PROGRAMUL DE STUDIU – MANAGEMENT FORMA DE ÎNVĂȚĂMÂNT -IF Lucrare de licență COORDONATORȘTIINȚIFIC: CONF. UNIV. DR. DEMIAN HORIA ABSOLVENT: CORPAȘ… [628463]

UNIVERSITATEA DIN ORADEA
FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE
PROGRAMUL DE STUDIU – MANAGEMENT
FORMA DE ÎNVĂȚĂMÂNT -IF

Lucrare de licență

COORDONATORȘTIINȚIFIC:
CONF. UNIV. DR. DEMIAN HORIA

ABSOLVENT: [anonimizat]
2018

UNIVERSITATEA DIN ORADEA
FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE
PROGRAMUL DE STUDIU – MANAGEMENT
FORMA DE ÎNVĂȚĂMÂNT – IF

STUDIU PRIVIND CREAREA UNUI
SISTEM INFORMATIC DE
PLANIFICARE ȘI EFECTUARE A
ÎNCASĂRILOR ȘI PLĂȚILOR DIN
CADRUL UNEI FIRME

COORDONATORȘTIINȚIFIC:
CONF. UNIV. DR. DEMIAN HORIA
ABSOLVENT: [anonimizat]
2018

3
Cuprins

INTRODUCERE ……………………………………………………………………………………………………………………4
CAPITOLUL I. LOCUL ȘI ROLUL SISTEMELOR INFORMATICE ECONOMICE …………………………………….6
I.1. Noțiuni generale cu privire la sistemele informatice economice ………………………………..6
I.1.1. Concepte de bază ale sistemelor informatice…………………………………………….6
I.1.2. Tehnologii ……………………………………………………………………………………………7
I.1.3. Aplicații……………………………………………………………………………………………….8
I.1.4. Mod de dezvoltare ………………………………………………………………………………..8
1.2. Procese economice, modelare și integrare prin platforme integrate ………………………. 10
1.2.1. Ariile funcționale ale unei organizații …………………………………………………… 11
1.2.2. Locul și rolul sistemului informatic în departamentul financiar-contabil ……. 17
I.2.3. Diagramele – limbaj universal pentru crearea sistemelor informatice ……….. 22
I.3. Abordarea teoretică a documentelor justificative …………………………………………………. 24
CAPITOLUL II. STUDIU PRIVIND CREAREA UNUI SISTEM INFORMATIC DE PLANIFICARE ȘI EFECTUARE
A ÎNCASĂRILOR ȘI PLĂȚILOR DIN CADRUL COMPANIEI S.C. VOTROM S.R.L. ………………………………. 32
II. 1. Profilul și caracteristicile companiei S.C. Votrom S.R.L. ………………………………………… 32
II. 2. Organizarea firmei …………………………………………………………………………………………. 34
II.3. Flux al documentelor și al proceselor organizaționale ………………………………………….. 37
II.4. Necesitatea implementării sistemului informatic ………………………………………………… 43
II.5. Efecte imediate și efecte pe termen lung ……………………………………………………………. 48
Concluzii și propuneri ……………………………………………………………………………………………………….. 50
Bibliografie……………………………………………………………………………………………………………………… 51

4
INTRODUCERE

Care este, după părerea dumneavoastră, soluția optimă pentru a facilita anumite procese într-o
companie, soluție care să atragă după sine și reducerea costurilor?
Într-un mediu de business în care informația, acuratețea acesteia, precum și cantitatea de timp
necesară unei persoane pentru a și-o însuși reprezintă câteva dintre cele mai esențiale aspecte,
sistemele informatice de gestiune au devenit o componentă vitală în drumul spre succes.
Tema lucrării mele de licență se intitulează ”Studiu privind crearea unor sisteme informatice
de planificare și efectuare a încasărilor și plăților din cadrul unei firme”, iar alegerea ei este
rezultatul curiozității si provocării de a-mi însuși cunoștințe legate de aceasta. Cu toate că
aboradrea problematicii sistemelor informatice pare a fi ușor atipică specializării pe care am
studiat-o – Management -, ceea ce m-a motivat în alegerea acestei teme se bazează tocmai pe
un suport empiric, mai concret pe faptul că am avut ocazia să lucrez personal în
departamentul financiar-contabil al companiei la care mi-am realizat și studiul de caz. Acolo
mă ocupam de efectuarea plăților și urmărirea încasărilor, iar informațiile legate de aceste
două operațiuni le introduceam manual într-o bază de date și le furnizam mai departe spre alte
departamente aparținând organizației. Mai târziu, am luat parte la implementarea propriu-zisă
a unui sistem informatic de tip Enterprise Resource Planning, am lucrat cu modulul financiar
al acestuia și am observant diferența pe care o aduce.
Curiozitatea intelectuală vis-a-vis de această problematică s-a dezvoltat și în cadrul cursurilor
universitare predate la Facultatea de Științe Economice din cadrul Universității din Oradea și
mă refer cu precădere la disciplina Informatică managerială. Noțiunile dobândite în cadrul
cursului anterior menționat, dar și în urma experienței mele profesionale m-au făcut să
conștientizez însemnătatea acestor sisteme și să îmi doresc să transmit mai departe ceea ce
mi-am însușit pâna la momentul de față.
Prin prezenta lucrare, mergând de la general spre particular în ceea ce privește informațiile
transpuse, mi-am propus să demonstrez faptul că importanța implementării sistemelor
informatice de planificare și efectuare a încasărilor și plăților rezidă tocmai din faptul că
acesteareprezintă un mijloc de eficientizare și optimizare a activității unei companii.
Pornind de la considerațiile de principiu utilizate în redactarea lucrării de diplomă, mi-am
propus să ating câteva obiective, cum ar fi prezentarea principalelor aspect teoretice și

5
practice care stau la baza conceperii sistemelor informatice de gestiune, importanța
implementării acestor sisteme în cadrul organizațiilor, indiferent de domeniul de activtate în
care activează și să scot în evidență efectele pe termen scurt și lung produse.
Lucrarea aici de față se împarte în două mari capitole. Primul capitol tratează câteva noțiuni
generale cu privire la sistemele informatice și crearea acestora iar apoi, la un nivel mai
particular, am îndreptat subiectul spre implicații ale sistemelor informatice în ceea ce privește
procesele financiar-contabile într-o entitate. Al doilea capitol este reprezentat de studiul de
caz realizat la compania Votrom, studiu care validează aspectele teoretice tratate. Prima parte
a studiului de caz este menită să formeze cititorului o imagine de ansamblu despre compania
Votrom și despre activitatea acesteia. Mai apoi, am ales să prezint acele procese care conduc
la problematica planificării și efectuării încasărilor și plăților și care stau la baza creării
sistemului informatic pe care compania îl are implementat. Acest sistem informatic,
personalizat în funcție de activitatea firmei, este menit să faciliteze și să eficientizeze, după
cum reiese și din ultima parte a celui de-al doilea capitol, în care am analizat și prezentat
efectele post-implementare.

CAPITOLUL I. LOCUL

I.1. Noțiuni generale cu privire la sistemele informatice economice
Unul dintre domeniile esen țiale de studiu, care stă la
afacerilor îl reprezintă studiul sistemelor informatice, o componentă cu o importan
în drumul spre succes a unei entită
Potrivit definiției din DEX , aflăm că un sistem informatic
prelucrarea informa țiilor cu ajutorul sistemelor automate de calcul
Bulgaru O. define ște sistemul informat
sisteme, echipamente și conlucrează cu mijloace tehnice (Hard), mijloace programate
bade de date, telecomunica ții, oameni și procedure.”
Nu este nevoie ca to ți membrii unei organizații să dețină cunoștințe complexe legate de
domeniul informatic, fiind suficientă conturarea
 Conceptede bază ale sistemelor
 Tehnologii;
 Aplicații;
 Mod de dezvoltare.
I.1.1. Concepte de bază ale sistemelor
Un sistemînseamnă un grup format din elemente componente care rela
conlucrează la atingerea unui scop comun.

Intrările sunt elemente care intră în sistem pentru a fi prelucrate. Acestea se clasifică în două
mari grupe:

1 Academia Română – Institutul de Lingvistică Iorgu Iordan,
Univers Enciclopedic Gold, Bucure ști, 2016
2Bulgaru O., Managementul sistemelor informa
Intrări
Figura LOCUL ȘI ROLUL SISTEMELOR INFORMATICE
ECONOMICE
țiuni generale cu privire la sistemele informatice economice
țiale de studiu, care stă la baza managementului și a administrării
afacerilor îl reprezintă studiul sistemelor informatice, o componentă cu o importan
în drumul spre succes a unei entită ți economice.
, aflăm că un sistem informatic este ”știința car e studiază
țiilor cu ajutorul sistemelor automate de calcul .”1
ște sistemul informat ic ca fiind ”un sistem informaț ional care folose
și conlucrează cu mijloace tehnice (Hard), mijloace programate
ții, oameni și procedure.”2
ți membrii unei organizații să dețină cunoștințe complexe legate de
domeniul informatic, fiind suficientă conturarea și definirea unor concept generale, precum:
ale sistemelor informatice;
ale sistemelor informatice
înseamnă un grup format din elemente componente care rela ționează între ele,
conlucrează la atingerea unui scop comun.
sunt elemente care intră în sistem pentru a fi prelucrate. Acestea se clasifică în două
Institutul de Lingvistică Iorgu Iordan, Dicționar explicativ al limbii române
ști, 2016
Managementul sistemelor informa ționale: note de curs , Editura Tacis, Chi șinău, 1998, p.42Figura nr. I.1. Reprezentarea unui proces
6 INFORMATICE
și a administrării
afacerilor îl reprezintă studiul sistemelor informatice, o componentă cu o importan ță majoră
e studiază
ional care folose ște
și conlucrează cu mijloace tehnice (Hard), mijloace programate (Soft),
ți membrii unei organizații să dețină cunoștințe complexe legate de
și definirea unor concept generale, precum:
ționează între ele,

sunt elemente care intră în sistem pentru a fi prelucrate. Acestea se clasifică în două
ționar explicativ al limbii române , Editura
șinău, 1998, p.42

7
1. Tranzacțiile externe –arată fluxul de operații și procese economice și financiare din
cadrul firmei. În cadrul acestora se situează date care reflectă operațiile de încasări și
plăți;
2. Tranzacțiile interne- reprezintă rezultatele care se obțin în baza unor prelucrări care au
avut loc automat la nivelul sistemuluiinformatic și modifică colecțiile de date din
punct de vedere structural.
Procesul r eprezintă procedeele prin care intrările se transformă în ieșiri.
Ieșirile reprezintă elementele care au fost rezultate prin procesul de transformare. Acestea, în
funcție de natura prelucrărilor pe care le-au generat, se împart în două categorii:
1. Ieșiri obținute în baza unor operațiuni de transfer al datelor, care nu și-au schimbat
conținutul,comparativ cu momentul la care au fost introduse;
2. Ieșiri obținute în urma unor operații care au la bază calcule algoritmice.

Un sistem informatic este o componentă importantă a sistemului informațional, în care
informația trece printr-un format digital și altfel spus, se prelucrează în formă digitală.
Sistemele informatice utilizate corect la nivel de organizație potduce la maximizarea
profitabilității, economii de resurse și la diminuarea costurilor.
I.1.2.Tehnologii
Elementele componente ale unui sistem informatic sunt1:
 Resursele umane – includ utilizatorii și specialiștii;
 Hardware – este compus și face referire la diverse echipamente;
 Software – este compus și se referă la diverse programe și diverse procedee;
 Datele – includ elementele care sunt transformate prin activitățile de procesare într-o
mare varietate de produse informaționale dedicate utilizatorilor.

Activitățile dintr-un sistem informatic sunt:
 Introducerea datelor – reprezintă acea activitate care urmărește adunarea și pregătirea
datelor (date despre tranzacțiile comerciale, de exemplu);

1Fondul Social European – Programul operational sectorial dezvoltarea resurselor umane 2007-2013, Utilizarea
sistemelor informatice în business, START UP 4 U, p.4

8
 Prelucrarea datelor – reprezintă acea activitate care privește organizarea, analiza și
manipularea datelor și preschimbarea lor în operații pentru utilizatori, folosind calcule,
sortări, clasificări, însumări etc.;
 Ieșirea produselor informaționale – reprezintă acea activitate care privește forma sub
care apar informațiile în urma prelucrării, în funcție de doleanțele și cererea
utilizatorilor;
 Stocarea produselor informaționale – reprezintă acea activitate în care datele și
informațiile sunt depozitate într-un mod organizat în vederea utilizării la un moment
dat;
 Controlul concordanței performanțe-standarde.
I.1.3.Aplicații
Sistemele informatice utilizate la nivel operational sau la nivel de management facilitează
drumul spre îmbunătățirea colaborării la nivel intern, dar și spre obținerea avantajului
competitiv.1
Se poate afirma astfel că sistemele informatice de gestiune joacă un rol vital în succesul unei
organizații deoarece ele asigură eficiență și suport:
– Eficiență operațională;
– Eficiență managerială;
– Avantaj competitiv;
– Redactare a planurilor strategice;
– Sprijin acordat în ceea ce privește desfășurarea proceselor și operațiunilor comerciale;
– Îmbunătățiri aduse la nivel de cultură organizațională.
Mediul de business se identifică astăzi cu un mediu dinamic, aflat într-o continuă schimbare.
Acest lucru a determinat ca sistemele informatice să joace un rol major în activitatea
organizațiilor care au drept scot obținerea de profit și performanță.
I.1.4.Mod de dezvoltare
Dezvoltarea sistemelor informatice se referă la elaborarea sistemelor informatice de gestiune
de către utilizatorii finali cu scopul de a rezolva diverse problematici ridicate la nivel de
organizație.

