PROGRAMUL DE STUDII POSTUNIVERSITARE DE CONVERSIE PROFESIONALĂ ÎN INFORMATICĂ [302932]

[anonimizat],

Conf.univ.dr. Doru CONSTANTIN

Absolvent: [anonimizat]

2020

[anonimizat] a [anonimizat],

Conf.univ.dr. Doru CONSTANTIN

Absolvent: [anonimizat]

2020

C U P R I N S

INTRODUCERE

Lucrarea de față reprezintă o resursă suport pentru evidența activelor fixe din contabilitatea unui liceu.

Necesitatea existenței Sistemelor de Gestiune a [anonimizat]-un timp util. [anonimizat].

[anonimizat] (baza de date pentru o agendă de telefon) și pot ajunge la milioane de înregistrări (baza de date pentru cărțile din biblioteca unui liceu).

O bază de date (database) este o [anonimizat].

Bazele de date pot fi create și menținute manual (exemplu – fișele de evidență a cărților dintr-o bibliotecă) sau computerizat.

O bază de date este o [anonimizat], în scopul prelucrării datelor în contextul unui set de aplicații. [anonimizat], actualizare și interogare a datelor.[1]

Sistemul de Gestiune al Bazelor de Date (SGBD) [anonimizat], are o interfață prietenoasă utilizatorului oferind posibitatea parcurgerii tuturor operațiilor uzuale. Majoritatea prelucrărilor care se fac cu ajutorul sistemelor de gestiune a bazelor de date sunt de memorare și regăsire a datelor din volume mari de date. [anonimizat]. [anonimizat]. [anonimizat], [anonimizat]. [2], [3]

[anonimizat], [anonimizat]. Se va folosi modelul de date relaționale (relational database model) fiind posibilă operația de normalizare care asigură găsirea structurii optime a datelor.

Baza de date este o imagine a [anonimizat].

Pentru a crea o bază de date corectă și utilă este nevoie să se răspundă la urmatoarele întrebări:

[anonimizat] a lor? (astfel se stabilește tipul de tabel care va fi creat)

Ce operații se efectuează la introducerea datelor? (astfel se stabilește tipul de formulare ce vor fi utilizate).

Ce informații se doresc despre situatia lucrarilor? ( ce rapoarte trebuie primite).

[anonimizat] următoarele posibilități:

Să adăugăm date noi la o bază de dat ( un element nou într-un inventar);

Să edităm datele existente în baza de date ( modificarea locației curente a unui element);

Să ștergem informațiile (dacă un element este casat);

Să organizăm și să vizualizăm datele în moduri diferite;

Să partajăm datele cu alte persoane prin intermediul rapoartelor, al mesajelor de e-mail, al unui intranet sau al internetului.

Avantajele unei baze de date:

Controlul centralizat al datelor;

O singură persoană poate fi desemnată ca administrator al bazei de date;

Informațiile pot fi regăsite și actualizate;

Baza de date ocupă un volum mai mic decât documentele scrise;

Sunt compacte;

Există posibilitatea modificării structurii fără a fi necesară modificarea programului de aplicație;

Redudanța scăzută a datelor memorate;

Mentinerea integrității datelor și refacerea acestora în caz de functionare defectuoasă a diferitelor componente hardware și software.

Dezavantajele unei baze de date

Dimensiunea și complexitatea pot crește datorită necesității extinderii funcționalității sistemului;

Costul poate crește, se pot adăuga cheltuieli de întreținere;

Costuri adiționale pentru elemente de hardware.

Componentele unui sistem de baze de date

Un sistem de baze de date (Database System) este un sistem computerizat de menținere a evidenței unei anumite activități, folosind baze de date. Componentele unui sistem de baze de date sunt: hardware, software, utilizatori, date persistente. [14]

Hardware. Sistemele de baze de date sunt instalate, pe calculatoare de uz general, de la calculatoare PC standard, până la stații multiprocesor puternice. Performanțele generale de operare ale calculatorului influențează performanțele sistemului de baze de date. În utilizarea unui calculator pentru un sistem de baze de date important este volumul (capacitatea) memoriei secundare, utilizată pentru memorarea colecției de date persistente ale bazei de date. Într-un sistem de baze de date este necesar accesul rapid la oricare din înregistrările de date, pentru memorarea acestora se folosesc discurile magnetice (harddiscuri). Benzile magnetice sunt utilizate numai pentru duplicarea (back-up) și salvarea/restaurarea datelor.

Software. Între baza de date și utilizatorii sistemului există un nivel software, numit Sistem de Gestiune a Bazei de Date (SGBD) – (Database Management System -DBMS) [14]

În această lucrare sunt analizate etapele de proiectare a unei baze de date privind sistemul informatic de gestiune a activelor fixe dintr-un liceu, pornind de la planificarea bazei de date, alegerea unui sistem de gestiune, implementarea acestuia. Se descriu pas cu pas conceptele teoretice și ideile practice pentru a putea crea și dezvolta o bază de date corectă și funcțională.

Lucrarea este structurată pe 3 capitole și are ca scop prezentarea conceptelor de lucru și a modalității practice de întocmire și gestionare a unui program informatic cu privire la evidența activelor fixe dintr-un liceu prin folosirea MS ACCESS.

În primul capitol sunt descrise noțiuni generale despre sistemele de gestiune a bazei de date.

În capitolul al doilea este prezentat programul și pasii logici de urmat pentru conceperea și realizarea programului informatic conform cerințelor utilizatorului acestuia astfel:

modelarea fizică prin defirea și utilizarea următoarelor concepte, descrierea modurilor în care se pot proiecta și vizualiza obiectele bazei de date relaționale de tip TABELE;

descrierea modurilor in care se pot proiecta si vizualiza obiectele bazei de date relationale de tip FORMULARE

descrierea modurilor in care se pot proiecta si vizualiza obiectele bazei de date relationale de tip REPOARTE

descrierea modurilor în care se pot proiecta și vizualiza obiectele bazei de date relaționale de tip INTEROGĂRI

descrierea modurilor in care se pot proiecta si vizualiza obiectele bazei de date relationale de tip MACROCOMENZI și MODULE.

Capitolul trei descrie aplicația și oferă indicații de utilizare a acesteia.

Lucrarea se încheie cu concluziile personale asupra problemei abordate și baza bibliografică folosită pentru conceperea și realizarea proiectului.

Cap.1 Sisteme de gestiune a bazelor de date (Access)

Conceptul de bază de date a apărut în 1964 în cadrul primului raport CODASYL prezentat la lucrările unei Conferințe pe probleme de limbaje de gestiune a datelor “Development and Management of Computer – centered date-base”. La această conferință a fost lansată ideea organizării datelor prin intermediul unui fișier de descriere globală, numit dicționar de date care trebuie să asigure independența programelor față de date și a datelor față de programe.[8]

Sistemele de gestiune a bazelor de date ( database management system), abreviat SGBD, reprezintă totalitatea programelor utilizate pentru crearea, interogarea și întreținerea unei baze de date, incluzând două categorii de module: module care sunt comune cu cele ale sistemelor de operare ale calculatoarelor și module cu funcții specifice bazei de date. Subsistemele monitor conțin programele de control al perifericelor și sistemul de gestiune a fișierelor. Subsistemele externe sunt alcătuite din procesorul de definiție și programul de administrare.

Există programe de descriere a bazei de date și cereri de prelucrare. Între utilizator și sistem există două interfețe: definirea bazei de date și utilizarea bazei de date. Sub controlul procesorului de definiție (PD) se execută definirea unei baze de date folosind limbaje specializate cunoscute sub denumirea de limbaje de definiție a datelor (LDD).[7]

Funcțiile generale îndeplinite de SGBD sunt:

de descriere – permite definirea structurii datelor, a relațiilor dintre acestea, a condițiilor de acces la datele din bază;

de manipulare – permite utilizatorilor să participe la gestionarea bazei de date ( modifică, adaugă, șterge înregistrări);

de comunicare – asigură interacțiunea între utilizatori, programele aplicative și baza de date în procesul explorării resurselor acesteia.

