Procese de Optimizare a Fluxului de Lucru In Companii de Prestari Servicii Medicale

Procese de optimizare a fluxului de lucru în companii de prestări servicii medicale

Procese de optimizare a fluxului de lucru în companii de prestări servicii medicale

Studiu de caz : Optimizarea amplasării aparaturii radiologice în cadrul unui centru de imagistică

Prezentarea companiei

SC EUROMEDIC SRL

Centrul de Diagnostic Imagistic Euromedic din Arad s-a inaugurat în anul 2002 fiind prima componentă a lanțului Euromedic România, parte a rețelei în continuă expansiune de centre imagistice și dializă Euromedic Internațional a cărui scop era să furnizeze pacienților servicii de sănătate prin imagistica de înaltă performanță și totodată la cele mai înalte standarde de calitate.

Compania s-a făcut remarcată la nivel național prin posibilitatea de a oferi pacientului aceste servicii de diagnosticare și urmărire în evoluție a diverselor patologii prin aparatura de ultimă generație, personal calificat și atenția cuvenită fiecărei probleme de sănatate a acestuia.

Punctăm în continuare istoricul companiei la nivel național:

2002

*Inaugurarea Centrului de Diagnostic Imagistic Euromedic Arad.

2003

* Deschiderea Centrului de Diagnostic și Tratament Euromedic Constanța.

2004

* Inaugurarea Centrului de Diagnostic Imagistic Euromedic Petroșani.

* Inaugurarea Centrului de Diagnostic și Tratament Euromedic Fundeni, în București.

2007

* Deschiderea Centrului de Diagnostic Imagistic Euromedic Medgidia.

2008

* Inaugurarea Centrului de Diagnostic Imagistic Euromedic Iași.

* Inaugurarea investigației PET/CT – cea mai performantă tehnologie, de înaltă precizie, destinată diagnosticării precoce și monitorizării tratamentului în afecțiunile oncologice, pe plan mondial – în cadrul Centrului Euromedic Fundeni, la București.

2009

* Deschiderea Centrului de Diagnostic Imagistic Euromedic Focșani.

2012

* Inaugurarea primului Laborator de analize medicale Bactro by Euromedic la Deva.

* Deschiderea Centrului de Tratament – Spitalizare de Zi – Euromedic Deva.

2013

* Instalarea și punerea în funcțiune a celui mai nou Computer Tomograf Optima CT660 Enhanced Volume System, (128 slices – reconstrucție axială), ce pune la dispoziția medicilor radiologi funcții extinse pentru cardiologie, neurologie și oncologie, la Centrul de Diagnostic Imagistic și Tratament Euromedic Fundeni, din București.

* Instalarea și punerea în funcțiune a noii instalații de radiologie convențională GE Precision RXi, la Centrul de Diagnostic Imagistic și Tratament Euromedic Fundeni, din București.

* Instalarea și punerea în funcțiune a uneia dintre cele mai performante ecografe destinate cardiologiei GE Vivid E9 Pro, la Centrul de Diagnostic Imagistic și Tratament Euromedic Fundeni, din București.

* Inaugurarea noului Centru de Diagnostic și Tratament, Euromedic Iași – 2, la începutul lunii mai 2013.

* Începând cu luna septembrie 2013, Euromedic România numără un nou membru: Centrul de Diagnostic Imagistic Scandia – Cluj Imagistică by Euromedic.

Euromedic România este certificată ISO 9001:2008 pentru toate centrele sale.

Centrul de Diagnostic Imagistic Euromedic Arad a fost primul centru Euromedic deschis în România în data de 18 iunie 2002.

Centrul de Diagnostic Imagistic Arad funcționează ca un centru medical de top, în deplină conformitate cu toate standardele internaționale aplicabile. Centrul din Arad a fost pionier în ceea ce privește stabilirea nivelului de performanță pentru toate centrele Euromedic ce i-au urmat, în întreaga țară.

Euromedic Arad oferă servicii de diagnosticare a pacienților din judetele limitrofe, dar și din toată țara, pacienti asigurați prin sistemul național de asigurări de sănătate, precum si în regim privat.

