Procesorul de Texte Microsoft Word

III. PROCESORUL DE TEXTE MICROSOFT WORD

3.1. Editoare de texte și procesoare de documente. Noțiuni de tehnoredactare

Programele de editare ocupă un loc important în cadrul software-ului de aplicație al oricărui sistem de calcul. Ele permit realizarea, într-o manieră interactivă, a unor documente și păstrarea lor în memoria externă a sistemului de calcul, în scopul consultării sau modificării lor ulterioare.

În funcție de facilitățile pe care le oferă utilizatorului, programele de editare se împart în două mari categorii:

programe editoare de texte

programe procesoare de documente.

a) Editoarele de texte sunt destinate, mai ales, preluării de texte și memorării lor în fișiere de tip text (.TXT). Fiecare sistem de operare interactiv posedă un astfel de program de editare texte, de exemplu: programul EDIT pentru MS-DOS, programul Notepad pentru Windows, editoarele Ed, Ex, Vi, pentru Unix etc. Principalele caracteristici ale editorului de texte Notepad sunt:

permite generarea de documente de tip text, pe care le memorează în fișiere ASCII cu extensia implicită .TXT

documentele astfel memorate pot fi ulterior modificate sau listate

este posibilă manevrarea blocurilor de text, prin copierea sau mutarea lor, de la o poziție din text la alta; copierea unui bloc (Copy) se face cu păstrarea imaginii inițiale a blocului în text, în timp ce mutarea unui bloc de text (Cut) se face cu ștergerea blocului din poziția inițială și inserarea lui (Paste) în noua poziție

posedă funcții de căutare și localizare în text a unui grup de caractere (Find), cu posibilitatea de repetare a căutării (Find Next) sau de înlocuire a grupului găsit cu un altul (Replace)

permite inserarea în textul editat a datei și orei curente, gestionate de sistemul de operare.

Editoarele de texte pot fi utilizate și pentru preluarea în memoria externă a sistemelor de calcul a programelor, în varianta lor inițială aceea de program sursă. Orice limbaj de programare include un editor de texte, tocmai pentru a putea realiza preluarea inițială a programului sursă și modificarea ulterioară a acestuia.

b) O aplicație procesoare de documente oferă un pachet de funcții mult mai bogat, care permite generarea unor documente complexe, asigurând funcții suplimentare. Exemple de aplicații procesoare de documente sunt: Wordstar, AmiPro, Word etc..

Funcțiile pe care le poate asigura un procesor de documente sunt:

introducerea, memorarea, modificarea și tipărirea documentului;

definirea aspectului documentului: caracterele folosite; alinierea în pagină; formatarea paginilor;

lucrul în document la nivel de bloc, pentru operații de copiere, mutare, ștergere, localizare, înlocuire etc.;

includerea în document a unor secvențe speciale, de exemplu: antet de pagină, sfârșit de pagină, note de subsol, comentarii pe marginea documentului, formule standard de adresare, marcaje etc.;

includerea în document a unor obiecte: imagini, tabele, legături către alte documente (legături numite hyperlink-uri) etc.;

funcții speciale, de tipul: verificare și corectare automată a erorilor de ortografie, sintaxă sau formatare a documentului; evidența modificărilor aduse în document, prin jurnalizare sau prin evidență statistică; definirea și utilizarea unor secvențe de comenzi numite macrouri etc.

Rezultatul utilizării unui procesor de documente poate fi un document complex, care să includă atât text, cât și imagini, reprezentări tabelare sau grafice și care să fie corelat cu alte documente, prin intermediul legăturilor de tip hyperlink. Un astfel de document este cunoscut sub numele de document hypertext.

Prin tehnoredactare se înțelege pregătirea tehnică și grafică a unui manuscris înainte de a începe operația de tipărire. Astfel, asupra unui manuscris sunt aplicate o serie de operații care permit obținerea unui document cu calități grafice superioare, lizibilitate și aspect plăcut.

Tehnoredactarea se poate face manual sau se poate face folosind ca mijloc de prelucrare calculatorul și în acest din urmă caz poartă numele de tehnoredactare computerizată.

Unul dintre cele mai folosite programe de tehnoredactare, având o mare popularitate și largă răspândire este procesorul de texte Microsoft Word.

Programul Word lucrează cu documente. Documentul reprezintă un ansamblul de texte, imagini, grafice etc. aparținând aceleiași lucrări, deci cu legătură logică între ele.

Pentru obținerea unui document bun trebuie parcurse mai multe etape.

1. În primul rând trebuie să fie definit conținutul documentului. Pe baza acestuia se stabilește o schemă de aranjare în pagină. Acum se stabilesc: formatul paginii, numerotarea paginilor, fonturile folosite, încadrarea imaginilor, dimensiunile fonturilor etc.

2. A doua etapă constă în introducerea efectivă a textului, sub forma unui fișier, în calculator. Această operație poate fi efectuată de o altă persoană decât cea care face tehnoredactarea.

3. După introducerea textului, urmează etapa propriu-zisă de tehnoredactare. În această etapă, textului introdus i se aplică o serie de transformări astfel încât el să corespundă schemei de tehnoredactare. Tot acum se introduc în text eventualele imagini grafice.

Tehnoredactarea se realizează pe mai multe niveluri:

nivelul document,

nivelul sectiune,

nivelul paragraf,

nivelul caracter.

Nivelul document: se stabilesc caracteristici globale (formatul paginii, margini, anteturi și subsoluri de pagină).

Nivelul secțiune: se stabilesc caracteristici specifice pentru o zonă de document definită ca o secțiune distinctă.

Nivelul paragraf: în Word prin paragraf se înțelege textul cuprins între două apăsări ale tastei <Enter>. La acest nivel se stabilesc caracteristicile paragrafului: indentări, deplasări spre interior, modul de aliniere al paragrafului.

Nivelul caracter: se lucrează asupra caracterelor din interiorul paragrafelor pentru obținerea unor efecte: cuvinte cheie, citate, sublinieri, îngroșări, înclinare, introducerea unor caractere speciale (săgeți, figuri, semne speciale).

