Prezentarea Unei Aplicatii Privind Gestionarea Clientilor

INTRODUCERE

Societatea în care trăim se bucură de un timp al informatizări , o informatizare care încet încet a ajuns indispensabilă . De aceea poate peste tot se găsesc diverse „mașinări“ care au ca rol și scop principal ușurarea munci . Cel mai des întâlnit tip de „mașinărie“ este calculatorul , care este o „mașinărie“ care prelucrează informații și date pe care noi utilizatorii i le oferim .

Cea mai important verigă a acestui lanț este de altfel INFORMAȚIA . În practica de zi cu zi se întâlnesc două concepte legate de aceasta : sistem informațional și sistem informatics . Sistemul informațional are ca principal atribuție transmiterea de informați între diverse elemente . În cadrul unități economice , rolul sistemului informațional este acela de a asigura persoanele din conducerea unități cu informațiile necesare luării deciziilor . Activitățile posibile care se pot desfăsuraîn cadrul acestui sistem ar fi : procurarea de informați din sistemul de bază , completarea sau transferul documentelor între diverse department și centralizarea documentelor . În cadrul acestui sistem se pot prelucra date primare , care mai apoi să fie transferate mai departe către un alt compartiment care la rândul său poate să prelucreze . De regulă transferul se face pe cale electronică cu ajutorul rețelei de calculatoare . Toate aceste elemete care sunt implicate în procesul de prelucrare și transmitere a datelor alcătuiesc un sistem informatic .

În lucraraea de față voi încerca să evidențiez frumusețea limbajului informatici în viața economică , folosind ca suport diverse aplicații referitoare la unele activități din sfera comercială a întreprinderi ce asigură interfața acestuia cu mediul economic în ceea ce privește gestionarea clieților .

Voi ține cont de anumite etape de rezolvare a problemelor legate de gestionarea clieților și de definirea modului comercial a unei societăți comerciale . În această lucrare se va pune în principal un accent deosebit pe gestionarea clieților , dar se va ține cont și de celelalte component și compartimente din cadrul unei societăți comerciale .

CAPITOLUL 1

PARTICULARITĂȚI PRIVIND ACTIVITATEA DESFĂȘURATĂ DE S.C AUTOTRANS S.A

1.1 Scurtă descriere

Denumirea societăți este : S.C AUTOTRANS S.A . Sediul social este în orașul Iași , Bulevardul Chimiei nr. 14 . Scopul societăți este cel dea a-și realiza obiectul de activitatea și de a obține profit . Capitalul social al societații este de 90202.5 lei divizat în 36081 acțiuni, valoarea unei acțiuni fiind de 2.5 lei .

1.2 Obiectul de activitate

Societatea comercială AUTOTRANS S.A are ca obiect de activitate comercializarea anvelopelor , recuperarea materialelor reciclabile sortate .

1.3 Organizarea agentului economic

Agentul economic este organizat ca o societate pe acțiuni , ale cărei obligații sociale sunt garantate cu un patrimoniu social , iar acționarii sunt obligați să răspundă în limita capitalului subscris , acest capital subscris fiind eprimat în acțiuni .

Structura unei organizatii este considerată cadrul sau scheletul acesteia .

Structura organizatorică a societăți este reprezentată de un ansamblu de funcții și relații care asigură o buna funcționarea a societăți pentru atingerea obiectivului propus . Exercitarea conducerii se face în mod descentralizat, iar sistemul de comunicare funcționează în special pe verticală .

Schema de organizare ( organigrama este prezentată in Anexa nr. 1 ) .

1.4 Piața S.C AUTOTRANS S.A

Majoritatea clienților sunt persoane juridice, având o pondere de circa 75% din totalul clienților ce reflectă o imagine fidelă față de societatea noastră. Relațiile se desfășoară pe baza contractelor încheiate de conducere și prin vânzarea directă a produselor la punctul de vânzare al societății.

Principalii clienți:

SC REMAT SCHOLZ FIL.MOLDAVA SRL 20%

SC MECHEL SA TARGOVISTE 30 %

SC HOEGANAES CORPORATION SA 30%

ALTE SOCIETATI: SC METAL HOUSE SA CONSTANTA, SC TOMINI TRADING SRL CONSTANTA, etc.

Repartizarea grafică a principalilor clienți :

Figura nr. 1 Principali clienți

Indicatori financiari la S.C AUTOTRANS S.A

Pentru evidențierea situației reale a unei societăți comerciale trebuie să avem în vedere o serie de indicatori financiar cu ajutorul cărora se poate analiza situația economic-financiară a societății . Cu ajutorul acestor indicatori putem analiza toate dimensiunile activității întreprinderii , prin raportarea la reglementările contabile în vigoare . Această analiză stă la baza orientării deciziilor manageriale , deoarece cu ajutorul acestei analize se poate vedea situația reală a societății .

Analiza economic-financiară reprezintă un element fundamental al practicii economice , iar această afirmație este susținută de faptul că analiza intervine în mod curent în procesul de elaborare , evaluare și control al deciziilor adoptate de echipa managerial din întreprindere .

Tabelul nr.1 Principali indicatori financiari

Grafic evoluția indicatorilor financiari se prezintă astfel :

Figura nr. 2 Principali indicatori financiari

Analiza dinamicii și structurii cifrei de afacerii

Cifra de afaceri este un indicator care reflectă creșterea economică a întreprinderii , condiționează poziția sa strategică și definește locul întreprinderi , în raport cu concurenți , în ramura de activitate căreia îi aparține .

Cifra de afaceri netă este definită în OMF nr. 2374/2007 , privind modificarea OMFP nr.1752/2005 pentru aprobarea reglementărilor contabile conforme cu directivele europene , ca fiind suma provenită din vânzarea de produse și servicii care se înscrie în activitatea curentă a întreprinderii , după ce au fost scăzute : reducerile comerciale , T.V.A-ul și alte taxe legate direct de cifra de afaceri .

