PROGRAMUL DE STUDIU – MANAGEMENT FORMA DE ÎNVĂȚĂMÂNT – IF Lucrare de licență COORDONATOR ȘTIINȚIFIC: CONF. UNIV. DR. DEMIAN HORIA ABSOLVENT : CORPAȘ… [628464]

UNIVERSITATEA DIN ORADEA
FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE
PROGRAMUL DE STUDIU – MANAGEMENT
FORMA DE ÎNVĂȚĂMÂNT – IF

Lucrare de licență

COORDONATOR ȘTIINȚIFIC:
CONF. UNIV. DR. DEMIAN HORIA

ABSOLVENT: [anonimizat]
2018

UNIVERSITATEA DIN ORADEA
FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE
PROGRAMUL DE STUDIU – MANAGEMENT
FORMA DE ÎNVĂȚĂMÂNT – IF

STUDIU PRIVIND CREAREA UNUI
SISTEM INFORMATIC DE
PLANIFICARE ȘI EFECTUARE A
ÎNCASĂRILOR ȘI PLĂȚILOR DIN
CADRUL UNEI FIRME

COORDONATOR ȘTIINȚIFIC:
CONF. UNIV. DR. DEMIAN HORIA
ABSOLVENT: [anonimizat]
2018

3
Cuprins

INTRODUCERE ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………… 4
CAPITOLUL I. LOCUL ȘI ROLUL SISTEMELOR INFORMATICE ECONOMICE ………………………….. ……… 6
I.1. Noțiuni generale cu privire la sistemele informatice economice ………………………….. …. 6
I.1.1. Concepte de bază ale sistemelor informatice ………………………….. …………….. 6
I.1.2. Tehnologii ………………………….. ………………………….. ………………………….. …. 7
I.1.3. Aplicații ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……. 8
I.1.4. Mod de dezvoltare ………………………….. ………………………….. ………………….. 9
1.2. Procese economice, modelare și integrare prin platforme integrate …………………….. 10
1.2.1. Ariile funcționale ale unei organizații ………………………….. ……………………. 11
1.2.2. Locul și rolul sistemului informatic în departamentul financiar -contabil …… 17
I.2.3. Diagramele – limbaj universal pentru crearea sistemelor informatice ………. 22
I.3. Abordarea teoretică a documentelor justificative ………………………….. …………………. 24
CAPITOLUL II. STUDIU PRIVIND CREAREA UNUI SISTEM INFORMATIC DE PLANIFICARE ȘI EFECTUARE
A ÎNCASĂRILOR ȘI PLĂȚILOR DIN CADRUL COMPANIEI S.C. VOTROM S.R.L. ………………………….. .. 33
II. 1. Profilul și caracteristicile companiei S.C. Votrom S.R.L. ………………………….. …………. 33
II. 2. Organizarea firmei ………………………….. ………………………….. ………………………….. .. 34
II.3. Flux al documentelor și al proceselor organizaționale ………………………….. …………… 38
II.4. Necesitatea implementării sistemului informatic ………………………….. …………………. 43
II.5. Efecte imediate și efecte pe termen lung ………………………….. ………………………….. … 48
Concluzii și propuneri ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………… 51
Bibliografie ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. 52

4
INTRODUCERE

Care este, după părerea dumneavoastră, soluția optimă pentru a facilita anumite procese într -o
companie, soluție care să atragă după sine și reducerea costurilor?
Într-un mediu de business în care informația, acuratețea acesteia, precum și cantitatea de timp
necesară unei persoane pentru a și -o însuși reprezintă câteva dintre cele mai esențiale aspecte ,
sistemele informatice de gestiune au devenit o component ă vital ă în drumul spre succes.
Tema lucrării mele de licență se intitulează ”Studiu privind crearea unor sisteme informatice
de planificare și efectuare a încasărilor și plăților din cadrul unei firme” , iar alegerea ei este
rezultatul curiozității si provocării de a-mi însuși cunoștințe legate de aceasta. Cu toate că
aboradrea problematicii sistemelor informatice pare a fi ușor atipică specializării pe care am
studiat -o – Management -, ceea ce m -a motivat în alegerea acestei teme se bazează tocmai pe
un suport empiric, mai concret pe faptul că am avut ocazia să lucrez personal în
departamentul financiar -contabil al compani ei la care mi -am realizat și studiul de caz . Acolo
mă ocupam de efectuarea plăților ș i urmărirea încasărilor, iar informațiile legate de aceste
două operațiuni le introduceam manual într -o bază de date și le furnizam mai departe spre alte
departamente aparținând organizației. Mai târziu, am luat parte la implementarea propriu -zisă
a unui s istem informatic de tip Enterprise Resource Planning, am lucrat cu modulul financiar
al acestuia și am observant diferența pe care o aduce.
Curiozitatea intelectuală vis-a-vis de această problematică s -a dezvoltat și în cadrul cursurilor
universitare pred ate la Facultatea de Științe Economice din cadrul Universității din Oradea și
mă refer cu precădere la disciplina Informatică managerială. Noțiunile dobândite în cadrul
cursului anterior menționat, dar și în urma experienței mele profesionale m-au făcut să
conștientizez însemnătatea acestor sisteme și să îmi doresc să transmit mai departe ceea ce
mi-am însușit pâna la momentul de față.
Prin prezenta lucrare, mergân d de la general spre particular în ceea ce privește informațiile
transpuse, mi -am propus să d emonstrez faptul că importanța implementării sistemelor
informatice de planificare și efectuare a încasărilor și plăților rezidă tocmai din faptul că
acest ea reprezintă un mijloc de eficientizare și optimizare a activității unei companii.
Pornind de la co nsiderațiile de principiu utilizate î n redactarea lucrării de diplomă , mi-am
propus să ating câteva obiective, cum ar fi prezentarea principalelor aspect teoretice și

5
practice care stau la baza conceperii sistemelor informatice de gestiune, importanța
implementării acestor sisteme în cadrul organizațiilor, indiferent de domeniul de activtate în
care activează și să scot în evidență efectele pe termen scurt și lung produse.
Lucrarea aici de față se împarte în două mari capitole. Primul capitol tratează câtev a noțiuni
generale cu privire la sistemele informatice și crearea acestora iar apoi, la un nivel mai
particular, am îndreptat subiectul spre implicații ale sistemelor informatice în ceea ce privește
procesele financiar -contabile într -o entitate. Al doilea capitol este reprezentat de studiul de
caz realizat la compania Votrom, studiu care validează aspectele teoretice tratate. Prima parte
a studiului de caz este menită să formeze cititorului o ima gine de ansamblu despre compani a
Votrom și despre activitatea acesteia. Mai apoi, am ales să prezint acele procese care conduc
la problematica planificării și efectuării încasărilor și plăților și care stau la baza creării
sistemului informatic pe care compania îl are implementat. Acest sistem informatic,
personaliza t în funcție de activitatea firmei, este menit să faciliteze și să eficientizeze, după
cum reiese și din ultima parte a celui de -al doilea capitol, în care am analizat și prezentat
efectele post -implementare.

6
CAPITOLUL I . LOCUL ȘI ROLUL SISTEMELOR INFORMATICE
ECONOMICE

I.1. Noțiuni generale cu privire la sistemele informatice economice
Unul dintre domeniile esențiale de studiu, care stă la baza managementului și a administrării
afacerilor îl reprezintă studiul sistemelor informatice, o componentă cu o importanță majoră
în drumul spre succes a unei entități economice.
Potrivit definiției din DEX , aflăm că un sistem informatic este ”știința care studiază
prelucrarea informațiilor cu ajutorul sistemelor automate de calcul .”1
Bulgaru O. def inește sistemul informat ic ca fiind ”un sistem informaț ional care folosește
sisteme, echipamente și conlucrează cu mijloace tehnice (Hard), mijloace programate (Soft),
bade de date, telecomunicații, oameni și procedure.”2
Nu este nevoie ca toți membrii un ei organizații să dețină cunoștințe complexe legate de
domeniul informatic, fiind suficientă conturarea și definirea unor concept generale, precum:
• Concepte de bază ale sistemelor informatic e;
• Tehnologi i;
• Aplicații;
• Mod de dezvoltare .
I.1.1. Conce pte de bază ale sistemelor informatic e
Un sistem înseamnă un grup format din elemente componente care relaționează între ele,
conlucrează la atingerea unui scop comun.

1 Academia Română – Institutul de Lingvistică Iorgu Iordan, Dicționar explicativ al limbii române , Editura
Univers Enciclopedic Gold, București, 2016
2 Bulgaru O., Managementul sistemelor informaționale: note de curs , Editura Tacis, Chișinău, 1998, p.42
Intrări
Procese
Ieșiri
Figura nr. I.1. Reprezentarea unui proces

7
Intrările sunt elemente care intră în sistem pentru a fi prelucrate. Acestea se clasifică în două
mari grupe:
1. Tranzacțiile externe – arată fluxul de operații și procese economice și financiare din
cadrul firmei. În cad rul acestora se situează date care reflectă operațiile de încasări și
plăți;
2. Tranzacțiile interne – reprezintă rezultatele care se obțin în baza unor prelucrări care au
avut loc automat la nivelul sistemului informatic și modifică colecțiile de date din
punct de vedere structural.
Procesul r eprezintă p rocedeele prin care intrările se transformă în ieșiri.
Ieșirile reprezintă elementele care au fost rezultate prin procesul de transformare. Acestea, în
funcție de natura prelucrărilor pe care le -au generat, se împart în două categorii:
1. Ieșiri obținute în baza unor operațiuni de transfer al d atelor, care nu și -au schimbat
conținutul, comparativ cu momentul la care au fost introduse ;
2. Ieșiri obținute în urma unor operații care au la bază calcule algoritmice .

Un sistem informatic este o componentă importantă a sistemului informațional, în care
informația trece printr -un format digital ș i altfel spus, se prelucrează în formă digitală.
Sistemele informatice utilizate corect la nivel de organizație pot duce la maximizarea
profitabilității, economii de resurse și l a diminuarea costurilor.
I.1.2. Tehnologi i
Elementele componente ale unui sistem informatic sunt1:
• Resursele umane – includ utilizatorii și specialiștii;
• Hardware – este compus și face referire la diverse echipamente ;
• Software – este compus și se referă la dive rse programe și diverse procedee;
• Datele – includ elementele care sunt transformate prin activitățile de procesare într -o
mare varietate de produse informaționale dedicate utilizatorilor.

1 Fondul Social European – Programul operational sectorial dezvoltarea resurselor umane 2007 -2013, Utilizarea
sistemelor informatice în business, START UP 4 U, p.4

8
Activitățile dintr -un sistem informatic sunt:
• Introducerea datelor – reprezintă acea activitate care urmărește adunarea și pregătirea
datelor (date despre tranzacțiile comerciale, de exemplu) ;
• Prelucrarea datelor – reprezintă acea activitate care privește organizarea, analiza și
manipularea datelor și preschimbare a lor în operații pentru utilizatori , folosind calcule,
sortări, clasificări, însumări etc.;
• Ieșirea produselor informaționale – reprezintă acea activitate care privește forma sub
care apar inf ormațiile în urma prelucrării, în funcție de doleanțele și cererea
utilizatorilor;
• Stocarea produselor informaționale – reprezintă acea activitate în care datele și
informațiile sunt depozitate într -un mod organizat în vederea utilizării la un moment
dat;
• Controlul concordanței performanțe -standarde .
I.1.3. Aplica ții
Sistemele informatice utilizate la nivel operational sau la nivel de management facilitează
drumul spre îmbunătățirea colaborării la nivel intern, dar și spre obținerea avantajului
competitiv.1
Se poate afirma astfel că sistemele informatice de gestiun e joacă un rol vital în succesul unei
organizații deoarece ele asigură eficiență și suport:
– Eficiență operațională;
– Eficiență managerială ;
– Avantaj competitiv;
– Redactare a planurilor strategice ;
– Sprijin acordat în ceea ce privește desfășurarea proceselor și operațiunilor comerciale;
– Îmbunătățiri aduse la nivel de cultură organizațională .
Mediul de business se identifică astăzi cu un mediu dinamic, aflat într -o continuă schimbare.
Acest lucru a determinat ca sistemele informatice să joace un rol major în acti vitatea
organizațiilor care au drept scot obținerea de profit și performanță.

1 Fondul Social European – Programul operational sectorial dezv oltarea resurselor umane 2007 -2013, Utilizarea
sistemelor informatice în business, START UP 4 U, p. 5

9
I.1.4. Mod de dezvoltare
Dezvoltarea sistemelor informatice se referă la elaborarea sistemelor informatice de gestiune
de către utilizatorii finali cu scopul de a rezolva divers e problematici ridicate la nivel de
organizație.
Sistemele informatice de gestiune asigură un suport de bază în activitățile operaționale și
manageriale, ele putând fi clasificate astfel:
1. Sisteme informatice operaționale , care cuprind:1
a) Sisteme informatice operaționale – au rolul de a prelucra date generate și utilizate în
operațiunile si procesele economic e și de a produce diverse informații pent ru uz
intern, respectiv extern;
b) Sisteme pentru controlul proceselor – vizează controlul proceselor fizice (linii de
producție, fabrici, etc. ) prin intermediul echipamentelor tehnice ;
c) Sisteme cu privire la c olaborarea interorganizațională – se folosesc tehnologii
informatice cu scopul de a asigura comunicarea interdepartamentală și între membrii
unei firme. Scopul co municării și a colaborării vizează creșterea productivității, a
fluxului de informații, a creati vității echipelor dintr -o firmă;
d) Sisteme pentru procesarea tranzacțiilor – sunt orientate spre prelucrarea datelor
rezultate din diversele procese și operațiuni care au loc în cadrul unei organizații
(vânzare, cumpărare, inventariere, etc.) și furnizarea de informații relevante (liste,
situații, rapoarte,etc.) de uz intern și extern.

