Proiect Informatică pentru afaceri [311037]

Universitatea „Alexandru Ioan Cuza” Iași

Facultatea de Economie și Administrarea Afacerilor

Proiect Informatică pentru afaceri

Profesor coordonator: Student: [anonimizat] – Managementul Comerțului

An I

Piatra Neamț

Cuprins

Aplicație Microsoft Excel

Partea conceptuală

Descrierea problemei de rezolvat:

Societatea comerciala „ANGELIS” S.R.L. [anonimizat], depozitarea, comercializarea la nivel național a ambalajelor din țară și import. Domeniu principal de activitate al societății îl constituie: [anonimizat]. [anonimizat].

Societatea comerciala „ANGELIS” S.R.L. a fost fondată la 28.12.1992. Numărul de ordine în registrul comerțului este: J27/68/1992. Codul unic de înregistrare: 2004602.

[anonimizat] , sare. În anii imediat următori activitatea s-a [anonimizat], [anonimizat].

Sediul social: [anonimizat], str. [anonimizat]. 236

Sediul operațional: [anonimizat], str. [anonimizat]. 236

Punct de lucru: [anonimizat] 2, str. Electronicii, nr. 19

Birouri: [anonimizat], str. [anonimizat]. 236

[anonimizat] 2, str. Electronicii, nr. 19

Secție de producție: [anonimizat], str. [anonimizat]. 236

Organigrama

Evoluția principalilor indicatori economici este prezentată în tabelele următoare:

Obiective urmărite:

Printre obiectivele urmărite se numără:

Situația sporurilor de vechime ale angajaților societății comerciale

Evidența plăților de făcut către terți furnizori

Evoluția indicatorilor economici ai societății

Realizarea de situații privind angajații

Amortizarea unor mijloace de transport auto

Detalii privin modelarea datelor:

[anonimizat]:

Fișa postului

Pontaje

Regulamentul intern al societății

Contractul colectiv de muncă

Contractul individual de muncă

Documente din arhiva societății privind evoluția indicatorilor financiari

Descrierea modelului de rezolvare a problemei:

[anonimizat] a problemei presupune urmărirea unor pași prestabiliți:

[anonimizat], astfel:

Dacă vechimea angajatului este <= 3 ani, nu se va acorda acest spor

Dacă vechimea angajatului este cuprinsă între 3 și 5 ani, sporul va avea valoarea de 5% din salariul de încadrare

Dacă vechimea angajatului este cuprinsă in intervalul 5-10 ani, sporul va fi de 10% din salariul de încadrare

Când vechimea angajatului este cuprinsă în intervalul 10-15 ani, sporul va fi de 15% din salariul de încadrare

Pentru vechimea angajatului cuprinsă între 15 și 20 [anonimizat] 20% din salariul de încadrare

Pentru vechime mai mare de 20 [anonimizat] 25% din salariul de încadrare.

Salariul brut reprezintă valoarea salariului de încadrare cumulat cu sporul de vechime.

Salariul net, reprezintă valoarea salariului brut după impozitare și efectuarea reținerilor.

Plățile către terți furnizori vor fi efectuate pe baza facturilor emise de către aceștia. Se vor calcula și penalitățile la întărzierea plății acolo unde este cazul.

Evoluția indicatorilor financiari va fi prezentată cu ajutorul graficelor.

Descrierea utilizatorilor aplicației

Principalii utilizatori ai acestei aplicații sunt directorii compartimentelor vânzări, financiar, precum și directorul general al societății comerciale. La această aplicație mai are acces în același timp și contabilul șef al firmei.

Partea practică

Modele de rezolvare implementate în foile de calcul

Pentru identificarea situației sporurilor de vechime, pașii de rezolvare a acestei probleme au fost descriși in foaia de calcul „situația sporurilor de vechime” astfel:

Primul pas a fost reprezentat de introducerea datelor privind angajații societății: nume și prenume, localitate, funcția ocupată, vechimea în muncă la această societate, salariul de bază.