Un concept nou este depozitul de date (data warehouse), care reprezintă un ansamblu de baze de date și instrumente de interogare, analiză și rapoarte orientat la asigurarea informațională a unei unități economice. Depozitul de date este organizat sub forma mai multor unități distincte pe domenii de activitate. Informațiile de ieșire ale sistemului birotic pot fi destinate: consultării directe prin afișarea la monitor (date aritmetico-logice, documente grafice, texte); imprimării pe hârtie la imprimantă (date aritmetico-logice, documente grafice texte); desenări la ploter (desene, schițe tehnice); redări audio (difuzor), redării video (monitor, ecran), transmiterii în alte sisteme prin intermediul rețelelor de transfer de date.

Evoluția bazelor de date

Există mai multe modele de baze de date, care diferă în funcție de reprezentarea datelor pe care le conține:

1.Modelul ierarhic – datele sunt clasificate ierarhic într-o structură de tip arbore, folosind pointeri între înregistrări. Acesta a fost primul model de SGBD.

Fig.1.1 Modelul ierarhic

În modelul ierarhic fiecare nod din arbore corespunde unei clase de entități din lumea reală, drumurile dintre noduri reprezentând legăturile existente între obiecte. Adică, fiecare „părinte” poate avea mai mulți „copii”, dar un „copil” nu poate avea decât un singur „părinte”.

Avantaje: viteză și eficiență pentru anumite tipuri de aplicații.

Exemplu: inventarele, sistemele de documentare bibliografice, unele sisteme de luare a deciziilor și de gestionare de tip ierarhic, sistemele de informare și operare bazate pe lucrul cu meniuri și altele asemănătoare.

Dezavantaje: modul de definire a datelor este predefinit, astfel fiecare asociere trebuie să fie definită explicit, la crearea bazei de date.

Cel mai cunoscut SGBD de tip ierarhic este IMS (Information Management System) de la IBM. A fost construit în 1968 în scopul prelucrării datelor din industria aerospațială, inițial fiind un sistem pur ierarhic, apoi a fost modificat căpătând unele trăsături non-ierarhice, ca rezultat al necesităților practice.

2. Modelul rețea – este cel mai apropiat de forma de reprezentare a bazelor de date sub forma diagramelor entitate-asociere. Deosebirea constă doar în faptul că toate relațiile ce apar pot fi numai binare și de tipul 1-1 sau 1-n. Reprezentarea grafică a unei baze de tip rețea sub forma unui orientat numit rețea, structura sa nu este neapărat arborescentă.

Modelul crează asocieri între date printr-o listă de legături în care înregistrările subordonate pot fi legate la mai mult de un element. Un element poate fi parte a mai multor asocieri.

Fig.1.2 Modelul rețea

Schema cu SGBD rețea este compusă din definiții de înregistrări ce reprezintă entitățile și legăturile dintre ele, precum și din ansamblurile care exprimă legăturile multi valoare dintre înregistrări. Reprezintă o colecție de noduri și legături (un graf), fiecare nod putând fi legat de oricare altul .

3. Modelul relațional – datele sunt stocate în tabele bidimensionale (formate din rânduri și coloane). Se bazează pe prelucrările ramurii matematicii cunoscută sub numele de Algebra Relațională. Aceste prelucrări implică o colecție de obiecte numite relații (tabele), un set de operatori care acționează asupra relațiilor pentru a produce noi relații. O relație poate fi văzută ca o tabelă (cu linii și coloane) și reprezentă forma principală de organizare a datelor într-o bază de date de tip relațional. Structura sa nu este neapărat arborescentă.

În modelul relațional datele sunt stocate în tabele bidimensionale (formate din rânduri și coloane), manipularea acestor date are loc în conformitate cu teoria matematică a relațiilor. Bazele de date relaționale reprezintă cel mai frecvent tip de baze de date utilizat.

Fig.1.3 Modelul relațional

4. Modelul deductiv – datele sunt reprezentate în formă tabelară, dar manipularea lor se face prin calculul predicatelor.

5. Modelul orientat pe obiecte – datele sunt stocate ca obiecte, adică structuri numite clase de date cu membri.[8]

Fig.1.4 Modelul orientat pe obiecte

Aceasta se poate realiza în două moduri: dezvoltând un sistem relațional prin adăugarea caracteristicilor obiectuale necesare sau pornind de la un sistem orientat obiect și adăugând caracteristicile relaționale.

1.2 Arhitectura sistemelor de gestiune a bazelor de date

Pentru elaborarea unei baze de date există trei niveluri de percepție a acesteia:

– extern – corespunde utilizatorilor care își exprimă cerințele informaționale prin scheme externe (subscheme);

– conceptual – corespunde proiectanților bazei de date, se concretizează în schema conceptuală;

– intern – corespunde programatorului, care realizează reprezentarea datelor pe suportul fizic.

Fig.1.5 Niveluri de abstractizare în bazele de date [8]

Nivelul central este nivelul conceptual. Acesta corespunde structurii canonice a datelor ce caracterizează procesul de modelat, adică structura semantică a datelor fără implementarea pe calculator. Permite definirea tipurilor de date ce caracterizează proprietățile elementare ale entităților, definirea tipurilor de date compuse care permit regruparea atributelor pentru a descrie entitățile modelului și legăturile între aceste entități, definirea regulilor pe care trebuie să le respecte datele etc.

Nivelul intern corespunde structurii interne de stocare a datelor. Schema internă permite descrierea datelor unei baze sub forma în care sunt stocate în memoria calculatorului. Se definesc fișierele care conțin aceste date, articolele din fișiere, drumurile de acces la acestea.

La nivel conceptual sau intern, schemele descriu o bază de date.

Nivelul extern descrie schemele, doar o parte din date care prezintă interes pentru un utilizator sau un grup de utilizatori. Schema externă reprezintă o descriere a unei părți a bazei de date ce corespunde viziunii unui program sau unui utilizator. Modelul extern folosit este dependent de limbajul utilizat pentru prelucrarea bazei de date. Schema externă permite asigurarea unei securități a datelor.

Un grup de lucru va accesa doar datele descrise în schema sa externă, iar restul datelor sunt protejate împotriva accesului neautorizat sau rău intenționat.

Pentru o bază de date particulară există o singură schemă internă, o singură schemă conceptuală, dar există mai multe scheme externe.

În afară de aceste trei niveluri, arhitectura presupune și anumite corespondențe dintre acestea:

• corespondența conceptual-intern definește relația dintre nivelul conceptual și baza de date stocată, specificând modul în care înregistrările și câmpurile conceptuale sunt reprezentate la nivel intern;

• corespondența extern-conceptual definește relația dintre o anumită vizualizare externă și nivelul (vizualizarea) conceptual, reprezentând cheia independenței logice de date;

• corespondența extern-extern permite definirea unor vizualizări externe în funcție de altele, fără a necesita o definiție explicită a corespondenței cu nivelul conceptual.[9]

Gestiunea bazelor de date

Principale componente care definesc arhitectura unui sistem de baze de date sunt:

• baza de date propriu-zisă în care se memorează datele;

• sistemul de gestiune a bazei de date, care realizează gestionarea și prelucrarea complexă a datelor;

• un dicționar al bazei de date, care conține informații despre date, structura acestora, statistici, documentație;

• mijloace hardware (comune sau specializate);

• reglementări administrative destinate bunei funcționări a sistemului;

• personalul implicat (utilizatori finali, administratorul datelor, administratorul bazei de date, proiectanți, programatori de aplicații).

Se identifică patru categorii de persoane implicate în mediul bazelor de date:

• administratorii de date și baze de date;

• proiectanții de baze de date;

• programatorii de aplicații;

• utilizatorii finali.

1.a. Administratorul de date (DA) este un manager cu următoarele atribuții:

• decide care date trebuie stocate în baza de date;

• stabilește regulile de întreținere și de tratare a acestor date după ce sunt stocate.

1.b. Administratorul bazei de date (DBA) este un profesionist în domeniul IT, răspunde de implementarea deciziilor administratorului de date și cu controlul general al sistemului, la nivel tehnic. El creează baza de date reală, implementează elementele tehnice de control, este responsabil cu asigurarea funcționării sistemului la performanțe adecvate, cu monitorizarea performanțelor, furnizează diverse servicii tehnice.