Prelucrarea datelor cu privire la operațiile tranzacționale se poate face fie prin acumulare într –
o anumită perioadă de timp, fie în timp real. Aceste sisteme informatice au la bază
informațiile încărcate de fiecare utilizator zi de zi și vizează procesarea datelor de rutină care
alcătuiesc circuitul informațional al unei organizați i, cum ar fi: evidența vânzărilor, evidența
plăților, evidența încasărilor, contabilitate operativă etc.

Sistemele pentru procesarea tranzacțiilor sunt folosite mai cu seamă de acea parte a
personalului unei firme care este lipsită de atribuții manageria le. Acești utilizatori nu
obișnuiesc să ia decizii în baza rapoartelor furnizate de sisteme, ele fiind transmise, de obicei,

1 Fondul Social European – Programul operational sectorial dezvoltarea resurselor umane 2007 -2013, Utilizarea
sistemelor informatice în business, START UP 4 U, p. 6

10
către management. Acestea operează cu volume mari de date de detaliu în perioade scurte de
timp. Deoarece informațiile furnizate de sistemele de prelucrare a tranzacțiilor reprezintă un
punct de plecare al sistemelor informatice pentru management și al sistemelor informatice de
fundamentare a deciziilor, acestea trebuie să fie încărcate cu date corecte, la timp și în mod
constant.

Sistemele de acest fel sunt folosite în permanență în companiile care le au implementate
deoarece furnizarea datelor este o activitate constantă și canalizată pe stocarea de date și pe
viteza de prelucrare a datelor.

2. Sisteme informatice pentru management – sunt o categorie de sisteme orientate spre a
oferi suport în fundamentarea deciziilor pentru autoritatea efectivă, pentru management.
Ele asigură sau furnizează o bază de necesități decizionale la nivel strategic, tac tic sau
operațional prin cerere period ică sau când apar necesități.

Sistemele informatice pentru management cuprind:
a) Sisteme informatice pentru activitatea executivă: sunt utilizate cu precădere de nivelul
mediu și de vârf al managementului. Ele oferă în timp real accesul la rapoarte sau
informații relevante și necesare atingerii obiectivelor strategice. Sunt ușor de operat și de
înțeles.
b) Sisteme informatice pentru fundamentarea deciziei : reprezintă o categorie de sisteme
foarte importantă deoarece oferă sprijin informațional interactiv manag ementului în
procesul de luare a deciziilor, ori de câte ori este nevoie.
1.2. Procese economice, modelare și integrare prin platforme integrate
„Procesul economic reprezintă o colecție de activități care preiau una sau mai multe intrări și
creează ieșire, care prezintă valoare pentru client.1”
Pentru a înțelege cât mai bine ce înseamnă un proces și care este modul său de funcționare în
cadrul unei întreprinderi, voi da un exemplu: procesul de comandă – încasare care presupun e
toți pașii urmați, de la trimiterea comenzii de către un client oarecare și până la încasarea
numerarului aferent.

1 Hurbean Luminița, Fotache Doina, Păvăloaia V., Dospinescu O., Platforme integrate pentru afaceri , Editura
Economică, București, 2013, p. 44

11
Particularizăm ușor discuția la termenul de management al procesului pentru a înțelege că
acesta cuprinde atât detaliile tehnico -economice ale proceselor în sine, cât și procesele
propriu -zise. Acestea fiind spuse, trebuie să se înțeleagă faptul că un sistem informatic asigură
o operare eficientă a proceselor economice prin integrarea activităților dintr -o organizație,
îmbunătățește modul de desfășu rare a activităților economice și găsește armonia dintre
software (parte tehnică) și procese.
1.2.1. Ariile funcționale ale unei organizații
Pentru a înțelege ce înseamnă o aplicație E nterprise Resource Planning , este nevoie să
înțelegem foarte bine modul de organizare al unei companii.
Folosim termenul de organizație (afacere, firmă, întreprindere ș.a.) atunci când aceasta oferă
produse sau servicii clienților, în vederea satisfacerii nevoii acestora. Dacă arun căm o privire
profilului de firmă comerciant, spunem despre acesta că vinde clienților individuali bunuri
achiziționate de la producători ori angrosiști. Indiferent de profilul pe care îl are, o companie
are diverse cheltuieli cu obținerea produsului pe ca re îl oferă clientului și în baza căruia
realizează venituri, iar marea majoritate a companiilor urmăresc ca veniturile să depășească
cheltuielile pentru a obține profit.
Funcționarea întreprinderii se concretizează în activități circumscrise mai multor f uncțiuni.
Cunoașterea acestora este necesară, dat fiind faptul că ele se materializează, se dezvoltă
diferit , în funcție de profilul și domeniul de activitate al întreprinderii, influențând organizarea
ei. În evoluția organizației economice din ultimii 30 -40 de ani se observă tendința de integrare
funcțională a activităților, prin înlănțuirea tuturor elementelor unei întreprinderi într -o bază de
date unică .
Spargerea barierelor dintre compartimente (producție, financiar, contabilitate, marketing etc.)
este astăzi o realitate,iar în acest sens, Steve Alter prezintă o structură combinată de tip
procese – funcțiuni a sistemului informațional într -o întreprindere. El delimitează trei categorii
de procese economice1:
1. Procese care solicită eforturi coordonate di n partea mai multor arii funcționale;
2. Procese specifice fiecărui compartiment funcțional;

1 S. Alter, Information System, Benjamin/ Cummings Publishing Co., 1996, pag. 59, citat și de L. Fînaru ,
Contribuții privind sistemele informatice în gestiunea financiară a societăților comerciale , teză de doctorat, Iași,
1999

12
3. Subprocese și activități care se desfășoară în toate ariile funcționale.

Procese economice care solicită eforturi coordonate din partea mai multor
arii funcționale

• crearea unui nou produs
• crearea unui plan de afaceri pentru o acțiune
• îndeplinirea cerințelor consumatorilor/ clienților
Procese economice specifice fiecărui compartiment funcțional
Producție Desfacere și
marketing Cercetare –
dezvoltare Financiar –
contabilitate Resurse
umane
✓ achiziția de
materii prime
✓ fabricarea
produsului
✓ service ✓ identificarea
potențialilor
clienți
✓ studii de piață
✓ identificarea
oportunităților
de piață
✓ promovarea
produselor
✓ urmărirea
vânzărilor ✓ identificarea
de noi metode
de producție
✓ inovații
✓ identificarea
posibilităților
de
îmbunătățire
a produselor ✓ înregistrare
a
tranzacțiilo
r
✓ întocmirea
rapoartelor
financiar –
contabile
✓ identificare
a și plata
taxelor
✓ investiții
✓ diverse
operațiuni
financiare ✓ stabilirea
necesarului
de personal
✓ angajare
✓ pregătire și
dezvoltare
✓ rezolvarea
conflictelor

Subprocese și activități care se desfășoară în toate ariile funcționale

• comunicarea dintre indivizi
• analiza datelor
• motivarea angajaților
• planificarea sarcinilor
• urmărirea modului de desfășurare a activității
• controlul

Tabelul nr. I .1 Procese economice care solicită eforturi coordonate din part ea mai multor arii funcționale1
În cele ce urmează, voi dezvolta două procese, cele mai relevante pentru lucrarea mea de
licență: funcțiunea contabilă, respectiv funcțiunea financiară.

1 Prelucrare după Alter, S ., Information System , Benjamin/ Cummings Publishing Co., 1996,
pag. 60

13
1. Funcțiunea contabilă
Funcțiunea contabilă are în vedere înregistrarea tuturor fluxurilor de numerar, a tranzacțiilor și
raportarea informațiilor de natură financiară ale unei companii. Contabilitatea este ramura
care are în vedere atât bunurile de activ ale companiei, cum ar fi: clădiri, echipamente,
lichidități, cât și bunurile de pasiv sau datoriile acesteia. Contabilitatea furnizează informații
correlate și verificate, fără a lăsa loc de subiectivism. Promovea ză, de asemenea, transparență
și rigurozitate în economie.1 Astfel, sunt înregistrate cu fidelitate toate veniturile și
cheltuielile. Sintetizând toate informațiile înregistrate, contabilitatea oferă periodic rapoarte cu
privire la situația financiară a co mpaniei.
Contabilitatea poate fi privită ca fiind un limbaj al afacerilor , ea fiind un mijloc de
comunicare a informațiilor financiare și operaționale cu privire la activitatea economică a
tuturor celor interesați. Aceasta are ca ”produs” rapoarte și situ ații; rapoartele și situațiile sunt
realizate pentru două categorii principale de ”clienți”, cu nevoi, interese și perspective
diferite:
✓ Prima categorie: este exterioară întreprinderii propriu -zise și este preocupată de
performanțele și puterea financiară a acesteia;
✓ A doua categorie: este interioară întreprinderii propriu -zise și este alcătuită , în linii
mari, din managerii diferitelor niveluri ale conducerii.
Pentru a putea răspunde nevoii și cererii de informații a diferitelor categorii de utilizatori,
vorbim de dualism contabil, adică:
✓ Contabilitate financiară (contabilitate generală/ contabilitate sintetică): asigură cadrul
general al reflectării patrimoniului și are la bază normele unitare prevăzute în Legea
Contabilității și în regulamentele aprobate, având caracter obligatoriu pentru toate
entitătile economice;
✓ Contabilitate managerială (contabilitate de gestiune analitică/ internă): este diferit
alcătuită și organizată de fiecare companie în parte, în funcție de domeniul de
activitate și de necesități. Pentru acest tip de contabilitate sunt aplicate metode de
lucru care pot fi fidel prelucrate prin sisteme informatice de planificare. În acest caz,
resursele care o compun nu sunt numai de natură financiară, ele sunt procese, sisteme
de management, resursa umană, capacități inovative, fidelitatea clienților ș.a. Ac estea

1 H. Bouquin, Contabilitate de gestiune , Tipografia Moldova, Iași, 2004, p. 5, 19

14
pot fi împărțite, spre exemplu, în resurse strategice, competențe fundamentale sau
capital intelectual.
Un modul de contabilitate, aparținând unui program infor matic, este o soluție software
riguroasă, dat fiind faptul că strânge date din mai multe s au chiar din toate modulele unui
program informatic și le integrează sub formă contabilă. Un astfel de modul, dacă este bine
lucrat, are capacitatea de a furniza sistematic și centralizat date financiare și informații
relevante cu privire la poziția econom ico-financiară a firmei sau la rezultatele și evoluția
performanțelor în timp, indiferent de structura, dimenisunea, limba, moneda sau planul de
conturi utilizate de firmă.
Printre funcționalitățile unui modul de contabilitate se numără următoarele1:
• Asig ură acțiunea de definire și urmărire a exercițiilor financiare, respectiv a
perioadeloc contabile;
• Are grijă de securitatea de la nivel contabil și operațional;
• Se poate vizualiza și urmări concomitent un număr mai mare de sisteme contabile sau
bancare, da r fiecare tranzacție se va evalua distinct din punct de vedere contabil,
având la bază contarea;
• Pune la dispoziția utilizatorilor rapoartele uzuale și pe cele legale și reglementate:
bilanț, cont de profit și pierdere, declarație de TVA, fișa de cont, reg istrul -jurnal,
balanța ș.a.;
• Se permite ca datele să fie înregistrate în orice valută sau exprimarea lor într -o
monedă standard și de referință; respectiv, rapoartele se pot emite în orice valută
solicită utilizatorul;
• Datele pot fi structurate în funcție de specificul activității firmei, astfel că se pot
realiza planuri de conturi aferente fiecărui sistem contabil, se pot emite modele de
conturare aferente tranzacțiilor, se pot emite clasificări ale conturilor;
• Datele contabile pot fi importate și/ sau exp ortate pentru obținerea raportărilor
necesare;
• Se poate lucra concomitent în perioade diferite, fie că vorbim de zile, luni sau ani;
• Notele contabile pot fi introduse și manual atunci când situația o cere;

1 http://www.charisma.ro/solutii -si-sisteme -erp/contabilitate , accesat la 15.02.2018

15
• Utilizatorii beneficiază de orice raport în timp r eal;
• Contările de documente sunt realizate în mod automat și vor fi vizibile în rulajele de
conturi;
• Se pot structura în forma dorită de utilizator diverse rapoarte, precum bilanțul, contul
de profit și pierdere, situație cash -flow și pot fi utilizate oric ând și oricum;
• Sistemul ține evidența veniturilor companiei, având integrat managementul riscului.

