Platforme colaborative esențiale pentru angajați. [608306]

Platforme colaborative esențiale pentru angajați.
Abstract
În fiecare zi companiile gestionează cazuri, comunică cu clienții, fac strategii cu colegii de
muncă, editează documente, însă toate acestea necesită foarte mult timp iar timpul este cea mai
prețiosă resursă. Câte ore pe zi credeți că petrec angajații unei companii trimițând e -mailuri? Dar
eferctuarea telefoanelor? De câte ori sunt nevoiți să se conecteze sau să iasă din instrumentele de
gestionare a documentelor, de facturare, de cercetare ju ridică sau a diverselor task -uri? Cu mai
multă atenție decât înainte de a se concentra pe eficiență, firmele moderne înțeleg că timpul costă
bani și că metodele de comunicare eficientă vor beneficia de linia de jos a firmei. Fiecare funcție
dintr -o firmă p oate beneficia de o categorie de tehnologie completa nouă, creată pentru a ajuta
angații cât și pentru a minimaliza alte costuri sau petru spori productivitatea.
1. Introducere
Platformele de colaborare sublinează mesajele rapide, concise, conferințele video , transfer de
fișiere, conversații in grupuri, echipe și multe altele. Acestea sunt organizate pe fluxuri de
activități, care pot sta în chestiuni, proiecte sau disctuții. Disponibile pe desktop, laptop sau pe
dispozitive mobile, platformele de colaborare vă permit să discutați unu -la-unu sau cu o întreagă
echipă. Îndiferent dacă angații unei firme se află în locații, clădiri diferite, aceștia pot comunica
între ei cu ușurință. Cu un simplu click, se pot partaja fișiere, video -uri, documente. Într -o
platformă colaborativă, documentele sunt stocate în siguranță într -un singur loc, păstrând totul
organizat și permițând că utarea folosind cuvinte cheie.
Firmele nu vor mai di spune de sisteme e -mail, mesagerie, video, distribuire de documente,
calendare și facturare separate. În schimb, angajații își vor începe și își vor incheia ziua în
platfo rma de colaborare desfășurată de firmă către fiecare avocat și membru al personalului. Se
pot vedea cu ușurință toate mesajele, documentele și e -mailurile. În viitorul apropiat astefel de
platforme vor oferi acces la o gamă aproape nesfarsita de alte aplic ații legale disponibile pe
piata, cum ar fi software de certare analitică, cercetare legală, depunere sau inteligența artificială.
Pe măsură ce dinamica locului de muncă se schimbă și se dezvoltă noi platforme tehnologice,
companiile trebuie să ia in con siderare platformele de colaborare. Familiarizarea cu valoarea
adusă de software -ul de colaborare este din ce în ce mai importantă pentru directorii de nivel
superior. Căutarea unei platforme care să aibă o interfață simplă, să fie ușor de utilizat, să con țină
asistență completă, poate fi o provocare. 1
2. Elemente le unei platforme de colaborare.
Înainte de a începe, cel mai bine este să definim elementele fundamentale ale platformelor de
colaborare. Acest lucru poate fi oarecum intuitiv și, de multe ori, nici măcar nu ne gândim la
părțile în mișcare a ceea ce folosim în prezent, dar rezumate, acestea sunt următoarele:
• Caracteristici . Cu cât mai multe caracteristici cu atât mai bine, nu? Poate, dar poate
nu. În scopurile noastre, criteriile mai bune ar fi, în schimb, să găsim funcții care să
corespundă în mod specific nevoilor organizației sau structurii dvs. de afaceri. Mai
puțin poate fi uneori mai mult.

1 https://www.lawtechnologytoday.org/2018/08/collaboration -platforms/

• Utilizabilitate . Ușurința de a utiliza o aplicație, împreună cu senzația generală de
utilizare a acest eia. Experiențele fără probleme, fără fricțiuni, sunt ceea ce le place
utilizatorii. Este adevărat și contrariul.

• Personalizare . Aceasta înseamnă modificarea funcțiilor pentru a dezvolta sau crea o
experiență de utilizator care funcționează pentru o organ izație.

