Procedurile/instrucțiunile de lucru sunt verificate de către RMC din punct de vedere al asigurării calității și acesta anexează lista de modificări propuse.

5.4.2 Verificarea și aprobarea documentelor se evidențiază prin semnăturile persoanelor autorizate.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

Redactarea documentelor

Redactarea procedurilor/instrucțiunilor se realizează computerizat de către RMC.

Numerotarea capitolelor, subcapitolelor, paragrafelor se realizează astfel :

a) capitolul – cu o cifră arabă

b) subcapitolul – cu două cifre arabe (prima cifră indică numărul capitolului, iar a doua numărul subcapitolului)

c) paragraful – prin trei cifre arabe, separate prin puncte.

Titlurile capitolelor se scriu cu majuscule.

Titlurile subcapitolelor se scriu cu litere normale.

Redactarea textului se realizează la un rând și jumătate, aliniat la stânga paginii.

Aprobarea documentelor

5.6.1 După verificarea și efectuarea modificărilor, procedurile/instrucțiunile împreună cu documentele aferente, în anexă, sunt supuse aprobării Administratorului General.

După aprobare, procedurile/instrucțiunile sunt obligatorii pentru întreg personalul firmei.

Difuzarea documentelor

5.7.1 Difuzarea este efectuată pe baza Listei de difuzare de către RMC pentru procedurile funcție de sistem și de elaboratori pentru procedurile operaționale și instrucțiunile dlucru, astfel încât

edițiile în vigoare ale documentelor adecvate să fie disponibile în toate locurile unde se execută activități esențiale pentru funcționarea eficace a SMC.

În momentul difuzării documentelor noi, documentele nevalabile și/sau perimate sunt

retrase din toate punctele de difuzare sau de utilizare.

Toate documentele utilizate în cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L. sunt prezentate în

Lista documentelor în vigoare, întocmită, păstrată și arhivată de RMC.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

Modificarea/Revizuirea documentelor

Toate documentele și datele sunt supuse unei revizuiri generale la trei revizii.

Inafara de revizuirea generala , documentele și datele sunt modificate în urma :

auditurilor interne ale sistemului de management al calității;

ședințelor de analiză a SMC ;

ori de câte ori se constată că acestea nu mai corespund scopului pentru care au fost create.

Reviziile și modificările documentelor sunt efectuate de elaboratori pentru instrucțiunile de

lucru și procedurile operaționale și de RMC pentru procedurile de proces, pe baza rapoartelor de audit și a proceselor verbale de analiză a SMC.

Orice modificare în textul unei proceduri/instrucțiuni trebuie să fie identificată prin :

marcarea textului modificat cu o linie dreaptă verticală în partea stângă pe toată lungimea acestuia;

completarea în caseta de control a reviziilor pe pagină a numărului și datei efectuării ultimei revizii.

Modificarea formularelor se evidențiază prin înscrierea numărului reviziei și a datei acesteia

în codul formularului, care se află în subsolul paginii.

Verificarea și aprobarea se face de către aceleași funcții care au verificat și aprobat

documentul inițial.

Revizia poate afecta una sau cel mult două pagini. În acest caz se modifică, avizează,

aprobă, multiplică și difuzează, pe baza Listei de difuzare, numai paginile respective.

Documentul inițial constituie revizia 0, iar reviziile ulterioare primesc numere de la 1 la 3.

Elaborarea unei noi ediții se face în urma unor modificări esențiale sau după un număr de 4

modificări succesive ale aceluiași document. Noile ediții se aprobă respectând aceleași reguli de procedură ca și în cazul primei ediții.

Controlul documentelor externe

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

În cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L. sunt ținute sub control următoarele categorii de

documente externe:

standarde naționale

legi și acte normative

Standardele sunt asigurate și controlate de RMC.

Legile și actele normative sunt păstrate și controlate de Administratorul general adjunct.

Arhivarea documentelor externe este efectuată de RMC și Administratorul general adjunct.

ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI

Administrator general

Asigură condițiile necesare pentru controlul documentelor și datelor.

Aprobă procedurile de sistem, procedurile operaționale, instrucțiunile de lucru și Manualul Calității.

Asigură condițiile necesare elaborării/modificării, difuzării și arhivării documentelor și datelor.

Asigură implementarea documentelor SMC în toate compartimentele firmei.

Reprezentantul Managementului pentru Calitate

6.2.1 Identifică documentele și datele din zona sa de activitate.

6.2.2 Redactează și modifică procedurile de sistem și operaționele.

6.2.3 Difuzează procedurile de sistem și operaționele pe baza Listei de difuzare.

6.2.4 Verifică, din punct de vedere al asigurării calității, instrucțiunile de lucru.

6.2.5 Verifică cu ocazia auditurilor interne respectarea prevederilor prezentei proceduri și

prezintă concluziile managementului firmei cu ocazia analizelor efectuate de management.

6.2.6 Întocmește, actualizează și păstrează Lista documentelor în vigoare.

Elaboratori instrucțiuni de lucru

6.3.1 Elaborează, redactează și difuzează instrucțiunile de lucru pe baza Listei de difuzare.

Efectuează reviziile și modificărilr instrucțiunilor de lucru.

Trimit documentele elaborate spre verificare și aprobare funcțiilor responsabile de aceste activități.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

ÎNREGISTRĂRI

Lista documentelor în vigoare – este completată, actualizată și arhivată de RMC.

Lista de difuzare – este completată, actualizată și păstrată de RMC.

8. FORMULARE

Pagina de gardă – formular cod FPS-01/01

Situația reviziilor– formular cod FPS-01/02

Format general document– formular cod FPS-01/03

Lista documentelor în vigoare– formular cod FPS-01/04

Lista de difuzare– formular cod FPS-01/05

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

ANEXA 3

S.C. ROBYPAN S.R.L.

PS – 02

CONTROLUL ÎNREGISTRĂRILOR

Aprobat de Administratorul general :

Data: 17.05.2015

Ediția : 1

Revizia : 0

Exemplarul nr.

Document controlat / informativ

FPS-01/01-rev.0/17.04.2015

SITUAȚIA REVIZIILOR

FPS-01/02-rev.0/17.04.2015

1. SCOP

Prezenta procedură stabilește un sistem de control pentru identificarea, depozitarea, protejarea, regăsirea, durata de păstrare și distrugerea înregistrărilor calității în SC ROBYPAN SRL.

2. DOMENIU DE APLICARE

Prezenta procedură se aplică în toate compartimentele și activitățile SC ROBYPAN SRL.

DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

4.TERMINOLOGIE ȘI ABREVIERI

4.1.Terminologie

Termenii utilizați în prezenta procedură sunt definiți în SR EN ISO 9000. În plus s-au mai utilizat următorii termeni:

document : Informație împreună cu mediul său suport.

NOTA 1 – Mediul poate fi hârtia, discuri megnetice, electronice sau optice, fotografie sau mostră, sau combinații ale acestora.

NOTA 2 – Un set de documente, de exemplu specificații și înregistrări este frecvent denumit “documentație “.

NOTA 3 – Unele cerințe (ca de exemplu, cerința de a fi lizibile) se referă la toate tipurile de documente, totuși pot fi cerințe diferite pentru specificații (de exemplu, cerința de a fi controlate prin revizii) și înregistrări ( de exempplu, cerința de a fi regăsibile)

înregistrare : Document prin care se declară rezultate obținute sau se furnizează dovezi ale activităților realizate.

specificație : Document care stabilește cerințe.

NOTĂ – O specificație se poate asocia activităților (de exemplu: document procedură, specificație de proces și specificație de încercare), sau produselor (de exemplu: specificație de produs, desen și specificație de execuție).

4.2 Abrevieri

AC : Asigurarea Calității

MC : Manualul Calității

SMC : Sistemul de Management al Calității

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

PS : Procedura de Sistem

RMC : Reprezentantul Managementului pentru Calitate

5.PROCEDURĂ

Generalități

5.1.1 Înregistrările generate în cadrul în SC ROBYPAN SRL furnizează dovezi obiective referitoare la :

implementarea și eficiența SMC și a elementelor acestuia;

satisfacerea condițiilor tehnice de către produsele și serviciile realizate de societate.

5.1.2 Înregistrările calității generate în cadrul societății, inclusiv responsabilitățile referitoare la elaborare, difuzare și arhivare, sunt prezentate în capitolul Înregistrări din proceduri/instrucțiuni.

Completare. Difuzare

5.2.1 Pentru înregistrările calității sunt utilizate formulare tipizate, în conformitate cu procedura – Controlul documentelor, PS – 01 și Lista documentelor în vigoare.

În cadrul procedurilor, referitor la înregistrările calității generate, este precizat :

rolul documentului;

emitentul documentului;

documentele și datele pe baza cărora se întocmesc;

destinația fiecăui exemplar.

Înregistrările originale și copiile acestora sunt datate, scrise lizibil și ușor identificabile.

Verificarea modului de completare a înregistrărilor calității generate de fiecare compartiment

este realizată de șeful compartimentului respectiv.

Principalele categorii de înregistrări sunt :

rezultatele activităților de instruire ;

analizele cerințelor clienților ;

rezultatele evaluării furnizorilor ;

rapoartele de neconformitate ;

acțiunile corective și acțiunile preventive ;

rapoartele de audit ;

procesele verbale ale analizei efectuate de management ;

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

documentele de aprovizionare.

Păstrarea înregistrărilor calității

5.3.1 Înregistrările sunt astfel identificate și indexate, încât să poată fi ușor regăsite față de produsele și activitățile la care se referă. (Sistemul utilizat pentru identificare permite regăsirea promptă a proceselor care le generează, data întocmirii, persoanele care au întocmit înregistrarea).

Durata de păstrare a înregistrărilor calității în cadrul societății este de 3 ani.

Pentru înregistrările a căror importanță impune păstrarea acestora pe o perioadă mai mare de

3 ani, perioada de arhivare este menționată în procedura care face referire la înregistrările respective sau într-o notă inclusă în formularul în cauză.

Înregistrările se păstrează în dosare, bibliorafturi, de către elaboratori sau de cei care le-au

primit.

Înregistrările sunt păstrate în condiții care previn distrugerea sau deteriorarea lor din cauze

naturale sau intenționate.

Acesul la înregistrări

5.4.1 Au acces la înregistrări :

clientul, pentru consultare, numai în situațiile în care există prevederi contractuale, sau cu acordul Administratorului general;

organismele de certificare/acreditare cu care există relații contractuale, pentru certificare;

organismele de inspecție (Protecția muncii, Protecția mediului etc.)

Copiile documentelor difuzate sub formă necontrolată nu sunt ținute sub control din punct de

vedere al numărului de exemplare/perioada de păstrare și sunt difuzate numai cu acordul Administratorului general.

Distrugerea înregistrărilor

5.5.1 Toate înregistrările care sunt în perioada de valabilitate sunt păstrate în cadrul compartimentelor elaboratoare sau arhiva societății.

5.5.2 Înregistrările care au perioada de valabilitate depășită și pentru care nu există prevederi legale care să impună păstrarea lor, sunt distruse prin tocare și se întocmește un proces verbal.

Aprobarea pentru distrugerea înregistrărilor este dată de Administratorul general.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI

Administratorul general

6.1.1 Asigură condițiile necesare arhivării înregistrărilor.

Verifică modul de păstrare și arhivare al înregistrărilor.

Aprobă distrugerea înregistrărilor și numește persoanele care se ocupă de aceasta și

întocmesc procesul verbal.

Șefi de compartimente

6.2.1 Urmăresc aplicarea în desfășurarea activităților pe care le coordonează a prevederilor documentelor SMC și elaborarea corectă a înregistrărilor necesare.

Verifică modul de completare a înregistrărilor.

Asigură păstrarea înregistrărilor pe perioada specificată și predarea la arhiva societății a

înregistrărilor cu perioada de păstrare expirată.

Asigură disponibilitatea înregistrărilor și accesul reprezentanților clienților și organismelor de

certificare.

Reprezentantul Managementului pentru Calitate

Verifică prin audituri interne respectarea prevederilor prezentei proceduri.

Păstrează înregistrările specifice activității de AC pe perioada determinată de procedurile SMC.

