Perfectionarea Sistemului Informational Pentru Functionarea Comerciala a S.c. Flanco Retail S.a

Economie

Perfectionarea Sistemului Informational Pentru Functionarea Comerciala a S.c. Flanco Retail S.a

Byadmin ianuarie 1, 2024

LUCRARE DE LICENȚĂ

Perfecționare sistemului informațional pentru funcțiunea comercială a

S.C. FLANCO RETAIL S.A

CUPRINS

INTRODUCERE

CAPITOLUL I – CONSIDERAȚII TEORETICE

Conceptul de sistem informațional

Funcțiile sistemului informațional

Deficiențe majore în sistemul informațional

Principii de raționalizare a sistemului informațional

Etapele reproiectării sistemului informațional

CAPITOLUL II. – PREZENTAREA GENERALĂ S.C. FLANCO RETAIL S.A.

2.1. Informații generale

2.2. Scurt istoric

2.3. Piața și comercializarea produselor

CAPITOLUL III – PREZENTAREA SISTEMULUI INFORMAȚIONAL Al S.C. FLANCO RETAIL S.A.

3.1. Rolul sistemului informațional

3.2. Necesitatea reproiectării sistemului informațional

3.3. Determinarea cerințelor informaționale ale noului sistem

3.4. Principalele relații

3.5. Analiza circuitelor și fluxurilor informaționale la S.C FLANCO RETAIL S.A.

CAPITOLUL IV – ANALIZA CRITICĂ A SISTEMULUI INFORMAȚIONAL

4.1. Analiza fluxurilor informaționale

4.2 .Grila de evaluare a criterilor privind calitatea sistemului informațional la Flanco Târgoviște

4.3. Analiza deficiențelor sistemului informațional

4.4. Concluziile Analizei SWOT

CAPITOLUL V – CONCLUZII ȘI PROPUNERI

5.1. Concluzii

5.2. Propuneri și îmbunătățiri

BIBLIOGRAFIE

ANEXE

Introducere

Lucrarea “Perfecționare sistemului informațional pentru funcțiunea comercială a S.C. FLANCO RETAIL S.A.” este structurată pe cinci capitole și cuprinde o expunere amplă atât teoretică cât și practică a sistemului informațional în cadrul societății FLANCO RETAIL S.A. .

CAPITOLUL I – „Sistemul informațional”, prezintă partea teoretică a lucrării, prezentarea conceptului de sistem informațional, definirea acestuia și a componentelor sale.

CAPITOLUL II – „Prezentare FLANCO RETAIL” prezentarea generală a FLANCO RETAIL. Tot în acest capitol este cuprins și domeniul principal de activitate al societății, istoricul, analiza mediului de marketing, piața și detalii despre personalul component al societății.

CAPITOLUL III – „Prezentarea sistemului informațional al firmei S.C. FLANCO RETAIL S.A.” prezintă în primul rând rolul jucat de sistemul informațional în firmă, necesitatea reproiectării unui nou sistem, analiza circuitelor și fluxurilor informaționale.

CAPITOLUL IV – „Analiza critică a sistemului informațional” cuprinde analiza , puncte slabe, dar și a fluxurilor informaționale, analiza critic a pricipiilor de reproiectare a sistemului informațional,analiza deficiențelor sistemului informațonal și concluziile in urma analizei SWOT.

CAPITOLUL V – „Concluzii și propuneri”, prezintă concluziile trase în urma analizei sistemului informațional în firmă și câteva propuneri pentru continuarea dezvoltării inițiale a firmei și creșterea stabilității ei pe piață.

CAPITOLUL I

CONSIDERAȚII TEORETICE

Exercitarea funcției de organizare a managementului de nivel superior se materializează nu numai în organizarea structurală, ci și în cea informațională.

Scheletul organizației este articulat și pus în mișcare prin energia pe care o oferă informația. Optimizarea consumului de energie in-forma oferă – celor care doresc, pot și știu să o facă – putere și bogăție. Căci, dincolo de mesajele pe care le vehiculează, informația înseamnă timp, efort intelectual și bani, câștigați sau pierduți.

Conceptul de sistem informațional

Sistemul informațional este definit ca ansamblul datelor, informațiilor, circuitelor și fluxurilor informaționale, procedeurilor și mijloacelor de tratare a informațiilor menite să contribuie la fundamentarea, stabilirea și realizarea sistemului de obiective al organizației.1

De reținut că o asemenea definire a sistemului informațional are un caracter cuprinzător, în sensul că include spre deosebire de definițiile date de alți specialiști și informațiile, fluxurile informaționale și mijloacele de prelucare a datelor.

Accentuăm asupra acestui aspect întrucât, nu de puține ori, mai ales unii informaticieni, pun semnul egalității între sistemul informatic, care se rezumă în esență, la culegerea, transmiterea și prelucrarea cu mijloace automatizate a informațiilor și sitemul informațional care, conform definiției de mai sus, este sensibil mai cuprinzător.

Definiția de mai sus are un caracter realist deoarece nu condiționează ca ansamblul elementelor să încorpoate să fie amănunțit organizate.

Într-o societate comercială, în mod normal există un sistem informațional chiar dacă componentele acestuia nu sunt integrate sau organizate amănunțit, ceea ce reflectă în diminuarea calității sale de ansamblu.

Raporturile dintre sistemul informațional și cel informatic sunt de întreg-parte (vezi figura 1.1)

Sistem informațional

Sistem informatic

Automată Mecanizată Manuală

Fig. 1.1.

Construcția și funcționarea sistemului informațional presupune existența unor componente ca și caracter general, indiferent de specificul organizatiei (dimensiune, natura activităților, nivelul ierarhic, etc.).

Data și informația

Data este descrierea cifrică sau letrică a unor acțiuni, fapte, procese, fenomene care privesc mediul intern sau extern al organizației.

Principalele caracteristici ale datei pot fi exprimate astfel:

– reprezintă componenta elementară a sistemului informațional;

– se obține direct din mediu, în urma procesului de constatare sau comensuare desfășurat ca urmare a observației sau măsurării cu anumite aparate (număr de kilograme, tone produse obținute la un loc de muncă, număr de grade Celsius la soare sau la umbră, etc.);

– operațiile la care poate fi supusă sunt: selectarea, înregistarea și/sau reînregistrarea;

– pot fi semnificative sau nu pentru cei care le procesează.

Informația se definește ca ansamblul de date care aduc beneficiarului un spor de cunoaștere privind organizația și mediul ei și care îi oferă elemente de noutate necesare îndeplinirii obiectivelor individuale.

Informațiile se caracterizează prin următoarele trăsături:

– provin din acumularea datelor cu operații simple (calcule, trieri, stocări) sau complexe, folosind modele și algoritmi matematici;

– dobândesc un conținut semnificativ pentru cel care le prelucrează și le receptează mesajul (spre exemplu, din calculele analizei economice, prin folosirea diverselor modele de prelucrarea a datelor, rezultă mesaje semnificative atât pentru analist, cât și pentru managementul de nivel superior);

– după recepționarea mesajului, informațiile – nemaiprezentând elementul de noutate – se transformă în date care sunt stocate în vederea unor prelucrări ulterioare.

Informațiile din cadrul societăților comerciale și regiilor autonome sunt deosebit de complexe. În vederea facilitării caracterizării lor le clasificăm în funcție de mai multe criterii (vezi anexa 1) ce permit relevarea unor fațete semnificative pentru managementul firmelor.

Circuitele și fluxurile informaționale

Circuitul informațional este traiectul parcurs de date, informații, decizii, de la emițător la destinatar.

Parametrii de caracterizare ai circuitului informațional sunt:

– forma, dată de aspectul traseului parcurs (liniară, ondulatorie, în zigzag);

– lungimea traiectului, în funcție de care se stabilește timpul și viteza de deplasare a datelor, informațiilor, deciziilor.

Fluxul informațional se definește ca ansamblul datelor, informațiilor, deciziilor referitoare la una sau la mai multe activități specifice vehiculate pe trasee prestabile cu o anumită viteză, frecvență și pe anumiți suporți informaționali.

