Prezentarea Procesului de Negociere a Contractului de Vanzare Cumparare Internationala Incheiat Intre Firma Vodafone Romania S.a. Si Natex Decor din Bulgaria cu Reprezentanta Deschisa Si In Romania

INTRODUCERE

Pentru aceasta lucrare de licență am optat pentru conceptul de negociere in afaceri internaționale, pentru că este un domeniu complex, dinamic, care face o diferență fundamentală între persoanele care rezistă în acest domeniu și cele care nu pot rezista. Procesul de negociere este prezent din ce în ce mai des în zilele noastre, însă puțini oameni înțeleg cu adevărat ce înseamnă o negociere sau ce trebuie făcut pentru ca un proces de negociere să se încheie satisfăcător pentru ambele părți. Comunicarea este elementul cel mai important în acest proces, dar și folosită necorespunzător poate duce la încheierea negocierii într-un timp foarte scurt. Negocierea este procesul prin care obținem ce dorim de la cei care vor ceva de la noi. Este un proces de rezolvare a unui “conflict” apărut între două sau mai multe părți în cadrul căreia acestea își modifică pretențiile pentru a se ajunge la un compromis. Totodată cele două părți realizează un proces dinamic în care fiecare are obiectivele sale proprii și discută împreună pentru a ajunge la o înțelegere satisfăcătoare pe baza interesului comun.Teoria acestui process se bazează pe domeniul psihogiei și sociologiei sociale mai exact pe segmental care studiază comportamentul uman în diferite situații sociale.

Tema pe care doresc să o prezint este destul de dificilă datorită diversității direcțiilor și domeniilor în care poate fi folosită negocierea, tocmai din acest motiv există păreri diferite ale specialiștilor care abordează aceste activități în funcție de domeniul în care își desfășoară activitatea.Termenul de negociere duce la idea de comerț sau de tranzacție unde se discută pentru a se soluționa un conflict. Puterea pe care o reprezintă procesul de negociere constituie totalitatea mijloacelor pe care negociatorul poate să le folosească în vederea obținerii unei soluții convenite de echipa de negocieri.

HERB COHEN definește puterea ca fiind 1,,capacitatea de a atinge scopuri, de a exercita un anumit control asupra oamenilor, situațiilor și a ta însuți”. Puterea negociatorului constă în imaginea pe care acesta reușeste să o inducă celorlalți în ceea ce privește acțiunile sale despre care din urmă ar putea crede că i-ar afecta în vreun fel anume.

Interesul meu pentru negocierea comercială se datorează domeniului în care activez din anul 2007 în care m-am confruntat cu diferite situații în care negocierea a fost un punct forte în tratarea obiecțiilor și în realizarea procesului de vânzare. Totodată vreau să duc compania în care activez la un nivel mai înalt datorită experienței pe care am acumulat-o în mai multe tipuri de vânzări iar ideile pe care le am la nivel național pot genera încasări foarte generoase. Pentru această companie vreau să le cresc veniturile, să le oferim clienților o experiență mult mai eficientă și să le demonstrăm că pentru noi contează cel mai mult ca ei să fie mulțumiți de toate serviciile s-au consultanțele oferite. Vreau să le ofer și angajațiilor o experiență unică, în așa fel încât în această companie să existe o familie, iar în momentul în care se vor gândi la o altă opțiune să cântărească foarte mult pentru ei ce le-a oferit Vodafone. Lucrarea este structurată pe patru capitole. Primele trei capitole reprezintă secțiunea teoretică, unde este prezentată negocierea, ce reprezintă comunicarea în acest proces iar în capitolul trei cum este pregătită o astfel de negociere. În primul capitol am descris conceptul de negociere, din ce este formată negociere, trăsăturile acesteia și tipurile ei.

Capitolul doi este dedicat comunicării, împreună cu tipurile stilurile și barierele care pot apărea în negocierea comercială internațională.

Capitolul trei prezintă derularea și pregătirea negocierilor comerciale, din ce este formată o echipă de negociere și documentația necesară unei astfel de acțiuni. Acest capitol ocupă cea mai mare întindere din cadrul lucrării. Am avut în vedere și faptul că acest subiect este foarte des întâlnit în viața de zi cu zi aproape la orice pas pe care îl facem.

Capitolul patru este dedicat studiului de caz pentru care am ales ca subiect „Derularea procesului de negociere între societatea Vodafone Romania SA și societatea Natex Decor din Bulgaria cu punct de lucru deschis în România.”

Am analizat poziția companiei din documentațile găsite pe site-ul oficial și m-am întâlnit cu șeful echipei de negocieri al companiei Vodafone pentru a afla informații despre modalitatea lor de negociere. Referitor la firma Natex Decor, fiind deschisă nou în complex comercial, în București mi-am luat libertatea de a merge direct la sursă pentru a afla poziția lor raportat la oferta făcută și modul de a trata în general oferte propuse de alte companii sau furnizori de servicii.

Secțiunea „concluzii” cuprinde sinteza acestei lucrări și rezultatele obținute în urma analizei studiului de caz.

CAPITOLUL 1 CONCEPTUL DE NEGOCIERE ÎN AFACERILE INTERNAȚIONALE

CONCEPTUL DE NEGOCIERE ÎN AFACERILE INTERNAȚIONALE

1.1 ELEMENTE DE TEORIA NEGOCIERII

Deși pare neobișnuit , procesul de negociere este prezent in toate aspectele existenței noastre . Negociem oricând, orice si aproape cu oricine . Negocierea este prezenta in toate aspectele existenței noastre sub o multitudine de forme și se realizează într-o diversitate de domenii și este cunoscuta pe plan local, național și internațional .

Totodată negocierea este considerată o artă , datorită talentului nativ si o ștință cu reguli, intrumente și pârghii specifice care sunt dobândite prin experiență si învățare .

Teoria negocierii aparține domeniului sociologiei și psihologiei sociale, mai precis segmentului care studiază comportamentul uman în diferite situații sociale. Negocierea nu este o descoperire modernă și nu aparține exclusiv al contemporaneității. Peste tot în lume și în toate timpurile, oamenii nu și-au impus unilateral voința, ci au căutat soluții în comun, respectiv, soluții negociate. Omenirea a înțeles demult că negocierea reprezintă cel mai sigur mijloc de rezolvare a conflictelor de interese, constituindu-se în cea mai nobilă formă de comunicare interumană. În istoria vechilor popoare, negocierea și negociatorii au jucat un rol important, despre care fac mențiune documentele vremii.

Termenul de negociere provine din Roma antică – “negotium” care înseamnă “negoț sau afacere “. Termenul respectiv desemna acea activitate depusă de cetățenii liberi ai imperiului, oameni bogați dar nu și nobili, prin care aceștia dobândeau bunuri fără un efort fizic deosebit, utilizând cu abilitate comunicarea verbală si uneori în scris cu ceilalți.

Dicționarul explicativ al limbii române ne definește negocierea ca fiind 2“o acțiune prin care se tratează cu cineva încheierea unei convenții economice, politice, culturale,etc.” . Deasemenea dicționarul diplomatic consideră că negocierea “constituie un proces de abordare a unei probleme, a unui diferend, a unei situații conflictuale prin mijloace pașnice, de ințelegere directă, in scopul promovării sau înfăptuirii unui acord între părți, al îmbunătățirii raporturilor dintre ele, al reducerii tensiuniisi fricțiunilor dintre acestea și soluționării unui interes comun”.

Putem spune că negocierea este o forma generică de luptă retorică și de confruntare cu argumente și probe, purtată între doi sau mai mulți parteneri cu interese și opinii complementare, care doresc să ajungă la un acord reciproc avantajos. Ea permite crearea, menținerea sau dezvoltarea unei relații interumane,în general, și a unei relații de afaceri, în particular.

Multă vreme negocierea a fost percepută ca un instrument de rezolvare a unor divergențe intervenind doar atunci când acestea începeau să se manifeste. Inițial domeniile care implicau negocierea erau cel militar, politic și comercial. În prezent, concepții referitoare la negocierii au evoluat spre considerarea acesteia ca un instrument managerial, ca un instrument de dialog și ca un instrument de progres.

Având in vedere cele menționate mai sus putem spune că prin negociere se înțelege un complex de procese, de activițăți constând în contacte, întâlniri, tratative, consultări, desfășurate între doi sau mai mulți parteneri în vederea ajungerii la o înțelegere reciproc avantajoasă. Mai concret, negocierea reprezintă o formă de comunicare între parteneri, un proces de tatonări, discuții, schimburi de opinii în vederea realizării unui acord de voință.

Condițiile necesare pentru demararea unui proces de negociere sunt :

Existența unui conflict de interese în raport cu un obiect, manifestat de cel puțin două părți.

Existența dorinței și interesului părților în a ajunge la un acord scop în care sunt dispuse să facă, reciproc, concesii.

Posibilitatea declanșării unui proces de comunicare, de transfer de informații și de înțelegerea lor, între persoanele implicate. Comunicarea se face în toate modalitațiile proprii acesteia: verbală, non-verbală, scrisă, simbolică etc.

Lipsa unor reguli și proceduri prestabilite și obligatorii care să reglementeze o anumită stare de fapt sau lipsa unei autorități situate deasupra părților care soluționează conflictul de interese peste voința acestora. Astfel, părțile sunt nevoite să caute si să creeze, în comun, condițiile de realizare a unui acord reciproc avantajos.

În concluzie, NEGOCIEREA poate fi definită ca fiind un proces comunicativ dinamic, activ, de ajustare și armonizare a pozițiilor, prin care două sau mai multe părți, cu interese și obiective proprii, pot ajunge la o întelegere reciproc satisfacătoare.

1.2 STRUCTURA CONCEPTUALĂ A PROCESULUI DE NEGOCIERE

Procesul de negociere are o structură duală: o structură pasivă care se referă la relațiile ce se stabilesc între elementele stabile ale procesului si o structură dinamică care se referă la relațiile ce se stabilesc între elementele ajustabile,active ale procesului.

1.2.1 STRUCTURA PASIVĂ A PROCESULUI DE NEGOCIERE

Procesul de negociere presupune existența următoarelor elemente:

Mediul de negociere;

Obiectul supus negocierii;

Domeniile de interes;

Obiectivele (convergente și divergente) ce se constituie prin raporturile pe care le stabilesc părțile interesate cu mediul de negociere și cu obiectul negocierii.

Obiectul supun negocierii (bunuri, servicii, informații,etc.) este elementul principal al structurii pasive a procesului care declanșează conflictul de interese între părțile angajate în negociere, reprezentând în acelaș timp și obiectul intențiilor și dorințelor acestora. Acest element va constitui scopul final al procesului de negociere. Dacă nu există un obiect de negociat, negocierea nu va avea loc.

Domeniile de interes ale părților implicate în procesul de negociere reprezintă elementele fundamentale pe baza cărora se constituie interesele, se definesc obiectivele și se declanșează sau nu un proces de negociere.

Fiecare parte implicată în proces își configurează un domeniu particular de interese. Deoarece fiecare parte privește de pe o poziție proprie obiectul supus negocierii, care este inclus în domeniul de interese, acesta va avea pentru fiecare parte o importanță diferită.

3Obiectivele pe care și le propun părțile interesate pot fi convergente sau divergente.

Convergența și divergența între obiective derivă din poziția acestora în raport cu obiectul supus negocierii. Conflictul de interese apare ca rezultat al proiectării obiectivelor proprii părților angajate asupra obiectului supus negocierii.Obiectivele convergente induc necesitatea soluționării conflictului prin negociere, în timp ce obiectivele divergente impun părților ajustarea și armonizarea pozițiilor prin acordarea de concesii și realizarea unor compromisuri.

1.2.2. STRUCTURA DINAMICĂ A PROCESULUI DE NEGOCIERE

Negocierea presupune prezența și acțiunea unor participanți la negociere și a elementelor pe care aceștia le relaționează, astfel:

PARTICIPANȚII la procesul de negociere se constituie în:

Părțile interesate sunt persoanele care angajează, manifestă și susțin interese în raport cu obiectul supus negocierii;

Negociatorii sunt persoanele care activează în scopul îndeplinirii unor obiective care satisfac interesele părților.

Cu toate că între cele doua roluri există o separare netă, de cele mai multe ori, mai ales atunci cand este vorba despre negocieri interpersonale, părțile interesate sunt și negociatorii de fapt ai intereselor lor.

Atunci când obiectul neciabil dă naștere unor interese majore este absolut necesar să se recurgă la negociatori specializați. Totodată atunci cand negocierile se poartă între instituții, între organizații, negocierile sunt susținute de către persoane specializate, de către negociatori, ca reprezentanți ai părților.

ELEMENTELE relaționate de participanții la negociere sunt :

Interesul fiind expresia dorinței părții interesate de a obține obiectul supus negocierii(bunuri, servicii, informații, etc.);

Obiectivul negocierii urmărește obținerea unor câștiguri satisfacătoare, pe baza unei formule de compromis;

Limita inițială a negocierii reprezintă poziția declarată inițial de fiecare parte(sau negociator), care să asigure un spațiu cât mai mare și divers de manevră;

Limita finală a negocierii reprezintă poziția ultimă acceptată de fiecare parte(sau negociator) ca fiind rezonabilă și acceptabilă, astfel încât să includă un spațiu în care obiectul supus negocierii să fie conținut total sau parțial și care să satisfacă obiectivele părților interesate.

Spațiu de negociere – totalitatea circumstanțelor și aspectelor considerate ca fiind proprii obiectului negocierii, pe care fiecare parte este gata să le aducă in discuție și pentru care a pregătit argumente și tactici de promovare și susținere a intereselor.

În ce privește interesele , acestea pot fi :

Interese negociabile:

Comune – interesele ce sunt recunoscute și susținute de fiecare parte și reprezintă punctul de echilibru pe termen lung.

Specifice – fiecare parte are interese proprii, diferite, cel mai adesea opuse celeilalte părți, dar care sunt posibil a fi negociate.

Interese non-negociabile sunt dictate de o serie de norme economice, politice, etice, ale unor comunități care pot avea caracter imperativ în procesul de negociere, fiind recunoscute și respectate de fiecare parte. Este posibil ca acestea să nu reprezinte decât prejudecăți ale uneia sau alteia dintre părțile implicate in negociere;

Interese reale – interesele manifestate și acceptate de fiecare dintre părți ca fiind juste și ajustabile în procesul de negociere, care pot fi armonizate pe baza tratativelor și delimitate pe baza compromisurilor și concesiilor făcute; aceste interese sunt rareori declarate în procesul de negociere.

Dacă părțile implicate au aceleași interese, negocierea nu se justifică, pentru că orice negociere are la bază un dezacord, oricăt de mic, care poate fi identificat și adus în discuție în raport cu un obiect ce poate fi negociat.

TRĂSĂTURI CARACTERISTICE PROCESULUI DE NEGOCIERE

Negocierea poate fi descris ca un fenomen social careeste realizat in baza comunicarii intre oameni sau între părțile participante la negociere, în particular. Procesul de negociere se subscrie comportamentului uman, fiind realizat de oameni, fiecare participant fiind caracterizat prin capacitățile sale psihice și intelectuale și de experiență pe care a acumulat-o în timp. Faptul că negociatorul nu este o persoană izolată de societate plasează procesul de negociere în contextul social.

Negocierea este un proces organizat. Acest proces se concretizează într-un ansamblu de inițiative, contacte și confruntări între partenerii de afaceri, acțiuni care sunt supuse unor reguli și uzanțe statornicite din punct de vedere juridic, economic, politic și cultural. Negocierile sunt purtate pe baza unor principii, proceduri și tehnici bine determinate, într-un cadru mai mult sau mai puțin formal și sunt purtate de negociatori calificați, care pot angaja firmele din punct de vedere juridic. Participanții la negociere sunt obligați să respecte o serie de cerințe de ordin procedural, comportamental și deontologic.

Negocierea este un proces competitiv prin care părțile urmăresc realizarea unui acord prin care să asigure obținerea unor avantaje proprii în aceleași timp cu satisfacerea intereselor comune.

Prin negociere trebuie să se ajungă la un consens, nu la o victorie unilaterală. În ciuda aspectului competitiv, în negociere există mai curând parteneri decât adversari.

În acelaș timp, procesul de negociere necesită multă diplomație și autocontrol din partea negociatorilor pentru a se evita transformarea competiției in confruntare și pentru a se ajunge, în final, la poziția de echilibru reciproc avantajoasă.

Negocierea mai reprezintă un proces de interacțiune și de ajustare și armonizare a intereselor distincte ale părților în așa fel încât, acord de voință să devină reciproc avantajos. Negocierea comercială nu este ca un joc cu sumă nulă în care o parte câștigă, iar cealaltă pierde. În general, toate părțile implicate în negociere pot avea de câștigat și nimeni nu pierde.

Negocierea este un proces cu finalitate precisa care presupune armonizarea intereselor părților. Partenerii de negociere (niciodată adversari) trebuie să încheie procesul de negociere cu satisfacția că au realizat maximum posibil din ceea ce se putea realiza. În final, ceea ce contează sunt rezultatele negocierii și atingerea unei stări de echilibru reciproc avantajoasă.

4Punctul focal al întregului proces de negociere îl reprezintă realizarea unui echilibru stabil, recunoscut și acceptat, între domeniile de interes, prin medierea pozițiilor părților.

Fără armonizarea pozițiilor părților, fără obținerea unui acord de profunzime pe termen lung între acestea, conflictul de interese nu este stins, negocierea încheindu-se cu un eșec care transformă dezacordul inițial într-o poziție de conflict irevocabil.

1.4. PRINCIPIILE DE BAZĂ ALE PROCESULUI DE NEGOCIERE

La baza oricărui proces de negociere stau o serie de principii printre care se numără:

1. Principiul schimbului. Fiecare participant la negociere își dorește să își manifeste interesele și să își îndeplineasca obiectivele. În consecință, în negocierile comerciale internaționale câștigul este asigurat dacă se există șanse de câștig și pentru partener ceea ce se traduce prin faptul că fiecare parte face concesii față de poziția declarată inițial.

În virtutea acestui principiu se presupune că fiecare dintre participanții la negociere este îndreptățit să își atinga obiectivele și că fiecăruia i se recunosc ca fiind legitime interesele și dorințele pe care le manifiestă și urmarește.

Principiul schimbului presupune ca fiecare parte să-și cunoasca propriile obiective, să intuiască obiectivele partenerului și să-și ierarhizeze interesele în funcție de importanța lor.

Flexibilitatea este caracteristica de baza a acestui principiu. Faptul că fiecare parte recunoaște dreptul celeilalte părți cu privire la manifestarea interesului în legatură cu obiectul supus negocierii nu înseamnă, neapărat, modificarea relației pe care partea interesată o întreține cu obiectul respectiv. Tehnicile și practicile de negociere în baza principiului schimbului se manifestă, în practică, pe o plajă foarte largă.

2.Principiul reciprocității – în mod axiomatic, orice proces de negociere are la bază un dezacord. Nici amploarea, nici natura dezacordului nu au importanță majoră în negociere, importantă este existența acestuia. Singura condiție cerută din perspectiva dezacordului care stă la baza procesului de negociere este cea legitimității exprimării intereselor. Dacă un subiect supus negocierii polarizează interese ce pot fi asumate de oricare dintre părție implicate, în egală măsură, atunci orice parte angajată în negociere are o angajare legitimă.

Concesia, colaborarea și întelegerea obiectivelor partenerilor de negociere reprezintă elemente deosebit de importante ale negocierii guvernate de principiul reciprocității.

Acest principiu necesită o confirmare continuă a legitimității, pentru că orice drept câștigat de una dintre părți repune în discuție drepturile celeilalte părți, în virtutea acestui principiu.

3. Principiul preemțiunii – se referă la momentul de oportunitate a negocierii. Negocierea trebuie să preceadă și nu să fie ulterioară schimbului, partajării, transferului obiectului supus negocierii.

Negocierea nu se mai poate purta în aceleași condiții dacă între momentul manifestării interesului față de obiectul supus negocierii și cel al începerii procesului de negociere raporturile și relațiile pe care le întrețin părțile participante la acest proces se schimbă radical. Principiul preemțiunii este corelat cu ideea de oportunitate a negocierii.Negocierile care nu respectă principiul preemțiunii, întotdeauna, se finalizează cu insatisfacții din partea uneia părți, dacă nu din a ambelor.

4. Principiul listei de criterii – conform acestui principiu, analiza și inventarierea situațiilor de dezacord se face pe baza unei liste de criterii care ierarhizează satisfacere a intereselor. Listele de criterii cuprind elemente care caracterizează natura și conținutul dezacordului, algoritmii de negociere, tendințele conflictului de interese.

Aceste liste de criterii odată acceptate devin principii în baza cărora se desfășoară negocierile. Există posibilitatea ca listele de criterii să fie revizuite chiar în urma proceselor de negociere care le utilizează.

Acesta rămâne principiul care permite părților să stabilească prin acord mutual mijloace ce le vor reglementa intențiile de o manieră cât mai obiectivă, demonstrând că dincolo de interesele pe care le delimitează și le separă sunt chestiuni fundamentale la care consimt în egală măsură și care stabilizează mediul de negociere, dând permanent cosistență și sens obiectului negocierilor.

5.Principiul acordului – în general, negocierea se consideră încheiată după ce părțile au ajuns într-un punct de echilibru reciproc avantajos. Finalul constă în stabilirea unui acord de principiu concretizat într-un contract, un acord, o înțelegere, o convenție, un protocol, sau alt document. Acordul de principiu este caracterizat de încrederea între părți. În consecință pot fi întâlnite situații în care părțile care au încheiat un acord de principiu, nu vor redacta niciun document scris. Acordul de principiu finalizat fără documente scrise este caracteristic negocierilor efectuate în interiorul unor comunități caracterizate de legături puternice de cooperare și de principii de etică morală și profesională stricte și în acelaș timp bazate pe coduri de onoare sau norme etice ferme. Obligațiile ce decurg dintr-un astfel de acord nu pot fi declinate de niciuna dintre părți, deoarece înțelegerea nu poate fi anulată, chiar dacă nu este stipulată în scris și este încheiată fără martori.

6.Principiul abilitării – când părțile nu se implică în procesul de negociere, atunci, ele recurg la echipe de negociatori specializați.

Aceștia sunt persoanele abilitate sau mandatate să reprezinte interesele părților, scop în care formulează obiectivele și planul general de negociere și urmărind îndeplinirea lor. Încrederea între angajator și negociator este esențială.

Abilitatea și capacitatea de a negocia necesită îmbinarea uor predispoziții naturale sau învățate, raționale sau intuitive, pe care le utilizează negociatorul pentru a avea succes în negocieri. Aceste capacități nu asigură însă, în mod neapărat, succesul. Ele reprezintă doar fundamentul pe care se construiește capacitatea de a negocia. Îndemânarea si priceperea de a opera subtil cu adevăruri și cu aparențele acestora, cu amenințări și cu ademeniri, cu încurajări și cu descurajări reprezintă abilitatea unei persoane care are capacitatea de a negocia.

Capacitatea de a transforma obiectivele propuse în realități asumate de ambele părți reprezintă cea mai importantă capacitate a negociatorilor.