1Fondul Social European – Programul operational sectorial dezvoltarea resurselor umane 2007-2013, Utilizarea
sistemelor informatice în business, START UP 4 U, p. 5

9
Sistemele informatice de gestiune asigură un suport de bază în activitățile operaționale și
manageriale, ele putând fi clasificate astfel:
1. Sisteme informatice operaționale, care cuprind:1
a) Sisteme informatice operaționale -au rolul de a prelucra date generate și utilizate în
operațiunile si procesele economice și de a produce diverse informații pentru uz
intern, respectiv extern;
b) Sisteme pentru controlul proceselor – vizează controlul proceselor fizice (linii de
producție, fabrici, etc.) prin intermediul echipamentelor tehnice;
c) Sisteme cu privire la colaborarea interorganizațională – se folosesc tehnologii
informatice cu scopul de a asigura comunicarea interdepartamentală și între membrii
unei firme. Scopul comunicării și a colaborării vizează creșterea productivității, a
fluxului de informații, a creativității echipelor dintr-o firmă;
d) Sisteme pentru procesarea tranzacțiilor – sunt orientate spre prelucrarea datelor
rezultate din diversele procese și operațiuni care au loc în cadrul unei organizații
(vânzare, cumpărare, inventariere, etc.) și furnizarea de informații relevante (liste,
situații, rapoarte,etc.) de uz intern și extern.

Prelucrarea datelor cu privire la operațiile tranzacționale se poate face fie prin acumulare într-
o anumită perioadă de timp, fie în timp real. Aceste sisteme informatice au la bază
informațiile încărcate de fiecare utilizator zi de zi și vizează procesarea datelor de rutină care
alcătuiesc circuitul informațional al unei organizații, cum ar fi: evidența vânzărilor, evidența
plăților, evidența încasărilor, contabilitate operativă etc.

Sistemele pentru procesarea tranzacțiilor sunt folosite mai cu seamă de acea parte a
personalului unei firme care este lipsită de atribuții manageriale. Acești utilizatori nu
obișnuiesc să ia decizii în baza rapoartelor furnizate de sisteme, ele fiind transmise, de obicei,
către management. Acestea operează cu volume mari de date de detaliu în perioade scurte de
timp. Deoarece informațiile furnizate de sistemele de prelucrare a tranzacțiilor reprezintă un
punct de plecare al sistemelor informatice pentru management și al sistemelor informatice de
fundamentare a deciziilor, acestea trebuie să fie încărcate cu date corecte, la timp și în mod
constant.

1Fondul Social European – Programul operational sectorial dezvoltarea resurselor umane 2007-2013, Utilizarea
sistemelor informatice în business, START UP 4 U, p. 6

10

Sistemele de acest fel sunt folosite în permanență în companiile care le au implementate
deoarece furnizarea datelor este o activitate constantă și canalizată pe stocarea de date și pe
viteza de prelucrare a datelor.

2. Sisteme informatice pentru management – sunt o categorie de sisteme orientate spre a
oferi suport în fundamentarea deciziilor pentru autoritatea efectivă, pentru management.
Ele asigură sau furnizează o bază de necesități decizionale la nivel strategic, tactic sau
operațional prin cerere periodică sau când apar necesități.

Sistemele informatice pentru management cuprind:
a) Sisteme informatice pentru activitatea executivă: sunt utilizate cu precădere de nivelul
mediu și de vârf al managementului. Ele oferă în timp real accesul la rapoarte sau
informații relevante și necesare atingerii obiectivelor strategice. Sunt ușor de operat și de
înțeles.
b) Sisteme informatice pentru fundamentarea deciziei: reprezintă o categorie de sisteme
foarte importantă deoarece oferă sprijin informațional interactiv managementului în
procesul de luare a deciziilor, ori de câte ori este nevoie.
1.2. Procese economice, modelare și integrare prin platforme integrate
„Procesul economic reprezintă o colecție de activități care preiau una sau mai multe intrări și
creează ieșire, care prezintă valoare pentru client.1”
Pentru a înțelege cât mai bine ce înseamnă un proces și care este modul său de funcționare în
cadrul unei întreprinderi, voi da un exemplu: procesul de comandă – încasare care presupune
toți pașii urmați, de la trimiterea comenzii de către un client oarecare și până la încasarea
numerarului aferent.
Particularizăm ușor discuția la termenul de management al procesului pentru a înțelege că
acesta cuprinde atât detaliile tehnico-economice ale proceselor în sine, cât și procesele
propriu-zise. Acestea fiind spuse, trebuie să se înțeleagă faptul că un sistem informatic asigură
o operare eficientă a proceselor economice prin integrarea activităților dintr-o organizație,

1Hurbean Luminița, Fotache Doina, Păvăloaia V., Dospinescu O., Platforme integrate pentru afaceri , Editura
Economică, București, 2013, p. 44

11
îmbunătățește modul de desfășurare a activităților economice și găsește armonia dintre
software (parte tehnică) și procese.
1.2.1. Ariile funcționale ale unei organizații
Pentru a înțelege ce înseamnă o aplicație Enterprise Resource Planning, este nevoie să
înțelegem foarte bine modul de organizare al unei companii.
Folosim termenul de organizație (afacere, firmă, întreprindere ș.a.) atunci când aceasta oferă
produse sau servicii clienților, în vederea satisfacerii nevoii acestora. Dacă aruncăm o privire
profilului de firmă comerciant, spunem despre acesta că vinde clienților individuali bunuri
achiziționate de la producători ori angrosiști. Indiferent de profilul pe care îl are, o companie
are diverse cheltuieli cu obținerea produsului pe care îl oferă clientului și în baza căruia
realizează venituri, iar marea majoritate a companiilor urmăresc ca veniturile să depășească
cheltuielile pentru a obține profit.
Funcționarea întreprinderii se concretizează în activități circumscrise mai multor funcțiuni.
Cunoașterea acestora este necesară, dat fiind faptul că ele se materializează, se dezvoltă
diferit, în funcție de profilul și domeniul de activitate al întreprinderii, influențând organizarea
ei. În evoluția organizației economice din ultimii 30-40 de ani se observă tendința de integrare
funcțională a activităților, prin înlănțuirea tuturor elementelor unei întreprinderi într-o bază de
date unică.
Spargerea barierelor dintre compartimente (producție, financiar, contabilitate, marketing etc.)
este astăzi o realitate,iar în acest sens, Steve Alter prezintă o structură combinată de tip
procese-funcțiuni a sistemului informațional într-o întreprindere. El delimitează trei categorii
de procese economice1:
1. Procese care solicită eforturi coordonate din partea mai multor arii funcționale;
2. Procese specifice fiecărui compartiment funcțional;
3. Subprocese și activități care se desfășoară în toate ariile funcționale.

1S. Alter, Information System, Benjamin/ Cummings Publishing Co., 1996, pag. 59, citat și de L. Fînaru,
Contribuții privind sistemele informatice în gestiunea financiară a societăților comerciale , teză de doctorat, Iași,
1999

12
Procese economice care solicită eforturi coordonate din partea mai multor
arii funcționale

 crearea unui nou produs
 crearea unui plan de afaceri pentru o acțiune
 îndeplinirea cerințelor consumatorilor/ clienților
Procese economice specifice fiecărui compartiment funcțional
Producție Desfacere și
marketing Cercetare-
dezvoltare Financiar-
contabilitate Resurse
umane
 achiziția de
materii prime
 fabricarea
produsului
 service  identificarea
potențialilor
clienți
 studii de piață
 identificarea
oportunităților
de piață
 promovarea
produselor
 urmărirea
vânzărilor  identificarea
de noi metode
de producție
 inovații
 identificarea
posibilităților
de
îmbunătățire
a produselor  înregistrare
a
tranzacțiilo
r
 întocmirea
rapoartelor
financiar-
contabile
 identificare
a și plata
taxelor
 investiții
 diverse
operațiuni
financiare  stabilirea
necesarului
de personal
 angajare
 pregătire și
dezvoltare
 rezolvarea
conflictelor

Subprocese și activități care se desfășoară în toate ariile funcționale

 comunicarea dintre indivizi
 analiza datelor
 motivarea angajaților
 planificarea sarcinilor
 urmărirea modului de desfășurare a activității
 controlul

Tabelul nr. I.1 Procese economice care solicită eforturi coordonate din partea mai multor arii funcționale1
În cele ce urmează, voi dezvolta două procese, cele mai relevante pentru lucrarea mea de
licență: funcțiunea contabilă, respectiv funcțiunea financiară.

1. Funcțiunea contabilă
Funcțiunea contabilă are în vedere înregistrarea tuturor fluxurilor de numerar, a tranzacțiilor și
raportarea informațiilor de natură financiară ale unei companii. Contabilitatea este ramura

1Prelucrare după Alter, S ., Information System , Benjamin/ Cummings Publishing Co., 1996,
pag. 60

13
care are în vedere atât bunurile de activ ale companiei, cum ar fi: clădiri, echipamente,
lichidități, cât și bunurile de pasiv sau datoriile acesteia. Contabilitatea furnizează informații
correlate și verificate, fără a lăsa loc de subiectivism. Promovează, de asemenea, transparență
și rigurozitate în economie.1 Astfel, sunt înregistrate cu fidelitate toate veniturile și
cheltuielile. Sintetizând toate informațiile înregistrate, contabilitatea oferă periodic rapoarte cu
privire la situația financiară a companiei.
Contabilitatea poate fi privită ca fiind un limbaj al afacerilor, ea fiind un mijloc de
comunicare a informațiilor financiare și operaționale cu privire la activitatea economică a
tuturor celor interesați. Aceasta are ca ”produs” rapoarte și situații; rapoartele și situațiile sunt
realizate pentru două categorii principale de ”clienți”, cu nevoi, interese și perspective
diferite:
 Prima categorie: este exterioară întreprinderii propriu-zise și este preocupată de
performanțele și puterea financiară a acesteia;
 A doua categorie: este interioară întreprinderii propriu-zise și este alcătuită, în linii
mari, din managerii diferitelor niveluri ale conducerii.
Pentru a putea răspunde nevoii și cererii de informații a diferitelor categorii de utilizatori,
vorbim de dualism contabil, adică:
 Contabilitate financiară (contabilitate generală/ contabilitate sintetică): asigură cadrul
general al reflectării patrimoniului și are la bază normele unitare prevăzute în Legea
Contabilității și în regulamentele aprobate, având caracter obligatoriu pentru toate
entitătile economice;
 Contabilitate managerială (contabilitate de gestiune analitică/ internă): este diferit
alcătuită și organizată de fiecare companie în parte, în funcție de domeniul de
activitate și de necesități. Pentru acest tip de contabilitate sunt aplicate metode de
lucru care pot fi fidel prelucrate prin sisteme informatice de planificare. În acest caz,
resursele care o compun nu sunt numai de natură financiară, ele sunt procese, sisteme
de management, resursa umană, capacități inovative, fidelitatea clienților ș.a. Acestea
pot fi împărțite, spre exemplu, în resurse strategice, competențe fundamentale sau
capital intelectual.

1H. Bouquin, Contabilitate de gestiune , Tipografia Moldova, Iași, 2004, p. 5, 19

14
Un modul de contabilitate, aparținând unui program informatic, este o soluție software
riguroasă, dat fiind faptul că strânge date din mai multe sau chiar din toate modulele unui
program informatic și le integrează sub formă contabilă. Un astfel de modul, dacă este bine
lucrat, are capacitatea de a furniza sistematic și centralizat date financiare și informații
relevante cu privire la poziția economico-financiară a firmei sau la rezultatele și evoluția
performanțelor în timp, indiferent de structura, dimenisunea, limba, moneda sau planul de
conturi utilizate de firmă.
Printre funcționalitățile unui modul de contabilitate se numără următoarele1:
 Asigură acțiunea de definire și urmărire a exercițiilor financiare, respectiv a
perioadeloc contabile;
 Are grijă de securitatea de la nivel contabil și operațional;
 Se poate vizualiza și urmări concomitent un număr mai mare de sisteme contabile sau
bancare, dar fiecare tranzacție se va evalua distinct din punct de vedere contabil,
având la bază contarea;
 Pune la dispoziția utilizatorilor rapoartele uzuale și pe cele legale și reglementate:
bilanț, cont de profit și pierdere, declarație de TVA, fișa de cont, registrul-jurnal,
balanța ș.a.;
 Se permite ca datele să fie înregistrate în orice valută sau exprimarea lor într-o
monedă standard și de referință; respectiv, rapoartele se pot emite în orice valută
solicită utilizatorul;
 Datele pot fi structurate în funcție de specificul activității firmei, astfel că se pot
realiza planuri de conturi aferente fiecărui sistem contabil, se pot emite modele de
conturare aferente tranzacțiilor, se pot emite clasificări ale conturilor;
 Datele contabile pot fi importate și/ sau exportate pentru obținerea raportărilor
necesare;
 Se poate lucra concomitent în perioade diferite, fie că vorbim de zile, luni sau ani;
 Notele contabile pot fi introduse și manual atunci când situația o cere;
 Utilizatorii beneficiază de orice raport în timp real;
 Contările de documente sunt realizate în mod automat și vor fi vizibile în rulajele de
conturi;

1http://www.charisma.ro/solutii-si-sisteme-erp/contabilitate , accesat la 15.02.2018

15
 Se pot structura în forma dorită de utilizator diverse rapoarte, precum bilanțul, contul
de profit și pierdere, situație cash-flow și pot fi utilizate oricând și oricum;
 Sistemul ține evidența veniturilor companiei, având integrat managementul riscului.

2. Funcțiunea financiară
Funcțiunea financiară are rol în asigurarea resurselor financiare necesare unei întreprinderi și
în planificarea utilizării acestora. Pentru a înțelege care sunt sursele financiare, voi da câteva
exemple: vânzarea de bunuri și servicii, investiții realizate de întreprindere, împrumuturi
obținute de la bănci etc. În momentul în care o companie obține bani prin diferitele metode, ea
se poate folosi de aceștia în operațiunile curente și constante, în vederea desfășurării activității
de bază sau îi poate folosi în investiții pe termen lung.
Funcțiunea financiară reunește procesele care determină și asigură resursele financiare
necesare îndeplinirii obiectivelor unei companii cu procesele de utilizare eficientă și
profitabilă a acestor resurse, în scopul obținerii celor mai favorabile rezultate pe termen mediu
și lung1.
Situațiile financiare reflectă sintetic toate efectele deciziilor trecute ale managementului și
sunt guvernate de reglementări care urmăresc reflectarea justă în contabilitate a fiecărei
tranzacții în parte, respectând următoarele principii2:
a) Tranzacțiile sunt înregistrate în contabilitate la valoarea de intrare (valoarea istorică);
b) Doar în cazul în care se depreciază, se poate face ajustarea acestor valori înregistrare;
c) Veniturile și cheltuielile sunt recunoscute la data angajării acestora și nu la data
încasării sau plății lor;
d) Echilibrul periodic între venituri și cheltuieli se realizează prin intermediul reportărilor
(ca de exemplu: rezultatul reportat), amânărilor (impozit pe profit amânat) sau al
repartizărilor contabile (cheltuieli înregistrate în avans);
e) Reducerile de valoare în cazul deprecierilor se realizează atât prin reducerea valorii
activului respectiv, cât și a profitului (prin intermediul cheltuielii), fiind afectat, de
obicei, nivelul capitalurilor proprii ale companiei.