Caracteristicile fluxului informațional sunt date de următoarele elemente: – existența lui presupune operațiile de înregistrări, prelucrări, transmiteri și staționări;

– solicită stabilirea prealabilă – prin intermediul structurii organizaționale – a punctelor emise și recepție;

– punctele de generare – emisie și de stocare-recepție – pot fi comune mai multor categorii de fluxuri informaționale care parcurg însă trasee diferite și cumulează circuite informaționale diferite;

– exprimarea fluxului informațional se face indicând, în ordinea apariției, fie compartimentele, fie funcțiile angajațiilor care emit și recepționează date și informații.

Parametrii de caracterizare ai fluxului informațional sunt:

– viteza de deplasare, condiționată de densitatea, configurația circuitelor informaționale, de numărul punctelor de staționare-prelucrare;

– conținut, dat de modul de grupare al datelor, informațiilor și deciziilor necesare realizării unor obiective pe diferiți suporți informaționali;

– frecvența, determinată de periodicitatea cu care se emit și se recepționează datele și informațiile;

– configurație, dată de direcția de vehiculare și de modul de plasare a punctelor de emisie-recepție.

Cracteristic întreprinderii moderne, este marea variație de circuite și fluxuri informaționale, așa cum rezultă și după clasificarea lor în funcție de principalele criterii considerate de specialiști, prezentate în anexă.

Procedura informațională se definește ca ansamblul elementelor, prin care se stabilesc și se utilizează modalitățile de culegere, înregistrare, prelucrare și transmitere a informațiilor cuprinse în anumite circuite și fluxuri informaționale.

Caracteristicile procedurilor informaționale constau în:

– dependența numărului, diversității și complexității lor de caracteristicile activității la care se referă;

– nivelul ridicat de formalizare;

– sunt extrem de dinamice atât ca număr, cât și din punct de vedere al conținutului, dinamism ce reflectă corelarea lor cu schimbările mediului intra și extra organizațional;

– spre deosebire de fluxurile și circuitele informaționale, care pot fi clasificate după anumite criterii, procedurile nu pot fi cuprinse în clasificări sau standardizări din cauza dinamismului și varietății lor.

Mijloace de tratare a informațiilor

Mijloacele de tratare a informațiilor sunt alcătuite din ansamblul mijloacelor de colectare, înregistrare, stocare, prelucrare și transmitere a datelor și informațiilor.

Caracteristicile mijloacelor de tratare a informațiilor constau în:

– pot satisface anumite cerințe ale funcționării sistemului informațional: o anumită viteză de tratare și furnizare a informațiilor;

– folosirea lor în condiții de eficiență presupune (exceptând instrumentele clasice) personal cu un anumit nivel de specializare;

– reprezintă componenta cu cele mai directe implicații asupra numărului și structurii angajaților dintr-o organizație.

Funcțiile sistemului informațional

Sistemul informațional al unei organizații trebuie sa îndeplinească cumulativ următoarele funcții:

– decizională – funcție ce se referă la rolul sistemului informatic în asigurarea elementelor necesare adoptării deciziilor;

– operațională sau de acțiune – sistemul informațional având ca scop declanșarea acțiunilor necesare îndeplinirii obiectivelor firmei;

– de documentare – funcție ce reflectă menirea sa gnoseologică, sistemul informațional permițând înregistrarea unor informații ce servesc îmbogățirii cunoștințelor angajaților.

Deficiențe majore în sistemul informațional

Dacă informarea are o importanță vitală pentru buna funcționare a organizației, dezinformarea poate fi considerată o “boală” care conduce la izolarea de realitate, la judecăți eronate și acțiuni haotice ale mebrilor fimei. În practica managerială, dezinformarea se regăsește în principal sub două forme: distorsiune și filtraj.

Distorsiunea, prima dintre deficiențele tipice, constă în modificarea parțială, neintenționată a conținutului, a mesajului unei informații pe parcursul culegerii, prelucrării și transmiterii de la emițător la receptor.

Apariția distorsiunii poate fi favorizată de:

– structură organizilor;

– operațională sau de acțiune – sistemul informațional având ca scop declanșarea acțiunilor necesare îndeplinirii obiectivelor firmei;

– de documentare – funcție ce reflectă menirea sa gnoseologică, sistemul informațional permițând înregistrarea unor informații ce servesc îmbogățirii cunoștințelor angajaților.

Deficiențe majore în sistemul informațional

Dacă informarea are o importanță vitală pentru buna funcționare a organizației, dezinformarea poate fi considerată o “boală” care conduce la izolarea de realitate, la judecăți eronate și acțiuni haotice ale mebrilor fimei. În practica managerială, dezinformarea se regăsește în principal sub două forme: distorsiune și filtraj.

Distorsiunea, prima dintre deficiențele tipice, constă în modificarea parțială, neintenționată a conținutului, a mesajului unei informații pe parcursul culegerii, prelucrării și transmiterii de la emițător la receptor.

Apariția distorsiunii poate fi favorizată de:

– structură organizatorică. Modul de proiectare a relațiilor organizaționale poate genera fluxuri lungi cu multe prelucrări și staționări; ori încadrarea posturilor cu persoane a căror pregătire este superioară cerințelor sau inferioară;

– modul de proiectare și funcționare al sistemului informațional. Nivelul tehnic scăzut al mijloacelor de tratare acre favorizează apariția erorilor; suporți informaționali de calitate necorespunzătore; stocarea și manevrarea lor neglijentă;

– stilul de management. Un stil excesiv autoritar poate conduce la dificultăți de comunicare, relații tensionate, care nu permit întrebările de elucidare ori intervenția subordonaților în cazul sesizării unor nereguli.

Filtrajul este o formă a dezinformării, prin care se modifică mesajul, parțial sau total, în mod intenționat, pe parcursul înregistrării, prelucrării și transmiterii datelor și informațiilor.

Filtrajul se apropie de forma pură a dezinformării.

Principala cauză a filtrajului este interesul unor emițători sau operatori, ca beneficiarul să intre în posesia unor informații eronate parțial sau total. Apare, în general, în următoarele situații:

interesul unor angajați de a-și asuma rezultatele sau realizările care nu le aparțin;

dorința de a se proteja împotriva unor sancțiuni, pedepse, ca urmare a nerealizării unor obiective;

intenția de a micșora sau anula prestigiul sau popularitatea unor persoane;

dorința de a anula sau temporiza efectele unor decizii considerate potrivnice unor interese personale.

Scurtcircuitarea este o formă subtilă a dezinformării, prin acre se elimină, intenționat din circuitul sau fluxul informațional, anumite persoane sau subdiviziuni organizatorice.

Cauzele care conduc la apariția acesteia țin de:

intenția de a mări viteza de deplasare a informației sau deciziei;

păreri preconcepute sau antipatii față de anumite persoane;

sentimente negative: ură, invidie, lipsa respectului față de anumiți conducători, ca urmare a unui stil de management necorespunzător.

Totuși, suprainformarea aduce cu sine o serie de implicații negative: consumuri de timp nejustificate, sporirea costurilor, apariția stresului, etc. Formele de manifestare ale suprainformării sunt: redundanța și supraîncărcarea canalelor informaționale.

Redundanța este procesul de înregistrare, prelucrare și transmitere repetată a unor date și informații.

Dintre cauzele acestei disfuncționalități informaționale putem enumera:

– lipsa de corelare între funcții, posturi, compartimente;

– menținerea unor circuite și proceduri informaționale depășite;

– folosirea redusă a documentelor tipizate;

– scimbarea frecventă a circuitelor informaționale etc.

Supraîncărcarea canalelor de comunicare este procesul prin care se culeg, prelucrează și transmit date și informații inutile.

Principalele cauze ale supraîncărcării circuitelor informaționale sunt:

– redundanța;

– nerespectarea caracterului piramidal al sistemului informațional.

