Proiect Pentru Implementarea Unui Sistem Informational Erp la Sc Marcom Srl
CUPRINS
INTRODUCERE
Succesul organizației și al mecanismelor sale economice este dependent de utilizarea sistemelor informaționale, fiind cel mai complex și greu mediu de administrat. În mediul competitiv de astăzi, o organizație eficientă nu mai poate funcționa cu o structură ierarhică tradițională de sus în jos. Organizațiile trebuie să reunească toate nivelurile ierarhice, în încercarea de a avea o misiune și o vizune comună, trebuie să modeleze toate informațiile de care dispun într-un mediu partajat și disponibil, susținute de sisteme de management moderne pentru a stabili repere de performanță pentru fiecare nivel de organizare, axat pe obiective de afaceri clar definite și comunicate.
Astăzi, pentru toate organizațiile este un imperativ în afaceri să-și creeze și să mențină bazele de date corecte și complete.
Un sistem informațional modern trebuie să asigure: informarea la toate nivelele, operativitatea informării, selectarea informațiilor, adaptabilitatea la modificari.
Sistemul informațional furnizeaza informații ce trebuie sa se caracterizeze prin acuratețe si realitate, concizie, relevanța, consistența, oportunitate, accesibilitate, forma de prezentare adecvată, cost corespunzator în raport cu valoarea acestuia.
Într-o organizație economică sistemul informațional îndeplineste cinci functii principale:
generarea, memorarea,comunicarea,execuția prelucrărilor si difuzarea informațiilor.Un sistem este realizat dintr-un grup de componente între care se stabilesc relații și care împreună duc spre un scop comun prin acceptarea de intrari si producerea de ieșiri printr-un proces de transformare.
Cu ajutorul sistemelor informatice se poate asigura infrastructura informațională internă – (intranet) sau externă – interorganizațională (prin extranet) pentru nevoile pe care le are businessul în:
– asigurarea unei eficiențe operaționale
– asigurarea unui management eficient;
– asigurarea unui avantaj competițional;
Tehnologia informației a devenit în condițiile actuale si o provocare managerială,iar desfășurarea orcărei activități economice nu se poate imagina fară utilizarea unui puternic sistem informațional si fara ajutorul sistemelor informatice. În societatea omenească din zilele noastre informația apare ca o necesitate indispensabilă proceselor decizionale. Fără ajutorul informației nu se pot lua decizii și cu cât există mai multe informații cu atât deciziile luate de către conducătorii organizațiilor sunt mai bune. Procesul decizional se afla în centrul activităților executive în afaceri.
Deciziile luate sunt cele ce influențeaza buna desfășurare a activității organizațiilor. Unele firme se implica în realizarea de proiecte cum ar fi implementarea unor soluții software moderne in vederea creșterii competitivității. Acest tip de proiect are patru componente principale:
achiziția de echipamente hardware
implementarea unor soluții software integrate (ERP),care să automatizeze activitatea firmei
implementarea unui sistem TIC pentru design și producție
implementarea unei soluții software de analiza economica și suport decizional (business intelligence systems) pentru îmbunătățirea managementului afacerii.
Pentru am explicita cele de mai sus am structurat lucrarea pe trei capitole.
În capitolul I am inclus noțiuni teoretice despre sisteme informatice și sisteme informaționale în organizații.
În capitolul II am dezvoltat noțiunile despre sistemele informatice și informaționale folosite în IMM –uri, cu caracteristicele specifice pentru acestea.
În capitolul III am exemplificat practic noțiunile prezentate în capitolele anterioare prin prezentarea unui studiu de caz privind implementarea unui sistem informatic într-un IMM.
CAPITOLUL I
SISTEME INFORMATIONALE – Sistem informational, sistem informatic
1.1. Managementul informatiilor in organizatia eficienta
În societatea contemporană se produc mutații semnificative determinate, în mare parte, de noile cerințe ale erei digitale. Astfel, pentru domeniul economic se introduce modelul economiei digitale, care, în esență, se bazează pe o altă viziune asupra pieței, tranzacțiilor, calității produselor și/sau serviciilor, impunând o mai mare conectivitate a companiilor ce evoluează în mediul competițional on-line.
Ca urmare, aceste condiții noi au determinat și o restructurare a strategiilor adoptate de companii, astfel încât acestea să poată să răspundă provocărilor induse de economia electronică. Responsabilitatea aderării la noile modele economice prin implementarea tehnologiilor din domeniul informației și comunicației revine factorilor decizionali. Rolul și funcțiile conducerii se amplifică depășind domeniul coordonării și armonizării activităților desfășurate în cadrul unității organizatorice.
Nivelurile ierarhiei manageriale pot fi evidențiate pot fi evidențiate pe mai multe planuri:
nivel strategic
nivel tactic
nivel operațional.
O viziune generală a unui sistem e-business se structurează pe 3 nivele, și anume: managementul proceselor și evenimentelor externe, managementul proceselor interne, integrarea și coordonarea întregului sistem. Metodele de afaceri electronice permit companiilor o intercorelare a procesului și sistemului de prelucrare a datelor interne și externe într-un mod mai eficient și mai flexibil, să lucreze mai aproape de furnizori și parteneri, să satisfacă mai bine nevoile consumatorilor. Folosirea arhitecturilor în dezvoltarea produselor software pentru mediul de afaceri reprezintă o modalitate de integrare a proceselor de afaceri cu cele specifice inginerii software, care să deservească segmentele corespunzătoare ale proceselor de afaceri.
1.1.1. Sistemul informational de management
Realizarea functiunilor organizatiei presupune o structura organizatorica care sa asigure culegerea, prelucrarea, transmiterea si furnizarea informatiilor necesare managementului.
”Sistemul informational influenteaza continutul si configuratia structurii organizatorice iar aceasta, determina intr-o masura insemnata organizarea sistemului informational.
Sistemul informational reprezinta cadrul organizatoric, prin intermediul caruia se materializeaza utilitatea informatiilor privind fluxurile de bunuri materiale si fluxurile informationale. Aceste fluxuri reflecta procese economice – mijloacele necesare desfasurarii activitatii de creare a bunurilor materiale – si procese de management, asupra carora exercita influente diferite perturbatii.
Prin perturbatii se inteleg cauzele care determina sau pot determina abateri pozitive sau negative de la obiectivele stabilite. Natura acestora este foarte diferita, fiecare din factorii mediului ambiant putand determina anumite perturbatii.
Sistemului conducator ii revine sarcina ca prin masuri corespunzatoare sa compenseze influenta perturbatiilor asupra proceselor si astfel sa asigure echilibrul dinamic sistemului organizatie. Pentru aceasta structura organizatorica trebuie conceputa in asa fel incat sa permita organizarea unui astfel de sistem informational care sa puna la dispozitia managementului in orice moment, cantitativ si calitativ, informatii despre fluxurile de bunuri materiale si informationale necesare luarii deciziilor, pentru eliminarea abaterilor si a neconcordantelor din activitatea intreprinderilor.
Sistemul informational are un grad ridicat de complexitate si pentru intelegerea necesitatii sale, a conceperii si utilizarii lui, este nevoie sa se cunoasca si sa se interpreteze corect notiunile ce stau la baza definirii acestuia: informatia, datele, redundanta, fluxul informational, circuitul informational, sistemul informational, sistemul informatic.
Dintre principalele parghii, prin care se realizeaza procesul de management, informatia si decizia prezinta o deosebita importanta. Acestea sunt strans legate intre ele intr-un sistem complex de conexiuni directe si inverse, ceea ce a determinat ca in literatura de specialitate sa se vorbeasca despre un sistem informational-decizional.”
Informatia este aceea care aduce elemente noi de cunoastere despre trecut, prezent si viitor si contribuie la inlaturarea unei stari de incertitudine.
Informatia economica poate fi definita ca fiind continutul unei comunicari ce aduce elemente noi de cunoastere, privind procesul tehnologic, transformarile obiectului muncii, natura si stadiul acestor transformari, conditiile de desfasurare a acestora si efectele economice carora le dau nastere, sau care aduce elemente noi despre conditiile mediului exterior.
Datele. Strans legata de informatie este notiunea de date. Datele sunt suportul informatiei si constituie informatie decat daca interpretarea lor sugereaza o anumita stare a unui obiect, a unui proces, a unui fenomen, despre care nu avem inca cunostinte.
Redundanta. Strans legate de informatie este si notiunea de redundanta. Mesajele care nu intrunesc cerinta de a aduce elemente noi de cunoastere, precum si informatiile in exces, poarta denumirea de redundanta.
”In literatura de specialitate se arata ca la proiectarea unui sistem informatic este preferabil sa se admita un anumit nivel al redundantei decat sa se obtina un nivel de informatii sub cel necesar.
Redundanta micsoreaza capacitatea canalului de transmisie dar mareste securitatea transmiterii sau, altfel spus, informatiile suplimentare sunt necesare pentru intelegerea mesajului, precum si pentru a verifica daca deciziile au fost intelese in conformitate cu intentiile celui care le-a emis, la fel si pentru a anula efectul unor denaturari ce pot perturba schimburile de informatie sursa si receptor.
Un rol deosebit in asigurarea utilitatii informatiei il are transmiterea acesteia. Transmiterea informatiei se face de la o sursa de informatii catre destinatar. Acesta o receptioneaza cu scopul de a valorifica semnificatia sa, spre deosebire de sursa care genereaza informatii prin inregistrarea starilor unui anumit proces.
Transmiterea informatiei de la sursa la destinatar se realizeaza prin canale de transmitere cu ajutorul unor mijloace de mare diversitate.
Multimea informatiilor vehiculate intre doua elemente ale unui sistem informational, indiferent de procedeul sau de natura suportului folosit la prelucrarea sau transmiterea acestora, se numeste flux informational.”
Fluxul informational are mai multe caracteristici: continutul; volumul (debitul) de informatie; frecventa; calitatea ; forma; suportul; procesul de obtinere; costul.
Circuitul informational reprezinta drumul (traseul) parcurs de o informatie de la sursa (emitator) la destinatie (receptor) si pana la clasarea sau distrugerea acesteia. Daca fluxul informational reprezinta partea invizibila in vehicularea informatiei, circuitul informational reprezinta partea materializata. Circuitele informationale au un rol important in dimensionarea si realizarea sistemului informational.
Sistemul informational. Informatiile si fluxurile informationale constituie liantul ce asigura organizatiei caracterul de sistem prin componente fundamentale ale sistemului informational economic.
„Sistemul informational poate fi definit ca ansamblul datelor, informatilor, fluxurilor si circuitelor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor menite sa contribuie la stabilirea si realizarea obiectivelor societatii.
Daca avem in vedere si resursele umane, respectiv specialistii in domeniul informaticii, o definire mai completa ar fi aceea in care sistemul informational este un ansamblu organizatoric format din totalitatea metodelor, procedeelor, mijloacelor si specialistilor care asigura culegerea, prelucrarea, transmiterea si acumularea informatiilor cu privire la fluxurile de bunuri materiale si informationale ce au loc in cadrul sistemului organizatie.„
1.1.2. Sistemul informatic economic
onomic
Concepte despre sistemele informatice
Importanța sistemelor informatice rezidă în principal în înțelegerea efectivă și responsabilă de către toți conducătorii (managerii) sau persoanele dintr-o organizație a necesității adaptării la societatea informațională globală. Sistemele informatice devin astăzi tot mai mult o componentă vitală a succesului în afaceri pentru o organizație sau un întreprinzător.
Managerii sau utilizatorii (finali sau nu) nu trebuie să cunoască tehnologiile complexe sau conceptele abstracte ori aplicațiile specializate din câmpul sistemelor informatice, ci să aibă definit cadrul conceptual în cel puțin cinci zone, și anume:
Conceptele fundamentale ale sistemului informatic;
Tehnologia sistemelor informatice;
Aplicațiile sistemelor informatice;
Dezvoltarea de sisteme informatice;
Managementul sistemelor informatice.
Conceptele fundamentale ale sistemului informatic
Conceptele de bază ale sistemului informatic asigură elementele tehnice și de comportament care ajută la fundamentarea aplicațiilor comerciale, a procesului de luare a deciziilor și de construire a unui avantaj strategic al firmei față de competitori.
Tehnologia sistemelor informatice
Tehnologia sistemelor informatice este reflectată de dezvoltarea și managementul în tehnologia informației (hardware, software, rețele, Internet, managementul bazelor de date sau a altor tehnologii de prelucrare a informațiilor).
Aplicațiile sistemelor informatice
Utilizarea sistemelor informatice prin aplicațiile sale în domeniul operațional, managerial asigură și crearea unui avantaj competitiv al organizației de la nivelul local, intern (în colaborarea dintre compartimente, între nivelele ierarhice) până la formele comerțului electronic, schimbului de informații utilizând Internetul etc.
Dezvoltarea de sisteme informatice
Dezvoltarea de sisteme informatice reprezintă modul în care utilizatorii (finali) elaborează sisteme informatice pentru a rezolva problemele din cadrul organizației sau pentru a crește productivitatea.
Managementul sistemelor informatice
Managementul sistemelor informatice se referă la modul în care se administrează resursele informatice precum și strategiile legate de implicarea și utilizarea tehnologiei informației la diferite niveluri: utilizator final, organizație și global.
Definirea sistemului informatic
Un sistem informatic este acela în care informația trece printr-un format digital – altfel spus, se transformă, se prelucrează sau se exprimă într-o formă digitală.
Sistemele informatice în sensul definiției de mai sus au apărut odată cu dezvoltarea sistemelor de calcul, a computerelor, deci. Aceste sisteme au fost integrate în sistemele informaționale, iar în prezent considerăm că termenul de sistem informațional tinde să scadă din ce în ce în importanță deoarece există din ce în ce mai puține activități în care să nu se folosească informații în formă digitală.
Un sistem informațional este astfel și un mod organizat de a combina oameni, hardware, software, rețele de comunicație cu resursele de date care colectează, transformă și diseminează informația într-o organizație.
Sistemele sunt compuse din canale de informație care pot fi clasificate în:
a) formale și informale;
b) personale și impersonale;
c) publice și private.
Canalele de informație pot fi utilizate în diferite moduri și combinații de către diferiți oameni sau de către diferite comunități.
Sistemul informatic reprezintă o parte a sistemului informațional care permite realizarea operațiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor și difuzare a informațiilor astfel obținute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informației (TI) și a personalului specializat în prelucrarea automată a datelor.
Sistemul informatic cuprinde:
o ansamblul informațiilor interne și externe, formale sau informale utilizate în cadrul firmei precum și datele care au stat la baza obținerii lor;
o software-ul necesar procesării datelor și difuzării informațiilor în cadrul organizației;
o procedurile și tehnicile de obținere (pe baza datelor primare) și de difuzare a informațiilor;
o platforma hardware necesară prelucrării datelor și disipării informațiilor;
o personalul specializat în culegerea, transmiterea, stocarea și prelucrarea datelor.
Sistemul informatic este structurat astfel încât să corespundă cerințelor diferitelor grupuri de utilizatori:
factori de conducere la nivelul conducerii strategice, tactice și operative;
personalul implicat în procesul culegerii și prelucrării datelor;
personalul implicat în procesul cercetării științifice și proiectării de noi produse și tehnologii de fabricație.
Alături de definirea strategiei de afaceri este necesară definirea strategiei sistemului informatic și aceasta deoarece:
sistemul informatic susține managerii, prin informațiile furnizate, în conducerea și controlul activității în vederea atingerii obiectivelor strategice ale organizației;
sistemele informatice sunt deschise și flexibile adaptându-se permanent cerințelor impuse de mediul dinamic în care operează firma;
promovarea soluțiilor TI susține organizația în consolidarea și dezvoltarea afacerii (ex.: comerțul electronic, e-banking etc);
sistemul informatic oferă informațiile necesare controlului îndeplinirii și adaptării planurilor operaționale și strategice ale organizației;
organizația trebuie să cunoască și să controleze riscurile legate de implementarea noilor tehnologii și adaptarea sistemului informatic la noile cerințe;
stabilirea unor standarde la nivelul sistemului informatic care au menirea de a preciza caracteristicile și performanțele hard și soft ale componentelor ce urmează a se achiziționa și ce metodologii urmează să se utilizeze în dezvoltarea sistemului.
Un alt aspect important îl reprezintă procesarea informațiilor. Aceasta constă în introducerea, prelucrarea, ieșirea și stocarea, și activitățile de control. Datele sunt fapte brute sau observații în general despre fenomene fizice sau tranzacții comerciale. Datele au un caracter obiectiv sunt măsurabile prin caracteristicile lor.
Informațiile sunt deja procesate, au un anumit înțeles și sunt folositoare utilizatorului. Datele suferă un proces de adăugare de valoare prin:
agregare, manipulare și organizare;
analizarea și evaluarea conținutului lor;
utilizarea lor într-un context folositor pentru utilizator.
Structura generală a unui sistem informatic
Pentru a defini structura generală a unui sistem informatic este necesar să plecăm de la funcția acestuia de a prelucra datele disponibile în vederea obținerii informațiilor necesare luării deciziilor în procesul conducerii.
Cele trei componente majore care formează sistemul informatic sunt:
• Intrările
• Prelucrările
• Ieșirile
Intrările reprezintă ansamblul datelor încărcate, stocate și prelucrate în cadrul sistemului în vederea obținerii informațiilor.
Intrările se clasifică în două grupe și anume:
Tranzacțiile externe;
Tranzacțiile interne.
Tranzacțiile externe care redau dinamica operațiilor și proceselor economice și financiare din cadrul firmei. Provin din mediul exterior sistemului informatic.
Tranzacțiile externe sunt:
datele referitoare la aprovizionările cu materii prime;
datele reflectând operațiile de încasări și plăți etc.
Tranzacțiile interne sunt reprezentate de:
date consemnate în documente primare, la locul producerii operațiilor pe care le evidențiază, în cadrul firmei (de exemplu: un bon de consum, o factură emisă unui client etc.);
date care provin din mediul economic, financiar-bancar, consemnate în documente sau înscrise în norme și/sau prevederi legale (facturi primite de la furnizori, ordin de plată onorat de client, cota legală de TVA, cotele de impozit pe profit etc);
date provenind de la alte sisteme informatice operaționale în cadrul aceleiași firme;
date provenind de la alte sisteme informatice exterioare firmei.
Tranzacțiile interne sunt urmarea unor prelucrări automate desfășurate în cadrul sistemului informatic conducând la modificări structurale în cadrul colecțiilor de date. Exemple: valoarea totală a produselor livrate, valoarea totală a încasărilor etc.
Datele consemnate în documente vor fi introduse în sistemul informatic în următoarele moduri:
o Executarea unor proceduri specializate ale sistemului informatic permițând încărcarea datelor tastate de operator pe baza unor machete de culegere a datelor generate pe monitorul calculatorului și validarea datelor;
o Scanarea documentelor, tehnologie modernă pe principii optice, permițând preluarea unui volum foarte mare de date într-un interval scurt de timp.
Intrările pot fi realizate în mod direct, utilizându-se mijloace moderne ale TI cum ar fi:
Transferul de date prin rețeaua locală din cadrul firmei, o rețea Novell de exemplu sau rețeaua intranet reușindu-se astfel ca ieșirile unui subsistem informatic al firmei să devină intrări pentru un alt subsistem;
Transfer de date la distanță:
o Prin Internet, inclusiv utilizarea tehnologiei EDI – Electronic Data Interchange;
o Prin rețele private, MICR (Magnetic ink character recognition), documentele sunt completate folosind caractere stilizate înscrise cu cerneală magnetică citirea documentelor făcându-se prin intermediul unor echipamente specializate:
Carduri cu bandă magnetică
Smart card-uri;
Coduri de bare;
Recunoaștere vocală;
Camere digitale;
Ecrane tactile.