1.5 TIPURI DE NEGOCIERE

Negocierea se constituie într-o succesiune de activități care cuprinde :

Prezentarea propriei poziții;

Cunoașterea și stabilirea poziției celeilalte părți;

Evaluarea acestor poziții;

Prezentarea argumentelor de către ambele părți;

Urmărirea cu atenție a contra-argumentelor părții opuse;

Efectuarea unor judecăți imparțiale cu privire la argumente și contra-argumente, eventuale concesii și contra-propuneri care duc, în final, la o înțelegere reciproc avantajoasă pentru ambele părți implicate în negociere.

Negocierile pot fi de mai multe tipuri : cooperative, conflictuale sau obiective, astfel :

În negocierea cooperantă scopurile părților nu se exclud reciproc, respectiv, câștigul uneia dintre părți nu se face neapărat în detrimentul celeilate părți. Există posibilitatea ca ambele părți să-și atinga scopul. În cazul acesta se scoate în relief interesul comun ( win-win).

Se practică toleranța, reciprocitatea, propunerea unor oferte stimulative, promisiunea făcută cu bună credință etc.

În negocierea conflictuală se pleacă de pe poziții de fortă, neexistând un câștig comun (win-lose). Scopurile uneia dintre părți sunt, de regulă, în conflict cu scopurile celeilate părți. Câștigul uneia dintre părți reprezintă pierderea celeilalte. În astfel de negocieri domină polemica, devierea subiectului, descalificarea, manevrele de disimulare, de culpabilizare, demostrația de forță prin intimidare etc.

Negocierea obiectivă este orientată în totalitate înspre încheierea acordului. Astfel, se evită sau se depășesc tensiunile, se manifestă creativitate în propunerea de soluții și o largă înțelegere către argumentele partenerului.

În funcție de domeniile în care se realizează, negocierea poate fi : diplomatică; economică; socială etc.

Ținând cont de specificul juridico-politic al părților, negocierea poate fi : interguvernamentală, caz în care se urmărește încheierea înțelegeri politice, de acorduri, de convenții, de alte acte diplomatice sau economice care vizează, în esență, instituirea cadrului instituțional și juridic de desfășurare a relațiilor dintre state și neguvernamentală în care obiectivul principal al negocierii îl constituie încheierea unor contracte și acorduri de cooperare între organizații sau alte tipuri de parteneri. În acest caz, negocierile vizează atât încheierea de noi contracte sau acorduri, cât și modificarea, completarea sau prelungirea unora deja existene.

"Din puncte de vedere al numărului participanților, negocierile pot fi bilaterale și multilaterale."

1.6 CONCEPTUL DE NEGOCIERE COMERCIALĂ INTERNAȚIONALĂ

1.6.1 ASPECTE GENERALE

Negocierea s-a impus ca unul dintre cele mai importante atribute ale contemporaneității care a căpătat o importanță deosebită în toate domeniile vieții internaționale, mai ales în afacerile economice internaționale.

Negocierea comercială internațională prezintă patru caracteristici specifice :

Importanța factorilor culturali – procesul de negociere este, în mod evident, abordat diferit în funcție de țara de origine a negociatorilor și de cultura căreia îi aparțin. Pentru un negociator este foarte important să cunoască caracteristicile naționale ale partenerilor străini cu care se angajează în negocieri, să înțeleagă că partenerul nu acționează identic cu el însuși. Dacă în negocierile comerciale purtate la nivel național, negociatorul percepe, încă de la debut, o identitate culturală comună, putând începe imediat să discute afaceri, în negocierile comerciale internaționale intervine diferența generată de apartenența la culturi diferite, ceea ce obliga negociatorul să se orienteze către cultura străina, să identifice trăsăturile distinctive ale acestei culturi și diferențele față de cultura sa de origine pentru a putea identifica setul de credințe și valori care-l guvernează pe partener.

Diversitatea considerabilă a contextelor – fiecare negociere are un context original de desfășurare în funcție de circumstanțele particulare care nu pot fi niciodată perfect identice. Acest lucru îi conferă unicitate. În negocierilec comerciale internațională face să intervină numeroși actori de natură și statut diferit deoarece , pe de o parte, nu mare număr de negocieri comerciale internaționale se realizează prin intermediul terților, în special statul și administrațiile locale, iar, pe de altă parte negocierea este deseori influențată de negocierile paralele sau rivale. Esențial este faptul că negocierea este deseori influențată de negocierile paralele sau rivale. Esențial este faptul că negocierea se desfășoară deseori la mai multe niveluri, cuprinzând, eventual, nivelul diplomatic și politic. În general, aceste niveluri de negociere interacționează, obligând negociatorul să supravegheze evoluția negocierii globale fară însă a avea în toate cazurile cunoștiințe despre modul de desfășurare a negocierilor care se derulează în afara mediului său apropiat.

Exigență ridicată – gradul ridicat de exigență este generat de natura transculturală a negocierilor, de faptul că părțile interesate aparțin unor culturi diferite și, în consecință, nu împărtășesc același mod de a gândi, aceleași credințe și valori. La acestea se mai adaugă concurența acerbă care caracterizează, în prezent piața internațională, cât și costurile și riscurile ridicatre pe care le implică organizarea negorierilor comerciale internaționale.

La afirmarea și creșterea importanței și rolului negocierilor în schimburile comerciale internaționale contemporane au contribuit o serie de factori economici și social-politici, cum ar fi:

Negocierile servesc, eforturilor de a da răspunsuri la problemele complexe derivate din nevoia obiectivă de intensificare a cooperării dintre state și dintre organizațiile economice ce activează pe piața internațională.

Adâncirea diviziunii internaționale a muncii care a determinat creșterea numărului de parteneri amplasați în zone geografice diferite.

Posibilitatea alegerii dintr-un număr din ce în ce mai mare de tehnici de contractare și derulare a schimburilor economice la nivel internațional.

Adâncirea concurenței în condițiile în care oferta depășește cererea de mărfuri.

Accesul la resursele deficitare este posibil, în principal, printr-o colaborare reciproc avantajoasă între state, pe baza negocierii.

Negocierea comercială mai poartă și denumirea de negociere de afaceri. Pe plan internațional se vorbește atât despre negociere comerciala internațională, cât și despre negociere de afaceri internaționale.

NEGOCIEREA COMERCIALA INTERNAȚIONALĂ poate fi definită ca fiind : o acțiune întreprinsă de două sau mai multe părți, situate în țări diferite, cu obiective proprii, în cadrul unui proces dinamic de ajustare și armonizare a diferitelor idei și argumente, prin discuțiile dintre ele sau în cadrul unui schimb de corespondență, în domeniul relațiilor economice internaționale, având ca scop ajungerea la o înțelegere reciproc avantajoasă.

În concluzie în afaceri nu primești ceea ce meriți, ci ceea ce negociezi.În negocieri cel care câștigă nu este întotdeauna cel mai puternic, ci cel mai isteț, cel mai bine informat, cel mai creativ.

Denumirea atribuită în activitatea practică negocierilor comerciale internaționale este aceea de tratative comerciale.

La nivel guvernamental negocierile pot fi bilaterale sau multilaterale, iar la nivel de firme acestea sunt numai bilaterale.

În contextul actual, negocierea comerciala internațională este asociată cu calificativul de diplomați comerciala, formând cu aceasta un tot indivizibil.

DIPLOMAȚIA COMERCIALĂ este arta de a negocia într-o formă elegantă și convingătoare, amplificând importanța actului în sine, chiar solemnitatea lui, întărind sentimentul de respect reciproc între parteneri, astfel încât să se ajungă la înțelegeri ce pot fi puse în aplicare în avantajul reciproc al părților.

De asemenea, diplomație comercială presupune, cultură, bun-simț, corectitudine, înțelegere și demnitate.

1.6.2 PRINCIPIILE FUNDAMENTALE ALE NEGOCIERII COMERCIALE INTERNAȚIONALE

La baza negocierilor comerciale internaționale stau urmatoarele principii:

Inseparabilitatea negocierilor de activitatea comerciala generală

Procesul de negociere reprezintă o acțiune de durată, continuă, care focalizează atât acțiunile precontractuale, cât și tot ceea ce presupune rezolvarea, prin dialog a problemelor ce pot apare pe perioada de derulare a contractului.

Cunoașterea uzanțelor și normelor specifice comerțului internațional.

Fără a fi buni cunoscători ai mediului internațional de afaceri, mai ales în materie de legislație negociatorii nu pot să performeze la cote maxime.

Respectarea avantajului reciproc. Ficare tranzacție comercială internațională trebuie reciproc avantajoasă. Aceasta nu înseamnă, însă, ca fiecare parte să câștige la fel, lucru de altfel și greu de realizat. Dar fiecare, în intimitatea propriului său calcul, trebuie să aibă de câștigat din afacerea încheiată. Câștigul forțat, pe bază de înșelăciune a partenerului, se va solda, în final, cu pierderea definitivă a partenerului potențial și cu pierderea prestigiului firmei în mediul de afaceri.

Respectul si încrederea reciprocă. În procesul continuu al negocierilor, prin respect recuproc se înțelege, în primul rând respectarea strictăa angajamentelor asumate.consimțământul dat, nu poate fi retractat unilateral, fără a te compromite în lumea afacerilor. Respectul reciproc înseamnă și manifestarea receptivității la argumentele partenerului de negociere, a unui permanent de spirit de cooperare și de elasticitate rațională în găsirea de soluții reciproc avantajoase. Fără acestea, o negociedre poate fi compromisă încă din fazele preliminare.

Cooperarea în negociere. Aceasta presupune eliminarea, de către ambele părți a ideilor preconcepute, analiza comună a diferitelor ipostaze și argumente, pătrunderea reciprocă în esența argumentelor partenerului pentru a descoperi și a înțelege interele acestuia.

Operativitatea decizională. Negociatorul trebuie să manifeste, pe întreg parcursul procesului de negociere, inițiativă și curaj și, mai ales, trebuie să fie capabil să ia decizii ferme în momentele cele mai propice ale tratativelor.

Compesarea obligațiilor reciproce. Un negociator experimentat știe că orice concesie acordată fără o justificare logică, are în vedere dobândirea unui avantaj unilateral, în perspectivă, uneori greu de anticipat. De regulă, în comerț, nimic nu se dobândește gratuit.

1.6.3. Obiectivele negocierii comerciale internaționale

Obiectivele negocierii comerciale internaționale pot fi abordate atât la nivelul economiei unei țări, cât și la nivelul unei organizații economice sau firme.

Obiectivele generale ale negocierii comerciale internaționale sunt, în principal, următoarele:

Schimbul utilităților suplimentare interne cu utilități complementare externe. Acest lucru se exemplifică prin exportul de bunuri și servicii care prisosesc necesarului pieței interne și importul de bunuri și servicii deficitare pe piața internă.

Asigurarea cu comenzi. În acest sens, negocierea comercială internațională urmărește obținerea cu cei mai competitivi ca preț, calitate, termen de livrare, modalități de plată.

Urmărirea obținerii profitului maxim. Orice negociator urmărește obținerea profitului maxim. Este o preocupare firească a oricărei activități economice guvernate de legile economiei de piață. Întotdeauna va câștiga mai mult cel mai bine pregătit, excepție făcănd numai împrejurările conjucturale aleatorii.

Atragerea de investiții străine. Această necesitate apare în special în situația lipsei de capital autohton.

Plasarea capitalului autohton în alte țări. Prin acesta se urmărește o mai bună valorificare a capitalului comparativ cu condițiile oferite de piața internă.

1.6.4. Clasificarea negocierilor comerciale internaționale

Negocierii se delimitează, din punct de vedere al subiectului în trei categorii:

Negocierea instrumentelor juridice de politică comercială guvernamentală. Acestea se definesc ca fiind documente interstatale care reglementează, pentru un anumit interval de timp, raporturile economice dintre statele semnatare. Dintre acestea fac parte:

Acordurile de cooperare comercială și tehnico-științifică care negociază în numele guvernelor și sunt semnate de șefii de guverne, chiar de șefii de state sau de împuterniciții acestora. Ele reglementează modul de cooperare între organizațiile comerciale și modul în care statele le sprijină și să le acordă facilități de politică comercială. O atenție deosebită se acordă modului de sprijinire a colaborării tehnico-științifice.

Acordurile comerciale. Se negociază de către delegați ai ministerelor care coordonează politica comercială externă a țării. Acordurile comerciale se încheie pe perioade de unui sau pe mai mulți ani și reglementează sprijinirea de către stat a dezvoltării și intensificării schimburilor economice între țările semnatare.

Acordurile valutare. Se negociază de reprezentanți ai ministerelor de finanțe. Se remarcă a fiind mai importante: acordurile de credit, acordurile pentru evitarea dublei impuneri, etc.

Acordurile comisiilor mixte guvernamentale de colaborare comercială și tehnico-științifică. Rezultatele negocierilor acestor comisii sunt consemnate în instrumentele juridice de politică comercială.

Negocierea contractului de vânzare internațională.

Acest tip de contract face obiectul negocierilor comerciale între firme care au sediul în țări diferite. Ele acoperă o varietate de activități precum: contracte, închiriei, acorduri de cooperare tehnică, leasing s.a.

Negocierea contractului de vânzare internațională reprezintă o formă particulară de negociere, determinată de existența, pe plan internațional, a unei nevoi de satisfăcut și de existența, în același timp, a unui produs sau a unui serviciu care trebuie vândut. Acordul are caracter comercial și se concretizează într-un contract de vânzare-cumparare internațional sau într-un parteneriat.

Negocierea contractului de vânzare internațională reprezintă confruntarea ofertelor făcute de partener. În toate cazurile, negocierea contractului de vânzare internațională presupune și o livrare de bunuri sau servicii.

Principalele trăsături caracteristice ale negocierii contractului de vânzare internaționala sunt:

Existența produsului/serviciului care face obiectul negocierii;

Existența atributelor produsului/serviciului respectiv: preț,calitate etc;

Existența specificațiilor produsului/serviciului care sunt atât economice (condiții de livrare, preț, condiții de plată etc.) cât și tehnologice ( specificații tehnice, servicii asociate etc.) și juridice ( clauze contractuale, acorduri etc.).

1.Negocierea litigiilor care pot apare din derularea instrumentelor juridice de politică comercială guvernamentală și a contractelor comerciale internaționale.

În textul acestor documente se stipulează posibilitatea negocierii litigiilor ivite în cursul derulării lor, respective posibilitatea soluționării lor pe cale amiabilă, iar în caz de nereușită, pe calea recurgerii la o instanță de arbitraj internațional.

Poate că în nicio altă împrejuare, diplomația comercială nu are o însemnătate mai mare decât în cazul negocierilor litigiilor și păstrarea bunelor relații. Este evident că partea care se grăbește să recurgă la serviciile arbitrajului internațional, până nu au fost epuizate, prin tratative, toate căile de rezolvare a litigiului, dovedește incompetență și incompatibilitate cu meseria de negociator.

"În concluzie, se poate aprecia că, dacă există vreun talent pe care ar trebui neapărat să-l dezvoltăm pe parcursul vieții, acesta îl reprezintă arta de a negocia, negocierea fiind considerată o „bătălie” pentru menținerea păcii în toate domeniile de activitate."

CAPITOLUL 2

COMUNICAREA ELEMENT FUNDAMENTAL ÎN NEGOCIEREA COMERCIALĂ INTERNAȚIONALĂ

2.1 SEMNIFICAȚIA COMUNICĂRII

  A negocia înseamnă a comunica. În sens larg, comunicarea reprezintă procesul în cadrul căruia se transmit și se recepționează mesajele ce conțin informația. Comunicarea este una dintre cele mai importante modalități prin care se pot lua decizii și se pot rezolva problemele specifice unei negociei. În acelaș timp, comunicarea mai poate reprezenta și sursa ce determină începerea negocierilor, discuțiilor, înțelegerilor sau încheierii unei afaceri .

Comunicarea, sub toate formele ei , construiește punți între negociatorii care exprimă opinii, fac propuneri, contestă, acceptă, resping, fac obiecții sau aduc competări si amendamente.  În consecință, negocierea nu se poate realiza fără inițierea și derularea unui proces comunicațional între părțile interesate. Comunicarea umană înseamnă curajul de a te oferi celorlalți fără teama secătuirii. Cine comunică se comunică, deoarece vine de la întâlnirea partenerului nu ca purtător de informații, ci de mesaje multiple și descifrabile. Este imposibil să nu comunici deoarece o faci, și atunci când spui că o refuzi, prin celelalte limbaje decât cel verbal. Spui mereu mai mult decât vrei. Distanțele dintre interlocutori, gesturile, obiectele proprii, posturile sunt exemple.

Comunicarea este o manifestare, o exprimare a noastră. Deoarece această exprimare a noastră satisface pe lângă o nevoie personală și una socială, a celorlalți, spunem că, și comunicarea trebuie învățată iar din suma cunoștințelor acumulate, rezultă educația comunicării care corespunde cu valoarea atitudinilor, comportamentelor prezente și viitoare. Comunicarea este unică tocmai datorită regulii dominante a irepetabilității. Nici o întâlnire nu poate fi reluată cu pretenția repetării ei întocmai. Toți factorii care au asigurat reușita sau nereușita nu se vor mai regăsi reuniți, așa cum mulți dintre cei absenți atunci vor apărea la reluare. Nici unul dintre participanți nu mai este același, deoarece au fost și sunt transformați de ceea ce s-a petrecut sau se petrece, de ceea ce nu s-a întâmplat sau se așteaptă să se întâmple. Sentimentele și măsura angajării precum și disponibilitățile lor diferă

         "În negocierea comerială internațională gradul de complexitate al procesului comunicațional este foarte ridicat datorită apartenenței părților interesate la medii culturale diferite." În acest caz, comunicarea trebuie să țină seama de valorile civilizației, de factorii economici, politici, naturali, religioși, specifici partenerilor de negociere, precum și de particularitățile individuale ale negociatorilor.

         Comunicarea, deși există dintotdeauna, a capătat o semnificație deosebită în zilele noastre datorită unui număr impresionant de factori, foarte diferiți, printre cei mai importanți numărâdu-se :

Succesele remarcabile din domeniul tehnologiei informației, fapt ce a condus  la accelerarea fără precedent a vitezei de circulație a informației și la facilitarea comunicării cu toate zonele lumii;

Preocuparea la scară planetară pentru rezolvarea problemelor, inclusiv a celor conflictuale, pe cale pașnică, ceea ce implică negocieri complexe care au ca principală cale de acțiune comunicarea;

Accentuarea interdependențelor economice, politice și culturale, ceea ce a dus la intensificarea negocierilor bilaterale și multilaterale.

În contextul accentuării a procesului de internaționalizare a vieții economice, politice și culturale,începând cu a doua jumătate a secolului al XX-lea ca și a intensificării procesului de globalizare, procese care presupun comunicarea rapidă prin folosirea unor procedee și tehnici noi sau prin modernizarea celor deja cunoscute, rolul comunicării crește considerabil, iar caracteristicile sale se schimbă semnificativ.

Termenul „comunicare” provine din limba latină și are semnificația de contact, relație, legătură, înștiințare, știre, veste, raport, precum și prezentarea într-un cerc de specialiști a unei contribuții personale într-o problemă, de regulă științifică.

Dicționarul Explicativ al Limbii Române definește procesul de comunicare astfel: „a face cunoscut, a da de știre, a informa, a înștiința, a spune”.

În general, comunicarea semnifică încercara de a stabili o legătură cu o persoană sau mai multe, de a pune în comun informații, idei, atitudini, de a le asocia, raporta sau de a stabili legături între ele.

2.2 PRINCIPII, OBIECTIVE ȘI FUNCȚII ALE COMUNICĂRII

Principii fundamentale ale comunicării

Nu se poate comunica în mod eficient fără a se ține seama de principiile care stau la baza unei comunicări optime. Printre acestea se numără:

Comunicarea este inevitabilă;

Non-comunicarea este imposibilă;

Comunicarea se dezvoltă pe două planuri și anume, planul conținutului și planul relației;

Comunicarea este un proces continuu ce nu poate fi abordat în termeni de cauza-efect sau stimul-răspuns;

Comunicarea se bazează atât pe informație în formă digitală (informație conținută de simboluri, spre exemplu – cuvinte), cât si pe informație analogică (informație conținută de stimulii non-verbali).

Comunicarea este ireversibilă;

Comunicarea implică raporturi de putere între parteneri, iar tranzacțiile(schimburile) care au loc între ei pot fi simetrice sau complementare, ceea ce înseamnă că idealul realizării unui raport de deplină egalitate între parteneri este, în mod practic, imposibil de atins.

Obiectivele comunicării

Obiectivele comunicării desemnează principalele puncte de vedere proprii și dorința comunicatorului de a atinge scopurile deja stabilite.

         Obiectivele generale ale comunicării sunt :

Să fim receptați (auziți sau citiți);

Să fim înțeleși;

Să fim acceptați;

Să provocăm o reacție, o schimbare de comportament sau atitudine .

Totodata, prin comunicare se urmărește ameliorarea imaginii de sine și dezvoltarea abilităților și competențelor de comunicator, negociator, moderator, mediator, etc. Nu toate persoanele au aptitudini deosebite de comunicare, unii se rezumă la transmiterea strictă a unor mesaje, în timp ce alții au capacitatea de a influența gândirea sau comportamentul persoanelor sau chiar a grupurilor de persoane cu care discută. Flerul și cunoașterea psihologiei individului sunt căi importante de creștere a competenței în comunicare, ca și arta retoricii și tehnica discursului.

Comunicarea trebuie să îndeplinească o serie de cerințe pentru a se putea atinge obiectivele propuse și pentru a se obține efectele dorite, astfel :

Să asigure o informare corectă și de actualitate;

Să formeze opinii în legatură cu subiectul discuției;

Să transmită idei și propuneri de la un membru la altul, atunci când comunicarea se face în cadrul unui grup;

Să permită luarea unor decizii pe baza informațiilor primite prin intermediul comunicării.

Funcțiile comunicării

Pentru a-și îndeplini scopurile sau obiectivele, comunicarea trebuie să îndeplinească o serie de funcții. Având in vedere diversitatea domeniilor în care se comunică și implicit a funcțiilor comunicării, specialiștii în domeniu au definit o serie de funcții generale ale comunicării, cum ar fi:

De informare;

De cunoaștere;

De instruire;

De convingere;

De influențare;

De protejare a convingerilor;

De afirmare a originalității.

"Știința comunicării reprezintă tehnicile și regulile care asigură ușurința și îndemânarea unei persoane de a transmite mesaje, informații, opinii, sfaturi, sentimente și gânduri către o altă persoană sau grup de persoane, direct sau prin intermediul unor metode și instrumente tradiționale sau moderne."

2.3 ABORDAREA SISTEMATICĂ A PROCESULUI DE COMUNICARE

Comunicarea are un rol esențial în relațiile socio-economice, de calitatea acesteia depinzând în mare măsură succesul în raporturile dintre indivizi sau dintre comunități de indivizi. Ea este unul dintre principalele mijloace prin care se pot rezolva problemele specifice unei negocieri, înțelegeri sau afaceri și prin care se pot lua decizii.

