Particularitatile Managementului Cunostintelor la Nivelul Unei Imm

=== aa4f48d5959487b66845b70101dc7650bbe430f8_529375_1 ===

MANAGEMENTUL CUNOȘTINȚELOR LA NIVELUL UNEI IMM

Coordonator:

Masterand:

CUPRINS

Scopul lucrării

Domeniul întreprinderilor mici și mijlocii a devenit în ultimii ani un domeniu de mare interes, din pricina importanței acestui sector în toate economiile lumii. În ceea ce privește sectorul IMM în România, acesta are o istorie relativ recentă, însă a ajuns în prezent să dețină o pondere covârșitoare în totalul companiilor românești.

Lucrarea realizată are ca scop conducerea unei cercetări ce urmărește conștientizarea importanței întreprinderilor mici și mijlocii în cadrul economiei naționale, precum și a creșterii gradului de cunoaștere în domeniul managementului acestora în contextul trecerii la economia bazată pe cunoștințe. Totodată am urmărit modul în care managementul cunoștințelor la nivelul IMM-ului analizat generează competitivitate și asigură supraviețuirea respectivei companii.

Metodologia cercetării

Obiectivul principal al cercetării este desfășurarea unui studiu concret investigativ al managementului cunoștințelor la societatea analizată, cu scopul de a identifica tipurile de cunoștințe deținute de către aceasta, precum și strategii de dezvoltare a unor cunoștințe noi, și în cele din urmă de a emite unele recomandări cu privire la utilizarea eficientă a acestor cunoștințe în practica respectivului IMM.

Obiectivele secundare ale cercetării au în vedere aprofundarea conceptelor referitoare la organizația bazată pe cunoștințe, având la bază literatura națională și internațională din acest domeniu, utilizând metodele de cercetare cele mai adecvate. În acestă direcție am condus un studiu investigativ în vederea identificării contribuției cunoștințelor și a modului de gestionare a acestora la performanțele organizaționale la IMM-ul analizat.

În cadrul cercetării științifice am utilizat mai multe instrumente de cercetare precum: sinteza, explicația și analiza comparativă. În ceea ce privește culegerea și interpretarea datelor am folosit cercetarea proprie bazată pe întrebări adresate personalului companiei analizate și sintetizate sub forma unui interviu ce va fi prezentat ulterior, cu scopul de a defini precis domeniul în care angajații companiei posedă anumite cunoștințe necesare bunei desfățurări a afacerii.

Principalele surse de date folosite în cadrul cercetării se constituie din cărți, lucrări de specialitate și articole ale specialiștilor autohtoni și străini, materiale publicate în volumele unor conferințe științifice naționale sau internaționale, precum consultarea unor resurse electronice disponibile online.

Ipoteza avută în vedere are la bază afirmația conform căreia consultanții de afaceri posedă numeroase cunoștințe de natură economică, tehnică, agricolă sau de alt tip, cunoștințe necesare bunei desfășurări a activității companiei. Aceste cunoștințe, în situația în care ele exită, trebuie manageriate într-un mod cât mai eficient, astfel încât posesia lor să contribuie la realizarea scopului și obiectivelor companiei analizate.

Limitele cercetării desfășurate au fost reprezentate numai de disponibilitatea managerului companiei analizate de a divulga unele informații esențiale cercetării, pe care acesta le considera a fi date cu caracter confidențial. În final, ajutorul acestuia s-a dovedit a fi neprețuit.

Studiu de caz

Analiza IMM-ului S.C. Business Consult S.R.L.

Conform prevederilor legislative, categoria întreprinderilor mici și mijlocii cuprinde companii ce angajează un număr mai mic de 250 de persoane și au fie cifra de afaceri netă sub valoarea de 50.000.000 de euro, fie active totale în valoare de maxim 43.000.000 de euro. S.C. Business Consult S.R.L. se încadrează în această categorie, având un număr total de 20 de consultanți angajați și o cifră de afaceri anuală netă de aproape 5.000.000 de euro în anul 2016.

Specializarea consultanților angajați la IMM-ul analizat nu se limitează la domenii de activitate sau la anumite programe de finanțare, astfel în cadrul companiei activează 8 consultanți cu studii economice, 7 consultanți cu studii agricole, 6 consultanți cu studii tehnice, 4 consultanți cu studii în domeniul tehnologiei informației, 3 consultanți cu studii juridice și 2 consultanți cu studii medicale.

Întreprinderea analizată a fost înființată în anul 2012, ca o societate de consultanță în afaceri și management, specializată pe accesarea fondurilor europene și pe implementarea de proiecte de finanțare din fonduri nerambursabile.