Tabelul nr.2 Calculul cifrei de afaceri

Interpretare :

Cifra de afaceri arată că valoarea afacerilor realizate de S.C AUTOTRANS S.A cu terții ca urmare a îndeplinirii activității curente de comercializare anvelope a crescut în perioada analizată cu 6,384 % față de perioada precedentă . Acest fapt se datorează în mare parte creșterii veniturilor din vânzarea mărfurilor cu 6,380 % și a producției vândute cu 6,571 % . lucru care arată că S.C AUTOTRANS S.A începe să își revină pe piața din care face parte după criza economică , care a afectat această piașă în perioadele precedente , S.C AUTOTRANS S.A încearcă să își consolideze poziția pe piața de desfacrere din care face parte .

Indicatori de solvabilitate , lichiditate și eficiență

Tabelul nr. Indicatori de solvabilitate , lichiditate și eficiență

S.C AUTOTRANS S.A se afla intr-o perioada de redresare economico-financiară în perioada analizată . Aceasta merge pe un trend ascendent în cea ce priveste activitatea sa economico-financiară .

CAPITOLUL II CONTABILITATEA DECONTĂRILOR CU CLIENȚII

2.1 Reglementări legislative privind activitatea contabilă

S.C AUTOTRANS S.A este o firmă care face in mod obișnuit acte de comerț , aceasta este înregistrată la Registrul Comerțului și are obligația de a conduce contabilitatea proprie în conformitate cu Legea Contabilități nr.82 din 24 decembrie 1991 ,republicată , modificată și completată . Precum și Reglementările contabile armonizate cu Directiva a IV-a și a VII-a a Comunității Economice Europene și cu Standardele Internaționale de Contabilitate elaborate de IASC. Planul de conturi anual și modulul de utilizare a acestuia cu modificările aduse de OMFP nr.2067/2013 . În afara de legea contabilități în cadrul general de Reglementări

Contabilitatea este o activitate specializată în măsurarea , evaluarea ,cunoașterea , gestiunea și controlul activelor , datoriilor și capitalurilor proprii , precum și a rezultatelor obținute din activitatea societăți .

Conceptual , noul sistem contabil este dualist , acesta prevede organizarea contabilități ăn dublu circuit , asigurând pe de o parte contabilitatea financiară , iar pe de altă parte contabilitatea de gestiune , acesta pretinzând o corelație puternică între cele două forme de organizare .

În cadrul S.C AUTOTRAN S.A , funcția financiar-contabilă cuprinde activitatea de previziune și prognoză financiară , de control financiar , de evidențiere și înregistrare în contabilitate a operațiunilor curente .

Controlul este asigurat în permanență prin :

Controlul financiat interm;

Controlul de gestiune .

Persoanele care efectuează controlul sunt desemnate de conducerea societății , acestea urmăresc în mod permanent și sistematic obiectivele stabilite , în scopul obținerii de imformații asupra rezultatelor obținute și a eventualelor abateri în vederea sancționări .

2.2 Circuitul documentelor primare utilizate

Pentru a fi asigurata o buna circulație a documentelor justificative , care stau la baza înregistrări în contabilitate , precum și ținerea la zi a contabilității , este recomandat ca directorul financiar-contabil , contabilul șef sau o altă persoană împuternicită să îndeplinească graficul de circulație a documentelor justificative . Acest graphic fiind aprobat de către administrator sau persoana care are obligațiile gestionării patrimoniului societății comerciale .

2.2.1. Graficul întocmirii documentelor , circuitul lor în unitate , arhivarea și termenul de predare

Documentele care circulă într-o întreprindere sunt caracterizate , în general , prin : denumirea documentului și scopul acestuia , origine documentului , sursele de informații care dau naștere , modul de calcul și prelucrare a datelor din acestea , modul în care sunt prezentate informațiile pe document și modul de transmitere a acestuia , operațiile la care sunt supuse documentele pe parcursul circulației lor , rezultatele care se obțin prin folosirea documentelor , modul și locul de depozitare și arhivare .

Potrivit art. 1 din Legea contabilități nr. 82/1991 persoanle juridice și persoanele fizice , au obligația să organizeze , să asigure evidența și gestionarea corectă a formularelor cu regim special de înscriere și numerotare , cum sunt : facturile , avizele de înșoțire a mărfii , chitanțele , alte documente cu ajutorul cărora se stabilesc plățile și încasările de la clienți , furnizori sau alte persoane fizice sau juridice .

FACTURA FISCALĂ

Este un formular cu regim de înscriere și numerotare special .

Tipărit în blocuri de 150 de file , format din 50 de seturi a căte 3 fle de culori diferite : exemplarul 1 culoare albastră , exemplarul 2 culoare roșie și exemplarul 3 de culoare verde .

Acest formular servește ca :

Un document în baza căruia se întocmește instrumentul de decontare a produselor / mărfurilor livrate , a lucrărilor executate sau serviciilor prestate ;

Document care însoțeste marfa pe durata transportului ;

Document de încărcare în gestiunea prmitorului ;

Document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului și a cumpărătorului .

Factura fiscală se întocmește manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul , în trei exemplare , la livrarea prduselor și a mărfurilor , la executarea lucrărilor și la prestarea serviciilor de către compartimentul de desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispoziției de livrare , a avizului de însoțire a mărfii sau a altor documente tipizate care atestă executarea de lucrări si prestarea de servicii , se semnează de către compartimentul emitent .

Circulă la compartimentul în care se efectuează operațiunea de control financiar preventiv pentru a primi viza de control financiar . Toate exemplarere merg la acest departament , dar viza se aplică doar pe exemplarul 3 .

Factura fiscală se arhivează la :

La compartimentul de desfacere ( exemplarul 2 ) ,

La compartimentul financiar contabil ( exemplarul 3 ) .

AVIZUL DE ÎNSOȚIRE A MĂRFII

Este un formular cu regim special de întipărire , înscriere și numerotare .

Tipărit în blocuri de 150 de file , format din 50 de seturi a căte 3 fle de culori diferite : exemplarul 1 culoare albastră , exemplarul 2 culoare roșie și exemplarul 3 de culoare verde .

Servește ca :

Document de însoțire a mărfii pe timpul transportului ;

Document care stă la baza întocmirii facturii ;

Dispoziție de transfer a valorii materiale de la o gestiune la altă gestiune ;

Document de primire în gestiunea cumpăratorului .