• Scalabilitate . Organizațiile și întreprinderile au diferite forme și dimensiuni. Prin
urmare, alegerea unei platforme de colaborare care să permită creșterea lentă odată cu
creșterea companiei este deja o investiție bună. Evident, aceasta înseamnă că nu
trebuie să schimbați în mod semnificativ sistemul și nu trebuie să suferiți de întârzieri
cauzate de revizuirea platformei.

• Securitate . În mod normal, aici intră în joc toate manierele legate de riscurile
informaționale și problemele de securitate a datelor. Cu toate acestea, tehnic putem
include și stabilitatea sistemului în această privință. Dacă anumite caracteristici de
integrare provoacă probleme neintenționate sau dacă anumite erori persistă ori de câte
ori se fac actualizări majore, atunci va fi o mare problemă. 2

3. Cele mai folosite platforme colaborative.
În lumea digitală, colaborarea este mai importantă ca niciodată . Vestea bună este că există o
mulțime de astfel de platforme online, iar printre cele mai folosite sunt Slack, Facebook
Workplace și Microsoft Teams. Utilizarea acestor platforme au o serie de avantaje precum
angajați mai eficienți și clienți mai fericiți.
3.1. Slack.
Lansat în anul 2013, a devenit in timp una din cele mai folosite platforme colaborative.
Prin intermediul platformei se pot căuta conversații, partaja fișiere și mesaje instantanee și
poate fi gestionat prin intermediul unui dispozitiv mobil. Reduce semnificativ utilizarea
comunicațiilor prin e -mail, permite discuții de grup pentru clienți(se pot crea discuții publice
cât și discuții private) . Principalele caracteristici ale acestei platforme sunt:
– Amintirea de mesaje.
– Este gratuit. (însă este limitat la un isto ric de 10.000 de mesaje)
– Căutare avansată în canale sau mesaje.
– Posibilitatea de integrare cu alte tehnologii: Google Drive, Dropbox, Git Hub, Asana,
Trello, Zoom.
Pintre companiile cele mai cunoscute care folosesc Slack, se enumeră: IBM(corporație
america nă producătoare de tehnologie avansată), BBC(canal de televiziune din UK), FOX(canal
de televiziune din USA), Shopify(Platformă e -commerce), ZipCar(închiriază mașini).

2 https://guild.co/blog/what -makes -an-online -collaborative -platform -good -to-use/

3.2. Facebook Workplace .
Workplace, dezvoltat de către Facebook, este o platformă de conectare a întreprinderii
care conține instrumente precum grupuri, mesaje instantanee și fluxuri de știri. Platforma este
oferită gratuit pană la un grup de 20 de persoane cu 5gb spațiu de stocar e de persoană,
abonamentul premium începand de la 4$/luna. Ca și platforma Slack, Workpalce -ul poate fi
intregrat cu ușurință cu alte tehnologii.(Zoom, Amplify, Adobe Sign, HubSpot).
Caracteristici principale:
– Sondaje în grupuri.
– Partajare de videoclipuri, articole pentru o pregatire mai ușoară.
Companii care folosesc Facebook Workplace: Walmart, Heineken, Spotify, AirAsia.
3.3. Microsoft Teams.
Este un instrument care facilitează colaborarea și comunicarea pe proiecte specifice pentru
angajații companiilor. Cu Microsoft Teams instalat pe un device, se poate reuni o echipă, utiliza
chat în loc de e -mail, editarea în același timp a unor documente, vizualizarea aprecierilor,
mențiunilor și r ăspunsurilor. Caracteristici:
– Înregistrarea în cloud .
– Tradu cerea în linie a mesajelor.
– Estomparea fundalului pentru video.
– Partajarea mobilă în cadrul întâlnilor.
– Posibilitatea de integrare cu pachetul Office (Word, Excel, Note, SharePoint), Visual
Studio, YouTube, Google Drive, Dropbox.
Printre cele mai mari firme care folosesc Microsoft Teams se enumer ă: Lexmark,
DXC.technology, Federal Police, Godrej Properties , General Motors . 3
4. Avantajele utilizării platformelor de colaborare .

• Eficiență sporită – Folosind tehnologia reuniunilor nete, puteți accelera formarea
echipei, veți menține grupul concentrat, puteți permite tuturor să contribuie și să
împiedicați „câțiva vocali” să domine discuția.

• Productivitate îmbunătățită . Ca urmare, grupul își poate reduce timpul de întâlnire cu
cel puțin jumătate, să fie mai inovator și să obțină decizii și soluții mai bune.