Prelucrările, cel de al doilea element definitoriu al sistemului informatic, reprezintă un ansamblu omogen de proceduri automate realizând:
Crearea inițială și actualizarea bazei de date;
Exploatarea bazei de date;
Reorganizarea bazei de date;
Salvarea/restaurarea bazei de date.
Ieșirile sistemului informatic sunt reprezentate de rezultatele prelucrărilor desfășurate. Aceste ieșiri, în funcție de natura prelucrărilor care le-au generat, sunt de două categorii:
Ieșiri obținute în urma unor operații de transfer al datelor, care nu și-au modificat valoarea față de momentul introducerii lor în sistem. De exemplu: numărul și data unei facturi, denumirea unui produs, cantitatea facturată etc.;
Ieșiri obținute în urma unor operații de calcul pe baza unor algoritmi prestabiliți (valoarea produsului facturat, total factură, valoarea vânzărilor pe luna…etc).
Ieșirile sistemului informatic pot fi clasificate în funcție de conținutul și forma lor de prezentare în:
Indicatori sintetici regăsiți în tablourile de bord oferite managerilor ce pot fi consultate on-line;
Rapoarte (situații) care grupează diverși indicatori sintetici sau analitici sub formă tabelară. Exemplu: Statul de plată, Situația stocurilor de produse finite la data …, Balanța sintetică etc.
Clasificări ale ieșirilor sistemului informatic:
a) După gradul de agregare a datelor rapoartele se clasifică astfel:
Rapoarte sintetice, cuprinzând indicatori cu grad mare de sintetizare, destinate analizei activității și fundamentării deciziilor. Exemple: Situația evoluției vânzărilor pe produse și trimestre, Balanța sintetică, Bilanțul contabil etc.
Rapoarte analitice, conținând informații detaliate privind desfășurarea unei activități pe un anumit segment de timp (exemplu: Situația consumului de materiale pe luna…, Situația intrărilor de materiale pe gestiuni etc). Sunt destinate utilizării în cadrul compartimentelor funcționale.
b) După criteriul naturii informațiilor prezentate rapoartele se pot clasifica în:
Rapoarte conținând date de stare, reflectând valoarea patrimoniului la un moment dat, volumul activității la o anumită dată. Cel mai elocvent exemplu este bilanțul contabil care reflectă o“fotografiere” a situației patrimoniale la sfârșitul perioadei de gestiune;
Rapoarte statistice, cuprinzând informații având caracter statistic necesare raportărilor ierarhice (ministere, bănci etc), Comisiei Naționale de Statistică, BNR, centralei băncii în cazul sucursalelor sau fundamentării unor decizii vizând perioade viitoare de timp;
Rapoarte previzionale, care permit pe baza informațiilor privitoare la perioade anterioare de gestiune să se anticipeze evoluția unor procese și fenomene economice și/sau financiare. Aceste rapoarte sunt necesare atât în fundamentarea deciziilor tactice cât și a celor strategice.
c) După destinație, conținut și modul de structurare rapoartele se pot clasifica astfel:
Rapoarte de uz intern, al căror conținut este determinat de cerințele proprii de informare și control;
Rapoarte de uz general, al căror conținut este prestabilit (exemplu: bilanț contabil, balanță de verificare etc) multe dintre acestea fiind destinate și mediului exterior firmei (băncilor în procesul de creditare, organelor fiscale etc).
d) După frecvența de generare:
Rapoarte zilnice;
Rapoarte lunare;
Rapoarte trimestriale;
Rapoarte anuale.
În cadrul acestor rapoarte gradul de agregare/sintetizare a informației conținute este cu atât mai mare cu cât intervalul de timp la care se referă este mai larg.
Rapoartele pot fi generate pe imprimantă, pe monitorul calculatorului, pe suport magnetic sau optic pentru a fi transmise off-line beneficiarului sau transmise la distanță on-line (sub formă de fișiere) prin intermediul rețelelor.
• Grafice care permit reprezentarea într-o formă sugestivă (bi sau tridimensională) a dinamicii indicatorilor sintetici și analitici precum și a structurii indicatorilor. Graficele pot fi de mai multe tipuri: liniare, histograme, bursiere, de structură (pie), mixte etc.
• Foi de calcul electronice generate cu ajutorul procesoarelor de tip EXCEL, LOTUS 1-2-3 ale căror date pot face obiectul exporturilor/importurilor către sistemele de gestiune a bazelor de date în vederea obținerii altor prelucrări.
• Ieșiri destinate altor sisteme reprezentate de fișiere transmise on-line sau off-line în vederea continuării prelucrărilor în cadrul altor subsisteme informatice.
Activitățile dintr-un sistem informatic
Principalele activități dintr-un sistem informatic sunt cele de prelucrarea informațiilor. Acestea includ:
a – Introducerea datelor;
b – Procesarea datelor pentru obținerea de informații;
c – Ieșirea procedurilor informaționale;
d – Stocarea resurselor informaționale;
e – Controlul performanțelor sistemului.
a. Introducerea datelor – datele despre tranzacțiile comerciale sau despre alte evenimente trebuie să fie adunate și pregătite pentru prelucrare. Introducerea se referă la editarea de înregistrări. Odată introduse, datele pot fi transferate pe un suport (magnetic/optic) până la prelucrare.
b. Prelucrarea datelor – datele care sunt subiectul activităților de prelucrare cuprind: calcule, comparări, sortări, clasificări sau însumări. Aceste activități organizează, analizează și manipulează datele convertindu-le în informații pentru utilizatori.
c. Ieșirea produselor informaționale – informațiile rezultate în urma prelucrării apar în forme variate pentru a fi transmise utilizatorilor în forma solicitată de aceștia. Informațiile trebuie să îndeplinească anumite condiții de calitate ce se referă în general la:
timp – viteza cu care informația ajunge la utilizator;
conținut – atributele care conferă valoare informației;
formă – felul în care ajunge la utilizator;
d. Stocarea produselor informaționale – această activitate nu constituie o componentă foarte importantă în cadrul sistemelor informatice. Ea reprezintă activitatea dintr-un sistem informatic în care datele și informațiile sunt depozitate într-un mod organizat în vederea unei utilizări ulterioare. Atunci procesul de regăsire este necesar utilizatorilor prin rapiditatea și acuratețea sa. Suporturile utilizatorilor pentru stocarea datelor și informațiilor sunt în general magnetice sau optice.
e. Controlul performanțelor sistemului – reprezintă o activitate de mare importanță în cadrul sistemului informatic o reprezintă controlul performanțelor sale. Această activitate are în vedere următoarele elemente:
un sistem informatic produce un feed-back despre intrările, procesul și ieșirile sale precum și despre activitatea de stocare.
Feed-back-ul trebuie monitorizat și evaluat pentru a determina dacă sistemul urmează să-și atingă scopul prin performanțele sale.
Feed-back-ul va trebui utilizat pentru a efectua ajustări în activitatea sistemului pentru a-i corecta deficiențele.
Modalități de structurare a sistemelor informatice
Sistemele informatice din prezent pot fi construite în așa fel încât să poată fi utilizate și în mod centralizat cât și descentralizat în activitățile operaționale și de luare a deciziei.
a) Avantajele centralizării
acest mod de lucru poate conecta toate componentele unei organizații prin rețele de comunicații care oferă managementului posibilitatea de a centraliza procesul de luare a deciziei (deciziile ce erau luate la nivelul de jos);
se poate promova centralizarea operațiilor care reduce numărul de birouri, depozite și alte spații de muncă.
b) Avantajele descentralizării
utilizare de rețele distribuite de calculatoare la mai multe puncte de lucru ce oferă managerilor de vârf posibilitatea de a delega deciziile la nivelul managementului de mijloc;
managementul poate descentraliza activitatea operațională prin creșterea numărului de grupuri care au acces la informație și comunicație.
c) Tendințe în structurarea sistemelor informatice
Dacă la începutul utilizării calculatoarelor sistemul de lucru era organizat într-un compartiment distinct – centralizarea era singura opțiune – prin dezvoltarea tehnologiei informației, a computerelor puternice a determinat centralizarea hard-ului, softului și a specialiștilor din sistemele informatice la nivelul corporațiilor.
După această perioadă dezvoltarea de PC-uri a determinat o tendință de descentralizare mai ales că au apărut rețelele de calculatoare ce puteau fi accesate de orice utilizator. În perioada următoare a apărut necesitatea de a se stabili un control asupra resurselor informaționale ale organizației rezultată din descentralizarea de la nivelul unor organizații și descentralizarea de la nivelul altora ceea ce ar semăna cu niște sisteme hibrid.
În fine, se remarcă în prezent tendința de a transfera funcțiile sistemelor informatice unor firme din afara organizației ca integratori de sistem.
Analizând structura sistemului informatic global al unei organizații putem realiza următoarele clasificări legate de componentele acestuia:
După aria de cuprindere:
a) Subsisteme informatice acoperind arii distincte, definite pe criterii funcționale în cadrul organizației:
Subsistemul contabilității
Subsistemul producției
Subsistemul cercetării
Subsistemul comercial
Subsistemul resurselor umane
b) Subsisteme interorganizaționale concepute să asigure fluxuri informaționale între:
Organizație și partenerii săi (furnizori, clienți, bancă etc). Ex: e-banking, comerț electronic etc.
„Firma mamă” și subdiviziunile sale organizatorice.
În funcție de natura activităților susținute:
a) Sisteme destinate conducerii (MSS – Management Support Systems) au rolul de a oferi informații cu scopul susținerii și asistării managerilor în luarea deciziilor și cuprind.
Sisteme destinate conducerii curente (MIS – Management Information Systems): sunt sisteme informatice cu rolul de a oferi managerilor informațiile necesare monitorizării și controlului proceselor afacerii precum și anticipării unor performanțe viitoare;
Sisteme suport de decizie (DSS – Decision Support Systems): reprezintă sisteme informatice interactive cu rolul de a asista managerii (plan strategic) în rezolvarea unor probleme semistructurate folosind în acest scop modele și baze de date specializate pe probleme bine definite;
Sisteme informatice ale executivului (EIS – Executive Information Systems): reprezintă sisteme informatice gândite să ofere: acces rapid și selectiv la date interne și externe firmei, informații referitoare la factorii critici de succes determinanți în realizarea obiectivelor strategice, facilități de calcul și reprezentări grafice deosebite.
b) Sisteme destinate nivelului operațional care cuprind:
– Sisteme destinate activității de birou (OAS – Office Automation Systems): sunt utilizate în principal de persoanele implicate în procesul prelucrării datelor (funcționari, secretari, contabili etc.) dar și managerilor rolul lor fiind de a colecta, procesa, stoca și transmite informație utilizând mijloace TI. În această categorie se cuprinde soft specializat pentru: procesare de texte, comunicație (electronic mail, voice mail etc), lucru colaborativ (Electronic Meeting Systems, Collaborative Work Systems, Teleconferencing), procesarea imaginilor (Electronic Document Management, procesoare grafice, sisteme multimedia), managementul activității de birou (agende electronice, accesorii etc.);
– Sisteme pentru procesarea tranzacțiilor (TPS – Transaction Processing Systems): sunt specializate în preluarea, stocarea și prelucrarea datelor corespunzătoare tranzacțiilor zilnice, de rutină asigurând actualizarea curentă a bazei de date: se particularizează prin caracterul repetitiv al prelucrărilor și complexitatea redusă a acestora, volumul mare al datelor procesate; sunt destinate activităților curente desfășurate în compartimentele funcționale ale organizației; sunt utilizate de personalul operativ din compartimentele funcționale;
– Sisteme pentru controlul proceselor (PCS – Process Control Systems)
c) Sisteme destinate gestiunii cunoașterii (KWS – Knowledge Work Systems): permit crearea, promovarea și integrarea noilor tehnologii și cunoștințe în firmă. Utilizatorii acestor sisteme sunt fie inginerii și proiectanții (care utilizează aplicații de tip CAD – Computer Aided Design, pentru proiectarea noilor produse), fie alți specialiști – analiști și consilieri economici, financiari, juridici, ei fiind creatori de informație generatoare de cunoaștere.
Sistemele informatice dintr-o organizație pot fi clasificate în funcție nivelul decizional căruia i se adresează, după tipurile de programe pe care le utilizează etc. dar în final putem spune că toate vin să asigure o desfășurare corespunzătoare a activității de management.
Aspecte etice ale sistemelor informatice
Elementele de natură etică, dintr-o perspectivă managerială precum și ca un aspect al societății globale se referă la:
Utilizarea tehnologiei informației în mod impropriu, iresponsabil sau dăunător societății ( de exemplu: e-mail-uri agresive, cookies etc.);
Utilizarea corectă a resurselor de date ale organizației (de exemplu: respectarea confidențialității informațiilor);
Stabilirea răspunderii pentru cei care nu respectă elementele de mai sus;
Utilizarea de soft-uri fără plata copyright-ului.
Dimensiunea etică a sistemelor informatice privește aspectele care asigură că utilizarea tehnologiei informației și a sistemelor informatice nu se face într-o manieră improprie sau iresponsabilă care afectează persoanele individuale sau societatea. Din acest punct de vedere este foarte important ca în cadrul societății globale informaționale toți membrii acesteia să beneficieze de resursele informaționale și să aibă scopuri strategice comune atât la nivelul individual, național cât și global. Utilizarea sistemelor informatice nivelul organizației poate duce la la creșterea profitului dar și la economii de materii prime, energie sau alte resurse importante la nivel global.
CAPITOLUL II
PARTICULARITĂȚILE SISTEMULUI INFORMAȚIONAL ÎN IMM-URI
2.1. Sisteme informaționale folosite în IMM-uri
Sunt tot atât de multe căi de a utiliza sistemele informatice în afaceri câte tipuri de activități care sunt desfășurate într-o afacere, câte probleme de afaceri sunt rezolvate, și cate oportunități de afaceri sunt urmărite. Un beneficiar al unei viitoare afaceri trebuie să aibă o perspectivă generală asupra principalelor căi prin care sistemele informatice ar putea fi folosite pentru a sprijini fiecare funcție a afacerii. Sisteme informatice în afaceri este termenul care descrie o gama largă de sisteme informatice (rapoarte informatice, suport informatic pentru luarea deciziior, etc.) care sprijină o funcție a afacerii precum: contabilitatea, sectorul financiar, marketing-ul, management-ul etc. Fiecare sistem informațional utilizat va căpăta numele dupa funcția pe care o sprijină adică sisteme financiare, sisteme mamageriale, etc. Un beneficiar al unei afaceri trebuie sa aibă perspectiva specifică asupra felului în care un sistem informatic infuenteaza o anumita funcție a unei afaceri (ex.marketing), sau cum influențează acesta un anumit domeniu de afaceri (ex. domeniul bancar ). De exemplu cineva care își propune și își construiește cariera în domeniul marketing-ului bancar trebuie să aibă cunoștinte de bază referitoare la cum se utilizează sistemele informatice în domeniul bancar și cum sprijină ele activitățile de marketing în bănci sau alte firme. În figura următoare sunt ilustrate sistemele informatice așa cum pot fi ele grupate dupa funcția de afaceri pe care o sprijină.
Fig. 2.1. (sursa: http://www.scritub.com/stiinta/informatica/Sisteme-informatice-in-afaceri233199310.php)
Sistemele informatice în lumea reala sunt combinații de sisteme informatice tipice unei anumite funcții. În multe organizații se acordă o mare atenție dezvoltării unor sisteme informatice de tip cross-funcțional. Aceste organizații văd în aceste sisteme o cale de a partaja resursele informaționale și a îmbunătăți eficiența și eficacitatea afacerii, ceea ce implică indeplinirea cu ușurintă a obiectivelor strategice.
2.1.1. Sistemele informatice de producție
Așa cum am văzut in schema de mai sus aceste sisteme informatice sprijină producția
dintr-o afacere putând fi specializate pe :
inginerie asistată de calculator
productie asistată de calculator
mașini cu comandă program
planificarea cererii de materiale
aprovizionare
robotica
Anumite sisteme informaționale dintre cele prezentate n-ar trebui să lipsească firmelor care trebuie să lanifice, să monitorizeze și să controleze stocurile, cumpărările și fluxul de bunuri și servicii.
Așadar, companiile de transport, vânzătorii en-gross, cei en-detail, și companiile prestastoare de servicii ar trebui să folosească sistemele informatice de producție.
Sistemele informatice de planificare ți control sunt utilizate în operațiile de conducere și procesarea tranzacțiilor după cum se poate vedea în figura de mai jos.
FIG. 2.2.
(sursa:http://www.scritub.com/stiinta/informatica/Sisteme-informatice-in-afaceri233199310.php)
Sistemele informatice de producție bazate pe calculator folosesc câteva tehnici majore pentru a sprijini sistemul integrat de productie bazat pe calculator. (Computer Integrated Manufacturing – CIM). CIM este un concept global care evidențiază scopurile utilizării calculatorului într-o fabrică, și anume:
Simplificarea procesului de producție, a proiectării produselor, și a organizarii intreprinderii.
Automatizarea procesului de producție și a funcțiilor afacerii cu ajutorul computerelor și roboților.
Integrarea întregii producții și a proceselor ajutătoare folosind computere și rțtele de telecomunicații.
Fig. 2.3
(sursa:http://www.scritub.com/stiinta/informatica/Sisteme-informatice-in-afaceri233199310.php)
Asadar, computerele simplifica, automatizeaza si integreaza multe dintre activitatile necesare producerii marfurilor de orice tip. De exemplu computerele sunt utilizate de catre ingineri in proiectarea produselor (computer aided engineering-CAE si computer aided design-CAD ), in perfectionarea proceselor de productie (computer aiding processing planning-CAPP), in alegerea materialelor necesare in procesul de productie(material requirements planning-MRP), si multe alte domenii dupa cum se poate vedea in figura de mai jos.
CIM isi canalizeaza eforturile de simplificare, automatizare si integrare catre urmatoarele domenii (functii, mediu, resurse):
Cele patru functii de baza ale productiei care trebuiesc indeplinite: planificare, lansarea, executia si urmarirea productiei.
Mediul la locul de munca (puncte de lucru, echipamente, birouri, facilitati oferite de intreprindere)
Resurse disponibile (oameni, calculatoare, retele de telecomunicatii, echipamente, utilaje, baze de date)
Cateva dintre beneficiile CIM sunt:
o Cresterea eficientei prin simplificarea si automatizarea muncii, cresterea productivitatii muncii, si un raport mai bun intre incarcarea si capacitatile de productie
o Imbunatatirea utilizarii facilitatilor de productie, controlului calitatii produselor in urma urmaririi continue, si a feedbak-ului.
o Reducerea investitiilor, a stocurilor
o Imbunatatirea serviciului de desfacere
”Productia asistata de calculator (CAM) se refera la utilizarea calculatoarelor in controlul prelucrarilor fizice neintrerupte (rafinarii, fabrici de ciment, otelarii, electrocentrale, s.a). Pentru ca un computer sa poata realiza controlul prelucrarilor trebuie sa fie dotat cu dispozitive si softuri specializate. De exemplu dispozitive care sa poata masura schimbarile de presiune, aceste masuratori fizice trebuie sa fie convertite in format digital si transmise calculatorului pentru prelucrare. Soft-ul utilizat foloseste modele matematice pentru a analiza datele generate de prelucrarile continue si le compara cu valorile standard cerute. Computerele contoleaza direct aceste prelucrari prin intermediul unor dispozitive ca termostate, valve, comutatoare si altele. De asemenea sistemul transmite mesaje despre statutul procesului care pot fi vizualizate de un operator uman care poate lua hotarari adecvate bunei desfasurari a prelucrarii. De asemenea, se pot cere periodic analize ale performantelor procesului.
