Prezentarea Generala A Firmei Flamingo Computers S.a
CUPRINS
INTRODUCERE
CAPITOLUL 1
PREZENTAREA GENERALĂ A FIRMEI FLAMINGO COMPUTERS S.A.
1.1. Flamingo Computers, liderul pieței autohtone
1.2. Strategia de marketing
1.3. Vânzări Internet la Flamingo Computers S.A.
1.4. Managementul calității
CAPITOLUL 2
SISTEME INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT
2.1. Sistemul informațional. Elemente generale
2.2. Sistem informatic. Aspecte generale
2.3. Concepte fundamentale ale sistemelor informaționale
2.3.1. Sistemul – elemente generale
2.3.2. Afacerile ca sistem
2.3.3. Prelucrarea informației
2.3.4. Gestiunea electronică a documentelor
2.3.5. Conceptele sistemelor informaționale
2.3.6. Depozitele de date
2.4. Sistemul informatic, instrument de creștere a eficienței
2.5. Comertul electronic
2.5.1. Definirea produsului
2.5.2 Elemente de securitate
2.5.3. Contul de comerciant (Merchant Account)
2.5.4. Comanda electronică
2.5.5. Modalități de plată electronică
2.5.6 Opțiuni de publicitate pentru magazinul virtual
CONCLUZII
BIBLIOGRAFIE
INTRODUCERE
O caracteristică importantă a epocii contemporane o reprezintă dezvoltarea în ritm accelerat a tehnicii de calcul și a tehnologiei comunicațiilor. Aceasta a condus la introducerea tehnicii de calcul în tot mai multe domenii de activitate, inclusiv în domeniul activităților economice.
Apariția și dezvoltarea Internet-ului au condus la o modificare a relațiilor economice prin creșterea vitezei de circulație a informațiilor dar și prin apariția unor instrumente și modalități noi de desfășurare a afacerilor (B2B – business to business, E-commerce etc.).
În ultimul deceniu , Internetul a evoluat într-o unealtă formidabilă având un impact major în toate aspectele vieții. La fiecare jumătate de an apar schimbări așa de importante încât este imposibil de prevăzut unde se va ajunge în următorii 10 ani .
Nici o altă dezvoltare tehnologică nu a avut un impact atât de profund asupra lumii afacerilor ca Internetul. Utilizarea inteligentă a tehnologiei Internet în procesele de afaceri se transformă într-un factor esențial de succes pentru multe companii.
Internet-ul și Web-ul ca și alte multe tehnologii anterioare, se prezintă acum, cu un set nou de opotunități și avantaje, cu noi propuneri și deschideri îndrăznete, îndreptându-se încetul cu încetul spre domenii care, nu cu mult timp în urmă erau irealizabile, sau de neimaginat, unul dintre acestea fiind și comerțul electronic. Începutul noului mileniu, este dominat de revoluția tehnico-informatică, de noua eră a Internet-ului și de noile posibilități de comunicație, în care informația circulă cu viteze amețitoare, provocând din ce în ce mai mult, atât dezvoltatorii cât și întreprinzătorii și forțându-i să schimbe radical modul în care gândesc, concep și privesc afacerile.
Viteza cu care evoluează tehnologia Internet-ului este impresionantă. Dacă acum se apreciază că există câteva milioane de oameni care folosesc serviciile Internet în fiecare moment, numărul lor va crește exponențial în anii următori.
Vrând, nevrând Internet-ul ne schimbă modul în care vom realiza afacerile în viitorii ani. Pentru a veni în întâmpinarea acestei schimbări, încă de pe acum, se simte o sete pentru aplicațiile de comerț electronic. Realizarea lor cu mijloace modeste ar însemna însă, nu numai o muncă în plus, dar și una consumatoare de mult timp, timp în care cerințele poate s-ar dubla sau tripla, fără a le mai putea face față. Iata de ce, noi tehnologii pentru programarea destinată Internet-ului, care să simplifice extrem programarea, sunt indispensabile. Astfel se încearcă realizarea următoarelor caracteristici:
Construirea de sisteme care să suporte cât mai mulți clienți
Creșterea calității aplicațiilor
Realizarea aplicațiilor cu cât mai puține resurse
Posibilitatea dezvoltării rapide a aplicațiilor
Explorarea noilor tehnologii pentru un avantaj competitiv
Creșterea portabilității și a interconectivitătii aplicațiilor și construirea de sisteme capabile de a lucra cu procese și date mai vechi.
Utilizată până în prezent mai mult ca sursa de informații, rețeaua Internet se îndreaptă încetul cu încetul și spre un alt domeniu, acela al comerțului electronic. Deja puteți cumpăra prin Internet ultima aplicație lansată de o anumită firmă sau puteți chiar să vă faceți cumpărăturile. Comerțul electonic reprezintă în zilele noastre unul din factorii cheie a infrastructurii informaționale globale, venind în întâmpinarea consumatorului prin crearea de posibilități de cumpărare și alegere dintr-o gamă largă de oferte.
Una din aceste noi modalități de desfășurare a afacerilor este comerțul electronic sau comerțul on-line. Comerț electronic înseamnă, în accepțiune "tradițională", utilizarea în rețele cu valoare adaugată a unor aplicații de tipul transferului electronic de documente (EDI), a comunicaților fax, codurilor de bare, transferului de fișiere și a poțtei electronice. Extraordinara dezvoltare a interconectivității calculatoarelor în Internet, în toate segmentele societății, a condus la o tendință tot mai evidentă a companiilor de a folosi aceste rețele în aria unui nou tip de comerț, comerțul electronic în Internet, care să apeleze – pe lânga vechile servicii amintite – și altele noi.
Este vorba, de exemplu, de posibilitatea de a se efectua cumpărături prin rețea, consultând cataloage electronice "on" pe Web sau cataloage "off" pe CD-ROM și plătind prin intermediul cărților de credit sau a unor portmonee electronice.
Pentru alții, comerțul Internet reprezintă relațiile de afaceri care se derulează prin rețea între furnizori și clienți, ca o alternativă la variantele de comunicații "tradiționale" prin fax, linii de comunicații dedicate sau EDI pe rețele cu valoare adaugată.
În fine, o altă formă a comerțului Internet implică transferul de documente – de la contracte sau comenzi pro formă, până la imagini sau înregistrari vocale.
Comerțul electronic este una dintre soluțiile complexe, "integrate", pe care le oferă tehnologia Internet. Asta înseamnă că o multitudine de aplicații și de furnizori de servicii Internet trebuie să conlucreze într-o sincronizare perfectă pentru ca un site de comerț electronic să poată funcționa.
O altă definiție succintă și larg acceptată a comerțului electronic este următoarea: Comerțul electronic (e-commerce) este acea manieră de a conduce activitățile de comerț care folosește echipamente electronice pentru a mări aria de acoperire (locul în care se pot afla potențialii clienți) și viteza cu care este livrată informația.
Comerțul electronic oferă oportunitatea de a comercializa produse în intreaga lume, sporind numărul de potențiali clienți în primul rând prin eliminarea barierelor geografice dintre clienți și comercianți. Pentru a întelege care este rolul și locul comunicațiilor și soluțiilor informatice (IT) într-un astfel de mecanism,trebuie să studiem arhitectura unui sistem de comerț electronic.
Comerțul on-line presupune folosirea exclusivă a calculatorului și a Internetului pentru efectuarea tranzacțiilor. Aceasta înseamnă că toate etapele operației de vânzare – cumpărare să se efectueze prin Internet. Astăzi, în România, încă nu sunt disponibile toate instrumentele necesare unor tranzacții on-line complete astfel că plata produselor se realizează, în general, în sistem ramburs.
Conducerea unei afaceri de tipul comerțului on-line presupune existența unui suport puternic din partea instrumentelor software care formează ceea ce se numește un sistem informatic.
Lucrarea de față tratează problematica sistemelor informatice pentru management, efectuând un studiu de caz pentru o societate comercială cu activitate în domeniul desfacerii sistemelor de calcul și al asigurării conexiunilor Internet (provider Internet) și anume Flamingo Computers S.A.
Comerțul on-line a cunoscut o dezvoltare destul de puternică și în România, în ciuda lipsei instrumentelor adecvate pentru plata electronică. Cu toate acestea el se află într-o etapă de cristalizare a tehnicilor și metodelor de lucru.
CAPITOLUL 1
PREZENTAREA GENERALĂ A FIRMEI FLAMINGO COMPUTERS S.A.
1.1. Flamingo Computers, liderul pieței autohtone
Flamingo Computers este una dintre primele firme de vânzări de produse IT din România. Activitatea ei a început acum aproape zece ani, marcând o permanentă dezvoltare și ajungând ca în aceste zile să aibă reprezentanțe în afara granițelor țării, fiind una dintre puținele firme cu capital integral românesc ce a reușit acest lucru într-un interval relativ scurt de la lansarea pe piață. Spre exemplu, anul acesta a participat, în luna martie, pentru a patra oară consecutiv, la unul dintre cele mai importante târguri IT din întreaga lume, și anume CeBit 2004, Hanovra, Germania.
Cifrele din graficele următoare ilustrează dimensiunea Companiei. Observăm o permanentă creștere a veniturilor (Figura 1.1) încă din anul 1995.
Figura 1.1. Grafic pentru venitul anual
În perioada 1995 – 2011, Compania continuă să-și mărească veniturile într-un ritm mai accelerat decât industria IT din Balcani. Prin rata de creștere estimată pentru următorii trei ani, precum și datorită cifrelor existente, Flamingo se situează pe primul loc într-un clasament al companiilor ce vând produse IT din peninsula balcanică.
Din totalul veniturilor, aproximativ 95% provin din vânzările de produse IT, restul de 5% revenind serviciilor (hardware și software), precum și vânzărilor de soluții Internet.
În domeniul vânzărilor, o reprezentare grafică a structurii acestora este prezentată în Figura 1.2.
Figura 1.2. Graficul structurii vânzărilor
Prin volumul vânzărilor, numărul de clienți, numărul de redistribuitori din țară, gama largă de produse și servicii oferite, Flamingo este liderul pieții autohtone. Graficul din Figura 1.3 prezintă structura produselor oferite:
Figura 1.3. Graficul structurii produselor oferite
În prezent Compania înregistrează peste 600 de angajați, numai pentru spațiul de birouri de lângă aeroportul Otopeni, unde se află sediul central, reprezentanțe în țări ca: Bulgaria, Croația, Grecia, Olanda, Ungaria, Italia, Macedonia, Moldova. Fiecare angajat are o căsuță de e-mail unică, care împreună cu parola contului reprezintă identitatea lui în tot ceea ce face în interiorul firmei.
Structura organizațională a Companiei (Figura 1.4) se bazează în principal pe diviziile comerciale: Distribuție, Vânzări, Internațional și Achiziții.
Figura 1.4 – Structura organizațională
Alte departamente, ce nu au caracter comercial, sunt: Relații Publice, Marketing, Tehnic, Comunicații, Software, Contabilitate, Resurse Umane, toate acestea având în spate departamentul Administrativ.
Fiecare șef de divizie sau departament răspund direct către un Manager de vârf, făcând astfel ca lanțul de conducere să fie scurt și eficient.
Atât ca activitate, cât și ca număr de angajați, cea mai importantă verigă este cea de Vânzări.
În București există 15 magazine dintre care cele mai importante sunt: Lahovari (primul magazin IT din București deschis Non-Stop), Unirii, Dorobanti, Știrbei, Titulescu, Victoriei, etc.
În țară există 12 reprezentențe în orașe ca: Cluj-Napoca, Ploiești, Alexandria, Sibiu, Deva, Râmnicu Vâlcea, Timișoara, Tulcea, etc.
Divizia Internațional coordonează activitățile legate de vânzările la nivel mondial ale reprezentanțelor din străinătate, precum și activități legate de reprezentanțele ce încă nu sunt active.
Divizia Achiziții este reprezentantă de o puternică echipă ce întreprinde și activități de marketing, import-export, logistică externă și legate de managementul produselor (caracteristici, nivel de performanță, preț, calitate, etc.).
Departamentul Administrativ (poate unul dintre cele cheie) asigură buna desfășurare a tuturor celorlalte echipe și se ocupă de: coordonarea bugetelor, uz-intern, mentenanță, asigurând toate facilitățile pentru o bună comunicare între departamente.
Departamentul Comunicații se ocupă cu tot ceea ce înseamnă rețele, Internet, telefonie fixă și mobilă și alte mijloazin IT din București deschis Non-Stop), Unirii, Dorobanti, Știrbei, Titulescu, Victoriei, etc.
În țară există 12 reprezentențe în orașe ca: Cluj-Napoca, Ploiești, Alexandria, Sibiu, Deva, Râmnicu Vâlcea, Timișoara, Tulcea, etc.
Divizia Internațional coordonează activitățile legate de vânzările la nivel mondial ale reprezentanțelor din străinătate, precum și activități legate de reprezentanțele ce încă nu sunt active.
Divizia Achiziții este reprezentantă de o puternică echipă ce întreprinde și activități de marketing, import-export, logistică externă și legate de managementul produselor (caracteristici, nivel de performanță, preț, calitate, etc.).
Departamentul Administrativ (poate unul dintre cele cheie) asigură buna desfășurare a tuturor celorlalte echipe și se ocupă de: coordonarea bugetelor, uz-intern, mentenanță, asigurând toate facilitățile pentru o bună comunicare între departamente.
Departamentul Comunicații se ocupă cu tot ceea ce înseamnă rețele, Internet, telefonie fixă și mobilă și alte mijloace de comunicare atât în interiorul firmei cât și în exterior. În cadrul acestui departament există și echipa ”Surf”, cea care administrează din punct de vedere tehnic soluțiile de Internet oferite clienților noștri.
Principalul obiectiv al departamentului Relații Publice este de a promova imaginea firmei în exterior. Sunt organizate târguri, întâlniri cu partenerii și chiar petreceri.