4. După terminarea tehnoredactării urmează etapa de tipărire. Ea se face de obicei pe o imprimantă.

5. După realizarea imprimării se pot face verificări și corecturi pe document, iar apoi acestea se operează în fișierul din calculator în fișierul din calculator.

Aceste etape, listare – corectare, se pot repeta până se obține o formă finală a documentului.

3.2 Interfața programului Microsoft Word

Pentru lansarea aplicației Microsoft Word, se pornește de la butonul Start, se alege opțiunea All Programs, Microsoft Office și se selectează Microsoft Office Word 2003 din aplicațiile instalate aici sau se folosemte oricare din metodele de lansare în execuție a programelor cunoscute (a se vedea paragraful 1.9). Atenție: programul executabil este: C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\WinWord.exe

Aplicația Microsoft Word are o interfață complexă, ce pune la dispoziția utilizatorului o multitudine de instrumente pentru lucrul cu documentele și gestionarea acestora. Elementele distinctive din interfața acestei sunt:

bara de titlu;

bara de meniuri;

barele de instrumente;

barele de derulare;

zona de editare a documentului;

bara de stare.

a) Bara de titlu (Title bar) – are următoarele proprietăți:

oferă posibilitatea maximizării sau restaurării dimensiunilor ferestrei în care se încadrează aplicația prin executarea unui dublu-clic pe aceasta;

oferă posibilitatea mutării ferestrei aplicației prin agățarea și deplasarea acesteia în poziția dorită;

permite deschiderea meniului de control prin executarea unui clic pe butonul drept al mouse-lui.

Elementele barei de titlu:

a. Iconița aplicației este reprezentată în partea stângă a barei de titlu și permite (prin executarea unui clic pe suprafața sa, sau prin apăsarea combinației de taste Left ALT+SPACE BAR deschiderea meniului sistem al aplicației.

b. Titlul aplicației – conține denumirea fișierului activ și denumirea aplicației curente (Microsoft Word).

c. Butonul de minimizare – care permite aducerea ferestrei de aplicație la dimensiunea unei casete situată pe bara de task-uri a sistemului de operare, fără întreruperea proceselor care se desfășoară în interiorul acesteia. 

d. Butonul de maximizare-restaurare – permite afișarea ferestrei de aplicație pe toată suprafața ecranului (maximizare) sau readucerea acesteia la dimensiunile anterioare maximizării (restaurare). Acționarea acestui buton nu afectează desfășurarea proceselor din interiorul ferestrei de aplicație.

e. Butonul de închidere – permite închiderea ferestrei aplicației și întreruperea proceselor care se desfășoară în cadrul acesteia. Executarea unui clic pe acest buton este echivalentă cu apăsarea combinației de taste ALT+F4.

b) Bara de meniuri (Menu bar) – este un element caracteristic al sistemului Windows, dar conținutul ei diferă de la o aplicație la alta. În cazul nostru, aplicația Word este prevăzută cu o bară de meniuri care poate fi folosită ori de câte ori se solicită aplicarea unei funcții (comenzi) a programului și conține următoarele titluri de meniuri verticale: File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Windows, Help, Adobe PDF, Acrobat Comments. Pentru a afișa unul dintre aceste meniuri verticale se aplică un clic cu butonul stâng al mouse-ului pe numele meniului sau se folosește combinația de taste Alt+litera subliniată din numele meniului. (De exemplu Alt+E pentru meniul Edit)

Fiecare meniu vertical este format din mai multe comenzi. În cazul în care comanda de meniu are un buton corespondent pe o bară de instrumente, acesta este afișat în dreptul comenzii respective de meniu. Dacă comanda poate fi aplicată folosind o combinație de taste, această combinație este afișată după numele comenzii.

În Office 2003, atunci cînd se execută clic pe un meniu apare numai un subset al opțiunilor disponibile din cadrul acestuia. Dacă opțiunea pe care dorim să o folosim nu se află în meniul prescurtat (în subsetul apărut inițial la care se adaugă comenzile recent utilizate), se poate forța apariția completă a meniurilor folosind oricare dintre următoarele tehnici:

se efectuează clic pe cele două săgeți care apar în partea de jos a meniului prescurtat;

se lasă deschis meniul prescurtat timp de câteva secunde, fără a se face vreo alegere (numai dacă este bifată opțiunea Show full menus after a short delay din meniul Tools, Customize, rubrica Options);

se efectuează dublu clic pe un animit meniu; după primul clic va fi afișat meniul prescurtat, iar după al doilea acesta va fi extins la meniul complet.

Unele comenzi sunt urmate de trei puncte sau săgeți. La selectarea comenzilor urmate de trei puncte (…) se deschide o fereastră de dialog, iar la selectarea comenzilor urmate de săgeată se deschide un submeniu. Opțiunile care sunt afișate în gri nu sunt operaționale în acel moment.

Alături de meniurile care se deschid din bara de meniuri, se pot deschide și așa numitele meniuri contextuale sau rapide. Pentru aceasta se aplică un clic cu butonul drept al mouse-ului în zona de editare a textului.. Meniul care apare depinde de zona în care se lucrează, de obiectu selectat, precum și de operația care se execută.

c) Barele de instrumente: bara de instrumente standard, bara de instrumente de formatare; bara cu instrumente pentru realizarea desenelor, bara cu instrumente pentru lucru cu baze de date etc.

Activarea sau dezactivarea unei bare cu instrumente se poate face din meniul View – Toolbars sau din meniul Tools – Customize – rubrica Toolsbars sau prin plasarea în zona unei bare de instrumente sau în zona meniurilor și apelarea meniului contextual cu butonul drept al mouse-ului; apoi se bifează sau se debifează căsuța de validare corespunzătoare barei solicitate.

Bara de instrumente standard – conține cele mai folosite comenzi utilizate pentru scrierea unui text. Toate comenzile din bara de instrumente apar și în submeniurile ce pot fi accesate din bara de meniuri (figura 3.1).

Figura 3.1 – Bara de instrumente standard

New Blank document – creează un nou document Word gol.

Open – deschide documentele Word existente (același efect se obține prin comanda File – Open).

Save – salvează documentul Word curent (File – Save).

Print – tipărește documentul Word curent.

… Print – permite tipărește documentul Word curent (File – Print ).