Prin comunicare se realizează un sistem de transmitere a unor mesaje care reprezintă procese mentale (concluzii,gânduri, decizii interioare, etc.) sau expresii fizice(sentimente, gesturi, etc.). Oamenii recepționează mesaje și le prelucrează pentru a le înțelege și, apoi, lansează mesaje pentru a fi înțeleși sau pentru a-și atinge anumite scopuri.

În opinia specialiștilor, sistemul de comunicare este compus din următoarele elemente: emițătorul, receptorul, mesajul, mijlocul de transmitere(canalul), codificarea, decodificarea, răspunsul, reacția inversă(feed-back), bruiajul(zgomotul din sistem).

Emițatorul și receptorul sunt considerate a fi componentele principale ale oricărui proces de comunicare. Mesajul și mijlocul de transmitere reprezintă instrumentele esențiale ale comunicării. Codificarea, decodificarea, răspunsul și feed-back-ul sunt funcții primare ale procesului de comunicare, iar zgomotul reprezintă elementul perturbator al sistemului.

Elementele sistemului de comunicare se definesc astfel:

Emițătorul este cel care transmite mesajul. Acesta poate fi o persoană, un grup de persoane sau o organizație.

Receptorul reprezintă, în fapt, punctul final al comunicării.El este partea care primește mesajul și poate fi, de asemenea, o persoana, un grup de persoane sau o organizație.

Mesajul este ansamblul de cuvinte, imagini și simboluri transmise de emițător. Un mesaj eficient trebuie să fie explicit, astfel încât să capteze atenția, să mențină interesul și să determine schimbarea de comportament.

Mijlocul de transmitere se definește prin canalele de comunicare prin care mesajul ajunge de la emițător la receptor.

Codificarea reprezintă operațiunea de aranjare a ideii ce urmează a fi transmisă într-o formă simbolică. Pentru ca mesajul să fie eficient, procesul de codificare a acestuia trebuie să fie corelat cu procesul de decodificare a sa.

Decodificarea este operațiunea prin care repectorul atribuie un înțeles simbolurilor codificate de emițător, respectiv transformarea lui în concepte și idei. De regulă, prin decodificarea mesajului ar trebui să se ajungă la același înțeles de la care a pornit emițătorul când a realizat codificarea. Acesta reprezintă punctul cel mai sensibil în procesul de comunicare în negocierea comercială internațională. Dacă rezultatul decodificării este diferit de ceea ce a fost codificat de emițător, comunicarea nu și-a atins scopul.

Răspunsul constă în reacțiile pe care le are receptorul după expunerea lui la mesaj. Există sute de răspunsuri posibile. Emițătorul trebuie să aibă abilitatea să genereze răspunsul care-i este favorabil.

Reacția inversă (feed-back) reprezintă acea parte a răspunsului dat de receptor emițătorului. El are rolul de a înștiința pe cel care comunică despre felul în care a fost acceptat mesajul său și oferă informații asupra modului în care ar putea fi schimbat acesta pentru a deveni mai eficient.

Bruiajul (zgomotul) reprezintă interferența sau distorsiunea neplanificată survenită în timpul comunicării, care face ca receptorul să primeasca un mesaj diferit de cel transmis de emițător.

În negocierea comercială internațională atât emițătorul cât și receptorul joacă un rol activ în transmiterea și recepționarea mesajului, comunicarea fiind participativă.

Pe tot parcursul procesului de comunicare, cu precădere în negocierea comercială internațională, există multe posibilități de distorsionare și pierdere a mesajelor. Din punct de vedere, suprapunerea domeniilor de experiență ale emițătorului cu cele ale receptorului din țara străină (sau invers) determină șanse sporite pentru eficientizarea comunicării. În condițiile în care negociatorul are o experiență redusă în comunicarea interculturală, nu cunoaște suficient caracteristicile și specificul cultural al partenerului, comunicarea cu succes va fi greu de realizat.

Efortul de a înțelege specificul cultural al interlocutorului este o etapă esențială în facilitarea unui proces de comunicare cu un grad de succes ridicat în negocierea comercială internațională. "Cu cât negociatorul înțelege mai bine specificul cultural al partenerului de negociere, cu atât este mai ușor să creeze simboluri verbale și non-verbale care pot fi codificate și decodificate în mod similar, dacă nu chiar identic de participanțiila negociere."

Comunicarea nu se încheie o dată cu preluarea sau receptarea mesajului. Informația poate exercita o influență efectivă asupra opiniilor, ideilor sau comportamentului celui sau celor care o receptează. Acest proces poartă numele de efect la comunicării și se bucură, în negocierea comercială internațională, de o atenție cu totul specială.

În concluzie, privită din perspectivă sistematică, comunicarea reprezintă un proces prin care un emițător transmite informația(mesajul) receptorului prin intermediul unui canal, cu scopul de a produce asupra receptorului anumite efecte.

Procesele fundamentale ale sistemului de comunicare sunt urmatoarele:

Categorizarea reprezintă procesul de percepere, învățare,memorizare și redare a informațiilor. Categorizarea se realizează prin simțuri ( vedere,auz,atingere) și prin educație și experiență.

Conceptualizarea este procesul prin care o persoană acorda un anumit sens unor semnale.

Simbolizarea reprezintă procesul de selectare a celor mai adecvate cuvinte, comportamente, gesturi etc., adică a tot ceea ce poate avea o implicație simbolică. Simbolurile sunt clasificate, din punct de vedere al exprimării, ca fiind de formă și de fond.

Organizarea constă în ordonarea și aranjarea informațiilor în timp și spațiu, în raport cu o serie de fenomene adiacente. Organizarea are în vedere o serie de aspecte circumscrise precum:

Dorința de a se obține, efecte imediate sau de perspectivă, ca urmare a transmiterii mesajului;

Gradul de implicare a factorilor emoționali și cognitivi;

Calitatea interlocutorilor;

Condițiile generale în care este transmis mesajul etc.

Operaționalizarea reprezintă transmiterea mesajului. Comunicarea presupune limbajul verbal și limbajul non-verbal, dar include și sentimente, tradiții, obiceiuri etc.

2.4 TIPURI DE COMUNICARE

Comunicarea interumană se realizează, în general, pe trei nivele și anume:

Logic (verbal), nivel care sesubdivide în:

Direct sau oral;

Indirect sau scris;

Nonverbal;

Paraverbal.

Conform opiniei specialiștilor, nivelul logic (al cuvintelor) reprezintă doar 7% din totalul actului de comunicare; 38% are loc la nivel paraverbal (ton, volum, viteză de vorbire etc.) și 55% la nivel nonverbal ( gesturi, mimică, dinamica mimicii, mișcări ale trupului etc.).

2.4.1 Comunicarea verbală în negocierea comercială internațională

Comunicarea verbală reprezintă ceea ce se comunică prin rostirea și descifrarea înțelesului simbolic al cuvintelor.

Cuvântul înseamnă limbaj verbal, simbolic, indiferent dacă este rostit sau scris.

Din acest punct de vedere, comunicarea scrisă este tot comunicare verbală pentru că se bazează tot pe limbajul cuvintelor. Expresia sonoră din oralitate este înlocuită cu expresia grafică a cuvântului scris. În concluzie, comunicarea verbală se realizează cu ajutorul cuvintelor spuse (verbalizare) sau scrise (scriptic).

2.4.1.1. Comunicare orală

Aceasta formă de comunicare are un rol primordial în cadrul negocierilor comerciale internaționale, fiind prezentă în toate etapele negocierii și tranzacției comerciale internaționale, respectiv: etapa de selecție, tratativele propriu-zise, perioada de redactare a clauzelor contractuale, cea de derulare, activitatea post-negociere, cât și din punct de vedere al conținutului, elementele esențiale ce fac obiectul negocierilor stabilindu-se, de obicei, prin dialog direct.

Oralitatea are uriașul avantaj că permite un joc logic și imediat al întrebărilor cu răspunsurile într-o derulare spontană și flexibilă, lucru dificil de realizat atunci când negocierile au loc prin comunicare scrisă sau prin alte tehnici.

Un al doilea mare avantaj al oralității este faptul că face posibilă dezbaterea și clarificarea pozițiilor la locul și la momentul potrivit.

Un al treilea avantaj al oralității este acela că asigură terenul cel mai fertil pentru manifestarea comportamentelor persuasive și manipulative.Oralitatea pune în valoare în cel mai înalt grad carisma și capacitatea de a convinge și influența partenerii de negociere.

În sfârșit, un alt avantaj privește libertatea de abordare a tratativelor, posibilitatea alegerii negociatorului și, dacă este cazul, posibilitatea schimbării lui, sau alternarea negociatorilor pe parcursul negocierilor.

Prin comunicarea orală sunt realizate o serie de activități, în cadrul negocierilor comerciale internaționale, printre care:

Obținerea și transmiterea de informații;

Elaborarea unor propuneri;

Exprimarea unor opinii, convergente sau divergente;

Stabilirea acordului și încheierea afacerilor sau a dezacordului, cu efectele sale de blocare a negocierilor sau de amânare a acestora.

În negocierile comerciale internaționale este necesară repetarea și sublinierea aspectelor convenite, orice acord trebuind să fie confirmat în scris în cel mai scurt timp posibil.

Dacă privim negocierea ca un proces prin care se construiesc punți între parteneri, comunicarea orală este caracterizată și prin posibilitatea lansăriipe parcursul negocierii a unor propuneri originale care în multe cazuri deblochează procesul contribuind la finalizarea acestuia.

Așa cum am mai arătat, negocierea presupune în primul rând o bună comunicare între partenerii de afaceri, o deosebită importanță reprezentând-o limbajul tratativelor. Întelepciunea gândirii și eleganța limbajului, două caracteristici internaționale. Imprecizia expresiei, vorbirea dezordonată, lipsa de expresivitate, de echilibru al vorbirii trădează o lacună de ordonare logică a gândirii.

"Arta de a vorbi se dobândește prin educație și prin acumularea de cunoștințe, ca și prin exercițiu, ceea ce elimină nesiguranța, vorbirea dezordonată, construcția vicioasă a frazei, lipsa de expresivitate și echilibru în vorbire." Treptat, regulile și structurile verbale trec în subconștient, ușurând elaborarea expresiei și permițând o activitate concentrată asupra conținutului problemelor ce fac obiectul negocierilor.

Principalele exigențe și restricții ale limbajului utilizat în negocierile comerciale internaționale, sunt:

Respectarea deplină a principiului politeții în exprimare, principiu care în cazul negocierii comerciale internaționale se distinge prin complexitate și elemente de rafinament. Pentru realizarea acestui principiu este necesară decodarea mediului socio-cultural din care provine partenerul de negociere, deoarece fraze care pentru noi sunt normale și firești, pentru partener pot fi jignitoare. Se apreciază că politețea poate deschide toate porțile dar, trebuie avut în vedere faptul că excesul de politețe, de ceremonie, este deseori la fel de prost cotat ca și lipsa de politețe.

Dozarea vorbirii care presupune evitarea extremelor și anume:

prezentarea propriei probleme ca un monolog, fapt care poate semnifica din punct de vedere psihologic o formă de agresare a partenerului sau intrarea într-o așa numită „muțenie” care poate duce la blocarea negocierii. În ceea ce privește primul aspect, este necesar să vorbim, dar să nu întrerupem prea des partenerul; să deținem inițiativa, dar să nu exagerăm cu prezentarea excesivă a problemelor proprii; să dăm informații sau să răspundem la întrebări într-o asemenea manieră încât să facilităm luarea deciziei. În ceea ce privește al doilea aspect, tactica tăcerii se recomandă nu ca expresie a incompetenței, ci ca răbdare în a aștepta reațiile partenerului la afirmațiile, propunerile și ofertele proprii.

Evitarea întreruperilor și dezaprobărilor frecvente în timpul dialogului de negociere. Întreruperile și dezaprobările repetate irită partenerul și pot duce la întreruperea negocierilor comerciale internaționale.

Evitarea concentrării, pe cuvinte anormale, pe greșeli gramatica, pe greșeli de exprimare. Concentrarea pe aceste erori poate să duca la substituirea problemei esențiale și la o falsă apreciere a fondului afacerii.

Concentrarea părților pe momentul respectiv, inhibând orice discuții despre trecut sau viitor.

Clasificarea pozițiilor în negociere prin întrebări deschise și directe, astfel încât să se faciliteze obținerea răspunsului din partea partenerului.

Identificarea și urmărirea constantă a aspectelor esențiale ale procesului de negociere pentru a grăbi luarea deciziei.

Evitarea abuzului de negații în frază, deoarece, astfel, se stimulează un climat de negociere necooperant.

Imprimarea impresiei de sinceritate prin furnizarea tuturor informațiilor necesare luării deciziei.

Negocierile comerciale internaționale încep și se termină cu declarații generale, care au ca obiect: asigurarea partenerului și a opiniei publice ( atunci când sunt deschise) asupra bunelor intenții; a durabilității angajamentelor.

Declarațiile de principiu sunt generatoare de climat și, chiar dacă conțin lucruri cunoscute, repetarea lor se cere să fie făcută pe un ton de fond pe care se poartă mai ușor discuțiile concrete. Scopul acestor declarații poate fi acela de a câștiga timp sau de a lansa propuneri sub formă de „balon de încercare” , schițate într-o formă generală. În multe cazuri este în interesul negociatorului de a atenua surpriza unei schimbări de poziție printr-o declarație ce subliniază părțile consecvente ale conduitei sale sau de a articula noutatea într-un sistem coerent.

2.4.1.2. Comunicarea scrisă

"În negocierea comerciala internațională se utilizează, este adevărat, mai rar și comunicarea indirectă, scrisă. Ca formă de comunicare, scrierea este mult mai pretențioasă în sensul că nu oferă libertatea de exprimare specifică formei orale."

Necesitând mai multă creativitate, exprimarea în scris cere timp suplimentar pentru dezvoltarea și practicarea unui stil personal, adaptat negocierilor comerciale internaționale.

Privitor la mesajele scrise, există o serie de principii fundamentale care trebuie să fie riguros respectate pentru a asigura finalizarea cu succes a tratativelor, astfel :

Mesajul să fie complet, respectiv, el trebuie să ofere un răspuns la toate problemele supuse analizei și, atunci când este necesar, trebuie să dea relații suplimentare.

Mesajul să fie concis. Pentru a respecta acest principiu trebuie ca frazele să fie construite simplu; să se includă în mesaj numai datele esențiale; să se evite repetarea unor idei sau cuvinte; să se evite introducerile lungi etc.

Mesajul să se adreseze partenerului în sensul de a ne plasa în locul celui care va primi mesajul și a trata problema din punctul său de vedere.

Mesajul să fie concret, nu vag nu general, sens în care se recomandă utilizarea unor fapte și cifre concrete, edificatoare.

Mesajul să fie clar respectiv, persoana care îl primește să interpreteze cuvintele transmise cu același înțeles pe care l-a dat emițătorul, fapt destul de greu de realizat mai ales în condițiile în care partenerii de negociere aparțin unor culturi diferite.

Mesajul să fie politicos. Acest principiu se referă la necesitatea formulării mesajului cu tact, evitând expresiile dure, ca și expresiile care irită, enervează sau ofensează. De asemenea, este necesar să se înceapă și să se includă în cadrul mesajului formulări politicoase chiar și în condițiile în care pe parcursul mesajului va trebui să comunicați și lucruri mai puțin plăcute.

Mesajul să fie corect din punct de vedere al limbajului și să conțină referiri numai la fapte și date verificate în prealabil.

Pornind de la premisa cunoașterii și înțelegerii depline a intereselor partenerilor de afaceri cât și a principiilor care stau la baza comunicării în relațiile internaționale de afaceri, se poate ajunge la încheierea unei tranzacții de afaceri corecte, în care toate părțile câștigă, utilizând și comunicarea scrisă.

2.4.2. Comunicarea non-verbală în negocierea comerciala internațională

"Comumincarea non-verbală se referă la gesturi, mimică, expresii, exprimări tacite, postură, mers, înfățișare etc. Este adevărat că, odată cu instalarea comunicării verbale, comunicarea non-verbală a intrat într-un con de umbră până acum două decenii când interesul pentru acest tip de comunicare s-a revigorat, vehiculându-se chiar ideea unui nou tip de specialist, cel în domeniul comunicării non-verbale, lucru deloc surprinzător din moment ce, așa cum apreciază specialiștii, comunicarea umană se realizează în proporție de 55% prin canalul non-verbal."

În negocierile comerciale internaționale este important de reținut faptul că înțelesul gesturilor, a mimicii și a expresiilor de atitudine care se constituie în limbajul non-verbal sunt, de multe ori, diferite de la o cultură la alta.

Limbajul non-verbal nu numai că îl poate însoți în mod fericit pe cel verbal, dar adeseori ajută negociatorii să descifreze personalitatea partenerilor de negociere ca și adevăratele intenții pe care aceștia le au în ce privește încheierea și derularea afacerilor.

În negocierea comercială internațională apar numeroase exigențe și restricții care se referă la ținuta vestimentară; la mimică; la modul de a privi; de a gesticula; de a zâmbi; la postura corpului; la înfățișare; la distanța față de partenerul de negociere etc.

Descifrarea corectă, cu maximă acuratețe a limbajului non-verbal, mai ales atunci când acesta distonează cu cel verbal, reclamă respectarea unui principiu fundamental respectiv, interpretarea acestuia în contextul căruia îi aparține.

Fără îndoială, corpul nostru este un text care vorbește, un text care are „o voce” pe care merită și trebuie să fie descifrată.

De remarcat faptul că femeile probează, în general, o mai mare abilitate în deslușirea semnelor non-verbale ale semenilor, sunt mai „intuitive” datorită unui surplus de sensibilitate nativă. Așa se explică de ce femeile, per ansamblu, probează mai multă diplomație decât bărbații, fiind mai bune negociatoare.

"De asemenea, capacitatea de comunicare non-verbală este strâns legată de vârsta persoanei care comunică, în sensul rafinării sale, atât în ce privește recepționarea semnalelor emise de partener, cât și în ce privește emisia propiilor semnale."

În consecință, se pune problema educării sistematice și deliberate a capacității de a comunica prin limbajul non-verbal, capacitate indispensabilă pentru o serie întreagă de specialiști printre care se numără și specialiști în negocieri comerciale internaționale.

Stăpânind acest tip de comunicare negociatorii vor știi să acționeze în următoarele direcții majore:

Să-și controleze și să-și camufleze, ori de câte ori este nevoie microsemnele negative ale trupului;

Să-și exerseze gesturile pozitive ( orientarea către interlocutor; brațele deschise; palmele expuse către interlocutor; aplecarea trupului in față; înclinarea laterală a capului; zâmbetul etc.), gesturi prin care se poate stimula instalarea unei relații amiabile între partenerii de negociere;

Să știe să descifreze corect și în timp util microsemnele ce-i parvin din partea partenerului de negociere, mai ales atunci când acestea contrazic mesajele verbale, pentru a desluși adevăratul înțeles al problemelor și pentru a putea influența atitudinile și deciziile partenerilor prin presiunea non-verbală pe care o poate exercita asupra lor .

2.4.3. Comunicarea paraverbală în negocierea comerciala internațională

Comunicarea paraverbala reprezintă ceea cce se comunică prin voce (volum, intonație, intensitate, ritm, accent, pauze etc.) și prin manifestări verbale fără conținut verbal, cum ar fi râsul, oftatul, tusea, țipătul etc.

Inflexiunile vocii, intensitatea acesteia, încărcătura energetică a undelor sonore sunt tot atâtea forme de comunicare paraverbală de care trebuie să se țină cont în negocierile comerciale internaționale.

Atât comunicarea non-verbală, cât și cea paraverbală comportă o serie de caracteristici comportamentale, de genul:

au întotdeauna valoare comunicativă;

în general, sunt ambigue, msajele există permanent, dar nu pot fi citite, descifrate, întotdeauna cu precizie și la timp;

exprimă, mai degrabă, atitudini și sentimente, decât concepte și idei;

leagă limbi și idei diferite, în sensul că au, adesea, aceleași semnificații aproape oriunde în lume.

poartă o puternică amprentă culturală și socială. Ele trădează, de multe ori, aria socio-culturală în care persoana respectivă a trăitsau trăiește în prezent.

"Negocierea comercială internațională este o formă de interacțiune și confruntare între indivizi și grupuri umane, care angajează în cel mai înalt grad toate formele și instrumentele comunicării interumane." În cadrul unei runde de negocieri internaționale directe, pe lângă limbajul verbal, limbajul non-verbal și cel paraverbal se constituie în instrumente foarte eficiente care trebuie descifrate și, dacă este cazul, contracarate prin propriile mesaje.

2.5 COMUNICAREA INTERCULTURALĂ

În negocierea comercială internațională, în mod uzual, negociatorii vin în contact cu persoane care aparțin altor culturi cu care încearcă să comunice cât mai eficient. În acest proces apare ceva nou denumit „cultura de schimb”.

Cultura de schimb reprezintă un ansamblu, nu foarte clar definit, de reguli, conduite, obiceiuri, tradiții, cutume și tendințe comportamentale specifice. În cadrul acestei culturi, părțile nu vor mai acționa așa cum ar face-o în aria culturii proprii.

Cultura de schimb se constituie într-o zonă tampon, în care culturile aflate în contact se amestecă și se combină una cu cealaltă. În interiorul acestei zone nu există norme obligatorii pentru niciuna dintre părți. Totuși, înțelegerea dintre ele poate fi influențată pozitiv sau negativ, de respectarea sau încălcarea conduitei specifice fiecăreia dintre culturile aflate în contact. Ca o regulă generală, negociatorii aflați pe un teritoriu străin vor respecta legea locului.

Totodată, trebuie subliniat faptul că negocierile pot fi mai fructuoase dacă negociatorul apreciază și respectă cultura partenerului. Totuși oricât de dornici ar fi negociatorii să adopte cultura partenerului, oricât de mult ar dori să vină în întâmpinarea nevoilor de comunicare ale acestuia, nu vor putea abandona complet modul de gândire și comportament specific propriei culturi, deci, nu vor putea renunța la valorile esențiale ale culturii căreia îi aparțin.

În activitatea practică s-au identificat douăsprezece surse de neînțelegeri și erori de comunicare interculturală, respectiv: relația dintre bărbați și femei, maniera de a arăta respect, percepția timpului și spațiului, tabu-urile, eticheta în afaceri, mesajele non-verbale, limba și translatorul, îmbrăcămintea, argumentația și puterea de convingere, mediul politic și religios, prejudecățile și importanța acordată cuvântului scris.

Relația dintre bărbați – femei este tratată diferit în funcție de cultura în care ne situăm. Astfel, de exemplu, în lumea islamică statutul femeii este altul față de cel existent în lumea creștină. În Europa Occidentală, practic, nu există diferențe de comportament și etichetă în raport cu sexul, în această zonă culturală nu se acordă întâietate unei femei, partener de afaceri, fără a trezi suspiciuni, în Orient, femeia este cea care coboară privirea, iar în Occident, bărbatul etc. Diferențele de comportament posibile în relațiile dintre bărbat și femeie sunt cunoscute și respectate pe parcursul negocierilor, pot genera confuzii și situatii penibile.