2. Proiectantul de baze de date poate acoperi atât aspectul fizic, cât și cel logic al concepției. Trebuie să posede o cunoaștere completă și amănunțită a modelului real de proiectat și a regulilor de funcționare ale acestuia. Acesta proiectează conceptual baza de date, iar modelul creat este independent de programele de aplicații, de limbajele de programare. De asemenea, va proiecta logic baza de date, proiectare care este îndreptată spre un anumit model de date (relațional, orientat obiect, ierarhic etc.). Preia modelul logic de date și stabilește cum va fi realizat fizic. Acesta trebuie să cunoască funcționalitățile SGBD-ului, avantajele și dezavantajele fiecărei alternative corespunzătoare unei implementări. Astfel, se face transpunerea modelului logic într-un set de tabele, se selectează structuri de stocare și metode de acces specifice, astfel încât să se asigure performanțe, luându-se măsuri privind securitatea datelor.

3. Programatori de aplicații sunt responsabili de scrierea programelor aplicație ce conferă funcționalitatea cerută de utilizatorii finali. Programele pot fi scrise în diferite limbaje de programare (C++, PL/SQL, Java etc.).

4. Utilizatorii finali sunt cei care accesează interactiv baza de date. Aceasta a fost proiectată, implementată, întreținută pentru a satisface necesitățile informaționale ale clienților. Utilizatorii finali pot fi utilizatori simpli, care nu cunosc nimic despre baza de date, despre SGBD, dar accesează baza prin intermediul unor programe de aplicație. Acești utilizatori aleg anumite opțiuni din meniul aplicației. Există utilizatori finali care sunt familiarizați cu structura bazei de date. Ei pot utiliza limbaje speciale pentru a exploata posibilitățile oferite de baza de date.

Cerințe minimale care se impun unei baze de date

O bază de date presupune asigurarea unor cerințe minimale:

• asigurarea unei redundanțe minime în date;

• furnizarea în timp util a informațiilor solicitate;

• asigurarea unor costuri minime în prelucrarea și întreținerea informației;

• capacitatea de a satisface, cu aceleași date, necesități informaționale ale unui număr mare de utilizatori;

• posibilitatea de adaptare la cerințe noi;

• exploatarea simultană a datelor de către mai mulți utilizatori;

• asigurarea securității datelor prin mecanisme de protecție împotriva accesului neautorizat;

• introducerea unor facilități destinate validării datelor și recuperării lor în cazul unor deteriorări accidentale;

• posibilitatea de valorificare a eforturilor anterioare și anticiparea nevoilor viitoare;

• permisivitatea, prin ierarhizarea datelor după criteriul frecvenței acceselor, a unor reorganizări care sporesc performanțele bazei.[9]

Cap.2 Baze de date

Printr-o bază de date se înțelege o colecție de informații ce descrie mai multe subiecte similare. Exemplul pentru activitatea informatică a activelor dintr-un liceu este baza de date alcătuită din obiectele de inventar existente. Inventarul se întinde pe mai multe pagini, rubricile constuiente descriu obiectele și mijloacele fixe. Totalitatea caracteristicilor ce descriu un subiect din baza de date alcătuiesc o înregistrare. Baza de date este o reuniune de înregistrări. Fiecare caracteristică poartă numele de câmp. O înregistrare este reuniunea tuturor câmpurilor.

Revenind la exemplul anterior, baza de date este formată din mulțimea activelor din liceul respectiv. Acest tip de baze de date poate fi organizat și sub forma unui tabel mare sau a mai multor tabele, mai mici, cu legături între ele. Bazele de date ce pot fi astfel organizate poartă denumirea de baze de date relaționale.

Atunci când dorim să contruim o bază de date trebuie să începem cu generarea structurii bazei de date, adică să stabilim din ce câmpuri alcătuim o înregistrare. Pentru fiecare câmp se alege un nume, un tip de date (numeric, text, dată calendaristică…) și o gamă de reprezentare. Se stabilesc tabelele în care distribuim înregistrările precum și legăturile dintre aceste tabele. Această etapă de proiectare este deosebit de importantă, de atenția cu care este parcursă depinzând succesul aplicației. După ce a fost generată structura bazei de date se completează cu informație. Operația este de regulă continuă, desfășurându-se în paralel cu exploatarea bazei de date. Exploatarea baza de date, constă în intocmirea de rapoarte și statistici plecând de la datele deținute.

O bază de date Access conține următoarele părți:

Tabele;

Formulare;

Rapoarte;

Interogări;

Macrocomenzi;

Module.

Tabele

Un tabel bază de date arată ca o foaie de calcul, datele fiind stocate în rânduri și coloane. Diferența principală dintre stocarea datelor într-o foaie de calcul și stocarea lor într-o bază de date este dată de modul în care sunt organizate datele.

Pentru ca o bază de date să fie cât mai flexibilă, datele trebuie să fie organizate în tabele, astfel încât să nu apară redundanțe. Dacă sunt stocate informații despre mijloacele fixe, fiecare mijloc fix trebuie să fie introdus o singură dată într-un tabel configurat. Datele despre produse vor fi stocate în alt tabel, iar cele despre filiale vor fi stocate în altul. Acest proces se numește normalizare.

Fiecare rând dintr-un tabel se numește înregistrare. Înregistrările sunt locul unde sunt stocate părți individuale de informații. Fiecare înregistrare constă într-unul sau mai multe câmpuri. Câmpurile corespund coloanelor din tabel. De exemplu, avem un tabel numit „Sală destinație”, unde fiecare înregistrare (rând) conține informații despre o sală de clasă, iar fiecare câmp (coloană) conține un alt tip de informație, cum ar fi numărul de săli cu această destinație. Câmpurile trebuie desemnate ca un anumit tip de date, fie că este vorba de text, dată sau oră, număr sau un alt tip.

Altă modalitate de a descrie înregistrări și câmpuri este de descrie fiecare tip de sală de clasă. Fiecărei săli îi corespunde o  înregistrare din baza de date.

2.2. Formulare

Formularele permit să creeam o interfață de utilizator în care să introducem și să edităm date. Acestea conțin butoane de comandă și alte controale care efectuează diverse activități. Putem crea o bază de date fără a utiliza formulare dacă edităm pur și simplu datele din foile de date ale tabelelor. Majoritatea utilizatorilor de baze de date preferă să utilizeze formulare pentru a vizualiza, a introduce și a edita datele din tabele.

Se pot programa butoanele de comandă să determine ce date apar pe formular, să deschidă alte formulare sau rapoarte sau să efectueze diverse alte activități. Formularele permit și să controlăm modul în care alți utilizatori interacționează cu datele din baza de date. De exemplu, putem crea un formular care afișează numai anumite câmpuri și permite doar efectuarea anumitor operațiuni. Acest lucru contribuie la protejarea datelor și asigură că datele sunt introduse corect.

2.3. Rapoarte

Rapoartele sunt elementele utilizate pentru a formata, a rezuma și a prezenta date. Un raport răspunde la o anumită întrebare, cum ar fi „Câte bănci sunt într-o anumită sală?” sau „În ce săli se află cuiere?” Fiecare raport poate fi formatat pentru a prezenta informațiile în cel mai lizibil mod cu putință.

Un raport poate fi rulat în orice moment și va reflecta întotdeauna datele curente din baza de date. Rapoartele sunt formatate, în general, pentru a fi tipărite, dar pot, de asemenea, să fie vizualizate pe ecran, să fie exportate în alt program sau să fie trimise ca atașări la un mesaj de e-mail.

2.4. Interogări

Interogările pot efectua mai multe funcții diferite într-o bază de date. Cea mai comună funcție a lor este să regăsească anumite date din tabele. Datele pe care dorim să le vedem sunt împărțite, între mai multe tabele, iar interogările permit să le vizualizăm într-o singură foaie de date. Nu dorim să vedem toate înregistrările deodată, interogările ne permit să adăugăm criterii pentru a filtra datele la înregistrările dorite.