Spre exemplu, în fiecare săptămână, la sediul central din Otopeni, este organizată o petrecere cu invitați din lumea artiștilor, a modei și alte domenii, moment de destindere dar și de legare de noi prietenii și de ce nu, afaceri.
Departamentul Software a fost creat recent ca un răspuns la creșterea nevoilor interne de a informatiza activitățile din cadrul firmei, dar și de promovare a imaginii și produselor prin site-uri Web.
Departamentul Tehnic are, poate, misiunea cea mai dificilă de a asigura service-ul produselor comercializate. Aici cuvintele de ordine sunt: rapiditate, profesionalism, eficiență.
Concomitent cu dezvoltarea progresivă a firmei an de an, și structura organizatorică devine tot mai așezată și tot mai matură.
Obiectivele Companiei nu pot fi îndeplinite decât prin munca eficientă a tuturor departamentelor.
Putem afirma că această structură organizațională evoluează către o ”mutare spre Web”, ceea ce înseamnă că fiecare departament are (sau ar trebui să aibă) un site de prezentare, disponibil atât angajaților pentru o mai bună comunicare în firmă, dar și clienților, ușurând astfel munca pentru achiziționarea unui calculator, upgrade-ul, service-ul sau accesul
Site-ul http://www.flamingo.ro/ este cel mai important dintre toate site-urile companiei și este destinat în principal promovării produselor comercializate. Aici găsim informații despre cele mai noi componente, lista de prețuri actualizată zilnic, promoțiile lunii, informații despre magazine, știri despre ceea ce se întâmplă în țară pe piața IT, dar și informații de pe piețele din străinătate, etc.
Cum intrăm pe http://www.eflamingo.ro/, ne întâmpină o fereastră care ne informează că putem cumpăra de și în rate. Există o machetă în care, în funcție de anumite date (durata împrumutului, valoarea facturii), putem calcula rata lunară, etc. Acest site este un magazin virtual prin care, printr-un simplu click de mouse, putem achiziționa un calculator, sau doar unele componente.
Site-ul http://www.diablo.ro/ este destinat celor care își petrec foarte mult timp în fața calculatorului, jucându-se. Diablo reprezintă numele unui calculator comercializat de Flamingo destinat celor împătimiți de jocuri. Noutăți, forum, jocuri PC, articole, multimedia sunt cuvintele de ordine pentru vizitatorii noștri.
http://www.upgradepc.ro/ este un site destinat celor care urmăresc în permanență să mențină ritmul cu noile tehnologii și sunt clienți fideli. Pașii sunt simpli: intri pe site, vezi ce îți place și ce ți se potrivește, rezervi și apoi achiziționezi, fie direct de la magazinul nostru special destinat upgrade-urilor, fie, dacă ai comandat destul (minim 100 Euro), îți vor fi aduse produsele acasă.
Site-ul http://www.surf.ro/ prezintă soluțiile de acces Internet oferite de firmă. Acestea vor fi prezentate mai în detaliu într-unul din următoarele capitole.
http://www.lan.ro/ reprezintă un punct de sprijin pentru cei care doresc să își formeze o rețea locală. Cele mai performante echipamente, cele mai noi tehnologii, forum, suport, glosar sunt doar câteva din subiectele avute în prim plan în acest site.
http://www.softpc.ro/ este un site de prezentare a produselor software comercializate de Flamingo, de la sisteme de operare, la jocuri, de la platforme de dezvoltare soft la aplicații profesionale.
1.2. Strategia de marketing
În ceea ce privește strategia de marketing, Flamingo s-a axat în principal pe următoarele activități:
monitorizarea celor mai noi produse și a celor mai importanți și renumiți producători
monitorizarea prețurilor competitorilor
corelarea propriilor prețuri cu cele ale firmelor concurente, atât din țară, cât și din străinătate
organizarea de evenimente IT ca: târguri, întâlniri cu dealerii
campanii de publicitate în reviste și TV
publicare de materiale printate gratuite, cum ar fi cataloagele de produse sau mici pliante
coordonarea activității de marketing pe Web
Flamingo organizează de patru ani Plaza propriul târg IT sub denumirea de Flamingo Computers Show. Aici au loc numeroase conferințe de promovare a celor mai noi produse, precum și mari reduceri de prețuri la calculatoare și componente.
Alte târguri la care firma a mai participat:
IFABO și CERF, România
InfoKom Skopje, Macedonia
BaitExpo Sofia, Bulgaria
CompFair Budapest, Ungaria
– Info Zagreb, Croatia
1.3. Vânzări Internet S.A.
Oferta de Internet Flamingo Computers a venit ca un răspuns a cererilor numeroșilor clienți interesați de acest serviciu, clienți care în ultimii ani au fost în continuă creștere. În consecință, Compania a decis în urmă cu circa patru ani să facă investiții și în acest domeniu, urmând direcția evolutivă impusă de colegii din departamentul Vânzări.
În prezent, oferta Internet a firmei se adresează în principal către două mari categorii de utilizatori: firme care au nevoie de o conexiune permanentă (Surf Corporate) și clienți obișnuiți care se conectează de acasă sau firme mai mici ce au nevoie doar temporar de Internet (Surf Home).
Abonamentele Surf Corporate sunt disponibile în două variante de conectare: linie închiriată și CATV (cablu TV). Oricare din aceste două variante poate fi una din cele din tabelul de mai jos:
Tabelul 1.1.
Abonamentele Surf Corporate
Toate tipurile de abonamente sunt cu trafic nelimitat. Cifrele de 10, 20, 38 GB se referă la traficul garantat și traficul mediu lunar care se poate realiza pentru canalul respectiv, specificat în contract ca fiind minim garantat.
Abonamentele Surf Home sunt următoarele:
Tabel 1.2.
Abonamentele Surf Home
Oricare din abonamentele prezentate mai sus sunt disponibile în orice magazin Flamingo din București. Pentru abonamentele de tip Corporate există posibilitatea negocierii în funcție de mai mulți factori:
clientul are calculatoare cu componente cumpărate din Flamingo Computers
clientul a mai avut în trecut și alte tipuri de abonamente Surf Corporate sau chiar Surf Home
Ceea ce se negociază este:
prețul
canalul minim garantat
traficul garantat
Problemele tehnice legate de soluțiile Internet sunt rezolvate în cadrul departamentului Comunicații de către echipa ”Surf”. Ea trebuie să comunice în permanență cu colegii din divizia Vânzări din fiecare magazin.
Având în vedere toate aspectele prezentate până acum trebuie justificată necesitatea implementării unui sistem informatic de evidență a vânzărilor de Internet în Flamingo Computers.
În cadrul firmei toate activitațile comerciale sunt gestionate global de un sistem informatic denumit Scala, produs achiziționat de la o Companie specializată în proiectarea de astfel de componente software, dar și altele. În fiecare departament sau divizie, în funcție de necesitățile sale interne, mai există și alte sisteme informatice adiționale. Spre exemplu, în cadrul departamentului Tehnic, există o aplicație on-line prin care orice client poate să vadă care este starea produsului său adus în service (rezolvat, așteaptă componente, în curs de soluționare, etc.)
În cadrul departamentului Comunicații legat de vânzările de Internet nu există decât site-ul http://www.surf.ro, ce prezintă abonamentele oferite de firmă.
Datele despre orice cont nou sau prelungire de cont deja existent, sunt trimise prin e-mail de către angajații Flamingo din diversele locații din București și din țară, operatorilor din cadrul echipei ce se ocupă de suportul tehnic, care la rândul lor creează aceste conturi sau le prelungesc. În acest mecanism există mai multe neajunsuri:
pe de o parte, dependența de funcționarea e-mail-ului intern al fiecărui angajat, iar în cazul în care apare o problemă, rapiditatea de reconectare a clientului are de suferit, făcându-l să fie nemulțumit deoarece activitatea sa de afaceri sau personală este afectată.
pe de altă parte, încasările lunare legate de acest domeniu nu se delimitează de celelalte și nu putem avea o evidență clară a veniturilor și profiturilor aduse de domeniul vânzărilor de soluții Internet.
un alt aspect legat de necesitatea unei astfel de aplicații în firmă se referă la faptul că obținerea de date referitoare la conturi în vederea informării cât mai precise a clientului se face greoi și ineficient, în sensul că fiecare angajat trimite conturile într-o manieră diferită, iar uneori datele sunt insuficiente și se impune un schimb de e-maluri între el și operatorul de , care înseamnă întârziere în informarea clientului și timp pierdut pentru angajatul Flamingo.
1.4. Managementul calității
Flamingo este o companie certificată ISO 9001, atat pentru distribuția de produse IT și Consumer Electronics cât și pentru proiectarea și producția de calculatoare. În România firma detine o retea de 80 de magazine IT și Consumer Electronics și filiale în 41 de orașe.
Conform datelor furnizate de IDC, în 2012 Flamingo și-a intarit pozitia de lider pe piata IT din România, numărul calculatoarelor asamblate, în 2011 atingand 60.000 unităti, ceea ce reprezintă o cota de piata de 25% din totalul sistemelor asamblate în Romania.
Din grupul Flamingo face parte cea mai importantă companie de distribuție a produselor IT și Consumer Electronics de pe piața româneasca – Flamingo Distribution Center, ce deservește în prezent un număr de 1500 clienți activi și acoperă intreg teritoriul țării prin parteneri locali și prin cele 4 puncte de vanzare regionale, fiecare beneficiind de personal și depozit dedicat.
Anul trecut, Flamingo a aniversat 15 ani de existență.
Misiuni
Compania Flamingo Computers își propune sa ajunga cea mai importantă firmă de IT din Romania și nu numai, prin respectarea unui set de valori și principii :
Satisfacerea cerintelor consumatorilor prin aducerea celor mai noi produse, prin calitatea și pretul serviciilor prestate.
Obiective
Strategia de dezvoltare
Obiectivul principal al Emitentului este de a-si dezvolta cu preponderenta activitatea de retail, având în vedere perspectivele de crestere mai favorabile pe acest segment. Acestui obiectiv îi sunt de altfel asociate și proiecte majore de extindere, fara a neglija însă dezvoltarea naturala în domeniul distributiei, data în special de cresterea pietei. Proiectele majore includ:
– dezvoltarea unui lanț de retail cu magazine de mici dimensiuni (cu suprafața între 30-100 metri patrati), specializat în comercializarea de produse IT&C și electronice mobile (telefoane mobile, camere video, camere foto digitale, notebook-uri, accesorii), beneficiind de experiența și poziția de piață acumulate deja în comercializarea acestui tip de produse (Proiectul Future Shop);
– continuarea dezvoltarii retelei de magazine, atât prin cresterea numarului de locatii, diversificarea gamei de produse oferite cât și prin cresterea suprafetei medii pe magazin (Proiectele Flamingo Intensiv și Extensiv);
– dezvoltarea unui lant de retail de mare suprafață, compus din locații cu suprafete de peste 1.500 metri pătrați, situate în complexele comerciale de mari dimensiuni din marile zone urbane sau din suburbiile acestora (Proiectul Future World)
– dezvoltarea activității de retail pe piețele externe regionale, pe baza modelului actual de magazine. (Proiectul Retail International). În ceea ce privește gama de produse, Grupul Flamingo a promovat pe plan local, cu intenția de extindere regională, concepte precum Digital Home Entertainment, Digital Office, Casa Digitala și altele, concepte care identifica combinatii de produse electronice și IT&C expuse și promovate împreuna, sub formă de soluții integrabile. Marcile promovate acopera spectrul larg de clienti, cuprinzând atât marci proprii cât și internationale.
CAPITOLUL 2
SISTEME INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT
2.1. Sistemul informațional. Elemente generale
Sistemul informațional reprezintă o componentă vitală a oricărei organizații economice, indiferent de tipul activităților desfășurate. El asigură suportul pentru desfășurarea activității organizației, iar la nivelul managementului oferă informațiile necesare pentru fundamentarea deciziilor luate.
Datele sunt reprezentări simbolice ale unor fenomene, procese, obiecte etc., care pot fi stocate și manevrate pe suporți de memorie externă.
Informația reprezintă semnificația pe care omul o acordă datelor. Informația se obține prin prelucrarea datelor și are sens doar într-un anumit context. Totodată, informația este o resursă de bază pentru orice afacere, o resursă pe care indivizii și organizațiile trebuie să o aibă pentru a supraviețui și reuși în societatea de azi. Acesta este motivul pentru care sistemele informaționale sunt atât de importante.
Sistemul informațional reprezintă ansamblul de oameni, proceduri și resurse care colectează, transformă și diseminează informația într-o organizație. Organizațiile de astăzi se bazează pe o serie de tipuri de sisteme informaționale, dintre acestea putând menționa: sisteme informaționale manuale (folosesc documentele tipărite pe hârtie), sisteme informaționale computerizate (activitatea se desfășoară cu ajutorul calculatorului) și sisteme informaționale mixte, care folosesc atât tehnicile vechi cât și tehnicile moderne bazate pe utilizarea calculatorului.
Sistem informațional managerial. Acest termen este folosit de mulți oameni ca un sinonim pentru sistemul informațional. Alții îl utilizează pentru a descrie un sistem ce furnizează informații sub formă de rapoarte standard și informații afișate pe display pentru manageri. În cele ce urmează, se folosește termenul de sistem informațional managerial pentru a descrie o clasă largă de sisteme informaționale care sunt proiectate pentru a furniza informațiile necesare pentru deciziile efective luate de manageri.
Toate acestea fac din termenul de sistem informațional managerial un termen popular în domeniul sistemelor informaționale. Ca urmare, termenul este folosit de multe organizații ca denumire pentru departamentele de servicii informatice, ca nume pentru sistemele informaționale pe care acestea le dezvoltă și ca denumire folosită de multe universități pentru departamentele lor și programele academice din domeniul sistemelor informaționale.