Masinile cu comanda program sunt masini ale caror actiuni sunt controlate de un computer. Controlul acestora se face cu ajutorul unei aplicatii numerice dar poate fi vorba si de controlul masinilor de cules, masinile de tesut, si alte masini industriale.”
Fig. 2.4.
(sursa:http://www.scritub.com/stiinta/informatica/Sisteme-informatice-in-afaceri233199310.php)
Robotica a decurs din necesitatea dezvoltarii tot mai rapide a masinilor cu comanda program integrate cu sistemele CAM, dezvoltand o gama de dispozitive care isi ot controla singure activitatea cu ajutorul unor microprocesoare incorporate. Aceste dispozitive se numesc masini inteligente sau roboti. Robotica este tehnologia construirii masinilor(roboti) cu inteligenta si capabilitati fizice asemanatoare omului (dexteritate, mobilitate, vedere). Robotii sunt folositi ca muncitori cu "guler de otel" pentru a spori productivitatea si a micsora costurile, sau pentru a face munci periculoase pentru oameni.
Proiectarea asistata de calculator (CAD) Sistemele informatice CAD ajuta pe langa proiectarea produselor la simularea, analiza si evaluarea performantelor produsului, dar si a calitatii acestuia, in plus la sfarsitul operatiei de proiectare poate sa ofere necesarul de materiale pentru producerea respectivului produs. Aceste sisteme se compun dintr-o statie de lucru dotata cu soft si hard specializate avand puternice facilitati grafice. Intoducerea datelor se poate face cu ajutorul dispozitivelor de intrare (creion, joystick, tastatura) iar datele de iesire se pot vizualiza pe monitor in doua sau trei dimensiuni avand posibilitati de rotire si vizualizare a tuturor fetelor obiectului proiectat, de vizualizarea doar a unei anumite parti, avand chiar si posibilitatea de a face ca partile componente sa se miste ca si cum produsul ar executa operatia pentru care este destinat. Acest proiect poate fi finalizat intr-un model matematic al produsului, care sta la baza specificatiilor unei masini cu comanda program.
2.1.2.Sistemele informatice de marketing
Marketingul intr-o afacere are rolul de a se ocupa cu planificarea, promovarea si vanzarea productiei existente pe pietele existente si sa descopere noi produse si noi piete pentru a servi cat mai bine actualii si potentialii clienti. De aceea marketingul este o functie vitala a unei afaceri. Firmele de afaceri au iceput sa utilizeze tot mai mult calculatoarele pentru a le ajuta sa marketingul sa-si desfasoare activitatea optim chiar daca schimbarile în acest domeniu sunt foarte rapide zilele de azi. Computerele au fost astfel implicate în dezvoltarea sistemelor informatice de marketing, care integraza fluxul de informatii necesar multor activitati de marketing.
Figura urmatoare ilustreaza sistemele informatice de marketing furnizeaza informatii pentru planificarea, controlul si procesarea tranzactiilor.
Fig. 2.5.
(sursa:http://www.scritub.com/stiinta/informatica/Sisteme-informatice-in-afaceri233199310.php)
Fig. 2.6
(sursa:http://www.scritub.com/stiinta/informatica/Sisteme-informatice-in-afaceri233199310.php)
Managementul vanzarilor Directorul de vanzar trebuie sa planifice, sa urmareasca si sa sprijine performantele vanzatorilor aflati in subordinea sa. Asa ca in cele mai multe firme sisteme bazate pe calculator produc rapoarte de analiza a vanzarilor, care il ajuta pe directorul de vanzari sa dezvolte programe care sa imbunastateasca rezultatele vanzarilor.în figura urmatoare este descris ciclul pe care trebuie sa urmareasca un raport de vanzari.
Automatizarea vanzarilor. Analiza vanzarilor este doar unul din aspectele care sprijina si coordoneaza vanzarile. Sistemele informatice bazate pe calculator furnizeaza bazele automatizarii vanzarilor.în multe companii agentii de vanzari sunt dotati cu laptop-uri sau palm-uri care cresc productivitatea vanzatorilor, maresc viteza de colectare si analiza a datelor vanzarilor atat la nivelul managerului de marketing dar si la sediul central al companiei.
Managementul productiei
”Conducatorii unui ciclu de productie au nevoie de informatii pentru a putea planifica si controla performantele productiei specifice, productiei in serie si a celei pe sortimente. Calculatoarele pot ajuta la stabilirea preturilor, costurilor, veniturilor si acestea pot ajuta ulterior la dezvoltarea unei viitoare productii. Furnizarea acestor informatii si analizarea lor pentru luarea deciziilor de evaluare reprezinta o functie de baza a acestui sistem. Informatiile sunt de asemenea necesare pentru producerea si distribuirea resurselor necesare productiei propuse. Computerul poate oferi modele care pot evalua performantele productiei curente si pot prospecta succesul productiei propuse.
Publicitate si promovare – marketing-ul are nevoie de informatii care sa-l ajute sa realizeze obiectivele de vanzare si costuri cat mai mici pentru publicitate si promovare. Computerele utilizeaza informatii si modele de cercetare a pietei care ajuta la :
– selectarea metodelor media si promotionale
– alocarea resurselor financiare
– controlarea si evaluarea rezultatelor diferitelor campanii de publicitate si promovare.
De exemplu, un analist de marketing trebuie sa dezvolte un model electronic care sa analizeze cum ar raspunde vanzarile la publicitatea plasata in diferite categorii media.”
Estimarea vanzarilor. ”Functiile de baza ale estimarii vanzarilor pot fi grupate in doua categorii: estimari de scurta durata si estimari de lunga durata. Estimarile de scurta durata se fac pe o perioada de pana la un an de zile, iar cele de lunga durata se fac pe perioade care depasesc un an de zile. Pentru generarea acestor estimari se utilizeaza datele cercetarilor de piata, istoricul vanzarilor, planurile de promovare, si modele de estimari statistice.
Cercetarea pietei. Sistemul informatic de cercetare a pietei ofera managerilor sprijin in luarea deciziilor, ajutor in planificarea si controlarea proiectelor de cercetare a pietei. Calculatoarele sunt utile in cercetarea pietei pentru activitatile de colectare, analiza si pastrare a unei cantitati enorme de informatii dintr-o larga varietate de piete aflate intr-o continua schimbare. Pot fi incluse informatii despre desfacere, prospectare, consumatori, competitori, perspectivele economice si demografice.
Managementul marketingului. Directorii de marketing utilizeaza sistemele informatice pentru realizarea planurilor de perspectiva a vanzarilor de scurta durata sau lunga durata, stabilirea profitului si a obiectivelr de dezvoltare. De asemenea ofera feedback-uri si analize, stabilesc performantele realizate fata de plan pentru fiecare arie a marketingului.”
Rapoartele analitice ofera informatii despre performantele actuale ale unei firme in raport cu obiectivele planificate. Figura urmatoare enumera cateva dintre cele mai importante domenii in care marketing-ul poate fi sprijinit de sisteme informatice bazate pe computere.
Fig. 2.7
(sursa:http://www.scritub.com/stiinta/informatica/Sisteme-informatice-in-afaceri233199310.php)
2.1.3. Sisteme informatice financiare
Sistemele informatice financiare bazate pe calculatoare ii sprijina pe directorii financiari in decizii referitoare la :
1) finantarea afacerii
2) alocarea si controlul resurselor financiare
Fig. 2.8
(sursa:http://www.scritub.com/stiinta/informatica/Sisteme-informatice-in-afaceri233199310.php)
Majoritatea sistemelor informatice financiare cuprind urmatoarele categorii: repartizarea capitalului, managementul lichiditatilor, managementul creditelor,estimari financiare, analiza performantelor financiare, managmentul porofoliilor. Sistemul informatic pentru contabilitate este deseori inclus ca o componenta vitala a sistemului financiar. Figura urmatoare ilustreaza planurile financiare pe care se poate baza un director financiar .
Fig. 2.9
(sursa:http://www.scritub.com/stiinta/informatica/Sisteme-informatice-in-afaceri233199310.php)
Aruncand o scurta privire asupra functiilor sitemului informatic financiar putem rezuma cateva din cele mai importante sisteme financiare, enumerate mai jos.
Managementul lichiditatilor. ”Sistemele informatice colecteaza informatile legate de chitantele de lichiditati si necesarul pentru investitii in timp real sau periodic, permitand economisirea sau reinvestirea fondurilor suplimentare. Aceste sisteme pot produce zilnic sau saptamanal registre de casa care ajuta la identificarea viitoarelor deficiente sau surplusuri. Foarte multi afaceristi investesc surplusul de lichiditati in bonuri de trezorerie sau certificate de depozit asfel incat ele aduc venituri pana cand fondurile sunt necesare in alte scopuri.Sistemele informatice iln ajuta pe directorul financiar sa faca cumparaturi, vanzari, sau sa ia decizii in privinta achizitiilor astfel incat riscurile sa fie minime iar castigurile maxime.”
Repartizarea capitalului . ”Procesul de repartizare a capitalului presupune evaluarea profitabilitatii si impactului financiar implicate de cheltuielile de capital. Cheltuielile pe termen lung pentru instalatii si echipamente pot fi analizate folosit o gama larga de tehnici care include analizarea valorii prezente a cheltuielilor estimate, precum analizarea probabilelor riscuri.”
Estimari financiare. ”O afacere trebuie sa faca estimari financiare si de alte genuri ale tendintelor economice. O gama larga de pachete statistice care ofera tehnici analitice rezultate din estimarile economice sau financiare nationale sau locale, nivelul salariilor, nivelul preturilor, dobanzi. Aceste estimari pot implica utilizarea datelor despre medii exterioare afacerilor obtinute in general de la banci de date demografice sau financiare furnizate de servicii de informare ca Anuar Statistic, Internet, Monitor Oficial.”
Planificari financiare. Sistemele de planificare financiara folosesc modele de planificare financiara pentru a evalua performantele financiare prezente si viitoare ale afacerii sau ale unei subdiviziuni ale ei. Ele ajuta la determinarea nevoilor financiare si analizeaza metode alternative pentru finantare afacerilor. Informatii privind situatia economica, operatiile afacerii, moduri posibile de finantare, dobanzi , pretul actiunilor si al obligatiunilor sunt folosite pentru a dezvolta un plan financiar optim pentru afaceri. Pachetele de calcul tabelar si generatoarele DSS sunt folosite frecvent pentru a construi si utiliza aceste modele. Raspunsurile la modelele "Ce se intampla daca?" , "Cum putem sa?" ca si analizele financiare si manageriale pot fi explorate pentru a alege una din alternative.
2.1.4. Sistemele informatice de contabilitate
Sistemele informatice de contabilitatea sunt cele mai vechi si mai raspandite sisteme informatice din domeniul afacerilor. Ele inregistreaza si raporteaza tranzactiile in afaceri si alte evenimente economice. Sistemele informatice de contabilitatea se bazeaza pe conceptul de partida dubla vechi de sute de ani, sau pe un concept mai recent profit / pierdere. Sistemele contabile bazate pe calculator inregistreaza si raporteaza fluxul de fonduri de-a lungul istoriei unei organizatii si produce acte financiare ca balante, declaratii de venit si altele. Astfel de sisteme produc estimari ale conditiilor viitoare ca proiecte financiare, repartizarea bugetului. Performantele financiare ale unei firme se masoara dupa alte astfel de estimari contabile.în figura de mai jos sunt descrise relatiile dintre cele mai importante sisteme informatice de contabilitate computerizate atat de firmele mici cat si de cele mari.
Fig. 2.10.
(sursa:http://www.scritub.com/stiinta/informatica/Sisteme-informatice-in-afaceri233199310.php)
Multe dintre pachetele soft de contabilitate sunt valabile pentru aceste operatii. Sa recapitulam pe scurt cum cateva dintre aceste sisteme sprijina operatiile si managementul afacerii unei firme.în figura de mai jos sunt enumerate sase dintre cele mai importante sisteme informatice de contabilitate.
Fig. 2.11
(sursa:http://www.scritub.com/stiinta/informatica/Sisteme-informatice-in-afaceri233199310.php)
Procesarea comenzilor. Procesarea comenzilor este un important sistem de procesare a tranzactiilor, care colecteaza si prelucreaza comenzile clientilor, produce facturi si date necesare analizarii vanzarilor si gestiunii stocurilor.în multe firme se pastreaza datele clientului pana cand marfa este livrata
Gestiunea stocurilor. ”Sistemul de gestiune a stocurilor prelucreaza date care reflecta schimbarile cantitativeale produselor aflate pe stoc. Odata cu primirea comenzii de la client sistemul procesare a comenzilor o prelucreaza si transmite datele cartre acest sistem care produce avizele de insotire a marfurilor. De asemenea realizeaza schimbarile de stoc, furnizeaza date pentru reaprovizionare, si multe alte rapoarte referitoare la stocuri.
Contabilitatea incasarilor. Aceste sisteme pastreaza inregistrarile referitoare sumele datorate de clienti si furnizeaza lunar situatia platilor si a creditelor.Furnizeaza managerilor rapoarte care ii ajuta sa contoleze cantitatea creditelor si suma de bani datorata. Aceasta activitate ajuta la maximizarea creditelor profitabile si minimizarea debitelor neeficiente.
Contabilitatea platilor.Inregistreaza cumpararile, sumele datorate furnizorilor, platile catre furnizori si produce rapoarte despre lichiditati. Aceasta activitate ajuta la pastrarea unor relatii bune cu furnizorii asigurand un statut de bun platnic care poate face ca firma sa beneficieze de discounturi datorita efectuarii platilor la termen .
Salarizare. Inregistreaza munca prestata de angajati, compensatii, concedii si produce state de plata si alte rapoarte pentru conucere si agentii guvernamentale referitoare la castiguri, taxe si alte deduceri.
Registru general. Sintetizeaza datele primite de la sistemele de plati, incasari, salarizare si toate celelalte sisteme contabile. La sfarsitul fiecarei perioade contabile se inchid cartea mare a afacerii, si se produc balantele, jurnalele si alte acte contabile mult mai bune si mai ieftine decat daca ele ar fi realizate manual.”
2.1.5. Sisteme informatice pentru resursele umane
Conducerea resurselor umane (personal) intr-o organizatie implica stabilirea cerintelor de personal, plasarea eficienta a angajatilor, evaluarea, retribuirea, si specializarea acestora. Initial,în afaceri se foloseau sisteme informatice bazate pe calculator pentru: 1) generarea rapoatelor referitoare la retributii(state de plata, cecuri de plata)
2) pastrarea datelor personalului angajat
3) analizarea modului de utilizare a personalului
Multe firme au dezvoltat mai tarziu aceasta functie devenind sitemul informatic pentru resurse umane
care se ocupa de:
1) recrutarea, selectarea si angajarea personalului
2) repartizarea la locul de munca
3) aprecierea performantelor angajatilor
4) analiza beneficiilor angajatilor
5) instruirea si perfectionarea angajatilor
6) siguranta si securitatea sanatatii
Fig. 2.12
(sursa:http://www.scritub.com/stiinta/informatica/Sisteme-informatice-in-afaceri233199310.php)
Sistemul informatic de resurse sprijina conducerea personalului prin :
1) planificarea intalnirilor cu personalul necesar afacerii
2) dezvoltarea angajatilor pana la potentialul lor maxim
3) controlul tuturor politicilor de personal
Scopul conducerii pesonalului este de a folosi in totalitate si cu maxima eficienta resursele umane ale intreprinderii.
Cateva dintre aplicatiile majore ale sistemelor informatice in acest domeniu sunt enumerate în figura de mai jos:
Fig. 2.13
(sursa:http://www.scritub.com/stiinta/informatica/Sisteme-informatice-in-afaceri233199310.php)
Incadrarea. Sistemele informatice din acest domeniu inregistreaza si urmaresc resursele umane ale unei companii pentru a le utiliza eficient. De exemplu sistemul pentru inregistrarile personale are facilitati de stergere, adaugare si actualizare,asa ca o schimbare în repartizarea locului de munca sau a salarizarii se poate face imediat prin actualizarea bazei de date de la personal. Daca in aceasta baza de date sunt inregistrate si aptitudinile angajatilor atunci gasirea angajatului potrivit pentru un anumit proiect care necesita anumite aptitudini este foarte usoara. Estimarea personalului necesar, care sa asigure unei afaceri resurse umane de calitate, pentru fiecare departament, precum si planurile de luga durata se pot realiza cu ajutorul modelelor de simulare pe calculator.
Instruire / perfectionare . Sistemele informatice ii sprijina pe directorii de personal sa planifice,sa urmareasca necesitatile angajatilor, sa lanseze programe de instruirea si pefectionare utile pentru fiecare angajat in parte.
Compensari administrative. Sistemele informatice ajuta la analizarea si distribuirea compensatiilor banesti catre angajati prin compararea acestora cu cele oferite de firme similare sau raportarea lor la anumiti indicatori economici. Aceste informatii sunt deosebit de utile atunci cand se doreste schimbarea compensatiilor sau negocierea lor cu sindicatele.
Rapoarte guvernamentale. Rapoartele guvernamentale sunt o responsabilitate majora a directorului de personal . El are obligatia de a trimite rapoarte referitoare la angajati catre agentii ca Inspectoratele de protectia muncii, Camerele de munca, Casa de asigurari de sanatate si multe altele.
2.2. Prezentarea sistemului ERP
Un sistem de tip ERP reprezintă o soluție software complexă, bazată pe arhitectura client-server ale cărei elemente sunt integrate într-o platformă comună, pentru gestionarea resurselor companiei, prelucrarea tranzacțiilor și facilitarea integrării tuturor proceselor necesare în cadrul unei afaceri, centralizându-le, facilitând împărtășirea datelor și eliminând redundanța. Fiecare pachet ERP oferă funcționalități diferite pentru industrii diferite.
ERP integrează toate procesele economice: producție, distribuție, contabilitate, financiar, personal, stocuri, service și mentenanță, logistică, gestiune de proiecte, oferind accesabilitate, vizibilitate și consistență informațională în întreaga organizație. ERP înseamnă integrarea tuturor aplicațiilor într-o soluție globală, acoperind toate procesele intercorelate ce concretizează activitatea organizației, eliminând granițele dintre departamente și delimitările funcționale, ca și pe cele ale organizației cu mediul și oferind posibilități de lucru multiutilizator, multiscop și multispațiu.
Provocarea principală constă în integrarea tuturor proceselor economice și optimizarea resurselor disponibile.
Sistemele ERP actuale realizează integrarea tuturor funcțiilor de conducere ale unei companii, plecând de la:
planificare;
asigurarea stocului de materii prime și materiale;
definirea tehnologiilor;
coordonarea proceselor de producție;
gestiunea financiar-contabilă, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite;
dezvoltarea și menținerea relațiilor cu clienții și partenerii de afaceri.
Un astfel de sistem permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete asupra îndeplinirii planului de afaceri. Prin opțiunile de simulare a activităților și prin caracterul flexibil și dinamic al aplicațiilor se pot realiza: planuri de previziune; evaluări și predefiniri ale tendințelor de evoluție ale industriei din care face parte compania; analize calitative; integrarea cu noile tehnologii e-business; comunicare on-line.
La implementare, sistemele ERP includ o serie de caracteristici de bază. Sunt instalate pe un sistem de gestiune a bazelor de date. Baza de date necesită o setare inițială conform proceselor organizației și trebuie să asigure acces direct la informații în timp real (avantajul bazelor de date unice) pentru toți membrii organizației. Odată terminată instalarea, utilizatorii introduc datele, informațiile fiind transferate prin intermediul proceselor la alte module. În final, sistemele ERP includ instrumente de raportare periodice sau realizate ad-hoc.
Aplicațiile ERP sunt realizate cu ajutorul instrumentelor CASE, care simplifică munca programatorilor, preluând regulile și generând automat codul sursă. Sub o formă simplificată am putea defini ERP-ul prin prisma a doua proprietăți fundamentale: funcționalitatea și integrarea.