1C. Hurbean , Sisteme informatice pentru managementul firmei , Editura Mirton, Timișoara, 2001, p. 32
2E. Helfert, Tehnici de analiză financiară. Ghid pentru crearea valorii , Editura BMT, București, 2006, pp. 18,
33

16
Aceste reguli contabile lasă o rezervă considerabilă în interpretarea situațiilor financiare
periodice, deci activitățile circumscrise funcțiunii de analiză se concretizează în gestiunea
financiară a companiei. În timpul derulării procesului de analiză, situațiile financiare, bazele
de date și celelalte surse de informare sunt utilizate pentru a formula concluzii pertinente
despre diferitele perioade, adică despre condițiile trecute/ prezente/ viitoare de derulare a
activității, precum și despre eficiența managementului unei afaceri.
Un modul financiar, aparținând unui sistem informatic, asigură funcționalități în concordanță
cu reglementările interne și de grup, monitorizând în același timp fluxurile de numerar
prezente și viitoare din cadrul unei întreprinderi.
Printre funcționalitățile unui modul financiar se numără următoarele1:
 Creanțele și datoriile clienților sunt ținute sub supraveghere:
– în acest sens, se operează cu fiecare tip de document bancar (chitanță, bon
fiscal, factură fiscală, ordin de plată, CEC, bilet la ordin etc.);
– facturile fiscale pot fi reglate;
– respectându-se regulile de alocare, se fac realocări ale plăților și ale încasărilor,
atât în mod automat, cât și manual;
– există posibilitatea compensăărilor dintre facturi, dintre creanțe și datorii,
parteneri;
– reevaluarea creanțelor în valută se face prin păstrarea cursului inițial;
– sunt gestionate toate plățile și încasările, indiferent de valută și sunt repartizate
în funcție de terți sau documente.
 Se emit rapoarte aferente situației economico-financiare a companiei;
– rapoarte care evidențiază situația economico-financiară;
– rapoarte aferente necesităților și specificului firmei;
– rapoarte diverse care sintetizează creanțele și datoriile; ele pot fi organizate și
structurate pe parteneri, pe agenți comerciali, pe diverse perioade, pe diverse
locații, pe produse, în funcție de doleanțele și specificul entității economice.
 Tendințele evoluției economico-financiară sunt identificate și analizate:
– se pot colecta sau prelucra date de intrare, istorice;

1http:// www.charisma.ro/solutii-si-sisteme-erp/financiar/”Financiar ” accesat la data de 16.02.2018

– pot fi efectuate calcule ale indicatorilor economico
specificul companiei, pe diferite perioade;
 Plățile aflate la data scadentă sunt generate automat, respectându
plată dorite de utilizator;
 Asigură un grad simplificat de comunicare interdepartamentală;
 Asigură prelucrarea și raportarea plăților și încasărilor la orice valută, respectându
cursul valutar aferent zilei în care are loc procesul, dar
 Asigură concordan ță între conturile de încasări și plăți cu care operează compania,
fiind posibile ac țiunile de import
 Asigură ac țiunea de stingere a avansurilor de plăți și încasări prin facturile ulterior
emise.
1.2.2. Locul și rolul sistemului informatic în departamentul financiar
Sistemele informatice moderne, de mare viteză, încep să existe după ce calculatoarele s
răspândit în lumea afacerilor. La un nivel mai particular, sistemele informatice contabile încep
să existe odată cu dotarea cu mijloace de informatică a facturării
aferente. La nivelul oricărei entită
rezultatelor se fac:
– conform unor proceduri organizatorice în conco
(structura și componența planului de conturi);
– conform unor proceduri organizatorice în concordan
interioară, stabilit diferit și în mod particular de fiecare entitate economică în parte
(stabilirea persoanei căreia îi sunt delegate anumite sarcini, precum
de îndeplinire a acestora).
Revenind la figura Figura nr. I.1. Reprezentarea unui proces
caz. Intrările se constituie din date preluate din
în vederea ob ținerii de informații pentru planificare, decizii și control.
Figura nr. I.2. Fazele distincte ale
Intrări
Date provenite din surse interne
sau externe pot fi efectuate calcule ale indicatorilor economico -financiari, raporta
specificul companiei, pe diferite perioade;
țile aflate la data scadentă sunt generate automat, respectându -se modalită

Asigură un grad simplificat de comunicare interdepartamentală;
și raportarea plăților și încasărilor la orice valută, respectându
cursul valutar aferent zilei în care are loc procesul, dar și diferențele d e curs;
ță între conturile de încasări și plăți cu care operează compania,
țiunile de import -export a datelor;
țiunea de stingere a avansurilor de plăți și încasări prin facturile ulterior
rolul sistemului informatic în departamentul financiar -contabil
Sistemele informatice moderne, de mare viteză, încep să existe după ce calculatoarele s
răspândit în lumea afacerilor. La un nivel mai particular, sistemele informatice contabile încep
xiste odată cu dotarea cu mijloace de informatică a facturării și a altor operații contabile
aferente. La nivelul oricărei entită ți economice, culegerea datelor, prelucrarea lor
conform unor proceduri organizatorice în conco rdanță cu legislația în vigoare
și componența planului de conturi);
conform unor proceduri organizatorice în concordan ță cu regulamentul de ordine
și în mod particular de fiecare entitate economică în parte
ea persoanei căreia îi sunt delegate anumite sarcini, precum și modul și timpul
de îndeplinire a acestora).
Figura nr. I.1. Reprezentarea unui proces , aceasta are relevan ță și în acest
caz. Intrările se constituie din date preluate din documentele justificative, ele fiind procesate
ținerii de informații pentru planificare, decizii și control.
Prelucrări
Rezultate
Sortare. Organizare. Calcul Date/ informa
decidenți interni/ externi
17 financiari, raporta ți la
se modalită țile de
și raportarea plăților și încasărilor la orice valută, respectându -se
e curs;
ță între conturile de încasări și plăți cu care operează compania,
țiunea de stingere a avansurilor de plăți și încasări prin facturile ulterior
contabil
Sistemele informatice moderne, de mare viteză, încep să existe după ce calculatoarele s -au
răspândit în lumea afacerilor. La un nivel mai particular, sistemele informatice contabile încep
și a altor operații contabile
lor și obținerea
ță cu legislația în vigoare
ță cu regulamentul de ordine
și în mod particular de fiecare entitate economică în parte
și modul și timpul
ță și în acest
documentele justificative, ele fiind procesate
Rezultate
Date/ informa ții pentru
ți interni/ externi

18
funcționării unui sistem1
Documentele financiar-contabile se clasifică în funcție de rolul lor și de modul de întocmire
astfel2:
 documente justificative – de evidență primară
 registrele contabile – de evidență contabilă
 situațiile financiare – documente de sinteză și raportare
Înregistrearea în contabilitate se poate face pentru fiecare document sau din documentele
centralizatoare care curpind date de aceeași natură. Rezultatul prelucrărilor financiar-contabile
este destinat ca suport pentru anumite procese decizionale. A se reține că ”o aceeași
informație poate fi percepută cu valori diferite pentru persoane diferite. Aceia care sunt
specializați în contabilitate dau importanță mai mare rapoartelor financiare mai mult decât cei
ce nu au o asemenea pregătire”3.
Informațiile și datele de prelucrat trebuie să aibă anumite caracteristici pentru a evita
incertitudinea sau adoptarea unor decizii eronate. Acestea sunt4:
 inteligibilitatea: datele și informațiile să fie ușor de înțeles și de interpretat;
 relevanța: scoaterea în evidență a acelor aspecte care să fie relevante în luarea
deciziilor;
 credibilitatea: datele și informațiile să nu conțină erori semnificative, să nu fie
tendențioase sau părtinitoare;
 comparabilitatea: să existe posibilitatea ca datele și informațiile să poată fi comparate
prin elemente comune.
Un sistem informaticde planificare și efectuare a încasărilor și plăților este un subsistem al
sistemului informatic general. Acesta adună date și informații de la celelalte subsisteme cu
care interacționează și interinfluențează. Pentru ca interacțiunea și interinfluențarea să poată fi
corecte, subsistemele componente trebuie să înțeleagă legăturile dintre ele și tipurile de
informații care circulă în sistem.

1 S.A., Simkin, M.G., Bagranoff, Nancy A. – Core Concepts of Accounting Information Systems, John Wiley &
Sons Ltd, Moscove, 2003, p.6
2Teaciuc, M, ș.a., Bazele Contabilității, Editura Eurostampa, Timișoara, 2000, p. 97
3Hawker, A., Security and Control in Information Systems: A Guide for Business and Accounting, Routledge,
2000, p. 14
4Teaciuc M., s.a., Bazele Contabilității , Editura Eurostampa, Timișoara, 2000, p. 7-8

19

Figura nr. I.3. Subsisteme informaționale organizate în funcție de activitățile din cadrul unei entități economice1
Un astfel de sistem informatic care are în vedere încasările și plățile se ocupă atât de
colectarea de informații financiare, cât și non-financiare. Colectarea și prelucrarea rezultatelor
financiare au drept scop obținerea rezultatelor, mai exact a datelor și informațiilor, destinate
clienților interni (alte departamente și pozițiile de conducere) și clienților externi (investitori,
creditori, diverse instituții, furnizori).
Se cunoaște faptul că fiecare departament al unei companii (comercial, juridic, financiar-
contabil) adună un bagaj de date și informații pe care și le furnizează reciproc. Partea mai
puțin fericită la acest mod de lucru este că, adesea, apar diverse erori precum dublarea sau
pierderea datelor. Acest lucru a determinat companiile să apeleze la integrarea tuturor
proceselor desfășurate într-o bază mare de date. Producătorii de soluții software au dezvoltat
aplicații care integrează toate aceste procese într-un singur program informatic. Această
integrare permite utilizatorilor, indiferent din ce departament provin, să aibă acces în timp real
la informații necesare în luarea deciziilor, planificare sau control2.
Un sistem informatic de planificare și efectuare a încasărilor și plăților are drept roluri
principale:
 furnizarea de informații cu privire la venituri și cheltuieli;
 urmărirea clienților;
 urmărirea facturilor care au ajuns la data scadentă, dar care nu s-au încasat;

1I. Lungu, G. Sabău, M. Velicanu, ș.a., Sisteme informatice. Analiză, proiectare și implementare, p. 21
2S.A. Moscove, M.G. Bagranoff, A. Nancy, Core Concept of Accounting Information Systems , John Wiley &
Sons Ltd, Moscove, 2003

20
 urmărirea fluxului de numerar;
 calculul costurilor ș.a.
Componența unui sistem informatic de planificare și efectuare a încasărilor și plăților
Operațiile cu privire la fluxurile de numerar care se realizează prin intermediul sistemelor și
aplicațiilor informatice trebuie să răspundă anumitor problematici legate de evidența
financiar-contabilă a operațiilor pe conturi. Acest lucru se realizează prin colectarea datelor și
informațiilor necesare din documentele de intrare, stocarea și prelucrarea acestora, în vederea
obținerii rezultatelor financiare. Prelucrarea se poate face atât manual, când o persoană în
poziție parcurge și operează fiecare document în parte, cât și automat, prin tehnologii
periferice de intrare conectate la sistemul informatic.

Figura nr. I.4. Activitățile unui sistem informatic de planificare și efectuare a încasărilor și plăților1
Figura de mai sus prezintă un circuit de activități care au loc la nivelul subsistemului
financiar-contabil, respectând întocmai fazele de funcționare ale unui sistem: intrări – procese
– ieșiri, astfel:
 Intrările sunt reprezentate de documentele justificative care provin din mai multe părți,
de la clienții și furnizorii interni și externi;
 Procesele sunt reprezentate de operațiile contabile și fluxurile de numerar care au loc
în cadrul departamentului. Operațiile cu privire la documentele de intrare justificative
se referă la notarea pe documente a conturilor în care urmează să fie înregistrare
operațiile economice (proces cunoscut și sub denumirea de contare). Printre aceste
documente se numără: facturi de intrare, facturi emise, note de intrare-recepție/NIR,

1Ramona Vasilescu, Sisteme informatice de contabilitate, Editura Eurostampa, Timișoara, 2008, p. 12

21
ordine de plată, foi de depunere, foi de vărsământ, bonuri de consum, CEC, bilete la
ordin, chitanțe ș.a.
 Ieșirile sunt reprezentate rapoartele și situațiile care rezultă în urma contării/
procesării/ analizei documentelor anterior enumerate. Rapoartele și situațiile care se
obțin în urma operațiilor financiar-contabile pot fi atât balanțe, bilanț, jurnale de TVA,
registrul jurnal, cât și rapoarte personalizate după cerințele și întrebările destinatarilor,
adică a reprezentanților altor departamente sau a conducerii.
În primul subcapitol am enumerat elementele care compun un sistem informatic, însă în cele
ce urmează voi particulariza această temă la nivelul financiar-contabil. Astfel, elementele care
stau la baza unui sistem informatic care privește fluxurile de numerar trebuie să corespundă
proceselor economice care se desfășoară la acest nivel și să trateze dependența reciprocă
dintre acestea1:
a) Hardware – este formată din mijloacele tehnice de stocare și prelucrare a datelor,
mijloace printre care amintim: calculatoare, dispozitive de telecomunicații, etc.
b) Software – este formată din acele programe și aplicații care stau la baza funcționării
sistemelor informatice economice. Printre acestea se numără aplicațiile de tip ERP,
programele contabile, programele de editare text de tip Office, etc.
c) Comunicație – este formată din echipamentele tehnologice folosite pentru transmiterea
de date și informații între părțile care compun sistemul informatic.
d) Bază științifică și metodologică – este formată din ”metodologiile, metodele și
thenicile de realizare a sistemelor informatice”2.
e) Baza informațională – este formată din fluxurile de date și informații care urmează a fi
supuse proceselor.
f) Utilizatorii – este formată din persoanele care utilizează efectiv soluția informatică.
Utilizatorii se împart în două categorii: cei care utilizează și beneficiază efectiv de
utilitatea unei astfel de aplicații și programatorii, adică cei care concep și se ocupă de
buna funcționare și de mentenanța aplicației.
g) Cadrul organizatoric – este componenta formată din legislația în vigoare și de
regulamentul de ordine interioară, specific fiecărei entități economice în parte.