Unele interogări sunt „actualizabile”, adică permit să putem edita datele din tabelele subiacente prin intermediul foii de interogare. Dacă lucrăm într-o interogare actualizabilă, modificările sunt efectuate de fapt în tabele, nu doar în foaia de date de interogare.

Interogările sunt de două feluri: de selectare și de acțiune.

O interogare de selectare preia datele și le face disponibile pentru utilizare. Putem să vizualizăm rezultatele interogării pe ecran, să le imprimăm, să le copiem în clipboard. Alternativ, putem utiliza rezultatul interogării ca sursă de înregistrări pentru un formular sau un raport.

O interogare de acțiune, efectuează o activitate cu datele. Poate fi utilizată pentru a crea tabele noi, a adăuga date la tabele existente, a actualiza datele și a le șterge.

Macrocomenzi

Macrocomenzile din Access pot fi considerate un limbaj de programare simplificat, care se poate utiliza pentru a adăuga funcționalitate la baza de date. Putem atașa o macrocomandă la un buton de comandă dintr-un formular astfel încât macrocomanda să ruleze ori de câte ori se face clic pe buton. Deschiderea unui raport, rularea unei interogări sau închiderea bazei de date reprezintă macrocomenzi. Majoritatea operațiunilor cu baze de date efectuate manual pot fi automatizate utilizând macrocomenzi, ajutând astfel să economisim mult timp.

2.5. Module

Modulele, la fel ca macrocomenzile, sunt obiecte care se pot utiliza pentru a adăuga funcționalități în baza de date. Macrocomenzile se creează în Access, alegând dintr-o listă de acțiuni de macrocomandă, iar modulele sunt scrise în limbajul de programare Visual Basic for Applications (VBA). Un modul este o colecție de declarații, instrucțiuni și proceduri stocate împreună ca o unitate.

Modulele pot fi de clasă sau standard.

Modulele de clasă sunt atașate la formulare sau rapoarte și conțin proceduri specifice formularului sau raportului la care sunt atașate.

Modulele standard conțin proceduri generale care nu sunt asociate cu alt obiect. Acestea sunt listate sub Module în Panoul de navigare, în timp modulele de clasă nu sunt.

Păstrarea datelor separate în tabele asociate are următoarele beneficii:

Consistență  –  Deoarece fiecare element de date este înregistrat o singură dată, într-un singur tabel, scad șansele să apară ambiguități sau inconsistențe. De exemplu, stocăm ID-ul unei săli o singură dată, într-un tabel despre destinația sălilor, în loc să-l stocăm în mod repetat într-un tabel care conține date despre sala respectivă.

Eficiență  –  Înregistrarea datelor într-un singur loc înseamnă că utilizăm mai puțin spațiu pe disc.Tabelele mai mici oferă date mai rapid decât cele mari. Dacă nu utilizăm tabele separate pentru subiecte separate, vomi introduce valori Null (date absente) și redundanțe în tabele, ambele fiind o risipă de spațiu și un factor de scădere a performanțelor.

Claritate –   Designul unei baze de date este mai ușor de înțeles dacă subiectele sunt repartizate în mod potrivit în tabele.

Cap.3 Prezentarea aplicației

În prezent, se manifestă tot mai mult tendința de întocmire electronică a documentelor și listarea lor. Pentru un număr mare de active fixe dintr-un liceu se manifestă greutatea gestionării unei cantități din ce în ce mai mari de documente primare. Singurul mod de a avea un control asupra acestora îl constituie apelarea la gestiunea electronică a documentelor, care permite stocarea, arhivarea unui volum imens de informații, ușurință și rapiditate în interogarea, căutarea, extragerea, partajarea lor de către mai mulți utilizatori în același timp.

Proiectarea unei baze de date reprezintă proiectarea schemei conceptuale și fizice a acesteia pentru a răspunde cerințelor utilizatorilor acesteia.

Proiectarea unei baze de date este divizată astfel:

– studiul cerințelor aplicației;

– proiectarea conceptuală;

– alegerea unui SGBD;

– proiectarea fizică a bazei de date.

În primul rând trebuie analizate cerințele aplicației și ale situațiilor ce urmează a fi rezolvate de către aceasta. Aplicația poate a fi utilizată de către mai multe persoane și este nevoie ca aceasta să urmărească o arhitectură client-server, deci și baza de date utilizată trebuie să fie adaptabilă acestei situații.

3.1. Tabele

Baza de date este o colecție structurată de informații legate de un anumit subiect sau scop, reprezintă o colecție de date organizată sub forma unor tabele, în care coloanele poartă numele de câmpuri, linii se numesc înregistrări, capetele de tabel fiind structura bazei de date. Între câmpurile unui tabel există legături de interdependență numite relații. Sistemul de gestiune a bazelor de date relaționale este un pachet de programe ce pune la dispoziție instrumente de creare și modificare a structurii bazei de date, instrumente de introducere, modificare, ștergere a datelor din baza de date, instrumente de consultare a bazei de date.

O bază de date este alcătuită din trei categorii de obiecte:

– de memorare a informației (tabele);

– de consultare, actualizare, vizualizare, introducere, listare a informației din tabele (interogare, raport, formular);

– de acțiune având scop obținerea de baze de date dedicate (comanda macro, modulul).

Un obiect din punct de vedere al utilizatorului poate fi:

– închis, în care utilizatorul nu are acces la structura obiectului sau informația conținută de acesta;

– deschis, în care utilizatorul are acces la structura sau informația obiectului. Un obiect poate fi deschis dacă modul structură în care utilizatorul poate modifica structura obiectului și modul conținut în care utilizatorul poate introduce, actualiza sau vizualiza informația conținută de obiect.

Utilizatorii unei baze de date au posibilitatea să efectueze mai multe categorii de operații asupra datelor stocate aici:

– introducerea de noi date (insert);

– ștergerea unor date existente în baza de date (delete);

– actualizarea datelor stocate (update);

– interogarea bazei de date (query) pentru regăsirea anumitor informații, selectate după un criteriu ales.

În proiectarea conceptuală a bazei de date se vor urmări etapele:

Determinarea scopului bazei de date. Baza de date necesară aplicației păstrează informații despre destinația sălilor din liceu, ID-ul acestor săli, inventarul din fiecare sală, atelier, laborator;

Împărțirea informațiilor în tabele. Se realizează prin găsirea celor mai importante entități din descrierea problemei reale. Se observă astfel că principalele entități sunt: numărul sălii, ID-ul sălii, destinația sălii, inventarul din fiecare sală;

Transformarea elementelor de informații în coloane. Informațiile vor fi stocate în fiecare tabelă. Fiecare element devine un câmp aflat sub forma unei coloane a tabelului.

Obiectele cele mai importante, memorate într-o bază de date sunt tabelele  bazei. În programul Access, un tabel este format dintr-un număr de linii (rânduri) numite înregistrări și dintr-un număr de coloane numite câmpuri. Fiecare câmp are un nume specific, de exemplu în tabelul „Sală destinație” avem Denumire sală și Numărul de săli existente în liceu.

Fig. 3.1.1. Sală destinație

Alte exemple de tabele sunt „Atelier instalator”, „Atelier mecanic”, „Atelier tâmplar”, în care avem mai multe câmpuri ce caracterizează activele din atelierele respective: sculele, dispozitivele, verificatoarele, mijloacele fixe.

Fig. 3.1.2. Atelier instalator

Fig. 3.1.3. Atelier mecanic

Fig. 3.1.4. Atelier tâmplar

Specificarea cheilor primare. Se alege coloana sau coloanele care vor identifica în mod unic fiecare înregistrare din tabelă. În figurile 3.1.5. – 3.1.14 se observă faptul că atributele fiecărei entități au fost transformate în coloane ale tabelelor respective. Fiecare tabelă are o cheie primară. O cheie constă de obicei dintr-un câmp, dar poate consta din mai multe câmpuri. Există două tipuri de chei:

1. Cheie primară    Un tabel poate avea o singură cheie primară. O cheie primară constă într-unul sau mai multe câmpuri care identifică în mod unic fiecare înregistrare stocată în tabel. Deseori, există un număr unic de identificare, cum ar fi un număr de identificare, un număr de serie sau un cod, care servește drept cheie primară. În tabelul Sală clasă inventar fiecare sală are un număr al sălii unic. Câmpul Număr sală este cheia primară a tabelului Sală clasă inventar.