Al doilea pas se referă la calcularea sporului de vechime pentru fiecare angajat în parte, tinându-se cont de vechimea în muncă. Pe coloana “J” a foii de calcul va apărea valoarea sporului de vechime. Pentru efectuarea acestui calcul am recurs la utilizarea funcției logice “IF”.

Al treilea pas constă în aflarea salariului brut, care reprezintă suma dintre salariul de încadrare sau de bază și valoarea sporului de vechime aferent. Salariul brut apare pe coloana „H” a foii de calcul.

Pasul al patrulea se referă la determinarea salariului net, care rezultă după efectuarea unor rețineri pe statul de plată al fiecărui salariat. Aceste rețineri se fac din salariul brut și constau în plata CAS-ului, a asigurării de sănătate, a șomajului și a impozitului pe salariu. Pentru obținerea unor rezultate corecte am recurs la utilizarea adreselor absolute în cazul indicatorilor utilizați la reținerile de pe statul de plată.

După efectuarea seriilor de operații prezentare anterior, s-a trecut la efectuarea unor formatări în cadrul tabelului “Baza de date SALARIAȚI”. Am decis să scot în evidență salariile brute mai mici de 900 de lei, respectiv salariile brute mai mari de 1500 de lei. Cele dintâi au fost scoase în evidență prin culoarea verde dechis, iar cele din a doua categorie prin culoarea roz. La fel voi proceda și în cazul salariilor nete dar folosind alte culori.

În continuare voi aplica diferite modificări la tabelul prezentat mai sus. Schimbarea fontului la titlu și la unele date de intrare.

Următoarea operațiune are ca scop protejarea datelor de intrare din foaia de calcul „sporuri de vechime formatare”. În imaginea de mai jos este ilustrată această operație.

Fără introducerea parolei corecte nici un utilizator nu va putea modifica datele introduse.

Totuși pentru a putea aplica o regulă de validare, am recurs la deblocarea foii de calcul. Regula de validarea se referă la celula “E8”. Regula de validare constă în refuzarea oricărei alte date introduse ce nu face referire la functia de “manipulant”.

Orice abatere de la această regulă va fi evidențiată cu ajutorul unui mesaj de eroare.

Următoarea operațiune se referă la aplicarea unor stiluri la anumite celule din foaia de calcul. De exemplu, câmpurile aferente coloanei “J” unde se află calculat sporul de vechime li se vor aplica stilul “calculation”.

Reprezentări grafice (2D, 3D)

În foaia de calcul “grafic evol. CA” se va realiza un grafic 2D referitor la evoluția Cifrei de Afaceri a S.C. Angelis S.R.L. pe decursul a 4 ani. Acest lucru s-a făcut accesând meniul “Insert” apoi “Insert Chart”, alegerea unui tip de grafic și introducerea valorilor ce am dorit să fie reprezentate. Pe orizontală au fost trecuți anii, iar pe verticală valoarea cifrei de afaceri.

În foaia de calcul “grafic evol. PN” se va concepe un grafic 3D, ce va cuprinde evoluția Profitului Net în decursul celor 4 ani.

Simulări: Goal, Seek, Solver, Tabele de simulare.

Reprezentantul de vânzări al societății comerciale “Angelis” S.R.L. dorește să contracteze un credit în valoare de 30 000 lei. Acesta este sfătuit de contabilul firmei să apeleze la serviciile oferite de banca la care această societate deține mai multe conturi și anume OTP Bank. Rata anuală a dobânzii oferită de această bancă este de 11%. Persoana în cauză dorește să ramburseze banii împrumutați în decursul a 10 ani. Se va simula modificarea ratei dobânzii în intervalul 8%-14%.

În primul rând se va calcula funcția PMT, pentru a se afla valoarea ratei lunare de plătit, atunci când rata dobânzii este de 11%.

Pe o coloană se vor insera valorile posibile pe care le-ar putea lua rata dobânzii anuală. Acestea vor porni de la 8% și se vor opri la 14%, cu o rație de 0,50%. Acestea vor fi situate în domeniul de celule: “A14-A26”. În căsuța “B13” va fi trecută valoarea din “B8” adică valoarea ratei lunare.