Respectul. Din perspectiva respectului este necesar a se cunoaște modurile în care se manifestă respectul față de partener, în aria sa culturală. Respectul poate fi indicat prin respectarea distanței, prin postură, prin daruri, prin contact vizual, prin tăcere, prin gesturi specifice etc.

Timpul și spațiul. Probabil timpului privește, în special, punctualitatea și ordinea sosirii la întrunirele de afaceri. Latinii și mai puțin la acest aspect, în timp ce germanii și englezii sunt foarte riguroși din acest punct de vedere. Asiaticii respectă ritualuri mai complicate etc.

Problema spațiului privește, în special, distanța fizică care trebuie respectată între partenerii cara aparțin unor culturi diferite. Americanii, de exemplu, au nevoie de un spațiu personal mai mare, în acelaș timp, arabii pot negocia mult mai bine situați cât mai aproape de partener etc.

Tabu-urile privesc diverse interdicții cu caracter sacru, cuvinte, expresii și gesturi ofensatoare, altele de la o cultură la alta. În țările islamice nu se cere carne de porc care este tabu. În Argentina nu se oferă cuțite partenerului de afaceri, ele simbolizând dorința de a pune capăt relației, în Israel, de Sabat, nu se cere unt, pâine și lapte. Nu se dăruiesc obiecte din piele de vițel unui indian pentru care vaca este simbol sfânt. Nu se dăruiesc flori albe în China, culoarea albă fiind simbolul doliului etc.

Eticheta afacerilor. Eticheta afacerilor prezintă foarte multe particularități de la o cultură la alta. De pildă, în Europa și America, dacă ești invitat la masă, este nepoliticos să te ridici și să pleci imediat după ce aceasta s-a terminat. Din contră, în Arabia Saudită și alte țări arabe este nepoliticos să nu te ridici și să nu pleci înainte de a se termina masa.

"În ce privește alegerea momentului de început al discuțiilor de afaceri, europenii și americanii pot începe chiar după primele schimburi de cuvinte, în timp ce, în țările arabe așa ceva ar fi o necuviință, mai întâi este obligatoriu schimbul de daruri și favoruri, odată cu servitul ceaiului sau al cafelei. În general, la arabi discuțiile au loc înainte de masă, iar la europeni, după."

Acordurile verbale pot fi suficiente pentru americani. Strângerea mâinilor este aproape omniprezentă în China, dar îmbrășările în public pot fi penibile. În Egipt bărbații pot fi luați de mână pe strada etc. În general, în cultura orientală, ritualul și ambianța pot fi mai importante decât mesajul verbal.

Totuși, în zona etichetei afacerilor, exprimarea acordului prin semnarea documentelor scrise tinde să devină o regulă transculturală.

Mesajul non-verbal. Cele mai obișnuite mesaje non-verbale sunt purtate de gesturi și mimică. Ele au o puternică amprentă culturală. În Bulgaria, de pildă, a da din cap de sus în jos înseamna „nu”, iar a clătina din cap de la stânga la dreapta înseamnă „da”, opus semnificației din România și din alte țări. La turci, se semnalizează „nu” lăsând capul pe spate, cu ochii închiși. Gestul de a face cu ochiul poate avea, de asemenea, semnificații contradictorii, în țări diferite etc. Multe alte gesturi, cu conotații pozitive într-o cultură pot fi considerate ofensatoare în alta.

Limba și translatorul. Probleme de acest gen apar, în mod evident, atunci când nu cunoaștem limba partenerului străin, dar pot apare și atunci când, din rațiuni tactice, nu vrem să vorbim în limba lui. În mod firesc, se va formula opțiunea pentru o limbă vorbită în comun sau se va apela la un translator.

Îmbrăcămintea. Ca regulă generală, se recomandă să se folosească îmbrăcamintea purtată de negociatori, de obicei, la întrunirile de afaceri. Nu se va întâmpla așa într-o țară sau situație în care acest lucru ar putea fi apreciat ca total nepoliticos sau periculos. Spre exemplu, ținuta de afaceri este obligatorie în mediile de afaceri occidentale, ea fiind respectată chiar și de partenerii arabi.

Argumentația și puterea de convingere. Din acest punct de vedere se ridică o serie de probleme care privesc gradul importanță pe care îl au factorii subiectivi în comunicarea interculturală. Comunicarea mai poate fi distorsionată de încrederea sau neîncrederea atribuită vârstei, sexului, studiilor și calificării, descendenței aristocratice etc. În Germania și Japonia, spre exemplu, vârsta reprezintă un element cu mare forță de convindere etc.

Mediul politic și religios. Din acest punct de vedere este important de apreciat dacă anumtie grupuri separate pe criterii religioase sau politice pot sau nu să lucreze împreună, ce agendă de lucru se poate propune în funcție de obiceiurile și practicile partenerului etc.

Prejudecățiile. Problemele care se ridică în legătură cu prejudecățiile se referă la posibilitățiile pe care le are un negociator de a modifica sau corecta părerile pe care alte popoare și culturi și le-au format, în mod eronat, fața de cultura din care provine acesta.

Comunicarea prin scriere. În principiu, există corespondența de afaceri se poarta formal, cu respectarea unor reguli precise, dar nu trebuie ignorat faptul că, în practică, există și o corespondență informală legată de afaceri. În anumite culturi, spre exemplu în cea japoneză, în comunicarea în scris nu poate avea decât un caracter formal, în timp ce, americanii și europenii sunt mult mai neconvenționali din acest punct de vedere. În orice caz, documentarea afacerilor în țări diferite nu se deosebește doar în forma de prezentare, ci și în structură, în ton, stil și grad de detaliere. În ce privește documentele germane, acestea sunt sobre, concise și cu grad ridicat de deraliere. Documentele specifice popoarelor latine accentuează stilul politicos râmând, însă, la nivelul unor concepte generale, imprecise. La japonezi corespondențatrebuie pregătită cu mult formalism și rigoare, iar descrierile onorifice sunt obligatorii. Formele finale diferă mult de la o cultură la alta. În țările europene se folosesc, de regulă, două semnături, din care una a superiorului. La americani este suficientă una singură etc.

2.6. STILURI DE COMUNICARE

Stilul de comunicare al unei persoane face parte din comportamentul individual al acesteia.

Componentele fundamentale ale stilului de comunicare sunt :

distanța;

privirea și contactul vizual;

postura trupului;

fizionomia;

mimica;

gestica;

vorbirea;

tonul și inflexiunile vocii;

pauzele și ritmul vorbirii;

ascultarea;

îmbrăcămintea și accesoriile;

imaginea de sine;

sociabilitatea;

dominația psihologică;

Stilul personal de comunicare este un „dar”, ca și temperamentul, dar numai până la un punct. Stilul propriu de comunicare poate fi, în bună măsură, modelat sau autocontrolat. Dacă negociatorul își cunoaște propriul stil și dacă evaluează corect stilul partenerului, poate regurge la ajustări și adaptări care diminuează riscurile.

"În concluzie, în negocierile comerciale internaționale, ca și în cele purtate la nivel naționale, este important ca negociatorul să-îi înțeleagă propriul stil de comunicare, să învețe să evalueze rapid stilul de comunicare al celor cu care intră în contact și să-și ajusteze și adapteze propriul stil de comunicare la stilurile celor cu care este interesat să comunice."

Stilurile de comunicare se diferențiază în raport de următoarele trăsături de personalitate și forțe comportamentale: dominația și sociabilitatea.

Dominația reprezintă tendința de a predomina și de a controla sau de a acapara timpul și spațiul comunicării bilaterale sau de grup. Aceasta îmbracă două forme: dominația slabă și dominația puternică.

Dominația slabă – interlocutorii tind să fie cooperanți și nu țin atât de mult să se afirme și nici să se impună. Ei, sunt dispuși să se lase, într-o oarecare măsură orientați și, chiar controlați.

Dominația puternică se manifestă prin faptul că interlocutorul impune, orientează și dă sfaturi, chiar și atunci când nimeni nu le cere. Partenerul emite pretenții și este permanent dornic de afirmare. El este gata, permanent, să controleze și să stăpânească.

Trebuie menționat faptul că dominanța este o caracteristică de raportare și variază în raport de partenerul de comunicare.

Sociabilitatea constă în aptitudinea de a putea stabili cu ușurință relații cu alții. Persoanele sociabile sunt prietenoase, sincere, înțelegătoare și deschise.

În funcție de raportul dintre dominanță și sociabilitate se diferențiază patru stiluri de comunicare:

Stilul emotiv

Acesta este stilul în care atât dominanța cât și sociabilitatea sunt puternice. Persoanele care manifestă un astfel de comunicare:

Sunt expresive, gesticulează mult, vorbesc repede, folosesc mâinile și gestica feței pentru a se exprima, uneori se inhibă, alteori se grăbesc;

Manifestă un comportament dinamic orientat spre acțiune și risc;

Sunt refractari la relațiile oficiale și sunt, în același timp, atrași de relațiile informale;

Posedă putere de convingere înnăscută;

Sunt emfatici.

Stilul director

Este stilul care rezultă din asocierea dominanței puternice cu sociabilitate scăzută.aceste persoane:

Afișează o atitudine serioasă, preocupată, o anumită morgă;

De obicei, exprimă opinii clare, de multe ori rigide, într-o manieră hotărâtă;

Comunică cu oarecare efort, sunt mai dificil de abordat și rămân adesea indiferenți;

Au un comportament dur, ferm, au gesturi ferme și glas sonor, ridică multe pretenții.

Stilul reflexiv

Este rezultatul asocierii între o dominație slabă cu o sociabilitate scăzută. Persoanele cu un astfel de stil:

Își impun un puternic control emoțional;

Își exprimă opiniile într-o manieră deliberat formală;

Își formulează cu atenție frazele și își caută cuvintele;

Sunt aparent liniștite, stau mai la o parte și, par a fi preocupați, mai mereu, de altceva;

Preferă ordinea și o refac, permanent, cu migală, caută un mediu de muncă cât mai ordonat;

Le place să revadă detaliile, sunt lenți și nu iau, niciodată, decizii rapide;

Preferă singurătatea și nu sunt buni parteneri de conversație;

Sunt înclinați căter o comunicare intimă.

Stilul îndatoritor

Este rezultanta asocierii unei dominanțe slabe cu o sociabilitate ridicată. Cei care au un astfel de stil de comunicare:

Sunt răbdătoare, sensibile și nu țin neapărat să joace un rol important în luarea deciziilor;

Ascultă cu multă înțelegere și atenție;

Evită să-și folosească puterea și atuurile. Ele manifestă căldură în vorbire ca și în scris. De asemenea, se bazează pe forța de convingere a prieteniei;

Când i-au decizii, le exprimă într-o manieră serioasă, oarecum impersonală.

Deși cele patru stiluri de bază practicate în procesul de comunicare sunt destul de diferite, nu se pune problema ierarhizării acestora. Niciunul dintre stilurile de comunicare prezentate mai sus nu este „bun” sau „rău” în sine, ci numai în asociere cu partenerul de comunicare, cu ambianța, cu problema pusă în discuție sau aflată în negociere.

Stilul flexibil

În multe din cazuri, dominanța și sociabilitatea nu pot defini stilurile de comunicare. Cele mai multe persoane sunt, adesea schimbătoare și instabile, ceea ce face necesară introducerea unei a treia dimensiuni, respectiv, versatilitatea.

6. Versatilitatea este aptitudinea de a-și adapta stilul în funcție de situație în scopul obținerii unui maximum de avantaje și aprobare socială. Versatilitatea semnifică adaptabilitate, flexibilitate, mobilitate, nestatornicie, dar și nehotărâre, inconsecvență, oportunism și duplicitate.

Versatilitatea rămâne o caracteristică oarecum independentă fațăde stilul de comunicare. Stilul este stabil, în timp ce versatilitatea privește doar ceea ce este schimbător și se adaugă sau se retrage în scopul facilitării procesului de comunicare cu cei din jur.

Atunci când intervine versatilitatea, vorbim despre stilul flexibil. Acest stil este caracterizat prin încercarea deliberată, permanentă, controlată conștient de a schimba propriul stil, în raport de situația dată sau cu partenerul de comunicare.

Flexibilitatea reprezintă capacitatea de a veni în mod precis și concret în întâmpinarea nevoilor partenerilor. Majoritatea oamenilor adoptă stilul flexibil, se adaptează permanent situației și partenerului pornind, însă, de la unul dintre stilurile de bază și anume de la cel care ne este propriu.

Stilul flexibil este cel mai oportun în negocierile comerciale internaționale, dar cu măsură și cu tact.

2.7 BARIERE IN FAȚA COMUNICĂRII

2.7.1 Bariere în procesul de comunicare, în negocierea comercială internațională

De obicei, negociatorii se prezintă la masa tratativelor cu puncte de vedere diferite. Aceasta este ceva normal și, până nu se fac progrese în discuții, negociatorii vor fi la discreția baierelor naturale ale comunicării. Acest lucru va face ca unele puncte de vedere să fie percepute corect, altele distorsionat, iar altele refuzate complet.

Dacă atmosfera tratativelor este tensionată , atunci negociatorii se vor concentra doar pe justificarea propriilor acțiuni. Se vor concentra astfel doar pe justificarea pozițiilor pe care se află și a miscărilor pe care le vor face în continuare și nu vor asculta punctul de vedere al celorlalți și cu atât mai puțin nu vor căuta să-l înțeleagă și să-l aprecieze.

Un blocaj de comunicare poate conduce fie la blocarea negocierilor , fie la o confruntare între părți.

Pentru a elimina o astfel de barieră de comunicare, sunt necesare eforturi intense din partea fiecăruia dintre negociatori, pentru a înțelege punctul de vedere al partenerului. Numai atunci se poate realiza o mai bună înțelegere a situației, spre avantajul reciproc.

De aici, rezultă că pe perioada negocierilor trebuie reduse neapărat diferențele dintre punctele de vedere ale părților, pentru a se putea comunica și negocia în cele mai bune condiții.

Pe parcursul comunicării în negocierea comercială internațională pot să apară o serie de bariere, cum ar fi :

Ceea ce se spune nu poate fi auzit;

Ceea ce se aude nu poate fi înțeles;

Ceea ce este înțeles nu poate fi acceptat;

Vorbitorul nu poate să-și dea seama dacă ascultătorul a auzit/înțeles/acceptat.

Prima dintre aceste bariere se poziționează între ceea ce se spune și ceea ce se aude.

Aceasta se datorează în mod special unor bariere fizice: zgomot, lipsa concentrării, surzenie, distorsiuni în timpul transmiterii atunci când comunicarea are loc prin translator sau microfon.

A doua barieră apare atunci când ascultătorul poate auzi, dar ceea ce înțelege este influențat de educație, diferențele culturale, cunoștințele tehnice asupra subiectului sau de vocabular.

A treia barieră apare atunci când ascultătorul înțelege, dar nu poate accepta ceea ce i se transmite de către partener, datorită unor factori psihologici cum ar fi atitudinea sa față de partener sau față de organizația pe care o reprezintă, sentimentele sale față de subiectul în discuție, experiența anterioară a unei negocieri cu aceeași firmă sau asupra aceluiași produs, precum și prejudecățile sale.

A patra barieră constă în faptul că vorbitorul presupune că este perfect înțeles, iar ascultătorul este de fapt concentrat doar asupra mișcărilor succesive ce le va face, personal, ulterior, neacordând atenție celor prezentate de interlocutor.

2.7.2 Căi de îmbunătățire a comunicării în timpul negocierii comerciale internaționale

Negocierile efective depind de modul în care decurge procesul de comunicare și în acest sens, trebuie depășite atât diferențele de puncte de vedere dintre părți, cât și barierele naturale ale procesului comunicării.

Pentru aceasta, în practică, se vor parcurge următoarele etape:

Crearea unor condiții optime pentru desfășurarea procesului de negociere.

Ordonarea perfectă în timp a fazelor negocierii.

Pregătirea și prezentarea efectivă a informațiilor.

Ascultarea atentă.

Depășirea barierelor unei „a doua limbi”.

Crearea unor condiții optime pentru desfășurarea procesului de negociere.

Condițiile optime necesare unei negocieri trebuie să fie create în etapele introductive.

Ordonarea perfectă în timp a fazelor negocierii. Al doilea element presupune încadrarea în timp a comunicării. Abilitatea unui negociator de a înțelege ceea ce i se spune este influențată într-o măsură importantă de timpul în care se expun subiectele în discuție. Pe parcursul desfășurării dialogului se definește o scală a timpului care este recunoscută ca acceptabilă de către ambele părți. Astfel, vor exista subiecte asupra cărora una dintre părți va vorbi ori prea mult ori prea puțin, în detrimentul celeilalte părți

Durată optimă a unei intervenții într-un dialog este de cel mult două minute. De regulă, nu trebuie vorbit mai mult decâ atât, fără a da posibilitatea celeilalte părți să intervină .

În cazul unui monolog, există o altă împărțire a timpului, acceptată de ambele părți, cum ar fi situația în care una dintre părți prezintă o problemă în detaliu. Durata unei asemenea prezentări poate fi estimată la cinci minute.

În cazul unui monolog, există o altă împărțirea timpului, acceptată de ambele părți cum ar fii situația în care una dintre părți prezintă o problemă în detaliu. Durata unei asemenea prezentări poate fi estimată la cinci minute.

Acest cadru temporal poate fi influențat și de așteptările pe care le au părțile una în privința celeilalte.

"În negocierile comerciale internaționale, 15 sau 20 de minute este timpul maxim în care una dintre părți poate vorbi fără ca cealaltă să intervină, chiar dacă au fost create anumite așteptari în privința timpului de prezentare."

Alt cadru temporal pe care îl analizăm este durata în care părțile sunt efectiv în dialog, sau, cu alte cuvinte, durata sesiunii de negocieri.

Această durată poate fi, în mod optim, de maximum două ore. În aceste două ore, este necesar să existe una sau două întreruperi care vor da părților șansa de a reconsidera cursul negocierilor și de a se reîmprospăta concentrarea .

În concluzie, negociatorii vor fi conciși în cazul unui dialog, recurgând la unul sau maximum două minute pentru o intervenție. În prezentarea unei probleme vor folosi cinci minute, iar în cazul prezentării problemelor pregătite anterior, se pot folosi chiar 15 minute. De asemenea, se vor utiliza maximum două ore prentru orice sesiune de negocieri, perioadă întreruptă de una până la două pauze.

Pregătirea și prezentarea efectivă a informațiilor. Al treilea element prin care se poate îmbunătăți comunicarea în timpul negocierilor constă în faptul că prezentarea informației trebuie să fie efectivă.

Aceasta presupune ca înainte de începerea negocierilor, negicoatorul să aibă ca prioritate realizarea unei comunicări efectivem chiar în detrimentul eleganței. A vorbi frumos, dar nu suficient. Ceea ce contează este să fim bine înțeleși.

Pentru a ne asigura că mesajul este înțeles, mișcările negociatorului trebuie să fie pregătite cu mare grijă.

Prin urmare este important ca negociatorul să-și pună ordine în ideile pe care le au de expus, ordonându-le pe hârtie și nu începând cu analiza lor de-a valma.

În prezentarea situației trebuie ca negociatorii să fie foarte conciși mai ales la începutul și la sfârșitul acesteia. Astfel, la început se va face o trecere în revistă a punctelor cheie ce vor fi atinse în cadrul negocierilor, iar apoi se va dezvolta fiecare punct. În final, se vor reaminti punctele cheie preentate la început. În acelaș timp, negociatorii vor fi atenți și la reacțiile partenerilor pe parcursul prezentării, precum și la mimica acestora. Pe parcursul prezentărilor se pot folosi și materiale vizuale, cum sunt figurile, graficele și sublinierile.

Ascultarea atentă. Al patrulea element constă în faptul ca negociatorii trebuie să fie nu numai vorbitori, dar și ascultători competenți, fiind necesar un efor deloberat pentru a asculta și înțelege opiniile și argumentele celeilalte părți. În acest sens, este necesar să se ia în considerare următoarele elemente:

Părțile implicate în negociere vor face mișcări independeten, practica recomandată în asemenea situație finnd ca mișcările de deschidere a tratativelor efectuate de una dintre părți să fie independente de cele ale partenerului de negociere, aceasta asigurând claritatea pozițiilor exprimate. Altfel spus, o parte nu-și va prezenta poziția, folosind argumentele celeilalte părți.

Se vor lua notițe, acestea fiind un bun ajutor pentru concentrare. Se vor reține elementele non-verbale din atitudinea vorbitorului și se va răspunde corespunzător la expresiile, gesturiile și privirile partenerilor.

Se vor pune întrebări pentru a se clarifica eventualele neînțelegeri apărute.

La sfârșitul fiecărei runde de negocieri, se va face un rezumat al ceea ce s-a înțeles din prezentarea făcută de parteneri.

Prin contrast cu cele de mai sus, negociatorii care nu-și ascultă efectiv partenerii au un comportament diferit. Ei nu se vor concentra la ceea ce li se prezintă, se vor gândi doar la propriile mișcări sau comentarii și vor întrerupe vorbitorul înainte ca acesta să-și încheie ideea. Întrebările ce se vor pune nu vor ajuta la clarificarea situației, ci vor conduce la confruntări sau contraziceri. În plus, negociatorii în cauză nu vor face niciun efort pentru a-și îmbunătăți modul de a-i înțelege pe parteneri și vor rămâne blocați de gândurile și perspectivele proprii, fără a încerca să se adapteze punctelor de vedere prezentare de parteneri.

Depășirea barierelor unei „a doua limbi”. Persoanele care negociază într-o altă limbă decât cea maternă simt adesea un dezavantaj. Ei cred că există o barieră a limbajului, care domină și deranjează comunicarea efectivă.

Situația nu stă chiar așa, deoarece cu câteva cunoștiințe minime într-o a doua limbă, negociatorii pot comunica chiar mai bine decât în limba maternă. Motivul este că fiecare parte va fi conștientă de problemele comunicării într-o mai mare măsură decât dacă negocierea s-ar face în limba maternă. Fiecare parte va face pașii necesari, în mod conștient sau inconștient, pentru a comunica simplu și eficient, pentru a utiliza elementele non-verbale, ori pentru a comunica simplu și a căuta să se înțeleagă reciproc. Rezultatul va consta într-o comunicare efectivă și eficientă.

CAPITOLUL 3.

PREGĂTIREA ȘI DERULAREA NEGOCIERILOR COMERCIALE INTERNAȚIONALE

3.1. PREGĂTIREA NEGOCIERILOR COMERCIALE INTERNAȚIONALE

"O condiție esențială pentru reușita negocierilor comerciale internaționale o constituie pregătirea minuțioasă și riguroasă a acestora și crearea premiselor pentru prezentarea pozițiilor părților, comunicarea deschisă între parteneri și finalizarea avantajoasă a tratativelor."

3.1.1. Analiza contextului în care se vor desfășura negocierile

În majoritatea cazurilor, procesul de negociere poate fi prevăzut, fapt ce oferă posibilitatea pregătirii din timp a modului în care vor fi abordați partenerii. În acest sens, se impune cunoașterea pieței, a climatului de afaceri externe, cât și analiza contextului în care se desfășoară tratativele.