Responsabil arhivă

Răspunde de păstrarea, clasarea și distrugerea documentelor din cadrul arhivei.

Asigură accesul la documentația arhivată, pe baza aprobării Administratorului general.

ÎNREGISTRĂRI

Procese verbale de distrugere a documentelor.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

ANEXA 4

S.C. ROBYPAN S.R.L.

PS – 03

AUDIT INTERN

Aprobat de Administratorul general :

Data: 17.05.2015

Ediția : 1

Revizia : 0

Exemplarul nr.

Document controlat / informativ

FPS-01/01-rev.0/17.04.2015

SITUAȚIA REVIZIILOR

FPS-01/02-rev.0/17.04.2015

1. SCOP

Prezenta procedură are drept scop stabilirea unei metodologii pentru programarea și efectuarea auditurilor interne, pentru raportarea rezultatelor și menținerea înregistrărilor rezultate în urma acestei activități.

2. DOMENIU DE APLICARE

Prezenta procedură se aplică în toate compartimentele și la toate nivelurile structurii organizatorice a SC ROBIPANSRL , în activitatea de audit intern asupra SMC.

DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

TERMINOLOGIE. ABREVIERI

Terminologie

Termenii utilizați în prezentul document sunt în conformitate cu definițiile din documentele de referință de la capitolul 3. Termenii specifici procedurii sunt:

audit: Proces sistematic, independent și documentat în scopul obținerii de dovezi de audit și de evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit

NOTĂ – Auditurile interne, uneori denumite și audituri de primă parte, sunt conduse de, sau în numele organizației însăși pentru scopuri interne și pot constitui baza pentru o organizație pentru declarația pe proprie răspundere a conformității.

program de audit: Ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit interval de timp și orientate spre un scop anume

criterii de audit: Ansamblu de politici, proceduri sau cerințe utilizate ca o referință

neconformitate: Neîndeplinirea unei cerințe

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

dovezi de audit: Înregistrări, declarații ale faptelor sau alte informații care sunt relevante în raport cu criteriile de audit și verificabile

Abrevieri

SMC – Sistem de Management al Calității

RMC – Responsabil Management Calitate

PROCEDURĂ

5.1 Generalități

5.1.1 Auditul intern este o activitate planificată care se desfășoară pentru:

– a determina conformitatea sau neconformitatea elementelor SMC cu condițiile specificate în referențial;

– a determina eficacitatea cu care SMC implementat satisface obiectivele calității specificate;

– îmbunătățirea permanentă a SMC.

5.1.2 Auditurile interne sunt efectuate de o persoană sau de o echipă de audit. Aceasta poate include specialiști pe domenii de activitate.

5.2 Planificarea auditurilor interne

5.2.1 Procesul de audit intern este planificat de către proprietarul de proces, RMC care are în vedere următoarele activități:

– programarea anuală a auditului;

– efectuarea auditurilor.

5.2.2 În luna decembrie a anului în curs, RMC întocmește Graficul anual de audit intern pentru anul următor și-l supune spre aprobare Administratorului general.

Fiecare compartiment va fi auditat cel puțin o dată pe an.

În afara auditurilor programate, se poate iniția un audit intern neprogramat din următoarele

motive :

cu ocazia reorganizării, restructurării firmei;

reviziei documentelor SMC;

este necesar să se verifice implementarea acțiunilor corective și eficiența acestora.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

Frecvența auditurilor se stabilește în funcție de rezultatele auditurilor din anul precedent, importanța activităților și impactul lor asupra calității produselor/serviciilor oferite.

5.2.6 În mod obișnuit nu se admit derogări față de data planificată. Dacă totuși din motive bine justificate desfășurarea auditului nu poate avea loc la date planificată, Șeful compartimentului reprogramează data împreună cu RMC. Data reprogramată se înscrie în Graficul anual de audituri interne, cod FPS-03/01, cu însemnul „ * „, care semnifică că data a fost replanificată.

5.3 Pregătirea auditurilor interne

Procesul de audit intern este efectuat de RMC (care îndeplinește funcția de Auditor șef) și/sau

este subcontractat cu o persoană fizică autorizată/calificată ca auditor.

Auditorii interni trebuie să îndeplinească condițiile prevăzute de SR EN ISO 19011.

În vederea desfășurării auditului, auditorul întreprinde următoarele acțiuni :

Elaborarea Planului de audit

Stabilirea documentelor de referință

Analizarea prevederilor documentelor de referință aplicabile zonei auditate, a rapoartelor de audit anterioare și modul în care au fost aplicate acțiunile corective și preventive

Înștiințarea cu cel puțin 3 zile înainte de începerea auditului a personalului ce urmează a fi auditat și transmiterea acestora a unui exemplar din Planul de audit, cod FPS-03/02.

5.3.4 Planul de audit , cod F PS-03/01, precizează:

– zonele auditate;

– tipul de audit : planificat sau neplanificat;

– perioada de desfășurare;

– documentele de referință aplicabile.

Pentru buna desfășurare a auditului fiecare auditor întocmește, pe baza documentelor SMC

aplicabile zonei auditate Chestionare de audit intern, cod FPS-03/03, pe care le completează în timpul auditului.

5.4 Desfășurarea auditului și întocmire Raport de audit

5.4.1 Fiecare audit începe cu o ședință de deschidere, la care participă conducerea zonei auditate.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

Scopul ședinței de deschidere este :

prezentarea membrilor echipei de audit;

prezentarea obiectivelor auditului,

stabilirea modului de desfășurare a auditului

stabilirea căilor de comunicare

clarificarea oricăror neclarități din planul de audit

confirmarea orei și datei ședinței de închidere a auditului

5.4.3 În timpul efectuării auditului, auditorul analizează dovezile obiective pe bază de interviuri, examinarea documentației și observarea activităților din zona auditată.

5.4.4 În timpul auditului, este examinat modul de aplicare a fiecărui element al SMC, aplicarea corectă și completă a prevederilor documentelor SMC, modul de implementare a acțiunilor corective și preventive.

5.4.5 În timpul auditului se vor nota toate neconformitățile și observațiile din zona auditată.

5.4.6 Înscrierea neconformităților a clauzelor se face pe Fișă de neconformitate, cod FPS-03/05, care este anexă la Raportul de audit, cod FPS-03/04.

5.4.7 În final auditul se încheie cu ședința de închidere în care se prezintă scopul auditului și concluziile urmare a auditului efectuat. Se prezintă neconformitățile constatate și se ia acordul șefului de compartimentului auditat pe fișele de neconformități.

5.4.8 Pe baza fișelor de neconformități șeful compartimentului auditat stabilește și înscrie acțiunile corective, termele și responsabilitățile pentru realizarea lor.

Fișele de neconformități sunt transmise auditorului șef în maximum 4 zile cu acțiunile corective

ce trebuie întreprinse.

5.4.10 Auditorul șef transmite Raportul de audit șefului compartimentului auditat în maximum 10 zile.

5.4.11 După expirarea termenelor stabilite pentru realizarea acțiunilor corective auditorul șef verifică modul de implementare a acestora și completează rubrica analiza implementării acțiunilor corective din Fișa de neconformități, cod FPS-03/05, anexă la Raportul de audit.

5.4.12 Dacă acțiunile corective nu sunt îndeplinite auditorul șef solicită șefului compartimentului auditat să stabilească un nou termen de realizare și dacă nici în acest caz nu sunt îndeplinite auditorul șef se adresează RMC pentru luarea de măsuri.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

ATRIBUȚII. RESPONSABILITĂȚI

Administrator organizației

6.1.1 Aprobă Graficul anual de audituri interne

6.1.2 În urma analizelor efectuate de managementul firmei, dispune efectuarea de audituri de supraveghere neplanificate în situațiile prezentate la 5.2.4

RMC

6.2.1 Întocmește Graficul anual de audituri interne și îl supune aprobării Administratorului general

6.2.2 Nominalizează echipa de audit (când este cazul);

6.2.3 Urmărește implementarea acțiunilor corective propuse de către compartimentul auditat ;

6.2.4 Aduce la cunoștință compartimentelor data efectuării auditului;

6.2.5 Avizează planurile de audit;

6.2.6 Dispune efectuarea auditurilor neplanificate, după caz.

Auditor șef

6.3.1 Elaborează planul de audit;

6.3.2 Coordonează echipa de audit în timpul desfășurării auditului;

6.3.3 Încadrează neconformitățile constatate în timpul auditului;

6.3.4 Completează, semnează și difuzează factorilor implicați documentele legate de auditul intern efectuat.

6.4 Auditor

6.4.1 Consemnează constatările din timpul auditului în zonele auditate;

6.4.2 Raportează Auditorului șef rezultatele auditului;

6.4.3 Cooperează cu Auditorul șef la elaborarea raportului de audit.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

6.5 Responsabil compartiment auditat

6.5.1 Semnează planul de audit (de luare la cunoștință);

6.5.2 Participă la ședința de deschidere și de închidere a auditului intern;

6.5.3 Prezintă auditorilor toate informațiile și documentele de care au nevoie;

6.5.4 Asigură condiții corespunzătoare de desfășurare a auditului;

6.5.5 Completează acțiunile corective pe care trebuie să le întreprindă pentru eliminarea neconformităților;

6.5.6 Prezintă dovezi obiective ale modului de rezolvare ale acțiunilor corective.

7. ÎNREGISTRĂRI

7.1 Grafic anual de audituri interne, cod FPS-03/01;

7.2 Plan audit intern, cod FPS-03/02;

7.3 Chestionar audit intern, cod FPS-03/03;

7.4 Raport de audit, cod FPS-03/04 ;

7.5 Fișă de neconformități, cod FPS-03/05;

7.6 Listă participanți ședință de deschidere/închidere, cod FPS-03/06.

7.7 Înregistrările sunt tratate conform procedurii „Controlul înregistrărilor”, cod PS – 02.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

ANEXA 5

S.C. ROBYPAN S.R.L.

PS – 04

CONTROLUL PRODUSULUI NECONFORM

Aprobat de Administratorul general :

Data: 17.05.2015

Ediția : 1

Revizia : 0

Exemplarul nr.

Document controlat / informativ

FPS-01/01-rev.0/17.04.2015

SITUAȚIA REVIZIILOR

FPS-01/02-rev.0/17.04.2015

1.SCOP

Prezenta procedură stabilește etapele care trebuie respectate pentru a se asigura că la apariția unui produs sau serviciu neconform acestea sunt ținute sub control.

2. DOMENIU DE APLICARE

Prezenta procedură se aplică în toate activitățile care pot afecta calitatea serviciilor efectuate de SC ROBYPAN SRL.

DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

TERMINOLOGIE ȘI ABREVIERI

Terminologie

Termenii utilizați în prezenta procedură sunt definiți în SR EN ISO 9000. Termenii specifici procedurii sunt :

acțiune corectivă : Acțiunea de eliminare a cauzei unei neconformități detectate sau a altei situații nedorite.

corecție : Acțiune întreprinsă pentru a elimina o neconformitate constatată.

defect : Neîndeplinirea unei cerințe referitoare la o utilizare intenționată sau specificată.

neconformitate : Neîndeplinirea unei cerințe.

produs : Rezultat al unui proces

NOTA 1 – Există patru categori generice de produse, după cum urmează :

servicii (de exemplu, transport);

software (de exemplu, program de calculator);

hardware (de exemplu, partea mecanică a unui motor);

materiale procesate (de exemplu, lubrifiant).

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

NOTA 2 – Serviciul este rezultatul cel puțin a unei activități realizate în mod necesar la intefața dintre furnizor și client și este în general imaterial. Prestarea unui serviciu poate implica de exemplu, o activitate desfășurată asupra unui produs material furnizat de client (de exemplu, transportul de mărfuri).

proces : Ansamblu de activități corelate sau în interacțiune care transformă elemente de intrare în elemente de ieșire.

4.2 Abrevieri

AC : Asigurarea Calității

MC : Manualul Calității

SMC : Sistemul de Management al Calității

PS : Procedura de Sistem

RMC : Reprezentantul Managementului pentru Calitate

PROCEDURĂ

5.1. Generalități

5.1.1 Orice abatere de la cerințele clientului sau prevederile SMC survenită în derularea serviciilor de aprovizionare și/sau efectuare a lucrărilor din domeniul de activitate al SC ROBYPANSRL este considerată produs/serviciu neconform dacă conduce (sau are potențialul de a conduce) la insafisfacția clientului.