Se întocmește în trei exemplare de către unitățile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării produselor , marfurilor sau altor valorii materiale , făcându-se mențiunea “urmează factura” .

Circula :

Exemplarul 1- la delegatul unității care face transportul sau la clientul , pentru semnare de primire ;

Exemplarul 3 – la compartimentul financiar-contabil .

Se arhivează :

La compartimentul de desfacere ( exemplarul 2) ;

La compartimentul financiar-contabil ( exemplarul 3 atașat la exemplarul 3 al facturii corespunzătoare ) .

CHITANȚA

Este un formular cu regim special de tipizare , înscriere și numerotare . Tipărit în carnete de 100 de file .

Este folosită ca :

Document justificativ pentru depunere unei sume de bani ăn numerar la caseria unității ;

Document justificativ de înregistrare în registru de casa și în contabilitate .

Se întocmește în două exemplare , pentru fiecare operațiune de încasare . Circulă la depunător ( exemplarul 1 ) , iar exemplarul 2 rămâne atasat la cotorul carnetului , fiind folosit ca document de verificare a operațiunilor efectuate în registrul de casă .

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil .

CHITANȚA FISCALĂ

Este la fel ca si chitanta un formular cu regim special de tipizare , înscriere și numerotare , cu unele diferențe acesta se distribuie doar plătitorilor de T.V.A .

Se întocmește în două exemplare de către vânzător sau de către prestatorul de servicii . Aceasta se eliberează după ce bunurile sau serviciile au fost achitate , ăn sensul că s-a eliberat bonul de la casa de marcat , bonul de vânzare sau chitanța .

Chitanța fiscală nu înlocuiește chitanța , care se întocmește pentru încasări în numerar la caseria unității . Aceasta nu se utilizează pentru vânzarea bunurilor en-gros către alte unităși patrimoniale .

Toate chitanțele fiscale se centralizează ăntr-un borderou de vânzări , care sevește ca :

Document de centralizare zilnică a vânzărilor ( încasărilor ) realizate ;

La înregistrarea vânzărilor în jurnalul pentru vânzări ;

La stabilirea T.V.A colectată .

REGISTRU DE CASĂ

Este un document de înregistrare tipărit pe o singura față în fomar A4 , într-un canet de 100 de file .

Servește ca :

Document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în numerar effectuate prin caserie ;

Document de stabilire a soldului de casă la sfârșitul fiecărei zile ;

Document de înregistrare zilnică în contabilitatea unități a operațiilor de casă .

Se intocmește în două exemplare , în fiecare zi , de către casierul unității sau de o altă persoana împuternicită . Un exemplar este arhivat la caserie , iar celalalt la compartimentul financiar-contabil . Exemplarul unu rămâne in carnet .

Acesta circula la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactității sumelor înscrise .

Întreaga activitate de arhivare este organizată de către un responsabil cu probleme de arhiva , numit de către conducerea societății . Acesta iși desfăsoară activitatea cu avizul de specialitatea a Arhivei Naționale .

Documentele se păstrează în depozitul de arhivă , cu asigurarea condițiilor necesare păstrări acestora în mod corespunzător și protecției lor de către diferiti agenți distrugători .

Păstrarea documentelor are loc , în funcție de importanța și felul lor , pe o perioadă mai mică sau mai mare de timp , în confomitate cu legislația în vigoare .

Reglementările juridice care stau la baza arhivări documentelor sunt reprezentate de Legea 16/1996 privine Arhivele Naționale precum și Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente , aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul Nr. 217/23.05.1996 .

2.2.2 Responsabilități privind întocmirea documentelor

Conform Legii contabilității nr . 82/1991 , documentele justificative se întocmesc în momentul efectuării operațiunii , iar dacă aceast fapt este imposibile – nemijlocit după efectuarea operațiunii sau după producerea evenimentului .

S.C AUTORANS S.A utilizează formulare primare în formă electronică , iar la cererea utilizatorului , acesta este obligată sa listeze copia documentului pe suport de hârtie .

Pentru ca documentele întocmite care stau la baza înregistrărilor în contabilitate să aibe calitatea de document justificativ trebuie sa cuprindă următoarele elemente :

Denumire document ;

Denumirea și sediul societății care întocmește documentul ;

Numărul documentului și data la care acesta a fost întocmit ;

Menționarea părților care participă la operațiune ;

Conținutul operațiunii ;

Datele cantitative precum și cele valorice ;

Numele , prenumele și semnătura persoanelor răspunzătoare pentru efectuarea operațiunii ;

Alte elemente menite să asigure consemnarea completa a operațiunilor efectuate .

2.2.3 Responsabilitatea privind verificarea documentelor

Contabiilii societăți preiau toate documentele justificative , verifică existența actelor care să justifice operațiunile efectuate , corectitudinea acestora , concordanța sumelor înscrise în acestea .

Documentele sunt întocmite după fiecare operațiune financiară sau contabilă în cadrul societății , responsabil cu întocmirea acestora fiind cel care participă la efectuarea operațiunilor. În funcție de tipul , destinația și importanța lor documentele sunt întocmite de diverse persoane din cadrul firmei . Spre exemplu documentele primare de evidență contabilă a operațiunilor zilnice pot fi întocmite de către : agenți , casieri etc. , documentele cu importanță majoră pentru firmă și pentru cei din conducere se întocmesc de către persoanele specizlizate ( cei din departamentul financiar-contabil ) .

2.2.3.1 Controlul financiar preventiv

Organizarea și exercitarea controlului financiar preventiv sunt prevăzute de :

Legea nr. 30/1991 ( cu modificarile ulterioare ) cu privire la organizarea și funcționarea controlului financiar și a Gărzii Financiare ;

H.G. nr. 720/1991 privind aprobarea normelor nr. 63943/1991 , eaborate de Ministerul Finanțelor privind modul de orgarnizare și exercitarea a controlului financiar propriu la ministere , departamente , alte organe de stat , prefecturi , Primăria Municipiului București și regiile autonome .