Prin caracter piramidal al sistemului informațional înțelegem transmiterea și agregarea selectivă a informațiilor, pe verticala sistemului de management, astfel încât informațiile ajunse la destinatar să corespundă obiectivelor, competențelor și responsabilităților aferente postului său.

Principii de raționalizare a sistemului informațional

Conceperea și implementarea sistemelor informaționale din organizații este necesar să se fundamenteze pe un ansamblu de principii menite să asigure îndeplinirea cu maximum de eficiență a funcțiilor sale specifice.

1. Subordonarea conceperii și funcționării sistemului informațional cerințelor managementului firmei – sistemul informațional constituie, în raport cu sistemul managerial, un subsistem, fiind o componentă a acestuia. Rațiunea existenței sistemului informațional în firmă o reprezintă asigurarea informațiilor necesare pentru derularea eficientă atât a proceselor de management, cât și a celor de execuție.

2. Corelarea strânsă a sistemului informațional cu sistemul decizional și cu organizarea structurală a societății comerciale și regiei autonome – continuarea firească a precedentului, acest principiu exprimă necesitatea armonizării structurale și funcționale a sistemului informațional cu celelalte componente majore ale sistemului de management.

3. Principiul unității metodologice a tratării informațiilor – în vederea asigurării compatibilității între toate componentele sistemului informațional, a creării premiselor integrării depline a informațiilor pe verticala sistemului de management, este necesar ca modul de culegere și prelucrare a informațiilor să fie unitar din punct de vedere metodologic.

4. Principiul concentrării asupra abaterilor esențiale – potrivit acestui principiu, pe verticala sistemului managerial al organizației informațiile sunt necesare ori de câte ori este posibil, nu global, ci selectiv, numai cele care reflectă abateri semnificative de la obiective, criterii și mijloace.

5. Principiul asigurării unui timp corespunzător de reacție componentelor și ansamblului sistemului managerial – pornind de la premisa că desfășurarea diverselor procese de muncă în general și, în special, de management din cadrul organizațiilor prezintă caracteristici temporale diferite, este necesar ca și viteza de reacție a subsistemelor să fie diferită.

6. Principiul asigurării de maximum de informații finale din fondul de informații primare – informațiile primare, al căror volum este de regulă limitat, sunt folosite nemijlocit pentru evidența și controlul desfășurării proceselor, ca și pentru luarea unor decizii, cu caracter local, operativ, de către eșaloanele inferioare ale managementului.

7. Principiul flexibilității – menținerea parametrilor sistemului informațional corespunzător necesităților firmei implică adaptarea continuă la condițiile endogene și exogene acesteia, aflate în permanentă schimbare.

8. Principiul eficienței – acest principiu este, așa cum se știe, cu valabilitate generală în managementul organizației.

1.5. Etapele reproiectării sistemului informațional

Reproiectarea sistemului informațional al firmei este structurată în mai multe etape:

1. Declanșarea studiului de raționalizare – în societățile comerciale și regiile din România cele mai frecvente evenimente generatoare de studii și acțiuni de raționalizare informațională sunt: scăderea vânzărilor și/sau a producției, privatizarea întreprinderii, restructurarea firmei, blocajul financiar, schimbarea managerilor la nivel de firmă sau compartimente, schimbări în legislația privind reglementarea desfășurării activităților firmei, aplicarea unor noi metode manageriale economice, etc.

2. Identificarea componentelor informaționale ale domeniului investigat – delimitarea precisă a ariei informaționale asigură premisa pentru a declanșa investigațiile propriu-zise. Practica majorității specialiștilor demonstrează că înaintea începerii analizei informaționale propriu-zise este recomandabilă reunirea principalelor informații privind respectivul domeniu:

analiza critică a sistemului informațional-managerial;

perfecționarea sistemului informațional-managerial;

implementarea perfecționărilor informaționale;

evaluarea funcționării sistemului informațional managerial.

3. Identificarea elementelor informaționale ale domeniului investigat – delimitarea precisă a ariei informaționale asigură premisa pentru a declanșa investigațiile propriu-zise. Practica majorității specialiștilor demonstrează că înaintea începerii analizei informaționale propriu-zise este recomandabilă reunirea principalelor informații privind respectivului domeniu.

4.Analiza critică a sistemului informațional – Complexitatea și multidimensionalitatea sistemului informațional impun efectuarea unor analize din multiple puncte de vedere care, în final, să releve principalele disfuncționalități informaționale și consecințele acestora – manageriale, economice și umane – atât la nivel de domeniu, cât și de componentele informaționale.

5. Reproiectarea sistemului informațional – începerea reproiectării propriu-zise a domeniului informațional abordat este precedată de stabilirea de către echipa care lucrează, împreună cu managerii implicați, între care nu trebuie să lipsească conducătorul de nivel superior ce coordonează domeniul investigat, a cerințelor informaționale, manageriale și economice față de soluțiile preconizate, pornind, firește, de la obiectivele stabilite în prima etapă.

6. Implementarea perfecționărilor informaționale – date fiind multitudinea și adeseori dificultatea schimbărilor preconizate, se recomandă o pregătire temeinică a introducerii soluțiilor informaționale proiectate.

7.Evaluarea funcționării sistemului informațional – după finalizarea implementării soluțiilor informaționale este necesară o evaluare a stării de fapt și a performanțelor, atât a celor cuantificabile, cît și necuantificabile.

CAPITOLUL II

PREZENTAREA GENERALĂ S.C. FLANCO RETAIL S.A.

2.1. Informații generale

S.C.FLANCO RETAIL S.A. este o societate pe acțiuni având ca obiect de activitate inițial importul și distribuția unor mărci internaționale de electrocasnice, apoi extinzându-și activitatea și în vânzarea cu amănuntul de produse electrocasnice, electronice, IT și telecomunicații. Astfel Flanco este cel care a lansat și promovat pe piața din România produsele firmelor Electrolux, Bosch, nu desfășoara o activitate de cercatare și dezvoltare, ci promovează ultimele tehnologii în domeniul în care operează prin intermediul produselor comercializate.

Sediul central al firmei se află la adresa Calea Floreasca, Nr 169 din București, având codul CAEN 4754-Comerțul cu amănuntul al articolelor și aparatelor electrocasnice, în magazine specializate, J40/22440/1994, CUI 6549491.

Magazinul din Târgoviște, cu sediul în Bd. Independenței, nr.1, complex Muntenia este unul din punctele de lucru ale firmei S.C. FLANCO RETAIL S.A. Spațiul recent decorat comunică accesibilitate și conveniență și oferă o experiență pozitivă de cumpărare, originalitate, vitalitate și un plăcut sentiment de „acasă”, care susțin autoritatea brandului FLANCO în categoria de electronice și electrocasnice și construiește o relaționare pe termen lung cu consumatorii.

2.2 Scurt istoric

În 1990 –înființarea companiei Flanco, având ca și activitate inițială importul și distribuția în domeniul electronicelor.

În 1994 – fondatorul Florin Andronescu deschide primul magazin Flanco, orientându-se către segmentul comerțului cu produse electronice și electrocasnice.

În 1996 – Oresa Ventures preia controlul asupra afacerii și dezvoltă rețeaua de magazine la nivel național.

În 2002 – FLANCO se numără printre pionierii creditului cu buletinul, încheind un parteneriat cu Cetelem.

În 2006 – la zece ani de la preluarea Flanco, fondul de investiții își anunță succesul din companie, iar Flanco devine subsidiară a retailer-ului IT Flamingo Internațional. Rețeaua formată nou includea 8 magazine Flanco World, 61 de locații Flamingo Computers și 88 de unități Flanco.

În 2011 – înregistrează o cifră de afaceri de peste 110 milioane Euro și administrează o suprafață de vânzare de 41.500 mp, cu un număr total de 77 de magazine.

În 2012 – Iulian Stanciu devine unicul acționar al companiei Flanco, iar la conducere este numită Violeta Luca, CEO. Compania Flanco încheie anul cu 78 de magazine și o cifră de afaceri în creștere cu 25%.