51.2.Identificarea produsului/serviciului neconform este făcută de oricare dintre angajații societății.

5.2.Controlul produsului neconform la aprovizionare

5.2.1 La primirea materiei prime șeful Producției verifică :

documentele emise de furnizor;

buletinele de analiză și încercări care însoțesc fiecare lot de materie primă.

5.2.2 La depistarea produselor neconforme se procedează astfel :

se separă produsele neconforme în zona de carantină;

se identifică produsele neconforme cu eticheta PRODUS NECONFORM;

se întocmește Raportul de neconformitate la recepție – formular cod FPS 04/01;

se stabilește soluția de tratare a neconformității, care poate fi : utilizare cu derogare; înlocuirea produselor aprovizionate neconforme de cătrte furnizor, cu aceptul acestuia; declasarea, cu acceptul furnizorului;

informarea furnizorului;

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

stabilirea acțiunilor corective;

implementarea și verificarea implementării acțiunilor corective;

recontrolul în prezența delegatului furnizorului.

Administratorul general aprobă Raportul de neconformitate la recepție.

Controlul produsului neconform (în timpul efectuării lucrărilor)

5.3.1 Produsul (lucrarea) neconform identificat(ă) este transmis șefului Producție care are respon-sabilitatea se întocmească Raportul de neconformitate– formular cod FPS 04/02 și să analizeze cauza apariției neconformități .

În urma analizei, șeful Producției, definește acțiunea corectivă, responsabilitățile și termenele

pentru implementare sau dacă este cazul și corecția.

Administratorul general aprobă Raportul de neconformitate.

5.3.4 RMC urmărește implementarea acțiunii corective și închiderea Raportului de neconformitate sau alocă un nou termen și noi responsabilități în cazul nerespectării datelor inițiale.

5.3.5 Rapoartele de neconformitate, acțiunile corective sau corecțiile sunt date de intrare pentru

analiza efectuată de management.

6.ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI

6.1.Administratorul general

6.1.1.Aprobă Rapoartele de neconformitatea.

6.1.2. În urma analizei cauzelor apariției neconformităților, propune măsuri pentru îmbunătățirea

activității organizației.

6.2.Administrator adjunct

6.2.1.Participă la recepția materiilor prime și materialelor.

6.2.2.Atunci când se constată că există produse neconforme, la aprovizionare, participă la analiza

acestora și la stabilirea soluțiilor : utilizare cu derogare, declasare sau respingere.

6.3.Șef Producție

6.3.1.Participă la recepția materiilor prime și materialelor.

6.3.2.Atunci când se constată că există produse neconforme, la aprovizionare, participă la analiza

acestora și la stabilirea soluțiilor : utilizare cu derogare, declasare sau respingere.

6.3.3.Participă la analiza cauzelor apariției neconformităților.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

6.3.4.Propune acțiunile corective.

Personal de execuție

6.2.1 Informează șeful Producție despre neconformitățile depistate atât la verificarea materiilor prime aprovizionate cât și în timpul desfășurării lucrărilor.

Aplică corecțiile, atunci când este cazul.

Implementează măsurile corective aprobate.

Reprezentantul Managementului pentru Calitate

Verifică implementarea acțiunilor corective stabilite prin Rapoartele de neconformități.

Înaintează conducerii firmei situația neconformităților constatate atât la recepția materiilor și

materialelor aprovizionate și în timpul desfășurării lucrărilor efectuate de S.C. ROBYPAN S.R.L.

ÎNREGISTRĂRI

7.1 Raport de neconformitate la recepție, formular cod FPS 04/01

7.2 Raport de neconformitate, formular cod FPS 04/02

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

EXEMPLU DE RAPORT DE NECONFORMITATE LA RECEPTIE ANEXA 5

ANEXA 6

S.C. ROBYPAN S.R.L.

PS – 05

ACȚIUNI CORECTIVE

Aprobat de Administratorul general :

Data: 17.05.2015

Ediția : 1

Revizia : 0

Exemplarul nr.

Document controlat / informativ

FPS-01/01-rev.0/17.04.2015

SITUAȚIA REVIZIILOR

FPS-01/02-rev.0/17.04.2015

1. SCOP

Prezenta procedură stabilește un sistem de control pentru identificarea și tratarea neconformităților prin inițierea și implementarea acțiunilor corective în vederea eliminării cazelor neconformităților și a preveni reapariția aceestora.

2. DOMENIU DE APLICARE

Prezenta procedură se aplică în toate compartimentele și activitățile SC ROBYPAN SRL.

3.DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

4.TERMINOLOGIE ȘI ABREVIERI

4.1.Terminologie

Termenii utilizați în prezenta procedură sunt definiți în SR EN ISO 9000. În plus s-au mai utilizat următorii termeni:

acțiune corectivă : Acțiune de eliminare a cauzei unei neconformități detectate sau a altei situații nedorite.

NOTA 1 – Pot exista mai multe cauze pentru o neconformitate.

NOTA 2 – Acțiunea corectivă este întreprinsă pentru a preveni reapariția în timp ce acțiunea preventivă este întreprinsă pentru a preveni apariția.

NOTA 3 – Nu trebuie confundată "acțiunea corectivă" cu "corecția" :

– corecția se aplică în cazul unei reparații și presupune tratarea unei neconformități existente;

acțiunea corectivă presupune eliminarea cauzei unei neconformități.

acțiune preventivă : Acțiune de eliminare a cauzei unei neconformități potențiale sau a altei posibile situații nedorite.

neconformitate : Neîndeplinirea unei cerințe.

4.2 Abrevieri

AC : Asigurarea Calității

MC : Manualul Calității

SMC : Sistemul de Management al Calității

RMC : Reprezentantul Managementului pentru Calitate

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

5.PROCEDURĂ

5.1.Generalități

Acțiunile corective se referă la eliminarea cauzelor neconformităților existente, depistate în procesul de audit intern, în procesul controlului produsului neconform sau în urma unor reclamații .

5.2.Identificarea surselor de informații și datele de intrare

5.2.1 Informațiile și datele obiective care conduc la acțiuni corective provin din următoarele surse :

a) Analiza rapoartelor de neconformități

b) Rapoarte de audit intern și extern;

c) Analiza efectuată de management

d) Reclamații făcute de clienț

5.3 Analiza neconformităților și stabilirea acțiunilor corective

5.3.1 Analiza neconformităților și stabilirea acțiunilor corective este o activitate permanentă realizată pe întregul flux de activitate și în cadrul analizelor semestriale efectuate de managementul firmei, în conformitate cu prevederile stabilite în Manualul Calității.

5.3.2 Atunci când se constată apariția unor neconformități pe fluxul de activitate sau în reclamațiile clienților, RMC le analizează împreună cu șeful Producției.

5.3.3 În urma analizei sunt stabilite acțiunile corective necesare și este elaborat Raportul de neconformitate de către șeful Producției.

5.3.4 Șeful Producției stabilește termenele și responsabilitățile, semnează Raportul de neconformități și îl supune aprobării Administratorului general.

5.3.5 Pentru evitarea apariției în viitor a unor neconformități, cu ocazia ședințelor de analiză efectuate de management, sunt analizate Rapoartele de neconformități emise, iar din analiza efectuată rezultă măsuri care se concretizează în:

a) modificări ale documentelor SMC;

b) renegocierea unor clauze contractuale cu clienții;

c) modificări sau îmbunătățiri ale SMC

d) măsuri pentru prevenirea apariției neconformităților.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

5.3.6 In urma auditurilor interne efectuate în firmă și a constatărilor neconformităților privin implementarea și funcționarea SMC sunt elaborate Fișele de neconformități, unde sunt propuse acțiunile corective necesare.

5.4 Urmărirea și verificarea implementării acțiunilor corective

5.4.1 Urmărirea și verificarea implementării acțiunilor corective/preventive este responsabilitatea RMC.

5.4.2 RMC are obligația de a verifica cu ocazia auditurilor interne situația implementării acțiunilor corective și de a informa Administratorul general despre stadiul acestora.

5.4.3 Dacă în urma verificării se constată implementarea efectivă a acțiunilor corective dispuse, se completează Rapoartele de neconformități, consemnând finalizarea acestora.

5.4.4 În situația în care acțiunea corectivă nu a fost implementată în intervalul de timp stabilit RMC informează Administratorul general.

5.4.5 Administratorul general analizează cu toți cei implicați cauzele care au dus la nerespectarea termenului stabilit pentru implementarea acțiunii corective și decide dacă este cazul să prelungească termenul de implementare sau modificarea acesteia.

5.4.6 Rapoartele de neconformități și Rapoartele de audit sunt arhivate de RMC și reprezintă date de ieșire ale procesului de identificare și tratare a neconformităților.

5.5 Tratarea reclamațiilor clientului

5.5.1 Reclamațiile primite din partea clienților sunt înregistrate de RMC și transmise spre analiză Administratorului general.

5.5.2 Administratorului general analizează de principiu obiectul reclamației și decide asupra competenței privind rezolvarea acesteia.

5.5.3 Indiferent de natura reclamației, un delegat din partea societății, va contacta reprezentanții clientului și/sau va efectua o vizită la sediul clientului și va clarifica obiectul reclamației clientului, stabilind dacă vina aparține societății sau clientului.

5.5.4 Rezultatele acestui demers sunt consemnate într-un proces verbal.

5.5.5 În situația în care vina aparține firmei, pe baza datelor din procesul verbal încheiat, se inițiază o corecție și, după caz, este emis un Raport de neconformități care urmează același algoritm ca cel descris în paragrafele anterioare.

5.5.6 După stabilirea corecțiilor acestea sunt aduse la cunoștința clientului în maximum 48 ore de la aprobarea Raportului de neconformități.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

6.ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI

6.1.Administratorul general

6.1.1 Conduce ședințele periodice de analiză a SMC.

6.1.2 Modifică acțiunile corective propuse.

6.1.3 Aprobă Rapoartele de neconformități.

6.1.4 Analizează de principiu obiectul reclamațiilor și decide asupra competenței privind rezolvarea acestora.

6.2 Șeful Producție

6.2.1 Analizează cauzele neconformităților și stabilește măsurile corective.

Stabilește termenele de implementare a acțiunilor corective și responsabilitățile.

6.3.Reprezentantul Managementului pentru Calitate

6.3.1.Verifică prin audituri interne implementarea acțiunilor corective.

6.3.2.Informează managementul firmei despre stadiul implementării acțiunilor corective.

6.3.3.Participă la analiza cauzelor apariției neconformităților.

6.3.4.Întocmește documentația necesară desfășurării ședințelor de analiză a SMC.

6.3.4.Arhivează Rapoartele de neconformități, Rapoartele de audit intern și reclamațiile clienților

ÎNREGISTRĂRI

7.1 Fișă de neconformități, formular cod FPS-03/05

7.2 Raport de neconformități la recepție, formular cod FPS-04/01

7.3 Raport de neconformități , formular cod FPS-04/02

7.4 Proces verbal de constatare a reclamației clientului.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

ANEXA 7

S.C. ROBYPAN S.R.L.

PS – 06

ACȚIUNI PREVENTIVE

Aprobat de Administratorul general :

Data: 17.05.2015

Ediția : 1

Revizia : 0

Exemplarul nr.

Document controlat / informativ

FPS-01/01-rev.0/17.04.2015

SITUAȚIA REVIZIILOR

FPS-01/02-rev.0/17.04.2015

1. SCOP

Prezenta procedură stabilește un sistem de control pentru identificarea neconformităților potențiale, inițierea și implementarea de acțiuni preventive, precum și a procesului de îmbunătățire continuă.

2. DOMENIU DE APLICARE

Prezenta procedură se aplică de personalul firmei implicat în identificarea și analizarea cauzelor noncalității potențiale, în stabilirea măsurilor preventive și de cei ce trebuie să aplice și să urmărească efectele acțiunilor preventive.