Negociatorii trebuie să cunoască legislația și uzanțele comerciale, reglementările financiar-valutare, reglementările de politică comercială, și incidența acestora asupra activității de comerț exterior, capacitatea pieței și determinarea segmentului de piață căruia se adresează exporturile sau de la care urmează să provină importurile, canalele de distribuție, modalitățile de promovare a vânzărilo, posibilitățile de comercializare sau de transport ș.a.m.d. Este necesară și documentarea asupra concurenței potențiale, atât în idee unor eventuale cooperări, cât și pentru combaterea sau contracararea unor acțiuni de concurență neloială.

Partenerul de negociere poate fi o firma cunoscută, cu care au fost deja realizate tranzacții sau o firmă necunoscută, care se dorește să devină partener în viitor. În cel de al doilea caz, dupa identificarea partenerului potențial, acesta este informat, de regulă prin corespondență, asupra existenței firmei, produselor pe care acesta le comercializează, a caracteristicilor produselor, inclusiv prin furniarea de specificații tehnice etc. În acest caz, în măsura în care apare interes din partea partenerului în legătură cu produsul respectiv, se stabilesc, de comun acord, locul și momentul începerii negocierilor.

În această fază, o mare importanță o prezintă cunoașterea gradului de solvabilitate a partenerului, cunoașterea reputației comerciale a acestuia și a stării sale economice și financiare. Cercetare, care trebuie făcută cu obiectivitate, trebuie să vizeze informații cu privire la parteneri, la activitatea de ansamblu a acestora și la succesele sau insuccesele înregistrate în negocierile anterioare. În alta ordine de idei, cercetarea trebuie să aibă în vedere consultarea mai multor surse de informare prin care să asigure veridicitatea informațiilor.

"În cadrul procesului de pregătire a negocierilor, o atenție specială trebuie acordată studierii condițiilor și regulilor care se impun în cazul negocierilor ce vor urma. Cunoașterea acestor reguli va permite să se acționeze pe parcursul negocierilor în sensul dorit, fără riscul anulării rezultatelor ca urmare a unor vicii de procedură."

3.1.2. Stabilirea obiectivelor negocierii

Încă din etapa pregătirii negocierilor este necesară identificarea și stabilirea precisă a intereselor și obiectivelor pe care le urmărește partea interesată. Chiar dacă obiectul supus negocierii este precizat cu exactitate, interesele în raport cu acesta sunt întotdeauna multiple. De aceea, negociatorii trebuie să aibă în vedere identificarea a mai mult decât a unui singur interes, recomandabil fiind să se stabiliească categorii de interese, cărora să li se asocieze o serie de obiective.

De regulă, în negocierile comerciale internaționale, obiectivele părții interesate se structurează pe trei categorii, astfel:

Obiective dezirabile;

Obiective acceptabile;

Obiective efective.

Obiective dezirabile reprezintă expresia celor mai bune rezultate care pot fi obținute

în cursul negocierii și sunt cele care vor intra de la bun început în discuțiile dintre negociatori. Este recomandabil ca obiectivele dezirabile să se circumscrie stric obiectului supus negocierii, astfel, existând riscul ca partenerul de negociere să le declare exagerate și să situeze în afara sferei discuțiilor și alte obiective, chiar dacă acestea din urmă aparțin în mod evident mediului de negociere. Experiența arată că într-o negociere încheiată cu un acord, nu se poate atinge și satisface un număr prea mare de obiective dezirabile. Insistența, în mod nejustificat, pe un număr prea mare de astfel de obiective poate duce la blocarea și chiar la eșecul tratativelor,ratându-se astfel șansa de a atinge alte obiective care ar putea da satisfacție ambelor părți.

Obiectivele acceptabile reprezintă expresia intereselor minime, care acceptate fiind de către partener pot duce la încheierea acordului de principiu, a înțelegerii finale. Pentru a nu ieși perdant dintr-o negociere, aceste obiective trebuie să fie riguros și precis stabilite de către fiecare parte și atent urmărite pe parcursul negocierii. Dacă obiectivele considerate acceptabile de către una dintre părți nu se suprapun pe obiective ale celeilalte părți, negocierea are puține șanse de a se încheia cu succes. Obiectivele acceptabile nu vor fi declarate de la începutul negocierii, dar, o dată discutate, nu se va mai reveni asupra lor. În caz contrar, se va da semnalul acceptării unei limite inferioare mult mai coborâte, situație care va fi exploatată în mod sigur de partenerii de negociere, prin repunerea în discuție a obiectivului respectiv.

Obiectivele efective desemnează obiectivele pe care negociatorii pot în mod real și efectiv să le atingă. La stabilirea acestui tip de obiective se iau în calcul și poziția și interesele anticipate ale partenerilor de negociere. Obiectivele efective sunt în bună măsură rezultatul momentului în care se consideră a fi oportună înțelegerea de principiu, adică momentul în care negociatorii consideră că au atins echilibrul între obiectivele dezirabile și cele acceptabile.

În ce privește obiectivele proprii, este necesar de subliniat faptul că negociatorii trebuie să detalieze problemele pe care vor să le rezolve prin negocieri, nu să expună scopuri generale. Astfel, dacă obiectul negocierii îl constituie o tranzacție comercială internațională, este necesar să se facă referiri : la calitatea mărfurilor și a serviciilor care fac obiectul tranzacției, la volumul vânzărilor (cumpărătorilor), la preț, la condițiile de livrare, la cele de finanțare și de plată, la riscurile posibile, la metodele și căile de asigurare, la modalitățile de rezolvare a eventualelor litigii, la rata maximă și minimă a rentabilității urmărite etc., precum și la mijloacele necesare în vederea atingerii acestor scopuri.

Pentru succesul negocierii, în afacerile internaționale, stabilirea obiectivelor proprii trebuie, în mod necesar, corelată cu anticiparea, pe cât posibil, a obiectivelor partenerului. Această anticipare servește la găsirea din timp a celor mai bune căi pentru apropierea și concentrarea pozițiilor partenerilor în cadrul viitoarelor tratative.

3.1.3. Echipa de negociatori

În funcție de obiectivele propuse, se stabilește echipa de negociatori. Componența acesteia este determinată de natura și complexitatea tranzacției comerciale și de condițiile în care vor avea loc tratativele.

3.1.3.1. Structura echipei de negociatori

"Complexitatea operațiunilor comerciale actuale, specifice comerțului internațional contemporan, impune ca negocierea contractelor de vânzare-cumpărare internațională să se facă, de regulă, de către echipe interdisciplinare de negociatori." Numai în situații de excepție, ca de exemplu, in cazul unor afaceri repetitive, tradiționale, negocierea se efectuează între două persoane sau prin corespondență.

Orice echipă de acest gen poate fi constituită din membri permanenți și din specialiști atrași (consultanți), funție de aspectele specifice supuse procesului de negociere.

În practica internațională se face distincție clară între membrii echipei de negociere împuterniciți să poarte tratative și cei incluși in echipă în calitate de consultanți. Cei din prima categorie au putere de decizie și își asumă responsabilitatea riscurilor comerciale, în timp ce, cei din a doua categorie, au competențele limitate exclusiv la activitatea de consiliere in probleme specifice profilului lor de activitate.

Alcătuirea echipei de negociatori se face după criterii bine definite, spre a include în structura ei persoane cu o pregătire adecvată rolului pe care îl au de îndeplinit. În acest sens orice firmă, cu activitate intensă în domeniul comerțului exterior, trebuie să aibă permanent în vedere necesitatea selecționării și formării personalului specializat în activitatea de negociere. Acest lucru se impune, deoarece, pregătirea academică a economistului, inginerului, juristului etc; nu este echivalentă cu formarea unui negociator. În acest moment apare necesitatea instituirii, la nivel de firmă, a unui sistem permanent de formare continuă a specialiștilor de comerț exterior pentru activitatea de negociere, în scopul dobândirii celor mai noi cunoștințe privind tehnicile de comerț exterior, pentru dezvoltarea și modelarea aptitudinilor intelectuale și psihice specifice acestei activități.

În ceea ce privește selecționarea membrilor echipei de negociatori, acest lucru se face, de regula, utilizându-se trei criterii de selecție: cunoștințele profesionale, caracteristicile personale și vârsta.

Cunoștințele profesionale. Din acest punct de vedere se au în vedere pregătirea teoretică și experiența practică a persoanei care dorește să devină negociator. Un accent deosebit trebuie să se pună pe cunoștințele viitorului negociator în domeniul tehnicilor si practicilor de comerț exterior, pe cunoștințele tehnice referitoare la produsul care va face obiectul negocierilor și pe limbile străine pe care le cunoaște.

Caracteristicile personale. Calitățile și abilitățile viitorului negociator trebuie să constea, în principal, în:

Capacitate de recepționare și analiză.

Creativitate și spirit de inițiativă.

Discreție și tact.

Exprimare clară, coerentă, convingătoare, concludentă.

Spirit practic comercial.

Încredere în forțele proprii și stăpânire de sine.

Cunoștințe vaste de cultură generală și abilitate în a conlucra cu oameni de diferite naționalități și aparținând unor culturi diferite.

Fizic plăcut și o bună stare a sănătății.

Vârsta. Fără a fi un criteriu hotărâtor vârsta este un element cu gradul lui de importanță pentru procesul de selecție a viitorilor negociatori. Pentru majoritatea oamenilor vârsta optimă pentru a fi un bun negociator se situează între 35-55 de ani, maximum 60 de ani. Sub limita minimă de vârsta menționată, se consideră că experiența acumulată este prea redusă, iar peste, se apreciează că oamenii devin comozi și predispuși la concesii radicale.

3.1.3.2. Șeful echipei de negociere

"La constituirea echipei de negociatori o atenție deosebită se acordă numirii sefului acestei echipe, persoana care va deține un rol crucial pe întreaga perioadă de tratative. În negocierile comerciale internaționale adevărata interacțiune are rol între șefii celor două echipe de negociere."

Șeful echipei de negociere răspunde pentru stabilirea și armonizarea strategiei și a tacticilor, cât și pentru stilul care va fi adoptat pe parcursul negocierii. Acesta trebuie să exercite un grad înalt de autocontrol și să mențină echipa pe direcția corectă pe parcursul negocierii. De asemenea odată stabilite strategia și tacticile de acțiune, disciplina de echipă impune ca toate deciziile privind eventualele modificări să-l aibă în punctul central pe șeful echipei de negociere. În tranzacțiile internaționale miza este foarte mare, în consecință seful echipei de negociere trebuie să fie dispus să accepte în totalitate răspunderea pentru rezultatele obținute. Acest lucru este valabil chiar și în cazul în care anumite decizii esențiale au fost luate de subordonații săi.

Cel mai important talent al sefului echipei de negociere îl constituie capacitatea de a face față presiunilor venite din nenumărate direcții: de la conducerea companiei, de la membri echipei de negociere, de la partenerii de negociere , de la clienți, de la oficiali guvernamentali și, nu în ultimul rând de la familie. Tuturor trebuie să li se acorde atenție.

Șeful echipei de negociere trebuie să fie un factor de decizie capabil să mulțumească pe toată lumea, fără a se lăsa deturnat de la prioritățiile prestabilite. Îndeplinirea acestor responsabilități într-un mediu străin și, de cele mai multe ori, într-o limbă străină este foarte dificil de realizat.

Șeful echipei de negociere trebuie să de-a dovadă de o serie de trăsături de caracter dintre care cele mai importante sunt :

Inteligența pragmatică – indiferent dacă este angajatul firmei sau consultant extern, șeful echipei de negociere poartă, așa cum s-a mai menționat, întreaga responsabilitate pentru modul de desfășurare și finalizare a negocierii și se bucură de totala încredere a companiei, atunci când acționează în numele ei. Pentru a se bucura de succes, șeful echipei trebuie să nu lase partenerul de discuții să vadă decât ceea ce servește cel mai bine scopurilor sale strategice. De asemenea, trebuie să știe foarte bine ce „cărți” să pună pe masă, când și cum să se folosească.

Răbdare acest atribut este, de asemenea, indispensabil unui șef de echipă. Negocierile pot fi realmente epuizante, fiecare ofertă dă naștere unei contra-ofertă și fiecare manevră unei contra-manevre, iar întârzierile consumă timp și energie. Un șef de echipă care se va enerva din orice, care nu dă dovadă de răbdare și tact nu va da, în mod sigur, randament în negocierile comerciale internaționale.

Capacitatea de adaptare – dat fiind că negocierea implică efortul fiecarei părți de a determina cealaltă parte să-și schimbe poziția, șeful echipei trebuie să posede o mare capacitate de adaptare. Urmărirea unei strategii inflexibile și a unei tactici fără orizont va pune capăt aproape imediat procesului de negociere, fără niciun rezultat productiv. În afară de posibilele situații dificile pentru care și-a pregătit din timp măsuri, seful echipei trebuie să poată reacționa rapid și decisiv în orice situație neprevăzută. Negocierile nu se desfășoară aproape niciodată conform planificării și nici nu se modifică uriaș pentru succesul la masa tratativelor.

Rezistență – chiar dacă negocierea este în primul rând o activitate cerebrală, ea poate deveni solicitantă șî din puncte de vedere fizic. Șeful echipei trebuie să fie disponibil pentru toate ședințele de negociere și rar se întâmplă să lucreze numai opt ore pe zi. La epuizare fizică a acestuia contribuie și oboseala călătoriei, schimbările de climă, diferențele de fus orar, întâlnirile protocolare prelungite și stresul profesional.

Sociabilitate – ținând cont de faptul că negocierea este un proces social, un șef de echipă competent trebuie să fie sociabil și să se descurce perfect în cadrul ocaziilor mondene. Talentul de a susține cu partenerii străini o conversație agreabila, pe teme din afara contextului de afaceri va întării poziția șefului, atât în cadrul echipei cât și față de partenerul de negociere.

Concentrare – capacitatea de concentrare asupra aspectelor esențiale ale negocierii reprezintă o calitate pe care șeful echipei nu își poate permită să nu o aibă. Foarte adesea, partenerii de negociere încearcă să aducă în discuție cât mai multe chestiuni, încercând în acest mod să facă problema principala cât mai neclară. Șeful echipei trebuie să poată menține un grad înalt de concentrare atât la nivelul său cât și la toți membrii echipei, absolut în orice moment al negocierii.

Capacitatea de exprimare – un bun șef de echipă de negociere trebuie să-și poată exprima clar ideile și, în acelaș timp să fie capabil să le înțeleagă pe cele exprimate pe partenerii de dialog. Totodată tot ce ține de înfățișarea și comportamentul său – începând de la atitudine, îmbrăcăminte, gesticulație, limbaj corporal, modul cum se poartă cu subordonații etc. – va fi studiat cu atenție de partenerul de negociere în scopul descifrării personalității și intențiilor sale prin interpretarea semnalelor non-verbale.

Simțul umorului – negociatorii șefi trebuie să aibă un simț al umorului foarte dezvoltat care să le permită să treacă mai ușor peste momentele dificele care apar pe parcursul desfășurării negocierilor : întârzieri, probleme logistice, situații speciale specifice etc.

În acelaș timp , șeful echipei trebuie să de-a dovadă și de calități organizatorice. El trebuie să fie o persoană extrem de organizată pentru a putea soluționa eficient numeroasele probleme care apar în mod inevitabil pe parcusul negocierii.

De asemenea negociatorul șef trebuie să aibă capacitatea de a selecționa, motiva și controla o echipă de oameni care lucrează în condiții de stres. În plus, el trebuie să aibă capacitatea de a programa si reprograma agenda de lucru, precum și de a-și supraveghea și încuraja personalul în situații dificile.

Pentru a avea succesul scontat șeful echipei de negociere trebuie să prevadă problemele ce pot apărea pe parcursul tratativelor cu mult înainte și să definească posibile căi de soluționare a acestora.

De asemenea, trebuie să repartizeze din timp, sarcinile pe fiecare membru al echipe în parte. Înaintea fiecărei ședințe de negociere trebuie ținută o ședință de discutare a strategiei, iar ulterior o ședință de recapitulare. Un șef de echipă profesiont nu va lăs nici un detaliu la voia întâmplării.

Deși, este necesar ca negociatorul șef să fie instruit asupra aspectelor tehnice ale negocierii, nu este obligatoriu ca acesta să fie expert în domeniu.

Dacă subiectul negocierii, este de natură extrem de tehnică, membri echipei de negociere vor asigura susținerea de specialitate corespunătoare, atunci când este necesar. Totuși, candidații la funcția de negociator șef trebuie să posede acuitate tehnică atât în privința produselor firmei cât și a tehnologiei informației.

În negocierile comerciale internaționale, este obligatoriu ca negociatorul șef să controleze sau să fie consultat în procesul de selectare a membrilor echipei de negociere, în cazul în care echipa este formată din membri ai personalului companiei și selecția se face de către managerul acesteia.

Acest aspect este foarte important deoarece echipa trebuie să gândească unitar în orice moment, să își respecte șeful, să aibă deplină încredere în el și să-i fie în orice condiții, loială. Miza mare a negocierilor comerciale internaționale numeroși factori de stres, precum și confruntarea care caracterizează negocierile la nivel internațional, impun cu necesitate existența unui efort unitar , altfel spus solidaritate de echipă, dacă se dorește obținerea unui succes real.

Membrii echipei de negociere trebuie să fie conștienți în fiecare moment că, orice neînțelegere în cadrul echipei va fi exploatată la maximum de partenerii de negociere.

Negociatorul șef împreună cu conducerea companiei trebuie să acorde o atenție specială dimensiunii echipei de negociere.

În cele mai multe dintre cazuri este oportun ca aceasta să rămână cât mai restrânsă, atât datorită costurilor și dificultăților care apar atunci când echipa de negociere trebuie să-și desfășoare activitatea în străinătate, cât și datorită faptului că, între membri echipei de negociere, procesul de comunicare trebuie să se realizeze în condiții optime.

Cu cât dimensiunile echipei sunt mai mari, cu atât este mai greu să se comunice și să se acționeze rapind și eficient.

În cadrul întâlnirilor premergătoare, al celor recapitulative și în pauzele pentru consultări, este necesar ca între membri echipei să se asigure o comunicare precisă și concisă. Numărul optim de negociatori incluși în echipa de negociere este de , număr în care nu se includ rezervele și experții individuali care consiliază sau asistă negocierea.

Pornindu-se de la calitățile cu totul speciale de care trebuie să de-a dovadă un potențial negociator șef și de criteriile pe care acesta trebuie să le indeplinească, specialiștii au elaborat un „chestionar de auto-selectie” care să permită autoevaluarea celor care intenționează să își construiască o carieră în domeniul negocierilor comerciale internaționale.

3.1.3.3. Psihologia negociatorului

Așa cum a fost preentat mai sus, rolul principal în derularea negocierilor comerciale internaționale revine șefului echipe de negociere, dar, în acelaș timp, fiecare membru al echipei participă, într-o măsură mai mică sau mai mare, atât la dezbateri, cât și la soluționarea problemelor ivite, în funcție de caracterul negocierii și de împrejurările specifice.

Aceasta este o abordare normativă, sprijinită pe reguli și norme ce nu pot fi încălcate, fără a dăuna asupra eficienței procesului de negociere.

Foarte importantă este completarea abordării normative cu abordarea psihologică a personalității umane a celor implicați în procesul de negociere.

Succesul acestei abordări normative depinde de educația psihologică a individului cu sarcini de negociator și de modelarea trăsăturilor sale psihofiziologice, în decursul anilor.

Trebuie avut în vedere că, aspectele ținând de psihologia negociatorului completează abordarea normativă menționată, ocupându-se de descrierea și analiza fenomenelor interumane rezultate din confruntarea dintre personajele implicate în procesul de negociere. Este o mare greșeală să se subestimeze, de către o companie implicată în afaceri internaționale, aspectele ținând de pregătirea psihologică, pe lângă cele ținând de pregătirea profesională, în formarea completăa personalității persoanei abilitate cu sarcini de negociator.

"Educarea psihologică a membrilor echipei de negociere face posibilă modelarea și flexibilizarea planului de negocieri, alegerea unor strategii și tactici abile și stabilirea unui mod de acțiune în deplină concordanță cu specificul negocierilor care au loc. O temeinică pregătire psihologică sporește capacitatea negociatorului în ceea ce privește flexibilitatea, adaptarea rapidă și preciia în luarea deciziilor în momentele optime."

Practica dovedește că, orice individ cu o pregătire profesională temeinică și cu o conduită morală normală poate să devină un bun negociator. Este absolut greșită teoria, potrivit căreia, un negociator de elită nu poate fi decât persoana care dispune de un talent deosebit pentru această activitate.

În societate, oamenii se diferențiază printr-o multitudine de aptitudini înnăscute sau dobândite, unele pozitive altele negative. Prin educație psihologică pot fi corelate diversele imperfecțiuni și se pot dezvolta trăsăturile psihofiziologice necesare desfășurării unui anumit tip de activitaet, inclusiv cea de negociator, ținând de puterea de voință, înfrânarea tendinței spre lansarea în acțiuni pripite, stimularea spiritului de inițiativă.

Potrivit științei psihologice, personalitatea individului este formată din interacțiunea diferitelor aptitudini și trăsături psihofiziologice înnăscute, înnobilate sau modelate de mediul social și de procesul educațional.

Procesul de pregătire psihologică, inerent formării unui bun negociator, poate să aibă succes numai pe fondul existenței unei personalități morale și profesionale adecvate acestei activități.

Prin urmare o firmă care activează în domeniul afacerilor cu bunuri și servicii la nivel internațional trebuie să-și recruteze candidații la exercitarea activității specifice de negociator din rândul specialiștilor cu o bună pregătire în profesia lor de bază, cu experiență în domeniul tehnicii derulării afacerilor, cu un profil moral de necontestat și care să aibă disponibilitatea de a-și perfecționa atât aptitudinile profesionale, cât și cele de ordin psihologic.

Neglijarea pregătirii psihologice, chiar și în favoarea celei profesionale și intelectuale ale negociatorului, cu urmări extrem de grave pentru firmă în ceea ce privește rezultatele procesului de negociere, care îl are ca protagonist pe individul respectiv.

Instruirea psihologică a negociatorilor se face atât teoretic cât și practic. Pregătirea teoretică este realizată printr-un proces periodic de instruire, cu caracter pedagogic.

Pregătirea practică se realizează prin integrarea candidaților în diferite echipe de negociere, la început ca observatori, apoi, cu timpul, ca participanți activi la operațiuni de pregătire a materialelor documentare, în procese de simulare a negocierilor, în activități de analiză și decizii minore.

După o perioadă mai lungă sau mai scurtă de dobândire a aptitudinilor profesionale și psihologice necesare, individul respectiv devine membru de bază în cadrul echipei de negociatori a firmei respective.

O latură foarte importantă a procesului de pregătire a negociatorului în domeniul psihologic o reprezintă dobândirea cunoștințelor necesare pentru cunoașterea personalității partenerului de negociere sub aspectul trăsăturilor sale psihofiziologice.

După mai multe runde de întrevederi, un bun cunoscător în domeniu poate să identifice, măcar în parte, aptitudinile și însușirile ce îl definesc pe partenerul de negociere.

Aceste cunoștințe de specialitate în domeniul psihologic, dublate evident și de o cât mai bună informare prealabilă, pot conduce la o cunoaștere cât mai completă a personalității partenerului de tratative cu accent pe experiența sa și pe modul de comportament în anumite situații specifice.

