Prezentarea Agentiei de Turism Holiday Office

Capitolul II. Prezentarea agentiei de turism “Holiday Office”

2.1. Prezentarea agentiei

SC HOLIDAY OFFICE SRL este o companie tanara pe piata romaneasca, dar cei ce i-au dat fiinta calatoresc in jurul lumii de aproximativ 25 de ani. Ei au avut viziunea de a creea un business de succes in 1990, alegand cele mai bune hoteluri, lansand destinatii si chartere care acum sunt vedetele destinatiilor din Romania. Creta, Corfu, Rhodos, Santorini, Tenerife, Mallorca, Dubai, Antalia sunt doar cateva dintre aceste destinatii. „Fiti deschisi la ideile si visurile oamenilor de calatorie! Numai asa le vom putea impartasi din experienta noastra, ajutandu-i sa-si croiasca vacanta perfecta!”, afirma CEO agentiei, Mircea Vladu.

Agentia HOLIDAY OFFICE SRL a luat nastere in anul 2013. In prezent agentia isi desfasoiara activitatea in Bucuresti, intr-un spatiu inchiriat, in apropiere de centrul orasului, acest lucru fiind un atu al firmei deoarece este stiut faptul ca pozitionarea este unul din aspectele cheie in succesul unei afaceri.

Firma are un statut de societate cu raspundere limitata (SRL), avand capitalul social de 10000 RON. Numarul angajatilor prezenti in firma este de 6 insa, acesta urmeaza sa creasca in viitorul apropiat datorita necesitatii de extindere a activitatii atat in diversificarea serviciilor cat si privind locatiile/ punctele de lucru ale firmei.

Agentia a fost înfiintata cu scopul de a indeplini dorintele si nevoile clientilor intr-un mod placut si profesional. Astfel, echipa încearca sa inteleaga permanent nevoile clientilor si sa priveasca situatia din punctul acestora de vedere.

Gradul de dispersie teritoriala

In prima faza de dezvoltare a firmei exista un punct slav si anume faptul ca aceasta firma duce lipsa de birouri de reprezentanta oficiala in tara, dar se va face tot posibilul ca acest aspect sa fie remediat in viitorul apropiat.

Obiectivele firmei :

Politica firmei este aceea de a pastra o legatura permanenta cu clientii astfel incat acestia sa ajunga sa fie clienti fideli agentiei. Aceasta este cheia unei reusite a intregii afaceri, satisfacerea clientului astfel incat el sa revina la agentie cu un client nou.

Una din principalele caracteristici ale agentiei este interesul acesteia de a mentine un nivel ridicat al satisfacerii clientilor, reusind sa identifice care sunt nevoile acestora. Intrand in contact cu toate categoriile de oameni, agentii incerca sa descopere solutia perfecta pentru fiecare; orientarea este facuta in functie de preferintele pe care le are clientul legat de destinatia unde doreste sa mearga si in functie de bugetul acestuia. De asemenea pot fi oferite recomandari din partea agentului de turism daca turistul este nehotarat. Toate acestea au scopul de a oferi fiecarei persoane ce intra in agentie oferta corespunzatoare dorintelor sale.

Pentru imbunatatirea relatiilor cu clientii, respectiv cresterea satisfactiei acestora, personalul agentiei comunica cu acestia in mod permanent referitor la noile oferte sau ofertele speciale (last minute sau early booking), programul de zbor sau orice alte intrebari ce pot aparea.

Agentia de turism „Holiday Office” ofera:

Bilete de avion

Cazare in Romania si in strainatate

Pachete ce includ zboruri charter

Croaziere

Circuite

Pachete de weekend

Servicii corporate

Pachete realizate special pentru dorintele dumneavoastra

2.2. Licenta si brevetul agentiei de turism „Holiday Office”

2.3. Date despre managementul firmei

Activitatea agentiei functioneaza pe mai multe departamente de activitate, si anume :

Departament Turism Intern – realizeaza rezervari la hoteluri/ pensiuni/ vile peste tot in tara la tarife de contract, asigura transport, rent a car, masa, organizeaza circuite, etc.

Departament Turism Extern (Outgoing) – organizeaza deplasarile de afaceri sau turistice (rezervare la hotel/ vacante pe nave de croaziera, transferuri hotel – aeroport, sejururi, excursii optionale, rent a car).

Departament Incoming – ofera servicii turistice in tara pentru turistii din afara Romaniei – individuali sau grupuri.