Print Preview – afișează documentul Word integral, așa cum va fi el tipărit, pentru a avea o imagine de ansamblu a acestuia (File – Print Preview).

Spelling and Grammar – verifică corectitudinea ortografică și gramaticală a celor scrise în documentul Word curent (Tools – Spelling and Grammar).

Cut – taie o zonă selectată a textului și o transferă în Clipboard (Edit – Cut).

Copy – copiază zona selectată în Clipboard  (Edit – Copy).

Paste – lipește zona selectată din Clipboard în poziția cursorului (Edit – Paste).

Format Painter – copiază formatul unui text selectat și îl aplică altui text. 

UndoTyping – anulează operația executată anterior (Edit – Undo Typing).

Redo Typing – operația de revenire (Edit – Redo Typing).

Columns – structurează documentul sau o porțiune selectată a acestuia în coloane (Format – Columns).

Drawing – afișează sau ascunde bara de desene (View – Toolbars).

Document Map – deschide în partea stânga a documentului o fereastră care arată structura documentului.

Show/Hide – afișează/ascunde delimitările dintre cuvinte și paragrafe.

Zoom – reduce sau mărește modul de afișare a documentului (View – Zoom).

Bara de instrumente pentru fomatarea textului (figura 3.2) – permite schimbarea rapidă a modului de prezentare a caracterelor (tipul fontului, mărimea caracterelor, modul de scriere a literelor) și alte elemente de aranjare a textului.

Figura 3.2 – Bara de instrumente de formatare

Selectăm un anumit stil pentru un paragraf selectat. Este afișat pe ecran sau îl putem selecta din meniul Format.

Selectăm fontul caracterelor.

Selectăm dimensiunea caracterelor.

Selectăm forma caracterelor: bold (îngroșat), italic (cursiv), underline (subliniat).

Selctare aliniere text (stânga, centrare, dreapta sau stânga/dreapta)

Adaugă numere sau buline (marcatori) pentru un paragraf selectat.

Decrease Indent și Increase Indent – determină deplasarea paragrafului selectat la stânga sau la dreapta documentului.

Outside Border – încadrează în chenar sau adaugă margini (la dreapta sau la stânga) paragrafului selectat.

Highlight – marchează zona selectată pe un fond de culoare ales, pentru evidențierea textului

Selectarea culorii textului

Superscript și subscript – comenzi de schimbare a formatului textului selectat.

Pentru a adăuga sau a șterge un buton de pe o bară de instrumente se poate alege, în principal, una din cele două căi de mai jos.

1) Se efectuează clic pe săgeata Toolbar Options aflată în partea din dreapta a orcărei bare de instrumente și se selectează opțiunea Add or Remove Buttons apoi se apelează opțiunea care denumește bara de instrumente pe care suntem poziționați pentru a afișa lista de butoane disponibile pentru bara de instrumente respective. O căsuță de validare aflată lângă buton arată că butonul este valid. Cu un clic de mouse se afișază sau se ascunde butonul.

2) Se ajunge în meniul Customize prin una din următoarele căi:

se selectează secvența de meniuri Tools – Customize,

se selectează secvența de meniuri View – Toolbars-Customize

se efectuează un clic de dreapta pe orice bară de instrumente și se alege Customize

se efectuează clic pe săgeata Toolbar Options aflată în partea din dreapta a orcărei bare de instrumente și din submeniul Add or remove buttons se apelează opțiunea Customize.

Apoi, în Caseta de dialog Customize se alege tabul Toolbars și se bifează caseta carespunzătoare barei de instrumente ce se dorește a fi personalizată pentru a fi vizibilă pe ecran. În continuare se efectează clic pe rubrica Commands, se selectează o intrare din lista Caregories aflată în partea stângă și apoi se selectează din lista Commnands, aflată în dreapta, comanda ce se dorește a fi adăugată sau ștearsă și se trage pe suprafața bării de instrumente.

d) Barele de derulare (Scroll bar) – sunt barele umbrite de pe marginea dreaptă și de pe marginea de jos a ferestrei unui documente. Pentru a defila la o anumită regiune a unui document, se glisează caseta sau se apasă pe săgețile barei de derulare. Ele pot fi ascunse / afișate din meniul Tools (Options – View și activarea căsuțelor de validare horizontal / vertical scroll bar). Pe bara de derulare verticală aflată în partea dreaptă se află, în partea de jos a ei, butoane pentru deplasarea rapidă în document.

e) Zona de editare a documentului este zona în care se introduce textul sau obictele dorite de utilizator. Aceasta zonă poate fi încadrată de un chenar (netipăribil) prin activarea căsuței de validare Text boundaries din menul Tools (Options – View). 

f) Bara de stare – este afișată implicit; ascunderea ei se realizează din miniul Tools (Options – View – Status bar). Este bara de la baza ferestrei documentului care afișează informații despre o comandă sau un buton al unei bare de instrumente, despre o operație în desfășurare sau poziția punctului de inserare, numărul de pagini, numărul de rânduri, limba setată pentru documentul respectiv, starea unor taste etc.

Informațiile oferite de bara de stare sunt următoarele:

• Page – conține numărul paginii curente.

• Sec – conține numărul secțiunii în care se află cursorul. O secțiune este o porțiune continuă din document, delimitată ca atare, în care se aplică formatări care nu sunt valabile în restul documentului. Informația este relevantă doar dacă documentul este împărțit în mai multe secțiuni. În caz contrar această zonă va fi întotdeauna completată cu 1.

• 1/7 – primul număr reprezintă numărul paginii curente, al doilea număr total de pagini din document

• At – specifică distanța (exprimată în cm sau inch) la care se află cursorul față de marginea de sus a paginii

• Ln – specifică numărul liniei în care este poziționat cursorul pe ecran

• Col – specifică distanța, măsurată în caractere, față de marginea stângă a spațiului de lucru.

Punctul de inserare (insertion point) – arată locul în care va fi introdus textul când se începe scrierea. Dacă se dorește ștergerea unor caractere, ștergerea va începe din locul indicat de punctul de inserare.

