Program de studii LOGISTICA INDUSTRIALA [309809]

Universitatea POLITEHNICA din Bucuresti

Facultatea IMST

Departamentul Masini si Sisteme de Productie

Program de studii LOGISTICA INDUSTRIALA

Sistem de îmbuteliere în recipiente de sticla de 0,75 l a lichidelor (siropuri) [anonimizat].

Autor,

Absolvent: [anonimizat],

Conf. dr.ing. Nicoleta Elisabeta PASCU

2017

CUPRINS

Capitolul 1a Studiul de fundamentare a gestionarii fluxurilor materiale in realizarea unui produs

1.1.a. Stabilirea caracteristicilor produsului.

1.2.a. Stabilirea fluxurilor materiale necesare pentru realizarea produsului.

1.3.a. Analiza comparativa a unor solutii de gestionare a fluxurilor materiale.

1.4.a. Fundamentarea solutiei alese pentru gestionarea fluxurilor materiale.

1.5.a. Caracteristicile necesare ale structurii organizatorice

1.5.1.a. Analiza si caracteristicile departamentelor firmei implicate in buna functionare si conducere a fluxurilor materiale.

1.5.2.a. Analiza comparativa a variantelor de aplicatii software (ERP/SCM), pentru conducerea firmei.

1.5.3.a. Fundamentarea solutiei alese privind structura finala a firmei si aplicatia software de conducere a firmei.

Capitolul 2a Studiul de fundamentare tehnica a structurii logistice de proiectat pentru componentele mecanice/electromecanice si/sau software

2.1. Studiul componentelor din cadrul aplicatiei de logistica industriala

2.1.1.a. Studiul componentelor mecanice : [anonimizat] a directiei, [anonimizat], paletilor, paletelor, [anonimizat], [anonimizat], [anonimizat], [anonimizat], [anonimizat], sistemelor de protectie a structurii logistice etc ;

2.1.2.a. Studiul componentelor software: [anonimizat], aplicatii software pentru managementul depozitelor (WMS), [anonimizat], aplicatii de comanda si conducere a AGV-[anonimizat], [anonimizat].

Capitolul 3a Proiectarea structurii logistice

3.1.a. Schema cinematica si ciclograma de functionare a structurii logistice

3.2.a. Proiectarea pe subansambluri

3.3.a. Analiza cu element finit a unui subansamblu din cadrul structurii de proiectat

3.4.a. Arhitectura generala a structurii de comanda si control a structurii logistice

3.5.a. Comanda cu PLC a structurii logistice

3.6.a. Simularea functionarii structurii si interfata SCADA de comanda

Capitolul 4a Aplicatia software de conducere a firmei

4.1.a. Prezentarea aplicatiei de conducere a firmei.

4.1.1.a. Descrierea aplicatiei

4.1.2.a. Prezentarea modului de functionare

4.2.a. Utilizarea aplicatiei ERP pentru fluxul logistic stabilit

Capitolul 5a/b [anonimizat]/relationarea, planificarea, organizarea, coordonarea si controlul activitatilor pentru una din variantele:

5.1. [anonimizat] (aplicatie de productie)/ detalierea proceselor asociate etapelor tehnologice necesare pentru realizarea unui produs/

5.2. Management de proiect – realizare structura de proiectat/ stabilirea schemei structurale

a arhitecturii de realizare a produsului/ activitati necesare pentru asigurarea elementelor structurale necesare/

5.3. Management de proiect – gestionarea fluxurilor materiale necesare pentru realizarea produsului/ utilizarea unui simulator de flux pentru optimizarea unor parametrii de performanta a fabricatiei.

Capitolul 6a/b Asigurarea calitatii

Se va realiza asigurarea calitatii pentru una din variantele:

6.1. Asigurarea calitatii – pentru produs (aplicatie de productie)/

6.2. Asigurarea calitatii – pentru structura de proiectat/

6.3. Asigurarea calitatii – pentru gestionarea fluxurilor materiale.

Capitolul 7 a/b Concluzii finale

7.1. Elemente de noutate specifice temei abordate

7.2. Contributii originale aduse de absolvent prin elaborarea Proiectului de Diploma

Capitolul 1a Studiul de fundamentare a gestionarii fluxurilor materiale in realizarea unui produs

1.5.a. Caracteristicile necesare ale structurii organizatorice

1.5.1. Analiza si caracteristicile departamentelor firmei implicate in buna functionare si conducere a fluxurilor materiale

SC. SIROPUL SRL. este o societate cu răspundere limitată – debutant cu sediul în localitatea Bucuresti sector 3 strada Racari și are ca obiect principal de activitate comercializarea siropului.Siropul va fi imbuteliat en-gross în paleti cu o greutate de 500 kg și va fi ambalat cu ajutorul unui flux complet automatizat în sticle de 0,75l în vederea comercializarii în magazinele de toate categoriile.

Pentru început intreprinderea își propune să distribuie produsul în magazinele naturiste de tip plafar, magazinele de cartier dar și în supermarket-uri.

Societatea cuprinde în prezent 7 angajații organizați pe compartimente funcționale, departamentele fiind direct subordonate direct Directorului General.

Directorul General reprezinta firma față de organele de control de specialitate, în relația cu furnizorii, clienții, persoanele/organizațiile din țară și din străinătate cu care intră în contact în interes de serviciu, are rolul de a asigura conducerea, organizarea si functionarea firmei cu eficienta maxima prin elaborarea strategiilor de dezvoltare, identificarea oportunitatilor, angajarea resurselor financiare, tehnologice si umane necesare, abrobă bugetul și rectificările acestuia, identifică oportunității de afaceri.

Societatea cuprinde 4 departamente :

Departament Producție

Departament Logistică

Departament Financiar

Departament Maketing

Deparatmentul de producție are rolul de a asigura realizarea procesului de ambalare în condiții de siguranță și igienă maximă respectând toate normele de asigurare a calității, programarea modului de lucru, asigurarea funcționării constante a fluxului, alimentarea acestuia cu materie primă (siropul) și rezolvarea posibilelor probleme tehnice care pot apărea în cadrul fluxului de ambalare.

Departamentul de logistică are rolul de a planifica, dezvolta, conduce, optimiza, coordona și monitoriza activitățiile din cadrul fluxului de imbuteliere, se ocupă cu procesul de aprovizoinare,asigură legătura cu furnizorii pentru a menține stocul necesar de materie primă și materiale (folia necesară pentru realizarea ambalajului, cartonul pliat pentru realizarea cutiilor de carton si paleți) necesare în cadrul procesului de ambalare, asigură distribuirea tuturor comenzilor către clienții la timpul potrivit la locul potrivit în cantitatea potrivită și la calitatea potrivită,se asigură că produsul ajunge la client pe calea cea mai scurtă pentru a economisi timp si resurse financiare.

Departamentul financiar are rolul de a monitoriza situația financiară a intreprinderii asigură evidența contabilă, servicile de personal(contracte de muncă, cărți de muncă) propune soluții pentru optimizarea acesteia.

Acest departament se asigură ca evidența conturilor și înregistrărilor organizației sunt ținute conform legii, creantele si datoriile se inregistreaza in contabilitate la valoarea nominala, Participă la intocmirea și la gestionarea unui buget anual, Menține relația cu bancile,clienții si furnizorii, întocmește, verifică si reconciliază rapoarte și situații.

Departamentul de marketing se ocupă cu studiu de piață, cercetarea pieței de desfacere a produsului, propunerea structurii, volumului si a esalonarii produselor si serviciilor de realizat in firma, propunerea de modalitati in vederea accelerarii si amplificarii vanzarii produselor, cercetarea nevoilor de consum, fundamentarea strategiei societatii si elaborarea programelor si planurilor de desfasurare a productiei, pregatirea pietei pentru primirea produsului printr-o alegere judicioasa a circuitelor si formelor de distributie, precum si printr-o campanie publicitara adecvata, ropunerea structurii, volumului si esalonarii in timp a produselor si serviciilor pe care trebuie sa le realizeze societatea, precum si a modalitatilor de accelerare si amplificare a desfacerii acestora, stabilirea unor politici de preturi a produselor, organizarea judicioasa a procesului de vanzare, lansarea produsului pe piata, insotita de o comunicare continua cu clientii, elaborarea de strategii in vederea imbunatatirii produselor oferite de firma, monitorizarea măsurii in care produsele oferite de firma satisfac standardele clientilor.

În imaginea următoare este prezentată organigrama intreprinderii SC SIROPUL SRL, relațiile dintre departamente fiind realizate pe orizontală cât și pe verticală.

Organigramă intreprindere

S.C SIROPUL SRL se încadrează în catgoria microintreprinderilor deoarece are un număr de 7 angajații, iar cifra de afaceri, bilanțul nu v-a depășii anual 2 milioane de euro.

Cei 7 angajații din cadrul întreprinderii sunt repartizați după cum urmează:

3 angajați fac parte din Departamentul de Producție, un Operator și un Inginer.

1 amgajat responsabil cu Departamentul de Logistică

1 angajat responsabil cu Departamentul Financiar

1 angajat responsabil cu Departamentul de Marketing

Fiecare angajat va respecta fișa postului astfel încât fiecare departament din cadrul organizației să își îndeplinească atribuțiile.

Obtinerea fondurilor europene , necesare infiintarii firmei S.C SIROPUL S.R.L

Cum inteprinzatorul nu dispune de fonduri personale, banii necesari pentru a infiinta societatea S.C SIROPUL S.R.L, ce va avea ca domeniu de activitate imbutelierea siropului, provin din fondurile europene. Astfel, pentru obtinerea fondurilor europene s-a accesat “Programul pentru stimularea înființării și dezvoltării microîntreprinderilor de către întreprinzătorii debutanți în afaceri.”, ce se adresează întreprinzătorilor debutanți în afaceri, în scopul orientării lor în accesarea finanțărilor nerambursabile.

Obiectivul acestui program îl constituie stimularea înființărea unor microîntreprinderi noi, creșterea potențialului de accesare a surselor de finanțare precum si dezvoltarea aptitudinilor antreprenoriale ale întreprinzătorilor debutanți în afaceri în scopul implicării acestora în structuri economice private.

“Programul pentru stimularea înființării și dezvoltării microîntreprinderilor de către întreprinzătorii debutanți în afaceri urmărește:

dezvoltarea aptitudinilor antreprenoriale bazate pe cunoașterea și gestionarea optimă a resurselor, în vederea adaptării rapide la rigorile determinate de globalizarea piețelor;

stimularea și sprijinirea demarării și dezvoltării firmelor nou-înființate (start-up-uri) prin facilitarea accesului acestora la finanțare;

facilitarea accesului întreprinzătorilor debutanți în afaceri la sursele de finanțare.

Cum inteprinzatorul nu are experienta in domeniu, nu dispune de fonduri personale , inteprinderea va functiona o perioada de timp sub numele de societate cu raspundere limitata.ebutant( S.R.L.).

Prin accesarea programului pentru simularea infiintarii si dezvoltarii microinteprinderilor de catre inteprinzatorii debutanti in afaceri, societatea S.C SIROPUL S.R.L va dispune de urmatoarele beneficii:

50 % din planul de afaceri, maxim 10.000 euro;

80% din credit, maxim 80.000 euro;

Scutire contributii sociale pentru 4 salariati.

Etapele implementarii programului sunt:

Înregistrarea microîntreprinderii S.C SIROPUL S.R.L la Oficiile Registrului Comerțului;

În termen de 30 zile de la înființare, microîntreprinderea S.C SIROPUL S.R.L trebuie să notifice prin poștă electronica Oficiul Teritorial pentru I.M.M. și Cooperație (O.T.I.M.M.C.) in ce zona inteprinderea va avea sediul principal.

Procedura de inscriere in program.

Astfel , dupa implementarea programului, inteprinderea S.C SIROPUL S.R.L va dispune de 90.000 de euro, ce vor fi folositi de catre inteprinzator pentru infiintarea firmei, achizitionarea masinilor de productie, a instalatiilor, a materiilor prime si a ambalajelor, platirea angajatiilor etc.

Costurile echipamentelor de productie

Cum bugetul este limitat iar inteprinzatorul dispune de doar 50.000 de euro pentru a-si pune propriul proiect in aplicare, inteprinzatorul a decis ca societatea sa functioneze si sa-si desfasoare activitatea de imbuteliere a siropului intr-un spatiu inchiriat.

In alegerea spatiului de inchiriat s-a tinut cont de urmatoarele aspecte:

Distantele pana unde produsul firmei va fi livrat;

Capacitatea spatiului;

Pretul spatiului;

Astel, societatea S.C SIROPUL S.R.L isi va desfasura activitatea intr-un spatiu inchiriat , pentru care se va plati o taxa lunara de 2200 de euro.

Fluxurile materiale necesare desfasurarii activitatii de imbuteliere a siropului sunt:

-Conveior

-Panou de comanda si control

-Coloana de ghidare/umplere sticle

-Actionare stand umplere

-Stand capsare

Intrucat echipamentele de mai sus , sunt foarte scumpe iar bugetul este limitat , pentru a forma fluxul logistic de imbuteliere a siropului, vor fi achizitionate masini de productie de tip second hand.

În tabelul de mai jos sunt prezentate prețurile pentru toate echipamentele ce vor fi achiziționate și cu care va fi creată linia complet automată de imbuteliere a siropului din înteprinderea S.C SIROPUL S.R.L:

Prețuri componente flux

1.5.2. Analiza comparativă a variantelor de aplicații software( erp/scm) pentru conducerea firmei.

Introducere

O aplicatie software de tip ERP (Enterprise resource planning) reprezinta o aplicție software multi-modulară printr-o îmbinare a practicilor de management al afacerilor cu tehnologia informațiilor, prin care procesele de afaceri ale unei companii sunt integrate în cadrul sistemului informatic, în vederea atingerii obiectivelor stabilite.

Odată cu puternica industrializare, tehnicile si practicile de management au evoluat într-un set de reguli general acceptate (best practices) specifice fiecarei verticale de business. Desi rezultate în urma unui proces de sedimentare îndelungat, aceste „best practices” sunt si ele supuse necesitații continue de resincronizare cu modificările structurale ale mediului de afaceri. Rolul unei aplicații software ERP este de a facilita încorporarea si actualizarea acestora în cadrul proceselor de business ale companiei.[7]

Practic o aplicție ERP este alcătuită din module software care acoperă toate ariile functionale,structurate ca de exemplu: marketing și vânzări, service, proiectare și dezvoltare de produs, producție și controlul stocurilor, aprovizionare,distribute, resurse umane, finance și contabilitate, servicii informatice.Integrarea acestor module este realizată fără duplicarea informatiilor, cu ajutorul noilor tehnologii de baze de date și al rețelelor de calculatoare.

Impactul asupra organizției unui sistem ERP

Prin implementarea soluțiilor ERP:

crește cantitatea de informație comunicată prin intermediul sistemului informatic;

se asigură introducerea informației în sistem la momentul apariției ei în organizație;

se vor înlocui majoritatea procedurilor manuale existente;

se reduce semnificativ numărul documentelor fără reflectare în sistemul informatic.[7]

CROS ERP

Cros ERP este un sistem integrat care asigură suportul informatic necesar pentru îndeplinirea activitățiilor dintr-o organizție fiind unul dintre principalele elemente de management cu ajutorul căruia se ating obiectivele organizației și creșterea eficienței acesteia.[8]

Module Cross Erp

CROS ERP cuprinde:

Sistemul Contabil / Financiar

Contabilitate generală

Contabilitatea Costurilor și de Gestiune

Bugetul de Venituri și Cheltuieli

Gestiune financiară (creanțe / datorii / încasări / plăți)

Mijloace fixe

Sistemul Resurse Umane

CROS Resurse Umane – Informații generale

CROS Resurse Umane – Organizare

CROS Resurse Umane – Salarizare

Sistemul Logistică – Vânzări – Aprovizionare

Tehnologii și rețete

Planificare și urmărire producție

Lansare și urmărire consumuri

Planificarea și urmărirea lucrărilor de întreținere și reparații

Suport pentru activități auxiliare.[8]

Sistemul contabil / financiar asigură gestionarea aspectelor valorice legate de întreaga activitate a organizației, având ca funcții principale:

Gestionarea înregistrărilor contabile;

Suport pentru procesele din contabilitate;

Gestionarea creanțelor, datoriilor și a disponibilităților bănești ale organizației;

Raportare contabilă, financiară și fiscală;

Urmărirea și evidența mijloacelor fixe, calculul și înregistrarea deprecierii mijloacelor fixe;

Contabilitatea costurilor și de gestiune;

Bugetare și urmărire buget de venituri și cheltuieli (propus / bugetat) (bugetat / realizat) (bugetat /previzionat).[8]

Sistem contabil

Sistemul Resurse Umane asigură gestionarea aspectelor referitoare la angajații din cadrul organizației, atât din punct de vedere al funcțiilor, respectiv al posturilor ocupate de către aceștia cât și din punct de vedere al salarizării.[9]

Resurse

Modululele din cadrul sistemului CROS – Resurse Umane se asigură:

optimizarea fluxului informațional;

acuratețe și disponibilitate ridicată a informațiilor;

flexibilitate în operare;

timp redus în care informațiile pot să fie accesate.

Sistemul CROS HR este ușor de integrat în arhitectura IT cu alte aplicații de contabilitate și face parte nativ din sistemul CRIsoft Organization Server unde este integrat cu modulele financiar – contabile, de urmărire a producției și de logistică vânzări.