Politica întreprinderii constă în oferirea de servicii de consultanță care să satisfacă chiar și cele mai exigente cerințe calitative ale clienților săi. Ansamblul serviciilor de consultanță cuprinde servicii profesionale de consiliere în anumite domenii, prin care se oferă asistență, sfaturi, soluții și ajutor independent pentru rezolvarea problemelor și îmbunătățirea conducerii unor organizații.

Deoarece cunștințele specifice domeniului reprezintă elementul de bază al companiilor de consultanță, Business Consult acordă mare atenție și face investiții masive în managementul acestor cunoștințe. Compania analizată a fost printre primele firme de consultanță care a explorat utilizarea tehnologiei informației pentru captarea și difuzarea cunoștințelor. Experiența consultanților companiei este relevantă pentru orice companie, însă în acest caz, în care succesul firmei depinde de oameni inteligenți și de fluxul de idei, este o cerință obligatorie.

Echipa S.C. Business Consult S.R.L. este formată din consultanți cu experiență în oferirea de consultant pentru elaborarea planului de afaceri și managementul proiectelor de finanțare din fonduri nerambursabile. Echipa de specialiști angajați urmărește ca serviciile oferite să se adapteze necesităților specifice ale fiecărui partener în parte, prin identificarea de soluțiile eficiente și valorificare oportunităților de pe piață. În vederea îmbunătățirii continue a calității serviciilor oferite, compania se preocupă de pregatirea permanentă a membrilor echipei și de identificarea celor mai bune soluții la problemele clienților.

Societatea este capabilă să acorde asistență clienților în procesele decizionale, elaborând studii de fezabilitate, proiectând uneori soluții alternative și ajutând clienții să-și creeze legături cu potențiali parteneri locali, desfășurând totodată procedurile complexe necesare pentru accesul la programele de finanțare din fonduri nerambursabile.

Întreprinderea de consultanță analizată face parte din noua economie bazată pe cunoștințe și informații. Astfel, întreprinderea oferă clienților prin cunoștințele angajaților soluții pentru atragerea de fonduri nerambursabile, precum și soluții de îmbunătățire a performanțelor bazate pe capitalul intelectual și pe abilitățile și experiența forței de muncă a companiei cliente. Competiția de pe piața serviciilor de consultanță este data de talentul consultanților și ideile creative ale acestora.

Pe lângă management, marketingul cunoștințelor strategice la firmele de consultanță joacă un rol esențial pentru imaginea acestora. Necesitatea managementului knowhow-ului la firmele de consultanță apare ca urmare a tehnicilor și metodelor specifice utilizate de respectiva companie, în scopul de a îmbunătăți procesele, tehnologiile, productivitatea, precum și poziția clienților companiei pe piață.

Cunoștințele strategice devin valoroase la compania de consultanță analizată doar în măsura în care potențialii clienți află despre existența lor și le înțeleg utilitatea prin beneficiile și avantajele de care ar putea beneficia. Pe măsură ce devin din ce în ce mai cunoscute, tehnicile și metodele companiei de consultanță analizate devin și mai dificil de protejat, fiind expuse riscului de a fi copiate sau imitate de către concurență.

Consultanții deținători de expertiză și cunoștințe strategice din cele mai vaste sunt motivați corespunzător, inclusiv se încearcă atragerea acestora în conducerea companiei și atribuirea calității de parteneri. Pentru compania analizată, cel mai mare risc este dat de posibilitatea ca consultanții experți cu bagajul lor de cunoștințe și portofoliul lor de client să plece la alte firme concurente.

Analiza și interpretarea informațiilor obținute

Cu o experiență de 5 ani în furnizarea de servicii de consultant și management și 20 de consultanți specializați, S.C. Business Consult S.R.L. este partenerul ideal pentru servicii specializate de consultanță, în special pentru realizarea de investitii din fonduri nerambursabile. În conformitate cu întrebările adresate în interviu (Anexa 1, întrebarea 1), scopul companiei este de a crea valoare pentru firmă, dar și pentru client. Această dublă dimensiune a valorii este luată în considerare atât prin prisma pregătirii profesionale a consultanților, cât și prin prisma alegerilor și opțiunilor strategice implicate în managementul cunoștințelor.

Compania mizează pe calitatea serviciului și cunoștințelor livrate clienților, pe investiția în imagine, precum și pe instruirea permanentă a consultanților, toate acestea generând costuri ce se reflectă într-o politică a prețurilor ridicate. În situația în care prețul scăzut ar fi fost factorul principal de competitivitate a companiei, resursele alocate pentru îmbunătățirea și diversificarea serviciilor și instruirea continuă a personalului ar fi fost semnificativ mai scăzute, reflectându-se în calitatea serviciilor oferite.