Pentru deplasarea în text, se vor folosi tastele direcționale (stânga, dreapta, sus, jos) sau cu ajutorul mouse-ului, prin plasarea acestuia pe barele de derulare, pentru stabilirea zonei/paginii, și executarea unui clic pe butonul stâng, pentru stabilirea locului exact pe paragraf/rând sau în interiorul unui cuvânt. Se precizează că punctul de inserare a textului nu poate fi plasat într-o zonă a documentului unde nu a fost inserat text sau măcar linii libere.

Combinații de taste pentru deplasarea rapidă prin text:

Home – deplasează cursorul la începutul rândului;

End – deplasează cursorul la sfârșitul rândului;

Ctrl+Home – deplasează cursorul la începutul documentului;

Ctrl+End – deplasează cursorul la sfârșitul documentului;

Ctrl+săgeată stânga, respectiv dreapta – deplasează cursorul la cuvântul anterior, respectiv la următorul cuvânt;

Ctrl+săgeată sus, respectiv jos – deplasează cursorul la începutul paragrafului anterior, respectiv la începutul următorului paragraf;

PageUp/PageDown – deplasează cursorul cu o pagină în sus/în jos.

Deplasarea prin text se mai poate face:

cu ajutorul mouse-ului, prin plasarea acestuia pe barele de derulare, pentru stabilirea zonei/paginii, și executarea unui clic pe butonul stâng, pentru stabilirea locului exact pe paragraf/rând sau în interiorul unui cuvânt;

prin apelarea meniului Edit, GoTo;

dublu clic în bara de stare și selectarea secțiunii Go To

3.3 Crearea, deschiderea, salvarea și tipărirea documentelor

Meniul File pune la dispoziția utilizatorului comenzi pentru crearea unui nou document nou, deschiderea documentelor, salvarea fișierelor document în format Word sau în alte formate, precum și pentru tipărirea acestora la imprimantă.

Pentru crearea unui nou document se selectează comanda New… din meniul mai sus amintit, sau icon-ul corespunzător din bara de instrumente Standard.

Implicit, un nou document Word are extensia .doc

Dacă se selectează icon-ul corespunzător din bara de instrumente Standard se deschide un document gol – blank document.

Dacă se selectează comanda New…din meniul File:

se poate crea un document nou (Blank document, XML document, Web page, E-mail message sau se poate deschide un nou document pe baza unui document existent în calculator, From existing document…);

se poate deschide un document nou pe baza unor șabloane:

existente online pe site-ul Microsoft, Templates – on Office Online

existente în calculator, Templates – On my computer, apare fereastra Templates,

Figura 3.3 – Șabloane existente în calculator

Secțiunile din partea superioară a ferestrei conțin diferite categorii de șabloane. Executați clic pe secțiunea ce corespunde categoriei în care se încadrează documentul pe care doriți să îl creați. Se va selecta din cadrul categoriei pictograma ce corespunde tipului de document pe care doriți să îl creați. Dacă există și o imagine a șablonului, aceasta va apărea în zona Preview. Apăsarea butonului OK va crea documentul și îl va afișa pe ecran, pregătit pentru editare.

Crearea unui document simplu, care să nu aibă conținut se face prin selectarea rubricii General, pictograma Blank Document – care are ca rezultat deschiderea noului fișier, care are alocat numele generic Documentn.doc, unde n este un număr incrementat cu ocazia creării fiecărui nou document.

Deschiderea documentelor în Word se face cu comanda Open… din meniul File, care deschide o fereastră în care utilizatorul va selecta fișierul căutat din lista fișierelor, după care se apasă tasta Enter sau se alege butonul de comandă Open. Pot fi deschise și alte tipuri de fișiere în afara documentelor Word (care au extensia .doc), prin selectarea listei Files of Type, în care se precizează formatul fișierului care va fi importat în Word.

O altă cale de a deschide rapid un document cu care ați lucrat recent, se va accesa lista celor mai recente fișiere deschise, care se află la sfârșitul listei de comenzi din meniul File. Implicit această listă conține patru fișiere. Afișarea listei se poate dezactiva din meniul Tools-Options-General, caseta de validare Recently used file list, unde se poate modifica și numărul de fișiere afișate în listă.

Închiderea documentului se va face fie cu comanda Close din același meniu, fie prin apăsarea butonului de închidere a ferestrei documentului, sau cu ajutorul tastaturii, prin apăsarea combinației Ctrl+W.

Pentru a salva un document, astfel încât să îl puteți redeschide ulterior, trebuie să-i atribuiți un nume și să-l salvați pe disc, într-o locație.

În acest scop, la prima salvare, când documentul nu are un nume, se va accesa meniul File, comanda Save sau Save As…, sau se va apăsa butonul Save de pe bara de instrumente standard (sau Ctrl+S din tastatură). Comanda are ca rezultat apariția ferestrei Save As, în care veți preciza:

Locația, respectiv discul (partiția) și folderul în care veți salva fișierul, butonul Save in,

Numele fișierului în caseta File Name, având la dispoziție 255 caractere pentru lungimea maximă a numelui de fișier,

Tipul fișierului (documentului), caseta de text Save as Type.

Apăsarea tastei Enter sau butonul Save va avea ca rezultat scrierea fișierului în locația precizată, pe disc.

După atribuirea unui nume fișierului editat, apelarea din nou a comanzi Save, la intervalele dorite de utilizator, va conduce la salvarea modificărilor efectuate de la deschiderea sesiunii de lucru sau de la ultima salvare.

Salvarea unui fișier, care a primit un nume, se poate face automat, după numărul de minute setat de utilizator, dacă se activează, în meniul Tools-Options-General, caseta de validare Save AutoRecover every … minutes.

Comanda Save As… va fi folosită pentru schimbarea numelui și/sau tipul documentului deschis, pașii care trebuie respectați sunt aceiași, în caseta File Name modificându-se numele fișierului. În fereastra Save As este oferită posibilitatea salvării fișierului și în alte formate, prin accesarea listei Save As Type, care va oferă posibilitatea alegerii unui tip diferit pentru salvarea documentului.

Tipărirea în condițiile unei configurații prestabilite este simplă și se face alegeând comanda Print din meniul File și se apasă Enter sau se accesează butonul Print din bara de instrumente standard.