În cadrul Centrului de Diagnostic Imagistic Arad în prezent se regăsesc următoarele departamente cu serviciile aferente:

Management

Administrativ

Recepție

Imagistică Medicală:

CT/RMN

Radiologie Convențională

Mamografie

Osteodensitometrie

Ultrasunete – ecografie 2D/3D/Doppler

Holter- Monitorizare 24 h EKG

Test de effort- EKG

Servicii Clinice și Spitalizare de zi:

Neurologie

Cardiologie

Medicină Internă

Reumatologie

Oncologie

Servicii paraclinice

Laborator

Ca și suprafață utilă putem aproxima o arie de 3000 mp împărțită pe 2 nivele, parter și etaj, utilizată în procent de 60% pentru desfășurarea activității medicale(cabinete, spații de funcționare a aparaturii, 10 % sălile de așteptare iar restul de 30% constituindu-se din ansamblul spațiilor de depozitare, grupuri sanitare, depozite ș.a. Având în vedere specificul activității și departamentele implicate în fluxul proceselor de lucru numărul de tipuri de locuri de muncă este relativ mic având o distribuție după cum e descrisă în tabelul următor:

Fluxul proceselor de lucru în cadrul SC EUROMEDIC ROMANIA SRL, ARAD

Circuitul pe care îl va urma un pacient de la momentul în care va contacta personalul centrului până la momentul în care va ieși din acesta poate fi diferit de la caz la caz în funcție de patologia cu care se prezintă și obiectivele propuse (vizită/contact cu scop informativ, vizită/contact cu scopul de a beneficia de un serviciu medical…)

Un rol deosebit de important în asigurarea unui flux de lucru cât mai productiv și fără întreruperi îl are departamentul Recepție. Personalul acestui departament este prima componentă care intră în contact direct cu clientul, respectiv pacientul.

Dintre sarcinile de lucru ale personalului din Recepție fac parte:

Preluarea apelurilor telefonice și furnizarea de informații legate de oferta de servicii medicale furnizate de companie către solicitanți;

Programarea telefonic sau direct a pacienților pentru serviciile solicitate;

Înregistrarea datelor personale precum și a altor date (calitatea de asigurat, date din formulare oficiale, bilete de trimitere ș.a) în aplicația folosită pentru a gestiona și urmări investigațiile și consultațiile efectuate;

Verificarea vizuală a documentelor medicale implicate în activitatea clinicii, atât ale pacienților (respectiv biletele de trimitere decontate de CAS) cât și rapoartele medicale eliberate acestora;

Îndrumarea către cabinete/departamente a pacienților;

Tehnoredactarea rapoartelor medicale precum și a altor documente oficiale rezultate ale investigațiilor sau consultațiilor effectuate;

Realizarea și predarea rapoartelor zilnice de desfășurare a activității centrului.

Am menționat câteva din sarcinile de lucru ale acestui departament pentru a evidenția faptul că în cadrul fluxului de lucru putem considera Departamentul Recepție punctul cu cele mai multe conexiuni.

Având în vedere caracterul dinamic al fluxului de lucru dar în același timp și faptul că se pastrează o bază de reguli de conduită ca punct de plecare, optimizările necesare nu sunt de nivel înalt decât sporadic (de exemplu la înlocuirea unuia din aparate, gen RMN, care din cauza volumului mare =20-30 tone necesită lucrări majore cum ar fi înlocuirea parțială sau totală a unui zid).

Amplasarea locurilor de muncă este înfluențată atât de arhitectura clădirii cât mai ales de condițiile necesare funcționării în parametri normali a aparaturii. Astfel de condiții în cazul nostru se referă la elemente ca:

În cazul RMN este necesar un circuit separat de alimentare la rețeaua de apă pentru a asigura menținerea la temperatură optimă a circuitului de Heliu lichid care dă supraconductivitate bobinelor aparatului și totodată mențin câmpul magnetic;

Camera de comandă și control va fi situată între camera de funcționare a RMN și cea a CT pentru a avea vizibilitate și acces în mod constant la ambele aparate

Camerele de developare Rx se vor afla în imediata apropiere a camerei de funcționare a aparatului Roentgen pentru Radiologia Convențională pentru limitarea timpului de evaluare (necesară mai ales în cazul urgențelor – fracturi, traumatisme, comoții, ș.a)

Schematic amplasarea locurilor de muncă ar arăta ca în figurile următoare:

Parter:

0 – Intrare;

Recepția principal;

Recepția secundară;

Radiologia convențională;

CT;

Camera de comandă și control;

RMN;

Echipamente electrice;

Cabinet Neurologie;

Sala de așteptare CT/RMN/RX;

Camera de developare;

Casa scarilor;

Birou administrativ;

Cabinet Comisie de Expertiză

Grupuri sanitare;

Spații depozite;

Spatiu Comisie;

Sala de așteptare

Etaj:

1, 11 – Receptie etaj;