Controlul financiar preventiv – urmărește preîntâmpinarea eventualelor încălcări a dispozițiilor legale aflate în vigoare și producerii de pagube , exercitându-se asupra documentelor care conțin operațiile de utilizare a fondurilor sau din care derivă drepturi sau obligații patrimoniale .

Controlul financiar preventiv se organizează de ordonatorii de credite principali , secundari și terțiari , dar și de directorii generali ai Regiilor Autonome prin compartimentul financiar-contabil și se execută de șeful acestui compartiment .

Documentele prezentate la viza de control financiar preventiv trebuie să cuprindă elementele din care să rezulte legalitatea și eficiența operațiilor .

Se supun controlului financiar preventiv , următoarele operațiuni :

Încheierea cotractelor cu parteneri interni și externi ;

Încasările și plățile în lei sau în valută ;

Trecerea pe cheltuieli , fonduri sau rezultate , a unor sume care duc la diminuarea profitului sau a capitalului social ;

Modificarea repartizării pe trimestre a veniturilor și cheltuielilor bugetare ;

Virărilor de credite bancare în cadrul capitolului de cheltuieli .

Organele de control au obligația sa :

Consulte actele de control încheiate de la verificarea anterioară până la zi ;

Îndrume persoanele controlate , în problemele de specialitate care fac obiectul controlului ;

Sprijine salariații din compartimentele financiar-contabile , în cunoașterea și înțelegerea conținutului reglementărilor în vigoare .

Obiectivele principale ale verificării și exercitării controlului financiar preventiv :

În legătură cu controlul financiar preventiv , se urmărește :

Dacă s-au stabilit prin decizia conducerii unității atribuțiile de control financiar preventiv ;

Dacă au fost desemnate persoanele care să exercite care să exercite acest control ;

Referitor la exercitarea controlului financiar preventiv , se urmărește :

Dacă documentele operate , supuse controlului financiar preventiv sunt vizate cu semnătura celui care a efectuat verificarea ;

Dacă vizele de control financiar preventiv au fost

2.2.3.2 Controlul financiar de gestiune

Acest tip de control verifică respectarea dispozițiilor legale referitoare la gestionarea mijloacelor materiale și bănești , pe baza documentelor și evedenței tehnico-operative .

Analizând controlul din diferite unghiuri , putem spune că atunci când vorbim de controlul financiar al firmei ne referim de fapt la controlul financiar de gestiune al acesteia . Acesta privește atât activitatea cât și situașia firmei per ansamblu .

Acesta, împreună cu managementul și cu resursele financiare , care nu pot fi concepute fără control , cosntituie gestiunea financiară a firmei , controlul fiind în acest fel o expresie a necesități obiective , apărând ca o formă de cunoaștere .

Controlul este mai mult decât cunoaștere și practică , el incită la studiu și acțiune . Pe baza acestuia managerul sau AGA caută soluții pentru rezolvarea și pentru depăsire de probleme , hotăraște schimbări de planuri și strategii .

2.3 Contabilitatea operațiilor privind decontările cu clienți

Vânzarea de bunuri , lucrări sau servicii conduc la stabilizarea unor raporturi economico-juridice cu clienții . Dacă încasarea contravaluării livrărilor intervine pe loc , atunci unitatea care vinde înregistrează introducerea unui flux de lichidități . Însă relațiile comerciale care se stabilesc în prezent între agenții economici se realizeză în mare parte pe credit , adică prin încasare ulterioară a contravaluări bunurilor , lucrărilor sau serviciilor livrate . Din momentul livrării și până la încasarea efectivă , unitatea furnizoare înregistrează în contabilitate creanțe față de clienți .

Debitorii unei unități patrimoniale sub forma creanțelor comerciale legate de vânzarea de bunuri , lucrări sau servicii proprii ciclului de exploatare al întreprinderii sunt delimitați sub structura grupe de conturi 41 .

Conform prevederilor pct. 189 alin. (1) OMFP 3055/2010 pentru aprobarea reglementarilor contabile conforme cu directivele europene:: „(1) Creanțele incerte se înregistrează distinct în contabilitate (contul 4118 "Clienți incerți sau în litigiu" sau în conturi analitice ale conturilor de creanțe, pentru alte creanțe decât clienții).

În contabilitate sunt delimitate și evidențiate , ca strucutură distinctă , toate creanțele . Pentru reflectarea acestor creanțe se utilizează , după caz :

Contul 411 – Clienți;

Contul 4118 – Clienți incerți sau în litigiu;

Contul 413 – Efecte de primit de la clienți;

Contul 418 – Facturi de întocmit;

Contul 419 – Creditori .

2.3.1 Contabilitatea operațiilor privind decontările cu clienți interni

Ca ramură distinctă a economiei naționale , comerțul reprezintăactivitatea de intermediere a schimbului de bunuri prin entitățile specializate , respectiv oferta unor mărfuri , în schimbul unor mijloace de plată sau altor mărfuri de schimb .

În componenta comerț interior se include “ansamblul activităților prin care se stabilesc legături permanente între producția bunurilor materiale și consumul acestora„

Principalele operațiuni privind clienți interni la S.C AUTOTRANS S.A sunt exemplificate mai jos .

Societatea vinde anvelope către S.C MECHEL S.A Târgoviște în valoare de 10,000 lei , T.V.A 24% . Încasarea banilor se realizează prin bancă .

REGISTRU JURNAL NR.1

Societatea vinde anvelope către o societate comercială în valoare de 15,000 lei . De comun acord , se hotărăște ca decontarea să se facă prin bilet la ordin , acesta se depune la bancă și se încasează bani la termenul stabilit .

REGISTRU JURNAL Nr. 2

2.3.2 Contabilitatea operațiilor privind decontările cu clienți externi

Comerțul esterior cuprinde operațiile de vânzare-cumpărare a bunurilor între întreprinderile românești și cele nerezidente .

S.C AUTOTRANS S.A are pe data de 5.04.2013 în stoc 3200 de bucăți de anvelope la cost de 210 lei/buc. și 600 de bucăți de anvelope la un cost de 180 lei/buc. .