Figura 3.4 – Fereastra Print

Listarea documentului în anumite condiții de configurare presupune stabilirea unor opțiuni de tipărire prin intermediul ferestrei Print, care se deschide în urma comenzii Print din meniul File (figura 1.4.)

În cadrul acestei ferestre se disting trei secțiuni: Printer, Page range și Copies, care în ordine vor configura imprimanta, intervalul de pagini de listat și copiile la listare.

Secțiunea Printer oferă posibilitatea alegerii imprimantei din lista de imprimante disponibile în sistem (dacă sunt mai multe), iar prin butonul Properties se vor putea stabili setările de tipărire (rezoluția de imprimare, dimensiunea paginii etc.) ale imprimantei.

Secțiunea Page Range stabilește dacă va fi imprimat tot documentul (opțiunea All), doar pagina curentă (Current page) sau intervale sau anumite pagini (Pages) – completându-se după exemplul precizat domeniul de listare. În cazul în care s-a efectuat o selecție în document, se poate lista doar această selecție prin alegerea opțiunii Selection.

Numărul de copii este setat în caseta Number of copies, iar opțiunea Colate va configura cum se vor lista mai multe exemplare: dacă exemplarele listate vor fi așezate pe exemplare (se va tipări primul exemplar de document, după care se va trece la imprimarea următorului exemplar) sau se va lista grupat fiecare pagină în numărul de exemplare dorit.

Există și posibilitatea de a lista doar paginile impare (Odd Pages) sau paginile pare (Even Page) din lista Print din partea dreaptă-jos a ferestrei.

Dacă un document urmează să fie tipărit, utilizatorul trebuie să precizeze editorului Word modul în care trebuie să arate acesta pe hârtie. Se pot stabili marginile paginilor, dimensiunea hârtiei, orientarea paginilor și chiar tăvile imprimantei din care va fi luată hârtia. Deși parametrii de pagină pot fi modificați în orice moment fără nici o problemă, cel mai potrivit ar fi ca aceștia să fie stabiliți la începutul unui nou document.

3.4 Formatarea paginii de document

Pentru modificarea parametrilor de pagină se aplică comanda File, Page Setup. La aplicarea acestei comenzi pe ecran este afișată fereastra Page Setup, figura 3.5. Această fereastră are trei rubrici care sunt afișate la apăsarea butoanelor corespunzătoare din partea de sus a ferestrei. Aceste secțiuni sunt:

Margins – care permite stabilirea marginilor paginii (lista Margins), orientare în pagină (Orientations) și modul de tratare a paginilor multiple (Multiple pages – normal, în oglindă, două pagini pe foaia fizică pe care se imprimă);

Paper – care permite stabilirea formatului și dimensiunile hârtiei pe care se va face tipărirea (Paper size, Width și Height) și de unde se va încărca hârtia pentru tipărire (Paper source);

Layout – în care se specifică opțiuni suplimentare în legătură cu organizarea documentului în pagină, respectiv: dacă se lucrează cu secțiuni, dacă paginile pare și impare sunt tratate diferit (Section start), cum se configurează unitar zonele de început și de sfârșit de pagină (Headers and footers) și cum se aliniază tot textul într-o pagină (Page vertical alignment).

Toate rubricile conțin caseta Preview ce permite previzualizarea paginii .

În toate cele trei rubrici, din lista Apply to se poate stabili pe ce domeniu se aplică setările efectuate: întregului document (whole document), de la locul în care se află punctul de inserare în față (this point forward), secțiunii curente (this section), zonei selectate (selected text) etc.

Figura 3.5 – Fereastra de dialog Page Setup

În formatarea paginii unui document, în primul rând, se stabilește dimensiunea marginilor. Acestea determină spațiul alb dintre text și marginile fizice ale paginii. Fiecare pagină are patru margini: stânga, dreapta, sus și jos. Zona destinată textului se numește spațiul de lucru. În plus, există posibilitatea de a stabili în partea superioară a paginii o zonă pentru antet, iar în partea inferioară o zonă pentru subsol. Antetul este informația care se repetă la începutul fiecărei pagini din document. Subsolul este informația care se repetă în partea de jos a fiecărei pagini din document.

Dimensiunea marginilor poate fi stabilită în secțiunea Margins, rubrica Margins din ferestra de dialog Page Setup. Această secțiune conține:

caseta Top. În această casetă se introduce distanța dintre limita superioară a suprafeței utile și zona destinată antetului.

caseta Bottom. În această casetă se introduce distanța dintre limita inferioară a suprafeței utile și zona destinată subsolului.

caseta Left. În această casetă se introduce valoarea marginii stângi.

caseta Right. În această casetă se introduce valoarea marginii drepte.

caseta Gutter. În această casetă se specifică o margine suplimentară în stânga, necesară legării paginilor.

Distanțele se introduc folosind unitatea de măsură implicită (centimetrii, milimetrii, inci etc.). Unitatea de măsură implicită se alege din meniul Tools-Options, rubrica General, lista ascunsă Mesurement units.

Tot în rubrica Margins a ferestrei Page Setup, prin lista Orientation, se stabilește modul de orientare a paginii. Dacă este selectată opțiunea Portrait, rândurile vor fi plasate paralel cu latura mai mică a paginii. Prin selectarea opțiunii Landscape rândurile vor fi plasate paralel cu mare mai mare a paginii.

Cu opțiunea Mirror Margins se va specifica dacă o foaie va fi imprimată identic pe paginile pare și pe paginile impare sau nu. Dacă opțiunea nu este marcată, se va considera că toate paginile au aceeași margine stângă și aceeași margine dreaptă.

Dacă opțiunea este marcată, opțiunile Left (Stânga) și Right (Dreapta) se transformă în Inside (În interior) și în Outside (În afară). Marginea stângă a paginilor pare va fi egală cu marginea dreaptă a paginilor impare. Se recomandă alegerea acestei opțiuni atunci când un document de dimensiuni mai mari va fi tipărit la imprimantă față/verso.

În rubrica Layout se poate face alinierea verticală a textului (în cazul în care nu ocupă toată zona utilă a paginii) selectând din lista Vertical Alignment una din opțiunile:

Top – textul este afișat în partea de sus a paginii.