3.DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

4.TERMINOLOGIE ȘI ABREVIERI

4.1.Terminologie

Termenii utilizați în prezenta procedură sunt definiți în SR EN ISO 9000. În plus s-au mai utilizat următorii termeni:

acțiune corectivă: Acțiune de eliminare a cauzei unei neconformități detectate sau a altei situații nedorite.

Nota 1 – Pot exista mai multe cauze pentru o neconformitate.

NOTA 2 – Acțiunea corectivă este întreprinsă pentru a preveni reapariția iar acțiunea preventivă este întreprinsă pentru a preveni apariția.

NOTA 3 – Există o distincție între corecție și acțiune corectivă.

acțiune preventivă: Acțiune de eliminare a cauzei unei neconformități potențiale sau a altei posibile situații nedorite

NOTA 1- Pot exista mai multe cauze pentru o neconformitate potențială.

NOTA 2 – Acțiunea preventivă este întreprinsă pentru a preveni apariția în timp ce acțiunea corectivă se întreprinde pentru a preveni reapariția.

conformitate: îndeplinirea unei acțiuni

NOTA 1- Această definiție corespunde cu Ghidul 2 ISO/CEI dar este formulată diferit pentru a se încadra în conceptele ISO 9000.

NOTA 2 – Termenul „conformare” este sinonim cu nerecomandat.

cerință: Nevoie sau așteptare care este declarată, în general implicită sau obligatorie.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

NOTA 1 – „În general implicit” are sensul că aceasta reprezintă o practică internă sau o obișnuință pentru organizație pentru clienții acesteia și pentru alte părți interesate, la care nevoia sau așteptarea luată în considerare este implicit.

NOTA 2 – Pentru a desemna un tip specific de cerințe, ca de exemplu cerințe pentru produs, cerințe ale managementului calității, cerințe ale clientului poate fi utilizat un calificativ.

NOTA 3 – O cerință specificată este aceea care este declară, de exemplu, într-un document.

NOTA 4 – Cerințele pot fi generate de diferite părți interesate.

neconformitate: Neîndeplinirea unei cerințe

4.2 Abrevieri

AC : Asigurarea Calității

MC : Manualul Calității

SMC : Sistemul de Management al Calității

RMC : Reprezentantul Managementului pentru Calitate

5.PROCEDURĂ

5.1Generalități

Acțiunile preventive se referă la funcționarea sistemului de management al calității al organizației și sunt depistate în urma auditurilor interne sau a unor reclamații.

5.2.Identificarea surselor de informații și datele de intrare

5.2.1 Informațiile și datele obiective care conduc la acțiuni preventive provin din următoarele surse :

Neconformități apărute la alte firme (furnizori, clienți sau competitori, în limita disponibilității acestor informații)

Analiza neconformităților apărute în cadrul firmei, pentru anumite activități și care pot apărea în cadrul altor activități.

Analiza efectuată de management

Modificări ale legislației în vigoare.

5.3 Determinarea neconformităților potențiale și a cauzelor acestorae

5.3.1 Determinarea neconformităților potențiale și a cauzelor acestora este o activitate periodică.

5.3.2 Atunci când este identificată o neconformitate potențială, se analizează cauzele care pot determina apariția acesteia, RMC o înregistrează și împreună cu factorii implicați inițiază o acțiune preventivă utilizând

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

formularul Raport de acțiuni preventive.

5.3.3.Aprobarea necesității inițierii acțiunii preventive este facută de Administratorul general.

5.3.4.Acțiunile preventive sunt înregistrate, analizate și se stabilesc termenele și responsabilitățile

pentru implementarea acestora.

5.4 Urmărirea și verificarea implementării acțiunilor preventive

5.4.1 Urmărirea și verificarea implementării acțiunilor preventive este responsabilitatea RMC.

5.4.2 RMC are obligația de a verifica cu ocazia auditurilor interne situația implementării acțiunilor preventive și de a informa Administratorul general despre stadiul acestora.

5.4.3 Dacă în urma verificării se constată implementarea efectivă a acțiunilor preventive dispuse, se completează Rapoartele de acțiuni preventive , consemnând finalizarea acestora.

5.4.4 În situația în care acțiunea preventivă nu a fost implementată în intervalul de timp stabilit, RMC informează Administratorul general.

5.4.5 Administratorul general analizează cu toți cei implicați cauzele care au dus la nerespectarea termenului stabilit pentru implementarea acțiunii preventive și decide dacă este cazul să prelungească termenul de implementare sau modificarea acesteia.

5.4.6.Rapoartele de acțiuni preventive sunt arhivate de RMC.

6.ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI

6.1Administratorul general

6.1.1 Conduce ședințele periodice de analiză a SMC.

6.1.2 Modifică acțiunile preventive propuse.

6.1.3 Aprobă Rapoartele de acțiuni preventive.

6.2 Șeful Producție

6.2.1 Analizează împreună cu RMC cauzele neconformităților potențiale și propune măsurile preventive.

Stabilește termenele de implementare a acțiunilor preventive și responsabilitățile.

6.3.Reprezentantul Managementului pentru Calitate

6.3.1.Verifică prin audituri interne implementarea acțiunilor preventive.

6.3.2.Informează managementul firmei despre stadiul implementării acțiunilor preventive.

6.3.3.Participă la analiza cauzelor apariției neconformităților potențiale.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

6.3.4.Întocmește documentația necesară desfășurării ședințelor de analiză a SMC.

6.3.5.Arhivează Rapoartele de acțiuni preventive.

7.ÎNREGISTRĂRI

7.1 Raport de acțiuni preventive, formular cod FPS-06/01

Șef Producție : Data :

Acțiuni preventive propuse :

Șef Producție : Data :

Șef Producție : Data :

ANEXA 8

1. Descrierea produsului : Caracteristici fizico-chimice

Prăjitură obținută din aluat dospit , ● Umiditate – max.60%

bine însiropată, decorată cu frișcă și ● Aciditate frișcă – max.22 grade Thörmer

glasată cu jeleu de culoare roșie; ● Grăsime – min.8%

Greutate: 120g ± 5%; ● Zahăr total – min. 27%

●Felul coacerii – în forme metalice ● Corpuri străine – lipsă

pentru savarine. ● Plumb

● Cupru – max.0,5 mg/ kg

2. Caracteristici organoleptice ● Reziduu de pesticide- absent

● Forma –tronconică cu diametrul de

deformări ale suportului de aluat Caracteristici microbiologice

sau ale decorului de frișcă ; ● Drojdii și mucegaiuri- max. 100/g

Aspect- formă specifică , fără deformări ● Folră mesofilă – max 10/g

ale suportului de aluat sau ale decorului ●Escherichia coli – max 1/g

de frișcă; ● Salmonella- absent/25g

Culoare – galben-aurie, rumenă, uniformă, ● Stafilococ coagulazo – pozitiv- absent /25g

nu se admite colorație brună datorată ● Bacillus cereus – max. 1/g

arderii la suportul de aluat;

Gust – plăcut, dulce, de frișcă și rom, Condiții de depozitare – vitrine frigorifice cu

fără gust acru, amar, sau alt gust neplăcut, temperaturi de 8-10 0C

fără scrâșnet în dinți datorită impurităților;

● Aroma – plăcută, caracteristică ingre- Termen de valabilitate – 24 h

dientelor utilizate (rom,vanilie și frișcă),

fără miros străin.

Prezentare – se expun direct

în vitrine frigorifice

FPS-01/03-rev.0/25.02.2015

ANEXA 9

RAPORT DE NECONFORMITATE

NECONFORMITATEA………………………………………………………………………

PCC NR.

DOMENIU :

TIP :

1.Descriere neconformitate……………………………………………………………………………….

2.Produse implicate……………………………………………………………………………………….

3.Număr de lot ( alte detalii de identificare)……………………………………………………………..

4.Elemente de descriere…………………………………………………………………………………..

5.Cantitate lot………………………………………………………Valoare……………………………..

6.Date identificare a constatatorului neconformității……………………………………………………..

7.Data constatării neconformității …………………………………Ora……………………………….

8.Data apariției neconformității …………………………………….Ora………………………………….

9. Daune constatate………………………………………………………………………………………….

10. Daune posibile/ Efecte………………………………………………………………………………..

11.Destinație produs …………………………………………………………………………………..

. Elemente de identificare a produsului reținut……………………………………………………………

13. Locul în care a fost izolat……………………………………………………………………………..

14. Măsuri luate………………………………………………………………………………………….

15. Dovezi fizice constatate………………………………………………………………………………

16. Decizia finală…………………………………………………………………………………………

FPS-01/03-rev.0/25.02.2015

ANEXA10

Table 1 Exemple de situații în care sunt necesare acțiuni corective

ANEXA 2

S.C. ROBYPAN S.R.L.

PS – 01

CONTROLUL DOCUMENTELOR

Aprobat de Administratorul general :

Data : 17.05.2015

Ediția : 1

Revizia : 0

Exemplarul nr.

Document controlat / informativ

FPS-01/01-rev.0/17.04.2015

SITUAȚIA REVIZIILOR

FPS-01/02-rev.0/17.04.2015

1. SCOP

Prezenta procedură stabilește un sistem de control pentru aprobarea, difuzarea, adminstrarea și modificarea documentației, inclusiv retragerea documentelor perimate în S.C. ROBYPAN S.R.L.

2. DOMENIU DE APLICARE

Prezenta procedură se aplică în toate compartimentele și activitățile S.C. ROBYPAN S.R.L.

DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

TERMINOLOGIE ȘI ABREVIERI

Terminologie

Termenii utilizați în prezenta procedură sunt definiți în SR EN ISO 9000. În plus s-au mai utilizat următorii termeni:

document : Informații înregistrate pe un mediul suport.

NOTĂ – Mediul suport poate fi hârtia, discuri magnetice, optice sau electronice.

documentație : Un set de documente.

document intern : Document emis în cadrul

document extern : Document de proveniență străină.

NOTĂ – Documentele externe pot fi : standarde, regulamente, cerințe ale cliențiolor etc.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

4.2 Abrevieri

AC : Asigurarea Calității

IL : Instrucțiune de lucru

MC : Manualul Calității

SMC : Sistemul de Management al Calității

PO : Procedură Operațională

PS : Procedura de Sistem

RMC : Reprezentantul Managementului pentru Calitate

PROCEDURĂ

Generalități

5.1.1 În cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L. este implementat un sistem de control privind elaborarea/modificarea, verificarea, aprobarea, difuzarea și arhivarea documentelor și datelor.

5.1.2 Sistemul se referă la următoarele categorii de documente și date :

a) documentele Sistemului de Management al Calității :

– Manualul calității;

– Declarațiile Administratorului General privind politica și obiectivele în domeniul

calității;

– Proceduri ale SMC;

– Instrucțiuni de lucru

b) documente și date cu caracter tehnic :

standarde;

norme externe;

proiecte ( puse la dispoziție de clienți)

c) documente cu caracter comercial :

documente contractuale;

chestionare de evaluare a subcontractanților;

d) documente referitoare la personal :

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

fișele posturilor;

contracte de muncă;

Identificarea documentelor și datelor

5.2.1 Tipurile de documente și datele descrise mai sus reprezintă dovezi obiective ale modului de implementare și funcționare a SMC.

5.2.2 Fiecare compartiment își identifică propriile documente și date ce vor fi controlate.

5.2.3 Responsabilitatea identificării acestor documente și date revine elaboratorilor documentelor

SMC.

5.2.4 După identificarea documentelor și datelor ce vor fi utilizate în regim controlat, este identificat suportul documentului (hârtie sau magnetic).

Elaborarea și codificarea documentelor

După identificare, persoanele desemnate elaborează documentele SMC.

În cadrul SMC implementat în S.C. ROBYPAN S.R.L. se elaborează următoarele de tipuri de proceduri/instrucțiuni:

proceduri funcție de sistem – PS;

proceduri operaționale – PO;

instrucțiuni de lucru – IL.

5.3.3 Procedurile funcție de sistem, care descriu aplicarea cerințelor standardului de referință SR

EN ISO 9001 în cadrul SMC, sunt elaborate de RMC.