În februarie 2014 – Violeta Luca devine Vice Președinte, Director Executiv eMAG, păstrându-și și poziția de Președinte al Consiliului de Administrație Flanco Retail.

FLANCO este după cifra de afaceri al treilea retailer specializat în electrocasnice, electronice, IT și telecomunicații, cu o rețea națională formată din 110 magazine ce însumează aproximativ 40.000 de metri pătrați și peste 900 angajați.

78 magazine în întreaga țară;

41.500 mp net – suprafața de vânzare;

3 depozite regionale cu o suprafață totală de depozitare de 16,000 mp (Târgu Secuiesc, București, Cluj Napoca);

Parc propriu de mijloace de transport, compus din peste 150 vehicule;

2 sedii administrative: București (vânzări, achiziții, marketing) și Tg. Secuiesc (financiar-contabil, logistică, IT, dezvoltare rețea) și 112 puncte de lucru;

1200 angajați;

Gama de produse comercializate : 3000 articole din cca 60 mărci;

Cifra de afaceri 137 milioane Euro net în 2005 în crestere cu 58% față de anul trecut.

Firma FLANCO are 2 sedii administrative : la București și la Târgu Secuiesc. Acesta ia decizii pentru toate punctele de lucru, acestea neavând libertate de decizie asupra modului de desfășurare a unei campanii promoționale a acordării de reduceri, a conținutului pliantelor promoționale.

2.3. Piața și comercializarea produselor

Componentele mediului extern cu care magazinul FLANCO intră în relații directe, permanente și puternice dictate de necesitatea atingerii obiectivelor sale (prezente și în perspectivă) sunt reprezentate de clienți, concurenți, furnizorii de servicii, furnizorii de forță de munca și într-o masură mai mică de furnizorii de mărfuri.

Principalii concurenți ai magazinului din orașul Târgoviște sunt reprezentați de Domo, AltexMegastore. Magazinul din Târgoviște se diferențiază de concurenții săi prin atmosfera placută din cadrul acestuia, prin personalul foarte amabil, prietenos, cu o pregătire profesională deosebită, a cărui “deviză” este “Abordează clientul!” .

Între Flanco și Domo, Altex Megastore, există o concurență directă deoarece toate se adresează acelorași nevoi, cu produse similare sau chiar identice, și se adresează acelorași categorii de consumatori.

Relațiile de concurență sunt relații de confruntare, FLANCO cautând permanent să obțină o poziție mai bună în raport cu concurenții săi. Cu toate aceste noutăți pe care le implementează în magazinele sale de dimensiuni mari, FLANCO face pași importanți în a deveni o autoritate de necontestat în categoria sa.

Datorita concurenței cu Altex Megastore, odată cu deschiderea acestuia a fost impusă o reamenajare, o reorganizare a magazinului din Târgoviște, din Bd. Independenței. Astfel acesta are o nouă organizare a spațiului, o nouă împărțire a raioanelor. Astfel acesta este împărțit pe raioane astfel: frigorifice mari, mașini de spălat, aragaz, aer condiționat; electrocasnice mari; SDA: aparate de bucătărie, aspiratoare, fiare de călcat, ingrijire corporală; audio-video: televizoare, camere foto, homecinema, radio casetofoane și accesorii; IT: calculatoare, laptop, imprimante și accesorii.

Furnizorii de servicii pentru Magazinul din Târgoviște sunt furnizorii de servicii de telecomunicație, firmele ce furnizează apa potabilă și energie electrică, furnizorii de servicii de securitate.

Clienții Magazinului sunt atât oameni obișnuiți din toate categoriile de venituri, dar și firme. Astfel magazinul propune un sistem de rate avantajos pentru ca toți clienții să iși poată cumpăra ceea ce își propun.

Flanco prin parteneriat cu MasterCard/Visa propune următoarele posibilități avantajoase de creditare:

Prin cardurile MasterCard/Visa

Detalii:
– Dobânda: 0%
– Comision de administrare: 5% lunar

– Perioada de creditare: 45 zile
– Bonus 0,3 % din valoarea fiecărei tranzacții

Prin Credit “Ieftin” – are ca durată între 6-60 de luni și cu valoarea creditului între 1850 lei și 12000 lei.

Pentru solicitarea Creditului “Ieftin” sunt necesare următoarele documente:

Contract de credit(se completează pe loc);

Declarație solicitant(se compleează pe loc);

Copie act de identitate;

Adeverință de venit / talon de pensie pe ultima lună.

Prin Credit “Simplu” – are ca durată între 6-60 luni și cu valoarea creditului între 500 lei și 12000 lei.

Pentru solicitarea Creditului “Simplu” sunt necesare următoarele documente:

Contract de credit(se completează pe loc);

Declarație solicitant(se completează pe loc);

Copie act de identitate;

Adeverință de venit / talon de pensie pe ultima lună.

Prin Credit “ ID Only” – are ca durată 6-60 luni și cu valoarea creditului între 100 lei și 2200 lei

Pentru solicitarea Creditului “ID Only” sunt necesare următoarele documente:

Contract de credit(se completează pe loc);

Declarație solicitant(se completează pe loc);

Copie act de identitate.

Calea de dezvoltare a pieței firmei FLANCO este calea extensivă, aceasta atrăgându-și noi cumpărători pentru produsele sale, fie din rândul nonconsumatorilor relativi, fie din rândul clienților unor firme concurente.

“Brandul FLANCO este pregătit să treacă granița României. Viziunea și valorile companiei, marca pe care o construim zi de zi, experiența noastră de peste 20 ani în retail, puterea financiară și nu în ultimul rând determinarea pe care o avem, sunt elemente care dau consistență proiectelor de expansiune și ne asigurã continuitatea succesului și dincolo de granițele țării”, declară Florin Andronescu.

Include mai mult de 1600 de produse ale următoarelor mărci de electrocasnice, electronice, IT-multimedia:

FLANCO oferă produse accesibile pentru consumatori din toate categoriile de venituri și, în plus, este disponibil sistemul de vânzare în rate, acesta fiind principala forma sub care se achizitionează produse electrocasnice, electronice care se practică în țara noastră.

Avantajul diferențial pe care îl are firma FLANCO este acela că este printre primele firme care au pornit această afacere de comercializare a produselor electrocasnice și care a promovat în România mărci cunoscute în afară cum ar fi Bosch.

Service-ul reprezintă un pachet de servicii complementare prestației de bază oferite de produs sau de ansamblul de bunuri pentru valorizarea deplină a acestuia în consum sau în utilizare. Acesta se împarte în service tehnic și service comercial.

Service la FLANCO: Pentru orice problemă legată de funcționarea produselor cumpărate din magazinele FLANCO clienții trebuie să consulte certificatele de garanție iar în lipsa acestora FLANCO stă la dispoziția clienților la adresa: [anonimizat] sau la numărul de telefon:

Termenul de garanție nu este fixat de firma FLANCO, ci de firmele producătoare, spre exemplu la calculatoare garanția este în general de 1 an, la unele accesorii pentru calculator aceasta poate fi și de 3 ani, la produsele de îngrijire corporală garanția este de 2 ani sau 1 an în funcție de firma producătoare.

Transportul produselor comercializate de la producător la depozitele proprii ale firmei FLANCO se realizează atât de firma producătoare cât și de FLANCO prin potențialul său de mijloace de transport de care dispune, iar de la depozitele proprii ale firmei FLANCO către punctele de lucru din țară se realizează doar de către resursele de care dispune firma. Depozitarea se realizează în rețeaua de depozite de care dispune FLANCO, acesta având depozite în principalele orașe din țară, care reprezintă centre zonale de unde sunt aprovizionate magazinele din apropiere. Preluarea și onorarea comenzilor de la punctele de lucru se realizează la sediul central sau la depozitele cele mai apropiate de acestea.