Utilizatorul (end user-ul) reprezintă persoana care utilizează fie un sistem informațional fie informația pe care o produce sistemul informațional. De obicei, termenul se aplică majorității angajaților dintr-o organizație pentru a-i deosebi de numărul mic de angajați care sunt specialiști în sisteme informaționale, cum ar fi analiști de sistem sau programatori profesioniști.
Utilizatorul (end user-ul) managerial reprezintă un manager, antreprenor sau un specialist cu atribuții manageriale care utilizează sistemul informațional. De asemenea, poate fi managerul unui departament sau o altă unitate organizațională care se bazează pe sisteme informaționale.
2.2. Sistem informatic. Aspecte generale
Sistemul informatic este un subsistem al sistemului informațional care folosește tehnica de calcul pentru prelucrarea, stocarea și transmiterea informației.
Deși, teoretic, ar trebui ca sistemul informatic al unei organizații să fie de fapt sistemul informațional al acesteia, deocamdată această variantă nu este implementată în totalitate în organizațiile economice din țara noastră astfel că nu putem vorbi despre sistemul informatic decât ca despre un subsistem al sistemului informațional.
Domeniul se bazează pe o varietate de discipline academice și cuprinde o serie de cunoștințe tehnice și de comportament. Domeniul se schimbă continuu și se extinde datorită dezvoltărilor tehnice, descoperirilor și a cercetărilor comportamentale care lărgesc frontierele acestei discipline dinamice.
Aspectele tehnice și aspectele comportamentale
Informatica, ingineria și matematica sunt discipline care contribuie la aspectele tehnologice ale sistemelor informaționale. În cadrul disciplinei “Sisteme informatice” se regăsesc aceste discipline, a căror cercetări conduc la dezvoltări în hardware-ul și software-ul calculatoarelor, telecomunicații și alte tehnologii care prelucrează informații. Pe de altă parte, domenii ca psihologia, sociologia și științele politice contribuie la aspectele comportamentale ale sistemelor informatice. Rezultatele cercetărilor din aceste discipline și din cadrul disciplinei “Sisteme informatice” aruncă o nouă lumină asupra folosirii practice a tehnologiei și a managementului tehnologiei de către indivizi și organizații. Interesul acestora se va orienta spre adaptarea tehnologiei în vederea realizării obiectivelor lor, precum și pentru obținerea de avantaje din utilizarea tehnologiei sistemelor informaționale.
Ambele aspecte, cel tehnologic și cel comportamental, sunt importante pentru utilizatorul managerial. Deși sistemele informatice sunt dependente în mare măsură de tehnologiile care prelucrează informațiile, ele sunt proiectate, puse în funcțiune și utilizate de persoane din domenii organizaționale variate. Astfel, pentru utilizatorul managerial, succesul unui sistem informațional va trebui măsurat nu numai prin eficienta sa tehnică, dar și prin eficacitatea sa în atingerea, în final, a țelurilor utilizatorului și organizației.
Cadru pentru utilizatorii manageriali
Este evidentă presiunea generată de noile tehnologii complexe, conceptele comportamentale abstracte și aplicațiile specializate implicate în domeniul sistemelor informaționale. Totuși, nu este necesar ca majoritatea utilizatorilor să acumuleze toate aceste cunoștințe. Figura 2.1. ilustrează un cadru conceptual util care conturează cunoștințele cerute unui utilizator managerial despre sistemele informatice. Figura subliniază faptul că este necesară o concentrare a eforturilor în cinci domenii: concepte fundamentale, tehnologii, aplicații, dezvoltare și management.
Figura 2.1. Acest cadru conturează domeniile importante de cunoștințe ale sistemelor informaționale, domenii de care au nevoie utilizatorii manageriali
Concepte fundamentale ale sistemelor informatice
Ce sunt sistemele informatice și de ce sunt importante pentru utilizatori și organizațiile lor? Pentru a răspunde la aceasta întrebare, trebuiesc cunoscute componentele și proprietățile sistemelor informatice, care necesită o înțelegere a unor concepte fundamentale din teoria generala a sistemelor și procesarea informațiilor. Totuși, se poate aprecia rolul vital pe care-l joacă sistemul informatice în afaceri și organizații. În acest context, vor trebui studiate câteva concepte fundamentale de comportament și tehnice, care vor ajuta la înțelegerea modului în care sistemele informatice pot juca importante roluri operaționale, manageriale și strategice în cadrul organizațiilor.
Dezvoltarea sistemelor informatice
Cum ar putea utilizatorii manageriali sau specialiștii să dezvolte soluții bazate pe sisteme informatice pentru problemele de afaceri? Pentru a putea răspunde la această întrebare, vor trebui studiate o serie de elemente fundamentale teoretice de rezolvare a problemelor și unele concepte de dezvoltare. Va trebui înțeles modul în care metodologii ca: metoda sistemelor, dezvoltarea ciclului de viață a sistemelor și realizarea de prototipuri pot fi utilizate pentru a construi aplicații ale sistemelor informatice ce vin în întâmpinarea utilizatorului și a necesităților organizaționale.
Tehnologia utilizată în sistemele informatice
Ce ar trebui să știe utilizatorii manageriali despre tehnologiile utilizate în sistemele informatice? Răspunsul la această întrebare constă în necesitatea înțelegerii de către aceștia a unor concepte majore, a dezvoltărilor și a unor probleme manageriale din tehnologia informației, reprezentată de hardware, software, telecomunicații, baze de date manageriale și alte tehnologii care prelucrează informații. Tehnologia este deosebit de dinamică în acest domeniu în care cunoștințele sunt concentrate pe caracteristici detaliate și caracteristici care vor suferi de o uzură morală prematură.
Aplicații ale sistemelor informatice
În ce moduri pot sistemele informatice să ajute utilizatorii și organizațiile în îndeplinirea activităților lor curente și atingerea obiectivelor lor strategice? Răspunsul la această întrebare necesită cunoștințe despre aplicațiile majore ale sistemelor informaționale pentru activități și operații, management și decizii strategice. Trebuie realizată o cunoaștere fundamentală a conceptelor și aplicațiilor sistemelor informaționale în domenii cum ar fi: birotică, procesarea tranzacțiilor, rapoarte informaționale, suportul decizional, raportul executiv și inteligență artificială.
Managementul sistemelor informatice
Cum ar putea utilizatorii manageriali să cunoască problemele de organizare a sistemelor informaționale proprii organizațiilor lor? Răspunsul la această întrebare necesită cunoașterea problemelor majore și metodelor implicate în managementul resurselor, tehnologiilor și activităților sistemelor informaționale. Dezvoltarea și utilizarea sistemelor informatice pot fi pe cât de dificile și costisitoare, pe atât de benefice pentru o organizație. Astfel, vor trebui cunoscute unele concepte ca managementul resurselor informaționale și planificarea, implementarea și controlul sistemelor informaționale. Scopul problemelor manageriale ale sistemelor informatice este de a ajuta la dezvoltarea de soluții prin prisma managementului în cazul în care când te confrunți cu problematica sistemelor informaționale în activitatea organizațiilor.
2.3. Concepte fundamentale ale sistemelor informaționale
Studiind conceptele sistemelor se evidențiază și domeniul sistemelor informaționale. Unele discipline pot utiliza termenul de “sistem” ca și un concept sau ca un mod convenabil de descriere a fenomenelor cu care se confruntă. Totuși, o cunoaștere a conceptelor de sistem este vitală pentru o înțelegere exactă a dezvoltării, tehnologiei, aplicațiilor și managementului sistemelor informaționale. În acest sens, se va face o scurtă prezentare a conceptelor de sistem aplicate în organizații, a procesării informației și a sistemelor informaționale.
2.3.1. Sistemul – elemente generale
Ce este un sistem? Un sistem poate fi definit ca un grup de elemente interdependente sau interactive formând un întreg. Multe exemple de sisteme pot fi găsite în științele fizice și biologice, în tehnologia modernă și în societatea umană. Astfel, se poate vorbi despre sistemul fizic al soarelui și al planetelor sale, de sistemul biologic al corpului uman, de sistemul tehnologic al unei rafinării de petrol și de sistemul socio-economic al unei organizații de afaceri. Totuși, următoarea definiție pentru un sistem este utilizată în disciplina sistemelor informaționale.
Un sistem este un grup de elemente interdependente care acționează împreună pentru atingerea unor obiective comune utilizând elemente de intrare și producând elemente de ieșire într-un proces organizat de prelucrare.
Un astfel de sistem (numit uneori și “sistem dinamic”) are trei componente sau funcții de bază care interacționează:
Elementul de intrare (input) presupune preluarea și asamblarea elementelor care urmează a fi prelucrate. De exemplu, materii prime, energie, date și efort uman care trebuie organizate în vederea prelucrării.
Prelucrarea implică procesele de transformare care convertesc elementele de intrare în elemente de ieșire. Exemple ar putea fi: procesele de producție, procesele de calcul, etc.
Elementul de ieșire (output) implică elementele rezultate în urma procesului de transformare și aflate în drumul spre destinația finală. De exemplu, produsele finite, serviciile și informațiile care trebuie transmise către utilizatori.
Un sistem informațional poate fi imaginat ca un sistem care acceptă date ca element de intrare și le prelucrează în produse de tip informații ca element de ieșire (Figura 2.2.).
Figura 2.2. Sistem de producție și sistem informațional
Feedback-ul și controlul
Conceptul de sistem poate fi mai util prin includerea a două componente adiționale: feedback-ul și controlul. Un sistem cu componentele feedback și control este denumit un sistem “cibernetic”, acesta reprezentând un sistem cu automonitorizare și autoreglare.
Feedback-ul este o legătură între ieșirea unui sistem cu componenta de control a sistemului prin care se asigură autoreglarea acestuia.
Controlul este o funcție importantă a sistemului care monitorizează și evaluează feedback-ul pentru a determina dacă sistemul tinde spre atingerea obiectivului. Acesta face ajustările necesare elementului de intrare (input) și componentelor prelucrate ale sistemului pentru a se asigura că se produce elementul de ieșire corespunzător.
Feedback-ul este inclus frecvent ca parte componentă a funcției de control datorită rolului esențial pe care îl joacă în cadrul controlului. Figura 2.3. arată relațiile feedback-ului și controlului cu alte componente ale sistemului. Parcursul datelor rezultate în urma feedback-ului spre componenta de control și semnalele rezultate în urma controlului către alte componente sunt reprezentate cu săgeți întrerupte. Acestea evidențiază că feedback-ul și funcția de control îndeplinesc un rol important în cadrul sistemului. Prin intermediul acestora, componentele sistemului vor transforma corespunzător elementele de intrare în elemente de ieșire, astfel ca sistemul să-și atingă țelul.
Figura 2.3. Structura unui sistem de autoreglare
Controlul sistemului
Un sistem care funcționează corespunzător generează un feedback pozitiv, care semnalează funcției de control menținerea cursului curent al sistemului spre țelul său. Un sistem a cărui performanță se deteriorează – deviază de la atingerea țelului său – generează un feedback negativ. În lumea reală performanța majorității sistemelor are tendința să se deterioreze în timp. Această caracteristică este numită entropie – tendința unui sistem de a pierde starea inițială care este o stare relativ stabilă de echilibru. Funcția de control încearcă să inverseze entropia și să mențină echilibrul unui sistem ca urmare a varietății acțiunilor corective. Aceasta monitorizează feedback-ul și încearcă să reducă deviațiile sistemului de la standardele stabilite anterior ale unei performanțe acceptabile.
Controlul este realizat prin:
Detectarea feedback-ului cu senzori de un anumit tip;
Măsurarea mărimii, cantității, direcției sau intensității feedback-ului;
Compararea rezultatelor pentru a stabili standardele unei performanțe corespunzătoare;
Transmiterea semnalelor de control care inițiază acțiuni corective pentru a ajusta activitățile altor componente ale sistemului;
Aducerea performanței sistemului “sub control”, acțiune care reprezintă întoarcerea la un rang acceptabil de performanță care să conducă la atingerea țelurilor sistemului.
Alte caracteristici de sistem
Figura 2.3. evidențiază alte câteva caracteristici importante pentru a înțelege sistemele informaționale. De regulă, un sistem există și funcționează într-un mediu care conține alte sisteme. Dacă un sistem este unul din componentele unui sistem mai mare, acesta se numește subsistem și sistemul mai mare este mediul său. De asemenea, un sistem este separat de mediul său înconjurător și de alte sisteme prin intermediul frontierei sale.
Mai multe sisteme pot coexista în același mediu. Unele din aceste sisteme pot fi conectate la un altul prin intermediul unei frontiere comune, numită interfață. Figura 1.3. ilustrează de asemenea conceptul de sistem deschis, care este un sistem ce interacționează cu alte sisteme din mediul său. În această figură, sistemul interschimbă elemente de intrare și elemente de ieșire cu mediul său înconjurător prin interfețele de intrare și de ieșire. Un sistem se numește adaptiv, dacă el sau mediul său are capacitatea de a se autoajusta, cu scopul de a exista.
Organizațiile de afaceri sau agențiile guvernamentale sunt subsisteme ale societății care reprezintă mediul lor înconjurător. Societatea conține o multitudine de astfel de sisteme, incluzând indivizi și instituțiile lor sociale, politice și economice. Însăși organizațiile sunt constituite din multe subsisteme, ca departamentele, diviziile și grupuri de muncă. Organizațiile sunt sisteme deschise, atâta timp cât se interfațează și interacționează cu alte sisteme din mediul lor. Se mai poate adăuga faptul că organizațiile sunt sisteme adaptative, întrucât posedă abilitatea de a se modifica pentru a întâmpina cerințele unui mediu în schimbare.
2.3.2. Afacerile ca sistem
Orice organizație poate fi considerată ca un sistem. Figura 1.4. accentuează faptul că o firmă de afaceri este un sistem organizațional deschis, adaptativ, care operează într-un mediu de afaceri. O afacere este alcătuită din următoarele componente de sistem interdependente:
Elementul de intrare. Resursele economice, cum ar fi: oameni, bani, materiale, mașini, terenuri, facilități, energie și informații, care sunt preluate de către o afacere de la mediul său și utilizate în activitățile sale de sistem.
