Pregatirea la Locul de Munca

„Nimeni nu se naște învățat” acest proverb transmite, că nimeni nu poate afirma și pretinde că încă de la începutul vieții, s-a născut învățat. Fiecare dintre noi, indiferent de vârsta la care ne aflăm, avem nevoie de o pregătire, culegem informații și învățăm ceva nou, deoarece omul este înzestrat și cu darul de a cunoaște. Din ce știm mai mult, suntem curioși să descoperim și mai mult, unele fiind lucruri de care nu credeam vreodată să fim interesați și de care să ne lovim.
Deoarece statisticile arată tot mai multe cazuri în care apar accidente la locul de muncă, pregătirea consider că este cea mai importantă etapă pentru un nou angajat.
Pregătirea este un ansamblu de cunoștințe și abilități adecvate, pe care le dobândim atât teoretic cât și practic.
„Pregătirea profesională este un proces de instruire, pe parcursul căruia participanții dobândesc cunoștințe teoretice și practice necesare desfășurării activității lor prezente.”(Cioca și Pascu 2003: 177)
„Prin pregătire profesională (instruire sau training) vom înțelege orice fel de

activitate orientată spre achiziția de cunoștințe și aptitudini specifice scopurilor unei ocupații

sau unei sarcini. În centrul de atenție al pregătirii profesionale se află postul sau sarcina.”(Cole, 1993, p. 362)
„Pregătirea îmbunătățește adesea aptitudinile personalului și le crește performanța. Acestea conduc la o mai mare productivitate și generează profit.”(Ganger, Randall și Vandra 1993:512)
Definițiile anterioare arată importanța procesului de pregătire într-o organizație. În zilele noastre nu este suficient doar să ai bunăvoință pentru a face ceva, ca să facem un lucru corect, trebuie să știm ce să facem sau cum să facem. Așadar managerul de resurse umane trebuie sa acorde o importanță mare acestui proces de pregătire a personalului.
Pregătirea este esențială deoarece oferă acele deprinderi necesare organizației atât pentru prezent cât și pentru viitor.
Fiecare manager trebuie să se asigure la terminarea unui proces de pregătire că angajatul a învățat atât teoretic cât și practic munca pe care o va presta.
De cele mai multe ori s-a dovedit că executantul a fost vinovat de producerea accidentului deoarece fie nu cunoaște sau nu respectă normele de protecție sau unii dintre ei știu bine partea teoretică, însă partea practică nu știe să o aplice, deoarece nu au învățat să folosească mijloacele tehnice.
Fiecare organizație este obligată să asigure întregului personal cunoașterea și aplicarea măsurilor tehnice și sanitare.
În opinia lui Randall S. Schuler temeiurile care susțin nevoia de pregătire sunt:
– organizația poate angaja și persoane cu abilități insuficiente
– organizația își poate redefinii posturile
– personalul poate fii transferat sau promovat în posturi care cer noi abilități și cunoștințe.(Schuler 1993)
În toate aceste cazuri nevoia de pregătire este necesară. Dacă la venirea unui nou angajat pregătirea se face în interiorul organizației, într-o sală specială unde se găsesc toate cele necesare, pe parcurs, angajații pot fi trimiși la cursuri care îi vor ajuta la dezvoltarea carierei.
Dacă cineva dorește să progreseze sau dacă șefii departamentelor consideră că un angajat poate fi mutata de pe postul pe care îl ocupă, pe un alt post, angajatul poate face anumite cursuri de specialitate necesare cerințelor postului pe care v-a fi mutat.
Factorii care influențează pregătirea
Potrivit lui R. Wayne Mondy et al factorii care influențează pregătirea și dezvoltarea resurselor umane pot fi:
–schimbarea;
–susținerea conducerii – managerii trebuie să ia parte activ la aceste programe și să pună la dispoziție resursele necesare;
–angajamentul tuturor managerilor – aceștia trebuie să fie implicați efectiv în programele de pregătire și dezvoltare;
–progresul tehnologic – calculatorul și internetul afectează astăzi modul în care sunt transmise și ritmul în care se extind cunoștințele;
–complexitatea organizației – actualmente, interacțiunile dintre indivizi și grup (într-o organizație) au devenit mai complexe.
–principiile învățării – schimbarea afectează totodată și procesul de învățare care trebuie să facă față, el însuși, unor noi principii și actualizări;
–alte funcții ale resurselor umane cum ar fi recrutarea și selecția influențează procesele de pregătire și dezvoltare.
În sens restrâns, scopul pregătirii este acela de a elimina lipsa de performanță la nivelul angajaților care lucrează sub așteptările dorite. Pregătirea este importantă întrucât contribuie la creșterea percepției pozitive și a gradului de angajare a salariaților față de organizație. Acestea generează dezvoltarea productivității și evitarea absenteismului.
(R. Wayne Mondy 2002)