Sistemul Logistică – Vânzări – Aprovizionare

Sistemul logistică asigură suportul pentru activitățile de aprovizionare și vânzări, având ca funcții principale:

Planificarea și gestionarea activităților logistice din procesul de vânzare;

Planificarea și gestionarea activității de aprovizionare;

Gestiunea și controlul stocurilor;

Sistemul CROS gestionează complet procesul de vânzare, având funcții care permit: gestiunea

clienților, gestiunea nomenclatoarelor de articole și prețuri, gestiunea contractelor și comenzilor,

procesul de livrare și facturare.[10]

Fig.1.24 Rapoarte Cross Erp [10]

Modulul CROS Comenzi Clienți are o serie de funcții care permit organizarea mult mai bună a procesului de vânzare, lăsând personalul care se ocupă de vânzare să se concentreze asupra funcției lor de bază – să aducă venituri – și nu asupra problemelor administrative și logistice.[11]

Gestiunea unitară în baza de date a comenzilor/ contractelor:

Posibilitatea gestionării atât a contractelor cadru, cât și a actelor adiționale;

Istoric începând de la cererea de ofertă a clientului – ofertă – contract cadru – acte adiționale – comenzi client;

Articolele de livrat/ realizat;

Termene, prețuri, limite de credit pentru livrare, alte condiții comerciale;

Consultare bonitate client;

Consultarea prețurilor și stocurilor de articole cu posibilitatea de a adăuga rapid în comandă, articolul cu cantitatea dorită;

Rapoarte cu planul de vânzări/ livrări, rezultate din centralizarea comenzilor/ contractelor;

Posibilitatea de a rezerva articole din stoc pentru o anumită comandă;

Rezervă la cererea utilizatorului articolele disponibile în stoc, necesare pentru o comandă;

Cantitățile care nu sunt în stoc pot fi transferate imediat către aprovizionare sau dacă este cazul către producție;

Este posibil să se lucreze cu structuri de articole; de ex. se comandă un set, se rezervă și vor fi livrate componentele acestuia;

La lucrul cu seturi se calculează automat stocul disponibil – câte seturi pot fi compuse cu componentele disponibile în stoc;

Vânzarea în altă unitate de măsură, diferită de cea în care se ține stocul;

Rezervările se diminuează automat odată cu efectuarea livrărilor;

Cantitățile care nu sunt disponibile imediat se pot înscrie într-o coadă de așteptare și vor fi rezervate când vor fi disponibile în ordinea înscrierii lor în coadă sau după priorități stabilite dinamic de utilizatorul desemnat în acest scop;

Tablou de bord al comenzii client (cât s-a comandat, cât s-a facturat, cât s-a dispus către livrare, cât s-a livrat, cat s-a rezervat, etc.).[11]

Fig.1.25 Interfață Cross Erp[11]

TRENDIX ERP

TRENDIX contine module de contabilitate, gestiune, productie, mijloace fixe, salarii, fiind un program complet integrat. Este o solutie ERP (Enterprise Resource Planning), care raspunde prompt tuturor nevoilor de informare si comunicare intre entitati economice.[12]

Modulul Contabilitate cuprinde:

Machete dedicate personalizate aferente operatiilor din contabilitate efectuate cu o frecventa lunara (de exemplu: ratele de leasing) in care se introduc rata, dobanda, diferentele de curs valutar si TVA ca suma; inregistrarile fiind predefinite se completeaza automat sumele aferente fiecarei inregistrari;

Vizualizarea inregistrarilor contabile pe toata perioada, fie ca acestea sunt provenite din contabilitate, gestiune, salarii sau alte module, precum si mod de cautare (filtrare) simplu sau avansat al acestora;

Inregistrari contabile de forma:

conturi pereche CONT DEBIT = CONT CREDIT SUMA – pentru inregistrari contabile diverse

cont fixat.

Fig.1.26 Interfață Trendix Erp [12]

Microsoft Dynamics NAV ERP

Microsoft Dynamics NAV oferă afacerilor control asupra proceselor de business, precizia de care au nevoie pentru a-și administra sistemul de aprovizionare și informațiile de care angajații au nevoie pentru a fi eficienți și pentru a-și îndeplini cu succes atribuțiile.Sistemul ERP oferit de noi este ușor de implementat și utilizat; astfel dvs. veți renunța în sfârșit la acea aplicație de contabilitate perimată și depășită tehnologic care nu mai face față.Este ușor de utilizat. Microsoft Dynamics NAV arată și funcționează precum Microsoft Office. Asta înseamnă că oricare din angajații dvs. este deja pregătit și știe să-l utilizeze.Funcționează exact așa cum vă așteptați să o facă. Funcționalitatea Microsoft Dynamics NAV este axată pe roluri. Furnizând informațiile corecte persoanelor potrivite din organizația dvs. vă asigurați că își pot îndeplini cu succes atribuțiile și chiar mai mult, pot planifica următoarele etape.

Cu Microsoft Dynamics NAV, echipa dvs. poate lucra de oriunde și oricând – de la birou, de acasă, sau de pe teren; mai mult, abilitatea de a alege între implementări cloud sau locale (on-premises) vă oferă flexibilitatea necesară afacerii dvs.

Microsoft Dynamics NAV furnizează capabilități de business performante și ușurință în utilizare la peste 94.000 de afaceri din toată lumea

Management financiar

Țineți evidența cifrelor. Controlați costurile, asigurați-vă că sunteți în permanență aliniat la reglementările legale în vigoare și obțineți un plus de transparență asupra activelor dvs. și asupra fluxurilor financiare.

Business intelligence și raportare

Bazați-vă deciziile pe informații concrete și nu luați decizii contextuale în situații de urgență. Obțineți informații și recomandări relevante acum pentru deciziile pe care le veți lua în viitor.

Sistemul de aprovizionare

Folosiți-vă de acest sistem pentru a vă dezvolta. Reduceți timpii de producție și livrare, reduceți costurile și oferiți-vă posibilitatea de a vă dezvolta afacerea.

Managementul vânzărilor, produselor și serviciilor

Puneți clienții în prim plan. Creșteți numărul de vânzări, administrați proiectele și procesele și oferiți clienților dvs. o experiență profesională plăcută pe parcursul întregului ciclu.

1.5.3 Fundamentarea soluției alese privind structura finală a firmei și aplicația software de conducere a firmei

Aplicația software de conducere a firmei aleasă este Microsoft Dynamics NAV ERP deoarece Microsoft Dynamics NAV este un soft ușor de implementat, oferă afacerilor control asupra proceselor de business, precizia de care este nevoie pentru a se administra sistemul de aprovizionare și informațiile de care angajații au nevoie pentru a fi eficienți și pentru a-și îndeplini cu succes atribuțiile..Este ușor de utilizat. deoarece arată și funcționează precum Microsoft Office. Asta înseamnă că oricare din angajații este deja pregătit și știe să-l utilizeze. Funcționalitatea Microsoft Dynamics NAV este axată pe roluri furnizând informațiile corecte persoanelor potrivite din organizație asigurându-se că își pot îndeplini cu succes atribuțiile și chiar mai mult, pot planifica următoarele etape.

CAPITOLUL 4. APLICAȚIA SOFTWARE DE CONDUCERE A FIRMEI

4.1 Prezentarea aplicatiei de conducere a firmei

Conform dicționarului APICS Enterprise Resource Planning – ERP (Planificarea Resurselor Întreprinderii) reprezintă „un cadru pentru organizarea, definirea, și standardizarea proceselor de afaceri necesare pentru planificarea și controlul eficient al organizației, astfel încât organizația să poată utiliza cunoștințele sale interne în vederea obținerii unor avantaje externe.” De asemenea, sistemele ERP sunt „sisteme software pentru managementul afacerii, care încorporează module ce sprijină ariile funcționale ale afacerii, precum planificare, producți, vânzări, marketing, distribuție, contabilitate, financiar, managementul resurselor umane, managementul proiectului, managementul stocului, service și mentenanță, transport și afaceri electronice (e-business)”.[13]

Deschis la interfatarea cu alte softuri, Navision ofera companiei libertatea de a-si alege instrumentele specifice necesitatilor proprii. In prezent 85 de companii din România  beneficiaza de avantajele oferite de Navision. Furnizeazã angajatilor, partenerilor si clientilor acces la informatii si procese adaptate la nevoile specifice, ajutandu-va sa administrati procesele de aprovizionare si livrare (supply chain management) mult mai eficient, permitand in mod direct cresterea gradului de satisfactie al clientilor precum si supervizarea proceselor administrative, indiferent de locatie.[13]

Fig.4.1.1 Sigla Microsoft Dynamics Navision

O soluție complexă precum Dynamics NAV are mai multe module, pliate pe structurile funcționale ale unei întreprinderi. Module sistem ERP Microsoft Dynamics NAV constau în:

Management Financiar

Vânzări și Marketing

Cumpărări și Datorii

Depozit

Fabricație

Planificare Resurse

Resurse Umane

Lucrări

Management Service[14]

Mai jos sunt menționate sumar principalele functionalități din cadrul fiecărui modul.

Modulul Management financiar (contabilitate)

Modulul de Management Financiar permite gestionarea financiar-contabilă a întreprinderii. El este "inima" sistemului, întrucât orice tranzacție din alt modul va avea în cele din urmă repercusiuni și în plan financiar. Modulul cuprinde facilitatile necesare pentru a seta informatiile unei companii si inregistrarea lor in Jurnalul General (G/L) impartite in 7 subcapitole:

Contabilitate. In cadrul acestui capitol: se definesc conturile bilantiere; se pot defini bugete pentru fiecare cont, departament sau proiect, pentru orice perioada (zi, luna, an); se pot crea diferite loturi de jurnale pentru inregistrari contabile.

Management lichiditati. Capitol folosit pentru inregistrarea cu ajutorul jurnalelor, a miscarilor din conturile de la banci si din case. Se pot defini ca conturi bancare toate conturile la banci si toate casele in lei sau in alte valute, precum si conturile de avansuri de trezorerie ale angajatilor.Un cash flow basic il reprezinta facilitatea Creante.atorii care poate fi setata pe diferite perioade de timp, de la o zi la ani.

Creante. Capitol folosit pentru gestionarea clientilor companiei si a rapoartelor de vanzari.Se pot defini clienti, introduce facturi si note de credit. Capitolul ofera rapoarte detaliate despre clienti: rezumat evolutie, vechime clienti, sold la data, balante de verificare, vanzari pe client si pe articol.O abordare mai larga a operatiilor de vanzari gasim in modulul Vanzari si Marketing.

Datorii. Capitol cu aceiasi structura ca cel de Creante , dar pentru furnizori; mai cuprinde ca si cel de creante, un subcapitol de activitati periodice, istoric al inregistrarilor si o scurta parametrizare.

Mijloace fixe. Capitolul defineste si gestioneaza mijloacele fixe ale unei companii cu ajutorul: fisei mijlocului fix, jurnalelor de mijloace fixe, jurnalelor de reclasificare. Evidenta mijloacelor fixe este facilitata de diverse rapoarte cum ar fi: sold perioada, lista achizitii, balante de miloace fixe. Tot aici se calculeaza amortizarea prin generare automata intr-un jurnal care dupa verificare, se inregistreaza. In cadrul Parametrizarii se pot definii: grupe, clase si subclase, locatii, grupe de amortizare.

Stocuri. Un capitol folosit pentru ajustarea si inregistrarea costului stocurilor in contabilitate. Aici se pot crea diferite rapoarte pentru analiza stocurilor folosind dimensiuni, locatii, perioade.

Parametrizare. Un capitol important pentru corectitudinea si eficienta lucrului cu datele introduse in NAV, aici se definesc: grupele de inregistrare ale articolelor,operatilor economice, clientilor, furnizorilor, conturilor bancare si mijloacelor fixe. Tot aici se seteaza grupele de inregistrare TVA si dimensiunile folosite (centre de cost/profit, puncte de lucru, proiecte, categorii articole, grupe clienti).[15]

Fig. 4.1 Modulul Management financiar (contabilitate)

Dintre funcționalitățile modulului se enumera:

Parametrizarea conturilor contabile în planul de conturi-pentru fiecare cont există informații despre soldul real și bugetat. Se poate defini un numar nelimitat de conturi contabile aranjate intr-o structura ierarhica (conturi totalizatoare si conturi pentru inregistrare). Planul de conturi se poate adapta usor cerintelor legislative

Vizualizarea soldurilor pentru o anumită perioadă.

Înregistrări contabile în orice monedă. Valuta aditionala de raportare. Toate tranzactiile sunt inregistrate in RON, in valuta tranzactiei dar si in VA (valuta aditionala). Rapoartele se pot vizualiza atat in RON cat si in VA;

Definirea anului fiscal având ca dată de început orice dată dorită de utilizator și împărțirea lui în perioade fiscale.

Definirea bugetelor în ferestre de tip matrice pentru o zi, o săptămână, o lună, un trimestru, un an sau orice perioadă fiscală.

Definirea bugetelor pe centre de cost sau unitate de afacere.

Centre cost (responsabilitate) – Se pot utiliza pentru organizarea companiei in mai multe arii administrative sau zone geografice. Cu ajutorul acestor centre pot fi implementate si reguli de securitate (ex: un agent poate accesa doar clientii si documentele care tin de zona Bucuresti)

Managementul conturilor bancare – permite gestiunea conturilor bancare ale organizației și diverse operațiuni cu conturi bancare.[15]

Modulul Vânzări și Marketing

Modulul de Vânzări și Marketing permite gestionarea proceselor de vânzare, de la emiterea ofertei de vânzare și până la emiterea facturii finale. Acesta permite gestionarea leadurilor (potențialii clienți) de la primul contact avut cu leadul până la generarea primei comenzi de vânzare.

Dintre funcționalitățile modulului enumerăm:

Procesarea flexibilă a încasărilor prin alegerea modului în care se aplică plățile clienților la facturile acestora.

Posibilitatea livrărilor multiple și a facturărilor multiple din comanda de vânzare.

Stabilirea unor politicii complexe de discounturi și prețuri la nivel de client, articol sau combinația dintre acestea.

Posibilitatea de a stabili targeturi cantitativ-valoric privind volumul vânzărilor la nivel de client, articol, și urmărirea realizării acestora.

Fig. 4.2 Modulul Vânzări și Marketing

Managementul contactelor-permite definirea și întreținerea informațiilor generale despre companii și persoane de contact:

Se pot gestiona informatiile generale despre companii si persoane de contact;

Avertizare automata in cazul in care se introduc informatii contact care au mai fost introduse;

Contactele se pot clasifica pe baza unor chestionare;

Avand la baza segmentele create se pot organiza campanii. Segmentarea contactelor se poate face pe baza unor criterii specifice, cum ar fi: vanzari, profile contact si interactiuni.

Managementul oportunităților de vânzare și al echipei de vânzări:

Urmareste oportunitatile de vanzare;

Segmenteaza procesul de vanzare in diferite faze;

Pastreaza o vedere generala a oportunitatilor unui canal de vanzare.

Managementul documentelor prin jurnalul interacțiunilor, unde pot fi înregistrate interacțiunile cu contactele, cum ar fi apeluri telefonice, întâlniri, scrisori sau e-mail-uri. Dacă o interacțiune conține un document acesta poate fi salvat la nivel de contact și poate fi accesat ulterior.

Definirea segmentelor și campaniilor de marketing.

Integrare cu Microsoft Office Outlook (contacte, taskuri, întâlniri etc) .

Vânzări

Granula Managementul comenzilor de vanzare asigura procesarea comenzilor de vanzare si permite implementarea unui flux de vanzare flexibil. Interfata este ergonomica, permitand completarea facila a documentului de comanda vanzare. Informatiile despre client, istoric documente, articole, stocuri, substituenti, preturi si discounturi putand fi accesate dintr-o singura fereastra;

O comanda de vanzare are un antet si mai multe linii. In antet se completeaza informatii privind conditiile comerciale si de livrare: data livrare, adresa livrare, data scadenta, conditii de plata, conditii INTRASTAT. Implicit, sistemul propune conditiile definite pe fisa clientului;[16]

In liniile de document se poate selecta articol, cont contabil, resursa, mijloc fix, taxa articol sau blank. In functie de optiunea selectata se deschide nomenclatorul corespunzator, daca se lasa blank se pot selecta coduri de texte predefinite. In cazul articolelor trebuie completat codul de locatie, cantitatea, pretul de vanzare. Unitatea de masura propusa implicit va fi cea de pe fisa articolului din campul "Unitate de Masura vanzare". Sistemul propune automat un pret de vanzare in functie de politica de preturi definita anterior;

Sistemul permite divizarea fluxului de vanzare in mai multi pasi, in functie de structura organizatorica (ex – comanda se completeaza la departamentul de vanzari si se lanseaza, livrarea se face de la depozit, iar factura se inregistreaza la departamentul de facturare). Se pot face livrari partiale sau se pot prelua mai multe livrari pe o factura;

Avertismente credit – Sistemul permite parametrizarea unei limite de credit (in RON) pentru fiecare client si poate fi parametrizat astfel incat sa lanseze avertismente daca limita de credit este depasita sau/si sunt facturi deschise cu data scadenta depasita. Verificarea se face la completarea oricarui document de vanzare, fiind luate in calcul inclusiv sumele neonorate (comenzi vanzare deschise);

Avertisment lipsa stoc- Verificarea disponibilitatii se face pentru fiecare linie de document, in functie de parametrii introdusi pe linie – cod articol, locatie, data livrare. In fereastra de avertizare lipsa stoc, in cazul in care exista comanda de aprovizionare lansata, sistemul afiseaza data disponibilitatii si daca pentru articolul respectiv exista inlocuitori/substituenti. Cantitatea disponibila difera de cantitatea din stoc, disponibilul fiind afectat si de documentele de cumparare si vanzare aflate in procesare. Standard, sistemul doar lanseaza avertisment pentru lipsa stoc, dar (u)nu blocheaza vanzarea pe stoc negativ;

Rezervare stoc- Rezervarea reprezinta alocarea stocului pentru o anumita destinatie (comanda vanzare). Rezervarea se poate face automat, in functie de parametrii de rezervare din fisa articolului si clientului sau manual folosind functia de rezervare (si anulare rezervare) din sistem. Sistemul permite realizarea de rezervari si din stocul planificat (comenzi de aprovizionare lansate);

Politica preturi vanzare- Sistemul propune preturi de vanzare in raport cu listele de preturi asociate clientului sau unui grup de clienti. Pentru determinarea pretului in document sistemul foloseste mecanismul de "Best Price" – cel mai bun pret la cel mai bun discount;

Preturile se pot defini in functie de cantitate minima si/sau unitate de masura. Daca la unitate de masura se lasa blank, pentru vanzari in alte unitat(e)i de masura decat cea de baza, sistemul face automat conversia pretului. Preturile se definesc pe interval de timp: data inceput – data sfarsit, in acest fel fiind posibil sa se pastreze un isotric al preturilor. Pretul anterior trebuie invalidat prin completarea datei de sfarsit;

Mentenanta preturilor se poate face din sistem, folosind functionalitatea "Foaie de lucru pret vanzare" – pe baza preturilor existente permite definirea/implementarea de noi preturi, folosind un factor de ajustare;

Politica discounturi vanzare- Discounturile cantitative se pot defini pe articol sau grupa de discounturi articole si la nivel de client, grup de clienti sau pentru toti clientii. Discounturile pot fi diferentiate in functie de Varianta, Unitatea de Masura, Cantitatea Minima, Valuta. Discounturile valorice se definesc in functie de valoarea totala a documentului;[16]

Modulul Cumpărări și Datorii

Modulul de Cumpărări și Datorii permite gestionarea relației cu furnizorii, începând de la înregistrarea ofertei de cumpărare și până la realizarea recepției și înregistrarea facturii finale. Totodată, el oferă instrumente pentru optimizarea stocurilor în corelație cu activitățile de producție și vânzare.