1Ramona Vasilescu, Sisteme informatice de contabilitate, Editura Eurostampa, Timișoara, 2008, p. 13-14
2I. Lungu, G. Sabău, M. Velicanu, Sisteme informatice. Analiză, proiectare și implementare, Editura Economica,
București, 2003, pag. 23

22
Anexa la Ordinul nr. 58/23 ianuaire 2003 face precizia că: ”În condițiile utilizării sistemelor
informatice financiar-contabile este necesar să fie respectate Criteriile minimale privind
programele informatice utilizate în domeniul financiar-contabil, prevăzute de Ordinul
ministrului de finanțe nr. 425/1998, cu modificările ulterioare” și ”Contribuabilii pot edita
formularele cu regim special cu ajutorul tehnicii de calcul, în condițiile prevăzute la art. 2 din
Ordinul ministrului de finanțe nr. 1.177/1998 privind aplicarea prevederilor art. 1 alineatele 4
și 10,aparținând de Hotărârea Guvernului nr. 831/1997”.1
I.2.3. Diagramele – limbaj universal pentru crearea sistemelor informatice
Sistemele informatice care facilitează operațiunile financiare care au loc și se întâmplă la
nivel de organizație au la baza creării lor numeroase mecanisme atât informatice, cât și
economice. Ambele părți sunt indispensabile pentru funcționarea optimă a aplicațiilor, iar cei
ce le creează trebuie să cunoască procesele care se întâmplă în ambele cazuri și interacțiunea
dintre ele (chiar dacă ei sunt specialiști mai mult pe latura informatică).
După cele studiate de mine, am tras concluzia că cel mai evident punct în care cele două
domenii, adică economia respectiv informatica, se intersectează în procesul creării
programelor, este reprezentat de diagrame , cunoscute și sub denumirea de vederi. După cum
sunt definite în Dicționarul Explicativ al Limbii Române, diagramele sunt reprezentări grafice
care au rolul de a facilita înțelegerea unor demonstrații, fenomene, corelații etc.2
Diagramele (sau vederile) reprezintă de fapt un limbaj universal care se poate folosi pentru
realizarea sistemelor informatice și care este compus din abstractizări accesibilitatea anumitor
structure complexe și pentru informaticienii nespecializați în domeniul pentru care se
creeazăsistemul informatic3. Diagramele conțin o serie de elemente, cum ar fi: clasa, interfața,
cazul de utilizare, colaborarea, nota, iar acestor elemente le sunt asociate reprezentări grafice.
La baza sistemelor informatice focusate pe încasări și plăți stă un număr foarte mare de
diagrame, acestea putând sta la baza întocmirii facturilor, a stării unei facturi, a primirii
comenzilor și nenumărate alte procese care se întâmplă într-o companie.
La un nivel mai particular se vorbește despre diagramele de flux a documentelor. Acestea sunt
folosite pentru a reprezenta prelucrările, drumul pe care îl parcurg documentele din momentul

1Vasilescu R., Sisteme informatice de contabilitate, Editura Eurostampa, Timișoara, 2008, p. 14
2https://dexonline.ro/definitie/diagram%C4%83 , accesat la 28.05.2018
3Ramona Vasilescu, Sisteme informatice de contabilitate, Editura Eurostampa, Timișoara, 2008, p. 37

23
în care ele intră în sistem și până ce îl părăsesc. Diagramele care privesc documentele trebuie
să arate tot ceea ce se petrece cu acestea în cadrul unui sistem, ca de exemplu unde trebuie să
ajungă un document, cine îl emite, cui îi este destinat, ultimul loc în care a fost utilizat ș.a.
Pentru ca sistemele informatice de gestiune să funcționeze cât mai corect este nevoie ca cei ce
le crează să întreprindă anumite acțiuni: să identifice utilizatorii care sunt implicați în circuitul
documentelor, să identifice detalii legate de toate tipurile de documente utilizate într-o
anumită entitate economică și să transpună toate informațiile acumulate în format electronic.
Diagramele de flux a documentelor evidențiază, sub formă grafică, circuitul pe care acestea îl
parcurg, după cum am menționat mai sus. Un mod de a reprezenta grafic o astfel de diagramă
poate fi observat în figura următoare1:

Figura nr. I.5. Diagramă de flux a documentelor
Se poate observa cum acest tip de diagramă arată, precum o hartă, toate interacțiunile care au
loc între părțile componente ale sistemului. Diagramele sunt direct proporționale cu entitățile
economice pentru care ele sunt create: cu cât o entitate economică este mai complexă, cu atât
va crește și complexitatea diagramei. Diagramele complexe se întâlnesc și sub denumirea de
diagrame detaliate de flux a documentelor, iar detaliile cuprind informații referitoare la2:
 momentul în care un document este emis sau recepționat și utilizatorii implicați;
 modificarea (fie prin adăugare, fie prin ștergere) a conținutului;

1Idem, p. 55

24
 manipularea și deplasarea documentelor, ca de exemplu transmiterea între
departamente, fără a fi întreprinse acțiuni cu reflectare în contabilitate);
 verificarea corectitudinii unui document;
 staționarea unui document;
 arhivarea unui document;
 distrugerea sau anularea unui document ș.a.
I.3. Abordarea teoretică a documentelor justificative
Documentele justificative sunt documente financiar-contabile cu caracter obligatoriu, în baza
cărora sunt înregistrate elementele care de activ și de pasiv, care formează patrimoniul firmei.
Aceste elemente sunt împărțite pe categorii diverse, așa cum solicită posturile din bilanțul
contabil.1 Documentele justificative sunt grupate în funcție de obiectul operațiunii
economico-financiare în diverse categorii. Prin intermediul Codului Fiscal sunt stabilite forma
și ce trebuie să conțină fiecare document.
Enumerarea și prezentarea documentelor justificative care stau la baza încasărilor și plăților2:
Avizul de însoțire a mărfii este un document contabil cu o utilizare complexă, care însoțește
marfa dintr-un loc în alt loc, atât în cadrul unității de la o subunitate la altă subunitate, cât și în
relația client-furnizor și stă la baza întocmirii facturii fiscale. Acest document este reglementat
și aprobat prin O.M.E.F. nr. 3.512/ 2008 și prin O.M.F.P. nr. 2.226/ 2006. Indiferent de
situația pentru care se întocmește avizul de însoțire a mărfii, este necesar să se menționeze pe
document cauza, mai puțin în cazul bunurilor cedate cu titlu gratuit, care nu necesită factură
fiscală.Ca o acțiune ulterioară expedierii mărfurilor în baza avizului, este necesară întocmirea
facturii fiscale aferente, care trebuie emisă cel târziu la data de 15 a lunii următoare întocmirii
avizului.
Utilizarea avizului de însoțire a mărfii cunoaște avantajul că acest document poate însoți
marfa, fără ca factura să fie întocmită în momentul livrării.
În ceea ce privește procesele destinate livrărilor pe bază de aviz, înregistrarea în contabilitate
se face astfel:
 Livrare pe bază de aviz:

1http://www.conta.ro/dictionar_online_documente%20justificative.html , accesat la 29.05.2018
2http://www.conta.ro/dictionar.php , accesat la 04.06.2018

25
– 418 ”Clienți-facturi de întocmit” = 707 ”Venituri din vânzarea mărfurilor” la
valoarea încasării
În ceea ce privește procesele destinate primirii mărfurilor pe bază de aviz, înregistrarea în
contabilitate se face astfel:
 Primirea mărfurilor pe bază de aviz de însoțire:
– 371 ”Mărfuri” = 408 ”Furnizori-facturi nesosite” la valoarea plății
Factura fiscală reprezintă acel document contabil care este emis de către o persoană juridică,
respectiv furnizor, către o altă persoană fizică sau juridică, respectiv client cu scopul de a
certifica vânzarea/ cumpărarea de mărfuri sau prestarea de servicii și în baza căruia se va
deconta contravaloarea celor achiziționate. Acest document trebuie să cuprindă informațiile
prevăzute în art. 155 alin(8) din Legea nr. 571/2003 aparținând de Codul Fiscal și ținându-se
cont de modificările și completările ulterioare. Facturile fiscale sunt ținute în evidența fișelor
contabile ale clienților, în cazul celor emise și respectiv ale furnizorilor, în cazul celor primite.
Utilizarea facturii fiscale cunoaște avantajul că acest document poate circula atât pe suport de
hârtie, cât și în format electronic, astfel că transmiterea facturior prin mijloace electronice
grăbește procesele de încasări și plăți.
În ceea ce privește procesul de emitere a facturii fiscale, înregistrarea în contabilitate se face
astfel:
 Emiterea facturii fiscale:
– 4111 ”Clienți” = % la valoarea încasării
418 ”Clienți-facturi de întocmit”
4427 ”TVA colectată”
În ceea ce privește procesul de primire a facturii fiscale, înregistrarea în contabilitate se face
astfel:
 Primirea facturii fiscale:
– % = 401 ”Furnizori” la valoarea plății
408 ”Furnizori-facturi nesosite”
4426 ”TVA deductibilă”
Factura proformă reprezintă acel document similar cu facture fiscal și care este trimis unui
client sau unui potential client în avans. A se cunoaște faptul că nu generează obligații de
plată și nici nu reprezintă un document care se înregistrează în contabilitate. Acest document

26
se emite în vederea vânzării unori bunuri sau prestării unor servicii, cu scopul informării
clientului vis-a-vis de produs, preț și caracteristici principale, dar și a efectuării plății de către
acesta, ulterior urmând și emiterea facturii fiscale. Factura proformă nu are valoare fiscală, nu
este reglementată de legislația din România, deci nicio parte nu o va înregistra în contabilitate
sau în declarațiile fiscale. Ea trebuie să cuprindă aproximativ aceleași elemente pe care le
cuprinde și o factură fiscală, iar în momentul în care se achită contravaloarea ei, se poate
spune că un cumpărător plătește în avans contravaloarea produsului aferent facturii fiscale ce
urmează a fi întocmită.
Emiterea de facturi proforme cunoaște avantaje , precum1:
 beneficiarul primește în avans informații despre produsul pe care intenționează să îl
achiziționeze;
 contravaloarea produselor se poate încasa în avans;
 pentru furnizor poate însemna o cheie de siguranță în ceea ce privește încasările;
 scade numărul facturilor storno și a celor anulate în urma răzgândirii clientului;
 promovarea unor produse;
 nu presupune nicio obligație a clientului față de emitent.
Chitanța este un document financiar-contabil prin care se justifică înregistrarea numerarului
în casă (depunere de numerare, încasare, plată). Acest document justificativ se întocmește
pentru fiecare operațiune în parte în două exemplare, se semnează de personalul unei entități
pentru primirea sumeri și se arhivează în departamentul financiar-contabil pentru 5 ani. Spre
deosebire de factura fiscală, în acest caz nu se acceptă stornări, corecturi sau ștersături. Acest
document este reglementat și aprobat prin O.M.F.P. nr. 2634/ 2015.
Utlizarea chitanței cunoaște avantaje , precum:
 reprezintă o modalitate de încasare foarte rapidă de numerar și nu necesită un termen
lung de așteptare pentru decontările bancare și intrarea în posesia banilor;
 nu există comisioane de plătit;
 se emite după ce banii au fost încasați în numerar.
Utlizarea chitanței cunoaște dezavantaje , precum:
 necesită o mai mare atenție și vigilență din partea casierului care lucrează în mod
direct cu numerar;

1https://www.contzilla.ro/emite-o-factura-proforma-si-redu-riscul-de-stornare-anulare-a-facturii-finale/ , accesat
la 04.06.2018

27
 necesită investiții în case de marcat și în sisteme de securitate;
 există anumite restricții, cum ar fi plafonul de 5.000 de lei, emiterea de chitanțe către
persoane fizice.
În ceea ce privește procesele destinate încasărilor pe bază de chitanță, înregistrarea în
contabilitate se face astfel:
 Încasare în numerar:
– 5311 ”Casă în lei” = 4111 ”Clienți” la valoarea încasării
În ceea ce privește procesele destinate încasărilor pe bază de chitanță, înregistrarea în
contabilitate se face astfel:
 Plată în numerar:
– 401 ”Furnizori” = 5311 ”Casă în lei” la valoarea plății
Bonul fiscal este un document financiar-contabil emis de casa de marcat cu scopul de a atesta
contravaloarea bunurilor care au fost vândute cu amănuntul ori contravaloarea serviciilor
prestate. Bonul fiscal a fost reglementat și aprobat prin OUG 28/1999 cu privire la obligația
operatorilor economici de a utiliza case de marcat electronice aprobate prin HG nr. 479/2003,
respectiv modificările ulterioare aduse prin Hotărârea nr. 804/2017.
Utilizarea bonului fiscal cunoaște avantajul de a servi ca document justificativ de deducere
TVA, cu condiția ca furnizorul să menționeze pe bon condul de înregistrare în scopuri de
TVA a clientului, utilizând aparatul de marcat electronic fiscal.
În ceea ce privește procesele destinate încasărilor pe bază de bon fiscal, înregistrarea în
contabilitate se face astfel:
 Încasare în numerar:
– 5311 ”Casă în lei” = 4111 ”Clienți” la valoarea încasării
În ceea ce privește procesele destinate încasărilor pe bază de bon fiscal, înregistrarea în
contabilitate se face astfel:
 Plată în numerar:
– 401 ”Furnizori” = 5311 ”Casă în lei” la valoarea plății
Biletul la ordin este unul dintre cele mai importante instrumente de plată prin care o
persoană, care poartă denumirea de emitent/ subscriitor , se obligă să plătească o sumă de
bani, reprezentând contravaloarea unor bunuri sau servicii, către o altă persoană, numită