Fig. 3.1.5. Cheia primară în tabelul Sală clasă destinație

Fig. 3.1.6. Cheia primară în tabelul Destinație sală

Fig. 3.1.7. Cheia primară în tabelul Amfiteatrul A1 inventar

Fig. 3.1.8. Cheia primară în tabelul Amfiteatrul A2 inventar

Fig. 3.1.9. Cheia primară în tabelul Atelier instalator inventar

Fig. 3.1.10. Cheia primară în tabelul Atelier mecanic inventar

Fig. 3.1.11. Cheia primară în tabelul Atelier tâmplar inventar

Fig. 3.1.12. Cheia primară în tabelul Cabinet diractor inventar

Fig. 3.1.13. Cheia primară în tabelul Cabinet director adjunct inventar

Fig. 3.1.14. Cheia primară în tabelul Cabinet educație fizică inventar

Fig. 3.1.15 Exemplu de relații între tabele.

În imaginea de mai sus este prezentat un exemplu de relații între tabele. Câmpurile din prima linie a fiecărui tabel reprezintă cheia primară. Liniile dintre tabele arată relațiile pe care le-am creat prin proiectare între fiecare două tabele.

2.Cheie străină:    Un tabel poate avea una sau mai multe chei străine. O cheie străină conține valorile care corespund valorilor din cheia primară a altui tabel. De exemplu în tabelul Destinație sală în care fiecare comandă să aibă un număr ID sală care corespunde cu o înregistrare din tabelul Sală clasă destinație. Câmpul ID sală este o cheie externă a tabelului Sală clasă destinație. La capetele liniilor sunt două câmpuri: cheia străină a tabelei care face legătura cu cheia primară a celeilate tabele.

Fig. 3.1.16 Evidențierea cheilor primare și a celor străine în tabele.

O înregistrare (linie, rând) conține o informație caracteristică unei entități, de exemplu în tabelul „Sală clasă”, sala numărul 8 (Laborator de informatică).

Fig. 3.1.17. Exemplu de înregistrare

În tabelul „Cabinet director” un exemplu de câmp (coloană) este scaun ergonomic.

Fig. 3.1.18. Exemplu de câmp

Inima oricarei baze de date o reprezinta tabelele. Un tabel seamana foarte mult cu o foaie de calcul tabelar. În Microsoft Access se salvează toate intrările din baza de date ( articol de inventar) pe un rând propriu, aceasta fiind o înregistrare. Fiecare tip de informație este introdus în propria lui coloană, câmpul. La intersecția unui câmp cu un rând se află informația corespunzătoare înregistrării respective, fiind celula. Orice fisier de tip bază de date poate conține mai multe tabele.

3.2 . Formulare

Toate datele care se introduc în baza de date ajung într-un tabel unde sunt stocate. Este ușor să se creeze un formular special afișat pe ecran, în care să se introducă datele. Un formular arată că orice document de acest gen care se completează olografic (exemplu, o cerere).

Microsoft Access leagă formularul de tabel și transferă în tabel datele care se introduc în formular.

Un formular eficient face ca utilizarea bazei de date să fie mai rapidă, deoarece utilizatorii nu mai trebuie să caute elementele de care au nevoie. Un formular atractiv din punct de vedere vizual face ca lucrul cu baza de date să fie mai plăcut și mai eficient și previne introducerea unor date incorecte.

Se pot utiliza formulare legate pentru a controla accesul la date, precum câmpurile sau rândurile de date care sunt afișate. Unii utilizatori au nevoie să vadă doar câteva câmpuri într-un tabel cu mai multe câmpuri. Oferirea unui formular care conține doar câmpurile respective acelor utilizatori îi ajută să utilizeze baza de date. Se pot adăuga butoane de comandă și alte caracteristici la un formular pentru a automatiza acțiunile efectuate frecvent.

Formularele din Access se aseamănă cu rafturile din magazine care ne ajută să vedem și să luam cu ușurință lucrurile de care avem nevoie. Pentru că formularele sunt obiecte prin intermediul cărora putem adăuga, edita sau afișa datele stocate în baza de date, proiectul formularului constituie un aspect important. Această bază de date va fi utilizată de mai mulți utilizatori, de aceea este esențial să avem formulare bine proiectate, pentru eficiența și acuratețea intrării de date.

Există mai multe modalități de a crea un formular într-o bază de date Access.[10]

3.2.1. Crearea unui formular dintr-un tabel sau dintr-o interogare existente în Access

Pentru a crea un formular dintr-un tabel sau dintr-o interogare din baza de date, în Panoul de navigare, facem clic pe tabelul sau pe interogarea ce conține datele pentru formular, apoi, pe fila Creare, facem clic pe Formular.

Access creează un formular și îl afișează în vizualizarea Aspect. Se pot efectua modificări ale proiectării, se poate ajusta dimensiunea casetelor text pentru a se potrivi datelor, dacă este nevoie.

Fig.3.2.1.1. Formularul Cabinet director adjunct inventar

3.2.2. Crearea unui formular necompletat în Access

Pentru a putea crea un formular fără controale sau elemente preformatate, pe fila Creare, facem clic pe Formular necompletat. Access deschide un formular necompletat în Vizualizarea aspect și afișează panoul Listă de câmpuri.

În panoul Listă de câmpuri, facem clic pe semnul plus (+) lângă tabelul sau tabelele ce conțin câmpurile pe care dorim să le vedem în formular.

Pentru a adăuga un câmp în formular, facem dublu clic pe acesta sau glisăm în formular. Pentru a adăuga mai multe câmpuri simultan, menținem apăsată tasta CTRL și facem clic pe mai multe câmpuri, apoi glisăm în formular în același timp.

Utilizăm instrumentele din grupul Controale de pe fila Instrumente aspect formular pentru a adăuga o siglă, un titlu, numere de pagină sau data și ora la formular.

Dacă dorim să adăugăm o varietate mai mare de controale la formular, facem clic pe Proiectare și utilizăm instrumentele din grupul Controale.

Fig.3.2.2.1. Formularul Amfiteatrul A1

3.2.3. Crearea unui formular scindat în Access

Un formular scindat oferă două vizualizări ale datelor în același timp – o vizualizare Formular și o vizualizare Foaie de date. Lucrul cu formulare scindate oferă beneficiile ambelor tipuri de formular într-un singur formular. Se poate utiliza porțiunea foaie de date din formular pentru a localiza rapid o înregistrare, apoi se poate utiliza porțiunea formular pentru a vizualiza sau edita înregistrarea. Cele două vizualizări sunt conectate la aceeași sursă de date și sunt permanent sincronizate una cu cealaltă.

Fig.3.2.3.1. Formularul scindat Cabinet director adjunct inventar

Pentru a crea un nou formular scindat utilizând instrumentul Scindare formular, în Panoul de navigare, facem clic pe tabelul sau pe interogarea ce conține datele, apoi, pe fila Creare, facem clic pe Mai multe formulare, apoi clic pe Scindare formular.

Se poate ajusta dimensiunea casetelor text pentru a se potrivi datelor, dacă este nevoie.

3.2.4. Crearea unui formular care afișează mai multe înregistrări în Access

Un formular cu mai multe elemente este numit și formular continuu și este util dacă dorim un formular care afișează mai multe înregistrări, dar este mai particularizabil decât o foaie de date; putem utiliza instrumentul Elemente multiple.

În Panoul de navigare, faceți clic pe tabelul sau pe interogarea care conține datele pe care doriți să le vedeți în formular.

Pe fila Creare, faceți clic pe Mai multe formulare> Mai multe elemente.

Access creează formularul și îl afișează în vizualizarea Aspect. În vizualizarea Aspect, se pot efectua modificări de design la formular în timp ce se afișează date. De exemplu, se poate ajusta dimensiunea casetelor text pentru a corespunde datelor.