Principale servicii de sprijin sunt : servicii financiare și de asigurări (FLANCO se află într-un parteneriat cu Estima Finance (Ralfi S.A.) pentru sistemul de rate), servicii de comunicare (FLANCO are contracte semnate cu Romtelecom și Vodafone), servicii de cercetări de marketing și consultanță (aceste servicii sunt realizate în principal de compartimentul de marketing din cadrul firmei însă se apelează și la serviciile unor firme specializate), servicii de promovare (sunt realizate de firme specializate la propunerile compartimentului de marketing).

Mijloacele publicitare utilizate de FLANCO sunt: presa atât cea cotidiană (în marile orașe), cât și cea periodică, televiziunea, publicitatea exterioară (prin panouri publicitare și însemne luminoase), pliantul, publicitatea directă (realizată prin distribuirea de pliante la locul vânzării).

Publicitatea se realizează atât prin mijloace de transmisie în masă cât și în cadrul magazinelor unde pe ecranele televizoarelor și monitoarelor expuse se difuzează reclame cu firma FLANCO, iar pe pereți, în funcție de raion și de produsele comercializate în acea zonă a acestuia sunt scrise mesaje publicitare, care au rolul de atrage atenția. Aceste mesaje sunt scrise doar în culorile specifice firmei: albastru închis, și galben. Accentul se pune pe oamenii din imagini care sunt imbrăcați de asemenea în aceleași culori, restul imaginii fiind alb-negru pentru crearea unui impact mai mare asupra clienților.

FLANCO promovează atât imaginea magazinului cât și a site-ului sau a magazinului virtual prin reducerea între 3 și 15% acordată pentru comenzile realizate pe internet, cu livrare la domiciliu și cu plata în momentul livrării sau chiar și în rate. Sloganul utilizat pentru magazinul virtual este ”Mereu peste așteptări“.

Promovarea vanzarilor se realizeaza prin reducerea preturilor, vanzarile grupate, publicitatea la locul vanzarii, cadourile promotionale.

CAPITOLUL III

PREZENTAREA SISTEMULUI INFORMAȚIONAL AL S.C. FLANCO RETAIL S.A.

3.1. Rolul sistemului informațional

Sistemul informațional se referă la totalitatea procedurilor organizate, încât să permită furnizarea de informații necesare luării deciziilor și/sau a controlului organizației.

Rolul sistemului informațional este de a asigura persoanele din conducere cu informații necesare pentru luarea diferitelor decizii economice sau de altă natură și deasemenea se observă creșterea eficienței economice și productive.

În cadrul firmei analizate sistemul informațional decizional și strategic joacă un rol foarte important deoarece realizarea întregii activității stă la baza primirii și prelucrării informațiilor. Parcurgerea informațiilor urmează traseul: director general → compartimentul de management→compartimentul tehnic→director general. Deciziile cele mai importante se i-au în cadrul unor ședinte generale .

Sistemul informțional la FLANCO asigură cu succes întreaga monotorizare a activității prin următoarele avantaje:

– sistemul integrat de asigurare a datelor;

– folosirea judicioasă a resurselor umane și materiale;

– cunoașterea operativă a veniturilor și cheltuielilor pentru reducerea costurilor.

Pentru o bună desfășurare a activității firma depinde în totalitate de sistemul informațional, de procurarea informațiilor de la beneficiar , de prelucrarea acestora prin intermediul programelor speciale de PC și în final de realizare a proiectului conform contractului.

În cadrul firmei se pot ivi pe traseul informației în procesele de comunicare deranjamente care pot produce blocaje, distorsiuni și bruiaje ori în transmiterea, ori în receptarea mesajului, care nu pot duce decât la alterarea mesajului transmis.

3.2. Necesitatea reproiectării sistemului informațional

În vederea realizării reproiectării sistemului informațional este necesară o cunoaștere în detaliu a sistemului actual din întreprindere, a structurii organizatorice și a nivelurilor de conducere. Atribuțiile și responsabilitățile fiecărui nivel trebuie să fie bine delimitate și cunoscute, pentru a se putea face o raționalizare corectă asupra a ceea ce se dorește a se obține.

Este necesară cunoașterea în profunzime a tuturor defectelor sau problemelor existente în sistem, punctul lor de plecare și nivelurile sau compartimentele care sunt afectate sau cu care se află în legătură.

De asemenea este necesară cunoașterea ordinii de realizare sau desfășurare a evenimentelor, precum și a timpului necesar pentru implementarea noului sistem.

O schimbare a sistemului informațional poate crea necesitatea unor persoane specializate, în vederea realizării noilor activități.

În ceea ce privește factorii care ar putea determina o modificare a sistemului informațional, aceștia ar putea fi:

suprimarea unor activități manuale, în vederea creșterii eficienței activității precum realizarea unor planșe în mod electronic;

asigurarea unei securități mai bune a datelor;

posibilitatea unei comunicări mai bune a informațiilor, atât pe orizontală, cât și pe verticală;

cunoașterea în orice moment și din orice loc sau nivel ierarhic a operațiilor din firmă.

În concluzie, necesitatea reproiectării sistemului informațional în cadrul acestei firmei nu reprezintă o prioritate.

3.3. Determinarea cerințelor informaționale ale noului sistem

Sistemul informațional în cadrul firmei este unul reușit, fiecare informație fiind preluată, prelucrată și elaborată fără a suporta mari transformări de la un compartiment la altul, iar personalul este unul calificat care se folosește mereu de noile tehnologii pentru a fi mai eficienți . Modul de circulație al informațiilor se realizează în funcție de sistemul ierarhic, adică de la directorul general direct la fiecare angajat sau prin intermediul compartimentelor.

În cadrul compartimentului de vânzare sistemul informațional reprezintă punctul forte, tot ceea ce rezulta din cadrul acestui compartiment se realizează pe baza acestui sistem. Pentru prelucrarea datelor și informațiilor necesare acest compartiment este dotat cu calculatoare și imprimante, telefoane și fax.

Dotarea compartimentului cu o echipă de profesioniști care reușesc să comunice între ei și să prelucreze datele procurate, precum și dotarea cu echipamente speciale de ultimă generație ușurează munca echipei și oferă rezultate favorabile firmei.

Culegerea informațiilor despre situația existentă în cadrul unității a avut loc pe data de 15 aprilie 2014, la S.C. FLANCO RETAIL S.A. din Târgoviște.

Am realizat un chestionar aplicat managerului Magazinului din Târgoviște și un alt chestionar personalului, în vederea ilustrării problemelor cu care se confruntă.

Prezența mea în firmă pentru realizarea acestor chestionare a fost de 2 ore.(vezi anexele 2 și 3).

Constituirea diagramei de relații a compartimentului în situația actuală

Diagrama de relații a compartimentului de vânzare a firmei S.C. FLANCO RETAIL S.A. din Târgoviște este prezentată în figura de mai jos:

Fig. 3.1. Diagrama de relații a compartimentului de vânzare

3.4. Principalele relații

Relații interne

Principalele relații interne ale firmei sunt următoarele:

Cu serviciul APROVIZIONARE-TRANSPORTURI

Transmite:

– comenzile distribuitorilor

Primește:

– stoc electrocasnice, electronice, IT

– documentație tehnică

Cu serviciul VÂNZĂRI-DEPOZITE

Transmite:

– declarații de conformitate electrocasnice, electronice

Primește:

– stoc produse

Cu direcția MARKETING-EXPORT

Transmite …….

Primește:

– fișă de lansare export

Cu serviciul CONTABILITATE-PREȚURI

Transmite:

– situația prețurilor

– calitatea produselor

– realizarea indicatorilor de calitate la toate produsele

– bonifiacații suplimentare acordate pentru rezolvarea unor reclamații de calitate

Primește:

-cheltuieli pe secții lunar

Cu OFICIUL JURIDIC

Transmite…..