2. Funcțiunea financiară
Funcțiunea financiară are rol în asigurarea resurselor financiare necesare unei întreprinderi și
în planificarea utilizării acestora. Pentru a înțelege care sunt sursele financiare, voi da câteva
exemple: vânzarea de bunuri și servicii, investiții realizat e de întreprindere, împrumuturi
obținute de la bănci etc. În momentul în care o companie obține bani prin diferitele metode, ea
se poate folosi de aceștia în operațiunile curente și constante, în vederea desfășurării activității
de bază sau îi poate folosi în investiții pe termen lung.
Funcțiunea financiară reunește procesele care determină și asigură resursele financiare
necesare îndeplinirii obiectivelor unei companii cu procesele de utilizare eficientă și
profitabilă a acestor resurse, în scopul obținer ii celor mai favorabile rezultate pe termen mediu
și lung1.
Situațiile financiare reflectă sintetic toate efectele deciziilor trecute ale managementului și
sunt guvernate de reglementări care urmăresc reflectarea justă în contabilitate a fiecărei
tranzacț ii în parte, respectând următoarele principii2:
a) Tranzacțiile sunt înregist rate în contabilitate la valoarea de intrare (valoarea istorică );
b) Doar în cazul în care se depreciază, se poate face ajustarea acestor valori înregistrare;
c) Veniturile și cheltuielile sunt recunoscute la data angajării acestora și nu la data
încasării sau plății lor;
d) Echilibrul periodic între venituri și cheltuieli se realizează prin intermediul reportărilor
(ca de exemplu: rezultatul reportat), amânărilor (impozit pe profi t amânat) sau al
repartizărilor contabile (cheltuieli înregistrate în avans);

1 C. Hurbean , Sisteme informatice pentru man agementul firmei , Edit ura Mirton, Timișoara, 2001, p . 32
2 E. Helfert, Tehnici de analiză financiară. Ghid pentru crearea valorii , Editura BMT, București, 2006, pp. 18,
33

16
e) Reducerile de valoare în cazul deprecierilor se realizează atât prin reducerea valorii
activului respectiv, cât și a profitului (prin intermediul cheltuielii), fiind afectat, de
obicei, nivelul capitalurilor proprii ale companiei.
Aceste reguli contabile lasă o rezervă considerabilă în interpretarea situațiilor financiare
periodice, deci activitățile circumscrise funcțiunii de analiză se concretizează în gestiunea
financiară a com paniei. În timpul derulării procesului de analiză, situațiile financiare, bazele
de date și celelalte surse de informare sunt utilizate pentru a formula concluzii pertinente
despre diferitele perioade, adică despre condițiile trecute/ prezente/ viitoare de derulare a
activității, precum și despre eficiența managementului unei afaceri.
Un modul financiar, aparținând unui sistem informatic, asigură funcționalități în concordanță
cu reglementările interne și de grup, monitorizând în același timp fluxurile de numerar
prezente și viitoare din cadrul unei întreprinderi.
Printre funcționalitățile unui modul financiar se numără următoarele1:
• Creanțele și datoriile clienților sunt ținute sub supraveghere:
– în acest sens, se operează cu fiecare tip de document bancar (chitanță, bon
fiscal, factură fiscală, ordin de plată, CEC, bilet la ordin etc.);
– facturile fiscale pot fi reglate;
– respectându -se regulile de alocare, se fac realocări ale plăților și ale încasărilor,
atât în mod automat, cât și manual;
– există posibilita tea compensăărilor dintre facturi, dintre creanțe și datorii,
parteneri;
– reevaluarea creanțelor în valută se face prin păstrarea cursului inițial;
– sunt gestionate toate plățile și încasările, indiferent de valută și sunt repartizate
în funcție de terți sau documente.
• Se emit rapoarte aferente situației economico -financiare a companiei;
– rapoarte care evidențiază situația economico -financiară;
– rapoarte aferente necesităților și specificului firmei;

1 http:// www.charisma.ro/solutii -si-sisteme -erp/financiar/”Financiar ” accesat la data de 16.02 .2018

17
– rapoarte diverse care sintetizează creanțele și datoriile; el e pot fi organizate și
structurate pe parteneri, pe agenți comerciali, pe diverse perioade, pe diverse
locații, pe produse, în funcție de doleanțele și specificul entității economice.
• Tendințele evoluției economico -financiară sunt identificate și analizate :
– se pot colecta sau prelucra date de intrare, istorice;
– pot fi efectuate calcule ale indicatorilor economico -financiari, raportați la
specificul companiei, pe diferite perioade;
• Plățile aflate la data scadentă sunt generate automat, respectându -se modalitățile de
plată dorite de utilizator;
• Asigură un grad simplificat de comunicare interdepartamentală;
• Asigură prelucrarea și raportarea plăților și încasărilor la orice valută, respectându -se
cursul valutar aferent zilei în care are loc procesul, dar și diferențele de curs;
• Asigură concordanță între conturile de încasări și plăți cu care operează compania,
fiind posibile acțiunile de import -export a datelor;
• Asigură acțiunea de stingere a avansurilor de plăți și încasări prin facturile ulterior
emise.
1.2.2. Locul și rolul sistemului informatic în departamentul financiar -contabil
Sistemele informatice moderne, de mare viteză, încep să existe după ce calculatoarele s -au
răspândit în lumea afacerilor. La un nivel mai particular, sistemele informatice contabile încep
să existe odată cu dotarea cu mijloace de informatică a facturării și a altor operații contabile
aferente. La nivelul oricărei entități economice, culegerea datelor, prelucrarea lor și
obținerea rezultatelor se fac:
– conform unor proceduri organizatorice în concordanță cu legislația în vigoare
(structura și componența planului de conturi);
– conform unor proceduri organizatorice în concordanță cu regulamentul de ordine
interioară, stabilit diferit și în mod particular de fiecare entitate economică în parte
(stabilirea persoanei căreia îi sunt delegate anumite sarcini, precum și modul și timpul
de îndeplinire a acestora).
Revenind la figura Figura nr. I.1. Reprezentarea unui proces , aceasta are relevan ță și în acest
caz. Intrările se constituie din date preluate din documentele justificative, ele fiind procesate
în vederea obținerii de informații pentru planificare, decizii și control.

18
Figura nr. I.2. Fazele distincte ale
funcționării unui sistem1
Documentele financiar -contabile se clasifică în funcție de rolul lor și de modul de întocmire
astfel2:
• documente justificative – de evidență primară
• registrele contabile – de evidență contabilă
• situațiile financiare – documente de sinteză și raportare
Înregistrearea în contabilitate se poate face pentru fiecare document sau din documentele
centralizatoare care curpind date de ac eeași natură. Rezultatul prelucrărilor financiar -contabile
este destinat ca suport pentru anumite procese decizionale. A se reține că ”o aceeași
informație poate fi percepută cu valori diferite pentru persoane diferite. Aceia care sunt
specializați în cont abilitate dau importanță mai mare rapoartelor financiare mai mult decât cei
ce nu au o asemenea pregătire”3.
Informațiile și datele de prelucrat trebuie să aibă anumite caracteristici pentru a evita
incertitudinea sau adoptarea unor decizii eronate. Acest ea sunt4:
• inteligibilitatea: datele și informațiile să fie ușor de înțeles și de interpretat;
• relevanța: scoaterea în evidență a acelor aspecte care să fie relevante în luarea
deciziilor;
• credibilitatea: datele și informațiile să nu conțină erori semnific ative, să nu fie
tendențioase sau părtinitoare;
• comparabilitatea: să existe posibilitatea ca datele și informațiile să poată fi comparate
prin elemente comune.

1 S.A., Simkin, M.G., Bagranoff, Nancy A. – Core Concepts of Accounting Information Systems, John Wiley &
Sons Ltd, Moscove, 2003, p.6
2 Teaciuc, M, ș.a., Bazele Co ntabilității, Editura Eurostampa, Timișoara, 2000, p . 97
3 Hawker, A., Security and Control in Information Systems: A Guide for Business and Accounting, Routledge,
2000, p. 14
4 Teaciuc M., s.a., Bazele Contabilității , Editura Eurostampa, Timișoara, 2000, p. 7-8
Intrări
Prelucrări
Rezultate
Date provenite din surse interne
sau externe Sortare. Or ganizare. Calcul Date/ informații pentru
decidenți interni/ externi

19
Un sistem informatic de planificare și efectuare a încasărilor și plăților este un subsi stem al
sistemului informatic general. Acesta adună date și informații de la celelalte subsisteme cu
care interacționează și interinfluențează. Pentru ca interacțiunea și interinfluențarea să poată fi
corecte, subsistemele componente trebuie să înțeleagă legăturil e dintre ele și tipurile de
informații care circulă în sistem.

Figura nr. I.3. Subsisteme informaționale organizate în funcție de activitățile din cadrul unei entități economice1
Un astfel de sistem informatic care are în vedere încasările și plățile se ocupă atât de
colectarea de informații financiare, cât și non -financiare. Colectarea și prelucrarea rezultatelor
financiare au drept scop obținerea rezultatelor, mai exact a datelor ș i informațiilor, destinate
clienților interni (alte departamente și pozițiile de conducere) și clienților externi (investitori,
creditori, diverse instituții, furnizori).
Se cunoaște faptul că fiecare departament al unei companii (comercial, juridic, fina nciar –
contabil) adună un bagaj de date și informații pe care și le furnizează reciproc. Partea mai
puțin fericită la acest mod de lucru este că, adesea, apar diverse erori precum dublarea sau
pierderea datelor. Acest lucru a determinat companiile să apelez e la integrarea tuturor
proceselor desfășurate într -o bază mare de date. Producătorii de soluții software au dezvoltat
aplicații care integrează toate aceste procese într -un singur program informatic. Această
integrare permite utilizatorilor, indiferent di n ce departament provin, să aibă acces în timp real
la informații necesare în luarea deciziilor, planificare sau control2.

1 I. Lungu, G. Sabău, M. Velicanu, ș.a., Sisteme informatice. Analiză, proiectare și implementare, p. 21
2 S.A. Moscove, M.G. Bagranoff, A. Nancy, Core Concept of Accounting Information Systems , John Wiley &
Sons Ltd, Moscove, 2003

20
Un sistem informatic de planificare și efectuare a încasărilor și plăților are drept roluri
principale:
• furnizarea de informații cu privire la venituri și cheltuieli;
• urmărirea clienților;
• urmărirea facturilor care au ajuns la data scadentă, dar care nu s -au încasat ;
• urmărirea fluxului de numerar ;
• calculul costurilor ș.a.
Componența unui sistem informatic de planificare și efectuare a încasărilor și plăților
Operațiile cu privire la fluxurile de numerar care se realizează prin intermediul sistemelor și
aplicațiilor informatice trebuie să răspundă anumitor problematici legate de evidența
financiar -contabilă a operațiilor pe conturi. Aces t lucru se realizează prin colectarea datelor și
informațiilor necesare din documentele de intrare, stocarea și prelucrarea acestora, în vederea
obținerii rezultatelor financiare. Prelucrarea se poate face atât manual, când o persoană în
poziție parcurge ș i operează fiecare document în parte, cât și automat, prin tehnologii
periferice de intrare conectate la sistemul informatic.

Figura nr. I.4. A ctivitățile unui sistem informatic de planificare și efectuare a încasărilor și plăților1
Figura de mai sus prezintă un circuit de activități care au loc la nivelul subsistemului
financiar -contabil, respectând întocmai fazele de funcționare ale unui sistem: intrări – procese
– ieșiri, astfel:

1 Ramona Vasilescu, Sisteme informatice de contabilitate, Editura Eurostampa, Timișoara, 2008, p. 12

21
➢ Intrările sunt reprezentate de documentele justifica tive care provin din mai multe părți,
de la clienții și furnizorii interni și externi;
➢ Procesele sunt reprezentate de operațiile contabile și fluxurile de numerar care au loc
în cadrul departamentului. Operațiile cu privire la documentele de intrare justif icative
se referă la notarea pe documente a conturilor în care urmează să fie înregistrare
operațiile economice (proces cunoscut și sub denumirea de contare). Printre aceste
documente se numără: facturi de intrare, facturi emise, note de intrare -recepție/N IR,
ordine de plată, foi de depunere, foi de vărsământ, bonuri de consum, CEC, bilete la
ordin, chitanțe ș.a.
➢ Ieșirile sunt reprezentate rapoartele și situațiile care rezultă în urma contării/
procesării/ analizei documentelor anterior enumerate. Rapoartel e și situațiile care se
obțin în urma operațiilor financiar -contabile pot fi atât balanțe, bilanț, jurnale de TVA,
registrul jurnal, cât și rapoarte personalizate după cerințele și întrebările destinatarilor,
adică a reprezentanților altor departamente sa u a conducerii.
În primul subcapitol am enumerat elementele care compun un sistem informatic, însă în cele
ce urmează voi particulariza această temă la nivelul financiar -contabil. Astfel, elementele care
stau la baza unui sistem informatic care privește f luxurile de numerar trebuie să corespundă
proceselor economice care se desfășoară la acest nivel și să trateze dependența reciprocă
dintre acestea1:
a) Hardware – este formată din mijloacele tehnice de stocare și prelucrare a datelor,
mijloace printre care a mintim: calculatoare, dispozitive de telecomunicații, etc.
b) Software – este formată din acele programe și aplicații care stau la baza funcționării
sistemelor informatice economice. Printre acestea se numără aplicațiile de tip ERP,
programele contabile, prog ramele de editare text de tip Office, etc.
c) Comunicație – este formată din echipamentele tehnologice folosite pentru transmiterea
de date și informații între părțile care compun sistemul informatic.
d) Bază științifică și metodologică – este formată din ”metod ologiile, metodele și
thenicile de realizare a sistemelor informatice”2.
e) Baza informațională – este formată din fluxurile de date și informații care urmează a fi
supuse proceselor.