Dintre funcționalitățile modulului enumerăm:

Posibilitatea realizării recepțiilor multiple și a facturărilor multiple din comanda de cumpărare.

Stabilirea unor politicii complexe de discounturi și prețuri la nivel de furnizor, articol sau combinația dintre acestea.

Foaie de lucru aprovizionare- calcul automat necesar aprovizionare si propunere comenzi aprovizionare conform algoritm- stoc existent, cereri planificate, stoc siguranta, lead time, cantitati minime-maxime / comanda, etc.

Facilitează stabilirea unor politici de aprovizionare la nivel de articol, pe diverse criterii (stoc minim, cantitate minimă, reluare comandă, stoc maxim etc.) ținând cont totodată și de timpii de aprovizionare specifici fiecărui furnizor.

Permite înregistrarea unor cataloage de articole pe fiecare furnizor, cu codificarea de articol specifică furnizorului (furnizori alternativi si catalog preturi furnizori).

Taxe Articol – calcul automat si repartizare in cost aprovizionare a taxelor vamale si a transportului.[16]

Poate sugera plățile către furnizori în funcție de diferite criterii (prioritate, dată de scadență, posibile reduceri la plată etc.).

Se poate stabili în sistem un flux de aprobări, astfel încât achizițiile ce depășesc un anumit prag valoric să nu poată fi operate fără o aprobare prealabilă.

Permite urmărirea cantitativ-valorică a achizițiilor dintr-o perioadă la nivel de articol și furnizor, corelată și cu o bugetare anterioară.

Fig. 4.3 Modulul Cumpărări și Datorii

Modulul Depozit (Warehouse Management)

Modulul Depozit permite gestionarea optimizată a stocurilor, în funcție și de caracteristicile fizice ale articolelor, în conformitate cu politicile de stocare stabilite de către utilizator. Este ideal pentru manipularea unui volum mare de articole.

Dintre funcționalitățile modulului enumerăm:

Parametrii Fisa Articol: metoda cost – FIFO, LIFO, Mediu, Standard, unitati de masura alternative, referinte incrucisate, urmarire loturi si serii numerice, articole alternative, articole nestocabile, catalog furnizori/furnizori alternativi, preturi si discounturi, parametrii politici aprovizionare;

Unitati masura si parametrii de volum si greutate – se poate defini o unitate de masura de baza si mai multe unitati de masura alternative. Unitatile de masura alternative se pot folosi ca unitati de cumparare si vanzare implicite. Acestea sunt preluate in documentele de cumparare respectiv vanzare. Cumpararea se poate face intr-o unitate de masura, iar vanzarea in alta unitate de masura (ex. cumparare – Palet, vanzare – Bucata);

Parametrii privind comertul exterior (codul tarifar, tara de origine, greutatea neta, procentul de taxa vamala, procentul de comision vamal);

Referințe incrucisate – suplimentar fata de codul intern definit pe fisa articolului, clientii si furnizorii pot avea o codificare proprie. Aceasta functionalitate este utila in cazul partenerilor (clienti, furnizori) care doresc ca in locul codului intern sa fie mentionat codul si descrierea proprie (ex. coduri hypermarket-uri). Pentru automatizare operatiilor de receptie sau/si livrare se pot utiliza referinte incrucisate de tip coduri de bare;

Unitati de stoc. Cu ajutorul unitatilor de stoc, articolele pot fi descrise si administrate individual pentru fiecare locatie incluzand: metode de reaprovizionare, stocuri de siguranta, costuri;

Fig. 4.4 Modulul Depozit (Warehouse Management)

Depozitele se pot organiza in zone (receptie, livrare, depozitare) si compartimente. Se pot defini reguli de lucru pentru fiecare articol/compartiment.

Permite optimizarea depozitului pe zone, livrări și înmagazinări si o mai buna planificare/organizare a activitatilor de receptie si livrare.

Zonele pot fi împărțite în compartimente (rânduri, rafturi etc.).

Ofera lucratorilor din depozit posibilitatea de a identifica instantaneu amplasarea bunurilor.

Se pot determina parametrii fizici ai fiecărui compartiment (greutate acceptată, volum etc.) precum și restricții privind tipologia compartimentului (de exemplu temperatura, cantități minime și maxime funcție de articol).

Se pot parametriza diferite reguli de înmagazinare iar pe baza lor sistemul sugerează compartimentele optime privind înmagazinarea.

Propune lista de culegere (pick-list) pe baza căreia se realizează ridicarea articolelor pentru livrare.

Permite reorganizarea articolelor în depozit pentru optimizarea spațiului și a timpului de culegere (picking).

Permite reaprovizionarea compartimentelor bazată pe cantități predefinite de maxim și minim.

Permite integrarea cu aparatele de scanare prin intermediul tehnologiei ADCS (Automated Data Capturing System).

Modulul Fabricație (Producție)

Modulul de Fabricație oferă o soluție completă pentru definirea, urmărirea și controlul proceselor de producție.El funcționează în strânsă corelație cu celelalte module (aprovizionare și vânzare) asigurând o abordare integrată a procesului de producție.

Dintre funcționalitățile modulului enumerăm:

Permite definirea și gestionarea rețetelor de producție și a versiunilor acestora, a fișelor tehnologice și a capacităților de producție.

Permite crearea și gestionarea comenzilor de producție pe diferite stări de producție :

1. Simulate – pentru departamentul de cercetare –dezvoltare

2. Planificate sau ferm planificate – pentru planificarea eficientă a necesarului de materiale și a capacităților de producție

3. Lansate – pentru operarea modificărilor de stoc rezultate în urma procesului de producție

4. Finalizate – pentru istoric și analize ulterioare.

Fig. 4.5 Modulul Fabricație (Producție)

Permite crearea comenzilor de producție automat, pe baza planificării, direct din comenzile de vânzare sau manual.

Permite serializarea sau lotificarea atât a materiilor prime consumate cât și a produselor finite obținute.

Permite analiza unui antecalcul de producție pe baza componentelor, a timpilor de producție și a timpilor de parametrizare estimați pe loturi de producție.

Costul produsului finit se va determina automat pe baza consumului real de materii prime și a costului de timp afectat producției; se pot defini și costuri indirecte de producție cu valoare fixă sau procentuală.

Realizeaza rapoarte de productie;

Calendarul de producție si schimburile de lucru;

Posibilitate definire coduri rebuturi si motive oprire activitate pentru reducerea introducerii de date.[16]

Modulul Planificare Resurse

Modulul de Planificare Resurse permite definirea si urmărirea profitabilității asociată resurselor companiei (angajați, echipamente etc.). Este util îndeosebi pentru acele procese care au valoare adăugată mare și în care factorul uman este determinant – zona serviciilor.

Dintre funcționalitățile modulului enumerăm:

Posibilitatea de a defini resurse (angajați, echipamente) și a le asocia costuri și prețuri.

Fig. 4.6 Modulul Planificare Resurse

Alocarea resurselor lucrărilor în execuție (proiectelor) și comenzilor de service.

Gestionarea disponibilității resurselor pe zile, săptămâni, luni.

Planificarea producției și a proiectelor în funcție de disponibilitatea și capacitatea resurselor.[16]

Modulul Resurse Umane

Modulul de Resurse Umane asigură evidența principalelor informații despre angajații companiei.

Dintre funcționalitățile modulului enumerăm:

Gestionarea informațiilor despre angajații companiei.

Asocierea între resurse și angajați.

Evidența absențelor angajaților.

Obținerea de rapoarte specifice.

Fig. 4.7 Modulul Resurse Umane

Modulul Lucrări (Proiecte)

Modulul de Lucrări susține planificarea, urmărirea și controlul activităților specifice managementului proiectelor.

Fig. 4.8 Modulul Lucrări (Proiecte)

Dintre funcționalitățile modulului enumerăm:

Definirea proiectelor pe faze și pe elementele care se vor consuma în cadrul proiectului, conform cantităților și prețurilor agreate cu clientul.

Urmărirea cantitativ-valorică a abaterilor dintre ceea ce s-a bugetat/agreat și consumurile efectiv realizate.

Posibilitatea de a factura pe diferite faze ale proiectelor, pe o structură flexibilă de prețuri, fie cu cele agreate în contract fie cu cele care nu sunt cunoscute decât la momentul facturării.

Permite utilizarea a 5 metode de recunoaștere și înregistrare a producție neterminate, în conformitate cu Standardele Internaționale de Contabile (I.A.S.).

Modulul Management Service

Modulul de Management Service permite gestionarea activității de service pentru articole aflate în garanție și pentru operațiunile de service în general. Acesta acordă suport managementului prin instrumente de planificare a resurselor pentru operațiunile de service.

Fig. 4.9 Modulul Management Service

Dintre funcționalitățile modulului enumerăm:

Managementul articolelor de service– se realizează prin înregistrarea articolelor de service cu toate informațiile aferente: număr serial, listă de componente, informații contract, timpii de răspuns, data de început și de sfârșit a garanției. Pentru componentele unui articol se poate știi de câte ori au fost înlocuite acestea și când anume.

Managementul tarifelor de service-se realizează prin parametrizarea, întreținerea și urmărirea prețurilor de service, alocarea de prețuri fixe, minime și maxime și prin definirea grupelor de preț pentru o perioadă limitată de timp, pentru un client specific.

Managementul comenzilor de service- ajută la înregistrarea intervențiilor apărute după vânzarea articolelor de service, a reviziilor și reparațiilor care se fac astfel încât să se poată obține pentru un articol un istoric al intervențiilor. Pentru contractele încheiate se generează automat comenzi conform termenilor stabiliți în contract.

Planificarea comenzilor- presupune alocarea angajaților la comenzile de lucru în conformitate cu disponibilitatea și abilitățile fiecăruia.

4.1.1 Descrierea aplicației

Microsoft Dynamics este un pachet integrat de soluții pentru managementul afacerilor funcționând asemănător cu aplicațiile Microsoft cunoscute și integrându-se cu acestea (ex.: WORD, EXCEL etc.).[17]

Suita de produse Microsoft Dynamics – Microsoft Dynamics AX (Axapta), Microsoft Dynamics GP (Great Plains), Microsoft Dynamics NAV (Navision), Microsoft Dynamics SL (fosta Solomon), Microsoft Dynamics C5 (Concorde C5) – optimizează operațiunile financiare, relațiile cu clienții și procesele de aprovizionare.

Microsoft Dynamics NAV (Navision) este un software ERP special creat pentru companiile mici și medii care au nevoie de un sistem informațional capabil să crească odată cu ele fiind: usor de utilizat, flexibil, are funcționalități modulare și multilingve ofererind posibilitatea folosirii multi-locație și multi-utilizator.

Microsoft Dynamics NAV 5.0 SP1 este un software ERP special creat pentru întreprinderile mici și medii care au nevoie de un sistem informațional flexibil cu funcționalități modulare.[17]

Beneficii Microsoft Dynamics NAV:

Fluidizeaza procesele de business. Microsoft Dynamics NAV integreaza procesele activitatii intr-un singur sistem care va imbunatati in mod substantial eficienta companiei.

Ofera o imagine de ansamblu a performantelor, de la varf pana la activitatile de baza. Toate informatiile legate de companie sunt disponibile intr-un singur sistem, cu un minim de configurare.Este usor de accesat si actualizat, oricand la indemana managementului pentru a analiza si monitoriza indicatorii cheie de performanta, tendintele actuale si oportunitatilor de crestere, cu minim de efort.

Corespunde activitatilor specifice angajatilor companiei. Introducand modelul Role Tailored User Experience, Microsoft Dynamics NAV promoveaza activitatile si informatiile de pe care aveti nevoie, ascunzand 90% din functionalitatile de care nu aveti nevoie, lasandu-va o fereastra de lucru ordonata si oferindu-va o privire de ansamblu asupra activitatilor urmatoare. In aceste fel va ajuta la prioritizarea activitatilor, cresterea productivitatii, stimularea si satisfactia muncii dumneavostra. Microsoft Dynamics NAV ajuta intreprizatorii si managerii unei afaceri sa-si directioneze talentul si aptitudinile spre succesul afacerii.

Va protejeaza investitia. Microsoft Dynamics NAV este actualizat prin upgrade-uri regulate (desi nici un client nu este obligat sa recurga la upgrade). Solutia integrata ERP ofera flexibilitatea de a va parametriza sistemul in functie de cerintele actuale de business, precum si o platforma pentru crestere si schimbare. Functionalitatile de securitate va dau posibilitatea de a configura sistemul astfel incat sa se poata controla cine poate accesa ce, instrumente incluse si o arhitectura deschisa ca permit partenerilor Microsoft sa adapteze sistemul de baza astefl incat sa corespunda nevoilor Dvs specifice. Mediul de dezvoltare orientat spre obiect si codul sursa compact simplifica intretinerea sistemului, integrarea cu alte sisteme si schimbul de date cu alte aplicatii sau pe internet.

Nevoile de business acoperite de Microsoft Dynamics NAV constau în:

Managementul Financiar: Coloana vertebrala a solutiei Dvs de management a afacerii, Microsoft Dynamics NAV va ajuta sa operati eficient notele contabile, datoriile, creantele, stocurile, mijloacele fixe, raportarea de TVA, fluxul de numerar si tranzactiile bancare. De asemenea, operatiunile financiare pot fi inregistrate multivaluta si intercompanii.

Fabricație (Productie): Producatorii raspund rapid cerintelor clientilor si isi imbunatatesc performantele de productie prin automatizarea unor procese precum configurarea produselor, managementul comenzilor de productie, planificarea aprovizionarii, programarea fluxului tehnologic si fluidizarea operatiunilor in sectiile de productie.

Managementul relatiilor cu clientii / Vanzari si marketing: In timp ce automatizeaza activitatile de zi cu zi ale departamentelor de vanzari, service si marketing, Microsoft Dynamics NAV va ofera oportunitatea de a avea informatiile despre clienti la indemana managerilor si angajatilor in scopul de a construi relatii mai bune cu clientii. Microsoft Dynamics NAV tine evidenta informatiilor despre clienti si istoric vanzari, creaza si lanseaza campanii de marketing, urmareste evolutia clientilor. Microsoft Dynamics NAV face operatiunile de service mai profitabile prin folosirea resurselor cu eficienta maxima, previzionarea si urmarirea consumului de piese, managementul contractelor si acordurilor de service, ajungandu-se la controlul costurilor.

Managementul achizitiilor si vanzarilor: Procesele ciclice de vanzare, achizitie, receptie/ambalarea/livrare sunt personalizate astfel incat sa corespunda nevoilor specifice si sa tina pasul cu pietele competitive. Microsoft Dynamics NAV va ajuta la cresterea loialitatii clientilor printr-o reactie mai buna si mai rapida la cerintele acestora, la identificarea de noi oportunitati de piata si la cresterea profitabilitatii prin colaborarea eficienta cu partenerii. Microsoft Dynamics NAV eficientizeaza managementul stocurilor, procesarea comenzilor si planificarea cererii, managementul depozitelor uni sau multi-locatie. Informatiile despre cantitatile in stoc sunt la zi, iar implementarea comenzilor de livrare si reaprovizionare stoc se poate face cu predefinirea de praguri limita.

Managementul de proiect: Managementul de proiect ofera posibilitatea urmaririi proiectelor pe termen lung si a activitatilor aferente acestora, prin bugetarea costurilor proiectului si facturarea automata, managementul resurselor, urmarirea costurilor si a gradului de folosire a resurselor, planificarea si predictia disponibilitatii acestora.