Conform răspunsurilor la interviul adresat (Anexa 1, întrebarea 2), cunoștințele în domeniul consultanței la compania analizată există în diverse forme, în funcție de caracteristicile proiectelor abordate, profilul clienților și tipul de consultanță oferit (consultanță în management, consultanță în elaborarea proiectelor, consultanță în implementarea proiectelor, etc.). Cunoașterea poate lua astfel două forme distincte: cunoștințele tehnice și cunoștințele clientului.

Cunoștințele tehnice sunt de regulă cunoștințe ale consultantului și includ:

cunoștințe specifice sectorului (generice, disponibile pe scară largă și împărtășite cu alte firme din industrie).

cunoștințe organizaționale (specifice firmei, legate de anumite procese sau proceduri distincte, formalizate sau tacite).

Cunoștințele individuale ale clientului pot fi adesea folositoare pentru consultant în elaborarea proiectelor de finanțare, deoarece rezultă din experiențele anterioare ale individului, fiind rezultatul unor situații reale, concrete.

Conform următoarei întrebări (Anexa 1, întrebarea 3), la IMM-ul analizat, are loc pregătirea și perfecționarea profesională continuă a consultanților experimentați prin instruirea consultanților debutanți cu privire la tehnicile de lucru specifice companiei, dobândirea de noi competențe de către consultanții experimentați, precum și învățarea de noi tehnici de vânzare și negociere a contractelor de consultant, toate acestea având un efect direct asupra calității serviciilor livrate. Totodată compania încearcă să ofere consultanților cursuri de formare și dezvoltare continuă prin traininguri ținute și organizate de firme mari dispuse să își împărtășească cunoștințele cu cursanții, oferindu-le și certificate ce atestă participarea la formarea profesională.

Managementul cunoștințelor este un element prioritar pentru succesul serviciilor de consultant la IMM-ul analizat. Consultantul își vinde cunoștințele și timpul său, secretul succesului ținând și de planificare cu scopul de a optimiza bugetele de timp ale consultanților. Calitatea prestației firmei de consultanță analizată este elementul central al politicii de produs a companiei, cu atât mai mult cu cât odată prestart un anumit servici nu mai poate să fie înlocuit, așa cum se întâmplă adesea în cazul achizițiilor de bunuri materiale.

Este cunoscut faptul că numai o pondere redusă a IMM-urilor din România fac eforturi semnificative în direcția cercetării, dezvoltării și asimilării de cunoștințe, însă compania Business Consult investește enorm în dezvoltarea profesională a consultanților săi.

Ca urmare a cunoștințelor solide în domeniu numeroși consultanți angajați ai companiei colaborează la redactarea de articole, studii sau rapoarte din aria lor de expertiză. Apariția acestora în numeroase publicații de specialitate demonstrează valoarea consultanților, le stabilesc expertiza, creează nume recunoscute și demonstrează cunoștințe și competențe.

Doi dintre cei mai vechi angajați ai companiei analizate au publicat de-a lungul timpului numeroase articole în reviste de specialitate sau în ziarele locare. Valoarea acestor articole publicate rezultă din faptul că le-au oferit consultanților expunere publică și vizibilitate. Prin intermediul articolelor cititorii pot fi atrași către respectiva afacere de consultanță.

Articolele publicate de către consultanți sunt adesea utilizate ca o bază de date utilă pentru relațiile cu presa, redactarea unor cărți sau ghiduri, etc. O tehnică des utilizată în cadrul companiei Business Consult este citarea clienților importanți în articolele referitoare la experiență și la proiectele derulate și descrierea impactului respectivelor proiecte asupra organizației client.

Totodată, consultanții Business Consult participă la dezbateri și emisiuni televizate. Discursurile în public reprezintă o tactică potrivită pentru consultanți și pentru IMM-ul analizat, deoarece le oferă ocazia de a sta față în față cu o încăpere plină cu potențiali clienți, de a-și face noi contacte, de a se poziționa ca experți și de a genera noi afaceri.

Discursul trebuie să exprime sincer ideile și cunoștințele consultantului, și nu serviciile oferite de către firmă. Consultanții IMM-ul analizat țin discursuri numai în domeniul lor de expertiză, având astfel șansa de a realiza un discurs reușit care să demonstreze multitudinea de cunoștințe pe care consultantul le deține, ce poate să facă, cum gândește și cum muncește.