1 Ramona Vasilescu, Sisteme informatice de contabilitate, Editura Eurostampa, Timișoara, 2008, p. 13 -14
2 I. Lungu, G. Sabău, M. Velicanu, Sisteme informatic e. Analiză, proiectare și implementare, Editura
Economica, București, 2003, pag. 23

22
f) Utilizatorii – este formată din persoanele care utilizează efectiv soluția informatică.
Utilizatorii se împart în două categorii: cei care utilizează și beneficiază efectiv de
utilitatea unei astfel de aplicații și programatorii, adică cei care concep și se ocupă de
buna funcționare și de mentenanța aplicației.
g) Cadrul organizato ric – este componenta formată din legislația în vigoare și de
regulamentul de ordine interioară, specific fiecărei entități economice în parte.
Anexa la Ordinul nr. 58/23 ianuaire 2003 face precizia că: ”În condițiile utilizării sistemelor
informatice fina nciar -contabile este necesar să fie respectate Criteriile minimale privind
programele informatice utilizate în domeniul financiar -contabil , prevăzute de Ordinul
ministrului de finanțe nr. 425/1998, cu modificările ulterioare” și ”Contribuabilii pot edita
formularele cu regim special cu ajutorul tehnicii de calcul, în condițiile prevăzute la art. 2 din
Ordinul ministrului de finanțe nr. 1.177/1998 privind apl icarea prevederilor art. 1 alineatele 4
și 10, aparținând de Hotărârea Guvernului nr. 831/1997”.1
I.2.3. Diagramele – limbaj universal pentru crearea sistemelor informatice
Sistemele informatice care facilitează operațiunile financiare care au loc și se întâmplă la
nivel de organizație au la baza creării lor numeroase mecanisme atât informatice , cât și
economice. Ambele părți sunt indispensabile pentru funcționarea optimă a aplicațiilor, iar cei
ce le creează trebuie să cunoască procesele care se întâmplă în ambele cazuri și interacțiunea
dintre ele (chiar dacă ei sunt specialiști mai mult pe lat ura informatică).
După cele studiate de mine, am tras concluzia că cel mai evident punct în care cele două
domenii, adică economia respectiv informatica, se intersectează în procesul creării
programelor, este reprezentat de diagrame , cunoscute și sub denu mirea de vederi . După cum
sunt definite în Dicționarul Explicativ al Limbii Române, diagramele sunt reprezentări grafice
care au rolul de a facilita înțelegerea unor demonstrații, fenomene, corelații etc.2
Diagramele (sau vederile) reprezintă de fapt un l imbaj universal care se poate folosi pentru
realizarea sistemelor informatice și care este compus din abstractizări accesibilitatea anumitor
structure complexe și pentru informaticienii nespecial izați în domeniul pentru care se creează

1 Vasilescu R., Sisteme informatice de contabilitate, Editura Eurostampa, Timișoara, 2008 , p. 14
2 https://dexonline.ro/definitie/diagram%C4%83 , accesat la 28.05.2018

23
sistemul informatic1. Diagramele conțin o serie de elemente, cum ar fi: clasa, interfața, cazul
de utilizare, colaborarea, nota, iar acestor elemente le sunt asociate reprezentări grafice.
La baza sistemelor informatice focusate pe încasări și plăți stă un număr foarte mare d e
diagrame, acestea putând sta la baza întocmirii facturilor, a stării unei facturi, a primirii
comenzilor și nenumărate alte procese care se întâmplă într -o companie.
La un nivel mai particular se vorbește despre diagramele de flux a documentelor. Acestea sunt
folosite pentru a reprezenta prelucrările, drumul pe care îl parcurg documentele din momentul
în care ele intră în sistem și până ce îl părăsesc . Diagramele care privesc documentele trebuie
să arate tot ceea ce se petrece cu acestea în cadrul unui si stem, ca de exemplu unde trebuie să
ajungă un document, cine îl emite, cui îi este destinat, ultimul loc în care a fost utilizat ș.a.
Pentru ca sistemele informatice de gestiune să funcționeze cât mai corect este nevoie ca cei ce
le crează să întreprindă a numite acțiuni: să identifice utilizatorii care sunt implicați în circuitul
documentelor, să identifice detalii legate de toate tipurile de documente utilizate într -o
anumită entitate economică și să transpună toate informațiile acumulate în format electro nic.
Diagramele de flux a documentelor evidențiază, sub formă grafică, circuitul pe care acestea îl
parcurg, după cum am menționat mai sus. Un mod de a reprezenta grafic o astfel de diagramă
poate fi observat în figura următoare2:

Figura nr. I.5. Diagramă de flux a documentelor

1 Ramona Vasilescu, Sisteme informatice de contabilitate, Editura Eurostampa, Timișoara, 2008, p. 37
2 Idem , p. 55

24
Se poate observa cum acest tip de diagramă arată, precum o hartă, toate interacțiunile care au
loc între părțile componente ale sistemului. Diagramele sunt direct proporționale cu entitățile
economice pentru care ele sunt c reate: cu cât o entitate economică este mai complexă, cu atât
va crește și complexitatea diagramei. Diagramele complexe se întâlnesc și sub denumirea de
diagrame detaliate de flux a documentelor, iar detaliile cuprind informații referitoare la1:
• momentul în care un document este emis sau recepționat și utilizatorii implicați;
• modificarea (fie prin adăugare, fie prin ștergere) a conținutului;
• manipularea și deplasarea documentelor, ca de exemplu transmiterea între
departamente, fără a fi întreprinse acțiuni cu reflectare în contabilitate);
• verificarea corectitudinii unui document;
• staționarea unui document;
• arhivarea unui document;
• distrugerea sau anularea unui document ș.a.
I.3. Abordarea teoretică a documentelor justificative
Documentele justificative sunt documente financiar -contabile cu caracter obligatoriu, în baza
cărora sunt înregistrate elementele care de activ și de pasiv, care formează patrimoniul firmei.
Aceste elemente sunt împărțite pe categorii diverse, așa cum solicită posturile din bilanțul
contabil.2 Documentele justificative sunt grupate în funcție de obiectul operațiunii
economico -financiare în diverse categorii. Prin intermediul Codului Fiscal sunt stabilite forma
și ce trebuie să conțină fiecare document.
Enumerarea și prezentarea documentelor justificative care stau la baza încasărilor și plăților3:
Avizul de însoțire a mărfii este un document contabil cu o utilizare complexă, care însoțește
marfa dintr -un loc în alt loc, atât în cadrul unității de la o subunitate la altă subunita te, cât și în
relația client -furnizor și stă la baza întocmirii facturii fiscale. Acest document este reglementat
și aprobat prin O.M.E.F. nr. 3.512/ 2008 ș i prin O.M.F.P. nr. 2.226/ 2006. Indiferent de
situația pentru care se întocmește avizul de însoțire a mărfii, este necesar să se menționeze pe
document cauza, mai puțin în cazul bunurilor cedate cu titlu gratuit, care nu necesită factură

2 http://www.conta.ro/dictionar_online_documente%20justificative.html , accesat la 29.05.2018
3 http://www.conta.ro/dictionar.php , accesat la 04.06.2018

25
fiscală. Ca o acțiune ulterioară expedierii mărfurilor în baza avizului, este necesară întocmirea
facturii fiscale af erente, care trebuie emisă cel târziu la data de 15 a lunii următoare întocmirii
avizului.
Utilizarea avizului de însoțire a mărfii cunoaște avantajul că acest document poate însoți
marfa, fără ca factura să fie întocmită în momentul livrării.
În ceea ce p rivește procesele destinate livrărilor pe bază de aviz, înregistrarea în contabilitate
se face astfel:
➢ Livrare pe bază de aviz :
– 418 ”Clienți -facturi de întocmit” = 707 ”Venituri din vâ nzarea mărfurilor” la
valoarea încasării
În ceea ce privește procesele destinate primirii mărfurilor pe bază de aviz, înregistrarea în
contabilitate se face astfel:
➢ Primirea mărfurilor pe bază de aviz de însoțire:
– 371 ”Mărfuri” = 408 ”Furnizori -facturi nesosite” la valoarea plății
Factura fiscală reprezint ă acel document contabil care este emis de către o persoană juridică,
respectiv furnizor , către o altă persoană fizică sau juridică, respectiv client cu scopul de a
certifica vânzarea/ cumpărarea de mărfuri sau prestarea de servicii și în baza căruia se va
deconta contravaloarea celor achiziționate. Acest document trebuie să cuprindă informațiile
prevăzute în art. 155 alin(8) din Legea nr. 571/2003 apa rținând de Codul Fiscal și ținându -se
cont de modificările și completările ulterioare. Facturile fiscale sunt ținute în evidența fișelor
contabile ale clienților, în cazul celor emise și respectiv ale furnizorilor, în cazul celor primite.
Utilizarea factur ii fiscale cunoaște avantajul că acest document poate circula atât pe suport de
hârtie, cât și în format electronic, astfel că transmiterea facturior prin mijloace electronice
grăbește procesele de încasări și plăți.
În ceea ce privește procesul de emitere a facturii fiscale, înregistrarea în contabilitate se face
astfel:
➢ Emiterea facturii fiscale:
– 4111 ”Clienți” = % la valoarea încasării
418 ”Clienți -facturi de întocmit”
4427 ”TVA colectată”

26
În ceea ce privește procesul de primire a facturii fiscale, înreg istrarea în contabilitate se face
astfel:
➢ Primirea facturii fiscale:
– % = 401 ”Furnizori” la valoarea plății
408 ”Furnizori -facturi nesosite”
4426 ”TVA deductibilă”
Factura proformă reprezintă acel document similar cu facture fiscal și care este trimis unui
client sau unui potential client în avans. A se cunoaște faptul că nu generează obligații de
plată și nici nu reprezintă un document care se înregistrează în contabilitate. Acest d ocument
se emite în vederea vânzării unori bunuri sau prestării unor servicii, cu scopul informării
clientului vis -a-vis de produs, preț și caracteristici principale, dar și a efectuării plății de către
acesta, ulterior urmând și emiterea facturii fiscale. Factura proformă nu are valoare fiscală, nu
este reglementată de legislația din România, deci nicio parte nu o va înregistra în contabilitate
sau în declarațiile fiscale. Ea trebuie să cuprindă aproximativ aceleași elemente pe care le
cuprinde și o factur ă fiscală, iar în momentul în care se achită contravaloarea ei, se poate
spune că un cumpărător plătește în avans contravaloarea produsului aferent facturii fiscale ce
urmează a fi întocmită.
Emiterea de facturi proforme cunoaște avantaje , precum1:
✓ beneficiarul primește în avans informații despre produsul pe care intenționează să îl
achiziționeze ;
✓ contravaloarea produselor se poate încasa în avans ;
✓ pentru furnizor poate însemna o cheie de siguranță în ceea ce privește încasările;
✓ scade numărul factur ilor storno și a celor anulate în urma răzgândirii clientului;
✓ promovarea unor produse;
✓ nu presupune nicio obligație a clientului față de emitent.
Chitanța este un document financiar -contabil prin care se justifică înregistrarea numerarului
în casă (depune re de numerare, încasare, plată). Acest document justificativ se întocmește
pentru fiecare operațiune în parte în două exemplare, se semnează de personalul unei entități
pentru primirea sumeri și se arhivează în departamentul financiar -contabil pentru 5 an i. Spre

1 https://www.contzilla.ro/emite -o-factura -proforma -si-redu-riscul -de-stornare -anulare -a-facturii -finale/ , accesat
la 04.06.2018

27
deosebire de factura fiscală, în acest caz nu se acceptă stornări, corecturi sau ștersături. Acest
document este reglementat și aprobat prin O.M.F.P. nr. 2634/ 2015.
Utlizarea chitanței cunoaște avantaje , precum :
✓ reprezintă o modalitate de încasar e foarte rapidă de numerar și nu necesită un termen
lung de așteptare pentru decontările bancare și intrarea în posesia banilor;
✓ nu există comisioane de plătit;
✓ se emite după ce banii au fost încasați în numerar.
Utlizarea chitanței cunoaște dezavantaje , precum:
✓ necesită o mai mare atenție și vigilență din partea casierului care lucrează în mod
direct cu numerar;
✓ necesită investiții în case de marcat și în sisteme de securitate;
✓ există anumite restricții, cum ar fi plafonul de 5.000 de lei, emiterea de chitanțe către
persoane fizice.
În ceea ce privește procesele destinate încasărilor pe bază de chitanță , înregistrarea în
contabilitate se face astfel:
➢ Încasare în numerar:
– 5311 ”Casă în lei” = 4111 ”Clienți” la valoarea încasării
În ceea ce privește procesele destinate încasărilor pe bază de chitanță, înregistrarea în
contabilitate se face astfel:
➢ Plată în numerar:
– 401 ”Furnizori” = 5311 ”Casă în lei” la valoarea plății
Bonul fiscal este un document financiar -contabil emis de casa de marcat cu scopul de a atesta
contravaloarea bunurilor care au fost vândute cu amănuntul ori contravaloarea serviciilor
prestate. Bonul fiscal a fost reglementat și aprobat prin OUG 28/1999 cu privire la obligația
operatorilor economici de a utiliza case de marcat electronice aprobate prin HG nr. 479/2003,
respectiv modificările ulterioare aduse prin Hotărârea nr. 804/2017.
Utilizarea bonului fiscal cunoaște avantajul de a servi ca document justificativ de deducere
TVA, cu condiția ca furnizorul să menționeze pe bo n condul de înregistrare în scopuri de
TVA a clientului, utilizând aparatul de marcat electronic fiscal.
În ceea ce privește procesele destinate încasărilor pe bază de bon fiscal , înregistrarea în
contabilitate se face astfel:

28
➢ Încasare în numerar:
– 5311 ”Ca să în lei” = 4111 ”Clienți” la valoarea încasării
În ceea ce privește procesele destinate încasărilor pe bază de bon fiscal , înregistrarea în
contabilitate se face astfel:
➢ Plată în numerar:
– 401 ”Furnizori” = 5311 ”Casă în lei” la valoarea plății
Biletul la ordin este unul dintre cele mai importante instrumente de plată prin care o
persoană, care poartă denumirea de emitent/ subscriitor , se obligă să plătească o sumă de
bani, reprezentând contravaloarea unor bunuri sau servicii, către o altă persoană, numită
beneficiar la o dată scadentă sau la ordinul acesteia. Pentru ca emiterea unui bilet la ordin să
fie posibilă, este nevoie ca între emitent și beneficiar să existe un raport juridic.
Utlizarea biletului la ordin cunoaște avantaje , precum :
✓ dacă instrumentul ajunge la data scadentă și nu este încasat, este posibilă punerea în
executare pe cale silită;
✓ în cazul în care emitentul nu are a coperire la bancă, acest lucru nu este o infracțiune;
✓ reprezintă un instrument prin care beneficia rul se poate simți în siguranță;
✓ poate fi girat mai departe de beneficiar.
Utlizarea biletului la ordin cunoaște dezavantaje , precum :
✓ banca poate refuza decontarea biletului, în cazul în care emitentul nu are acoperire;
✓ completarea biletului la ordin necesită un grad ridicat de atenție, dat fiind faptul că o
dată înscrisă incorect atrage după sine refuzul băncii de a deconta contravaloarea
înscrisă.
În cee a ce privește vânzarea pe bază de bilet la ordin , înregistrarea în contabilitate se face
astfel:
➢ Acceptarea biletului la ordin, având o anumită scadență:
– 413 ”Efecte de primit de la clienți” = 4111 ”Clienți” la valoarea de încasat
➢ Încasarea biletului la ordin depus la bancă și ajuns la scadență:
– 5121 ”Conturi la bănci în lei” = 413 ”Efecte de primit de la clienți” la valoarea
încasării
CEC -ul este unul dintre principalele instrumente de plată prin care o persoană numită
trăgător emite CEC -ul prin care dă instrucțiune unei bănci cu care lucrează, banca numindu –

29
se tras, să pună la dispoziția unei alte persoane numită beneficiar o anumită sumă de bani,
reprezentând contravaloarea unor bunuri sau sevicii achiziționate. Beneficiarul poat e folosi
instrumentul pentru a încasa contravaloarea înscrisă sau îl poate gira mai departe pentru a -și
stinge o datorie. Emiterea unui CEC presupune ca trăgătorul să aibă la bancă disponibilul
bănesc, cunoscut și sub denumirea de provizion sau acoperire, necesar pentru efectuarea
plății, dar presupune și existența unei convenții cu banca cu privire la emiterea de cecuri.1
Utlizarea CEC -ului cunoaște avantaje , precum :
✓ reprezintă cel mai puternic instrument de plată, din punct de vedere al siguranței
benefi ciarului;
✓ poate fi girat mai departe de către beneficiar.
Utlizarea CEC -ului cunoaște dezavantaje , precum :
✓ în cazul în care un trăgător emite un CEC, dar fără a avea acoperire, acest fapt
constituie o infracțiune;
✓ completarea și circuitul cecului reprezintă acțiuni mai complicate, complexe și care
necesită un grad ridicat de atenție;
✓ utilizarea cecului este un proces costisitor, fiind pe suport de hârtie.
În ceea ce privește vânzarea pe bază de CEC, înregistrarea în contabilitate se face astfel:
➢ Primirea instrumentului:
– 5112 ”CEC -uri de încasat” = 4111 ”Clienți” la valoarea încasării
➢ Încasarea contravalorii CEC -ului:
– 5121 ”Conturi la bănci în lei” = 5112 ”CEC -uri de încasat” la valoarea încasării
Cambia reprezintă un instrument de plată prin care o persoană, cunoscută sub denumirea de
trăgător, cere unei alte persoane, cunoscută sub denumirea de tras, să achite o anumită sumă
și la o anumită dată celui ce poartă denumirea de beneficiar.
Utlizarea cambiei cunoaște avantaje , precum :
✓ beneficiarul are dreptul de a stinge pe baza cambiei alte obligații pe care le are, girând
instrumentul spre persoana în cauză;
✓ înlocuiește circuitul de numerar;

1 http://blog.avocatoo.ro/ce -este-cambia -cecul -biletul -la-ordin -cum-le-folosim -si-care-sunt-riscurile , accesat la
04.06.2018

30
✓ furnizorul îi poate oferi clientului posibilitatea de a achita marfa la un anumit interval
de timp în care cel din urmă își poate procura banii prin vânzarea mărfii sale, în acest
caz cambia îndeplinind funcția de instrument de credit.
Utlizarea cambiei cunoaște dezavantaje , precum :
✓ cambia nu înlocuiește numerarul;
✓ datoriile sunt stinse doar temporar prin intermediul acestui instrument.
În ceea ce privește vânzarea pe bază de cambie, înregistrarea în contabilitate se face astfel:
➢ Acceptarea plății prin intermediul cambiei:
– 413 ”Efecte de primit de la clienți” = 4111 ”Clienți” la valoarea încasării
➢ Încasarea cambiei care a ajuns la scadență:
– 5121 ”Conturi la bănci în lei” = 413 ”Efecte de primit de la clienți” la valoarea
încasării
Ordinul de plată este un instrument de plată prin care o persoană, care poartă numele de
ordonator , dă unei bănci dispo ziția pentru a plăti o sumă de bani spre o altă persoană, care
poartă numele de beneficiar , în vederea stingerii unei obligații bănești a ordonatorului față de
beneficiar.
Utlizarea ordinului de plată cunoaște avantaje , precum :
✓ Siguranța cu privire la fapt ul că banii ajung în contul bancar și nu sunt expuși unor
riscuri precum frauda sau furtul;
✓ Plățile pot fi efectuate atât la ghișeul băncii, cât și online;
Utlizarea ordinului de plată cunoaște dezavantaje , precum :
✓ Dacă numerarul vine dintr -o altă bancă, p ot apărea întârzieri;
✓ În funcție de anumite criterii precum destinație, valoare ș.a., banca poate reține
comisioane.
În ceea ce privește încasarea prin ordin de plată , înregistrarea în contabilitate se face astfel:
– 5121 ”Conturi la bănci în lei” = 4111 ”Clienți” la valoarea încas ării
În ceea ce privește achitarea prin ordin de plată, înregistrarea în contabilitate se face astfel:
– 401 ”Furnizori” = 5121 ”Conturi la bănci în lei” la valoarea plății

Extrasul de cont este un document justificativ întocmit și emis de bancă și care este suma
tuturor tranzacțiilor efectuate de către client în baza unui cont pe care îl deține. Extrasul oferă

31
informații legate de soldul curent al contului, plățile care s -au efectuat, respectiv încasările
intrate în cont, dar și detalii legate de valoare, dată și oră, proveniență, beneficiar și
documente justificative. Documentul stă la baza tuturor înregistrărilor contabile care se fac în
contul 512 și este singurul care justifică cu exactitate înregistrările aferente acestui con t.
Utilizarea extrasului de cont cunoaște avantaje , precum:
✓ este singurul document care atestă cu exactitate tranzacțiile operate prin bancă;
✓ înregistrările contabile a tranzacțiilor operate prin bancă se pot face doar în baza
acestuia;
✓ poate fi emis oricâ nd beneficiarul are nevoie de el.
Bonul de consum este un document financiar -contabil care atestă ieșirea din magazie a
materiilor prime și a materialelor necesare procesului de producție, fiind acel document care
justifică înregistrarea pe cheltuieli a co nsumului. Acesta trebuie întocmit în două exemplare,
dintre care unul rămâne atașat în carnetul de bonuri de consum, iar celălalt servește
operațiunilor contabile.
În ceea ce privește descărcarea din gestiune a produselor vândute, evidența ținându -se la
prețul de achiziție , înregistrarea în contabilitate se face astfel:
➢ Descărcarea din gestiune a produselor vândute:
– 607 ”Cheltuieli privind mărfurile” = 371 ”Mărfuri”
În ceea ce privește eliberarea bonului de consum pentru produse care se utilizează în activitate
proprie , înregistrarea în contabilitate se face astfel:
➢ Eliberare bon de consum pentru produse utilizate în activitatea proprie:
– 6028 ”Cheltuieli privind alte materiale consumabile” = 3028 ”Alte materiale
consumabile”
Borderoul este un document centralizator care se întocmește pentru a înscrie date legate de
mărfuri, acte, materii prime și materiale ș.a.
Utilizarea borderoului cunoaște avantajul de a avea centralizate și organizate diverse date și
facilitează deci accesul spre infor mare, atunci când situația o cere.
Nota de intrare și recepție, cunoscută și sub abrevierea de NIR, este un document justificativ
care se întocmește pentru a atesta recepția bunurilor pe baza documentului de livrare care
însoțește transportul (factură fisc ală și/ sau aviz de însoțire a mărfii). Cel mai întâlnit caz în
care se folosește este în situația în care la recepția bunurilor se constată diferențe.

32
Utilizarea notei de intrare și recepție cunoaște avantaje , precum:
✓ facilitează procesul intern de veri ficare a concoranței dintre comezi și facturile finale;
✓ în cazul în care se constată diferențe sau bunuri care nu sunt în conformitate cu
standardele, documentul ajută în procesul de retur la furnizor.
Utilizarea notei de intrare și recepție cunoaște dezav antaje , precum:
✓ necesită un timp îndelungat de întocmire;
✓ greșelile de introducere a datelor pe NIR pot avea efecte negative asupra costurilor.

33

CAPITOLUL II. STUDIU PRIVIND CREAREA UNUI SISTEM
INFORMATIC DE PLANIFICARE ȘI EFECTUARE A ÎNCASĂRILOR
ȘI PLĂȚILOR DIN CADRUL COMPANIEI S.C. VOTROM S.R.L.

II. 1. Profilul și caracteristicile companiei S.C. Votrom S.R.L.
Societatea comercială în cadrul căreia mi -am realizat partea practică a lucrării de licență se
numește Votrom, având forma jur idică de societate cu răspundere limitată. Cu sediul stabilit
în județul Bihor, localitatea Oradea, Piața Emanuil Gojdu, societatea își desfășoară activitatea
începând cu anul 2004, potrivit Legii 26/1990 privind societățile comerciale, cu modificările
și completările ulterioare, în conformitate cu legile române ști în vigoare. Compania este
înscrisă la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul Bihor, sub numărul de
ordine J5/889/2004, funcționând în baza certificatului de înmatriculare și în baz a statutului
adoptat la constituire.
Societatea Votrom rămâne fidelă domeniului de activitate inițial – 467 – Comerț cu ridicata
specializat al altor produse, activitatea principală fiind, conform reclasificării (Ordin
337/2007) Caen – 4671 – Comerț cu rid icata al combustibililor solizi, lichizi și gazoși și al
produselor derivate . Astfel, după 14 ani, compania a dobândit o vastă experiență pe o piață cu
o dinamicitate ridicată, cum este cea a produselor energetice, creându -și și consolidânu -și
totodată ide ntitatea.
În prezent, compania numără mai mult de 30 de angajați cu contract de muncă pe perioadă
nedeter minată, o parte dintre aceștia având și studii superioare . Media de vârstă a resursei
umane este de 35 de ani.
În ceea ce privește sectorul în care activează compania S.C. Votrom S.R.L., vorbim despre
industria petrolieră, mai exact comerțul cu combustibili, un sector complex și generos. Aria de
acoperire a pieței este una largă, principalii clienți venind din rândul transportatorilor interni
și inter naționali, agricultori, stații peco private, construcții, instituții de stat ș.a. Printre
principalele atribute care caracterizează clienții Votrom se numără seriozitatea, punctualitatea,
bonitatea (capacitatea de plată), bune practici în comunicare și nu în ultimul rând,
transparența, după cum afirmă administratorul companiei, Tulvan Olimpia: ” În timp, ne -am