Procedurile operaționale, care descriu anumite activități proprii unor compartimente, sunt

elaborate de către RMC împreună cu șefii compartimentelor respective.

Instrucțiunile de lucru, care descriu detalii precise despre modalitatea în care urmează să

fie făcută o activitate pentru a se atinge performanța dorită, se elaborează de șefii compartimentelor respective.

Fiecare procedură/instrucțiune este organizată din punct de vedere al modului de redac-

tare, pe capitole, subcapitole, paragrafe. Denumirile capitolelor sunt prezentate mai jos :

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

SCOP

DOMENIU DE APLICARE

DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

TERMINOLOGIE. ABREVIERI

PROCEDURĂ

ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI

ÎNREGISTRĂRI

Anexe

Formulare

SCOP – acest capitol conține o descriere clară și concisă a intenței procedurii, din care

trebuie să rezulte “ de ce este scrisă procedura “.

DOMENIU DE APLICARE – în acest capitol se precizează tipul de activități la care se

aplică procedura, domeniile tratate de procedura/instrucțiunea respectivă și limitele de aplicabilitate.

DOCUMENTE DE REFERINȚĂ – în acest capitol se indică documentele care stau la baza

elaborării documentelor SMC, ajutând la înțelegerea și aplicarea documentului.

TERMINOLOGIE. ABREVIERI – în acest capitol se definesc termenii noi, specifici

documentului respectiv, precum și prescurtările utilizate.

PROCEDURĂ – în acest capitol se detaliază pas cu pas activitățile necesare și modalitățile

care concură la realizarea scopului declarat al documentului.

ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI – în acest capitol se explicitează atribuțiile și

responsabilitățile care revin funcțiilor implicate în aplicarea documentului.

ÎNREGISTRĂRI – în acest capitol se listează toate tipurile de documente ce trebuie întocmite

pentru a certifica sau dovedi că au fost îndeplinite și verificate cerințele stabilite, De asemenea, capitolul include cerințe privind numărul de exemplare, transmitere, mod de identificare, loc și perioada de păstrare. Toate documentele listate în acest capitol se trec în matricea de documente.

ANEXE – acestea cuprind prevederi suplimentare și reprezintă părți integrante ale

procedurilor și sunt prezentate la sfârșitul acestora.

După elaborarea procedurii/instrucțiunii, se elaborează și se anexează formularele care au

fost identificate pe parcursul elaborării.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

Modelul general de formular conține pe partea superioară a paginii datele de identificare

ale documentului, astfel:

numele firmei;

denumirea documentului;

codul formularului și alte date necesare identificării documentului, cum ar fi :

procedura la care se referă;

numărul și data reviziei.

După elaborare, documentele sunt codificate astfel:

– proceduri funcție de sistem : PS – nn

– proceduri operaționale : PO – nn

– instrucțiuni de lucru : IL – nn

– formulare: Fmm-nn/xx-rev…./data

unde :

nn este grupa de numere care identifică unic procedura (01, 02…..)

mm este grupa de litere care identifică procedura la care se referă formularul (PS, PO sau IL)

xx este numărul formularului

EXEMPLU : Formularul 02 al procedurii PS-04, revizia 0, elaborată la 14.05.2015, va avea codul : FPS – 04/02-rev.0/14.05.2015

Formularele trebuie să fie unic codificate, să fie incluse în Lista documentelor în vigoare și să aibă indice de revizie.

Procedurile/instrucțiunile de lucru se elaborează în faza de proiect după care sunt trimise spre verificare RMC.

Verificarea documentelor

Procedurile/instrucțiunile de lucru sunt verificate de către RMC din punct de vedere al asigurării calității și acesta anexează lista de modificări propuse.

5.4.2 Verificarea și aprobarea documentelor se evidențiază prin semnăturile persoanelor autorizate.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

Redactarea documentelor

Redactarea procedurilor/instrucțiunilor se realizează computerizat de către RMC.

Numerotarea capitolelor, subcapitolelor, paragrafelor se realizează astfel :

a) capitolul – cu o cifră arabă

b) subcapitolul – cu două cifre arabe (prima cifră indică numărul capitolului, iar a doua numărul subcapitolului)

c) paragraful – prin trei cifre arabe, separate prin puncte.

Titlurile capitolelor se scriu cu majuscule.

Titlurile subcapitolelor se scriu cu litere normale.

Redactarea textului se realizează la un rând și jumătate, aliniat la stânga paginii.

Aprobarea documentelor

5.6.1 După verificarea și efectuarea modificărilor, procedurile/instrucțiunile împreună cu documentele aferente, în anexă, sunt supuse aprobării Administratorului General.

După aprobare, procedurile/instrucțiunile sunt obligatorii pentru întreg personalul firmei.

Difuzarea documentelor

5.7.1 Difuzarea este efectuată pe baza Listei de difuzare de către RMC pentru procedurile funcție de sistem și de elaboratori pentru procedurile operaționale și instrucțiunile dlucru, astfel încât

edițiile în vigoare ale documentelor adecvate să fie disponibile în toate locurile unde se execută activități esențiale pentru funcționarea eficace a SMC.

În momentul difuzării documentelor noi, documentele nevalabile și/sau perimate sunt

retrase din toate punctele de difuzare sau de utilizare.

Toate documentele utilizate în cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L. sunt prezentate în

Lista documentelor în vigoare, întocmită, păstrată și arhivată de RMC.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

Modificarea/Revizuirea documentelor

Toate documentele și datele sunt supuse unei revizuiri generale la trei revizii.

Inafara de revizuirea generala , documentele și datele sunt modificate în urma :

auditurilor interne ale sistemului de management al calității;

ședințelor de analiză a SMC ;

ori de câte ori se constată că acestea nu mai corespund scopului pentru care au fost create.

Reviziile și modificările documentelor sunt efectuate de elaboratori pentru instrucțiunile de

lucru și procedurile operaționale și de RMC pentru procedurile de proces, pe baza rapoartelor de audit și a proceselor verbale de analiză a SMC.

Orice modificare în textul unei proceduri/instrucțiuni trebuie să fie identificată prin :

marcarea textului modificat cu o linie dreaptă verticală în partea stângă pe toată lungimea acestuia;

completarea în caseta de control a reviziilor pe pagină a numărului și datei efectuării ultimei revizii.

Modificarea formularelor se evidențiază prin înscrierea numărului reviziei și a datei acesteia

în codul formularului, care se află în subsolul paginii.

Verificarea și aprobarea se face de către aceleași funcții care au verificat și aprobat

documentul inițial.

Revizia poate afecta una sau cel mult două pagini. În acest caz se modifică, avizează,

aprobă, multiplică și difuzează, pe baza Listei de difuzare, numai paginile respective.

Documentul inițial constituie revizia 0, iar reviziile ulterioare primesc numere de la 1 la 3.

Elaborarea unei noi ediții se face în urma unor modificări esențiale sau după un număr de 4

modificări succesive ale aceluiași document. Noile ediții se aprobă respectând aceleași reguli de procedură ca și în cazul primei ediții.

Controlul documentelor externe

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

În cadrul S.C. ROBYPAN S.R.L. sunt ținute sub control următoarele categorii de

documente externe:

standarde naționale

legi și acte normative

Standardele sunt asigurate și controlate de RMC.

Legile și actele normative sunt păstrate și controlate de Administratorul general adjunct.

Arhivarea documentelor externe este efectuată de RMC și Administratorul general adjunct.

ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI

Administrator general

Asigură condițiile necesare pentru controlul documentelor și datelor.

Aprobă procedurile de sistem, procedurile operaționale, instrucțiunile de lucru și Manualul Calității.

Asigură condițiile necesare elaborării/modificării, difuzării și arhivării documentelor și datelor.

Asigură implementarea documentelor SMC în toate compartimentele firmei.

Reprezentantul Managementului pentru Calitate

6.2.1 Identifică documentele și datele din zona sa de activitate.

6.2.2 Redactează și modifică procedurile de sistem și operaționele.

6.2.3 Difuzează procedurile de sistem și operaționele pe baza Listei de difuzare.

6.2.4 Verifică, din punct de vedere al asigurării calității, instrucțiunile de lucru.

6.2.5 Verifică cu ocazia auditurilor interne respectarea prevederilor prezentei proceduri și

prezintă concluziile managementului firmei cu ocazia analizelor efectuate de management.

6.2.6 Întocmește, actualizează și păstrează Lista documentelor în vigoare.

Elaboratori instrucțiuni de lucru

6.3.1 Elaborează, redactează și difuzează instrucțiunile de lucru pe baza Listei de difuzare.

Efectuează reviziile și modificărilr instrucțiunilor de lucru.

Trimit documentele elaborate spre verificare și aprobare funcțiilor responsabile de aceste activități.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

ÎNREGISTRĂRI

Lista documentelor în vigoare – este completată, actualizată și arhivată de RMC.

Lista de difuzare – este completată, actualizată și păstrată de RMC.

8. FORMULARE

Pagina de gardă – formular cod FPS-01/01

Situația reviziilor– formular cod FPS-01/02

Format general document– formular cod FPS-01/03

Lista documentelor în vigoare– formular cod FPS-01/04

Lista de difuzare– formular cod FPS-01/05

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

ANEXA 3

S.C. ROBYPAN S.R.L.

PS – 02

CONTROLUL ÎNREGISTRĂRILOR

Aprobat de Administratorul general :

Data: 17.05.2015

Ediția : 1

Revizia : 0

Exemplarul nr.

Document controlat / informativ

FPS-01/01-rev.0/17.04.2015

SITUAȚIA REVIZIILOR

FPS-01/02-rev.0/17.04.2015

1. SCOP

Prezenta procedură stabilește un sistem de control pentru identificarea, depozitarea, protejarea, regăsirea, durata de păstrare și distrugerea înregistrărilor calității în SC ROBYPAN SRL.

2. DOMENIU DE APLICARE

Prezenta procedură se aplică în toate compartimentele și activitățile SC ROBYPAN SRL.

DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

4.TERMINOLOGIE ȘI ABREVIERI

4.1.Terminologie

Termenii utilizați în prezenta procedură sunt definiți în SR EN ISO 9000. În plus s-au mai utilizat următorii termeni:

document : Informație împreună cu mediul său suport.

NOTA 1 – Mediul poate fi hârtia, discuri megnetice, electronice sau optice, fotografie sau mostră, sau combinații ale acestora.

NOTA 2 – Un set de documente, de exemplu specificații și înregistrări este frecvent denumit “documentație “.

NOTA 3 – Unele cerințe (ca de exemplu, cerința de a fi lizibile) se referă la toate tipurile de documente, totuși pot fi cerințe diferite pentru specificații (de exemplu, cerința de a fi controlate prin revizii) și înregistrări ( de exempplu, cerința de a fi regăsibile)

înregistrare : Document prin care se declară rezultate obținute sau se furnizează dovezi ale activităților realizate.

specificație : Document care stabilește cerințe.

NOTĂ – O specificație se poate asocia activităților (de exemplu: document procedură, specificație de proces și specificație de încercare), sau produselor (de exemplu: specificație de produs, desen și specificație de execuție).

4.2 Abrevieri

AC : Asigurarea Calității

MC : Manualul Calității

SMC : Sistemul de Management al Calității

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

PS : Procedura de Sistem

RMC : Reprezentantul Managementului pentru Calitate

5.PROCEDURĂ

Generalități

5.1.1 Înregistrările generate în cadrul în SC ROBYPAN SRL furnizează dovezi obiective referitoare la :

implementarea și eficiența SMC și a elementelor acestuia;

satisfacerea condițiilor tehnice de către produsele și serviciile realizate de societate.

5.1.2 Înregistrările calității generate în cadrul societății, inclusiv responsabilitățile referitoare la elaborare, difuzare și arhivare, sunt prezentate în capitolul Înregistrări din proceduri/instrucțiuni.

Completare. Difuzare

5.2.1 Pentru înregistrările calității sunt utilizate formulare tipizate, în conformitate cu procedura – Controlul documentelor, PS – 01 și Lista documentelor în vigoare.

În cadrul procedurilor, referitor la înregistrările calității generate, este precizat :

rolul documentului;

emitentul documentului;

documentele și datele pe baza cărora se întocmesc;

destinația fiecăui exemplar.