În ceea ce privește o oarecare împărțire a modului de obținere a informațiilor, am realizat un grafic în funcție de sursa de obținere a acestor informații:

Sursa: prelucrare proprie conform răspunsurilor la interviu

Firma de consultanță analizată pune accentul pe dezvoltarea resursei umane, ceea ce presupune consultanți profesioniști aplicând standarde profesionale de consultanță agreate la nivel național. În acest sens conform răspunsurilor managerului (Anexa 1, întrebarea 4), compania a adoptat standardul britanic ”Investors in People”.

Acest standard se concentrează pe instruirea și dezvoltarea personală a consultanților, ajutând astfel la atingerea obiectivelor din strategia de îmbunătățire a rezultatelor firmei. Respectivul standard oferă un cadru ce ajută compania de consultant analizată să își îmbunătățească performanțele proprii și să își realizeze toate obiectivele prin intermediul unui management performant și prin dezvoltarea personală a angajaților.

În domeniul consultanței se remarcă lipsa acută a unui organism de sprijin, lipsa unei instituții însărcinate cu coordonarea formării consultanților, precum și a unui colegiu de disciplină, care să analizeze cazurile de abateri deontologice de la principiile și regulile unui cod de comportament al consultanților. Astfel, atât alte companii de consultant de pe piață, cât și compania analizată suferă din această cauză, unii clienți fiind neîncrezători din aceste motive.

O altă particularitate a managementului cunoștințelor la IMM-uri se referă și la rețeaua de contacte (Anexa 1, întrebarea 5). Majoritatea proiectelor de consultanță ale Business Consult sunt primite de la foști și actuali clienți ai companiei sau ai consultanților. Multe proiecte vin și pe baza referințelor adresate de către aceștia rețelei lor de cunoștințe. În cazul serviciilor de consultanță, IMM-ul analizat nu se vinde doar unui anumit client, ci întregii sale rețele de relații și cunoscuți.

În situația în care un client va fi mulțumit, acesta îl va recomanda pe consultant sau compania tuturor contactelor sale, însă în caz contrar, un client nemulțumit îi va știrbi reputația. Consultanții companiei își construiesc identitatea de marcă prin performanțele obținute în relația cu clienții și prin referințele obținute de la aceștia. În conformitate cu politica companiei, consultanții adoptă o abordare pro-activă și un plan de marketing adaptat la specificul fiecărui client în parte.

În vederea managementului eficient al IMM-ului analizat, managerul are nevoie de informații utile pentru a-și administra afacerea (Anexa 1, întrebarea 6): ce se întâmplă cu concurența, furnizorii sau clienții. Aceste rapoarte rezultate din prelucrarea și analiza datelor colectate reprezintă un activ intelectual esențial în activitatea firmelor de consultanță. Acestea asigură vizibilitate pe piață, confirmă expertiza consultanților și pot servi ca idei în cazul lansării de noi servicii de consultanță. Informația astfel colectată ar putea fi folosită și la elaborarea de articole, interviuri sau discursuri. Consultanții companiei derulează periodic sondaje neștiințifice și neorganizate prin solicitarea opiniei clienților pe o anumită temă, aleasă astfel încât să permită identificarea tendințelor pieței. Rezultatele studiului ar putea fi comparate la nivel anual cu scopul de a indica evoluția sectorului.

În ceea ce privește managementul cunoștințelor, se observă conform interviului (Anexa 1, întrebarea 7) că firma analizată practică două strategii diferite, conform răspunsurilor la interviul aplicat. În unele cazuri, managementul cunoștințelor se centrează pe calculator, unde cunoștințele sunt codificate și stocate în baze de date, de unde pot fi accesate și utilizate cu ușurință de către consultanți.

În vederea stocării cunoștințelor în baza de date a companiei analizate are loc eliminarea informațiilor cu caracter personal ale clienților, apoi se elaborează documente-cheie stocate pe suport electronic, cu scopul de a fi folosite ulterior de către toți angajații firmei.

Doar în cazuri excepționale și în cazul unor proiecte mai mici, cunoștințele sunt strâns legate de consultantul care le-a dezvoltat, fiind însă împărtășite la nevoie celorlalți membri ai echipei. Deosebirea între cele două strategii constă în faptul că codificarea și stocarea datelor pe suport electronic permite angajaților să caute anumite cunoștințe fără a fi nevoiți să contacteze persoana care le-a dezvoltat ​​inițial.