Prelucrarea. Procesele organizaționale ca marketingul, producția și finanțele transformă elementul de intrare în element de ieșire. Alte procese organizaționale sunt ingineria, cercetarea și dezvoltarea, serviciile juridice și altele.
Elementul de ieșire. Produsele și serviciile, plățile angajaților și ale furnizorilor, dividendele, contribuțiile, taxele și informațiile sunt elemente de ieșire produse de o afacere și schimbate sau transferate mediului său.
Feedback. Un rol fundamental al sistemelor informaționale este acela de a servi ca și componentă feedback pentru un sistem organizațional. Acestea furnizează informații pentru management relativ la performanțele organizației.
Controlul. Managementul este componenta de control a unui sistem organizațional. Managerii controlează operațiile unei afaceri astfel ca performanța sa să atingă scopurile organizaționale cum ar fi: profitabilitate, cota de piață și responsabilitatea socială. Feedback-ul referitor la performanța organizațională este comparat cu standardele de performanță stabilite de management. Managerii iau apoi decizii în vederea ajustării performanței pentru atingerea țelurilor organizaționale.
Mediul. O afacere este un sistem deschis, adaptiv, care partajează elementele de intrare și elementele de ieșire cu alte sisteme din mediul său.
Figura 2.4. Structura unui sistem de afaceri
O afacere este un sistem unde resursele economice (elemente de intrare) sunt transformate de diferite procese organizaționale (prelucrare) în bunuri și servicii (elemente de ieșire). Sistemele informaționale furnizează informații (feedback) despre operațiile sistemului către management, pentru a direcționa și întreține sistemul (control), deoarece acesta interschimbă elementele de intrare și elementele de ieșire cu mediul său.
O afacere trebuie să întrețină relații corespunzătoare cu alte sisteme economice, politice și sociale din mediul său. Acest grup de sisteme include mai mulți factori, ca de exemplu: clienți, furnizori, competitori, acționari, uniuni sindicale, instituții financiare, agenții guvernamentale și comunitatea, fiecare având un interes în succesul afacerii. Sistemele informaționale pot ajuta o afacere să modeleze relațiile sale cu fiecare din acești factori.
2.3.3. Prelucrarea informației
Este necesar să se cunoască sistemele informaționale în contextul utilizării lor în prelucrarea informației, operație care este numită și procesarea datelor. Procesarea datelor sau a informației se poate defini ca fiind prelucrarea datelor pentru a le face mai utilizabile și mai inteligibile, deci transformarea acestora în informație.
Date și informații
Datele sunt definite în general ca fiind fenomene și observații primare, de obicei despre fenomene fizice sau tranzacții de afaceri. De exemplu, lansarea unei navete spațiale sau vânzarea unui automobil ar putea genera o mulțime de date care descriu aceste evenimente. Datele reprezintă de fapt măsurători obiective ale atributelor (caracteristicile) entităților (cum ar fi: oameni, locuri, lucruri și evenimente). Aceste măsurători sunt de obicei reprezentate prin simboluri cum ar fi numere și cuvinte, sau prin coduri compuse dintr-un ansamblu de caractere numerice, alfanumerice și alte tipuri de caractere. În general datele iau o varietate de forme, incluzând date numerice, text, voce și imagini.
Termenii dată și informație se pot substitui unul cu altul. Totuși, este util să ne imaginam datele ca resursele materiale primare care sunt prelucrate în produse finite de tip informație. Informația poate fi definită ca o dată care a fost convertită într-un context inteligibil și util pentru utilizatori specifici. Desigur, data poate să nu necesite procesări pentru a constitui informație pentru un anumit utilizator. Totuși datele nu devin utile până când ele nu sunt supuse unui proces calitativ, unde:
forma sa este agregată, manipulată și organizată,
conținutul său este analizat și evaluat,
este plasat într-un context corespunzător pentru un utilizator.
Deci, informația ar putea fi imaginată ca o procesare de date plasată într-un context care îi dă acesteia valoare pentru utilizatorii specifici (Figura 2.5.).
Figura 2.5. Relația dintre date și informație
De exemplu, nume, cantități și sume bănești înregistrate în vânzări reprezintă date despre tranzacțiile de vânzări. Totuși, un manager de vânzări poate să nu le ia în considerare ca informații. Numai după ce astfel de fapte sunt organizate și manipulate corespunzător, informațiile de vânzare pot fi adaptate, specificând, de exemplu, cantitatea de vânzări prin tipul de produs, teritoriul de vânzare sau agenții de vânzare.
2.3.4. Gestiunea electronică a documentelor
Gestiunea electronică a documentelor – GED (gestiunea imaginilor electronice sau gestiunea electronică a informațiilor și documentelor existente – GEIDE) este definita de APROGED că fiind gestiunea electronică a informațiilor existente.
Din aceasta expresie, termenul de gestiune sugerează organizarea și manipularea după reguli bine definite a informațiilor; electronic înseamnă că informațiile sunt informatizate sau digitale; informații trimite la o noțiune mai vastă decât cea a documentului care se confunda cu hârtia; existente înseamnă că GED nu produce documente, ci le administrează. Mai este cunoscuta sub denumirea de inginerie documentară. Orice creare de texte și de imagini structurate se referă la aceasta.
Un sistem de GED asigură, în general patru funcțiuni:
achiziție;
stocare;
consultare;
comunicare.
În cadrul firmelor, personalul pierde 20% din timpul său cu manipularea documentelor. Acest procent, estimat de Gartner Group, ilustrează un prim beneficiu al gestiunii electronice a documentelor, și anume reducerea timpului. Disponibilitatea informațiilor on-line și partajarea documentelor între persoane sunt esențiale pentru lucru în grup. Schimburile de informații funcționează cu succes prin mesageria electronica. GED își găsește locul natural în mediul biroticii, la fel ca și mesageria electronică sau procesarea documentelor.
Deocamdată tehnologia GED este mai puțin dezvoltată de o manieră independentă în cadrul organizațiilor, fiind însă integrată frecvent în aplicațiile de tip groupware. Combinarea GED și EDI permite atingerea obiectivului „zero hârtie".
Printre câștigurile implementării GED, în cadrul întreprinderilor, putem enumera:
câștiguri de productivitate de până la 25%;
îmbunătățirea serviciilor către clientelă prin cunoașterea imediată (în timp real) a
dorințelor acesteia;
fiabilitate sporită a operațiilor datorită standardizării procedurilor de prelucrare a
corespondenței;
clienții conștientizează faptul că sunt recunoscuți individual;
motivarea personalului în a accepta o tehnică nouă, ce asigură un plus de calitate
a muncii și un comportament îmbunătățit față de clientelă;
integrarea simplă în sistemele informaționale existente.
Un specialist francez, ce militează de mulți ani pentru cuplajul dintre tehnologii
informaționale și contabilitate, Michel Lesourd, lansa în Revue Fiduciare Comptable
(nr. 275/februarie 1996), ideea utilizării unui instrument (de tip Acrobat Reader) pentru a
transforma conturile anuale într-un fișier independent de aplicația care 1-a produs.
Clientul ar putea astfel printr-un simplu „clic" să consulte conturile anuale pe monitor și să le imprime. Această reprezentare, combinată cu posibilitățile hypertext, permite clientului, printr-un clic pe un grafic, o cifră, un cuvânt, să obțină informații detaliate. Încărcat în sistemul informațional al clientului, protejat cu parolă, ar putea oferi, totodată, informații și organismelor externe întreprinderii fără a mai face recurs la formulare de hârtie. Sigur, în acest caz avem de-a face cu aplicații GED-WEB.
GED ține de domeniul gestiunii documentelor și nu a mesajelor, deci nu se încadrează în tehnologia EDI. Legătura apare în momentul în care documentele iau calea electronică pentru a servi că suport altor documente (facturi) sau pentru prezentări (de exemplu, reprezentarea conturilor anuale). Internet și EDI reprezintă în aceste condiții pentru GED principalele modalități de transport.
În continuare sunt prezentate cinci axe de dezvoltate a tehnologiilor GED.
1. Puncte de intrare într-un sistem GED
Digitizarea – este modalitatea de preluare a tuturor documentelor pe hârtie, prin care acestea sunt transformate în format digital (imagini bitmap). În funcție de debitele de
digitizare dorite, vor fi alese diverse soluții (scannere, cititoare de coduri bară etc.).
Prelucrările pe loturi sunt prevăzute cu pagini de separare, cu utilizare de coduri bară pentru automatizarea unei prime faze de indexare etc. Se ține cont de costul continuării lucrărilor începute anterior și de volumul documentelor existente pe suport hârtie. Continuarea lucrărilor începute anterior este o sarcină ce poate fi externalizată cu furnizarea de CD-ROM-uri arhive (sau alt suport).
OCR (Optical Character Recognition) – are loc după digitizare, dacă se dorește ca
informația numerică ce codifică o imagine să fie transformată în dată textuală, înainte de a relua prelucrarea textului sau indexarea conținutului. Fazele de digitizare și OCR pot fi
automatizate și combinate într-o singură operațiune.
Fișiere birotice – punct de intrare corespunzător fișierelor de tip prelucrare de texte, digrame de calcul tabelar, desene vectoriale etc. Aceste fișiere sunt păstrate, în general, în formatul lor nativ. Este posibilă și convertirea fișierelor în formate-pivot, cum ar fi PDF-uI companiei Adobe. Alte sisteme (FileNet) propun adăugarea sistematică a unei reprezentări “imagine” a documentului nativ. Astfel, originalul rămâne la dispoziția utilizatorului și mai este păstrată și o copie a documentului imprimat. Inconvenientul acestei metode constă în creșterea volumului lucrărilor.
Formulare electronice – un formular electronic este un cuplu “dată, fond de pagina”. Data poate proveni din surse diverse (prelucrări utilizator, preluări de pe site-uri centrale etc.) și poate fi cuplată pe un fond de pagină comun tuturor datelor de același tip.
Acest fond de pagină poate fi de naturi diferite: imagine bitmap, un filtru de ecran standard etc. Pentru a economisi spațiul de stocare, datele și fondurile de pagină sunt arhivate separate (un fond de pagină stocat pentru toate datele de același tip).
Servere fax – Fax-urile primite sunt un punct de intrare important într-un sistem GED, deoarece schimburile interîntreprinderi se desfășoară, cel mai adesea, prin fax. Poate asimila aplicațiile desfășurate prin curier poștal.
Fax-urile sosesc comprimate în format G3. Norma de stocare utilizată în GED este în prezent G4. Dacă se dorește stocarea în formatul imaginilor digitale se convertesc fax-urile (fișierele G4 sunt mai mici decât fișierele G3).
2. Stocarea documentelor primare
Prin document primar înțelegem documentul electronic fără index-uri informatice: o imagine digitală, un fișier birotic etc. Stocarea, în cazul oricărui instrument GED, ține cont de două niveluri, cache-ul și suportul de arhivare. Cache-ul se realizează întotdeauna pe suport magnetic. Suportul de arhivare poate fi de orice natură (CD-ROM, DVD magneto-optice, magnetic etc.) și poate fi montat, dacă este necesar, în juke-box-uri.
Problema esențială este securitatea suporturilor de stocare, ce formează memoria
întreprinderii. În mod regulat se fac salvări, în două sau trei exemplare, stocate în locuri
sigure.
Arhitectura tehnologiilor de stocare. Două aspecte sunt legate de arhitectura
tehnologiilor de stocare în momentul implementării unui sistem GED:
distribuția unităților de stocare;
organizarea nivelurilor.
Primul punct se referă la organizarea eficientă a stocării pe unități de disc optice de tipul juke-box. În funcție de context, va fi ales un juke-box pe departament, cu acces direct sau indirect la un altul centralizat, pentru toată întreprinderea. Alegerea este determinantă pentru performanțele documentelor și vizibilitatea lor de la un departament la altul etc.
Al doilea aspect permite creșterea considerabilă a performanțelor unui sistem GED pe bază de juke-box-uri. Încărcarea discurilor optice digitale, dacă nu sunt încărcate deja, face ca timpul mediu de acces la un document să fie cuprins între 15 și 20 secunde. Pentru a diminua acest timp, singura modalitate este administrarea suporturilor magnetici înaintea accesului la juke-box, permițând acces on-line la cele mai cerute documente, care provin din diverse surse. De asemenea, pot fi create sisteme ierarhice în straturi, prin stabilirea nivelurilor pe categorii de utilizatori.
3. Restituirea documentelor primare
Formatul nativ. Fiecare utilizator, la postul său de lucru, are instalate instrumente
software care îi permit să creeze documente. Nu toate categoriile de software implementate în cadrul organizațiilor sunt folosite de toți utilizatorii, fiecare dintre aceștia lucrează cu aplicații specifice domeniului său de activitate. Stocarea documentelor se face într-un format-pivot unic, ce depinde de contextele de utilizare. în general este recomandabilă păstrarea formatului nativ al fișierelor (pentru reîncărcarea, copierea și editarea ulterioară). Arhivele, pentru care se stabilesc drepturi de modificare, sunt reutilizabile la nivelul întreprinderii.
Vizualizarea documentelor – cea mai curentă modalitate, prin care sunt urmărite
documentele create anterior, fără că documentele să mai fie încărcate în mediul în care au
fost create. Datorită produselor program existente în prezent pe piață, operațiunea este
posibilă cu majoritatea formatelor de fișier birotice. Lucrurile se complică dacă documentul este conceput cu soft specializat în întreprindere, care nu are un vizualizor adaptat pentru documente.
Documente trimise prin fax – funcționalitate foarte importantă pentru sistemele
informaționale informatizate integral. Permite utilizatorilor unui sistem fax să trimită
documente în formate diferite.