Este evident că, asemenea referințe trebuie analizate și filtrate cu multă frijă, pentru a se evita acumularea unor idei preconcepute despre aceasta.

O bună bază de informații și de percepții personale privind partenerul de tratative facilitează procesul de pregătire a negocierilor, inclusiv pe linia adoptării unor strategii și tactici adecvate confruntării inclusiv în plan psihologic între membrii celor două echipe de negociatori.

3.1.3.4. Recomandări cu privire la comportamentul echipei de negociatori

Legat de aspectele relevate privind pregătirea psihologică, dar și profesională a negociatorului, se impune prezentarea câtorva recomandări practice în ce privește comportamentul echipei de negociere pe durata tratativelor, după cum urmează:

Păstrarea caracterului confidențial al negocierii.

În lumea modernă a afacerilor, competiția este din ce în ce mai intensă, îmbrăcând uneori chiar aspecte de concurență neloială.

Tentația spre dezvăluirea către echipa parteneră a intențiilor propriei echipe este de multe ori rezultatul unei tactici deosebit de agresive și de rafinate din partea firmei cu care se negociază. Acest procedeu este uneori însoțit sau înlocuit de acțiuni clare de spionaj economic.

În consecință, în procesul de pregătire profesională și psihologică a echipei de negociere, o atenție deosebită se impune a fi acordată modului de comportare a fiecărui membru al echipei pe întreaga perioadă de pregătire și de desfășurare a negocierilor, în scopul păstrării confidențîalității acestui proces.

Păstrarea stăpânirii de sine.

În multe situații imprevizibile, care pot să apară în procesul de negociere, negociatorul trebuie să de-a dovadă de multă stăpânire de sine în modul de reacție față de partener. Este bine știut că, un bun negociator nu are voie niciodată să se enerveze vizibil în fața partenerului de tratative, el trebuind să manifeste, chiar dacă numai în aparență, calm și multă răbdare. Aceste calități se obțin printr-un proces, științific condus de educare a voinței.

Păstrarea stimei și respectului față de partener.

Stima și respectul față de echipa parteneră de tratative atrag după sine o reacție de reciprocitate din partea membrilor acesteia, ceea ce conduce la crearea unei atmosfere propice pentru derularea negocierilor.

Trebuie însă multă experiență și tact în dozarea manifestărilor de stimă și respect față de parteneri, deoarece o exagerare în acest sens poate ușor conduce la impresia că, echipa parteneră este ridiculizată.

O altă impresie, la fel de gravă, pe care o pot lăsa astfel de manifestări, este aceeea de servilism și de lingușire a partenerlui.

O echipă oponentă de înaltă ținută poate depista ușor substratul unor astfel de manifestări și, drept urmare, își pierde, de la început, încrederea în capacitatea și seriozitatea partenerului în cauză.

Combaterea reproșurilor.

Nicio acuzație, sub formă de reproș, adusă în timpul negocierilor de echipa parteneră, nu trebuie lăsată fără răspunsul cuvenit. Lipsa de răspuns poate fi interpretată ca o recunoaștere implicită a învinuirii aduse. Răspunsul trebuie însă dat într-o formă diplimatică, evitându-se certurile și polemicile cu caracter distructiv.

Păstrarea demnității

Tentativa de știrbire a demnității partenerului de negociere conduce, inevitabil, la ideea de încercare de umilire și de subordonare, ceea ce înseamnă o încălcare a gravă a principiului respectului și avantajului recipric, principiu de bază al procesului de negociere în afaceri.

De altfel, știrbirea demnității partenerului prin încercarea dovedită de mituire sau de șantaj, de exemplu, afectează grav interesele companiei în numele căreia se negociază și conduce la pedepsirea celor care încearcă să practice astfel de metode. Păstrarea demnității nu trebuie însă confundată cu mândria arogantă a unui negociator insuficient educat. Mândria arogantă are ca efect inevitabil lipsa de cooperare și desconsiderarea din partea oponentului, lucruri care conduc la compromiterea procesului de negociere.

Voința și puterea de a asculta expunerea partenerului.

Nimic nu este mai dăunător în derularea tratativelor decât pierderea răbdării în fața expunerii partenerului. Acesta trebuie ascultat cu răbdare, lăsat să-și epuizeze toate argumentele, fără a fi întrerupt.

Dacă aceasta, în mod conștient sau inconștient, va aborda teme incoerente, în final, va obosi sau își va epuiza argumentele și, în mod deliberat sau nu, va renunța la asemenea perorații.

Exprimarea bucuriei sau a supărării nu trebuie să se facă în fața partenerlui de tratative.

Exprimarea bucuriei în fața partenerului, după primirea anumitor concesii din partea acestuia, fie ele chiar minore, riscă să determine retractarea acestora de către oponent, care va avea impresia că a fost înșelat și că a făcut o afacere proastă, ceea ce poate afecta grav viitorul relațiilor dintre cei doi parteneri.

3.1.4. Pregătirea materialului documentar

Structura și dimensiunile acestui material sunt în strânsă corelație cu natura obiectului de negociat. Informațiile necesare sunt selecționate, prelucrate, sistematizate și completate cu calcule de analiză și transpuse în trei categorii de dosare: dosarele cu fișe tehnice, dosarele cu fișe comerciale și dosarele cu analize, calcule și materiale documentare suplimentare cu privire la conjunctura economică pe piața internațională.

Dosarele de fișe tehnice. Orice produs trebuie să aibă un prospect sau o carte tehnică, care să prezinte caracteristicile sale tehnice și funcționale.

În multe cazuri, produsele sunt standardizate pe plan internațional și, în aceste situații, nu mai este nevoie să se mai facă o descriere amănunțită a produsului, deoarece, în standard se prevede specificația tehnică completă a acestuia.

În foarte multe situații însă, mai ales când este vorba de bunuri de consum, mașini și echipamente complexe, nu există standarde unanim acceptate pe plan internațional și, în consecință, devine necesară întocmirea așa-numitei fișe tehnice.

Fișele tehnice se elaborează într-una sau mai multe limbi de circulație internațională, iar în cazul exportului, la cerere, și in limba preferată de beneficiarul vizat.

Aceste fișe, care sun trimise și potențialilor clienți din străinătate, nu conțin niciun fel de informații cu caracter confidențial, cum ar fi: prețuri unitare, estimări valorice privind volumul vânzărilor etc., acestea fiind elemente comerciale de negociere.

În anumite cazuri, în funcție de complexitatea obiectivului, fișele tehnice se înaintează partenerului de negociere cu câteva luni sau săptămâni înainte de începerea tratativelor, în scopul studierii lor.

De multe ori, se organizează chiar discuții preliminare între specialiști pentru clarificări și completări la materialul tehnico-documentar.

Dosarele cu fișe comerciale. Ca regulă, unei fișe tehnice trebuie să îi corespundă o fișă comercială. Aceasta este special elaborată pentru uzul intern al companiei.

Fișa comercială conține elemente comerciale negociabile, confidențiale, cu privire la nivelul prețului, posibilitățile concurenței, posibilitățile companiei de vânzare-cumpărare pe alte piețe etc. Fiind de uz intern, fișa comercială se redactează în limba națională a companiei.

În fișa comercială se vor înscrie, ca informații cu un înalt grad de confidențialitate, nivelul limită al prețului care poate fi acceptat, în extremis, de către echipa de negociatori în cadrul tratativelor care vor urma, precum și clauzele esențiale din viitorul contact, care necesită o negociere specială în timpul discuțiilor cu partenerii de afaceri.

Dosarele de materiale documentare suplimentare. Orice echipă de negociere comercială internațională trebuie să aibă o imagine cât mai completă asupra dinamicii conjucturii economice internaționale în domeniul de interes pentru compania respectivă. "De aceea, în etapele pregătitoare ale tratativelor, negociatorii au obligația să culeagă date, să le selecționeze și să le sistematizeze în fișe de documentare suplimentară, cu privire la: bonitatea partenerului de tratative, potențialul concurenței, structura cererii și ofertei, particularitățile legislative ale pieței în cauză, politica comercială și nivelul de dezvoltare economică ale țării din care provine partenerul de tratative, sursele internaționale de finanțare pentru operațiuni de genul celei vizate de companie etc."

3.1.5. Fixarea legăturilor de comunicație

La acest capitol, se are în vedere stabilirea modului în care se vor realiza legăturile de comunicație, pe perioada negocierilor, între echipa de negociatori și conducerea companiei, problemă care se pune mai ales în cazul în care echipa urmează să se deplaseze în străinătate.

Ca regulă generală, comunicațiile trebuie să fie reduse la minimum necesar, recurgându-se la codificarea acestora sau la utilizarea unor forme care să le facă inaccesibile partenerilor de tratative și firmelor concurente. În acest domeniu, trebuie pornit de la premisa că, orice legătură de comunicație, fără justificare, poate duce la întârzierea luării deciziei și la crearea impresiei de lipsă de inițiativă în fața partenerilor de discuție.

3.1.6. Întocmirea mandatului echipei de negociere

Mandatul reprezintă documentul care consfințește sarcinile cu care iese o echipă în negocieri și obiectivele pe care trebuie să le îndeplinească. Totdeauna, mandatul trebuie să fie întocmit în formă scrisă și semnat de cel care are responsabilitatea companiei. Mandatul are caracter confidențial, uneori chiar secret.

Conținutul mandatului variază în funcție de obiectul negocierii, dar, în principiu, acest document face referire la punctele cele mai importante și sensibile care stau în fața echipei de negociatori.

În acest document sunt specificate persoanele care fac parte din echipa de negociatori, scopul negocierii, obiectivele dezirabile, obiectivele acceptabile, obiectivele efective, limitele spațiului de negociere și, eventual, perioada de negociere.

Mandatarii pretind, de obicei, ca obiectivele negocerii să fie cât mai ample, apropiate de limita inițială a negocierii, în timp ce mandatarii au tendința de a cere mandate care să-i situeze cât mai aproape de obiectivele efective.

Mandatul de negociere trebuie să fie elastic și să permită negociatorilor cât mai multe posibilități de manevră.

3.1.7. Întocmirea planului de negociere

Pe baza mandatului și a tuturor materialelor menționate, echipa de negociatori elaborează propriul său plan de abordare a negocierii, menționarea strategiilor, a tacticilor și tehnicilor pe care le va utiliza, a argumentelor pe care le are de susținut și gradarea acestora în funcție de argumentarea partenerilor.

Negocierile comerciale internaționale pot fi planificate și particularizate în funcție de ierarhia în care se ordonează obiectivele de atins și în funcție de interesele de etapă.

Din această perspectivă, informațiile pe care le are fiecare echipă de negociatori despre ierarhia și ordinea intereselor și obiectivelor celeilalte părți devin foarte importante putând conduce chiar la influențarea stilului de negociere adoptat.

3.1.8. Simularea negocierilor

Verificarea și definitivarea planului de negocieri se face în procesul simulării negocierilor, de regulă, în cadrul echipei.

Dacă echipa de negociatori nu face parte din companie, atunci planul de negociere se discută și cu partea interesată.

Această acțiune vizează câștigarea unui sprijin cât mai larg și mai eficient, prin confruntarea cu mai multe puncte de vedere, pentru realizarea obiectivelor stabilite în mandat și integrarea fiecărui membru al echipei într-un plan de gândire colectivă.

Simularea constă în efectuarea unui dialog între șeful echipei și membrii acesteia, de pe poziții cât mai diferite.

Astfel, în cursul simulării, fiecare participant va încerca să se substituie șefului sau specialiștilor echipei viitorului partener de tratative, sperându-se astfel să se identifice, într-o măsură cât mai mare care vor fi reacțile, tezele și argumentele probabile ale partenerului.

În acest mod, pot rezulta corecții pertinente aplicabile planului și argumentației proprii. După necesități, în procesul simulării pot fi implicați diferiți specialiști în problemele tehnice, economice, juridice, financiare, indiferent dacă aceștia vor asista sau nu la tratativele propriu-zise.

Cel mai recomandabil este ca, în condițiile în care este posibil, simularea să se realizeze prin implicarea altei echipe de negoicere care să se plieze pe interesele partenerului de negociere.

3.1.9. Elaborarea proiectului de contract

În limitele mandatului, membrii echipei de negociere vor elabora propria variantă de proiect de contract de vânzare-cumpărare internațională, ca instrument ajutător pentru elaborarea, în cursul negocierilor, a proiectului de contract conceput împreună cu partenerii de tratative, pe baza discuțiilor purtate și a rezultatelor convenite de comun acord.

Acest domeniu ajutător se va întocmi în limba în care se va elabora și contractul definitiv și va conține propuneri concrete privind clauzele necesare reglementării raporturilor de vânzare-cumpărare pe piața internațională.

3.2. DERULAREA NEGOCIERILOR COMERCIALE INTERNAȚIONALE

3.2.1. Organizarea ședințelor de negociere

"Derularea cu succes a negocierilor este condiționată de organizarea corespunzătoare a acestora în scopul instaurării, încă de la începutul tratativelor, a unui climat de dialog, de cooperare și înțelegere între părți."

Asigurarea unor condiții corespunzătoare desfășurării negocierilor are în vedere, în primul rând alegerea locului unde se vor desfășura tratativele. Acesta poate fi, fie sediul uneia dintre companii, fie un „teren neutru”.

În cazul în care negocierile au loc la sediul uneia dintre companii, echipa de negociatori ai companiei în cauză va beneficia de un avantaj psihologic deoarece „joacă pe teren propriu”. În condițiile în care negocierile se desfășoară pe un teren neutru, ambele echipe se vor confrunta cu probleme similare, resimțind un oarecare disconfort.

Indiferent de locul în care se vor desfășura negocierile, la sediul companiei sau într-o locație neutră, organizarea acestora cade în sarcina partenerului „gazdă” care trebuie să aibă în vedere, în principal, următoarele aspecte:

Stabilirea agendei de lucru cuprinzând problemele de discutat și negociat, succesiunea lor în discuție și timpul afectat tratativelor;

Crearea condițiilor favorabile pentru negociere. Partea organizatoare va pune la dispoziția partenerului documentele necesare pentru derularea tratativelor(dosarul acțiunii), precum și informații despre mediul de afaceri.

Susținerea logistică a negocierii: secretariat, aparatură de birou etc.;

Organizarea sălii de negocieri. În practica internațională există o serie de uzanțe: sală spațioasă, masă rotundă, echipa parteneră va fi așezată întotdeauna cu fața spre ușă etc.

3.2.2.Debutul ședințelor de negociere

În deschiderea tratativelor se prezintă șefii și echipele de negociere, se schimbă fraze de politețe, urmărindu-se în același timp două aspecte:

Crearea unui climat de încredere între părți pentru a asigura desfășurarea tratativelor în bune condiții;

Studierea partenerului pentru determinarea intereselor și motivațiilor sale reale.

3.2.2.1. Crearea climatului necesar desfășurării negocierilor

În cadrul oricărei negocieri este necesară asigurarea unei atmosfere cât mai propice posibil pentru desfășurarea acestui proces.

Perioada critică în formarea climatului negocierilor este foarte scurtă. Ea poate fi chiar de nivelul secundelor, dar în mod sigur, nu este mai mare de câteva minute.

Asigurarea unei atmosfere favorabile purtării tratativelor presupune instaurarea încă de la început a unei stări de conlucrare între partenerii, de încredere în reușita negocierilor. Astfel, este necesar să se evite expresiile negative, dubitative, să se utilizeze formulări pozitive, să se exprime optimismul în ceea ce privește reușita afacerii, să se mențină interesul partenerului în legătură cu problematica abordată.

Atmosfera creată în această scurtă perioadă, în care părțile se găsesc puse împreună în afara negocierilor propriu-zise, se reflectă de cele mai multe ori pe întreaga durată a negocierilor, fiind, de regulă, dificil de modificat ulterior.

Ca urmare a atmosferei create în timpul acestei scurte perioade, care precede începerea tratativelor propriu-zise, atitudinea adoptată de către părți poate deveni caldă sau rece, cooperantă sau suspicioasă, de colaborare sau defensivă.

În consecință, ritmul în care se vor desfășura negocierile va fi alert, creator, sau lent, încărcat de tensiune.

Desigur, aceste aspecte ale climatului nu sunt influențate exclusvi de ceea ce se întâmplă în primele câteva momente ale întâlnirii dintre părți, ci depind și de ceea ce s-a petrecut în preliminariile negocierilor, adică înainte ca părțile să se întâlnească, sau, într-o oarecare măsură și de aceea ce se va întâmpla în perioada de negocieri propriu-zise.

Impresia generală din primele momente, însă, este mult mai puternica decât orice idee preconcepută cu care părțile se așează la masa tratativelor, iar daca aceasta există, ea poate fi îndepărtată cu diplomație în această scurtă perioadă de debut a întâlnirii.

Așadar, climatul stabilit la început rămâne de o importanță decisivă pentru desfășurarea negocierilor, formând cadrul general al acestora, chiar daca vor mai apare modificări, în general nesemnificative, pe parcursul discuțiilor.

Pentru aceasta, este foarte importantă o analiză atentă și corectă a ceea ce se petrece în momentele de început ale negocierii și modul în care părțile pot să contribuie la generarea unui climat propice tratativelor.

Inițial, părțile se salută după care urmează o perioadă scurtă, de unul sau două minute, în care au loc discuții de conveniență, urmate de așezarea la masa tratativelor și de începerea discuțiilor.

Problemele de afaceri nu se vor discuta imediat după începerea întâlnirii, deoarece cele două părți trebuie să aibă timp suficient pentru a-și aduce gândirea și comportamentul la un numitor comun.

Din aceste motive, este necesar ca subiectele abordate la începutul discuției să fie neutre, fără a fi legate de afacerile propriu-zise. De exemplu se poate discuta despre:

Experiențe recente ale oaspetelui: ce fel de zi a avut acesta, care sunt primele impresii despre țara și orașul pe care le vizitează etc.

Subiecte neutre, ca de exemplu cele despre sport, evenimente pe plan național sau internațional etc.

Întrebări care să denote interesul gazdei pentru situația personala a oaspetelui.

Subiecte legate de experiența socială comună sau ultimile succese în afaceri, pentru negociatorii care s-au mai întâlnit în trecut.

Aceste discuții introductive conduc părțile la o anumită sincronizare a gândirii.

Ritmul discuțiilor poate fi influențat tot acum. Primele elemente le constitutie ritmul în care partenerii fac mișcările inițiale, viteza cu care intră în camera de tratative, viteza cu care gazda își intră în atribuții, ritmul în care debutează discuțiile.

Discuțiile preliminare încep chiar din momentul în care părțile se află încă în picioare, înaintea demarării negocierilor propriu-zise, formalitățile sociale fiind mai ușor îndeplinite stând în picioare decât așezați pe scaun.
De exemplu dacă se stă în picioare este mai ușor să se schimbe unghiul de contact sau să se indice cu mâna aranjarea persoanelor la masă, în comparație cu poziția așezat, în care libertatea de mișcare este mult redusă.

Trebuie acordată atenție și duratei perioadei de început, adică de deschidere a discuțiilor, care se mai numește și „perioada de spargere a gheții”.

Aici poate să apară neconcordanță generată, pe de o parte, de tendința de a se începe cât mai repede negocierile propriu-zise, iar pe de altă parte, de necesitatea, uneori intuitivă, de a avea suficient timp pentru adaptarea părtilor, una cu cealaltă.

În general, se ia in considerare 5% din timpul estimat pentru negociere, ca fiind necesar, pentru „spargerea gheții”.

Perioada de formare a climatului și de demarare a discuțiilor preliminare este deosebit de importantă și chiar mai complicată atunci când negocierea se face de către o echipă și nu de negociatori individuali.

De exemplu, atunci când se întâlnesc pentru prima data două echipe de negociatori au loc prezentările și strângerile de mâini. Această perioadă riscă să fie confuză, iar comunicarea între parteneri să fie foarte redusă.

După ce se termină formalitățile de prezentare și de strângere de mâini se formează un cerc de persoane, dominat de o atmosferă rece, în care una sau două persoane discută, iar restul rămân neimplicate.

Acest neajuns, poate fi înlăturat în condițiile în care gazdele vor sugera împărțirea grupului în grupuri mai mici, formate din persoane aparținând ambelor echipe. În interiorul acestor grupuri mici, este recomandabil ca imediat să se demareze un minimum de conversație. Acest lucru conduce la realizarea unui climat propice de comunicare între părți, încă înainte de începerea negocierilor propriu-zise.

Evident, în procesul de negociere, de regulă, trebuie să se pornească cu intenția de a se crea un climat orientat către înțelegere reciprocă și nu spre un climat caracterizat prin forță și duritate. În acest sens, comportamentul negociatorilor în această perioadă de debut a discuțiilor trebuie să fie caracterizat printr-un spirit cordial și de cooperare, pentru a se oferi fiecăreia dintre părți posibilitatea de a se adapta acestei atmosfere, pe de o parte, iar pe de altă parte, pentru a se oferi părților timpul necesar în vederea realizării unei analize pertinente a situației și alegerea unei atitudini corecte față de acesta.

3.2.2.2. Studierea și cunoașterea partenerului

"În procesul de cunoaștere a partenerului, prima impresie poate conduce la încredere sau nesiguranță, la relaxare sau tensiune, la discuții constructive sau lâncezeală."

Impresia inițială datorată, în general, ținutei negociatorilor este repede înlocuită cu alte impresii, mai puternice, determinate de contactul vizual, de privirile partenerilor de negociere etc. În acest sens, de o mare importanță este primul contact vizual reciproc între părți.

În cadrul acestuia se remarcă privirile participanților la discuții, care pot fi deschise, inspirând încredere, sau furișe, ocolitoare, inspirând, din start, suspiciune.

Alte influențe sunt datorate expresiei feței și gesturilor respectiv, limbajul non-verbal.

De exemplu, o strângere de mână poate fi interpretată fie ca o poziție rezonabilă, fie ca una de forță, fie ca una slabă.

În societatea occidentală, gestul de a pune mân stângă pe umărul partenerului de discuție, în timp ce se strâng mâinile, poate fi interpretată fie ca exuberanță, fie ca demonstrație de forță.

În aceste momente de „spargere a gheții” se conturează două aspecte diferite caracteristice partenerilor de negociere: unul se referă la experiența și metodele acestora, iar celălalt la stilul de negociere.

Experiența și metodele sunt puse în evidență de aspectele non-verbale, evidențiate prin atitudine, expresie și durata perioadei de „spargere a gheții”. Dacă partenerii vor fi ezitanți în această perioadă sau se grăbesc să discute despre afaceri, atunci putem trage concluzia că avem în față negociatori neexperimentați.

Stilul va fi relevat de modul în care partenerul discută în perioada de „spargere a gheții”. Un negociator cu experiență, care caută cooperarea între părți, va pune accentul, în această perioadă, pe aspectele neutre.