Colaborarea spatiului de lucru (Workspace Collaboration) si integrarea cu sistemele dumneavoastra: Microsoft Dynamics NAV este proiectat sa lucreze fara probleme cu alte produse Microsoft precum Microsoft Office 2007, Microsoft SQL Server 2005, Microsoft Windows Vista si XP. De exemplu, documente scrise in Microsoft Word pot prelua informatii din baza de date Microsoft Dynamics NAV si pot incorpora acele informatii intr-o scrisoare catre clienti. Angajatii pot folosi Microsoft Excel pentru a crea rapoarte pe baza cifrelor la zi importate din Microsoft Dynamics NAV. Mai mult, Microsoft Dynamics NAV poate fi integrat cu o gama larga de produse software astfel incat afacerea dvs sa beneficieze la maximum din investitia in solutile.

Deschis la interfatarea cu alte softuri, Navision ofera companiei libertatea de a-si alege instrumentele specifice necesitatilor proprii. In prezent 85 de companii  din România  beneficiaza de avantajele oferite de Navision. Furnizeazã angajatilor, partenerilor si clientilor acces la informatii si procese adaptate la nevoile specifice, ajutandu-va sa administrati procesele de aprovizionare si livrare (supply chain management) mult mai eficient, permitand in mod direct cresterea gradului de satisfactie al clientilor precum si supervizarea proceselor administrative, indiferent de locatie.

Companii care au implementat solutia NAVISION ERP:

In imaginea de mai jos sunt prezentate o parte din companiile care au implementat ERP Microsoft Dynamics in Romania.

Fig. 4.10 Companii din Romania care au implementat solutia Microsoft Dynamics

Modulele Microsoft Dynamics ERP sunt:

Management Financiar

Vânzări și Marketing

Cumpărări și Datorii

Depozit

Fabricație

Planificare Resurse

Resurse Umane

Lucrări

Management Service

4.1.2 Prezentarea modului de funcționare

Sistemul integrat de tip ERP Navision 5.0 poate funcționa în doua moduri distincte:

variantă client/server – este cea mai des folosită în implementările reale și presupune instalarea unei baze de date pe un server de baze de date (de regulă SQL Server), iar pe fiecare stație de lucru în parte se instalează componenta front-end, disponibilă pentru utilizatori. Bineînțeles că această componentă front-end (interfața grafică) va comunica cu baza de date prin intermediul rețelei.

variantă stand-alone – este folosită de regulă în cazul companiilor mici și foarte mici, precum și în situații în care este necesară învățarea și exersarea funcționalităților Navision.

Pentru a selecta o companie din baza de date curentă apelăm meniul Fișier, opțiunea Companie/Deschidere (fig. 4.1.2.1).

Fig. 4.11 Selectarea unei companii din baza de date curentă

Având în vedere că este o bază de date demonstrativă cu rol educațional, vom găsi doar compania Cronus (fig. 20), despre care trebuie să știm că este o companie demo pusă la dispoziție de Microsoft pentru ca utilizatorii să poată exersa funcționalitățile Navision.

Fig. 4.12 Selectarea companiei de lucru

Rezultatul obținut în urma acestei acțiuni este unul destul de spectaculos, în sensul că se modifică substanțial întreaga interfață grafică disponibilă pentru utilizatorul final. Astfel, remarcam faptul ca în bara de titlu a aplicației apare numele companiei pe care am selectat-o din baza de date (fig. 4.1.2.3), iar în partea stânga, într-un stil asemănător Outlook, avem în partea de jos modulele disponibile, iar la selectarea unui modul, în partea de sus apar sub formă arborescentă opțiunile disponibile din acel modul. Selectarea unei anumite opțiuni va avea ca efect apariția unei ferestre personalizate în care, după caz, utilizatorul poate introduce date, poate realiza selecții sau poate lansa în execuție diverse operațiuni.

Fig. 4.13 Componentele principale din Navision

Mediul de lucru, meniuri și taste funcționale

Noțiunea de context de lucru curent care se referă la ecranul care deține focus-ul. După pornirea inițială, ecranul este de fapt un spațiu cu un fundal gri. Avem nevoie de un ecran care să fie capabile să primească comenzi de la utilizatori prin intermediul tastaturii sau al mouse-ului.

De exemplu, dacă selectăm modulul Cumpărări și deschidem folderul cu opțiuni Procesare Comenzi, avem posibilitatea de a acționa pe opțiunea Furnizori. Ca rezultat imediat, se deschide o fereastră denumită generic Fișă furnizor în care utilizatorul poate executa o mulțime de operațiuni legate de furnizorul curent, de întreaga listă de furnizori sau de cei viitori (fig. 4.1.2.4).

Fig. 4.14 Fișă furnizor

Partea din stânga jos pentru a identifica modulul curent și apoi în partea din stânga sus pentru a identifica opțiunea curentă.

În Navision sunt variante diverse de a manipula datele de pe formulare, însă uniformă pe toată întinderea aplicației. Oricând avem dubii în legătură cu posibilitățile contextului curent, este suficient să apelăm meniul Ajutor, opțiunea Prezentare generală tastei F (fig. 4.1.2.5).

Fig. 4.15 Apelarea instrumentului de ajutor pentru contextul curent

Astfel, ne sunt prezentate opțiunile oferite de către aplicație în ceea ce privește manipularea datelor prin intermediul tastelor funcționale (fig. 4.1.2.6).

Fig. 4.16 Tastele funcționale disponibile pentru operațiuni curente

F2 – Editarea/Modificarea înregistrării curente;

F3 – Adăugarea unei noi înregistrări;

F4 – Ștergerea înregistrării curente;

F5 – Prezentarea tuturor înregistrărilor sub formă de listă;

F6 – Căutarea unei înregistrări în funcție de un criteriu de căutare;

F9 – Obținerea unor date statistice centralizatoare și analitice despre entitatea/înregistrarea curentă.

În ecranul de ajutor avem posibilitatea de a obține și combinații bazate pe tastele SHIFT și CONTROL:

SHIFT + F8 – Sortarea/ordonarea listei curente în funcție de un criteriu și de o ordine specificate ulterior de către utilizator (fig. 4.1.2.7);

Fig. 4.17 Sortarea datelor în formularele Navision

SHIFT + F1 – Obținerea unui ajutor contextual (fig.4.1.2.8) în legătură cu câmpurile disponibile pe formular. În funcție de dialectul selectat de către utilizator, explicațiile sunt afișate în acel dialect. Dacă de exemplu acționăm această combinație de taste, vom remarca faptul că săgeata cursorului se modifică și putem să acționăm click pe oricare dintre câmpurile existente în formularul curent. Pentru exemplificare, click pe câmpul care conține denumirea furnizorului și am obținut informațiile din imaginea următoare.

Fig. 4.18 Ajutor contextual în Navision

CTRL + F8 – panoramarea informațiilor despre entitatea curentă (fig. 4.1.2.9). În cele mai frecvente cazuri, informațiile despre entitatea curentă sunt afișate în mai multe foi sau tab-uri care sunt accesate de către utilizator în funcție de categoria din care fac parte. Prin această combinație de taste este posibil să vizualizăm, sub formă de listă, toate câmpurile și valorile aferente pentru entitatea curentă, conform modelului următor:

Fig. 4.19 Panoramarea datelor cu CTRL + F8

CTRL + F4 – închiderea ferestrei curente. Prin această combinație de taste se poate închide fereastra activă în care este utilizatorul. De remarcat că fereastra master a aplicației Navision se poate închide cu ALT+F4.

Pe măsură ce vom rezolva diverse tipuri de exerciții în Navision, este posibil să folosim și alte taste funcționale sau combinații de taste, în funcție de contextul de lucru curent.

Entități și procese

Scopul principal al unui sistem integrat este acela de a „stăpâni" întreaga organizație. Acest deziderat presupune de fapt ca toate procesele economice ale companiei să poată fi implementate, monitorizate, modificate și controlate prin intermediul aplicației integrate. Astfel, în funcție de specificul activității companiei câtva exemple practice de procese care ar putea fi gestionate cu succes de un sistem de tip Enterprise Resource Planning sunt:

procesul de achiziții de mărfuri;

procesul de vânzare de mărfuri;

procesul de transfer de bunuri dintr-o gestiune în alta;

procesul de imputare a bunurilor lipsă de la gestionar;

procesul de inventariere;

procesul de producție al unui produs finit;

procesul de plată a datoriilor către furnizori, stat, salariați;

procesul de încasare a creanțelor de la clienți, salariați sau terțe persoane;

procesul de evidențiere a muncii și remunerațiilor angajaților.

În funcție de specific, de zonă geografică și de reglementările legale în vigoare, putem discuta și despre alte procese la fel de semnificative.

Într-un astfel de proces pot interveni mai mulți factori denumiți la modul generic entități. Aceste entități pot fi:

din mediul extern al întreprinderii: furnizori, clienți, stat etc.

din mediul intern al întreprinderii: depozite proprii, salariați, mărfuri pe stoc etc.

Astfel, putem spune că un proces reprezintă de fapt o legătură sau o relație care se stabilește din punct de vedere economic între mai multe entități ale întreprinderii. Îmbinând exemplificările de mai sus, procesul de achiziție de mărfuri poate implica de fapt următoarele entități:

furnizorul de mărfuri;

marfa în sine,

depozitul în care este recepționată marfa,

transportatorul,

gestionarul primitor.

În tot acest proces trebuie avute în vedere mai multe evenimente și documente:

comanda de achiziție,

factura,

dispoziția de livrare,

nota de recepție

constatare de diferențe.

De multe ori se întâmplă ca efectul „final" al unui proces să constituie „intrare" pentru alt proces. În acest context, achiziția pe bază de factură generează o datorie față de furnizor, iar această datorie reprezintă un punct de plecare în procesul de plată a datoriilor.

Prezentarea modulelor

MODULUL FABRICATIE

Planificarea are două elemente: cerere și furnizare. Acestea trebuie menținute în echilibru pentru a asigura că cererea este respectată la timp și într-un mod eficient din punct de vedere al costului.

Cerere este cuvântul utilizat de obicei pentru orice tip de solicitare brută cum ar fi o comandă de vânzări, de servicii, necesitatea unui produs dintr-o comandă de producție, un transfer de ieșire, o comandă generală sau o previziune. În plus față de acestea, programul vă permite alte tipuri tehnice de cerere, cum este o producție sau o comandă de cumpărare negativă, stocul negativ și returnarea cumpărării.

Furnizarea este cuvântul utilizat de obicei pentru orice tip de aprovizionare cum este stocul, o comandă de cumpărare, o comandă de producție sau un transfer de intrare. În mod corespunzător, poate exista o comandă negativă de cumpărare sau de serviciu, necesitatea negativă de componente sau de returnare de cumpărări – dintre care toate reprezintă într-o oarecare măsură furnizare.

În procesul de planificare a producție este necesară definirea parametrilor procesului de producție pentru fiecare articol. Anterior au fost specificate, în cadrul modulului Fabricație cantitatea de materiale și materii prime, sub forma Listei de materiale (modul Fabricație, Design produs, LM producție), succesiunea operațiilor tehnologice, prin Traseul tehnologic (modul Fabricație, Design produs, Circuite) și capacitățile de producție implicate, prin Centre de mașini (modul Fabricație, Capacități, Centre mașină) sau Centre de lucru (modul Fabricație, Capacități, Centre lucru). Astfel, parametrii necesari pentru planificarea producție, centralizați în Fișa articol sunt (fig. 4.1.2.10):

Fig. 4.20 Parametrii de producție

` Fila Reaprovizionare (în cazul reaprovizionării prin producție):

In câmpul Politică de fabricație, selectați Fabricare-pentru-comandă pentru ca programul să ia în considerare toate nivelurile LM producție în timpul planificării sau selectați Fabricare-pentru-stoc pentru ca programul să ia în consideră primul nivel al LM și permite numai un articol pentru fiecare comandă de producție. În mod specific, acestea sunt articole standard cu un timp total de fabricație relativ scurt sau articole care se utilizează ca subansamble necesare pentru alte articole.

In câmpul Precizie rotunjire se specifică cum să fie rotunjite cantitățile de articol în diversele calcule care implică articolul (ex. dacă articolul este disponibil numai în unități indivizibile, introduceți 1 în acest câmp).

Câmpul % Rebut introduceți un număr pentru a indica procentul de articol (material) care estimați că va fi rebut în procesul de producție. Programul va utiliza acest număr când calculează prețurile unitare și necesarul net.

Câmpul Dimensiune lot conține cantitatea articolului care este produs de obicei într-un singur lot de producție. Programul utilizează acest număr pentru a calcula costul standard al articolului și pentru a distribui costurile fixe corespunzătoare fabricației lotului.

Fila general (fig. 4.1.2.11):

Câmpul Nr. articol introduceți numărul articolului căruia i se aplică unitatea de stoc. Pentru a vizualiza o Listă articole clic AssistButton din partea dreaptă a câmpului.

Câmpul Descriere este completat automat cu descrierea din fișa articolului în momentul intoducerii Nr. articol. Pentru a vizualiza o Listă articole clic AssistButton din partea dreaptă a câmpului.

În câmpul Cod Locația se introduce codul locației (ex. depozitul sau centrul de distribuție) la care se aplică unitatea de stoc. Pentru a vizualiza o Listă locații clic AssistButton din partea dreaptă a câmpului.

Câmpul Cod variantă se completează dacă doriți să introduceți informații specifice (ex. scurtă descriere) a articolului.

În câmpul Listă de materiale indicăți dacă articolul este o listă de materiale (dacă articolul este obținut prin asamblarea unor alte articole).

Câmpul Nr. raft specifică unde se găsește stocul articolului în depozit (poziția articolului în depozit). Nr. raft nu trebuie confundat cu câmpul Cod locație

Câmpul Stocuri afișează cantitatea aflată în stoc. Programul calculează și actualizează automat conținutul câmpului Cantitate din tabelul Intrare reg. articol.

Câmpul Cant. pe comandă cump. afișează cantitatea de articol cuprinsă în comenzile de cumpărare. Programul calculează și actualizează automat conținutul câmpului, utilizând câmpul Cantitate neonorată din tabelul Linie cumpărare pentru acele intrări cu tipul de document Comandă.

Câmpul Cant. în comandă prod. afișează cantitatea de articol planificată pentru a fi produsă.

10.Câmpul Cant. în tranzit conține cantitatea unităților de stoc care se află în tranzit în acest moment. Aceste articole au fost livrate, dar nu încă recepționate.

Câmpul Cant. pe comandă vânz. afișează câte unități de articol sunt rezervate pentru comenzi de vânzare – respectiv, câte sunt listate pe linii de comandă vânzare neonorate. Programul calculează și actualizează automat conținutul câmpului, utilizând câmpul Cantitate neonorată din tabelul Linie vânzare pentru acele intrări cu tipul de document Comandă.

Câmpul Cant. pe comandă vânz. afișează câte unități de articol sunt rezervate pentru comenzi de service.

Câmpul Data ultimei modificări afișează când a fost modificată ultima oară fișa unității de stoc. Când modificați informațiile din fișa unității de stoc, programul introduce automat data.

Fig. 4.21 Fișă unitate de stoc

Câmpul Cant. în tranzit conține cantitatea unităților de stoc care se află în tranzit în acest moment. Aceste articole au fost livrate, dar nu încă recepționate.

Câmpul Cant. pe comandă vânz. afișează câte unități de articol sunt rezervate pentru comenzi de vânzare – respectiv, câte sunt listate pe linii de comandă vânzare neonorate. Programul calculează și actualizează automat conținutul câmpului, utilizând câmpul Cantitate neonorată din tabelul Linie vânzare pentru acele intrări cu tipul de document Comandă.

Câmpul Cant. pe comandă vânz. afișează câte unități de articol sunt rezervate pentru comenzi de service.

Câmpul Data ultimei modificări afișează când a fost modificată ultima oară fișa unității de stoc. Când modificați informațiile din fișa unității de stoc, programul introduce automat data.

MODULUL PRODUCTIE

O LM de producție (fig.4.1.2.12) conține datele principale care descriu componentele și subansamblele utilizate în producția unui articol părinte. Odată creată o comandă de producție pentru acel articol părinte, LM de producție corespunzătoare va determina calculul necesarului de materiale.

Condiție preliminară de sistem: pentru a putea completa o LM producție este obligatoriu ca Fișele de articole pentru articolele părinte și componentele acestora să fie create

Notă: Pentru a deschide o LM nouă, necompletată apăsați pe F3 sau din bara de meniuri selectați Editare, Nou.

Pentru a completa liniile LM de producție

În câmpul Tip, selectați dacă articolul de pe această linie de LM este un Articol obișnuit sau o LM de producție. Dacă articolul de pe linie este o LM de producție, aceasta trebuie să existe deja ca LM de producție certificată.

În câmpul Nr., căutați și selectați articolul sau LM de producție în cauză (sau introduceți-le în câmp).

Câmpul Descriere – introduceți descrierea liniei LM-ului de producție. Descrierea depinde de opțiunea selectată în câmpul Tip. Dacă nu ați selectat opțiunea Gol, acest câmp este completat automat atunci când este completat câmpul Nr.

Dacă ați selectat opțiunea Gol în câmpul Tip, aveți posibilitatea să introduceți aici un text (de exemplu, o notă sau un comentariu) maxim 30 de caractere, atât litere, cât și cifre.

Dacă ați selectat opțiunea Articol în câmpul Tip, este copiat numele articolului.

Dacă ați selectat opțiunea LM în câmpul Tip, este copiat numele LM-ului.

4.În câmpul Cantitate per, introduceți câte unități de articol trec la articolul părinte (de exemplu, 4 roți pentru 1 mașină).

5.În câmpul % Rebut aveți posibilitatea să introduceți un procentaj fix de componente care sunt date la rebut în timpul producției. Când componentele sunt gata de a fi consumate într-o comandă de producție lansată, acest procentaj va fi adăugat la cantitatea estimată (în câmpul Cantitate consum) dintr-un jurnal de producție.