Pe data de 5.04.2013 S.C AUTOTRANS S.A livrează la extern 3800 de bucăți de anvelope în valoare de 300,000 Euro , din care transportul extern antecalculat este de 30,000 Euro . Livrarea se face în condiția de livrare CPT .

Pe data de 10.04.2013 se primește factura unități prestatoare pentru serviciul de transport în valoare de 28,000 Euro . Pe data de 26.04.2013 se încasează contravaluarea mărfurilor livrate la extern , iar în data de 27.04.2013 se achită obligația față de unitatea de transport .

Evoluția în lei a monede europene se prezintă astfel :

5.04.2013 4,50 lei/EUR ;

10.04.2013 4,51 lei/EUR ;

26.04.2013 4,49 lei/EUR ;

27.04.2013 4,50 lei/EUR .

Tabelul nr. 4 Întocmirea facturii externe pentru uz intern ( F.E.U.I )

REGISTRUL JURNAL NR. 3

CAPITOLU III

PREZENTAREA UNEI APLICAȚII PRIVIND GESTIONAREA CLIENȚILOR

3.1 Rolul sistemului informațional financiar-contabil existent la S.C AUTOTRANS S.A

Societatea în care trăim se bucură de o informatizare generală , astfel la tot pasul întâlnim „mașinării” gata pregătite pentru a ne ușura munca . Această „mașinărie” este de regulă un calculator care prelucreză o serie de informații pe care utilizatorul lui i le oferă . Informația fiind ede fapt cea mai important verigă din acest lanț . De altfel , în practică se întâlnesc două concept legate de acesta și anume : sistemul informațional și sistemul informatic . Sistemul informațional are rolul de a transmite informația de la un element la un alt element . Așa cum în cadrul unei organizații / unități economice de a asigura persoanel aflate la conducere cu informașiile necesare luări deciziilor , fie ele economice sau de altă natură . Sistemul informațional asigură legătura dintre sistemul decizional și cel operațional . Printre posibilele activități care se pot desfășura în cadrul unui sistem informațional , se enumeră : achiziția de informații din sistemul de baza , completarea și transferul documentelor între diferite departamente , centralizarea datelor etc. .

Toate aceste activități din cadrul sistemului informațional se desfășuară cu ajutorul tehnicii de calcul . Se pot prelucra date primare și rezultatul să fie transferat către un alt compartiment , care la rândul său să îl prelucreze . transferul acesta sae face pe cale electronic în cadrul unei rețele de calculatoare . Tot acest ansamblu de elemente impliv=cate în procesul de prelucrare și transmitere a datelor pe cale electronic alcătuiesc un sistem informatic . În cadrul acestui sistem intră : calculatoarele , sistemele de transmitere a datelor , componentele software și hardware , datele prelucrate , personalul care utilizează tehnica de calcul etc. .

Se poate spune astfel că sistemul informațional include în cadrul său sistemul informatic , cu toate că , în general acesta din urmă se interpune între sistemul decisional și cel operațional așa cum se poate observa in schema de mai jos .

3.1.1 Resursele fizice ale sistemului informatic

Resursele sistemului informatic de la S.C AUTOTRANS S.A sunt distribuite în toate departamentele societăți :

* 10 calculatoare cu următoarele caracteristici tehnice :

– procesor Intel® Core™ i3-3240T , 2900 MHz ;

– placă de bază Intel HD Graphics ;

– memorie 4096 MB , DDR3 ;

– capacitate HDD 1 TB .

* 6 imprimante multifuncționale , următoarele date tehnice :

– Funcții disponibile : copier , imprimare , scanare , fax ;

– Viteză de printare 18 cpm ; rezoluție de 00×600 dpi la printare , 600×400 dpi la copier și 1200 dpi la scanare ;

– Viteză de transmitere fax : 33,6 Kbps .

* Server Dell PowerEdge T20 cu procesor Intel Pentium G3220 3.0GHz, 4GB, HDD 500GB .

3.1.2 Resursele logice ale sistemului informațional

            Aplicațiile pe care S.C AUTOTRANS S.A le folosește sunt : WinMentor , care este o aplicație de tip ERP , care îndeplinește toate nevoile și necesotățile unei bune desfășurări a activității de zi cu zi a societăți .

În domeniul licențelor , societatea folosește sistemul de operare Windows 7 pe toate desktop-urile , dar și soluții Microsoft ca pachetul Office 2007 sau sistemul de operare pentru pocket PC-uri Windows Mobile 5.0 . Pe lângă toate aceste soluții firma mai folosește antivirusul BitDefender , dar și alte programe cum ar fii : Adobe 7 , CorelDraw , WinRAR .

3.1.3 Resursele umane ale sistemului informatic

În această firmă există compartimentul de contabilitate și de informatică ce coordonează , instalează , utilizează și întreține echipamentele de calcul . Tot cei din aceste departamente se ocupă de achiziționarea din exteriorul unității de programe informatice necesare bunei desfășurări a activității .

În aceste compartimente lucrează patru persoane : doi contabili . un analist și un programator .

3.2 Descrierea sistemului informațional al societății . Fluxuri economic-financiare privind gestiunea clienților

În urma studierii documentației societății AUTOTRANS S.A s-au obținut informați suplimentare cu privire la procesele de prelucrare care au loc în cadrul sistemului informațional al clienților .

Gestiunea clienților presupune gestionarea creanțelor în urma procesului de vânzare-cumpărare , ținându-se o evidență a acestora prin întocmirea rapoartelor ce conțin : fișe clienți , fișe de încasare , compensări acordate , discoutu-ri sau alte reduceri comerciale .

Gestiunea clienților presupune gestionarea comenzilor de desfacere , evidențierea operativă a tranzacțiilor cu clienții si generarea rapoartelor .

În cadrul sistemului informațional al clienților se culeg , verifică și prelucrează date generate de principalele tranzacții economice :

Gestionarea comenzilor de desfacere ;

Operaea clientilor;

Operarea comenzilor;

Inregistrarea datelor de identificare clienti;

Inregistrarea datelor de identificare comanda;

Prelucrare comanda;

Confirmare comanda;

Onorare comanda;

Livrare comada;

Evidența operativă a tranzacțiilor cu clienții, prin care se culeg, verifică și prelucrează date legate de:

Vânzarea de mărfuri.