Integrarea asigură conectivitatea între fluxurile de procese economice funcționale. Ea poate fi gândită ca o tehnică de comunicare. Câteva modalități obișnuite prin care comunicarea are loc, prin și pentru integrare, sunt: codul sursă, rețele locale și extinse de calculatoare, internet, e-mail, workflow, instrumente de configurare automată, protocoale, baze de date. Putem spune că integrarea este realizată prin comunicare, iar comunicarea este realizată prin integrare.
Partea funcțională a unui sistem ERP asigură fluxurile de procese economice din cadrul fiecărei funcțiuni. Astfel, în cadrul unei suite ERP se regăsesc de la câteva, până la zeci de module funcționale (contabilitate generală, debitori, salarii, stocuri, aprovizionare, planificarea producției, logistică, comenzi și vânzare).
Arhitectura unui sistem ERP
Sistemul aplicațiilor de întreprindere se implementează pe o arhitectura de tip client-server care creează premisele unui mediu de prelucrare descentralizat. Modelul de arhitectură implementat de către sistemele ERP este unul cu trei niveluriale arhitecturii:
Nivelul prezentare – constă în interfața grafică utilizator sau programul de navigare (browser) pentru accesarea funcțiilor sistemului.
Nivelul aplicație – cuprinde regulile afacerii, logica și funcțiunile sistemului, programele care asigură transferul datelor de / la serverele de baze de date.
Nivelul bazei de date – asigură gestiunea datelor organizației, inclusiv a metadatelor;
Componentele principale ale unui sistem ERP
Nomenclatoare (fișiere de bază) de clienți, furnizori, personal, sub forma unor fișiere care reunesc toate datele de descriere a acestora și interfațează cu oricare modul care se servește de aceste date;
Contabilitate generală numită și componenta financiar-contabilă pentru că asigură conducerea evidenței contabile și gestiunea financiară. Funcționalitățile vizează: automatizarea înregistrării informațiilor financiar-contabile preluate din documentele primare, cu preluarea automată a datelor din alte aplicații ale sistemului ERP și realizarea evidenței contabile complete, la nivel sintetic și analitic. De cele mai multe ori componenta acoperă doar cerințele contabilității financiare, asigurând în primul rând obținerea documentelor contabile de sinteză cerute de legislația în vigoare și poate fi completată printr-o componentă de analiză, tip tablou de bord, care oferă informații privind performanțele firmei;
Încasări-plăți. Această componentă poate apărea sub forma a două module: Debitori și Creditori, care gestionează și înregistrează creanțele și datoriile întreprinderii;
Salarizare. Componentă legată adesea de cea de resurse umane, având ca obiect calculul și evidența salariilor. Sunt automatizate calculul taxelor, al contribuției la bugetul statului și asigurărilor sociale;
Resurse umane. Componenta care sprijină crearea unei politici de personal, susținând activitățile de recrutare și selecție a personalului;
Imobilizări. Gestionează mijloacele fixe, dar și obiectele de inventar sau activele necorporale. Gestiunea acoperă întreaga durată de utilizare a activului și se poate afla în orice moment care este starea acestuia și operațiile efectuate asupra lui (intrare, modernizare, modificare, reevaluare, scoatere din funcțiune, casare). Oferă multiple posibilități de calcul și înregistrare a amortizării (liniară, degresivă, accelerată). Deosebit de utile sunt rapoartele generate, impuse de legislația în vigoare sau necesare conducerii;
Planificare-producție. Planificarea vizează executantul, termenul, articole de realizat, costul programat și detaliile tehnice;
Urmărire producție (uneori livrat într-o singură componentă împreună cu Planificarea) – înregistrează preluarea notelor de predare și a rapoartelor de lucru, analizează și compară comenzile lansate, oferă rapoarte cumulate ori detaliate ale producției, pe faze sau pe produse/lucrări, ca și rapoarte de costuri;
Gestiune date tehnice – stochează definițiile și caracteristicile tehnice ale produselor și tehnologiilor de fabricație;
Planificare necesar de materiale – determină automat cantitățile necesare, pe baza datelor despre procesul de fabricație și a planului de producție aprobat;
Planificare și urmărire consumuri și costuri întocmește bonurile de consum și preia datele despre consumuri de la magazii, centralizează aceste date pentru calculul costurilor, generează rapoarte detaliate sau centralizate cu privire la consumurile planificate si realizate;
Managementul proiectelor – are ca obiect proiectele de investiții, activitățile interne sau lucrările efectuate de terți: planificarea (bugetarea), finanțarea și urmărirea executării acestora;
Stocuri – Gestiunea cantitativă și calitativă a stocurilor și generarea automată a documentelor contabile;
Gestiunea depozitelor (inclusă adesea în modulul de Stocuri) – definește din punct de vedere organizatoric unitățile de stocare: tipurile de inventar și subinventar, depozite, magazii, locații, modul de localizare al stocurilor;
Aprovizionare (Furnizori) – Componenta depășește atribuțiile unei aplicații de gestiune, fiind un instrument de optimizare a aprovizionării, care poate determina realizarea de economii. Modulul Aprovizionare se leagă de componenta Stocuri.
Vânzări – gestionează activitățile specifice procesului de vânzare;
Întreținerea echipamentelor (mentenanța) – rezolvă Gestiunea tehnică și de utilizare a echipamentelor, permite planificarea resurselor și costul lucrărilor. Foarte important este istoricul activităților de întreținere și reparații;
Transport (Logistica) – permite planificarea și gestionarea activităților logistice din procesele de vânzare și distribuție;
Service/Servicii – urmărește garanțiile și serviciile postvânzare;
Analiza (Business Intelligence) – Modulul preia datele din baza de date, realizează diferite analize și furnizează informațiile în forma dorită de utilizator. Cele mai puternice opțiuni sunt analizele multi-dimensionale (OLAP), simulările, scenariile și prognozele;
Soluții specifice fiecărei industrii
Generatorul de rapoarte – utilizatorii obțin rapoartele dorite în cadrul fiecărui modul funcțional folosind datele din baza de date a sistemului ERP.
Este unanim acceptată ideea că, deși tehnologia este esențială în realizarea unui ERP, definiția acestuia trebuie să reliefeze ariile funcționale bazate pe activitățile principale ale unei firme, cum sunt: contabilitatea, producția, vânzarea, aprovizionarea, stocurile, personalul etc. Schema conceptuală a unui sistem ERP este prezentată în figura 2.2.1
Fig. 2.2.1
(sursa: Sisteme informatice economice. Teorie si aplicatii., Autori: G.Soava, A.Mehedintu, I.Buligiu, R.Buse, Editura Universitaria, Craiova, 2011)
Alte definiții consideră sistemele ERP ca fiind o soluție soft, o metodă sau un pachet de aplicații, astfel:
soluție software completă și atotcuprinzătoare pentru o întreprindere;
metodă pentru planificarea eficientă și controlul tuturor resurselor necesare pentru prelucrarea, realizarea, expedierea și contabilizarea comenzilor clienților, în firmele de producție, desfacere ori servicii (American Production and Inventory Control Society)
un pachet de aplicații care permite integrarea completă a tuturor informațiilor din cadrul unei organizații.
Sintetizând aceste definiții, putem desprinde următoarea concluzie, unanim acceptată de cei citați – sistemele ERP constau din module software, care acoperă toate ariile funcționale ale unei firme: marketing-ul și vânzările, service-ul, proiectarea și dezvoltarea de produse, producția și controlul stocurilor, aprovizionarea, distribuția, resursele umane, finanțele și contabilitatea, precum și serviciile informatice.
În procesul de abordare structural–tehnologică a sistemelor ERP, am considerat importantă, pentru început, prezentarea câtorva dintre caracteristicile funcționale ale unui astfel de sistem. Pentru o înțelegere mai facilă a acestor caracteristici, am pornit de la schema privind arhitectura unui sistem ERP, prezentată în figura următoare.
Fig. 2.2.2.
(sursa: Sisteme informatice economice. Teorie si aplicatii., Autori: G.Soava, A.Mehedintu, I.Buligiu, R.Buse, Editura Universitaria, Craiova, 2011)
Examinând această arhitectură, putem remarca câteva dintre caracteristicile funcționale ale unui astfel de sistem, și anume:
oferă informațiile necesare conducerii firmei prin intermediul bazei de date, unde se stochează tranzacțiile zilnice;
asigură prelucrarea corespunzătoare a datelor, pe baza unor programe adecvate;
permite utilizarea în comun a datelor din baza de date, de către toate modulele care folosesc aceste date;
permite realizarea fiecărui tip de prelucrare (culegere date, stocare, actualizare, interogare), în mod separat;
asigură principiul integrării sistemului, prin intermediul bazei de date unice;
permit accesul la date în timp real;
oferă suport multivalută și multilingv;
sunt adaptate specificului activităților organizațiilor (activități în diferite ramuri industriale, servicii, comerț, bănci, sănătate etc.);
permit realizarea unor adaptări fără intervenția programatorilor.
Modulele de aplicații sunt grupate în subsisteme (suite) cum sunt: financiar, producție, distribuție etc.
CAPITOLUL III Studiu de caz
Proiect pentru IMPLEMENTAREA UNUI SISTEM INFORMAȚIONAL ERP LA SC MARCOM SRL
PLANUL DE AFACERI
A. DATE GENERALE PRIVITOARE LA SOLICITANT
A.1. Numele solicitantului
SC MARCOM SRL
A.2. Nr. înmatriculare la Oficiul Registrului Comerțului
J234/20205/2002
A.3. Codul unic de înregistrare fiscală
RO75016409
A.4. Obiectul de activitate
4663 Comert cu ridicata al masinilor pentru industria minieră și construcții
A.5. Forma juridică a solicitantului și un scurt istoric al organizației cu menționarea evenimentelor majore din activitatea acesteia.
Societatea MARCOM SRL a fost infiintata in anul 1990 si are ca obiect de activitate comercializarea de echipamente industriale si de constructii,utilaje de constructii produse de firme cu renume si traditie in domeniu; codul CAEN al activitatii principale pe care o desfasoara societatea este 4663 “comert cu ridicata al masinilor pentru industria miniera si de constructii”.
In anul 2001 societatea a schimbat sediul social din Bucuresti in judetul Ilfov ca urmare a construirii unui nou sediu social ,hala de service,aspect care a condus la desfasurarea unei activitati optime fata de perioada anterioara;
A.6. Reprezentantul legal al organizației
Ionescu Ion, in calitate de Administrator
Telefon 021/3456238 ;
Adresa mail: [anonimizat]
A.7. Informații referitoare la locul desfășurării activității solicitantului
Locul desfasurarii activitatii solicitantului: sediu social Str.Industriilori nr.14A,Otopeni ,jud. Ilfov
Sediul social este proprietatea solicitantului conform incheiere de carte funciara nr.454678/30.03.2001,in baza actelor de proprietate nr 326/28.10.2006 si nr.95/2006 si a autorizatiei de constructie nr.345/279/2000.
Societatea are puncte de lucru dupa cum urmeaza:
– Brasov
– Turda
– Otopeni
Activitățile în punctele de lucru sunt similare cu cele desfășurate în sediul social
B. DESCRIEREA ACTIVITĂȚII CURENTE
B.1. Istoricul activității
Lider pe piata de distributie de utilaje de constructii din Romania,societatea are o experienta de 18 ani in domeniu si prin personal calificat si profesionalism a oferit firmelor de constructii in domeniu o gama completa de utilaje de constructii precum si servicii de consultanta si service de cea mai buna calitate; de asemenea clientii nostri au fost sprijiniti si le-au fost oferite solutii financiare si de asistenta financiara in vederea achizitiei echipamentelor necesare.
Marcom ofera clientilor sai o gama completa de servicii profesioniste:
Intretinere preventiva si service
Piese de schimb si uleiuri originale
Garantie de 5 ani de zile si Komtrax gratuit
La data prezentei societatea are un numar de 82 de angajati ,cu contract de munca pe perioada nedeterminata.
B.2. Descrierea infrastructurii TIC existente, în special cea semnificativa din punct de vedere al proiectului.
La baza Infrasctructurii IT stau un numar de 7 servere ce indeplinesc diferite roluri in cadrul retelei :
Tip Server: HP Proliant ML 350 G4p
Functia indeplinita: Primary Domain Controller , Microsoft Exchange Server 2003 , Server Antivirus NOD32
Tip Server: HP Proliant ML 350 G5
Functia indeplinita: Server VPN , ISA server 2006 , Fileserver , Backup Server
Tip Server: HP ProLiant DL360 G5
Functia indeplinita: Server BlackBerry , Server supraveghere Video , Server Contabilitate
TIP Server: HP Proliant ML 350 G5
Functia indeplinita: Server Microsoft Dynamics CRM , Server baze de date SQL 2005
TIP Server: HP PROLIANT ML 350 G4p
Functia indeplinita: Server Microsoft Dynamics Navision 4.0
TIP Server: HP Netserver LC 3 ( serverul urmeaza a fi casat si inlocuit cu un HP Proliant ML 350 G6 , achizitionat recent )
Functia indeplinita: Server FTP , Printserver
TIP Server: HP xw4300 Workstation
Functia indeplinita: Server ISA ( Conexiune Backup )
Serverele sunt gazduite la sediul Marcom , intr-o camera tehnica climatizata. De asemenea , pentru a reduce la minim timpii de downtime , toate serverele sunt echipate cu surse de alimentare redundante conectate prin UPS (Uninterruptible Power Supply).
Reteaua locala LAN ( Local Area Network )
Marcom dispune de cablare structurata la nivelul sediului principal. Reteaua este bazata pe tehnologia Ethernet, toate calculatoarele fiind conectate prin cablu de retea UTP CAT5 la o viteza de 100 Mbit/s .
Conexiunea de la punctele de lucru din tara la sediul Marcom se face prin internet ( VPN )
Echipamente in exploatarea utilizatorilor:
Aproximativ 80 Pc-uri/Laptopuri cu Windows XP, cu procesoare X86 peste 2GHz, memorie peste 1,5 GB
B.3. Produse/servicii și activități existente
Activitatea societatii:
Activitate vanzare echipamente de constructii
Activitate de service in garantie si post garantie pentru echipamente de constructii
Activitate vanzare piese de schimb
Activitatea de inchiriere echipamente industriale
Printre punctele forte ale firmei putem enumera:
– Imaginea, renumele și poziția de lider pe piața locală pe care firma și le-a câștigat în cei peste 18 ani de activitate;
– Acoperirea bună a pieței din punct de vedere al numarului de clienți;
– Existența unui oferte de produse și a unui stoc de mărfuri suficient de mare și de diversificat pentru a putea acoperi rapid nevoile diverse ale clienților;
– Prețurile practicate sunt corelate cu calitatea exchipamentelor și serviciilor oferite;
Printre punctele slabe ale firmei putem enumera:
Lipsa unei acoperiri naționale
Lipsa unei aplicații informatice integrate pentru gestionarea afacerii.
B.4. Politica de aprovizionare, furnizori
Politica de aprovizionare a companiei noastre are următoarele caracteristici:
aprovizionarea se face pe criterii bine determinate legate de cerintele pietei,evolutia sectorului constructiilor,existenta unui stoc minimal;
avem furnizori externi pentru echipamente, piese de schimb, atasamente;
avem furnizori interni pentru atasamente, piese de schimb
avem prestatori interni de servicii legate de activitatea curenta a societatii
PARTEA A II-A – DESCRIEREA PROIECTULUI
C. PREZENTAREA PROIECTULUI
C.1. Obiectivele proiectului
OBIECTIV GENERAL
Creșterea competitivității companiei și a productivității pe angajat
OBIECTIVE SPECIFICE
OS 1 Implementarea unui sistem informatic pentru managementul performant al afacerii (ERP)
OS 2 Instruirea angajaților ce vor folosi sistemul implementat pentru utilizarea eficientă a acestuia
Obiectivul general al acestui proiect reprezintă unul din obiectivele specifice pe care firma și le-a stabilit pentru atingerea obiectivului general al firmei. Pentru a scoate în evidență locul și rolul acestui proiect în cadrul obiectivului general al firmei voi enumera în continuare și celelalte obiective specifice ale firmei:
Alinierea componentei IT la procesul de business pentru a asigura suportul in implementarea planurilor strategice
Asigurarea acuratetii si confidentialitatii datelor
Trasabilitatea informatiilor gestionate de sistem
Interconectarea cu alte sisteme informatice (Microsoft , Active Directory etc )
Posibilitatea de a stoca compara informatii si a decela trenduri
Managementul pe baza de bugete
Managementul proiectelor
Obtinerea de situatii financiar contabile care sa fie subordonate managementului si in conformitate cu legislatia in vigoare.
Optimizarea fluxului informational la nivelul companiei respectiv departamentului in conformitate cu bunele practici internationale si solicitarile beneficiarului.
Obtinerea de rapoarte manageriale la nivelul companiei si departamentelor concentrate in tablouri de bord specifice.
Planificarea si urmarirea fluxurilor de aprovizionare si desfacere
Planificarea si urmarirea activitatilor de service folosind diverse metode ( ex. Pe comenzi )
Optimizarea fluxurilor de service tinand cont de specificul MARCOM
Reducerea costurilor prin reducerea consumurilor de resurse datorita urmaririi si corectarii operative a costurilor pentru fiecare activitate si proiect.
C.2. Componentele proiectului
Activitățile care urmează a se realiza sunt următoarele:
1. Achiziționarea și prestarea serviciilor de consultanță pentru realizarea documentației proiectului de finanțare;
2. Achiziționarea și prestarea serviciilor de consultanță pentru realizarea proiectului tehnic;
3. Achiziționarea și prestarea serviciilor de consultanță în ceea ce privește managementul de proiect;
4. Semnarea contractului de finanțare;
5. Activitatea de informare și publicitate cu privire la începerea proiectului;
6. Achiziționarea aplicației informatice de bază (ERP);
7. Achiziționarea, instalarea și configurarea echipamentelor hardware și a aplicațiilor software auxiliare;
8. Asigurarea echipamentelor hardware;
9. Implementarea propriu-zisă a aplicației informatice de bază (ERP);
10. Activitatea de informare și publicitate cu privire la finalizarea proiectului;
11. Achiziționarea serviciilor de auditare finală;
12. Transmiterea cererilor de rambursare împreuna cu rapoartele aferente de progres;
13. Transmiterea rapoartelor trimestriale de progres.
C.3. Managementul proiectului
Strategia de implementare a proiectului de față presupune utilizarea complementară a unui set de metode de management, acestea fiind:
Managementul prin proiect – acesta vizează ansamblul activităților de planificare, organizare, coordonare și control desfășurate pe perioada derulării proiectului în vederea obținerii rezultatelor anticipate și atingerii obiectivelor asumate;
Managementul prin bugete – acesta vizează ansamblul activităților de planificare, organizare, coordonare și control desfășurate pe perioada de implementare a proiectului în concordanță cu obiectivele propuse și cu încadrarea în bugetul stabilit;
Managementul prin obiective – care vizează:
Elaborarea sarcinilor pentru fiecare persoană implicată în echipa de proiect;
Stabilirea obiectivelor pentru fiecare fază și activitate de pregătire și implementare a proiectului (acestea sunt prezentate în planul detaliat al activităților);
Evaluarea periodică și, ori de câte ori este nevoie, a stadiului de îndeplinire a obiectivelor;
Elaborarea și implementarea unor măsuri de corecție atunci când este cazul.
Managementul calității – care vizează:
concentrarea pe procesele de îmbunătățire permanentă astfel încât procesele să fie vizibile, repetabile și măsurabile;
concentrarea pe analizarea și eliminarea efectelor nedorite ale proceselor implicate de activitatea de implementare a proiectului;
C.4. Descrierea tehnică a proiectului
Sistemul ERP ce se va achiziționa se va implementa pe echipamentele hard existente, prezentate cap. B2. Acestea au caracteristicile tehnice necesare pentru implementarea softului ce urmează a fi implementat.