Fig. 4.22 LM producție

Pentru a crea LM-uri de producție:

Deschideți fereastra LM producție.

Partea superioară a fișei LM-ului de producție este antetul LM-ului de producție, iar partea inferioară a fișei conține liniile LM-ului de producție.

Datele introduce în antetul LM-ului de producție sunt valabile pentru întreaga LM de producție. Pe linii, introduceți date pentru articolele care urmează să fie procesate și alte LM-uri de producție.

În bara de meniuri, selectați Editare, Nou. În cazul în care cursorul se găsește în zona antetului, este creată o nouă LM de producție, iar dacă se găsește în zona inferioară, este creată o nouă linie. Unei LM de producție noi îi este asociată automat starea Nouă.

Pentru a deschide o LM de producție nouă, necompletată apăsați pe F3.

Faceți clic în câmpul Nr. și introduceți numărul LM de producție care identifică în mod unic LM. Poate fi utilizată orice combinație de cifre și litere. Faceți clic pe AssistButton pentru a vedea fereastra Serie numerică (fig. 4.1.2.13).

Completați câmpurile rămase. Pentru Ajutor în legătură cu un anumit câmp, executați clic în câmp și apăsați F1.

Modificați valoarea câmpului Stare la Certificată.

.

Fig. 4.23 Fereastra Serie numerica

MODULUL CONTABILITATE

Modulul de contabilitate generală este aplicația centrală a programului Microsoft Dynamics NAV 5.0 SP1 cu două componente majore:

– Planul de conturi – asigură un acces rapid către conturi (fig. 4.1.2.14)

– Bugete (fig. 4.1.2.15) – furnizează comparația între sumele actuale și sumele propuse pentru buget.

Programul poate afișa conturile contabile în două ferestre diferite:

fereastra Plan de conturi (fig. 4.1.2.14) – afișează toate conturile, cu câte o linie pentru fiecare, astfel încât se poate vizualiza numai un număr limitat de câmpuri pentru fiecare cont;

fereastra Fișă cont contabil (fig. 4.1.2.15) – conține câte o fișă pentru fiecare linie din planul de conturi astfel încât se lucrează cu un singur cont o dată.

Fila General conține câmpurile:

1. Nr.– numărul contului contabil prametrizat reprezintă elementul de identificare al acestuia. În fereastra Plan de conturi numerele conturilor se introduc în ordine, existând posibilitatea introducerii în orice ordine în fereastra Fișă cont contabil. În acest caz, programul le ordonează astfel încât primele sunt numerele, urmate de litere, apoi litere combinate cu numere și la sfârșit alte caractere.

Fig.4.24 Fereastra Plan de conturi

Fig. 4.25 Fereastra Fișă cont contabil

(Management financiar, Contabilitate, Plan de conturi,

clic butonul Cont, clic Fișă sau Shift + F5)

2. Nume – numele contului contabil.

3. Tip cont – identifică scopul contului, conturile nou create sunt asociate automat tipului de cont Înregistrare. Acet lucru poate fi modificat prin clic pe din câmp pentru a selecta una din opțiunile afișate.

4. Totalizare – interval de conturi sau o listă de numere de conturi. Programul totalizează intrările numerelor de conturi afișate în câmp pentru a oferii soldul total. Modul de completare a câmpului depinde de tipul de cont pe care l-ați selectat în câmpul Tip cont.

5. Sold – afișează soldul din acest cont.

CREANTE

Clienți

Fereastra Fișă client (fig. 4.1.2.16) se utilizează pentru a parametriza informațiile despre toți clienții. Trebuie parametrizată câte o fișă pentru fiecare client în care se introduc informații de bază, cum ar fi: numele, adresa, reduceri etc. În cazul managementului financiar, sunt specifice informații evidențiate în: fila Genaral, fila Facturare, fila Plăți și fila Comerț exterior.

Fila General (fig. 4.1.2.16) conține câmpurile:

1. Nr. – numărul clientului.

2. Nume – numele clientului (max. 30 de caractere, atât numere cât și litere).

3. Adresă – adresa clientului (max. 30 de caractere, atât numere cât și litere).

4. Adresă 2 – se completează doar dacă este necesar să se introducă o altă linie în adresa clientului.

5. Cod poștal/Localitate – codul poștal al clientului/localitatea clientului.

6. Cod țară/regiune – codul de țară/regiune pentru client.

7. Nr. telefon – numărul de telefon al clientului.

8. Nr. contact principal – numărul persoanei de contact pentru client.

9. Contact – numele persoanei de legătură pentru client.

10. Sold (MN) – soldul curent al clientlui în monedă națională (MN).

11. Limită de credit (MN) – creditul maxim posibil pentru client.

12. Cod agent de vânzări – agentului de vânzări care se ocupă de client.

13. Centru de responsabilitate – codul centrului care va administra acest client.

14. Cod zonă service – codul pentru zona service asociată clientului.

Fig. 4.26 Fișă client – fila Genaral

(Management financiar, Creanțe, Clienți, fila General)

Factură vânzare

Fereastra Factură vânzare (fig.4.1.2.17) se utilizează pentru a introduce toate informațiile corespunzătoare atunci când se creează o factură de vânzare. În cele cinci file se introduc informații generale despre clienții cărora se vinde și către care se face nota de plată. Majoritatea informațiilor referitoare la client sunt copiate din fișa clientului în momentul în care se introduce numărul clientului în factura de vânzare. Pe linii se introduc informații despre articolele ce urmează a fi facturate.

În panoul de informații din partea dreaptă există comenzi rapide pentru ferestrele care conțin clientul relevant și informațiile despre articol. Utilizând aceste comenzi rapide aveți posibilitatea să accesați imediat ferestrele relevante, să introduceți informațiile, apoi să le copiați în documentul de vânzare. Numărul din paranteze se referă, de obicei, la numărul înregistrărilor care există în diferite ferestre, dar se poate referi și la o anumită transcriere, de exemplu, numărul de articole disponibile. Dacă există comentarii legate la clientul aferent vânzării, la clientul aferent notei de plată sau la articol, atunci va apare butonul . Dacă faceți modificări în oferta de vânzare, programul actualizează automat panoul de informații.

Fila General, antet Factură vânzare (fig. 4.1.2.17) conține câmpurile:

1. Nr. – numărul antetului de vânzare.

2. Vânzare-la client nr. – nr. clientului căruia i se vor livra articolele din factură.

3. Vânzare-la contact nr. – numărul persoanei de contact către care va fi trimis documentul.

4. Vânzare-la nume client – numele clientului căruia i se vor livra articolele din factură.

5. Vânzare-la adresa – adresa clientului căruia i se vor livra articolele din factură.

6. Vânzare-la adresa 2 – câmpul conține o parte suplimentară a adresei clientului căruia i se vor livra articolele din factură.

Fig. 4.27 Factură vânzare – fila General

(Management financiar, Creanțe, Facturi, fila General)

7. Vânzare-la cod poștal – codul poștal al clientului căruia îi vindeți articolele.

8. Vânzare-la localitate – numele localității clientului căruia i se vor livra articolele din factură.

9. Vânzare-la contact – numele persoanei de contact de la clientul căruia îi vor fi livrate articolele din factură.

10. Data înreg. – data la care ar trebui înregistrat antetul de vânzare.

11. Data documentului – data la care creați documentul de vânzare.

12. Nr. document extern – număr de document care face referire la sistemul de numerotare al clientului.

13. Cod agent de vânzări – agent de vânzări asociat clientului.

14. Nr. campanie – numărul de campanie la care este legat documentul de vânzare (ex. comanda sau nota de credit de vânzare).

15. Centru de responsabilitate – codul centrului de responsabilitate asociat cu utilizatorul care a creat comanda, asociat cu compania dvs. sau asociat cu clientul din comanda de vânzare.

MODULUL MANAGEMENT FINANCIAR

DATORII

Furnizori

Tabelul Furnizor (fig. 4.1.2.19) se utilizează pentru a înregistra toate informațiile referitoare la toți furnizorii. În mare, furnizorii unei companii pot fi împărțiți în două grupuri principale: furnizorii care vând articole și materii prime și alți furnizori și creditori.

Fig. 4.28 Fișă furnizor – fila General

Tabelul Furnizor conține o fișă pentru fiecare furnizor, în care se introduc informații de bază (ex.: număr în scopul identificării, numele, adresa etc.). Când introduceți numărul din câmpul Număr furnizor altundeva în program programul va utiliza automat informațiile asociate cu numărul.

Înainte de a fi posibilă înregistrarea unui furnizor, trebuie parametrizată o conexiune din fișa furnizorului respectiv la un cont de bilanț din planul de conturi. Acest lucru se realizează cu grupele de înregistrare, care trebuie introduse în câmpurile Gr. înreg. contab. op. ec. și Grupă înreg. furnizori (fila Facturare). Astfel, când înregistrați într-un cont de furnizor, intrările corespunzătoare se vor crea automat în conturile contabile asociate acestuia. Prin urmare, contabilitatea va fi mereu în concordanță cu soldul furnizorului.

Programul poate afișa furnizorii în două ferestre diferite:

fereastra Fișă furnizor (fig. 4.1.19) deține o fișă pentru fiecare furnizor, care conține toate câmpurile care au fost selectate;

fereastra Listă furnizori (fig. 4.1.20) afișează toți furnizorii, cu câte o linie pentru fiecare.

Fig. 4.29 Listă furnizori

Fila General (fig. 4.1.21) conține câmpurile:

Nr. – numărul furnizorului.

Nume – numele furnizorului

Adresă – adresa furnizorului.

Adresă 2 – se utilizează dacă este necesară introducerea unei linii suplimentare în adresa furnizorului.

Cod poștal/Localitate – codul poștal al furnizorului/localitatea furnizorului.

Cod țară/regiune – codul de țară/regiune pentru acest furnizor.

Nr. telefon – numărul de telefon al furnizorului.

Nr. contact principal – numărul persoanei de contact pentru furnizor.

Contact – numele persoanei cu care luați legătura pentru furnizor.

Nume căutare – poate fi introdus un nume de căutare.

Sold (MN) – soldul curent al furnizorului în monedă națională (MN).

Cod cumpărător – cod pentru specificarea cumpărătorului care se ocupă de regulă de contul acestui furnizor.

Centru de responsabilitate – codul pentru centrul de responsabilitate care va administra implicit acest furnizor.

Data ultimei modificări arată când s-a modificat ultima oară fișa furnizorului.

Fig. 4.29 Fișă furnizor – fila Comunicare

Fila Facturare (fig. 4.1.22) conține câmpurile:

Plată-la furnizor nr. – numărul furnizorului.

Gr. înreg. contab. op. ec.– grupă de înregistrare contabilă a operațiunilor economice pentru furnizor.

Gr. înreg. TVA operații ec.– grupă de înregistrare TVA a operațiunilorr economice pentru furnizor.

Grupă înreg. furnizori– cod pentru grupa de înregistrare pentru furnizori căreia îi aparține furnizorul.

Cod reducere factură– afișează codul pentru reducerea aplicată facturii furnizorului. Când se parametrizeaza o fișă nouă de furnizor, programul introduce automat în acest câmp numărul introdus de dvs. în câmpul Nr. utilizați coduri care să fie ușor de memorat și descriu condițiile reducerii: 20000 (adică, compania trebuie să cumpere mărfuri în valoare de cel puțin 20000 MN înainte de a primi reducerea la factură).

Fig. 4.30 Fișă furnizor – fila Facturare

6. Prețuri incluzând TVA – se poate specifica dacă doriți ca prețul din câmpul Preț unitar (MN) din liniile de cumpărare și din rapoartele de cumpărare să includă sau nu TVA.

7.Plată anticipată % – conține un procent de plată anticipată care se aplică tuturor comenzilor pentru acest furnizor, indiferent de elementele sau serviciile de pe liniile de comandă.

Fila Plăți (fig. 4.1.2.23) conține câmpurile:

Metodă de aplicare – alege modalitatea în care programul va aplica intrările pentru acest furnizor. Opțiunile sunt:

Manual – programul va aplica plățile numai dacă specificați un document;

Aplică celui mai vechi – program va aplica plata la cea mai veche din intrările deschise ale furnizorului.

Dacă nu faceți nici o alegere, metoda de aplicare va fi Manual.

Cod condiții de plată – cod care indică condițiile de plată primite de obicei de la acest furnizor.

Cod metodă de plată – cod pentru a indica metoda de plată utilizată pentru acest furnizor (ex. transfer bancar sau cec).

Prioritate – poate fi introdus un număr corespunzător priorității acordate furnizorului. Câmpul poate fi utilizat numai dacă aveți o sumă limitată disponibilă pentru plăți. În acest caz, aveți posibilitatea să asociați o prioritate fiecărui furnizor:

câmpul gol (0) – fără prioritate;

1 – cei mai importanți furnizori;

2 – următorii furnizori importanți, și așa mai departe.

Fig. 4.31 Fișă furnizor – fila Plăți

(modulul Management financiar, Datorii, Furnizori, Fișă furnizor – Fila Plăți)

Nr. contului nostru – numărul dvs. de cont (dacă dețineți unul) cu furnizorul.

Blocare toleranță la plată – un marcaj în acest câmp indică faptul că unui furnizor nu i se permite toleranță la plată.

Sold (MN) afișează soldul curent al furnizorului în MN (moneda națională).

Fila Primire (fig. 4.1.2.24) conține câmpurile:

Cod locație – locația implicită parametrizată pentru furnizor.

Cod metodă livrare – cod pentru metoda pe care doriți să o utilizeze furnizorul la livrarea articolelor (ex. livrare la frontieră).

Timp total calculat – introduceți o formulă de dată pentru durata de timp necesară reaprovizionării articolului.

Cod calendar bază – codul pentru calendarul bază pe care doriți să îl asociați cu furnizorul. Faceți clic pe pentru a vedea fereastra Listă calendar bază.

Fig. 4.32 Fișă furnizor – fila Primire

(modulul Management financiar, Datorii, Furnizori, Fișă furnizor – Fila Primire)

Calendar particularizat–precizează dacă ați parametrizat sau nu un calendar particularizat pentru furnizor. Dacă este parametrizat, câmpul conține Da. Dacă nu, câmpul conține Nu. De remarcat că trebuie să asociați un calendar bază înainte de a fi posibilă particularizarea sa.

Fila Comerț exterior (fig. 4.1.2.25) conține câmpurile:

Cod valută – cod valutar implicit pentru furnizor. Pentru a vedea codurile valutare din tabelul Valută, faceți clic pe din câmp.

Cod limbă – codul care determină interfața pentru imprimările în relația cu acest furnizor.

Natura Tranzacției – se introduce un cod pentru tranzacție. Pentru a vedea codurile clic pe din câmp.

Metodă transport – codul metodei de transport. Utilizați codul oficial care a fost stabilit pentru metoda de transport. Pentru a vedea codurile clic pe din câmp.

Fig. 4.33 Fișă furnizor – fila Comerț exterior

(modulul Management financiar, Datorii, Furnizori, Fișă furnizor – Fila Comerț exterior)

MODULUL CUMPARARI

PROCESAREA COMENZILOR

Comenzi cumpărare

Fereastra Comandă cumpărare (fig. 4.1.2.26) se utilizează pentru a introduce toate informațiile corespunzătoare atunci când se creează comenzi de cumpărare. În file se introduc informații generale despre furnizorul de achiziție, furnizorul de plată, livrare și valută. Majoritatea informațiilor referitoare la furnizor sunt copiate din fișa furnizorului în momentul în care se introduce numărul furnizorului în comanda de cumpărare.

Antetul de cumpărare constituie baza tranzacțiilor care implică cumpărări și trecerea lor în evidență. Fie că se creează o ofertă, o factură, o comandă, o comandă generală sau o notă de credit, se utilizează aceleași informații, cu toate că se vor afișa în ferestre diferite. Pe linii se introduc informații despre articolele ce urmează a fi cumpărate.

După ce ați terminat de completat comanda de cumpărare, aceasta poate fi înregistrată sau se pot efectua o serie de funcții corelate cu unitatea de producție sau depozitul.

Fila General, antet Comandă cumpărare (fig. 4.1.2.26) conține câmpurile:

Nr. – numărul antetului de cumpărare

Cumpărare.e la furnizor nr. – numărul furnizorului de la care ați cumpărat articolele.

Cumpărare.e la contact nr. – numărul persoanei de contact către care va fi trimis documentul.

Cumpărare.e la nume furnizor – nr. furnizorului care livrează articolele.

Cumpărare.e la adresa – adresa furnizorului care livreaza articolele.

Cumpărare.e la adresa 2 – conține o parte suplimentară a adresei furnizorului care livrează articolele.

Fig. 4.34 Comandă cumpărare – fila General

(modulul Cumpărări, Procesare comenzi, Comenzi, Comandă cumpărare – fila General)

Cumpărare.e la cod poștal – codul poștal al adresei furnizorului de la care se cumpără.

Cumpărare.e la contact – numele persoanei cu care se ia legătura în privința livrării unui articol de la acest furnizor.

Notă: Dacă furnizorul este parametrizat în tabelul Furnizor și informațiile sunt intoduse în Fișa furnizorului programul regăsește aceste informații și completează automat câmpurile: Cumpărare.e la nume furnizor… Cumpărare.e la contact.

Data înreg. – data la care ar trebui înregistrat antetul de cumpărare.

Data comenzii – data comenzii pentru antetul de cumpărare.

Data documentului – data la care furnizorul a creat documentul de cumpărare (data facturii furnizorului).

Nr. comandă furnizor – numărul pe care furnizorul îl utilizează pentru comandă în acest antet de comandă de cumpărare.

Nr. livrare furnizor – numărul pe care furnizorul îl utilizează pentru livrare.