Fig.3.2.4.1. Formular cu mai multe înregistrări

3.2.5. Crearea unui formular care conține un subformular în Access

Atunci când lucrăm cu date asociate stocate în tabele separate, este necesar să vizualizăm date din mai multe tabele sau interogări în același formular, iar subformularele sunt o modalitate convenabilă de a face acest lucru.

Fig.3.2.5.1. Subformular Amfiteatrul A1

3.2.6. Crearea unui formular de navigare în Access

Un formular de navigare este un formular care conține un Control de navigare. Formularele de navigare sunt importante mai ales dacă intenționăm să publicăm o bază de date pe web, deoarece Panoul de navigare Access nu se afișează într-un browser.

Deschidem baza de date în care dorim să adăugați un formular de navigare.

Pe fila Creare, în grupul Formulare, faceți clic pe Navigare, apoi selectați stilul de formular de navigare dorit.

Access creează formularul, îi adaugă Controlul de navigare și îl afișează în vizualizarea Aspect.

Fig.3.2.6.1. Formular navigare Amfiteatrul A1

3.3. Rapoarte

Rapoartele oferă o modalitate de a vizualiza, a formata și a rezuma informațiile din baza de date Microsoft Access. De exemplu, putem să realizam un raport simplu de numere de sali pentru toate sălile de clase existente în liceu sau un raport rezumat pentru totalul băncilor și tablelor din tot liceul.

Un raport este un obiect din baza de date care ne ajută atunci când dorim să prezentăm informațiile din baza de date pentru următoarele utilizări:

Afișarea sau distribuirea unui rezumat al datelor;

Arhivarea de instantanee ale datelor;

Furnizarea de detalii despre înregistrările individuale;

Crearea de etichete.[11]

Pasul 1: alegem o sursă de date

Sursa de înregistrări a unui raport poate fi un tabel, o interogare denumită sau o interogare încorporată. Sursa de înregistrări trebuie să conțină toate rândurile și coloanele de date pe care dorim să le afișăm în raport.

Dacă datele provin de la un tabel existent sau de la o interogare existentă, selectați tabelul sau interogarea din Panoul de navigare, apoi continuăm cu Pasul 2.

Dacă sursa de înregistrări nu există încă, alegeți una dintre următoarele variante:

Continuăm cu Pasul 2 și utilizăm instrumentul Raport necompletat

Sau

Creăm tabelele sau interogarea care conțin datele necesare. Selectăm interogarea sau tabelul în Panoul de navigare, apoi continuăm cu Pasul 2.

Pasul 2: alegem un instrument pentru rapoarte

Instrumentele pentru rapoarte se află în fila Creare din panglică, în grupul Rapoarte.

Pasul 3: creăm raportul

Facem clic pe butonul pentru instrumentul pe care dorim să-l utilizăm. Dacă apare un expert, urmați pașii din expert și faceți clic pe Terminare în ultima pagină.
Access afișează raportul în Vizualizare aspect.

Formatăm raportul până când arată așa cum dorim:

Redimensionăm câmpurile și etichetele selectându-le și glisând muchiile până ajung la dimensiunea dorită.

Mutăm un câmp selectându-l (împreună cu eticheta sa, dacă există) și glisându-l în noua locație.

Facem clic cu butonul din dreapta pe câmp și utilizăm comenzile din meniul de comenzi rapide pentru a îmbina sau a scinda celule, pentru a șterge sau a selecta câmpuri. Avem posibilitatea să utilizăm caracteristicile descrise în următoarele secțiuni pentru a face raportul mai atractiv și mai ușor de citit.

Fig.3.3.1. Raport Sala de sport inventar

Fig.3.3.2. Raport Laborator fizica

Fig.3.3.3. Raport Cabinet medical

Fig.3.3.4. Raport Atelier instalator

Putem să adăugăm grupare, sortare sau totaluri și utilizând panoul Grupare, sortare și totaluri în timp raportul este deschis în Vizualizare aspect sau în Vizualizare proiect:

Dacă panoul Grupare, sortare și totaluri nu este deja deschis, în fila Proiectare, în grupul Grupare și totaluri, facem clic pe Grupare și sortare.

Facem clic pe Adăugare grup sau pe Adăugare sortare, apoi selectăm câmpul în care dorim să grupăm sau să sortăm.

Fig.3.3.5. Adăugarea unui grup într-un raport

Exemplu: Am adăugat aparat forță multifuncțional și covorașe izopren.

Fig.3.3.6. Grupuri noi într-un raport

Facem clic pe Mai mult într-o linie de grupare sau de sortare pentru a seta mai multe opțiuni și pentru a adăuga totaluri.

Access include instrumente pentru evidențierea datelor dintr-un raport. Putem adăuga reguli de formatare condiționată pentru fiecare control sau grup de controale, iar în rapoartele putem adăuga bare de date pentru a compara datele.

Pentru a adăuga formatare condiționată la controale:

În Panoul de navigare, facem clic cu butonul din dreapta pe raport și facem clic pe Vizualizare aspect.

Selectăm controalele necesare, pe fila Format, în grupul Control formatare, facem clic pe Formatare condiționată.

În caseta de dialog Gestionar reguli formatare condiționată, facem clic pe Regulă nouă.

În caseta de dialog Regulă nouă de formatare, selectăm o valoare sub Se selectează un tip de regulă:

Pentru a crea o regulă care se evaluează pentru fiecare înregistrare, individual, selectăm Verificați valorile din înregistrarea curentă sau utilizați o expresie.

Pentru a crea o regulă care compară înregistrările între ele utilizând bare de date, facem clic pe Comparare cu alte înregistrări.

Sub Se editează descrierea regulii, se specifică regula de aplicare a formatării, precum și tipul de formatare care trebuie aplicată, apoi faceți clic pe OK.

Pentru a crea o regulă suplimentară pentru același control sau set de controale, se repetă această procedură de la pasul 4.

Pentru particularizarea culorilor și fonturilor:

Deschidem un raport în Vizualizarea aspect facem clic dreapta pe el în Panoul de navigare, apoi făcând clic pe Vizualizare aspect.

Din opțiunile Instrumente aspect raport, pe fila Proiectare, facem clic pe Teme și plasăm cursorul deasupra diverselor teme din galerie pentru a examina efectele. Facem clic pe o temă pentru a o selecta, apoi salvăm raportul.

Utilizăm galeriile Culori sau Fonturi pentru a seta independent culori sau fonturi.

Fig.3.3.7. Culori si fonturi într-un raport

Adăugarea unei sigle sau a unei imagini de fundal

Putem să adăugăm o siglă sau o imagine de fundal la un raport, dacă actualizăm imaginea, actualizarea are loc automat de fiecare dată când se utilizează imaginea în baza de date.

Pentru a adăuga sau a elimina o imagine:

În Panoul de navigare, facem clic cu butonul din dreapta pe raport și facem clic pe Vizualizare aspect.

În raport, facem clic pe poziția în care dorim să adăugăm imaginea și, pe fila Proiectare, în grupul Antet/Subsol, facem clic pe Siglă.

Navigăm la imagine și facem clic pe Deschidere. Access adaugă imaginea la raport.

Pentru a elimina imaginea, facem clic cu butonul din dreapta pe aceasta și facem clic pe Ștergere din meniul de comenzi rapide.

Pentru a adăuga o imagine de fundal:

În Panoul de navigare, facem clic cu butonul din dreapta pe raport și facem clic pe Vizualizare aspect.

În fila Format, în grupul Fundal, facem clic pe Imagine de fundal.

Selectăm o imagine din lista Galerie de imagini sau faceți clic pe Răsfoire, selectăm o imagine, apoi facem clic pe OK.

Fig.3.3.8. Adăugarea unei imagini într-un raport

Examinarea și imprimarea unui raport

Examinarea unui raport

În Panoul de navigare, facem clic cu butonul din dreapta pe raport și facem clic pe Examinare înaintea imprimării. Avem posibilitatea să utilizăm comenzile din fila Examinare înaintea imprimării pentru a efectua următoarele:

Imprimarea raportului;

Ajustarea dimensiunii sau aspectului paginii;

Mărirea sau micșorarea sau vizualizarea mai multor pagini simultan;

Reîmprospătarea datelor din raport;

Exportul raportului în alt format de fișier.