• Costuri reduse . Eficiența îmbunătățită a ședinței se traduce direct în costuri reduse ale
ședinței. Conform unei e stimări realizate de IntelliMeet, prin radierea unei zile din timpul
întâlnirii dvs. puteți economisi între 1.920 $ și 28.848 dolari anual. La acestea se adaugă
economiile ascunse obținute atunci când membrii sunt capabili să rămână la locul de
muncă și pa rticipă în continuare eficient la echipă. Puteți economisi, de asemenea, o

3 https://blog.meruscase.com/7 -online -collaboration -tools -every -attorney -should -use-to-grow -their -practice

sumă substanțială de bani pe costurile de călătorie. Conform unui studiu recent realizat de
MCI, costul efectuării unei întâlniri de cinci persoane, în care patru dintre persoane
trebuie să parcurgă diverse distanțe pentru a participa la întâlnire, este de peste 5.000 de
dolari.

• Comunicare mai bună. Software -ul de chat de echipă este proiectat pentru a permite o
comunicare perfectă între membrii echipei. De exemplu cateodată unii membri pot lipsi ,
însă astfel de instrumente le permit să țină o conversație și să împăr tășească idei,
documente, videoclipuri.

• Flux de lucru simplificat. Un instrument de comunicare în cadrul echipei îi ajută pe
membrii care se află la distanță să lucreze eficient. Cu aceste instrumente, membrii
echipei pot avea întâlniri virtuale zilnice unde pot împărtăși sarcinile curente, pot
planifica sprinturi și chi ar pot cere feedback.

• Responsabilitate mai mare. Scopul comunicării i nterne este, de asemenea, de a face
oamenii responsabili pentru sarcinile și responsabilitățile lor de serviciu. Managerii
trebuie sa fie la curent cu orice progres a membrilor, astfel ei dezvoltă un sentiment de
responsabilitate față de munca lor și împărtășesc actualizări cu instrumentele de chat de
birou.

• Managemetul proiectelor îmbunătățit. Gestionarea eficien tă a proiectelor este posibilă
numai cu o coordonare eficientă. Când comunicați eficient, șansele de confuzie și greșeli
se diminuează și ele. Este una dintre cele mai optime metode de a vă asgiura dacă
lucrurile sunt pe cal e sau nu. Astfel, software -ul de chat de echipă face loc pentru
gestionarea perfectă a proiectelor.

• Organizare constantă. Aplicațiile de colaborare în echipă sunt utile pentru menținerea
ordinei și gestionarea etapelor care vă ajută să vă mențineți organizat.

• Timp salvat. Atât munca cât și termenele merg mână în mână. O aplicație de chat de
echipă esențială este cea care reduce timpul pe care ar trebui petrecut în momentul în care
o persoană se ridică și merge la o altă persoană pentru a cere ceva, un ajutor. Munca
coordonată economisește nu doar timp, ci și resurse și eforturi.

• Consolidarea relațiilor de echipă. Când oamenii lucrează împreună la diferite sarcini și
proiecte, ei tind să dezvolte o relație de muncă sănătoasă între ceilalți membri ai echipei.
Vorbind cu membrii echipei în chat sau în persoană vă permite să încurajați un mediu de
muncă sănătos care să conducă la inovație și dezvoltare. 4

4 https://www.proofhub.com/articles/team -chat -app

Concluzie.
Există o mulțime de tehnologii care ajută companiile să -și dezvolte practica, iar
platformele de colaborare online sunt esențiale pentru sporirea profiturilor și operațiunilor
efectuate de angajați . Cu ajutorul acestora se pot căut a conversații, partaja fișiere și mesaje
instantanee și pot fi gestionate prin intermediul unui dispozitiv mobil. Reduc semnificativ
utilizarea comunicațiilor prin e -mail, permit discuții de grup pentru clienți(se pot crea discuții
publice cât și discuții private).

Bibliografie.
1. https://www.lawtechnologytoday.org/2018/08/collaboration -platforms/
2. https://blog.meruscase.com/7 -online -collaboration -tools -every -attorney -should -use-to-grow -their –
practice
3. https://www.proofhub.com/articles/team -chat -app
4. https://guild.co/blog/what -makes -an-online -collaborative -platform -good -to-use/