Primește:

– hotărâri de guvern cu referire la calitate

Cu serviciul RESURSE UMANE

Transmite:

– prezența zilnică

– foaie colectivă de prezență bilunar

Primeste:

– consultanță în probleme de relații de muncă

Cu compartimentul MANAGEMENTUL CALITĂȚII- MANAGEMENT DE MEDIU

Tansmite:

– fișe de analiză a neconformităților și măsurile corective și de prevenire

– program de management de mediu

– lista de evaluare a aspectelor de mediu

Primește:

– planul de calitate de produse și secții

Relații externe

Principalele relații externe ale firmei sunt următoarele:

– furnizorii de produse

– cu clienții care fac reclamații de calitate

– cu beneficiarii de electrocasnice, electronice, IT

3.5. Analiza circuitelor și fluxurilor informaționale la S.C FLANCO RETAIL S.A.

Analiza circuitului informațional

Pentru a analiza fluxurile și circuitele informaționale, se apelează la reprezentările grafice și la descrierea acestor reprezentări. Pentru analiza circuitului informațional într-o unitate se utilizează o reprezentare grafică sugestivă, sistematizată și centralizatoare denumită flow-chart.

Descrierea flow-chart-ului .

În cadrul unității analizate, adică a depozitului din cadrul societății S.C. FLANCO RETAIL S.A. din Târgoviște, analiza circuitului informațional se desfășoară pe trei astfel de grafice, deoarece flow-chartul nostru trebuie să evidențieze : aprovozionarea de la furnizorii interni sau externi , desfacerea/ vânzarea către clienții interni și respectiv transferul mărfurilor dintr-un depozit în altul.

APROVIZIONAREA: primul flow-chart evidențiază activitatea de aprovizionare a unității. Astfel după lansarea comenzii către furnizor, după confirmarea comenzii de către acesta și după livrarea mărfurilor, are loc operația de transport a documentelor justificative (factura de achiziție respectiv factura fiscală externă depind de originea furnizorului) către unitatea solicitatoare, respectiv clientul adică societatea analizată. În cazul în care nu se poate trimite factura, mărfurile sunt însotite doar de avizul de însoțire.

Odată ajunse în depozitul unității, pe baza facturii interne și a avizului de însoțire a mărfurilor are loc operația de generare a unui document și anume se întocmește nota de recepție și constatare diferențe în trei exemplare. Primul exemplar însotit de factura fiscală / factura externă și de avizul de însoțire primite de la furnizor, se trimit la departamentul financiar contabil, sectorul contabilitate. Aici pe baza celor trei documente are loc operația de generare a unui document și anume ordinul de plată. Acest document se întocmeste în trei exemplare care se vor pune în așteptare până când va sosi extrasul de cont pentru a fi activate. În momentul în care se primește extrasul de cont, atunci primul exemplar din extrasul de cont se va arhiva la bancă, al doilea va fi trimis la furnizor iar al treilea va fi îndosariat în cadrul Sectorului Contabilitate împreună cu extrasul de cont primit de la bancă.

Al doilea exemplar din nota de recepție și constatare diferențe rămâne în depozit iar acest exemplar se folosește pentru activarea fișei de magazie prin înregistrarea în cadrul acesteia a operației de intrare în gestiune a mărfurilor. După completarea fișei de magazie, calcularea stocului existent , acest document se pune în așteptare, iar al doilea exemplar din nota de recepție și constatare diferențe se arhivează în cadrul depozitului.

Al treilea exemplar din nota de recepție și constatare diferențe se trimite la Sectorul Contabilitate unde are loc activarea registrului-jurnal, înregistrarea operației și a documentului iar apoi arhivarea lui.

TRANSFERUL: al doilea flow-chart deși nu ține de activitatea de bază a depozitului, totuși este strâns legată de aceasta. Între două depozite aflate în localități diferite se poate efectua transportul de mărfuri atunci când un depozit are nevoie de marfă pentru a trimite clienților iar costul sau timpul nu permite apelarea la furnizor, sau pur și simplu depozitul-furnizor dispune de prea multă marfă.

În acest caz are loc operațiunea de transport a avizului de însotire a mărfurilor din depozitul-furnizor spre depozitul-beneficiar , cazul în care în cadrul depozitului-furnizor are loc operația de activare a fișei de magazie, care se completează, se calculează soldul rămas, iar apoi se pune în așteptare. Avizul de însotire a mărfurilor este deci transportat spre depozitul-beneficiar unde la recepție se activează fișa de magazie a depozitului-beneficiar care la rândul său se completează, se calculează noul sold, iar apoi fișa de magazie se pune în așteptare. Avizul de însoțire se arhivează în cadrul celui de-al doilea depozit, adică depozitul-beneficiar.

DESFACEREA : cel de-al treilea flow-chart ține evidența activității de vânzare, desfacere care presupune o serie de operații generatoare de documente justificative.

Pe baza notei de comandă primită de la client, în cazul în care avem operația de transport a documentului, către Sectorul Contabilitate unde se înregistrează operația în registrul jurnal, iar apoi este transportată spre Departamentul de aprovizionare, în cadrul căruia se află depozitul. Aici se activează fișa de magazie, unde se verifică dacă există marfă pe stoc, se completează iar apoi se calculează soldul rămas în cadrul depozitului. După aceste operații fișa de magazie este pusă în așteptare.

Comanda primită de la client este transmisă apoi la Sectorul Facturare, unde se pot genera două documente după caz. Astfel se generează o factură de vânzare sau/și un aviz de însoțire a mărfurilor când nu se poate întocmi factura. Factura se întocmește în trei exemplare, dintre care primul exemplar al facturii merge la Departamentul de Logistică pentru a însoți marfa până la client, în cadrul acestui departament se activează Foaia de parcurs care se completează cu numărul de kilometrii parcurși până la destinație, se calculează costul transportului iar apoi la întoarcere se arhivează. Al doilea și al treilea exemplar se arhivează la Departamentul de Desfacere respectiv la Sectorul Contabilitate.

Avizul de însoțire a mărfurilor care are la bază comanda clientului se întocmește în trei exemplare care urmăresc același parcurs ca și factura, cu deosebirea că avizul generează obligația de a trimite factura.

CAPITOLUL IV

ANALIZA CRITICĂ A SISTEMULUI INFORMAȚIONAL

4.1 Analiza fluxurilor informaționale

Cea mai utilizată metodă de reprezentare a fluxurilor este metoda FLOW CHART.

FLOW CHART-ul reprezintă un grafic operațional reprezentând fluxul continuu de operații ce se execută asupra documentelor pas cu pas.

Principalele simboluri utilizate sunt:

Ia naștere un document

Se fac completări pe document

Verificarea documentului

Bloc de simplificare (aceeași operație pe mai

multe exemplare)

Transportul documentului

Simbol combinat(verificare, semnare)

Arhivare

Întocmirea unui document în mai multe exemplare

Pentru a analiza sistemul informațional existent se prezintă date și informații privind activitățile de aprovizionare și vânzare.

Subsistemul informațional aferent serviciului de aprovizionare

Referitor la activitățile de aprovizionare și depozitare se elaborează următoarele documente informaționale:

– Notă de intrare-recepție

– Bonul de magazie

– Fișa de magazie

– Proces verbal de recepție

– Specificații de materiale

– Situația stocurilor

– Planul operativ de aprovizionare

– Nota de restituire

– Listă plusuri de inventar

– Listă minusuri de inventar

– Proces-verbal de casare

Referitor la primele trei documente, se consideră necesare o serie de precizări:

1. Nota de intrare-recepție (vezi figura nr. 4.1) conține două categorii de informații: cele care se preiau în vederea prelucrării automate a datelor și cele care asigură întregirea circuitului informațional.

Fig. 4.1. Fluxul informațional al documentului “Notă de intrare-recepție”

2. Bonul de magazie (vezi figura nr. 4.2)

După eliberarea materialului de magazie, gestionarul înscrie în fișa de magazie cantitatea eliberată. În cel mult 24 de ore de la eliberarea materialului se trimite planul de materiale la serviciul Contabilitate. Se verifică corectitudinea codului materialului înscris pe bon.