Facem clic pe Închidere Examinare înaintea imprimării.

Imprimarea unui raport

Pentru a imprima un raport fără a-l examina:

În Panoul de navigare, facem clic cu butonul din dreapta pe raport și facem clic pe Imprimare. Raportul este trimis la imprimanta implicită.

Pentru a deschide o casetă de dialog unde se poate selecta o imprimantă, se poate specifica numărul de copii, facem clic pe Imprimare.

Fig.3.3.9. Examinarea unui raport înainte de imprimare

3.4. Interogări

Interogarea (query), este operația prin care se obțin datele dorite dintr-o bază de date, selectate conform unui anumit criteriu (condiție). Întrucât operația de interogare este cea mai importantă operație de manevrare a datelor, de multe ori limbajele de manevrare a datelor sunt denumite limbaje de interogare.

O interogare de selectare este un obiect de bază de date care afișează informații în vizualizare Foaie de date. O interogare nu stochează date, ci afișează datele care sunt stocate în tabele. O interogare poate afișa date dintr-unul sau mai multe tabele, din alte interogări sau dintr-o combinație între cele două.

O interogare permite:[12]

Să vizualizăm datele doar din câmpurile care ne interesează. Când deschidem un tabel se văd toate câmpurile. O interogare este o modalitate utilă de a salva o selecție de câmpuri.

Să combinăm date din mai multe surse. Un tabel afișează, de obicei, doar datele pe care le stochează. O interogare permite să selectăm și să alegem câmpuri din diferite surse, să specificam modul în care informațiile trebuie combinate.

Să utilizăm expresii cu rol de câmpuri.

Să vizualizăm înregistrările care îndeplinesc criteriile pe care le specificăm. Atunci când deschidem un tabel, vedem toate înregistrările. O interogare este o modalitate utilă de a salva o selecție de înregistrări.

Pași de bază pentru a crea o interogare de selectare

Putem crea o interogare de selectare utilizând Expertul interogare sau lucrând în Vizualizarea proiect. Unele elemente de proiectare nu sunt disponibile atunci când utilizăm expertul, dar le putem adăuga mai târziu, utilizând Vizualizarea proiect. Chiar dacă cele două metode sunt oarecum diferite unele de altele, pașii de bază sunt în aceiași:

Alegem tabelele sau interogările pe care dorim să le utilizăm ca surse de date.

Specificăm câmpurile pe care dorim să le includem din sursele de date.

Opțional, specificăm criteriile pentru a limita înregistrările pe care le returnează interogarea.

După ce am creat o interogare de selectare, o rulăm pentru a vedea rezultatele. Pentru a rula o interogare de selectare, o deschidem în vizualizarea Foaie de date. Dacă salvăm interogarea, o putem reutiliza ori de câte ori avem nevoie, de exemplu, ca sursă de date pentru un formular, un raport sau o altă interogare.

Fig.3.4.1.Exemplu de interogare

Utilizarea Expertului interogare pentru a crea o interogare de selectare

Putem utiliza Expertul interogare pentru a crea automat o interogare de selectare. Atunci când utilizăm expertul, avem mai puțin control asupra detaliilor proiectării de interogare, dar interogarea se creează, mai rapid decât dacă nu am utiliza expertul. Expertul poate surprinde câteva greșeli de proiectare simple și ne poate solicita să efectuăm o altă acțiune.

Dacă utilizăm câmpuri din sursele de date care nu sunt legate între ele, Expertul interogare ne întreabă dacă dorim să creăm relații. Expertul deschide fereastra Relații, dar trebuie să repornim expertul dacă edităm vreo relație. Prin urmare, înainte de a rula expertul, putem să creăm toate relațiile de care are nevoie interogarea.

Utilizarea Expertului interogare

Pe fila Creare, în grupul Interogări, facem clic pe Expert interogare.

În caseta de dialog Interogare nouă, facem clic pe Expert interogare simplă, apoi facem clic pe OK.

În continuare, adăugăm câmpuri. Putem adăuga până la 255 de câmpuri din maximum 32 de tabele sau interogări.

Pentru fiecare câmp, efectuăm:

Sub Tabele/Interogări, facem clic pe tabelul sau interogarea care conține câmpul.

Sub Câmpuri disponibile, facem dublu clic pe câmp pentru a-l adăuga în lista Câmpuri selectate. Dacă dorim să adăugăm toate câmpurile la interogarea, facem clic pe butonul cu două săgeți spre dreapta (>>).

Când am adăugat toate câmpurile pe care le dorim, facem clic pe Următorul.

Fig.3.4.2. Interogare simplă

Fig.3.4.3. Interogări Ateliere

Fig.3.4.4. Interogare simplă Atelier instalator

Pe ultima pagină a expertului, oferim un titlu interogării, specificăm dacă dorim să deschidem sau să modificăm interogarea, apoi faceți clic pe Terminare.

Dacă alegem să deschidem interogarea, aceasta afișează datele selectate în vizualizarea Foaie de date. Dacă alegem să modificați interogarea, aceasta se deschide în Vizualizarea proiect.

Asocierile automate

Atunci când adăugăm sursele de date, dacă acestea au deja relații definite între ele, relațiile respective sunt adăugate automat la interogare ca asocieri. Asocierile specifică modul în care ar trebui să fie combinate date din surse legate. Access creează automat o asociere între două tabele dacă acestea au câmpuri cu tipuri de date compatibile și un câmp este o cheie primară.

Access determină ce tip de asociere să creeze pe baza relației pe care o reprezintă asocierea. Dacă Access creează o asociere, dar nu există nicio relație definită, Access creează o unire internă.

Adăugarea unei asocieri

Pentru a adăuga o asociere, glisăm un câmp dintr-o sursă de date spre un câmp corespondent din altă sursă de date.

Access afișează o linie între cele două câmpuri, pentru a arăta că s-a creat o asociere.

Fig.3.4.5. Exemplu de asociere

Modificarea unei asocieri

Facem dublu clic pe asocierea pe care dorim să o modificăm.

Apare caseta de dialog Proprietăți asociere.

Fig.3.4.6. Caseta de dialog Proprietăți de asociere

În caseta de dialog Proprietăți asociere, revizuim cele trei opțiuni.

Facem clic pe opțiunea pe care dorim s-o utilizăm, apoi facem clic pe OK.

După ce asocierile sunt gata, adăugăm câmpurile de ieșire – câmpurile care conțin datele pe care le dorim în rezultatele interogării.

Fig.3.4.7. Asociere modificată

Adăugarea câmpurilor de ieșire

Pentru a adăuga un câmp, glisăm câmpul dintr-o sursă de date din panoul de sus al ferestrei de proiectare a interogării în jos, spre rândul Câmp din grila de proiectare, în panoul din partea de jos al ferestrei de proiectare a interogării.

Atunci când adăugăm un câmp în acest mod, Access completează automat rândul Tabel din grila de proiectare pentru a reflecta sursa de date a câmpului.

Vizualizarea rezultatele

Pentru a vedea rezultatele interogării, pe fila Proiectare, facem clic pe Rulare. Access afișează rezultatele interogării în vizualizarea Foaie de date.

Fig.3.4.8. Rezultatele interogării

Pentru a face modificări ulterioare asupra interogării, facem clic pe Pornire > Vizualizare > Vizualizarea proiect pentru a reveni la Vizualizarea proiect.

Modificăm câmpurile, expresiile, criteriile și rulăm din nou interogarea până când returnează datele pe care le dorim să le avem.

Fig.3.4.9. Modificări într-o interogare

3.5. Macrocomenzi

Macrocomenzile de date sunt gestionate din fila tabel în timp ce vizualizăm un tabel în vizualizarea foaie de date și nu apar sub macrocomenzi în panoul de navigare. Se pot utiliza macrocomenzi de date pentru a valida și a spori acuratețea de date într-un tabel.