Implementarea va acoperi urmatoarele domenii:
Contabilitate Generala
Contabilitatea Furnizorilor si a platilor
Contabilitatea Clientilor si a incasarilor
Managementul Trezoreriei
Contabilitatea Mijloacelor fixe si Obiecte de Inventar
Contabilitate de Gestiune
Managementul Bugetelor
Sisteme de raportare
Arhitectura software a sistemului
ERP
1.2.1 General
Aplicația ERP trebuie să se bazeze pe un sistem de module și submodule interconectate, care să permită execuția de sarcini multiple în diverse domenii (financiar, marketing și vânzări, service clienți, aprovizionare, inventar), dar și instrument pentru generarea de rapoarte administrative pe baza analizei sintetice a datelor pentru managementul intern al organizației.
Deasemenea aplicația va trebui să aibă un modul administrare și particularizare, pentru a întâmpina necesitățile specifice ale organizației, cu ajutorul unui set de instrumente de dezvoltare a aplicației oferit odatăa cu sistemul.
Modulele, este necesar să fie interconectate, astfel încât modificările efectuate într-un modul să aibă efecte și în altele. De exemplu, activitățile de control a stocului din modulul de gestiune a stocurilor, să producă efecte directe asupra modulului de gestiune financiară, care se ocupă de evidența plăților pe baza comenzilor (atât către furnizori, cât și de la clienți). În pofida interconexiunii complete a modulelor, datele este imperios necesar să poată fi structurate – prin alocarea de drepturi de acces, precum și prin particularizarea meniurilor și formelor – în așa fel încât fiecare utilizator individual să poată accesa și utiliza numai acele porțiuni ale bazei de date necesare scopurilor sale, în conformitate cu poziția sa în cadrul organizației.
O cerință importantă este posibilitatea sistemului de a defini și lucra într-un numar nelimitat de companii, incluzând, de exemplu:
Mai multe filiale/sucursale care se ocupă cu distribuția pentru restul organizației;
Mai multe întreprinderi individuale definite drept companii separate (deși aparțin aceleiași companii mamă);
Companii de test folosite cu scopul instruirii, trainingului și experimentarii sistemului.
Fiecare companie să poată folosi toate sau doar unele din modulele menționate mai sus, care să poată fi particularizate în conformitate cu cerințele individuale. În pofida separării companiilor, constând în baze de date, management al datelor, definiții și drepturi de acces separate, sistemul să permită fluxul de date între companii, mai ales pentru modulul Financiar, având în vedere transferul conturilor și situațiile financiare unificate.
Sistemul trebuie să permită coordonarea mai multor companii distincte cu contabilitate separată și management logistic comun. Coordonarea filialelor va include:
Legarea tuturor conturilor la o filială.
Reconcilierea notelor contabile din fiecare filială, inclusiv un mecanism de reconcilere automată, definit de utilizator, pentru tranzacții care implică mai multe filiale.
Atașarea sucursalelor la filiale (fiecare filială poate fi atașată mai multor sucursale). Tranzacțiile implicând clienți și furnizori alocați anumitor sucursale sunt înregistrate în registrul contabil al filialei corespunzatoare.
Rapoarte financiare separate pentru fiecare filială.
1.2.1.1 Interfața cu utilizatorul
Aplicația va vea o interfață și instrumente menite să ofere un nivel maxim de usurință în utilizare si accesibilitate, evitându-se astfel necesitatea duplicării introducerii datelor, permițând un acces facil la datele relevante și oferind comenzi rapide și suportul maxim pentru toate procesele:
Interfața grafică cu utilizatorul — Interfața windows – un mediu de lucru de standard ridicat, prietenos și comod, cu tot ceea ce implică aceasta: folosirea mouse-ului, evidențierea, copierea și lipirea, navigarea orizontală și verticală ș.a.m.d. Sistemul trebuie să dispună și de o interfață care să permită lucrul la distanță prin Internet sau Intranet, folosind un browser de web. Această interfață trebuie să suporte toate opțiunile disponibile și în interfața Windows.
Acces rapid la forme, programe, rapoarte — Există nevoia unui instrument de căutare care să poată localiza și activa orice entitate (forma secundară, program sau raport) din sistem, fără a naviga prin meniuri; entitățile folosite frecvent pot fi grupate într-un meniu special, care să fie particularizat de fiecare utilizator în parte.
Deplasarea facilă între forme – definirea de către utilizator a activărilor directe din orice formă către altă formă (meniu dinamic). Prin atingerea unui buton, utilizatorul să se poată deplasa în forme conexe pentru a actualiza sau localiza date, să poată accesa toate formele subordonate ale unei anumite înregistrări dintr-o singură formă superioară.
Zoom dinamic — transferuri automate bidirecționale de date între formele conexe. Aceasta va simplifica, introducerea de parametri (la rularea programelor sau rapoartelor), permițând accesul la o formă tintă în care utilizatorul să găsească valoarea dorită și să opereze introducerea de date. De asemenea, zoom-ul acesta va putea fi folosit pentru a vedea datele din formele conexe – de exemplu pentru vizualizarea documentele inițiale (sursa) unei tranzacții.
Căutări complexe de cuvinte cheie care să permită accesul rapid către orice entitate, vizualizarea căii meniului acesteia, chiar și atunci când nu se cunoaște decât o parte din numele formei, meniului, entității etc.
Instrumente de editare care să creeze comenzi rapide în scopul economiei de timp la operare. Ne referim aici la facilități de genul:
Sortarea înregistrărilor găsite cu un singur click pe eticheta câmpului în cauză;
Un mecanism de copiere a valorilor din coloane;
Stocarea oricărui număr de valori în zone tampon separate, care pot fi apoi importate în alte coloane;
Mecanisme complexe de căutare și localizare a datelor;
Posibilitatea de a ascunde înregistrări fără a le șterge;
Posibilitatea de a defini o serie de operațiuni ca automatisme, a le salva ca macrocomandă și apoi a executa macrocomanda respectivă la o singură apăsare de tastă.
Anularea acțiunilor — funcția de anulare, să permită o revenire facilă la situația anterioară, putând fi activată la o singură apăsare de tastă, ducând astfel la anularea ultimei acțiuni executate.
Folosirea valorilor implicite pentru valorile de încât să se poată preveni erorile, a menține uniformitatea și consecvența, precum și pentru a reduce numărul de comenzi necesare. Prin corelarea etapelor inițiale ale unui anumit proces (de exemplu comanda de vânzare) cu etapele ulterioare (de exemplu un aviz de expediție către client), datele să fie transferate automat de la un document la altul.
Mod de afișare variabil al formelor (tabular sau card)– toate formele să fie construite într-un format unic, clar și ordonat. Să fie posibil cu o singură tastă să se treacă dintr-un mod de afișare în altul și invers:
Mod de afișare tabular – cu înregistrări multiple sub forma unei foi de lucru (util mai ales când căutați o anumită înregistrare sau revedeți datele în ansamblu);
Mod de afișare card – afișare completă a înregistrării, care va arăta toate coloanele formei unei singure înregistrări (pentru înregistrarea sau actualizarea unei anumite înregistrări) sau modul de afișare grafică pe ecran (o afișare grafică specială a întregii înregistrări).
Particularizarea formelor, meniurilor și rapoartelor – utilizatorii să poată reorganiza, redenumi sau ascunde coloanele și articolele de meniu, și de asemenea, să creeze tabulatori particularizati în forme, populându-i cu oricare din coloanele formei, aranjate într-un mod convenabil propriilor cerințe. Să fie posibilă, de asemenea, reorganizarea activărilor directe și a formelor subordonate. Rapoartele să poată fi particularizate prin ascunderea, rearanjarea și redenumirea titlurilor coloanelor de raport. Aceste modificari să nu afecteze modul în care sunt vizualizate aceleași forme sau meniuri de către alți utilizatori din sistem; să existe însă posibilitatea copierii modificărilor pentru a fi folosite de alți utilizatori. Meniurile și formele particularizate să poată reveni rapid la aspectele implicite. Caracteristicile de particularizare să poată fi operate numai de către utilizatorii care au permisiunea de a o face.
Colorarea dinamică a înregistrărilor – adică sistemul să permită în mod eficient și facil scoaterea în evidență a anumitor coloane dintr-o formă când acestea îndeplinesc anumite criterii (de exemplu, înregistrarea din coloană se poate colora în roșu, atunci când valoarea scade sub 0). Culorile coloanelor trebuie să poată fi stabilite pe utilizator sau pe grup de utilizatori.
Afișare de imagini bitmap în forme și ferestre (de exemplu, o fotografie color a unui articol să poată fi vizualizată în fereastra articolului, într-o listă de prețuri sau o ofertă de prețuri). Utilizatorii să poată opta pentru prezența sau absența imaginilor pentru a mări viteza de lucru.
Mesaje e-mail care să poată fi trimise din sistemul ERP. Mesajul să conțină un hyperlink către înregistrarea la care se face referirea. Astfel utilizatorul destinatar economisește timp având acces direct din e-mail la partea din sistemul ERP despre care se discută în e-mail.
Opțiunea de a trimite fișiere atașate unui document atunci când se trimite prin e-mail versiunea pentru tipărire (de exemplu confirmarea unei comenzi de vânzare).
Trimiterea de mesaje SMS direct din sistemul ERP.
Un mecanism care să ofere instrucțiuni, avertismente și mesaje de eroare detaliate și clare. Fiecare mesaj să solicite confirmarea primirii din partea utilizatorului printr-o apăsare de tastă (astfel activitatea va continua după corectarea erorii).
O opțiune de tipărire a tuturor rapoartelor, documentelor de vânzare, achiziție și service în format HTML. Sistemul să furnizeze instrumentele care să permită definirea formatului documentelor HTML, incluzând: fonturi, culorile textului, culorile fundalului, ascunderea câmpurilor inutile, modificarea titlurilor câmpurilor, stabilirea ordinii coloanelor etc.
Formate avansate pentru tipărire – folosite pentru a prezenta datele de raport într-o gamă largă de configurații. Utilizatorii să poată selecta formatul de tipărire la rularea raportului. Opțiunile preexistente de tipărire ale fiecarui document să poată fi modificate, putând fi adăugate și opțiuni suplimentare. Opțiunile de design să includă modificari ale culorilor, fonturilor, alinierii, ascunderea și ordonarea coloanelor. Această caracteristică să poată fi operată numai de către utilizatorii autorizați.
Un instrument integrat de tipărire/trimitere care să fie acceptat de toate serverele MAPI și să comunice cu aplicațiile Microsoft Office. Sistemul să permită trimiterea rapoartelor sub formă de faxuri, atașări la e-mail sau fișiere Microsoft Office. Deasemenea, toate înregistrările de date, precum și orice raport, să poată fi trimise către o foaie de lucru Excel.
Agenda de întâlniri în format grafic – să permită mai multe moduri de afișare (Gantt, Calendar, Agenda etc). Să permită adaugarea de întâlniri și actualizarea detaliilor acestora etc.
Smart Tags pentru MS-Office XP – Numele oricărui client, furnizor sau articol din baza de date a sistemului ERP, tastat într-un document Excel sau Word, să fie identificat automat și să i se aloce un Smart Tag. Astfel, să se poată accesa direct înregistrarea corespunzatoare în ERP sau să permită importul de informații suplimentare în documentul Office (de exemplu, numărul de telefon și adresa clientului, lista de persoane de contact ale clientului).
1.2.1.2 Integrarea completă a modulelor
Sistemul ERP să prezinte o integrare completă a tuturor modulelor sale componente, inclusiv a modulului Financiar, astfel incât să nu fie necesară o interfață intermediară care să coreleze oricare din module cu restul sistemului. Acest nivel de integrare este necesar pentru a elimina reintroducerea datelor.
Totuși modulele trebuiesc utilizate și individual, în conformitate cu necesitățile companiei. Trebuie să poată fi făcute îmbunătățiri și modificări separat pe fiecare modul. De asemenea, în sistemul existent să se poată dezvolta și integra module suplimentare. Modulele care nu sunt active în etapele inițiale ale utilizării sau care au fost adăugate ulterior, să poată fi activate prin definiții simple care să nu necesite dezvoltări suplimentare.
Sistemul să permită, de asemenea, creșterea numărului de utilizatori, precum și schimbarea echipamentelor hardware, fără a fi nevoie de dezvoltări sau modificări ale ERP-ului.
1.2.1.3 Adaptarea sistemului la fluxul activității din organizație
Sistemul ERP trebuie să includă un spectru larg de instrumente care să vină în întampinarea nevoilor utilizatorilor pentru susținerea fluxului activității:
Reguli definite de utilizator pentru întreținerea stărilor documentelor de tranzacție, incluzând notificări automate prin e-mail sau SMS către anumiți utilizatori, atunci când se modifică starea unui document.
Afișarea meniului în funcție de drepturile de acces ale utilizatorului.
Proiectarea de meniuri dinamice pentru orice formă din sistem – orice articol din meniu poate fi accesat prin activare directă din cadrul formei, fie că acesta este o altă formă, un raport sau un program înrudit.
Posibilitatea de a modifica lățimea și localizarea coloanelor din fereastre în funcție de nevoile utilizatorului.
Un mecanism de copiere și transfer de date între documente evitând reluarea inutilă a tastării, precum și apariția erorilor.
1.2.1.4 Instrumente de localizare a datelor
Interogări
Sistemul ERP trebuie să ofere un mecanism complex de localizare a datelor, care să permită localizarea rapidă și facilă a datelor în toate modulele și anume:
Posibilitatea de a crea criterii de căutare și a folosi operatori matematici și logici în orice coloană sau combinație de coloane.
Stabilirea sortării dorite a rezultatelor interogării în funcție de coloanele specificate.
Căutare/localizare dupa expresii parțiale.
Capacitatea de a alege anumite înregistrări cu care se lucrează prin ascunderea restului înregistrărilor din formă, fără a le șterge.
Localizarea datelor cu instrumente externe (de exemplu MS-Query).
Generarea rapoartelor
Activitatea companiei necesită o gamă largă de rapoarte administrative și operative care să acopere toate domeniile. De aceea pe lângă rapoartele standard ale sistemului ERP, se solicită că aplicația să dispună de generatoare de rapoarte, care să permită crearea de rapoarte simple de către utilizatori, precum și obținerea de rapoarte de complexitate ridicată de către managerul de sistem.
Rapoartele să poată fi mai întai afișate pe ecran, permițând utilizatorului să recitească raportul înainte de a fi trimis către imprimantă. Sau să fie trimis direct către imprimantă sau fax, ca mesaj de e-mail sau către un document Word sau Excel, ca pagini separate sau ca grup de pagini de tipărit
Sistemul să permită salvarea rapoartelor pentru reafișarea și retipărirea ulterioarș, păstrând informații despre condițiile de căutare specificate, utilizatorul care a rulat inițial raportul și data și ora la care a fost creat. Rapoartele generate anterior să poată să fie salvate în fișiere.
Generatorul de rapoarte să permită accesul la toate tabelele sistemului (în limitele drepturilor de acces ale utilizatorului), folosind instrumente de căutare și navigare în tabelele necesare.
Generatorul să permită deasemenea stabilirea criteriilor de căutare, a criteriilor de sortare, putând astfel defini capetele de coloană, a punctelor de întrerupere, a subtotalurilor, totalurilor etc.
Fiecare raport să poată fi localizat sub formă de fișier ASCII fără titluri, pentru a fi transferat în altă aplicație.
Sistemul trebuie să dispună de o interfață ODBC care să permită accesul direct la fișierele din ERP prin sisteme externe (în limitele drepturilor de acces ale utilizatorului), permițând de exemplu, localizarea datelor necesare efectuării analizelor statistice, crearea graficelor, foi de lucru și altele asemănatoare.
1.2.1.5 Tehnologie și instrumentele de dezvoltare
Sisteme de operare și rețele
Sistemul trebuie să opereze pe o arhitectură client/server
Clienții să ruleaze sub Windows XP într-o interfață cu ferestre.
Serverul să ruleze sub Windows 2003 sau sub orice versiune de UNIX.
Conexiunile în rețea se fac prin TCP/IP.
Interfața cu alte baze de date
Interfața ODBC trebuie să permită localizarea și prelucrarea datelor din sistem folosind programe standard cum ar fi Word, Access, Excel și altele.
Un mecanism solid de importare de fișiere din aplicații externe.
Export al rapoartelor din sistem sub formă de fișiere ASCII pentru a fi utilizate în aplicații externe
Sincronizare automată cu MS-Outlook.
Posibilitatea de a deschide fișiere conexe prin activare directă a aplicațiilor externe.
Conectare cu sisteme EDI (transfer electronic de date).
Integrarea de terminale de creare de coduri de bare și/sau cititori de coduri de bare.
Conectarea cu dispozitive hand-held, controlere și sisteme de localizare de date.
Posibilitatea de operare în timp real în conexiune cu controlere. Identificarea datelor controlerului și a protocolului său de comunicare.
Administrarea sistemului
Sistemul ERP trebuie să permită o gama largă de particularizări ale funcționalităților pentru a veni în întâmpinarea necesităților utilizatorului (acest lucru presupunând furnizarea unor instrumente de dezvoltare odată cu sistemul), dar care să nu împiedice posibilitatea instalării unor noi versiuni ale sistemului standard.
Managementul rapid și facil de utilizatori și parole în sistem. Acesta trebuie să fie un mecanism cuprinzător de manevrare a drepturilor de acces ale utilizatorilor. Să se poată aloca drepturile de acces pe utilizatori (fără acces, acces numai pentru citire, acces complet) în relație cu fiecare din entitățile sistemului (de exemplu coloane, înregistrări, forme, meniuri, rapoarte, documente, programe).
Utilizarea managerului de tipărire (print manager) al Microsoft (într-un mediu Windows), incluzând stabilirea imprimantelor și driverelor; alegerea imprimantei și/sau faxului ce vor fi folosite pentru tipărire; specificarea numărului de copii; stabilirea intervalului de pagini de tipărit; ordinea tipăririi; alegerea dimensiunii și aspectului paginii etc.
Administrarea rapoartelor: rapoartele produse în sistem să fie salvate în fișiere.
Posibilitatea de a atașa forme text oricărei ferestre; acestea să poată fi completate cu usurință de utilizator, după necesități.
Copierea rapidă a bazei de date și crearea de noi companii (reale sau de test) pentru executarea de simulări și analize detaliate, fără modificarea sau alterarea bazei de date originale.
Facilități de traducere rapidă în una sau mai multe limbi străine (folosind dicționare de date). În cazul unui client companie multinațională, fiecare utilizator să poată rula sistemul în limba proprie (cu condiția întreținerii dicționarelor corespunzatoare de date).
Să permită arhivarea datelor perimate.
Instrumente de dezvoltare destinate utilizatorului
Sitemul ERP trebuie livrat împreună cu o serie de instrumente de dezvoltare create special pentru a susține sistemul și care va permite o flexibilitate considerabilă în executarea particularizărilor în funcție de necesitățile utilizatorului.
Instrumentele de dezvoltare trebuie să includă urmatoarele componente:
Generator de tabele și coloane
Generator de ferestre, conținând instrumente pentru proiectarea afișărilor pe ecran
Generator de rapoarte
Generator de meniuri
Generator de proceduri
Generator de interfață către baze de date externe
O librarie de programe externe compilate, complet integrate în sistem
Dicționare de date
Instrumente de depanare și creare de profiluri
Conexiune ODBC la instrumente de dezvoltare cum ar fi Access, Excel, si Word.