Fig. 4.2. Fluxul informațional al documentului “Bon de materiale”

3. Fișa de magazie (vezi figura nr. 4.3)

În această fișă (vezi anexe) gestionarul înscrie toate intrările și ieșirile de materiale și în funcție de ele stocurile de materiale existente în depozit. La sfârșitul fiecărei luni, în serviciul aprovizionare se face o centralizare a stocurilor de materiale înscrise în fișele de magazie.

Fig. 4.3. Fluxul informațional al documentului “Fișa de magazie”

Nota de intrare-recepție (vezi anexe) se întocmește de către gestionarii de la depozitul de materiale în trei exemplare:

un exemplar rămâne la nivelul depozitului unde se arhivează;

două exemplare sunt trimise la serviciul aprovizionare, unde se înregistrează, apoi unul este arhivat la acest nivel, iar celălalt este trimis spre înregistrarea datelor la centrul de calcul pentru introducerea pe calculator în vederea calculării stocurilor; în final acest exemplar revine la conatbilitate unde se arhivează. În figura de mai jos se prezintă fluxul său informațional:

Subsistemul informațional privind vânzarea produselor

Vânzarea produselor determină numeroase procese care pot fi grupate astfel:

– înmagazinarea și depozitarea produselor ;

– eliberarea produselor din depozit;

– împachetarea și expedierea produselor la clienți;

– întocmirea facturilor de vânzare;

– depunerea facturilor de bancă spre încasare;

– urmărirea încasării facturilor;

– decontarea de către bancă a facturilor încasate.

Executarea acestor lucrări se consemnează în diferite documente primare sau în formulare de evidență operativă. Principalele documente folosite pentru evidența produselor finite și a realizării lor pot fi grupate în:

documente privind înmagazinarea produselor;

documente privind pregătirea procesului de vânzare a produselor;

În continuare se prezintă succint elementele informaționale considerate mai importante pentru principalele subactivități realizate.

a. Înmagazinarea produselor

După ce compartimentul tehnic de calitate a efectuat recepția calitativă a produselor, secția întocmește nota de predare (vezi figura nr. 4.4) prin care secția predă produsele la depozit.

În baza acestui document se fac înregistrări privind înmagazinarea producției atât în evidența contabilă sintetică, cât și analitică ținută de biroul contabilitate.

O copie a notei de predare este trimisă serviciului specializat, care urmărește îndeplinirea planului de producție.

Fig. 4.4. Fluxul informațional al documentului “Notă de predare”

Fișa de magazie servește pentru evidența cantitativă în unități naturale a produselor aflate în depozit. Se păstrează la biroul depozitului de produse în ordinea simbolului intern al produselor.

Fișa de evidență contabilă analitică se ține la biroul contabilitate. Înregistrările valorice în această fișă se fac continuu, folosindu-se prețul de fabricație vânzare practicat de S.C. FLANCO RETAIL S.A. din Târgoviște. Această fișă se întocmește separat pe fiecare fel, sortiment și calitate de produse.

b. Documentele privind pregătirea procesului de vânzare a produselor

Pe măsura extinderii relațiilor dintre firmă și clienții săi atât planul de realizare a producției, precum și graficul de vânzare a producției se bazează pe contracte economice directe încheiate din timp între furnizor și cumpărător.

În baza relațiilor economice dintre firmă S.C.FLANCO RETAIL S.A. din Târgoviște confirmă comanda prin documentul Confirmare de comandă. Acest document se întocmește numai atunci când termenul de livrare este foarte scurt sau comanda este de valoare mică. În alte situații, în locul confirmării de comadă se trimite clientului proiect de contract dublu în dublu exemplar semnat, care la FLANCO este înscris în registrul de contract.

Evidența operativă a contractelor în curs se ține de către serviciul vânzări prin fișa de urmărire a comenzilor în care se înscriu pe feluri de produse și clienți, cantitățile care urmează a se livra și termenele de livrare. Tot în ea se înscriu și livrările efectuate. În felul acesta se cunoaște în orice moment situația executării contarctelor în curs.

4.2 Grila de evaluare a criterilor privind calitatea sistemului informațional la Flanco Târgoviște:

Tabel nr. 4.1.

Din grila de evaluare a criterilor privind calitatea sistemului informațional reiese că nivelul acestuia este unul bun.

4.3 Analiza deficiențelor sistemului informațional

Analizând S.C. FLANCO SRL se întâlnesc următoarele deficiențe privind sistemul informațional :

4.4 Concluziile Analizei SWOT

Din analiza SWOT a S.C. FLANCO RETAIL SRL reiese că:

Punctele forte ale acesteia sunt următoarele:

Calitatea și gradul de utilizare a informațiilor calitative și cantitative care duc la realizarea corectă a proiectelor.

Deținerea unor mijloace modern de lucru însușite de personal care utilizează rapid și fără erori informațiile zilnice.

Volum sporit de informații, progresul tehnologic și informațiile suficiente în legătură cu activitattea firmei duc la realizarea numeroaselor colaborări cu alte firme făcându-se cunoscuți pe piață.

Există preocupări de perfecționare a prelucrării informațiilor datorită deschiderii managerilor spre informatizare ajungându-se la perfecționarea sistemului informațional.

Beneficiarii informațiilor sunt bine precizați datorită activități informaționale.

Gradul de integrare a sistemului informațional în cadrul compartimentelor și al gestiunii financiare.

Punctele slabe ale S.C. FLANCO RETAIL SRL sunt următoarele:

Datorită instruirii insuficiente a personalului, canalele de informații sunt supraîncărcate, iar solicitările inutile de informații duc la un consumde timp și greutăți în efectuarea comunicațiilor.

Sursele de informații sunt diverse și neorganizate din cauza inexistenței preocupărilor pentru organizarea surselor de informații ajungându-se la un consum mare de timp pentru identificarea acestora.

Preluarea și furnizarea de informații distorsionate din cauza stabilirii slab dezvoltate a relațiilor dintre conducere și personal încât acestea ajung la proceduri și rezultate incorecte.

Interfața cu utilizatorii și cu celelalte sisteme trebuie imbunătățită pentru a nu crea probleme utilizatorilor.

Principalele oportunități stabilite pe baza analizei SWOT sunt prezentate astfel:

Apariția continuă de noi cerințe manageriale la nivelul magazinelor de electrice și electrocasnice (S.C. FLANCO RETAIL S.A.) ce pot fi satisfăcute prin soluții inforrmatice.

Cererea este în creștere pentru soluțiile informatice integrate în domeniul economic și managerial în magazinele FLANCO.

Ritmul rapid de dezvoltare a pieței interne și externe.

S.C. FLANCO RETAIL S.A. ocupă un loc fruntaș pe piața electronicelor și electrocasnicelor, fiind una dintre primele trei firme din România iar în urma unui studiu realizat rezultă că 35% dintre cetățenii care au avut contact cu firmele de acest gen au preferat serviciile FLANCO .

Imaginea bună pe care o are deja în fața clienților, FLANCO; prezentarea produselor de către personal sunt percepute ca fiind foarte apreciate de clienți.

Amenințările firmei analizate sunt:

S.C. FLANCO RETAIL S.A. are o concurență foarte puternică pe piață, reprezentață de AltexMegastore, Domo.

Complexitatea din ce în ce mai ridicată a cerințelor clienților.

Existența încă, a numeroase oragnizații care nu au o mentalitate și cultură organizațională bine definită în domeniul serviciilor informatice.

CAPITOLUL V

CONCLUZII ȘI PROPUNERI

5.1. Concluzii

Analiza diagnostic a sistemului informațional arată clar că necesitatea reproiectării sistemului informațional în cadrul acestei firmei nu reprezintă o prioritate.

Diagnosticarea pune în evidență faptul că scopul principal al perfecționării îl constituie perfecționarea activitătii manageriale.

Punctele slabe sunt mai puține dar sunt semnificative pentru dezvoltarea viitoare a unității astfel încât în viitorul apropiat acestea să nu mai fie deloc.

Punctele forte arată deschiderea managerului spre informatizare – condiție obligatorie în dezvoltarea unității.