Există două tipuri principale de macrocomenzi de date — cele care sunt declanșate de evenimente de tabel (denumite și macrocomenzile de date "determinate de eveniment") și cele care rulează ca răspuns la numit de nume (numit și macrocomenzile de date "denumit").[13]

Crearea unei macrocomenzi de date bazate pe eveniment

Tabelul evenimente să apară ori de câte ori adăugarea, actualizarea sau ștergerea datelor într-un tabel. Putem programa macrocomenzi de date pentru a rula imediat după oricare dintre aceste trei evenimente, sau imediat după o ștergere sau modificarea eveniment. Utilizăm următoarea procedură pentru a atașa o macrocomandă de date la un eveniment de tabel:

– În panoul de navigare, facem dublu clic pe tabelul la care dorim să adăugăm macrocomanda de date.

– Pe fila de tabel , în grupul Evenimente înainte sau După evenimente de grup, facem clic pe eveniment la care dorim să adăugăm macrocomanda.

Access deschide Generatorul de macrocomenzi. Dacă o macrocomandă a fost creat anterior pentru acest eveniment, Access afișează macrocomanda existentă.

Adăugăm acțiunile pe care dorim să le efectueze macrocomanda.

Salvăm și închidem macrocomanda.

Fig.3.5.1. Exemplu de macrocomandă si submacrocomandă

Utilizăm macrocomenzi pentru a automatiza o serie de acțiuni, cum ar fi deschiderea unui alt obiect, aplicarea unui filtru, pornirea unei operațiuni de export și multe alte activități.

3.5.1. Generator de macrocomenzi

Caracteristicile principale ale generatorului de macrocomenzi sunt:

Catalog de acțiuni  –  acțiunile de macrocomenzi sunt organizate după tip și se pot căuta;

IntelliSense  – atunci când tastăm expresii, IntelliSense sugerează valori posibile și permite să selectăm una corectă;

Comenzi rapide de la tastatură –  utilizăm combinații de taste pentru scrierea mai rapidă și mai ușoară a macrocomenzilor;

Flux de programe  –  se creează macrocomenzi mai lizibile cu linii de comentarii și grupuri de acțiuni;

Declarații condiționale   – se permite execuție logică mai complexă, cu suport pentru if/else/else, dacă;

Reutilizarea macrocomenzilor   – catalogul de acțiuni afișează alte macrocomenzi pe care le-am creat, permițându-ne să le copiem în cel la care lucrăm;

Partajare mai simplă   – copiem o macrocomandă, apoi o lipim ca XML într-un mesaj de e-mail, o publicare de grup de știri, un blog sau un site web eșantion de cod.

Pentru a crea o macrocomandă, accesăm meniul „Creați” și facem clic pe pictograma „Macro”. Acum, selectăm elementul „Deschidere formular”. Pentru „Nume Formular”, selectați formularul corespunzător („Atelier mecanic inventar” în acest exemplu).

Fig.3.5.1.1. Crearea unei macrocomenzi

Acum adăugăm o acțiune nouă numită „CautarePentruIntreg”. Această acțiune este necesară pentru a determina ce ar trebui să se întâmple după deschiderea formularului. Pentru tipul de obiect, selectăm „Formular” și pentru numele obiectului selectăm din nou „Atelier mecanic inventar”. Putem alege ce înregistrare este afișată, adică prima, ultima, etc. Apoi, selectăm „Prima”, salvăm macrocomanda.

Fig.3.5.1.2. Adăugarea unei noi acțiuni într-o macrocomandă

Când rulăm macrocomanda, se deschide automat un formular pentru a introduce noi înregistrări în tabelul „Atelier mecanic inventar”.

Fig.3.5.1.3. Rularea unei macrocomenzi

Comanda Macro (MACRO) reprezintă un obiect care conține o definiție structurată a uneia sau mai multor acțiuni pe care Access le realizează ca răspuns la un anumit eveniment. Aceste obiecte sunt foarte utile deoarece permit automatizarea diverselor evenimente fără ca realizatorul aplicației să trebuiască să cunoască un anumit limbaj de programare.

3.6. Module

Într-o bază Access nu există un program principal, textul sursă este organizat în proceduri și funcții, păstrat în module.

Orice modul conține o singură secțiune de declarații de variabile și constante, folosită în toate procedurile și funcțiile din modul, și una sau mai multe proceduri sau funcții.

Modulele pot fi:

atașate fiecărui formular /raport, căruia se creează un modul automat;

modulele globale, care sunt obiecte separate în baza de date. Variabilele, constantele, procedurile, funcțiile, se pot folosi în orice parte a aplicației, deci sunt globale.

Fig.3.6.1. Exemplu module

3.7 Concluzii

Prezentarea simplă, concisă și limbajul folosit oferă o soluție simplă de realizare a acestuia conform unor cerinte mult mai elaborate ale beneficiarului (utilizatorului). Prin constituirea bazei de date într-un mod exact se poate dezvolta o întreaga gamă de soluții pentru utilizator pentru interogarea acesteia conform nevoilor, actualizarea și menținerea acesteia într-o stare de funcționare.

În raport cu exploatarea unei baze de date există utilizatori:

utilizatori obișnuiti – sunt persoanele care obțin informații fără a avea cunoștințe de informatică;

programatorii – sunt cei care scriu programe în limbajul de cereri;

administratorul de date – stabilește structura inițială a bazei de date, modul de memorare al datelor, condițiile pentru asigurarea securității datelor.

Partea teoretică însoțită de aplicația program prezentată, au rolul de a evidenția cunoștințele acumulate și deprinderile formate pe parcursul studierii acestui program de conversie în informatică.

Aplicația poate fi îmbunătățită prin:

realizarea unei interfețe mai prietenoase de introducere a datelor;

prin crearea altor interogării, formulare, rapoarte, macrocomenzi, în funcție de cerința utilizatorului;

adăugarea mai multor tipuri de diagrame;

adăugarea mai multor module de gestiune;

semnalări atunci cănd produsul trebuie casat.

Consider ca prin realizarea acestei aplicații au fost atinse cele mai importante lucruri legate de crearea și utilizarea bazelor de date. Am propus implementarea unui instrument de monitorizare a activelor fixe din gestiunea unui liceu, existența unei baze de date care să conțină informații neexistănd în liceu.

Un plus al acestei aplicații este acela că baza de date poate fi accesată de pe orice calculator din rețeaua locală a liceului.

Bibliografie

M. Garabet, I. Neacșu – Tehnologia informației și a comunicațiilor, manual pentru clasa a 12-a, Editura All, 2007.

P. Năstase, F.Mihai, ș.a. – Baze de date Microsoft Access 2000, Editura Teora, 2000.

J. Powell – Microsoft Access pentru Windows 95, Editura All Educațional, 1997.

Curs de baze de date, [Interactiv] – http://www.seap.usv.ro/~valeriul/lupu/Curs_11-12_rom.doc.

Etapele proiectării BDR, [Interactiv] – http://www.seap.usv.ro/~sorinv/CursBD%20Cibernetica.pdf

Pribeanu, Costin, Baze de date și aplicații, Editura MatrixRom, 2000.

https://ro.wikipedia.org/wiki/Sistem_de_gestiune_a_bazelor_de_date

MICROSOFT ACCESS Cursul I-RPB-IT-071-01, http://www.scribd.com/doc/95410312/Notiuni-Introductive-Despre-Baze-de-Date-Microsoft-Acces

http://budisteanu.net/Download/DB/curs_1_2_BD-Introducere.pdf

https://support.office.com/ro-ro/article/crearea-unui-formular-%C3%AEn-access-5d550a3d-92e1-4f38-9772-7e7e21e80c6b

https://support.office.com/ro-ro/article/introducere-%C3%AEn-rapoartele-din-access-e0869f59-7536-4d19-8e05-7158dcd3681c#__toc307733501

https://support.office.com/ro-ro/article/crearea-unei-interog%C4%83ri-de-selectare-simple-de8b1c8d-14e9-4b25-8e22-70888d54de59

https://support.microsoft.com/ro-ro/office/crearea-unei-macrocomenzi-de-date-b1b94bca-4f17-47ad-a66d-f296ef834200?ui=ro-ro&rs=ro-ro&ad=ro

http://webbut.unitbv.ro/carti%20on-line/Ratiu/BD/Cap.1.pdf