Înregistrările originale și copiile acestora sunt datate, scrise lizibil și ușor identificabile.

Verificarea modului de completare a înregistrărilor calității generate de fiecare compartiment

este realizată de șeful compartimentului respectiv.

Principalele categorii de înregistrări sunt :

rezultatele activităților de instruire ;

analizele cerințelor clienților ;

rezultatele evaluării furnizorilor ;

rapoartele de neconformitate ;

acțiunile corective și acțiunile preventive ;

rapoartele de audit ;

procesele verbale ale analizei efectuate de management ;

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

documentele de aprovizionare.

Păstrarea înregistrărilor calității

5.3.1 Înregistrările sunt astfel identificate și indexate, încât să poată fi ușor regăsite față de produsele și activitățile la care se referă. (Sistemul utilizat pentru identificare permite regăsirea promptă a proceselor care le generează, data întocmirii, persoanele care au întocmit înregistrarea).

Durata de păstrare a înregistrărilor calității în cadrul societății este de 3 ani.

Pentru înregistrările a căror importanță impune păstrarea acestora pe o perioadă mai mare de

3 ani, perioada de arhivare este menționată în procedura care face referire la înregistrările respective sau într-o notă inclusă în formularul în cauză.

Înregistrările se păstrează în dosare, bibliorafturi, de către elaboratori sau de cei care le-au

primit.

Înregistrările sunt păstrate în condiții care previn distrugerea sau deteriorarea lor din cauze

naturale sau intenționate.

Acesul la înregistrări

5.4.1 Au acces la înregistrări :

clientul, pentru consultare, numai în situațiile în care există prevederi contractuale, sau cu acordul Administratorului general;

organismele de certificare/acreditare cu care există relații contractuale, pentru certificare;

organismele de inspecție (Protecția muncii, Protecția mediului etc.)

Copiile documentelor difuzate sub formă necontrolată nu sunt ținute sub control din punct de

vedere al numărului de exemplare/perioada de păstrare și sunt difuzate numai cu acordul Administratorului general.

Distrugerea înregistrărilor

5.5.1 Toate înregistrările care sunt în perioada de valabilitate sunt păstrate în cadrul compartimentelor elaboratoare sau arhiva societății.

5.5.2 Înregistrările care au perioada de valabilitate depășită și pentru care nu există prevederi legale care să impună păstrarea lor, sunt distruse prin tocare și se întocmește un proces verbal.

Aprobarea pentru distrugerea înregistrărilor este dată de Administratorul general.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI

Administratorul general

6.1.1 Asigură condițiile necesare arhivării înregistrărilor.

Verifică modul de păstrare și arhivare al înregistrărilor.

Aprobă distrugerea înregistrărilor și numește persoanele care se ocupă de aceasta și

întocmesc procesul verbal.

Șefi de compartimente

6.2.1 Urmăresc aplicarea în desfășurarea activităților pe care le coordonează a prevederilor documentelor SMC și elaborarea corectă a înregistrărilor necesare.

Verifică modul de completare a înregistrărilor.

Asigură păstrarea înregistrărilor pe perioada specificată și predarea la arhiva societății a

înregistrărilor cu perioada de păstrare expirată.

Asigură disponibilitatea înregistrărilor și accesul reprezentanților clienților și organismelor de

certificare.

Reprezentantul Managementului pentru Calitate

Verifică prin audituri interne respectarea prevederilor prezentei proceduri.

Păstrează înregistrările specifice activității de AC pe perioada determinată de procedurile SMC.

Responsabil arhivă

Răspunde de păstrarea, clasarea și distrugerea documentelor din cadrul arhivei.

Asigură accesul la documentația arhivată, pe baza aprobării Administratorului general.

ÎNREGISTRĂRI

Procese verbale de distrugere a documentelor.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

ANEXA 4

S.C. ROBYPAN S.R.L.

PS – 03

AUDIT INTERN

Aprobat de Administratorul general :

Data: 17.05.2015

Ediția : 1

Revizia : 0

Exemplarul nr.

Document controlat / informativ

FPS-01/01-rev.0/17.04.2015

SITUAȚIA REVIZIILOR

FPS-01/02-rev.0/17.04.2015

1. SCOP

Prezenta procedură are drept scop stabilirea unei metodologii pentru programarea și efectuarea auditurilor interne, pentru raportarea rezultatelor și menținerea înregistrărilor rezultate în urma acestei activități.

2. DOMENIU DE APLICARE

Prezenta procedură se aplică în toate compartimentele și la toate nivelurile structurii organizatorice a SC ROBIPANSRL , în activitatea de audit intern asupra SMC.

DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

TERMINOLOGIE. ABREVIERI

Terminologie

Termenii utilizați în prezentul document sunt în conformitate cu definițiile din documentele de referință de la capitolul 3. Termenii specifici procedurii sunt:

audit: Proces sistematic, independent și documentat în scopul obținerii de dovezi de audit și de evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit

NOTĂ – Auditurile interne, uneori denumite și audituri de primă parte, sunt conduse de, sau în numele organizației însăși pentru scopuri interne și pot constitui baza pentru o organizație pentru declarația pe proprie răspundere a conformității.

program de audit: Ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit interval de timp și orientate spre un scop anume

criterii de audit: Ansamblu de politici, proceduri sau cerințe utilizate ca o referință

neconformitate: Neîndeplinirea unei cerințe

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

dovezi de audit: Înregistrări, declarații ale faptelor sau alte informații care sunt relevante în raport cu criteriile de audit și verificabile

Abrevieri

SMC – Sistem de Management al Calității

RMC – Responsabil Management Calitate

PROCEDURĂ

5.1 Generalități

5.1.1 Auditul intern este o activitate planificată care se desfășoară pentru:

– a determina conformitatea sau neconformitatea elementelor SMC cu condițiile specificate în referențial;

– a determina eficacitatea cu care SMC implementat satisface obiectivele calității specificate;

– îmbunătățirea permanentă a SMC.

5.1.2 Auditurile interne sunt efectuate de o persoană sau de o echipă de audit. Aceasta poate include specialiști pe domenii de activitate.

5.2 Planificarea auditurilor interne

5.2.1 Procesul de audit intern este planificat de către proprietarul de proces, RMC care are în vedere următoarele activități:

– programarea anuală a auditului;

– efectuarea auditurilor.

5.2.2 În luna decembrie a anului în curs, RMC întocmește Graficul anual de audit intern pentru anul următor și-l supune spre aprobare Administratorului general.

Fiecare compartiment va fi auditat cel puțin o dată pe an.

În afara auditurilor programate, se poate iniția un audit intern neprogramat din următoarele

motive :

cu ocazia reorganizării, restructurării firmei;

reviziei documentelor SMC;

este necesar să se verifice implementarea acțiunilor corective și eficiența acestora.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

Frecvența auditurilor se stabilește în funcție de rezultatele auditurilor din anul precedent, importanța activităților și impactul lor asupra calității produselor/serviciilor oferite.

5.2.6 În mod obișnuit nu se admit derogări față de data planificată. Dacă totuși din motive bine justificate desfășurarea auditului nu poate avea loc la date planificată, Șeful compartimentului reprogramează data împreună cu RMC. Data reprogramată se înscrie în Graficul anual de audituri interne, cod FPS-03/01, cu însemnul „ * „, care semnifică că data a fost replanificată.

5.3 Pregătirea auditurilor interne

Procesul de audit intern este efectuat de RMC (care îndeplinește funcția de Auditor șef) și/sau

este subcontractat cu o persoană fizică autorizată/calificată ca auditor.

Auditorii interni trebuie să îndeplinească condițiile prevăzute de SR EN ISO 19011.

În vederea desfășurării auditului, auditorul întreprinde următoarele acțiuni :

Elaborarea Planului de audit

Stabilirea documentelor de referință

Analizarea prevederilor documentelor de referință aplicabile zonei auditate, a rapoartelor de audit anterioare și modul în care au fost aplicate acțiunile corective și preventive

Înștiințarea cu cel puțin 3 zile înainte de începerea auditului a personalului ce urmează a fi auditat și transmiterea acestora a unui exemplar din Planul de audit, cod FPS-03/02.

5.3.4 Planul de audit , cod F PS-03/01, precizează:

– zonele auditate;

– tipul de audit : planificat sau neplanificat;

– perioada de desfășurare;

– documentele de referință aplicabile.

Pentru buna desfășurare a auditului fiecare auditor întocmește, pe baza documentelor SMC

aplicabile zonei auditate Chestionare de audit intern, cod FPS-03/03, pe care le completează în timpul auditului.

5.4 Desfășurarea auditului și întocmire Raport de audit

5.4.1 Fiecare audit începe cu o ședință de deschidere, la care participă conducerea zonei auditate.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

Scopul ședinței de deschidere este :

prezentarea membrilor echipei de audit;

prezentarea obiectivelor auditului,

stabilirea modului de desfășurare a auditului

stabilirea căilor de comunicare

clarificarea oricăror neclarități din planul de audit

confirmarea orei și datei ședinței de închidere a auditului

5.4.3 În timpul efectuării auditului, auditorul analizează dovezile obiective pe bază de interviuri, examinarea documentației și observarea activităților din zona auditată.

5.4.4 În timpul auditului, este examinat modul de aplicare a fiecărui element al SMC, aplicarea corectă și completă a prevederilor documentelor SMC, modul de implementare a acțiunilor corective și preventive.

5.4.5 În timpul auditului se vor nota toate neconformitățile și observațiile din zona auditată.

5.4.6 Înscrierea neconformităților a clauzelor se face pe Fișă de neconformitate, cod FPS-03/05, care este anexă la Raportul de audit, cod FPS-03/04.

5.4.7 În final auditul se încheie cu ședința de închidere în care se prezintă scopul auditului și concluziile urmare a auditului efectuat. Se prezintă neconformitățile constatate și se ia acordul șefului de compartimentului auditat pe fișele de neconformități.

5.4.8 Pe baza fișelor de neconformități șeful compartimentului auditat stabilește și înscrie acțiunile corective, termele și responsabilitățile pentru realizarea lor.

Fișele de neconformități sunt transmise auditorului șef în maximum 4 zile cu acțiunile corective

ce trebuie întreprinse.

5.4.10 Auditorul șef transmite Raportul de audit șefului compartimentului auditat în maximum 10 zile.

5.4.11 După expirarea termenelor stabilite pentru realizarea acțiunilor corective auditorul șef verifică modul de implementare a acestora și completează rubrica analiza implementării acțiunilor corective din Fișa de neconformități, cod FPS-03/05, anexă la Raportul de audit.

5.4.12 Dacă acțiunile corective nu sunt îndeplinite auditorul șef solicită șefului compartimentului auditat să stabilească un nou termen de realizare și dacă nici în acest caz nu sunt îndeplinite auditorul șef se adresează RMC pentru luarea de măsuri.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

ATRIBUȚII. RESPONSABILITĂȚI

Administrator organizației

6.1.1 Aprobă Graficul anual de audituri interne

6.1.2 În urma analizelor efectuate de managementul firmei, dispune efectuarea de audituri de supraveghere neplanificate în situațiile prezentate la 5.2.4

RMC

6.2.1 Întocmește Graficul anual de audituri interne și îl supune aprobării Administratorului general

6.2.2 Nominalizează echipa de audit (când este cazul);

6.2.3 Urmărește implementarea acțiunilor corective propuse de către compartimentul auditat ;

6.2.4 Aduce la cunoștință compartimentelor data efectuării auditului;

6.2.5 Avizează planurile de audit;

6.2.6 Dispune efectuarea auditurilor neplanificate, după caz.

Auditor șef

6.3.1 Elaborează planul de audit;

6.3.2 Coordonează echipa de audit în timpul desfășurării auditului;

6.3.3 Încadrează neconformitățile constatate în timpul auditului;

6.3.4 Completează, semnează și difuzează factorilor implicați documentele legate de auditul intern efectuat.

6.4 Auditor

6.4.1 Consemnează constatările din timpul auditului în zonele auditate;

6.4.2 Raportează Auditorului șef rezultatele auditului;

6.4.3 Cooperează cu Auditorul șef la elaborarea raportului de audit.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

6.5 Responsabil compartiment auditat

6.5.1 Semnează planul de audit (de luare la cunoștință);

6.5.2 Participă la ședința de deschidere și de închidere a auditului intern;

6.5.3 Prezintă auditorilor toate informațiile și documentele de care au nevoie;

6.5.4 Asigură condiții corespunzătoare de desfășurare a auditului;

6.5.5 Completează acțiunile corective pe care trebuie să le întreprindă pentru eliminarea neconformităților;

6.5.6 Prezintă dovezi obiective ale modului de rezolvare ale acțiunilor corective.

7. ÎNREGISTRĂRI

7.1 Grafic anual de audituri interne, cod FPS-03/01;

7.2 Plan audit intern, cod FPS-03/02;

7.3 Chestionar audit intern, cod FPS-03/03;

7.4 Raport de audit, cod FPS-03/04 ;

7.5 Fișă de neconformități, cod FPS-03/05;

7.6 Listă participanți ședință de deschidere/închidere, cod FPS-03/06.

7.7 Înregistrările sunt tratate conform procedurii „Controlul înregistrărilor”, cod PS – 02.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

ANEXA 5

S.C. ROBYPAN S.R.L.