28
beneficiar la o dată scadentă sau la ordinul acesteia. Pentru ca emiterea unui bilet la ordin să
fie posibilă, este nevoie ca între emitent și beneficiar să existe un raport juridic.
Utlizarea biletului la ordin cunoaște avantaje , precum:
 dacă instrumentul ajunge la data scadentă și nu este încasat, este posibilă punerea în
executare pe cale silită;
 în cazul în care emitentul nu are acoperire la bancă, acest lucru nu este o infracțiune;
 reprezintă un instrument prin care beneficiarul se poate simți în siguranță;
 poate fi girat mai departe de beneficiar.
Utlizarea biletului la ordin cunoaște dezavantaje , precum:
 banca poate refuza decontarea biletului, în cazul în care emitentul nu are acoperire;
 completarea biletului la ordin necesită un grad ridicat de atenție, dat fiind faptul că o
dată înscrisă incorect atrage după sine refuzul băncii de a deconta contravaloarea
înscrisă.
În ceea ce privește vânzarea pe bază de bilet la ordin, înregistrarea în contabilitate se face
astfel:
 Acceptarea biletului la ordin, având o anumită scadență:
– 413 ”Efecte de primit de la clienți” = 4111 ”Clienți” la valoarea de încasat
 Încasarea biletului la ordin depus la bancă și ajuns la scadență:
– 5121 ”Conturi la bănci în lei” = 413 ”Efecte de primit de la clienți” la valoarea
încasării
CEC-ul este unul dintre principalele instrumente de plată prin care o persoană numită
trăgător emite CEC-ul prin care dă instrucțiune unei bănci cu care lucrează, banca numindu-
se tras, să pună la dispoziția unei alte persoane numită beneficiar o anumită sumă de bani,
reprezentând contravaloarea unor bunuri sau sevicii achiziționate. Beneficiarul poate folosi
instrumentul pentru a încasa contravaloarea înscrisă sau îl poate gira mai departe pentru a-și
stinge o datorie. Emiterea unui CEC presupune ca trăgătorul să aibă la bancă disponibilul
bănesc, cunoscut și sub denumirea de provizion sau acoperire, necesar pentru efectuarea
plății, dar presupune și existența unei convenții cu banca cu privire la emiterea de cecuri.1
Utlizarea CEC-ului cunoaște avantaje , precum:

1http://blog.avocatoo.ro/ce-este-cambia-cecul-biletul-la-ordin-cum-le-folosim-si-care-sunt-riscurile , accesat la
04.06.2018

29
 reprezintă cel mai puternic instrument de plată, din punct de vedere al siguranței
beneficiarului;
 poate fi girat mai departe de către beneficiar.
Utlizarea CEC-ului cunoaște dezavantaje , precum:
 în cazul în care un trăgător emite un CEC, dar fără a avea acoperire, acest fapt
constituie o infracțiune;
 completarea și circuitul cecului reprezintă acțiuni mai complicate, complexe și care
necesită un grad ridicat de atenție;
 utilizarea cecului este un proces costisitor, fiind pe suport de hârtie.
În ceea ce privește vânzarea pe bază de CEC, înregistrarea în contabilitate se face astfel:
 Primirea instrumentului:
– 5112 ”CEC-uri de încasat” = 4111 ”Clienți” la valoarea încasării
 Încasarea contravalorii CEC-ului:
– 5121 ”Conturi la bănci în lei” = 5112 ”CEC-uri de încasat” la valoarea încasării
Cambia reprezintă un instrument de plată prin care o persoană, cunoscută sub denumirea de
trăgător, cere unei alte persoane, cunoscută sub denumirea de tras, să achite o anumită sumă
și la o anumită dată celui ce poartă denumirea de beneficiar.
Utlizarea cambiei cunoaște avantaje , precum:
 beneficiarul are dreptul de a stinge pe baza cambiei alte obligații pe care le are, girând
instrumentul spre persoana în cauză;
 înlocuiește circuitul de numerar;
 furnizorul îi poate oferi clientului posibilitatea de a achita marfa la un anumit interval
de timp în care cel din urmă își poate procura banii prin vânzarea mărfii sale, în acest
caz cambia îndeplinind funcția de instrument de credit.
Utlizarea cambiei cunoaște dezavantaje , precum:
 cambia nu înlocuiește numerarul;
 datoriile sunt stinse doar temporar prin intermediul acestui instrument.
În ceea ce privește vânzarea pe bază de cambie, înregistrarea în contabilitate se face astfel:
 Acceptarea plății prin intermediul cambiei:
– 413 ”Efecte de primit de la clienți” = 4111 ”Clienți” la valoarea încasării
 Încasarea cambiei care a ajuns la scadență:

30
– 5121 ”Conturi la bănci în lei” = 413 ”Efecte de primit de la clienți” la valoarea
încasării
Ordinul de plată este un instrument de plată prin care o persoană, care poartă numele de
ordonator , dă unei bănci dispoziția pentru a plăti o sumă de bani spre o altă persoană, care
poartă numele de beneficiar , în vederea stingerii unei obligații bănești a ordonatorului față de
beneficiar.
Utlizarea ordinului de plată cunoaște avantaje , precum:
 Siguranța cu privire la faptul că banii ajung în contul bancar și nu sunt expuși unor
riscuri precum frauda sau furtul;
 Plățile pot fi efectuate atât la ghișeul băncii, cât și online;
Utlizarea ordinului de plată cunoaște dezavantaje , precum:
 Dacă numerarul vine dintr-o altă bancă, pot apărea întârzieri;
 În funcție de anumite criterii precum destinație, valoare ș.a., banca poate reține
comisioane.
În ceea ce privește încasarea prin ordin de plată, înregistrarea în contabilitate se face astfel:
– 5121 ”Conturi la bănci în lei” = 4111 ”Clienți” la valoarea încasării
În ceea ce privește achitarea prin ordin de plată, înregistrarea în contabilitate se face astfel:
– 401 ”Furnizori” = 5121 ”Conturi la bănci în lei” la valoarea plății

Extrasul de cont este un document justificativ întocmit și emis de bancă și care este suma
tuturor tranzacțiilor efectuate de către client în baza unui cont pe care îl deține. Extrasul oferă
informații legate de soldul curent al contului, plățile care s-au efectuat, respectiv încasările
intrate în cont, dar și detalii legate de valoare, dată și oră, proveniență, beneficiar și
documente justificative.Documentul stă la baza tuturor înregistrărilor contabile care se fac în
contul 512 și este singurul care justifică cu exactitate înregistrările aferente acestui cont.
Utilizarea extrasului de cont cunoaște avantaje , precum:
 este singurul document care atestă cu exactitate tranzacțiile operate prin bancă;
 înregistrările contabile a tranzacțiilor operate prin bancă se pot face doar în baza
acestuia;
 poate fi emis oricând beneficiarul are nevoie de el.
Bonul de consum este un document financiar-contabil care atestă ieșirea din magazie a
materiilor prime și a materialelor necesare procesului de producție, fiind acel document care

31
justifică înregistrarea pe cheltuieli a consumului. Acesta trebuie întocmit în două exemplare,
dintre care unul rămâne atașat în carnetul de bonuri de consum, iar celălalt servește
operațiunilor contabile.
În ceea ce privește descărcarea din gestiune a produselor vândute, evidența ținându-se la
prețul de achiziție, înregistrarea în contabilitate se face astfel:
 Descărcarea din gestiune a produselor vândute:
– 607 ”Cheltuieli privind mărfurile” = 371 ”Mărfuri”
În ceea ceprivește eliberarea bonului de consum pentru produse care se utilizează în activitate
proprie, înregistrarea în contabilitate se face astfel:
 Eliberare bon de consum pentru produse utilizate în activitatea proprie:
– 6028 ”Cheltuieli privind alte materiale consumabile” = 3028 ”Alte materiale
consumabile”
Borderoul este un document centralizator care se întocmește pentru a înscrie date legate de
mărfuri, acte, materii prime și materiale ș.a.
Utilizarea borderoului cunoaște avantajul de a avea centralizate și organizate diverse date și
facilitează deci accesul spre informare, atunci când situația o cere.
Nota de intrare și recepție, cunoscută și sub abrevierea de NIR, este un document justificativ
care se întocmește pentru a atesta recepția bunurilor pe baza documentului de livrare care
însoțește transportul (factură fiscală și/ sau aviz de însoțire a mărfii). Cel mai întâlnit caz în
care se folosește este în situația în care la recepția bunurilor se constată diferențe.
Utilizarea notei de intrare și recepție cunoaște avantaje , precum:
 facilitează procesul intern de verificare a concoranței dintre comezi și facturile finale;
 în cazul în care se constată diferențe sau bunuri care nu sunt în conformitate cu
standardele, documentul ajută în procesul de retur la furnizor.
Utilizarea notei de intrare și recepție cunoaște dezavantaje , precum:
 necesită un timp îndelungat de întocmire;
 greșelile de introducere a datelor pe NIR pot avea efecte negative asupra costurilor.

32

CAPITOLUL II. STUDIU PRIVIND CREAREA UNUI SISTEM
INFORMATIC DE PLANIFICARE ȘI EFECTUARE A ÎNCASĂRILOR
ȘI PLĂȚILOR DIN CADRUL COMPANIEI S.C. VOTROM S.R.L.

II. 1. Profilul și caracteristicile companiei S.C. Votrom S.R.L.
Societatea comercială în cadrul căreia mi-am realizat partea practică a lucrării de licență se
numește Votrom, având forma juridică de societate cu răspundere limitată. Cu sediul stabilit
în județul Bihor, localitatea Oradea, Piața Emanuil Gojdu, societatea își desfășoară activitatea

33
începând cu anul 2004, potrivit Legii 26/1990 privind societățile comerciale, cu modificările
și completările ulterioare, în conformitate cu legile românești în vigoare. Compania este
înscrisă la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul Bihor, sub numărul de
ordine J5/889/2004, funcționând în baza certificatului de înmatriculare și în baza statutului
adoptat la constituire.
Societatea Votrom rămâne fidelă domeniului de activitate inițial – 467 – Comerț cu ridicata
specializat al altor produse, activitatea principală fiind, conform reclasificării (Ordin
337/2007) Caen – 4671 – Comerț cu ridicata al combustibililor solizi, lichizi și gazoși și al
produselor derivate. Astfel, după 14 ani, compania a dobândit o vastă experiență pe o piață cu
o dinamicitate ridicată, cum este cea a produselor energetice, creându-și și consolidânu-și
totodată identitatea.
În prezent, compania numără mai mult de 30 de angajați cu contract de muncă pe perioadă
nedeterminată, o parte dintre aceștia având și studii superioare. Media de vârstă a resursei
umane este de 35 de ani.
În ceea ce privește sectorul în care activează compania S.C. Votrom S.R.L., vorbim despre
industria petrolieră, mai exact comerțul cu combustibili, un sector complex și generos. Aria de
acoperire a pieței este una largă, principalii clienți venind din rândul transportatorilor interni
și internaționali, agricultori, stații peco private, construcții, instituții de stat ș.a. Printre
principalele atribute care caracterizează clienții Votrom se numără seriozitatea, punctualitatea,
bonitatea (capacitatea de plată), bune practici în comunicare și nu în ultimul rând,
transparența, după cum afirmă administratorul companiei, Tulvan Olimpia: ”În timp, ne-am
dezvoltat portofoliul de clienți, fiind astăzi unul mult mai diversificat și încercăm în
continuare să menținem relații strânse cu acei parteneri care să corespundă și să se afle în
concordanță cu cerințele pe care Votrom le are: ritmicitate, transparență, seriozitate și
bonitate. În procesul de selectare al clienților și de gestionare a livrărilor, apelăm la control și
verificare a situației financiare pe care aceștia o au .1”
Concurența în domeniu este una acerbă, având în vedere că Votrom se confruntă cu marile
companii petroliere de rang internațional, precum: Mol, OMV, Lukoil, Rompetrol etc., dar și
de rang național, precum: Oscar Downstream, însă acest lucru nu este altceva decât o
motivație pentru o continuă dezvoltare.

1http://www.votrom.ro/, accesat la 15.03.2018

34
În timp, Votrom și-a diversificat și mărit portofoliul de produse și servicii, care numără azi
următoarele:
 Motorină Euro 5
 Motorină Super
 Benzină Cor 95
 Benzină Cor 98
 Combustibil termic lichid ușor sau greu
 Bitum 50/70 sau 70/100
 Păcură 40/45
 Păcură Light Fuel Oil
 AdBlue
 Rezervoare combustibil
 Transport
 Soluții de depozitare
 Construcții benzinării mobile
II. 2. Organizarea firmei
S.C Votrom S.R.L are o structură organizatorică de tip piramidal, care se împarte pe diverse
departamente. Modul de organizare al firmei reprezintă și un factor cheie al conducerii, dat
fiind faptul că acestadetermină într-o oarecare măsură performanța, eficiența și avantajul
competitiv al societății. Se consideră că o structură organizatorică eficientă și bine pusă la
punct conduce la creșterea motivării angajaților, la dorința acestora de a se implica activ în
rezolvarea problemelor și deschide căi spre atingerea obiectivelor.
Conform DEX-ului, aflăm că un departament este o subunitate a unei companii și este
condusă de un adjunct. Nevoia de împărțire a activității pe departamente a apărut pentru
Votrom în timp, concomitent cu creșterea activității și a numărului de angajați. Treptat,
societatea avea nevoie de o organizare tot mai riguroasă, ajungând azi să numere următoarele
departamente:
1. Administrator
2. Director General
3. Comercial, subdivizat în:
3.1. Compartiment licitații

35
3.2. Transport
3.3. Agenți comerciali
3.4. Achiziții
4. Financiar – contabil
5. Juridic