34
dezvoltat portofoliul de clienți, fiind astăzi unul mult mai diversificat și încercăm în
continuare să menținem relații strânse cu acei parteneri care să corespundă și să se afle în
concordanță cu cerințele pe care Votrom le are: ritmicitate, transparență, seriozitate și
bonitate. În procesul de selectare al clienților și de gestionare a livrărilor, apelăm la control și
verificare a situației financiare pe care aceștia o au .1”
Concurența în domeniu este una acerbă, având în vedere că Votrom se confruntă cu marile
companii petroliere de rang internațional, precum: Mol, OMV, Lukoil, Rompetrol etc., dar și
de rang național, precum: Oscar Downstream, însă acest lucru nu este altceva decât o
motivație pentru o continuă dezvoltare.
În timp, Votrom și -a diversificat și mărit portofoliul de produse și servicii, care numără azi
următoarele:
✓ Motorină Euro 5
✓ Motorină Super
✓ Benzină Cor 95
✓ Benzină Cor 98
✓ Combustibil termic lichid ușor sau greu
✓ Bitum 50/70 sau 70/100
✓ Păcură 40/45
✓ Păcură Light Fuel Oil
✓ AdBlue
✓ Rezervoare combustibil
✓ Transport
✓ Soluții de depozitare
✓ Construcții benzinării mobile
II. 2. Organizarea firmei
S.C Votrom S.R.L are o structură organizatorică de tip piramidal, care se împarte pe diverse
departamente . Modul de organizare al firmei reprezintă și un factor cheie al conduc erii, dat
fiind faptul că acesta determină într -o oarecare măsură performanța, eficiența și avantajul
competitiv al societății. Se consideră că o structură organizatorică eficientă și bine pusă la

1 http://www.votrom.ro/ , accesat la 15.03.2018

35
punct conduce la creșterea motivării angajaților, la dorința acestora de a se implica activ în
rezolvarea problemelor și deschide căi spre atingerea obiectivelor.
Conform DEX -ului, aflăm că un departament este o sub unitate a unei companii și este
condusă de un adjunct. Nevoia de împărțire a activității pe departamente a apărut pentru
Votrom în timp, concomitent cu creșterea activității și a numărului de angajați. Tr eptat,
societatea avea nevoie de o organizare tot mai riguroasă, ajun gând azi să numere următoarele
departamente:
1. Administrator
2. Director General
3. Comercial, subdivizat în:
3.1. Compartiment licitații
3.2. Transport
3.3. Agenți comerciali
3.4. Achiziții
4. Financiar – contabil
5. Juridic

Figura nr. II.1. Organigrama companiei Votrom
După cum se observă și în organigrama companiei, activitatea este clar divizată și distribuită
funcțiunilor care o compun. Cu toate că principalul avantaj al acestui mod de diviziune este o
mai bună organizare, care duce la o viziune de ansamblu integrată, apare și un dezavantaj Administrato
r
Director
general
Oficiu Juridic Contabil șef
ContabilȘef serviciu
comercial
AchizițiiAgenți
comercialiȘef transport
ȘoferiCompartimen
t licitații

36
problematic: îngreunarea fluxului de informații între angajați. Acesta este și unul dintre
principalele motive care a dus la implemetarea unui sistem informatic.
În cele ce ur mează, voi face o scurtă descriere a departamentelor, pentru a înțelege rolul, locul
și modul în care se interinfluențează.
Administrator: se referă la persoana care conduce și supraveghează activitatea în ansamblul
ei. După finalizarea procesului de înfii nțare, administratorului unei societăți îi revine cea mai
importantă obligație, aceea de a asigura gestiunea și controlul activității societății. Acesta
trebuie să facă toate operațiunile cerute pentru a îndeplini obiectul societății, în limitele
prevederi lor actului constitutiv și al deciziilor asociaților1. Fiind poate persoana cel mai mult
inetersată de bunăstarea activității desfășurate de întreaga companie, este și cea mai
responsabilă și dedicată. Dacă ar fi să fac o descriere a administratorului de l a S.C. Votrom
S.R.L., aș spune că este acea persoană în mâinile căreia stau cele 5 funcții ale
managementului, și anume: pr eviziunea, organizarea, coordonarea, antrenarea și controlul.
Director general : se referă la persoana căreia îi sunt delegate activitățile decizionale cu
privire la definirea și formularea politicii economico -sociale și gestionarea eficientă a
resurselor de care dispune societatea (materiale, financiare, umane, de timp și informaționale),
în vederea reali zării obiectivelor stabilite2. Fiind unul din cei doi asociați de la S.C. Votrom
S.R.L., este de asemenea o persoană cu o responsabilitate ridicată.
Comercial : departamentul comercial este și cel mai extins în cazul companiei Votrom. În
mod general, acesta vizează gestionarea produselor care fac obiectul activității în ceea ce
privește prețul, furnizorii, calitatea, discounturi, calculul prețurilor de vânzare care conțin și
transportul, astfel încât să existe echilibru între profitabilitate și satisfacerea nevoilor
clienților, ofertarea spre noi clienți, răspândirea pe noi piețe sau identificarea de noi
oportunități pe piață.
➢ Compartimentul de transport este o subdiviziune a departamentului comercial, care
include șeful de transport, responsabil de buna fun cționare a autovehiculelor aflate
în patrimoniul companiei și de respectarea normelor legislative cu privire la
circulația pe drumurile publice, în trafic intern de mărfuri. În cazul de față, vorbim

1 https://www.avocatnet.ro/articol_43814/Care -imi-sunt-obliga%C8%9Biile -ca-asociat -sau-administrator -de-
SRL-%C8%99i -ce-mi-se-poate -intampla -dac%C4%83 -nu-mi-le-indeplinesc.html , accesat la 05.05.2018
2 http://www.portalcodulmuncii.ro/fisa -de-post-director -general -societate -comerciala -24551.htm , accesat la
05.05.2018

37
de un șef de tra nsport în atenția căruia stau 12 cisterne și 8 autoturisme mici, dar și
de 15 șoferi, în responsabilitatea cărora intră preluarea și livrarea mărfii, în
conformitate cu normele impuse.
➢ Compartimentul de achiziții este format din acea persoană care are rolul de a
contacta furnizorii în vederea ne gocierii prețurilor pentru mărfurile care urmează a
fi comandate, de a aproxima și comunica spre departamentul financiar -contabil
valoarea plăților care trebuie achitate, dar și de a se asigura de faptul că fiecare
client va primi produsul pe care îl cere și cu caracteristicile dorite.
➢ Compartimentul de licitații este format dintr -un singur angajat, responsabil de
partea de licitații. Acesta trebuie să fie actualizat în permanență la licitațiile pentru
produsele care alcătuiesc catalogul de produse al companiei Votrom, cât și la
modificările care apar în cadrul li citațiilor deja active. Tot în subordinea lui este
delegată responsabilitatea de a parcurge cu atenție documentația oferită de fiecare
autoritate contractantă în parte și de a transmite conducerii informațiile și detaliile
relevante.
➢ Agenții comerciali se ocupă de redistribuirea produselor care alcătuiesc catalogul
de produse Votrom, de ofertare spre partenerii actuali, cât și spre alți posibili
clienți. Printre aceștia se numără și responsabilul de logistică, care are rolul de a
organiza comenzile și livr ările cât mai eficient.
Financiar -contabil : departamentul financiar – contabil este alcătuit din patru contabili .
Consider acest departament ca fiind unul dintre cele mai importante. Printre atribuțiile
persoanelor care formează acest departament de numără : organizarea și desfășurarea în
conformitate cu dispozițiile legale a activității financiar -contabile, urmărirea evoluției
indicatorilor financiari, atât a firmei, cât și a partenerilor, întocmirea documentelor de
planific are financiară, asigurarea remun erațiilor personalului, raportarea periodică a
veniturilor și cheltuielilor ș.a.
Juridic : departamentul juridic este format dintr -un singur membru, care este responsabil de
desfășurarea activităților în concordanță cu normele legale în vigoare și, în acela și timp, de
consilierea compartimentelor și membrilor firmei sub aspect juridic. Îi sunt delegate sarcini
care vizează redactarea și negocierea clauzelor contractuale cu partnereii, verificarea și a
docmuentelor din punct de vedere al legalităț ii sau repre zentarea juridică a firmei1.

1 http://legislatiamuncii.manager.ro/a/2741/fisa -de-post-consilier -juridic.html , accesat la 05.05.2018

38
II.3. Flux al documentelor și al procese lor organizaționale
În partea teoretică a prezentei lucrări am făcut o trecere prin punctul de interacțiune dintre
cele două domenii indispensabile în crearea sistemelor informatice de planificare și efectuare
a încasărilor și plăților, adică a domeniului economic și a celui informatic, dar și prin
diagramele de flux a documentelor. Urmează ca în partea de studiu de caz să prezint acest flux
al documentelor în cadrul companiei Votrom.
În cazul de față, documentele care stau la baza fluxului de numerar la compania Votrom sunt:
• Factura fiscală
• Factură proformă
• Avizul de însoțire a mărfii
• Biletul la ordin
• CEC -ul
• Ordin de plată
• Extras de cont
• Nota de intrare și recepție
• Borderou
Toate aceste documente mai sus enumerate sunt parte și dau nuanță activităților de bază ale
companiei: comerțul cu ridicata al combustibililor solizi, lichizi și gazoși și al produselor
derivate. Comerțul cu ridicata, cunoscut și sub denumirea de comerț en -gros, reprezintă
activitatea desfășurată de comercianții care cumpără produse în cantități sau volume mari în
scopul revânzării acestora în cantități sau volume mai mici către alți comercianți sau
utilizatori profesionali și colectivi.1
Pe baza comenzilor plasate de clienții companiei Votrom se estimează cantitățile de produs
care urmează a fi comandate de la furnizori, după compararea și alegerea prețului cel mai bun.
Furnizorii (Mol, Rompetrol, Lukoil, Petrom ș.a.) pun la dispoziția com paniei liste de preț
aferente depozitelor de incărcare , iar în baza acestor liste compania alege cele mai eficiente
căi de organizare a comenzilor și livrărilor . Comenzile că tre furnizori se plasează electronic .
Furnizorul întocmește o factură proformă , conținând cantitatea comandată , prețul, depozitul

1 https://legeaz.net/dictionar -juridic/comert -cu-ridicata -de-gros, accesat la data de 04.06.2018

39
de încărcare, precum și caracteristicile produsului și deschide accesul spre încărcarea mărfii
numai după efectuarea plății contravalorii înscrise pe aceasta.
În momentul în care marfa este încărcată, se emi te un aviz de însoțire a mărfii, pe baza căruia
se întocmește și factura, care a fost achitată în baza facturii proforme . Marfa este încărcată în
cisternele aflate în patrimoniul companiei Votrom, aceasta deținând o flotă de 12 cisterne prin
care asigură și servicii de transport. Cisternele permit livrarea combustibililor în condiții de
maximă siguranță, în scopu l de a îndeplini nevoile și așteptările clienților. Necesitatea
achiziționării de cisterne în cadrul Votrom a apărut ca o consecință a dezvoltării societații, a
creșterii volumului tranzacționat. Astfel, odată cu a chziționarea cisternelor si creș terea
parcului auto, societatea poate gestiona simplu și rapid comenzile .
Marfa încărcată se redistribuie unui număr mai mic sau mai mare de clienți, în funcție de
cantitățile comandate. Ordinea în care se fac livrările spre clienți este stabilită de către
departamentul de logistică, în așa fel încât costurile cu tr ansportul să fie cât mai mici. Pe
măsură ce marfa este descărcată, se întocmesc avizele de însoțire a mărfii care respectă
cantitățile de combustibil date de ceasurile electronice cu imprimantă și de debitmetru , adică
acea instalație cu care este dotată fiecare cisternă în parte și care măsoară debitul de fluid care
curge prin conducte .1 Instalația funcționează în baza autorizației eliberate de către Institutul
Național de Metrologie – INM.
În cazul prestării serviciului de livrare a combustibililor pot apărea problematici precum
modificarea volumului și a densității , avâ nd în vedere temperaturile ridicate din timpul verii.
Pentru a veni în rezolvarea acestei probleme, Codul Fiscal și reglementările legislative în
vigoare impun ca în domeniul comerțului en -gros de produse energetice – carburanți, livrările
să fie efectuate și facturate în unitățile de măsură litri 15⁰C (temperatura de 15⁰C este
temperatura standard de referință pentru țara noastră) sau tone, dat fiind faptul că accizele
datorate statului sunt reglementate pentru a fi calculate în acest fel. Astfel, se înțel ege de ce
societatea a investit în echipamentele mai sus menționate , adică în ceasuri electronice cu
imprimantă de ultimă generație și debit metre , tocmai pentru a evita discuțiile legate de
diferențele dintre litri reali și litri la 15⁰C. Investițiile în a ceste tehnologii au fost făcute de
Votrom pentru a oferi acuratețe și transparență în ceea ce privește cantitățile livrate către
clienți. Aceste ceasuri cu impriman te electronice frunizează pe suport de hârtie, la fiecare
descărcare, către fiecare client, cantitățile de combustibil exprimate în litri la 15⁰C,