2 – Cabinet Reumatologie;

3 – Mamografie cu camera de expunere, camera de developare și cea de evaluare filme;

4 – Cabinet Oncologie;

5 – Osteodensitometrie;

6 – Spațiu personal medical(vestiare, bucatarie, grup sanitar);

7 – Cabinet Interne+Ultrasonografie Doppler;

8 – Cabinet Cardiologie + EKG Test efort;

9 – Grupuri sanitare;

10, 12 – Saloane cu paturi Spitalizare de zi;

13 – Birou Manager +Salade conferințe+depozit;

14 – Sala de așteptare

Studiul optimizării amplasării punctelor de lucru pentru serviciul Spitalizare de zi

Pentru reducerea drumurilor parcurse între două puncte și optimizarea timpilor de lucru studiul amplasării punctelor de lucru urmărește cele 4 etape necesare:

Stabilirea gamelor de operații și a reperelor:

Având în vedere că serviciul de spitalizare de zi implică efectuarea unui set de investigații și astfel implicit activitatea mai multor departamente pentru un singur pacient vom denumi gama de operații după specialitatea clinică în cadrul căreia are loc aceste serviciu, respectiv:

Spitalizare de zi Neurologie;

Spitalizare de zi Reumatologie;

Spitalizare de zi Medicină Internă;

Gamele astfel enumerate vor cuprinde următoarele operații și repere :

Înregistrare scriptică și în baza de date a pacientului cu datele aferente – Asistent

Realizare foaie de observație – Medic+asistent;

Realizarea consultației primare și înregistrarea în foaie a parametrilor fiziologici la momentul respectiv(înălțime, greutate, IMC, tensiune arterială,puls, temperature, simptome, antecedente heredocolaterale, date despre debutul stării patologice ș.a)- Medic+asistent;

Alegerea setului de investigații necesar și consemnarea în foaia de observație. Acestea pot fi, luând ca exemplu Serviciul de Spitalizare de zi Neurologie pentru diagnosticul ,, Episod anamnestic de pierdere stării de conștiență’’:

RMN cranio-cerebral – departamentul CT/RMN – medic+operator+asistenta ATI;

Echografie Doppler a arterelor carotide și vertebrale- departamentul Ultrasonografie – medic ;

Holter EKG – departamentul Cardiologie;

Analize laborator: Hemoleucogramă completă – Laborator – asistenta

Efectuarea investigațiilor recomandate după descrierea anterioară;

Concluzii în urma evaluării pacientului – medic Neurolog.

Repere:

Inregistrare pacient;

Realizare foaie de observație;

Efectuare RMN cranio-cerebral;

Efectuare Eco Doppler artere;

Efectuare analize laborator;

Montare Holter EKG;

Consemnarea în foaie a investigațiilor efectuate;

Concluzii

Locurile de muncă implicate:

Medic Neurolog ;

Asistent Neurologie;

Medic Radiolog;

Operator CT/RMN;

Asistentă ATI;

Medic /Tehnician Ultrasunete;

Asistentă Laborator;

Asistentă Cardiologie;

Medic Cardiolog

În tabelul următor evidențiem cele menționate anterior:

Etapa 2: Matricea de legături:

Etapa 3: Determinarea locurilor de muncă cu cele mai multe legături și verigi

Dat fiind faptul că Medicul Neurolog va urmări efectuarea pas cu pas a investigațiilor cât și revenirea pacientului și a foii de observație la cabinet locul de muncă nr 1 va fi locul central în fluxul de lucru.

Etapa 4: Stabilirea amplasării optime

Amplasarea fizică actuală a cabinetului Neurologie este cea optimă prin apropierea de departamentele de Imagistică – CT/RMN/Rx care de cele mai multe ori investigații de primă intenție.

Concluzii:

Din punctul de vedere al exemplului ales, respectiv spitalizare de zi, Neurologie amplasarea actuală a aparaturii și locurilor de muncă este optimă.

Dintr-un punct de vedere extins amplasarea actuală a aparaturii și a a locurilor de muncă ar putea fi îmbunătățită prin măsuri constructive care să vină în sprijinul reducerii efortului depus de pacient care este nevoit de cele mai multe ori să se deplaseze de mai multe ori între parter și etaj pentru investigații. Astfel de măsuri ar putea fi:

Montarea unui lift;

Realocarea spațiului, respectiv schimbul între spațiul de la parter alocat în prezent pentru Comisia de Expertiză și spațiul alocat la etaj cabinetelor de Cardiologie și Test Efort