Suport pentru personalizarea interfețelor grafice ale agendelor
Suport pentru dezvoltarea personalizată de noi rapoarte OLAP
Un program de căutare de fișiere într-un director, utilizând începutul numelui fișierului.
Generatoare de interfață de export, similară generatoarelor existente de interfață de import pentru forme.
Instrumentele de dezvoltare sunt o parte integrantă a sistemului și sunt achiziționate odată cu acesta. Aceasta permite managerului de sistem să efectueze particularizările proprii companiei (până la un anumit nivel de complexitate).
1.2.1.6 Gestionarea drepturilor de acces
Meniuri și ferestre – este necesară limitarea accesului la meniuri și forme, astfel încât un grup de utilizatori să poată vizualiza datele, dar să nu le poată modifica. Dacă de exemplu se restricționează orice acces la un meniu sau fereastră, meniul sau fereastra respectivă nu vor apărea deloc grupului restricționat. În mod asemănător, este necesară limitarea accesului la conținutul unei anumite coloane din fereastră, pentru a preveni modificarea sau ștergerea acesteia, sau chiar vizualizarea sa.
Programe, rapoarte și ghiduri – Trebuie să fie posibilă restricționarea rulării de către utilizatori a programelor, rapoartelor sau ghidurilor.
Mesajele de avertizare – Mesajele de avertizare să poată fi transformate în mesaje de eroare, astfel încât utilizatorului nu i se va permite să mai lucreze cât timp eroarea nu este corectată. Alternativ, mesajele de avertizare să poată fi setate să nu apară deloc.
Pe lângă alocarea de drepturi de acces la diverse entități ale sistemului, sistemul trebuie să permită copierea drepturilor de acces de la un grup la altul și de la o companie la alta.
1.2.2 Rapoarte Administrative
Sistemul trebuie să dispună de un mecanism de extragere și analiză a datelor pentru uz managerial. Acest mecanism va extrage informații (de exemplu cifre de vânzări) pe o perioada specificată și le va salva în tabele separate pentru analize suplimentare. Prin diversificarea selecțiilor datelor localizate, a modului de sortare și a nivelelor de ierarhizare, pot fi efectuate diverse analize fără a mai fi nevoie ca datele să fie localizate și prelucrate din nou. Puteți, de asemenea, beneficia de capacitatea sistemului de a copia și transfera datele către aplicații externe (cum ar fi foi de lucru Excel) pentru a putea efectua analize statistice mai complexe și/sau a obține grafice. De asemenea, sunt necesare o serie de prelucrări analitice interactive on-line, rapoarte care să permită utilizatorilor să analizeze interactiv datele din diverse selecții secțiuni transversale. Acestea includ grafice tridimensionale pentru afișarea datelor.
Analize de aceste tipuri pot fi efectuate în diverse domenii de interes, cum ar fi: – Comenzi de vânzare, Vânzări facturate (livrări și facturi), Vânzări directe, Comenzi de aprovizionare, Facturi de aprovizionare, Note contabile, Centre de profit/cost, Rapoarte de proiect
1.2.2.1 Analiza comenzilor de vânzare
Managementul companiei are nevoie de rapoarte pentru analiza rentabilității comenzilor de vânzare: pe perioadă, pe lună, pe articol, pe familie de articole, pe clienți ș.a.m.d.
Odată calculate pe o anumita perioadă, informațiile din comenzile de vânzare trebuie să poată fi vizualizate din diverse perspective: valori comenzi pe articol, client, reprezentant vânzări, filială. Astfel, obținem diverse nivele de detaliu – pornind de la totalul pe o perioadă până la detaliile unei anumite comenzi – și vedea o multitudine de ierarhizări ale datelor (de exemplu, comenzi totale pe lună, comenzi totale pe filială, comenzi totale ale unui anumit client dintr-o filială).
Un generator de rapoarte de comenzi de vânzare va permite generarea unui număr nelimitat de rapoarte folosind informațiile de mai sus.
Analiza comenzilor de aprovizionare
Ca și în cazul comenzilor de vânzare, trebuiesc calculate datele despre comenzile de aprovizionare dintr-o anumită perioadă și vizualizate rezultatele pe diverse criterii de selecție, nivele de detaliu și ierarhizări. Și aici este nevoie de un generator de rapoarte.
Analiza vânzărilor
Analiza vânzărilor se va baza pe informațiile extrase din facturi (de toate tipurile) și avize de expediție. Sistemul trebuie să calculeze datele pe o anumită perioadă și să le prezinte în diverse selecții (pe articole, clienți, reprezentanți vânzări, filiale), în conformitate cu diferite nivele de detaliu (de la total pe perioadă până la detalii de articole de linie), precum și diverse ierarhizări (de exemplu, vânzări totale pe lună, vânzări totale lunare pe filială).
De asemenea, vor fi necesare și generatoare de rapoarte.
Analiza facturilor provenite de la furnizori
Și în acest caz trebuiesc analizate datele din facturile provenite de la furnizori. Și aici datele calculate pe o anumită perioadă trebuiesc vizualizate în diverse selecții, la diverse nivele de detaliu și pe diferite ierarhii.
Generatorul de rapoarte este necesar și aici pentru a putea fi create diverse rapoarte.
Analiza vânzărilor directe
Sistemul trebuie să ofere instrumente de analiză a vânzărilor directe. Generatoarele de rapoarte prezente și la acest capitol vor permite analiza comenzilor de vânzare directă și facturilor. Aceste generatoare vor ajuta la crearea rapoartelor pe diverse secțiuni transversale.
1.2.3 Financiar
Modulul Financiar va fi un sistem complet, cuprinzător, bazat pe tehnologie avansată și capabil să execute facil și eficient tranzacțiile financiare zilnice. Sistemul va permite continuitatea deplină a conturilor de la un an la altul. Modulul trebuie să poată manevra simultan date financiare pentru mai multe companii, creând în același timp legături între acestea (rapoarte consolidate).
Conturile să poată fi administrate atât în moneda locală, cât și într-o a doua valută la alegere. Conturile în valută straină să poată fi administrate, de asemenea, într-o a treia valută.
Sistemul trebuie să ofere o gamă largă de bilanțuri, rapoarte de profit și pierderi și de balanțe de verificare, care să poată fi rulate fie după data tranzacției, fie după o dată de referință. Aceste situații este important să poată fi obținute atât în moneda locală cât și în a doua valută și/sau cu raportări la un index de preț. Pe langă complexitatea rapoartelor necesare, există nevoia unui instrument ca să genereze situații financiare cu posibilitatea de construire și producere de situații particularizate, cu variate structuri, criterii și metode de sortare, stabilite de utilizator.
Modulul Financiar trebuie să se integreze în mod absolut cu celelalte module. Orice tranzacție relevantă efectuată în orice altă parte în sistem este exprimată direct și imediat în modulul Financiar.
1.2.3.1 Planul de conturi
Planul de conturi va trebui să ofere o administrare completă multianuală a conturilor, permițând efectuarea de reconcilieri, interogări și generarea de situații financiare pentru tranzacții care acoperă mai mult de un an fiscal. În plus, există nevoia înregistrării de tranzacții în contul anului urmator, fără să fie nevoie închiderea celui anterior. La înregistrarea tranzacțiilor din anul fiscal anterior, trebuie actualizată automat balanța de deschidere pentru anul curent.
Sistemul va înregistra fiecare tranzacție în două valute (moneda locală și a doua monedă), conform ratelor de schimb ale acestora la momentul înregistrării tranzacției. Aceasta va permite obținerea de rapoarte în două valute, în scopul compărării, fără a fi necesară ajustarea suplimentară a prețului.
În plus, orice cont în valută straină să poată fi administrat și într-o altă valută. Toate valorile tranzacțiilor să fie apoi ănregistrate ăn valuta corespunzatoare a contului.
a) Planul de conturi
Conturile din sistem să fie întreținute în trei planuri de conturi separate: planul principal de conturi (planul general de conturi), planul de conturi ale clienților și planul de conturi ale furnizorilor.
b) Registrul contabil
Registrul contabil trebuie să ofere o administrare comodă și eficientă a notelor contabile (temporare, trimise și provizorii), precum și posibilitatea localizării în orice moment a tranzacției financiare originale (de ex: chitanță, factură, notă de credit).
c) Situații financiare
Structura situațiilor financiare trebuie să permită modificări. De exemplu, modificarea titlurilor și sub-titlurilor dintr-un raport de bilanț sau adăugarea altora noi.
Toate rapoartele să poată fi rulate după data tranzacției sau după data de referință și trebuie să poată include și notele contabile temporare. Este necesar să existe posibilitatea de a fi construite rapoarte suplimentare cu ajutorul unui set de generatoare de rapoarte.
d) Fluxul de numerar
Sistemul trebuie să ofere mai multe tipuri de rapoarte ale fluxului de numerar. De ex: un tip care se ocupă cu fluxul de numerar real din și în bancă, sortat dupa codul fluxului de numerar (diverse tipuri de cheltuieli și venituri) și alt tip de raport să fie o prognozș a fluxului de numerar.
f) Generatoare de rapoarte financiare
Sistemul trebuie să ofere un set de generatoare de rapoarte, care să permită crearea de rapoarte cu un numar mare de structuri și criterii. Aceste generatoare vor fi operate ușor de către utilizatorul de nivel mediu și vor fi utile mai ales pentru contabili și auditori.
1.2.3.2 Conturi clienți
Conturi clienți este o extensie directă a vânzării și livrării care va administra toate operațiunile de cont legate de client, de la crearea de facturi până la încasarea plăților, calculul taxelor fiscale, întreținerea creditului și vechime.
Aici va trebui să existe o gamă de rapoarte care să permită analiza venitului din vânzări dintr-un număr de perspective diverse (clienți, articole, familii).
Concret, va exista un flux constant de date între module.
a) Facturi pentru clienți
Facturile trebuie să poată fi create pe baza comenzilor de vânzare și/sau avizelor de expediție. Aceasta să permită localizarea automată a datelor, cum ar fi prețuri și discounturi, termene de plată, balanțe ale comenzilor și cantități livrate. În cazul unei facturi care se dublează ca și aviz de expediție (factura de vânzare), cantitățile livrate să fie comparate cu balanța rămasă de livrat din comandă, luând în considerare toleranța comenzii. Astfel se va preveni apariția erorilor (în ceea ce privește cantitățile, prețurile și discounturile), eliminând în același timp necesitatea reintroducerii datelor deja existente.
b) Creditarea clientului
În cazul facturării la un preț mai mare sau al unui retur de bunuri, este necesară creditarea contului clientului. În acest sens trebuie înregistrată ori o notă de credit ori să se crediteze returul printr-o factură. Când un client returnează bunuri defecte sau nedorite, nota de credit trebuie să fie însoțită de un document separat de retur (care actualizează balanțele de inventar).
c) Chitanțe
Chitanțele vor fi folosite pentru a înregistra încasări primite de la clienți, precum și pentru a aplica încasările respective anumitor facturi. Încasările pot fi facute în contul mai multor facturi; în același mod, mai multe chitanțe pot fi grupate în contul aceleiași facturi, adică, pot fi înregistrate plăți parțiale. Chitanțele să poata fi înregistrate și fără o referință către o factură sau comandă.
d) Taxe financiare
Fiecărui client să i se poată stabili o rată a taxelor financiare care vor fi datorate în cazul unei plăți făcute cu întârziere. Aceasta presupune o rată inițială de plătit atât timp cât sumele datorate se păstrează într-un anumit interval, precum și o taxă de penalizare, ce va fi aplicată în cazul în care balanța contului depășește limita respectivă. Taxele financiare să fie calculate zilnic, luând în considerare soldul contului clientului din ziua respectivă.
e) Credit și vechime
Pentru fiecare client să poată fi alocate limite ale creditului. Balanțele trebuie să indice valoarea creditului acordat deja. În momentul în care clientul a depășit limita alocată, să apară un mesaj de eroare ori de câte ori sunt înregistrate comenzi ulterioare (precum și când sunt înregistrate noi livrări, solicitări de service sau facturi).
f) Rapoarte de venituri din vânzări
Exista nevoia unui număr de rapoarte care să prezinte veniturile pe clienți și pe articol vândut pe o perioadă specificată. Unele din ele să prezinte și profiturile obținute. Majoritatea rapoartelor să se bazeze pe datele din facturile finalizate iar altele să permită includerea facturilor temporare.
Astfel este nevoia ca utilizatorul să poată construi o varietate de rapoarte proprii particularizate, folosind un generator de rapoarte de vânzare, care ia în considerare avizele de expediție și facturile de vânzare finalizate, sau un generator de rapoarte pentru vânzările facturate, care ia în considerare datele din toate tipurile de facturi finalizate.
1.2.3.3 Conturi furnizori
Conturile furnizorilor sunt o extensie directă a achiziției și recepției de bunuri. Aici se administrează toate procedurile contabile referitoare la furnizor, de la înregistrarea de facturi de la furnizor, la pregatirea și efectuarea plății (prin cec, casă sau transfer bancar), vechime neplată, distribuția cheltuielilor de livrare (asupra costuri de articole) și distribuirea cheltuielilor de import.
Aici trebuie să se includă o gamă largă de rapoarte, care să permită analiza cheltuielilor de achiziții din diverse puncte de vedere (pe furnizori, pe articole).
a) Facturi de la furnizori
Facturile primite de la furnizori trebuie să fie înregistrate automat pe baza comenzilor de aprovizionare și a notelor de intrare-recepție (NIR-uri). Astfel se permite localizarea automată a datelor, cum ar fi prețuri și discounturi, condiții de plată, balanțe ale comenzii și cantități primite. În cazul unei facturi care se dublează sub forma unui NIR (Factură Furnizor), cantitățile primite să fie comparate cu balanța comenzii, luând în considerare toleranța comenzii.
b) Creditul primit de la furnizori
Sistemul trebuie să ofere mai multe metode elementare pentru înregistrarea creditului datorat pentru o facturare la un preț mai mare sau un retur de bunuri.
c) Plăți
Sistemul ERP trebuie să ofere mai multe opțiuni de înregistrare a plăților către furnizor (de ex: plăți prin cec, casă și transferuri bancare).
Plățile pot fi făcute în contul anumitor facturi dar trebuie să existe și posibilitatea de a fi făcute fără legătură cu o anumită factură. Plățile trebuie să poată fi pregătite automat în grupe sau manual pe document de plată.
d)Taxa reținută
Este important ca sistemul să ofere un mecanism de înregistrare a taxelor în cursul plății către furnizori, împreună cu un set de rapoarte privind taxa reținută.
Când sunt reținute taxele de la furnizori, sistemul trebuie să înregistreze o notă contabilă care să crediteze contul specificat pentru taxele reținute.
Rapoartele privind taxele reținute să aibă la bază toate aceste situații, fie că furnizorul a fost plătit prin cec, fie prin transfer bancar. Acestea trebuie să includă: Taxe reținute, Taxe reținute versus plăți, Expirarea reducerii taxei reținute, Taxe reținute anuale, Taxe reținute versus plăți anuale.
e) Costuri materiale: Transport și alte cheltuieli
Sistemul trebuie să ia în considerare cheltuielile legate de articole achiziționate (de exemplu transport, depozitare) la calculul costurilor reale ale acestora.
e) Facturi deschise și vechime debite
Sistemul să includă diverse rapoarte despre debitele neplătite către furnizori și despre vechimea acestor debite. Unele rapoarte să însumeze valoarea datorată fiecărui furnizor; rapoartele mai detaliate să prezinte facturile restante sau plătite parțial.
f) Rapoarte de analiză a achizițiilor
Există nevoia rapoartelor care prezintă achizițiile de la furnizori și cheltuielile cu articolele achiziționate pe o anumită perioadă. Ele au la bază datele din facturile finalizate. Unele vor fi rulate lunar (de exemplu: Achiziții lunare pe furnizori); altele vor acoperi o perioadă specificată de utilizator (de exemplu: Achiziții de la furnizor în perioada). Rapoartele de analiză pe articole vor trebui să prezinte cantitățile achiziționate în afara cheltuielilor (de exemplu, Achiziții lunare pe articole).
1.2.3.4 Gestiunea lichidităților
Sistemul trebuie să permită evidența transferului de fonduri (numerar, cecuri, dovezi de carte de credit) către și dinspre casierii și în conturi bancare și conturi de carte de credit. Registrul de casă asigură evidența fiecărei plăți făcute, primite sau depuse (adică, încasare de la client, depunere, plată prin cec, transfer bancar, chitanță).
Casierii
Este important ca sistemul să permită stabilirea unui număr nelimitat de casierii, precum și a unei game largi de mijloace de plată (de exemplu numerar, cecuri, diverse cărți de credit, cupoane).
Fondurile din fiecare casierie să fie administrate și documentate separat. Fondurile să poată fi transferate de la o casierie la alta sau într-un cont bancar sau companie de carte de credit.
Depuneri
Trebuie să fie posibilă pregatirea automată sau manuală a foilor de vărsământ. Acestea să fie folosite nu numai pentru depuneri în conturi bancare sau de carte de credit, dar și pentru transferul de fonduri de la o casierie la alta.
Rapoarte de administrare a fondurilor
Aici trebuie să existe urmatoarele tipuri de rapoarte: Foi de vărsământ temporare, Tipărire foi de vărsământ, Tranzacții prin cec, Registru contabil numerar, Cecuri postdatate încasate în bancă, Depuneri bancare, Sold casierie, Registrul de casă, Cecuri postdatate reținute în bancă.
1.2.3.5 Analiză costuri și evaluare stocuri
a) Analiză costuri pentru afaceri
Analiza costurilor pentru afaceri trebuie să efectueze calculul costurilor articolului, calculul costurilor tranzacțiilor și evaluările de stocuri calculate numai pe baza costurilor materiale. Este necesară deasemenea posibilitatea de distribuție a costurilor suplimentare, cum ar fi cele de transport.
b) Rapoarte de analiză a costurilor
Trebuie să fie disponibile urmatoarele tipuri de rapoarte: Calcul costuri materiale, Componente cost produs, Componente cost produs (a doua monedă), Calcul costuri articol pe etape, Analiza preț mediu ponderat, Analiza costuri standard, Calcul costuri producție, Comparare calcul costuri articol, Comparare calcul costuri articol – a doua monedă, Cost tranzacții intrate.
c) Evaluarea stocurilor
Unul din cele mai importante instrumente pe care trebuie să le ofere sistemul ERP pentru stabilirea valorilor inventarului la orice dată este posibilitatea de a calcula balanțe trecute. Acest mecanism să permită obținerea unei imagini a stocurilor pentru orice moment specificat în timp dar și pentru o anumită dată din trecut.
Este important să existe următoarele tipuri de evaluări: standard, reală și valoarea materialelor
Valoarea standard = Cantitate produs în balanța trecută x Cost standard articol
Valoarea reală = Cantitate produs în balanța trecută x Cost real articol
Valoarea materialelor = Cantitate produs în balanța trecută x Costuri materiale reale ale articolului
1.2.3.6 Descărcarea gestiunii
Sistemul trebuie să consemneze în planul de conturi costul tranzacțiilor de inventar. Aceasta permite, în consecință, evidența achizițiilor și vânzărilor din mai multe perspective. Trebuie să ofere și posibilitatea de a localiza în sistem alte tipuri de tranzacții de stoc , cum ar fi transferuri între magazii, casări de stocuri și altele.
a) Conturi implicite pentru tranzacții
Va fi nevoie de conturi implicite în planul de conturi pentru diverse tranzacții de stoc și pentru variații.
b) Rapoarte de descărcare a gestiunii
Diverse rapoarte să fie disponibile la descărcarea gestiunii:
Analiza variație preț, Detalii tranzacții descărcare gestiune, Variații cost standard de inventar, Variații cost standard de inventar – a doua monedă, Examinare înreg. descărcare gestiune, Variații rezultate din conversii de inventar, Variații prin rotunjiri, Variații din conversii – a doua monedă, Variații prin rotunjiri – a doua monedă
1.2.3.7 Bugete
În sistemul ERP încărcarile la buget este important să poată fi urmarite de-a lungul întregului „lanț” al tranzacțiilor de achiziții: de la cererea de achiziții, la comanda de aprovizionare, la recepția în magazie și, în final la factură. Acest fapt să se realizeze prin „mutarea” costurilor de la o etapă la alta (de la cerere la comandă, de la comandă la recepție ș.a.m.d.), pe masura înregistrării fiecărei tranzacții. Aceeași evidență a încărcărilor la buget să aibă loc și pentru articolele de venit înregistrate în tranzacții de vânzare.