1 https://dexonline.ro/definitie/debitmetru , accesat la 04.06.2018

40
temperatura ambient și transformă litri la 15⁰C în litri reali, astfel încât clientul are opțiunea
de a-și face recepția în ori care dintre cele două varian te.
În ceea ce privește organizarea și gestionarea activităților mai sus prezentate, o mare
contribuție o are departamentul de logistică al firmei. Principalele atribuții care le revin
angajaților din acest departament sunt următoarele:
Gestionarea c elor d ouă parcuri auto . Primul parc auto este compus din cele 8 autoturisme mici
destinate activităților de deplasare la instituții diverse și delegațiilor care au loc la nivel
național. Al doilea parc auto este compus din cele 12 cisterne. Votrom a ales să inve stească în
autocamioane – cap tractor – noi, marca Volvo, considerând că echipamentele noi prezintă
avantajul garanției, iar costurile cu întreținerea și reparațiile sunt mai mici. În anii anteriori
acestei decizii, Votrom a experimentat situații nefoavora bile în care un cap tractor vechi, pe
parcursul unui an, avea periodic nevoie de revizii și reparații la costuri mari și, în același timp,
staționarea în service crea blocaje în distribuția către clienți a comenzilor. Compania și -a
selectat de -a lungul tim pului parteneri – furnizori de servicii de reparație și întreținere – care
răspund cu proptitudine la toate nevoile de reparații, în așa fel încât timpul de staționare sau
blocare pentru reparații a cisternelor și a autovehiculelor mici să fie unul cât mai scurt.
Organizarea achizțiilor și distribuțiilor de marfă în cel mai eficient mod . Mai exact, angajatul
trebuie să analizeze prețurile și depozitele furnizor și să le aleagă pe cele mai optime.
Redistribuirea de carburant este gândită în așa fel încât o c isternă plină s ă descarce la clienții
situați în apropiere unul de celălalt, astfel încât costurile de transport să fie cât mai mici,
gradul de uzură al cisternelor să fie cât mai redus și la fel în ceea ce privește energia șoferilor.
Mai mult decât atât, trebuie acordată o mare atenție acelor clienți care plasează comenzi, dar
nu au achitat facturile ajunse la data scadentă, în sensul de a -i determina să opereze plățile
înainte de a ben eficia de o nouă livrare de combustibil.
O altă subdiviziune importantă din cadrul Votrom o constituie licitațiile publice , de care se
ocupă unul dintre angajații companiei. În cadrul licitațiilor, firma participă și la vânzări
directe, dar se preocupă în special de licitațiile electronice care au drept scop încheierea de
contracte pe perioade mai lungi. Toată această activitate se desfășoară online, pe site -ul
www.e -licitatie.ro , unde firma deține un cont de oferta nt. Dat fiind faptul că autoritățile
contractante sunt reprezentate de companii de stat, termenele de plată sunt mai mari decât cele
obișnuite, undeva la 60 -75 de zile și de multe ori ele sunt depășite, iar acest lucru
dezechilibrează cash -flow-ul companie i. În aceste situații se calculează penalități în

41
concordanță cu clauzele contractuale. Votrom obișuiește să solicite CEC sau bilet la or din
pentru o mai mare siguranță în ceea ce privește încasările. Este de menționat faptul că, în
cazul licitațiilor publ ice, analiza documentației și respectarea ei în cel mai mic detaliu este un
aspect foarte important, în caz contrar costurile fiind destul de mari.
După cum am arătat în începutul studiului de caz, port ofoliul de produse nu se rezumă la
combustibili, acesta conține și alte bunuri și servicii care au fost introduse treptat, în urma
unor studii de piață făcute de Votrom. Ceea ce diferă legat de aceste produse este faptul că
mărfurile sunt achiziționate cu plata la termen, f iind nevoie să se țină o evidentă a facturilor
furnizor cu valorile de achitat și cu data scadentă , astfel încât plățile să fie făcute în timp util .
O situație aparte o reprezintă vânzarea rezervoarelor în care se depozitează combustibilul, în
sensul că Vo trom oferă posibilitatea plății acestora în rate . Numărul de rate este negociat
înainte de semnarea contractului, iar dacă clauzele contractuale sunt respectate de client,
Votrom oferă discounturi la combustibilul achiziționat în perioada pe care se întind ratele
aferente rezervoarelor. În această situație , la întocmirea facturii fiscale se precizează faptul că
valoarea totală se împarte într-un anumit număr de rate, după cum au negociat părțile,
respectiv data la care se așteaptă încasarea primei rate, urm ând ca plata celorlalte să se facă
succesiv, la 30 de zile.
Pe baza avizelor emise la descărcare se întocmesc facturi care sunt trimise clienților și care
urmează a fi achitate la prețurile și termenele negociate la momentul plasării comenzii și
inserate pe factură . Procesul de întocmire a facturilor este unul migălos și care necesită o
atenție deosebită, dat fiind faptul că datele introduse diferă la fiecare document în parte. În
acest sens, este de menționat faptul că prețurile practicate dif eră de la un client la altul.
Criteriile care stau la baza prețurilor oferite se referă la cantitatea de produs care se dorește a
fi achiziționată, termenul de plată stabilit, bonitatea, locul de livrare, dar și istoricul clientului
în ceea ce privește se riozitatea cu care tratează relația client -furnizor (î n cazul clienților vechi)
sau rezultatele analizei economico -financiare (în cazul potențialilor viitori clienți). Pentru a
evita și a diminua numărul de experiențe neplăcute în ceea ce privește încasare a contravalorii
mărfurilor vândute, Votrom optează și pentru utilizarea biletului la ordin și a CEC -ului ca și
instrumente de plată . Așa cum am arătat în primul capitol al prezentei lucră ri, aceste
instrumente oferă furnizorului un grad de siguranță mult m ai ridicat în ceea ce privește
promisiunea clienților de a se obliga să plătească contravaloarea facturilor , în limitele
negocierilor trasate. Aceste documente sunt ținute și operate în evidențele contabile ale

42
companiei, iar înainte de termenul scadent su nt completate bordero ri, liste formate din două
exemplare, dintre care un exemplar va rămâne la bancă alături de instrumentele anterior
menționate, așteptându -se încasarea contravalorii acestora la data scadentă înscrisă pe
documente, iar cel de -al doilea exemplar se păstrează alături de extrasele bancare.
Documentele justificative, odată intrate în posesia companiei, vor servi la întocmirea notei de
intrare și recepție și notei de recepție și constatare diferențe (acolo unde este cazul), după
care urmează a fi operate în contabilitate și păstrate la dosar.
În ceea ce privește procesele destinate plăților, acestea se efectuează prin ordine de plată prin
bancă, înregistrarea în contabilitate făcându -se as tfel:
➢ Achitarea prin ordin de plată:
– 401 ”Furnizori” = 5121 ”Conturi la bănci în lei” la valoarea plății
În ceea ce privește procesele destinate încasărilor, acestea se efect uează fie prin bilete la ordin
, CEC -uri, având scadența la o anumită data, fie prin ordine de plată prin bancă, înregistrarea
în contabilitate făcându -se astfel:
➢ Acceptarea biletului la ordin, având o anumită scadență:
– 413 ”Efecte de primit de la clienți” = 4111 ”Clienți” la valoarea de încas at
➢ Încasarea biletului la ordin depus la bancă și ajuns la scadență:
– 5121 ”Conturi la bănci în lei” = 413 ”Efecte de primit de la clienți” la valoarea
încasării
➢ Încasarea prin ordin de plată:
– 5121 ”Conturi la bănci în lei” = 4111 ”Clienți” la valoarea înc asată
După cum se observă în înregistrările contabile de mai sus, atât încasările cât și plățile sunt
ținute în evidența contului 5121 ”Conturi la bănci în lei” , acesta fiind singurul cont de
înregistrare a fluxurilor de numerar în cazul de față, dat fiind faptul că Votrom nu operează cu
bon fiscal sau chitanță, deci cu 5311 ”Casă în lei” , dat fiind faptul că obiectul de activitate
4671, conform Codului Fiscal, nu permite încasarea în numerar, bon fiscal sua chitanță, strict
prin bancă . Cu ajutorul acestui cont bifuncțional (contul își poate finaliza activitatea fie cu
sold final creditor, fie cu sold final debitor) se ține evidența disponibilităților în lei aflate în
conturi la bănci, a sumelor în curs de decontare, dar și a mișcării acestora. În debitul co ntului
5121 ”Conturi la bănci în lei” se înregistrează sumele încasate, iar în creditul aceluiași cont se

43
înregistrează sumele achitate, astfel că soldul creditor reprezintă creditele primi te, iar soldul
debitor reprezintă disponibilitățile în lei.
În ceea ce privește achizițiile, Votrom are și câteva contracte încheiate cu furnizori străini, iar
în această situație plățile se efectuează tot prin ordine de pl ată prin bancă, însă în valută. În
această situație este important să se țină cont de diferențele de schimb valutar, care pot fi în
favoare sau în defavoarea companiei, înregistrarea în contabilitate făcându -se astfel:
➢ Achitarea prin ordin de plată în cazul în care cursul valutar aferent zilei în care se face
plata este mai mare decât cel aferent zilei în care s -a livrat marfa:
– % = 5124 ”Conturi la bănci în valută” la valoarea plății
401 ”Furnizori”
665 ”Cheltuieli cu diferențele de curs valutar”
➢ Achitarea prin ordin de plată în cazul în care cursul valutar aferent zilei în care se face
plata este mai mic decât cel aferent zilei în care s -a livrat marfa:
– % = 5124 ”Conturi la bănci în valută” la valoarea plății
401 ”Furnizori”
765 ”Venituri din diferențele de curs valutar”

II.4. Necesitatea implementării sistemului informatic
Tot acest circuit și flux de activități oferă o imagine de ansamblu spre ceea ce dorește a
integra un sistem informatic pentru a facilita și a organiza munca în cadrul firmei. Când se
pune problema implementării unui sistem, furnizorul, cel care creează aplicația, trebuie ca mai
întâi să se pună în temă cu modul de desfășurare a activităților companiei. La fel s -a întâmplat
și în procesul de implementare a sistemului informatic la Votrom.
Printr -o analiză de diagnostic, compania Votrom a identificat cauzele care au generat
necesitatea implementării unui ERP. Întreprinderea nu utiliza nici un astfel de sistem integrat,
ci utiliza aplicații comune, ca de exemplu Microsoft Office Excel sau SmartBill – modulul de
facturare . Odată cu creșterea a ctivității societății, referindu -mă aici la: creșterea volumului
vânzărilor, a numărului de clienți, a numărului de angajați și a investițiilor, compania se lovea
tot mai des de probleme acute, precum dispersarea datelor, imposibilitatea accesării datelor în
timp real și în mod centralizat, consumul unei cantități foarte mari de timp pentru întocmirea
rapoartelor sau ineficiență în comunicarea interdepartamentală.

44
După cum am arătat în subcapitolul anterior, procesele care stau la baza companiei sunt
numero ase, iar activitatea este complexă. În consecință, în anul 2015, când societatea avea
puțin peste un deceniu de la data înființării, managementul decide să apeleze la o soluție
informatică pentru gestionarea activității în creștere, o aplicație de tip Ente rprise Resource
Planning, implementată de compania SoftZone – ISOt op Enterprise. Costul implementării a
fost de 2.500 € pentru fiecare modul. Pe lângă costurile asociate implementării programului se
adaugă și costul de 50 € lunar, care reprezintă costul de mentenanță. Mentenanța se referă la
totalitatea operațiilor de întreținere și reparație ale unui sistem tehnic.1 Modulele se referă la
părțile componente și principale ale aplicației și care sunt asociate, în linii mari,
departamentelor diverse ale firmei . Votrom optează pentru următoarele:
• Parteneri
• Financiar
• Gestiune
• Resurse umane
• Transport
ISOtop Enterprise este un sistem informatic integrat de g estiune și management, care vine să
ofere soluții eficiente pentru problemele legate de automatizarea activităților interne ale
organizației , asta indiferent de domeniul de activitate, mărime sau complexitate. Sistemul are
integrate dintre cele mai eficiente tehnici și instrumente de red ucere a costurilor și de creștere
a eficienței: Lean Manufacturing, respect ive PDCA (Plan, Do, Check, Act)2. ISOtop
Enterprise oferă, cum probabil face majoritatea furnizorilor din domeniu, facilități precum
cele enumerate în partea teoretică la partea de funcționalități ale modulelor contabil și
financiar.
Pentru a familiariza cititorul cu aplicația, voi prezenta câteva imagini și moduri de operare din
cadrul companiei, asta în ceea ce privește planificarea și efectuarea încasărilor și plăților. În
primul rând, mai jos se poate observa ecranul principal al aplicației, ceea ce se vede imediat
după logare:

1 https://dexonline.ro/definitie/mentenan%C8%9B%C4%83 , accesat la 14.05.2018
2 http://www.softzone.ro/download/Prezentare -ISOtop -Enterprise.pdf , accesat la 15.05.2018

45

Figura nr. II.2. Ecran principal ISOtop Enterprise
În ceea ce privește plățile , acestea aparțin de submodulul Achiziții , compus din facturile
furnizor și lista plăților.

Figura nr. II.3. Ecran submodul achiziții
După cum am spus, Votrom optează pentru marea majoritate a cazurilor la plata în avans a
furnizorilor, pe bază de factură proformă. În acest caz, facturile furnizor se înregistrează în
program pe măsură ce sunt primite și la fel în ceea ce privește plățile, a stfel se poate urmări
situația pentru o anumită perioadă de timp sau se po t face previziuni viitoare în baza
înregistrărilor făcute până la momentul prezent. Excepție de la plata în avans o fac celelalte
produse, care în general se plătesc la un termen de 30 de zile. În acest caz, după ce facturile
sunt introduse, aplicația ține în evidență data la care trebuie operate plățile și înștiințează
utilizatorul în acest sens. O observație importantă este faptul că programul condiționează
înregistrarea facturilor furnizor de contracte deja existente și introduse.

46

Figura nr. II.4. Ecran plăți furnizor/ angajat
Nu în ultimul rând, aplicația poate fi utilizată și în procesul de salarizare. Respectând
fiscalitatea și legislația în vigoare, la care sistemul este actu alizat mereu, este asigurat cal culul
și plata la timp a salariilor, în funcție de fiecare angajat în parte.
În ceea ce privește încasările , acestea aparțin de submodulul Vânzări , compus din lista
facurilor clienți, a încasărilor, a înregistrărilor și a proformelor.