Documente trimise la un server de imprimare. Problemele sunt similare cazului
precedent atunci când se dorește imprimarea de documente în formate diferite.
4. Arhitecturi posibile de integrare
Sunt posibile mai multe arhitecturi de integrare a sistemelor GED în sistemele
informaționale existente în întreprinderi. Alegerea arhitecturii deprinde de gradul de
complexitate a integrării nivelurilor aplicative.
Juxtapunerea motoarelor. Integrarea are loc la nivel aplicativ. În general intervin: un SGBD relațional care manipulează diverse date formatate (date, entități, relații etc.), un motor documentar și un instrument GED.
Integrarea motoarelor în bazele de date – este soluția ideală. Constă în integrarea
motorului documentar la nivel SGBD și oferă acces, în cadrul aplicației, la orice operațiune de indexare sau interogare a tuturor tipurilor de date.
Componente documente de bază. Pentru integrarea în cadrul celei mai deschise
arhitecturi posibile, este foarte importantă definirea componentelor documente de bază, ce încapsulează, transparent, diferite funcțiuni generice care se găsesc în instrumentele GED sau în cele documentare.
Această viziune compusă asigură independența în raport cu instrumentele utilizate și pe de altă parte adaptarea interfețelor aplicative nevoilor specifice ale întreprinderii în ceea ce privește arhitectura tehnică.
5. Inventarierea nevoilor utilizatorilor
Natura documentelor – este importantă deoarece nu toate documentele pe hârtie se
regăsesc în formă digitală. Se realizează un studiu asupra documentelor produse în cadrul
întreprinderii prin care se stabilește dacă documentul va fi păstrat pe hârtie sau în format
electronic, dacă va fi prelucrat sub formă de document electronic sau va fi integrat în cadrul instrumentelor groupware sau într-o procedură workflow.
Formate și volume de documente. Cea mai mare parte din documentele unei
întreprinderi sunt produse în format A4. Există și un volum însemnat de documente în
format A3 sau AO pentru care lucrările de scanare se fac într-un mod propriu. Volumul
documentelor va fi evaluat în permanență pentru a putea dimensiona corect diferitele
componente ale unui sistem GED.
Modul de acces la documentele informatizate – este dependent de instrumentele
specializate. Documentele pot fi regăsite prin mijloace de indexare clasice a sistemelor
documentare (indexare prin criterii simple, prin cuvinte-cheie, tezaur, în text integral, cu baze de cunoștințe și în limbaj natural). Toate aceste metode pot fi combinate între ele.
Definirea referențialului de indexare cade în sarcina utilizatorilor (singurii care stabilesc care sunt cele mai potrivite criterii de acces la documente).
Ciclul de viață al unui document. Este important pentru determinarea modulelor GED. Sunt incluse următoarele noțiuni:
frecvența accesului la documente;
numărul de utilizatori care au acces simultan;
intervale de timp la care au loc actualizări;
intervale de timp pentru consultarea documentelor;
durata de viață legală;
numărul zilnic de documente;
conservarea versiunilor anterioare;
transformarea în formulare electronice etc.
2.3.5. Conceptele sistemelor informaționale
În prima parte, sistemul informațional s-a definit ca fiind un ansamblu de oameni și resurse care colectează, transformă și răspândesc informațiile într-o organizație. În cele ce urmează se menționează că un sistem informațional este un sistem care acceptă date ca date de intrare (input) și le prelucrează (procesează) în produse de tip informații ca date de ieșire (output).
Cum reușește un sistem informațional să realizeze aceasta? Ce componente și activități ale sistemului sunt implicate?
Modelul de sistem informațional
Figura 2.6. ilustrează un model de sistem informațional care furnizează cadrul fundamental sau un model al componentelor și activităților majore ale sistemului informațional.
Un sistem informațional utilizează resurse hardware (mașini și media – suport de informație), software (programe și proceduri) și oameni (specialiști și utilizatori) pentru a realiza date de intrare, procesarea, date de ieșire, stocarea și controlul activităților care convertesc datele în produse informaționale.
Figura 2.6. Model de sistem informațional
Acest model de sistem informațional ajută la luarea în considerare a multor realități și concepte implicate în studierea sistemelor informaționale bazate pe sisteme de calcul. Se evidențiază trei concepte majore:
Hardware (mașini și media – suport de informație), software (programe și proceduri) și oameni (specialiști și utilizatori), sunt resursele primare necesare pentru a îndeplini activități de procesare în sistemele informaționale.
Datele sunt transformate într-o varietate de produse informaționale de către activitatea de procesare a informației de sistemele informaționale.
Procesarea informației constă din activitățile de bază ale sistemului, relativ la intrări, procesare, ieșiri, stocare și control.
Activitățile sistemului informațional
În continuare se vor analiza fiecare din activitățile de procesare a informațiilor primare care apar în sistemele informaționale. Apoi se va discuta despre resursele necesare îndeplinirii acestui obiectiv.
Intrările de date
Datele pentru tranzacțiile de afaceri și alte evenimente trebuie capturate și regăsite pentru procesare de către activitatea de introducere a datelor primare, de înregistrare și editare. Utilizatorii înregistrează într-un mod caracteristic date despre tranzacții într-un anume tip de mediu fizic, ca de exemplu format tipărit pe hârtie sau introducerea într-un sistem computerizat. Aceasta include de obicei o varietate de activități de editare pentru a se asigura faptul că datele au fost înregistrate corect. Odată introduse, datele pot fi transferate pe un mediu de stocare, ca de exemplu un disc magnetic sau bandă magnetică, până când este necesară procesarea lor.
De exemplu, datele despre tranzacțiile de vânzare pot fi înregistrate pe documente sursă ca de exemplu facturile. (Un document sursă este înregistrarea formală originală a unei tranzacții). Pe de altă parte, datele relative la vânzări pot fi înregistrate de agenți utilizând tastatura calculatorului sau dispozitivele de scanare optice. Acest lucru le oferă acestora o interfață utilizator (user interface) mai simplă și mai eficientă. Metode ca scanările optice și meniurile, formularele de completat ajută utilizatorul la introducerea corectă a datelor într-un sistem informațional.
Prelucrarea datelor
Datele sunt prelucrate de către activități cum ar fi: calculul, sortarea, clasificarea. Aceste activități organizează, analizează și prelucrează date convertindu-le în informații pentru utilizatori. Calitatea oricărei date stocate într-un sistem informațional trebuie de asemenea menținută printr-un proces continuu de corectare și actualizare.
De exemplu, datele despre o achiziție pot fi:
Adăugate la totalul rezultatelor vânzării;
Comparate cu un standard pentru a determina eligibilitatea unui discount al unei vânzări;
Sortate într-o ordine numerică bazată pe indicatorul produselor;
Clasificate în categorii de produse (ca de exemplu articolele alimentare sau nealimentare);
Totaluri pentru a furniza unui manager informații variate despre categorii de produse;
Folosite pentru a actualiza documentele de vânzări.
Ieșiri ale produselor informaționale
Informația în diferite forme este transmisă utilizatorilor și făcută disponibilă pentru ei în activitatea de obținere a rezultatelor. Scopul sistemelor informaționale este producerea celor mai potrivite produse informaționale pentru utilizatori. Produsele informaționale comune pot fi display-urile, documentele tipărite și înregistrările audio care ne furnizează mesaje, forme, rapoarte, liste, expuneri grafice și altele. Produsele informaționale se utilizează pentru a îmbunătăți performanțele personale și profesionale deoarece munca se desfășoară în organizații și trăim în societate.
Stocarea datelor, a modelelor și a bazelor de cunoștințe
Stocarea este o componentă de bază a sistemelor informaționale. Stocarea este activitatea sistemului informațional în care datele și informațiile sunt păstrate într-o manieră organizată pentru uz ulterior. De exemplu, în același fel în care un text este organizat în cuvinte, propoziții, paragrafe și documente, stocarea datelor este în general organizată în câmpuri, articole, fișiere și baze de date (Figura 1.7). Această organizare facilitează ulterior procesarea sau regăsirea datelor.
Figura 2.7. Stocarea datelor
Datele și informațiile sunt resursele organizaționale vitale care pot fi stocate în sistemele informaționale într-una din următoarele forme:
Baze de date, care stochează date prelucrate și organizate;
Baze de modele care stochează modele conceptuale, matematice și logice care exprimă relațiile de afaceri sau tehnicile analitice;
Baze de cunoștințe care stochează cunoștințe în diferite forme cum ar fi fapte și reguli de inferență (deducție) despre subiecte variate.
De exemplu, datele despre vânzări sunt acumulate și stocate în baze de date ale vânzărilor pentru o prelucrare ulterioară. Bazele de date produc zilnic, săptămânal și lunar rapoarte de analiză a vânzărilor pentru management.
Sistemele de suport ale deciziei se bazează pe modelele de bază pentru regulile decizionale și tehnicile analitice, care ajută managerii la luarea deciziilor.
Sistemele expert utilizează bazele de cunoștințe pentru a dezvolta deducții despre subiecte specifice și sugerează utilizatorilor sfaturi utile.
Controlul performanțelor sistemului
Un sistem informatic poate produce un feedback asupra datelor de intrare (input), procesării, datelor de ieșire (output) și activităților de stocare. Acest feedback trebuie monitorizat și evaluat pentru a determina dacă sistemul va atinge standardele de performanță stabilite. Apoi activitățile de sistem corespunzătoare trebuie ajustate în așa fel încât produsele informaționale să fie generate pentru utilizatori. De exemplu, un manager poate descoperi că subtotalurile valorilor de vânzare într-un raport de vânzări nu corespund cu vânzările totale. Ca urmare, datele de intrare (input) sau procedurile de prelucrare vor trebui schimbate pentru a aduna corect toate tranzacțiile de vânzări acumulate și prelucrate de sistemele informaționale de vânzări.
Resursele sistemului informațional
Un sistem informațional include patru resurse majore: hardware, software, oameni și date. Se vor evidenția pe scurt câteva concepte de bază și exemple despre modul în care aceste resurse contribuie la activitatea de procesare a informației de către sistemele informaționale.
Resursele hardware
Conceptul de resurse hardware include toate dispozitivele fizice și materiale utilizate în procesarea informațiilor. Specific, acesta include nu numai mașinile, respectiv calculatoarele, dar și toate datele media care sunt reprezentate de toate obiectele tangibile pe care pot fi înregistrate datele, începând cu foile de hârtie și terminând cu discurile magnetice.
Exemple de resurse hardware în sistemele informaționale:
Computere main frame, minicalculatoare și sisteme microcomputerizate;
Stații de lucru care utilizează o tastatură pentru introducerea datelor, un ecran sau o imprimantă pentru afișarea informației și discuri magnetice sau optice pentru stocare.
Rețele de calculatoare, care sunt constituite din calculatoare, stații de lucru, procesoare de comunicații și alte dispozitive interconectate printr-o varietate de elemente media de telecomunicații pentru a furniza putere de calcul pentru întreaga organizație.
Resurse software
Conceptul de resurse software include toate seturile de instrucțiuni de procesare a informațiilor. Acest concept generic de software include nu numai seturile de instrucțiuni de procesare numite programe, care direcționează și controlează hardware-ul, dar și un set de instrucțiuni de procesare a informației necesare oamenilor, care sunt denumite proceduri.
Exemple de resurse software:
Software de sistem, ca de exemplu sistemul de operare, care conduce și coordonează operațiile sistemului computerizat.
Software de aplicație, reprezentate de programele care conduc procesarea pentru o utilizare particulară a componentelor, de către utilizatori.
Procedurile, care sunt instrucțiuni de operare pentru utilizatorii sistemului informațional. Exemple ar fi instrucțiuni pentru completarea unui formular sau pentru utilizarea unui pachet software.
Resurse umane
Oamenii sunt necesari pentru funcționarea tuturor sistemelor informatice. Aceste resurse umane includ:
Specialiștii sunt persoane care dezvoltă și conduc sistemele informatice. Ei includ analiști de sistem, programatori, operatori și alt personal managerial și tehnic. Analiștii de sistem proiectează sistemele informaționale, bazându-se pe cerințele informaționale ale utilizatorilor; programatorii dezvoltă programe pe calculator bazate pe specificații ale analiștilor de sisteme, iar operatorii deservesc sisteme computerizate mari.
Utilizatorii (end users) sunt persoane care utilizează sistemul informatic sau informațiile pe care un astfel de sistem le produce; ei pot fi contabili, agenți de vânzări, ingineri, funcționari, clienți sau manageri.
Date
Data reprezintă materia prima a sistemelor informaționale. Conceptul de dată a căpătat un sens mai larg în accepțiunea managerilor și profesioniștilor în sistemele informaționale. Ei și-au dat seama că datele și informațiile constituie o resursă organizațională valoroasă. Astfel, datele și informațiile stocate în baze de date, baze de modele și baze de cunoștințe sunt considerate ca făcând parte din resursele de date sau resursele de informare ale unei organizații.
Datele pot lua mai multe forme, incluzând date alfanumerice tradiționale, compuse din numere și caractere alfabetice și speciale care descriu tranzacțiile de afaceri și alte evenimente și entități. Datele text sunt constituite din propoziții și paragrafe utilizate în comunicațiile scrise, iar datele imagine cum ar fi modele grafice și figurile sunt forme importante de date. Totuși, forma cea mai frecventă a unei date este data video, dată prezentată pentru vizualizare pe o varietate de dispozitive de afișare video. Alte forme de date: data audio – vocea umană și alte sunete, data tactilă, generată de materiale senzitive și data senzorială, rezultată din măsurători fizice provenite de la o varietate de senzori utilizați în controlul proceselor fizice.
Datele sunt în general înregistrate și stocate pe o multitudine de tipuri de suporturi de date, incluzând hârtie, suport magnetic, optic sau film. Astfel de exemple pot fi: documentele scrise, discurile magnetice, discurile optice, microfilmele și cipurile electronice.