Figura nr. II.1. Organigrama companiei Votrom
După cum se observă și în organigrama companiei, activitatea este clar divizată și distribuită
funcțiunilor care o compun. Cu toate că principalul avantaj al acestui mod de diviziune este o
mai bună organizare, care duce la o viziune de ansamblu integrată, apare și un dezavantaj
problematic: îngreunarea fluxului de informații între angajați. Acesta este și unul dintre
principalele motive care a dus la implemetarea unui sistem informatic.
În cele ce urmează, voi face o scurtă descriere a departamentelor, pentru a înțelege rolul, locul
și modul în care se interinfluențează.
Administrator: se referă la persoana care conduce și supraveghează activitatea în ansamblul
ei. După finalizarea procesului de înființare, administratorului unei societăți îi revine cea mai
importantă obligație, aceea de a asigura gestiunea și controlul activității societății. Acesta
trebuie să facă toate operațiunile cerute pentru a îndeplini obiectul societății, în limitele
prevederilor actului constitutiv și al deciziilor asociaților1. Fiind poate persoana cel mai mult

1https://www.avocatnet.ro/articol_43814/Care-imi-sunt-obliga%C8%9Biile-ca-asociat-sau-administrator-de-
SRL-%C8%99i-ce-mi-se-poate-intampla-dac%C4%83-nu-mi-le-indeplinesc.html , accesat la 05.05.2018 Administrato
r
Director
general
Oficiu Juridic Contabil șef
ContabilȘef serviciu
comercial
AchizițiiAgenți
comercialiȘef transport
ȘoferiCompartimen
t licitații

36
inetersată de bunăstarea activității desfășurate de întreaga companie, este și cea mai
responsabilă și dedicată. Dacă ar fi să fac o descriere a administratorului de la S.C. Votrom
S.R.L., aș spune că este acea persoană în mâinile căreia stau cele 5 funcții ale
managementului, și anume: previziunea, organizarea, coordonarea, antrenarea și controlul.
Director general : se referă la persoana căreia îi sunt delegate activitățile decizionale cu
privire la definirea și formularea politicii economico-sociale și gestionarea eficientă a
resurselor de care dispune societatea (materiale, financiare, umane, de timp și informaționale),
în vederea realizării obiectivelor stabilite1. Fiind unul din cei doi asociați de la S.C. Votrom
S.R.L., este de asemenea o persoană cu o responsabilitate ridicată.
Comercial : departamentul comercial este și cel mai extins în cazul companiei Votrom. În
mod general, acesta vizează gestionarea produselor care fac obiectul activității în ceea ce
privește prețul, furnizorii, calitatea, discounturi, calculul prețurilor de vânzare care conțin și
transportul, astfel încât să existe echilibru între profitabilitate și satisfacerea nevoilor
clienților, ofertarea spre noi clienți, răspândirea pe noi piețe sau identificarea de noi
oportunități pe piață.
 Compartimentul de transport este o subdiviziune a departamentului comercial, care
include șeful de transport, responsabil de buna funcționare a autovehiculelor aflate
în patrimoniul companiei și de respectarea normelor legislative cu privire la
circulația pe drumurile publice, în trafic intern de mărfuri. În cazul de față, vorbim
de un șef de transport în atenția căruia stau 12 cisterne și 8 autoturisme mici, dar și
de 15 șoferi, în responsabilitatea cărora intră preluarea și livrarea mărfii, în
conformitate cu normele impuse.
 Compartimentul de achiziții este format din acea persoană care are rolul de a
contacta furnizorii în vederea negocierii prețurilor pentru mărfurile care urmează a
fi comandate, de a aproxima și comunica spre departamentul financiar-contabil
valoarea plăților care trebuie achitate, dar și de a se asigura de faptul că fiecare
client va primi produsul pe care îl cere și cu caracteristicile dorite.
 Compartimentul de licitații este format dintr-un singur angajat, responsabil de
partea de licitații. Acesta trebuie să fie actualizat în permanență la licitațiile pentru
produsele care alcătuiesc catalogul de produse al companiei Votrom, cât și la

1http://www.portalcodulmuncii.ro/fisa-de-post-director-general-societate-comerciala-24551.htm , accesat la
05.05.2018

37
modificările care apar în cadrul licitațiilor deja active. Tot în subordinea lui este
delegată responsabilitatea de a parcurge cu atenție documentația oferită de fiecare
autoritate contractantă în parte și de a transmite conducerii informațiile și detaliile
relevante.
 Agenții comerciali se ocupă de redistribuirea produselor care alcătuiesc catalogul
de produse Votrom, de ofertare spre partenerii actuali, cât și spre alți posibili
clienți. Printre aceștia se numără și responsabilul de logistică, care are rolul de a
organiza comenzile și livrările cât mai eficient.
Financiar-contabil : departamentul financiar – contabil este alcătuit din patru contabili.
Consider acest departament ca fiind unul dintre cele mai importante. Printre atribuțiile
persoanelor care formează acest departament de numără: organizarea și desfășurarea în
conformitate cu dispozițiile legale a activității financiar-contabile, urmărirea evoluției
indicatorilor financiari, atât a firmei, cât și a partenerilor, întocmirea documentelor de
planificare financiară, asigurarea remunerațiilor personalului, raportarea periodică a
veniturilor și cheltuielilor ș.a.
Juridic: departamentul juridic este format dintr-un singur membru, care este responsabil de
desfășurarea activităților în concordanță cu normele legale în vigoare și, în același timp, de
consilierea compartimentelor și membrilor firmei sub aspect juridic. Îi sunt delegate sarcini
care vizează redactarea și negocierea clauzelor contractuale cu partnereii, verificarea și a
docmuentelor din punct de vedere al legalității sau reprezentarea juridică a firmei1.
II.3. Flux al documentelor și al proceselor organizaționale
În partea teoretică a prezentei lucrări am făcut o trecere prin punctul de interacțiune dintre
cele două domenii indispensabile în crearea sistemelor informatice de planificare și efectuare
a încasărilor și plăților, adică a domeniului economic și a celui informatic, dar și prin
diagramele de flux a documentelor. Urmează ca în partea de studiu de caz să prezint acest flux
al documentelor în cadrul companiei Votrom.
În cazul de față, documentele care stau la baza fluxului de numerar la compania Votrom sunt:
 Factura fiscală
 Factură proformă

1http://legislatiamuncii.manager.ro/a/2741/fisa-de-post-consilier-juridic.html , accesat la 05.05.2018

38
 Avizul de însoțire a mărfii
 Biletul la ordin
 CEC-ul
 Ordin de plată
 Extras de cont
 Nota de intrare și recepție
 Borderou
Toate aceste documente mai sus enumeratesunt parte și dau nuanță activităților de bază ale
companiei: comerțul cu ridicata al combustibililor solizi, lichizi și gazoși și al produselor
derivate. Comerțul cu ridicata, cunoscut și sub denumirea de comerț en-gros, reprezintă
activitatea desfășurată de comercianții care cumpără produse în cantități sau volume mari în
scopul revânzării acestora în cantități sau volume mai mici către alți comercianți sau
utilizatori profesionali și colectivi.1
Pe baza comenzilor plasate de clienții companiei Votrom se estimează cantitățile de produs
care urmează a fi comandate de la furnizori, după compararea și alegerea prețului cel mai bun.
Furnizorii (Mol, Rompetrol, Lukoil, Petrom ș.a.) pun la dispoziția companiei liste de preț
aferente depozitelor de incărcare, iar în baza acestor liste companiaalege cele mai eficiente căi
de organizare a comenzilor și livrărilor.Comenzile către furnizori se plasează electronic.
Furnizorul întocmește o factură proformă , conținând cantitatea comandată, prețul, depozitul
de încărcare, precum și caracteristicile produsului și deschide accesul spre încărcarea mărfii
numai după efectuarea plății contravalorii înscrise pe aceasta.
În momentul în care marfa este încărcată, se emite un aviz de însoțire a mărfii, pe baza căruia
se întocmește și factura,care a fost achitată în baza facturii proforme .Marfa este încărcată în
cisternele aflate în patrimoniul companiei Votrom,aceasta deținând o flotă de 12 cisterne prin
care asigură și servicii de transport. Cisternele permit livrarea combustibililor în condiții de
maximă siguranță, în scopul de a îndeplini nevoile și așteptările clienților. Necesitatea
achiziționării de cisterne în cadrul Votrom a apărut ca o consecință a dezvoltării societații, a
creșterii volumului tranzacționat.Astfel, odată cu achziționarea cisternelor si creșterea
parcului auto, societatea poate gestiona simplu și rapid comenzile.
Marfa încărcată se redistribuie unui număr mai mic sau mai mare de clienți, în funcție de
cantitățile comandate. Ordinea în care se fac livrările spre clienți este stabilită de către

1https://legeaz.net/dictionar-juridic/comert-cu-ridicata-de-gros , accesat la data de 04.06.2018

39
departamentul de logistică, în așa fel încât costurile cu transportul să fie cât mai mici. Pe
măsură ce marfa este descărcată, se întocmesc avizele de însoțire a mărfii care respectă
cantitățile de combustibil date de ceasurile electronice cu imprimantă și de debitmetru, adică
acea instalație cu care este dotată fiecare cisternă în parte și care măsoară debitul de fluid care
curge prin conducte.1 Instalația funcționează în baza autorizației eliberate de către Institutul
Național de Metrologie – INM.
În cazul prestării serviciului de livrare a combustibililor pot apărea problematici precum
modificarea volumului și a densității, având în vedere temperaturile ridicate din timpul verii.
Pentru a veni în rezolvarea acestei probleme, Codul Fiscal și reglementările legislative în
vigoare impun ca în domeniul comerțului en-gros de produse energetice – carburanți, livrările
să fie efectuate și facturate în unitățile de măsură litri 15⁰C (temperatura de 15⁰C este
temperatura standard de referință pentru țara noastră) sau tone, dat fiind faptul că accizele
datorate statului sunt reglementate pentru a fi calculate în acest fel. Astfel, se înțelege de ce
societatea a investit în echipamentele mai sus menționate, adică în ceasuri electronice cu
imprimantă de ultimă generație și debitmetre, tocmai pentru a evita discuțiile legate de
diferențele dintre litri reali și litri la 15⁰C. Investițiile în aceste tehnologii au fost făcute de
Votrom pentru a oferi acuratețe și transparență în ceea ce privește cantitățile livrate către
clienți. Aceste ceasuri cu imprimante electronice frunizeazăpe suport de hârtie, la fiecare
descărcare, către fiecare client, cantitățile de combustibil exprimate în litri la 15⁰C,
temperatura ambient și transformă litri la 15⁰C în litri reali, astfel încât clientul are opțiunea
de a-și face recepția în oricare dintre cele două variante.
În ceea ce privește organizarea și gestionarea activităților mai sus prezentate, o mare
contribuție o are departamentul de logistică al firmei. Principalele atribuții care le revin
angajaților din acest departament sunt următoarele:
Gestionarea celor două parcuri auto .Primul parc auto este compus din cele 8 autoturisme mici
destinate activităților de deplasare la instituții diverse și delegațiilor care au loc la nivel
național. Al doilea parc auto este compus din cele 12 cisterne. Votrom a ales să investească în
autocamioane – cap tractor – noi, marca Volvo, considerând că echipamentele noi prezintă
avantajul garanției, iar costurile cu întreținerea și reparațiile sunt mai mici. În anii anteriori
acestei decizii, Votrom a experimentat situații nefoavorabile în care un cap tractor vechi, pe
parcursul unui an, avea periodic nevoie de revizii și reparații la costuri mari și, în același timp,

1https://dexonline.ro/definitie/debitmetru , accesat la 04.06.2018

40
staționarea în service crea blocaje în distribuția către clienți a comenzilor. Compania și-a
selectat de-a lungul timpului parteneri – furnizori de servicii de reparație și întreținere – care
răspund cu proptitudine la toate nevoile de reparații, în așa fel încât timpul de staționare sau
blocare pentru reparații a cisternelor și a autovehiculelor mici să fie unul cât mai scurt.
Organizarea achizțiilor și distribuțiilor de marfă în cel mai eficient mod . Mai exact, angajatul
trebuie să analizeze prețurile și depozitele furnizor și să le aleagă pe cele mai optime.
Redistribuirea de carburant este gândită în așa fel încât o cisternă plină să descarce la clienții
situați în apropiere unul de celălalt, astfel încât costurile de transport să fie cât mai mici,
gradul de uzură al cisternelor să fie cât mai redus și la fel în ceea ce privește energia șoferilor.
Mai mult decât atât, trebuie acordată o mare atenție acelor clienți care plasează comenzi, dar
nu au achitat facturile ajunse la data scadentă, în sensul de a-i determina să opereze plățile
înainte de a beneficia de o nouă livrare de combustibil.
O altă subdiviziune importantă din cadrul Votrom o constituie licitațiile publice , de care se
ocupă unul dintre angajații companiei. În cadrul licitațiilor, firma participă și la vânzări
directe, dar se preocupă în special de licitațiile electronice care au drept scop încheierea de
contracte pe perioade mai lungi. Toată această activitate se desfășoară online, pe site-ul
www.e-licitatie.ro , unde firma deține un cont de ofertant. Dat fiind faptul că autoritățile
contractante sunt reprezentate de companii de stat, termenele de plată sunt mai mari decât cele
obișnuite, undeva la 60-75 de zile și de multe ori ele sunt depășite, iar acest lucru
dezechilibrează cash-flow-ul companiei. În aceste situații se calculează penalități în
concordanță cu clauzele contractuale. Votrom obișuiește să solicite CEC sau bilet la ordin
pentru o mai mare siguranță în ceea ce privește încasările. Este de menționat faptul că, în
cazul licitațiilor publice, analiza documentației și respectarea ei în cel mai mic detaliu este un
aspect foarte important, în caz contrar costurile fiind destul de mari.
După cum am arătat în începutul studiului de caz, portofoliul de produse nu se rezumă la
combustibili, acesta conține și alte bunuri și servicii care au fost introduse treptat, în urma
unor studii de piață făcute de Votrom. Ceea ce diferă legat de aceste produse este faptul că
mărfurile sunt achiziționate cu plata la termen, fiind nevoie să se țină o evidentă a facturilor
furnizor cu valorile de achitat și cu data scadentă, astfel încât plățile să fie făcute în timp util.
O situație aparte o reprezintă vânzarea rezervoarelor în care se depozitează combustibilul, în
sensul că Votrom oferă posibilitatea plății acestora în rate. Numărul de rate este negociat
înainte de semnarea contractului, iar dacă clauzele contractuale sunt respectate de client,