Arbori și versiuni de buget
Bugetele sa fie create folosind o structură ierarhică de tip „arbore”. Sistemul să creaze și să întrețină un număr nelimitat de versiuni de buget. Fiecare versiune constă dintr-o listă de articole de buget cărora le-au fost atribuite alocări lunare de fonduri. Versiunile de buget să se deosebească, în general, prin diverse alocări monetare. O singură versiune de buget să poată fi în vigoare în același timp. Toate celelalte versiuni să fie considerate proiecte. Utilizarea versiunilor de buget va permite flexibilitate în modificarea și planificarea bugetelor.
Rapoarte de buget
Bugetate vs. Reale, Buget final vs real, Comparații între versiuni de buget, Tranzacții fără articol de buget, Bugetate vs. reale din data, Centralizare bugetate vs reale, Tipărire versiune buget, Versiunea bugetului (grafic)
1.2.3.8 Alocarea costurilor
Modulul de alocare a costurilor trebuie să permită analiza rentabilității și costurilor diverselor entități ale afacerii. Aceasta se obține prin definirea centrelor de profit și a centrelor de cost. Centrele de profit colectează costuri directe și generează venituri. Centrele de cost generează costuri indirecte, care sunt apoi distribuite între diversele centre de profit.
Analiza rentabilității centrelor de profit și/sau a cheltuielilor acumulate ale centrelor de cost să fie efectuată pe baza notelor contabile înregistrate pentru aceste centre de profit și cost.
a) Centrele de profit
Împărțirea unei afaceri pe centre de profit ține de necesitățile individuale. Într-o afacere non-productivă fiecare proiect sau divizie trebuie considerat un centru separat de profit. Alternativ, un centru de profit poate consta dintr-un anumit grup de clienți.
Soluția ERP adoptată trebuie să permită definirea, ca centru unic de profit, o magazie unică, o familie de conturi sau o familie într-o magazie. Drept urmare, orice tranzacție financiară care implică această magazie sau familie, să fie atașată automat centrului respectiv de profit.
b) Centrele de cost
Centrele de cost generează costuri indirecte, care sunt ulterior aplicate unuia sau mai multor centre de profit. Ca și în cazul centrelor de profit, împărțirea unei afaceri în centre de cost ține de necesitățile companiei. De exemplu, să se poată organiza întregul departament de vânzări într-un singur centru de cost, sau divizat în mai multe centre de cost diferite (cheltuieli administrative, cheltuieli de transport etc.).
Un anumit centru de cost să poată fi asignat mai multor centre de profit (o magazie unică, o familie de conturi sau o combinație a acestora). Fiecărui centru de cost îi va fi atribuită o bază de alocare care stabilește modul de distribuire al costurilor indirecte între centrele de cost asignate acestuia.
c) Bazele alocării costurilor
O baza de alocare trebuie să stabileasca modul de distribuire a costurilor indirecte între centrele de profit.
c) Rapoarte de alocare a costurilor
Lista centrelor de cost, Centralizare costuri, Analiza centru de cost, Baza alocării costurilor, Centralizare costuri pe arbore
1.2.3.9 Mijloace fixe
La acest capitol sistemul va conține ecrane și programe care înregistrează mijloacele fixe ale companiei, calculează amortizarea, înregistrează tranzacțiile de bunuri în planul de conturi și produce diverse rapoarte.
Calculul amortizării
Soluția ERP trebuie să manevreze în paralel înregistrările amortizărilor în scopuri fiscale și în scopuri contabile.
Casarea și creșterea valorii
Creșterile de valoare sunt înregistrate ca mijloace fixe noi, pentru care sunt calculate separat deprecierile. Aceste mijloace fixe noi să fie legate de mijlocul fix inițial.
a) Parametrii mijloacelor fixe
Pentru fiecare mijloc fix nou trebuie deschisă o înregistrare de mijloc fix. Această înregistrare să includă data achiziției mijlocului fix (sau data vânzării, după ce este vândut), precum și grupul de mijloace fixe în care este încadrat respectvul mijloc fix. De asemenea, să se înregistreze o categorie de clasificare (de exemplu, departamentul din companie căruia îi aparține), locația fizică a mijlocului fix și planul de investiții căruia îi aparține. Acești parametrii să permită obținerea unor rapoarte mai variate și mai eficiente.
b) Rapoarte de mijloace fixe
Sistemul trebuie să includă un număr de rapoarte, care să prezinte starea activelor deținute de companie: Cost și depreciere, Câștiguri de capital, Câștiguri de capital – Active noi și vândute, Depreciere fiscală vs contabilă, Deprecierea în planul de conturi, Procente depreciere, Venit din vânzare mijloace fixe
1.2.4 Marketing și Vânzări
Sistemul trebuie să manevreze întregul proces de Marketing și Vânzări – de la primirea inițială a informațiilor referitoare la un client potențial, până la managementul activităților de marketing la distantâță și înregistrarea ofertelor de preț pentru un client temporar, la conversia unui client temporar într-un client real cu un cont de client (deschis automat în modulul Financiar). Din momentul în care un client temporar devine un client obișnuit, să poată fi înregistrate comenzi și livrate bunuri.
1.2.4.1 Filiale
Sistemul trebuie să permită definirea și managementul filialelor companiei, permițând astfel analiza vânzărilor pe filiale. Să se poată lega orice filială de o magazie de filială, administrând astfel inventarul pe care îl conține, conform nivelelor dorite de inventar definite pentru filiala respectivă.
1.2.4.2 Baza de clienți și persoane de contact
Soluția ERP trebuie să poată administra clienți potențiali în cursul etapei de marketing sau anterioare vânzării. Aceasta înlătură necesitatea de a deschide conturi de clienți și păstrează informații despre clienții din afară până când relația cu aceștia înaintează la etapa de vânzare (adică este înregistrată o comandă). Datele înregistrate despre fiecare client să includă: adrese și numere de telefon; clasificarea afacerii; o descriere a naturii și scopului afacerii; activitățile de marketing la care a participat; grupul de clienți căruia îi aparține; reprezentantul vânzări; destinațiile livrărilor; personalul cheie, poziția și numerele lor de telefon; oferte de preț și altele.
1.2.4.3 Activitățile de marketing
La acest capitol ar trebui definită o zonă de lucru clienți, în care să poată fi încărcate diverse date referitoare la client – de la clasificarea afacerii, scopul afacerii (de exemplu, cifra anuală de afaceri, numărul de angajați), participările anterioare la evenimentele de marketing, poziția și titlul personalului cheie ș.a.m.d.
a) Interfața cu sistemele de poștă electronică
Aceasta este unul din principalele instrumente de planificare și organizare care va permite înregistrarea de întâlniri și deschiderea de teme pentru toți utilizatorii din sistem, inclusiv teme care implică clienți sau furnizori.
b) Campanii de marketing
Pentru a ușura și mai mult activitățile de marketing, sistemul trebuie să interacționeze facil cu resursele umane și cu utilitarul încorporat de e-mail din sistem. Calendarul personal (zilnic și săptămânal) și persoanele de contact ale companiei să fie accesibile pentru vizualizare și înregistrare, permițănd astfel coordonarea propriilor teme cu activitățile legate de clienți. Orice întâlniri sau note înregistrate în calendare să poată fi trimise prin utilitarul de e-mail intern al sistemului ERP, astfel încât să existe în permanență o informare asupra activităților programate, indiferent de activitatea efectuată în sistem.
c) Rapoarte de marketing
Tipărire calendar, Teme/clienți, Teme/cod de teme, Centralizare ore calendar, Teme/utilizatori, Utilizarea resurselor
1.2.4.4 Stabilirea prețurilor și plățile
Aici este necesară capacitatea sistemului de a stabili prețuri și discounturi pentru toate articolele comandate. Aceste valori trebuie să devină implicite și să apară automat (cu afișarea sursei prețului) în diferite documente de vânzare (comenzi, livrări) și să poată fi modificate după necesități. Condițiile de plată să poată fi specificate separat pentru fiecare client sau pentru grupe de clienți în același timp (prin intermediul unui client reprezentativ).
a) Informații despre plăți
Pentru fiecare client să se poată înregistra nenumărate informații cu privire la plăți.
Aceste valori să fie implicite și să apară automat la înregistrarea documentelor legate de o vânzare. Unele din acestea să poată fi modificate în documentele respective, iar altele nu.
b) Prețuri și discounturi
Sistemul trebuie să ofere mai multe instrumente de administrare a prețurilor și discounturilor.
c) Articolele clienților
Soluția ERP trebuie să permită administrarea de liste de articole ale clienților, incluzând propriul număr de catalog al clientului și numele articolului. Această informație să apară apoi (împreună cu numărul intern din sistem) în toate ofertele de preț, confirmările comenzilor, avizele de expediție și facturile tipărite pentru client.
d) Ofertele de preț
Ofertele de preț trebuie trimise clienților pentru a documenta condiții speciale de preț, care să fie în vigoare pe o perioadă fixă de timp. Aceste condiții vor fi oferite în schimbul unor comenzi care îndeplinesc o anumită cantitate minimă.
e) Reprezentanții de vânzări
Sistemul trebuie să permită intretinetirea înregistrărilor pentru reprezentanții de vânzări și calculul comisionului pe baza prețurilor din comenzile de vânzare (vânzări obișnuite sau vânzări directe), facturilor și chitanțelor. Să se poată stabili procentul de comision pe care îl va primi fiecare reprezentant pentru toate comenzile sau pe anumite familii de articole, precum și discountul maxim pe care reprezentantul îl poate oferi clienților.
f) Rapoarte de vânzări și prețuri
Lista clienților, Destinații de livrare clienți, prețuri și discounturi clienți, Încasări pe reprezentant vânzări, Facturi pe reprezentant vânzări, Balanța cont pentru reprezentantul clientului, Comenzi vânzare directă pe reprezentanți, Lista articole clienți, Generator de raport de date client, Clienți și reprezentanții lor vânzări, Comenzi pe reprezentant vânzări, Excepții de discount, vânzări pe reprezentant vânzări
1.2.4.5 Comenzi de vânzare
Soluția ERP aleasă trebuie să permită înregistrarea comenzilor de vânzare pe baza documentelor existente.
a) Comenzile globale
Comenzile globale de vânzare vor oferii condiții speciale de preț clienților, în schimbul angajamentului de a comanda o anumită cantitate într-o perioadă de timp specificată. Prin definiție, o comandă globală va genera mai multe comenzi de vânzare. Sistemul trebuie să pună la dispoziție mijloacele de a ține evidența cantității rămase de comandat din comanda globală, precum și a valorii financiare a acestei balanțe. Balanța comenzii, care la început va fi egală cu cantitatea comandată, va scădea pe măsură ce sunt înregistrate comenzile de vânzare legate de comanda globală. În momentul în care balanța ajunge la 0, articolul din comanda globală să fie închis automat. Bineînțeles, să se poată închide și manual articolul sau întreaga comandă globală.
b) Prognoze vânzări și comenzi pe stoc
Acestea vor fi folosite pentru a crea comenzi anticipate pentru un anumit client, pentru un grup de clienți sau pentru stocul general. Sitemul trebuie să ofere un mecanism unic de utilizare a prognozelor de vânzări în completarea comenzilor concrete de vânzare , pentru că planificarea necesarului de materiale folosește stocul planificat pentru vânzările prognozate și comenzi pe stoc pentru a veni în întâmpinarea cantităților concrete comandate de clienți, reducând în acest fel costurile de stocare a produselor.
c) Evidența comenzilor de vânzare
– Urmărirea comenzii
Soluția ERP trebuie să permită vizualizarea unei selecții a datelor despre toate comenzile de vânzare deschise (pe articol de linie), care va permite detectarea neregularităților și întârzierilor în livrare, precum și scanarea scadențelor, a datelor de livrare etc. (pe baza condițiilor de plată specificate pentru client).
Plățile anticipate în valută trebuiesc convertite în moneda locală pentru a oferi o bază de comparație și a putea anticipa fluxul de numerar.
Este necesară aici o gamă variată de rapoarte atât pentru informații centralizate cât și detaliate referitoare la comenzi/clienți, articole și/sau familii; necesități versus inventar disponibil; date planificate de livrare; întârzieri ale livrării.
– Urmărirea situației financiare
Sistemul trebuie să permită evidența situației financiare a fiecărei comenzi de vânzare. De exemplu: balanța curentă de plăți în avans ale clientului (cât a plătit în avans, minus valoarea plății avans deduse deja din facturi). De asemenea, să se poată folosi rapoarte centralizate pentru a obține fluxul de numerar anticipat, precum și valoarea tuturor balanțelor rămase de livrat pentru comenzile de vânzare deschise.
d) Promoții
Un lucru esențial este ca sistemul să permită oferirea de articole premiu clienților când aceștia comandă un anumit produs. Astfel avem un tip de promoție, obișnuită, care este oferită unuia sau tuturor clienților la achiziționarea unui anumit produs și un tip de promoție specială care este definită pentru un anumit client și este oferită numai clientului respectiv.
e) Rapoarte de comenzi de vânzare
Este nevoie de o gamă largă de rapoarte:
Rapoarte de comenzi de vânzare – Comenzi de vânzare, Stoc/utilizator alocat, Stoc/familii, Necesar și inventar, Confirmare comanda fără prețuri articol, Confirmare comanda în limba străina, Stoc/clienți, Stoc/articole, Cantitate comandată/articol și client, Confirmare comandă, Confirmare comandă cu observații articol
Rapoarte livrare comandă – Comenzi/ articole și date scadente, Urmărirea comenzii, Întârzieri comenzi, Stoc/clienți, Balanțe anticipate, Comenzi planificate, Stoc/utilizator alocat, Stoc/client și balanță inventar
Rapoarte plăti comenzi – Balanțe plăți anticipate/clienți, Balanțe plăți anticipate/comandă, prețuri ajustate comenzi
Rapoarte de analiză clienți – Comenzi/clienți, Comenzi/clienți/lună, Comenzi/clienți/articole, Comenzi/lună/clienți
Rapoarte de analiză articole – Comenzi/articole, Comenzi/articol și luna, Comenzi/lună și articol
Rapoarte de analiză familii – Comenzi/familie, Comenzi/familie/articol, Comenzi/familie/lună, Comenzi/lună/familie
Rapoarte de comparări vânzări – Comenzi lunare, Comenzi anuale
1.2.4.6 Vânzări directe
Aici este nevoie de documentarea fiecărei etape a unei tranzacții de vânzare directă:
Oferta de preț – cererea de ofertă de preț trimisă furnizorului, ofertele de preț trimise clientului
Comanda de vânzare directă
Factura de vânzare directă – care raportează livrarea mărfurilor către client
Notele de credit – care înregistrează încasarea comisioanelor și transferurile bancare prin care furnizorul le-a achitat.
Mecanismul de vânzare directă va fi diferit de mecanismul general de vânzare, prin faptul că nu afectează tranzacțiile de inventar.
a) Lista de prețuri cu comision
Prețurile în vânzările directe trebuiesc stabilite în două moduri, în funcție de o constantă de sistem: prin catalogul articolului sau prin listele de prețuri ale furnizorului. Prețul specificat al articolului din comanda de vânzare directă (indiferent de metoda folosită) să fie implicit în toate ofertele de preț și, dacă nu există nici o ofertă, în insăși comanda de vânzare directă.
Listele de prețuri cu comision să fie manipulate în același fel ca și listele obișnuite de prețuri de furnizor și să fie susținute de aceleași instrumente de intreținere (actualizare, copiere, data intrării în vigoare etc.).
b) Ofertele de preț pentru vânzări directe
Aceasta va fi similară unei oferte obișnuite de preț, cu următoarele excepții:
Oferta de preț va servi atât la înregistrarea cererii de ofertă de preț a clientului cât și să solicite o ofertă de preț de la furnizor. După ce furnizorul trimite oferta de preț, agentul va înregistra propria ofertă de preț, în funcție de răspunsul furnizorului și o trimite clientului.
Prețurile înregistrate în oferta de preț pentru vânzări directe trebuie preluate din listele de prețuri pentru vânzări directe ale furnizorului sau din prețul cu comision stabilit în catalogul articolului.
c) Comenzile de vânzare directă
O comandă de vânzare directă va fi similară unei comenzi obișnuite de vânzare, cu următoarele excepții:
Comanda va fi făcută nu numai în numele clientului, dar și în numele furnizorului corespunzător.
Comanda se poate baza pe o ofertă de preț pentru vânzări directe, în care caz articolele, prețurile, datele de scadență și altele asemenea trebuie preluate din ofertă.
Dacă nu există o ofertă, prețurile să fie preluate fie din lista de prețuri pentru vânzări directe a furnizorului, fie din prețul cu comision specificat în catalogul articolului.
Comisionul așteptat de la furnizor pentru vânzare să fie înregistrat pentru fiecare articol. O valoare implicită (ce poate fi modificată) trebuie completată automat, preluată dintr-un procent de comision definit de utilizator. Acest procent ar trebui să poată fi stabilit pe furnizor sau pe familie de articole vândute de furnizor.
d) Notele de credit
Sistemul trebuie să includă note de credit care să permită ținerea evidenței încasării comisioanelor de la furnizori. Pentru fiecare notă de credit să se poată înregistra note contabile deschise la debitarea contului furnizorului pentru comisionul datorat, și la primirea plății comisioanelor.
e) Rapoarte de vânzare directă
Livrări comenzi vânzare directă, Comenzi de vânzare directă pe reprezentant vânzări, Tiparire ofertă vânzare directă fără preț total, Generator de raport comenzi vânzare directă, Plata comenzilor de vânzare directă, Tipărire ofertă vânzare directă fără prețuri articole, Oferte de preț care nu au fost acceptate
1.2.4.7 Programarea livrărilor
Sistemul trebuie să permită planificarea livrărilor de bunuri către clienți prin alocarea de rute de distribuție și date de livrare ale comenzilor de vânzare. Este important să se poată folosi un mecanism automat de programare și în același timp să fie posibilă programarea manuală a livrărilor.
În acest caz, soluția ERP trebuie să atribuie o comandă de vânzare unei livrări, luînd în considerare data scadenței comenzii, ruta de distribuție, zilele implicite din săptămâna când clientul primește de obicei livrări și orele de funcționare ale companiei.
Tot aici, sistemul trebuie să dea posibilitatea de a crea un raport care să afișeze o listă a tuturor comenzilor de vânzare programate pentru livrare, sortate pe ruta de distribuție și dată. Acest raport va fi util pentru șoferii companiei, deoarece aceștia distribuie bunurile clienților.
1.2.5 Aprovizionarea
Sistemul ERP trebuie să suporte toate operațiunile de aprovizionare – de la crearea cererilor de achiziție (recomandări), la deschiderea de cereri de oferte de preț de la furnizori, la înregistrarea ofertelor primite, la deschiderea comenzilor de aprovizionare și, în final, recepția bunurilor și plata acestora.