Etapele pregătirii profesionale
Procesele de pregătire și dezvoltare sunt două activități cu un rol deosebit de important și au ca scop îmbunătățirea competențelor deținute de o resursă umană la un moment dat.
Pregătirea și dezvoltarea trebuie evaluate constant pentru a ne asigura de îndeplinirea obiectivelor organizaționale asumate.
R. Wayne Mondy a grupat cele două procese și a constatat că există cinci etape de pregătire și dezvoltare:
1. Determinarea nevoilor de pregătire și dezvoltare
2. Stabilirea obiectivelor
3. Metode de pregătire și dezvoltare
4. Implementarea programelor de pregătire și dezvoltare
5. Evaluarea pregătirii și dezvoltării (Mondy 2002)

Figura 1 Etapele pregătirii și dezvoltării (Mondy 2002:220)

Conform lui Gerald Cole, o abordare sistematică a problemei implică de obicei șase etape:
1. Stabilirea unei politici de pregătire profesională
2. Stabilirea organizației care să efectueze pregătirea profesională
3. Identificarea nevoilor de pregătire profesională
4. Planificarea pregătirii profesionale
5. Derularea pregătirii profesionale
6. Evaluarea pregătirii profesionale ( Cole 2000:363)

Figura 2 Ciclu pregătirii profesionale (Cole 2000:363)

2.2 Programe și metode de pregătire
“Pregătirea profesională care determină creșterea mai accentuată a productivității în firmele care asigură programe necesare va fi numită pregătire profesională specifică. Pregătirea ce are, în totalitate, un caracter specific poate fi definită ca reprezentând un program de perfecționare fără efect asupra productivității lucrătorilor participanți la cursuri și care vor lucra în alte firme.
De exemplu armata asigură câteva forme de pregătire extrem de utile sectorului civil, aceste tipuri de instruire se înscriu în cadrul pregătirilor specifice deoarece productivitatea crește în sectorul militar, dar nu mult și în altă parte” (Gary 1964)
Îndrumătorul fiecărui program de pregătire trebuie, din punctul meu de vedere să îndrepte cursanții spre o schimbare. Acest lucru poate fi făcut prin organizarea diverselor metode care să ii atragă pe ce-i care participă: anumite jocuri, o predare eficienta și relaxantă sau studii de caz.
Dacă managerul nu face aceste lucruri care să îi atragă pe cursanți și să îi convingă de importanța tuturor lucrurilor noi învățate, programul poate fi sortit și unui eșec.
Pregătirea profesională se poate organiza, sub diverse forme în cadrul organizației, în unități speciale sau în instituții de învățământ superior.
Cel care concepe un curs de pregătire profesională trebuie să aibă în vedere următoarele aspecte:
– elementele teoretice au valoare în măsura în care ele pot fi aplicate la locul de muncă
-experiența este o componentă importantă a procesului de pregătire profesională
-comunicarea este o problemă dificilă a activităților practice
În elaborarea unui program se ține cont de: numărul de ore, lungimea cursului, nivelul de pornire și de sistemul de aprecieri a rezultatelor.
La un astfel de program trebuie să participe diverse departamente în funcție de activitățile făcute. (Cioca și Pascu 2003)
În consecință, dacă într-un astfel de program nu se acordă atenția necesară, nu există comunicare, feed-back din partea participanților și nu se văd rezultatele din urma efortului depus atât de participanți cât și de manageri, dovedește că lucrurile nu au mers bine și că cineva nu si-a îndeplinit sarcinile până la final.
Metode de pregătire
Metodele de pregătire ale angajaților diferă de la autor la autor. Fiecare are o părere diferită, însă nu foarte îndepărtată una de cealaltă. În cadru fiecărei metode întâlnim atât avantaje cât și dezavantaje, însă părerile sunt împărțite.