Se va selecta zona de generare a rezultatului “A13:B26”. Din meniul Data – What If Analysis se alege opțiunea Data Table. În căsuța care va apărea, în zona Column Input Cell, se va trece variabila care se modifică, respectiv “$B$6.

În cazul simulării cu două variabile, pe lângă variația ratei anuale a dobânzii, și numărul anilor de rambursare a creditului vor varia în intervalul: 7-13. Vor fi copiate din nou valorile problemei în foaia de calcul “simulare cu două variabile”, cu mențiunea că de data asta valoarea celulei “B13” va fi mutată în căsuța “A13”. Pe linie, în zona “B13-H13” vor fi trecute potențialele valori pentru anii de rambursare. Se selectează zona de simulare “A13:H13”. Din meniul Data – Data Tools – Data Table, se completează în căsuța Row Input Cell, variabila ce se modifică pe linie, adică numărul de ani, iar în căsuța Column Input Cell, variabila ce se modifică pe coloană, respectiv rata anuală a dobânzii.

Goal-Seek

Managerul societății a fost interesat să obțină un profit brut pe anul 2009 mai mare decât cel de pe anul 2008. De aceea el se întreaba cu cât ar fi trebuit să crească venitul, (cheltuielile rămânând aceleași) pentru a înregistra un profit brut de 2 500 000 de lei. Rezolvarea problemei a fost făcută în foaia de calcul „goal seek”. Primul pas a constat în inserarea unui grafic care să evidențieze indicatorii financiari din perioada 2005-2009.

Din meniu Data – Data Tools – What If Analysis, s-a selectat opțiunea Goal Seek. În căsuța Set cell s-a trecut celula “F4” aferentă valorii profitului de pe anul 2009. În cadrul opțiunii To value, s-a trecut suma dorită, respectiv 2 500 000 de lei. Câmpul aferent By changing cell a fost completat cu valoarea absolută a venitului de pe anul 2009, căsuța “F2”.

Solver

Managerul societății comerciale dorește să afle cu ajutorul unui program liniar determinarea cantităților de produse vândute, având în vedere minimizarea pierderilor și maximizarea profitului. Cu ajutorul funcției Solver se va realiza problema de programare liniară cu următoarele caracteristici:

Obiectivul este reprezentat de maximizarea profitului

Necunoscutele ce urmează să fie obținute sunt cantitățile optime din fiecare produs comercializat

Există două restricții: oferta trebuie să fie cel puțin egală cu cererea și cheltuielile lunare trebuie să fie cel mult egale cu veniturile lunare.

Funcții:

Financiare

Societatea comercială „Angelis” S.R.L. achiziționează un autoturism Fiat Doblo, la prețul de 60 000 lei. Durată de viață estimată pentru acest autovehicul este de 4 ani. Valoarea reziduală este zero. Se dorește calcularea amortizării celor 4 ani de utilizare a autoturismului, până la amortizarea completă a acestuia. Pentru calculul amortizării liniare s-a optat pentru funcția „SLN” din cadrul funcțiilor financiare.

Pentru calculul amortizării degresive s-a apelat la funcția “DDB” tot din cadrul funcțiilor financiare.

Iar pentru calculul amortizării prin însumarea anilor, am optat pentru funcția “SYD”.

Managerul societății mai dorește să obțină un credit de la banca OTP pentru nevoi personale. Valoarea creditului este de 50 000 de lei cu o rată anuală a dobânzii de 13%. Iar perioada de rambursare să fie de 3 ani. Acesta vrea să afle valoarea ratei lunare. Pentru obținerea acestui rezultat s-a utilizat funcția „PMT”.