41
Votrom oferă discounturi la combustibilul achiziționat în perioada pe care se întind ratele
aferente rezervoarelor. În această situație, la întocmirea facturii fiscale se precizează faptul că
valoarea totală se împarte într-un anumit număr de rate, după cum au negociat părțile,
respectiv data la care se așteaptă încasarea primei rate, urmând ca plata celorlalte să se facă
succesiv, la 30 de zile.
Pe baza avizelor emise la descărcare se întocmesc facturi care sunt trimise clienților și care
urmează a fi achitate la prețurile și termenele negociate la momentul plasării comenzii și
inserate pe factură. Procesul de întocmire a facturilor este unul migălos și care necesită o
atenție deosebită, dat fiind faptul că datele introduse diferă la fiecare document în parte. În
acest sens, este de menționat faptul că prețurile practicate diferă de la un client la altul.
Criteriile care stau la baza prețurilor oferite se referă la cantitatea de produs care se dorește a
fi achiziționată, termenul de plată stabilit, bonitatea, locul de livrare, dar și istoricul clientului
în ceea ce privește seriozitatea cu care tratează relația client-furnizor (în cazul clienților vechi)
sau rezultatele analizei economico-financiare (în cazul potențialilor viitori clienți). Pentru a
evita și a diminua numărul de experiențe neplăcute în ceea ce privește încasarea contravalorii
mărfurilor vândute, Votrom optează și pentru utilizarea biletului la ordin și a CEC-ului ca și
instrumente de plată. Așa cum am arătat în primul capitol al prezentei lucrări, aceste
instrumente oferă furnizorului un grad de siguranță mult mai ridicat în ceea ce privește
promisiunea clienților de a se obliga să plătească contravaloarea facturilor, în limitele
negocierilor trasate. Aceste documente sunt ținute și operate în evidențele contabile
alecompaniei, iar înainte de termenul scadent sunt completate borderori, liste formate din
două exemplare, dintre care un exemplarva rămâne la bancă alături de instrumentele anterior
menționate, așteptându-se încasarea contravalorii acestora la data scadentă înscrisă pe
documente, iar cel de-al doilea exemplar se păstrează alături de extrasele bancare.
Documentele justificative, odată intrate în posesia companiei, vor servi la întocmirea notei de
intrare și recepție și notei de recepție și constatare diferențe (acolo unde este cazul), după
care urmează a fi operate în contabilitate și păstrate la dosar.
În ceea ce privește procesele destinate plăților, acestea se efectuează prin ordine de plată prin
bancă, înregistrarea în contabilitate făcându-se astfel:
 Achitarea prin ordin de plată:
– 401 ”Furnizori” = 5121 ”Conturi la bănci în lei” la valoarea plății

42
În ceea ce privește procesele destinate încasărilor, acestea se efectuează fie prin bilete la ordin
, CEC-uri, având scadența la o anumită data, fie prin ordine de plată prin bancă, înregistrarea
în contabilitate făcându-se astfel:
 Acceptarea biletului la ordin, având o anumită scadență:
– 413 ”Efecte de primit de la clienți” = 4111 ”Clienți” la valoarea de încasat
 Încasarea biletului la ordin depus la bancă și ajuns la scadență:
– 5121 ”Conturi la bănci în lei” = 413 ”Efecte de primit de la clienți” la valoarea
încasării
 Încasarea prin ordin de plată:
– 5121 ”Conturi la bănci în lei” = 4111 ”Clienți” la valoarea încasată
După cum se observă în înregistrările contabile de mai sus, atât încasările cât și plățile sunt
ținute în evidența contului 5121 ”Conturi la bănci în lei”, acesta fiind singurul cont de
înregistrare a fluxurilor de numerar în cazul de față, dat fiind faptul că Votrom nu operează cu
bon fiscal sau chitanță, deci cu 5311 ”Casă în lei”, dat fiind faptul că obiectul de activitate
4671, conform Codului Fiscal, nu permite încasarea în numerar, bon fiscal sua chitanță, strict
prin bancă. Cu ajutorul acestui cont bifuncțional (contul își poate finaliza activitatea fie cu
sold final creditor, fie cu sold final debitor) se ține evidența disponibilităților în lei aflate în
conturi la bănci, a sumelor în curs de decontare, dar și a mișcării acestora. În debitul contului
5121 ”Conturi la bănci în lei” se înregistrează sumele încasate, iar în creditul aceluiași cont se
înregistrează sumele achitate, astfel că soldul creditor reprezintă creditele primite, iar soldul
debitor reprezintă disponibilitățile în lei.
În ceea ce privește achizițiile, Votrom are și câteva contracte încheiate cu furnizori străini, iar
în această situație plățile se efectuează tot prin ordine de plată prin bancă, însă în valută. În
această situație este important să se țină cont de diferențele de schimb valutar, care pot fi în
favoare sau în defavoarea companiei, înregistrarea în contabilitate făcându-se astfel:
 Achitarea prin ordin de plată în cazul în care cursul valutar aferent zilei în care se face
plata este mai mare decât cel aferent zilei în care s-a livrat marfa:
– % = 5124 ”Conturi la bănci în valută” la valoarea plății
401 ”Furnizori”
665 ”Cheltuieli cu diferențele de curs valutar”
 Achitarea prin ordin de plată în cazul în care cursul valutar aferent zilei în care se face
plata este mai mic decât cel aferent zilei în care s-a livrat marfa:

43
– % = 5124 ”Conturi la bănci în valută” la valoarea plății
401 ”Furnizori”
765 ”Venituri din diferențele de curs valutar”

II.4. Necesitatea implementării sistemului informatic
Tot acest circuit și flux de activități oferă o imagine de ansambluspre ceea ce dorește a integra
un sistem informatic pentru a facilita și a organiza munca în cadrul firmei. Când se pune
problema implementării unui sistem, furnizorul, cel care creează aplicația, trebuie ca mai întâi
să se pună în temă cu modul de desfășurare a activităților companiei. La fel s-a întâmplat și în
procesul de implementare a sistemului informatic la Votrom.
Printr-o analiză de diagnostic, compania Votrom a identificat cauzele care au generat
necesitatea implementării unui ERP. Întreprinderea nu utiliza niciun astfel de sistem integrat,
ci utiliza aplicații comune, ca de exemplu Microsoft Office Excel sau SmartBill – modulul de
facturare. Odată cu creșterea activității societății, referindu-mă aici la: creșterea volumului
vânzărilor, a numărului de clienți, a numărului de angajați și a investițiilor, compania se lovea
tot mai des de probleme acute, precum dispersarea datelor, imposibilitatea accesării datelor în
timp real și în mod centralizat, consumul unei cantități foarte mari de timp pentru întocmirea
rapoartelor sau ineficiență în comunicarea interdepartamentală.
După cum am arătat în subcapitolul anterior, procesele care stau la baza companiei sunt
numeroase, iar activitatea este complexă. În consecință, în anul 2015, când societatea avea
puțin peste un deceniu de la data înființării, managementul decide să apeleze la o soluție
informatică pentru gestionarea activității în creștere, o aplicație de tip Enterprise Resource
Planning, implementată de compania SoftZone – ISOtop Enterprise. Costul implementării a
fost de 2.500 € pentru fiecare modul. Pe lângă costurile asociate implementării programului se
adaugă și costul de 50 € lunar, care reprezintă costul de mentenanță. Mentenanța se referă la
totalitatea operațiilor de întreținere și reparație ale unui sistem tehnic.1Modulele se referă la
părțile componente și principale ale aplicației și care sunt asociate, în linii mari,
departamentelor diverse ale firmei. Votrom optează pentru următoarele:
 Parteneri
 Financiar

1https://dexonline.ro/definitie/mentenan%C8%9B%C4%83, accesat la 14.05.2018

 Gestiune
 Resurse umane
 Transport
ISOtop Enterprise este un sistem informatic integrat de g
ofere solu ții eficiente pentru problemele legate de automatizarea activităților interne ale
organizației , asta indiferent de domeniul de activitate, mări
integrate dintre cele mai eficiente tehnici
a eficienței: Lean Manufacturing, respect
Enterprise oferă, cum probabil face majoritatea furnizorilor din domeniu, facilită
cele enumerate în partea teoretică la
financiar.
Pentru a familiariza cititorul cu aplica
cadrul companiei, asta în ceea ce prive
primul rând, mai jos se poate observa ecranul principal al aplica
după logare:
Figura nr. II.2. Ecran principal ISOtop Enterprise
În ceeace privește plățile , acestea apar
furnizor și lista plăților.

1http://www.softzone.ro/download/Prezentare
ISOtop Enterprise este un sistem informatic integrat de g estiune și management, care vine
ții eficiente pentru problemele legate de automatizarea activităților interne ale
, asta indiferent de domeniul de activitate, mări me sau complexitate. Sistemul are
integrate dintre cele mai eficiente tehnici și instrumente de reducere a costurilor și de creștere
ței: Lean Manufacturing, respect ive PDCA (Plan, Do, Check, Act)1. ISOtop
Enterprise oferă, cum probabil face majoritatea furnizorilor din domeniu, facilită
cele enumerate în partea teoretică la partea de func ționalități ale modulelor contabil și
Pentru a familiariza cititorul cu aplica ția, voi prezenta câteva imagini și moduri de operare din
cadrul companiei, asta în ceea ce prive ște planificarea și efectuarea încasărilor și plăților. În
primul rând, mai jos se poate observa ecranul principal al aplica ției, ceea ce se vede imediat
ra nr. II.2. Ecran principal ISOtop Enterprise
acestea apar țin de submodulul Achiziții, compus din facturile
http://www.softzone.ro/download/Prezentare -ISOtop-Enterprise.pdf , accesat la 15.05.2018
44 și management, care vine să
ții eficiente pentru problemele legate de automatizarea activităților interne ale
me sau complexitate. Sistemul are
și instrumente de reducere a costurilor și de creștere
. ISOtop
Enterprise oferă, cum probabil face majoritatea furnizorilor din domeniu, facilită ți precum
ționalități ale modulelor contabil și
și moduri de operare din
ște planificarea și efectuarea încasărilor și plăților. În
ce se vede imediat

compus din facturile

Figura nr. II.3. Ecran submodul achizi
După cum am spus, Votrom optează pentru marea majoritate a cazurilor la plata în avans a
furnizorilor, pe bază de factură proformă. În acest caz, facturile furnizor se înregistrează în
program pe măsură ce sunt primite
situația pentru o anumită perioadă de timp sau se pot face previziuni viitoare în baza
înregistrărilor făcute până la momentul prezent. Excep
produse, care în general se plătesc la un termen
sunt introduse, aplica ția ține în evidență data la care trebuie operate plățile și înștiințează
utilizatorul în acest sens. O observa
înregistrarea facturil or furnizor de contracte deja existente
Figura
Nu în ultimul rând, aplica ția poate fi utilizată și în procesul de salarizare. Respectând
fiscalitatea și legislația în vigoare, la care sistemul este ac
și plata la timp a salariilor, în func
Figura nr. II.3. Ecran submodul achizi ții
După cum am spus, Votrom optează pentru marea majoritate a cazurilor la plata în avans a
furnizorilor, pe bază de factură proformă. În acest caz, facturile furnizor se înregistrează în
program pe măsură ce sunt primite și la fel în ceea ce privește plățile, as tfel se poate urmări
ția pentru o anumită perioadă de timp sau se pot face previziuni viitoare în baza
înregistrărilor făcute până la momentul prezent. Excep ție de la plata în avans o fac celelalte
produse, care în general se plătesc la un termen de 30 de zile. În acest caz, după ce facturile
ția ține în evidență data la care trebuie operate plățile și înștiințează
O observa ție importantă este faptul că programul condi
or furnizor de contracte deja existente și introduse.
Figura nr. II.4. Ecran plăți furnizor/ angajat
ția poate fi utilizată și în procesul de salarizare. Respectând
și legislația în vigoare, la care sistemul este ac tualizat mereu, este asigurat cal
i plata la timp a salariilor, în func ție de fiecare angajat în parte.
45
După cum am spus, Votrom optează pentru marea majoritate a cazurilor la plata în avans a
furnizorilor, pe bază de factură proformă. În acest caz, facturile furnizor se înregistrează în
tfel se poate urmări
ția pentru o anumită perioadă de timp sau se pot face previziuni viitoare în baza
ție de la plata în avans o fac celelalte
În acest caz, după ce facturile
ția ține în evidență data la care trebuie operate plățile și înștiințează
condiționează

ția poate fi utilizată și în procesul de salarizare. Respectând
alizat mereu, este asigurat cal culul

În ceea ce privește încasările , acestea apar
facurilor clien ți, a încasărilor, a înregistrărilor și a
Figura nr. II.5. Ecran
În primul rând, unul dintre angaja
întocmirea facturilor client pe baza avizelor de înso
parte. Facturile astfel emise sunt trimise în mod automat de aplica
acestea să ajungă în cel mai scurt timp posibil la clien
procesul de emitere al facturilor, însă tot necesită aten
introducerea sau selectarea pre țurilor, a produselor,
care a efectuat vânzarea , care diferă de la un client la altul.
Figura nr. II.6. Ecran emitere facturi client
Concomitent cu emiterea facturilor,
de la fiecare client în parte și data scadentă a fiecărei facturi. Având în vedere acest lucru,
agenții de vânzări sunt atenționați cu privire la facturile care urmează să ajungă la data
scadentă. Ace știa trebuie să informeze clienții în acest sens și să gestioneze livrările viitoare
în funcție de bonitatea cumpărătorului.
, acestea apar țin de submodulul Vânzări, compus din lista
ți, a încasărilor, a înregistrărilor și a proformelor.
Figura nr. II.5. Ecran submodul vânzări
În primul rând, unul dintre angaja ții departamentului financiar- contabil este responsabil de
întocmirea facturilor client pe baza avizelor de înso țire a mărfii pentru fiecare vânzare în
Facturile astfel emise sunt trimise în mod automat de aplica ție prin e- mail, pentru ca
acestea să ajungă în cel mai scurt timp posibil la clien ți. Sistemul facilitează foarte mult
procesul de emitere al facturilor, însă tot necesită aten ție din partea util izatorului la
țurilor, a produselor, a termenelor de plată ș i a agentului de
, care diferă de la un client la altul.
Figura nr. II.6. Ecran emitere facturi client
Concomitent cu emiterea facturilor, programul ține în evidentă sumele care trebuiesc încasate
și data scadentă a fiecărei facturi. Având în vedere acest lucru,
ții de vânzări sunt atenționați cu privire la facturile care urmează să ajungă la data
știa trebuie să informeze clienții în acest sens și să gestioneze livrările viitoare
ție de bonitatea cumpărătorului.
46 compus din lista

contabil este responsabil de
țire a mărfii pentru fiecare vânzare în
mail, pentru ca
ți. Sistemul facilitează foarte mult
izatorului la
i a agentului de