Nr. factură furnizor – numărul pe care furnizorul îl utilizează pentru factura pe care o creați în acest antet de factură de cumpărare.

Cod adresă comandă – codul adresei furnizorului.

Cod cumpărător – indică ce cumpărător este asociat furnizorului.

Nr. campanie – numărul campaniei la care este legat documentul de cumpărare (ex. comanda de cumpărare sau nota de credit).

Centru de responsabilitate – codul pentru centrul de responsabilitate la care doriți să se atribuite acest document.

Fila General, linii Comandă cumpărare conține câmpurile:

Tip conține tipul de linie. Opțiunile sunt:

Vid – introduceți un text în câmpul Descriere (nu se pot utiliza celelalte câmpuri). Poate fi util dacă doriți să faceți un comentariu despre linia de mai sus;

Cont – linia conține un cont contabil;

Articol – linia conține un articol de inventar;

Mijloc fix – linia conține un mijloc fix;

Taxă (articol) – linia conține o taxă de articol.

Nr – numărul unui cont contabil, articol, mijloc fix etc. în funcție de ceea ce ați selectat în câmpul Tip.

Cod locație– locația de amplasarea a articolelor din linie.

Cantitate– numărul de unități de articol. Chiar dacă modificați ulterior numărul articolului, această cantitate rămâne neschimbată pe linie. Trebuie să completați întotdeauna acest câmp, exceptând liniile în care este completat numai câmpul Descriere.

Cantitate rezervată– indică câte unități din articolul de pe linie au fost rezervate.

Cod unitate de măsură– afișează codul unității de măsură valid pentru linia de cupărare.

Cost unitar direct – conține costul unitar al articolului de pe linie.

Sumă linie – conține suma netă. Dacă ați plasat un marcaj în câmpul Prețuri incluzând TVA, suma afișată va include și TVA-ul.

% reducere linie – conține procentul de reducere pentru articol.

Cant. de primit (cantitate neonorată) – la fiecare actualizare a câmpului Cantitate, programul va introduce cantitatea neonorată în câmp, când înregistrați comanda. Cantitatea neonorată este diferența dintre cantitate și cantitatea primită.

Cantitate primită – indică câte unități (ex. BUC) ale articolului comandat au fost primite.

Cantitate de facturat– indică cât din linie ar trebui facturat. La fiecare actualizare a câmpului Cantitate și înregistrare a unei comenzi, programul va sugera automat cantitatea care nu a fost încă facturată. El calculează cantitatea ca diferență între câmpurile Cantitate și Cantitate facturată. Observați că nu este posibil să facturați mai mult decât ați primit.

Cantitate facturată– indică câte articole au fost deja facturate.

Data planificată pentru recepție– data la care articolul va fi primit de furnizor.

Data estimată pentru recepție– conține data la care așteptați ca articolele să fie disponibile în depozit. Data estimată pentru recepție afectează Disponibilitate articol din fișa Articol.

Data comenzii–programul copiază această dată din câmpul Data comenzii de pe antetul de cumpărare, unde fie introduceți o dată, fie utilizați data de lucru.

Fila Facturare, antet Comandă cumpărare (fig. 4.1.2.27) conține câmpurile:

Plată-la furnizor nr.– afișează furnizorul care trimite factura. Programul regăsește automat numărul furnizorului de plată din tabelul Furnizor atunci când completați câmpul Cumpărare.e la furnizor nr.

Plată-la contact nr. – numărul persoanei de contact care trimite factura.

Plată-la nume – numele furnizorului care trimite factura.

Plată-la adresa – adresa furnizorului care trimite factura.

Plată-la adresa 2 – altă linie a adresei furnizorului care trimite factura.

Plată-la cod poștal/la localitate – codul poștal al adresei furnizorului la care se face plata/numele localității furnizorului care trimite factura.

Plată-la contact – numele persoanei cu care se ia legătura în privința unei facturi de la acest furnizor.

Departament Cod – codul departamentului pentru valoarea de dimensiune cu care va fi asociat antetul de cumpărare.

Proiect Cod – codul proiectului.

Cod condiții de plată – codul care reprezintă condițiile de plată pentru cumpărare.

Data scadenței – data scadenței pentru factură. Programul calculează data cu ajutorul câmpurilor Cod condiții de plată și Data documentului.

Fig. 4.35 Comandă cumpărare – fila Facturare

(modulul Cumpărări, Procesare comenzi, Comenzi, Comandă cumpărare – fila Facturare)

% Reducere la plată – procentul reducerii la plată ce va fi acordat dacă plătiți pentru cumpărare la data din câmpul Dată reducere la plată sau înaintea acestei date.

Dată reducere la plată – ultima dată la care se poate plăti factura.

Cod metodă de plată – metoda de plată pentru plățile către furnizori.

În așteptare – se utilizează pentru a stabili dacă factura înregistrată va fi inclusă la plată.

Prețuri incluzând TVA – specifică dacă prețul unitar de pe linie trebuie afișat cu sau fără TVA.

Gr. înreg. TVA operații ec. – codul pentru grupa de înregistrare TVA a operațiilor economice aferentă furnizorului.

Fila Comerț exterior, antet Comandă cumpărare (fig. 4.1.2.28) conține câmpurile:

Cod valută – codul valutei pentru sumele din liniile de cumpărare. Apelând se pot face modificări ale cursului de schimb valutar.

Tip tranzacție – cod pentru tipul de tranzacție al antetului de cumpărare.

Specificație tranzacție – cod pentru specificarea tranzacției din antetul de cumpărare.

Metodă transport – cod pentru metoda de transport care se va utiliza cu acest antet de cumpărare.

Punct intrare – codul portului de sosire prin care articolele au intrat în țară.

Arie – codul pentru aria adresei furnizorului.

Comerț terț UE – plasați un marcaj de selecție dacă comandă este parte a unei operațiuni comerciale tripartite.

Fig. 4.36 Comandă cumpărare – fila Comerț exterior

(modulul Cumpărări, Procesare comenzi, Comenzi, Comandă cumpărare –

fila Comerț exterior)

Cod valută – codul valutei pentru sumele din liniile de cumpărare. Apelând se pot face modificări ale cursului de schimb valutar.

Tip tranzacție – cod pentru tipul de tranzacție al antetului de cumpărare.

Specificație tranzacție – cod pentru specificarea tranzacției din antetul de cumpărare.

Metodă transport – cod pentru metoda de transport care se va utiliza cu acest antet de cumpărare.

Punct intrare – codul portului de sosire prin care articolele au intrat în țară.

Arie – codul pentru aria adresei furnizorului.

Comerț terț UE – plasați un marcaj de selecție dacă comandă este parte a unei operațiuni comerciale tripartite.

Fila Plată anticipată, antet Comandă cumpărare (fig. 4.1.2.29) conține câmpurile:

Plată anticipată % – dacă doriți ca o plată anticipată să se aplice tuturor liniilor din comanda de cumpărare, introduceți procentul de plată anticipată în acest câmp. Dacă un procent de plată anticipată este configurat pentru furnizor în general, acel procent va apărea automat în acest câmp.

Comprimare plată anticipată – marcați acest câmp dacă doriți să combinați plățile anticipate din comanda de cumpărare.

Cod condiții plată pl. anticip. – conține codul care reprezintă termenii de plată pentru facturile de plată anticipată asociate cu documentul de cumpărare.

Dată scadență plată anticipată – indică data scadentă pentru factura de plată anticipată pentru această comandă de cumpărare.

Reducere plată pl. anticip. % – conține procentul de reducere de plată pe care îl veți primi când plătiți, dacă efectuați plata anticipată la data sau înaintea datei introduse în câmpul Dată reducere plată pl. anticip.

Dată reducere plată pl. anticip. – conține ultima dată la care se poate plăti factura de plată anticipată și se poate primi în continuare o reducere de plată pentru suma de plată anticipată.

Nr. notă credit furnizor – numărul pe care furnizorul îl utilizează pentru nota de credit pe care o creați în acest antet de notă de credit pentru cumpărare.

Fig. 4.37 Comandă cumpărare – fila Plată anticipată

(modulul Cumpărări, Procesare comenzi, Comenzi, Comandă cumpărare –

fila Plată anticipată)

MODULUL RESURSE UMANE

Angajații sunt o resursă importantă în orice companie. Administrarea informațiilor despre angajați în NAV vă permite să treceți în evidență, să actualizați și să accesați comod toate informațiile despre aceștia. De asemenea, urmărirea angajaților ajută compania în administrarea necesităților de angajare și instruire.

Angajați

Fereastra Fișă angajat (fig.4.1.2.30) este utilizată pentru a introduce toate informațiilor despre angajat. Există o fișă pentru fiecare angajat care conține patru file (General, Comunicare, Administrație și Personal) în care sunt intoduse diferitele tipuri de informații despre angajat.

Fig. 4.38 Fișă angajat – fila General

(modulul Resurse umane, Angajați, Fișă angajat – fila General)

Fila General (fig. 4.1.2.31) conține câmpurile:

Nr. – număr angajat.

Funcție – funcția angajatului.

Prenume – prenumele angajatului.

Nume de familie – numele de familie al angajatului.

Prenume 2 – al doilea prenume al angajatului.

Inițiale – inițialele angajatului.

Adresă – adresa angajatului.

Adresă 2 – o altă linie cu adresa angajatului.

– Cod poștal – codul poștal al angajatului.

– Localitate – localitatea din adresa angajatului.

– Cod țară/regiune – codul de țară/regiune pentru angajat.

– Nr. telefon – numărul de telefon al angajatului.

Notă: Conținutul câmpurilor Prenume, Nume de familie, Prenume 2, Adresă, Adresă 2, Cod țară/regiune, Nr. telefon sunt, de obicei, imprimate pe diferite documente și sunt afișate în diferite rapoarte. Prin urmare, va trebui să introduceți informațiile așa cum doriți să apară.

Nume căutare – nume de căutare pentru angajat.

Notă: Utilizați câmpul Nume căutare pentru a căuta un angajat când nu vă amintiți numărul angajatului. Când introduceți ceva în câmpul Inițiale și apăsați tasta ENTER, programul copiază automat conținutul în câmpul Nume căutare. Conținutul câmpului Nume căutare nu trebuie neapărat să fie identic cu cel al câmpului Inițiale.

Sex – sexul angajatului.

Data ultimei modificări – afișează când a fost modificată ultima dată fișa angajatului. Programul actualizează automat câmpul Data ultimei modificări cu data celei mai recente modificări a informației din fișa angajatului.

Fila Comunicare (fig. 4.1.2.31) conține câmpurile:

Extensie – nr. de telefon/interiorul departamentului în care lucrează angajatul.

Nr. telefon mobil – numărul de telefon mobil al angajatului.

Nr. telefon – numărul de telefon al angajatului.

Poștă electronică – adresa de poștă electronică a angajatului. Dacă programul este integrat cu un sistem de poștă electronică clic pe pentru a deschide o fereastră în care aveți posibilitatea să creați și să trimiteți un mesaj.

Fig. 4.39 Fișă angajat – fila Comunicare

(modulul Resurse umane, Angajați, Fișă angajat – fila Comunicare)

Cod adresă alt. – codul adresei alternative a angajatului.

Data de început adresă alt. – data de început de la care adresa alternativă a angajatului este validă.

Data de sfârșit adresă alt. – ultima zi până la care adresa alternativă a angajatului este validă.

Fila Administrație (fig.4.1.2.32) conține câmpurile:

– Data angajării – data la care angajatul a început să lucreze pentru companie.

– Stare – starea angajării, pentru angajat sau pentru angajații anteriori care și-au încetat contractul de angajare, cu cele trei opțiuni: Activ, Inactiv respectiv Încetare contract angajare.

Notă: Când parametrizați un angajat, programul inserează automat opțiunea Activ în câmpul Stare.

– Data inactivării – data la care angajatul a devenit inactiv, de exemplu, din cauza unei incapacități fizice sau din cauza concediului de maternitate.

– Cod cauză inactivitate – codul pentru angajații inactivi.

Fig. 4.40 Fișă angajat – fila Administrație

(modulul Resurse umane, Angajați, Fișă angajat – fila Administrație)

– Data încetării – data la care angajatul a încetat activitatea, de exemplu din cauza pensionării sau concedierii.

– Temeiuri pentru cod terminare – codul de încetare pentru angajatul care și-a încetat activitatea.

– Cod contract angajare – codul contractului de angajare al angajatului, care indică tipul contractului de angajare sub care lucrează angajatul.

– Cod grupă statistică – codul asociat angajatului în scopuri statistice.

– Nr. resursă – dacă angajatul este o resursă în aria de aplicare Resurse (modulul Planificare resurse, Resurse, Fișă resursă) asociați angajatului un număr de resursă.

– Cod agent de vânzări/cump. – dacă angajatul este agent de vânzări sau cumpărător în cadrul companiei introduceți aici un cod de agent de vânzări sau de cumpărător.

Fila Personal (fig. 4.1.2.33) conține câmpurile:

Data nașterii – data de naștere a angajatului.

Cod numeric personal – codul numeric personal al angajatului.

Cod sindicat – dacă angajatul este înscris în sindicat specificați aici un cod de sindicat care indică din ce sindicat face parte angajatul.

Nr. membru sindicat – numărul de membru de sindicat al angajatului.

Fig. 4.41 Fișă angajat – fila Personal

(modulul Resurse umane, Angajați, Fișă angajat – fila Personal)

4.2 Utilizarea aplicatiei ERP pentru fluxul logistic stabilit

4.2.1 Crearea companiei S.C SIROPUL S.R.L.

Prima etapa in vederea gestionarii proprii afaceri presupune crearea companiei S.C SIROPUL S.R.L..Pentru a putea realiza aceasta etapa au fost parcursi urmatorii pasi: Bara de instrumente-> Fisier->Companie-„Nou”( fig.4.2.1)

Fig.4.42 Crearea unei noi companii

Pe ecran va aparea o fereasta in care va fi introdusa denumirea companiei ce urmeaza sa fie creata:

Fig.4.43 Introducerea denumirii inteprinderii

Dupa completarea campului „Nume companie” se apasa butonul OK pentru a fi generata in baza de date a aplicatiei NAVISION compania nou creata, S.C SIROPUL S.R.L..

Dupa salvarea companiei pe ecran va aparea tabelul Parametrizare companie, in care in campul Company Type se va specifica domeniul de activitate al companiei nou create.

Deoarece inteprinderea S.C SIROPUL S.R.L. are ca si domeniu de activitate ambalarea siropului, in campul Company Type a fost aleasa industria alimentara.

Fig.4.44 Precizarea tipului companiei

Dupa completarea tuturor campurilor enumerate mai sus, se apasa butonul „OK” si astfel in baza de date va fi generata compania S.C SIROPUL S.R.L..

Cand vom intra din nou in aplicatia NAVISION , in lista de companii, pe langa compania demonstrativa Cronus Romania va aparea si societatea nou creata, asa cum se prezinta in figura de mai jos:

Fig.4.45 Regasirea companiei S.C SIROPUL-S.R.L. in baza de date

4.2.2 Introducerea angajatilor inteprinderii S.C SIROPUL S.R.L.

Deoarece compania S.C SIROPUL S.R.L este o companie debutanta iar bugetul este limitat, aceasta va functiona o perioada sub forma unei microinteprinderi avand doar 7 angajati.

Introducerea in baza de date a aplicatie NAVISION a celor 7 angajati ai companiei S.C SIROPUL S.R.L. presupune parcurgerea urmatorilor pasi: Modulul Resurse umane-> Angajati-> Fisa angajat.

Pe ecran va aparea Fila Fisa angajat, iar pentru fiecare angajat vor fi introduse datele cu caracter personal.

In sectiunea General al filei Fisa angajat vor fi completate urmatoarele campuri:

Cod: Cod de identificare al angajatului, cu care acesta va fi mai usor de identificat in baza de date.

– Functie: Functia pe care o are angajatul in cadrul companiei S.C SIROPUL S.R.L..

– Prenume:Prenumele angajatului.

– Nume: Numele de familie al angajatului.

– Adresa/Adresa2: Adresele anhgajatului.

– Nr. Telefon: Numarul de telefon al angajatului.

– Nume cautare: Se va introduce un nume cu care angajatul va fi gasit mai usor in baza de date

– Sex: Se va introduce sexul angajatului.

Sectiunile Comunicare, Administratie, Personal contin de asemenea informatii cu caracter personal al angajatului(de exemplu cod numeric personal, data nasterii, data angajarii, activitatea etc).

In imaginea de mai jos este prezentata fisa directorului general al companiei S.C SIROPUL S.R.L..Pentru ceilalti 6 angajati ai inteprinderii, fisele au fost completate in mod similar cu aceasta.

Nota: Pentru salvarea fisei angajatului si pentru introducerea alteia noi se apasa tasta F3.

Fig.4.46 Fisa Director general

Dupa completarea tuturor fiselor angajatilor companiei S.C SIROPUL S.R.L. si salvarea acestora, in baza de date a aplicatiei NAVISION va fi generata automat lista angajatilor.

In figura de mai jos sunt prezentate etapele ce trebuie parcurse pentru a vizualiza toti angajatii companiei create:

Fig.4.47 Vizualizarea listei angajatilor unei companii

Inteprinderea are in componenta sa 7 angajati. Acestia sunt:

Directorul general;

Managerul de vanzari;

Managerul de proiect;

Inginerul de logistica;

Inginer de productie;

2 operatori umani care se vor ocupa de supravegherea, semnalarea si rezolvarea defectiunilor aparute in cadrul liniei automate de ambalare a siropului.

Dupa parcurgerea pasilor enumerati mai sus, pe ecran va aparea tabelul cu angajatii companiei S.C SIROPUL S.R.L., prezentat in figura 4.2.7.