În pricesul de identificare și cunoaștere a cerințelor partenerului, în vederea înțelegerii solicitărilor și necesităților acestuia pe plan tehnic și comercial și a motivațiilor sale personale se utilizează tehnica ascultării active care constă în:

Ascultare, activitate complexă care presupune trei faze: urmărirea, fără întreruperi frecvente, a discursului interlocutorului; observarea comportamentului non-verbal al partenerului; transmiterea unui feed-back pozitiv privind modul de recepțîonare a prezentării;

Întrebări, care au un rol important pe tot parcursul negocierii și care îndeplinesc mai multe funcții: de informare, de clarificare și aprobare, de ordin tactic în scopul depășirii unei situații tensionate, pentru a obține timp de gândire etc., de orientare, respectiv, pentru a sugera partenerului anumite idei:

Reformulări care sugerează că problema prezentată a fost înțeleasă. Reformularea poate fi folosită și ca tehnică de minimanizare a unei obiecții făcute de către partener, astfel încât să fie evitate neînțelegerile în comunicare.

De obicei, nu este bine ca, în stadiu incipent al discuțiilor, părțile să-și formeze o părere fermă, definitivă, despre orientarea partenerilor, ci ea trebuie considerată doar o oportunitate pentru a avea primele impresii înainte de a purcede la faza deschiderii discuțiilor despre afacerile propriu-zise.

3.2.3. Desfășurarea negocierilor comerciale internaționale

După ce echipele de negociere și-au format o idee despre obiectivele care le animă, vor trece la exprimarea intențiilor și la confruntarea argumentelor cu privire la obiectul negocierii, respectiv, la negocierea propriu-zisă.

Orice proces de negociere comercială internațională cuprinde cinci faze principale:

Explorarea.

Prezentarea ofertelor.

Negocierea ofertelor.

Stabilirea aranjamentului final.

Încheierea acordului final între părți

Explorarea. În faza exploratorie, principalele tipuri de activități care au loc sunt următoarele:

Negociatorii își fac o idee despre cerințele partenerului de tratative;

Se dă un sens comun direcției în care se va merge în cursul negocierilor;

Se stabilesc atitudinile părților;

Se încearcă o recunoaștere a căilor ce vor fi urmate și aranjamentele ce vor fi negociate.

Etapa prezentării ofertelor. În această etapă, una sau ambele părți expun ofertele ce se doresc a fi negociate.

Oferta inițială trebuie să fie făcută ferm, fără rezerve și ezitări. În acest mod se va crea convingerea că negocierile sunt realiste și raționale.

Oferta trebuie să fie suficient de clară, astfel încât partenerul de negociere să recunoască precis în ce constă propunerea. Utilizarea materialelor vizuale poate contribui la mărirea clarității ofertei.

Oferta trebuie făcută fără scuze sau comentarii. Partea care face oferta nu trebuie să prezinte scuze pentru nici un aspect ce poate fi argumentat. Nu trebuie făcute nici comentarii, doarecere în cursul tratativelor partenerii vor pune întrebări în privința punctelor care îi interesează.

Căutând să răspundă ofertei primite, partenerul de negociere trebuie să facă o distincție fermă între clarificări și justificări.

Un negociator competent se asigură mai întâi că a înțeles precis ceea ce a oferit partenerul său de afaceri. El va pune toate întrebările necesare pentru a-și forma o imagine corectă asupra ansamblului ofertei.

Odată satisfăcut de precizările făcute de interlocutor, el va rezuma ceea ce a înțeles din oferta partenerului, continuând comunicarea efectivă dintre părți.

Cei care au făcut oferta, vor răspunde, pentru început, la întrebări, căutând, de această dată, să-și justifice poziția pe care se situează. De asemenea, după ce au făcut oferta, aceștia sunt îndreptățiți să cunoască care este contraoferta partenerului.

În orice negociere pot să apară diferențe între modurile de prezentare a ofertei. În negocierile comerciale internaționale s-au conturat două moduri distincte de prezentare a ofertelor: modul: „leader” și modul „ independent”.

În cazul modului „leader”, una dintre părți face oferta, iar cealaltă parte o analizează și vede dacă este sau nu de acord cu ea.

În cazul modul „independent”, una dintre părți face oferta, iar cealaltă cere lămuriri cu privire la aceasta și caută să înțeleagă motivele pentru care a fost făcută oferta. Apoi, separat, independent de cele prezentate de partener, își prezintă propria sa ofertă, pe care prima parte, la rândul său, va căuta să o înțeleagă.

În practică, există multe diferențe între cele două moduri de abordare prezentate. În esență însă, în cazul modului „leader”,părțile vor argumenta una în fața celeilalte, pozițiile pe care se situează cu privire la fiecare aspecct al ofertei făcute de una dintre părți.

În cazul modului „independent” se pornește de la cunoașterea pozițiilor individuale, evidențiate prin oferta fiecăreia dintre părți, și apoi se caută concilierea lor.

Etapa negocierii ofertelor.

În fapt, negocierile comerciale internaționale sunt constituite dintr-o serie de argumente și obiecții prin care părțile își stabilesc poziția și urmăresc să-și impună interesele și dintr-o serie de concesii și compromisuri, prin care participanții la procesul de negociere încearcă să-și apropie punctele de vedere și, mai ales, să-și armonizeze interesele pentru a realiza o înțelegere de afaceri concretizată în contractul sau acordul comercial.

Argumentarea, respectiv susținerea poziției asupra unor puncte aflate în debatere este un proces care se realizează în trei etape:

Prezentarea: enunțarea caracteristicilor ofertei;

Explicarea: evidențierea avantajelor ofertei;

Demostrația: respectiv, producerea de probe.

Argumentarea poate fi teoretică sau practică și, evident, este subordonată scopului final al negocierii care constă în determinarea partenerului să se angajeze în realizarea tranzacției dorite.

Capacitatea de a argumenta, respectiv, de a folosi instrumente și tehnici de expunere și susținere a poziției proprii este o calitate esențială a negociatorului.

Argumentarea prin raționamente logice. În procesul de negocieri, partenerii își susțin interesele și obiectivele proprii prin raționamente logice.

Raționamentul reprezintă un șir de afirmații din care una (concluzia) este prezentată ca adevărată întrucât decurge, în mod logic, din alte afirmații considerate adevărate.

Structura raționamentului cuprinde:

Enunțuri suport sau premise (temeiuri, dovezi, rațiuni, fapte, suporturi date).

Indicatori logici ( raționamente, principii generale, reguli de logică).

Enunțul concluzie ( calificative și eventual rezerve).

Puterea raționamentului depinde de doi factori: credibilitatea premiselor (veridicitatea faptelor) și validatea raționamentului ( corectitudinea lui).

Reguli tehnice ale raționamentului logic sunt urmatoarele :

Regula stabilizării – afirmațiile asupra cărora s-a căzut de acord nu trebuie readuse în discuție.

Regula continuării – aspectul discutat trebuie aprofundat până la realizarea unui acord minim, altfel discuția nu poate avansa.

Regula abordării temporare a unor aspecte – în care opiniile sunt divergente spre a se reveni asupra lor mai târziu, când negocierea a progresat și în alte aspecte.

Regula limitării întrebărilor și solicitărilor de justificări, privind pozițiile avansate, trebuie să înceteze odată cu momentul acceptării propunerilor partenerului.

Regula înțelegerii – are la bază un minimum de acord asupra tezelor avansate de parteneri.

Regula distribuirii raționamentelor – dacă o anumită ordine a argumentelor nu a adus acordul este preferabil ca o altă ordine să conducă la obținerea acestuia.

Regula substituirii argumentelor – un argument sintetic trebuie prezentat prin substituirea lui cu argumentele componente.

Orice raționament este precedat de întocmirea unui plan de selectare a ideilor și realizarea lor în fucție de particularitățile partenerului, pornindu-se de la premisa că nu se vând mărfuri ci idei.

Planul trebuie să aibă în vedere:

Definirea termenilor cu care se operează.

Clarificarea obiectivelor urmărite prin acțiunea sugerată.

Prezentarea raționamentelor și ierarhizarea logică având în vedere impactul psihologic.

Identificarea problemelor și anticiparea obiecților.

Identificarea celor mai bune soluții la aceste probleme și obiecții.

Enunțarea concluziei.

În negocierile comerciale internaționale, în organizarea raționamentului trebuie avute în vedere următoarele aspecte:

Pertinența, respectiv prezentarea tuturor faptelor și datelor necesare.

Asigurarea prin demonstrare a valabilității raționamentului.

Prezentarea raționamentului într-un limbaj accesibil partenerului.

Construirea raționamentului în funcție de personalitatea partenerului.

Prezentarea avantajelor ofertei de pe poziția partenerului.

Limitarea raționamentului la un minim necesar.

Prezentarea politicoasă a raționamentului, evitând contrazicerea brutală a partenerului.

Ordonarea raționamentului într-o secvență logică și clară.

Raționamentul trebuie să fie veridic și verosimil.

Prezentarea raționamentului fără a irita partenerul și a duce la apariția atitudinilor de rezistență.

Antrenarea partenerului la dialog prin întrebări și răspunsuri verificând modul în care acesta urmărește și acceptă argumentele.

Crearea, prin raționament, a unor convingeri corespunzătoare, favorabile în mintea partenerului.

Evitarea superlativelor și exagerărilor pentru produsul propriu.

Compararea cu prudență a produsului propriu cu produsele concurenței.

Această comparație trebuie să se bazeze pe fapte și elemente bine verificate în prealabil.

Evidențierea calităților produsului nu numai prin prisma caracteristicilor tehnice, ci pornind și de la modul în care aceasta va fi utilizat de către partener.

Respingerea obiecților partenerului într-un mod convingător, pe bază de date și fapte reale.

Menținerea trează a atenției partenerului.

Crearea dorinței partenerului de a poseda produsul oferit prin dezvoltarea convingerii că produsul în cauză răspunde necesităților sale specifice.

Finalizarea acțiunii prin semnarea contractului.

În general, pe parcursul negocierii, este necesar că punem accentul pe avantajele pe care le oferim potențialului partener de afaceri.

Regula de aur a negocerii comerciale internaționale constă în următorul raționament: nu trebuie să presupunem că partenerul știe de la început tot ce are de câștigat din tranzacția pe care urmărim s-o încheiem.

Obiecțile reprezintă reacții negative ale partenerilor, prezentate în mod direct sau sugerate.

Având în vedere că, negociatorii trebuie să acționeze pentru a-și apropia punctele de vedere, pentru a ajunge la un acord între ei, nu vor combate niciodată cu duritate obiecțile celeilalte părți, acest mod de abordare al obiecților constituindu-se într-un principiu de bază al negocierii în afaceri.

"De asemenea, un negociator experimentat trebuie să facă distincție între obiecțiile formale care se fac din rațiuni tactice, și obiecțile reale, care în lipsa unor contraargumente solide, pot să ducă la insuccesul negocierii."

Pentru combaterea obiecților se pot utiliza diferite metode, cum ar fi:

Folosirea obiecției partenerlui pentru a susține noi argumente;

Propunerea de amânare a rezolvării obiecției pentru mai târziu, în cadrul altei etape a negocierii.

Trecerea voită cu vederea a obiecției partenerului, când există convingerea că aceasta este formală;

Oferirea unui avantaj cel puțin echivalent cu pierderea reclamată de partener, respectiv, compensarea pierderii;

„previzionarea” obiecției, prin punerea în evidență, înaintea partenerului, a punctelor slabe, dar evident, în termeni care să atenueze neajunsul care ar fi urmat să fie reclamat de acesta.

Toleranța constă în puterea de a nu replica în anumite momente ale negocierii la obiecțiile partenerului. Aceasta este o metodă folosită cu predilecție de un negociator cu experiență și se aplică în momentele în care, prin comportamentul său, partenerul de negociere încearcă să-l provoace la acțiuni impulsive. Cu diplomație, negociatorul trece peste problema în dispută, urmândca aceasta să fie reluată si rezolvată la o întâlnire ulterioară.

Menținerea caracterului deschis al negocierilor și în depășirea unui posibil impas se poate realia prin menținerea disponibilității partenerilor de a face concesii și compromisuri pentru realizarea unui acord reciproc avantajos.

Concesia reprezintă renunțarea, unilaterală, la una sau mai multe din pozițiile susținute, pentru a crea condițiile necesare ajungerii la o înțelegere.

În negocieri, concesiile pot să se refere la unele interese reale ale unui partener, sau pot să se constituie doar în renunțarea la unele pretenții formale.

Compromisul reprezintă acordarea de concesii reciproce pentru a netezi drumul spre acordul de voință al ambelor părți sau pentru a debloca tratativele.

În practică, negociatorii trebuie să ofere și să accepte, cu atenție, măsură și abilitate, un lung șir de concesii și compromisuri, astfel încât, să asigure susținerea intereselor lor reale în contractul sau acordul comercial prin care se finalizează negocierile.

Depășirea unui impas

Impasurile apar acolo unde este vorda despre un conflict de interes și de drepturi. Acest lucru se întâmplă atunci când părțile au păreri diferite privind relația dintre ele și în raport cu obiectul negocierii. Impasul poate apare și în condițiile în care una dintre părți contestă aplicarea unei proceduri agreate anterior.

Cea mai buna metodă de ieșire din impas este o discuție pe fondul deacordului, urmată de înlăturarea acestuia.

Depășirea unui impas impune o ofertă în baza căreia se face un schimb, al cărei rezultat este acordul.

Impasul apare mai frecvent acolo unde sunt puține articole de negociat, deoarece dispoziția la concesii este scăzută când există perspectiva unor renunțări de proporții.

Etapa stabilirii aranjamentului final. Negocierile se finalizează prin deciii care reprezintă de fapt încheierea unui contact sau a unui acord comercial. Negociatorul trebuie să manifeste clarviziune, prezență de spirit, să dea dovadă de simț al oportunității pentru a intui momentul oportun pentru încheierea tratativelor și pentru a evita prelungirea inutilă a negocierilor. Din acest punct de vedere, nu există rețete universal valabile.

Finalizarea negocierilor se poate realia, prin parcurgerea, în mod natural, a tuturor punctelor fixate pe agenda de lucru și ajungerea la un acord asupra tranzacției. Acest proces constă în încheierea tratativelor și dezbaterea proiectului de contract.

De asemenea, în momentele în care apar unele stări tensionate, participanții la negocieri trebuie șa analizeze dacă continuarea discuțiilor este oportună sau dacă este necesară oprirea discuțiilor și reluarea lor ulterioară, sau încheierea definitivă a acestora.

Încheierea acordului între părți. Această fază marchează încheierea procesului de negociere în afaceri internaționale, de obicei prin semnarea unui acord (contract) scris între părți.

Ambele părți implicate în procesul de negociere „simt” momentul în care se apropie sfârșitul tratativelor. În această etapă, este necesar ca fiecare dintre părți să facă o ofertă finală. Caracteristicile acesteia sunt:

Nu trebuie făcută prea repede în procesul de negociere, altfel putând fi considerată de partener ca fiind o nouă concesie, ceea ce-l face să spere că mai poate obține și altele;

Trebuie să fie de dimensiuni mari pentru a indica finalul negocierilor;

Poate să constea și într-o ultimă concesie, de dimensiuni reduse, care să ofere o ultimă satisfacție partenerului de tratative.

La finalul procesului de negociere, dupa semnarea contractului, se vor mai întreprinde următoarele activități specifice:

Se va face un rezumat al celor stabilite;

Se va realiza, eventual în scris, o eșalonare în timp a modului concret de punere în practică a prevederilor acordului (contractului) încheiat;

Se vor identifica acțiunile conexe necesare pentru punerea în aplicare a acordului la care s-a ajuns, precum și responsabilitățile care revin fiecărei părți.

Evaluarea negocierii

Evaluarea negocerii se realizează după încheierea contractului și are în vedere confruntarea prin comparare a conținutului intereselor exprimate inițial cu rezultatele obținute în urma încheierii negocierilor.

Se consideră că o negociere a avut succes dacă negociatorii au realizat obiectivele prin care este identificat interesul părții interesate. Obiectivul negocierii se consideră atins dacă:

Limita finală a negocierii circumscrie obiectivul inițial propus. Negociatorii au obținut atât cât și-au propus, nimic mai mult.

Limita finală a negocierii este stabilită astfel încât are o extensie mai mare decât cea propusă inițial. Negociatorii au obținut concesii care le-au adus și alte câștiguri, realizând mai mult decât obiectivul negocierii.

Negociatorii au atins obiectivul propus, dar au fost nevoiți să facă concesii care au situat limita finală a negocierii sub cea propusă inițial, adică au pierdut mai mult decât erau pregătiți să piardă.

Aceste situatii apar posibile în condițiile în care negociere este de tip win-win. Dacă negocierea s-a purtat și s-a încheiat după modelul win-loose este evident că una dintre părți obține, în urma procesului de negociere satisfacții mai mari decât cealaltă.

Evaluarea procesului de negociere urmărește verificarea eficienței strategiilor de negociere, și, eventual reproiectarea acesteia, aprecierea modului în care membrii echipei și-au îndeplinit rolurile, aprecierea și redimensionarea (dacă este cazul) spațiului de negociere, o inventariere a tacticilor și tehnicilor folosite de parteneri și integrarea acestora în practica propriei echipe dacă s-au dovedit eficiente.

În concluzie trebuie înțeles faptul că activitatea de negociere comercială internațională reprezintă un proces complex, care necesită un vast efort de explorare, pe parcursul căruia atenția la detalii este absolut obligatorie, fiecare moment al procesului fiind de importanța crucială.

Succesul în negocierea comercială internațională este o opțiune bine planificată care dusa la final poate genera rezultatele si satisfactiile dorite.

CAPITOLUL 4

STUDIU DE CAZ: PREZENTAREA PROCESULUI DE NEGOCIERE A CONTRACTULUI DE VÂNZARE-CUMPĂRARE INTERNAȚIONALĂ ÎNCHEIAT ÎNTRE FIRMA VODAFONE ROMANIA S.A ȘI NATEX DECOR DIN BULGARIA CU REPREZENTANȚĂ DESCHISĂ SI ÎN ROMÂNIA.

Studiul de caz se axează pe prezentarea modului de negociere a clauzelor din contractul de vânzare-cumpărare nr. 9456 din 12.04.2015 încheiat între Vodafone Romania SA și Natex Decor .

4.1 O scurtă istorie a Vodafone Romania

Vodafone România este un operator de telecomunicații mobile cu sediul în București, fiind o filială a grupului internațional Vodafone. Compania a intrat pe piața românească în 2005, în urma preluării operatorului local Connex. În prezent, Vodafone este al doilea mare operator de telefonie mobilă din România, cu 8,6 milioane de clienți la finele anului 2014.

Gama de produse:

Abonamente cu ROAMING inclus

La Vodafone căutăm mereu să îmbunătățim pachetele și abonamentele dedicate persoanelor fizice cât și juridice pentru a le oferi o gamă variata special creată pentru nevoile lor. Ne mândrim cu calitatea serviciilor și ne străduim să găsim toate posibilitățile necesare în fiecare zi pentru a putea răspunde prompt fiecărei solicitări.

.

RED 65 TRAVEL
Vodafone Red 65 Travel – abonamentul are un cost lunar de 65 euro TVA inclus și conține: minute și mesaje nelimitate în orice rețea națională, 250 de minute internaționale pe mobil și 5 GB trafic de internet. În acest abonament clientul beneficiază de 1000 de minute efectuate și primite sau mesaje în Roaming + 1 GB trafic de internet. La acest pachet se poate achiziționa Iphone 5s la prețul de 449 Euro.

Ai deja un telefon de care nu vrei să te desparți prea curând? Vodafone îți oferă posibilitatea de a beneficia de abonamente fără telefon care le poti avea la prețuri mai avantajoase !

Smart 8
Vodafone Smart 8 – abonamentul are un cost lunar de 8 euro TVA inclus și conține : minute nelimitate în rețeaua Vodafone, 500 de minute în alte rețele mobile, mesaje nelimitate în orice rețea și 500 de Mb trafic de internet.

Red 10
Vodafone Red 10 – abonamentul are un cost lunar de 10 euro TVA inclus și conține : minute nelimitate în orice rețea naționala, mesaje nelimitate în orice rețea, 250 de minute internaționale pe mobil, și 1 GB trafic de internet.

.

RED 55 TRAVEL
Vodafone Red 55 Travel – abonamentul are un cost lunar de 55 euro TVA inclus și conține: minute și mesaje nelimitate în orice rețea națională, 250 de minute internaționale pe mobil și 5 GB trafic de internet. În acest abonament clientul beneficiază de 1000 de minute efectuate și primite sau mesaje în Roaming + 1 GB trafic de internet. La acest pachet se poate achiziționa Iphone 5s la prețul de 449 Euro.

4.2 Istoricul firmei Natex Decor SRL

Societatea comercială Natex Decor a fost înființată în anul 1993 și desfășoară și în prezent activități de comercializare a produselor textile și decorațiuni interioare, fiind o firmă destul de cunoscută în Bulgaria care își desfășoară activitatea pe un segment de clienți cu vârste cuprinse între 20-70 de ani.

Magazinul este amplasat în Varna și are două sedii, unul în complexul comercial GRAND MALL VARNA și tocmai a deschis un nou sediu în complexul comercial Prosper , ambele cu suprafață cuprinsă între 50 și 80 mp. Fiecare sediu are 2 angajati, un șofer, 2 croitori și un contabil. Administratori societății, un cuplu în vârstă de 45 de ani au intenția de a deschide un al 3-lea sediu în sectorul 6 al Capitalei.

Strategia firmei, pe termen mediu, a fost atragerea continuă de clienți, păstrarea poziției pe piața internă și întreținerea relațiilor de cooperare cu furnizorii, obiectiv realizat și în prezent, având în vedere faptul că societatea a reușit să se mențină în piață în vremurile de recesiune care au fost.

Prima întâlnire dintre Vodafone și Natex Decor a avut loc în aprilie. Cum Vodafone este în continuă expansiune în România, directorul de clienți SME, domnul "Neagu Mihai" (small and medium enterprise) din cadrul departamentului Vodafone Business Direct, a fost informat despre extinderea societății în urmă promovărilor unor produse în mediul online. În urma discuțiilor telefonice cu proprietarii, s-a stabilit întâlnirea cu administratorii Natex Decor, la București, Restaurant Quattro Stagioni.

Echipa negociatorilor Vodafone a fost formată din 3 membri, dintre care: domnul „Bogdan Nae” – șeful echipei de negociere, alături de directorul departamentului "Neagu Mihai" și un consultant specializat în domeniu, domnul "Andrei Mache". Stilul echipei este stilul ce domină literatura de specialitate.

Negociatorii sunt în general pragmatici și pun accent deosebit pe realizările obținute, competitivitate, maximizarea profitului, eficiență, rapiditate și productivitate ridicată.
Valori importante care intervin în procesul negocierilor sunt: individualismul, materialismul, atitudinea favorabilă față de schimbare, conceptul de timp ca resursă limitată ce trebuie cât mai bine gestionată.

Negociatorii sunt individualiști și urmăresc prin rezultatul negocierii realizarea personală și succesul, extrem de apreciat în Vodafone. Mai trebuie spus că la Vodafone există o bună tradiție a afacerilor și a negocierilor. În general au o bună tehnică de negociere, urmărind câștigul care le va conferi un statut apreciat în cadrul companiei din care fac parte.
În timpul negocierilor, de obicei echipa abordează un stil direct, liber, neprotocolar, care urmărește confruntarea, iar decizia adoptată este rațională. Vestimentația este de regulă nonconformistă, uneori extravagantă.