Există două categorii de metode ale salariaților: metode de pregătire în timpul programului de muncă și metode de pregătire în afara programului de muncă.
Autorul Gerald Cole clasifică metodele astfel:
1. Metode de pregătire în timpul programului de muncă:
– instruirea la locul de muncă
– supravegherea
– delegarea salariaților
– înlocuirea temporară a șefului ierarhic
2. Metode de pregătire înafara programului de munca:
– în cadrul organizației: discuții de grup, exercițiile de tipul jocurilor de rol și exerciții de dezvoltare a deprinderilor
– în afara organizației: cursuri de lungă durată, cursuri de scurtă durată și firme de consultanță sau alte organizații. (G. Cole 20000)
Din punctul de vedere al autorului Mondy Wayne metodele se împart astfel:
1. Metode de pregătire în timpul programului de muncă:
– instruirea la locul de muncă
– metoda uceniciei
– rotația posturilor
– învățarea prin asistare
2. Metode de pregătire înafara programului de munca:
– metoda instruirii și tutoriei
– studiu de caz
– simularea
– jocurile de rol
– cursurile formale
– cursurile de suport video (Mondy Wayne 2002)
Autorii Cioca și Pascu au clasificat metodele în trei categorii:
1. Pregătirea profesională la locul de muncă se realizează prin: instruire, ucenicie sau prin pregătirea de laborator.
2. Pregătirea profesională în scopul îndeplinirii responsabilităților funcției
3. Rotația pe posturi (Cioca și Pascu 2003)
Din punctul meu de vedere, consider ca cea mai bună și eficientă metoda este cea din timpul programului de munca. La această metodă siguranța și cei din jurul tău îți transmit o putere mai mare de a da curs rezultatelor bune. Fiecare metodă are avantajele și dezavantajele ei.

2.3 Evaluarea pregătirii
„Evaluarea pregătirii profesionale se poate realiza prin compararea rezultatelor pregătirii cu obiectivele stabilite sau prin exprimarea costurilor pregătirii și beneficiilor rezultate.
Pregătirea profesională este un proces îndelungat și costisitor. Măsurarea corectă a beneficiilor și a costurilor de pregătire profesională este dificilă și presupune luarea în considerare a unor efecte de natură diferită.”(Cioca și Pascu 2003)
Evaluarea este un proces în care se măsoară rezultatele obținute în urma unei pregătiri.
La finalul unui program de pregătire, în mod normal, fiecare persoană trebuie să treacă printr-o probă de verificare. În aceea probă, managerii observă dacă după parcurgerea programului au început să apară modificări legate de atitudine, rezultate, comportament sau alte aspect considerate importante.
Autorul Wayne, consideră că pentru evaluarea procesului se poate face apel la următoarele criterii:
– opiniile participanților
– aria de cuprindere a instruirii
– schimbarea comportamentală
– îndeplinirea obiectivelor programelor (Wayne, Noe și Shane 2002)
Toate criteriile enumerate mai sus prezintă un grad ridicat de importanță.
Atunci când opiniile celor care participă sunt expuse și fiecare spune ce a întampinat, avantaje și dezavantaje care le-au întâlnit, managerii țin cont de toate sugestiile pentru a putea îmbunătați cât mai mult programele.
Unele organizații aplică un test atât la începutul programului cât și la final. Acest test măsoară nivelul de cunoștiință de la care a început candidatul și nivelul la care a ajuns după parcurgerea programului.
Testele nu arată numai cee ace a învățat candidatul ci arată și dacă există o modificare a comportamentului candidaților.
Conform autorilor Voicu și Rusu, problema evaluarii se poate pune relativ simplu comparandu-se doua elemente esențiale ale procesului: costurile și beneficiile
Costurile unui program sunt:
– salariile instructorilor și alte cheltuieli
– materialele și echipamentele folosite pentru realizarea procesului de pregătire
– salariile celor care instruiesc
Beneficiile:
– creșterea eficienței activității absolvenților cursului ca urmare a îmbunătățirii cunoștințelor