Bottom – textul este afișat în partea de jos a paginii.

Center – textul va fi afișat la mijlocul paginii.

Justified – spațiul dintre linii va fi mărit astfel încât textul să ocupe întregul spațiu util al paginii.

Modul în care este inserat un marcaj de sfârșit de secțiune poate fi modificat selectând opțiunea dorită din lista Section Start. Această listă conține opțiunile:

New Page – textul existent după marcajele de sfârșit de secțiune apare la începutul următoarei pagini.

Continuous – marcajul de sfârșit de opțiune va fi inserat fără a modifica aranjarea textului.

Even Page – noua secțiune începe pe următoarea pagină cu număr par.

Odd Page – noua secțiune începe pe următoarea pagină cu număr impar.

Tot în rubrica Layout, se pot stabili dimensiunile pentru antetele și subsolurile unui document (Headers and footers). Dacă este marcată opțiunea Different Odd and Even, antetul și subsolul paginilor pare vor fi diferite de cele ale paginilor impare. Dacă este marcată opțiunea Different First Page, antetul și subsolul primei pagini vor fi diferite de cele ale celorlalte pagini.

Setările efectuate sunt confirmate tot timpul ptrin apăsarea butonului OK.

3.5 Editarea documentelor

3.5.1. Operațiuni de selecție, copiere și mutare a blocurilor de text

Pentru a aplica diferite comenzi asupra unui bloc de text sau a unor obiecte inserate în document este necesară selectarea acestora. Selectarea se poate realiza atât cu ajutorul mouse-ului, cât și cu ajutorul tastaturii.

Selecția cu mouse-ul se realizează prin trecerea pointerului de selecție pe deasupra textului de selectat în timp ce este ținut apăsat butonul stâng al mouse-ului.

Selecții rapide:

selectarea unui rând se realizează dând click cu butonul stâng al mouse-ului în dreptul rândului de selectat, în zona marginii stânga a documentului;

pentru selectarea unui cuvânt: dublu click pe cuvântul respectiv;

selectarea întregului paragraf: apăsarea rapidă de trei ori a butonului stâng al mouse-ului.

Selectarea cu ajutorul tastaturii se face ținând tasta Shift apăsată în timp ce cu ajutorul tastelor direcționale stânga, dreapta, sus, jos se va parcurge zona de selectat.

Selecții rapide:

Shift+Ctrl+săgeată stânga/dreapta: selectarea zonei cuprinsă între poziția cursorului și începutul/sfârșitul cuvântului;

Shift+Ctrl+săgeată sus/jos: selectarea zonei cuprinsă între poziția cursorului și începutul/sfârșitul paragrafului;

Shift+Ctrl+Home: selectarea zonei cuprinse între locul unde se află cursorul și începutul documentului;

Shift+Ctrl+End: selectarea zonei cuprinse între locul unde se află cursorul și sfârșitul documentului.

Selectarea întregului document (inclusiv tabelele și imaginile inserate) se face cu ajutorul comenzii Select All sau din meniul Edit – Select All.

În timpul editării unui document sunt întâlnite operații de manevrare a textului introdus, în scopul eficientizării lucrului. Astfel, după efectuarea selecției, zona de text poate fi manevrată, cu ajutorul comenzilor ce se găsesc în meniul Edit, în meniul contextual (care apare la apăsarea butonului dreapta al mouse-ului în timp ce pointerul este plasat pe zona selectată) sau pe bara de instrumente standard:

comanda Cut păstrează zona selectată în Clipboard, în vederea mutării în altă zonă;

comanda Copy păstrează zona selectată în Clipboard, în vederea copierii în altă zonă;

comanda Paste inserează zona selectată (în funcție de modalitatea plasării în Clipboard a zonei selectate – prin comanda Copy sau Cut) începând din poziția în care se află cursorul;

Ștergerea textului selectat se poate face cu ajutorul comenzii Edit-Clear-Contents Del, cu tasta Delete sau cu tasta Backspace.

Procesorul de texte Word dă posibilitatea utilizatorului de a reveni asupra operațiunilor efectuate anterior, prin folosirea comenzii Undo care anulează ultima acțiune efectuată. Repetarea ultimei acțiuni se face prin folosirea comenzii Repeat din meniul Edit sau prin combinația de taste CTRL+Y sau cu tasta funcțională F4.

Există posibilitatea revocării corecțiilor efectuate prin intermediul comenzii Undo prin folosirea comenzii Redo .

3.5.2. Căutarea și înlocuirea unui text

Word-ul pune la dispoziție facilități de căutare și înlocuire a blocurilor de text. Pentru declanșarea operațiunii de căutare a unui cuvânt sau expresii, se va folosi comanda Find… din meniul Edit. Acționarea acestei comenzi va deschide fereastra Find and Replace, în care se va preciza cuvântul sau expresia de căutat. În cadrul acestei ferestre, utilizatorul va apăsa butonul Find Next pentru găsirea următoarei apariții a textului precizat sau se renunță la căutare prin apăsarea butonului Cancel.

Pentru înlocuirea expresiei căutate cu o altă expresie se va apela Replace … din același meniu. În plus față de elementele prezentate mai sus, va apărea caseta de text Replace With:, unde se va preciza expresia care va înlocui prima apariție a textului de găsit, prin apăsarea butonului Replace și se va face poziționarea automată pe următoarea apariție. Prin apăsarea butonului Replace All, se vor înlocui toate aparițiile găsite, cu expresia precizată.

Se pot defini căutări mai complexe prin apăsarea butonului More și precizarea unor căutări și în funcție de modul în care se va ține seama de literele mari și mici în expresia de căutat (opțiunea Match case) sau găsirea doar a cuvintelor întregi (Find whole words only).

Cu ajutorul butonului Format se pot preciza elemente de formatare a textului de căutat – prin selectarea opțiunilor Font…, Paragraph, Style etc., iar prin apăsarea butonului Special se pot specifica pentru găsire și elemente non-printabile (sfârșit de paragraf, tabulatori, linie de întrerupere document sau secțiune etc.

Pentru poziționarea în cadrul documentului se folosește comanda Go To…, care prin precizare plasează cursorul la o anumită pagină, secțiune, linie, notă de subsol sau pe un anumit obiect.