Vânzarea este întocmită pe baza documentului de însoțire a mărfii, facturii fiscale și facturi proforme (aceasta este emisă pentru siguranța încasării creanței de la client, respectiv evitarea clienților incerți sau în litigiu) emise de firmă

Înregistrarea încasărilor de la clienți se face pe baza chitanței și al borderoului în care sunt specificate datele despre client și suma încasată pentru marfa achiziționată. Contravaloarea facturilor emise se evidențiază pe baza raportului Urmărire facturi clienți și încasării pe agenți în care sunt specificate sumele achitate de către clienți cu documentele justificative (Biletul la ordin și C.E.C )și restul de încasat al acestora.

Înregistrarea datoriilor restante ale clienților incerți se efectuează cu ajutorul situației sumelor restante mai vechi de 30 de zile în care sunt specificate datele despre client , datele de emitere a facturii, precum și plățile și restul rămas de achitat.

3. Generarea rapoartelor privind clienții prin obtinerea informațiilor din procesele de prelucrare anterioare:

Generarea scadentarului lunar de încasare;

Generarea listelor de comenzi emise;

Generarea raportului de urmărire facturi clienț;i

Generarea listei de încasări pe agenți;

Generarea notelor analitice

3.2.1 Prezentarea generală a aplicației

Aplicația pe care întreprinderea o folosește este WinMENTOR . Aceasta este o aplicație de tip ERP care îndeplineștetoate nevoile și necesitățile firmei și duce la o bună desfășurare a activități acesteia .

Aplicația de tip ERP , WinMENTOR 590.1 , este un produs realizat în mediul de programare vizuală Delphi . A fost creat special pentru lucru în rețea , funcționează pe motorul de baze de date ORACLE .

Prin utilizarea motorului de baze de date ORACLE se urmărește :

Prelucrarea datelor rapid , indiferent de volumul lor ;

Securizarea datelor ;

Instrumente de analiză și suport decizional;

Prelucrarea de date din aplicații externe si exportul lor în diferite formate .

Figura nr. 3 Prezentarea generală a aplicației

Modulul Comercial este destinat în special biroului de marketing si directorului comercial ( care are în subordine sa serviciul de vânzări și agentul de vânzări ) deoarece oferă următoarele facilități :

Întocmirea de oferte pentru clienți ( pe intervale de valabilitate ) ;

Evidența comenzilor de la clienți , cu tipărire de factură proformă ;

Utilizarea machetelor speciale pentru întocmirea rapidă a documentelor generatoare de facturi , de modificări de preț etc. ;

Stabilirea articolelor promoționale și eventual a discountului care să se acorde automat la vânzarea acestora .

Sistemul vine în sprijinul utilizatorului cu o interfață dedicată generării și urmăririi contractelor cu clienți , comenzilor ferme , gestionări cataloagelor . Interfața acesteia este una ergonomică și intuitivă .

3.2.2 Meniul de lucru al aplicației

Din perspective contactului cu utilizatorul , punctual de plecare către funcționarea practică a uneiaplicații prin obiecte cum ar fii : formularele și rapoartele , presupune existența unui element de interfață care să concentreze și să structureze căile de acces în universal “sistemului“ .

Tipurile de elemente conținute de interfețele cu utilizatorul a sistemelor informatice sunt : ferestre de dialog , obiecte de interfață , indicatoare grafice , meniurile etc. . Aproximativ fiecare sistem informatics conține într-o formă sau alta un meniu .

Un produs informatics trebuie să asigure un set de funcții generale și un set de funcții special domeniului de activitate pentru care s-a dezvoltat acel produs .

În categoria funcțiilor generale sunt incluse operațiile de :

Introducere de date : permite încărcarea cu date zilnice a bazei de date ;

Actualizarea : face referire la adăugarea , modificarea sau ștergerea unei înregistrări ;

Consultarea : aici se regăsesc operațiile de listare și operațiile de interogarea a bazei de date ;

Controlul aplicației : se regăsesc operați ca inițierea datelor de lucru din perioada de gestiune , parametrizarea aplicației , directorul de lucru al aplicației , operațiile de salvare , compresie , restaurare , securizare și import-export a datelor .

Figura nr. 4 Meniu de lucru WinMENTOR

3.3 Sistemul informațional de gestiune al clienților

În cadrul întreprinderii , clienți generează numeroase operațiuni care pot fi grupate după conținutul lor în :

Gestionarea comenzilor de la clienți (preluarea comenzilor de la clienti, respectiv livrarea in conditiile stabilite de beneficiarul de marfuri ) ;

Vânzarea mărfurilor;

Înregistrarea creanțelor încasate de la clienți sau transformarea creanțelor in creante incerte datorita depasirii termenului de scadență .

Aceste operațiuni sunt consemnate în diferite documente și evidențe operative disctincte .

Gestionarea comenzilor de la clienți sunt consemnate în :

Comenzile se emit de către clienți fie direct , fie prin agentul de vânzări ;

Contractele economice se incheie cu clientul pe baza comenzi ferme primite de la acesta ;

Registrul de comenzi , este utilizat pentru urmărirea modului în care sunt primite comenzile de la clienți ;

Fișa client este un raport care afisează intr-o ordine cronologică toate operațiunile economice effectuate de un client pe baza documentelor de evidență . Acesta este întocmită pe fiecare clien în parte .

Vânzarea mărfurilor este evidențiată de următoarele documente :

Avizul de însoțire a mărfii , este documentul care însoțeste marfa la client în lipsa facturi fiscale . Totodatăacesta stă la baza întocmiri facturii fiscal ;

Factura fiscală , îndeplineste funcțiile avizului de însoțire a mărfii , dar totodată reprezintă un document justificativ pentru evidențierea creanțelor clienților ;

Factura pro formă este o instiințare a clientului asupra unei posibile operațiuni de vânzare-cumpărare , acesta nu reprezintă un document justificativ , deci nu se înregistrează în contabilitate .