2.3.6. Depozitele de date
Pe măsură ce activitatea firmelor s-a extins, fie că volum, fie că arie de acoperire geografică, prin intermediul comerțului electronic, volumul datelor supuse prelucrărilor a cunoscut o creștere substanțială, ceea ce a determinat că tradiționalele sisteme de prelucrare a tranzacțiilor să nu mai fie suficiente și eficiente pentru sprijinirea analizelor complexe de date.
Utilizarea sistemelor OLTP, a devenit insuficientă pentru obținerea informațiilor numai din bazele de date clasice, necesare analizei și interpretării performanței activităților unei firme. În plus, informațiile stocate în bazele de date specifice OLTP sunt inconsistente, supuse unor modificări constante, conțin doar informații care privesc activitățile curente, inclusiv erori, date redundante, tranzacții anulate, ceea ce nu avantajează și nu sprijină analizele economice, care solicită o anumită stabilitate a datelor. De asemenea, majoritatea bazelor de date specifice OLTP nu păstrează date istorice, pe perioade mai mari de timp, necesare prognozelor și identificării tendințelor.
Natura competitivă și dinamică a mediului de afaceri din economia globală determină managerii să răspundă la o serie de situații pentru rezolvarea cărora au nevoie de informații complexe, industria sistemelor informaționale trebuind să dea răspuns la aceste cereri, prin dezvoltarea unor instrumente noi și interconectarea cu sistemele existente.
Astfel, au apărut depozitele de date (data warehouses), minidepozitele de date (data marts), tehnicile de analiză a datelor de tip “data mining”, precum și bazele de date multidimensionale (multidimensional databases). Era Internet și instrumentele aferente acesteia (browser-ele Web) permit dezvoltarea unor programe capabile să efectueze operații de analiză on-line asupra unor mari cantități de date. Aceste instrumente software, numite OLAP, permit managerilor să efectueze analize, din mai multe perspective, asupra unor date cu grad diferit de detaliere.
Astfel de operații presupun analiza unor relații complexe existente între mii sau milioane de înregistrări stocate în baze de date multidimensionale, cu scopul determinării unor tendințe în evoluția anumitor fenomene, a unor tipare sau excepții. Sesiunile OLAP au loc în timp real și oferă rezultatele imediat, astfel încât procesul de luare a deciziilor nu este condiționat de un anumit timp.
Depozitele de date cuprind informații din mai multe surse, din interiorul și exteriorul firmei, ce acoperă toate aspectele activităților economice ale acesteia. Depozitul de date oferă utilizatorilor o imagine multidimensională a datelor de care au nevoie pentru analiza unor condiții economice, fiind special proiectat pentru a sprijini procesul decizional și nu pentru a satisface niște cerințe ale sistemelor de prelucrare a tranzacțiilor. De aceea, se consideră că depozitele de date vin în sprijinul prelucrării informațiilor, oferind o soluție pentru consolidarea datelor istorice, focalizându-se pe modelarea și analiza datelor necesare procesului decizional.
Depozitele de date pot fi definite că fiind:
o colecție de baze de date integrate, orientate subiect, proiectate pentru a asigura informații necesare în luarea deciziilor;
o colecție de date orientate subiect, integrate, nevolatile, ce fac referire la perioade diferite de timp și care vin în sprijinul procesului de luare a deciziilor.
Depozitul de date oferă o bază de date specializată, gestionând fluxurile de informații provenite atât din mediul intern firmei, cât și cel extern. Datele preluate din sistemele operaționale, ca și cele din mediul extern, sunt supuse unui proces de „curățare” pentru a elimina datele incorecte și inconsistente, sau pentru rafinare, transformare, catalogare, cu scopul integrării într-o nouă bază de date, mai adecvată realizării diferitelor analize economice.
Depozitul de date conține date istorice și curente ce pot acoperi un interval de la 3 la 10 ani, ceea ce înseamnă că poate ajunge la milioane sau sute de milioane de înregistrări, de unde și necesitatea actualizării lui periodice, astfel încât informațiile vechi, care nu mai sunt utile, să fie eliminate și să fie adăugate altele noi. Pentru acest lucru, există instrumente specializate ce pot reuni datele din mai multe surse într-o singură bază de date, le pot colecta și verifica automat, pot șterge informațiile nedorite, asigurând și întreținerea și actualizarea bazei de date.
Implementarea și utilizarea unui depozit de date pare a fi o mare provocare, atât din punct de vedere al costurilor (care pot depăși 2 milioane dolari), dar și al funcționalității și exploatării. Fiind o bază de date atât de mare, experții recomandă o abordare mai moderată, respectiv implementarea data mart-urilor sau a mini-depozitelor de date, care sunt un subset al depozitelor de date. Este vorba despre o bază de date ce conține informații privind numai un singur segment economic al firmei, cum ar fi marketing, resurse umane, vânzări, stocuri etc. În acest mod, prin data mart se asigură o și mai mare detaliere a datelor dintr-un domeniu specific, decât poate să o asigure un depozit de date.
Minidepozitele sunt deosebit de utile pentru grupurile de lucru mici, care doresc să aibă acces la date mai detaliate. Având în vedere că ele conțin, de obicei, doar câteva 10 gigabytes (spre deosebire de cele câteva sute de gigabytes ale depozitelor de date), pot fi instalate pe echipamente mai puțin performante, cu capacități de stocare mai mici, determinând economii importante pentru firmă. Deși orice software de gestiune a bazelor de date poate fi utilizat pentru implementarea unui data mart, sunt furnizori de software specializat pe acest domeniu, cum ar fi Sybase, Software AG, Microsoft etc.
Alături de depozitele de date și minidepozitele de date mai este utilizat și termenul de “data mining”, ce reprezintă un instrument de analiză a informațiilor din depozitele de date, prin care se pot identifica anumite tipare sau tendințe, prin descoperirea unor relații între informațiile unui depozit de date, care, de obicei, nu sunt cunoscute utilizatorilor.
Software-ul pentru “data mining” utilizează algoritmi avansați de recunoaștere a unor șabloane sau tipare, precum și o varietate de tehnici ce utilizează funcții matematice și statistice pentru a examina în amănunt volumele mari de date. De exemplu, din America un depozit de date exploatat prin tehnica data mining a dezvăluit o serie de clienți pentru care probabilitatea de a achiziționa un produs bancar (un împrumut cu rată ridicată a dobânzii) era de 15 ori mari mare decât la restul clienților. O parte dintre ei se aflau în diverse stadii de derulare a formalităților de achiziție a produsului. Pe baza datelor obținute, tehnica de marketing direct aplicată acestor clienți a înregistrat o rată de răspuns foarte mare în comparație cu perioadele anterioare.
Multe companii utilizează data mining pentru a găsi căi mai profitabile de a utiliza tehnici directe de marketing (e-mail), pentru a descoperi variante mai bune de a afișa mărfurile într-un magazin, pentru a proiecta mai bine un site Web de comerț electronic sau pentru a găsi clienții sau produsele care nu aduc suficient profit.
2.4. Sistemul informatic, instrument de creștere a eficienței
Creșterea eficienței firmelor a fost posibilă în special prin utilizarea la scară largă a sistemelor de calcul. Acestea, prin intermediul programelor software, au permis companiilor să-și structureze și să-și organizeze mai eficient activitățile. În prezent, aproape toate activitățile, în special cele economice, se desfășoară cu ajutorul calculatorului. Fie că se referă la date care pot fi accesate în câteva secunde, fie că se fac calcule complexe, calculatorul a devenit o unealtă de mare preț în viața de zi cu zi a fiecăruia dintre noi.
Scopul îndeplinit de sistemele de calcul s-a schimbat de la deceniu la deceniu, îmbogățindu-se. Dacă sistemele de calcul au servit inițial cercetătorilor pentru efectuarea mai rapidă a unor calcule anevoioase, treptat calculatoarele s-au transformat în dispozitive pentru gestionarea și administrarea bazelor de date. În final, scopul utilizării calculatorului, alături de cele menționate mai sus, este de a fi principalul mijloc de informare și comunicare.
Concretizând definiția generală a unui sistem, ca o colecție organizată de părți legate prin interacțiuni determinate, prin sistem informatic al unei entități sub formă de organism (economic, științific, social-cultural) se înțelege un ansamblu structurat și corelat de reguli, proceduri și mijloace (în primul rând calculatoare electronice) care permit aplicarea de metode organismului respectiv pentru a realiza scopul și obiectivele predefinite, măsurabile între anumite limite.
Cu alte cuvinte, a defini un sistem informatic al unui organism înseamnă a-i preciza în mod concret regulile, procedurile, mijloacele și metodele, cu precădere automate, utilizate în cadrul sistemului pentru a determina mărimile prestabilite și legile care operează cu aceste mărimi.
Sistemul informatic poate fi definit ca un ansamblu de reguli, proceduri, mijloace și metode, cu precădere automate, folosite pentru culegerea, transmiterea, prelucrarea și stocarea datelor.
Sistemul informatic este o componentă a sistemului informațional și anume acea parte a acestuia care preia și rezolvă sarcinile de culegere, prelucrare, transmitere și stocare cu ajutorul sistemelor de calcul.
Sistemul informațional face legătura între sistemul de conducere (management) și sistemul condus (Figura 2.8.):
Figura 2.8 Structura unui sistem informațional
În ceea ce privește raportul dintre sistemul informatic și sistemul informațional, se poate aprecia că sistemul informatic tinde spre a egala sfera de cuprindere a sistemului informațional, însă acest lucru nu va fi posibil din cauza limitelor sistemului informatic. Tot timpul în sfera sistemului informațional vor exista o serie de activități ce nu vor putea fi automatizate.
Pentru a-și îndeplini rolul în cadrul sistemului informațional, sistemul informatic cuprinde ansamblul tuturor resurselor, regulilor, procedurilor, mijloacelor, metodelor și tehnicilor (Figura 2.9), prin care se asigură prelucrarea automată a datelor:
Figura 2.9. Componentele sistemului informatic
Resurse sunt:
ansamblul de echipamente (hardware)
sistemul de programe (software), care cuprinde programele sistemului de operare și programele de aplicații
baza de date
ansamblul de personal și cadrul organizatoric
Prin metode se înțelege căile de determinare și punere în funcțiune, de perfecționare și optimizare a funcțiunilor organismului, pentru a atinge obiectivele predefinite.
Printre metodele utilizate se pot enumera: calculul probabilității, metode ale statisticii economice, analiza stocurilor, programarea liniară, programarea dinamică, metode de simulare, teoria grafurilor, teoria utilității, teoria deciziei, metode de previziune.
Prin reguli se exprimă modalitățile de aplicare la un organism a metodelor. Acestea sunt definite și formulate concis sub forma unor ansambluri de operații logice și/sau matematice.
Prin proceduri se înțelege totalitatea operațiunilor necesare pentru tratarea informațiilor și regulilor prin mijloacele sistemului.
Ca exemplu, se poate arăta metoda gestiunii stocurilor, în care se găsește regula de calcul a nivelului de stoc, pentru care se lansează o comandă și care utilizează procedurile de calcul.
Prin mijloacele unui sistem informatic se înțelege totalitatea uneltelor și instrumentelor manuale, automate, inclusiv software, utilizate pentru efectuarea de operațiuni asupra informației: captare, culegere, pregătire, control, introducere și extragere, transmitere, concentrare, stocare, transformare, prelucrare prin calcul aritmetic și logic, analiză și interpretare.
Mijloacele cuprind suporți, mașini și oameni:
Se consideră suport tot ceea ce are atașat informații și servește la transportarea și/sau stocarea ei în timp și spațiu. Se întâlnesc următoarele tipuri de suporți:
Materiale, sub formă de suporturi tehnice (magnetice sau optice) sau grafice (opace sau transparente);
Câmp electric, magnetic sau optic, transmis prin semnale și pachete;
Experiența umană, sub formă de date și informații acumulate de oameni în procesul muncii;
Prin mașini în cadrul unui sistem informatic se înțelege totalitatea echipamentelor și dispozitivelor utilizate pentru a efectua operațiunile de mai sus:
Sisteme de calcul, de diferite generații și configurații;
Echipamente de captare, culegere, pregătire, transmitere, stocare, redare, analiză și interpretare etc.
Oamenii în cadrul unui sistem informatic intervin sub formă de experiență umană la nivelul suporților, ca specialiști pentru elaborarea, utilizarea și exploatarea sistemului (administratori, analiști, programatori, ingineri de sistem, operatori) sau ca utilizatori ai sistemului în regim off-line sau on-line (cybernavigatori, analiști digitali, internauți, etc.)
Sistemul informatic se poate prezenta sub forma unei ”cutii negre” (Figura 2.10) bazată pe intrări, ieșiri, reguli, proceduri, mijloace și metode, așa cum este prezentat în figura următoare:
În afară de aceste componente (intrări, ieșiri și mecanismul cutiei negre) mai există altele două componente, adiționale: Feedback-ul (răspunsul) și Controlul
Figura 2.10. Mecanismul intern al sistemului informatic
Feedback-ul reprezintă datele care caracterizează performanțele sistemului. Această noțiune este tot mai des utilizată în ultimul timp.
Controlul implică monitorizarea și evaluarea feedback-ului în scopul de a determina măsura în care sistemul se îndreaptă către îndeplinirea obiectivelor. Funcția de control face necesară ajustarea intrărilor pentru a asigura că acestea vor produce ieșirile corespunzătoare. De asemenea, se efectuează ajustări în activitatea sistemului pentru a-i corecta deficiențele.
Principalele activități dintr-un sistem informatic sunt cele de prelucrare a informațiilor. Acestea includ:
Introducerea datelor
Procesarea datelor pentru obținerea de informații
Ieșirea produselor informaționale
Stocarea resurselor informaționale
Controlul performanțelor sistemului
Introducerea datelor – datele despre tranzacțiile comerciale sau despre alte evenimente trebuie să fie prinse și pregătite pentru prelucrare. Introducerea se referă la editarea de înregistrări. Odată introduse, datele pot fi transferate pe un suport magnetic până la prelucrare.