3.5.3 Antetul și subsolul paginii de document

Antetul și subsolul unui document reprezintă zone cu conținut indentic pentru mai multe pagini, tipărite la începutul, respectiv sfârșitul fiecărei pagini. Pentru accesarea acestor zone se folosește comanda Header and Footer din meniul View

Această comandă are ca efect plasarea cursorului mai întâi în zona Header (Antet), înconjurată cu linie punctate, vor fi completate cu informațiile dorite, respectând regulile de introducere a unui text. Pentru revenirea în zona documentului se apasă butonul Close din cadrul barei de instrumente apărute.

Accesarea zonei de Header se mai poate face și apăsând dublu-clic pe locația acesteia (numai dacă zona nu este goală).

Vom utiliza butoanele Switch between Header and Footer pentru a trece din zona de Header în zona de Footer și invers și Show Previous/Show Next pentru a putea naviga între antet și subsol în fiecare secțiune a documentului.

Pentru ștergerea unui antet/subsol se poziționează cursorul în secțiunea care conține antetul, respectiv subsolul; se alege comanda Header and Footer din meniul View și se selectează informația; se apasă tasta Delete.

Implicit, este folosit același antet și același subsol în tot documentul. Există însă și posibilitatea de a crea antete și subsoluri care variază astfel:

un antet/subsol pentru prima pagină a documentului și altul diferit pentru restul paginilor: din bara de instrumente pentru antete și subsoluri se alege comanda Page Setup și se selectează secțiunea Layout; din subfereastra Headers and Footers se activează opțiunea Diferent first page;

un anumit antet/subsol pentru paginile pare și altul diferit pentru paginile impare: cu aceeași comandă Page Setup se va activa opțiune Diferent odd and even, din subfereastra Headers and Footers.

Bara de instrumente (Header and Footer) pusă la dispoziție în momentul în care este accesată zona de antet sau de subsol, dispune și de alte comenzi:

inserarea numărului de pagină (Insert Page Number)

inserarea numărului de pagini din document (Insert Number of Pages)

stabilirea formatului pentru numărul de pagină

inserarea datei și a orei de sistem (Insert Date și Insert Time), precum și a altor elemente predefinite (Insert AutoText).

3.6. Modurile de vizualizare a documentelor

Documentul activ poate fi vizualizat în mai multe moduri, schimbarea acestor modalități făcându-se cu ajutorul meniului View:

Modul de afișare normal, se va activa prin selectarea comenzii Normal – antetele, subsolurile, marginile documentului nu vor fi afișate și de asemenea imaginile inserate nu vor apărea în cadrul documentului – este vizualizarea implicită a documentului pentru majoritatea operațiilor de procesare text, cum ar fi scrierea, editarea și formatarea;

Afișarea sub formă de pagină Web, comanda Web Layout;

Modul de vizualizare aspect pagină sau în forma paginii (comanda Print Layout) – este o vizualizare de editare ce afișează documentul așa cum va fi imprimat. Vizualizarea Print Layout folosește mai multă memorie a sistemului, dar permite afișarea tuturor obiectelor și câmpurilor;

Modul de vizualizare aspect pentru citire, în care se comută prin apelarea comenzii Reading Layout sau cu o combinație de taste: ALT+R. Este modul cel mai bun de vizualizare al unui document atunci când el este deschis numai pentru citire.
Când se deschide un document Word care a fost primit ca fișier atașat unui e-mail, programul Word comută în acest mod de citire (aceasta dacă este bifată caseta de validare Alow starting in Reading Layout, meniul Tools-Options rubrica General).

Comanda Outline comută în modul vizualizare schițată, în care se poate examina și lucra cu structura documentului. Este folosit când conținutul documentului trebuie organizat și dezvoltat ca o structură ierarhică (cu titluri și subtitluri). În acest mod este activată bara de instrumente Outlining.

Comanda Document Map activează sau dezactivează harta documentului, un panou vertical plasat în stânga ferestrei documentului care schițează structura documentului. Utilizarea acestei opțiuni se recomandă în scopul răsfoirii rapide a unui document de dimensiune foarte mare și pentru a urmări mereu poziția în cadrul acestuia.

Comanda Thumbnails (thumb – degetul mare; nail – unghie) activează în partea din stânga a ecranului, modul de vizualizare miniaturizat, care permite o deplasare rapidă, pe pagini, în document (acest mod de vizualizare este extrem de util și în Windows Explorer când vrem să vizualizăm un folder ce conține fișiere ce conțin imagini).

3.7 Formatarea la nivel de caracter

Formatul caracterelor este determinat de următoarele caracteristici:

setul de caractere (fontul) din care fac parte; un font este un set de caractere cu un design specific.

dimensiunea corpului de literă.

culoarea de scriere.

spațiul dintre caractere.

modul de scriere: cu litere subliniate (Underline), îngroșate (Bold), înclinate (Italic).

Formatarea caracterelor se poate face în mai multe moduri: folosind fereastra de dialog Font (figura 3.6), care se accesează din meniul Format-Font, sau prin intermediul butoanelor de pe bara de instrumente Formatting.

Orice formatare de caractere va fi aplicată tuturor caracterelor selectate în momentul formatării. Dacă nu s-a făcut o selecție prealabilă, formatarea va fi aplicată textului care va fi tastat în poziția cursorului text, după aplicarea comenzii de formatare.

Toate caracteristicile caracterelor pot fi stabilite prin comanda Format-Font. La aplicarea acestei comenzi este afișată fereastra de dialog Font.

Această fereastră are trei rubrici: Font, Character Spacing și Test Effects. Fiecare rubrică este afișată la apăsarea butonului corespunzător din partea de sus a ferestrei.

Figura 3.6 – fereastra de dialog Font

Elementele rubricii Font sunt:

Caseta Preview. În această casetă pot fi observate modificările care se fac în celelalte câmpuri ale ferestrei de dialog.

Lista Font. Această listă conține toate fonturile disponibile. De aici se selectează fontul dorit.

Lista Font Style. Această listă conține stilurile corpului de literă care pot fi aplicate caracterelor: Bold, Italic, Regular, Bold Italic.