PS – 04

CONTROLUL PRODUSULUI NECONFORM

Aprobat de Administratorul general :

Data: 17.05.2015

Ediția : 1

Revizia : 0

Exemplarul nr.

Document controlat / informativ

FPS-01/01-rev.0/17.04.2015

SITUAȚIA REVIZIILOR

FPS-01/02-rev.0/17.04.2015

1.SCOP

Prezenta procedură stabilește etapele care trebuie respectate pentru a se asigura că la apariția unui produs sau serviciu neconform acestea sunt ținute sub control.

2. DOMENIU DE APLICARE

Prezenta procedură se aplică în toate activitățile care pot afecta calitatea serviciilor efectuate de SC ROBYPAN SRL.

DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

TERMINOLOGIE ȘI ABREVIERI

Terminologie

Termenii utilizați în prezenta procedură sunt definiți în SR EN ISO 9000. Termenii specifici procedurii sunt :

acțiune corectivă : Acțiunea de eliminare a cauzei unei neconformități detectate sau a altei situații nedorite.

corecție : Acțiune întreprinsă pentru a elimina o neconformitate constatată.

defect : Neîndeplinirea unei cerințe referitoare la o utilizare intenționată sau specificată.

neconformitate : Neîndeplinirea unei cerințe.

produs : Rezultat al unui proces

NOTA 1 – Există patru categori generice de produse, după cum urmează :

servicii (de exemplu, transport);

software (de exemplu, program de calculator);

hardware (de exemplu, partea mecanică a unui motor);

materiale procesate (de exemplu, lubrifiant).

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

NOTA 2 – Serviciul este rezultatul cel puțin a unei activități realizate în mod necesar la intefața dintre furnizor și client și este în general imaterial. Prestarea unui serviciu poate implica de exemplu, o activitate desfășurată asupra unui produs material furnizat de client (de exemplu, transportul de mărfuri).

proces : Ansamblu de activități corelate sau în interacțiune care transformă elemente de intrare în elemente de ieșire.

4.2 Abrevieri

AC : Asigurarea Calității

MC : Manualul Calității

SMC : Sistemul de Management al Calității

PS : Procedura de Sistem

RMC : Reprezentantul Managementului pentru Calitate

PROCEDURĂ

5.1. Generalități

5.1.1 Orice abatere de la cerințele clientului sau prevederile SMC survenită în derularea serviciilor de aprovizionare și/sau efectuare a lucrărilor din domeniul de activitate al SC ROBYPANSRL este considerată produs/serviciu neconform dacă conduce (sau are potențialul de a conduce) la insafisfacția clientului.

51.2.Identificarea produsului/serviciului neconform este făcută de oricare dintre angajații societății.

5.2.Controlul produsului neconform la aprovizionare

5.2.1 La primirea materiei prime șeful Producției verifică :

documentele emise de furnizor;

buletinele de analiză și încercări care însoțesc fiecare lot de materie primă.

5.2.2 La depistarea produselor neconforme se procedează astfel :

se separă produsele neconforme în zona de carantină;

se identifică produsele neconforme cu eticheta PRODUS NECONFORM;

se întocmește Raportul de neconformitate la recepție – formular cod FPS 04/01;

se stabilește soluția de tratare a neconformității, care poate fi : utilizare cu derogare; înlocuirea produselor aprovizionate neconforme de cătrte furnizor, cu aceptul acestuia; declasarea, cu acceptul furnizorului;

informarea furnizorului;

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

stabilirea acțiunilor corective;

implementarea și verificarea implementării acțiunilor corective;

recontrolul în prezența delegatului furnizorului.

Administratorul general aprobă Raportul de neconformitate la recepție.

Controlul produsului neconform (în timpul efectuării lucrărilor)

5.3.1 Produsul (lucrarea) neconform identificat(ă) este transmis șefului Producție care are respon-sabilitatea se întocmească Raportul de neconformitate– formular cod FPS 04/02 și să analizeze cauza apariției neconformități .

În urma analizei, șeful Producției, definește acțiunea corectivă, responsabilitățile și termenele

pentru implementare sau dacă este cazul și corecția.

Administratorul general aprobă Raportul de neconformitate.

5.3.4 RMC urmărește implementarea acțiunii corective și închiderea Raportului de neconformitate sau alocă un nou termen și noi responsabilități în cazul nerespectării datelor inițiale.

5.3.5 Rapoartele de neconformitate, acțiunile corective sau corecțiile sunt date de intrare pentru

analiza efectuată de management.

6.ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI

6.1.Administratorul general

6.1.1.Aprobă Rapoartele de neconformitatea.

6.1.2. În urma analizei cauzelor apariției neconformităților, propune măsuri pentru îmbunătățirea

activității organizației.

6.2.Administrator adjunct

6.2.1.Participă la recepția materiilor prime și materialelor.

6.2.2.Atunci când se constată că există produse neconforme, la aprovizionare, participă la analiza

acestora și la stabilirea soluțiilor : utilizare cu derogare, declasare sau respingere.

6.3.Șef Producție

6.3.1.Participă la recepția materiilor prime și materialelor.

6.3.2.Atunci când se constată că există produse neconforme, la aprovizionare, participă la analiza

acestora și la stabilirea soluțiilor : utilizare cu derogare, declasare sau respingere.

6.3.3.Participă la analiza cauzelor apariției neconformităților.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

6.3.4.Propune acțiunile corective.

Personal de execuție

6.2.1 Informează șeful Producție despre neconformitățile depistate atât la verificarea materiilor prime aprovizionate cât și în timpul desfășurării lucrărilor.

Aplică corecțiile, atunci când este cazul.

Implementează măsurile corective aprobate.

Reprezentantul Managementului pentru Calitate

Verifică implementarea acțiunilor corective stabilite prin Rapoartele de neconformități.

Înaintează conducerii firmei situația neconformităților constatate atât la recepția materiilor și

materialelor aprovizionate și în timpul desfășurării lucrărilor efectuate de S.C. ROBYPAN S.R.L.

ÎNREGISTRĂRI

7.1 Raport de neconformitate la recepție, formular cod FPS 04/01

7.2 Raport de neconformitate, formular cod FPS 04/02

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

EXEMPLU DE RAPORT DE NECONFORMITATE LA RECEPTIE ANEXA 5

ANEXA 6

S.C. ROBYPAN S.R.L.

PS – 05

ACȚIUNI CORECTIVE

Aprobat de Administratorul general :

Data: 17.05.2015

Ediția : 1

Revizia : 0

Exemplarul nr.

Document controlat / informativ

FPS-01/01-rev.0/17.04.2015

SITUAȚIA REVIZIILOR

FPS-01/02-rev.0/17.04.2015

1. SCOP

Prezenta procedură stabilește un sistem de control pentru identificarea și tratarea neconformităților prin inițierea și implementarea acțiunilor corective în vederea eliminării cazelor neconformităților și a preveni reapariția aceestora.

2. DOMENIU DE APLICARE

Prezenta procedură se aplică în toate compartimentele și activitățile SC ROBYPAN SRL.

3.DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

4.TERMINOLOGIE ȘI ABREVIERI

4.1.Terminologie

Termenii utilizați în prezenta procedură sunt definiți în SR EN ISO 9000. În plus s-au mai utilizat următorii termeni:

acțiune corectivă : Acțiune de eliminare a cauzei unei neconformități detectate sau a altei situații nedorite.

NOTA 1 – Pot exista mai multe cauze pentru o neconformitate.

NOTA 2 – Acțiunea corectivă este întreprinsă pentru a preveni reapariția în timp ce acțiunea preventivă este întreprinsă pentru a preveni apariția.

NOTA 3 – Nu trebuie confundată "acțiunea corectivă" cu "corecția" :

– corecția se aplică în cazul unei reparații și presupune tratarea unei neconformități existente;

acțiunea corectivă presupune eliminarea cauzei unei neconformități.

acțiune preventivă : Acțiune de eliminare a cauzei unei neconformități potențiale sau a altei posibile situații nedorite.

neconformitate : Neîndeplinirea unei cerințe.

4.2 Abrevieri

AC : Asigurarea Calității

MC : Manualul Calității

SMC : Sistemul de Management al Calității

RMC : Reprezentantul Managementului pentru Calitate

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

5.PROCEDURĂ

5.1.Generalități

Acțiunile corective se referă la eliminarea cauzelor neconformităților existente, depistate în procesul de audit intern, în procesul controlului produsului neconform sau în urma unor reclamații .

5.2.Identificarea surselor de informații și datele de intrare

5.2.1 Informațiile și datele obiective care conduc la acțiuni corective provin din următoarele surse :

a) Analiza rapoartelor de neconformități

b) Rapoarte de audit intern și extern;

c) Analiza efectuată de management

d) Reclamații făcute de clienț

5.3 Analiza neconformităților și stabilirea acțiunilor corective

5.3.1 Analiza neconformităților și stabilirea acțiunilor corective este o activitate permanentă realizată pe întregul flux de activitate și în cadrul analizelor semestriale efectuate de managementul firmei, în conformitate cu prevederile stabilite în Manualul Calității.

5.3.2 Atunci când se constată apariția unor neconformități pe fluxul de activitate sau în reclamațiile clienților, RMC le analizează împreună cu șeful Producției.

5.3.3 În urma analizei sunt stabilite acțiunile corective necesare și este elaborat Raportul de neconformitate de către șeful Producției.

5.3.4 Șeful Producției stabilește termenele și responsabilitățile, semnează Raportul de neconformități și îl supune aprobării Administratorului general.

5.3.5 Pentru evitarea apariției în viitor a unor neconformități, cu ocazia ședințelor de analiză efectuate de management, sunt analizate Rapoartele de neconformități emise, iar din analiza efectuată rezultă măsuri care se concretizează în:

a) modificări ale documentelor SMC;

b) renegocierea unor clauze contractuale cu clienții;

c) modificări sau îmbunătățiri ale SMC

d) măsuri pentru prevenirea apariției neconformităților.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

5.3.6 In urma auditurilor interne efectuate în firmă și a constatărilor neconformităților privin implementarea și funcționarea SMC sunt elaborate Fișele de neconformități, unde sunt propuse acțiunile corective necesare.

5.4 Urmărirea și verificarea implementării acțiunilor corective

5.4.1 Urmărirea și verificarea implementării acțiunilor corective/preventive este responsabilitatea RMC.

5.4.2 RMC are obligația de a verifica cu ocazia auditurilor interne situația implementării acțiunilor corective și de a informa Administratorul general despre stadiul acestora.

5.4.3 Dacă în urma verificării se constată implementarea efectivă a acțiunilor corective dispuse, se completează Rapoartele de neconformități, consemnând finalizarea acestora.

5.4.4 În situația în care acțiunea corectivă nu a fost implementată în intervalul de timp stabilit RMC informează Administratorul general.

5.4.5 Administratorul general analizează cu toți cei implicați cauzele care au dus la nerespectarea termenului stabilit pentru implementarea acțiunii corective și decide dacă este cazul să prelungească termenul de implementare sau modificarea acesteia.