În același timp, managerul este sfătuit să investească 300 000 lei în construcția unei hale pentru paletizarea articolelor din sticlă. Așteptările de pe urma acestei investiții pe următorii 5 ani, sunt reprezentate de următoarele venituri: 25 000 lei, 34 000 lei, 55 000 lei, 48 000 lei, 63 000 lei. Se dorește aflarea ratei interne de rentabilitate a investiției. Aproximarea rezultatului se va face cu o marjă de 5%. Rata internă de rentabilitate se calculează cu ajutorul funcției “IRR”.

De căutare

În baza de date salariați se dorește identificarea numelui și a salariului brut a angajatului cu nr. 14. Pentru rezolvarea acestei probleme se utilizează funcția „VLOOKUP”. Mai întâi se va folosi această funcție pentru identificarea numelui. În căsuța „A26” se va trece numărul curent 14. În căsuța „B26” prin utilizarea funcției „VLOOKUP” va apărea rezultatul dorit, la fel și în cazul căsuței „C26” unde va apărea salariul brut al persoanei cu nr. 14.

Folosind tabelul cu indicatorii din Bilanț, se dorește aflara valorii profitului net din anul 2008. Pentru obținerea rezultatului corect, în căsuța „A13” se va trece anul 2008, iar în căsuța „B13” cu ajutorul funcției „HLOOKUP” va rezulta valoarea profitului net din anul dorit.

Statistice

Pe același tabel folosit în cazul funcției „HLOOKUP” se vor calcula minimul și maximul cifrei de afaceri din cei 5 ani, respectiv valoarea medie. Același lucru se dorește și în cazul profitului brut. Pentru calcularea minimului se va folosi funcția statistică „MIN”, respectiv „MAX” pentru determinarea valorii maxime, iar pentru medie – funcția „AVERAGE”.

Logice

În urma plății facturilor către furnizori, S.C. “Angelis” S.R.L. va trebui să suporte și consecințele penalizărilor datorită întârzierii la plată, acolo unde este cazul. În foaia de calcul “logice” a fost creat un tabel în care au fost trecute denumirea furnizorilor și data limită de plată a facturilor și data când acestea au fost achitate de către societate. În coloane distincte se vor calcula nr. Zilelor de întârziere a plății, calculul penalizării unde este cazul și valoarea acesteia. Penalizările se vor calcula după următoarea metodă:

Până la 5 zile întârziere nu se va calcula penalizare

Între 5 și 10 zile, penalizarea va fi de 0,1% din valoarea facturii

Între 10 și 15 zile, penalizarea va fi de 0,5% din valoarea facturii

Peste 15 zile întârziere, penalizarea va fi de 1% din valoarea facturii.

Nr. Zilelor de întârziere la plată se calculează ca diferență între data achitării facturii și data limită pentru achitare.

În căsuța “G2” cu ajutorul funcției “IF” se vor afișa valori afirmative sau negative în legătură cu calcului penalizărilor.

În căsuța “H2” se va calcula cu ajutorul funcției “IF” și “AND” valoarea penalizării.

Lucrul cu baze de date:

Sortări, Filtrări, Autofiltrări

În foaia de calcul “baza date salariați” se vrea sortarea tabelului după ocupație (crescător), salariul brut (descrescător), vechimea în unitate (crescător). Se apelează la funcția “Sort” din cadrul meniului “Data”. În căsuța de dialog se vor introduce parametrii de sortare doriți.

Se dorește aflarea prin autofiltrare a manipulanților cu salariul brut mai mare de 850 lei. Din meniul Data s-a ales opțiune Filter, cursorul fiind poziționat în baza de date. În cadrul câmpului “Funcția ocupată” s-a selectat “manipulant”. La salariul brut, cu ajutorul opțiunii “Number Filters” s-a optat pentru varianta “Greather Than”, mai mare decât 850.

De asemenea se mai dorește afișare doar a 30% dintre angajați, în ordine descrescătoare a salariilor de bază. În câmpul “Salariul de bază” se alege opțiune Number Filters – Top 10.

În căsuța de dialog se vor trece valorile dorite, respectiv 30 si procente.

Pentru a le afișa în ordine descrescătoare se alege sortarea Z to A.