Negociatorii sunt buni “tehnicieni”, ei se concentrează asupra sarcinii pe care o au de îndeplinit (ducerea la bun sfârșit a negocierii) și de cele mai multe ori ignoră importanța stabilirii unei relații trainice cu cealaltă parte negociatoare. Ei consideră că după încheierea negocierii poate vor găsi ceva timp pentru a-i cunoaște mai bine pe cei cu care au purtat discuții.
Negociatorii petrec foarte puțin timp în prima fază a negocierii, cea a stabilirii unei relații cu partea opusă și se angajează foarte rapid în faza următoare, cea a schimbului de informații. Pentru ei etapa construirii relației nu este foarte importantă, mai importante fiind etapa schimbului de informații și influențarea negociatorului aflat de cealaltă parte a mesei negocierilor.
O altă caracteristică a stilului Vodafone Business Direct este orientarea pe termen scurt, față de orientarea pe termen lung a altor culturi (cum ar fi Japonia). Poate aceasta este una din cauzele ignorării cunoașterii negociatorilor adverși, cunoaștere ce ar determina stabilirea unei relații pe termen lung, bazată pe încredere reciprocă. Prezentările pe care le fac sunt bine puse la punct și argumentate, expuse în așa fel încât să atragă atenția și să suscite interesul, și ușor spirituale pentru a încălzi atmosfera.
În timpul discuțiilor, negociatorii abordează obiectul negocierilor secvențial, problemă cu problemă. Concesiile se fac treptat. Inițial, cererile lor depășesc un anumit nivel acceptabil, pentru ca mai târziu să facă unele concesii, în schimbul cărora așteaptă concesii ale celeilalte părți de la masa negocierilor. Mai trebuie adăugat că dau dovadă de un înalt profesionalism în cadrul negocierilor.
Negociatorii Vodafone pun accent pe utilizarea cât mai eficientă a factorului timp. Timpul este pentru ei o resursă limitată, extrem de valoroasă, ce trebuie cât mai bine gestionată (“Time is money”). Negociatorii din cadrul departamentului Vodafone Business Direct sosesc la întâlniri la timp și se simt jigniți dacă cealaltă parte întârzie. Încă de la începutul negocierilor, ei trec la subiect. Ei stabilesc împreună cu cealaltă parte un program al negocierilor și doresc ca acesta să fie respectat. Dorința lor de a se încadra în programul stabilit și ignorarea relației sociale cu ceilalți negociatori pot induce ideea că sunt grăbiți, aroganți, neprietenoși și nu merită încredere. Pentru ei, stabilirea de relații amicale cu partenerii de afaceri este mai degrabă un “venit” al afacerii decât o investiție (“input”).
O caracteristică importantă este respectarea termenelor limită .Dacă înaintea plecării către sediu negocierile încă nu s-au finalizat, echipa, sub presiunea timpului, fac de multe ori concesii suplimentare.
Directorul Vodafone Business Direct sintetizează stilul de negociere al departamentului prin următoarele caracteristici:
Exigență
Profesionalism
Abilitate deosebită în negocierea ofertelor

Interes pentru ambalaj

Celor care negociază cu angajații Vodafone Direct li se recomandă promptitudine, punctualitate, rapiditate în negociere, prezentări bine organizate și argumentate, profesionalism și accent pus pe modul de prezentare al nevoilor.

Echipa societății Natex Decor a avut de asemenea 3 membri, dintre care: cei doi administratori domnul "Vilko Yavor", doamna "Ilia Yavor" care vor să își spună doleanțele și fiul acestora, "Todor Yavor" care are câteva cunoștiințe în piața de telecomunicații.

Stilul de negociere al echipei poate fi caracterizat ca fiind unul clasic , tradițional și descris prin intermediul următoarelor precizări și constatări:

– relațiile de afaceri în Bulgaria există nu neapărat între companii, cât între persoane, stabilirea de relații între persoane putând conduce la crearea de puternice rețele de afaceri; de aceea, menținerea de relații cordiale este crucială;

– societatea comunică de obicei prin intermediul unui mod de vorbire domol, iar deși ocazional ridică vocea pentru a sublinia un punct de vedere sau o idee, în general, în cadrul întâlnirilor de afaceri, detestă comportamentul gălăgios și ostentativ;

– ca regulă generală, vor evita să fie foarte direcți în comunicare, considerând o astfel de atitudine contrară bunelor maniere;

– echipa de obicei este reticientă în a pune la dispoziție partenerilor informații, în plus de cele prezentate deja;

– negocierile în Bulgaria sunt lente și de lungă durată, construirea relației, culegerea informațiilor, tratativele și luarea deciziei necesitând un timp îndelungat;

– în cadrul negocierilor, bulgarii au o abordare holistică, trecând adesea de la un subiect la altul și revenind, fără o justificare aparent logică, la subiecte deja abordate;

– ca în orice cultură afectivă, și negociatorii bulgari sunt predispuși să utilizeze tehnici emoționale, precum insuflarea partenerului a sentimentului de vinovăție, grimasele, apelul la relația inter-personală;

– în contextul tranziției de la statutul de țară cu economie socialistă, de tip planificat, la statutul de țară democratică cu economie liberă de piață, corupția și mituirea au devenit activități curente, atât în sectorul public, cât și în cel privat din Bulgaria, tendința fiind aceea de a considera micile cadouri ca fiind o răsplată pentru munca bine făcută, mai degrabă decât mita; ceea ce membrii unor alte culturi ar considera mită, bulgarii consideră ca reprezentând doar un frumos cadou.

Echipele de negociatori au fost constituite astfel încât să acopere următoarele domenii:

-domeniul comercial: preț, politica comercială;

-domeniul juridic: clauze și condiții contractuale, rezolvarea litigiilor, arbitraj;

-domeniul financiar: modalități de plată, asigurare, credit, garanții.

În deschiderea tratativelor au fost prezentați șefii și echipele de negociere, au fost schimbate fraze de politețe și s-au urmărit obiective precum crearea unui climat de încredere între părți în vederea desfășurării în bune condiții a tratativelor și studierea partenerului pentru cunoașterea intereselor și motivațiilor lor reale.

Obiectul contractului de vânzare-cumpărare au fost serviciile de telecomunicații oferite de Vodafone Romania pentru convorbiri în țară și străinătate și posibilitatea de a putea achiziționa terminale cu discount special.

Având noi produse în portofoliu, cei de la Vodafone au avut plăcerea de a le oferi negociatorilor bulgari o prezentare de excepție:

„Ne face mare plăcere să vă prezentăm noile varietăți de pachete Vodafone. Prin lansarea noilor abonamente Vodafone Roaming inclus, vă invităm să începeți propria călătorie în lumea telecomunicațiilor. Încercați orice abonament și remarcați beneficiile incluse, internetul de mare viteză și taxa lunară. La fel ca și abonamentele noastre, telefoanele comercializate de noi vă oferă posibilitatea de a testa cea mai mare viteză de internet mobil din țară și în străinătate, rapiditatea oferită în aplicații noastre și HD voice disponibil în aceste configurații doar pentru a vă oferi cea mai bună experiență cu un smartphone.

De ce este această opțiune nouă atât de specială? Fiecare tip de abonament Vodafone RED combină minutele naționale cu apeluri în străinătate pe fix iar minutele și traficul de internet în roaming vă oferă posibilitatea de a comunica și naviga pe internet în Europa, America și Canada fără griji.

La fel ca și abonamentele pentru convorbiri, internetul de la Vodafone este un serviciu unde viteza și calitatea sunt punctele forte în a vă oferi cea mai bună experiență în momentul navigării dumneavoastră pe internet.

Despre SUPERNET, internetul de mare viteză de la Vodafone

SUPERNET s-a născut în 2014, când Vodafone a lansat o inovație în utilizarea serviciilor de internet mobil, care asigură viteze ridicate, stabilitate crescută si protecție completă, pentru o experientă superioară de utilizare. “Supernet™ reprezintă cel mai bine puterea rețelei noastre reconfigurate. Nu este un nou produs sau un nou plan tarifar, ci este cea mai recentă implementare, destinată să ofere clienților noștri o experiență remarcabilă de utilizare a smartphone-urilor. Este felul nostru de a transforma smartphone-urile clienților noștri în terminale și mai inteligente, fără costuri suplimentare. Supernet™ începe cu viteze ridicate pentru toți clienții noștri, și continuă cu o stabilitate superioară a conexiunii de internet, pentru streaming si browsing optimizat. Supernet™ înseamnă, de asemenea, și o solutie de securitate, localizată la nivel de rețea, care furnizeaza protecție pentru utilizatorii Vodafone, clienți business sau individuali. Lansarea face parte din strategia noastra permanentă, ce are ca rol furnizarea celei mai bune experiente clienților nostri”, a declarat Ravinder Takkar, Presedinte si CEO, Vodafone România.

Totodată folosind SUPERNET ve-ți beneficia de programe Vodafone destinate să vă ofere o calitate superioară și securitate în momentul navigării pe internet :   

XStream™ furnizează o experiență video desăvârșită, cu o conexiune instantanee, bazată pe stabilitatea superioară a conexiunii de Internet pentru browsing, descarcare de fișiere si streaming. XStream™ funcționează prin intermediul unui algoritm exclusiv Vodafone de optimizare, precum și prin rețeaua All-IP a Vodafone, ce asigură o experiență superioară de streaming.

MaxProtect™ este o inovație ce furnizează tuturor utilizatorilor o soluție completă de securitate la nivel de rețea, pentru orice terminal: smartphone, tabletă, laptop sau PC, numai în rețeaua Vodafone. MaxProtect™ este disponibil tuturor clienților Vodafone, fără a necesita eforturi suplimentare de instalare a vreunei aplicatii. Serviciul asigura protecție antivirus, anti-phishing, și antimalware pentru traficul de internet efectuat prin rețeaua Vodafone. MaxProtect™ este disponibil gratuit pentru toți abonații RED, pe întreaga durata contractuală. Și pentru ceilalți abonați, serviciul este gratuit, pentru o perioadă de șase luni.

SecurityPro 2.0™ îndeplinește cerințele de Securitate ale tuturor companiilor, permițând angajatorilor să personalizeze utilizarea smartphone-urilor în cadrul companiilor, în rețeaua Vodafone, certificată pentru Managementul de Continuitate a Afacerii. Companiile primesc Soluția de Securitate direct din rețeaua Vodafone, iar conexiunea de date este protejată, pentru a asigura securitatea tuturor terminalelor conectate. Angajații vor putea, de asemenea, să navigheze pe internet fără grija virușilor sau a pierderii datelor companiei.

„Și acum, să facem afaceri, domnilor! Aveți ceva ce pe noi ne atrage destul de mult: dezvoltarea la nivel internațional a afirmat domnul „Nae”.

Strategia de negociere adoptată atât de echipa negociatorilor Vodafone cât și de echipa negociatorilor bulgari a fost strategia cooperantă, întrucât Vodafone Business Direct erau dornici să-și promoveze produsele pe piața din Bulgaria, iar bulgarii, pe lângă faptul că erau încântați de apariția acestor noi pachete, aveau nevoie și de servicii.

Modul în care se prezintă și discută propunerile părților este abordarea de tip „independent”.

Oferta Vodafone privind clauza prețului a fost de 1000 de euro/lună cu TVA inclus. „Pachetele sunt ultimile noutăți din piață și vă putem asigura acest cost lunar având în vedere faptul că aveți nelimitat național și convorbiri lunare în roaming plus faptul ca ve-ți putea vorbi din țară în străinătate, deci costuri aferente nu o să existe.

Auzind oferta bulgarii au tresărit. „Ne așteptam să apară ceva neprevăzut. De aceea, cererea noastră este de 400 de euro/lună TVA inclus. Pentru că nu avem nevoie de așa cost lunar! Cei de la Telekom au facut ofertă sub 400 de euro lunar”

Inițial, bulgarii nu au fost de acord cu oferta făcută, considerând că este un preț mare pentru numărul de numere necesar și anume zece, apărând astfel o răsturnare urâtă de situație.

Cu un singur lucru au fost de acord însă cele două echipe: că este cazul să continue discuțiile a doua zi, pentru a analiza lucrurile la rece.

La următoarea întâlnire, după îndelungi discuții, Vodafone Business Direct, negociatori prudenți și buni stăpânitori ai tacticii „da, dar..”, au fost de acord cu propunerea lansată de bulgari.

Deoarece a fost în interesul ambelor părți fixarea cu precizie a prețului final, directorul de clienți SME, Neagu Mihai a hotărât să facă o concesie bulgarilor, și anume: timp de 6 luni de zile, cei de la Natex Decor să beneficieze de 100% reducere la costul facturii.

În ceea ce privește clauza obligațiilor părților, cele două echipe au căzut de acord ca Natex Decor să semneze la momentul inițial pe o perioadă de 30 de luni contractul. Șase luni contractul va fii gratuit 100% , dar bulgarii se obligă să plătească alte costuri aferente numerelor de telefon. După gratuitatea oferită, costul facturi va fii de 800 euro/TVA inclus.

Următoarea clauză supusă discuției dintre părți a fost cea a răspunderii contractuale, în care bulgarii, stăpânind bine tactica „ademenirii”, i-au determinat pe cei de la Business Direct să le ofere terminale în valoare de 2800 Euro.

În ceea ce privește clauza garanțiilor, negociatorii echipei Vodafone au stabilit ca Natex Decor să plătească în avans factura pe o durată de șase luni la momentul încheierii contractului. Ulterior suna achitată în avans se poate ridica de la orice sucursală Vodafone, prin transfer bancar sau bineințeles se pot achita direct facturile din contul de abonat. Pe de altă parte, cumpărătorul, declară că a luat cunoștință de situația juridică și de fapt a contractului ca fiind cel prezentat de vânzător și știe că este obligat timp de 24 de luni să achite factura indiferent că va folosi serviciile sau nu. Totodată cumpărătorul se obligă să achite restul lunilor rămase până la finalizarea contractului plus discounturile oferite la terminale în cazul portării în altă rețea sau a nerespectării condițiilor contractuale. Va achita această taxă de justă despăgubire și în cazul în care i se va posta această taxă în urma neachitării a trei facturi cumulate.

În plus, departamentul are obligația de a-i sta la dispoziție în orice zi a săptămânii între orele 09:00-18:00 iar relații clienți business in fiecare zi până la ora 22:00.

Transmiterea dreptului de folosire a serviciilor și a terminalelor asupra sus-menționate are loc la data autentificării contractului,  fără  îndeplinirea  altei  formalități,  totodată  efectuându-se predarea către cumpărător în momentul semnării.

De asemenea, părțile au convenit ca toate pretențiile sau reclamațiile dintre ele să fie luate în considerare numai dacă sunt consemnate prin înscrisuri.

De aceea, părțile contractante au stabilit, de comun acord, ca partea care se află în imposibilitatea de executare a serviciilor este exonerată de răspundere numai cu condiția notificării acestei într-un termen de 3 zile apariția problemei. Tot de comun acord părțile au convenit că oricare dintre ele are dreptul de a cere rezilierea contractului atunci când starea de imposibilitate a livrării serviciilor depășește 30 de zile începând din ziua în care a survenit.

După finalizarea operațiunii de redactare, contractul de vânzare internațională a fost semnat de ambele părți, datat și ștampilat.

Contractul a fost elaborat în 2 exemplare, în limba română, câte una pentru fiecare parte contractantă.

Ca urmare a finalizării negocierilor dintre cele două echipe, contractul a fost semnat și parafat, iar partenerii au decis să sărbătorească succesul obținut printr-o cină la unul dintre restaurantele de lux din București, Vodafone Business Direct afirmând că ar fi încântați să rămână în relații bune de afaceri cu Natex Decor.

CONCLUZII FINALE

O bună negociere are în vedere mulți factori, precum obiectivele strategice, mesajele, activitățile organizate și multe altele.

Negocierea comercială internațională poate fi considerată un instrument cu două tăișuri, deoarece pe de o parte, poate fi folosită de către o companie,departament sau persoană în avantajul acesteia, iar pe de altă parte, orice ar putea fi interpretat greșit dacă aceste strategii nu sunt puse la punct până la ultimul detaliu.

În cadrul studiului de caz bazat pe compania Vodafone Romania și Natex Decor, am vrut să scot în evidență modalitatea de tratare a unui contract cu o valoare lunară ce depășește 2000 de Ron. Am ajuns la concluzia că, deși bazat pe aspecte teoretice, aceste strategii de comunicare ar putea, în timp, să diminueze și poate chiar să oprească ostilitatea clienților cu privire la prețul ridicat pentru anumite servicii de calitate oferite.

Tot ceea ce facem în viața de zi cu zi este o formă de negociere. Negociem bani, negociem timp pentru hobby-uri, idei, vacanțe, condiții mai bune de muncă, relații mai armonioase. Cu cât suntem mai convingători cu atât avem mai multe șanse de a minimaliza rezistența partenerului de negociere și de a-l urca în aceeași barcă în care ne aflâm noi.

În afaceri, dacă stăpânești arta negocierii, ai o șansă în plus să câștigi mai mult și să păstrezi o relație bună cu partenerul. Dacă negociezi bine, poți să orientezi, să influențezi și să manipulezi partenerul pentru a-l face să coopereze.

Ținând cont de tematica vastă a negocierilor internaționale și, în mod special, a celor din sfera afacerilor internaționale, s-au abordat și aspecte legate de uzanțele diplomatice și cele de protocol la nivel guvernamental.

Eu am vrut să subliniez ȋn această licență din punctul meu de vedere, cele mai importante roluri ȋn conceptul de negociere. Conceptul, comunicarea și pregătirea procesului de negociere.

În studiul de caz putem remarca, faptul că echipa Vodafone, deși erau un pic mai duri, s-au adaptat situației și au schimbat felul de negociere din "rece" ȋn cald. Adică s-au apropiat de clienți, deși scopul nu era acesta.

Putem remarca și că Natex Decor, deși au primit oferta mai accesibilă din partea concurenței au preferat să opteze pentru o companie cu renume, tradiție, experiență și calitate. Cu toate că va plăti mai mult, se vor bucura de servicii la ȋnaltă calitate și suport la orice oră. Prin acest studiu de caz se remarcă faptul că negocierea este o arta, o tehnica care trebuie stăpânită la un nivel foarte ridicat iar comunicarea a fost si va fi elementul fundamental ȋn indeplinirea sarcinilor sau realizarii obiectivelor.

În ceea ce privește compania analizată, pot spune că dacă în viitor își va gestiona mai bine imaginea, demonstrând, prin activitățile sale că este o companie care îi pasă de angajați, clienți și că este o companie responsabilă social, lucru care până în prezent a reușit având în vedere Fundația Vodafone care sprijină educația în rândul copiilor și tinerilor, modernizarea serviciilor medicale, combaterea sărăciei sunt doar câteva dintre proiectele proprii pe care Vodafone le-a sprijinit, atunci se poate transforma într-un avantaj de vizibilitate pe termen lung.

BIBLIOGRAFIE

AGUILAR MICHAEL, CUM SĂ ÎNVINGI OBIECȚILE CLIENȚILOR, NORTH CAROLINA, C.H.BECK, 2010

Patrick Forsyth, THE NEGOTIATOR’S POCKETBOOK, US, EDITURA PAPERBACK, 2000

CONSTANȚA CHIȚIBA, ROLUL NEGOCIERII ÎN AFACERI INTERNAȚIONALE, BUCUREȘTI, EDITURA PRO UNIVERSITARĂ, 2014

CONSTANȚA CHIȚIBA, NEGOCIERI ȘI AFACERI INTERNAȚIONALE, BUCUREȘTI, EDITURA PRO UNIVERSITARĂ, 2011

CONSTANȚA CHIȚIBA, PROCESUL DE

NEGOCIERE ÎN AFACERILE INTERNAȚIONALE , BUCUREȘTI, EDITURA PRO UNIVERSITARĂ, 2009

SERGHEI MAMONTOV, STRATEGII DE NEGOCIERE, LISBOA, EDITURA EUROPRESS, 2006

IOAN POPA, NEGOCIERE COMERCIALĂ INTERNAȚIONALĂ, BUCUREȘTI, EDITURA ECONOMICA,2006

GHEORGHE CARAIANI, VALERIU POTECEA, NEGOCIEREA ÎN AFACERILE INTERNAȚIONALE, EDITURA WOLTERS KLUWER, 2010

ȘTEFAN PRUTIANU, TRATAT DE COMUNICARE ȘI NEGOCIERE ÎN AFACERI, BUCUREȘTI , EDITURA POLIROM, 2008

ZENO ȘUȘTAC, CLAUDIU IGNAT, GHID DE NEGOCIERE, BUCUREȘTI EDITURA UNIVERSITARĂ, 2011

LAURENȚIU POPPER, CONSTANTIN RĂDUȚI, NEGOCIEREA ȘI FINALIZAREA AFACERILOR, BUCUREȘTI ,EDITURA PERFECT, 2011

DAN VOICULESCU, NEGOCIEREA- FORMĂ DE COMUNICARE ÎN RELAȚIILE INTERUMANE, BUCUREȘTI ,EDITURA INTACT, 1991

CLAUDIU COMAN, TEHNICI DE NEGOCIERE, BUCUREȘTI, EDITURA C.H.BECK, 2007

SILVIA POPESCU, TEHNICI DE COMUNICARE ȘI NEGOCIERE, BUCUREȘTI, EDITURA TAMANGIU, 2014

JOHN B. STULL, COMUNICAREA ÎN AFACERI, BUCUREȘTI ,EDITURA COMUNICARE, 2003

MIHAELA LILIANA STROE, EXCELENȚA ÎN COMUNICAREA NON-VERBALĂ, BUCUREȘTI, EDITURA AUDIOSFERA, 2007

DON HUTSON, GEORGE LUCAS, NEGOCIATORUL LA MINUT,CHICAGO EDITURA ANTE, 2010

LEIGH THOMPSON, MINTEA ȘI INIMA NEGOCIATORULUI, CALIFORNIA EDITURA METEOR PRESS, 2006

G.RICHARD SHELL, NEGOCIEREA ÎN AVANTAJ: STRATEGII DE NEGOCIERE PENTRU OAMENII REZONABILI, BUCUREȘTI ,EDITURA CODESC,2005

ACADEMIA ROMÂNA, DEX: DICȚIONARUL EXPLICATIV AL LIMBII ROMÂN, EDITURA UNIVERS ENCICLOPEDIC GOLD, 2012

Surse electronice:

www.vodafone.ro, pagina societății de telecomunicații Vodafone Romania

www.wikipedia.org, pagina enciclopedică online

www.infotraining.ro, pagină de cursuri și training-uri online

www.learningnetwork.ro, platformă online a comunități Learning & Development Romania

ANEXE

Fig. 1 Mercantizarea oferită prin comunicate de la Departamentul Vodafone Marketing

Fig. 2 Mercantizarea oferită prin comunicate de la Departamentul Vodafone Marketing

Fig. 3 Mercantizarea oferită prin comunicate de la Departamentul Vodafone Marketing

Fig. 3 Mercantizarea oferită prin comunicate de la Departamentul Vodafone Marketing