Prelucrarea datelor – datele sunt subiectul activităților de prelucrare care cuprind: calcule, comparări, sortări, clasificări sau însumări. Aceste activități organizează, analizează și manipulează datele, convertindu-le în informații pentru utilizatori.
Ieșirea produselor informaționale – informațiile rezultate în urma prelucrărilor apar în forme variate pentru a fi transmise utilizatorilor în forma solicitată de aceștia. Informațiile trebuie să îndeplinească anumite condiții de calitate ce se referă în general la:
timp – viteza cu care informația ajunge la utilizator
conținut – atributele care conferă valoare informației
forma – felul în care ajunge la utilizator
Stocarea produselor informaționale – stocarea datelor și informațiilor nu constituie o componentă importantă în cadrul SI. Aceasta reprezintă activitatea dintr-un și în care datele și informațiile sunt depozitate într-un mod organizat în vederea unei utilizări ulterioare. Procesul de regăsire este necesar să corespundă cerințelor utilizatorilor prin rapiditatea și acuratețea sa. Suporturile utilizatorilor pentru stocarea datelor și informațiilor sunt în general magnetice sau optice.
Controlul performanțelor sistemului – reprezintă o activitate de mare importanță și se realizează prin mecanismul feedback-ului.
2.5. Comertul electronic
Comerțul electronic reprezintă un schimb electronic de informații între o afacere și clienții săi. Aceasta se poate face prin fax, telefon, voice-mail, email, extranet sau Internet, pentru a enumera doar câteva dintre mijloace.
Este desigur o definiție extrem de generală. Se impune ca procesul de construire a unui magazin virtual are o desfășurare cronologică firească – fiecare lucru la timpul potrivit. Va trebui să luăm nu una ci o serie de decizii, să facem o serie de alegeri.
Comerțul electronic este una dintre soluțiile complexe, "integrate" ca să folosim un termen la modă, pe care le oferă tehnologia Internet. Asta înseamnă că o multitudine de aplicații și de furnizori de servicii Internet trebuie să conlucreze într-o sincronizare perfectă pentru ca un site de comerț electronic să poată funcționa. De multe ori o prima alegere – a unei aplicații sau a unui serviciu – presupune în mod automat o serie de opțiuni impuse.
2.5.1. Definirea produsului
Este absolut necesar să studiem în detaliu caracteristicile produsului pe care urmează să-l puneți în vânzare. La fel ca și în comerțul tradițional, natura produsului vândut va determina alegerea mijloacelor. Spre exemplu, n-o să comandăm rafturi de sticla și crom dacă vindem brichete. În spațiul virtual, furnizorul de servicii și aplicațiile sunt primele alegeri pe care trebuie să le facem.
Tehnologia "shopping cart" stă la baza oricărui proces de comerț electronic. Sistemul de shopping cart este cel care permite să fie expuse imagini ale produselor, descrieri și prețuri. Furnizează, de asemenea, mecanismele prin care consumatorul să aleagă cantitatea de produse pe care dorește să o cumpere, face verificarea și înregistrarea datelor, calculează și afișează valoarea totală a cumpărăturilor, incluzând și taxele de transport dacă este cazul. Pentru ca tot acest proces să funcționeze corect este necesar ca între toate informațiile introduse în bazele de date, atât de către cel care vinde cât și de către cel care cumpăra să existe o concordanță perfectă. Componentele incluse în aplicație determina funcționarea la unison. Din fericire aceste componente pot fi cumpărate de la furnizorul de web hosting odată cu pachetul de servicii selectat iar unele pot fi adăugate și pe parcurs. Din nefericire nu se pot adăuga articole sau funcțiuni care nu există în pachetele de servicii ale furnizorului respectiv. Studiem cu atenție oferta completă a furnizorului de web hosting, pentru a hotărî pachetul pe care îl vom cumpăra în final.
Este momentul să ne întoarcem la produsul pe care îl vom vinde prin Internet. La unele produse (ex. tricourile) sunt de luat în considerare variații de mărime și culoare. În această situație trebuie să ne gândim la un sistem de shopping cart care oferă posibilitatea de a expune același produs cu diverse variabile. Dacă însă vindem mașini, variațiile pot fi mai multe: model, an de fabricație, producător. Prețurile sunt și ele diferite. Este necesar un sistem de shopping cart mai sofisticat.
În concluzie, punctele cheie pe care trebuie să le luăm în considerare la alegerea sistemului de shopping cart în raport cu produsul pe care îl punem în vânzare sunt:
Sistemul de shopping cart pe care îl oferă furnizorul de web hosting la care intenționăm să găzduim site-ul și ceea ce ne interesează este dacă are componentele necesare prezentării produsului nostru. În cazul în are care răspunsul este afirmativ ne interesează care sunt costurile. Dacă facem site-ul în cadrul companiei și nu apelăm la o firmă specializată, instalarea sistemului trebuie să nu ridice probleme. Pentru articolele mai puțin pretențioase, este relativ ușor să dezvoltăm aplicația pentru magazinul electronic. La majoritatea furnizorilor care au incluse pachete de comerț electronic, interfața în procesul de instalare este extrem de prietenoasă, se bazează pe alegerea unor opțiuni dintr-un set predefinit, astfel încât o poate face și un nespecialist.
Trebuie să fim atenți în mod special la:
Numărul de produse ce pot fi expuse în total;
Numărul de categorii;
Variabilele produsului care sunt permise;
Caracteristicile produsului;
Produse complementare ce ar putea fi eventual adăugate în viitor.
2.5.2 Elemente de securitate
Este un subiect fierbinte care a ținut de nenumărate ori cap de afiș în presa scrisă, TV și, în special pe Internet. Știm cu toții că, odată ce informațiile pe care
le-am transmis în site, părăsesc calculatorul personal și își încep călătoria pe Internet, ele aparțin domeniului public. Un hacker priceput ar putea să le intercepteze și să le folosească așa cum crede de cuviință. Nu este deloc ușor, este puțin probabil, dar este posibil.
În ceea ce-l privește pe consumator, el va fi foarte interesat de garanțiile de securitate pe care le oferim. Cum vor fi transmise prin Internet informațiile asupra plății (de cele mai multe ori este vorba de datele cărții sale de credit)? Există riscul ca acestea să fie interceptate? Unde sunt stocate aceste informații? Ar putea fi la îndemâna hackerilor?
Soluția utilizată pe scară largă la această ora este SSL (Secure Socket Layer) – server securizat de date – în combinație cu Certificatul Digital (Digital Certificate). Certificatul Digital este cel care recunoaște standardul și confirmă că serverul pe care se afla web site-ul utilizează într-adevăr criptarea SSL atunci când primește și transmite datele. În momentul în care sunt accesate pagini în care se cer informații de plată de la consumator, acestea trebuie să se afle pe un astfel de server securizat. Paginile de acest fel au în URL "https:" (Hyper Text Transfer Protocol Secure). Fără SSL și un Certificat Digital, nici un consumator avizat nu-și va transmite datele cărții de credit prin Internet.
Obținerea SSL și Certificatului Digital în mod normal n-ar trebui să fie o problemă, pentru ca atunci când cumpărăm un pachet de comerț electronic de la un furnizor internațional de web hosting, ele sunt incluse în pachet. Nu este valabil și în cazul furnizorilor români. Ar fi bine totuși să ne asigurăm că softul necesar provine de la companiile VeriSign sau Thawte, care sunt recunoscute ca autorități în domeniu, și că, vom putea astfel afișa logo-ul unuia dintre ei pe paginile securizate.
2.5.3. Contul de comerciant (Merchant Account)
Contul de comerciant este cu totul diferit de conturile bancare obișnuite, utilizate în afacerile tradiționale pentru că va permite să acceptăm plați prin cărți de credit sau de debit ca formă de plata electronică de la clienți. Din momentul în care ați primit un cont de comerciant, veți avea un număr de identitate (Merchant ID) și POS, adică un terminal la punctul de vânzare (point of sale terminal). Un terminal de acest fel (POS) poate comunica prin intermediul liniilor telefonice, cam la fel ca un fax. Prin POS se citesc și se înregistrează informațiile despre consumator de pe banda magnetică a unei cărți de credit sau de debit. După aceea, tot POS trimite informațiile și detaliile tranzacției către instituțiile autorizate să proceseze plata (VISA, AMEX, MASTERCARD etc. sau la banca emitentă, dacă este vorba de o carte de debit). Acestea răspund cu informația dacă fondurile/creditul existent sunt suficiente efectuării plății și autorizează sau declină tranzacția. În situația în care comunicarea la terminalul POS nu este posibilă din diverse motive (ex. întrerupere temporară), tranzacția poate fi totuși procesată manual la un număr de telefon gratuit (1-800).
Un cont de comerciant care poate procesa tranzacții și prin Internet se distinge prin așa-numitul cont de comerciant de tip MOTO (mail order / telephone order). Doar prin obținerea unui astfel de cont nu înseamnă și ca vom putea procesa tranzacții în timp real. Vom putea numai să le procesăm manual, offline. De fapt, majoritatea celor care deschid magazine virtuale pe Internet, încep în acest fel pentru ca numărul tranzacțiilor online nu este foarte mare în primele luni de funcționare a magazinului virtual.
Când dorim obținerea unui cont de comerciant în cele mai multe cazuri, instituția bancară la care avem cont, oferă și servicii de acest fel. Dacă totuși banca nu oferă astfel de servicii, putem apela la o instituție ne-bancară. Instituțiile ne-bancare care furnizează servicii de acest fel oferă în plus și mecanismul de tranzacționare în timp real, prin Internet, împreună cu autorizația contului de comerciant. În cea mai fericită situație, s-ar putea ca furnizorul de web hosting să fie în relații de parteneriat cu un furnizor de conturi de comerciant, fie o instituție bancară, fie ne-bancară. Trebuie să înțelegem mecanismele și taxele asociate cu fiecare tip de serviciu inclus în contul de comerciant. Un fapt destul de puțin cunoscut și rareori respectat este că procedura legală în tranzacțiile prin Internet este să se expedieze produsul către destinatar, înainte de încasarea sumei corespunzătoare de pe cartea de credit/debit a clientului. În mod evident, autorizarea încasării este obținută însă înainte de expedierea produsului, pentru a avea confirmarea că există fonduri disponibile și a elimina riscurile în caz de furt. Transferul bancar are loc numai după ce produsul este în drum spre consumator.
Furnizorul contului de comerciant poate influența alegerea sistemului de shopping cart. În cazul tranzacțiilor în timp real, este necesar ca butonul "Plătește acum!" să poată fi legat la serviciile de autorizare oferite de furnizorul contului de comerciant. Dacă nu este posibil, vom fi în situația de a nu putea procesa tranzacțiile, nici măcar manual. De aceea, este absolut necesar să verificăm ce sisteme de shopping cart acceptă furnizorul contului de comerciant. Trebuie să fim atenți la taxele de procesare, pentru ca sunt diferite de cele de la cărțile de credit standard (VISA, AMEX, MASTERCARD). Indiferent că vom procesa tranzacția manual sau în timp real, ne informăm despre taxe la mai mulți furnizori, comparăm și negociem aceste taxe. Diferențele pot fi considerabile. Dacă taxele vi se par însă prea mici pentru a fi adevărate, este cazul să fim prudenți. Ca o concluzie a acestei prime părți a ghidului practic de comerț electronic reamintim că, tehnologiile de comerț electronic sunt soluții integrate și este absolut necesar să înțelegem întregul proces înainte de a lua deciziile finale.
2.5.4. Comanda electronică
Există mai multe opțiuni pentru expunerea produselor și trimiterea comenzilor on-line. Cea mai obișnuită este pagina simplă HTML (pentru expunerea produselor) și un formular electronic de comandă. Dacă avem un număr mic de produse aceasta este varianta de care avem nevoie. Dacă numărul de produse pe care intenționăm să le vindem este mai mare și clienții cumpără în mod frecvent un număr mai mare de produse avem nevoie de un sistem de scripturi mai complex.
În acest caz, soluțiile se împart în două opțiuni principale:
Scripturi Java sau CGI (freeware sau shareware);
Aplicații găzduite.
Soluția scripturilor gratuite este ieftină și poate fi suficientă în etapa de început. Comparată însă cu soluțiile de comerț electronic oferite de furnizorii de web hosting au următoarele limitări, inconveniente:
Sunt mai dificil de instalat;
Sunt mai greu de întreținut din punct de vedere al actualizărilor;
Sunt mai puțin dinamice, nu au funcții pentru promoții încrucișate;
Nu sunt întotdeauna compatibile cu diferite platforme sau browsere;
Nu oferă instrumente pentru administrarea portofoliului de clienți;
Au posibilități limitate de expunere a produselor;
Se încarcă uneori destul de încet.
Pentru versiunile shareware mai apare inconvenientul de a lucra pe o versiune demo. Unele dintre aceste versiuni expiră în timp și nu se justifică efortul consumat cu instalarea lor pe serverul de web.
Majoritatea furnizorilor de web hosting oferă însă pachete speciale de aplicații pentru comerț electronic – sisteme de shopping cart. Aceste aplicații au o interfață pentru baze de date și utilizează instrumente de programare complexe. Pot genera pagini dinamice pentru expunerea produselor, calcularea prețului și a taxelor (inclusiv a celor de expediere). Furnizează de asemenea rapoarte complete de urmărire a clienților și nenumărate opțiuni de întreținere și actualizare. Anumite componente permit chiar promoții speciale, promoții încrucișate sau personalizarea conținutului în funcție de preferințele clientului. Multe dintre aceste aplicații pot fi utilizate și în site-urile comerciale de tip "Business to Business" (B2B).