– reducerea erorilor în aprecierea și abordarea problemelor și situațiilor apărute în timpul

desfășurării activității profesionale;

– reducerea cheltuielilor materiale, financiare și umane datorită îmbunătățirii sistemului de

organizare;

– reducerea caracterului birocratic al activității;

– îmbunătățirea climatului organizațional. ( Voicu și Rusu 1997)

2.2 Instruirea
În prezent România, trece printr-o perioadă de schimbări rapide, unde instruirea trebuie să devină un proces continuu și organizat, care să țină cont de schimbările ce au loc in tranzacțiile economiei de piață cât și celorlalte economii.

Un program de instruire profesională v-a da rezultate bune doar dacă organizația se bazează pe o cercetarea atentă a nevoilor. Acest program v-a fi realizat în scopul vederi atingerii unor performanțe din cadrul unei organizații. (Novac și Abrudan 2008)

În ceea ce privește conținutul pregătirii profesionale, ținem să facem o ultimă precizare

legată de faptul că aceasta are, după o bună parte din literatura de specialitate, 2 elemente

componente: formarea și perfecționarea profesională. Unii autori consideră totuși perfecționarea ca fiind un stadiu al formării, pe când alții se străduiesc să le pună în evidență deosebirile, după cum au făcut autorii volumului „Managementul resurselor umane”, coordonat de Mathis, Nica și Rusu (Voicu și Rusu, 1997, p. 124) în tabelul pe care vi-l reproducem în continuare:
„ Componentele de bază ale procesului de instruire profesională sunt: formarea profesională și perfecționarea profesională.
Formarea profesională are drept scop dezvoltarea unor capacități profesionale noi, în timp ce perfecționarea vizează îmbunătățirea continuă a capacităților profesionale existente. Cele două componente ale pregătirii profesionale se întrepătrund, uneori fiind dificil de apreciat dacă unele acțiuni sunt de formare, sau de perfecționare profesională.”(Novac și Abrudan 2008: 60)

Tabelul 1: Deosebirea între formare profesională și perfecționarea profesională

2.2 Planul de instruire și etapele
Din punctul meu de vedere, consider ca în fiecare organizație trebuie să se găsească un plan de instruire pentru fiecare post pe care un angajat îl v-a ocupa.
„Cadrele manageriale, prin intermediul compartimentului de resurse umane, trebuie să întocmească un program de pregătire sistematică, în funcție de necesitățile, prezente și de perspectivă, care să cuprindă întregul personal susceptibil de perfecționare.
Un program de instruire profesională va da rezultate numai dacă se bazează pe o analiză atentă a necesităților reale în acest domeniu. Succesul programului va depinde de măsura în care se știe ce trebuie învățat, de ce, de cine și în ce mod.” (Novac și Abrudan 2008: 62)
Mulți managerii nu își fac treaba bine și nu sunt destul de răbdători cu angajații, iar acest lucru duce la o serie de accidente și la un dezastre în organizații.
Fiecare angajat are dreptul să știe de ce face ceea ce face și cum trebuie să facă deoarece dacă aceste două lucruri sunt știute de către angajații aceștia aduc beneficii atât firmelor cât și lor însăși. (Fournies 2001)
Procesul instruirii planificate este reprezentat schematizat în figura următoare:

Figura 1: Planul de instruire profesională (Novac și Abrudan 2008: 62)

3. Performanța la locul de muncă

“Singurul test corect aplicat unui angajat este legat de modul cum lucrează și nu la ce școala a învățat și cât timp a lucrat!” Peter Drucker
„Este procesul de transformare a “materialului” pe care îl reprezintă omul, iar rezultatul prestației oferite, prin acest proces, este forța de muncă, aptitudinile fizice și intelectuale “prelucrate” în materialul nativ, capacitatea de muncă la un anumit nivel de calificare.” (Câmpeanu-Sonea și Osoian 2004:.25)
Procesul de evaluare a performanțelor poate fi definit ca un ansamblu de proceduri standardizate vizând obținerea informațiilor, într-un sistem de ierarhie managerială, privind comportamentul profesional al personalului organizației.(Novac și Arbudan 2008:73)
Atunci când un angajat depune un efort motivat și indirect ajunge să obțină o performanță la ceea ce a făcut. Pentru a atinge pragul performanței trebuie să fii foarte bine instruit, să știi ce faci și de ce faci, să faci din plăcere ceea ce faci și să fii conștient că în urma rezultatului bun pe care îl obții v-or venii o serie de aprecierii și recompense.
Contextul organizațional în care au loc aprecierea performanțelor influențează procesul e judecare a performanțelor, notarea personalului și utilizarea datelor colectate. (Preda 2006)
Evaluarea performanțelor profesionale constă în aprecierea gradului în care angajații își îndeplinesc responsabilitățile ce le revin, în raport cu cerințele postul ocupat. În organizațiile moderne această activitate este larg folosită la dimensionarea salariilor, precum și la identificarea punctelor tari și punctelor slabe a angajaților.
“Pentru evaluarea performanțelor profesionale se folosesc o serie de metode și tehnici, care pot fi grupate astfel:

1.metode de clasificare pe categorii:
-scări de clasificare grafică;
-lista de verificare;
-alegere forțată;
2.metode comparative:
-clasificarea simplă;
-compararea pe perechi;
-distribuția forțată;
3.teste de personalitate;
4.metode descriptive:
-incidentul critic;
-eseul;
-trecerea în revistă a unui domeniu;
5.metode bazate pe comportament:
-metoda scărilor de evaluare;

-managementul prin obiective;
Un sistem corect de evaluare trebuie să îndeplinească următoarele condiții:

-atenta pregătire și mediatizare a sistemului de valori și a procedurilor de evaluare, în scopul prevenirii reacțiilor de adversitate sau de contestare a rezultatelor;
-existența unui instrument formal de evaluare;

-folosirea unor criterii care limitează puterile absolute ale managerului;
– pregătirea și perfecționarea continuă a evaluatorilor;

-existența unui sistem de revizuire, pe cale ierarhică, a evaluărilor incorecte;
-consilierea și sprijinirea celor care obțin performanțe slabe, pentru ale da șansa să și îmbunătățească rezultatele.
Indiferent de metoda folosită, înțelegerea scopului evaluării are un rol esențial. Când evaluarea este folosită în scopul dezvoltării profesionale a angajaților, rezultatele vor fi pozitive. Când însă managerii folosesc acest sistem cu scop de amenințare sau nu-i înțeleg limitele, evaluarea va da greș. Scopul evaluării va fi pozitiv, atunci când managerii îi înțeleg menirea și o aplică în mod corect.”(Novac și Abrudan 2008:80)
Caracteristicile performanței:
-proceduri de evaluare
-standardizarea procedurilor
-utilizarea informațiilor fiabile
-respectarea ierarhiei manageriale
-comportamentul profesional
Unele din metodele existente ale performanței sunt: validitatea rezultatelor, fidelitatea, echivalența, omogenitatea internă și sensibilitatea instrumentelor folosite.
Criterii de performanță:
– caracteristicile personale
-competență
-caracteristicile profesionale
-interesele pentru resursele alocate postului
– spiritul de echipă
-comunicarea (Dușe 2011)