Înregistrarea creanțelor încasate de la clienți sau transformarea creanțelor in creante incerte datorita depasirii termenului de scadență . Acestea sunt urmărite prin scadentarului lunar de încasare , nota analitică de încasare, încasări pe agenți dar și a extrasului de cont ce ne permite observarea creanțelor de încasat;

Un aspect important îl reprezintă crearea rapoartelor . Acestea sunt clasificate în patru categorii în funcție de momentul la care sunt elaborate , cum ar fii :

Rapoarte neprogramate ;

Rapoarte programate ;

Rapoarte la cerere ;

Rapoarte declanșate de excepții .

Rapoartele pe care aplicația WinMENTOR le oferă pe modulul comercial/clienți sunt următoarele :

Fișa client ;

Fișă analitică partener ;

Balanță de parteneri ;

Clienți datornici ;

Listă încasări de la clienți ;

Fișă avans ;

Balanță client .

Sursa datelor pentru obținerea de rapoartelor este cea în care s-au introdus datele cu privire la procesele financiar-economice din cadrul S.C AUTOTRANS S.A Iași , iar acestea se regăsesc în documentele de evidență primară în contabilitate și în fișele în care au fost scrise datele cu privire la activitatea de comercializare .

Domeniul tehnologiilor informaționale a progresat foarte mult în ultimul timp , de aceea punere în evidență a informașiilor din rapoarte se poate realize în forme din ce în ce mai performante . Informațiile conținute de un raport sunt evidențiate datorită modului de deplasare în raport și a formelor pe care acesta le are .

Datele sunt grupate și ordonate într-un raport în funcție de necesitățile și cerințele din cadrul societăți la un moment dat , dar și în funcție de destinația pe care o au aceste rapoarte ; Astfel rapoartele pot fi grupate și ordonate în funcție de perioade , destinație , alfabetic etc. .

Scopul rapoartelor este luarea deciziilor strategice pentru perioada viitoare , analiza evoluției societății etc. ; Asta în cazul rapoartelor care se adresează conducerii societăți , iar în cazul rapoartelor de la compartimentul financiar-contabil au ca scop întocmirea de situații finale ( bilanț , balanță , cont de profit sau pierdere ) , analiza indicatorilor economici și financiari etc. .

Grafic Fluxul informațional financiar-contabil din cadrul principalelor subsisteme poate fi redat astfel :

Figura nr. 5 Diagrama de nivel 0 a sistemului de gestiune clienți

3.4 Sistem expert în intreprinderi : Prototip de sistem expert pentru alegerea creditării unui client

În urma analizei efectuate la societatea comercială AUTOTRANS S.A Iași , am constatat că aceasta întâmpină probleme legate de vânzarea de bunuri pe credit comercial către clienți săi . Această problemă a apărut datorită faptului că nu există criterii atent selecționate pentru alegerea clienților cărora să li se poată oferi bunuri pe credit comercial și cărora nu . În acest sens , am considerat că este oportun crearea unui prototip de sistem expert care să vină în ajutorul societății comerciale în acest proces . Cunostințele oferite de acest sistem expert se vor afișa într-un raport la cerere , care să aibă forma predefinită și să poată fi accesat de către directorul comercuial .

Vom construi un prototip de sistem expert pentru consilierea directorului comercial cu privire la alegerea posibilități oferirii unui client o achizitie de bunuri pe credit comercial .

Pentru realizarea acestui prototip am luat în considerare atât clienți pe care îi are firma cât și pe cei noi , indiferent dacă acestea sunt interni sau externi .

Identificarea problemei

Directorul comercial de la S.C AUTOTRANS S.A Iași are nevoie de cosiliere cu privire la alegerea efectuări operației de vânzare de bunuri pe credit comercial . În vederea alegeri acestui lucru , societatea ia în considerare următoarele elemente : vechimea colaborări dintre firmă și client , mărimea achiziției pe care acesta dorește să o facă , durata pe care dorește creditarea , dacă acesta este un client intern sau extern , dacă efectuează o plată în avans de 30% din valoarea totală de achiziție și dacă își asigură transportul bunurilor cumpărate .

Achiziția cunoașterii

Sursele cunoașterii

Din consultarea unui expert s-a ajuns la achiziția cunoașteri despre principalele elemente care ar trebui analizate în vederea alegeri posibilități de efectuarea a unei operațiuni de vânzare de mărfuri pe credit comercial sau nu . Această decizie trebuie fundamentată în funcție de următori factori :

vechimea colaborări dintre firmă și client ;

mărimea achiziției pe care acesta dorește să o facă ;

durata pe care dorește creditarea ;

client intern sau extern ;

plată în avans ( 30% din valoarea totală de achiziție ) ;

clientul asigură transportul bunurilor .

Formalizarea cunoașterii conform cunoașterii achiziționate de la expert , se face după cerințele generatorului de sistem expert EXSYS , după cum urmează :

Scopuri ( choice ) :

Se acceptă ca vânzarea să fie pe credit comercial ;

Nu se acceptă ca vânzarea să fie pe credit comercial .

Variabile :

Vechimea colaborări [VC] ;

Mărimea achiziției [MA] ;

Durată creditare [DC].

Calificatori ( qualifiers ) :

Piesele de cunoaștere valorificate de cognitician sunt transpune în tabele decizională din Anexe nr.

Cel mai important calificator în luarea unei decizii este mărimea achiziției . Dacă valoarea achiziției este mică atunci nu se poate vorbi de un credit comercial .

Pentru ca un client să poată primi acceptul pentru o vânzare pe credit comercial , acesta trebuie să îndeplinescă următoarele :

Valoarea bunurilor pe care vrea să le achiziționeze să depăsească 1000 lei sau să fie cel putin egală ;

Cel puțin 6 calificatori / variabile să fie în avantajul societăți ;

Durata colaborări anteriore ar fi de preferat să depăsească 6 luni .

Cel mai important scop este acela de a respinge o eventuală vânzare pe credit comercial dacă clientul este nou ( intern sau extern ) , valoarea vânzări este mică ( adică sub 2000 lei ) și acesta nu asigură transportul .

Pe baza acestor prezentări anterioare s-au obținut 36 de reguli .

Conceperea prototipului .

Subject : Prototip de sistem expert pentru alegerea oferiri sau nu de credite comerciale .