Cel mai mare avantaj al acestei soluții este însă ca întregul proces de instalare a aplicației se face prin intermediul browser-ului pe care îl utilizați în mod obișnuit (Netscape Communicator sau Internet Explorer). Mai mult decât atât, cei mai mulți furnizori de hosting oferă și suport tehnic la instalare pentru companiile care au sute de produse.
Alte avantaje care merită luate în considerare:
Sunt mult mai ușor de instalat. Sunt foarte ușor de întreținut. Magazinul poate fi administrat prin intermediul browser-ului Au incluse funcții de urmărire a clienților.
Numărul de produse poate fi extins sau diminuat în funcție de necesități Includ instrumente pentru promoții speciale, încrucișate. Integrează soluții pentru tranzacții în timp real. Chiar dacă pare o opțiune mai costisitoare decât cea bazată pe scripturi freeware/ shareware, sunt de luat în considerare și costurile de timp pentru instalarea și menținerea sistemului, precum și performantele ulterioare instalării.
2.5.5. Modalități de plată electronică
Alegerea metodei de plată depinde în primul rând de ce fel de site de comerț electronic administrați: de tip B2C (adresat consumatorului) sau B2B (dedicat tranzactiilor de afaceri). Câteva dintre modalitățile de plată obișnuite sunt:
Ordinul de plată, viramentul, plata prin carte de credit sau debit, cecurile. În timp ce în site-urile de tip B2C cea mai frecventă metodă de plată este cartea de credit, la cele de tip B2B sunt mai degraba utilizate ordinele de plata și viramentele bancare.
În comerțul electronic de tip B2B, clienții implicați în tranzacții dețin de obicei cont de firmă și solicită eliberarea unei facturi. Este necesară verificarea solvabilității clientului înainte de trimiterea mărfii.
Sistemul de shopping cart pe care îl alegeți trebuie să poată furniza mecanismele pentru colectarea informațiilor necesare expedierii produsului și procesării tranzacției (inclusiv facturare, dacă este cazul).
În cazul tranzacțiilor prin cărți de credit, există 2 opțiuni:
Procesarea manuală;
Procesarea în timp real.
Procesarea manuală implică următorii pași:
Autentificarea: confirmarea ca numărul cărții de credit este valid și nu este furat;
Autorizarea: confirmarea că există fondurile necesare plății;
Inițierea procesului de transferare a banilor.
Aceste etape sunt parcurse offline, prin transmiterea informațiilor de pe cartea de credit prin telefon sau prin intermediul unui terminal POS furnizat odată cu contul de comerciant. Autentificarea și autorizarea se fac înainte de expedierea produsului în timp ce transferul banilor are loc numai după ce produsul este în drum spre consumator.
Procesarea în timp real este în totalitate computerizată și implică mai mulți furnizori independenți de servicii : banca firmei și banca clientului, companiile de cărți de credit sau debit etc. Întregul mecanism va fi pus în mișcare prin apăsarea unui simplu buton: "Cumpără acum". Deși pare foarte complicat, furnizorul de web hosting asigură funcționarea întregului sistem iar interfața către client este foarte ușor de administrat. Atenți însă !
Procesarea în timp real nu este întotdeauna necesară. Gândiți-vă însă ce s-ar întâmpla daca ați avea de procesat 120 de tranzacții și ați avea nevoie de aproximativ 4 minute pentru fiecare. Ar fi necesare nu mai puțin de 8 ore pentru a finaliza procesul.
2.5.6 Opțiuni de publicitate pentru magazinul virtual
Sintagma "Construiește-l și vor veni" nu este valabila nici pentru site-urile tradiționale, așa cum s-a spus multă vreme, și nici pentru magazinele virtuale. Strategiile de marketing și publicitate sunt absolut necesare pentru a obține succesul pe Internet.
Mai întâi, publicați adresa web pe toate materialele printate – cărți de vizită, foi cu antet – cadouri promoționale (pixuri, agende), reclame în presa, la radio sau TV. După aceea, stabiliți ce mijloace de promovare prin Internet v-ar avantaja?
Programe afiliate
Este un tip de program care stimulează vânzările oferind site-urilor care se înscriu într-o astfel de rețea (afiliate) comisioane pentru fiecare vânzare realizată prin intermediul lor. Pentru promovarea produselor și a serviciilor puse în vânzare, se folosesc atât link-uri grafice (casete publicitare și bannere) cât și link-uri text. Sistemul de afiliere asigură urmărirea clienților și contorizarea vizitelor și a vânzărilor fiecărui site afiliat în parte, printr-un cod unic de identitate. Pentru detalii vizitați AffiliateWorld.com
Directoare cu plată
Sunt directoare specializate de obicei pe un segment de piață care percep taxe pentru listarea site-urilor.
Campanie de bannere
Bannerele sunt link-uri grafice plasate de obicei la începutul paginilor care înregistrează traficul cel mai mare dintr-un site. Taxele pentru plasarea unui banner se calculează de obicei în raport cu numărul de impresii (expuneri) sau de clickuri. Ex. La o taxa de 0,013USD/impresie pentru plasarea bannerului pe o pagină care este afișată de 3.500.000 ori pe luna ("page views"), la o rata de 1:10 (1 impresie=10 afișări de pagină), costurile s-ar ridica la 5600 USD pe lună. Cel care vinde însă spațiile publicitare trebuie să dețină un program statistic de urmărire a traficului pentru a oferi rapoarte statistice complete despre campania publicitară cu plata (așa-numitul server de publicitate – "ad server").
Înscrieri în motoare de căutare
Este o formă de publicitate gratuită dar care necesită foarte multă muncă pentru a fi eficientă. Se știe că este bine ca site-ul să fie înscris în AltaVista, Lycos, HotBot, Google, Excite sau Infoseek dar dacă nu se obține listarea între primele 20 de site-uri la căutarea pe cel puțin 2-3 cuvinte cheie, site-ul este puțin probabil că va fi accesat.
Directoare gratuite
Există directoare gratuite cum sunt Yahoo sau Snap.com de mare audiență și unele cu un trafic mai redus dar cu un public țintă deja selectat, specializate pe domenii (afaceri, călătorie, muzică etc.). Listarea în acest tip de directoare se obține însă destul de greu, în urma unor înscrieri repetate și necesită multă răbdare la completarea unor serii de formulare electronice.
Link-uri reciproce
Este una dintre cele mai eficiente forme de publicitate online și nu este deloc costisitoare. Greutatea constă în a găsi site-uri cu conținut complementar, dispuse să accepte un astfel de schimb care s-ar putea dovedi avantajos ambelor părți.
Programe de schimb de bannere
Cel mai utilizat mijloc publicitar online din România este schimbul de bannere în rețea. Există deja mai multe rețele pentru care puteți opta: Goldenbanners.ro sau Goldenclick.ro sunt cele mai cunoscute. Rata de expunere poate fi de la 1:1 la 1:3 – adică primiți expunerea unui banner într-un site din rețea în schimbul a 1, 2 sau 3 expuneri de bannere în site-ul vostru (de la caz la caz). Evident cea mai bună rată de schimb este de 1:1 dar este foarte rar practicată, din motive comerciale. Cele mai multe rețele utilizează rata de 1:2. Pentru a obține o mai bună vizibilitate a bannerului în rețea se pot cumpăra expuneri suplimentare.
Inele web (web ring)
Inelele web se constituie de obicei din site-uri cu o tematică înrudită, comună. Spre exemplu: "muzica pop românească". Site-urile participante se leagă unul de altul prin link-uri de text, afișate de obicei la încheierea unei pagini sub forma: vizitați site-ul precedent din inel, vizitați site-ul următor din inel.
CONCLUZII
Despre managementul afacerilor on-line se pot trage următoarele concluzii:
realizarea unei afaceri electronice nu se poate realiza fără suportul sistemelor informatice on-line. Acest tip de sistem informatic utilizează tehnologia Internet pentru realizarea aplicațiilor și permite accesul utilizatorilor prin Internet la o parte din componentele sale
o afacere electronică are numeroase avantaje prin faptul că are un caracter diferit față de celelalte modalități de afaceri, în sensul că, promptitudinea și rapiditatea cu care se realizează operațiunile sunt foarte importante pentru clienți deoarece ei, pe lângă conturile de Internet, primesc și un cont de e-mail, pe care adesea îl folosesc în comunicarea cu partenerii de afaceri sau în interes personal.
utilizarea intensivă a tehnicii de calcul implică totodată mai multă rigoare în realizarea evidențelor firmei, astfel că, managerul poate avea informații exacte asupra activităților desfăsurate în orice moment.
O necesitate a acestui tip de afacere este dată de necesitatea sporirii gradului de informare a clienților. Vor trebui dezvoltate servicii de suport, prin care clienții pot comunica telefonic cu operatorii firmei pentru a afla date despre starea conturilor lor. Operatorii firmei având toate informațiile concentrate într-un singur loc, pot satisface nevoile clienților printr-o eficiență crescută.
Trebuie să se asigure suficiente mijloace de plată astfel încât un client să nu fie blocat în a efectua o tranzacție deoarece nu are cont la o anumită bancă sau un anumit tip de card.
Comunicarea între client și server să se facă securizat. Nivelul de securitate poate fi setat la o cota minimală sau la un nivel maximal prin care absolut toate informațiile să fie criptate. Securitatea tranzacțiilor efectuate este importantă, deoarece informațiile prelucrate de sistem sunt confidențiale: numai clientul trebuie să cunoască parola contului său, iar informațiile privind volumul vânzărilor aparțin în exclusivitate firmei.
Pentru a realiza o aplicație de comerț electronic, pentru a o lansa pe piața Internetului și pentru a fi utilă unui număr cât mai mare de utilizatori, aceasta trebuie realizată de programatori ce cunosc bine modul de funcționare a Web-ului, tehnica proiectării bazelor de date, modul de administrare al acestora, modul și tehnica de conectare la bazele de date, cunosc limbajul SQL, au experiență în lucrul cu limbajele orientate obiect, în dezvoltarea de aplicații dinamice pentru Web, cunosc tehnologii de programare pentru dezvoltarea aplicațiilor de Web și nu în ultimul rând știu să realizeze o interfață utilizator grafică cât mai prietenoasă, mai simplă și mai utilă, prin care utilizatorul să realizeze procesul de cumpărare al produselor.
Comerțul electronic face referire și la desfășurarea activităților specifice mediului de afaceri, cunoscut mai ales sub denumirea de e-business, utilizând în special mijloace electronice (rețele de calculatoare, în speță Internet) într-un sistem automatizat integral pentru schimbul de informații în mediul de afaceri. De asemenea, comerțul electronic se refera și la oferta de produse și servicii bancare, cunoscut sub denumirea de electronic banking și Internet banking sau bănci virtuale.
BIBLIOGRAFIE
Costake N., Vintilă C. – Managementul sistemelor economice, Editura Transdata, Ploiești, 1999.
Dubois P., MySQL, Editura Teora, 2001.
Dumitrașcu L., Petrescu M.G. (coordonatori), Sisteme informatice de management, Editura Universității din Ploiești, 2004.
Dușmănescu D., Baze de date, suport de curs.
Dușmănescu D., Proiectarea sistemelor informatice, suport de curs.
Hammer M., Champy, J. – Reengineering-ul întreprinderii, Editura tehnică, București, 1996.
Hicks J. O. – Management Information Systems: A User Perspective, West Publishing Company, 1992.
Lungu I., Bodea C., Ioniță C., Bădescu G., Baze de date. Organizare, proiectare și implementare, ALL, 1995.
Lungu I., Sabău Gh., Bodea C., Surcel Tr., Proiectarea sistemelor informatice economice, Siaj, 1994.
McCarty B., PHP4, Editura Teora, 2002.
Onete B., Sisteme informatice, Editura ASE, București, 2001.
Orzan G., Sisteme informatice de marketing, Uranus, 2001.
SamsNet, Securitatea în internet, Editura Teora, București, 2000.
Velicanu M., Bodea C., Lungu I., Ioniță C., Bădescu G., Sisteme de gestiune a bazelor de date, Editura Petrion, 1999.
*** Colecția Revistei BUSINESSTECH INTERNATIONAL.
Patriciu V.V., Comerț Electronic: ghid pas-cu-pas, articolul a fost publicat pe site-ul http://www.academiainternet.ro/biblioteca/ghiduri/comert/index.html
[anonimizat]
BIBLIOGRAFIE
Costake N., Vintilă C. – Managementul sistemelor economice, Editura Transdata, Ploiești, 1999.
Dubois P., MySQL, Editura Teora, 2001.
Dumitrașcu L., Petrescu M.G. (coordonatori), Sisteme informatice de management, Editura Universității din Ploiești, 2004.
Dușmănescu D., Baze de date, suport de curs.
Dușmănescu D., Proiectarea sistemelor informatice, suport de curs.
Hammer M., Champy, J. – Reengineering-ul întreprinderii, Editura tehnică, București, 1996.
Hicks J. O. – Management Information Systems: A User Perspective, West Publishing Company, 1992.
Lungu I., Bodea C., Ioniță C., Bădescu G., Baze de date. Organizare, proiectare și implementare, ALL, 1995.
Lungu I., Sabău Gh., Bodea C., Surcel Tr., Proiectarea sistemelor informatice economice, Siaj, 1994.
McCarty B., PHP4, Editura Teora, 2002.
Onete B., Sisteme informatice, Editura ASE, București, 2001.
Orzan G., Sisteme informatice de marketing, Uranus, 2001.
SamsNet, Securitatea în internet, Editura Teora, București, 2000.
Velicanu M., Bodea C., Lungu I., Ioniță C., Bădescu G., Sisteme de gestiune a bazelor de date, Editura Petrion, 1999.
*** Colecția Revistei BUSINESSTECH INTERNATIONAL.
Patriciu V.V., Comerț Electronic: ghid pas-cu-pas, articolul a fost publicat pe site-ul http://www.academiainternet.ro/biblioteca/ghiduri/comert/index.html
[anonimizat]
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Prezentarea Generala A Firmei Flamingo Computers S.a (ID: 123100)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.