Conform literaturii de specialitate există unele caracteristici principale ale companiilor bazate pe cunoștințe iar unele dintre ele le întâlnim și la compania analizată, astfel (Anexa 1, întrebarea 8):

compania deține un volum redus de active fizice, iar activitățile acesteia sunt realizate concomitent cu dezvoltarea bazei interne de cunoștințe a companiei

se practică internalizarea activităților ce fac parte sau sunt complementare cunoștințelor esențiale ale organizației.

dezvoltarea strategică a companiei are la bază creșterea cunoștințelor acesteia, ajungând să se dispună ulterior de capacitatea de a-și dezvolta propriile cunoștințe

modelul de organizare internă a companiei este analog modelului cognitiv uman, caracterizându-se prin rețele umane mai puțin structurate și echipe semiautonome formate din persoane posesoare de cunoștințe necesare

maximizarea eficacității și eficienței companiei se bazează pe structuri de echipe.

Conform informațiilor obținute din prelucrarea datelor oferite în interviu (Anexa 1, întrebarea 9), cele mai acute probleme în implementarea managementului cunoștințelor sunt atragerea de noi specialiști în echipă. Totodată, o altă problemă este legată de faptul că strategiile bazate pe cunoștințe reprezintă o minoritate comparative cu cele clasice. Printre cele mai importante avantaje competitive se numără calitatea serviciilor oferite și capacitatea de inovare.

Formularea concluziilor și a recomandărilor

IMM-ul bazat pe cunoștințe este firma ce încorporează tehnică și tehnologie de varf în care lucrează de regulă un număr redus de oameni cu o pregătire ridicată, are ca resursă principală cunoștințele, este de dimensiuni mici în ceea ce privește numărul de angajați și cifra de afaceri, are un avantaj competitiv fundamentat pe cunoștințe, capacitate mare de a învăța și de a utiliza cunoștințe noi, generând valoare adaugată.

În ultimele două decenii, întreprinderile mici și mijlocii au înregistrat o dezvoltare progresivă, ajungând până la utilizarea și implementarea aspectelor legate de economia bazată pe cunoaștere. IMM-urile reprezintă “coloana vertebrală” a economiei naționale a țării noastre și participă cu un procent mare la constituirea produsului intern brut. Printre factorii determinanți în aplicarea managementului bazat pe cunoștințe în companii, managerul pune în prim plan dorinta a crește eficiența și eficacitatea societății, precum și transferul de cunoștințe între angajați.

Sintetizând, particularitățile principale al managementului cunoștințelor la compania analizată include:

externalizează activități care nu sunt esențiale pentru firmă

internalizează activități competitive cu obiectul de activitate al firmei

apeleaza la firme de specialitate pentru activitățile administrative mai puțin importante

maximizeaza eficientă și eficacitatea și are la baza structuri de echipe

direcționarea investițiilor în trainingul forței de muncă

recompensarea angajaților în funcție de performanțe și merite

folosirea de stimulente globale, de grup și personale.

Totodată se impune pregătirea angajaților pentru a face față schimbărilor organizaționale, un element curent al zilelor noastre. Pentru a răspunde provocării lansate de multitudinea barierelor psihologice si culturale existente, tipul de pregătire recomandat ar fi cel bazat pe dezvoltarea competențelor pluridisciplinare. Însușirea și folosirea cunoștințelor trebuie uneori îmbunătățită, mai ales în contextul implementării unui management profesionist și eficient.

Referințe bibliografice

Miricescu D., Dan N., Miricescu M.S., Knowledge Based Management – A Viable Option For Romanian Entrepreneurship In The Process Of Creation A Modern Organization, Timișoara, Simpozionul Internațional de Management, 2007.

Nicolescu O., Managementul IMM-urilor, București, Editura Economica, 2001.

Prusak L., Matson E., Knowledge Management and Organisational Learning, Oxford, Editura Oxford University Press, 2007.

Sabău G., Societatea cunoașterii – o perspectivă românească, București, Editura Economica, 2001.

***, Studiul ”Etică, bune practici și sisteme de asigurare a profesionalismului în consultanță”, AMCOR, 2010.

Anexa 1

INTERVIUL

Care este scopul companiei dvs.?

Ce fel de cunoștințe posedă consultanții angajați?

Care sunt modalitățile prin care susțineți pregătirea profesională a consultanților?

Există o organizație ce reglementează profesia de consultant?

Reprezintă rețeaua de contacte tot un fel de ”cunoștință”?

Ce informații utilizați în vederea managementului cunoștințelor deținute?

Cunoștințele sunt informații sensibile. Cum se protejează compania de concurență și de scurgerea de informații?

Ce caracteristici specifice companiilor bazate pe cunoștințe întâlnim la compania dvs.?

În final, care este cel mai mare neajuns cu care vă confruntați? Dar cel mai mare avantaj competitiv?