ține în evidentă sumele care trebuiesc încasate
și data scadentă a fiecărei facturi. Având în vedere acest lucru,
ții de vânzări sunt atenționați cu privire la facturile care urmează să ajungă la data
știa trebuie să informeze clienții în acest sens și să gestioneze livrările viitoare

Pe măsură ce clien ții fac plata facturilor, iar contravaloarea acestora se vede în contul bancar
al societă ții, se înregistrează în program fiecare încasare, specificându
operat, data și valoarea plătită, urmând și procesul de stingere a facturii
baza acestor înregistrări se poate urmări măsura în care un client respectă
pot face previziuni viitoare în acest sens.
Figura nr. II.7. Ecran înregistrare încasări
Țin să fac din nou precizarea că există un număr
de bilete la ordin sau CEC- uri ca instrumente de plată, iar eviden
ținută prin aplica ție. Înregistrarea unui astfel de document se face
factura pentru care este emis, specificându
bancar al companiei.
Nu în ultimul rând, o parte foarte importantă o reprezintă rapoartele care se emit pe baza
înregistrărilor făcute. Un raport poate con
posibilitatea de a jongla cu filtrele existente. Spre exemplu, la începutul fiecărei zile, agen
pot printa raportul cu încasările neefectuate
scopul de a lua măsuri în ac est sens, respectiv, conducerea poate ob
agent de vânzări în parte, dar și numeroase alte rapoarte și situații menite să stea la baza unui
mod de ac țiune sau a unor decizii.
Figura nr. II.8. Ecran raport încasări/ plă
ții fac plata facturilor, iar contravaloarea acestora se vede în contul bancar
ții, se înregistrează în program fiecare încasare, specificându -se banca în care s
și valoarea plătită, urmând și procesul de stingere a facturii care s
baza acestor înregistrări se poate urmări măsura în care un client respectă data scadentă
pot face previziuni viitoare în acest sens.
Figura nr. II.7. Ecran înregistrare încasări
in să fac din nou precizarea că există un număr de clienți care garantează plata prin emiterea
uri ca instrumente de plată, iar eviden ța acestora este, de
ție. Înregistrarea unui astfel de document se face în concorda ță cu clientul și
care este emis, specificându -se data la care trebuie să apară încasarea în contul
Nu în ultimul rând, o parte foarte importantă o reprezintă rapoartele care se emit pe baza
înregistrărilor făcute. Un raport poate con ține informații și date diverse, utilizatorii având
posibilitatea de a jongla cu filtrele existente. Spre exemplu, la începutul fiecărei zile, agen
cu încasările neefectuate și care au ajuns sau au depășit data scadentă cu
est sens, respectiv, conducerea poate ob ține situații pentru fiecare
și numeroase alte rapoarte și situații menite să stea la baza unui
țiune sau a unor decizii.
Figura nr. II.8. Ecran raport încasări/ plă ți neefectuate
47 ții fac plata facturilor, iar contravaloarea acestora se vede în contul bancar
se banca în care s -a
care s-a achitat . Pe
data scadentă și se

ți care garantează plata prin emiterea
ța acestora este, de asemenea
ță cu clientul și
se data la care trebuie să apară încasarea în contul
Nu în ultimul rând, o parte foarte importantă o reprezintă rapoartele care se emit pe baza
date diverse, utilizatorii având
posibilitatea de a jongla cu filtrele existente. Spre exemplu, la începutul fiecărei zile, agen ții
și care au ajuns sau au depășit data scadentă cu
ține situații pentru fiecare
și numeroase alte rapoarte și situații menite să stea la baza unui

48
Un punct slab al aplicației îl reprezintă faptul că aceasta nu are integrat și modulul de
contabilitate, astfel că procesle trebuiesc operate și într-un alt program contabil, numit Saga și
este necesar să se verifice cât mai des concordanța datelor dintre cele două sisteme, importul
și exportul de date nefiind posibil între cele două.
II.5. Efecte imediate și efecte pe termen lung
Efecte imediate
Un prim efect resimțit de management, în urma implementării aplicației, a fost rezistența și
neîncrederea unor angajați în soluția ERP. Administratorul companiei afirmă: ”Aplicația a
fost construită în așa fel încât să se poată urmări în timp real activitatea angajaților, lucru care
nu este neaparat pe placul agenților de vânzări, care sunt acum mult mai bine controlați.
Aceștia acuzau inițial aplicația: Noi nu suntem specialiști IT sau clienții nu înțeleg această
abordare! ”

Efecte pe termen lung
Efectele pe termen lung sunt cele care au început să se vadă ulterior, la finele perioadei de
implementare și adaptare la noua aplicație, iar ele reflectă adevărata utilitate a programului.
Timp câștigat. Rapoartele prelucrate și generate de fiecare utilizator s-au concretizat în timp
câștigat în favoarea altor activități. Spre exemplu, în departamentul comercial, agenții
folosesc acest timp pentru ofertare către alți potențiali clienți sau pentru creșterea volumului
vândut. Dacă inițial întocmirea unui raport necesita un număr mai mic sau mai mare de ore, în
funcție de complexitatea acestuia, acum aplicația îl pune la dispoziție în timp real. Pentru o
companie aflată în expansiune, sistemele manuale încetinesc desfășurarea operațiunilor și a
proceselor și influențează negativ fluxul de numerar. Spre exemplu, emiterea facturilor pentru
clienți poate dura destul de mult și concomitent va fi afectată și perioada de încasare a
creanțelor.
Siguranță. Când deții un sistem de tip ERP înseamnă automat că deții un sistem de facturare
eficient, un sistem de urmărire a încasărilor, dar și multe alte verigi cu un rol bine definit:
„Abordând situația în complexitatea ei, îmi simt business-ul consolidat și în siguranță.”

49
Durata de încasare a creanțelor . Acest indicator se referă la numărul de zile necesar pentru
încasarea creanțelor de la terți. Se dorește ca aceasta să fie mai mică de 30 de zile și să scadă
treptat, de la o perioadă la alta. La mai puțin de 2 ani de la implementarea programului
informatic, durata medie de încasare a creanțelor s-a reduc cu 1.6 zile. Valoarea cu care a
scăzut indicatorul nu este mare, însă trebuie avut în vedere și faptul că firma a încheiat
contracte cu companii de stat care cer prelungirea termenelor de plată. Olimpia Tulvan,
administrator la S.C. Votrom S.R.L. susține, vis-a-vis de tema încasărilor faptul că ”Încasarea
creanțelor într-un timp cât mai scurt îți facilitează drumul spre noi investiții, conduce la
scăderea costurilor cu finanțările, la dobânzi bancare mai mici, la încadrarea în plafoane credit
furnizor alocate clienților.”
Durata de achitare a furnizorilor. Acest indicator se referă la numărul de zile necesar pentru
plata furnizorilor. Se dorește ca acest indicator să fie mai mare decât durata de încasare a
creanțelor. Pentru că una dintre strategiile companiei Votrom este contractarea și achitarea în
avans a cantităților mari de combustibili, în vederea obținerii și îmbunătățirii discounturilor,
valoarea indicatorului a rămas aproximativ constantă de la o perioadă la alta, fiind de 23 de
zile. În orice caz, un sistem ERP facilitează și această verigă prin sistematizare și
automatizare, iar prin rapoartele pe care le genereazaă, se pot monitoriza permanent plățile pe
diverse perioade sau operatori, asigurându-se o viziune de ansamblu.
Îmbunătățire cash-flow . Cash-flow-ul, întâlnit în economie și sub denumirea de flux de
trezorerie/de numerar/de disponibilități, înseamnă diferența dintre intrările și ieșirile de
numerar efectuate într-un exercițiu financiar. Acesta poate fi înțeles ca fiind sângele într-o
afacere. Până ca o companie să poată vorbi efectiv de îmbunătățirea cash-flow-lui în urma
implementării unui sistem ERP este necesar să urce integral informațiile în sistem, să utilizeze
rapoarte potrivite și, mai ales, să le direcționeze corect și constant. Am aflat de la managerul
companiei faptul că Votrom a pus un mare accent pe cash-flow încă de la începutul
desfășurării activității pentru a ușura cât mai mult situația fluxurilor de numerar. Un cash-flow
problematic înseamnă, printre altele, prelungirea termenelor de plată a salariilor, amânarea
plăților către furnizori, creditori, investitori, utilizarea la limită a liniei de credit ș.a. Un sistem
informatic vine să trateze aceste problematici prin oferirea unei imagini clare asupra fluxului
de disponibilități, prin planificarea plăților și estimarea încasărilor sau prin faptul că oferă
posibilitatea de a analiza situațiile financiare anterioare.

50
Rapoarte. Un sistem informatic de tip ERP oferă acces în timp real la o gamă largă de rapoarte
care să răspundă cerințelor operatorilor. ”În activitatea noastră, o mare importanță o au cifrele.
Ele ne indică procesul evolutiv și stau la baza deciziilor viitoare. Un sistem informatic de
gestiune face ceea ce tocmai ne interesează, și anume pune datele în ordinea solicitată,
furnizând informații necesare adoptării deciziilor diverse.”
Profitabilitate. Un sistem ERP, implementat comform nevoilor unei companii, o plasează pe
calea creșterii profitabilității. Acest lucru reiese și în cazul companiei Votrom. Am observat,
după o analiză periodică a documentelor contabile, o creștere a profitabilității de 8% din
momentul implementării, creștere care este dovedită tocmai de efectele mai sus enumerate.

Concluzii și propuneri

Ajunsă la finalul prezentei lucrări, vreau să concluzionez prin a afirma că parcurgând în
detaliu această temă, conștientizez și mi-am adus lărmuriri suplimentare în ceea ce privește
importanța existenței și implementării unui sistem informatic într-o companie.
Am văzut, pe plan teoretic, aspecte generale care stau la baza creării unui sistem informatic și
efectele pozitive pe care implementarea unui astfel de program ar trebui să le aducă. Am
acordat o atenție deosebită documentelor folosite în acele activități care generează încasări și
plăți, ele fiind de o importanță majoră în procesul de formare a unui sistem și mai ales în
etapa de personalizare în funcție de specificul unei companii.
Prin partea practică am dorit să confirm cercetarea astfel realizată. Sfera de cuprindere a
anchetei și unitatea observată o constituie compania orădeană Votrom, personalul și
activitatea de ansamblu a acesteia, iar instrumentele folosite pentru obținerea și înregistrarea
informațiilor au fost observația empirică și interviul. Crearea și implementarea sistemului

51
informatic la această societate rezidă într-o situație fericită, dat fiind faptul că a contribuit în
totalitate la eficientizarea muncii, deci la îndeplinirea obiectivului principal.
În ceea ce mă privește, aș proceda similar. Atest importanța sistemelor informatice pentru
orice fel de activitate, dar vreau să conturez ideea că este absolut necesar ca furnizorul să fie
unul capabil să adune informațiile necesare pentru a crea cel mai optim răspuns la nevoile
unei companii.
În final, aș dori să aduc și câteva propuneri care poate ar ajuta la îmbunătățirea practicilor din
cadrul societății Votrom. În primul rând, cred ca este necesar ca în viitorul apropiat compania
să apeleze la crearea unei baze de date unice între partea de contabilitate și aplicația deja
existentă, deoarece acest lucru ar amplifica și mai mult efectele pozitive care sunt deja
vizibile. În al doilea rând, consider că un număr mai mare de angajați ar fi trebuit să ia parte la
procesul de creare și implementare al programului, pentru ca acesta să fie cât mai bine mulat
pe specificul activității.
Acestea fiind spuse, sper că prin prezenta lucrare am reușit să îmi ating scopul propus, acela
de a arăta procesul de creare a unui sistem informatic și schimbările aduse în cadrul unei
societăți.
Bibliografie

1. Academia Română – Institutul de Lingvistică Iorgu Iordan, Dicționar explicativ al limbii
române, Editura Univers Enciclopedic Gold, București, 2016

2. Alter S., Information System, Benjamin/ Cummings Publishing Co., 1996

3. Bouquin H., Contabilitate de gestiune , Tipografia Moldova, Iași, 2004

4. Bulgaru O., Managementul sistemelor informaționale: note de curs , Editura Tacis,
Chișinău, 1998

5. Fînaru L., Contribuții privind sistemele informatice în gestiunea financiară a societăților
comerciale , teză de doctorat, Iași, 1999

6. Fondul Social European – Programul operational sectorial dezvoltarea resurselor umane
2007-2013, Utilizarea sistemelor informatice în business, START UP 4 U

52
7. Hawker, A., Security and Control in Information Systems: A Guide for Business and
Accounting, Routledge, 2000

8. Helfert E. , Tehnici de analiză financiară. Ghid pentru crearea valorii , Editura BMT,
București, 2006

9. Hurbean C. , Sisteme informatice pentru managementul firmei , Editura Mirton, Timișoara,
2001

10. Hurbean L., Fotache D., Păvăloaia V., Dospinescu O., Platforme integrate pentru afaceri ,
Editura Economică, București, 2013

11. Lungu I., G. Sabău, M. Velicanu, ș.a., Sisteme informatice. Analiză, proiectare și
implementare, Editura Economica, București, 2003

12. Moscove S.A., M.G. Bagranoff, A. Nancy, Core Concept of Accounting Information
Systems, John Wiley & Sons Ltd, Moscove, 2003

13. Teaciuc, M, ș.a., Bazele Contabilității, Editura Eurostampa, Timișoara, 2000

14. Vasilescu R., Sisteme informatice de contabilitate, Editura Eurostampa, Timișoara, 2008

15. www.avocatnet.ro

16. http://blog.avocatoo.ro

17. www.charisma.ro

18. www.conta.ro

19. https://dexonline.ro

20. https://legeaz.net

21. http://legislatiamuncii.manager.ro

22. www.rubinian.com

23. www.softzone.ro

24. www.votrom.ro