5.4.6 Rapoartele de neconformități și Rapoartele de audit sunt arhivate de RMC și reprezintă date de ieșire ale procesului de identificare și tratare a neconformităților.

5.5 Tratarea reclamațiilor clientului

5.5.1 Reclamațiile primite din partea clienților sunt înregistrate de RMC și transmise spre analiză Administratorului general.

5.5.2 Administratorului general analizează de principiu obiectul reclamației și decide asupra competenței privind rezolvarea acesteia.

5.5.3 Indiferent de natura reclamației, un delegat din partea societății, va contacta reprezentanții clientului și/sau va efectua o vizită la sediul clientului și va clarifica obiectul reclamației clientului, stabilind dacă vina aparține societății sau clientului.

5.5.4 Rezultatele acestui demers sunt consemnate într-un proces verbal.

5.5.5 În situația în care vina aparține firmei, pe baza datelor din procesul verbal încheiat, se inițiază o corecție și, după caz, este emis un Raport de neconformități care urmează același algoritm ca cel descris în paragrafele anterioare.

5.5.6 După stabilirea corecțiilor acestea sunt aduse la cunoștința clientului în maximum 48 ore de la aprobarea Raportului de neconformități.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

6.ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI

6.1.Administratorul general

6.1.1 Conduce ședințele periodice de analiză a SMC.

6.1.2 Modifică acțiunile corective propuse.

6.1.3 Aprobă Rapoartele de neconformități.

6.1.4 Analizează de principiu obiectul reclamațiilor și decide asupra competenței privind rezolvarea acestora.

6.2 Șeful Producție

6.2.1 Analizează cauzele neconformităților și stabilește măsurile corective.

Stabilește termenele de implementare a acțiunilor corective și responsabilitățile.

6.3.Reprezentantul Managementului pentru Calitate

6.3.1.Verifică prin audituri interne implementarea acțiunilor corective.

6.3.2.Informează managementul firmei despre stadiul implementării acțiunilor corective.

6.3.3.Participă la analiza cauzelor apariției neconformităților.

6.3.4.Întocmește documentația necesară desfășurării ședințelor de analiză a SMC.

6.3.4.Arhivează Rapoartele de neconformități, Rapoartele de audit intern și reclamațiile clienților

ÎNREGISTRĂRI

7.1 Fișă de neconformități, formular cod FPS-03/05

7.2 Raport de neconformități la recepție, formular cod FPS-04/01

7.3 Raport de neconformități , formular cod FPS-04/02

7.4 Proces verbal de constatare a reclamației clientului.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

ANEXA 7

S.C. ROBYPAN S.R.L.

PS – 06

ACȚIUNI PREVENTIVE

Aprobat de Administratorul general :

Data: 17.05.2015

Ediția : 1

Revizia : 0

Exemplarul nr.

Document controlat / informativ

FPS-01/01-rev.0/17.04.2015

SITUAȚIA REVIZIILOR

FPS-01/02-rev.0/17.04.2015

1. SCOP

Prezenta procedură stabilește un sistem de control pentru identificarea neconformităților potențiale, inițierea și implementarea de acțiuni preventive, precum și a procesului de îmbunătățire continuă.

2. DOMENIU DE APLICARE

Prezenta procedură se aplică de personalul firmei implicat în identificarea și analizarea cauzelor noncalității potențiale, în stabilirea măsurilor preventive și de cei ce trebuie să aplice și să urmărească efectele acțiunilor preventive.

3.DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

4.TERMINOLOGIE ȘI ABREVIERI

4.1.Terminologie

Termenii utilizați în prezenta procedură sunt definiți în SR EN ISO 9000. În plus s-au mai utilizat următorii termeni:

acțiune corectivă: Acțiune de eliminare a cauzei unei neconformități detectate sau a altei situații nedorite.

Nota 1 – Pot exista mai multe cauze pentru o neconformitate.

NOTA 2 – Acțiunea corectivă este întreprinsă pentru a preveni reapariția iar acțiunea preventivă este întreprinsă pentru a preveni apariția.

NOTA 3 – Există o distincție între corecție și acțiune corectivă.

acțiune preventivă: Acțiune de eliminare a cauzei unei neconformități potențiale sau a altei posibile situații nedorite

NOTA 1- Pot exista mai multe cauze pentru o neconformitate potențială.

NOTA 2 – Acțiunea preventivă este întreprinsă pentru a preveni apariția în timp ce acțiunea corectivă se întreprinde pentru a preveni reapariția.

conformitate: îndeplinirea unei acțiuni

NOTA 1- Această definiție corespunde cu Ghidul 2 ISO/CEI dar este formulată diferit pentru a se încadra în conceptele ISO 9000.

NOTA 2 – Termenul „conformare” este sinonim cu nerecomandat.

cerință: Nevoie sau așteptare care este declarată, în general implicită sau obligatorie.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

NOTA 1 – „În general implicit” are sensul că aceasta reprezintă o practică internă sau o obișnuință pentru organizație pentru clienții acesteia și pentru alte părți interesate, la care nevoia sau așteptarea luată în considerare este implicit.

NOTA 2 – Pentru a desemna un tip specific de cerințe, ca de exemplu cerințe pentru produs, cerințe ale managementului calității, cerințe ale clientului poate fi utilizat un calificativ.

NOTA 3 – O cerință specificată este aceea care este declară, de exemplu, într-un document.

NOTA 4 – Cerințele pot fi generate de diferite părți interesate.

neconformitate: Neîndeplinirea unei cerințe

4.2 Abrevieri

AC : Asigurarea Calității

MC : Manualul Calității

SMC : Sistemul de Management al Calității

RMC : Reprezentantul Managementului pentru Calitate

5.PROCEDURĂ

5.1Generalități

Acțiunile preventive se referă la funcționarea sistemului de management al calității al organizației și sunt depistate în urma auditurilor interne sau a unor reclamații.

5.2.Identificarea surselor de informații și datele de intrare

5.2.1 Informațiile și datele obiective care conduc la acțiuni preventive provin din următoarele surse :

Neconformități apărute la alte firme (furnizori, clienți sau competitori, în limita disponibilității acestor informații)

Analiza neconformităților apărute în cadrul firmei, pentru anumite activități și care pot apărea în cadrul altor activități.

Analiza efectuată de management

Modificări ale legislației în vigoare.

5.3 Determinarea neconformităților potențiale și a cauzelor acestorae

5.3.1 Determinarea neconformităților potențiale și a cauzelor acestora este o activitate periodică.

5.3.2 Atunci când este identificată o neconformitate potențială, se analizează cauzele care pot determina apariția acesteia, RMC o înregistrează și împreună cu factorii implicați inițiază o acțiune preventivă utilizând

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

formularul Raport de acțiuni preventive.

5.3.3.Aprobarea necesității inițierii acțiunii preventive este facută de Administratorul general.

5.3.4.Acțiunile preventive sunt înregistrate, analizate și se stabilesc termenele și responsabilitățile

pentru implementarea acestora.

5.4 Urmărirea și verificarea implementării acțiunilor preventive

5.4.1 Urmărirea și verificarea implementării acțiunilor preventive este responsabilitatea RMC.

5.4.2 RMC are obligația de a verifica cu ocazia auditurilor interne situația implementării acțiunilor preventive și de a informa Administratorul general despre stadiul acestora.

5.4.3 Dacă în urma verificării se constată implementarea efectivă a acțiunilor preventive dispuse, se completează Rapoartele de acțiuni preventive , consemnând finalizarea acestora.

5.4.4 În situația în care acțiunea preventivă nu a fost implementată în intervalul de timp stabilit, RMC informează Administratorul general.

5.4.5 Administratorul general analizează cu toți cei implicați cauzele care au dus la nerespectarea termenului stabilit pentru implementarea acțiunii preventive și decide dacă este cazul să prelungească termenul de implementare sau modificarea acesteia.

5.4.6.Rapoartele de acțiuni preventive sunt arhivate de RMC.

6.ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI

6.1Administratorul general

6.1.1 Conduce ședințele periodice de analiză a SMC.

6.1.2 Modifică acțiunile preventive propuse.

6.1.3 Aprobă Rapoartele de acțiuni preventive.

6.2 Șeful Producție

6.2.1 Analizează împreună cu RMC cauzele neconformităților potențiale și propune măsurile preventive.

Stabilește termenele de implementare a acțiunilor preventive și responsabilitățile.

6.3.Reprezentantul Managementului pentru Calitate

6.3.1.Verifică prin audituri interne implementarea acțiunilor preventive.

6.3.2.Informează managementul firmei despre stadiul implementării acțiunilor preventive.

6.3.3.Participă la analiza cauzelor apariției neconformităților potențiale.

FPS-01/03-rev.0/17.04.2015

6.3.4.Întocmește documentația necesară desfășurării ședințelor de analiză a SMC.

6.3.5.Arhivează Rapoartele de acțiuni preventive.

7.ÎNREGISTRĂRI

7.1 Raport de acțiuni preventive, formular cod FPS-06/01

Șef Producție : Data :

Acțiuni preventive propuse :

Șef Producție : Data :

Șef Producție : Data :

ANEXA 8

1. Descrierea produsului : Caracteristici fizico-chimice

Prăjitură obținută din aluat dospit , ● Umiditate – max.60%

bine însiropată, decorată cu frișcă și ● Aciditate frișcă – max.22 grade Thörmer

glasată cu jeleu de culoare roșie; ● Grăsime – min.8%

Greutate: 120g ± 5%; ● Zahăr total – min. 27%

●Felul coacerii – în forme metalice ● Corpuri străine – lipsă

pentru savarine. ● Plumb

● Cupru – max.0,5 mg/ kg

2. Caracteristici organoleptice ● Reziduu de pesticide- absent

● Forma –tronconică cu diametrul de

deformări ale suportului de aluat Caracteristici microbiologice

sau ale decorului de frișcă ; ● Drojdii și mucegaiuri- max. 100/g

Aspect- formă specifică , fără deformări ● Folră mesofilă – max 10/g

ale suportului de aluat sau ale decorului ●Escherichia coli – max 1/g

de frișcă; ● Salmonella- absent/25g

Culoare – galben-aurie, rumenă, uniformă, ● Stafilococ coagulazo – pozitiv- absent /25g

nu se admite colorație brună datorată ● Bacillus cereus – max. 1/g

arderii la suportul de aluat;

Gust – plăcut, dulce, de frișcă și rom, Condiții de depozitare – vitrine frigorifice cu

fără gust acru, amar, sau alt gust neplăcut, temperaturi de 8-10 0C

fără scrâșnet în dinți datorită impurităților;

● Aroma – plăcută, caracteristică ingre- Termen de valabilitate – 24 h

dientelor utilizate (rom,vanilie și frișcă),

fără miros străin.

Prezentare – se expun direct

în vitrine frigorifice

FPS-01/03-rev.0/25.02.2015

ANEXA 9

RAPORT DE NECONFORMITATE

NECONFORMITATEA………………………………………………………………………

PCC NR.

DOMENIU :

TIP :

1.Descriere neconformitate……………………………………………………………………………….

2.Produse implicate……………………………………………………………………………………….

3.Număr de lot ( alte detalii de identificare)……………………………………………………………..

4.Elemente de descriere…………………………………………………………………………………..

5.Cantitate lot………………………………………………………Valoare……………………………..

6.Date identificare a constatatorului neconformității……………………………………………………..

7.Data constatării neconformității …………………………………Ora……………………………….

8.Data apariției neconformității …………………………………….Ora………………………………….

9. Daune constatate………………………………………………………………………………………….

10. Daune posibile/ Efecte………………………………………………………………………………..

11.Destinație produs …………………………………………………………………………………..

. Elemente de identificare a produsului reținut……………………………………………………………

13. Locul în care a fost izolat……………………………………………………………………………..

14. Măsuri luate………………………………………………………………………………………….

15. Dovezi fizice constatate………………………………………………………………………………

16. Decizia finală…………………………………………………………………………………………

FPS-01/03-rev.0/25.02.2015

ANEXA10

Table 1 Exemple de situații în care sunt necesare acțiuni corective