Fig. 4.48 Angajatii companiei S.C SIROPUL S.R.L.

Introducerea masinilor de productie necesare pentru a realiza ambalarea siropului

Fluxul logistic existent in inteprinderea S.C SIROPUL S.R.L. este alcatuit din:

-Conveior

-Panou de comanda si control

-Coloana de ghidare/umplere sticle

-Actionare stand umplere

-Stand capsare

Pentru introducerea in baza de datea aplicatiei NAVISION a masinilor necesare realizarii fluxului logistic de ambalare a siropului se parcurg urmatorii pasi: Modulele aplicatiei NAVISION-> Modulul Management Financiar->Mijloace fixe->Mijloace fixe.

In figura de mai jos este prezentata fisa uneia dintre masinile de productie, ce face parte din fluxul logistic de ambalare a siropului.

In sectiunea General vor fi completate urmatoarele campuri:

Nr.:Se va introduce numarul de identificare al masinii de productie;

Descriere: Se va introduce denumirea mijlocului fix;

Serie: Se va introduce seria mijlocului fix;

Descriere cautare: Se va introduce o descriere a masinii de productie;

Angajatul responsabil: Se va indica numele angajatului care se va ocupa de supravegherea, semnalarea si rezolvarea problemelor atat tehnice cat si de alta natura ce vor aparea in cadrul masinii de productie;

Inactiv: Acest camp va fi bifat numai daca masina respectiva nu participa efectiv in cadrul procesului de productie;

In celelate sectiuni ale fisei mijlocului fix pot adaugate informatii suplimentare precum:

datele de identificare ale furnizorului mijlocului fix;

daca mijlocul fix este asigurat sau nu;

perioada de garantie;

greutate, etc.

Fig.4.49 Fisa mijloc fix

Pentru toate masinile de productie, ce alcatuiesc fluxul de ambalare al siropului, s-au desemnat operatorii umani care se vor ocupa de functionarea corecta si in conditii normale ale acestora.

In figura 4.2.9 este prezentat tabelul ce a fost generat de aplicatia NAVISION ERP, dupa introducerea tuturor mijloacelor fixe:

Fig.4.50 Tabel masini de productie

4.2.4 Introducerea materiilor prime

Materiile prime necesare inteprinderii S.C SIROPUL S.R.L. sunt:

sirop;

carton;

rola folie pentru pungi;

rola folie strech pentru infolierea stivei;

banda adeziva pentru lipirea cutiilor.

Introducerea in baza de date a materiilor prime presupune parcurgerea urmatoarelor etape: Modul Depozit->Stocuri->Jurnal articole->Fisa articol

In sectiunea General vor fi completate urmatoarele informatii:

Nr.:Se va introduce un cod de identificare al materiei prime;

Descriere:Denumirea materiei prime;

Unitate de masura: Unitatea de masura in care va fi achizitionata materia prima;

In celelalte campuri vor fi introduse informatii suplimentare ale articolului precum:

Profit;

Cost unitar;

Costul este ajustat;

Numarul raftului unde se gaseste articolul;

Stocuri, etc.

In figura de mai jos este prezentata fisa siropului, cea mai importanta materie prima necesara fluxului logistic existent in inteprinderea S.C SIROPUL S.R.L..

Fig.4.51 Fisa materie prima sirop

Dupa completarea si salvarea tuturor fiselor, in baza de date a aplicatiei NAVISION ERP va fi generata lista cu toate materiile prime necesare companiei SIROPUL.

Fig.4.52 Lista materii prime necesare companiei S.C SIROPUL S.R.L.

CAPITOLUL 5. MANAGEMENT DE PROIECT

Legatura intre proiect si managementul de proiect

Managementul de proiect a apărut ca o modalitate de planificare, organizare, implementare, coordonare și control al activităților mai mult sau mai puțin complexe din diferite arii de activitate: industrie, politice, sociale, comerciale, culturale etc. În prezent, orice activitate este privită ca un proiect presupunând parcurgerea unor pași specifici de la analiza nevoilor până la identificarea modalităților de reutilizare eficientă a rezultatelor proiectului.

Coordonarea unui proiect poate să pară, la o primă vedere, o sarcină dificilă, oarecum specializată, ce necesită un anumit tip de experiență, cunoștințe și abilități. Poate să pară, în egală măsură, o provocare, greu de realizat și de dus la bun sfârșit. Totuși, așa cum am arătat mai sus, oricare dintre noi este, într-un anume fel, în viața de zi cu zi un veritabil manager de proiect. Este foarte adevărat în același timp că proiectele la care lucrăm în cadrul organizației sau firmei noastre sunt mult mai complexe și necesită un nivel mai ridicat de cunoștințe și abilități pentru a le putea concepe și desfășura.

Proiectul reprezintă set de activități desfășurate într-o perioadă de timp determinată, planificate și controlate și care au drept scop producerea unei schimbări în bine a situației beneficiarilor organizației.

Scopul unui proiect este în primul rând, de a rezolva o problemă, de a modifica, în sens pozitiv, situația actuală care este una ce afectează în mod negativ grupul țintă, beneficiarii proiectului.

Un proiect poate fi definit ca o serie de acțiuni ce urmăresc să obțină, până la un termen dat, un rezultat care a fost definit în prealabil.

Administrarea proiectului presupune combinarea resurselor pentru a ajunge, la timp, la rezultatul dorit, fără să depășească bugetul Orice proiect trebuie să plece de la o idee și trebuie stabilită o strategie pentru a obține rezultatul dorit.

Tot în această etapă trebuie definiți indicatorii de succes, indicatori ce trebuie urmăriți pe tot parcursul desfășurării proiectului și binențeles trebuie stabilit grupul țintă, adică publicul căruia i se adresează în mod direct proiectul.

De asemenea, trebuie luate în considerare riscurile ce pot apărea și calculate cheltuielile pentru realizarea proiectului. Elementul care face diferența între un proiect care „nu merge” și un proiect de succes îl reprezintă echipa.

Toți membrii echipei trebuie să aibă anumite calități individuale potrivit proiectului și, cel mai important, să fie capabili să lucreze împreună.

Pentru a putea atinge scopul și obiectivele propuse, în cadrul oricărui proiect se derulează activității și sub – activități. Acestea consumă o serie de resurse. Unul din rolurile managerului de proiect este acela de a aloca și ulterior, consuma într – un mod cât mai eficient resursele pe care le are la dispoziție. Iată care sunt resursele pe care se bazează un manager de proiect:

– Resurse umane (echipa de proiect);

– Resurse materiale (echipamente și bunuri);

– Resurse informaționale (informațiile, cunoștințele cu privire la tema abordată în cadrul proiectului etc.);

– Resurse financiare (bugetul, alocat);

– Resurse timp.

Fig.5.1 Procesul managementului de proiect

În concluzie:

Planificarea este inutilă fără obiective clare;

Un lucrul neplanificat nu poate fi realizat;

Implementarea devine o simplă execuție aleatorie fără planificare și organizatorice;

Controlul execuției aleatorii, fără planificare și organizare, nu se poate aplica decât în sens negativ și nu încurajează progresul;

Iar conducerea devine doar o manifestare lipsită de obiect al puterii.

Microsoft Project face parte din colectia de programe din pachetul Microsoft Office, foarte multe din caracteristicile acestuia fiind comune cu celelalte programe.

Microsoft Project fiind folosit în special pentru planificarea activitatilor si obinerea de rapoarte privind desfasurarea acestora, totusi acest soft depaseste cu mult aceste cerine minime. [20]

Caracteristici Microsoft Project:

– Softul ofera o gama foarte larga de reprezentari grafice privind situatia actual sau istoricul desfasurarii activitatilor, costurile implicate, profilul resurselor, structura proiectului;

– Incadrarea în buget de-a lungul fiecarei faze de executie;

– Ofera posibilitatea înglobarii unui volum imens de informaii în cadrul proiectului;

– Ofera posibilitati deosebite de lucru în echipa;

– Ofera posibilitatea importarii sau folosirii datelor dintr-un numar foarte mare de aplicaii externe;

– Are un help impresionant;

– Este usor de folosit si are o interfata prietenoasa;

– Ofera instrumente puternice de optimizare a desfasurarii proiectului etc.

Toate acestea fac ca Microsoft Project fie una din primele optiuni de soft utilitar în conducerea unui proiect.

In figura de mai jos este prezentat planul unui proiect, efectuat in Microsoft Project.

Fig.5.2 Realizarea unui plan de proiect in Microsoft Project

Pentru a crea un nou plan de proiect, mai intai trebuie sa definim in programul Microsoft Project etapele si activitatile proiectului. Dupa parcurgerea acestui pas pentru fiecare activitate vor fi definite resursele umane, financiare cat si materiale necesare desfasurarii activitatii.

5.1 Crearea unui nou proiect in Microsoft Project

Dupa acesarea softului Microsoft Project, cu care se va realiza planul unui proiect pe ecran va aparea urmatoarea interfata:

Fig.5.3 Elementele principale ale programului Microsoft Project

– Definirea proiectului: este activitatea in care sunt identificate toate elementele proiectului, si anume etape, activitati, resurse, sarcinile acestora, operatii.

– Planificarea (programarea) elementelor proiectului: este procesul prin care activitățile, etapele sarcinile și operațiile proiectului sunt introduse in program, programate, aransate in ordine cronologica ținându-se cont de legăturile ierarhice dintre ele.

– Planificarea resurselor proiectului: activitate în care resursele se introduc in baza de date si se asociaza pentru fiecare activitate.

– Planificarea costurilor se introduc cheltuielile aferente fiecărei resurse utilizate determinându-se in acest mod costul variabil al proiectului.

– Optimizarea planului de proiect: se introduc intervalele de timp pentru activități, numărul resurselor alocate pe o anumita activitate și codul acestora;

– Crearea rapoartelor: vor fi create rapoarte care ajuta la cunoasterea exacta a situatiei de desfasurare a proiectului, situatia resurselor, a bugetului etc.

Introducerea fazelor si activitatilor proiectului

Pentru a introduce etapele si activitatile proiectului se executa dublu click in campul Task name iar pe ecran va aparea casuta prezentata in figura 5.4.

In casuta Task Information se vor completa informatiile referitoare la activitatile proiectului. Astfel:

Campul Name: Se va introduce numele activitatii proiectului.

Campul Dates: Vor fi introduse datele de inceput respectiv sfarsit ale activitatii.

– Campul Duration: Va fi introdusa durata de desfasurare a activitatii proiectului.

Campul Priority: Se va introduce prioritatea activitatii. Daca procentul va fi de 100%, aceasta activitate va fi considerata prioritara si inceperea acesteia va fi programata cat mai devreme.

In fila Resource vor fi introduse resursele umane, financiare cat si materiale necesare desfasurarii in conditii oprime ale acelei activitati.

Pentru generarea in baza de date a tuturor informatiilor prezentate mai sus se apasa butonul OK.

Fig. 5.4 Fereastra Task Information

In figura de mai jos este prezentata o parte din planul unui proiect, in care au fost definite si salvate activitatile proiectului, dupa completarea filei Task Information.

Fig. 5.5 Definirea activitatile si etapelor unui proiect

Relationarea activitatilor proiectului

Pentru a se cunoaste exact ordinea desfasurarii proiectului, implicit a fiecarei activitati este necesar ca activitatile sa fie realtionate.

Relationarea se efectueaza intotdeauna intre activitatile unei singure etape, si nu a mai multor etape.

Relationarea se efectueaza intre doua activitati consecutive, respectiv intre succesor si predecesor si nu invers.

In imaginea de mai jos sunt prezentate pictogramele prin intermediul carora se va face relationarea activitatilor

Fig.5.6 Pictograme necesare relationarii activitatilor

Pentru relationare, se selecteaza cele 2 activitati ce se doresc a fi relationate tinandu-se cont de ordinea desfasurarii lor atat din punctul de vedere al datelor de desfasurare cat si de ordinea regasirii lor in cadrul proiectului.

In imaginea de mai jos este prezentata modalitatea de relationare a activitatilor.

Fig.5.7 Modalitatea de relationare a activitatilor

Generarea rapoartelor proiectelor

Microsoft Project ofera posibilitatea atat inteprinzatorului cat si echipei sale sa cunoasca in orice moment situatia de desfasurare a proiectului, resursele alocate, timpul alocat fiecarei activitati etc.

Pentru a genera un raport initial al proiectului se va accesa Bara de meniuri ->optiunea Project->Report, iar pe ecran vor fi afisate tipurile de rapoarte pe care le poate genera programul.

Astfel, pe ecran va aparea fereastra Visual Reports. In partea stanga a ferestrei sunt prezentate tipurile de rapoarte ce pot fi generate de program, iar in partea dreapta a ferestrei sunt vizualizate rapoartele.

Fig. 5.8 Tipuri de rapoarte

5.2 Construirea firmei S.C SIROPUL S.R.L

Pentru construirea firmei proprii, am stabilit urmatoarele etape:

Inchirierea spatiului unde firma S.C SIROPUL S.R.L va avea sediu;

Angajare personal;

Pregatirea spatiului in vederea deschiderii noi inteprinderi.

Achizitionarea masinilor necesare desfasurarii activitatii de ambalare a zaharului.

Achizitionarea materiilor prime.

Inchirierea spatiului unde firma S.C SIROPUL S.R.L va avea sediul

Resursa umana joaca un rol esential in cadrul unei companii, fara de care aceasta nu ar putea sa-si desfasoare activitatea.

In acest sens s-au stabilit resursele umane care vor contribui la desfasurarea in conditii normale a activitatilor proiectului.

Pentru a putea defini resursele umane s-a accesat bara de instrumente->sectiunea Resource-> Asignnn Resource. In aceasta fereastra au fost completate informatiile referitoare la denumirea resursei, gradul de implicare in proiect dar si salariul fiecareia, asa cum este prezentat in tabelul de mai jos:

Fig.5.9 Lista resurselor alocate pe activitatile proiectului

In imaginea 5.10 sunt prezentate activitatile necesare etapei de inchiriere a spatiului unde firma isi va avea sediul, si anume:

Cautare spatii de inchiriere: aceasta sub-etapa dureaza 3 zile si este efectuata de catre directorul general si de managerul de proiect.

Analiza, compararea spatiilor gasite: aceasta activitatea dureaza 2 zile si este efectuata de catre director general si inginerul logistic.

Negocierea si incheierea contractului: aceasta etapa dureaza 1 zi si este inteprinsa de directorul general.

Fig.5.10 Activitatile efectuate in vederea inchirierii spatiului unde firma S.C SIROPUL S.R.L va avea sediul

Pentru relationare s-a tinut cont de ordinea cronologica a desfasurarii activitatilor. In imaginea de mai jos este prezentata modalitatea de relationare a activitatilor etapei 1 a proiectului:

Fig.5.11 Relationarea activitatilor din etapa 1 a proiectului

Angajare personal

Aceasta etapa presupune selectia, recrutarea si angajarea personalului. Se desfasoara pe durata a 17 zile si va fi inteprinsa de catre directorul general.

Fiind o inteprindere debutanta si bugetul fiind unul limitat, directorul va avea nevoie de doar 7 angajati.

Fig.5.11 Etapa de angajare a personalului

Amenajarea spatiului

Dupa inchirierea spatiului si angajarea personalului, urmatoarea etapa a proiectului este pregatirea spatiului unde inteprinderea S.C SIROPUL S.R.L isi va desfasura activitatea. Aceasta etapa dureaza 25 de zile, si are ca si sub-etape urmatoarele activitati:

Reparatii generale: aceasta activitate dureaza 10 zile si este inteprinsa de catre directorul general, cei 2 operatori umani, inginerul de productie si inginerul de logistica.

Vopsire, curatare, finisare: aceasta activitate se desfasoara pe durata a 15 zile, fiind efectuata de toti angajatii companiei. In cadrul acestei activitati va fi amenajat spatiul unde inteprinderea S.C SIROPUL S.R.L va avea desfasura activitatea.

Achizitionarea si montarea instalatiilor:aceasta activitate dureaza 5 zile si este efectuata de catre directorul general.

Achizitionarea si aranjarea mobilierului: aceasta etapa se deruleaza pe durata a 5 zile. Achizitionarea mobilierului va fi inteprinsa de directorul general, iar la activitatea de aranjare a mobilierului vor participa toti angajatii companiei.

Fig.5.12 Activitatile efectuate in vederea pregatirii spatiului inchiriat

Fig.5.13 Alocarea resurselor umane pe cea de-a doua etapa a proiectului

5.2.4. Achizitionarea masinilor de productie necesare pentru a forma fluxul logistic de ambalare a zaharului

In figura 5.14 sunt prezentate activitatile ce compun etapa de achizitionare a masinilor de productie:

Studiu de piata a masinilor necesare formarii fluxului de ambalare a zaharului: aceasta activitate se desfasoara pe durata a 4 zile si implica cautarea atat in tara cat si in strainatate a diverse variante de masini de productie, ce pot fi folosite in formarea unui flux logistic de ambalare a zaharului.Este o activitate ce va fi efectuata de catre inginerul de productie.

Analiza si compararea masinilor de productie: aceasta activitate va fi efectuata de catre inginerul de productie si presupune analiza tuturor masinilor de productie gasite in functie de productivitate, dimensiuni, caracteristici tehnice, pret etc.

Achizitionarea masinilor de productie : activitate ce se va desfasura pe durata a 12 zile si va fi inteprinsa de catre directorul general si inginerul de productie.