Author : Alexandra Iacob .

Starting text : Prototipul de sistem expert a fost creat pentru al ajuta pe directorul comercial al societăți comerciale AUTOTRANS S.A în vederea luări deciziei de a alege dacă să ofere sau nu credite comerciale clieților societăți .

Ending text : Se afisează rezultatul ceut .

Testarea și utilizarea prototipului

Testarea și utilizarea prototipului în EXSYS Profesional decurge după pași prezentați cu ajutorul figurilor de mai sus .

Cu ajutorul figure nr. 6 se prezintă scopul pentru care a fost conceput acest prototip , în figura nr. 7 se prezintă primul calificator , urmat de cel de-al doilea calificator în figura nr. 8 , iar în figura nr. 9 se prezintă attribute care pot fi alese pentru cel de-al treilea calificator . În figura nr. 10 și în figura nr. 11 se introduce date cu privire la vechimea colaborări și durata de creditare , iar în figura nr. 12 se introduce valoarea chiziției pe care dorește să o facă clientul . În figura nr. 13 se afisează raportul cerut care conține „sfatul“ dat de prototipul realizat către directorul comercial , iar în ultima figura li anume figura nr. 14 ne este prezentată cum s-a ajuns la acest „sfat“ .

3.5 Protecția informațiilor privind activitatea cu clienții

La S.C AUTOTRANS S.A Iași , Consiliul de administrație a formulat declarația politici de organizare a societății din care reiese :

Importața resurselor informaționale pentru atingerea obiectivelor strategice ;

Formularea clară a sprijunului acordat tehnologiilor informaționale în cadrul societății;

Angajamentul consiliului de administrație de a autoriza și coordona activitățile dedefinire a standardelor , procedurilor și normelor de securitate de pe nivelurile inferioare .

Pe lângă declarația politici de securitate la nivelul consiliului de administrație , unitatea are și politici obligatorii , politici recomandate și politici informative .

Politicile obligatori sunt politicile de securitate pe care organizația este obligată să le implementeze ca efect al reglementărilor și a altor prevederi legale . Aceste politici au următoarele scopuri de bază :

Asigurarea faptului că procedurile standard din domeniul de activitate sunt urmate ;

Oferirea încrederii că se urmează standardele și politicile de securitate din domeniul de activitate .

Politicile recomandate nu sunt obligatorii, dar acestea sunt susținute puternic cu prezentarea consecințelor în cazul înregistrării de esecuri . Organizația este direct interesată ca toți angajați acesteia să i-a în considerare aceste politici ca fiind obligatorii ; Angajași vor fi riguros controlați prin astfel de politici definindu-li-se rolurile și obligațiile în cadrul societății .

Politicile informative au rolul de informare a cititorilor , printer ei aflându-se și parteneri societăți , fie ei interni sau externi .

Elementele pe care le au în comun totate politicile de securitate sunt :

Domeniul de apliucare ;

Declararea politicii ;

Responsabilități ;

Consecințe;

Monitorizare ;

Excepțiile .

Politicile de securitate ale societăți comerciale AUTOTRANS S.A Iași , sunt component ale programului , acest program răspunde la cinci obiective cum ar fi :

Abilitatea de a preveni accesul la valorile patrimoniale ale unități ;

Asigurarea că toate politicile , standardele și normele corespund cu intenția organizației pentru protejarea valorilor informaționale patrimoniale ;

Detectarea de intruși din sistem și luarea măsurilor corespunzătoare ;

Investigarea prin folosirea de tehnici adecvate pentru a se obține informații despre posibili intrusi din sistem ;

Continuitatea prin posibilitatea de a garanta funcționarea neîntreruptă .

Unitatea folosește pe lângă politicile obligatorii , recomandate , informative și altele , ca de exemplu :

Politica protecției informațiilor .

Prin această politică se aduc la cunoștință utilizatorilor condițiile prelucrării , stocării și transmiteri de informați sensibile . Scopul acestei politici este acela de a asigura protecția informațiilor într-un mod cortespunzător impotriva modificărilor sau dezvăluirii neautorizate .

Această politică este semnată de toți angajați și prevede :

Nivelurile de sensibilitate ale informațiilor ;

Persoanele care au acces la informațiile sensibile ;

Modul în care informațiile sensibile pot fi stocate și transmise ;

Nivelurile de informați sensibile care pot fi listate pe imprimante publice ;

Modul în care trebuie să fie șterse informațiile sensiblie de pe diferite suporturi .

Politica managmentului parolelor

Politica managmentului parolelor este inima politicilor de securitate în cadrul societăți . Această politică reglementează problemele legate de exprirarea parolelor , de lungimea lor dar și alte verificări care sunt necesare .

Recomandările acestei politici sunt :

Lungimea minimă a parolei este de cel puțin opt caractere ;

Parolele nu trebuie să fie un cuvânt ;

Parola trebuie să fie rezultatul unei combinații de litere și simboluri specific ;

Parola trebuie să expire după o durată de timp ;

Parolele administratorilor de rețea trebuie să expire după o perioadă de timp ;

Parolele administratorilor de rețea trebuie să fie mai lungi și să aibă o durată de viață mai scurtă ;

Parolel din organizație trebuie să fie diferite de cele din sistem ;

Trebuie păstrată o listă cu toate parolele vechi pentru a putea impiedica reutilizarea lor ;

Parolele utilizatorilor noi trebuie să fie unice și greu de ghicit .

Politicile de securitate trebuie respectate de către toți membri organizației, deoarece nerespectarea acestora ar putea duce în defavoarea organizației .

În condițiile dezvoltări noilor aplicații : internet , extranet și comerț electronic constatăm că o atenție deosebită se acordă securității rețelelor , poate de aceea cei mai căutați sunt furnizori de servicii informaționale care dețin tehnologiile și cunoștințele necesare asigurării securități informațiilor .

Acum pe piață se găsesc toate elementele component necesare asigurării securității cum ar fi : identificarea , autentificarea , certificarea digitală , securitatea perimetrului , criptarea VPN , disponibile sub forma unor pachete integrate , fie a unor service singular .