Managerul firmei dorește să obțină o listă cu toți angajații care au domiciliul in localitatea Roznov și care au salariul brut mai mare de 1000 de lei. Mai întâi se vor stabili criteriile: localitatea Roznov și salariul brut mai mare de 1000 de lei.

Se accesează opțiunea Advanced Filter, unde se introduc datele de intrare din tabel, criteriile și putem opta pentru filtrarea în listă sau pentru copierea datelor de ieșire într-o altă zonă.

Se dorește de asemenea aflarea numărului de angajați cu funcția șofer. Se apelează la funcțiile statistice pentru baze de date, de unde se selectează funcția “DCOUNTA”. Într-un alt câmp se va trece criteriul după care să se facă numărătoarea (M13:M14).

Aplicație Microsoft Access

Partea conceptuală

Descrierea problemei de rezolvat:

Principalele probleme de rezolvat sunt reprezentate de relațiile ce se stabilesc între societatea comercială “Angelis” S.R.L. și principalii săi clienți respectiv furnizori. Istoricul acestei societăți, precum și evoluția principalilor indicatori au fost prezentați în cadrul capitolului 1.1.1 corespunzător aplicației Microsoft Excel.

Specificarea obiectivelor urmărite:

Obiectivele principale sunt:

Crearea unei baze de date referitoare la clienții societății, respectiv furnizorii

Stabilirea ieșirilor și intrărilor de produse în cadrul firmei

Indentificarea principalilor clienți și furnizori

Crearea de rapoarte și interogări legate de problema principală

Detalii privind modelarea datelor:

Datele care vor servi la modelarea bazei de date au fost culese din documentele firmei: facturi fiscale, avize de însoțire a mărfii.

Descrierea modelului de rezolvare a problemei:

În primul rând se vor crea cinci tabele intitulate: clienți, furnizori, intrări, ieșiri, produse, unde vor fi introduse principalele caracteristici ale fiecărei probleme de rezolvat. Se vor stabili regulile de validare la fiecare tabel în parte. Se vor introduce datele de intrare cu ajutorul formularelor, apoi se va trece la interogarea bazei de date și crearea de rapoarte în funcție de problemele care se impun a fi rezolvate.

Descrierea utilizatorilor aplicației:

Principalii utilizatori ai aplicației sunt: directorul de vânzări, managerul societății și directorul economic.

Partea practică

Crearea bazei de date:

Prin accesarea meniului Create se alege opțiunea Table in Design View pentru crearea celor patru tabele. La nivel de înregistrare au fost create două reguli de validare:

[Dată ieșire] >= [Data intrare] in tabelul “Iesiri”

[Cantitate intrata] >= [Cantitate iesita] in tabelul “Intrari”

Se vor introduce datele de intrare la tabelul “Clienți”. Regula de validare în cadrul câmpului “Cod client” constă în introducerea doar a unor coduri numerotate între valorile 100 și 999. Introducerea altor valori va determin apariția unui mesaj de avertizare. Cheia primară a fost stabilită pe câmpul “Cod client”.

Introducerea datelor în tabelul “Furnizori”. La fel și în cadrul acestui tabel, cheia primară a fost definită pe câmpul “Cod furnizor” cu următoarea regulă de validare: valorile aferente codului trebuie să se situeze în intervalul 100 – 999. Neîncadrarea în acest interval va duce la apariția unui mesaj de avertizare.

Tabelul legat de cantitățile ieșite de produse, intitulat “Ieșiri” are cheie primară câmpul “Cod produs”. Introducerea unui cod situat în afara intervalului de valori: 10-99 va determina ca și în cazul precedent un mesaj de avertizare.

Tabelul “Intrări” urmează aceleași proceduri și restricții la introducerea datelor ca tabelul “Ieșiri”. Cheia primară a fost definită pe câmpul “Cod produs”.

Tabelul “Produse” prezintă datele referitoare la produsele comercializate de societate. Cheia primară a fost definită în câmpul “Cod produs”.

Urmează stabilirea relațiilor dintre tabelele create, accesând meniul „Database Tools” opțiunea „Relationship”.