În urma identificării punctelor tari, a punctelor slabe, a oportunităților și a amenințărilor se pot concluziona că S.C. FLANCO RETAIL S.A. :

– este o societate profitabilă;

– are un management modern;

– are o structură organizatorică optimă;

– posedă o bază tehnico-materială modernă în proporție de aproximativ 80%;

– deține produse diversificate și de bună calitate;

– are un preț de cost al produselor competitiv;

– are posibilitatea de a se menține printre liderii de piață zonali, naționali și chiar internaționali.

Analiza SWOT este o metodă eficientă, utilizată în cazul planificării strategice pentru identificarea potențialelor, a priorităților și pentru crearea unei viziuni comune de realizare a strategiei de dezvoltare. De fapt analiza SWOT trebuie să dea răspunsul la întrebarea „Unde suntem?”, aceasta implicând analiza mediului intern al întreprinderii și a mediului extern general și specific.

Pentru a avea un sistem informațional eficient la S.C FLANCO RETAIL S.A. ar trebui, în primul rând, ca fiecare salariat să se implice mai mult în activitatea informațională și imediat cum sunt primite informațiile să fie analizate, că astfel canalele nu vor mai fi încărcate și informația o să circule foarte repede.

Orice afacere este realizată pentru profit, practic pentru a realiza circuitul bani-marfă-bani într-o spirală ascendentă. Conceperea și proiectarea sistemelor de producție trebuie să țină cont de 6 condiții, cel putin: să fim practici, să vedem alternativele noastre , să putem să alegem o altă cale, să vrem, să începem cu sfârșitul în minte, trecerea de la analiza top-down la cea bottom-up, să gândim câștig-câștig, trebuie înteleși partenerii din piața, cu interesele, nevoile, dorințele și resursele lor, ca apoi să ne putem face și noi înțeleși, să participăm la sinergia sistemului.

5.2. Propuneri și îmbunătățiri

În urma culegerilor de informații la sediul firmei, am ajuns la concluzia că aceasta ar avea nevoie de următoarele:

Realizarea unui proiect dezvoltat al sistemului informațional care să ajute la o circulație mult mai bună a informațiilor.

Organizarea și implementarea controlului sistemului informational astfel încât informația să circule cu rapiditate și cu ușurință.

Introducerea celor mai moderne tehnici de comunicarea din domeniul informaticii și instruirea persoanelor pentru utilizarea lor astfel încât S.C. FLANCO RETAIL S.A. să ajungă prima între concurenți.

Corespondenta dintre informațiile date și primite și realitatea existentă să fie exacte și coerente, astfel încât angajații să le perceapă cu ușurință.

Fluiditatea și rapiditatea în respectarea termenelor pentru transmiterea informațiilor este un element esențial deoarece angajații și nu numai pot fi primii, adică mai sus decât nivelul celorlalți concurenți.

Organizare mai atentă și un control riguros asupra surselor de informații. Atenția este foarte importantă, fiind un criteriu riguros de departajare a angajaților FLANCO față de angajații firmelor concurente.

BIBLIOGRAFIE

Androniceanu Armenia, Burduș Eugen, – „Managementul schimbării”, Editura Economică, București, 2000.

Androniceanu Armenia, Mihalcea Raluca – „Management”, Editura Economică, București, 2000.

Bărbulescu C. – „Economia și gestiunea întreprinderii”, ,Editura Economică, București 1995.

Biță V., Marinescu V., Pescaru V. – „Sisteme informatice în economie”, Editura Tehnică, București 1991.

Burduș Eugen, Căprărescu Gheorghița – „Fundamentele managementului organizației”, Editura Economică, 1999.

Constantinescu Dan, Udrescu M. – „Managementul informațional” ,Editura Economică, București, 2000.

Constantinescu Dan, Ungureanu Ana-Maria, Tarara Lucica – „Management general – Volumul II”, colecția Națională, București, 2000.

Cornescu V. ,Mihăilescu I., Stanciu S. – „Management” Editura Actani, București, 2001.

Duică Anișoara – „Management”, Editura Bibliotheca, Târgoviște, 2008.

Gary J. – „Comportament organizațional”, Editura Economică, , București 1998.

Mareș D. și colectiv – „Sisteme informatice financiar bancare”, Editura Fundația Romania de Mâine , București.

Militaru Gh. – „Sisteme informatice pentru management”, Editura All, 2003.

Naneș M. – „Management general – fundamente teoretice”, Editura Sylvi, București, 2003.

Olaru A. – „Management general”, Editura Fundației Universitare „Dunărea de jos”, Galați,2001.

Olaru S. – „Managementul întreprinderii”, ASE, Editura Economică, București, 2002.

Oprea D, Mesnita G – „Sisteme informaționale pentru manageri”, Editura Polirom, București, 2002.

Ovidiu Nicolescu, Ion Verboncu – „Management”, editura Economică, 1996.

Popescu Delia – „ Management”, Editura Economică, București, 2006.

Puiu Alexandru – „Management”, Editura Indepentența Economică, Pitești, 2007.

Rusu C. – „Management”, Editura Expert, București, 1995.

www.flanco.ro

www.wikipedia.org.

ANEXE

ANEXA 1

Tipologia informațiilor

ANEXA 2

Tipologia circuitelor și fluxurilor informaționale

ANEXA 3

Chestionar adresat managerului

1. Apreciați importanța sistemului informațional pentru luarea deciziilor:

Foarte importantă

Important

De importanță medie

Puțin important

Deloc important

2. În cadrul firmei dumneavoastre există personal specializat ȋn tehnica informatică?

Da

Nu

3. Cât de important considerați cǎ este pentru sistemul informațional conectarea PC- urilor la o rețea de internet?

Extrem de importantă

Importantă

Mai puțin importantă

Deloc importantă

4. Cum circulă informatiile ȋn cadrul firmei dumneavoastre?

Ȋn scris

Verbal

Prin internet

Telephonic

Poștal

5.Ați fi dispuți să alocați un buget mai mare ȋn vederea dezvoltării sistemului informațional?

Sigur cǎ da

Probabil cǎ da

Nu știu

Probabil cǎ nu

Sigur nu

6. Rezolvarea problemelor sistemului informațional depinde ȋn totalitate de deciziile conducerii?

Categotic da

Da

Uneori

Categoric nu

7. Care sunt factorii care pot afecta negativ sistemul informațional?

…………………………………………………………………..

8. Care sunt punctele forte ȋn cadrul sistemului informațional?

…………………………………………………………………..

9. Personalul din cadrul sistemului informațional are pregătirea necesară de prelucrare a informațiilor?

Da

Uneori

Nu ȋn toate cazurile

De obicei nu

Nu

10. Din punctul dumneavoastra de vedere cum caracterizați sistemul informațional din firmă?

……………………………………………………………………………………….

ANEXA 4

Chestionar adresat personalului firmei

1. Cât de eficient considerați că este sistemul informațional în cadrul firmei în care lucrati?

2. Cunoașteti dispozițiile care reglementează activitatea informațională pentru locul de muncă pe care îl aveți?

3. Care este modalitatea de circulație a informațiilor între angajați?

Verbal

Prin intermediul directorului de compartiment

Prin documente

Prin ședințe generale

4. S-a întâmplat ca activitatea dumneavoastră să aibă de suferit din cauza lipsei de informație?

Da

De obicei da

În unele cazuri

De obicei nu

Nu

5. Dacă da, cine este vinovat?

……………………………………………………………………………..

6. Aveți acces la un calculator conectat la internet?

Da

Nu întotdeauna

Nu

7. În cadrul firmei se organizează întruniri generale a tuturor angajaților?

……………………………………………………………………………………………

8. Există o bună circulație a informațiilor între angajați și manageri?

Întotdeauna

Cu mici divergențe

Niciodată

9. Dar între dumneavoastră și colegi?

…………………………………………………………………………………

10. Sunteți mulțumit de SI actual din firmă, dacă nu, ce ați dori să schimbați?

………………………………………………………………………………………..

Concluzii:

necesitatea perfecționării și modernizării sistemului informațional

o comunicare mai bună între compartimente