Lista Size. Din această listă se stabilește înălțimea în puncte a caracterelor.

Lista Underline. Această listă conține mai multe stiluri de subliniere. Lista conține și opțiunea None, a cărei selectare are ca efect anularea unei sublinieri.

Lista Color. Din această listă se selectează culoarea de scriere a literelor.

Zona Effect. În această zonă pot fi specificate o serie de efecte speciale, prin marcarea uneia sau mai multor opțiuni propuse de Word:

Strikethrough – este trasată o linie la mijlocul literelor.

Double Strikethrough – este trasată o linie dublă la mijlocul literelor.

Superscript – caracterele sunt scrise mai sus și mai mici, ca un exponent.

Subscript – caracterele sunt scrise mai jos și mai mici, ca un indice

Shadow – textului îi sunt atașate umbre

Outline – caracterele apar marcate doar pe contur

Emboss – textul este scris în relief

Engrave – text apare ca și cum ar fi gravat

Small caps – toate literele vor fi transformate majuscule, dar dimensiunea acestora este a literelor mici

All caps – toate literele vor fi transformate în majuscule fără a le modifica dimensiunea

Hidden – caracterele vor fi ascunse. Ele nu vor fi vizibile pe ecran și nu vor fi tipărite.

Spațierea caracterelor este determinată în rubrica Character Spacing. Elementele acestei rubrici sunt:

Caseta Preview. În această casetă pot fi observate modificările care se fac în celelalte câmpuri ale casetei de dialog.

Lista Scale. În această listă se poate întinde sau comprima textul, vertical și orizontal, cu un procent ce se poate alege din listă și se aplică mărimii curente.

Lista Spacing. În această listă se stabilește modul de spațiere al caracterelor. Opțiunile posibile sunt:

Normal

Condensed – caracterele sunt comprimate.

Expended – caracterele sunt expandate.
Dacă se selectează una din opțiunile Condensed sau Expended, gradul de comprimare sau expandare este determinat de valoarea completată în câmpul By corespunzător.

Lista Position. În această listă se stabilește poziția caracterelor față de linia orizontală imaginară de la baza textului. Opțiunile posibile sunt:

Normal

Raised – literele sunt ridicate.

Lowered – literele sunt coborâte.

opțiunea Kerning for fonts. Marcarea acestei opțiuni permite spațierea orizontală automată pentru literele care depășesc o anumită dimensiune, astfel încât nici o literă să nu pară că este prea depărtată de vecinele sale.

În rubrica Test Effects din lista Animation se pot specifica o serie de efecte de animație care pot fi aplicate literelor.

Exerciții

Care sunt principalele caracteristici ale unui editor de texte?

Care sunt funcțiile pe care le poate asigura un procesor de documente?

Prin ce se particularizează fiecare nivel la care se realizează tehnoredactarea în Word?

Prezentați interfața programului Word.

Cum se pot personaliza barele de instrumente în Word?

Cum se face deplasarea într-un text în Word?

Creați un nou document Word, pe care îl salvați, în directorul dumneavoastră de lucru, cu numele <IP>_Word1.doc
unde: <IP> reprezintă inițialele numelui și prenumelui dumneavoastră. De exemplu, studentul Gruescu Andrei va salva fișierul cu numele GA_Word1.doc.

Scrieți, în documentul anterior salvat, trei paragrafe. Salvați-l, cu același nume, în format .RTF (Rich Text Format).
Mai scrieți un paragraf. Salvați fișierul cu numele <IP>_Word2.doc. Cercetați cu atenție cele trei fișiere. Ce remarcați?

Deschideți un fișier nou, pe baza șabloanelor existente în calculatorul dumneavoastră, după modelul Letters&Faxes-Elegant Letter.
Salvați acest fișier, în directorul dumneavoastră de lucru, cu numele <IP>_Word_Scris1.doc.
Urmați indicațiile din document și scrieți o scrisoare unui partener de afaceri/prieten/prietenă. Închideți programul Word.

Deschideți fișierul <IP>_Word1.doc. Formatați pagina astfel:

Margini: sus 2 cm; jos 2 cm; stânga 2 cm; dreapta 2 cm;

Pagina este de tip A4 și este orientată portret;

Atât paginile pare cât și paginile impare vor fi imprimate identic;

Fiecare pagină a documentului are în antet textul: Primul exemplu în Word;

Fiecare pagină are la subsol numele dmneavoastră, numele fișierului și data curentă
Salvați și închideți fișierul.

Copiați în folderul de lucru fișierul Ex_Word_1.doc. Formatați pagina astfel:

Margini: sus 2,5 cm; jos 2,5 cm; în interior 2,5 cm; în exterior 2 cm;

Pagina este de tip A4 și este orientată portret;

Paginile pare vor fi imprimate diferit de paginile impare; imprimarea se va face în oglindă;

Prima pagină a documentului are în antet textul: Începuturi în informatică; restul paginilor au în antet textul: Acum suntem la Word;

Prima pagină are la subsol Bazele tehnologiei informației, anul 2008; restul paginilor au la subsol textul Microsoft Office;
Salvați și închideți fișierul.

Deschideți fișierul Ex_Word_1.doc; vizualizați-l în toate modurile posibile.
Plasați cursorul la începutul antepenultimului paragraf de pe pagina trei. Selectați, cu ajutorul tastaturii, tot textul cuprins între poziția curentă și sfârșitul documentului. Scrieți acest text cu roșu. Măriți fontul, din textul selectat, cu un punct.
Scrieți ultimile patru paragrafe din text cu litere boldate.
Închideți programul Word.

Deschideți fișierul <IP>_Word1.doc. La sfârșitul lui scrieți, fără a folosi editorul de ecuații, textul următor:
A1=B2+C34
Este ora: 1245
Încercați să realizați acest lucru în două moduri: cu mouse-ul și cu tastatura.

Înlocuiți, în tot documentul, cuvântul informație cu InFoRmAțIe
Poziționați cursorul la începutul documentului. Căutați peste tot cuvântul întreg sistem și înlocuiți-l cu SISTEM.
Căutați peste tot doar cuvântul SISTEM. și înlocuiți-l cu sistem (scris boldat și italic cu fontul Tahoma de 13).