Se vor stabili legăturile între aceste tabele:

Câmpul “Cod furnizor” din tabelul “Furnizori” este cheie primară iar câmpul “Cod furnizor” din tabelul “Intrari” este cheie străină, iar legătura este de tip One-to-many.

Câmpul “Cod client” din tabelul “Clienți” este cheie primară, iar câmpul cu același nume din tabelul “Ieșiri” este cheie străină, legătura fiind tot de tip One-to-many.

Câmpul “Cod produs” din tabelul “Produse” este cheie primară, la fel si câmpurile cu același nume din tabelul “Intrări” și “Ieșiri”. Legătura este de tip One-to-one.

Au fost stabilite restricții referențiale între tabele (Cascade update related field).

Interogarea bazei de date:

Înainte de a trece la interogarea acestei baze de date, utilizatorul aplicației va trebuie să introducă datele cu care va lucra pe viitor. Aceste date se introduc cu ajutorul formularelor din meniul Create opțiunea Form Wizard.

Popularea tabelului “Clienți”.

Popularea tabelului “Furnizori”.

Popularea tabelului “Produse”.

Popularea tabelului “Intrări”.

Popularea tabelului “Ieșiri”.

Interogări simple

Se dorește aflarea clienților din Piatra Neamț care au cumpărat produse de la societatea comercială “Angelis” S.R.L. Acest lucru se face cu ajutorul interogărilor accesând meniul Create – Query Design.

Directorul de vânzări al societății dorește să afle clienții din județul Neamț care au cumpărat produsul: “damigeana 20 l”.

Se dorește afișarea furnizorilor pentru produsul: borcan cu capac 220 ml.

Managerul societății a cerut directorului de vânzări o listă a comenzilor în care cantitatea ieșită este mai mare de 100 de bucăți iar prețul pe bucată este mai mare de 35 de lei.

În același timp, managerul firmei dorește să afle o listă cu produsele cumpărate de la furnizorul “SC Stirom SA”.

Interogări complexe

Directorul de vânzări mai dorește să afle și lista localităților furnizorilor. S-a ales modul SQL pentru interogare.

De asemenea este foarte important și obținerea unei liste cu clienții în ordine alfabetică și pe localități.

Se mai dorește afișarea unei liste a produselor comandate de clienții din Piatra Neamț.

Contabilul societății dorește să verifice o listă cu produsele livrate pe anul 2010, în ordinea crescătoare a cantităților.

De asemenea, persoana în cauză dorește și o listă a intrărilor de produse a căror denumire începe cu literele: “Da”.

Rapoarte:

În data de 15 decembrie 2010, managerul societății dorește să i se prezinte un raport referitor la situația clienților societății comerciale. Acest raport va fi întocmit de către directorul de vânzări accesând meniul Create din aplicația Microsoft Access. Se va opta fie pentru crearea raportului în modul Design View fie cu ajutorul Wizard.

Se alege tabelul “Clienți” și se importă câmpurile pe care dorim să le afișăm în raport.

Raportul afișat va arăta în felul următor:

În alt raport se dorește afișarea intrărilor grupate pe produse.

Alt raport comandat de către manager se referă la suma cantităților de produse livrate pe categorie de clienți.

Formulare:

În cadrul subcapitolului 2.2.2 au fost create formularele necesare interogării bazei de date. Pentru crearea unui formular complex pentru vizualizarea datelor din cel puțin două tabele am ales opțiunea Form Design. Acolo utilizatorul aplicației va introduce câmpurile din tabelele pe care dorește să le afișeze. De exemplu, managerul societății ar vrea să vizualizeze clienții în strânsă legătură cu cantitățile de produse ieșite către aceștia și să cunoască ce fel de produse au achiziționat.

Interogare SQL:

Se dorește de către directorul firmei afișarea situației produselor comandate, mai exact de câte ori au comandat clienții de la această societate. Interogarea are loc în modul SQL, unde se va folosi clauza GROUP BY și funcția agregată count.