Figura nr. II.5. Ecran submodul vânzări
În primul rând, unul dintre angajații departamentului financiar -contabil este responsabil de
întocmirea facturilor client pe baza avizelor de însoțire a mărfii pentru fiecare vânzare în
parte. Facturile astfel emise sunt trimise în mod automat de aplicație prin e -mail, pentru ca
acestea să ajungă în cel mai scurt timp posibil la clienți. Sistemul facilitează foarte mult
procesul de emitere al facturilor, însă tot necesită atenție din partea utilizatorului la
introducerea sau selecta rea prețurilor, a produse lor, a termenelor de plată și a agentului de
care a efectuat vânzarea , care diferă de la un client la altul.

47

Figura nr. II.6. Ecran emitere facturi client
Concomitent cu emiterea facturilor, programul ține în evidentă sumele care trebuiesc încasate
de la fiecare client în parte și data scadentă a fiecărei facturi. Având în vedere acest lucru,
agenții de vânzări sunt atenționați cu privire la facturile care urmează să ajungă la data scadentă.
Aceștia trebuie să informeze clienții în acest sens și să gestio neze livrările viitoare în funcție de
bonitatea cumpărătorului.
Pe măsură ce clienții fac plata facturilor, iar contravaloarea acestora se vede în contul bancar al
societății, se înregistrează în program fiecare încasare, specificându -se banca în care s -a operat,
data și valoarea plătită, urmând și procesul de stingere a facturii care s -a achitat . Pe baza acestor
înregistrări se poate urmări măsura în care un client respectă data scadentă și se pot face
previziuni viitoare în acest sens.

Figura nr. II.7. Ecran înregistrare încasări
Țin să fac din nou precizarea că există un număr de clienți care garantează plata prin emiterea
de bilete la ordin sau CEC -uri ca instrumente de plată, iar evidența acestora este, de asemenea
ținută prin aplicație. Înregistrarea unui astfel de document se face în concordață cu clientul și

48
factura pentru care este emis, specificându -se data la care trebuie să apară încasarea în contul
bancar al companiei.
Nu în ultimul rând, o parte fo arte importantă o reprezintă rapoartele care se emit pe baza
înregistrărilor făcute. Un raport poate conține informații și date diverse, utilizatorii având
posibilitatea de a jongla cu filtrele existente. Spre exemplu, la începutul fiecărei zile, agenții
pot printa raportul cu încasările neefectuate și care au ajuns sau au depășit data scadentă cu
scopul de a lua măsuri în acest sens, respectiv, conducerea poate obține situații pentru fiecare
agent de vânzări în parte, dar și numeroase alte rapoarte și situ ații menite să stea la baza unui
mod de acțiune sau a unor decizii.

Figura nr. II.8. Ecran raport încasări/ plăți neefectuate
Un punct slab al aplicației îl reprezintă faptul că aceasta nu are integrat și modulul de
contabilitate, astfel că procesle trebuiesc operate și într -un alt program contabil, numit Saga și
este necesar să se verifice cât mai des concordanța datelor dintre ce le două sisteme, importul
și exportul de date nefiind posibil între cele două.
II.5. Efecte imediate și efecte pe termen lung
Efecte imediate
Un prim efect resimțit de management, în urma implementării aplicației, a fost rezistența și
neîncrederea unor ang ajați în soluția ERP. Administratorul companiei afirmă: ”Aplicația a
fost construită în așa fel încât să se poată urmări în timp real activitatea angajaților, lucru care
nu este neaparat pe placul agenților de vânzări, care sunt acum mult mai bine controla ți.
Aceștia acuzau inițial aplicația: Noi nu suntem specialiști IT sau clienții nu înțeleg această
abordare! ”

49
Efecte pe termen lung
Efectele pe termen lung sunt cele care au început să se vadă ulterior, la finele perioadei de
implementare și adaptare la noua aplicație, iar ele reflectă adevărata utilitate a programului.
Timp câștigat. Rapoartele prelucrate și generate de fiecare utilizator s -au concretizat în timp
câștigat în favoarea altor activități. Spre exemplu, în departamentul comercial, agenții
folosesc acest timp pentru ofertare către alți potențiali clienți sau pentru creșterea volumului
vândut. Dacă inițial întocmirea unui raport necesita un număr mai mic sau mai mare de ore, în
funcție de complexitatea acestuia, acum aplicația îl pune la dispozi ție în timp real. Pentru o
companie aflată în expansiune, sistemele manuale încetinesc desfășurarea operațiunilor și a
proceselor și influențează negativ fluxul de numerar. Spre exemplu, emiterea facturilor pentru
clienți poate dura destul de mult și conco mitent va fi afectată și perioada de încasare a
creanțelor.
Siguranță. Când deții un sistem de tip ERP înseamnă automat că deții un sistem de facturare
eficient, un sistem de urmărire a încasărilor, dar și multe alte verigi cu un rol bine definit:
„Abordân d situația în complexitatea ei, îmi simt business -ul consolidat și în siguranță.”
Durata de încasare a creanțelor . Acest indicator se referă la numărul de zile necesar pentru
încasarea creanțelor de la terți. Se dorește ca aceasta să fie mai mică de 30 de zile și să scadă
treptat, de la o perioadă la alta . La mai puțin de 2 ani de la implementarea programului
informatic, durata medie de încasare a creanțelor s -a reduc cu 1.6 zile. Valoarea cu care a
scăzut indicatorul nu este mare, însă trebuie avut în vede re și faptul că firma a încheiat
contracte cu companii de stat care cer prelungirea termenelor de plată. Olimpia Tulvan,
administrator la S.C. Votrom S.R.L. susține, vis -a-vis de tema încasărilor faptul că ”Încasarea
creanțelor într -un timp cât mai scurt î ți facilitează drumul spre noi investiții, conduce la
scăderea costurilor cu finanțările, la dobânzi bancare mai mici, la încadrarea în plafoane credit
furnizor alocate clienților.”
Durata de achitare a furnizorilor. Acest indicator se referă la numărul d e zile necesar pentru
plata furnizorilor. Se dorește ca acest indicator să fie mai mare decât durata de încasare a
creanțelor . Pentru că una dintre strategiile companiei Votrom este contractarea și achitarea în
avans a cantităților mari de combustibili, în vederea obținerii și îmbunătățirii discounturilor,
valoarea indicatorului a rămas aproximativ constantă de la o perioadă la alta, fiind de 23 de
zile. În orice caz, un sistem ERP facilitează și această verigă prin sistematizare și

50
automatizare, iar prin rapoartele pe care le genereazaă, se pot monitoriza permanent plățile pe
diverse perioade sau operatori, asigurându -se o viziune de ansamblu.
Îmbunătățire cash -flow. Cash -flow-ul, întâlnit în economie și sub denumirea de flux de
trezorerie/de numerar/de di sponibilități, înseamnă diferența dintre intrările și ieșirile de
numerar efectuate într -un exercițiu financiar. Acesta poate fi înțeles ca fiind sângele într-o
afacere. Până ca o companie să poată vorbi efectiv de îmbunătățirea cash -flow-lui în urma
imple mentării unui sistem ERP este necesar să urce integral informațiile în sistem, să utilizeze
rapoarte potrivite și, mai ales, să le direcționeze corect și constant. Am aflat de la managerul
companiei faptul că Votrom a pus un mare accent pe cash -flow încă d e la începutul
desfășurării activității pentru a ușura cât mai mult situația fluxurilor de numerar. Un cash -flow
problematic înseamnă, printre altele, prelungirea termenelor de plată a salariilor, amânarea
plăților către furnizori, creditori, investitori, utilizarea la limită a liniei de credit ș.a. Un sistem
informatic vine să trateze aceste problematici prin oferirea unei imagini clare asupra fluxului
de disponibilități, prin planificarea plăților și estimarea încasărilor sau prin faptul că oferă
posibili tatea de a analiza situațiile financiare anterioare.
Rapoarte. Un sistem informatic de tip ERP oferă acces în timp real la o gamă largă de
rapoarte care să răspundă cerințelor operatorilor. ”În activitatea noastră, o mare importanță o
au cifrele. Ele ne in dică procesul evolutiv și stau la baza deciziilor viitoare. Un sistem
informatic de gestiune face ceea ce tocmai ne interesează, și anume pune datele în ordinea
solicitată, furnizând informații necesare adoptării deciziilor diverse.”
Profitabilitate. Un sistem ERP, implementat comform nevoilor unei companii, o plas ează pe
calea creșterii profitabilității. Acest lucru reiese și în cazul companiei Votrom. Am observat,
după o analiză periodică a documentelor contabile, o creștere a profitabilității de 8% di n
momentul implementării, creștere care este dovedită tocmai de efectele mai sus enumerate.

51
Concluzii și propuneri

Ajunsă la finalul prezentei lucrări, vreau să concluzionez prin a afirma că parcurgând în
detaliu această temă, conștientizez și mi -am adus lărmuriri suplimentare în ceea ce privește
importanța existenței și implementării unui sistem informatic într -o comp anie.
Am văzut, pe plan teoretic, aspecte generale care stau la baza creării unui sistem informatic și
efectele pozitive pe care implementarea unui astfel de program ar trebui să le aducă. Am
acordat o atenție deosebită documentelor folosite în acele acti vități care generează încasări și
plăți, ele fiind de o importanță majoră în procesul de formare a unui sistem și mai ales în
etapa de personalizare în funcție de specificul unei companii.
Prin par tea practică am dorit să confirm cercetarea astfel realizată. Sfera de cuprindere a
anchetei și unitatea observată o constituie compania orădeană Votrom , personalul și
activitatea de ansamblu a acesteia, iar instrumentele folosite pentru obținerea și înregistrarea
informațiilo r au fost observația empirică și interviul. Crearea și implementarea sistemului
informatic la această societate rezidă într -o situație fericită, dat fiind faptul că a contribuit în
totalitate la eficientizarea muncii, deci la îndeplinirea obiectivului prin cipal.
În ceea ce mă privește, aș proceda similar. Atest importanța sistemelor informatice pentru
orice fel de activitate, dar vreau să conturez ideea că este absolut necesa r ca furnizorul să fie
unul capabil să adune informațiile necesare pentru a crea ce l mai optim răspuns la nevoile
unei companii.
În final, aș dori să aduc și câteva propuneri care poate ar ajuta la îmbunătățirea practicilor din
cadrul societății Votrom. În primul rând, cred ca este necesar ca în viitorul apropiat compania
să apeleze la c rearea unei baze de date unice între partea de contabilitate și aplicația deja
existentă, deoarece acest lucru ar amplifica și mai mult efectele pozitive care sunt deja
vizibile. În al doilea rând, consider că un număr mai mare de angajați ar fi trebuit să ia parte la
procesul de creare și implementare al programului, pentru ca acesta să fie cât mai bine mulat
pe specificul activității.
Acestea fiind spuse, sper că prin prezenta lucrare am reușit să îmi ating scopul propus, acela
de a arăta procesul de cre are a unui sistem informatic și schimbările aduse în cadrul unei
societăți.

52
Bibliografie

1. Academia Română – Institutul de Lingvistică Iorgu Iordan, Dicționar explicativ al limbii
române , Editura Univers Enciclopedic Gold, București, 2016

2. Alter S., Information System, Benjamin/ Cummings Publishing Co., 1996

3. Bouquin H., Contabilitate de gestiune , Tipografia Moldova, Iași, 2004

4. Bulgaru O., Managementul sistemelor informaționale: note de curs , Editura Tacis,
Chișinău, 1998

5. Fînaru L., Contribuții privind sistemele informatice în gestiunea financiară a societăților
comerciale , teză de doctorat, Iași, 1999

6. Fondul Social European – Programul operational sectorial dezvoltarea resurselor umane
2007 -2013, Utilizarea sistemelor informatice în business, START UP 4 U

7. Hawker, A., Security and Control in Information Systems: A Guide for Business and
Accounting, Routledge, 2000

8. Helfert E. , Tehnici de analiză financiară. Ghid pentru crearea valorii , Editura BMT,
București, 2006

9. Hurbean C. , Sisteme informati ce pentru managementul firmei , Editura Mirton, Timișoara,
2001

10. Hurbean L., Fotache D., Păvăloaia V., Dospinescu O., Platforme integrate pentru afaceri ,
Editura Economică, București, 2013

11. Lungu I., G. Sabău, M. Velicanu, ș.a., Sisteme informatice. Analiză , proiectare și
implementare, Editura Economica, București, 2003

12. Moscove S.A., M.G. Bagranoff, A. Nancy, Core Concept of Accounting Information
Systems, John Wiley & Sons Ltd, Moscove, 2003

13. Teaciuc, M, ș.a., Bazele Contabilității, Editura Eurostampa, Timișoara, 2000

14. Vasilescu R., Sisteme informatice de contabilitate, Editura Eurostampa, Timișoara, 2008

15. www.avocatnet.ro

16. http://blog.avocatoo.ro

53

17. www.charisma.ro

18. www.conta.ro

19. https://dexonline.ro

20. https://legeaz.net

21. http://legislatiamuncii.manager.ro

22. www.rubinian.com

23. www.softzone.ro

24. www.votrom.ro