Departament Ticketing – asigura vanzarea si rezervarea biletelor de avion pe rute interne sau externe, prin intermediul tuturor companiilor aeriene.

Departament Corporate – asigura servicii turistice pentru clientii corporate – organizatii, companii – pentru desfasurarea de conferinte, evenimente, team-building-uri, reuniuni etc.

Autoritati si responsabilitati in cadrul firmei

Conducere – Director general:

coordoneaza activitatea globala a firmei;

aproba bugete de publicitate si promovare

reprezinta agentia in relatii cu alti parteneri, asociatii profesionale si alte institutii;

realizeaza politica de dezvoltare a agentiei;

este intr-o cautare permanenta de parteneri noi si oportunitati de a face afaceri pentru marirea volumului incasarilor;

are intreaga libertate de decizie si autoritatea asupra angajatilor agentiei.

Departamentul turism intern – Agent de turism:

realizeaza programe turistice interne

calcululeaza analiza de pret;

aproba tarifele si programele;

realizeaza contracte cu hoteluri aflate in statiuni turistice interne, pentru turismul individual sau pentru grupuri de turisti;

solicita incheierea de contracte cu alti prestatori de servicii;

are grija sa actualizeze si sa pastreze permanent tarifele si conditiile contractelor existente;

corespondeaza cu firmele interne;

intretine relatii cu clientii si furnizorii, dand dovada de profesionalism

Departament turism extern – Agent de turism:

realizeaza programe turistice externe, conform cerintelor clientilor;

calculul analiza de pret;

aproba tarifele si programele;

incheie contracte cu hoteluri aflate in afara Romaniei, pentru turismul individual sau grupuri;

solicita incheierea contractelor cu alti prestatori;

se ocupa de actualizarea si pastrarea permanenta a tarifelor si a conditiilor tuturor contractelor;

corespondeaza cu firme externe;

tine legatura cu ghizii agentiilor partenere;

intretine relatii cu clientii si furnizorii, dand dovada de profesionalism.

Departament Ticketing – Agent de ticketing:

rezerva biletele de avion prin intermediul serviciilor de check-in, cu instiintarea pasagerilor legat de anularea zborului;

realizeaza contracte cu companii aeriene interne si externe si dezvolta relatii cu acestea;

pastreaza permanent contactul cu toate companiile aeriene cu care a incheiat contracte;

promoveaza si dezvolta relatii noi cu potentiali client, persoane juridice sau fizice;

promoveaza programe si modalitati de promovare care sa ajute la cresterea volumului de incasari.

Departament incoming – Agent de turism:

realizeaza programe turistice interne pentru grupuri de client din strainatate;

efectueaza calculul analizei de pret;

supune analizei si aprobarii tarifele si programele;

realizeaza contracte cu hoteluri aflate in statiunile turistice din Romania pentru turismul individual sau grupuri;

incheie contracte cu alti prestatori;

actualizeaza si pastreaza tarifele si conditiile tuturor contractelor;

corespondeaza cu celelalte firme interne;

Departament Corporate – Referent turism de afaceri:

concepe si vinde programe la cerere si pachete turistice pentru actiuni speciale precum: conferinte, cocktail-uri. simpozioane, intalniri de afaceri, mese festive, traininguri, team-building-uri. Acestea presupun urmatoarele servicii: transport auto sau aerian, cazare si masa, xerox, fax, secretariat, telefon, internet si ghid insotitor;

contracteaza servicii de transport auto rent-a-car;

realizeaza studii legate de marketing asupra produselor turistice romanesti;

efectueaza rezervari pentru grupuri de turisti sau oameni de afaceri;

pastreaza si intretine relatii cu clientii.

Departament financiar/ contabil – Contabil/ economist:

indeplineste sarcinile legate de contabilitatea primara;

gestioneaza si tine evidenta intregului patrimoniu al firmei;

intocmeste proiectul bugetului de venituri si cheltuieli;

intocmeste situatiile financiar-contabile legate de numerarul incasat zilnic, situatia legata de platile si incasarile de la terti pe perioade diferite;

inregistreaza toate documentele specific (chitante, facturi, oridine de plata);

intocmeste balante contabile;

urmareste platile taxelor si impozitelor legale si are grija sa fie depuse la timp balantele si bilanturile;

pastreaza legatura cu Camera de Munca si efectueaza operarea modificarilor in contractele si cartile de munca ale angajatilor.

2.4. Organigrama agentiei de turism “Holiday Office”