Fig.5.14 Activitatile efectuate in vederea achizitionarii masinilor de productie

Fig.5.15 Relationarea activitatilor si alocarea resurselor pentru cea de-a patra etapa a proiectului

5.2.5 Achizitionarea materiilor prime

In figura 5.16 sunt prezentate activitatile ce compun etapa de achizitionare a materiilor prime:

Cautarea furnizorilor de zahar, ambalaje: aceasta activitate este efectuata de catre inginerul de logistica si inginerul de productie si se va desfasura pe durata a 7 zile.

Incheierea contractelor cu furnizorii: aceasta activitate se desfasoara pe durata a 5 zile, este efectuata de directorul general. Activitate ce presupune efectuarea tuturor procedurilor necesare incheierii contractelor cu furnizorii de materii prime.

Primirea materiilor prime cerute: aceasta activitatea se desfasoara pe durata a 3 zile si este efectuata de directorul de productie. Acesta are rolul de a confirma primirea materilor prime solicitate, de a vefica daca cantitatea este cea ceruta etc.

Fig.5.16 Activitatile efectuate in vederea achizitionarii materiilor prime

In figura 5.17 este prezentata schema de relationare a activitatilor si etapelor proiectului de infiintare a firmei S.C SIROPUL S.R.L precum si resursele umane care vor contribui efectiv la desfasurarea acestora:

Fig.5.17 Relationarea activitatilor proiectului inteprinderii S.C SIROPUL S.R.L

Generarea rapoartelor

Cu ajutorul soft-ului Microsoft Project au fost generate rapoarte cu privire la resursa umana, costurile proiectului, prezentarea generala a proiectului, etc.

In figura de mai jos este prezentat un raport al costului proiectului:

Fig. 5.18 Raport cost proiect

In figura de mai jos este prezentat un raport privind costul resurselor pe intregul proiect.

Fig.5.19 Raport cost resurse pe intregul proiect

In figura 5.20 este prezentat un raport privind gradul de implicare a resurselor umane pe intreg proiectul de infiintare a firmei.

Fig.5.20 Raport-grad de implicare in proiect al resurselor umane

In figura urmatoare este prezentat un raport privind numarul de ore lucrate de fiecare angajat al firmei in cadrul fiecarei activitati a proiectului.

Fig.5.21

In figura de mai jos sunt prezentate intr-un raport activitatile din proiect pe care angajatii firmei trebuie sa le indeplineasca si timpul.

Fig.5.21 Raport-repartizarea angajatilor pe activitatile proiectului

CAPITOLUL 6. ASIGURAREA CALITĂȚII

Termenul de CALITATE deriva din latina și poate fi tradus ca “fel de a fi”. De la noțiunea latina la conceptul modern de calitate a fost parcurs un drum lung în timp și un salt considerabil de mentalitate. Cert este ca de la primele etape ale diviziunii muncii într-o formă sau alta problema calității, a rezolvării cât mai corecte a problemelor ridicate de un obiect necesar vieții de zi cu zi a fost, indubitabil, un motor al activității umane.[21]

Conform ISO 8402-1986 (EN-28402-1991), calitatea reprezintă ansamblul caracteristicilor unei entitați materiale sau nemateriale care-i conferă aptitudinea de a satisface necesitațile exprimate.

Entitate – conținut de sine stărător, existență determinată ca întidere, valoare, conținut.

Necesitățile sunt exprimate sub forma unor specificații și reprezintă niște exigențe care fac parte dintr-un contract.

Calitatea este un concept care se utilizează în toate domeniile vieții economice și sociale, însă care prezintă caracter subiectiv și care are semnificații particulare pentru domenii sectoare, funcțiuni sau obiecte specifice. Calitatea este un termen general, aplicabil la cele mai diferite trăsături sau caracteristici, fie individuale, fie generice și a fost definită în diferite moduri de către diverși experți sau consultanți în calitate, care îi atribuie deci acestui termen semnificații diferite.[22]

In marketing, problemele calității sunt concentrate pe factorii determinanți ai comportamentului de cumpărare și satisfacția clienților. In managementul operațiilor, calitatea este tratată în relație cu practicile de inginerie și controlul fabricației.

Calitatea superioară a produselor sau serviciilor oferite de firma constituie criterii de bază pentru obținerea satisfacției clienților și profitabilității firmelor. Un nivel ridicat de calitate va determina o satisfacție mai deplină a clientului, permițând deseori reducerea costurilor, creșterea profitabilității și asigurarea competitivității produselor/serviciilor pe piață.

Calitatea unui produs reprezintă ansamblul de caracteristici ale produsului care îi conferă acestuia capabilitatea de a satisface cerințe și dorințe ale clienților. Pe baza acestei definiții, un produs va fi "de calitate" în măsura în care ansamblul de caracteristici va satisface cerințele clienților (sau ale consumatorilor, ale pieței); altfel spus satisfacția clienților este o măsură a calității produselor.

Calitatea procesului se referă la gradul în care un proces acceptabil, inclusiv măsurători și criterii de calitate, a fost implementat și este conform cu standarde prestabilite, ghiduri etc. pentru a produce artefacte. Calitatea procesului este măsurată nu numai prin gradul în care procesul este conform cu o calitate superioară, ci și prin gradul de calitate al produselor rezultate din proces. La estimarea calității procesului se ia în considerare starea implementării curente a procesului, în comparație cu implementarea planificată. Un proces "de calitate" prezintă aptitudinea de a reproduce menținerea sub control a fluxului procesului.[23]

Conceptul de calitatea a procesului se aplică de asemenea la dezvoltare, planificarea producției, management, administrație și procese de achiziție.

Calitatea proceselor implică :

– menținerea sub control a proceselor;

– asigurarea capabilității proceselor;

– calitatea echipamentelor de productie și condițiile de mediu.

Planificarea menținerii sub control a proceselor presupune:stabilirea unor proceduri care definesc metodele de producție, de montaj și de service, evaluarea eficacității proceselor, stabilirea localizării posturilor de verificare a calității pe fluxul tehnologic și stabilirea metodelor de măsurare, monitorizarea și controlul parametrilor procesului tehnologic.[24]

In figura de mai jos, este prezentat conceptul de asigurare a calitatii precum si elementele care il definesc:

Fig. 6.1 Conceptul de asigurare a managementul calitatii

Indicatorii calității produsului

Mărimile rezultate din măsurătorile acceptate, prelucrate prin metodele statisticii matematice, permit formarea unor criterii de evaluare cât mai obiective, acolo unde este posibil.

Indici și coeficienți generali ai calității:

• coeficient de calitate;

• coeficient mediu de calitate (calitatea medie);

• coeficient de calitate al întregii producții;

• indicator complex al calității

• indice de calitate comparativ cu nivelul mondial

Indicatori ai nivelului calității produselor:

• grad relativ de perfecțiune;

• indicatori analitici simpli, parțiali;

• ponderea producției fără defecte;

• indicatori economici – cost, produse noi, etc.

Asigurarea calitatii zahărului la inteprinderea S.C SIROPUL S.R.L

Calitatea zaharului din stoc trebuie sa fie în conformitate cu prevederile din anexa IV, partea B, secțiunea II din Regulamentul (CE) nr. 1234/2007 al Consiliului din 22 octombrie 2007 de instituire a unei organizări comune a piețelor agricole și privind dispozițiile specifice referitoare la anumite produse agricole(Regulamentul unic OCP ).

Cerințe detaliate pentru zahar

Zahărul alb standard de furnizat trebuie sa fie uscat, în cristale de granulație omogenă, liber-curgătoare.

1. Zahărul alb de calitate standard are următoarele caracteristici:

a) are o calitate comercială adecvată; este uscat, sub formă de cristale granulate omogene care curg liber;

b) gradul minim de polarizare: 9,70;

c) conținutul maxim de umiditate: 0,06 %;

d) conținut maxim de zahăr invertit: 0,04 %;

e) 0,0018 % conținut de cenușă, stabilit prin metoda ICUMSA la 280 Brix;

f) culoare, stabilita prin metoda Brunswick.

Zahărul este un produs obținut din sfeclă de zahăr sau trestie de zahăr, generalizarea consumului său pe tot globul începînd cu secolul al XIX-lea.

Calitatea zahărului (în special culoarea și puritatea) este determinată în cea mai mare măsură de rafinare. Rafinarea zahărului se face prin solubilizare, recristalizare și decolorare cu cărbune activ sau alți agenți de fixare a substanțelor colorante.

Zahărul se fabrică în trei sortimente:

– zahăr cristal (tos);

– zahăr bucăți (candel);

– zahăr pudră.

Fabrica S.C SIROPUL S.R.L are ca si domeniu de activitate ambalarea zaharului. Zaharul va fi achizitionat sub forma vrac de la producatorii externi.

Cele mai importante caracteristici fizico-chimice de care fabrica S.C SIROPUL S.R.L tine cont atunci cand efectueaza aprecierea calității zahărului sunt:

conținutul în zaharoză (99,7-99,9%);

conținutul în substanțe reducătoare(max. 0,25%);

conținutul în apă (0,05-0,10 %);

conținutul în cenușă (max. 0,1%);

culoarea, exprimată în grade Stammer (0,7-1,2).

Zahărul cristal (tos) trebuie să fie alb, lucios, iar celelalte sortimente albe, mate, fără aglomerări.Conținutul în substanțe reducătoare trebuie să se încadreze în proporția recomandată, deoarece o creștere a acesteia favorizează higroscopicitatea, reducînd stabilitatea zahărului pe perioada păstrării.

Zahărul trebuie ambalat în pungi de hartie tratată sau în saci din materiale textile și păstrat în încăperi uscate cu o umiditate relativă a aerului de maxim 80%, curate, aerisite, fără miros străin.

In plus, pentru a fi calitativ zaharul ambalat de firma S.C SIROPUL S.R.L trebuie sa aiba urmatoarele proprietati:

Tabelul 6.1 Proprietati organoleptice zahar

Tabel 6.2 Proprietati fizice si chimice si zahar

Fiecare operator din procesul de fabricare si ambalare a zaharului va contribuie la asigurarea calitatii acestuia.

Furnizorul de zahar va trebui sa respecte urmatoarele cerinte:

Calitatea zaharului va fi atestata de Certificatul de calitate si conformitate sau declaratia de conformitate emisa de producator;

Certificate de calitate ala zaharului trebuie sa cuprinda urmatoarele specificatii:

– tipul produsului;

– data fabricatiei;

-termenul de valabilitate stabilit de producator in care produsele isi mentin caracteristicile calitative prescrise in propunerea tehnica;

-certificarea faptului ca produsele sunt conform normelor specificate in standardul de firma al producatorului;

– forma de livrare a produsului;

– termenul de garantie la depozitare;

Livrarea produselor se va face de catre furnizor prin mijloace de transport autorizate sanitar-veterinar.

Zaharul ambalat in fabrica S.C SIROPUL S.R.L va respecta toate standardele europene în domeniul protecției și siguranței alimentare. Introducerea sistemelor de asigurare a calității ISO 9001 și HACCP în unitatea de productie a companiei va asigura clientilor o siguranță sporită în utilizarea podusului rezultat.

Principalele avantaje ale standardelor de calitate a produselor ISO 9000:

– Imbunatatirea consistentei produselor;

– Obtinerea unor nivele superioare ale satisfactiei clientilor;

– Imbunatatirea perceptiei clientilor;

– Imbunatatirea productiei si a eficientei;

– Reducerea costurilor;

-Obtinerea unor avantaje competitive prin cresterea oportunitatilor de eficientizare a marketingului si de marire si de sporire a vanzarilor;

– Acceptare si recunoastere pe plan international;

– Facilitatea comertului international;

– Cresterea credibilitatii pe piata;

– Imbunatatirea comunicarii si satisfactiei angajatilor;

Fig.6.2 Standardul de asigurare a calitatii ISO 9001

Producerea, ambalarea, transportul, depozitarea și comercializarea produselor alimentare reprezintă procese cu un grad de risc pentru sănătatea fiecărui consumator. Tendința tot mai pronunțată a pieței specializate în industria alimentară de a menține un control tot mai strict asupra producătorilor, în scopul de a oferi consumatorilor produse de o înaltă calitate, dar și sigure din punct de vedere microbiologic și bacteriologic, a condus la nașterea unui sistem numit HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point).[25]

HACCP este un sistem al siguranței alimentare recunoscut la nivel internațional, bazat pe o analiză sistematică și preventivă a procesului de producție, ce dovedește că riscurile legate de siguranța produselor alimentare sunt identificate, evaluate și ținute sub control.

HACCP presupune identificarea riscurilor, controlul și monitorizarea punctelor critice ale proceselor unde ar putea fi compromisă calitatea produselor alimentare. Trebuie să se aplice întregului lanț de producție: începând cu creșterea plantelor și a animalelor până la produsul finit, achiziționat de către consumator. Sistemul se bazează pe Codul Alimentar (Codex Alimentarius) dezvoltat de catre ONU pentru Hrană și Agricultură și Organizația Mondială a Sănătății. Este recomandat ca HACCP să fie folosit împreună cu bunele practici de igienă și producție, împreună cu care formează elementele necesare securității alimentare. Este, de asemenea, recomandat să fie implementat împreună cu un Sistem de Management al Calității.[26]

Fig.6.3 Indicatorii specifici sistemului HACCP

Controlul calității este asigurat inca de la sosirea materiei prime in fabrica (zahărul brut), continuand cu masinile de productie, ambalajele folosite și până la logistica și depozitarea zaharului ce va fi livrat consumatorilor.

Zahărul brut este achiziționat sub forma vrac după atentă selecție a furnizorilor, iar materia primă este trecută prin numeroase filtre de verificare a calității și prin analizede laborator amănunțite .

Întregul proces de producție este atent monitorizat pentru menținerea asepticității produsului final; există o serie de sisteme de siguranță care protejează produsul de orice potențiale corpuri străine.

Ambalarea zahărului

Cerințe pentru ambalarea in pungi de 0,5 kg

Ambalarea individuala se va face în pungi de 0,5 kg. Atât materialul de ambalat cât și pachetele trebuie să fie curate, uscate, în stare bună, fără insecte sau mirosuri anormale, capabile să asigure calitatea și durabilitatea produsului.

Punga de 0,5 kg va fi fabricată din folie de polietilenă transparentă, cu o densitate cuprinsă între 75 și 80 gr/m2. Operatorul va deține și va fi în măsură să prezinte certificatul de calitate conform, cu ocazia controalelor A.P.I.A. la locul de ambalare a zahărului. Produsele și ambalajele trebuie să fie identice cu cele aflate în circuitul comercial obișnuit.

Materialul de ambalaj și pachetele trebuie depozitate în condiții care să prevină deteriorarea calității și verificate constant înainte de utilizare.

Cerințe pentru ambalarea pachetelor de 12 pungi

Pungile de zahăr de 0,5 kg trebuie ambalate in cutii de carton de 12 pungi.

7. Concluzii finale

Obiectivul general al proiectului îl constituie comercializarea en-gross a zahărului brun bio, acesta va achizționat in saci Big Bags de 500 kg ambalat cu ajutorul unui flux complet automatizat în pachete de 500 gr, stivuit și înfoliat în vedera livrarii către cumpărător.

Pentru realizarea proiectului „Flux logistic pentru ambalarea a zahărului” s-a realizat o analiză comparativă a 3 fluxuri similare de realizare a procesului de ambalare, la aceste fluxuri s-au studiat costurile de implementare, gradul de dificultate în vederea instalării acestora, productivitatea medie si alți factorii.Produsul care se dorește a fi ambalat cu ajutorul fluxului realizat este zahărul brun bio, vânzarea acestui tip de produs este în plina ascensiune, populația dorind să consume alimente mai sănătoase, produsul se va comercializa în magazinele naturiste de tip plafar, magazine mixte, urmând ca în viitorul apropiat vânzarea acestuia sa se extindă.

În continuare s-au realizat pașii pentru înființarea unei sociatății comerciale debutante cu raspundere limitată, S.C. SIROPUL S.R.L , s-a realizat organigrama din cadrul intreprinderii.

După ce s-a realizat analiza comparativa a celor 3 fluxuri, s-a constat că niciunul nu este complet automatizat, acestea nerealizând procesele de stivuire și înfoliere fără intervenția operatorului uman, fluxul realizat pentru amabalarea zahărului din cadrul intreprinderii S.C SIROPUL S.R.L este un flux complet automatizat, pe parcursul etapelor de realizare a proceselor din cadrul fluxului nu va fi necesară intervenția operatorului uman, acesta având rolul de a supraveghea funcționarea acestuia, acesta reprezentând primul aspect ivonativ din cadrul proiectului.

Al doilea aspect inovativ din cadrul proiectului constă în modificăriile aduse proiectării structurale a mașinii de ambalat pe verticală, integrate în fluxul de ambalare a zahărului. Servomtoarele pneumatice din cadrul mașinii de ambalat fiind înlocuite cu servomotoare electrice comandate de servodrivere, eliminând nevoia unei surse de aer comprimat, reducându-se astfel gradul de complexitate a structurii mașini și spațiul necesar implemetării sistemului.

Pentru a studia simularea funcționării fluxului s-a realizat interfața SCADA ,care cuprinde partea grafică a fluxului și panoul de comandă.A fost realizat și programul de comandă integral, pentru tot fluxul, cu ajutorul softului CX Programer, astfel crește gradul de automatizare, scade gradul riscurilor de acidentare care pot apărea în cadrul grupului de operatori

Stadiul actual de dezvoltare al fluxului logistic de ambalare permite setarea a mai multor programe de funcționare, astfel încât zahărul se poate ambala în pungi de diferite greutății, în funcție de cerințele cumpărătorului.Acesta poate menționa și numărul de cutii cu pungi de zahăr pe care le dorește a fi stivuite pe un palet.

Fluxul realizat poate efectua și ambalarea zahărului cubic, adaptându-se pentru o gamă larga de produse, în funcție de cerințele pieței.