Astfel să i se permită directorului de aprovizinare să vadă efectele în timp real ale consecințelor deciziilor sale asupra balanțelor anticipate de materiale din inventar. Adică, directorul de aprovizionare să decidă, împreună cu furnizorul, asupra cantității ce va fi comandată și asupra datelor de livrare solicitate, pe baza necesarului de aprovizionare a unui anumit articol (eventual mai multe solicitări, la date diferite) și asupra multor altor factori (de exemplu, durata achiziției). În funcție de comenzile existente, necesarele neacoperite etc., sistemul să prezinte balanțele anticipate ale articolului. În plus, să fie prezentate datele diverselor activități jalon de pe traseul aprovizionării articolului – de exemplu, data scadentă a articolului (data livrării), data recepției (data la care este primit), data disponibilității (data la care este disponibil pentru producție, după finalizarea tuturor testelor de laborator).
Prin legătura acestui capitol cu celelalte din sistem, să i se permită directorului de achiziții să vadă comenzile de vânzare și/sau necesarul de marfă, care servesc drept bază pentru cererea de achiziții. Mai departe în cursul procesului, să poată înregistra recepția materialelor în inventar în contul comenzilor de achiziție (reducând balanța comenzii) și, în final, să verifice concordanța cantităților detaliate din factura furnizorului cu cantitățile primite.
Sistemul trebuie să permită stabilirea automata a necesarului de marfă, pe baza comenzilor de vânzare sau a frecvenței necesarului. Necesarul de articole ce derivă din comenzi de vânzare este stabilit de planificarea necesarului de marfă, ale căror rezultate sunt dinamice. Necesarul de achiziții de articole procurate regulat este calculat conform unor nevoi fixe, stabilite de utilizator.
1.2.6 Gestiunea produselor
Soluția ERP va trebui să permită un control strict și o evidență detaliată a inventarului la toate nivelele. Acest lucru va ajuta în administrarea materialelor, a magaziilor și locațiilor atât în cadrul organizației cât și în afara ei (incluzând controlul fluxului de materiale și articole trimise către sau preluate de la un subcontractor); și evidența completă a stocurilor, de la momentul recepției în magazie. Caracteristicile de control al calității trebuie să includă analiza complexă a stocurilor, care oferă un flux continuu de informații administrative și financiare importante.
C.7. Impactul proiectului asupra activității organizației
Compania noastră urmareste obtinerea de importante beneficii tehnice si economice ce decurg din cunoasterea operativa si accesarea usoara a unui volum diversificat de informatii, la nivelul acuratetei si preciziei impuse de sistemul calitativ al firmei si de legislatia în vigoare.
Optimizarea activitatii si o crestere globala a eficientei prin modelarea proceselor si identificarea elementelor neconforme cu bunele practici, prin constientizarea carentelor si realiniere a companiei.
Obtinerea informatiilor necesare, în timp real
Reducerea costurilor prin reducerea consumurilor de resurse,datorita urmaririi si corectarii operative a costurilor pentru fiecare proiect si activitate;
Mentenanța proiectului se va asigura de către furnizorul aplicației cu care se va încheia un contract de mentenanță pentru o perioadă de 3 ani de la finele implementării proiectului. De asemenea o persoană din cadrul firmei noastre va face un curs special de formare astfel încât să poată realiza cu ușurință micile customizări, rapoarte noi, etc. De asemenea această persoană va reprezenta interfața cu furnizorul aplicației atunci când firma va solicita modificări mai importante ale aplicației.
Sustenabilitatea financiară a proiectului va fi susținută prin intermediul fluxurilor de numerar nete incrementale generate de activitatea firmei ca urmare a implementării proiectului și extinderii geografice a activității firmei. Aceste fluxuri de numerar vor permite finanțarea extinderii numărului de licențe suplimentare necesare pe parcursul perioadei de exploatare a aplicației, actualizarea și dezvoltarea diverselor module pe măsură ce vor apărea asemenea nevoi.
CONCLUZII
Sistemele informatice joacă un rol vital în succesul unei organizații. Astfel, prin acestea se pot asigura infrastructura informațională internă (prin Intraneturi) sau externă, interorganizațională (prin extraneturi) pentru necesitățile business-ului în:
Asigurarea eficienței operaționale;
Asigurarea unui management eficient;
Asigurarea unui avantaj competițional.
Succesul unui sistem informatic nu trebuie măsurat numai prin eficiența sa (în minimizarea costurilor, timp sau utilizarea resurselor de informație) ci și prin suportul pe care îl asigură în:
Elaborarea strategiilor de afaceri;
Desfășurarea proceselor comerciale;
Îmbunătățirea structurii organizaționale și a culturii organizației;
Creșterea cifrei de afaceri și valorii firmei într-un mediu dinamic, concurențial.
Din punct de vedere individual – managerial, sistemul informatic reprezintă:
un mijloc important pentru asigurarea funcționalității business-ului;
un factor esențial ce influențează eficiența operațională, productivitatea angajaților și a relației cu clienții;
sumă de bază de informații care asigură luarea de decizii corecte;
un mijloc de a dezvolta noi produse (servicii) ce asigură un avantaj competitiv;
una din cele mai importante resurse ale organizației și de analiză a costului business-ului.
Alte aspecte ce privesc sistemele informatice contemporane
Schimburile tot mai rapide în mediul de afaceri au determinat ca sistemele informatice să ajungă o componentă esențială a organizației în îndeplinirea scopului acesteia (în esență obținerea de profit). Astfel utilizarea tehnologiei informației a devenit un aspect indispensabil în funcționarea organizației mai ales în prezent când se fac simțite noi tendințe în evoluția organizațiilor și anume:
1. utilizarea Internetului la nivelul organizațional local sau global;
2. apariția de organizații Internet ce își desfășoară business-ul numai în această zonă;
3. globalizarea;
4. reformularea procesului de business.
1. Utilizarea Internetului la nivelul organizațional local sau global
În perioada actuală majoritatea firmelor mari și-au dezvoltat sisteme informatice la nivel global ca o consecință a diferențelor dintre costurile materiilor prime, forței de muncă în diferitele locuri de pe glob, totodată, remarcându-se și existența unor firme mici și mijlocii care folosesc Internetul, acesta devenind un mijloc principal de comunicare și promovare pentru activitatea comercială.
2. Apariția de organizații Internet
Tot ca o consecință a Internetului și a globalizării se remarcă în prezent apariția de forme care își desfășoară activitatea numai pe Internet, având ca domeniu de activitate: distribuția de soft-uri, licitații, site-uri de distracție etc. O organizație Internet utilizează Internetul, Intranetul și Extranetul, precum și alte rețele pentru a asigura suportul activității comerciale.
3. Globalizarea
Relația Internet – globalizare poate fi privită ca o relație în care fiecare factor îl determină pe celălalt. Globalizarea este un fenomen amplu și tinde să se accentueze din ce în ce mai mult. Dacă la nivelul firmelor mari globalizarea s-a impus, iată că în prezent tot mai multe firme mici și mijlocii se integrează în acest fenomen.
4. Reformularea procesului de business
Procesul de business este format din orice grup de activități efectuate în scopul de a produce un anumit rezultat specific orientat spre client sau spre piață. Acest rezultat apare ca o consecință la pasul trei. Într-o organizație modernă tehnologia informației se impune determinând noi orientări și utilizând mijloace din ce în ce mai sofisticate de tipul, inteligenței artificiale, a sistemelor expert etc. Mediul de afaceri este într-o continuă schimbare și se impun noi tehnici și metode de elaborare a acestui proces.
Reformularea procesului de business este fundamentată pe un nou tip de gândire și de schimbări în modul de desfășurare a business-ului care se caracterizează prin schimbări radicale și noi abordări ale acestuia cu efecte în costuri, calitate, service și viteză de desfășurare.
În ce privește IMM-urile care sunt interesate de achiziționarea și implementarea unui sistem ERP trebuie să înțeleagă că aceste sisteme nu se vând împreună cu garanția succesului; din contră, în literatura de specialitate există suficiente studii de caz privind eșecul implementării sistemelor ERP în organizații.
Pe baza analizei literaturii de specialitate, considerăm că principalii factori critici de succes pentru sistemele ERP sunt:
Sprijinul acordat de managementul de vârf al organizației este considerat unul dintre cei mai importanți factori critici de succes pentru implementarea oricărui sistem informatic sau tehnologic, iar soluțiile ERP pentru afaceri nu fac excepție de la această realitate. Implementarea oricărei soluții ERP trebuie să beneficieze de aprobarea managementului de vârf al compan iei, iar apoi să aibă parte de suportul acestuia (sub forma resursei umane, resurselor financiare, echipamentelor, etc.) pe toată durata proiectului. Mai mult, top managementul organizației trebuie să gestioneze cu atenție și aspectele psihologice sau comportamentale pe care le implică implementarea soluției, mai ales dacă procesul de implementare este întâmpinat cu rezistență la schimbare de către angajați.
Instruirea utilizatorilor sistemului este esențială pentru implementarea cu succes a soluției ERP. Utilizatorii sistemului trebuie educați pentru a înțelege conceptele soluției ERP adoptate, pentru a se familiariza cu procesele și practicile de afaceri încorporate în soluție, astfel încât la finalul implementării ei să accepte în totalitate soluția și să fie apți să o folosească cu succes.
Managementul proiectului. Implementarea unei soluții ERP într-o organizație necesită resurse consistente: oameni, bani, timp. Dată fiind complexitatea pe care o prezintă implementarea unei astfel de soluții, managementul proiectului îi este necesar organizației pentru planificarea, coordonarea și monitorizarea diferitelor activități desfășurate pe parcursul tuturor etapelor de implementare.
Diferențele culturale reprezintă un alt factor critic de succes pentru implementarea unei soluții ERP, întrucât numeroase studii au arătat că unele soluții ERP dezvoltate de furnizori occidentali și bazate pe modele foarte bune de afaceri, nu au putut fi implementate cu succes în organizații asiatice, din cauză că nu satisfăceau cerințele organizațiilor respective. Dincolo de diferențele culturale evidente (de exemplu, afacerile din China au nevoie de o soluție ERP care se ofere interfață pentru utilizatori în limba chineză), alți autori propun extinderea factorului critic de succes „diferențe culturale” în „cerințe funcționale specifice țării”, întrucât companiile din diferite țări au necesități diferite, în funcție de practicile de afaceri și cerințele guvernamentale sau legale din țările respective.
Selectarea sistemului ERP este de importanță vitală pentru o implementare de succes, dar nu este deloc facilă, întrucât compania care dorește să adopte soluția ERP trebuie să ia în considerare o serie de variabile extrem de importante: caracteristicile sistemului, durata sa de implementare, prețul, asistența tehnică oferită de furnizorul sistemului pe durata implementării și postimplementare, corelația dintre nevoile organizaționale și funcționalitățile sistemului. În ceea ce privește ultima variabilă menționată, adică „potrivirea” dintre soluția ERP și specificul afacerii, autorii recomandă alegerea soluției ERP care prezintă „cel mai ridicat grad de potrivire” cu necesitățile companiei; în acest sens, este necesar ca anterior achiziției unei soluții ERP, organizația să efectueze o analiză a discrepanțelor dintre caracteristicile și modulele sistemului și nevoile organizaționale, prin implicarea în această analiză a specialiștilor tehnici și a angajaților care vor deveni utilizatori a i sistemului .
Activitățile de reproiectare a proceselor de afaceri. Implementarea unui sistem ERP implică adesea costuri uriașe pentru organizația care decide să-l achiziționeze. Probabil companiile care nu dețin sufiente informații despre domeniul soluțiilor ERP ar putea crede că simpla achiziționare și implementare a unui sistem ERP este suficientă pentru ca ulterior totul „să meargă ca pe roate”. În realitate, cel mai adesea nu soluția ERP va fi modificată pentru a fi adaptată la nevoile specifice ale organizației, ci firma trebuie să-și reproiecteze procesele de afaceri pentru a exploata cu succes toate funcțiunile oferite de soluția ERP.
Principalele avantaje ale implementării unui sistem ERP în organizație sunt:
Acces la informații sigure -> Soluția ERP stochează toate informațiile privind activitățile întreprinderii într-o bază de date comună, oferind informații precise și sigure și rapoarte îmbunătățite;
Evitarea redundanței datelor și operațiilor -> Se elimină necesitatea introducerilor multiple de date, întrucât toate modulele sistemului ERP accesează informațiile din baza de date centrală; de exemplu, odată ce o tranzacție de vânzare este înregistrată în aplicație, aceasta devine accesibilă tuturor modulelor sistemului;
Reducerea timpilor de livrare -> Se minimizează întârzierile raportărilor;
Reducerea costurilor -> „Timpul înseamnă bani”, iar soluția ERP permite economisirea resurselor de timp prin oferirea unui control mai bun asupra tuturor deciziilor organizaționale;
Grad ridicat de adaptabilitate -> Soluția ERP poate fi restructurată și adaptată cu ușurință dacă întreprinderea aduce modificări proceselor sale de afaceri;
Scalabilitate îmbunătățită -> Sistemele ERP sunt proiectate într-o manieră structurată și modulară, conținând module de bază ale aplicației și o serie de module suplimentare (de tip „add-on”), care pot fi adăugate în funcție de necesitățile organizației;
Mentenanță îmbunătățită -> Relația dintre furnizorul sistemului ERP și întreprinderea care adoptă soluția nu se încheie odată cu achiziția și implementarea sistemului în organizație; furnizorul soluției ERP va asigura întreprinderii asistență pe termen lung;
Extindere -> Soluțiile ERP pot fi integrate cu alte aplicații importante, cum sunt Managementul relației cu clienții (CRM) sau Managementul lanțului de distribuție (SCM).
Comerț electronic și afaceri electronice -> Soluțiile ERP pot oferi opțiuni pentru comerțul pe Internet.
Sistemele ERP prezintă și dezavantaje:
Costuri extrem de ridicate -> Cheltuielile pe care le implică adoptarea unei soluții ERP în organizație variază de la mii la milioane de Euro, fapt ce le transformă într-o investiție riscantă. În plus, cel mai adesea funcționalitățile unui sistem ERP nu se mulează perfect pe nevoile specifice ale întreprinderii, și drept urmare organizația va trebui să reproiecteze unele dintre procesele sale de afaceri, ceea ce atrage după sine alte cheltuieli semnificative.
Consumatoare de timp -> Adoptarea unei soluții ERP aduce modificări majore într-o organizație, fiind un proces extrem de complex și care poate conduce chiar la nevoia firmei de a -și modifica cultura organizațională;
Complexitate -> Un sistem ERP încorporează foarte multe module. Se pare că sunt puține la număr companiile care exploatează toate funcțiunile soluției ERP adoptate; mai degrabă, principiul 80/20 se aplică și în domeniul sistemelor ERP, adică 80% dintre organizațiile care adoptă o soluție ERP folosesc doar 20% dintre funcțiunile acesteia, și numai 20% dintre firmele care adoptă aceeași soluție exploatează 80% dintre funcțiuni. Pentru a reduce acest dezavantaj, se recomandă organizației să implementeze doar acele module ale soluției ERP care îi sunt cu adevărat necesare.
Dependența de furnizorul soluției -> Relația dintre furnizor și clientul care adoptă soluția trebuie să rămână extrem de strânsă și după finalizarea implementării, datorită serviciilor de mentenanță, asistență tehnică, upgrade la versiuni mai noi, etc.
BIBLIOGRAFIE
G.Soava, A.Mehedintu, I.Buligiu, R.Buse, Sisteme informatice economice. Teorie si aplicatii., Editura Universitaria, Craiova, 2011
C.Enache, SAP – valoare prin inovație, Consultat SAP SBSol Group, Academia de Studii Economice, București, 2012 Online:
http://manager.ase.ro/download/SBSOL%20prezentarea%202.ppt
A.Gavrilă, Teză de doctorat „Integrarea sistemelor informatice de gestiune pe Internet”, Academia de Studii Economice, Facultatea de Contabilitate și Informatică de Gestiune, București, 2013
M.Dodin, M.Pârvu, ERP – Material de curs, Univ. Politehnica Timișoara, Facultatea de Automatică și Calculatoare, Timișoara, 2012
Fotache, D., Hurbean, L., Soluții informatice integrate pentru gestiunea afacerilor – ERP, Editura Economică, București, 2013.
GRAMA, A., FOTACHE D. , INTEGRAREA INFORMAȚIONALĂ A IMM-URILOR ROMÂNEȘTI, ANALELE ȘTIINȚIFICE ALE UNIVERSITĂȚII „ALEXANDRU IOAN CUZA” DIN IAȘI , 2014
Sava, Adriana Mirela, INFORMATICĂ APLICATĂ Suport de curs, Masterat în Inginerie și Management, Universitatea tehnică din Cluj Napoca, 2013
Rashid, M.A., Hossain, L., Patrick, J.D. (2012), The Evolution of ERP Systems: An historical perspective, Idea Group Publishing
***SAP Romania, SAP ERP – Prezentare generală a soluției, 2014 ((Online: http://www.sap.com/romania/solutions/business-suite/erp/pdf/SAP_ERP.pdf)12 Platforme Informatice Pentru Producție și Servicii | Introducere
*** www.sdn.sap.com
*** http://www.scritub.com/stiinta/informatica/Sisteme-informatice-in-afaceri233199310.php
*** INS Statistica Informațiilor, 2014.
*** http://www.mimmc.ro..
***http://www.weforum.org/pdf/Gcr/GITR_2013_2014/ Framework_Chapter.pdf
***http://www.mimmc.ro/raport_anual/tehnologia_informatiilor_comunicarii/
BIBLIOGRAFIE
G.Soava, A.Mehedintu, I.Buligiu, R.Buse, Sisteme informatice economice. Teorie si aplicatii., Editura Universitaria, Craiova, 2011
C.Enache, SAP – valoare prin inovație, Consultat SAP SBSol Group, Academia de Studii Economice, București, 2012 Online:
http://manager.ase.ro/download/SBSOL%20prezentarea%202.ppt
A.Gavrilă, Teză de doctorat „Integrarea sistemelor informatice de gestiune pe Internet”, Academia de Studii Economice, Facultatea de Contabilitate și Informatică de Gestiune, București, 2013
M.Dodin, M.Pârvu, ERP – Material de curs, Univ. Politehnica Timișoara, Facultatea de Automatică și Calculatoare, Timișoara, 2012
Fotache, D., Hurbean, L., Soluții informatice integrate pentru gestiunea afacerilor – ERP, Editura Economică, București, 2013.
GRAMA, A., FOTACHE D. , INTEGRAREA INFORMAȚIONALĂ A IMM-URILOR ROMÂNEȘTI, ANALELE ȘTIINȚIFICE ALE UNIVERSITĂȚII „ALEXANDRU IOAN CUZA” DIN IAȘI , 2014
Sava, Adriana Mirela, INFORMATICĂ APLICATĂ Suport de curs, Masterat în Inginerie și Management, Universitatea tehnică din Cluj Napoca, 2013
Rashid, M.A., Hossain, L., Patrick, J.D. (2012), The Evolution of ERP Systems: An historical perspective, Idea Group Publishing
***SAP Romania, SAP ERP – Prezentare generală a soluției, 2014 ((Online: http://www.sap.com/romania/solutions/business-suite/erp/pdf/SAP_ERP.pdf)12 Platforme Informatice Pentru Producție și Servicii | Introducere
*** www.sdn.sap.com
*** http://www.scritub.com/stiinta/informatica/Sisteme-informatice-in-afaceri233199310.php
*** INS Statistica Informațiilor, 2014.
*** http://www.mimmc.ro..
***http://www.weforum.org/pdf/Gcr/GITR_2013_2014/ Framework_Chapter.pdf
***http://www.mimmc.ro/raport_anual/tehnologia_informatiilor_comunicarii/
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Proiect Pentru Implementarea Unui Sistem Informational Erp la Sc Marcom Srl (ID: 145343)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.